Word 2007: недостающее руководство 9785750203444

Citation preview

---

Word 2007

Chris Grover

Beijing

WOM_Titul.PM6

●

Cambridge

1

●

Farnham

●

Köln

●

Paris

●

Sebastopol

●

Taipei

30.04.2008, 14:25

●

Tokyo

WOM_Titul.PM6

2

30.04.2008, 14:25

Крис Гровер

Word 2007

«Русская Редакция»

«БХВ-Петербург»

2008

WOM_Titul.PM6

3

30.04.2008, 14:25

УДК 004.451 ББК 32.988.02–018 Г86 Гровер Крис Г86

Word 2007. Недостающее руководство / Пер. с англ. — М. : Издательство «Рус ская Редакция» ; СПб. : БХВПетербург, 2008. — 480 стр. : ил. ISBN 978–5–7502–0344–4 («Русская Редакция») ISBN 978–5–9775–0094–4 ( «БХВПетербург») Данная книга — подробное руководство по использованию Word 2007, но вой версии популярного текстового процессора Microsoft. Здесь приводятся примеры и пошаговые инструкции по использованию многих возможностей, от выполнения простейших действий, таких как ввод текста и сохранение документа, до работы со сложными функциями, такими как обработка дан ных в формате XML и создание макросов. Наряду с описанием стандартных операций здесь представлены рекомендации по выполнению приемов и трю ков, известных лишь профессионалам. Книга ориентирована на начинающих, но будет полезна и опытным поль зователям, знакомым с предыдущими версиями Word; состоит из 20 глав и предметного указателя. УДК 004.451 ББК 32.988.02–018 Подготовлено к изданию по лицензионному договору с O’Reilly Media, Inc., 1005 Gravenstein North, Sebastopol, CA 95472. Missing Manual является охраняемым товарным знаком, эмблема Missing Manual является товарным знаком O’Reilly Media, Inc. в США и/или других странах. Все другие товарные знаки являются собственностью соответствующих фитм. Все адреса, названия компаний, организаций и продуктов, а также имена лиц, исполь зуемые в примерах, вымышлены и не имеют никакого отношения к реальным ком паниям, организациям, продуктам и лицам.

Крис Гровер

Word 2007. Недостающее руководство Совместный проект издательства «Русская Редакция» и издательства «БХВ-Петербург»

Подписано в печать 29.04.2008 г. Формат 70 ×1001/16. Печать офсетная. Усл. печ. л. 30. Тираж 2500 экз. Заказ № Санитарно-эпидемиологическое заключение на продукцию № 77.99.02.953.Д.006421.11.04 от 11.11.2004 г. выдано Федеральной службой по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека. Отпечатано с готовых диапозитивов в ГУП «Типография «Наука» 199034, Санкт-Петербург, 9 линия, 12 © ISBN 978–0596–52739–6 (англ.) ISBN 978–5–7502–0344–4 («Русская Редакция») ISBN 978–5–9775–0094–4 («БХВПетербург»)

WOM_Titul.PM6

4

© ©

Оригинальное издание на английском языке, O’Reilly Media, Inc., 2007 Перевод на русский язык, издательство «Русская Редакция», 2008 Оформление и подготовка к изданию, издательство «Русская Редакция», издательство «БХВПетербург», 2008

30.04.2008, 14:25

Содержание Введение ..................................................................................................................... XIII Часть I Основы работы с простыми документами Word .................... 1 Глава 1 Создание, открытие и сохранение документов ...................................... 2 Запуск Word ...................................................................................................................................................................................... 2 Создание документа ................................................................................................................................................................. 3 Создание пустого документа............................................................................................................................................ 5 Создание нового документа на основе существующего......................................................................... 6 Создание документа на основе шаблона .............................................................................................................. 8 Открытие существующего документа .................................................................................................................. 10 Различные виды документов ......................................................................................................................................... 11 Виды документов: пять способов просмотра................................................................................................. 12 Использование вспомогательных средств....................................................................................................... 13 Изменение масштаба отображения документа ........................................................................................... 15 Изменение масштаба на значение в процентах .................................................................................... 16 Изменение масштаба относительно страницы или текста ......................................................... 17 Изменение вида страницы при помощи инструментов на ленте ......................................... 17 Команды для работы с окнами .................................................................................................................................... 17 Просмотр нескольких окон ...................................................................................................................................... 20 Сохранение и закрытие документа......................................................................................................................... 20 Способы сохранения документа .......................................................................................................................... 21 Сохранение при помощи комбинаций клавиш .......................................................................................... 21 Сохранение при помощи команд меню ........................................................................................................ 22 Сохранение под новым именем ............................................................................................................................ 22

Глава 2 Ввод и редактирование текста ................................................................ 27 Ввод текста ..................................................................................................................................................................................... 27 Функция «щелкнул и вводи» для быстрого форматирования......................................................... 28 Выделение текста ..................................................................................................................................................................... 31 Выделение при помощи мыши .............................................................................................................................. 32 Выделение при помощи клавиатуры ..................................................................................................................... 33 Расширение выделения ................................................................................................................................................. 34 Выделение нескольких фрагментов текста в разных местах .................................................... 35 Перемещение по документу .......................................................................................................................................... 36 Перемещение по документу при помощи клавиатуры .................................................................... 37 Использование полос прокрутки ........................................................................................................................ 37 Переход к заголовкам и другим объектам ................................................................................................... 38 Просмотр по закладкам ................................................................................................................................................. 39 Вырезание, копирование и вставка .................................................................................................................... 41 Редактирование при помощи ленты ................................................................................................................. 42 Редактирование при помощи комбинаций клавиш ........................................................................... 43 Редактирование при помощи мыши ................................................................................................................. 43 Перемещение текста между двумя документами................................................................................... 44 Просмотр буфера обмена ........................................................................................................................................... 45

WOM_Content.PM6

5

29.04.2008, 14:25

VI

Содержание Поиск и замена текста..................................................................................................................................................... 48 Экономия времени при помощи экспресс/блоков ............................................................................. 50

Глава 3 Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы ...................................................................................................... 55 Выбор размера и макета страницы ......................................................................................................................... 55 Изменение размера бумаги ............................................................................................................................................ 56 Настройка размера и источника бумаги ....................................................................................................... 57 Установка ориентации страницы............................................................................................................................. 58 Настройка полей документа .......................................................................................................................................... 58 Выбор предустановленных полей ...................................................................................................................... 59 Установка собственных значений полей ...................................................................................................... 59 Установка полей для буклетов ...................................................................................................................................... 60 Добавление фоновых элементов страницы.................................................................................................... 61 Добавление подложки .................................................................................................................................................... 61 Выбор цвета страницы ................................................................................................................................................... 64 Применение границ ......................................................................................................................................................... 65 Добавление колонтитулов ............................................................................................................................................... 68 Верхний и нижний колонтитулы ......................................................................................................................... 68 Добавление и изменение верхнего колонтитула .................................................................................. 69 Добавление нижнего колонтитула ..................................................................................................................... 71 Создание собственных колонтитулов ............................................................................................................. 72 Удаление колонтитулов и номеров страниц ............................................................................................. 73 Работа с несколькими колонками ............................................................................................................................ 74 Настройка столбцов ......................................................................................................................................................... 75 Номера строк ............................................................................................................................................................................... 76 Расстановка переносов....................................................................................................................................................... 78 Автоматическая расстановка переносов ...................................................................................................... 79 Ручная расстановка переносов .............................................................................................................................. 81 Удаление переносов из документа ...................................................................................................................... 82

Глава 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков ................................... 84

Основы форматирования ................................................................................................................................................ 84 Форматирование символов............................................................................................................................................ 85 Форматирование при помощи ленты и диалогового окна Шрифт ....................................................................................................................................... 86 Форматирование при помощи мини/панели инструментов .................................................... 87 Форматирование при помощи комбинаций клавиш ....................................................................... 87 Изменение регистра символов .............................................................................................................................. 90 Форматирование абзацев................................................................................................................................................. 91 Выравнивание текста ...................................................................................................................................................... 91 Добавление отступов ....................................................................................................................................................... 92 Интервал между абзацами ........................................................................................................................................... 93 Интервал между строками .......................................................................................................................................... 93 Вставка разрывов строк и разрывов страниц ........................................................................................... 94 Создание маркированных и нумерованных списков ....................................................................... 95 Настройка маркеров......................................................................................................................................................... 97 Нумерованные абзацы.................................................................................................................................................... 97 Многоуровневые списки .............................................................................................................................................. 97 Табуляция ........................................................................................................................................................................................ 99

WOM_Content.PM6

6

29.04.2008, 14:25

Содержание

VII

Позиции табуляции ............................................................................................................................................................ 100 Просмотр знаков табуляции в тексте............................................................................................................ 100 Изменение и удаление знаков табуляции ................................................................................................. 101 Типы табуляции ................................................................................................................................................................. 102 Заполнители табуляции ............................................................................................................................................. 103 Использование линеек ..................................................................................................................................................... 103 Управление параметрами табуляции при помощи линейки .................................................. 104 Установка полей при помощи линейки ...................................................................................................... 105 Настройка отступа абзаца при помощи линейки .............................................................................. 105 Быстрое форматирование при помощи копирования формата............................................. 106 Форматирование с использованием стилей ............................................................................................... 107 Быстрое применение стилей ................................................................................................................................ 107 Изменение стилей ........................................................................................................................................................... 108 Управление наборами стилей .............................................................................................................................. 111 Создание собственного набора стилей ...................................................................................................... 111

Глава 5 Темы и шаблоны ....................................................................................... 114 Выбор темы ................................................................................................................................................................................ 114 Выбор шаблона .................................................................................................................................................................. 122 Создание документа на основе шаблона ................................................................................................... 125 Использование установленных шаблонов .............................................................................................. 127

Глава 6 Проверка ошибок ..................................................................................... 129 Включение проверки орфографических и грамматических ошибок................................ 129 Проверка орфографии .................................................................................................................................................... 132 Автоматическая проверка орфографии ..................................................................................................... 133 Ручная проверка орфографии ............................................................................................................................. 134 Управление пользовательскими словарями ........................................................................................... 135 Удаление слова из пользовательского словаря .................................................................................... 135 Добавление профессиональных словарей в Word ........................................................................... 137 Проверка грамматики и стиля ............................................................................................................................. 137 Настройка автозамены .................................................................................................................................................... 139 Как работает автозамена ........................................................................................................................................... 139 Настройка параметров автозамены................................................................................................................ 139 Автозамена математическими символами, автоформат и смарт/тэги ......................................................................................................................................... 142 Работа со справочными материалами............................................................................................................... 143 Поиск в справочных материалах ...................................................................................................................... 144 Использование тезауруса Word ........................................................................................................................... 145 Перевод текста .................................................................................................................................................................... 146 Всплывающие подсказки с переводом......................................................................................................... 147 Подсчет слов .............................................................................................................................................................................. 148

Глава 7 Печать документов Word ......................................................................... 149 Быстрая и простая печать ............................................................................................................................................. 149 Предварительный просмотр ...................................................................................................................................... 150 Выбор принтера ..................................................................................................................................................................... 152 Выбор принтера, используемого по умолчанию .................................................................................... 154 Просмотр свойств принтера ...................................................................................................................................... 154 Печать в файл Adobe PDF ............................................................................................................................................... 157

WOM_Content.PM6

7

29.04.2008, 14:25

VIII

Содержание

Отправка факсов из Word .............................................................................................................................................. 158 Изменение параметров печати ................................................................................................................................ 160 Печать части документа ............................................................................................................................................. 160 Печать нескольких копий ........................................................................................................................................ 161 Печать на обеих сторонах листа ....................................................................................................................... 162 Печать на конвертах .......................................................................................................................................................... 162 Печать наклеек ........................................................................................................................................................................ 164 Настройка параметров печати ................................................................................................................................. 165

Часть II Создание сложных документов .......................................... 167 Глава 8 Планирование в режиме структуры ......................................................... 168 Переключение в режим структуры .................................................................................................................... 168 Повышение и понижение уровня заголовка ............................................................................................ 170 Управление подзаголовками во время повышения и понижения уровня....................... 172 Перемещение элементов структуры ............................................................................................................... 173 Отображение частей структуры ............................................................................................................................ 174 Свертывание и развертывание уровней........................................................................................................ 175 Отображение и скрытие текста............................................................................................................................ 175 Отображение только первой строки................................................................................................................ 176 Отображение форматирования текста.......................................................................................................... 176

Глава 9 Работа с большими документами ............................................................ 178 Перемещение по длинному документу ........................................................................................................ 178 Разделы ......................................................................................................................................................................................... 180 Вставка разрыва раздела .............................................................................................................................................. 182 Создание оглавления ....................................................................................................................................................... 183 Обновление оглавления ............................................................................................................................................. 185 Добавление элемента оглавления вручную .............................................................................................. 186 Форматирование оглавления ................................................................................................................................. 187 Удаление оглавления ..................................................................................................................................................... 189 Создание предметного указателя ....................................................................................................................... 189 Определение элементов предметного указателя.................................................................................. 189 Построение указателя ................................................................................................................................................... 193 Автопометка при помощи словаря указателя........................................................................................... 194 Обновление предметного указателя ................................................................................................................ 195 Удаление предметного указателя ........................................................................................................................ 196 Удаление элемента указателя ................................................................................................................................. 196 Навигация при помощи гиперссылок ............................................................................................................. 197 Вставка закладок ................................................................................................................................................................... 200 Перекрестные ссылки .................................................................................................................................................... 201 Перекрестные ссылки на рисунки ...................................................................................................................... 203 Создание списка рисунков ........................................................................................................................................ 204 Создание сносок ................................................................................................................................................................... 205 Добавление сносок и концевых сносок ........................................................................................................ 206 Форматирование сносок ............................................................................................................................................ 207 Вставка ссылок на источники и создание списка литературы.................................................. 208 Добавление ссылки.......................................................................................................................................................... 209 Добавление списка литературы ........................................................................................................................... 210

WOM_Content.PM6

8

29.04.2008, 14:25

Содержание

IX

Работа с главным документом................................................................................................................................... 211 Создание главного документа .............................................................................................................................. 212 Работа с подчиненными документами ........................................................................................................ 213 Форматирование главного документа ......................................................................................................... 215 Печать главного документа .................................................................................................................................... 215

Глава 10 Использование таблиц .......................................................................... 216 Создание таблиц ............................................................................................................................................................... 216 Создание таблицы при помощи средств на ленте ............................................................................ 217 Использование диалогового окна Вставка таблицы ....................................................................... 217 Рисование таблицы ........................................................................................................................................................ 218 Выбор экспресс/таблиц ............................................................................................................................................. 220

Перемещение по таблице ............................................................................................................................................. 221 Выделение частей таблицы ......................................................................................................................................... 222 Объединение и разделение ячеек.......................................................................................................................... 224 Изменение ширины столбцов и длины строк ........................................................................................... 224 Вставка столбцов и строк ......................................................................................................................................... 225 Удаление ячеек, столбцов, строк и таблиц ................................................................................................ 227 Форматирование таблиц ............................................................................................................................................... 228 Использование стилей таблиц ............................................................................................................................. 228 Выравнивание текста, чисел и других данных ..................................................................................... 230 Заливка и границы .......................................................................................................................................................... 231 Выполнение математических операций в таблицах........................................................................... 233

Глава 11 Добавление графики, видео и звуков................................................. 236 Буквицы, текстовые поля и WordArt .................................................................................................................... 236 Добавление буквицы в абзац ................................................................................................................................. 238 Вставка надписи ................................................................................................................................................................ 239 Изменение формы слов при помощи WordArt ..................................................................................... 244 Работа с рисунками и клипами................................................................................................................................. 244 Вставка рисунков в документ ................................................................................................................................ 245 Поиск и использование клипов .......................................................................................................................... 247 Работа с элементами SmartArt ................................................................................................................................... 249 Выбор рисунка SmartArt ............................................................................................................................................. 251 Вставка рисунков SmartArt в документ......................................................................................................... 251 Изменение рисунков SmartArt ............................................................................................................................. 252 Работа с фигурами ............................................................................................................................................................... 253 Вставка диаграмм и графиков................................................................................................................................... 258 Вставка звука, видео и других объектов ........................................................................................................... 262 Добавление подписей и номеров рисунков................................................................................................. 264

Глава 12 Массовая рассылка с использованием слияния писем .................. 265 Основы слияния писем ................................................................................................................................................... 265 Распространенные типы документов, используемых в слиянии писем ...................... 266 Списки получателей писем ..................................................................................................................................... 267 Шесть этапов слияния писем ................................................................................................................................ 267 Работа с мастером слияния писем ........................................................................................................................ 268 Выбор типа документа ................................................................................................................................................ 269 Выбор получателей ........................................................................................................................................................ 271 Создание письма ............................................................................................................................................................... 272

WOM_Content.PM6

9

29.04.2008, 14:25

X

Содержание Просмотр письма ............................................................................................................................................................. 273 Завершение слияния ..................................................................................................................................................... 275

Слияние электронных писем .................................................................................................................................... 276 Изменение списка получателей .............................................................................................................................. 279 Изменение списков получателей ...................................................................................................................... 280 Сортировка списка получателей ....................................................................................................................... 281 Фильтрация списка получателей ....................................................................................................................... 282 Поиск дубликатов ............................................................................................................................................................ 284 Поиск получателя ............................................................................................................................................................. 284 Применение правил слияния ............................................................................................................................... 286

Часть III Общий доступ и совместная работа с другими пользователями .................................................................. 289 Глава 13 Cоздание веб-страниц и блогов........................................................... 290 Сохранение документов Word в виде веб/страниц ............................................................................... 290 Создание веб/страницы с чистого листа ................................................................................................... 292 Создание веб/страницы ............................................................................................................................................. 294 Создание таблицы для компоновки элементов стпаницы ........................................................ 294 Добавление панели навигации............................................................................................................................ 297 Добавление информации об авторе .............................................................................................................. 298 Сохранение страницы в качестве шаблона ............................................................................................ 299 Добавление на веб/страницу текста и рисунков ................................................................................. 300 Советы по веб/дизайну ................................................................................................................................................ 301 Работа с блогами в Word ............................................................................................................................................ 302 Управление учетными записями блогов .................................................................................................... 303 Публикация записей в блоге .................................................................................................................................. 306 Настройка параметров веб/документа ........................................................................................................ 307

Глава 14 Создание бланков .................................................................................. 309 Создание бумажных бланков ..................................................................................................................................... 309 Использование таблиц ................................................................................................................................................ 309 Создание электронной формы ................................................................................................................................ 313 Элементы управления содержимым .............................................................................................................. 314 Отображение вкладки Разработчик ............................................................................................................... 315 Добавление на форму элементов управления содержимым ................................................... 316 Защита электронных форм .................................................................................................................................... 319 Настройка свойств элементов управления содержимым................................................................ 322 Проверка формы ................................................................................................................................................................... 325 Проверка печатного бланка ................................................................................................................................... 325 Проверка электронной формы ........................................................................................................................... 325

Глава 15 Работа с XML ........................................................................................... 326 Что такое XML и зачем это нужно.......................................................................................................................... 326 Как работает XML ............................................................................................................................................................. 327 Преимущества XML ........................................................................................................................................................ 327 XML и новый формат файлов Word ..................................................................................................................... 328 Чтение тегов XML ............................................................................................................................................................. 329 Файлы, обеспечивающие работу XML .......................................................................................................... 331 Разметка тегами информации в элементах управления содержимым............................... 332 Прикрепление схемы XML к документу........................................................................................................... 333

WOM_Content.PM6

10

29.04.2008, 14:25

Содержание

Глава 16

XI

Совместная работа с другими пользователями ............................... 337

Добавление примечаний ............................................................................................................................................... 337 Добавление голосовых примечаний ............................................................................................................. 340 Удаление примечаний ................................................................................................................................................. 341 Выделение текста цветом ......................................................................................................................................... 342 Отслеживание изменений ............................................................................................................................................ 343 Отслеживание и просмотр изменений ....................................................................................................... 343 Изменение вида пометок .......................................................................................................................................... 344 Печать изменений и пометок ............................................................................................................................... 347 Принятие и отклонение изменений ................................................................................................................... 347 Удаление всех примечаний и отслеженных изменений.................................................................. 349 Объединение и сравнение документов ...................................................................................................... 351 Сравнение двух документов ................................................................................................................................... 354 Защита документа от изменений ........................................................................................................................... 355 Применение ограничений на форматирование................................................................................ 357 Разрешение изменений в отдельных частях документа ............................................................. 358

Часть IV Настройка Word при помощи макросов и других инструментов ........................................................................ 361 Глава 17 Настройка рабочего пространства ...................................................... 362 Настройка панели быстрого доступа................................................................................................................. 362 Добавление команд на панель быстрого доступа .............................................................................. 363 Назначение комбинаций клавиш ..................................................................................................................... 365 Настройка персональных параметров Word ......................................................................................... 367 Изменение параметров отображения ............................................................................................................... 368 Секция Основные............................................................................................................................................................. 368 Секция Экран........................................................................................................................................................................ 370 Секция Дополнительно .............................................................................................................................................. 371 Настройка параметров сохранения документа........................................................................................ 375 Параметры сохранения документов.............................................................................................................. 376 Параметры автономного редактирования .............................................................................................. 377 Параметры внедрения шрифтов ....................................................................................................................... 377 Изменение параметров редактирования........................................................................................................ 378 Параметры правки .......................................................................................................................................................... 378 Параметры вырезания, копирования и вставки .................................................................................. 380

Глава 18 Настройка параметров безопасности................................................. 383 Использование цифровых подписей................................................................................................................. 383 Создание собственной цифровой подписи ............................................................................................ 384 Подписание документа собственной цифровой подписью ................................................... 385 Добавление строки подписи Microsoft Office ........................................................................................ 386 Удаление цифровой подписи ............................................................................................................................... 389 Получение подписей от сторонних организаций ............................................................................ 389 Проверка цифровой подписи .............................................................................................................................. 390 Настройка параметров центра безопасности............................................................................................ 392 Защита от вредоносных макросов ................................................................................................................... 392 Выбор надежных издателей ................................................................................................................................... 393 Создание надежного расположения .............................................................................................................. 394 Настройка поведения надстроек ....................................................................................................................... 396

WOM_Content.PM6

11

29.04.2008, 14:25

XII

Содержание Настройка параметров ActiveX ........................................................................................................................... 396 Настройка параметров макросов ..................................................................................................................... 398

Отображение предупреждений ............................................................................................................................... 399 Удаление персональной информации.............................................................................................................. 400

Глава 19

Введение в макросы и Visual Basic ..................................................... 402

Отображение вкладки Разработчик .................................................................................................................... 402 Запись макросов .................................................................................................................................................................... 403 Тестирование макроса ................................................................................................................................................. 408 Запуск макросов ..................................................................................................................................................................... 409 Добавление кнопки запуска макроса на панель быстрого доступа .................................. 409 Запуск макроса из диалогового окна Макрос ........................................................................................ 411 Чтение кода Visual Basic................................................................................................................................................... 411 Справка по Visual Basic ................................................................................................................................................. 412 Внесение простых изменений в код Visual Basic ................................................................................ 413 Использование цифровых подписей............................................................................................................ 415 Применение цифрового сертификата к макросу ............................................................................. 416

Глава 20 Создание собственных тем и шаблонов ............................................ 417 Создание собственных тем.......................................................................................................................................... 417 Определение цветов темы ....................................................................................................................................... 418 Определение шрифтов темы ................................................................................................................................ 422 Определение эффектов темы ............................................................................................................................... 424 Изменение и сохранение тем ............................................................................................................................... 425 Создание шаблонов документов............................................................................................................................. 426 Сохранение документа Word в качестве шаблона ............................................................................ 427 Настройка шаблона ....................................................................................................................................................... 428 Добавление стандартного текста ...................................................................................................................... 429 Добавление элементов управления содержимым ............................................................................. 430 Добавление верхнего колонтитула ................................................................................................................. 433 Добавление элементов автотекста ................................................................................................................... 436 Завершение и сохранение шаблона............................................................................................................... 437 Проверка шаблона .......................................................................................................................................................... 437 Использование общих шаблонов .......................................................................................................................... 439 Создание общего шаблона ...................................................................................................................................... 440 Загрузка общего шаблона ......................................................................................................................................... 441

Часть V Приложение .......................................................................... 443 Справочная система Word ....................................................................................... 444 Встроенная справочная система Word ............................................................................................................. 444 Использование статей со справочной информацией .................................................................. 445 Использование веб/сайта Microsoft Office ................................................................................................ 446 Группы обсуждения ........................................................................................................................................................ 447 Другие веб/сайты .............................................................................................................................................................. 449

Предметный указатель ............................................................................................ 452

WOM_Content.PM6

12

29.04.2008, 14:25

Введение

Приложение Microsoft Word было самым популярным текстовым процессором в мире так долго, что его можно узнать по одному имени, как Мадонну . Но в отличие от знаменито стей, система Word претерпела изменения, которые являются далеко не косметическими. Был изменен как способ взаимодействия пользователя с программой, так и основной формат документов (не беспокойтесь, старые документы Word все равно можно использовать). Некоторые вещи не изменились: в Word 2007 так же просто создавать письма, отче ты и романы. Однако появилось много новых функций, которые делают создание и форматирование привлекательных документов простым как никогда. Поэтому даже тем, кто хорошо знаком с предыдущими версиями программы, потребуется руководство по Word 2007, которым может служить эта книга. Некоторые из привычных команд, такие как Вырезать и Вставить, оказались на новых местах, а некоторые функции, кото рые раньше могли казаться сложными или труднодоступными, такие как слияние по чтовых сообщений и индексация, теперь удобны и просты в использовании.

Новая версия Word В прошлом, когда Microsoft представляла новые версии Word, казалось, что разработчи ки просто добавили новые функции в старую программу . Иногда результат был очень странным. Однако в Word 2007 разработчики из Microsoft учли мнения критиков, выра жавших недовольство лабиринтом меню и диалоговых окон. Также были вполне обо снованные жалобы на нелогичное размещение команд и труднодоступность важных инструментов. В Word 2007 структура команд реорганизована в соответствии с выпол няемыми задачами и функциями. Удовлетворит ли новая система всех? Скорее всего, нет . Легче ли стало использовать Word большинству пользователей? Да. Еще одним поводом для беспокойства была безопасность. Теперь в форматы файлов Word внесены значительные изменения, минимизирующие вероятность открытия до кумента, содержащего вирус. Конечно, было бы наивно считать, что эти меры совершенно устранили угрозу вирусов, но они определенно помогают. Так что, если вы готовы, приступим к изучению новой версии W ord. 

WOM_intro.PM6

Познакомимся с лентой. Первым, что можно заметить, запустив Word 2007, бу дет то, что внешний вид этой программы отличается от других программ Windows. Старые меню и панели инструментов исчезли, а на их месте появилась лента, явля ющаяся гибридом этих элементов управления (см. рис. I1). На месте строки меню теперь находятся имена вкладок. Щелкните на имени вкладки, и на ленте появятся кнопки, инструменты и команды. В отличие от использовавшихся ранее панелей инструментов, эти кнопки и инструменты имеют большой размер, часто имеют метки и тем самым наглядно демонстрируют выполняемую задачу. По внешнему виду кно пок, глядя на рисунки и надписи, можно ясно понять, что произойдет при их нажа тии, а если рядом с кнопкой находится стрелка, при ее нажатии откроется меню с тесно связанными командами.

13

29.04.2008, 14:27

XIV

Введение

Меню Office

Панель быстрого доступа

Вкладки

Кнопка справки

Группа

Рис. I-1. Большая круглая кнопка в левом верхнем углу окна — кнопка Office, при нажатии которой открывается меню с командами, которые раньше находились в меню Файл. При щелчке на одной из вкладок, расположенных в верхней части ленты, на ленте появятся кнопки и раскрывающиеся меню, сгруппированные по выполняемым задачам. Панель быс трого дос тупа мо жно нас траивать, добавляя на нее наибо лее часто используемые команды. Кнопка Справка (синий кружок со знаком вопроса) всегда доступна в правом верхнем углу основного окна и диалоговых окон СОВЕТ Лента (Ribbon) — одно из новшес тв W ord 2007, с к оторым легк о разобраться, увидев его в действии. Экранную демонстрацию ленты можно посмотреть на веб-сайте Missing Manual. Зайдите на сайт www.missingmanuals.com, откройте страницу «Missing CD-ROMs» и найдите экранные демонстрации для этой книги. 

Строительные блоки для документов. Строительные блоки (Building Blocks) в Word 2007 позволяют сэкономить время и усилия тем, кто считает себя писателем (или доктором, или менеджером), а не дизайнером. Строительные блоки — это го товые элементы, которые можно легко вставлять в документы. Microsoft предостав ляет десятки заголовков, колонтитулов, оглавлений, титульных страниц факсов и т.д. Выберите строительный блок, который хотите использовать, и добавьте его в доку мент, зная, что он будет отлично выглядеть и содержать все необходимые детали, такие как номера страниц, заголовок документа и даже имя пользователя.



Мгновенное получение справки по инструменту при помощи функции Live Preview. Вы когданибудь задерживали курсор мыши над командами или эле ментами форматирования, не зная, как они повлияют на документ? Теперь это в про шлом. В Word 2007 появилась новая функция — Live Preview. Теперь, задержав курсор мыши на команде, строительном блоке или другом элементе, можно увидеть его опи сание во всплывающей подсказке.



Множество дополнительных элементов. В каждой версии W ord появляется много нового, и Word 2007 не исключение в этом отношении: больше графических элементов, больше диаграмм и графиков, больше линий, форм и стрелок. Появился даже новый вид элементов: SmartArt. Элементы SmartArt предназначены для бизнес презентаций, они облегчают создание блоксхем, организационных диаграмм и других элементов, комбинирующих графику и текст. Вы вводите текст, а элементы SmartArt заботятся о форматировании.

WOM_intro.PM6

14

29.04.2008, 14:27

Введение

XV



Помогите! Мне нужна защита. Такие просьбы слышатся от многих пользова телей Word, открывающих документ только для того, чтобы заразить вирусом свой незащищенный компьютер. Microsoft подошла к решению проблемы безопасности с разных сторон. Например, в Word 2007 используется новый формат файлов, облег чающий выявление файлов, содержащих вирусы. (Вирусами, которые заражают до кументы Word, являются, в основном, программы на языке Visual Basic for Applications и элементы управления ActiveX.) Кроме того, в Word 2007 стало проще добавлять в документы цифровые подписи для проверки подлинности файлов.



А что с файлами? Такой вопрос появляется каждый раз, когда меняется формат фай лов. Формат файлов — это способ, которым программа записывает информацию на диск компьютера. Как мы уже говорили, Microsoft изменила формат файлов — из лучших побуждений, чтобы обезопасить компьютеры от вирусов. Недостатком этого изменения является то, что новые документы нельзя открывать в предыдущих версиях W ord, если не установить пакет обеспечения совместимости (подробности см. в гл. 15).

О книге Microsoft считает, пользователи могут получить всю необходимую информацию при по мощи кнопки Справка (Help), которая расположена в левом верхнем углу окна. Спра вочная система Word содержит подробную информацию, которую легко извлечь при не обходимости. Однако экраны справочной системы содержат довольно много техничес ких подробностей, интересных специалистам, и не так уж много полезных советов и объяснений, понятных рядовым пользователям. К тому же некоторые страницы находят ся на вебсайте Microsoft, так что без подключения к Интернету просмотреть их не удас тся. Если вы в дороге и не можете позволить себе беспроводной канал связи с Интерне том, справочной системой воспользоваться можно будет не всегда. Эта книга является руководством, которое необходимо, чтобы исправить упущение Microsoft. Здесь вы найдете такие вещи, о которых Microsoft ничего не говорит. Если какие то функции вам непонятны, вы можете найти их описание на этих страницах. Более того, эта книга предназначена для читателей с любым уровнем технических знаний, даже для тех, кто никогда не работал в Word. Для быстрого знакомства с описываемой темой см. разделы с подзаголовком «Эффективная работа». Читатели с начальным и средним уровнем подготовки найдут много полезных сведений. Word — программа со множеством возможностей, и эта книга дает представление о многих из них. Вы найдете примеры и пошаговые инструкции по использованию многих из наиболее сложных функций. Еще более подробная информация приводится в разделах с подзаголовком «Для опытных пользователей».

Структура книги Книга разделена на четыре части, каждая из которых содержит несколько глав. 

Часть 1 «Основы работы с простыми документами Word» начинается с рассмотрения базовых сведений, которые понадобятся для быстрого старта как новичку, так и опытному пользо вателю. В этой части рассказывается о создании, открытии и сохранении документов, описываются новые форматы файлов Word и режимы просмотра документов. Отдельные главы посвящены редактированию текста и настройке полей и колонти тулов. Вы узнаете, как использовать темы и шаблоны Word, облегчающие создание профессионально выглядящих документов. Возможно, вы знаете, что в Word вклю

WOM_intro.PM6

15

29.04.2008, 14:27

XVI

Введение

чены средства для проверки правописания и подбора правильных вариантов слов, но пользовались ли вы когданибудь средствами перевода на различные языки? А создавали собственный словарь технических терминов? Если нет, то можете научить ся этому при помощи этой книги. Также в первой части приводится вся необходимая информация о печати документов Word. 

Часть 2 «Создание длинных и сложных документов» поможет вам перейти на следую щий уровень работы в Word. При работе с длинными документами очень важно зара нее все спланировать, так что сначала нужно определить структуру. Научившись пользо ваться некоторыми средствами Word, можно автоматически создавать содержание, предметный указатель и библиографию документа. В этом разделе также объясняются преимущества и недостатки использования документаобразца для управления частя ми очень длинного документа. В главах этого раздела описываются все элементы, ко торые могут входить сложные документы, такие как таблицы, рисунки и даже видео клипы и звуковые фрагменты. Наконец, отдельная глава посвящена таинствам слия ния почтовых сообщений и практическим примерам его использования.



Часть 3 «Совместное использование документов» содержит сведения о том, как мож но работать над документами Word, включая вебстраницы и формы, совместно с другими пользователями. Если хотите получить представление о перспективном направлении развития технологий и готовы к тому, что придется изучить некото рые технические подробности, прочитайте главу об использовании XML (расширя емого языка разметки) в Word. В наши дни документы при подготовке к публикации часто проходят через многие руки, так что мы расскажем о том, как сделать этот процесс более гладким.



Часть 4 «Настройка Word при помощи макросов и других средств» рассчитана на чи тателей с определенным уровнем подготовки, но вы будете готовы к этому , если изу чите первые три части. В первой главе этой части рассказывается о том, как настро ить рабочую среду Word в соответствии с собственными предпочтениями. Если для вас важна безопасность, обратитесь к главе, в которой описывается Центр управле ния безопасностью Word и другие средства защиты. Вы узнаете, как можно автома тизировать выполнение некоторых задач при помощи макросов и познакомитесь с языком программирования Visual Basic. Тем, кто планирует создавать документы, с которыми будут работать другие пользователи, будет интересна последняя глава, по священная созданию тем и шаблонов.

Об инструкциях В книге часто встречаются предложения типа «выберите команду меню Пуск | Все программы | Microsoft Office | Microsoft Office W ord 2007 ». Это сокращенная версия более длинной инструкции, сообщающей о том, что нужно щелкнуть на кнопке Пуск, чтобы открыть главное меню, в котором нужно выбрать подменю Все програм& мы, там раскрыть папку Microsoft Office , а затем щелкнуть на значке W ord, чтобы запустить программу. Сокращенные команды облегчают описание выбора меню и команд (см. рис. I2).

WOM_intro.PM6

16

29.04.2008, 14:27

Введение

XVII

Рис. I-2. Для упрощения описания с труктуры к оманд W ord мы испо льзуем инс трукции следующего вида: «Выберите к оманду Вид | Масштаб | По ширине страницы », что является более компактным вариантом инструкции «Перейдите на вкладк у Вид и в группе Масштаб выберите к оманду По ширине страницы »

Основы Если ваши пальцы когданибудь ложились на клавиатуру компьютера, вы, скорее всего, знаете, что при нажатии клавиш в документе появляется соответствующий текст. Если нажать клавишу с буквой или цифрой, удерживая клавишу , в документе появится заглавная буква, знак пунктуации или особый символ, который можно увидеть на клави шах с цифрами (!@#$*&^). Нажмите клавишу , и появляющиеся буквы будут только заглавными, хотя числа и другие символы будут печататься как обычно. Чтобы исправить опечатку, можно воспользоваться клавишей . Нажмите ее один раз, и курсор переместится на одну позицию назад, стерев последний символ. Если нажать и не отпускать эту клавишу, текст будет исчезать с большой скоростью. Клавиша (или ), которая обычно находится на малой цифровой клавиатуре или рядом с ней, выполняет то же самое, но удаляет символ, стоящий перед текстовым курсором. Если вы уже усвоили эти основы и знакомы с перечисленными ниже терминами, можете смело приступать к изучению этой книги. 

Щелчок мышью. В этой книге встречается три типа инструкций, требующих использо вания мыши или аналогичного устройства. Щелкнуть на чемнибудь означает навести курсор мыши на какойто элемент, отображающийся на экране, и, не двигая курсор, нажать и от пустить основную кнопку мыши. Щелкнуть правой кнопкой означает проделать то же самое, но с правой кнопкой мыши. Дважды щелкнуть означает быстро щелкнуть два раза, не двигая курсор. Перетащить означает переместить курсор, удерживая нажатой кнопку мыши.



Щелкнуть, удерживая . Это означает, что нужно нажать клавишу и, не отпуская ее, щелкнуть мышью. То же самое относится к клавишам и .



Лента. Как и в системе меню, в верхней части ленты W ord отображаются названия эле ментов структуры команд верхнего уровня, которые теперь называются вкладками — Глав& ная, Вставка, Разметка страницы и т.д. Если щелкнуть на новом имени вкладки, ко манды на ленте изменятся (см. рис. I3). Кнопки и команды на ленте объединены в группы. Имя группы отображается в нижней части ленты. Например, вкладка Вставка (Insert) со держит группы Страницы (Pages), Таблицы ( Tables), Иллюстрации (Illustrations), Ссылки (Links) и другие.



Комбинации клавиш. Когда приходит вдохновение, хочется непрерывно печатать, выражая свои мысли, и не отвлекаться на то, чтобы взять мышь и найти курсором коман ду, чтобы, допустим, сохранить документ. Поэтому многие профессионалы предпочита ют выполнять команды нажатием определенных клавиш на клавиатуре. Например, в боль

WOM_intro.PM6

17

29.04.2008, 14:27

XVIII

Введение

шинстве программ можно сохранить текущий файл комбинацией клавиш +. Чтобы выполнить инструкцию типа «нажмите +», сначала нажмите клавишу , за тем, не отпуская ее, нажмите клавишу , после чего отпустите обе клавиши.

Рис. I-3. Инструменты на ленте изменяются, когда пользователь выбирает другую вкладку. На рисунк е показаны вкладки: Главная, Вставка и Разметка страницы

www.MissingManuals.com Зайдите на сайт www.missingmanuals.com, откройте страницу «Missing CDROMs» и пе рейдите по ссылке «Word 2007: The Missing Manual». Откроется страница с организован ным списком файлов занятий, используемых в этой книге. Можно загрузить все файлы одним архивом или файлы для каждой главы в отдельности. Т акже на этом вебсайте можно найти исправления и обновления для книги (чтобы просмотреть их, щелкните на заголовке книги, а затем перейдите по ссылке «Errata»). Фактически, любой читатель может сообщить о найденных им ошибках. Обо всех изменениях, опубликованных в новых версиях книги, сообщается на вебсайте.

Safari® Enabled Если на обложке книги нарисован значок Safari® Enabled, это говорит о том, что эта книга доступна в электронном виде на сайте O’Reilly Network Safari Bookshelf. На этом сайте не просто предлагаются электронные книги. Это виртуальная библиоте ка, позволяющая легко искать информацию в тысячах лучших книг компьютерной те матики, копировать примеры кодов, скачивать главы и быстро находить ответы, когда требуется самая точная и свежая информация. Заходите на сайт http://safari.oreilly .com.

WOM_intro.PM6

18

29.04.2008, 14:27

Ч А С Т Ь

I

ОСНОВЫ РАБОТЫ С ПРОСТЫМИ ДОКУМЕНТАМИ WORD

ГЛАВА 1

Создание, открытие и сохранение документов

ГЛАВА 2

Ввод и редактирование текста

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

ГЛАВА 5

Темы и шаблоны

ГЛАВА 6

Проверка ошибок

ГЛАВА 7

Печать док ументов W ord

WOM_ch_01.PM6

1

29.04.2008, 14:39

Г Л А В А

1

Создание, открытие и сохранение документов

Работа над любым проектом W ord, будь это личное письмо, сценарий теле передачи или тезис доклада по микробиологии, начинается и завершается оди наково: документ сначала создается, а затем сохраняется. Звучит просто, но для эффективной работы с документами W ord необходимо уметь выполнять как подобные простейшие, так и более сложные действия. В этой главе опи сываются различные способы создания документов W ord, такие как исполь зование существующего документа или добавление текста в заранее подго товленный шаблон, и объясняется, в каких случаях эти способы будут наибо лее подходящими. Также вы узнаете, как ускорить и облегчить работу , изменяя вид докумен та. Например, для быстрого ввода идей можно включить представление Раз метка страницы , а при подготовке к выводу документа на печать переклю читься в режим чтения. Эта глава дает знания о фундаментальных функциях, имея которые, можно сфокусироваться на том, что имеет первостепенное зна чение — на тексте. СОВЕТ Читатели, имеющие опыт работы с предыдущими версиями W ord, ск орее всего, умеют открывать и сохранять документ. Однако и им будет полезно просмотреть эт у г лаву, чтобы понять различие меж ду этой версией W ord и призраками прошлых версий. По лучить предс тавление о нек оторых зна чительных изменениях можно, просто просматривая рисунки. Более подробную информацию см. в примечаниях и советах.

Запуск Word При первом после установки запуске W ord программа запросит имя и ини циалы пользователя. Это нужно не для того, чтобы компания Microsoft мог ла следить за вами, эту информацию W ord использует для идентификации до кументов, созданных определенным пользователем. Используя инициалы, программа помечает изменения, которые пользова тель вносит при просмотре и добавлении комментариев в документы W ord, созданные другими людьми.

WOM_ch_01.PM6

2

29.04.2008, 14:39

ГЛАВА 1

Запустить W ord можно тремя основными способами. Используйте тот торый считаете самым быстрым. ■

■

3

Создание, открытие и сохранение документов

, ко

Меню Пуск (Start). Кнопка Пуск (Start), по умолчанию расположенная в левом нижнем углу экрана, предоставляет доступ ко всем программам, ус тановленным на компьютере, включая W ord. Чтобы запустить W ord выбе рите команду меню Пуск | Все программы | Microsoft Office | Microsoft Office W ord (Start | All Programs | Microsoft Office | Microsoft Office W ord). Панель быстрого запуска (Quick Launch). Эта панель по умолчанию нахо дится в нижней части экрана (сразу справа от кнопки Пуск) и очень удоб на для запуска часто используемых программ. Microsoft считает, что пользо ватели часто работают в W ord, поэтому значок W ord обычно автоматически добавляется на панель быстрого запуска. Чтобы запустить W ord, просто щелкните на значке с буквой W . СОВЕТ Если вы хотите использовать панель быстрого запуска, но не видите ее, нужно включить ее отображение. Щелкните правой кнопкой мыши в пустой облас ти панели зада ч (на к оторой распо ложена кнопка Пуск) и в появившемся меню выберите команду Панели инструментов | Быстрый запуск (Toolbars | Quick Launch). После этого на панели появятся новые зна чки, позволяющие запускать соответствующие программы одним щелчком.

■

Открытие документа W ord. Если какието документы Word уже существу ют, этот способ будет самым быстрым, так как запуск W ord и открытие до кумента выполняется одним действием. Просто откройте документ W ord, и Word запустится автоматически. Можно открыть меню Пуск | Недавние документы (Start | My Recent Documents) и выбрать из списка файлов до кумент W ord. Т акже можно дважды щелкнуть на значке документа на ра бочем столе или в любом другом окне. СОВЕТ Если вы не знакомы с меню Пуск (Start), панелью быстрого запуска (Quick Launch) и другими функциями Windows, обратитесь к книгам по Windows XP или Windows Vista.

Итак, что делать, после запуска W ord? Новичок, скорее всего, будет просто с интересом рассматривать интерфейс. Т ем, кто имеет опыт работы в преды дущих версиях W ord, придется познакомиться с новым интерфейсом (см.  рис. 11). В Word 2007 все старые меню и панели инструментов объединены в одну панель, которая получила название «лента» (ribbon). Щелкните на од ной из вкладок в верхней части окна, и расположенные ниже элементы из менятся. Элементы объединены в группы, имена которых перечислены в ниж ней части ленты (группы и элементы можно рассмотреть на рис. 11).

Создание документа Если запустить W ord, не открывая существующий документ , программа от кроет пустой документ, в котором можно работать. Если хотите ввести ка който текст, сделайте это.

WOM_ch_01.PM6

3

29.04.2008, 14:39

4

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Кнопка Панель Office быстрого доступа

Вкладки, изменяющие команды, отображающиеся на ленте

Лента

Рис. 1-1. При первом запуск е Word 2007 интерфейс мо жет показаться неск олько перегруженным. Лента занимает больше места, чем старые меню и панели инс трументов. Это может не иметь зна чения, если у вас бо льшой монитор. Но если вы х отите освободить некоторое пространство, можно скрыть ленту, дважды щелкнув на ак тивной вкладке. Когда нужно бу дет снова отобразить лент у, прос то щелкните на вкладк е

Раньше или позже потребуется открыть еще один новый документ. Это можно сделать тремя способами. ■

■

■

Создать пустой документ. При подготовке простого документа, такого как небольшое эссе, записка для няни или прессрелиз, достаточно обычной стра ницы без особых элементов форматирования. Если вы просто записываете идеи и не знаете, как будет выглядеть итоговый документ, можно начать ра боту в пустом документе, а можно воспользоваться одним из шаблонов W ord (подробнее об этом чуть ниже), чтобы организовать структуру текста. Создать документ на основе существующего документа. Зачем изобретать велосипед при создании писем, резюме и других документов, требующих осо бого форматирования? Можно сэкономить время, взяв за основу существу ющий документ (см. ниже). Если образец письма в требуемом формате уже существует, его можно использовать повторно, изменяя содержимое. Создать документ на основе шаблона. (См. ниже). Используйте шаблон, когда требуется получить сложный документ с профессиональным фор матированием, такой как информационное письмо, договор или прото кол совещания. Шаблоны во многом похожи на формы: границы, элемен ты форматирования и изображения уже находятся на своих местах. Все что остается пользователю — ввести текст. СОВЕТ Microsoft предос тавляет огромное число шаблонов док ументов W ord, но есть и другие источники. В Интернете можно найти много шаблонов (подробную информацию см. в гл. 5). Различные организации могут даже создавать собственные официальные шаблоны документов.

Чтобы создать документ любым из перечисленных способов, щелкните на логотипе Windows в левом верхнем углу экрана. Это новая кнопка Office , по явившаяся в Office 2007. Щелчок на ней открывает меню, содержащее коман ды для создания, открытия и сохранения документов. Рядом с этими коман дами находится список документов W ord, открытых в текущий момент и от крываемых недавно.

WOM_ch_01.PM6

4

29.04.2008, 14:39

ГЛАВА 1

Создание, открытие и сохранение документов

5

Это меню также содержит команды для вывода документа на печать и от правки по электронной почте (рис. 12).

Рис. 1-2. Фраза, к оторую чаще всего говорят по льзователи, имеющие опыт работы с Word, когда в первый раз видят W ord 2007: «И г де т ут меню Файл?» Этого меню нет, но не волнуйтесь, есть его эквивалент, прос то немного измененный. Щелчок на кнопк е Office (круглая кнопка, выг лядящая как логотип Windows) открывает меню с к омандами для создания, открытия и со хранения док ументов W ord

Создание пустого документа Допустим, вы хотите создать пустой документ , аналогичный тому, какой создается при запуске Word. Нет проблем, просто выполните следующее. 1. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Откроется диалоговое окно

Создать (New).

Создание документа (New Document).

2. Щелкните на значке Новый документ (Blank document) (рис. 13). В диалоговом окне Создание документа (New Document) представлен длин ный список вариантов, но не беспокойтесь: нужный вам вариант Новый до кумент (Blank document) находится в первой строке. 3. Щелкните на кнопке Создать (Create), которая расположена в нижней части диалогового окна Создание документа (New Document). Диалоговое окно исчезнет, и вы увидите пустую страницу нового документа Word. Можно приступать к работе.

WOM_ch_01.PM6

5

29.04.2008, 14:39

6

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 1-3. Откройте диалоговое окно Создание документа, щелкнув на кнопке Office и выбрав к оманду Создать или нажав , а затем (, ). W ord предоставит несколько способов создания документа. Выберите Новый документ, чтобы открыть пус той док умент, аналогичный тому, как ой открывается при запуск е W ord. Также м ожно выбрать Из существующего док умента, чтобы открыть ранее созданный документ и сохранить его под другим именем

Создание нового документа на основе существующего Пустой документ W ord похож на бесформенный кусок глины. Приложив опре деленные усилия, его можно превратить практически во что угодно. Однако часто можно сэкономить время, открыв существующий документ, похожий на тот, ко торый нужно создать. Представь те, что вы пишите протоколы ежемесячных со браний для какойто организации. Когда потребуется создать протокол июньско го собрания, можно ускорить работу , открыв протокол за май, оставив стандар тный текст и форматирование без изменений и удалив текст, относящийся только к предыдущему месяцу . После этого останется только ввести текст , относящий ся к июню, и сохранить документ под новым именем JuneMinutes.docx. ПРИМЕЧАНИЕ Расширение doc x, к оторым оканчиваются имена файлов W ord 2007, является новой версией расширения doc. Переход от трехбуквенных расширений к четырехбуквенным отражает изменение в способе хранения документов W ord. Если ну жно со хранить док умент так, чтобы его мо жно было открывать в предыдущих версиях W ord, нажмите кнопк у Office и выберите к оманду Сохранить как | Документ W ord 97-2003 (Save As | W ord 97-2003). Подробнее об этом см. ниже.

Чтобы не тратить лишнего времени на создание документа, используйте ва риант Из существующего документа (New from existing), выполнив следующее. 1. Нажмите кнопку Office и выберите команду Создать (New) или нажмите , (, ). После чего щелкните на элементе Из существу ющего документа (New from existing) в левой части окна. Троеточие в конце имени элемента указывает на то, что при щелчке на этом элементе откроется диалоговое окно. При щелчке на элементе Из суще ствующего документа (New from existing) открывается окно с соответству ющим именем Создание из имеющегося документа (New from Existing Document) (рис. 14). Это диалоговое окно выглядит и работает как стан дартное диалоговое окно для открытия файла в Windows. Оно позволяет перейти в нужную папку и открыть нужный файл.

WOM_ch_01.PM6

6

29.04.2008, 14:39

ГЛАВА 1

Создание, открытие и сохранение документов

7

2. Найдите на своем компьютере документ, который можно использовать в качестве образца. При помощи панели в левой части окна можно изменять вид папки. По умол чанию открывается папка Мои документы; щелкнув на значке Компьютер (My Computer) в левой части окна, можно перейти к списку дисков теку щего компьютера. Двойной щелчок на значке диска (или папки) открыва ет список его содержимого. 3. Выберите файл и щелкните на кнопке Создать новый (Create New), рас положенной в правом нижнем углу диалогового окна. Т акже можно дважды щелкнуть на значке файла (этот прием работает во всех диалоговых ок нах, используемых для открытия файлов). Вместо обычной кнопки Открыть (Open) в нижней части окна располо жена кнопка Создать новый (Create New). Название изменено по одной важ ной причине: это диалоговое окно используется не просто для открытия фай ла, а для создания копии существующего документа. После открытия исход ное имя файла изменится на чтото вроде Документ2.docx. Таким образом при сохранении файла нельзя будет случайно переписать исходный документ (но лучше всего сразу сохранить документ под новым именем).

Рис. 1-4. Используйте диалоговое окно Создание из имеющегося документа для поиска существующего документа Word, который будет служить образом для нового док умента. При нажатии кнопки Создать новый создается к опия док умента, тог да как ис ходный документ ос тается нетрону тым. Копию мо жно изменить и со хранить под другим именем СОВЕТ Диалоговые окна Windows, используемые для открытия файлов (в том числе и диалоговое окно Создать новый ), позволяют не только искать файлы. Фактически, в них можно делать почти все то же, что и в Проводнике Windows. Используя комбинации клавиш, можно копировать (+), вырезать (+) и вставлять (+) файлы. Щелчок правой кнопкой мыши на имени файла открывает контекстное меню с дополнительными командами, при помощи которых можно выполнять другие действия, например, открывать окно свойств документа. Можно даже перетаскивать файлы и папки мышью.

WOM_ch_01.PM6

7

29.04.2008, 14:39

8

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Для опытных пользователей: Новые форматы файлов Word: docx и docm В Office 2007 компания Microsoft радикально изменила форматы файлов в попытке повысить безопасность компьютеров. Создатели вредоносных программ использовали макросы в документах Office для проведения атак на незащищенные компьютеры. Формат docx, новый стандарт файлов W ord, не разрешает использование макросов, устраняя подобную угрозу . Фор мат docm указывает на то, что документ содержит макросы или другой про граммный код. Открытие таких файлов может быть небезопасным. Если вы не знаете, кто создал файл с расширением docm, не открывайте его. Недостатком новых форматов является то, что их нельзя открыть в предыдущих версиях W ord. Чтобы можно было открывать документы Word 2007 в предыдущей версии программы (даже в W ord 2003), нужно установить пакет Microsoft Office Compatibility Pack. Этот пакет позволяет открывать в предыдущих версиях W ord доку менты, сохраненные в новом формате. Но даже в этом случае нельзя будет изменять или использовать некоторые части документа, использующие новые функции (такие как темы, уравнения и управление содержимым). Чтобы скачать этот пакет , зайдите на сайт www .office.microsoft.com и введите в строке поиска текст «office 2007 compatibility». При подготовке документа W ord для когото, кто использует преды дущую версию продукта, придется сохранить его в совместимом фор мате, как описано ниже. К счастью, проблемы совместимости не являются взаимными: старые документы doc отлично открываются в W ord 2007.

Создание документа на основе шаблона Допустим, вы создаете протокол собрания в первый раз. У вас нет существую щих документов, которые можно взять за основу , но вы хотите получить при ятно выглядящий и надлежащим образом отформатированный протокол. В этом случае можно воспользоваться шаблонами документов W ord. Microsoft предоставляет десятки готовых шаблонов документов любого типа — от ин формационных писем до почтовых открыток. Помните, сколько разных вари антов в диалоговом окне Создание документа (New Document) (рис. 13)? Около 90% из них — шаблоны. Выше мы привели пример использования существующего документа для создания протокола собрания. Чтобы создать новый протокол, мы предла гали открыть протокол за предыдущий месяц, удалить всю информацию, специфичную для предыдущего месяца, и ввести текущие данные. Шаблоны используются по тому же принципу , за тем исключением, что шаблон — это универсальный документ, подходящий для множества различных ситуаций. Пользователь просто открывает его и вводит свой текст. Структура, форма тирование, рисунки, цвета и прочие элементы уже настроены как нужно. ПРИМЕЧАНИЕ Шаблоны док ументов W ord — обширная тема, особенно, если говорить о создании собственных шаблонов, так что этому посвящена целая глава (глава 20).

WOM_ch_01.PM6

8

29.04.2008, 14:39

ГЛАВА 1

Создание, открытие и сохранение документов

9

Рассмотрим, как один из шаблонов, предоставленных Microsoft, может ус корить создание протокола собрания. 1. Нажмите кнопку Office и выберите команду Создать (New), чтобы открыть диалоговое окно Создание документа (New Document). В левой части диалогового окна Создание документа (New Document) нахо дится список шаблонов, имеющихся на компьютере. Можно использовать любой из этих шаблонов, но еще больше вариантов можно найти в Интернете. На своем вебсайте Microsoft предлагает сотни шаблонов для документов любого типа, и обратиться к этим шаблонам можно прямо из окна Создание документа (New Document). Если у вас есть быстрое подклю чение к Интернету , использовать шаблоны с сайта так же просто и быстро, как и локальные. В этом примере мы воспользуемся шаблоном с сайта. ПРИМЕЧАНИЕ Если у вас отсутствует подключение к Интернету, выберите один из локальных шаблонов. Щелкните на кнопке Создать (Create) и перейдите к шагу 4.

2. В списке шаблонов под заголовком мент Протоколы (Minutes).

Microsoft Office Online найдите эле

В центральной части окна появятся доступные шаблоны протоколов (рис. 15). Если щелкнуть на значке шаблона, в правой части окна появит ся его увеличенное изображение.

Рис. 1-5. Диалоговое окно Создание документа содержит список готовых шаблонов, расположенных на сайте Microsof t Of fice Online, разделенный по категориям: Бланки, Брошюры, Календари, Протоколы и т. д. В правой части окна приведено прибли-зительное время загрузки выбранного шаблона с сайта. Рейтинг от 0 до 5 звезд отражает оценк у этого шаблона другими по льзователями (по хожая рейтинговая сис тема испо льзуется на сайте Amazon.com)

3. Ознакомившись с доступными шаблонами, выберите подходящий шаблон протокола организации и щелкните на кнопке Загрузить (Download).

WOM_ch_01.PM6

9

29.04.2008, 14:39

10

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Выбранный документ будет загружен и открыт. 4. Введите текст протокола собрания организации. Следуя структуре шаблона, замените все слова в квадратных скобках ([ ]) соответствующим текстом. СОВЕТ Чтобы каждый раз не загружать шаблон из Интернета, его можно сохранить на своем к омпьютере как шаблон W ord. О том, как это сделать, рассказывается ниже.

Открытие существующего документа Если вы научились создавать документы на основе других документов и шаб лонов, открыть существующий документ не составит никакого труда. Это вы полняется почти так же. 1. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Открыть (Open) или нажми те +, (+, ). В диалоговом окне Открытие документа (Open) (рис. 16) перейдите в папку, где хранится файл, который нужно открыть. По умолчанию в окне Открытие документа (Open) открывается папка Мои документы (My Documents), в которой пользователи обычно хранят свои файлы. Если документ хранится в другом месте, щелкните на значке Ком пьютер (My Computer) и найдите нужную папку . СОВЕТ Если нужно открыть документ, который недавно использовался, его имя можно найти в правой части меню, открывающегося при нажатии кнопки Office. Можно просто щелкнуть на этом имени, не открывая диалоговое окно Открытие документа (Open).

2. Выбрав файл, щелкните на кнопке Открыть (Open), расположенной в пра вом нижнем углу окна.

Рис. 1-6. В диалоговом окне Открытие документа отображается содержимое папки tale of two cities , имя которой можно увидеть в поле Папка в верхней час ти окна. Выбран файл tale of two cities.docx, как видно в по ле Имя файла в нижней час ти окна. Щелкните на кнопке Открыть, и можете приступать к работе

WOM_ch_01.PM6

10

29.04.2008, 14:39

ГЛАВА 1

Создание, открытие и сохранение документов

11

Диалоговое окно исчезнет , и документ откроется в W ord. Теперь все готово к работе. Помните, что при сохранении этого документа (+, ( +, ) или +) предыдущий файл будет переписан. По сути, бу дет создана новая, измененная копия только что открытого файла. Если вы не хотите переписывать существующих документ, используйте команду Со хранить как (Save As) (+, (+, )) и укажите новое имя. СОВЕТ В W ord мо жно открывать файлы, созданные не то лько в W ord. В раскрывающемся списк е Тип файлов (Files of T ype), распо ложенном в нижней части диалогового окна Открытие документа (Open), можно выбрать другой тип документов. После этого документы выбранного типа будут отображаться в основной части окна. Можно открывать сообщения Outlook (.msg), вебстраницы (.htm или .html), а также файлы, созданные в других текстовых процессорах (.rtf, .mcw, .wps).

Различные виды документов Теперь вы знаете несколько способов создания и открытия документов W ord, и мы можем двигаться дальше. Ктото может считать, что документ — это всего лишь документ, смотри на него и делай. Однако удивительно, как изменение вида страницы может облегчить и ускорить работу . При работе с очень длин ным документом можно выбрать вид Структура (Outline) и просматривать только заголовки, без текста абзацев. В этом виде хорошо видна структура до кумента в целом. При работе над документом, который будет размещаться в Интернете, имеет смысл просматривать его в том виде, как он будет выгля деть в обозревателе. Можно одновременно открыть на экране два документа (или по одному документу на каждом из двух мониторов, если вам посчаст ливилось иметь два), чтобы облегчить копирование и вставку текста из од ного документа в другой. Ключевым моментом в работе с различными видами является правильное сопоставление вида выполняемой работе. Привыкнув переключать виды, мож но найти много причин для их переключения. Необходимые инструменты находятся на вкладке Вид (View) (рис. 17). Чтобы увидеть эти инструменты, перейдите на эту вкладку на ленте или нажмите + (+). Ко манды разделены на четыре группы: ■

■

■

WOM_ch_01.PM6

Режимы просмотра документа (Document Views) — команды из этой груп пы изменяют общий вид документа. Используйте их, когда нужно значи тельно изменить вид документа. Показать или скрыть (Show/Hide) — команды из этой группы отображают и скрывают инструменты W ord, такие как линейки и линии сетки. При выво де документа на печать эти инструменты не видны, они используются толь ко как визуальные вспомогательные средства при работе над документом. Масштаб (Zoom) — как можно догадаться, инструменты из этой группы позволяют изменять масштаб отображения документа. Увеличение доку мента помогает облегчить чтение текста и избежать напряжения глаз. Уменьшение документа позволяет ускорить прокрутку и получить общее представление о том, как текст располагается на странице.

11

29.04.2008, 14:39

12

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

СОВЕТ Инструменты для изменения масштаба находятся также в правом нижнем уг лу окна. Проверь те, как работают кнопки со знак ом плюса (+) и минуса (-) и бегунок между ними. Подробнее об использовании этих инструментов рассказывается ниже. ■

Окно (Window) — в этой группе находятся команды для организации окон на экране. Можно разделять виды одного документа, упорядочивать окна документов и т. д. Команды из всех четырех групп вкладки Вид (View) описываются ниже. ПРИМЕЧАНИЕ В этом разделе приводится краткий курс просмотра документов Word. Подробнее об этом рассказывается в г лаве 17.

Рис. 1-7. Вкладка Вид содержит инструменты для управления отображением документа. Эти инструменты разделены на четыре группы: Режимы просмотра документа, Показать или скрыть , Масштаб и Окно. Чтобы выполнить команду, просто щелкните на соот-ветствующем элементе

Виды документов: пять способов просмотра В W ord используется пять основных видов документа. Чтобы выбрать вид, пе рейдите на вкладку Вид (View) (+ (+)) и щелкните на одном из пяти значков в первой группе (рис. 18). Есть и другой, всегда доступный способ переключения видов: щелкните на одной из пяти небольших кнопок, расположенных слева от бегунка в правом нижнем углу окна, чтобы выбрать вид Разметка страницы (Print Layout), Режим чтения (Full Screen Reading), Вебдокумент ( Web Layout), Структура (Outline) и Черновик (Draft). Каждый вид имеет собственные особенности, которые можно дополнять другими командами со вкладки Вид (View).

Рис. 1-8. В левой час ти вкладки Вид распо ложены зна чки пяти основных видов документа: Разметка страницы, Режим чтения, Веб-документ, Структура и Черновик. Изменять документ можно в любом из этих видов, хотя в каждом из них доступны различные инструменты, используемые для различных целей. Например, в виде Структура доступно меню, позволяющее отображать заголовки различных уровней

WOM_ch_01.PM6

12

29.04.2008, 14:39

ГЛАВА 1

Создание, открытие и сохранение документов

13

ПРИМЕЧАНИЕ Изменение вида никак не влияет на содержимое документа; это содержимое просто отображается в другом виде. ■

■

■

■

■

Разметка страницы (Print Layout) (+, (+,

)). Этот вид используется в W ord чаще всего, и при открытии нового пустого документа включается именно он. В этом виде страница выглядит так, как будет выгля деть после вывода на печать. Этот вид удобен для просмотра писем, отчетов и большинства других документов, которые будут отправлены на печать. Режим чтения (Full Screen Reading) (+, (+, )). Этот вид можно использовать, чтобы скрыть ненужные меню, ленту и все ос тальные элементы текстового процессора. Как подсказывает название, основным предназначением этого вида является чтение документов. Он предоставляет возможности, которых нет в других видах, например, ко манды, временно уменьшающие или увеличивающие размер текста. В пра вом верхнем углу расположены инструменты, позволяющие работать с текстом (например, выделять или вставлять комментарии), но если нуж но изменить документ, сначала необходимо выбрать команду Параметры просмотра | Разрешить ввод (View Options | Allow Typing). Подробнее о проверке и просмотре текста рассказывается в главе 16. Вебдокумент (Web Layout) (+, , (+, )). В этом виде документ отображается так, как если бы он был одиночной страни цей, загруженной в вебобозреватель, без разбивки на страницы. Как и на любой вебстранице, кроме текста можно просматривать фотографии или видеофайлы, вставленные в документ. Подробнее о создании вебстраниц в W ord рассказывается в гл. 13. Структура (Outline) (+, (+, )). Многие писатели на чинают работу над рукописью в этом виде. После создания структуры глав и заголовков, они погружаются в работу над наполнением документа. Т е, кто предпочитает работать таким образом, полюбят этот вид. Переключаться меж ду видами Структура и Разметка страницы или Черновик очень легко, так что можно без труда просматривать документ в «макро» и «микро» видах по очередно. (Более подробную информацию о виде Структура см. в гл. 8). Черновик (Draft) (+, (+, )). Этот вид позволяет просматривать документ без лишних элементов (см. рис. 19). Большинство элементов оформления, кроме верхних и нижних колонтитулов, выглядит так, как будет выглядеть на распечатанной странице. Границы страниц помечены тонкой пунктирной линией. В этом виде документ выглядит так, будто он напечатан на непрерывном рулоне бумаги, прокручивающемся на экране компьютера. Этот вид хорошо подходит для просмотра длин ных документов и для тех случаев, когда нужно сфокусироваться на тек сте, не отвлекаясь на разрывы страниц и другие детали форматирования.

Использование вспомогательных средств В W ord имеются визуальные средства, помогающие в работе над документом. Такие инструменты, как линейки и линии сетки, не видны на распечатанном документе, но помогают выравнивать элементы на странице. Используйте

WOM_ch_01.PM6

13

29.04.2008, 14:39

14

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

линейку для настройки полей страницы и создания отступов в тексте. Флаж ки на вкладке Вид (View) позволяют отобразить или скрыть такие инструмен ты, однако некоторые из них доступны не во всех видах, и поэтому могут быть затенены. Например, нельзя отобразить линейки в видах Структура (Outline) и Режим чтения (Full Screen Reading). Флажки в группе Показать или скрыть (Show/Hide) на вкладке View (Вид) (рис. 110) используются для включения и отключения следующих инструментов: ■

■

Линейка (Ruler). Используется для настройки полей, отступов и позиции элементов на странице. Подробнее о форматировании текста и абзацев см. в главе 4. Сетка (Gridlines). Если этот флажок установлен, документ выглядит так, будто распечатан на миллиметровке. Т акой эффект не дает никаких пре имуществ для документов, содержащих только текст, но весьма полезен при размещении фотографий на странице.

Рис. 1-9. В режиме Черновик отображается бо льшинство э лементов форматирования, за исключением к олонтитулов и нек оторых отвлекающих э лементов с траницы. Т екст выглядит так, будто напечатан на непрерывном рулоне бумаги. Границы страниц указаны пунктирными линиями ■

■

■

Панель сообщений (Message Bar). Панель сообщений располагается сразу под лентой. На нее выводятся сообщения о поведении документа. Напри мер, если документ пытается запустить макрос, а параметры W ord это зап рещают, на панели сообщений появится предупреждение. У становите или снимите этот флажок, чтобы отобразить или скрыть панель сообщений. Схема документа (Document Map). При работе с длинными документами мо жет быть полезной схема документа. Этот полезный инструмент располага ется слева от текста (см. рис. 110) и отображает заголовки различного уровня. Щелкая на кнопках + и – рядом с заголовком, можно раскрывать и сворачи вать схему . Чтобы перейти к нужному разделу , щелкните на его заголовке. Эскизы (Thumbnails). Если этот значок установлен, в левой части окна отобра жаются небольшие эскизы страниц документа. Чтобы перейти к определен ной странице, щелкните на ее эскизе. Обычно эскизы более полезны для не больших документов и для страниц, имеющих явные визуальные различия. Для работы с длинными документами удобнее пользоваться схемой документа.

WOM_ch_01.PM6

14

29.04.2008, 14:39

ГЛАВА 1

Создание, открытие и сохранение документов

15

Изменение масштаба отображения документа Иногда при работе приходится отодвигать страницу документа, чтобы уви деть всю картинку , а иногда, наоборот , подносить близко к глазам, чтобы рассмотреть детали. Инструменты для изменения масштаба (рис. 111) позво ляют проделывать то же самое с документом на экране. Группа Показать или скрыть

Рис. 1-10. Флажки из группы Показать или скрыть вкладки Вид позволяют отображать и скрывать различные вспомогательные инс трументы. Линейка помогает нас траивать отступы и поля. Схема документа особенно полезна при работе с длинными док ументами, так как позво ляет просматривать заго ловки док умента на панели в левой час ти окна. В левой час ти окна на рисунк е видно, что мис тер Дикк енс написал немало г лав

Рис. 1-11. В группе Масштаб находятся инс трументы для увеличения или уменьшения документа на экране. Бо льшая кнопка с изображ ением лупы открывает диалоговое окно Масштаб, позво ляющее бо лее то чно нас троить параметры масштабирования. Чтобы разместить на экране одну или две с траницы целиком, отобразить док умент в масштабе 1:1 или изменить масштаб так, чтобы ширина с траницы совпадала с шириной окна, мо жно воспользоваться ос тальными четырьмя кнопками ПРИМЕЧАНИЕ Несмотря на то, что при изменении масштаба текст выглядит увеличенным или уменьшенным, документ в действительности не изменяется. Изменение масштаба можно сравнить с тем, как читатель подносит страницу ближе, чтобы прочитать мелкий текст, или отодвигает ее, чтобы рассмотреть целиком. Если нужно действительно изменить размер шрифта, используйте инс трументы с вкладки Главная (Home).

WOM_ch_01.PM6

15

29.04.2008, 14:39

16

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

На вкладке Вид (View) щелкните большую кнопку с изображением лупы, чтобы открыть диалоговое окно Масштаб (Zoom) (рис. 112). В зависимости от того, какой вид документа выбран в текущий момент, масштаб можно из менять в процентах или относительно страницы и текста (подробнее об этом чуть ниже). Доступные варианты изменяются в зависимости от текущего вида документа. Варианты изменения масштаба относительно страницы и текста не применимы к вебстраницам, поэтому в виде Вебдокумент соответству ющие переключатели будут затенены.

Рис. 1-12. Диалоговое окно Масштаб предоставляет различные варианты масштабирования. Прос то выберите один из переключателей и щелкните OK. Изображ ение монитора и пример тек ста в нижней час ти окна изменятся, давая предс тавление о том, как бу дет выг лядеть док умент в новом масштабе

Изменение масштаба на значение в процентах В левой части диалогового окна Масштаб (Zoom) находятся элементы уп равления, позволяющие изменить масштаб документа на значение в процен тах. Внешний вид документа будет различаться в зависимости от размера эк рана, но обычно документ в масштабе со значением 100% будет соответство вать размеру бумажного документа, если его приложить к экрану . Чем выше значение, тем больше увеличение, и наоборот. Три переключателя (200%, 100% и 75%) позволяют быстро установить одно из стандартных значений. Чтобы установить другое значение (например, 145%), введите число в текстовое поле со счетчиком или воспользуйтесь стрелками вверхвниз, чтобы изменить введенное значение. Для быстрого изменения мас штаба без открытия диалогового окна воспользуйтесь бегунком Масштаб (Zoom) в правом нижнем углу окна (рис. 113). Перетащите бегунок вправо, чтобы уве личить документ, или влево, чтобы уменьшить. Значение в процентах изменя ется при перемещении бегунка.

Рис. 1-13. Бегунок Масштаб в нижней части окна документа позволяет быстро изменять размер док умента на экране. Перемес тите бег унок вправо, чтобы увеличить док умент, или влево, чтобы уменьшить. Слева от бег унка располагаются пять кнопок для изменения вида: Разметка страницы, Режим чтения, Веб-документ, Структура и Черновик. Если выбрана первая кнопка, док умент отображается в виде Разметка страницы

WOM_ch_01.PM6

16

29.04.2008, 14:39

ГЛАВА 1

Создание, открытие и сохранение документов

17

Изменение масштаба относительно страницы или текста Не все люди легко оперируют числами (особенно это относится к писателям). Некоторые предпочитают изменять масштаб, не обращая внимания на зна чения в процентах. Диалоговое окно Масштаб (Zoom) содержит четыре пе реключателя, человеческим языком объясняющие, как будет изменен масштаб: ■

■

■

■

По ширине страницы (Page width) — страница заполняет экран по ши рине. Это самый быстрый способ изменить размер документа так, чтобы текст было комфортно читать в большинстве случаев. По ширине текста (Text width) — масштаб увеличивается еще больше, так как игнорируются поля страницы. У станавливайте этот переключатель, если работаете с документом на мониторе с высоким разрешением (или если потеряли очки для чтения). Страница целиком (Whole page) — установите этот переключатель, если хотите просмотреть всю страницу , от верхнего края до нижнего. Этот ва риант отлично подходит для получения представления о том, как заголовки и абзацы выглядят на странице. Несколько страниц (Many pages) — это электронный эквивалент страниц, разложенных на полу и рассматриваемых с верхушки лестницыстремян ки. Этот вариант можно использовать, чтобы посмотреть, сколько оста лось до конца работы над документом, или чтобы проверить структуру информационного письма, состоящего из нескольких страниц. ВНИМАНИЕ! При просмотре страницы целиком или нескольких страниц внимательно следите за тем, чтобы случайно не нажимать на клавиатуру. Изменения в документ все еще можно вносить, а увидеть, что именно изменяется, сложно.

Изменение вида страницы при помощи инструментов на ленте На ленте находятся кнопки для выбора наиболее популярных режимов мас штабирования (их можно увидеть на рис. 111, справа от кнопки Масштаб). Они предоставляют самый быстрый способ изменения числа страниц, ото бражающихся на экране. ■

■

■

WOM_ch_01.PM6

Одна страница (One Page) — в окне документа отображается страница це ликом. Если позволяет размер экрана, текст можно читать и изменять. Две страницы (Two Pages) — в окне документа отображается две страни цы, расположенные рядом. Этот вариант удобен при работе с документа ми, текст которых распределяется по двум страницам, например, с букле тами. По ширине страницы (Page Width) — эта кнопка делает то же самое, что и кнопка с таким же названием в диалоговом окне Масштаб (Zoom). В та ком виде текст удобнее читать, так как он крупнее.

17

29.04.2008, 14:39

18

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Команды для работы с окнами Давнымдавно, когда на Земле жили динозавры, а люди пользовались печат ными машинками (или самыми первыми текстовыми процессорами), рабо тать можно было только с одним документом за раз. В W ord 2007 имеется много возможностей для просмотра нескольких документов и нескольких окон одновременно, но некоторые люди забывают об этом. Это большая ошибка. Когда нужно сравнить два документа или заимствовать много тек ста из другого файла, можно в дватри раза ускорить работу, сделав видимы ми на экране два или более документов одновременно. Команды для управления несколькими документами, видами или окнами находятся на вкладке Вид (View) в группе Окно (Window) (рис. 114).

Рис. 1-14. В группе Окно первые три команды — Новое окно , Упорядочить все и Разделить — позволяют открывать и просматривать док ументы с различных точек зрения. Команды в середине — Рядом, Синхронная прокрутка и Восстановить расположение окна — по лезны при просмотре и сравнении док ументов. Бо льшая кнопка Перейти в другое окно позволяет переходить по открытым документам ■

■

■

Новое окно (New Window) (+, (+, )). Иногда при работе с длинным документом нужно просматривать две части докумен та одновременно, как если бы они были двумя отдельными документами. Например, писателю при работе над пятой главой нужно сослаться на то, что он написал во введении. А может, он хочет просматривать документ в режиме Структура, изменяя его в виде Черновик. В таких случаях приго дится команда Новое окно (New Window). При щелчке на этой кнопке (или нажатии соответствующей комбинации клавиш) документ открывается во втором окне, которое можно прокручивать независимо от первого. Если в одном окне внести изменения, они немедленно отразятся в другом окне. Упорядочить все (Arrange All) (+, (+, )). Открыв до кументы в двух или более окнах, нужно разместить их так, чтобы было удобно с ними работать. Но вручную изменять размеры окон слишком долго. Вместо этого можно щелкнуть на кнопке Упорядочить все (Arrange All), и окна авто матически выстроятся на экране так, чтобы было видно их все сразу . Простран ство экрана будет равномерно распределено между всеми окнами (рис. 115). Разделить (Split) (+, ). Эта команда разделяет одно окно на две части, чтобы можно было просматривать две части одного документа. Это очень удобно, если нужно скопировать текст из одной части документа в другую. Еще одним преимуществом разделения является то, что для тек ста остается больше места, чем при использовании команды Упорядочить все (Arrange All), так как лента, линейка и другие инструменты W ord не дублируются (см. рис. 116).

WOM_ch_01.PM6

18

29.04.2008, 14:39

ГЛАВА 1

Создание, открытие и сохранение документов

19

Рис. 1-15. Одним из недостатков ленты в Office 2007 является то, что она занимает на экране больше места, чем меню или даже панели инструментов. Это особенно заметно при одновременном открытии нескольких окон, а также во время работы на компьютере с небольшим экраном. Ленту можно скрыть, дважды щелкнув на активной вкладке. Если нужно открыть две копии одного документа, лучше использовать команду Разделить (см. рис. 1-16)

Рис. 1-16. Для одновременного просмотра двух частей одного документа используйте команду Разделить. Это предоставит больше места для отображения текста, чем использование двух отдельных окон, как показано на рис. 1-15. Каждая секция разделенного окна имеет собственную полосу прокрутки, так что можно просматривать две различные части документа одновременно. Чтобы изменить размер секций, перетащите разделительную полосу вверх или вниз. Если разделение больше не нужно, щелкните на кнопке Снять разделение (Remove Split), чтобы вернуться к одиночному экрану

WOM_ch_01.PM6

19

29.04.2008, 14:39

20

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Просмотр нескольких окон Одной из причин для открытия двух или более документов для одновремен ного просмотра является то, что так эти документы можно сравнивать пост рочно. Представь те, что у вас есть два почти идентичных документа W ord, и вам нужно найти места, в которых они различаются. Отличным решением этой задачи будет размещение документов рядом по вертикали и последователь ный просмотр. Прокручивая документы, можно заметить разницу в длине абзацев и строк. Выполнить эту задачу помогают следующие команды: ■

■

■

Рядом (View Side by Side) (+, , (+, )). Эта ко манда размещает два окна рядом по вертикали. Разместив документы ря дом, можно перемещать их по экрану , перетаскивая за панель заголовка, и изменять размер. Автоматически включается синхронная прокрутка. Синхронная прокрутка (Synchronous Scrolling) (+, , (+, )). Эта функция позволяет прокручивать несколько окон одновременно. При прокрутке одного окна другие окна прокручиваются автоматически. Восстановить расположение окна (Reset Windows Position) (+, (+, )). Если после выполнения команды Рядом перемес тить окна или изменить их размер, можно восстановить их расположение, щелкнув на этой кнопке, чтобы окна равномерно распределялись по эк рану.

Сохранение и закрытие документа Когда персональные компьютеры стали широко распространяться, одним из самых популярных лозунгов стало выражение «сохраняйтесь сразу , сохраняй тесь часто». Нет более удручающей ситуации, чем потеря работы, созданной многочасовыми стараниями, изза отключения питания. Поэтому примите несколько советов по защите своих трудов от сбоев и катастроф. ■

Давайте документу имя и сохраняйте его сразу после создания. Как это сде лать, см. ниже.

■

Заведите привычку быстро сохранять документ комбинацией клавиш +, (+, ) (можно запомнить по первым буквам: файл, сохранить), когда делаете паузу , чтобы подумать или пойти перекусить (так же можно воспользоваться традиционной комбинацией клавиш +).

■

Оставляя компьютер надолго, сохраняйте и закрывайте документ, исполь зуя комбинацию клавиш +, (+, ) (по первым бук вам: файл, закрыть).

Эффективная работа: Что случилось с комбинациями клавиш? Ленты, кнопки и меню хорошо подходят для выполнения новых или сложных действий. Но если вы знаете, что делаете, удобные комбина ции клавиш значительно ускоряют работу . В W ord 2007 доступны де сятки таких комбинаций. Если вы еще не запомнили нужные вам ком бинации, нажмите клавишу , чтобы отобразить их.

WOM_ch_01.PM6

20

29.04.2008, 14:39

ГЛАВА 1

Создание, открытие и сохранение документов

21

При нажатии клавиши рядом с элементами управления в окне Word появляются небольшие метки с буквами и цифрами. Они и указы вают комбинации клавиш. Например, чтобы выяснить, какой комбина цией клавиш можно закрыть документ, выполните следующее: 1. Нажмите и отпустите клавишу , чтобы отобразить метки клавиш. Над элементами меню и кнопками ленты появятся метки с буквами и циф рами (клавиша действует как переключатель; если вы передумаете и решите не использовать комбинацию клавиш, нажмите еще раз, и метки исчезнут, а вы возвратитесь в обычный режим ввода текста). 2. Нажмите (), чтобы открыть меню Office. При нажатии клавиши () (буква Ф (F) обозначает меню Файл (File)) происходит то же самое, что и при щелчке мышью на кнопке Office, но рядом с элементами меню отображаются небольшие мет ки с буквами. 3. Нажмите (), чтобы закрыть документ. В нижней части меню Office находится команда Закрыть. Неболь шая метка с буквой C говорит о том, что для закрытия документа нужно нажать клавишу (). Даже если специально не запоминать комбинации клавиш, можно бы стро запомнить использовав их несколько раз. Через некоторое время пальцы будут нажимать их автоматически. Если вы привыкли к комбинациям клавиш, используемым в предыду щих версиях W ord, не волнуйтесь — большинство из них работает и в этой версии, включая + для выделения полужирным, + для открытия нового документа и для проверки правописания.

Способы сохранения документа Microsoft, как обычно, предоставляет множество способов для выполнения любых действий. Происходит ли это потому , что программисты верят в сво боду выбора, или потому , что сами не могут решить, какой способ лучше — неважно. Важно то, что у вас есть выбор. Нет необходимости запоминать каж дую комбинацию клавиш, кнопку и команду . Достаточно найти и запомнить способ, который больше всего нравится. Это относится и к сохранению до кумента. Перечислим способы, которыми можно сохранять текущий документ.

Сохранение при помощи комбинаций клавиш ■

■

WOM_ch_01.PM6

+. Тот, кто давно использует W ord, уже никогда не забудет эту ком бинацию клавиш, позволяющую быстро сохранить документ, не прерывая работы. Она работает в W ord 2007 и других программах из пакета Office. (Как и в предыдущих версиях W ord, сохранение можно выполнять комби нацией клавиш + — прим. пер. ) +, (+, ). Эта комбинация служит для того же, что и +, но в отличие от нее, предоставляет пользователю визуаль ные подсказки о том, какие клавиши нужно нажимать. См. предыдущий раздел «Эффективная работа».

21

29.04.2008, 14:39

22

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Сохранение при помощи команд меню ■

■

Кнопка Office , команда Сохранить (Save). Если вам не нравятся комби нации клавиш, добраться до команды меню, сохраняющей документ под текущим именем, можно и при помощи мыши. Кнопка Office , команда Сохранить как (Save As). Эта команда позволяет сохранить документ под другим именем (рис. 117). При использовании этой команды создается новый документ с другим именем, включающий все внесенные изменения (о том, как это сделать, см. в следующем разде ле).

Рис. 1-17. Команда Сохранить как позволяет сохранить файл под новым именем или в другом формате. В этом примере Док умент Word с именем tale of two cities сохраняется как файл HTML (формат веб-страниц) ■

Кнопка Office , команда Закрыть (Close) . При закрытии документа W ord проверяет, был ли этот файл изменен. Если файл изменен, W ord всегда спра шивает, нужно ли сохранить изменения (рис. 118).

Рис. 1-18. Это диалоговое окно предос тавляет три варианта: при нажатии кнопки Да документ перед закрытием со храняется, при нажатии кнопки Нет док умент закрывается без сохранения, при нажатии кнопки Отмена это диалоговое окно исчезает, а док умент остается открытым и не со храняется

Сохранение под новым именем При сохранении нового документа или сохранении документа под новым именем ( Сохранить как ) следует рассмотреть три вещи: имя файла, его рас положение и формат.

WOM_ch_01.PM6

22

29.04.2008, 14:39

ГЛАВА 1

Создание, открытие и сохранение документов

23

Для опытных пользователей: Предотвращение сбоев и восстановление после них Удар молнии. Короткое замыкание. Сбой компьютера. Сохраняйте свою работу часто и делайте резервные копии, чтобы застраховаться от по добных случаев. Можно настроить W ord так, чтобы при каждом сохра нении файла создавалась его резервная копия и на компьютере всегда хранились две последние версии документа. Резервные копии автома тически не сохраняются, но это легко изменить. Щелкните на кнопке Office, а затем щелкните на кнопке Параметры W ord (Word Options) в нижней части меню. В открывшемся диалоговом окне Параметры W ord (W ord Options) щелкните на пункте Дополнительно (Advanced) и в группе Сохране ние (Save) установите флажок Всегда создавать резервную копию (Always create backup copy). Щелкните на кнопке Office, выберите ко манду Открыть (Open) и откройте резервный файл (рис. 119). Если, несмотря на принятые меры, сбой все же произойдет , W ord и тут поможет . Новые форматы файлов W ord разработаны таким обра зом, чтобы их было проще восстанавливать и исправлять. Во многих случаях, если в файле поврежден рисунок или таблица, все остальное все же можно прочитать (рис. 120).

Рис. 1-19. Чтобы открыть файл резервной копии, в диалоговом окне Открытие документа в списке Тип файлов выберите Все файлы (*.*). Найдите файл, имя которого начинается со слова «К опия», и дваж ды щелкните на нем, чтобы открыть

Чтобы сохранить файл под новым именем, выполните следующее. 1. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Сохранить как (Save As), чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа . Для сохранения документа под новым именем используется команда Со хранить как (Save As). Первое сохранение нового документа аналогично использованию команды Сохранить как (Save As).

WOM_ch_01.PM6

23

29.04.2008, 14:39

24

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

2. Раскройте список Папка (Save in) или дважды щелкните на папке, чтобы выбрать место, где будет сохранен файл. Для перехода по папкам можно также использовать кнопки в верхнем пра вом углу окна (см. рис. 121). Программе неважно, где будет сохранен файл, так что можете выбрать рабочий стол или любую другую папку .

Рис. 1-20. Если невозможно открыть файл обычной командой Открыть, щелкните на стрелке справа от кнопки Открыть и выберите из списка команду Открыть и восстановить. Некоторые части файла могут быть повреждены, но обычно удается восстановить бОльшую часть документа ПРИМЕЧАНИЕ Чем больше файлов хранится на компьютере, тем полезнее будет иметь логичную структуру папок и файлов. При работе с большим количеством док ументов W ord, мо жно называть папки в соответс твии с типом хранящихся в них документов: письма, заметки, отчеты и т. д.

3. Введите имя файла в поле Имя файла (File name), которое находится в ниж ней части диалогового окна Сохранение документа (Save As). Word поддерживает длинные имена, так что нет необходимости исполь зовать непонятные сокращения. Давайте файлам понятные имена, кото рые позволят определить предназначение файла две недели или два года спустя. Понятное имя файла поможет сэкономить время в будущем. 4. В поле Тип файлов (Save as type) выберите тип файла. В большинстве случаев менять тип файла не нужно. В зависимости от со держимого файла W ord автоматически выбирает расширение docx или docm, но можно сохранять документы и в других форматах. Если документ будет использоваться кемто, кто работает в предыдущих версиях Word, вы берите тип Документы W ord 972003 (W ord 972003 Document), чтобы сохранить файл в формате doc. Если с документом будут работать пользо ватели Mac или Linux, можно сохранить его в универсальном формате RTF (Rich T ext Format, расширенный текстовый формат). СОВЕТ Если документ будет использоваться как шаблон, выберите тип Шаблоны W ord (*.dotx) (W ord Template). Если док умент содержит макросы, испо льзуйте тип Документы Word с поддержкой макросов (*.dotm) (Word Macro-Enabled) (см. гл. 19)

Если документ не предназначен для работы в предыдущих версиях W ord или других операционных системах и не будет служить шаблоном для других документов, используйте новые стандарты документов W ord: docx (для обычных файлов) и docm (для файлов с поддержкой макросов). Бо лее подробную информацию о новых форматах см. выше.

WOM_ch_01.PM6

24

29.04.2008, 14:39

ГЛАВА 1

Создание, открытие и сохранение документов

25

5. Щелкните на кнопке Сохранить (Save). Все остальное сделает W ord. Вам нужно только запомнить, где сохранен файл.

Рис. 1-21. Диалоговое окно Сохранение документов предоставляет все необходимые элементы управления для пере хода по папкам, включая пять у добных кнопок в правом верхнем углу. Слева направо: кнопка со с трелкой влево выполняет переход в предыдущую папку (как кнопка Назад в веб-обозревателе); кнопка со с трелкой вверх выполняет переход в родительскую папку текущей папки; кнопка X удаляет папки и файлы (будьте осторожны с ней); кнопка с изображ ением папки со звездочкой позволяет создавать папки; последняя кнопка открывает список вариантов отображ ения файлов и папок

Эффективная работа: Типы файлов Word Пользователя, в первый раз сохраняющего файл в W ord 2007, может сму тить огромное количество доступных типов файлов. Однако беспоко иться не стоит — вы будете часто использовать лишь некоторые из новых типов файлов, а другие, возможно, вам никогда не понадобятся. Чаще всего используются типы файлов docx и docm. ■ docx — новый формат, используемый для большинства документов Word. В предыдущих версиях W ord открывать такие файлы нельзя, если не установить пакет Office Compatibility Pack. ■ docm — новый формат документов W ord, содержащих макросы. Це лью ограничения макросов в документах Office является повышение безопасности; ■ dotx — новый формат шаблонов. ■ dotm — новый формат шаблонов с поддержкой макросов. ■ doc — формат документов, поддерживающий все предыдущие вер сии Word, включая W ord 6.0, W ord 95 и W ord 972003. ■ dot — формат шаблонов для предыдущих версий W ord. ■ pdf — файлы Adobe Reader (распространено также название Acrobat). Сокращение PDF означает Portable Document Format, формат пере носимых документов. ■ xps — спецификация XML Paper. Этот формат является аналогом фор мата PDF , созданным Microsoft для поддержки документов, которые можно открывать на любых компьютерах (см. гл. 17). ■ mhtm, mhtml — вебстраница, упакованная в один файл. Другими сло вами, все файлы, составляющие вебстраницу (включая изображения) заключены в один файл. (Разницы между файлами mhtm и mhtml нет;

WOM_ch_01.PM6

25

29.04.2008, 14:39

26

ЧАСТЬ I

■

■

■

■

■

WOM_ch_01.PM6

Основы работы с простыми документами Word

это просто два варианта записи расширений одного и того же фор мата файлов). htm, html — стандартный формат вебстраниц. Фотографии и дру гие муль тимедийные элементы представлены ссылками на внешние файлы. (Разницы между файлами htm и html нет). rtf — формат файлов, используемый для обмена документами с дру гими текстовыми процессорами и операционными системами, та кими как Mac и Linux. txt — простой текстовый формат, не поддерживающий форматиро вание, используемый для небольших файлов, которые можно откры вать на любых компьютерах. xml — eXtensible Markup Language (расширяемый язык разметки), стан дарт описания данных различного типа. wps — формат документов «младшего брата» Office, пакета Microsoft Works.

26

29.04.2008, 14:39

Г Л А В А

2

Ввод и редактирование текста

Несмотря на наличие различных функций, таких как проверка правописания, индексация и редактирование изображений, суть приложения Word осталась пре жней — это текстовый процессор. Многие пользователи Word большую часть вре мени проводят за вводом и форматированием текста. W ord 2007 отличается не только возможностями автоматизации и функциями работы с изображениями, но и простотой ввода и редактирования текста. Из этой главы вы узнаете об эконо мящих время способах работы с текстом, которые позволят избежать выполне ния лишних действий и уделить больше внимания самому важному — изложению ваших мыслей в текстовом виде. В начале главы мы вкратце рассмотрим основы — ввод слов на страницу и перемещение по документу. Также вы узнаете, как вырезать, копировать, вставлять текст, и помещать его именно туда, где он должен находиться согласно вашим замыслам. Также вы освоите функции поиска и замены и научитесь экономить время при помощи экспрессблоков (Quick Parts).

Ввод текста Текст при вводе появляется там, где находится точка вставки (рис. 21). Это ми гающая вертикальная черта, размером чуть выше заглавной буквы. При нажатии клавиши на клавиатуре символ появляется там, где находится точка вставки, а сама мерцающая точка вставки смещается на одну позицию вправо. Если текст нужно ввести в другом месте, просто щелкните мышью на нужной позиции в тексте, чтобы переместить туда точку вставки. Чтобы ввести заглавную букву или различные знаки препинания и специаль ные символы, которые можно увидеть на клавишах с цифрами (!@##$*&^), при вводе удерживайте клавишу . Если нужно ввести несколько символов в верхнем регистре, нажмите один раз клавишу (удерживать ее нажатой не надо). Эта клавиша работает как переключатель: нажмите один раз, чтобы вводить сим волы в верхнем регистре, нажмите еще раз, и символы снова будут вводиться в нижнем регистре. Клавиши и удаляют символы, с той разницей, что при нажатии удаляется символ, стоящий слева от точки вставки, а при нажатии — справа от точки вставки.

WOM_ch_02.PM6

27

29.04.2008, 14:29

28

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Точка вставки

Курсор мыши

Рис. 2-1. Символы при вводе появляются там, г де находится точка вставки. Иногда точку вставки называют к урсором, но точка вс тавки и к урсор мыши — это совершенно разные вещи. К урсор мыши испо льзуется для выбора к оманд на ленте, выделения тек ста и перемещения точки вставки. Курсор можно перемещать в любую час ть окна Word, а точка вставки при этом остается в тексте, мерцая и ожидая, когда пользователь введет следующий символ ПРИМЕЧАНИЕ Курсор в W ord изменяет внешний вид как хамелеон, подсказывая, что произойдет, если по льзователь нажмет кнопк у мыши. Если к урсор находится над лентой, он принимает вид с трелки, что указывает на то, что щелчк ом можно выбрать к оманду. Если к урсор навес ти на тек ст, он примет форму буквы I, позволяя точно выбрать мес то для размещения то чки вс тавки.

Но если Word использовать только для ввода текста, 95% потенциала этой про граммы останутся незадействованными. W ord можно по праву назвать програм мой 21го века благодаря той простоте, с которой можно редактировать текст. Об этом мы сейчас и поговорим.

Функция «щелкнул и вводи» для быстрого форматирования Функция Word «щелкнул и вводи» облегчает размещение и выравнивание текста на пустой странице. Она отлично подходит для тех случаев, когда нужно размес тить фрагмент текста в нестандартном месте. Допустим, мы работаем над титуль ным листом отчета, и хотим, чтобы заголовок отстоял на треть от верхнего края страницы и был смещен вправо, а текст был выровнен по правому краю. Все что нужно для этого сделать — переместить указатель мыши туда, где должен распо лагаться текст . Заметьте, что при перемещении указателя по странице, рядом с курсором в форме буквы I иногда появляются четыре небольшие линии. Когда курсор находится в правой части страницы, линии направлены влево (рис. 22). Когда курсор находится в центре страницы, линии выровнены по центру курсо ра. Как обычно, внешний вид курсора дает подсказку о том, что произойдет при нажатии кнопки мыши. Если дважды щелкнуть мышью, когда курсор находится в правой части стра ницы (а линии направлены влево), произойдет несколько вещей. Самое заметное то, что точка вставки будет перемещена туда, где произошел двойной щелчок. Кроме того, Word выполнит некоторые другие действия. Если необходимо для размеще ния точки вставки, добавляются абзацы и знаки табуляции. Т екст в абзаце вырав нивается по правому краю, как при щелчке на соответствующей кнопке на ленте.

WOM_ch_02.PM6

28

29.04.2008, 14:29

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста

29

К счастью, пользователю не приходится беспокоиться обо всех этих деталях; все что нужно — просто ввести текст (рис. 23).

Рис. 2-2. При использовании функции «щелкнул и вводи» к урсор изменяется (на рисунке обведен кру жком) в зависимос ти от по ложения на с траницы. В данном случае к урсор указывает на то, что тек ст бу дет выровнен по правому краю Выравнивание текста по правому краю

Показать/скрыть непечатаемые символы

Рис. 2-3. Если дваж ды щелкну ть мышью после изменения к урсора (см. рис. 2-2), W ord добавит несколько абзацев, чтобы помес тить точку вставки в указанное мес то страницы. Если ввести какой-либо текст, он будет выровнен по правому краю (чтобы увидеть знаки перехода на новый абзац, к оторые обычно скрыты, щелкните на кнопк е Отобразить все знаки на вкладк е Главная)

WOM_ch_02.PM6

29

29.04.2008, 14:29

30

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Для опытных пользователей: Ввод специальных символов Чаще всего документы содержат буквы, числа и знаки пунктуации. Но иногда нужно использовать некоторые не так часто используемые символы, такие как © и ®, которых нет на клавиатуре. И, к тому же, где взять буквы иност ранных алфавитов, математические символы и дроби? Все они находятся на вкладке Вставка (Insert). Выберите команду Встав ка | Символы | Символ (Insert | Symbols | Symbol). Если нужный вам сим вол присутствует в меню, щелкните на нем, чтобы вставить в текст . Если нужного символа не видно, щелкните Другие символы (More symbols), чтобы открыть более полный список символов (см. рис. 24). Первая вклад ка — Символы (Symbols) — предоставляет доступ ко всем символам, кото рые можно вставить в документ W ord. Поле Шрифт (Font), расположенное слева, используется для выбора гар нитуры шрифта. Если хотите использовать ту гарнитуру , которая исполь зуется в текущем тексте (а чаще всего это и требуется), то оставь те в этом поле ( обычный текст ) [(normal text)]. Раскрывающееся меню Набор (Subset) позволяет выбрать язык (например, греческий, кириллицу или ла тиницу) или использовать другие группы символов (буквы со знаком уда рения, математические символы и т . д.). Полоса прокрутки в правой части окна позволяет выполнять визуальный поиск символа. Недавно использо ванные символы перечислены в нижней части диалогового окна на тот случай, если их нужно будет использовать повторно.

Рис. 2-4. Для вставки символа в текст дважды щелкните на этом симво ле или щелкните один раз и нажмите кнопк у Вставить. Вторая вкладка — Специальные знаки — содержит список специальных знак ов пунк туации, таких как тире и неразрывный дефис.

WOM_ch_02.PM6

30

29.04.2008, 14:29

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста

31

Выделение текста Даже лучшие писатели тщательно редактируют первые черновики, прежде чем выпустить произведение в свет . Нужно изменять слова, удалять скучные части и перемещать предложения или даже целые абзацы, чтобы реорганизовать текст . В Word, как и в большинстве программ, необходимо выделить чтото, прежде чем можно будет производить какието действия. Допустим, нужно заменить сло во «хороший» словом «потрясающий». Для этого выделите слово «хороший» и введите вместо него новое слово. Чтобы удалить или переместить фрагмент тек ста, сначала выделите этот фрагмент , а затем используйте мышь, клавиатуру или ленту для вызова соответствующих команд. Так как выделение является фундамен тальным действием, в W ord доступно много различных способов для его выпол нения (см. рис. 25). Если последние 20 лет вы привыкли делать все мышью, вы отстали от времени. Из этого раздела вы узнаете о некоторых экономящих время способах выделения, как при помощи мыши, так и без нее.

Эффективная работа: Режимы вставки и замены Большую часть времени ввод текста выполняется в режиме вставки. Поме стите курсор в середину предложения, начните печатать, и буквы будут появляться в этом месте. Существующий текст будет «раздвигаться», осво бождая место для новых символов. В режиме замены каждый новый символ заменяет и удаляет символ, стоящий перед курсором. До появления W ord 2007 пользователи часто по ошибке переключались в режим замены, начинали вводить новый текст и теряли старый. В предыдущих версиях Word переключение режимов выпол нялось нажатием клавиши . Было легко случайно переключиться в режим замены, т . к. на большинстве клавиатур клавиша находится над часто используемой клавишей . Теперь Microsoft сделала переход в режим замены более сложным, что бы пользователи по ошибке не теряли существующий текст . Теперь при нажатии клавиши ничего не произойдет , если толь ко не внести в параметры W ord некоторые изменения. Если вы привыкли к старому способу переключения режима замены и хотите продолжать использовать клавишу , выполните следующее: 1. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Параметры W ord (Word Options), чтобы открыть диалоговое окно Параметры W ord (Word Options). 2. В левой части окна выберите Дополнительно (Advanced). 3. В первой группе параметров, носящей название Параметры правки (Editing Options), установите флажок Использовать клавишу INS для переключения режимов вставки и замены (Use the Insert Key to control overtype mode). Если хотите, чтобы режим замены включался по умолчанию, установи те флажок Использовать режим замены (Use overtype mode).

WOM_ch_02.PM6

31

29.04.2008, 14:29

32

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 2-5. При выделении иног да появляется мини-панель инс трументов. Сна чала она выглядит бледной, но если навес ти на нее указатель мыши, она обретет по лный цвет. Эта панель предос тавляет быс трый дос туп к наибо лее час то испо льзуемым к омандам форматирования, включая инс трумент для к опирования формата

Выделение при помощи мыши Мышь — простой, наглядный, интуитивно понятный инструмент для выделе ния. Пользователи обычно в первую очередь учатся пользоваться мышью. Пе речислим способы выделения различных частей документа при помощи мыши: ■

Выделение отдельных символов . Щелкните мышью в начале текста, ко торый хотите выделить, чтобы поместить туда точку вставки. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши, после чего протащите указатель над символами, которые хотите выделить. Цвет фона изменится, указывая на то, что эти символы являются частью выделения (рис. 26). СОВЕТ При выделении неважно, в какую сторону перемещать указатель — вперед или назад. Т очка, в к оторой по льзователь щелкну л мышью, с тановится на чалом или к онцом выделения. В приведенных примерах описывается, как выделять текст, перемещая указатель вперед, но большинство способов, включая способы с использованием клавиатуры, будут работать и в том случае, если перемещать выделение назад. Не бойтесь экспериментировать, чтобы быстро научиться выделять текст при помощи мыши и клавиатуры.

■ ■

■

■

■

Выделение слова. Дважды щелкните на слове. Слово будет выделено целиком. Выделение предложения. Щелкните на предложении, удерживая клави шу . Предложение будет выделено целиком. Выделение строки текста. Поместите указатель мыши слева от строки тек ста. Указатель примет форму стрелки. Щелкните рядом со строкой, которую хотите выделить. Строка будет выделена целиком. Выделение абзаца. Поместите указатель мыши слева от строки текста. Когда указатель примет форму стрелки, дважды щелкните рядом с абзацем. Абзац будет выделен целиком. Чтобы добавить в выделение другие абзацы, удер живайте кнопку мыши нажатой и переместите указатель на другой абзац. Выделение фрагмента текста. Щелкните в начале фрагмента, который хо тите выделить, чтобы поместить туда точку вставки (удерживать кнопку мыши

WOM_ch_02.PM6

32

29.04.2008, 14:29

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста

33

нажатой не нужно). Нажмите клавишу и щелкните в конце фрагмен та. Фрагмент будет выделен. ■

Выделение всего документа. Наведите указатель мыши на левый край до кумента, чтобы он принял форму стрелки. Щелкните левой кнопкой мыши три раза. Будет выделен весь документ. (Другими словами, нужно сделать то же, что и при выделении абзаца, но щелкнуть трижды, а не дважды.) СОВЕТ В этом разделе говорится о выделении текста, но то же самое применимо к таблицам, рисункам, диаграммам и другим объектам документов Word, подробнее о к оторых бу дет рассказано в следующих г лавах.

Выделение при помощи клавиатуры Использование мыши для выделения небольшого элемента, такого как одна буква, может походить на попытки вдеть нитку в иголку в рукавицах. А если вы быстро печатаете, то необходимость оторвать руку от клавиатуры, чтобы взять мышь, приводит к потере времени. Некоторые люди предпочитают выполнять при помощи клавиатуры как можно больше действий, включая выделение. Если вы никогда раньше не выделяли текст при помощи клавиа туры, вы будете поражены открывшимися возможностями:

Щелкните, удерживая клавишу , чтобы выделить тек ст Рис. 2-6. Вверху: Чтобы выделить текст при помощи мыши, протащите к урсор (обведен кружком) по тек сту. Цвет фона выделенного тек ста изменится, указывая на то, что этот текст вх одит в выделение. Внизу: Мо жно такж е щелкну ть мышью, у держивая клавишу . Щелкните после слов «bad times», чтобы расширить выделение, включив в него обе фразы: «They were good times, they were bad times» ■

■

WOM_ch_02.PM6

Выделение отдельных символов. Нажимая клавиши со стрелками, поме стите точку вставки в конец выделения. У держивая клавишу , нажмите клавишу со стрелкой влево или вправо, чтобы выделить нужные символы. Выделение слова. Поместите точку вставки в начало или конец слова. На жмите ++, чтобы выделить слово справа от точки вставки или ++, чтобы выделить слово слева от точки вставки. Если нужно выделить больше слов, продолжайте нажимать клавиши со стрелками.

33

29.04.2008, 14:29

34

■

■

■

■

■

■

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Выделение предложения. Помесите точку вставки в начало предложения. У дер живая клавишу , нажмите несколько раз клавишу со стрелкой вправо, пока не достигнете конца предложения (это просто применение предыдущего спо соба; в W ord нет команды клавиатуры для выделения всего предложения сразу). Выделение до конца строки. Нажмите +. Будет выделен весь текст от точки вставки до конца строки. Выделение до начала строки. Нажмите +. Будет выделен весь текст от точки вставки до начала строки. Выделение абзаца. Поместите точку вставки в начало абзаца и нажмите ++. Выделение фрагмента текста. Поместите точку вставки в начало фрагмен та. Удерживая клавишу , используйте клавиши со стрелками (вверх, вниз, влево или вправо) или клавиши навигации (Home, End, Page Up, Page Down), чтобы выделить фрагмент. Выделение документа целиком. Нажмите +. Будет выделен весь документ. Выделить весь документ можно также, нажав несколько раз под ряд клавишу .

Расширение выделения Что делать, если после выделения текста понадобилось добавить в выделе ние дополнительный фрагмент? Есть несколько вариантов действий. Самый распространенный способ — расширить выделение, щелкнув в тексте, удер живая клавишу (см. рис. 27). Текст между предыдущим выделением и местом, где вы щелкнули, удерживая , будет включен в выделение.

Выделите первое предложение Удерживая клавишу , выделите дополнительные предложения

Рис. 2-7. Сделав несколько выделений, удерживая клавишу , можно делать интересные вещи, например, одновременно применять одинаковые параметры форматирования к нескольким словам, находящимся в разных местах текста. Например, можно выделить первое предложение в каждом абзаце, как показано на рисунке. Курсор мыши (обведен кружком) находится рядом с последним выделенным фрагментом. Эти предложения можно выделить полужирным (нажав +) (подробнее о форматировании рассказывается в главе 4).

WOM_ch_02.PM6

34

29.04.2008, 14:29

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста

35

Похожий, но еще более элегантный способ расширить выделение — ис пользовать клавишу . При нажатии точка вставки становится одним концом выделения. После этого можно щелкнуть выше или ниже в тексте, и все, что находится между точкой вставки и местом щелчка, будет включено в выделение. Клавиша предоставляет и другие возможности, о которых рассказывается в следующем разделе.

Для опытных пользователей: Выделение при помощи клавиши Скромная функциональная клавиша , на которую пользователи почти не обращают внимания, предоставляет удивительные возможности для вы деления текста.  Начало выделения. Нажатие клавиши позволяет выделять текст, не удерживая какихлибо клавиш. Вот как это работает: поме стите курсор в начало или конец фрагмента, который нужно выде лить, нажмите клавишу один раз (удерживать ее не нужно), а затем используйте мышь или клавиши со стрелками для перемеще ния выделения. У держивать ничего не нужно! Т екст можно выделять так, как если бы удерживалась клавиша .  Выделение слова. Нажмите два раза, чтобы выделить слово це ликом. Клавиша при этом заменяет двойной щелчок на слове.  Выделение предложения. Нажмите три раза, чтобы выделить предложение.  Выделение абзаца. Нажмите четыре раза, чтобы выделить весь абзац.  Выделение документа. Нажмите пять раз, и документ будет вы делен целиком. После нажатия клавиши любое перемещение будет сопровождать ся расширением или сужением выделения. Чтобы отменить такое поведе ние, нажмите клавишу . После этого можно будет перемещать точку вставки, не выделяя текст .

Выделение нескольких фрагментов текста в разных местах Если вы сторонник эффективности и многозадачности, возможность множествен ного выделения существует специально для вас. Множественные выделения по зволяют сэкономить время, применяя одинаковые параметры форматирования к элементам, расположенным в разных частях текста. Допустим, у вас есть несколько абзацев текста и вы хотите выделить первое предложение в каждом абзаце жир ным (рис. 28). Можно выделить все предложения и отформатировать их одно временно. Можно также выделить несколько элементов из разных частей текста, скопировать их и вставить в новое место. Подробнее о копировании и вставке см. ниже. Чтобы сделать множественное выделение, просто выделите первый элемент , а затем нажмите клавишу и выделите другие элементы. Выделяемые элемен ты могут находиться в разных частях документа.

WOM_ch_02.PM6

35

29.04.2008, 14:29

36

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

СОВЕТ Для добавления элементов в множественное выделение можно использовать практически все способы, описанные в этой главе. Например, если нужно добавить в выделение целый абзац, удерживайте клавишу и дважды щелкните слева от нужного абзаца.

Приведем последовательность действий для примера, показанного на рис.

27.

1. Выделите первое предложение в первом абзаце. Цвет фона этого предложения будет изменен, указывая на то, что это пред ложение выделено. 2. Удерживая клавишу , выделите первое предложение в

следующем абзаце.

Теперь будут выделены два предложения и ничего более. Повторите это дей ствие для каждого предложения, которое хотите включить в выделение. 3. Нажмите +. Выделенные предложения станут полужирными и останутся выделенны ми, так что к ним можно будет применить дополнительные команды. Вертикальная полоса прокрутки

Курсор Стрелка полосы прокрутки Параметры просмотра

Стрелка просмотра

Горизонтальная полоса прокрутки Рис. 2-8. Воспользуйтесь по лосой прокру тки, чтобы быс тро просмотреть док умент. Используйте кнопки со с трелками, если ну жно прокручивать док умент по одной с троке за раз. Три кнопки в нижней час ти полосы прокрутки позволяют просматривать док умент по с траницам, заго ловкам или изображ ениям (об этом рассказывается на ниж е)

Перемещение по документу Самый очевидный способ перемещения по документу — использовать красивую синюю полосу прокрутки, расположенную в правой части окна документа. А если на вашей мыши есть колесико, то им тоже очень удобно пользоваться для про крутки документа. Однако если документ содержит много страниц, то прокручи вать его целиком в поисках нужного фрагмента не очень эффективно. Наиболее эффективные способы перемещения по документам Word вообще не включают прокрутку. Для перехода по документу можно использовать клавиату ру. По очень большим документам лучше всего перемещаться, ориентируясь на определенные элементы. Например, можно просматривать изображения, включен ные в документ , переходя непосредственно от одного изображения к другому . Можно также перейти напрямую к определенному заголовку 400страничного отчета, указав в W ord, что нужно найти этот заголовок. Можно даже создавать собственные закладки, чтобы быстро переходить к определенному месту документа. В общем, в W ord имеются все необходимые инструменты, и в этом разделе рас сказывается, как использовать их.

WOM_ch_02.PM6

36

29.04.2008, 14:29

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста

37

СОВЕТ При работе с большим документом можно использовать некоторые дополнительные возможности для перехода к нужному фрагменту текста. Используя вид Структура (Outline) [ Вид | Режимы просмотра документа | Структура (View | Documents View | Outline)] можно быстро переходить по главам и заголовкам разделов. Вид Схема документа (Document Map) [ Вид | Режимы просмотра документа | Схема документа (View | Documents View | Document Map)] включает панель, находящуюся в левой части документа, на которой отображаются заголовки различных уровней. Если в документе есть изображения, можно воспользоваться видом Эскизы (Thumbnails) [ Вид | Режимы просмотра документа | Эскизы (View | Documents View | Thumbnails)], чтобы быстро найти нужный фрагмент документа (см. гл. 9).

Перемещение по документу при помощи клавиатуры Мы уже говорили, что каждый раз, отрывая руки от клавиатуры, чтобы взять мышь, вы теряете время. Чтобы повысить скорость работы, возьмите за при вычку перемещать точку вставки следующими командами клавиатуры: ■ Перемещение влево или вправо. Клавиши со стрелками влево и вправо. ■ Перемещение в начало или в конец строки. Клавиши и . (На большинстве клавиатур эти клавиши находятся над клавишами со стрел ками. На ноутбуках эти клавиши находятся либо справа, либо в верхнем правом углу .) ■ Перемещение вверх или вниз на одну строку . Клавиши со стрелками вверх и вниз.  Перемещение вверх или вниз на один абзац. + клавиша со стрел кой вверх или вниз.  Перемещение вверх или вниз на один экран текста. Клавиши и .  Перемещение в начало или в конец документа. +/.

Использование полос прокрутки Если вы имеете опыт использования W ord или любых других программ из пакета Microsoft Office, полоса в правой части окна документа будет вам знакома. В цен тре полосы находится бегунок, который можно перетаскивать мышью, чтобы про кручивать документ вверх или вниз. В верхней и нижней частях этой полосы на ходятся кнопки со стрелками, позволяющие более точно прокручивать документ (см. рис. 28). Щелчок на этих кнопках прокручивает документ на однудве стро ки. Чтобы прокрутить документ на большее число строк, щелкните на полосе выше или ниже бегунка, и документ прокрутится на один экран видимого текста. Можно прокручивать документы еще проще, не используя полосы про крутки. Инструкции вы найдете в подписях к рис. 29 и 210.

Рис. 2-9. Нажмите на к олесо мыши и увидите знак прокру тки, показанный на рисунк е. Когда появится этот симво л, можно прокручивать док умент, перемещая указатель мыши вверх или вниз. Чем дальше отводится к урсор, тем быс трее прокручивается док умент. Чтобы ос тановить автопрокру тку, нажмите к олесо мыши еще раз

WOM_ch_02.PM6

37

29.04.2008, 14:29

38

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 2-10. Щелкните правой кнопк ой мыши на по лосе прокру тки, чтобы открыть к онтекстное меню с к омандами навигации. Первая к оманда — Прокрутка на месте — эквивалентна перетаскиванию полосы прокрутки в то место, на котором 1произошел щелчок. (В предыдущих версиях Word то же самое можно было выполнить щелчком с удерживаемой клавишей .) Другие к оманды позволяют перейти в на чало или к онец док умента, а также прокру тить док умент на одну с троку или один экран вверх или вниз

Переход к заголовкам и другим объектам При работе с большими документами наибольший интерес представляют элементы управления, расположенные в нижней части полосы прокрутки: две двойных стрел ки, разделенные круглой кнопкой. Эти кнопки очень удобны, так как их поведе ние можно настраивать в соответствии с собственными нуждами. Круглая кноп ка предоставляет доступ к меню Выбор объекта перехода (Browse Settings) (рис. 211).

Рис. 2-11. Меню Выбор объек та пере хода позво ляет нас траивать поведение кнопок просмотра и выпо лнять другие по лезные задачи навигации. Например, мо жно нас троить кнопки так, чтобы при их нажатии выпо лнялся пере ход по заго ловкам, с траницам или даже рисункам, включенным в док умент. Это делает кнопки просмотра о чень полезными средствами навигации. Очень жаль, что многие по льзователи не знают о предназначении этих кнопок и не по льзуются ими

На первый взгляд, значки в этом меню могут показаться непонятными, но это не страшно, так как всегда можно получить подсказку . Задержите указатель мыши над значком, и его описание появится в поле в верхней части панели. Команды Перейти (Open the Go To box) и Найти (Open the Find box) открывают диалого

WOM_ch_02.PM6

38

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста

39

вое окно, которое можно использовать для поиска определенного текста и пере ходить в определенное место документа; об этом рассказывается далее в этой главе. Остальные параметры определяют , что произойдет при щелчке на кнопке про смотра. Например, если выбрать вариант Заголовки (Browse by Headings), будет выполнен переход вперед (или назад) до следующего заголовка, без просмотра всего текста между заголовками. Познакомившись с более сложными функциями, такими как концевые сноски и комментарии, вы найдете, что их очень удобно использовать в качестве точек для перехода по тексту .

Просмотр по закладкам Закладки, вставляемые между страницами книг, очень замечательны в своей про стоте и даже вносят некий элемент декоративности, но довольно примитивны. Они служат для единственной цели — помечают место между двумя прилегающими страницами. Но если они выпадут из книги, то толку от них не будет никакого. Электронные закладки Word — более точный инструмент . С их помощью можно пометить текст с точностью до слова. А так как ограничения на число закладок в документе нет, их можно использовать для облегчения работы с большими доку ментами. Закладки не отображаются в распечатанном документе, они просто яв ляются точками ссылок, используя которые, можно быстро перейти в определен ное место документа.

Создание закладок В документе можно создать сколько угодно закладок, выполнив лишь несколько щелчков мышью. Закладки в документе не видны, но лишь при настройках по умол чанию. Параметры Word можно изменить так, чтобы закладки были видны в тексте. (Возможно, специалисты Microsoft отключили отображение закладок потому, что они выглядят не очень привлекательно — как скобки вокруг помеченного текста). Чтобы включить отображение закладок в тексте, щелкните на кнопке Office и выберите команду Параметры Word | Дополнительно (Word Options | Advanced). Кнопка Параметры Word (Word Options) расположена в нижней части меню Office, рядом с кнопкой Выход (Exit). В группе Показывать содержимое документа (Show document content) и установите флажок Показывать закладки (Show bookmarks). Теперь рассмотрим, как вставлять закладки в документ W ord. 1. Выделите текст, для которого хотите сделать закладку . Закладка будет находиться в выделенном тексте. Если текст будет перемещен при редактировании, закладка переместится вместе с ним. Закладку можно создать и не выделяя текст . В этом случае закладка будет раз мещена там, где находится точка вставки. Однако если выделить какойто текст, отслеживать закладки будет немного проще. 2. Выберите команду меню Вставка | Связи | Закладка (Insert | Links | Bookmark). Откроется диалоговое окно Закладка (Bookmark) (рис. 212). 3. В поле Имя закладки (Bookmark name) введите название закладки. Введите понятное имя, описывающее расположение закладки в тексте или то, что нужно сделать в помеченном месте. Например, если вы помечаете место,

WOM_ch_02.PM6

39

29.04.2008, 14:30

40

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

в которое нужно будет вернуться и добавить чтото о гильотинах, дайте зак ладке имя LaGuillotine. ПРИМЕЧАНИЕ По техническим причинам W ord не позво ляет использовать пробелы в именах закладок. Для разделения слов мо жно использовать дефисы или знаки подчеркивания.

4. Щелкните на кнопке Добавить (Add). Диалоговое окно закроется, и закладка будет готова к использованию.

