e-Vergabe in der Praxis 9783110330694, 9783110330359

Table of contents :
Vorwort
Inhaltsübersicht
Abkürzungsverzeichnis
Bearbeiterverzeichnis
Kapitel 1. Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe
A. Die eVergabe als Ausprägung des eProcurements
B. Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe
C. Rechtliche Umsetzung der eVergabe auf Bundesebene
D. Die elektronische Auftragsvergabe in Abgrenzung zu anderen Begriffen
Kapitel 2. eGovernment in der Umsetzung
A. eVergabe
B. Umsetzung europarechtlicher Vorgaben in nationales Recht
C. E-Government-Strategie des Bundes
D. E-Government in den Ländern
E. Projekt „Papierloses Büro“
Kapitel 3. Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens
A. Prozesse aus dem Blickwinkel der ausschreibenden Stelle
B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters
Kapitel 4. Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe
A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen
B. Projekterfahrungen
C. Allgemeine Schlussfolgerungen
D. Besondere Schlussfolgerungen
Kapitel 5. Die Vorteile
A. Vorteile für die ausschreibende Stelle
B. Vorteile für die Bieter
C. Umweltaspekte
Kapitel 6. Die Nachteile
A. Absolute Abhängigkeit von der Technik und deren Funktionieren
B. Elektronik und die damit einhergehenden Probleme
C. Technik als zu große Hürde für einzelne Bieter
D. Notwendigkeit kostenintensiver Schulungen und Vorarbeiten für alle Beteiligten
E. Gesteigerter IT-Bedarf bei allen Beteiligten
Kapitel 7. Muster
A. Deutsche eVergabe
B. eVergabe, Vergabeplattform des Bundes
C. eVergabe-Portal Sachsen-Anhalt
D. Vergabemarktplatz Nordrhein-Westfalen
E. eVergabe Telekom
Kapitel 8. Ausblick
A. Handlungsalternativen
B. Koordinationsbedarf
C. Führt eVergabe zu mehr Ausschreibungen und mehr Bewerbungen?
D. Verwirklicht eVergabe den virtuellen EU-weiten Marktplatz?
E. Kann durch eVergabe ein (Wirtschafts-) Wachstum erzielt werden?

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Rainer Noch (Hrsg.) e-Vergabe in der Praxis

e-Vergabe in der Praxis Herausgegeben von Rainer Noch, Oppler Hering Rechtsanwälte PartGmbB, München Bearbeitet von Dr. jur. Rainer Noch Prof. Dr. jur. Hilmar Brunner Dipl.-Betriebswirt Florian Andrä

Zitiervorschlag: Noch e-Vergabe in der Praxis, Rn.

Hinweis: Alle Angaben in diesem Werk sind nach bestem Wissen unter Anwendung aller gebotenen Sorgfalt erstellt worden. Trotzdem kann von dem Verlag und den Autoren keine Haftung für etwaige Fehler übernommen werden.

ISBN 978-3-11-033035-9 e-ISBN 978-3-11-033069-4 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. © 2014 Walter de Gruyter GmbH, Berlin/Boston Einbandabbildung: RalcherDesign/iStock/Thinkstock Datenkonvertierung/Satz: Werksatz Schmidt & Schulz GmbH, Gräfenhainichen Druck: CPI books GmbH, Leck ♾ Gedruckt auf säurefreiem Papier Printed in Germany www.degruyter.com

Vorwort Ebenso wie der Handkurbelbetrieb beim Auto einstmals durch den Anlasser ersetzt wurde, stehen auch im öffentlichen Vergabewesen fortgeschrittenere Methoden der Verfahrensdurchführung auf der Auftraggeberseite einerseits sowie auf der Anbieterseite andererseits im Rahmen der Angebotsabgabe zur Einführung an. Taktgeber ist einmal mehr die EU, die mit dem am 28. März 2014 veröffentlichten EU-Richtlinienpaket in gestaffelter Form die Einführung von elektronischen Vergabeprozessen bei der öffentlichen Auftragsvergabe verpflichtend macht. Die Umsetzung dieser Vorgaben in der Bundesrepublik Deutschland steht unmittelbar vor der Tür, und es würde wenig Sinn ergeben, bei Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte andere Vergabeprozesse und -methoden vorzusehen als unterhalb der EU-Schwelle. Was bis zum Jahre 2019, und bei zentralstaatlichen Auftraggebern noch viel eher, staatliche Pflicht wird, muss zum Standard für alle Anwender avancieren. Die Zeiten, als man es sich noch leisten konnte, die elektronische Vergabe „links liegen“ zu lassen, sind endgültig vorbei. Um einem Missverständnis vorzubeugen: Man kann sich nicht damit begnügen, die Versendung der Vergabeunterlagen oder deren Herunterlademöglichkeit als „elektronische Vergabe“ zu titulieren. Gemeint ist vielmehr die komplette Abbildung des Vergabeprozesses in elektronischer Form, also inklusive digitaler Angebotsabgabe und Dokumentation. Das Buch verfolgt das Ziel, die elektronischen Vergabeprozesse in ihren tatsächlichen und rechtlichen Bezügen darzustellen, aber auch durch zahlreiche Abbildungen zu veranschaulichen. Visualisierung und Erläuterung gehören zusammen, und sie bilden auch ein notwendiges Element, um dem Entstehen von Abneigungen vorzubeugen oder um bereits vorhandene Ängste vor dieser sicherlich vieles verändernden neuen Form der Vergabeprozesse abzubauen. Ganz bewusst wurde Wert gelegt auf die Bezüge zu anderen Bereichen der öffentlichen Verwaltung, die zwar nicht unmittelbar etwas mit der öffentlichen Auftragsvergabe zu tun haben, die aber in den notwendigen Kontext gehören. Es geht zum Beispiel konkret um elektronische Rechnungen und um die jeweils in den Bundesländern laufenden Programme zur Digitalisierung der Verwaltung. Weder Verwaltungsmitarbeiter, noch die Rechtsanwaltschaft oder Fachberater können diesbezüglich heutzutage noch „auf Lücke setzen“. Der Herausgeber dankt seinen Autoren, ohne welche die Verwirklichung dieses Projektes nicht möglich gewesen wäre. Besonderer Dank gilt für die journalistische und technische Unterstützung meinem Mitarbeiter Herrn Nikolaus Poppitz. Herausgeber und Autoren wünschen den Lesern und Nutzern gute Lektüre und praktischen Gewinn. Unkel bei Bonn, Berlin und München im Juli 2014

Inhaltsübersicht Vorwort — V Abkürzungsverzeichnis — XVII Bearbeiterverzeichnis — XXI Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe A. B. C. D.

Die eVergabe als Ausprägung des eProcurements — 1 Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe — 5 Rechtliche Umsetzung der eVergabe auf Bundesebene — 35 Die elektronische Auftragsvergabe in Abgrenzung zu anderen Begriffen — 47

Kapitel 2 eGovernment in der Umsetzung A. eVergabe — 59 B. Umsetzung europarechtlicher Vorgaben in nationales Recht — 59 C. E-Government-Strategie des Bundes — 62 D. E-Government in den Ländern — 78 E. Projekt „Papierloses Büro“  — 99 Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens A. Prozesse aus dem Blickwinkel der ausschreibenden Stelle — 107 B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters — 113 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen  — 133 B. Projekterfahrungen — 153 C. Allgemeine Schlussfolgerungen — 156 D. Besondere Schlussfolgerungen — 160

VIII 

 Inhaltsübersicht

Kapitel 5 Die Vorteile A. Vorteile für die ausschreibende Stelle — 167 B. Vorteile für die Bieter — 175 C. Umweltaspekte — 180 Kapitel 6 Die Nachteile Absolute Abhängigkeit von der Technik und deren Funktionieren — 183 Elektronik und die damit einhergehenden Probleme — 185 Technik als zu große Hürde für einzelne Bieter — 192 Notwendigkeit kostenintensiver Schulungen und Vorarbeiten für alle Beteiligten  — 194 E. Gesteigerter IT-Bedarf bei allen Beteiligten — 196 A. B. C. D.

Kapitel 7 Muster A. B. C. D. E.

Deutsche eVergabe — 199 eVergabe, Vergabeplattform des Bundes — 208 eVergabe-Portal Sachsen-Anhalt — 214 Vergabemarktplatz Nordrhein-Westfalen — 215 eVergabe Telekom — 218

Kapitel 8 Ausblick A. Handlungsalternativen — 225 B. Koordinationsbedarf — 226 C. Führt eVergabe zu mehr Ausschreibungen und mehr Bewerbungen? — 227 D. Verwirklicht eVergabe den virtuellen EU-weiten Marktplatz?  — 231 E. Kann durch eVergabe ein (Wirtschafts-) Wachstum erzielt werden? — 232

Inhaltsverzeichnis Vorwort — V Abkürzungsverzeichnis — XVII Bearbeiterverzeichnis — XXI

Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe A. Die eVergabe als Ausprägung des eProcurements — 1 B. Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe — 5 I. EG-Richtlinien 97/52/EG und 98/4/EG — 5 II. E-Commerce-Richtlinie, Signaturrichtlinie, Signaturgesetz — 8 1. Signaturgesetz 1997 — 8 2. Signaturrichtlinie 1999/93/EG  — 9 3. E-Commerce-Richtlinie 2000/31/EG — 10 4. Signaturgesetz 2001 — 10 5. FormAnpG — 13 III. EU-Richtlinien 2004/17/EG und 2004/18/EG — 14 IV. KOM (2011) 896/2 — 20 V. Aktionsplan der EU zur Umsetzung und Anwendung der Rechtsvorschriften über die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge (2004) — 22 1. Inhalt des Aktionsplanes — 23 2. Online-Befragung der EU-Kommission — 25 3. Maßnahmen der EU-Kommission zur Beschleunigung der Einführung von E-Vergaben in der EU (Juli 2011) — 25 4. Schlussfolgerung und Stand der Umsetzung — 26 VI. GWB-Modernisierungsgesetz 2009 — 27 VII. EU-Richtlinienpaket 2014 — 28 1. Vorgeschichte — 28 2. Klassische Vergaberichtlinie — 30 a) Verpflichtung zur elektronischen Kommunikation — 30 b) Zulässige Kommunikationsmittel — 31 c) E-Certis — 32 d) Elektronische Kataloge — 32 e) Übernommene Regeln für die E-Vergabe — 33 f) Zeitplan für die Umsetzung — 33 3. Sektorenrichtlinie — 34 4. Konzessionsrichtlinie — 34 C. Rechtliche Umsetzung der eVergabe auf Bundesebene — 35 I. Umsetzung in der VOL/A 2009 — 35

X 

 Inhaltsverzeichnis

1. Grundsätze der Informationsübermittlung (§ 11 VOL/A, § 13 EG VOL/A) — 35 2. Bekanntmachung (§ 12 VOL/A, § 15 EG VOL/A) — 37 a) Nationale Bekanntmachungen nach § 12 VOL/A — 37 b) Europaweite Bekanntmachungen nach § 15 EG VOL/A — 38 3. Form und Inhalt der Angebote (§ 13 VOL/A, § 16 EG VOL/A)  — 38 4. Öffnung der Angebote (§ 14 VOL/A, § 17 EG VOL/A) — 39 5. Dynamische elektronische Verfahren (§ 5 VOL/A, § 5 EG VOL/A) — 41 6. Elektronische Auktionen — 42 7. Zuschlag (§ 18 VOL/A, § 21 EG VOL/A) — 43 8. Dokumentation (§ 20 VOL/A, § 24 EG VOL/A) — 43 II. Umsetzung in der VOB/A 2012 — 45 1. Grundsätze der Informationsübermittlung — 45 2. Bekanntmachung  — 45 3. Form und Inhalt der Angebote — 45 4. Öffnung der Angebote — 45 5. Dynamische elektronische Verfahren und elektronische Auktionen — 46 6. Zuschlag — 46 7. Dokumentation — 47 D. Die elektronische Auftragsvergabe in Abgrenzung zu anderen Begriffen — 47 I. Dynamisches elektronisches Verfahren — 48 1. § 5 VOL/A — 49 a) Definition — 49 b) Allgemeines — 51 2. § 10 SektVO — 52 a) Definition — 52 b) Allgemeines — 52 c) Einrichtung und Betrieb eines dynamischen elektronischen Verfahrens — 53 II. Die elektronische Auktion — 55 III. Die elektronische Bekanntmachung — 56 IV. Der Download von Vergabeunterlagen  — 56 V. Upload und Download von Bieterfragen bzw. -antworten  — 58 VI. E-CERTIS — 58



Inhaltsverzeichnis 

Kapitel 2 eGovernment in der Umsetzung A. eVergabe — 59 B. Umsetzung europarechtlicher Vorgaben in nationales Recht — 59 I. Bisheriger Umsetzungsstand — 59 II. Umsetzungsnotwendigkeiten  — 60 C. E-Government-Strategie des Bundes — 62 I. E-Government 2.0 — 63 1. Ausgangslage — 64 2. Ziele — 65 3. Ergebnisse — 66 4. De-Mail — 68 5. eID-Funktion — 69 II. E-Government-Gesetz des Bundes — 69 1. Inhalt des EGovG — 69 2. Ziele — 72 3. Vorteile — 72 III. Projekt XVergabe — 73 1. Hintergrund des Projekts — 73 2. Ziel und Funktionsweise — 75 3. Entwicklung — 77 4. Ausblick — 77 D. E-Government in den Ländern — 78 I. E-Government-Gesetze und Projekte einzelner Länder — 78 1. Baden-Württemberg — 78 2. Bayern — 80 3. Berlin — 81 4. Brandenburg — 82 5. Bremen — 83 6. Hamburg — 84 7. Hessen — 85 8. Mecklenburg-Vorpommern — 86 9. Niedersachsen — 86 10. Nordrhein-Westfalen — 87 11. Rheinland-Pfalz — 88 12. Saarland — 88 13. Sachsen — 89 14. Sachsen-Anhalt — 90 15. Schleswig-Holstein — 91 16. Thüringen — 91 II. Einzug des eGovernment in das Vergaberecht auf Landesebene — 92 

 XI

XII 

 Inhaltsverzeichnis

III. Vergabeplattformen auf Landesebene — 95 1. Baden-Württemberg — 95 2. Bayern — 95 3. Berlin — 95 4. Brandenburg — 96 5. Bremen — 96 6. Hamburg — 96 7. Hessen — 97 8. Mecklenburg-Vorpommern — 97 9. Niedersachsen — 97 10. Nordrhein-Westfalen — 97 11. Rheinland-Pfalz — 98 12. Saarland — 98 13. Sachsen — 98 14. Sachsen-Anhalt — 98 15. Schleswig-Holstein — 99 16. Thüringen — 99 E. Projekt „Papierloses Büro“  — 99 I. Die Vision vom papierlosen Büro — 99 II. Umsetzungsmöglichkeiten — 101 III. Elektronische Rechnung — 103

Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens A. Prozesse aus dem Blickwinkel der ausschreibenden Stelle — 107 I. eBekanntmachung — 107 II. eVergabe — 110 B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters — 113 I. Kenntniserlangung von Ausschreibungen — 113 II. Prüfung des Ausschreibungsinhaltes — 115 III. Download von Unterlagen — 117 IV. Anfertigung der geforderten Unterlagen — 121 V. Upload der Unterlagen — 121 VI. Beachtung der gesetzten Fristen — 124



Inhaltsverzeichnis 

 XIII

Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen  — 133 I. Booz & Co Studie „Zum Entwicklungstand des öffentlichen Einkaufs – eine empirische Analyse in 16 Entwicklungsfeldern“ — 133 1. Ausgangspunkt — 133 2. Elemente eines modernen öffentlichen Einkaufs — 134 a) Übertragbarkeit privatwirtschaftlicher Ansätze — 134 b) Maßstäbe für den Entwicklungsstand öffentlicher Einkaufsorganisationen — 137 3. Ergebnisse der empirischen Erhebung zum Reifegrad öffentlicher Einkaufsorganisationen — 138 a) Aufbau der Umfrage — 138 b) Analyseergebnisse — 139 4. Schlussfolgerungen und Handlungsempfehlungen — 150 II. Ramboll-Studie — 150 B. Projekterfahrungen — 153 C. Allgemeine Schlussfolgerungen — 156 I. Kosten-Nutzen-Rechnung bei der erstmaligen Einführung (RoI) — 156 II. Grenzkosten eVergabe vs. normale Vergabe — 158 D. Besondere Schlussfolgerungen — 160 I. Größe der Vergabestellen — 160 II. Häufigkeit und Art der Vergabeverfahren — 161 III. Dezentrale und zentrale Beschaffung — 163 IV. Auftraggebergemeinschaften — 164

Kapitel 5 Die Vorteile A. Vorteile für die ausschreibende Stelle — 167 I. Einsparungen durch besseren Wettbewerb — 167 1. Mehr Wettbewerbsteilnehmer — 167 2. weniger Wettbewerbsbeschränkungen — 168 II. Einsparung bei verwaltungsinternen Kosten — 169 III. Verwaltungsvereinfachung für die Mitarbeiter — 170 1. Handlungssicherheit in Bezug auf rechtliche Vorgaben — 170 2. Bieterkommunikation — 171 3. Angebotswertung — 172 4. Zuschlag — 174 

XIV 

 Inhaltsverzeichnis

5. Dokumentation — 174 B. Vorteile für die Bieter — 175 I. Leichtere Fristeinhaltung — 175 II. Zeitersparnis — 177 III. Kostenersparnis beim Versand — 177 IV. Entlastung durch Standardisierungen — 178 V. Reduzierung oder Wegfall von Abonnementkosten – Einfachere Kenntnis von neuen Ausschreibungen — 178 VI. Belebung des Wettbewerbs — 179 C. Umweltaspekte — 180

Kapitel 6 Die Nachteile Absolute Abhängigkeit von der Technik und deren Funktionieren — 183 Elektronik und die damit einhergehenden Probleme — 185 Technik als zu große Hürde für einzelne Bieter — 192 Notwendigkeit kostenintensiver Schulungen und Vorarbeiten für alle Beteiligten  — 194 E. Gesteigerter IT-Bedarf bei allen Beteiligten — 196 A. B. C. D.

Kapitel 7 Muster A. B. C. D. E.

Deutsche eVergabe — 199 eVergabe, Vergabeplattform des Bundes — 208 eVergabe-Portal Sachsen-Anhalt — 214 Vergabemarktplatz Nordrhein-Westfalen — 215 eVergabe Telekom — 218 I. Überblick über das e-Vergabeportal Telekom — 218 II. Exkurs: Dun & Bradstreet — 219 III. Registrationsformular – Verifikation der Angaben und Abfrage weiterer Angaben erfolgt telefonisch  — 221 IV. Registrationsformular Telekom — 222 V. Erstmalige Anmeldung — 223 VI. Nutzungsbedingungen — 223 VII. Aufbau des Supplier Management Portals — 224



Inhaltsverzeichnis 

Kapitel 8 Ausblick A. Handlungsalternativen — 225 B. Koordinationsbedarf — 226 C. Führt eVergabe zu mehr Ausschreibungen und mehr Bewerbungen? — 227 D. Verwirklicht eVergabe den virtuellen EU-weiten Marktplatz?  — 231 E. Kann durch eVergabe ein (Wirtschafts-) Wachstum erzielt werden? — 232

Stichwortverzeichnis — 235



 XV

Abkürzungsverzeichnis a.a.O. am angegebenen Ort a.F. alter Fassung Abl. Amtsblatt der EU Abs. Absatz AISBL Association international sans but lucratif (Internationaler Idealverein nach belgischem Recht) AnA Angebotsassistent App Application (Computerprogramm für mobile Endgeräte) Art. Artikel Aufl. Auflage Az. Aktenzeichen BAFöG Berufsausbildungsförderungsgesetz BAG Bundesarbeitsgericht BayObLG Bayerisches Oberstes Landesgericht BDI Bundesverband der deutschen Industrie e.V. Beschl. Beschluss BGB Bürgerliches Gesetzbuch BGH Bundesgerichtshof BHO Bundeshaushaltsordnung BIP Bruttoinlandsprodukt BME Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. BMI Bundesministerium des Innern BMWi Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (1998–2002 und 2005–2013: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, 2002–2005: Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit) BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik BT- Bundestagsbzgl. bezüglich bzw. beziehungsweise CeBIT CPV

d.h. D-U-N-S

Centrum für Büroautomation, Informationstechnologie und Telekommunikation (Warenmesse) Common Procurement Vocabulary: Gemeinsames Vokabular der EU für öffentliche Aufträge das heißt Data Universal Numbering System (Eindeutige Identifizierungsnummern für Unternehmen; Warenzeichen der Fa. B&D)

EDV Elektronische Datenverarbeitung = IT EGovG Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung eID elektronischer Identitätsnachweis ELSTER Elektronische Steuererklärung endg. endgültig et al. und andere EuGH Europäischer Gerichtshof

XVIII 

EWR

 Abkürzungsverzeichnis

Europäischer Wirtschaftsraum

f; ff folgend(e) FormAnpG Formanpassungsgesetz GAEB Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen GG Grundgesetz ggf. gegebenenfalls GPA Government Procurement Agreement: Beschaffungsabkommen GWB Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen https hypertext transfer protocol secure (Sicherer Übertragungsstandard in Internet) HWK Handwerkskammer i.e.S. ICT IDA IDABC

IHK IKT ISBN IT IuK

im engeren Sinne information and communication technology = IKT Interchange of data between administrations: Datenaustausch zwischen Behörden Interoperable Delivery of Pan-European eGovernment Services to Public Administrations, Business and Citizens: Interoperable Bereitstellung von europaweiten eGovernment-Dienstleistungen für Öffentliche Verwaltungen, Wirtschaft und Bürger Industrie- und Handelskammer Informations- und Kommunikationstechnik Internationale Standard Buch-Nummer Informationstechnologie = EDV Internet und Kommunikation

Kfz Kraftfahrzeug KMU Kleine und mittlere Unternehmen LHO Landeshaushaltsordnung(en) lit. Buchstabe LS Leitsatz LZD Landesamt für zentrale Dienste MPBC

Multiplattform-Bieterclient (Dienstprogramm für Bieter, das mehrere Ausschreibungsplattformen zusammenfassend bearbeiten kann) MwSt Mehrwertsteuer NUTS

Nomenclature des unités territoriales statistiques: Statistische Code für geografische Einheiten

o.ä. oder ähnliches OLG Oberlandesgericht OSCI Online Services Computer Interface (Internet-Standard für die deutsche öffentliche Verwaltung) P2P

peer-to-peer: Direktverbindung zwischen zwei Computern

Abkürzungsverzeichnis 

 XIX

PEPPOL

Pan-European Public Procurement Online: Europaweite öffentliche OnlineBeschaffung PIN Persönliche Identifikationsnummer PQ Präqualifikation Pub.L. Public Law RL Richtlinie (der EWG, EG oder EU) Rn. Randnummer RoI Return on Investment: Kapitalrentabilität Rs. Rechtssache S. Seite s.o.(u.) siehe oben (unten) SektVO Sektorenverordnung SGB Sozialgesetzbuch SigG Signaturgesetz SIMAP Système d’information pour les marchés publics européens: Informationssystem für die Europäische öffentliche Auftragsvergabe SMS Short Message Service: Kurznachrichtendienst (im Mobilfunk) SOA Service-orientierte Architektur (eines Computerprogramms) sog. sogenannte/r/s TED TR

Tenders Electronic Daily (Bekanntmachungsportal der EU) Technische Richtlinie

u.a. unter anderem u.ä. und ähnliche(s) u.s.w. und so weiter u.U. unter Umständen UN United Nations: Vereinte Nationen URL Uniform Resource Locator: Eindeutige Quellenangabe (für eine Datei im Internet) Urt. Urteil USt. Umsatzsteuer vgl. vergleiche VgV Vergabeverordnung VK Vergabekammer VKR Vergabekoordinierungsrichtlinie VN Vergabe Navigator (Zeitschrift) VOB bis 2009: Verdingungsordnung für Bauleistungen, danach: Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen VOF bis 2009: Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen, danach: Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen VOL bis 2009: Verdingungsordnung für Leistungen, danach: Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen VS Vergabe Spezial (Zeitschrift) vs. versus: gegenüber VSVgV Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz (des Bundes)

XX 

WSDL

 Abkürzungsverzeichnis

WTO

Web Services Description Language (Computersprache zum Datenaustausch zwischen Webanwendungen) World Trade Organization: Welthandelsorganisation

XMeld XML

OSCI-Erweiterung zum Austausch von Melderegisterdaten Extensible Markup Language (erweiterbare Auszeichnungssprache für Computer)

z.B. zum Beispiel z.T. zum Teil ZfBR Zeitschrift für deutsches und internationales Bau- und Vergaberecht ZPO Zivilprozessordnung

Bearbeiterverzeichnis Florian Andrä, Jg. 1978. Er hat Rechts- und Wirtschaftswissenschaften an den Universitäten Konstanz und Ulm studiert. Praktische Erfahrungen im Bereich Vergaberecht und Vergabeverfahren hat er als Referent für Beschaffungen bei der Deutschen Akademie der Technikwissenschaften (acatech) gesammelt. Seit Mitte 2012 ist er als selbstständiger Kommunalberater mit dem Schwerpunkt Vergabe tätig. Hilmar Brunner, Jg. 1974; Prof. Dr. jur., Projekt-Betriebswirt (VWA), Rechtsanwalt in Neu-Ulm und München. Prof. Brunner hat Rechtswissenschaften an der LMU München studiert. Er ist heute als Kommunalberater bei PMA – Die Kommunalberater GmbH tätig sowie als Justiziar der Deutschen Akademie der Technikwissenschaften (acatech). Seit 2010 ist er Professor für die Lehrgebiete Öffentliches Recht und Public Management an der Hochschule für angewandtes Management, Erding. Rainer Noch, Dr. jur., Rechtsanwalt. Nach Studium und einer halbjährigen Stage im Bundeswirtschaftsministerium (Referat für öffentliches Auftragswesen) sowie Promotion über den Rechtsschutz im Vergaberecht spezialisierte sich Dr. Rainer Noch als einer der ersten anwaltlichen Berater im Ausschreibungs- und Nachprüfungswesen. Er vertritt zahlreiche Institutionen, ist durch verschiedenste Publikationen hervorgetreten, und ist darüber hinaus Fortbilder bei den Fachanwaltskursen. Seit einigen Jahren befasst er sich speziell mit dem Thema der elektronischen Vergabe und ist auch auf diesem Gebiet als Fortbilder in Erscheinung getreten.

Kapitel 1  Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe A. Die eVergabe als Ausprägung des eProcurements Spätestens nachdem weltweit koordiniert die Umstellung der Rechner zum Beginn 1 des Jahres 2000 ohne große Probleme gelungen war, sind die letzten Zweifel an den Segnungen elektronischer Kommunikation für rund ein Jahrzehnt in den Hintergrund getreten. Ein enormer Aufschwung in der Abwicklung aller Arten von Prozessen über das Internet war die Folge. Immer mehr Menschen bekamen einen Internet-Zugang, immer stärker kommunizieren die Menschen auf webbasierten Kanälen. Das war und ist auch eine Herausforderung für die öffentlichen Verwaltungen, die sich darauf einstellen mussten, auch mit ihren Klienten elektronisch zu interagieren. Während die Wirtschaft mit eProcurement, eCommerce, aber auch eLearning oder eHealth an den Start ging, mussten für den öffentlichen Sektor zunächst die erforderlichen rechtlichen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Bereits im Jahr 2000 hat die Europäische Kommission einen Aktionsplan 2 eEurope 2002 vorgestellt, wonach die Mitgliedstaaten bis zum Jahr 2002 alle grundlegenden Dienste über das Internet anbieten sollten. Im Jahr 2002 hat die Kommission diesen Aktionsplan fortgeschrieben1 und erweitert. Nunmehr sollten bis zum Jahr 2004 alle grundlegenden Dienste plattformunabhängig über Breitbandnetze2 angeboten werden. Allerdings war die Anbindung der öffentlichen Verwatungen an Breitbandnetze erst bis zum Jahr 2005 vorgesehen. Im gleichen Dokument der Kommission wird auch gefordert, dass die Mitgliedsstaaten bis zum Jahr 2005 einen „bedeutenden Teil aller öffentlichen Beschaffungsmaßnahmen elektronisch durchführen“ sollten. Gleichzeitig erkannte die Kommission in der Einführung des eGovernment auch die Möglichkeit, die Prozesse in den öffentlichen Verwaltungen zu reformieren und deren Effizienz zu steigern. Die aktuelle Durchdringung mit elektronischen Vergabeverfahren beträgt ca. 7,5 %. Auf nationaler Ebene hatte parallel dazu das Bundesministerium des Innern im 3 Dezember 2001 den Umsetzungsplan für die eGovernment-Initiative „Bund Online 2005“ vorgestellt. Das Ministerium zählte damals exakt 383 Dienstleistungen, welche die Bundesverwaltung anbiete, von denen nur sehr wenige nicht online-fähig seien.

1 MITTEILUNG DER KOMMISSION KOM(2002) 263 endg. „eEurope 2005: Eine Informationsgesellschaft für alle“, S. 11f. 2 Nach dem damaligen Verständnis des Begriffes bedeutete „Breitbandnetz“ ein Netzwerk, in dem die Daten in Hochfrequenz­modulation übertragen werden, z.B. über das TV-Kabelnetz. „Breitband“ bezeichnete insofern nicht die Kapazität einer Datenleitung, sondern die elektrotechnische Grund­ lage. Heute wird der Begriff „Breitband“ für Datenverbindungen mit einer besonders hohen Kapazität verwendet, die weit über das hinausgeht, was 2002 geplant war.

Noch

2 

 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

Sie online anzubieten stifte einen erheblichen Nutzen für Bürger, Wirtschaft, Wissenschaft und Behörden. Mit 18 Modellprojekten begann der Bund die Umsetzung der eGovernment-Initiative, darunter die Online-Arbeitsvermittlung der damaligen Bundesanstalt für Arbeit, das ELSTER-Verfahren der Steuerverwaltung und auch die erste Version des Beschaffungs­portals des Bundes www.oeffentlicher-einkauf-online.de.3 4 Allerdings sah man damals auch die (inzwischen immer kleiner werdende) Gefahr einer Spaltung der Gesellschaft in Internet-Nutzer und solche Bürger, die mit dieser rasanten technischen Entwicklung nicht mithalten können. Ebenso waren aber auch die Anbieter der elektronischen Verwaltungsdienste gespalten: Während der Bund die nötigen Mittel besaß, seine Dienstleistungen elektronisch anzubieten, sind kleine Kommunen teils noch bis heute damit überfordert. „Die digitale Spaltung der Gesellschaft geht quer durch alle Ebenen des Gemeinwesens. Eine große Herausforderung der Informations­gesellschaft besteht auch in der Überwindung solcher Unterschiede bis hin zur Etablierung von E-Mail, Download und Mausklick als Kulturtechniken des 21. Jahrhunderts.“ 4 Darauf hat der Gesetzgeber Rücksicht genommen, als er die elektronische Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürger zuließ. Mit dem Dritten Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrens­rechtlicher Vorschriften5 wurde in das Verwaltungsverfahrensgesetz der neue § 3a aufgenommen: „Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.“6 5 Mit der Zulassung der elektronischen Kommunikation und den Regeln für die elektro-

nische Signatur im Signaturgesetz7 aus dem Jahr 2001, die ebenso wir die eigenhändige Unterschrift die unterzeichnende natürliche Person identifizieren soll, waren die wesentlichen rechtlichen Grundlagen für die Einführung des eGovernments und als Teil davon auch der elektronischen Vergabe geschaffen. Es dauerte jedoch noch bis zum Jahr 2003, bis der Bund die erste vollständig elektronische Ausschreibung auf den Weg gebracht hat. Am 05.03.2003 erhielten Bieter aus der Wirtschaft erstmals die Möglichkeit, ihre Angebote komplett und rechtsverbindlich ohne Medienbruch über das Internet abzuwickeln.8 Während also die elektronische Vergabe einerseits als besondere Ausprägung der 6 elektronischen Verwaltung angesehen werden kann, so stellt sie andererseits auch

3 BundOnline 2005 – Umsetzungsplan für die eGovernment-Initiative, Broschüre des BMI, Dezember 2001. 4 Heckmann: „E-Vergabe als Motor für eGovernment?“, in: Kommunikation und Recht, 3/2003, S. 100. 5 BGBl. I 2002, S. 3322. 6 § 3a Abs. 1 VwVfG. 7 BGBl. I 2001, S. 876. 8 IBR News Nr. 2651.

Noch



A. Die eVergabe als Ausprägung des eProcurements 

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einen Sonderfall des zwischen Wirtschaftunternehmen geläufigen eProcurements dar. Beispiel Große eProcurement-Systeme, wie sie z.B. in der Automobilindustrie zwischen den Automobilbauern und deren Zulieferern gängig sind um eine just-in-time-Anlieferung benötigter Komponenten zu ermöglichen, zeichnen sich durch eine volle Integration der Rechnernetzwerke von Auftraggeber und Lieferanten aus. Am anderen Ende der Größenskala stehen Systeme, bei denen ein einzelner Kunde ein einzelnes Teil über eine internetbasierte Auftragsannahme bezieht, sei es als Katalogbestellung, sei es als Teilnahme an einer Online-Auktion (die aber in den meisten Anwendungen handelsrechtlich lediglich einen Verkauf zum Höchstgebot darstellt).

Im eProcurement kann man zwischen käufer- und verkäuferseitigen Systemen 7 unterscheiden. Bei der massenhaften Abnahme der immer gleichen, speziell entwickelten Komponenten durch einen Autohersteller, ist es in der Regel der Abnehmer, der das elektronische Bestellsystem vorgibt. Der Lieferant muss sich daran anpassen. Beim elektronischen Handel mit dem Endverbraucher ist es umgekehrt. Bei der Betrachtung der beschafften Produkte kommt man zu gleichartigen Überlegungen: Im ersten Falle definiert der Kunde die Produkteigenschaften, im Zweiten erwirbt er ein Produkt, das der Lieferant für den Markt entwickelt hat. Die eVergabe muss beide Verfahrensstränge abbilden können, jedoch in 8 umgekehrter Zuordnung. Einerseits sind einfache Verbrauchsgüter am Markt in großen Mengen zu beschaffen. Derartige Beschaffungen machen den allergrößten Teil der öffentlichen Aufträge aus und können fast immer freihändig oder in Form beschränkter Ausschreibungen vergeben werden. Andererseits sollen auch Aufträge für einzelne hoch spezialisierte Leistungen bis hin zur Errichtung ganzer Bauwerke elektronisch abgewickelt werden, für die Bieter in ganz Europa gesucht werden. Beispiel Die standardisierte Beschaffung von Massenprodukten (wie z.B. Büromaterial) hat der Bund seit 1995 beim Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern gebündelt. Alle Bundesbehörden können mit Hilfe des Beschaffungsamtes ihren Bedarf decken. „Standardleistungen und -produkte werden in der Regel aus Rahmenverträgen beschafft. Rahmenverträge werden durch die zentralen Beschaffungsstellen der Ressorts in einem koordinierten, arbeitsteiligen Vorgehen abgeschlossen. Für Ausschreibungen und den Abschluss der Rahmenverträge werden standardisierte Vorgaben (u. a. Vertrags­komponenten) erarbeitet. Es wird ein virtuelles Kaufhaus des Bundes eingerichtet, in dem Rahmen­verträge zentral verwaltet und den Bundesbehörden zur Bestellung von Leistungen und Produkten („Einkauf Online“) bereitgestellt werden.“9

9 Aus dem Beschluss der Bundesregierung zur Optimierung öffentlicher Beschaffungen vom 27.02.2004.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

Beispiel Im 2003 errichteten Kaufhaus des Bundes stehen heute über 40.000 standardisierte Produkte zum Abruf bereit. Aufgrund des durch die Bedarfsbündelung entstehenden Einkaufsvolumens kann der Bezug dieser Waren nicht mehr freihändig erfolgen. Hersteller können sich also nicht in diesem Kaufhaus listen lassen. Vielmehr ist es für alle Bestandteile des Sortimentes erforderlich, dass über ein ordentliches Vergabeverfahren zuvor Rahmenvereinbarungen über die Lieferung ausgeschrieben werden. 9 Vor gleichen Herausforderungen wie Bund und Länder stehen auch die großen

Städte, die zum wirtschaftlichen Einkauf ihre Beschaffungen aus den verschiedenen Abteilungen in einem Zentraleinkauf bündeln (manche Städte bleiben allerdings hartnäckig bei ihrem System einer dezentralen Beschaffung). In Frankfurt/Main werden jedoch –  getreu dem System des Zentraleinkaufs  – über 10.000 Lieferanten zentral verwaltet.10 Allerdings ist das Kostenoptimierungspotential allein durch die Bündelung der Bedarfe noch lange nicht ausgeschöpft. So wird diskutiert, dass eine zielführende Einkaufsstrategie auf der Auswertung der tatsächlichen Beschaffungsvolumina aufbauen müsste, um passgenaue Rahmenverträge zu schließen. Die Experten sind sich seit Jahren dieser Notwendigkeit bewusst: „Die Einführung von E-Einkaufslösungen wird heute nicht mehr als Selbstzweck, sondern als Mittel zum Zweck verstanden. Dabei wird häufig die Transparenz über das Einkaufsvolumen und die Produkte als Hauptvorteil genannt.“ 11Allein, die nötigen Zahlen fehlen noch immer. „Alle sind sich einig, dass strategisches Herangehen an die öffentliche Beschaffung sinnvoll und notwendig ist. Aber es gelingt nur, wenn die Ausgangslage klar ist. Wenn feststeht, wie viel pro Monat und pro Jahr eingekauft wird. Doch dafür fehlen die Zahlen.“12 Derartige Rahmenlieferverträge müssen schließlich ebenso wie Bau-, Dienst10 und spezielle Planungsleistungen öffentlich ausgeschrieben werden. Die für diesen Zweck entwickelten Computeranwendungen stellen die eVergabe im engeren Sinne dar: Die elektronische Form der althergebrachten öffentlichen Ausschreibung. Datensicherheit wird naturgemäß auch im Bereich der eVergabe eine immer 11 größere Rolle spielen. Die bisher am Markt aufgetretenen Plattformen verfügen hierüber nicht, was sich jedoch durch den Marktzutritt weiterer Player sehr bald ändern könnte. Technischer Hintergrund ist die internationale Norm ISO/IEC 27001 (Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements). Diese Norm bildet eine Spezifikation für die Anforderungen ab, die im Rahmen der Herstellung, der Einführung, des Betriebs, der Überwachung,

10 Blome/Huland/Christmann: „Leuchttürme der öffentlichen Beschaffung, Teil III – Strategischer Einkauf in Kommunen?“ in: Beschaffung aktuell 10/2007 S. 48ff. 11 Ebenda. 12 „Es gibt keine Zahlen“, Behördenspiegel 2/2013.

