Sistemi di gestione documentale 9788867877102

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Giorgetta Bonfiglio-Dasio

Sistemi di gestione documentale terza edizione

Giorgetta Bonfiglio-Dasio

Sistemi di gestione documentale terza edizione

Terza edizione: gennaio 2017

ISBN 978 88 6787 710 2

© 2010, 2013, 2017 by CLEUP Se "Coop. Libraria Editrice Università di Padova" via G. Belzoni 118/3 - Padova (tel. 049/8753496) www.cleup.it www.facebook.com/cleup Tutti i diritti di traduzione, riproduzione e adattamento, totale o parziale, con qualsiasi mezzo (comprese le copie fotostatiche e i microfilm) sono riservati.

Indice

Introduzione

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La gestione archivistica dei documenti I termini della questione L'espressione "Sistemi di gestione documentale"

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Capitolo 1. L'oggetto della gestione

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Il documento Il documento archivistico Il documento digitale Alcune precisazioni giuridiche e amministrative Lessico diplomatistico: originale, originali multipli, copie, minuta, falsi Documento principale e documento allegato Documenti pubblici e documenti privati Diplomatica e Archivistica Dal cartaceo al digitale Le riflessioni sul documento digitale del gruppo lnterPARES La formazione del documento informatico Capitolo 2. Funzioni e requisiti di un sistema di gestione documentale Premessa Perché riferirsi a uno standard ISO? Struttura dello standard ISO 15489 Le motivazioni del soggetto produttore: progettare, realizzare e usare un sistema di gestione documentale Le possibili architetture di sistema

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Progettare il sistema di gestione documentale A ciascuno il suo: la realizzazione del sistema di gestione documentale Componenti archivistiche di un sistema di gestione documentale: registrazione, segnatura, classificazione, fascicolazione Appendice 1_1SO 15489-1 Tavola di raffronto fra l'edizione 2001 e l'edizione 2016 Appendice 2_Modificazioni alla legge 241/1990 Capitolo 3. Scrivere il manuale di gestione

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Che cos'è Normativa di riferimento Qualche suggerimento Per scrivere il manuale di gestione: metodi, strategie, contenuti Capitolo 4. Qualche percorso esemplificativo

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Che cosa fare in concreto Alcune precisazioni tecnologiche e amministrative Gli archivi ibridi Due casi di studio

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Introduzione

La gestione archivistica dei documenti

La gestione archivistica dei documenti all'interno di organizzazioni pubbliche e private è necessità connessa e conseguente allo svolgimento stesso di un'attività. Si potrebbe sostenere che produrre, gestire, conservare i documenti costituisca una parte preponderante e fondativa dell'attività stessa, soprattutto nel contesto della civiltà giuridica indicata con l'espressione civil law. Come tale, la gestione dei documenti esiste da quando esiste qualsiasi tipo di attività umana organizzata all'interno di un sistema giuridico. Anzi, si potrebbe sostenere senza difficoltà che esiste un legame indissolubile tra azione politica e amministrativa di uno Stato e politiche archivistiche di gestione documentale. Soprattutto nei momenti di innovazione della forma della compagine statale, di insediamento di una nuova dinastia, di riforme radicali, i vertici politici hanno utilizzato la gestione documentale come arma di conoscenza, di organizzazione, di controllo, di rafforzamento del potere. In tali momenti critici si accentua la coscienza che l'organizzazione della gestione documentale è rilevante per il successo delle svolte politiche e amministrative. Qualche esempio significativo. Il re di Spagna Filippo 11, che, in linea con i suoi tempi, concepiva l'archivum come instrumentum regni, per rafforzare la neo costituita unità nazionale spagnola, fece costruire la fortezza-archivio di Simancas, a poca distanza dalla nuova capitale, che divenne il luogo istituzionale in cui depositare i documenti prodotti dal nuovo Stato unitario, e scrisse di suo pugno il regolamento dell'archivio.

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Nel corso del Settecento l'azione riformatrice asburgica In Lombardia fu supportata da un'incisiva attenzione del cancelliere Wenzel Anton von Kaunitz-Rietberg per la gestione dei documenti di Stato. In epoca napoleonica le riforme radicali di istituti giuridici e di istituzioni, nel vorticoso processo di ridefinizione, non solo territoriale, degli Stati fu accompagnata da sostanziali innovazioni nella gestione documentale. In epoca contemporanea il tema della necessità di una riforma della pubblica amministrazione italiana e le effettive riforme introdotte nel sistema amministrativo sono state accompagnate da innovazioni nel settore della organizzazione delle prassi e dei flussi documentali. L'esigenza di individuare e adottare metodi e strumenti per rendere efficace ed efficiente tale gestione si è venuta intensificando parallelamente allo sviluppo di organizzazioni complesse e operanti in campi differenti, talvolta regolamentati da normative e sistemi diversi. La globalizzazione e l'uso massiccio della tecnologia hanno enfatizzato, nel settore archivistico, l'esigenza di disporre di un bagaglio professionale più raffinato rispetto al passato, ma non per questo necessariamente disallineato con i principi epistemologici irrinunciabili o dimentico di strumenti logici elaborati nel corso dei secoli, in sintonia spesso con metodi trasversalmente riconosciuti anche in altre discipline.