Рис. 2-12. Диалоговое окно Закладка очень просто в использовании. Текстовое поле в верхней части служит для ввода имени для закладки. Ниж е находится список всех закладок, существующих в док ументе. Два переключателя внизу позво ляют сортировать список по алфавиту или по порядк у расположения в тексте. Кнопки справа используются для создания, удаления и пере хода по закладкам

Переход по закладкам Использовать закладки еще проще, чем создавать их. Самый быстрый способ ис пользования закладки — нажать клавишу , чтобы открыть диалоговое окно Перейти (Go T o) (рис. 213). В списке Объект перехода (Go to what) выберите Закладка (Bookmark). После этого в раскрывающемся списке справа появятся все закладки, существующие в документе. Выберите одну из них и щелкните на кнопке Перейти (Go To). Документ будет прокручен так, чтобы помеченный закладкой текст находился в верхней части экрана. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы скрыть диалоговое окно. Найдя закладку , можно использовать кнопки просмотра, расположенные под полосой прокрутки, для перехода к другим закладкам. СОВЕТ Диалоговые окна Найти (Find), Заменить (Replace) и Перейти (Go To) имеют память. Во время работы с док ументом они запоминают вкладк у и э лементы списка, испо льзуемые в последний раз. Поэтому если вы нашли как ую-то закладку, то в следующий раз при нажатии кнопки Перейти (Go T o) или клавиши бу дет найдена та ж е закладка.

WOM_ch_02.PM6

40

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста

41

Рис. 2-13. Закладки полезны, когда нужно часто переходить между несколькими частями текста. Чтобы перейти к закладке, откройте диалоговое окно Перейти (нажав ) и выберите в списке слева элемент Закладка. В раскрывающемся списке справа появятся все закладки, существующие в док ументе. Прос то выберите одну из закладок из этого списка

Удаление закладок Единственная причина, по которой нужно удалять закладки, появляется, когда список закладок становится слишком длинным, что затрудняет поиск нужной закладки. Удалять закладки очень просто, для этого используется то же диалого вое окно, что и для их создания (рис. 212). Просто выберите закладку, которую хотите удалить, и щелкните на кнопке Удалить (Delete).

Эффективная работа: Пути для перехода Диалоговые окна Найти (Find), Заменить (Replace) и Перейти (Go To) в действительности являются тремя вкладками одного окна. Можно открыть диалоговое окно так, чтобы нужная вкладка была уже выбрана, а можно переходить по вкладкам в уже открытом окне. Как обычно, Microsoft пре доставляет множество способов открытия этого диалогового окна:  Главная | Редактирование | Найти (Home | Editing | Find). Открыва ет вкладку Найти (Find).  Главная | Редактирование | Заменить (Home | Editing | Replace). От крывает вкладку Заменить (Replace).  Главная | Редактирование | Перейти (Home | Editing | Go T o). Откры вает вкладку Перейти (Go T o).  Кнопка Выбор объекта перехода. Щелкните на кнопке Выбор объек та перехода (Browse Settings) (небольшой кружок в правом нижнем углу окна, см. рис. 28), а затем щелкните на кнопке Перейти (стрел ка) или Найти (бинокль).  +. Открывает вкладку Найти (Find).  +. Открывает вкладку Заменить (Replace).  + или . Открывает вкладку Перейти (Go T o).  Двойной щелчок на строке состояния в левом нижнем углу также открывает вкладку Перейти (Go T o).

Вырезание, копирование и вставка Когда приходит время для редактирования текста, часто возникает необхо димость вырезать, копировать и вставлять фрагменты. По сравнению с ис пользованием ножниц и клея (а до появления компьютеров авторы и редак

WOM_ch_02.PM6

41

29.04.2008, 14:30

42

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

торы так и делали), W ord позволяет манипулировать текстом без особых уси лий. Авторы могут свободно экспериментировать, перемещать слова, пред ложения и абзацы, пока не получат то, что хотят. Вы уже поняли, что в W ord большинство действий можно выполнить как минимум двумя способами: при помощи мыши и при помощи клавиатуры. Не исключение и базовые функции редактирования, перечисленные в таблице ниже. Если вы быстро печатаете и не хотите отрывать руки от клавиатуры, примите на вооружение эти комбинации клавиш, которые можно легко на жимать одним движением левой руки. Команда клавиш

Команда на ленте

Значок на ленте Комбинация

Вырезать (Cut)

Главная | Буфер обмена | Вырезать (Home | Clipboard | Cut)

Ножницы

+

Копировать (Copy) Главная | Буфер обмена | Копировать (Home | Clipboard | Copy)

2 страницы

+

Вставить (Paste)

Дощечка с зажимом

+

Главная | Буфер обмена | Вставить (Home | Clipboard | Paste)

Редактирование при помощи ленты В новом интерфейсе W ord лента объединяет все команды, так что неудивитель но, что команды Вырезать, Копировать и Вставить являются первыми коман дами на первой вкладке [ Главная (Home)] в первой группе [ Буфер обмена (Clip board)]. Как показано на рис. 214, эти команды удобно располагаются рядом с кнопкой Office, еще одним местом, куда пользователи часто перемещают указа тель мыши.

Рис. 2-14. Базовые команды редак тирования — Вырезать, Копировать и Вставить — легко найти на ленте. Они нах одятся в группе Буфер обмена на вкладке Главная. Сначала текст нужно вырезать (ножницы) или скопировать (два листа), а затем перемес тить точку вставки в новое мес то и вс тавить (дощечка с зажимом) тек ст

Теперь вы знаете, где найти команды, которые мы сейчас опишем: 

Вырезать (Cut) [Г лавная | Буфер обмена | Вырезать (Home | Clipboard | Cut)]. Прежде чем вырезать текст (или объект, такой как рисунок или таблица) из документа, его нужно выделить. При выполнении команды Вырезать выде

WOM_ch_02.PM6

42

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста

43

ленный элемент исчезает, но эта команда отличается от команд Удалить (Delete) и Очистить (Clear). Команда Вырезать сохраняет элемент в буфе ре обмена, откуда этот элемент можно извлечь при помощи команды Вста вить. Можно открыть буфер обмена Office и просмотреть недавно вырезан ные и скопированные элементы. Все программы из пакета Office использу ют общий буфер обмена, так что можно вырезать абзац из документа W ord и вставить в электронное письмо Outlook или презентацию PowerPoint. 

Копировать (Cut) [Г лавная | Буфер обмена | Копировать (Home | Clipboard | Copy)]. Как можно понять из названия, команда Копировать создает дуб ликат выделенного текста или объекта и сохраняет его в буфере обмена. Исходное выделение остается на месте.



Вставить (Cut) [Г лавная | Буфер обмена | Вставить (Home | Clipboard | Paste)]. Прежде чем можно будет воспользоваться командой Вставить, нужно выре зать или скопировать какойлибо текст или объект. Затем поместите точку вставки туда, где хотите разместить элемент , и выполните команду Вставить. ПРИМЕЧАНИЕ Подробнее о работе с буфером обмена в W ется далее в этой главе.

ord рассказыва-

Редактирование при помощи комбинаций клавиш Комбинации клавиш — это самый быстрый и простой способ выполнения ко манд редактирования во время ввода текста, так как при этом не требуется отрывать руки от клавиатуры. Выполнять команды Вырезать , Копировать и Вставить можно двумя пальцами левой руки. Комбинации состоят из клави ши и расположенных рядом клавиш , и . Еще одна прилега ющая клавиша, , используется для выполнения команды Отменить (Undo), которая тоже часто используется при редактировании. Эти комбинации кла виш выполняют те же функции, что и команды на ленте W ord: 

Вырезать (Cut). +.



Копировать (Copy). +.



Вставить (Paste). +.



Отменить (Undo). +.

Редактирование при помощи мыши Еще одно замечательное средство для писателей и редакторов — графический пользовательский интерфейс (graphical user interface, GUI) и возможность исполь зовать мышь для перетаскивания текста. В конце концов, большую часть рабо ты по редактированию составляет удаление ненужных слов и перемещение ос тавшихся на наиболее подходящие позиции. Используя мышь, можно видеть, что происходит: взять это и перетащить туда. А кроме того, Microsoft добавила правую кнопку мыши. При щелчке правой кнопкой мыши на элементе открыва ется контекстное меню, включающее команды Вырезать, Копировать, Вставить и другие (рис. 215). Контекстное меню содержит только наиболее часто исполь зуемые команды, чтобы сэкономить время на их поиск на ленте. Однако чтобы применить более сложные команды (такие как изменение размера между стро ками или сортировка по алфавиту), придется воспользоваться лентой.

WOM_ch_02.PM6

43

29.04.2008, 14:30

44

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Текст легко перетаскивать на новое место, используя только мышь. Сни мите руки с клавиатуры, откинь тесь в кресле, возьмите мышь и выполните следующее: 1. Выделите (левой кнопкой мыши) текст , который хотите переместить. Цвет фона текста изменится, что указывает на то, что текст выделен. Отпусти те кнопку мыши.

Рис. 2-15. Щелкните правой кнопк ой мыши в тек сте, чтобы открыть к онтекстное меню с командами редактирования. Если выделен какой-то текст, можно использовать команды Вырезать и Копировать. В Word 2007 появилось много допо лнительных к оманд, таких как перевод на другие языки, создание гиперссылки и изменение параметров форматирования. В качестве дополнения появилась также мини-панель инструментов с командами форматирования

2. Щелкните на выделенном тексте и, не отпуская кнопку мыши, переместите указатель на новое место. Как показано на рис. 216 (вверху), небольшой прямоугольник под курсором означает, что вы чтото перетаскиваете. При перемещении мыши перемеща ется и точка вставки, показывая, где появится перемещаемый текст . 3. Отпустите кнопку мыши. Текст будет перемещен на новое место, как показано на рис. 216 (внизу).

Перемещение текста между двумя документами Перемещение текста из одного документа в другой не особо отличается от пере мещения в пределах одного документа. Можно использовать комбинации клавиш или команды с ленты, чтобы вырезать и вставить текст , а можно перетащить текст мышью (см. рис. 217). Так же просто перемещать текст между документами, создан ными в других программах. Например, можно вырезать или скопировать текст из документа Word и вставить его в документы, созданные в Outlook, PowerPoint, Access, Excel и многих других программах сторонних производителей. При этом можно использовать те же комбинации клавиш: + (Вырезать), + (Копи ровать) и + (Вставить). Конечно, можно пользоваться и командами меню.

WOM_ch_02.PM6

44

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста

45

Рис. 2-16. Гутенберг был бы потрясен тем, как прос то менять мес тами слова в W ord. Вверху: Выделите тек ст, который хотите переместить, наведите на него указатель мыши и перетащите его в новое мес то. Внизу: К огда вы отпус тите кнопк у мыши, тек ст бу дет перемещен на новое мес то

Просмотр буфера обмена Чаще всего вырезанный или скопированный текст , рисунок или объект сразу же вставляется на новое место. Но что если нужно скопировать несколько элемен тов и вставить их в одно и то же место? Или если нужно снова вставить элемент , скопированный некоторое время назад? Откройте буфер обмена Office. Буфер обмена давно используется в программах Microsoft Office, но в версии 2007 он приобрел новый внешний вид (рис. 218). Когда пользователь вырезает или ко пирует текст, рисунки и другие объекты, W ord (или другая программа Office) со храняет их в буфере обмена для дальнейшего использования. Буфер обмена по зволяет просматривать хранящиеся там элементы и вставлять их в другие доку менты однимдвумя щелчками.

Рис. 2-17. Текст можно перемещать между документами Word и документами, созданными в других программах. На этом рисунк е показано перемещение тек ста из W ord в Outlook. Точка вс тавки показывает, г де бу дет нах одиться тек ст после перемещения. Небо льшой прямоугольник рядом с к урсором в виде с трелки указывает на то, что перемещается тек ст

WOM_ch_02.PM6

45

29.04.2008, 14:30

46

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 2-18. В Of fice 2007 буфер обмена изменил свой внешний вид, но предос тавляет те ж е функции, что и в предыдущих версиях. По сравнению с предыдущими версиями, новый бу фер обмена предос тавляет более подробную информацию о хранящих ся в нем элементах. Кнопка Параметры в нижней час ти окна позволяет настраивать внешний вид, расположение и поведение буфера обмена

Элементы, скопированные или вырезанные позже других, отображаются в вер хней части буфера обмена; чем раньше скопирован элемент , тем ниже он нахо дится. При выполнении команды Вставить (Paste) (+) Word просто по мещает в точку вставки элемент , находящийся в самом верху буфера обмена. Т ак происходит независимо от того, открыт буфер обмена или закрыт . Чтобы вста вить не тот элемент , который был помещен в буфер обмена последним, а какой то другой, поместите точку вставки в нужное место и щелкните на элементе в буфере обмена (см. рис. 219).

Для опытных пользователей: Работа с панелью задач буфера обмена Откройте панель задач Буфер обмена (Clipboard), щелкнув на значке в правом нижнем углу группы Буфер обмена (Clipboard) [ Главная | Буфер обмена (Home | Clipboard)]. Такой же значок есть в Access, Excel и PowerPoint. Открыв панель задач Буфер обмена (Clipboard), можно увидеть все недавно выре занные или скопированные элементы. Щелкните на элементе, чтобы вста вить его из буфера обмена в документ W ord в то место, где находится точка вставки. Можно также перейти в другую программу (+) и вставить элемент туда. Наведите указатель мыши на элемент на панели Буфер обме на (Clipboard) и щелкните на стрелке, появившейся справа от элемента. От кроется меню с двумя вариантами: Вставить (Paste) и Удалить (Delete). Вста вить элемент можно, просто щелкнув на нем, но команда Удалить (Delete) предоставляет удобный способ очищать содержимое буфера обмена, чтобы можно было воспользоваться командой Вставить все (Paste All). Кнопки

WOM_ch_02.PM6

46

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста

47

Вставить все (Paste All) и Очистить все (Clear All) находятся в верхней части панели задач Буфер обмена (Clipboard). Меню Параметры (Options), расположенное в нижней части пане ли, позволяет настраивать поведение буфера обмена:  Автоматическое отображение буфера обмена Office (Show Office Clipboard Automatically) — если этот параметр включен, панель буфера обмена открывается каждый раз, когда пользователь копирует элемент;  Открывать буфер обмена Office при двойном нажатии Ctrl+C (Show Office Clipboard when Ctrl+C Pressed T wice) — этот параметр позволяет открывать буфер обмена, не отрывая рук от клавиатуры. Нажмите + один раз, чтобы скопировать выделенный текст, и второй раз, чтобы открыть панель Буфер обмена (Clipboard);  Показать значок буфера обмена Office на панели задач (Show Office Clipboard Icon on T askbar) — если этот параметр установлен, значок буфера обмена Office появляется на панели задач в правом нижнем углу экрана;  Показывать состояние около панели задач при копировании (Show Status Near T askbar when Copying) — каждый раз при копирова нии или вырезании элемента рядом с панелью задач появляется всплы вающая подсказка, в которой сообщается о том, сколько элементов со держится в буфере обмена. Но это еще не все, что может предложить буфер обмена. Можно не только про сматривать несколько элементов, которые можно вставлять по отдельности, но и вставлять их группами. Панель Буфер обмена (Clipboard) действует как палитра с наборами элементов. Например, допустим, что вы создали в Word обеденное меню для вашего ресторана и теперь хотите создать новое меню для ланча, которое вклю чает лишь несколько элементов из обеденного меню. Чтобы собрать и вставить в новый документ только некоторые элементы, выполните следующее: 1. В исходном документе (в данном случае это будет документ с обеденным меню) перейдите на вкладку Главная (Home) и в группе Буфер обмена (Clipboard) щелкните на небольшом прямоугольнике, который расположен рядом с назва нием группы. Этот прямоугольник со стрелкой в правом нижнем углу открывает и закрыва ет панель Буфер обмена (Clipboard). По умолчанию эта панель появляется вдоль левого края окна, но ее можно перетащить в любое другое место. 2. Щелкните на кнопке Очистить все (Clear All), расположенной в верхней ча сти панели Буфер обмена (Clipboard), чтобы удалить из буфера обмена все ранее скопированные туда элементы. Если вы работали над другими проектами, в буфере обмена может находиться много элементов, скопированных как из W ord, так и из других программ. Т ак как эти элементы не нужно добавлять в меню ланча, очистим буфер, восполь зовавшись кнопкой Очистить все (Clear All). ПРИМЕЧАНИЕ Элементы сохраняются в буфере обмена Office, пока пользователь не удалит их оттуда или не закроет все программы Microsoft Office (Word, Outlook, Ex cel и PowerPoint).

WOM_ch_02.PM6

47

29.04.2008, 14:30

48

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

3. Скопируйте (+) информацию о блюдах, которую хотите помес тить в меню ланча. Для поиска, выделения и копирования элементов используйте любой из методов, описанных в этой главе. Каждый скопированный элемент появ ляется в буфере обмена W ord. 4. Откройте новый документ (Кнопка Office | Создать | Новый документ ), ко торый будет содержать меню ланча. Откроется новое окно W ord, но в буфере обмена останется вся скопирован ная информация. 5. Щелкните на кнопке Вставить все (Paste All). При этом все содержимое буфера обмена будет вставлено в новый документ , и вам останется только указать правильную стоимость блюд.

Рис. 2-19. Используйте буфер обмена Office для вставки в документы текста, изображений и других объектов. В отличие от команд Вырезать и Вставить, буфер обмена не ограничен последним вырезанным или скопированным элементом. Можно выбирать любые недавно скопированные объек ты. При у далении э лемент исчезает из буфера обмена

Поиск и замена текста Просматривать каждое слово в 400страничном романе, чтобы найти место, в котором впервые упоминается какойто персонаж — очень утомительное занятие. К счастью, в Word можно выполнить эту задачу быстро и без какихлибо проблем. Кроме того, так же просто заменить найденный текст . Предположим, вы решили поменять имя персонажа «Madame DeFarge» на «Madame de Stael». Это очень про сто — нужно воспользоваться функцией поиска и замены. 1. Откройте диалоговое окно Заменить (Replace) (рис. 220). Для этого можно нажать +. Открыть диалоговое окно Заменить (Replace) можно разными способами (об этом рассказывается ниже). Если руки лежат на клавиатуре, проще всего сде лать это нажатием +. Открывшееся диалоговое окно имеет три вкладки: Найти (Find), Заменить (Replace) и Перейти (Go T o). Элементы управления и команды на вкладках

WOM_ch_02.PM6

48

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста

49

Найти (Find) и Заменить (Replace) почти идентичны. Основное отличие состоит в том, что на вкладке Заменить (Replace) представлены два тек стовых поля: Заменить на (Replace with) и Найти (Find what). 2. В поле Найти (Find what) введите текст, который хотите найти, а в поле Заменить на (Replace with) новый текст. Например, в поле Найти (Find what) введите «Madame DeFarge», а в поле Заменить на (Replace with) — «Madame de Stael». ПРИМЕЧАНИЕ Поле Найти (Find what) включает раскрывающийся список, в котором со храняется тек ст, поиск к оторого выпо лнялся ранее. Т ак что к огда вы решите воспользоваться поиском в следующий раз, текст «Madame DeFarge» можно будет не вводить, а выбрать из списка.

3. Если хотите, щелкните на кнопке Больше (More), чтобы воспользоваться дополнительными параметрами поиска. При щелчке на кнопке Больше (More) диалоговое окно расширится, и по явятся дополнительные элементы управления, позволяющие более точно указать параметры поиска. Например, если вы ищите текст «Madame DeFarge», но не уверены, нужно ли использовать заглавные буквы, то убедитесь, что флажок Учитывать регистр (Match Case) не установлен. При этом будет найден любой соответствующий текст, даже если в нем не используются заг лавные буквы. Подробнее о параметрах поиска рассказывается ниже. Кнопка Формат (Format) в нижней части окна позволяет сузить область поиска, указав параметры форматирования. Например, можно искать толь ко текст с определенным стилем абзаца, таким как Заголовок 1 . Кнопка Специальный (Special), расположенная в нижней части окна, по зволяет искать символы, которые сложно ввести с клавиатуры, такие как знаки конца абзаца, разрывы колонки и длинное тире. Может показаться, что такие символы вовсе не нужно искать, но они эта возможность очень полезна, когда нужно переформатировать документ. Например, представь те, что ктото прислал вам документ, в котором после каждого абзаца стоит два знака возврата каретки. В этом случае вы можете найти все сдвоенные знаки и заменить их на один знак конца абзаца. СОВЕТ Более у дачный способ увеличить прос транство меж ду абзацами — изменить параметры форматирования абзаца. Подробнее об этом см. г л. 4.

4. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), чтобы начать поиск и замену . Поиск начинается с того места, где находится точка вставки, так что если нужно найти все вхождения текста «Madame DeFarge», начните с начала документа. Чтобы быстро перейти в начало, нажмите +. Найденный в доку менте текст будет выделен. Если диалоговое окно Заменить (Replace) мешает смотреть на текст , перетащите его в сторону . 5. Просмотрите текст и убедитесь, что действительно хотите заменить найден ное имя «Madame DeFarge» на «Madame de Stael». Чтобы выполнить замену , щелкните на кнопке Заменить (Replace). Автоматически будет выполнен поиск следующего вхождения искомого текста.

WOM_ch_02.PM6

49

29.04.2008, 14:30

50

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

6. Если вы уверены, что хотите заменить все имена в тексте, щелкните на кнопке Заменить все (Replace All). Word заменит все найденные вхождения и сообщит о числе произведен ных замен.

Рис. 2-20. Диалоговое окно Заменить в своем исходном виде довольно просто. Но если щелкнуть на кнопк е Больше, появятся допо лнительные параметры для бо лее то чной настройки критериев поиска (а надпись на кнопк е поменяется на Меньше). Параметры поиска объясняются ниж е

Экономия времени при помощи экспресс-блоков Предположим, что ваша компания имеет очень длинное имя и еще более длин ный адрес. Предположим также, что вам нужно вводить имя и адрес компании примерно три раза в час. Разве вы бы не обрадовались, если бы можно было вве сти только слово «адрес», а Word автоматически вставлял все, что нужно? Именно так в W ord 2007 работает функция экспрессблоков (Quick Parts). Word может запоминать фрагменты текста и вставлять их, когда пользователь вводит сокра щенное слово и нажимает клавишу . Функция экспрессблоков основана на функции автозаполнения, имеющейся в предыдущих версиях Word, которую пользователи незаслуженно обходили вни манием. Экспрессблоки работают следующим образом: пользователь сохраняет в экспрессблоке текст, изображения или любой другой объект, созданный в Word, и дает этому элементу короткое и запоминающееся имя. Если этот элемент нуж но вставить в документ, достаточно ввести его имя и нажать . W ord заменяет имя на все содержимое элемента.

Для опытных пользователей: Параметры поиска Компьютеры сами по себе глупы. Они не понимают, что если пользователь в диалоговом окне Найти (Find) вводит «крыло», то он обычно хочет найти упоминание о том, при помощи чего летают птицы, а не о человеке по фа милии Крылов. Поэтому Microsoft предусмотрела дополнительные парамет ры для функции поиска и замены, облегчающие пользователям работу .

WOM_ch_02.PM6

50

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста



















51

Перечислим эти параметры и их значения: Учитывать регистр (Match case) — ищутся только слова, регистр букв в которых точно соответствует введенному в диалоговом окне. Т ак, если ввести «DeFarge», будут найдены только слова «DeFarge», но не «defarge». Только слово целиком (Find whole words only) — ищутся только сло ва, целиком совпадающие с искомым текстом. Например, если ввести текст «где», то будет найдено слово «где», но не «нигде». Подстановочные знаки (Use wildcards) — позволяют расширить об ласть поиска. Например, подстановочный знак ^? соответствует любому слову . Т ак, если в строке поиска ввести «^?ом», будут найде ны слова «дом», «том», «сом» и т. д. Произносится как (Sounds like) — позволяет найти английские слова, звучащие как введенное слово. Например, если ввести «inglund», будет найдено слово «England». Все словоформы (Find all word forms) — например, если ввести ан глийское слово «is», будут найдены слова «was», «were» и «being». Учитывать префикс (Match prefix) — ищутся символы, стоящие в на чале слова. Т ак, если ввести «при», будет найдено слово «причина», но не «априори». При обработке в Word этого и следующего параметров пре фикс и суффикс рассматриваются не в грамматическом смысле, а про сто проверяется начало и конец слов. Учитывать суффикс (Match suffix) — ищутся слова, заканчивающи еся указанными символами. Например, если ввести «ха», будет най дено слово «муха», но не «хандра». Не учитывать знаки препинания (Ignore punctuation characters) — при поиске не учитываются точки, запятые, дефисы, апострофы и другие знаки препинания. Например, если ввести «гдето», будет найдено «гдето». Не учитывать пробелы (Ignore whitespace characters) — при поис ке не учитываются знаки конца абзаца, знаки табуляции, пробелы и другие непечатаемые символы. Например, если ввести «гдето», бу дет найдено «где то» и «где ток».

Приведем пошаговые инструкции по добавлению текста в экспрессблок: 1. Выделите текст, который хотите сохранить для дальнейшего использования. В выделение может входить текст, рисунки и другие объекты, поддерживаемые Office. Размер элемента практически не ограничен. Можно выделить даже до кумент целиком (например, если вы каждый день рассылаете однотипные письма). 2. Нажмите +, чтобы открыть диалоговое окно Создание нового стан дартного блока (Create New Building Block) (рис. 221). Комбинация клавиш + — самый короткий путь к созданию нового стандартного блока (а ведь экспрессблоки и создавались ради ускорения ра боты). Диалоговое окно Создание нового стандартного блока (Create New Building Block) содержит шесть полей, самым важным из которых являет ся первое, Имя (Name).

WOM_ch_02.PM6

51

29.04.2008, 14:30

52

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 2-21. Чтобы быстро создать экспресс-блок, нажмите +. Откроется диалоговое окно Создание нового стандартного блока, в котором нужно ввести, как минимум, имя нового блока, по к оторому можно будет вызывать этот блок из док умента. В данном примере первому абзацу произведения присвоено имя «best of times». Т еперь чтобы вставить этот абзац в док умент, нужно ввести текст «best of times» и нажать . W ord заменить этот тек ст со храненным абзацем

3. Присвойте экспрессблоку имя. Хорошо подумайте, давая имя экспрессблоку, так как это имя будет ключом к получению этого блока. Имя может быть коротким или длинным. Для ускоре ния работы лучше использовать короткие имена, однако не следует делать их слишком запутанными, чтобы их было легко запомнить. 4. Введите описание и, если желаете, выберите категорию экспрессблока. Описание вводить не обязательно, но оно может помочь другим пользовате лям Word или вам самим через несколько лет . Если вы создаете много эксп рессблоков, может быть полезным разделять их по категориям. Например, можно создать категорию «Служба поддержки», в которую добавлять ответы на часто задаваемые вопросы, и категорию «Договоры», в которой хранить юри дические документы. СОВЕТ Можно испо льзовать раскрывающееся меню Коллекция (Galler y), чтобы сохранить данные не как эк спресс-блок, а, например, как тит ульную страницу или список литерат уры.

5. В поле с раскрывающимся списком Сохранить в (Save in) оставьте текст Buil ding Blocks.dotx. Экспрессблок будет сохранен в файле Building Blocks.dotx, который является шаблоном Word, доступным из любого документа. Подробнее об использова нии шаблонов рассказывается в гл. 5.

WOM_ch_02.PM6

52

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 2 Ввод и редактирование текста

53

Простой доступ к автозаполнению Если вы привыкли к тому , как работает функция автозаполнения в преды дущих версиях Word, вам может не понравиться, что автотекст запрятан среди других коллекций стандартных блоков. К счастью, функцией автотекста, как и раньше, легко пользоваться, нажимая клавишу . Автотекст создается почти идентично тому, как создаются экспрессблоки: 1. Выделите текст, который хотите сохранить в качестве автотекста. 2. Нажмите +, чтобы открыть диалоговое окно Создание ново го стандартного блока (Create New Building Block) (см. рис. 221). 3. Введите имя для автотекста. 4. В раскрывающемся меню Коллекция (Gallery) выберите Автотекст (AutoText). 5. Введите описание и выберите категорию (не обязательно). 6. Щелкните OK, чтобы сохранить данные. Чтобы вставить автотекст в документ, просто введите имя (введенное на шаге 2) и нажмите . W ord заменит имя сохраненным автотекстом. Т е перь единственное, чего не хватает — это меню, предоставляющее быстрый и простой доступ к автотексту . Это тоже можно исправить, добавив автотекст на панель быстрого дос тупа. Выполните следующее: 1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели быстрого дос тупа, которая расположена в левом верхнем углу окна W ord. 2. Выберите в контекстном меню команду Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar), чтобы открыть диалоговое окно Параметры Word (Word Options). 3. В раскрывающемся меню Выбрать команды из (Choose commands from) выберите Все команды (All Commands). 4. Найдите пункт Автотекст (AutoText) (список упорядочен по алфавиту). Дважды щелкните на этом элементе, чтобы добавить команду в поле справа. 5. Щелкните OK, чтобы закрыть окно. Теперь раскрывающееся меню Автотекст (AutoText) является частью панели быстрого доступа. Щелкнув на значке, который выглядит как клавиатура с указы вающей на нее рукой, вы увидите визуальные представления записей автотекста (рис. 222). Кнопка в нижней части меню позволяет сохранить любое выделение как автотекст. 6. В раскрывающемся списке Параметры (Options) выберите, как будет появляться текст при нажатии .

WOM_ch_02.PM6

53

29.04.2008, 14:30

54

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 2-22. Добавьте раскрывающееся меню Автотекст на панель быс трого доступа, чтобы иметь возможность быс тро просматривать все записи автотек ста. Инс трукции см. выше

Первый вариант, Вставить только содержимое (Insert content only), хоро ший выбор, если вы планируете использовать экспрессблоки в пределах аб зацев. Второй вариант, Вставить содержимое в тот же абзац (Insert content in its own paragraph), хорошо подходит для блоков с адресами или целых аб зацев, как в случае с ответами на часто задаваемые вопросы. Последний вари ант, Вставить содержимое на ту же страницу (Insert content in its own page), будет логичным выбором для длинных заметок или другого текста, который должен находиться отдельно от всего прочего.

WOM_ch_02.PM6

54

29.04.2008, 14:30

Г Л А В А

3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы Читатель получает первое впечатление о документе еще до того, как прочитал хотя бы слово. Размер страниц, цвет и границы дают почувствовать «дух» всего доку мента, его тему и качество. Границы, размещение текста и, возможно, подложка предоставляют дальнейшие визуальные подсказки. Чтобы донести до читателей именно то, что задумывалось, важно принять правильные решения при настрой ке свойств документа. Допустим, вы создаете приглашение; если использовать изысканную бумагу небольшого размера и добавить небольшую рамку , получате ли сразу поймут , что их приглашают не на рядовое событие. Из этой главы вы узнаете, как настраивать и изменять параметры страницы, на которые читатели обращают внимание в первую очередь: размер страницы, ориентация и границы. Затем мы расскажем о том, как настраивать границы и изменять колонтитулы. Наконец, вы научитесь работать с несколькими столбца ми и управлять функцией расстановки переносов в W ord.

Выбор размера и макета страницы Когда вы работаете над документом в W ord, вы видите на экране компьютера почти в точности то же, что будет на распечатанной странице. Чтобы корректно отобразить документ, приложение Word должно иметь некоторые сведения об используемой бу маге, такие как размер и ориентация страницы. Изменить параметры страницы мож но двумя способами: используя вкладку Разметка страницы (Page Layout) (рис. 31) или диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) (рис. 32). Если щелкнуть на ярлыке вкладки Разметка страницы (Page Layout), кнопки и значки на ленте изме нятся, предоставляя возможность определить структуру страницы в целом. Команды разделены на пять групп: Темы (Themes), Параметры страницы (Page Setup), Фон страницы (Page Background), Абзац (Paragraph) и Упорядочить (Arrange).

Эффективная работа: Меню и диалоговые окна В Word существует два способа настройки параметров: при помощи системы меню на ленте и посредством диалоговых окон. Раскрывающиеся меню, рас положенные на ленте, предоставляют быстрый доступ к стандартному набо ру решений, тогда как диалоговые окна позволяют управлять всеми парамет рами в отдельности. Команды меню обычно задействуют одиндва параметра, а в диалоговых окнах можно изменять несколько параметров одновременно.

WOM_ch_03.PM6

55

29.04.2008, 14:30

56

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Меню Разметка страницы | Параметры страницы | Размер (Page Layout | Page Setup | Size), показанное на рис. 31, позволяет выбрать один из стандартных размеров бумаги одним щелчком. Но если требуется нестан дартный размер, не представленный в меню Размер (Size)? В этом случае щелкните на кнопке Другие размеры страниц (More Paper Sizes), распо ложенной в нижней части списка меню Размер (Size). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), в ко тором будет выбрана вкладка Размер бумаги (Paper) (рис. 32). Здесь можно настроить размер страницы, введя значения в текстовые поля Ширина (Width) и Высота (Height) и изменив другие параметры, относящиеся к ис пользованию бумаги. Такие параметры, как, например, параметры из груп пы Paper Source (Подача бумаги) (которые позволяют указать принтеру , из какого лотка следует брать бумагу), типичны для диалоговых окон, пре доставляющих возможность точной настройки. На двух других вкладках окна Параметры страницы (Page Setup) — Поля (Margins) и Источник бумаги (Layout) — можно настроить грани цы документа, ориентацию, верхний и нижний колонтитулы. Подробнее об этих параметрах будет рассказано далее в этой главе.

Изменение размера бумаги Если нужно быстро установить один из стандартных размеров бумаги, таких как Letter или Legal, быстрее всего это выполнить при помощи меню Разметка стра# ницы | Параметры страницы | Размер (Page Layout | Page Setup | Size) (рис. 31). Изменить размер документа можно одним щелчком. Если в документе уже есть текст , Word изменит его расположение так, чтобы он заполнял страницу нового размера. Допустим, у вас был 10страничный документ с размером бумаги Letter, и вы уста новили более крупный размер Legal. В этом случае текст будет распределен по дополнительному пространству, так что число страниц документа уменьшится.

Рис. 3-1. Меню Размер, как и многие меню в W ord 2007, содержит не то лько текст, но и значки, позволяющие визуально оценить эффект, который будет получен. Доступны такие варианты, как Letter (21,59 × 27,94 см), Legal (21,59 × 35,56 см) и другие. Чтобы выбрать один из с тандартных размеров бумаги (включая меж дународные с тандарты, такие как A3 и A4), достаточно щелкнуть мышью на соответствующем элементе списка. Если требуется какой-то необычный размер, следуйте инс трукциям, приведенным ниж е

WOM_ch_03.PM6

56

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

57

Настройка размера и источника бумаги Если нужный вам размер бумаги не представлен в меню Размер (Size), вы мо жете указать его на вкладке Размер бумаги (Paper) диалогового окна Пара# метры страницы (Page Setup). Выполняется это следующим образом: 1. Выберите команду меню Разметка страницы | Параметры страницы | Раз# мер (Page Layout | Page Setup | Size). Щелкните на кнопке Другие размеры стра# ниц (More Paper Sizes), расположенной в нижней части списка меню Размер (Size). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), в котором будет выбрана вкладка Размер страницы (Paper) (рис. 32). Почему эта вкладка? Потому что вы открыли окно, используя кнопку Другие размеры страниц (More Paper Sizes). 2. Введите размеры страницы в поля Ширина (Width) и Высота (Height). Самый быстрый способ изменить ширину и высоту страницы — выделить зна чения в соответствующих полях и ввести новые размеры. Новые значения за менят предыдущие. Можно также щелкать на стрелках счетчика, расположен ных в правой части полей, но значение при этом будет изменяться на одну десятую (по умолчанию размер указан в сантиметрах). При изменении разме ров будет изменяться и изображение в области Образец (Preview) в нижней части диалогового окна, чтобы дать вам представление о том, как изменится размер страницы. 3. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно и принять изменения. Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) закроется, а размер страниц документа W ord изменится.

Рис. 3-2. На вкладке Размер бумаги диалогового окна Параметры страницы можно выбрать один из с тандартных размеров или нас троить свой собс твенный. Диалоговые окна обычно позво ляют изменять неск олько параметров сразу. На этой вкладк е мо жно также указать, из какого лотка должна поступать бумага (если вам посчас тливилось иметь принтер с неск олькими лотками). Подробнее о печати рассказывается в г лаве 7

WOM_ch_03.PM6

57

29.04.2008, 14:30

58

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

ПРИМЕЧАНИЕ В нижней части диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) находится раскрывающийся список Применить (Apply to) с двумя вариантами: ко всему документу (whole document) и до конца документа (this point forward). Если выбрать ко всему док ументу (whole document), новый размер с траницы и другие параметры бу дут применены к о всем с траницам док умента. Если выбрать до конца док умента (this point forward), W ord создас т разрыв с траницы в то чке вставки и бу дет испо льзовать новые параметры то лько после этого разрыва. Как объясняется в гл. 16, можно разделить док умент на секции, каж дая из которых будет иметь собственные параметры форматирования. Используя такие секции, можно создать тит ульную с траницу, содержание, разделение на г лавы и т. д.

Установка ориентации страницы В большинстве деловых документов, школьных бумаг и писем используется книж ная ориентация страниц, что означает, что высота страницы больше ее ширины. Но иногда нужна короткая широкая страница, чтобы разместить таблицу , диаг рамму или фотографию. В этом случае страница будет иметь альбомную ориен тацию. Самый быстрый способ изменить ориентацию страницы — использовать меню Разметка страницы | Параметры страницы | Ориентация (Page Layout | Page Setup | Orientation) (рис. 33). В этом меню всего две команды: Книжная (Portrait) и Альбомная (Landscape). Изменить ориентацию можно также в диалоговом окне Параметры страни# цы (Page Setup) на вкладке Поля (Margins). Открыть диалоговое окно, в котором эта вкладка уже будет выбрана, можно командой меню Разметка страницы | Па# раметры страницы | Поля | Настраиваемые поля (Page Layout | Page Setup | Margins | Custom Margins).

Рис. 3-3. Выберите к оманду Книжная или Альбомная, чтобы ус тановить ориентацию страниц док умента

Настройка полей документа Поля документа —это не просто пустое место. Правое поле делает документ бо лее читаемым. Если поля достаточно широкие, читатели могут оставлять на них заметки и комментарии. Если поля узкие, на страницу войдет больше слов; одна ко если в строке стоит слишком много слов, текст будет сложно читать. Если строки очень длинные, читателю может быть сложно найти начало строки, после того как он закончил чтение предыдущей. В сложных документах, таких как книги и журналы с разворотами, поля имеют еще более важное значение. Средства для работы с полями и другими параметрами страниц в W ord позволяют создавать самые разнообразные проекты.

WOM_ch_03.PM6

58

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

59

Выбор предустановленных полей Меню Разметка страницы | Параметры страницы | Поля (Page Layout | Page Setup | Margins) позволяет быстро применять стандартные поля страниц. Предус тановленные поля имеют различную ширину — от 1,27 см (полдюйма) до 5,08 см (два дюйма). Во многих документах можно выбрать одно из предустановленных полей и больше об этом не задумываться (рис. 34).

Рис. 3-4. Меню Поля позволяет быстро выбрать некоторые из с тандартных параметров полей. Если по льзователь изменял по ля, последнее зна чение появится в первой с троке меню под названием Последнее пользовательское значение

Каждый из элементов меню Поля (Margin) содержит значения полей и значок, дающий представление о том, как будет выглядеть страница. 

Обычное поле — по два сантиметра сверху и снизу справа; используется чаще всего.



Узкое поле хорошо подходит для документов с несколькими столбцами текста.



Среднее поле позволяет вместить больше слов в каждую строку

, три слева и полтора

.

Широкое поле предоставляет больше места для заметок. Чтобы выбрать одно из предустановленных полей, выберите команду меню Разметка страницы | Параметры страницы | Поля (Page Layout | Page Setup | Margins) и выберите один из вариантов. Можете также нажать комбинацию кла виш +, (+

, ), а затем использовать клавиши со стрелками вверх и вниз, чтобы выделить один из вариантов, после чего нажать , что бы применить выбранные параметры полей. 

ПРИМЕЧАНИЕ Ширина и высота полей отсчитывается от края с траницы до края текста. Верхний и нижний к олонтитулы нах одятся на по лях.

Установка собственных значений полей А что, если ни одно из предустановленных значений полей не подходит для ва шего документа? Допустим, все прессрелизы компании должны иметь поля ши риной 3 см. Можно указать произвольные значения полей, выполнив следующее:

WOM_ch_03.PM6

59

29.04.2008, 14:30

60

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

1. Выберите команду меню Разметка страницы | Параметры страницы | Поля | Настраиваемые поля (Page Layout | Page Setup | Margins | Custom Margins), чтобы открыть диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) с выбранной вкладкой Поля (Margins) (рис. 35). Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) имеет три вкладки. Вкладка Поля (Margins) — первая слева. 2. В верхней части диалогового окна введите размеры верхнего, нижнего, ле вого и правого границ. Поля со счетчиками в группе Поля (Margins) уже содержат текущие параметры документа. Чтобы изменить верхнее поле, выделите текущее значение, и вве дите новое, либо воспользуйтесь стрелками счетчика, которые расположе ны в правой части поля. Затем измените значения в остальных трех полях. СОВЕТ В окне Параметры страницы (Page Setup) дважды щелкните на одном из двух значков в группе Ориентация (Orientation). Ориентация и поля связаны друг с другом. Другими словами, если вы х отите ус тановить верхнюю границу, то сначала определите, какая из с торон лис та будет «верхней» — узкая или широкая.

3. Щелкните OK, чтобы применить к документу внесенные изменения. Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) закроется, и документ примет форму, соответствующую новым полям. В результате этого число стра ниц в документе может измениться.

Установка полей для буклетов Подавляющее большинство документов, выходящих из наших принтеров, напечата ны на одной стороне страницы. Если пользователи и скрепляют документы, то обычно делают это при помощи скрепок или скоб. Для таких документов не нужны изощ ренные поля и другие параметры страниц. Но если нужно собрать буклет , корпора тивный отчет или новостное письмо, потребуются более сложные инструменты. Откройте диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) на вкладке Поля (Margins). Для этого выберите команду меню Разметка страницы | Параметры страницы | Поля | Настраиваемые поля (Page Layout | Page Setup | Margins | Custom Margins) или нажмите комбинацию клавиш +, , (+

, , ). В группе Страницы (Pages) щелкните на раскрывающемся списке Несколько страниц (Multiple pages), чтобы просмотреть доступные варианты. 

Обычный (Normal) — используется для большинства документов, печата емых на одной стороне листа.



Зеркальные поля (Mirror margins) — хорошо подходит для документов, пе чатаемых на обеих сторонах листа. Если выбрать этот вариант , внешнее и внут реннее поля становятся одинаковыми. Внешние поля — это левое поле левой страницы и правое поле правой страницы. Внутренние поля — поля между двумя прилегающими страницами. Документы с такими полями могут также иметь переплет, т.е. часть страницы, которая будет скрыта, когда страницы докумен та будут сшиты.



2 страницы на листе (2 pages per sheet) — на одной стороне листа бумаги печатается две страницы. Если документ имеет нижний и верхний колонтиту

WOM_ch_03.PM6

60

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

61

лы, они будут показаны на обеих страницах. Обычно после печати такие страницы разрезают, чтобы получить два отдельных листа. 

Брошюра (Book fold) — как и в предыдущем варианте, на одной стороне листа бумаги печатается две страницы. Разница состоит в том, что вари ант Брошюра позволяет согнуть страницу пополам, чтобы получить бук лет с расположенными по порядку страницами.

Рис. 3-5. Вкладка Поля разделена на четыре группы э лементов управления: Поля, Ориентация, Страницы и Образец. Испо льзуйте тек стовые по ля в верхней час ти для настройки верхней, нижней и бок овых полей. В поле Переплет укажите ширину с траницы, которая бу дет задейс твована для переплета

Если изменить вариант , выбранный в списке Несколько страниц (Multiple pages), изменятся также некоторые параметры в группе Поля (Margins). Напри мер, если выбрать Зеркальные поля (Mirror margins), метки рядом с полями Правое (Right) и Левое (Left) изменятся на Снаружи (Inside) и Внутри (Outside).

Добавление фоновых элементов страницы Каждый документ W ord имеет размер страницы, ориентацию и поля. Но име ются также некоторые специализированные функции, которые используют ся не так часто. На вкладке Разметка страницы (Page Layout) можно выбрать цвет страницы, подложку и границы страниц. Эти инструменты позволяют немного украсить страницу .

Добавление подложки Настоящая подложка («водяные знаки») создается путем отпечатывания на бумаге изображения мокрым металлическим штампом. Изображение обыч но является логотипом компании. Наличие водяных знаков может указывать на подлинность документа. В W ord нельзя создать настоящие водяные знаки, но можно получить похожий эффект, напечатав на странице под текстом блед

WOM_ch_03.PM6

61

29.04.2008, 14:30

62

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

ный текст или изображение (см. рис. 36). В качестве подложки может высту пать логотип компании или текст типа «конфиденциально», «черновик» или «копирование запрещено», напечатанный по диагонали.

Рис. 3-6. В W ord в ка честве подло жки час то испо льзуется тек ст, несущий как ую-либо информацию о док ументе; например, «к онфиденциально», «черновик» или «образец»

Предположим, вы хотите, чтобы в качестве подложки документа использовал ся логотип компании. Чтобы сделать подложкой файл с изображением логотипа, требуется выполнить всего несколько действий: 1. Выполните команду Разметка страницы | Фон страницы | Подложка (Page Layout | Page Background | W atermark). Раскроется меню Подложка (Watermark), в котором представлено несколько стандартных вариантов. Можно выбрать один из них, а можно выполнить не сколько дополнительных шагов, чтобы настроить собственную подложку . 2. В нижней части меню щелкните на кнопке Настраиваемая подложка (Custom Watermarks), чтобы открыть диалоговое окно Печатная подложка (Printed Watermark) (рис. 37). Диалоговое окно Печатная подложка (Printed W atermark) имеет три пере ключателя: Без подложки (No Watermark), Рисунок (Picture W atermark) и Текст (Text Watermark).

WOM_ch_03.PM6

62

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

63

Рис. 3-7. В диалоговом окне Печатная подложка можно указать любой текст подложки. Просто введите его в по ле Текст и измените его внешний вид, испо льзуя поля Шрифт, Размер и Расположение

3. Установите переключатель Рисунок (Picture Watermark). Если выбрать один из переключателей, связанные с ним элементы управления станут доступными, а остальные элементы станут серыми, и их нельзя будет использовать. Например, если установить переключатель Рисунок (Picture Watermark), поля для ввода и настройки текста станут недоступными. 4. Щелкните на кнопке Выбрать (Select Picture), чтобы открыть диалоговое окно Вставка рисунка (Insert Picture). Диалоговое окно Вставка рисунка (Insert Picture) — стандартное диалоговое окно Windows, позволяющее выбрать файл. Используйте кнопки слева и рас крывающееся меню вверху, чтобы перейти в папку , содержащую файл с изоб ражением логотипа, который вы хотите использовать. 5. Дважды щелкните на файле изображения, которое будет подложкой докумен та, или выберите файл и нажмите кнопку Вставить (Insert). Диалоговое окно Вставка рисунка (Insert Picture) закроется, и вы снова уви дите диалоговое окно Печатная подложка (Printed Watermark). Рядом с кноп кой Выбрать (Select Picture) будет указано имя только что выбранного файла изображения. 6. Выберите масштаб и установите или снимите флажок обесцветить (washout). Выбрав рисунок, можно указать его масштаб и обесцветить, чтобы сделать его более похожим на водяной знак. Можно выбрать масштаб 50, 100, 150, 200 и 500% или выбрать параметр Авто (Auto), и масштаб изображения будет авто матически подобран в соответствии с размером страницы. Если установить флажок обесцветить (washout), изображение будет обесцвечено, чтобы было проще читать текст на нем. 7. Щелкните на кнопке Применить (Apply), чтобы посмотреть, как подложка выглядит в документе, а затем щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы за вершить операцию. Щелкните на кнопке Применить (Apply) и посмотрите, как будет выглядеть подложка на распечатанной странице. Если диалоговое окно Печатная под# ложка (Printed Watermark) мешает рассмотреть документ, щелкните на пане ли заголовка этого окна и перетащите его в сторону . Если результат вас устра ивает, щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно.

WOM_ch_03.PM6

63

29.04.2008, 14:30

64

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Подложка появится на каждой странице документа. Если хотите убрать под ложку, установите в диалоговом окне Печатная подложка (Printed Watermark) переключатель Без подложки (No watermark). СОВЕТ Чтобы удалить подложку, откройте меню Подложка (Watermark) и щелкните на кнопк е Удалить подло жку (Remove W atermark), расположенной в нижней час ти списка.

Выбор цвета страницы Изменение цвета страницы больше применимо к вебстраницам, чем к страни цам, которые будут выводиться на печать. При работе с бумагой проще распеча тать документ на цветной бумаге, чем печатать цветной фон на белой бумаге. Однако эту функцию можно использовать для создания почтовых открыток, цвет ных обложек и т . д. При создании вебстраницы в Word (см. главу 4) можно использовать эту фун кцию для добавления фонового цвета, текстур, узоров и даже фоновых рисунков, хотя это не всегда будет хорошей идеей. Ничто так явно не указывает на непро фессионализм дизайнера, как фоновые цвета и изображения, мешающие читать текст на странице. Доморощенные дизайнеры вебстраниц — самые злостные нарушители правил хорошего дизайна. Подбирая цвета для страницы, помните, что если текст имеет темный цвет , страница должна быть светлой, и наоборот . Избегайте использования очень сложных фоновых узоров, текстур и изображе ний, затрудняющих чтение текста. Раскройте меню Разметка страницы | Фон страницы | Цвет страницы (Page Layout | Page Background | Page Color), чтобы открыть палитру цветов (рис. 38). Если навести указатель мыши на один из цветов (не щелкая на нем), цвет страни цы документа изменится, чтобы вы могли посмотреть, что получится. Если наве сти указатель мыши на очень темный цвет , Word изменит цвет текста с черного на белый, чтобы его можно было прочитать (хотя это не мешает пользователю выбрать несовместимое сочетание цветов текста и страницы). Чтобы изменить цвет страницы, щелкните на выбранном цвете. Если цвета на палитре вас не устраивают , можете открыть диалоговое окно Цвета (Colors), используемое во всех приложениях Office (рис. 39). На вкладке Обычные (Standard) отображаются образцы цвета, образующие шестиугольник. Чтобы выбрать цвет или оттенок серого (в нижней части окна), щелкните на нем. Вкладка Спектр (Custom) предоставляет больше контроля над выбором цвета. Щелкните в поле, заполненном разными цветами, чтобы установить в нем кур сорперекрестие, указывающий на выбранный цвет. Поместите этот курсор на нужном цвете спектра, а затем измените яркость цвета при помощи ползунково го регулятора, расположенного справа. При помощи этих двух элементов управ ления можно выбрать любой цвет , который может создать компьютер. Выбирая цвет, в полях Новый (New) и Текущий (Current) можно наблюдать за тем, как он изменяется. Такой способ легко использовать, но сложно воссоздать один и тот же цвет два раза подряд. Чтобы сделать это, можно задать цвет при помощи чи сел (подробнее об этом см. далее).

WOM_ch_03.PM6

64

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

65

Рис. 3-8. Меню Цвет страницы разделено на две час ти. В облас ти Цвета темы отображается палитра цветов, являющих ся час тью тек ущей темы док умента (подробнее о темах рассказывается в гл. 5). В области Стандартные цвета находится несколько цветов, считающихся с тандартными

Применение границ Сделанная со вкусом и грамотно примененная граница может придать докумен ту определенное изящество. Однако неправильно подобранная граница может испортить вид документ (рис. 310). Достаточно разговоров. Т еперь, когда вы предупреждены, рассмотрим, как добавить на страницу границы: 1. Выберите команду Разметка страницы | Фон страницы | Г раницы стра# ниц (Page Layout | Page Background | Page Borders), чтобы открыть диалоговое окно Границы и заливка (Borders and Shading) (рис. 311). Диалоговое окно Границы и заливка (Borders and Shading) имеет три вклад ки. Откройте вкладку Страница (Page Border) (но не вкладку Граница [Borders], которая позволяет создать границы вокруг абзацев, рисунков и других объек тов страницы). 2. В левой части окна выберите тип границы. В левой части окна представлено пять различных вариантов границ: от «нет границы» до границы в виде тени. Выбрать можно только один из вариантов. 3. Выберите тип линий, цвет и ширину . Можно также сделать границу из рисун ков — деревьев, сердец, кусков пирога и т . д. Если граница будет состоять из линий, а не рисунков, выберите ее тип из раскрывающегося меню. Выбирать можно более чем из двадцати типов линий: сплошных, пунктирных, двойных и волнистых. Затем выберите цвет и ширину линий. Если хотите использовать границу, состоящую из рисунков, выберите рисунок из меню Рисунок (Art). Обратите внимание на то, что в некоторых вариантах используются разные рисунки для разных сторон страницы и углов. ПРИМЕЧАНИЕ Независимо от того, какой тип границы выбран, мо жно изменять ее ширину. Ширину линий мо жно изменять до 6 пунктов, а ширину рисунка — до 31 пункта.

WOM_ch_03.PM6

65

29.04.2008, 14:30

66

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 3-9. Диалоговое окно Цвета позволяет выбрать цвет двумя способами. Вверх у: проще всего использовать вкладк у Стандартные — достаточно просто выбрать образец цвета. Внизу: вкладка Спектр предос тавляет бо льшую с тепень к онтроля, но требует бо льше времени для выбора или знания того, как предс тавляется цвет в одной из дву х стандартных моделей — RGB и HSL (подробнее об этом см. ниж е)

4. Просмотрите границу и выберите стороны страницы, которые будут иметь границу. В области Образец (Preview), расположенной в правой части диалогового окна Границы и заливка (Borders and Shading), показано, какие стороны страни цы будут иметь границы. Можно включать и отключать границы, щелкая на них. Используя этот способ, можно включить границу на одной стороне страни цы, на всех сторонах или в любой их комбинации.

Для опытных пользователей: Определение цветов в числовой форме Когда вебдизайнеры говорят о цвете, они используют числовую систему со зна чениями в диапазоне от 0 до 255. Любой цвет можно представить комбинаци ей красного, зеленого и синего. Значение 0 означает, что никакой оттенок цве та не используется, а значение 255 — что используется максимально насыщен ный оттенок. Такая система позволяет очень точно описать цвет. Например, R197, G216, B255 — это определенный оттенок синего. Чтобы создать такой цвет в ди алоговом окне Цвета (Colors) в W ord, введите значение 197 в поле Красный (Red), 216 в поле Зеленый (Green) и 255 в поле Синий (Blue). Такое представ ление снижает до минимума вероятность неправильной трактовки. При совме стной работе над вебсайтом один вебдизайнер может сообщить другому, ка кой цвет в формате RGB следует использовать в качестве фона вебстраницы, и быть совершенно уверенным, что они оба будут использовать один и тот же цвет .

WOM_ch_03.PM6

66

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

67

Когда вы выбираете цвет и перемещаете ползунок яркости в диалоговом окне Цвета (Colors), вы используете систему RGB, хотя можете не знать об этом — Word подставляет значения автоматически. Другая цветовая модель, которую можно использовать в диалоговом окне Цвета (Colors) — HSL, что означает «hue, saturation, luminosity» или в пере воде «оттенок, насыщение, яркость». Насыщение — это доля цвета (оттен ка) в смеси, а яркость определяет долю белого или черного цвета. В этой модели также можно ввести числа, если они известны, или просто исполь зовать спектр цвета и ползунок.

Рис. 3-10. Кнопка Границы страниц находится на вкладке Разметка страницы в группе Фон страницы. Не особо увлекайтесь границами, ина че рискуете испортить впечатление от документа. Например, граница из к усков пирога совсем не под ходит для сколько-нибудь серьезного тек ста

5. В раскрывающемся списке Применить к (Apply to), расположенном в правом нижнем углу диалогового окна, выберите, какие страницы будут иметь границы. Может быть, вы хотите, чтобы границы на первой странице отличались от гра ниц в остальной части документа. Если первая страница документа печатается на фирменном бланке, граница на ней может быть не нужна вовсе. В этом случае выберите в списке вариант этому разделу (кроме 1#й страницы) (This section – all except first page). Или, чтобы добавить границы только для обложки, выбе рите этому разделу (только 1#й странице) (This section – first page only). Как размер страниц и другие параметры разметки, можно применять разные грани цы к разным частям документа. 6. Щелкните OK, чтобы принять параметры и закрыть диалоговое окно Грани# цы и заливка (Borders and Shading).

Рис. 3-11. Диалоговое окно Границы и заливка позволяет применять границы к абзацам, рисункам и страницам. Если хотите применить границы к с транице, убедитесь, что находитесь на вкладке Страница. В качестве границ мо жно использовать различные линии и рисунки

WOM_ch_03.PM6

67

29.04.2008, 14:30

68

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Добавление колонтитулов Верхний и нижний колонтитулы — это те области, в которых вводится информа ция, появляющаяся в верхней и нижней частях каждой страницы многостранич ного документа (рис. 312). Колонтитулы могут содержать номер страницы, на звание главы и другую информацию. В деловых бумагах и отчетах в верхнем ко лонтитуле можно указать тему документа и дату публикации. (Если вы являетесь автором отчета, и хотите, чтобы руководитель знал об этом, добавь те в колонти тул свое имя.) ПРИМЕЧАНИЕ В Word поля — это фрагменты тек ста, автоматически вс тавляемые в док умент посредс твом выпо лнения нек ого к ода, скрытого от по льзователя. По ля в док ументе позво ляют отображать информацию, к оторая мо жет изменяться, так ую как тек ущая дата или номер с траницы. Текст в по ле обновляется автоматически.

Верхний и нижний колонтитулы В отличие от некоторых других инструментов, описываемых в этой главе, сред ства для добавления верхнего и нижнего колонтитулов находятся на вкладке Встав# ка (Insert), а не Разметка страницы (Page Layout). Как видно на рис. 313, в группе Колонтитулы (Header & Footer) находится три меню: Верхний колонтитул (Header), Нижний колонтитул (Footer) и Номер страницы (Page Number). Каж дое из этих меню предоставляет доступ к готовым элементам страницы, которые в Word называются экспрессблоками. Например, если выбрать один из предла гаемых верхних колонтитулов, в верхней части страницы появится какието тек стовые и/или графические элементы.

Рис. 3-12. Колонтитулы предоставляют читателю дополнительную информацию, которой нет в тек сте. Например, в верхний к олонтитул слу жебной записки мо жно включить тему документа, дату и номер с траницы. Эти данные можно ввести вручную, или использовать поля, чтобы информация обновлялась автоматически

WOM_ch_03.PM6

68

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

69

Рис. 3-13. Меню Верхний колонтиту л, Нижний колонтиту л и Номер страницы позволяют вставить в документ готовые элементы страницы, которые в Word называются экспресс-блоками. Увидеть, как выг лядит каж дый блок, мо жно прямо в меню. В нижней части меню находятся команды для создания и у даления колонтитулов и номеров с траниц

Добавление и изменение верхнего колонтитула Выберите команду Вставка | Колонтитулы | Верхний колонтитул (Insert | Header & Footer | Header), и увидите более десятка готовых вариантов. Можно вставить го товые колонтитулы как есть или использовать их как отправную точку для даль нейшей работы. Ниже описывается, как использовать экспрессблок, чтобы доба вить колонтитул в документ, после чего настроить его, добавив дополнительные поля. 1. Выберите команду Вставка | Колонтитулы | Верхний колонтитул (Insert | Header & Footer | Header), чтобы открыть меню Верхний колонтитул (Header). Если вы имеете опыт работы в предыдущих версиях W ord, то заметите, что в Word 2007 раскрывающиеся меню более крупные и гораздо более наглядные. Меню Верхний колонтитул (Header) — хороший пример этого, так как дает четкое представление о доступных экспрессблоках. 2. Воспользуйтесь полосой прокрутки, расположенной в правой части меню, чтобы найти верхний колонтитул Мозаика (Tiles). Чтобы быстро перемещаться по меню, можно перетаскивать ползунок на по лосе прокрутки, а можно использовать кнопки со стрелками, чтобы просмат ривать все элементы по очереди. 3. Щелкните на имени колонтитула Мозаика (Tiles), чтобы добавить его в документ . Когда вы выбрали этот верхний колонтитул, вы добавили в документ не толь ко текст: экспрессблок содержит все необходимые элементы. Колонтитул Мозаика (Tiles) включает две части разного цвета; внутри каждой части на ходятся слова в квадратных скобках.

WOM_ch_03.PM6

69

29.04.2008, 14:30

70

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

При вставке колонтитула происходит еще несколько вещей. Меню Верхний колонтитул (Header) закрывается, и на ленте появляется новая вкладка Кон# структор (Design), над которой находится вкладка Работа с колонтитулами (Header & Footer Tools) с новыми кнопками и инструментами: Колонтитулы (Header & Footer), Вставить (Insert), Переходы (Navigation), Параметры (Options), Положение (Position) и Закрыть окно колонтитулов (Close Header and Footer). 4. Щелкните на тексте «Введите название документа» (T ype the document title) в квадратных скобках и введите собственное название. Слова в скобках дают подсказку о том, что нужно ввести вместо них. Один щелчок в любом месте фразы выделяет весь текст . Введите собственное назва ние, например, «Повесть о двух городах». Когда вы начнете вводить текст , сло ва в квадратных скобках исчезнут . Когда вы введете заголовок в верхний ко лонтитул, Word использует этот текст , чтобы обновить название, отображаю щееся в окне свойств документа, которое можно вызвать, щелкнув на кнопке Office и выбрав команду Подготовить | Свойства (Prepare | Properties) . Под робнее об этом см. на стр. 71. 5. Щелкните на слове «Год» (Year), заключенном в квадратные скобки, и восполь зуйтесь элементом управления календарем, чтобы обновить это поле. Этот стандартный инструмент Word позволяет ввести дату, выбрав ее в кален даре. В верхней части отображается месяц и год. Щелкайте на кнопках со стрел ками влево и вправо, чтобы перемещаться по списку месяцев. Чтобы выбрать дату, щелкните на ней в календаре. Г од из выбранной даты будет использован для обновления текста в верхнем колонтитуле. Г од можно также просто ввес ти с клавиатуры. Экспрессблоки можно изменять после добавления в документ, вводя собствен ный текст, что мы сейчас и сделаем. 6. Щелкните на верхнем колонтитуле, справа от названия. Если название выде лится, нажмите клавишу со стрелкой вправо, чтобы снять выделение, после чего введите дефис () и пробел. Можно также добавить динамически обновляемый текст , вставив поле. Имен но так создаются автоматически изменяющиеся даты и номера страниц. Кро ме того, в W ord есть поля для многих других сведений. Однако поле нельзя создать (или изменить), просто вводя текст в документ . Необходимо исполь зовать диалоговое окно Поле (Field). 7. Выберите команду Вставить | Экспресс#блоки | Поле (Insert | Quick Parts | Field). Откроется диалоговое окно Поле (Field), в левой части которого находится алфавитный список имен полей (рис. 314). Поля содержат информацию о документе, а также другие данные. 8. Дважды щелкните на имени поля Author, чтобы вставить его в колонтитул. Имя автора появится в верхнем колонтитуле рядом с названием (если вы ра ботаете на своем компьютере, это, скорее всего, будет ваше имя). Этот текст затенен, что указывает на то, что это поле и изменять его напрямую нельзя.

WOM_ch_03.PM6

70

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

71

Рис. 3-14. Используя по ля, мо жно добавлять автоматически обновляющиеся номера страниц, даты и названия. В диалоговом окне Поле содержится по лный список по лей (слева) и способов их форматирования (справа)

9. Дважды щелкните в любом месте текста документа, чтобы закрыть контекст ную вкладку Работа с колонтитулами (Header & Footer T ools). Закрыть область колонтитулов и вернуться к редактированию документа можно двумя способами. Можно дважды щелкнуть мышью в любом месте вне колон титула, а можно щелкнуть на кнопке Закрыть окно колонтитулов (Close Header and Footer), расположенной на ленте. После этого текст в колонтитуле будет затенен, а текст в документе вернет резкость. Т очка вставки появится в тексте, и документ будет готов для работы.

Для опытных пользователей: Проверка свойств и полей документа При замене текстазаполнителя в экспрессблоке (как на шаге 3 на стр. 78) за сценой происходит еще коечто. Каждый документ Word имеет свойства, определяющие такую информацию, как имя автора, название и тема доку мента. Просмотреть свойства можно на панели свойств документа, которая открывается командой Office | Подготовить | Свойства (Office | Prepare | Properties). (Когда закончите работу с этой панелью, закройте ее, щелкнув на кнопке X в правом верхнем углу.) Если ввести в верхнем колонтитуле новое название, оно будет отображаться в поле Название (Title) на панели свойств документа. Название и другие свойства документа сохраняются и исполь зуются для заполнения полей, вставленных в документ . Поле можно вста вить в колонтитулы или в любое другое место документа, выбрав команду Вставка | Экспресс#блоки | Поле (Insert | Quick Parts | Field). Например, число страниц в документе хранится в поле NumPages. Поэтому, если вы хотите поместить в колонтитул фразу «Страница X из XX», просто замените X по лем Page, а XX полем NumPages.

Добавление нижнего колонтитула Большинство верхних колонтитулов, представленных экспрессблоками, имеют дополнительные нижние колонтитулы. Верхний колонтитул Мозаика (Tiles), ко

WOM_ch_03.PM6

71

29.04.2008, 14:30

72

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

торый мы использовали в предыдущем примере, содержит название и дату . Ниж ний колонтитул содержит информацию о компании и номер страницы (рис. 315). Нижний колонтитул вставляется практически так же, как верхний. Разница только в том, что использовать нужно меню Нижний колонтитул (Footer): выберите ко манду Вставка | Колонтитулы | Нижний колонтитул (Insert | Header & Footer | Footer) или нажмите комбинацию клавиш + , ( + , ).

Рис. 3-15. Большинство колонтитулов, представленных строительными блоками, имеют пару. Испо льзуя верхний и нижний к олонтитулы с одинак овым именем, мо жно не беспокоиться о том, что они бу дут иметь разное оформление. Вс тавленные экспресс-блоки можно изменять, редактируя и добавляя любой необходимый текст. Однако, номера страниц лучше ос тавить, как ес ть. Номер с траницы в к олонтитуле затенен, что указывает на то, что это по ле автоматически изменяется на каж дой с траницы

Создание собственных колонтитулов В состав W ord входит много готовых колонтитулов, но пользователь может со здавать собственные. В конце концов, экспрессблоки могут быть не в вашем вку се, или вам необходимо следовать стандартам компании. Создать собственные колонтитулы не сложно. Сейчас мы создадим собственный нижний колонтитул с именем компании в левом углу и номером страницы в правом. 1. Выберите команду Вставка | Колонтитулы | Нижний колонтитул | Изме# нить нижний колонтитул (Insert | Header & Footer | Footer | Edit Footer). Точка вставки переместится из основного текста документа в область нижне го колонтитула в нижней части страницы. 2. Введите название компании, нажмите , а затем введите название горо да и страны. Нажатие клавиши позволяет ввести название города и страны в новой строке под названием компании. Т екст, введенный непосредственно в облас ти колонтитула, по умолчанию появляется на каждой странице. 3. Два раза нажмите клавишу , чтобы переместить точку вставки в правую часть нижнего колонтитула.

WOM_ch_03.PM6

72

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

73

После первого нажатия клавиши точка вставки переместится в центр стра ницы. Если ввести текст здесь, он будет выровнен по центру нижнего колон титула. После второго нажатия клавиши точка вставки переместится к правому полю. Теперь введенный текст будет выравниваться по правому краю. 4. Введите слово «Страница» и нажмите клавишу пробел. При вводе текста точка вставки останется у правого поля, а текст будет сме щаться влево. 5. Выберите команду Работа с колонтитулами | Конструктор | Вставить | Эк# спресс#блоки | Поле (Header & Footer Tools | Design | Insert | Quick Parts | Field) или нажмите комбинацию клавиш + , , ( + , , ), чтобы открыть диалоговое окно Поле (Field). Меню Экспресс#блоки (Quick Parts) содержит несколько команд: Свойства документа (Document Property), Поле (Field) и Организатор стандартных блоков (Building Blocks Organizer). 6. В списке Поля (Field Names) дважды щелкните на элементе Page, чтобы вста вить в нижний колонтитул поле с номером страницы. Помните, что если просто ввести число в нижний колонтитул, это число появится без изменений на каждой странице. Вместо этого нужно вставить поле Page, что бы на каждой странице появлялся соответствующий номер. Номер страницы бу дет отображаться в нижнем колонтитуле сразу после слова «Страница». Номер имеет серый фон, что указывает на то, что это поле, которое нельзя изменять вручную. 7. Введите слово «из» и нажмите пробел. Снова откройте диалоговое окно Поле (Field) и дважды щелкните на имени поля NumPages, чтобы вставить его в ниж ний колонтитул. В поле NumPages отображается число страниц в документе. Т еперь нижний колонтитул должен выглядеть, как на рис. 316.

Рис. 3-16. Созданный нами к олонтитул может выглядеть не так красиво, как эк спрессблоки, предоставленные Microsoft, но он предоставляет необходимую информацию. Названия компании, города и с траны введены обычным тек стом, и появляются на все х с траницах без изменений, тог да как номер с траницы и число с траниц предс тавлены по лями, обновляющимися автоматически

Удаление колонтитулов и номеров страниц Удалить колонтитулы и номера страниц, добавленные в документ , очень легко. Это можно сделать при помощи команды в соответствующем меню. Например, что бы удалить верхний колонтитул, выполните следующее.

WOM_ch_03.PM6

73

29.04.2008, 14:30

74

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

1. Выберите команду Вставка | Колонтитулы | Верхний колонтитул (Insert | Header & Footer | Header), чтобы открыть меню Верхний колонтитул (Header). Откроется меню, которое мы использовали для добавления экспрессблока верх него колонтитула в документ . В нижней части меню, под всеми примерами ко лонтитулов, находится команда Удалить верхний колонтитул (Remove Header). 2. Выберите команду Удалить верхний колонтитул (Remove Header). Меню Верхний колонтитул (Header) закроется, и верхний колонтитул со все ми добавленными в него рисунками, текстом и другими элементами исчезнет . Нижние колонтитулы и номера страниц удаляются почти так же, только на чать нужно с выбора команды Вставка | Колонтитулы | Нижний колонти# тул (Insert | Header & Footer | Footer) или Вставка | Колонтитулы | Номер стра# ницы (Insert | Header & Footer | Page Number).

Работа с несколькими колонками Word облегчает работу с документами, содержащими несколько колонок. Вместо того чтобы разделять колонки при помощи знаков табуляции и пробелов, можно установить границы колонок и вводить текст . При вводе текста в документ с не сколькими колонками текст сначала заполняет левую колонку. Когда эта колонка заполнена, точка вставки перемещается в следующую колонку , которая также на чинает заполняться сверху вниз. Чтобы разделить документ на несколько колонок, выберите команду Размет# ка страницы | Параметры страницы | Колонки (Page Layout | Page Setup | Columns), а затем выберите один из следующих вариантов: 

Одна (One). Знаете вы или нет , но каждая страница документа W ord имеет минимум одну колонку. Обычная разметка документа — одна большая колон ка, занимающая место от одного поля до другого.



Две (Two). Документ с двумя колонками похож на буклет или школьный учеб ник.



Три (Three). Три колонки — максимум, который можно разместить на стандар тной странице, если не использовать альбомную ориентацию. Впрочем, мож но уменьшить размер текста до 9 или 10 пунктов и включить расстановку пе реносов. В противном случае на строке вместится не много слов.



Слева (Left). Документ имеет две колонки, левая более узкая. У зкая колонка хорошо подходит для размещения текста с длинным заголовком и подзаголов ком или выдержки из более объемного текста.



Справа (Right). Зеркальное отражение предыдущего варианта. Две колонки, справа более узкая.



Другие колонки (More Columns). Эта команда открывает диалоговое окно Ко# лонки (Columns), при помощи которого можно создать собственный вариант размещения колонок (рис. 317).

WOM_ch_03.PM6

74

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

75

Рис. 3-17. В верхней час ти диалогового окна Колонки перечислены те ж е варианты, что и в меню Колонки. Элементы управления, расположенные под ними, позволяют создать собственный вариант размещения колонок. Изображение в правом углу дает представление о том, как бу дет выг лядеть док умент с такими к олонками СОВЕТ Если для выбора вариантов размещения к олонок вы х отите испо льзовать клавиатуру, нажмите комбинацию клавиш + , ( +

, ), чтобы открыть меню Колонки (Columns) а затем воспо льзуйтесь клавишами со стрелками вниз и вверх для выбора э лементов этого меню.

Если достигнут конец колонки, W ord автоматически перенесет текст в верх нюю часть новой колонки, но можно в любой момент завершить ввод текста в текущей колонке и перейти в следующую. Создать разрыв колонки можно двумя способами. Самый быстрый из них — нажать комбинацию клавиш + + . Можно также выбрать команду ленты Разметка страницы | Парамет# ры страницы | Разрывы | Столбец (Page Layout | Page Setup | Breaks | Column) или нажать + , , ( +

, ).

Настройка столбцов Выберите команду Разметка страницы | Параметры страницы | Колонки | Дру# гие колонки (Page Layout | Page Setup | Columns | More Columns), чтобы открыть диалоговое окно Столбцы (Columns), позволяющее настраивать размещение стол бцов на странице (рис. 317). Изменив значение в поле Число колонок (Number of columns), можно создать на странице более трех колонок.

Эффективная работа: Выбор между колонками и таблицами В Word имеются разные инструменты для разделения текста на части: ко лонки и таблицы. Хотя на странице они могут выглядеть одинаково, рабо тают они поразному. Пользователю, создающему новостное письмо или буклет, лучше использовать колонки, чтобы можно было просто вводить или вставлять текст в документ , а Word распределял бы его по колонкам, как в газете. Но если нужно ввести какойлибо список, лучше использовать таб лицу, чтобы каждый элемент списка находился в отдельной строке. В общем случае, используйте колонки, когда требуется создать опреде ленное число столбцов с равномерно распределенным по ним текстом, и когда предполагается, что читатель будет по очереди читать каждый стол

WOM_ch_03.PM6

75

29.04.2008, 14:30

76

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

бец сверху вниз. Используйте таблицы, если нужно разместить информа цию в строках и столбцах. Т аблицы читаются как сверху вниз, так и слева направо. Подробнее о таблицах рассказывается в гл. 10. Если установить флажок Колонки одинаковой ширины (Equal column width), все колонки будут автоматически иметь одинаковую ширину (рис. 318). Если снять этот флажок, можно будет изменять ширину коло нок независимо друг от друга. Если видны не все колонки, используйте полосу прокрутки в правой части окна. У становите флажок Разделитель (Line between), если хотите поместить вертикальную линию между колонками. В нижней части диалогового окна Колонки (Columns) расположено рас крывающееся меню Применить (Apply to). Если введенные параметры дол жны применяться ко всему документу, оставьте в этом меню выбранным эле мент Ко всему документу (Whole document). Если хотите создать новый раздел с такими параметрами, выберите в меню элемент До конца доку# мента (This point forward).

Рис. 3-18. Параметры к олонок мо жно изменять, добиваясь необх одимого эффек та. В примере на рисунке включены параметры: Колонки одинаковой ширины и Разделитель

Номера строк Номера строк — любимая функция адвокатов и сценаристов. Т ак же, как номера страниц позволяют вести счет страниц документа, номера строк позволяют сле дить за числом строк (рис. 319). Предположим, что вы отправили редактору по почте копию своего рассказа с пронумерованными строками. Редактор может по звонить вам по телефону и прокомментировать определенные строки и слова. Ну мерация строк полезна также студентам и журналистам, которые должны писать статьи и доклады определенной длины. Чтобы включить базовую нумерацию строк, выберите команду Разметка стра# ницы | Параметры страницы | Номера строк | Непрерывная (Page Layout | Page Setup | Line Numbers | Continuous).

WOM_ch_03.PM6

76

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

77

Рис. 3-19. Используя нумерацию с трок, легк о делать ссылки на определенное мес то документа. Строки заго ловков при нумерации считаются так ж е, как и с троки обычного текста, однак о тек ст в к олонтитулах не считается. Если док умент разделен на к олонки, строки в каж дой к олонке считаются от дельно

В Word можно использовать различную нумерацию строк. Выберите команду Разметка страницы | Параметры страницы | Номера строк (Page Layout | Page Setup | Line Numbers), чтобы просмотреть меню Номера строк (Line Numbers) (рис. 320). ПРИМЕЧАНИЕ Номера строк отображаются только в представлениях Разметка страницы (Print Layout) и Режим чтения (Full Screen Reading). Если нумерация строк включена, но номеров не видно, проверь те, в каком представлении отображается документ. 

Нет (None) — номера строк не отображаются;



Непрерывная (Continuous) — во всем документе отображаются последо вательные номера строк;



На каждой странице (Restart Each Page) — первая строка каждой страни цы имеет номер 1;



В каждом разделе (Restart Each Section) — первая строка каждого разде ла имеет номер 1;



Запретить в текущем абзаце (Suppress for Current Section) — в текущем абзаце номера строк не отображаются, и строки этого абзаца не учитыва ются в общем счете. (Т екущий абзац — абзац, в котором находится точка вставки.)



Варианты нумерации строк (Line Numbering) — выберите эту команду , чтобы подробно настроить способ нумерации строк в документе. Диало говое окно Нумерация строк (Line Numbers) открывается в два этапа (см. рис. 321). Сначала выберите команду Варианты нумерации строк (Line

WOM_ch_03.PM6

77

29.04.2008, 14:30

78

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Numbering), чтобы открыть диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) с выбранной вкладкой Источник бумаги (Layout). Затем щелкните на кнопке Нумерация строк (Line Number), чтобы открыть диалоговое окно Нумерация строк (Line Numbers).

Рис. 3-20. Меню Номера строк предос тавляет неск олько вариантов нумерации с трок документа

Если требуется больше контроля над нумерацией строк, откройте диалого вое окно Нумерация строк (Line numbers). При помощи флажка Добавить ну# мерацию строк (Add line numbering), можно включать и отключать нумерацию. Три переключателя позволяют выбрать те же варианты, что и в меню Номера строк (Line Numbers). Новые возможности предоставляют три текстовых поля: 

Начать с (Start at). Используйте это поле, чтобы указать число, с которо го будет начинаться счет. Например, если хотите, чтобы счет строк начи нался с 1001, а не с 1, просто введите в это поле значение 1001.



От текста (From text). Это поле позволяет определить, на каком расстоя нии от текста будут находиться номера строк. Чем больше число, тем дальше от текста находятся строки.



Шаг (Count by). Иногда номера не нужно размещать в каждой строке, так как это делает страницу излишне загруженной. Если ввести в это поле значение 5, номера будут отображаться только рядом со строками 5, 10, 15 и т. д.

Рис. 3-21. Переключатели в диалоговом окне Нумерация строк повторяют команды меню Номера строк. Однако текстовые поля предоставляют новые возмо жности по нас тройке нумерации

Расстановка переносов Если в документе W ord не включена расстановка переносов, слово, слишком длинное, чтобы уместиться на строке, переносится в начало следующей стро ки. Если переносится очень длинное слово, в строке может остаться много пустого места. Если текст выровнен по ширине, а расстановка переносов не

WOM_ch_03.PM6

78

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

79

включена, между словами могут появляться большие пробелы, так как текст равномерно распределяется по строке определенной длины. Длинные пус тые промежутки могут портить внешний вид документа. В этом случае рас становка переносов может сделать страницу более привлекательной и облег чить чтение текста. В большинстве случаев задачу расстановки переносов можно спокойно возложить на W ord. В меню Разметка страницы | Параметры страницы | Расстановка пере# носов (Page Layout | Page Setup | Hyphenation) (рис. 322) можно выбрать один из трех режимов: 

Нет (None) — расстановка переносов не выполняется. Этот вариант хоро шо подходит для документов с длинными строками (6080 символов) или выровненного по левому краю текста. Часто используется в информаци онных письмах, черновиках и многих видах отчетов.



Авто (Automatic) — переносы расставляются автоматически, на основе ука занных правил. Если строки имеют длину менее 50 символов (например, в документах с несколькими колонками), автоматическая расстановка пе реносов позволит избежать появления длинных пробелов.



Ручная (Manual) — в этом варианте W ord запрашивает у пользователя ин формацию о каждом переносе, который собирается выполнить. Исполь зуйте ручную расстановку переносов, когда требуется точное следование правилам грамматики, а также в том случае, если не хотите, чтобы пере носились какието имена, названия и другие важные слова.

Автоматическая расстановка переносов Включить автоматическую расстановку переносов очень легко. Просто вы берите команду Разметка страницы | Параметры страницы | Расстановка переносов (Page Layout | Page Setup | Hyphenation) или нажмите комбинацию клавиш +, (+

, ). Если хотите настроить некоторые параметры расстановки переносов, откройте диалоговое окно Расстановка переносов (Hyphenation) (рис. 323), выбрав команду Разметка страницы | Параметры страницы | Расстановка переносов | Параметры расстановки переносов (Page Layout | Page Setup | Hyphenation | Hyphenation Options) или нажав комбинацию клавиш +, (+

, ). Это диалого вое окно предоставляет возможность изменить два важных параметра:

Рис. 3-22. Выберите в меню Расстановка переносов команду Авто, чтобы все решения о расс тановке переносов принимались автоматически. Обычно эта функция работает хорошо, и не требует вмешательс тва по льзователя

WOM_ch_03.PM6

79

29.04.2008, 14:30

80

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Эффективная работа: Правила расстановки переносов Правила расстановки переносов довольно сложны и, к тому же, разли чаются в разных языках и странах. Например, американцы и англичане поразному расставляют переносы в одних и тех же словах. Используя расстановку переносов, следуйте простым правилам:  Используйте расстановку переносов в документах с короткими строками. Если документ имеет две или три колонки на странице, рас становка переносов необходима, чтобы избежать появления в тексте длинных пробелов.  Используйте расстановку переносов в тексте, выровненном по ширине. Выровненный по ширине текст придает документу формаль ный и аккуратный вид. Но не в том случае, если между словами и буква ми появляются большие промежутки. Этого можно избежать, вклю чив расстановку переносов.  Старайтесь не переносить названия компаний и имена собственные. Многим людям не нравится, когда их имена разделяются. Т о же самое от носится и к названиям компаний. Используйте ручную расстановку пе реносов (см. ниже), чтобы предотвратить разделение определенных слов.  Избегайте переноса слов более чем в двух строках подряд. Соглас но многим руководствам по стилистике, не следует переносить слова более чем в двух строках подряд. Если переносы появляются во мно гих строках подряд, используйте ручную расстановку переносов, что бы исправить это.  Избегайте частого использования переносов. Если переносы ис пользуются слишком часто, это затрудняет чтение документа.  Ширина зоны переноса слов (Hyphenation Zone) — это макси# мально допустимая ширина пространства между концом слова и правым полем. Если пространство шире, чем это значение, сло во будет перенесено, чтобы заполнить промежуток. Для большин ства документов подходящим значением будет 0,63 см (или четверть дюйма). Если указать меньшее значение, переносов будет меньше, но правый край текста может выглядеть неровным.  Максимальное число последовательных переносов (Limit consecutive hyphens to). Если переносы стоят в трех строках подряд, такой текст трудно читать. Введите в это поле значение 2, и перено сы не будут появляться более чем в двух строках подряд.

Рис. 3-23. Диалоговое окно Расстановка переносов позво ляет определить основные параметры переноса слов. Установите флажок Автоматическая расстановка переносов, чтобы слова автоматически переносились в соответс твии с указанными правилами

WOM_ch_03.PM6

80

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

81

Ручная расстановка переносов Фраза «ручная расстановка переносов» звучит так, будто пользователю при дется выполнять много работы, хотя это не так. На наш взгляд, более подхо дящий термин — «расстановка переносов при помощи компьютера». Если включена ручная расстановка переносов, W ord автоматически находит и показывает слова, которые попадают в зону переноса, используя при этом правила, установленные в диалоговом окне Расстановка переносов (Hyphenation) (рис. 323). Открывается диалоговое окно, в котором предла гается способ переноса. Если вы согласны, щелкните на кнопке Да ( Yes). Если слово нужно перенести подругому, щелкните, чтобы поместить точку вставки в то место, в котором слово будет разделено, и нажмите кнопку Да (Yes).

Рис. 3-24. Word не всегда правильно предлагает вариант переноса. В так ом случае нужно вручную указать мес то разделения слова, щелкнув меж ду буквами СОВЕТ Чтобы не делать лишней работы, ручную расс тановку переносов лучше включать перед со хранением или выводом на печать последней версии черновика документа. Если при последней проверке текста вы измените длину с трок, ручную расстановку переносов придется выпо лнять заново.

Мягкие переносы Мягкие (необязательные) переносы как бы говорят: «если это слово будет пере носиться, перенос должен быть вот в этом месте». Мягкий перенос можно вста вить в любое слово, поместив в него точку вставки и нажав комбинацию клавиш + (дефис). Такие переносы появляются на странице, только когда часть слова переносится на другую строку. В противном случае символы мягкого пере носа скрыты, являются непечатаемыми символами. СОВЕТ Можно изменить параметры Word, чтобы были видны все символы мягкого переноса. Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word (Word Options). В открывшемся диалоговом окне в правой час ти выберите Экран (Display) и в разделе Всегда показывать эти знаки форматирования на экране (Always show these formatting marks on the screen) установите флажок Мягкие переносы (Optional hyphens). В тек сте мягкий перенос обозна чается следующим симво лом: ¬.

При использовании ручной расстановки переносов вы в действительности встав ляете в текст мягкие переносы. Каждый раз, когда вы щелкаете на кнопке Да (Yes), принимая вариант переноса, Word вставляет в документ мягкий перенос. Если текст изменить, перенесенные слова могут больше не находиться в зоне переноса, и поэтому не будут разделены. Однако мягкие переносы остаются, и их можно будет увидеть, если включить отображение символов мягкого переноса, как описано выше.

Расстановка переносов в выделенном тексте Не обязательно расставлять переносы в документе целиком. Если выделить текст и запустить ручную расстановку переносов, W ord будет искать слова, которые

WOM_ch_03.PM6

81

29.04.2008, 14:30

82

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

следует перенести, только в выделении. Можно согласиться с предложенным вариантом переноса, а можно щелкнуть в том месте, где должен выполняться перенос. Если слово не нужно разделять, щелкните на кнопке Нет (No). Когда будет завершена расстановка переносов в выделенном тексте, появится окно с вопросом о том, нужно ли выполнить расстановку переносов в оставшейся части документа.

Неразрывные дефисы Некоторые слова включают дефисы, но не должны разделяться. Например, ру ководство компании CocaCola может требовать, чтобы ни при каких обсто ятельствах название компании не разделялось на две строки текста. Это мог ло бы быть проблемой, так как в W ord слова с дефисом могут разделяться и переноситься. Могло бы быть, но не является, так как можно использовать неразрывный дефис. Неразрывный дефис вставляется нажатием комбинации клавиш ++. Хотя выглядит он как обычный дефис, но гаран тирует, что Coca и Cola не будут разделены, несмотря ни на что.

Удаление переносов из документа Удалить переносы из документа проще, если использовалась автоматическая расстановка, а не ручная. Автоматическую расстановку переносов можно просто отключить, выбрав команду Разметка страницы | Параметры стра# ницы | Расстановка переносов | Нет (Page Layout | Page Setup | Hyphenation | None) или нажав комбинацию клавиш +, (+

, ). Все переносы исчезнут, а слова будут выстроены соответствующим образом. Если использовалась ручная расстановка переносов, в документ вставлялись символы мягкого переноса, которые никуда не денутся, даже если отключить рас становку, как описано в предыдущем абзаце. Единственный способ найти и уда лить символы мягкого переноса — использовать диалоговое окно Найти и заме# нить (Find and Replace) (рис. 325). Чтобы удалить символы мягкого переноса из документа, выполните следующее: 1. Выберите команду Главная | Заменить (Home | Replace) или нажмите комби нацию клавиш +, чтобы открыть диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace) с выбранной вкладкой Заменить (Replace). Щелкните на кнопке Больше (More), чтобы раскрыть дополнительную об ласть диалогового окна и увидеть кнопку Специальный (Special). Если окно уже раскрыто, кнопка будет иметь надпись Меньше (Less), а щелчок на ней приведет к сворачиванию окна. 2. Щелкните в поле Найти (Find what). Обычно в это поле просто вводится искомый текст, но символ мягкого пе реноса — это особый символ, которого нет на клавиатуре, поэтому потре буется выполнить дополнительные действия. 3. Щелкните на кнопке Специальный (Special), чтобы открыть список спе циальных символов.

WOM_ch_03.PM6

82

29.04.2008, 14:30

ГЛАВА 3

Настройка документа: границы, разрывы страниц и другие элементы

83

При помощи диалогового окна Найти и заменить (Find and Replace) можно искать некоторые специальные символы, среди которых и символ мягкого переноса. 4. В списке специальных символов выберите Hyphen).

Мягкий перенос (Optional

Меню закроется, а в поле Найти (Find what) появится код ^, обозначаю щий символ мягкого переноса. Поле Заменить (Replace with) оставь те пустым, так как мягкие переносы нужно не заменять, а просто удалить. 5. Щелкните на кнопке Заменить все (Replace All), чтобы удалить из текста все мягкие переносы. Мягкие переносы быстро будут удалены, и появится сообщение о том, сколько символов было удалено. Закройте это сообщение и диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace). Задание выполнено.

Рис. 3-25. Щелкните на кнопк е Специальный, распо ложенной на вкладк е Заменить (+), чтобы вс тавить непечатаемый симво л, так ой как мягкий перенос, в по ле Найти или Заменить. Можно изменить параметры отображ ения, чтобы символы мягкого переноса всег да были видны

WOM_ch_03.PM6

83

29.04.2008, 14:30

Г Л А В А

4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

Форматирование — это тонкое искусство создания эффективных и привлека тельных документов. Хорошее форматирование позволяет визуально разли чить разные части текста и помогает читателям лучше понять суть написан ного. Форматирование можно применять почти к любому элементу докумен та — от одного символа до целого абзаца. Т екст должен быть читаемым и чет ко различимым. Заголовки должны быть большими и выделяющимися, и их оформление должно быть одинаковым во всем документе. Важные слова дол жны выделяться из общего текста. Цитаты и ссылки должны быть смещены относительно другого текста. Эта глава начинается с описания основ форматирования. В ней рассказы вается, как изменять формат отдельных символов и слов, выбирать шрифты, изменять регистр символов в словах и делать символы жирными, курсивными или подчеркнутыми. Т акже вы узнаете, как форматировать абзацы при помо щи отступов и интервалов, как управлять распределением слов в строке и строк в абзаце, а также как копировать и повторно применять параметры формати рования, используя наборы стилей и средства копирования формата.

Основы форматирования В Word форматирование применяется на трех разных уровнях: для символов, аб зацев и разделов. На каждом из этих уровней применяются различные типы фор матирования. Форматирование символов включает выбор шрифта, размера шриф та, полужирного или курсивного начертания и т. д. На уровне абзаца применяются отступы, маркеры и межстрочные интервалы. Для каждого раздела документа (даже если раздел всего один) настраивается размер страницы, ориентация и поля (см. предыдущую главу). Здесь можно привести аналогию с матрешкой: символы входят в абзацы, абзацы входят в разделы, а разделы входят в документ. Каждый тип форматирования имеет собственное диалоговое окно, пре доставляющее доступ ко всем имеющимся параметрам. Большую часть этих параметров можно найти на ленте и минипанели инструментов или приме нить при помощи комбинаций клавиш. 

Символы. Для форматирования символов используется диалоговое окно Шрифт (Font), которое можно открыть комбинацией клавиш +,

WOM_ch_04.PM6

84

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

85

(+, ). Буквы, цифры и знаки пунктуации — это все печатаемые символы, а раз так, то их можно форматировать. Выделив символ или груп пу символов, можно выполнить любую команду форматирования из группы Шрифт (Font), расположенной на вкладке Главная (Home). Для любого сим вола в документе можно выбрать собственный шрифт и размер. Можно сде лать символы жирными, подчеркнутыми, зачеркнутыми и изменить их цвет. ПРИМЕЧАНИЕ До появления компьютеров группы букв, цифр и знаков пунктуации определенного стиля, такого как Helvetica или Bodoni, назывались гарнитурами шрифта . Т ермин шрифт был бо лее специфичным и относился к вариациям гарнитур, таким как по лужирное или к урсивное на чертание. Сегодня эти термины взаимозаменяемы. В W ord испо льзуется термин шрифт, так как он бо лее к ороткий и его проще вместить в ограниченное пространство диалогового окна или меню. 

Абзацы. Для форматирования абзацев используется диалоговое окно Аб зац (Paragraph), которое можно вызвать нажатием комбинации клавиш +, (+, ). Можно настроить выравнивание текста, отступы, межстрочные интервалы, разрывы строк и абзацев. Чтобы изме нить форматирование абзаца, не нужно выделять его целиком; просто щелкните, чтобы установить в нем точку ввода. Т ак как символы являются частью абзацев (вспомните матрешек), каждый абзац включает базовое описание шрифта. При выборе символов в абзаце и изменении парамет ров шрифта изменяется базовое описание шрифта в стиле абзаца.



Разделы. Для форматирования разделов используется диалоговое окно Па раметры страницы (Page Setup), которое можно открыть комбинацией клавиш +, (+

, ). Когда вы изменяете поля, число колонок в странице, ориентацию и размер страницы (см. главу 3), вы из меняете форматирование раздела. Многие документы имеют всего один раздел, так что при изменении параметров форматирования раздела эти параметры применяются ко всему документу . ПРИМЕЧАНИЕ В этой главе рассказывается о форматировании символов и абзацев. Форматирование разделов рассматривается в главе 9.

Форматирование символов Каждый символ документа имеет определенный формат. Параметры форма тирования описывают гарнитуру шрифта, размер символов, цвет, подчерки вание, полужирное начертание и т. д. Изменить формат символов легко, и сделать это можно несколькими способами. Самый наглядный из них — ис пользовать ленту , а точнее, группу Шрифт (Font) на вкладке Главная (Home). Для более подробной настройки параметров форматирования шрифта ис пользуйте диалоговое окно Шрифт (Font) которое можно открыть комби нацией клавиш +, (+, ). Некоторые параметры можно быстро изменять при помощи минипане ли инструментов, появляющейся при выделении текста. А если вы уже хоро шо освоили W ord, можете выполнять большинство задач форматирования, используя комбинации клавиш, не отрываясь от клавиатуры.

WOM_ch_04.PM6

85

29.04.2008, 14:31

86

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Независимо от того, какой способ используется, форматирование выполня ется в два этапа. Сначала необходимо указать, какой текст будет форматироваться, выделив его. А потом уже выполняется команда форматирования. А можно сна чала настроить параметры форматирования, а потом начать вводить текст. По являющиеся в документе символы и слова будут сразу иметь указанные параметры.

Форматирование при помощи ленты и диалогового окна Шрифт Так как средства форматирования символов — это одни из наиболее часто ис пользуемых инструментов W ord, самые популярные из них расположены прямо на вкладке Главная (Home). Если там нет того инструмента, который вы ищите, откройте диалоговое окно Шрифт (Font). Это диалоговое окно хорошо тем, что объединяет в одном месте все команды форматирования символов, так что можно быстро внести несколько изменений сразу . Формат символов изменяется следующим образом. 1. Выберите группу символов (см. рис.

41).

Для этого можно использовать любой из описанных в главе 2 способов. Можно выделить мышью один или несколько символов; можно выделить слово, дважды щелкнув на нем; можно дважды щелкнуть слева от абзаца, чтобы выделить его целиком. Если текст еще не введен, можно сначала настроить параметры формати рования, а затем вводить его. Группа Шрифт

Кнопка запуска диалогового окна Шрифт

Рис. 4-1. Группа Шрифт на вкладк е Главная содержит бо льшинство наибо лее час то используемых к оманд форматирования симво лов. Выбранные к оманды применяются к выделенному тек сту (как слово «sights» на рисунк е). Если ну жной к оманды не видно, щелкните на кнопке запуска диалогового окна Шрифт, расположенной в правом нижнем углу группы Шрифт (рис. 4-2)

2. Перейдите на вкладку Главная (Home) и в группе Шрифт (Font) выберите параметры форматирования. Т о же самое можно сделать в диалоговом окне Шрифт (Font), которое открывается щелчком на кнопке, показанной на рис. 41, или нажатием комбинации клавиш +, (+, ). Многие кнопки из группы Шрифт (Font) действуют как переключатели. Если выделить текст и щелкнуть на кнопке подчеркивания, все выделен ные символы станут подчеркнутыми. Если снова щелкнуть на той же кноп ке, подчеркивание исчезнет.

WOM_ch_04.PM6

86

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

87

Если нужной команды нет на ленте, или вы хотите внести в форматирова ние сразу несколько изменений, откройте диалоговое окно Шрифт (Font) (рис. 42).

Рис. 4-2. Диалоговое окно Шрифт (+, ) позволяет изменять гарнитуру, стиль, размер, цвет шрифта и другие параметры. Здесь, как и во многих других диалоговых окнах, предс тавлено бо льше к оманд, чем на ленте

Форматирование при помощи мини-панели инструментов Минипанель инструментов Word — это, конечно, не так приятно, как мини бар в комнате отеля, но иногда и она бывает очень удобной. Новая функция Word 2007, минипанель инструментов появляется, когда пользователь выде ляет текст (рис. 43). Сначала она выглядит прозрачной, но если навести на нее указатель мыши, минипанель станет полностью доступной. Большинство команд на этой панели относится к форматированию символов. Чтобы вы полнить команду , просто щелкните на соответствующей кнопке или выберите элемент раскрывающегося списка (или уберите указатель мыши с панели, чтобы скрыть ее).

Форматирование при помощи комбинаций клавиш Тем, кто быстро печатает , гораздо проще нажать комбинацию клавиш +, чтобы сделать слово курсивным, чем отрываться от клавиатуры и тянуться за мышью. Т ак как большинство команд форматирования работают как переключатели, можно нажать комбинацию клавиш + перед тем, как вводить слово, которое нужно сделать курсивным, и еще раз нажать +, когда это слово введено. Все комбинации клавиш, использующи еся в W ord для изменения параметров форматирования символов, перечис лены в табл. 41.

WOM_ch_04.PM6

87

29.04.2008, 14:31

88

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 4-3. Мини-панель инструментов предоставляет доступ к наиболее часто используемым командам. Так случилось, что большинство этих команд относятся к форматированию символов

Табл. 4-1. В результате эволюции приложения Word с большинством команд форматирования связано более одной комбинации клавиш. Новый набор комбинаций клавиш является частью изменений, связанных с появлением в Word 2007 нового элемента интерфейса — ленты. Однако прежние команды, такие как + и +, намертво впечатавшиеся в память пользователей, остаются в силе Команда

Комбинация клавиш

Старая комбинация клавиш

Описание

Шрифт (Font)

+, (+, ); клавиши со стрелками;

+; клавиши со стрелками;

При нажатии комбинации +, (+, ) выбирается раскрывающееся меню с вариантами шрифтов; используйте клавиши со стрелками, чтобы выбрать шрифт; нажмите , чтобы закончить операцию

Размер шрифта +, ; (Font Size) (+, ); клавиши со стрел ками;

+ +

; клавиши со стрелками;

При нажатии +, выби рается раскрывающееся меню с раз мерами шрифтов; используйте кла виши со стрелками, чтобы выбрать нужный размер; нажмите , чтобы применить его

Увеличить размер шрифта (Increase Font Size)

+, (+, )

Ctrl+>

Увеличивает размер шрифта

Уменьшить размер шрифта (Decrease Font Size)

+, Ctrl+< (+, )

Уменьшает размер шрифта

Полужирный (Bold)

+, (+, )

+

Применяет или отменяет полужир ное начертание

Курсив (Italics)

+, (+, )

+

Применяет или отменяет курсивное начертание

Подчеркнутый (Underline)

+, (+, )

+

Применяет или отменяет подчерки вание

Двойное под черкивание (Double under line)

+, (+, ); клавиши со стрел ками;

+ Применяет или отменяет двойное + подчеркивание

WOM_ch_04.PM6

88

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Команда

Форматирование текста, абзацев и заголовков

Комбинация клавиш

Старая комбинация клавиш

89

Описание

Стиль подчер +, кивания (Under (+, ); line style) клавиши со стрелками

При нажатии +, , (+) выбирается раскрываю щееся меню стилей подчеркивания; используйте клавиши со стрелками, чтобы выбрать стиль; нажмите , чтобы применить этот стиль

Зачеркнутый (Strikethrough)

+, (+, )

Применяет или отменяет зачеркива ние текста

Подстрочный знак (Subscript)

+, (+, )

+

Включает или отключает режим ввода подстрочных знаков

Надстрочный +, знак (Superscript) (+, )

+

Включает или отключает режим ввода надстрочных знаков

Регистр (Change +, Case) (+, ); клавиши со стрелками

+ Последовательно переключает пять вариантов регистра: Как в предложе ниях; все строчные; ВСЕ ПРОПИС НЫЕ; Начинать С Прописных; иЗМЕНИТЬ РЕГИСТР

Цвет текста (Color)

+, (+, ); клавиши со стрелками;

При нажатии +, (+, ) выбирается рас крывающийся список цветов шриф та; используйте клавиши со стрелка ми, чтобы выбрать цвет; нажмите , чтобы применить выбран ный цвет

Цвет выделения +, текста (Highlight (+, ); Text)

Очистить фор +, мат (Clear forma (+, ) tting)

При нажатии +, (+, ); выбирается раскры вающийся список цветов; нажмите , чтобы применить выбран ный цвет +

Удаляет форматирование выделенно го текста

Где анимированный текст? Вопреки сложившейся традиции, Microsoft неожиданно уменьшила число параметров форматирования в W ord 2007. К счастью, удаленна функция, о которой мало кто будет вспоминать — анимация текста. В Word 2003 диалоговое окно Шрифт имеет вкладку Анимация, на ко торой можно выбрать вариант анимации текста: красные муравьи, чер ные муравьи, мерцание, мигающий фон, неоновая реклама или фейер верк (конечно же, эти эффекты создавались для использования на веб страницах, а не в документах, предназначенных для печати). Предполагая, что большая часть пользователей имеет достаточно хо роший вкус, чтобы не использовать эти отвлекающие эффекты, Microsoft убрала их в новой версии продукта, как невостребованные.

WOM_ch_04.PM6

89

29.04.2008, 14:31

90

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Если же вам абсолютно необходимо сделать так, чтобы по периметру букв ходили красные «муравьи», единственный способ получить их — создать текст с таким форматированием в предыдущей версии W ord, а затем скопировать его в W ord 2007.

Изменение регистра символов Для любой отдельной буквы существует всего два варианта регистра: верх ний и нижний. Однако когда буквы объединены в слова и предложения, ва риантов становится больше. Заголовки и названия компаний часто состоят из символов только в верхнем регистре. В обычных предложениях заглавной является только первая буква, а в заголовках в тексте на английском языке с заглавной буквы начинаются все слова. Пытаясь автоматизировать все, что можно автоматизировать, Microsoft включила на ленту меню Регистр (Change Case) (рис. 44). На команду Регистр (Change Case) не распространяется обычное прави ло, согласно которому нужно выделить текст, прежде чем его можно будет форматировать. Если текст не выделен, эта команда будет выполнена для слова, в котором стоит точка вставки. Если же выделен какойто текст, команда бу дет применена к выделению.

Рис. 4-4.

Меню Регистр содержит пять вариантов изменения регис тра

Малые прописные буквы для заголовков Малые прописные буквы (рис. 45) — еще одна вариация на тему измене ния регистра. Однако такой команды нет в меню Регистр (Change Case), ее нужно искать в диалоговом окне Шрифт (Font) в группе Видоизменение (Effects). Малые прописные буквы отлично подходят для заголовков, но в основном тексте их лучше не использовать. Т екст в верхнем регистре трудно читать, если его много.

Рис. 4-5. Малые прописные буквы позво ляют от личать заго ловки от основного тек ста. Первые симво лы являются обычными прописными буквами, а ос тальные буквы то же прописные, но чу ть меньшего размера

WOM_ch_04.PM6

90

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

91

Форматирование абзацев При форматировании абзацев изменяется их форма. Можно сузить абзац при помощи отступов, или растянуть, увеличив межстрочный интервал. Можно также добавить границу или сделать абзац частью маркированного или нумерованного списка. Группа Абзац (Paragraph), содержащая команды для изменения парамет ров форматирования абзацев, находится на вкладке Главная (Home) рядом с группой Шрифт (Font) (см. рис. 46). Чтобы изменить форматирование абзаца, не нужно выделять текст. Просто поместите точку вставки в тот абзац, который хотите форматировать. Однако, если нужно форматировать несколько абзацев одновременно, следует выделить их все, прежде чем выполнять команду . Нумерованные и маркированные списки

Отступы

Выравнивание текста

Границы

Рис. 4-6. Команды форматирования абзацев находятся в группе Абзац на вкладке Главная. Эти к оманды позво ляют добавлять маркированные и нумерованные списки, применять отс тупы, выполнять сортировк у абзацев, отображать непечатаемые симво лы, настраивать меж строчные интервалы, изменять цвет фона и добавлять границы

Выравнивание текста Изменять выравнивание текста очень легко. Поместите точку вставки в абзац, выравнивание которого хотите изменить, и щелкните на одной из кнопок вы равнивания в группе Абзац (Paragraph) на вкладке Главная (Home). Имеется четыре варианта выравнивания текста (см. рис. 47): 

По левому краю (Left) — строки в абзаце начинаются на одинаковом рас стоянии от левого края страницы и неровно заканчиваются. Это стандар тный вариант для писем, отчетов и многих деловых документов.



По центру (Centered) — середина каждой строки находится на одной линии, тогда как слева и справа строки не выровнены. Т акой вариант подходит для заголовков и небольших фрагментов текста, таких как приглашения и объявления. Избегайте выравнивания по центру абзацев с большим объе мом текста, так как в этом случае читателю будет трудно находить начало новой строки после прочтения предыдущей.



По правому краю (Right) — концы строк находятся на одной вертикальной линии, тогда как слева строки не выровнены. Т акое необычное выравнива ние чаще всего применяется к цитатам, выделенным из основного текста.



По ширине (Justified) — между буквами и словами добавляется пустое простран ство, чтобы все строки имели одинаковую длину . Выравнивание по ширине придает тексту более формальный вид и хорошо подходит для книг и докумен

WOM_ch_04.PM6

91

29.04.2008, 14:31

92

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

тов. Если после выравнивания по ширине в тексте появились длинные пустые промежутки, попробуйте увеличить длину строк, т. е. вместить на одну строку больше символов. Этого можно достичь, уменьшив поля или размер шрифта.

Рис. 4-7. Настройте выравнивание текста в абзацах, используя кнопки на ленте. Доступно четыре варианта выравнивания: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине

Добавление отступов Одна из наиболее распространенных причин добавления отступов — желание вы делить цитируемый текст из остальной части документа. Обычно левый край аб заца отодвигается от левого поля примерно на полтора сантиметра. В W ord при менить такой отступ очень просто. Для этого используется поле со счетчиком От ступ слева (Left Indent) на ленте (см. рис. 46). То же самое можно сделать в диа логовом окне Абзац (Paragraph) на вкладке Отступы и интервалы (Indents and Spacing), используя элементы управления из группы Отступ (Indentation) (рис. 48). Средства создания отступов из диалогового окна Абзац (Paragraph) по зволяют точно указать размер отступа. Используя поля Слева (Left) и Спра ва (Right), можно добавить отступы от обеих сторон страницы. Для этого нужно ввести в поле новое значение или воспользоваться стрелками счетчика. В романах, повестях и других рукописях часто устанавливают отступ для первой строки каждого абзаца. Чтобы сделать это, выберите в раскрывающем ся списке Первая строка (Special) элемент Отступ (First line) и введите в поле на (by) значение в сантиметрах. Обычно достаточно одного сантиметра. СОВЕТ Не следует нажимать клавишу , чтобы создать отс туп первой с троки. Во-первых, это непрофессионально, а во-вторых, так потеряются все преимущества форматирования абзаца. Например, если нажать клавишу , чтобы перейти на новый абзац, в него будут автоматически перенесены все

WOM_ch_04.PM6

92

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

93

параметры тек ущего абзаца, включая отс туп. Если испо льзовать клавишу , придется нажимать ее в на чале каж дого абзаца, а кроме того, сущес твует опасность сбить все отступы, если изменить параметры табуляции (стр. 98).

Рис. 4-8. Вкладка Отступы и интервалы диалогового окна Абзац разделено на четыре секции: Общие, Отступ, Интервал и Образец. Если изменить какие-то параметры в первых трех секциях, в секции Образец бу дет показан образец того, как бу дет выг лядеть в документе тек ст с такими параметрами

Можно получить эффект, противоположный отступу — выступ. Первая строка будет достигать левого поля, а к остальным строкам абзаца будет при менен отступ, указанный в поле на (by). Т акой тип отступа хорошо подхо дит для глоссариев и библиографических списков.

Интервал между абзацами В таких документах, как деловые письма и отчеты, интервал между абзацами обычно небольшой. Этот интервал можно изменять, чтобы отделять блоки текста друг от друга. Для настройки расстояния между абзацами воспользуйтесь диалоговым ок ном Абзац (Paragraph). Можно указать интервал перед абзацем и интервал после абзаца. В абзацах основного текста можно установить одинаковые, относитель но небольшие интервалы перед и после абзаца. Перед заголовками можно добавить некоторое дополнительное пространство, чтобы отделить их от пред шествующего текста. Т акой интервал делает более понятным то, что заголо вок относится к тексту , расположенному под ним. Обычно, чем важнее заго ловок, тем крупнее он должен быть, и тем больший интервал должен иметь.

Интервал между строками В диалоговом окне Абзац (Paragraph) кроме интервала между абзацами можно устанавливать интервал между строками в абзацах. Доступно три стандарт ных интервала и три настраиваемых:

WOM_ch_04.PM6

93

29.04.2008, 14:31

94

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word



Одиночный (Single) — строки располагаются близко друг от друга, с мини мальным пространством между ними. Т екст с одиночным интервалом обыч но легко читать, и, конечно, он позволяет не тратить лишнюю бумагу .



1,5 строки (1.5 lines) — чуть больше по сравнению с одиночным. Т рошо выглядит и легко читается.



Двойной (Double) — этот вариант предпочитают учителя и редакторы, так как он предоставляет достаточно места для расстановки комментариев по тексту

екст хо

.



Минимум (At least) — хороший вариант, если в тексте меняется размер шрифта или имеется встроенная графика. Использование этого интерва ла продемонстрировано на рис. 49.



Точно (Exactly) — позволяет указать в поле димый интервал.



Множитель (Multiple) — самый странный интервал. Считайте, что это процен тное значение от одиночного интервала: 1 = 100%; 0,8 = 80%; 1,2 = 120% и т. д.

Значение (At) любой необхо

Рис. 4-9. Межстрочные интервалы определяют расс тояние меж ду с троками абзаца. На рисунке приведены примеры одного и того ж е абзаца с двумя разными параметрами. Весь текст имеет размер 11 пунк тов, кроме слова «by», к оторое имеет размер 24 пунк та. Вверху: используется интервал Минимум; в поле Значение указано значение 12 пунктов. Интервал перед с трокой со словом «by» изменился, так что весь тек ст х орошо видно. Внизу: используется интервал Точно; в поле Значение указано значение 12 пунктов. Буквы b и y обрезаны

Вставка разрывов строк и разрывов страниц Если в нижней части страницы стоит заголовок, а под ним нет текста, это выг лядит нехорошо. Т акой заголовок должен находиться вверху следующей стра ницы. Конечно, его можно переместить на следующую страницу , вставив перед ним разрыв страницы (+), но это может вызвать проблемы, если в дальнейшем текст изменится, и строки переместятся. Чтобы решить эту за дачу, следует настроить параметры разрыва строк и страниц, чтобы заголовки и абзацы вели себя так, как вам нужно. На вкладке Положение на странице (Line and Page Breaks) диалогового окна Абзац (Paragraph) (см. рис. 410) можно указать, что нужно делать с такими раз рывами. Эти параметры становятся частью форматирования абзаца и всегда ос таются привязанными к тексту , независимо от того, где этот текст находится.

WOM_ch_04.PM6

94

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

95

Комбинация клавиш для открытия диалогового окна Абзац (Paragraph) и пере хода на вкладку Положение на странице (Line and Page Breaks) — +, , + (+, , +

). Можно настроить четыре параметра: 

Запрет висячих строк (Window/Orphan control) — одиночные строки в верхней или нижней части страницы выглядят не к месту , а если устано вить этот флажок, никакая строка не будет оставлена в одиночестве.



Не отрывать от следующего (Keep with next) — некоторые абзацы, напри мер, заголовки, всегда должны отображаться на одной странице со сле дующим за ними абзацем. У становите этот флажок для заголовка, и он все гда будет отображаться непосредственно над следующим за ним абзацем.



Не разрывать абзац (Keep lines together) — устанавливайте этот флажок для абзацев, которые не должны разделяться на две страницы (например, абзац с цитатой или важным заявлением).



С новой страницы (Page break before) — устанавливайте этот флажок для основных заголовков, чтобы новый раздел документа всегда начинался с новой строки.

Рис. 4-10. Используйте параметры на вкладке Положение на странице для управления разбиением тек ста на с траницы

Создание маркированных и нумерованных списков Маркированные и нумерованные списки позволяют привлечь внимание и по могают организовать информацию. В предыдущем разделе мы использова ли маркированный список, чтобы перечислить параметры, управляющие раз биением текста на страницы, и показать, что эти параметры связаны друг с другом. Пронумерованные абзацы указывают на то, что перечисленные эле менты имеют последовательность или иерархическую структуру . В этой книге в нумерованных абзацах приводятся пошаговые инструкции. Другим приме ром нумерованных списков являются протоколы совещаний, в которых но мера указывают порядок событий, происходящих на совещании.

WOM_ch_04.PM6

95

29.04.2008, 14:31

96

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Как и при настройке других параметров форматирования, не требуется вы делять абзац, чтобы форматировать его. Достаточно поместить точку встав ки в любое место абзаца. Однако при использовании маркированных и ну мерованных списков отформатировать обычно требуется несколько абзацев. Для этого выделите нужные абзацы и щелкните на кнопке маркированного или нумерованного списка.

Маркированные абзацы Превратить обычные абзацы в маркированные очень легко. Вы больше вре мени проведете, выбирая стиль маркера, чем применяя его. Маркированный список создается следующим образом: 1. Перейдите на вкладку Главная (Home) и в группе Абзац (Paragraph) щел кните на стрелке рядом с кнопкой Маркеры (Bullets) или нажмите комби нацию клавиш +, (+, ). В верхней части меню (рис. 411) отображаются недавно использованные стили маркеров. В центре отображается библиотека маркеров. В нижней части находятся стили маркеров, уже используемые в документе. Еще ниже находятся две команды для настройки маркеров.

Рис. 4-11. Меню Маркеры позво ляет выбрать различные варианты марк еров — как традиционный кру жок, так и бо лее сло жные изображ ения. Если у вас ес ть собс твенные идеи насчет дизайна марк ера, выберите к оманду Определить новый маркер в нижней части меню

2. В меню Маркеры (Bullets) выберите стиль маркера. Когда вы щелкните на маркере, чтобы применить этот стиль к абзацу , про изойдет несколько вещей. W ord добавит маркер и автоматически приме нит к параграфу выступ (см. стр. 101), так что первая строка абзаца будет находиться ближе к левому краю страницы, чем остальные строки. В на чале первой строки появится маркер, привлекая внимание к этому абзацу и выделяя его из остального текста. 3. Введите какойнибудь текст и нажмите клавишу , чтобы перейти на новую строку . Когда вы нажмете , чтобы создать новый абзац, к этому абзацу , исхо дя из предположения, что вы продолжаете работу с маркированным спис

WOM_ch_04.PM6

96

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

97

ком, будет автоматически применен тот же маркер и то же выравнивание. Вам ничего не нужно делать для этого, просто продолжайте вводить текст. 4. Когда закончите ввод последнего маркированного абзаца, нажмите и щелкните на кнопке Главная | Абзац | Маркер (Home | Paragraph | Bullet), чтобы отменить форматирование с маркером. Абзац, в котором находится точка вставки, станет обычным, а не маркированным. Если абзацы, которые нужно сделать маркированными, уже введены, про сто выделите их и щелкните на кнопке Маркер (Bullet).

Настройка маркеров Маркеры, которые можно использовать в документах W ord, не ограничены теми вариантами, которые отображаются в меню, есть и другие. Можно даже исполь зовать в качестве маркеров собственные изображения, например, уменьшенную версию логотипа своей компании. Чтобы изучить доступные варианты, откройте меню Маркер (Bullet) и выберите команду Определить новый маркер (Define New Bullet), расположенную в нижней части меню. Откроется диалоговое окно Определение нового маркера (Define New Bullet), в верхней части которого находится три кнопки: Символ (Symbol), Рисунок (Picture) и Шрифт (Font). Нажмите кнопку Символ (Symbol), чтобы просмотреть маркеры, имеющиеся в библиотеках W ord. Нажмите кнопку Шрифт (Font), чтобы изменить такие па раметры стиля маркера, как размер шрифта, тень, полужирное начертание и т. д. Средняя кнопка предоставляет самые интересные возможности. Она от крывает диалоговое окно Рисованный маркер (Picture Bullet), в котором можно просмотреть множество маркеров, основанных на файлах изображе ний (рис. 412). Эти файлы — обычные изображения с расширениями jpg, gif, pct и emf. В дополнение к десяткам стандартных рисованных маркеров, можно выбрать в качестве маркера собственное изображение. Щелкните на кнопке Импорт (Import) в левом нижнем углу этого окна, чтобы открыть диалого вое окно Добавление клипов в организатор (Add Clips to Organizer). При помощи этого окна можно выбрать любое изображение и добавить его в библиотеку маркеров.

Нумерованные абзацы В большинстве случаев нумерованные абзацы работают так же, как и марки рованные. Чтобы создать нумерованный список, можете следовать инструк циям, относящимся к созданию маркированных абзацев. Просто щелкните на кнопке Нумерация (Numbering) и выберите тип нумерации (рис. 413). Основное отличие нумерованных абзацев от маркированных состоит в том, что все маркированные абзацы имеют одинаковый маркер, а каждый нуме рованный абзац имеет собственный номер. В качестве номеров можно исполь зовать арабские или римские цифры, буквы и даже слова «один», «два», «три» или «первый», «второй», «третий».

Многоуровневые списки Более сложный способ форматирования абзацев — многоуровневые списки. С их помощью можно создавать списки, разделенные на разделы и подразделы. В мно

WOM_ch_04.PM6

97

29.04.2008, 14:31

98

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

гоуровневом списке каждый уровень имеет определенный отступ и, обычно, другой тип нумерации (рис. 414). В многоуровневых списках могут использоваться и маркеры. Например, можно создать маркированный список, в котором первый уровень будет иметь квадратный маркер, второй — треугольный, а третий — круг лый. Если выбрать маркированный многоуровневый список, абзацы на уровнях не нумеруются последовательно, они просто помечаются маркером.