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Wartung und der Verbesserung eines dokumentierten InformationssicherheitsManagementsystems unter Berücksichtigung der IT-Risiken zu stellen sind. Es geht dabei um die gesamte Organisation. Die dazugehörige DIN-Norm ist die Familie der ISO/IEC 2700x.

B. Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe Die Prinzipien der transparenten Vergabe öffentlicher Aufträge reichen zurück bis in 12 die Antike. Bereits im alten Rom wurden staatliche Projekte bekannt gemacht und die geeigneten Lieferanten zum Angebot aufgefordert. In der Neuzeit entwickelte sich im Zuge der Industriellen Revolution des späten 19. Jahrhunderts das heute gebräuchliche Submissionsverfahren. In der Weimarer Republik folgten die ersten Ausgaben der VOB und später der VOL.13 Der Übergang vom papiergebundenen Verfahren zur elektronischen Abwick- 13 lung beginnt Anfang der 1990er Jahre des vergangenen Jahrhunderts.14 Die USA wollten bereits im Jahr 1994 mit dem „Federal Acquisition Streamlining Act“15 die Anwendung elektronischer Kommunikationsmittel für die Teilnahme am Vergabeverfahren bei kleineren öffentlichen Aufträgen als Voraussetzung verbindlich machen. Diese ersten Schritte in Richtung auf die Einführung der eVergabe stießen unter den damaligen technischen Rahmenbedingungen zwar noch auf erhebliche Schwierigkeiten. Die USA haben damit aber den Anstoß dafür gegeben, dass auch in Europa elektronische Verfahren vorbereitet wurden.16

I. EG-Richtlinien 97/52/EG und 98/4/EG Die Erkenntnis der Nutzanwendung zunehmender Digitalisierung führte dazu, dass 14 die EU-Kommission bei der Überarbeitung der früheren Vergabe-Richtlinien17 zur Umsetzung des WTO-Beschaffungsübereinkommens18 die Rahmenbedingungen

13 Dietlein/Fandrey in: Byok/Jaeger: „Kommentar zum Vergaberecht“, 3. Aufl. 2011, S. 7. 14 Das für die Ausschreibungsbekanntmachungen maßgebliche Supplement zu Amtsblatt der EU (früher: EG) – also das sog. Amtsblatt mit dem Zusatz „S“ für „Supplement“ – erschien bis zum Jahre 1998 wöchentlich von Dienstags bis Samstags. 15 Pub. L. 103–355, Oct. 13, 1994, 108 Stat. 3243. 16 vgl. Schäfer in: Kilian/Heussen: „Computerrechts-Handbuch“, 26. Erg.-Lief. 2008, Rn. 57. 17 RL 92/50/EWG (Dienstleistungsaufträge), RL 93/36/EWG (Lieferaufträge), RL 93/37/EGW (Bau­ aufträge) und RL 93/38/EWG (Sektorenauftraggeber). 18 EU ABl. C 256 v. 03.09.1996.

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geschaffen hat, auf aller Arten neu entstehende Kommunikationstechnik zurückzugreifen, solange diese nur die gleiche Verbindlichkeit der übermittelten Dokumente gewährleistet wie die althergebrachte Schriftform. Das WTO-Übereinkommen hatte sich 1996 noch auf die Zulassung der Telefax15 übermittlung von Angeboten beschränkt: Angebote werden normalerweise schriftlich, und zwar direkt oder per Post, eingereicht. Ist es gestattet, Angebote per Fernschreiben, Telegramm oder Fernkopie einzureichen, so müssen diese Angebote alle für ihre Beteiligung erforderlichen Angaben enthalten (…). Das Angebot ist innerhalb kürzester Zeit durch Brief oder Zusendung einer unterzeichneten Kopie des Fernschreibens, Telegramms oder der Fernkopie zu bestätigen.19 16 Die beiden oben genannten Richtlinien 97/52/EG20 und 98/4/EG21 gehen darüber

hinaus und beschränken die elektronische Kommunikation nicht mehr auf das Mittel der Fernkopie. In alle vier bestehenden Vergaberichtlinien wurde wortgleich folgende Bestimmung eingeführt, die die Grundlage auch für die Kommunikation über das Internet bildet: Die Angebote werden schriftlich auf direktem Wege oder mit der Post übermittelt. Die Mitgliedstaaten können zulassen, daß die Angebote auf andere Weise übermittelt werden, sofern gewährleistet ist, daß –– jedes Angebot alle für seine Beurteilung notwendigen Angaben enthält; –– die Vertraulichkeit der Angebote bis zu ihrer Beurteilung gewahrt bleibt; –– die Angebote umgehend schriftlich oder durch Übermittlung einer beglaubigten Abschrift bestätigt werden, wenn dies aus Gründen des rechtlichen Nachweises erforderlich ist; –– die Öffnung der Angebote nach Ablauf der für ihre Einreichung festgelegten Frist erfolgt.22

17 In der etwas jüngeren Überarbeitung der Sektorenrichtlinie vom Anfang des Jahres

1998 finden dann auch schon „sonstige elektronische“ Übertragungswege ausdrückliche Erwähnung:

Die Anträge auf Teilnahme sowie die Aufforderung zur Angebotsabgabe sind auf dem schnellstmöglichen Wege zu übermitteln. Werden Anträge auf Teilnahme

19 Art. XIII Abs. 1 lit a des WTO-Übereinkommens über das öffentlichen Beschaffungswesen. 20 EU ABl. L 328 v. 28.11.1997. 21 EU ABl. L 101 v. 01.04.1998. 22 So z.B. RL 97/52/EG Art. I Nr. 6.

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per Telegramm, Fernschreiben, Fernkopierer, Telefon oder in sonstiger Weise elektronisch übermittelt, so können die Mitgliedstaaten verlangen, daß sie vor Ablauf der in Artikel 26 Absatz 2 genannten Frist brieflich bestätigt werden.23 Der deutsche Verordnungsgeber hat auf diese neuen Richtlinien mit der völligen 18 Neufassung der Vergabeverordnung VgV (2001) Ende des Jahres 2000 (verspätet) reagiert, nachdem durch den Rat bereits weitere grundlegende Richtlinien für den elektronischen Geschäftsverkehr beschlossen worden waren, nämlich die Signaturrichtlinie (Ende 1999) und die E-Commerce-Richtlinie (Anfang 2000). § 15 VgV (2001) übernimmt den Regelungsgehalt der Richtlinien vollständig und 19 ergänzt sie um die Möglichkeit, digitale Angebote elektronisch zu signieren: Soweit die Bestimmungen, auf die die §§ 4 bis 7 verweisen24, keine Regelungen über die elektronische Angebotsabgabe enthalten, können die Auftraggeber zulassen, dass die Abgabe der Angebote in anderer Form als schriftlich per Post oder direkt erfolgen kann, sofern sie sicherstellen, dass die Vertraulichkeit der Angebote gewahrt ist. Digitale Angebote sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen und zu verschlüsseln; die Verschlüsselung ist bis zum Ablauf der für die Einreichung der Angebote festgelegten Frist aufrechtzuerhalten. In alle drei Verdingungsordnungen sind weitgehend inhaltsgleiche Regeln für 20 die elektronische Vergabe eingeführt worden, noch bevor die VgV (2001) zum 01.02.2001 in Kraft trat. In der VOB/A ist in § 21 die Möglichkeit eingefügt worden, Angebote anstelle mit 21 Unterschrift mit einer qualifizierten digitalen Signatur zu unterzeichnen. Ebenso geregelt wurde der Inhalt der elektronische Vergabebekanntmachung und der Vergabeunterlagen.25 Die Vorschriften über die Öffnung elektronischer Angebote waren (und sind) nicht so eindeutig, dass der Analogieschluss zum papiergebundenen Verfahren unmittelbar ersichtlich wäre.26

23 RL 98/4/EG Art. I Nr. 7. 24 Das sind die drei Verdingungsordnungen VOL/A, VOB/A und VOF. 25 Antweiler: „Einsatz elektronischer Mittel bei der Vergabe öffentlicher Aufträge“ in: „Computer und Recht“ 10/2001, S. 717ff. 26 Heckmann: „E-Vergabe als Motor für E-Government?“ in: „Kommunikation und Recht“ 3/2003, S. 97ff.

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Fettnapf Insbesondere der Zeitpunkt der Öffnung wird in der Literatur diskutiert,27 weil die Entschlüsselung des Dokumentes und die Anzeige des Inhaltes nicht mit zwingender technischer Notwendigkeit in einem Zeitpunkt zusammenfallen müssen. Spätestens jedoch in demjenigen Zeitpunkt, in dem der Verhandlungsleiter das erste Mal die Möglichkeit hatte, den Inhalt des elektronisch eingereichten Angebotes zu sehen, ist die Öffnung erfolgt.28 22 In der VOL/A sind die Regelungen nicht so detailliert ausgeführt worden wie in der

VOB/A. Im Zweiten Teil der VOL/A ist für die Vergaben oberhalb des europarechtlichen Schwellenwertes keine Regelung getroffen worden, so dass hier § 15 VgV unmittelbare Anwendung findet. Gleiches gilt für die VOF.

II. E-Commerce-Richtlinie, Signaturrichtlinie, Signaturgesetz 1. Signaturgesetz 1997

23 Seit Anfang der 1990er Jahre des vergangenen Jahrhunderts bestand das Begehren

der Bundesnotarkammer, einen rechtlichen Rahmen für digitale Dokumente zu schaffen.29 Im Jahr 1995 wurde auf der Basis des im US-Bundesstaat Utah erlassenen Utah Digital Signature Act30 vom Bundesministerium des Innern ein erster Vorentwurf für ein deutsches Signaturgesetz erarbeitet, der schließlich in das im Jahr 1997 vom Bundestag im Rahmen des Informations- und Kommunikations­dienstegesetzes31 beschlossene Gesetz zur digitalen Signatur mündete. (SigG (1997)) Damit wurden erstmals die rechtlichen Grundlagen für die Ausstellung von Sig24 natur-Zertifikaten gelegt. Mit diesen Zertifikaten soll sichergestellt werden, dass die Urheberschaft eines signierten Dokumentes zweifelsfrei einer natürlichen Person zuzuordnen ist, und dass nach dieser Zuordnung das Dokument nicht mehr ohne Zerstörung der Signatur verändert werden kann, wodurch das signierte elektronischen Dokument technisch die Funktion einer Urkunde erhält. Eine rechtliche Anerkennung dieses technischen Umstandes erfolgte mit dem 25 ersten Signaturgesetz jedoch noch nicht. Erst im Zuge der Novellierung des Signaturgesetzes 2001 wurden auch die entsprechenden Vorschriften im BGB und der ZPO angepasst.

27 Ebenda, S: 102f. 28 Vgl. Weyand: „ibr-online-Kommentar Vergaberecht“ Stand 26.11.2012, § 14 VOB/A Rn. 32 – so auch in früheren Ausgaben zur wortgleichen Regelung des § 22 VOB/A a.F. 29 Vgl. Hühnlein/Korte: „Grundlagen der elektronischen Signatur“, 1. Aufl., Ingelheim 2006. 30 Utah Code, Title 46, Chapter 03. 31 Gesetz zur digitalen Signatur (Signaturgesetz, SigG). Artikel 3 des Informations- und Kommu­ nikationsdienste-Gesetz (IuKDG) vom 22.07.1997, BGBl. I 1997 S. 1870–1872.

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2. Signaturrichtlinie 1999/93/EG32  Ebenso wie Deutschland erkannten auch andere Mitgliedsstaaten der Europäischen 26 Gemeinschaft die Notwendigkeit, Regeln zur Integrität elektronischer Dokumente zu erlassen. Das führte zunächst zu einer recht uneinheitlichen Regelungsvielfalt innerhalb der Gemeinschaft, deren Verfestigung mittelfristig den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Dokumente und damit auch den wirtschaftlichen Verkehr behindert hätte. Um dem entgegenzuwirken hat die Europäische Kommission eine Richtlinie zur Vereinheitlichung der europäischen Signaturregeln vorgeschlagen. Die Interoperabilität von Produkten für elektronische Signaturen sollte gefördert werden. Gemäß Artikel 14 des Vertrags umfaßt der Binnenmarkt einen Raum ohne Binnengrenzen, in dem der freie Warenverkehr gewährleistet ist. Es sind grundlegende Anforderungen zu erfüllen, die speziell für Produkte für elektronische Signaturen gelten, um so den freien Verkehr im Binnenmarkt zu gewährleisten.33 Während das Signaturgesetz von 1997 geregelt hatte, dass jede Signatur letztlich auf 27 ein behördlich ausgestelltes Zertifikat zurückzuführen ist, die Signatur als solche also eine Art „Öffentlichen Glauben“ erlangen sollte, verfolgt die EU-Richtlinie einen privatrechtlichen Ansatz. Die Zertifizierungsstellen sollten hier nicht hoheitlich tätig sein, dafür allerdings für alle Arten von Zertifikatsfehlern in eine nahezu unbeschränkte Haftung genommen werden. Die Signaturrichtlinie definierte auch erstmals die Anforderungen an eine fortge- 28 schrittene Signatur, a) Sie ist ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet; b) sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners; c) sie wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann; d) sie ist so mit den Daten, auf die sie sich bezieht, verknüpft, daß eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann;34 und forderte von den Mitgliedstaaten, dass derartig signierte Dokumente, sofern 29 sie mit einem qualifizierten Zertifikat versehen sind (nämlich einem solchen, das inhaltliche Mindestanforderungen erfüllt und von einem akkreditierten Zertifizierungsanbieter ausgestellt wurde), so behandelt werden, dass sie

32 EU Abl. L 13, v. 19.01.2000, S. 12ff. 33 RL 1999/93/EG, Erwägungsgrund 5. 34 Art. 2 Nr. 2 der RL 1999/93/EG.

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a) die rechtlichen Anforderungen an eine Unterschrift in bezug auf in elektronischer Form vorliegende Daten in gleicher Weise erfüllen wie handschriftliche Unterschriften in bezug auf Daten, die auf Papier vorliegen, und b) in Gerichtsverfahren als Beweismittel zugelassen sind.35 30 Der grundsätzlich andere Ansatz für die Zertifizierungen und die konkreten Anforde-

rungen an die nationalen Signaturgesetze erforderten schließlich die völlige Überarbeitung des Signaturgesetzes und führten zum neuen Signaturgesetz von 2001.

3. E-Commerce-Richtlinie 2000/31/EG36 31 Ein halbes Jahr nach der Signaturrichtlinie folgte die europäische E-CommerceRichtlinie, mit der die Mitgliedsstaaten verpflichtet wurden, ihre nationalen Gesetze so auszugestalten, dass der Abschluss von Verträgen und die Aufgabe von Bestellungen auf elektronischem Wege möglich werden, wobei einzelne Rechtsgebiete (Erbverträge, Immobilienkauf, Bürgschaften, öffentlich-rechtliche Verträge) von den Mitgliedsstaaten ausgenommen werden können. Die Richtlinie definiert vor allem verbaucherschützende Regeln. Für die elektronische Vergabe von Bedeutung ist ihre Forderung nach der Rechtsgültigkeit elektronisch abgeschlossener Verträge.

4. Signaturgesetz 200137 32 Im Signaturgesetz von 2001 wurden erstmals drei Stufen der Sicherheit von Signaturen definiert. Das Gesetz nennt einfache elektronischen Signaturen, das sind jede Art Daten, die einem elektronischen Dokument zur Authentifizierung hinzugefügt werden. Aus sich heraus besitzen derartige Signaturen keinerlei Beweiskraft. Ob sie geeignet sind, die Identität eines Absenders und die Integrität des Dokumentes zu gewährleisten, muss im Einzelfall geprüft werden. Die Definition der Fortgeschrittenen Signatur folgt exakt der Vorgabe der 33 europäischen Signaturrichtlinie. Hinzu kommt die Qualifizierte Signatur, für die gefordert wird, dass sie mit einem qualifizierten Zertifikat (analog der Signaturrichtlinie) versehen und darüber hinaus mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt worden sind. Die Qualifizierte Signatur kann in der Praxis noch in zwei Typen unterschieden werden, je nach Eigenschaft der Zertifizierungsstelle. Denn § 15 SiG (2001) eröffnet den Zertifizierungsanbietern die Möglichkeit, eine staatliche Akkredi-

35 Art. 5 Abs. 1 der RL 1999/93/EG. 36 EU ABl. L 178 vom 17.07.2000, S. 1–16. 37 Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen und zur Änderung weiterer Vorschriften, vom 16.05.2001. BGBl. I 2001, S. 876 ff.

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tierung zu erlangen. Damit wurde durch die Hintertür die alte Regelung des SigG (1997) zurückgeholt, nun aber auf freiwilliger Basis, weil sie sonst der Signaturrichtlinie widerspräche. So gibt es also Zertifizierungsstellen mit und ohne Akkreditierung. Anfänglich war als Ersatz für die Unterschrift unter einem Angebot ausschließlich 34 die Qualifizierte Signatur zulässig. Dies führte bisweilen dazu, dass die Bieter keinen Gebrauch von der Möglichkeit der vollelektronischen Angebotsabgabe machten, weil Ihnen die Prozesskosten für die Implementierung eines entsprechenden Signaturverfahrens im Unternehmen zu hoch waren. Dabei spielte und spielt auch heute noch die Personenbindung der Qualifizierten Signatur, die über die Zertifizierungsstelle erfolgen muss, eine große Rolle und bildet ein erhebliches Hindernis. Hinzu kommen in manchen Branchen häufige Personalwechsel, die diese Erschwerung im Umgang mit der qualifizierten Signatur unterstreichen. Beispiel Aus der Freien und Hansestadt Hamburg berichtet die Finanzbehörde im Jahr 2006, dass das Signaturverfahren auch ein Jahr nach der Einführung der elektronischen Vergabe kaum Akzeptanz bei den Bietern finde, die zu einem großen Teil auf das Mantelbogenverfahren auswichen, also der zusätzlichen papiergebundenen Unterschrift den Vorzug vor der digitalen Signatur geben.38

Die Qualifizierte Signatur setzt voraus, dass die entsprechende Hardware, die Sig- 35 naturkarte, einer natürlichen Person zugeordnet wird. Für ein Unternehmen bedeutet dies ebenso wie für die Vergabestellen, dass jeder zur Unterschrift berechtigte Mitarbeiter eine auf seinen Namen ausgestellte Karte beantragen muss. Hinweis Das hatte vereinzelt zu arbeitsrechtlichen Konflikten geführt, wenn Mitarbeiter die dafür erforderlichen Daten aus Datenschutzgründen nicht einem Dritten, nämlich dem Zertifizierungsunternehmen, mitteilen wollten. Das Bundesarbeitsgericht hat dazu entschieden, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur Beantragung einer Signaturkarte anweisen kann.39

Erst mit den Vergabe- und Vertragsordnungen der Fassung des Jahres 200940 wurde 36 den Auftraggebern freigestellt, welche Form der digitalen Signatur sie von den Bietern verlangen. Zulässig ist jetzt neben der Qualifizierten Signatur auch die Fortgeschrittene: Der Auftraggeber legt fest, in welcher Form die Angebote einzureichen sind. Sie müssen unterzeichnet sein. Elektronisch übermittelte Angebote sind nach Wahl des Auftraggebers mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur nach dem

38 Kaldewei: „Das Mantelbogenverfahren in der e-Vergabe“, in: „Vergabe Navigator“ 2/2007, S. 21ff. 39 BAG, Urteil vom 25.09.2013, Az.:10 AZR 270/12, zit. nach „Der Betrieb“ 50/2013 S. 2863ff. 40 Früher Verdingungsordnungen: VOB/A, VOL/A, VOF.

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Signaturgesetz und den Anforderungen des Auftraggebers oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen.41 37 Technisch unterscheidet sich eine Qualifizierte von einer Fortschrittlichen Signatur

dadurch, dass die Qualifizierte ein zusätzliches Datenpaket enthält, das sie als „qualifiziert“ ausweist. Beiden Verfahren gemeinsam ist das grundlegende Prinzip: Durch ein kryptografisches Zertifikat wird die Identität des Ausstellers überprüft. Das Zertifikat selbst ist dreistufig aufgebaut. Die unterste Stufe wird in Deutschland vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ausgestellt und ermöglicht einem kommerziellen Anbieter, darauf aufbauende Zertifikate zu verkaufen. Auf diesen kommerziellen Zertifikaten wiederum bauen die persönlichen Zertifikate auf. Von praktischer Bedeutung wird dies bei der Echtheitsprüfung der Zertifikate42. 38 Hier gibt es zwei verschiedene Prüfverfahren, die nicht kompatibel sind. Während die UN-Sonderorganisation für Telekommunikation auf den ITU-T X-509-Standard setzt, wonach eine mögliche zeitlicher Befristung aller drei Zertifikatsstufen im Zeitpunkt der Gültigkeitsprüfung noch nicht abgelaufen sein darf (sog. „Schalenmodell“), setzt das SigG (2001) auf ein anderes Prüfverfahren. Das deutsche „Kettenmodell“ für Qualifizierte Signaturen43 erfordert nur, dass 39 das grundlegende Zertifikat in demjenigen Zeitpunkt noch gültig sein musste, in dem das darauf aufbauende ausgestellt wurde. Das klingt nach Haarspalterei, hat aber für den dauerhaften Bestand der Zertifikate einen wesentlichen Vorteil: Ein Zertifikat kann nicht dadurch ungültig werden, dass der kommerzielle Anbieter der mittleren Zertifizierungsstufe nach Ausstellung der persönlichen Zertifikates z.B. insolvent wird und dadurch alle seine kommerziellen Zertifikate ihre Gültigkeit verlieren. Praxistipp Diese vom UN-Standard abweichende deutsche Regelung ist beim Einsatz von Prüfsoftware zu beachten. Oftmals wird derartige Software werksseitig mit der Einstellung des Schalenmodells als Prüfverfahren ausgeliefert und muss erst durch den Anwender auf das Kettenmodell umgestellt werden. 40 Die VK Südbayern hatte sich mit einem Fall eines Angebotsausschlusses wegen

einer vermeintlich ungültigen Signatur zu befassen. Auch wenn der UN-Standard das Schalenmodell sei, dürfe es dennoch nicht als einziges Prüfverfahren für Fortschrittliche Signaturen verwendet werden. Das SigG (2001) schreibt für diese Signaturklasse nicht ausdrücklich das zu verwendende Prüfverfahren vor. Eine

41 § 13 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A 2009 und § 13 Abs. 1 Nr. 1 VOL/A 2009. 42 Vgl. Poppitz: „Digitale Signatur – passendes Prüfverfahren verwenden“ in: VS 2013, 50. 43 § 2 Nr. 3 lit. a SigG (2001).

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Fortschrittliche Signatur muss also mindestens nach einem der beiden Ver­ fahren als gültig erkannt werden. Die Ungültigkeit allein nach dem Schalenmodell rechtfertige keinen Ausschluss wegen fehlender Unterschrift.44

5. FormAnpG Im Zuge der Anpassung nationalen Rechtes wurde auch eine Reihe von Vorschriften 41 in anderen Gesetzen geändert45, um die von der Signatur- und der E-CommeceRichtlinie und geforderte Gleichrangigkeit der elektronischen Signatur mit der Unterschrift, deren prozessuale Beweiswirkung und die Möglichkeit zum elektronischen Vertragsabschluss umzusetzen. Im BGB wurde der § 126a neu eingeführt: 42 (1) Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen. (2) Bei einem Vertrag müssen die Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument in der in Absatz 1 bezeichneten Weise elektronisch signieren. Auch im Vewaltungsverfahrensgesetz wurde die Möglichkeit zum elektronischen 43 Dokumentenaustausch geschaffen. Die elektronische Signatur soll dabei nach Möglichkeit alle Funktionen erfüllen, 44 die auch die papierhafte Unterschrift erfüllt46: –– das Textende der so unterzeichneten Willenserklärung definieren (Abschlussfunktion), –– die Willenserklärung dauerhaft dokumentieren (Perpetuierungsfunktion  – daher auch Prüfung nach dem Kettenmodell, weil das Schalenmodell dieser Funktion nicht gerecht würde), –– den Nachweis der Identität des Ausstellers führen (Identitätsfunktion) –– den Zusammenhang zwischen Signatur und Willenserklärung sichern (Echtheitsfunktion) –– die Überprüfung desselben ermöglichen (Verifikationsfunktion) –– als Beweis über die Abgabe dieser Willenserklärung dienen (Beweisfunktion)

44 VK Südbayern, Beschl. v. 17.04.2013, Az.: Z3-3-3194-1-07-03/13. 45 Nämlich durch das Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr (FormAnpG), vom 13.07.2001. BGBl. I, S. 1542–1549. 46 Vgl. dazu die Begründung zum FormAnpG, BT-Drucksache 14/4987 vom 14.12.2000.

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–– und schließlich einen Akt schaffen, mit dem sich der Unterzeichner der rechtlichen Bedeutung der Ausstellung der Urkunde bewusst wird (Warnfunktion). 45 Um das Erfordernis der prozessualen Beweiskraft elektronisch signierter Dokumente

aus der Signaturrichtlinie zu erfüllen, wurde schließlich in die ZPO die Bestimmung des § 371a eingefügt:

(1) Auf private elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, finden die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechende Anwendung. Der Anschein der Echtheit einer in elektronischer Form vorliegenden Erklärung, der sich auf Grund der Prüfung nach dem Signaturgesetz ergibt, kann nur durch Tatsachen erschüttert werden, die ernstliche Zweifel daran begründen, dass die Erklärung vom Signaturschlüssel-Inhaber abgegeben worden ist. (2) Auf elektronische Dokumente, die von einer öffentlichen Behörde innerhalb der Grenzen ihrer Amtsbefugnisse oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person innerhalb des ihr zugewiesenen Geschäftskreises in der vorgeschriebenen Form erstellt worden sind (öffentliche elektronische Dokumente), finden die Vorschriften über die Beweiskraft öffentlicher Urkunden entsprechende Anwendung. Ist das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, gilt § 437 entsprechend.

III. EU-Richtlinien 2004/17/EG und 2004/18/EG47 46 Einen weiteren Schritt machte die Umsetzung der elektronischen Vergabe mit dem

EU-Richtlinienpaket des Jahres 2004. Es zielt nunmehr auf die Implementierung vollständig elektronischer dynamischer Beschaffungssysteme ab. In Anbetracht des Umstands, dass sich Online-Beschaffungssysteme rasch verbreiten, sollten schon jetzt geeignete Vorschriften erlassen werden, die es den Auftraggebern ermöglichen, die durch diese Systeme gebotenen Möglichkeiten umfassend zu nutzen. Deshalb sollte ein vollelektronisch arbeitendes dynamisches Beschaffungssystem für Beschaffungen marktüblicher Leistungen definiert und präzise Vorschriften für die Einrichtung und die Arbeitsweise eines solchen

47 EU Abl. L 134 vom 30.04.2004, S. 1ff und S. 114ff.

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Systems festgelegt werden, um sicherzustellen, dass jeder Wirtschaftsteilnehmer, der sich daran beteiligen möchte, gerecht behandelt wird.48 Mit den beiden Richtlinien werden erstmals ausdrücklich elektronische Kommu- 47 nikationsformen in jeder Phase des Vergabeverfahrens –  also nicht mehr nur für die Angebotsabgabe – zugelassen. Damit wird die vollelektronische Abwicklung eines Vergabeverfahrens endgültig der herkömmlichen papiergebundenen Methode gleichgestellt. Die EU-Kommission verspricht sich davon eine erhöhte Effizienz und Transparenz der Verfahren und vor allem eine weitergehende Öffnung der Beschaffungsmärkte mit einer erhofften Steigerung des Wettbewerbs. Dazu definieren beide Richtlinien den Begriff „schriftlich“ neu: „Schriftlich“ ist jede aus Wörtern oder Ziffern bestehende Darstellung, die gelesen, reproduziert und mitgeteilt werden kann. Darin können auch elektronisch übermittelte und gespeicherte Informationen enthalten sein.49 Im Weiteren regeln beide Richtlinien dann auch ausdrücklich, dass der Auftraggeber 48 diese elektronische Kommunikation für jede Mitteilung im Vergabeverfahren auswählen kann.50 Voraussetzung dafür ist allerdings, dass beiden Parteien (also Auftraggeber und Bieter) die erforderlichen technischen Mittel zur Verfügung stehen, um – anschaulich gesprochen – die gleiche Datensicherheit zu erzeugen wie im papiergebundenen Verfahren. Diese Vorschrift beinhaltet demnach auch die Verpflichtung für den Auftraggeber, nur solche Software für die elektronische Abwicklung des Vergabeverfahrens einzusetzen, die allen Bietern zugänglich ist. Ein maßgeblicher Vorteil für Auftraggeber, die elektronische Vergabesysteme 49 nutzen, ist die durch das Richtlinienpaket eingeführte Verkürzung der Verfahren. Es steht dem Auftraggeber nun frei, das Verfahren unter den oben genannten Bedingungen ausschließlich elektronisch abzuwickeln, also andere Kommunikationsformen gar nicht mehr zuzulassen. Nimmt er diese Möglichkeit wahr, wird das Verfahren durch Fristverkürzungen um insgesamt bis zu 12 Tage gegenüber der papiergebundenen Methode beschleunigt.51 Diese Rechtfertigung für derartige Fristverkürzungen liegt darin, dass Postlaufzeiten und ihre Unwägbarkeiten durch die elektronische Kommunikation vermieden werden. Im vollelektronischen Verfahren haben Bieter wie Auftraggeber durch Auswertung von Protokolldateien immer die Möglichkeit nachzuvollziehen, welche Mitteilung wen wann tatsächlich erreicht hat, wodurch

48 Erwägungsgrund 21 der RL 2004/17/EG, wortgleich auch Erwägungsgrund 14 zur RL 2004/18/EG. 49 Art. 1 Abs. 11 der RL 2004/17/EG, wortgleich auch Art. 1 Abs. 12 der RL 2004/18/EG. 50 Art. 48 der RL 2004/17/EG bzw. Art. 42 der RL 2004/18/EG. 51 Hausmann/Bleker: „Rechtliche Grundlagen – eVergabe schafft für beide Seiten mehr Flexibilität“ in: eGovernment Computing, 8/2004, S. 16f.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

selbst bei technischen Übermittlungspannen immer festgestellt werden kann, ob das Verschulden eines möglichen Fristversäumnisses in der Sphäre des Auftraggebers oder des Bieters lag. Mit den Bekanntmachungsregeln52 der beiden neuen Richtlinien wurde darüber 50 hinaus die Verwendung des gemeinsamen europäischen Vokabulars für öffentliche Aufträge (CPV – Common Procurement Vocabulary) verpflichtend vorgeschrieben. Hierbei handelt es sich quasi um eine Art „ISBN-Nummer“, also die genaue Identifizierbarkeit, eines Buches. Der Käufer bzw. der an dem Buch interessierte Leser kann überall im Internet danach recherchieren, wo er das von ihm gesuchte Buch zu kaufen findet. Im öffentlichen Auftragswesen geht es beim CPV darum, dass der Bieter „quer durch die Datenbanken“ die auf sein Leistungsprofil passenden Ausschreibungen von Waren, Liefer- und Dienstleistungen, auf der er anbieten möchte, findet. Er kann sich dann zielgerichtet auf die Ausschreibungen bewerben und Dienstleister beauftragen, ihm die Nachweise von Bekanntmachungen zu liefern, ggf. auch gefiltert nach bestimmten Regionen, in denen der betreffende Wirtschaftsteilnehmer ausschließlich oder bevorzugt anbieten möchte. Aus diesem Grund stellt es eine sinnvolle und notwendige Ergänzung dar, wenn die Pflicht zur Verwendung des CPV auch für nicht EU-weite Ausschreibungen z.B. auf den verschiedensten Länderplattformen vorgeschrieben wird bzw. mittlerweile ist. Völlig neu im Richtlinienpaket 2004 sind dynamische Beschaffungssysteme und 51 elektronische Auktionen. Dynamische Beschaffungssysteme53 dienen dem regelmäßigen Bezug großer 52 Mengen marktüblicher, also solcher Produkte, die nicht auf die Bestellung des Auftraggebers hin besonders angefertigt, sondern von den Lieferanten laufend am Markt feilgeboten werden. Es wird in den Richtlinien wie folgt definiert: Ein „dynamisches Beschaffungssystem“ ist ein vollelektronisches Verfahren für Beschaffungen von marktüblichen Leistungen, bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Merkmale den Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers genügen; dieses Verfahren ist zeitlich befristet und steht während der gesamten Verfahrensdauer jedem Wirtschaftsteilnehmer offen, der die Eignungskriterien erfüllt und ein erstes Angebot im Einklang mit den Verdingungsunterlagen unterbreitet hat.54 53 Das Verfahren wird durch die Veröffentlichung einer Bekanntmachung über die

Nutzung eines dynamischen Systems durch den Auftraggeber gestartet. Es ist in der Regel auf eine Dauer von vier Jahren befristet. Auf die Veröffentlichung hin können

52 Art. 41 der RL 2004/17/EG bzw. Art. 35 der RL 2004/18/EG. 53 Art. 15 der RL 2004/17/EG bzw. Art. 33 der RL 2004/18/EG. 54 Art. 1 Nr. 5 der RL 2004/14/EG, wortgleich Art. 1. Abs. 6 der RL 2004/18/EG.