I termini della questione

Va precisato in via preliminare che, quando si parla di "Sistemi di gestione documentale", ci si riferisce in particolare al momento in cui gli archivi si vengono formando. Se si adotta - almeno per ora - la tradizionale suddivisione dell'archivio in corrente, di deposito e storico, termini che individuano tre fasi di vita del complesso documentale, in questa sede ci si prefigge di occuparsi prevalentemente della prima, vale a dire del momento in cui i documenti vengono prodotti e devono essere conservati, gestiti, organizzati e usati per svolgere la funzione che il contesto giuridico e amministrativo conferisce loro. L'attività di gestione svolta nell'archivio corrente non deve, però, trascurare in prospettiva la conservazione e l'utilizzo nel futuro dei documenti e dell'archivio. L'obiettivo sostanziale dell'attività archivistica resta perciò la conservazione e la messa in disponibilità dei documenti per gli usi consentiti, scientifici o amministrativi.

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Il presente manuale è destinato, quindi, a chi è chiamato a progettare, realizzare, gestire, mantenere e conservare sistemi di gestione documentale: con un awertimento importante relativo alla sua impostazione, che intende presentare e analizzare metodi e strumenti comunque validi, pur in presenza sia delle profonde e rapide variazioni normative sia della mutevole situazione tecnologica contemporanea. Si propone perciò di individuare le regole generali, scientificamente fondate, frutto spesso di ricerche condotte in campo internazionale, che consentano a chi deve occuparsi in concreto di gestione documentale di affrontare i problemi specifici con piena cognizione professionale e capacità critica, in modo da adottare volta per volta le soluzioni pratiche offerte- perché no?- anche dal mercato oppure di elaborare strategie di intervento non improwisate e incongrue, sostanzialmente inefficaci. Il testo non fornirà quindi, se non in modo indiretto, soluzioni immediate a singoli problemi, ma cercherà di suscitare la capacità di analizzare le situazioni di partenza e di individuare gli strumenti più adatti nelle singole circostanze per realizzare un sistema di gestione documentale adatto all'organizzazione in cui si è chiamati ad operare. Il settore della gestione documentale ha subito nel corso dei secoli alterne vicende: la questione, sicuramente di vertice, sia all'interno degli Stati sia nell'ambito delle organizzazioni private, non sempre ha ricevute cure attente e preparate da parte dei responsabili, che spesso hanno delegato funzioni e attività a personale inidoneo, cercando scorciatoie e soluzioni rapide presso professionisti di altri campi. Anche di recente, l'illusione tecnologica ha sedotto molti amministratori che hanno sperato di trovare in un applicativo informatico la soluzione a problemi che avrebbero richiesto ben altri interventi di natura organizzativa e archivistica. Ci si è resi sempre più conto in questi ultimi anni, quando innovazioni giuridiche e istituzionali, oltre che tecnologiche, hanno stimolato riflessioni e approfondimenti, che una buona gestione documentale richiede conoscenze, competenze e abilità vaste e raffinate, chiamate a interagire per un comune obiettivo. Le conoscenze preliminari necessarie che è consigliabile già possedere quando si affronta questa specializzazione riguardano l'archivistica generale e speciale, il diritto pubblico e privato, la diplomatica: di quest'ultima, che in anni recenti ha giustamente suscitato un rinnovato interesse e ha conosciuto uno sviluppo strettamente collegato all'archivistica, saranno richiamate in questa sede alcune nozioni basilari, con l'intento soprattutto

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di sottolineare continuità e innovazione tra i documenti su supporti tradizionali e quelli digitali. La dimensione giuridica del documento non può essere dimenticata: soprattutto quando ci si occupa di archivio corrente, essa prevale nettamente sulla connotazione di documento come fonte storica. Per questo motivo una comprensione profonda degli aspetti giuridici dell'attività delle amministrazioni pubbliche e delle attività dei soggetti privati è fondamentale per gestire correttamente i documenti da essi prodotti. Fondamentale è ricordare che, nonostante la strabiliante innovazione connessa all'uso delle tecnologie, peraltro non universale e correttamente pianificato e regolamentato all'interno delle singole organizzazioni, «l'attività amministrativa in forma elettronica "non si differenzia in nessun modo da quella ordinaria"» 1 . Questo autorevole riconoscimento della rilevanza dell'aspetto giuridico della gestione documentale come strumento amministrativo di straordinaria efficacia valorizza la capacità degli archivisti di fornire un valido supporto all'attività di istituzioni pubbliche e private e di svolgere un ruolo indispensabile e insostituibile nella compagine amministrativa. L'espressione "Sistemi di gestione documentale" Ritengo essenziale, per capire l'esatto contenuto del presente manuale, comprendere in modo corretto che cosa vuole significare l'espressione "Sistemi di gestione documentale" adottata come titolo. Esaminiamo le parole che compongono tale espressione. SISTEMA

Riporto due definizioni, particolarmente illuminanti, tratte da MANLIO CORTELAZZO, PAOLO ZOLLI, Dizionario etimologico della lingua italiana, 5/5Z, Bologna, Zanichelli, 1988, p. 1210: «Pluralità di elementi materiali coordinati tra loro in modo da formare un complesso organico soggetto a date regole» (Galileo Galilei, 1623). «Complesso delle istituzioni politiche, sociali, economiche e simili vigenti in un paese e di ogni conseguenza che da tali istituzioni derivi» (Pietro Verri, 1764). 1 STEFANIA PUDDU, Contributo ad uno studio sull'anormalità dell'atto amministrativo informatico, Napoli, Jovene editore, 2006, p. 6, che riporta parte della sentenza n. 152 del Con-

siglio di Stato, sez. VI (7 febbraio 1995).

