Hackathons: Von der Idee zur erfolgreichen Umsetzung [1. Aufl. 2019] 978-3-658-26027-9, 978-3-658-26028-6

Table of contents :
Front Matter ....Pages I-XI
Einleitung (Andreas Kohne, Volker Wehmeier)....Pages 1-3
Grundlagen (Andreas Kohne, Volker Wehmeier)....Pages 5-15
Vorbereitung (Andreas Kohne, Volker Wehmeier)....Pages 17-57
Durchführung (Andreas Kohne, Volker Wehmeier)....Pages 59-75
Nachbereitung (Andreas Kohne, Volker Wehmeier)....Pages 77-89
Teilnehmersicht (Andreas Kohne, Volker Wehmeier)....Pages 91-101
Kritik (Andreas Kohne, Volker Wehmeier)....Pages 103-108
Zusammenfassung (Andreas Kohne, Volker Wehmeier)....Pages 109-111
Ausblick (Andreas Kohne, Volker Wehmeier)....Pages 113-114
Erfahrungsberichte aus der Praxis (Andreas Kohne, Volker Wehmeier)....Pages 115-123
Checklisten (Andreas Kohne, Volker Wehmeier)....Pages 125-136
Back Matter ....Pages 137-141

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Andreas Kohne Volker Wehmeier

Hackathons Von der Idee zur erfolgreichen Umsetzung

Hackathons

Andreas Kohne · Volker Wehmeier

Hackathons Von der Idee zur erfolgreichen Umsetzung

Andreas Kohne Materna TMT GmbH Dortmund, Deutschland

Volker Wehmeier Bechtle GmbH Hannover, Deutschland

ISBN 978-3-658-26027-9 ISBN 978-3-658-26028-6  (eBook) https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6 Springer Vieweg © Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von allgemein beschreibenden Bezeichnungen, Marken, Unternehmensnamen etc. in diesem Werk bedeutet nicht, dass diese frei durch jedermann benutzt werden dürfen. Die Berechtigung zur Benutzung unterliegt, auch ohne gesonderten Hinweis hierzu, den Regeln des Markenrechts. Die Rechte des jeweiligen Zeicheninhabers sind zu beachten. Der Verlag, die Autoren und die Herausgeber gehen davon aus, dass die Angaben und Informationen in diesem Werk zum Zeitpunkt der Veröffentlichung vollständig und korrekt sind. Weder der Verlag, noch die Autoren oder die Herausgeber übernehmen, ausdrücklich oder implizit, Gewähr für den Inhalt des Werkes, etwaige Fehler oder Äußerungen. Der Verlag bleibt im Hinblick auf geografische Zuordnungen und Gebietsbezeichnungen in veröffentlichten Karten und Institutionsadressen neutral. Springer Vieweg ist ein Imprint der eingetragenen Gesellschaft Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH und ist ein Teil von Springer Nature. Die Anschrift der Gesellschaft ist: Abraham-Lincoln-Str. 46, 65189 Wiesbaden, Germany

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 Grundlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.1 Geschichte der Hackathons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2.2 Ziele von Hackathons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2.3 Ablauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Literatur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 3 Vorbereitung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 3.1 Veranstalter und Teilnehmer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3.1.1 Unternehmensinterner Hackathon. . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3.1.2 Externer Hackathon eines Unternehmens. . . . . . . . . . . 19 3.1.3 Eine Behörde veranstaltet einen Hackathon . . . . . . . . . 20 3.1.4 Hackathon als Campusveranstaltung einer Universität. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 3.1.5 Ein Verein veranstaltet einen Hackathon. . . . . . . . . . . . 21 3.1.6 Die Zusammensetzung der Teilnehmer. . . . . . . . . . . . . 21 3.1.7 Alle Altersgruppen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 3.1.8 Die richtige Größe für einen Hackathon. . . . . . . . . . . . 22 3.1.9 Die Zusammensetzung der Teams. . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3.2 Dauer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 3.2.1 Der kurze Hackathon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 3.2.2 Der Wochenend-Hackathon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.2.3 Der sehr lange Hackathon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.2.4 Der smarte Hackathon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.2.5 Der richtige Termin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.2.6 Pausenregelungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

V

VI

Inhaltsverzeichnis

3.3

Rechtliche Aspekte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.3.1 Einwandfreie Öffentlichkeitsarbeit . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.3.2 Der Einladungsprozess. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 3.3.3 Die mediale Begleitung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 3.3.4 Vereinbarung von Verwertungsrechten . . . . . . . . . . . . . 30 3.3.5 Ausschlusskriterien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 3.3.6 Betrügerische Absichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 3.3.7 Zu beteiligende Stellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 3.3.8 Sonstige Spielregeln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 3.4 Werbung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 3.4.1 Name und Motto der Veranstaltung. . . . . . . . . . . . . . . . 34 3.4.2 Einbinden auf der Webseite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 3.4.3 Werbung in Fachzeitschriften oder lokaler Presse. . . . . 35 3.4.4 Flyer, Poster, Drucksachen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 3.4.5 E-Mailing und virales Marketing. . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 3.4.6 Mundpropaganda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 3.4.7 Medienpartnerschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 3.4.8 Live-Berichterstattung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 3.5 Veranstaltungsort. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 3.5.1 Der ideale Ort. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 3.5.2 Eine sinnvolle räumliche Aufteilung. . . . . . . . . . . . . . . 38 3.5.3 Der Service-Desk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 3.5.4 An was ist noch zu denken?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 3.5.5 Sonderfall: Online-Hackathon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 3.6 Ausstattung und Technik im Hackathon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 3.6.1 Eigene Geräte oder Leihgeräte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 3.6.2 WLAN und Konnektivität. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 3.6.3 Peripherie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 3.6.4 Plattform oder Cloud-Zugang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 3.6.5 Lizenzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 3.6.6 Verbrauchsmaterial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 3.6.7 Analoge Hilfsmittel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 3.7 Das Veranstalterteam. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 3.7.1 Der Planungsstab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 3.7.2 Die Betreuer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 3.7.3 Die Mentoren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 3.7.4 Moderator. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Inhaltsverzeichnis

VII

3.8 Kosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 3.8.1 Preisgelder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.8.2 Catering und Verpflegung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.8.3 Werbemaßnahmen und Anzeigen. . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.8.4 Räumlichkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 3.8.5 Agenturleistungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 3.8.6 Technik, Leihe, Lizenzen, GEMA. . . . . . . . . . . . . . . . . 47 3.9 Sponsoren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 3.9.1 Sponsorenauswahl. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 3.9.2 Sponsorenpakete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 3.9.3 Sponsorenleistungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 3.10 Preise und Incentivierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 3.10.1 Geldpreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 3.10.2 Sachpreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 3.10.3 Immaterielle Preise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 3.10.4 Venture-Capital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 3.10.5 Zusammenarbeit, Praktika und Beschäftigung . . . . . . . 51 3.11 Jury, Präsentation und Preisverleihung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 3.11.1 Zusammensetzung der Jury. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 3.11.2 Aufgabe der Jury. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.11.3 Größe der Jury. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.11.4 Bewertungskriterien und Juryregeln . . . . . . . . . . . . . . . 54 3.12 Alternative: Sonderpreis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 3.13 Rahmenprogramm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 3.13.1 Vorstellung der Veranstalter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 3.13.2 Exponate und Erlebniswelt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 3.13.3 Diskussionsforen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 3.13.4 Podium. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 3.14 Kreatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Literatur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 4 Durchführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 4.1 Einladungskommunikation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 4.2 Startphase. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 4.2.1 Vor dem Eintreffen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 4.2.2 Was ist mitzubringen?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 4.2.3 Das Vorprogramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 4.2.4 Organisatorisches, Regeln und Ablauf erklären. . . . . . . 64

VIII

Inhaltsverzeichnis

4.2.5

Aufzeigen der Möglichkeiten zur Ideengenerierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 4.2.6 Fragemöglichkeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 4.2.7 Rollenverteilung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 4.2.8 Motto des Hackathons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 4.2.9 Panel zu Beginn. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 4.2.10 Keynote mit Startschuss. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 4.3 Arbeitsphase. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 4.3.1 Fliegender Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 4.3.2 Kreative Phase. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 4.3.3 Umsetzung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 4.3.4 Anteil des Veranstalters in der Arbeitsphase. . . . . . . . . 69 4.3.5 Involvierung der Jury. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 4.3.6 Bewertungsbogen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 4.3.7 Präsentationsvorbereitung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 4.3.8 Präsentationsmix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 4.3.9 Finale Checks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 4.3.10 Zeiteinteilung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 4.3.11 Countdown. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 4.4 Schlussphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 4.4.1 Präsentation der Ergebnisse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 4.4.2 Jury-Phase und Preisverleihung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 4.4.3 Ausklang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 4.4.4 Verabschiedung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Literatur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 5 Nachbereitung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 5.1 Lessons Learned. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 5.2 Danke sagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 5.3 Berichterstattung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 5.4 Aufarbeiten der Ergebnisse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 5.5 Unterstützung bei den nächsten Schritten. . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 5.6 Kooperationen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 5.7 Bewerbungsgespräche und Jobs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 5.8 Alumni-Netzwerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 5.9 Nachhaltigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Literatur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Inhaltsverzeichnis

IX

6 Teilnehmersicht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 6.1 Gründe für eine Teilnahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 6.2 Wie gewinne ich bei einem Hackathon?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 6.3 Persönliche Vorbereitung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 6.4 Und danach?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Literatur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 7 Kritik. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 7.1 Allgemeine Kritik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 7.2 Kritik an unternehmensinternen Hackathons. . . . . . . . . . . . . . . . 106 Literatur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 8 Zusammenfassung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 9 Ausblick. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 10 Erfahrungsberichte aus der Praxis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 11 Checklisten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 11.1 Listen zur Vorbereitung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 11.2 Kommunikationsmedien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 11.3 Aktivitäten bei der Vorbereitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 11.4 Listen für die Durchführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 11.5 Aktivitäten bei der Durchführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 11.6 Listen für die Nachbereitung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 11.7 Erfolgsmetriken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 11.8 Aktivitäten bei der Nachbereitung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 11.9 Listen für Teilnehmer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 11.10 Gründe für eine Teilnahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 11.11 Persönliche Vorbereitung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 11.12 Packliste für Teilnehmer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 11.13 Persönliche Nachbereitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 11.14 Vorlagen für Feedbackbögen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 11.15 Teilnehmer-Feedback. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 11.16 Sponsoren-Feedback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 11.17 Investoren-Feedback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 11.18 Team-Feedback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Stichwortverzeichnis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Abbildungsverzeichnis

Abb. 2.1 Abb. 3.1 Abb. 3.2 Abb. 4.1 Abb. 4.2 Abb. 5.1 Abb. 5.2 Abb. 5.3

Abb. 6.1

Allgemeiner Ablauf eines Hackathons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Überblick über die einzelnen Aktivitäten während der Vorbereitung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Beispielkalkulation für einen Hackathon mit 80 Teilnehmern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Überblick über die einzelnen Aktivitäten während der Durchführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Die Phasen der Durchführung mit entsprechendenRollen, Aktionen und Emotionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Überblick über die einzelnen Aktivitäten während der Nachbereitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Der PDCA-Zyklus (vgl. [1]) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Das Business Model Canvas. Diese Grafik wird von der Strategyzer AG unter der creative commons Lizenz (CC BY-SA 3.0) zur Verfügung gestellt. . . . . . . . . . . . . . 84 Die Teilnehmer eines Hackathons haben viele Ideen im Kopf. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

XI

1

Einleitung

Zusammenfassung

Hackathons haben sich in den letzten Jahren von kleinen Programmiertreffen zu international ausgeschriebenen Events entwickelt. Die meist 24 bis 48 h dauernden Veranstaltungen bieten inzwischen Platz, um diverse Idee aus den unterschiedlichsten Bereichen und Industrien zu entwickeln. Doch die Planung, Durchführung und Nachbereitung sind nicht trivial. Nur durch ein ganzheitliches Verständnis dieses Phänomens kann der eigene Hackathon zu einem Erfolg werden. Das vorliegende Buch vermittelt dazu einen ausführlichen Überblick über alle Phasen eines Hackathons und hilft dadurch die Komplexität zu reduzieren, Chancen zu nutzen und Gefahren abzuwenden. Zusätzlich wird der Blickwinkel eines Teilnehmers eingenommen und vermittelt, wie die Teilnahme an einem Hackathon ein Erfolg wird. Auch der Kritik an den Events wird hier Raum gegeben und vermittelt, wie Sie Probleme vermeiden können. Abgerundet wird dieses Buch durch umfangreiche Checklisten, die Sie bei Ihren eigenen Hackathons unterstützen.

In den letzten zehn Jahren sind Hackathons zu einem echten Phänomen geworden. Sie traten ihre Erfolgsgeschichte vor vielen Jahren in Amerika an und haben inzwischen die ganze Welt im Sturm erobert. Hackathons werden als die neuen „LAN-Partys“ oder als „disruptives Brainstorming“ bezeichnet. Als reine SoftwareEntwicklungstreffen gestartet, sind sie in der Zwischenzeit in vielen Bereichen und den unterschiedlichsten Industrien vorzufinden. Was früher in kleinen Gruppen und dunklen Räumen stattfand, ist heute an Schulen, Universitäten sowie in Unternehmen und Behörden als professionell organisiertes Event zu finden. Wo früher nur „Nerds“ anzutreffen waren, versammeln sich heute selbstbewusste Entrepreneure, © Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 A. Kohne und V. Wehmeier, Hackathons, https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6_1

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1 Einleitung

sozial engagierte Weltverbesserer, hochbegabte Softwareentwickler, Musiker, Technikfans und Leute, die einfach eine neue Herausforderung suchen. Bei Hackathons sollten zunächst in kürzester Zeit neue Technik ausprobiert, vorhandene Systeme optimiert und erweitert oder Fehler in der Software beseitigt werden. Dabei dauerten die ersten Hackathons zwischen 24 und 48 h und fanden oft am Wochenende statt. Nach und nach entdeckten aber vor allem junge Startups diese Events und nutzten sie, um ihre (meist technischen) Geschäftsmodelle frühzeitig zur Diskussion zu stellen und schnell einen funktionierenden Prototyp zu erstellen, der dann wiederum Risikokapitalgeber dazu bringen sollte, Geld in die Firmen zu investieren. Gleichzeitig entdeckten die Personalabteilungen in Zeiten des Fachkräftemangels Hackathons als ein mächtiges Instrument mit doppelter Wirkung: Zum einen konnten Personalverantwortliche viele neue Bewerber bei der Arbeit beobachten und die besten direkt zu Bewerbungsgesprächen einladen und zum anderen kann ein Hackathon zu einem positiven Unternehmensimage beitragen. Inzwischen gibt es Hackathons zu diversen Themen und mit unterschiedlichsten Laufzeiten und Ergebnissen. Sie wurden in den letzten Jahren als immer größere Veranstaltungen mit medialer Begleitung und großangelegtem Sponsoring aufgezogen. Die Veranstaltungen passen zum Zeitgeist des agilen Arbeitens und bieten Veranstaltern wie Teilnehmern viele Vorteile und Möglichkeiten. Einen erfolgreichen Hackathon durchzuführen ist dabei keine triviale Aufgabe. Hackathons erfordern eine sehr komplexe Vorbereitung, eine gut strukturierte Durchführung und eine bewusste Nachbereitung. Die Planung, Durchführung und Nachbereitung haben dabei viele Aspekte, die im Laufe dieses Buches ausführlich beschrieben werden. So gilt es, sich überhaupt erst einmal Gedanken darüber zu machen, was der eigentliche Treiber oder Grund hinter einem Hackathon sein soll und welches Ziel dadurch verfolgt wird. Erst dann kann das Thema festgelegt, Teilnehmer und Sponsoren eingeladen und eine entsprechende Location gebucht werden. Bedenken Sie dabei auch, dass es neben den positiven Beweggründen und Chancen auch Risiken gibt, die allen im Vorfeld bekannt sein sollten und die (soweit wie möglich) im Vorhinein abgewendet werden sollten. Hier sind insbesondere die vielschichtigen rechtlichen Aspekte zu benennen, die vor allem das Recht am geistigen Eigentum der entwickelten Ideen regeln. Hackathons kosten Zeit und Geld. Umso wichtiger ist es, diese Veranstaltungen ganzheitlich zu verstehen, um sie im Rahmen der gesteckten Ziele optimal durchführen zu können. Das vorliegende Buch vermittelt einen umfänglichen Überblick zu dem Thema Hackathons. Hierbei werden zunächst die Grundlagen und die Geschichte der Hackathons in Kap. 2 beschrieben. Anschließend werden die drei Phasen eines Hackathons ausführlich beleuchtet. Begonnen wird dies in Kap. 3 mit der Beschreibung der einzelnen Maßnahmen, die vor dem eigentlichen Event durchzuführen sind. Dabei werden nicht

1 Einleitung

3

nur technische oder organisatorische Aspekte beschrieben, sondern auch die wichtigen rechtlichen Aspekte erörtert. Anschließend wird aufgezeigt, was nötig ist, um einen Hackathon erfolgreich durchzuführen. Dazu wird in Kap. 4 die eigentliche Durchführung mit all ihren Schritten beschrieben. Als Nächstes wird in Kap. 5 die Nachbereitung beleuchtet. Sie wird leider oft vernachlässigt oder sogar ganz vergessen. In Kap. 6 wird aus Sicht eines Teilnehmers beschrieben, welche Gründe es für die Teilnahme an einem Hackathon gibt und welche Aspekte eine erfolgreiche Teilnahme garantieren. Danach wird in Kap. 7 auch die Kritik am Format der Hackathons und ihrer Durchführung ausführlich beleuchtet. Abschließend werden die wichtigsten Punkte in Kap. 8 zusammengefasst und Kap. 9 liefert einen Ausblick in die Zukunft der Hackathons. Nachfolgend werden in Kap. 10 Aussagen und Meinungen von Vertretern aus Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung zum Thema Hackathons in Form von Zitaten vorgestellt. Abgerundet wird das Buch in Kap. 11 mit ausführlichen Checklisten, welche Sie zur erfolgreichen Planung, Durchführung und Nachbereitung Ihrer eigenen Hackathons heranziehen können.

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Grundlagen

Zusammenfassung

Hackathons haben sich in den letzten Jahren zu einem internationalen Phänomen entwickelt. Sie stammen von den ersten Treffen computerbegeisterter Techniker in Amerika ab und haben sich inzwischen auf allen Kontinenten durchgesetzt. Es gibt unterschiedliche Arten und Ziele von Hackathons. So werden Hackathons zu Ausprobieren neuer Technologien, zum Austausch zwischen Gleichgesinnten, zu Recruiting- und Finanzierungszecken für Start-ups durchgeführt. Hackathons dauern meist zwischen zwölf und 48 h und finden oft am Wochenende statt. Um einen eigenen Hackathon durchzuführen ist im Vorfeld einiges an Planungsarbeit durchzuführen. Auch bei der Durchführung müssen viele Kleinigkeiten beachtet werden. Vor allem wird meist die Nachbereitung vernachlässigt oder sogar ganz vergessen. In diesem Kapitel erfahren Sie Näheres zur Geschichte, den Zielen und dem Ablauf von Hackathons.

Hackathons sind in den letzten Jahren immer beliebter geworden und werden inzwischen in allen Teilen der Welt zu diversen Themen durchgeführt. Das Wort Hackathon setzt sich aus den beiden Wörtern „Hack“ (engl. „to hack“: „programmieren“ oder „entwickeln“) und „Marathon“ zusammen. Hackathons sind inzwischen unter vielen Namen anzutreffen: Hack Fest, Hack Days, Code Days, Code Fest und vieles mehr. Dabei ist der Ablauf bei allen Veranstaltungen mehr oder weniger derselbe: Eine Gruppe von Menschen trifft sich für einen im Vorhinein definierten Zeitraum, um gemeinsam in Kleingruppen an neuen Ideen oder Technologien zu arbeiten und in kürzester Zeit etwas Neues zu produzieren. Am Ende der Veranstaltung

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 A. Kohne und V. Wehmeier, Hackathons, https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6_2

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2

Grundlagen

werden die entwickelten Ideen und Prototypen dann der Gruppe und meist auch einer Jury vorgestellt. Inzwischen werden oft hohe Preisgelder oder Sachpreise an die Gewinner vergeben. Was hier so einfach klingt, kann bei genauerem Hinsehen sehr groß und sehr komplex werden. Die Teilnehmeranzahl kann nämlich von einem knappen Dutzend bis hin zu mehreren tausend Menschen reichen. Die Dauer ist meist auf 24 bis 48 h begrenzt, doch es gibt auch Ausreißer nach oben. Es gibt sogar Hackathons, die sich über mehrere Monate ziehen. Sie brechen aber mit einigen Standards und bilden eher eine Randerscheinung. Ein Grund, warum Hackathons so beliebt geworden sind, immer mehr Menschen mit diversen technischen und sozialen Hintergründen teilnehmen und Firmen und Investoren dieses Format besonders unterstützen, liegt in der Unvorhersehbarkeit der Ergebnisse. Im schlechtesten Fall werden ein paar neue Ideen ausprobiert, die keinen großen Nutzen haben. Zumindest haben die Teilnehmer sich mit Gleichgesinnten austauschen können und hatten hoffentlich Spaß bei der Veranstaltung. Im besten Fall wird der Grundstein für ein neues Multimillionenunternehmen gelegt. Die Chance, Teil eines solchen Ereignisses zu sein, Geld in das „nächste große Ding“ investieren zu können oder eine bahnbrechende Produktidee für das eigene Unternehmen entwickeln zu können, macht den Reiz dieser Veranstaltungen aus. Hackathons beschäftigen sich meist mit sehr technischen Themen und oft geht es um die Entwicklung oder Weiterentwicklung von Software im weitesten Sinne. Es gibt auch Hackathons, die sich mit Hardware oder Kombinationen aus Hardund Software beschäftigen. In den letzten Jahren ist die Idee der Hackathons aus dem technischen Bereich heraus in viele andere Bereich exportiert worden. So gibt es inzwischen Hackathons zu Themen wie Musik, (Computer-)Spiele, Gesundheit, Umwelt und Kultur. Junge Entrepreneure nutzen oft gezielt Hackathons, um ihre neuen Geschäftsideen zu diskutieren, weiterzuentwickeln, Risikokapitalgeber zu treffen und sie von der Idee zu überzeugen. Hierbei hat sich der Charakter der Hackathons in den letzten Jahren massiv verändert. Weg von Wochenendtreffen begeisterter „Nerds“ hin zu voll kommerzialisierten Großevents mit Sponsoren und großer medialer Präsenz. Um diesen Wandel nachzuvollziehen, wird im nächsten Kapitel die Geschichte der Hackathons ausführlich beschrieben.

2.1

Geschichte der Hackathons

Laut Jonathan Gottfried, Mitgründer von Major League Hacking, liegen die Wurzeln der Hackathons bereits in den späten 1970er-Jahren in Amerika (vgl. [1] und [2]). Dort trafen sich regelmäßig computerbegeisterte Programmierer und

2.1 Geschichte der Hackathons

7

Hardware-Bastler im sogenannten „Homebrew Computer Club“. Dabei waren die damaligen Rechner bei Weitem nicht mit den heutigen PCs vergleichbar. Vielmehr gab es diverse Plattformen und Systeme. Die Rechner mussten in der Zeit meist noch von Hand zusammengebaut und teilweise mit selbstentwickelter Hardware und Software zum Laufen gebracht werden. In dieser Zeit trafen die ersten „Nerds“ in kleinen Gruppen zusammen, um gemeinsam ihre Systeme zu verbessern, Fehler zu korrigieren und Ideen für Weiterentwicklungen auszutauschen und umzusetzen. Der eigentliche Begriff „Hackathon“ wurde zum ersten Mal 1999 für ein Treffen von OpenBSD1 -Entwicklern genutzt, die sich über ein Wochenende in Calgary in Kanada zusammengesetzt haben, um bekannte Fehler (sogenannte „Bugs“) in dem Betriebssystem auszubessern und um neue Netzwerkprotokolle in das System einzufügen. Insgesamt fanden sich zehn hoch spezialisierte Entwickler, die für knapp drei Tage ausschließlich an diesen Themen arbeiteten. Fast zeitgleich und vollkommen unabhängig von dem OpenBSD-Treffen rief die Firma Sun Microsystems zu einem Entwicklertreffen auf, bei dem ebenfalls unter dem Namen Hackathon neue Software für den damals sehr beliebten Taschenkommunikator „Palm Pilot“ (ein Vorgänger der aktuellen Tablets) entwickelt werden sollte. Nach diesen beiden Hackathons wurde es zunächst wieder still rund um das Thema. Dies bedeutet aber nicht, dass es in den folgenden Jahren keine Treffen von Entwicklern zu Hard- oder Softwarethemen gab. Die Treffen hatten einfach (noch) keine große Bedeutung und wurden ausschließlich lokal oder sogar privat abgehalten. Im Jahr 2005 wurde in San Francisco eine Veranstaltung gegründet, die sich „Super Happy Dev House“ nannte. Interessierte Hacker trafen sich über ein Wochenende in einem Privathaus, entwickelten neue Projekte oder verbesserten bestehende Systeme. Dabei wurde ein bisschen gefeiert und am Ende wurden die Ergebnisse in der Gruppe vorgestellt. Diese Veranstaltungen gibt es heute immer noch. Erst im Jahr 2006 kam das Thema wieder in eine breitere Öffentlichkeit. Die damals sehr erfolgreiche Internetfirma Yahoo veranstaltete mit dem „Hack Day“ den ersten größer angelegten Hackathon. Der große Unterschied zu den bisherigen Veranstaltungen lag darin, dass es sich hier zum ersten Mal um einen offenen Wettbewerb handelte. Ziel war es, interne Entwickler und externe Interessierte zusammenzubringen, um gemeinsam in kurzer Zeit neue Ideen zu entwickeln. Dies kann als die Geburtsstunde der modernen Hackathons mit Preisen und Sponsoren angesehen werden. 1 OpenBSD

ist ein Linux-basiertes Betriebssystem, welches als kostenlose Open SourceSoftware zur Verfügung gestellt wird und ständig von Freiwilligen weiterentwickelt wird. Offizielle Homepage: https://www.openbsd.org/

8

2

Grundlagen

Bereits ein Jahr später wurde mit der „Start-up-Week“ der erste Hackathon durchgeführt, der das Ziel hatte, in kürzester Zeit die Grundlage für ein neues Unternehmen zu schaffen. Hier arbeiteten bereits 70 Teilnehmer an einer Lösung, die mithilfe einer neuen Software eine schnelle Abstimmung zwischen großen Personengruppen ermöglichen sollte. Dieses Event kann als Startschuss für die Kommerzialisierung der Hackathons gesehen werden, bei der es ab diesem Zeitpunkt immer häufiger darum ging, schnell neue und profitable Geschäftsmodelle zu entwickeln und einen ersten funktionstüchtigen Prototyp zu entwickeln. „Start-up-Week“Veranstaltungen gibt es seitdem regelmäßig und überall auf der ganzen Welt. Als nächstes änderte sich nicht so sehr der eigentliche Ablauf oder das Ziel der Hackathons, sondern viel mehr die Themen und die Teilnehmer. 2009 wurde der erste „Music Hack Day“ in New York durchgeführt. Ziel war es, in einer Kombination aus Musikern und Entwicklern interessante neue Ansätze zu entwickeln. Zu diesem Event kamen mehrere hundert Menschen. Interessant an diesem Format ist, dass es direkt auf dem „Hack Day“ von Yahoo aufbaut und die gesamte Organisation und der Ablauf als Open Source-Dokument zur Verfügung gestellt wurden, sodass jeder, der Interesse daran hat, auf dieser Basis seinen eigenen Hackathon entwickeln und ausrichten kann. 2010 wurde mit „HackNY“ der erste Hackathon für Studenten durchgeführt. Über 100 Studenten kamen damals für ein Wochenende zusammen mit dem Ziel, verrückte neue Technikideen zu entwickeln. Die Veranstaltung war ein voller Erfolg und ist als Startschuss für die inzwischen weltweit stark verbreiteten StudentenHackathons zu sehen. Es sollen keine ernsten Probleme gelöst werden oder neue Geschäftsmodelle entwickelt werden. Es soll einfach mit Spaß an Technik sehr intensiv und im direkten Austausch mit anderen Studenten etwas Neues erschaffen werden. Beispielsweise hat einer der Gewinner ein Atemmessgerät entwickelt, welches den Upload von neuem Programmcode in das Cloud-basierte SoftwareVersionierungssystem „GIT“ ab einem gewissen Alkoholpegel verbietet. Im Jahr 2010 wurde in New York mit „TechCrunch Disrupt“ zum ersten Mal ein Hackathon durchgeführt, der fast 600 Teilnehmer hatte. Ziel hinter dem ersten Event war es, Hackathons im großen Stil nach New York bringen, um die Kollaboration von Entwicklern zu fördern und neue Technologien auszuprobieren. Die Veranstaltung war ein voller Erfolg und wurde bereits viele Male wiederholt. Eines der Projekte des ersten Events nannte sich „groop.ly“. Hierbei wurde der Prototyp einer Software entwickelt, die es einer Gruppe von Menschen erlaubte, über das Internet Gruppenchats durchzuführen. Das Projekt hat damals den Hackathon nicht gewonnen. Die Entwickler glaubten aber an ihre Idee und begannen die Software weiterzuentwickeln. Sie haben zeitnah nach dem Hackathon ein Start-up gegründet und sich „GroupMe“ genannt. Die junge Firma hat dann 10,6 Mio. $ von Risikoka-

2.1 Geschichte der Hackathons

9

pitalgebern erhalten, um ein schnelles Wachstum sicherzustellen. Bereits ein Jahr später wurde die Firma von Skype (welche wiederum gerade von Microsoft gekauft worden war) für knapp 80 Mio. US$ gekauft. Dieser Erfolg eines Unternehmens, das sich während eines Hackathons gegründet hatte, änderte alles. Ab diesem Zeitpunkt richtete sich der Fokus der großen Hackathons fast ausschließlich auf Start-ups. Die Kapitalgeber und jungen Entrepreneure sind in eine Art Goldgräberstimmung verfallen und die Hackathons wurden immer größer und durch immer größere Sponsoren unterstützt. Ein Jahr später, im Jahr 2011, wurde von der University of Pennsylvania in Philadelphia der erste „PennApps“ Hackathon durchgeführt. Im Gegensatz zu den bisherigen Hackathons wurde dieser zum ersten Mal landesweit geöffnet und hunderte Studenten aus den gesamten USA kamen. Ab diesem Zeitpunkt begann die rasante Verbreitung der Hackathons. In 2013 wurde mit „Mega Hacks“ das erste Mal ein Hackathon mit über 1000 Teilnehmern durchgeführt. Dieses Event-Format fand schnell eine weltweite Verbreitung und die Hackathons wurden größer und internationaler. Der bisher größte Hackathon war die „NASA Space Challenge“ mit mehr als 8000 Teilnehmern aus 44 Ländern. Eine der bekanntesten Entwicklungen aus einem Hackathon ist sicherlich die Dating-App „Tinder“ für Smartphones. Die Idee für die App, die initial Matchbox hieß, hatten die beiden Entwickler Sean Rad und Justin Mateen bereits vor dem Hackathon. Während des Events bauten sie einen ersten Prototyp. Kurze Zeit danach wurde daraus ein kleines Unternehmen, das sehr erfolgreich Risikokapital beschaffen konnte. In der Zwischenzeit ist „Tinder“ die weltweit meistgenutzte Dating-App mit Millionen von Nutzern. Die bisher beschriebenen Hackathons waren allesamt öffentliche Hackathons. Das bedeutet, dass grundsätzlich jeder an ihnen teilnehmen konnte. Es gibt aber auch die Möglichkeit, Hackathons firmenintern durchzuführen. Hierbei gelten die gleichen Regeln, nur dass ausschließlich Angestellte des jeweiligen Unternehmens teilnehmen dürfen. Viele Unternehmen nutzen das Format der Hackathons bereits, um schnell neue Idee zu entwickeln und in kürzester Zeit zu lauffähigen Prototypen zu kommen. Viele große Firmen führen regelmäßig Hackathons durch, um frische Ideen zu generieren, die ihr jeweiliges Geschäft verbessern können. Eins der bekanntesten Ergebnisse eines internen Hackathons ist der „Like-Button“ von Facebook. Die Idee und eine erste Implementierung entstand im Rahmen eines Facebook-internen Hackathons. Inzwischen ist der Button ein integraler Bestandteil der Social Media-Plattform und wird auf vielen weiteren Seiten verwendet. Insgesamt passen Hackathons in den aktuellen Zeitgeist, in dem mit Hilfe von „Design Thinking“ schnell neue Ideen entwickelt werden (vgl. [3]), sogenannte „Maker“ sich mit der Weiterentwicklung von technischen und nicht-technischen Gegenständen auseinandersetzen (vgl. [4]) und Unternehmen zunehmend agil

10

2

Grundlagen

geführt werden (vgl. [5]). Wie bereits in diesem Kapitel zu erkennen ist, können Hackathons unterschiedliche Ziele verfolgen. Im nachfolgenden Kapitel werden die möglichen Ziele eines Hackathons näher vorgestellt.

2.2

Ziele von Hackathons

Das Ziel der ersten Hackathons war es, an Technik „herumzubasteln“ und sie irgendwie schlauer, schneller oder besser zu machen. Inzwischen werden an unterschiedlichsten Stellen Hackathons aus diversen Beweggründen durchgeführt. Die häufigsten Ziele aktueller Hackathons werden im Folgenden beschrieben. Dabei werden zunächst die Ziele der großen und offen ausgeschriebenen Veranstaltungen vorgestellt. 1. Ideen/Technologien ausprobieren: Dies ist die ursprüngliche Ausrichtung der Hackathons. Es geht dabei darum, die Grenzen neuer Technologie auszutesten, unterschiedlichste Technologien miteinander auf neue Arten zu kombinieren oder sie so zu ergänzen, dass etwas Neues dabei entsteht. Es ist wichtig zu beachten, dass hierbei meist keine kommerziellen Absichten verfolgt werden und die Teilnehmer diese „Hacks“ aus Freude am Basteln und Programmieren erstellen. Solche Hackathons sind oft im universitären Umfeld zu finden, werden relativ lokal ausgeführt und haben meist keine extrem hohen Teilnehmerzahlen. Teilweise stellen auch große Technologiekonzerne im Rahmen von Hackathons neue Hardware oder Software zur Verfügung, um innerhalb kürzester Zeit herausfinden zu lassen, wozu diese Technologie eingesetzt werden kann. Diese Hackathons haben dabei sicherlich den Fokus auf zukünftige Produkte und sie belohnen die Gewinner meist mit hoch dotierten Geld- oder Sachpreisen. Solche Veranstaltungen werden oft groß beworben, ziehen viele Teilnehmer an und sind häufig international besetzt. 2. Start-ups fördern: Ein weiteres Ziel der offenen Hackathons ist es, Start-ups in einem sehr frühen Stadium die Möglichkeit zu bieten, ihre Ideen einem größeren Publikum vorzustellen, erste Prototypen zu entwickeln und Kontakte zu Entwicklern zu vermitteln. Der Hauptgrund liegt aber darin, neue Ideen vor Risikokapitalgebern zu präsentieren und möglichst Investoren für ein neues Unternehmen zu finden. Oft finden sich bei solchen Hackathons Leute mit neuen und teilweise sehr eigensinnigen und kreativen Geschäftsideen und fachlich sehr versierte Entwickler, die einen neuen Job suchen. Nicht selten werden nach einem Hackathon neue Unternehmen gegründet, die auf Basis der während des Events entwickelten Idee oder des bereits implementierten Prototyps weiterarbeiten

2.2 Ziele von Hackathons

11

und deren Mitarbeiter Teilnehmer des Hackathons waren. Diese Hackathons sind meist sehr gut besucht und dienen als Job-, Geschäftsideen- und Finanzierungsdrehscheibe, bei denen oft große Geldgeber viel Risikokapitel (englisch: venture capital) investieren und hoffen, das „nächste große Ding“ zu finden. Nachdem die Ziele der externen Hackathons beleuchtet wurden, werden folgend die häufigsten Ziele von unternehmensinternen Hackathons beschrieben. 1. Innovationen treiben: Unternehmen setzten in den letzten Jahren oft auf Hackathons, um schnell neue Geschäfts- oder Produktideen zu entwickeln. Dazu werden Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen zu einem speziellen Thema, einer Technologie oder ohne weitere Vorgaben zusammengebracht, um in kürzester Zeit neue Ideen zu entwickeln, die dann in einem nächsten Schritt weiter geprüft werden können. Manchmal werden diese Hackathons auch absichtlich für Externe geöffnet, um weitere Ideen von außen einfließen zu lassen und Personen dabei zu haben, die „frischen Wind“ mitbringen können. Bei solchen Hackathons ist zu beachten, dass sie keinen Ersatz für eine interne Produktentwicklung oder Forschungseinheit darstellen. Innovation lässt sich nicht erzwingen und auch nicht in Events „auslagern“. Diese Veranstaltungen bieten ausschließlich die Möglichkeit, schnell neue Ideen zu entwickeln oder Ideen aus der Produktentwicklung zeitnah in einen Prototyp zu überführen. Die Überführung in marktreife Produkte und das Testen der Produkte am Markt kann durch Hackathons natürlich nicht geleistet werden. Sie sollten eher als zusätzliche Innovationsquelle angesehen werden, die mit einem neuen Format Spaß und kreative Freude für Ihre Mitarbeiter bietet. 2. Recruiting: Das nächste Ziel von Hackathons in Unternehmen ist die Gewinnung von neuem Personal. Hierbei werden Hackathons angeboten, die entweder mit internen Entwicklern angereichert oder ausschließlich mit externen Bewerbern besetzt werden. Ziel ist, innerhalb kürzester Zeit einen Eindruck von den Bewerbern zu gewinnen. Hackathons bieten dazu eine hervorragende Möglichkeit, da alle Teilnehmer unter hohem zeitlichen Druck sehr kreativ sein müssen. Weiterhin lässt sich schnell ein Eindruck der fachlichen Expertise der Entwickler gewinnen. Zusätzlich müssen sich die Teilnehmer der einzelnen Gruppen unter Stress sehr viel austauschen und es muss viel innerhalb der Gruppen, zwischen den Gruppen und mit dem Veranstalter kommuniziert werden. Hier können schnell Eindrücke von den sozialen Fähigkeiten (den sogenannten Softskills, vgl. [6]) der Teilnehmer gewonnen werden. Diese Hackathons werden oft von Mitarbeitern aus der Personalabteilung zusammen mit fachlichen Ansprechpartnern der jeweiligen Bereiche durchgeführt. Üblicherweise winken als Preise nicht nur

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2

Grundlagen

Geld- oder Sachpreise, sondern auch Praktika oder Anstellungen. Manchmal werden diese Hackathons deswegen als „Assessment Center 2.0“ bezeichnet. 3. Teambuilding: Interne Hackathons können auch eingesetzt werden, um die Moral und die Stimmung in vorhandenen Teams zu verbessern. Das frische Format und die sehr intensive Zusammenarbeit unter starkem zeitlichen Druck können die Teammitglieder sehr stark motivieren und sie fester zusammenschweißen. Bei diesen Hackathons liegt der Fokus, genau wie bei den Recruitingorientierten, nicht unbedingt auf dem eigentlichen Ergebnis. Vielmehr geht es um das Event an sich und die (hoffentlich positiven) Auswirkungen auf das Team. Umso erfreulicher ist es natürlich, wenn gleichzeitig eine valide Geschäftsidee oder eine Produktverbesserung dabei entsteht. 4. Außenwahrnehmung steigern: Ein weiteres Ziel von Unternehmens-Hackathons ist es, sich nach außen als ein innovatives, aktives und flexibles Unternehmen zu positionieren. Dies soll das Image der Firma aufwerten und in Zeiten des Fachkräftemangels (vor allem in der IT) mehr Bewerber anziehen. Oft wird dies als Nebeneffekt von Recruiting-Hackathons mit eingeplant. Hackathons sind gerade sehr aktuell und lassen sich sehr gut über Social Media (wie zum Beispiel Facebook, Twitter, LinkedIn und Xing) bewerben. Somit können auch kleinere Firmen schnell eine gewisse mediale Reichweite erlangen.