Рис. 4-12. В диалоговом окне Рисованный маркер показаны маркеры, основанные на файлах изображений, таких как JPEG и GIF. Если у вас есть собственное изображение, которое вы х отите испо льзовать в ка честве марк ера, щелкните на кнопк е Импорт в левом нижнем углу, чтобы добавить это изображение в библиотеку маркеров

Рис. 4-13. В W ord имеется неск олько с тилей нумерации абзацев. Вообще, бо лее подходящим был бы термин «последовательные абзацы», так как не во все х с тилях используются числа. Недавно использованные стили находятся в верхней час ти меню. Если хотите изменить параметры нумерации, выберите к оманду Определить новый стиль списка в нижней час ти меню

WOM_ch_04.PM6

98

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

99

Рис. 4-14. Многоуровневые списки расширяют возмо жности нумерованных списк ов. На каж дом новом уровне испо льзуется своя последовательнос ть нумерации

Табуляция Скромная клавиша имеет больше возможностей, чем вы думаете. Ко нечно, клавишу можно использовать для перемещения точки вставки по странице. Но средства табуляции в W ord способны на гораздо большее. С их помощью можно создать обеденное меню, программу или набор одина ково отформатированных отчетов. Позиции табуляции позволяют определить способ представления текста чи тателям. Например, в обеденном меню можно использовать заполнители (пун ктирные линии, соединяющие элементы текста, расположенные в разных час тях строки), чтобы читателю было проще разобрать, какое блюдо сколько сто ит. Один раз настроив подобные параметры, можно сохранить их для повтор ного использования (экономия времени — очень важный фактор в работе). Прежде чем вы начнете работать с табуляцией, необходимо выяснить зна чение некоторых терминов: 

знаки табуляции — скрытые символы форматирования, похожие на сим волы пробела, вставляемые в текст документа;



позиции табуляции — параметры абзаца, определяющие позицию и харак теристики табуляции в документе. Позиции табуляции можно считать опре делениями, описывающими использование табуляции. Для их определения ис пользуются такие средс тва W ord, как линейка и диалоговое окно Табуляция (Tabs);



клавиша — клавиша на клавиатуре, позволяющая вводить в текст знаки табуляции.

WOM_ch_04.PM6

99

29.04.2008, 14:31

100

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Нажмите клавишу , и в точке вставки появится знак табуляции. Знак та буляции переносит точку вставки слева направо до ближайшей позиции табу ляции. Если позиции табуляции не определены, будет использоваться встро енный набор позиций табуляции, в который входят каждые полдюйма (1,27 см) от начала до конца строки. Т акой набор позиций табуляции по умолчанию получает каждый новый документ W ord.

Позиции табуляции Параметры позиций табуляции применяются к абзацам. Если абзац имеет несколько строк, позиции табуляции будут одинаковыми для всех строк этого абзаца. Если в документе не определены собственные позиции табуляции, будет применяться стандартный встроенный набор (каждые полдюйма от начала до конца строки). Эти позиции являются левыми, что означает, что текст выравнивается по левому краю позиции. Все позиции табуляции отображаются на горизонтальной линейке: небольшие черные уголки в серой области под числовой шкалой (рис. 415).

Инструмент вставки и выделения табуляции

Позиция табуляции на линейке

Знак табуляции в тексте

Рис. 4-15. Знаки табуляции в документе не видны, как и пробелы. Включить отображение знаков табуляции можно в диалоговом окне Параметры Word (кнопка Office | Параметры Word | Экран) СОВЕТ Если на линейке не отображаются позиции табуляции, щелкните внутри абзаца. Не забывайте, что позиции табуляции относятся к параметрам абзаца, поэтому чтобы их увидеть, точку вставки нужно поместить в абзац.

Просмотр знаков табуляции в тексте Знаки табуляции не видны на распечатанной странице, как пробелы и знаки абзацев. Иногда, когда документ ведет себя странно, требуется отобразить скры тые символы, чтобы выяснить, не связана ли проблема с табуляцией. Если зна ки табуляции скрыты, то на странице видно пустое пространство, но пробе лы, знаки табуляции и отступы функционируют поразному. Чтобы включить отображение знаков табуляции в тексте, выполните сле дующее: 1. Нажмите кнопку Office, а затем кнопку Параметры W ord (W ord Options), чтобы открыть диалоговое окно Параметры Word (Word Options) (рис. 416). Кнопка Параметры Word (Word Options) находится в нижней части меню Office.

WOM_ch_04.PM6

100

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

101

Рис. 4-16. Диалоговое окно Параметры W ord содержит параметры отображ ения непечатаемых символов, таких как пробелы, знаки табу ляции и абзацы. Чтобы включить отображение непечатаемых симво лов, ус тановите соответс твующие ф лажки

2. В левой части диалогового окна рите элемент Экран (Display).

Параметры W ord (W ord Options) выбе

Панель в правой части разделена на три секции. В верхней секции содер жатся параметры отображения страницы, в средней — параметры отобра жения знаков форматирования, а в нижней — параметры печати. 3. В средней секции установите флажок Знаки табуляции (T ab characters), чтобы сделать знаки табуляции видимыми. Значок рядом с этим флажком показывает, как выглядит символ, представ ляющий знак табуляции. Т акие символы будут отображаться на экране ком пьютера, но не в распечатанном документе. 4. Щелкните OK, чтобы сохранить параметры и закрыть диалоговое окно. Окно Параметры Word (Word Options) закроется, и в тексте появятся значки в виде стрелок, представляющие знаки табуляции.

Изменение и удаление знаков табуляции Так как знаки табуляции — это символы в документе, их можно удалять, ко пировать и вставлять, как любые другие символы и фрагменты текста. Если хотите удалить знак табуляции, щелкните сразу за ним и нажмите клавишу . Кроме того, для управления табуляцией можно использовать диалоговое окно Табуляция (T abs) (рис. 417).

WOM_ch_04.PM6

101

29.04.2008, 14:31

102

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Для работы со знаками табуляции можно использовать почти все приемы редактирования, действующие для других символов. Например, можно ис пользовать комбинации клавиш + и +, чтобы вырезать и вставлять их. (Работать со знаками табуляции будет гораздо проще, если вклю чить их отображение, как описано выше.)

Рис. 4-17. Диалоговое окно Табуляция предоставляет по лный к онтроль над всеми параметрами табуляции. Выбрав позицию табуляции в списке в левой час ти окна, можно настроить для нее выравнивание и выбрать симво лы-заполнители

Типы табуляции В Word доступно пять типов табуляции (впрочем, один из них в действительно сти не является типом табуляции, но хорошо работает с остальными типами): 

по левому краю (Left) — наиболее часто используемый тип табуляции. Текст выравнивается по левому краю позиции и распространяется впра во. Когда создается новый пустой документ, позиции табуляции в нем по умолчанию размещаются через каждые 1,25 см;



по центру (Center) — текст выравнивается по центру относительно по зиции табуляции. Т екст равномерно распространяется влево и вправо, позиция табуляции находится в посередине;



по правому краю (Right) — текст выравнивается по правому краю и распро страняется в обратном направлении от позиции табуляции (справа налево);



по разделителю (Decimal) — используется для выравнивания чисел, неза висимо от того, являются ли они десятичными. Числа выравниваются та ким образом, что разделитель (десятичная точка) находится на позиции табуляции. Числа без десятичной точки выравниваются по правому краю;



с чертой (Bar) — это «белая ворона», не имеющая отношения к выравни ванию текста. Этот параметр вставляет в текст вертикальную черту , кото рая служит разделителем. Черта появляется в каждой строке абзаца. Эта позиция табуляции игнорирует знаки табуляции, вставленные в текст, дей ствуя одинаково независимо от наличия таких знаков. ПРИМЕЧАНИЕ Может быть, в размещении параметра с чертой (Bar) вместе с параметрами табу ляции и ес ть какая-то логика, но в W ord ес ть другие способы вставить вертикальные линии на страницы, и эти способы более понятны. Можно открыть меню Вставка | Фигуры (Insert | Insert Shapes) и выбрать инструмент для создания линий, а можно использовать границы абзацев или таблиц.

WOM_ch_04.PM6

102

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

103

Заполнители табуляции Заполнители табуляции помогают читателю проследить путь от одного эле мента к другому , соединяя эти элементы пунктирной линией. Заполнители идеально подходят для создания обеденных меню и программ спектаклей. Приведем некоторые примеры:

Гамлет, принц датский ................. Сэр Лоуренс Оливер Офелия, дочь Полония .................. Розанна Барр Для любой позиции табуляции, кроме табуляции с чертой, можно исполь зовать четыре типа заполнителей:

Нет Заполнитель отсутствует Точки ................................. Это вы уже видели Пунктир_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Немного другой вид Подчеркивание_________________________ Сплошная линия Заполнители — весьма полезные визуальные средства, которые можно ис пользовать с текстом или числами.

Использование линеек Если вы любите работать с визуальными средствами, то, возможно, предпоч тете использовать линейку , когда будете настраивать позиции табуляции, поля страниц и отступы. В W ord имеется две линийки: горизонтальная и вертикаль ная. Г оризонтальная линейка расположена в верхней части окна документа; она предоставляет быстрый доступ к параметрам табуляции, отступов и по лей. Чтобы сделать линейки видимыми, нажмите комбинацию клавиш +, (+, ) или щелкните на кнопке Линейка (View Ruler), расположенной в верхней части правой полосы прокрутки (рис. 418). Кнопка выбора типа табуляции

Табуляция с выравниванием по правому краю

Табуляция с выравниванием по разделителю

Кнопка, отображающая и скрывающая линейки

Табуляция Правое Левый Отступ Табуляция Правый поле отступ первой с выравниванием с выравниванием отступ строки по центру по правому краю Рис. 4-18. Линейка предоставляет много сведений о форматировании тек ущего абзаца, т. е. абзаца, в котором находится точка вставки. Чтобы быстро скрыть или открыть линейки, используйте кнопк у, распо ложенную сразу над правой по лосой прокру тки СОВЕТ По умо лчанию в ка честве единицы измерения на линейк е испо льзуются сантиметры (в англоязычной версии — дюймы). Единицу измерения можно изменить в диалоговом окне Параметры Word (Word Options). Щелкните на кнопк е

WOM_ch_04.PM6

103

29.04.2008, 14:31

104

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Office, а затем на кнопк е Параметры W ord (W ord Options) и выберите в левой части диалогового окна элемент Дополнительно (Advanced). Найдите раздел Экран (Display) и в раскрывающемся списке Единица измерения (Show measurements in units of) выберите единицу измерения, которую предпочитаете использовать.

Управление параметрами табуляции при помощи линейки Единица измерения линейки на рис. 418 — сантиметр. Серые области по обоим краям линейки — поля страницы. Числа на линейке указывают рассто яние от левого поля в обе стороны (обратите внимание на то, что на линей ке число 1 есть как слева, так и справа от границы левого поля).

Установка позиций табуляции Стандартные позиции табуляции могут подходить для многих документов, но рано или поздно понадобится поместить позицию табуляции в другое место или изменить тип существующей позиции. Это легко сделать при помощи линейки. Позиция табуляции устанавливается в два этапа: 1. Выберите тип табуляции, используя кнопку в левой части линейки. Значок на этом поле показывает, какой тип табуляции будет использоваться — по левому краю, по центру , по правому краю, по разделителю или с полосой. Если навести указатель мыши на эту кнопку и задержать ненадолго, появится всплывающая подсказка с информацией о выбранном типе форматирования. 2. Выбрав нужный тип табуляции, щелкните на линейке, чтобы определить позицию табуляции. Щелкните в том месте линейки, где хотите создать позицию табуляции. На ли нейке появится значок, показывающий тип и местоположение знака табуляции. СОВЕТ Если вы не понимаете, что озна чают значки типов табу ляции, дадим подсказку: считайте, что вертикальная черточка — это позиция табуляции, а горизонтальная — направление, в котором распространяется текст. Например, значок табу ляции по левому краю имеет форму буквы L, а зна чит, печатаемый тек ст распространяется вправо от позиции табу ляции. А зна чок табу ляции по центру похож на перевернутую букву T, вертикальная черточка находится посередине.

Число позиций табуляции, которые можно добавить в документ, ограни чено только числом делений на линейке — на каждое деление (с шагом 0,01 см, если единица измерения сантиметр) можно поместить одну позицию. Чтобы точно указать позицию табуляции, используйте диалоговое окно Та буляция (T ab), описанное на стр. 100–101. Если добавить в документ пози цию табуляции, все стандартные встроенные позиции, расположенные сле ва от нее, будут удалены, но позиции справа останутся на местах.

Настройка и удаление позиций табуляции при помощи линейки Если позиция табуляции находится не совсем там, где нужно, ее не следует удалять. Просто перетащите ее по линейке на новое место. Если позицию та буляции всетаки нужно удалить, перетащите ее вверх или вниз за пределы линейки, и она исчезнет. Если вносить такие изменения, их последствия сразу же отражаются в документе. Вся табуляция в тексте сдвигается до следующей доступной позиции табуляции, стандартной или добавленной пользователем.

WOM_ch_04.PM6

104

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

105

Установка полей при помощи линейки Для настройки полей можно использовать средства с вкладки Разметка стра ницы (Page Layout), но если вы хотите визуально контролировать этот процесс, ничто не подойдет лучше линейки (рис. 419). Светлая часть линейки обозна чает область текста, а темная — поля. Чтобы передвинуть границу между полем и текстом, просто перетащите ее на новую позицию. Помните, что изменение полей влияет на весь текущий раздел документа. Часто это значит, что измене ния будут распространяться на весь документ, так как многие документы имеют только один раздел (подробнее о разделах рассказывается в гл. 9).

Рис. 4-19. Задержите указатель мыши над границей по ля на линейке, и он примет форму двойной стрелки. Появится всплывающая подсказка с информацией о том, как ое это поле (на рисунк е — правое). Перетащите границу на новую позицию, и поле изменится СОВЕТ Чтобы избежать путаницы, помните, что отступы используются для изменения ширины одного параграфа, а поля — целого раздела.

Настройка отступа абзаца при помощи линейки Изменение отступов при помощи линейки аналогично изменению полей. Нужно просто щелкнуть и перетащить регулятор. Однако с отступами дело чуть сложнее, так как они имеют больше параметров, а значит, требуют боль шего числа инструментов (рис. 420). Этот прямоугольник позволяет переместить оба маркера отступа Этот треугольник позволяет одновременно настроить левый отступ

Этот треугольник позволяет настроить отступ первой строки абзаца

Рис. 4-20. Чтобы изменить отступы в абзацах, переместите по линейке небольшие треугольные регуляторы. При этом изменится абзац, в к отором стоит точка вставки. Если нужно изменить неск олько абзацев одновременно, выделите эти абзацы, преж де чем настраивать отс тупы

WOM_ch_04.PM6

105

29.04.2008, 14:31

106

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Чтобы привыкнуть настраивать отступы абзацев при помощи линейки, может понадобиться некоторое время. Для начала необходимо иметь твер дую руку , чтобы суметь точно щелкнуть на одной из маленьких треугольных кнопок. Верхний треугольник определяет отступ первой строки абзаца и перемещается независимо от других. Нижний треугольник создает висячий отступ, и его также можно перемещать независимо, если захватить мышью только его. Маленький прямоугольник под этим треугольником определяет левый отступ, и если перетаскивать его, вместе с ним переместится и верх ний треугольник (отступ первой строки).

Быстрое форматирование при помощи копирования формата Для форматирования абзаца, будь это заголовок или обычный текст, может потре боваться много работы. Для настройки полей, отступов, табуляции, стиля и размера шрифта нужно время. К счастью, настроив один раз все необходимые параметры, в дальнейшем можно не проделывать всю работу заново, а просто скопировать фор мат и применить его к другому слову , заголовку , абзацу или другому элементу доку мента. Даже не требуется знать, как отформатирован элемент, можно просто пере нести его формат на другие элементы, если вам нравится, как он выглядит. Вот как это работает: 1. Выделите символ или абзац, имеющий форматирование, которое нужно скопировать. Скопировать можно форматирование символов или абзаца. Чтобы скопиро вать только форматирование текста (шрифт, размер, цвет текста и т. д.), вы делите несколько символов или слово с таким форматированием, но не весь абзац. Если выделить весь абзац вместе со знаком абзаца в конце, будет ско пировано как форматирование символов, так и форматирование абзаца. Если не выделить ничего, будет скопировано форматирование текущего абзаца. Так что если нужно скопировать только форматирование абзаца (например, параметры табуляции и отступов), просто щелкните в любом месте абзаца. 2. Щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter), расположенной в группе Буфер обмена (Clipboard) на вкладке Главная (Home), или нажми те комбинацию клавиш +, (+, ). Рядом с указателем мыши появится небольшое изображение кисти. Если формат нужно применить только к одному элементу , щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter) один раз. Если же формат нужно применить к несколь ким разным элементам, дважды щелкните на этой кнопке, чтобы она осталась нажатой, и вы могли применить скопированный формат несколько раз подряд. 3. Выделите символы, слова или абзацы, к которым хотите применить скопи рованный формат. К выделению применятся все параметры форматирования, которые имеет текст, выделенный на первом шаге. Если на шаге 2 вы дважды щелкнули на кнопке Формат по образцу (Format Painter), можете выделять другие эле менты, чтобы применить к ним такой же формат. Когда закончите, нажмите клавишу или еще раз щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter), чтобы отключить копирование формата.

WOM_ch_04.PM6

106

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

107

Форматирование с использованием стилей Стили — еще одно средство позволяющее сэкономить много времени, при менив несколько команд форматирования одним действием. В отличие от функции копирования формата, стили хранят постоянные наборы парамет ров форматирования, которые можно применить в любое время одним щел чком мыши. Если вы нашли или создали стиль форматирования заголовка, можете применять его сегодня, завтра или через неделю. В состав W ord входит набор готовых стилей, включающий стандартный стиль для основного текста и несколько стилей для заголовков. Кроме того, имеются различные стили для списков, цитат и ссылок, а также для текста, зас луживающего особого внимания. Одним щелчком мыши можно применить любой из этих стилей и заметно изменить внешний вид документа (рис. 421). Некоторые стили определяют параметры форматирования символов, такие как шрифт, размер шрифта, стиль шрифта и такие эффекты, как подчеркивание. Другие стили в дополнение к параметрам форматирования символов опреде ляют параметры форматирования абзацев, включая выравнивание текста в аб заце, межстрочные интервалы, маркеры, нумерацию, отступы и табуляцию.

Рис. 4-21. На этой странице используется четыре стиля. Сверху вниз: Название книги, Заголовок 1, Заго ловок 2 и Обычный

Быстрое применение стилей Применить стиль к тексту очень легко. Выполняется это при помощи груп пы Стили (Styles), расположенной на вкладке Главная (Home). 1. Выделите текст или абзац, который хотите форматировать. Если применить стиль нужно ко всему абзацу , просто щелкните в этом абзаце, чтобы поместить в него точку вставки. Чтобы применить стиль к фрагменту текста, сначала выделите этот фрагмент. 2. Откройте вкладку Главная (Home). Наведите указатель мыши на любой из стилей, расположенных в группе Стили (Styles), чтобы просмотреть, как будет выглядеть документ. На ленте в группе Стили (Styles) отображается всего несколько стилей. Чтобы просмотреть другие стили, используйте стрелки в правой части

WOM_ch_04.PM6

107

29.04.2008, 14:31

108

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

группы для прокрутки списка стилей или щелкните на кнопке в нижней части, чтобы открыть меню целиком (рис. 422). Если навести указатель мыши на стиль и ненадолго задержать, текст в до кументе изменится, чтобы показать эффект применения этого стиля. 3. Щелкните на стиле, чтобы применить его. Если щелкнуть на стиле на ленте или в меню, этот стиль будет применен к текущему абзацу или выделенному тексту .

Рис. 4-22. Стиль — это набор параметров форматирования, которые можно применить одним щелчком мыши. Чтобы просмотреть дос тупные с тили, обратитесь к группе Главная | Стили. Если навести указатель мыши на стиль, текст в документе изменится, чтобы показать, как будет выглядеть документ после применения стиля. Можно выбрать один из стандартных стилей W ord, а мо жно создать собс твенный

Изменение стилей Когда стиль применяется к абзацу , он не просто изменяет параметры форматиро вания. Фактически, этот стиль прикрепляется к абзацу . Если в дальнейшем изменить этот стиль, в абзаце, к которому он был когдато применен, отразятся эти измене ния. Допустим, у вас есть стиль Заголовок 1 , который выравнивает заголовок по центру страницы, и этот стиль применен к 400страничному документу. Если вы захотите выровнять все заголовки в этом документе по левому краю, то вам не при дется применять новые параметры к каждому заголовку в отдельности, достаточ но будет изменить стиль Заголовок 1 . Когда вы измените определение стиля, все заголовки, к которым применен этот стиль, автоматически отразят изменения. Приведем пример. Изменим стиль Заголовок 1 (Heading 1), применив вы равнивание по левому краю. 1. На вкладке Главная (Home) в группе Стили (Styles) щелкните на кнопке запуска диалогового окна Стили (Styles) (рис. 423). В диалоговом окне Стили (Styles) можно щелкнуть на названии любого сти ля, чтобы применить этот стиль к текущему абзацу или выделенному тек сту. Даже когда это диалоговое окно открыто, можно щелкнуть в тексте, чтобы переместить точку вставки в другой абзац. Кроме того, можно ис

WOM_ch_04.PM6

108

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

109

пользовать полосы прокрутки, клавиши и на кла виатуре и любые другие способы перемещения по документу . Если задержать указатель мыши над названием стиля, появится всплываю щая подсказка с информацией об этом стиле. Если установить флажок Пред варительный просмотр (Show Preview) в нижней части диалогового окна, стили в списке будут представлены более наглядно.

Рис. 4-23. Откройте диалоговое окно Стиль, чтобы просмотреть полный список доступных стилей. Если справа от названия с тиля с тоит знак абзаца, это озна чает, что этот с тиль включает параметры форматирования абзаца. Буква «а» справа от названия с тиля указывает на то, что этот с тиль включает параметры форматирования символов. Наведите указатель мыши на название с тиля и щелкните на появившейся с трелке раскрывающегося списка, чтобы открыть меню с к омандами, позво ляющими изменить определение с тиля

2. Щелкните правой кнопкой на имени стиля Заголовок 1 (или любого дру гого стиля, который хотите изменить) и выберите из контекстного меню команду Изменить (Modify). Откроется диалоговое окно Изменение стиля (Modify Style), в котором мож но настроить все необходимые параметры форматирования (рис. 424). СОВЕТ Если щелкнуть правой кнопкой мыши на имени стиля или щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка напротив имени стиля, появится контекстное меню с командами для работы с выбранным стилем и его изменения. В верхней части меню находится команда Обновить название_стиля в соответствии с выделенным фрагментом (Update название_стиля to Match Selection). Если выбрать эту команду, все параметры выбранного стиля станут идентичными параметрам текущего абзаца или выделения.

WOM_ch_04.PM6

109

29.04.2008, 14:31

110

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

3. В правом нижнем углу диалогового окна Изменение стиля (Modify Style) щелкните на кнопке Формат (Format) и выберите в открывшемся меню ко манду Абзац (Paragraph). Откроется диалоговое окно Абзац (Paragraph). Это то же окно, которое от крывается при щелчке на кнопке запуска в группе Абзац (Paragraph) или нажатии комбинации клавиш +, (+, ) (рис. 48). Кнопка Формат (Format) ведет и к другим уже знакомым вам диалоговым окнам: Шрифт (Font), Табуляция ( Tabs) и Границы (Borders). Но разница заключается в том, что здесь изменяется формат стиля, а не просто форма тирование абзацев.

Рис. 4-24. Диалоговое окно Изменение стиля — командный центр для нас тройки определений с тилей. В верхней час ти окна определяется поведение с тиля при работе с текстом. Область предварительного просмотра в центре окна дает предс тавление о том, как будет выглядеть текст с примененным стилем. Кнопка Формат в левом нижнем уг лу открывает диалоговые окна, позволяющие изменять параметры форматирования симво лов и абзацев

4. В верхней части диалогового окна Абзац (Paragraph) в группе Общие (General) раскройте меню Выравнивание (Alignment) и выберите элемент По левому краю (Left). В этом примере мы внесли только одно изменение, но при необходимос ти можно изменить и другие параметры форматирования. 5. Закройте диалоговые окна Style) и Стили (Styles).

Абзац (Paragraph), Изменение стиля (Modify

Когда все готово, закройте все диалоговые окна, чтобы можно было вер нуться к тексту и продолжить редактирование.

WOM_ch_04.PM6

110

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

111

Управление наборами стилей В состав W ord входит несколько готовых наборов стилей: Традиционные (Classic), Изящные (Elegant), Формальные (Formal), Современные (Modern) и другие. Выберите команду Главная | Стили | Изменить стили (Home | Styles | Change Styles) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ), чтобы открыть список доступных стилей (рис. 425). Каждый из стан дартных наборов стилей включает стиль Обычный (Normal), несколько сти лей заголовков (Заголовок 1 [Heading 1], Заголовок 2 [Heading 2] и т. д.) и другие стили (например, Название [Title] и Подзаголовок [Subtitle]). Несмотря на то, что стили в разных наборах имеют одинаковые имена (например, Заголовок 1), форматирование будет значительно отличаться. Поэтому если изменить используемый набор стилей, документ будет выглядеть совсем подругому.

Рис. 4-25. Щелкните на кнопке Изменить стили и наведите указатель мыши на подменю Набор стилей . Параметры из подменю Цвета и Шрифты позво ляют быс тро изменять внешний вид док умента. К оманда Восстановить экспресс-стили шаблона позво ляет отменить не понравившиеся изменения. Команда Сохранить как набор экспресс-стилей позволяет создать новый набор и со хранить в нем тек ущие с тили

Рядом с именем используемого в текущий момент набора стилей стоит га лочка. Если навести указатель мыши на имя другого набора стилей, функция предварительного просмотра покажет, как будет выглядеть текст с таким офор млением. Если новый стиль документа вам нравится, щелкните на имени на бора стилей, чтобы применить его. Меню закроется, и текст будет иметь совер шенно новый вид.

Создание собственного набора стилей Лучший способ создать собственный набор стилей — взять за основу один из стандартных стилей и изменить его. Выполняется это следующим образом: 1. Используя функцию предварительного просмотра, найдите среди суще ствующих наборов стилей наиболее похожий на то, что вы хотите создать.

WOM_ch_04.PM6

111

29.04.2008, 14:31

112

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Например, откройте документ с различными типами стилей, такими как основной текст, заголовки и, может быть, маркированные и нумерованные списки. 2. Выберите команду Главная | Стили | Изменить стили | Набор стилей (Home | Styles | Change Styles | Style Sets) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Просмотрите список и выберите стиль, наиболее похожий на то, что вы хотите создать. Подменю Набор стилей (Style Sets) содержит список доступных наборов стилей. Выберите стиль и, используя функцию предварительного просмот ра, посмотрите, как этот стиль изменит внешний вид документа. 3. Если нужно, измените цвета и шрифты, используя соответствующие под меню из меню Изменить стили (Change Styles). Самые очевидные изменения, которые можно внести в стиль — изменения в цветах и шрифтах. Команды для изменения шрифта и цвета находятся в меню Изменить стили (Change Styles). Предварительный просмотр выпол няется как обычно: просто задержите указатель мыши на названии шриф та или набора цветов, и внешний вид документа изменится. Чтобы выбрать подходящий цвет или шрифт, щелкните на его названии. Начните со стиля абзаца Обычный (Paragraph). Выберите шрифт, размер шрифта, цвет и любые другие параметры форматирования символов, ко торые хотите изменить (но не слишком увлекайтесь, ведь это обычный стиль абзаца). Далее переходите к стилям заголовков. Размер и цвет тек ста в заголовках задает тон всему документу . 4. Проверьте существующие стили абзацев и при необходимости внесите из менения. Выберите межстрочные интервалы и отступы для обычных абзацев. Нуж но ли увеличить или уменьшить пустое пространство вокруг них? Выбе рите расстояние между абзацами для всех стилей заголовков. Подумайте насчет границ, возможно, вы захотите добавить их. Пройдитесь по всем стилям абзацев и символов, которые будете исполь зовать. 5. Если какихто стилей не хватает, добавь те их. Изменив существующие стили, подумайте о том, какие еще стили вы бы хо тели включить в набор. Возможно, это будет нумерованный список или абзац с границами вокруг . Создайте все необходимые стили и добавь те их в свой набор. Не беспокойтесь о том, что чтото забудете. Добавить в набор новые сти ли или изменить существующие можно будет в любой момент. 6. Закончив настройку набора стилей выберите команду Главная | Стили | Из менить стили | Набор стилей | Сохранить выделение как набор экспресс стилей (Home | Styles | Change Styles | Style Sets | Save Selection as Quick Style Set) и сохраните набор стилей под новым именем. Команда для сохранения набора стилей находится в самом низу подме ню. Сохраните свой набор под новым именем, и он появится в списке до ступных наборов стилей (рис. 426).

WOM_ch_04.PM6

112

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 4

Форматирование текста, абзацев и заголовков

113

Откроется стандартное диалоговое окно сохранения файла. Введите имя набора стилей в поле Имя файла (File name) и щелкните на кнопке Сохра нить (Save). После сохранения набор стилей появится в списке вместе с остальными наборами.

Рис. 4-26. Можно создать собственный набор стилей, сохранить его и обращаться к нему при помощи меню Изменить стили

WOM_ch_04.PM6

113

29.04.2008, 14:31

Г Л А В А

5

Темы и шаблоны

Индивидуальное форматирование текста, заголовков, списков и других элемен тов страницы (о чем рассказывалось в предыдущих главах) требует времени, ко торого у вас может не быть. А то огромное количество шрифтов, цветов и графи ческих орнаментов делает подбор сочетающихся элементов для документа удру чающей задачей. Не удивительно, что многие пользователи предпочитают исполь зовать «стандартные» шрифты: Times New Roman для текста и Arial для заголов ков. К счастью, дизайнеры из Microsoft создали темы, новую функцию Word 2007, которая позволяет применять завершенный, сбалансированный набор шрифтов, цветов, стилей заголовков и других элементов одним щелчком. Тогда как темы предназначены для изменения стилей и внешнего вида, шаб лоны имеют дело с содержимым. За годы существования W ord накопилась боль шая библиотека шаблонов, содержащих стандартный текст и пустое пространство, в которое пользователи могут вводить собственную информацию. Шаблоны мо гут быть снабжены соответствующими рисунками, границами, выравниванием и форматированием абзацев. Хороший шаблон даже предоставляет подсказки о том, какими данными следует заполнять пустые места. Темы и шаблоны Word позволяют оформлять документы так, будто они подго товлены профессиональным издателем. Теперь любой пользователь может создавать отлично выглядящие бизнеспредложения, резюме и другие документы. ПРИМЕЧАНИЕ В этой г лаве рассказывается, как выбирать и применять существующие темы и шаблоны W ord. Если вы интересуетесь созданием собс твенных тем и шаблонов, обратитесь к г лаве 20.

Выбор темы Когда сроки поджимают, а вам нужно создать, допустим, бизнеспредложение, не стоит тратить драгоценные минуты, подбирая шрифты, цвета заголовков, дизайн таблиц, диаграмм и графиков. Вместо этого просто выберите тему одним щелч ком мыши, и вы получите профессионально выглядящий документ (рис. 51).

WOM_ch_05.PM6

114

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 5

Темы и шаблоны

115

Рис. 5-1. Темы Word 2007 — это готовые наборы цветов, шрифтов и эффек тов, составляющих привлекательно выглядящие страницы. Задержите указатель над темой, чтобы посмотреть, как она повлияет на внешний вид док умента. Для применения темы дос таточно щелкнуть на ней мышью

Тема состоит из трех частей: 

Цвета. Каждая тема содержит двенадцать цветов, каждый из которых свя зан с определенной частью документа. Один цвет (обычно черный) исполь зуется для основного текста документа. Другой цвет (например, темно синий) связан с заголовком первого уровня. Для заголовков более низких уровней может использоваться более светлый оттенок того же цвета. До полнительные цвета могут использоваться для выделений и гиперссылок.



Шрифты. Каждая тема указывает один или два шрифта — для основного текста и для заголовков. Шрифты (или гарнитуры) определяют форму букв на экране и странице. Выбранный шрифт очень сильно влияет на внешний вид и восприятие документа. Некоторые гарнитуры плохо сочетаются друг с другом, но, к счастью, пользователям не приходится об этом беспокоиться при выборе темы, так как предложенные комбинации всегда совместимы.

Эффекты. Каждая тема использует один из 20 встроенных эффектов W ord. К эффектам относятся тени, стили линий, элементы трехмерности и т. д. Большинство эффектов предназначены, в основном, для презентаций PowerPoint, а не для документов W ord, но, тем не менее, они входят в со став тем. При выборе темы к элементам документа применяются цвета, шрифты и эф фекты (рис. 52). 

WOM_ch_05.PM6

115

29.04.2008, 14:31

116

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 5-2 . На этом рисунк е показана тема Литейная во всей своей красе. Эта тема определяет шрифты и цвета, испо льзуемые для заго ловков, объек тов диаграмм, границ рисунков и таблиц. Как видите, даж е профессионально созданную тему мо жно испортить дилетантскими излишес твами

Приведем примеры того, какие параметры форматирования элементов до кумента может изменять тема: 

основной текст — шрифт, размер, стиль, цвет;



заголовки — шрифт, размер, стиль, цвет;



таблицы — параметры шрифта (те же, что и выше), стили границ и линий, цвета;



диаграммы — параметры шрифта, границы, линии, стили диаграмм, цвета;



рисунки — цвета границ;



элементы SmartArt — параметры шрифта, цвета изображения;



элементы Clip Art — цвета основного контура и границ;



первые буквы абзацев — параметры шрифта и цвет;



элементы W ordArt — цвет шрифта меняется, но гарнитура остается той же.

Темы PowerPoint появились в Word Microsoft впервые представила темы в PowerPoint, распространенном при ложении для создания презентаций. Т емы PowerPoint помогают создавать привлекательные слайдшоу, согласуя цвета фона, выделений и шрифтов, а также форматирование текста. Т емы также обеспечивают согласованное фор матирование и оформление таблиц, диаграмм, графиков и фотографий (ведь в большинстве бизнесшкол не проходят курса графического дизайна).

WOM_ch_05.PM6

116

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 5

Темы и шаблоны

117

В Office 2007 темы внесли ту же простоту оформления в W ord и Excel. Последовательно используя темы, пользователи могут придавать сво им документам, электронным таблицам и презентациям унифицирован ный профессиональный вид. Темы также облегчают копирование данных между программами. Если документ Word и электронные таблицы используют одинаковую тему , вам не придется беспокоиться об изменении шрифтов и цветов после копиро вания и вставки данных. Если одна и та же тема применена к документу W ord и презентации PowerPoint, вы можете печатать текст в Word, а затем встав лять его в презентацию PowerPoint — изменять формат текста не понадо бится. Как показано на рис. 53, все документы выглядят согласованно.

Рис. 5-3. Документы W ord, PowerPoint и Ex cel мог ут испо льзовать одинак овую тему. Документ word (на переднем плане) и презентация PowerPoint (на заднем плане) испо льзуют тему Метро, в резу льтате чего шрифты и цвета выг лядят сог ласованно

Вот что нужно сделать, чтобы выбрать тему для документа: 1.

Перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout) и щелкните на рас крывающемся списке Темы (Themes) [или нажмите +, , (+

, , )]. Раскрывающийся список Темы (Themes) находится в левой части вкладки Разметка страницы (Page Layout) (рис. 51). Этот список похож на палитру художника, на которой можно увидеть образцы цветов и гарнитур. Т емы

WOM_ch_05.PM6

117

29.04.2008, 14:31

118

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

разделены на две категории: енные (BuiltIn) внизу.

Пользовательские (Custom) вверху и

Встро

ПРИМЕЧАНИЕ Пользовательские темы отображаются только в том случае, если они существуют. О создании пользовательских тем рассказывается в гл. 20.

2. Если видны не все темы, воспользуйтесь полосой прокрутки в правой ча сти списка. Три точки в правом нижнем углу указывают на то, что можно перетащить угол списка, чтобы изменить размер его видимой части. 3. Наведите указатель мыши на тему (но не щелкайте), чтобы посмотреть «вживую», как эта тема изменит внешний вид документа. Раскрывающийся список Темы (Themes) использует новую функцию про смотра «вживую» (Live Preview), предложенную Microsoft. Достаточно наве сти указатель мыши на тему , и документ изменит внешний вид, как если бы к нему была применена эта тема. Можно быстро просматривать и сравни вать доступные варианты. (Как видите, компьютерные игры — не единствен ные программы, задействующие графические возможности компьютера.) 4. Выбрав тему , щелкните на ней, чтобы применить ее к документу

.

Одного щелчка достаточно, чтобы выбрать тему и применить новые пара метры форматирования ко всему документу . Заголовки, границы и линии из менят цвет. Изменится также шрифт основного текста и заголовков (рис. 54).

Рис. 5-4. Здесь показан один и тот же документ, к которому применены три разные темы. Сверх у вниз: Литейная, А спект, Официальная

WOM_ch_05.PM6

118

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 5

Темы и шаблоны

119

Поиск дополнительных тем В состав W ord входит 20 встроенных тем, но можно найти и другие темы. Воз можно, вы работаете в офисе на компьютере, настройкой которого занимаются соответствующие специалисты, и в вашей компании для документов существуют официальные темы, которые вы должны использовать. В этом случае вам необ ходимо знать, как найти эти темы на своем компьютере, особенно если вы или ктото другой случайно переместили их. Кроме того, можно искать темы и за пределами своего компьютера: творческие люди постоянно создают новые заме чательные темы и предоставляют доступ к ним через Интернет . СОВЕТ Создавать собс твенные темы не сло жно, особенно если взять за основу сущес твующую тему и внес ти в нее изменения. Подробнее об изменении и создании собс твенных тем рассказывается в г л. 20.

Просмотр тем на собственном компьютере Откройте меню Темы (Themes) [Разметка страницы | Темы | Темы (Page Layout | Themes | Themes) или +, , (+

, , )]. В верхней час ти списка находятся пользовательские темы (рис. 55). Пользовательские (custom) темы — это темы, созданные вами или другими пользователями, хранящиеся в подпапке Document Themes папки Шаблоны (C:\Documents and Settings\[имя пользователя]\Application Data\Microsoft\Шаблоны\Document Themes). Если темы сохранены гдето еще (или перемещены), они не будут отображаться в меню Темы (Themes), но W ord может помочь вам их найти. Чтобы выполнить по иск тем, щелкните на кнопке Поиск тем (Browse for Themes), расположенной в ниж ней части меню Темы (Themes). Откроется диалоговое окно Выбор темы или доку мента с темой (Choose theme or themed document). Это стандартное диалоговое окно Windows, в котором отображаются файлы *.thmx, *.docx, *.xlsx и других типов, кото рые могут содержать темы Office. В меню Тип файлов (Files of type) выбран элемент Документы с темами и темы Office (Office Themes and Themed Documents), кото рый действует как филь тр, обеспечивающий отображение в главном окне только тех файлов, которые могут содержать темы Office (и папок с файлами).

Рис. 5-5. Меню Темы содержит темы дву х типов: вс троенные и по льзовательские. Встроенные темы входят в состав Word. Темы, созданные вами или другими по льзователями, отображаются в верхней час ти списка

WOM_ch_05.PM6

119

29.04.2008, 14:31

120

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 5-6. Если щелкнуть на кнопке Поиск тем, откроется с тандартное диалоговое окно Windows, с помощью которого можно перемещаться по файловой сис теме в поисках файлов с расширением thmx. Если найти темы таким образом не у далось, попробуйте другой способ, описанный на с тр. 121

Для опытных пользователей: Перемещение тем в папку с темами Если вы часто используете собственную тему , находя ее через диалоговое окно, можете сэкономить время, скопировав эту тему в папку Document Themes. Так тема всегда будет отображаться в группе Пользовательские (Custom) меню Темы (Themes), и вам не придется искать ее в файловой системе. Приведем последовательность действий по перемещению темы из папки Мои документы в папку Document Themes. 1. Перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout), в группе Темы (Themes) откройте меню Темы (Themes) и щелкните на кнопке Поиск тем (Browse for Themes), чтобы открыть диалоговое окно Выбор темы или документа с темой (Choose Theme or Themed Document) (рис. 56). 2. Используйте кнопки слева и раскрывающееся меню вверху, чтобы перейти в папку с темами Office (файлы тем имеют расширение thmx). 3. Когда найдете файл, который хотите скопировать, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Ко пировать (Copy). 4. Перейдите в папку Document Themes. Например, если вы вошли в си стему под именем Christopher, то путь к этой папке будет следующим: C:\Documents and Settings\Christopher\Application Data\Microsoft\Шаб лоны\ Document Themes (см. рис. 57). 5. Щелкните правой кнопкой мыши на пустом пространстве в папке Document Themes и выберите из контекстного меню команду Вставить (Paste). Файл темы будет добавлен в папку Document Themes. Откройте меню Темы (Themes) и увидите, что эта тема появилась в верхней части списка.

WOM_ch_05.PM6

120

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 5

Темы и шаблоны

121

Рис. 5-7. Файлы тем хранятся в папк е Шаблоны, индивидуально для каж дого по льзователя. Microsoft любит прятать эт у папку, так что вы не найдете ее в папк е Мои документы. Вместо этого поищите в папк е Documents and Set tings, к оторая обычно нах одится на диске C:.

Поиск тем в Интернете Темы также можно искать в Интернете. Хорошим местом для начала поисков будет сайт Microsoft Office Online (www .microsoft.com/office). Со временем на этом сайте будут появляться новые темы, шрифты и цвета. И не забывайте про поисковые системы. Зайдите на сайт Google, введите в строке поиска «Office 2007 themes» и получите более полумиллиона ссылок.

Для опытных пользователей: Поиск тем на локальном компьютере Если вы не знаете, где на вашем компьютере находятся файлы тем, можете поискать их при помощи Проводника Windows. 1. Откройте в Проводнике папку Мои документы. В Проводнике Windows содержимое папки отображается в правой час ти окна. Панель слева изменяется при щелчке на кнопках и выборе ко манд меню. 2. Щелкните на кнопке Поиск (Search) (или нажмите +), чтобы открыть панель задач поиска. На панели слева щелкните на кнопке Все файлы и папки (All files and folders) (т. к. поиск нужно выполнить по всему содержимому компью тера). 3. В поле (All or part of the file name) введите *.thmx (звездочка (*) — это символ подстановки, соответствующий любому имени файла, состоящему из любого числа символов, поэтому если ввести *.thmx, система будет искать все файлы с расширением thmx.). 4. В раскрывающемся меню (Look in) выберите Мой компьютер (My Computer), чтобы Проводник проверял все файлы и папки, имеющиеся на компьютере, и ни один файл темы не скрылся от вас! 5. Щелкните на кнопке Поиск (Search). В правой части окна начнут появ ляться файлы с расширением thmx. Не обращайте внимания на темы, расположенные в стандартных пап ках, таких как \Program Files\Microsoft Office\Document Themes 12 и \Шаблоны\ Document themes, так как все эти темы уже отображаются в меню Темы (Themes) в W ord. Ищите темы в других папках. Когда найдете, можете скопировать их в свою папку шаблонов, например, C:\Documents and Settings\ Cristopher\Application Data\Microsoft\Шаблоны\Docu ment Themes.

WOM_ch_05.PM6

121

29.04.2008, 14:31

122

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 5-8. Веб-сайт Microsof t Of fice — хороший ис точник информации и допо лнительных материалов. Здесь можно найти файлы справки, шаблоны и помощь от сообщес тва Office. Со временем здесь появляются темы, наборы цветов и шрифтов

Выбор шаблона Когда вы используете шаблон, вы используете работу того, кто уже проде лал ее. Как говорится, зачем изобретать велосипед? Microsoft придерживает ся такой же точки зрения, и в W ord 2007 сделала шаблоны еще более важной частью программы. Просто взгляните на диалоговое окно Создание докумен та (+, ). Экран компьютера заполнен шаблонами (рис. 59). Можно найти шаблоны для резюме, новостных писем, календарей и поздравитель ных открыток. Одна только категория Деловые содержит сотни шаблонов. Если вас поджимают сроки и вам нужен профессионально оформленный документ — найдите подходящий шаблон и сэкономите много времени. Вот неполный перечень типов шаблонов, которые отображаются в левой час ти диалогового окна Создание документа (New Document) по алфавиту: 

Планирование — повестки дня, календари, списки, планировщики, распи сания.



Представительская документация — визитные карточки, поздравитель ные открытки, конверты, факсы, приглашения, письма, почтовые открыт ки.



Деловые — договоры, формы, счетафактуры, служебные записки, прото колы, заказы на покупку , квитанции, отчеты, резюме, заявления, ведомости.

WOM_ch_05.PM6

122

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 5

Темы и шаблоны

123

Рис. 5-9. Откройте диалоговое окно Создание документа , и увидите бо лее десятка категорий шаблонов. В списк е слева отображаются ус тановленные шаблоны. В нижней части списка отображается множество шаблонов, которые можно найти на сайте Microsof t Office Online 

Маркетинг — подарочные сертификаты, брошюры, объявления, новостные письма. Если этого не достаточно, есть еще и категория с названием Другие кате гории, в которую, верите или нет, включено еще более 50 категорий, от адресных книг и опросников до протоколов резуль татов спортивных игр. Когда вы используете шаблон, вы открываете не файл шаблона, а его ко пию. Исходный файл шаблона остается без изменений. Новый документ, созданный на основе шаблона, может содержать следующие элементы:



Изображения. Шаблоны брошюр, бизнескарт, поздравительных открыток и новостных писем почти всегда включают рисунки, клипы, линии и гра ницы. Довольно часто встречаются шаблоны с фотографиями (рис. 510).



Форматирование. Чтобы выбрать подходящий формат страниц, отступы и расстояние между строками и разместить все фрагменты на страницах, может потребоваться много времени. Если документ требует сложного фор матирования, такая работа может закончиться нервным срывом. Г ораздо проще выбрать подходящий шаблон.



Стандартный текст . Часто текст в шаблонах размещен только для того, чтобы вы могли заменить его собственными словами. Однако некоторые шаблоны включают стандартный текст, одинаковый для всех подобных документов. Договоры, первые страницы факсов, формы и даже резюме могут содержать текст, который не требуется заменять.

WOM_ch_05.PM6

123

29.04.2008, 14:31

124

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 5-10. При испо льзовании шаблона вы по лучаете профессионально оформленный документ. Многие шаблоны включают выразительную график у и качественные фотографии. Все, что вам остается сделать — добавить текст своего сообщения 

Элементы автотекста . Сложные шаблоны иногда включают элементы автома тизации, такие как автотекст . Шаблон, содержащий ответ на обычную жалобу , может содержать строку автотекста, начинающуюся со слов «Мы сожалеем, что наше устройство не соответствует вашим ожиданиям». Чтобы вставить текст целиком, достаточно ввести, например, «сожалеем» и нажать клавишу .



Элементы управления. Некоторые шаблоны включают такие элементы, как текстовые поля и раскрывающиеся меню, позволяющие создавать в Word элек тронные формы, похожие на формы вебсайтов. Подробнее об этом расска зывается в гл. 14.



Макросы. Шаблоны, включающие много автоматизированных функций, могут использовать макросы — минипрограммы, запускающиеся внутри документов W ord. Макросы позволяют выполнять несколько команд од ним нажатием кнопки или комбинации клавиш.

Эффективная работа: Шаблоны за сценой С каждым документом связан минимум один шаблон, знаете вы об этом или нет. Даже если вы создаете пустой документ , за его основу берется шаблон Обычный (Normal), определяющий базовую разметку страницы, исходный шрифт и элементы автотекста. Инструменты и форматы, включенные в шаблон Обычный, всегда доступны всем документам, поэтому его назы вают глобальным шаблоном. Шаблоны документов отличаются от глобальных шаблонов. Часто они содержат расширенное форматирование, стандартный текст, а в некоторых случаях также макросы и другие инструменты, помогающие пользова

WOM_ch_05.PM6

124

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 5

Темы и шаблоны

125

телям в работе. Параметры и инструменты, содержащиеся в шаблонах документов, доступны только в тех документах, которые основаны на этих шаблонах. Поэтому в документе, созданном на основе шаблона поздравительной открытки, вы не найдете автотекст из шаблона сче тафактуры.

Создание документа на основе шаблона Диалоговое окно Создание документа (New Document) предоставляет доступ к сотням шаблонов, доступных на сайте Office, а не только шаблонам, установ ленным на локальном компьютере. При наличии высокоскоростного доступа к Интернету шаблоны с сайта открываются так же быстро, как и локальные. Опишем последовательность действий для загрузки шаблона бизнескар ты и использования его для создания собственных карт: 1. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Создать (New) или нажмите +, (+, . Откроется диалоговое окно Создание документа (New Document), предла гающее несколько способов создания нового документа (рис. 59). Чтобы найти шаблон бизнескарты, просмотрите список категорий шаблонов в левой час ти окна. 2. В левой части окна под заголовком Microsoft Office Online выберите кате горию Визитные карточки (Business cards). Каждая категория может содержать от одного до десятков шаблонов. Катего рия Визитные карточки (Business cards) содержит карточки для различных организаций (рис. 511).

Рис. 5-11. Используйте диалоговое окно Создание документа для предварительного просмотра шаблонов перед загрузкой. Если щелкнуть на одной из категорий слева, появятся эскизы и описания шаблонов из этой категории. Щелкните на эскизе, чтобы просмотреть его бо лее крупную версию в правой час ти окна. Если шаблон понравился, щелкните на кнопке Загрузить

3. Выберите понравившийся шаблон.

WOM_ch_05.PM6

125

29.04.2008, 14:31

126

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

В области предварительного просмотра видно, как будет выглядеть доку мент. На одной странице будет создано 10 карточек. Дополнительные све дения о карточке можно просмотреть в левой верхней части окна. Обра тите внимание, что файл имеет небольшой размер, и даже при подключе нии на скорости 56 КБ/с для его загрузки потребуется меньше минуты. Также показывается рейтинг по пятибалльной системе, основанный на мне нии проголосовавших пользователей. Рейтинговая система позволяет уз нать, пригодился ли этот шаблон другим людям. Вы тоже можете прого лосовать за шаблон. О том, как это сделать, описано в подписи к рис. 512. 4. Дважды щелкните на эскизе шаблона в средней части окна, чтобы начать его загрузку . Если нет проблем с соединением, появится окно, показывающее, что идет загрузка. Когда загрузка завершится, в W ord откроется новый документ , ос нованный на этом шаблоне.

Рис. 5-12. В диалоговом окне Создание документа выберите шаблон и щелкните на кнопке Справка, чтобы просмотреть бо лее подробные сведения о нем. Добавь те свой голос, щелкнув на одной из звезд ПРИМЕЧАНИЕ При щелчк е на кнопк е Загрузить (Download) мо жет появиться диалоговое окно Проверка подлинности Microsoft Of fice. Microsof t проверяет, используете ли вы легальные лицензионные версии программ. Если какие-то приложения не имеют лицензии, загрузка шаблона бу дет невозмо жна.

Рис. 5-13. Когда на чинается загрузка, появляется диалоговое окно с сообщением об этом. Если вы передумали, нажмите кнопк у Стоп. Если этого не сделать, окно автоматически закроется, к огда загрузка завершится

5. Замените стандартный текст собственным. Как и в любом шаблоне, нужно заменить стандартный текст собственной инфор мацией. На рис. 514 показан созданный на основе шаблона документ, в котором заменен текст. В случае с визитными карточками нужно скопировать (+) и вставить (+) свой текст в каждую карточку на странице. 6. Сохраните файл под новым именем. После внесения всех необходимых изменений сохраните документ там, где сможете найти его позже.

WOM_ch_05.PM6

126

29.04.2008, 14:31

ГЛАВА 5

Темы и шаблоны

127

7. Распечатайте документ. Когда все будет готово, можете распечатать документ. Для этого лучше вос пользоваться не обычной, а специальной плотной бумагой.

Рис. 5-14. На карточке справа ос тался с тандартный текст шаблона. На карточк е слева текст заменен

Использование установленных шаблонов Использование шаблона, установленного на локальном компьютере, не особо отличается от использования шаблонов с сайта Microsoft Office Online (рис. 515).

Рис. 5-15. Если вам посчас тливилось иметь быс трый канал связи с Интернетом, то вы вряд ли заметите разницу меж ду использованием шаблонов с сайта Of fice Online и шаблонов с локального компьютера. Выбор, просмотр и испо льзование шаблона выполняется точно так ж е

Открыв диалоговое окно Создание документа (New Document), выберите в списке слева категорию Установленные шаблоны (Installed Templates). В сред ней части окна будут показаны эскизы всех шаблонов, установленных на ло кальном компьютере (их не так много, как на сайте Office Online).

WOM_ch_05.PM6

127

29.04.2008, 14:31

128

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Установленные шаблоны можно просматривать точно так же, как и шаб лоны с сайта. Если хотите просмотреть шаблон в правой части окна, щелк ните на его эскизе. У становленные шаблоны используются точно так же, как и шаблоны с сайта Microsoft Office Online, за тем исключением, что не нужно выполнять загрузку . Просто дважды щелкните на шаблоне, чтобы создать на его основе новый документ и начать работу . После использования шаблона, в следующий раз при создании нового доку мента вы увидите название этого шаблона в списке Последние использовав шиеся шаблоны (Recently Used T emplates) (рис. 516). Шаблоны, использую щиеся чаще остальных, становятся постоянными элементами этого списка, а это очень удобно.

Рис. 5-16. В окне Создание документа перечислены недавно испо льзуемые шаблоны. Чтобы создать новый док умент на основе шаблона, прос то дважды щелкните на нем или выберите его и щелкните на кнопк е Создать в правом нижнем уг лу окна

WOM_ch_05.PM6

128

29.04.2008, 14:31

Г Л А В А

6

Проверка ошибок

Если вы часами работали над резюме или отчетом, последнее, что вы захотите сделать — отправить его с ошибками и опечатками. Средства проверки орфог рафических и грамматических ошибок в W ord помогают избежать подобных оплошностей. В этой главе вы узнаете, как использовать эти инструменты. Т акже вы получите четкое понимание того, когда и как W ord автоматически вносит изменения в текст. И что еще более важно, вы узнаете, как настраивать эти ин струменты, чтобы они работали именно так, как вам требуется. Если вы действительно хотите произвести хорошее впечатление своим тек стом, W ord позволяет выполнить некоторые дополнительные исследования, используя большую W ebбиблиотеку справочных материалов, включающую словари, энциклопедии, средства поиска и перевода (рис. 61).

Включение проверки орфографических и грамматических ошибок Орфографические ошибки портят впечатление от текста, так что игнорировать средства проверки ошибок в документах Word было бы просто глупо. И хотя про верить грамматику и стилистику в полной мере очень сложно, средства провер ки грамматических ошибок позволяют найти самые явные ошибки. Когда Microsoft впервые представила средства автоматического исправления ошибок в Word, не которые люди выразили недовольство таким «вторжением». Однако пользователь имеет полный контроль над происходящим и может указать, должен ли W ord проверять текст документов на наличие грамматических и орфографических ошибок и выделять слова, вызывающие сомнения (рис. 62), или же пользователь будет запускать проверку самостоятельно, после того как введет текст .

Рис. 6-1. Инструменты для проверки ошибок, перевода и W eb-поиска находятся в группе Правописание на вкладк е Рецензирование

WOM_ch_06.PM6

129

29.04.2008, 15:05

130

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 6-2. Если включена автоматическая проверка орфографии, слова, в к оторых могут быть ошибки, подчеркиваются красной во лнистой линией. Нек оторые люди считают, что это отвлекает их от работы с тек стом, и предпо читают выполнять проверк у орфографии позже вручную

Чтобы настроить параметры средств проверки орфографических и граммати ческих ошибок, выполните следующее: 1. Щелкните на кнопке Office или нажмите комбинацию клавиш + (+), после чего щелкните на кнопке Параметры Word (Word Options). Откроется диалоговое окно Параметры Word (Word Options), в левой части ко торого находится список групп параметров. Параметры проверки грамматичес ких и орфографических ошибок находятся в группе Правописание (Proofing). 2. Выберите категорию Правописание (Proofing) (рис. 63). На панели справа появятся флажки и кнопки, разделенные на четыре группы: Параметры автозамены (AutoCorrect options), При исправлении орфо графии в программах Microsoft Office (When correcting spelling in Office programs), При исправлении правописания в Word (When correcting spelling in Word) и Исключения для файла (Exceptions for).

Рис. 6-3. Можно не только указать, будет ли проверка ошибок выполняться автоматически, но и нас троить с тепень требовательнос ти средс тв проверки к тек сту

WOM_ch_06.PM6

130

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 6

Проверка ошибок

131

3. В группе При исправлении орфографии в программах Microsoft Office (When correcting spelling in Office programs) укажите, в каких случаях W ord не будет сообщать об ошибках. Например, средства проверки «не понимают» Интернетадреса и имена фай лов, что приводит к появлению в тексте множества отвлекающих красных линий. Адреса и имена файлов можно исключить из проверки орфографии. Т акже можно указать, что следует пропускать слова из прописных букв и слова, вклю чающие числа, т.к. такими словами часто являются названия компаний и спе циальные термины, которых нет в словарях Word. Чтобы отключить проверку таких слов, используйте соответствующие флажки. СОВЕТ Word можно «научить» понимать незнакомые слова и включить их в проверку ошибок. Для этого такие слова ну жно добавить в словарь W ord (см. далее в этой г лаве).

4. По умолчанию при открытии документа W ord запускается фоновая проверка орфографии. Если вас это отвлекает, снимите флажок Автоматически про верять орфографию (Check spelling as you type). Этот непритязательный флажок — самый важный параметр из всех. Если он установлен, неправильно напечатанные слова сразу же подчеркиваются красной волнистой линией. Иногда слово напечатано правильно, но оно не подходит по контексту . Если установить флажок Использовать контекстную проверку орфографии (Use contextual spelling), вероятность того, что вы допустите такую ошибку , будет меньше.

Споры о волнистой линии Когда Microsoft впервые представила функцию фоновой проверки орфогра фии и красную волнистую линию, многие пользователи Word отнеслись к этому с пренебрежением. Некоторым людям не понравились отвлекающие красные «змеи», заполонившие их экраны. Эти линии мешали им сосредоточиться на тексте. Другие люди обнаружили, что эта фоновая проверка замедляет и без того медленные компьютеры. И, конечно, нашлись люди, считающие эту фун кцию ненужной. «Я всегда проверяю орфографию уже после того, как я закончил ввод текста». Но Microsoft до сих пор продолжает поставлять W ord с включен ной по умолчанию фоновой проверкой орфографии. В конце концов, пользо ватель может отключить ее, если она ему не нравится. С годами волнистые линии приобрели и приверженцев. Люди, раньше считавшие фоновую проверку орфографии отвлекающей, теперь не пред ставляют себе, как они обходились без нее. Пользователи, недавно начав шие работать с W ord, возможно, даже не знают , что эту функцию можно отключить. Мощность компьютеров постоянно растет , так что теперь ско рость работы практически никогда не страдает от фоновой проверки ор фографии. Если компьютер имеет достаточно мощности, чтобы редакти ровать видеофайлы, то фоновая проверка орфографии не займет много ресурсов даже при работе с очень большим документом. Как бы то ни было, решать вам. Настройте W ord так, как считаете нужным. Если вы не хотите, чтобы проверка орфографии выполнялась автома тически, запретите ее. Откройте диалоговое окно Параметры Word (Word

WOM_ch_06.PM6

131

29.04.2008, 15:05

132

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Options) и выберите категорию Правописание (Proofing). В группе пара метров При исправлении правописания в Word (When correcting spelling in Word) снимите флажок Автоматически проверять правописание (Check spelling as you type). Фоновая проверка больше вас не побеспокоит . 5. Если хотите получить от W ord помощь в проверке грамматики, установите флажки Автоматически проверять грамматику (Mark grammar error as you type) и Также проверять орфографию (Check grammar with spelling). Теперь сомнительные конструкции будут подчеркиваться зеленой волнистой линией. Можно отключить автоматическую проверку грамматики и проверять ее после завершения ввода всего текста (об этом рассказывается на стр. 134). Если вы хотите, чтобы грамматика не проверялась, снимите оба флажка. СОВЕТ Для подробной нас тройки параметров проверки грамматики щелкните на кнопке Настройка (Settings), чтобы открыть диалоговое окно (Grammar Set tings) (рис. 6-4). В этом окне можно указать, что именно до лжно проверяться при проверке грамматики.

6. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Word (Word Options). Новые параметры проверки орфографии и грамматики вступят в силу .

Рис. 6-4. Когда дело до ходит до обсу ждения правил грамматики и с тилистики, по чти каждый имеет собственное мнение. В Word есть возможность настроить параметры проверки грамматики в соответс твии с собс твенными предпо чтениями

Проверка орфографии В Word функция проверки орфографии считывает каждое слово документа и проверяет его по собственному словарю. Если такого слова нет в словаре, оно помечается как ошибочное. Слова, считающиеся ошибочными, обрабатываются тремя способами: 

Автозамена — функция проверки ищет слово в списке слов, заменяющихся автоматически. В этот список включены, например, слова «абареген», «итхо» и «каджый», а также те слова, на которые их следует заменять: «абориген», «тихо» и «каждый». Можно добавлять слова в список автозамены, и удалять их оттуда. Можно также совсем отключить функцию автозамены. Подробнее об этом рассказывается на стр. 141.

WOM_ch_06.PM6

132

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 6

Проверка ошибок

133



Автоматическая проверка орфографии — функция проверки автомати чески находит слова с ошибками и подчеркивает их красной волнистой линией (рис. 62).



Ручная проверка орфографии — проверка орфографии запускается пользователем. Функция проверки последовательно находит слова с ошиб ками и показывает их пользователю и пытается предложить возможные варианты исправления.

Автоматическая проверка орфографии Если этот параметр не отключен, как описано выше, W ord проверяет каждое введенное слово, пытаясь найти его в своем словаре. Если слова в словаре нет, функция проверки доводит это до сведения пользователя, используя красную волнистую линию (рис. 62). Чтобы исправить подчеркнутое слово, щелкните на нем правой кнопкой мыши. В контекстном меню предлагаются различные варианты исправления (рис. 65). Если какойто из вариантов подходит, щелкните на нем, и выбранное слово по явится вместо слова с ошибкой.

Рис. 6-5. Щелкните правой кнопк ой мыши на слове, подчеркну том красной во лнистой линией. Появится к онтекстное меню с возмо жными вариантами правильного написания этого слова. Если ошибки в слове нет, мо жно добавить его в словарь, чтобы оно бо льше не подчеркивалось как ошибо чное

Иногда слово подчеркивается как ошибочное, но вы хотите оставить его как есть (и сделать так, чтобы оно больше не подчеркивалось). Для таких случаев контекстное меню предлагает три варианта действий (рис. 66): 

Пропустить (Ignore) — функция проверки игнорирует слово в данном кон кретном случае (только в текущем документе), и подчеркивание убирается;



Пропустить все (Ignore All) — функция проверки игнорирует все такие сло ва в документе и не подчеркивает их;

WOM_ch_06.PM6

133

29.04.2008, 15:05

134 

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Добавить в словарь (Add to Dictionary) — если добавить слово в словарь, оно никогда не будет подчеркнуто как ошибочное, ни в текущем докумен те, ни в любом другом. Слова добавляются в файл словаря с именем CUSTOM.DIC. Со временем в этот словарь будут добавлены все специаль ные слова, которые вы не хотите считать ошибочными.

Ручная проверка орфографии Если выбрать ручную проверку орфографии и грамматики, все слова можно проверить за один раз, в любое удобное вам время, например, когда в доку мент будет введен весь текст . Чтобы начать проверку , выберите команду Ре цензирование | Правописание | Правописание (Review | Proofing | Spelling and Grammar) +, (+, ). Откроется диалоговое окно:

Рис. 6-6. В дополнение к вариантам исправления слова с ошибк ой, в контекстном меню представлены три команды, позволяющие не проверять данное слово. Мо жно пропустить его проверк у один раз, мо жно пропус тить проверк у этого слова во всем док ументе, а можно добавить это слово в словарь, чтобы оно не считалось ошибочным ни в одном документе на тек ущем к омпьютере

Рис. 6-7. Ручная проверка орфографии выпо лняется при помощи диалогового окна Орфография. В верхнем тек стовом по ле отображается ошибочное слово в к онтексте документа. В нижнем по ле предлагаются варианты его исправления

WOM_ch_06.PM6

134

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 6

Проверка ошибок

135

Часто проверка орфографии и грамматики выполняется одновременно, по этому в левом верхнем углу диалогового окна Орфография (Spelling and Gra  mmar) указывается причина проблемы. Если слово неправильно напечатано, над текстовым полем, в котором отображается предложение с проверяемым словом, появится надпись Нет в словаре (Not in Dictionary). Ниже находится поле с возможными вариантами исправления неправильного слова. В правой части этого диалогового окна находится несколько кнопок. Если хотите ос тавить слово без изменений, используйте одну из трех кнопок: Пропустить (Ignore Once), Пропустить все (Ignore All) и Добавить в словарь (Add to Dictio nary). Эти кнопки выполняют то же, что и команды контекстного меню. Следующие три кнопки позволяют изменить проверяемое слово. Если выб рать слово из списка Варианты (Suggestions) и щелкнуть на кнопке Заменить (Change), выделенное слово будет заменено выбранным из списка. Если щел кнуть на кнопке Заменить все (Change All), заменены будут все такие слова в документе одновременно. Чтобы такая замена выполнялась автоматически, щелкните на кнопке Автозамена (AutoCorrect).

Управление пользовательскими словарями В состав W ord включен стандартный орфографический словарь, который явля ется одним огромным списком известных слов. Когда пользователь выбирает ко манду Добавить в словарь , слово в действительности не добавляется в стандар тный словарь. Оно добавляется в отдельный файл, CUSTOM.DIC, содержащий все слова, добавленные пользователем. Со временем файл CUSTOM.DIC заполняется именами и фамилиями друзей, часто используемыми слэнговыми словами и т. д. СОВЕТ Чтобы перенести пользовательский словарь на другой компьютер, просто скопируйте туда файл CUSTOM.DIC, расположенный в папке C:\Documents and Settings\имя по льзователя\Microsoft\Application Data\Proof.

Удаление слова из пользовательского словаря Если вы случайно добавили в словарь неправильно напечатанное слово, оно больше не будет подчеркиваться как неправильное. Но это можно исправить, изменив свой пользовательский словарь прямо в W ord. Это делается так: 1. Откройте диалоговое окно Параметры Word (Word Options). В списке слева выберите категорию Правописание (Proofing). Доступ к пользовательскому словарю можно получить из диалогового окна Па раметры Word (Word Options). 2. Щелкните на кнопке Вспомогательные словари (Custom Dictionaries), которая находится примерно в центре окна. Откроется диалоговое окно Вспомогательные словари (Custom Dictionaries) (рис. 68). 3. В списке слева выберите CUSTOM.DIC. Когда пользователь в процессе проверки орфографии добавляет слова в сло варь, они сохраняются в файле CUSTOM.DIC. Если добавлены какието допол нительные пользовательские словари (см. стр. 137), они тоже будут представ лены в списке.

WOM_ch_06.PM6

135

29.04.2008, 15:05

136

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 6-8. Используйте диалоговое окно Вспомогательные словари для управления своим пользовательским словарем и добавления новых словарей. Здесь мо жно выбрать, какие словари бу дут испо льзоваться, добавить новые словари и открыть словари для редактирования

4. Щелкните на кнопке Изменить список слов (Edit Word List), чтобы открыть словарь. Откроется еще одно диалоговое окно, с именем файла CUSTOM.DIC в заголов ке (рис. 69). Слова, которые были когдалибо добавлены в словарь, перечис лены в списке Словарь (Dictionary). 5. Выберите слово, которое хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить (Delete). Список слов упорядочен по алфавиту, так что для поиска слова можно восполь зоваться полосой прокрутки. Можно также щелкнуть на первом слове в спис ке и ввести первую букву слова, которое нужно найти. Например, если вы ищете введенное с опечаткой слово «исторя», нажмите клавишу , чтобы перейти к словам, начинающимся на букву И. Найдя слово, выделите его и щелкните на кнопке Удалить (Delete) в нижней части окна. 6. Закройте все окна, щелкая OK. Чтобы получить возможность изменить словарь, вы открыли три диалоговых окна. Закройте их все, щелкнув в каждом на кнопке OK. Теперь удаленные из сло варя слова официально считаются неправильными.

Рис. 6-9. В пользовательский словарь CUSTOM.DIC можно добавлять слова, после чего можно удалять их от туда. Чтобы добавить слово, введите его в по ле Слова и щелкните на кнопк е Добавить. Чтобы у далить слово, выберите его в списк е Словарь и нажмите кнопку Удалить. Бу дьте внимательны, чтобы не нажать кнопк у Удалить все — она действительно у даляет все слова из словаря

WOM_ch_06.PM6

136

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 6

Проверка ошибок

137

Добавление профессиональных словарей в Word Похоже, что каждая профессия, вид деятельности и индустрия имеет свой собствен ный язык. И часто для этого языка имеется отдельный словарь W ord. Можно най ти любые словари, как бесплатные, так и платные. Поищите в Интернете; там можно найти словари по любой теме, от архитектуры до зоологии. А если словарей по какойто теме найти не удалось, вы всегда можете создать собственный. Введите в поисковой системе (например, Google) фразу «Microsoft Word .dic» и посмотри те, что найдется. Если хотите сузить поиск до определенной профессиональной области, добавьте в строку поиска соответствующее ключевое слово. Найдя словарь, и загрузив или скопировав его на свой компьютер, добавь те его в список словарей Word, выполнив следующее: 1. Откройте диалоговое окно Вспомогательные словари (Custom Dictionaries) (рис. 68), как делали это на шагах 12 на стр. 134. 2. Щелкните на кнопку Добавить (Add) в правой части окна, чтобы открыть стан дартное диалоговое окно выбора файлов. Откроется диалоговое окно Добавление вспомогательного словаря (Add Custom Dictionary). Это стандартное диалоговое окно, позволяющее переме щаться по папкам и выбирать файлы. 3. Чтобы добавить словарь, дважды щелкните на его файле или выберите его и щелкните на кнопке Открыть (Open). Диалоговое окно Добавление вспомогательного словаря (Add Custom Dictionary) закроется, и вы вернетесь в диалоговое окно Вспомогательные словари (Custom Dictionaries). Новый словарь появится в списке вместе с пользовательским словарем CUSTOM.DIC и другими. 4. Если вы планируете сразу начать использование добавленного словаря, убе дитесь, что рядом с его именем установлен флажок. Устанавливая флажки, можно выбирать, какие словари будут использоваться для проверки орфографии. Чтобы уменьшить вероятность появления ошибки, исполь зуйте только те словари, которые связаны с темой текущего документа. Если до пустить опечатку в какомто слове, может получиться медицинский или другой профессиональный термин. Кроме того, чем больше словарей подключено, тем больше времени потребуется для проверки правописания, хотя вы, скорее всего, не заметите особой разницы.

Проверка грамматики и стиля Средства проверки грамматики и стиля в W ord работают почти так же, как сред ства проверки орфографии. У пользователя есть тот же выбор: можно включить функцию автоматической проверки, а можно запускать проверку вручную. Если проверка выполняется автоматически, сомнительные конструкции будут подчер киваться зеленой волнистой линией. Если проверка выполняется вручную, сомни тельные предложения отображаются в диалоговом окне Грамматика (Spelling and Grammar).

WOM_ch_06.PM6

137

29.04.2008, 15:05

138

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 6-10. Если проверка грамматики выпо лняется вручную, ошибки отображаются в диалоговом окне Грамматика. В левом верхнем уг лу окна описывается ошибка, а предложения по ее исправлению приводятся в по ле в нижней час ти окна. Чтобы получить более подробное описание проблемы, щелкните на кнопк е Объяснить

Если вы считаете, что политика проверки грамматики в W ord слишком стро гая, можете изменить соответствующие параметры. Щелкните на кнопке Office, затем на кнопке Параметры Word (Word Options), после чего выберите катего рию Правописание (Proofing) и щелкните на кнопке Настройка (Settings). От кроется диалоговое окно Параметры грамматической проверки (Grammar Settings) (рис. 64), в котором можно настроить следующие параметры: 

Capitalization (Использование заглавных букв) — ищет слова, в которых должны использоваться заглавные буквы;



Fragments and runons (Фрагменты и дополнения) — проверяет завершен ность предложений и подчеркивает слишком длинные;



Misused words (Неправильное использование слов) — ищет неправильно используемые прилагательные и наречия;



Negation (Отрицание) — помечает двойные отрицания;



Noun phrases (Использование существительных) — проверяет правиль ность использования артиклей «a» и «an» и находит фразы, в которых ар тикль не согласован с существительным.



Possessives and plurals (Притяжательные и множественные) — оставь те этот флажок установленным, если печатаете на английском языке и забы ваете ставить апострофы в фразах типа «the ships hold»;



Punctuation (Пунктуация) — проверяет использование кавычек, запятых, точек с запятыми и остальных знаков препинания;



Questions (Вопросы) — проверяет использование знаков вопроса и поме чает вопросы с нестандартной структурой;



Relative clauses (Определительные придаточные) — ищет ошибки в опре делительных придаточных, такие как использование слова «который» (which) вместо «кто» (who) в отношении людей;



Subjectverb agreement (Согласование существительного и глагола) — по мечает предложения, в которых глаголы не соответствуют существитель ным;



Verb phrases (Использование глаголов) — ищет ошибки в использовании глаголов, такие как неверно выбранное время глагола.

WOM_ch_06.PM6

138

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 6

Проверка ошибок

139

Проверка стиля еще более субъективна, чем проверка грамматики. Если вас не устраивает, как работает эта функция, отключите ее. Настройка параметров проверки стиля выполняется в категории Право писание (Proofing) диалогового окна Параметры W ord (W ord Options). В секции При исправлении правописания в W ord (When correcting spelling and grammar in W ord) находится раскрывающийся список Набор правил (Writing Style) с двумя элементами: Grammar & Style (Грамматика и стиль) и Grammar Only (Только грамматика). Если выбрать Grammar & Style, вам будет сообщаться о таких проблемах, как клише, пассивные предложения и пред ложения с несогласованными частями. Выбор за вами. Используйте те параметры, которые считаете полезными, и которые соответствуют вашему персональному стилю.

Настройка автозамены Функция автозамены имеет большее значение, чем вы можете ожидать, и работает в нескольких программах из пакета Office, включая Word, Publisher и Outlook. Фун кция автозамены исправляет некоторые слова, введенные с опечатками или ошиб ками, не спрашивая на то разрешения (если она включена). Вы даже можете не заметить, что чтото изменилось само по себе. Очевидно, что автозамена — это не та функция, которая может понравиться приверженцам тотального контроля. Но с другой стороны, этой концепция имеет некоторые неожиданные плюсы. Вы ког данибудь ломали голову над тем, как ввести символ ©? Если автозамена включена, достаточно ввести английскую букву C в скобках — (c) — и эти три символа вол шебным образом превратятся в символ копирайта. Но это еще не все. Автозамена позволяет вводить при помощи клавиатуры многое другое: математические симво лы, всевозможные стрелки, смайлики и т . д. И, представьте себе, если вы работаете в гастроэнтерологическом отделении областной больницы, то вместо того, чтобы каждый раз вводить четыре длинных слова, можно настроить автозамену так, что сокращение «гооб» будет автоматически заменяться полным названием.

Как работает автозамена Функция автозамены изменяет слова сразу после их ввода. Если автоматически измененное слово вам не понравилось, нажмите +, чтобы отменить опе рацию автозамены. Слово станет таким, каким вы его ввели, и функция автозаме ны больше не будет его исправлять.

Настройка параметров автозамены Так как функция автозамены заменяет слова, не сообщая об этом пользователю, важно знать, как управлять этой функцией. Чтобы настроить параметры автоза мены, откройте диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect), щелкнув на кнопке Office | Параметры W ord | Правописание | Параметры автозамены (Office | Word Options | Proofing | AutoCorrect Options). Открыть это окно можно также из текста, щелкнув правой кнопкой мыши на слове, подчеркнутом красной волнис той линией, и выбрав из контекстного меню команду Автозамена | Параметры автозамены (AutoCorrect | AutoCorrect Options). Диалоговое окно Автозамена

WOM_ch_06.PM6

139

29.04.2008, 15:05

140

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

(AutoCorrect) предоставляет доступ ко многим параметрам, так что может по надобиться какоето время, чтобы понять, что где находится. На первой вкладке в верхней части находится флажок Показать кнопки возможностей автозаме ны (Show AutoCorrect Options buttons), определяющий, будут ли в тексте отобра жаться кнопки меню с изображением молнии (рис. 611).

Рис. 6-11. Если под первым симво лом слова отображается небо льшая синяя черточка или в тексте появилось изображение молнии, это результат действия функции автозамены. Если навес ти указатель мыши на это изображ ение, появится к онтекстное меню с параметрами автозамены. Это меню предос тавляет самый быс трый способ прекратить автозамену как ого-либо слова

Флажки в верхней части первой вкладки диалогового окна Автозамена (AutoCorrect) относятся к настройке типичных опечаток (рис. 612).

Рис. 6-12. Функция автозамены меняет слова, напечатанные по льзователем. К счастью, этой функцией можно управлять при помощи диалогового окна Автозамена. Используйте флажки в верхней час ти окна, чтобы включить или отключить автоматическ ую замену определенных сочетаний символов. Поле внизу содержит список автоматически заменяемых слов. Добавляя в этот список собс твенные пары слов, мо жно использовать автозамену в качестве функции автотек ста

WOM_ch_06.PM6

140

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 6

Проверка ошибок

141

СОВЕТ Как показано в примере выше, функцию автозамены мо жно испо льзовать как функцию автотек ста. Разница заключается в том, что автозамена автоматически превращает слово «гооб» в «гас троэнтерологическое отделение областной бо льницы», а при испо льзовании функции автотек ста после ввода «гооб» нужно нажать клавишу F3. Так что у вас ес ть выбор: автозамена требует меньше нажатий клавиш, но автотек ст предос тавляет бо льше к онтроля.

Самый важный параметр в этом диалоговом окне — флажок Заменять при вводе (Replace text as you type). Если этот флажок установлен, функция автоза мены исправляет орфографические ошибки и опечатки. В поле под этим флаж ком содержится список слов, которые функция автозамены будет искать (левый столбец) и текст , на который эти слова будут заменяться (правый столбец). Для просмотра списка используйте полосу прокрутки. Если установить флажок, рас положенный в нижней части окна, функция автозамены будет автоматически исправлять слова с ошибками при помощи того же словаря, который использует ся для проверки орфографии. В дополнение к настройке параметров работы функции автозамены, можно указывать, какие именно ошибки будут исправляться. Это можно сделать при помо щи списка слов, отображающегося в диалоговом окне Автозамена (AutoCorrect). 1. Откройте диалоговое окно Параметры Word (Word Options) и выберите ка тегорию Правописание (Proofing). В верхней части окна щелкните на кноп ке Параметры автозамены (AutoCorrect Options). Откроется диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect). 2. Убедитесь, что флажок Заменять при вводе (Replace text as you type) уста новлен. Этот флажок включает и отключает функцию автозамены. 3. В текстовом поле под надписью заменить (Replace) введите «гооб» и нажми те клавишу . В поле под надписью на (With) введите «гастроэнтерологи ческое отделение областной больницы» и щелкните на кнопке Добавить (Add). Вы только что указали Word, что нужно искать слово «гооб» и заменять его фра зой «гастроэнтерологическое отделение областной больницы». 4. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect), после чего щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Word (Word Options). ПРИМЕЧАНИЕ Если вам не нравится, как функция автозамены заменяет слова, мо жете исправить это, у далив соответс твующую пару из списка в диалоговом окне Автозамена (A utoCorrect). Предпо ложим, что вы бо льше не х отите заменять «гооб» на «гастроэнтерологическое отделение областной больницы». Просто выберите эт у пару слов в списк е и щелкните на кнопк е Удалить (Delete). У далить пару из списка мо жно также, выбрав к оманду Отключить автоматическое исправление (Stop A utomatically Correcting) (рис. 6-11) из к онтекстного меню автозамены.

WOM_ch_06.PM6

141

29.04.2008, 15:05

142

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Автозамена математическими символами, автоформат и смарт-тэги Функция автозамены — это не только средство исправления ошибок и опечаток. Она может также автоматически исправлять формат , добавлять математические и другие специальные символы, такие как кавычки и тире. Кроме того, эта функ ция управляет смарттэгами — маленькими всплывающими кнопками со значком «i», позволяющими сэкономить время, выполняя действия, для которых иначе понадобилось бы открывать другие программы (см. раздел «Смарттэги» чуть ниже). Как и на вкладке Автозамена (AutoCorrect), на вкладках Автозамена математи ческими символами (Math AutoCorrect), Автоформат (AutoFormat) и Смарттэги (Smart Tag) находятся параметры, позволяющие отключать замены и подстановки различного рода. На вкладке Автозамена математическими символами (Math AutoCorrect) тоже есть списки заменить (Replace) и на (With), позволяющие вво дить различные математические знаки, вводя с клавиатуры обычные символы. 

Математические символы . Откройте диалоговое окно Параметры W ord (Word Options), выберите категорию Правописание (Proofing) и нажмите кнопку Параметры автозамены (AutoCorrect Options). В открывшемся диалоговом окне Автозамена (AutoCorrect) перейдите на вкладку Автозамена математически ми символами (Math AutoCorrect) и посмотрите, какие символы там представ лены. Конечно, некоторые из этих символов можно вставить при помощи ко манды Вставка | Символы | Символ (Insert | Symbols | Symbol), но если вы час то используете какието символы, автозамена является более быстрым способом. Если хотите изменить параметры автозамены математическими символами, используйте списки заменить (Replace) и на (With), которые работают точно так же, как одноименные списки на вкладке Автозамена (AutoCorrect).



Формат. Откройте диалоговое окно Параметры W ord (Word Options), выбе рите категорию Правописание (Proofing) и нажмите кнопку Параметры ав тозамены (AutoCorrect Options). В открывшемся диалоговом окне Автозаме на (AutoCorrect) перейдите на вкладку Автоформат при вводе (AutoFormat As You Type) или Автоформат (AutoFormat). Вы когданибудь интересовались, как работает замена кавычек в W ord? Если ввести двойные прямые кавычки (“), которые используются также для обозначения дюймов, W ord автоматически заменит их на фигурные кавычки (“ или ”), загнутые в нужную сторону — это работа функции автозамены. Автозамена может также вступать в действие при создании нумерованного или маркированного списка. Она может заменять два дефиса на одно тире. Параметры автоформата представлены флажками. Если хотите включить какойто параметр, просто установите флажок.

Эффективная работа. Смарт-тэги При вводе текста в W ord иногда появляются различные вспомогательные средства. Есть минипанель инструментов, кнопка со списком параметров автозамены, красные и зеленые волнистые линии. А еще есть смарттэги (рис. 613). В основе лежит хорошая идея: совместно использовать инфор мацию и функции в различных приложениях Office, обходясь меньшим числом щелчков мышью.

WOM_ch_06.PM6

142

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 6

Проверка ошибок

143

Так, например, если ввести в документ W ord имя контакта Outlook, появится смарттэг с небольшим значком «i», который является кноп кой, вызывающей контекстное меню. Из этого меню можно выбрать команду для отправки электронной почты, планирование собрания или вставки адреса без запуска Outlook и открытия соответствующего контакта. Если ввести имя человека, для которого в Outlook есть контакт , W ord предоставит некоторые полезные возможности. Если вам не нравится такое вмешательство, можете отключить смарт тэги. В диалоговом окне Автозамена (AutoCorrect) перейдите на вкладку Смарттэги (Smart Tags) и снимите флажок Показать кнопки действий смарттэгов (Show Smart T ag Actions buttons). 

Смарттэги. Откройте диалоговое окно Параметры W ord (Word Options), выберите категорию Правописание (Proofing) и нажмите кнопку Парамет ры автозамены (AutoCorrect Options). В открывшемся диалоговом окне Ав тозамена (AutoCorrect) перейдите на вкладку Смарттэги (Smart Tags). Смарт тэги работают в фоновом режиме, когда пользователь вводит текст , и ищут связь между вводимыми словами и другими ресурсами. Введите имя, и смарттэги проверят, есть ли это имя в адресной книге Outlook. Если имя есть, под име нем появится пунктирная линия. Наведите указатель мыши на это слово, и появится информационная кнопка смарттэгов со значком «i». При щелчке на кнопке раскроется контекстное меню, содержащее команды, позволяющие, например, отправить этому человеку письмо по электронной почте. Смарттэги выполняют также некоторые другие задачи, такие как преобразование единиц измерения и добавление дат в календарь. Эти параметры можно настроить на вкладке Смарттэги (Smart Tags) диалогового окна Автозамена (AutoCorrect). Установите флажок Добавить смарттэги к тексту (Label text with smart tags), чтобы включить использование смарттэгов, а затем используйте остальные флажки, чтобы выбрать слова, к которым тэги будут применяться.

Рис. 6-13. Если включить смарт-тэги, они бу дут появляться в док ументе как к онтекстные меню, связанные с информацией из других прило жений Microsoft. Команды меню позволяют выполнять такие задачи, как отправка сообщений электронной почты и планирование собраний

Работа со справочными материалами Панель Справочные материалы (Research) предоставляет ссылки на матери алы библиотек в Интернете, которые можно использовать в W ord. Чтобы открыть эту панель, выберите команду Рецензирование | Правописание |

WOM_ch_06.PM6

143

29.04.2008, 15:05

144

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Справочники (Review | Proofing | Research). В правой части окна документа появится панель задач Справочные материалы (Research) (рис. 614). Приведем список инструментов, которые можно найти на этой панели: 

тезаурус — позволяет искать синонимы и аль тернативы словам;



перевод — система перевода слов на другие языки;



система Live Search — позволяет искать информацию на узлах в Интернете;



поиск MSN — поисковая система Microsoft;



котировки акций на MSN Money — предоставляет финансовую информацию. ПРИМЕЧАНИЕ Очевидно, что если ваш компьютер не подключен к Интернету, вы не сможете использовать средства онлайнового поиска. Однако некоторые инструменты, такие как проверка правописания, тезаурус и кое-какие средства перевода будут работать даже без подключения к Интернету.

Рис. 6-14. Используйте раскрывающееся меню в верхней час ти панели зада ч, чтобы выбрать справо чные материалы, в к оторых бу дет выпо лнен поиск

Поиск в справочных материалах В принципе, любой пользователь, имеющий подключение к Интернету и обозре ватель, может использовать все справочные материалы W ord. Но при помощи панели задач Word можно централизованно выполнять поиск во всех справочных материалах, избежав необходимости заходить на разные сайты и учиться пользо ваться разными инструментами. Поиск выполняется следующим образом: 1. Выберите команду Рецензирование | Правописание | Справочники (Review | Proofing | Research) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ).

WOM_ch_06.PM6

144

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 6

Проверка ошибок

145

В правой части окна документа появится панель задач Справочные мате риалы (Research). Если хотите, можете щелкнуть на ее панели заголовка и перетащить в другое место. 2. В верхней части панели задач Справочные материалы (Research) введите искомый текст в поле Искать (Search for). Если искомое слово имеется в документе, можно сначала выделить его, а потом выбрать команду Рецензирование | Правописание | Справочники (Review | Proofing | Research). Выделенный текст автоматически появится в поле Искать (Search for), и Word незамедлительно начнет поиск в выбранном источнике. 3. В раскрывающемся списке с текстом Все справочные материалы (All Refe rence Books) выберите источник, в котором будет выполняться поиск. Поиск начнется сразу же после выбора источника. Можно также оставить выб ранным в этом списке элемент Все справочные материалы (All Reference Books); тогда поиск будет выполнен во всех источниках. Возможно, придется подождать какоето время, так как поиск выполняется в Интернете. Раньше или позже, на панели задач появятся резуль таты поиска. 4. Если найден интересующий вас ресурс, щелкните на ссылке, чтобы открыть ее в Webобозревателе. Часто результаты включают ссылки на Webсайты. Если хотите продолжить по иск, щелкните на ссылке, чтобы открыть ее в W ebобозревателе.

Рис. 6-15. Используйте панель задач Справочные материалы, чтобы по лучить доступ к тезаурусам, справочникам и средствам перевода. Щелчок на с трелке рядом с кнопкой Назад открывает меню, при помощи которого можно вернуться к результатам предыдущего поиска

Использование тезауруса Word Хорошо составленный тезаурус (или толковый словарь) — настольная кни га многих писателей. Т езаурус содержит синонимы и антонимы слов, что

WOM_ch_06.PM6

145

29.04.2008, 15:05

146

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

позволяет писателям найти «идеальное слово». В тезаурусе W искать синонимы гораздо проще, чем в бумажном словаре.

ord (рис. 616)

Рис. 6-16. Чтобы использовать тезаурус Word, просто щелкните на слове правой кнопк ой мыши и выберите в контекстном меню пункт Синонимы. Используйте слово, предложенное в контекстном меню, или выберите к оманду Тезаурус, если х отите выполнить поиск при помощи панели зада ч Справочные материалы

Чтобы воспользоваться тезаурусом Word, щелкните правой кнопкой мыши на любом слове в документе и наведите указатель мыши на подменю Синонимы (Synonyms). Появится список синонимов выбранного слова. Если предложенного недостаточно, выберите команду Тезаурус (Thesaurus), расположенную в низу списка, чтобы открыть панель задач Справочные материалы (Research) с уже введенным в поле Искать (Search for) словом (рис. 616). Щелкните на зеленой стрелке, чтобы просмотреть информацию.

Перевод текста Справочные материалы W ord включают инструменты перевода слов на другие языки. Если выделить текст и щелкнуть на кнопке Рецензирование | Правопи сание | Перевод (Review | Proofing | T ranslate) или нажать комбинацию клавиш +, (+, ), W ord начнет поиск перевода слова, используя в качестве направления перевода последний выбранный язык (рис. 617). (Word «говорит» на русском, английском, арабском, китайском, голландском, французс ком, немецком, греческом, итальянском, японском, португальском, испанском и шведском.) Хороший перевод — это искусство, а не наука, поэтому при помощи компью тера можно выполнить только часть работы. Вместе с переводом слов и фраз вы получаете предложение профессионального перевода всего документа за плату (рис. 618) (а можете попросить помочь с переводом друга, владеющего иност ранным языком).

WOM_ch_06.PM6

146

29.04.2008, 15:05

Проверка ошибок

ГЛАВА 6

147

Всплывающие подсказки с переводом Еще одно вспомогательное средство, реализованное в виде всплывающих подска зок — всплывающие подсказки с переводом. Выполните команду Рецензирование | Правописание | Всплывающая подсказка с переводом (Review | Proofing | Translation ScreenTip) и выберите из раскрывающегося меню язык для перевода. Доступны всплывающие подсказки на английском, французском, испанском и других языках.

Слово для перевода

Выбор языка

Предложение платного перевода тек ста Результаты перевода

Рис. 6-17. Перевод слов и фраз выпо лняется на панели задач Справочные материалы и о чень по хож на другие зада чи поиска

Рис. 6-18. При использовании средств перевода Word вы получаете машинный перевод и к оммерческое предло жение перевода всего тек ста док умента. В примере на рисунк е компания Lingo предлагает профессионально перевес ти весь тек ст г лавы, содержащей чуть бо льше 4500 слов, за 4201 до ллар США

WOM_ch_06.PM6

147

29.04.2008, 15:05

148

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

После выбора языка все, что вам остается сделать, чтобы получить перевод и определения слова — задержать на несколько секунд указатель мыши над словом (рис. 619). Вы получите на удивление полную информацию.

Рис. 6-19. Всплывающие подсказки с переводом мог ут вам пригодиться, если вы работаете с документом на иностранном языке или решили освоить новый язык. Задержите указатель мыши над словом, и по лучите словарную справк у, включающую примеры испо льзования и идиоматические выраж ения

Подсчет слов Часто бывает нужно определить число слов, строк, абзацев и страниц в до кументе. W ord постоянно отображает число страниц и слов в строке состо яния в нижнем правом углу документа (рис. 620). Чтобы получить более подробную информацию, дважды щелкните на надписи Число слов (Words) в строке состояния, чтобы открыть диалоговое окно Статистика (Word Count). Учитывая пожелания пользователей предыдущих версий W ord, Microsoft до бавила возможность учитывать также текст из надписей и сносок.

Рис. 6-20. В W ord пос тоянно отслеживается число с траниц и слов в док ументе. Эта информация отображается в левом нижнем уг лу окна док умента. Дваж ды щелкните на этой области или выберите команду Рецензирование | Правописание | Статистика , чтобы открыть диалоговое окно Статистика с бо лее подробной информацией

WOM_ch_06.PM6

148

29.04.2008, 15:05

Г Л А В А

7

Печать документов Word

В определенный момент жизненного цикла многие документы Word отправляются на печать. Даже если документ предназначен для отправки по электронной по чте, получатель может захотеть распечатать его. К тому же, многие люди предпо читают проверять распечатанную копию документа перед его отправкой, считая, что так проще найти ошибки. Word предоставляет пользователю широкие возможности по выводу доку ментов на печать. В этой главе мы покажем, как использовать эти возможнос ти, начав с самых простых и быстрых способов печати документа целиком. Вы узнаете, как выбрать наиболее подходящий из доступных принтеров (напри мер, цветной струйный принтер для печати фотографий), отправить документ по факсу или создать из него файл PDF . А если вы собираетесь отправить до кумент по обычной почте, то можете распечатать конверт или наклейку . Word и в этом вам поможет.

Быстрая и простая печать Сразу после установи W ord самый короткий путь к принтеру — кнопка Быс трая печать (Quick Print). Откройте документ W ord и выберите команду Office | Печать | Быстрая печать (Office | Print | Quick Print). Пара щелчков мышью — и распечатанные страницы документа начинают выходить из принтера. СОВЕТ Чтобы еще быс трее отправлять док ументы на печать, добавь те кнопк у Быстрая печать (Quick Print) на панель быс трого доступа. Инструкции см. в подписи к рис. 7-1.

Быстрая печать имеет определенные ограничения: всегда распечатывается одна копия документа, и страницы печатаются на одной стороне листа. Если нужно распечатать только несколько страниц, сделать несколько копий или печатать на обеих сторонах листа, придется выполнить некоторые дополнительные действия. Наверно, самое большое ограничение этого способа печати заключается в том, что принтер должен быть готов к печати. Он должен быть включен, в нем должна иметься бумага, он должен быть подключен к компьютеру и иметь необходимые параметры. В противном случае, нажатие кнопки Быстрая печать (Quick Print) не приведет ни к чему , кроме появления сообщения об ошибке.

WOM_ch_07.PM6

149

29.04.2008, 15:05

150

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 7-1. Панель быс трого дос тупа мо жно нас траивать, добавляя на нее кнопки любых команд. Для удобства можно добавить кнопку быстрой печати. Щелкните на кнопке Настройка панели быстрого дост упа и выберите в появившемся меню к оманду Быстрая печать

Существует и другой быстрый способ — печать документа из Проводника Win dows. Выделите файл в Проводнике, а затем выберите команду меню Файл | Пе чать (File | Print) (рис. 72). Еще один способ печати из Проводника — выбрать команду Печать (Print) из контекстного меню файла. Файл откроется в W ord (если необходимо, сначала запустится W ord) и будет выведен на печать. (Если прило жение Word не было запущено перед выбором команды Печать, оно закроется, когда печать завершится. Если оно было запущено, закроется только документ .) При использовании этих способов, как и при использовании кнопки быстрой печати, нельзя изменить какиелибо параметры печати, а можно только быстро распечатать одну копию всего документа.

Рис. 7-2. Документ можно распечатать непосредственно из Проводника Windows, выделив этот док умент и вы брав команду меню Файл | Печать . Эта к оманда работает по чти для любого док умента, который можно распечатать, включая док ументы, созданные в W ord. Windows нах одит и запускает программу, необх одимую для печати выбранного файла

Предварительный просмотр Наверно, вы видели в фильмах, как писатель вырывает лист бумаги из печатной машинки, сминает его и бросает на пол. Если вы во время работы не хотите по падать в такую драматическую ситуацию (или просто тратить бумагу), используйте функцию предварительного просмотра. Команда Предварительный просмотр (Print Preview) вместе с двумя другими командами, относящимися к печати, нахо дится в меню Office. Чтобы получить доступ к ним, щелкните на кнопке Office и выберите пункт Печать (Print) (рис. 73). Если выбрать команду Предварительный просмотр (Print Preview), окно Word немного изменится. В этом режиме нельзя изменять текст , можно только просмат ривать документ перед выводом на печать. В верхней части окна на ленте имеется только одна вкладка: Предварительный просмотр (Print Preview). Слева на лен те находятся две кнопки с изображением принтера: Печать (Print) и Параметры

WOM_ch_07.PM6

150

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 7

Печать документов Word

151

(Options). В группу Параметры страницы (Page Setup) включены некоторые из уже знакомых вам инструментов. Кнопка запуска в правом нижнем углу этой груп пы позволяет открыть диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup). Ин струменты из групп Масштаб (Zoom) и Просмотр (Preview) помогают просмат ривать документ перед отправкой на печать. Щелчок на большой кнопке с изобра жением лупы открывает диалоговое окно Масштаб (Zoom). При помощи переклю чателей в этом окне можно выбрать масштаб отображения страниц документа.

Рис. 7-3. Раскройте меню Office | Печать , и увидите три к оманды: Печать, Быстрая печать и Предварительный просмотр . К оманда Печать открывает диалоговое окно Печать (его же можно открыть, нажав +

). При выборе команды Быстрая печать происходит то ж е, что и при нажатии кнопки Печать на панели быс трого дос тупа: распечатывается одна копия текущего документа, без возможности настроить какие-либо параметры печати. Команда Предварительный просмотр позволяет увидеть, как док умент будет выг лядеть после вывода на печать

Первый флажок в группе Просмотр (Preview) позволяет скрывать и отображать линейки. Флажок Увеличение (Magnifier) работает как переключатель и превра щает указатель мыши в инструмент Лупа (Zoom). Первый щелчок «приближает» документ, второй возвращает исходный масштаб. Кнопки Следующая страница (Next Page) и Предыдущая страница (Previous Page) позволяют перемещаться по документу, но можно использовать и стандартную полосу прокрутки. Самая любо пытная кнопка в этой группе — Уменьшить на страницу (Shrink One Page). Эта кнопка не выполняет никаких изощренных манипуляций, а просто пытается умень шить общее число страниц документа. Для этого немного уменьшается размер шрифта и расстояние между символами. Например, если при предварительном просмотре обнаружилось, что документ имеет 11 страниц, но на одиннадцатой странице стоит всего несколько строк, можно щелкнуть на кнопке Уменьшить на страницу (Shrink One Page), чтобы сжать содержимое документа до 10 страниц. Предназначение функции предварительного просмотра — показать пользовате лю, как будет выглядеть документ на бумаге. В процессе работы над документом не плохое представление об этом дает вид Разметка страницы (Print Layout) , но фун кция предварительного просмотра дает более точный результат. Положение колон титулов показано более точно, и они не затенены. В режиме предварительного про

WOM_ch_07.PM6

151

29.04.2008, 15:05

152

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

смотра непечатаемые символы, такие как знаки табуляции и абзацев, не отобража ются. Кроме того, хорошо виден конечный результат, если страницы располагаются в виде разворота. В режиме предварительного просмотра можно быстро обнаружить висячие строки и заголовки, оставленные внизу страницы. Если оказалось, что чтото в документе неверно, в режиме предварительного просмотра доступны инструменты для быстрого внесения исправлений (рис. 75). Многое можно исправить при помощи группы инструментов Параметры стра ницы (Page Setup), а можно воспользоваться обычным диалоговым окном Пара метры страницы (Page Setup) (стр. 63), запустив его нажатием комбинации клавиш +, (+

, ). Можно настраивать поля, изменять ориента цию страницы и выбирать источник бумаги в принтере.

Выбор принтера В наши дни пользователи часто имеют несколько принтеров, возможно, разного типа. Например, при помощи чернобелого лазерного принтера пользователь может бы стро и дешево распечатывать текстовые документы, а цветной струйный принтер использовать для печати фотографий, цветных графиков и диаграмм. В дополнение к этому к компьютеру может быть подключен факсмодем (Windows рассматривает аппараты для отправки факсов как принтеры; по сути, они и являются принтерами, печатающими документы в удаленных местах). Если на компьютере установлена полная версия программы Adobe Acrobat, в список принтеров добавляется «принтер» Adobe PDF (создание документов PDF можно рассматривать как тип печати).

Рис. 7-4. В режиме предварительного просмотра мо жно увидеть, как док умент бу дет выглядеть на бумаге. При помощи инс трументов на панели Предварительный просмотр можно рассмотреть док умент во все х деталях

WOM_ch_07.PM6

152

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 7

Печать документов Word

153

Рис. 7-5. Если во время предварительного просмотра обнару жилась какая-то проблема, можно попробовать исправить ее при помощи группы инс трументов Параметры страницы

Такое разнообразие вариантов нисколько не затрудняет работу в W ord. Нуж но просто указать, какой принтер будет использоваться. Для этого откройте диа логовое окно Печать (Print). Это, как обычно, можно сделать как минимум тремя способами. Самый быстрый и простой — нажать комбинацию клавиш +

. Если вы предпочитаете пользоваться мышью, щелкните на кнопке Office и выбе рите команду Печать (Print). Можно также воспользоваться комбинацией клавиш +, (+,

). Любое из этих действий открывает диалоговое окно Печать (Print) (рис. 76).

Рис. 7-6. Диалоговое окно Печать имеет неск олько кнопок и меню, к оторые мо жно использовать для нас тройки принтера. Раскрывающееся меню в верхней час ти окна позволяет выбрать принтер, к оторый бу дет испо льзоваться. Информация о параметрах принтера появляется под меню

В верхней части диалогового окна Печать (Print) находится группа элемен тов Принтер (Printer). Раскрывающееся меню в верхней части используется для выбора принтера, на который будет отправлено текущее задание печати. Под этим меню можно увидеть некоторые сведения о выбранном принтере — его тип и

WOM_ch_07.PM6

153

29.04.2008, 15:05

154

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

способ подключения к компьютеру. Справа находятся две кнопки. Кнопка Свой ства (Properties) открывает диалоговое окно с информацией о текущем принте ре. Если вы подключены к сети и используете общие принтеры, кнопка Найти принтер (Find Printer) поможет найти сетевой принтер.

Выбор принтера, используемого по умолчанию Если при отправке задания на печать принтер не указан явно, Windows будет ис пользовать принтер по умолчанию. Рядом с ним в списке принтеров стоит галоч ка (рис. 76). Принтером по умолчанию можно сделать любой принтер, но делается это не в Word. Для этого нужно воспользоваться системными средствами Windows. 1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите пункт меню Принтеры и фак сы (Printers and Faxes). Пункт Принтеры и факсы (Printers and Faxes) находится в правом нижнем углу меню Пуск (Start). Когда вы щелкните на этом пункте, меню Пуск (Start) исчезнет, и откроется окно Принтеры и факсы (Printers and Faxes), очень по хожее на Проводник Windows (рис. 77). Собственно, это и есть специальный раздел Проводника, выделенный для принтеров. 2. В окне Принтеры и факсы (Printers and Faxes) щелкните правой кнопкой мыши на принтере, который хотите использовать в качестве основного, и в появившемся контекстном меню выберите команду Использовать по умол чанию (Set as Default Printer).

Рис. 7-7. Окно Принтеры и факсы на вашем к омпьютере будет выглядеть не так, как на этом рисунк е, так как бу дет содержать список принтеров и ус тройств печати, подключенных к вашему к омпьютеру. Панель зада ч в левой час ти окна содержит инструменты, позво ляющие добавлять и у далять принтеры

Просмотр свойств принтера Разные принтеры имеют разные возможности. Принтеры могут быть цветными и чернобелыми, могут печатать на обеих сторонах листа или только на одной, могут использовать листы очень большого формата, а могут в действительности

WOM_ch_07.PM6

154

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 7

Печать документов Word

155

быть не принтерами, а устройствами, ведущими себя как принтеры. К последней категории относятся аппараты для отправки факсов и даже приложение Adobe Acrobat. Пользователям требуется какойто способ управления всеми этими прин терами, и, конечно, средства управления будут различаться для каждого типа прин теров. Для настройки поведения принтеров и устройств печати используются диалоговые окна свойств. Например, на рис. 78 показано окно свойств черно белого лазерного принтера. На рис. 79 показано окно свойств цветного лазер ного принтера. На рис. 710 показано окно свойств профессиональной версии программы Adobe Acrobat, которая не является принтером, хотя Windows счита ет, что является.

Рис. 7-8. Диалоговое окно свойс тв принтера Hewlet t-Packard LaserJet дово льно прос то. Оно позво ляет нас траивать ка чество печати и масштаб печатаемого док умента

Рис. 7-9. Окно свойс тв цветного принтера Epson предос тавляет допо лнительные возможности, полезные при печати фотографий. Например, мо жно выбрать тип фотобумаги, чтобы снимок был распечатан в наилучшем ка честве. Так как это с труйный принтер, на вкладке Служебные программы доступны средства для чистки головки и проверки сопел

WOM_ch_07.PM6

155

29.04.2008, 15:05

156

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 7-10. Adobe A crobat — это не принтер, а к оммерческая программа, испо льзуемая для создания файлов Adobe PDF. Если «распечатать» док умент на этом «принтере», будет создан файл PDF. Окно свойс тв позволяет нас троить параметры безопаснос ти файла и размер бумаги

Эффективная работа: Adobe Acrobat На заре революции, вызванной появлением персональных компьютеров, возникли разговоры о безбумажных офисах. Но, конечно, такие офисы не появились. Персональные компьютеры и принтеры привели к огромному скачку в потреблении бумаги. Если какаято технология и приблизилась к тому, чтобы стать альтернативой бумаге, это Adobe Acrobat или PDF (Portable Document Format, формат портативных документов). Идея состояла в том, чтобы создать формат файлов, идеально соответствующий тому , как выг лядит печатная страница, со всем текстом, графикой и другими элемента ми. Файлы должны быть компактными, чтобы их можно было передавать через Интернет. И любой пользователь должен иметь возможность прочи тать и распечатать эти файлы, не покупая дополнительное ПО. Компания Adobe создала программу Acrobat, удовлетворяющую всем этим требованиям, и некоторое время спустя практически все стали использо вать новый формат файлов для распространения отчетов и буклетов в Ин тернете. Такие файлы стали называть файлами PDF, так как они имели рас ширение .pdf (рис. 711). Сейчас файлы PDF повсеместно используются в Интернете. Возможно, вы даже можете найти на сайте производителя ру ководство в формате PDF для своего телевизора, сотового телефона или холодильника. Многие государственные учреждения используют PDF в ка честве основного формата документов. Компании используют формат PDF все чаще и чаще для распростране ния отчетов, электронных таблиц и других документов. В отличие от элек тронных таблиц Excel, для просмотра документов PDF не нужно покупать дополнительные приложения, а можно бесплатно скачать программу Adobe Reader (если она еще не установлена). Более того, открыв документ PDF , нельзя случайно стереть или изменить информацию.

WOM_ch_07.PM6

156

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 7

Печать документов Word

157

Формат, предложенный Adobe, оказался настолько успешным, что у него появились подражатели. Нет никакого смысла в том, чтобы копировать стан дарт, создавая несовместимый формат файлов, но именно это и произош ло. Microsoft создала собственный формат, названный XPS (что означает XML Paper Specification, спецификация бумаг XML). Появился также схожий фор мат с исходным кодом (open source) — Open Document. После некоторых прений Microsoft решила предоставить поддержку в Word 2007 для всех трех форматов. Поддержка формата XPS имеется по умолчанию. Чтобы получить поддержку документов Adobe PDF и Open Document, необходимо загрузить и установить дополнительные модули. Чтобы найти дополнительные модули поддержки PDF и XPS, зайдите на сайт http://www .microsoft.com/office и введите в строку поиска текст «pdf xps».

Рис. 7-11. Используйте файлы PDF для распрос транения копий документов через Интернет или электронную почту. Люди, получившие такие файлы, мог ут просматривать и печатать их, при помощи бесплатной программы A dobe Reader, загрузить которую можно со страницы www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.htm.

Печать в файл Adobe PDF Допустим, вы хотите прикрепить документ к электронному письму или поместить его на вебсайт, откуда любой пользователь может загрузить его, открыть на лю бом компьютере и распечатать. Сначала прочитайте предыдущий раздел и уста новите дополнительный модуль Word для работы с файлами Adobe PDF. После этого создать файл PDF так же легко, как сохранить файл. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Сохранить как | PDF или XPS (Save As | PDF or XPS). Откро ется диалоговое окно Опубликовать как PDF или XPS (Publish as PDF or XPS), ко торое выглядит как обычное диалоговое окно сохранения файла и имеет все стан дартные средства навигации. В раскрывающемся списке Тип файла (Save as type), который расположен в нижней части окна, выберите PDF и щелкните на кнопке Опубликовать (Publish), которая заменяет привычную кнопку Сохранить (Save).

WOM_ch_07.PM6

157

29.04.2008, 15:05

158

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Все, файл PDF, который может прочитать любой пользователь, имеющий программу Adobe Reader, готов.

Отправка факсов из Word Отправку документа по факсу можно рассматривать как печать на принтере, нахо дящемся очень далеко. Пользователь сообщает W ord, что нужно распечатать доку мент, а Word отправляет страницы по телефонным линиям, и документ выходит из факса на другом конце. К компьютеру отправителя должен быть подключен факс модем, а получатель должен иметь факсимильный аппарат (см. стр. 159). Во всем остальном этот процесс выполняется как обычная печать. Вот как это делается: 1. Открыв документ в Word, нажмите комбинацию клавиш +

или щелк ните на кнопке Office и выберите команду Печать (Print). Откроется диалоговое окно Печать (Print) (см. рис. 76). 2. В раскрывающемся меню, расположенном в верхней части диалогового окна Печать (Print), выберите факсмодем и щелкните OK, чтобы запустить мас тер отправки факсов. Диалоговое окно Печать (Print) закроется, а откроется мастер отправки фак сов (рис. 712). Этот мастер имеет несколько диалоговых окон. Первое окно совершенно бесполезно. Оно просто предлагает продолжить работу с масте ром отправки факсов, и только вынуждает пользователя лишний раз щелкнуть на кнопке Далее (Next). Следующее окно более функционально. В нем можно указать, куда будет отправлен факс.

Рис. 7-12. Мастер отправки факсов предлагает пользователю указать адрес получателя и отправляет фак с. Сначала ну жно ввес ти необх одимую информацию о по лучателе или выбрать по лучателя из адресной книги Windows

3. Введите имена (если требуется) и имена факсов. Можно щелкнуть на кнопке Адресная книга (Address Book) и выбрать имя и номер факса из адресной книги Outlook, или ввести необходимые данные в текстовые поля Кому (To) и Номер факса (Fax number). Щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы добавить нового получателя в список. Когда в список добавлены все получатели, щелкните на кнопке Далее (Next).

WOM_ch_07.PM6

158

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 7

Печать документов Word

159

4. Укажите, нужно ли включать титульную страницу . Если титульная страница нужна, установите флажок и введите тему и приме чание. Мастер автоматически подставит сведения, собранные при установке Word, такие как имя пользователя и контактная информация. Если требуется, можно просмотреть и изменить эти сведения, щелкнув на кнопке Сведения об отправителе (Sender Information). Закончив с информацией о титульной странице, щелкните на кнопке Далее (Next). 5. Следующее окно мастера используется для настройки времени отправки факса. Доступно три варианта времени отправки. Можно отправить факс сразу же, а можно подождать до вступления в действие льготного тарифа. Кроме того, мож но указать точное время отправки. Указав время отправки, щелкните на кноп ке Далее (Next). 6. Проверьте информацию о факсе в последнем окне мастера и щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы завершить операцию отправки. Последнее окно мастера отправки факсов дает возможность еще раз проверить сведения о получателях и просмотреть факс, щелкнув на кнопке Просмотр факса (Preview Fax) (рис. 713). Если вы считаете, что все в порядке, щелкни те на кнопке Готово (Finish), чтобы закрыть мастер и отправить факс.

Рис. 7-13. В последнем окне мас тера отправки фак сов мо жно просмотреть фак с и проверить имена и номера по лучателей

Эффективная работа: Факс-модемы и факсимильные аппараты Прежде чем все стали пользоваться электронной почтой, факсимильные аппараты были очень популярны. Сначала люди спрашивали, есть ли у вас факс, а потом просто стали спрашивать номер факса. Если у вас нет факси мильного аппарата, хорошей заменой может стать компьютер с факсмо демом. Любой документ , который можно распечатать, можно и отправить по факсу . Сегодня большинство модемов имеют возможность отправки факсов, и стоят совсем недорого. Чтобы выяснить, подключен ли к вашему компьютеру факсмодем, от кройте апплет Панели управления Принтеры и факсы (Printers and Faxes).

WOM_ch_07.PM6

159

29.04.2008, 15:05

160

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Вы увидите элемент Fax, но это не означает , что установлен факсмодем. Щелкните на элементе Fax и выберите из контекстного меню команду Свойства (Properties), чтобы открыть диалоговое окно свойств факса. Пе рейдите на вкладку Устройства (Devices). Если компьютер может отправ лять факсы, на панели Устройства (Devices) вы увидите имя факсмодема. При помощи факсмодема можно и получать факсы, но если вы плани руете получать много факсов, то подумайте о том, чтобы выделить для это го отдельную телефонную линию, иначе до вас будет трудно дозвониться. Если же вы хотите получить полный набор возможностей факсимильного аппарата, приобретите сканер. Т ак вы сможете сканировать документы и отправлять их коллегам.

Изменение параметров печати Иногда быстрая печать не дает нужного эффекта. Может понадобиться создать несколько копий документа или распечатать только некоторые страницы. Для это го нужно дать принтеру более конкретные инструкции. Чтобы сделать это, откройте диалоговое окно Печать (Print) (рис. 714), щелкнув на кнопке Office и выбрав команду Печать | Печать (Print | Print) или нажав комбинацию клавиш +

.

Рис. 7-14. Если задание печати сло жное, прих одится испо льзовать диалоговое окно Печать. Здесь можно выбрать принтер, указать число к опий или номера с траниц, которые требуется распечатать. При помощи диалогового окна Свойства мо жно нас троить параметры выбранного принтера

Печать части документа Word позволяет распечатывать отдельные части документа. Можно указать номера страниц, которые будут отправлены на печать, а можно выделить часть документа и указать, что нужно распечатать только выделение. Это делается в диалоговом окне Печать (Print) при помощи переключателей из группы Страницы (Page range): 

Все (All) — распечатывается весь документ, используются текущие пара метры, указанные в диалоговом окне Печать (Print). Можно распечатать несколько копий документа.

WOM_ch_07.PM6

160

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 7

Печать документов Word

161



Текущая (Current page) — этот вариант хорошо подходит для печати проб ной страницы. Распечатывается страница, отображающаяся на экране (а не страница, на которой находится точка вставки).



Номера (Pages) — можно указать диапазон страниц, идущих друг за другом, произвольные страницы или комбинацию этих двух вариантов. Например, можно ввести «7, 9, 1215», и распечатаны будут только эти страницы (рис. 715).



Выделенный фрагмент (Selection) — прежде чем открыть диалоговое окно Печать (Print), выделите текст , который хотите распечатать. Затем в окне Печать (Print) установите переключатель Выделенный фрагмент (Selection), и распечатано будет только то, что входит в выделение. Это позволяет выбо рочно распечатывать части текста для проверки и печатать отдельные элементы, такие как диаграммы и рисунки.

Рис. 7-15. В группе Страницы диалогового окна Печать можно указать, что печататься будет док умент целик ом, или выбрать его часть. Раскрывающийся список Напечатать позволяет распечатать документ целиком, документ с исправлениями (стр. 365) или документ вместе со сведениями, с тилями и другими те хническими деталями

Печать нескольких копий Откройте диалоговое окно Печать (Print) (+

) и укажите, что распеча тать нужно несколько копий (рис. 716). В правой части диалогового окна Печать (Print) находится группа Копии (Copies). В поле Число копий (Number of copies) введите число копий и установите флажок Разобрать по копиям (Collate), если хотите, чтобы страницы каждой копии шли по порядку . Если этот флажок снять, сначала будут напечатаны все первые страницы, затем все вторые и т . д.

Рис. 7-16. В группе Копии можно указать, ск олько копий док умента будет напечатано, и бу дут ли с траницы разобраны по к опиям. В секции Масштаб мо жно указать, ск олько страниц будет напечатано на лис те. Если указать число бо льше 1, содержимое с траниц будет уменьшено, чтобы на лис т можно было вместить несколько страниц. Раскрывающийся список По размеру страницы позволяет уменьшить или увеличить док умент для печати на бумаге другого размера

WOM_ch_07.PM6

161

29.04.2008, 15:05

162

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Печать на обеих сторонах листа Печать на обеих сторонах листа (также это называют двусторонней печатью) позволяет создавать привлекательные, профессионально выглядящие новостные письма, отчеты и брошюры. А кроме того, так тратится меньше бумаги. В Word имеется два способа печати на обеих сторонах листа: простой и сложный. К сожалению, простой способ требует более дорогого двусторон него принтера. Двусторонние принтеры бывают разные, так что вам следует открыть окно свойств принтера и убедиться, может ли он печатать на обеих сторонах листа. Если может, то в диалоговом окне Печать (Print) появятся дополнительные параметры, связанные с двусторонней печатью. Если двустороннего принтера у вас нет (а большинство пользователей имеют обычные принтеры), можно добиться того же резуль тата, проделав некоторую дополнительную работу: 1. Щелкните на кнопке Office и выберите пункт Печать (Print), чтобы открыть диалоговое окно Печать (Print). У становите флажок Двусторонняя печать (Manual duplex). Этот флажок находится в правой части окна, под кнопкой Свойства (Properties) (рис. 717). 2. Щелкните OK, чтобы начать печать. Word распечатает все нечетные страницы, а затем предложит вернуть листы в лоток принтера. 3. Извлеките распечатанные страницы из лотка, переверните их и щелкните OK. Начнется печать четных страниц. Чтобы понять, как это работает , попробуйте напечатать документ, состоящий из пятишести страниц. На разных принтерах этот процесс выполняется не много поразному. Начиная печать четных страниц, следует учитывать несколько моментов. Сначала нужно выяснить, какой стороной нужно вставлять страни цы в принтер. Может также понадобиться изменить порядок листов, чтобы страницы документа шли по порядку . Когда начнется печать четных страниц, первой напечатается страница номер 2, так что лист , на котором напечатана страница номер 1, должен быть первым в стопке.

Рис. 7-17. Если у вас нет двус тороннего принтера, который может печатать на обеих с торонах листа, можно воспользоваться средствами Word. Установите флажок Двусторонняя печать, и сначала будут печататься все нечетные с траницы, а потом все четные

Печать на конвертах Компьютеры всегда было просто использовать для печати документов на бумаге стандартного размера, но печать конвертов — более сложная задача. Конверты толще, чем обычная бумага и имеют неправильную форму . А в некоторых случа

WOM_ch_07.PM6

162

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 7

Печать документов Word

163

ях текст требуется печатать по краям листа. К счастью, большинство совре менных принтеров в сочетании с W ord 2007 позволяют преодолеть сложно сти печати на конвертах. Прежде чем начать печать на конвертах, убедитесь, что ваш обратный адрес сохранен в Word. 1. Щелкните на кнопке Office, затем на кнопке Параметры Word (Word Options), и выберите раздел Дополнительно (Advanced). В левой части окна Параметры Word (Word Options) перечислены имеющи еся разделы параметров. 2. Прокрутите окно, чтобы найти группу Общие (General). Как ни странно, группа Общие (General) находится почти внизу списка. 3. Введите сведения в поле Почтовый адрес (Mailing address) и щелкните OK. Записав почтовый адрес, можно приступать к печати на конвертах. Вот как это делается: 1. На ленте выберите команду Рассылки | Создать | Конверты (Mailings | Create | Envelopes) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Большинство инструментов, расположенных на вкладке Рассылки (Mailings) предназначены для слияния писем и массовых рассылок. Группа Создать (Crea te) содержит две кнопки: Конверты (Envelopes) и Наклейки (Labels). Щелчок на кнопке Конверты (Envelopes) открывает диалоговое окно Конверты и наклейки (Envelopes and Labels) с выбранной вкладкой Конверты (Envelopes) (рис. 718). 2. Введите в поле Адрес получателя (Delivery address) имя и адрес. Щелчок на небольшом значке с изображением книги, расположенным над полем Адрес получателя (Delivery address), открывает адресную книгу Outlook. Можно выбрать уже существующий контакт и не вводить информацию заново. ПРИМЕЧАНИЕ При первом использовании значка адресной книги появляется диалоговое окно Выбор профиля (Choose Profile).