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B. Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe 

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sich Bieter um die Teilnahme am System bewerben. Fällt deren Eignungsprüfung positiv aus, werden sie zu dem System zugelassen. Im Gegensatz zur Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung können Bieter inner- 54 halb der Befristungszeit jederzeit durch Abgabe eines unverbindlichen Angebotes dem Beschaffungssystem beitreten. Jeder Einzelauftrag im dynamischen Beschaffungssystem stellt daher auch eine einzelne Vergabe dar und nicht nur den Abruf einer zuvor bereits ausgehandelten Leistung, sodass jedes Mal ein Wettbewerb zwischen den im System registrierten Bietern stattfinden muss. Der Vorteil dieser Neuerung liegt zweifelsfrei in der Verringerung des Aufwandes für die Eignungsprüfung. Die Zweckmäßigkeit wird allerdings in der Literatur unterschiedlich beurteilt.55 Elektronische Auktionen stellen demgegenüber eine besondere elektronische 55 Form eines Verhandlungsverfahrens mit vorgelagertem öffentlichem Teilnahmewettbewerb dar. Eine „elektronische Auktion“ ist ein iteratives Verfahren, bei dem mittels einer elektronischen Vorrichtung nach einer ersten vollständigen Bewertung der Angebote jeweils neue, nach unten korrigierte Preise und/oder neue, auf bestimmte Komponenten der Angebote abstellende Werte vorgelegt werden, und das eine automatische Klassifizierung dieser Angebote ermöglicht.56 Als Grundlage für die Auktion, deren Ziel es ist, dass die Angebote im Laufe der Zeit 56 preislich oder qualitativ nachgebessert werden, dient also immer zunächst ein konventionelles Angebot, das nach den bekannt gemachten Kriterien zuschlagsfähig sein muss. Es entsteht also ein gewisser Druck auf die Bieter, ihr Preis-LeistungsVerhältnis in jeder Auktionsrunde zu verbessern. Das hat zu deutlicher Kritik aus der Wirtschaft an diesem Verfahren geführt. „Die Gründe für die skeptische bis ablehnende Beurteilung insbesondere der anbietenden Wirtschaft sind zwischenzeitlich nicht entfallen. Kritisch zu bewerten ist vor allem die Tendenz zu ruinösem Preisdruck bei umgekehrten Auktionen.“ 57 Das Richtlinienpaket 2004 schreibt den Mitgliedsstaaten nicht vor, diese neuen 57 Vergabemethoden tatsächlich in ihr nationales Recht zu implementieren. Vielmehr soll nur die Möglichkeit eröffnet werden, solche Verfahren zu nutzen, die in einigen Mitgliedsstaaten bereits umgesetzt wurden. Dies ergibt sich aus den Erwägungsgründen der Richtlinien:

55 Während Kullack („EU-Legislativpaket: Die neue ‚klassische‘ Vergabekoordinierungsrichtline“ in: ZfBR 2004, 346) das System für große Verwaltungen zweckmäßig erachtet, hat Werner (in: Byok/ Jaeger: „Kommentar zum Vergaberecht“ 3. Aufl. 2011, GWB § 101, Rn. 133) weiterhin Zweifel, ob die Methode nicht letztlich zu einer Verkleinerung des Bieterfeldes führen könnte. 56 Art. 56 der RL 2004/17/EG bzw. Art. 54 der RL 2004/18/EG. 57 So noch 2008 der BDI in seiner Stellungnahme zum Gesetz zur Modernisierung des Vergaberechtes.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

Zur Berücksichtigung der unterschiedlichen Gegebenheiten in den Mitgliedstaaten sollte es in das Ermessen derselben gestellt werden zu entscheiden, ob für die Auftraggeber die Möglichkeit vorgesehen werden soll, auf zentrale Beschaffungsstellen, dynamische Beschaffungssysteme oder elektronische Auktionen, wie sie in dieser Richtlinie vorgesehen und geregelt sind, zurückzugreifen58. 58 In Deutschland wurden diese beiden Möglichkeiten zunächst nicht umgesetzt.

Die Mitgliedsstaaten wurden durch die Richtlinie verpflichtet, die obligatorischen Regeln bis zum 31.01.2006 umzusetzen. Das Maßnahmenpaket der Kommission weist noch über dieses Datum hinaus. Danach sollten bis zum Jahr 2007 in allen Mitgliedsstaaten die Voraussetzungen für vollelektronische Systeme auf nationaler Ebene und die automatisierte elektronischer Veröffentlichung auf der europäischen Vergabeplattform TED geschaffen werden.59 In diesem Zusammenhang beklagt die Kommission, dass jedenfalls im Jahr 2004 noch immer 90 % aller Veröffentlichungen im TED papiergebunden eingereicht werden.60 Die Umsetzung des Richtlinienpaketes fand seinen ersten Niederschlag in 60 Deutschland in der Novelle des Vergaberechtes 2006. Mit der Neufassung der VgV wurden die Regelungen über die elektronische Vergabe hier gestrichen. Sie finden sich nunmehr wieder in den §§ 16 und 21 sowohl der VOB/A als auch der VOL/A. In den amtlichen Hinweisen zur VOB/A wird der Regelungszweck beider Vor61 schriften wie folgt erklärt: 59

„Kommunikationsmittel sollen bei nationalen und EU-weiten Vergaben einheitlich verwendet werden. Daher erfolgte die Gleichstellung für die Anwendung elektronischer Mittel und klassischer Mittel zur Kommunikation und zum Informationsaustausch in Umsetzung von Artikel 42 Abs. 1, 2, 4 und 54 der VKR61 im Basisparagraphen62. Detaillierte Anforderungen an die Kommunikationsmittel und Technologien hinsichtlich Verfügbarkeit, Transparenz und Kompatibilität, die der Auftraggeber erfüllen muss, wurden gestellt. Im Anhang I wurden in diesem Zusammenhang die inhaltlichen Anforderungen an Geräte zum Empfang elektronischer Teilnahmeanträge oder elektronische Angebote festgelegt. Weiterhin wurden die Möglichkeiten nach Art. 35 Absatz 1 VKR umgesetzt, wonach Auftraggeber im Internet ein Beschafferprofil einrichten können. […]

58 Erwägungsgrund 24 der RL 2004/17/EG bzw. Erwägungsgrund 16 der RL 2004/18/EG. 59 Aktionsplan zur Umsetzung und Anwendung der Rechtsvorschriften über die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge-KOM (2004) 841 endg. vom 29.12.2004. 60 Ebenda. 61 Kurz für die RL 2004/18/EG. 62 Nämlich dem § 16.

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B. Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe 

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Nach den Regelungen des Artikels 42 Abs. 1 bis 3 VKR waren Vorkehrungen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit bei elektronisch übermittelten Angeboten vorzugeben, die bei nationalen Vergaben gleich gehandhabt werden sollen63. Um der Situation der momentan noch nur in geringem Umfang in Anspruch genommenen Möglichkeit der elektronischen Angebotsabgabe Rechnung zu tragen, haben Auftraggeber bei nationalen Vergabeverfahren, insbesondere mit Rücksicht auf kleinere und mittlere Unternehmen, auch weiterhin immer die Möglichkeit die schriftlichen Angebotsabgabe vorzusehen. Zur Erleichterung der elektronischen Angebotsabgabe wurde neben der bisherigen qualifizierten elektronischen Signatur auch die fortgeschrittene elektronische Signatur nach dem Signaturgesetzt in Verbindung mit den Anforderungen des Auftraggebers als Wahloption für die Auftraggeber vorgesehen.“64 Gerade die letzte Änderung der VOB/A und der VOL/A hatte –  zusammen mit der 62 Streichung des § 15  VgV, der eine Qualifizierte Signatur vorschrieb  – den Sinn, die Schwelle für die Bieter zur Teilnahme an elektronischen Verfahren abzusenken, um die Akzeptanz dieser Verfahren zu erhöhen – allerdings unter Inkaufnahme eines geringeren Sicherheitsniveaus der Signatur. Als Hemmschuh wurde nämlich vor allem die für die Qualifizierte Signatur zwingend erforderliche personenbezogene Signaturkarte identifiziert65 Im Gegensatz dazu lässt sich die Fortgeschrittene Signatur auch als reine Softwarelösung ohne zusätzliche Hardwarekomponenten generieren. Nachteil ist jedoch die geringere Beweiskraft einer Fortgeschrittenen Signatur, was in der Literatur teilweise kritisch gesehen wird.66 Die Gleichstellung der elektronischen mit der herkömmlichen Kommunikation 63 und die Wahlfreiheit des Auftraggebers, welche Kommunikationswege er zulässt, durch das Richtlinienpaket 2004 und dessen nationale Umsetzung hat auch zur Folge, dass der öffentliche Auftraggeber sich dafür entscheiden kann, ausschließlich die elektronische Kommunikation zuzulassen. Damit hat die eVergabe einen wesentlichen Schub erhalten. Allerdings mussten in diesem Stadium der Entwick-

63 Im § 21. 64 Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung: Bekanntmachung des Sofortpaketes zur Anpassung der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) an zwingende Änderungen durch neuen EU-Vergaberechtrichtlinien vom 20.03.2006, S. 11. 65 Graef: „Rechtsfragen zur Kommunikation und Informationsübermittlung im neuen Vergaberecht“ in: NZBau 2008, 34ff. 66 so z.B. Roßnagel: „Die Form des Bieterangebots in der elektronischen Vergabe“ in: NZBau 2007, 74 ff.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

lung die Auftraggeber bei der Wahl des Kommunikationsweges noch im Blick haben, dass die reine elektronische Vergabe unter Umständen das Bieterfeld unangemessen einschränken konnte.67

IV. KOM (2011) 896/2 64 Mit dem Vorschlag der EU-Kommission aus dem Jahr 2011 zur Neufassung der Ver-

gaberichtlinien wurde der Grundstein für die heutige Richtliniengeneration 2014 gelegt. Die Kommission beruft sich dabei auf die im Jahr zuvor beschlossene Strategie 65 „Europa 2020“, mit der im gemeinsamen Wirtschaftsraum ein „intelligentes, nachhaltiges und integratives Wachstum“ geschaffen werden sollte. Der öffentlichen Auftragsvergabe hat man dabei eine zentrale Rolle zugeschrieben. Der konkrete Vorschlag zur Neufassung der Richtlinie verfolgt demnach zwei 66 einender ergänzende Ziele: Einerseits die Steigerung der Effizienz der öffentlichen Ausgaben. Dazu sollten vor allem die Vorschriften über die Auftragsvergabe vereinfacht werden, um kleinen und mittleren Unternehmen die Teilnahme an solchen Verfahren ebenso zu erleichtern wie grenzüberschreitende Bewerbungen. Andererseits sollten auch – und das ist grundlegend neu – die öffentliche Auftragsvergabe besser zur Unterstützung gemeinsamer gesellschaftlicher Ziele genutzt werden, wie z.B. in den Bereichen Umweltschutz, Ressourcen- und Energieeffizienz, Bekämpfung des Klimawandels, Innovationsförderung und sozialer Eingliederung. Gerade der zweite Zielbereich hatte schon damals großen Diskussionsbedarf 67 erzeugt, weil er in der Systematik der Vergabeverfahren einen Fremdkörper darstellt. Grundlegendes Ziel jeder öffentlichen Beschaffung ist nun einmal eigentlich die Versorgung des öffentlichen Auftraggebers mit der bestmöglichen Leistung zum bestmöglichen Preis. Das ergibt sich allein schon aus dem Gebot einer sparsamen Haushaltsführung. Die Einbeziehung nicht haushaltswirksamer Vergabekriterien weicht diese strenge Sichtweise der Vergaberegeln auf. Hinweis Allerdings ist der Kommission zuzugestehen, dass die Steuerungswirkung öffentlicher Vergaben nicht unterschätzt werden darf. 18 % des Bruttoinlandsproduktes der EU werden durch die Vergaben der öffentlichen Hand erwirtschaftet. Wenn diese enorme Nachfragemacht an den Märkten systematisch genutzt wird, ist eine Lenkungswirkung durchaus denkbar.

67 Vgl.: Schindler: „Zulässigkeit der Beschränkung der Angebotsabgabe auf elektronische Form durch öffentlichen Auftraggeber“ in: NZBau 2008, 746ff.

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B. Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe 

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Die Richtlinien der vorangegangenen Generation hatten, so sieht es die Kommission 68 jedenfalls, ihre Zwecke im Wesentlichen erfüllt. Allerdings unter dem Preis teilweise recht aufwändiger Verfahrensabläufe. Deswegen wurden allenthalben Vereinfachungen des Regelwerkes gefordert.68 Im Einzelnen hat der Kommissionsvorschlag für neue Vergaberichtlinien Folgen- 69 des vorgesehen: –– Vereinfachung und Flexibilisierung der Vergabeverfahren –– Die Bergriffsdefinition des öffentlichen Auftrages und der Abgrenzungen zwischen den verschiednen Auftragsarten (Bau-, Dienstleistungs-, Lieferauftrag u.s.w.) wurde klarer gefasst und der Rechtssprechung des EuGH angepasst. –– Die Unterscheidung zwischen prioritären und nichtprioritären Dienstleistungen entfällt. –– Den Mitgliedsstaaten wird neben den klassischen offenen und nichtoffenen Verfahren eine Auswahl verschiedener weiterer Verfahrensarten zur Verfügung gestellt, die sie nicht zwingend in nationales Recht umsetzen müssen („ToolboxKonzept“). –– Für Lokale und regionale Behörden werden Erleichterungen geschaffen. Vor allem aber soll die elektronische Auftragsvergabe forciert werden. „Der Vor- 70 schlag zielt darauf ab, die Mitgliedstaaten bei der Bewältigung des Übergangs zur elektronischen Auftragsvergabe zu unterstützen und Anbietern im gesamten Binnenmarkt eine Teilnahme an Online-Vergabeverfahren zu ermöglichen. Zu diesem Zweck sieht der Richtlinienvorschlag eine Verpflichtung zur Übermittlung von Bekanntmachungen in elektronischer Form, zur elektronischen Verfügbarmachung der Auftragsunterlagen sowie zur Umstellung auf eine ausschließliche elektronische Kommunikation, insbesondere auf eine elektronische Einreichung („e-Submission“), bei sämtlichen Vergabeverfahren innerhalb eines Übergangszeitraums von zwei Jahren vor. Dynamische Beschaffungssysteme und elektronische Kataloge sollen rationalisiert und verbessert werden. Dabei handelt es sich um vollelektronische Beschaffungsinstrumente, die in besonderer Weise für eine stark gebündelte Beschaffung durch zentrale Beschaffungsstellen geeignet sind. Das Instrument der elektronischen Auftragsvergabe würde zudem die öffentlichen Auftraggeber in die Lage versetzen, Fehler zu vermeiden, zu entdecken bzw. zu korrigieren, die im Allgemeinen darauf zurückzuführen sind, dass die Vorschriften für die öffentliche Auftragsvergabe falsch verstanden oder falsch ausgelegt werden.“69 Mit der Digitalisierung geht auch eine weitere Verkürzung der Fristen einher. 71 Damit will die Kommission eine raschere und rationellere Beschaffung durch die öffentlichen Auftraggeber ermöglichen.

68 Vgl. dazu auch den „Rühle-Bericht“ des Europäischen Parlamentes P7_TA(2011)0454. 69 KOM (2011) 896/2, S. 10.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

Um die Teilnahme von kleinen und mittleren Unternehmen zu erleichtern, reduziert die Kommission in ihrem Vorschlag die Nachweispflichten für die Bietereignung. Erstmals vorgeschlagen wird hier eine europaweite Vereinheitlichung eines Nachweises, dass gegen den Bieter keine Ausschlussgründe vorliegen. Außerdem wird eine abschließende Liste aller zulässigen Bedingungen für die Teilnahme an einem Wettbewerb in die Richtlinie aufgenommen, so dass Bieter nicht mehr von exotischen Teilnahmebedingungen im Ausland überrascht werden können. Für die „vergabefremden“ Kriterien, wie Umweltschutz oder Soziale Normen, 73 hat die Kommission die Möglichkeit geschaffen, Lebenszykluskosten als Wertungskriterium zuzulassen. Externe Umweltkosten können dabei jedoch in die Betrachtung nur eingehen, wenn sie auch eindeutig zu beziffern sind, woran wohl zumeist deren Wertung scheitern wird. Auch werden für die Vergabe Umwelt- und soziale Gütezeichen als Kriterium zugelassen – sofern sie in einem Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen. 72

Beispiel Das können zum Beispiel Umweltsiegel sein oder Zertifikate, dass bestimmte Produkte ohne den Einsatz von Kinderarbeit hergestellt wurden.

V. Aktionsplan der EU zur Umsetzung und Anwendung der Rechtsvorschriften über die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge (2004) 74 Am 29.12.2004 erging seitens der EU-Kommission eine Mitteilung der Kommission

an den Rat, das Europäische Parlament, den Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss und den Ausschuss der Regionen, in der ein Aktionsplan für die Umsetzung und Anwendung der neuen Rechtsvorschriften für die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge vorgeschlagen wurde, die im April 2004 als Teil des Vergabegesetzgebungspakets70 verabschiedet wurden. Inhalt der neuen Vorschriften war es, einen kohärenten Rahmen für die offene, 75 transparente und diskriminierungsfreie Abwicklung von Vergabeverfahren auf elektronischem Weg zu liefern71. Von einer flächendeckenden Einführung der OnlineBeschaffung versprach man sich seinerzeit Einsparungsmöglichkeiten von bis zu 5 % bei den Beschaffungspreisen seitens der öffentlichen Hand, bei öffentlichen Auftraggebern und Auftragnehmern versprach man sich ein Einsparungspotential von rund 50–80 % bei den Prozesskosten72. Weiterer Effekt sollte eine Belebung des Wettbewerbes sein.

70 Vgl. Richtlinien 2004/18/EG und 2004/17/EG. 71 Vgl. KOM(2004) 841. 72 Vgl. KOM(2004) 841.

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B. Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe 

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Eine von der Kommission durchgeführte Konsultation im Zuge der Folgenab- 76 schätzung bestätigte die Sinnhaftigkeit eines Aktionsplanes unter Mitwirkung der Mitgliedsstaaten, der Kandidatenländer und von Unternehmen. Maßnahmen in drei Schwerpunktbereichen wurden von der Kommission vorgeschlagen. So sollte das Funktionieren des Binnenmarktes für die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge gewährleistet werden, die Effizienz der Vergabeverfahren sollte gesteigert, die Verwaltungspraxis verbessert werden, ein internationaler Rahmen für die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge sollte geschaffen werden73.

1. Inhalt des Aktionsplanes Zunächst sollte über das Jahr 2005 durch Unterstützung der Mitgliedsstaaten durch 77 die Kommission eine korrekte und fristgerechte Umsetzung des Rechtsrahmens erfolgen, da die Mitgliedsstaaten verpflichtet wurden, die neuen Richtlinien bis 31.01.2006 umzusetzen. Fehlerhafte oder divergierende Auslegungen der neuen Vorschriften sollten vermeiden werden, um den grenzüberschreitenden Handel nicht zu gefährden und eine Zersplitterung des Marktes zu verhindern. Daher wollte die Kommission die jeweilige Umsetzung der Richtlinien in nationa- 78 les Recht aufmerksam verfolgen und sich um einen Austausch unter den Mitgliedsstaaten bemühen. Im ersten Quartal 2005 erfolgte seitens der Kommission eine Mitteilung an die Mitgliedsstaaten zur Auslegung der neuen Vorschriften, zudem eine Online-Bereitstellung von Schulungsmaterial. Mit Hilfe dessen sollten sich Auftraggeber und Auftragnehmer mit den neuen Bestimmungen und Werkzeugen vertraut machen können. Der Aktionsplan sah vor, dass die Kommission im Zuge eines Stufenplanes Anfang 2005 eine Verordnung über Standardformulare verabschieden wird, bis Ende 2006 sollte die Kommission dann eine neue Generation strukturierter Standardformulare vorschlagen. Ziel sollte hierbei u.a. sein, die automatische Erstellung von Zusammenfassungen in allen Amtssprachen der EU zu erleichtern74. Es wurde eine Studie zur Verwendung des CPV in einer vollelektronischen Umge- 79 bung in Angriff genommen. Bis Anfang 2006 sollten dann anhand der Ergebnisse der Studie Vorschläge zur Überarbeitung des Gemeinsamen Vokabulars für öffentliche Aufträge erarbeitet werden. Ein Entwurf für ein elektronisches System zur Erhebung und Veröffentlichung von Bekanntmachungen in TED sollte von der Kommission bis Ende 2006 vorgelegt werden. Sodann setzte sich die Kommission das – mehr als ehrgeizige – Ziel, bis Ende 2007 vollelektronische Systeme auf nationaler Ebene, einschließlich Werkzeuge für eine automatisierte zentrale Annahme und Veröffentlichung in TED, einzuführen.

73 Vgl. KOM(2004) 841. 74 Vgl. KOM(2004) 841.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

Auf der Grundlage der IDA-Studie aus dem Jahre 2004 sollten die Kommission und die Mitgliedstaaten im Laufe des Jahres 2005 die Ergebnisse des IDA-Funktionsanforderungsprojektes für e-Vergabe-Systeme erproben, präzisieren und validieren. Anfang 2006 sollten die Mitgliedsstaaten alle operativen e-Vergabe-Systeme auf ihre Anpassung an die Richtlinienerfordernisse überprüfen. Die Einführung nationaler Schemata zur Überprüfung der Rechtskonformität elektronischer Vergabesysteme wurde als Ziel bis Mitte 2005 gesetzt. Bis Ende des Jahres 2005 sollten sowohl Mitgliedsstaaten als auch die Kommission über die Einführung eines gemeinsamen Konformitätsprüfungsschemas auf Basis einer Machbarkeitsstudie entschieden haben. Zur Unterstützung der Mitgliedsstaaten bei der koordinierten Einführung fortgeschrittener qualifizierter Signaturen zur Lösung der Interoperabilitätsprobleme sollte in den Jahren 2005 und 2006 der Vorschlag einer IDABC-Aktion75 erfolgen. Bis 31.01.2006 sollten dann alle Mitgliedsstaaten eine interoperable qualifizierte elektronische Signatur verwenden. Eine Fertigstellung der Lückenanalyse zu den Interoperabilitätsanforderungen 81 für eine wirksame elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge sollte bis zum 1. Quartal 2005 abgeschlossen sein. Im Zeitraum von 2005–2007 sollten die Normungsaktivitäten auf europäischer Ebene gefördert, Kontakte zu internationalen Normungsgremien hergestellt und ein Vorschlag zur Fortsetzung der Arbeiten im Rahmen des IDABC-Programms seitens der Kommission unterbreitet werden. Alle Mitgliedsstaaten sollten bis Ende 2005 einen landesweiten Plan zur Einfüh82 rung der elektronischen Vergabe öffentlicher Aufträge ausarbeiten. Ebenfalls im gleichen Zeitraum sollte eine Ausarbeitung dahingehend erfolgen, wie eine Ausarbeitung vergleichbarer Pläne durch einzelne Auftraggeber und die Koordinierung und Überwachung der Durchführung gefördert werden kann. Bis Ende 2006 sollten die Mitgliedsstaaten wirksame elektronische Systeme für die Erhebung und Verarbeitung statistischer Vergabedaten einrichten. Für das zweite Halbjahr 2005 sah die Kommission vor, einen Vorschlag zur 83 Prüfung von Diensten für die elektronische Bereitstellung von Geschäftsinformationen und in öffentlichen Ausschreibungen erforderliche Bescheinigungen zu erarbeiten. Eine Einigung über die einheitliche Gestaltung einer Reihe häufig geforderter Bescheinigungen sollten die Kommission und die Mitgliedsstaaten im Zeitraum der Jahre 2005 und 2006 herbeiführen. Daneben sollten über Public Procurement Network im Jahre 2006 Veranstaltungen und Workshops zur Förderung des Informationsaustausches bezüglich der Standardisierung von Vergabeunterlagen durchgeführt werden. Kleinere und mittlere Unternehmen im Blick sollten die Mitgliedsstaaten im

80

75 Nach den Erfolgen des IDA-Programmes hat das EU-Parlament 2004 den Beschluss über das neue Programm IDABC verabschiedet, das die Entwicklung interoperabler europaweiter elektronischer Behördendienste abstecken, unterstützen und fördern soll.

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B. Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe 

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Zeitraum der Jahre 2005 bis 2007 Sensibilisierungskampagnen und Schulungsprogramme durchführen und fördern. Für die Jahre 2005 bis 2007 hat sich die Kommission weiterhin eine Vielzahl von 84 Vorhaben auf die Agenda des Aktionsplanes gesetzt: Neben der Fortführung der Verhandlungen über das WTO-Beschaffungsübereinkommen (GPA) sollten Initiativen im Rahmen dieses Übereinkommens zur Verwendung einer gemeinsamen Nomenklatur für die Klassifizierung zu beschaffender Waren und Dienstleistungen gestartet werden. Tätigkeiten zur Vermeidung von Interoperabilitätsbarrieren auf internationaler Ebene sollten hervorgebracht, eine Zusammenarbeit im Hinblick auf die Koordinierung der technischen Unterstützung für Drittländer bei der Umstrukturierung der Vergabe öffentlicher Aufträge und deren Umstellung auf elektronische Verfahren sollten initiiert werden76.

2. Online-Befragung der EU-Kommission Bei den Unternehmen abgefragt wurde z.B., ob es sich um ein Unternehmen oder 85 einen Wirtschaftsverband handle, die Nennung der Haupttätigkeit, die Angabe, auf welchem Gebiet der Wirtschaftsverband tätig sei, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen beschäftige, oder wo der Sitz des Unternehmens sei. Wichtige Fragen waren u.a., in wie viele Länder der EU das befragte Unternehmen außerhalb des Hauptsitzes regelmäßig Waren oder Dienstleistungen verkaufe, welche Möglichkeiten für die elektronische Geschäftsabwicklung genutzt würden, und die Frage, als wie immanent man jeweils die elektronische Auftragsannahme, die elektronische Rechnungsstellung oder die elektronische Zahlung einschätze.

3. Maßnahmen der EU-Kommission zur Beschleunigung der Einführung von E-Vergaben in der EU (Juli 2011) 2011 kündigt die EU-Kommission an, dass man die Einführung der elektronischen 86 Auftragsvergabe unterstützen wolle. Wie klingt das, nachdem man in den Jahren 2004 bis 2007 im Rahmen des Aktionsplanes reichlich viel unternommen hat, um die zuvor auf den Weg gebrachten Richtlinien einem guten Erfolg zuführen zu können? So muss man im Jahre 2011, also deutlich nach An- und auch Ablauf des Aktionsplanes der EU-Kommission feststellen, dass die (flächendeckende) Umsetzung der elektronischen Vergabe noch in weiter Ferne schwebt. Allein in Deutschland sprechen wir zu diesem Zeitpunkt von unter 10 % vollelektronischer Vergabe. Nun lässt die EU-Kommission verlauten, man wolle „die Einführung der elektro- 87 nischen Auftragsvergabe unterstützen“77. Sie kündigt dazu eine Reihe von Maßnah-

76 Vgl. KOM(2004) 841. 77 Vgl. Pressemitteilung der EU-Kommission IP/11/940 vom 29.07.2011.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

men an, mit deren Hilfe die Einführung der eVergabe in der EU beschleunigt werden soll. Zunächst soll eine informelle Sachverständigengruppe zum Thema eVergabe eingesetzt werden. Führende Sachverständige auf dem Gebiet der eVergabe sollen sich um technische Konzepte wie auch politische Strategien bemühen. Der Erwartungshorizont geht bis Ende 2012: dann sollen Funktionsanforderungen für nach einheitlichen Grundsätzen gestaltete eVergabelösungen ausgearbeitet werden. Qualifizierte Sachverständige werden aufgefordert, sich zur Teilnahme an dieser Gruppe zu bewerben. Die Kommission soll mit der Analyse der Nutzung der eVergabe in allen Mitgliedsstaaten beginnen, Best-Practice-Lösungen identifizieren und diese fördern. Um sich des Themas Benchmarking anzunehmen hat die Generaldirektion Binnenmarkt und Dienstleistungen eine Studie über Messung und Benchmarking im elektronischen Beschaffungswesen ausgeschrieben. Veröffentlicht wurde auch eine detaillierte Zusammenfassung der Antworten zum Grünbuch zum Ausbau der e-Beschaffung. Dabei wurden 77 eingegangene Antworten zum Grünbuch analysiert. Angeblich spreche sich eine knappe Mehrheit der Kommentare für das verbindliche Vorschreiben der Nutzung von e-Beschaffung auf EU-Ebene aus.78

4. Schlussfolgerung und Stand der Umsetzung 88 Lassen wir zunächst einmal EU-Kommissar Barnier mit einem Zitat aus dem Jahre 2011 zu Wort kommen: „e-Beschaffung ist die Zukunft des öffentlichen Auftragswesens. Durch sie werden bessere Ergebnisse bei der Beschaffung erzielt, Verschwendung und Fehler verringert und öffentliche Auftraggeber bei der Verwaltung komplexer Transaktionen unterstützt. In fünf bis zehn Jahren wird der Großteil der Verwaltung der öffentlichen Beschaffung elektronisch abgewickelt werden. Wir müssen uns bereits jetzt auf diesen Wandel vorbereiten. Auf EU-Ebene müssen wir sicherstellen, dass der Umstieg durch das rechtliche und politische Umfeld gefördert wird. Die Grundlagen, mit deren Schaffung heute begonnen wird, stellen einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung auf den Einsatz neuer Technologien für eine bessere Beschaffung dar.“79 89 Diese Äußerung aus dem Jahre 2011 muss man in dem Kontext lesen, dass bereits

2004 der Aktionsplan der EU-Kommission an den Start gegangen war und zahlreiche Initiativen unternommen worden waren, um eVergabe in den öffentlichen Verwaltungen und bei den Auftragnehmern einzuführen. Eine Analyse, welche Maßnahme nun genau wie gegriffen hat und was auf dem Weg zur Einführung

78 Vgl. Pressemitteilung der EU-Kommission IP/11/940 vom 29.07.2011. 79 Vgl. Pressemitteilung der EU-Kommission IP/11/940 vom 29.07.2011.

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B. Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe 

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einer vollelektronischen Vergabe noch zu leisten ist, erübrigt sich, wenn selbst der EU-Kommissar Barnier davon spricht, dass man bereits heute (also 2011) die Grundlagen für den Einsatz neuer Technologien schaffen müsse. Er selbst gibt der Einführung eines vollelektronischen Vergabesystems durch Großteile der öffentlichen Verwaltung einen Zeitrahmen von fünf bis zehn Jahren, aus der Warte von 2011 also bis spätestens 2021. Heute, im Jahre 2014, sind wir schon etwas weiter: es existieren die neuen Richtlinien 2014/23/EU, 2014/24/EU sowie 2014/25/EU.

VI. GWB-Modernisierungsgesetz 2009 Erst mit dem Gesetz zur Modernisierung des Vergaberechtes80 hat die Bundesrepublik Deutschland das EU-Richtlinienpaket vollständig umgesetzt. Während 2006 zunächst lediglich die zwingend notwendigen Änderungen vollzogen wurden, kam drei Jahre später die längst geplante „große“ Reform, mit der das Vergaberecht wieder übersichtlicher werden sollte. Bereits im Jahre 2003 –  also zeitgleich mit den Überlegungen der EU-Kommission – hatte die Bundesregierung eine Arbeitsgruppe zur Verschlankung des Vergaberechts eingesetzt, deren Vorschläge zwar noch in einen Gesetzentwurf mündeten, der dann allerdings durch die vorgezogene Bundestagswahl 2005 nicht mehr zum Abschluss gebracht werden konnte. Schon im Bericht dieser Arbeitsgruppe81 wurde die Einführung von elektronischen Auktionen und dynamischen Beschaffungssystemen (damals unter der Arbeitsbezeichnung „elektronischer Katalog“) gefordert. Diese beiden Verfahren wurden 2009 in den neuen Abs. 6 des § 101 GWB aufgenommen. Ein großer Teil der Vergabeverordnung wurde aufgehoben (vgl. Kapitel 1 A III) und deren Regeln in die Verdingungs- und Vertragsordnungen aufgenommen, darunter auch die Regeln zur elektronischen Vergabe. Die Aufnahme der beiden Verfahren in das GWB hat der Gesetzgeber jedoch äußerst knapp gefasst:

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Eine elektronische Auktion dient der elektronischen Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes. Ein dynamisches elektronisches Verfahren ist ein zeitlich befristetes ausschließlich elektronisches offenes Vergabeverfahren zur Beschaffung marktüblicher Leistungen, bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Spezifikationen den Anforderungen des Auftraggebers genügen.82 Eine inhaltliche Ausgestaltung über den Verfahrensablauf ist damit nicht erfolgt.

80 BGBl. I v. 23.04.2009, S. 790ff. 81 IBR-Materialien 117. 82 § 101 Abs. 6 GWB.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

Hinweis So wurde in der Literatur teilweise die Meinung vertreten, dieser Rahmen alleine genüge nicht, um die erwähnten Verfahren überhaupt anzuwenden, soweit sie nicht zumindest in den Verdingungsordnungen im Einzelnen geregelt sind.83 Die Gegenposition, die auf die detaillierten Regelungen in den EU-Richtlinien als Grundlage für die Ausgestaltung der Verfahren verweist, hat sich später durchgesetzt.84

VII. EU-Richtlinienpaket 2014 1. Vorgeschichte

95 Im Jahr 2010 hat die EU-Kommission ein Grünbuch85 zum Ausbau der elektronischen

Beschaffung in Europa vorgelegt. Demnach geht es der Kommission um mehr als nur einen Übergang vom papiergebundenen zum elektronischen Dokumentenaustausch. Vielmehr erkennt die Kommission hier ein „Potential zum Erzielen erheblicher Effizienzverbesserungen bei den Einkäufen einzelnen Einkäufen, der allgemeinen Verwaltung der öffentlichen Beschaffung und dem Funktionieren der Märkte für öffentliche Aufträge“. Bereits wenige Monate zuvor hatte die Kommission ihre „Digitale Agenda für Europa“86 vorgelegt, in der sie bis zum Folgejahr ein Weißbuch zur Festlegung konkreter Maßnahmen für die Verknüpfung der Kapazitäten im elektronischen Auftragswesen des Binnenmarktes im Rahmen des e-Government-Ausbaus angekündigt hatte. Das Grünbuch sollte nur ein erster Schritt zur Reform des europäischen Vergaberechtes darstellen. Allerdings hat die Kommission schließlich den nächsten Schritt –  nämlich das angekündigte Weißbuch  – übersprungen und direkt die Vorschläge für ein neues Richtlinienpaket vorgelegt. 96 Hintergrund für die erneuten Bemühungen um eine Implementierung der elek­ tronischen Auftragvergabe sind die ernüchternden Zahlen zur Wirkung des Richtlinienpaketes 2004: „2005 gaben die EU-Minister ihrer Hoffnung Ausdruck, dass bis 2010 mindestens 50  % der öffentlichen Beschaffungen mit einem Auftragsvolumen oberhalb des EU-Schwellenwerts auf elektronischem Wege durchgeführt werden. Um dieses Ziel zu erreichen, hat die Kommission Änderungen von Rechtsvorschriften vorgenommen und den Aktionsplan zur elektronischen Vergabe öffentlicher Aufträge von 2004 umgesetzt. Trotzdem hinkt die praktische Realisierung aufgrund der technischen, logistischen und administrativen Komplexität des Übergangs weit hinter der ursprüng-

83 Vgl. zum damaligen Stand der Diskussion auch Schröder: „Die elektronische Auktion nach § 101 IV 1 GWB – Rückkehr des Lizitationsverfahrens?“ in: NZBau 2010, S. 411ff. 84 So z.B. VK Lüneburg, Beschl. v. 10.05.2011, Az.: VgK-11/2011. 85 KOM(2010) 571 endgültig vom 18.10.2010. 86 KOM(2010) 245 endgültig vom 26.08.2010.