2.3

Ablauf

Einen eigenen Hackathon durchzuführen erfordert viel Planung und eine genaue Idee davon, was wann passieren soll. Grundsätzlich lässt sich ein Hackathon in drei Phasen aufteilen. Diese Phasen sind in Abb. 2.1 grafisch dargestellt.

Durchführung

Nachbereitung

Dokumentaon und Kommunikaon Abb. 2.1 Allgemeiner Ablauf eines Hackathons

Ende

Start

Vorbereitung

2.3 Ablauf

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1. Vorbereitung: Die erste Phase ist mit Abstand die längste und wird in ihrer Komplexität oft unterschätzt. Hier wird ein genauer Plan des eigentlichen Hackathons erstellt, damit die Durchführung nachher reibungslos vonstattengeht. Begonnen werden sollte mit grundsätzlichen Dingen wie dem Ziel und dem Thema des Hackathons. Dann wird ein Datum, eine passende Location, Personal und vieles mehr benötigt. Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Teilnahmebedingungen müssen sorgfältig geplant werden, damit es später zu keinen Problemen kommt. Zusätzlich werden eine Jury, Sponsoren und möglicherweise Medienpartner für die Berichterstattung benötigt. In Kap. 3 werden alle Aspekte einer erfolgreichen Planung ausführlich vorgestellt. Weitere gute Quellen für die Planung des eigenen Hackathons sind: „https://hackathon.guide“ und „https:// hackdaymanifesto.com“. 2. Durchführung: Die zweite Phase ist die eigentliche Durchführung. Dabei folgen Hackathons meist einem sehr ähnlichen Ablauf. Zu Beginn werden die Teilnehmer in Empfang genommen. Danach wird oft ein kurzer Einführungsvortrag gehalten, der das grundsätzliche Thema motiviert und die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen erläutert. Anschließend stellen sich einzelne Personen mit ihren Ideen vor, welche sie im Rahmen des Hackathons angehen wollen. Darauf finden sich die Teilnehmer in den für sie jeweils interessantesten Gruppen zusammen und die Arbeit beginnt. Abhängig von der geplanten Länge wird dann inhaltlich gearbeitet. Am Ende werden die Ergebnisse im Plenum und vor der Jury vorgestellt. Abgeschlossen wird der Hackathon durch die Preisverleihung. Um den Ablauf des Hackathons so reibungslos wie möglich zu gestalten, ist ebenfalls eine gute Planung vonnöten. Eine genaue Beschreibung aller notwendigen Schritte finden Sie in Kap. 4. 3. Nachbereitung: Die dritte und letzte Phase wird oft vernachlässigt oder sogar ganz vergessen oder absichtlich ausgelassen. Doch genau hier können sich erhebliche Mehrwerte ergeben. So können zum Beispiel die Ergebnisse professionell weiterverfolgt, Verbindungen zu Kapitalgebern und Sponsoren vermittelt und möglicherweise neue Firmen gegründet werden. Hierfür ist viel Know-how notwendig, welches im Rahmen einer professionellen Nachbereitung an interessierte Teilnehmer vermittelt werden kann. Bei internen Hackathons, die das Ziel hatten, eine Produkt- oder Geschäftsmodellinnovation hervorzubringen, müssen die entwickelten Ideen im Nachgang zum Hackathon ausgiebig untersucht und auf ihre Markttauglichkeit überprüft werden. Sollte sich eine valide Geschäftsidee herauskristallisieren, so muss diese in einem vorher definierten Prozess in

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2

Grundlagen

die eigentliche Produktentwicklung überführt und weiter vorangetrieben werden. In Kap. 5 werden die Schritte für eine gelungene Nachbereitung ausführlich beschrieben. Alle drei Phasen sollten durchgehend kommunikativ begleitet werden. Das heißt, dass Sie von Beginn der Planung an Werbung für Ihren Hackathon machen sollten. Berichten Sie oft und über verschiedene Kanäle (online wie offline) wie Ihre Planungen voranschreiten. Während des Hackathons sollten Sie sehr intensiv berichten. Nutzen Sie dafür ein oder mehrere Teammitglieder und möglicherweise auch die Presse. Auch nach dem Hackathon sollten Sie weiterkommunizieren. Berichten Sie von dem Event, stellen Sie die Ergebnisse und die Gewinner vor. Möglicherweise können Sie ja schon einen nächsten Hackathon ankündigen. Zusätzlich zu der begleitenden Kommunikation sollten Sie alles, was Sie während jeder Phase tun, planen und entscheiden, schriftlich festhalten. Dokumentieren Sie alles. Von der ersten Idee über Pläne, Anfragen, Angebote, Verhandlungsabläufe und -ergebnisse, Positives sowie Negatives. Halten Sie weiterhin fest, wer wann was getan hat und wer bis wann welche Aufgaben zu erledigen hat. So stellen Sie sicher, dass jeder Schritt nachvollzogen werden kann. Weiterhin kann Ihre Dokumentation im Nachgang genutzt werden, um den Hackathon und den gesamten Prozess zu bewerten und für das nächste Event zu lernen. So stellen Sie sicher, dass Sie von Mal zu Mal besser werden. Zusammenfassung

• Das Wort „Hackathon“ setzt sich aus den Wörtern „to hack“ und „Marathon“ zusammen. • Hackathons sind Veranstaltungen, bei denen in kürzester Zeit (meist zwischen 24 und 48 h) mit einer Gruppe von Menschen kreative neue Ideen entwickelt und verprobt werden. Diese Ideen werden dann im Plenum und vor einer Jury vorgestellt. Die besten Ergebnisse werden oft mit Geld- oder Sachpreisen ausgezeichnet. • Hackathons kommen aus Amerika und waren zunächst Treffen von technikbegeisterten „Nerds“, die neue Technologien ausprobieren oder bestehende Systeme (Hard- oder Software) ergänzen oder verbessern wollten. • Inzwischen sind Hackathons oft sehr kommerziell ausgerichtet. Viele Risikokapitalgeber suchen nach guten Investitionsgelegenheiten und Sponsoren werben für ihre Firmen und Produkte. Oft werden die Events stark medial (online wie offline) begleitet. • In den letzten Jahren wurden Hackathons überall auf der Welt durchgeführt und oft nehmen hunderte oder sogar tausende Menschen teil.

Literatur

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• Hackathons sind oft technologiegetrieben. Es gibt aber auch Hackathons zu vielen weiteren Themen wie zum Beispiel Musik, (Computer-)Spiele, Gesundheit, Umwelt und Kultur. • Hackathons können als offenes Event ausgeschrieben werden, bei dem jeder Interessierte teilnehmen kann, oder intern in einem Unternehmen durchgeführt werden. • Die Hauptziele moderner Hackathons sind: Ausprobieren von neuen Ideen und Technologien, Start-ups fördern, Innovationen treiben, Recruiting, Teambuilding und Steigerung des Unternehmensimages. • Gute Online-Quellen für die Planung eines Hackathons sind: „https://hackathon.guide“ und „https://hackdaymanifesto.com“. • Einen erfolgreichen Hackathon durchzuführen erfordert drei Phasen: Vorbereitung (siehe Kap. 3), Durchführung (siehe Kap. 4) und Nachbereitung (siehe Kap. 5). Jede dieser Phasen sollte ausführlich geplant und mit größter Sorgfalt durchlaufen werden, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. • Kommunizieren Sie viel und während jeder Phase. Nutzen Sie online sowie offline Kommunikation. • Dokumentieren Sie jeden Schritt und jede Entscheidung. So können Sie den Hackathon im Nachgang gut auswerten, aus den Fehlern lernen und jedes Mal besser werden.

Literatur 1. Gottfried J (2014) A brief history of hackathons. https://www.youtube.com/watch? v=Zr6VPAe9CKU 2. Gottfried J (2014) History of Hackathons – Revised for HackCon. https://de.slideshare. net/JonMarkGo/history-of-hackathons-revised-for-hackcon 3. Ambrose G, Harris P (2010) Design Thinking: Fragestellung, Recherche, Ideenfindung, Prototyping, Auswahl, Ausführung, Feedback. Stiebner Verlag GmbH, München 4. Hatch M (2014) The maker movement manifesto: rules for innovation in the new world of crafters, hackers, and tinkerers. McGraw-Hill Education, New York 5. Hofert S (2018) Das agile Mindset: Mitarbeiter entwickeln. Zukunft der Arbeit gestalten, Springer Gabler, Wiesbaden 6. Moritz A, Rimbach F (2006) Soft Skills für Young Professionals: Alles, was Sie für Ihre Karriere brauchen. Whitebooks, GABAL, Offenbach

3

Vorbereitung

Zusammenfassung

Um einen erfolgreichen Hackathon zu veranstalten müssen im Vorfeld viele Dinge bedacht, geplant und vorbereitet werden. In diesem Kapitel wird ein Überblick über die wichtigsten Punkte gegeben, die Sie bei Ihrer Planung beachten sollten. Dies reicht von einfachen Dingen wie Termin, Dauer, Thema und Teilnehmeranzahl über die richtige Location, Ihr Team, Technik, Sponsoren und Kosten bis hin zu rechtlichen Aspekten, die bereits bei der Planung beachtet werden sollten. Die Durchführung der Hackathon-Veranstaltung selbst bedeutet ein Abspulen eines zuvor vorbereiteten Umsetzungsplanes. Dementsprechend kann bei der Durchführung bei Abweichungen vom Plan nur noch improvisiert werden. Während der Vorbereitung eines Hackathons ist genug Zeit, sich auf alle Eventualitäten einzurichten und die Herausforderungen der erfolgreichen Veranstaltung zu durchdenken. In diesem Kapitel werden daher möglichst umfänglich die Punkte angesprochen, die im Vorfeld zu bedenken sind. Jeder Veranstalter wird seine Veranstaltung zu einem besonderen Event machen wollen und daher die Punkte jeweils individuell für sich bewerten. Die Vorbereitungsphase ist mit viel Brainstorming verbunden. Hier sollten Sie bereits früh anfangen, Gedanken festzuhalten, und diese in die vorbereitende schriftliche Planung einfließen zu lassen. Die einzelnen Aktivitäten der Vorbereitung werden in Abb. 3.1 grafisch dargestellt.

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 A. Kohne und V. Wehmeier, Hackathons, https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6_3

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• • • • • • • • • • • • •

Durchführung

Nachbereitung

Ende

Start

Vorbereitung

Vorbereitung

Veranstalter und Teilnehmer Dauer Rechtliche Aspekte Werbung Veranstaltungsort Ausstaung und Technik Veranstaltungsteam Kosten Sponsoren Preise und Incenvierung Jury, Präsentaon und Preisverleihung Rahmenprogramm Kreaves

Abb. 3.1 Überblick über die einzelnen Aktivitäten während der Vorbereitung

3.1

Veranstalter und Teilnehmer

Während der private Sektor durch Innovationen seine Zukunftsfähigkeit erhalten kann, wird der öffentliche Dienst durch frische Ideen sein Ansehen bei Bürgern und sein Image als moderner Arbeitgeber ausbauen können. Universitäten sehen im Auffinden des bisher Nichtgedachten ihre Kernaufgabe und selbst Vereine, Parteien und Interessenverbände profitieren, indem sie die Energie, den Willen und die Kraft der Gedanken vieler Menschen in neue und kreative Bahnen lenken. Gute Ideen sind die Währung dieses Jahrhunderts und damit für jeden wertvoll. Ob ein Hackathon die passende Antwort auf diese Erkenntnis bietet, wird man individuell entscheiden müssen. Die Teilnehmerschar bei einem Hackathon kann sehr bunt ausfallen, aber auch als Veranstalter kommen viele Möglichkeiten in Frage. Im Folgenden werden die häufigsten Gruppierungen im Einzelnen vorgestellt.

3.1.1

Unternehmensinterner Hackathon

Die Überlebensfähigkeit von Firmen hängt in nahezu jeder Branche davon ab, ob dauerhaft Produkte und Dienstleistungen angeboten werden können, die dem Stand der Technologie und dem Zeitgeist entsprechen. Vor allem gilt es, sich im

3.1 Veranstalter und Teilnehmer

19

Wettbewerb mit anderen Firmen zu behaupten. Ein gutes Marketing kann ein unzureichendes Angebot nicht lange kaschieren. Aus einem Format, das aus verschiedenen Köpfen, Blickrichtungen, Wissensdisziplinen, Altersgruppen und Bevölkerungsschichten neue Impulse zu generieren vermag, kann viel Energie entstehen. Solche Impulse können gezielt durch einen Hackathon ausgelöst werden und auf verschiedene Zwecke ausgerichtet sein. Hier einige Beispiele: • Bestehende Produkte oder Dienstleistungen sollen weiterentwickelt werden • Neue Produktlinien können erdacht und Alternativen verglichen werden • Ausgewählte Schlüsseltechnologien werden gemeinschaftlich auf ihre Verwendbarkeit untersucht • Betriebliches Vorschlagswesen wird anstatt in einem stetigen Prozess als jährliches Event aufgesetzt • Konkrete Probleme eines Unternehmens werden zur Diskussion gestellt und es wird aktiv nach Lösungen gefragt • Die Neuausrichtung der Firma wird gemeinschaftlich und kreativ erörtert

3.1.2

Externer Hackathon eines Unternehmens

Die Ziele, die eine Firma mit einem internen Hackathon verfolgen kann, können auch durch Einbindung externer Teilnehmer erreicht werden. Eine Motivation hierzu kann sich daraus ergeben, als moderner Arbeitgeber empfunden zu werden. Die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern aus einem Hackathon heraus ist in der Praxis ein häufig angestrebtes Ziel. Für den Veranstalter sind externe Teilnehmer zudem auch deshalb wertvoll, weil diese keiner „Betriebsblindheit“ unterliegen und andere Kompetenzprofile mitbringen. Dies bringt oft frischen Wind und neue Gedanken mit ein, die sonst von den internen Mitarbeitern nicht in Betracht gezogen werden würden. Ein externer Hackathon ist in der Vorbereitung und Durchführung erheblich komplexer und in Hinblick auf rechtliche und Marketing-Aspekte aufwändiger. So müssen die Regeln sehr genau definiert und das Event frühzeitig extern beworben werden, sodass sich entsprechende Teilnehmer finden. Die Zielstellung gegenüber einem internen Hackathon ist mit den Faktoren Außenwahrnehmung und Mitarbeitergewinnung breiter angelegt. Somit sollten Sie versuchen, alles dafür zu tun, Ihr Unternehmen während des Hackathons in ein gutes Licht zu rücken. Rein interne Hackathons können auch in den eigenen Büroräumen durchgeführt werden. Meist sind diese aber nicht repräsentativ genug, um sie für externe einzusetzen. Auch die Anzahl der Teilnehmer kann ein limitierender Faktor sein. Suchen Sie also frühzeitig nach einer entsprechenden Location.

20

3.1.3

3

Vorbereitung

Eine Behörde veranstaltet einen Hackathon

Der öffentliche Dienst wird oft mit Umständlichkeit, Rückständigkeit, und geringem Tempo in Verbindung gebracht. Dass dies nicht zutrifft, sondern es einen klaren Willen zur Modernisierung und zur Veränderung gibt, kann man auch öffentlich dokumentieren. Gerade die Einschätzung, dass ein Hackathon nicht das typische Format zur Weiterentwicklung ist, sollte Entscheidungsträger auf Bund-, Landesoder Kommunalebene anspornen, dieses Format zu nutzen. Es kann mit Bürgern und Mitarbeitern gleichermaßen funktionieren. Anwendungsfelder können wie folgt aussehen: • Die Aufgabenkritik innerhalb der Behörde findet mit den Mitarbeitern statt • Bewährte, aber unbeliebte Prozesse werden auf Optimierungspotenzial untersucht • Ein lang ausgesessenes kommunales Problem wird mit Bürgern auf kreative Lösungsvarianten hin untersucht • Ein kommunaler Planungsprozess wird mit Experten und/oder Bürgern um kreative Lösungsansätze bereichert • Für eine behördliche Problemstellung wird nach einer technischen Lösung im Bereich der Digitalisierung gesucht

3.1.4

Hackathon als Campusveranstaltung einer Universität

Universitäten folgen einem Lehr- und Forschungsauftrag und sowohl Professoren wie auch Studenten sind bemüht, zeitgemäß informiert zu sein und daraus die besten Akademikerlaufbahnen und entsprechenden Erfolge zu generieren. Nicht umsonst beginnt die Entstehungsgeschichte einer überwältigenden Anzahl von weltweit erfolgreichen Start-ups auf einem Uni-Campus. Aber auch Universitäten können im normalen Lehrbetrieb der Fakultäten keine Ideen auf Knopfdruck generieren. Abseits des Curriculums ist es einfacher, tagesaktuelle Themen, Technologien und Problemfelder zu durchdenken. Dieser Freiraum kann sich durch die Besonderheit eines Veranstaltungsformats wie einem Hackathon ergeben. Anwendungsfelder können hier sein: • Eine neue Technologie wird in einem Wettbewerb auf dem Campus erprobt • Ein interessantes Thema wird in der Universität unter den Fakultäten zum wettbewerblichen Kräftemessen ausgelobt

3.1 Veranstalter und Teilnehmer

21

• Eine Fragestellung der Universität selbst wird unter Einbeziehung der Studentenschaft ausdiskutiert • Ein Unternehmen veranstaltet zusammen mit einer Universität einen Hackathon, um Drittmittel gezielter einsetzen zu können

3.1.5

Ein Verein veranstaltet einen Hackathon

Vereine haben ein gemeinsames Interesse, ihren Vereinszweck und das innewohnende Thema zu kultivieren und es weiterzuentwickeln. Ein Imkerverein kann ebenso an Fortschritt interessiert sein wie ein Verein zur Förderung der lokalen Gesamtschule. Auch Sportvereine können über Hackathons nachdenken. Mögliche Ideen könnten die folgenden sein: • Ein Mini-Hackathon zur Akquirierung neuer Mitglieder wird gestartet • Ein Hackathon wird ausgerichtet, um Mitglieder stärker in ein aktuelles Thema einzubinden • Ein Verein versucht über einen Hackathon, seine Mitglieder untereinander stärker zu vernetzen • Eine Teildisziplin innerhalb des Vereinszweckes soll weitergedacht und fortentwickelt werden • Es werden kreative neue Wege gesucht, Geld in die Vereinskasse zu bringen • Es werden neue Angebote für Mitglieder oder Externe entwickelt

3.1.6

Die Zusammensetzung der Teilnehmer

Eine der wichtigsten Fragen, die es zu klären gilt, ist die der Zusammensetzung der Teilnehmerschaft. Wer darf und soll überhaupt mitmachen? Inwieweit sich Fähigkeiten, Lebenserfahrung und Ausbildungsstatus vermischen dürfen, obliegt den Vorgaben der Organisatoren. In den meisten Fällen wird man es schwer haben, ein exaktes Raster für die Teilnehmer zu definieren. Eine Veranstaltung ist frischer, wenn kreative, motivierte und idealistische Teilnehmer im Boot sind. Eine Veranstaltung ist in den Ergebnissen erfolgreicher, wenn erfahrene und praxiserprobte Leute eine Teilhabe an ihren Erfahrungen ermöglichen. Gemischte Teams und eine interdisziplinäre Zusammensetzung versprechen die besten Ergebnisse. Beachten Sie bei der Planung Ihres Hackathons also ganz konkret, an wen Sie sich als potentielle Teilnehmer richten, und gleichen Sie Ihre Anforderungen an

22

3

Vorbereitung

ein mögliches Ergebnis mit den eingeladenen Teilnehmern ab. Denken Sie an die Dimensionen Alter, Ausbildung, Studium, Betriebszugehörigkeit und natürlich die persönliche Motivation der Teilnehmer. Mit Menschen zusammen zu sein, die anders sind als man selbst, macht Menschen kreativer, fleißiger und lässt sie härter arbeiten. Im Übrigen sollten Sie sich auch überlegen, ob interessierte Zuschauer bei Ihrem Hackathon zugelassen sind. Dies kann den Hackathon ebenfalls bereichern. Im Vorfeld gilt es auch zu bedenken, ob Sie echte Profis und Berufserfahrene im Hackathon zulassen möchten. Dies kann für die Qualität der Ergebnisse positiv sein, darf aber Studenten, Berufseinsteiger und weniger erfahrene Mitstreiter nicht benachteiligen. Hier gilt es, durch eine geschickte Mischung unterschiedlicher Profile in den späteren Teams einen Ausgleich zu schaffen. Ebenfalls ist am Ende das Augenmaß der Juroren bei der Bewertung der einzelnen Ergebnisse gefragt.

3.1.7

Alle Altersgruppen

Das Format für Hackathons ist noch nicht zu Ende gedacht und daher ist auch das Anwendungsfeld nicht begrenzt. Man kann einen Hackathon am Frühstückstisch mit seinen Kindern starten und innerhalb von zehn Minuten alle erdenklichen Ideen zu einem Thema heraufbefördern. Und ein Hackathon in einem Seniorenstift kann ebenso elektrisierend sein, wenn das Thema und die Teilnehmer hinreichend gut ausgewählt sind. Wenn das Format der Hackathons nur mit jungen, kreativen Menschen in Verbindung gebracht werden kann, so wäre das nicht zu Ende gedacht. In ihrer Lebenswelt denken junge und ältere Menschen jeweils anders über Lösungen ihrer Probleme nach. Die Bewertungsfähigkeit für Probleme ist ebenso an Erfahrungswissen gekoppelt wie Kreativität nie nur jungen Individuen vorbehalten sein wird. Und auch Jugendliche können aufgrund eines durch vorbehaltloser Denkweise geprägten Ideenreichtums immer eine Bereicherung sein. Binden Sie, wenn möglich, alle Altersgruppen in Ihren Hackathon mit ein. Versuchen Sie zumindest die Altersspanne möglichst groß zu halten. So profitieren Sie von allen Vorteilen und sorgen gleichzeitig für einen generationsübergreifenden Austausch.

3.1.8

Die richtige Größe für einen Hackathon

Ein zu kleiner Hackathon lässt keine Atmosphäre des Kräftemessens aufkommen. Da der Aufwand für einen guten Hackathon beträchtlich ist, sollte man unter einer

3.1 Veranstalter und Teilnehmer

23

vorab definierten Mindestanmeldezahl von vielleicht zwei Dutzend Teilnehmern sogar an eine Absage oder Verschiebung denken. Andersrum sollte man sich auch vorab eine Höchsteilnehmerzahl überlegen. Eine dreistellige Anzahl von Teilnehmern kann bereits Schwierigkeiten bereiten, weil die Wertung der Ergebnisse, die Prämierung und die Siegerehrung mit sehr vielen Teilnehmern komplizierter und zeitaufwändiger wird. Zu große Hackathons büßen oft an Atmosphäre ein. Auch kommen dem Teilnehmer bei zu großen Hackathons Zweifel, ob er überhaupt realistische Gewinnchancen hat. Nicht zuletzt muss die Hackathon-Größe auf die Räumlichkeiten, das zur Verfügung stehende Budget und die zur Verfügung stehenden Betreuer abgestimmt sein. Eine konkrete Empfehlung für eine optimale Teilnehmeranzahl gibt es nicht. Versuchen Sie eher abzuschätzen, wie viele Teams und damit wie viele neue Ideen Sie generieren lassen wollen und wie groß die Teams im Schnitt sein sollten. Auf diese Weise können Sie eine recht gute Abschätzung erreichen. Nachdem Sie für sich festgelegt haben, wie viele Teilnehmer Sie einbinden wollen, können Sie über Ihr Einladungsmanagement und limitierte Teilnehmerlisten mit Nachrückverfahren genau steuern, wie viele Teilnehmer zu Ihrem Hackathon kommen werden.

3.1.9

Die Zusammensetzung der Teams

Gute Ergebnisse in Hackathons werden oft in Teams erzielt, die sich aus verschiedenen Fachrichtungen und Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungshintergründen zusammensetzen. Zu große Teams bergen die Gefahr, dass nicht alle Teilnehmer gleichermaßen beteiligt sind und nur Teile des Teams die kreative Leistung tragen. Manchmal sind herausragende Leistungen aber auch Einzelleistungen. Grundsätzlich sollte es daher auch statthaft sein, als Einzelperson im Hackathon teilzunehmen. Dies ist aber definitiv eine Seltenheit. Bereits im Vorfeld eines Hackathons müssen potentielle Teilnehmer wissen, ob der Veranstalter auf vorab bereits bestehende und vielleicht bewährte Teams setzt, oder ob sich Einzelpersonen erst kurz vor dem Hackathon zu Teams zusammenfinden dürfen. Beides ergibt Sinn. Das bereits bestehende Team kann schnell in das Hackathon-Projekt einsteigen, ein neues, gemischtes Team wird möglicherweise mehr Kreativität an den Tag legen. Sollte der Veranstalter planen, die Teamzusammensetzung selbst festzulegen, so muss dies im Vorfeld klar zu erkennen sein.

24

3

Vorbereitung

Falls sich die Teams erst während der Veranstaltung zusammenfinden sollen, müssen Sie für diesen Prozess eine entsprechende Zeit zu Beginn des Hackathons einplanen. Setzen Sie hierfür aber auch nicht zu viel Zeit fest, da schnelle und emotionale Entscheidungen getroffen werden sollen.

3.2

Dauer

Zeit ist eine relative Größe und so stellt sich die Frage nach der richtigen Dauer einer Hackathon-Durchführung. Die Länge eines Hackathons steht auch in Relation zur Ernsthaftigkeit, Professionalität und dem Budget der Veranstaltung. Wird mehr Zeit investiert, sind im Endeffekt höherwertige Ergebnisse zu erwarten. Die These stimmt aber nur dann, wenn die Aufgabenstellung vielfältig und anspruchsvoll genug ist. Wohnt dem Hackathon keine wahre Herausforderung inne, ist zu viel Zeit Gift für die Stimmung. Die Spannung in einem Hackathon ist groß, wenn das geforderte Ergebnis anspruchsvoll ist und der gesetzte Zeitrahmen knapp. Fehlende Zeit wirkt wie ein Drucktopf und die Komplexität der Aufgabe ist das Gewürz, das jedes Ergebnis individuell werden lässt. Im Folgenden werden die gängigen Hackathon-Laufzeiten beschrieben und Tipps zur Terminfindung und zu möglichen Pausenregelungen gegeben.

3.2.1

Der kurze Hackathon

Für Teilnehmer, die für das Thema großes Interesse haben, sind 24 h eine überschaubare Zeit. Hier gilt es, etwas über seine normalen Grenzen zu gehen. Die Bereitschaft teilzunehmen ist groß. Für den Veranstalter reicht es aus, Verpflegung und ggf. Schlafgelegenheiten zu schaffen. Dies ist aber oft nicht nötig, da die Zeit meist komplett zur Bearbeitung genutzt wird. Allerdings sind in diesem Zeitraum zwar Ideen zu erwarten, jedoch sind fertig umgesetzte Ergebnisse in dieser Spanne nicht realistisch. Eine Ergebnispräsentation muss sich hier stark in der Ideenbeschreibung bewegen. Eine Vertiefung und konkrete Umsetzung insbesondere bei einem Technologie-Hackathon können in diesem Zeitraum nicht stattfinden. Der Vorteil dieses überschaubaren Zeitraums liegt im hohen Zuspruch und dem eigentlichen Wunsch, neue Impulse in kurzer Zeit zu erhalten.

3.2 Dauer

3.2.2

25

Der Wochenend-Hackathon

Der Normalfall für die Länge eines Hackathons liegt bei ca. 48 h. Hier wird meist gegen Freitagnachmittag begonnen und am Sonntag zwischen Mittag und Nachmittag ist der Abschluss. Bei einem Hackathon über zwei Tage werden Sie besser ausformulierte Ergebnisse erhalten, erste Realisierungsansätze und auch eine stichhaltigere Argumentation bei Geschäftsmodellen und Umsetzungsplänen. Für Ihren Hackathon müssen Sie bewerten, ob die Aufgabe und mögliche Lösungen diesen Zeitraum ausfüllen und ob die Teilnehmer gewillt sind, diese Zeit zu investieren. Dies hängt von vielen Faktoren ab. So können Sach- und Geldpreise, angebotene Stellen oder Investorenkapital ein guter Motivator sein.

3.2.3

Der sehr lange Hackathon

Um sehr ausführliche Ergebnisse zu erhalten, kann der Zeitraum der Durchführung auch deutlich länger ausfallen. Hier wird jedoch stärker auf virtuelle Zusammenarbeit gesetzt, die Zeit zur Teamarbeit wird frei eingeteilt und das Zusammenarbeiten an einem Ort in verschiedenen Teams tritt in den Hintergrund. Es gibt virtuelle Hackathons, die über ein halbes Jahr stattfinden. Die Teammitglieder können dabei über die gesamte Welt verteilt sein. Die Teams organisieren sich meist mit Hilfe von Online-Konferenzen, Telefon und Cloud-basierten Austauschdiensten. Für solch einen Hackathon gelten natürlich ganz andere Regeln und die Vorbereitung und Durchführung unterscheiden sich drastisch von einem normalen Hackathon. Hier kommt es mehr darauf an, die Teams zur Zusammenarbeit zu motivieren, den permanenten Austausch anzuregen und die Langzeitmotivation zu erhöhen. Natürlich ist auch der Charakter der Zusammenarbeit innerhalb der Teams ein komplett anderer, da die Teammitglieder sich in manchen Fällen nie persönlich kennengelernt haben. In manchen Fällen gibt es einen initialen Kickoff, bei dem alle anwesend sind. Die spätere Ausarbeitung findet dann wieder getrennt statt. Weiterhin verliert ein solcher Hackathon viel an Energie und Geschwindigkeit gegenüber einem normalen Hackathon, da einfach viel mehr Zeit zur Verfügung steht. Dies sorgt zwar für elaboriertere Ergebnisse, nimmt dem ganzen aber auch viel von der eigentlichen Magie des Events. Für welche Laufzeit Sie sich final entscheiden hängt also von vielen Parametern ab. Im Normalfall sollten Sie (vor allem bei Ihrem ersten Hackathon) zwischen 24 und 48 h einplanen.

26

3.2.4

3

Vorbereitung

Der smarte Hackathon

Auch ein sehr kurzer Hackathon über wenige Stunden kann Ergebnisse bringen. Ein Ideenfindungsprozess, vielleicht sogar flankiert von nützlichen Kreativitätstechniken, kann ebenfalls in einem Hackathon-Format Platz finden, ohne dass dies Tage in Anspruch nehmen muss. Die Umsetzung wird in solchen Kurzformaten mangels Zeit eher in den Hintergrund treten. Bereits nach vier bis acht Stunden können erste Ergebnisse erarbeitet werden. Erwarten Sie aber hier, genau wie beim kurzen Hackathon, keine komplexen Ausarbeitungen, umfangreiche Präsentation und funktionierende Prototypen. Vielmehr geht es darum, die kreative Energie des Wettbewerbsgedankens zu nutzen, um schnell neue Ideen zu entwickeln, die dann im Nachgang und in Ruhe weiter ausgearbeitet werden können.

3.2.5

Der richtige Termin

Der Vermeidung von Terminkollisionen ist bei der Terminfindung jeder Veranstaltung große Beachtung schenken. Negative Auswirkungen können gleichartige Veranstaltungen in unmittelbarer terminlicher Nähe bedeuten, aber auch Semesterferien, Schulferien oder Brückentage können die Anmeldezahl negativ beeinflussen. Möchte man einen Hackathon im Rahmen von ein bis zwei Tagen durchführen, bietet sich das Wochenende als Veranstaltungsfenster an. Bei der Startzeit an einem Freitag ist neben Schul- oder Arbeitsschluss noch die Anreise zu berücksichtigen. Ein Start am frühen Abend ist daher angenehm und zwingt Teilnehmer nicht, Urlaub zu beantragen.

3.2.6

Pausenregelungen

Das Wesen eines Hackathons ist das selbstständige Arbeiten im eigenen Tempo. Pausenregelungen sollten nicht von außen vorgegeben werden. Einzig die Verantwortung des Veranstalters für die Gesundheit der Teilnehmer sollte bedacht werden und eine offensichtliche Selbstüberforderung oder Übermüdung einzelner Teilnehmer darf auch zu einer direkten Ansprache der Betroffenen führen. Achten Sie also während der Arbeitsphase darauf, dass die Mitglieder des Organisationsteams und die Coaches, die in direktem Kontakt mit den Teilnehmern stehen, immer wieder überprüfen, wie es den Teams geht. Weiterhin sollten Sie

3.3 Rechtliche Aspekte

27

Pausen anregen. In diesen Pausen sollte regelmäßig gegessen, möglicherweise geschlafen oder sich (an der frischen Luft) bewegt werden. Bieten Sie entsprechende Möglichkeiten und Aktivitäten an. Die finale Entscheidung liegt natürlich bei den Teilnehmern.

3.3

Rechtliche Aspekte

Eine Hackathon-Veranstaltung in aus Sicht der Teilnehmer in erster Linie eine ungezwungene Veranstaltung. Die Mischung aus fachlicher Herausforderung, Spaß an einer unkonventionellen Freizeitgestaltung und vielleicht auch dem Interesse daran, gleichgesinnte Leute kennen zu lernen, verspricht erstmal einen unbesorgten Umgang miteinander. Der Veranstalter darf diesem unbeschwert daherkommenden Format aber nicht arglos und auf keinen Fall unvorbereitet begegnen. Klare Spielregeln erleichtern es Teilnehmern und dem Veranstalter, vom Start bis zum Ende der Veranstaltung, ohne echte Spannungen auszukommen. Es beginnt bei der Bewerbung der Veranstaltung und kann in manchen Fällen bei den Verwertungsrechten der erdachten Ergebnisse enden. Diese Dinge vorher zu bedenken und auch verbindlich zu vereinbaren sollte aber potentielle Teilnehmer nicht abschrecken. Daher müssen Spielregeln freundlich, zugleich bestimmt und wahrnehmbar vereinbart werden. Die folgenden Punkte können keine juristische Beratung ersetzen. Man sollte für das individuelle Vorhaben im Zweifelsfall immer juristischen Beistand hinzuziehen.

3.3.1

Einwandfreie Öffentlichkeitsarbeit

Ein Hackathon sollte intensiv und frühzeitig beworben werden. Egal, ob Sie sich für Werbung auf (Uni-)Pinnwänden, in Fachzeitungen, auf Postern, im Internet, per EMail oder aber über das Verteilen von Flyern entscheiden, es gibt ein paar Sachen zu beachten. Die Verletzung von Bildrechten bei der Erstellung von Werbematerialien erscheint angesichts eines für alle Seiten nur vorteilhaften Events nicht so schlimm. Aber eine Urheberrechtsverletzung bleibt es dennoch. Achten Sie also bei der Erstellung Ihres Marketingmaterials auf einwandfrei lizensiertes Material oder nutzen Sie spezielle Bilder und Grafiken, die für einen gewerblichen Einsatz kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. Hierzu gibt es entsprechende Portale im Internet, die große Sammlungen an grafischem Material zur freien Verwendung anbieten. Eine Grauzone mag es hingegen sein, bewährte Veranstaltungstitel zu „recyclen“. Zumindest die 1:1-Kopie eines Veranstaltungstitels kann neben dem Vorwurf der Einfallslo-

28

3

Vorbereitung

sigkeit auch ein juristisches Nachspiel haben, wenn der ursprüngliche Erfinder hier einen wie auch immer gearteten Alleinverwertungsanspruch für sich sieht. Achten Sie weiterhin bei der Verwendung von Partnernamen und deren Logos darauf, dass Sie eine schriftliche Erlaubnis dafür besitzen. Viele Industrieunternehmen achten weiterhin sehr penibel darauf, dass ihre Namen und Logos nur im richtigen Kontext, der richtigen Größe, Auflösung und Farbwiedergabe abgebildet werden. Stimmen Sie dies im Vorfeld eindeutig ab. Eine unerlaubte Nutzung kann schnell zu Unterlassungsklagen führen. Falls Sie im Einladungsprozess Fotos oder Videos vorhergegangener Hackathons zeigen wollen, denken Sie daran, dass Sie bereits vor der Erstellung dieses Materials die schriftliche Genehmigung aller abgebildeten Personen benötigen. Um dies sicherzustellen, sollten Sie eine entsprechende Klausel in das Regelwerk des Hackathons einbinden und diese im Rahmen der Anmeldung unterschreiben lassen. Grundsätzlich ist Fingerspitzengefühl geboten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie lieber einmal zu viel als einmal zu wenig bei einem entsprechenden Juristen nach.

3.3.2

Der Einladungsprozess

Die Einladung von potenziellen Interessenten via E-Mail geht schnell. Wenn Adressatenkreis und Ansprache richtig gewählt sind, wird eine vergleichsweise hohe Resonanz zu erwarten sein. Wichtig ist hier, dass man auf Nachfrage nachhalten kann, wie man in den Besitz der E-Mail-Adressen gekommen ist. Während noch Anfang des 21. Jahrhunderts die Nutzung von E-Mail-Crawlern statthaft erschien, hat spätestens die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO) zu einer sensiblen Nutzung von E-Mail-Adressen beigetragen. Nach wie vor ist es möglich, mit ausdrücklicher Erlaubnis (das sog. Opt-In-Verfahren setzt das ausdrückliche Zustimmen z. B. beim Anlegen eines Profils oder Bestätigen per Button in einem Prozess voraus) werbende E-Mails zu verschicken. Dabei sollte aber auch die Zweckbestimmung zur Nutzung der E-Mail-Adresse einer Person zum Zeitpunkt der Zustimmung nachvollziehbar sein. Auch wenn in der Realität kaum jemand der per E-Mail Eingeladenen eine Beschwerde äußern wird, so sollte man sich immer der aktuell geltenden Rechtslage zur Nutzung von E-Mail-Adressen und besonders der drohenden Strafen bewusst sein. Weiterhin können Sie Personen, deren Daten Sie schon besitzen, auch per Post einladen. Ein grafisch schön gestaltetes Anschreiben oder eine Karte sind etwas Besonderes und motivieren zur Teilnahme.

3.3 Rechtliche Aspekte

29

Zusätzlich zum Anschreiben bereits bekannter Personen kann es Ihr Ziel sein, neue Personen auf Ihren Hackathon aufmerksam zu machen. Hierzu bietet es sich an, eine entsprechende Homepage zu gestalten, dort die Veranstaltung, das Motto und die Ziele bekannt zu geben und diese Seite dann gezielt über Ihre Social MediaKanäle zu bewerben. Erstellen Sie dazu am besten einen Einladungsplan. Darin sollten Sie festlegen, über welche Kanäle Sie wann welche Zielgruppen ansprechen. So sollten Sie die Ansprache frühzeitig starten und in mehreren Wellen die Kommunikation wiederholen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht gelesen wird und auch Nachzügler, die vielleicht auf die erste Nachricht nicht reagiert haben, weiterhin die Chance haben, an Ihrem Hackathon teilzunehmen. Halten Sie weiterhin fest, wann sich wie viele Personen angemeldet haben. Möglicherweise können Sie sogar feststellen, über welche Ansprache die Personen auf das Event aufmerksam geworden sind. So können Sie im Nachgang auswerten, welche Kommunikationsmaßnahmen den größten Erfolg hatten und diese Information für Ihren nächsten Hackathon nutzen.