3. Проверьте обратный адрес, указанный в нижнем текстовом поле, и при необ ходимости измените его. Если вы ввели адрес в диалоговом окне Параметры Word (Word Options), как описано выше, эта информация появится в поле Обратный адрес (Return address). Если требуется, измените этот адрес. Просто удалите имеющийся текст и введите новый. Если на конвертах уже напечатан обратный адрес, установи те флажок Не печатать (Omit). 4. Посмотрите на изображение конверта в группе Образец (Preview), показыва ющее, как будет располагаться текст на конверте. Поле Подача (Feed) позво ляет указать, как помещать конверт в принтер. СОВЕТ Кнопка Параметры (Options) открывает диалоговое окно, в к отором можно выбрать размер к онверта (с тем условием, что принтер мо жет печатать на так ом конверте). Также мо жно изменить на чертание и размер шрифта.

WOM_ch_07.PM6

163

29.04.2008, 15:05

164

ЧАСТЬ I

Основы работы с простыми документами Word

Рис. 7-18. Вкладка Конверт диалогового окна Конверты и наклейки позволяет указать адреса получателя и отправителя. Значок Образец в правом нижнем углу окна показывает, как будет выглядеть конверт, а значок Подача показывает способ подачи конверта в принтер

Печать наклеек При помощи Word можно работать со стандартными наклейками с адресами. Если нужно распечатать только одну наклейку или несколько одинаковых наклеек, следуйте инструкциям, приведенным ниже. (Однако, если вы печатаете наклей ки, то, наверно, работаете с большими объемами писем. В этом случае вам может пригодиться функция слияния, о которой рассказывается в гл. 12.) Доступны наклейки в стиле A very, Microsoft и многих других поставщиков. Обратите внимание на производителя и номер модели приобретенных марок и следуйте инструкциям производителя по загрузке их в принтер. Затем выполни те следующее, чтобы распечатать одну или несколько одинаковых наклеек: 1. Выберите команду Рассылки | Создать | Наклейки (Mailings | Create | Labels). Откроется диалоговое окно Конверты и наклейки (Envelope and Labels) с выб ранной вкладкой Наклейки (Labels). 2. В поле Адрес (Address) в верхней части окна введите адрес, который хотите видеть на наклейке. Если хотите распечатать несколько наклеек со своим обратным адресом, ус тановите флажок Обратный адрес (Use return address). 3. Щелкните на изображении в группе Наклейка (Label) (это не просто область предварительного просмотра, это кнопка). Откроется диалоговое окно Параметры наклейки (Label Options) (рис. 719). Выберите поставщика и тип наклейки. Эти сведения определяют , сколько на клеек находится на листе, и каково расстояние между ними. Когда закончите, щелкните OK. 4. В секции Печать (Print) установите переключатель Страница с одинаковыми наклейками (Full page of the same label) или Отдельная наклейка (Single label). Если хотите напечатать несколько копий одной наклейки, установите первый переключатель. Можно напечатать только одну наклейку , оставив оставшееся место на листе для использования для других целей. Установите переключатель Отдельная на

WOM_ch_07.PM6

164

29.04.2008, 15:05

ГЛАВА 7

Печать документов Word

165

клейка (Single label), а затем укажите строку и столбец наклейки, которую нужно напечатать. 5. Когда все параметры будут настроены, щелкните на кнопке

Печать (Print).

Рис. 7-19. В Word мо жно работать со многими разными типами наклеек. Т акже мо жно распечатать целый лис т наклеек или то лько одну наклейк у, сохранив место на лис те для других целей

Настройка параметров печати Поведение Word настраивается при помощи окна Параметры Word (Word Op tions). Параметры печати, как ни странно, находятся в разделе Экран (Display). Щелкните на кнопке Office, затем на кнопке Параметры Word (Word Options) и выберите раздел Экран (Display). В секции Параметры печати (Print section) представлены следующие параметры: 

Печать рисунков, созданных в W ord (Print drawings created in W ord). По умолчанию этот параметр включен (флажок установлен). Отключите его, если хотите всегда печатать документы без изображений и надписей.



Печать фоновых цветов и рисунков (Print background colors and images). Фоновые цвета и рисунки используются, в основном, для вебстраниц, а не документов, предназначенных для печати. По умолчанию этот параметр отклю чен, и фоновые элементы не печатаются.



Печать свойств документа (Print document properties). Если включить этот параметр, в конце документа на отдельной странице будут распечатаны свой ства документа (автор, название и т .д.). Если вы никогда не проверяли свой ства документов, щелкните на кнопке Office и выберите команду Подготовить | Свойства (Prepare | Properties).



Печать скрытого текста (Print hidden text). Текст в документе можно скрыть, используя стиль шрифта. Если этот параметр включен, скрытый текст будет распечатан, как и обычный.



Обновлять поля перед печатью (Update fields before printing). Поля W ord могут содержать даты и номера страниц или контакт из адресной книги Outlook. Обычно рекомендуется включать этот параметр, чтобы распечатанный доку мент содержал наиболее свежую информацию.



Обновлять связанные данные перед печатью (Update linked data before printing). Этот параметр, как и предыдущий, рекомендуется включать. Если с документом связана таблица или диаграмма Excel, этот параметр гарантирует , что будет распечатана последняя версия этих данных.

WOM_ch_07.PM6

165

29.04.2008, 15:05

Ч А С Т Ь

I I

СОЗДАНИЕ СЛОЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ГЛАВА 8

Планирование в режиме с труктуры

ГЛАВА 9

Работа с бо льшими док ументами

ГЛАВА 10

Использование таблиц

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звук ов

ГЛАВА 12

Массовая рассылка с испо льзованием слияния писем

WOM_ch_08.PM6

167

29.04.2008, 15:06

Г Л А В А

8

Планирование в режиме структуры

Если в школе учителя постоянно твердили вам о том, что перед тем, как начать готовить доклад, нужно составить план, не стоило на них обижаться, они были правы. На этапе планирования документа ничто не помогает так, как хорошо продуман ная структура. Работу над документом можно начать с перечисления основных разделов, а затем разбивать темы на части, добавляя подразделы. После этого мож но легко перейти к вводу основного текста, перемещаясь от блока к блоку . Воспользоваться преимуществами планирования в Word позволяет вид Струк тура (Outline). Этот вид позволяет перемещаться по крупным блокам, состоящим из заголовка и текста. Можно скрывать и отображать различные части докумен та, что позволяет сфокусироваться на том, что важно в данный момент . И что самое замечательное, вид Структура — это просто еще один вид документа, так что структуру не нужно создавать в отдельном документе.

Переключение в режим структуры Вид Структура (Outline) — это просто один из способов отображения доку мента, наряду с видами Черновик (Draft) и Разметка страницы (Print Layout). Другими словами, вид Структура (Outline) позволяет просматривать документ в структурированной форме. При переключении в этот вид заголовки (Заго ловок 1, Заголовок 2 и т. д.) становятся уровнями структуры (рис. 81). В этом виде можно создавать и редактировать документы, и в любой момент можно переключиться в вид Разметка страницы (Print Layout), чтобы посмотреть на документ в привычном виде. СОВЕТ Переключение ме жду видом Структура (Outline) и другими видами может очень помо чь в работе. Если вы работаете с док ументом в виде Разметка страницы (Print La yout) или Черновик (Draft) и х отите посмотреть, как один раздел переходит в другой, пе реключитесь в режим Структура (Outline), скройте основной тек ст и проверь те заго ловки.

Для переключения видов документа W ord перейдите на вкладку Вид (View) и в группе Режимы просмотра документа (Document Views) щелкните на кноп ке нужного вида или воспользуйтесь соответствующей комбинацией клавиш.

WOM_ch_08.PM6

168

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 8

Планирование в режиме структуры

169



Вид Структура (Outline) (+, [+, ]) можно исполь зовать для ввода заголовков, определения последовательности тем доку мента, создания структуры разделов и быстрого перехода между раздела ми длинного документа.



Вид Черновик (Draft) (+, [+, ]) можно использовать для быстрого ввода текста, когда основной задачей является просто запись идей. В этом режиме можно вводить текст, не отвлекаясь на параметры фор матирования.

Вид Разметка страницы (Print Layout) (+, [+,

]) можно использовать на завершающей стадии работы над документом. В этом режиме текст отображается максимально приближенно к тому , как он будет выглядеть для читателей. При переключении в режим Структура (Outline) на ленте появляется новая вкладка с именем Структура (Outlining). В левой части этой вкладки расположе на группа Работа со структурой (Outlining Tools), имеющая две части, разделенные вертикальной чертой. При помощи инструментов из этой группы можно пере мещать абзацы и изменять их уровни в структуре (подробнее об этом см. чуть ниже). Инструменты в правой части группы изменяют не саму структуру , а способ ее отображения. 

Рис. 8-1. В виде Структура док умент выг лядит совершенно ина че. На заднем плане находится окно док умента в виде Разметка страницы . На переднем плане — тот ж е документ, но в виде Структура. Основной тек ст мо жно скрывать, чтобы отображались только заго ловки разного уровня. Если щелкну ть на одной из кнопок со знак ом плюс, будет виден тек ст раздела

WOM_ch_08.PM6

169

29.04.2008, 15:06

170

Часть II

Создание сложных документов

В режиме структуры содержимое документа разделяется на две части: 

заголовки или названия тем . В режиме просмотра структуры рядом с за головками отображаются кнопки со знаком плюса. Каждый заголовок имеет уровень от 1 до 9. Чем более важен заголовок, тем меньший номер уровня он имеет и тем ближе к левому полю отображается. Заголовки первого уровня отображаются у левого поля, второго уровня — ниже и правее и т . д. Каждый заголовок является подзаголовком относительно заголовка более высокого уровня. Например, заголовок второго уровня является подзаголовком относительно заголовка первого уровня, заголовок третье го уровня — подзаголовком относительно заголовка второго уровня и т. д.;



основной текст . В режиме структуры основному тексту отводится второ степенное место. Он обозначается небольшими точками и может быть скрыт совсем или быть представлен только первой строкой, которой обыч но достаточно, чтобы получить представление об остальном тексте абза ца. Основному тексту не присваивается какойлибо уровень, он просто связан с вышестоящим заголовком.

Повышение и понижение уровня заголовка Планирование документа в чемто похоже на собирание мозаики. Автор про бует добавлять фрагменты текста то тут, то там. Раздел, который сначала был незначительным, вдруг становится больше и важнее. Планируя и записывая мысли, важно быть открытым для новых идей. В W ord можно не бояться до пустить ошибку , так как в любой момент можно отменить выполненное дей ствие, нажав комбинацию клавиш +. Когда уровень заголовка повышается, этот заголовок становится ближе к ле вому полю. В то же время он поднимается на одну ступень в иерархии заголов ков; например, заголовок третьего уровня становится заголовком второго уров ня. В большинстве случаев это означает , что изменяется также формат текста за головка. Обычно, чем выше уровень заголовка, тем крупнее и жирнее текст . Ког да уровень заголовка понижается, заголовок перемещается вправо и обычно ста новится подзаголовком какогото раздела. Пользователь может легко понижать и повышать уровни заголовков. Проще всего это делать, перетаскивая влево или вправо кнопку со знаком плюса, распо ложенную рядом с заголовком. Если переместить кнопку влево или вправо, по явится вертикальная черта, показывающая, как изменится положение заголовка в иерархии (рис. 82). ПРИМЕЧАНИЕ Когда уровень заголовка повышается или понижается, основной текст ос тается привязанным к этому заго ловку, но мо жно указать, бу дут ли также перемещаться подзаго ловки.

При внесении идей в документ не хочется отвлекаться «по техническим при чинам». Поэтому очень хорошо, что в W ord имеется столько много способов вы полнения одного и того же действия. Можете выбрать наиболее подходящий из них, запомнить и уже не отвлекаться от работы над документом. В W ord существует три способа манипуляции фрагментами структуры:

WOM_ch_08.PM6

170

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 8



Планирование в режиме структуры

171

перетаскивание. Нет ничего более понятного и простого, чем перетас кивание мышью. Можно ввести несколько слов в заголовок, а затем про сто перетащить их в другое место. При перетаскивании заголовков и тек ста появляются визуальные подсказки, облегчающие работу (рис. 82);

Рис. 8-2. Перетаскивание мышью хорошо работает при вводе основных мыслей. Мо жно перемещать час ти док умента, пробуя размещать их в разных мес тах. При перемещении фрагмента тек ста указатель мыши принимает форму двойной с трелки. Длинная вертикальная черта показывает уровень с труктуры, через который перемещается фрагмент в данный момент 

лента. Кнопки в группе Структура | Работа со структурой (Outlining | Outline Tools) предоставляют быстрый доступ к командам для повышения и понижения уровня заголовков, а также отображения и скрытия фрагмен тов документа. Это более «технический» способ, чем перетаскивание эле ментов мышью (рис. 83). Смутить здесь может то, что на вкладке Структура (Outlining) есть два рас крывающихся меню, отображающих уровни. Они выглядят почти одина ково и оба позволяют выбрать один из девяти уровней разделов. Однако меню слева позволяет повысить или понизить уровень текущего документа, а меню справа позволяет показать или скрыть уровни;



WOM_ch_08.PM6

комбинации клавиш . Это идеальное средство, когда ваши руки уже на ходятся на клавиатуре, и вы не хотите тянуться за мышью и отвлекаться от ввода текста. На этапе планирования скорость не так важна, но если нуж но ввести большой объем текста, комбинации клавиш позволяют значи тельно ускорить работу . Просто запомните все команды, перечисленные в таблице.

171

29.04.2008, 15:06

172

Часть II

Создание сложных документов

Повысить до заголовка 1

Понизить до обычного тек ста

Повысить уровень Понизить уровень

Вверх Вниз Развернуть Свернуть

Рис. 8-3. Кнопки на вкладк е Структура позво ляют повышать и понижать разделы, скрывать и отображать фрагменты текста. Кнопки Вверх и Вниз перемещают выделенный фрагмент тек ста вверх или вниз на один абзац Действие

Комбинация клавиш

Повышение заголовка на один уровень

++ или

Понижение заголовка на один уровень

++ или +

Понижение заголовка до обычного текста

++ (на малой цифровой клавиа туре) или ++

Раскрыть элемент структуры

++

Свернуть элемент структуры

++

Раскрыть или свернуть все элементы структуры

++ или на малой цифровой клавиатуре

Показывать n уровней заголовков

++, где n — цифра из верхнего ряда клавиш (не с малой цифровой клавиатуры)

Показывать только первую строку текста ++

СОВЕТ Полезной мо жет быть такж е клавиша с малой цифровой клавиат уры, скрывающая и возвращающая все параметры форматирования симво лов, что позволяет сфок усироваться на с труктуре. Подробнее о скрытии и отображ ении форматирования см. на с тр. 175.

Управление подзаголовками во время повышения и понижения уровня Когда уровень элемента структуры повышается или понижается, все его под заголовки переходят вместе с ним, но только в том случае, если они сверну

WOM_ch_08.PM6

172

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 8

Планирование в режиме структуры

173

ты (т. е. скрыты). Другими словами, при перемещении заголовка подзаголовки сохраняют свои связи, несмотря на то, что сами они не видны на экране. При перетаскивании разделов подзаголовки также перемещаются, так как при вы делении раздела автоматически выделяются и все его подразделы. В Word имеется несколько способов переместить заголовок, оставив все остальное на местах. Рассмотрим эти способы. 1. Щелкните в любом месте текста заголовка. Не выделяйте весь заголовок, а просто поместите точку вставки в любое место в тексте заголовка. 2. Измените уровень заголовка, используя одну из кнопок на ленте или соответ ствующую комбинацию клавиш. Чтобы повысить или повысить заголовок, можно воспользоваться комбинаци ями клавиш ++ или ++. Так как подзаголовки не выделены, они не будут перемещены при повышении или понижении заголовка. Точно так же для повышения или понижения можно использовать любой из инструментов, расположенных на ленте. Если подзаголовки не выделены, они не изменятся (рис. 84). Можно использовать кнопки Повысить до заголовка 1 (Promote to Heading 1), Повысить уровень (Promote), Понизить до обычного текста (Demote to Body T ext) и раскрывающееся меню Уровень (Outline Level). Повысить до заголовка 1 Повысить уровень Понизить уровень Понизить до обычного тек ста

Уровень Рис. 8-4. Используйте кнопки и меню, расположенные на ленте, для организации с труктуры документы. Если подзаголовки свернуты или выделены, их связи со хранятся при повышении или пониж ении заго ловка. В противном случае, если выделен то лько заго ловок, подзаголовки не бу дут перемещены ПРИМЕЧАНИЕ Работать со с труктурой намного проще, чем мо жет показаться из описания. Х отите узнать бо льше? Заг ляните в раздел «Missing CD» сайта www.missingmanuals.com. Там вы найдете онлайновые анимированные рук оводства.

Перемещение элементов структуры При работе над структурой может потребоваться переместить фрагменты текста вверх или вниз по документу. Допустим, вы решили, что абзац из середины доку мента хорошо подошел бы для введения. Вы можете переместить этот абзац в начало документа, не повышая или понижая его. Перемещение разделов и эле ментов вверх и вниз по документу очень похоже на перемещение влево и вправо (рис. 85). Если вместе с разделом нужно переместить подразделы, убедитесь, что они выделены (или свернуты).

WOM_ch_08.PM6

173

29.04.2008, 15:06

174

Часть II

Создание сложных документов

Рис. 8-5. При перемещении заголовка вверх или вниз появляется горизонтальная линия, показывающая, г де именно появится заго ловок (и связанный с ним тек ст)

Кроме перетаскивания, есть еще два способа перемещения разделов вверх и вниз. Выделите заголовок, который хотите переместить, а затем щелкните на кнопке Вверх (Move Up) или Вниз (Move Down) на вкладке Структура (Outlining) (рис. 86). Также можно использовать комбинации клавиш ++ и ++.

Вверх Вниз Развернуть Свернуть

Рис. 8-6. Используйте кнопки Вверх и Вниз, чтобы помес тить раздел перед или после других разделов док умента. Уровень в иерархии заго ловков при этом не изменяется

Отображение частей структуры Вид Структура (Outline) не только позволяет просматривать и изменять струк туру документа, он также дает возможность сфокусироваться на том, что имеет первостепенное значение. Можно отображать только заголовки и работать толь ко с их текстом. Если нужно прочитать текст какогото раздела, можно раскрыть этот раздел, оставив все остальные свернутыми. (Или, если какойто фрагмент не получается, его можно свернуть, чтобы отвлечься от него.)

WOM_ch_08.PM6

174

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 8

Планирование в режиме структуры

175

Свертывание и развертывание уровней Наверно, вы знаете выражение о том, что ктото не заметил леса за деревьями. На вкладке Структура (Outlining) находятся кнопки Развернуть (Expand) и Свер нуть (Collapse), помогающие в работе над текстом (рис. 86). Сверните разделы и читайте только основные заголовки, чтобы получить представление о том, как темы сменяют друг друга в документе. Когда понадобится изучить текст раздела, рас кройте его и читайте. Если у вас в руках мышь, проще всего свернуть или развернуть тему , дважды щелкнув на знаке плюса, который расположен слева от текста. Этот значок рабо тает как переключатель: один двойной щелчок раскрывает раздел, еще один сво рачивает. Знак минуса рядом с разделом указывает на то, что этот раздел не име ет подразделов, так что его нельзя развернуть или свернуть. Если вносятся более глобальные изменения, можно воспользоваться раскры вающимся меню Структура | Работа со структурой | Показать уровень (Outlining | Outline Tools | Show Level). Просто выберите уровень, и элементы струк туры будут свернуты или развернуты соответствующим образом (рис. 87).

Рис. 8-7. Раскрывающееся меню Показать уровень позволяет скрывать и отображать уровни с труктуры. Небо льшие кру жки обозна чают основной тек ст. В этом режиме отображаются то лько первые с троки абзацев основного тек ста

Отображение и скрытие текста Во время планирования и создания структуры основной текст отходит на второй план, поэтому неудивительно, что в W ord есть несколько способов скрыть текст (рис. 88). Можно дважды щелкнуть на заголовке, чтобы скрыть или отобразить текст под этим заголовком. Кнопки + и – на вкладке Структура (Outlining) вы полняют то же самое. Кроме того, можно использовать комбинации клавиш + и +.

WOM_ch_08.PM6

175

29.04.2008, 15:06

176

Часть II

Создание сложных документов

Заголовок третьего уровня с разверну тым содержимым Заголовок второго уровня с разверну тым содержимым Заголовок первого уровня с содержимым Заголовок первого уровня без содержимого

Основной текст (установлен флажок Показать только первую строку )

Рис. 8-8. Текст мо жно скрывать и отображать, дваж ды щелкая на заго ловке над этим текстом. Установите флажок Показать только первую строк у, расположенный на ленте, чтобы на экране отображались то лько первые с троки абзацев

Отображение только первой строки Так как каждый абзац основного текста можно считать подразделом, в виде Струк тура (Outline) можно работать с абзацами как с подразделами. У становите фла жок Показать только первую строку (Show First Line Only), и отображаться будет только первая строка каждого абзаца. Этого обычно достаточно, чтобы понять, о чем говорится в этом абзаце. Это еще один способ, позволяющий сфокусироваться на планировании структуры, не отвлекаясь на основной текст .

Отображение форматирования текста Форматирование символов документа — различные шрифты, цвета и размеры, не имеющие отношения к иерархии уровней — могут отвлекать от работы над струк турой. В этом случае можно просто отключить отображение форматирования. Снимите флажок Показать форматирование текста (Show Formatting), распо ложенный на ленте (рис. 89), и на экране будет отображаться обычный текст. То же самое можно сделать, нажав клавишу (обратная косая черта) на малой цифровой клавиатуре.

WOM_ch_08.PM6

176

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 8

Планирование в режиме структуры

177

Показать форматирование тек ста Показать тольк о первую строку

Рис. 8-9. Используйте флажок Показать форматирование текста (или клавишу на малой цифровой клавиатуре), чтобы отключать и включать отображ ение форматирования текста. Чтобы на экране отображались то лько первые строки абзацев, установите флажок Показать только первую строк у или нажмите к омбинацию клавиш ++

WOM_ch_08.PM6

177

29.04.2008, 15:06

Г Л А В А

9

Работа с большими документами

Чем больше документ , тем писателю сложнее работать с ним. Чем больше стра ниц, тем больше информации следует держать в голове. К счастью, компьютеры и созданы для того, чтобы работать с информацией, а W ord значительно облег чает работу с большими проектами. В этой главе даются некоторые советы по навигации по большим документам и разделению их на меньшие секции. Для больших документов часто требуется оглавление, предметный указатель, гиперс сылки, закладки, перекрестные ссылки, сноски и библиографические выдержки. В Word имеются инструменты для работы со всеми этими элементами, и в этой главе мы рассмотрим их. В Word имеется специальная функция — главный документ — для очень длин ных документов, таких как книги с большим числом глав. Г лавные документы имеют плохую репутацию, но в этой главе мы покажем, как избежать проблем с ними. Также в этой главе приводятся некоторые полезные советы по перемещению по длинным документам при помощи таких средств, как Схема документа (Document Map) и Эскизы (Thumbnails).

Перемещение по длинному документу Если документ содержит более 20 страниц или около того, полоса прокрутки, расположенная в правой части окна, становится слишком медленным и неточным средством перемещения. В этом случае быстрее будет перейти непосредственно к определенной части документа. Можно использовать вкладку Перейти (Go To) диалогового окна Найти и заменить (Find and Replace) для перехода на опреде ленную страницу, но как быть, если номер нужной страницы неизвестен? Вместо этого может быть известен заголовок раздела. В W ord имеются некоторые инст рументы для перемещения по длинным документам, такие как закладки и кнопки просмотра. Кроме того, есть специальные инструменты для просмотра и навига ции, облегчающие перемещение по длинным документам: Схема документа (Document Map) и Эскизы (Thumbnails) (рис. 91).

WOM_ch_09.PM6

178

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

179

Рис. 9-1. Используйте комбинацию клавиш +, (+, ), чтобы открыть окно со с хемой док умента. Щелкните на заго ловке, чтобы перейти к нему в документе 

Кнопки просмотра . Кнопки просмотра, расположенные под полосой про крутки — еще один замечательный инструмент для навигации по документу любого размера. Щелкнув на круглой кнопке Выбор объекта перехода (Select Browse Object), можно выбрать объекты, по которым будет выполняться пе реход: заголовки, исправления, таблицы, рисунки, сноски, примечания или страницы. Затем щелкните на одной из кнопок с двойной стрелкой, чтобы перейти к следующему или предыдущему объекту выбранного типа. СОВЕТ Если нужно вернуться в какое-то место документа, в котором нет ничего особенного (как заго ловок или рисунок), прос то добавь те к омментарий (стр. 365), такой как «Вернуться и изменить», чтобы можно было перемещаться по комментариям. Можно также использовать закладку (см. ниже).



Закладки. Это многофункциональный инструмент, предоставляющий го раздо больше возможностей, чем подразумевает скромное название. Зак ладки (подробное описание см. на стр. 47) — отличное средство для пе рехода от одного фрагмента документа к другому . Можно пометить стра ницу (или диапазон страниц), добавив закладку , используя комбинацию клавиш +, (+, ), и переходить к ней из любого места документа, используя вкладку Перейти (Go T o) диалогового окна Найти и заменить (Find and Replace).



Навигация при помощи схемы документа . Окно Схема документа (Document Map) содержит заголовки и подзаголовки, имеющиеся в докумен те. Если установить флажок Вид | Показать или скрыть | Схема документа (View | Show/Hide | Document Map) или нажать комбинацию клавиш +, (+, ), в левой части окна W ord появится панель, на кото рой будет отображаться структура документа. Если щелкнуть на какомлибо заголовке, в окне документа будет выполнен переход к этому заголовку .



Навигация при помощи эскизов . Панель Эскизы (Thumbnails) — это ви зуальноориентированная карта документа. Вместо текста отображаются умень шенные изображения страниц документа (рис. 92). Нельзя одновременно просматривать эскизы и схему документа. Если установить один флажок,

WOM_ch_09.PM6

179

29.04.2008, 15:06

180

Часть II

Создание сложных документов

второй будет снят автоматически. Изменить режим Схема документа (Document Map) на Эскизы (Thumbnails) можно также при помощи рас крывающегося меню, расположенного в верхнем левом углу панели.

Рис. 9-2. Как средс тво навигации эскизы лучше всего под ходят для док ументов, содержащих изображ ения или с траницы, явно от личающиеся друг от друга

Разделы Чем длиннее и сложнее документ, тем более вероятно, что он содержит раз личные разделы. Разделы W ord не имеют ничего общего с разделением доку мента при помощи заголовков и подзаголовков. Это электронные части, со здаваемые при помощи добавления в документ разрывов разделов . Разрывы разделов похожи на разрывы страниц, но раздел может содержать любое число страниц. И что более важно, каждый раздел документа W ord может иметь соб ственный формат страниц. Многие люди годами работают в W ord и понятия не имеют о том, что такое разделы. А между тем, любой документ содержит как минимум один раздел. Иногда Word добавляет разрывы разделов автоматически. Это происходит , например, при добавлении оглавления или предметного указателя (см. далее в этой главе) или при вставке конверта в тот же документ в качестве письма (стр. 265). Word исполь зует разрывы разделов для разделения частей документа, имеющих различное форматирование. Кроме того, пользователь может разделять документ на разделы для соб ственных целей. Например:

WOM_ch_09.PM6

180

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9



Работа с большими документами

181

для изменения ориентации страниц . Если часть страниц документа дол жна иметь книжную ориентацию, а другая часть альбомную (например, страницы графиков), необходимо добавить разрывы разделов (рис. 93);

Рис. 9-3. Используйте разрывы разделов, если ну жно изменить формат страниц. Например, после вставки разрыва Следующая страница можно изменить ориентацию с траницы или размер бумаги 

для использования в одном документе разных размеров бумаги . Если нужно вставить в середину документа несколько страниц другого размера, нужно добавить разрывы страниц в те места, где формат будет изменяться;



для изменения числа колонок на странице . Допустим, вы хотите изменить формат документа с одной колонкой так, чтобы некоторые страницы имели две колонки. Для этого нужно вставить разрыв раздела в то место, где должен изме няться формат. Вставить разрыв раздела можно даже в середину страницы;



для изменения полей страниц в одном документе . Если нужно изме нить поля страниц, а не прост о отступы абзацев, необходимо добавить разрыв страницы;



для возобновления автоматической нумерации для новой главы . Ри сунки и другие элементы документов W ord могут нумероваться автомати чески. Если документ состоит из нескольких глав, можно сделать так, что автоматическая нумерация будет возобновляться для каждой главы. Для этого следует добавить разрыв раздела в конце каждой главы.

WOM_ch_09.PM6

181

29.04.2008, 15:06

182

Часть II

Создание сложных документов

Вставка разрыва раздела Как можно было понять из приведенного выше списка, разделы нужны для изменения параметров форматирования, поэтому неудивительно, что коман ды для вставки разрывов находятся на вкладке Разметка страницы (Page Layout) [ Разметка страницы | Параметры страницы | Разрывы (Page Layout | Page Setup | Breaks) или +, (+

, )]. При щелчке на кнопке Разрывы (Breaks) появляется раскрывающееся меню, разделенное на две ча сти: Разрывы страниц (Page Breaks) и Разрывы разделов (Section Breaks). ПРИМЕЧАНИЕ При испо льзовании меню Разрывы (Breaks) (рис. 9-3) помните, что элементы в верхней час ти не являются разрывами разделов. Это прос то элементы форматирования, такие как разрывы с траниц и к олонок. Для добавления разрывов разделов испо льзуются к оманды из нижней час ти меню.

Разрывы разделов имеют два основных отличия. Есть разрывы, создающие новую страницу для новой секции ( Следующая страница [Next Page]), и есть разры вы, после которых новый раздел начинается на той же странице ( Текущая стра) ница [Continuous]). Разрывы, создающие новую страницу , используются, когда нужно изменить размер или ориентацию листа, а также когда каждая глава долж на начинаться с новой страницы. Разрывы второго типа используются для изме нения числа колонок или размера полей документа. Два других варианта — Четная страница (Even Page) и Нечетная страница (Odd Page) — это просто вариации разрыва Следующая страница (Next Page). Они создают разрыв раздела и начинают новый раздел на следующей четной или нечетной странице. Это можно использовать, например, чтобы каждый новый раздел начинался на правой странице разворота книги. Опишем последовательность действий для вставки разрыва раздела и смены ориентации страниц нового раздела. 1. Щелкните в тексте, чтобы поместить точку вставки в то место, куда нужно вста вить разрыв раздела. Мы вставим разрыв Следующая страница (Next Page), поэтому щелкните в конце предложения или абзаца. Убедитесь, что выбран вид Разметка страни) цы (Print Layout), чтобы можно было увидеть результаты добавления разрыва. 2. Выполните команду Разметка страницы | Параметры страницы | Разры) вы (Page Layout | Page Setup | Breaks) и выберите в появившемся меню вариант Следующая страница (Next Page). Если точка вставки находится в конце документа, будет добавлена новая пус тая страница. Если точка вставки находится в середине документа, будет со здан разрыв страницы, и точка вставки вместе со всем текстом после нее пе рейдет в новый раздел. 3. Оставив точку вставки в новом разделе, щелкните на кнопке Разметка стра) ницы | Параметры страницы | Ориентация (Page Layout | Page Setup | Orien tation), и выберите вариант Альбомная (Landscape). Альбомная ориентация будет применена только к страницам нового раздела, а все страницы предыдущего раздела сохранят альбомную ориентацию. В режиме Разметка страницы (Print Layout) можно увидеть, как выглядит документ после добавления разрывов разделов. В режиме Черновик (Draft) раз

WOM_ch_09.PM6

182

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

183

рывы разделов отображаются как пунктирные линии. Эти линии не печата ются и видны только на экране (рис. 94).

Рис. 9-4. Чтобы удалить разрыв раздела, переключитесь в режим Черновик. Разрывы разделов отображаются как двойные пунк тирные линии. Выделите раздел, щелкнув на линии, а затем нажмите клавишу

Создание оглавления При создании в Word очень длинных документов, таких как годовые отчеты или даже книги, может потребоваться добавить оглавление. Читатели оценят это. Бо лее того, если созданы заголовки и подзаголовки, то большая часть работы уже проделана. Средствами Word на основе заголовков и подзаголовков можно авто матически создать оглавление, подставить номера страниц и применить все не обходимые параметры форматирования. Все, что нужно для этого сделать — ука зать, куда нужно поместить оглавление, и выбрать подходящий формат . Это мож но сделать в группе Оглавление (Table of Contents) на вкладке Ссылки (Refe rences) или в диалоговом окне Оглавление (Table of Contents). СОВЕТ Оглавление мо жно добавить в любое время, но обычно у добнее всего это сделать, к огда редак тирование док умента зак ончено.

Оглавление добавляется следующим образом: 1. Поместите точку вставки в то место, куда нужно поместить оглавление. Обычно оглавление помещается сразу после заголовка, перед основной час тью текста. Лучше всего поместить точку вставки на пустую строку , чтобы ог лавление не смешивалось с остальным текстом. Щелкните сразу после заголовка и нажмите . 2. Перейдите на вкладку Ссылки (References) и в группе Оглавление (Table of Contents) выберите из раскрывающегося меню один из вариантов оглавлений. Меню Оглавление (Table of Contents) содержит несколько вариантов (рис. 95). Можно выбрать автоматически создаваемое оглавление или создать его вруч ную. Если в документе используются пользовательские заголовки (вместо стан дартных заголовков W ord Заголовок 1, Заголовок 2 и т . д.), оглавление нужно создать вручную.

WOM_ch_09.PM6

183

29.04.2008, 15:06

184

Часть II

Создание сложных документов

Рис. 9-5. На вкладке Ссылки в группе Оглавление в раскрывающемся меню Оглавление можно выбрать с тиль ог лавления, добавляемого в док умент. В бо льшинстве с тилей используются заго ловки, сущес твующие в док ументе

Если выбрать стиль оглавления, Word автоматически создаст оглавление и до бавит его в документ. При создании оглавления Word анализирует абзацы, име ющие стили Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3 (рис. 96).

Рис. 9-6. Средства W ord позво ляют легк о создавать ог лавления на основе заго ловков и подзаго ловков, созданных ранее. Напротив заго ловков указываются номера с траниц. При помещении точки вс тавки в ог лавление все заго ловки выделяются серым цветом, чтобы пользователь видел, что это по ля, созданные W ord. Стрелки в центре пунк тирных линий обозначают символы табуляции, используемые для выравнивания номеров с траниц по правому краю

WOM_ch_09.PM6

184

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

185

3. Просмотрите оглавление. Не забудьте проверить оглавление, созданное средствами Word, так как всегда может произойти чтото неожиданное. Может быть, какомуто заголовку не на значен стиль заголовка, и он не появился в оглавлении. Или, что хуже, стиль заголовка назначен какомуто абзацу. СОВЕТ Если ну жно изменить тек ст ог лавления (например, ук оротить слишк ом длинные заго ловки или добавить новый тек ст), мо жно сделать это прямо в оглавлении. Это никак не повлияет на заго ловки в док ументе. Однако помните, что если после этого вы зах отите обновить оглавление (см. в следующем разделе), то обновлять ну жно то лько номера с траниц, а не все ог лавление. В противном случае все внесенные вручную изменения бу дут потеряны.

Обновление оглавления Если после создания оглавления в документ внесены изменения, нужно обновить оглавление, чтобы отразить эти изменения. Например, если были добавлены или удалены какието заголовки, их следует добавить или удалить из оглавления. Даже если заголовки не изменились, внесенные в текст изменения могут повлиять на нумерацию страниц и привести к переходу заголовков на другие страницы. У ди вительно, но оглавление не обновляется автоматически, это необходимо выпол нить вручную. Обновить оглавление можно следующими способами: 

выполнить команду Ссылки | Оглавление | Обновить таблицу (References | T able of Contents | Update T able);



нажать комбинацию клавиш +, ;



щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте оглавления и выбрать из контекстного меню команду Обновить поле (Update Field) (рис. 97).

Рис. 9-7. Самый простой способ обновить оглавление — щелкнуть правой кнопкой мыши в любом мес те оглавления и выбрать из к онтекстного меню Обновить поле . Оглавление можно использовать для перемещения по док ументу. Щелкните на любом э лементе оглавления, удерживая клавишу , чтобы перейти к соответс твующему разделу док умента

WOM_ch_09.PM6

185

29.04.2008, 15:06

186

Часть II

Создание сложных документов

После выполнения команды для обновления оглавления появляется диа логовое окно, в котором спрашивается, что именно нужно обновить (рис. 98): 

Обновить только номера страниц (Update page numbers only). Т екст в ог лавлении можно изменить, но если выбрать команду Обновить целиком (Update entire table), эти изменения будут потеряны. Чтобы сохранить внесенные изменения, следует обновлять только номера страниц.



Обновить целиком (Update entire table). Этот вариант равноценен удале нию старого оглавления и созданию нового. Используйте этот вариант, если в документ внесено много изменений.

Рис. 9-8. При обновлении оглавления необходимо указать, что именно следует обновить: оглавление целик ом или то лько номера с траниц

Добавление элемента оглавления вручную Иногда в оглавление требуется добавить текст , который не является заголовком. Предположим, вы закончили писать исторический роман и решили, что нужно добавить введение. Вы не хотите делать слово «Введение» заголовком, но хотите включить его в оглавление книги. Чтобы добавить элемент в оглавление, выполните следующее: 1. Выделите текст, который хотите добавить в оглавление. Поместите точку вставки в абзац с текстом, который нужно добавить в оглав ление. В оглавление будет вставлен весь абзац. Если нужно добавить только часть текста, можно изменить текст после того, как он будет вставлен в оглавление. 2. Выполните команду Ссылки | Оглавление | Добавить текст (References | Table of Contents | Add T ext) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Появится раскрывающееся меню. 3. Выберите уровень, на который будет добавлен текст . Появившееся меню позволяет выбрать любой уровень, имеющийся в оглавле нии. Чтобы добавить текст , выберите уровень. На первый уровень добавляют ся основные заголовки, отображающиеся ближе к левому краю страницы. СОВЕТ Вариант Не включать в ог лавление (Not Shown in Contents) позво ляет удалить заго ловок из ог лавления. Помес тите точк у вс тавки в тек ст заго ловка и выполните к оманду Ссылки | Ог лавление | Добавить текст | Не включать в оглавление (References | T able of Contents | A dd Text | Not Shown in Contents).

4. Выполните команду Ссылки | Оглавление | Обновить таблицу (References | Table of Contents | Update T able) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ), чтобы обновить оглавление. После внесения изменений в документ, а особенно в заголовки, включенные в оглавление, необходимо обновить оглавление. Это можно сделать при помощи инструментов на ленте или комбинации клавиш.

WOM_ch_09.PM6

186

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

187

Использование диалогового окна Определение элемента оглавления Еще одним инструментом, помогающим вручную добавлять элементы в оглав ление, является диалоговое окно Определение элемента оглавления (Mark Table of Contents Entry) (рис. 99). Выделите текст, который хотите добавить в оглавление, и нажмите комбинацию клавиш ++, чтобы открыть это диалоговое окно. В основном, это окно используется в документах с не сколькими оглавлениями. Некоторые очень длинные документы имеют оглав ление для каждой главы или раздела. В таком случае список Идентификатор (Table identifier) позволяет выбрать оглавление, которое нужно изменить.

Рис. 9-9. Диалоговое окно Определение элемента оглавления позволяет изменять текст, включенный в оглавление. Если документ имеет несколько оглавлений, используйте меню Идентификатор. В текстовом поле Уровень указывается уровень, на который добавляется элемент ог лавления

Форматирование оглавления Текст в оглавлении можно выделять и форматировать так же, как и любой другой текст, но это не лучший способ изменения внешнего вида оглавления. Если изме нить или обновить оглавление, форматирование может быть потеряно. Поэтому для изменения стиля оглавления лучше использовать диалоговое окно Оглавле) ние (Table of Contents) ( Ссылки | Оглавление | Оглавление | Оглавление [Re ferences | Table of Contents | Table of Contents | Insert Table of Contents]). В этом случае при обновлении или добавлении новых элементов оглавления будут применены корректные параметры форматирования.

Быстрое форматирование оглавления Диалоговое окно Оглавление (Table of Contents) (рис. 910) позволяет настраи вать некоторые параметры форматирования оглавления, включая следующие: 

Показать номера страниц (Show page numbers). Снимите этот флажок, чтобы удалить номера страниц из оглавления. Номера страниц могут быть не нужны в очень коротких документах, таких как новостные письма и брошюры.



Номера страниц по правому краю (Right align page numbers). Если уста новить этот флажок, номера страниц будут выровнены по правому краю, как показано на рис. 96. Если этот флажок снять, номера страниц будут стоять сразу после элемента оглавления.



Заполнитель (T ab leader). Можно выбрать любой стандартный заполни тель: точки, тире, линии или пробелы.



Форматы (Formats). В этом раскрывающемся списке можно выбрать один из нескольких стандартных стилей. Изменяются размеры и начертания шрифтов (курсивный, полужирный и т. д.).

WOM_ch_09.PM6

187

29.04.2008, 15:06

188

Часть II

Создание сложных документов

Уровни (Show levels). По умолчанию в оглавление включаются первые три уровня заголовков. Это число можно увеличить или уменьшить. Изменяя параметры, можно просматривать результат в поле Образец печат) ного документа (Print Preview) в левой части диалогового окна Оглавление (Table of Contents) (рис. 910).



Рис. 9-10. В диалоговом окне Оглавление отображается две версии ог лавления. Слева показан образец печатного док умента; справа — образец веб-документа, что может быть полезно, если вы собираетесь опублик овать док умент как веб-с траницу

Подробное форматирование оглавления Каждая строка оглавления, как и любой другой абзац в документе, имеет стиль абзаца. Для строк оглавления эти стили определяют не только начертание и размер шрифта, но также отступ от левого поля и заполнитель. Т ак как это обычные стили W ord, их можно настраивать по собственному усмотрению. Эти стили имеют следующие на звания: Оглавление 1 (TOC 1) для уровня 1, Оглавление 2 (TOC 2) для уровня 2 и т. д. Чтобы изменить стили оглавления, выполните следующее: 1. Выполните команду Ссылки | Оглавление | Оглавление (References | T able of Contents | Insert T able of Contents). Откроется диалоговое окно Оглавление (Table of Contents) (рис. 910). 2. Щелкните на кнопке Изменить (Modify), расположенной в правом нижнем углу окна, чтобы открыть диалоговое окно Стиль (Style). В диалоговом окне Стиль (Style) перечислены стили заголовков от 1 до 9. Щел кните на названии стиля, и в нижней части окна появится описание формата этого стиля. 3. Выберите стиль, который хотите изменить, и щелкните на кнопке Изменить (Modify). Появится еще одно диалоговое окно. Если у вас есть опыт изменения или со здания стилей абзацев, это окно будет вам знакомо. 4. В диалоговом окне Изменение стиля (Modify Style) щелкните на кнопке Формат (Format), расположенной в левом нижнем углу , и выберите, что хо тите изменить.

WOM_ch_09.PM6

188

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

Можно изменить формат шрифта, абзаца, табуляции, границ и т. робнее о форматировании абзацев рассказывается на стр. 90.

189 д. Под

Прежде чем закрыть диалоговое окно Изменение стиля (Modify Style), мож но изменить несколько стилей. Просто выберите еще один стиль в раскрыва ющемся меню, которое расположено в верхней части окна. 5. Щелкните OK во всех диалоговых окнах, чтобы закрыть их и вернуться к до кументу. ПРИМЕЧАНИЕ Один из элементов меню Оглавление (Table of Contents) имеет название Ручное оглавление (Manual Table of Contents). Выберите его, если х отите создать собственное оглавление без помощи автоматических средс тв Word. Чтобы облегчить начало работы, в док умент будет вставлен текст-заполнитель, имеющий базовый формат. Введите вмес то него собс твенный тек ст, включая номера с траниц, которые придется выяснить самос тоятельно. Оглавление, созданное таким образом, является обычным тек стом и не обновляется при добавлении заголовков или изменении номеров с траниц.

Удаление оглавления Чтобы удалить оглавление, выполните команду Ссылки | Оглавление | Оглав) ление | У далить оглавление (References | T able of Contents | T able of Contents | Remove Table of Contents) (эта команда находится в нижней части раскрывающе гося меню). Оглавление будет удалено из документа. После этого можете нажать +, чтобы отменить удаление, или вставить новое оглавление.

Создание предметного указателя Предметный указатель помогает читателям искать материал, имеющий первосте пенное значение. Создание предметного указателя — это своего рода искусство, так как нужно предугадать, что будет важным для читателей. Беспорядочный ука затель — это почти так же плохо, как полное его отсутствие. W ord может создать и отформатировать предметный указатель, но никак не поможет определить, что именно нужно туда включить. Эта часть работы целиком ложится на автора доку мента. Однако отслеживание номеров страниц и форматирование конечного результата берет на себя W ord. Понятно, что создание предметного указателя не требуется до тех пор, пока не приходит время распечатать или опубликовать документ . Процесс создания указателя в Word состоит из двух этапов. Сначала указываются элементы, которые войдут в предметный указатель; это задача пользователя. Затем создается предмет ный указатель; это работа компьютера.

Определение элементов предметного указателя На первом этапе создания предметного указателя нужно перемещаться по доку менту и помечать элементы, вставляя электронные маркеры, используя группу Ссылки | Предметный указатель (References | Index) или специальную комби нацию клавиш. Как показано на рис. 911, элементы предметного указателя могут быть трех типов:

WOM_ch_09.PM6

189

29.04.2008, 15:06

190

Часть II

Создание сложных документов



отдельные слова, фразы или символы;



элементы, занимающие более одной страницы;



элементы, ссылающиеся на другие элементы; например, «казнь,

См. гильотина ».

Перекрестная ссылка Стандартная ссылка Ссылка на диапазон страниц Рис. 9-11. Предметный указатель док умента W ord автоматически форматируется и сортируется по алфавит у. В этом примере э лементы указателя размещаются в дву х столбцах, номера с траниц выровнены по правому краю. Формат предметного указателя можно изменять

Что включать в предметный указатель? Приведем некоторые рекомендации, которые могут пригодиться при созда нии предметного указателя:  Смотрите на текст с точки зрения читателя . Это самый важный и, наверно, самый сложный для писателя момент . Помечая слова для вклю чения в предметный указатель, задавайте себе следующие вопросы: за чем люди читают этот документ? Какие вопросы появились у меня при знакомстве с описываемой темой?  Старайтесь не помечать слишком много слов . Создавая предмет ный указатель легко увлечься и начать помечать все подряд, особенно с учетом того, что W ord избавляет от необходимости вручную пе чатать весь указатель. Чтобы создать действительно полезный ука затель, обдумывайте каждый помечаемый элемент.  Объединяйте элементы всегда, когда возможно . Важно объединять элементы наиболее логичным образом. Например, имена «мисс Манетт», «Люси Манетт» и «Люси» в предметном указателе следует представить одним элементом: «Манетт, Люси».  Используйте перекрестные ссылки . Перекрестные ссылки помогут читателям найти ответы на интересующие их вопросы. Например, для слова «казнь» можно создать следующий элемент: «казнь, См. гильотина ».  Указывайте диапазоны страниц, чтобы уменьшить длину запи) си. Например, запись в предметном указателе может выглядеть сле дующим образом: «Манетт, Люси…60, 7078». Использование диапа зонов страниц позволяет уменьшить длину записей и облегчить чте ние предметного указателя. Чтобы пометить элемент для добавления в предметный указатель, выпол ните следующее:

WOM_ch_09.PM6

190

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

191

1. Выделите слово или фразу , которую хотите добавить в предметный ука затель. Выделенный текст станет элементом указателя (если на следующем шаге не вне сти изменения). Выделенный текст будет помечен, так что Word сможет опре делить номер страницы при построении указателя. 2. Выполните команду Ссылки | Предметный указатель | Пометить элемент (References | Index | Mark Entry) или нажмите ++. Откроется диалоговое окно Определение элемента указателя (Mark Index Entry) (рис. 912). В поле основной (Main entry) будет находиться выделенный текст. Этот текст появится в предметном указателе. Текст можно изменять. На пример, вместо «Lucie Manette» можно ввести «Manette, Lucie», чтобы этот эле мент после сортировке по алфавиту можно было найти под буквой «M».

Рис. 9-12. Диалоговое окно Определение элемента указателя позволяет настраивать элементы указателя. Т екст в по ле Основной включается в предметный указатель. Т ри переключателя в центре окна позво ляют выбрать тип э лемента. При помощи кнопок в нижней части окна можно пометить слово или фразу то лько один раз или каж дое вхождение в док умент

3. При помощи переключателей в центре окна выберите тип элемента указателя. Как говорилось в начале этого раздела, элементы предметного указателя мо гут быть трех типов. Если элемент указателя ссылается на другой элемент , ус тановите переключатель Перекрестная ссылка (Crossreference). Например, если выделить слово «казнь», а затем установить этот переключатель и ввести в текстовое поле, расположенное рядом, текст «гильотина», элемент указателя будет выглядеть следующим образом: «казнь, См. гильотина». Для отдельных слов, фраз и символов устанавливайте переключатель Текущая страница (Current page). Если элемент находится на нескольких страницах, установите переклю чатель Диапазон страниц (Page Range), а затем выберите закладку из раскры вающегося списка Закладка (Bookmark). ПРИМЕЧАНИЕ Прежде чем использовать переключатель Диапазон страниц (Page Range), необх одимо создать закладк у. Это единс твенный способ, к оторым W ord может отслеживать номера с траниц. Чтобы создать закладк у, выделите тек ст и выполните к оманду Вставка | Связи | Закладка (Insert | Links | Bookmark) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Подробнее о закладках см. на стр. 38.

WOM_ch_09.PM6

191

29.04.2008, 15:06

192

Часть II

Создание сложных документов

4. Отформатируйте элемент указателя. Используйте флажки в группе Формат номера страницы (Page number format), чтобы применить курсивное или полужирное начертание к номерам страниц. Обычно номер страницы, содержащей наиболее важную информацию о эле менте, выделяют полужирным, а диапазон страниц курсивом, но W ord может применить любое форматирование по желанию пользователя. 5. Щелкните на кнопке Пометить (Mark), чтобы создать ссылку на одну стра ницу, или на кнопке Пометить все (Mark All), чтобы создать ссылки на все вхождения текущего элемента в документ. В текст документа будет помещен специальный код, помечающий один или несколько элементов. При построении предметного указателя Word считывает все такие коды (подробнее на стр. 193). Допустим, вы выделили слово «England», а затем щелкнули на кнопке Поме) тить (Mark). Word поместит один фрагмент кода после слова «England» на теку щей странице. Если щелкнуть на кнопке Пометить все (Mark All), Word просмотрит весь документ и поместит коды везде, где есть слово «England». ВНИМАНИЕ! Очень соблазнительно всегда пользоваться кнопкой Пометить все (Mark All). Можно просто щелкнуть на ней, и W ord найдет каж дое вхождение слова или фразы. Проблема в том, что так мо жно создать слишк ом много э лементов предметного указателя. Вмес то этого мо жно испо льзовать диалоговое окно Определение элемента указателя (Mark Inde x Entr y) и средс тва поиска. При помощи диалогового окна Найти (Find) нах одите слова и фразы, а затем решайте, ну жно ли добавлять их в предметный указатель. (При нажатии кнопки Пометить все исключений не делается, а прос то помечаются все слова или фразы.) Диалоговое окно Определение элемента указателя остается открытым, так что можно искать тек ст и помечать э лементы предметного указателя. К огда ну жно будет закрыть это окно, щелкните на кнопк е Отмена (Cancel).

Для опытных пользователей: Коды предметного указателя Когда элемент помечается описанным выше способом, W ord вставляет в текст документа особый код. Этот код скрыт, так что пользователи обычно его не видят . Скрытый текст (см. гл. 16) не выводится на печать, но его можно отобразить на экране, щелкнув на кнопке Главная | Абзац | ¶ (Home | Paragraph | ¶). Элемент, помечающий слова «Lucie Manette» может выглядеть следующим образом: {XE “Manette, Lucie” }. Код заключается в фигурные скобки, а бук вы XE идентифицируют код как элемент предметного указателя. Приведем примеры кода, помечающего различные элементы указателя:  Базовый элемент указателя . Пример: {XE “Manette, Lucie” }. Весь код заключен в фигурные скобки ({}), а буквы XE помечают код как элемент указателя. Word добавляет номер страницы, на которой находится этот код, в строку предметного указателя с текстом «Manette, Lucie».  Подчиненный элемент указателя . Пример: {XE “England:London” }. Двоеточие означает, что элемент является подчиненным. В предметный указатель под строкой с текстом «England» добавляется подчиненная строка с текстом «London».  Диапазон страниц . Пример: {XE “Dover Road” \r “DoverRoad” }. Часть \r указывает, что этот элемент помечает диапазон страниц. DoverRoad — это

WOM_ch_09.PM6

192

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9



Работа с большими документами

193

имя закладки (стр. 38), помечающей несколько страниц. Номера страниц, включенных в закладку DoverRoad, появляются в предметном указателе. Перекрестная ссылка. Пример: {XE “казнь” \t “См. гильотина” }. Часть \t указывает, что элемент является перекрестной ссылкой. В предметном указателе за словом «казнь» добавляется текст «См. гильотина».

Создавая предметный указатель, W ord считывает все перечисленные элемен ты, сортирует по алфавиту и удаляет дубликаты. Например, если в документе на странице 94 имя «Lucie Manette» встречается пять раз, номер 94 будет указан в предметном указателе только один раз.

Построение указателя Для создания самого предметного указателя требуется гораздо меньше времени и усилий, чем для пометки всех его элементов. Сначала нужно определить, куда будет помещен указатель. Чтобы создать предметный указатель, выполните следующее: 1. Нажмите +, чтобы переместить точку вставки в конец документа, а затем нажмите +, чтобы перейти на новую страницу . Обычно предметный указатель располагается в конце документа, но можно по местить его в любое другое место. 2. Введите текст «Предметный указатель», чтобы дать разделу название, а затем выполните команду Главная | Стили | Заголовок 1 (Home | Styles | Heading 1). Назначьте названию стиль Заголовок 1, чтобы включить его в оглавление и показать, что это важный раздел. 3. Выполните команду Ссылки | Предметный указатель | Предметный ука) затель (References | Index | Insert Index) или нажмите +, (+, ), чтобы открыть диалоговое окно Указатель (Index), в котором можно настроить внешний вид указателя (рис. 913).

Рис. 9-13. Используйте диалоговое окно Указатель для создания предметного указателя для документа. Настройте внешний вид указателя при помощи э лементов управления Тип, Колонки и других. В по ле Образец печатного док умента показывается, как бу дет выглядеть указатель с выбранными параметрами

WOM_ch_09.PM6

193

29.04.2008, 15:06

194

Часть II

Создание сложных документов

В правом верхнем углу вкладки Указатель (Index) находится поле Образец печатного документа (Print Preview), в котором показано, как указатель будет выглядеть на странице. Остальные элементы управления используются для изменения внешнего вида указателя. Если для параметра Тип (T ype) уста новить переключатель С отступом (Indented), подчиненные элементы бу дут появляться на новой строке, с отступом от левого края. Если установить переключатель Без отступа (Runin), подчиненные элементы и номера стра ниц будут находиться на той же строке, что и основной элемент. В поле Колонки (Columns) можно указать число колонок на странице (обычно достаточно двух или трех). Под полем Образец печатного до) кумента (Print Preview) находятся элементы управления, позволяющие выровнять номера страниц по правому краю и выбрать заполнитель. Рас крывающийся список Форматы (Formats) предоставляет несколько вари антов форматирования, изменяющих стиль и размер шрифта. Если хоти те изменить внешний вид указателя, щелкните на кнопке Изменить (Modify) и настройте формат при помощи стандартных средств W ord (см. главу 4). 4. Когда закончите работу над форматированием указателя, щелкните OK. Word построит предметный указатель и добавит его в то место, где находится точка вставки. Этот процесс может занять некоторое время. СОВЕТ Кнопка Пометить (Mark Entry) закрывает диалоговое окно Указатель (Index) и открывает окно Определение элемента указателя (Mark Index Entry) (рис. 9-12). Щелкните на этой кнопк е, если считаете, что не готовы к созданию указателя, и хотите продо лжить помечать э лементы. Если щелкну ть на кнопк е Автопометка (AutoMark), Word пройдет по док ументу и автоматически пометит элементы, но только в том случае, если вы предос тавите файл словаря указателя.

Автопометка при помощи словаря указателя Если документ очень длинный, а времени на добавление указателя мало, можно воспользоваться функцией автопометки. Для этого требуется создать в отдель ном документе W ord список, включающий все слова, которые, по вашему мнению, должны войти в указатель. Такой файл называется словарем указателя (см. рис. 914). Вам не нужно помечать каждый элемент указателя; вам даже не нужно чи тать документ, если вам известно его содержание. Если выполнить команду Ссылки | Предметный указатель | Предметный указатель (References | Index | Insert Index), а затем щелкнуть на кнопке Автопометка (AutoMark), W ord считает файл слова ря указателя и создаст на его основе предметный указатель. В теории это звучит хорошо, но на практике часто создается слишком много элементов указателя, так как программа W ord, в отличие от пользователей, неразборчива. При использовании функции автопометки, как и при нажатии кнопки По) метить все (Mark All), возникает две основных проблемы: 

функция автопометки возвращает слишком много элементов для каждой темы. Программа не может отличить важное слово, которое нужно доба вить в указатель, от менее важного;



функция автопометки не помечает диапазоны страниц. Если слово появ ляется на двенадцати страницах подряд, функция автопометки добавит две надцать последовательных номеров, а не один диапазон.

WOM_ch_09.PM6

194

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

195

Однако, если времени мало, предметный указатель, созданный автопометкой, лучше, чем ничего. Если вы решили пойти этим путем, выполните следующее: 1. Щелкните на кнопке Office, выберите команду Создать (New) и дважды щел кните на значке Новый документ (Blank Document). Создайте таблицу с двумя столбцами и числом строк, соответствующим числу элементов указателя. Эта таблица будет содержать словарь указателя. 2. Для каждого элемента введите в левом столбце слово для поиска, а в правом текст, который появится в указателе. Возможно, вы захотите собрать несколько слов или фраз для поиска для каж дого элемента. Например, вместо отдельных элементов для слов «гильотина» и «Гильотина», можно указать оба этих слова для одного элемента «гильотина» (рис. 914). Когда закончите, сохраните и закройте файл словаря указателя. 3. Выполните шаги 14 со стр. 191, чтобы добавить и отформатировать предмет ный указатель. Затем в окне Указатель (Index) щелкните на кнопке Автопо) метка (AutoMark) и откройте файл словаря указателя.

Рис. 9-14. Левый столбец таблицы из файла словаря указателя содержит слова, к оторые Word будет искать и помечать для включения в предметный указатель. В правый с толбец введите текст, который появится в указателе. Текст в правом с толбце может повторяться; в этом случае при нах ождении разных слов бу дет добавляться ссылка на один и тот ж е элемент указателя

Обновление предметного указателя Что делать, если требуется обновить предметный указатель? Бывает, что после построения индекса оказывается, что нужно добавить дополнительные элемен ты. Это не проблема: Word предоставляет быстрый и простой способ добавления новых элементов в указатель. Поместите точку вставки в текст указателя и нажмите клавишу или комбинацию +, (+, ). Т о же самое можно выполнить при помощи ленты: Ссылки | Предметный указатель | Обновить указатель (References | Index | Update Index). Прежде чем появится

WOM_ch_09.PM6

195

29.04.2008, 15:06

196

Часть II

Создание сложных документов

новый указатель, содержащий новые элементы, может пройти какоето вре мя, так как W ord будет заново считывать все элементы указателя. Если хотите изменить форматирование предметного указателя, помести те точку вставки в текст указателя и выполните команду Ссылки | Предмет) ный указатель | Предметный указатель (References | Index | Insert Index). Измените форматирование и щелкните OK. Появится окно с вопросом о том, нужно ли заменить выделенный предметный указатель (рис. 915). Щелкни те OK, и старый указатель будет заменен новым.

Рис. 9-15. Если попытаться создать указатель в док ументе, у же имеющем указатель, появится это сообщение. Если щелкну ть OK, W ord у далит с тарый указатель и вс тавит новый. Если щелкну ть Отмена, с тарый указатель ос танется на мес те

Удаление предметного указателя Удаление предметного указателя может понадобиться по нескольким причинам. Может быть, вы хотите внести значительные изменения и решили удалить теку щий указатель, чтобы потом вставить новый, а может , указатель вообще не нужен. Предметный указатель выглядит , как обычный текст , но представлен одним элементом, который называется кодом поля. Выполнив одну команду, можно умень шить весь указатель до кода поля, состоящего всего из нескольких символов, что значительно облегчает его удаление. Нажмите +, и указатель исчезнет . Вместо него появится примерно следующий текст: {INDEX \c “2” \z “1033”}. Выде лите этот текст , включая обе скобки, и нажмите клавишу . Указатель бу дет удален. ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы скрыть к оды полей и отобразить резу льтат, используется другая команда. Если вы превратили указатель в к од поля и х отите верну ть ему прежний вид, нажмите +.

Удаление элемента указателя Это может показаться странным, но проще удалить указатель целиком, чем отдель ные его элементы. Вопервых, указатель не нужно искать — обычно он находится в конце документа. А помеченные элементы могут находиться в любом месте до кумента, и если, например, нужно удалить все пометки с имени Люси Манетт , чтобы оно не входило в указатель книги, придется выполнить много операций удаления. Если вы решили, что указатель в документе не нужен, можете просто удалить его целиком, как описано выше, и не беспокоиться об удалении всего скрытого кода, помечающего текст для добавления в указатель. Скрытый текст обычно не отображается при просмотре документа и не выводится на печать. Чтобы удалить отдельный элемент указателя, необходимо найти соответству ющий код в документе и удалить его. Вот как это выполняется: 1. Щелкните на кнопке Главная | Абзац | ¶ (Home | Paragraph | ¶), чтобы отобра зить скрытый текст .

WOM_ch_09.PM6

196

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

197

Вам нужно выполнить задание «найти и уничтожить», так что в первую оче редь следует определить цель. Включив скрытый текст , можно увидеть коды эле ментов указателя (а также непечатаемые символы, такие как знаки абзацев). Код элемента указателя выглядит следующим образом: {XE “Manette, Lucie” }. Можно вручную прокручивать документ и искать элементы, которые нужно уда лить, но проще воспользоваться диалоговым окном Найти (Find), как описа но на следующем шаге. 2. Нажмите +, чтобы открыть диалоговое окно Найти (Find what) введите «XE».

Найти (Find). В поле

Фигурные скобки, в которые заключены элементы указателя, найти при помо щи этого окна не удастся, но можно найти текст элемента. 3. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), чтобы найти первый элемент для удаления. Выделите весь код, включая скобки, и нажмите клавишу . Элемент исчезнет. Конечно, это всего лишь один элемент на одной странице. Если нужно полностью удалить элемент из предметного указателя, придется про должить поиск и удалить все элементы.

Навигация при помощи гиперссылок Гиперссылки — это текст (обычно подчеркнутый) или рисунки, при щелчке на которых можно перейти в другое место, например, на новую вебстраницу. Боль шинство пользователей даже не рассматривают возможность добавления гипер ссылок в документы Word, так как привыкли думать о них как о документах, пред назначенных для вывода на печать. Однако если читатели будут читать документ с экрана, гиперссылки могут быть полезными (рис. 916).

Рис. 9-16. В документах Word гиперссылки выделяются другим цветом и подчеркиванием. Если навести указатель мыши на текст ссылки, появится всплывающая подсказка с объяснением того, что мо жно перейти по этой ссылк е, щелкнув на ней, у держивая клавишу

Гиперссылки в документах Word аналогичны гиперссылкам на вебстраницах. Они даже используют тот же язык программирования (HTML). Г иперссылки, со зданные в Word, остаются в силе, если сохранить файл в другом формате (напри мер, как файл PDF или вебстраницу). А так как другие программы Office тоже используют HTML, если скопировать и вставить текст в документ другой программы, такой как Excel или PowerPoint, гиперссылка также будет работать.

WOM_ch_09.PM6

197

29.04.2008, 15:06

198

Часть II

Создание сложных документов

Гиперссылки могут вести не только на вебстраницы. В Word можно до бавлять ссылки на следующее: 

части документа . Если в тексте документа есть ссылка на другой раздел, добавьте гиперссылку , чтобы читатели могли перейти в этот раздел одним щелчком, а не искали его по всему документу;



другие документы на текущем компьютере или в сети . Если вы работаете вместе с группой других пользователей в локальной сети, гиперссылки на со вместно используемые документы могут быть очень полезными. Когда пользо ватель щелкает на ссылке на другой документ , Word может открыть его, даже если он находится на другом компьютере, если имеются разрешения на доступ к нему;



документы в Интернете . В Интернете можно найти множество вебстра ниц, фотографий, карт, новостей и блогов, относящихся к теме докумен та. Если чтото из этого будет интересно читателям, можно добавить со ответствующие гиперссылки;



формы электронных писем . Можно предоставить читателям простой спо соб взаимодействия с автором документа или его компанией, вставив в доку мент гиперссылки для создания электронных писем. Если пользователь щелк нет на такой ссылке, удерживая клавишу , появится окно нового сооб щения электронной почты с уже введенным адресом получателя и темой. Пользователю останется только ввести текст письма (рис. 917).

Рис. 9-17. Гиперссылки мо жно испо льзовать в ка честве средс тва по лучения обратной связи от читателей. Гиперссылка может открывать форму нового сообщения э лектронной почты, в котором уже указан адрес получателя и тема письма. Адрес и тема указываются при создании гиперссылки

Действия по созданию гиперссылок на любой из указанных объектов по чти идентичны. Сначала нужно выделить текст, который станет гиперссыл кой, а затем воспользоваться диалоговым окном Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink), чтобы указать, куда эта ссылка ведет. 1. Выделите текст, который должен стать гиперссылкой. Выберите текст, прочитав который, читатели смогут понять, куда ведет ссыл ка. Обычно достаточно двухтрех слов. 2. Щелкните на кнопке Вставка | Связи | Гиперссылка (Insert | Links | Hyperlink) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ) или +, чтобы открыть диалоговое окно Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink).

WOM_ch_09.PM6

198

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

199

Диалоговое окно Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink) похоже на стан дартное окно для открытия файла, но имеет значительные отличия (рис. 918). Содержимое этого окна изменятся в зависимости от того, ка кая кнопка выбрана в левой части окна. 3. В группе Связать с (Link to) выберите тип ссылки, которую хотите создать. Доступны следующие варианты: 

файлом, веб)страницей (Existing File or W eb Page) — используется для добавления ссылки на другой документ W ord, хранящийся на текущем компьютере или в сети, или ссылки на вебстраницу. Щелкните на значке с изображением папки, который расположен справа от раскрывающе гося списка Папка (Look in), чтобы найти документ на текущем ком пьютере или в сети (см. рис. 918). Когда найдете документ, дважды щелкните на нем, чтобы выбрать. Щелкните OK, чтобы закрыть диало говое окно Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink) и добавить ссылку в документ. Чтобы создать ссылку на вебстраницу, щелкните на значке Интернет в пра вом верхнем углу окна (изображение глобуса и лупы), чтобы открыть веб обозреватель и перейти на вебстраницу, на которую будет вести ссылка. Найдя страницу в обозревателе, вернитесь в диалоговое окно Вставка ги) перссылки (Insert Hyperlink) и еще раз щелкните на кнопке файлом, веб) страницей (Existing File of W eb Page). Word добавит адрес из вебобозре вателя в поле Адрес (Address). (адрес начинается с текста http://). Щелкни те OK, чтобы закрыть окно и создать гиперссылку;



местом в документе (Place in this Document) — позволяет создать ссылку для перехода по текущему документу. Ссылки могут вести к заголовкам или закладкам. Если в документе нет ни заголовков, ни закладок, щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы закрыть диалоговое окно, и создайте зак ладку, как описано в следующем разделе;



новым документом (Create New Document) — позволяет создать гипер ссылку на еще не существующий документ. Если выбрать этот вариант, содержимое окна Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink) изменится. В поле Имя нового документа (Name of new document) введите имя нового документа, который нужно создать, и щелкните OK. Word создаст и сохранит новый документ, после чего можно будет добавить текст в этот документ;



электронной почтой (Email Address) — создает гиперссылку , открыва ющую форму нового сообщения электронной почты. Если выбрать этот вариант, диалоговое окно изменится (см. рис. 918), чтобы можно было ввести адрес электронной почты получателя. Можно также ввести тему письма (это не обязательно). Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно и создать ссылку . СОВЕТ Можно щелкнуть на кнопке Подсказка (ScreenTip) и ввести текст, который будет появляться во всплывающей подсказке при наведении указателя мыши на гиперссылку.

WOM_ch_09.PM6

199

29.04.2008, 15:06

200

Часть II

Создание сложных документов

Щелкните, чтобы найти адрес веб-страницы Щелкните, чтобы найти файл

Ссылка на файл или веб-страницу Ссылка на определенное место в текущем документе Ссылка на еще не существующий документ Ссылка, открывающая форму нового электронного сообщения

Адрес гиперссылки Рис. 9-18. В документе Word можно создавать гиперссылки четырех типов: на файл или веб-страницу, место в документе, новый документ или новое сообщение электронной почты. Содержимое диалогового окна Вставка гиперссылки изменится изменяется, предоставляя параметры, соответс твующие выбранному вариант у

Вставка закладок Закладки, помечающие определенное место в документе, предоставляют больше возможностей, чем может показаться на первый взгляд. Закладки очень удобны при работе с длинными документами и используются многими другими функциями: 

просмотр по закладкам . Каждой закладке при создании дается имя. Име на закладок отображаются в диалоговом окне Перейти (Go To) ( Главная | Редактирование | Перейти [Home | Editing | Go T o]). При помощи закла док можно переходить к различным фрагментам документа (стр. 39);



создание предметного указателя . Закладки основаны на выделении тек ста, поэтому можно создавать закладки, включающие несколько страниц, и использовать их для создания диапазонов страниц при построении ука зателей (см. ранее в этой главе);



гиперссылки. При создании гиперссылки (стр. 197) на определенное ме сто текущего документа необходимо както идентифицировать это мес то. Это можно сделать при помощи заголовка или закладки;



перекрестные ссылки . При создании перекрестных ссылок в документе можно ссылаться на заголовки, но иногда нужно добавить ссылку на текст , не являющийся заголовком. Чтобы сделать это, просто создайте закладку , а затем добавьте ссылку на эту закладку (подробнее о перекрестных ссылках см. в следу ющем разделе);



макросы. Эти минипрограммы, автоматизирующие выполнение задач в Word, тоже часто используют закладки. Допустим, вы создали макрос, выполняю щий какието действия с текстом из определенной части документа. Нужно также идентифицировать текст, с которым будет работать макрос. Это мож но сделать при помощи закладки. Макрос будет использовать имя закладки для обращения к тексту . Подробнее о макросах рассказывается в гл. 19.

WOM_ch_09.PM6

200

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

201

Более подробно об использовании закладок рассказывается на стр. 38. Здесь же просто напомним, как быстро вставить закладку в документ: выде лите текст и выполните команду Вставка | Связи | Закладка (Insert | Links | Bookmark) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Далее следуйте инструкциям из подписи к рис. 919.

Рис. 9-19. Диалоговое окно Закладка позволяет создавать и у далять закладки. Чтобы удалить закладк у, выберите ее в списк е и щелкните на кнопк е Удалить или нажмите клавишу . Чтобы создать закладк у, выделите тек ст в док ументе, откройте это окно, введите имя закладки и щелкните на кнопк е Добавить

Перекрестные ссылки В школьных учебниках, деловых отчетах и многих других документах при по мощи перекрестных ссылок указываются рисунки, диаграммы, таблицы и другие элементы документа. При чтении документа с экрана можно щелкнуть на ссылке, удерживая клавишу , чтобы перейти к указанному месту до кумента. Например, если щелкнуть на ссылке «рис. 1», можно перейти к пер вому рисунку . Используя перекрестные ссылки, можно не беспокоиться об отслеживании номеров страниц, на которых находится нужный элемент, так как Word позаботится об этом, даже если в документе произошли изменения. В W ord можно создавать перекрестные ссылки на следующие элементы: 

нумерованный элемент. Нумерованные абзацы создаются командой Глав) ная | Абзац | Нумерация (Home | Paragraph | Numbering) или комбинацией клавиш +, (+, );



закладка. Закладки в тексте могут ссылаться на определенные места или диапазоны страниц. Закладки можно добавлять при помощи комбинации клавиш +, (+, );



заголовок. Абзац, которому назначен встроенный стиль заголовка, такой как Заголовок 1 (Heading 1) или Заголовок 2 (Heading 2);



сноска. W ord отслеживает расположение и номера сносок;



концевая сноска . Пользователям легче найти такие сноски; как и в слу чае с обычными сносками, W ord отслеживает расположение и номера кон цевых сносок;



уравнение. W ord отслеживает все уравнения, созданные при помощи встроенного редактора уравнений;

WOM_ch_09.PM6

201

29.04.2008, 15:06

202

Часть II

Создание сложных документов



рисунок. Если вставить в документ рисунок и пометить его при помощи под рисуночной подписи, W ord будет отслеживать номер рисунка. Подробнее о создании перекрестных ссылок для рисунков рассказывается на стр. 220;



таблица. Таблица может иметь заголовок или не иметь его; в любом случае Word отслеживает их, и на них можно создавать перекрестные ссылки. Чтобы добавить в документ перекрестную ссылку , выполните следующее:

1. В документе введите текст , который должен стоять перед ссылкой. Обычно перед перекрестными ссылками идет какойто вводный текст, напри мер, «Как показано на» или «Подробнее см. в». Этот текст нужно ввести само стоятельно, а Word добавит перекрестную ссылку (текст или номер страницы, на котором можно щелкнуть, удерживая клавишу , чтобы перейти в ука занное место). 2. Выполните команду Вставка | Связи | Перекрестная ссылка (Insert | Links | Crossreference). Когда откроется диалоговое око Перекрестная ссылка (Cross reference), выберите в раскрывающемся списке Тип ссылки (Reference type) объект, на который будет добавлена ссылка. После этого в текстовом поле в нижней части окна появится список элемен тов выбранного типа (нумерованные элементы, закладки, заголовки и т . д.), на которые можно добавить перекрестную ссылку . 3. В поле Вставить ссылку на (Insert reference to) выберите текст , описываю щий ссылку. Здесь можно выбрать текст, который появится в документе. Пользователи смогут прочитать этот текст и щелкнуть на нем, удерживая клавишу . Варианты, доступные в этом списке, зависят от того, что выбрано в списке Тип ссылки (Reference type). Например, если создается ссылка на заголовок, можно выб рать текст заголовка (рис. 920) или номер страницы. 4. Если требуется, установите флажок Добавить слово «выше» или «ниже» (Insert above/below). В дополнение можно вставить либо слово «выше», либо слово «ниже», чтобы указать, где находится элемент относительно перекрестной ссылки. Например, если добавить перекрестную ссылку «см. Табл. 1» перед таблицей 1, установив флажок Добавить слово «выше» или «ниже» (Insert above/below), ссылка будет иметь текст «см. Табл. 1 ниже». Если затем переместить таблицу 1 так, что она будет стоять перед перекрестной ссылкой, W ord изменит текст на «см. Табл. 1 выше». Таким образом, если читатели распечатают документ , а значит, не смо гут использовать гиперссылки, они будут знать, где искать элемент . СОВЕТ Если читатели будут читать распечатанный документ, на шаге 3 в списке Вставить ссылк у на (Insert reference to) следует выбрать номер с траницы.

5. Когда закончите, щелкните на кнопке Вставить (Insert), чтобы закрыть диа логовое окно Перекрестные ссылки (Crossreference). Вернитесь в документ и просмотрите только что добавленную перекрестную ссылку.

WOM_ch_09.PM6

202

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

203

Рис. 9-20. В диалоговом окне Перекрестные ссылки в раскрывающемся списк е Тип ссылки выберите тип элемента, на который будет добавлена ссылка, а в списк е Вставить ссылку на выберите, что именно появится в тек сте документа. Например, можно выбрать номер с траницы, номер рисунка или тек ст заго ловка

Удаление перекрестных ссылок Перекрестную ссылку можно удалить, как любой другой текст: просто выделите ее и нажмите клавишу или .

Перекрестные ссылки на рисунки Рисунки облегчают передачу информации, которую сложно представить в тексто вом виде. Они разбавляют бесконечные потоки слов и помогают продемонстри ровать точку зрения автора. В учебниках, журналах и деловых бумагах рисунки обычно имеют номера, чтобы на них было проще ссылаться (рис. 921). СОВЕТ О том, как добавлять подписи и нумерацию рисунк в г л. 11.

ов, рассказывается

Для создания перекрестных ссылок на рисунки используется диалоговое окно Перекрестные ссылки (Crossreference), описанное в предыдущем разделе. Но так как рисунки имеют номера, заголовки и место в документе, при создании перекрестных ссылок есть дополнительные возможности, так что этот процесс немного усложняется. В первую очередь, необходим какойто текст, представляющий рисунок, напри мер, «гильотина, см.» Помните, что вводить нужно только текст , идущий перед перекрестной ссылкой, а не саму перекрестную ссылку . Чтобы добавить ссылку , выполните команду Вставка | Связи | Перекрестная ссылка (Insert | Links | Cross reference). Откроется диалоговое окно Перекрестные ссылки (Crossreference). В раскрывающемся меню Тип ссылки (Reference type) выберите Рисунок (Figure). В текстовом поле, расположенным под этим меню, появится список рисунков документа. Выберите рисунок, на который хотите создать ссылку , а в раскрываю щемся списке Вставить ссылку на (Insert reference to) выберите текст , описыва ющий ссылку на рисунок.

WOM_ch_09.PM6

203

29.04.2008, 15:06

204

Часть II

Создание сложных документов

Рис. 9-21. Рисунки позво ляют предос тавить читателю бо лее подробную информацию. Добавляя подписи к рисункам, мо жно очень быс тро объяснять о чень сло жные вопросы

Подписи состоят из трех частей: метки (например, слова «рисунок»), номера и текста подписи. Перекрестная ссылка может включать любые из этих трех эле ментов. Также можно показать номер страницы и расположение рисунка: выше или ниже ссылки (рис. 922). Если использовать все эти элементы, получится ссылка следующего вида: «Гильотина, см. рисунок 1 на стр. 1 выше».

Рис. 9-22. Чтобы вставить перекрестную ссылку на рисунок, выберите тип ссылки Рисунок. В раскрывающемся меню Вставить ссылку на выберите, какой текст будет представлять ссылку в док ументе

Создание списка рисунков В документе Word можно создать список всех рисунков с их подписями и номе рами страниц. Добавление списка рисунков аналогично добавлению оглавления. выполните команду Ссылки | Названия | Список иллюстраций (References | Captions | Insert Table of Figures) или нажмите комбинацию клавиш +,

WOM_ch_09.PM6

204

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

205

(+, ), чтобы открыть диалоговое окно Список иллюстраций (Table of Figures) (рис. 923). В раскрывающемся списке Форматы (Formats) выберите стиль списка иллюстраций. Это может быть стиль из пользовательского шаблона или один из стандартных стилей.

Рис. 9-23. Диалоговое окно Список иллюстраций позво ляет просмотреть образец печатного док умента и веб-док умента. Вмес то номеров с траниц на веб-с транице можно использовать гиперссылки, установив соответствующий флажок. Другие инструменты, такие как флажки Показать номера страниц и Номера страниц по правому краю позволяют настроить формат списка иллюс траций

Создание сносок Если вы когданибудь читали или писали отчеты по семестровой работе, тезисы или учебные пособия, вы, возможно, встречались со сносками. Авторы использу ют сноски для предоставления дополнительной информации, которая может быть интересна не всем читателям. Сноски бывают обычными и концевыми. Разница заключается в том, что простая сноска появляется в нижней части страницы, а концевая сноска — в конце документа. Знак сноски в тексте обычно представлен числом в верхнем индексе, которое указывает , что сноска с соответствующим номером находится в нижней части страницы или в конце документа (рис. 924). При создании сносок в Word нумерация создается автоматически. Если удалить или добавить сноску, программа изменит все номера сносок, как требуется. При выводе документа на печать простые сноски появляются в нижней части страниц, а концевые сноски в конце документа. При чтении документа с экрана Word предоставляет некоторые удобные сред ства для перехода по сноскам. Можно дважды щелкнуть на знаке сноски, чтобы перейти к тексту этой сноски, и наоборот . При работе с самими сносками щел чок правой кнопкой мыши вызывает контекстное меню с командами Перейти к сноске (Go to footnote) и Перейти к концевой сноске (Go to endnote). Выбрав такую команду, можно перейти в то место документа, где находится знак сноски. Кроме того, для перехода по сноскам и концевым сноскам можно использовать кнопки просмотра (стр. 46), расположенные под полосой прокрутки. Сначала щелкните на круглой кнопке Выбор объекта перехода (Select Browse Object) и

WOM_ch_09.PM6

205

29.04.2008, 15:06

206

Часть II

Создание сложных документов

выберите в появившемся меню сноски или концевые сноски. После этого можно будет использовать кнопки с двойными стрелками, чтобы переходить от одной сноски к другой.

Рис. 9-24. Сноски находятся в нижней час ти страницы. В текст добавляется знак сноски (обычно это число в верхнем индек се), создающий связь меж ду док ументом и сноск ой

Добавление сносок и концевых сносок Для читателей удобнее сноски, а не концевые сноски, так как чтобы их найти, не нужно листать страницы и переходить в конец документа. Различные типы доку ментов имеют различные стандарты, и во многих случаях этот стандарт опреде ляет какойто человек, например, учитель или профессор. Когда люди пользова лись печатными машинками, концевые сноски было проще создать, так как не нужно было беспокоиться о том, сколько места надо оставить в низу страницы. К счастью, в Word одинаково легко создавать простые сноски и концевые. Чтобы добавить сноску, выполните следующее: 1. Поместите точку вставки в то место текста, куда хотите добавить знак сноски. Знак сноски можно поставить в конце предложения или абзаца. Но если в сноске объясняется значение какогото слова, поставьте знак сноски сразу после это го слова. 2. Выполните команду Ссылки | Сноски | Вставить сноску (References | Footnotes | Insert Footnote) (++ или +, [+, ]) или Вставить концевую сноску (Insert Endnote) (++ или +, [+, ]). В точке вставки появится знак сноски, а сама точка вставки переместится в конец страницы (куда будет вставлена сноска) или в конец документа (где будет встав лена концевая сноска). В конце страницы или документа также появится знак сноски, после которого можно ввести текст сноски. СОВЕТ Можно также нажать к омбинацию клавиш +, (+, ) или щелкну ть на кнопк е запуска диалогового окна в группе Сноски (Footnotes) и добавлять сноски при помощи диалогового окна Сноски (Footnote and Endnote). Испо льзуйте этот способ, если х отите изменить с тандартную схему нумерации (1, 2, 3).

3. Введите текст сноски.

WOM_ch_09.PM6

206

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

207

Закончив ввод, щелкните правой кнопкой мыши на сноске и выберите в кон текстном меню команду Перейти к сноске (Go to Footnote) или Перейти к концевой сноске (Go to endnote), если это концевая сноска. Т очка вставки будет перемещена в исходную позицию, и вы сможете продолжить работу над текстом документа. СОВЕТ Если в дальнейшем понадобится изменить тек ст сноски, его мо жно отредактировать, как любой другой тек ст.

Форматирование сносок Сноски и концевые сноски можно форматировать так же, как и любой другой текст , используя способы, описанные в главе 2. Например, если нужно выделить слово полужирным или курсивом, просто выделите это слово и нажмите + или +. Однако, чтобы изменить знаки сносок, допустим, заменить числа бук вами, придется воспользоваться диалоговым окном Сноски (Footnote and Endnote). Для этого щелкните на кнопке запуска диалогового окна в группе Сноски (Footnotes) на ленте или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Группа Сноски

Кнопка запуска диалогового окна Сноски

Выбор формата номеров сносок

Рис. 9-25. Диалоговое окно Сноски позволяет настраивать формат сносок. Здесь мо жно изменять нумерацию для от дельных сносок или всего док умента. Чтобы запус тить это диалоговое окно, нажмите к омбинацию клавиш +, или щелкните на кнопк е запуска в группе Сноски

В диалоговом окне Сноски (Footnote and Endnote) можно указать, где будет располагаться сноска, и настроить стиль знаков сносок (рис. 925). В качестве знаков сносок можно использовать арабские цифры, римские цифры, римские цифры в нижнем регистре, буквы и другие символы. Раскрывающийся список Нумерация (Numbering) позволяет выбрать, будет ли нумерация единой по все му документу или будет возобновляться в каждом разделе или на каждой страни це. В поле Начать с (Start at) можно указать, с какого числа или символа будет начинаться нумерация. Например, если книга или тезис состоит из нескольких

WOM_ch_09.PM6

207

29.04.2008, 15:06

208

Часть II

Создание сложных документов

документов, во втором документе можно начать нумерацию с того числа, на ко тором она закончилась в первом документе. СОВЕТ Если нужно преобразовать все концевые сноски в простые или наоборот, это можно сделать в диалоговом окне Сноски (Footnote and Endnote). Нажмите кнопку Заменить (Convert) и выберите один из вариантов в открывшемся диалоговом окне Преобразование сносок (Convert Notes).

Удаление сносок Удалить ненужную сноску легко. Выделите знак сноски в тексте и удалите его, нажав клавишу или . Будет удален не только этот знак, но и соответствующая сноска.

Вставка ссылок на источники и создание списка литературы Ссылки на источники похожи на концевые сноски тем, что находятся в конце до кумента, и чтобы перейти к ним, можно щелкнуть на ссылке в тексте. Разница со стоит в том, что они ссылаются на какойто источник, например, книгу, статью или вебстраницу. И вместо числа в верхнем регистре используется сокращение, например, фамилия автора. Список источников, расположенный в конце документа, называют списком литературы. Список литературы можно создать вручную, просто введя инфор мацию обо всех вебсайтах, книгах и статьях, информация из которых использо валась при создании документа. Однако часто список литературы должен соот ветствовать определенному стандарту. В различных областях профессиональной деятельности существуют собственные стандарты, определяющие, где должны на ходиться заголовки, имена авторов и другая информация. Т акое разнообразие ус ложняет работу над списками литературы, но, к счастью, W ord «знает» о многих из этих стандартов и может автоматически форматировать библиографическую информацию. Программа может даже помочь в исследованиях: инструменты по иска в справочных материалах интегрированы с функцией создания ссылок. Это может значительно облегчить работу. СОВЕТ Список литерат уры мо жно создать, не ссылаясь на ис точники, но в Word 2007 инс трументы для создания ссылок и списк ов литерат уры нах одятся в одной группе (рис. 9-26).

Рис. 9-26. Группа Ссылки и списки литерат уры содержит инструменты, позволяющие указывать испо льзуемые ис точники информации

WOM_ch_09.PM6

208

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

209

Добавление ссылки Чтобы добавить ссылку на источник в документ , нужно определить три вещи: стиль ссылок и списка литературы, место для размещения ссылки и, конечно, сведения об источнике, такие как автор, название и издательство. Чтобы добавить в документ ссылку на источник, выполните следующее: 1. В раскрывающемся списке Ссылки | Ссылки и списки литературы | Стиль (References | Citations & Bibliography | Style) выберите стиль, подходящий для текущего документа. В списке представлено несколько стилей ссылок. Например, многие универ ситеты и издательские компании в США используют стиль Chicago. Если хоти те использовать его, просто выберите его из списка. Если сомневаетесь, спро сите у своего преподавателя или издателя. 2. Поместите точку вставки в то место документа, где хотите добавить ссылку на источник. Ссылки обычно стоят в конце предложения, но можно размещать их в любом другом месте. 3. Выполните команду Ссылки | Ссылки и списки литературы | Вставить ссылку (References | Citations & Bibliography | Insert Citation) или нажмите ком бинацию клавиш +, (+, ). Откроется раскрывающийся список, предлагающий три варианта. Выберите вариант Добавить новый источник (Add New Source), если гото вы предоставить сведения для списка литературы. Например, для ссылки на кни ги нужно указать название издательства, город и год. Для ссылки на вебсайт нужно указать домашнюю страницу этого сайта, дату публикации и дату полу чения материала. Если какихто сведений пока нет, можно выбрать команду Добавить заполнитель (Add a Placeholder), а в дальнейшем обновить ссыл ку. Последний вариант , Поиск в библиотеках (Search Libraries) открывает панель задач Справочные материалы (Research), при помощи которой можно получить доступ к справочным средствам Word (подробнее о средствах поис ка рассказывается в гл. 6). 4. Выберите команду Добавить новый источник (Add New Source) и введите сведения, необходимые для ссылки. Откроется диалоговое окно Создать источник (Create Source), имеющее много пустых полей для заполнения. Может показаться, что потребуется много ра боты, но это не сложно. Просто начните сверху и заполните все по порядку . Сначала выберите тип источника: книгу , статью, вебсайт или отчет. При вы боре одного из типов текстовые поля и метки в диалоговом окне Создать источник (Create Source) изменятся. Введите информацию об авторе, издате ле, дату, а для вебсайтов также URL. 5. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Source).

Создать источник (Create

Диалоговое окно закроется, и в текст документа будет добавлена ссылка; обычно это просто имя автора. W ord сохранит всю информацию, введенную в окне Создать источник (Create Source), и использует ее при создании списка ли тературы. Что самое замечательное, если потребуется сослаться на тот же ис

WOM_ch_09.PM6

209

29.04.2008, 15:06

210

Часть II

Создание сложных документов

точник снова, можно просто выбрать его из списка источников в меню Вста) вить ссылку (Insert Citation) (рис. 927).

Рис. 9-27. Меню Вставить ссылку предоставляет несколько вариантов. Можно выбрать источник, использованный ранее, а можно добавить новый. Если какие-то сведения о ссылк е еще не извес тны, можно пометить мес то ссылки при помощи к оманды Добавить новый заполнитель и ввести недостающую информацию позже. Команда Поиск в библиотеках открывает панель зада ч Справочные материалы

Добавление списка литературы Если все источники уже добавлены, создать список литературы очень просто. Это очень похоже на создание оглавления или предметного указателя. Поместите точку вставки в конец документа (или в любое другое место, куда хотите поместить список литературы), раскройте меню Ссылки | Ссылки и списки литературы | Спи) сок литературы (References | Citations & Bibliography | Bibliography) и выберите стиль, который хотите использовать. W ord вставит в документ список литерату ры, имеющий выбранный формат (рис. 928). Список литературы вставляется в виде поля W ord, как и оглавление (стр. 183). Текст в этом поле генерируется компьютером, и его можно в любое время обно вить, поместив точку вставки в поле и нажав клавишу . При выводе докумен та на печать список литературы выглядит как обычный текст , но если документ будет использоваться в электронном виде, можно преобразовать список литера туры в обычный текст. В этом случае никто не сможет случайно удалить весь список. Чтобы преобразовать поле списка литературы в текст , щелкните в любом месте списка и щелкните на кнопке меню, появившейся в левом верхнем углу , и выбе рите команду Преобразовать список литературы в статический текст (Convert bibliography to static text). Т еперь список литературы можно редактировать, как любой другой текст . ВНИМАНИЕ! Учтите, что после преобразования списка в тек ст Word не смо жет автоматически обновлять его.

WOM_ch_09.PM6

210

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

211

Рис. 9-28. Список литературы, вставленный в док умент, будет иметь выбранный с тиль. Для создания списка испо льзуется управление содержимым (стр. 314). Раскрывающееся меню, расположенное в левом верхнем уг лу, можно использовать для обновления списка или для его преобразования в обычный тек ст

Работа с главным документом Термин главный документ может внушать недоверие, и, может быть, это хорошо. Эта функция доставила немало хлопот многим людям. Принцип работы главных документов заключается в следующем. Предположим, несколько человек вместе пишут руководство для новой Феррари, которая появится на рынке в октябре. Чтобы завершить руководство вовремя, каждый из сотрудников взял по главе. Главный документ — это законченное руководство. Г лавы — это подчиненные документы, и каждая глава — это самостоятельный документ W ord (рис. 929). Главный доку мент действует как скоросшиватель для подчиненных документов, а также выпол няет некоторые дополнительные функции, например, обеспечивает единую нуме рацию, позволяет создавать оглавления и предметные указатели. В теории это зву чит хорошо, но на деле файлы W ord могут портиться и становиться нечитаемыми. Есть несколько решений этой проблемы. Вопервых, можно попробовать другой способ работы. Возможно, использование главного документа и не требуется. Документ можно разбить на главы, а затем собрать эти главы в один большой документ. Если вы все же решили использовать главный документ, примите следующие меры предосторожности: 

храните главный и подчиненные документы в одной папке . И пользо вателям, и программе будет проще работать с документами, если все они на ходятся в одном месте;



используйте мощный компьютер . Компьютеры, на которых выполняется работа с главным документом, должны иметь большой объем памяти (опера

WOM_ch_09.PM6

211

29.04.2008, 15:06

212

Часть II

Создание сложных документов

тивной памяти, обычно называемой ОЗУ или RAM). Минимальный объем ОЗУ, необходимый для работы W ord — 256 МБ. Для работы с главными до кументами рекомендуется иметь как минимум в два раза больше, т.е. 512 МБ; 

часто делайте резервные копии . Всем пользователям, работающим над проектом, следует регулярно делать резервные копии своих документов. Хра ните копии минимум двух или трех последних версий документа, сохранен ные под разными именами. Кроме того, регулярно архивируйте папку с глав ным и подчиненными документами и также храните дветри копии.

Создание главного документа Чтобы создать главный документ, нужно открыть обычный документ Word, пере ключиться в режим Структура (Outline), а затем добавить подчиненные документы. Для примера будем считать, что вы уже создали несколько глав и хотите собрать их при помощи главного документа. Сначала убедитесь, что все подчиненные документы находятся в одной папке. Затем выполните следующее: 1. Чтобы создать главный документ , создайте новый файл, нажав кнопку Office и выбрав команду Создать | Новый документ (New | Blank Document). Сохра ните созданный документ. Рекомендуется давать имя, указывающее на то, что это главный документ , на пример, Главный — A Tale of Two Cities.docx. И, конечно, главный документ нуж но сохранить в той папке, где находятся подчиненные документы.

Рис. 9-29. Главный документ на заднем плане, на переднем плане первый подчиненный документ. Изображ ение замка в г лавном док ументе указывает на то, что подчиненный документ открыт, так что ник то другой не смо жет изменить его

WOM_ch_09.PM6

212

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

213

2. Открыв главный документ, выполните команду (View | Document Views | Outline) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). При переключении в режим структуры в левой части ленты появляется вклад ка Работа со структурой (Outlining), на которой есть группа Главный до) кумент (Master Document). 3. На вкладке Работа со структурой (Outlining) щелкните на кнопке Показать документ (Show Document), расположенной в группе Главный документ (Master Document). До тех пор, пока не щелкнуть на этой кнопке, в группе Главный документ (Master Document) отображается не много инструментов. После щелчка появ ляются дополнительные кнопки: Создать (Create), Вставить (Insert), Разор) вать связь (Unlink), Объединить (Merge), Разделить (Split) и Заблокиро) вать документ (Lock Document). 4. Щелкните на кнопке Вставить (Insert). Откроется диалоговое окно Вставка вложенного документа (Insert Subdocument). Выберите файл и дважды щел кните на нем, чтобы вставить в главный документ . Найти подчиненные документы не сложно, так как они находятся в той же папке, что и главный документ. Чтобы вставить документ, можно дважды щелкнуть на нем, а можно выбрать и щелкнуть на кнопке Открыть (Open). Если вставляемый документ имеет те же стили абзацев, что и главный, напри мер, стиль Заголовок 1, появится диалоговое окно с вопросом о том, нужно ли изменить имена стилей вложенного документа. Если подчиненный документ должен иметь отличающийся стиль заголовка, щелкните на кнопке Да (Yes). В противном случае, щелкните на кнопке Нет (No), и все заголовки со стилем Заголовок 1 будут одинаковыми. 5. Продолжайте вставлять подчиненные документы, но старайтесь сделать их число минимальным. Эксперты рекомендуют добавлять не больше десяти документов. При вставке каждого нового документа создается разрыв раздела, отделяющий документы друг от друга. 6. Когда закончите, можно будет открывать любой из подчиненных документов для редактирования. Чтобы открыть файл, щелкните на его названии, удержи вая клавишу . СОВЕТ Если в тек ущий момент у вас нет ни одного подчиненного док умента, можете создавать их по мере продвиж ения. Прос то создайте г лавный док умент, как описано на шаге 1, а затем выполните команду Работа со структурой | Главный документ | Создать (Outlining | Master Document | Create). В г лавном док ументе появится по ле, по хожее на по ле подчиненного док умента, но не содержащее никакого текста. Чтобы открыть подчиненный док умент, используйте значок в правом верхнем углу. Можно открыть созданный док умент, добавить в него текст и со хранить.

Работа с подчиненными документами В главном документе каждый подчиненный документ заключен в поле, кото рое показывает, где кончается один документ и начинается другой. В левом верхнем углу этого поля находится небольшой значок, похожий на значок

WOM_ch_09.PM6

213

29.04.2008, 15:06

214

Часть II

Создание сложных документов

меню. Двойной щелчок на этом значке открывает подчиненный документ для редактирования. Если документ открыт, в левом верхнем углу его поля появ ляется небольшой значок с изображением замка, показывающий, что этот документ заблокирован (рис. 929). Если ктото открыл документ, никто дру гой не сможет изменить его. Главный документ — это просто структура, объединяющая другие документы. Если заново открыть главный документ , он может выглядеть, как показано на рис. 930. Чтобы просмотреть содержимое вложенных документов, а не только их имена, щелкните на кнопке Работа со структурой | Главный документ | Раз) вернуть вложенные документы (Outlining | Master Document | Expand Sub documents) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ).

Блокирование вложенных документов Блокирование вложенного документа предотвращает его изменение другими пользо вателями. Вложенный документ автоматически блокируется при открытии. Можно заблокировать документ, не открывая его. Для этого щелкните на значке докумен та, чтобы выделить его, и щелкните на кнопке Работа со структурой | Главный документ | Заблокировать документ (Outlining | Master Document | Lock Document).

Разрыв связи со вложенными документами При разрыве связи происходит две вещи. Как можно догадаться, разрывается связь между вложенным документом и главным. Но, как ни странно, перед тем, как связь разрывается, текст вложенного документа добавляется в главный. Чтобы разор вать связь, выполните команду Работа со структурой | Главный документ | Разорвать связь (Outlining | Master Document | Unlink). Эта команда доступна только в том случае, если документ развернут .

Удаление вложенных документов Чтобы удалить вложенный документ из главного, щелкните на значке вложенно го документа и нажмите клавишу или . Вложенный документ исчезнет из главного, но его файл все еще будет сохранен на компьютере.

Рис. 9-30. Главные док ументы — это файлы, указывающие на другие документы, назы ваемые вложенными. Если вло женные док ументы сверну ты, отображается пу ть к файлам документов. Чтобы просмотреть содержимое док ументов, щелкните на кнопке Развернуть вложенные док ументы, к оторая распо ложена в группе Главный док умент на ленте

WOM_ch_09.PM6

214

29.04.2008, 15:06

ГЛАВА 9

Работа с большими документами

215

Форматирование главного документа Текст и абзацы в главном документе можно форматировать при помощи всех обычных средств. Раскройте вложенные документы и измените режим просмот ра на Черновик (Draft) или Разметка страницы (Print Layout), чтобы можно было увидеть итоговый результат. Текст можно выделять и изменять любые параметры форматирования символов. Если нужно изменить форматирование абзацев, на пример, увеличить размер шрифта в стиле заголовка, это можно сделать как обычно, как в любом другом документе W ord. Например, можно щелкнуть правой кноп кой мыши на стиле в меню Главная | Стили (Home | Styles) и выбрать в контек стном меню команду Изменить (Modify). При сохранении изменений в главном документе эти сохранения распространяются и на вложенные документы.

Печать главного документа Если вы успешно поработали с главным документом, и готовы распечатать его — примите наши поздравления. Многим людям этого никогда не удавалось. Но если документ готов, распечатать его несложно. 1. Разверните вложенные документы, выполнив команду Работа со структурой | Главный документ | Развернуть вложенные документы (Outlining | Master Document | Expand Subdocuments) или нажав комбинацию клавиш +, (+, ). Если попытаться распечатать главный документ, не раскрыв его, появится окно предупреждения с вопросом о том, нужно ли открыть вложенные документы перед выводом на печать. Если ответить положительно, W ord раскроет глав ный документ и распечатает все вложенные документы. Если ответить отри цательно, будут распечатаны ссылки на вложенные документы, а не их содер жимое. 2. Щелкните на кнопке Закрыть режим структуры (Close Outline View), чтобы вернуться в режим Разметка страницы (Print Layout). 3. Теперь все должно быть готово к печати. Другой способ просмотреть документ — щелкнуть на кнопке Office и выбрать команду Печать | Предварительный просмотр (Print | Print Preview). Этот вариант предоставляет доступ к сред ствам масштабирования и другим полезным инструментам. 4. Если все готово, выберите команду Печать (Print). В режиме Разметка страницы (Print Layout) нажмите +

или щелк ните на кнопке Office и выберите команду Печать | Быстрая печать (Print | Quick Print). В режиме Предварительный просмотр можно щелкнуть на кнопке Печать (Print), которая находится на ленте.

WOM_ch_09.PM6

215

29.04.2008, 15:06

Г Л А В А

1 0

Использование таблиц

Если вы считаете, что таблицы — это неуклюжие сетки, годные только для разме щения цифр и мало подходящие для документов W ord, вам стоит пересмотреть свое мнение. Если сомневаетесь, можете поговорить об этом с теми, кто занима ется вебдизайном. Таблицы — это очень полезный в создании дизайна страни цы инструмент. Используя таблицы, можно группировать связанный текст и ри сунки, чтобы они находились вместе, независимо от того, как изменяется доку мент. Можно изменять цвет фона и границ, чтобы привлечь внимание к важной информации. Если нужно предоставить читателям какието цифры, строки и стол бцы таблицы помогут выровнять их и подвести итог . Научившись создавать и изменять таблицы, вы сможете найти множество способов для их применения. Средства работы с таблицами в W ord становятся все более мощными в каж дой версии. Имеется несколько разных способов создания таблиц и их изме нения путем добавления или удаления строк, столбцов и отдельных ячеек. Если хотите украсить свои таблицы, можете изменять цвет и применять различные параметры форматирования. Если вы много работаете с числами, можете ис пользовать таблицы в качестве упрощенной версии рабочих листов. Кроме этого, в W ord 2007 появилась новая функция — экспресстаблицы, представля ющие собой готовые таблицы, используемые для различных целей.

Создание таблиц Если вы никогда раньше не создавали таблиц в документах W ord, не беспо койтесь, это очень просто и даже весело, особенно, если использовать ме тод рисования мышью. Таблицы можно создавать следующим образом: 

выбирая мышью таблицу подходящего размера . Выполните команду меню Вставка | Т аблица (Insert | T able) и выберите в появившейся сетке таблицу нужного размера;



введя число столбцов и строк в диалоговом окне . Выполните команду Вставка | Таблица | Вставить таблицу (Insert | Table | Insert Table) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ), чтобы открыть диа логовое окно Вставка таблицы (Insert T able);



нарисовав таблицу мышью на странице . Выполните команду Вставка | Таблица | Нарисовать таблицу (Insert | Table | Draw Table) или нажмите ком

WOM_ch_10.PM6

216

29.04.2008, 15:07

ГЛАВА 10

Использование таблиц

217

бинацию клавиш +, (+, ), чтобы превратить кур сор в инструмент для рисования таблиц.

Создание таблицы при помощи средств на ленте Как всегда, способ с использованием ленты очень нагляден, и может показаться знакомым. Это вариация способа, которым можно было создавать таблицы в пос ледних нескольких версиях W ord, где можно было щелкнуть на кнопке и выде лить нужное число строк и столбцов в сетке, представляющей таблицу . Новый способ даже немного проще. Раскрывающееся меню содержит таблицу размером 10×8. Можно выделить мышью нужное число полей, и после щелчка мышью таб лица выбранного размера будет вставлена в документ (см. рис. 101).

Рис. 10-1. Щелкните на кнопк е Вставка | Т аблицы | Таблица, чтобы открыть меню, содержащее сетк у, а затем выберите мышью ну жное число с трок и с толбцов. В верхней части меню написано, каков размер выделенной таблицы. В нашем примере таблица бу дет иметь 4 с толбца и 7 с трок ПРИМЕЧАНИЕ Столбец — это группа ячеек, расположенных вертикально, а с трока — группа ячеек, распо ложенных горизонтально.

1. На ленте выберите команду Вставка | Таблицы | Таблица (Insert | Tables | Table). Появится меню, содержащее сетку (рис. 101). 2. Наведите указатель мыши на сетку и выберите число строк и столбцов. При этом вы увидите в документе таблицу выбранного размера (работа функции Live Preview). Надпись над сеткой указывает , сколько столбцов и строк выделено. Выбирая число строк и столбцов, можно не бояться ошибиться, так как добавить или удалить строки и столбцы можно в любой момент . 3. Щелкните на сетке, чтобы создать таблицу в документе. Меню закроется, а таблица выбранного размера появится в документе

Использование диалогового окна Вставка таблицы Диалоговое окно Вставка таблицы (Insert T able) предоставляет более традици онный (и скучный) способ создания таблиц. Нажмите комбинацию клавиш

WOM_ch_10.PM6

217

29.04.2008, 15:07

218

Часть II

Создание сложных документов

+, (+, ), чтобы открыть это окно (рис. 102). Пользоваться им очень просто: просто введите в текстовые поля число столбцов и строк. Мож но также выбрать один из следующих вариантов автоподбора ширины столбцов: 

постоянная — используйте этот вариант, если хотите точно указать ши рину столбцов. Введите число в поле, расположенное рядом с этим пере ключателем, или оставь те значение Авто (Auto), чтобы создать таблицу , по ширине соответствующую ширине документа (от поля до поля), все стол бцы которой будут иметь одинаковую ширину;



по содержимому — ширина столбцов будет автоматически изменяться, чтобы вместить текст, введенный в ячейки. Используйте этот вариант, если не уверены, сколько места потребуется для текста;

по ширине окна — этот вариант больше подходит для вебстраниц, чем для документов, предназначенных для вывода на печать. Ширина табли цы изменяется в соответствии с размером окна обозревателя. Просматри вать вебстраницы можно при помощи компьютеров различного типа, включая карманные устройства, и вариант по ширине окна позволяет создавать документы, доступные для просмотра всем пользователям. Если в дальнейшем вы планируете создавать таблицы с такими же размерами, установите флажок По умолчанию для новых таблиц (Remember dimensions for new tables), и в следующий раз в этом окне будут указаны те же параметры. 

Рисование таблицы Как можно догадаться, наименее механический и наиболее творческий способ создания таблиц — рисование. Этот способ отлично подходит в том случае, если требуется таблица необычной формы. В документах W ord можно рисовать таб лицы и делить их на строки и столбцы в любой возможной конфигурации. Как видно на рис. 103, таблице можно придать любую форму, которую можно создать прямыми перпендикулярными линиями. Чтобы нарисовать таблицу, выполните следующее: 1. Выберите команду Вставка | Таблицы | Таблица | Нарисовать таблицу (Insert | Tables | Table | Draw T able). Указатель мыши примет форму карандаша, и можно будет приступить к рисо ванию.

Рис. 10-2. Диалоговое окно Вставка таблицы предоставляет наиболее традиционный, но наименее творческий способ создания таблиц. Преимущес твом этого способа является то, что мо жно точно указать ж елаемую ширину с толбцов. Параметр по ширине окна полезен, если док умент бу дет со хранен как веб-с траница

WOM_ch_10.PM6

218

29.04.2008, 15:07

ГЛАВА 10

Использование таблиц

219

Рис. 10-3. Вас может удивить разнообразие форм таблиц, которые можно создать в Word, особенно, если выбрать вариант Нарисовать таблицу

2. Щелкните мышью в пустом месте страницы и растяните выделение по диаго нали, чтобы нарисовать первый прямоугольник (рис. 104). Прямоугольник, появившийся на странице, определяет границы таблицы. Сейчас мы разделим его, создав внутри него столбцы и строки. W ord добавит абзацы, настроит поля и сделает все необходимое, чтобы поместить таблицу в точно сти туда, где вы ее нарисовали. Как только вы отпустите кнопку мыши, в правой части ленты появится кон текстная вкладка Работа с таблицами (Table Tools). Эта контекстная вкладка содержит две другие вкладки: Конструктор (Design) и Макет (Layout). По умол чанию выбрана вкладка Конструктор (Design), на которой находятся инст рументы для форматирования таблицы. В правой части этой вкладки вы делена кнопка Нарисовать таблицу (Draw T able), что указывает на то, что включен режим рисования таблиц. 3. Нарисуйте вертикальную линию, чтобы разделить таблицу на две части. Нарисованная линия разделяет таблицу на две ячейки. Линии можно рисовать в любом месте таблицы, разбивая ее на ячейки различной формы. Если растя гивать выделение по диагонали, будут создаваться не линии, а прямоугольни ки. Прямоугольники могут становиться ячейками таблицы или, если рисовать их достаточно далеко от исходной таблицы, новыми таблицами. Поэкспериментируйте, чтобы понять, как создавать таблицы и ячейки. Если оши бетесь, отмените действие, нажав комбинацию клавиш +.

WOM_ch_10.PM6

219

29.04.2008, 15:07

220

Часть II

Создание сложных документов

Рядом с кнопкой Нарисовать таблицу (Draw T able) находится кнопка Ла( стик (Eraser). Если щелкнуть на этой кнопке, указатель мыши примет форму ластика, которым можно будет стирать линии таблицы. 4. Нарисуйте горизонтальную линию в левой части таблицы. Нарисовав горизонтальную линию, вы разделили одну ячейку на две и создали новую строку. Можете довести линию до вертикальной черты, разделяющей таб лицу на два столбца, а можете довести до конца таблицы, создав еще одну строку . Если хотите, продолжайте разделять таблицу на ячейки. 5. Когда закончите, щелкните на кнопке Нарисовать таблицу (Draw Table), чтобы выключить режим рисования таблиц. Кнопка Нарисовать таблицу (Draw Table) перестанет быть выделенной, а ука затель мыши примет обычную форму . ПРИМЕЧАНИЕ Рисовать таблицы гораздо проще, чем каж ется. На сайте www. missingmanuals.com мо жно найти примеры и анимированные учебные материалы.

Выбор экспресс-таблиц Если трех описанных способов создания таблиц недостаточно, всегда можно выбрать одну из экспресстаблиц Word. Выберите команду Вставка | Т аблицы | Экспресс(таблицы (Insert | Tables | Quick Tables), чтобы просмотреть список го товых таблиц, предназначенных для различных целей — от календарей до пе риодических таблиц (рис. 105). Конечно, содержимого в этих таблицах нет, и вы сами должны заполнить пробелы своим текстом и графикой.

WOM_ch_10.PM6

220

29.04.2008, 15:07

ГЛАВА 10

Использование таблиц

221

Рис. 10-4. Вверху: щелкните мышью и протащите указатель мыши по диагонали, чтобы создать таблицу. В середине: щелкните в верхней час ти таблицы и протащите указатель мыши вниз, чтобы нарисовать линию, разделяющую таблицу на две ячейки. Внизу: протяните еще одну линию от левого края таблицы к центру, чтобы создать в левом с толбце две строки

Рис. 10-5. Можно не тратить время на создание таблицы, а прос то выбрать одну из экспресс-таблиц. Добавив так ую таблицу в док умент, можно изменить ее в соответс твии с собс твенными потребнос тями

Перемещение по таблице Работа с таблицами, столбцами, строками и ячейками отличается от работы с обычным текстом. Однако с содержимым таблиц нужно выполнять те же действия, что и с текстом, например, выделять фрагменты, копировать или удалять их. А при вводе текста и чисел нужно перемещаться по таблице, и, желательно, делать это, не отрывая рук от клавиатуры. Если нужно быстро ввести текст в пустую таблицу , проще всего перемещаться от ячейки к ячейке, нажимая клавишу . Когда закончите вводить текст в ячейку, нажмите , чтобы перейти в следующую и продолжить ввод. Важно заметить, что курсор не просто переходит в следующую ячейку; выделяется все содержи мое этой ячейки, так что если там есть какойто текст, он будет выделен и удален, если сразу начать вводить новый текст . Чтобы перемещаться назад по ячейкам, нажимайте комбинацию клавиш +.

WOM_ch_10.PM6

221

29.04.2008, 15:07

222

Часть II

Создание сложных документов

Клавиши со стрелками влево и вправо работают так, как и ожидается: переме щают точку вставки на один символ. Если точка вставки находится в конце или начале текста ячейки, при нажатии клавиши со стрелкой она переходит в следу ющую ячейку. Клавиши со стрелками вверх и вниз работают похожим образом. Клавиша со стрелкой вверх перемещает точку вставки на следующую строку; это может быть строка в той же ячейке или в ячейке, расположенной выше. В следующей таблице перечислены клавиши и комбинации, которые можно использовать для перемещения по таблице. Команда

Комбинация клавиш

Выделить следующую ячейку

Выделить предыдущую ячейку

+

Перейти в первую ячейку в строке

+

Перейти в последнюю ячейку в строке

+

Перейти в первую ячейку в столбце

+

Перейти в последнюю ячейку в столбце

+

Создать в ячейке новый абзац

Добавить в ячейку знак табуляции

+

Выделение частей таблицы Прежде чем какойто элемент можно будет копировать, форматировать или удалять, его нужно выделить. Это справедливо как для таблиц, так и для лю бых других элементов. При работе с таблицами для выделения часто бывает проще использовать мышь. Комбинации клавиш могут быть довольно слож ными, а инструменты на ленте лучше всего использовать, когда вы еще не очень хорошо ориентируетесь в том, что нужно делать. 

Выделение таблицы . Задержите указатель мыши над таблицей и увидите кнопку, появившуюся над левым верхним углом таблицы. Это квадратная кнопка с изображением четырехсторонней стрелки. За эту кнопку таблицу можно перетащить в любое место документа. Щелчок на этой кнопке выделяет всю таблицу.



Выделение столбца . Наведите указатель мыши на верхнюю часть столбца, и он примет форму стрелки, указывающей вниз (рис. 106). Одним щелчком можно выделить столбец, на который указывает стрелка. Если нужно выделить несколько столбцов, растяните выделение, включив в него нужные столбцы.



Выделение строки. Когда указатель мыши находится у левого края таблицы, он принимает форму небольшой стрелки, указывающей по диагонали вверх (она отличается от стрелки, появляющейся при наведении указателя на левое поле документа). Один щелчок выделяет первую ячейку в строке. Двойной щелчок выделяет строку целиком. Если таблица находится у левого поля доку мента, можно выделить строку одним щелчком на этом поле.



Выделение ячейки . Наведите указатель мыши на левый нижний угол лю бой ячейки. Появится стрелка, указывающая по диагонали вверх. Один щел чок выделяет ячейку и любой текст, графику или другой объект, располо женный в этой ячейке. Выделенная ячейка заполняется другим цветом. Если

WOM_ch_10.PM6

222

29.04.2008, 15:07

ГЛАВА 10

Использование таблиц

223

нужно выделить несколько ячеек, щелкните и растяните выделение. Если нужно выделить несколько ячеек, расположенных не рядом, выделите пер вую ячейку , а затем, удерживая клавишу , выделите остальные ячейки.

Рис. 10-6. Если навести указатель мыши на верхнюю час ть столбца таблицы, он примет форму с трелки, указывающей вниз. Щелкните один раз, чтобы выделить один с толбец, или растяните выделение, чтобы выделить несколько столбцов. Строки выделяются похожим способом: поместите указатель у левого края таблицы и щелкните мышью, чтобы выделить строку

Другой способ выделить одну ячейку — быстрый тройной щелчок в тексте ячейки. Если после третьего щелчка не отпустить кнопку мыши, можно будет выделить несколько ячеек. Нажмите клавишу , и можно будет выделять ячейки, расположенные не рядом друг с другом. При работе с текстом в ячейке, основные команды для выделения и редакти рования работают как обычно. Можно выделять текст и форматировать его или перемещать, используя свои любимые инструменты и команды, например + и + для копирования и вставки. Команда

Команда на ленте

Комбинация клавиш

Выделить таблицу

Работа с таблицами | Макет | Выделить | Выделить табли( цу (Table Tools | Layout | Select | Select Table)

+, (+, ) или + (на малой цифровой клавиатуре, с отклю ченной клавишей )

Выделить столбец

Работа с таблицами | Макет | Выделить | Выделить столбец (Table Tools | Layout | Select | Select Column)

+, (+, ) или ++

Выделить строку

Работа с таблицами | Макет | Выделить | Выделить строку (Table Tools | Layout | Select | Select Row)

+, (+, )

Выделить ячейку

Работа с таблицами | Макет | Выделить | Выделить ячейку (Table Tools | Layout | Select | Select Cell)

+, (+, )

WOM_ch_10.PM6

223

29.04.2008, 15:07

224

Часть II

Создание сложных документов

Объединение и разделение ячеек Ячейки таблицы не обязательно должны составлять правильную сетку , поэтому не бойтесь экспериментировать. Например, можно создать ячейку с заголов ком «Первый квартал», под которой будут располагаться три ячейки с назва ниями месяцев. Чтобы объединить ячейки, выделите две или больше распо ложенных рядом ячеек, а затем воспользуйтесь командой Работа с таблица ми | Макет | Объединить | Объединить ячейки (T able Tools | Layout | Merge | Merge Cells) или комбинацией клавиш +, (+, ). Команда

Команда на ленте

Объединить ячейки Работа с таблицами | Макет | ) Объединить | Объединить ячейки (Table Tools | Layout | Merge | Merge Cells)

Комбинация клавиш +, (+,

Разбить ячейки

Работа с таблицами | Макет | Объединить | Разбить ячейки (Table Tools | Layout | Merge | Split Cells)

Разбить таблицу

Работа с таблицами | Макет | +, (+, ) Объединить | Разбить таблицу (Table Tools | Layout | Merge | Split Table)

+, (+,

)

Чтобы разделить ячейки, поместите точку вставки в ячейку , которую хотите разделить, а затем выберите команду Работа с таблицами | Макет | Объединить | Разделить ячейки (Table Tools | Layout | Merge | Split Cells) или нажмите комби нацию клавиш +, (+,

). Откроется диалоговое окно с вопросом о том, на сколько строк и столбцов нужно разделить ячейку (рис. 107).

Рис. 10-7. Диалоговое окно Разбиение ячеек позво ляет указать, на ск олько с трок и столбцов ну жно разделить ячейк у. Если выделить неск олько ячеек, ес ть возмо жность объединить ячейки, преж де чем разбивать их на меньшие час ти

Изменение ширины столбцов и длины строк Добавив таблицу в документ, можно внести некоторые изменения. Таблицы можно изменять, чтобы облегчить работу с их содержимым. Несмотря на то, что таблицы могут автоматически изменять форму в соответствии с содержимым, полезно знать, как можно сделать это вручную. Изменять можно ширину столбцов и высоту строк. Чтобы изменить ширину столбца, наведите указатель мыши на одну из вертикаль ных линий таблицы. Указатель примет форму двусторонней стрелки (рис. 108). Щелкните и перетащите линию, куда требуется. Переместится вся линия, от верхне го до нижнего края таблицы. Если линия переместилась только в одной ячейке, это значит, что прежде чем перетащить линию, вы выделили эту ячейку. Когда выделена ячейка или несколько ячеек, изменения затрагивают только выделенные ячейки.

WOM_ch_10.PM6

224

29.04.2008, 15:07

ГЛАВА 10

Использование таблиц

225

Рис. 10-8. Если навес ти указатель мыши на линию таблицы, он примет форму двусторонней с трелки. Щелкните и перетащите линию, чтобы изменить размер с троки или с толбца. Пунк тирная линия позво ляет определить, г де бу дут находиться края ячеек относительно других э лементов таблицы после завершения этой операции

Высота строк изменяется аналогично. Для этого нужно перетащить одну из горизонтальных линий. Изменять высоту строк приходится не так часто, так как она изменяется автоматически в соответствии с числом строк текста в ячейке. Если при вводе текста слова переходят на новую строку , высота ячейки увеличивается, предоставляя дополнительно пространство для ввода содержимого.