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Soprattutto la definizione di un fisico come Galileo consente di precisare alcune caratteristiche del sistema: prima di tutto, il sistema è un insieme (termine matematico) formato da entità connesse tra di loro da elementi (legami) che conferiscono alle differenti componenti carattere di essenzialità per il funzionamento armonioso del sistema stesso e costituiscono in unitarietà complessiva, complessa ed equilibrata le singole componenti. Per l'archivistica la definizione galileiana di sistema suona del tutto familiare: in effetti la definizione "classica" di archivio come «complesso dei documenti, su qualsiasi supporto scritti, prodotti da un'organizzazione nel corso dello svolgimento di un'attività istituzionale, legati reciprocamente da un vincolo archivistico determinato necessariamente dalla natura dell'attività svolta» sembra scritta da un fisico. Si potrebbe anche richiamare l'apologo utilizzato da Menenio Agrippa nel 493 a. C. per convincere i plebei a porre fine alla secessione sul Monte Sacro e a riprendere il loro posto nella società romana: la metafora organicistica di Menenio Agrippa può essere trasposta in campo archivistico (e qualche archivista del passato - ad esempio, Letterio Briguglio2 - lo ha fatto). l'archivio è come un corpo umano nel quale organi e apparati differenti costituiscono un insieme armonico nel quale ciascuno svolge una funzione specifica, ma coordinata con quelle degli altri e finalizzata, insieme a quelle svolte dagli altri, al funzionamento dell'organismo nella sua complessità e unitarietà. Un sistema, quindi, è simile, mutatis mutandis, a un corpo umano. Infatti, grazie a queste definizioni e riflessioni si possono ricavare alcuni "paletti" che delimitano il nostro campo di indagine e di interesse: il sistema è costituito da elementi diversi, ma tutti convergenti verso il medesimo obiettivo, quello di assicurare una gestione adeguata dei documenti che compongono un archivio corrente e dei loro reciproci nessi, in modo da conservare nel tempo e nello spazio l'autenticità e la conseguente efficacia probatoria dei documenti stessi. per definire un sistema e caratterizzarlo ci deve essere una volontà organizzatrice che individua, seleziona e armonizza i diversi elementi necessari alla gestione documentale, per renderli funzionali al raggiungimento dell'obiettivo individuato. le regole e i metodi sono essenziali per garantire il funzionamento del sistema: essi devono essere stabiliti in modo unitario all'interno di ciascuna organizzazione e devono essere promulgati adeguatamente, obbligando tutti e ciascuno al loro rispetto.

' LETTERIO BRUGUGLIO, Sul concetto d'archivio, «Rassegna degli Archivi di Stato», XVlll/3

(1958), p. 287-307.

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Del resto la consapevolezza della necessità di un sistema per rendere efficace la gestione documentale è presente anche nelle mente del legislatore italiano: in particolare, emerge nella direttiva del Presidente del Consiglio dei ministri 28 ottobre 1999 Gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni, che evidenzia anche la connessione tra gestione documentale e processo di modernizzazione delle amministrazioni pubbliche, connubio che richiama il tradizionale collegamento tra volontà riformatrice e attenzione dei vertici dello Stato per la gestione dei documenti e degli archivi3. Nella Premessa si sottolinea che «Nel processo di generale e continua trasformazione delle pubbliche amministrazioni, l'innovazione tecnologica rappresenta un fattore di sviluppo e di razionalizzazione, oltre che di contenimento dei costi di funzionamento e di miglioramento dei servizi resi al cittadino-utente». E aggiunge: «Perché tale cambiamento produca risultati effettivi è, tuttavia, indispensabile, da un lato, disporre di infrastrutture evolute, dall'altro, realizzare un'efficace azione di coordinamento, sia sul piano amministrativo-organizzativo che su quello tecnico-informatico, anche mediante l'adozione di direttive ed indirizzi in materia e di regole tecniche comuni ed aggiornate». Conclude: «Occorre, inoltre, un ulteriore sforzo organizzativo, professionale e culturale che consenta di passare dalla concezione tradizionale di sistema informatico a quella di sistema informativo, consistente in un flusso di informazioni continuo e pluridirezionale, finalizzato a fornire il supporto conoscitivo alle attività decisionali. Allorché, difatti, la gestione dell'insieme dei flussi informativi e, in particolare, documentali, viene affidata alla tecnologia informatica e telematica, questa non si presenta più quale mero strumento tecnico di automazione delle attività di ufficio (office automation) ma come vera e propria risorsa strategica4, necessaria per la migliore efficacia delle politiche della singola amministrazione. In questa prospettiva, i sistemi di protocollo informatico, nella loro versione più evoluta, comprendono talune funzioni innovative per la pubblica amministrazione. Oltre alla possibilità di protocollare i tradizionali documenti cartacei, è possibile anche: protocollare documenti elettronici; collegare direttamente al sistema di protocollo il sistema di ar' Per contestualizzare, anche storicamente, tale tema GIORGETTA BONFIGLIO-D0s10, Sulla funzione civile degli archivi (e degli archivisti), «Archivi», 11/2 (2007), p. 117-132. ' Concetto ripreso in GIORGETTA BONFIGLIO-D0s10, Gli archivi comunali in Italia: patrimonio culturale e risorsa amministrativa, in Le amministrazioni comunali in Italia. problematiche nazionali e caso veneto in età contemporanea, a cura di Filiberto Agostini, Milano, Franco Angeli, 2009, p. 233-245.