3.3.3

Die mediale Begleitung

Einen Hackathon in Bild und Ton festzuhalten schafft bleibende Eindrücke. Man möchte als Veranstalter viel fotografieren, filmen und Dinge festhalten. Dies bedarf im Vorfeld klarer Vereinbarungen, oder aber (wenn diese nicht vereinbart wurden), einer vorsichtigen Durchführung. Da es nicht statthaft ist, Personen von vorne und in erkennbarer Weise aufzunehmen, sollte man sich auch hier absichern. Im Vorfeld kann eine Vereinbarung in den Teilnahmebedingungen regeln, dass jeder Teilnehmer mit seiner Anmeldung ein Einverständnis für Film- und Fotoaufnahmen gibt. Aber auch individuelle Vereinbarungen mit einzelnen Teilnehmern (Aufnahme eines Interviews, genehmigtes Fotos etc.) sind möglich. Sollten diese Vereinbarungen nicht getroffen worden sein, sind Aufnahmen von vorne und daraus resultierende Erkennbarkeit der Person nicht statthaft – solange nicht eine nachträgliche schriftliche Genehmigung erteilt wird. Sollten Sie externe mediale Begleitung einbinden, so ist dies ebenfalls in den Regeln im Vorfeld zu kommunizieren. In Abhängigkeit Ihres Hackathons, der Teilnehmeranzahl und der Wichtigkeit des Events kann es ebenfalls sein, dass die Presse sich ankündigt. Klären Sie dies im Vorhinein und bieten Sie bei großen Veranstaltungen eine entsprechende Akkreditierung und die Bereitstellung von entsprechendem Pressematerial an.

30

3

Vorbereitung

Sollten Sie auf der Veranstaltung kommerzielle Musik abspielen wollen, müssen Sie daran denken, Ihre Veranstaltung bei der GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) anzumelden.

3.3.4

Vereinbarung von Verwertungsrechten

Im Regelfall wird ein Hackathon von einem wirtschaftlich stärkeren Veranstalter organisiert, der wiederum in einem kooperativen Gedanken Einzelpersonen, Studenten und kleine Start-ups umwirbt. Dass die guten Ideen und Ergebnisse anschließend dem Veranstalter gehören, ist keine Selbstverständlichkeit. Festzuhalten ist: Es gibt an dieser Stelle zwei unterschiedlich gelagerte Interessenlagen. Der Veranstalter möchte die Ergebnisse eines Hackathons in Form von guten Ideen eines anderen verwerten. Der Teilnehmer sieht sich sicher als Inhaber einer Idee und damit die Verwertungsrechte bei sich. Hier soll nicht über Patentrecht gesprochen werden und auch nicht diskutiert werden, inwieweit Ideen ein immaterielles Wirtschaftsgut sein können. Selbst wenn der Schöpfer einer Idee noch nicht volljährig ist und bei seinen Eltern lebt, gehört ihm die Idee, die er bei einem Hackathon erdacht hat. Dies gilt auch für eine Gruppe von Personen, die eine Idee ersonnen hat. Man sollte sich über Verwertungsrechte im Vorfeld in ethischer und juristischer Dimension Gedanken machen. Auch wenn vor Überregulierung zu warnen ist, so können klare Vereinbarungen in den Teilnahmebedingungen Probleme vermeiden. Eine solche Regel kann zum Beispiel sein, dass eine Hackathon-Idee mit der Verleihung eines Sachoder Geldpreises abgegolten ist und die Verwertungsrechte auf den Veranstalter übergehen. Unklar zu bleiben, birgt viele Gefahren: • Ideen werden nicht verwertet, weil ein Streit um die Verwertbarkeit entsteht • Eine Idee wird von einer Seite verwertet, ohne dass die andere Seite einverstanden ist • Ein Dritter bemächtigt sich der Idee, weil sich keiner der Streithähne an die Verwertung traut • Teilnehmende Start-ups fühlen sich einer Idee beraubt, weil die HackathonVeranstalter das Start-up seiner Idee via Teilnahmebedingungen enteignen Es gibt hier (auch im Wortsinne) kein Patentrezept. Wenn man bei der Teilnahme bestimmter Bewerber unsicher wird, ist Kommunikation mit dem Bewerber das angeratene Mittel.

3.3 Rechtliche Aspekte

31

Einen Sonderfall bilden sicherlich firmeninterne Hackathons. Werden hier neue Ideen generiert, passiert das mit hoher Wahrscheinlichkeit auf Grundlage des vorab auf Firmenkosten vermittelten Wissens und auch innerhalb der Arbeitszeit. In diesem Fall ist in besonderer Weise darauf zu achten, dass die Motivation dennoch entsteht und Mitarbeiter sich veranlasst sehen, ihre Ideen weiter auszubauen. Hier können Geld- und Sachpreise wie auch Auszeichnungen das richtige Mittel darstellen. Ein zweiter, durch Vereinbarung entstehender Sonderfall ist die Abtretung der Verwertungsrechte an einen Sponsor, der als finanzieller Träger des Hackathons Verwertungsrechte optioniert hat. Diese Form der Durchführung ist umfänglich zu dokumentieren und in Richtung der Teilnehmer transparent zu gestalten. Der dritte Fall im Umgang mit Verwertungsrechten ist die Vereinbarung, dass grundsätzlich keine schützenswerten Ideen aus dem Hackathon resultieren. Dies soll kein „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“-Ansatz sein, sondern es obliegt dem Prozess innerhalb des Hackathons, den richtigen Umgang mit Ergebnissen fair auszugestalten. In jedem Fall ist eine klare und offene Darstellung der getroffenen Regelungen im Vorfeld allen Teilnehmern mitzuteilen. Dabei ist es am besten, die Regeln direkt in den Anmeldeprozess miteinzubeziehen. Somit müssen alle Teilnehmer diese lesen und stimmen durch ihre Unterschrift auf der Anmeldung zu. Es ist zu beachten, dass viele Teilnehmer von zu strikten Regeln und der kompletten Aufgabe des Rechts an der eigenen Idee abgeschreckt werden und möglicherweise dem Hackathon fernbleiben. Dies gilt es in jedem Fall in die Überlegungen miteinzubeziehen.

3.3.5

Ausschlusskriterien

Die Vielfältigkeit unter den Hackathon-Teilnehmern ist meist eine wichtige Zutat für wirklich gute und neu gedachte Ergebnissen eines solchen Wettbewerbs. Interdisziplinäre Teilnehmer sind fast immer eine gute Idee und nur in Ausnahmefällen sollte man Teilnehmer über das Regelwerk explizit ausschließen. Insbesondere wenn Teilnehmer offensichtlich keine Aussicht auf eine sinnvolle Mitwirkung haben, z. B. durch fehlende Fachlichkeit, Erfahrung oder Sprachkenntnisse, sollte man eine Teilnahme zumindest in Frage stellen. Aber auch eine Verletzung der „Waffengleichheit“ in die andere Richtung macht eine Teilnahme an einem Hackathon eher schwierig. Start-ups im Team sowie auch lange im Beruf stehende Profis mit ausgewiesenem Spezialwissen im Hackathon-Thema sind typische Kandidaten, die die Vergleichbarkeit der kreativen Ergebnisse in einem Hackathon verhindern

32

3

Vorbereitung

würden. Ausschlusskriterien sind immer mit Bedacht zu wählen, da das Gefühl, diskriminierende Spielregeln aufgestellt zu haben, einem Hackathon sehr nachhängen kann.

3.3.6

Betrügerische Absichten

Die Preisgelder eines Hackathons verleiten Teilnehmer auch dazu, im Dschungel der facettenreichen und unüberschaubaren Welt der Innovation einfach mal auf Bewährtes zurückzugreifen. Sich für eine bereits erdachte Idee in einem Hackathon prämieren zu lassen, ist unehrenhaft und auch betrügerisch. Dass ehrliche Mitspieler durch Betrüger um ihren Ruhm gebracht werden, ist im Sport und auch bei Hackathons leider gleichermaßen üblich. Neben dem Ideenklau ist eine weitere Spielart des Betrügens das Zusammenarbeiten mit nicht vor Ort befindlichen Helfern. In IT-Hackathons arbeiten die Teilnehmer regelmäßig mit eigenen Laptops und unbegrenztem Internetzugang. Dies erlaubt nebenbei auch die Zusammenarbeit mit einem unbegrenzt großen Team an virtuellen, über Chats und E-Mail verbundenen Teilnehmern. Diese Form von Betrugsversuchen sollte man durch einen sehr bestimmten Hinweis in den Teilnahmebedingungen ächten und entsprechende Teilnehmer oder sogar ganze Teams bei Nichtbeachtung vom Wettbewerb ausschließen. Das Risiko lässt sich aber nicht vollständig beseitigen. Einen Betrug nach der Veranstaltung aufzudecken ist sehr unschön – es nimmt der gesamten Veranstaltung rückwirkend den Glanz. Daher ist die Maßnahme vergleichbar der Dopingprobe in einem Hackathon auf den Zeitraum begrenzt, der zwischen Hackathon-Ende und Prämierung liegt. Hier kann die erweiterte Jury per Internetrecherche herausfinden, ob die eingereichte Idee abgekupfert ist. Die Kommunikation mit Externen in einem Hackathon zu unterbinden ist allein aufgrund der vielen verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten nicht denkbar.

3.3.7

Zu beteiligende Stellen

Wenn der Veranstalter eigene Mitarbeiter in den Hackathon als Betreuer einbindet, ist die Mitbestimmung der Personalvertretung hinsichtlich besonderer Arbeitszeiten nach Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Arbeitszeit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG) zu berücksichtigen. Im Vorfeld der Veranstaltung darf auch die Fachkraft für Arbeitssicherheit gehört werden, die wiederum mögliche gesundheitliche

3.4 Werbung

33

Gefahren für Mitarbeiter in der besonderen Situation der Hackathon-Durchführung beurteilen kann. Bei großen und extern durchgeführten Hackathons muss meist eine entsprechende Erlaubnis zur Durchführung einer Veranstaltung beim jeweils zuständigen Amt eingeholt werden. Hier können unter Umständen Auflagen erteilt werden, die umgesetzt werden müssen. Hierzu zählen zum Beispiel Brandschutzbestimmungen, Vorhaltung von medizinischem Fachpersonal und Sicherheitskräften und Vorgaben zur Lautstärke. Hier gibt es keine Standards und jedes Bundesland und jede Kommune kann dies anders regeln. Erkundigen Sie sich entsprechend frühzeitig und halten Sie die gegebenen Vorgaben strikt ein, da ansonsten ein Abbruch der Veranstaltung droht.

3.3.8

Sonstige Spielregeln

Alle Regeln, die Teilnehmer beim Hackathon zu befolgen haben, sollten festgeschrieben und bekannt gegeben werden. Dazu kann ein Alkoholverbot ebenso gehören wie die Untersagung lauter Musik während des Hackathons. Individuell sollte ein Veranstalter im Rahmen des Hausrechtes Richtlinien festlegen, sofern diese nicht sinnlos, unerfüllbar oder motivationstötend sind. Weiterhin sollten Sie Regeln zum fairen Umgang miteinander aufstellen, an die sich die Teilnehmer halten müssen. In den meisten Fällen ist dies bei Hackathons kein Problem. Aber in hitzigen Diskussionen vor allem gegen Ende des Hackathons kann es schon mal zur Sache gehen. Hier sollen keine Diskussionen unterbunden werden, aber sie sollen sachlich und ohne Drohungen, Beleidigungen und vor allem ohne körperliche Gewalt ausgefochten werden. Entsprechende Missachtungen sollten zeitnah angemahnt werden und bei grobem Verstoß zum Ausschluss führen.

3.4

Werbung

Nachdem man sich über die gewünschte Teilnehmerzahl und damit die Größe eines Hackathons klargeworden ist, wird man entsprechende Vorkehrungen treffen, dass auch genügend Anmeldungen eintreffen. Adressaten einer solchen Werbung sind Menschen, die in dieser Maßnahme eine tolle Aktion sehen, die sich für eine Arbeitsstelle in der Organisation interessieren, die Venture-Capital akquirieren möchten oder aber die einfach Interesse haben, das Leben in ihrer Stadt zu verfolgen. Nerds, Gründer und Studenten, aber auch Schüler und Berufstätige können zur Zielgruppe

34

3

Vorbereitung

gehören, und dies sollte bei der Bewerbung und der Wahl der Werbekanäle berücksichtigt werden. Im Folgenden wird das Thema Hackathon-Werbung bzw. die jeweilige Ausgestaltung weiter ausgeführt.

3.4.1

Name und Motto der Veranstaltung

Der Wiedererkennungswert eines Hackathons ist maßgeblich mit dessen Namen verbunden. Unverbraucht, eindeutig und kreativ kann der Name eines Hackathons ein Markenzeichen werden, das sich auch über Jahre nutzen und weiterverwenden lässt. Gern darf der Name des Hackathons aus zusammengesetzten oder mehreren Wörtern bestehen, wenn sich so mehr Aufschluss über das Hackathon-Ziel ergibt. Da ein griffiger Name meistens noch nicht Sinn und Zweck eines Hackathons vermitteln kann, darf gern auf einen Untertitel zurückgegriffen werden. Wenn dieser Untertitel eingängig ist und gleichzeitig das Motto darstellt, ist viel gewonnen. Dass im Name oder Motto das Wort Hackathon vorkommt, ist dabei nicht nötig. Nicht jeder Interessierte mag etwas mit dem Begriff Hackathon anzufangen wissen und so steht erstmal die Gewinnung von Aufmerksamkeit und das Senden einer positiven Einladung im Vordergrund. Superlative sollten genauso wie sehr kommerziell geprägte Titel vermieden werden. Der Untertitel bzw. das Motto des Hackathons sollte einem Interessierten beim ersten Hören Aufschluss geben können, ob es sich lohnt, weitere Informationen zu dieser Veranstaltung einzuholen und weiterzulesen. Möchte man auch dem Auge einen Ankerpunkt geben und den Wiedererkennungswert erhöhen, so kann man sich über die Erstellung eines eigenen Logos Gedanken machen. Zieht man dies in Erwägung, so ist kein Logo einem nicht-professionell gestalteten Logo vorzuziehen. Ein selbst gemachtes Logo ist meist als ein solches zu erkennen und kann dem Wunsch, einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, im Wege stehen. Was man nicht vor dem Start des Hackathon verraten sollte: Die genaue Aufgabenstellung. Diese wird erst mit dem Startschuss verkündet. Ansonsten besteht die Gefahr, dass zu viel Vorarbeit durch Teams erfolgt und eine wettbewerbsverzerrende Situation entsteht. Außerdem würde durch eine Vorabinformation einer der spannendsten Momente (die Verkündung der eigentlichen Aufgabe) vor den Hackathon gezogen werden. Nutzen Sie also die Einladung, um eine positive Spannung aufzubauen und die Teilnehmer so zu motivieren, dass sie teilnehmen wollen, obwohl noch nicht ganz klar ist, um was es sich ganz konkret handeln wird.

3.4 Werbung

3.4.2

35

Einbinden auf der Webseite

Ein Hackathon sollte keine Nebensache sein und so ist auch eine Bekanntmachung auf der eigenen Webseite nötig. Diese Möglichkeit ist meist kostenneutral und kann auch mit einem zentralen Anmeldelink verbunden werden. Auch eine eigene Webseite für die Veranstaltung eines Hackathons sollte erwogen werden. Dies unterstreicht nochmals die Bedeutung des Hackathons und erlaubt auch vollkommen individuelle Gestaltungselemente. Die folgenden Informationen sollten mindestens aufgeführt werden: • • • • • • •

Titel und Motto des Hackathons Termin, Dauer und Ort der Veranstaltung Welche potentiellen Teilnehmer sind angesprochen? Was gibt es zu gewinnen und nach welchen Kriterien wird prämiert? Was ist mitzubringen, was bekommt man vor Ort? Eine Möglichkeit, im Vorfeld Fragen zu stellen Ein Anmeldelink mit einem Hinweis auf die Beachtung der Datenschutzrichtlinien und der sonstigen Regelungen

3.4.3

Werbung in Fachzeitschriften oder lokaler Presse

Lokale Tageszeitungen sind an interessanten Meldungen und Veranstaltungen interessiert. Ein Hinweis an die Redaktion ist schnell erledigt und diese Form der Werbung ist kostenneutral. Möchte man aber über lokale Grenzen hinweg Aufmerksamkeit erreichen, ist mit drei Monaten Vorlauf auch die Bekanntmachung in Fachzeitschriften sinnvoll. Die hierfür anfallenden Kosten können aber erheblich sein.

3.4.4

Flyer, Poster, Drucksachen

Ein regional begrenzter Hackathon, z. B. auf einem Uni-Campus oder innerhalb einer Firma, kann auch erfolgreich mit klassischem Printmaterial beworben werden. Diese Form der Bekanntmachung ist kostengünstig und Drucksachen bieten den Vorteil, dass Papier auch eine Erinnerungsfunktion hat.

36

3.4.5

3

Vorbereitung

E-Mailing und virales Marketing

Die Nutzung von Adressbeständen zur direkten Einladung via E-Mail ist effektiv und kostengünstig. Auf rechtliche Aspekte wurde bereits im Abschn. 3.3.2 hingewiesen. Die Nutzung von Social Media-Kanälen bietet fast unbegrenzte Reichweiten. Allerdings birgt die Informationsflut im Internet auch das Risiko, bei einer Vielzahl von Veranstaltungen übersehen zu werden.

3.4.6

Mundpropaganda

Kostenlos und sehr erfolgreich ist die direkte Ansprache genau der Zielgruppen, die man gern auf seiner Veranstaltung sehen möchte. Nutzen Sie Ihr Netzwerk (und das Ihrer Kollegen) und aktivieren Sie so viele Menschen wie möglich persönlich. Eine erstgemeinte Empfehlung unter Bekannten ist oft viel mehr wert als einfache Werbung. Hierdurch sollte sich Ihre Teilnehmerliste schnell füllen.

3.4.7

Medienpartnerschaft

Existieren Fachzeitschriften oder sogar Verlage, die einen engen Bezug zum Hackathon-Thema haben, ist an die Vereinbarung einer Medienpartnerschaft zu denken. Diese ist zu einem sehr frühen Zeitpunkt zu erörtern. Die Vorteile einer solchen Vereinbarung liegen auf der Hand: • Konsistente Berichterstattung in allen Phasen der Hackathon-Durchführung • Erreichung der jeweiligen Zielgruppe in Print- und Onlinemedien • abgestimmter Medienmix über die zuvor angesprochenen Werbemöglichkeiten

3.4.8

Live-Berichterstattung

Es entspricht dem Zeitgeist, dass auch in Echtzeit über den erfolgreichen Fortgang der Veranstaltung in den sozialen Netzwerken berichtet wird. Ob hier Bilder, Statements der Teilnehmer oder auch schon Zwischenergebnisse berichtet werden, ist dem Veranstalter überlassen. Wichtig ist, dass auch die spontane Berichterstattung über Facebook, Twitter usw. qualitätsgesichert erfolgt und die Richtlinien zum Datenschutz und Recht am eigenen Bild beachtet werden. Profile in sozialen

3.5 Veranstaltungsort

37

Netzwerken speziell für die Nutzung während des Hackathons können auch bereits im Vorfeld zur Bewerbung der Veranstaltung genutzt werden. Ein Livestream von der Veranstaltung im Internet anzubieten ist zweifellos ein Highlight, erfordert aber auch die Zustimmung der Teilnehmer.

3.5

Veranstaltungsort

Ziel eines jeden Veranstalters sollte sein, den Hackathon zu einem unvergesslichen Event zu machen. Da aber schöne Bilder nicht nur im Kopf der Teilnehmer verbleiben sollen, sondern auch das Umfeld fotodokumentarisch für Presse und die eigene Nutzung festgehalten werden soll, ist an den Veranstaltungsort, die sogenannte „Location“, ein gewisser Anspruch zu stellen. Die Aspekte der passenden Infrastruktur im Sinn der ausreichenden Verpflegung, Rückzugsorte, Waschgelegenheiten und auch Schlafplätze nehmen an Bedeutung zu, je länger ein Hackathon dauern soll. Im Folgenden wird die Wahl der richtigen Location genauer beschrieben.

3.5.1

Der ideale Ort

Handelt es sich nicht um einen regional begrenzten Hackathon, so sind Metropolen mit guter Verkehrsinfrastruktur und Fernbahnhöfen den ländlichen Regionen vorzuziehen. Die Besonderheit eines Hackathons lässt natürlich auch Ausnahmen zu. Da man am Veranstaltungsort eines Hackathons sehr viel Zeit verbringt, sollte man sich dort auch wohlfühlen können. Hackathons bieten grundsätzlich Momente, die für alle, und damit ein Vielzahl von Personen in einem Raum gedacht sind, sollten aber auch die Möglichkeit zum Rückzug, zum Konzentrieren, Diskutieren und Kräfte tanken bieten. Damit sind Hotels mit großen Sälen und vielen kleinen Rückzugsräumen nie eine falsche Wahl. Aber viel preiswerter trifft man diese Umgebung auch in Universitäten an. Wenn vergleichbare Bedingungen auch an Orten geboten werden, die regionale oder überregionale Bekanntheit und eine gewisse Extravaganz haben oder einfach nur überraschend sind, dann hat man neben der bloßen Eignung auch dem gewissen Etwas in der Veranstaltung Rechnung getragen. Im Folgenden wird auf die konkrete Planung der Räumlichkeiten mit ihren einzelnen Aspekten eingegangen.

38

3.5.2

3

Vorbereitung

Eine sinnvolle räumliche Aufteilung

Den meisten Platz benötigt das Plenum und damit der Bereich, an dem Veranstalter, Helfer und vor allem Teilnehmer zusammenkommen. Hier wird die Begrüßung, die Prämierung zum Ende und zwischendurch die Verköstigung vorgenommen. Sinnvollerweise halten sich hier auch die Personen auf, die ständig als zentraler Ansprechpartner dienen sollen. An zentraler Stelle sollte ebenfalls ein Materiallager mit Mehrfachsteckdosen, Verlängerungskabeln, Papier, Stiften bis hin zu Pflastern, Taschentüchern, Schraubenziehern und Klebeband vorgehalten werden. Je nach Ausprägung des Hackathons können dies auch vollkommen andere Dinge und Werkzeuge sein. Der zentrale Bereich muss hell, weitläufig und gut klimatisiert sein. Bereiche, in denen intensiv gearbeitet wird, in denen Teams diskutieren oder aber auch mal ausruhen, sollten gestaltbar sein. Ob man den Tisch zum Schlafen oder das Sofa zum Arbeiten nimmt, darf den Teilnehmern überlassen werden. Die Örtlichkeiten sollten nahe beieinanderliegen. Der Geräuschpegel sollte über den Zeitraum der Veranstaltung aushaltbar sein. Da es vor, während und nach der eigentlichen Hackathon-Arbeitsphase immer wieder Ansagen durch die Veranstalter geben wird, sollte eine Bühne oder eine erhöhte Stelle vorhanden sein, von der zentrale Ansprachen wie Begrüßung und Verabschiedung durchgeführt werden können. Achten Sie weiterhin darauf, dass eine ausreichende Anzahl an Toiletten und Waschräumen zur Verfügung steht. Diese werden vor allem vor den (Schlaf-)Pausen und in den Morgenstunden stark frequentiert werden und sollten über das gesamte Gebäude verteilt und gut erreichbar sein. Achten Sie besonders bei diesen Räumen auf eine hohe Reinigungsfrequenz und planen Sie hier entsprechendes Personal mit ein. Um die Navigation im Gebäude zu erleichtern, sollten Sie allen Teilnehmern bei der Anmeldung einen entsprechenden Lageplan aushändigen und zusätzlich eine umfangreiche Beschilderung im Gebäude vorsehen.

3.5.3

Der Service-Desk

Jeder Hackathon-Teilnehmer stößt im Laufe der Veranstaltung auf Fragen. Diese sind vielfältig und nicht immer vorauszusehen. Vielleicht fehlen einfache Dinge des täglichen Bedarfs wie eine Büroklammer, ein Stift oder jemand möchte die Menükarte eines Pizzadienstes. Hierauf sollten Sie vorbereitet sein. Am besten bereiten Sie an zentraler Stelle oder im Empfangsraum eine Anlaufstelle vor, die die ganze Zeit über besetzt sein sollte. Wenn es nicht ein Ort mit

3.5 Veranstaltungsort

39

einem Tisch und einer Person sein kann, dann sollte man eine Telefonnummer, einen WhatsApp-Kontakt oder eine Pinnwand mit Fragemöglichkeiten einrichten. Das Thema der technischen Hilfestellung ist ebenfalls sehr wichtig. Hier geht es um die WLAN- und sonstigen Netzwerkverbindungen, Stromversorgung und Anschlüsse weitere Geräte wie Beamer und Musikanlagen. Bei technisch ausgelegten Hackathons, in denen zum Beispiel gelötet und mit 3D-Druckern gearbeitet werden soll, müssen Sie ebenfalls für Ausrüstung, Ersatzteile und einen sicheren Betrieb sorgen. Insgesamt bietet es sich an, ein technisches Unterstützungsteam zu haben, welches die Veranstaltung von der Planung bis zur Durchführung betreut und vor Ort als Ansprechpartner und „schnelle Eingreiftruppe“ agieren kann. Stellen Sie sicher, dass das Team bekannt ist und immer (zum Beispiel über den Service-Desk) ansprechbar ist.

3.5.4

An was ist noch zu denken?

Eine angemessene und kostenlose Verpflegung gehört zu einem guten Gastgeber. Getränke werden schnell zum Engpass und sollten daher während der Gesamtlaufzeit eines Hackathons nie unterschätzt werden. Neben der Bereitstellung von Wasser und normalen Kaltgetränken erhält der Veranstalter an dieser Stelle auch die Möglichkeit, die „Energiegetränke“ verantwortlich auszuwählen. Stark zuckerhaltige Getränke müssen nicht immer die erste Wahl sein; Tee, Kaffee und Mategetränke können hier ergänzen. Alle sechs Stunden sollte eine Hauptspeise angeboten werden, also Frühstück, Mittag- und Abendessen. Nachts darf dies schmaler ausfallen. Während der gesamten Zeit ist Obst und in kleinen Mengen Weingummi, Schokolade, Lakritz oder Ähnliches eine sehr gute Idee. Es bietet sich an, für die Versorgung einen lokalen Catering-Dienst einzubinden. Dieser könnte auch entsprechendes Personal zur Verfügung stellen, dann müssten Sie diesen Punkt nicht selbst betreuen. Inwieweit Sanitäter benötigt werden, liegt im Ermessen der Veranstalter. Zwar sind auf Hackathons weder Alkoholvergiftungen noch Schlägereien zu erwarten, aber die körperliche und geistige Belastung über einen langen Zeitraum ist nicht zu unterschätzen. In jedem Fall soll über den eventuellen Fall von akutem medizinischem Hilfebedarf im Vorfeld nachgedacht werden. In diesem Kontext sei auch angeraten, Schlafplätze, Sitzsäcke und vielleicht sogar Decken vorzuhalten. Letztere, da die Temperatur und Klimatisierung nicht selten von Teilnehmern sehr unterschiedlich bewertet wird.

40

3.5.5

3

Vorbereitung

Sonderfall: Online-Hackathon

Alle genannten Aspekte verlieren ihre Gültigkeit im Falle des Sonderformats Online-Hackathon. Hier steht nicht das räumliche Beisammensein im Vordergrund, sondern es können Teilnehmer aus aller Welt virtuell an einer Hackathon-Aufgabe arbeiten. Neben den offensichtlichen Vorteilen und auch Kostenersparnissen sind hier aber auch die Nachteile zu sehen. Kennenlernen, Wir-Gefühl aufbauen, Erleben und das Aushalten der Belastungen sind online nicht möglich. Auch die Arbeitsweise, Zusammensetzung der Teams und Einhaltung von Regeln sind schwer zu erfassen. Der technische Aufwand und auch die Voraussetzungen auf Teilnehmerseite sind bei einem Online-Hackathon erheblich höher. Daher wird diesem Sonderformat eines Hackathons in diesem Buch keine weitere Aufmerksamkeit gewidmet.

3.6

Ausstattung und Technik im Hackathon

Das Veranstaltungsformat Hackathon ist zwar nicht auf den Digitalisierungssektor beschränkt, ist hier aber sehr häufig vertreten. Daher muss diesem Thema besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Niemals wird während der Veranstaltung alles glatt laufen, aber vieles vorherzusehen und vorbereitet zu sein macht eine gute Organisation aus. Auch nicht techniklastige Hackathons brauchen Infrastruktur, Strom und fast immer einen WLAN-Zugang. In den folgenden Kapiteln wird aufgezeigt, was im Einzelnen alles vorbereitet werden muss.

3.6.1

Eigene Geräte oder Leihgeräte

Möchte man einen Rundum-Service bieten oder einfach die Chancengleichheit erhöhen, können z. B. Notebooks in ausreichender Menge gestellt werden. Ohne einen Hardware-Sponsor kann dies jedoch einen weiteren Kostenblock darstellen. Allerdings ergeben sich so Möglichkeiten, vorkonfigurierte Software und Peripherie anzubieten und damit die genutzte Infrastruktur zu standardisieren. Sogar den Zugang zu externen Netzwerken kann man so unterbinden und, wenn gewünscht, die Konnektivität zur Außenwelt einzuschränken (zum Beispiel zum Einschränken der Schattenteambildung). Der BYOD-Ansatz (Bring-Your-Own-Device, vgl. [1]) wird jedoch in der Praxis am häufigsten angetroffen und bietet jedem Teammitglied die höchste Produktivität.

3.6 Ausstattung und Technik im Hackathon

3.6.2

41

WLAN und Konnektivität

Ein WLAN-Zugang für jeden Teilnehmer wird als Selbstverständlichkeit vorausgesetzt. Zwar liegen beim Veranstalter keine erweiterten Haftungsrisiken, jedoch sollte man auch im Sinne der Teilnehmer ein gut abgesichertes Netz anbieten. Die WLAN-Ausleuchtung des zentralen Veranstaltungsortes ist ebenso wichtig wie die der Stellen, an denen die Teilnehmer arbeiten, recherchieren oder kommunizieren. Hier reichen die vorhandenen Systeme oft nicht aus. Untersuchen Sie im Vorfeld die Location auf die Netzabdeckung und erweitern Sie die WLAN-Infrastruktur im Zweifel temporär durch weitere Router oder Repeater. Dem Gebot der Chancengleichheit obliegt auch der gleiche Zugang zum Mobilfunknetz. Achten Sie neben der Netzwerkverfügbarkeit und der lokalen Konnektivität zusätzlich auch auf die zur Verfügung stehende Bandbreite. Denken Sie daran, dass viele Leute gleichzeitig über eine zentrale Leitung im Internet unterwegs sind und gleichzeitig potentiell auch noch Daten untereinander austauschen. Hier muss die Location ausreichende Kapazitäten für den Netzzugriff bieten. Im Zweifel muss für die Dauer des Events zusätzliche Bandbreite beim Netzwerkanbieter eingekauft werden. Beachten Sie, dass Sie für die Nutzung der zur Verfügung gestellten Netzwerkzugänge Nutzungsregeln aufstellen und sich diese als Teil der Anmeldung schriftlich von jedem Teilnehmer bestätigen lassen. Die Regeln sollten dabei in ihrer Minimalform die Nutzung auf legale Dienste und Internetseiten beschränken. Weitere Regeln hängen von Art und Umfang Ihres Hackathons ab und sollten individuell ergänzt werden.

3.6.3

Peripherie

Dass technische Peripherie und Ausrüstung vorhanden sein muss, bedarf kaum der Erwähnung. Viel wichtiger ist, dass Dinge in ausreichender Menge vorhanden sind und auch funktionieren. Der Teufel steckt oft im Detail und man ist gut beraten, Dinge eher im Übermaß vorzuhalten, anstatt sie später unter Zeitnot organisieren zu müssen. Diese Dinge müssen nicht gekauft, sondern können im Regelfall auch ausgeliehen werden. • Drucker sollten schnell und WLAN-fähig sein • Die Schlusspräsentation am Beamer sollte jedem Teilnehmer möglich sein

42

3

Vorbereitung

• Sehr viele Stunden an einer technischen Konsole erfordern ausreichend große Monitore • Steckdosenleisten sollten in ausreichender Menge vorhanden sein, ebenso Verlängerungskabel und Panzerband zum Fixieren der Kabel • Halten Sie an zentraler Stelle ausreichend USB-Sticks oder mobile Festplatten zur schnellen Weitergabe von großen Datenmengen vor • Zur Luxusausstattung gehören Laserpointer, Clicker, Computermäuse und tastaturen

3.6.4

Plattform oder Cloud-Zugang

Eine technische Infrastruktur kann in der heutigen Zeit bei sehr technologielastigen Hackathons nahezu komplett mit einer Cloud-Infrastruktur bereitgestellt werden. Hersteller bieten zu diesem Zweck auch Testzugänge an, die oft über mehrere Wochen kostenlos nutzbar sind. Ein Vorteil besteht insbesondere darin, dass sich Zwischenergebnisse aus dem Hackathon auch im Nachhinein noch weiterentwickeln und nutzen lassen. Bei dieser Variante sollte den Teilnehmern zweckmäßigerweise der Zugang zu einer Cloud-Instanz vorzeitig ermöglicht werden.

3.6.5

Lizenzen

Der Beachtung von Rechten Dritter, insbesondere Markenrechten und Lizenzrechten, ist während der gesamten Veranstaltung Aufmerksamkeit zu schenken. Testlizenzen sind häufig eine kostenneutrale Variante, allerdings sollten keine Abonnements mit Kündigungsverpflichtung eingegangen werden. Weisen Sie alle Teilnehmer bereits im Vorfeld im Rahmen der allgemeinen Regeln darauf hin, dass nur rechtmäßig lizensierte oder freie Software eingesetzt werden darf. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer diesen Punkt im Rahmen der Anmeldung akzeptieren und schriftlich bestätigen.

3.6.6

Verbrauchsmaterial

Abhängig von Thema und Art des Hackathons liegt es auch in der Verantwortung des Veranstalters, Verbrauchsmaterial in ausreichender Menge für alle Teams vorzuhalten. In einem künstlerischen Hackathon können das Leinwand, Farbe und Pinsel,

3.7 Das Veranstalterteam

43

in einem Technologie-Hackathon können es technische Bausteine und Lötstationen sein und in anderen Hackathon-Formaten gänzlich andere Hilfs- und Verbrauchsmittel. Neben der ausreichenden Menge ist auch auf ausreichende Qualität zu achten. Achten Sie weiterhin darauf, dass alle Teams aus Fairnessgründen die gleichen Materialien in gleicher Menge erhalten.

3.6.7

Analoge Hilfsmittel

Gern unterschätzt wird der Bedarf an Papier, Stiften und weiteren klassischen Hilfsmitteln wie Klebezetteln. Da dies keinen sehr relevanten Kostenblock darstellt, sollte hier großzügig geplant werden. Moderationskoffer und Whiteboards müssen nicht gekauft werden, sollten aber nicht erst im letzten Moment geliehen werden. Im Zuge der Gleichbehandlung sollten für alle ausreichend viele Hilfsmittel zur Verfügung stehen. Für einen Hackathon außerhalb des Technologiesektors sind analoge Hilfsmittel auch Materialien, Werkzeuge und Verbrauchstoffe. Ein Glöckchen, eine Pfeife oder ein vergleichbares Instrument zum Erzielen von Aufmerksamkeit ist bei einem hohen Geräuschpegel ein kleines, aber sehr effektives Hilfsmittel.

3.7

Das Veranstalterteam

Hackathons können zwar viele Menschen begeistern, aber jemand muss sich auch um Planung, Durchführung und Nachbereitung kümmern. Eigene Mitarbeiter, Mitarbeiter der Mitveranstalter und sogar Familienmitglieder sind die Personen, die die Hauptlast bei der Umsetzung tragen. Die wichtige „Ressource Mensch“ gehört bei einem gelungenen Hackathon nicht nur auf die Teilnehmerseite. Daher empfiehlt sich die Aufstellung des nachfolgend beschriebenen Veranstalterteams zu einem sehr frühen Zeitpunkt. Neben einem Blocker im Terminkalender muss sich jeder im Veranstalterteam frühzeitig über die Wichtigkeit seiner Rolle im Ablauf im Klaren sein.

3.7.1

Der Planungsstab

Das Kernteam einer Veranstaltung ist der Personenkreis, der Verantwortung für Inhalte, Budget, Ablauf und mediale Begleitung tragen wird. Ein ernstgemeinter Hackathon ist für jede Organisation eine wichtige Veranstaltung, weshalb die Planung auch Chefsache sein sollte. Auch hier gilt: je mehr unterschiedliche Funktionen

44

3

Vorbereitung

an die Personen geknüpft sind, desto eher ist sichergestellt, dass alle Aspekte hinreichend bedacht und gewürdigt werden. Neben Verantwortlichen aus dem Marketingbereich sollten insbesondere Personen mit ausgeprägter Fachlichkeit Bestandteil des Planungsstabes sein. Wie auch in den nachfolgend beschriebenen Teams sollten besonders erfolgskritische Funktionsträger immer auch mit einer Vertreterregelung ausgestattet sein.

3.7.2

Die Betreuer

Das wichtigste analoge Hilfsmittel sind die Veranstalter selbst, die sich zu jeder Zeit intensiv um die Teilnehmer kümmern sollten. Experten zu rekrutieren, die die gleichen Strapazen wie Hackathon-Teilnehmer in Kauf nehmen – als Teil ihrer Arbeit und als „extra mile“ – ist mit viel Vorlauf verbunden. Diese Betreuer müssen bereit sein, am Wochenende zu arbeiten, unkonventionell zu arbeiten und sich einer Arbeitszeit an einem Stück zu stellen, die in keinem Tarifvertrag erwähnt sein dürfte. Daher muss die Begeisterung bei diesen Helfern genauso groß sein wie bei den Teilnehmern selbst. Die Auswahl dieser Leute kann umso mehr einen Engpass darstellen, je spezialisierter das Thema des Hackathons ist. Wichtig ist, dass über den langen Zeitraum eines Hackathons immer Menschen aus dem Planungsteam zugegen sind. Sehr spezielle Fragen, unerwartete Wünsche oder Kritik, auf die schnell zu reagieren ist, können oft nur vom Veranstalterteam selbst eingeschätzt werden.

3.7.3

Die Mentoren

Eine Luxusausstattung stellen Mentoren dar, die sich als Teil des Veranstalterteams von Beginn der Veranstaltung an um die Teams kümmern, Fragen beantworten, Anregungen geben und Motivation vermitteln. Ob ein Mentor ein oder mehrere Teams begleitet, ist von der Anzahl der verfügbaren Mentoren abhängig. Mentoren dürfen jedoch nicht wettbewerbsverzerrend wirken oder entscheidende Triebfeder werden, sondern sollen als Katalysator im Team eine erfolgreiche Ideenumsetzung fördern. In Abgrenzung zur Rolle des Betreuers darf und soll ein Mentor mitdenken und im kleinen Rahmen mitarbeiten.

3.8 Kosten

3.7.4

45

Moderator

Mindestens eine Person ist als Moderator vorzusehen, der vor dem Hackathon den Ablauf erklärt, Zwischenansagen macht und in der Choreographie der Veranstaltung immer wieder einen roten Faden in die Veranstaltung bringt. Diese Person wird automatisch auch als Ansprechpartner angesehen und sollte daher eng in die Organisation eingebunden sein. Die Art und Weise der Moderation darf gern im Stile eines Conférenciers mit leicht humoristischem Einschlag erfolgen.

3.8

Kosten

Die Durchführung einer Veranstaltung erfordert neben einigem personellem Aufwand auch immer ein finanzielles Budget und eine möglichst exakte Planung. Selten gehen Planungen aber ganz genau auf und noch seltener braucht man weniger Budget als gedacht. Daher sei immer ein Puffer von rund zehn Prozent empfohlen, der für mit Sicherheit eintretende Eventualitäten zur Verfügung steht. In Abb. 3.2 ist eine exemplarische Beispielkalkulation für einen Hackathon mit 80 Teilnehmern dargestellt.

Puffer für Diverses; 1.500€; 9% Räume; 2.000€; 12%

Preisgelder; 6.000€; 37%

Werbung; 3.000€; 18%

Verpflegung; 4.000€; 24%

Abb. 3.2 Beispielkalkulation für einen Hackathon mit 80 Teilnehmern

46

3.8.1

3

Vorbereitung

Preisgelder

Aus Sicht der Teilnehmer gilt, wie auch im richtigen Leben, „Bares ist Wahres“ und „je mehr desto besser“ Tatsächlich steigt die Attraktivität eines Hackathons mit der Anzahl und vor allem der Höhe der Preisgelder. Da es mindestens die drei gestaffelten Siegklassen (Erster, Zweiter und Dritter) geben sollte, summiert sich hier schnell ein ordentlicher Betrag. Wir unterstellen für einen Hackathon mit 80 Teilnehmern Preise im Wert von 3000 EUR (1. Preis), 2000 EUR (2. Preis) und 1000 EUR (3. Preis). Auch wenn ein Hackathon auf Sachpreise setzt, stehen hinter diesen direkt monetär bezifferbare Werte.