Вставка столбцов и строк Часто при создании таблицы неизвестно точно, сколько строк и столбцов потре буется. Это не страшно, так как можно легко добавлять и удалять строки и столб цы. Это можно выполнять при помощи кнопок на ленте, комбинаций клавиш или удобного контекстного меню, появляющегося при щелчке правой кнопкой мыши на таблице.

Рис. 10-9. Команды для вставки и удаления строк и столбцов находятся в одной группе: Работа с таблицами | Макет | Строки и столбцы . Чтобы увидеть к онтекстную вкладк у с этой группой, помес тите точк у вс тавки в таблицу

Чтобы вставить строки или столбцы, сначала нужно щелкнуть в таблице, что бы поместить в нее точку вставки. При этом происходит две важных вещи: во первых, контекстная вкладка Работа с таблицами (Table Tools) не появляется, если точка вставки стоит не в таблице; вовторых, точка ставки является исходной точкой, перед или после которой можно вставить строку или столбец.

WOM_ch_10.PM6

225

29.04.2008, 15:07

226

Часть II

Создание сложных документов

Поместив точку вставки в нужное место, можно выбрать одну из команд из груп пы Работа с таблицами | Макет | Строки и столбцы (Table Tools | Layout | Rows & Columns). Названия команд и их значки дают четкое представление о доступных вариантах (рис. 109). Можно удалить отдельные ячейки, строки и столбцы, удалить всю таблицу, вставить строки сверху или снизу , вставить столбцы справа или слева. Все команды, показанные на ленте, имеют соответствующие комбинации кла виш. В таблице ниже перечислены команды и способы их выполнения. Команда

Команда на ленте

Комбинация клавиш

Вставить строку сверху

Работа с таблицами | Макет | Строки и столбцы | Вставить сверху (Table Tools | Layout | Rows & Columns | Insert Above)

(+, ) (+, )

Вставить строку снизу

Работа с таблицами | Макет | Строки и столбцы | Вставить снизу (Table Tools | Layout | Rows & Columns | Insert Below)

(+, ) (+, )

Вставить столбец слева

Работа с таблицами | Макет | Строки и столбцы | Вставить слева (Table Tools | Layout | Rows & Columns | Insert Left)

(+, ) (+, )

Вставить столбец справа

Работа с таблицами | Макет | Строки и столбцы | Вставить справа (Table Tools | Layout | Rows & Columns | Insert Right )

(+, ) (+, )

Щелчок правой кнопкой мыши на таблице вызывает контекстное меню, кото рое, как обычно в Word, содержит команды, соответствующие тому , что вы хоти те сделать. Так, если перед вызовом контекстного меню выделить всю строку , меню будет содержать команды для вставки и удаления строк (рис. 1010). Просто вы берите из списка нужную команду . Вставить строку сверх у Вставить строку снизу Вставить столбец слева Вставить столбец справа

Рис. 10-10. Если у вас в руках мышь, с троку можно добавить в два действия. Наведите указатель мыши на левое поле и щелкните, чтобы выделить всю с троку. Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть к онтекстное меню, и выберите в подменю Вставить нужную команду

WOM_ch_10.PM6

226

29.04.2008, 15:07

ГЛАВА 10

Использование таблиц

227

Удаление ячеек, столбцов, строк и таблиц Способы удаления столбцов и строк очень похожи на способы их вставки. У дале ние отдельных ячеек немного сложнее, так как при удалении ячейки из середи ны таблицы приведет к сдвигу остальных ячеек. Если таблицу нужно удалить це ликом, поместите точку вставки в эту таблицу и выберите команду Работа с таб( лицами | Макет | Удалить | Удалить таблицу (Table Tools | Layout | Delete | Delete Table) или нажмите комбинацию клавиш +, , (+, ). При помощи меню Удалить (Delete) (см. рис. 109) можно удалить любой эле мент таблицы: саму таблицу , строки, столбцы или отдельные ячейки. Выделите элемент, который хотите удалить, и выберите соответствующую команду . Можно выделить несколько строк и удалить их все сразу . Для удаления частей таблицы можно также пользоваться комбинациями клавиш (см. табл. ниже). Команда

Команда на ленте

Комбинация клавиш

Удалить таблицу

Работа с таблицами | Макет | Строки и столбцы | У далить | У далить таб( лицу (Table Tools | Layout | Rows & Columns | Delete | Delete T able)

+, , (+, )

Удалить столбцы

Работа с таблицами | Макет | Строки и столбцы | У далить | У далить столбцы (Table Tools | Layout | Rows & Columns | Delete | Delete Columns)

+, , (+, )

Удалить строки

Работа с таблицами | Макет | Строки и столбцы | У далить | У далить строки (Table Tools | Layout | Rows & Columns | Delete | Delete Rows)

+, , (+, )

Удалить ячейки

Работа с таблицами | Макет | Строки и столбцы | У далить | У далить ячейки (Table Tools | Layout | Rows & Columns | Delete | Delete Cells)

+, , (+, )

Удаление ячеек Удаление ячеек можно сравнить с вытаскиванием кирпича из середины стены. Другие кирпичи должны переместиться, чтобы занять пустое место. Но это про исходит не случайно: Word позволяет указать, как должны сдвинуться ячейки. При выполнении команды на удаление группы ячеек появляется диалоговое окно, в котором можно выбрать, как сдвинуть оставшиеся ячейки: вверх или влево (рис. 1011). ПРИМЕЧАНИЕ Если выделить ячейк у и нажать клавишу на клавиат уре, бу дет у далено все содержимое ячейки, но не сама ячейка. В бо льшинстве случаев именно это и требуется.

WOM_ch_10.PM6

227

29.04.2008, 15:07

228

Часть II

Создание сложных документов

Рис. 10-11. Вверху: вторая ячейка слева во второй с троке будет удалена. В середине: после выполнения команды на удаление появляется диалоговое окно, позволяющее выбрать способ сдвига ячеек. Внизу: после выбора варианта со сдвигом влево ячейки из третьего и четвертого с толбцов во второй с троке сдвину лись влево

Форматирование таблиц Контекстная вкладка Работа с таблицами (Table Tools) содержит две дополни тельных вкладки: Конструктор (Design) и Макет (Layout), что говорит о том, что форматирование — весьма значимая часть работы с таблицами. Фактически, эти две вкладки выполняют столь похожие функции, что легко забыть, какие коман ды на какой вкладке находятся. Вкладка Конструктор (Design) содержит коман ды, относящиеся к выбору цвета и границ, а вкладка Макет (Layout) — команды, больше связанные с определением структуры таблицы: вставка и удаление строк и столбцов, выравнивание текста и изменение размера ячеек.

Использование стилей таблиц Для быстрого изменения цвета элементов таблицы ничто не подходит лучше, чем стили таблиц. В состав Word включены десятки стилей, использующих различные цвета и шрифты. При проектировании таблиц постарайтесь смотреть на них с точки зрения читателя. Какая информация наиболее важна? Нужно ли выделять заголовки в верхней строке или в левом столбце? Будут ли читатели сравнивать числа, стоящие рядом? Отвечая на подобные вопросы, можно создавать удобные для читателей таблицы (рис. 1012). Группа Стили таблиц (Table Styles) находится на вкладке Работа с таблица( ми | Конструктор (Table Tools | Design). Группа Параметры стилей таблиц (table Style Options) позволяет настраивать стили. Если в этой группе снять или устано вить какието флажки, элементы в группе Стили таблиц (Table Styles) изменятся в соответствии с выбранными параметрами. Доступны следующие варианты: 

Строка заголовка (Header Row) — верхняя строка выделяется цветом или жирной границей. Этот вариант лучше всего подходит в том случае, если вер хняя строка содержит заголовки.

WOM_ch_10.PM6

228

29.04.2008, 15:07

ГЛАВА 10

Использование таблиц

229

Рис. 10-12. Три различных с тиля, примененные к одной и той ж е таблице, создают совершенно разное впечат ление. Вверх у: применен с тиль Цветная сетка , сдвигающий числа в с толбцах, распо ложенных в середине таблицы и выделяющий нижнюю с троку итогов. В середине: применен стиль Базовый; таблица выглядит довольно строго, но если после вывода на печать она бу дет к опироваться при помощи к опировального аппарата, лучше избегать затенения ячеек, к оторые мог ут значительно испортить ка чество копий. Внизу: применен стиль Светлое затенение, в котором применено два варианта затенения ячеек, что облегчает чтение содержимого строк 

Строка итогов (Total Row) — выделяется нижняя строка. Как следует из на звания, этот стиль отлично подходит для выделения строки итогов, располо женной в нижней части таблицы.



Чередующиеся строки (Banded Rows) — используются различные цвета, облегчающие чтение текста по горизонтали. Этот вариант облегчает чтение широких таблиц, но его можно использовать и в целях дизайна.

WOM_ch_10.PM6

229

29.04.2008, 15:07

230

Часть II

Создание сложных документов



Первый столбец (First Column) — выделяется первый столбец. Этот стиль хорошо подходит, когда левый столбец содержит список категорий.



Последний столбец (Last Column) — выделяется последний (правый) стол бец. Этот вариант хорошо подходит, когда в правом столбце суммируются числа из строки.

Чередующиеся столбцы (Banded Columns) — аналогично чередующим ся строкам, этот стиль облегчает чтение по вертикали. Т акже можно ис пользовать и исключительно в целях оформления. Самое сложное в работе со стилями таблиц — выбор одного стиля из множе ства доступных.



1. Щелкните в таблице, чтобы указать программе, к чему нужно применить стиль. Выделять таблицу целиком не требуется, достаточно просто поместить точку вставки в нужную таблицу . 2. Перейдите на вкладку Работа с таблицами | Конструктор (Table Tools | Design). В левой части этой вкладки расположены две группы, относящиеся к работе со стилями таблиц: Параметры стилей таблиц (Table Style Options) и Сти( ли таблиц (Table Styles). Обычно они применяются в той последовательнос ти, в которой расположены слева направо. 3. Установите параметры стилей таблиц, соответствующие вашим нуждам. Если установить или снять любой из флажков в группе Параметры стилей таблиц (Table Style Options), элементы в группе Стили таблиц (Table Styles) изменятся соответствующим образом. Не все параметры стилей таблиц сочетаются друг с другом. Например, вряд ли понадобится одновременно использовать Чередующиеся строки (Banded Rows) и Чередующиеся столбцы (Banded Columns). Поэтому к выбору па раметров лучше подходить по принципу «чем меньше, тем лучше». Попробуй те снять все флажки, и устанавливать их по одному , чтобы определить, какие из них наиболее важны для текущей таблицы. 4. Просмотрите различные стили, предложенные в меню Стили таблиц (Table Styles). Наведите указатель мыши на один из стилей, чтобы посмотреть, как он подойдет к вашей таблице. На ленте видно всего несколько стилей. Чтобы просмотреть остальные стили, используйте полосу прокрутки или щелкните на кнопке рас крывающегося меню в правом нижнем углу. При помощи функции просмотра в реальном времени (Live Preview) можно просматривать стили, наводя указа тель мыши на элементы, представляющие их в меню. 5. Выберите наиболее подходящий стиль. Чтобы применить к таблице стиль, выбранный в меню Стили таблиц (Table Styles), щелкните на нем.

Выравнивание текста, чисел и других данных Когда дело доходит до форматирования, таблицы требуют к себе много внима ния. Если таблица содержит много фрагментов текста и чисел, кажется, что по стоянно нужно чтото выравнивать. Обычно текст выравнивается по левому краю, а числа по правому (особенно, если с ними выполняются какието математичес

WOM_ch_10.PM6

230

29.04.2008, 15:07

ГЛАВА 10

Использование таблиц

231

кие вычисления). Или, если математика не задействована, числа могут выгля деть лучше, если их выровнять по центру . Кроме того, заголовки столбцов могут иметь не такое форматирование, как элементы под ними. Это только то, что касается выравнивания по горизонтали. Еще более услож няет задачу то, что можно выравнивать текст по центру , верхнему или нижнему краям ячейки. И все это требует принятия решений. К счастью, применять пара метры форматирования просто, так что можно изменять их, пока не будет полу чен нужный результат. Это одна из стандартных задач форматирования «сначала выбрать, потом применить». Чтобы ускорить ее выполнение, можно выделять несколько элементов и применять к ним одну команду . (Способы выделения эле ментов таблиц описаны на стр. 222.) Чтобы изменить выравнивание текста в ячейках таблицы, выполните следующее: 1. Выделите ячейки, содержимое которых хотите выровнять. Часто можно применить одинаковые параметры форматирования ко всем ячей кам столбца или нескольких столбцов. Чтобы выделить столбец, наведите ука затель мыши в его верхнюю часть, и когда указатель примет форму стрелки, указывающей вниз, щелкните один раз. Если нужно выделить несколько рас положенных рядом столбцов, щелкните и растяните выделение. 2. Перейдите на вкладку Работа с таблицами | Макет (Table Tools | Layout) и в группе Выравнивание (Alignment) выберите нужный вариант выравнивания. Щелкните на одной из кнопок из группы Выравнивание (Alignment), чтобы изменить выравнивание в выделенной группе ячеек (рис. 1013). Доступно девять вариантов выравнивания. По горизонтали текст может вырав ниваться по центру, по левому или правому краю. По вертикали текст может вы равниваться по центру, по верхнему или нижнему краю.

Рис. 10-13. Девять кнопок помогают выравнивать тек ст в ячейках таблицы. Если вам не понятно, что означают значки на кнопках, задержите указатель мыши над любой кнопк ой и прочитайте описание к оманды во всплывающей подсказк е

Заливка и границы Стили таблиц Word изменяют, в основном, заливку и границы таблиц. Но эти эле менты можно изменять и вручную. А еще лучше, можно применить один из сти лей Word, а затем внести изменения. Приведем пример изменения заливки и границ верхней строки таблицы вруч ную. В этом примере мы выделим верхнюю строку таблицы светлосиним цветом и двойной линией в качестве нижней границы. Т акже мы очертим верхний край таблицы темносиней полуторной линией. 1. Дважды щелкните в левом нижнем углу первой ячейки таблицы, чтобы выде лить всю верхнюю строку .

WOM_ch_10.PM6

231

29.04.2008, 15:07

232

Часть II

Создание сложных документов

Прежде чем можно будет применить стили заливки и границ, необходимо вы делить ячейки, которые нужно изменить. При перемещении указателя в левый нижний угол ячейки он принимает форму стрелки, указывающей по диагона ли вверх. Один щелчок выделяет ячейку , двойной щелчок — всю строку. 2. Выполните команду Работа с таблицами | Конструктор | Заливка (Table Tools | Design | Shading) и выберите в появившемся меню светлосиний цвет (рис. 1014). В верхней части меню Заливка (Shading) находятся цвета, соответствующие текущей теме. В нижней части — стандартные цвета и кнопка, отменяющая за ливку цветом. 3. Выполните команду Работа с таблицами | Конструктор | Стили таблиц | Границы (Table Tools | Design | T able Styles | Borders) и выберите последнюю команду из списка — Границы и заливка (Borders and Shading). Откроется диалоговое окно Границы и заливка (Borders and Shading) с выб ранной вкладкой Граница (Borders). В левой части находятся стандартные ва рианты. В центре можно выбрать тип, цвет и ширину линий. В правой части расположено поле предварительного просмотра, но это поле не просто пока зывает результаты, с его помощью можно изменять границы.

Рис. 10-14. Меню Заливка из группы Стили таблиц содержит цвета, соответс твующие теме документа. При наведении указателя мыши на образец цвета, появляется всплывающая подсказка с описанием этого цвета. Чтобы применить заливк у к выделенным ячейкам, щелкните на образце цвета

4. В левой части окна щелкните на кнопке Нет (None), чтобы убрать все грани цы для выделенных ячеек. Убрав все границы, можно начать с нуля и создать новый внешний вид. 5. В центре диалогового окна прокрутите список Тип (Style), чтобы найти в нем двойную линию, а затем дважды щелкните на ней. В этом списке представлены различные сплошные и пунктирные линии, а также двойные и тройные линии. Когда вы выберите двойную линию, двойная ли ния появится в поле Ширина (Width). 6. В раскрывающемся списке Цвет (Color) выберите темносиний цвет. Список Цвет (Color) содержит цвета, соответствующие теме документа. Щелкни те на образце темносинего цвета. Список закроется, а выбранный цвет появится в поле.

WOM_ch_10.PM6

232

29.04.2008, 15:07

ГЛАВА 10

Использование таблиц

233

7. В раскрывающемся списке Ширина (Width) выберите ширину в 1,5 пункта. Ввести собственное значение нельзя, можно выбирать только из стандартных значений. 8. В поле Образец (Preview) в правой части диалогового окна щелкните на гра нице в нижней части образца. Образец не имеет границ, так как мы удалили все границы на шаге 4. Когда вы щелкните на нижней границе, там появится толстая двойная линия. Щелкая на границах в поле Образец (Preview), можно добавлять и удалять границы. 9. В списке Тип (Style) щелкните на одиночной линии, а в списке Ширина (Width) выберите значение 3 пт. В поле Образец (Preview) щелкните на верхней гра нице, чтобы применить к ней новые параметры. После этого поле образца будет выглядеть, как показано на рис. 1015. Если хо тите, продолжайте изменять параметры границ и применять их к выделенным ячейкам. 10. Когда закончите, щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно. Используя эти инструменты и методы, можно изменять заливку и границы лю бых ячеек таблицы.

Рис. 10-15. Диалоговое окно Границы и заливка предоставляет средства, позволяющие изменять формат границ ячеек таблицы. Это с тандартный инструмент, используемый для добавления границ к абзацам, рисункам и тек стовым по лям

Выполнение математических операций в таблицах Если таблицы содержат числа, будь это расчет бюджета или резуль таты продаж, часто требуется подсчитать сумму значений в некоторых столбцах. Конечно, это можно посчитать на калькуляторе, а затем ввести полученные числа в ячейки. Этот способ можно применять, если числа в таблицах не будут изменяться. Лучше (хотя не обязательно проще) вставить одно из полей W ord с инструкциями для сумми рования значений из столбца. Чтобы вставить поле в таблицу , воспользуйтесь кнопкой Формула (Formula) со вкладки Макет (Layout) (рис. 1016).

WOM_ch_10.PM6

233

29.04.2008, 15:07

234

Часть II

Создание сложных документов

Рис. 10-16. Чтобы добавить в таблицу по ле, выполняющее математические вычисления, используйте кнопк у Работа с таблицами | Макет | Данные | Формула

Чтобы добавить в столбец поле с функцией SUM, подсчитывающее сумму зна чений в столбце, выполните следующее. 1. Поместите точку вставки в нижнюю ячейку столбца с числами и щелкните на кнопке Формула (Formula), расположенной в группе Данные (Data) на вкладке Работа с таблицами | Макет (Table Tools | Layout). Откроется диалоговое окно Формула (Formula) (рис. 1017). Программа сде лает некоторые предположения на основе того факта, что точка вставки на ходится в нижней части столбца с числами. Например, в поле Формула (For mula) будет автоматически вставлена формула для вычисления суммы чисел в столбце: =SUM(ABOVE). Если бы точка вставки находилась в конце строки с чис лами, была бы вставлена следующая формула: =SUM(LEFT).

Рис. 10-17. Если ну жно прос то суммировать числа из с толбца, это легк о сделать при помощи диалогового окна Формула. В верхнем по ле введена форму ла, к оторую W ord использует для создания тек ста, помещаемого в ячейк у. Списком Формат числа можно воспользоваться, если подсчитываются денежные суммы. Список Вставить функцию позволяет добавить другие форму лы, такие как вычисление среднего и округ ление

2. Проверьте формулу в поле Формула (Formula) и щелкните OK. Программа вставит в ячейку код поля и выполнит вычисления. В нашем слу чае подсчитает сумму числе в столбце. Если в таблице несколько столбцов, сумму чисел в которых нужно подсчитать, можно выделить ячейку с полем SUM, скопировать ее и вставить в другие ячейки. Сразу после этого будет отображаться неправильная сумма; чтобы исправить это, нужно обновить поле функции. Хотя таблицы W ord и выглядят похожими на ра бочие листы Excel, формулы в них не пересчитываются автоматически при изме нении ячеек. Если числа в строке или столбце изменились, нужно обновить поле SUM, подсчитывающее их сумму. Так нужно поступать с любым полем Word (стр. 76).

WOM_ch_10.PM6

234

29.04.2008, 15:07

ГЛАВА 10

Использование таблиц

235

Щелкните в поле, чтобы поместить в него точку вставки, а затем нажмите клави шу . Вычисления будут выполнены повторно, и в ячейке появится правиль ное значение. Чтобы обновить все поля таблицы сразу , выделите всю таблицу и нажмите клавишу .

Эффективная работа: Альтернатива таблицам Если нужно отделить какието части документа от основного текста, есть несколько вариантов. Чтобы отделить фрагменты текста, можно использовать таблицы или текстовые поля. Если вы работаете с числа ми, можно использовать таблицу или вставить в документ рабочий лист Excel. Если нужно выстроить текст в колонки, можно воспользоваться колонками W ord или создать таблицу . Т акое разнообразие вариантов вызывает вопрос: когда следует использовать таблицы, а когда аль тер нативные средства? Приведем некоторые рекомендации:  Текст цитат или врезок лучше помещать в текстовые поля, а не в таб лицы. Конечный резуль тат может выглядеть одинаково, но текст про ще форматировать в текстовых полях. Подробнее об использовании текстовых полей рассказывается на стр. 316. Единственный случай, когда лучше использовать таблицу — если требуется несколько коло нок. В текстовом поле нельзя создать несколько колонок, но можно организовать колонки при помощи столбцов таблицы со скрытыми границами. Используйте таблицы для создания похожих на сетку диаграмм, а также в простых проектах, связанных с текстом, таких как бюджеты и отчеты, суммирующие значения из столбцов и строк.  Однако, если требуются более сложные формулы, проще вставить в документ W ord рабочий лист Excel. Распечатанная страница будет выглядеть так же, но создавать и обновлять формулы проще в рабо чем листе. Подробнее о встраивании рабочих листов Excel и других объектов рассказывается на стр. 258.  Колонки Word отлично подходят для текста, равномерно и предска зуемо переходящего из одной колонки в другую, но если текст не равномерный, использовать колонки очень сложно. Т ак, например, если вы работаете над новостным письмом с блоками текста разной формы и размера, проще будет создать таблицу с несколькими ячей ками и поместить фрагменты текста в эти ячейки. Т аблицы хорошо подходят, когда нужно разместить элементы в определенной пос ледовательности.  Наконец, если вы выбились из сил, пытаясь выровнять элементы при помощи знаков табуляции и абзацев, пора подумать об использовании таблицы. Таблицы дают гораздо больше контроля, когда требуется вы ровнять элементы. Более того, текст, выровненный при помощи знаков табуляции, можно автоматически преобразовать в таблицу , выполнив команду Вставка | Т аблицы | Т аблица | Преобразовать в таблицу (Insert | Tables | Table | Convert Text to Table) или нажав комбинацию кла виш +, (+, ).

WOM_ch_10.PM6

235

29.04.2008, 15:07

Г Л А В А

1 1

Добавление графики, видео и звуков

Выразительный рисунок помогает заинтересовать читателей и запечатлеть в их памяти сообщение, которое автор хотел донести. Диаграммы и графики иногда помогают прояснить тему лучше, чем можно выразить словами. Даже в насыщенных текстом документах графические элементы, такие как врезки и врезанные в текст заглавные буквы позволяют привлечь внимание к словам. Word может помочь в этом. При помощи его средств можно украшать доку$ менты при помощи фотографий, рисунков, диаграмм и новых графических эле$ ментов Word 2007, получивших название SmartArt, объединяющих текст с графи$ ческими формами. (Описание всех типов графики см. на следующей странице.) Word предоставляет широкий диапазон средств для размещения графики в доку$ менте, применения границ и трехмерных эффектов. В этой главе рассказывается о том, как пользоваться всем разнообразием инструментов и способов работы с фотографиями, рисунками и другими типами графики. Кроме того, показано, как добавлять видео и звуковые файлы, чтобы предоставлять читателям муль тимедий$ ные презентации прямо в документах W ord. СОВЕТ Хотя графика и другие объек ты мог ут сделать док умент интересным, важно понимать, для какой аудитории он предназначен, и подбирать соответс твующие элементы. Например, вряд ли следует украшать картинками годовой отчет компании, подготовленный для Совета дирек торов.

Буквицы, текстовые поля и WordArt Буквицы (врезанные в текст большие первые буквы в начале главы или статьи), текстовые поля и элементы WordArt позволяют превращать текст в элемент офор$ мления. Хотя такие элементы теряют свою привлекательность, если использовать их слишком часто, может быть полезным разбавить текст интересными объекта$ ми, чтобы направить внимание читателей в нужное русло.

Эффективная работа: В терминах графики Люди часто используют слово графика, чтобы обозначить любой визу$ альный элемент, будь то фотография, чертеж, диаграмма или что$то еще.

WOM_ch_11.PM6

236

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

237

В Word можно работать с несколькими типами графики, каждый из ко$ торых выглядит и функционирует в документе немного отлично от ос$ тальных. Нам следует определиться с терминами, чтобы не путать их. 

Рисунки. При помощи команды Вставить рисунок (Insert Picture) можно находить фотографии и рисунки, сохраненные на компьютере, и вставлять их в документ W ord. Если файл изображения имеет расши$ рение поддерживаемого формата, такое как jpg, tif или emf, W ord будет считать его рисунком. Рисунки, как и элементы четырех других типов, вставляются при помощи инструментов из группы Вставка | Иллюст рации (Insert | Illustrations).



Клип. В состав W ord входит большая библиотека фотографий и рисун$ ков, которые можно добавлять в документ. Кроме того, можно добав$ лять медиа$файлы, такие как фильмы, музыку и различные звуковые фраг$ менты (хотя все эти элементы технически не являются клипами), исполь$ зуя панель задач Клип (Clip Art). Некоторые из этих файлов хранятся на вашем компьютере, а другие в библиотеках в Интернете. Панель задач позволяет находить нужные изображения, видеофрагменты и звуки из множества доступных вариантов. (Очевидно, что видео$ и аудиофайлы предназначены для документов, которые будут отправлены по электрон$ ной почте или опубликованы в Интернете, а не распечатаны.)



SmartArt. Отчасти графика, отчасти текст, SmartArt — новый тип гра$ фических элементов, представленный в W ord 2007. Все, что требует$ ся от пользователя — ввести текст в поле, а W ord выполнит всю рабо$ ту по форматированию и размещению, создав отличное графичес$ кое изображение. Если изменить текст, элемент SmartArt автоматичес$ ки изменится.



Формы. В W ord включена библиотека простых форм, линий, стре$ лок и часто используемых знаков. Можно легко изменять их размер, формат и положение. С их помощью можно создавать собственные диаграммы и иллюстрации.



Диаграмма. Диаграммы отличаются от других изображений тем, что основаны на данных. Word принимает числа и преобразует их в линей$ ные, круговые и точечные диаграммы. Нужно указать тип диаграммы, а затем ввести метки и числа.



Буквицы, текстовые поля и элементы W ordArt. Эти графические элементы немного отличаются от остальных тем, что основаны на сим$ волах, но когда дело доходит до изменения размера и позиции, они аналогичны фотографиям и рисункам.

Например, текстовое поле можно использовать для создания врезки, выделя$ ющей важную информацию о вашей компании. Буквицы, текстовые поля и элементы W ordArt в качестве параметров прини$ мают текст, тип шрифта и другие элементы темы, выбранной для документа. При просмотре доступных цветов цвета темы обычно находятся в верхней части меню. В дальнейшем, если вы решите изменить тему документа, цвет выделения и стиль шрифтов в изображениях изменится соответствующим образом.

WOM_ch_11.PM6

237

29.04.2008, 15:13

238

Часть II

Создание сложных документов

ПРИМЕЧАНИЕ Для работы с рисунками, изображениями и элементами SmartArt нужно выбрать вид док умента Разметка страницы (Print La yout) или Веб-документ ( Web L ayout). В режиме Черновик (Draf t) или Структура (Outline) вмес то изображений отображаются поля-заполнители. В дву х последних режимах мо жно изменять положение полей-заменителей, но нельзя изменять сами изображ ения. (Если вы не видите по ля-заполнителя, щелкните на пус том месте, где должно находиться изображ ение, и увидите по ле, к оторое мо жно перемещать.)

Добавление буквицы в абзац Буквицы — это декоративная функция, имеющая практическое значение. Букви$ ца придает абзацу, стоящему в начале главы или документа, дополнительную зна$ чимость. Буквицы привлекают внимание читателя и приглашают начать чтение (рис. 11$1). Буквицу можно добавить в любой абзац, а если есть желание, можно создать для нее собственный спецэффект .

Рис. 11-1. Word позво ляет вс тавлять буквицы дву х типов. Вверх у: буквица в тек сте — наиболее распространенный вариант, хорошо вписывающийся в тек ст документа. Внизу: Буквица мо жет распо лагаться на по ле

Чтобы создать буквицу, нужно выполнить два простых действия. 1. Поместите точку вставки в абзац, в который хотите добавить буквицу . Выделять букву не нужно. Буквица в любом случае применяется к первой бук$ ве абзаца. 2. Выберите команду Вставка | Т екст | Буквица (Insert | T ext | Drop Cap) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ) и выберите в появившемся меню одну из трех команд. Доступны следующие варианты: Нет (No), В тексте (Dropped) и На поле (Margin). Самый распространенный вариант — В тексте (Dropped) (рис. 11$1). Если выбрать вариант На поле (Margin), большая буква будет помещена на левом поле документа. Меню закроется, и первая буква абзаца изменится в соответствии с выбран$ ным вариантом. Можно продолжать работу с документом.

Изменение буквицы При создании буквицы первый символ абзаца увеличивается, заключается в рам$ ку и помещается либо в текст абзаца, либо на левое поле, но после этого его мож$ но переместить и изменить его параметры.

WOM_ch_11.PM6

238

29.04.2008, 15:13

Добавление графики, видео и звуков

239

Word предоставляет для этого специальное диалоговое окно (рис. но это можно сделать и прямо в документе.

11$2),

ГЛАВА 11

Рис. 11-2. При помощи диалогового окна Буквица можно выбрать один из тре х стилей буквицы, изменить шрифт, размер и позицию заг лавной буквы

Так как буква находится в рамке, можно перетащить ее в любое место. Чтобы изменить размер, просто перетащите один из углов или границ рамки. Щелкните внутри рамки и выделите букву , чтобы можно было форматировать ее. Для изме$ нения буквы можно применять любые доступные средства, изменять цвет , залив$ ку, рельеф и другие параметры. Можно даже вводить дополнительные буквы, что$ бы выделенным было целое слово (см. рис. 11$3).

Рис. 11-3. Чтобы создать слово, похожее на это, вс тавьте буквицу, выделите ее и введите оставшуюся часть слова. В этом примере размер каж дой последующей буквы был уменьшен при помощи к оманды Главная | Шрифт | Размер шрифта

Удаление буквицы Чтобы удалить буквицу из абзаца, используйте то же меню: Вставка | Текст | Бук вица (Insert | Text | Drop Cap). Выберите вариант Нет (None), и буквица исчезнет. Абзац примет обычную форму , а первая буква вернется в строку и станет такого же размера, как и все остальные буквы.

Вставка надписи Надписи — еще один элемент , позволяющий привлечь и заинтересовать читате$ лей (рис. 11$4). Надписи часто содержат цитату из текста, призванную вызвать интерес. Надписи часто используются для создания врезок. Врезки похожи на сноски тем, что предоставляют дополнительную информацию, не включенную в

WOM_ch_11.PM6

239

29.04.2008, 15:13

240

Часть II

Создание сложных документов

основной текст, но врезки предоставляют гораздо больше возможностей для форматирования текста.

Рис. 11-4. Надписи Word имеют фоновую заливк у, границу и с тиль шрифта. Текст надписи можно ввести с клавиатуры, а можно скопировать из документа и вставить. В любом случае, формат тек ста бу дет изменен в соответс твии со с тилем надписи

Независимо от того, что вы хотите делать с надписью, создается она всегда одним и тем же способом: 1. На ленте выполните команду Вставка | Текст | Надпись (Insert | Text | Text Box) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ) и выбери$ те стиль надписи (рис. 11$5). Меню Надпись (Text Box) содержит эскизы различных стилей. Выберите по$ нравившийся стиль, не беспокоясь о позиции и размере поля. Это можно бу$ дет настроить позже. 2. Щелкните внутри надписи и введите текст . Если надпись предназначена для цитаты, можно скопировать текст из документа (+) и вставить его в надпись (+). Формат текста изменится в соответствии со стилем надписи. 3. Измените размер надписи, перетащив ее за ее углы или границы, чтобы он соответствовал тексту. Если в надписи осталось пустое место, можно уменьшить ее. И наоборот , если текст не вмещается в надпись, увеличь те ее. 4. Измените позицию надписи, перетащив ее на новое место или воспользовав$ шись раскрывающимся меню Положение (Position).

WOM_ch_11.PM6

240

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

241

Чтобы перетащить надпись на новое место, наведите указатель мыши на ту часть надписи, где нет текста, и, когда указатель примет форму четырехсторонней стрелки, перетащите ее.

Рис. 11-5. Меню Надпись находится на ленте в группе Текст вместе с меню WordArt и Буквица. Просмотрите дос тупные стили надписей, используя полосу прокрутки в правой части меню. Вы увидите два типа надписей: предназна ченные для создания цитат и предназначенные для создания бок овых по лос

Можно также перемещать надписи при помощи команды ленты. Когда точка вставки находится в надписи, появляется контекстная вкладка Работа с надпи сями (Text Box Tools). Для изменения позиции надписи используйте меню Рабо та с надписями | Формат | Упорядочить | Положение (Text Box Tools | Format | Arrange | Position) (рис. 11$6).

Рис. 11-6. Для изменения положения надписи на с транице и варианта размещения текста относительно надписи испо льзуйте меню Положение

WOM_ch_11.PM6

241

29.04.2008, 15:13

242

Часть II

Создание сложных документов

Изменение надписи При выделении надписи в документе на ленте появляется контекстная вкладка Работа с надписями (Text Box T ools) (рис. 11$7).

Рис. 11-7. Инструменты со вкладки Работа с надписями позволяют изменять внешний вид надписей. На ленте появляются группы Текст, Стили надписей , Эффекты тени , Объем, Упорядочить и Размер

При помощи команд со вкладки Формат (Format) можно изменять все пара$ метры надписи. Доступные цвета и эффекты зависят от текущей темы доку$ мента. Опишем некоторые средства изменения внешнего вида надписи: 

Направление текста (Text Direction) — щелкая на этой кнопке, можно из$ менять направление текста надписи. Т екст может быть направлен как обыч$ но (слева направо), сверху вниз или снизу вверх;



Создать связь (Create Link) — можно создавать боковые полосы, текст в которых будет переходить с одной страницы на другую. Выделите первую надпись, щелкните на кнопке Формат | Т екст | Создать связь (Format | T ext | Create Link), а затем щелкните на второй надписи. Т екст будет переходить из одной надписи в другую, как обычно переходит со страницы на стра$ ницу. Проверь те, как это происходит и настройте размеры надписей, что$ бы текст хорошо выглядел на странице.



Стили надписей (Text Box Styles) — щелкните на одном из цветов в этой груп$ пе, чтобы изменить фоновый цвет надписи. Можно выбрать сплошной цвет или градиент. При помощи других инструментов из этой группы можно на$ страивать цвет заливки и контура и даже менять форму надписи.

WOM_ch_11.PM6

242

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

243



Эффекты тени (Shadow Effects) — большинство стилей надписей включа$ ют отбрасывание тени, и инструменты из этой группы позволяют изменять тип и направление тени. Раскрывающийся список, называющийся так же, как и группа, Эффекты тени (Shadow Effects), предоставляет на выбор много готовых эффектов (рис. 11$8). Кнопки в правой части группы позволяют включить или выключить тень, а также изменить ее направление.



Объем (3$D Effects) — эффекты объема похожи на эффекты тени. Они из$ меняют фон надписи, оставляя текст без изменений. Можно выбрать один из предложенных эффектов в раскрывающемся списке Объем (3$D) или создать собственный эффект, используя инструменты, расположенные в правой части группы.



Упорядочить (Arrange) — инструменты из этой группы позволяют изме$ нять положение текста относительно страницы и других элементов. В рас$ крывающемся списке Положение (Position) можно выбрать позицию над$ писи на странице и вариант обтекания текста (рис. 11$6). Как альтернати$ ву можно использовать инструменты Выровнять (Align) и Обтекание тек стом (Text W rapping).

Рис. 11-8. Группы Эффекты тени и Объем по хожи друг на друга. Раскрывающийся список в левой части группы содержит готовые варианты, а инструменты в правой части группы позволяют настроить параметры эффекта

WOM_ch_11.PM6

243

29.04.2008, 15:13

244

Часть II

Создание сложных документов

Изменение формы слов при помощи WordArt WordArt — это больше забавно, чем полезно. Как часто вам действительно тре$ буются изогнутые заголовки? Кроме того, можно потратить много времени, пробуя всевозможные параметры, чтобы посмотреть, какие эффекты можно создать (рис. 11$9).

Рис. 11-9. WordArt — интересный инс трумент, но для серьезных док ументов он не подходит. Мо жно потратить много драгоценного времени, пробуя применить различные параметры изгиба, скручивания и наклона, и не сделать ничего дейс твительно полезного

Чтобы преобразовать текст в элемент W ordArt, выделите этот текст , а затем выполните команду Вставка | Текст | WordArt (Insert | Text | WordArt), чтобы рас$ крыть список доступных вариантов. Щелкните на понравившемся варианте, и выделенный текст преобразуется в элемент W ordArt.

Изменение элемента WordArt При выделении элемента W ordArt на ленте появляется контекстная вкладка Ра бота с объектами WordArt (WordArt Tools). Команды на этой вкладке очень по$ хожи на команды для работы с надписями, описанные выше. Можно настроить эффекты тени и объема и выбрать вариант обтекания текста. Несмотря на невероятные способы трансформирования текста, он все равно остается текстом. Поэтому если в нем обнаружилась ошибка, или вы просто ре$ шили изменить его, щелкните на кнопке Работа с объектами W ordArt | Фор мат | Текст | Изменить текст (WordArt Tools | Format | T ext | Edit Text), чтобы от$ крыть диалоговое окно Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text), в кото$ ром можно сделать это.

Работа с рисунками и клипами При вставке рисунка в документ W ord помещает его в рамку , аналогичную рамке вокруг надписи или буквицы. И, как и эти объекты, рисунок можно изменять, перемещать и обтекать его текстом. В W ord рисунком считаются графические файлы JPG, TIF и EMF . В таких файлах могут быть фотографии или рисунки; для

WOM_ch_11.PM6

244

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

245

Word нет никакой разницы. После вставки рисунка в документ можно изме$ нять его, используя любые доступные инструменты (рис. 11$10).

Инструменты для работы с рисунками

Узел вращения

Узлы изменения размера

Рис. 11-10. Щелкните на рисунк е, чтобы выделить его. На ленте появится к онтекстная вкладка Работа с рисунками . Испо льзуйте инс трументы с нее для перемещения и изменения фотографий, рисунк ов и других графических изображ ений ПРИМЕЧАНИЕ Как говорилось ранее, коллекция клипов Word тоже включает фотографии и рисунки. Основное разли чие между клипами и рисунками — их источник и способ их вс тавки в док умент. Чтобы найти рисунок, хранящийся на компьютере, и вс тавить его в док умент, используйте команду Вставка | Иллюстрации | Рисунок (Insert | Illustrations | Pictures). Чтобы найти рисунки в к оллекции клипов, включая библиотеки в Интернете, испо льзуйте к оманду Вставка | Иллюстрации | Клип (Insert | Illustrations | Clip Art).

Вставка рисунков в документ Чтобы попрактиковаться в использовании инструментов для работы с рисунка$ ми, вы вставите рисунок в документ , а затем измените его форматирование и положение. 1. Поместите точку вставки в то место документа, куда хотите вставить рисунок. Не обязательно помещать точку вставки именно туда, где должен находиться рисунок. В дальнейшем можно будет изменить его позицию. 2. Выполните команду Вставка | Иллюстрации | Рисунок (Insert | Illustrations | Picture) или нажмите комбинацию клавиш +, (+,

), чтобы открыть диалоговое окно Вставка рисунка (Insert Picture).

WOM_ch_11.PM6

245

29.04.2008, 15:13

246

Часть II

Создание сложных документов

Сразу после открытия это диалоговое окно отображает содержимое пап$ ки Мои рисунки (My Pictures). Можно перейти в любую папку , где хранят$ ся файлы рисунков. Например, если ваш компьютер подключен к сети, и на одном из сетевых компьютеров хранится библиотека фотографий, щелкните на кнопке Сетевое окружение (My Network Places) в левом ниж$ нем углу диалогового окна. 3. Когда найдете рисунок, который хотите использовать, дважды щелкните на нем, чтобы поместить в документ. Можно также выбрать рисунок и нажать кнопку Вставить (Insert) в правом ниж$ нем углу окна. Диалоговое окно закроется, и вы увидите рисунок в документе. 4. Чтобы изменить размер рисунка, щелкните на нем, а затем растяните за один из углов. Когда вы закроете диалоговое окно Вставка рисунка (Insert Picture), встав$ ленный рисунок будет выделен, и вы увидите рамку вокруг него и узлы, позво$ ляющие изменять размер. При изменении размера рисунка, пока не отпущена кнопка мыши, отображается исходный рисунок и полупрозрачная копия но$ вого размера. Получив желаемый размер, отпустите кнопку мыши. Обычно при изменении размера один край или угол изображения перемеща$ ется, а противоположный остается на месте. Если на месте нужно оставить центр рисунка, а все края переместить в соответствии с новым размером, удерживайте клавишу , когда будете изменять размер рисунка. У зел, выступающий за пределы рисунка в его верхней части, используется для вращения (рис. 11$11).

Рис. 11-11. Вращение рисунка или другого объек та в W ord выпо лняется о чень прос то. Один из узлов вых одит за пределы рамки, окру жающей рисунок. На чните перемещать этот узел мышью, и увидите, что по лупрозрачная к опия изображ ения вращается. К огда изображение будет повернуто так, как вы хотите, отпустите кнопку мыши

WOM_ch_11.PM6

246

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

247

СОВЕТ Чтобы при изменении размера избежать сжатия или растягивания рисунка, удерживайте клавишу , и пропорции будут сохранены.

5. На вкладке Работа с рисунками | Формат (Picture T ools | Format) щелкни$ те на кнопке меню Положение (Position) и выберите вариант расположе$ ния рисунка. Обычно рекомендуется располагать рисунки в углу или у края документа. Иногда нужно поместить рисунок в центр страницы. В списке Положение (Position) можно выбрать любой из этих вариантов. Т екст автоматически будет обтекать рисунок.

Поиск и использование клипов После вставки клипа в документ с ним можно работать точно так же, как с фото$ графией или рисунком. Разница между рисунками и клипами в W ord заключается в способе поиска и вставки. Любой файл рисунка, хранящийся на компьютере, для Word является рисунком. Клипами называются десятки тысяч изображений и дру$ гих медиа$файлов, хранящихся в онлайновых библиотеках в Интернете и в ло$ кальных библиотеках, устанавливаемых на компьютер вместе с W ord. Так как клипов очень много, требуется способ для поиска нужных и филь тра$ ции ненужных. К счастью, именно это позволяет делать панель задач Клип (Clip Art) (рис. 11$12). Чтобы найти клип и вставить его в документ, выполните следующее: 1. Поместите точку вставки в то место документа, куда хотите вставить клип. Можно сразу поместить точку вставки в нужное место, а можно переместить вставленный клип позже.

Введите слова для поиска Укажите, где искать к липы Выберите тип файлов, к оторые будут отображаться на панели зада ч

Рис. 11-12. Если щелкну ть на кнопк е Вставка | Иллюстрации | Клип , в правой час ти окна док умента появится панель зада ч Клип. Ответьте на три вопроса: что искать, г де искать, файлы как ого типа отображать (Jpeg, MP3, A VI и т. д.), и W ord покаж ет клипы, соответствующие указанным критериям

WOM_ch_11.PM6

247

29.04.2008, 15:13

248

Часть II

Создание сложных документов

2. Выполните команду Вставка | Иллюстрации | Клип (Insert | Illustrations | Clip Art) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). В правой части окна документа появится панель задач Клип (Clip Art). СОВЕТ Если хотите, можете щелкнуть на заголовке панели задач и перетащить ее в любое мес то, как от дельную палитру (рис. 11-13).

3. На панели задач Клип (Clip Art) в поле которая описывает то, что вы ищите.

Искать (Search for) введите фразу ,

Например, если вы ищите изображения зданий, введите слово «здания» (или на английском — «buildings») или «архитектура» (architecture). Если хотите су$ зить область поиска, введите что$то типа «здания Франция» или «здания Анг$ лия». Чем больше информации предоставить, тем меньше найденных изобра$ жений придется просматривать. 4. В раскрывающемся списке Просматривать (Search in) выберите коллекции и библиотеки, в которых будет выполнен поиск. Установите флажки рядом с названиями библиотек, в которых будет выполнен поиск. Некоторые библиотеки имеют подкаталоги изображений; в этом случае рядом с названием библиотеки имеется квадратная кнопка со знаком плюса (+). 5. В списке Искать объекты (Results should be) выберите типы файлов, которые хотите видеть на панели задач Клип (Clip Art) (рис. 11$12). Еще один способ сузить область поиска — указать типы файлов, которые нуж$ но искать. Клипами могут быть фотографии, рисунки, звуковые файлы и ви$ део. Если вам не нужны аудио$ и видеоклипы, откройте список Искать объекты (Results should be) и снимите флажки рядом с полями Фильмы (Movies) и Звуки (Sounds). 6. Щелкните на кнопке Начать (Go), чтобы начать поиск. Появится сообщение о том, что выполняется поиск клипов. Если функция по$ иска найдет клипы, соответствующие указанным критериям, эскизы этих кли$ пов появятся на панели задач Клип (Clip Art). Если клип хранится в библиотеке из Интернета, в левом нижнем углу появится небольшое изображение глобуса. 7. Просмотрите результаты и, если требуется, измените критерии поиска и вы$ полните эту операцию снова. Если не найдено ни одно изображение, соответствующее указанным критери$ ям, вы увидите сообщение (Клипы не найдены) . В этом случае можно сде$ лать две вещи. Во$первых, убедитесь, что компьютер подключен к Интернету. Если подключения нет, поиск будет выполняться только в ограниченном чис$ ле клипов, хранящихся на локальном компьютере. Если подключение к Интернету установлено, но результатов все равно нет, по$ пробуйте расширить область поиска, изменив текст, по которому поиск выпол$ няется. Например, если по тексту «собор Париж» ничего не найдено, попро$ буйте ввести текст «здания Франция» и посмотрите, что получится. Если вы ог$ раничили коллекции и библиотеки в поле Просматривать (Search in), попро$ буйте включить больше источников. 8. Когда найдете изображение, которое хотите использовать, дважды щелкните на нем, чтобы поместить в документ .

WOM_ch_11.PM6

248

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

249

Если найденный клип отлично вам подходит, самый простой способ вста$ вить его в документ — дважды щелкнуть на эскизе. Если выделить изображе$ ние, щелкнув на нем один раз, справа от него появится кнопка раскрываю$ щегося меню, содержащего несколько команд: 

Вставить (Insert) — помещает изображение в документ;



Копировать (Copy) — копирует изображение в буфер обмена W ord;



Удалить из организатора клипов (Delete from Clip Organizer) — удаляет клип из области поиска, так что в следующий раз при поиске он не будет отображаться;

Сделать доступным автономно (Make A vailable Offline) — позволяет со$ хранить изображение на локальном компьютере. Вставив клип в документ, можно работать с ним так же, как и с любым другим изображением. Когда рисунок выделен, на ленте появляется контекстная вкладка Работа с рисунками (Picture Tools). Можно использовать все обычные инстру$ менты форматирования и команды для изменения размера, позиции и других параметров клипа. 

Рис. 11-13. Если хотите просматривать на панели задач Клип больше клипов одновременно, перетащите ее за заголовок в другое место, а затем измените ее размер так ж е, как изменяете размер любого другого окна. Если выделить эскиз, появится кнопка раскрывающегося меню, содержащего команды для вставки и копирования клипов. Если во время выпо лнения поиска установлено подключение к Интернет у, бу дут показаны клипы из онлайновых библиотек, помеченные небо льшим изображ ением глобуса в левом нижнем уг лу

Работа с элементами SmartArt SmartArt — еще одна новая функция W ord 2007, облегчающая создание и форматирование графических сообщений. Это просто подарок для людей, не имеющих художественной подготовки, столкнувшихся с задачей создать красивую, профессионально выглядящую презентацию PowerPoint. Может быть, дизайнеры из Microsoft решили, что мир видел достаточно белых слай$

WOM_ch_11.PM6

249

29.04.2008, 15:13

250

Часть II

Создание сложных документов

дов, испещренных черными квадратными маркерами списков. Однако в сло$ ве SmartArt все же есть часть «Art» (англ. «искусство»). SmartArt — это не Рем$ брандт или Г оген, и даже не Энди У орхол. Это вид искусства, который любят деловые люди: деревья связей, пирамиды диаграмм и квадраты матриц. Допустим, у вас есть маркированный список: несколько основных тем, каждая из которых имеет несколько подтем. Вместо того, чтобы просто обо$ значить их стандартными маркерами, можно создать изображение, которое поможет передать текст более выразительно. Для этого можно использовать библиотеку SmartArt (рис. 11$14). Выбрав изображение, просто введите текст, который хотите добавить. W ord позаботится о его форматировании, разме$ ре и положении. Если полученный резуль тат вам не понравился, можете выб$ рать другое изображение. Т екст не придется вводить заново, к нему просто будут применены новые параметры.

Рис. 11-14. Если дать команду на вс тавку рисунка SmartArt, появляется это диалоговое окно. Выберите категорию из списка слева и увидите эскизы дос тупных вариантов. Щелкните на одном из эскизов, и в правой час ти окна появится образец рисунка

Как и другие изображения в W ord, рисунки SmartArt используют цвета и шрифты текущей темы документа, так что можно не беспокоиться о том, что цвет или шрифт не будет соответствовать общему стилю. Рисунки SmartArt имеют и другие особенности: 

Шаблоны макета . Каждое из изображений в шаблоне ждет только того, что вы введете текст, чтобы донести до пользователей свое сообщение. Шаблоны подходят для различных целей. Можно переносить рисунки SmartArt между приложениями из пакета Office 2007, копируя и вставляя их в окнах W ord, Excel и PowerPoint.



Панель текста сообщения . Можно сфокусироваться на тексте, позволив приложению позаботиться обо всей художественной работе. Т ак как в дизай$ не шаблонов присутствует определенная последовательность, к тексту можно применять многие различные стили и макеты.



Автоматическое изменение размера и позиции форм и текста . При работе с изображениями для бизнес$презентаций часто тратится много времени на то, чтобы изменить размер и позицию элемента после изменения текста. При использовании SmartArt такой проблемы нет. Просто измените текст на пане$ ли текста, а размер шрифта и форма изображения автоматически изменятся.

WOM_ch_11.PM6

250

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

251

Выбор рисунка SmartArt Рисунки SmartArt разделены на категории в соответствии с тем, как упорядо$ чена информация. Определяя, какой рисунок SmartArt использовать, подумай$ те о том, как вы хотите представить материал: 

списки — отлично подходят для перечисления отдельных фактов, опи$ сания структур и процедур и т. д. В общем, списки они и есть списки;



процессы — используются для отслеживания изменений в проекте или опи$ сания этапов достижения цели;



циклы — подходят для представления процессов, заканчивающихся там, где начинались (в качестве примера можно привести смену времен года: зима, весна, лето, осень и снова зима);



иерархии — такие организационные диаграммы позволяют руководите$ лям показать, кто главный;



связи — рисунки из этой группы предоставляют различные способы изоб$ ражения связей между элементами. Например, связи можно представить при помощи концентрических окружностей или полей, соединенных стрелками;



матрицы — часто используются специалистами MBA при принятии реше$ ний или попытках разобраться в том, почему что$то не работает;



пирамиды — отлично подходят для иллюстрирования пропорций. Напри$ мер, минздрав может использовать диаграмму в виде пирамиды, чтобы показать, что население потребляет недостаточно фруктов и овощей.

Вставка рисунков SmartArt в документ Элементы SmartArt немного более сложны, чем обычные рисунки, так что для их вставки в документ требуются некоторые дополнительные действия. 1. Щелкните в тексте, чтобы установить точку вставки. Сейчас не обязательно точно определять место точки вставки. Рисунок SmartArt можно переместить позже, как и любой другой рисунок. 2. Выполните команду Вставка | Иллюстрации | SmartArt (Insert | Illustrations | SmartArt) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Откроется диалоговое окно Выбор рисунка SmartArt (Choose a SmartArt Graphic) (рис. 11$14). В левой части окна находится список категорий, в цен$ тре отображаются эскизы, а справа — образец выбранного рисунка. 3. Выберите категорию из списка в левой части окна. Категории рисунков описаны выше в этом разделе. Если хотите просматривать сразу все доступные варианты, выберите категорию Все (All). В средней части окна отображаются эскизы рисунков. Если щелкнуть на эскизе, в правой час$ ти окна появится увеличенный цветной образец выбранного рисунка. Если выбор вас устраивает, щелкните OK, чтобы вставить рисунок SmartArt в документ. Диалоговое окно закроется, и выбранный рисунок SmartArt появится в до$ кументе. Рядом со вставленным рисунком появится панель для ввода тек$ ста (см. рис. 11$15).

WOM_ch_11.PM6

251

29.04.2008, 15:13

252

Часть II

Создание сложных документов

Рис. 11-15. Большая с трелка на фоне этого рисунка предпо лагает, что описывается процесс или последовательнос ть событий. Т екст, введенный на панели, появляется на рисунке SmartArt. Чтобы добавить э лементы в рисунок, прос то нажмите клавишу и продо лжайте вводить тек ст

4. Сделайте то, что подсказывает название текстового поля Введите текст (Type your text here). Содержимое текстового поля может быть разным, в зависимости от того, ка$ кой рисунок SmartArt выбран. Почти всегда в нем имеется маркированный спи$ сок, в который можно ввести текст . 5. Повысьте и понизьте элементы на панели текста. Элементы маркированного списка можно повышать и понижать, как в струк$ туре. При работе с панелью для ввода текста для повышения элементов исполь$ зуется комбинация ++, а для понижения — ++. Кроме того, в левой части вкладки Работа с рисунками SmartArt | Конструктор (SmartArt Tools | Design) имеются кноп$ ки Повысить уровень (Promote) и Понизить уровень (Demote) (рис. 11$16). 6. Закройте панель для работы с текстом, чтобы закончить работу с изображением. Когда закончите, щелкните на кнопке Х в правом верхнем углу панели для ра$ боты с текстом, чтобы закрыть ее. Или, что еще быстрее, просто щелкните в тексте документа, и панель исчезнет .

Изменение рисунков SmartArt Если выделить рисунок SmartArt, обычная контекстная вкладка Работа с рисун ками (Picture Tools) не появится. Кроме того, рамка вокруг рисунка SmartArt от$ личается от рамок вокруг рисунков любого другого типа. Это происходит пото$ му, что для работы с рисунками SmartArt используется другой набор инструмен$ тов. На контекстной вкладке Работа с рисунками SmartArt (SmartArt Tools) имеется две вкладки: Конструктор (Design) и Формат (Format). Первая вкладка используется для настройки макета и общих стилей, вторая — для применения определенных цветов и стилей W ordArt. Рамка вокруг рисунка SmartArt выглядит по$другому, но позволяет перемещать и изменять размер рисунка так же, как и рамка вокруг рисунка любого другого типа. Наведите указатель мыши на край рамки. Когда указатель примет форму четырехсторонней стрелки, можно будет переместить рисунок в другое место.

WOM_ch_11.PM6

252

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

253

Наведите указатель на угол рамки, и когда указатель примет форму двойной стрелки, можно будет изменить размер рисунка.

Рис. 11-16. Кнопки Повысить уровень и Понизить уровень позво ляют перемещать элементы в иерархии маркированного списка СОВЕТ Небольшие то чки по краям рамки обозна чают узлы, за к оторые мо жно растягивать рисунок SmartArt. В левой части рамки находится прямоугольный ярлык с двумя треугольными стрел$ ками. Щелкнув на этом ярлыке можно скрыть или открыть панель для ввода текста.

Работа с фигурами Фигуры не так «умны», как рисунки SmartArt, но гораздо более гибки. Рисунки SmartArt имеют определенную программу действий и могут сопротивляться ее изменению. Фигурам же можно придавать почти любые размеры и формы. Недо$ статок фигур заключается в том, что каждую из них необходимо вставлять, раз$ мещать и форматировать по отдельности. Чтобы открыть меню Фигуры (Shapes), выполните команду Вставка | Иллю страции | Фигуры (Insert | Illustrations | Shapes) или нажмите комбинацию кла$ виш +, (+, ). В этом меню предложено много различ$ ных фигур, стрелок, линий и значков. В самом низу находится команда Новое полотно (New Drawing Canvas). Полотно — это прямоугольная область, в кото$ рой можно разместить несколько фигур, а затем работать с ними как с одним изображением. Если нужно вставить только одну фигуру , для этого не нужно ни$ каких особых действий; просто вставь те ее, и ее можно будет форматировать и включать в нее текст. Если нужно работать с несколькими фигурами, лучше вста$ вить их на одно полотно. Т ак будет проще включить их в тест . Сейчас вы вставите в документ полотно и добавите на него фигуры. В процес$ се вы изучите некоторые из многочисленных возможностей по позиционирова$ нию, изменению размера и форматированию фигур. 1. Поместите точку вставки в то место документа, куда хотите добавить полотно. Лучше всего поместить полотно на пустую строку , так как по умолчанию со$ здается полотно, по ширине занимающее всю страницу . 2. Выполните команду Вставка | Иллюстрации | Фигуры | Новое полотно (Insert | Illustrations | Shapes | New Drawing Canvas) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ).

WOM_ch_11.PM6

253

29.04.2008, 15:13

254

Часть II

Создание сложных документов

В документе появится полотно — большой прямоугольник, окруженный пунк$ тирной линией и имеющий сплошные черные линии по углам и по центру каж$ дой стороны, при помощи которых можно изменять размер. При наведении указателя мыши на полотно, он принимает форму обычной стрелки. 3. Если требуется, измените размер полотна. Если края полотна не видны, щелкните в любом месте внутри полотна, чтобы выделить его. При наведении указателя мыши на одну из линий, за которую можно растягивать полотно, он изменит форму . Если навести указатель мыши на границу полотна, он примет форму четырех$ сторонней стрелки, что указывает на то, что полотно можно перемещать по странице. 4. Откройте диалоговое окно Формат полотна (Format Drawing Canvas). Открыть это окно можно тремя способами. Щелкните правой кнопкой мыши на полотне и выберите из контекстного меню команду Форматировать по лотно (Format Drawing Canvas). Можно также нажать комбинацию клавиш +, (+, ) или выполнить команду Средства рисо вания | Формат | Стили фигур | Дополнительные инструменты (Drawing Tools | Format | Shape Styles | Advanced T ools). Диалоговое окно Формат полотна (Format Drawing Canvas) имеет несколько вкладок: Цвета и линии (Colors and Lines), Размер (Size), Положение (Layout) и Замещающий текст (Alt Text). Сейчас мы воспользуемся первой вкладкой, чтобы изменить цвет и прозрачность полотна. СОВЕТ Вкладка Замещающий текст (Alt T ext) вам не пригодится, если док умент W ord не бу дет преобразован в веб-с траницу (г л. 13). Здесь мо жно ввес ти текст, описывающий изображение. Если в веб-обозревателе по льзователя отключены картинки, он смо жет про читать тек ст и по лучить предс тавление о том, что изображено на рисунке. Замещающий текст также помогает пользователям с дефектами зрения, испо льзующим средс тва для чтения вслу х с экрана.

Рис. 11-17. Для форматирования по лотна и фиг ур испо льзуются почти одинак овые инструменты. На учившись изменять цвет и прозра чность по лотна, мо жно применять те же параметры к фиг урам. Другие вкладки позволяют изменять размер полотна, его позицию и способ обтекания тек стом

WOM_ch_11.PM6

254

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

255

5. На вкладке Цвета и линии (Color and Lines) в секции Заливка (Fill) выбери$ те цвет полотна, а затем задайте прозрачность так, чтобы текст или другие объекты просматривались через полотно. Кнопка Способы заливки (Fill Effects) открывает еще одно диалоговое окно, в котором можно задать параметры заливки и градации цветов для полотна (рис. 11$17). 6. Когда закончите, щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться в документ. 7. Раскройте меню Вставка | Фигуры (Insert | Shapes) и выберите фигуру (рис. 11$18). Фигуры можно также вставлять со вкладки (Drawing Tools | Format).

Средства рисования | Формат

Рис. 11-18. Выберите один из предложенных в меню Фигуры вариантов, а затем растяните выделение на по лотне. Выбранная форма появится на по лотне в док ументе. На по лотно можно добавить несколько фигур. Например, можно создать организационную диаграмму, скомбинировав прямоуго льники и с трелки

8. Растяните на полотне выделение, чтобы создать фигуру . Выбрав одну из форм, щелкните на полотне и, удерживая кнопку мыши нажа$ той, переместите указатель мыши по диагонали, чтобы создать фигуру . Когда вы будете растягивать выделение, на полотне будет виден контур фигуры. Если размер и форма этого контура вас устраивает , отпустите кнопку мыши. Если нужно переместить фигуру или изменить ее размер, щелкните на ней, что$ бы выделить. Когда фигура выделена, вокруг нее появляются узлы, позволяю$ щие изменять размер. Узлы для различных фигур могут немного различаться, но работают они схожим образом. Чтобы изменит размер фигуры, растяните ее за один из узлов. У зел, выступающий сверху за границы фигуры, позволяет вращать ее.

WOM_ch_11.PM6

255

29.04.2008, 15:13

256

Часть II

Создание сложных документов

СОВЕТ На форме мог ут также появляться ромбовидные узлы. Эти узлы выпо лняют особые функции, зависящие от фиг уры. Например, для прямоугольников ромбовидные узлы закругляют узлы. Не бойтесь эк спериментировать и пробовать применять все узлы. Если что-то пошло не так, всег да можно отменить дейс твия при помощи чу десной к омбинации клавиш +.

9. Чтобы применить к фигуре цвет , выберите стиль в группе Средства рисова ния | Формат | Стили фигур (Drawing Tools | Format | Shape Styles). Самый быстрый способ применить параметры форматирования к фигурам, ли$ ниям и полотну — воспользоваться инструментами из группы Стили фигур (Shape Styles), расположенной на вкладке Средства рисования | Формат (Drawing Tools | Format). Доступно несколько вариантов, основанных на цве$ тах из текущей темы документа и имеющих различные границы и способы заливки. Если выбрать один из них, выделенная фигура получит соответству$ ющие параметры форматирования. В качестве аль тернативы можно применять к фигурам различные цвета, гра$ ницы и способы заливки при помощи диалогового окна, так же, как вы фор$ матировали полотно. Чтобы открыть диалоговое окно Формат автофигуры (Format AutoShape), можно использовать команду с ленты Средства рисова ния | Формат | Стили фигур | Дополнительные инструменты (Drawing Tools | Format | Shape Styles | Advanced Tools) или комбинацию клавиш +, (+, ). Сейчас вы добавите вторую фигуру и измените ее позицию при помощи ко$ манд На задний план (Send to Back) и На передний план (Bring to Front). 10. Выберите в меню Вставить фигуры (Insert Shapes) еще одну фигуру . Растя$ ните выделение на полотне так, чтобы новая фигура перекрывала первую. Обратите внимание на то, что каждая фигура находится на собственном слое. Это можно сравнить с тем, как один лист бумаги перекрывает другой. Каждый раз при добавлении фигуры или линии на полотно W ord помещает новый объект поверх уже существующих. Порядок слоев с фигурами можно изменять при помощи команд из группы Средства рисования | Формат | Упорядочить (Drawing Tools | Format | Arrange). При помощи команд из меню На передний план (Bring to Front) и На задний план (Send to Back) можно переместить выделенную фигуру на один слой вверх или вниз или поместить ее на самый верх или в самый низ. Сейчас вы нарисуете линию между двумя фигурами. 11. Выберите одну из линий с палитры Вставить фигуры (Insert Shapes) (неваж$ но, будет она иметь стрелку на конце или нет). Указатель примет форму креста, но при наведении на фигуры размер этого кре$ ста уменьшается, в его середине появляется небольшой квадрат , а по краям фигуры появляются черточки. 12. Щелкните на одной из черточек, появившихся на фигуре, чтобы прикрепить к ней один из концов линии. Щелкните на пустом месте полотна, чтобы по$ местить там второй конец линии, не прикрепляя ни к одной из фигур. Линии имеют особые свойства. Они могут быть независимыми, как любые дру$ гие фигуры, а могут быть прикреплены к фигуре любым из концов. Во время

WOM_ch_11.PM6

256

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

257

рисования Word дает визуальные подсказки о том, как именно будет вести себя линия. Если прикрепить линию к фигуре и переместить эту фигуру , линия перемес$ тится вместе с формой. Неприкрепленный конец линии можно свободно пе$ ремещать. Если щелкнуть на линии, чтобы выделить ее, на обоих концах появятся узлы. Чтобы переместить линию, щелкните в любом месте линии, за исключением концов, и перетащите ее. Появится знакомый значок перемещения, выглядя$ щий как крест с четырьмя стрелками. Наведите указатель мыши на конец ли$ нии, и указатель примет форму креста без стрелок (рис. 11$19). 13. Щелкните на свободном конце линии и перетащите его к черточке, появив$ шейся на контуре другой фигуры. Word прикрепит линию к этой фигуре. Прикрепив линию к двум фигурам, мож$ но перемещать их по полотну , а линия будет уменьшаться, увеличиваться и смещаться, оставаясь прикрепленной к обеим фигурам. 14. Измените формат линии, используя любые инструменты. Линии не обязательно должны быть черными и скучными. Их можно форма$ тировать, используя те же инструменты и команды, что и для других фигур. Мож$ но применять стили фигур или использовать диалоговое окно Формат авто фигуры (Format AutoShape).

Рис. 11-19. Если прикрепить линию к двум фиг урам, она останется прикрепленной, даже если перемещать эти фиг уры по полотну. Это позволяет легко создавать организационные диаграммы и другие изображ ения, показывающие связи

Теперь на полотно добавлено три объекта, каждый из которых находится на собственном слое, выше или ниже других объектов. Линия, соединяющая одну фигуру с другой, остается прикрепленной к этим фигурам, даже если их пере$ местить. Иногда при работе со сложными изображениями полезно группиро$ вать объекты, чтобы работать с ними как с одним объектом. Сейчас вы сгруп$ пируете линию и фигуры. 15. Щелкните на одной фигуре, чтобы выделить ее, затем, удерживая нажатой кла$ вишу , щелкните на линии и на второй фигуре. С каждым щелчком в выделение добавляется новый объект . 16. Выделив три объекта, выполните команду Средства рисования | Формат | Упорядочить | Группировать | Группировать (Drawing Tools | Format | Arrange | Group | Group).

WOM_ch_11.PM6

257

29.04.2008, 15:13

258

Часть II

Создание сложных документов

Теперь вместо множества небольших узлов, окружающих каждый из трех объек$ тов, линия и две фигуры имеют общий набор узлов, как один объект . Все три объекта можно перемещать, вращать и изменять в размере одновременно. Выделив группу, можно применять любые команды форматирования ко всем объектам сразу. Если нужно изменить формат только одного объекта из груп$ пы, сначала выделите группу, а затем щелкните на объекте, чтобы выделить его. 17. Выполните команду Средства рисования | Формат | Упорядочить | Обте кание текстом (Drawing Tools | Format | Arrange | Text Wrapping) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ) и выберите вари$ ант обтекания текстом полотна и изображений. Есть несколько вариантов того, как может располагаться текст относительно рисунков или полотна. Различные команды позволяют поместить рисунок над или под текстом и выбрать, как именно текст будет обтекать фигуры или по$ лотно (см. рис. 11$20).

Рис. 11-20. Если фиг уры нах одятся не на по лотне, или к по лотну не применен цвет, можно применить сквозное обтекание текстом. Если фигуры находятся на полотне, которое залито цветом, к оманды обтекания тек стом применяются к по лотну целик ом

Вставка диаграмм и графиков Диаграммы и графики отличаются от других изображений, так как основаны на данных. Word считывает числа из таблицы или рабочего листа Excel и использу$ ет их для построения линий, полос или точек графиков и диаграмм. Ваша зада$

WOM_ch_11.PM6

258

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

259

ча — предоставить данные и выбрать наиболее подходящий для представления этих данных тип диаграммы или графика. Чтобы получить представление о том, как это работает, сейчас вы создадите график, показывающий число казней в Пари$ же и Лондоне за четыре года. ПРИМЕЧАНИЕ Команда Вставить диаграмму (Insert Chart) выполняется немного по-разному, в зависимос ти от того, ус тановлено ли на к омпьютере прило жение Excel 2007. Если установлено, то можно создавать более сложные диаграммы. Если приложение Excel не ус тановлено, при создании новой диаграммы в W ord открывается окно Microsof t Graph, предос тавляющее меньшие возмо жности. Диаграмма появляется вмес те с таблицей, к оторая называется лис том данных. Чтобы создать диаграмму, ну жно ввес ти числа в лис т данных.

1. Выполните команду Вставка | Иллюстрации | Диаграмма (Insert | Illustrations | Chart). Откроется диалоговое окно Вставка диаграммы (Create Chart) (рис. 11$21).

Рис. 11-21. Диалоговое окно Вставка диаграммы предлагает на выбор множество разных типов диаграмм. Выберите категорию из списка слева, а в правой час ти окна просмотрите доступные варианты

2. В списке в левой части окна выберите тип диаграмм Гистограмма (Column) и выберите вариант с двумя рядами цилиндров. Щелкните OK, чтобы вставить диаграмму в документ . Выбрать можно любой из множества вариантов, и чтобы читатели лучше поня$ ли информацию, нужно выбрать наиболее подходящий тип диаграммы. Круго$ вые диаграммы отлично подходят для отображения пропорций, графики — для отображения изменений во времени, а гистограммы хорошо подходят для срав$ нения фиксированных чисел (например, денежных сумм... или числа казней). 3. Измените метки в верхней строке и первом столбце таблицы данных, а затем удалите ненужные данные. Сразу после вставки диаграммы в документ, Word откроет рабочий лист Excel, в котором уже введен какой$то текст и числа. Вам нужно заменить текст и числа, чтобы создать собственную диаграмму. 4. В верхней строке первый столбец оставьте пустым, во втором введите «Париж», а в третьем «Лондон».

WOM_ch_11.PM6

259

29.04.2008, 15:13

260

Часть II

Создание сложных документов

Четвертый столбец не нужен, так что его следует удалить. Для этого выделите столбец и нажмите клавишу или щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Удалить (Delete). Текст и числа из этого столбца исчезнут . В двух оставшихся столбцах будет представлена информация о числе казней в Париже и Лондоне за четыре года (рис. 11$22). Измените текст в строках, чтобы в них отображались годы с 1789 по 1792.

Рис. 11-22. Таблица данных с измененными метками и числами. В верхней с троке указаны названия городов. В левом с толбце перечислены годы с 1789 по 1792. Числа в таблице показывают число казней в этих городах в указанные годы СОВЕТ Если ну жно добавить в таблицу допо лнительные данные, мо жно прос то ввести заго ловки с трок или с толбцов и числа. Диаграмма автоматически обновится.

5. Введите числа, на основе которых будет построена диаграмма. После ввода заголовков можно ввести числа. Введите любые числа от 20 до 100. Заполните ячейки под заголовками «Париж» и «Лондон» (всего восемь ячеек). 6. Закройте таблицу данных. Чтобы закрыть таблицу данных, просто щелкните в документе W ord. Если ра$ бочий лист Excel еще понадобится для ввода данных, перейдите в W ord, вос$ пользовавшись комбинацией клавиш +. Закрыв или свернув окно Excel, можно рассмотреть получившуюся диаграмму . Она выглядит неплохо, но можно выполнить дополнительную настройку и фор$ матирование. 7. Выполните команду Работа с диаграммами | Макет | Подписи | Легенда | Нет (Chart Tools | Layout | Labels | Legend | None), чтобы удалить легенду . Легенда в некоторых случаях важны, но на нашей диаграмме уже указаны на$ звания городов, так что легенда не обязательна. Если удалить ее, для полезной части диаграммы останется больше места. 8. Выполните команду Работа с диаграммами | Макет | Подписи | Названия осей | Название основной горизонтальной оси | Название под осью (Chart Tools | Layout | Labels | Axis Titles | Primary Horizontal Axis Title | Title Below Axis), чтобы подписать ось в нижней части диаграммы. Числа в нижней части диаграммы обозначают годы, но читатели могут этого не понять. Чтобы избежать неверного толкования, подпишите ось. После вы$ бора команды Название под осью (Axis Title) под диаграммой появляется поле со словами «Название оси» (Axis Title). Выделите эти слова и введите вместо них слово «Годы».

WOM_ch_11.PM6

260

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

261

9. Выполните команду Работа с диаграммами | Макет | Подписи | Названия осей | Название основной вертикальной оси (Chart Tools | Layout | Labels | Axis Titles | Primary Vertical Axis Title), чтобы подписать ось в левой части диаг$ раммы (рис. 11$23).

Рис. 11-23. Подпишите оси диаграммы, чтобы читателям было проще понять, что на ней показано. Например, если вертикальная ось предс тавляет число долларов, миль или казней, укажите это в названии этой оси. Позицию названий мо жно изменять, перемещая текстовые по ля

Числа в левой части диаграммы представляют число казней. Для вертикальной оси можно выбрать одно из трех направлений текста: Повернутое название (Rotated Title), Вертикальное название (Vertical Title) и Горизонтальное название (Horizontal Title). Выберите Вертикальное название (Vertical Title). В появившемся текстовом поле замените текст на «Число казней». Если вертикальный текст вам не нравится, выберите другой вариант . Горизон$ тальное название занимает много места; повернутое название компактно и легко читаемо. Повторно вводить текст названия не требуется, просто выберите другой вариант, и формат названия изменится. 10. Выполните команду Работа с диаграммами | Макет | Подписи | Название диаграммы | Над диаграммой (Chart Tools | Layout | Labels | Chart Title | Above). Над диаграммой появится текстовое поле. Замените текст в нем на «Число казней в Париже и Лондоне». В итоге диаграмма будет выглядеть, как показано на рис. 11$24.

WOM_ch_11.PM6

261

29.04.2008, 15:13

262

Часть II

Создание сложных документов

Рис. 11-24. Полученная диаграмма будет выглядеть примерно так. Если х отите, можете продолжить форматировать ее, добавляя фоновый цвет, линии сетки и т.д. Если диаграмму (как в нашем случае) мо жно представить в трехмерном виде, щелкните на кнопке Поворот объемной фигуры и попробуйте применить эффек т объема

Вставка звука, видео и других объектов В этой главе убедительно доказано, что документ W ord может быть контей$ нером не только для текста. Можно вставлять в него фотографии, рисунки, и даже звуки и видеоклипы. Фактически, в документ можно добавлять десятки различных объектов (рис. 11$25). Если объект можно сохранить в файле, впол$ не возможно, что его можно добавить в документ W ord, выполнив команду Вставка | Т екст | Объект | Объект (Insert | T ext | Object | Object). Перечислим некоторые типы объектов, которые можно вставлять в документы W ord: 

файлы изображений Adobe Photoshop (PSD, EPS и TIF);



анимация Flash (SWF и PNG);



диаграммы и рабочие листы Excel (XLS, XLSX, XLSM и XLSB);



рисунки Visio (VSD, VSS и VDX);



звуковые файлы (различные форматы, включая MP3, W AV и AIF);

видеоклипы (различные форматы, включая A VI, MO V и DIVX). После вставки объекта в документ W ord становятся доступными некоторые инструменты для работы с ним. В некоторых случаях W ord становится проигры$ вателем для объекта, а в некоторых действует в основном как контейнер. При сохранении документа объект сохраняется вместе с ним. Если файл документ передать друзьям или коллегам, они смогут прочитать документ и воспользоваться вставленным объектом, если на их компьютерах есть средства для работы с объек$ том такого типа. Например, если поместить в документ звуковой файл MP3, для его прослушивания потребуется программа, умеющая воспроизводить файлы MP3. Если вставить файл AVI, потребуется проигрыватель видео. Вставка объекта (допустим, видеоклипа) в документ W ord выполняется в два этапа. Сначала в документ помещается заполнитель, чтобы приложение Word знало, куда будет добавлен объект. После этого заполнитель заменяется самим объектом. 

1. Выполните команду Вставка | Т екст | Объект | Объект (Insert | T ext | Object | Object) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ), чтобы открыть диалоговое окно Вставка объекта (Object).

WOM_ch_11.PM6

262

29.04.2008, 15:13

ГЛАВА 11

Добавление графики, видео и звуков

263

Содержимое списка Тип объекта (Object type) зависит от того, какие про$ граммы установлены на компьютере.

Рис. 11-25. Выполните к оманду Вставка | Т екст | Объек т | Объект , чтобы открыть диалоговое окно Вставка объек та. Содержимое списка Тип объек та зависит от того, какие программы ус тановлены на тек ущем компьютере. Выберите ну жный тип объек та и щелкните OK, чтобы вс тавить объек т в док умент W ord

2. Найдите в списке элемент Клип муль тимедиа (Media Clip) и дважды щелк$ ните на нем, чтобы вставить в документ значок клипа. В документ будет добавлен значок клипа, а вместо ленты появится панель про$ игрывателя. Все кнопки проигрывателя затенены, так как вы еще не выбрали файл мультимедиа, а просто добавили заполнитель. 3. В строке меню выберите команду Вставить клип | Видео для Windows (Insert Clip | Video for Windows). Затем выберите видеофайл, который хотите вставить в документ. Меню Вставить клип (Insert Clip) предоставляет несколько вариантов. Напри$ мер, можно вставить видеоклип, выбрав команду Видео для Windows (Video for Windows), а можно вставить песню в формате MP3, выбрав команду Звук (Sound). В любом случае откроется стандартное диалоговое окно для выбора файлов. Выберите файл и щелкните OK. Значок заполнителя превратится в окно, в котором будет воспроизводиться видео. Дважды щелкните в этом окне, и видеофайл будет воспроизведен прямо в документе (рис. 11$26). 4. Измените размер и формат окна воспроизведения видео. Добавив в документ видеофайл, можно изменить размер окна его воспроизве$ дения. Выполняется это так же, как и изменение размера любого рисунка.

Рис. 11-26. Чтобы воспроизвести видеофайл, вставленный в документ, дважды щелкните на его окне. Появятся некоторые основные инструменты проигрывателя, такие как кнопки Стоп и Пауза, а также панель времени. Видео бу дет воспроизводиться в док ументе Word в собс твенном окне

WOM_ch_11.PM6

263

29.04.2008, 15:13

264

Часть II

Создание сложных документов

СОВЕТ Если х отите применить бо лее сло жные параметры форматирования, откройте стандартное диалоговое окно форматирования рисунков, щелкнув на окне видео правой кнопкой мыши и выбрав команду Формат объекта (Format Object). В этом окне мо жно изменять размер, по ложение и другие параметры окна для воспроизведения видео.

Вставка аудиофайлов MP3 и WAV выполняется почти так же, как вставка видео, и даже немного проще, так как не нужно беспокоиться о внешнем виде окна. Зву$ ковые файлы отображаются в файле как небольшие значки. Двойной щелчок на таком значке запускает воспроизведение звука. ПРИМЕЧАНИЕ Вставлять видеоклипы гораздо проще, чем мо жет показаться. Можете обратиться к онлайновому анимированному учебник у, распо ложенному на с транице «Missing CD» сайта www.missingmanuals.com.

Добавление подписей и номеров рисунков Рисунки, диаграммы и клипы помогают донести до читателя важную информацию, но часто они становятся еще более полезными, если добавить несколько слов, ука$ зывающих на какие$то детали или предоставляющих дополнительную информацию (рис. 11$27). К рисункам, клипам, элементам SmartArt, диаграммам и фигурам, рас$ положенным на полотне, можно добавлять подписи. Чтобы добавить подпись, щел$ кните правой кнопкой мыши на изображении и выберите из контекстного меню команду Вставить название (Insert Caption), чтобы открыть диалоговое окно Название (Caption) (рис. 11$28). Введя текст названия и настроив некоторые па$ раметры форматирования, вы предоставите читателям полезную подпись.

Рис. 11-27. Тема док умента определяет шрифт и цвет тек ста плдписи. Испо льзуя параметры форматирования W ord, можно помес тить подпись над или под рисунк ом (как показано в этом примере)

Рис. 11-28. Введите текст в поле Название. В раскрывающемся списке подпись выберите Рисунок ( можно выбрать Уравнение или Таблица). Если ни один из этих тре х вариантов вам не нравится, мо жете создать собс твенную подпись (Изображ ение, Фотография и т. д.), щелкнув на кнопке Создать. В раскрывающемся списке положение выберите, где будет находиться подпись — над или под изображ ением

WOM_ch_11.PM6

264

29.04.2008, 15:13

Г Л А В А

1 2

Массовая рассылка с использованием слияния писем

Если вам нужно разослать персональные письма 650 своим друзьям, то пора вспом нить о функции слияния писем в Word. Слияние — очень интересная функция. С ее помощью можно написать в Word письмо, а затем объединить его с персональной информацией (имя, адрес и т. д.), хранящейся в другом документе или даже другой программе (например, Excel или Outlook). Если из W ord распечатать 650 копий письма, то в первом будет написано «Дорогой Чарльз», во втором — «Дорогой Джон», в третьем — «Дорогой Т ом» и т . д. Кроме того, при помощи тех же инструментов можно распечатывать конверты, наклейки и даже документы, не имеющие никако го отношения к почте. ( Вот, если бы W ord еще и конверты запечатывал…) В этой главе вы узнаете о том, как пользоваться функцией слияния писем. При этом придется разобраться в некоторых технических терминах, таких как поля и списки, но затраченные на это усилия многократно компенсируются тем време нем, которое вы сэкономите, когда начнете применять эту функцию. В начале главы мы рассмотрим основы и опишем использование мастера слияния писем. Вы пройдете через пошаговый процесс создания и печати писем при помощи функ ции слияния. В конце главы мы расскажем о настройке функции слияния для использования в других проектах и об управлении слиянием при помощи опре деленных условий (правил).

Основы слияния писем При слиянии писем используется два элемента: документ и список. Документ по хож на форму с текстомзаполнителем, например, «Дорогой » или «Мы уверены, что компания вчетверо увеличит свой годовой доход, используя наш продукт». Когда выполняется слияние, слова из списка под ставляются в соответствующие места формы. Т акие места в документе W ord (и в нашем примере) обозначаются двойными скобками и называются полями. Так, имя человека — это поле, почтовый индекс — тоже поле. Поле, добавленное в письмо, автоматически заполняется текстом из списка.

WOM_ch_12.PM6

265

29.04.2008, 15:15

266

Часть II

Создание сложных документов

Распространенные типы документов, используемых в слиянии писем Список наиболее распространенных типов документов, используемых в сли янии писем, можно увидеть в меню Начать слияние (Start Mail Merge) (рис. 121). Раскройте меню Рассылки | Начать слияние | Начать слияние (Mailings | Start Mail Merge | Start Mail Merge) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ).

Рис. 12-1. Инструменты для выпо лнения слияния писем в W ord 2007 вынесены на отдельную вкладк у. В каж дой версии W ord Microsof t делала инс трументы слияния все более простыми и понятными для начинающих. Если вы еще не знак омы с этой функцией, освойте ее сейчас

Рассмотрим элементы этого меню. 

Письма (Letters). Создает форму письма с реальным именем вместо безлично го обращения. Например: «Сидни Картон, Вы уже можете быть победителем!»



Сообщения электронной почты (Email messages). В наши дни письма мож но отправлять не только по медленной бумажной почте. При помощи W ord можно автоматизировать процесс создания сообщений электронной по чты. Все, что для этого требуется — список имен и почтовых адресов.



Конверты (Envelops). Многие принтеры могут печатать на конвертах, име ющих размер письма, а некоторые справляются даже с конвертами нестан дартной формы. Если у вас есть такой принтер, то, используя W ord, вы можете печатать адреса на многих конвертах за раз.



Наклейки (Labels). В качестве решения проблемы с конвертами большого размера часто используют наклейки. Функция слияния писем считывает спи сок получателей и распечатывает листы, которые можно наклеивать на кон верты или коробки.

Каталог (Directory). Outlook и программыменеджеры контактной инфор мации хорошо работают, когда вы сидите за своим компьютером, но иногда необходимо иметь бумажную версию списка имен и адресов. Создать спи сок, включающий номера телефонов, факсов, адреса электронной почты и другую информацию, можно при помощи каталога слияния писем. Область применения функции слияния не ограничена письмами и конверта ми. Проявив немного фантазии, можно использовать эту функцию при работе с документами, не имеющими ничего общего с почтой. Например, можно со здать каталог компактдисков, создав список, включающий поля «название аль 

WOM_ch_12.PM6

266

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 12

Массовая рассылка с использованием слияния писем

267

бома», «исполнитель», «жанр», «год выпуска» и т . д., а затем в W ord оформить страницы и разместить на них поля, представляющие элементы списка.

Списки получателей писем Списки, используемые при слиянии писем, имеют больше общего с таблица ми (см. главу 10), чем со списками покупок, которыми мы пользуемся в по вседневной жизни. Фактически, форма, используемая для редактирования списка, является обычной таблицей W ord (рис. 122). Для типичной задачи слияния писем каждая строка (или запись) содержит информацию об одном получателе. Отдельные фрагменты информации ( поля), составляющие строку , могут содержать такие сведения, как имя, город и почтовый индекс. Т ак, если функция слияния используется для печати информации на конвертах, то имя и адрес из первой строки будут напечатаны на первом конверте, имя и адрес из второй строки — на втором конверте и т. д. Отдельные поля

Запись — это строка полей

Кнопка для создания новой записи Рис. 12-2. Списки, используемые для слияния писем, выг лядят подозрительно похожими на таблицы W ord или рабо чие лис ты Ex cel. Многие из к оманд, дос тупные при работе с таблицами, применимы и к данным в диалоговом окне для работы со списк ом адресов. Например, клавиша позво ляет перемещаться по ячейкам

Шесть этапов слияния писем Процесс слияния писем состоит из шести этапов. Прежде чем начать слияние, просмотрите приведенный ниже список и соберите необходимую информацию. Если используется мастер слияния писем, он попросит ответить на следующие вопросы: 

Определите тип документа, который будете создавать. Что будет созда но: письма, конверты, метки или документы другого типа?



Выберите документ для начала работы. Хотите использовать существу ющий документ или начать с чистого листа?



Выберите получателей или список, используемый для слияния . Суще ствует ли такой список, или его нужно создать?

WOM_ch_12.PM6

267

29.04.2008, 15:15

268

Часть II

Создание сложных документов



Добавьте поля$заполнители в документ. В какое место документа будет вставлен текст из списка получателей (например, «Дорогой »)?



Просмотрите результат . Прежде чем напечатать 650 писем, следует вы яснить, работает ли слияние так, как ожидается.



Выведите данные на бумагу , в электронные письма или на экран для дальнейшего редактирования . Для чего предназначено это задание слия ния? Для печати документов? Для создания электронных писем? А может , вы хотите просмотреть все письма в документе Word, чтобы каждое письмо мож но было немного подредактировать?

Для опытных пользователей: Расшифровка терминов слияния Если вы знакомы с базами данных, то, возможно, вам будет проще по нять терминологию, связанную с функцией слияния писем в W ord, если ее перевести на язык баз данных:  список получателей — в действительности, это очень простая база данных;  источник данных — файл, содержащий список получателей. Если создать список получателей в W ord, он будет сохранен в файле фор мата СУБД Access (с расширением mdb);  получатель — в терминах баз данных, получатель (т. е. одна строка в списке получателей) — это то же самое, что и запись;  поле слияния — в большинстве случаев, поле слияния аналогично полю в таблице базы данных;  MergeRec (запись слияния) — особое поле, являющееся счетчиком записей, используемых в слиянии.

Работа с мастером слияния писем Если вы новичок в использовании функции слияния, отличным началом зна комства будет освоение мастера слияния писем. Сначала вы можете просто смотреть, какие документы получаются, а затем отказаться от «услуг» масте ра и делать все самостоятельно. Мастер представлен панелью задач в правой части окна документа. Он пошагово руководит действиями пользователя (рис. 123). Пользователь отвечает на вопросы, задаваемые мастером, а Word изменяет документ соответствующим образом. ПРИМЕЧАНИЕ Если вы решите работать без испо льзования мас тера, то не увидите его панели зада ч, и всю работ у по редак тированию док умента придется выполнить самос тоятельно. Кроме того, необх одимо вручную добавить по ля (см. стр. 274).

По большей части, неважно, что создается при слиянии: письма для массовой рассылки, конверты или бизнеспредложения. Все этапы работы с мастером сле дуют одному шаблону. Ответьте на вопросы и сначала выполните задачи, предло женные в верхней части, затем — предложенные в нижней, после чего щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующему этапу .

WOM_ch_12.PM6

268

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 12

Массовая рассылка с использованием слияния писем

269

СОВЕТ Если нужно изменить что-то, сделанное на предыдущем этапе, можно вернуться, щелкнув на кнопк е Назад (Previous).

Рис. 12-3. Вверху: Запус тите мас тер слияния, предс тавленный панелью зада ч, расположенной в правой час ти документа. Мастер проведет вас по этапам процесса слияния, проконтролировав полноту введенных сведений, необходимых для успешного выполнения слияния. Первым этапом является выбор типа док умента, с к оторым будет выпо лняться работа. Внизу: После завершения каж дого этапа нажимайте кнопк у Далее, чтобы перейти к следующему этапу

Ниже приведено руководство по выполнению типичной задачи слияния писем.

Выбор типа документа Как говорилось ранее, функция слияния может работать с документами различ ного типа: письмами, конвертами, наклейками и т . д. Приведем пример использо вания одного из шаблонов W ord, предназначенного для создания писем. 1. Выполните команду Рассылки | Начать слияние | Пошаговый мастер сли$ яния (Mailings | Start Mail Merge | Step by Step Mail Merge Wizard). Как показано на рис. 123, можно выбрать один из следующих типов: письма, электронное сообщение, конверты, наклейки или каталог (аналогия телефон ной книги). Сейчас выберите Письма (Letters) и щелкните на ссылке Далее: Открытие до$ кумента (Next: Starting Document), расположенной в нижней части панели. 2. Выберите документ, на основе которого будет выполняться работа. Можно выбрать текущий документ, шаблон или существующий документ. Если письмо уже открыто в W ord, выберите первый вариант: Текущий документ (Use the current document). Если письмо сохранено в файле, выберите вари ант Существующий документ (Start from an existing document).

WOM_ch_12.PM6

269

29.04.2008, 15:15

270

Часть II

Создание сложных документов

В этом примере вы начнете работу с чистого листа, поэтому установите пере ключатель Шаблон (Start from a template), после чего щелкните на ссылке Вы$ бор шаблона (Select template), появившейся ниже. Откроется диалоговое окно Выбор шаблона (Select Template), позволяющее выбрать шаблон для письма (рис. 124).

Рис. 12-4. Диалоговое окно Выбор шаблона предоставляет много вариантов для создания исходного док умента. На разных вкладках мо жно найти шаблоны различных с тилей, некоторые из к оторых предназначены для создания писем, а нек оторые специально для проектов слияния писем

3. Перейдите на вкладку Письма (Letters) и дважды щелкните на значке шабло на Изысканное составное письмо (Elegant Merge Letter). Название многообещающее, и документ ему соответствует (рис. 125).

Рис. 12-5. В документе, созданном на основе шаблона, имеются по ля «Блок адреса» и «Строка приветствия», в которые во время слияния будет вставлена информация. Текст в квадратных скобках ([]) — это стандартные элементы шаблона, вместо которых следует ввести собственный текст, такой как название организации по лучателя, тек ущая дата и т. д.

WOM_ch_12.PM6

270

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 12

Массовая рассылка с использованием слияния писем

271

ПРИМЕЧАНИЕ Вкладки диалогового окна Выбор шаблона (Select T emplate) и их содержимое мог ут различаться в зависимос ти от версии программы и параметров, выбранных при ус тановке W ord.

Шаблон откроется в W ord и будет готов к вводу информации в поля. Напри мер, в первой строке мы видим текст в квадратных скобках: «[Выберите дату]». Далее предлагается ввести имя получателя, название организации и т . д. 4. Щелкните в тексте, заключенном в квадратные скобки, и замените текстзапол нитель соответствующими сведениями. Повторите эти действия для каждого поля с текстомзаполнителем. На этом этапе сведения о получателе вводятся в письмо, которое в дальнейшем будет использоваться для выполнения слияния. Когда закончите ввод информа ции, щелкните на ссылке Далее: Выбор получателей (Next: Select recipients).

Выбор получателей На этом этапе выбирается или создается список получателей, который будет ис пользоваться при выполнении слияния писем. 1. На следующем экране мастера укажите, откуда будет взят список получателей. Мастер предлагает три варианта: Использование списка (Use an existing list), Контакты Outlook (Select from Outlook contacts) и Создание списка (Type a new list). Если слияние писем уже когдато выполнялось, можно использо вать сохраненный список. Также можно использовать имена и адреса, храня щиеся в адресной книге Outlook. Выберите последний вариант , чтобы создать новый список. 2. Щелкните на ссылке Создать (Create), появившейся ниже, чтобы открыть ди алоговое окно Новый список адресов (New Address List). За исключением текста в заголовке, это диалоговое окно выглядит точно так же, как окно Изменение источника данных (Edit Data Source), показанное на рис. 122. В каждой строке содержится информация об одном человеке, на пример, имя, название компании и город. 3. В поля первой строки введите имя, фамилию, название компании и другие необходимые сведения об адресате. Завершив ввод информации об одном получателе, щелкните на кнопке Создать запись (New Entry), расположенной в левом нижнем углу диалогового окна, и введите сведения о следующем получателе. СОВЕТ Большинство те хник и к оманд, испо льзуемых при работе с таблицами (см. главу 10), работают и в диалоговом окне Новый список адресов (New Address List). Например, для пере хода к следующей ячейк е используется клавиша , к предыдущей — +. Если фок ус нах одится в последней ячейк е, нажатие клавиши создает новую строку (то же самое можно сделать при помощи кнопки Создать запись [New Entr y]). Если тек ст не вмещается в по ле, мо жно увеличить ширину этого по ля. Для этого наведите указатель мыши на границу между заго ловками дву х с толбцов, и к огда указатель примет форму двойной стрелки, перетащите границу влево или вправо. Двойной щелчок на границе меж ду заголовками с толбцов изменяет ширину с толбца по длине содержимого. Мо жно изменить и размер всего диалогового окна, рас тянув его за край или уго л.

WOM_ch_12.PM6

271

29.04.2008, 15:15

272

Часть II

Создание сложных документов

4. Когда закончите добавление получателей, щелкните OK, чтобы закрыть диа логовое окно Новый список адресов (New Address List). Откроется диалоговое окно Сохранение списка адресов (Save Address List). Введите имя, под которым будет сохранен файл со списком, и выберите папку для сохранения. По умолчанию предлагается сохранить файл в папке Мои источники данных (My Data Sources), и это вполне подходящее место для хранения списков рассылки. 5. Введите имя списка, например «Dickens Mailing List». Заметь те, что сохранен ный файл получит расширение mdb — это расширение файлов баз данных Access. В нижней части панели Слияние (Mail Merge) щелкните на ссылке Далее: Создание письма (Next: W rite your letter), чтобы перейти к следующему этапу .

Создание письма Создание письма — несложная часть работы. Просто щелкните в документе и начните вводить текст . Кроме ввода текста на этом этапе есть еще одна важная задача: необходимо убедиться, что поля слияния находятся на своих местах. На этапе 3 мы выбрали шаблон Изысканное составное письмо . Шаблоны, имею щие в названии слово составное (Merge), уже имеют поля слияния. Например, в верхней части рис. 126 можно увидеть два поля слияния: Блок_Адреса и Стро$ ка_Приветствия. В процессе слияния W ord заменяет эти поля текстом из спис ка получателей. Результаты слияния можно быстро просмотреть, нажав комбинацию клавиш +, (+,

) или щелкнув на кнопке Рассылки | Просмотр результатов | Просмотр результатов (Mailings | Preview Results | Preview Results). Эта кнопка работает как переключатель, так что, щелкая на ней, можно перехо дить из режима просмотра полей в режим просмотра результатов и обратно. Кнопки со стрелками, расположенные справа от кнопки Просмотр результатов (Preview Results), позволяют просматривать копии письма для других получателей. Поля для имени и адреса в шаблонах обычно находятся именно там, где нужно, но иногда требуется изменить их положение. Поля слияния можно копировать, вырезать и вставлять, как и любой другой текст . Кроме того, можно выделять их и перетас кивать в новое место. (Т олько не удаляйте их!) Когда закончите редактирование письма и вставку полей слияния, щелкните на ссылке Далее: Просмотр писем (Next: Preview your letters). ПРИМЕЧАНИЕ Этот этап имеет различные названия в зависимос ти от того, что создается: письма, э лектронные сообщения или к онверты.

WOM_ch_12.PM6

272

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 12

Массовая рассылка с использованием слияния писем

273

Рис. 12-6. На четвертом этапе работы мас тера в документ были добавлены поля. Вверху: «Блок_Адреса» — одно поле, содержащее всю необходимую информацию об адресе. Внизу: Щелкните на кнопке Просмотр результатов или нажмите комбинацию клавиш +, , чтобы просмотреть док умент, в к отором по ля заменены тек стом

Просмотр письма На этом этапе можно просмотреть документ на панели Слияние (Mail Merge), чтобы убедиться, что все сделано правильно, и исправить обнаруженные ошиб ки. Успешное выполнение слияния обычно зависит от полноты данных в списке получателей. Как и большинство компьютерных программ, функция слияния пи сем не любит нестандартные ситуации. Например, если получатель не имеет ка който части адреса или имеет необычное имя, внешний вид текста может полу читься не таким, как задумывалось.

WOM_ch_12.PM6

273

29.04.2008, 15:15

274

Часть II

Создание сложных документов

Для опытных пользователей: Добавление собственных полей слияния Конечно, очень удобно, что в некоторые шаблоны писем включены поля слияния, но и самостоятельно включить в документ такие поля не сложно. Допустим, вы хотите, чтобы письмо начиналось со слов «Большое спасибо за Ваше письмо из», а далее указывался бы город получателя. Чтобы сделать это, сначала отключите режим просмотра резуль татов, чтобы были видны поля слияния. Т. е. в документе должно быть видно поле «Блок_Адреса», а не сам адрес. Введите текст «Большое спасибо за Ваше письмо из» и оставь те курсор сразу после слова «из». Затем выберите команду Рассылки | Составление документа и вставка полей | Вставить поле слияния | Г ород (Mailings | Write & Insert Fields | Insert Merge Field | City) (рис. 127). Меню закроется, и вы увидите поле слияния «Г ород» («City») в тексте письма. Щелкните на кнопке Просмотр результатов (Preview Results) и увиди те название города, вставленное в текст . Если пройти по списку получате лей, используя кнопку Следующая запись (Next Record) или комбинацию клавиш +, (+, ), Можно увидеть названия разных городов, соответствующие каждому получателю.

Рис. 12-7. Поля слияния мо жно вс тавлять в любое мес то док умента, прос то выбирая их из меню Вставить поле слияния

Для просмотра писем используйте кнопки из группы Рассылки | Просмотр результатов (Mailings | Preview Results) (рис. 128). Если список длинный, а вы хотите найти определенного получателя, щелкните на ссылке Найти получате$ ля (Find a recipient), чтобы открыть диалоговое окно Поиск элемента (Find Entry). Введите имя получателя, которого хотите найти, и щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Если какоето из писем распечатывать не нужно, щелкните на кнопке Исклю$ чить получателя (Exclude this recipient), расположенной на панели задач Слия$ ние (Mail Merge). Когда закончите просмотр, щелкните на ссылке Далее: Завершение слияния (Next: complete the merge) в нижней части панели задач.

WOM_ch_12.PM6

274

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 12

Массовая рассылка с использованием слияния писем

275

Завершение слияния Если при просмотре все выглядит хорошо, можно начать печать писем. Щел кните на кнопке Печать (Print), расположенной на панели задач мастера. Откроется диалоговое окно Составные печатные документы (Merge to Prin ter), предлагающее три варианта: 

распечатать все записи . У бедитесь, что в принтере достаточно бумаги;



распечатать текущую запись . Текущая запись — это то письмо, которое отображается в окне W ord;



распечатать диапазон записей . Если нужно распечатать несколько пи сем, например, письма с третьего по пятое, введите номера 3 и 5 в тексто вые поля. Номер письма можно узнать на этапе просмотра документов; он отображается между кнопками Предыдущая запись (Previous Record) и Следующая запись (Next Record) (рис. 128). Переход к первому документ у Назад на один документ Вперед на один документ Переход к последнему документ

Переключение между режимами просмотра результатов и кодов полей

у

Печать всех документов Просмотр документов в Word, где их можно изменять Рис. 12-8. На последнем этапе работы мас тера слияния писем ну жно указать, куда будут отправлены полученные документы: на печать или в другой док умент Word. Если отправить в другой док умент, их можно будет редактировать и вводить дополнительные сообщения для от дельных по лучателей

Если хотите немного изменить письма, прежде чем отправлять их, щелкни те на ссылке Изменить часть писем (Edit individual letters). Это дает несколь ко преимуществ. Вопервых, слияние выполняется для всех писем, и при этом создается один документ W ord. Например, у вас есть одностраничное письмо и 650 получателей. Щелкните на ссылке Изменить часть писем (Edit individual letters), а затем в открывшемся диалоговом окне Составные новые докумен$ ты (Merge to New Document) установите переключатель Все (All). Будет создан 650страничный документ Word, каждая страница которого представляет пись мо одному получателю. Этот документ можно сохранить и изменять каждое письмо в отдельности. Заметь те, что в этих письмах нет полей «Блок_Адреса».

WOM_ch_12.PM6

275

29.04.2008, 15:15

276

Часть II

Создание сложных документов

Все поля слияния заменены соответствующим текстом. Вовторых, этот вари ант предоставляет возможность добавлять личные сообщения для отдельных получателей. Вы получаете выгоду с обеих сторон: удобство массовой рассылки и возможность индивидуализировать отдельные письма. Когда закончите просмотр и редактирование полученного документа, можете отправить его на печать. Как обычно, можно распечатать все стра ницы или только отдельные. СОВЕТ Сохранить можно и исходное письмо, и документ, полученный после слияния. Чтобы сохранить исходное письмо, перед выполнением этапа 6 (завершение слияния) щелкните на кнопке Office и выберите команду Сохранить как (Save As). Чтобы сохранить все письма в одном файле, на этапе 6 щелкните на ссылке Изменить отдельные письма (Edit individual letters). Будет создан файл, содержащий все письма, в которых поля слияния заменены соответствующим текстом. Сохраните этот документ, выполнив команду Сохранить как (Save As).

Эффективная работа: Быстрая адресация при помощи блока адреса Чтобы упростить выполнение слияния для писем и наклеек, Microsoft со здала блок адреса, составное поле данных, включающее типичную инфор мацию об адресе, так что с полным адресом можно работать как с одним полем, а не несколькими отдельными. В Word блок адреса состоит из нескольких полей, таких как имя получа теля, название улицы, номер дома, и т. д. При использовании блока адреса в документ добавляется одно поле, а функция слияния писем подставляет в него всю необходимую информацию, получая их из следующих полей:  «Имя» «Фамилия» (FirstName LastName);  «Организация» (CompanyName);  «Адрес_1» (Address Line 1);  «Адрес_2» (Address Line 2) (если требуется);  «Город», «Область», «Индекс» (City , State, Zip Code). В блоке адреса даже автоматически добавляется запятая между названи ями города и области. А если в адресе нет какойто части, например, поля «Адрес_2», в блоке адреса не появляется пустая строка. Поле слияния «Строка_приветствия» (Greeting Line) аналогично блоку адреса. Это поле предназначено специально для писем и тоже имеет неко торые интеллектуальные способности. Строка приветствия заменяется тек стом Уважаемый «Имя» , но если в списке получателей имя не указано, в документ будет вставлен текст Уважаемые господа.

Слияние электронных писем Функция слияния используется не только для создания писем, отправляемых по бумажной почте. Она хорошо работает и с электронными письмами. Все, что для этого нужно — документ с текстом письма и адреса электронной почты получа телей, которые могут храниться в адресной книге Outlook. Как говорилось в предыдущем разделе, Outlook может являться источником списка получате

WOM_ch_12.PM6

276

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 12

Массовая рассылка с использованием слияния писем

277

лей. Поля Outlook можно использовать для вставки кодов слияния в текст до кумента и, что еще более важно, можно использовать адреса, хранящиеся в Outlook, для адресации сообщений электронной почты. СОВЕТ Если Outlook используется как источник списка получателей, создайте отдельную папк у Outlook специально для слияния писем и помес тите в нее все х получателей. В зависимос ти от способа организации к онтактов, к онтакты в эт у папку мо жно ск опировать или перемес тить.

Для создания сообщений электронной почты можно использовать мастер сли яния, описанный в предыдущем разделе, а можно сделать все вручную. Однако прежде, чем мы рассмотрим, как это делается, поднимите правую руку и покля нитесь: «Обещаю использовать электронные письма только с добрыми намерени ями и никогда не буду заниматься рассылкой спама, раздражающего обитателей Всемирной Паутины». 1. Откройте пустой документ и выберите команду Рассылки | Начать слияние | Сообщения электронной почты (Mailings | Start Mail Merge | EMail Messages) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Так как это сообщение будет отправлено по электронной почте, оно будет от крыто в представлении Веб$документ (Web Layout). Одна из особенностей этого представления — документ не имеет полей. Поэтому текст может быть неудобным для чтения, если не изменить соответствующим образом размер окна документа Word. 2. Введите текст сообщения. Можете ввести текст в пустой документ, который только что создали. Или, если хотите использовать существующий документ, откройте его сейчас. (И помните, что всегда можно скопировать текст в открытый документ .) Когда закончите ввод сообщения, выберите получателей. 3. Выполните команду Рассылки | Начать слияние | Выбрать получателей | Выбрать из контактов Outlook (Mailings | Start Mail Merge | Select Recipients | Select from Outlook Contacts) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Откроется диалоговое окно Выбор контактов (Select Contacts), содержащее список имеющихся папок Outlook. Некоторые из этих папок являются почто выми папками, которые содержат сообщения, а некоторые — папками контактов. 4. Выберите одну из папок контактов. (Если вы последовали нашему совету , то у вас должна иметься отдельная папка со всеми получателями.) Откроется диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients). Для всех контактов установлены флажки, что означает , что сообщение будет от правлено по адресам из всех этих контактов. 5. В диалоговом окне Получатели слияния (Mail Merge Recipients) просмотри те список получателей и, если требуется, измените его. Чтобы убрать контакт из списка, снимите соответствующий флажок. Если список изменять не требуется, щелкните OK. 6. Вставьте в текст письма поля слияния, используя команду Рассылки | Со$ ставление документа и вставка полей | Вставить поле слияния (Mailings | W rite & Insert Fields | Insert Merge Field).

WOM_ch_12.PM6

277

29.04.2008, 15:15

278

Часть II

Создание сложных документов

Если в качестве источника для списка получателей используются контак ты Outlook, становится доступным большое число полей слияния (рис. 129). Можно использовать такие поля, как Помощник (Assistant), Супруга (Spouse), День_рождения (Birthday), Увлечения (Hobbies) и Про$ фессия (Profession), при том условии, что контакты Outlook содержат со ответствующие сведения. Если хотите, чтобы сообщение электронной почты выглядело как официаль ное письмо, можете вставить уже знакомые вам поля Блок_адреса (Address Block) и Строка_приветствия (GreetingLine). Кнопки для вставки этих полей находятся в группе Рассылки | Составление документа и вставка полей (Mailings | W rite & Insert Fields). Если письмо неофициальное, можно вставить поля слияния Краткое_имя (Nickname).

Рис. 12-9.

Имя (First) или

Контакты Outlook предос тавляют дос туп к десяткам по лей слияния

СОВЕТ В качестве альтернативы команде Вставить поле слияния (Insert Merge Fields), мо жно испо льзовать эти по ля совмес тно с правилами слияния писем, о которых говорится в конце этой главы, чтобы выбрать получателей и ввести текст, подставляемый при слиянии.

7. Выполните команду Рассылки | Просмотр результатов | Просмотр резуль$ татов (Mailings | Preview Results | Preview Results) или нажмите комбинацию клавиш +, (+,

), чтобы просмотреть документ . Word преобразует поля слияния в текст, полученный из контактов Outlook. Ис пользуйте кнопки со стрелками, чтобы просмотреть письма для разных полу чателей.

WOM_ch_12.PM6

278

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 12

Массовая рассылка с использованием слияния писем

279

8. Когда будете готовы завершить слияние, выполните команду Рассылки | Завершить | Найти и объединить | Отправить электронные сообщения (Mailings | Finish | Finish & Merge | Send EMail Messages). Появится диалоговое окно Составные электронные письма (Merge to Email). 9. Убедитесь, что в раскрывающемся списке Кому (To) выбран элемент Электрон$ ная почта (Email address), а в поле Тема (Subject line) введите тему письма. Получатели увидят этот текст, когда письмо придет в их почтовые ящики. 10. В раскрывающемся списке Формат (Mail format) выберите формат элект ронного сообщения: вложение, текст или HTML. Щелкните OK, чтобы на чать слияние. Доступные варианты описаны в подписи к рис. 1210.

Рис. 12-10. В раскрывающемся меню, расположенном в нижней час ти диалогового окна Составные электронные письма, можно выбрать формат письма. Если отправить письмо в формате HTML, в теле письма, как на веб-с транице, бу дут отображаться рисунки и отформатированный текст. Если отправить прос той текст, письмо бу дет иметь минимум форматирования, но зато его мо жно бу дет прочитать прак тически в любой почтовой программе. Если отправить сообщение как вло жение, док умент бу дет дос тавлен как вложение в письмо, и его мо жно бу дет открыть в W ord

После щелчка на кнопке OK могут появиться два предупреждения (рис. 1211). Первое предупреждение сообщает о том, что программа пытается получить доступ к адресам, хранящимся в Outlook. Второе сообщение — о том, что про грамма, отличная от Outlook, пытается отправить электронную почту . В обо их окнах щелкните на кнопке Разрешить (Allow), иначе сообщения не будут отправлены.

Изменение списка получателей Одним из ключевых моментов в успешном выполнении слияния является на личие подходящего списка. Если слияние выполнить не удается, то обычно это происходит изза того, что в списке нет какихто сведений. Время, про веденное за редактированием списка, даром не пропадет, так как этот спи сок позволит успешно и неоднократно выполнять слияние писем.

WOM_ch_12.PM6

279

29.04.2008, 15:15

280

Часть II

Создание сложных документов

Рис. 12-11. Вверху: В этом предупреж дении сообщается о том, что программа пытается получить доступ к адресам э лектронной почты. Если это сообщение появилось, к огда вы пытаетесь на чать слияние, смело нажимайте кнопк у Разрешить. У становите ф лажок Разрешить доступ и выберите в раскрывающемся списк е промежуток времени, в течение которого будет разрешен доступ, чтобы другие программы (в час тности, вирусы) не смогли использовать электронную почту после завершения слияния. Если это сообщение появилось без видимой причины, щелкните на кнопк е Запретить. Внизу: Второе предупреж дение появляется, если электронную почту пытается отправить программа, от личная от Outlook

Изменение списков получателей Если один и тот же список используется часто, то рано или поздно в него требу ется добавить новые записи или изменить адрес человека, сменившего место жительства. Изменить список, сохраненный ранее, очень просто: 1. Выполните команду Рассылки | Начать слияние | Выбрать получателей | Использовать существующий список (Mailings | Start Mail Merge | Select Recipients | Use Existing List). Откроется диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source), отображающее содержимое папки Мои источники данных (My Data Sources). Рекомендуем хранить все списки получателей в этой папке, чтобы W ord и другие программы Office легко могли получить доступ к ним. 2. В диалоговом окне Выбор источника данных (Select Data Source) дважды щелкните на файле со списком получателей, чтобы открыть его. Может показаться, что ничего не произошло, но W ord открыл список получа телей, подготовив его для использования при выполнении слияния писем. Взгля ните на ленту: в группе Начать слияние (Start Mail Merge) стала доступной кнопка Изменить список получателей (Edit Recipient List), которая ранее была недоступна. 3. Щелкните на кнопке Изменить список получателей (Edit Recipient List) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Откроется диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients) (рис. 1212). Оно похоже на окно, используемое для изменения списка, но функционирует подругому. Оно предназначено для выбора получателей, ко

WOM_ch_12.PM6

280

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 12

Массовая рассылка с использованием слияния писем

281

торые будут участвовать в слиянии (для этого используются флажки рядом с именами получателей).

Рис. 12-12. В диалоговом окне Получатели слияния мо жно выбрать счас тливчиков, которые получат ваше письмо. Здесь же есть некоторые инструменты управления слиянием. Например, можно выбрать источник данных и изменить записи в нем. Преж де чем выполнить слияние, можно отсортировать или отфиль тровать список, чтобы выбрать определенных получателей

4. В поле Источник данных (Data Source), расположенном в левом нижнем углу окна, выберите имя файла со списком получателей и щелкните на кнопке Изменить (Edit). Вы уже видели диалоговое окно Изменение источника данных (Edit Data Source) на рис. 122. Это окно предоставляет все необходимые инструменты для создания списка. Можно изменять текст в любых полях. Чтобы добавить в список новое имя, используйте кнопку Создать запись (New Entry). Чтобы удалить имя, щелкните в любом поле строки и нажмите кнопку Удалить за$ пись (Delete Entry). 5. Когда закончите, щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Изменение источника данных (Edit Data Source), а затем щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients).

Сортировка списка получателей Существует много причин, по которым перед выполнением слияния может по требоваться сортировка списка. Например, можно отсортировать письма по по чтовому индексу , чтобы было удобнее отправлять их. Если нужно распечатать каталог клиентов, можно сортировать список по области, а затем по городу . Не зависимо от причины, если в конце слияния письма должны располагаться в оп ределенном порядке, необходимо отсортировать список получателей в начале. Если слияние уже начато, а список получателей выбран, то сортировку по области, а затем по городу можно выполнить следующим образом: 1. Выполните команду Рассылки | Начать слияние | Изменить список полу$ чателей (Mailings | Start Mail Merge | Edit Recipient List) +,

WOM_ch_12.PM6

281

29.04.2008, 15:15

282

Часть II

Создание сложных документов

(+, ), чтобы открыть диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients) (рис. 1212). В верхней части этого окна перечислены все записи, которые будут участво вать в слиянии. Если не хотите отправлять комуто письмо, снимите соответ ствующий флажок. В нижней части окна под заголовком Уточнить список по$ лучателей (Refine recipient list) находится несколько ссылок, одной из кото рых мы сейчас воспользуемся. 2. Щелкните на ссылке Сортировка (Sort), чтобы открыть диалоговое окно Фильтр и сортировка (Filter and Sort) (рис. 1213). В этом окне будет выбрана вкладка Сортировка записей (Sort). На этой вкладке находится три строки, в каждой из которых есть раскрывающийся список и два переключателя. В раскрывающемся списке, стоящем в первой строке (с надписью Сортировать по полю [Sort by]), выберите Область (State). В сле дующей строке, имеющей метку Затем по полю (Then by), выберите Город (City). Переключатели позволяют выбрать тип сортировки: по возрастанию (Ascending) (от А до Я или от 1 до 100) или по убыванию (Descending) (от Я до А или от 100 до 1). В нашем случае подойдет сортировка по возрастанию. 3. Закройте оба открытых диалоговых окна, щелкнув на кнопках OK. Список будет отсортирован, и вы увидите резуль таты, когда завершите слия ние писем, конвертов или каталогов.

Рис. 12-13. Чтобы отсортировать записи перед выполнением слияния, выполните команду Рассылки | Начать слияние | Изменить список получателей , а затем щелкните на кнопке Сортировка в открывшемся окне. В с толбце Сортировать по полю выберите поле, по которому будет выполнена сортировка, и укажите тип сортировки: по возрас танию или по убыванию

Фильтрация списка получателей Фильтрация — незаменимое средство для работы с большими списками рассылок. Представьте, что вы — издатель исторического романа о французской революции. Автор книги отправился в рекламный тур и хочет , чтобы вы отправили редакто рам копии книги. Вы получили список редакторов, проживающих в разных горо дах, и хотите выяснить, какие редакторы живут в западной части страны. Это не проблема. Для этого нужно выполнить действия, почти идентичные действиям по сортировке списка получателей. 1. Выполните команду Рассылки | Начать слияние | Изменить список полу$ чателей (Mailings | Start Mail Merge | Edit Recipients List) или нажмите комбина цию клавиш +, (+, ).

WOM_ch_12.PM6

282

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 12

Массовая рассылка с использованием слияния писем

283

Откроется диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients), в нижней части которого имеется несколько ссылок, позволяющих убрать из списка ненужные записи. ПРИМЕЧАНИЕ Для выпо лнения этого упражнения мо жете испо льзовать любой собственный список, или, если собс твенного списка у вас нет, зайдите на сайт www.missingmanuals.com и щелкните на ссылк е Missing CD в верхней час ти страницы. Там вы найдете базу данных к онтактов editors.mdb, к оторую мы испо льзуем в примерах.

2. Щелкните на ссылке Фильтр (Filter), расположенной под заголовком Уточнить список получателей (Refine recipients list), чтобы открыть диалоговое окно Фильтр и сортировка (Filter and Sort) (рис. 1214). Вкладка Отбор записей (Filter Records) содержит раскрывающиеся списки, по зволяющие уточнить список получателей, участвующих в слиянии. 3. В первом раскрывающемся списке в столбце Поле (Field) выберите Область (State). В столбце Сравнение (Comparison) выберите Равно (Equal to). В столбце Значение (Compare to) введите название области, редакторы из которой по лучат копию книги, например, Московская. В слиянии будут участвовать все получатели, для которых в поле Область (State) указано значение Московская. Копию книги должны получить также редакторы из Ленинградской области. Слева, во второй строке появляется новый раскрывающийся список, предла гающий два варианта: И (And) и Или (Or). 4. Выберите Или (Or), так как в список получателей должны входить редакторы как из Московской области, так и из Ленинградской. Вариант И (And) не даст результата, так как никто не живет в двух областях одно временно. (Однако, если нам надо было бы найти людей из определенного горо да, мы бы искали получателей из соответствующей области и этого города.) 5. Во второй строке в столбце Поле (Field) выберите Область (State), а в столб це Сравнение (Comparison) выберите Равно (Equal to). В поле Значение (Compare to) введите Ленинградская. Повторите эти действия для каждой области, в которую будут отправлены книги. 6. Закройте диалоговое окно Фильтр и сортировка (Filter and Sort), щелкнув OK. Фильтрация будет выполнена сразу после нажатия кнопки OK. В диалоговом окне Получатели слияния (Mail Merge Recipients) будут перечислены только те записи, которые соответствуют указанным условиям филь тра.