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B. Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe 

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lichen Planung zurück. Eine von der Kommission durchgeführte Analyse weist darauf hin, dass die in der Vorreitergruppe der Mitgliedstaaten über elektronische Systeme vergebenen Aufträge weniger als 5 % der insgesamt verfügbaren Beschaffungsbudgets ausmachen.“87 Dabei sieht die Kommission die für die e-Vergabe nötige Technik als ausgereift 97 an und verweist auf vielfältige existierende e-Vergabe-Lösungen in ganz Europa. Die Einsparpotentiale, die sich durch die E-Vergabe realisieren ließen, seien gewaltig. Beispiel Am Beispiel der österreichischen Bundesbeschaffungsagentur wird ein Einsparpotential von rund 20 % der Beschaffungskosten vorgerechnet.88

Allerdings beklagt die Kommission, dass die bestehenden E-Vergabe-Systeme kaum 98 in der Lage seien, grenzüberschreitend die Auftragsvergabe zu managen. Um die E-Vergabe beschleunigt durchzusetzen, setzt die Kommission auf ein System von Anreizen und Zwang.89 So will die Kommission einerseits den Mitgliedsstaaten die Möglichkeit geben, die E-Vergabe zur alleinigen Kommunikationsform zu machen und denkt darüber nach, durch weitere Fristverkürzungen Vorteile für die Auftraggeber zu schaffen, um diese Mittel auch einzusetzen. Mit der Vorlage des Grünbuches hatte die EU-Kommission auch eine breit ange- 99 legte Konsultation zur elektronischen Vergabe gestartet, in der alle Interessierten Kreise aufgefordert waren, sich zu beteiligen: „All citizens and organisations are welcome to contribute to this consultation. Contributions are particularly sought from Member States, large procurement agencies and contracting authorities, ICT industry, procurement specialists in the private and public sector and representatives of business trade associations.“90 Mit einem zusätzlichen Grünbuch vom Januar 2011 leitete die Kommission auch 100 die Diskussion über eine Vielzahl weiterer Aspekte des Vergaberechtes bis hin zur bislang umstrittenen vergaberechtlichen Behandlung der Konzessionserteilungen ein. Aus den Stellungnahmen zu beiden Grünbüchern resultierte der Entwurf91 für die neuen Richtliniengeneration [vgl. auch Kapitel 1 B IV].

87 Grünbuch, S. 2. 88 Grünbuch, S. 6. 89 „Mit Zuckerbrot und Peitsche“ – so wörtlich in der deutschen Fassung des Grünbuches, S. 14. 90 „Alle Bürger und Organisationen sind eingeladen, sich an dieser Konsultation zu beteiligen. Beiträge sind besonders aus den Mitgliedstaaten, großen Beschaffungsstellen und öffentlichen Auftraggebern, aus der IKT-Branche, von Beschaffern in der privaten und öffentlichen Wirtschaft und von Vertretern der Wirtschaftsverbände gesucht.“ Das Internet-Portal zur Konsultation gab es nur in englischer Sprache unter der Adresse: http://ec.europa.eu/internal_market/consultations/2010/e-procurement_en.htm. 91 KOM(2011) 896 endgültig vom 20.12.2011.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

2. Klassische Vergaberichtlinie

101 Mit der Richtliniengeneration 2014 verfolgt die Kommission unter anderem das Ziel,

die elektronische Kommunikation auf allen Stufen des Vergabeverfahrens – von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag – verpflichtend für alle Beteiligten durchzusetzen. Hinzu tritt die nach deutscher Rechtssystematik nicht dem Vergaberecht zuzuordnende Absicht, auch die Abrechnung der erbrachten Leistung vollständig zu digitalisieren. Damit strebt die Kommission nicht nur eine vereinfachte Vergabe an, sondern will den Anstoß dazu geben, die „Funktionsweise der öffentlichen Verwaltung grundlegend zu modernisieren“.92

a) Verpflichtung zur elektronischen Kommunikation

102 Entsprechend umfangreich sind die Regelungen, die zur E-Vergabe getroffen

worden sind. Insbesondere Artikel 22 Abs. 1 Satz 1 der Richtlinie schreibt zweifelsfrei vor:

Die Mitgliedstaaten gewährleisten, dass die gesamte Kommunikation und der gesamte Informationsaustausch nach dieser Richtlinie, insbesondere die elektronische Einreichung von Angeboten, unter Anwendung elektronischer Kommunikationsmittel gemäß den Anforderungen dieses Artikels erfolgen. 103 Damit ist der Erwägungsgrund 52 der Richtlinie umgesetzt: „Elektronische Informa-

tions- und Kommunikationsmittel können die Bekanntmachung von Aufträgen erheblich vereinfachen und Effizienz und Transparenz der Vergabeverfahren steigern. Sie sollten zum Standard für Kommunikation und Informationsaustausch im Rahmen von Vergabeverfahren werden, da sie die Möglichkeiten von Wirtschaftsteilnehmern zur Teilnahme an Vergabeverfahren im gesamten Binnenmarkt stark verbessern.“ Einzig in solchen Fällen, in denen die elektronische Kommunikation nicht zweck104 dienlich ist, lässt die Richtlinie noch Ausnahmen zu. Diese Ausnahmen aber sind abschließend aufgezählt: a) Aufgrund der besonderen Art der Auftragsvergabe würde die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel spezifische Instrumente, Vorrichtungen oder Dateiformate erfordern, die nicht allgemein verfügbar sind oder nicht von allgemein verfügbaren Anwendungen unterstützt werden. b) Die Anwendungen, die Dateiformate unterstützen, die sich für die Beschreibung der Angebote eignen, verwenden Dateiformate, die nicht mittels anderer offener oder allgemein verfügbarer Anwendungen verarbeitet werden können, oder sind

92 KOM(2013) 453 endgültig vom 26.06.2013, S. 2f.

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B. Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe 

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durch Lizenzen geschützt und können vom öffentlichen Auftraggeber nicht für das Herunterladen oder einen Fernzugang zur Verfügung gestellt werden. c) Die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel würde spezielle Bürogeräte erfordern, die öffentlichen Auftraggebern nicht generell zur Verfügung stehen d) In den Auftragsunterlagen wird die Einreichung von physischen oder maßstabsgetreuen Modellen verlangt, die nicht elektronisch übermittelt werden können.93 Außerdem kann auf die elektronische Kommunikation verzichtet werden, wenn dem 105 besondere Sicherheitsbedürfnisse bei der Datenübertragung entgegenstünden.

b) Zulässige Kommunikationsmittel Die Auftraggeber müssen aber bei der Auswahl der elektronischen Kommunikations- 106 kanäle darauf achten, dass keine Technik verwendet wird, die sich diskriminierend auf die Bieter auswirkt. Die für die elektronische Kommunikation zu verwendenden Instrumente und Vorrichtungen sowie ihre technischen Merkmale müssen nichtdiskriminierend und allgemein verfügbar sowie mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der IKT kompatibel sein und dürfen den Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren nicht einschränken.94

Praxistipp Das bedeutet in der Praxis, dass die zur Verfügung gestellten Kommunikationswege auf den gängigen Betriebssystemen funktionieren müssen, dass nur nichtproprietäre Datenformate Verwendung finden dürfen. Das ist für reine Textdokumente noch relativ einfach lösbar (z.B. durch ausfüllbare pdfDateien an Stelle von Textverarbeitungsdoku­menten für Formulare). Allerdings könnte diese Bestimmung bei Tabellenkalkulations­programmen schnell an die Grenzen der Kompatibilität zwischen den verschiedenen Softwareherstellern stoßen. Insbesondere Office-Dateien die im Open-XML-Format gespeichert werden (z.B.  *.xlsx) lassen sich nicht von allen gängigen Office-Softwareprogrammen öffnen. Benötigt also ein Bieter ein ganz bestimmtes Softwareprodukt aus einer ganz bestimmten Softwaregeneration eines ganz bestimmten Herstellers, wäre wohl auch bei weiter Verbreitung dieses Produktes die Forderung der Richtlinie nach „allgemeiner“ Verbreitung nicht erfüllt.

Nämliches gilt auch für die Auswahl der Verschlüsselungstechnologie. Die Richtli- 107 nie verlangt ein Sicherheitsniveau der Signatur und Verschlüsselung, das zum Schutz-

93 Art. 22 Abs. 1 Unterabs. 2 der klassischen Richtlinie. 94 Art. 22 Abs. 1 Satz 2 der klassischen Richtlinie.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

bedürfnis der übermittelten Inhalte verhältnismäßig ist.95 Das wird in Erwägungsgrund 57 nachvollziehbar erläutert: „Dies würde bei ansonsten gleichen Umständen bedeuten, dass das Sicherheitsniveau, das beispielsweise bei der per E-Mail erfolgten Anforderung einer Bestätigung der genauen Anschrift, an der eine Informationsveranstaltung durchgeführt werden soll, erforderlich ist, nicht so hoch sein muss wie für das eigentliche Angebot, das für den Wirtschaftsteilnehmer ein verbindliches Angebot darstellt.“ Mit anderen Worten: Der Auftraggeber soll die Anforderungen an die Sicherheit der Datenübermittlung auch nicht unnötig hoch ansetzen. Bei der Verwendung einer Fortschrittlichen Signatur mit Qualifiziertem Zertifikat 108 war es dem Auftraggeber bislang freigestellt, die Anforderungen an das Sicherheitsniveau selbst zu definieren. Auch hier schiebt die neue Richtlinie einen Riegel aus Gründen der Nichtdiskriminierung und der europaweiten Vereinheitlichung vor. Die Kommission wird ein Register vertrauenswürdiger Zertifikatsanbieter führen. Signaturen, die auf einem derart gelisteten Zertifikat aufbauen, gelten nunmehr grundsätzlich als ausreichend.

c) E-Certis

109 Um die grenzüberschreitende elektronische Vergabe zu erleichtern, wird auch die 110

Einrichtung einer Art europäischen Präqualifikation verpflichtend vorgeschrieben. Das bereits bestehende „e-Certis“-System hat dieses Ziel noch nicht erreicht. Deswegen werden die Mitgliedsstaaten nun verpflichtet, die notwendigen Datengrundlagen für dieses System laufend zu aktualisieren. „Ziel von e-Certis ist es, den Austausch von Bescheinigungen und anderen von öffentlichen Auftraggebern häufig verlangten Nachweisen zu erleichtern. Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass eine freiwillige Aktualisierung und Überprüfung unzureichend ist, wenn sichergestellt werden soll, dass e-Certis sein Potenzial für eine Vereinfachung und Erleichterung des Dokumentenaustauschs zum Nutzen insbesondere KMU voll ausschöpfen kann. In einem ersten Schritt sollte daher die Pflege von e-Certis obligatorisch gemacht werden, bevor dann in einem späteren Schritt die Verwendung von e-Certis vorgeschrieben wird.“96

d) Elektronische Kataloge

111 Neu hinzu gekommen sind auch Bestimmungen über elektronische Kataloge.

Während dieser Art Datenaustausch, mit dem ein Lieferant ein ganzes Spektrum von Waren feilbietet, in der Vorgängerversion, der Richtlinie 2004/18/EG, nur im Erwägungsgrund 12 kurz gestreift wurde, ohne dass daraus eine eindeutiger Handlungs-

95 Art. 22 Abs. 6 lit. b der klassischen Richtlinie. 96 Erwägungsgrund 87 der klassischen Richtlinie.

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B. Die Entstehungsgeschichte der elektronischen Auftragsvergabe 

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rahmen erwachsen wäre, finden sich in der Version 2014 detaillierte Regeln zum elektronischen Katalog: Ist der Rückgriff auf elektronische Kommunikationsmittel vorgeschrieben, können die öffentlichen Auftraggeber festlegen, dass die Angebote in Form eines elektronischen Katalogs übermittelt werden oder einen elektronischen Katalog beinhalten müssen. Die Mitgliedstaaten können die Verwendung elektronischer Kataloge im Zusammenhang mit bestimmten Formen der Auftragsvergabe verbindlich vorschreiben.97 Der elektronische Katalog soll eine technische Verknüpfung zwischen den von den 112 Lieferanten in ihren eigenen Systemen vorgehaltenen Artikeldatenbanken und den Bestelllisten der Auftraggeber darstellen. Es geht bei der Einführung dieses Systems darum, auch für standardisierte Produkte ein e-Procurement – wie in der Industrie üblich  – zu ermöglichen. Konsequenterweise regelt die Richtlinie denn auch ausdrücklich das Zusammenspiel elektronischer Kataloge mit Rahmenvereinbarungen (Art. 36 Abs. 4) und Dynamischen Beschaffungssystemen (Art. 36 Abs. 6). Dabei geht es keinesfalls darum, dass ein Lieferant einfach alle seine Produkte auf diesem Wege in die Bestellsysteme der öffentlichen Verwaltung einspeisen kann. Vielmehr sollen die Lieferanten nur solche Produkte aus ihren Datenbanken in die Kataloge einspeisen, die den zuvor spezifizierten Anforderungen der Beschaffungsstelle auch entsprechen.98

e) Übernommene Regeln für die E-Vergabe Die Bestimmungen aus der Richtliniengeneration 2004 zur elektronischen Auktion, zu 113 den dynamischen Beschaffungssystemen und zur elektronischen Bekanntmachung sind auch in den neuen Richtlinien enthalten. Sie wurden an einigen Stellen zur Beseitigung von Unklarheiten leicht verändert. 114 So wurde z.B. ausdrücklich geregelt, dass elektronische Auktionen für geistig-schöpferische Planungsleistungen nicht nur nicht sinnvoll, sondern nunmehr auch ausdrücklich nicht zulässig sind.99

f) Zeitplan für die Umsetzung Für die Umsetzung der Richtlinie ist den Mitgliedsstaaten ein straffer Zeitplan vor- 115 gegeben worden. Sie muss bis zum Frühjahr des Jahres 2016 erfolgt sein. Damit

97 Art. 36 Abs. 1 der klassischen Richtlinie. 98 Erwägungsgrund 68 der klassischen Richtlinie. 99 Art. 35 Abs. 1 Satz 3 der klassischen Richtlinie.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

müssen die Mitgliedsstaaten bis zu diesem Zeitpunkt die neuen Verfahrensarten der dynamischen Beschaffungssysteme, der elektronischen Kataloge und Auktionen und der Beschaffung durch Zentrale Beschaffungsstellen in nationales Recht umsetzen. Für alle diese (noch immer relativ neuen) Verfahrensarten gilt, dass sie ausschließlich elektronisch durchführbar sind. Für die bisherigen offenen und nichtoffenen Verfahren gilt eine Übergangsfrist bis zum Herbst 2018, bis auch der letzte Mitgliedsstaat alle innerstaatlichen Regelungen angepasst und alle technischen Voraussetzungen geschaffen haben muss. Zentrale Beschaffungsstellen haben mit deren Umstellung auf vollelektronische Verfahren nur bis zum Frühjahr 2017 Zeit. Während der Bund mit seinen Beschaffungsstellen schon seit Jahren die Umstel116 lung auf eine durchgängig elektronische Vergabe plant und in vielen Fällen schon umgesetzt hat, stieß die Verpflichtung gerade bei kleinen Kommunen auf heftige Kritik. So wurde gefordert, die Übergangsfrist deutlich zu verlängern.100 Die Richtlinie hat in ihrer endgültigen Fassung den Mitgliedsstaaten nun die Möglichkeit gegeben, die Verpflichtung der Beschaffer zur elektronischen Vergabe bis zum Jahr 2018 hinauszuschieben. Ob allerdings der Bundesgesetzgeber davon Gebrauch machen wird und den Kommunen eine entsprechend lange Umstellungszeit gewähren wird, ist noch offen.

3. Sektorenrichtlinie

117 Die Regeln zur elektronischen Vergabe aus der klassischen Richtlinie finden sich

– mit Ausnahme von E-Certis – ebenso in der Sektorenrichtlinie wieder: –– Die Verpflichtung zur elektronischen Kommunikation in Artikel 40 –– Die Klarstellung zur elektronischen Auktion in Artikel 53 –– Die elektronischen Kataloge in Artikel 54.

118 Dass E-Certis keine Erwähnung in der Sektorenrichtlinie finden, dürfte nicht so zu

verstehen sein, dass dessen Verwendung für Sektorenauftraggeber unzulässig wäre. Vielmehr scheint nichts dagegen zu sprechen, dass auch Auftraggeber aus dem Sektorenbereich dieses durch die klassische Richtlinie bereits etablierte System nutzen.

4. Konzessionsrichtlinie

119 Völlig neu hinzugekommen ist mit der Richtliniengeneration 2014 eine Richtlinie zur

Vergabe von Dienstleistungskonzessionen. Die Vorschriften dieser Richtlinie zur elektronischen Kommunikation gehen nicht wesentlich über den Regelungsgehalt der beiden Vergabereichlinien des Jahres 2004 hinaus: Demnach müssen nur die

100 Stellungnahme der Kommunalen Spitzenverbände zum Entwurf der 2014er Richtlinien vom 01.02.2012.

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C. Rechtliche Umsetzung der eVergabe auf Bundesebene 

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Konzessionsunterlagen elektronisch bereitgestellt und die Bekanntmachung elektronisch veröffentlicht werden. Der Konzessionsgeber hat aber ansonsten bei der Kommunikation die Wahl, ob er elektronische oder papiergebundene Verfahren wählt.

C. Rechtliche Umsetzung der eVergabe auf Bundesebene Mit der Bereinigung des Vergaberechtes in Folge der 2004er EU-Richtlinien wurden die 120 damaligen Bestimmungen über die elektronische Vergabe aus der Vergabeordnung gestrichen und in die Vergabe- und Vertragsordnungen eingearbeitet, die dabei grundlegend überarbeitet worden sind. Dabei wurden die Anforderungen der Europäischen Richtlinien umgesetzt. Die aktuellen Fassungen sind die VOB/A (2012), die VOL/A (2009) und die VOF (2009).

I. Umsetzung in der VOL/A 2009 1. Grundsätze der Informationsübermittlung (§ 11 VOL/A, § 13 EG VOL/A) In der aktuellen Form der VOL/A, die sich noch auf die 2004er Richtliniengeneration 121 bezieht, wird den Auftraggebern die Wahlfreiheit zwischen den verschiedenen Übermittlungswegen gegeben. Sie haben die Möglichkeit, ausschließlich den elektronischen Kommunikationsweg zuzulassen. Damit ist die Verfahrensform einer durchgängigen elektronischen Vergabe zwar möglich, aber für die öffentlichen Auftraggeber noch nicht zur Pflicht geworden: (1) Die Auftraggeber geben in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen an, ob Informationen auf dem Postweg, mittels Telekopie, direkt, elektronisch oder durch eine Kombination dieser Kommunikationsmittel übermittelt werden. Wird ein elektronischer Übermittlungsweg gewählt, muss der Auftraggeber sicher- 122 stellen, das alle Interessenten ungehinderten Zugang zu den Vergabeunterlagen bekommen können. Eine allgemeine Zugänglichkeit der verwendeten Programme ist vor allem bei der Wahl der Vergabeplattform zu beachten. Fettnapf Plattformen, die unangemessene Hürden für Bieter aufbauen (z.B. das Erfordernis, dass der Interessent zuvor einen langlaufenden Nutzungsvertrag mit dem Portalbetreiber abschließen muss), dürften der Forderung nach unbeschränktem Zugang und allgemeiner Zugänglichkeit der Unterlagen wohl entgegenstehen.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

123 Die Forderung nach der Kompatibilität mit allgemein verbreiteten Erzeugnissen der

Informations- und Kommunikationstechnologie wirkt sich auf die Dateiformate aus, in denen die Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt werden. Dateiformate, die nicht mit allen gängigen Computersystemen gelesen werden können, sind nicht verwendbar. Fettnapf Dabei muss der Auftraggeber jedenfalls bei Aufträgen mit Binnenmarktrelevanz immer auch beachten, dass er nicht von deutschen IT-Standards ausgehen darf. Es ist nicht auszuschließen, dass in weniger wirtschaftsstarken EU-Regionen mit deutlich älterer IT-Ausstattung bei den Interessenten gearbeitet wird als hierzulande.

(2) Das für die elektronische Übermittlung gewählte Netz muss allgemein verfügbar sein und darf den Zugang der Bewerber oder Bieter zu den Vergabeverfahren nicht beschränken. Die dafür zu verwendenden Programme und ihre technischen Merkmale müssen –– allgemein zugänglich, –– kompatibel mit allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie und –– nichtdiskriminierend sein. 124 An die vorgenannten Überlegungen schließt sich logisch auch der letzte Absatz der

Vorschrift an. Wenn bestimmte IT-Ausstattung erforderlich ist, um am Verfahren teilnehmen zu können, müssen Teilnehmer in die Lage versetzt werden, diese Ausstattung anzuschaffen. Deswegen darf solch eine spezielle Ausstattung nicht schon erforderlich sein, um die Bekanntmachung zur Kenntnis zu erhalten. Vor allem zielt diese Regel auf die Signatur der Angebote ab. Hierfür können unterschiedliche Signatureinheiten zum Einsatz kommen. Will der Auftraggeber spezielle Anforderungen an die Signatur stellen, so muss dies bereits in den Vergabeunterlagen mitgeteilt werden. (3) Die Auftraggeber haben dafür Sorge zu tragen, dass den interessierten Unternehmen die Informationen über die Anforderungen an die Geräte, die für die elektronische Übermittlung der Anträge auf Teilnahme und der Angebote erforderlich sind, einschließlich Verschlüsselung zugänglich sind.

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C. Rechtliche Umsetzung der eVergabe auf Bundesebene 

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2. Bekanntmachung (§ 12 VOL/A, § 15 EG VOL/A) Die Bekanntmachungspflichten sind für Aufträge mit und ohne Binnenmarktrelevanz 125 höchst unterschiedlich geregelt. Während für rein nationale Ausschreibungen neben der elektronischen Bekanntmachung im Internet auch die Veröffentlichung in einschlägigen Periodika der Fach- oder Publikumspresse genügt, werden für binnenmarktrelevante Aufträge wesentlich strengere Anforderungen gestellt.

a) Nationale Bekanntmachungen nach § 12 VOL/A Unterhalb der europarechtlichen Schwelle kann der Auftraggeber Internet-Portale zur 126 Bekanntmachung seiner Ausschreibung nutzen, er muss es aber (noch) nicht. Will er jedoch die Bekanntmachung ausschließlich im Internet veröffentlichen, so muss er dafür Sorge tragen, dass das Internetportal, das seine Bekanntmachung enthält, von der Internetseite des Bundesverwaltungsamtes www.bund.de aus erreichbar ist. Diese Transparenzvorschrift trägt der Tatschache Rechnung, dass es bislang 127 keine einheitliche Veröffentlichungsplattform für Ausschreibungen gibt, sondern Bund, Länder, Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber ihre eigenen Ausschreibungsportale betreiben. Mit dem verpflichtenden Link auf der Seite www.bund.de soll es den Interessenten ermöglicht werden, durch Recherche in einem einzigen Portal geeignete Aufträge zu finden. Eine weitere Transparenzpflicht besteht darin, dass die Veröffentlichungsplatt- 128 form selbst keine unangemessenen Hürden für den Zugang zu den Ausschreibungsinformationen aufbauen darf. Fettnapf Manche Plattformen stellen schon allein für die Einsichtnahme in die Bekanntmachung in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen Hürden auf (wie die Überprüfung der Nutzerangaben) oder behalten sich den Ausschluss von Nutzern von der Plattform vor. Hier ist Vorsicht geboten: Jede Art von Verweigerung der Einsichtnahme in die Bekanntmachung könnte einen Verstoß gegen das Transparenzgebot darstellen. Anschaulich zeigt das der Vergleich mit der Tageszeitung: Derartige Randbedingungen existieren für deren Bezug am Kiosk nicht.

(1) Öffentliche Ausschreibungen, Beschränkte Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb und Freihändige Vergaben mit Teilnahmewettbewerb sind in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern, Fachzeitschriften oder Internetportalen bekannt zu machen. Bekanntmachungen in Internetportalen müssen zentral über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelt werden können.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

b) Europaweite Bekanntmachungen nach § 15 EG VOL/A

129 Für die Bekanntmachung von Aufträgen, die den europarechtlichen Schwellenwert

überschreiten oder aus anderem Grunde binnenmarktrelevant sind (z.B. weil sie in unmittelbarer Grenznähe zur Ausführung kommen sollen) greifen die Vorschriften des zweiten Teils der VOL/A. Sie unterscheiden sich grundlegend von denen des ersten Teils. Für europaweite Bekanntmachungen ist grundsätzlich das Amtsblatt der Europäischen Union zu verwenden, das aktuell nur noch in elektronischer Form zur Verfügung steht. Praxistipp Die allgemein zugängliche elektronische Datenbank der EU http://ted.europa.eu ist leicht handhabbar und stellt keine besondere Hürde für die Nutzung (wie etwa eine Anmeldung) auf. Die gefestigte Rechtsprechung geht deswegen davon aus, dass mit der Veröffentlichung im Amtsblatt der EU der Transparenz prinzipiell genüge getan ist und zusätzliche nationale Veröffentlichungen entbehrlich sind.101

130 Die Veröffentlichungen im EU-Amtsblatt gehen nicht nur im Range den nationalen

Bekanntmachungen vor, sondern auch die dort getroffenen inhaltlichen Anforderungen beispielsweise –– an die Eignung, –– den ausgeschriebenen Leistungsstandard –– oder auch die gesetzten sonstigen Bedingungen für die Auftragsausführung wie Sicherheitsleistungen / Kautionen respektive Anforderungen an die Deckungssummen von Haftpflichtversicherungen

131 gehen im Range denjenigen Festlegungen vor, die in den Vergabeunterlagen getroffen

sind, vor. Das bedeutet: Etwaige weniger restriktive Anforderungen in den Vergabeunterlagen sind insoweit unbeachtlich.102

3. Form und Inhalt der Angebote (§ 13 VOL/A, § 16 EG VOL/A)

132 Ebenso wie in der Festlegung der Kommunikation mit dem Bieter ist der Auftraggeber

auch in der Wahl des Verfahrens für die Angebotsabgabe frei. Allerdings unterscheiden sich die Anforderungen an die Angebote je nach dem, auf welchem Wege sie eingereicht werden. Papiergebundene Angebote erfordern die Unterschrift des Bieters. Elektronisch übermittelte Angebote benötigen eine Signatur. Dabei erlaubt die VOL/A im Gegensatz zu den nunmehr aufgehobenen Vorschrif133 ten der VgV auch die Verwendung der lediglich fortgeschrittenen Signatur an

101 BayObLG, Beschl. v. 04.02.2003, Az.: Verg 31/02. 102 Vgl.: VK Bund, Beschl. v. 17.12.2008, VK 3-167/08.

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C. Rechtliche Umsetzung der eVergabe auf Bundesebene 

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Stelle der qualifizierten. Bei der fortgeschrittenen Signatur muss allerdings der Auftraggeber angeben, welche Anforderungen er selbst stellt, um die Integrität der Daten sicherzustellen. Ist eine qualifizierte Signatur gefordert, ergeben sich alle Anforderungen daran aus dem Signaturgesetz. Auf die technische Zwitterstellung eines Angebotes per Fax (papierhaftes Origi- 134 nal, elektronische Übertragung) braucht dabei an dieser Stelle nicht weiter eingegangen zu werden. Der Kommunikationsweg Fax darf vom Auftraggeber zwar theoretisch zugelassen werden. Fettnapf Allerdings ist kaum vorstellbar, wie die Vertraulichkeit eines eingehenden Faxes sichergestellt werden kann, sodass dieser Weg in der Praxis keine Anwendung finden dürfte und tatsächlich auch nicht findet.

(1) Die Auftraggeber legen fest, in welcher Form die Angebote einzureichen sind. Auf dem Postweg oder direkt eingereichte Angebote müssen unterschrieben sein; elektronisch übermittelte Angebote sind mit einer „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ nach dem Signaturgesetz und den Anforderungen der Auftraggeber oder mit einer „qualifizierten elektronischen Signatur“ nach dem Signaturgesetz zu versehen; […] In der Praxis relevant ist auch die vertrauliche Behandlung der Angebote bis zum 135 Eröffnungstermin. Im Grunde genommen muss in elektronischer Weise das Verfahren eines papierhaften Angebotes nachgebildet werden. Demnach muss sichergestellt werden, dass das Angebot nicht vorzeitig geöffnet werden kann. (2) […] Bei elektronisch zu übermittelnden Angeboten ist die Unversehrtheit durch entsprechende organisatorische und technische Lösungen nach den Anforderungen des Auftraggebers und die Vertraulichkeit durch Verschlüsselung sicherzustellen. Die Verschlüsselung muss bis zum Ablauf der Angebotsfrist aufrechterhalten bleiben.

4. Öffnung der Angebote (§ 14 VOL/A, § 17 EG VOL/A) Die Vorschriften zur Öffnung der Angebote schließen hieran unmittelbar an. Ein elek- 136 tronisch erhaltenes Angebot muss demnach mit einem elektronischen Zeitstempel versehen werden, aus dem hervorgeht, wann es von der Verfügungsgewalt des Bieters in die Verfügungsgewalt der Vergabestelle übergegangen ist. Ist es einmal im Datenverarbeitungssystem des Auftraggebers angekommen, so ist zu gewährleisten, dass es nicht vorzeitig geöffnet werden kann und dass auch der Zeitpunkt der Öffnung unveränderlich festgehalten wird.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

Hinweis Nach Auffassung des OLG Naumburg103 muss der Eingangsvermerk auf dem Umschlag eines papiergebundenen Angebotes die Paraphe oder die Unterschrift des entgegennehmenden Mitarbeiters tragen. Da sich der elektronische Eingang in den Machtbereich des Auftraggebers aber ohne unmittelbare menschliche Mitwirkung vollzieht, muss hier die automatische elektronische Dokumentation genügen.

(1) Bei Ausschreibungen sind auf dem Postweg und direkt übermittelte Angebote ungeöffnet zu lassen, mit Eingangsvermerk zu versehen und bis zum Zeitpunkt der Öffnung unter Verschluss zu halten. Elektronische Angebote sind auf geeignete Weise zu kennzeichnen und verschlüsselt aufzubewahren. 137 Für alle diese Verfahrensschritte sind standardisierte Softwarelösungen am

Markt erhältlich, die die Pflicht zur Unversehrtheit der Angebote und die Dokumen­ tationspflichten erfüllen. Der Öffnungsvorgang selbst besteht bei den elektronisch eingegangenen Ange138 boten aus der Prüfung der Signatur auf Gültigkeit und dem Aufheben der Verschlüsselung der eingereichten Dokumente. Auch für diesen Vorgang schreibt die VOL/A ein Vier-Augen-Prinzip vor. Da auch dieser Vorgang sich physisch im Innern eines Rechners abspielt, kann er nicht unmittelbar von den Beteiligten verfolgt werden. Im Vier-Augen-Prinzip kann also nur die korrekte Bedienung der ITAnlage überwacht werden. Praxistipp Zu dokumentieren wäre also, dass beide beteiligten Mitarbeiter sich unabhängig voneinander davon überzeugt haben, dass die Prüfung der Signatur ihre Gültigkeit nachgewiesen hat und dass beide erkennen konnten, dass genau dasjenige Dokument schließlich als entschlüsselt weiterbearbeitet wird, das mit dieser Signatur eingegangen ist. 139 Die Öffnung eines Angebotes ist dann erfolgt, wenn zumindest theoretisch die

Möglichkeit entstanden ist, dass der Inhalt eingesehen werden kann.104

(2) Die Öffnung der Angebote wird von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers gemeinsam durchgeführt und dokumentiert. 140 Die Vertraulichkeitsanforderungen im Vergabeverfahren setzen sich sodann im

Zeitraum nach der erfolgten Öffnung der Angebote in logischer Weise fort.105 Dies

103 OLG Naumburg, Beschl. v. 31.03.2008, Az.: 1 Verg 8/01. 104 VK Lüneburg, B. v. 01.03.2000, Az.: 203-VgK-02/2000. 105 VK Sachsen, Beschl. v. 24.05.2007, Az.: 1/SVK/029-07.

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C. Rechtliche Umsetzung der eVergabe auf Bundesebene 

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betrifft ausdrücklich auch die Thematik der Verwahrung und Auswertung der Angebote nebst Unterlagen, die ggf. durch einen vom öffentlichen Auftraggeber beauftragten Dienstleister vorgenommen wird.106 In gleichfalls überaus logischer Weise setzen sich die Vertraulichkeitsanforderungen in der Phase eines etwaigen Vergabenachprüfungs- und Beschwerdeverfahrens fort.107

5. Dynamische elektronische Verfahren (§ 5 VOL/A, § 5 EG VOL/A) Die mit der EU-Richtliniengeneration 2004 eingeführten dynamischen Verfahren 141 sind als optionale Möglichkeit für die Auftraggeber in der VOL/A vorgesehen. Sie definieren sich ausdrücklich als Spezialfälle des offenen Verfahrens und sind ausschließlich als elektronische Verfahren zulässig. Die Auftraggeber können für die Vergabe von Aufträgen ein dynamisches elek­ tronisches Verfahren einrichten. Ein dynamisches elektronisches Verfahren ist ein zeitlich befristetes ausschließlich elektronisches offenes Vergabeverfahren zur Beschaffung marktüblicher Leistungen, bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Spezifikationen den Anforderungen des Auftraggebers genügen.

Praxistipp In der Praxis wird eine Vergabestelle zunächst die Absicht der Eröffnung eines solchen dynamischen elektronischen Vergabeverfahrens bekannt machen. In den Vergabeunterlagen werden die zu beschaffenden Produkte und ihre erforderlichen technischen Spezifikationen erläutert. Zusätzlich müssen – im Gegensatz zum einfachen offenen Verfahren – hier auch die vom Auftraggeber vorzugebenden technischen Rahmenbedingungen für die Teilnahme am dynamischen Verfahren erklärt werden. Dabei muss gewährleistet sein, dass alle erforderlichen Unterlagen ungehindert für alle Interessenten zugänglich sind.

Interessierte Unternehmen beteiligen sich durch Abgabe eines ersten – noch unver- 142 bindlichen – Angebotes, das vom Auftraggeber daraufhin überprüft werden muss, ob es die vorgegebenen Mindestbedingungen einhält. Ist dies der Fall, wird der Interessent zum dynamischen Verfahren zugelassen. Das dynamische Verfahren zielt dabei nicht auf die Deckung eines einzelnen, aktuellen Beschaffungsbedarfes ab, sondern auf sich über mehrere Jahre wiederholende Bedarfe. Die Laufzeit eines solchen dynamischen Systems ist auf vier Jahre begrenzt.

106 VK Sachsen, Beschl. v. 10.04.2014, Az.: 1/SVK/007-14. 107 EuGH, Urt. v. 14.02.2008, Rs. C-450/06.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

143 Steht nun ein konkreter aktueller Beschaffungsbedarf an, wird er im Kreise der zum

dynamischen Verfahren zugelassenen Interessenten ausgeschrieben. Der Wettbewerb findet nunmehr also nicht mehr am ganzen Markt statt, sondern nur noch zwischen den bereits zugelassenen Unternehmen. Um diese Wettbewerbseinschränkung auszugleichen, ist es aber bislang nicht zugelassenen Interessenten während der ganzen Laufzeit des dynamischen Verfahrens erlaubt, indikative Angebote einzureichen und sich so um eine Zulassung zu bewerben. Die Erteilung des Zuschlages erfolgt analog dem normalen offenen Verfahren: 144 Derjenige Teilnehmer, der das anhand der bekannt gemachten Zuschlagskriterien beste Angebot abgegeben hat, wird bezuschlagt.

6. Elektronische Auktionen

145 Mit den Richtlinien des Jahres 2004 wurde auch die elektronische Auktion als spezielle

Abwicklungsmethode für offene und nichtoffene Verfahren eingeführt. Die elektronische Auktion hat auch ihren Niederschlag in § 101 GWB gefunden. Allerdings haben sowohl der Vergabe- und Vertragsausschuss für Lieferungen und Dienstleistungen – ein Gremium der Wirtschaft – als auch die Bundesregierung als Verordnungsgeber darauf verzichtet, in der VOL/A detaillierte Regelungen zur Anwendung der elektronischen Auktion zu treffen. Die Bundesregierung hatte aus Gründen des Schutzes der Interessen der mittelständischen Wirtschaft davon absehen wollen, dieses Verfahren in Deutschland einzuführen.