3.8.2

Catering und Verpflegung

Das Veranstaltungsformat eines Hackathons zielt darauf ab, Teilnehmer über einen längeren Zeitraum ungestört durcharbeiten zu lassen. Es ist weder sinnvoll, die Teilnehmer außerhalb der Veranstaltung auf Nahrungssuche zu schicken, noch würde das von guten Gastgeberqualitäten zeugen. Vielmehr sollte eine Vollverpflegung einkalkuliert werden. Sicher kann man Geld sparen, indem man selbst zubereitet oder auf Abgepacktes setzt – eine Wertschätzung der Teilnehmer durch gute Verpflegung wirkt aber immer auch motivierend. Man sollte durchaus 50 bis 80 EUR pro Person und Tag einplanen. Ein Großteil der Kosten wird auf Getränke entfallen. Ist der Veranstaltungsort mit einer Abnahmeverpflichtung durch z. B. das Hotel oder den Vermieter verbunden, können die Kosten höher ausfallen. Allerdings hat man in dem Fall oft den Vorteil, auf Erfahrungswerte und eine bewährte Kalkulation zurückgreifen zu können. Wir kalkulieren für einen 80-Teilnehmer-Hackathon 4000 EUR Verpflegungskosten ein.

3.8.3

Werbemaßnahmen und Anzeigen

Die Kosten, die zur Steigerung der Aufmerksamkeit auf einen Hackathon und damit zur Teilnehmergewinnung aufgewendet werden, hängen maßgeblich von der Art des Hackathons, den Zielgruppen und dem räumlichen Aufmerksamkeitskorridor ab. Ein räumlich begrenzter Hackathon auf einem Uni-Campus kann mit DIN-A5-Flyern und Aushängen beworben werden, ein bundesweiter Hackathon mit einem Spezialthema würde eher durch Anzeigenschaltung oder Beilagen in Zeitschriften beworben werden. Grundsätzlich sind die Aufwände zur Generierung

3.8 Kosten

47

ausreichender Teilnehmerzahlen nicht zu unterschätzen. Gehen wir von einem überregionalen Hackathon aus, kann für den Druck eines Werbeflyers sowie dessen Verbreitung durchaus ein Betrag von 3000 EUR als realistisch eingeschätzt werden. In Wirklichkeit sollten aber mehrere sich ergänzende Werbemaßnahmen gestartet werden.

3.8.4

Räumlichkeiten

Auch die anfallenden Kosten hinsichtlich anzumietender Räumlichkeiten können sehr unterschiedlich ausfallen. Räume einer Universität können durchaus zu Selbstkosten anzumieten sein. Eine Veranstaltung im Hotel wird dagegen sehr viel kostenintensiver sein. Im letzteren Fall kann man die Kosten für Verpflegung und Räumlichkeiten nicht immer sauber trennen. Grundsätzlich gilt, je ausgefallener der Veranstaltungsort gewählt ist, desto eher ist mit einem wahrnehmbaren Kostenblock zu rechnen. Ein Basisbetrag von 2000 EUR dürfte realistisch und eher konservativ geschätzt sein.

3.8.5

Agenturleistungen

Viele Ausrichter bedienen sich einer Agentur, um deren Professionalität im Einladungsprozess, bei der Kommunikation oder bei der Konzepterstellung zu nutzen. Auch die gesamte Durchführung eines Hackathons als „Hackathon-as-a-Service“ kann heutzutage beauftragt werden. In diesem Fall soll jedoch nur eine begleitende Rolle einer Agentur in die Kostenbetrachtung einfließen. Diese Firmen setzen zumeist ein gewisses Mindestengagement voraus. Mit rund 2000 EUR ist hier realistisch zu kalkulieren. Die Hauptverantwortung im Planungsprozess sollte jedoch beim Team des Veranstalters liegen und Agenturen dürfen gern als eine verlängerte Werkbank gesehen werden.

3.8.6

Technik, Leihe, Lizenzen, GEMA

Ob die Leihe eines Beamers, das Einrichten eines Hotspots, die Nutzung eines bestimmten Softwarepakts oder die GEMA-Gebühr für musikalische Hintergrundbegleitung – kleinere Posten werden auch für die Bereitstellung von technischer Infrastruktur anfallen. Für eben diese kleineren und schwer planbaren Positionen ist ein Puffer erforderlich. Aus diesem können auch kleinere Sachmittel von

48

3

Vorbereitung

der Steckdosenleiste über das Urkundenpapier bis hin zu anderen unvorhergesehenen Beschaffungen bestritten werden. Hier kann man insgesamt zehn Prozent auf die Summe der kalkulierten Kosten rechnen, um einen hinreichenden Puffer zu behalten.

3.9

Sponsoren

Es wäre eine hohe Kunst eines Hackathon-Veranstalters, wenn er alle seine Kosten auf Sponsoren umlegen könnte. In der Wirklichkeit wird es eine Mischung zwischen einem eigenen Budget als Basis sowie diversen Zuwendungen von Sponsoren oder Mitveranstaltern geben. Wenngleich diese Zuwendungen nicht nur Geld, sondern auch Arbeitskraft in Form von Mithilfe oder auch Sachmittel umfassen können, sei hier primär die Betrachtung auf das Geld gelenkt.

3.9.1

Sponsorenauswahl

Die Sponsorenauswahl bestimmt einen wesentlichen Teil der Außenwahrnehmung eines Hackathons, räumt Mitspracherechte ein oder gibt beispielsweise eine technische Richtung vor. Im ersten Fall kann die Veranstaltung in einem dynamischen und modernen Licht erscheinen, indem z. B. ein Getränkehersteller die Kalt- oder Energy-Getränke bereitstellt und so Werbung für sich macht. Ein Sponsor, der sich hingegen mit Geldmitteln einbringt und ähnliche Ziele wie man selbst verfolgt, ist eher ein Partner mit entsprechendem Mitspracherecht. Stellt ein Partner eine bzw. seine technische Gerätschaft oder Plattform in einem Hackathon zur Verfügung, gibt er der Veranstaltung eine vorbestimmte Technologieauswahl mit. Bei all diesen möglichen Ansätzen ist das Wichtigste, dass sich die einzelnen Sponsoren ergänzen, keine Konkurrenz machen und sich als Teamplayer verstehen.

3.9.2

Sponsorenpakete

Mitveranstalter beanspruchen neben Werbefläche und Sichtbarkeit auch Mitbestimmung bei den verfolgten Zielen sowie bei der Durchführung und möchten gewiss an der Prämierung der besten Ideen beteiligt sein. Damit die Intensität der Beteiligung und auch der Mitbestimmung gerecht zugeht und nicht einem Feilschen gleichkommt, empfiehlt sich die Beschreibung der Sponsorenregeln im Vorfeld. Bewährt haben sich hier Sponsorenpakete (z. B. Platin, Gold, Silber), die der

3.10 Preise und Incentivierung

49

Leistungsfähigkeit und damit dem beigebrachten finanziellen Anteil ein entsprechend abgestuftes Mitspracherecht und auch eine abgestufte Sichtbarkeit gegenüberstellen. Es empfiehlt sich, hier lieber sehr genau zu bestimmen, welche Gegenleistungen ein Sponsor für seinen Beitrag erhält, da so Unklarheiten während der eigentlichen Umsetzung nicht zum Störfaktor werden. Die Dimensionen der Sponsorenerwartungen sind mindestens die folgenden: • • • •

Sichtbarkeit im Einladungsprozess und Erwähnung als Mitveranstalter Werbemöglichkeit auf dem Event Teilnahme in der Jury zur Auswahl der besten Lösung Anteil an Verwertungsrechten der erdachten Lösungen

3.9.3

Sponsorenleistungen

Die Sponsorenleistungen sind im wesentlichen Geld. Da aber nicht nur Geld zu einem erfolgreichen Hackathon führt, sondern das Gesamtpaket, das ein Sponsor einbringt, sollten eingebrachte Sachwerte, Sachpreise, zur Nutzung bereitgestellte Technologie, aber vor allem auch anteilige Arbeitsleistung bei der Vorbereitung und bei der Betreuung mitbetrachtet werden. Sobald mehr als zwei Sponsoren im Spiel sind, sollte Befindlichkeiten entgegengearbeitet werden. Dies funktioniert am besten, wenn man alle dinglichen Beiträge (Sachpreis kostet z. B. 3000 EUR) eindeutig bewertet, aber vor allem auch die Arbeitsleistung jedes Sponsors, z. B. die Betreuung der Teilnehmer über 24 h hinweg monetär bewertet (z. B. 24 h mit zwei Experten zu 30 EUR die Stunde ca. 1500 EUR). Etwas schwieriger ist es, wenn ein Sponsor z. B. seine Technologie zur Verfügung stellt – hier fallen Kosten für ihn an, er hat aber zugleich Werbewirkung erzeugt. Auch hier gilt: Was vorher besprochen wurde, führt später nicht zu Unklarheiten.

3.10

Preise und Incentivierung

Die Attraktivität eines Hackathons macht sich am Thema, am Spaßfaktor, aber auch an einer aussichtsreichen Belohnung fest. Diese Aufzählung spiegelt auch die Motivationsfaktoren bei Hackathon-Teilnehmern in Westeuropa wider. Die Preisgelder sind nicht astronomisch anzusetzen und die Motivation über Inhalte und Spaß sollte im Vordergrund stehen. Immaterielle Preise sind attraktiv und sollten nicht unterschätzt werden. Im Folgenden werden die Preiskategorien im Einzelnen vorgestellt.

50

3

Vorbereitung

3.10.1 Geldpreise Wer viel Know-how mitbringt, aber derzeit noch über kein auskömmliches Gehalt verfügt, oder auf eine Chance gewartet hat, seine Idee zumindest einmal belohnen zu lassen, wird in einem Preisgeld einen hohen Anreiz sehen und engagiert an einem Hackathon teilnehmen. Für Personen, die ohnehin ein gesichertes und auskömmliches Einkommen haben, wird die Höhe eines Preisgeldes die Attraktivität eines Hackathons lediglich steigern. Seitens der Teilnehmer lässt sich durch professionalisierte Herangehensweise die Chance auf ein hohes Preisgeld in einem Hackathon steigern. Hohe Preisgelder wirken daher auf Hackathon-Profis anziehend. Das Wesen eines Hackathons ist aber durch Chancengleichheit, etwas Altruismus und den Wunsch großer Teilnehmervielfalt geprägt. In den USA sind Preisgelder im sechsstelligen Bereich bereits üblich – und hier entwickelt sich langsam ein Berufsbild des Hackathon-Teilnehmers. Diese Entwicklung ist abzulehnen und ein Preisgeld sollte für jeden Teilnehmer lediglich ein Ansporn sein. Als Veranstalter tut man gut daran, dem wertorientierten Gedanken der Olympischen Spiele nachzukommen – große Beachtung, viele Gewinner und „dabei sein ist alles“. Diese These stützt sich auch auf neurobiologische Erkenntnisse, denn das Belohnungszentrum im Gehirn eines jeden Menschen wird durch vielfältige Weise stimuliert (vgl. [2]). Daher sind Geldpreise nur eine Zutat im Motivationscocktail.

3.10.2 Sachpreise Sachpreise sind eine gute Werbefläche, wenn diese ohnehin einen Bezug zum Geschäftsbereich oder Umfeld der Veranstalter aufweisen. Veranstaltet ein Hersteller der Technologiebranche einen Hackathon, sind gesponserte Artikel als Preise eine passende Form der Incentivierung. Sehr kleine Sachpreise als sogenannte „Giveaways“ sind geeignet, um jedem Hackathon-Teilnehmer im Vorfeld ein minimales Gewinnversprechen zu geben und niemanden unbelohnt aus einem Hackathon zu entlassen. Wenn Sachpreise darüber hinaus noch eine Einzigartigkeit aufweisen, weil es sich z. B. um ein limitiertes Produkt handelt, oder aber eine Gravur den Gewinn einzigartig macht, dann knüpft sich an den eigentlichen Sachwert auch ein ideeller Wert. Jeweils einen Sachpreis für die Teams eines Hackathons auszuloben ist grundsätzlich nicht falsch, führt aber meist wegen mangelnder Teilbarkeit zu dessen Liquidierung auf einer Verkaufsplattform. Für jedes Mitglied eines Gewinnerteams einen wertigen Sachpreis vorzuhalten ist selten möglich, da die Größe der Teams und damit die mit Sachpreisen verbundenen Kosten nicht voraussehbar

3.10 Preise und Incentivierung

51

sind. Den Weiterverkauf von Sachpreisen zu untersagen ist keine gute Idee, weil der Veranstalter hier selten profitiert und die Teilnehmer an einer optimalen Verwertung des Gewinns gehindert werden.

3.10.3 Immaterielle Preise Immaterielle Preise sind statthaft, wenn sie für die bedachten Personen auch tatsächlich einen Wert haben. Eine Lizenz für eine Software, die am Ende nur wenig Relevanz für den Teilnehmer hat, oder ein Praktikum als Preis für einen erfahrenen Profi in Festanstellung können die Preisträger enttäuschen. Daher ist nicht nur bei der Auswahl der Preise mit Augenmaß vorzugehen, sondern erst recht bei der Auswahl der Preisträger. Hier darf die Jury gern eine subjektive Sicht im Bewertungsprozess anbringen, wenn es am Ende der Zufriedenheit der Preisträger dient. Immaterielle Preise haben Potenzial, in besonderem Maße Wertschätzung auszudrücken. Dies kann sich für Berufsanfänger in einem Praktikum ausdrücken, für alle Teilnehmer die kostenlose Nutzung einer Software- oder Plattformlizenz, aber auch eine Urkunde mit entsprechender Wertschätzung stellt einen Wert für Teilnehmer und Gewinner dar.

3.10.4 Venture-Capital Gelder zur geschäftsmäßigen Umsetzung der eigenen Idee (sog. Venture-Capital (VC)) sind in der Start-up-Szene begehrt. Für den Veranstalter bedeutet VC ein hohes Vertrauen in die Idee des Hackathon-Preisträgers, und gleichzeitig eine mindestens fünfstellige Summe als Investition in einen neuen, bisher unbekannten Geschäftspartner. Allerdings ist nicht jeder Hackathon-Teilnehmer an VC interessiert. Ein Hackathon, der Preise in Form von VC auslobt, ist daher nur für Teilnehmer aus der Gründerszene interessant. VC kann aber unabhängig von den eigentlichen Bewertungsregularien ausgewählten Teilnehmern angetragen werden. Die Komplexität der VC-Überlassung und entsprechender vorvertraglicher Regelungen kann so aus dem eigentlichen Hackathon-Geschehen entnommen werden.

3.10.5 Zusammenarbeit, Praktika und Beschäftigung Ähnlich wie der Aspekt VC kann das Thema zukünftiger Kooperation, Praktika und Beschäftigung im Unternehmen für Teilnehmer in Aussicht gestellt werden.

52

3

Vorbereitung

Diese Dinge sind jedoch als Preis ungeeignet, da sie niemals einseitiges Rechtsgeschäft sein können. Trotzdem sind solche Angebote bei den Teilnehmern sehr gern gesehen. Während selbst die Preisverleihung im Sinne einer Schenkung ein zweiseitiges Rechtsgeschäft darstellt, bedürfen die Absprachen bei o. g. Themen ausführlicher Absprachen und vertraglicher Grundlagen. Diese können im Vorfeld der Hackathon-Anbahnung nicht realistisch erfolgen, sind jedoch als produktiver Nachspann eines jeden Hackathons zu empfehlen. Die Anbahnung solcher erweiterten Kooperationsansätze erfolgt oft aber auch schon während des Arbeitsphase im Hackathon. Sollten Sie über einen Hackathon als Recruiting-Instrument nachdenken, sollten Sie frühzeitig Ihre Personalabteilung miteinbeziehen. Klären Sie, welche Profile zurzeit gesucht werden und welche Anforderungen an die neueinzustellenden Personen gestellt werden. Während des Hackathons sollten ebenfalls Mitarbeiter aus der Personalabteilung vor Ort sein, Fragen beantworten, Werbung für die Firma machen und potentiell direkt (kurze) Bewerbungsgespräche führen. Im Nachgang des Hackathons können dann tiefergehende Gespräche mit Interessierten geplant werden.

3.11

Jury, Präsentation und Preisverleihung

Am Schluss eines jeden Hackathons steht die Prämierung der besten Ideen und die Verleihung der Preise. Diese Phase sollte nach der offiziellen Beendigung der Hackathon-Arbeit und der kreativen Phase nicht mehr viel länger als eineinhalb Stunden dauern. Alle Teilnehmer haben viele Stunden der Konzentration und der Teamarbeit hinter sich. Die Ungeduld und der Wunsch sich in die Erholungsphase begeben zu können, wird bei fast jedem Aktiven und dem Veranstalter vorhanden sein. Den Teams, die nicht zu den Gewinnern gehören, ist ebensolche Aufmerksamkeit zu schenken wie den Gewinnern selbst. Jeder Teilnehmer und jedes Team, das einen Hackathon durchgestanden hat, verdient Respekt und eine Würdigung der Leistung. Dies sollte auch auf großer Bühne erfolgen. In den nächsten Kapiteln werden die unterschiedlichen Aspekte zur Vorbereitung des Hackathon-Abschlusses im Einzelnen beschrieben.

3.11.1 Zusammensetzung der Jury Eine hochrangig besetzte Jury, die neben der Bewertung der Leistungen auch die Aufgabe der Prämierung übernimmt, bedeutet große Wertschätzung gegenüber den

3.11 Jury, Präsentation und Preisverleihung

53

Teilnehmern. Eine nachvollziehbare und gerechte Bewertung der dargebrachten Präsentationen und Leistungen stellt einen runden und versöhnlichen Abschluss der Veranstaltung selbst für die Nicht-Preisträger dar. Die Jury kann sich aus den Reihen der Veranstalter rekrutieren. Zur Wahrung der Unabhängigkeit kann sich eine Jury auch gänzlich aus externen Experten oder Würdenträgern zusammensetzen. Auch wenn die Jurymitglieder im echten Leben in unterschiedlichen Hierarchiestufen anzutreffen sind, muss innerhalb der Beratung absolute Stimmengleichheit herrschen.

3.11.2 Aufgabe der Jury Die Beratung der Jury muss schnell und gut organisiert erfolgen. Sollten Urkunden ausgegeben werden, muss die Erstellung dieser Urkunden zeitgleich zur Beratung oder direkt anschließend erfolgen, damit Teamnamen, Teilnehmernamen, Wertung und die Unterschriften direkt zur Prämierung überreicht werden können. Die Jury sollte nicht nur die Prämierung selbst vornehmen, sondern auch kurz begründen und erläutern, wieso die Leistungen der Gewinnerteams höher zu bewerten sind als die der anderen. Es stellt zudem einen sympathischen Zug der Jury dar, wenn Sie auch kurz die Nicht-Preisträger und deren Leistung mit ein oder zwei Sätzen wertschätzend erwähnen. Die Reihenfolge der Preisverleihung sollte einen Spannungsbogen darstellen und von den hinteren Plätzen nach vorn führen. Damit die Arbeit der Jury gut funktioniert, sollten die Jurymitglieder sich nicht erst zum Zeitpunkt der Jurybewertung kennenlernen, sondern bereits vorher miteinander vertraut sein. So kann die Preisverleihung von allen Jurymitgliedern gemeinsam und koordiniert vor Publikum erfolgen.

3.11.3 Größe der Jury Eine ungerade Anzahl von Jurymitgliedern verhindert den Effekt einer Abstimmungsgleichheit. Zu viele Jurymitglieder erhöhen den Abstimmungsaufwand bei der Bewertung. Eine zu kleine Jury hat möglicherweise zu wenig Bewertungsfähigkeit. Eine Jury von fünf oder sieben Personen darf als günstig angesehen werden.

54

3

Vorbereitung

3.11.4 Bewertungskriterien und Juryregeln Wenn im Wesen eines Hackathons das Erdenken des Nichtgedachten, die Verfeinerung und ansatzweise Umsetzung einer Idee gesehen wird, dann sollte man der Präsentation selbst am wenigsten Gewicht zuerkennen. Auf diese Weise geriete zu stark die Professionalität, das Lebensalter und die rhetorische Reife der Teams in den Mittelpunkt. Vielmehr sollte die Bewertung an der Idee und deren Umsetzung festgemacht werden. Folgende Bewertungskriterien könnten ein Maßstab sein: • • • •

Einzigartigkeit der Idee (25 %) Praxistauglichkeit (25 %) Nutzen und gesellschaftliche Relevanz (25 %) Ansatz und Qualität der Umsetzung (25 %)

Selbstverständlich sind auch andere Bewertungskriterien in anderer Gewichtung denkbar. Wichtig ist, dass diese Kriterien bereits im Vorfeld bei den Teilnehmern bekannt sind und dass die Teams die Möglichkeit haben, sich auf diese Bewertungsschwerpunkte einzurichten. Praktischerweise erhält jedes Jurymitglied im Vorfeld Notizzettel ausgehändigt, auf denen diese Kriterien bereits vermerkt sind und die zur leichteren und schnellen Bewertung dienen sollen. Anhand dieser Kriterien soll die Jury Argumente austauschen und Bewertungen vornehmen. Innerhalb dieser Kriterien ist die Nutzung einer eindeutigen Bewertungsskala (z. B. Schulnoten) zu empfehlen. Diese Werte im Verhältnis zu ihrer Gewichtung ergeben am Ende in Summe pro Team einen Punktewert, der als recht objektiver Maßstab für die Leistungen der Teams stehen soll.

3.12

Alternative: Sonderpreis

Vielleicht fühlen sich Teams mit der zu Beginn vorgestellten Aufgabenstellung nicht wohl, wollen aber dennoch teilnehmen. Oder aber der Veranstalter möchte neben dem zentralen Hackathon-Thema noch eine Nuancierung oder Betonung einer bestimmten Problemstellung erreichen. In solchen Fällen kann über einen Sonderpreis nachgedacht werden, der in seiner Bedeutung auch mit Aufmerksamkeit gewürdigt werden soll. Hier könnte eine parallele Spur zum eigentlichen HackathonThema aufgemacht werden. Neben mehr Freiheiten können hier auch andere Regeln zur Umsetzung und mehr künstlerische Freiheit gelten. So können auch Teams eine Chance bekommen, deren Idee nicht ganz der Hackathon-Aufgabe entspricht, die aber im Themenumfeld einen wertvollen Beitrag erarbeiten möchten.

3.13 Rahmenprogramm

3.13

55

Rahmenprogramm

Ein gelungener Hackathon darf durchaus eine bunte Veranstaltung sein, die neben dem eigentlichen Wettbewerb auch Gelegenheiten zur Zerstreuung bietet. Bei sogenannten „Side-Events“ können vielfältige Informationen fließen, Gespräche geführt, Erlebnisse ermöglicht oder aber gezielt Personen in Kontakt gebracht werden. Es sollten nicht zu viele Side-Events parallel angeboten werden, da dies ablenkend wirkt und Zeit kostet.

3.13.1 Vorstellung der Veranstalter Häufig erhoffen sich Teilnehmer eines Hackathons, mehr über den Veranstalter in seiner Rolle als potentieller Arbeitgeber zu erfahren. Die Veranstalter selbst sehen einen Hackathon nicht selten als Gelegenheit, sich als innovativer Arbeitgeber darzustellen. Die sich so ergebende Synergie kann man im Vorfeld in einem Hackathon gut einplanen. Ein kleiner Informationsstand kann hier Anlaufpunkt sein, um Informationsmaterial zur Organisation, den Berufsfeldern und aktuellen Vakanzen vorzuhalten. Dieser Anlaufpunkt sollte etwas ruhiger positioniert sein, um auch vertrauliche und ungestörte Gespräche zu ermöglichen, und während der gesamten Zeit der Veranstaltung aufsuchbar sein.

3.13.2 Exponate und Erlebniswelt Hat der Veranstalter interessante Anschauungsobjekte seines Arbeitsschwerpunktes, neue Produkte oder auch neue Forschungsergebnisse zu zeigen, so dürfen diese gern als Rahmenprogramm an der Seite der eigentlichen Veranstaltung dienen. Neben der Möglichkeit, zu informieren, kann sich hier auch eine Möglichkeit zur Eigenwerbung oder einfach nur ein Gesprächsaufhänger ergeben.

3.13.3 Diskussionsforen Wenn Interessierte und Experten in einem bestimmten Themenbereich zusammenkommen, ergeben sich immer auch Diskussionen und ein reger Meinungsaustausch. Damit dieser in organisierter Form, zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort geschehen kann, darf gerne ein Diskussionsforum als

56

3

Vorbereitung

Rahmenprogramm geplant werden. Dies bietet den Vorteil, dass der Veranstalter die Steuerung des zielgerichteten Austausches übernehmen kann, und dass alle Teilnehmer gleichermaßen teilnehmen und profitieren können.

3.13.4 Podium Die veredelte Form des Diskussionsforums kann ein mit namentlich vorbestimmten Personen organisierter Diskussionskreis sein. Ein Moderator sollte das Gespräch durch entsprechende Fragen lenken und auf den zeitlichen Rahmen achten. Wird die Podiumsdiskussion an den Anfang des Hackathon-Geschehens gestellt, können hier Teilnehmer auch auf weitere Ideen gebracht werden, andere Blickwinkel kennen lernen und sich in ein Thema vertiefen.

3.14

Kreatives

Die Einzigartigkeit einer Hackathon-Veranstaltung ergibt sich aus der Summe ihrer Bestandteile. So können als Rahmenwerk auch ein Gewinnspiel, Überraschungsmomente, Live-Cooking, ein Foodtruck oder Eventzeichner eingesetzt werden. Ihrer Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt. Beachten Sie aber, dass der Fokus auf dem eigentlichen Hackathon und der Umsetzung der Projekte liegt. Alles Weitere ist schmückendes Beiwerk. Aber gerade dieses Beiwerk kann wohldosiert den Unterschied machen. Zusammenfassung

• Die Vorbereitungsphase ist mit Abstand die längste und arbeitsreichste Zeit bei der Umsetzung Ihres Hackathons. • Eine Vorlaufzeit von einigen Monaten für die Vorbereitung eines Hackathons ist nicht zu vermeiden. • Planen Sie im Vorfeld alle wichtigen Aspekte und stellen Sie sich auf Abweichungen vom Plan ein. So können Sie während der Veranstaltung flexibel reagieren. • Klären Sie die Erwartungshaltung aller Veranstalter und Sponsoren an den Hackathon im Vorfeld. So vermeiden Sie Enttäuschungen. • Das Rückgrat eines erfolgreichen Hackathons ist ein motiviertes und begeisterungsfähiges Organisationsteam. • Der Teufel steckt im Detail und somit sollte man intensiv mit Checklisten arbeiten.

Literatur

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• Transparenz in der Kommunikation nach außen und innen ist entscheidend für den Erfolg des Hackathons. • Ein Hackathon unterliegt (genau wie alle anderen Veranstaltungen) gesetzlichen Regelungen. Beachten Sie diese bereits bei der Planung und stellen Sie vor allem Datenschutz und den Umgang mit geistigem Eigentum in den Vordergrund. Lassen Sie sich hierbei juristisch unterstützen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Literatur 1. Kohne, A, Ringleb S, Yücel C (2015) Bring your own Device: Einsatz von privaten Endgeräten im beruflichen Umfeld – Chancen. Risiken und Möglichkeiten. Springer Vieweg, Wiesbaden 2. Heckhausen J, Heckhausen H (2006) Motivation und Handeln. Springer, Berlin

4

Durchführung

Zusammenfassung

Die eigentliche Durchführung Ihres Hackathons beginnt mit der Annahme Ihrer ersten Anmeldung. Ab hier kommt alles ins Rollen. Ist das festgelegte Datum erreicht, geht es los. In diesem Kapitel werden die drei Phasen des Hackathons (Start, Arbeit und Abschluss) im Einzelnen beleuchtet. Dabei werden alle relevanten Aufgaben in den jeweiligen Phasen beschrieben.

Sind die Vorbereitungen für einen Hackathon erst einmal abgeschlossen, darf sich auf die Durchführung gefreut werden. Unter der Hackathon-Veranstaltung selbst verstehen wir den Zeitraum vom Erstkontakt mit den Teilnehmern vor Ort bis zum Ende der Veranstaltung. An die Durchführung und das Ende der HackathonVeranstaltung schließt sich die Nachbereitung der Ergebnisse an (vgl. Kap. 5). Im Folgenden werden die Aspekte betrachtet, die sich direkt mit der Umsetzung der Veranstaltung befassen. Während dieser gesamtem Zeit stehen die Veranstalter in Kontakt mit den Teilnehmern. Menschen werden sich erstmalig begegnen, Freundschaften werden entstehen, Probleme werden auftreten und gelöst werden. Am Ende wird es große Freude, aber auch hier und dort Enttäuschungen geben. Während der Durchführung wird ein intensiver Kontakt mit anderen Menschen stattfinden. Der Veranstalter steht in dieser Zeit in der Verantwortung, ein guter Gastgeber zu sein. Auch bei noch so guter Vorbereitung werden Herausforderungen auftreten, die nicht vorhersehbar waren. Improvisation während eines Hackathons ist deswegen keine Seltenheit, sondern eher die Regel. Die Personaldecke auf der Seite des Veranstalters sollte daher während des gesamten Durchführungszeitraums groß genug sein, um auch brenzlige Situationen bewältigen zu können.

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 A. Kohne und V. Wehmeier, Hackathons, https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6_4

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60

4

• • • •

Nachbereitung

Ende

Start

Durchführung

Vorbereitung

Durchführung

Einladungskommunikaon Startphase Arbeitsphase Abschlussphase

Abb. 4.1 Überblick über die einzelnen Aktivitäten während der Durchführung

Die einzelnen Aktivitäten der Vorbereitung werden in Abb. 4.1 grafisch dargestellt. Ab jetzt gilt: War bisher Zeit zum Nachdenken, geschieht ab jetzt alles mit Blick auf die Uhr. Ansonsten gilt auch: War die Vorbereitungsphase gewissenhaft durchdacht und wurden die Planungspunkte abgearbeitet, dann werden während der Durchführung recht wenig Probleme auftreten.

4.1

Einladungskommunikation

Der Einladungsprozess wurde bereits im Zusammenhang mit den rechtlichen Aspekten im Abschn. 3.3.2 angesprochen. Da er aber den Erstkontakt zum Hackathon-Teilnehmer darstellt, der diesen mit Informationen versorgt und letztendlich zu einer Anmeldung und seiner Teilnahme führt, ist er hier wieder im Spiel. Die Aufgaben im Einladungsprozess, die zu versehen sind, mögen nicht besonders speziell sein. Aber die potentiellen Teilnehmer, die aufgefordert werden, teilzunehmen, sind nicht die üblichen Besucher von Veranstaltungen. Auch das Veranstaltungsformat wirft mehr Fragen auf als normal und der Aufwand für Rücksprachen ist erheblich höher. Selbstverständlich gehört zur Einladungskommunikation auch das Entgegennehmen der Rückmeldungen, die Anmeldungen werden verwaltet und die Spielregeln zur Teilnahme werden übermittelt. Die Teilnahme wird via E-Mail oder per Brief bestätigt. Es wird überwacht, dass die Höchstgrenze an Teilnehmern nicht überschritten wird. Auf Rückfragen sollte dabei stets zeitnah geantwortet werden. Die Einladungskommunikation ist der richtige Zeitpunkt dafür, dass der Veranstalter die potentiellen Teilnehmer besser kennen lernen kann.

4.2 Startphase

61

• Ist der Teilnehmer ein Einzelteilnehmer oder Teil eines Teams? • Handelt es sich um einen Studenten, Profi, Gründer oder Sonstiges? • Besteht Interesse an Venture-Capital, einem Praktikum oder einer weiteren Zusammenarbeit? • Welchen Betreuungsbedarf wird der Teilnehmer haben und welche Fähigkeiten bringt er mit? • Von wo reist der Teilnehmer an, übernachtet er vor Ort oder außerhalb? • Hat er Interesse an bestimmten Schwerpunktthemen? • Hat er weitere Wünsche oder Fragen? In einem Hackathon bedarf jeder Teilnehmer höherer Aufmerksamkeit als in anderen Veranstaltungsformaten. Der Teilnehmer nimmt für den Hackathon mitunter hohe Reiseaufwände auf sich, setzt viel Zeit ein und kann für den Veranstalter zu einem wichtigen Partner werden. Somit ist es quasi verpflichtend, dem Teilnehmer bereits bei der Ankunft mit hoher Wertschätzung entgegenzutreten.

4.2

Startphase

Die Startphase ist sehr wichtig. Sie ist verantwortlich für die grundlegende Stimmung, die Vermittlung der Themen, die Vorstellung der Teilnehmer und die Gruppenbildung. „Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck.“ – das gilt auch bei Hackathons. Achten Sie also von Anfang an darauf, dass Sie Ihre Teilnehmer (aber natürlich auch Ihr Team und die Sponsoren) angemessen begrüßen, sie mit allen notwendigen Informationen versorgen und sicherstellen, dass sich alle von Anfang an wohlfühlen. Im Folgenden werden die einzelnen Punkte der ersten Phase genauer beschrieben.

4.2.1

Vor dem Eintreffen

Die Vorbereitung der Räume und Nebenräume hinsichtlich vollständiger und gleicher Ausstattungsmaterialien kann kurz vor dem Hackathon organisiert werden. Die Lichtverhältnisse, die Temperatur und der Reinigungszustand sollten überprüft werden. Tischkarten und Namensschilder für die Teams sind von Vorteil. Da die Teilnehmer oft unterschiedliche Anfahrtszeiten haben, sollte man ihnen auch sehr flexible Ankunftszeiten ermöglichen. Bei der Ankunft sollte sich jeder sofort wohlfühlen und gut orientieren können. Die Zeit vor dem Hackathon sollte zum Kennenlernen genutzt werden können. Wer mag, sollte sich ausruhen dürfen

62

4

Durchführung

und vielleicht schon Rückzugsmöglichkeiten nutzen. Möglichkeiten, an Getränke oder Snacks zu gelangen, sollten aufgezeigt werden. Bereits an dieser Stelle wird klar: Dies ist keine Massenveranstaltung. Ein Hackathon setzt auf ein abgestimmtes Miteinander. Man arbeitet von Beginn an als Partner zusammen. Es ist wünschenswert, gleich zu Beginn den eintreffenden Teilnehmern einen Ansprechpartner zu vermitteln. An diesen kann sich ein Teilnehmer wenden, ihm wird geholfen oder er bekommt zumindest einen Tipp zur Beantwortung seiner Fragen. Dieser Service kann in technologienahen Hackathons auch von einer speziellen App wahrgenommen werden. Der eintreffende Teilnehmer kann per App einen Smart-Tag scannen, wird individuell von seiner App begrüßt, erhält wichtige Infos über eine zentrale WhatsApp-Gruppe oder einen vergleichbaren Chat und erhält bei Bedarf Hilfestellungen. Diese Form der Betreuung der Teilnehmer ist allerdings mit großem Vorbereitungsaufwand und entsprechenden Kosten verbunden und ist eher bei größeren digital- und IT-bezogenen Hackathons realisierbar. Das Networking und Kennenlernen unter den Teilnehmern ist zu fördern, da dies neben einer guten Arbeitsatmosphäre auch spätere Synergieeffekte ermöglicht. Hier sind den Möglichkeiten keine Grenzen gesetzt. Zum Beispiel können unter den Namensschildern bestimmte Interessenbereiche angebracht sein oder Teilnehmer schreiben Stichworte auf Moderationskarten und pinnen diese an dafür vorgesehene Community-Boards. Die wichtigsten Antworten auf naheliegende Fragen sollten sich ohne Nachfrage erschließen. Neben der Beschilderung der Toiletten ist das WLAN-Passwort sehr wichtig. Arbeitsmaterial wie Stift und Block sollte frei verfügbar sein. Eine klare Ansage, wer unter den Veranstaltern welche Informationen liefern kann, erspart „Rumfragerei“. An dieser Stelle sei auch gestattet anzumerken, dass in IT- und digitalisierungsnahen Hackathons viele Individuen eine Art Anstoß benötigen. Diese Teilnehmer werden gern angesprochen. Es ist wichtig, die Start- und Arbeitsphase im Hackathon nicht mit der Klärung von unklaren Fragestellungen zu belasten. Ein Test des Veranstalters kann darin bestehen, sich vorübergehend in die Lage des Teilnehmers zu versetzen. Machen das mehrere Personen gleichzeitig, sollten sich Situationen und Fragen erahnen lassen. Beantworten Sie alle auftretenden Fragen vorher in einem Begrüßungspapier. Halten Sie weiterhin die Teilnehmer an, diesen Zettel zu Beginn durchzulesen. Dinge und Informationen, die in Erinnerung bleiben sollen, gilt es zu wiederholen. Klären Sie unter anderem (in schriftlicher und/oder digitaler Form) auch die folgenden Fragen:

4.2 Startphase

63

• Wo befinden sich welche Räume (Plenum, Arbeitsräume, Pausenräume, WC, Schlafräume usw.)? • Wo können jederzeit Fragen geklärt werden, wer ist Ansprechpartner und wie kann dieser erreicht werden? • Wie ist der zeitliche Ablauf geplant? • Wo und in welcher Form gibt es technische Unterstützung? • Wo und in welcher Form wird für Verpflegung gesorgt? • Welche Hilfsmittel sind erlaubt bzw. welche werden gestellt? • Was ist nicht erlaubt und welche Folgen sind zu erwarten? • Welche (digitalen oder analogen) Möglichkeiten zum Austausch zwischen den Teilnehmern werden angeboten? • Wer sind die Sponsoren und wo sind sie erreichbar? • Was sind die Preise? • Wer sitzt in der Jury und nach welchen Kriterien werden die Ergebnisse bewertet? • Wie wird mit geistigem Eigentum umgegangen? • Werden Bild- und Tonaufnahmen erstellt und wenn ja, wie wird damit umgegangen?

4.2.2

Was ist mitzubringen?

Da nicht jeder Teilnehmer Hackathon-Profi ist, sollte bekannt sein, was jeder Teilnehmer mitzubringen hat. Werden Leih-Notebooks bereitgestellt, kann man sein eigenes Gerät zu Hause lassen. Getränke und Essen sollte niemand mitbringen müssen. Dies gilt auch für Stifte und Blöcke. Die Einladungskommunikation (vgl. Abschn. 4.1) sollte die Teilnehmer vorab informiert haben, was veranstalterseitig gestellt wird und was mitzubringen ist.

4.2.3

Das Vorprogramm

Das Vorprogramm sollte nicht eine Anhäufung allgemeiner Informationen sein, sondern einen Motivationsschub darstellen. Der Anfang der Veranstaltung bestimmt Tempo und Elan des Hackathons. Inspiration geht hier vor Information. Daher ist auch die Auswahl der Sprecher mit Bedacht zu treffen. Wählen Sie einen Sprecher, der zum einen inhaltlich zu dem gegebenen Thema etwas sagen kann und zum anderen mitreißen kann. Dies kann bei größeren Hackathons durchaus ein in der Szene bekannter Entwickler, Sprecher oder Unternehmensvertreter sein.