Рис. 12-14. Условия фильтрации вводятся на вкладке Отбор записей диалогового окна Фильтр и сортировка

WOM_ch_12.PM6

283

29.04.2008, 15:15

284

Часть II

Создание сложных документов

Выбор параметра Сравнение Параметр Сравнение (Comparison) — важный фактор, влияющий на филь т рацию списка получателей. Доступно несколько вариантов (которые могут напомнить о давно забытых уроках математики), при помощи которых W ord определяет, как именно будут отобраны получатели из списка. Чаще всего используется первый вариант — равно (Equal to). Поэтому он стоит первым в раскрывающемся списке и выбирается по умолчанию при добавлении но вого поля. Вот полный список доступных вариантов: 

равно (Equal to) — используется для поиска точного соответствия;



не равно (Not equal to) — используется для исключения какогото значе ния из списка. Например, условие не равно Московская исключает из списка всех получателей, живущих в Московской области;



меньше (Less than) — обычно используется для чисел, но можно приме нять и для текста (в этом случае А меньше Я);



больше (Greater than) — противоположность условия меньше, так же дей ствует для чисел и текста. Например, условию «больше Смит» будет соот ветствовать имя «Смитти» и любой текст, в котором буквы «старше» по алфавиту;



меньше или равно (Less than or equal to) — действует так же, как и пара метр меньше, но включает и само значение, используемое для сравнения;



больше или равно (Greater than or equal to) — аналогичен предыдущему . Например, чтобы включить всех получателей, для которых указано имя, исполь зуйте условие больше или равно A .

Поиск дубликатов При работе с большими списками, используемыми долгое время, могут появлять ся одинаковые записи. В решении этой проблемы может помочь команда Найти повторения (Find duplicates), доступная в окне Получатели слияния (Mail Merge Recipients). Откройте это диалоговое окно и щелкните на ссылке Найти повто$ рения (Find duplicates), расположенной в группе Уточнить список получате$ лей (Refine recipient list), чтобы открыть диалоговое окно Поиск повторений (Find duplicates) (рис. 1215). В этом окне показаны все записи, которые можно считать повторяющимися. Пользователю остается только снять флажки для тех записей, которые не нужно использовать при слиянии.

Поиск получателя Если список получателей очень длинный, а вам нужно изменить, допустим, на звание улицы в одной из записей, можно сэкономить много времени, воспользо вавшись функцией поиска. Чтобы найти в списке определенного получателя, от кройте диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients) и щелк ните на ссылке Найти получателя (Find recipient), расположенной в группе Уточнить список получателей (Refine recipient list). Откроется диалоговое окно Поиск элемента (Find Entry) (рис. 1216), при помощи которого легко искать отдельные слова или просто наборы букв и цифр. Если первая найденная запись вас не удовлетворяет, щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).

WOM_ch_12.PM6

284

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 12

Массовая рассылка с использованием слияния писем

285

Рис. 12-15. Диалоговое окно Поиск повторений позволяет найти одинаковые записи о получателях. Если не хотите включать в слияние повторяющихся получателей, снимите ф лажки рядом с нену жными записями. У странение повторений — важная часть поддержки больших списков рассылок. Это диалоговое окно может пригодиться и при объединении нескольких списков в один

Рис. 12-16. Диалоговое окно Поиск элемента позволяет найти в списке определенных получателей. В поле Найти введите слова, которые нужно найти. Если хотите выполнить поиск по всему списку, установите переключатель по всем полям , либо выберите отдельное поле в раскрывающемся списке. На рисунке показан пример поиска слова Manette в поле Имя

Эффективная работа: Создание слияний, не относящихся к почте Если рассматривать функцию слияния писем как многоцелевой инструмент , можно выполнять самые разнообразные задачи. Любой список слов мож но подставлять в любой документ Word. Внешний вид и тип документа, как и содержимое списка, может быть любым. Функцию слияния писем можно использовать в проектах, не имеющих совершенно ничего общего с почтой. Можно создавать презентации или маркетинговые проспекты для разных организаций. Например, можно создавать бизнеспредложения и рассылать их различным компаниям: «Мы гарантируем, что Apple удвоит свои доходы, используя наш про дукт EzClipper в следующей рекламной кампании iPod. Позвоните нам, и мы организуем презентацию продукта в Купертино». «Мы гарантируем, что Microsoft удвоит свои доходы, используя наш продукт EzClipper в следующей рекламной кампании Xbox. Позвони те нам, и мы организуем презентацию продукта в Редмонде».

WOM_ch_12.PM6

285

29.04.2008, 15:15

286

Часть II

Создание сложных документов

Применение правил слияния Работая со средствами слияния писем, — списками, сортировкой, филь тра ми — мы входим в область программирования баз данных. Вы можете об этом не знать, но вы делаете то же, что и разработчики баз данных в крупных ком паниях. Тогда почему бы не перейти на следующий уровень, применив к сли янию правила? Правила — это своеобразные минипрограммы, помогающие настроить документы, создающиеся при слиянии, которые можно использо вать в дальнейшем. Т ак, если имеются не все данные, требующиеся для состав ного документа, то можно создать правило, которое поможет пользователю, выполняющему слияние, правильно заполнить пробелы. Например, если вставить в документ правило «Заполнение», во время слияния появится диалоговое окно с вопросом и текстовым полем для ввода ответа, кото рый будет вставлен в документ. Другими словами, поле «Заполнение» напоминает о том, что при выводе документа на печать нужно заполнить пробелы. В некото рых случаях входные данные для выполнения слияния не требуются. Можно ус тановить правило так, что Word будет брать сведения из списка получателей и на их основе принимать решения. Правила — это поля расширенного типа, добавляемые в документ так же, как и обычные поля слияния. При выполнении слияния W ord считывает эти поля и вы полняет определенные действия. Раскрывающийся список Правила (Rules) предо ставляет несколько инструментов, позволяющих создать собственные правила.

Для опытных пользователей: А что насчет марок? Итак, вы распечатали при помощи Word персональные письма и конверты. Но на конверты еще нужно наклеить почтовые марки. W ord и здесь помо жет, но не бесплатно. Выполните команду Рассылки | Создать | Конвер$ ты (Mailings | Create | Envelopes), чтобы открыть диалоговое окно Конвер$ ты и наклейки (Envelopes and Labels). В правом нижнем углу этого окна находится кнопка Свойства марки (Epostage Properties). Если вы никог да не слышали об электронных почтовых марках, то, скорее всего, эта фун кция не установлена на вашем компьютере. В этом случае появится пред ложение установить соответствующее программное обеспечение, для чего потребуется перейти на вебсайт Office Online (www.microsoft.com/office). В окне с предложением перейти на вебсайт Office Online щелкните на кнопке Да (Yes). В обозревателе откроется страница со ссылками на раз личные вебсайты, такие как Stamps.com. Вкратце можно сказать следующее: примерно за 15 долларов в месяц можно печатать почтовые марки на кон вертах и наклейках. Для небольшого офиса такое решение может быть вы годным, но для домашнего пользования это довольно дорого. Хотя, все за висит от того, как часто требуются почтовые марки, и как далеко находит ся почтовое отделение. ПРИМЕЧАНИЕ Правила, перечисленные на вкладке Рассылки (Mailings), в действительности являются по лями, к оторые дос тупны для любого док умента, а не только для док ументов, создаваемых функцией слияния писем. Чтобы испо льзовать эти по ля, выполните команду Вставка | Т екст | Экспресс-блоки | Поле (Insert |

WOM_ch_12.PM6

286

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 12

Массовая рассылка с использованием слияния писем

287

Text | Quick Parts | Field). Час то такие по ля вс тречаются в шаблонах, так как предоставляют способ принятия решений и вставки текста в документ при печати или распространении. По той же причине они отлично подходят для проектов с использованием функции слияния писем.

Вкратце рассмотрим, для чего используются правила со вкладки ки (Mailing):

Рассыл$



Ask (запрос) — это правило останавливает слияние и открывает диалого вое окно, запрашивающее ответ. Полученный ответ помещается в заклад ку (стр. 200), на которую в дальнейшем может ссылаться поле в документе (в частности, поле REF). Поле Ask — отличное решение, когда полученный ответ будет использоваться в документе несколько раз. Если ответ исполь зуется только один раз, лучше использовать поле Fill$in;



Fill$in (заполнение) — останавливает слияние и открывает диалоговое окно, запрашивающее текст , который затем вставляется в документ . На рис. 1217 показано диалоговое окно, используемое для создания поля Fill$in;

Рис. 12-17. Используйте это диалоговое окно для нас тройки поля Fill-in. В поле Сообщение введите вопрос, а в по ле Ответ по умолчанию — наиболее час то вс тречающийся ответ. Флажок в нижней час ти окна позво ляет указать, бу дет ли вопрос задаваться для каж дого получателя, учас твующего в слиянии, или появится то лько один раз в на чале 

If...Then...Else (если...то...иначе) — принимает решение на основе содержи мого списка получателей. Например: если (If) получатель живет в Калифор нии, то (then) W ord вставит в документ слова «Золотой штат», иначе (else), т. е. если получатель живет не в Калифорнии, вставит слова «Ваш штат»; СОВЕТ Не бойтесь использовать в выражениях If...Then...Else целые абзацы текста. Если в компании есть отдел службы технической поддержки, его сотрудники легко могут отвечать на часто задаваемые вопросы и составлять из них сообщения электронной почты, используя правила.



Merge Record # (№ записи слияния) — если при слиянии создается или рас печатывается документ, каждый получатель номер записи слияния. Если в до кумент вставить поле Merge Record #, он будет отображать этот номер в тек сте документа. Это поле не особо полезно для писем, но может пригодиться при создании каталога с данными, например, о людях;



Merge Sequence # (№ последовательности слияния) — аналогично преды дущему правилу , но имеет одно большое отличие. Правило Merge Record # учитывает всех получателей, независимо от того, включены они в слия ние или нет. Правило Merge Sequence # учитывает только тех получате лей, которые включены в слияние;

WOM_ch_12.PM6

287

29.04.2008, 15:15

288

Часть II

Создание сложных документов



Next Record (следующая запись) — выполняет переход к следующей запи си (т. е. к следующей строке в спискеисточнике). Если в документе оста лись любые другие поля слияния, они заполняются данными из следую щей строки списка получателей. При помощи этого правила можно со здавать каталог или страницу с адресами, где на одной странице содер жится информация о нескольких получателях;



Next Record If (следующая запись, если) — аналогично правилу Next Record, но срабатывает только при выполнении определенного условия. Например, переходит к следующей записи, если поле Город содержит значение «Чикаго»;



Set Bookmark (установить закладку) — устанавливает в тексте закладку , ко торую можно использовать в качестве ссылки. Например, это правило может поместить в документ закладку с именем НалоговыйКоэффициент и значением 0,0775. Другие поля или макросы могут использовать это поле для подсчета налога с продажи. (Отображать в документе содержимое закладок можно при помощи поля REF);



Skip Record If (пропустить запись, если) — исключает запись из слияния, если выполняется указанное условие.

WOM_ch_12.PM6

288

29.04.2008, 15:15

Ч А С Т Ь

I I I

ОБЩИЙ ДОСТУП И СОВМЕСТНАЯ РАБОТА С ДРУГИМИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ

ГЛАВА 13

Создание веб-с траниц и блогов

ГЛАВА 14

Создание бланк ов

ГЛАВА 15

Работа с XML

WOM_ch_13.PM6

289

29.04.2008, 15:15

Г Л А В А

1 3

Создание веб-страниц и блогов

Любой документ , созданный в W ord, можно сохранить как вебстраницу. Ну жен отчет, доступный всем сотрудникам компании и всем клиентам? Сохра ните его как вебстраницу, и его сможет просмотреть любой, кто имеет веб обозреватель, такой как Internet Explorer или Firefox. В этой главе рассказывается о том, как сохранять документы в виде вебстра ниц. Вы узнаете, как использовать таблицы для организации страниц и как создавать гиперссылки, позволяющие посетителям переходить из одного места в другое. Советы по дизайну и созданию стиля помогут вам создавать вебстраницы, кото рые понравятся пользователям. А если вам интересна жизнь в блогосфере, то вы найдете полезной информацию по созданию и размещению сообщений блогов при помощи W ord. ПРИМЕЧАНИЕ Немногие веб-дизайнеры испо льзуют W ord в ка честве основного инс трумента для создания веб-с траниц. Этому ес ть несколько причин. Первая и главная из них: прило жение Word создавалось не для веб-дизайна; его основная зада ча — создавать печатные с траницы (см. стр. 292). О днако бо льшинство документов, предназна ченных для печати, мо жно немного подк орректировать и превратить в приличные веб-с траницы, так что бу дет не лишним узнать, какие средства для создания веб-с траниц предлагает W ord.

Сохранение документов Word в виде веб-страниц Создание вебстраниц в Word выполняется в два этапа. Сначала создается стра ница, включая текст , заголовки и рисунки, а затем документ сохраняется, но не как обычный файл W ord, а как файл HTML. А ббревиатура HTML расшифровыва ется как Hypertext Markup Language, язык разметки гипертекста. HTML — это код, являющийся основой вебсайтов. Вебобозреватели, такие как Internet Explorer и Firefox, считывают файлы HTML и отображают страницы на экране компьютера. Большинство вебстраниц включают и текст, и рисунки. Файл HTML содержит текст вебстраницы и инструкции по его форматированию, а фотографии, рисунки, звуки и видеоклипы находятся в отдельных файлах. Инструкции в файле HTML ссылаются на фотографии, как бы инструктируя обозреватель: «покажи этот ри сунок в этом месте вебстраницы» или «если пользователь щелкнет здесь, запусти этот видеофайл». Поэтому вебстраница — это обычно не просто один файл; а комбинация файлов, которые обозреватель собирает вместе и показывает на эк ране как одну страницу .

WOM_ch_13.PM6

290

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 13

Создание веб-страниц и блогов

291

Процесс сохранения документа в виде вебстраницы не особо отличает ся от сохранения в любом другом формате. Сначала откройте диалоговое окно Сохранение документа (Save As), выполнив команду Office | Сохранить как (Office | Save As) или нажав комбинацию клавиш +, (+, ). Файлы HTML можно сохранять тремя способами: 

вебстраница в одном файле (*.mht; *.mhtml) — все файлы, составляющие вебстраницу, сохраняются в одном пакете. Первоначально формат MHTML создавался для архивации файлов и поддерживается не во всех обозрева телях. Он доступен в Internet Explorer версии 5 и выше, Opera 9 и выше, но для Firefox 2 необходимо установить специальный подключаемый модуль;



вебстраница (*.htm; *.html) — используйте этот формат для сохранения файла, который в дальнейшем планируете изменять при помощи Word. Создан ный файл имеет довольно большой размер, так как включает коды, использу емые W ord;



вебстраница с фильтром (*.htm; *.html) — используйте этот формат, когда завершили работу над страницей и готовы разместить ее в Интернете. Коды, имеющие отношение к W ord, удаляются, и получаются файлы меньшего раз мера, быстрее загружающиеся в обозреватели пользователей.

Рис. 13-1. Чтобы сохранить док умент Word как веб-с траницу, выполните команду Office | Сохранить как и выберите один из вариантов сохранения: Веб-страница в одном файле, Веб-страница или Веб-страница с филь тром. Любой док умент Word мо жно со хранить как веб-страницу, но чтобы создать привлекательную и у добочитаемую страницу, требуется больше работы, чем просто нажатие кнопки Сохранить как

Всегда удивительно, когда Microsoft уменьшает число функций в програм ме, но именно это произошло с функциональностью, имеющей отношение к работе с вебстраницами в Word. В W ord 2003 и более ранних версиях имелась панель Вебкомпоненты (Web Tools), содержащая различные элементы, такие как текстовые поля, раскрывающиеся списки и кнопки, которые можно было поместить на вебстраницу (рис. 132). В Word 2007 эта панель исчезла, и ей на замену на ленте не появилось ничего особенного. Кроме того, удалены неко торые средства вебпросмотра и совместной работы через Интернет. Остав

WOM_ch_13.PM6

291

29.04.2008, 15:15

292

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

шиеся возможности спрятаны среди других параметров W ord. Все это дает понять, что в W ord 2007 создание вебстраниц считается менее важной функ цией, чем в предыдущих версиях.

Рис. 13-2. Microsoft дала, Microsoft же и забрала. В Word 2007 исчезли некоторые средства для работы с веб-с траницами, включая панель инс трументов Веб-компоненты, которая была дос тупна в предыдущих версиях W ord

Эффективная работа: Word добавляет на веб-страницы лишние элементы Одной из постоянных претензий к приложениям W ord и Front Page является то, что они добавляют в файлы вебстраниц (HTML) много ненужного. Microsoft не считает, что все добавляемые команды и фрагменты кода не нужны, но факт в том, что существует множество других программ, в которых можно созда вать файлы HTML меньшего размера, чем в программах Microsoft. Рассмотрим типичное начало работы над вебстраницей. Открывается документ, и в центре страницы размещается таблица, которая будет служить контейнером для текста и изображений. В популярной программе Adobe Dreamweaver можно создать небольшой файл HTML, имеющий размер 812 байт. Эквивалент, созданный в W ord, имеет размер 3986 байт , что почти в пять раз больше. Перед пользователями, имеющими высокоскоростные кабельные модемы, проблема со скоростью загрузки не стоит , но все же чем меньше размер вебстраниц, тем лучше, так как некоторые люди выходят в Интернет через медленные телефонные линии или сотовые телефоны и другие портативные устройства. Для решения этой проблемы в последних версиях Word появилась возмож ность сохранения в формате HTML с удалением всех элементов, имеющих отношение к Word. По завершении работы над страницей Microsoft рекомен дует использовать вариант сохранения Вебстраница с фильтром (стр. 291).

Создание веб-страницы с чистого листа Как говорилось выше, любой документ W ord можно сохранить в виде вебстра ницы, но каждому понятно, что между распечатанным документом и вебстрани цей есть серьезные различия. В большинстве случаев, если просто сохранить до кумент как вебстраницу, результат будет совсем не выдающимся. Лучшие вебстра ницы и вебсайты создаются специально для просмотра при помощи вебобозре вателей. Например, большинство вебстраниц входят в состав вебсайта, на кото ром все страницы оформлены в одном стиле и имеют общую функциональность. Эти страницы разработаны так, чтобы посетители могли быстро найти необхо димую информацию. Люди обычно не читают вебстраницы от начала до конца, как книги, а переходят из одного места в другое, быстро просматривая нуж ную информацию.

WOM_ch_13.PM6

292

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 13

Создание веб-страниц и блогов

293

При помощи W ord можно создавать вебстраницы, которые и выглядят, и функционируют на должном уровне. Для этого просто потребуется затратить чуть больше времени на планирование и изучение некоторых приемов веб дизайна (рис. 133). В следующих нескольких разделах рассказывается о том, как превратить пустой документ в вебстраницу, разместить на ней элемен ты при помощи таблиц и создать ссылки, ведущие на другие страницы того же вебсайта. Кроме того, вы узнаете, как сохранить файл вебстраницы в качестве шаблона, чтобы облегчить создание других страниц.

Рис. 13-3. Не с тоит сомневаться в том, что при помощи W ord 2007 можно создавать привлекательные веб-страницы. Просто взгляните на этот рисунок. Впро чем, это не значит, что Word можно считать основным инс трументом профессионального веб-дизайнера. Для этого лучше подойду т специализированные прило жения, такие как A dobe Dreamweaver или Microsoft Front Page

Эффективная работа: Серьезные инструменты для веб-дизайна Если вы планируете много работать над вебстраницами, то приобретите программу, предназначенную специально для создания вебстраниц и их переноса на вебсайт. Одна из наиболее популярных программ такого рода — Adobe Dreamweaver; однако стоит она около 400 долларов. Приложение Microsoft FrontPage входит в состав некоторых пакетов Office, а отдельно стоит меньше 200 долларов, в два раза дешевле, чем Dreamweaver. Еще одна популярная программа — Homesite; ее можно скачать с некоторых вебсайтов, например, www.download.com. Она имеет бесплатный испытатель ный срок, по истечении которого можете купить ее за 100$. Есть и полнос тью бесплатные программы, например, MoreMotion W eb Express.

WOM_ch_13.PM6

293

29.04.2008, 15:15

294

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Создание веб-страницы Представьте, что вы создаете новый вебсайт, посвященный роману «Исто рия о двух городах». Вы хотите разместить на сайте информацию о книге, об авторе и об описываемых исторических событиях. Большинство вебсайтов состоит из нескольких страниц, содержащих различные сведения. Т аким образом уменьшается объем страниц и облегчается поиск нужной информа ции. На сайте всегда есть домашняя страница, приветствующая посетителей и предоставляющая ссылки на все остальные страницы. Поэтому сначала вы создадите документ W ord, который станет домашней страницей. 1. Откройте новый документ Word и переключитесь в режим просмотра вебдо кумента: выполните команду Вид | Режимы просмотра документа | Веб документ (View | Document Views | W eb Layout) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Работая над страницей, лучше видеть ее такой, какой она будет в обозревате ле. В режиме Вебдокумент (Web Layout) не отображаются поля страниц, так как документ предназначен не для вывода на печать. При работе с этим доку ментом границами будут края экрана. СОВЕТ Можно быс тро переключать режимы просмотра при помощи кнопок, расположенных в правом нижнем уг лу окна W ord. Чтобы переключиться в режим Веб-документ (Web Layout), щелкните на средней кнопк е (кнопка с изображ ением глобуса).

2. Нажмите комбинацию клавиш +, (+, ), чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа (Save As). Дайте документу имя index.htm. Обычно домашней странице сайта дают имя index.htm. СОВЕТ Можно создать новую папк у, в которой будут храниться все веб-с траницы и папки веб-сайта. Чтобы сделать это, щелкните на кнопк е с изображ ением папки со звездочк ой, распо ложенной в правом верхнем уг лу диалогового окна. Создав папк у, дваж ды щелкните на ней, чтобы открыть и со хранить в ней док умент index.thm.

3. В раскрывающемся списке Тип файла (Save as type), расположенном в ниж ней части окна, выберите Вебстраница (Web Page), после чего щелкните на кнопке Сохранить (Save). Как объяснялось на стр. 291, можно использовать один из трех вариантов со хранения файлов HTML. Пока работаете над страницей, используйте вариант сохранения Вебстраница (Web Page).

Создание таблицы для компоновки элементов стпаницы Вебдизайнеры используют таблицы для размещения текста и рисунков на стра нице. Поместив текст в ячейку таблицы, можно контролировать длину строки. Ячейки можно использовать также для размещения рисунков рядом с соответству ющим текстом. 1. Выполните команду Вставка | Таблица (Insert | Table) или нажмите комбина цию клавиш +, (+, ). Создайте таблицу с тремя стро ками и тремя столбцами.

WOM_ch_13.PM6

294

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 13

Создание веб-страниц и блогов

Если вам требуется напоминание о том, как создавать таблицы в W ратитесь к гл. 10.

295 ord, об

2. При наведении указателя мыши на таблицу в левом верхнем углу появля ется кнопка. Щелкните на этой кнопке, чтобы выделить всю таблицу . Вы берите команду Работа с таблицами | Конструктор | Стили таблиц | Гра ницы | Нет границы (Table Tools | Design | T able Styles | Borders | No Border). Если на вебстранице будут видны границы ячеек, это будет выглядеть некра сиво. Но если скрыть границы, при просмотре даже не будет понятно, есть ли там таблица. С другой стороны, при работе с вебстраницей неплохо было бы иметь какие то указания на то, где находятся ячейки. 3. Выберите команду Работа с таблицами | Конструктор | Стили таблиц | Границы | Отобразить сетку (Table Tools | Design | T able Styles | Borders | View Gridlines). В окне документа Word появятся пунктирные линии. Посетители вебстрани цы не будут видеть эти линии при просмотре страницы в обозревателе. 4. Примените к таблице заливку , воспользовавшись инструментами из группы Работа с таблицами | Конструктор | Стили таблиц (Table Tools | Design | Table Styles). Когда выделена таблица, в правой части ленты появляется контекстная вкладка Работа с таблицами (Table Tools) (рис. 134), содержащая две других вкладки, при помощи которых можно изменять внешний вид таблиц. На вкладке Конст руктор (Design) можно выбрать стили таблиц, использующие различные цвета.

Рис. 13-4. Стили таблиц W ord позво ляют автоматически форматировать таблицы и применять заливк у фона. В этом примере цвет изменен для верхней с троки и левого столбца. Верхняя строка будет содержать заголовок страницы, а левый с толбец — кнопки навигации, ведущие на другие с траницы

5. В группе Параметры стилей таблиц (Table Style Options) установите флаж ки Строка заголовка (Header Row) и Первый столбец (First Column). Осталь ные флажки должны быть сняты. Word изменит цвет верхней строки, которая будет содержать заголовок, и ле вый столбец, в который вы поместите кнопки для перехода по страницам. 6. Выберите стиль таблицы, наиболее подходящий для страницы. Прокрутите список стилей таблиц или щелкните на кнопке в правом ниж нем углу этого списка, чтобы можно было увидеть несколько стилей сра

WOM_ch_13.PM6

295

29.04.2008, 15:15

296

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

зу. Если задержать указатель мыши над стилем, таблица временно изменится так, как если бы к ней был применен этот стиль. 7. Выполните команду Разметка страницы | Темы | Темы (Page Layout | Themes | Themes), чтобы выбрать тему , определяющую цвет и шрифт , используемые в документе. Также можно воспользоваться комбинацией клавиш +, (+

, ). На палитре Темы (Themes) представлено много тем, позволяющих применить к документу различные комбинации цветов. Выберите цвет , который подой дет для вашей вебстраницы и, как вы считаете, понравится посетителям. Выбирая тему для документа, вы определяете, какой набор цветов и шрифтов будет использоваться. Эти цвета появятся в верхней части всех палитр и будут применяться к рисункам и заголовкам. СОВЕТ Можно выбирать любые цвета и без испо льзования тем, однак о темы позволяют быс тро подобрать к омбинацию х орошо со четающихся цветов.

8. Выберите для вебстраницы цвет фона, выполнив команду Разметка страни цы | Фон страницы | Цвет страницы (Page Layout | Page Background | Page Color). Пришла пора воспользоваться темой, выбрав один ее из цветов в качестве фо нового цвета страницы. Т екст на этой странице будет довольно мелким, по этому выберите цвет так, чтобы он не затруднял чтение. Если страница имеет светлый фон, сделайте текст черным. Если страница имеет темный фон, выбе рите для текста белый цвет . 9. Выделите таблицу, щелкнув на кнопке в левом верхнем углу страницы, а затем нажмите комбинацию клавиш +, (+, ), чтобы выров нять таблицу по центру страницы. Содержимое вебстраниц обычно выравнивается либо по левому краю, либо по центру страницы. Выровняв таблицу по центру, можно минимизировать пустое пространство и получить равные промежутки по обеим сторонам от текста. 10. Выделите все три ячейки в верхней строке. Затем выберите команду Работа с таблицами | Макет | Объединить | Объединить ячейки (Table Tools | Layout | Merge | Merge Cells), чтобы получить в верхней строке одну большую ячейку . Эта объединенная ячейка будет содержать заголовок, идентифицирующий все страницы вебсайта. Обычно все страницы имеют общий заголовок. Так пользо ватели смогут понять, что они все еще находятся на сайте, и будут знать, кто ответственен за информацию, которую они просматривают . 11. Введите заголовок. Например, «История о двух городах». Введенный текст будет слишком мелким для заголовка, так что воспользуйтесь командой Размер шрифта (Font Size) или комбинацией клавиш +, (+, ), чтобы увеличить размер до 36 пунктов. Выровняйте заголовок по центру ячейки, нажав комбинацию клавиш +, (+, ). Если необходимо, измените также цвет текста. Выполните команду Главная | Шрифт | Цвет текста (Home | Font | Font Color) и выбери те цвет, контрастирующий с фоновым цветом ячеек.

WOM_ch_13.PM6

296

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 13

Создание веб-страниц и блогов

297

Добавление панели навигации Чтобы посетителям было удобно работать с сайтом, добавь те на каждую страни цу средства навигации. На большинстве сайтов панель навигации находится либо слева, либо сверху. Сейчас вы создадите панель навигации в левой части страни цы (рис. 135). 1. Выделите две нижних ячейки в первом столбце и нажмите комбинацию клавиш +, (+, ), чтобы объединить их. Оставив ячейки выде ленными, выберите команду Главная | Абзац | По центру (Home | Paragraph | Center). Введите текст, дающий представление о том, какая информация содержится на других страницах: «Г лавная», «История», «Г лавные герои», «Французская рево люция», «Биография Диккенса», «Вопросы и ответы», «Контакты». Используйте кнопку Межстрочный интервал (Line Spacing), чтобы увеличить расстояние между словами. Рекомендуем установить значение 2,5 или 3,0 линии.

Рис. 13-5. После добавления заголовка и панели навигации док умент начинает походить на веб-с траницу

2. Выделите второй элемент панели навигации («История») и воспользуйтесь командой Вставка | Ссылки | Гиперссылка (Insert | Links | Hyperlink) или комбинацией клавиш +, (+, ), чтобы открыть диало говое окно Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink) (рис. 136). Страница, на которую будет вести эта ссылка, пока не существует , так что ее нужно создать. 3. В левой части открывшегося диалогового окна щелкните на кнопке новым документом (Create New Document). В поле Имя нового документа (Name of new document) введите история.htm. В нижней части окна установите пе реключатель позже (Edit the new document later), после чего щелкните OK.

WOM_ch_13.PM6

297

29.04.2008, 15:15

298

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

(Пока мы не будем заполнять страницу история.htm информацией.) Когда вы закроете диалоговое окно, W ord создаст пустой файл HTML с именем история.htm, а в документ будет вставлена ссылка на этот файл, представлен ная словом «История». Заметь те, что слово «История» стало подчеркнутым и поменяло цвет, что говорит о том, что это не просто текст , а ссылка. СОВЕТ Если вам не нравится новый формат тек ста, мо жете изменить его при помощи с тандартных инс трументов из группы Главная | Шрифт (Home | Font).

4. Повторите предыдущий шаг, чтобы создать ссылки для остальных элементов панели навигации. Слово «Главная» будет ссылкой на страницу, которая сейчас открыта. Поэтому в левой части диалогового окна Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink) щел кните на кнопке файлом, вебстраницей (Existing File or W eb Page), а не новым документом (Create New Document). Затем в поле Адрес (Address) введите имя файла index.htm.

Рис. 13-6. Диалоговое окно Вставка гиперссылки позво ляет вс тавлять ссылки на документы, размещенные в Интернете или хранящиеся на локальном к омпьютере. Можно даже создавать ссылки, ведущие к различным час тям тек ущей веб-с траницы

Добавление информации об авторе Вебдизайнеры часто помещают в нижнюю часть каждой вебстраницы стандар тные сведения, такие как год создания, информация об авторе, контактные дан ные, а иногда также название компании, разработавшей сайт . Область под заголовком и справа от панели навигации разделена на четыре ячейки. Сейчас вы измените две нижние ячейки, превратив их в строку с инфор мацией об авторе вебстраницы. В конце концов, нужно сообщить миру о том, кто автор работы, и заявить о своих правах на интеллектуальную собственность. 1. Перетащите вниз горизонтальную линию сетки, расположенную над двумя нижними ячейками таблицы. Выделите эти две ячейки и нажмите комбинацию клавиш +, (+, ), чтобы объединить их. Высота полученной ячейки должна быть достаточной, чтобы вместить две стро ки текста. 2. Введите информацию об авторе: «© Чарльз Диккенс, 2007». Нажмите , чтобы перейти на новую строку , и введите следующий текст: «Вебдизайн: Pickwick Productions».

WOM_ch_13.PM6

298

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 13

Создание веб-страниц и блогов

299

Функция автотекста (стр. 58) позволяет вставить символ копирайта, введя ан глийскую букву «с» в скобках: (с). После нажатия пробела эта комбинация сим волов превратится в знак ©. Если резуль тат вас не устраивает , отмените авто замену, нажав комбинацию клавиш +. Желательно, чтобы люди могли найти эту информацию, если она им интерес на, но она не должна отвлекать от основного текста. 3. Выделите введенный текст и уменьшите размер шрифта до 8 или 9 пунктов. Эта строка будет выглядеть лучше, если ее выровнять по центру ячейки. Для этого, пока текст выделен, нажмите комбинацию клавиш +, (+, ).

Сохранение страницы в качестве шаблона Из созданной страницы получится отличный шаблон для остальных вебстраниц. Страница почти пустая, но имеет заголовок, панель навигации и информацию об авторе — все эти элементы нужны на каждой странице сайта (рис. 137). Сейчас самое время сохранить страницу , чтобы использовать ее как шаблон при созда нии остальных страниц.

Рис. 13-7. Хорошие веб-сайты имеют последовательный дизайн и у добную систему навигации. Чтобы обеспечить это, просто создайте шаблон, включающий элементы, общие для всех страниц, такие как заго ловок, панель навигации, к онтактная информация или сведения об авторе

1. Выполните команду Office | Сохранить (Office | Save) или щелкните на знач ке Сохранить (Save) на панели быстрого доступа. При работе следует придерживаться правила «сохраняй рано, сохраняй час то», чтобы не потерять всю свою работу изза какогонибудь сбоя или отклю

WOM_ch_13.PM6

299

29.04.2008, 15:15

300

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

чения питания. Сейчас вы сохраните документ как шаблон, который будет основой для остальных страниц. 2. Выполните команду Сохранить как (Save As). Сохраните страницу под новым именем, например, dickens template.htm. Чтобы не испортить шаблон, закройте его, прежде чем продолжите работу . Когда надо будет воспользоваться шаблоном, откройте файл dickens template.htm и сразу же выполните команду Сохранить как (Save As), чтобы сохранить файл под новым именем. После выполнения этой команды W ord откроет новый доку мент, а файл шаблона закроется и не будет изменяться.

Добавление на веб-страницу текста и рисунков Вернитесь к работе над домашней страницей. Чтобы открыть эту страницу , щел кните на кнопке Office и в списке Последние документы (Recent Documents) выберите файл index.htm. Работать с документом HTML можно так же, как и с любым другим документом Word. Можно вводить текст в ячейки таблицы и использовать любые команды форматирования, применимые к тексту и таблицам. Если требу ется изменить размер ячеек, просто перемещайте линии сетки. (Подробно о ра боте с таблицами рассказывается в главе 8.) Рисунки — еще одна важная составляющая любого вебсайта. Если одно и то же сообщение можно передать словами или рисунком, выбирайте рисунок. Можно вставить изображение из файла, выполнив команду Вставка | Иллюстрации | Рисунок (Insert | Illustrations | Picture), а можно выбрать клип из коллекции, хра нящейся на локальном компьютере или в Интернете (гл. 11). ПРИМЕЧАНИЕ Важно всегда уважать авторские права. Не следует к опировать фотографии, рисунки или текст с других веб-страниц и использовать в своей работе, если на то нет разрешения автора.

Рис. 13-8. Таким может быть результат работы над страницей, если ввести текст и добавить портрет Дикк енса

WOM_ch_13.PM6

300

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 13

Создание веб-страниц и блогов

301

Закончив работу над этой страницей, сохраните и закройте ее. Выполните команду Office | Закрыть (Office | Close) и щелкните на кнопке Да (Yes), если появится окно с вопросом о том, нужно ли сохранить файл. Г отовая страница будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 138.

Эффективная работа: Публикация страниц в Интернете Следующий шаг после создания вебстраниц — их перемещение на сайт в Интернете, чтобы весь мир мог восхищаться вашей работой. Публикация сайтов находится вне компетенции Word и не рассматривается в этой кни ге, но информацию по этой теме легко найти. Несложно найти бесплатное вебпространство, в котором можно создать свой небольшой сайт. Проконсультируйтесь в компании, предоставляющей вам доступ в Интернет. Часто такие компании предоставляют также ящики электронной почты и пространство для вебсайтов.

Советы по веб-дизайну Далеко не каждый, у кого есть перо, может писать так, как Чарльз Диккенс. Т о же самое справедливо и для вебдизайна. Иметь инструменты для создания вебстраниц и уметь создавать привлекательные страницы — это совершен но разные вещи. Приведем некоторые советы, которые помогут вам овладеть мастерством вебдизайна: 

Размещайте элементы на вебстранице при помощи таблиц. Таблицы — многоцелевой инструмент, используемый большинством вебдизайнеров для организации текста, рисунков и других элементов вебстраницы. Помещая текст в ячейки таблицы, можно контролировать длину строк и размещать важные рисунки рядом с текстом.



Старайтесь не добавлять строк текста, содержащих более 50 символов . Если за этим не следить, строки в W ord могут получаться очень длинными. Длинные строки сложно читать. Большинство читателей даже не пытаются прочитать текст, который выглядит сложным для чтения, но если и начинают читать, то скоро бросают, если это трудно.



Облегчайте чтение текста . Текст на экране читать сложнее, чем на распе чатанной странице, поэтому важно облегчать чтение, насколько это возмож но. Если для печатных страниц подходит размер шрифта 10 пунктов, то для вебстраниц лучше использовать шрифт размером 11 или 12 пунктов.



Избегайте нагромождения элементов . Распространенная ошибка начи нающих вебдизайнеров — чрезмерное заполнение страницы различны ми элементами. Одним из преимуществ вебдизайна является то, что мож но легко расширяться и осваивать новое пространство. Поэтому лучше не помещать слишком много элементов на одну страницу , а добавить новую. Распределяя информацию по страницам, можно быть уверенными в том, что посетители не пропустят наиболее важные заголовки и рисунки.



Используйте распространенные шрифты, такие как Arial, Helvetica, Verdana, Times и Times Roman . Неизвестно, какие шрифты имеются на ком

WOM_ch_13.PM6

301

29.04.2008, 15:15

302

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

пьютерах посетителей. Если нет шрифтов, выбранных для вебстраницы, эта страница будет выглядеть не так, как задумывалось. Однако на боль шинстве компьютеров установлены некоторые стандартные шрифты, в том числе и перечисленные выше. 

Используйте темы W ord для выбора сочетающихся цветов . Т емы Word 2007 — замечательный инструмент для вебдизайна. Выбрав тему, мож но быть уверенным в том, что цвета фона, текста, заголовков и рисунков хо рошо сочетаются друг с другом.



Используйте заголовки, надписи и небольшие фрагменты текста для привлечения внимания посетителей . Вебстраницы — это не романы. Ог раничьте объем текста на страницах и используйте заголовки, надписи и другие элементы для привлечения внимания читателей к основному тексту .



Используйте на всех страницах общую систему навигации . Если сайт состоит из нескольких вебстраниц, посетителям будет гораздо удобнее пере ходить по ним при помощи единой и последовательной системы навигации. Поместите панель навигации в верхнюю или левую часть страницы, чтобы пользователи могли сразу найти ее.



Передавайте информацию при помощи графических элементов . Люди не читают вебстраницы так, как читают книги. Решение о том, стоит ли тра тить драгоценное время на изучение вебстраницы, принимается очень быст ро. Если информация передается посредством рисунка или фотографии, по сетитель воспримет ее гораздо быстрее, чем если бы она была представлена в текстовом виде. Привлеките внимание посетителей при помощи графики, а затем укрепите свои позиции при помощи заголовков и цитат из текста.



Помните, что гиперссылки не обязаны быть синими и подчеркнуты ми. Стандарт для гиперссылок — синий подчеркнутый текст. Для большинства вебстраниц с хорошим дизайном такой вариант не подходит. Создайте соб ственный дизайн ссылок. Для этого можно использовать любые средства фор матирования текста, имеющиеся на ленте. Подобрав для ссылок подходящий формат, можно сохранить его как стиль и применять ко всем гиперссылкам. Чтобы создать новый стиль, выделите отформатированный текст и выполни те команду Главная | Стили | Сохранить выделенный фрагмент как но вый экспрессстиль (Home | Styles | Save as New Quick Style).

Работа с блогами в Word Блоги ураганом ворвались в мир передачи информации. Блог (сокращение от «веб лог») — это просто журнал или дневник в форме вебстраниц. Ранее неизвестное слово «блог» стало очень популярным, и от него стали появляться производные. Люди даже говорят о блогосфере, называя так сообщество, основанное на блогах, в кото ром информация распространяется быстро, вызывая обсуждения и споры. Блоги обычно посвящены определенной теме, но так как имеют формат от крытого форума, то могут содержать абсолютно любые мнения и идеи. Блог ре портера, освещающего судебные заседания, может содержать ежечасные отчеты из зала суда. Блог программиста из команды разработки W ord 2007 может быть посвящен обсуждению новых функций, добавляемых в приложение, и может об новляться раз в несколько недель. Замечания и комментарии обычно отобра

WOM_ch_13.PM6

302

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 13

Создание веб-страниц и блогов

303

жаются в обратном хронологическом порядке, т.е. самые свежие записи на ходятся в верхней части страницы (рис. 139). Часто посетители блога име ют возможность оставлять собственные комментарии и вопросы. Большин ство блогов состоят в основном из текста, но можно размещать также фото графии, звуковые файлы и видеоклипы. В Word 2007 имеются простые в использовании средства, позволяющие со здавать сообщения для блогов и публиковать их на таких сайтах, как Google Blogger или Microsoft Live Spaces.

Управление учетными записями блогов Чтобы стать блоггером, нужно иметь учетную запись для работы с блогами на какомнибудь из сайтов Интернете. Не торопитесь идти за бумажником, про странство для блога можно получить и бесплатно. Если в блогах вы новичок, зайдите на сайт www.blogger.com или http://spaces.live.com или поищите другие бесплатные сайты блогов. Чтобы создать учетную запись, потребуется имя пользователя и пароль. Имя и пароль нужно будет указывать каждый раз, ког да в блоге публикуется новое сообщение, чтобы никто не мог хозяйничать в вашем блоге без вашего ведома. После создания учетной записи нужно указать в W ord имя и пароль. Когда вы захотите опубликовать в блоге новое сообщение, Word автоматически соединит ся с сайтом блогов, предоставит учетные данные и отправит сообщение.

Рис. 13-9. Блоги можно найти по всему Интернет у. Журналисты часто публикуют блоги на веб-сайтах своих к омпаний. Для обычных по льзователей дос тупны такие сайты, как Google Blogger и Microsof t Live Spaces

WOM_ch_13.PM6

303

29.04.2008, 15:15

304

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Чтобы указать в W ord сведения о своей учетной записи для работы с бло гом, выполните следующее: 1. Выполните команду Office | Создать | Новая запись блога New Blog Post).

(Office | New |

Откроется новое окно, и вы увидите упрощенную среду Word для работы с бло гом (рис. 1310). На ленте вместо вкладки Главная (Home) появится вкладка Запись блога (Blog Post), предоставляющая как обычные команды, такие как копирование и вставка, так и команды для публикации записей и управления учетными записями. 2. Выполните команду Запись блога | Блог | Учетные записи (Blog Post | Blog | Manage Accounts), чтобы открыть диалоговое окно Учетные записи блога (Blog Accounts). Диалоговое окно Учетные записи блога (Blog Accounts) позволяет добавлять и удалять учетные записи для различных служб блогов, изменять их парамет ры, такие как пароль.

Рис. 13-10. Чтобы начать работ у с блогом в W ord, выполните команду Office | Создать | Новая запись блога , и увидите упрощенную рабо чую среду. Т ак как блоги — это относительно прос тые тек стовые ж урналы, то дос тупные инс трументы ограничены некоторыми базовыми к омандами форматирования и кнопками для публикации записей

3. Щелкните на кнопке Создать (New), расположенной в левом верхнем углу диалогового окна Учетные записи блога (Blog Accounts), чтобы открыть диалоговое окно Создание учетной записи блога (New Blog Account) (рис. 1311).

WOM_ch_13.PM6

304

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 13

Создание веб-страниц и блогов

305

В раскрывающемся списке Блог (Blog) выберите поставщика блога. Если нужный поставщик в списке не указан, выберите вариант Другой (Other). Выбрав поставщика, щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующему этапу .

Рис. 13-11. Учетные записи блогов дово льно прос ты. В W ord у же указаны параметры для некоторых распрос траненных слу жб блогов. Если ну жный вам пос тавщик не указан в списке, выберите вариант Другой и укажите веб-адрес слу жбы и другие сведения, это несложно

4. Введите имя пользователя и пароль в соответствующие текстовые поля (рис. 1312). Введите требуемые сведения. Если вы работаете на компьютере, доступ к ко торому имеют другие люди, и вы доверяете этим людям, можете установить фла жок Сохранить пароль (Remember Password), чтобы не пришлось вводить пароль каждый раз, когда вы хотите опубликовать запись в блоге. Щелкните OK, чтобы перейти к следующему этапу .

Рис. 13-12. Word помогает пройти этапы регис трации новой учетной записи. Самый важный этап — ввод имени пользователя и пароля, указанных на сайте блога при создании учетной записи

5. Щелкните на кнопке Параметры рисунка (Picture Options), чтобы открыть одноименное диалоговое окно и выбрать поставщика рисунков из списка. Если вы не собираетесь публиковать в блоге рисунки, оставь те выбранным вариант Нет — не загружать рисунки (None — Don’t upload pictures). В противном случае необходимо указать, куда W ord будет отправлять рисунки, чтобы они по являлись в блоге. Если для блога используется узел SharePoint, выберите вари ант Блог SharePoint (SharePoint blog). W ord будет отправлять файлы рисунков на узел SharePoint и создавать ссылки на них на страницах блога. Для других сай тов блогов выбирайте вариант Мой провайдер блогов (My blog provider), если такой вариант имеется в списке. Немного сложнее, если ни один из этих вариантов в списке не указан. Если у вас уже есть вебсайт, на котором можно размещать рисунки, выберите ва риант Мой сервер (My own server). В диалоговом окне Параметры рисунка

WOM_ch_13.PM6

305

29.04.2008, 15:15

306

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

(Picture Options) появится два новых текстовых поля. В поле URLадрес для загрузки (Upload URL) введите Интернетадрес, используемый для загрузки рисунков. В поле Исходный URLадрес (Source URL) введите адрес, исполь зуемый для просмотра рисунков. Если ни один из перечисленных вариантов вам не подходит, можете публиковать рисунки в блоге вручную, используя веб обозреватель и средства, предоставляемые блогом. Выбрав вариант, щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры рисунка (Picture Options). ПРИМЕЧАНИЕ Средства для управления с рисунками при работе с блогами в W ord еще далеки от совершенс тва. Наверняка, в бу дущем Microsof t у лучшит их, а попу лярные сайты блогов добавят поддержк у W ord 2007.

6. В диалоговом окне Выбор блога (Choose a Blog) выберите блог , который хо тите использовать. После ввода информации об учетной записи блога откроется диалоговое окно, отображающее заголовки ваших блогов. Выберите в раскрывающемся списке блог, с которым хотите работать, и щелкните OK. 7. Проверьте, успешно ли прошла регистрация. Для регистрации новой учетной записи при помощи W ord нужно просто ука зать имя пользователя, пароль и другие сведения, необходимые W ord для свя зи со службой блогов. В конце этого процесса W ord проверяет, принимает ли служба блогов указанное имя пользователя и пароль. Если все в порядке, по явится сообщение об успешной регистрации учетной записи. Щелкните OK и можете приступать к публикации записей в блоге.

Публикация записей в блоге По сравнению с созданием учетной записи на сайте провайдера блогов и ее ре гистрации в Word, публикация записей в блоге очень проста. Для этого достаточ но ввести в документ текст и щелкнуть на кнопке Запись блога | Блог | Опубли ковать (Blog Post | Blog | Publish) или нажать комбинацию клавиш +, (+,

). Кнопка Публикация (Publish) открывает меню с двумя коман дами (рис. 1313). Можно щелкнуть на верхней части кнопки, чтобы сразу опуб ликовать запись в блоге. Если выбрать команду Опубликовать как черновик (Publish as Draft), Word загрузит запись в закрытую область сайта блогов, где она будет храниться, пока не будет отредактирована и опубликована.

Рис. 13-13. Щелкните на кнопке Опубликовать, чтобы опубликовать документ как запись в блоге. Щелкните на кнопке Домашняя страница, чтобы открыть блог в веб-обозревателе. Кнопка Открыть позво ляет открыть предыдущие записи блога для редак тирования

WOM_ch_13.PM6

306

29.04.2008, 15:15

ГЛАВА 13

Создание веб-страниц и блогов

307

Настройка параметров веб-документа Одним из печальных фактов жизни в Интернете является то, что пользовате ли имеют очень разнообразные средства, включая компьютеры, мониторы и обозреватели. Даже если некоторые посетители имеют одинаковые компь ютеры и обозреватели, они, скорее всего, настроены поразному. Итог такой: никогда нельзя знать точно, как страница будет выглядеть на чьемто компь ютере. Однако можно сделать некоторые предположения о том, какими ин струментами будут пользоваться посетители. Подумайте, какой обозреватель, вероятнее всего, будет использоваться — новый или старый? Экран какого размера имеют посетители? Ответив на эти вопросы, измените параметры Word так, чтобы создаваемые вебстраницы подходили для просмотра при помощи инструментов, имеющихся у предполагаемых посетителей. Эти параметры можно найти в диалоговом окне Параметры W ord (Word Options). Откройте это окно, щелкнув на кнопке Office, а затем на кнопке Пара метры W ord (Word Options), выберите раздел Дополнительно (Advanced) и прокрутите список вниз. Щелкните на кнопке Параметры вебдокумента (Web Options), чтобы открыть диалоговое окно Параметры вебдокумента (Web Op tions) (рис. 1314).

Рис. 13-14. Окно Параметры веб-документа позволяет указать, как будут создаваться веб-страницы в Word. Установите параметры так, чтобы они соответс твовали параметрам инструментов о жидаемых посетителей

Наиболее важными являются первые три вкладки, позволяющие указать пара метры, влияющие на работу обозревателей и компьютеров посетителей. 

Обозреватели (Browsers). В раскрывающемся списке При просмотре веб страницы будет использоваться (People who view this Web page will be using) выберите тип обозревателя, который, по вашему мнению, будет использовать большинство посетителей. Если вы считаете, что посетители будут пользоваться обозревателем Internet Explorer (который входит в состав Windows), можете выбрать вариант, в котором указан только Internet Explorer. В противном слу чае выберите один из вариантов с Internet Explorer и Navigator. Когда вы вы берете тип обозревателей, в списке Параметры (Options) будут автоматичес ки сняты или установлены некоторые флажки.



Файлы (Files). На этой вкладке можно настроить способ хранения файлов вебстраниц. Большинство страниц состоит из файла HTML и файлов изоб

WOM_ch_13.PM6

307

29.04.2008, 15:15

308

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

ражений (jpg, gif или png). Могут иметься и другие файлы, хранящие па раметры форматирования или другие технические данные. Если устано вить флажок Создавать папку для дополнительных файлов (Organize supporting files in a folder), W ord создаст папку и поместит в нее все допол нительные файлы. Если файл страницы назван dickens.htm, то папка полу чит имя dickens_files. 

Картинки (Pictures). Вебсайты с картинками могут выглядеть поразному на разных мониторах. На этой вкладке можно указать параметры «конеч ного монитора», исходя из предположения о том, какие мониторы имеет большинство посетителей. Если вы думаете, что большинство посетителей имеют новые компьютеры и ноутбуки, выберите для конечного монитора размер экрана 800х600. Сайт будет выглядеть нормально и на экранах боль шего размера, но если посетители имеют экраны меньшего размера, то им придется воспользоваться полосами прокрутки, чтобы просмотреть стра ницу целиком. Если большинство посетителей работает на компьютерах под управлением Windows, выберите для параметра Число точек на дюйм (Pixels per inch) значение 96. Если посетители используют системы Macintosh, умень шите это значение до 72.

WOM_ch_13.PM6

308

29.04.2008, 15:15

Г Л А В А

1 4

Создание бланков

Чтобы подать заявление о приеме на работу , получить водительские права или открыть счет в банке, необходимо заполнять стандартные бланки. Бланки служат для сбора информации, и, похоже, с каждым днем требуется собирать все больше и больше различных сведений. W ord может помочь и в этом. При помощи W ord можно создавать бланки, распечатывать их и передавать кому#либо в бумажном виде или распространять по электронной почте или через веб#страницы. В этой главе рассказывается, как создавать бумажные и электронные бланки, используя инструменты, уже описанные в этой книге. (Значительную роль в создании бланков играют таблицы, и если вы плохо знакомы с ними, то изу# чите сначала главу 10.) Во второй части главы рассказывается о создании элек# тронных форм при помощи элементов управления содержимым — объек# тов, вставляемых в документы W ord для сбора информации. Элементы управ# ления содержимым позволяют заполнять пробелы и защищать постоянную часть текста от изменения и удаления.

Создание бумажных бланков Бланки состоят из постоянного текста и пустых полей. К постоянному тексту относятся заголовки, надписи и инструкции по заполнению. Человек, запол# няющий бланк, вносит в пустые поля необходимые данные. Возьмем, к приме# ру, налоговую декларацию. Хотя нет , это слишком угнетающий пример… Пред# ставьте дистрибьютора журналов, создающего бланк подписки. Чтобы привлечь новых подписчиков, проводится розыгрыш автомобиля. Бланк подписки имеет две основных части: постоянный текст и пустые поля, в которые подписчик должен внести информацию (рис. 14#1). Кроме того, необходимо добавить поля, в которых можно ставить галочки, отмечая нужные журналы. Весь бланк мож# но поместить на почтовой открытке и отправить по почте.

Использование таблиц Создавая бланк, важно обеспечить простоту его использования. Если бланк сложно заполнять, то высока вероятность того, что будут введены неполные и неверные сведения. Не экономь те время на размещении элементов бланка. Для решения этой задачи отлично подойдут таблицы. При помощи таблиц можно точно размещать надписи и пустые поля относительно друг друга,

WOM_ch_14.PM6

309

29.04.2008, 15:16

310

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

определять положение текста, рисунков и других элементов, а также форма# тировать ячейки, предоставляя визуальные подсказки. Например, ячейки с постоянным текстом можно сделать белыми, а пустые поля, которые нужно заполнить,— синими. Сейчас мы создадим бланк размером с открытку , предназначенный для полу# чения информации от подписчиков журналов, желающих участвовать в розыгрыше автомобиля (рис. 14#11). Для размещения элементов бланка воспользуемся таблицей Word.

Рис. 14-1. Таблицы — от личный инс трумент для к омпоновки э лементов бланка. Используйте отдельные ячейки для размещения пос тоянного текста и пустых полей. Чтобы было проще от личить тек ст от пус тых по лей, мо жно выбрать для ячеек разный цвет

1. Откройте пустой документ и измените размер страницы, выполнив команду Разметка страницы | Параметры страницы | Размер | Японская открыт ка (Page Layout | Page Setup | Size | Post Card). В меню Ориентация (Orientation) выберите Альбомная (Landscape). Японская открытка (Post Card) — один из стандартных вариантов, предла# гаемых в Word. Размеры такой открытки — 14,8х10 см, что хорошо подходит для отправки по почте. Как и большинство почтовых открыток, наш бланк будет иметь альбомную ориентацию. 2. Выполните команду Разметка страницы | Параметры страницы | Поля | Настраиваемые поля (Page Layout | Page Setup | Margins | Custom Margins). В открывшемся диалоговом окне на вкладке Поля (Margins) введите значение 0,6 для всех полей: верхнего, нижнего, левого и правого.

WOM_ch_14.PM6

310

29.04.2008, 15:16

Создание бланков

ГЛАВА 14

311

Значения, предлагаемые по умолчанию, будут слишком большими для ма# ленькой открытки. 3. Сохраните документ под именем

form_subscription.docx.

Конечно, вы можете назвать документ, как вам захочется. Рекомендуем исполь# зовать слово form или бланк, чтобы в дальнейшем по имени можно было сра# зу понять, что это за документ . 4. Выполните команду Вставка | Таблицы | Таблица | Вставить таблицу (Insert | Tables | T able | Insert T able), чтобы открыть диалоговое окно Вставка табли цы (Insert Table). В поле Число столбцов (Number of columns) введите 4, а в поле Число строк (Number of rows) 16 и щелкните OK. В документе появится таблица с четырьмя столбцами, имеющими одинаковую ширину. Позже ширину можно изменить в соответствии с длиной текста на бланке. В таблице легко отделить пустые поля от постоянного текста, помес# тив эти элементы в разные ячейки и сделав разным цвет фона. 5. Выделите таблицу. Удалите границы ячеек и включите линии сетки. На этом шаге выполняется базовое форматирование всей таблицы. Чтобы вы# делить таблицу целиком, поместите указатель мыши над таблицей и щелкни# те на кнопке, появившейся в левом верхнем углу . Если оставить границы ячеек видимыми, бланк будет выглядеть слишком загру# женным. Удалите границы, воспользовавшись комбинацией клавиш +, (+, ). Однако полезно будет видеть непечатаемые линии, облегчающие работу над формой, поэтому включите линии сетки. СОВЕТ Линии сетки можно включать и отключать в любое время, испо льзуя кнопку Отобразить сетк у (View Gridlines), распо ложенную в левой части вкладки Работа с таблицами | Макет (Table Tools | Layout), или комбинацию клавиш +, (+, ).

6. Выделите четыре ячейки в первой строке и объедините их, чтобы создать одну ячейку, выполнив команду Работа с таблицами | Макет | Объединить | Объе динить ячейки (Table Tools | Layout | Merge | Merge Cells) или нажав комбина# цию клавиш +, (+, ). Введите в первой строке слово «Имя». На этом шаге мы подготовили поле «Имя» для бланка. Первая строка содержит постоянный текст «Имя», а вторая строка будет пустым полем, в которое люди будут вписывать свое имя. 7. Таким же образом выделите и объедините ячейки во второй строке, после чего выберите для получившейся ячейки светло#синий цвет фона. В результате получится что#то похожее на рис. 14#2. Повторите шаги 6 и 7 для третьей и четвертой строки, чтобы создать поле для адреса. Объедините ячейки и введите в третьей строке слово «Адрес». Для чет# вертой строки выберите тот же цвет фона. 8. Щелкните внутри ячейки в третьем столбце пятой строки и нажмите комби# нацию клавиш +, (+,

), чтобы открыть диалоговое окно Разбиение ячеек (Split Cells). В поле Число столбцов (Number of columns) введите 2 и щелкните OK.

WOM_ch_14.PM6

311

29.04.2008, 15:16

312

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Эту ячейку мы разделили на две, чтобы можно было ввести больше элементов.

Рис. 14-2. Каждое поле в этом бланке имеет подпись, объясняющую, какими сведениями нужно запо лнить пус тые по ля

9. В пятой строке в первой, третьей и пятой ячейках введите слова «Г ород», «Об# ласть» и «Почтовый индекс», соответственно. Пустые ячейки будут разделять эти надписи и облегчат заполнение бланка. 10. Создайте под ячейками «Город», «Область» и «Почтовый индекс» пустые поля, в которые подписчики будут вносить свои сведения. Разделите ячейку в третьем столбце. Измените цвет фона первой, третьей и пя# той ячеек под надписями. Сделайте ширину столбца такой, чтобы для всех полей было достаточно места (рис. 14#3).

Рис. 14-3. Чтобы изменить ширину ячеек, выделите обе с троки и перетащите вертикальную линию сетки. Ширину с толбцов мо жно изменять независимо друг от друга

11. В строках 8#14 создайте семь полей с названиями журналов, на которые мож# но подписаться. В первом столбце введите названия журналов. Во втором столбце введите срок подписки. Третий столбец будет служить полем, в котором можно поставить галочку, поэтому сделайте этот столбец светло#синим. Добавьте границы вок# руг полей, в которых будут ставиться галочки, чтобы подписчикам было про# ще понять, что делать с этими полями.

WOM_ch_14.PM6

312

29.04.2008, 15:16

ГЛАВА 14

Создание бланков

313

12. Выделите строки с названиями журналов, сроком подписки и полями для га# лочек, а затем измените ширину столбцов (рис. 14#4). Перетащите вертикальные линии сетки так, чтобы названия журналов нахо# дились на одной линии. Можете также уменьшить ширину столбца с полями для галочек, чтобы они были квадратными, а не прямоугольными. 13. В нижней строке введите «Хотите выиграть автомобиль?», а затем создайте такое же поле для галочки, как в строках с названиями журналов.

Рис. 14-4. Кроме полей для внесения адреса, на бланк е имеются поля, в которых можно ставить галочки рядом с названиями ж урналов, на которые оформляется подписка. Если требуется, испо льзуйте инс трументы Ластик и Нарисовать таблицу , чтобы изменить границы вокруг этих по лей

14. Выделите и объедините ячейки в правом нижнем углу бланка и создайте боль# шую надпись, привлекающую подписчиков. Введите сообщение, которое, по вашему мнению, привлечет подписчиков. Сделай# те текст сообщения большим (14#18 пунктов) и жирным (Главная | Шрифт | По лужирный), чтобы он занимал все пустое пространство, и, если хотите, из# мените цвет . Выровняйте текст по центру ячейки, как по вертикали, так и по горизонтали, воспользовавшись командой Работа с таблицами | Макет | Выравнивание | Выровнять по центру (Table Tools | Layout | Alignment | Align Center) или комбинацией клавиш +, (+, ). Когда закончите, бланк будет похож на рис. 14#1. Подписчикам будет легко внести необходимую информацию. Т акие бланки можно распечатать в виде от# крыток и разослать по почте в конвертах или вложить в журналы или газеты.

Создание электронной формы Печатные бланки — отличная вещь, но они имеют как минимум один недостаток: рано или поздно информацию из них придется куда#то переписывать или зано# сить в базу данных. Это может занять много времени и привести к появлению ошибок. Если бы подписчики в предыдущем примере заполняли электронную форму, информацию не пришлось бы вводить повторно. Форму можно отправить по электронной почте подписчикам, чтобы они могли заполнить ее в W ord. Но при этом возникает очевидная проблема: если пользователь может вносить данные при помощи W ord, то он может также изменить форму или удалить важную информацию и возвратить бесполез#

WOM_ch_14.PM6

313

29.04.2008, 15:16

314

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

ный документ (или, что еще хуже, изменить стоимость подписки). Для реше# ния этой проблемы можно воспользоваться элементами управления содер# жимого W ord. Элементы управления содержимым позволяют заблокировать форму, чтобы ее нельзя было изменить ни случайно, ни намеренно, оставляя возможность вводить требуемую информацию. Можно создать текстовые поля и раскрывающиеся списки, чтобы пользователи могли выбирать только из предоставленных вариантов. Эле# менты управления содержимым предоставляют и другие полезные возможности, особенно, когда дело доходит до использования собранной информации. (Каж# дый элемент управления имеет собственное имя, которое другие программы мо# гут использовать для извлечения информации из формы.)

Элементы управления содержимым Microsoft предоставляет несколько типов элементов управления содержимым, каждый из которых предназначен для сбора данных в определенном формате. Приведем описание элементов управления содержимым, которые можно встав# лять в документы: 

Форматированный текст — текстовые поля, содержащие форматирован# ный текст. Хорошо подходят для ввода информации. Например, этот эле# мент управления можно вставить на бланк в качестве поля Имя. Основным преимуществом этого элемента над обычным текстовым полем (см. ниже) является то, что текст можно форматировать. Например, можно выделять отдельные слова курсивом;



Обычный текст — позволяет вводить обычный текст, используется для большинства форм. Если содержимое текстового поля необходимо фор# матировать, используйте элемент управления Форматированный текст . Содержимое элемента управления Обычный текст тоже можно форма# тировать, но все слова будут иметь одинаковый формат. Основным пре# имуществом элемента управления Обычный текст является то, что он может содержать несколько абзацев текста. В элементы управления Фор матированный текст можно вводить только один абзац;



Рисунок — может содержать рисунки различного типа: фотографии, диаграм# мы, логотипы и т.д. Например, создавая форму для внесения информации о сотруднике, можно вставить элемент управления для добавления фотографии;



Поле со списком — отображает список доступных вариантов и текстовое поле для ввода варианта, не включенного в список. Используйте этот эле# мент управления, чтобы предложить пользователям варианты выбора, оставив возможность вводить свой текст;



Раскрывающийся список — позволяет предоставлять читателям список до# ступных вариантов, аналогично раскрывающимся меню на веб#сайтах и в ком# пьютерных программах. Список вариантов ограничен, вводить собственный текст нельзя. Например, можно предоставить два варианта: да и нет. Или пред# ложить выбрать один штат из пятидесяти. Этот элемент управления исключа# ет возможность того, что пользователи допустят ошибку при вводе данных;



Дата — элемент управления#календарь, при помощи которого легко выб# рать дату в понятном для W ord формате, без ошибок и опечаток;

WOM_ch_14.PM6

314

29.04.2008, 15:16

ГЛАВА 14

Создание бланков

315



Коллекция стандартных блоков — набор готовых фрагментов, включаю# щих текст, рисунки и другие элементы, которые можно вставить в документ;



Инструменты из предыдущих версий — элементы управления и инстру# менты, используемые в предыдущих версиях W ord. Эти инструменты не име# ют тех возможностей, которые предоставляют новые элементы управления содержимым, так что избегайте их использования, если только не требуется изменить форму, созданную в предыдущей версии W ord.

Отображение вкладки Разработчик Создавая электронную форму, которой будут пользоваться другие люди, вы пре# вращаетесь из обычного пользователя Word в разработчика. Но не беспокойтесь, вам не придется изучать языки программирования или разбираться во внутрен# нем устройстве компьютера. Чтобы сделать первый шаг по пути разработчика, это не требуется. Вместо этого вы воспользуетесь тем, что Word может сделать основную часть работы за вас, а вам достаточно будет научиться пользоваться меню и кноп# ками, расположенными на ленте. Сначала мы сделаем доступными эти инструменты, добавив на ленту вкладку Разработчик (Developer). На этой вкладке находятся инструменты, позволяющие вставлять в документ элементы управления содержимым, записывать макросы, изменять код Visual Basic и работать с документами XML (см. следующую главу). Так как большинству пользователей эти инструменты не нужны, при установ# ке Word вкладка Разработчик (Developer) не отображается. Поэтому ее нужно добавить на ленту: 1. Щелкните на кнопке Office, а затем на кнопке Параметры Word (Word Options). Откроется диалоговое окно Параметры Word (Word Options), которое мож# но открыть также комбинацией клавиш +, (+, ). В ле# вой части этого окна находится несколько кнопок. Щелкните на кнопке Ос новные (Popular), если этот раздел еще не выбран. 2. Установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте (Show Developer tab in the Ribbon). Несколько флажков в верхней части окна позволяют отображать и скрывать некоторые инструменты. СОВЕТ Открыв раздел Основные (Popular), обратите внимание на тек стовое поле Имя пользователя (User name) в нижней час ти окна. В этом по ле показано имя, появляющееся в по ле Автор (A uthor) в каж дом док ументе. Здесь мо жно изменить это имя.

3. Щелкните OK, чтобы закрыть окно Параметры Word (Word Options). На ленте появится вкладка Разработчик (Developer) (рис. 14#5), содержа# щая следующие группы элементов: Код (Code), Элементы управления (Controls), XML, Защитить (Protect) и Шаблоны (Templates).

WOM_ch_14.PM6

315

29.04.2008, 15:16

316

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Кнопка перек лючения режима конструктора

Элементы управления содержимым

Вкладка Разработчик

Кнопка для открытия окна свойств элемента управления Рис. 14-5. Большинство инструментов, используемых для создания форм, нах одятся на вкладке Разработчик в группе Элементы управления. Небольшие значки в правой час ти этой группы представляют элементы управления содержимым, которые можно добавлять на формы. Кнопка Режим конструк тора дейс твует как переключатель. В режиме конструктора можно изменять параметры и свойс тва элементов управления содержимым, имеющихся в документе. Кнопка Свойства открывает окно свойс тв выделенного элемента управления (см. рис. 14-7)

Добавление на форму элементов управления содержимым Ранее в этой главе мы создали бланк, предназначенный для печати. Подписчики заполняют пустые поля на бумаге и возвращают бланк. Затем на основе получен# ной информации оформляется подписка на журналы. В этом разделе на основе бумажного бланка вы создадите электронную форму . Вы добавите элементы уп# равления содержимым и защитите форму , чтобы пользователи могли заполнять пустые поля, но не могли изменить текст бланка. Элементы управления содержи# мым позволяют легко извлекать информацию из формы Word и передавать в базу данных или какую#либо программу для дальнейшей обработки. Сначала вы вставите элементы управления содержимым во все пустые поля бланка. В поля для ввода текста будут вставлены текстовые поля, а в поля для га# лочек — раскрывающиеся списки с двумя вариантами ответа («да» и «нет»). Затем вы защитите форму от изменений.

Добавление на форму текстовых полей Текстовые поля позволяют читателям заполнять пробелы на форме. Можно огра# ничить возможные варианты ввода, используя параметры защиты (см. далее). Но сначала нужно добавить текстовое поле в документ , используя инструменты с вкладки Разработчик | Элементы управления (Developer | Controls). Чтобы начать, откройте бланк#открытку, которую создали на стр. 309#311 (или создайте ее сейчас). Если хотите, откройте любой другой бланк. Затем выполни# те следующее: 1. Щелкните во второй строке таблицы (под надписью «Имя»), после чего выпол# ните команду Разработчик | Элементы управления | Т екст (Developer | Controls | T ext), чтобы вставить элемент управления содержимым Обычный текст (рис. 14#6). Доступно два типа элементов управления, позволяющих вводить текст: Обыч ный текст, которые просто хранят символы без форматирования, и Форма

WOM_ch_14.PM6

316

29.04.2008, 15:16

ГЛАВА 14

Создание бланков

317

тированный текст , текст в которых читатели могут форматировать. В эле# ментах управления Обычный текст ко всему тексту применяется одинаковое форматирование. В нашем примере нужно просто собрать информацию, а фор# матирование не важно, поэтому мы будем использовать элементы управления Обычный текст . Из таких элементов другим программам немного проще получить информацию.

Рис. 14-6. Элемент управления содержимым выг лядит как тек стовое по ле с вкладк ой, на которой отображается имя этого э лемента. Не волнуйтесь, если поле кажется слишком маленьким. Размеры элементов управления Word автоматически изменяются в соответс твии с размерами введенного в них содержимого

2. Оставив выделенным на ленте элемент управления содержимым, выполните команду Разработчик | Элементы управления | Свойства (Developer | Controls | Properties) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Откроется диалоговое окно свойств элемента управления (рис. 14#7).

Рис. 14-7. При помощи диалогового окна Свойства элемента управления содержимым можно изменять внешний вид и поведение тек стовых полей, раскрывающихся списков и других элементов управления, добавленных на форму. Например, мо жно указать, разрешено ли вводить неск олько абзацев тек ста и мо жно ли изменять и у далять содержимое. Для различных типов э лементов управления дос тупны различные параметры (см. стр. 314)

3. В поле Название (Title) введите «Имя». В поле Тег (Tag) введите «Подписчик». Название (имя, которые вы дали элементу управления) и тег (имя, по которо# му к элементу управления обращаются программы) могут быть одинаковыми, но это не обязательно.

WOM_ch_14.PM6

317

29.04.2008, 15:16

318

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

4. Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить (Content control cannot be deleted), а остальные флажки оставь те снятыми. Пользователи, заполняющие форму, не должны иметь возможности случайно или намеренно удалить этот элемент управления, но должны иметь возмож# ность вводить текст . 5. В четвертую строку вставьте элемент управления Обычный текст, в который будет вводиться адрес, а затем настройте его свойства. Для этого элемента управления введите «Адрес» в поля Название (Title) и Тег (Tag). Установите флажки Элемент управления содержимым нельзя уда лить (Content control cannot be deleted) и Разрешить возвраты каретки (не сколько абзацев) [Allow carriage returns (multiple paragraphs)]. Установка пос# леднего флажка позволит подписчикам вводить адреса, состоящие из нескольких строк. Так же добавьте элементы управления содержимым для полей «Город», «Область» и «Почтовый индекс».

Добавление на форму раскрывающихся списков Раскрывающиеся списки предоставляют пользователям гораздо меньше свободы действий, чем текстовые поля. Единственный способ ввести информацию в такой элемент управления — выбрать один из вариантов, включенных в список. С дру# гой стороны, раскрывающиеся списки облегчают заполнение формы и избавля# ют от опечаток. Раскрывающиеся списки добавляются на форму так же, как тек# стовые поля, но, конечно, имеют другие свойства. СОВЕТ Свойства всех элементов управления содержимым Word описаны далее в этой г лаве. Чтобы вс тавить э лемент управления, выпо лните описанные здесь шаги, после чего обратитесь к описанию свойс тв на с тр. 322.

Здесь, как и выше, предполагается, что вы уже создали бланк#открытку (стр. 309#311). 1. Для каждого журнала и предложения выиграть автомобиль добавь те элемент управления содержимым Раскрывающийся список. Чтобы вставить раскрывающийся список, выберите на ленте инструмент Раз работчик | Элементы управления | Раскрывающийся список (Developer | Controls | Drop#Down List) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). После вставки списков таблица может изменить форму . Это можно исправить, изменив свойства элементов управления. 2. Откройте окно свойств раскрывающегося списка (рис. 14#8). Когда окно свойств откроется, в списке свойств будет отображаться только над# пись «Выберите элемент». Нам нужно добавить в этот список два элемента: «Да» и «Нет», чтобы пользователи могли указать, хотят ли они подписаться на оп# ределенный журнал. Каждый элемент раскрывающегося списка имеет краткое имя, отображающе# еся на экране, и значение. Значение — это данные, которые могут использо# вать программы, обрабатывающие информацию, полученную из формы.

WOM_ch_14.PM6

318

29.04.2008, 15:16

ГЛАВА 14

Создание бланков

319

Рис. 14-8. Окно свойс тв э лемента управления позво ляет определить э лементы, отображающиеся в раскрывающемся списк е. В нашем случае список бу дет содержать два элемента: Да и Нет. Если пользователь выберет ответ Да, элемент управления будет содержать значение 1, в противном случае — зна чение 0

3. В диалоговом окне свойств элемента управления щелкните на надписи Выбе рите элемент (Choose an item), а затем на кнопке Изменить (Modify). Откроется диалоговое окно Изменить вариант (Modify Choice), в котором мож# но изменить краткое имя и значение, связанное с этим элементом списка. 4. В поле Краткое имя (Display Name) введите Да, а в поле Значение (Value) введите 1. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно. Если подписчик отвечает «Да», он хочет получать журнал. В этом случае рас# крывающий список сохраняет значение 1. Так как задается числовое значение, а не просто текст «Да» или «Нет», другая программа, такая как СУБД, может вы# полнять с этими данными различные действия, например, подсчитывать, сколько журналов вам удалось продать. Теперь мы добавим в раскрывающийся список вариант ответа «Нет». Чтобы сде# лать это, нужно добавить в список свойств еще один элемент . 5. Щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы открыть диалоговое окно Доба вить вариант (Add Choice). За исключением заголовка, это окно выглядит так же, как и окно Изменить вариант (Modify Choice). В поле Краткое имя (Display Name) введите «Нет», а в поле Значение (Value) — число 0. Повторите эти действия, чтобы создать раскрывающиеся списки с варианта# ми ответов «Да» и «Нет» для остальных журналов и предложения участвовать в розыгрыше автомобиля.

Защита электронных форм Создавая форму, которой будут пользоваться другие люди, мы хотим, чтобы они могли заполнять пустые поля, внося необходимую нам информацию. Но мы не хотим, чтобы они удаляли пояснительный текст или элементы управления содер# жимым, над которыми мы так тщательно работали. Защитить документ можно несколькими способами, наиболее распространенный из которых — заблокиро#

WOM_ch_14.PM6

319

29.04.2008, 15:16

320

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

вать документ целиком, чтобы единственной оставшейся возможностью был ввод информации в элементы управления содержимым. Откройте форму, созданную в двух предыдущих упражнениях, или любой другой документ Word, который хотите защитить, а затем выполните следующее: 1. Выполните команду Разработчик | Защитить | Защитить документ | Огра ничить форматирование и редактирование (Developer | Protect | Protect Document | Restrict Formatting and Editing). В правой части окна Word появится область задач Ограничить форматиро вание и редактирование (Restrict Formatting and Editing), разделенная на три пронумерованных группы (рис. 14#9). Первая группа, называющаяся Ограни чения на форматирование (Formatting restrictions), позволяет ограничить способы, которыми пользователи могут форматировать документ . Сейчас ни# чего в этой группе не меняйте. Вторая группа, Ограничения на редактиро вание (Editing restrictions), содержит флажок и раскрывающийся список.

Рис. 14-9. Область задач Ограничить форматирование и редак тирование разделена на три секции. Первая секция позво ляет ограничить способы форматирования док умента. Вторая секция позво ляет ограничить способы изменения док умента. В третьей секции находится кнопка, нажатием к оторой мо жно включить защит у

2. Установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа (Allow only this type of editing in the document) и выберите Ввод данных в поля форм (Filling in forms) в раскрывающемся списке. Теперь пользователи смогут вводить данные в текстовые поля и выбирать ва# рианты в раскрывающихся списках, но не смогут , допустим, изменять текст и структуру таблицы.

WOM_ch_14.PM6

320

29.04.2008, 15:16

ГЛАВА 14

Создание бланков

321

3. В третьей группе щелкните на кнопке Да, включить защиту (Yes, Start Enforcing Protection), чтобы защитить документ от изменения. Появится диалоговое окно Включить защиту (Start Enforcing Protection), пре# доставляющее возможность защитить документ паролем. Если включить такую защиту, изменять параметры защиты документа сможете только вы или кто#то другой, кто знает пароль. (Защита паролем не мешает заполнять текстовые поля и использовать другие элементы управления содержимым.) 4. В нашем случае пароль не обязателен, поэтому просто щелкните OK. Область задач Ограничить форматирование и редактирование (Restrict Formatting and Editing) изменится; теперь в ней отображается одна кнопка с надписью Отключить защиту (Stop Protection). При помощи этой кнопки вы можете в любое время отключить защиту, чтобы вы могли редактировать фор# му. Пока просто закройте область задач. 5. Сохраните форму как шаблон под именем form_subscription.dotx. Для этого щелкните на кнопке Office и выберите команду Сохранить как | Шаблон Word (Save As | W ord Template). Если сохранить форму как шаблон, можно будет создавать на ее основе доку# менты, не затрагивая оригинал. Шаблоны отлично подходят для создания форм. Можно отправить каждому потенциальному подписчику новый документ для заполнения, оставив шаблон без изменений (рис. 14#10).

Рис. 14-10. Готовая электронная форма очень похожа на бумажный бланк. Разница здесь в том, что вмес то пус тых с трок с тоят элементы управления содержимым. Эти э лементы управления помогают управлять собранной информацией и позво ляют защитить форму от неж елательных изменений

WOM_ch_14.PM6

321

29.04.2008, 15:16

322

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Для опытных пользователей: Альтернатива InfoPath Если вы серьезно интересуетесь созданием форм и работой с информаци# ей, собранной с их помощью, попробуйте использовать приложение InfoPath. Это программа из семейства Microsoft Office, позволяющая создавать фор# мы для сбора данных, которые будут использоваться базами данных и дру# гими программами. InfoPath может импортировать формы, созданные в Word или Excel, и предоставляет больше возможностей по работе с формами, чем Word, так как имеет широкий набор средств, предназначенных специаль# но для создания форм и проверки полученной информации. Например, при помощи InfoPath можно создать элемент управления для ввода почтового индекса или телефонного номера, принимающий только цифры, или эле# мент управления для ввода даты рождения, в который нельзя ввести еще не наступившую дату. Кроме того, можно создавать формы, собирающие ин# формацию на веб#страницах или через электронную почту. В Office 2007 полномочия по созданию форм переданы программе InfoPath. Отчасти это сделано для того, чтобы повысить безопасность и предотвратить использование макросов и элементов управления для созда# ния вредоносных программ в W ord, Outlook и Excel.

Настройка свойств элементов управления содержимым Новые элементы управления содержимым W ord — замечательные инструменты с широкими возможностями, особенно, если использовать их совместно с функция# ми для работы с новым форматом файлов Word — XML. Для изменения внешнего вида и поведения элемента управления изменяются его свойства. Те, кто использовал язык VBA (Visual Basic for Applications) в предыдущих версиях Word, возможно, знакомы с настройкой свойств элементов управления, но и они могут удивиться, когда откро# ют окно свойств одного из новых элементов управления содержимым. Появились новые свойства, и большинство параметров не будут выглядеть знакомыми. Microsoft постепенно прекращает поддержку старых элементов управления, отчасти для обеспечения безопасности. Ранние версии VBA совместно с элемен# тами управления ActiveX были благодатной почвой для создателей вирусов и других неприятных программ. (Если необходимо, в документы все еще можно вставлять старые инструменты на основе VBA, найти которые можно в меню Инструмен ты из предыдущих версий [Legacy Tools]). Новые элементы управления содер# жимым гладко взаимодействуют с кодом XML (напомним, что формат XML стал новым стандартом для документов и обмена информацией). Это облегчает дру# гим программам считывать информацию из формы. Одной из самых полезных возможностей элементов управления является то, что их можно заблокировать (используя два флажка в окне свойств), чтобы зап# ретить их удаление или редактирование содержимого. Кроме того, каждый эле# мент управления содержимым имеет собственные свойства. Например, элемент управления Дата (Date Picker) позволяет указать формат отображения даты «10/ 1/2006», «воскресенье, 1 октября 2006» или один из множества других вариан#

WOM_ch_14.PM6

322

29.04.2008, 15:16

ГЛАВА 14

Создание бланков

323

тов. Для элементов управления Обычный текст доступен параметр Разрешить возвраты каретки (несколько абзацев) [Allow carriage returns (multiple parag # raphs)], позволяющий вводить в одно текстовое поле несколько абзацев. Чтобы открыть окно свойств элемента управления содержимым, переклю# читесь в режим конструктора, щелкнув на кнопке Разработчик | Элементы управления | Режим конструктора (Developer | Controls | Design Mode). Вы# делите элемент управления и выполните команду Разработчик | Элементы управления | Свойства (Developer | Controls | Properties). Разные элементы управления имеют разные свойства. Приведем их краткое описание: 

Название (Title) — отображается на вкладке элемента управления содержи# мым. Если имя не присвоено, вкладка (как и поле Название) будет пустой.



Тег (Tag) — это еще одно имя, но используемое программами. По этому име# ни программы могут обращаться к элементу управления для чтения или запи# си содержимого.



Элемент управления содержимым нельзя удалить (Content control cannot be deleted) — запрещает удаление элемента управления с формы, но не меша# ет вводу информации.



Содержимое нельзя редактировать (Content control cannot be edited) — запрещает редактирование содержимого элемента управления. Для формы этот параметр вряд ли понадобится, но в документах другого типа может потребо# ваться элемент управления, который нельзя изменять.



Разрешить возвраты каретки (несколько абзацев) [Allow carriage returns (multiple paragraphs)] — позволяет вводить в элемент управления Обычный текст несколько абзацев текста.



Удалить элемент управления содержимым при редактировании содер жимого (Remove content control when contents are edited) — используется для создания приглашений в документе. После того, как пользователь ввел текст , элемент управления исчезает , а введенный текст занимает его место в доку# менте.



Свойства раскрывающегося списка (Drop#Down List Properties) — спи# сок вариантов, отображающихся в элементах управления Раскрывающий ся список и Поле со списком .



Элемент управления Дата имеет несколько уникальных параметров, вклю# чая свойство Формат отображения даты (Display the date like this), позво# ляющее выбрать формат даты («12/25/2006», «понедельник, 1 октября 2006» и т.д.) Параметры Язык (Locale) и Тип календаря (Calendar type) позволя# ют выбирать способы отображения дат, соответствующий различным ре# гионам. Параметр При сопоставлении сохранять содержимое XML в сле дующем формате (Store XML contents in the following format when mapped) используется для настройки способа обмена информацией о датах с дру# гими программами.

Элементы управления из коллекции стандартных блоков используют свой# ства Коллекция (Gallery) и Категория (Category) для выбора блоков, ко# торые можно вставить в документ. В следующей таблице приведен полный список свойств, доступных для эле# ментов управления. 

WOM_ch_14.PM6

323

29.04.2008, 15:16

Обычный текст

Рисунок

Поле со списком

Раскрывающийся список

Дата

Коллекция стандартных блоков

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Форматированный текст

Часть III

Свойство элемента управления содержимым

324

Название (Title)

+

+

+

+

+

+

+

Тег (Tag)

+

+

+

+

+

+

+

Использовать стиль + для форматирования содержимого (Use a style to format contents)

+

+

+

+

+

Элемент управления + содержимым нельзя удалить (Content control cannot be deleted)

+

+

+

+

+

+

Содержимое нельзя + редактировать (Contents cannot be edited)

+

+

+

+

+

+

Разрешить возвраты каретки (несколько аб# зацев) [Allow carriage returns (multiple paragraphs)]

+

Удалить элемент управ# + ления содержимым при редактировании содер# жимого (Remove content control when contents are edited)

+

+

+

Свойства раскрываю# щегося списка (Drop# Down List Properties) Формат отображения даты (Display the date like this)

+

Язык (Locale)

+

Тип календаря (Calendar type)

+

При сопоставлении сохранять содержимое XML в следующем фор# мате (Store XML content in the following format when mapped)

+

Коллекция (Gallery)

+

Категория (Category)

+

WOM_ch_14.PM6

324

29.04.2008, 15:16

ГЛАВА 14

Создание бланков

325

Проверка формы Последний шаг при работе с любой формой или бланком — проверить, как она работает в реальном мире. Создатель формы обычно считает, что все понятно, и изменять ничего не нужно. Но то, что понятно создателю, может быть непонятно пользователю.

Проверка печатного бланка Раздайте копии бланка друзьям и коллегам, чтобы они заполнили их. Выслу# шайте их вопросы и проверь те, так ли они заполнили бланки, как вы ожида# ли. Спросите, что, по их мнению, можно изменить, чтобы упростить запол# нение бланка. Поняли ли они, что спрашивается в каждом из полей? Доста# точно ли места для внесения данных? Есть ли непонятные места? Нужны ли более подробные инструкции? Ответы на эти вопросы помогут вам найти недостатки в бланке и возможнос# ти для его улучшения. Вернитесь в W ord и внесите необходимые изменения. И, в идеале, повторите проверку после внесения всех изменений.

Проверка электронной формы Электронные формы проверяются так же, как бумажные бланки. Однако прежде, чем передать формы пользователям для тестирования, необходимо убедиться, что все нормально работает . Можно ли вводить текст в текстовые поля? Можно ли выбирать варианты в раскрывающихся списках? Защищена ли форма от измене# ния постоянного текста? Нормально ли работает шаблон, можно ли открывать копии документа, оставляя оригинал без изменений? После тестирования электронной формы на своем компьютере, скопируйте ее на другой компьютер или попросите коллегу проверить ее. Важно тестировать формы на нескольких разных компьютерах, включая настольные системы, лэп# топы и любые другие устройства, которые могут использовать конечные пользо# ватели.

WOM_ch_14.PM6

325

29.04.2008, 15:16

Г Л А В А

1 5

Работа с XML

XML — один из компьютерных акронимов, которым можно успешно пользо ваться, не зная, как он расшифровывается. Между тем, XML означает «eXtensible Markup Language», что переводится как «расширяемый язык разметки». Если вы используете W ord, чтобы писать письма бабушке, или собираетесь написать будущий бестселлер, то можете особо не беспокоиться насчет XML. Однако формат XML может пригодиться тем, кто работает в офисе и использует информацию совместно с группой других пользователей. Если вас заинтересова ла предыдущая глава, посвященная созданию форм, то вам определенно следует изучить основы XML. Формат XML является стандартом компьютерной индустрии и используется на всех компьютерах, во всех организациях, решая проблему с несовместимостью данных и файлов в различных системах. Этот формат приду ман не Microsoft; это стандартизированный язык, используемый для описания информации, популярность которого продолжает расти. Эта глава не сделает из вас эксперта по XML, но познакомит с идеями, лежа щими в основе этого стандарта. Вы узнаете о связи между XML и W ord 2007. В Office 2007 изменился формат файлов W ord, Excel и PowerPoint — теперь в ос нове лежат данные XML. В этой главе вам представится возможность посмотреть на эти форматы изнутри. Вы узнаете, как вставлять в документ теги XML и как рас шифровать странный текст из файла в формате XML.

Что такое XML и зачем это нужно Почти 400 лет назад английский поэт Джон Донн сказал: «Человек не остров». Что бы он подумал сегодня, когда все связаны друг с другом через компьютерные сети? Однако, несмотря на все связи, обмениваться информацией все еще сложно. Раз ные компьютеры и разные программы говорят на разных языках. Эксперты в программировании потратили годы, пытаясь наладить взаимодействие между системами Mac и PC, и им это все еще не удалось в полной мере. А теперь пред ставьте, как сложно заставить персональные компьютеры «общаться» с больши ми компьютерами в банках, страховых компаниях и системах резервирования авиабилетов. Стандарт XML предлагает способ обмена информацией между все ми этими компьютерами и их программами.

WOM_ch_15.PM6

326

29.04.2008, 15:16

ГЛАВА 15

Работа с XML

327

Как работает XML Основная идея, лежащая в основе XML, весьма проста. Фрагменты данных зак лючаются в описательные теги, например, так:

История о двух городах Так любая программа (или даже человек) может увидеть, что строка, окружен ная тегами, является названием чегото. Программа в книжном магазине может включить это название в базу данных имеющихся книг , а документ W ord в изда тельстве может вставить это же название в прессрелиз, посвященный новинкам книжного рынка.

Эффективная работа: Общие корни XML и HTML Если вы имеете опыт работы с HTML, языком на котором создаются веб страницы, то теги XML, такие как История о двух городах, могут показаться вам знакомыми. Содержимое документов XML и HTML выглядит похожим по той причине, что у этих языков общий «родитель» — язык SGML (Standard Generalized Markup Language, стандартный обобщенный язык раз метки). Все эти языки используют похожие теги для разметки документов, но созданы для различных целей. Язык SGML был разработан для выполне ния практически любых задач, но он настолько сложный, что не получил особого распространения. Языки XML и HTML имеют более скромные цели, поэтому просты в ис пользовании и применяются все чаще и чаще. Язык HTML позволяет фор матировать данные, передающиеся через Интернет , чтобы их можно было просматривать в виде страниц. Язык XML предназначен для совместного использования информации различными компьютерными системами и программами.  HTML расшифровывается как Hypertext Markup Language, что в пе реводе означает «язык разметки гипертекста». Г ипертекст — это текст со ссылками. При помощи этих ссылок можно переходить от одно го документа к другому . HTML — язык, определяющий ссылки в ги пертексте. Т акже он описывает формат текста и связывает рисунки и другие элементы документа с вебстраницами.  XML выполняет другую функцию. Этот язык описывает не внешний вид документа, а хранящуюся в нем информацию. Например, в до кументе XML между тегами может стоять слово, число или абзац тек ста. Т еги говорят: «это название компании», «это номер телефона», «это цитата из текста». Конечно, люди и так поймут, что перед ними номер телефона, но XML сообщает об этом не людям, а программам. Код XML описывает части документа так, чтобы программы могли идентифицировать эти части и использовать их.

Преимущества XML Как способ обмена информацией, формат XML имеет много преимуществ над файлами, созданными определенными программами, такими как W ord, Excel и Access. Рассмотрим некоторые преимущества:

WOM_ch_15.PM6

327

29.04.2008, 15:16

328

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями



Файлы XML могут читать люди . В документах XML нет ничего непонят ного, они содержат обычный текст. Поэтому пользователь может прочи тать документ с кодом XML и понять, какая информация в нем содержит ся. Можно даже редактировать код при помощи обычных текстовых ре дакторов, таких как Блокнот или W ordpad.



Документы XML легко передавать через Интернет или локальную сеть . Так как документы XML являются обычными текстовыми файлами, их можно отправлять по сети, как вебстраницы.



Файлы XML не привязаны к определенной операционной системе или программе. Несложно написать программу для чтения файлов XML и исполь зования содержащейся в них информации. (Конечно, несложно только для того, кто умеет писать программы.) Сегодня такие программы доступны для компь ютеров почти любого типа. Важно также то, что и через годы такие програм мы будут доступны в Windows 2027 и Mac OS XXX.



Стандарт XML не является собственностью какойлибо компании. Ни Microsoft, ни одна другая компания не владеет правами на этот стандарт . XML является всеобщим достоянием, и использовать его в своих программах мо жет кто угодно.

XML и новый формат файлов Word В Office 2007 формат XML играет важную роль. Программы W ord, Excel и Power  Point имеют новый формат файлов, основанный на XML. Файлы в новом фор мате (в W ord это файлы .docx и .dotx) более надежны, обладают большими воз можностями и имеют меньший размер, чем файлы предыдущего поколения. 

Почему новые файлы имеют больше возможностей? Файлы W ord 2007 по сути являются пакетами, состоящими из нескольких файлов XML (см.  рис. 151). Каждый файл XML описывает отдельную часть документа Word. Например, одна часть файла XML описывает изображения, другая — заголов ки, третья — основной текст. Если в документе создать собственные элементы XML, они будут храниться в специальной папке с данными. В резуль тате, дру гие программы смогут использовать части документов W ord.

Рис. 15-1. Новый формат файлов W ord (и других программ из пак ета Office) состоит из файлов XML, объединенных в Zip-файл. На этом рисунк е показано, как файл Word выглядит изнутри. Разные файлы XML описывают разные час ти док умента. Например, в файле document.xml хранится текст документа, а файл fontTable.xml содержит сведения о шрифтах, используемых в документе

WOM_ch_15.PM6

328

29.04.2008, 15:16

ГЛАВА 15



Работа с XML

329

Почему новые файлы имеют меньший размер? Все файлы XML хранят ся в одном файле W ord, который сжимается для уменьшения размера. Чем меньше файлы, тем быстрее их можно передать через Интернет, а в совре менном мире скорость — большое преимущество. Для объединения и сжа тия файлов Microsoft применяет хорошо известный стандарт Zip. Многие другие программы (даже не принадлежащие Microsoft) могут открывать Zipфайлы и работать с их содержимым. (Хотите попробовать? На стр. 330 рассказывается о том, как можно заглянуть внутрь файлов W ord). ПРИМЕЧАНИЕ Тот, кто работал с такими программами, как WinZIP, у же знаком с компрессией Zip. Степень сжатия файла зависит от его содержимого. В нек оторых случаях файл удается сжать до четверти от исходного размера.



Почему новые файлы надежнее? Потому что, даже если часть файла ока зывается поврежденной, высока вероятность того, что можно использовать оставшиеся части. Возможно, поврежден только один из нескольких файлов, составляющих документ W ord, а остальные остались в порядке. Т ак, если по вредился рисунок или звуковой файл, встроенный в документ , то текст все равно можно читать, изменять и сохранять.

Чтение тегов XML Как говорилось выше, языки HTML и XML используют теги, заключенные в угло вые скобки. Конечный тег содержит также косую черту . Например, название мо жет описывать следующий тег:

История о двух городах Программа, обрабатывающая документ , понимает, что слова между тегами — это название. Т ак как в названии тегов XML используются простые английские слова, люди тоже могут понять это. После того, как информация помечена тега ми XML, нельзя сказать точно, как именно программы будет ее использовать. Но в этомто и прелесть XML: информацию можно использовать многократно. Пред ставьте городскую газету, в которой каждый выпуск помечается тегами XML. Один тег для заголовка статьи, автора и даты, еще один тег для текста статьи. Т еги так же относят статью к категории «бизнес», «криминальная хроника», «политика», а иногда ко всем трем сразу . Со временем газета собрала большую библиотеку опубликованных статей. Люди могут выполнять поиск статьи по автору , пишущему на определенные темы. Просто разметив статьи тегами XML, сотрудники газеты создали гибкую, по стоянно растущую библиотеку статей, по которой можно выполнять поиск. Со вре менем можно добавить новые теги, не нарушив привычный ход работы. В наши дни все больше организаций хранят информацию в формате XML. Письма, заметки, предложения, отчеты и сведения о продажах хранятся в документах XML, что де лает информацию доступной коллегам и клиентам. Пара тегов XML, между которыми заключена информация, на языке XML на зывается элементом. Конечные теги как в XML, так и в HTML включают косую черту , отличающую их от начальных тегов. Элементы могут вкладываться в другие эле менты, определяя связи и создавая более сложные объекты. Приведем пример элемента, описывающего книгу:

WOM_ch_15.PM6

329

29.04.2008, 15:16

330

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

История о двух городах Чарльз Диккенс Chapman and Hall 1859 Да Исторический Да 358

В этом примере теги TITLE, AUTHOR и другие вложены в тег BOOK, так что сразу понятно, что эти элементы описывают книгу. Теги XML называются расширяемы ми, что на компьютерном языке означает , что их можно расширить, чтобы опи сать любой тип данных. В отличие от этого, язык HTML имеет ограниченный набор тегов, значение которых точно определено. В XML можно создавать собственные теги, описывающие любые данные. Но тут встает вопрос: если создать собствен ные теги, как ктото другой узнает, что именно они описывают? Для ответа на этот вопрос используются различные вспомогательные файлы.

Для опытных пользователей: Распаковка файла Word Раньше файлы программ Microsoft имели закрытый формат . Т еперь, в Office 2007, формат документов Word, Excel и PowerPoint открыт. Содержимое документов описывается на языке XML, а для объединения и сжатия фай лов XML используется технология Zip. Стандарты XML и Zip подробно опи саны и находятся в открытом доступе, так что кто угодно может написать программу для чтения и записи файлов W ord. Если хотите посмотреть на файлы XML, из которых состоит документ Word, выполните следующее: 1. В Проводнике Windows скопируйте (+) один из файлов W ord (.docx) и вставьте его (+) в ту же папку. Будет создан новый файл со словом «копия» (copy of) в названии. 2. Щелкните правой кнопкой мыши на новом файле и выберите из кон текстного меню команду Переименовать (Rename). Измените расши рение docx на zip. Файл с расширением zip распознается операционной системой как сжатый файл. Обратите внимание на то, что значок фай ла изменился. 3. Щелкните правой кнопкой мыши в пустом месте папки и выберите в контекстном меню команду Создать | Папку (New | Folder). Дайте но вой папке имя «Содержимое W ord» (или любое другое). 4. Чтобы открыть переименованный Zipфайл, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Проводник (Explorer). Проводник Windows откроет файл Zip как обычную папку , отображая его содержимое. В переименованном документе W ord име ются и папки, и файлы. Вы увидите папки _rels, docProps и word, а также файл [Content_Types].xml. 5. Выделите все файлы и папки, находящиеся в файле Zip, и скопируйте в папку Содержимое Word.

WOM_ch_15.PM6

330

29.04.2008, 15:16

ГЛАВА 15

Работа с XML

331

6. Раскройте вставленные папки, чтобы просмотреть их содержимое. На пример, вы увидите папку glossary, в которой находятся файлы XML font Table и webSettings. (Почти все файлы в этих папках имеют расширение XML). 7. Дважды щелкните на любом файле XML, чтобы просмотреть его содер жимое. Файлы XML можно просмотреть в вебобозревателе, например, в Internet Explorer (рис. 152). Дважды щелкните на файле, который хо тите просмотреть, и он откроется в обозревателе, как обычная вебстра ница. Теги XML для лучшего восприятия выделены разными цветами. Если открыть файл documents.xml из папки word, можно распознать текст документа. Теперь вы понимаете, что программы легко могут открыть и изменить, содержимое файла Word, после чего упаковать все в архив Zip. Это можно сделать даже вручную, изменив и сохранив файл XML при помощи текстового редактора, такого как Блокнот или Wordpad (в Internet Explorer этого сделать нельзя). Изменив файлы XML, можно упаковать их в архив Zip и изменить расширение на docx. Если был изменен текст в файле document.xml, его можно просмотреть, открыв документ в Word.

Рис. 15-2. Для просмотра файла XML мо жно воспо льзоваться Проводник ом Windows. В Проводник е к од XML помечен разными цветами, чтобы мо жно было от личить теги от данных. Зна чки + и –, распо ложенные слева от тек ста, позво ляют свора чивать и разворачивать содержимое э лементов

Файлы, обеспечивающие работу XML Открытые системы, позволяющие размечать информацию тегами и делать ее доступной для других программ, могут быть очень полезными. Но как эти «другие программы» узнают, как именно следует интерпретировать теги и использовать размеченную информацию? В дополнение к файлу XML, кото рый хранит данные, часто имеется еще и файл схемы, которая объясняет предназначение тегов. Например, в схеме может быть указано, что телефон ный номер должен состоять из десяти цифр и не может включать буквы и

WOM_ch_15.PM6

331

29.04.2008, 15:16

332

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

специальные символы. Еще один файл, называющийся файлом трансформа ции, может брать информацию из документа XML и преобразовывать ее в документ другого типа, например вебстраницу или документ Word. Перечислим некоторые типы файлов, имеющие отношение к документам XML: 

файлы данных (.xml) — содержат информацию, размеченную тегами;



файлы схемы (.xsd) — описывают содержимое файлов XML, чтобы дру гие программы знали, какие данные находятся в определенных тегах. На рис. 153 показано содержимое схемы;



файлы трансформации (.xslt) — используются для преобразования фай лов XML в документы другого типа, например, вебстраницы или файлы баз данных;



XPath — язык, использующийся для поиска информации и в файле XML.

Рис. 15-3. Этот файл с хемы описывает информацию о заказе на пок упку. Если внимательно посмотреть, мо жно распознать нек оторые э лементы. Например, poNum — это номер заказа, а poDate — дата. После тек ста type= указан о жидаемый тип данных: строка симво лов для poNum и дата для poDate

Разметка тегами информации в элементах управления содержимым В предыдущей главе, посвященной созданию форм, рассказывалось, как вставлять в документы элементы управления содержимым. Приводился пример, в котором элементы управления хранили информацию об адресе (имя, адрес, город, область и почтовый индекс). Эти данные можно изменять, используя диалоговое окно свойств элемента управления содержимым (рис. 154). Чтобы открыть это окно, выполните команду Разработчик | Элементы уп равления | Свойства (Developer | Controls | Properties) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Окно свойств различается для элементов управления разного типа, но в верхней части окна всегда есть два текстовых поля: Название (Title) и Тег (T ag). Эти поля могут показаться одинаковыми, но они выполняют разные функции. Название (Title) используется программистами для обращения к элементу управления из макроса или программы. Тег (Tag) — это имя, используемое для обращения к элементу XML. Каждый раз, когда вы вставляете в документ элемент управления содержимым и вводите имя в поле Тег (Tag), вы создаете элемент XML. Другие программы мо гут использовать этот элемент для получения доступа к частям документа. Напри мер, программа может считывать информацию из форм, полученных от подпис

WOM_ch_15.PM6

332

29.04.2008, 15:16

ГЛАВА 15

Работа с XML

333

чиков, и добавлять эти сведения в базу данных или электронную таблицу . Эле менты управления содержимым позволяют организовать двусторонний об мен, так что документы могут получать информацию из других источников. Например, риелтор может создать документ со сведениями о продающемся доме и вставить в него элемент управления содержимым, содержащий сто имость дома. Каждый раз при открытии документа этот элемент управления может проверять текущую стоимость и отображать ее в документе.

Рис. 15-4. При добавлении в док умент э лементов управления содержимым создаются элементы XML. Изменить имя тегов XML мо жно при помощи диалогового окна свойс тв элемента управления содержимым. Другие программы мог ут извлекать информацию из файлов, испо льзуя имена тегов

Прикрепление схемы XML к документу Термин схема может показаться странным и непонятным. Но в действительнос ти, это просто документ расшифровывающий значение тегов XML, описывающих информацию. Пример можете увидеть на рис. 153. Только не волнуйтесь, вам, возможно, никогда не придется создавать схему самостоятельно. Более вероятно, что когданибудь вам понадобится прикрепить к документу Word созданную кем то схему. Допустим, вы риелтор, желающий ввести в базу данных с информацию о продающихся объектах. Вы можете создать документ , включающий описание и стоимость объектов. Специалисты, поддерживающие базу данных, могли бы дать вам название и адрес схемы в Интернете. Если вы прикрепите эту схему к своему документу, сможете отображать в элементах управления содержимым информа цию из базы данных. Чтобы прикрепить схему к документу W ord, выполните следующее: 1. Откройте документ, в котором хотите использовать информацию из фай лов XML.

WOM_ch_15.PM6

333

29.04.2008, 15:16

334

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Щелкните на кнопке Office и выберите команду Открыть (Open), после чего найдите нужный файл в открывшемся диалоговом окне. 2. Выполните команду Разработчик | XML | Схема (Developer | XML | Schema), чтобы открыть диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates and Add ins) (рис. 155). Это диалоговое окно имеет несколько вкладок. Если открыть его при помощи команды Схема (Schema), автоматически будет выбрана вкладка XMLсхема (XML Schema). В группе Доступные XMLсхемы (Available XML schemas) пе речислены схемы, прикрепленные к документу в текущий момент . ПРИМЕЧАНИЕ Если вкладка Разработчик (Developer) не отображается на ленте, обратитесь к с тр. 315 за инс трукциями.

Рис. 15-5. Вкладка XML-схема диалогового окна Шаблоны и надстройки позво ляет прикреплять схемы к документу. Доступные схемы отображаются в большом поле в центре окна. У становите ф лажок рядом со с хемой, к оторую х отите прикрепить к док ументу. К одному док ументу мо жно прикрепить неск олько с хем

3. Щелкните на кнопке Добавить схему (Add Schema), чтобы открыть диалого вое окно Добавить схему (Add Schema). Окно Добавить схему (Add Schema) выглядит как любое стандартное диало говое окно Windows. Используйте кнопки слева и раскрывающийся список сверху для перехода в папку с файлом схемы, которую хотите прикрепить к документу. Если документ находится в сети, воспользуйтесь кнопкой Сетевое окружение (My Network Places), расположенной в левом нижнем углу окна. 4. Найдите файл схемы (.xsd) и дважды щелкните на нем, чтобы открыть. Диалоговое окно Добавить схему (Add Schema) закроется, а откроется окно Параметры схемы (Schema Settings). Скорее всего, в полях URI и Располо жение (Location) уже стоят параметры, указывающие Word, где искать инфор мацию о схеме. В поле Псевдоним (Alias) можно ввести имя схемы. 5. Щелкните OK, чтобы закрыть окно Параметры схемы (Schema Settings) и вернуться на вкладку XMLсхема (XML Schema) диалогового окна Шаблоны и надстройки (Templates and Addins).

WOM_ch_15.PM6

334

29.04.2008, 15:16

ГЛАВА 15

Работа с XML

335

Схема, которую вы только что прикрепили, появится в поле Доступные XMLсхемы (A vailable XML schemas). У бедитесь, что рядом с именем схемы установлен флажок, иначе она не будет использоваться в документе. Можно прикрепить к документу несколько схем. Просто установите флажки, чтобы указать схемы, которые будут прикреплены к документу . 6. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно (Templates and Addins).

Шаблоны и надстройки

После того как диалоговое окно закроется, в документе, скорее всего, внешне ничего не изменится. Однако изменения произойдут «за сценой». Т ак как к документу прикреплена новая схема, на панели Структура XML (XML Structure) появятся доступные теги (рис. 156). После прикрепления к документу новой схемы XML на панели Структура XML (XML Structure) появляется список элементов XML, определенных в этой схе ме. Чтобы открыть эту панель, выполните команду Разработчик | Структура (Developer | Structure) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Элементы, перечисленные на панели Структура XML (XML Structure), используются для применения собственных тегов к тексту документа. Чтобы применить тег , выделите текст , который хотите пометить, а затем вы берите элемент на панели Структура XML (XML Structure).

Рис. 15-6. На панели Структура XML указаны теги XML, испо льзуемые в док ументе, а также перечислены все дос тупные теги, к оторые мо жно применить

WOM_ch_15.PM6

335

29.04.2008, 15:16

336

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Для опытных пользователей: Руководство по XML для HTML-программистов Из этой главы понятно, что языки XML и HTML служат для разных целей. Несмотря на это, используемые ими методы разметки документов очень похожи. Оба языка используют тэги. Но если вы знакомы с HTML и хотите быстро научиться создавать документы XML, то есть некоторые моменты, которые следует учитывать. Во многих случаях правила создания XML довольно строгие, а пра вила для HTML весьма гибкие. Если документ XML не соответствует правилам, он считается недопустимым и программа, использующая данные XML, просто будет его игнорировать. Приведем краткий спи сок различий между HTML и XML.  Код XML чувствителен к регистру . При написании кода HTML нет разницы, в каком регистре вводить теги. Т ег, делающий текст жирным, можно ввести как или . Для обозревателей это не имеет значе ния. При написании кода XML это имеет огромное значение. Для про граммы, читающей код XML, , и — совершенно разные теги.  Теги должны использоваться парами, за исключением пустого тега. Создатели документов HTML имеют некоторую свободу обращения с тегами. Хотя абзацы текста должны иметь тег

в начале и тег

в конце, на многих вебстраницах используется только начальный тег, и в большинстве вебобозревателей проблем с этим не возникает. В XML такое не пройдет. Так как важно знать, где данные начинаются, а где кон чаются, необходимо использовать оба тега, начинающий и завершаю щий. Исключением является так называемый пустой тег , не имеющий никакого содержимого. Пустые теги вводятся следующим образом: , что эквивалентно следующему выражению: .  Необходимо следить за вложением тегов . Еще одна область, где создатели HTMLстраниц имеют некоторую свободу действий — поря док размещения тегов. Например, можно написать Заголовок. Технически закрывающий тег должен стоять перед тегом , в соответствии с тем, как стоит открывающий тег. Большинство обозревателей простят такую ошибку , а программы, обрабатывающие код XML — нет. Теги должны быть вло жены надлежащим образом, иначе программы будут считать код XML недействительным.  В коде XML учитывается пустое пространство . Вебобозреватели не придают особого значения символам табуляции, абзацев и разрыва строки, если для этого нет особых инструкций, например, тегов . В коде XML используется другой подход. Если между каждым словом в названии книги стоит по 45 пробелов, программа, обрабатывающая код XML, будет считать, что это сделано специально.

WOM_ch_15.PM6

336

29.04.2008, 15:16

Г Л А В А

1 6

Совместная работа с другими пользователями

Если вы работаете с соавтором или просматриваете чьюто рукопись, Word об легчает взаимодействие. Когда не было компьютеров, при редактировании доку мента на бумаге появлялись беспорядочные подчеркивания, перечеркивания и заметки на полях. Если документ просматривали несколько человек, было очень сложно выяснить, кто автор той или иной пометки. W ord решает эту проблему , отслеживая все изменения и все действия редакторов. Все изменения и примеча ния хранятся в файле документа, и их можно отобразить или скрыть одним щел чком мыши. В этой главе процесс редактирования рассматривается со всех сторон. Вы уз наете, как вставлять в документ примечания, работать с примечаниями других пользователей, отслеживать изменения, принимать или отклонять исправления рецензентов. Вы даже научитесь записывать голосовые комментарии к докумен ту. Наконец, вы узнаете, как можно сравнить и объединить два документа, чтобы включить в итоговую версию только нужные части.

Добавление примечаний Совместная работа требует взаимодействия, для обеспечения которого W ord по зволяет присоединять к тексту удобные для чтения примечания. Что может быть яснее? Кроме того, если документ редактировал не один человек, W ord отслежи вает, кто, что и когда написал (рис. 161). Это облегчает авторам документов чте ние комментариев. Когда пользователь выделяет текст и добавляет комментарий, Word записыва ет текущую дату, время, имя или инициалы пользователя и связывает эти данные с выделенным текстом. W ord позволяет читателям выбрать способ просмотра комментариев: в выносках, непосредственно в тексте и на отдельной панели (см. рис. 162).

WOM_ch_16.PM6

337

29.04.2008, 15:19

338

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Рис. 16-1. Задержите указатель мыши над к омментарием или изменением. Появится всплывающее сообщение с информацией о том, к то и к огда его добавил, даж е если это были вы

Эффективная работа: Три способа просмотра Microsoft редко предоставляет только один способ выполнения чего бы то ни было, и просмотр примечаний и исправлений в документе — не исклю чение. В зависимости от числа изменений и личных предпочтений пользо вателя, можно выбрать один из трех способов:  выноски похожи на заметки на полях. Отобразить выноски можно ко мандой Рецензирование | Отслеживание | Выноски | Показывать ис правления в выносках (Review | T racking | Balloons | Show Revisions in Balloons). Примечания и изменения, а также инициалы редактора будут отображаться на правом поле. Выноска соединяется с выделенным тек стом линией, что позволяет визуально определить, что к чему относится;  исправления в тексте похожи на пометки цветной ручкой. Чтобы просматривать исправления непосредственно в тексте, выполните ко манду Исправления | Отслеживание | Выноски | Показывать все исправления в тексте (Review | T racking | Balloons | Show All Revisions Inline). Если выполнить команду Исправления | Отслеживание | Ис правления | Исправления (Review | T racking | T rack Changes | T rack Changes), все исправления и примечания в документе будут выделены. Если навести указатель мыши на комментарий или изменение, появля ется всплывающая подсказка с именем редактора и временем измене ния (рис. 161);  область проверки (Reviewing Pane). Примечания и изменения отобра жаются на отдельной панели, что позволяет читать примечания и од новременно видеть документ в его исходном состоянии. Чтобы открыть область проверки, выполните команду Рецензирование | Отслежива ние | Область проверки (Review | T racking | Reviewing Pane). В раскры вающемся меню можно выбрать расположение этой области: верти кальное (панель в левой части окна) или горизонтальное (панель в нижней части окна). В документе место примечания только выделяет ся цветом и помечается инициалами редактора, а сам текст находится в области проверки.

WOM_ch_16.PM6

338

29.04.2008, 15:19

ГЛАВА 16

Совместная работа с другими пользователями

339

Рис. 16-2. Вверху: выноска — это обведенный текст на правом поле, соединенный линией с к омментируемым тек стом. Внизу: облас ть проверки появляется в левой или верхней части окна документа. При щелчке на выделенном тексте область проверки прокручивается так, чтобы на ней был виден соответс твующий к омментарий

Каждое примечание в документе привязано к отдельному слову или фрагмен ту текста. Чтобы добавить примечание, выполните следующее: 1. Выделите в документе текст , к которому хотите добавить примечание. Можно выделить фрагмент любого размера. Если ничего не выделить, W ord ав томатически выберет слово рядом с точкой вставки. 2. Выполните команду Рецензирование | Примечания | Создать примечание (Review | Comments | New Comment) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ), чтобы вставить примечание. Word пометит выделенный текст и свяжет его с примечанием в области про верки и выноской на правом поле. (Можно выбрать, как будут отображаться примечания и исправления; см. рис. 162.) Примечания, оставленные разными редакторами, выделяются разным цветом, чтобы автору было проще понять, кто что написал. 3. Введите текст примечания. Примечания следует делать краткими и конкретными, чтобы не рассеивать вни мание читателя и не загромождать документ . Комментарии после вставки можно редактировать. Допустим, вы решили сделать критическое замечание более дипломатичным. Щелкните в тексте при мечания на выноске или в области проверки, а затем измените его, как обыч ный текст. Можно также выделить и удалить текст примечания, после чего

WOM_ch_16.PM6

339

29.04.2008, 15:19

340

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

ввести новый комментарий. Если в документе не отображается ни область про верки, ни выноски, то приступить к редактированию примечания можно, щелкнув правой кнопкой мыши на помеченном тексте и выбрав из контекст ного меню команду Изменить примечание (Edit Comment).

Добавление голосовых примечаний Если к компьютеру подключен микрофон, в документ можно добавлять голо совые примечания. Однако учтите, что такие примечания значительно увели чивают размер документа. Даже короткое голосовое сообщение может в не сколько раз увеличить размер небольшого документа. Т акие примечания хо рошо подходят для документов, совместно использующиеся в сети организа ции, но могут быть слишком велики для отправки по электронной почте. ПРИМЕЧАНИЕ Добавляя голосовой комментарий (рис. 16-3), вы просто вставляете звуковой файл. Как говорилось ранее, в любой док умент можно вставлять звуковые и другие файлы, испо льзуя команду Вставка | Т екст | Объек т (Insert | Text | Object), но так ой способ не очень у добен при рецензировании док умента. Чтобы уск орить работ у, мо жно добавить на панель быс трого дос тупа к оманду Добавить голосовое примечание (Insert V oice) (о том, как это сделать, рассказывается ниж е).

Чтобы вставить голосовое примечание, выделите комментируемый текст и выполните следующее: 1. Щелкните на значке Добавить голосовое примечание (Insert Voice), добав ленном на панель быстрого доступа, чтобы открыть диалоговое окно Звуко вой объект (Sound Object). Значок Добавить голосовое примечание (Insert Voice) выглядит как папка с микрофоном. Если вам сложно различить значки на панели быстрого досту па, наведите указатель мыши на один из них. Появится всплывающая подсказ ка с названием команды. 2. В диалоговом окне Звуковой объект (Sound Object) щелкните на кнопке За пись (Record), и проговорите в микрофон свое сообщение. Диалоговое окно Звуковой объект (Sound Object) содержит управляющие кнопки, напоминающие кнопки видеомагнитофона или D VDпроигрывателя. Щелкните на кнопке с кружком ( Запись), чтобы начать запись сообщения. Когда закончите, щелкните на кнопке с изображением квадрата, чтобы остановить запись. Кнопка с треугольником позволяет прослушать запись. 3. Прослушайте и, если требуется, измените запись. В черном поле в центре окна показано изображение сигнала. Вертикальная по лоса указывает текущую позицию в записи. Если запись вам не нравится, ее можно начинать снова или дополнять. 4. Закройте окно Звуковой объект (Sound Object), щелкнув на кнопке с крес тиком в правом верхнем углу . Голосовые примечания отображаются в выносках и в области проверки в виде значков с изображением динамика. Чтобы прослушать такое примечание, дваж ды щелкните на его значке. (Конечно, чтобы прослушать сообщение, необ ходимо иметь звуковую карту и колонки.)

WOM_ch_16.PM6

340

29.04.2008, 15:19

ГЛАВА 16

Совместная работа с другими пользователями

341

Рис. 16-3. Команда Добавить голосовое примечание открывает диалоговое окно Звуковой объект, содержащее инструменты, похожие на кнопки видеомагнитофона. При помощи этого окна мо жно записывать и прослушивать го лосовые сообщения

Удаление примечаний Удалить примечание очень просто. Щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Удалить примечание (Delete Comment). Или щелкните в тексте примечания и выберите ту же команду контекстного меню. Можно также воспользоваться лентой: Рецензирование | Примечания | Удалить (Review | Comments | Delete) (рис. 164) или комби нацией клавиш +, (+, ). Кнопка Удалить (Delete) в группе Примечания (Comments) на ленте откры вает раскрывающееся меню с тремя командами. Можно удалить текущее приме чание, все примечания сразу или только отображающиеся примечания. Последний вариант дает возможность удалить комментарии одного редакто ра, оставив все остальные. Чтобы сделать это, сначала отобразите примечания, которые хотите удалить, и скройте остальные. Затем выберите команду Удалить все отображаемые примечания (Delete All Comments Shown).

Для опытных пользователей: Команда для вставки голосовых примечаний Чтобы ускорить вставку голосовых примечаний, можно добавить команду Добавить голосовое примечание (Insert Voice) на панель быстрого дос тупа. Панель быстрого доступа всегда отображается в левом верхнем углу окна Word, так что команды, добавленные на нее, доступны независимо от того, какая вкладка выбрана в текущий момент . 1. Щелкните на кнопке Office, а затем на кнопке Параметры Word (Word Options). Выберите раздел Настройка (Customize), в котором находят ся инструменты для настройки панели быстрого доступа. Вы увидите два больших поля со списками команд Word. Поле справа содержит список команд, отображающихся на панели быстрого доступа. В поле слева перечислены команды, которые можно добавить на эту панель. 2. В раскрывающемся списке Выбрать команды из (Choose commands from) выберите Все команды (All Commands).

WOM_ch_16.PM6

341

29.04.2008, 15:19

342

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

В поле слева появится список всех доступных команд W ord в алфа витном порядке. 3. Найдите в списке команду Добавить голосовое примечание (Insert Voice). 4. Дважды щелкните на этой команде, чтобы перенести ее в поле справа. 5. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно. Когда окно Параметры Word (Word Options) закроется, на панели бы строго доступа появится значок команды Добавить голосовое приме чание (Insert Voice).

Рис. 16-4. Раскрывающееся меню Удалить примечание содержит команды, позволяющие удалить текущее примечание, все отображающиеся примечания или вообще все примечания в док ументе

Опишем этот процесс подробнее. 1. В раскрывающемся списке Рецензирование | Отслеживание | Показать исправления | Рецензенты (Review | T racking | Show Markup | Reviewers) вы берите имена рецензентов, примечания которых хотите удалить. У становите галочку рядом с именем, и примечания выбранного рецензента будут отобра жены в документе. Если рядом с именем не стоит галочка, примечания этого рецензента не ото бражаются. Галочки ставятся независимо друг от друга, так что можно выбрать любую комбинацию рецензентов. 2. Выполните команду Рецензирование | Примечания | Удалить | Удалить все отображаемые примечания (Review | Comments | Delete | Delete All Comments Shown), чтобы удалить примечания. Примечания, которые были видны, исчезнут из документа. Однако все приме чания, которые вы скрыли на шаге 1 остались незатронутыми. Их можно про смотреть, поставив галочки рядом с именами рецензентов. Если после удале ния примечаний вы поняли, что удалили чтото не то, отмените операцию, нажав комбинацию клавиш +.