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chiviazione e conservazione dei documenti; garantire forme più efficaci di accesso agli atti amministrativi; fornire elementi utili ai fini delle attività di controllo di gestione; sperimentare applicazioni elettroniche della gestione dei flussi documentali (workflow) e del telelavoro 5 • La gestione elettronica dei flussi documentali nell'ambito delle pubbliche amministrazioni risulta così finalizzata - oltre che al potenziamento dei supporti conoscitivi al miglioramento dei servizi, alla trasparenza dell'azione amministrativa e al contenimento dei costi, secondo criteri di economicità, efficacia e pubblicità dell'azione amministrativa», criteri ripetutamente ribaditi nella normativa italiana a far corso dalla legge 241/1990. In seguito, molte situazioni, soprattutto nel campo delle tecnologie e delle normative connesse, sono cambiate, ma i principi ispiratori di una efficiente ed efficace gestione documentale sono rimasti sostanzialmente immutati: primi fra tutti la centralità del cittadino/utente, le esigenze di buona amministrazione, la logica del servizio di qualità. GESTIONE

Partiamo sempre dalla definizione fornita dal già citato Dizionario etimologico, 2/D-H, p. 488: «complesso delle operazioni necessarie al funzionamento di un'azienda e al conseguimento dei risultati economici che le sono propri». Tale definizione implica un atteggiamento attivo da parte di qualcuno cui è attribuita la responsabilità della buona conduzione di qualcosa e del raggiungimento di un risultato positivo e concreto. Anche in questo caso la normativa italiana, purtroppo talora disattesa nella pratica, si rivela particolarmente sensibile a tale ottica. Difatti, il DPR 28 dicembre 2000, n. 445 Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, al capo IV parla, correttamente, di "Sistema di gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi", abbandonando l'espressione riduttiva e fuorviante di "protocollo informatico" adottata da testi normativi precedenti e riaffermando in più passaggi l'unitarietà dell'archivio. 11 medesimo decreto, all'art. 61, comma 2, prevede che alla gestione del sistema

5 Introdotto dalla legge 16 giugno 1998, n. 191 (Bassanini ter) Modifiche ed integrazioni alle leggi 15 marzo 1997, n. 59 e 15 maggio 1997, n. 12 7, nonché norme in materia di formazione del personale dipendente e di lavoro a distanza nelle pubbliche amministrazioni. Disposizioni in materia di edilizia scolastica.

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sia «preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente». DOCUMENTALE

L'aggettivo indica nel nostro contesto l'oggetto della gestione: i documenti, in particolare i documenti archivistici, ai quali è dedicato il cap. 1. A titolo introduttivo e per completare questa presentazione, riporto la definizione fornita dal Dizionario etimologico, 2/0-H, p. 358: «Scrittura, atto, che costituisce una prova; testimonianza, prova». Tale definizione essenziale, ma significativa può costituire una buona base di partenza per affinare il concetto, con l'ausilio delle riflessioni specialistiche. Va segnalato che nella definizione si registra un uso corrente, ma non del tutto corretto della parola "atto", assunta come sinonimo di "scrittura". Tale uso è frequente anche in testi normativi, soprattutto del passato. Correttamente, però, "atto" designa un evento; "scrittura", intesa come sinonimo di "documento", indica invece la rappresentazione dell'evento 6 • In questa illustrazione introduttiva si è accennato ad alcuni temi importanti, taluni dei quali saranno ripresi nei capitoli successivi: il legame forte tra la riforma dello Stato e della pubblica amministrazione e l'elaborazione di metodologie archivistiche adeguate; la stretta connessione fra produzione di documenti e attività amministrativa; il concetto di flusso documentale e la necessità di governare i flussi documentali sia all'interno delle singole organizzazioni sia da e verso l'esterno delle medesime; la rilevanza giuridica dei documenti e la necessità di conservarli per lunghi periodi, mantenendo però anche i loro reciproci legami e l'autenticità dei singoli documenti, con speciale attenzione allo scenario digitale che caratterizza la società contemporanea.