64

4

4.2.4

Durchführung

Organisatorisches, Regeln und Ablauf erklären

Selten haben alle Teilnehmer alle verfügbaren Informationen studiert und selten haben die Veranstalter alle Informationen im Vorfeld kommuniziert. Die wichtigsten Informationen sollten daher in den Schlussminuten des Vorprogramms noch einmal genannt werden. Die Möglichkeit, am Service-Desk jederzeit jemanden ansprechen zu können, ist hier wichtig zu erwähnen. Dass sich im Hackathon-Verlauf alle mit Vornamen anreden dürfen, kann durchaus angeregt werden. Aber auch die Frage, ob Teams interagieren dürfen oder sollen, kann thematisiert werden. Kooperation kann angeregt werden. Wenn viele der Teilnehmer aus einem studentischen Umfeld kommen, wird die Stimmung entspannt sein. Sind die Teilnehmer eher berufserfahrene Menschen, gilt es vielleicht eher, auf eine gelockerte Stimmung hinzuwirken. Hier kann das (wenn auch nur zeitlich begrenzte) „Duzen“ das erste Eis brechen. Eine Darstellung der Ernsthaftigkeit der Hackathon-Ziele widerspricht nicht dem Hinweis darauf, dass ein Hackathon auch Spaß machen sollte. Nach dem Vorprogramm sollten Fragen zum Organisatorischen nicht mehr auftreten. Daher müssen grundsätzliche Regeln zu diesem Zeitpunkt geklärt worden sein. Kommunizieren Sie zum Beispiel Folgendes: • • • •

Raumbelegungen dienen der grundlegenden Organisation Raucherregelungen sind essentiell Lautstärkedisziplin ist mehr als ein Höflichkeitsgebot Hinweise auf „Abschauverbote“

4.2.5

Aufzeigen der Möglichkeiten zur Ideengenerierung

Dem Wesen des Hackathons ist geschuldet, dass die ersten Minuten und gelegentlich Stunden der Ideengenerierung dienen werden. Nicht jeder ist mit Kreativitätstechniken vertraut. Diese können aber im Team extrem hilfreich sein. Im Vorprogramm können klassische Techniken wie Methode635, Morphologische Matrix und Osbourne-Checkliste aber durchaus nochmal erwähnt werden. Die Teilnehmer lernen nicht nur dazu, sondern haben auch in neu zusammengesetzten Teams die Chance, über eine feste Methodik ein geordnetes Miteinander zu entwickeln. Vertiefende Literatur findet sich in „Praxisorientiertes Innovations- und Produktmanagement“ (vgl. [1]).

4.2 Startphase

4.2.6

65

Fragemöglichkeiten

Die meisten Fragen treten in der Anfangsphase des Hackathons auf. In dieser Zeit bedarf es mehrerer Ansprechpartner. Während der Arbeitsphase ist Zeit, hinter einer großartigen Idee, das zweitknappste Gut. Es muss sichergestellt sein, dass Ansprechpartner für Fragen bekannt sind, dass spezielle Fragen aber auch schnell an die richtigen Personen weitergeleitet werden können. Genauso muss klar sein, dass Teilnehmer für eine Vielzahl an Fragen selbst in der Verantwortung stehen. Der Veranstalter soll nur da helfen, wo er in der Verantwortung steht. Auskünfte darüber hinaus befördern die Gefahr, den Wettbewerb zu verzerren. In fachlichen Fragestellungen darf immer nur ein Korridor der möglichen Überlegung aufgezeigt werden, Lösungshilfen sind Wettbewerbsverzerrung. Teilen Sie dafür am besten feste Personen ein. Stellen Sie (technische) Coaches zur Verfügung, die zum einen mit der lokalen Technik helfen können, zum anderen auch bezüglich möglicher Infrastrukturen oder Programmiersprachen unterstützen können, ohne inhaltlich zu arbeiten. Stellen Sie weiterhin Personal bereit, das für sonstige Fragen zur Verfügung steht. Dies können z. B. Fragen zum Ablauf, zur Verpflegung oder zur Pausengestaltung sein.

4.2.7

Rollenverteilung

Den Teams darf geraten werden, sich innerhalb ihrer Gruppe in Rollen aufzuteilen. Es hat sich zum Beispiel bewährt, ein Teammitglied für die Qualitätssicherung zu benennen. Jemand, der die Idee in Frage stellt und so für selbstkritische Hinweise sorgt, ist ebenso wertvoll wie derjenige, der eine Idee gegen Kritik zu verteidigen vermag. Einen Teamchef sollte man nicht anregen, da dies die Gruppendynamik behindert. Die wichtige Rolle des Zeitmanagers sollte angeregt werden. All dies ist sinnvoll, um stundenlanges Durcheinanderreden zu vermeiden. Weitere Informationen zu dem Thema erhalten Sie auch in Abschn. 6.2.

4.2.8

Motto des Hackathons

Das Motto des Hackathons mit einer ausführlichen Aufgabendarstellung kann nicht oft genug wiederholt werden. Nichts ist schlimmer, als ein motiviertes Team, dass viele Stunden am Thema vorbeiarbeitet.

66

4

Durchführung

Der Veranstalter schuldet den Teilnehmern eine klare Ansage, wann ein Team aus seiner Sicht im Sinne des Hackathons und damit ergebnisorientiert arbeitet. Jeder Teilnehmer weiß, dass die Veranstaltung kein Selbstzweck ist. Daher wird auch jeder Teilnehmer versuchen, dem Motto und sonstigen Vorgaben des Hackathons Rechnung zu tragen. Falls die Zeit es erlaubt, können Sie zu diesem Zweck nach der Hälfte der Umsetzungszeit auch eine Zwischenpräsentation einfügen. Hier wird ersichtlich, was die einzelnen Teams umsetzen wollen. Geht es bei einem Team in die falsche Richtung, kann hier noch eingegriffen werden. Zusätzlich sollten Sie die einzelnen Gruppen in regelmäßigen Abständen nach ihren Ideen und den jeweiligen Umsetzungsständen befragen. Hier werden mögliche Probleme und falschgeleitete Idee schnell ersichtlich. Wenn es dem Veranstalter möglich ist, sollte die nochmalige Erläuterung des Ziels Bestandteil der Keynote sein. Werden das Motto und die Zielstellung in einem möglichst breiten Anforderungskontext vorgestellt, können sich Teilnehmer besser in die Rolle des Veranstalters hineinversetzen. Ein wichtiges Element liegt in der Verfeinerung der Hackathon-Aufgabe. Im Vorfeld gab es erste Informationen zur Hackathon-Aufgabe. Da sich Teams zuvor aber nicht komplett vorbereiten dürfen, muss die Aufgabe in den letzten Minuten noch einmal verfeinert werden. Nur wenn die eigentliche Aufgabenstellung am Ende eine Spezialisierung erhält, besteht auch wirklich eine Herausforderung, dieser Aufgabenstellung mit kreativen Anstrengungen entgegenzutreten.

4.2.9

Panel zu Beginn

Ein Panel mit ausgewählten Podiumsteilnehmen, die auf der Bühne über das gegebene Thema oder eine zu nutzende Technologie sprechen, kann die Veranstaltung durch viele Meinungen und Blickwinkel bereichern. Allerdings ist ein Panel immer auch recht zeitintensiv. Es kann ein starker Einstieg sein, wenn die Botschaften kurz und knackig sind. Weiterhin kann eine Besetzung des Panels mit namenhaften Persönlichkeiten ein echter Motivator sein. Die Moderation des Panels ist dabei unverzichtbar, da sonst Zeiten nicht eingehalten werden.

4.2.10 Keynote mit Startschuss Eine Keynote steht am Anfang und entscheidet, ob die Veranstaltung „Chefsache“ oder eher ein konventionelles Event ist. Wer ist die richtige Person für

4.3 Arbeitsphase

67

Gänsehaut, Wertschätzung und Vorbild? Ob Vorstand oder inspirierender CEO/CIO ist im Grunde nicht wichtig – es muss der richtige Effekt erzeugt werden. Bei unternehmensinternen Hackathons sollte mindestens der IT-Leiter, wenn nicht jemand aus der Geschäftsleitung den Vortrag halten. Bei externen Hackathons werden oft Industriegrößen oder besonders gute und bekannte Redner (zum Beispiel aus Sport, Funk oder Fernsehen) gewählt. Die Keynote sollte am Ende der Startphase die Motivation der Teilnehmer ankurbeln und der Startschuss in die Arbeitsphase sein.

4.3

Arbeitsphase

Während in der Startphase die Teilnehmer zur Passivität verurteilt waren, die Veranstalter aber sehr aktiv sein mussten, wird der Schalter mit dem Beginn der Arbeitsphase – auf die Minute genau – umgelegt. Die Teams wissen, was zu tun ist, die Veranstalter schalten in einen reaktiven Modus und werden Beobachter und Begleiter. Während das Veranstalterteam etwas zur Ruhe kommen kann, sind ab jetzt die Teilnehmer gefordert. Nun können die Mentoren und Coaches ihre Arbeit aufnehmen. Hilfe, in welcher Form auch immer, darf dabei aber nie aufgedrängt werden.

4.3.1

Fliegender Start

Der Übergang vom Vorprogramm in den eigentlichen Arbeitsteil kann als fliegender Start gestaltet werden. Das Vorprogramm klingt mit einer hohen Verdichtung des zuvor Gesagten aus, und die Arbeitsphase beginnt. Dieser Übergang kann zum Beispiel mit der Vorstellung von Umsetzungsideen auf der Bühne durch vorher ausgewählte Teilnehmer beginnen. So können sich die übrigen Teilnehmer für eine Idee und somit ein mögliches Team entscheiden. Sollten im Vorfeld keine konkreten Ideen entwickelt worden sein, kann direkt an die Keynote eine offene oder moderierte Themenerarbeitung angeschlossen werden. Auf diese Weise gehen die beiden Teile nahtlos ineinander über. Das ist für die Teilnehmer von Vorteil, da der Schwung und die Motivation aus den Ansprachen direkt in die Umsetzungsphase mitgenommen werden können.

4.3.2

Kreative Phase

Die längste Phase eines Hackathons ist die Arbeitsphase mit den jeweiligen Evolutionsstufen von der Idee bis zum Ergebnis. Hier ergibt sich oft eine längere Strecke bis

68

4

Durchführung

die finale Idee gefunden wird. Teams, die bereits vorgearbeitet haben, sind hier stets im Vorteil. Teams, die nicht vorgearbeitet haben, genießen jedoch den Vorteil der Unvoreingenommenheit und können die zuletzt erhaltenen Infos besser einfließen lassen. Die Gestaltung der Arbeitsphase ist den Teams vollkommen selbst überlassen. Ein Coaching ist, falls gewollt, immer denkbar. Das Coaching sollte sich dabei auf Methoden (z. B. Kreativtechniken) oder Technologien (z. B. IT-Architektur oder Programmierkonzepte) beziehen und nicht in den eigentlichen Kreativprozess mit externen Ideen eingreifen. So können ebenfalls Hinweise zur Zeitplanung gegeben werden. Die kreative Phase ist anfänglich gekennzeichnet von einem lebhaften Diskurs. Im besten Falle führen basisdemokratische Entscheidungsprozesse im Team zu einem Ergebnis, das bestimmt, woran in den nächsten Stunden zu arbeiten ist. Flipcharts, Moderatorenkoffer oder Tafeln werden in dieser Phase benötigt und sollten jedem Team zur Verfügung stehen. Geht die kreative Phase dem Ende zu, sind die Teams von außen erkennbar ruhiger. Teams, die sich zu lange in einer Ideenfindungsphase verzetteln, darf geholfen werden.

4.3.3

Umsetzung

Der zentrale Teil einer Hackathon-Veranstaltung ist, nach der Phase der Ideenfindung und -beschreibung, die (zumindest teilweise) Umsetzung der Idee. Dies dürfte im Umfeld der IT- und Digitalisierungsthemen am ehesten eine berechtigte Erwartungshaltung des Veranstalters sein. Es ist zu vermeiden, dass sich Teams in der Umsetzung verzetteln, von der ursprünglichen Konzeptionierung abkommen und am Ende ohne Ergebnis dastehen. Eine durchgängige Konzeptionierung, eine durchdachte Idee und ein halbfertiges Arbeitsergebnis sind mindestens ein Teilerfolg. Ein unzufriedenes Team, das sich in Kleinigkeiten der Realisierung verloren hat und dann gescheitert ist, wird maßlos enttäuscht sein. Anders gesagt: In einem Hackathon muss gröber gehobelt werden und eine detailverliebte Umsetzung ist dann fehl am Platz, wenn man dadurch mitten in der Umsetzung stecken bleibt. Ein „Fake“ (neudeutsch für Attrappe) tut es dann auch. Es kann zum Beispiel die Benutzerführung einer Anwendung in der Programmoberfläche implementiert werden, obwohl die dahinterliegenden Prozesse noch nicht vollständig umgesetzt wurden. In dieser Phase können Sie wieder durch gezielte Coaching-Angebote unterstützen. Die eigentliche Umsetzung bleibt natürlich den Teams überlassen.

4.3 Arbeitsphase

4.3.4

69

Anteil des Veranstalters in der Arbeitsphase

Die Arbeitsphase ist zeitlich die längste Phase im Hackathon und unterliegt dabei am wenigsten dem Einfluss des Veranstalters. Somit haben Sie hier keine weiteren Aufgaben, außer dafür zu sorgen, dass alle begleitenden Prozesse (Service-Desk, Verpflegung, Übernachtungsmöglichkeiten etc.) reibungslos funktionieren. Personen aus dem Umfeld des Veranstalters müssen sich grundsätzlich neutral verhalten. Sympathien dürfen nicht dazu führen, dass unerlaubte Tipps gegeben werden. Coaches oder andere Mitarbeiter des Veranstalters dürfen sich nicht dazu verleiten lassen, aktiv in Teams mitzuarbeiten. Eingriffe des Veranstalters können jedoch verhältnismäßig sein, wenn • • • •

Streit in einem Team oder zwischen Teams ausbricht, die Ideenfindungsphase ein Viertel der Hackathon-Arbeitszeit überschreitet, verschiedene Teams exakt den gleichen Weg einschlagen oder grobe Unsportlichkeit durch Ideenklau stattfindet.

4.3.5

Involvierung der Jury

Damit die Jury am Ende ein gerechtes Urteil fällen kann und alle nötigen Zusammenhänge versteht, sollte es erlaubt sein, als Jurymitglied Gespräche mit den Teams zu führen. Dies sollte für die Teams kein Zwang oder ein Verlust von Arbeitszeit sein. Jurymitglieder sollten zudem nur zuhören und keinesfalls beraten. Dieses Vorgehen sollte berücksichtigen, dass nur eine Kommunikation mit allen Teams Chancengleichheit bedeutet. Auch aufkommende Sympathien zu Teams oder Einzelpersonen sollten wahrgenommen und dann bewusst ausgeblendet werden. Zeit ist nun das knappste Gut – hieran haben sich auch Veranstalter und Jury zu halten.

4.3.6

Bewertungsbogen

Der Veranstalter sollte spätestens innerhalb der Arbeitsphase einen Bewertungsbogen verteilt haben, in dem die Teams ihre Anregungen und ihr Feedback abgeben dürfen. Neben Fragen zur allgemeinen Zufriedenheit dürfen auch Fragen zu Räumlichkeiten, Catering und zur Organisation gestellt werden. In dieser Phase haben die Teilnehmer am meisten Zeit und die Chance auf einen ausgefüllten Feedbackbogen sind am größten.

70

4.3.7

4

Durchführung

Präsentationsvorbereitung

Ein erfahrenes Hackathon-Team wird sich schon sehr früh die Präsentation seiner Leistung zurechtlegen. Eine schlüssige Darstellung, gute Argumentation und Selbstsicherheit im Auftritt können auch mittelmäßige Leistungen herausragend aussehen lassen. Zudem sind erfahrene Präsentatoren immer im Vorteil und erzielen Sympathiepunkte. Unerfahrenen Teams darf hier geholfen werden, sofern die Leistung selbst nicht beeinflusst wird. Allein bei der Zeiteinteilung benötigen alle Teams Hilfe. Die Vorbereitungszeit der Präsentation wird nahezu immer unterschätzt. Zehn Prozent der Arbeitszeit sollten als minimale Vorbereitungszeit angeregt werden. Neben der effektiven Zeiteinteilung darf auch angeregt werden, die Präsentationsvorbereitung von der ersten Minute an zu parallelisieren. Die Jury tut gut daran, sich bereits während des Hackathon-Ablaufs bei den Teams über deren Idee und Umsetzungsplan zu erkundigen. Nur so ist später eine zügige Jurybewertung zu ermöglichen. Optional kann auch mit Zwischenpräsentationen gearbeitet werden. Diese Möglichkeit muss dann aber allen Teams gleichermaßen zur Verfügung stehen. Sollten Teams den Wunsch haben, sich bereits während der Arbeitszeit mit ihren Ideen und Ergebnissen zu präsentieren, so kann dies erlaubt werden. Dies sollte dann aber als Möglichkeit vorab angekündigt worden sein. Ferner darf es andere Teams nicht stören und es darf die Kapazitäten des Veranstalters nicht gänzlich binden. Hilfestellungen des Veranstalters dürfen nach der Zwischenpräsentation nicht wettbewerbsverzerrend wirken.

4.3.8

Präsentationsmix

Nicht jeder Teilnehmer kennt die unterschiedlichen Möglichkeiten, Arbeitsergebnisse erfolgreich zu präsentieren. Neben der Wahl der Mittel von mündlich über digital bis hin zu einem Mix sollte alles erlaubt sein. Der Einsatz von Folien ist meist das Mittel der Wahl. Ebenfalls können Videos und Grafiken eingespielt oder Prototypen auf der Bühne live vorgeführt werden. Auch verschiedene Präsentatoren während des Auftritts sind anzuregen. Hier können die Coaches wieder in der Vorbereitung der Abschlusspräsentation unterstützen und Anregungen für eine erfolgreiche Präsentation geben. Stellen Sie sicher, dass den Teams alle technischen und sonstigen Möglichkeiten zur Präsentation zur Verfügung stehen und einwandfrei funktionieren. Ein flackerndes Bild, eine zu niedrige Lautstärke von Mikrophonen oder Musik und ungünstige Lichtverhältnisse können die beste Präsentation verderben.

4.3 Arbeitsphase

4.3.9

71

Finale Checks

Der Veranstalter sollte eine Stunde vor der finalen Phase noch einmal einen TechnikCheck durchführen. Ein Mikro, das vor zwanzig Stunden noch aufgeladen war, kann mittlerweile leer sein. Ein Adapter, der vor 2 h noch da war, kann verschwunden sein. Es ist immer ratsam, organisatorische Fragestellungen auf mehrere Schultern zu verlagern. Improvisation wird in der Schlussphase eines Hackathons dazugehören, ein professionelles Ende des Hackathons vermittelt aber einen guten Gesamteindruck.

4.3.10 Zeiteinteilung Wenn die Anstrengungen der Teilnehmer langsam zum Ende kommen, wird die Schlussphase für Jury und Veranstalter noch einmal herausfordernd. Auf die verbleibende Restzeit sollte der Moderator insbesondere in der Stunde vor Ablauf der Arbeitszeit immer wieder durch entsprechende Durchsagen hinweisen. Die Teams sind dann vertieft in ihre Arbeit. Der Veranstalter muss sich deshalb deutlich bemerkbar machen. Ein Glöckchen oder ein hörbarer Signalton sind hier hilfreich. Die Geschäftigkeit steigt in der letzten Stunde noch einmal deutlich an – stellenweise kann Hektik ausbrechen. Rechnen Sie in der Abschlussphase wieder mit einer ansteigenden Zahl an Anfragen. Diese werden sich dabei größtenteils auf die Präsentation und die Jury beziehen. Stellen Sie sicher, dass Sie allen Teams die gleichen Informationen zur Verfügung stellen und kein Team bevorteilen.

4.3.11 Countdown Der Ausklang der Veranstaltung sollte 30 min vor dem Ende angekündigt und vernehmlich in kürzeren Abständen mit einer Zeitansage runtergezählt werden. In den letzten fünf Minuten benötigen die Teams noch einmal etwas Schärfe in der Ansage. Da es hier nicht um einen Hundertmeterlauf geht, darf man auch Nachsicht walten lassen und wenige Sekunden oder Minuten draufgeben.

72

4.4

4

Durchführung

Schlussphase

Die kürzeste Phase im Hackathon ist die Schlussphase. Sie entscheidet gleichzeitig über Gewinner und Nicht-Gewinner und ist damit auch die emotionalste und für den Veranstalter wichtigste Phase. Sobald das Ende der Arbeitsphase verkündet ist, können die Teilnehmer erst einmal durchatmen, während die Veranstalter wieder in die Pflicht treten und ihre Arbeit aufnehmen. Die Zeit nach dem offiziellen Arbeitsende ist extrem effizient zu nutzen, da zu diesem Zeitpunkt alle Anwesenden erschöpft und bereits ungeduldig sind. Eine gute Hackathon-Veranstaltung kann sich bei ihrer Zeiteinteilung in der Schlussphase an folgenden Richtwerten orientieren (vgl. Tab. 4.1).

4.4.1

Präsentation der Ergebnisse

Der spannendste Zeitpunkt ist gekommen, wenn die Arbeitszeit um ist und die Teilnehmer ihre Arbeit von jetzt auf gleich einstellen müssen. Nacheinander werden die Teams dann ihre Ergebnisse der Jury und den anderen Teams vorstellen. Die Präsentationen sollten fünf Minuten nicht unterschreiten. Weniger Zeit schmälert die Möglichkeit, wirklich alle Punkte einer durchdachten Idee anzusprechen. Mehr als zehn Minuten führen dazu, dass der Kerngedanke der zu bewertenden Idee durch zu viel Detailinformationen verwässert wird. Die Jury wird in einem solchen Fall mit Informationen geflutet. Die Qualität der dargebrachten Präsentationen wird sich abhängig von der Seniorität und Lebenserfahrung der Teilnehmer stark unterscheiden. In Hackathon-Veranstaltungen sollte aber die Leistung, eine durchdachte und neue Idee zu ersinnen und umzusetzen, im Vordergrund stehen. Weniger

Tab. 4.1 Zeiteinteilung in der Schlussphase Ablaufpunkt

Durchführung

Dauer

Hinweis auf Zeitablauf Hinweis auf nächste Schritte Präsentationen Beratung der Jury Preisverleihung Abmoderation

Moderator Moderator Teilnehmer Jury Jury und Moderator Moderator

3 min 2 min 5–10 min pro Team 15 min 15 min 5 min

4.4 Schlussphase

73

publikumsvertrauten Präsentatoren darf daher Nachsicht geschenkt werden, wenn eine Präsentation etwas holprig und unsicher vorgetragen wird. Ist die eigentliche Idee beachtenswert, so sollte dies höher bewertet werden als eine gute Darbringung. Die Wahl des Präsentationsrahmens und des Darstellungsmediums wird in der Regel dem Team überlassen. Die Gerechtigkeit in der Bewertung ist nur dann gegeben, wenn einer strengen Einhaltung der Präsentationsvorgaben, insbesondere der Präsentationszeit, Rechnung getragen wird. An dieser Stelle ist ein beherztes Eingreifen des Moderators unabdingbar.

4.4.2

Jury-Phase und Preisverleihung

Die Jury sollte gut organisiert sein und schnell zu einem Ergebnis kommen. Dazu sind vorgefertigte Bewertungsbögen ideal. Die Bewertungskriterien sollten auch mit einer anteiligen Einschätzung der Erfüllung je Team besprochen werden. Trotz der knappen Zeit sollte jedem Team und jeder Idee Beachtung geschenkt werden. Zu jedem Team sollten auch ein paar lobende Worte vorformuliert werden. Die Jury macht es spannend, wenn bei der Verkündung mit den hinteren Plätzen begonnen wird. Jedem Team ist Wertschätzung entgegenzubringen und die positiven Ergebnisse jedes Teams sollten erwähnt werden. Wie die Gewinnerteams belohnt und verabschiedet werden, und ob die Bezeichnung 1./2./3. Platz, Platin, Gold und Silber oder Top-Performer, Gewinner und Ideen-Held gewählt wird, ist jedem Veranstalter überlassen und darf allen Spaß machen. Die Jury hat ebenfalls eine Art Präsentation vor sich. Die Begründung für die Bewertungen und letztlich die Wahl der Gewinnerteams sollte sehr stichhaltig sein und sich genau an den vor dem Hackathon-Start genannten Kriterien orientieren. Die Jury übergibt Urkunden und falls möglich auch die ausgelobten Preise. Hier können auch die Partner unterstützen, falls sie entsprechende Preise mitgebracht haben. Die Gewinnerteams werden sich freuen und in Jubel ausbrechen. Diese Minuten sollten fotodokumentarisch festgehalten werden. Die Bilder sind im Anschluss an den Hackathon das beste Mittel, um weitere Veranstaltungen dieser Art zu bewerben.

4.4.3

Ausklang

Wie nach dem Sport bedarf es nach dem Ende des Wettbewerbs einer „Cool-downPhase“. Bevor das offizielle Ende verkündet wird, sollte nochmal Zeit zum Freuen,

74

4

Durchführung

Trauern und Durchschnaufen sein. In dieser Phase sollten Sie den Teams noch einmal Zeit geben, um sich intern auszutauschen und die Bewertungen der Jury zu diskutieren. Weiterhin sollten Sie auch den Austausch zwischen den Teams anregen. So kann aus den jeweiligen Ansätzen anderer Gruppen noch etwas gelernt werden. Je nach Größe und Ausrichtung des Events können auch noch Investorengespräche geführt und Pressetermine gegeben werden. Möglicherweise schlagen in dieser Phase positive wie auch negative Emotionen sehr hoch. Achten Sie darauf, dass Jubel wie auch Enttäuschung fair bleiben. Ihre Coaches können in dieser Phase noch einmal sehr wichtig werden und mental unterstützen.

4.4.4

Verabschiedung

Der Verabschiedung ist organisatorisch kaum Herr zu werden. Während die Gewinner sich noch einmal fotografieren lassen werden, kann so manch ein enttäuschter Kandidat grußlos entschwinden. Kündigen Sie rechtzeitig an, weiterhin ein Kontakt gehalten werden soll und vergessen Sie nicht, sich einige Tage später per E-Mail für die Teilnahme zu bedanken.

Organisatorisches

Erste Kontakte Einleben

Moo darstellen

Zusammenwachsen Ausrüstung prüfen

Regeln Keynote Panel

Start

Fragemöglichkeiten

Kreave Phase Bereit sein Ideengenerierung Umsetzung

Rollenverteilung

Arbeit

Gastgeber sein Zeiteinteilung

Über die Grenzen gehen

Countdown

Präsentaonsvorbereitung Präsentaon Ausklang

Schluss

Zum Ende kommen JuryPhase Verabschiedung

Abb. 4.2 Die Phasen der Durchführung mit entsprechenden Rollen, Aktionen und Emotionen

Literatur

75

Abschließend werden in Abb. 4.2 die einzelnen Phasen der Durchführung noch einmal grafisch zusammengefasst. Fazit für die Praxis

• Die Startphase ist effizient zu nutzen und soll die Teilnehmer informieren und motivieren. • Die Arbeitsphase fordert den Veranstalter im Wesentlichen als guten Gastgeber. • Die Schlussphase bleibt Veranstaltern und Teilnehmern lange im Kopf – am besten positiv. • Die Wertschätzung für alle Teams muss jederzeit spürbar sein. • Die Jury muss gut vorbereitet sein und schnell und gerecht entscheiden. • Ein guter Hackathon kennt keine Verlierer, nur Gewinner. • Die Verabschiedung ist eine Visitenkarte für den nächsten Hackathon.

Literatur 1. Rabl M (2009) Kreativitätstechniken. Springer Gabler, Wiesbaden, S 75–90

5

Nachbereitung

Zusammenfassung

Nach einer erfolgreichen Planung und Durchführung muss immer auch eine Nachbereitung des Hackathons stattfinden. Nur so wird sichergestellt, dass der Hackathon seine volle Kraft entfalten kann. Leider wird dieser Teil oft vernachlässigt oder sogar ganz vergessen. Es sollte jedem klar sein, dass in der kurzen Zeit eines Hackathons die meisten Ideen nur skizziert und in Form von Prototypen umgesetzt werden können. Um die Ideen weitertreiben zu können oder sogar neue Firmen zu gründen, ist zusätzliche Zeit und Hilfe an vielen Stellen notwendig. Weiterhin sollte (wie bei jedem Event) eine Feedback- oder „Lessons Learned“-Runde mit allen Teammitgliedern des Veranstalters durchgeführt werden. Ebenfalls sollte im Nachgang eine geeignete Berichterstattung durch den Veranstalter stattfinden, um die Ergebnisse des Hackathons zu präsentieren und möglicherweise bereits den nächsten anzukündigen. In diesem Kapitel werden die wichtigsten Aktivitäten nach einem Hackathon vorgestellt.

Der Hackathon ist vorbei und langsam sinkt der Stresspegel bei allen. Doch vorbei ist nur das eigentliche Event. Der Hackathon geht für die Veranstalter noch weiter. Nach einer erfolgreichen Planung und Durchführung muss nämlich immer auch eine Nachbereitung des Events stattfinden. Nur so wird sichergestellt, dass der Hackathon seine volle Kraft entfalten kann. Leider wird dieser Teil oft vernachlässigt oder sogar ganz vergessen. Das ist schade, da hier noch viel zu erledigen ist. So sollte es jedem klar sein, dass in der kurzen Zeit eines Hackathons die meisten Ideen nur skizziert und in Form von Prototypen umgesetzt werden konnten. Um die Ideen weiterzutreiben oder sogar neue Firmen zu gründen, ist weitere Zeit und Hilfe an vielen Stellen notwendig. © Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 A. Kohne und V. Wehmeier, Hackathons, https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6_5

77

78

5

Nachbereitung

Durchführung

• • • • • • • • •

Ende

Start

Vorbereitung

Nachbereitung

Lessons Learned Danke sagen Berichterstaung Aufarbeiten der Ergebnisse Unterstützung bei den nächsten Schrien Kooperaonen Bewerbungsgespräche/Jobs Alumni-Netzwerk Nachhalgkeit

Abb. 5.1 Überblick über die einzelnen Aktivitäten während der Nachbereitung

Weiterhin sollte (wie bei jedem Event) eine Feedback- oder „Lessons Learned“Runde mit allen Teammitgliedern des Veranstalters durchgeführt werden. So wird sichergestellt, dass Erfahrungen und Meinungen (der Teilnehmer und des Teams) helfen, dass das nächste Event noch besser wird. Ebenfalls sollte im Nachgang eine geeignete Berichterstattung durch den Veranstalter stattfinden, um die Ergebnisse des Hackathons zu präsentieren und womöglich bereits den nächsten anzukündigen. In den folgenden Kapiteln werden die wichtigsten Aktivitäten nach einem Hackathon vorgestellt. Die einzelnen Aktivitäten der Nachbereitung werden in Abb. 5.1 grafisch dargestellt.

5.1

Lessons Learned

Nachdem das Event vorbei ist und alle Teilnehmer abgereist sind, sollten Sie sich (nach den Aufräumarbeiten) noch etwas Zeit für Ihr Team nehmen. Egal, wie gut Sie den Hackathon vorbereitet haben, es wird nicht alles glatt laufen. Umso wichtiger ist es, Gelungenes zu bewahren und Fehler zu bemerken, um sie beim nächsten Mal zu vermeiden. Im Nachgang zum Hackathon sollten daher alle beteiligten Teammitglieder auf Seiten des Veranstalters zu einem kurzen mündlichen oder schriftlichen „Blitzlicht“, also einem Feedback der zurückliegenden Eindrücke, gebeten werden. So bekommen Sie einen guten Einblick, was während des Events „vor und hinter den Kulissen“ alles passiert ist. Nutzen Sie diese „Manöverkritik“, um herauszufinden, ob wirklich alles so geklappt hat, wie Sie es geplant hatten und wo es

5.1 Lessons Learned

79

Abweichungen gab. Bewerten Sie die Aussagen im ersten Schritt nicht, sondern sammeln Sie zuerst. In einem nächsten Schritt können Sie dann Ihre Schlüsse daraus ziehen. Sammeln Sie weiterhin schon während des Events Feedback von den Teilnehmern und Sponsoren. Dafür können Sie eine kurze Umfrage (digital oder in Papierform) gegen Ende des Events durchführen. So erhalten Sie ein direktes Feedback. Auch dieses Feedback sollten Sie ernst nehmen und bei der Planung zukünftiger Hackathons miteinfließen lassen. Zeitnah sollte auch untersucht werden, ob die vermuteten Aufwände an Geld und Personal realistisch eingeschätzt wurden. Auch wenn Hackathons meist keinen finanziellen Gewinn beabsichtigen, sollten sie sich doch zumindest mit Hilfe der eingenommenen Sponsorengelder und weiterer Umsätze vollständig tragen. Somit ist die finanzielle Auswertung des Events eine wichtige Aktion. Überprüfen Sie, wie viel Geld Sie im Vorfeld (zum Beispiel durch Sponsoren) und während des Events (zum Beispiel durch den Verkauf von Getränken und Lebensmitteln) eingenommen haben und halten Sie Ihre Ausgaben dagegen. Im besten Fall bleibt nach dem Event noch etwas Geld übrig, das dann in Kommunikationsmaßnahmen investiert werden kann. Ansonsten sollte eine „schwarze Null“ unter dem Strich stehen. Andernfalls müssen Sie schauen, wie Sie mit dem Verlust umgehen. Möglicherweise springt einer der Sponsoren nachträglich ein. Nutzen Sie diese Rechnung in jedem Fall, um die Einnahmen und Kosten für Ihren nächsten Hackathon besser abschätzen zu können. So wird die finanzielle Planung für das nächste Event von Beginn an einfacher. Werten Sie weiterhin alle verfügbaren Metriken aus, die Ihnen zur Verfügung stehen. Dabei ist zu beachten, dass Sie am besten direkt in der Planung festlegen sollten, welche Metriken Sie in welcher Form messen wollen, und wie Sie ein erfolgreiches Event definieren. So können mache Werte durch einfaches Zählen erhoben, manche erfragt und wieder andere nur gefühlt wahrgenommen werden. Mögliche Kriterien wären zum Beispiel: • Reichweite der Werbekampagne im Vorfeld • Anzahl der Anmeldungen • Anzahl der angemeldeten, aber nicht erschienenen Teilnehmer („No-ShowRate“) • Anzahl der Sponsoren • Eingenommenes Geld (durch Sponsoren und sonstige Einnahmen) • Anzahl der Teams (+ durchschnittliche Anzahl an Teammitgliedern) • Bewertung der Ergebnisse • Anzahl der Sponsorengespräche

80

• • • • • •

5

Nachbereitung

Anzahl der Investorengespräche Anzahl der vermittelten Jobs oder Bewerbungsgespräche Anzahl der Presseerwähnungen (in Zeitschriften und online) Anzahl „Likes“, „Re-Tweeds“ und Anzahl neue Follower in den sozialen Medien Feedback der Teilnehmer, Sponsoren und Teammitglieder Sonstiges Feedback (Location, Sicherheitskräfte, Sanitäter, Anwohner usw.)

Mit den gewonnenen Informationen können Sie den gerade abgeschlossenen Hackathon gut bewerten und mögliche Verbesserungen für einen nächsten Hackathon ableiten. Versuchen Sie bei jedem Event ein wenig besser zu werden. Dies wird Ihnen allein schon durch die Routine, die mit der Zeit kommt, gelingen. Führen Sie am besten direkt beim ersten Event einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) ein (vgl. [1]). Dieser hilft Ihnen, sich mit jedem Durchgang zu verbessern. Der klassische KVP (auch PDCA- oder Deming-Zyklus genannt) setzt sich aus vier Teilen zusammen (vgl. Abb. 5.2).

Plan

Act

PDCA Zyklus

Check Abb. 5.2 Der PDCA-Zyklus (vgl. [1])

Do

5.2 Danke sagen

81

1. Plan (Plane): Hier wird (wie in Kap. 3 beschrieben) der Hackathon mit all seinen Aspekten geplant. Legen Sie hier auch Ihre (messbaren) Erfolgskriterien fest. 2. Do (Führe durch): Im nächsten Schritt wird das eigentliche Event durchgeführt. Dabei werden bereits wichtige Metriken und Meinungen erhoben, um sie im nächsten Schritt überprüfen zu können. 3. Check (Überprüfe): Nach dem Hackathon führen Sie, wie in diesem Kapitel beschrieben, eine große Feedback- und „Lessons Learned“-Runde durch und vergleichen Ihren Plan und Ihre Ziele mit dem Ergebnis des Hackathons und den erhobenen Daten. 4. Act (Handle): Im letzten Schritt ziehen Sie Ihre Schlüsse aus den Ergebnissen des vorherigen Schritts und nutzen die Erkenntnisse zur Verbesserung des nächsten Hackathons. Nachdem Sie, wie in diesem Kapitel beschrieben, den Hackathon in jeglicher Hinsicht ausgewertet und Ihre Schlüsse daraus gezogen haben, kann getreu dem Motto „Nach dem Hackathon ist vor dem Hackathon!“ mit der Planung Ihres nächsten Events begonnen werden.

5.2

Danke sagen

Die Arbeit der Teammitglieder, die Beteiligung der Sponsoren und natürlich der Einsatz der Teilnehmer finden auf freiwilliger Basis statt. Ohne all diese Menschen könnte ein Hackathon nicht stattfinden. Nach dem Hackathon ist es also Zeit „Danke“ zu sagen. Am besten erreichen Sie heutzutage alle Beteiligten per E-Mail. Die Nachricht sollte neben dem Dankeschön ein Feedback Ihrerseits, eine knappe Zusammenfassung des Events und eine kurze Vorstellung der Gewinner samt ihrer Ideen beinhalten. Weiterhin sollten Sie Fotos des Events beifügen oder auf Ihre Homepage verweisen, um den Anhang nicht zu groß werden zu lassen. Weiterhin können Sie auch auf Videomaterial auf Ihrer Seite oder auf einem Videoportal Ihrer Wahl verweisen. Ebenfalls können Sie einen kleinen Pressespiegel mit den wichtigsten Berichten und Posts aus dem Internet hinzufügen. Zusätzlich zu diesen allgemeinen Informationen sollten Sie den Sponsoren und weiteren Geldgebern konkrete Daten zur Verfügung stellen. Das können (wenn in den AGBs entsprechend verankert) zum Beispiel Daten über die Teilnehmerzahl, die „No-Show-Rate“ oder sogar ganze Teilnehmerlisten sein. Gleichzeitig können Sie Fotos der Werbestände, der aufgehängten Poster, der ausgelegten Flyer oder aufgestellten Roll-ups zum Nachweis zur Verfügung stellen. Falls Ihre Planung für

82

5

Nachbereitung

einen weiteren Hackathon bereits begonnen hat, können Sie die Kommunikation direkt nutzen, um mögliche Sponsoren für das kommende Event zu gewinnen. Wie bereits erwähnt sollten Sie natürlich auch Ihrem Team gesondert danken. Dies sollte (zusätzlich zu dem Dank am Ende des Hackathons) in einer persönlicheren E-Mail geschehen. Hier können Sie sich noch einmal besonders für den Einsatz und das Engagement bedanken. Vielleicht erzählen Sie auch noch ein paar Anekdoten aus der Planung und/oder Durchführung oder bauen kleine Erinnerungen der Teilnehmer mit ein. Sie sollten auch ein Gruppenfoto aller Helfer beifügen, welches Sie am Ende des Events machen können. So zeigen Sie Ihre Wertschätzung und motivieren gleichzeitig zu einer erneuten Teilnahme. Nutzen Sie jegliche Dankes-E-Mails, um weitere Rückmeldungen einzusammeln. Positives Feedback kann dabei Balsam für die Seele nach dem stressigen Event sein. Negatives Feedback sollte als Anregung zur Verbesserung genutzt werden. Verweisen Sie für dafür am besten auf eine kurze, online-basierte Umfrage. Entsprechende Tools finden Sie durch eine gezielte Suche im Internet. Viele der Tools sind sogar kostenlos und genügen für diesen Einsatz vollkommen. Bereiten Sie dazu unterschiedliche Fragebögen für Teilnehmer, Sponsoren und Geldgeber sowie Ihr Team vor. Bieten Sie Ja/Nein-Fragen, Fragen mit einer Bewertungsskala (zum Beispiel zwischen 1 und 10, Schulnoten oder „stimme voll zu“ bis „stimme überhaupt nicht zu“) und Fragen mit Freitext-Antworten an. Mögliche Fragen an die Teilnehmer könnten sein: • • • •

Wie zufrieden waren Sie insgesamt mit dem Hackathon? Wie zufrieden waren Sie mit der Vorbereitung? War die Kommunikation im Vorfeld ausreichend? Wie können wir die Vorbereitung für das nächste Mal verbessern?