Выделение текста цветом Примечания вставляются в два этапа: сначала выделяется текст , а затем вводится текст примечания. Но иногда нужно просто привлечь внимание к фрагменту тек ста, как это делается в бумажном документе при помощи маркера. Соответствую щий инструмент Word находится на ленте: Главная | Шрифт | Цвет выделения текста (Home | Font | T ext Highlight Color). Чтобы пометить текст цветом, можно выделить его и выполнить эту команду, а можно сначала выполнить команду, а затем выделить текст мышью. Если хотите, можете выделять фрагменты разным цветом. Word предоставляет 12 цветов на выбор.

WOM_ch_16.PM6

342

29.04.2008, 15:19

ГЛАВА 16

Совместная работа с другими пользователями

343

Отслеживание изменений Если вы редактируете чейто текст, будет хорошо, если автор сможет посмот реть, что именно вы изменили. В мире бумажных документов процесс редак тирования может быть долгим. Редактор берет красный карандаш и чтото помечает, чтото зачеркивает, а чтото добавляет. Иногда он рисует вертикаль ные линии на полях, чтобы привлечь внимание к определенным фрагментам текста. Когда просмотр завершен, редактор отправляет исписанные страни цы обратно автору , который вносит изменения в свой документ . Рукопись может передаваться от автора редактору и обратно по нескольку раз, пока все не придут к согласию относительно изменений. К счастью, при использовании W ord все это можно значительно ускорить.

Отслеживание и просмотр изменений Чтобы начать отслеживать изменения, просто включите эту функцию, выпол нив команду Рецензирование | Отслеживание | Исправления (Review | Tracking | T rack Changes) или нажав комбинацию клавиш +, (+, ). Кнопка Исправления (T rack Changes) на ленте станет подсвеченной, указывая на то, что документ находится в режиме отслеживания исправлений. В этом режиме W ord запоминает все внесенные изменения и отображает их в области проверки или вносках. Кроме того, W ord зачеркивает удаленные час ти и подчеркивает добавленные. СОВЕТ Эти параметры можно изменить. Например, мо жно сделать так, что добавленный текст будет выделяться курсивом, а не подчеркиваться. Подробнее см. ниж е.

После редактирования документ может стать загроможденным и сложным для чтения. К счастью, пометки можно отображать и скрывать. Кроме того, можно выбрать, где будут отображаться изменения: 

В документе. В раскрывающемся списке Рецензирование | Отслеживание | Отобразить для проверки (Review | T racking | Display for Review) выбери те Исправления в измененном документе (Final Showing Markup) или Ис правления в исходном документе (Original Showing Markup) (рис. 165). Если хотите работать с документом, не отвлекаясь на исправления, выбе рите в этом списке Измененный документ (Final).

Рис. 16-5. В меню Отобразить для проверки мо жно выбрать, какие изменения бу дут отображаться в документе. Чтобы просматривать только последние изменения, выберите вариант Исправления в измененном док ументе. Чтобы увидеть все изменения, отслеженные с момента создания док умента, выберите Изменения в исходном документе. Если выбрать вариант Измененный док умент, бу дут отображаться то лько последние изменения, без каких-либо пометок. Если выбрать Исходный документ, документ будет отображаться в том варианте, в как ом был до на чала отслеживания изменений

WOM_ch_16.PM6

343

29.04.2008, 15:19

344

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями



В области проверки. Щелкните на кнопке Рецензирование | Отслеживание | Область проверки (Review | T racking | Reviewing Pane). Эта кнопка работает как переключатель, отображая или скрывая исправления. Щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы открыть меню с дополнительными параметрами. Мож но выбрать между вертикальной областью проверки, располагающейся в левой части окна документа, и горизонтальной, располагающейся в нижней части. Панель Область проверки (Reviewing Pane) предоставляет больше информации, чем выноски, включая сведения о числе и типе изменений.



В выносках . Выполните команду Рецензирование | Отслеживание | Вы носки | Показывать исправления в выносках (Review | T racking | Balloons | Show Revisions in Balloons). В правой части документа появится область, в которой будут отображаться выноски с примечаниями и изменениями. Выноски дают более четкое представление о внесенных изменениях, чем область проверки. Если вам трудно разобраться с элементами в области проверки, используйте выноски. С другой стороны, если примечания на столько объемны, что сложно разобраться с выносками, используйте об ласть проверки, в которой достаточно места для длинных комментариев.

Изменение вида пометок Некоторые документы проходят долгий путь, прежде чем обретут свою итого вую форму . Они выдерживают много раундов просмотра и редактирования, по бывав у многих рецензентов. При работе с такими документами важно контро лировать, что отображается на экране, иначе можно потерять чьито пометки.

Выбор режима отображения изменений Если нужно вспомнить, что было написано в документе перед тем, как его кто то изменил, не требуется отменять все изменения. W ord позволяет «перевес ти часы назад» и просмотреть документ в его исходном состоянии. Кроме того, можно скрыть все пометки и посмотреть, как будет выглядеть документ, если принять все имеющиеся изменения (стр. 347). Примечания и изменения, внесенные рецензентами, можно просматривать в четырех режимах: 

Исправления в измененном документе (Final Showing Markup) — в этом ре жиме отображается итоговый документ со всеми примечаниями и помеченны ми изменениями. Весь вставленный текст отображается другим цветом, а уда ленный текст показан в выносках или в области проверки. При первом открытии документа в W ord включается этот режим, чтобы избе жать случайного распространения документа с примечаниями и изменениями.



Измененный документ (Final) — отображается отредактированная вер сия документа, без какихлибо пометок. Так документ будет выглядеть, если принять все изменения. Этот режим хорошо подходит, когда нужно ра ботать с документом, не отвлекаясь на пометки.



Исправления в исходном документе (Original Showing Markup) — ото бражается исходный документ и отслеженные изменения. Это противополож ность режиму Исправления в измененном документе (Final Showing Markup), так как удаленный текст отображается в документе и помечен пе

WOM_ch_16.PM6

344

29.04.2008, 15:19

ГЛАВА 16

Совместная работа с другими пользователями

345

речеркиванием. Редактор как будто только предлагает внести изменения, а не вносит их за автора. 

Исходный документ (Original) — документ отображается в том виде, в ко тором находился до того, как за него взялись редакторы. Если отменить все изменения, документ будет выглядеть так, как в этом режиме.

Отображение изменений различного типа Редакторы могут вносить в документ много изменений различного типа. Это может быть вставка и удаление, изменение форматирование и добавление при мечаний. Если нужно сфокусироваться на изменениях определенного типа, используйте меню Показать исправления (Show Markup), позволяющее скрывать или отображать изменения (рис. 166). Флажки в этом меню пока зывают, какие элементы отображаются: 

Примечания (Comments) — примечания в выносках или области проверки;



Рукописные примечания (Ink) — примечания, написанные вручную при помощи специальных устройств;



Добавления и удаления (Insertions and Deletions) — добавленные или уда ленные элементы;



Форматирование (Formatting) — изменения формата;



Выделение области исправлений (Markup Highlight Area) — включает или отключает выделение цветом правого поля, в котором находятся выноски.

Рис. 16-6. Два разных режима отображ ения пометок редак тора. Вверх у: в режиме Исправления в измененном док ументе отображаются все внесенные изменения. Внизу: в режиме Исправления в ис ходном док ументе док умент отображается в ис ходном состоянии, а изменения указаны на по лях, как бу дто их то лько предлагается внес ти

WOM_ch_16.PM6

345

29.04.2008, 15:19

346

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Отображение пометок рецензентов Если над документом работало несколько рецензентов, можно скрыть пометки некоторых из них, чтобы сфокусироваться на замечаниях остальных. Чтобы скрыть или отобразить изменения, внесенные рецензентом, используйте меню Рецензирование | Отслеживание | Показать исправления | Рецензенты (Review | T racking | Show Markup | Reviewers). В документе отображаются изменения тех рецензентов, рядом с именами которых установлены флажки (см. рис. 167). ПРИМЕЧАНИЕ Если вам приходится редактировать документ на чужом компьютере, можете изменить имя пользователя, чтобы в пометках стояло ваше имя. Выполните команду Рецензирование | Отслеживание | Исправления | Сменить пользователя (Review | T racking | T rack Changes | Change User Name) и введите имя пользователя и инициалы. К огда закончите, верните имя и инициалы х озяина.

Настройка внешнего вида пометок Word предоставляет много способов настройки внешнего вида исправлений и пометок, но сложно придумать чтото лучше стандартных параметров: 

удаленный текст выделяется зачеркиванием, а добавленный текст подчер киванием, так что не остается сомнений, что означают такие пометки;



перемещенный текст помечается двойным зачеркиванием в том месте, откуда был удален, и двойным подчеркиванием там, куда вставлен;



на поле документа рядом с любыми изменениями появляется вертикаль ная линия. Изменения и примечания отдельных рецензентов выделяются разным цветом.

Рис. 16-7. Каждое примечание и изменение в док ументе помечается именем или инициалами рецензента. Меню Показать исправления позволяет отображать и скрывать примечания определенных рецензентов. Отображаются пометки те х рецензентов, рядом с именами к оторых ус тановлены ф лажки

Word также отслеживает изменения в таблицах, включая удаление и вставку ячеек. Изменения, относящиеся к форматированию, появляются в области про верки и выносках, но в тексте не помечаются. Если стандартные параметры вам не нравятся, можете изменить их по собственному усмотрению, используя диа логовое окно Параметры исправлений (Track Changes Options) (рис. 168).

WOM_ch_16.PM6

346

29.04.2008, 15:19

ГЛАВА 16

Совместная работа с другими пользователями

347

Печать изменений и пометок Иногда требуется распечатать страницы документа, на которых видно, какие изменения внесены. Сначала нужно отобразить пометки в тексте (стр. 344). В меню Рецензирование | Отслеживание | Отобразить для проверки (Review | Tracking | Display for Review) выберите Исправления в измененном докумен те (Final Showing Markup) или Исправления в исходном документе (Original Showing Markup). Затем щелкните на кнопке Office и выберите команду Пе чать (Print), чтобы открыть диалоговое окно Печать (Print) (рис. 169). В раскрывающемся списке Напечатать (Print what) выберите Документ с ис правлениями (Document showing markup) и щелкните OK. Документ будет распечатан в немного меньшем масштабе, чтобы хватило место для выносок на правом поле.

Рис. 16-8. На первый взгляд диалоговое окно Параметры исправлений может показаться запутанным. Большинство представленных в нем раскрывающихся списков предназначено для выбора цвета изменений и примечаний. Если в раскрывающих ся списках из секции Пометка исправлений оставить значения Авторский, то примечания и исправления все х редакторов бу дут помечаться разным цветом

Принятие и отклонение изменений Автор может быть согласен или не согласен с тем, как редакторы изменили текст . В любом случае, следует просмотреть все изменения и убедиться, что документ стал лучше, а не хуже. В W ord просматривать изменения легко и быстро. Чтобы просмотреть изменения и исправления в документе, выполните следу ющее: 1. Поместите точку вставки в начало документа, нажав комбинацию клавиш +.

WOM_ch_16.PM6

347

29.04.2008, 15:19

348

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Чаще всего лучше приступать к просмотру с начала документа, чтобы ни чего не пропустить. 2. Выберите режим просмотра документа или Черновик (Draft).

Разметка страницы (Print Layout)

Исправления и комментарии отображаются во всех режимах, кроме режима чтения (Full Screen Reading). Удобнее всего работать в режиме Разметка стра ницы (Print Layout) или Черновик (Draft).

Рис. 16-9. Параметр, позво ляющий распечатать пометки рецензентов, нах одится в раскрывающемся списке в правом уг лу окна. Распечатать мо жно док умент с пометками или то лько список изменений и примечаний

3. В раскрывающемся списке Рецензирование | Отслеживание | Отобразить для проверки (Review | T racking | Display for Review) выберите один из вари антов отображения пометок. Например, выберите Исправления в измененном документе (Final Showing Markup), чтобы просмотреть последние изменения, или Исправления в ис ходном документе (Original Showing Markup), чтобы отобразить все измене ния. 4. В раскрывающемся списке Рецензирование | Отслеживание | Показать исправления | Рецензенты (Review | T racking | Show Markup | Reviewers) вы берите тех рецензентов, чьи исправления хотите видеть. Появится список рецензентов, комментировавших или изменявших документ . Если рядом с именем рецензента установлен флажок, внесенные им измене ния будут отображаться. 5. Щелкните на кнопке Следующее исправление (Next), расположенной в груп пе Рецензирование | Изменения (Review | Changes). Примите или отклони те текущее изменение, щелкнув на соответствующей кнопке (рис. 1610). Повторяйте эти действия для всех оставшихся изменений, пока не достигнете конца документа.

WOM_ch_16.PM6

348

29.04.2008, 15:19

ГЛАВА 16

Совместная работа с другими пользователями

349

Удаление всех примечаний и отслеженных изменений Прежде чем отправить квартальный отчет о продажах в кабинет директора, вы, скорее всего, захотите удалить все примечания и исправления, внесенные вами и вашими коллегами в процессе создания документа. Если скрыть исправления (стр. 344), они все равно останутся в документе. Любой пользователь сможет ото бразить и просмотреть их. Передавая документ другим людям, можно удалить все примечания и отслеженные изменения. В Word 2007 есть функция с именем Ин спектор документов (Document Inspector), позволяющая найти и удалить из документа все скрытые сведения, такие как персональные данные, примечания и исправления (рис. 1611).

Рис. 16-10. После того как рецензенты изменили ваш док умент, вы можете быстро оценить нанесенный ущерб. Группа Изменения на вкладке Рецензирование содержит инструменты, помогающие просмотреть внесенные изменения. Кнопки Следующее исправление и Предыдущее исправления позволяют переходить между примечаниями и изменениями. Если х отите сделать изменение пос тоянным, щелкните на кнопк е Принять, а если вам не нравится изменение, щелкните на кнопк е Отклонить (дополнительные сведения см. на стр. 351)

Инспектор документов ( Office | Подготовить | Инспектор документов или +, ) можно использовать для поиска и удаления перечисленных ниже элементов. Установите флажки рядом с названием элементов, которые хотите найти: 

Примечания, исправления, версии (Comments, Revisions, V ersions, and Annotations) — как говорилось выше, при совместной работе с другими пользователями в документе могут появляться примечания и помеченные исправления.



Свойства документа и личные сведения (Document Properties and Personal Information) — некоторые свойства, которые на компьютерном языке называ ются метаданными, хранят имя автора, тему и название документа. Докумен ты могут содержать и другую персональную информацию, которую в некото рых случаях не следует предоставлять другим пользователям.



Колонтитулы и подложки (Headers, footers, and watermarks) — в некото рых случаях эта информация может не предназначаться для всеобщего про смотра, и ее потребуется удалить перед сохранением и распространени ем документа.

WOM_ch_16.PM6

349

29.04.2008, 15:19

350 

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Скрытый текст (Hidden text) — один из параметров форматирования шрифта в W ord. Если вы скрыли текст для собственных целей (персональ ные комментарии, заметки, аль тернативный текст), то, скорее всего, вы не захотите показывать его другим пользователям.

Настраиваемые XMLданные (Custom XML data) — в вашей организации могут использоваться собственные данные XML, которые не видны при обычном просмотре. При помощи инспектора документов эти данные можно найти и удалить. Чтобы удалить из документа все примечания и исправления, выполните сле дующее: 

1. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Подготовить | Инспектор документов (Prepare | Inspect Document), чтобы открыть диалоговое окно Инспектор документов (Document Inspector). В этом диалоговом окне можно выбрать элементы, которые нужно найти, вклю чая примечания, исправления, персональные сведения, настраиваемые данные XML, колонтитулы и скрытый текст . 2. Убедитесь, что установлен флажок Примечания, исправления, версии (Comments, Revisions, V ersions, and Annotations), и щелкните на кнопке Про верить (Inspect). Если вы хотите проверить только примечания и исправления, снимите осталь ные флажки. Например, если документ имеет колонтитулы, то их можно ис ключить из поиска. 3. Просмотрите результаты. Щелкните на кнопке Удалить все (Remove All) ря дом с названием элементов, которые хотите удалить из документа (рис. 1611).

Рис. 16-11. Инспектор док ументов выпо лняет поиск указанных э лементов и сообщает о результатах. Если хотите удалить найденные элементы, воспользуйтесь кнопками Удалить все

WOM_ch_16.PM6

350

29.04.2008, 15:19

ГЛАВА 16

Совместная работа с другими пользователями

351

Эффективная работа: Кнопки Принять и Отклонить Если другой пользователь внес в документ изменения, их можно принять или отклонить все сразу или по отдельности, используя две кнопки из группы Рецензирование | Изменения (Review | Changes). Каждая из этих кнопок имеет две части. Щелкните на верхней части кнопки, чтобы принять или отклонить текущее изменение и перейти к следующему. Щелкните на ниж ней части и получите дополнительные возможности:  Принять (или Отклонить ) и перейти к следующему [Accept (или Reject) and Move to Next]. Используйте эту команду , чтобы принять или отклонить одно изменение и автоматически перейти к следующему . Та кой вариант отлично подходит для быстрого просмотра внесенных из менений. (Если просто щелкнуть на верхней части кнопки, будет выпол нено то же самое.)  Принять исправление или Отказаться от исправления [Accept (или Reject) Change]. Используйте эти команды, чтобы принять или отклонить изменение и не переходить к следующему . Это позволяет проверить результаты выполнения команды, прежде чем продолжить работу .  Применить (или Отклонить) все отображаемые изменения [Accept (или Reject) All Changes Shown]. Эта команда применяет или отклоняет все отображаемые изменения (скрытые изменения остаются). Исполь зуйте эту команду, когда хотите принять или отклонить изменения, вне сенные определенными редакторами. Чтобы выбрать, чьи изменения отображаются, используйте меню Рецензирование | Отслеживание | Показать исправления | Рецензенты (Review | T racking | Show Markup | Reviewers).  Применить (или Отклонить ) все изменения в документе [Accept (или Reject) All Changes in Document].

Объединение и сравнение документов Представьте, что вы работаете над отчетом вместе с коллегами и отправляете чер новик документа каждому из них. Один за другим эти черновики с пометками коллег возвращаются к вам, и вам теперь требуется объединить все предложения и изменения в один документ . Быстрее всего это сделать, объединив все приме чания и изменения в одну рабочую копию, а затем просмотреть их все и создать итоговую версию. После объединения двух документов W ord предоставляет спе циальную рабочую область, в которой можно просматривать объединенный до кумент с изменениями, а также исходный и измененный документы (рис. 1612). Чтобы объединить два документа и просмотреть результаты, закройте оба до кумента и выполните следующее: 1. Выполните команду Рецензирование | Сравнить | Объединить (Review | Compare | Combine). Откроется диалоговое окно Объединение документов (Combine Documents) с двумя раскрывающимися списками для выбора документов, которые будут объединены.

WOM_ch_16.PM6

351

29.04.2008, 15:19

352

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Рис. 16-12. После объединения дву х док ументов W ord отображает изменения в размеченном док ументе в центре окна. Ис ходная и измененная версии док умента отображаются в небольших окнах справа. Облас ть проверки слева содержит информацию о различиях меж ду этими двумя версиями

2. В раскрывающемся списке Исходный документ (Original Document) выбе рите имя вашего документа (документа без исправлений). Если документа нет в списке, щелкните на кнопке с изображением папки. Откро ется стандартное диалоговое окно Windows, позволяющее найти и открыть до кумент. В поле Пометка исправлений (Label unmark changes with) введите свое имя (или любое другое имя, которое хотите связать с исходным документом). 3. В раскрывающемся списке Измененный документ (Revised Document) вы берите документ , полученный от коллег (т . е. измененную версию, которую нужно объединить с оригиналом). Если требуется, щелкните на кнопке с изображением папки, чтобы найти этот документ. В текстовом поле под раскрывающимся списком введите имя рецен зента. 4. Чтобы просмотреть дополнительные параметры, щелкните на кнопке Больше (More) (рис. 1613). Диалоговое окно Объединение документов (Combine Documents) расширит ся, предоставляя дополнительные параметры, а надпись на кнопке изменится на Меньше (Less). 5. При необходимости, измените параметры сравнения документов по своему усмотрению.

WOM_ch_16.PM6

352

29.04.2008, 15:19

ГЛАВА 16

Совместная работа с другими пользователями

353

В группе Параметры сравнения (Comparison Settings) установите флажки ря дом с теми изменениями, которые хотите пометить в объединенном докумен те. Например, если не установить флажок перемещения (Moves), текст, пере мещенный вашим коллегой, в объединенном документе будет находиться на новом месте, но это изменение не будет помечено двойным подчеркиванием и зачеркиванием, как будто оно уже принято.

Рис. 16-13. Диалоговое окно Объединение док ументов позво ляет объединить два документа, чтобы найти от личия. Ф лажки в группе Параметры сравнения определяют, какие изменения бу дут отображаться в объединенном док ументе. В группе Показывать изменения мо жно выбрать, г де бу дут отображаться изменения: в ис ходном док ументе, в измененном док ументе или в новом док ументе

6. В группе Показывать изменения (Show Changes) выберите уровень измене ний, который хотите просмотреть, и документ , в котором будут отображаться изменения. Можно выбрать один из двух уровней отображения изменений: по знакам и по словам. С последним работать немного проще. Например, если изменить слово «вам» на «ваш», помечено будет слово целиком, а не только последняя буква. 7. В группе Показать изменения (Show changes in) установите один из пере ключателей, определяющих, где будут отображаться объединенные изменения. В большинстве случаев наиболее подходящим будет последний вариант: в но вом документе (New document). Если выбрать его, то объединенный текст будет помещен в новый документ, который можно будет сохранить под новым именем, а исходный документ и документ с исправлениями останутся незат ронутыми, так что при необходимости можно будет вернуться к ним. 8. Щелкните OK, чтобы выполнить объединение. После небольшой задержки Word откроет рабочую среду, похожую на рис. 1612. Возможно, вы не сразу поймете, что где находится. В левой части окна распо ложена знакомая область проверки. В центре отображается объединенный документ, в котором изменения помечены подчеркиванием и зачеркиванием. В правой части находится два окна: исходный документ сверху и измененный документ снизу. Все три документа синхронизированы, так что когда при пе

WOM_ch_16.PM6

353

29.04.2008, 15:19

354

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

ремещении по одному документу остальные прокручиваются автоматически, и во всех отображается одна и та же часть документа. 9. При помощи меню Рецензирование | Сравнить | Исходные документы (Review | Compare | Show Source) укажите документы, которые хотите видеть на экране. Если на экране отображаются одновременно все три документа (объединен ный, исходный и измененный), вы получаете четкое представление о том, как был изменен документ. Но если обилие документов вас смущает , можете скрыть некоторые из них, используя меню Исходные документы (Show Source). Если область проверки вам не нужна, можете закрыть и ее, щелкнув на кнопке с крестиком в правом верхнем углу этой панели.

Рис. 16-14. При помощи меню Исходные док ументы мо жно скрыть ис ходный и/или измененный док умент, чтобы они не мешали работать с объединенным док ументом

Сравнение двух документов Сравнение документов выполняется почти так же, как объединение. Эти команды даже находятся в одном меню: Рецензирование | Сравнить (Review | Compare). Диалоговое окно Сравнение документов (Compare Documents) почти идентич но окну Объединение документов (Combine Documents) (рис. 1613), так как вы полняется поиск тех же элементов: перемещений, примечаний, вставок и удалений. Разница между командами Сравнить и Объединить заключается в результа тах. При объединении двух документов результаты, отображающиеся в центре окна, включают изменения в обоих документах. При сравнении двух документов созда ется размеченный документ, показывающий разницу между исходными докумен тами (рис. 1615). Полученный документ указывает на все изменения четким, стан дартизированным способом. Такой тип сравнения удобен, когда две стороны об суждают детали договора.

WOM_ch_16.PM6

354

29.04.2008, 15:19

ГЛАВА 16

Совместная работа с другими пользователями

355

Рис. 16-15. При сравнении дву х док ументов W ord создает размеченный док умент, показывающий различия. Испо льзуются с тандартные пометки: у даленный тек ст зачеркивается, добавленный тек ст подчеркивается, изменения в форматировании перечисляются в выносках. Вертикальные линии на левом по ле облегчают поиск различающихся мес т

Защита документа от изменений Иногда требуется показать документ другим пользователям, но сделать так, что бы они не могли вносить изменения. Например, нужно разрешить им добавлять примечания, но не давать возможности менять слова, или разрешить просматри вать и редактировать только отдельную часть документа. Все это можно сделать при помощи параметров защиты документов W ord (рис. 1616). Можно предос тавить определенным рецензентам определенные разрешения и установить па роль на доступ к параметрам защиты.

Рис. 16-16. Меню Защитить док умент позво ляет ограничить возмо жности других пользователей по работе с вашим документом. Если выбрать вариант Ограничить форматирование и редак тирование, в правой час ти окна W ord появится панель, позволяющая нас троить разрешения на дос туп к док ументу

WOM_ch_16.PM6

355

29.04.2008, 15:19

356

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями

Чтобы ограничить доступ других пользователей к вашему документу , сначала откройте панель Ограничить форматирование и редактирование (Restrict Formatting and Editing), выполнив команду Рецензирование | Защитить | Защи тить документ (Review | Protect | Protect Document) или нажав комбинацию кла виш +, , (+, , ). Появится панель, разделенная на три части (рис. 1617). В первых двух секциях указываются ограничения на форматирование и редак тирование, а кнопка в третьей секции позволяет применить выбранные парамет ры защиты. (Несмотря на грозное название, никто не даст вам полицейскую форму , жетон и резиновую дубинку .)

Рис. 16-17. Панель Ограничить форматирование и редак тирование позво ляет ограничить способы изменения док умента, доступные другим пользователям. Первые две секции позволяют настроить ограничения на форматирование и редак тирование, а в третьей секции нах одится кнопка, включающая защит у с указанными параметрами

Опишем вкратце каждую секцию: 

Ограничения на форматирование (Formatting restrictions) — позволяет ограничить способы изменения форматирования элементов документа. Мож но также ограничить возможность выбора новых тем и стилей.



Ограничения на редактирование (Editing restrictions) — позволяет ука зать, каким способом разрешено редактировать документ: добавлять при мечания, вводить данные в поля форм, записывать исправления или толь ко читать (редактирование запрещено). Здесь же можно выделить части документа и указать пользователей, которые могут их редактировать.

WOM_ch_16.PM6

356

29.04.2008, 15:19

ГЛАВА 16



Совместная работа с другими пользователями

357

Включить защиту (Start enforcement) — в этой секции находится кноп ка, применяющая параметры, выбранные в двух предыдущих секциях. Можно установить пароль на доступ к параметрам защиты, чтобы пользо ватели не могли их изменить. Теперь рассмотрим эти параметры ограничения подробнее. СОВЕТ Для предоставления разным людям разных разрешений на внесение изменений в док умент, необходимо указать их как пользователей, чтобы программа мог ла идентифицировать их. Это не так сло жно, как мо жет показаться. Если вы работаете в сети организации, то мо жете идентифицировать к оллег по сетевым адресам, таким как editorial\chaz или [email protected]. Щелкните на ссылк е Другие пользователи (More users) и добавьте имена в окно Добавление пользователей (Add Users). Можно объединять пользователей в группы, чтобы было проще предоставлять неск ольким людям одинак овые разрешения.

Применение ограничений на форматирование Если вы тщательно отформатировали документ, то вряд ли захотите, чтобы один из рецензентов переделал все на свой вкус. В секции Ограничение на форматирование (Formatting Restrictions) можно ограничить доступные возможности по форматированию или запретить любые изменения. Откройте панель Ограничить форматирование и редактирование (Restrict Formatting and Editing) и установите флажок Ограничить набор разрешенных стилей (Limit formatting to a selection of styles). Щелкните на ссылке Настройки (Settings), чтобы открыть диалоговое окно Ограничения на форматирование (Formatting Restrictions) (рис. 1618).

Рис. 16-18. Диалоговое окно Ограничения на форматирование обманчиво выг лядит сложным. Просто начните сверху. В верхней час ти можно ограничить способ применения стилей к док ументу. В нижней секции мо жно нас троить нек оторые параметры работы функции автоматического форматирования во время изменения док умента рецензентами. Кроме того, мо жно запретить изменения тем и с тилей

Перечислим некоторые способы защиты документа: 

WOM_ch_16.PM6

Запись исправлений (Tracked Changes) — включает отслеживание всех из менений, внесенных рецензентами;

357

29.04.2008, 15:19

358

Часть III

Общий доступ и совместная работа с другими пользователями



Примечания (Comments) — разрешает рецензентам добавлять примеча ния, но запрещает изменять текст;



Ввод данных в поля форм (Filling in forms) — используйте этот параметр, когда создаете формы, которыми будут пользоваться другие люди. Можно раз решить заполнение форм, но запретить изменение текста документа. (Созда нию форм посвящена целая глава.)



Только чтение [No changes (read only)] — запрещает рецензентам вносить любые изменения. Кроме того, этот параметр используется, когда нужно раз решить редактирование только отдельных частей документа. Другими сло вами, можно будет читать весь документ, а редактировать только указанные части. ПРИМЕЧАНИЕ В предыдущих версиях W ord можно было предло жить пользователям, открывающим документ, перейти в режим только для чтения, но его нельзя было включить прину дительно, как в W ord 2007.

Разрешение изменений в отдельных частях документа Одна из самых интересных функций защиты Word 2007 — возможность заблоки ровать некоторые части документа, разрешив редактирование других частей. Можно даже указать, какие пользователи будут иметь доступ к различным частям документа. Вот как это сделать: 1. Выполните команду Рецензирование | Защитить | Защитить документ | Ограничить форматирование и редактирование (Review | Protect | Protect Document | Restrict Formatting and Editing). В правой части окна Word появится панель Ограничить форматирование и редактирование (Restrict Formatting and Editing). 2. В группе Ограничение на редактирование (Editing Restrictions) (вторая секция) установите флажок Разрешить только указанный способ редак тирования документа (Allow only this type of editing in the document). Затем в раскрывающемся меню выберите параметр Только чтение [No changes (Read only)]. После выбора этого параметра на панели появится группа Исключения (Exceptions) с новыми элементами, которые вы используете на шаге 4 для вы бора пользователей, которым разрешено редактировать определенные части документа. 3. Выделите часть документа, редактирование которой хотите разрешить. Сначала выделите ту часть документа, которую смогут изменять рецензенты. Для выделения можно воспользоваться любым доступным способом (см. гл. 2).. 4. Установите флажки рядом с именами групп и пользователей, которым разре шено изменять выделенный текст . Если вы хотите, чтобы кто угодно мог изменять отдельные части документа, установите в поле Группы (Groups) флажок Все (Everyone). Если хотите пре доставить доступ только некоторым рецензентам, щелкните на ссылке Другие пользователи (More users) и введите имена этих пользователей, как описано выше.

WOM_ch_16.PM6

358

29.04.2008, 15:19

ГЛАВА 16

Совместная работа с другими пользователями

359

5. Повторите шаги 3 и 4, чтобы выделить другие части текста и предоставить разрешения группам и отдельным пользователям. Когда закончите, щелкните на кнопке Да, включить защиту (Yes, Start Enforcing Protection), чтобы применить указанные параметры. После этого сохраните документ. Защитив документ, можно передать его рецензентам. Когда рецензенты откроют документ, они смогут изменять только указанные части документа. На панели Ограничить форматирование и редактирование (Restrict Formatting and Editing) появится две кнопки, облегчающие переход между областями, кото рые можно редактировать (рис. 1619).

Рис. 16-19. Рецензенты, работающие с ограниченным док ументом, мог ут использовать кнопки для пере хода по облас тям, изменение к оторых им разрешено

WOM_ch_16.PM6

359

29.04.2008, 15:19

Ч А С Т Ь

I V

НАСТРОЙКА WORD ПРИ ПОМОЩИ МАКРОСОВ И ДРУГИХ ИНСТРУМЕНТОВ

ГЛАВА 17

Настройка рабочего прос транства

ГЛАВА 18

Настройка параметров безопаснос ти

ГЛАВА 19

Введение в макросы и Visual Basic

ГЛАВА 20

Создание собс твенных тем и шаблонов

WOM_ch_17.PM6

361

29.04.2008, 15:20

Г Л А В А

1 7

Настройка рабочего пространства

Если что то во внешнем виде окна Word вас не устраивает , не волнуйтесь, из менить это гораздо проще, чем, скажем, внешний вид и поведение вашего под растающего ребенка. Microsoft всегда предоставляет несколько способов вы полнения одной задачи, несколько путей к одному диалоговому окну и не сколько вариантов просмотра своей работы. Скорее всего, и в W ord можно изменить то, что вам не нравится. Однако часто стандартные параметры W ord изменять не требуется, так что можете смело пропустить эту главу . Здесь мы рассмотрим параметры диалогово го окна Параметры Word (Word Settings), с которыми можно поэксперименти ровать на досуге. Просмотрите заголовки и, если какие то из описанных функ ций вас заинтересуют, остановитесь на них. В этой главе описывается: 

как помесить часто используемые команды на панель быстрого доступа, располагающуюся в левом верхнем углу окна большинства программ Office;



как назначать собственные комбинации клавиш;



как изменять внешний вид меню, инструментов и документов;



как настраивать поведение W ord при редактировании документов.

Настройка панели быстрого доступа Панель быстрого доступа находится в левом верхнем углу окна большинства программ Office. Иногда в Интернете ее называют Q AT (сокращение от Quick Access Toolbar), так как люди очень не любят длинные названия. Панель быс трого доступа, появившаяся в Office 2007, позволяет размещать все наиболее часто используемые команды в одном месте, независимо от того, какая про грамма из пакета Office используется. Что самое замечательное, пользователь сам может выбирать, какие команды добавить на эту панель. Microsoft попро бовала угадать, какие команды чаще всего используются, и изначально поме стила некоторые из них на панель быстрого доступа (рис. 17 1).

WOM_ch_17.PM6

362

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 17 Настройка рабочего пространства

363

Рис. 17-1. Щелкните на кнопке раскрывающегося меню, расположенной рядом с панелью быстрого дос тупа. Откроется меню, при помощи к оторого можно добавлять к оманды на панель быстрого доступа и удалять их оттуда. Если нужной команды нет в списке, выберите команду Другие команды и следуйте инс трукциям, приведенным ниж е

Добавление команд на панель быстрого доступа Предположим, что вы хотите добавить на панель быстрого доступа новые коман ды. Возможно, вам не хватает меню из предыдущих версий W ord, позволяющего быстро переключаться между открытыми документами Word. Кроме того, вы, до пустим, большой поклонник автотекста (функции, позволяющей вставлять длин ные строки текста нажатием нескольких клавиш). Вы можете добавить на панель быстрого доступа кнопку команды Автотекст (AutoText), чтобы иметь возможность быстро создавать и использовать элементы автотекста. Ниже приведены инструкции по добавлению этих двух команд — Перейти в другое окно (Switch Windows) и Автотекст (AutoText) — на панель быстрого доступа. 1. Щелкните на кнопке со стрелкой, расположенной рядом с панелью быстрого доступа, чтобы открыть раскрывающееся меню. Установив флажок рядом с названием команды в этом меню, можно добавить ее значок на панель быстрого доступа. Проблема в том, что нужных нам ко манд нет в списке, поэтому: 2. Выберите команду Другие команды (More Commands). Откроется диалоговое окно Параметры Word (Word Options), в котором бу дет выбрана секция Настройка (Customize) (рис. 17 2). Список в правом поле содержит команды, отображающиеся на панели быстрого доступа. В левом поле перечислены команды, которые можно добавить на эту панель. Сейчас в раскрывающемся списке Выбрать команды из (Choose commands from) выбрано Часто используемые команды (Popular Commands). Видимо, команды Перейти в другое окно (Switch Windows) и Автотекст (AutoText) не очень популярны, так как их нет в списке. К счастью, при помощи раскры вающегося списка Выбрать команды из (Choose commands from) можно отобразить гораздо больше команд.

WOM_ch_17.PM6

363

29.04.2008, 15:20

364

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Рис. 17-2. В секции Настроить диалогового окна Параметры W ord мо жно добавлять команды на панель быс трого доступа. В раскрывающемся списк е Выбрать команды из выберите набор дос тупных к оманд. Дваж ды щелкните на к оманде в левом по ле, чтобы добавить ее в список справа

3. В раскрывающемся списке Выбрать команды из (Choose commands from) выберите Все команды (All Commands). Список всех команд, доступных в Word, довольно длинный, поэтому меню Выб рать команды из (Choose commands from) позволяет сузить область поиска, выбрав команды с отдельной вкладки. (Основные вкладки перечислены в вер хней части списка, а вкладки подменю в нижней.) 4. Найдите в списке команду Автотекст (AutoText) и щелкните на кнопке Доба вить (Add), расположенной между двумя списками, чтобы добавить команду в список команд панели быстрого доступа. Чтобы добавить команду в список, можно воспользоваться кнопкой Добавить (Add), а можно просто дважды щелкнуть на названии команды. СОВЕТ Первый элемент списка, (), не является к омандой. Это прос то вертикальная линия, помогающая организовать зна чки. Если на панель быс трого дос тупа добавлено много к оманд, мо жно объединить их в группы, от делив разделителями.

5. Найдите в списке команду Перейти в другое окно (Switch Windows) и дважды щелкните на ней, чтобы добавить в список команд панели быстрого доступа. Нажмите клавишу , чтобы сразу перейти к командам, название которых на чинается на «п ». Так будет проще найти команду Перейти в другое окно . Теперь, когда в список добавлены все необходимые команды, можете изменить их расположение в соответствии с собственными предпочтениями.

WOM_ch_17.PM6

364

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 17 Настройка рабочего пространства

365

6. Выберите команду в списке команд панели быстрого доступа и воспользуйтесь кнопками со стрелками, расположенными справа от списка, чтобы изменить порядок команд. Чтобы было проще найти новые команды, можно добавить разделитель. На пример, можно сгруппировать команды Сохранить, Создать и Открыть. 7. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры W ord (W ord Options), и посмотрите, как изменилась панель быстрого доступа. Когда диалоговое окно Параметры Word (Word Options) закроется, на пане ли быстрого доступа появятся новые команды. Команды Автотекст (AutoText) и Перейти в другое окно (Switch Windows) на самом деле не просто команды, а раскрывающиеся меню, так что теперь вы избавлены от нескольких лишних щелчков мышью на ленте. Чтобы сэкономить еще больше времени, можно связать с командами собствен ные комбинации клавиш. Все команды на панели быстрого доступа пронуме рованы слева направо, так что можно выполнять их, нажимая клавишу и цифру (рис. 17 3).

Рис. 17-3. Нажмите клавишу , и рядом со зна чками на панели быс трого дос тупа появятся номера. Чтобы выпо лнить к оманду, нажмите и соответс твующую цифру. В нашем примере к омбинация клавиш + соответс твует к оманде Сохранить, а комбинация + к оманде Перейти в другое окно СОВЕТ Если вы привыкли к предыдущим версиям W ord, вам мо жет не понравиться распо ложение панели быс трого дос тупа. Если так, то ее мо жно переместить. Щелкните на кнопке Настройка панели быстрого дост упа (Customize Quick Access toolbar) и выберите команду Разместить под лентой (Show Below the Ribbon). Панель быс трого дос тупа займет от дельную с троку меж ду лентой и док ументом. Так она по хожа на панели инс трументов, испо льзуемые в предыдущих версиях Word.

Назначение комбинаций клавиш Опытные пользователи Word знают, что можно сэкономить драгоценные секун ды, если не тянуться за мышью, отрываясь от клавиатуры, каждый раз, когда нуж но выполнить какую то команду. Гораздо эффективнее запомнить и применять комбинации клавиш, соответствующие часто используемым командам (обычно мы указываем такие комбинации клавиш). Если для нужной команды нет комбина ции клавиш, можно создать ее. Или, если вы привыкли работать в других тексто вых процессорах, можете заменить стандартные комбинации клавиш Word теми, к которым привыкли.

WOM_ch_17.PM6

365

29.04.2008, 15:20

366

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Чтобы создать или изменить комбинации клавиш, выполните следующее: 1. Щелкните на кнопке Office, а затем на кнопке Параметры Word (Word Options). В открывшемся диалоговом окне откройте секцию Настройка (Customize). Откроется секция Настройка (Customize), которую вы уже использовали для добавления команд на панель быстрого доступа (см. рис. 17 2). 2. Щелкните на кнопке Настройка (Customize), которая расположена в нижней части окна рядом с надписью Сочетания клавиш (Keyboard shortcuts). Откроется диалоговое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard), содержащее несколько списков, текстовых полей и кнопок (рис. 17 4). В верх ней части окна находятся списки Категории (Categories) и Команды (Commands).

Рис. 17-4. Диалоговое окно Настройка клавиат уры позво ляет изменить к омбинации клавиш, связанные с командами Word. Выберите категорию в списке слева, а затем команду в поле справа. Щелкните в по ле Новое сочетание клавиш, нажмите клавиши, которыми хотите запускать эт у к оманду, а затем щелкните на кнопк е Назначить

3. В списке слева выберите категорию. Команды, входящие в эту категорию, по явятся в поле справа. Допустим, вы часто используете таблицы и хотите назначить комбинацию кла виш команде вставки таблицы в документ . Выберите в поле Категории (Cate gories) категорию Вкладка «Вставка» (Insert Tab). В поле Команды (Commands) появится список команд, относящихся к вставке объектов в документ . 4. В списке Команды (Commands) выберите команду, которой хотите назначить комбинацию клавиш. Выбранная команда выделяется. 5. В поле Новое сочетание клавиш (Press new shortcut key) нажмите клавиши, которыми хотите запускать выбранную команду, и щелкните на кнопке Назна чить (Assign). После нажатия кнопки Назначить (Assign) введенное сочетание клавиш за писывается в поле Текущие сочетания (Current keys). Можно использовать клавиши , и в комбинации с другими клавишами (если на жать только эти клавиши, сочетание клавиш не будет записано).

WOM_ch_17.PM6

366

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 17 Настройка рабочего пространства

367

СОВЕТ Если вы нажали не те клавиши, нажмите клавишу , чтобы удалить со четание. Клавиша не помо жет, так как испо льзуется в сочетаниях, и если нажать ее, в по ле Новое сочетание клавиш (Press new shortcut key) появится надпись Del.

6. Под полем Текущие сочетания (Current keys) находится текстовое поле Те кущее назначение (Currently assigned to), в котором указано, с какой коман дой связана нажатая комбинация клавиш. Важно обратить внимание на надпись Текущее назначение (Currently assigned to), чтобы выяснить, не назначено ли выбранное сочетание другой команде. Например, если нажать +, будет указано, что это сочетание связано с командой EditFind. ПРИМЕЧАНИЕ В W ord имеются сотни к оманд, каж дая из к оторых имеет собственное имя. В именах к оманд не испо льзуются пробелы; например, EditFind. В предыдущих версиях W ord это имя указывало на к оманду Find (Найти) в меню Edit (Правка). Т еперь меню исчезли, и к оманды нах одятся в других мес тах, но имена ос тались прежними. У дачи в поиск е.

7. В поле Сохранить изменения в (Save changes in) выберите, где будет сохра нено сочетание клавиш. Можно создавать сочетания, доступные во всех документах Word или только в некоторых. Если в поле Сохранить изменения в (Save changes in) оставить имя шаблона Normal.dotm, сочетание будет доступно во всех документах Word. А можно раскрыть список и выбрать определенный документ . В этом случае сочетания будут доступны только в этом документе или, если выбрать шаблон, во всех документах, созданных на основе этого шаблона (подробнее см. гл. 5). Например, если компьютер используется несколькими людьми, можно сохра нять сочетания в шаблонах одного пользователя. 8. Щелкните на кнопке Назначить (Assign), если вы еще не сделали этого. После нажатия кнопки Назначить (Assign) введенное сочетание сохраняет ся, и можно начинать использовать его. 9. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Настрой ка клавиатуры (Customize Keyboard), а затем щелкните OK, чтобы закрыть окно Параметры Word (Word Options). Если в дальнейшем вы решите, что неправильно назначили сочетание клавиш, можете найти команду , которой его назначили (как делали это на шаге 3), и щелкнуть на кнопке Удалить (Remove), расположенной в нижней части окна. СОВЕТ Если вы изменили много сочетаний, а теперь х отите верну ть все, как было, щелкните на кнопк е Сбросить (Reset All). Всем к омандам будут возвращены ис ходные сочетания клавиш.

Настройка персональных параметров Word При настройке Word часто упускают из виду возможность персонализации. Если ука зать свое имя и инициалы в диалоговом окне Параметры Word (Word Options), про грамма будет «знать», кто с ней работает . Имя пользователя важно знать, когда выпол няется совместная работе с другими пользователями с использованием функций ре цензирования (гл. 16). Когда пользователь изменяет документ и добавляет примеча ния, Word помечает изменения именем или инициалами этого пользователя.

WOM_ch_17.PM6

367

29.04.2008, 15:20

368

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Имя и инициалы можно указать при установке программы. Чтобы прове рить, правильно ли они указаны, щелкните на кнопке Office, а затем на кнопке Параметры Word (Word Options). Откроется диалоговое окно Параметры Word (Word Options), в котором будет выбрана секция Основные (Popular) (рис. 17 5). В нижней части окна находятся текстовые поля Имя пользователя (User name) и Инициалы (Initials). Если хотите изменить эти данные, сделайте это.

Изменение параметров отображения Лента и диалоговые окна содержат больше инструментов, чем вам когда либо понадобится. Ключ к эффективной работе — настройка рабочей среды таким образом, чтобы нужные инструменты находились там, где вам удобно будет к ним обращаться. Большинство параметров, относящихся к настройке рабочей среды, находятся в диалоговом окне Параметры Word (Word Options). В левой части этого диалогового окна находится несколько кнопок, открыва ющих секции с различными параметрами. Параметры, относящиеся к внешнему виду рабочей среды, находятся в трех секциях: Основные (Popular), Экран (Display) и Дополнительно (Advanced).

Секция Основные Откройте диалоговое окно Параметры Word (Word Options) и щелкните на кнопке Основные (Popular). В группе Основные параметры работы с Word (Top options for working with Word) вы увидите некоторые параметры, позволяющие изменить внешний вид окна W ord (см. рис. 17 5).

Рис. 17-5. В диалоговом окне Параметры Word можно изменить имя и инициалы пользователя. Эти сведения ну жны не для того, чтобы Microsof t могла следить за вами. Word использует их для идентификации исправлений и примечаний при совмес тной работе с другими людьми

WOM_ch_17.PM6

368

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 17 Настройка рабочего пространства



369

Показывать минипанель инструментов при выделении (Show Mini Toolbar on selection). Мини панель инструментов появляется при выделении текста в документе, предоставляя часто используемые команды редактирова ния и форматирования (рис. 17 6). Эта функция автоматически включается при установке Word, но если вы считаете, что она больше мешает , чем помогает , можете отключить ее, сняв флажок.

Рис. 17-6. Мини-панель инструментов Word — одна из тех вещей, которые либо любишь, либо ненавидишь. Если вас она отвлекает, мо жете отключить ее, открыв диалоговое окно Параметры Word и сняв флажок Показывать мини-панель инструментов при выделении в секции Основные 

Предварительный просмотр вариантов (Enable Live Preview). Предваритель ный просмотр в реальном времени — функция, изменяющая внешний вид доку мента в соответствии с выбранными параметрами форматирования до того, как эти параметры применены. Эта функция может отнимать слишком много ресур сов на медленных компьютерах. Чтобы этого избежать, можно отключить ее.



Показывать вкладку «Разработчик» на ленте (Show Developer tab in the Rib bon). Если вы работаете с макросами, формами, шаблонами или данными в формате XML, установите этот флажок, чтобы добавить на ленту вкладку Раз работчик (Developer). На этой вкладке находятся специальные инструменты, помогающие создавать документы, которыми будут пользоваться другие люди.



Всегда использовать ClearT ype (Always use ClearT ype). ClearType — техноло гия Microsoft, улучшающая отображение текста на экране. Она хорошо рабо тает для большинства компьютеров и мониторов, но в некоторых случаях может только ухудшать внешний вид текста. Это может произойти, напри мер, когда для жидкокристаллического монитора установлено разрешение, отличное от рекомендованного. Если ClearT ype не работает должным обра зом, снимите этот флажок.



Открывать вложения электронной почты в полноэкранном режиме чте ния (Open e mail attachments in Full Screen Reading view). Если установлен этот флажок, вложения открываются в полноэкранном режиме, а не в режиме Раз метка страницы (Print Layout), в котором можно случайно изменить документ.



Цветовая схема (Color scheme). Цветовая схема определяет цвета границ окна Word, полос прокрутки и других элементов. Собственные схемы со здавать нельзя, так что выбор ограничен схемами, предложенными Microsoft. Выберите схему , наиболее приятную для ваших глаз.



Стиль всплывающих подсказок (ScreenTip style). Всплывающие подсказ ки — это сообщения, появляющиеся при наведении указателя мыши на команду или элемент управления. Доступно три варианта. Выберите Пока

WOM_ch_17.PM6

369

29.04.2008, 15:20

370

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

зывать улучшенные всплывающие подсказки (Show feature descriptions in ScreenTips), чтобы получать длинные сообщения, описывающие больше подробностей. Выберите Не показывать улучшенные всплывающие под сказки (Don’t show feature descriptions in ScreenTips), чтобы получать крат кие сообщения, состоящие из одного двух слов. Выберите Не показывать всплывающие подсказки (Don’t show ScreenTips), и всплывающие подсказ ки не будут появляться совсем.

Секция Экран Откройте диалоговое окно Параметры W ord (W ord Options) и щелкните на кнопке Экран (Display), чтобы получить доступ к некоторым параметрам ото бражения документов, разделенным на две группы: Параметры отображения страниц (Page display options) и Всегда показывать эти знаки форматиро вания на экране (Always show these formatting marks) (рис. 17 7).

Параметры отображения страниц Эти параметры изменяют способ отображения документов в окне W ord и никак не влияют на внешний вид распечатанных документов.

Рис. 17-7. Используйте параметры из секции Экран для нас тройки внешнего вида документов. Параметр Показывать поля между страницами в режиме разметки позволяет скрыть или отобразить верхние и нижние по ля с траниц в режиме Разметка документа 

Показывать поля между страницами в режиме разметки (Show white space between pages in Print Layout View). В режиме Разметка страницы (Print Layout) W ord отображает полное представление распечатанной стра

WOM_ch_17.PM6

370

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 17 Настройка рабочего пространства

371

ницы, включая пустые поля внизу и вверху . Если снять этот флажок, ниж ние и верхние поля не будут отображаться. Скрывать и отображать поля можно также в процессе работы над документом. Для этого нужно навес ти указатель мыши на область между двумя страницами и щелкнуть, когда указатель мыши примет форму двухсторонней стрелки. 

Показывать метки выделения (Show highlighter marks). На вкладке Глав ная (Home) имеется инструмент, позволяющий выделять текст цветом. По умолчанию метки выделения отображаются, но если они вас раздражают, снимите этот флажок.



Показывать всплывающие подсказки при наведении указателя мыши (Show document tooltips on hover). Во всплывающих подсказках отображают ся примечания рецензентов и адреса гиперссылок, скрытые в тексте. Если за держать указатель мыши над таким элементом, появится всплывающая подсказка с дополнительной информацией. Если снять этот флажок, подсказки не будут появляться.

Отображение знаков форматирования на экране Документы W ord полны невидимых символов. Это знаки табуляции, симво лы абзацев и другие знаки форматирования. Когда приходится решать про блемы с форматированием, лучше видеть эти символы, потому что именно они могут быть причиной. Показать или скрыть большинство таких знаков можно при помощи команды Главная | Абзац | Отобразить все знаки (Home | Paragraph | Show/Hide) (кнопка со знаком ¶) или комбинации клавиш +, (+, ) (работает и комбинация клавиш из предыдущих версий Word — ++). На рис. 17 8 показано, как выглядит документ, если отображаются все знаки форматирования. Если хотите, чтобы какие то знаки форматирования всегда отображались при создании нового документа, откройте диалоговое окно Параметры Word и ус тановите соответствующие флажки в группе Всегда показывать эти знаки форматирования на экране (Always show these formatting marks on the screen): 

Знаки табуляции (T ab characters);



Пробелы (Spaces);



Знаки абзацев (Paragraph marks);



Скрытый текст (Hidden text);



Мягкие переносы (Optional hyphens);



Привязка объектов (Object anchors);



Показывать все знаки форматирования (Show all formatting marks).

Секция Дополнительно Щелкните на кнопке Дополнительно (Advanced) в диалоговом окне Парамет ры Word, чтобы просмотреть не так часто используемые параметры, позволяю щие настроить основные аспекты отображения окна программы. Прокрутите окно, чтобы найти группы Показывать содержимое документа (Show document content) и Экран (Display).

WOM_ch_17.PM6

371

29.04.2008, 15:20

372

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Показывать содержимое документа Параметры из этой группы определяют, как выглядит окно документа во время работы. Установите или снимите флажки для тех элементов, которые хотите по казать или скрыть. 

Показывать фоновые цвета и рисунки в режиме разметки (Show background colors and images in Print Layout view). Фоновые цвета предназна чены больше для веб страниц, чем для печатных страниц, и могут мешать при вводе и редактировании текста. Если снять этот флажок, фоновые цвета и рисунки, используемые в качестве подложки, отображаться не будут.



Переносить текст по границе окна документа (Show text wrapped within the document window). Включите этот флажок, если хотите, чтобы строки тек ста автоматически переносились, чтобы соответствовать размеру окна доку мента. Так, если уменьшить окно, Word изменит распределение слов в абзацах, чтобы были видны все слова. Этот параметр работает в режимах Черновик (Draft), Структура (Outline) и Вебдокумент (Web Layout), но не работает в режиме Разметка страницы (Print Layout). В последнем режиме, если умень шить окно W ord, часть текста будет не видна.



Показывать пустые рамки рисунков (Show picture placeholders). При ра боте на медленном компьютере с документом, содержащим много рисунков, Word может заметно замедляться. У становите этот флажок, и все рисунки бу дут заменены пустыми рамками (см. рис. 17 8). Документ будет прокручивать ся быстрее и требовать меньше ресурсов компьютера.

Рис. 17-8. Документы с бо льшим числом рисунк ов мог ут медленно прокручиваться, особенно, если работать не на самом мощном к омпьютере. Работу можно ускорить, включив отображение пустых рамок вместо рисунков. Откройте диалоговое окно Параметры Word, выберите секцию Дополнительно и ус тановите ф лажок Показывать пустые рамки рисунков в группе Показывать содержимое документа

WOM_ch_17.PM6

372

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 17 Настройка рабочего пространства

373



Показывать рисунки и надписи (Show drawing and text boxes on screen). Рисунки и надписи всегда отображаются в режиме Разметка страницы (Print Layout), если не снять этот флажок.



Показывать анимацию текста (Show text animation). В W ord 2007 анимация текста больше не входит в параметры шрифта, но все еще остались докумен ты с сияющими буквами и «марширующими муравьями», созданные в преды дущих версиях. На все это безобразие можно не смотреть, сняв этот флажок.



Показывать закладки (Show bookmarks). Закладки позволяют пометить место документа и переходить к нему , нажимая клавишу . Кроме того, на закладки можно ссылаться из макросов и программ на языке VBA (стр. 411). Этот параметр определяет, видны ли закладки на экране. Если флажок установлен, закладки отображаются как серые квадратные скоб ки, окружающие текст.



Показывать смарттеги (Show Smart T ags). Смарт теги автоматически со здают ссылки на ресурсы в Интернете, если в документ ввести определен ные слова (гл. 6). Если эта функция вам не нравится, снимите этот флажок.



Показывать границы текста (Show text boundaries). Если установить этот фла жок, вокруг текста документа (включая текст в верхнем и нижнем колонтиту лах) появляются пунктирные линии, помогающие выравнивать рисунки и другие элементы страницы. Границы текста не появляются в распечатанных документах.



Показывать обрезные метки (Show crop marks). Обрезные метки — это линии, по которым можно обрезать бумагу, если документ распечатан на лис те большего размера, чем указано в параметрах страницы.



Показывать коды полей вместо их значений (Show field codes instead of their values). Коды полей обычно выполняют какие то вычисления и помеща ют результаты в текст . Например, код поля PageNum определяет текущий но мер страницы и помещает этот номер в текст . Если нужно видеть сами коды, а не полученные значения, установите этот флажок. Раскрывающийся список Затенение полей (Field Shading) позволяет указать, следует ли изменять цвет полей в документе. Доступно три варианта: Никогда (Never), Всегда (Always) и При выделении (When selected).



Использовать шрифты черновика в режимах черновика и структуры (Use draft font in Draft and Outline views). В режимах Черновик (Draft) и Струк тура (Outline) документ выглядит не так, как на печатной странице. Для этих двух режимов можно выбрать определенный шрифт и размер, чтобы текст было удобнее читать на экране.



Кнопка Подстановка шрифтов (Font Substitution). Если кто то передал вам документ, в котором используются шрифты, отсутствующие на вашем компь ютере, Word автоматически заменяет их похожими шрифтами. Если вас не устраивает автоматический выбор, укажите другие шрифты.

Экран Чтобы просмотреть дополнительные параметры экрана, откройте диалого вое окно Параметры W ord, выберите секцию Дополнительно (Advanced) и прокрутите окно, чтобы найти группу Экран (Display). В эту группу входят следующие параметры:

WOM_ch_17.PM6

373

29.04.2008, 15:20

374

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов



Число документов в списке последних файлов (Show this number of Recent Documents). При щелчке на кнопке Office появляется меню, содер жащее список последних документов, которые открывались и сохранялись. Число документов в этом списке можно изменить. Максимально допусти мое значение — 50, но обычно достаточно 10 20.



Единица измерения (Show measurements in units of). Выберите единицы измерения, которые будут использоваться на линейках и в диалоговых окнах. Доступны следующие варианты: дюймы, сантиметры, миллиметры, пункты и пики.



Ширина полосы стилей в режимах черновика и структуры (Style area pane width in Draft and Outline views). В режимах Черновик (Draft) и Струк тура (Outline) в левой части окна документа появляется панель со списком стилей абзацев (рис. 17 9). Введите в это поле число, определяющее ширину панели. Например, если в качестве единицы измерения используются санти метры, введите 1, чтобы выделить для панели стилей 1 сантиметр. Если не хотите видеть эту панель, введите 0.



Отображать пикселы для средств HTML (Show pixels for HTML features). Установите этот флажок, чтобы использовать пикселы в качестве единицы измерения для диалоговых окон, относящихся к HTML и веб страницам. Для веб дизайнеров пиксел — базовая единица измерения. Например, веб страни ца может иметь размер 750 ×540 пикселов, что хорошо подходит для многих экранов.

Рис. 17-9. Полоса с тилей отображается в левой части док умента в режимах Черновик и Структура. Ширину этой полосы можно изменить. Для этого откройте диалоговое окно Параметры Word, перейдите в секцию Дополнительно, найдите группу Экран и установите значение в по ле Ширина полосы стилей в режимах черновика и струк туры. Чтобы скрыть эт у по лосу, введите зн ачение 0 

Показывать все окна на панели задач (Show all windows in T askbar). На панели задач Windows все документы Word могут быть объединены под одним значком, а могут быть представлены отдельными значками. У становите этот флажок, чтобы использовать отдельные значки. ПРИМЕЧАНИЕ Параметры Windows также влияют на то, как отображаются окна док ументов W ord на панели зада ч. Чтобы изменить параметры Windows, щелкните правой кнопк ой мыши на панели зада ч и выберите из к онтекстного меню команду Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно, в котором мо жно нас троить поведение панели зада ч.

WOM_ch_17.PM6

374

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 17 Настройка рабочего пространства

375



Включить в подсказки сочетания клавиш (Show shortcut keys in ScreenTips). Всплывающие подсказки появляются, когда указатель мыши задерживается над кнопкой или другим объектом. Если установлен этот флажок, в подсказках указываются сочетания клавиш, связанные с элемен том, для которого отображается подсказка. Это хороший способ изучения сочетаний клавиш.



Показывать горизонтальную полосу прокрутки (Show horizontal scroll bar). Г оризонтальная полоса прокрутки автоматически появляется при открытии нового документа.



Показывать вертикальную полосу прокрутки (Show vertical scroll bar). Вертикальная полоса прокрутки автоматически появляется при открытии но вого документа.



Показывать вертикальную линейку в режиме разметки (Show vertical ruler in Print Layout view). В режиме Разметка страницы (Print Layout) ав томатически появляется вертикальная линейка.



Оптимизировать расположение знаков для макета, а не для удобочи таемости (Optimize character positioning for layout rather than readability). Если этот флажок установлен, знаки в документе будут располагаться в точности так, как в распечатанном документе. Используйте этот параметр только в том слу чае, если это необходимо для размещения элементов, так как при этом рас стояния между символами могут искажаться, что затруднит чтение документа с экрана.

Настройка параметров сохранения документа Диалоговое окно Параметры W ord включает несколько параметров, опре деляющих, как выполняется сохранение документов. Например, если вы хо тите всегда сохранять документы в старом формате .doc, можете установить этот параметр, и не выбирать формат файла каждый раз при сохранении документа. Параметров не много, но некоторые из них относятся к очень специфическим техническим деталям. Чтобы просмотреть параметры сохра нения, откройте диалоговое окно Параметры W ord и перейдите в секцию Сохранение (Save). Эта секция включает три группы параметров: 

Сохранение документов (Save documents) — позволяет изменять формат файла и расположение, в котором по умолчанию предлагается сохранять до кументы;



Параметры автономного редактирования для файлов на сервере управ ления документами (Offline editing options for document management server files) — позволяет настроить параметры, относящиеся к совместной работе при помощи узлов SharePoint;



Сохранение качества при совместном использовании документа (Preserve fidelity when sharing this document) — позволяет убедиться, что доку мент одинаково выглядит на компьютерах разных пользователей. Звучит не понятно, но ничего сложного тут нет . Рассмотрим параметры, входящие в каждую из этих групп.

WOM_ch_17.PM6

375

29.04.2008, 15:20

376

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Параметры сохранения документов Первый параметр, Сохранять файлы в следующем формате (Save files in this format), определяет, в каком формате документ будет сохраняться по умолчанию. Чтобы сохранить документ в другом формате, можно воспользоваться командой Сохранить как (Save As). Доступны следующие форматы: 

.docx — новый формат файлов документов W ord;



.docm — новый формат файлов документов W ord, содержащих макросы. (Microsoft предприняла попытку повысить безопасность компьютеров, огра ничив использование макросов; см. стр. 398);



.dotx — новый формат шаблонов W ord;



.dotm — новый формат шаблонов, содержащих макросы;



.doc — формат файлов, созданных в предыдущих версиях W Word 6.0, W ord 95 и W ord 97 2003;



.dot — формат шаблонов W ord, созданных в предыдущих версиях;



.pdf — файлы Adobe Reader (Acrobat). (Доступны в качестве надстройки; см. стр. 156);



.xps — спецификация документов XML (аль Microsoft). (Доступна в качестве надстройки);



.mht, .mhtml — веб страница в одном файле (пакет, хранящий все файлы, составляющие веб страницу);



.htm, .html — стандартный формат веб страниц. Фотографии и другие элемен ты представлены внешними файлами, связанные со страницей ссылками;



.rtf — расширенный формат текста, используемый для обмена файлами с другими текстовыми процессорами и операционными системами друго го типа, такими как Mac и Linux;



.txt — формат текста, не имеющего форматирования;



.xml — расширяемый язык разметки, стандартный язык описания данных различного типа;



.wps —старый формат Microsoft W orks.

ord, включая

тернатива PDF , созданная

Параметры автовосстановления Word может автоматически сохранять документы через указанный интервал вре мени. Для этого нужно установить флажок Автосохранение каждые…минут (Save AutoRecover information every …minutes) и ввести число минут в поле со счетчиком. В поле Каталог данных для автовосстановления (AutoRecover file location) введите путь, по которому будут сохраняться временные файлы с данными для автовосстановления. В большинстве случаев подходит путь, предлагаемый по умолчанию (C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Micro soft\Word\). Если хотите указать новый путь, щелкните на кнопке Обзор (Browse) и выберите новую папку .

Расположение файлов по умолчанию Когда пользователь хочет сохранить новый документ , как W ord выбирает папку, в которой предлагает сохранить файл? Для этого используется папка, указанная в поле Расположение файлов по умолчанию (Default file location).

WOM_ch_17.PM6

376

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 17 Настройка рабочего пространства

377

Можно сэкономить много времени, указав в этом поле папку , в которой чаще всего сохраняете документы. По умолчанию предлагается папка Мои доку менты. Это хороший выбор, но если ваши файлы хранятся в другом месте, щелкните на кнопке Обзор (Browse) и выберите папку . Если все файлы, ко торые вы создадите в следующие три месяца, должны храниться в одной папке проекта, выберите эту папку на то время, что работаете над проектом.

Параметры автономного редактирования Если вы работаете совместно с другими пользователями через узел SharePoint, эти параметры могут заинтересовать вас. Если вы не пользуетесь технологией Share Point, пропустите этот раздел. SharePoint — это технология, разработанная Microsoft для людей, совместно использующих файлы и рабочие области. При совместном использовании файла вы можете взять файл, как книгу из библиотеки. Другие пользо ватели не могут вносить изменения в файл, который вы «забрали». Когда вы воз вращаете файл, можете добавить комментарии, поясняющие, как изменен файл. При работе с документом, полученным с узла SharePoint, W ord должен где то хранить временные файлы. Параметры в этой группе определяют, где со храняются файлы во время работы. По умолчанию извлеченные документы предлагается сохранять «в расположении серверных черновиков на данном компьютере», что подходит в большинстве случаев. Если хотите изменить это расположение, установите переключатель На вебсервере (The W eb server) и выберите новую папку , щелкнув на кнопке Обзор (Browse).

Параметры внедрения шрифтов Функция, выполняемая параметром Сохранение качества при совместном использовании документа (Preserve fidelity when sharing this document), гораз до проще, чем его название. При создании документа и форматировании текста используются шрифты, имеющиеся на локальном компьютере. Эти шрифты оп ределяют форму букв и, как вам известно, форма может быть очень разной. На пример, сравните шрифты Arial и Algerian (рис. 17 10). Если передать документ кому то, у кого шрифта Algerian не установлен, Word просто подберет наиболее подходящий шрифт. Это не всегда хорошо, так как от внешнего вида шрифта может зависеть производимое документом впечатление.

Рис. 17-10. В Word имеется множество шрифтов, но если док умент будут читать другие люди, как мо жно быть уверенными в том, что у них ус тановлены те ж е шрифты? Этот вопрос мо жно решить, внедрив испо льзуемые шрифты в файл док умента

WOM_ch_17.PM6

377

29.04.2008, 15:20

378

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Чтобы все пользователи, просматривающие документ, гарантированно увидели шрифты правильной формы, W ord позволяет внедрить шрифты в файл документа (т. е. сохранить их там). Да, при этом размер файла увеличится, но это очень ценная возможность, без которой иногда не обойтись. Откройте диалоговое окно Парамет ры Word и выберите секцию Сохранение (Save). В нижней части этой секции мож но настроить параметры внедрения шрифтов. Сначала воспользуйтесь раскрываю щимся списком, чтобы выбрать, для какого документа будут изменены эти парамет ры (или укажите, что изменение будет действовать для всех новых документов). Установите флажок Внедрить шрифты в файл (Embed fonts in the file). Ста нут доступными два дополнительных параметра. Если хотите уменьшить размер файлов, установите оба флажка: 

Внедрять только знаки, используемые в документе (Embed only the cha racters used in the document). Этот параметр позволяет уменьшить размер файла, но подходит только в том случае, если другие пользователи будут только чи тать документ , но не изменять его. Если предполагается, что документ будет изменяться, снимите этот флажок.



Не внедрять обычные системные шрифты (Do not embed common system fonts). Некоторые шрифты, такие как Arial и Times New Roman установлены почти в каждой системе Windows в мире. Если установить этот флажок, в файл не будут внедряться шрифты, которые почти наверняка есть на компьютерах других пользователей.

Изменение параметров редактирования Диалоговое окно Параметры W ord содержит множество флажков, управляющих параметрами редактирования, о которых многие пользователи даже никогда не задумывались. Например, можно указать, какому стилю будет отдаваться предпоч тение, если вырезать текст из абзаца с форматом Заголовок 2 и вставить в абзац с форматом Обычный. Если хотите настроить подобные параметры, откройте сек цию Дополнительно (Advanced) диалогового окна Параметры Word. Параметры, относящиеся к редактированию, имеются в двух группах: Параметры правки (Editing options) и Вырезание, копирование и вставка (Cut, copy , and paste).

Параметры правки 





Заменять выделенный фрагмент (Typing replaces selected text). Если фла жок установлен (по умолчанию), происходит следующее: если выделить текст и начать печатать, выделенный текст исчезнет, а вместо него появят ся новые символы. Если хотите, чтобы выделенный текст не исчезал, сни мите этот флажок. Автоматически выделять слова (When selecting, automatically select an entire word). Если вам удобно работать мышью, можете снять этот флажок, чтобы указать W ord, что выделение должно начинаться и заканчиваться именно там, где нажата и отпущена кнопка мыши. Если хотите, чтобы вы делялись слова целиком, даже если в выделение попадает только часть слова, оставь те этот флажок установленным. Разрешить перетаскивание текста (Allow text to be dragged and dropped). Если этот флажок установлен, текст можно выделять и перетаскивать на но

WOM_ch_17.PM6

378

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 17 Настройка рабочего пространства

379

вое место мышью. Если вы постоянно случайно перетаскиваете текст, от ключите этот флажок. 

CTRL + щелчок для выбора гиперссылки (Use CTRL + Click to follow hyperlink). Если в тексте имеются ссылки на другие части документа или сай ты в Интернете, можно переходить к ним, нажимая клавишу и щелкая мышью на ссылке. Если этот флажок снять, ссылки будут работать, как на веб страницах, и для перехода по ним будет достаточно одного щелчка.



Автоматически создавать полотно при вставке автофигур (Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes). Когда в документ вставляется отдель ный рисунок, полотно не требуется (стр. 276). Но если нужно работать с несколь кими рисунками и точно размещать их относительно друг друга, лучше исполь зовать полотно, содержащее все графические элементы. Если включить этот па раметр, при вставке автофигуры в документе всегда будет создаваться полотно.



Выделение абзацев (Use smart paragraph selection). Знак, стоящий в конце абзаца, «хранит» подробную информацию о форматировании. Если выделить абзац вместе со знаком абзаца, в выделение будут включены все параметры форматирования абзаца. Если выделить только текст, без знака абзаца, фор матирование при вставке будет потеряно. Если установить этот флажок, при выделении абзаца в выделение всегда будет включаться знак абзаца.



Перемещение курсора (Smart cursoring). Когда этот флажок установлен, точка вставки перемещается по просматриваемой странице, если для пе ремещения используются клавиши со стрелками. Например, если прокру тить документ при помощи полос прокрутки, а затем нажать клавишу со стрелкой, точка вставки автоматически переместится на ту страницу , ко торая отображается на экране.



Использовать клавишу INS для переключения режимов вставки и за мены (Use the Insert key to control overtype mode). Если включить режим за мены, поместить точку вставки в середину абзаца и начать вводить текст , но вые символы будут появляться «поверх» имеющихся. В режиме вставки при добавлении новых символов имеющиеся просто сдвигаются вперед. В преды дущих версиях Word переключение этих режимов выполнялось нажатием кла виши , что вызывало много нареканий со стороны пользователей, слу чайно нажимающих эту клавишу и обнаруживающих, что их драгоценный текст пропал. В Word 2007 клавиша больше не служит переключателем ре жимов, если только не установить этот флажок.



Предупреждение об обновлении стилей (Prompt to update style). У ста новите этот флажок, если хотите иметь возможность изменять текущий стиль при изменении параметров форматирования. Если изменить текст, к которому применен стиль, W ord спросит , следует ли изменить стиль в соответствии с новым форматом (т. е. изменить формат всего текста, ис пользующего этот стиль).



Использовать стиль «Обычный» для маркированных и нумерованных спис ков (Use Normal style for bulleted or numbered lists). Для маркированных и нуме рованных списков обычно используется стиль Абзац списка (Paragraph List). Если хотите применять стиль Обычный (Normal), установите этот флажок.

WOM_ch_17.PM6

379

29.04.2008, 15:20

380 

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Вести учет форматирования (Keep track of formatting). Последователь ность в форматировании — это своеобразная форма общения с читателя ми, позволяющая указать на важность текста и объединить похожие эле менты при помощи одинакового форматирования. W ord может отслежи вать создаваемые и применяемые стили форматирования, что облегчает применение такого же форматирования к другим частям документа. СОВЕТ Чтобы увидеть стили, созданные посредством форматирования, нужно внести некоторые изменения в диалоговом окне Параметры области стилей (Style Pane Options) (рис. 17-11). Также м ожно испо льзовать к оманду Выделить текст с таким же форматом (Select T ext with Similar Format ting), появляющуюся в к онтекстном меню выделенного текста.



Помечать несоответствия формата (Map formatting inconsistencies). Этот параметр используется совместно с предыдущим ( Вести учет форматирова ния). Установите этот флажок, и текст, имеющий несоответствующий формат, будет подчеркиваться синей волнистой линией.



Разрешить свободный ввод (Enable click and type). Этот параметр позво ляет щелкнуть в любом месте страницы и начать ввод текста. W ord авто матически добавит необходимые знаки абзацев и отступы, необходимые для помещения текста в то место, где выполнен щелчок. Эта функция ра ботает в режимах Разметка страницы (Print Layout) и Вебдокумент (Web Layout). В раскрывающемся списке, расположенном под этим флажком, можно выбрать стиль абзаца, применяемый при свободном вводе. (Конечно, стиль абзаца можно изменить после ввода текста.)

Рис. 17-11. Диалоговое окно Параметры области стилей позволяет изменить внешний вид облас ти с тилей. Чтобы просмотреть с тили, созданные в процессе работы над документом, в меню Отображаемые стили выберите В тек ущем док ументе, а затем установите все три ф лажка под заго ловком Отображать как стили

Параметры вырезания, копирования и вставки Как можно догадаться, эти параметры определяют поведение трех из наиболее часто используемых команд редактирования. Все правильно, можно указать, что будет происходить при нажатии сочетания клавиш +. Чтобы изменить эти параметры, откройте диалоговое окно Параметры Word и перейдите в сек цию Дополнительно (Advanced). Вторая группа параметров относится к опера циям вырезания, копирования и вставки (рис. 17 12).

WOM_ch_17.PM6

380

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 17 Настройка рабочего пространства

381

Первые четыре параметра определяют, какой вариант форматирования будет применяться. Например, когда текст вырезается из документа, он уже имеет какое то форматирование. И в том месте, куда вырезанный текст встав ляется, тоже имеется форматирование. Какое форматирование будет остав лено? Вы можете подумать, что это не такая большая проблема, так как не понравившееся форматирование можно изменить после вставки текста. Од нако для компьютера важны даже самые мелкие детали и необходимы пра вила, по которым будут разрешаться все вопросы. У вас есть возможность определить эти правила.

Вставка в пределах одного документа Если текст вставляется в другое место того же документа, по умолчанию текст сохраняет свое исходное форматирование. Если хотите, можете указать, что дол жно применяться форматирование конечного фрагмента. Исключением являют ся слова, выделенные полужирным или курсивом, которые остаются полужирны ми или курсивными. Третий вариант — сохранить только текст. Word отбросит все, что не является текстом: рисунки, таблицы и т . д.. Рисунки просто исчезают, а текст из таблиц преобразуется в абзацы. Вставленный текст получает форматирование конечного фрагмента.

Рис. 17-12. Когда текст вставляется в новое мес то, какое форматирование он получает — исходное или имеющееся? Стандартные параметры, показанные на рисунк е, под ходят в большинстве случаев, но пользователь может изменять их в соответс твии с собственными предпочтениями

Вставка в другой документ При вставке текста в другой документ W ord доступны те же варианты, что и при вставке в пределах одного документа: сохранить исходное форматирование, ис пользовать форматирование конечного фрагмента, сохранить только текст . Не большой нюанс возникает , когда документы имеют разные определения стилей: если оставить параметр по умолчанию (сохранить исходное форматирование), Word добавляет определения стилей из исходного документа в конечный, если их там нет. В двух других вариантах используется форматирование конечного доку мента, поэтому вопроса о стилях исходного документа не возникает .

WOM_ch_17.PM6

381

29.04.2008, 15:20

382

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Вставка в другой документ при конфликте определенных стилей Но что если оба документа имеют стиль Заголовок 2 , но в одном использу ется шрифт размером 24 пункта, а в другом 28? В этом случае по умолчанию используются стили конечного фрагмента, так как в большинстве случаев вставленный текст должен соответствовать по стилю остальному докумен ту. Однако можно сохранять исходное форматирование или только текст . Если указать, что должно использоваться форматирование конечного фрагмента, W ord проигнорирует определения стилей как в исходном, так и конечном документах, и применит форматирование, которое имеет тот фраг мент текста, в который выполняется вставка. В большинстве случаев резуль тат будет отличаться от параметра, предлагаемого по умолчанию.

Вставка из других программ При вставке текста из PowerPoint, Excel и других программ, возникают те же вопросы, на которые можно дать те же ответы. По умолчанию сохраняется исходное форматирование, так что текст выглядит почти так же, как в исход ной программе. Можно сохранять только текст или применять форматиро вание конечного фрагмента.

WOM_ch_17.PM6

382

29.04.2008, 15:20

Г Л А В А

1 8

Настройка параметров безопасности

Microsoft имеет плохую репутацию в отношении компьютерной безопасности. Несомненно, одним из преимуществ Word является открытость для программис тов, создающих надстройки и макросы (минипрограммы, запускающиеся в Word), которые делают Word еще более полезным приложением для обычных пользова телей. К сожалению, те же самые инструменты можно использовать для нанесе ния ущерба компьютерам и кражи информации. В Office 2007 Microsoft предпри няла попытку повысить уровень безопасности. В этой главе рассказывается, как можно защитить свои документы W ord. Так как Microsoft рассматривает вопросы компьютерной безопасности со всех сторон, мы сделаем то же самое. Сначала вы узнаете, как создать собственную цифровую подпись, подтверждающую авторство документа. Что еще важнее, вы научитесь проверять цифровые подписи, прикрепленные к документам других пользователей. Затем вы познакомитесь с Центром обеспечения безопасности и узнаете, как защититься от вредоносных макросов и надстроек, используя список надежных издателей и надежных расположений. В конце мы дадим советы по обеспечению безопасности при совместной работе с другими пользователями. СОВЕТ Чтобы написать макрос, не обязательно быть программис том. В W ord можно сделать это, не написав ни одной с троки к ода. О том, как это сделать, рассказывается в следующей г лаве.

Использование цифровых подписей Как и подпись на бумаге, цифровая подпись подтверждает подлинность источника документа. Например, подпись руководителя компании на договоре подтвержда ет, что он одобрил этот договор. Если ктото подделает подпись, договор будет недействительным. Если договор требует дополнительной защиты, его заверяют у нотариуса. Руководитель компании подтверждает свою личность, а нотариус подтверждает, что договор подписан в его присутствии. Цель цифровых подпи сей — предоставить тот же уровень защиты для документов и программ, которые можно передавать по электронной почте. Цифровые подписи обеспечивают безопасность обеих сторон — того, кто создал и подписал документ, и того, кто получил этот документ. Конечно, циф

WOM_ch_18.PM6

383

29.04.2008, 15:20

384

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

ровые подписи не создаются вручную. Как и все остальное в цифровом мире, они состоят из ноликов и единичек. Однако хитрые программы, создающие цифровые подписи, гарантируют , что эти подписи уникальны. В резуль тате цифровые подписи можно использовать, чтобы подтвердить, что: 

документ получен из определенного источника;



документ не был изменен после подписания;

документ был прочитан и одобрен сторонами, подписавшими его. Существует два способа подписания документа цифровой подписью. Можно создать свое собственное цифровое удостоверение, что эквивалентно тому , как люди подписывают чеки или письма без свидетелей. А можно приобрести циф ровое удостоверение у сторонней компании, подтверждающей личность пользо вателя; это аналогично подписанию бумаг в присутствии нотариуса. В W ord 2007 подписывать документы и проверять подписи очень просто. Человек, получивший документ, может быть уверен в том, что документ не был изменен с момента подписания. Это важно, например, для договоров о про даже — можно не сомневаться в том, что ктото изменил оговоренную цену. 

Создание собственной цифровой подписи Прежде чем вы сможете подписывать документы цифровой подписью, ее необ ходимо получить. Собственную цифровую подпись можно создать прямо в W ord. СОВЕТ Чтобы получить подпись, заверенную третьей стороной, необходимо связаться с организацией, дейс твующей как центр сертификации. Подробнос ти см. на с тр. 389.

Чтобы создать свою первую цифровую подпись, выполните следующее: 1. Откройте документ в W ord, щелкните на кнопке Office и выберите команду Подготовить | Добавить цифровую подпись (Prepare | Add a Digital Sig nature) (рис. 181).

Рис. 18-1. Для добавления цифровой подписи в док умент испо льзуйте меню Office | Подготовить. Если цифровая подпись еще не создана, W ord предос тавит возмо жность сделать это

WOM_ch_18.PM6

384

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 18

Настройка параметров безопасности

385

Если у вас еще нет цифрового удостоверения, появится сообщение о том, что Microsoft не может гарантировать, что цифровая подпись будет иметь юридическую силу . Юридический статус цифровых подписей точно не определен и может различаться в разных странах и регионах. Окно сооб щения имеет две кнопки: Услуги подписи из каталога решений партне ров Office (Signature Services from the Office Marketplace) и OK. Щелкните OK, чтобы открыть диалоговое окно Получение цифрового удостовере ния (Get a Digital ID). В этом окне можно «получить цифровое удостове рение от партнера Microsoft» или «создать свое цифровое удостоверение». (Если цифровая подпись уже создана, это окно не появится.) 2. Установите переключатель Создать свое цифровое удостоверение (Create your own digital ID) и щелкните OK. Откроется диалоговое окно Создание цифрового удостоверения (Create a Digital ID). Введите информацию, ко торую хотите сделать частью своей цифровой подписи, и щелкните на кноп ке Создать (Create). Обязательно требуется ввести только имя, а остальные сведения (адрес элект ронной почты, название организации и расположение) — по желанию. Когда щелкните на кнопке Создать (Create), Word сохранит удостоверение на вашем компьютере. Созданное удостоверение будет доступно, когда вы в следующий раз захотите подписать документ, используя команду Office | Подготовить | Добавить циф ровую подпись (Office | Prepare | Add a Digital Signature), о чем рассказывает ся далее.

Подписание документа собственной цифровой подписью Созданную цифровую подпись очень легко применить к документу . Однако сна чала убедитесь, что документ не требуется изменять. После добавления цифро вой подписи нельзя будет вносить никакие изменения. 1. Открыв документ в Word, выполните команду Office | Подготовить | Добавить цифровую подпись (Office | Prepare | Add a Digital Signature). Появится окно с сообщением о юридическом статусе цифровых подписей и кнопкой для перехода к каталогу партнеров Office и приобретения цифровой подписи у сторонней организации. Когда вам надоест это окно, установите фла жок Больше не показывать это сообщение (Don’t show this message again), чтобы избавиться от него. 2. Щелкните OK, чтобы продолжить работу с собственной цифровой подписью, созданной ранее. Когда появится диалоговое окно Подписание (Sign), введи те в текстовое поле описание причины, по которой хотите подписать документ . Можете объяснить, зачем подписываете документ . Это сообщение станет час тью документа, и все пользователи увидят его. СОВЕТ Если у вас имеется несколько подписей, например, самостоятельно созданная подпись и подпись, полученная от сторонней организации, можете щелкнуть на кнопке Изменить (Change) и выбрать подпись, к оторую хотите использовать.

3. Щелкните на кнопке Подписать (Sign), чтобы завершить процесс подписания. В окне с сообщением о том, что подпись успешно сохранена, щелкните OK.

WOM_ch_18.PM6

385

29.04.2008, 15:20

386

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

В сообщении также говорится, что подпись станет недействительной, если документ изменится. К тому же, Word не даст внести какиелибо изменения; боль шинство команд на ленте станут недоступными, а при любой попытке изме нить текст в строке состояния появится сообщение о том, что фрагмент заб локирован. Если ктото попытается изменить файл в другой программе, сис тема цифровых подписей обнаружит изменение.

Рис. 18-2. При добавлении цифровой подписи в док умент появляется диалоговое окно Подписание. Введите описание причины подписания в тек стовое по ле. Если х отите использовать другую цифровую подпись или просмотреть информацию о тек ущей подписи, щелкните на кнопк е Изменить

Щелкнув OK, вы вернетесь в документ, но, повторим, не сможете изменять его. Единственный способ вернуть возможность изменять документ в Word — удалить цифровую подпись.

Добавление строки подписи Microsoft Office Цифровые подписи, описанные в предыдущем разделе, скрыты. Подпись не ото бражается на распечатанных страницах. В W ord под лентой появляется сообще ние о наличии подписей. Чтобы просмотреть их, щелкните на кнопке Просмотр подписей (View Signatures) или выберите команду Office | Подготовить | Про смотр подписей (Office | Prepare | View Signatures), чтобы открыть панель Под писи (Signatures). В документ можно добавить подпись другого типа, гибрид циф ровой и рукописной подписи. Такая подпись называется строкой подписи Microsoft Office (рис. 183). Это хороший вариант для договоров и других документов, для которых требуется видимая подпись. Используя строку цифровой подписи, мож но отправлять подписанные договоры по электронной почте.

Рис. 18-3. Для док ументов, в к оторых требуется видимая подпись, испо льзуйте с троку подписи Microsoft Office. В дополнение ко всем преимуществам цифровой подписи с трока подписи отображается в печатном док ументе

WOM_ch_18.PM6

386

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 18

Настройка параметров безопасности

387

Допустим, вы создаете договор аренды. Вы составляете текст договора, добав ляете две строки для подписей и подписываете одну из них, прежде чем отпра вить договор партнеру по бизнесу . Рассмотрим этот процесс подробнее. 1. Выполните команду Вставка | Текст | Строка подписи (Insert | Text | Signature Line), чтобы открыть диалоговое окно Настройка подписи (Signature Setup) (рис. 184). Если появится окно с предложением услуг компаний по созданию цифровых подписей, щелкните OK.

Рис. 18-4. Используйте диалоговое окно для присоединения допо лнительной информации к с троке подписи. Например, мо жно включить адрес э лектронной по чты или инс трукции для людей, подписывающих док умент

2. В диалоговом окне Настройка подписи (Signature Setup) введите данные, которые будут включены в подпись, и щелкните OK, чтобы закрыть окно. Диалоговое окно Настройка подписи (Signature Setup) имеет текстовые поля, в которые можно ввести имя, должность, адрес электронной почты и инструк ции для подписывающего. Флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи (Allow the signer to add comments in the Sign dialog) позволяет людям, подписывающим договор, общаться в процессе под писания. Рекомендуется также установить флажок Показывать дату подпи си в строке подписи (Show sign date in the signature line), чтобы дата подпи сания договора записывалась вместе с подписью. 3. Вернитесь в документ, нажмите клавишу и повторите шаги 1 и 2, чтобы вставить вторую строку подписи. Откройте диалоговое окно Настройка подписи (Signature Setup), введите ин формацию о втором человеке, который будет подписывать договор, а затем щел кните OK, чтобы закрыть окно. Сейчас у вас есть документ с двумя строками подписей. Подписи пока не при соединены, так что документ все еще можно изменять. 4. Чтобы открыть диалоговое окно Подписание (Sign), дважды щелкните в строке подписи, которую хотите подписать. Если появится окно с предложением услуг сторонних компаний, щелкните OK, чтобы закрыть его. Можете установить флажок Больше не показывать это со общение (Don’t show this message again), чтобы больше не отвлекаться на это окно. 5. В диалоговом окне Подписание (Sign) введите подпись или выберите изоб ражение, которое будет представлять ее. Если установлен флажок Разрешить

WOM_ch_18.PM6

387

29.04.2008, 15:20

388

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

подписывающему добавлять примечания в окне подписи (Allow the signer to add comments in the Sign dialog) (см. шаг 2), в этом окне появится текстовое поле Цель подписания документа (Purpose for signing this document). Если хотите, оставьте в этом поле сообщение. В диалоговом окне Подписание (Sign) в том месте, где должна появиться под пись, стоит большой знак X. Можете ввести свое имя, и оно появится рядом со знаком X в документе. Но будет гораздо солиднее, если добавить графическое представление подписи. Если вы используете карманный компьютер с Windows XP Tablet PC Edition, можете подписаться в строке подписи при помощи сти лета. В противном случае понадобится файл изображения (JPG или GIF) вашей подписи, хранящийся на компьютере. Чтобы использовать рисунок подписи, щелкните на ссылке Выбрать рисунок (Select Image). Откроется стандартное диалоговое окно Windows, в котором можно выбрать файл изображения. СОВЕТ Если у вас ес ть графический планшет, мо жно без тру да создать изображение подписи. Если планшета нет, то лучшим способом по лучить такое изображение будет сканирование поставленной на бумаге подписи. Мо жно также сфотографировать подпись, но в этом случае изображ ение бу дет не так ое четк ое, как при сканировании.

6. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Подписание (Sign) и добавить подпись в документ . Диалоговое окно закроется, и в документе появится подпись рядом со знаком X. Документ также получит цифровую подпись и будет заблокирован, чтобы предотвратить изменения (рис. 185).

Рис. 18-5. Этот док умент имеет две с троки подписи. Строка слева у же подписана. Подписывающий вс тавил изображ ение своей подписи. Если док умент подписан одной стороной, у же ник то не смо жет изменять его, но другая с торона смо жет ос тавить свою подпись в с троке подписи

WOM_ch_18.PM6

388

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 18

Настройка параметров безопасности

389

Удаление цифровой подписи Если документ подписан цифровой подписью, его нельзя изменять. Ведь одна из целей добавления цифровых подписей — подтверждение того, что документ не был изменен после подписания. В резуль тате, иногда требуется удалить цифро вую подпись из документа. Для этого выполните следующее: 1. Открыв документ, выполните команду Office | Подготовить | Просмотр под писей (Office | Prepare | View Signatures). Откроется панель Подписи (Signatures). 2. На панели Подписи (Signatures) в секции Действительные подписи (Valid Signature) щелкните правой кнопкой мыши на подписи, которую хотите удалить, и выберите из контекстного меню команду Удалить подпись (Remove Signature). Появится окно с вопросом о том, действительно ли вы хотите безвозвратно удалить подпись. 3. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы удалить подпись. Из документа можно удалить свою, а часто даже и чужую подпись. Когда из до кумента будут удалены все действительные подписи, его снова можно будет ре дактировать.

Получение подписей от сторонних организаций «Самодельные» подписи отлично подходят для того, чтобы убедить всех, что доку мент не был изменен после подписания, но они не могут доказать, что вы — тот, за кого себя выдаете. Подпись, полученная от сторонней организации — это электрон ный эквивалент нотариально заверенного документа.

Рис. 18-6. Цифровую подпись можно приобрести у одного из партнеров Microsof t за 100250 до лларов в год. Стоимос ть зависит еще и от того, какая подпись пок упается: индивидуальная или одна для неск ольких сотру дников к омпании

WOM_ch_18.PM6

389

29.04.2008, 15:20

390

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Для получения подписи от сторонней организации, так же, как для заверения документа у нотариуса, требуются дополнительные усилия и расходы. Вопервых, необходимо подписаться на услуги, предоставляемые, например, партнерами Microsoft (рис. 186). Стоимость годовой подписи варьируется от 100 до 250 дол ларов, в зависимости от оказываемых услуг . После приобретения цифровой подписи ее можно добавлять в документы так же, как подпись, созданную самостоятельно. Разница в том, что люди, получаю щие документ, имеющий подпись, заверенную сторонней организацией, могут быть уверены, что вы — это действительно вы. Подписи, выданные сторонними орга низациями, очень важны при использовании макросов и надстроек, созданных другими людьми. В этом случае вам нужно проверить подпись, а не создать. О проверке подписей рассказывается в следующем разделе.

Проверка цифровой подписи Когда открывается документ W ord, имеющий цифровую подпись, в строке со стояния появляется значок, похожий на изображение медальона (рис. 187). Щелкните на этом значке, чтобы открыть панель Подписи (Signatures), появ ляющуюся в правой части окна документа. Открыть эту панель можно также командой Office | Подготовить | Просмотр подписей (Office | Prepare | View Signatures) или комбинацией клавиш +, (+, ). На панели Подписи (Signatures) оказаны все действительные подписи, добавлен ные в документ. Щелкните на подписи правой кнопкой мыши или щелкните на стрелке справа от подписи, чтобы открыть раскрывающееся меню (рис. 188). Выберите команду Состав подписи (Signatures Detail), чтобы открыть окно, в котором указано, действительна ли подпись, и с какой целью эта подпись была добавлена в документ. Кнопка Просмотр (View) открывает диалоговое окно Certificate, содержащее дополнительные сведения о подписи (рис. 189).

Рис. 18-7. Когда открывается документ с цифровой подписью, можно заметить две вещи. Что самое г лавное, нельзя вносить изменения в так ой док умент. Кроме того, в с троке состояния появляется зна чок, по хожий на изображ ение медальона (если не изменены стандартные параметры). Если щелкну ть на этом значке, откроется панель Подписи

При проверке цифровой подписи нужно просмотреть следующие элементы: 

Значок цифровой подписи . В окне Certificate на вкладке General в ле вом верхнем углу находится значок. Для документа с действительным сер тификатом этот значок выглядит как сертификат или почетная грамота. Если с сертификатом чтото не в порядке, появляется значок документа с красным кругом и знаком X. Это может означать, что документ после под писания был изменен, или срок действия подписи истек, или с сертифи катом возникла какаято проблема.



The digital signature is OK (цифровая подпись в порядке). Т акое сообще ние появляется на вкладке General рядом со значком цифровой подписи. Если ктото изменил файл после подписания (удалив подпись или под делав ее какимто образом), такого сообщения не будет.

WOM_ch_18.PM6

390

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 18

Настройка параметров безопасности

391

Рис. 18-8. Откройте панель Подписи и увидите список дейс твительных подписей, прикрепленных к док ументу. Выбрав в раскрывающемся меню команду Состав подписи, можно просмотреть допо лнительную информацию о подписи

Рис. 18-9. Открыв сертификат цифровой подписи, вы увидите диалоговое окно с двумя вкладками. На вкладке General указано, кто и кому выдал сертификат. На вкладке Details перечислены по ля сертификата и их зна чения. Если щелкну ть на по ле, ниж е появится более подробная информация о нем 

Временной штамп подписи . Цифровые подписи, полученные заверен ные сторонними организациями, получают временной штамп от центра сертификации (компании, предоставляющей сертификаты). Дата времен ного штампа должна находиться в диапазоне «действителен с» (valid from), указанном на сертификате. Этот диапазон можно увидеть, щелкнув на кноп ке Просмотр сертификата (View Certificate).



Кому выдан . На вкладке General указано имя человека или название ком пании, которой выдан сертификат.



Кем выдан. Здесь указывается название центра сертификации, если он име ется. Microsoft поддерживает список центров сертификации, являющихся уча стниками программы корневых сертификатов Microsoft. К таким компаниям относятся AOL, Certisign, eSign, GeoT rust и Verisign.

WOM_ch_18.PM6

391

29.04.2008, 15:20

392

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Настройка параметров центра безопасности Предоставив программистам язык VBA (Visual Basic for Applications), Microsoft дала им возможность управлять практически всеми аспектами Word, а также файловой системой компьютера. В хороших руках такой инструмент программирования может давать великолепные резуль таты. Программисты написали много замеча тельных приложений на основе W ord, Excel и других программ из пакета Office. Компании, такие как Adobe и Symantec, создали программы, позволяющие их продуктам обмениваться информацией с Word. К сожалению, компьютерные ху лиганы использовали те же инструменты для удаления файлов и кражи инфор мации о кредитных картах. За годы работы Microsoft получила множество критических высказываний относительно того, что VBA позволяет злоумышленникам внедрять вирусы и другие вредоносные программы на незащищенные компьютеры. В Office 2007 Microsoft предприняла меры по ограничению макросов, но оставила пользователям возмож ность автоматизировать выполнение задач в документах W ord.

Защита от вредоносных макросов Одной из распространенных проблем безопасности было то, что пользователи даже не знали о том, что в Word работает макрос. Чтобы внедрить вредоносную программу, достаточно было отправить по электронной почте документ W ord. Если получатель открывал этот документ , выполнялся макрос, удаляющий файлы или считывающий персональную информацию. Теперь эта ситуация в некоторой степени исправлена, так как форматы файлов разделены на .docx и .docm. Если файл имеет расширение docx, можно открывать его с полной уверенностью в том, что в нем нет макросов.

Рис. 18-10. Если вы знаете, отк уда получен документ, и х отите запустить макрос, щелкните на кнопе Параметры в по ле Предупреждение системы безопасности , чтобы открыть диалоговое окно Параметры безопасности Microsof t Office . Это окно предос тавляет информацию о документе и позволяет активировать (включить) макросы. Если хотите просмотреть параметры центра управления безопаснос тью, щелкните на ссылк е в левом нижнем уг лу

WOM_ch_18.PM6

392

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 18

Настройка параметров безопасности

393

Расширения, оканчивающиеся на «m», указывают на то, что в документе имеет ся макрос. При открытии документа с расширением docm W ord проверяет, полу чен ли этот документ от надежного издателя. Если нет , то документ открывается, но никакие макросы не выполняются, если это явно не разрешить (рис. 1810). Шаблоны Word и файлы других программ Office используют ту же схему именова ния. Если расширение заканчивается на «m», например, .dotm, сразу понятно, что это документ с макросами. Будут ли эти макросы запущены — решает пользователь.

Выбор надежных издателей С появлением новых форматов и имен файлов стало проще выяснить, содержит ли документ макросы. Но все равно иногда требуется применять шаблоны, содер жащие макросы, и пользоваться преимуществами многих интересных программ. Необходимо както узнать, безопасно ли открывать файл, содержащий макросы. Поэтому Microsoft создала в Office 2007 центр управления безопасностью, позво ляющий запускать макросы и надстройки, созданные надежными издателями, такими как Adobe и Microsoft, но предупреждающий при запуске макросов из сомнительных источников. Word и другие программы из пакета Office использу ют цифровые подписи и список надежных издателей, чтобы убедиться, что доку менты получены из надежных источников. Чтобы просмотреть список надежных издателей, откройте диалоговое окно Параметры Word (Word Options) и выберите секцию Центр управления бе зопасностью (Trust Center). В эту секцию включены группы параметров Защи та конфиденциальности (Protecting your privacy), Безопасность и другие сведения (Security & more) и Центр управления безопасностью Microsoft Office Word (Microsoft Office Word Trust Center). Щелкните на кнопке Парамет ры центра управления безопасностью (Trust Center Settings), чтобы просмот реть текущие параметры (рис. 1811).

Рис. 18-11. Диалоговое окно Центр управления безопасностью по хоже на окно Параметры W ord. Кнопки слева открывают различные секции. Например, в секции Надежные издатели перечислены имена издателей, центры сертификации, выдавшие цифровую подпись, и дата ис течения срока дейс твия сертификата

При открытии документа из источника, не входящего в список надежных издателей, под лентой появляется сообщение, аналогичное показанному на

WOM_ch_18.PM6

393

29.04.2008, 15:20

394

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

рис. 1810. В появившемся окне содержится доступная информация о подписи и, в зависимости от ситуации, доступно до трех вариантов действий: 

Установить защиту от неизвестного содержимого (Help protect me from unk nown content). Это наиболее безопасный параметр, который рекомендуется использовать, когда неизвестно, откуда получен документ и кто его создал;



Включить это содержимое (Enable this content). Если известно, что до кументу можно доверять, и требуется запустить его макросы, выберите этот вариант;



Доверять всем документам этого издателя (T rust all documents from this publisher). Если издатель известен и надежен (например, это ваш сотрудник или крупный производитель ПО), можно добавить его в список надежных издате лей. Так можно избежать появления предупреждений в дальнейшем (этот ва риант появляется только в том случае, если документ имеет действительную цифровую подпись).

Создание надежного расположения Надежные расположения похожи на надежных издателей. Можно сообщить про граммам Office, что файлы из определенной папки можно считать безопасными. Файлы, открываемые из надежного расположения, не проверяются по списку надежных производителей, так как предполагается, что они уже проверены и бе зопасны. Файлы из надежных папок можно открывать, не проходя проверку цен тра управления безопасностью. Обычно надежное расположение является папкой на локальном компьютере. Это может быть папка в сети, но это не так безопасно, так как многие другие люди могут иметь доступ к этой папке. В идеале, надежное расположение должно быть папкой, расположенной в папке Мои документы. Приведем пошаговый пример, показывающий, как сделать папку с именем Trusted Stuff надежным расположением. Сначала создайте в папке Мои докумен ты папку с именем Trusted Stuff. После этого выполните следующее: 1. Выполните команду Office | Параметры Word | Центр управления безопас ностью (Office | Word Options | T rust Center). Панель Центр управления безопасностью (Trust Center) отображает инфор мацию, относящуюся к безопасности компьютера. В ее правой части находит ся кнопка Параметры центра управления безопасностью (T rust Center Settings). 2. Щелкните на кнопке Параметры центра управления безопасностью (Trust Center Settings), чтобы открыть диалоговое окно Центр управления безопас ностью (Trust Center). Щелкните на кнопке Надежные расположения (Trusted Locations). В секции Надежные расположения (Trusted Locations) отображается список расположений, включающий путь к ним, описание и дату изменения. W ord автоматически создает несколько надежных расположений, например, папку шаблонов Word и стартовую папку W ord. Нам нужно добавить в этот список папку Trusted Stuff. 3. Щелкните на кнопке Добавить новое расположение (Add new location), чтобы открыть диалоговое окно Надежное расположение Microsoft Office (Microsoft Office T rusted Location) (рис. 1812).

WOM_ch_18.PM6

394

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 18

Настройка параметров безопасности

395

В верхней части этого окна показано предупреждение, чтобы у пользова теля не оставалось сомнений, какую папку он собирается создать. Под пре дупреждением находится текстовое поле с меткой Путь (Path). 4. Щелкните на кнопке Обзор (Browse). В открывшемся окне перейдите в папку Мои документы\Trusted Stuff и щелкните OK. Флажок Также доверять всем вложенным папкам (Subfolders of this location are also trusted) пока не устанавливайте. По соображениям безопасности ста тус надежных лучше предоставлять папкам по отдельности, при создании. 5. В текстовом поле Описание (Description) введите любую информацию, которая поможет запомнить, для чего создается эта папка. Например, если папка содержит документы или шаблоны, созданные компьютер ными гуру из вашей компании, можете ввести текст «Эт и документы и шаблоны созданы компьютерными маньяками из компании All Through the Year Publishing».

Рис. 18-12. Диалоговое окно Надежное расположение Microsoft Office позволяет создавать новые надежные расположения. Щелкните на кнопке Обзор и выберите папк у, которую хотите сделать надежным распо ложением. В нашем примере выбрана папка Trusted Stuff

6. В диалоговом окне Надежное расположение Microsoft Office (Microsoft Office Trusted Location) щелкните OK. Когда это окно закроется, папка Trusted Stuff появится в списке надежных рас положений (рис. 1813). Если введено описание, оно появится во втором стол бце, а дата добавления папки — в третьем.

Рис. 18-13. В секции Надежные расположения диалогового окна Центр управления безопасностью перечислены пути к папкам, определенным как надежные распо ложения

WOM_ch_18.PM6

395

29.04.2008, 15:20

396

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

7. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Центр управления безопас ностью. Затем еще раз щелкните OK, чтобы закрыть окно Параметры Word. Можете добавить другие папки, повторив те же действия. Когда закончи те, закройте окна Центр управления безопасностью и Параметры Word. Сделав папку надежным расположением, сохраняйте в ней безопасные файлы, которые хотите открывать без прохождения проверки центра управления безопасно сти. Например, предположим, что один компьютерный специалист из вашей ком пании дал вам шаблон Word, содержащий макрос, призванный помочь вам в рабо те. Вместо того, чтобы изменять параметры безопасности, поместите этот файл в надежное расположение. Так можно будет открывать его без лишних вопросов, и не ослаблять защиту, отключая параметры центра управления безопасностью.

Настройка поведения надстроек Надстройки — это программы, выполняющиеся в W ord и предоставляющие дополнительные функции. Например, надстройка Adobe Acrobat предостав ляет специальные инструменты для создания файлов PDF в W ord. Чтобы из менить параметры надстроек W ord, выполните команду Office | Параметры Word | Центр управления безопасностью (Office | Word Options | Trust Center), а затем щелкните на кнопке Параметры центра управления безопасностью (Trust Center Settings). В открывшемся окне выберите секцию Надстройки (Addins). В эту секцию включено три флажка, но в зависимости от текущих параметров системы некоторые из них могут быть недоступны (недоступные параметры затеняются). Рассмотрим эти параметры: 

Все надстройки приложений должны быть подписаны надежными издателями (Require Application Addins to be signed by a Trusted Publisher). Если надстройка получена от издателя, включенного в список надежных, она будет нормально работать. Если установить этот флажок, надстройки, полученные из других источников, работать не будут.



Отключить уведомление для неподписанных надстроек (код останет ся отключенным) [Disable notification for unsigned addins (code will remain disabled)]. Этот флажок становится активным, если установить предыдущий. Если установить и второй флажок, W ord не только не будет запускать неподписан ные надстройки, но даже не будет сообщать, что они есть.



Отключить все надстройки приложений (возможно нарушение фун кциональности) [Disable all Application Addins (may impair) functionality]. Этот параметр предназначен для сверхпараноиков. Word не будет запускать любые надстройки, даже если они подписаны надежным издателем.

Настройка параметров ActiveX Элементы управления ActiveX — мощные инструменты, расширяющие возможности программ, даже таких как Word и Internet Explorer. Примерами элементов ActiveX могут быть раскрывающиеся меню, в которых можно выбирать элементы списка, или удобные панели, позволяющие создавать файлы PDF в Word. Элементы управ ления ActiveX могут обращаться к внутренним процессам компьютера, что дела ет их гибкими и мощными инструментами, а в плохих руках — опасными. На

WOM_ch_18.PM6

396

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 18

Настройка параметров безопасности

397

пример, вредоносный элемент управления ActiveX может удалять файлы или передавать в Интернет персональную информацию пользователя. Поэтому в Office 2007 возможности элементов ActiveX ограничены. Имеется два способа защититься от опасных элементов управления ActiveX. Во первых, можно работать только с теми элементами, которые получены от надеж ных издателей. Вовторых, при помощи центра управления безопасности мож но проверять программы ActiveX, чтобы убедиться, что они соответствуют реко мендациям по безопасному программированию. Безопаснее всего оставить па раметры безопасности ActiveX по умолчанию, не изменяя их после установки W ord. Чтобы просмотреть или изменить эти параметры, откройте диалоговое окно Параметры Word (Word Options), выберите секцию Центр управления безопасностью (T rust Center) и щелкните на кнопке Параметры центра уп равления безопасностью (T rust Center Settings). В открывшемся окне выбе рите раздел Параметры ActiveX (ActiveX Settings), чтобы просмотреть дос тупные параметры (рис. 1814).

Рис. 18-14. Элементы управления ActiveX могут быть кнопками, раскрывающимися меню и другими элементами, внедренными в док ументы Word. При помощи параметров центра управления безопасностью можно ограничить эти элементы, чтобы они не могли запускать программы без сог ласия по льзователя

Рассмотрим доступные параметры. 

Отключить все элементы управления без уведомления (Disable all controls without notification). Это самый безопасный параметр, так как запрещает за пуск любых элементов управления ActiveX.



Запрос перед включением элементов управления, инициализация кото рых считается небезопасной (UFI),… [Prompt me before enabling Unsafe for Initialization (UFI) controls…] — чтобы просто прочитать полное название это го параметра понадобится полдня, а что понять, для чего он нужен, еще неде ля. Если все упростить, то можно сказать следующее: к некоторым элементам управления прикреплены дополнительные программы, что делает их потен циально еще более опасными. Этот параметр работает поразному в зависи мости от типа элемента управления ActiveX, налагая более строгие ограниче ния на элементы, кажущиеся опасными.



Запрос перед включением всех элементов управления с минимальны ми ограничениями (Prompt me before enabling all controls with minimal rest

WOM_ch_18.PM6

397

29.04.2008, 15:20

398

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

rictions). По умолчанию W ord использует этот параметр. Программа уве домляет пользователя, прежде чем разрешить запуск любого элемента уп равления ActiveX. 

Включить все элементы управления без ограничений и запросов (Enable all controls without restrictions and without prompting). Это наиболее опасный параметр, так как любые элементы управления ActiveX запускаются без уведом ления. Если вы любите стоять под стрелой с грузом в пятницу , тринадцатого, то можете попробовать установить этот параметр. Но он представляет нешу точную опасность, так как допускает запуск элементов управления ActiveX, о которых пользователи не имеют представления. Даже если вы уверены, что открываемые файлы Word чисты, безопаснее установить предыдущий параметр, уведомляющий пользователя. СОВЕТ Желательно сопос тавлять параметры безопаснос ти с тем, как испо льзуется к омпьютер. Нек оторые к омпьютеры подвергаются меньшему риск у, чем другие. Офисный к омпьютер, за к оторым работает то лько один по льзователь, редактируя одобренные к омпанией док ументы, имеет гораздо меньше шансов попасть в неприятнос ти, чем сис тема с неск олькими по льзователями, скачивающими музыку, экспериментирующими с бесплатными программами и играющими в сетевые игры.

Настройка параметров макросов Параметры макросов похожи на параметры элементов управления ActiveX, ведь и те, и другие являются частью среды программирования W ord. Однако элементы управления ActiveX видны в документе, а макросы — это просто программы, вы полняющиеся в фоновом режиме. Макросы могут запускаться при любых действиях пользователя, знает он об этом или нет. Например, макрос можно запустить вруч ную, выбрав команду меню или нажав комбинацию клавиш. Некоторые макросы запускаются автоматически при выполнении определенного действия, такого как открытие документа. Даже элементы управления ActiveX могут запускать макросы. Чтобы просмотреть или изменить параметры макросов, выполните коман ду Office | Параметры Word | Центр управления безопасностью (Office | Word Options | Trust Center), а затем нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью (Trust Center Settings). В диалоговом окне Центр управления безопасностью (Trust Center) выберите секцию Параметры макросов (Macro Settings). Эта секция (рис. 1815) содержит переключатели, позволяющие выбрать один из следующих четырех параметров: 

Отключить все макросы без уведомления (Disable all macros without notifi cation). Это параметр для суперосторожных пользователей, желающих запре тить запуск любых макросов. С этим параметром даже при желании пользова тель не сможет запустить макрос.



Отключить все макросы с уведомлением (Disable all macros with notifi cation). Если W ord обнаруживает макрос, появляется предупреждение с вопросом о том, следует ли разрешить запуск этого макроса. Это наибо лее гибкий параметр, использующийся по умолчанию.



Отключить все макросы кроме макросов с цифровой подписью (Disable all macros except digitally signed macros). Макросы, имеющие цифровую под

WOM_ch_18.PM6

398

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 18

Настройка параметров безопасности

399

пись, полученную от надежного издателя, могут выполняться без предуп реждения. При обнаружении других макросов появится предупреждение, и пользователь сможет выбрать, нужно ли их запускать. 

Включить все макросы (Enable all macros). Это параметр для смелых пользователей. Все макросы запускаются автоматически, а W ord даже не предупреждает об их наличии.

Рис. 18-15. Секция Параметры макросов диалогового окна Центр управления безопасностью позволяет изменять способ запуска макросов в W ord. Если вы не уверены, какой параметр вам подходит, оставьте параметр, предлагаемый по умолчанию: Отключить все макросы с уведомлением. При этом Word будет сообщать о макросах, содержащихся в док ументе, и вы смо жете выбрать, запускать их или нет ПРИМЕЧАНИЕ В нижней час ти панели Параметры макросов (Macro Set tings) находится флажок Доверять дост уп к объек тной модели проек тов VBA (Trust access to the VBA project object model). Если вы беспок оитесь о безопаснос ти, оставьте этот параметр отключенным. Он предос тавляет макросам дос туп к о внутренним процессам сис темы.

Отображение предупреждений В предыдущих версиях Word предупреждения отображались в окнах сообщений, «выскакивающих» на экране. В приложениях Office 2007 предупреждения появля ются на панели сообщений, расположенной сразу под лентой. Часто вместе с предупреждением появляется кнопка Параметры (Options), позволяющая выбрать предпринимаемые действия. Например, если открыть файл, содержащий макро сы, появится панель сообщений, аналогичная показанной на рис. 1810. В сооб щении будет объяснена ситуация: макросы отключены. Если щелкнуть на кнопке Параметры (Options), появится дополнительная информация. В нашем примере будет сообщено о том, что макросы отключены, скорее всего, потому , что файл получен не от надежного производителя, или цифровая подпись недействитель на. При этом можно выбрать параметр Установить защиту от неизвестного содержимого (Help protect me from unknown content) и оставить макросы от ключенными. Или же, если вы считаете, что документ безопасен, можно ус тановить параметр Включить это содержимое (Enable this content).

WOM_ch_18.PM6

399

29.04.2008, 15:20

400

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Можно указать, должны ли отображаться предупреждения на панели сообще ний. Для этого выполните команду Office | Параметры W ord | Центр управления безопасностью (Office | W ord Options | T rust Center) и щелкните на кнопке Пара метры центра управления безопасностью (T rust Center Settings). В диалоговом окне Центр управления безопасностью (Trust Center) выберите секцию Панель сообщений (Message Bar). Эта секция содержит два переключателя: 

Показывать панель сообщений во всех приложениях Office, если со держимое заблокировано (Show the Message Bar in all applications when content has been blocked). Этот параметр используется по умолчанию, и в боль шинстве случаев менять его не требуется. На панели сообщений всегда сооб щается о том, что происходит , и каждый раз предоставляется возможность запуска макросов, элементов управления ActiveX и надстроек.



Больше не показывать сведения о заблокированном содержимом (Never show information about blocked content). Сообщения о макросах и другие предупреждения системы безопасности никогда не отображают ся, и пользователю не предоставляется возможность запуска заблокиро ванного содержимого. Этот параметр может пригодиться, когда нужно настроить компьютер для когото, кто не использует макросы и надстройки и не понимает, что за предупреждения появляются.

Для опытных пользователей: Обеспечение конфиденциальности Microsoft любит собирать информацию о том, как используются ее прило жения и вебсайты, и какие проблемы возникли при работе с ними. Эта информация может помочь в работе над будущими версиями программ и, отчасти, помогает им заработать больше денег . Описание политики Microsoft и ее отношения к конфиденциальности пользователей можно найти в секции Параметры конфиденциальнос ти диалогового окна Параметры Word. В этой секции имеется ссылка на «заявление о конфиденциальности», расположенное на сайте Microsoft.

Удаление персональной информации Когда пользователь создает документ , Word записывает в этот документ имя со здателя, а в процессе работы может собирать некоторую другую информацию. Чтобы просмотреть собранные сведения, выполните команду Office | Подгото вить | Свойства (Office | Prepare | Properties), чтобы открыть панель свойств в верхней части окна W ord. На этой панели, как минимум, указано имя автора до кумента. В раскрывающемся меню Свойства документа (Document Properties), расположенном в левом верхнем углу панели, выберите команду Дополнитель ные свойства (Advanced Properties), чтобы открыть окно, в котором указаны все свойства документа (рис. 1816). Если включить отслеживание исправлений или ввести примечания, в файле документа сохраняется еще больше информации. Перед распространением доку мента можно удалить всю персональную информацию. При помощи инспектора документов (новая функция W ord 2007) можно получить полный отчет о сведе ниях, включенных в документ . Выполните команду Office | Подготовить | Инс пектор документов (Office | Prepare | Inspect Document), чтобы открыть диа

WOM_ch_18.PM6

400

29.04.2008, 15:20

ГЛАВА 18

Настройка параметров безопасности

401

логовое окно Инспектор документов (Inspect Document), позволяющее найти информацию следующего типа: 

примечания, исправления и версии;



свойства документа и личные сведения;



настраиваемые XMLданные;



колонтитулы и подложки;



скрытый текст.

Рис. 18-16. Окно свойс тв док умента содержит информацию о док ументе и его авторе. Например, на вкладке Статистика указано число слов и абзацев, число версий и общее время правки док умента

Чтобы найти персональную информацию, установите флажок Свойства до кумента и личные сведения (Document Properties and Personal Information) и щелкните на кнопке Проверить (Inspect), расположенной в правом нижнем углу окна. В резуль тате проверки документа откроется окно, сообщающее о том, ка кие сведения найдены (рис. 1817). Рядом с каждым сообщением о найденных сведениях находится кнопка Удалить все (Remove All), удаляющая эти сведения.

Рис. 18-17. Такое окно откроется по завершении проверки. Кру жок с галочкой указывает на то, что данные э лементы в док ументе не найдены. Восклицательный знак указывает обратное. В нашем случае найдены то лько свойства документа и личные данные. Их мо жно удалить при помощи кнопки Удалить все

WOM_ch_18.PM6

401

29.04.2008, 15:20

Г Л А В А

1 9

Введение в макросы и Visual Basic

Макросы позволяют выполнять несколько команд одним щелчком мыши или на жатием клавиши. Если вам приходится часто использовать последовательность из трехчетырех команд, можете сэкономить время, записав эти команды в макрос. Макрос можно связать с комбинацией клавиш или кнопкой на панели быстрого доступа, чтобы, когда снова потребуется выполнить ту же последовательность команд, можно было сделать это одним щелчком или нажатием. И это только начало. Если вам будет интересно, можете научиться выполнять гораздо более сложные вещи, используя макросы и язык программирования Visual Basic, лежа щий в основе макросов. Эта глава не сделает из вас мастера в программировании макросов, но даст хорошую основу для дальнейшего изучения. Вы узнаете, как записывать команды и действия в виде макроса, просто показывая W ord, какие действия должен вы полнять этот макрос. Затем мы немного углубимся в детали и заглянем в код Visual Basic, который записывается в виде макроса при выполнении различных действий. Мы вкратце расскажем, как читать и интерпретировать код Visual Basic и где най ти дополнительную помощь в изучении этого языка. Если хотите знать, как мож но настраивать макрос, об этом вы тоже узнаете. Мы расскажем только об осно вах, а дальше все зависит от вас.

Отображение вкладки Разработчик Если вы хотите создавать макросы, это автоматически делает вас разработчиком — человеком, который создает (или, как говорят программисты, разрабатывает) программы, макросы, шаблоны и надстройки. Поэтому первое, что вам нужно сделать — убедиться, что вкладка Разработчик (Developer) отображается на ленте. Эта вкладка предоставляет инструменты для работы с макросами, кодом Visual Basic и параметрами XML. Если вкладка Разработчик (Developer) не видна на ленте, добавьте ее, выпол нив команду Office | Параметры Word | Основные (Office | Word Options | Popular). В группе Основные параметры работы с W ord (Top options for working with Word) установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте (Show Developer tab in the Ribbon). Вкладка Разработчик (Developer) находится между

WOM_ch_19.PM6

402

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 19

Введение в макросы и Visual Basic

403

вкладками Вид (View) и Надстройки (Addins) и содержит пять групп команд: Код (Code), Элементы управления (Controls), XML, Защитить (Protect) и Шаб# лоны (Templates). Инструменты, чаще всего используемые для работы с макроса ми, находятся в группах Код (Code) и Элементы управления (Controls) (рис. 191).