Hinweis Da es aber nun einmal im Gesetz verankert ist, und die Bestimmungen der EU-Richtlinien über die Durchführung einer elektronischen Auktion so detailliert sind, dass sie als Anwendungsvorschrift ausreichen, kann der Verordnungsgeber eine gesetzliche Ermächtigung nicht dadurch aushebeln, dass er die Aufstellung einer Durchführungsvorschrift verweigert. Damit ist die elektronische Auktion eine zulässige Durchführungsoption.108 146 Auch in der elektronischen Auktion dient das initiale Angebot nur dem Zweck,

die Einhaltung der Mindestbedingungen zu überprüfen. Ist das Angebot zulässig, wird der Bieter zur elektronischen Auktion zugelassen. In mehrerer weiteren Annäherungsschritten erhalten die Bieter die Möglichkeit, ihre Angebote zu verbessern – sei es durch Verminderung des Preises, sei es durch eine bessere Anpassung an die technischen Bewertungskriterien. Im Zuge dieses Verfahrens erhalten alle Bieter immer die Information, auf welchem Platz der Wertungsreihenfolge sie

108 VK Lüneburg, Beschluss vom 10.05.2012, Az.: VgK-11/2011.

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C. Rechtliche Umsetzung der eVergabe auf Bundesebene 

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stehen. Die Auktion wird entweder zu einem zuvor festgelegten Zeitpunkt oder nach einer zuvor festgelegten Zahl von Absteigerungsrunden beendet. Sie kann aber auch so ausgestaltet werden, dass sie dann endet, wenn innerhalb einer festgelegten Frist keine veränderten Angebote mehr eingehen. Der Zuschlag wird schließlich auf das wirtschaftlichste (oder preisgünstigste) 147 Angebot erteilt. Auch in einer elektronischen Auktion muss der Auftraggeber die Angebote auf Auskömmlichkeit untersuchen und unangemessen niedrige Angebote nachträglich ausschließen. Auch ist bei der Auswertung der Angebote darauf zu achten, dass die Bieter nicht zur Preisreduktion im Laufe der Auktion die Mindestanforderungen unterschreiten.

7. Zuschlag (§ 18 VOL/A, § 21 EG VOL/A) Für ein durchgängig elektronisch geführtes Verfahren ist es erforderlich, dass auch 148 der Zuschlag elektronisch erteilt wird. Die VOL/A hat diese Voraussetzungen geschaffen. Für den Zuschlag reicht dabei prinzipiell eine fortschrittliche Signatur aus. Es 149 mag auf den ersten Blick verblüffend sein, dass die Sicherheitsanforderungen für Abgabe und Annahme eines Angebotes unterschiedlich hoch definiert sind. Schließlich fordert die VOL/A für die Abgabe des Angebotes mindestens eine fortgeschrittene Signatur nach den Anforderungen des Auftraggebers oder eine qualifizierte Signatur als Ersatz für die Unterschrift. Allerdings dient die Einschränkung der Zulässigkeit der fortgeschrittenen Signatur für das Angebot ja nur der Sicherstellung, dass diese Signatur auch vom Auftraggeber verarbeitet werden kann. Wer also solch eine Signatur erzeugen konnte, sollte auch in der Lage sein, die auf gleichem Wege durch den Auftraggeber erzeugte Signatur zu entschlüsseln. Allerdings erfordert diese Vorschrift, dass der Auftraggeber bei der Signatur seines Zuschlags sich an die gleichen Spezifikationen hält, die er von den Bietern verlangt hatte. Es ist dem Auftraggeber aber nicht verwehrt, die stärkere qualifizierte Signatur zu verwenden. (3) Bei einer Zuschlagserteilung in elektronischer Form genügt eine „fortgeschrittene elektronische Signatur“.

8. Dokumentation (§ 20 VOL/A, § 24 EG VOL/A) Schließlich ist für alle Vergabeverfahren eine fortlaufende Dokumentation gefordert, 150 die alle einzelnen Stufen des Verfahrens erkennen lässt. Gerade hier stellen elektronische Vergabesysteme einen erheblichen Vorteil dar. Denn alle Kommunikation mit den Bietern, die über eine elektronische Vergabeplattform läuft, wird fortlaufend protokolliert. So ist es im elektronischen Verfahren jederzeit möglich, festzustellen, wer welchem Bieter welche Mitteilung wann gegeben hat – angefangen über den Abruf der Vergabeunterlagen über die Bieterfragen bis hin zur Vorabinformation über Noch

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

den Zuschlag in europaweiten Verfahren. Damit wird die Führung der Vergabeakte merklich erleichtert. Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. 151 Eine zeitnahe Erstellung von Vergabevermerken, die in ihren Einzelschritten zu

wesentlichen verfahrenssteuernden Entscheidungen, die Dokumentation als Ganzes ausmachen, wurde verschiedentlich von den Spruchkörpern der Vergabenachprüfungsinstanzen eingefordert.109 Speziell geht es darum, Manipulationsmöglichkeiten vorzubeugen.110 Hinweis Erscheinungen in Vergabeverfahren wie beispielsweise diejenige, dass erst im bereits laufenden Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer nachgereichte Vergabevermerke (im entschiedenen Fall mehrere Wochen nach der Übersendung der Vergabeakten an die Vergabekammer) dem vom öffentlichen Auftraggeber schlichtweg nicht mehr ausräumbaren Verdacht unterliegen, nachgefertigt worden und damit nicht mehr authentisch zu sein, sind mit der elektronischen Vergabe praktisch nicht mehr denkbar.111

152 Diese vorgenannten, über etliche Jahre entwickelten Anforderungen insbesondere

der Oberlandesgerichte wurden durch den Bundesgerichtshof Anfang 2011 bestätigt und bekräftigt.112 Nicht zu unterschätzen ist insbesondere der reduzierte (Dokumentations-) 153 Aufwand im Vergabeverfahren alleine bei der Prüfung und Wertung einer Vielzahl von Angeboten im Verfahren nach der VOL/A (z.B. im Gebäudemanangement).113

Beispiel Aus einer Entscheidung des OLG Düsseldorf, die sich mit einer Vergabe im Bereich Gebäudemanangement befasst, geht hervor, dass jede Angebotsauswertung, die durch einen externen Dienstleister vorgenommen wird bzw. wurde, Kosten in Höhe von 900,00 € ausgelöst hat, was bei 30 Angeboten nicht weniger als eine Summe von 27.000,00 € ausmacht.114

109 OLG Naumburg, Beschl. v. 20.09.2012, 2 Verg 4/12; OLG Celle, Beschl. v. 11.02.2010, 13 Verg 16/09; VK Bund, Beschl. v. 09.06.2005, VK 3-49/05; VK Saarland, Beschl. v. 23.01.2006, 1 VK 06/2005. 110 OLG Thüringen, Beschl. v. 09.09.2010, 9 Verg 4/10, unter Verweis auf: OLG Karlsruhe, Beschl. v. 21.07.2010, 15 Verg 6/10; OLG Düsseldorf, Beschl. v. 17.03.2004, VII-Verg 1/04. 111 OLG Karlsruhe, Beschl. v. 31.01.2014, 15 Verg 10/13. 112 BGH, Beschl. v. 08.02.2011, X ZB 4/10 – »S-Bahn Rhein/Ruhr«, VergabeR 2011, 452. 113 Adams, Service-Guide eVergabe Ausgabe 01/2014, S. 8. 114 OLG Düsseldorf, Beschl. v. 29.02.2012, VII-Verg 75/11.

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C. Rechtliche Umsetzung der eVergabe auf Bundesebene 

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Dass alleine aus Zeitgründen die Dokumentationsdichte oftmals zu wünschen 154 übrig lässt, wird daraus mehr als deutlich. Prüfungsdichte und Dokumentation, Rechtsbeständigkeit des Vergabeverfahrens, sowie wirtschaftlicher Einkauf stehen in direkter Abhängigkeit zueinander.

II. Umsetzung in der VOB/A 2012 VOB/A und VOL/A sind in weiten Teilen inhaltlich identisch, oft sogar wortgleich. In 155 diesem Abschnitt sollen daher nur die Abweichungen der VOB/A 2012 von der älteren VOL/A 2009 dokumentiert werden.

1. Grundsätze der Informationsübermittlung Die einschlägigen Vorschriften des § 11 VOB/A finden sich inhaltsgleich in § 11 VOL/A. 156 Die einschlägigen Vorschriften des § 11 EG VOB/A finden sich in den §§ 13 EG VOL/A und 16 EG VOL/A.

2. Bekanntmachung Während § 12 VOL/A dem Auftraggeber die Pflicht zur Veröffentlichung von elek­ 157 tronischen Bekanntmachungen auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamtes (www.bund.de) auferlegt, enthält § 12 VOB/A 2012 an dieser Stelle nur eine KannVorschrift. Für binnenmarktrelevante Ausschreibungen sind die Regelungsgehalte von § 15 158 EG VOL/A und § 12 EG VOB/A gleich.

3. Form und Inhalt der Angebote Die Regelungen der § 13 und 13 EG VOB/A entsprechen mit einer Ausnahme denen 159 der §§ 13 und 16 EG VOL/A. Unterhalb der europarechtlichen Schwelle verpflichtet die VOB/A den Auftraggeber, schriftliche Angebote zu akzeptieren. Ein rein elektronisches Verfahren ist deswegen im Bereich des ersten Abschnitts der VOB/A nach derzeitiger Rechtslage nicht möglich. § 13 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 VOB/A 2012 lautet: Schriftlich eingereichte Angebote sind immer zuzulassen.

4. Öffnung der Angebote Der Eröffnungstermin bei Ausschreibungen nach VOB/A erfolgt in Anwesenheit der 160 Bieter respektive deren bevollmächtigter Vertreter. Im Bereich der VOL/A sind Bieter zum Eröffnungstermin nicht zugelassen. In diesem Punkte unterschieden sich die Noch

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

§§ 14 und 14 EG VOB/A von den ansonsten gleichen Regelungen der §§ 14 und 17 EG VOL/A. § 14 VOB/A lässt alle Angebote zu, die bis zur Öffnung des ersten Angebotes vor161 liegen. Zur Eröffnung zuzulassen sind nur Angebote, die dem Verhandlungsleiter bei Öffnung des ersten Angebots vorliegen. 162 Die VOL/A kennt statt dessen einen festen Schlusstermin für den Angebotseingang.

Dementsprechend sind die Regelungen unterschiedlich. In der VOL/A ist der Eingangsvermerk maßgeblich für die Rechtzeitigkeit des Einganges, für die VOB/A ist die Festlegung des Öffnungszeitpunktes des ersten Angebotes wesentlich.

Hinweis Es gibt für elektronische Angebote noch keine Rechtsprechung dazu, in welchem Zeitpunkt ein Angebot geöffnet ist: Im Moment der Entschlüsselung oder erst in dem Moment, in dem das entschlüsselte Dokument erstmals auf einem Bildschirm für den Verhandlungsleiter sichtbar wird. Für papiergebundene Angebote ist diese Frage bereits geklärt: Nicht im Moment des Aufschneidens des Umschlages, sondern erst in dem Moment, in dem der erste Blick auf die Unterlagen möglich wird, ist das Angebot geöffnet.115

5. Dynamische elektronische Verfahren und elektronische Auktionen

163 Beide Sonderfälle der Verfahrensdurchführung sind in der VOB/A nicht erwähnt.

Bedenkt man aber, dass elektronische Auktionen in der Rechtsprechung zur VOL/A trotz deren Nichterwähnung für zulässig gehalten werden116, so sind die selben Überlegungen auch auf beide in der VOB/A unerwähnte Verfahren übertragbar, auch wenn sicherlich nur wenige Fälle vorstellbar sind, in denen diese Verfahren für Bauvorhaben sinnvoll erscheinen mögen.

6. Zuschlag

164 Während §§ 18 bzw. 21 EG VOL/A die verschiedenen zulässigen Kommunikationswege

für die Zuschlagserteilung ausdrücklich benennen, verzichtet die VOB/A darauf vollständig. Insofern gelten für die Frage, welche Wege für den Zuschlag zulässig sind, in der VOB/A die Bestimmungen über die Grundsätze der Informationsübermittlung, die die elektronische Kommunikation zulassen.

115 VK Lüneburg, Beschl. v. 01.03.2000, Az.: 203-VgK-02/2000. 116 VK Lüneburg, Beschl. v. 10.05.2012, Az.: VgK-11/2011.

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D. Die elektronische Auftragsvergabe in Abgrenzung zu anderen Begriffen 

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Ob und wie die Zuschlagsmitteilung digital signiert werden muss, regelt die 165 VOB/A nicht. Damit greift auch die Erleichterung des § 18 bzw. 21 EG VOL/A nicht, der für den Zuschlag auf die qualifizierte Signatur zugunsten der nur fortschrittlichen verzichtet. Mangels spezieller Regelung muss für die Signatur des Zuschlages nach VOB/A auf die Bestimmung des § 126a BGB zurückgegriffen werden. Danach kann die Unterschrift nur durch eine qualifizierte Signatur ersetzt werden.

7. Dokumentation Die VOL/A schreibt dem Auftraggeber vor, das Verfahren zu dokumentieren. Diese 166 Verpflichtung schließt zweifelsfrei ein, dass auch elektronische Verfahren dokumentiert werden müssen. Die §§ 20 bzw. 20 EG VOB/A zeugen von der Sorge des Verordnungsgebers, dass in den Vergabestellen der Umgang mit elektronischen Medien so ungewohnt ist, dass man an der Geeignetheit der Dokumentationsmittel zweifelt. Anders lässt es sich kaum erklären, dass die VOB/A zusätzlich bestimmt: Der Auftraggeber trifft geeignete Maßnahmen, um den Ablauf der mit elektronischen Mitteln durchgeführten Vergabeverfahren zu dokumentieren. Im Übrigen gelten die gleichen Anforderungen der Gerichte, was u.a. die zeitnahe 167 Dokumentation und die Authentizität der Dokumentation anbelangt, wie im Falle der Verfahren nach der VOL/A.117 Nicht zu unterschätzen ist insbesondere der reduzierte (Dokumentations-)Aufwand im Vergabeverfahren alleine bei der Prüfung und Wertung von Angeboten im Verfahren nach der VOB/A mit umfangreichen Leistungsverzeichnissen.118

D. Die elektronische Auftragsvergabe in Abgrenzung zu anderen Begriffen Im Rahmen von Ausschreibungen bzw. der elektronischen Auftragsvergabe sind 168 viele Begriffe in Umlauf, deren Bedeutung den Anwendern oft nicht ganz geläufig sind oder die sie nicht formscharf voneinander abgrenzen können. Als Oberbegriff dient die „elektronische Auftragsvergabe“. Unter diesem kann die elektronische Bekanntmachung einer Ausschreibung wie auch ein gesamter Vergabeprozess sub-

117 Siehe Kapitel C.I.8. 118 Adams, Service-Guide eVergabe Ausgabe 01/2014, S. 8.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

sumiert werden.119 Die Verwendung unterschiedlicher Begriffe soll aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass es das erklärte Ziel des EU-Gesetzgebers ist, künftig die Bekanntmachungs-, Angebots- und Kommunikationsprozesse komplett elektronisch abzuwickeln.120 Unbeschadet dieser finalen Zielsetzung im Sinne eines umfassenden, weitest169 möglichen Verständnisses elektronischer Vergabeverfahren sollen im Interesse eines besseren Überblicks nachfolgend verschiedene Begrifflichkeiten aufbereitet und Verfahren erläutert werden:

I. Dynamisches elektronisches Verfahren 170 Das sog. dynamische elektronische Verfahren ist nicht mit der elektronischen

Auftragsvergabe an sich gleichzusetzen. Geregelt in §  101 Abs.  6 Satz 2 GWB definiert es der Gesetzgeber als ein zeitlich befristetes, ausschließlich elektronisches offenes Vergabeverfahren zur Beschaffung marktüblicher Leistungen, bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Spezifikationen den Anforderungen des Auftraggebers genügen. Das Verfahren definiert sich also anhand von folgenden vier Merkmalen: –– zeitlich befristetes –– ausschließlich elektronisches –– offenes Vergabeverfahren –– zur Beschaffung marktüblicher Leistungen, (bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Spezifikationen den Anforderungen des Auftraggebers genügen).

171 Was bedeutet das für die ausschreibende Stelle? Beim dynamischen elektronischen

Verfahren handelt es sich um Durchführungsmodifikationen, nicht um eine selbständige Vergabeart.121 Da das dynamische elektronische Verfahren ein offenes Vergabeverfahren darstellt, ist der Teilnehmer- und Bieterkreis nicht von vornherein begrenzbar. Seinen Ursprung findet dieses elektronische Verfahren in Artikel 33 und 54 VKR 172 (Vergabekoordinierungsrichtline – 2004/18/EG), auf nationaler Ebene wurden Einzelheiten zum Verfahrensablauf in § 5 VOL/A bzw. § 5 VOL/A-EG und in § 10 SektVO

119 Vgl. Noch, in: Vergaberecht kompakt, 5. Aufl., Rn. 68. 120 Vgl. hierzu Wagner/Steger, Service-Guide eVergabe Ausgabe 01/2014, S.  21: „Die neuen EU  Vergaberichtlinien schaffen zumindest insoweit Klarheit, als Art. 22 Abs. 1 VKR-neu nunmehr verpflichtend vorschreibt, dass die gesamte Kommunikation und der gesamte lnformationsaustausch zwischen Vergabestelle und Bietern unter Anwendung elektronischer Kommunikationsmittel erfolgen muss.“. 121 Vgl. Kulartz, in: Kulartz/Kus/Protz, § 101 GWB, Rn. 61.

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D. Die elektronische Auftragsvergabe in Abgrenzung zu anderen Begriffen  

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umgesetzt. Die VOB/A und die VOF hingegen enthalten keine Regelungen zum dynamischen elektronischen Verfahren weshalb es z.B. nicht möglich ist, Bauleistungen im Rahmen eines dynamischen elektronischen Verfahrens zu vergeben. Betrachten wir zwei der oben angesprochenen Regelungen, die VOL/A und die 173 SektVO, etwas genauer:

1. § 5 VOL/A Diese Regelung gilt nur für Beschaffungen im sog. Unterschwellenbereich (vgl. 174 § 2 VgV). Ergibt die Gesamtsumme des Auftragswertes, dass eine Ausschreibung im Überschwellenbereich, also EU-weit, stattzufinden habe, so findet § 5 VOL/A-EG Anwendung. Praxistipp Wie berechnet sich der Auftragswert? Gemäß § 3 Abs. 6 VgV berechnet sich der Wert eines dynamisch elektronischen Verfahrens auf der Grundlage des geschätzten Gesamtwertes aller Einzelaufträge, die während der gesamten Laufzeit geplant sind. Zu beachten gilt, dass bei der Berechnung der Summe die Umsatzsteuer außer Betracht bleibt (vgl. § 1 Abs. 1 VgV).

a) Definition Auch in § 5 Abs. 1 Satz 2 VOL/A definiert der Gesetzgeber das Verfahren anhand der- 175 selben vier Merkmale des § 101 Abs. 6 Satz 2 GWB (s.o.).

– Zeitlich befristetes Vergabeverfahren Die Laufzeit eines dynamischen elektronischen Verfahrens darf grundsätzlich vier 176 Jahre nicht überschreiten. Eine Überschreitung ist nur in besonders zu begründenden Fällen zulässig (vgl. § 5 Abs. 2 lit. f VOL/A). Welche Fälle das sein können, lässt der Verordnungsgeber offen. Fest steht aber, dass im Falle des Anführens eines oder mehrerer begründeter Fälle der öffentliche Auftraggeber eine belastbare Begründung liefern und diese in der Vergabeakte dokumentieren muss (vgl. § 20 VOL/A). Nach dem Ende der Laufzeit kann der öffentliche Auftraggeber im Übrigen erneut 177 ein dynamisches elektronisches Verfahren einrichten, das die Vergabe identischer Aufträge zum Inhalt hat.

– Ausschließlich elektronisches Vergabeverfahren Die öffentlichen Auftraggeber verwenden bei der Einrichtung des dynamischen elek- 178 tronischen Verfahrens und bei der Vergabe der Aufträge ausschließlich elektronische Mittel (vgl. § 5 Abs. 1 Satz 3 VOL/A). Diese elektronischen Mittel sind in § 11 Abs. 2 und 3 sowie in § 13 Abs. 1 und 2 VOL/A näher bezeichnet. So muss das für die elek-

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

tronische Übermittlung gewählte Netz allgemein verfügbar sein und darf den Zugang der Bewerber oder Bieter zu den Vergabeverfahren nicht beschränken. Die dafür zu verwendenden Programme und ihre technischen Merkmale müssen –– allgemein zugänglich, –– kompatibel mit allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie und –– nichtdiskriminierend sein (vgl. § 11 Abs. 2 VOL/A). Hinweis Ein Telefax (Telekopie) gilt nicht als elektronisches Kommunikationsmittel. 179 Gemäß § 11 Abs. 3 VOL/A haben die Auftraggeber dafür Sorge zu tragen, dass den

interessierten Unternehmen die Informationen über die Anforderungen an die Geräte, die für die elektronische Übermittlung der Anträge auf Teilnahme und der Angebote erforderlich sind, einschließlich Verschlüsselung zugänglich sind. § 13 Abs. 1 Satz 2 HS 2 VOL/A legt fest, dass elektronisch übermittelte Angebote mit einer „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ nach dem Signaturgesetz und den Anforderungen der Auftraggeber oder mit einer „qualifizierten elektronischen Signatur“ nach dem Signaturgesetz zu versehen sind. Was verbirgt sich jeweils dahinter? Als fortgeschrittene elektronische Signatur definiert § 2 Nr. 2 SigG eine elektroni180 sche Signatur, die a) ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet ist, b) die Identifizierung des Signaturschlüssel-Inhabers ermöglicht, c) mit Mitteln erzeugt werden, die der Signaturschlüssel-Inhaber unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann, und d) mit den Daten, auf die sie sich beziehen, so verknüpft ist, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann. 181 § 2 Nr. 3 SigG definiert eine qualifizierte elektronische Signatur als eine elektronische

Signatur, die a) auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruht und b) mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt wird.

182 Eine kurze Anmerkung zur „Unversehrtheit der Angebote“: Diese ist bei elektronisch

übermittelten Angeboten durch entsprechende organisatorische und technische Lösungen nach den Anforderungen des Auftraggebers und die Vertraulichkeit durch Verschlüsselung sicherzustellen. Die Verschlüsselung muss übrigens bis zum Ablauf der Angebotsfrist aufrechterhalten bleiben (vgl. § 13 Abs. 2 Sätze 3 und 4 VOL/A).

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D. Die elektronische Auftragsvergabe in Abgrenzung zu anderen Begriffen  

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– Offenes Vergabeverfahren § 5 Abs. 1 Satz 4 VOL/A gibt vor, dass dieses Verfahren als offenes Vergabeverfahren 183 unter Einhaltung der Vorschriften der Öffentlichen Ausschreibung in allen Phasen von der Einrichtung bis zur Vergabe des zu vergebenden Auftrags durchzuführen ist. Das bedeutet gleichzeitig, dass es sich beim dynamischen elektronischen Verfahren nicht um ein Vergabeverfahren eigener Art handelt, sondern nur um eine besondere Form der Öffentlichen Ausschreibung122.

– Beschaffung marktüblicher Leistungen, bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Spezifikationen den Anforderungen des Auftraggebers genügen Gewiss ist es erforderlich, von Fall zu Fall zu entscheiden, ob die jeweils zu beschaf- 184 fende Leistung allgemein auf dem Markt verfügbar ist. Eine wertende Einzelfall­ betrachtung ist deshalb unerlässlich. Daher fallen solche Leistungsspezifikationen nicht unter diese Betrachtung, die vor der Einrichtung des Verfahrens so am Markt noch nicht angeboten wurden123. Sicherlich liegt auch der Grund, warum der Verordnungsgeber in der VOF und der VOB/A das dynamische elektronische Verfahren nicht eingeführt hat, darin, dass bei der VOF der Gegenstand der Leistung eine Aufgabe ist, deren Lösung nicht vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann (vgl. § 1 Abs. 1 VOF), und Bauleistungen wohl in der Regel maßgeschneidert den Bedürfnissen des öffentlichen Auftraggebers angepasst werden müssen. Zu beachten ist, dass die Leistung allgemein auf dem Markt verfügbar sein muss. 185 Es ist also nicht ausreichend, wenn nur ein einzelner oder eine kleine Gruppe von Marktteilnehmern mit dieser Leistung aufwarten können124. Was bleibt also als Anwendungsbereich für das dynamische elektronische Verfahren nach § 5 VOL/A: Massenverbrauchsgüter und einfachere Dienstleistungen, die wiederkehrend beschafft werden sollen.

b) Allgemeines Gemäß § 5 Abs. 1 Satz 5 VOL/A sind alle Unternehmen, welche die Eignungskriterien 186 erfüllen und ein erstes vorläufiges Angebot im Einklang mit den Vergabeunterlagen und den etwaigen zusätzlichen Dokumenten vorgelegt haben, zur Teilnahme zugelassen. Die erforderliche Bietereignung richtet sich dabei nach § 16 Abs. 5 VOL/A. Es sei darauf hingewiesen, dass gemäß § 5 Abs. 1 Satz 6 VOL/A für die Unterneh- 187 men die Möglichkeit besteht, jederzeit ihre vorläufigen Angebote nachzubessern.

122 Vgl. hierzu Müller, NZBau 2011, S. 72 f. 123 Vgl. Tilse, in: Heuvels/Höß/Kuß/Wagner, § 5 VOL/A, Rn. 7. 124 Vgl. ebenda.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

Dies allerdings nur in dem Umfang, in dem die Angebote mit den Vergabeunterlagen vereinbar bleiben. Außerdem ermöglicht es § 5 Abs. 2 lit d VOL/A den Unternehmen, während der gesamten Laufzeit des dynamischen elektronischen Verfahrens ein vorläufiges Angebot zu unterbreiten, um zur Teilnahme am Verfahren zugelassen zu werden. Eine Frist zur Prüfung des Angebotes durch den öffentlichen Auftraggeber kennt 188 § 5 VOL/A im Gegensatz zu § 5 VOL/A-EG nicht. Letztgenannter setzt in Abs. 2 lit. d fest, dass die Prüffrist höchstens 15 Kalendertage betragen darf.

2. § 10 SektVO 189 Auch die SektVO regelt selbst das dynamische elektronische Verfahren in § 10.

a) Definition 190 Vergabestellen können gemäß § 10 Abs. 1 SektVO für die Beschaffung marktüblicher Liefer- und Dienstleistungen ein dynamisches elektronisches Verfahren nach §  101 Abs. 6 GWB einrichten. Insoweit kann bzgl. der Definitionen auf die Ausführungen unter 1. verwiesen werden. Sinn und Zweck der Regelungen in § 10 SektVO ist, die Grundsätze, die die EU dem Vergaberecht seit jeher zugrunde legt, nämlich die der Gleichbehandlung, der Nichtdiskriminierung und der Transparenz weiter voranzubringen. Sowohl der nationale wie auch der europäische Gesetzgeber haben erkannt, dass durch den Einsatz elektronischer Kommunikationsmittel eine Ausweitung des Wettbewerbs erfolgen kann125.

b) Allgemeines 191 § 10 Abs. 1 SektVO stellt im Gegensatz zu § 101 Abs. 6 GWB (marktübliche Leistungen) explizit auf marktübliche Liefer- und Dienstleistungen ab. Diese Formulierung ist konsequent; so soll auch der Sektorenauftraggeber keine Bauleistungen im Rahmen des dynamischen elektronischen Verfahrens beschaffen dürfen. Hinsichtlich des Begriffs der Marktüblichkeit kann grundsätzlich ebenfalls auf 192 die Ausführungen oben unter 1.a. verwiesen werden. Das dynamische elektronische Verfahren lässt sich in zwei Stufen einteilen: in 193 Stufe 1 erfolgt die Zulassung der Bieter zur Teilnahme, in Stufe 2 findet das eigentliche Angebotsverfahren statt, das mit dem Zuschlag endet. Auch hierbei gilt, dass der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt wird (vgl. § 10 Abs. 6 Satz 3 SektVO). Die Vergabestelle ist gemäß § 10 Abs. 2 Satz 1 SektVO verpflichtet, alle sich bewerbenden Unternehmen zur Teilnahme zuzulassen, wenn sie die Eignungskriterien

125 Vgl. Erwägungsgründe 21, 22 der RL 2004/17/EG.

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D. Die elektronische Auftragsvergabe in Abgrenzung zu anderen Begriffen  

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erfüllen und ein erstes vorläufiges Angebot abgegeben haben, das den Inhalten der Vergabeunterlagen entspricht. Auch hier ist es den Unternehmen erlaubt, ihre vorläufigen Angebote jederzeit 194 nachzubessern; dies jedoch nur, sofern die Angebote mit den Inhalten der Vergabeunterlagen vereinbar bleiben, § 10 Abs. 2 Satz 2 SektVO. Durch die Nachbesserung können etwaige Fehler beseitigt und so noch die Zulassung zur Teilnahme erreicht werden. Wie auch bei § 5 VOL/A können hier Unternehmen während der gesamten Laufzeit vorläufige Angebote einreichen, um zur Teilnahme am dynamischen elektronischen Verfahren zugelassen zu werden (vgl. § 10 Abs. 4 Satz 1 SektVO).

c) Einrichtung und Betrieb eines dynamischen elektronischen Verfahrens Wie das dynamische elektronische Verfahren im Bereich der Sektorenauftraggeber 195 eingerichtet wird, gibt § 10 Abs. 3 SektVO vor. Der Auftraggeber hat zunächst eine Bekanntmachung zu veröffentlichen in der er angibt, dass es sich um ein dynamisches elektronisches Verfahren handelt (vgl. § 10 Abs. 3 Nr. 1 SektVO). In dieser Bekanntmachung ist gemäß § 10 Abs. 3 Nr. 3 SektVO auch die Internet-Adresse anzugeben, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können. In den Vergabeunterlagen sind gemäß § 10 Abs. 3 Nr. 2 Sekt VO insbesondere 196 präzise anzugeben: –– die Art der beabsichtigten Beschaffungen, die im Wege des dynamischen elektronischen Verfahrens vergeben werden sollen, –– alle erforderlichen Informationen zu diesem Verfahren, –– insbes. Informationen zur verwendeten elektronischen Ausrüstung des Auftraggebers, zu den Datenformaten und zu den technischen Vorkehrungen sowie den Merkmalen der elektronischen Verbindung. Bereits ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Bekanntmachung bis zum 197 Abschluss des dynamischen elektronischen Verfahrens ist auf elektronischem Weg ein freier, uneingeschränkter und unmittelbarer Zugang zu den Dokumenten zu gewähren (vgl. § 10 Abs. 3 Nr. 4 SektVO). Dies begründet sich maßgeblich damit, dass es sich bei diesem Verfahren um ein vollelektronisches handelt. Alle Kommunikation zwischen Auftraggeber und Unternehmen läuft auf elektronischem Wege ab. Um zur Teilnahme am dynamischen elektronischen Verfahren zugelassen zu 198 werden ermöglicht der Auftraggeber gemäß § 10 Abs. 4 SektVO während der gesamten Laufzeit jedem Unternehmen, ein vorläufiges Angebot abzugeben. Der Auftraggeber prüft das Angebot innerhalb der vorgegebenen Prüffrist von höchstens 15  Kalendertagen; maßgeblich für den Beginn der Frist ist der Zeitpunkt, in dem das Angebot vorgelegt wurde, vgl. § 10 Abs. 4 Satz 2 SektVO. Eine Verlängerung dieser Frist ist möglich, sofern nicht zwischenzeitlich eine gesonderte Bekanntmachung erfolgt. Nach Prüfung des Angebotes hat eine unverzügliche Unterrichtung des Unternehmens zu erfolgen, ob es zur Teilnahme zugelassen ist oder ob sein vorläufiges Angebot Brunner

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

abgelehnt worden ist. Im Rahmen der Prüfung des Angebotes ist zu beachten, dass innerhalb der Prüfungsfrist auch die Eignung des betreffenden Bieters anhand der Eignungskriterien zu ermitteln ist. Dies stellt eine weitere Voraussetzung zur Zulassung zum dynamischen elektronischen Verfahrens dar126. Gemäß § 10 Abs. 5 Satz 1 Sekt VO hat für jeden Einzelauftrag eine gesonderte Bekanntmachung zu erfolgen. Zu beachten ist, dass vor dieser Bekanntmachung eine vereinfachte Bekanntmachung nach Anhang IX der Verordnung (EG) Nr.  1564/2005 der Kommission vom 07.09.2005 zu erfolgen hat. Gemäß §  10 Abs.  5 Satz 3 SektVO werden in der vereinfachten Bekanntmachung alle interessierten Unternehmen aufgefordert, innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen ein vorläufiges Angebot abzugeben, gerechnet ab Versand der vereinfachten Bekanntmachung. Alle zugelassenen Unternehmen werden vom Auftraggeber aufgefordert, endgültige Angebote für die zu vergebenden Aufträge einzureichen (vgl. § 10 Abs. 6 Satz 1 SektVO). „Endgültig“ bedeutet im Vergleich zu „vorläufig“, dass die abzugebenden Angebote nun verbindlich zu sein haben. Die Anforderungen inhaltlicher Art an die Aufforderung zur Angebotsabgabe sind § 25 SektVO zu entnehmen. Zudem ist erforderlich, dass der Auftraggeber eine angemessene Frist setzt, innerhalb derer die Angebote abzugeben sind. Was kann in diesem Zusammenhang eine angemessene Frist sein? Denkbar wäre, die Frist § 17 Abs. 2 SektVO (52 Kalendertage) zu entnehmen. Dagegen spricht aber zum einen, dass „das dynamische elektronische Verfahren nur zur Beschaffung marktüblicher, also standardisierter Konfektionswaren und -dienstleistungen zugängig ist“127. Zum anderen passt die Angebotsfrist des § 17 Abs. 2 SektVO, obwohl es sich hier um ein offenes Verfahren handelt, nicht, da dieser die Frist ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung rechnet (vgl. § 17 Abs. 2 SektVO)128. Richtig erscheint daher, die verkürzten Fristen des § 18 Abs. 1 SektVO entsprechend heranzuziehen. Dieser sieht eine Verkürzung der Fristen bis auf 22 Kalendertage vor. Nach Prüfung und Wertung der vorgelegten Angebote – wobei in diesem Schritt keine Eignungsprüfung mehr stattfinden darf  – wird auch im Rahmen des §  10 SektVO der Zuschlag gemäß Abs. 6 Satz 3 wiederum auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt durch die Prüfung derselben anhand der Zuschlagskriterien, die in der Bekanntmachung für die Einrichtung des dynamischen elektronischen Verfahrens aufgestellt wurden (vgl. § 10 Abs. 6 Satz 4 SektVO). Die aufgestellten Zuschlagskriterien können gegebenenfalls bei der Aufforderung zur Abgabe eines endgültigen Angebotes präzisiert werden, wodurch für den Auftraggeber ein Spielraum geschaffen wurde.

126 Vgl. Kolpatzik, in: Heuvels/Höß/Kuß/Wagner, § 10 SektVO,Rn. 17. 127 Kolpatzik, in: Heuvels/Höß/Kuß/Wagner, § 10 SektVO, Rn. 21. 128 Vgl. Kolpatzik, in: Heuvels/Höß/Kuß/Wagner, § 10 SektVO, Rn. 21.

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D. Die elektronische Auftragsvergabe in Abgrenzung zu anderen Begriffen  

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Abschließend sei darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber gemäß § 10 Abs. 8 203 SektVO von den Unternehmen, die am dynamischen elektronischen Verfahren teilnehmen, keine Bearbeitungsgebühr oder sonstige Verfahrenskosten fordern kann.