Weitere Fragen für Ihre Feedbackbögen finden Sie in den Checklisten in Kap. 11.

5.3

Berichterstattung

Hackathons werden gerne von den Medien aufgegriffen. Versuchen Sie (lokale) Zeitungen oder Branchenmedien für einen Bericht zu begeistern. Dazu können auch Medienpartnerschaften geschlossen werden. So können zum Beispiel Reporter bereits auf dem Event Fotos machen und Stimmen einfangen, um im Anschluss einen entsprechenden Bericht zu verfassen. Möglicherweise können Sie sogar das (Lokal-)Fernsehen einbinden. Dies hängt aber ganz von der Größe, einem herausragenden Thema oder dem Ergebnis des Hackathons ab.

5.4 Aufarbeiten der Ergebnisse

83

Weiterhin sollten Sie bereits während des Hackathons online Bericht erstatten lassen. Bei größeren Hackathons lohnt es sich, dazu eine eigene Rolle in Ihrem Team zu vergeben, deren Aufgabe (unter anderem oder sogar ausschließlich) die digitale Kommunikation ist. Richten Sie dazu zum Beispiel einen Twitter-, Facebookund/oder Instagram-Account mit entsprechenden Hashtags für die Kommunikation ein. Zusätzlich können Sie Videos auf Online-Plattformen wie YouTube oder Vimeo hochladen. Berichten Sie aus Sicht des Veranstalters, fangen Sie Teilnehmerstimmen ein und befragen Sie die Sponsoren. So bilden Sie einen „Rundumblick“ ab. Nutzen Sie auch aktiv die „Like“- und Weiterleitungsfunktionen der entsprechenden Plattformen und Netzwerke, um schnell auch Content, den die Teilnehmer generieren, verbreiten zu können. So zeigen Sie zum einen, dass Sie auch die Meinungen der Teilnehmer verfolgen und erhalten zum anderen einfach Zugriff auf zusätzliches Material für Ihre Kommunikationskanäle. Führen Sie allen Content zentral auf Ihrer Homepage zusammen. So können sich alle Interessierten schnell einen Überblick verschaffen, sich austauschen und in Kontakt bleiben. Schreiben Sie im Nachgang eine Zusammenfassung für Ihre Homepage und veröffentlichen Sie Bilder des Events und der Preisverleihung. Teilen Sie dies wieder über Ihre sozialen Netzwerke und bieten Sie den Bericht auch weiteren Online(Fach-)Seiten zur Verbreitung an. Fassen Sie weiterhin die Ideen der Teams kurz zusammen und berichten Sie auch gerne über kleine Geschichten, die sich am Rande oder hinter den Kulissen des Hackathons abgespielt haben. Eine umfassende Nachberichterstattung ist die beste Werbung für den nächsten Hackathon.

5.4

Aufarbeiten der Ergebnisse

Während des Hackathons hatten die Teams wenige Möglichkeiten, sich mit den Ideen und den Arbeitsergebnissen der anderen Teams näher zu beschäftigen. Meist bleibt nur der kurze Eindruck der Abschlusspräsentation. Im Nachgang können die Ideen, Produkte, Lösungen, Geschäftsmodelle und vor allem deren technische Umsetzung aber von großem Interesse für alle sein. Darum bietet es sich an, eine kurze, vielleicht bebilderte, Zusammenfassung der gesamten Ergebnisse zusammenzustellen. Diese Informationen können dann im Mitgliederbereich der Homepage zur Verfügung gestellt und als Zusatz mit in die Feedback-E-Mail aufgenommen werden. Hierzu macht es Sinn, sich im Vorfeld über die Art und die Struktur des Berichts Gedanken zu machen. Am besten wird die Struktur bereits bei der Anmeldung kommuniziert, damit jeder weiß, wie seine Ergebnisse nachher den anderen (und möglicherweise auch den Investoren) zur Verfügung gestellt werden. Für die

5

Abb. 5.3 Das Business Model Canvas. Diese Grafik wird von der Strategyzer AG unter der creative commons Lizenz (CC BY-SA 3.0) zur Verfügung gestellt

84 Nachbereitung

5.5 Unterstützung bei den nächsten Schritten

85

Darstellung von Geschäftsmodellen hat sich in den letzten Jahren das Business Model Canvas durchgesetzt (vgl. [2]). Das Canvas erlaubt es, auf einer Seite ein komplettes Geschäftsmodell mit allen Aspekten abzubilden. So werden nicht nur der eigentliche Kern des Geschäftsmodells, sondern auch die Kosten und Umsatzquellen inklusive der Vermarktung abgebildet. In Abb. 5.3 ist die Vorlage das Business Model Canvas dargestellt. Oft wird dieses Werkzeug bereits während der Hackathons durch die Teams eingesetzt. Für die Darstellung der technischen Umsetzung haben sich Strukturgrafiken der einzelnen Komponenten (z. B. Webserver, Datenbank, Anwendungsserver usw.) und deren Abhängigkeiten durchgesetzt. Für die Darstellung der Software-Strukturen und der Prozesse hat sich UML (Unified Modeling Language, vgl. [3]) als grafisches Werkzeug durchgesetzt. Zusätzlich sollten Sie auch noch Fotos der Prototypen einbinden. Dies erlaubt einen optischen Eindruck. Möglicherweise können Sie hier auch noch ein Video der entsprechenden Abschlusspräsentationen bereitstellen. So haben alle Interessierten einen kompletten Überblick über alle Projekte.

5.5

Unterstützung bei den nächsten Schritten

Während eines Hackathons können bestenfalls gute Ideen und deren Umsetzung skizziert und mit Hilfe eines Prototyps präsentiert werden. Viele Teams möchten aber nach dem Event aus den unterschiedlichsten Gründen ihre Projekte weiterentwickeln. Bei einem unternehmensinternen Hackathon sollten alle Ergebnisse im Nachgang in Ruhe betrachtet und auf ihre Marktchancen hin bewertet werden. Wird mindestens eine Idee als wertvoll für das Unternehmen erachtet, muss festgelegt werden, wie weiter verfahren werden soll. Zum einen kann die Idee in die eigene Entwicklungsabteilung übergeben werden, zum anderen kann aber auch ein neues Unternehmen („Spin-Off“ genannt) gegründet werden, um die Idee weiterzuentwickeln und zu vermarkten. Nach einem externen Hackathon können Sie den Teilnehmern anbieten, auch im Nachgang des Events beratend zur Seite zu stehen. Zum Beispiel können Sie Expertensprechstunden oder Online-Foren anbieten, in denen sich die Teilnehmer Tipps für das weitere Vorgehen holen können. Weiterhin können Sie auch Räumlichkeiten vermitteln oder zeitlich begrenzt zur Verfügung stellen, in denen die Teams weiterarbeiten können. Ist eine Idee so gut, dass möglicherweise ein neues Unternehmen gegründet werden soll, so können Sie auch hier Unterstützung bei der Gründung anbieten. So können Sie Kapitalgeber vermitteln, rechtliche Beratung anbieten oder Tipps für die Personal- und Finanzplanung geben.

86

5

Nachbereitung

Wichtig ist, dass Sie sich im Vorfeld des Hackathons darüber Gedanken machen, wie Sie mit den Ergebnissen und Teilnehmern im Nachgang umgehen wollen. Planen Sie dafür auch entsprechende Sach- und Geldmittel ein und nutzen Sie Ihre Netzwerke bzw. bauen Sie ein entsprechendes Netzwerk auf. Vermeiden Sie es, die Teilnehmer nach dem Event alleinzulassen. Das sorgt für Unmut auf allen Seiten und verschwendet mögliches Potenzial.

5.6

Kooperationen

Bei einem Hackathon arbeiten viele Personen und Firmen für kurze Zeit sehr intensiv zusammen. Es lohnt sich, im Nachgang zu überprüfen, ob sich aus den anfänglichen Geschäftsverhältnissen nicht auch längerfristige Kooperationen bzw. Partnerschaften ableiten lassen. So können Sponsoren oder Investoren und Veranstalter entsprechende Verträge schließen, die eine Zusammenarbeit für die nächsten Hackathons sichert. Möglicherweise ergeben sich aus den anfänglich nur auf Hackathons bezogenen Verhältnissen später auch weitere (Geschäfts-)Möglichkeiten. Denken Sie dabei auch über nicht sofort ersichtliche Partnerschaften mit der Location, dem Caterer, dem Sicherheitspersonal usw. nach.

5.7

Bewerbungsgespräche und Jobs

Falls Sie als Firma einen Hackathon veranstaltet haben oder als Partner/Sponsor bei einem Hackathon aufgetreten sind, um neue Angestellte zu finden, ist es jetzt an der Zeit, die Teilnehmer um eine schriftliche Bewerbung zu bitten. Falls Sie darauf verzichten möchten, oder Teilnehmer Ihnen bei dem Event direkt Bewerbungsunterlagen mitgegeben haben (was nicht selten vorkommt), sollten Sie die Kandidaten zeitnah anschreiben und zu einem Bewerbungsgespräch einladen. Ob Sie dabei Freelancer, Festangestellte oder Praktikanten suchen, ist natürlich Ihnen überlassen. Lassen Sie nach dem Hackathon nicht zu viel Zeit vergehen. Die Kandidaten, die einen neuen Job suchen, haben sicher nicht nur mit Ihnen gesprochen. Teilweise sind sie auch so begehrt, dass ihnen bereits auf dem Hackathon Arbeitsverträge angeboten wurden. In Zeiten des Fachkräftemangels ist dies ebenfalls keine Seltenheit. Bedenken Sie, dass Sie sich in einer sehr schnelllebigen und dynamischen Branche befinden und die Bewerber sich inzwischen die Stellen meist aussuchen können.

5.9 Nachhaltigkeit

5.8

87

Alumni-Netzwerk

Auch wenn die Zusammenarbeit in einem Hackathon zeitlich begrenzt war, so war sie doch intensiv. Manch einer wird Kontakt halten wollen und ist vielleicht auch im Nachgang an weiterem Austausch interessiert, möchte informiert oder aber dem Veranstalter verbunden bleiben. Falls Sie planen, zukünftig noch weitere Hackathons zu veranstalten, bietet es sich an dieser Stelle an, ein Alumni-Netzwerk zu gründen. Somit geben Sie den Teilnehmern, Kapitalgebern, Sponsoren und weiteren Interessierten die Möglichkeit, auch über das eigentliche Event hinaus in Kontakt zu bleiben. In dem Netzwerk können dann zum Beispiel technische Foren angeboten werden. Weiterhin sind Jobbörsen sehr beliebt. Zusätzlich können Sie Ihre nächsten Hackathons bewerben und natürlich den rein zwischenmenschlichen Kontakt ermöglichen. Ein Alumni-Netzwerk kann wie ein Verein aufgesetzt werden, regelmäßig Informationen versenden und zu Mitgliedertreffen einladen. Ein entsprechendes Netzwerk kann auch über die Einrichtung einer Gruppe in einem sozialen Netzwerk oder über einen geschlossenen Mitgliederbereich auf Ihrer Homepage gegründet werden. Durch regelmäßige und für die jeweilige Zielgruppe relevante Informationen (auch über das Thema Hackathon hinaus) bieten Sie zusätzlich zu der Austauschplattform einen Mehrwert für Ihre Alumni. Ziel ist es, die Teilnehmer an Sie zu binden und ein loyales und verlässliches Netzwerk aufzubauen.

5.9

Nachhaltigkeit

Bereits kurz nach dem Hackathon sollte ein Wiedervorlagetermin für eine Rückschau festgelegt werden. Nach einigen Monaten kann weitaus besser beurteilt werden, ob der Hackathon nachhaltige Ergebnisse hervorgebracht hat. Ob die ersonnenen Ideen weiterentwickelt werden konnten oder ob die Zusammenarbeit mit neu kennengelernten Menschen fortgeführt werden konnte, zeigt sich ebenfalls erst im Nachgang. Eine Einschätzung, ob der betriebene Aufwand den Nutzen gerechtfertigt hat, ist auch erst mit zeitlichem Abstand zu treffen. Diese Herangehensweise gilt für öffentlich veranstaltete genau wie für unternehmensinterne Hackathons. Bei öffentlichen Hackathons ist gut zu wissen, ob sich aus den damaligen Ideen etwas entwickelt hat. Vielleicht wurde die eine oder andere erfolgreiche Firma gegründet. Vielleicht wurden Ideen von großen Firmen oder Investoren aufgekauft. Versuchen Sie über Ihr Netzwerk an den Ideen und den Teilnehmern dranzubleiben. So können Sie vielleicht bald mit echten Erfolgsgeschichten für Ihren nächsten Hackathon werben.

88

5

Nachbereitung

Bei unternehmensinternen Hackathons ist das Thema Nachhaltigkeit noch viel wichtiger, da Sie Zeit und Geld in das Event investiert haben, um innovative neue Geschäftsideen zu entwickeln. Die während des Hackathons entwickelten Ideen müssen jetzt im Nachgang genau auf ihre Markttauglichkeit überprüft werden. Wie Sie diesen Prozess aufsetzen und wer dafür verantwortlich ist, sollte bereits vor dem Hackathon geklärt sein. Ansonsten verpuffen die Ideen nämlich und der Mehrwert geht verloren. Haben Sie eine Innovation gefunden, die einen echten Mehrwert für Ihre Kunden darstellt, so müssen Sie diese jetzt in eine klassische Entwicklung überführen und zu einem vollwertigen Produkt weiterentwickeln. Wenn Sie regelmäßig unternehmensinterne Hackathons durchführen, sollten Sie zusätzlich zu den Ergebnissen des letzten Hackathons auch die Entwicklung der Ideen aus vorangegangenen Events sehr genau überwachen. Überprüfen Sie, ob die Ideen wirklich zu Produkten wurden, die auch am Markt gefragt sind. Diese Aufgabe sollten Sie Ihrem Business Development überlassen (weitere Informationen zu dem Thema und Anregungen, wie Sie solch einen Prozess aufsetzen, finden Sie in [1]). Zusammenfassung

• Setzen Sie sich nach dem Hackathon mit Ihrem Team zusammen und führen Sie ein offenes und ehrliches „Lessons Learned“ durch. Nutzen Sie dabei auch das Feedback der Teilnehmer, Partner und Sponsoren. Das hilft dabei Gutes wie Schlechtes zu reflektieren und beim nächsten Durchgang besser zu werden. • Bedanken Sie sich im Nachgang bei allen Teilnehmern, Sponsoren, Investoren und vor allem bei Ihrem Team. • Berichten Sie über das Event, die Ergebnisse und die Erlebnisse. Nutzen Sie diverse Kanäle wie Social Media, Print-Medien und falls möglich Funk und Fernsehen. • Bereiten Sie die Ergebnisse der einzelnen Teams auf. So können die Ideen im Nachgang von allen Interessierten noch einmal in Ruhe nachvollzogen werden. • Unterstützen Sie die Teams, die Interesse daran zeigen, bei den nächsten Schritten. Egal, ob das begonnene Projekt aus Spaß weiterentwickelt oder eine neue Firma gegründet werden soll. • Prüfen Sie, ob aus den vor und während des Hackathons gebildeten Geschäftsbeziehungen mit Partnern, Sponsoren und sonstigen Dienstleistern längerfristige Partnerschaften gebildet werden können. • Falls Sie den Hackathon als Recruiting-Instrument eingesetzt oder Initiativbewerbungen erhalten haben, sollten Sie zeitnah Kontakt zu den Bewerbern und Interessenten aufnehmen und Vorstellungsgespräche ansetzen.

Literatur

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• Eine gute Möglichkeit, mit allen Interessierten im Nachgang weiterhin in Kontakt zu bleiben und eine Austauschplattform anzubieten, ist es, ein Alumni-Netzwerk zu gründen. • Sorgen Sie dafür, dass die erarbeiteten Ergebnisse mit entsprechender Relevanz nachhaltig weiterentwickelt werden. Nur so holen Sie wirklich alles aus dem Hackathon heraus.

Literatur 1. Kohne A (2019) Business Development – Kundenorientierte Geschäftsfeldentwicklung für erfolgreiche Unternehmen. Springer Vieweg, Wiesbaden 2. Osterwalder A, Pigneur Y (2010) Business model generation: a handbook for visionaries, game changers, and challengers. Wiley, Hoboken 3. Rumpe B (2013) Modellierung mit UML: Sprache, Konzepte und Methodik. Springer, Berlin

6

Teilnehmersicht

Zusammenfassung

Nachdem in den vorherigen Kapiteln die Schritte für eine HackathonDurchführung im Einzelnen beschrieben wurden, wird in diesem Kapitel die Perspektive eines Teilnehmers eingenommen. Dabei wird beleuchtet, welche Gründe es für eine Teilnahme an einem Hackathon gibt und was die Faszination an dem Format ausmacht. Danach wird beschrieben, was ein Teilnehmer tun kann, um bestmöglich abzuscheiden. Weiterhin wird die persönliche Vorbereitung auf einen Hackathon beleuchtet. Abschließend wird beschrieben, was ein Teilnehmer nach einem Hackathon tun sollte, damit die Energie, die Kontakte und die Ideen nicht verloren gehen.

Bisher wurde in diesem Buch immer davon ausgegangen, dass Sie einen eigenen Hackathon organisieren wollen. Dies wurde in dem voranstehenden Kapitel ausführlich beschrieben. Im Folgenden wird die Perspektive eines Teilnehmers eingenommen und beleuchtet, warum Teilnehmer sich überhaupt für Hackathons interessieren und was die Faszination dieses Formats ausmacht. Nachfolgend wird beschrieben, was Sie tun können, um möglichst erfolgreich aus einem Hackathon hervorzugehen. Weiterhin wird beschrieben, wie Sie sich optimal auf einen Hackathon vorbereiten und was Sie alles einpacken sollten, um die stressige und anstrengende Zeit möglichst gut zu überstehen. Abschließend wird beleuchtet, was Sie nach einer Teilnahme an einem Hackathon tun sollten, damit die Energie des Events, die neugewonnenen Kontakte und die frisch entwickelten Ideen nicht verloren gehen. Den Teilnehmern geht viel durch den Kopf. Einige Gedanken werden in Abb. 6.1 dargestellt.

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 A. Kohne und V. Wehmeier, Hackathons, https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6_6

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92

6 Teilnehmersicht

Abb. 6.1 Die Teilnehmer eines Hackathons haben viele Ideen im Kopf

6.1

Gründe für eine Teilnahme

Es gib viele Gründe für die Teilnahme an einem Hackathon. Diese hängen nicht zuletzt von persönlichen Neigungen ab. Oft gibt es mehrere Beweggründe, die als Motivation für eine Teilnahme zusammenkommen. Im Folgenden werden die häufigsten Gründe ohne Anspruch auf Vollständigkeit und ohne Priorisierung genannt. • Gleichgesinnte treffen: Hackathons ziehen technikbegeisterte Leute an. Jeder Einzelne bringt tiefes Know-how in seinem Spezialgebiet mit. Der Austausch über fachliche Themen wie zum Beispiel spezielle Hardware, seltene Programmiersprachen oder die Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle wird vereinfacht, da Hackathons viele Gleichgesinnte an einem Ort versammeln und in einen kreativen Austausch bringen. Oft finden vor allem technische Spezialisten in ihrem beruflichen oder privaten Umfeld niemanden, mit dem sie sich über diese Themen austauschen können. Hackathons sind dafür der ideale Ort.

6.1 Gründe für eine Teilnahme

93

• Kontakte knüpfen: Hackathons sind ein hervorragendes Format, um neue Kontakte zu knüpfen. Welche Art von Kontakten im Speziellen gesucht werden, hängt wieder von den persönlichen Zielen ab. Man kann einfach neue Leute kennenlernen und sich mit ihnen austauschen und möglicherweise auch über das Event hinaus in Kontakt zu bleiben. Oft entstehen so auch neue Freundschaften. Weiterhin ist es natürlich möglich gezielt Sponsoren und Investoren anzusprechen, um die eigenen Ideen vorzustellen und möglicherweise Unterstützung zu erhalten. Des Weiteren kann gezielt nach neuen Arbeitgebern gesucht werden. Nicht selten werden auf Hackathons direkt Bewerbungsschreiben überreicht oder sofort Bewerbungsgespräche angeboten. • Teamwork erleben: Auch wenn Hackathons inzwischen teilweise riesige Veranstaltungen mit hunderten oder sogar über tausend Teilnehmern sind, herrscht doch (vor allem innerhalb der Teams) oft eine sehr kollegiale, fast familiäre Stimmung. Alle Teilnehmer eines Hackathons sind im weitesten Sinne technikbegeistert und bringen viel Neugierde und Spaß am Neuen mit. Dies schweißt zusammen und liefert oft ab der ersten Minute ein „Wir-Gefühl“. Die gemeinsamen Interessen und das Ziel, gemeinsam in kürzester Zeit eine konkrete Aufgabe lösen zu müssen, bindet Menschen (wenn auch nur für 48 h) eng zusammen. Das Ziel kann nur erreicht werden, wenn alle gemeinsam an einem Strang ziehen und jeder sein Bestes gibt. Dieses Gefühl kann in dieser Intensität im normalen Arbeitsalltag nur selten vermittelt werden. Somit kommen viele Teilnehmer nach dem ersten Hackathon immer wieder zu solchen Veranstaltungen, um dieses Gefühl erneut zu erleben. • Herausforderungen suchen: Viele Teilnehmer eines Hackathons suchen gezielt die Herausforderung, innerhalb kürzester Zeit für ein gegebenes Problem eine neue Lösung zu finden und diese (zumindest teilweise) mit einem buntgemischten Team umzusetzen. Der Nervenkitzel und der Druck des Events geben vielen Teilnehmern den „Kick“. Das ist, in Kombination mit der Möglichkeit, neue Technologien auszuprobieren und gemeinsam mit Gleichgesinnten an der Herausforderung zu wachsen, für viele das eigentliche Ziel eines Hackathons. • Neues Lernen: Bei jedem Hackathon gibt es etwas Neues zu lernen. Sei es eine neue Technologie, der Umgang mit einer neuen Hard- oder Software, eine neue Programmiersprache oder API (Application Programming Interface, Programmierschnittstelle) oder ein neuer Softskill (zum Beispiel Geduld, Präsentationen halten, Teamfähigkeit usw.). Genau das und der Austausch mit Gleichgesinnten sorgt dafür, dass jeder Teilnehmer auf einem Hackathon stets etwas Neues dazulernt, und sei es auch nur nach großem Einsatz trotzdem zu verlieren. • Eigenwerbung: Hackathons werden heutzutage im großen Stil von den Medien flankiert. Dies beginnt bereits mit der Ankündigung und zieht sich von

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6 Teilnehmersicht

(online-basierter) Berichterstattung, die teilweise sogar live gestreamt wird, über Berichte in Zeitungen, sozialen Netzwerken wie Facebook und Twitter, bis hin zum Fernsehen. Durch eine Teilnahme an einem entsprechenden Interview lässt sich zum Beispiel der Bekanntheitsgrad schnell steigern. Viele Teilnehmer berichten auch aus der Ich-Perspektive und schicken kurze Videos, Textnachrichten oder Bilder. Hierbei inszenieren sich einige Teilnehmer absichtlich, um ihren Bekanntheitsgrad in ihrem Fachgebiet, bei potentiellen Arbeitgebern oder Investoren möglichst zu steigern. Die erfolgreiche Teilnahme an Hackathons ist schon längst eine gern gesehene Auszeichnung in Bewerbungsunterlagen geworden. • Eigene Ideen voranbringen: Vor allem bei den großen Hackathons, die viele Investoren anziehen, stellen viele junge Unternehmer ihre neuen Geschäftsideen zum ersten Mal der Öffentlichkeit vor. Während des Events kann dann innerhalb kürzester Zeit getestet werden, ob die Idee tragfähig ist und ein Prototyp die Machbarkeit zeigt. Die besten Ideen werden oft sofort mit Investorenkapital ausgestattet und nicht selten wird im Anschluss an einen Hackathon direkt eine Firma gegründet. Diese Chance ist natürlich ein großer Teilnehmermagnet, der konstant für hohe Teilnehmerzahlen und neue Ideen sorgt. • Preise gewinnen: Abschließend muss natürlich auch erwähnt werden, dass die Preise, die den Gewinnern winken, oft sehr lukrativ sind und damit an sich für viele bereits Grund genug für eine Teilnahme sind.

6.2

Wie gewinne ich bei einem Hackathon?

Zugegebenermaßen ist diese Überschrift etwas reißerisch formuliert aber „gewinnen“ muss ja auch nicht immer zwangsläufig bedeuten, dass Sie am Ende den ersten Platz belegen. Denken Sie immer daran, dass Sie in jedem Hackathon viel Erfahrung, neue Kontakte und Freunde gewinnen können. Das eigentliche Ziel bei jedem Hackathon sollte es sein, dass Sie etwas lernen und etwas Neues ausprobieren können. Natürlich kann hier kein Geheimrezept für eine in jedem Fall siegreiche Teilnahme an einem Hackathon gegeben werden, aber es gibt viele Faktoren, die Sie positiv beeinflussen können, um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen. Ein Hackathon ist kein Einzelkampf, sondern ein Team-Wettbewerb. Somit ist eine möglichst optimale Teamzusammensetzung extrem wichtig. Wählen Sie Ihr Team so, dass Sie zum einen inhaltlich den größten Mehrwert bieten können und zum anderen ein großes Interesse an dem Thema haben. Machen Sie sich dazu Ihre eigenen Stärken und Schwächen klar und versuchen Sie dann gezielt Leute zu finden, die zusätzliche Skills miteinbringen können, damit sich Schwächen insgesamt

6.2 Wie gewinne ich bei einem Hackathon?

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möglichst ausgleichen. Dazu ist es wichtig, ein ausgewogenes Team zu wählen oder selbst zusammenzustellen. Achten Sie darauf, dass Sie gute Entwickler in Ihrem Team haben. Sie bilden den Kern jedes Teams, da es im Endeffekt meist um die Erstellung von Software geht. Bedenken Sie dabei, dass Sie Entwickler mit unterschiedlichen Eigenschaften benötigen. Sie brauchen Entwickler für das (meist Web-basierte) Frontend, das Backend, die eigentliche Business-Logik, Schnittstellen in Drittsysteme und Spezialisten für UI/UX1 . Bei anders gelagerten Hackathons planen Sie gegebenenfalls weitere Skills mit ein. Zusätzlich benötigen Sie aber auch weitere Eigenschaften. So hilft es zum Beispiel, einen starken Business Developer im Team zu haben, der die Entwicklung mit den Marktanforderungen abgleichen und entsprechende Geschäftsmodelle für die neue Lösung erstellen und bewerten kann (vgl. [1]). Somit wird sichergestellt, dass ein echter Mehrwert generiert wird und die entwickelte Lösung ein echtes Problem löst. Dies ist oft ein zentrales Bewertungskriterium der Jury, da meist eine potentielle Kommerzialisierung angestrebt wird. Planen Sie zusätzlich einen guten Redner für Ihre Präsentationen ein. Dies ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, da nicht nur der Inhalt, sondern auch die Präsentation an sich mit in die finale Bewertung mit einfließen. Abhängig von der geplanten Umsetzung kann es auch nötig sein, dass Sie zusätzlich einen Grafikdesigner benötigen, der mögliche Grafiken, Bilder, Symbole, Farbkonzepte und Folienlayouts entwickeln kann. In einem nächsten Schritt sollten Sie direkt zu Beginn innerhalb der Gruppe feste Rollen vergeben und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten und die Erwartungen aneinander definieren und eindeutig kommunizieren. Beachten Sie dabei, dass Sie realistische Erwartungen an Ihre Teammitglieder haben. Bedenken Sie, dass jeder Mensch anders arbeitet: manche schneller, manche langsamer, andere brauchen Druck und wieder andere wollen nach einer Absprache für sich allein arbeiten. Legen Sie zusätzlich gegebenenfalls einen Gruppenführer fest und besprechen Sie, wie in Konfliktfällen oder bei Uneinigkeit entschieden werden soll. Beschließen Sie ebenfalls zu Beginn, mit welchem Entwicklungsmodell Sie arbeiten wollen. Meist wird agil gearbeitet, oft mit Scrum2 . Legen Sie regelmäßige Abstimmungsund Austauschrunden fest, an denen alle teilnehmen müssen. So sorgen Sie für eine 1 UI steht für „User Interface“

und stellt die grafische Schnittstelle zwischen dem eigentlichen Programm und dem Benutzer dar. UX steht für „User Experience“. Damit ist die Bedienbarkeit einer Software gemeint. Eine Software sollte intuitiv zu bedienen und im besten Fall sogar barrierefrei sein. 2 Scrum ist ein agiles Vorgehensmodell, das häufig zur Erstellung von Software eingesetzt wird. Dabei wird die Umsetzung der Software in kleine, handhabbare Teilziele heruntergebrochen, welche dann schrittweise abgearbeitet werden. Die Zwischenziele lassen sich während der Entwicklung dynamisch anpassen. Dies liefert eine große Flexibilität (vgl. [2]).

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6 Teilnehmersicht

optimale Abstimmung im Team, halten alle auf dem Laufenden und können flexibel über den weiteren Ablauf bestimmen. Setzen Sie sich dabei keine unrealistischen Ziele. Teilen Sie die anliegenden Aufgaben in möglichst kleine Pakete auf, die dann zwischen den Abstimmungen abgearbeitet werden können. So können Sie immer wieder nachjustieren und verrennen sich nicht. Dafür ist nämlich während eines Hackathons keine Zeit. Sammeln Sie im ersten Schritt, nachdem die eigentliche Aufgabe klar definiert ist, Umsetzungsideen und Pläne. Wählen Sie dann in der Gruppe die für Sie beste Lösung und priorisieren Sie die daraus resultierenden Unteraufgaben entsprechend. Legen Sie zusätzlich den kritischen Pfad des Projekts fest. Das sind die Aufgaben, die für das Erreichen Ihres Ziels absolut notwendig sind und die oberste Priorität haben. Diese Aufgaben müssen in der richtigen Abfolge vollständig und bestmöglich erledigt werden. Beachten Sie bei allem was Sie tun, dass Sie ein fest vorgegebenes Zeitlimit haben, dass Sie unbedingt einhalten müssen. Alles, was Sie in der Zeit nicht schaffen, kann nicht gewertet werden. Somit ist eine sehr wichtige Aufgabe, die Dauer der einzelnen Aufgaben möglichst abzuschätzen und die zeitliche Umsetzung genau zu überwachen und gegebenenfalls nachzujustieren. Überschätzen Sie nicht, was Sie in der gegebenen Zeit schaffen können. Um die Entwicklungsprozesse zu beschleunigen und einen geregelten Austausch des erstellten Quellcodes sicherzustellen, sollten Sie immer ein Programm zur Versionskontrolle einsetzen (z. B. GIT oder SVC). Diese Lösungen erlauben das gemeinsame Arbeiten von mehreren Entwicklern an den gleichen Dateien, sichern die Zwischenstände und erlauben eine gezielte Versionierung und zeitgesteuerte Rollbacks bei Fehlern. Definieren Sie weiterhin sogenannte „Writing Conventions“. Dies sind Regeln, die Entwicklern klar vorgeben, wie der Quellcode zu strukturieren ist, wie Variablen definiert werden und wie der Code zu kommentieren ist. Dies erleichtert die Zusammenarbeit, da die Lesbarkeit des Programmcodes deutlich erhöht und nach einheitlichen Konventionen gearbeitet wird. Sorgen Sie dafür, dass Sie frühzeitig einen Prototyp erstellen. Dabei kann es sich bereits um ein digitalen Prototyp (zum Beispiel mit Hilfe von Wireframes3 ) handeln. Oder Sie erstellen zuerst einen analogen Prototyp (zum Beispiel einen

3 Wireframes

sind grafische Repräsentationen eines Programms oder einer Webanwendung, welche noch keine Programmlogik besitzen. Sie liefern aber frühzeitig im Projekt einen Eindruck des späteren Produkts und erlauben die Diskussion von unterschiedlichen Einsatzszenarien.

6.2 Wie gewinne ich bei einem Hackathon?

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Paper Prototype4 ). Wenn in dem Hackathon keine Software, sondern Hardware oder ein haptisches Objekt oder Produkt entwickelt werden soll, sollten Sie ebenfalls frühzeitig einen Prototyp erstellen. Dieser muss dabei noch nicht aus den finalen Materialien bestehen, sondern kann z. B. aus Papier, Knete, Lego-Bausteinen oder einer Kombination mehrerer Materialien bestehen. Mit Hilfe des Prototyps können Sie frühzeitig diverse Produkteigenschaften prüfen und mit anderen Teilnehmern anhand eines realen Artefakts diskutieren und Meinungen zur Verbesserung einsammeln. Dies beschleunigt wiederum den Entwicklungsprozess als Ganzes, da mögliche Designfehler frühzeitig auffallen und nicht später aufwendig beseitigt werden müssen. Zusätzlich können die Prototypen bereits in möglichen Zwischenpräsentationen vor der Jury genutzt werden, da zu diesem Zeitpunkt das finale Produkt noch nicht vorzeigbar ist. Folgen Sie während der eigentlichen Entwicklung dem Motto „Reuse everything!“ („Benutzen Sie alles wieder!“). Damit ist gemeint, dass Sie davon ausgehen können, dass bei konkreten Programmieraufgaben und den damit einhergehenden Problemen meist schon viele Programmierer vor Ihnen das gleiche (oder ein ähnliches) Problem hatten. Oft werden die Lösungen dann sogar als Quellcode, fertige Programme, Schnittstellen, Skripts oder APIs im Internet zur freien Nutzung veröffentlicht. Somit können Sie vieles wiederverwenden. Das spart natürlich viel Zeit und beschleunigt den Entwicklungsprozess. Achten Sie bei der Planung und Erstellung Ihrer Präsentationen darauf, dass Sie eine gute Story erzählen, welche im besten Fall mit passenden Medien (Folien, Videos, Musik, Bildern usw.) unterlegt wird. Bauen Sie einen nachvollziehbaren Spannungsbogen auf und peppen Sie (wenn möglich und angebracht) die Präsentation mit einer kleinen (persönlichen) Anekdote oder einem Witz auf. Beachten Sie aber, dass es meist auch für die Präsentationen eine Zeitvorgabe gibt, die Sie unbedingt einhalten müssen. Üben Sie die Präsentation im Vorfeld, sammeln Sie Feedback und arbeiten Sie an einem pointierten Vortrag, der Ihr Problem, Ihre Lösung und den Mehrwert auf den Punkt beschreibt. Beachten Sie bei der Planung ebenfalls, wer in der Jury sitzt und worauf die einzelnen Juroren den größten Wert legen. Prüfen Sie, woher die Jurymitglieder kommen, in welchem Umfeld sie arbeiten und finden Sie heraus, nach welchen Kriterien sie bei vorherigen Hackathons bewertet haben. Passen Sie Ihre Präsentation und Ihre Aussagen bestmöglich an

4 Ein

Paper Prototype ist eine Eins-zu-eins-Nachbildung der späteren Benutzeroberfläche auf Papier. Dabei werden einzelne Seiten dafür genutzt, unterschiedliche Zustände des Programms anzudeuten. Menüs werden dann durch das Übereinanderlegen von unterschiedlichen Papierstücken simuliert. So können frühzeitig die Bedienung, die optische Gestaltung und mögliche Programmabläufe visualisiert und getestet werden.

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6 Teilnehmersicht

die Anforderungen an. Gute Präsentationen „verkaufen“ Ihr Projekt und können bei einer knappen Jury-Entscheidung den Unterschied ausmachen. Achten Sie des Weiteren auf Ihre Gesundheit. Schlafen Sie vor einem Hackathon möglichst viel und, wenn möglich, auch während des Hackathons (wenn auch nur kurz). Machen Sie mindestens alle zwei bis drei Stunden Pause, essen Sie regelmäßig und trinken Sie vor allem viel. Gehen Sie an die frische Luft und bewegen Sie sich zwischendurch. Belasten Sie Ihren Körper nicht mit fettigem Essen und nehmen Sie nicht übermäßig viel Koffein und bestenfalls keinen Alkohol zu sich. So stellen Sie sicher, dass Sie körperlich und geistig auf der Höhe sind und Ihr Bestes geben können. Vergessen Sie aber bei all den Anregungen nicht Spaß zu haben und genießen Sie das Event als Ganzes mit all seinem „Drumherum“. Tauschen Sie sich aus, sprechen Sie mit vielen Menschen und lernen Sie dazu. Wenn Sie all dies beachten, steht einem Erfolg bei Ihrem nächsten Hackathon nichts mehr im Wege und das Event wird unabhängig vom Endergebnis ein echter Gewinn für Sie.

6.3

Persönliche Vorbereitung

Wie so oft im Leben hilft bei einem Hackathon ebenfalls eine gute Vorbereitung. Lesen Sie sich dazu rechtzeitig in die Regeln und den geplanten Ablauf des Events ein und überlegen Sie genau, was Sie alles benötigen. Dazu zählt nicht nur, welche Gegenstände und Software Sie benötigen, sondern auch, welche Eigenschaften/Skills von Ihnen erwartet werden und was Sie konkret einbringen können. Gleichen Sie diese Erwartung mit sich selbst ab und überlegen Sie, ob Sie noch etwas im Vorfeld lernen können, das Ihnen im Hackathon nützlich sein kann. Falls der Hackathon nicht Ihr erster sein sollte, überlegen Sie, was Sie aus den bisherigen Ergebnissen wiederverwenden können. Dies können Infrastrukturpläne, Prozessskizzen, Code-Schnipsel oder ganze Programme sein. Lesen Sie sich weiterhin in möglicherweise vorgegebene Themen ein. Recherchieren Sie die zu nutzende Software, Hardware oder (Web-)Schnittstelle und sammeln Sie alle Informationen. Speichern Sie Dokumentationen und gegebenenfalls Nutzerhandbücher auf Ihrem Rechner, sodass Sie während des Hackathons schnell darauf zurückgreifen können. Weiterhin können Sie für die Zwischen- und Abschlusspräsentationen bereits Vorlagen z. B. in Power Point (oder einem vergleichbaren Programm) erstellen. Dies erleichtert den späteren Prozess, da Sie sich mit Ihrem Team nur noch über den Inhalt Gedanken machen müssen. Installieren Sie auf Ihrem Rechner alle Tools, die Sie planen einzusetzen. Möglicherweise müssen Sie vor Ort noch Software nachinstallieren, aber der größte Teil

6.4 Und danach?

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lässt sich im Vorfeld erledigen und so konfigurieren, dass Sie optimal arbeiten können. Das spart ebenfalls Zeit und lässt Ihnen mehr Zeit, sich mit dem eigentlichen Problem zu beschäftigen. Zusätzlich sollten Sie sich im Vorfeld ein Ziel für den Hackathon setzen. Was wollen Sie erreichen? Hier zählt sicher nicht nur der Sieg oder die Platzierung unter den besten drei Teams. Ziele können auch der (fachliche/technische) Austausch und die Vernetzung mit neuen Leuten und möglichen Arbeitgebern oder Sponsoren sein. Weiterhin kann ein Ziel sein, eine eigene Idee zu präsentieren und gegebenenfalls Investoren und Mitgründer für eine neue Firma zu finden. Überlegen Sie sich weiter, was Sie lernen oder im weitesten Sinne von dem Hackathon mitnehmen können. Weitere Vorbereitung ist sicher möglich, hängt aber von individuellen Präferenzen und den jeweils vorgeschriebenen Gegebenheiten des Hackathons ab. In Abschn. 11.12 finden Sie eine beispielhafte Packliste, die wichtige Gegenstände aufzählt, die Sie zu einem gelungenen Hackathon mitnehmen sollten (vgl. [3]).

6.4

Und danach?