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Un richiamo rigoroso alla distinzione fra atto e documento si trova nella Relazione al progetto di decreto del Presidente della Repubblica «Norme relative all'ordinamento ed al personale degli Archivi di Stato», Roma, Ministero dell'interno - Direzione generale degli Archivi di Stato, 1963, p. 67.

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CAPITOLO

1.

L'oggetto della gestione

Il documento In via preliminare è essenziale precisare che cosa si intende per "documento" e, in particolare, per "documento archivistico" ed esaminare le innovazioni in corso, nel trapasso dai supporti tradizionali a quello digitale, onde valutare quali elementi costitutivi del documento sia irrinunciabile salvaguardare per mantenerne inalterata e indiscutibile la valenza probatoria, essenziale nell'ottica giuridica in cui si colloca l'archivio quale strumento che consente l'attività istituzionale dell'organizzazione produttrice. In poche parole, si devono conoscere gli oggetti che si è chiamati a gestire quando si progetta, si realizza, si conserva e si utilizza un sistema di gestione documentale nell'ambito di un'organizzazione pubblica o privata. Del documento in sé e per sé si occupa tradizionalmente la diplomatica, che - per citare Alessandro Pratesi, illustre diplomatista (1922-2012) - è «la disciplina che studia il documento in se stesso, nelle sue forme più ancora che nel suo contenuto». La diplomatica, quindi, studia essenzialmente le forme del documento 1 . Con il documento però devono rapportarsi e operare anche i giuristi e chi opera nel mondo giuridico e amministrativo, della cui ottica particolare bisogna prendere atto 2 •

1 Tra i principali manuali di diplomatica generale basti ricordare: ALESSANDRO PRATESI, Elementi di diplomatica generale, Bari, Adriatica, [1964); IDEM, Genesi e forme del documento medievale, Roma, Jouvence, 1979; HENRI BRESSLAU (1848-1926), Manuale di diplomatica per la Germania e l'Italia, 1889 (traduzione di Anna Maria Voci-Roth), Roma 1998 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato-Sussidi, 10); CESARE PAOLI (1840-1902), Diplomatica, Firenze,

Le lettere, 1987 (rist. anastat. dell'ediz. del 1942, scritta nel 1898-1899). GIUSEPPE SCANDURRA, // Documento, in Dal documento all'informazione, a cura di Roberto Guarasci, Milano, ITER, 2008, p. 81-116. 2

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Inoltre si interessa dei documenti anche la Documentazione, ma prestando attenzione soprattutto al loro contenuto ed elaborando metodologie e tecniche per la gestione delle informazioni3. Gli storici infine considerano i documenti fonti essenziali per la loro ricerca e prestano attenzione sia alla loro forma sia al loro contenuto, senza trascurare i differenti contesti nei quali i documenti sono stati prodotti. Anche gli archivisti si occupano di documento, però con un'ottica differente. In particolare Paola Carucci 4 scrive: «Lo studio del documento conduce inevitabilmente a porre in rilievo il rapporto tra natura dell'atto giuridico e forma dell'atto», allargando l'orizzonte d'indagine della diplomatica in ambito archivistico all'unità archivistica elementare (documento, fascicolo, registro). In effetti la diplomatica deve analizzare: come si forma la volontà espressa nell'atto giuridico - in che forma si manifesta tale volontà La definizione e le precisazioni di Paola Carucci sono estremamente opportune, perché collegano lo studio del singolo documento all'analisi del complesso entro il quale esso è collocato. Inoltre risulta preliminare precisare che il documento è prodotto in un determinato contesto giuridicoamministrativo, il quale stabilisce l'iter procedimentale, e che la forma del documento è condizionata dalla natura dell'atto giuridico. Uno studio approfondito del documento perciò deve esaminare le modalità con le quali si è formata la volontà espressa nell'atto giuridico e le forme nelle quali si manifesta la volontà. Peraltro i diplomatisti più accorti si sono sempre occupati di descrivere non solo i singoli documenti, ma anche i processi di produzione dei documenti all'interno delle cancellerie, vale a dire dei soggetti produttori. Ho preferito esordire con la citazione di un brano della Carucci, perché il suo volume è uno dei pochi che si occupa di diplomatica del documento contemporaneo. Nel mondo universitario italiano, infatti, la diploma6ca tradizionalmente si occupa di documenti medievali o della prima età moderna: temi che non si possono assolutamente ignorare e che sono dati per già acquisiti, perché devono servire come metodologia per analizzare e comprendere i documenti contemporanei 5 • Solo recentemente, per ' ROBERTO GUARASCI, 4

Che cos'è la documentazione, ibidem, p. 13-30. contemporaneo. Diplomatica e criteri di edizione, Roma, NIS,

PAOLA CARUCCI,// documento

1987. È opportuno ricordare che la diplomatica nacque, nella seconda metà del Seicento (nel 1681 Jean Mabillon pubblicò il suo trattato De re diplomatica) come disciplina eminentemente pratica, interessata a verificare l'autenticità dei documenti che supportavano l'auto-