II. Die elektronische Auktion Auch die elektronische Auktion ist nicht mit dem Oberbegriff der elektronischen 204 Auftragsvergabe zu verwechseln. Sie stellt nur einen Aspekt des Vergabeverfahrens dar, nämlich die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes129. Diese erfolgt im Rahmen verschiedener Auktionsverfahren, wie z.B. des normalen Auktionsverfahrens oder des sog. Invers-Auktionsverfahrens („reverseauction“). Obwohl in der Literatur Einigkeit darüber besteht, dass die elektronische Auktion kein neues oder eigenständiges Verfahren zur Vergabe von Leistungen sei, gehen die Meinungen darüber auseinander, ob die elektronische Auktion überhaupt mangels Einführung von Durchführungsmodifikationen als Instrument zur Verfügung stehe. Eine Seite argumentiert, dass die elektronische Auktion trotz fehlender Umset- 205 zung im nationalen Recht als Verfahrensmodalität anwendbar sei, „weil das europäische Recht (Art. 54 VKRL 2004/18/EG) den Ablauf in hinreichendem Maße beschreibt“130. Allerdings finde die elektronische Auktion nur im Bereich offener und nichtoffener Verfahren, nur eingeschränkt im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, Anwendung131. Diametral dazu steht eine andere Meinung. Der Verordnungsgeber habe weder 206 im Bereich der VOL/A, der VOB/A noch im Bereich der SektVO die Modalitäten dafür umgesetzt, ob und wie Auftraggeber elektronische Auktionen durchzuführen haben, sondern in § 100 Abs. 6 GWB lediglich eine Definition dieses neuen Verfahrens manifestiert, die in den Vergabe- und Vertragsordnungen erst noch weitere Umsetzung finden müsste132. Damit habe er die Freigabe dieser Durchführungsmodifikationen über § 97 Abs. 6 GWB letztlich dem Verordnungsgeber überlassen; dieser verweist in der VgV auf die Vergabe- und Vertragsordnungen hinsichtlich der näheren Bestimmungen, die das bei der Vergabe einzuhaltende Verfahren regeln133. In den entsprechenden Bestimmungen wurde die elektronische Auktion aber gar nicht umgesetzt. In Konsequenz soll das bedeuten, dass für die im Rahmen der VOL/A, der VOB/A

129 Vgl. Noch, Vergaberecht kompakt, 5. Aufl., Rn. 71. 130 So Noch, in: Vergaberecht kompakt, 5. Aufl., Rn. 71, der sich darin auf eine Entscheidung der VK Lüneburg, Beschl. v. 10.05.2011 (VgK-11/2011), beruft. 131 Vgl. Noch, in Vergaberecht kompakt, 5. Aufl., Rn. 71. 132 Rechten/Junker, NZBau 2009, 490 f.; vgl. auch BT Drucks. 16/10 117, S. 20. 133 Höß, in Heuvels/Höß/Kus/Wagner, § 101 GWB, Rn. 39 ff.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

und der SektVO zu beschaffenden Leistungen die Möglichkeit einer elektronischen Auktion für den Auftraggeber schlicht nicht zur Verfügung steht134.

III. Die elektronische Bekanntmachung 207 Die elektronische Bekanntmachung unterscheidet sich begrifflich ebenfalls von (dem

Oberbegriff) der elektronischen Auftragsvergabe. Wie es die Bezeichnung schon deutlich macht, erfolgt hier nur die Bekanntmachung in elektronischer Weise. Sie kann im Rahmen einer elektronischen Ausschreibung zur Anwendung kommen, bei der die ausschreibende Stelle entscheidet, inwieweit sie den Verlauf des Vergabeverfahrens auf elektronischer Unterstützung aufbaut. Zum anderen kann sie Teil einer elektronischen Vergabe sein, die jedoch eine vollumfängliche digitale und elektronische Abwicklung des Vergabeverfahrens vorsieht135. Schon nach bisherigem Recht (VOL/A Fassung 2006, in Umsetzung der VKR 209 2004/18/EG) ist die Verkürzung der Angebotsfrist im Offenen Verfahren von normal 52  Tagen auf 40  Tage rechtens, wenn die Auftraggeberin alle Anforderungen der Bestimmung des § 18a Nr. 4 Abs. 1 VOL/A a.F. an die elektronische Bekanntmachung erfüllt hat136.

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IV. Der Download von Vergabeunterlagen 210 Eine Ausschreibung wurde in einem beliebigen Medium bekanntgemacht; nun

geht es darum, wie die Interessenten und Bieter an die Unterlagen, also die Leistungsbeschreibung und die Vergabeunterlagen (Verdingungsunterlagen), gelangen können. Was bislang landläufig noch geschieht ist, dass man als Bieter die Unterlagen bei 211 der ausschreibenden Stelle mündlich oder schriftlich (auch per E-Mail) anfordert und der Auftraggeber diese dann – nach Erstattung des Preises (wobei umstritten ist, ob und wieweit dieser die Selbstkosten der Vervielfältigung übersteigen darf) – übersendet. Dies geschieht dann entweder in Papierform oder ggf. auch per E-Mail. Jedoch: Ein E-Mail-Versand ist nicht als eine Form der elektronischen Vergabe einzuordnen137. Der Download von Vergabeunterlagen beschreitet hier einen deutlich einfache212 ren, schnelleren Weg. Beim sog. Download von Vergabeunterlagen geht es um den

134 Höß, in Heuvels/Höß/Kus/Wagner, § 101 GWB, Rn. 41. 135 Vgl. dazu Noch, in Vergaberecht kompakt, 5. Aufl., Rn. 69 ff. 136 VK Bund, Beschl. v. 08.01.2010, VK 3-229/09, VS 2010, 23 [LS]. 137 OLG Karlsruhe, Beschl. v. 02.10.2009, 15 Verg 4/09, VS 2010, 38f [LS].

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D. Die elektronische Auftragsvergabe in Abgrenzung zu anderen Begriffen  

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Vorgang, dass sich Bieter die Vergabeunterlagen von einer Vergabeplattform im Internet auf ihr Endgerät, also ihren Computer, herunterladen können. Diese DownloadMöglichkeit hat den Vorteil, dass die Vergabestelle sich die Kosten für den Versand und die Zeit für die Bearbeitung sparen können. Auch lässt sich so der potentielle Bieterkreis ermitteln. Beim Angebot von Bieterunterlagen per Download sollte allerdings für eine 213 Registrierung des anfordernden Bieters gesorgt werden, damit dieser erreichbar ist und informiert werden kann, falls Korrekturmitteilungen der Vergabestelle erforderlich wären. Zudem ist bei einer Registrierung nachvollziehbar, wer die Unterlagen abgefragt hat. Als Beispiel für einen Download wird im Folgenden das Verfahren zum Download 214 bei www.vergabe.bayern.de aufgezeigt, wie es der Betreiber dort beschreibt: Beispiel –– „Registrieren Sie sich einmalig –– Recherchieren Sie nach der gewünschten Ausschreibung –– Fordern Sie die Vergabeunterlagen durch Mausklick beim Bauamt an (Sie erhalten eine Bestätigung, dass die elektronische Bewerbung beim Bauamt eingegangen ist) –– Das Bauamt schaltet den Zugang zu den Vergabeunterlagen für Sie frei; Sie erhalten eine Nachricht, dass Unterlagen für Sie vorliegen –– Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort ein und laden Sie die Vergabeunterlagen auf Ihren Rechner –– Die Vergabeunterlagen sind über das mitgelieferte Programm AVA-Sign ausfüllbar; alternativ kann die Leistungsverzeichnisdatei (GAEB Datenart 83) in ein eigenes Kalkulationsprogramm exportiert und dort ausgefüllt werden. Die ausgefüllten Unterlagen können ausgedruckt als Angebot in Papierform beim Bauamt abgegeben werden. –– Kosten: einmalige Registrierung 25,– € zzgl. USt.; danach entstehen bei den einzelnen elektronischen Anforderungen von Vergabeunterlagen keine Kosten mehr. –– Leistung: Programm AVA-Sign zum Ausfüllen von Formularen und Leistungsverzeichnis; zeitlich unbegrenzter Zugang zur Vergabeplattform.“138

In diesem Zusammenhang ist allerdings hervorzuheben, dass sich Vergabenachprü- 215 fungsinstanzen dahingehend geäußert haben, dass die Kostenpflichtigkeit des Downloads von Unterlagen Grenzen unterliegt. Ist beispielsweise allein aus dem Formblatt 124 ersichtlich, welche Nachweise zu erbringen sind, und ist dieses Formblatt nur nach einer kostenpflichtigen Prozedur eines elektronischen Vergabeportals abrufbar, so sind die Nachweise nicht wirksam gefordert139.

138 http://www.vergabe.bayern.de/Download-von-Vergabeunterlagen.65.0.html, Abruf am 24.04.2014. 139 VK Sachsen-Anhalt, Beschl. v. 15.02.2013, 2 VK LSA 42/12.

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 Kapitel 1 Die Grundlagen der Elektronischen Vergabe

V. Upload und Download von Bieterfragen bzw. -antworten 216 Im Rahmen von Ausschreibungen haben Bieter oftmals Fragen zum Verständnis im

Hinblick auf die Leistungsbeschreibung oder andere Verdingungsunterlagen. Diese Fragen können sie natürlich gegenüber der ausschreibenden Stelle äußern. Die ausschreibende Stelle ist jedoch gezwungen, allen Bietern, die die Leistungsbeschreibung und andere Verdingungsunterlagen abgefordert haben, die Fragen und Antworten mitzuteilen. Ein elektronisches System würde hier die Arbeit bei der ausschreibenden Stelle 217 erleichtern. Die Bieter laden ihre Fragen online z.B. auf die Vergabeplattform der ausschreibenden Stelle im Internet hoch (der sog. Upload). Die Antworten zu den Bieterfragen sind dann ebenfalls auf der Vergabeplattform enthalten und können von den Bietern online heruntergeladen werden (der sog. Download).

VI. E-CERTIS 218 E-CERTIS ist eine Datenbank der EU-Kommission140. Sie beinhaltet Angaben aus

allen EU-Mitgliedstaaten zu den Dokumenten, die für eine Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen erforderlich sind. Bei den Dokumenten handelt es sich um Bescheinigungen und sonstige Nachweise, die bei Ausschreibungsverfahren in den 28 Mitgliedsstaaten der EU, einem Kandidatenland (Türkei) sowie den drei EWRStaaten (Island, Liechtenstein und Norwegen) häufig verlangt werden. Die Zwecke von e-CERTIS sollen Erleichterung und Förderung einer grenz219 überschreitenden Teilnahme an Beschaffungen sein. Wie soll das erreicht werden? Wenn europäische Unternehmen bei einer Ausschreibung im Ausland als Bieter auftreten, also ein Angebot einreichen möchten, können sie mit Hilfe von e-CERTIS einfacher nachvollziehen, welche Informationen vom Bieter im jeweiligen Mitgliedsstaat gefordert werden. Auch öffentliche Auftraggeber, die wiederum ein ausländisches Angebot prüfen müssen, können diese Informationen leichter beschaffen. Durch das Zusammentragen in e-CERTIS ist eine leichtere Vergleichbarkeit von Bescheinigungen und Nachweisen zwischen den Mitgliedstaaten möglich. Auch können dadurch Unterlagen auf ihre Gleichwertigkeit hin überprüft werden. Die Informationen der Datenbank stammen im Übrigen von den nationalen Behörden.

140 Vgl. http://ec.europa.eu/markt/ecertis/login.do?selectedLanguage=de., Abruf am 24.04.2014.

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Kapitel 2  eGovernment in der Umsetzung A. eVergabe Als Oberbegriff hat sich die elektronische Auftragsvergabe herausgebildet, die jedoch 1 ihrem Inhalt nach recht unklar ist. Daher werden unter diese oftmals sowohl die reine Bekanntmachung einer Ausschreibung in einem dafür vorgesehenen elektronischen Medium wie auch der Vergabeprozess an sich gefasst1. Richtigerweise hat man unter dem Begriff der eVergabe- oder auch elektronischen Auftragsvergabe – hingegen die vollelektronische, digitale Abwicklung eines Vergabeverfahrens mittels Informations- und Kommunikationstechnik zu verstehen. Der gesamte Vergabeprozess, von der Erstellung der Bekanntmachung bis hin zur Zuschlagserteilung wird hierbei elektronisch abgewickelt. Letztlich findet auch die Dokumentation des Vergabeverfahrens elektronisch statt.2

B. Umsetzung europarechtlicher Vorgaben in nationales Recht I. Bisheriger Umsetzungsstand Die Richtlinien 2004/17/EG und 2004/18/EG brachten erstmals die Gleichstellung 2 der elektronischen Kommunikationsmittel mit den bislang üblichen. Damit einher ging eine Wahlfreiheit für öffentliche Auftraggeber, welche Mittel sie verwenden wollen. Bekanntlich wurde von dieser Wahlfreiheit bis heute überwiegend dergestalt Gebrauch gemacht, dass man von Auftraggeberseite weiter bei der Anwendung der herkömmlichen Kommunikationsmittel verblieb. Die Richtlinien gaben wesentliche Grundsätze für die elektronische Übermittlung von Informationen und Mitteilungen vor. Neu hinzu kam 2004 auch die Einführung einer elektronischen Auktion und eines dynamischen Beschaffungssystems. Diese beiden Instrumente waren aber als Option für die Mitgliedsstaaten ausgestaltet und insofern nicht bindend umzusetzen. Der nationale Gesetzgeber hat eine teilweise Umsetzung im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und in der VOL/A verwirklicht. Hierzu wird auf die Ausführungen in Kapitel 1 D. verwiesen.

1 Vgl. Noch, in: Vergaberecht kompakt, 5. Aufl., Rn. 68. 2 Vgl. Noch, in: Vergaberecht kompakt, 5. Aufl., Rn. 69.

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 Kapitel 2 eGovernment in der Umsetzung

Neben dem in Kapitel 1 D 5. erwähnten Aktionsplan zur Umsetzung und Anwendung der Rechtsvorschriften über die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge schloss sich 2006 ein E-Government-Aktionsplan im Rahmen der „i2010-Initiative: Beschleunigte Einführung elektronischer Behördendienste in Europa zum Nutzen aller“ an3. Dieser hatte zum Ziel, Schlüsseldienste mit grenzüberschreitendem Charakter als Vorreiterdienste zu entwickeln. Mit der Herausgabe des sog. Grünbuchs zum Ausbau der e-Beschaffung in der 4 4 EU sollten die analysierten Hindernisse aufgezeigt und weitere Maßnahmen auf EUEbene vorgeschlagen werden. Die EU-Kommission führte eine Untersuchung durch, indem sie den Mitgliedsstaaten verschiedene Fragen stellte, wie z.B., ob das elektronische Verfahren für Beschaffungen, die von der EU-Richtlinie erfasst sind, verbindlich vorgeschrieben werden sollte. Es schloss sich ein weiteres Grünbuch zur Modernisierung des bestehenden EU-Rechtsrahmens für öffentliche Beschaffungen an5. Unter der Bezeichnung „Strategie für die e-Vergabe“6 erging 2012 eine Mittei5 lung der EU-Kommission. 15 Leitaktionen, die jeweils mit Terminvorgaben versehen waren, sollten eine vollständige e-Vergabe bis zum Jahre 2016 ermöglichen. 3

II. Umsetzungsnotwendigkeiten 6 Mit Einführung der neuen EU-Richtlinien 2014/23/EU, 2014/24/EU und 2014/25/EU7

geht nun die Pflicht zur Einführung der elektronischen Vergabe einher. Allerdings gelten differenzierte Umsetzungsfristen für die jeweiligen Abschnitte des Vergabeverfahrens und die jeweiligen Vergabestellen in Deutschland. Die Richtlinien traten am 18.04.2014 in Kraft und sind innerhalb von 24 Monaten nach ihrem Inkrafttreten in nationales Recht umzusetzen. Zu erwähnen ist, dass die Vorgängerrichtlinien 2004/17/EG und 2004/18/EG mit Wirkung vom 18.04.2016 aufgehoben werden. Art. 22 der Richtlinie 2014/24/EU sieht als zentrale Norm eine umfassende Pflicht 7 für die Mitgliedsstaaten vor, die gesamte Kommunikation und den Informationsaustausch gemäß dieser Richtlinie zu gewährleisten. Die elektronische Kommunikation soll demnach alle Verfahrensstufen der Vergabe umfassen. Interne Prozesse der Vergabestelle und auch die Kommunikation der Auftraggeber sind jedoch nicht

3 Vgl. KOM(2006) 173. 4 Vgl. KOM(2010) 571. 5 Vgl. KOM(2011) 15. 6 Vgl. KOM(2012) 179. 7 ABl EU L 94 v. 28.03.2014.

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B. Umsetzung europarechtlicher Vorgaben in nationales Recht 

Schritte

Übrige Vergabestellen

Zentrale Beschaffungsstellen

Schritt 1

24 Monate nach Inkrafttreten (ab 18. April 2016)

24 Monate nach Inkrafttreten (ab 18. April 2016)

Elektronische Übermittlung der Bekanntmachung

Elektronische Übermittlung der Bekanntmachung (damit wohl keine Möglichkeit mehr die Bekanntmachung per Fax oder als PDF-Datei zu übermitteln. Nur noch Erfassung über SIMAP oder Übermittlung durch zertifizierte OJS-eSender)

Elektronische Übermittlung der Bekanntmachung (damit wohl keine Möglichkeit mehr die Bekanntmachung per Fax oder als PDF-Datei zu übermitteln. Nur noch Erfassung über SIMAP oder Übermittlung durch zertifizierte OJS-eSender)

Schritt 2

24 Monate nach Inkrafttreten (ab 18. April 2016)

24 Monate nach Inkrafttreten (ab 18. April 2016)

Elektronische Auftragsunterlagen

Auftragsunterlagen müssen nach Maßgabe des Art. 53 unentgeltlich uneingeschränkt und vollständig sowie direkt zugänglich sein. Registrierung?

Auftragsunterlagen müssen nach Maßgabe des Art. 53 unentgeltlich uneingeschränkt und vollständig sowie direkt zugänglich sein. Registrierung?

Schritt 3–5

54 Monate nach Inkrafttreten (18. Okt. 2018)

36 Monate nach Inkrafttreten (18. Okt. 2017)

24 Monate nach Inkrafttreten (ab 18. April 2016)

24 Monate nach Inkrafttreten (ab 18. April 2016)

Einheitliche elektronische Europäische Eigenerklärung

48 Monate nach Inkrafttreten (18. April 2018)

48 Monate nach Inkrafttreten (18. April 2018)

Zugriff öffentlicher Auftraggeber auf das Online-Dokumentenarchiv e-Certis

54 Monate nach Inkrafttreten (18. Okt. 2018)

54 Monate nach Inkrafttreten (18. Okt. 2018)

Nutzbarkeit einer evtl. nationalen Datenbank für die Hinterlegung von Eignungsnachweisen für Auftraggeber anderer Mitgliedstaaten

54 Monate nach Inkrafttreten (18. Okt. 2018)

54 Monate nach Inkrafttreten (18. Okt. 2018)

Bewerberkommunikation Angebotsabgabe bis zur Bieterkommunikation Sonderfälle Elektronische Aktion, dynamisches Beschaffungssystem, elektronischer Katalog

Quelle: blog.cosinex.de Brunner

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 Kapitel 2 eGovernment in der Umsetzung

von der Pflicht zur elektronischen Kommunikation erfasst.8 Elektronische Kommunikationsmittel müssen außerdem nicht diskriminierend, allgemein verfügbar und mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der IuK-kompatibel sein. Ein unbeschränkter Zugang zum Vergabeverfahren muss für alle Wirtschaftsteilnehmer sichergestellt sein. Art. 90 der Richtlinie bestimmt eine Frist zur Umsetzung in nationales Recht 8 innerhalb von 24 Monaten nach Inkrafttreten der Richtlinie. Im Hinblick auf Art. 22 Abs. 1 besteht jedoch die Möglichkeit, die Umsetzung weitere 30 Monate hinauszuschieben, für sog. Zentrale Beschaffungsstellen9 jedoch nur um 12 Monate. Ausnahmen bestehen dabei für das dynamische Beschaffungssystem, die elektronische Auktion, elektronische Kataloge, für die elektronische Übermittlung der Bekanntmachungen an das Amt für Veröffentlichungen der EU und die elektronische Verfügbarkeit der Auftragsunterlagen. Es bestehen weitere Aufschubmöglichkeiten in Art. 90 der Richtlinie: So kann z.B. 9 die ausschließlich elektronische Ausstellung der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung um 24 Monate hinausgeschoben werden oder der Zugriff auf das OnlineDokumentenarchiv e-Certis durch die öffentlichen Auftraggeber um 30 Monate.

C. E-Government-Strategie des Bundes 10 Die Verwaltungen von Bund und Ländern sehen sich großen Herausforderungen

gegenüber. Einerseits soll haushaltsrechtlich eine sparsame Mittelverwendung erfolgen, generell sollen die Personalausgaben so gering als möglich gehalten werden, Stellen sogar noch abgebaut werden. Zusätzlich öffnen sich aber immer wieder neue Bereiche, die mit zusätzlichem Aufwand und Mehrausgaben verbunden sind. Auf der anderen Seite ist der Bürger heute nicht mehr vergleichbar mit dem Bürger z.B. aus den 1950er Jahren, der aus Ehrfurcht vor dem Staat klaglos alles als gottgegeben hinnimmt und sich mit einmal eingefahrenen Verwaltungsstrukturen und -abläufen zufrieden gibt. Der Bürger ist heute nicht nur Bürger oder Antragsteller, er ist Kunde geworden. Verwaltungsabläufe sollen daher serviceorientierter ablaufen, Verwaltungen sollen flexibler erreichbar sein, ein Datenaustausch zwischen Verwaltung und Kunde soll nicht nur in der Amtsstube mittels Austausch von Papieranträgen, sondern auch online oder per E-Mail möglich sein. Open Government, Open Data und e-Partizipation sind die Forderungen der Zeit10. Möchte man diesen Zielen und

8 Vgl. Wankmüller, in: Neue EU-Vergaberichtlinien: Pflicht zur E-Vergabe früher als erwartet?, 28.03.2014, blog.cosinex.de, Abruf am 30.03.2014. 9 Dieser Begriff meint nicht zentrale Beschaffungsstellen innerhalb einer Verwaltungseinheit oder Behörde, sondern einen „öffentlichen Auftraggeber“ der für „Dritte“ beschafft. 10 Vgl. hierzu Klinger, in: Der Gemeinderat, Ausgabe 2/2014, S. 15.

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C. E-Government-Strategie des Bundes 

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Forderungen wirklich nachkommen so ist es unerlässlich, eine Reihe von Gesetzen auf den Weg zu bringen, damit eine voll- oder auch nur teilelektronische Verwaltung funktionsfähig und rechtssicher umgesetzt werden kann. Zu diesen Gesetzen zählen: –– das Personalausweisgesetz (Einführung des elektronischen Identitätsnachweises (eID) im Personalausweis), –– das De-Mail-Gesetz (absenderbestätigte E-Mail), –– das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften, –– das Gesetz zur Fortentwicklung des Meldewesens sowie –– das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten. Vielfach ist von E-Government beim Kontakt zwischen Bürgern und Behörden nichts 11 oder nicht viel zu bemerken. Ein Austausch per E-Mail ist oft schon das höchste (der technischen) Gefühle. Selbst falls Instrumente eines E-Government zum Einsatz kommen, so beschränken sich diese bestenfalls auf teilelektronische, nicht medienbruchfreie Lösungen: man kann beispielsweise einen Antrag online ausfüllen, muss ihn dann aber ausdrucken und unterschreiben, um ihn letztlich doch wieder persönlich bei der zuständigen Behörde einzureichen. Ausdruck und Versand an die Behörde auf dem Postweg oder persönlich durch Übergabe können unterbleiben, wenn die entsprechende Behördensoftware vorsieht, dass der online auszufüllende Antrag in ein pdf-Format umgewandelt werden und elektronisch eingereicht werden kann. Das ist aber nur in den Fällen möglich, in denen gesetzlich entweder keine eigenhändige Unterschrift auf dem Antrag gefordert wird, oder aber unter Zuhilfenahme einer elektronischen Signatur – welcher Stufe auch immer – operiert wird. Hinzu kommt, dass die sog. qualifizierte elektronische Signatur von Bürgen und Unternehmen im Prinzip nicht angenommen wird.11 Welchen Weg, welche Lösungen sehen also E-Government 2.0 und das neue 12 E-Government-Gesetz des Bundes vor, damit in den Verwaltungen wirklich ein „modernes Zeitalter“ anbricht?

I. E-Government 2.0 Im Jahre 2006 wurde das Programm E-Government 2.0 durch das Bundeskabinett 13 beschlossen. Damit einher ging das Programm „Zukunftsorientierte Verwaltung durch Innovationen“ als Modernisierungsprogramm der Bundesregierung. Was war der Beweggrund dafür? Der Bund wollte mit diesen Programmen technische und gesellschaftliche Entwicklungen aufgreifen. Er wollte eine effektivere, sichere effizi-

11 Vgl. hierzu Klinger, in: Der Gemeinderat, Ausgabe 2/2014, S. 15.

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 Kapitel 2 eGovernment in der Umsetzung

entere und damit zukunftssichere Verwaltung schaffen. Dabei sollten allerdings Kontinuität und Beständigkeit im Handeln gewährleistet werden. Glücklicherweise war schon eine Basis an elektronischen Dienstleistungen vor14 handen, auf denen aufgesetzt werden konnte. Die Qualität der Nutzung wie auch der Orientierung am Nutzerbedarf standen dabei von Anfang an im Vordergrund12. Die Rahmenbedingungen erfuhren während der Programmlaufzeit immer wieder 15 Veränderungen– so durch den Beschluss des Konzepts „IT-Steuerung Bund“ im Jahre 2007. Ausfluss desselben war beispielsweise die Schaffung des sog. IT-Rates. Auch das Grundgesetz hat in diesem Zusammenhang mit Art. 91 c eine Neuerung erfahren. Zu dessen Ausführung wurde ein IT-Staatsvertrag geschlossen.

1. Ausgangslage

16 Nach Abschluss von BundOnline im Jahre 2005 hatte es die bis dahin größte euro-

päische E-Government-Initiative geschafft, mehr als 440 Informations-, Kommunikations- und Transaktionsdienstleistungen des Bundes online zu stellen. Diese standen den Behörden der Bundesverwaltung zur Verfügung13. Auf diesem Wege konnten die Dienstleistungen des Bundes nun einfacher, kostengünstiger und schneller durch die jeweiligen Nutzer in Anspruch genommen werden. Es ergab sich für die Bundesverwaltung ein jährliches Einsparpotenzial in 17 Höhe von 250 bis 350 Mio. Euro, obwohl der Initiative Kosten in Höhe von 650 Mio. Euro gegenüberstanden. Deutschland-Online, die gemeinsame Initiative von Bund, Ländern und Kommunen, trug dem Umstand Rechnung, dass der Bürger immer nur eine „Verwaltung“ wahrnimmt, gleich, ob es sich dabei um eine Bundes-, Landesoder Kommunalverwaltung handelt. Der Einsatz von Informationstechnologien und die Nutzung des Internets durch 18 die Verwaltungen sollten weiter vorangetrieben werden, einheitliche und durchgängige Onlinedienstleitungen waren das Ziel. Dabei sollte es keine Rolle spielen, welche Verwaltungsebene tangiert ist. Ein Ausbau der Angebote, die Steigerung der Qualität und eine Verbesserung der Nutzer- und Bedarfsorientierung standen im Hinblick auf die Bürger im Vordergrund. Für die Wirtschaft sollte eine Erhöhung der Transaktionstiefe erreicht werden. So wurde das Bundesministerium des Innern mit Kabinettsbeschluss vom 08.03.2006 aufgefordert, eine E-Government-Strategie zu entwickeln. Dies gipfelte im Beschluss der Bundesregierung am 13.09.2006, das Programm E-Government 2.0 aufzusetzen.

12 Vgl. hierzu Abschlussbericht E-Government 2.0, S. 12, Abruf am 15.05.2014. 13 Vgl. Abschlussbericht E-Government 2.0, S. 11, Abruf am 15.05.2014.

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C. E-Government-Strategie des Bundes 

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2. Ziele Das Programm E-Government 2.0 verfolgte auf Basis der Vorgaben der Bundesregie- 19 rung vier strategische Ziele: –– Den Ausbau und die Verbesserung des E-Government-Angebotes des Bundes –– Die elektronische Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft und Verwaltung durch integrierte Prozessketten –– Die Einführung des neuen Personalausweises und die Erarbeitung von E-Identity-Konzepten –– Die sichere Kommunikationsinfrastruktur für Bürgerinnen und Bürger, Wirtschaft und Verwaltung.

Zu den Zielen im Einzelnen: Unter dem Stichwort „Erreichbarkeit“ sollte das E-Government-Angebot des Bundes 20 bedarfsorientiert, qualitativ und quantitativ ausgebaut werden. Ziel sollte die Bereitstellung eines verbesserten Onlineservices sein. Für die Nutzer sollte so ein Mehrwert erreicht werden, indem deren Anforderungen in den Ausbau aufgenommen wurde. Über Breitbandzugänge o.ä. sollte die Erreichbarkeit für alle Nutzer verbessert werden. Der „Nutzen“ für Wirtschaft und Verwaltung stand im Vordergrund indem man 21 versuchte, eine umfassendere elektronische Zusammenarbeit von Wirtschaft und

Multikanalservices entwickeln

Bürgerportale

Vertrauen

Sichere Kommunikationsinfrastruktur

Bessere Onlineservices Erreichbarkeit

E-Government 2.0

Verlässlichkeit Elektronischer Personalausweis

Evaluation und Kundenfeedback

Nutzen

Germeinsame Geschäftsprozesse

Rechtsnormen an E-Government anpassen

Quelle: Bundesministerium des Innern 2006

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 Kapitel 2 eGovernment in der Umsetzung

Verwaltung zu erreichen. Die Stärkung des Wirtschaftsstandortes Deutschland sowie die Reduzierung bürokratiebedingter Kosten waren hier Leitmotiv. Es wurde unter dem Stichwort „Verlässlichkeit“ geprüft, inwieweit Rechtsnor22 men dafür angepasst werden müssten, um im Netz eine sichere und verlässliche Identifikation des Nutzers prüfen und gewährleisten zu können. Voraussetzung dafür ist, dass der Staat eine Infrastruktur zur eindeutigen elektronischen Identifizierung bereitstellt. Im Zuge dessen mussten der neue Personalausweis und weitere E-Identity-Konzepte eingeführt werden. „Vertrauen“ war der Leitspruch, unter dem der Staat sichere elektronische Kom23 munikationsräume schaffen wollte. Vertrauliche Online-Kommunikation und elek­ tronische Dokumentenablage sollten so für alle Nutzer, gleich ob Wirtschaft, Verwaltung oder Bürger geschaffen werden.

3. Ergebnisse 24 Die Ergebnisse des Programmes E-Government 2.0 lassen sich vielschichtig und differenziert darstellen. Als eines der Ergebnisse lässt sich zunächst feststellen, dass es als Instrument zur Reduzierung der Bürokratiekosten dient. Dies nicht nur auf Seiten der Verwaltungen, sondern auch auf Seiten der Wirtschaft und der Bürger. Als handlungsübergreifende Ergebnisse konnten einzelne Vorhaben und Pilot25 projekte mit gemeinsamer Zielausrichtung zusammengefasst und damit effizienter gefördert werden14. Eine ressortübergreifende Zusammenarbeit war dafür kennzeichnend. Begleitet wurde dies durch eine gezielte Öffentlichkeitsarbeit unter Federführung des BMI, die auch durch eine jährliche Beteiligung an relevanten Messen und Konferenzen erfolgte15. Innerhalb des Handlungsfeldes „Portfolio“ wird als Ergebnis ausgewiesen, dass 26 ab 2012 alle gewünschten Onlinedienstleistungen des Bundes für alle Anwender, seien es Bürger, Unternehme oder Behörden, elektronisch nutzbar sind. Bedürfnisse sollen identifiziert und bedarfsgerechte Lösungen angeboten werden. Werkzeuge und Methoden wurden geschaffen, um genau an dieser Aufgabenstellung ansetzen zu können16. Interaktive und partizipative Internetangebote wurden durch geeignete Maßnahmen ausgebaut (E-Partizipation), Zugangsbarrieren wurden abgebaut, E-Government-Dienstleistungen wurden geschaffen. Damit wurde die Informationsgesellschaf für alle (E-Inklusion) realisiert. Ein Leitfaden zur Bedarfsanalyse und Nutzerbefragung wurde entwickelt, einheitliche Qualitätskriterien für Onlinedienstleistungen der Bundesverwaltung wurden etabliert. Neue Prüfmethoden zur Qualitätsbewertung von E-Government-Angeboten wurden durchgeführt, ein Konzept zur

14 Vgl. Abschlussbericht E-Government 2.0, S. 17, Abruf am 14.05.2014. 15 Vgl. Abschlussbericht E-Government 2.0, S. 19, Abruf am 14.05.2014. 16 Vgl. Abschlussbericht E-Government 2.0, S. 20, Abruf am 14.05.2014.

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C. E-Government-Strategie des Bundes 

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Erfolgsmessung zur Verfügung gestellt. Nutzeroberflächen wurden in diesem Zuge genauso verbessert wie die Barrierefreiheit. Verwaltungsübergreifende Verfahren wurden durch die Schaffung der entsprechenden Voraussetzungen vereinfacht17. Beim Ausbau der E-Partizipation sollen Beteiligung und Teilhabe der Bürger 27 an der politischen Gestaltung verbessert werden. 2008 wurden dahingehend zwei Studien veröffentlicht. Ein Onlinekonsultationsverfahren wurde sodann zur Bewertung der Top-5-Handlungsfelder dieser Studien durchgeführt. Mittels einer Konsultationsplattform gab es erstmals auf Bundesebene eine Onlinekonsultation. Diese fand zum Gesetzentwurf „DE-Mail/Bürgerportale“ statt. Darüber hinaus wurden rund 100 Onlinebeteiligungsprojekte identifiziert. In der Folge wurde ein eigener Maßnahmenbereich eingerichtet. 2009 fand das erste deutsche BarCamp zum Thema Government und Web 2.0 statt, das Projekt „einfach teilhaben“ wurde zur Fortentwicklung der E-Inklusion durchgeführt. Beispiel Als Praxisbeispiel ist hier die E-Government-Strategie-Teilhabe zu nennen, bei der ein Portal für Menschen mit Behinderungen geschaffen wurde, in dem Barrierefreiheit durch den Einsatz von Gebärdensprachvideos und leichter Sprache verwirklicht wurde.

Im Handlungsfeld Prozessketten wurde die Zusammenarbeit zwischen Bundesverwal- 28 tung, Wirtschaft und Verbänden gestärkt. Ziel war es, hier zu einer Prozessoptimierung und der Senkung von Bürokratiekosten zu kommen, gerade um den Wirtschaftsstandort Deutschland zu stärken. So wurden Geschäftsabläufe und IT-Verfahren der beteiligten Unternehmen und Verwaltungen in ausgewählte Verwaltungsverfahren integriert, Wissenschaft und Wirtschaft wurden einbezogen und begannen so neue Formen der interdisziplinären Zusammenarbeit. Bei der elektronischen Integration von Geschäftsabläufen wurden neue 29 Formen der Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung geschaffen. In diesem Zusammenhang wurde 2007 auch eine wissenschaftliche Konferenz durchgeführt. Beispiel Als Praxisbeispiele können hier das –– Elektronische Schadstoffeingrenzungs- und verbringungsregister (ePRTR), –– das Elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV) oder –– der eAntrag Pflanzenschutzmittel (ePSM) genannt werden18.

17 Vgl. Abschlussbericht E-Government 2.0, S. 21, Abruf am 14.05. 2014. 18 Vgl. Abschlussbericht E-Government 2.0, S. 32, Abruf am 14.05.2014.

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68 

 Kapitel 2 eGovernment in der Umsetzung

30 Im Zuge von drei Studien im Bereich Prozessketten wurden übergreifende Ansätze

zur Entwicklung ebendieser auf den Gebieten Umwelt, Finanzdienstleistungen sowie Informations- und Meldepflichten für Arbeitgeber erarbeitet. Auch eine Methode zur Identifizierung und Priorisierung von E-Government-Potenzialen anhand des Datenbestandes der Messung von bürokratiebedingten Kosten nach dem StandardKosten-Modell kann als Entwicklungsergebnis genannt werden. Beim Handlungsfeld Identifikation sind Dreh- und Angelpunkt die eindeutige 31 Identifizierung und die Abgabe rechtsverbindlicher Willenserklärungen. Onlinedienstleistungen des Staates sollen sicher genutzt werden können, nun erfüllt der neue Personalausweis dieses hochgesteckte Ziel als Hochsicherheitsdokument. Dieser wurde als erster sicherer Standard-Identitätsnachweis im Onlinebereich entwickelt, eine Multifunktionskarte im Scheckkartenformat, die für Personenkontrollen, Reiseverkehr und im Onlinebereich gilt. Gerade die eID-Funktionalität schützt vor diversen Gefahren im Bereich Cyberkriminalität, wie z.B. dem sog. „Phishing“ oder dem Identitätsdiebstahl. Staatlich vergebene Berechtigungszertifikate ermöglichen eine sichere Online-Authentifizierung, die qualifizierte elektronische Signatur sichert die Rechtswirksamkeit bei Onlinetransaktionen, weil sie die Schriftform ersetzt. Die qualifizierte elektronische Signatur stellt dabei eine aktivierbare Funktion dar. Auch die Themen Datenschutz und Datensicherheit wurden nicht aus den Augen verloren: so sichern Verschlüsselungsverfahren die Informationen und Übertragungen. Keinesfalls werden biometrisch nutzbare Daten an Diensteanbieter übertragen. Im Bereich des Handlungsfeldes Kommunikation sticht besonders das DE-Mail 32 hervor (siehe unten). Die Schaffung einer sicheren Kommunikationsinfrastruktur wurde mit dem Ausbau der „Deutschland-Online-Infrastruktur“ über die Netze von Bund, Ländern und Kommunen erreicht. Die Breitbandversorgung für den ländlichen Raum wurde gefördert, ein Pilotbetrieb für die einheitliche Behördenrufnummer 115 gestartet. Eine sehr praktische Einrichtung ist die eines sog. Einheitlichen Behördenansprechpartners, eine technische Umsetzung der EG-Dienstleistungsrichtlinie. Jeder Dienstleister kann sich damit an einen „Behördenlotsen für Dienstleister“ wenden (www.dienstleisten-leicht-gemacht.de).