In Kap. 5 wurde beschrieben, was man als Veranstalter eines Hackathons nach dem Event alles beachten sollte. Im Folgenden wird beschrieben, was Sie als Teilnehmer eines Hackathons im Nachgang tun können, um das Beste für sich herauszuholen. Nachdem Sie sich von den Strapazen des Hackathons etwas erholt haben, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen und das Event Revue passieren lassen. Stellen Sie sich dazu zum Beispiel folgende Fragen: • • • • • • • • • • •

Wie ist der Hackathon abgelaufen? Was war gut? Was war nicht so gut? Wie war mein Zeitmanagement? Wie haben wir als Team zusammengearbeitet? Welche Stärken/Schwächen habe ich an mir festgestellt? Was habe ich Neues gelernt? Welche Ideen könnte ich weiterentwickeln? Welche Kontakte habe ich geknüpft und wie nutze ich sie für mein Netzwerk? War ich gut vorbereitet? Was könnte ich daraus lernen und das nächste Mal besser machen?

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6 Teilnehmersicht

Sie bei der Beantwortung der Fragen ehrlich zu sich selbst. Das hilft Ihnen, sich immer weiterzuentwickeln. Nutzen Sie das Ergebnis, um Ihre Stärken weiter auszubauen und um aus den Fehlern und Fehleinschätzungen (z. B. in Bezug auf das Zeitmanagement, Technologien oder Menschen) zu lernen. Gehen Sie in einem nächsten Schritt Ihre neugewonnenen Kontakte (andere Teilnehmer, Sponsoren, Investoren, potentielle Arbeitgeber, Pressemitglieder usw.) durch und vernetzen Sie sich mit ihnen über soziale oder weitere BusinessNetzwerke. Überlegen Sie sich, was Sie im Nachgang mit den neuen Kontakten tun können und wie sie Ihnen helfen können und wie sie sich gegenseitig helfen können. Bleiben Sie im Kontakt und bauen Sie Schritt für Schritt ein für alle Seiten verlässliches Netzwerk auf. Ein gutes Netzwerk besteht dabei stets aus Geben und Nehmen. Abschließend sollten Sie sich das Ergebnis Ihrer Teilnahme noch einmal genau anschauen. Was können Sie davon vielleicht noch nutzen? Vielleicht können Sie Funktionalitäten später weiterverwenden? Vielleicht können Sie ganze Funktionen oder Code-Blöcke Ihrer Software weiternutzen? Ist die Idee oder der Prototyp tragfähig? Lohnt es sich vielleicht sogar, über die Gründung einer eigenen Firma nachzudenken? Bedenken Sie dabei immer auch, dass die anderen Teilnehmer Ihrer Gruppe miteinbezogen werden müssen, da die Umsetzung und das Recht am geistigen Eigentum in der ganzen Gruppe liegen. Fassen Sie abschließend Ihre Ergebnisse zusammen und nutzen Sie sie, um besser vorbereitet in den nächsten Hackathon zu gehen. Zusammenfassung

• Es gibt viele gute Gründe für die Teilnahme an einem Hackathon. Das können zum Beispiel das Lernen neuer Fähigkeiten, Selbstmarketing oder der Gewinn von Preisen sein. • Werden Sie sich im Vorfeld zu einem Hackathon Ihrer eigenen Motivation bewusst. • Bereiten Sie sich möglichst ausgiebig auf einen Hackathon vor und planen Sie, was Sie erreichen wollen. • Ein Hackathon endet nicht nach der Preisverleihung. Schauen Sie, dass Sie sich im Nachgang weiter vernetzen, Ideen weiterentwickeln und mögliche Job- oder Geschäftschancen nutzen.

Literatur

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Literatur 1. Kohne A (2019) Business Development – Kundenorientierte Geschäftsfeldentwicklung für erfolgreiche Unternehmen. Springer Vieweg, Wiesbaden 2. Goll J, Hommel D (2015) Mit Scrum zum gewünschten System. Springer Vieweg, Wiesbaden 3. Noel K (2016) The ultimate Hackathon packing checklist. https://medium.com/ hackconcordia/hackathon-checklist-525cc675a83f

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Kritik

Zusammenfassung

Hackathons werden oft als wahre Wunderveranstaltungen angepriesen, bei denen alle Teilnehmer zu Höchstform auflaufen und in Rekordzeit kreative Lösungen für Probleme finden. Es gibt aber durchaus ernstzunehmende Kritik an dem Format und an der Durchführung. Diese Kritik adressiert die Art und Weise, wie teilweise unter großem Leistungsdruck kommerzieller Erfolg und Innovation erzwungen werden sollen. Da das vorliegende Buch das Thema Hackathons ganzheitlich betrachtet, werden im folgenden Kapitel auch die Kritik an Hackathons und Möglichkeiten zur Vermeidung von Problemen vorgestellt.

Hackathons werden in den Medien oft als wahre Wunderveranstaltungen angepriesen, bei denen alle Teilnehmer zu Höchstform auflaufen und in Rekordzeit kreative Lösungen für Probleme finden. Es gibt aber durchaus ernstzunehmende Kritik an dem Format und an der Durchführung. Diese Kritik adressiert die Art und Weise, wie teilweise unter großem Leistungsdruck kommerzieller Erfolg und Innovation erzwungen werden sollen. Die Kritik lässt sich dabei in zwei Teile gliedern: Der erste Teil kritisiert das Event im Allgemeinen und richtet sich gegen das Format und die Durchführung. Es zeigt sich aber, dass viele der vorgebrachten Kritikpunkte durch eine gute Planung und eine rücksichtsvolle Durchführung entkräftet werden können. Der zweite Teil kritisiert vor allem die unternehmensinternen Hackathons. Das Hauptargument ist, dass Mitarbeiter in ihrer Freizeit unter Druck gesetzt werden, um innovative neue Produktideen für das Unternehmen zu entwickeln. Diese Punkte sind sicher valide, lassen sich aber auch mit entsprechenden Regeln (in Teilen) auflösen.

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 A. Kohne und V. Wehmeier, Hackathons, https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6_7

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7.1

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Kritik

Allgemeine Kritik

Kritik an dem Format und der Durchführung von Hackathons gibt es an verschiedenen Stellen und von verschiedenen Personengruppen. Zum einen gibt es im Nachgang von Hackathons immer wieder (berechtigte) Beschwerden von Teilnehmern oder dem Veranstalter, zum anderen gibt es auch Kritik von Soziologen und weiteren Wissenschaftlern, die sich mit dem Phänomen „Hackathon“ als Ganzes beschäftigen. Viel Kritik müssen sich Hackathons bezüglich der Lebensumstände der Teilnehmer während der Veranstaltung gefallen lassen. Oft werden die folgenden Punkte kritisiert: • Schlaf: Einer der am meisten genannten Kritikpunkte bezieht sich auf den Schlafmangel während eines Hackathons. Die Veranstaltungen beginnen meist an einem Freitagnachmittag oder -abend und erstrecken sich dann bis in den Sonntag. Somit werden oft zwei bis drei Tage durchgearbeitet und dies unter Hochdruck. Viele Teilnehmer schlafen in der Zeit gar nicht oder viel zu wenig. Dies stellt natürlich eine starke Belastung dar und lässt zugleich die Konzentration enorm sinken. Doch auch wenn Teilnehmer schlafen wollen, ist dies nur möglich, wenn dafür ausreichend Platz in der Location eingeplant ist. Zusätzlich muss dafür gesorgt werden, dass in den Schlafräumen ein entsprechender Geräuschpegel herrscht. Dies wird bei vielen Hackathons vergessen oder nicht zufriedenstellend umgesetzt, sodass es müden Teilnehmern oft nicht möglich ist, den dringend benötigten Schlaf zu bekommen. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie bei der Planung eines Hackathons auf ausreichend große Schlafräume achten und diese so wählen, dass sie möglichst weit weg von den Räumen für die Gruppenarbeiten und Vorträge gelegen sind. Zusätzlich können Sie Ohrstöpsel verteilen und durch entsprechendes Personal vor Ort dafür sorgen, dass in den Schlafräumen Ruhe herrscht. • Ernährung: Ein weiterer oft genannter Kritikpunkt bezieht sich auf die Ernährung der Teilnehmer während eines Hackathons. Um sich über die Dauer der Veranstaltung wach und arbeitsfähig zu halten, werden oft große Mengen an Koffein in Form von Kaffee und stark zuckerhaltigen Energy- und Soft Drinks zu sich genommen. Diese unterdrücken aber nur kurzfristig das Müdigkeitsgefühl und putschen den Kreislauf auf. Dauerhafter Genuss kann sogar gesundheitsschädigend sein. Weiterhin wird während eines Hackathons oft nur sporadisch und schnell zwischendurch gegessen. Hierbei wird oft auf Fast Food zurückgegriffen, welches zwar den Hunger stillt, aber auf Dauer der Gesundheit auch nicht zuträglich ist. Außerdem macht stark fetthaltiges Essen oft lethargisch.

7.1 Allgemeine Kritik

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Sorgen Sie bei Ihren Hackathons dafür, dass die Teilnehmer ausreichend viel Wasser trinken. Dies sollten Sie kostenfrei anbieten. Auch Tee können Sie in ausreichenden Mengen anbieten. Dadurch stellen Sie wenigstens eine Alternative und eine gesunde Abwechslung zur Verfügung. Sorgen Sie weiterhin dafür, dass vor Ort gesundes Essen zubereitet und zu günstigen Preisen verkauft wird. Auch Obst und Gemüse können Sie anbieten. Somit tun Sie Ihr Möglichstes, um gesundheitlichen Schäden vorzubeugen. Sorgen Sie vor allem bei größeren Veranstaltungen zusätzlich für eine ausreichende medizinische Erstversorgung vor Ort. Dies ist in Deutschland für entsprechende Veranstaltungen und Teilnehmergrößen sogar vorgeschrieben und kann bei Nichtbeachtung zu empfindlichen Strafen führen. Erkundigen Sie sich bei der entsprechenden Behörde und setzten Sie die jeweiligen Vorgaben entsprechend um. • Sanitäre Anlagen: Ein weiteres, oft kritisiertes Thema sind die sanitären Anlagen. Manchmal sind diese nicht für die große Teilnehmeranzahl ausgelegt, wodurch es zu langen Wartezeiten kommen kann. Beachten Sie besonders, dass zusätzlich zu den normalen Toilettengängen auch noch die Schlafvorbereitungen Zeit und Platz benötigen. Weiterhin sollten Sie sicherstellen, dass die Toiletten regelmäßig über den gesamten Zeitraum gereinigt werden. Planen Sie dafür ausreichend Personal ein. • Psychischer Druck: Zusätzlich zu den bisher genannten Punkten wird oft der psychische Druck und Stress kritisiert, den sich die Teilnehmer wohlgemerkt oft selbst machen. Bei vielen Hackathons geht es um große Preisgelder oder gar um die finanzielle Zukunft junger Start-ups. Dieser Punkt kann nicht entkräftet, abgemildert oder vermieden werden. Zumindest nicht bei Hackathons, die außer Spaß an der Sache monetäre oder Sachpreise als Belohnung ausloben. Weiterhin kann es in Stresssituationen zu Streit zwischen den einzelnen Teilnehmern kommen. Dies kann als sachlich bzw. fachliche Auseinandersetzung beginnen, über Beleidigungen und Beschimpfungen gehen und sich bis zu Tätlichkeiten hochschaukeln. Diese Fälle kommen nicht allzu häufig vor, es sollte aber entsprechend vorgesorgt werden. Dies beginnt schon mit den Regeln des Hackathons. Hier sollten Sie einen offenen, freundlichen und wertschätzenden Umgang miteinander vorgeben. Nichtbeachtung oder grobe Zuwiderhandlungen können dann im schlimmsten Fall zum Ausschluss führen. Ab einer gewissen Teilnehmerzahl sollten Sie auch darüber nachdenken, Sicherheitspersonal einzusetzen. • Geistiges Eigentum: Der letzte Kritikpunkt bezieht sich auf den Umgang mit dem Recht am geistigen Eigentum an den während eines Hackathons entwickelten Ideen. Es gibt Hackathons, die darauf ausgelegt sind, schnell neue Ideen zu

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7

Kritik

entwickeln und diese noch schneller zu Geld zu machen. Dabei werden die Teilnehmer nicht immer an den späteren Umsetzungen beteiligt und es kommt in solchen Fällen oft zu Streitigkeiten, die vor Gericht ausgetragen werden müssen, da es um sehr viel Geld gehen kann. Bei solchen Hackathons wird der spätere Umgang mit den Rechten in Teilen nicht eindeutig der gar nicht im Vorfeld geregelt. Deswegen wird den Veranstaltern manchmal sogar Ausbeutung der Teilnehmer vorgeworfen. Achten Sie deswegen darauf, dass Sie bereits in den Regeln Ihres Hackathons den späteren Umgang mit den Rechten ganz klar festlegen. Dabei sollten Sie sich juristische Hilfe hinzuziehen. Veröffentlichen Sie die Regeln im Vorfeld und machen Sie in der Anmeldung eindeutig klar, dass mit einer Teilnahme an dem Hackathon die jeweils geltenden Regeln vollumfänglich anerkannt werden. So sind Sie auf der sicheren Seite und die Teilnehmer können auf Basis des von Ihnen vorgegebenen Umgangs mit den Rechten frei entscheiden, ob sie unter den gegebenen Bedingungen teilnehmen wollen oder nicht.

7.2

Kritik an unternehmensinternen Hackathons

Wie bereits in Abschn. 2.2 beschrieben, können Hackathons unterschiedliche Ziele haben. Unternehmensinterne Hackathons können dabei als Teambuilding- oder Recruiting-Event eingesetzt werden. Manchmal werden Hackathons aber auch als knallharte Innovationsmaschine interpretiert, die unter unheimlichem Druck den Erfolg einer Firma sichern sollen. Im Folgenden werden die Hauptkritikpunkte an unternehmensinternen Hackathons beschrieben. • Arbeitszeit: Da Hackathons wie beschrieben meist ein ganzes Wochenende dauern, ist klar, dass hier Mehrarbeit gefordert ist. Im besten Fall werden die Überstunden ausgeglichen oder ausgezahlt. Es gibt aber auch Fälle, bei denen die Teilnahme an einem Hackathon erwartet wird und die Überstunden nicht angerechnet werden. Hier spricht die Soziologin Sharon Zukin, die sich ausgiebig mit Hackathons beschäftigt hat, Klartext. Sie sagt in einem Interview: „Sie definieren prekäre Arbeit zu einer großartigen Gelegenheit um.“ (vgl. [1]). So setzen manche Unternehmen Hackathons und ihren guten Ruf gezielt ein, um Mitarbeiter zu unbezahlter Mehrarbeit unter großem Erfolgsdruck zu bewegen. Achten Sie bei Ihren firmeninternen Hackathons darauf, dass eine Teilnahme freiwillig ist. Angeordnete Mehrarbeit muss entsprechend ausgeglichen oder vergütet werden. Dies ist eindeutig über das deutsche Arbeitszeitgesetz geregelt. Bei freiwilligen Hackathons, die dem Teambuilding dienen und nicht zwingend

7.2 Kritik an unternehmensinternen Hackathons

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auf das Innovationskonto des Unternehmens einzahlen sollen, gelten natürlich andere Regeln. • Verwertung: Es wurde bereits kritisiert, dass Hackathons zum Teil dazu eingesetzt werden, um unter hohem Druck Innovationen zu generieren. Innovation und Kreativität können aber nicht erzwungen werden. Das Unternehmen muss sich darauf einstellen, dass bei einem Hackathon potentiell keine verwertbaren Ideen generiert werden. Ist aber doch eine neue Geschäfts- oder Produktidee entstanden, wird diese oft nicht wirklich in echtes Geschäft überführt. Dies demotiviert zum einen die Teilnehmer und sorgt zum anderen dafür, dass zukünftig keine weiteren Hackathons durchgeführt werden, da sie keinen sichtbaren Erfolg gezeigt haben. Um dieser Falle zu entgehen, sollten Sie sich bereits bei der Planung Gedanken über einen Prozess zur weiteren Verwertung der Ergebnisse aus dem Hackathon machen. Klären Sie zusätzlich, wer dafür verantwortlich ist und wie neue Ideen in Ihr Unternehmen eingepflegt werden können. Wird dies unterlassen, gehen die Ideen oft einfach verloren. Somit ist der Hackathon umsonst gewesen. Es zeigt sich, dass vor allem radikale Ideen ein Unternehmen überfordern können. Doch Hackathons sollen ja dazu anregen, einmal komplett anders zu denken und ganz neue Ansätze auszuprobieren. Geben Sie den guten Ideen die Chance, sich zu beweisen. So nutzen Sie das volle Potenzial der Hackathons. • Motivation: Oft wird auch kritisiert, dass Firmen aus der falschen Motivation heraus Hackathons durchführen. Ziel ist es dann, sich nach außen als ein „hippes und innovatives“ Unternehmen darzustellen. Das eigentliche Event oder auch das mögliche Ergebnis sind oft zweitrangig. Dies führt sehr schnell zu demotivierten Mitarbeitern, da der eigentliche Sinn der Hackathons verloren gegangen ist. Soll ein Hackathon als Teambuilding-Aktivität durchgeführt werden, sollte dies eindeutig kommuniziert werden. Außerdem sollte dann die Erwartungshaltung an das Ergebnis des Hackathons entsprechend angepasst werden. Hier zählt nicht eine möglichst gute Geschäftsidee, sondern das „Wir-Gefühl“ der Teilnehmer bei und nach dem Hackathon. Beachten Sie, dass die Energie aus einem Hackathon meist nach ca. 24 h wieder verpufft und alle Teilnehmer wieder im Alltag angekommen sind. Erwarten Sie also nicht zu viel von solch einem Event. • Anstellungen: Hackathons werden zur Zeit oft als Recruiting-Event genutzt. Potentielle neue Mitarbeiter sollen während des Events beobachtet und ihre Kreativität, Durchsetzungsfähigkeit, Teamfähigkeit und Programmierfähigkeiten bewertet werden. Oft werden die vakanten Stellen als Preis für das beste Team vergeben. Dies belastet die Teilnehmer und macht aus einem Bewerbungsgespräch einen Wettbewerb, der alle Teilnehmer stark stresst.

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Kritik

Falls Sie solche Hackathons planen, nutzen Sie die Chance, alle Teilnehmer kennenzulernen, und suchen Sie aktiv nach den besten Teilnehmern, um Ihre freien Stellen zu besetzen. Schreiben Sie die Stellen nicht als Preis aus, sondern geben Sie allen eine faire Chance, sich zu beweisen. Das entspannt die Situation für alle. Führen Sie im Nachgang auf jeden Fall zusätzlich noch ein klassisches Bewerbungsgespräch, da Sie den Teilnehmer nur in einer Extremsituation erlebt haben. In diesem Fall haben Sie zusätzlich zu dem Gespräch noch weitere Eindrücke, die Sie für Ihre Personalentscheidung nutzen können. Bei allen Hackathons sollte beachtet werden, dass die Teilnehmer freiwillig teilnehmen. Geben Sie den Teilnehmern im Vorfeld die Möglichkeit, sich mit den Regeln, der Durchführung, dem Umgang mit den Rechten, den Bewertungskriterien und den sonstigen Umständen vertraut zu machen. So kann jeder Teilnehmer für sich selbst entscheiden, ob er teilnehmen möchte und wie viel Einsatz er gewillt ist zu geben. Akzeptieren Sie die jeweilige Entscheidung und nutzen Sie eventuelle Kritik als Anregung zur Optimierung. So sollte einem erfolgreichen Hackathon nichts mehr im Weg stehen. Zusammenfassung

• Neben der guten Reputation von Hackathons gibt es auch erstzunehmende Kritik an dem Format. • Setzen Sie sich mit den Kritikpunkten aktiv auseinander und versuchen Sie bei Ihren Hackathons die Punkte abzumildern oder durch gründliche Planung ganz zu vermeiden. • Regeln Sie möglichst alle Eventualitäten im Vorfeld und kommunizieren Sie alle Regeln offen. • Klären Sie im Vorfeld genau die Erwartungshaltung an den Hackathon und erwarten Sie nicht zu viel, da die Ergebnisse nicht vorhersagbar sind. • Beachten Sie, dass alle Teilnehmer freiwillig teilnehmen und respektieren Sie die Meinungen und Wünsche der Teilnehmer.

Literatur 1. Weste A (2018) Soziologin: Hackathons sind Selbstausbeutung. Technology Review, Heise Medien

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Zusammenfassung

Zusammenfassung

In diesem Buch wurde ein ganzheitlicher Überblick zu dem aktuellen Thema Hackathons vermittelt. Dazu wurde zunächst die Geschichte der Hackathons aufgearbeitet. Danach wurden die unterschiedlichen Ziele eines Hackathons beschrieben. Nachfolgend wurden die drei Phasen von Hackathons (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) ausführlich mit allen Aspekten beleuchtet. Weiterhin wurde nicht nur die Perspektive des Veranstalters eingenommen, sondern es wurde in einem eigenen Kapitel auch die Teilnehmersicht eingenommen und beschrieben, was Gründe für eine Teilnahme sein können, wie sich Teilnehmer optimal vorbereiten und wie sie möglichst erfolgreich sind. Abschließend wurde auch der Kritik an dem Format Raum geben und versucht Lösungen anzubieten. Im vorliegenden Buch wurde ein ganzheitlicher Überblick zum Thema Hackathons vermittelt. Die immer populärer werdenden Veranstaltungen wurden dazu aus verschiedenen Perspektiven beleuchtet. Somit richtet sich dieses Buch nicht nur an Veranstalter von öffentlichen oder firmeninternen Hackathons, sondern auch an Teilnehmer oder allgemein an diesem Thema interessierte Personen. Zuerst wurde die Geschichte und die Entwicklung der Hackathons aufgezeigt. Die aus Amerika kommenden Events haben sich in den letzten Jahren von kleinen (meist privat veranstalteten Events) hin zu Großveranstaltungen mit über tausend Teilnehmern und entsprechender medialer Begleitung entwickelt. Dabei wurden die ersten Hackathons am Anfang von technikbegeisterten Menschen besucht, die in kleinen, lokalen Gruppen neue Technologie ausprobieren, deren Fehler beheben und diese an ihre Grenzen bringen wollten. Heutzutage sind daraus weltweit die

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 A. Kohne und V. Wehmeier, Hackathons, https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6_8

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Zusammenfassung

unterschiedlichsten Formate mit den unterschiedlichsten Zielen geworden. Hackathons sind in den letzten Jahren stark kommerzialisiert worden und haben sich zum Motor einer ganzen Start-up-Generation entwickelt. In Hackathons werden neue Geschäftsideen verprobt und möglichen Investoren vorgestellt. Oft werden direkt nach Hackathons neue Firmen gegründet oder Ideen von großen Konzernen gekauft. Hackathons werden dabei nicht nur öffentlich durchgeführt. Auch Firmen schätzen das moderne und agile Format inzwischen, um innerhalb des Unternehmens schnell innovative Ideen zu entwickeln. Hackathons lassen sich in drei Phasen unterteilen. Die erste Phase beinhaltet die Vorbereitung des eigentlichen Events. Hier wird das Fundament für eine erfolgreiche Veranstaltung gelegt. Es gilt unter anderem genau zu definieren, wer der Veranstalter ist, an welche Teilnehmer sich das Event mit welchem Ziel richtet, wo und mit welcher Ausrüstung und Technik das Event durchgeführt wird, wie das Veranstalter-Team aussieht und welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind. In der zweiten Phase wird der Hackathon durchgeführt. Hierbei lassen sich wieder drei große Teilaspekte definieren. Zu Beginn eines Hackathons liegt die Startphase, in der in das eigentliche Event eingeführt wird. Es werden das Motto, die eingesetzten Technologien, der Ablauf und weitere Regeln vorgestellt. Oft wird hier noch ein thematisch passender Impulsvortrag gehalten. Anschließend stellen die Teilnehmer ihre möglichen Themen und Ideen vor und die Teams bilden sich je nach Interessenlage. Danach beginnt die eigentliche Arbeitsphase, in der die Teilnehmer ihre Ideen ausarbeiten. In der Abschlussphase präsentieren die Teilnehmer ihre Arbeitsergebnisse vor einer Jury und den anderen Teilnehmern. Die besten Ergebnisse werden im Anschluss prämiert. Danach ist der Hackathon offiziell beendet. Jetzt beginnt die dritte und oft vergessene Phase der Nachbereitung. Hierbei wird zuerst anhand des Feedbacks der Teilnehmer und des Teams eine Bewertung des Events vorgenommen und mögliche Verbesserungen für das nächste Event werden als „Lessons Learned“ festgehalten. Weiterhin sollte sich bei allen Teilnehmern und den Sponsoren bedankt und eine Nachberichterstattung online sowie in den klassischen Medien vorgenommen werden. Zusätzlich sollte den Teilnehmern Hilfe bei der Weiterführung ihrer Projekte und die Vermittlung von Experten angeboten werden. Hierzu kann zum Beispiel auch ein Alumni-Netzwerk gegründet werden. Abschließend sollte die Nachhaltigkeit der erarbeiteten Ergebnisse in geeigneter Form sichergestellt werden. So wird garantiert, dass der Hackathon ein voller Erfolg für alle war. Weiterhin wurde in dem Buch auch die Teilnehmersicht eingenommen. Hierbei wurden unterschiedliche Gründe für die Teilnahme an einem Hackathon vorgestellt. Zudem wurden Tipps für eine möglichst erfolgreiche Teilnahme vermittelt. Zusätzlich wurde beschrieben, wie sich Teilnehmer optimal auf einen Hackathon

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Zusammenfassung

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vorbereiten und was sie nach einem Event tun können, um wirklich alle Vorteile des Formats zu nutzen. Abschließend wurde die Kritik an den Hackathons vorgestellt. Vor allem die Kritik an der Kommerzialisierung und somit die Umkehr vom ursprünglichen Gedanken der Hackathons wurde beschrieben. Weiterhin wurden Probleme und Risiken in Bezug auf Schlafmangel, Ernährung und die potentielle Ausbeutung der Teilnehmer beschrieben und mögliche Lösungen angeboten. Wir hoffen, dass Ihnen das Buch gefallen hat und Ihnen einen fundierten, umfangund facettenreichen Einblick in das beliebte Veranstaltungsformat der Hackathons geben konnte. Für Ihren nächsten Hackathon, egal ob als Veranstalter oder Teilnehmer, wünschen wir Ihnen viel Erfolg.

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Ausblick

Zusammenfassung

Hackathons haben sich in den letzten Jahren überall auf der Welt durchgesetzt. Zurzeit ist eine Bewegung zurück zu den Wurzeln der Bewegung zu beobachten. Weg von den riesigen kommerziell ausgerichteten Veranstaltungen, hin zu kleinen Runden, die sich wieder dem Ausprobieren und Erweitern von Technologie zuwenden. Zusätzlich werden Hackathons im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung auch weitere Branchen erobern. Die zukünftigen Hackathons werden sich also weiterentwickeln, das Format als solches wird aber Bestand haben. In diesem Buch wurde viel über die Geschichte und die Gegenwart von Hackathons geschrieben. Es lohnt sich aber auch, einen Blick in die Zukunft zu werfen, da Hackathons weiterhin ein sehr wichtiges Veranstaltungsformat bleiben werden. Nachdem der Fokus vieler Hackathons in den letzten Jahren auf die Vermittlung von Investorengeldern gelegt wurde und vor allem kommerzielle Ziele verfolgt wurden, wurden in der letzten Zeit die Rufe nach Hackathons in ihrer ursprünglichen Ausprägung laut. Hackathons haben sich von kleinen Treffen im Keller eines Bekannten zu voll durchorganisierten Megatreffen mit Sponsoren und riesigen Preisgeldern gewandelt. Diese Art von Veranstaltungen gerät vor allem bei Hackern und „Makern“ immer mehr in Verruf, da sie oft den eigenen Werten und Überzeugungen zuwiderlaufen. Es ist zu beobachten, dass sich vielerorts wieder Gruppen von technologiebegeisterten Menschen zusammenschließen, um neue Technologie auszuprobieren, diese an ihre Grenzen zu bringen und sinnvoll zu ergänzen. Genau das war die Idee der ersten Hackathons. Somit ist eine Bewegung zurück zu den Wurzeln zu beobachten, die sich sicherlich weiter fortsetzen wird und vor allem in den Zeitgeist der Maker-Szene passt, die es sich zum Ziel gemacht hat, schnelle, einfache und selbst entwickelte Lösungen zu alltäglichen Problemen zu finden. Diese Szene © Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 A. Kohne und V. Wehmeier, Hackathons, https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6_9

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Ausblick

ist wieder mehr der Open Source-Szene zuzuordnen, die keine kommerziellen Ziele verfolgt und vielmehr auf freien Meinungs- und Informationsaustausch setzt. Der pure Spaß am Ausprobieren steht wieder im Mittelpunkt. Der Druck, unter zeitlichen Einschränkungen und den kritischen Augen von Sponsoren, Investoren und Jury spontan innovativ zu sein, fällt somit weg. So entstehen wieder Freiräume für ganz neue und kreative Ideen. Sicherlich wird es auch weiterhin kommerziell ausgerichtete Hackathons geben. Dafür ist das Interesse der Investoren und der Sponsoren viel zu groß. Zusätzlich wird der immer größer werdende Fachkräftemangel vor allem in der IT dafür sorgen, dass moderne Recruiting-Formate wie Hackathons eher die Normalität als aufsehenerregende Einzelveranstaltungen sein werden. Weiterhin werden IT und digitale Technologien im Zuge der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung in den nächsten Jahren in viele zusätzliche Bereiche Einzug halten. Somit wird es zukünftig auch Hackathons in Bereichen geben, die bisher nicht im Vordergrund standen. In der Medizin- und Pharmabranche werden z. B. jetzt schon vermehrt Hackathons durchgeführt. Dies wird zukünftig sicher weiter zunehmen und zusätzliche Branchen werden die Vorteile von Hackathons nutzen wollen. Hackathons werden uns also weiter begleiten und auch zukünftig Menschen zusammenbringen, um Technik auszuprobieren, Probleme zu lösen, gemeinsam zu lernen, sich mit Gleichgesinnten auszutauschen und vielleicht die Welt ein bisschen zu verbessern.

Erfahrungsberichte aus der Praxis

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Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben wir Stimmen aus der Industrie und der Verwaltung zum Thema Hackathons zusammengetragen. Dabei werden die unterschiedlichen Aussagen jeweils als Zitat wiedergegeben. Nachdem in diesem Buch das Thema Hackathons ausführlich beschrieben wurde, haben wir im folgenden Kapitel Erfahrungsberichte aus der Praxis zusammengetragen. Sie zeigen, wie Hackathons in der Industrie und der Verwaltung eingesetzt werden und welchen Mehrwert sie dort stiften. An dieser Stelle möchten wir uns ausdrücklich bei allen Zitatgebern und ihren jeweiligen Firmen und Behörden für die Berichte bedanken. Wir haben sehr gute Erfahrungen mit Hackathons gemacht. Insbesondere die Ergebnisorientierung und der Community-Ansatz hinter Hackathons haben große Wirkung. – Ergebnisorientierung. Entwickler können mit Hackathons ihre Arbeitstechnik trainieren. Sie müssen sich so organisieren, dass am Ende auch ein Ergebnis steht. – Community: In einer Gemeinschaftsaktion können wirklich dicke Bretter gebohrt und kreative Lösungen erfunden werden. Dabei muss sich die Gemeinschaft nicht auf ein Unternehmen beschränken. Richtig cool wird es in einem Hackathon, wenn Menschen mit unterschiedlichen Talenten aus unterschiedlichen Unternehmen gemeinsam etwas erzeugen. Dr. Josef Adersberger, CTO, QAware GmbH —

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 A. Kohne und V. Wehmeier, Hackathons, https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6_10

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10 Erfahrungsberichte aus der Praxis

Hackathons bieten eine hervorragende Plattform, um in kleinen Teams mit klaren Zeit- und Ortsvorgaben zielorientiert – und ungestört von den täglichen Aufgaben – dedizierte Fragestellungen und Problemlösungen anzugehen. Der implizite Wettbewerbscharakter trägt zu einem sehr positiven und konstruktiven Arbeitsklima bei. Die abschließenden und für alle Teams zeitlich limitierten Präsentationen fassen die zwei- bis dreitägigen- Veranstaltungen für mich immer wieder sehr eindrucksvoll und kurzweilig zusammen. Harry K. Baur, Manager, Business Operations Data and AI, IBM Deutschland Research and Development, Böblingen — Der am 22. und 23. März 2019 in Berlin stattgefundene BMVI Data-Run war bereits der vierte Hackathon, den das Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI) organisiert hat. Ziel des BMVI Data-Run ist es, innerhalb von rund 24 h neue innovative Ideen auf Basis von Daten aus dem Geschäftsbereich des BMVI zu generieren, die von Behörden oder wissenschaftlichen Einrichtungen für einen ganz anderen Zweck erhoben worden sind. Der Mehrwert entsteht durch die Kombination von Daten verschiedener Quellen und deren Nutzung in neuen digitalen Anwendungen. Hierfür sind eine gehörige Portion Kreativität, Innovationskraft und Leidenschaft der Teilnehmerinnen und Teilnehmer erforderlich! Die Leidenschaft einiger Teams reichte bei den vergangenen Hackathons sogar so weit, dass sie aus ihrer am BMVI Data-Run entstandenen Idee ein Projekt entwickelten, das anschließend von der Forschungsinitiative mFUND des BMVI gefördert werden konnte. Dies zeigt uns, dass das Format Hackathon nicht nur eine einmalige 24-stündige Veranstaltung ist, sondern die entwickelten Ideen und Lösungen Potenzial für datenbasierte Forschungsprojekte für die Mobilität 4.0 haben. Das BMVI hat nicht nur ein großes Interesse an Dateninnovationen, sondern ist auch das Ressort mit den meisten datenführenden Behörden. Deswegen fühlen wir uns dem Open-Data-Prinzip in besonderer Weise verpflichtet. Steffen Bilger, Parlamentarischer Staatssekretär beim Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur — Hackathons sind eine hervorragende Möglichkeit für Studierende, nicht nur ihre technischen Fähigkeiten, sondern auch ihre Teamfähigkeit in einem Wettbewerb unter Beweis zu stellen. Mit großem Engagement schwierige Probleme in

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beschränkter Zeit zu lösen schafft Motivation und Begeisterung. Natürlich müssen auch die ausgelobten Preise angemessen sein. Hans Decker, Vorstandsvorsitzender der Alumni der Informatik an der TU Dortmund — Hackathons sind an der Leibniz Universität Hannover sowie an der Fakultät für Elektrotechnik und Informatik eine ausgezeichnete Möglichkeit, den Studierenden außerhalb des Studienalltags ein attraktives Angebot mit hohem praktischem Bezug zu unterbreiten. Aus Sicht der Fakultät und der Lehrenden gibt es hier mehrere Vorteile. So können den Studierenden Aufgaben mit einem hohen Forschungsoder Industriebezug gegeben werden, die deren Interesse an einem bestimmten Thema wecken können. Für beteiligte Unternehmen entsteht die Möglichkeit, sich im direkten Kontakt als attraktiver Arbeitgeber zu zeigen sowie die eigenen Themen vorzustellen. Die Studierenden lernen im Rahmen des Hackathons in der Regel neue Technologien und Frameworks kennen und erweitern so ihre Fachkenntnisse. Darüber hinaus vertiefen sie die Fähigkeit, unter Zeitdruck Projekte in Gruppen zu organisieren, zu bearbeiten und zu präsentieren. Nicht zuletzt können die Lehrenden mit den Studierenden außerhalb der üblichen Studiensituation in Kontakt kommen und sich besser kennenlernen. Aus den genannten Gründen organisiert die Fakultät für Elektrotechnik und Informatik mit unterschiedlichen Partnern, z. B. mit Microsoft, regionalen Unternehmen oder dem Gründungsservice der Universität, immer wieder Hackathons. Prof. Dr. Ralph Ewerth, Prof. Dr. Michael Rohs, Leibniz Universität Hannover — Unternehmen wird durch Hackathons eine hervorragende Chance geboten, eine neue Technologie innerhalb kürzester Zeit auf technische Machbarkeit und potenzielle Herausforderungen zu untersuchen. Entscheidend für den Erfolg ist dabei ein interdisziplinärer, persönlich und kulturell diverser Hintergrund der Teilnehmer, der unterschiedliche Betrachtungsweisen vereint. Uwe Grünefeld, Senior Researcher, OFFIS – Institute for Information Technologie, Universität Oldenburg —

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10 Erfahrungsberichte aus der Praxis

Für uns bei SUSE spielen die Hackathons, die wir seit 2007 weltweit unter dem Namen „SUSE Hack Week“ veranstalten, eine sehr wichtige Rolle für Mitarbeiter und Unternehmen. Diese Woche ohne Druck und vorgegebene Ziele nutzt die SUSE Technikgemeinde für kreatives Denken und die Umsetzung von Ideen zu den unterschiedlichsten Open Source-Projekten sowie von eigenen Lieblingsprojekten. Etwa 650 gleichgesinnte Entwickler arbeiten in diesem weltweiten Hackathon, der ganz viel Nerd-Charakter hat, zusammen und haben dabei alle professionellen technischen Unternehmensressourcen zur Verfügung. Zu jeder SUSE Hack Week gehört ein von den Mitarbeitern mit viel Engagement organisiertes Programm inklusive Verpflegung und Events sowie natürlich den entsprechenden, von SUSE gesponsorten Kleidungsstücken und Geschenken mit Kultcharakter. Echtes Crowd Working, das nur ein Minimum an Regeln vorgibt, und das mit der demnächst 18. SUSE Hack Week ausgezeichnet funktioniert. Auch für das Unternehmen ist die SUSE Hack Week ein voller Erfolg. Einerseits fungiert sie als Inkubator für Innovationen, von denen einige später als neue Features in Produkte einfließen können. Andererseits entsteht trotz der großen Zahl an Teilnehmern an verschiedenen Standorten weltweit bei unserem Hackathon eine kreative Werkstattatmosphäre. Viel Zeit besteht zum Austausch und Kennenlernen etwa durch Projekt-Teams aus unterschiedlichsten Bereichen oder Meet&Greet Möglichkeiten bei Frühstück und Lunches. Dieser Drehscheiben-Ansatz sorgt dafür, dass innerhalb der großen weltweit verteilten SUSE Entwicklergemeinde keine Silos und Denkbarrieren entstehen. Auch viele unsere Partner nutzen die Möglichkeit, sich an der SUSE Hack Week zu beteiligen. Ein Hackathon ist wie ein riesiger „Sandkasten“, in dem ganz neue Ansätze etwa bei Künstlicher Intelligenz oder dem Internet of Things verfolgt werden können. Diese Kreativität unserer Mitarbeiter und ihr Denken-gegen-den-Strich zu fördern ist für ein innovatives Unternehmen wie SUSE integraler Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Roland Haidl, Director Operations und Services, SUSE — Hackathons sind ein brillantes Format, um neue Ideen auszuprobieren – und eine tolle Erfahrung für die Teilnehmer. Uwe Hansmann, Senior Leader Watson Customer Engagement Development, IBM Deutschland Research and Development, Böblingen —