Рис. 19-1. На вкладке Разработчик в группе Код находятся команды для записи макросов и создания к ода Visual Basic. Г руппа Элементы управления предос тавляет дос туп к элементам управления содержимым, а также элементам управления ActiveX, используемым в предыдущих версиях W ord

Запись макросов Чтобы создавать макросы, позволяющие ускорить выполнение различных действий, не нужно быть программистом. Записать макрос, может , даже проще, чем сооб щение для автоответчика или ТВпрограмму на видеомагнитофон. Щелкните на кнопке Запись макроса (Record Macro), и Word начнет записывать нажатия кла виш и щелчки мышью. Когда закончите, щелкните на кнопке Остановить запись (Stop Recording). Макрос записывается для того, чтобы можно было быстро при менить несколько команд форматирования сразу. Можно объединить любое чис ло команд, ускорив их выполнение. Допустим, вы работаете редактором и часто выделяете предложения, изменяете цвет текста и применяете эффект зачеркивания. Разве не было бы удобно, если бы все эти действия можно было выполнять нажатием одной комбинации клавиш? Это не сложно организовать. Начните запись макроса и выполните все действия по выделению и форматированию текста. Когда закончите, остановите запись. И все.

Эффективная работа: Предупреждения системы безопасности При открытии документа, содержащего макрос, под лентой появляется па нель сообщений с предупреждением (рис. 192). Если параметры по умол чанию не изменены после установки W ord, то макросы отключены. Или, проще говоря, не работают . (Подробнее о безопасности рассказывается в главе 18.) Чтобы включить макросы (т . е. сделать возможным их выполнение), щелкните на кнопке Параметры (Options) на панели сообщения. W ord предложит два варианта действий: Установить защиту от неизвестного содержимого (Help protect me from unknown content) и Включить это содержимое (Enable this content).

WOM_ch_19.PM6

403

29.04.2008, 15:21

404

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Такое поведение Word обеспечивает максимальную безопасность, так как по умолчанию выполнение макросов запрещено. Это предотвращает про никновение на компьютеры микровирусов и другого вредоносного кода, представленного макросами. Однако, если вы знаете, что документ безопа сен (потому что сами его создали или получили из надежного источника), можете разрешить выполнение макросов, выбрав параметр Включить это содержимое (Enable this content).

Рис. 19-2. Если документ содержит макрос, на панели сообщений появляется сообщение о том, что макросы отключены, даж е если эти макросы создали вы сами. Чтобы разрешить выполнение макросов, щелкните на кнопк е Параметры и выберите в открывшемся окне параметр Включить это содержимое . Как говорилось в предыдущей г лаве, макросы следует включать то лько в своих док ументах или док ументах, полученных из надежного источника

Приведем пошаговое описание процесса создания макроса, выделяющего пред ложение, изменяющего цвет шрифта и применяющего эффект зачеркивания. 1. Откройте документ, имеющий несколько абзацев текста, и выполните коман ду Office | Сохранить как (Office | Save As), чтобы сохранить его, выбрав тип файла Документ W ord с поддержкой макросов (*.docm) [MacroEnabled Document (.docm)]. Когда используется команда Сохранить как (Save As), Word создает копию до кумента, с которой можно экспериментировать, не затрагивая оригинал. В рас крывающемся списке Тип файла (Save as type) выберите Документ Word с поддержкой макросов (*.docm) [MacroEnabled Document (.docm)], как по казано на рис. 193.

Рис. 19-3. Прежде чем записать макрос, ну жно сохранить документ с расширением docm. Макросы мог ут работать в файлах с расширением .docm, но не мог ут в файлах с расширением .doc x

WOM_ch_19.PM6

404

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 19

Введение в макросы и Visual Basic

405

2. В открытом документе щелкните в середине предложения, чтобы поместить туда точку вставки. Затем начните запись макроса, выполнив команду Разра# ботчик | Код | Запись макроса (Developer | Code | Record Macro) или нажав сочетание клавиш +, (+, ). Не перепутайте маленькую кнопку Запись макроса (Record Macro) с большой кнопкой Макросы (Macro). Откроется диалоговое окно Запись макроса (Record Macro), содержащее не сколько текстовых полей и кнопок, большинство из которых мы будем исполь зовать в дальнейшем (рис. 194).

Рис. 19-4. В диалоговом окне Запись макроса мо жно ввес ти имя макроса и выбрать, в каком шаблоне он бу дет сохранен. Кроме того, мо жно ввести описание, объясняющее, как работает макрос СОВЕТ Кнопка, позво ляющая на чать или ос тановить запись макроса, имеется также в с троке сос тояния окна W ord. Она выг лядит так ж е, как кнопка Запись макроса на ленте — изображение окна с красной то чкой в левом верхнем уг лу. Если эта кнопка не отображается, щелкните на с троке состояния правой кнопкой мыши и выберите к оманду Запись макроса (Macro Recording).

3. В поле Имя макроса (Macro name) введите имя, которое хотите присвоить новому макросу. По умолчанию Word предлагает для макроса несодержательное имя типа Мак# роc1, Макрос2 и т . д. Введите такое имя, по которому будет понятно, что де лает этот макрос. Имя макроса не может содержать пробелы, так что если хо тите составить имя из нескольких слов, начинайте каждое слово с большой буквы, чтобы отделить слова и облегчить чтение имени. 4. В раскрывающемся списке Макрос доступен для (Store macro in) выберите имя текущего документа. Макрос можно сохранить в текущем документе, в шаблоне документов или в шаблоне Normal.dotm. В первом случае макрос будет доступен только в теку щем документе, во втором случае — во всех документах, созданных на основе этого шаблона. Если же сохранить макрос в шаблоне Normal.dotm, он будет до ступен для всех документов, открываемых в W ord. По умолчанию предлагает ся сохранить макрос в шаблоне Normal.dotm. 5. В текстовом поле Описание (Description) введите текст, описывающий пред назначение макроса или выполняемые им действия. В нашем случае в описании можно перечислить три действия: «Выделяет пред ложение. Делает цвет текста синим. Добавляет эффект зачеркивания».

WOM_ch_19.PM6

405

29.04.2008, 15:21

406

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

6. Щелкните на кнопке клавишам (Keyboard), чтобы открыть диалоговое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard), в котором можно связать с макросом сочетание клавиш. Две кнопки в центре окна Запись макроса (Record Macro) позволяют связать макрос с кнопкой или сочетанием клавиш. Это делать не обязательно, но кнопки и сочетания клавиш облегчают запуск макроса. В нашем примере щелкните на кнопке клавишам (Keyboard), чтобы открыть диалоговое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard) (рис. 195). Как говорилось в главе 17, сочетания клавиш можно связывать с любой командой Word, включая макросы (стр. 365). 7. Щелкните в текстовом поле Новое сочетание клавиш (Press new shortcut key) и нажмите +++. Слева появится надпись Текущее назначение: [нет] (Currently assigned to: [unassigned]). Это хорошо. Это значит , что выбранное сочетание клавиш не связано ни с одной другой командой. В раскрывающемся списке Сохранить изменения в (Save changes in) выберите текущий документ , чтобы новое со четание действовало только в нем, или шаблон Normal.dotm, чтобы это соче тание действовало во всех документах.

Рис. 19-5. Используйте диалоговое окно Настройка клавиатуры, чтобы связать макрос с комбинацией клавиш. Щелкните в тек стовом поле Новое сочетание клавиш и нажмите клавиши, которыми хотите запускать макрос. Если ошиблись, нажмите , чтобы удалить введенное сочетание. Если выбранное сочетание уже связано с другой командой, имя этой к оманды бу дет указано рядом с надписью Текущее назначение

8. Щелкните на кнопке Назначить (Assign), чтобы связать выбранное сочетание клавиш с макросом. Это сочетание клавиш появится в поле Текущие сочетания (Current keys). 9. Закройте диалоговое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard). Вы успешно связали сочетание клавиш +++ со своим мак росом. В окне документа указатель мыши приобрел новую форму , соответству ющую режиму записи макроса (рис. 196). Теперь все готово к записи макроса. Word запишет каждое нажатие клавиш и каждую команду , выбранную на ленте.

WOM_ch_19.PM6

406

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 19

Введение в макросы и Visual Basic

407

В режиме записи макроса мышь можно использовать, чтобы щелкать на эле ментах ленты и выбирать параметры в диалоговых окнах, но с ее помощью нельзя перемещать точку вставки или выделять текст . Эти действия выполня ются при помощи клавиатуры. ПРИМЕЧАНИЕ Если вы забыли, как испо льзовать клавиат уру для выделения текста и перемещения по док ументу, обратитесь к г лаве 2.

10. Чтобы выделить предложение целиком, поместите в него точку вставки и на жмите клавишу три раза. При каждом нажатии клавиши выделяется все больший фрагмент доку мента. Первое нажатие начинает выделение, второе выделяет слово, третье — все предложение. В макросе записано три нажатия клавиши , которая за пускает команду Расширить выделение (Extend Selection).

Рис. 19-6. Когда начинается запись макроса, указатель мыши приобретает новый вид. Рядом с обычной с трелкой появляется изображ ение, напоминающее кассет у с записывающей пленкой. Если вы еще помните, что так ое кассета, то вам будет несложно понять эт у аналогию

11. Перейдите на вкладку Главная (Home). В группе Шрифт (Font) щелкните на кнопке Цвет текста (Font Color) и выберите на палитре синий цвет . Открыть палитру можно нажатием комбинации клавиш +, (+, ); в этом случае в макросе запишется та же команда. Текст в выделенном предложении станет синим, а в макрос будет записана ко манда изменения цвета текста. СОВЕТ Используя мышь, бу дьте внимательны. Мо жно пере ходить по любым вкладкам, ища к оманды, но если щелкну ть на любой кнопк е на ленте или в диалоговом окне, это дейс твие бу дет записано в макрос.

12. Оставив предложение выделенным, выполните команду Зачеркнутый (Home | Font | Strikethrough).

Главная | Шрифт |

К выделенному тексту будет применен эффект зачеркивания, а команда для применения этого эффекта будет записана в макросе. 13. Нажмите один раз клавишу со стрелкой вправо (на клавиатуре), чтобы снять выделение текста.

WOM_ch_19.PM6

407

29.04.2008, 15:21

408

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Чтобы завершить макрос, нужно снять выделение. Проще всего это сделать, на жав одну из клавиш со стрелками. 14. Выполните команду Разработчик | Код | Остановить запись (Developer | Code | Stop Recording), чтобы прекратить запись макроса. Остановить запись макроса можно тремя способами: воспользоваться коман дой ленты Разработчик | Код | Остановить запись (Developer | Code | Stop Recording), нажать комбинацию клавиш +, (+, ) или, что проще всего, щелкнуть на кнопке остановки записи, расположенной в строке состояния (рис. 197).

Рис. 19-7. Начинать и останавливать запись макросов можно при помощи кнопки в с троке состояния

После прекращения записи макрос готов к использованию. Word запомнил все команды, и если вы все сделали правильно, теперь у вас есть макрос, который можно использовать снова и снова, нажимая комбинацию клавиш +++.

Тестирование макроса Все хорошие программисты тестируют свои программы, чтобы убедиться, что они работают именно так, как планировалось. И вам следует сделать со своим макро сом то же самое. Чтобы проверить, как работает созданный макрос, щелкните в новом предложении, чтобы поместить туда точку вставки, и нажмите сочетание клавиш +++, назначенное макросу . Простой текст сразу же станет синим и зачеркнутым (рис. 198).

Рис. 19-8. Поместите точку вставки в предложение и запустите созданный макрос. Весь текст предло жения с танет синим и за черкнутым, а то чка вс тавки перемес тится в к онец предложения

Если макросы создаются для личного пользования, их можно быстро прове рить, чтобы только посмотреть, правильно ли они работают . Но если макросами будут пользоваться другие люди, тестирование должно быть более строгим. Вы обнаружите, что люди часто используют ваши макросы не так, как вы ожидали.

WOM_ch_19.PM6

408

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 19

Введение в макросы и Visual Basic

409

Кроме того, при создании макросов (и других программ) нередко возникают ка кието странные особенности. Если макросом пользуется только разработчик, он может быстро научиться обходить эти странности, но пользователи могут посчи тать, что это ошибки, и начать жаловаться на то, что макрос не работает . Наш макрос тоже имеет пару странностей. Например, он отлично работает , если точка вставки стоит в обычном тексте. Но если поместить ее в текст , к которому уже применен эффект зачеркивания, макрос уберет этот эффект . Если вы пользу етесь макросом сами, вы можете запомнить эту странность и не применять его к зачеркнутому тексту. Но если макросом будут пользоваться другие люди, эту стран ность лучше исправить. О том, как это сделать, рассказывается на стр. 411.

Запуск макросов Запустить макрос в W ord можно тремя способами. Можно использовать комби нацию клавиш, как показано в предыдущем примере. Можно добавить на панель быстрого доступа кнопку, запускающую макрос. Третий способ — запустить мак рос из диалогового окна Макрос (Macro), открываемого кнопкой Разработчик | Код | Макросы (Developer | Code | Macros). Первые два способа (комбинация кла виш и кнопка) — самые простые и быстрые. Преимуществом диалогового окна Макрос (Macro) является то, что в нем перечислены все доступные макросы и предоставлены возможности по работе с ними.

Добавление кнопки запуска макроса на панель быстрого доступа Создавая макрос в диалоговом окне Запись макроса (Record Macro), с ним мож но связать кнопку, используя инструменты из группы Назначить макрос (Assign macro to). Если сделать это, на панели быстрого доступа появится новая кнопка, запускающая макрос. Однако создать кнопку для запуска макроса можно и после создания. Для этого выполните следующее: 1. Щелкните на кнопке Office, затем на кнопке Параметры Word (Word Options). В открывшемся окне выберите секцию Настройка (Customize), чтобы просмот реть параметры настройки панели быстрого доступа (рис. 199). В списке слева отображаются все доступные команды. В списке справа манды, добавленные на панель быстрого доступа.

— ко

2. В раскрывающемся списке Выбрать команды из (Choose commands from) выберите Макросы (Macros). В этом списке указано, какие команды будут отображаться в списке слева. Чтобы просмотреть доступные макросы, выберите Макросы (Macros). 3. Дважды щелкните на имени макроса, для которого хотите добавить кнопку чтобы включить его в список команд панели быстрого доступа.

,

В Word макросам даются длинные имена, разделенные точками (например, Project.NewMacros.SentenceStrikeThruBlue). Составляющие таких имен являют ся частями языка Visual Basic, с которыми вы познакомитесь, если будете за ниматься созданием макросов и программированием на Visual Basic. Сейчас просто найдите макрос с тем именем, которое указали, начав запись макроса

WOM_ch_19.PM6

409

29.04.2008, 15:21

410

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

в предыдущем разделе. Если имена макросов видны не полностью, увеличь те размер окна Параметры Word.

Рис. 19-9. Секция Настройка диалогового окна Параметры Word позволяет добавлять на панель быстрого доступа кнопки для запуска записанных макросов. В раскрывающемся списке Выбрать команды из выберите Макросы, после чего дваж ды щелкните на имени макроса, для к оторого х отите добавить кнопк у

4. Щелкните на кнопке Изменить (Modify), расположенной под правым спис ком, чтобы изменить значок кнопки, связанной с макросом. По умолчанию все кнопки макросов имеют одинаковый значок, который выг лядит как дерево решений или организационная диаграмма. Если на панели быстрого доступа будет несколько кнопок макросов, можете выбрать для них разные значки. Щелкните на кнопке Изменить (Modify), чтобы просмотреть доступные значки (рис. 1910).

Рис. 19-10. Диалоговое окно Изменение кнопки содержит десятки зна чков, к оторые можно назначить кнопке. Выберите значок, который поможет вам вспомнить, какие дейс твия выполняет макрос

5. Выберите значок и щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Изменение кнопки (Modify Button). Затем щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Word (Word Options). Когда диалоговое окно Параметры Word закроется, на панели быстрого до ступа появится новая кнопка. Если навести указатель мыши на эту кнопку , по явится всплывающая подсказка с именем макроса.

WOM_ch_19.PM6

410

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 19

Введение в макросы и Visual Basic

411

Проверьте, как работает эта команда, поместив точку вставки в текст и щелк нув на кнопке.

Запуск макроса из диалогового окна Макрос Быстрее всего запускать макрос при помощи комбинации клавиш или кнопки на палении быстрого доступа. Однако иногда требуется запускать макросы из диало гового окна Макрос (Macros). Например, так как в этом окне перечислены все мак росы, имеющиеся в текущем документе или шаблоне, его удобно использовать для проверки или редактирования этих макросов. Чтобы открыть диалоговое окно Макрос (Macros), щелкните на кнопке Разработчик | Код | Макросы (Developer | Code | Macros) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ).

Рис. 19-11. В диалоговом окне Макрос перечислены все дос тупные макросы и предоставлены средства для работы с ними. В раскрывающемся списк е Макросы из выберите документ или шаблон, макросы из к оторого х отите просмотреть. Кнопки в левой час ти окна позво ляют запускать, изменять, у далять и создавать макросы

Чтобы запустить макрос, просто выделите его в списке Имя (Macro name) и щелкните на кнопке Выполнить (Run) в правой части окна. Диалоговое окно Макрос (Macros) закроется, и макрос будет выполнен, как при нажатии кнопки или комбинации клавиш. СОВЕТ Команды, выполненные макросом, можно отменять нажатием сочетания клавиш + или кнопки Отменить (Undo) на панели быс трого доступа. Word отменяет команды по одной, так что если макрос выпо лнил три к оманды, ну жно нажать + три раза.

Чтение кода Visual Basic При записи макроса W ord записывает выполняемые пользователем команды и действия. По сути, пользователь записывает программу Visual Basic. Просмотреть код этой программы можно в окне Макрос (Macro). Выполните команду Разра# ботчик | Код | Макросы (Developer | Code | Macro) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). В появившемся диалоговом окне выберите макрос и щелкните на кнопке Из# менить (Edit). Откроется новое окно, которое выглядит как совсем другая про грамма (рис. 1912). Вы начинаете приобщаться к таинствам Visual Basic.

WOM_ch_19.PM6

411

29.04.2008, 15:21

412

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Рис. 19-12. В диалоговом окне Макрос выберите макрос и щелкните на кнопке Изменить, чтобы открыть редактор кода Visual Basic. На этом рисунке показан код макроса, за-писанного в на чале г лавы ПРИМЕЧАНИЕ Возможности Visual Basic гораздо шире, чем мы мо жем рассмотреть в этой г лаве. Этой теме посвящены целые книги.

Даже тот , кто никогда в жизни не программировал, найдет некоторые слова знакомыми, если хоть немного владеет английским языком. В приведенном при мере первая строка кода начинается со слова Sub, а последняя строка содержит текст End Sub. Каждый записанный макрос в Visual Basic является подпрограммой (subroutine), а эти две строки помечают начало и конец макроса. Остальной код расшифровывается следующим образом: 

Строки, начинающиеся с апострофа (‘) — это комментарии. Они не выпол няют никаких действий, а просто содержат поясняющий текст. В коммен тариях указан текст описания, который мы вводили при создании макроса.



Далее идут три одинаковых строки: Selection.Extend. Эти строки были за писаны при нажатии клавиши , которая выполняет команду Расши# рить выделение (Extend Selection).



Расшифровать следующую строку довольно просто. Функция Selection.Font.Color изменяет выделенный цвет. Странные цифры после знака равенства — число вое обозначение выбранного цвета.



Строку Selecton.Font.StrikeThrough тоже несложно понять, но после знака равенства стоит странное слово wdToggle. Если вы догадались, что эта ко манда включает и отключает эффект зачеркивания, то совершенно правы.

В предпоследней строке стоит код Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1. Этот код был записан, когда вы нажали клавишу со стрелкой вправо, чтобы переместить точку вставки и снять выделение предложения. Когда закончите изучать код, выберите команду меню File | Close and Return to Microsoft Word (Файл | Закрыть и вернуться в Microsoft W ord), чтобы закрыть окно редактора Visual Basic. Если вы изменили код, появится диалоговое окно с вопросом о том, следует ли сохранить изменения. 

Справка по Visual Basic Как говорилось в предыдущем разделе, можно читать код Visual Basic любого за писанного макроса. А так как Visual Basic — относительно простой язык, можно быстро понять, что означают многие строки кода. Если какаято строка вызывает затруднения, обратитесь к справочной системе Visual Basic. Она содержит очень

WOM_ch_19.PM6

412

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 19

Введение в макросы и Visual Basic

413

подробную информацию и написана для программистов, но если вы хотите уз нать, как можно настраивать макросы после записи, то это именно то, что нужно. Чтобы получить справку по коду записанного в начале главы макроса, от кройте уже знакомое окно Макросы (Macros), щелкните на имени макроса, а затем на кнопке Изменить (Edit). Откроется окно редактора Visual Basic. В строке Selection.Font.StrikeThrough = wdToggle щелкните на слове StrikeThrough, а затем нажмите клавишу , чтобы открыть окно справочной системы Visual Basic (рис. 1913). Можно получить подробную информацию о любой команде Word, поместив в нее точку вставки и нажав . Обычно справка Visual Basic более точно «пони мает», что от нее хочет пользователь. Обычно в верхней части окна справки ото бражается название свойства или команды, а ниже находится описание способов его программного использования. Кроме того, обычно приводятся замечания и примеры. Для нас в справке по команде StrikeThrough наиболее полезным будет второе предложение под заголовком Remarks (Замечания), в котором говорится, что свойство StrikeThrough может принимать три значения: True, False и wdToggle. При значении True к тексту применяется эффект зачеркивания; False — эффект зачер кивания удаляется; wdToggle — эффект применяется или отменяется, в зависимос ти от того, применен ли он в текущий момент . Во втором примере показано, как применять эффект зачеркивания к тексту , используя значение True.

Рис. 19-13. Справочная сис тема Visual Basic по хожа на справочную сис тему W ord. Если выбрать тему в оглавлении, справа появится подробная информация. Если оглавление не отображается, щелкните на кнопк е Показать ог лавление (зна чок с изображением книги), расположенной на панели в верхней части окна

Внесение простых изменений в код Visual Basic Обратившись к справочной системе Visual Basic, мы выяснили, что свойство Strike

Through принимает три значения: True, False и wsToggle. Когда мы тестировали мак

WOM_ch_19.PM6

413

29.04.2008, 15:21

414

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

рос, записанный в начале главы, мы увидели, что он может не только применять эффект зачеркивания, но и отменять (стр. 409). Нам не нужно, чтобы эффект зачер кивания отменялся. Он должен применяться или оставаться, если уже применен. Сейчас мы изменим код записанного макроса, чтобы он всегда только при менял эффект зачеркивания. 1. В диалоговом окне Макрос (Macros) выберите макрос и щелкните на кнопке Изменить (Edit). Откроется окно редактора Visual Basic с кодом записанного макроса (рис. 1914). 2. Найдите строку Selection.Font.StrikeThrough=wdToggle. Этот код применяет или отменяет эффект зачеркивания, в зависимости от того, применен ли он в текущий момент . Нужно изменить это, чтобы эффект зачер кивания только применялся. 3. Дважды щелкните на слове wdToggle, чтобы выделить его, и введите слово True. Теперь эта строка выглядит так: Selection.Font.StrikeThrough=True. Как мы узна ли из справки Visual Basic, свойство StrikeThrough принимает значение True, при котором эффект зачеркивания только устанавливается. 4. Выберите команду меню File | Close and Return to Microsoft W ord (Файл | Закрыть и вернуться в Microsoft W ord). Окно редактора Visual Basic закроется, и вы снова увидите окно документа.

Рис. 19-14. Окно редактора Visual Basic содержит много э лементов, но нам для внесения простых изменений потребуется то лько к од макроса. На рисунк е выделено зна чение wdToggle, к оторое нам ну жно поменять на зна чение True

Можете протестировать измененный код, чтобы посмотреть, работает ли он так, как задумывалось. Установите точку вставки в предложение и запустите мак рос, воспользовавшись кнопкой на панели быстрого доступа или комбинацией клавиш +++. Т екст станет синим и появится эффект за черкивания. Верните точку вставки в это предложения и снова запустите мак рос. Если в исходной версии макроса эффект зачеркивания исчезал, то теперь текст остается синим и зачеркнутым, как мы и хотели изначально.

WOM_ch_19.PM6

414

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 19

Введение в макросы и Visual Basic

415

Для опытных пользователей: Продолжаем изменять код Visual Basic Если вам понравился предыдущий пример, попробуйте внести в макрос дополнительные изменения. Например, измените цвет, применяемый к тек сту, изменив строку с кодом Selection.Fon.Color=. В Visual Basic для определе ния цвета используются числа или специальные слова. Людям обычно проще пользоваться словами. Попробуйте заменить число после знака равенства одним из следующих слов: wdColorRed, wdColorDarkGreen или wsColorYellow. Код будет выглядеть так:

Selection.Font.Color = wdColorRed Так можно изменить цвет, применяемый макросом, не переписывая весь макрос заново. Подумайте, что еще можно изменить. Например, попробуйте изменить число в конце этой строки:

Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 Можете изменить слово MoveRight на MoveLef или MoveUp. Все эти ко манды снимают выделение с текста, который был выделен в начале выпол нения макроса, но перемещают точку вставки в разных направлениях.

Использование цифровых подписей Если вы создаете макрос, которым будут пользоваться другие люди, можно создать цифровые сертификаты, подтверждающие ваше авторство. При этом пользовате ли смогут добавить вас в список надежных издателей. Сначала нужно создать цифровую подпись для проектов VBA. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и в меню Все программы (All Programs) выберите Microsoft Office | Средства Microsoft Office | Цифровой сертификат для проектов VBA (Microsoft Office | Microsoft Office Tools | Digital Certificate for VBA Projects). Откроется диалоговое окно Со# здание цифрового сертификата (Create Digital Certificate) (рис. 1915). Введи те имя сертификата и щелкните OK. Появится сообщение о том, что сертификат успешно создан.

Рис. 19-15. Введите свое имя или название компании, которое будет отображаться в цифровом сертификате

WOM_ch_19.PM6

415

29.04.2008, 15:21

416

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Применение цифрового сертификата к макросу Чтобы применить цифровой сертификат к макросу , откройте макрос в редак торе Visual Basic и выберите команду меню Tools | Digital Signature (Инстру менты | Цифровая подпись). Откроется диалоговое окно Цифровая подпись (Digital Signature), в кот ором рядом с надписью Имя сертификата (Certificate name) указано нет сертификата (No certificate). Щелкните на кнопке Выбрать (Choose), чтобы открыть диалоговое окно Select Certificate (Выбор сертифи ката) (рис. 1916). Выберите сертификат в списке и щелкните OK. Окно закро ется, и вы увидите имя выбранного сертификата в окне Цифровая подпись (Digital Signature). Щелкните OK, чтобы закрыть это окно и вернуться в редак тор Visual Basic.

Рис. 19-16. В диалоговом окне Select Cer tificate перечислены сертификаты, к оторые можно применить к проек ту Visual Basic. Если хотите просмотреть подробную информацию о сертификате, выделите его и щелкните на кнопк е View Cer tificate

WOM_ch_19.PM6

416

29.04.2008, 15:21

Г Л А В А

2 0

Создание собственных тем и шаблонов

Не только сотрудники большой компании хотят, чтобы все создаваемые до кументы выглядели в одном стиле. Даже если вы используете W ord лишь для печати писем или речей местных политиков, подберите несколько хорошо сочетающихся цветов или добавь те собственный логотип, и документы бу дут выглядеть так, будто над ними работали профессиональные дизайнеры. Word помогает в этом, предоставляя темы и шаблоны. Темы управляют цветовой схемой и шрифтами, используемыми в документе, и помогают унифицировать их. Используя темы, можно применять согласован ные цвета, шрифты и эффекты к целому документу одним нажатием кнопки. В W ord, Excel и PowerPoint используются одинаковые темы, поэтому , если в проекте ис пользуется несколько из этих программ, можно сделать так, что все они будут выглядеть в одном стиле. Шаблоны помогают быстро создавать документы с уже добавленным стандартным текстом и элементами оформления. Пользователю остается только внести свою информацию. В этой главе рассказывается, как со здавать, изменять и сохранять собственные темы и шаблоны. ПРИМЕЧАНИЕ главе 5.

О том, как испо льзовать темы и шаблоны, рассказывается в

Создание собственных тем Встроенные темы Word определяют три типа элементов документа: цвета, шриф ты и эффекты. Создавая собственные темы, выберите собственные варианты для каждого из этих типов элементов. 

Цвета. Каждая тема определяет десятки цветов для определенных элемен тов документа, таких как основной текст, заголовки и цвет выделения. Эти определения включают четыре цвета для текста и фона, шесть для выде ления и два для гиперссылок.



Шрифты. Каждая тема определяет два шрифта один для основного текста.



Эффекты. Каждая тема может иметь один из 20 встроенных эффектов, оп ределяющих такие графические элементы, как тени, линии, выделение и трехмерные объекты.

WOM_ch_20.PM6

417

— один для заголовков и

29.04.2008, 15:21

418

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Инструменты, необходимые для создания новых тем, находятся в группе Разметка страницы | Т емы (Page Layout | Themes) (рис. 201).

Рис. 20-1. Используйте три кнопки из правой части группы Темы для настройки шрифтов, цветов и эффек тов темы. Меню Темы (показано на рисунк е) содержит темы, к оторые можно применить к док ументу, как вс троенные, так и по льзовательские

Определение цветов темы Возможно, цвет является наиболее важным элементом в представлении сти ля. Большинство компаний выбирает один цвет, главенствующий в логоти пе. Применяя тему с цветами компании к письмам, отчетам и презентациям PowerPoint, можно дать всем понять, кто создал эти документы. Т о же самое относится к цветам, которые выбрала для себя какаято группа или вы сами. По умолчанию W ord предоставляет хорошую комбинацию цветов. Если эти цвета вам не подходят, можете определить собственные. В теме определяются цвета для трех разных элементов: 

цвета текста и фона — это «повседневные» цвета, используемые для обыч ного текста документа. Т ема определяет два варианта: светлый и темный. На пример, можно использовать стандартный черный текст на белом фоне и аль тернативу, такую как белый текст на темносинем фоне;



цвета акцентов — яркие цвета, используемые для заголовков, рисунков, форматирования таблиц, т. е. везде, где нужно выделение. В теме опреде лено шесть цветов, но это не значит, что в документе нужно использовать их все. В большинстве случаев, чем меньше цветов, тем лучше;



цвет гиперссылок — используется для выделения ссылок в документе. Чтобы создать тему с новыми цветами, выполните следующее:

WOM_ch_20.PM6

418

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 20

Создание собственных тем и шаблонов

419

1. Выполните команду Разметка страницы | Т емы | Цвета темы (Page Layout | Themes | Colors), чтобы открыть раскрывающееся меню. В меню Цвета темы (Theme Colors) перечислены все темы, имеющиеся на ком пьютере (рис. 202). 2. Щелкните на кнопке Создать новые цвета темы (Create New Theme Colors), расположенной в нижней части меню, чтобы открыть диалоговое окно Созда ние новых цветов темы (Create New Theme Colors) (рис. 203). В левой части находится 12 раскрывающихся меню, отображающих палитры цветов. Справа показаны примеры цветов тем. В одном используется темный фон, как, например, на слайде PowerPoint; в другом — светлый. Каждая тема содержит 12 цветов. В верхней части окна, показано четыре цве та текста и фона. Оставьте для первых двух цветов ( Текст/фон – темный 1 и Текст/фон – светлый 1 ) значение Авто (Automatic), чтобы в документе все гда можно было вводить черный текст на белом фоне. 3. Используя раскрывающиеся меню, поменяйте цвета Текст/фон – Темный 2 (Text/ Background – Dark 2) и Текст/фон – светлый 2 (Text/Background – Light 2). Щелкните на раскрывающемся меню Текст/фон – Темный 2 (Text/Background – Dark 2), чтобы открыть палитру цветов. В верхней части отображаются цве та темы, в середине — стандартные цвета, а в нижней — недавно используе мые цвета.

Рис. 20-2. Выберите один из вариантов в этом меню, чтобы изменить цвета, испо льзуемые в документе, не меняя шрифты и эффек ты. Чтобы просмотреть все дос тупные варианты, воспользуйтесь по лосой прокру тки или рас тяните меню за нижнюю границу. В верхней части меню отображаются сх емы, созданные по льзователем, под ними — стандартные схемы

WOM_ch_20.PM6

419

29.04.2008, 15:21

420

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

В столбцах на палитре указаны те же цвета, что в диалоговом окне Создать новые цвета темы (Create New Theme Colors). Во второй и следующих стро ках показаны светлые или темные оттенки цветов из первой строки. Если на вести указатель мыши на цвет, появится всплывающая подсказка с его именем (например, Розовый, Фон 2) и описанием (более темный оттенок 25%) (см. рис. 203). Если хотите незначительно изменить цвет, выберите один из светлых или тем ных оттенков, представленных на палитре. Если хотите внести более значи тельные изменения, выберите цвет, не входящий в текущую тему, как описано ниже.

Рис. 20-3. Диалоговое окно Создание новых цветов темы содержит меню, раскрывающие палитры цветов. Цвета темы показаны в верхней с троке. Чтобы выбрать цвет, к оторого нет на палитре, щелкните на кнопк е Другие цвета

4. Щелкните на кнопке Другие цвета (More Colors), расположенной в нижней части палитры, чтобы открыть диалоговое окно Цвета (Colors) (рис. 204). Диалоговое окно Цвета (Colors) предоставляет гораздо больше возможностей для выбора цвета. Перейдите на вкладку Обычные (Standard), на которой по казан шестиугольник с цветами Windows, распределенными по оттенкам. Если требуется более точный инструмент для определения цвета или вы хотите указать цвет по значениям RGB или HSL, используйте вкладку Спектр (Custom). (Подробнее о системах RGB и HSL см. гл. 3.)

WOM_ch_20.PM6

420

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 20

Создание собственных тем и шаблонов

421

Рис. 20-4. Цвет можно выбрать на одной из дву х вкладок. На вкладке Обычные показан шестиугольник с образцами цветов. На вкладк е Спектр находится два элемента управления. Переместите крест, чтобы выбрать цвет, а затем перемес тите треугольник, чтобы изменить яркость

Выбрав цвет, щелкните OK, и новый цвет появится в палитре раскрывающе гося меню. Посмотрите, как изменился цвет в группе Образец (Sample). Что бы поберечь глаза читателей, убедитесь, что цвет текста достаточно контрас тирует с цветом фона в обоих примерах. 5. Используйте раскрывающиеся меню, чтобы выбрать шесть акцентирующих цветов. Повторите шаги 34, чтобы выбрать шесть цветов рядом с надписями Акцент. Проверьте, как выглядит образец в правой части окна. У бедитесь, что выбран ные цвета сочетаются с цветом фона в обоих примерах. 6. Используйте последние два раскрывающиеся меню, чтобы выбрать цвет гипер ссылок и просмотренных гиперссылок. В документах для гиперссылок используется два цвета. Обычно гиперссылки от личаются по цвету от остального текста, чтобы пользователи знали, что по этим ссылкам можно кудато перейти. Если на ссылке щелкнуть, цвет ее текста изме нится, чтобы читатели знали, что они уже пользовались этой ссылкой. Обычно для гиперссылок используется более яркий цвет , чтобы они четко отличались от обычного текста, а ссылкам, по которым пользователь уже переходил, назна чается более светлый текст , чтобы придать им «использованный» вид.

WOM_ch_20.PM6

421

29.04.2008, 15:21

422

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

7. В нижней части диалогового окна Создание новых цветов темы (Create New Theme Colors) введите имя темы и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Всегда давайте темам имена, иначе они будут называться Другая 1, Другая 2 и т. д. Независимо от того, дали вы цветовой схеме новое имя или оставили пред ложенное, она появится в меню Пользовательские (Custom) (рис. 202).

Определение шрифтов темы Чтобы изменить шрифты темы, выполните команду Разметка страницы | Темы | Шрифты (Page Layout | Themes | Fonts), а затем щелкните на кнопке Создать новые шрифты темы (Create New Theme Fonts), расположенной в нижней час ти меню. Откроется диалоговое окно Создание новых шрифтов темы (Edit Theme Fonts) (рис. 205). Можно выбрать шрифт для заголовка и для основного текста, используя раскрывающиеся меню. В поле Образец (Sample) показано, как выглядят выбранные шрифты. В тексте Имя (Name) введите имя новой схемы шрифтов. СОВЕТ По умолчанию для наборов цветов, шрифтов и эффек та, составляющих тему, предлагается одно и то ж е имя (так ое как Другая 1). Если х отите, вы то же можете использовать одинаковые имена. Например, при создании темы для к омпании All Y ear, мо жете испо льзовать имена Цвета All Y ear, Шрифты All Y ear и Эффект All Y ear.

Рис. 20-5. Диалоговое окно Создание новых шрифтов позво ляет выбрать шрифт заголовка и шрифт основного тек ста. В поле Образец показано, как выглядят выбранные шрифты

Эффективная работа: Советы по выбору шрифтов Если вы не художник, подбор подходящих шрифтов может быть сложной задачей. Документы создаются для того, чтобы их читали люди, поэтому важно выбирать шрифты, которые легко читать. Все шрифты относятся к одной из двух основных категорий (рис. 206): шрифты с засечками (такие как Times и Times New Roman) и рубленые шрифты (такие как Arial и Helvetica). В шрифтах с засечками буквы и цифры имеют небольшую «ножку» (засечку) на конце каждого штриха. Рубленые шрифты засечек не имеют , символы в них состоят из простых линий. Обычно шрифты с засечками облегчают чтение, особенно, когда текста много. Засечки помогают читателям проводить глазами по прямой горизон тальной строке текста. Поэтому большинство журналов и газет использу ют шрифты с засечками.

WOM_ch_20.PM6

422

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 20

Создание собственных тем и шаблонов

423

С другой стороны, на экранах компьютеров текст не отображается так резко, как на печатных страницах, так что в этом случае более читаемыми могут быть рубленые шрифты. Рубленые шрифты часто используются на вебстраницах и в меню про грамм, таких как W ord. Рубленые шрифты обычно более декоративны и стилизованны. В жур налах часто используются шрифты с засечками для основного текста и рубленые шрифты для привлекающих глаз заголовков. Однако подобрать два шрифта так, чтобы они соответствовали друг другу , весьма сложно. К тому же, мнение читателей может отличаться от мнения дизайнера. Т ак что если сомневаетесь, лучше используйте один шрифт и для заголовков, и для основного текста.

Новые шрифты Office 2007 Многих людей затрудняет чтение длинных документов с экрана компьюте ра. Это не так просто, как чтение распечатанных страниц. Еще больше зат рудняет ситуацию то, что шрифты, которые легко читать на печатных стра ницах, иногда бывает трудно читать на экране. Специалисты из Microsoft попытались создать шрифты, которые одинаково удобно читать на экране компьютера и на распечатанных страницах, и представили их в Office 2007. Названия этих шрифтов будут в новинку даже тем, кто знаком с распростра ненными шрифтами. Ниже приведен список с их кратким описанием.

Рис. 20-6. Вверху показаны два рубленых шрифта — Arial и Calibri. Внизу два шрифта с засечками — Bodoni и Times New Roman 

Consolas — моноширинный шрифт, в котором каждый символ имеет оди наковую ширину , будь это заглавная «М» или строчная «i». Программисты любят такие шрифты, так как позицию каждого символа можно точно определить, и нет декоративных элементов, вносящих сумятицу;



Calibri — современный шрифт с засечками, с которым вы будете часто встре чаться, так как Microsoft позиционирует его как замену Times New Roman. В шрифте Calibri толщина линий немного отличается от шрифта Helvetica или его клона Arial, что облегчает его чтение по сравнению с большинством

WOM_ch_20.PM6

423

29.04.2008, 15:21

424

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

рубленых шрифтов, к тому же не нужно отображать на экране мелкие за сечки; 

Cambria — еще один шрифт с высокой читаемостью, позволяющий чита телям быстро распознать буквы даже очень маленького размера. Этот шрифт подходит для большинства документов, от писем и заметок до веб страниц;



Constantia — шрифт с засечками, предназначенный и для просмотра на экране, и для печати документов. Этот шрифт хорошо смотрится на веб страницах, в письмах и других печатных документах. Это хороший выбор для документов PDF и XPS, которые читатели могут просматривать на эк ране или распечатывать;



Corbel — рубленый шрифт, придающий тексту ясный вид. Этот текст хо рошо читается на экране, что делает его хорошим выбором для вебстра ниц и электронных отчетов;

Candara — рубленый шрифт, отлично подходит для вебстраниц. Он по хож на шрифты Frutiger и Optima. Если в W ord доступно столько шрифтов, то почему в большинстве случаев используется всего один или два из них? Потому что многие люди даже не пыта ются выбирать новые шрифты, а вебдизайнеры не стремятся к экзотике, так как у посетителей их сайтов может не быть таких шрифтов. Новые шрифты Microsoft широко распространены, так что можете использовать их с уверенностью в том, что они будут хорошо выглядеть. В следующей таблице перечислены наиболее часто используемые шрифты и варианты их замены. 

Шрифт Microsoft

Похожие шрифты Linux и Mac

Возможная замена

Применение

Arial Candara

Helvetica

Calibri, Corbel,

Вебстраницы, заголовки, основной текст

Times New Roman

Times, Georgia

Constantia, Cambria

Печатные документы, отчеты, журналы

Courier New

Courier, Andale

Consolas

Компьютерный код, элект ронные сообщения (с мо ноширинным текстом)

Verdana

Frutiger, Optima

Candara, Corbel

Вебстраницы, неофици альные документы

Определение эффектов темы На документы W ord эффекты влияют меньше, чем, например, на презентации PowerPoint. Эффекты темы изменяют стиль линий, теней и заливки таблиц, диаг рамм и линий. Встроенные графические элементы Office, такие как SmartArt и ав тоформы, также отражают эффекты темы. В отличие от цветов и шрифтов, эф фекты нельзя настраивать, нельзя создавать собственные эффекты, а можно только выбрать один эффект для темы. Все, что можно сделать — выбрать один из дос тупных эффектов. В раскрывающемся списке Разметка страницы | Темы | Эф фекты (Page Layout | Themes | Effects) выберите эффект , который хотите добавить в тему (рис. 207).

WOM_ch_20.PM6

424

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 20

Создание собственных тем и шаблонов

425

Рис. 20-7. Откройте меню Эффекты темы и увидите 20 различных стилей эффектов, которые мо жно применить к рисункам, диаграммам и линиям в док ументе

Изменение и сохранение тем Как говорилось в начале этого раздела, тема — это комбинация цветов, шрифтов и эффектов. После настройки цветов и шрифтов и выбора эффекта, можно дать всему этому имя и сохранить. Сохраненную тему можно применять к докумен там. Если тема получилась неплохой, ей можно поделиться с коллегами. Приведем полный набор инструкций по созданию и сохранению собственной темы. 1. Выполните команду Разметка страницы | Т емы | Цвета темы (Page Layout | Themes | Theme Colors), чтобы открыть список цветов, разделенный на секции Пользовательские (Custom) и Встроенные (Builtin). Если вы создавали собственные цветовые схемы, они перечислены в секции Пользовательские (Custom). Стандартные схемы перечислены под заголов ком Встроенные (Builtin). Если хотите создать новую цветовую схему, выпол ните инструкции, приведенные на стр. 418. 2. Выполните команду Разметка страницы | Т емы | Шрифты (Page Layout | Themes | Fonts) и выберите шрифты для заголовков и для основного текста. Подумайте над тем, как будет распространяться документ , и выберите подхо дящие шрифты. Можно выбрать один из встроенных наборов шрифтов, а можно создать собственный. Подробнее см. на стр. 421. 3. Выполните команду Разметка страницы | Т емы | Эффекты (Page Layout | Themes | Effects), чтобы выбрать эффекты, которые хотите использовать в до кументе. Откроется меню, показывающее различные стили фигур, линий, теней и гра ниц. Выберите эффекты, щелкнув на одном из элементов меню.

WOM_ch_20.PM6

425

29.04.2008, 15:21

426

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

4. Выполните команду Разметка страницы | Т емы | Т емы (Page Layout | Themes | Themes), чтобы открыть меню Темы (Themes), и щелкните на кнопке Сохра нить текущую тему (Save Current Theme), расположенной в самом низу списка. Появится стандартное диалоговое окно сохранения файла, в котором бу дет открыта папка с темами (рис. 208). 5. Введите имя файла темы и щелкните на кнопке

Сохранить (Save).

Диалоговое окно закроется, а сохраненная тема появится в списке Разметка страницы | Темы | Темы (Page Layout | Themes | Themes).

Рис. 20-8. Word автоматически предлагает со хранить тему в папк е Document Themes , расположенной в папк е Шаблоны. Как видите, цвета, шрифты и эффек ты тем хранятся в от дельных подпапках папки Document Themes

Создание шаблонов документов Шаблон — это документ особого типа, используемый для создания новых доку ментов. Например, если вы каждый день создаете служебные записки, можете создать шаблон записок, настроенный под ваши нужды. После этого, вместо того, чтобы каждый раз создавать документ с чистого листа, можно открыть новый документ, созданный на основе шаблона записок. Как и все шаблоны, шаблон записок может включать следующие элементы: 

стандартный текст . Все записки будут иметь одинаковый стандартный текст, например, поля «От кого», «Дата» и «Ответ». Если во всех докумен тах имеется какойто стандартный текст, его можно сохранить в шаблоне и никогда не вводить повторно;



графические элементы. В шаблон можно добавить логотип компании, вме сте с адресом, номером телефона и другой контактной информацией;



стили, темы и форматирование . Многие документы используют специ фические и иногда весьма сложные стили абзацев, поля, отступы и другие элементы форматирования;



колонтитулы. Верхний и нижний колонтитулы можно сохранить в шаб лоне, и больше никогда о них не беспокоиться;

WOM_ch_20.PM6

426

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 20

Создание собственных тем и шаблонов

427



автотекст. Элементы автотекста, сохраненные в шаблоне, будут доступны во всех документах, созданных на основе этого шаблона;



элементы управления содержимым, макросы и поля . Более сложные шаблоны могут содержать элементы автоматизации, такие как макросы и эле менты управления для выбора даты. ПРИМЕЧАНИЕ В этом разделе рассказывается, как создавать и изменять шаблоны. Процесс создания док ументов на основе шаблонов описан в г л. 5.

В следующих разделах рассказывается о создании шаблона записок, кото рый можно изменять и использовать для любых целей. Это довольно длин ный пример, но если выполните все инструкции, узнаете много полезного. Вы добавите стандартный текст, который будет появляться в каждом докумен те, созданном на основе шаблона, и некоторые элементы управления содер жимым (стр. 316), позволяющие сэкономить время на вводе текста. Т акже вы создадите шапку бланка с графическим логотипом. Наконец, вы добавите верхний колонтитул (используя элементы управления содержимым и поля), в котором будет автоматически отображаться необходимая информация.

Сохранение документа Word в качестве шаблона Первый шаг в создании шаблона — сохранение документа. W ord позволяет со хранить любой документ в качестве шаблона, поэтому шаблоны можно со здавать с чистого листа, а можно изменять существующие документы. Напри мер, создать шаблон записок можно так: 

начать с чистого листа . Можно открыть пустой документ, а затем доба вить стандартный текст, стили абзацев и остальные элементы, которые должны присутствовать в шаблоне;



использовать существующий документ служебной записки . Если хотя бы один документ служебных записок уже имеется, можно сэкономить время, воспользовавшись им. У далите весь текст , относящийся к конкретному доку менту, но оставь те стандартный текст и элементы оформления;



изменить один из шаблонов W ord. Можно добавить в существующий шаблон собственный логотип, шапку и элементы автотекста. Открыв документ, который хотите сделать шаблоном, сохраните его как шаблон:

1. Выполните команду Office | Сохранить как | Шаблон W ord (Office | Save As | Word Template) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ) (рис. 209). Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As), в раскрываю щемся списке Тип файла (Save as type) которого уже будет выбрано Шаблон Word (*.dotx) [Word Template (*.dotx)]. 2. Перейдите в папку, в которой хотите хранить шаблон. Возможно, вы захотите сохранить шаблон в своей папке доверенных шабло нов, которой является папка C:\Documents and Settings\имя_ пользователя\Шаб лоны. Шаблоны, хранящиеся в этой папке, можно быстро найти, создавая но вый документ командой Office | Создать (Office | New). 3. В поле Имя файла (File name) введите имя шаблона.

WOM_ch_20.PM6

427

29.04.2008, 15:21

428

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

Например, «Служебные записки — компания All Through the Y ear». 4. Щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить файл и закрыть диалоговое окно.

Рис. 20-9.

Любой док умент W ord мо жно со хранить как шаблон

Настройка шаблона Параметры Word, описанные в главе 3, влияют на документ в целом — поля, тема и т. д. Параметры документа — важная часть форматирования шаблона, так как они должны быть одинаковыми для каждого документа, созданного на основе одного шаблона. Работая над шаблоном записок, мы настроим их в первую очередь. 1. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Создать (New), чтобы открыть диалоговое окно Создание документа (New Document). Дважды щелкните на значке Новый документ (Blank Document), расположенном в верхнем ряду . В Word будет создан новый пустой документ . 2. Выполните команду Разметка страницы | Параметры страницы | Поля (Page Layout | Page Setup | Margins) и выберите Обычное (Normal) в раскрывающем ся списке. Документ будет иметь верхнее и нижнее поля по 2 см., левое поле 3 см. и пра вое поле 1,5 см. В списке Поля (Margins) представлено несколько стандартных наборов значений. Если вас эти значения не устраивают , щелкните на кнопке Настраиваемые поля (Custom Margins) и введите в появившемся диалоговом окне собственные значения. 3. Выполните команду Разметка страницы | Темы | Темы (Page Layout | Themes | Themes), чтобы открыть меню Темы (Themes), и выберите тему Справедливость (Equity). В этой теме для основного текста установлен шрифт Cambria, а для заголов ков шрифт Calibri. Т акже в этой теме выбран одноименный набор эффектов.

WOM_ch_20.PM6

428

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 20

Создание собственных тем и шаблонов

429

Добавление стандартного текста Стандартный текст — это текст, используемый во многих документах без из менения. Когда не было компьютеров, такой текст печатался при помощи ме таллических пластин. В W ord все проще: чтобы создать текст , который будет появляться в каждом документе, его просто нужно ввести в файл шаблона (.dotx). И, в отличие от металлических пластин, его можно изменить в даль нейшем. 1. В верхней части документа введите «Служебная записка». Теперь этот стандартный текст не придется вводить в каждом документе заново. 2. Используйте горизонтальную линейку, чтобы создать отступ для строки с тек стом «Служебная записка». Если горизонтальная линейка не видна, щелкните на кнопке Линейка (View Ruler), расположенной над полосой прокрутки в правой части окна. Перета щите указатель висячего отступа (нижний треугольник) на отметку два с по ловиной сантиметра (рис. 2010). С отступом слова «Служебная записка» будут выделяться среди остального текста, и привлекать внимание читателя. Рядом с этими словами можно ввести имя человека, которому предназначается записка. Если получателей несколько, их имена можно расположить друг под другом.

Рис. 20-10. В шаблоне записок испо льзуется висячий отс туп для с троки «Слу жебная записка». На этом рисунк е указатель мыши указывает на марк ер висячего отс тупа, расположенный на линейк е

3. Дважды щелкните на правом поле рядом с текстом «Служебная записка», что бы выделить весь абзац. Нажмите комбинацию клавиш +, (+, ), чтобы сохранить форматирование как стиль абзаца с име нем Отступ. Откроется диалоговое окно Создание стиля (Create New Style). 4. В поле Имя (Name) введите Отступ. Новые стили сохраняются в шаблоне и становятся доступными для всех доку ментов, использующих этот шаблон. Т ак можно будет добавить под строкой «Служебная записка» новые строки и применить к ним тот же отступ.

WOM_ch_20.PM6

429

29.04.2008, 15:21

430

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

5. Добавьте новые строки стандартного текста, такие как «От:», «Дата:» и «От вет:», составляющие верхнюю часть каждой служебной записки (рис. 2010). Если нажать , чтобы перейти на новую строку , Word продолжит при менять стиль Отступ к новым абзацам.

Добавление элементов управления содержимым Вся идея шаблонов заключается в том, что потратив некоторое время на созда ние шаблона, можно сэкономить гораздо больше времени в дальнейшем. Если большинство служебных записок (или все они) предназначены для одной и той же группы людей, зачем тратить время, каждый раз вводя имена получателей, если можно ввести их всего один раз? Можно использовать элемент управления содер жимым Word (стр. 316), чтобы создать раскрывающийся список наиболее часто используемых имен. Можно также добавить элемент управления для выбора даты, чтобы дата всегда имела правильный формат . Добавив элементы управления содержимым, можно сделать шаблон более полез ным как для других пользователей, так и для себя. В этом примере вы увидите, как легко сделать так, чтобы поле «От:» автоматически заполнялось именем пользо вателя, работающего с шаблоном. Если вы создадите такой шаблон и распростра ните его по офису , вы даже можете получить повышение! (Во всяком случае, мо жете надеяться на это.) Элементы управления содержимым полезны также в том случае, если требуется создать базу данных, хранящую такие сведения, как автор, получатели и предмет служебных записок. Элементы управления содержимым похожи на раскрывающиеся списки и тек стовые поля, используемые при заполнении формы на вебсайте. В Word легко создавать собственные элементы управления содержимым, но если вы никогда раньше этим не занимались, можете обратиться к главе 14, прежде чем выполни те приведенные ниже инструкции. 1. Щелкните в конце строки «Служебная записка» и нажмите клавишу , чтобы переместить точку вставки на позицию висячего отступа. Затем выполните команду Разработчик | Элементы управления | Текст (Developer | Controls | Text), чтобы вставить элемент управления содержимым Обычный текст. Напротив слов «Служебная записка» появится элемент управления содержимым Обычный текст (убедитесь, что вставили не элемент управления Формати рованный текст ). Этот элемент управления будет содержать имена получа телей служебной записки. 2. Выделите вставленный элемент управления содержимым и выполните коман ду Разработчик | Элементы управления | Свойства (Developer | Controls | Properties) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). Откроется окно свойств элемента управления Обычный текст. 3. Измените параметры свойств так, чтобы они соответствовали рис. 2011. В поля Название (Title) и Тег (Tag) введите «Служебная записка», установите флажок Использовать стиль для форматирования содержимого (Use a style to format contents), а в раскрывающемся списке Стиль (Style) выберите Отступ. В нижней части окна установите флажок Разрешить возвраты каретки (не сколько абзацев) [Allow carriage returns (multiple paragraphs)]. Это позволит вводить имена получателей в отдельных строках. Когда закончите, щелкните OK.

WOM_ch_20.PM6

430

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 20

Создание собственных тем и шаблонов

431

Рис. 20-11. В окне свойс тв э лемента управления содержимым указан заго ловок и тег «Служебная записка». К содержимому э лемента управления применен с тиль Отступ, и включена возмо жность вводить неск олько абзацев тек ста

4. Выполните команду Разработчик | Элементы управления | Режим конст руктора (Developer | Controls | Design Mode), чтобы переключиться в режим конструктора. Внешний вид элементов управления содержимым изменится, показывая, что включен режим конструктора. Следующим шагом будет изменение текста, ото бражающегося в элементе управления «Служебная записка». ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы изменить тек ст, отображающийся по умо лчанию, необходимо переключиться в режим конструктора. Иначе вы просто будете вводить новые слова в э лемент управления содержимым.

5. Выделите текст в элементе управления содержимым «Служебная записка» и введите «Введите имена получателей». Введенный текст появится в строке «Служебная записка» документа, созданного на основе этого шаблона. Предоставив инструкции, вы облегчите использова ние документа. 6. Щелкните в конце строки «От:», нажмите клавишу , а затем выполните команду Вставка | Текст | Экспрессблоки | Свойство документа | Автор (Insert | T ext | Quick Parts | Document Property | Author), чтобы вставить свой ство Автор. Чтобы открыть список свойств документа, можно также воспользоваться ком бинацией клавиш +, (+, ). В строке «От:» появится поле с вашим именем. Имя берется из диалогового окна Параметры W ord (Word Options). Если этим шаблоном будут пользоваться другие люди, их имена будут автоматически появляться в этом поле. СОВЕТ Если ваше имя не появляется, щелкните на кнопк е Office, затем на кнопке Параметры Word (Word Options), и в секции Основные (Popular) введите имя в поле Имя пользователя (User Name).

7. Щелкните в конце строки «Дата:», нажмите клавишу , после чего выполни те команду Разработчик | Элементы управления | Выбор даты (Developer | Controls | Date Picker). В документе появится элемент управления Дата (Date Picker).

WOM_ch_20.PM6

431

29.04.2008, 15:21

432

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

8. Выделите элемент управления содержимым Дата и выполните команду Раз работчик | Элементы управления | Свойства (Developer | Controls | Properties). Откроется окно свойств элемента управления Дата. 9. В поля Название (Title) и Тег (Tag) введите «Дата записки». В списке Формат отображения даты (Display the date like this) выберите третий вариант (1 января 2007 г .) Когда закончите, диалоговое окно будет выглядеть, как показано на рис. 2012. Щелкните OK. 10. Щелкните в конце строки «Ответ:», нажмите клавишу и выполните ко манду Вставка | Текст | Экспрессблоки | Свойство документа | Тема (Insert | Text | Quick Parts | Document Property | Subject), чтобы вставить элемент управ ления содержимым, отображающий тему документа. Как и свойство Автор, свойство Тема является одним из стандартных свойств документа, которые можно просмотреть при помощи команды Office | Под готовить | Свойства (Office | Prepare | Properties). Сейчас в добавленном элементе управления просто отображается слово «Тема». Пользователям будет понятнее, если текст в элементе управления будет объяс нять, что нужно сделать. 11. Выделите текст в элементе управления содержимым Тема и введите текст «Вве дите тему документа». В элементе управления содержимым Тема появится новый текст . 12. Выполните команду Разработчик | Элементы управления | Режим конст руктора (Developer | Controls | Design Mode), чтобы выключить режим конст руктора. В процессе работы над шаблоном документ будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 2013.

Рис. 20-12. Окно свойств элемента управления Дата позволяет выбрать формат отображения даты и времени

WOM_ch_20.PM6

432

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 20

Создание собственных тем и шаблонов

433

Добавление верхнего колонтитула В шаблоны документов часто добавляют верхние и нижние колонтитулы. В ко лонтитулах можно размещать элементы, необходимые для всех документов: ло готип, номер страницы и т . д. Сейчас мы попробуем создать экспрессблок, ис пользуя элементы WordArt. 1. Дважды щелкните в верхней части страницы. Появится пунктирная линия, отделяющая верхний колонтитул от основной ча сти документа. На ленте появится вкладка Работа с колонтитулами (Header & Footer Tools). 2. Выполните команду Работа с колонтитулами | Конструктор | Параметры | Особый колонтитул для первой страницы (Header & Footer Tools | Design | Options | Different First Page) или нажмите комбинацию клавиш +, (+, ). На первой странице будет отображаться шапка бланка, а на последующих номера страниц и другая информация.

—

Рис. 20-13. Вверху: в режиме конструктора элементы управления содержимым заключены в ск обки. Внизу: если режим к онструктора отключен, в пус тых э лементах управления содержимым отображается тек ст-приглашение. В э лементах управления, содержащих свойство док умента, отображаются зна чения соответс твующих свойс тв, например, имя автора документа. У выделенного элемента правления появляется вкладка с именем этого элемента

WOM_ch_20.PM6

433

29.04.2008, 15:21

434

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

3. Выполните команду Вставка | Текст | WordArt (Insert | Text | WordArt) и выбе рите стиль WordArt (рис. 2014). Откроется диалоговое окно Изменение текста WordArt (WordArt) с текстом Текст надписи (Your Text Here).

Рис. 20-14. Хотите быстро создать шапку документа? Воспользуйтесь объектами WordArt. Они могут быть немного тяжеловесными, но зато позволяют быстро создавать графические элементы

4. Замените слова в текстовом поле на название компании «All Through the Y ear» и оставьте шрифт Arial Black с размером 36 пунктов. Затем щелкните OK, что бы закрыть диалоговое окно W ordArt. Текст WordArt появится в верхнем колонтитуле документа. 5. Выделив элемент WordArt, выполните команду Главная | Абзац | По центру (Home | Paragraph | Center) или нажмите комбинацию клавиш +, что бы выровнять надпись по центру колонтитула. Если хотите изменить цвет и форму надписи, это можно сделать в любое вре мя. Для этого дважды щелкните на элементе W ordArt, чтобы открыть вкладку Работа с объектами WordArt (WordArt Tools). 6. Нажмите клавишу со стрелкой вправо, чтобы снять выделение с надписи WordArt, а затем нажмите , чтобы добавить строку текста. Введите ад рес компании и еще раз нажмите , чтобы создать дополнительное про странство между колонтитулом и началом текста документа. Полученный документ будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 2015. 7. Щелкните в основном тексте документа и нажмите +, чтобы со здать разрыв страницы. Затем дважды щелкните в верхней части второй стра ницы, чтобы приступить к редактированию верхнего колонтитула второй и последующих страниц. Для документа можно выбрать один из готовых колонтитулов, но в этом при мере показано, как создать собственный верхний колонтитул, используя эле менты управления содержимым и поля. 8. Выполните команду Вставка | Текст | Экспрессблоки | Свойство документа | Тема (Insert | T ext | Quick Parts | Document Property | Subject), чтобы вставить в колонтитул элемент управления содержимым, отображающий тему документа. Теперь можно будет увидеть тему документа, просто взглянув на страницу . Очень удобно, если вы распечатываете документы и подшиваете в одну папку или читаете их на экране.

WOM_ch_20.PM6

434

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 20

Создание собственных тем и шаблонов

435

Рис. 20-15. Используя надпись WordArt и несколько типографских трюков, можно создать привлекательную шапк у док умента. Чтобы вс тавить ромбы, как на рисунк е, выпо лните команду Вставка | Символы | Символ | Другие символы . В открывшемся окне в раскрывающемся списке Шрифт выберите Symbol, найдите ромб (бубновый знак) и дваж ды щелкните на нем, чтобы вс тавить в документ. Выделите вставленные символы и измените размер до 7 пунк тов. Затем выделите всю с троку и увеличь те меж дустрочный интервал на 3 пунк та

9. Нажмите клавишу со стрелкой вправо, чтобы снять выделение с элемента управле ния содержимым Тема, а затем нажмите , чтобы добавить новую строку . Точка вставки перейдет на новую строку в верхнем колонтитуле второй стра ницы. 10. Введите слово «Страница» и нажмите пробел. Выполните команду Текст | Экспрессблоки | Поле (Insert | Text | Quick Parts | Field).

Вставка |

Откроется диалоговое окно Поле (Field) (рис. 2016). Сейчас мы добавим в ко лонтитулы автоматическую нумерацию страниц.

Рис. 20-16. Выберите поле в списке Поля и щелкните OK, чтобы вставить его в док умент. Можно воспо льзоваться раскрывающимся списк ом Категории, чтобы сократить список полей. Справа появляются различные параметры форматирования, зависящие от того, какое по ле выбрано в списк е

WOM_ch_20.PM6

435

29.04.2008, 15:21

436

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

11. В раскрывающемся списке Категории (Categories) выберите Нумерация (Numbering). В списке Поля (Field names) дважды щелкните на поле Page. Диалоговое окно Поле (Field) закроется, а поле Page появится в колонтитуле. Так как открыта вторая страница документа, будет отображаться число 2. 12. Введите слово «из» и нажмите пробел. В верхнем колонтитуле будет отображаться номер текущей страницы и общее число страниц в документе. 13. Выполните команду Вставка | Т екст | Экспрессблоки | Поле (Insert | T ext | Quick Parts | Field), чтобы еще раз открыть диалоговое окно Поле (Field). В раскрывающемся списке Категории (Categories) выберите О документе (Do cument Information) и дважды щелкните на поле NumPages, чтобы вставить поле, показывающее общее число страниц. Когда закончите, верхний колонтитул второй страницы будет выглядеть при мерно так, как показано на рис. 2017.

Рис. 20-17. В верхнем к олонтитуле второй и последующих с траниц отображается тема документа, номер тек ущей с траницы и общее число с траниц

14. Щелкните в основном тексте документа, чтобы выйти из режима редактиро вания колонтитулов, а затем нажимайте клавишу , пока вторая стра ница не исчезнет . Вторая страница исчезнет , но информация о колонтитуле этой страницы не пропадет. Она сохранится в шаблоне и станет видна, как только в документе снова появится вторая страница.

Добавление элементов автотекста Еще одно полезное дополнение, которое можно хранить в шаблоне — элементы автотекста. Так как вымышленная компания из нашего примера имеет длинное название, ее сотрудникам (тоже вымышленным) было бы утомительно печатать его по нескольку раз в день. Мы создадим элемент автотекста, чтобы сократить ввод названия до нажатия трех клавиш, и сохраним этот элемент в шаблоне. 1. В любом месте основного документа введите «All Through the Y ear Publishing Company, LLP». Выделите этот текст и нажмите +, чтобы открыть ди алоговое окно Создание нового стандартного блока (Create New Building Block). В Word 2007 автотекст является частью новой схемой строительных блоков. В предыдущих версиях для автотекста имелось отдельное диалоговое окно.

WOM_ch_20.PM6

436

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 20

Создание собственных тем и шаблонов

437

2. Введите буквы «aty» в качестве имени стандартного блока, а затем в раскрыва ющемся списке Коллекция (Gallery) выберите Автотекст (AutoText). В рас крывающемся списке Сохранить в (Save in) выберите имя шаблона ( Шаблон записок.dotx). Этот элемент автотекста будет доступен в любом документе, созданном на ос нове этого шаблона, но не в других документах. (Нет смысла в том, чтобы заг ромождать документы, не относящиеся к нашей компании.) 3. В основном тексте документа выделите слова «All Through the Y ear Publishing Company, LLP» и удалите их, нажав клавишу или . После создания элемента автотекста эти слова не нужны в документе, и их сле дует удалить.

Завершение и сохранение шаблона Уф… Самая тяжелая работа выполнена. Т еперь осталось только добавить в доку мент заключительные штрихи и сохранить его как шаблон, чтобы из него можно было создавать новые документы. 1. Щелкните в конце строки «Ответ:», чтобы поместить туда точку вставки, а за тем нажмите , чтобы добавить новую строку. Выполните команду Глав ная | Стили | Дополнительные параметры (Home | Styles | More), чтобы от крыть список стилей, и выберите стиль Обычный (Normal). После нажатия клавиши точка вставки переместится на новую строку . В этой строке будет начинаться основной текст . Для основного текста вися чий отступ не нужен, поэтому мы изменили стиль на Обычный (Normal). 2. Выполните команду Office | Сохранить (или Сохранить как | Шаблон Word, если хотите сохранить шаблон под новым именем). Сохраните файл под име нем «Служебная записка — All Through the Year». Убедитесь, что в раскрывающемся списке Тип файла (Save as type) выбран тип Шаблон W ord (*.dotx) [Word Template (*.dotx)]. Это формат шаблонов, не содержащих макросы. Если в шаблоне есть макросы, следует выбрать тип Шаблон W ord с поддержкой макросов (*.dotm) [W ord MacroEnabled Template (*.dotm)]. 3. Сохраните шаблон в папке с надежными шаблонами ( C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Шаблоны) или в одной из ее подпапок. Если сохранить шаблон в этой папке, он будет доступен при создании доку мента при помощи команды Office | Создать | Мои шаблоны (Office | New | My templates).

Проверка шаблона Мы показали, как создавать шаблоны, содержащие стандартный текст , стиль аб зацев, элементы управления содержимым, рисунки WordArt, колонтитулы, поля и элементы автотекста. Аналогично тому, как мы тестировали макрос, который со здали в одной из предыдущих глав, следует проверить и шаблон, чтобы убедить ся, что его можно нормально использовать. Вот что можно для этого сделать: 

WOM_ch_20.PM6

Создайте документ на основе этого шаблона . Выполните команду Office | Создать | Мои шаблоны (Office | New | My templates). Откроется диалого

437

29.04.2008, 15:21

438

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

вое окно Создать (New) со списком шаблонов, в котором будет и ваш шаб лон. Если шаблон сохранен в подпапке, его можно будет найти на вкладке с названием этой подпапки. Открыв шаблон, вы увидите немного затененную шапку документа (рис. 2018). Так выглядят колонтитулы, когда не редакти руются. В распечатанном документе они будут выглядеть нормально.

Рис. 20-18. Создав шаблон, протестируйте его, создав на его основе документ. Проверьте все добавленные э лементы: с тандартный тек ст, форматирование, э лементы управления содержимым и элементы автотекста 

Проверьте строку «Служебная записка» . Щелкните на надписи «Введите имена получателей». Один щелчок выделяет всю надпись. Начните вводить текст , и надписьприглашение исчезнет. Введите имя, нажмите и введите еще одно имя. Имена должны ровно встать одно под другое.



Проверьте меню стилей . Откройте меню стилей, выполнив команду Глав ная | Стили | Дополнительные параметры (Home | Styles | More), и убеди тесь, что в нем есть созданный вами стиль Отступ.



Проверьте элементы управления содержимым . В строке «От:» должно появиться имя, указанное в поле Имя пользователя (User name) диалогового окна Параметры W ord (Word Options).



Проверьте элемент управления для выбора даты . Выберите дату при по мощи элемента управления содержимым Дата (Date Picker). Выбранная дата должна появиться в том формате, который мы указали в окне свойств этого элемента управления.



Проверьте свойства документа. Щелкните в тексте с инструкциями в стро ке «Ответ:» и введите тему документа, например, «О романе История о двух городах». Затем выполните команду Office | Подготовить | Свойства (Office

WOM_ch_20.PM6

438

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 20

Создание собственных тем и шаблонов

| Prepare | Properties), чтобы открыть панель ment Properties).

439

Свойства документа (Docu

В поле Тема (Subject) должна отображаться тема документа, а в поле Ав тор (Author) должно стоять ваше имя. (Чтобы закрыть панель свойств, щелкните на кнопке с крестиком в правом верхнем углу этой панели.) 

Введите основной текст документа . Введите в документ какойлибо текст, чтобы проверить, что все выглядит нормально. Если планируете использовать заголовки, попробуйте применить к тексту стили абзацев Заголовок 1, Заго ловок 2 и Заголовок 3. Проверь те также маркированные и нумерованные списки.



Проверьте элементы автотекста. Введите «aty» и нажмите , чтобы про верить работу функции автотекста. Буквы «aty» должны замениться строкой «All Through the Y ear Publishing Company , LLP».



Проверьте колонтитулы . Поместив курсор в основной текст, несколько раз нажмите комбинацию клавиш + и просмотрите колонти тулы появившихся страниц. Т ам должна отображаться тема документа и указание числа страниц («Страница 2 из 6»; см. рис. 2019). Помните, что шаблон документа нельзя изменить, изменив документ , создан ный на основе этого шаблона. Если какаято часть шаблона работает не так, как планировалось, откройте шаблон, измените его и сохраните файл. СОВЕТ Если хотите создать новый док умент на основе шаблона, не открывайте файл .dotx. Вмес то этого выпо лните команду Office | Создать (Office | New) и выберите шаблон в открывшемся диалоговом окне.

Рис. 20-19. Тема, введенная в с троке «Ответ:», появляется в к олонтитуле второй и всех последующих страниц

Использование общих шаблонов До сих пор в этой главе рассказывалось о шаблонах документов. Предназна чение таких шаблонов — ускорить создание документов определенного типа, например, служебных записок или писем. Но есть и другой тип шаблонов — общие шаблоны. Общие шаблоны делают доступными стили абзацев, элемен ты автотекста, макросы и т. д. доступными для многих различных документов. Перечислим другие отличия общих шаблонов от шаблонов документов: 

WOM_ch_20.PM6

для одного документа можно использовать только один шаблон документа, но можно загружать несколько общих шаблонов одновременно;

439

29.04.2008, 15:21

440 

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

содержимое шаблона документа доступно только в тех документах, кото рые созданы на его основе. Элементы автотекста, стили абзацев и парамет ры форматирования из общих шаблонов доступны в любых документах Word, если общий шаблон загружен в W ord;

стандартный текст и рисунки обычно являются важной частью шаблонов документов. Текст в общем шаблоне не имеет значения; при загрузке обще го шаблона он не отображается. Вместо этого общие шаблоны используют такие функции W ord, как стили абзацев, элементы автотекста и макросы. Так, например, если некоторые элементы автотекста всегда должны быть доступны при работе в W ord, их следует сохранить в общем шаблоне. Допу стим, вы создали элемент автотекста, подставляющий название компании «All Through the Y ear Publishing Company , LLP» при нажатии клавиш «aty». Если сохранить этот элемент в общем шаблоне (например, в шаблоне Обычный), он будет доступен во всех документах до тех пор, пока общий шаблон загру жается. 

Эффективная работа: Шаблон Обычный «Родителем» общих шаблонов является шаблон Обычный (Normal. dotm), так как он всегда загружается, и его стили, темы, элементы авто текста и макросы всегда доступны. Это делает шаблон Обычный очень специфичным общим шаблоном. Шаблон normal.dotm также можно найти в списке вариантов при сохранении элементов автотекста, стан дартных блоков или макросов. Элементы в шаблоне Обычный используются, если при создании пус того документа шаблон явно не указан. Этот шаблон определяет формати рование текста, поля и другие параметры. Шаблон Обычный, как и любой другой, можно открыть и изменить. Хранится он в папке C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Шаблоны. Шаблон Обычный загружается всегда, когда документ открывается в Word. Как говорилось выше, одновременно можно загружать несколь ко общих шаблонов. Применяться будут параметры из всех загруженных шаблонов.

Создание общего шаблона Общие шаблоны создаются так же, как шаблоны документов. Чтобы сохра нить файл как общий шаблон, выполните команду Office | Сохранить как | Шаблон Word (Office | Save As | W ord Template), чтобы открыть диалоговое окно сохранения файла. Введите имя файла и убедитесь, что в раскрывающемся списке Тип файла (Save as type) выбран тип Шаблон W ord (*.dotx) [W ord Template (*.dotx)] или Шаблон Word с поддержкой макросов (*.dotm) [Word MacroEnabled Template (*.dotm)]. Сохраните файл в папке C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Шаблоны или одной из ее подпапок.

WOM_ch_20.PM6

440

29.04.2008, 15:21

ГЛАВА 20

Создание собственных тем и шаблонов

441

Загрузка общего шаблона В формате файлов шаблонов документов и общих шаблонов практически нет разницы, но они поразному применяются. Основная разница в том, что общие шаблоны нужно загружать. Вот как это делается: 1. Выполните команду Office | Параметры W ord (Office | W ord Options), что бы открыть диалоговое окно Параметры W ord (Word Options), в котором перейдите в секцию Надстройки (AddIns). В секции Надстройки (AddIns) перечислены надстройки и шаблоны, доступ ные в Word. 2. В раскрывающемся списке Управление (Manage) выберите Надстройки Word (Word AddIns) и щелкните на кнопке Перейти (Go). Появится диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates and Addins), открытое на вкладке Шаблоны (Templates) (рис. 2020). В текстовом поле в верхней части этого окна указано имя текущего шаблона документа. В списке в нижней части окна перечислены общие шаблоны и надстройки. Флажки показывают, какие шаблоны и надстройки загружены (т . е. используются) в текущий момент. Можно загружать и выгружать шаблоны и надстройки, уста навливая и снимая флажки. Две кнопки справа позволяют добавлять и удалять шаблоны и надстройки.

Рис. 20-20. В верхней части диалогового окна Шаблоны и надстройки показан текущий шаблон док умента. Шаблоны и надс тройки, дос тупные в W ord, перечислены в нижней части окна. Используйте флажки, чтобы загру жать и выгру жать общие шаблоны. Кнопка Добавить позво ляет добавлять шаблоны и надс тройки в список

3. Щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы открыть диалоговое окно Добав ление шаблона (Add Template). В диалоговом окне Добавление шаблона (Add Template) отображается содер жимое папки Шаблоны, чтобы можно было быстро выбрать шаблон, который требуется загрузить. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) выбран тип Все шаблоны Word (*.dotx; *.dotm; *.dot) [All Word Templates (*.dotx; *.dotm; *.dot)], так что все перечисленные файлы являются шаблонами W ord. 4. Дважды щелкните на файле шаблона, чтобы добавить в список общих шабло нов.

WOM_ch_20.PM6

441

29.04.2008, 15:21

442

Часть IV

Настройка Word при помощи макросов и других инструментов

После двойного щелчка на файле шаблона диалоговое окно Добавление шаб лона (Add T emplate) закроется, а выбранный шаблон появится в списке Об щие шаблоны и надстройки (Global templates and addins). Флажок рядом с именем шаблона автоматически установлен, что означает , что шаблон загру жен. Если снять флажок, шаблон останется в списке, но будет выгружен, и его элементы нельзя будет использовать. 5. Щелкните OK, чтобы закрыть диалоговое окно (Template and Addins).

Шаблоны и надстройки

Диалоговое окно закроется, и вы вернетесь в окно документа W ord. После заг рузки общего шаблона становятся доступными все стили, элементы автотек ста и макросы, хранящиеся в этом шаблоне.

WOM_ch_20.PM6

442

29.04.2008, 15:21

Ч А С Т Ь

V

ПРИЛОЖЕНИЕ

WOM_App.PM6

443

29.04.2008, 15:22

Справочная система Word

При работе в W ord 2007 за помощью далеко ходить не надо. В первую очередь информацию следует искать в самой программе. Встроенная справочная систе ма Word включает информационные панели и обучающие материалы как на ло кальном компьютере, так и в Интернете. Microsoft для поддержки своих продук тов создала целую сеть вебсайтов, на которых можно найти советы, обновления, группы обсуждения, примеры, темы и другие материалы, относящиеся к W ord. Большую поддержку оказывает и сообщество пользователей. Примерно 11 лет назад Microsoft разработала программу MVP , чтобы поддержать людей, по собственной инициативе помогающих другим пользователям в работе с Windows, Word и другими продуктами Microsoft. Эти люди не являются сотрудниками Microsoft, но очень хорошо знают свое дело. При помощи Интернета таких людей можно найти по всему миру , если знать, где искать. В этом приложении мы рас скажем обо всех возможностях по получению помощи в работе с W ord, кото рые вы можете получить прямо со своего компьютера.

Встроенная справочная система Word При работе в W ord удобнее всего искать справку во встроенной справочной си стеме. Чтобы открыть справочную систему , нажмите клавишу или щелкните на небольшой круглой кнопке со знаком вопроса, расположенной в правом вер хнем углу окна (рис. А1). Справка открывается в собственном окне, так что его можно было перетаскивать, чтобы оно не мешало смотреть на документ. Если справочная система не откроет автоматически страницу с полезной информацией, вам придется немного поискать. Для поиска нужной инфор мации можно использовать два инструмента: поле Поиск (Search) или панель Оглавление (T able of Contents). 

Поиск. Введите слово или фразу в поле, расположенное в верхней левой ча сти окна справочной системы, нажмите или щелкните на кнопке По иск (Search). Статьи, содержащие искомые слова, появятся на правой пане ли. Просмотрите заголовки и щелкните на ссылке на подходящую вам ста тью. Если после прочтения этой статьи вы решите изучить остальные, щелк ните на кнопке Назад (Back), чтобы вернуться к списку найденных статей. Поиск можно выполнять в нескольких источниках. Чтобы просмотреть их список, щелкните на треугольнике справа от кнопки Поиск (Search), что бы открыть меню поиска. Онлайновые ресурсы перечислены в верхней части меню, а локальные в нижней. Можно настроить функцию поиска, указав, в каком источнике следует искать информацию. Чтобы выбрать источники, в которых следует искать информацию, используйте раскры вающееся меню, расположенное справа от текстового поля Поиск (Search).

WOM_App.PM6

444

29.04.2008, 15:22

Справочная система Word

Кнопки перехода Печать статьи

445

Выбор области поиска

Ввод текста для поиска

Рис. А-1. Окно справочной сис темы мо жно считать обозревателем, предназна ченным специально для просмотра с татей по W ord. Испо льзуйте кнопки в верхнем левом уг лу для перемещения по просмотренным статьям 

Оглавление. Принцип работы панели Оглавление (T able of Contents) во многом сходен с панелью структуры документа Word. Можно раскрывать и сво рачивать заголовки, щелкая на небольших значках с изображением книги, расположенных слева от текста. Первый щелчок на заголовке раскрывает список подзаголовков и статей, второй щелчок сворачивает . Значки с изображением вопроса обозначают статьи со справочной информацией. Щелкните на таком элементе, и статья откроется в панели справа.

Использование статей со справочной информацией По большей части, справочная система Word работает как вебобозреватель. При помощи кнопок в левом верхнем углу можно переходить вперед и назад по про читанным статьям. Есть даже кнопки для обновления страницы и остановки заг рузки, как в вебобозревателе. Чтобы прочитать статью, щелкните на ее заголов ке. При щелчке на некоторых заголовках в окне обозревателя открываются веб страницы, на которых можно найти различные ресурсы, такие как шаблоны или аудиовизуальные демонстрации (рис. А2). Если хотите распечатать какуюто статью, щелкните на кнопке с изображени ем принтера, расположенной в верхней части окна справочной системы. Откро ется диалоговое окно Печать (Print), в котором выбрать принтер и настроить параметры печати. Например, если можно выборочно распечатать страни цы из длинной статьи. Информация, отображающаяся в окне справочной системы, может браться из файлов, хранящихся на локальном компьютере, или с вебсайта Microsoft.

WOM_App.PM6

445

29.04.2008, 15:22

446

Часть V

Приложение

Для выбора источника используйте кнопку , расположенную в правом ниж нем углу окна справки (рис. А3). На локальный компьютер вместе с Word устанавливается весьма подробная справочная информация. На вебсайте Microsoft содержится много различных справочных материалов, включая все статьи из локальной справочной системы, а также аудиовизуальные демон страционные ролики, шаблоны, созданные сторонними производителями, клипарт и технические статьи из базы знаний Microsoft Knowledge Base. Од ним из преимуществ онлайновой справочной системы является то, что Microsoft постоянно обновляет и дополняет ее.

Рис. А-2. Некоторые с татьи содержат ссылки на а удиовизуальные демонс трации, расположенные в Интернете. При щелчк е на кнопке Просмотреть ролик в обозревателе откроется с траница веб-сайта Microsof t. Воспроизведение демонс трационного ро лика начнется сразу ж е, как то лько он загрузится

Рис. А-3. Щелчок на кнопке в нижнем правом уг лу окна справочной системы открывает меню, позволяющее определить, имеется ли подключение к Интернет у, и выбрать источник, из к оторого бу дет браться информация

Использование веб-сайта Microsoft Office Основной вебсайт для поддержки продуктов Microsoft Office расположен по ад ресу http://office.microsoft.com. Домашняя страница этого сайта похожа на рекламу в журналах, и чтобы получить доступ к полезным функциям, нужно копнуть чуть глубже. Чтобы добраться до полезных статей и ссылок, щелкните на ярлыке вкладки Продукты (Products) в верхней части страницы. В левой части страницы нахо дятся ссылки на разделы, посвященные различным продуктам Office, включая W ord.

WOM_App.PM6

446

29.04.2008, 15:22

Справочная система Word

447

Щелкните на ссылке Word или введите адрес http://office.microsoft.com/ruru/ word, чтобы сразу перейти к странице раздела, посвященного W ord. Эта стра ница периодически изменяется, но, в общем, всегда предоставляет одинако вые возможности (рис. А4).

Рис. А-4. Страница раздела, посвященного W ord, содержит ссылки на с татьи и другие ресурсы, полезные пользователям Word. В нижней час ти левого столбца, под заголовком Дополнительные ресурсы нах одятся ссылки на группы обсу ждения, в к оторых мо жно получать ответы на вопросы, касающиеся испо льзования W ord

Группы обсуждения Группы обсуждения — один из лучших ресурсов онлайнового мира. Здесь можно задать вопрос и через несколько часов или на следующий день вернуться за отве тами, предоставленными другими людьми. Это отличный способ подробно изучить предмет и между делом завести онлайновых друзей. Кроме того, можно выполнить поиск по материалам группы обсуждения, чтобы выяснить, не задавал ли уже кто нибудь подобный вопрос. Введите слово или фразу в поле Найти (Search for), рас положенное в центре экрана (рис. А5). Будет выполнен поиск, и на экране появится список тем, в которых встречается искомый текст. Щелкните на кнопке +, чтобы раскрыть тему, а затем щелкните на имени пользователя, чтобы просмотреть его вопрос или ответ .

WOM_App.PM6

447

29.04.2008, 15:22

448

Часть V

Приложение

Рис. А-5. Группы обсуждения Office — отличный ресурс, позволяющий получить ответы на вопросы, касающиеся испо льзования Word. Используя с толбцы слева мо жно выбрать интересующую тему, а мо жно ввес ти тек ст или фразу в по ле Найти СОВЕТ Прежде чем задавать вопрос, проверь те, ес ть ли в этой группе список часто задаваемых вопросов (сокращенно — ЧаВО или F AQ) с ответами. Нек оторых экспертов раздражает, к огда новые по льзователи задают один и тот ж е вопрос снова и снова.

Сообщения из группы обсуждений сортируются в хронологическом порядке — самое первое сообщение находится сверху. Поэтому начинайте изучать сообщения сверху вниз. На некоторые вопросы ответы появляются быстро, и добавить к ним уже не чего. А какието вопросы могут вызывать бурные и длительные обсуждения. Некоторые из экспертов, участвующих в обсуждениях, имеют звание Microsoft MVP (Most Valuable Professional, наиболее ценный специалист). Подобнее об этом звании рассказывается в следующем разделе. Обычно MVP дают точные ответы и говорят только по существу .

Эффективная работа: Что такое MVP? Одним из самых удачных ходов Microsoft было создание программы, по зволяющей найти людей, добровольно помогающих другим пользователям. Каждый год Microsoft выделяет некоторых пользователей и присваивает им звание MVP (Most Valuable Professional, наиболее ценный специалист). Зва ние MVP присваивается специалистам по различным продуктам Microsoft, в том числе и по W ord. Эти люди знают , как получить максимум при рабо те с W ord. Они предлагают бесплатные советы на форумах, в группах об суждения и новостных группах и даже публикуют ответы на часто задавае мые вопросы на собственных вебсайтах.

WOM_App.PM6

448

29.04.2008, 15:22

Справочная система Word

449

Еще лучше то, что эти специалисты часто являются экспертами и в дру гих областях, а не только в Word. Ктото может понимать финансовый мир, а другой разбираться в архитектуре и строительстве. А еще один живет , например, во Франции и может ответить на вопросы по поводу использо вания французского языка в Word. Большой опыт и приверженность к Word превращают специалистов, имеющих звание MVP , в ценных помощников, способных дать ответит на самые сложные вопросы.

Другие веб-сайты Когда дело доходит до получения помощи, вы, определенно, не ограничены ресурсами, предложенными Microsoft. Существует много вебсайтов с сове тами, справочными материалами и дополнительным ПО. Некоторые из них бесплатные, некоторые платные. Если введете в вашей любимой поисковой системе запрос «W ord help», «W ord templates» или «W ord Addin», будут найдены десятки сайтов, включая следующие: 

Word MVP (http://word.mvps.org) — сайт , основанный группой специали стов MVP, (не самой Microsoft). Его цель — рассказать миру всю правду о Word. Как сказано на главной странице этого сайта, «W ord редко упускает возможность завести пользователя в тупик. Информация о W ord разделе на на разделы, а удобные средства поиска, доступные с домашней страни цы, позволяют легко найти нужную тему» (рис. А6).

Рис. А-6. На сайте W ord MVP мо жно найти очень много советов эк спертов. Прос той и понятный интерфейс облегчает поиск нужной темы, к тому же есть возможность выполнить поиск по сайту

WOM_App.PM6

449

29.04.2008, 15:22

450 

Часть V

Приложение

Официальный портал W oody (www .wopr.com) — годами Вуди Леонард (Woody Leonhard) давал сообществу W ord полезные советы и предоставлял разработанный им дополнительный модуль W OPR. W OPR (что означает «Woody’s Office Power Pack») — это набор дополнений к Microsoft Office. Когда писалась эта книга, набор W OPR для Office 2007 еще не появился, но Вуди, скорее всего, работал над ним. Он выпускал W OPR для каждой версии, на чиная с Office 97. Сайт не особо соответствует правилам хорошего дизай на, но предоставляемая там информация и инструменты с лихвой компен сируют это. Не пропустите W oody’s Lounge — активный онлайновый форум, посвященный Word и другим приложениям Office (рис. А7). Статьи можно читать, не вступая в ряды членов форума, но чтобы оставить собственное сообщение, придется зарегистрироваться. Членство бесплатное, а процесс регистрации состоит из соглашения с правилами форума. Существует воз можность подписаться на бесплатную рассылку новостей.

Рис. А-7. Woody’s Lounge — активный форум, посетители которого могут задавать вопросы об испо льзовании W ord и других продук тов Of fice 

WOM_App.PM6

Wordsite Office Automation (www .wordsite.com) — сайт , основанный Бил лом Коэном (Bill Coan), специалистом MVP (рис. А8). Здесь предлагаются продукты и услуги, касающиеся автоматизации W ord и Office. Интересуе тесь созданием собственных шаблонов и макросов? Можете нанять спе циалистов из W ordsite, которые сделают это. Они также предлагают бес платный анализ ваших потребностей. Кроме того, компания W ordsite пред лагает учебные курсы по продуктам Office, создаваемые с учетом индиви

450

29.04.2008, 15:22

Справочная система Word

451

дуальных требований. На сайте можно найти различные продукты, напри мер, модуль DataPrompter 2007, позволяющий автоматизировать обнов ление документов. Здесь же можно найти информацию о средствах XML и утилитах, относящихся к работе с W ord.

Рис. А-8. Если вам ну жна помощь эк сперта, и у вас нет времени, чтобы делать все самостоятельно, мо жно воспо льзоваться услугами к омпании W ordsite. Эта к омпания проводит обучение, продает допо лнительные продук ты и создает на заказ макросы и шаблоны

WOM_App.PM6

451

29.04.2008, 15:22

Предметный указатель .doc, 25, 376 .docm, 25, 376, 392 .docx, 25, 328, 376, 392 .dot, 25, 376 .dotm, 25, 376 .dotx, 25, 328, 376 .htm, 26, 291, 376 .html, 26, 291, 376 .mht, 25, 291, 376 .mhtml, 25, 291, 376 .pdf, 25, 376 .rtf, 26, 376 .txt, 26, 376 .wps, 26, 376 .xml, 26, 332, 376 .xps, 25, 376 .xsd, 332 .xslt, 332 , 364 2 страницы на листе, 60 № записи слияния (слияние писем), 287 № последовательности слияния (слияние писем), 287

A ActiveX, 396, 397 Adobe Acrobat, 152, 156 Adobe Dreamweaver, 292, 293 Adobe Photoshop, 262 AIF, 262 Ask (слияние писем), 287 AVI, 262

Document Views (Режимы просмотра доку мента), 11 Draft (Черновик), 13

E EMF, 244 End Sub, 412 EPS, 262 Excel, 262, 382 eXtensible Markup Language, 326

F Fillin (слияние писем), 287 Firefox, 290 Front Page, 292 FrontPage, 293 Full Screen Reading (Режим чтения), 13

G Google Blogger, 303 Gridlines (Сетка), 14 GUI, 43

H Homesite, 293 HSL, 67 HTML, 327 Hypertext Markup Language, 327

I If...Then...Else (слияние писем), 287 InfoPath, 322 Internet Explorer, 290

C

J

Calibri (шрифт), 423 Cambria (шрифт), 424 Candara (шрифт), 424 Clip Art, 116 Consolas (шрифт), 423 Constantia (шрифт), 424 Corbel (шрифт), 424 CTRL + щелчок для выбора гиперссылки (Use CTRL + Click to follow hyper link), 379

JPG, 244

D DIVX, 262 Document Map (Схема документа), 14

WOM_index.PM6

452

L Legal (размер бумаги), 56 Letter (размер бумаги), 56

M Many pages (Несколько страниц), 17 Merge Record # (слияние писем), 287 Merge Sequence # (слияние писем), 287 MergeRec, 268 Message Bar (Панель сообщений), 14 Microsoft Live Spaces, 303 Microsoft Office Compatibility Pack, 8

29.04.2008, 15:22

Предметный указатель Microsoft Office Online, 128 MoreMotion Web Express, 293 MOV, 262 MP3, 262 MSN, 144 MSN Money , 144

N Next Record (слияние писем), 288 Next Record If (слияние писем), 288

O Office, кнопка, 4 One Page (Одна страница), 17 Open Document, 157 Outline (Структура), 13

P Page width (По ширине страницы), 17 Page Width (По ширине страницы), 17 PDF, 149, 156 PNG, 262 PowerPoint, 116, 382, 418 PSD, 262

Q QAT, 362 Quick Access T oolbar, 362 Quick Launch, 3 Quick Parts, 50

R RGB, 67 Ruler (Линейка), 14

S Set Bookmark (слияние писем), 288 SGML, 327 SharePoint, 377 Show/Hide (Показать или скрыть), 11 Skip Record If (слияние писем), 288 SmartArt, 116, 236, 237, 249 вставка, 251 выбор, 251 изменение, 252 Standard Generalized Markup Language, 327 Sub, 412 SWF, 262

T Text width (По ширине текста), 17 Thumbnails (Эскизы), 14 TIF, 244, 262 Two Pages (Две страницы), 17

V VBA, 392 VDX, 262

WOM_index.PM6

453

453

Visio, 262 Visual Basic, 409 изменение кода, 413 чтение кода, 411 Visual Basic for Applications, 392 VSD, 262 VSS, 262

W WAV, 262 Web Layout (Вебдокумент), 13 Whole page (Страница целиком), 17 Window (Окно), 12 WordArt, 116, 236, 244 изменение, 244

X XLS, 262 XLSB, 262 XLSM, 262 XLSX, 262 XML, 326, 350 XPath, 332 недопустимый документ, 336 преимущества, 327 схема, 331 файл трансформации, 332 файлы данных, 332 файлы схемы, 332 файлы трансформации, 332 чувствительность к регистру , 336 элементы, 329 XPath, 332 XPS, 157

Z Zip, 330 Zoom (Масштаб), 11

А абзацы интервал между , 93 маркированные, 96 нумерованные, 97, 201 форматирование, 85, 91, 106 автовосстановление, 376 автозамена, 132, 139 математические символы, 142 настройка параметров, 139 смарттэги, 143 формат, 142 автозаполнение, 53 экспрессблоки, 50 автоматическая проверка орфографии, 133 автоматическая расстановка переносов, 79

29.04.2008, 15:22

454

Предметный указатель

Автоматически выделять слова (When selec ting, automatically select an entire word), 378 Автоматически проверять орфографию (Check spelling as you type), 131 Автоматически создавать полотно при вставке автофигур (Automatically create drawing canvas when inserting AutoSha pes), 379 автосохранение, 376 автотекст, 53, 363, 436 Адресная книга (Address Book), 158 анимация Flash, 262 Показывать анимацию текста (Show text animation), 373 текста, 89

Б безопасность защита от вредоносных макросов, 392 бланки, 309 электронные формы, 313 блог, 302 блоггер, 303 блогосфера, 290, 302 блок адреса (слияние писем), 276 буквицы, 236 добавление, 238 изменение, 238 удаление, 239 буклеты, 60 буфер обмена, 45 Быстрая печать (Quick Print), 149

В Ввод данных в поля форм (Filling in forms), 358 ввод текста, 27 вебдизайн советы, 301 вебдокумент, вид документа, 13 Вебкомпоненты (Web Tools), 291 веблог, 302 вебобозреватель, 290 вебстраницы публикация в Интернете, 301 создание в W ord, 290 фоновый цвет, 64 верхний колонтитул, 69 Верхний колонтитул (Header), 68 верхний регистр, 90 Вести учет форматирования (Keep track of formatting), 379 видеоклипы, 262 виды документов, 11 вебдокумент, 13 разметка страницы, 13

WOM_index.PM6

454

режим чтения, 13 структура, 13 черновик, 13 висячие строки, 95 Включить в подсказки сочетания клавиш (Show shortcut keys in ScreenTips), 375 Включить защиту (Start enforcement), 357 внедрение шрифтов, 377 Внедрить шрифты в файл (Embed fonts in the file), 378 Внедрять только знаки, используемые в до кументе (Embed only the characters used in the document), 378 водяные знаки, 61 Восстановить расположение окна (Reset Windows Position), 20 временной штамп подписи, 391 Всегда использовать ClearT ype (Always use ClearType), 369 Всегда показывать эти знаки форматирова ния на экране (Always show these for matting marks), 370 вспомогательные средства линейка, 14 панель сообщений, 14 сетка, 14 схема документа, 14 эскизы, 14 вспомогательные файлы, 330 Вставить концевую сноску (Insert Endno te), 206 Вставить рисунок (Insert Picture), 237 Вставить сноску (Insert Footnote), 206 вставка, 31, 41 в другой документ, 381 в другой документ при конфликте сти лей, 381 в пределах одного документа, 381 из других программ, 382 вставка и замена, 31 Вставка таблицы (Insert T able), 217 Выбор объекта перехода (Browse Settings), 38 Выбор объекта перехода (Select Browse Object), 179, 205 Выбор рисунка SmartArt (Choose a SmartArt Graphic), 251 выделение таблицы, 222 текста, 31 Выделение абзацев (Use smart paragraph se lection), 379 Выделение области исправлений (Markup Highlight Area), 345 выделение текста, 31 клавиша , 35 несколько фрагментов, 35

29.04.2008, 15:22

Предметный указатель при помощи клавиатуры, 33 при помощи мыши, 32 расширение выделения, 34 выноски, 338 выравнивание текста, 91 в таблицах, 230 вырезание, 41

Г гиперссылки, 197 закладки, 200 цвет, 418 главный документ, 211 печать, 215 форматирование, 215 глобальный шаблон, 124 голосовые примечания, 340 Грамматика (Spelling and Grammar), 137 границы документа, 65 Границы и заливка (Borders and Shading), 66 графика, 236 графики, 258 графические элементы, 236 графический пользовательский интерфейс, 43

Д Две страницы (T wo Pages), 17 двусторонняя печать, 162 дефисы, 82 диаграммы, 116, 237, 258 Добавить в словарь (Add to Dictionary), 134 Добавить голосовое примечание (Insert Voice), 341 Добавить нумерацию строк (Add line num bering), 78 Добавление вспомогательного словаря (Add Custom Dictionary), 137 Добавления и удаления (Insertions and Dele tions), 345 документы, 2 восстановление, 23 закрытие, 20 защита от изменения, 355 объединение, 351 перемещение по документу , 36, 178 печать, 149 резервное копирование, 23 создание, 3 сохранение, 20 сравнение, 354 типы файлов, 25

Е Единица измерения (Show measurements in units of), 374 если...то...иначе (слияние писем), 287

WOM_index.PM6

455

455

З заголовки, 116, 170 малые прописные буквы, 90 перекрестные ссылки, 201 переход по документу , 39 повышение уровня, 170 подзаголовки, 172 понижение уровня, 170 закладки, 179 перекрестные ссылки, 201 переход по документу , 39 переход по закладкам, 40 создание, 39, 200 удаление, 41 закрытие документа, 20 замена, 31, 48 Заменить (Replace), 40, 48 Заменять выделенный фрагмент (T yping replaces selected text), 378 запись, 267 Запись исправлений (Tracked Changes), 357 Запись макроса (Record Macro), 409 запись слияния, 268 заполнение (слияние писем), 287 заполнители, 99, 103 запрос (слияние писем), 287 запуск Word, 2 защита обеспечение конфиденциальности, 400 предупреждения, 399 удаление персональной информации, 400 электронных форм, 319 звуковые файлы, 262 значок цифровой подписи, 390

И иерархии (SmartArt), 251 изменения отслеживание, 343 печать, 347 принятие и отклонение, 347 Имя пользователя (User name), 368 Инициалы (Initials), 368 инструменты из предыдущих версий, 322 интервалы между абзацами, 93 между строками, 93 Интернет поиск тем, 121 Использовать клавишу INS для переключе ния режимов вставки и замены (Use the Insert key to control overtype mode), 379 Использовать контекстную проверку ор фографии (Use contextual spelling), 131

29.04.2008, 15:22

456

Предметный указатель

Использовать стиль «Обычный» для марки рованных и нумерованных списков (Use Normal style for bulleted or num bered lists), 379 Использовать шрифты черновика в режи мах черновика и структуры (Use draft font in Draft and Outline views), 373 исправление ошибок, 129 исправления в тексте, 338 источник бумаги, 57 источник данных, 268

К Клип (Clip Art), 237 клипы, 237 поиск, 247 колонки, 74 изменение числа, 75 сравнение с таблицами, 75 колонтитулы, 68, 433 создание собственных, 72 удаление, 73 комбинации клавиш, 20, 365 вставить, 42 вставка столбов и строк в таблицу , 226 выделение таблицы, 223 выделение текста, 33 вырезать, 42 закрытие документа, 20 копировать, 42 объединение ячеек, 224 перемещение по таблице, 222 перемещение по документу , 37 предыдущие версии W ord, 21 разделение ячеек, 224 редактирование текста, 43 сохранение документа, 20, 21 удаление ячеек таблицы, 227 уровни заголовков, 171 форматирование текста, 87 конверты печать, 162 Конструктор (Design), 228 концевые сноски, 201, 206 копирование, 41 котировки акций на MSN Money , 144

Л лента, 3, 368 настройка параметров, 55 создание таблиц, 217 уровни заголовков, 171 форматирование текста, 86 линейка, 14, 103 единица измерения, 104 настройка отступов, 105 настройка полей, 105

WOM_index.PM6

456

М Макет (Layout), 228 макет страницы, 55 макросы, 8, 124, 200, 392 Включить все макросы (Enable all mac ros), 399 закладки, 200 запись, 403 запуск, 409 настройка параметров, 398 Отключить все макросы без уведомле ния (Disable all macros without notifi cation), 398 Отключить все макросы кроме макросов с цифровой подписью (Disable all macros except digitally signed mac ros), 398 Отключить все макросы с уведомлени ем (Disable all macros with notifica tion), 398 тестирование, 408 малые прописные буквы, 90 маркеры настройка, 97 маркированные списки, 96 мастер слияния писем, 268 масштаб, 11, 151 Масштаб (Zoom), 11 масштаб отображения, 15 матрицы (SmartArt), 251 минипанель инструментов, 87, 369 многоуровневые списки, 97 мягкие переносы, 81

Н наборы стилей, 111 создание собственных, 111 надежные издатели, 393 надежные расположения, 394 надписи вставка, 239 изменение, 242 Направление текста (Text Direction), 242 Объем (3 D Effects), 243 Создать связь (Create Link), 242 Стили надписей (T ext Box Styles), 242 Упорядочить (Arrange), 243 Эффекты тени (Shadow Effects), 243 надстройки, 396 назначение комбинаций клавиш, 365 Найти (Find what), 82 Найти (Find), 40, 48 Найти далее (Find Next), 49 Найти и заменить (Find and Replace), 178 наклейки печать, 164

29.04.2008, 15:22

Предметный указатель настройка параметров, 55 Не внедрять обычные системные шрифты (Do not embed common system fonts), 378 недопустимый документ, 336 неразрывные дефисы, 82 Несколько страниц (Many pages), 17 нижний колонтитул, 72 Нижний колонтитул (Footer), 68, 72 нижний регистр, 90 Номер страницы (Page Number), 68 номера строк, 76 нумерация страниц, 181 Нумерация строк (Line numbers), 78 нумерованные списки, 97

О область проверки, 338 Обновлять поля перед печатью (Update fields before printing), 165 Обновлять связанные данные перед печатью (Update linked data before printing), 165 обозреватель, 307 общие шаблоны, 439 объединение документов, 351 оглавление, 183 добавление элемента вручную, 186 Идентификатор (Table identifier), 187 обновление, 185 Определение элемента оглавления (Mark Table of Contents Entry), 187 удаление, 189 форматирование, 187 Оглавление (T able of Contents), 183 Ограничения на редактирование (Editing restrictions), 356 Ограничения на форматирование (Format ting restrictions), 356 Одна страница (One Page), 17 окна документов, 18 Окно (Window), 12 Определение элемента оглавления (Mark Table of Contents Entry), 187 Оптимизировать расположение знаков для макета, а не для удобочитаемости (Opti mize character positioning for layout ra ther than readability), 375 ориентация страниц, 181 альбомная, 58 книжная, 58 орфографические ошибки, 129 Открывать вложения электронной почты в полноэкранном режиме чтения (Open email attachments in Full Screen Reading view), 369 открытие документа, 10 Отображать пикселы для средств HTML (Show pixels for HTML features), 374

WOM_index.PM6

457

457

отправка факсов, 158 отслеживание изменений, 343 отступы добавление, 92 линейка, 105

П панель быстрого доступа, 3, 362 добавление команд, 363 Параметры Word (Word Options), 368 Параметры автономного редактирования для файлов на сервере управления до кументами (Offline editing options for document management server files), 375 Параметры отображения страниц (Page dis play options), 370 параметры поиска, 50 Все словоформы (Find all word forms), 51 Не учитывать знаки препинания (Ignore punctuation characters), 51 Не учитывать пробелы (Ignore whitespace characters), 51 Подстановочные знаки (Use wildcards), 51 Произносится как (Sounds like), 51 Только слово целиком (Find whole words only), 51 Учитывать префикс (Match prefix), 51 Учитывать регистр (Match case), 51 Учитывать суффикс (Match suffix), 51 Параметры страницы (Page Setup), 56 перевод, 144, 146 всплывающие подсказки, 147 Перейти (Go T o), 40, 48, 178 Перейти к концевой сноске (Go to endnote), 207 Перейти к сноске (Go to Footnote), 207 перекрестная ссылка, 193, 201 заголовок, 201 закладка, 201 концевая сноска, 201 нумерованный элемент, 201 рисунок, 202, 203 сноска, 201 таблица, 202 удаление, 203 уравнение, 201 Перемещение курсора (Smart cursoring), 379 перемещение по документу , 36 закладки, 39 переход к заголовкам, 38 при помощи клавиатуры, 37 при помощи полос прокрутки, 37 Переносить текст по границе окна докумен та (Show text wrapped within the docu ment window), 372 переносы, 78

29.04.2008, 15:22

458

Предметный указатель

автоматическая расстановка, 79 мягкие, 81 правила расстановки, 80 ручная расстановка, 81 удаление, 82 персонализация, 367 печать, 149 Adobe PDF, 157 быстрая печать, 149 выбор принтера, 152 главный документ, 215 двусторонняя, 162 из Проводника Windows, 150 изменения и пометки, 347 масштаб, 151 на конвертах, 162 на обеих сторонах листа, 162 наклейки, 164 настройка параметров, 160, 165 нескольких копий, 161 отправка факсов, 158 предварительный просмотр, 150 свойства принтера, 154 части документа, 160 Печать рисунков, созданных в W ord (Print drawings created in W ord), 165 Печать свойств документа (Print document properties), 165 Печать скрытого текста (Print hidden text), 165 Печать фоновых цветов и рисунков (Print background colors and images), 165 пирамиды (SmartArt), 251 По левому краю (Left), 91 По правому краю (Right), 91 По центру (Centered), 91 По ширине (Justified), 91 По ширине страницы (Page width), 17 По ширине страницы (Page Width), 17 По ширине текста (T ext width), 17 подзаголовки, 172 подложка, 61 Подписание (Sign), 387 подпрограмма, 412 Подстановка шрифтов (Font Substitution), 373 подсчет слов, 148 подчиненный документ, 213 позиции табуляции, 100 поиск, 48 параметры, 50 справочные материалы, 144 поиск MSN, 144 Показать или скрыть (Show/Hide), 11 Показывать вертикальную линейку в режи ме разметки (Show vertical ruler in Print Layout view), 375

WOM_index.PM6

458

Показывать вертикальную полосу про крут ки (Show vertical scroll bar), 375 Показывать вкладку «Разработчик» на лен те (Show Developer tab in the Ribbon), 369 Показывать все окна на панели задач (Show all windows in T askbar), 374 Показывать всплывающие подсказки при наведении указателя мыши (Show docu ment tooltips on hover), 371 Показывать горизонтальную полосу про крутки (Show horizontal scroll bar), 375 Показывать границы текста (Show text boun daries), 373 Показывать закладки (Show bookmarks), 373 Показывать коды полей вместо их зна чений (Show field codes instead of their values), 373 Показывать метки выделения (Show highlig hter marks), 371 Показывать минипанель инструментов при выделении (Show Mini T oolbar on selec tion), 369 Показывать обрезные метки (Show crop marks), 373 Показывать поля между страницами в ре жиме разметки (Show white space bet ween pages in Print Layout View), 370 Показывать пустые рамки рисунков (Show picture placeholders), 372 Показывать рисунки и надписи (Show dra wing and text boxes on screen), 373 Показывать смарттеги (Show Smart Tags), 373 Показывать фоновые цвета и рисунки в ре жиме разметки (Show background colors and images in Print Layout view), 372 поле слияния, 268 полоса прокрутки, 37 получатель, 268 пользовательские словари добавление, 137 удаление слова, 135 управление, 135 поля, 267 поля документа, 58 буклеты, 60 выбор предустановленных, 59 линейка, 105 установка значений, 59 поля страниц, 181 Помечать несоответствия формата (Map for  matting inconsistencies), 380 Последние использовавшиеся шаблоны (Recently Used T emplates), 128 Предварительный просмотр (Print Preview), 150 предварительный просмотр в реальном вре мени, 369

29.04.2008, 15:22

Предметный указатель Предварительный просмотр вариантов (Enable Live Preview), 369 предметный указатель, 189 автопометка, 194 базовый элемент указателя, 192 диапазон страниц, 192 закладки, 200 коды, 192 обновление, 195 перекрестная ссылка, 193 подчиненный элемент указателя, 192 построение, 193 рекомендации, 190 создание, 189 удаление, 196 удаление элемента, 196 Предупреждение об обновлении стилей (Prompt to update style), 379 предупреждения, 399, 403 примечания, 337 выделение цветом, 342 удаление, 341, 349 Примечания (Comments), 345, 358 принтеры Adobe PDF, 152 аппараты для отправки факсов, 155 выбор, 152 по умолчанию, 154 свойства, 154 Принтеры и факсы (Printers and Faxes), 159 принятие и отклонение изменений, 347 проверка грамматики и стиля, 137 проверка орфографии, 132 автозамена, 132 автоматическая проверка орфографии, 133 Автоматически проверять орфографию (Check spelling as you type), 131 Использовать контекстную проверку ор фографии (Use contextual spelling), 131 ручная проверка орфографии, 133 проверка ошибок Интернетадреса, 131 Пропустить (Ignore), 133 Пропустить все (Ignore All), 133 пропустить запись, если (слияние пи сем), 288 процессы (SmartArt), 251 Пуск, кнопка, 3 Пуск, меню, 3

Р Работа с объектами WordArt (WordArt Tools), 244 Работа с рисунками SmartArt (SmartArt Tools), 252 Работа с таблицами (T able Tools), 228

WOM_index.PM6

459

459

Развернуть (Expand), 175 разделы, 180 перемещение, 173 разрыв раздела, 180 вставка, 182 форматирование, 85 размер бумаги, 56, 57, 181 размер страницы, 55 Разметка страницы (Page Layout), 61 Разметка страницы (Print Layout), 169 разметка страницы, вид документа, 13 Разработчик (Developer), 315, 402 Разрешить перетаскивание текста (Allow text to be dragged and dropped), 378 Разрешить свободный ввод (Enable click and type), 380 расположение файлов по умолчанию, 376 расстановка переносов, 78 расширение имени файла, 25, 376 doc, 25, 376 docm, 25, 376 docx, 25, 376 dot, 25, 376 dotm, 25, 376 dotx, 25, 376 htm, 26, 376 html, 26, 376 mht, 25, 376 mhtml, 25, 376 pdf, 25, 376 rtf, 26, 376 txt, 26, 376 wps, 26, 376 xml, 26, 376 xps, 25, 376 расширяемый язык разметки, 326 регистр символов, 90 режим вставки и замены, 31 режим замены, 31 режим чтения, вид документа, 13 Режимы просмотра документа (Document Views), 11 резервное копирование, 23 автоматическое, 23 рецензенты, 346 рисунки, 116, 236 вставка, 245 добавление на вебстраницу, 300 номера, 264 перекрестные ссылки, 202, 203 подписи, 264 создание списка, 204 Рукописные примечания (Ink), 345 ручная проверка орфографии, 133, 134 ручная расстановка переносов, 81 Рядом (View Side by Side), 20

29.04.2008, 15:22

460

Предметный указатель

С Свернуть (Collapse), 175 связи (SmartArt), 251 сетка, 14 сжатие Zip, 330 символы знаки абзацев, 371 знаки табуляции, 99, 371 мягкие переносы, 371 невидимые, 371 отображение форматирования, 176 показывать все знаки форматирования, 371 привязка объектов, 371 пробелы, 371 регистр, 90 скрытый текст, 371 специальные, 30 форматирование, 84, 85 Синхронная прокрутка (Synchronous Scro lling), 20 система Live Search, 144 следующая запись (слияние писем), 288 следующая запись, если (слияние писем), 288 слияние писем, 265 MergeRec, 268 блок адреса, 276 запись слияния, 268 источник данных, 268 мастер слияния писем, 268 поиск дубликатов, 284 поиск получателей, 284 поле слияния, 268 получатель, 268 правила слияния, 286 списки получателей, 267 этапы, 267 смарттэги, 143 сноски Перейти к концевой сноске (Go to end note), 205 Перейти к сноске (Go to footnote), 205 перекрестные ссылки, 201 создание, 205 удаление, 208 форматирование, 207 Сноски (Footnote and Endnote), 207 совместная работа, 337 SharePoint, 377 создание бланков, 309 создание документа, 3 на основе существующего документа, 6 на основе шаблона, 8 пустой документ, 5 Создание документа (New Document), 125 сохранение документа, 20

WOM_index.PM6

460

команды меню, 22 комбинации клавиш, 21 под новым именем, 22 Сохранение документов (Save documents), 375 Сохранение качества при совместном ис пользовании документа (Preserve fide lity when sharing this document), 375 Сохранить пароль (Remember Password), 305 Сохранять файлы в следующем формате (Save files in this format), 376 специальные символы, 30 списки, 95 маркированные, 96 многоуровневые, 97 нумерованные, 97 списки (SmartArt), 251 списки получателей писем, 267 список литературы, 208 список получателей, 268 справочные материалы котировки акций на MSN Money , 144 перевод, 144 поиск MSN, 144 система Live Search, 144 тезаурус, 144 Справочные материалы (Research), 143 сравнение документов, 354 стандартный обобщенный язык разметки, 327 Статистика (Word Count), 148 стили, 107 изменение, 108 наборы, 111 применение, 107 таблицы, 228 Стили (Styles), 107 Стили таблиц (T able Styles), 228 Стиль всплывающих подсказок (ScreenT ip style), 369 Страница целиком (Whole page), 17 строки запрет висячих, 95 интервалы между , 93 разрывы, 94 Структура (Outline), 168 структура документа, 168 заголовки, 170 отображение и скрытие текста, 175 отображение только первой строки, 176 отображение частей, 174 перемещение элементов, 173 подзаголовки, 172 структура, вид документа, 13 схема XML, 331 прикрепление к документу , 333

29.04.2008, 15:22

Предметный указатель схема документа, 14 Схема документа (Document Map), 178

Т таблицы, 116, 216 вставка столбцов, 225 вставка строк, 225 выделение, 222 границы, 231 заливка, 231 компоновка вебстраниц, 294 математические операции, 233 объединение ячеек, 224 перекрестные ссылки, 202 перемещение по таблице, 221 рисование, 218 создание, 216 создание бланков, 309 сравнение с колонками, 75 стили, 228 удаление ячеек, 227 форматирование, 228 экспресстаблицы, 220 табуляция, 99 заполнители, 103 знаки табуляции, 101 по левому краю, 102 по правому краю, 102 по разделителю, 102 по центру , 102 позиции, 100 с чертой, 102 типы, 102 теги, 327, 329 расширяемые, 330 теги XML, 327, 329 тезаурус, 144, 145 текст ввод, 27 вставка, 41, 381 выделение, 31 выравнивание, 91 выравнивание в таблицах, 230 вырезание, 41 команды на ленте, 42 комбинации клавиш, 43 копирование, 41 отображение и скрытие, 175 перемещение между документами, 44 переносы, 78 поиск и замена, 48 специальные символы, 30 удаление, 27 форматирование, 84 щелкнул и вводи, 28 темы, 114

WOM_index.PM6

461

461

Document Themes, папка, 120 PowerPoint, 116 изменение и сохранение, 425 перемещение, 120 поиск, 118 поиск в Интернете, 121 поиск на локальном компьютере, 121 создание, 417 цвет гиперссылок, 418 цвета, 115, 417 цвета акцентов, 418 цвета текста и фона, 418 шрифты, 115, 417, 422 эффекты, 115, 417, 424 тип файлов, 8 типы табуляции, 102 типы файлов, 25 макросы, 25 старые версии W ord, 25 шаблоны, 25 Только чтение [No changes (read only)], 358 точка вставки, 27

У удаление закладки, 41 оглавление, 189 персональная информация, 400 текст, 27 узел SharePoint, 377 уравнения перекрестные ссылки, 201 установить закладку (слияние писем), 288 Установить защиту от неизвестного содер жимого (Help protect me from unknown content), 399 учетные записи (блоги), 303

Ф файл трансформации, 332 факсы, 159 фигуры, 253 фоновые элементы страницы, 61 формат файлов, 8 форматирование абзацы, 106 оглавление, 187 сноски, 207 стили, 107 таблицы, 228 Форматирование (Formatting), 345 форматирование текста, 84 абзацы, 85, 91 комбинации клавиш, 87 основы, 84 разделы, 85

29.04.2008, 15:22

462

Предметный указатель

символы, 84, 85 форматы файлов XML, 326 формы, 237

Ц цвет HSL, 67 RGB, 67 числовые коды, 66 цвет страницы, 64 Цветовая схема (Color scheme), 369 циклы (SmartArt), 251 цифровая подпись, 383 временной штамп, 391 надежные издатели, 393 надежные расположения, 394 подписание документа, 385 получение от сторонних организаций, 389 проверка, 390 создание собственной, 384 удаление, 389 цифровые сертификаты, 415 применение к макросу , 416

Ч Черновик (Draft), 169 черновик, вид документа, 13 Число документов в списке последних фай лов (Show this number of Recent Docu ments), 374 Число колонок (Number of columns), 75 чувствительность к регистру (XML), 336

Ш шаблоны, 8, 114 автотекст, 427, 436 вебстраницы, 299 выбор, 122 глобальный шаблон, 124 графические элементы, 426 добавление верхнего колонтитула, 433 использование установленных, 127 колонтитулы, 426 макросы, 124 настройка, 428 общие, 439 обычный, 439 проверка, 436 создание, 426 создание документа, 8, 125 сохранение документа, 427 стандартный текст, 123, 426, 429

WOM_index.PM6

462

стили, темы и форматирование, 426 типы файлов, 25 форматирование, 123 элементы автотекста, 124 элементы управления, 124 элементы управления содержимым, 430 элементы управления содержимым, мак росы и поля, 427 Ширина полосы стилей в режимах черно вика и структуры (Style area pane width in Draft and Outline views), 374 шрифты рекомендации по выбору , 422 рубленые, 422 с засечками, 422 часто используемые, 424

Щ щелкнул и вводи, 28

Э экспрессблоки, 50, 71 экспресстаблицы, 220 электронные формы защита, 319 проверка, 325 элемент (XML), 329 элементы управления ActiveX, 396 элементы управления содержимым, 309, 430 дата, 314 добавление на форму , 316 инструменты из предыдущих версий, 315 коллекция стандартных блоков, 315 настройка, 322 обычный текст, 314 поле со списком, 314 раскрывающиеся списки, 318 раскрывающийся список, 314 рисунок, 314 свойства, 324 текстовые поля, 316 форматированный текст, 314 эскизы, 14, 179 Эскизы (Thumbnails), 178

Я Японская открытка (Post Card), 310 ячейки таблицы изменение высоты, 224 изменение ширины, 224 объединение, 224 разделение, 224 удаление, 227

29.04.2008, 15:22