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merito essenzialmente di Paola Carucci e di Luciana Duranti, l'attenzione degli studiosi si è rivolta ai documenti contemporanei 6, che in precedenza erano esaminati solo tangenzialmente dall'Archivistica speciale. Si può dire che l'analisi del documento è diventata uno strumento di "governo" degli archivi contemporanei e di quelli digitali in particolare 7 • Del resto, il fenomeno del documento digitale, apparentemente diverso dal documento su supporto tradizionale, è così sconvolgente che anche Stefano Vitali ha awertito il bisogno di definirne i caratteri formali 8 • Le osservazioni di Stefano Vitali introducono immediatamente ai problemi connessi con l'introduzione e l'uso del documento digitale: prima di tutto è richiamato il fatto che i documenti sono oggetti materiali costituiti da un'informazione fissata su un supporto, che nel corso dei secoli è stato di differente natura. Poi si ricorda che il documento digitale richiede l'intermediazione di una macchina che renda intellegibile il linguaggio binario; è fluido, nel senso che può essere facilmente alterato; è fragile, nel senso che i supporti su cui è fissato possono deteriorarsi facilmente. Pertanto la conservazione a lungo termine del documento digitale deve considerare vari fattori: l'obsolescenza dell'hardware, l'obsolescenza del software, la fragilità dei supporti.

rità dei sovrani e dei principi. Solo successivamente divenne una disciplina ausiliaria della storia. In anni recenti si è verificato un ritorno alle origini, perché l'analisi diplomatistica, applicata ai documenti contemporanei, è chiamata a determinarne l'affidabilità. 6 Tra i lavori più utili: PAOLA CARUCCI, // documento contemporaneo. Diplomatica e criteri di edizione, Roma, NIS, 1987; LUCIANA DURANTI, Diplomatics. New Uses /or an o/d science, Lanham-London, 1998; MARIA GUERCIO, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Roma, Carocci, 2002; HEATHER MACNEIL, Contemporary Archival Diplomatics as Method of lnquiry: Lessons Learned /rom Two Research Projects, n rules __ _ __ 8.2.3. lnte.Brity___ ___8.5. DisJJosition authorities __ ·--------------

--

------------------t--------------

__ 8_.2_.4_._C_o_m~p_l_ia_n_c_e______ - - · · - - - - - - - - - - _·-------·- 13.2 .5: fe>mprE!h_E!115.ivene5.s _. _ 8.2.6.S_v.stematic ___ _____ _ 8.3 Designing and implemention records sy~!E!ms 8.3.1. Generai ------------·---·--·---------------- ------8.3.2. Documenting records transactions 8.3.3. Physical storage medium and protection .

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8.3.4. Distributed managel'llent _ 8.3.5. Conversion and migration ___ _13.3.6. Access,_retrival_and use ----+---8.3.7. Retention and dis_E)_()_~ti_on ________________ _ 8.4. Design and implementation methodology8.5. Discontinuing records systems 9. Records management processes 9. Processes for creating, capturing and and controls _ _ _ _ _ _ 111_!nagin[!~~e>_r_---------- - - - - - - - - - - - - + - - - - - - - - - - - - - - 13. Il segretario comunale appone sulla Il segretario comunale appone on-fiproposta cartacea il visto di legitti- ne il visto di legittimità sul documenmità. to che risiede sul sistema in forma di "annotazione". --- ___,_ _ _ _ _ _ _ _ _ __ 14. La segreteria Organi istituzionali La segreteria Organi istituzionali prepredispone l'odg della riunione del- dispone on-fine l'odg della riunione la Giunta e lo trasmette al sindaco e di Giunta, che sindaco e assessori agli assessori insieme con la convo- sono abilitati e "abituati" a consultacazione. re sul sistema. Anche la convocazione può essere telematica. -------- ------------·--------------------+-15. La segreteria Organi istituzionali fo- Il sindaco e gli assessori esaminano tocopia la proposta con i visti e tra- on-fine la proposta. smette le copie cartacee al sindaco e Il vantaggio è costituito dal fatto che agli assessori. non si fanno e non circolano copie. Ulteriori costi per l'esecuzione e l'invio delle fotocopie. 16. La Segreteria Organi istituzionali l'ufficiale verbalizzante utilizza il testampa una copia cartacea da utiliz- sto della proposta che risiede sul zare in Giunta. sistema, magari avvalendosi di un _ _ _ disposit_!v() iPad._ __ _ _ ________ _ 17. La Giunta discute la proposta e ap- La Giunta discute la proposta e apporta eventuali modifiche, che sono porta eventuali modifiche, che sono scritte a mano sulla copia cartacea in scritte dall'ufficiale verbalizzante, possesso dell'ufficiale verbalizzante. dotato di pubfica fides, direttamente >------+-------------------------

18. Al termine della discussione il presidente sottoscrive l'esemplare cartaceo contenente le modifiche apportate dalla Giunta. 19. Il presidente trasmette tale esemplare cartaceo alla segreteria Organi istituzionali.

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sul testo disponibile on-fine. Al termine della discussione il presidente sottoscrive digitalmente il verbale con le modifiche apportate dalla Giunta. Questo passaggio non è necessario, in quanto il verbale risiede già nel sistema e può essere visto dalla Segreteria Organi istituzionali dopo la riunione della Giunta. -

- - - ------

20. La segreteria Organi istituzionali stende il verbale e predispone il testo delle singole deliberazioni, che spedisce a ciascun settore competente.