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Für das Bundesverwaltungsamt, die zentrale Dienstleistungsbehörde der Bundesregierung, zählen digitale Fragen zum Kerngeschäft. Ambitionierte IT-Experten und Nachwuchskräfte können hier eine Fülle spannender Themen und Projekte vorfinden: Die Digitalisierung des Asylverfahrens, die Fluggastdatenspeicherung, die elektronische Bearbeitung von Visa-Anfragen – diese und andere Aufträge erledigen wir im Auftrag diverser Bundesministerien. Doch nicht nur inhaltlich zählen wir zu den vielseitigsten Arbeitgebern. Mehr als viele Privatunternehmen können wir auch auf die persönlichen Bedürfnisse unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingehen: familienfreundliche flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten spielen eine große Rolle im BVA. Aber: Wie viele der gut ausgebildeten Fachkräfte, die wir suchen, wissen das schon? Welcher IT-orientierte Berufseinsteiger denkt bei der Zukunftsplanung an die öffentliche Verwaltung? Und wie bringt sich das BVA beim Nachwuchs ins Gespräch? Mit Hackathons – wie wir seit unserem ersten Versuch mit diesem Format wissen! Gemeinsam mit Microsoft Deutschland, der Bundesdruckerei und der Governikus KG veranstaltete das BVA 2017 einen Hackathon zur Verwaltungsmodernisierung. Mehr als 40 Studierende, Auszubildende, Informatiker des öffentlichen Dienstes und andere IT-Begeisterte beteiligten sich an dem zweitägigen Event in Berlin. 24 h lang sollten sie über die Zukunft nachdenken, kreative Ideen und Lösungsansätze entwickeln. Die Hoffnung, mit dem Event kreative Menschen aus den Sparten IT und Technik für das BVA zu begeistern, ging auf. Die Teilnehmer erkannten: Interdisziplinäre Teams, Kommunikation auf Augenhöhe, lösungsorientierte Projektarbeit zu konkreten Problemstellungen, ein frühzeitiges Erproben von Ideen, das „auf die Straße bringen“ neuer Konzepte – das Hackathon-Prinzip und das BVA passen hervorragend zusammen. Und: Um spannende IT-Ideen zu realisieren und gleichzeitig die Work-Life-Balance zu halten, ist öffentliche Verwaltung ein Ort mit vielen Chancen. Sabine Lang, Leiterin des Leitungsstabs Strategische Steuerung, Bundesverwaltungsamt — Hackathons sind für mich ein probates Mittel, in einem von IT-Routine geprägten Arbeitsalltag gezielt einen Freiraum zu schaffen, in dem der Kreativität freien Lauf gelassen und auch unfertige Ideen verfolgt werden können. Es wird also ein Raum geschaffen, in dem nach Herzenslust gesponnen werden kann. Die starke zeitliche Fokussierung sorgt dabei ganz von alleine dafür, dass Prototypen entstehen, die eine Kernidee transportieren statt auf Vollständigkeit abzuzielen. Dazu gesellt sich durch

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10 Erfahrungsberichte aus der Praxis

das Kennenlernen neuer Menschen und das daraus folgende zwanglose Netzwerken ein Blick über den eigenen Tellerrand hinaus. Erfahrungsgemäß erweitert dieser Blick zum einen das eigene Wissen und Verstehen und führt zum anderen sehr häufig zu neuen Ideen. Nimmt man in der Arbeitgebersicht den Blickwinkel HR ein, dann sind Hackathons für uns ein sehr wertvoller Baustein in der Mitarbeiterbindung wie auch im Employer Branding. Sie dürfen aber keine Alibiveranstaltung sein, sondern müssen mit der notwendigen Ernsthaftigkeit etabliert und deren Ergebnisse verfolgt werden. Und so ganz nebenbei machen Hackathons auch noch riesig viel Spaß. Dr. André Marburger, Bereichsleiter Entwicklung, REWE Systems GmbH — In einer Zeit des ständigen Bedürfnisses nach Innovation bieten Hackathons einen perfekten Spielplatz für jeden Akteur der Gesellschaft. Unternehmen können Startup-Geschäftsmodelle erleben, da Lösungen in kleineren Teams erstellt werden. Die Universitäten erhalten einen Einblick in die neuesten Herausforderungen und Lösungen. Die Studierenden profitieren jedoch am meisten davon: Sie üben in kurzer Zeit Innovation und Kreativität aus. Olha Mikhieieva, Projektleiterin, CGI — Jörn Ossowski und Annett Nagel – die beiden Initiatoren des thyssenkrupp Hackathon #hack4tk – stecken gerade in der Vorbereitung des vierten Hackathon (Juli 2019). „Wir freuen uns, dass sich die Reihe etabliert hat. Das zeigt, wie innovativ und offen thyssenkrupp als Konzern für neue Ideen und Methoden ist“, sagt Annett Nagel. Vom Hackathon selbst verspricht sich thyssenkrupp dabei vor allem eines: reichlich neue Digital-Ansätze für die Zukunft des Unternehmens und ein deutlich schnelleres Testen der Ansätze. „Beim Hackathon generieren unsere Teilnehmer frische Ideen, weil sie als Außenstehende andere Perspektiven und Skills mitbringen“, erklärt Jörn Ossowski. Und weiter: „So werden für echte Herausforderungen aus den Geschäften innerhalb von 24 Stunden Prototypen entwickelt. Die besten werden im Nachhinein mit den Teams zur Produktreife geführt.“ Dr. Annett Nagel, Head of Agile/DT & Change, Group Processes & Information Technology, thyssenkrupp —

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Bei vielen großen Unternehmen wie Microsoft, Facebook & Co. trägt die HackathonKultur schon längst zur unternehmerischen Wertschöpfung bei, und zwar nicht im Sinne einer technischen Programmierübung, sondern immer in Bezug auf ein konkretes Kundenproblem. Im Vordergrund eines Hackathons steht dabei die innovative Problemlösung: Es geht darum, gemeinschaftlich ein komplexes Problem zu bearbeiten sowie innerhalb einer gewissen kurzen Frist eine praktische und funktionsfähige Lösung für ein vorgegebenes Problem oder eine bestimmte Aufgabe zu entwickeln. Dieser interdisziplinäre Ansatz sorgt dafür, dass (Produkt-)Lösungen von Unternehmen frühzeitig mit allen ihren Konsequenzen analysiert und mögliche Sackgassen umgangen werden. Dr. Kim Nguyen, Kryptologe und Geschäftsfeldleiter Trusted Services bei der Bundesdruckerei GmbH — Das Schöne an den Blockchain-Hackathons, die ich bisher erlebt habe, war der spürbar positive Spirit, der in der Luft lag. Angefangen bei der Formierung der Teams bis hin zum absoluten Höhepunkt: der Präsentation. Das tolle an einem Hackathon finde ich, dass hier einzelne Individuen rasant schnell zusammenwachsen und gemeinsam als Team fungieren. Menschen, die sich zuvor oftmals gar nicht kannten, fördern hier binnen weniger Tage oder gar Stunden gemeinsam intuitive Lösungen zu Tage. Ganz losgelöst von festen Strukturen und „old habits“. Am Ende eines Hackathons ist es oftmals egal wer der „Gewinner“ ist. Alle Teams gemeinsam betrachtet tragen zum Erfolg des Hackthons bei. Auch für Unternehmen finde ich das Veranstalten von Hackathons extrem spannend. Wo sonst erhält man einen solchen Zugriff auf Talente und Know-how und stärkt gleichzeitig sein Employer Branding. Mark Preus, CEO BTC-ECHO GmbH, Kleve — Hackathons haben sich mittlerweile als ein probates und erfolgversprechendes Format zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter, zum „schnellen“ Kreieren neuer (Geschäfts-)Ideen und niederschwelligen Ausprobieren möglicher Potenziale von technologischen Innovationen etabliert. Ein weiterer Mehrwert, der oft in der Gesamtbewertung vernachlässigt wird, ist darüber hinaus das smarte Verproben neuer Allianzen, die rund um die Durchführung eines Hackathons entstehen. Dabei werden nämlich häufig Akteure aus unterschiedlichen Betätigungsfeldern und sogar Branchen und ihre jeweiligen Potenziale erfolgreich zusammengeführt, die ohne

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10 Erfahrungsberichte aus der Praxis

einen Hackathon entweder gar nicht oder nur zu deutlich höheren Aufwänden zusammengefunden hätten. Johannes Rosenboom, Vice President Public Sector, Sales Marketing Business Development, Materna Information & Communications SE, Dortmund — Der Hackathon hat ja nicht nur eine Außenwirkung, mit der der Veranstalter Bewerber oder innovative Ideen für ausgewählte Aufgabenstellungen anziehen möchte. Der Hackathon hat immer auch eine Innenwirkung in die Organisation des Veranstalters hinein, die auch in der Planung der Veranstaltung mit berücksichtigt werden sollte. Welche Wirkung können die neuen Ideen in meiner Organisation entfalten? Welche Inspiration ist für meine eigenen Innovationsprozesse ableitbar? Wie kann ich auch eigene Teams zur Teilnahme an den Hackathons gewinnen? Mit eigenen Teams kann der Hackathon auch gezielt zur Förderung eigener Nachwuchskräfte und der eigenen Innovationsfähigkeit genutzt werden. Alexander Schmid, Partner, BearingPoint — Ich bin ein großer Fan von Hackathons, wenn es darum geht, eine neue Idee zu probieren und schnell Ergebnisse zu liefern. Besonders wichtig ist mir dabei der Aspekt, lösungsorientiert in einer cross-funktionalen Gruppe an einer Innovation bzw. etwas Neuem zu arbeiten, ohne dass Abteilungskämpfe oder Firmenpolitik unnötig bremsen. Das Ergebnis muss dann für sich selbst sprechen. Entscheidungen über Wertbeitrag und Sinnhaftigkeit von Innovationen lassen sich nach dem Hackathon meist deutlich besser beurteilen. Denny Schreber, Senior Solution Architect, cbs Corporate Business Solutions Unternehmensberatung GmbH — In Hackathons (und allen anderen Crowdsourcing-Wettbewerben) ist Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Dies gilt für den Veranstalter wie die Teilnehmer. Es müssen die Fragen beantwortet werden wer, wann, welche und wie Informationen geteilt werden. Vielleicht der wichtigste Aspekt in der Kommunikation in Hackathons ist das Feedback des Veranstalters für die Teilnehmer. Nur wenn Teilnehmer erfahren, warum ihre Lösung (nicht) ausgewählt wurde, können sie daraus lernen und sehen den Wettbewerb als Erfolg an. Ohne dieses Feedback schwindet

10 Erfahrungsberichte aus der Praxis

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die Motivation, in Zukunft erneut an einem Hackathon teilzunehmen, es macht sich Frustration aufgrund der empfundenen Zeitverschwendung breit und die Angst, dem Veranstalter ohne Gegenleistung eine Lösung erarbeitet zu haben, ist allgegenwärtig. Daher gilt es für Hackathon-Veranstalter schon im Vorhinein die Kommunikationsstrategie zu entwerfen und mit den Teilnehmern zu teilen. Dr. Sebastian Schäfer, Leiter Innovation, Schmiede Zollverein GmbH, Essen — Hackathons sind inzwischen mehr als nur Pizza und durchgemachte Nächte. Stattdessen bieten sie eine Möglichkeit, auf spielerische und unbürokratische Art und Weise neue Ideen zu testen, Prototypen zu bauen und Aufwandsabschätzungen zu konkretisieren. Zeitgleich sind Hackathons die beste Möglichkeit, sich im schnelllebigen Cloud-Zeitalter mit neuen Technologien praxisorientiert vertraut zu machen. Clemens Siebler, Cloud Solution Architect, Microsoft Deutschland GmbH — Hackathons bilden einen hervorragenden Rahmen für eine Veranstaltung mit positivem Wettbewerbscharakter und Aufbruchsstimmung unter Gleichgesinnten. Deswegen bringen sie typischerweise weit mehr Innovation und „Disruption“ hervor, als es die eigentliche Aufgabe initial erscheinen lässt. Sven Stueven, Executive Assistant, IBM Deutschland Research and Development — Hackathons haben einen einzigartigen Flair. Man arbeitet zusammen, verzweifelt, jubelt und versucht, die Welt mit ein paar Ideen ein bisschen besser zu machen. Auch wenn viele der Projekte nicht ihren Weg in unseren Alltag finden, bleibt am Ende doch immer ein kleines Fünkchen an Inspiration. Heike Zöller, Online Marketing Manager, Business Academy Ruhr, Dortmund

Checklisten

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Zusammenfassung

Hackathons sind komplexe Veranstaltungen. Sie benötigen eine aufwändige und sorgfältige Planung. In diesem Kapitel erhalten Sie Checklisten, die Ihnen als Gedankenstütze oder Vorlage dienen können. Somit vergessen Sie bei allen Aktivitäten rund um Ihren nächsten Hackathon (egal ob als Veranstalter oder als Teilnehmer) nichts Wichtiges und können sich auf die konkrete Ausarbeitung konzentrieren.

Ein Hackathon ist ein Sonderformat unter den Veranstaltungsformen. Während viele Veranstaltungsformen die Teilnehmer begrüßen, informieren und dann unverbindlich wieder verabschieden, ist der Hackathon anders. Auf Seiten der Teilnehmer und der Veranstalter muss überlegt werden, wie man die geplante gemeinsame Zeit optimal nutzt, wie man es über einen längeren Zeitraum bequem hat und vor allem: was man von dieser Veranstaltung am Ende hat und welche Gemeinsamkeiten sich ergeben. Es ist der Komplexität der verschiedenen Aufgaben(bereiche) eines Hackathons geschuldet, dass manche Aspekte bei der Planung vergessen oder nicht ganz durchdacht werden. Einfache Checklisten sind hier hilfreich, um die eigenen Gedanken zu sammeln und strukturiert in einen Hackathon zu starten. Im Folgenden finden Sie Checklisten, die Sie als Gedankenstütze oder Kopiervorlage bei der Planung Ihrer Hackathon-Aktivitäten nutzen können.

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 A. Kohne und V. Wehmeier, Hackathons, https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6_11

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11.1

11 Checklisten

Listen zur Vorbereitung

Im Folgenden erhalten Sie eine Liste, die Ihnen mögliche Kommunikationsmedien für die Bewerbung Ihres Hackathons aufzeigt, sowie eine Liste mit Aktivitäten, die Sie bei der Planung Ihres Hackathons beachten sollten:

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Kommunikationsmedien

Kommunikationsmedien

• Der eigene Internetauftritt sollte das Hackathon-Event in der Rubrik „Veranstaltungen“ bewerben. Auch alle Informationen zu der Veranstaltung sowie der Anmeldelink sollten hier zu finden sein. • Virales Marketing über Bekannte, Social Media und Co. sollte frühzeitig gestartet werden. Auch eine Info-E-Mail zur Weiterleitung an Freunde und Bekannte kann in Umlauf gebracht werden. Social Media-Kanäle können vorab zur Bewerbung genutzt werden, gleichermaßen für die spätere LiveBerichterstattung. • Papier ist nicht immer „oldschool“ – auf einem Uni-Campus oder am Firmenaushang sollte man auch auf ein kleines Poster oder Handzettel zurückgreifen. • Eine Medienpartnerschaft ist mit einem höheren Planungsaufwand und auch Kosten verbunden, erlaubt aber zielgruppenspezifische Ansprachen möglicher Teilnehmer. • Der Name und das Motto der Veranstaltung haben großen Einfluss auf die Wahrnehmung potentieller Teilnehmer und damit auch auf das Interesse, teilzunehmen. Der Name der Veranstaltung sollte auf das Thema schließen lassen und auch erkennen lassen, um welche Art der Veranstaltung es sich handelt. • Die möglichen Werbemaßnahmen dürfen (im Geiste eines Hackathons) gern ausgefallen sein.

11.3

Aktivitäten bei der Vorbereitung

Aktivitäten vor dem Hackathon

• In den ersten Phasen der Hackathon-Vorbereitung sollte bereits über das Zielpublikum und mögliche Teilnehmer nachgedacht werden. Eine bunt

11.3 Aktivitäten bei der Vorbereitung

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gemischte Teilnehmerschaft ist von Vorteil, und solange Chancengleichheit gewahrt wird, die beste Zutat für einen gelungenen Hackathon. Die Dauer des geplanten Hackathons ist entscheidend für die zu erwartenden Vorbereitungsaufwände, aber auch die zu erwartenden Ergebnisse. Anspruchsvolle Themenstellungen erfordern mehr Zeit. Einfache HackathonThemen können auch in kürzeren Zeiträumen mit weniger Vorbereitung bei Infrastruktur und Betreuung umgesetzt werden. Die rechtlichen Aspekte eines Hackathons sollten im Auge behalten werden, sie sollten aber den Spaß am Hackathon nicht verderben. Spielregeln und alle Vereinbarungen sollten sehr früh bekannt sein und schriftlich festgehalten werden. Die Verwertungsrechte erfordern besonderes Augenmerk. Der richtige Veranstaltungsort ist zugleich anziehend für die Teilnehmer, muss aber auch Hackathon-geeignet sein. Erreichbarkeit, Attraktivität, Weitläufigkeit und Barrierefreiheit sind mögliche Aspekte bei der Standortwahl. Die Ausstattung und die Technik sind besonders wichtige Faktoren bei der Planung eines erfolgversprechenden Hackathon-Projekts. Es muss nicht alles gekauft werden. Auch Mieten, Leihen oder „Bring-Your-Own-Device“ (BYOD) sind möglich. Ein Check auf Vollständigkeit und Funktion muss unbedingt vor dem Hackathon-Event erfolgen. Das Veranstalterteam muss klar definiert, ausreichend dimensioniert und in den Rollen abgestimmt sein. Freiwillige Helfer aus der Organisation oder von Partnern sind frühzeitig über die besondere Herausforderung eines Hackathons zu informieren, damit sie sich ausreichend vorbereiten können. Die Kosten eines Hackathons kann man planen, ein Puffer für alle Fälle ist aber anzuraten. Vieles kann selbst erledigt werden. Unterstützung von Agenturen ist professionell, erhöht aber den Budgetbedarf. Die Finanzierung und die Sponsorenauswahl müssen in den ersten Runde der Hackathon-Planung durchdacht sein. Hier entscheidet sich neben dem Gesamtbudget und der anteiligen Kostenverteilung auch das Mitbestimmungsrecht der einzelnen Teilnehmer. Die zu vergebenden Preise sollten zwar nicht das Hauptaugenmerk der Teilnehmer auf sich lenken, aber zeitgleich ein echter Anreiz speziell für junge Leute sein. Sachpreise erfüllen Werbewirkung und können als kleinere Preise je nach Art und Wert auch in höherer Stückzahl ausgegeben werden.

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11 Checklisten

• Die Zusammensetzung und die Arbeit der Jury muss transparent und nachvollziehbar sein. Die Bewertungskriterien müssen im Vorfeld sehr klar formuliert werden.

11.4

Listen für die Durchführung

Die Durchführung des Hackathon-Events gliedert sich in die Startphase, die Arbeitsphase und die Schlussphase. Veranstalter und Teilnehmer haben während dieser Phasen unterschiedlichen Anteil am Ablauf. Im Folgenden erhalten Sie eine Liste mit allen Punkten, die bei der Durchführung Ihres Hackathons wichtig sind:

11.5

Aktivitäten bei der Durchführung

Aktivitäten bei der Durchführung

• Vor dem Eintreffen der Teilnehmer sollten Namensschilder ausgedruckt und organisatorische Fragestellungen geklärt sein. Allgemeine Fragen der Teilnehmer oder Fragen zur Organisation sollten in der eigentlichen Durchführung der Veranstaltung nicht mehr so oft auftauchen. • Jedem Teilnehmer sollte zuvor klar sein, was ihn bei dem Hackathon erwartet. Dies betrifft auch die Fragen der persönlichen Vorbereitung, der erwarteten Mitarbeit im Hackathon, aber auch die Belastung, die auf ihn wartet. • Das Vorprogramm eines Hackathons sollte informieren und Motivation erzeugen. Es sollte nicht langatmig sein und durch ausgewählte hochkarätige Referenten Wertschätzung für die Teilnehmer vermitteln. • Organisatorisches, Regeln und Ablauf sollten mehrmals erklärt werden, insbesondere wenn diese Punkte von zentraler Bedeutung sind. Tun Sie dies ein letztes Mal vor dem eigentlichen Start in die Arbeitsphase. • Das Aufzeigen der Möglichkeiten zur Ideengenerierung sollte als Angebot, aber nicht als Pflicht gelten. Das Coaching der Teams ist sinnvoll, darf aber nicht wettbewerbsverzerrend sein. • Die Fragemöglichkeiten für Teilnehmer vor dem eigentlichen Start sollten zeitlich eingeplant sein. Die meisten Fragen sollten sich durch Beschilderung oder Handouts vorab geklärt haben. • Die Rollenverteilung in den Teams sollte geklärt sein. Auf eine sinnhafte Einteilung darf der Veranstalter im Vorfeld hinweisen.

11.7 Erfolgsmetriken

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• Die zu gewinnenden Preise sollten dargestellt werden. Noch viel wichtiger ist es, die Bewertungsregeln transparent zu machen. • Das Motto und die damit verbundenen Ziele des Hackathons sind noch einmal ausführlich darzulegen. Jeder Teilnehmer muss für sich wissen, dass er an der richtigen Aufgabenstellung arbeitet. • Der Beginn des Hackathons sollte spannend gestaltet werden, z. B. mit Panels und Keynotes. • Die Arbeitsphase darf nicht nur beobachtet, sondern seitens des Veranstalters auch proaktiv begleitet werden. Auf die Einhaltung der Fairness-Regeln ist ebenso zu achten wie auf mögliche Überforderung von Teams. • Die Feedbackbögen sind für die Nachbereitung wichtig und sollten in der zweiten Hälfte der Arbeitsphase störungsfrei unter das Publikum gebracht werden. • Die Präsentationsvorbereitung ist Sache der Teilnehmer, darf aber vom Veranstalter gecoacht werden. Hier ist die Zeiteinteilung sehr wichtig. • Die Art der Präsentation sollte entweder genau festgelegt werden, oder aber den Teams komplett freigestellt werden. Der Präsentationsmix der Teilnehmer muss durch den Veranstalter auch medial umsetzbar gemacht werden. • Während der gesamten Veranstaltung muss die Zeit im Auge behalten werden. Ansagen zum verbleibenden Arbeitszeitraum sollten regelmäßig und dezent erfolgen. • Die letzte Stunde der Arbeitsphase sollte für letzte Checks genutzt werden. Bereiten Sie zusätzlich die Teilnehmer auf ein Ende der aktiven Phase vor.

11.6

Listen für die Nachbereitung

Im Folgenden erhalten Sie eine Liste, die Ihnen mögliche Erfolgsmetriken zur Messung Ihres Hackathons an die Hand gibt, sowie eine Liste mit allen Aktivitäten, die bei der Nachbereitung Ihres Events wichtig sind:

11.7

Erfolgsmetriken

Erfolgsmetriken

• Die Auswertung der Bewertungsbögen gibt ein Stimmungsbild der Teilnehmer wider. Die Bewertung z. B. anhand von Schulnoten zur Organisation, Einladungsablauf, Gestaltung, Verpflegung etc. macht eine Nachbetrachtung einfacher.

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11 Checklisten

• Die Laune der Teilnehmer sowie deren Äußerungen nach dem Event geben einen Eindruck, ob Verlauf und Ende der Veranstaltung bei den Teilnehmern als gut und fair bewertet wurden. Dieser subjektive Eindruck ist nicht zu unterschätzen und ergibt sich aus der Summe der Eindrücke von Veranstaltern und Partnern. • Die Einschätzung der Partner zu dem Event gibt einen Eindruck, ob deren Erwartungen erfüllt wurden. Hier kann ein eigener Bewertungsbogen eingesetzt werden. • Die Juryergebnisse können am Ende einen Anhaltspunkt zur Güte und Praxisverwertbarkeit der Teamleistungen geben. So kann z. B. eine bereits mit einer realistischen Markteintrittsstrategie versehene durchdachte Idee als Erfolg gesehen werden. • Konkrete Reaktionen wie spontane Kooperationsangebote oder Angebote zu Venture-Capital zeigen, wie nachhaltig Ergebnisse eingeschätzt werden. • Die Nachberichterstattung und die Reaktionen in sozialen Medien geben Aufschluss, wie der Hackathon-Verlauf und die Ergebnisse von außen eingeschätzt werden. • Im Nachgang und auch schon während des Events können die Anzahl der Berichte, die „Likes“ und „Shares“ bzw. die Reichweite der Berichte auf den sozialen Plattformen gemessen werden. • Das Interesse der Teilnehmer und Partner im Anschluss weiter Kontakt halten zu wollen, kann als positiv gewertet werden. • Die Bewertung der nachhaltigen Ergebnisse kann aufgrund von entstandenen Partnerschaften, Start-ups und der Weiterverfolgung von Ideen erst Wochen oder Monate später erfolgen. Diese Ergebnisse dürfen auch allen Teilnehmern und Partnern mitgeteilt werden.

11.8

Aktivitäten bei der Nachbereitung

Aktivitäten bei der Nachbereitung

• Die Rückschau bzw. Einschätzung, was man gut gemacht hat und was man zukünftig besser machen kann, sollte Pflicht in der Nachbereitung sein. Führen Sie hierzu ein offenes und ehrliches „Lessons Learned“ durch und nutzen Sie die Ergebnisse zur kontinuierlichen Verbesserung. • Sagen Sie allen Teilnehmern und den Mitwirkenden auf Veranstalterseite: „Danke!“ Das ist in Anbetracht der geleisteten Aufwände mehr als angebracht und motiviert alle Beteiligten zur Teilnahme an weiteren Veranstaltungen.

11.10 Gründe für eine Teilnahme

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• Die Berichterstattung sollte nicht nach der Preisverleihung aufhören, sondern ausführlich im Nachgang betrieben werden. Auch nach einigen Wochen ist noch eine Berichterstattung über mögliche nachhaltige Ergebnisse sinnvoll. • Das Aufarbeiten der Ergebnisse sollte auf keinen Fall aufgeschoben werden. Der Eindruck eines Hackathons muss frisch in die Nachbereitung einfließen. • Den Teilnehmern, die ihre Ergebnisse weiterentwickeln wollen, sollte Unterstützung zuteilwerden – rein pragmatisch in einer Weiterführung des Coachings oder ggf. auch in konkreter partnerschaftlicher Zusammenarbeit. Auch Kooperationen unter Teilnehmern oder Partnern, die sich aus der Veranstaltung heraus ergeben, sollten seitens des Veranstalters unterstützt werden (selbst wenn der Veranstalter direkt nicht profitiert). • Mögliche Bewerbungsgespräche oder Gespräche über Jobangebote sollten im Nachgang direkt aufgegriffen werden. Vergehen einige Tage zwischen Hackathon und einer erneuten Kontaktaufnahme, kann die anfängliche Begeisterung bzw. das Verhältnis zwischen Bewerber und möglichem Arbeitgeber schon wieder abkühlen. Daher ist hier keine Zeit zu verlieren. • Ein Alumni-Netzwerk zu dem Hackathon-Event sollte als Social MediaThread angestoßen werden. Das erfordert zumindest einige Aufmerksamkeit bei der anschließenden Pflege und Moderation. • Ideen zur Nachhaltigkeit und zu zukünftigen Hackathon-Veranstaltungen sollten unbedingt festgehalten und verfolgt werden. Hier ist Schriftform Pflicht, um nicht wesentliche Gedanken in Vergessenheit geraten zu lassen.

11.9

Listen für Teilnehmer

Im Folgenden erhalten Sie Listen, die sich an mögliche Teilnehmer eines Hackathons richten.

11.10 Gründe für eine Teilnahme Gründe für eine Teilnahme

• Möchte ich deutlich über meine Grenzen gehen? Habe ich Spaß daran, mich selbst zu testen? • Möchte ich eine Idee über das Hackathon-Ende hinaus entwickeln? • Besteht Interesse, sich auf ein größeres Abenteuer einzulassen, z. B. durch die Realisierung einer neuen, im Hackathon entstandenen Idee?

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• • • • •

11 Checklisten

Habe ich Spaß daran, auch mal unkonventionelle Dinge zu tun? Besteht die Chance, eine kleine Idee mit anderen größer zu machen? Bin ich vielleicht ein potentieller Start-up-Gründer? Habe ich Interesse, Teil von Expertennetzwerken zu werden? Möchte ich mich als potentieller Mitarbeiter bei einem Arbeitgeber unter Beweis stellen?

11.11 Persönliche Vorbereitung Persönliche Vorbereitung

• Eine Beschäftigung mit dem MottoWar das Hackathon des Hackathons und der Aufbau erster Ideenskizzen hilft später dabei, schnell Fahrt aufzunehmen. • Die Organisationshinweise des Veranstalters sind genau zu studieren. Die Spielregeln können möglicherweise über die Teilnahme oder einen Verzicht darauf entscheiden. • Das Regelwerk des Veranstalters bestimmt, inwieweit man bereit ist, im Namen des Veranstalters Ideen abzuliefern. Möchte ich das? • Ich muss mein persönliches Umfeld informieren, dass ich über einen längeren Zeitraum nicht erreichbar bin. • Ein Polster an Ausgeschlafenheit ist für eine Dauerwachphase über lange Zeit von Vorteil. • Eine gute technische Grundausstattung ist Pflicht. • Eine Sammlung der präferierten Entwicklungstools sollte vorinstalliert sein. • Vorbereitete Folien-Templates können die Erstellung der Präsentation stark erleichtern. • Ziel muss nicht immer das Erlangen des ersten Platzes sein. Ein Hackathon hat viel mehr zu bieten.

11.12 Packliste für Teilnehmer Packliste für Teilnehmer

• Laptop mit entsprechender Software (Entwicklungswerkzeuge, Präsentationswerkzeuge, Bildbearbeitungs-Software usw.)

11.13 Persönliche Nachbereitung

• • • • • • • • • • • • • • • • • •

133

Laptop- und Handy-Ladegerät (optional: Powerbank) Tastatur und Maus (optional) USB-Stick und/oder externe Festplatte Stifte und Papier Rucksack und kleine Tragetasche (für Werbegeschenke, Preise und Broschüren) Deodorant Zahnbürste und Zahnpasta Zusätzliche Kleidung zum Wechseln (wenn gewünscht einen Schlafanzug) Handtuch Seife und/oder Duschgel Antibakterielle Tücher und/oder Desinfektionsspray Schlafsack, Decke und Kopfkissen Wiederauffüllbare Flasche Evtl. benötigte Medizin Ohrstöpsel Möglicherweise spezielle Hardware und Werkzeug für Hardware-Hacks Wenn gewünscht: Musik und Kopfhörer (wenn möglich mit Geräuschunterdrückung) Optional: Bücher und (Karten-)Spiele für Pausen

11.13 Persönliche Nachbereitung Persönliche Nachbereitung

• War das Hackathon-Motto realistisch und habe ich mich realistisch eingeschätzt? • Waren die Bedingungen fair und im Voraus eindeutig festgelegt? • Wurden die Teams hinreichend unterstützt und hat der Veranstalter Versprechungen eingehalten? • Decken sich die Ankündigungen bez. des Ablaufs der Veranstaltung mit der Umsetzung? • Gab es genug Anhaltspunkte für eine gute Vorbereitung und wurde ich gut informiert? • Waren die Rahmenbedingungen für einen Hackathon angemessen? • Hatte ich Spaß an der Veranstaltung? • Habe ich nachhaltig Vorteile durch neue Ideen, neue Bekannte oder einen neuen Job?

134

11 Checklisten

• Möchte ich mit den neuen Bekannten in Verbindung bleiben? Wenn ja, auf welche Weise?

11.14 Vorlagen für Feedbackbögen Im Folgenden erhalten Sie Listen mit möglichen Fragebögen, die Sie im Nachgang zu Ihrem Hackathon Ihren Teilnehmern, den Sponsoren und Ausstellern, den Investoren sowie Ihrem Team zur Verfügung stellen können, um ein umfangreiches Feedback zu erhalten. Beachten Sie dabei, dass viele Fragen aus dem Teilnehmerfeedback auch in den anderen Bögen genutzt werden können. Darum enthalten die weiteren Listen nur noch zusätzliche Fragen.

11.15 Teilnehmer-Feedback Teilnehmer-Feedback

• • • • • • • • • • • • • • •

Wie zufrieden waren Sie insgesamt mit dem Hackathon? Wie zufrieden waren Sie mit der Vorbereitung? Waren die Räumlichkeiten geeignet? Waren Sie mit der Verpflegung zufrieden? Waren Sie zufrieden mit der verfügbaren Zeit? War die Kommunikation im Vorfeld ausreichend? Hatten Sie jederzeit einen Ansprechpartner und genug Hilfestellung? Wie fanden Sie die Auswahl der Themen? Waren Sie mit dem Rahmenprogramm zufrieden? Hatten Sie während der Veranstaltung Zeit für (fachlichen) Austausch? War die Preisverleihung gerecht? Waren die Preise in Ihren Augen ein Anreiz zur Teilnahme? War das Ergebnis der Jurybewertung aus Ihrer Sicht transparent? Welcher nachhaltige Vorteil könnte sich für Sie aus dem Event ergeben? Wie können wir die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung für das nächste Mal verbessern? • Hätten Sie an einem weiteren Hackathon Interesse? • Haben Sie sonst noch eine Anmerkung?

11.18 Team-Feedback

135

11.16 Sponsoren-Feedback Sponsoren-Feedback

• • • • • •

An welchen Stellen wurden Ihre Erwartungen erfüllt bzw. nicht erfüllt? Fühlten Sie sich als Sponsor entsprechend repräsentiert? Sind Sie mit dem Feedback der Teilnehmer zufrieden? Wird die Veranstaltung wirtschaftlich oder ideell als Erfolg gewertet? Haben Sie neue interessante Kontakte geknüpft? Wie bewerten Sie die Veranstaltung auf einer Skala von 1–10 hinsichtlich Ihrer Erwartungen? • Was kann man bei einer Wiederholung besser machen?

11.17 Investoren-Feedback Investoren-Feedback

• Können Sie die Ergebnisse des Hackathons für eigene Fortschritte nutzen? • Haben Sie interessante Ideen/Konzepte/Geschäftsmodelle präsentiert bekommen? • Werden Sie im Nachgang in ein (neu zu gründendes) Unternehmen investieren? • Stand der Aufwand in angemessenem Verhältnis zum Erfolg? • Würden Sie ein solches Format ein weiteres Mal mitgestalten wollen? • Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?

11.18 Team-Feedback Team-Feedback

• • • • • •

War die Arbeitsbelastung zumutbar? Deckt sich die Planung mit dem Ergebnis? Stach während der Veranstaltung etwas besonders positiv oder negativ hervor? Waren Sie ausreichend vorbereitet? Wären Sie ein weiteres Mal bei einem Hackathon dabei? War der Hackathon eine sinnvolle Veranstaltung für Sie (oder das Unternehmen)? • Welche Prozesse haben wie geplant funktioniert und welche nicht?

136

• • • •

11 Checklisten

Wo gab es Schwierigkeiten? Wo hatten die Teilnehmer die meisten Probleme/Fragen? Hat etwas gefehlt, an das beim nächsten Mal unbedingt gedacht werden sollte? Was waren die Highlights?

Stichwortverzeichnis

A Ablauf, 5, 8, 12, 15 Alumni-Netzwerk, 78, 87, 110, 131 API (Application Programming Interface), 93, 97 Arbeitsphase, 26, 38, 52, 60, 62, 65, 67, 72 Assessment Center 2.0, 12 Ausgaben, 79 Ausschlusskriterien, 31 Außenwahrnehmung, 12, 48

B Berichterstattung, 13, 36, 77, 82, 94, 126, 131 Betreuer, 23, 32, 44 Bewerbungsgespräch, 52, 80, 86, 108, 131 Bewertungsbogen, 69, 73, 130 Business Model Canvas, 85

C Checklisten, 56, 82, 125–135 Countdown, 71, 74

D Danke, 78, 81, 130 Datenschutz, 28, 36, 57

Dauer, 6, 17, 24, 35, 41, 72, 96, 104, 127 Deming-Zyklus, 80 DSGVO, 28 Durchführung, 5, 13, 59, 128

E Eigenwerbung, 55, 94 Einnahmen, 79 Erfolgsmetriken, 81 Ergebnispräsentation, 24, 72 Ernährung, 104, 111

F Fachkräftemangel, 12, 86 Fake, 68 Feedback, 69, 77–82, 134, 135 Firmen-Image, 12, 18 Fliegender Start, 67

G geistiges Eigentum, 105 GEMA, 30, 47 Geschäftsmodell, 8, 13, 25, 85, 92, 95, 120 Geschichte, 6, 83, 109, 113 Gesundheit, 6, 26, 98, 105 Gewinnen, 94, 95, 97, 98 GIT, 96

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019 A. Kohne und V. Wehmeier, Hackathons, https://doi.org/10.1007/978-3-658-26028-6

137

138 H Hackathon, 5 Herausforderung, 17, 24, 27, 59, 66, 93, 117, 120, 127 Homepage, 29, 81, 83, 87 I immaterielle Preise, 51 Incentivierung, 18, 49 Innovation, 11, 18, 32, 88, 103, 106, 118, 120, 122 J Jury, 6, 13, 32, 49, 51–54, 63, 71, 73–75 K Kommunikation, 14, 15, 29, 32, 47, 57, 69, 79, 82, 119, 122, 123, 126 kontinuierlicher Verbesserungsprozess, 80 Kooperation, 52, 64, 86, 130, 131 Kopiervorlage, 125 Kosten, 17, 35, 40, 45, 46, 48, 62, 79, 85, 126 Kritik, 44, 65, 103, 111 kritischer Pfad, 96 KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess), 80 L Lernen, 93, 100 Lessons Learned, 77–81 Location, 13, 17, 19, 37, 41, 86, 104 M Mentor, 44 Motto, 29, 34, 65, 81, 97, 110, 126, 129, 132, 133 N Nachbereitung, 5, 13–15, 18, 43, 59, 77, 109, 110, 129, 130, 134

Stichwortverzeichnis Nachhaltigkeit, 87, 110, 131 No-Show-Rate, 79

P Panel, 66, 129 Paper Prototype, 97 Partnerschaften, 82, 86, 88, 130 Pausen, 24, 26, 38, 65, 133 PDCA-Zyklus, 80 persönliche Vorbereitung, 92, 98, 132 Phasen, 12, 14, 36, 60, 74, 109, 126 Planungsstab, 43 Präsentation, 24, 41, 52, 54, 66, 70–72, 74, 83, 93, 95, 97, 116, 121, 129, 132 Preise, 6, 7, 10, 11, 14, 18, 25, 30, 46, 49– 51, 63, 73, 94, 100, 105, 117, 127, 129, 134 Preisgeld, 6, 32, 46, 50, 105, 113 Prototyp, 6, 8–10, 26, 70, 77, 85, 94, 96, 100, 119, 123

R Rahmenprogramm, 55, 134 rechtliche Aspekte, 18, 27, 28, 30–33, 36 Recruiting, 11, 15, 52, 88, 107, 110, 114

S Sachpreise, 6, 10, 12, 14, 31, 46, 49, 50, 105, 127 Schlafmangel, 104, 111 Schlussphase, 72, 75, 78, 110, 128 Scrum, 95 Service-Desk, 38, 64, 69 Side-Event, 55 Social Media, 9, 12, 29, 36, 83, 99, 126, 131 Softskill, 11, 93 Sonderpreis, 54 Spin-Off, 85 Sponsor, 6, 7, 9, 13, 14, 17, 18, 48, 56, 61, 63, 79–82, 86, 88, 93, 99, 110, 113, 114, 127, 134, 135

Stichwortverzeichnis Start-up, 5, 8, 10, 15, 20, 30, 51, 105, 110, 120, 130, 132 Startphase, 61, 67, 75, 110, 128 Stress, 11, 77, 82, 91, 105, 107 SVC, 96

T Teambuilding, 12, 15, 107 Teamwork, 93 Teamzusammensetzung, 23, 94 Technik, 8, 10, 18, 40, 47, 64, 110, 114, 119, 127 Technik-Check, 71 Teilnahmegründe, 92, 93

U Überstunden, 106 UI/UX, 95 UML (Unified Modeling Language), 85 Umsetzung, 17, 24, 43, 49, 51, 54, 56, 59, 66–68, 70, 83, 95, 100, 106, 118 Unified Modeling Language, 85

139 V VC (Venture-Capital), 11, 51 Venture-Capital, 51 Veranstalter, 11, 18–23, 26, 32, 36, 38, 39, 41, 44, 47, 50, 52, 55, 56, 60, 62, 64, 66–69, 71–73, 75, 77, 78, 83, 86, 99, 104, 105, 109, 122, 125 Veranstalterteam, 23, 43, 128 Veranstaltungsort, 37, 39–41, 46, 127 Versionskontrolle, 96 Vorbereitung, 13, 17–19, 25, 49, 52, 56, 59–62, 70, 82, 91, 98, 109, 120, 126–128, 132, 133

W Werbung, 14, 27, 33, 35, 45, 48, 52, 83 Wireframes, 96 Writing Conventions, 96

Z Ziele, 5, 10, 19, 29, 48, 64, 81, 93, 96, 99, 106, 110, 113, 118, 129