4. De-Mail

33 Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung haben gemeinsam eine Lösung entwickelt,

um das Versenden und Empfangen von Nachrichten und Dokumenten so einfach zu halten, wie man es beim E-Mail gewohnt ist, es aber gleichzeitig so sicher zu machen wie die klassische Papierpost. Das Ergebnis davon ist das De-Mail. Der herkömmlichen E-Mail mangelt es an Vertraulichkeit, Verbindlichkeit und Verlässlichkeit. Dieser Zustand soll durch Verschlüsselungen, gesicherte Identitäten der Kommunikationspartner und einen Versand- und Zustellnachweis beseitigt werden. Grundlegende Sicherheitsfunktionen sollen nun über De-Mail einfach nutzbar angeboten werden, ohne zusätzliche Software auf dem Rechner installieren zu müssen. Die Brunner



C. E-Government-Strategie des Bundes 

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Bedienung erfolgt durch Webanwendungen, Behörden und Unternehmen können ihre E-Mail-Infrastrukturen auch über ein Gateway an De-Mail anschließen. Ergänzung erfährt das De-Mail durch eine sichere Dokumentenablage und einen 34 Identitätsnachweis. Betrieben wird De-Mail aber von der Privatwirtschaft, ein staatliches Zertifizierungsverfahren muss nachgewiesen werden können. Allerdings erreicht das De-Mail nicht das Rechtssicherheitsniveau der qualifizierten elektronischen Signatur.

5. eID-Funktion Die eID-Funktion ist eine Funktion des neuen Personalausweises. Sie bietet die Mög- 35 lichkeit des elektronischen Ausweisens und gewährleistet eine sichere Authentifizierung in einer digitalen Welt. Sie dient z.B. beim Onlinebanking oder auch Internet­ auktionen. Staatlich vergebene Berechtigungszertifikate regeln, wer überhaupt Zugriff auf personenbezogene Ausweisdaten erhalten darf. Diese Zertifikate können bei der Vergabestelle für Berechtigungszertifikate (VfB) beantragt werden.

II. E-Government-Gesetz des Bundes Ein Meilenstein – obgleich noch nicht der buchstäbliche „Stein der Weisen“ – auf dem 36 weiten und scheinbar schwierig zu bestellenden Feld des E-Government wurde 2013 verwirklicht: Der Bundestagbeschloss am 18. April 2013 das erste nationale E-Government-Gesetz (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften), der Bundesrat stimmte dem Gesetz am 07. Juni 2013 zu. Am 01. August 2013 trat das neue Gesetz in Kraft. Ist dieses Gesetz in der Lage, den Gordischen Knoten zu durchbrechen, welcher daran Schuld ist, dass elektronische Dienste von Seiten der öffentlichen Verwaltungen für Bürger wie auch Unternehmen nur recht schleppend entwickelt werden? Was kann das Gesetz, was sind Ziele und Vorteile des neuen Gesetzes?

1. Inhalt des EGovG §1 Das E-Government-Gesetz gilt im Wesentlichen für die Behörden des Bundes, bun- 37 desunmittelbaren Körperschaften sowie Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts. Daneben gilt es auch für die Behörden der Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände sowie der sonstigen unter Landesaufsicht stehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts, soweit sie Bundesrecht ausführen. Für die Tätigkeit der Justizverwaltungen gilt es eingeschränkt, für z.B. die Strafverfolgung, die Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten oder die Verwaltungstätigkeit nach SGB II gilt das Gesetz hingegen nicht. Brunner

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 Kapitel 2 eGovernment in der Umsetzung

§2

38 Nach Abs. 1 ist jede Behörde verpflichtet, einen Zugang für die Übermittlung elektro-

nischer Dokumente zu eröffnen. Dieser Zugang muss auch für Dokumente geeignet sein, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Abs. 2 gibt vor, dass jede Bundesbehörde einen elektronischen Zugang durch eine DE-MailAdresse im Sinne des De-Mail-Gesetzes zu eröffnen hat. Eine Ausnahme hiervon besteht nur, sofern die Behörde keinen Zugang zum zentral für die Bundesverwaltung angebotenen IT-Verfahren verfügt, über das die De-Mail-Dienste angeboten werden. Darüber hinaus wird jede Bundesbehörde verpflichtet, einen elektronischen Identitätsnachweis gemäß §  18 des Personalausweisgesetzes oder gemäß §  78 Abs.  5 des Aufenthaltsgesetzes anzubieten, sofern sie im Verwaltungsverfahren die Identität einer Person aufgrund Rechtsvorschrift feststellen muss oder sie aus anderen Gründen die Identifizierung für notwendig erachtet.

§3 39 Jeder Behörde wird nun aufgegeben, im Internet Informationen zu ihren Aufgaben, ihre Anschrift, ihre Geschäftszeiten sowie die postalische, telefonische und elektronische Erreichbarkeit zur Verfügung zu stellen. Ebenso sollen nun auch die Gebühren, die mit der Verwaltungstätigkeit verbunden sind, online veröffentlicht sowie über die jeweils beizubringenden Unterlagen, die zuständige Ansprechstelle und ihre Erreichbarkeit informiert und erforderliche Formulare online bereitgestellt werden. Eine Einschränkung erfahren die Gemeinden und Gemeindeverbände: diese sind zu oben genannten Angaben nur dann verpflichtet, sofern es ihnen der Landesgesetzgeber auferlegt. §4

40 Neu im Verwaltungsverfahren ist, dass nun auch seitens der Behörde elektroni-

sche Bezahlmöglichkeiten vorzuhalten sind, sofern im Rahmen eines elektronisch durchgeführten Verwaltungsverfahrens Gebühren oder sonstige Forderungen erhoben werden. §5

41 Sofern nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist oder die zuständige

Behörde es fordert, können nunmehr im Verwaltungsverfahren vorzulegende Nachweise auch elektronisch eingereicht werden. Die Art der elektronischen Einreichung entscheidet die jeweilige Behörde nach pflichtgemäßem Ermessen. Auch kann die zuständige Behörde nun erforderliche Nachweise mit der Einwilligung des Verfahrensbeteiligten direkt bei der ausstellenden öffentlichen Stelle elektronisch einholen. §§ 6, 7

42 Verpflichtend ist nun für die jeweiligen Behörden die elektronische Aktenfüh-

rung. Ausnahmen hiervon bestehen nur, falls das Führen elektronsicher Akten bei Brunner



C. E-Government-Strategie des Bundes 

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einer Behörde bei langfristiger Betrachtung unwirtschaftlich wäre. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sind durch elektronisch-organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Im Zuge dessen ist neu, dass anstelle der Papierdokumente nun deren elektronische Wiedergabe in der elektronischen Akte aufbewahrt werden soll. Vorgabe ist hierbei, dass die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Dies stellt hohe Anforderungen an das Scannen der Dokumente. Sodann sollen die entsprechenden Dokumente nach der Übertragung in elektronische Dokumente vernichtet oder zurückgegeben werden. Fristen hierfür sind nicht vorgeschrieben. §8 Vor eine besondere Herausforderung stellt das Akteneinsichtsrecht des Bürgers die 43 elektronische Verwaltung: Akteneinsicht kann nun dadurch gewährt werden, dass ein Aktenausdruck zur Verfügung gestellt wird, elektronische Dokumente auf einem Bildschirm wiedergegeben oder elektronisch übermittelt werden oder durch Gestattung eines elektronischen Zugriff auf den Inhalt der Akten. §9 Verwaltungsabläufe, die erstmals zu wesentlichen Teilen elektronisch unterstützt 44 werden, sollen gemäß Abs.  1 vor Einführung der informationstechnischen Systeme unter Nutzung gängiger Methoden dokumentiert, analysiert und optimiert werden. Die Verfahrensabläufe sollen dabei so gestaltet werden, dass die Informationen zum Verfahrensstand, zum weiteren Verfahren und zur Kontaktaufnahme auf elektronischem Weg abgerufen werden können. § 12 Dieser stellt Anforderungen an das Bereitstellen von Daten. So sind grundsätzlich 45 maschinenlesbare Formate zu verwenden, wenn Behörden über öffentlich zugängliche Netze Daten zur Verfügung stellen, an denen ein Nutzungsinteresse im Sinne Informationsweiterverwendungsgesetzes besteht. Wenn in dem Format enthaltene Daten durch Software automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden können, ist das Format auch maschinenlesbar. § 13 Erleichterungen gibt es beim Thema elektronische Formulare: Sieht ein Formular- 46 vordruck ein Unterschriftsfeld vor und ist die Verwendung dieses Formulars durch Rechtsvorschrift vorgeschrieben, so besteht nicht automatisch die Verpflichtung zur Einhaltung der Schriftform. Das Unterschriftsfeld entfällt nämlich bei der für die elektronischen Versendung des Formulars bestimmten Fassung.

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 Kapitel 2 eGovernment in der Umsetzung

§ 15

47 Falls dies über öffentlich zugängliche Netze geschieht, kann künftig eine durch

Rechtsvorschrift des Bundesbestehende Pflicht zur Publikation in einem amtlichen Mitteilungs- und Verkündungsblatt des Bundes, eines Landes oder einer Gemeinde zusätzlich oder ausschließlich durch eine elektronische Ausgabe erfüllt werden.

§ 16 48 Eine barrierefreie Ausgestaltung der elektronischen Kommunikation und die Verwendung elektronischer Dokumente nach § 4 des Behindertengleichstellungsgesetzes soll in angemessener Form gewährleistet werden.

2. Ziele

49 Ziel des Gesetzes ist es, die Kommunikation von Unternehmen oder Bürgern mit der

Verwaltung zu erleichtern, indem bundesrechtliche Hindernisse abgebaut werden. Als Folge des Abbaus soll es Bund, Ländern und Kommunen möglich sein, ihre Verwaltungsdienste auf elektronischem Wege einfacher, benutzerfreundlicher und effizienter anzubieten.

3. Vorteile

50 Die Vorteile des neuen E-Government-Gesetzes liegen auf der Hand: die notwen-

dige Verwaltungsmodernisierung im öffentlichen Sektor wird vorangetrieben, insbesondere aufgrund der neuen Bestimmungen zur Prozessoptimierung und zur elek­tronischen Aktenführung. Die Aufgabenerledigung kann vor allem durch eine elektronische Akte und ein elektronisches Archiv flüssiger und schneller erfolgen. Schneller bedeutet Kosteneinsparung auf Seiten der öffentlichen Hand, da Vorgänge kürzere Bearbeitungszeiten haben. Schneller bedeutet auch, dass der Austausch zwischen einzelner Behörden zügiger von statten geht. Flüssiger bedeutet mehr Service für den Kunden, dem sich die Verwaltung nun im Gewand eines modernen und serviceorientierten Dienstleisters präsentieren kann, der mit der Zeit geht und sich den gewandelten Anforderungen an eine moderne Verwaltung und auch einem veränderten, da deutlich gestiegenen, Serviceanspruch des Bürgers Rechnung trägt. Unabhängig von Öffnungs- oder Sprechzeiten können Bürger wie auch Unter51 nehmen mit der Behörde online kommunizieren. Unnötiger Aufwand, verursacht durch mehrmaliges Vorsprechen bei einer Behörde, weil man z.B. Unterlagen vergessen hatte, entfällt für den Antragsteller. E-Government in der Verwaltung sorgt auch dafür, dass Formulare nicht mehr ausgedruckt, ausgefüllt und per Post an die zuständige Behörde geschickt werden müssen. Formulardaten müssen dann nicht mehr händisch von einem Verwaltungsmitarbeiter in ein elektronisches System eingegeben werden, der endgültige Bescheid muss ebenfalls nicht ausgedruckt und auf

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C. E-Government-Strategie des Bundes 

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dem Postwege an den Adressaten übermittelt werden. Zusätzliche Fehlerquellen wie der Postlauf werden dadurch eliminiert.

III. Projekt XVergabe Regelmäßig wird das sog. Projekt XVergabe fälschlicherweise mit der eVergabe ver- 52 wechselt, als Vergabeplattform gedeutet, oder auch als eine Art elektronisches Auftragsvergabeverfahren verstanden. Tatsächlich handelt es sich bei der XVergabe aber um keine Plattform o.ä., sondern um eine Kommunikationsschnittstelle.

1. Hintergrund des Projekts Die EU fordert 50 % elektronische Vergaben. Davon ist Deutschland mit einem Anteil 53 von ca. 4–7 % (je nach Erhebung bzw. Schätzung) weit entfernt. Der Grund dafür ist schnell ausgemacht: Bund, Länder und Kommunen unterhalten unterschiedliche Vergabeplattformen, die wiederum untereinander nicht interoperabel sind. Zudem besteht auch kein einheitlicher Bieterzugang zu den Plattformen. Finden Unternehmen also eine Vielzahl an Lösungen und Systemen vor, sind sie nicht unbedingt gewillt, sich in jede einzelne Vergabeplattform einzuarbeiten und eine Vielzahl von Bieterzugängen anzulegen, was die Vergabeplattformen –  unabhängig von ihrem Können und ihrer Ausgestaltung – unattraktiv macht.

Vergabeplattform 1 (z.B. e-Vergabe)

Jede Vergabeplattform wird vom eigenen Bieterclient angesprochen.

Vergabeplattform 2

Vergabeplattform x

Bieterclient 1 (BC1)

Jeder Bieterclient kommuniziert (s)einer Vergabestelle!

Bieterclient 2 (BC2)

Bieterclient x

Quelle: Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern19

19 http://www.bescha.bund.de/e-Vergabe/DE/Tiefenlinks/xvergabe/presentation/powerpointpresentation-xvergabe.html?nn=5017660, Abruf am 25.04.2013.

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 Kapitel 2 eGovernment in der Umsetzung

54 Das Bundesministerium des Innern sowie das Beschaffungsamt des BMI initiierten

Ende 2007 auf dieser Grundlage das Projekt XVergabe. Die Projektleitung übernahm das Beschaffungsamt; die Verantwortung liegt beim Beschaffungsamt, dem Land Nordrhein-Westfalen und dem BME e.V. Das Projekt XVergabe kennt viele unterstützende Teilnehmer. Zu nennen sind 55 beispielsweise von Seiten des Bundes das Bundesministerium der Verteidigung, das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, das Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung, das Beschaffungsamt des Bundesministeriums der Innern, das Bundesamt für Wehrtechnik und Beschaffung sowie die Bundesagentur für Arbeit. Von Seiten der Länder beteiligen sich die Bayerische Staatsregierung, die Landesregierung Nordrhein-Westfalen und die Landesregierung Rheinland-Pfalz sowie die Hansestadt Bremen. Die Stadt Nürnberg und die Verbandsgemeinde Montabaur sind als kommunale Teilnehmer zu nennen, ebenso der Deutsche Städte- und Gemeindebund. Von privater Seite nehmen an dem Projekt teil: adesso, Adminis­ trationIntelligence AG, ausschreibungs-abc-GmbH, der BDI e.V., bi AusschreibungsDienste, BITKOM, der BME e.V., cosinex, CSC, GAEB, HealyHudson, RIB, der Submissions ANZEIGER, subreport und Vergabe24. Wie das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie im Rahmen einer 56 Studie aus dem Jahre 2008 festgestellt hat könnten in Unternehmen jährlich über 1,7 Mrd. Euro Prozesskosten gespart werden, würden Bekanntmachungen zentral (elektronisch) veröffentlicht, das Ziel einer elektronischen Vergabe nachdrücklicher verfolgt und einheitliche Formulare in elektronischer Form geschaffen werden; im Gegenzug könnten die Vergabestellen über 1,1 Mrd. Euro einsparen, was folgende Übersicht verdeutlicht: Vorschlag

Unternehmen

Vergabestellen

Gesamt

Ausbau der e-Vergabe mit dem Ziel der Abschaffung der Papierform

316,7

1019,0

1335,7

Verwendung elektronisch ausfüllbarer und einheitlicher Formulare

651,4

163,3

814,7

Summe

968,1

1182,3

2250,4

Quelle: Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern20 57 Die Vielzahl vorhandener eVergabe-Lösungen bringt dabei verschiedene Technologien

zur Anwendung, wie z.B. Java, Microsoft etc. Inkompatible Bieter-Werkzeuge wie Webbrowser sorgen für weitere Verwirrung bei den biet- und teilnahmewilligen Unterneh-

20 http://www.bescha.bund.de/e-Vergabe/DE/Tiefenlinks/xvergabe/presentation/powerpointpresentation-xvergabe.html?nn=5017660, Abruf am 25.04.2014.

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C. E-Government-Strategie des Bundes 

men. Zu guter Letzt arbeiten die unterschiedlichen Lösungen auch mit verschiedenen Geschäftsmodellen. Verlässt man den nationalen Schauplatz und blickt in Richtung EU stellt man fest, dass dort über 300 verschiedene eVergabe Plattformen existieren.

2. Ziel und Funktionsweise Ziel der XVergabe soll es nun sein, die nachhaltigen Voraussetzungen für einen 58 einheitlichen, standardisierten Bieterzugang zu den unterschiedlichen Vergabeplattformen der öffentlichen Hand durch die Harmonisierung der Kommunikationsschnittstellen zu schaffen. Im Ergebnis soll das zu einer höheren Akzeptanz und stärkeren Beteiligung am elektronischen Verfahren bietwilliger Unternehmen führen. Welche Schnittstellen sind davon betroffen? Das können zum einen die Kom- 59 munikationsschnittstellen für den Austausch von Bekanntmachungen sein, zum anderen Kommunikationsschnittstellen zwischen Bieter und Vergabelösungen, um Multiplattform-Bieterclientanwendungen (MPBC) zu ermöglichen. Es soll also einen Bieterclient geben, daneben aber viele Vergabelösungen. Letztlich kann sich dann der Bieter frei entscheiden, welche Anwendung er nutzen möchte. Somit ist der wichtigste Aspekt die Kommunikationsschnittstelle, nicht hingegen der Inhalt der jeweiligen Dokumente. XVergabe-Schnittstelle

Vergabeplattform 1 (z.B. e-Vergabe) XVergabe

XVergabe Bieterclient 1 (BC1)

Jede Vergabeplattform mit XVergabe-Schnittstelle kann von den eigenen und von Bieterclients mit XVergabe-Schnittstelle angesprochen werden.

Jeder Bieterclient mit XVergabe-Schnittstelle nutzt seine und alle Vergabeplattformen mit XVergabe-Schnittstelle.

Vergabeplattform 2

Vergabeplattform x

XVergabe

XVergabe Bieterclient 2 (BC2)

Bieterclient x

Quelle: Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern21

21 http://www.bescha.bund.de/e-Vergabe/DE/Tiefenlinks/xvergabe/presentation/powerpointpresentation-xvergabe.html?nn=5017660, Abruf am 25.04.2013.

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 Kapitel 2 eGovernment in der Umsetzung

60 Es sollen folgende Bereiche ermöglicht werden:

–– –– –– –– –– –– –– ––

Weitergabe von Bekanntmachungsinformationen Bereitstellung von Verdingungsunterlagen Bereitstellung der Teilnahmeanträge und Angebote Bieterrückfragen während der Angebotsphase Zuschlag Sichere Übermittlung der Daten Authentifizierung Signierung22

61 Sowohl das Datenaustauschformat zwischen Vergabeplattform und Bietersoftware

als auch der Zugang zu vergaberelevanten Informationen sollen vereinheitlicht werden. Zudem stehen eine bessere Qualitätssicherung und Validierung der Daten als Ziele auf der Agenda des Projekts XVergabe. Ebenfalls vereinfacht werden sollen die Arbeitsprozesse, vor allem vor dem Hintergrund, dass so auch Bearbeitungsfehler reduziert werden können; dies wiederum würde zu einer Zeit- und Kostenersparnis auf Bieterseite wie auch auf Seite der ausschreibenden Stelle führen. Um erfolgreich einen XVergabe-Standard einführen zu können muss es keine Standardisierung von Softwareprodukten, hingegen aber ein Standardisierung von Daten- und Austauschprozessen geben. Eine Standard-Datenaustauschschnittstelle ist ebenfalls zu definieren wie ein Standard-Datenaustauschprozess. Im Rahmen des Projektes wurden zunächst zwei Arbeitsgruppen gegründet: eine 62 technische und eine fachliche. Die technische Arbeitsgruppe wird vor allem mit den Lösungsanbietern besetzt. Diese soll die Kommunikationsschnittstelle besprechen wie auch die Schemata der Bekanntmachung. In der fachlichen Arbeitsgruppe geht es inhaltlich darum, die Formulare zu vereinheitlichen und technische Aspekte zu betrachten. In dieser Arbeitsgruppe sitzen die Vergabestellen. Zwischenzeitlich sind drei Arbeitsgruppen mit dem Projekt XVergabe befasst. 63 Eine Arbeitsgruppe beschäftigt sich mit dem Schnittstellenproblem; hierbei geht es um die Schnittstelle für den Austausch von Verdingungsunterlagen und Angeboten zwischen den Vergabestellen und den Bietern. Eine weitere Arbeitsgruppe beschäftigt sich mit der Bekanntmachung. Hier gilt es die Datenformate und Austauschprozesse bei der Übermittlung von Bekanntmachungen zwischen verschiedenen Anbietern oder Veröffentlichungsplattformen zu spezifizieren. Die dritte Arbeitsgruppe ist mit den Vergabeunterlagen und deren Datenformaten befasst. Das Thema elektronische Signatur wird in diesem Rahmen behandelt.

22 Vgl. https://www.xvergabe.org/confluence/pages/viewpage.action?pageId=1703949, Abruf am 26.04.2014.

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C. E-Government-Strategie des Bundes 

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Das BMI unterstützte die XVergabe im Rahmen des IT-Investitionsprogramms mit 64 rund 1,1 Mio. Euro.

3. Entwicklung Das Projekt XVergabe hat zügige Arbeit geleistet, weshalb schon im Mai 2010 die 65 Spezifikation für den Austausch von Bekanntmachungen abgenommen wurde. Wozu dient dieser Austausch? Mit ihm können Bekanntmachungsmetadaten auf www.bund.de veröffentlicht werden. Auch der XVergabe-Proxy kann seit mittlerweile 2011 genutzt werden. So können Bekanntmachungsdaten per Webservice von Lösungsanbietern im XVergabe-Format entgegengenommen und auf www.bund.de bereitgestellt werden. Mit der Abnahme der Kommunikationsschnittstelle Ende 2011 wurde ein wich- 66 tiger Meilenstein erreicht. Mitte 2012 wurden erste Lösungen mit einer XVergabekompatiblen Schnittstelle auf den Markt gebracht. Dadurch erhielten Bieter erhalten erstmals den Zugang zu den unterschiedlichen eVergabeplattformen mit nur einem Bieterclient. Nicht nur national, auch europaweit hat das Projekt XVergabe Aufsehen erregt. 67 So fand es bei der EU großen Anklang, weil dort noch keine Lösung für das Problem der vielen unterschiedlichen Schnittstellen zu Bieterclients gefunden wurde. 2012 wurde die Schnittstelle dem EU-Parlament vorgestellt. Inzwischen findet sich die Xvergabe quasi im europaweiten e-SENS-Projekt wieder.

4. Ausblick Die XVergabe ist mittlerweile eine etablierte Größe. Dass es sich hier um ein erfolg- 68 reiches Projekt handelt bestätigt auch die Tatsache, dass die EU mit dem Projekt e-SENS, das 2013 an den Start ging und eine Laufzeit von drei Jahren haben soll, u.a. die Ziele und Erkenntnisse des Projektes XVergabe auf europäischer Ebene weiterverfolgt. Dennoch muss auch national das Thema XVergabe kontinuierlich weiterentwickelt werden. Dies gilt im Hinblick auf die noch nicht wechselseitig gegebenen Interoperabilitäten zwischen den verschiedensten Plattform-Anbietern. Vor allem auch im Hinblick auf die neue EU-Vergaberichtlinie ist es nun entscheidend, Hürden für die elektronische Vergabe weiter abzubauen. So kann das Projekt XVergabe dazu beitragen, dass die eVergabe akzeptiert wird und sich etablieren kann. Schon jetzt kann man festhalten, dass die XVergabe die in dieser Form einzige 69 eVergabe-Schnittstelle weltweit ist. Dennoch: Europaweit kompatible Lösungen sind nicht nur anzustreben, sondern von Nöten. Nur dann kann der durch die Vergaberichtlinien angestrebte europaweite Beschaffungsmarkt auch in der elektronischen Abwicklung der Prozesse Wirklichkeit werden. Einzelne Länder wie z.B. Portugal vergeben öffentliche Aufträge seit dem Jahre 2009 ausschließlich elektronisch.

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78 

 Kapitel 2 eGovernment in der Umsetzung

D. E-Government in den Ländern 70 Bislang zeigen sich die einzelnen Bundesländer recht differenziert und biswei-

len zögerlich mit der Einführung oder Umsetzung von E-Government bzw. konkret mit Projekten oder rechtlichen Vorgaben zu elektronischen Vergabeverfahren oder auch nur Vergabemodalitäten. Vielfach wollte man wohl erst das Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes des Bundes und der neuen EU-Vergaberichtlinie abwarten, um dann darauf basierend zu entscheiden, ob und wie eigene, weitere Entwicklungen voranzutreiben wären. Welche Ansätze im Bereich des E-Government gibt es also bislang auf Länderebene?

I. E-Government-Gesetze und Projekte einzelner Länder 71 Kein Bundesland verfügt derzeit über ein eigenes E-Government-Gesetz. Dafür exis-

tiert schon eine recht ansehnliche Zahl von E-Government-Projekten in den einzelnen Ländern, wobei die Initiatoren der Projekte nicht nur die Landesverwaltungen selbst, sondern zumeist Landkreise und Gemeinden sind. Auch die Ansätze seitens der Länder, wo und wie E-Government erfolgreich realisiert wird, sind naturgemäß recht unterschiedlich. Einen sehr guten Überblick über die Vielzahl an Projekten bietet die E-Government-Landkarte unter www.e-government-landkarte.de, die vom IT-Planungsrat herausgegeben wird. Sehen wir uns die Länder und ihre Projekte im Einzelnen an:

1. Baden-Württemberg

72 Seit 01.01.2005 sind in Baden-Württemberg die sog. E-Government-Richtlinien in

Kraft. Das Land fasst unter E-Government die Interaktion von Bürgern und Unternehmen mit der Landesverwaltung über Internet-Techniken. Dazu gehören auch die Kommunikationsabläufe zwischen den öffentlichen Verwaltungen. Seine Aufgabe sieht E-Government Baden-Württemberg darin, wirtschaftliche, ganzheitliche und – sofern möglich – medienbruchfreie Automationslösungen mit den Mitteln der Informations- und Kommunikationstechnik in möglichst kurzer Zeit zu realisieren23. Auch der IuK24-Organisation widmen sich die Richtlinien inhaltlich. So existiert 74 in Baden-Württemberg ein sog. Landessystemausschuss (LSA), den der Landessystembeauftragte (LSB) leitet. Angesiedelt unterhalb des Ministerrates ist er das fachli73

23 Vgl. http://www.verwaltungsreform-bw.de/E-GOVERNMENT/Seiten/E-Government-Richtlinien. aspx, Abruf am 27.04.2013. 24 Internet und Kommunikation.

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D. E-Government in den Ländern 

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che Koordinierungsgremium, dem auch die Leiter der Abteilungen 1 der Ministerien sowie der Leiter der Abteilung 5 im Innenministerium angehören. Der LSA legt die Nutzung der IuK in der Landesverwaltung fest. Es existiert ein Arbeitskreis Informationstechnik (AK-IT), der die fachlichen Entscheidungen des LSA vorbereitet. Für den LSA und den AK-IT ist die Abteilung 5 des Innenministeriums die Geschäftsstelle. Inhaltlich besteht die Aufgabe darin, Maßnahmen zu initiieren, zu konzipieren und zu koordinieren. Auch erfolgt so eine intensive Beratung der verschiedenen Ressorts rund um das Thema IuK-Technik und sich anschließende Rechtsfragen. IuK-Vorhaben werden von den jeweiligen Ressorts eigenverantwortlich geplant. Von der IuK-Leitstelle wird ein dreijähriger Ressortplan inklusive Planungsunterlagen und Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen erstellt. Es erfolgt eine jährliche Fortschreibung der Planungen. Alle Ressortpläne sowie die Vorhabensplanung werden zu einem IuK-Gesamtplan der Landesverwaltung zusammengefasst. Als regelmäßige Projektträger realisieren die Fachabteilungen der Ministerien Vorhaben als Projekte nach dem Projektmanagement-Leitfaden. Basis der IuK Baden-Württembergs ist eine einheitliche Infrastruktur. In dieser sind verschiedene Grundverfahren enthalten wie zum Beispiel die Bürokommunikation, das Rechnungswesen, das Personalwesen. Baden-Württemberg setzt darauf, durch gemeinsame Beschaffungen verschiedener Ressorts mögliche wirtschaftliche Vorteile unter Einsatz einer E-Vergabe-Plattform auszuschöpfen. Sofern es sich um Hard- und Software handelt, soll die Beschaffung möglichst einheitlich über die IuK-Zentren erfolgen. Zum Einsatz kommt das E-Government in Baden-Württemberg auch im Bereich des Informationstechnischen Gesamtbudgets (IGB) sowie im Planungsvollzug des Haushalts. Lobenswert bei all diesen Bemühungen ist anzuführen, dass sich die Landesverwaltung in Bezug auf IuK frühzeitig mit der Kommunalverwaltung abzustimmen hat, aber auch dass eine Abstimmung mit dem Bund, den anderen Bundesländern, Nachbarstaaten und der Europäischen Union vorgeschrieben ist. Neben den E-Governmentrichtlinien beinhaltet das E-Governmentkonzept Baden-Württembergs Regelungen zu einheitlichen IuK-Verfahren wie zum Beispiel einem Umweltinformationssystem, einem polizeilichen Informationssystem oder auch Informationssysteme der Steuerverwaltung. Besonderes Augenmerk wird dabei auf das Verwaltungsdiensteportal des Landes gelegt, das im Internet unter www.service-bw.de zur Verfügung steht. Hier erhält der Bürger Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung in Baden-Württemberg mit der Besonderheit, dass er die örtliche und fachliche Zuständigkeit der Behörden nicht kennen muss. Außerdem erhält er Zugang zu umfangreichen Informationsund Datensammlungen. Um die Verwaltungsstrukturreform erfolgreich umsetzen und auch eine wirtschaftliche Zusammenarbeit mit Bund, Ländern und Gemeinden im Bereich des Brunner

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E-Governments realisieren zu können, ist eine jährliche Fortschreibung und Veröffentlichung der organisatorischen und technischen Standards des E-Governmentkonzepts notwendig. Auf kommunaler Seite hat Baden-Württemberg eine Vielzahl an E-Government84 projekten vorzuweisen: Beispiel So hat z.B. die Stadt Ulm das ServiceCenter Neue Mitte (SCNM) initiiert. Dieses ServiceCenter ist vor allem für diejenigen Bürgerinnen und Bürger ein Gewinn, die in Ulm umgezogen sind oder ihren Wohnort nach Ulm verlegen. So umfasst das ServiceCenter alle Leistungen der Stadt und der Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH, die mit dem Umzug in Verbindung stehen. Der Bürger bucht über die Website der Stadt Ulm einen Termin, in Vorbereitung auf diesen erfolgt eine ganzheitliche Information, sodass der Bürger entsprechend vorbereitet zu dem Termin erscheint. 85 Ein weiteres interessantes Projekt hat das Landratsamt des Rhein-Neckar-Kreises ini-

tiiert: Ein online-Verfahren für die häufigsten KfZ-Zulassungsprozesse. Kfz-Neuzulassungen, Umschreibungen, Um-und Abmeldungen sowie Halterdatenänderungen können seit 01.03.2012 von zu Hause aus erfolgen. Die anfallenden Gebühren können mittels E-Payment beglichen werden. Ebenfalls online erfolgt dann eine Terminvereinbarung zur Abholung der Unterlagen in einer der drei landkreiseigenen Zulassungsstellen. Gegen Gebühr kann sogar ein behördlicher Bringdienst in Anspruch genommen werden.

2. Bayern 86 Der Freistaat Bayern propagiert unter dem Motto eGovernment: „Die Daten sollen laufen, nicht die Bürger“. Damit ist gesagt, dass der kürzeste Weg in die Amtsstube über die Datenautobahn führt25. Dem technologisch versierten Bürgern stehen unter www.verwaltung.bayern.de 87 im Internet über 90 verschiedene Dienstleistungen zur Verfügung. Online Services sind hier z.B. die Bereiche Recht, Geodaten, Publikationen, BAföG, Reise und Verkehr, Steuern oder auch freie bzw. offene Daten u.v.m. Ein besonderes Glanzstück ist dabei das Geoportal Bayern, wo den online befindlichen Bürgern Geodaten, Geodatendienste und Anwendungen von staatlichen, kommunalen und privaten Anbietern aus Bayern präsentiert werden. Daneben existieren der sog. BayernAtlas, die GeodatenOnline, Geofachinformationssysteme und die Geodateninfrastruktur Bayern. Im Rahmen seiner eGovernment-Aktivitäten stellt der Freistaat Bayern auch unter 88 der Bezeichnung BAYERN-RECHT in einem zentralen Rechtsprotal Rechtsinformationen zusammen.

25 Vgl. https://www.bayern.de/eGovernment-.4270/index.htm, Abruf am 27.04.2014.

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–– Zum einen können auf der Verkündungsplattform Bayern die elektronischen Fassungen des Bayerischen Gesetz- und Verordnungsblattes (GVBl) und aller Amtsblätter abgerufen werden. –– Zum anderen finden sich auf der Plattform in der jeweils aktuell geltenden Fassung alle Gesetze, Rechtsverordnungen und Verwaltungsvorschriften, soweit sie veröffentlicht wurden. Auch hält der Freistaat Bayern unter www.verwaltungsservice.bayern.de einen Bay- 89 erischen Behördenwegweiser online parat, wo man die aktuellen Kontaktdaten aller bayerischen Behörden und Kommunen abrufen kann. Ein besonderes „Schmankerl“ erwartet den Online-Besucher unter www.eap. 90 bayern.de. Hier wartet das Bundesland mit einem einheitlichen Ansprechpartner auf, der es Dienstleistern aus dem EU-Ausland und gleichgestellten Staaten ermöglicht, Verfahren und Formalitäten im Anwendungsbereich der Dienstleistungsrichtlinie, die für die Aufnahme und Ausübung der Dienstleistungstätigkeit erforderlich sind, über einen einheitlichen Ansprechpartner abzuwickeln. Neben dem Erhalt von Informationen durch den Ansprechpartner kann dieser auch die Funktion als Verfahrensmittler wahrnehmen. Beispiel Blicken wir noch kurz auf die kommunale Ebene in Bayern und deren Aktivitäten: Hier kann sicherlich die sog. Erlangen-App hervorstechen. Was kann man sich darunter vorstellen? Als Bestandteil der eGovernment-Strategie der Stadt Erlangen dient die App als Instrument der Kommunikation und Interaktion mit dem Bürger. Mit der App, die man sich z.B. auf das Mobiltelefon laden kann, hat man Zugang zur Online-Bücherei, kann Parkplätze per SMS bezahlen, kann Livebelegungszahlen für die Parkhäuser abrufen, erhält Informationen zum Öffentlichen Nahverkehr, Baustellen- und Schadensmeldungen, kann den Sperrmüll bestellen, den Abfallkalender mit Terminerinnerung einsehen, Hotels buchen, man erhält News aus dem Rathaus, der UNI-Ticker kann abgerufen werden, man kann die Mensaspeisepläne einsehen, georeferenzierte Adressen und Kontakte von Behörden, Einrichtungen und Spielplätzen abrufen.