Non serve predisporre il verbale, che è già stato fatto dall'ufficiale verbalizzante e risiede sul sistema. Le deliberazioni sono consultabili online da parte dei settori interessati per competenza. Non si fanno e non circolano né copie né estratti. 21. La segreteria Organi istituzionali regi- La deliberazione è registrata sul restra sul repertorio specifico la delibe- pertorio specifico automaticamenrazione che così acquisisce un identi- te dal sistema che le attribuisce un identificativo univoco. ficativo univoco.

22. La segreteria Organi istituzionali trasmette la deliberazione in formato cartaceo alla Ragioneria per gli adempimenti di competenza. ____ _ 23. La deliberazione in formato cartaceo è affissa all'albo pretorio per 15 giorni. _________________ 24. La segreteria Organi istituzionali trasmette la deliberazione in formato cartaceo ai capigruppo consiliari. Altre fotocopie e altri costi. 25. La segreteria Organi istituzionali mette a disposizione dei consiglieri comunali la deliberazione in formato cartaceo. Altre fotocopie e altri costi. 26. La segreteria Organi istituzionali carica sul sito istituzionale Web la deliberazione. 27. Trascorso il periodo di affissione la segreteria Organi istituzionali appone sulla deliberazione in formato cartaceo i dati relativi alla pubblicazione ed esecutività. 28. L'esemplare cartaceo della deliberazione è sottoscritta dal sindaco, dal segretario e dal responsabile del settare.

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La Ragioneria consulta la deliberazione on-fine e procedere agli adempimenti di competenza. - -

----------------

La deliberazione in formato digitale è pubblicata sull'albo pretorio on-fine per 15 giorni. _____ _ I capigruppo consiliari possono consultare on-fine la deliberazione.

I consiglieri possono consultare onfine la deliberazione.

La deliberazione, già residente sul sistema, è resa consultabile sul sito istituzionale visibile all'esterno del Comune. Trascorso il periodo di affissione all'albo, la segreteria Organi istituzionali annota digitalmente sul sistema i dati relativi alla pubblicazione e alla esecutività. Sindaco, segretario e responsabile di settore sottoscrivono digitalmente la deliberazione. Inoltre sottoscrivono l'esemplare cartaceo prodotto ai fini della consE!rvazior,e permanente.

Al termine del procedimento, tutto digitale, il documento finale, vale a dire la deliberazione, è conservato in formato cartaceo sottoscritto manualmente ai fini della conservazione permanente e in formato digitale sul sito istituzionale del Comune per agevolare la comunicazione e la trasparenza. L'iter della deliberazione appare notevolmente più spedito e più economico nell'ipotesi di adottare l'ottica di sistema: molti passaggi previsti dalla procedura attualmente in uso sono superflui, i costi sono stati abbattuti, i passaggi velocizzati e tracciati. La formazione della deliberazione awiene in modalità totalmente digitale e si riserva la forma cartacea solo ai fini della conservazione permanente, una volta appurato che i costi di conservazione del digitale sono più elevati e le attività più impegnative. L'ottica di sistema assicura la regolamentazione rigida dei flussi documentari e la tracciabilità degli accessi. Soprattutto il sistema funziona in rete in modalità Intranet con rigida regolamentazione degli accessi e delle abilitazioni ai differenti interventi nelle fasi successive. I documenti non risiedono sulle singole macchine delle persone coinvolte nel procedimento, ma sul sistema e non devono essere trasmessi da una macchina all'altra. Il sistema traccia tutte le operazioni effettuate e identifica chi le compie. Nella reingegnerizzazione di questo procedimento si parte da una posizione vantaggiosa, perché esiste già la descrizione del procedimento nelle sue differenti fasi e sono ben definite le competenze delle differenti UOR all'interno dell'AOO. Adottando una rigorosa ottica sistemica, la modulistica già esistente si traduce in pre-strutturazioni logiche dei documenti necessari e favorisce il passaggio al digitale. Il secondo esempio riguarda un procedimento che è awiato su istanza di parte, cioè su richiesta dell'interessato. Si tratta dell'attestazione di idoneità alloggiativa, che è richiesta da un privato e che implica controlli su documenti prodotti da altri soggetti istituzionali.

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AVVIO

AVVIO

Il richiedente si presenta allo sportello di persona con un documento d'iden-tità ed eventualmente, se è straniero, il permesso di soggiorno ed esibisce il contratto d'affitto.

L'operatore dell'ufficio rileva e immette del sistema con accesso non controllato gli estremi del contratto, i dati catastali dell'alloggio, i dati anagrafici del richiedente; acquisisce inoltre la planimetria catastale.

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ISTRUTTORIA

Il richiedente si autentica sul sito istituzionale del Comune e presenta per via telematica, utilizzando un formulario disponibile sul sistema, l'istanza, che il sistema provvede a protocollare. Per questa operazione le difficoltà sono essenzialmente di natura linguistica, in quanto può essere rilevante la presenza di richiedenti parlanti lingue diverse dall'italiano e, quindi, incapaci di comprendere il formulario disponibile nel sistema. Esistono però tecnologie che consentono la traduzione in linea e la presenza di "assistenti virtuali'~ Già il DPR 445/2000 prevedeva l'utilizzo della carta d'identità elettronica come strumento dato al cittadino per comunicare con le amministrazioni pubbliche e accedere ai servizi._ I dati necessari per avviare il procedimento sono già acquisiti dal sistema grazie all'istanza dell'interessato. Le dichiarazioni del richiedente possono essere controllate dall'ufficio istruttore tramite collegamento alle basi di dati di altri soggetti produttori. -------- -------- -----· -- ·-··-

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ISTRUTTORIA

li sistema genera in automatico la Gli operatori dell'ufficio effettuano richiesta di attestazione al Polo cata- le verifiche tramite visura sulla banstale. ca dati del Polo catastale, al quale accede grazie ad accordi inter-istituzionali. -----------·------li settore competente predispone i Il settore competente predispone fascicoli, uno per ciascuna richiesta. i fascicoli digitali, uno per ciascuna richiesta. - ---

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CONCLUSIONE

CONCLUSIONE -----

Il settore produce un attestato in tor- Il settore produce un attestato in mato digitale e in forma stabile, fir- formato digitale e in forma stabile, mato con firma digitale forte. la cui autenticità deriva dalla sua esistenza nel sistema. --- -Il settore inserisce l'attestato nel fa- Il settore competente inserisce l'atscicolo personale del richiedente. testato nel fascicolo personale. Questa operazione di fascicolazione è necessaria per consentire al sistema di reperire il documento richiesto e per assicurare un accesso sicuro e rispettoso della tutela della riserva. tezza da parte del richiedente. ___ _ Gli operatori dell'Anagrafe accedono Il · richiedente, tramite autenticaal sistema, stampano l'attestato in zione, accede al sistema, visualizza formato cartaceo e lo consegnano l'attestato, può stamparlo, paga il al richiedente, dopo apposizione di bollo tramite carta di credito o carta prepagata. marca da bollo. Gli utenti sono in genere già addestrati all'uso di forme di pagamento on-fine, molto più comode rispetto a/l'acquisto delle marche da bollo. ~ I fascicoli sono mantenuti in formato I fascicoli sono mantenuti in formadigitale. to digitale per il periodo necessario. I fascicoli possono essere scartati, una volta trascorsi i termini prescrizionali. La conservazione autorevole dei fascicoli conferisce autorevolezza alla stampa degli attestati "derivati" dal sistema. ------- --------- - - - - -

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Questi due esempi dovrebbero servire per enucleare un metodo operativo da applicare ad altri casi: l'importante è capire che tutte le esigenze individuate durante il corso sono state soddisfatte in un'ottica di sistema. Le soluzioni non possono essere parziali e non possono trascurare alcun problema o tralasciare qualche strumento: solo l'uso simultaneo, complementare e coordinato di strumenti archivistici e tecnologici adeguatamente "governati" può assicurare una gestione documentale efficiente, efficace, economica e trasparente.

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Il tema della formazione, gestione e conservazione dei documenti archivistici è tornato di grande attualità in concomitanza con le profonde innovazioni istituzionali e tecnologiche che hanno inciso profondamente sulla società nel suo complesso e sullo svolgimento quotidiano della vita amministrativa all'interno delle organizzazioni, pubbliche o private. Strategico in questo contesto è il momento della nascita dell'archivio, durante la quale devono intervenire per una reingegnerizzazione sistematica dei flussi documentali professionalità archivistiche con una specifica e robusta preparazione. La progettazione dei sistemi di gestione documentale deve assicurare che la redazione, l'organizzazione e la conservazione dei documenti archivistici siano non solo in linea con la normativa e con gli standard, ma anche funzionali e utili all'attività amministrativa. Il testo illustra i principi basilari e i metodi archivistici da tenere presenti per progettare, realizzare, mantenere e far funzionare in modo efficace ed efficiente un sistema di gestione documentale in grado di rispondere alle aspettative dei produttori e degli utenti, interni ed esterni, degli archivi, in ambiente digitale.

Giorgetta Bonfiglio-Dasio, già professore ordinario di Archivistica all'Università di Padova, nel corso della sua attività universitaria, di archivista di Stato e di dirigente si è occupata di molti aspetti della disciplina: ha realizzato edizioni critiche di fonti; ha condotto ricerche di storia istituzionale, sociale ed economica in area lombarda, veneta, marchigiana e adriatica; ha portato a termine riordini e inventariazioni di archivi; ha progettato e coordinato operazioni di censimento archivistico e di redazione di guide settoriali; ha contribuito ai dibattiti di natura teorica; ha operato per la predisposizione di linee-guida e indirizzi metodologici per la gestione di archivi correnti delle amministrazioni pubbliche; ha definito modelli deontologici e regole comportamentali per l'esercizio della professione; ha collaborato a iniziative interdisciplinari con colleghi di scienze dell'informazione e di reperimento delle informazioni. Continua l'attività didattica a Ca' Foscari-Università di Venezia e nelle Università di Padova, Macerata e Firenze.