3. Berlin Berlin hat das Programm „ServiceStadtBerlin“ aufgelegt und möchte auf diesem Wege 91 zahlreiche Projekte anschieben. Ziel des Programmes soll sein, eine Verbesserung der Interaktion und Kommunikation zwischen Wirtschaft, Bürgern und Verwaltung herbeizuführen. Obwohl das Internet als Kommunikationskanal immer weiter im Vordringen 92 ist, wird nach Ansicht des Landes Berlin dennoch das Telefon als am weitesten verbreitetes Kommunikationsmittel immer erhalten bleiben. Im Rahmen des Regelbetriebs der bundeseinheitlichen Behördenrufnummer 115 will Berlin sein Angebot dahingehend ausbauen. Im Internet findet sich daher das Service-Portal Berlin unter

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www.service.berlin.de, das dem Anwender zahlreiche Möglichkeiten auf OnlineBasis bietet: Unter „Gewerbeservice online“ steht Gewerbetreibenden ein einheitlicher Ansprechpartner für Berlin zur Verfügung. Auch können auf dem Gewerbe-Portal des Landes Berlin Gewerbeangelegenheiten wie z.B. Verwaltungsfragen und Genehmigungsverfahren rund um unternehmerische Angelegenheiten elektronisch abgewickelt werden. Hierbei wird ein zentrales Online-Verfahren für die vollständige und richtige Einreichung von Anträgen oder Anzeigen zur Verfügung gestellt. Daneben bietet das Service-Portal die Möglichkeit, mit Hilfe des Programmes ELSTER eine elektronische Steuererklärung abgeben zu können. Ein Behördenfinder weist dem User den richtigen Weg und bietet bundesweit Informationen und Leistungen der öffentlichen Verwaltung. Unter der Überschrift „Dienstleistungen“ finden sich Informationen zur Beantragung eines Personalausweises, der Anmeldung einer Wohnung, der Beantragung eines Reisepasses oder eines Schwerbehindertenausweises sowie zur Gewerbeanmeldung. Elektronisch gibt es die Möglichkeit, hier jeweils online einen Termin zur Vorsprache bei der zuständigen Behörde zu buchen. Das persönliche Erscheinen bzw. die Vorlage diverser Unterlagen kann das Service-Portal allerdings nicht ersetzen. Unter der Rubrik „Onlineverfahren, Online-Dienstleistungen“ findet sich nochmals eine Vielzahl von Dienstleistungen Berlins wieder. Dennoch sind auch hier nicht alle angebotenen Leistungen vollelektronisch über das Service-Portal abwicklungsfähig. Kann beispielsweise eine Gewerbe-Abmeldung noch vollelektronisch über das Service-Portal abgewickelt werden, gelingt das bei einem BaFöG-Antrag nicht. Hierfür kann zwar online das Formular ausgefüllt und in ein pdf-Format umgewandelt werden, dennoch muss das Formular danach ausgedruckt, unterschrieben und der Antrag im Original bei der zuständigen Stelle eingereicht werden. Als interessantes Projekt Berlins lässt sich auch das elektronische Bewerbungsund Einstellungsmanagement – E-Recruiting nennen. Dieses Verfahren kann bei externen Personaleinstellungs- und internen Personalauswahlvorgängen zur Anwendung kommen. Das zentrale IT-Verfahren soll eine medienbruchfreie, workfloworientierte und vollständig IT-basierte Abwicklung des Einstellungsvorganges darstellen. Das E-Recruiting soll sowohl Geschäftsprozesse im Bereich der Personalbeschaffung und Personalverwaltung vereinfachen als auch interessierten Bewerbern eine unkomplizierte Art der Bewerbung bieten, womit auch die Attraktivität Berlins als Arbeitgeber gesteigert werden soll.

4. Brandenburg 98 Die E-Government-Strategie des Landes Brandenburg umfasst die Schwerpunkte Ausbau der IT-Infrastruktur, die Bereitstellung landeseinheitlicher Basiskomponenten und Online-Dienste sowie die Verbesserung der organisatorischen, finanziellen Brunner



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und rechtlichen Rahmenbedingungen diesbezüglich. Ziel dieser sog. Dachstrategie soll es sein, die zahlreichen Initiativen und Vorhaben des Landes zu steuern und so für Bürgernähe zu sorgen und den Bürokratieabbau voranzutreiben. Auch soll an der technischen Infrastruktur des Landes entsprechend gearbeitet werden. Als Projekt auf Landesebene ist die landesweite Einführung eines elektronischen 99 Baugenehmigungsverfahrens zu nennen. Dieses soll die vollständige elektronische Abwicklung des Bauantragsverfahrens über eine zentrale Plattform ermöglichen. Auf dieser Internetplattform kann sich der Bauherr anmelden und die Bauvorlagen vorbereiten. Er kann zu diesen Vorbereitungen auch verschiedene Partner, beispielsweise die ausführende Hausbaufirma, einladen. Nach Fertigstellung der Unterlagen kann der Bauantrag elektronisch unterschrieben eingereicht werden. Der Antragsteller wird direkt zur zuständigen Baugenehmigungsbehörde geleitet aufgrund einer möglichen Zuordnung der Grundstücksdaten. Eine zügige Abwicklung des Baugenehmigungsverfahrens wird dadurch erreicht, dass der Vorbereitungsraum zum Genehmigungsraum wird, und dass die Beteiligung der Fachbehörden zeitgleich erfolgen kann, da alle gleichzeitig auf die digitalisierten Antragsunterlagen zugreifen können. Der Bauherr kann sich jederzeit online über den Stand des Genehmigungsverfahrens informieren. Nach Abschluss des Baugenehmigungsverfahrens wird die Baugenehmigung dem Bauherrn ebenfalls elektronisch unterschrieben übermittelt. Einen interessanten Ansatz bietet auch das Projekt „Maerker Brandenburg“. Über 100 dieses lässt sich der Stadt-, Gemeinde- oder Amtsverwaltung auf einfachen Weg mitteilen, wo es ein Infrastrukturproblem am jeweiligen Ort gibt. Dies kann neben Verkehrsproblemen oder defekten Ampelanlagen zum Beispiel auch abgelagerter Müll sein. Allen Nutzern dieser Plattform wird sodann mitgeteilt, wie der Missstand beseitigt wird, wobei Ampelsymbole über den Stand der Bearbeitung informieren. Auf kommunaler Ebene sind keine Projekte bekannt. 101

5. Bremen Bremen hat sich als Zielbild „Die Bremer Verwaltung 2020“ vorgenommen. Die Ziele 102 der IT-Strategie werden vor allem mit einer Verbesserung der Qualität, einer Verringerung der Kosten, sichergestellten Innovationen, einer nachhaltigen Entwicklung und einer höheren Transparenz formuliert. Kern dieses Zielbildes ist das elektronische Dokumentenmanagementsystem der Bremer Verwaltung. Durch dieses soll Papier nur mehr für Notizzettel und Entwürfe verwendet werden, die Bürger können ihre Anträge online einreichen, am Bürgertelefon Bremen (BTB) oder diese vor Ort in der Verwaltung in der Software erfassen lassen. Sichere Kommunikationsinfrastruktur kommt zur verbindlichen Kommunikation mit Bürgern, Unternehmen oder auch anderen Verwaltungen zum Einsatz. Eine Besonderheit ist auch, dass nur mehr die elektronische Entgegennahme von Rechnungen möglich ist. Später soll ein entsprechendes System auf die Eingangspost übertragen werden.

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Als interessantes Projekt sticht eine Web-App für Ideen- und Beschwerdemanagement hervor. Mittels mobiler Endgeräte kann sich jeder Bürger mit Ideen oder Beschwerden an eine so genannte Ideen-und Beschwerdestelle wenden. Die Übermittlung aufgenommener Fotos an diese Stelle mit einem Endgerät ist sogar möglich. Die Vorgänge werden in ein so genanntes Fachverfahren SOS übernommen, von wo aus sie bearbeitet werden. Unter der Überschrift „Verwaltung online“ will Bremen ein System zur Vergabe 104 von Terminen für die Erbringung von Verwaltungsdienstleistungen einführen. Dies soll dazu führen, dass Bürger in der Regel über vereinbarte Termine den Kontakt zur Verwaltung pflegen. Ein einheitliches Terminvergabesystem soll durch die Auskunftserteilung per Telefon, per E-Mail oder via Internet die Servicequalität verbessern, Wartezeiten verringern und telefonische Terminanfragen reduzieren. 103

6. Hamburg 105 Auf dem Datenportal „OPEN DATA HAMBURG“ bietet die Hansestadt zahlreiche Datensätze, Dienste und Anwendungen der Ämter und Behörden. Alle Datensätze werden dabei frei und nutzbar zur Verfügung gestellt. Mittlerweile wurde der tausendste Datensatz im Open Data Portal eingestellt. Themen im Bereich open Data können umfassen beispielsweise Bildung und Wissenschaft, Gesundheit, Geodaten, Politik und Wahlen, Verbraucherschutz oder auch Wirtschaft und Arbeit. Weiterhin widmet sich die Hansestadt dem Bereich Social Media. Nachdem sie 106 erkannt hat, wie wichtig dieser Bereich mittlerweile in der Bevölkerung geworden ist hat man überlegt, wie auch die Verwaltung davon profitieren kann. So wurde ein Leitfaden für den Einsatz von Social Media in der Hamburgischen Verwaltung entwickelt. Dieser Leitfaden ist auch öffentlich im Internet unter http://www.hamburg. de/contentblob/3320624/data/social-media-in-der-hamburgischen-verwaltung.pdf? dialogFeatures=protocol=https abrufbar. Er soll es als Orientierungshilfe den Verwaltungsmitarbeitern erleichtern, mit Social Media umzugehen. Mit einem Projekt zur Kfz-Ummeldung widmet sich die Hansestadt der sicheren 107 Umschreibung von Fahrzeugen über das Internet. Ziel ist es, den erforderlichen Austausch der Fahrzeugpapiere, nämlich der Zulassungsbescheinigungen und Kfz-Kennzeichen durch einen privaten Verwaltungshelfer außerhalb der Diensträume und auch außerhalb der Dienstzeiten der Verwaltung erfolgen zu lassen. Verwaltungsleistungen sollen so über kontrollierte Ausgabestellen erfolgen. Für den Bürger als Kunden ist es nicht mehr erforderlich ggf. weit entfernte Diensträume aufzusuchen, das zu oft für ihn unpassenden Öffnungszeiten. Durch die Nutzung dienstleistungsorientierter Unternehmen stehen ihm so Dienstleistungen auch außerhalb regulärer Öffnungszeiten der Verwaltung zur Verfügung. Zum Einsatz kommen herkömmliche SOA- und WebService-Architekturen; durch eine Integration in das System HamburgGateway ist Sicherheit gewährleistet. Als Technologien liegen SOA, WSDL, XML, https und OSCI XMeld zugrunde. Insgesamt ist nur die Eingabe weniger personenbeBrunner



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zogener Daten erforderlich. Neben mehr Kundenfreundlichkeit und dem Angebot von Verwaltungsdienstleistungen über das Internet ist so auch eine gleichmäßigere Auslastung der Verwaltung zu erreichen.

7. Hessen Das Land Hessen setzt im Bereich eGovernment auf einen sog. „eGovernment-Bau- 108 kasten“, der für die vollständige elektronische Bearbeitung von Antrags- und Anzeigeprozessen sorgen soll. Dieser wurde im Zuge der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie entwi- 109 ckelt. Auf der zentralen Plattform sollen alle Antrags- und Anzeigeverfahren abgewickelt werden können. Antragsdaten werden an die zuständigen Behörden weitergeleitet, eine Ersetzung der Fachverfahrenssoftware erfolgt jedoch nicht. Was in einem letzten Schritt zu erfolgen hat ist der Anschluss an das sich bereits im Einsatz befindliche Dokumentenmanagementsystem. Die Länder Niedersachsen, Hessen, Thüringen und Sachsen haben gemeinsam an der Schaffung einer interoperablen Schnittstelle gearbeitet. Diese elektronische Schnittstelle nennt sich „XFall“ und ist in der Antragsplattform implementiert. Erwähnenswert ist, dass die Anwendung auf einer Open Source Basis erstellt wurde. Ein deutlicher Vorteil dieser Antragsmanagementplattform ist es, dass Bürger nunmehr keine Kenntnis über die Zuständigkeiten der verschiedenen Behörden besitzen müssen. Automatisch werden die für ein Vorhaben auszufüllenden Formulare und bereitzustellenden Dokumente wie auch die zuständigen Behörden ermittelt. Nachdem die entsprechenden Formulare online ausgefüllt wurden, werden diese an die zuständigen Behörden automatisch weitergeleitet. Anträge können über die Plattform abgegeben werden, wenn sie vollständig sind. Somit dürften sich Nachfragen von behördlicher Seite oder auch das Nachsenden vergessener Unterlagen zumeist erledigt haben. Erwähnenswert ist auch ein Online-Beteiligungsverfahren in der hessischen 110 Landes- und Regionalplanung, das durch das hessische Ministerium für Wirtschaft Verkehr und Landesentwicklung entwickelt wurde. Durch dieses Verfahren ist es den Bürgern möglich, im Internet die vorgesehenen Planungen einzusehen. Zudem besteht die Möglichkeit, auf der Plattform unmittelbar eine Stellungnahme abzugeben. Von Vorteil ist die Tatsache, dass für die Bürger nur ein Online-Zugang benötigt wird, hingegen keine zusätzliche Software. Erforderlich ist lediglich eine Regis­ trierung. Eine Textsuchmaschine erleichtert dem Anwender das Finden von Textstellen. Eine räumliche Zuordnung der Stellungnahme in der Plankarte ist ebenfalls möglich. Einsehbar ist neben den Planungsunterlagen auch der Umweltbericht. Der Nutzer kann seine abgegebene Stellungnahme zunächst speichern, um gegebenenfalls später diese nochmals zu ändern. Nach erfolgter Freigabe der Stellungnahme hat auch die zuständige Planungsbehörde Zugriff auf diese. Erst ab diesem Zeitpunkt kann die Stellungnahme in den Abwägungsprozess übernommen werden.

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8. Mecklenburg-Vorpommern

111 Relativ viele Projekte setzt das Land Mecklenburg-Vorpommern im Bereich eGovern-

ment um. Als Beispiel kann ein elektronisches Raumordnungsverfahren genannt werden. Vorhaben durch die Planungsträger oder die Gebietskörperschaften werden im Rahmen einer elektronischen Durchführung des Raumordnungsverfahrens beantragt. Die Beteiligten werden angehört, die Landesplanungsbehörden genehmigen raumbedeutsame Vorhaben und unterrichten sodann die Beteiligten. Ein digitales Raumordnungskataster erfasst dieses Vorhaben. Zu nennen ist auch ein offenes Interaktives Verwaltungsportal. Dieses dient 112 der Kommunikation zwischen Verwaltung, Wirtschaft, Tourismus, Politikern und Bürgern. Interaktivität und Transparenz stehen hier im Vordergrund. Ein aktiver Austausch von Informationen unter den regional beteiligten Akteuren ist eines der Ziele. Auch sollen durch das Projekt mehr Informationen und Aktionen von Seiten der Wirtschaft wie auch von Seiten der Bürger auf dem Verwaltungsportal erfolgen. Man erhofft sich dadurch eine Stärkung der regionalen Wirtschaft. Ziele sind: Transparenz, Partizipation, Koordination. Im Hinblick auf kommunale Projekte ist die Kita-Verwaltung-Online vom 113 Zweckverband elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern zu erwähnen. Die notwendigen Schritte zur Beschaffung eines Kita-Platzes können bequem über das Internet erledigt werden. Geboten werden alle Informationen über Vorgaben und Bestimmungen, über das Angebot an Kinderbetreuungseinrichtungen, die Suche nach einem Betreuungsplatz, die Reservierung, die Platzvermittlung, die Erledigung der Formalien wie auch der Vertragsschluss selbst. Auf unterstützende Angebote wird hingewiesen, auch hier kann die Antragstellung online geschehen. Das Projekt dient sowohl den Eltern, als auch den örtlichen Trägern der öffentlichen Jugendhilfe, den Trägern und der Leitung der Kindertageseinrichtungen und nicht zuletzt den Kindern selbst, die so schnell und unkompliziert einen Betreuungsplatz finden. Derzeit erfolgt die Umsetzung des Projektes durch das beauftragte Softwareunternehmen.

9. Niedersachsen 114 In Niedersachsen wurde 2008 ein Pilotbetrieb zur elektronischen Aktenführung in der Landesverwaltung (eAkte) gestartet. Ziel sollte sein, eine so genannte eAkte flächendeckend einzuführen. Das Ministerium für Inneres und Sport beschaffte daraufhin ein Dokumentenmanagementsystem, welches zentral bereitgestellt wurde. Gedacht ist dieses System zur elektronischen Aktenablage sowie zur Unterstützung der Vorgangsbearbeitung. Der weitere Ausbau der elektronischen Aktenführung wurde 2012 beschlossen, welcher mit dem neuen aufgesetzten Dokumentenmanagementsystem durchgeführt werden soll. Das neue System soll als Kollaborationslösung und Projektplattform dienen. Die bereits eingesetzten MS-Office-Produkte sowie soziale Medien sollen zum Einsatz kommen. Das System wird derzeit aufgebaut und

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erprobt. Ein weiterer, schrittweiser Ausbau als Basis für das landesweite eGovernment soll folgen. Ein sicherlich lobenswerter Ansatz ist auch das so genannte Bürgerkonto 115 Niedersachsen. Es soll als zentraler Registrierungsdienst und EID-Service bei der elektronischen Antragstellung in Verbindung mit dem neuen Personalausweis dienen. Vorteil des neuen Dienstes ist die Möglichkeit der flexiblen Einbindung in unterschiedlichste Weboberflächen. Auch ist eine Nutzung als Registrierungsdienst für behördeninterne und externe Fachverfahren vorgesehen. Zunächst steht dieser Dienst für alle niedersächsischen Behörden zur Verfügung, es ist aber vorgesehen, eine spätere Öffnung zur Nutzung durch andere Länder bewerkstelligen zu können. Das zertifizierte Verfahren basiert auf dem zentralen Identitymanagement des Landes Niedersachsen. Rege geben sich die Kommunen in Niedersachsen, hierbei vor allem die Gemeinde 116 Weyhe, welche ein Fundbüro Online initiieren möchte. Informationen über Fundsachen sollen im Internet zum Abruf bereitgestellt werden. So können Nutzer feststellen, ob verloren gegangene Fundstücke bereits im Fundbüro registriert worden sind und abholbereit wären. Vorteilhaft ist dabei, dass die Informationen rund um die Uhr verfügbar sein sollen.

10. Nordrhein-Westfalen Für Studenten sicherlich eine deutliche Bereicherung ist es mit BaföG-Online erst- 117 mals für Studierende in Nordrhein-Westfalen möglich, ihren Antrag auf Ausbildungsförderung für eine Ausbildung an einer nordrhein-westfälischen Hochschule und Schule sowie für ein Praktikum oder eine Ausbildung in den Niederlanden, Belgien und Luxemburg online zu stellen. Unter http://www.bafoeg-online.nrw/?dialog Features=protocol=https ist ein Formblatt online ausfüllbar, eine Vollständigkeitsund Plausibilitätsprüfung der ausgefüllten Anträge erfolgt durch die Software. Das Programm soll weiter ausgebaut werden, damit auch andere Antragstellungen, die im Rahmen des BaföG gestellt werden können, online erfolgen können. Wermutstropfen ist bislang noch, dass die Anträge ausgedruckt und unterschrieben eingereicht werden müssen. Jedoch ist auch eine Übersendung des Antrags als Fax oder eingescanntes Dokument per E-Mail möglich. Bürgeranliegen online ist ein Projekt, dass die Bundesstadt Bonn in Angriff 118 genommen hat. In diesem Projekt unterstützt Bonn als erste europäische Stadt den internationalen Open311-Standard. Bürger können hier online Schäden oder Defekte melden oder den Wunsch nach einer Grünpatenschaft äußern. Es existiert eine kartenbasierte Eingabe, die Meldungen gehen direkt an die jeweiligen Fachbereiche, Öffnungszeiten der Behörden sind irrelevant. Vorteilhaft ist, dass die Nutzer eine Information über den jeweiligen Bearbeitungsstand erhalten und so die Bearbeitung der Meldung verfolgen können.

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Vor allem für Eltern interessant ist Elterngeld online – EGON. Mit diesem Verfahren kann Elterngeld – teilweise – online beantragt werden. Der Antrag kann zwar online ausgefüllt und der Elterngeldstelle elektronisch gesendet werden. Leider können hier nur ein Teil der Daten unmittelbar in das IT-Verfahren einfließen, es ist auch hier noch erforderlich, den Antrag auszudrucken und unterschrieben an die Elterngeldstelle zu übersenden.

11. Rheinland-Pfalz

120 Auch das Land Rheinland-Pfalz hat sich dem Thema elektronischer Plattform-Antrag

gewidmet. Allerdings bestehen auch hier dieselben Schwachpunkte wie in Nordrhein-Westfalen: Nach Abschluss des Ausfüllens des Antrags im Internet muss dieser ausgedruckt und im Original unterschrieben werden, bevor dieser an die zuständige Behörde weitergeleitet wird. Erst in einem weiteren erforderlichen Umsetzungsschritt wird die elektronische Weiterleitung der Formulare per E-Mail, De-Mail, ein Portal oder mittels eines elektronischen Identitätsnachweises möglich sein. Das Land Rheinland-Pfalz wünscht sich mehr Mitbeteiligung der Bürger und 121 Mitarbeit bei der Verwaltungs- und Regierungsarbeit. Daher widmet es sich besonders dem Thema Open Government. Wenn sich aber Bürgerinnen und Bürger verstärkt an Verwaltungs- und Regierungsarbeit beteiligen sollen, ist es erforderlich, Ihnen auch vorliegende Daten und notwendige Informationen bereitzustellen. Dies ist bereits in größerem Umfang geschehen, allerdings verteilt auf eine Vielzahl von Internetseiten. Das neue Opern-Government-Data-Portal Rheinland-Pfalz soll nun den Zugriff auf diese Daten wesentlich erleichtern und sie somit auch den Bürgern nutzbar machen. Sukzessive soll eine Plattform mit Daten aus dem Bereich Verkehr, Statistik, Soziales und Geodaten entstehen. Auf kommunaler Ebene hat die Region Rhein-Neckar das Projekt Behördenruf122 nummer 115 realisiert. In Ludwigshafen existiert ein Service Center als Kernstück des Einführungsszenarios. Dieses beantwortet zwischenzeitlich nicht nur Anfragen aus den Städten Frankenthal, Ludwigshafen und Speyer, sondern auch den Kreis Bergstraße, Rhein-Neckar und Rhein-Pfalz. Positiver Effekt dieser Kooperation ist eine Kosteneinsparung, da die Kommunen keine eigene Infrastruktur oder Personal für den 115-Betrieb bereitstellen müssen.

12. Saarland

123 Einen interessanten Ansatz bietet das Saarland mit der virtuellen Poststelle

eGo-MAIL. Diese schafft für alle saarländischen Kommunalverwaltungen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit den Verwaltungen. Durch diese virtuelle Poststelle kann die Echtheit und der sichere Transport elektronischer Nachrichten im Internet bewerkstelligt werden. Es werden elektronische qualifizierte Signaturen in dem Verfahren verwendet, wodurch auch die Authentifizierung des Unterzeichners Brunner



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bzw. Absenders möglich ist. Sämtliche Kommunalverwaltungen im Saarland verfügen über eine qualifizierte elektronische Signatur. Auch die Landesverwaltung des Saarlandes nutzt mittlerweile die virtuelle Poststelle. Somit ist dieses Projekt nicht nur auf die kommunale Ebene beschränkt. Von dem Verfahren erhofft man sich Zeitersparnis und Einsparungen für Porto und Aktentransporte. Die saarländische Landesregierung wie auch die saarländischen Kommunen 124 haben mit „Bürgerdienste Saar“ ein gemeinsames Projekt gestartet, dessen Ansatz u.a. die Vermeidung kostenintensiver Insellösungen sein soll. Land und Kommunen sollen so nahtlos kooperieren können. Den Bürgern schafft das Portal jederzeit einen Zugang zu allen saarländischen Verwaltungen. Sonstigen Dienststellen, Behörden und den kommunalen Gebietskörperschaften verschafft es Arbeitserleichterung. Den Nutzern bietet das Portal standardisierte Inhalte, Formulare und verschiedene Online-Services. Mit dem Projekt eBriefwahlantrag möchte das Saarland die Beantragung von 125 Briefwahlunterlagen durch die Bürger ermöglichen. Sowohl den Bürgern, die nun nicht mehr die jeweilige Behörde zur Beantragung von Briefwahlunterlagen aufsuchen müssen, sondern auch den Verwaltungen erleichtert dieses Verfahren die Entgegennahme und Bearbeitung der Anträge. Nicht zu vergessen ist das Einsparpotenzial an Porto und Papier. Behördenintern können die Briefwahlanträge schneller bearbeitet werden.

13. Sachsen Die Geodaten hat das Land Sachsen mit seinem Projekt GeoBAK 2.0 im Fokus. Das 126 Projekt stellt eine Basiskomponente zu den E-Government-Bemühungen des Landes dar. Geoinformationen der Staats- und Kommunalverwaltungen sollen mittels Internet Verwaltungen, der Wirtschaft und den Bürgern zugänglich gemacht werden. Über das Geoportal des Landes (www.geoportal.sachsen.de) sind die bereitgestellten Geodatendienste nutzbar. Das Portal bietet Recherche-, Visualisierungs- und Druckfunktionen. Zwischen der Verpflichtung zum Aufbau einer gesamteuropäischen Geodateninfrastruktur (INSPIRE) und dem Willen zur landesweiten Verwaltungsmodernisierung stellt GeoBAK das Bindeglied dar. GeoBAK 2.0 will nun die bereits vorhandenen Geodaten überarbeiten und erweitern. Um zu verhindern, dass zentrale Softwarekomponenten in den eigenen Verwal- 127 tungen mehrfach aufgebaut werden, stellt der Freistaat den eigenen Verwaltungen zentrale Komponenten für E-Government bereit. Die vorhandene E-GovernmentPlattform, die mit den internen IT-Verfahren der Landes- und Kommunalverwaltungen verknüpft ist, soll nun zur E-Government-Plattform 2.0 ausgebaut werden. Dabei gilt es eine zukunftsfähige Architektur und neue Basiskomponenten zu entwickeln. Gestartet wurde ein Pilotverfahren, bei dem ein behördenübergreifender OnlineDienst für Gewerbeanzeigen implementiert werden soll. Von diesem Massenverfahren verspricht sich das Land hohe jährliche Einsparungen für Verwaltung und Brunner

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Wirtschaft. Das Verfahren soll in zwei Stufen umgesetzt werden: Nach dem Aufbau der Antragsplattform soll die Verteilerplattform installiert werden. Als weitere Ausbaustufe denkbar ist eine Serviceplattform. Auf kommunaler Ebene will die Stadt Dresden Unternehmen und Bürgern eine 128 elektronische Antragstellung ermöglichen. Papierbezogene Antragsprozesse sollen damit der Vergangenheit angehören. Bislang sind eine elektronische Antragstellung und die Weiterverarbeitung noch nicht flächendeckend umgesetzt. Besonderes Augenmerk wird auf eine benutzerfreundliche Lösung zur Antragstellung und eine Optimierung des Antragsbearbeitungsablaufes gerichtet. Als eines der Hauptprobleme wurde die elektronische Abbildung von Schriftformerfordernissen erkannt. Eine medienbruchfreie Integration in Anwendungen und Verfahren ist genauso Ziel wie eine Vereinheitlichung des Formularwesens. Innerhalb des Projektes sollen die elektronische Signatur, eine Bezahlfunktion und auch der neue elektronische Personalausweis nach Möglichkeit zum Einsatz gebracht werden. Gerade durch den Einsatz des neuen elektronischen Personalausweises würde der Aufwand seitens der Bürger, sich zur Behörde entsprechend deren Öffnungszeiten zu begeben und unter Umständen Wartezeiten in Kauf nehmen zu müssen, minimiert.

14. Sachsen-Anhalt

129 Dem Bereich Social Media widmet sich das Land Sachsen-Anhalt mit einer Sachsen-

Anhalt App. Diese bietet neben wissenswerten Informationen über das Land Sachsen-Anhalt auch Veranstaltungshinweise, Verkehrsmeldungen und einen Zugriff auf den Bürger- und Unternehmensservice des Landes. Die App informiert beispielsweise über den Bürger Service, Ausschreibungen und über das aktuelle Vergabegeschehen von Seiten der öffentlichen Hand. Die kostenlose App erspart dem Nutzer diverse Behördengänge, bietet Öffnungszeiten und Adressen von Museen und Theatern an. Verfügbar ist die App für iOS, Android und als Web-App. Mit LeiKa-plus erstellt das Land Sachsen-Anhalt als Projektleiter und Projektträ130 ger in Kooperation mit allen Ländern und dem Bund einen Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung online. Dieses deutschlandweit einmalige Verzeichnis umfasst Verwaltungsleistungen des Bundes, der Länder und der Kommunen. Als Stammtext-Management sollen alle Verwaltungsbereiche diese Plattform für die Informations- und Kommunikationskanäle nutzen. Die Stammtexte können von Ländern und Kommunen ergänzt werden. Beispiel Rechne mit Halle! – Bürgerdialog zum Haushalt der Stadt Halle (Saale). Unter diesem Motto bietet die Stadt Halle unter www.rechne-mit-halle.de den Bürgern die Möglichkeit, Vorschläge für die Haushaltsberatungen einzubringen. Nach Prüfung und Kommentierung der Vorschläge werden diese – falls umsetzbar – im Finanzausschuss den Stadträten vorgestellt. Zudem können Vorschläge für die einzelnen Budgets der Geschäftsbereiche unterbreitet werden.

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15. Schleswig-Holstein Im Vergleich zu manch anderen Bundesländern ist Schleswig–Holstein recht 131 zurückhaltend im Bereich des E-Government. Bislang hat sich das Land der flächendeckenden Einführung der einheitlichen Behördenrufnummer 115 angenommen, um mehr Bürgerservice und eine effizientere Verwaltung zu erreichen. Den Bürger soll eine lange Suche nach Ansprechpartnern und den zuständigen Verwaltungseinheiten erspart werden. Völlig gleich welche Frage ansteht: Unter der Rufnummer 115 bekommt der Bürger Auskunft. Dabei können auftretende Fragen die Gewerbeanmeldung, die Ummeldung nach einem Umzug oder Fragen zum Elterngeldetc. sein. Es ist nicht einmal entscheidend, an welche Verwaltungsebene sich die jeweilige Frage richtet, da sowohl Kommunen, Land und Bund die Informationen in das Wissensmanagementsystem einstellen. Hinweis Die bislang beteiligten zwölf Bundesländer und rund 90 Bundesbehörden setzen hohe Qualitätsstandards für die zu erteilenden Auskünfte. Im kommunalen Bereich können derzeit rund 26 Millionen Bürger in rund 300 Kommunen die Servicenummer anrufen. Die einheitliche Behördennummer 115 ist wochentags von Montag bis Freitag jeweils von 08:00 bis 18:00 Uhr zu erreichen. Besonders hervorzuheben ist, dass die Nummer aus dem Festnetz zum Ortstarif zu erreichen ist; Auch mehrere Mobilfunkanbieter berechnen für die Verbindung nur den Ortstarif.

Weiterhin widmet sich das Land gemeinsam mit dem Kommunalen Forum für Infor- 132 mationstechnik e.V. einer Onlinebeteiligung bei der Bauleitplanung. Zunächst war bei Projektstart vorgesehen, dass es mit der Software BOB-SH möglich sein soll, die im Rahmen der Bauleitplanung erforderlichen Stellungnahmen der zu beteiligenden Behörden oder auch der Träger öffentlicher Belange elektronisch, nämlich über das Internet, anzufordern. Weiter ist vorgesehen, diese Beteiligungsmöglichkeit auch auf die Bürger auszudehnen. Die jeweils erforderlichen Unterlagen können bequem online eingesehen werden. Ebenfalls online können die Stellungnahmen verfasst und an die zuständige Behörde weitergeleitet werden. Im Rahmen der IT-Harmonisierung wird die erforderliche Software mit den kommunalen Landesverbänden weiterentwickelt und betrieben.

16. Thüringen Das Land Thüringen kann mit einem Antragssystem für Verwaltungsleistungen auf- 133 warten. „ThAVEL“ genannt soll es eine Kommunikations- und Transaktionsplattform für Bürger und Verwaltung darstellen, über die der Nutzer eine Antragstellung bei den verschiedensten Behörden verwirklichen können soll. Das System soll die Vorgänge vollständig elektronisch abwickeln können, wobei natürlich teilweise die Verwendung einer elektronischen Signatur erforderlich ist. Sogar die Bereitstellung der Bescheide soll über die Plattform erfolgen.

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Weiter wurde ein Baustelleninformationssystem eingeführt, das unter www. thueringen.de/th9/tlbv/service/baustelleninformationen/?dialogFeatures=protocol= https zu erreichen ist. Basierend auf der Darstellung in Landkarten werden vorhandene Informationen zu Baustellen so aufbereitet, dass Bürger, Unternehmen, Rettungsdienste oder Feuerwehr diese jederzeit online abrufen können. Die für das System benötigten Informationen stammen aus der Datenbank des Sperrinformationssystems. In diesem System wiederum speisen Verkehrsbehörden der Landesverwaltung sowie Kommunen aktuelle und geplante Straßensperrungen ein. Das System nutzen Genehmigungsbehörden beispielsweise auch bei der Erteilung von Genehmigungen für Schwerlasttransporte, einzelne Verwaltungsebenen können so auch ihre Vorhaben untereinander koordinieren.

II. Einzug des eGovernment in das Vergaberecht auf Landesebene 135 Betrachtet man nun genauer den Bereich des Vergaberechts im Hinblick auf elekt-

ronische „Entwicklungen“ oder diesbezügliche Ländervorgaben so stellt man fest, dass zum Stand April 2014 folgende Länder überhaupt über eigene Vergabegesetze verfügen: –– Baden-Württemberg: Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg vom 10. April 2013 –– Berlin: Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz vom 8. Juli 2010 –– Brandenburg: Brandenburgisches Gesetz über Mindestanforderungen für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen vom 21. September 2001. –– Bremen: Bremisches Gesetz zur Sicherung von Tariftreue, Sozialstandards und Wettbewerb bei öffentlicher Auftragsvergabe vom 24. November 2009 –– Hamburg: Hamburgisches Vergabegesetz vom 13. Februar 2006 –– Hessen: Hessisches Vergabegesetz vom 25. März 2013 –– Mecklenburg-Vorpommern: Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge in Mecklenburg-Vorpommern vom 7. Juli 2011 –– Niedersachsen: Niedersächsisches Landesvergabegesetz vom 15. Dezember 2008 –– Nordrhein-Westfalen: Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Sozialstandards sowie fairen Wettbewerb bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vom 10. Januar 2012 –– Rheinland-Pfalz: Landesgesetz zur Schaffung tariftreuerechtlicher Regelungen vom 1. Dezember 2010 –– Saarland: Gesetz Nr. 1719 über die Vergabe öffentlicher Aufträge und zur Sicherung von Sozialstandards und Tariftreue im Saarland vom 15. September 2010 –– Sachsen: Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Freistaat Sachsen vom 14. Februar 2013 –– Sachsen-Anhalt: Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge in Sachsen-Anhalt vom 18. Oktober 2012 Brunner



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–– Schleswig-Holstein: Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Sozialstandards sowie fairen Wettbewerb bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreueund Vergabegesetz Schleswig-Holstein – TTG), vom 25. April 2013 –– Thüringen: Thüringer Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge vom 18. April 2011. Wie aus den meisten Titeln der Gesetze schon erkennbar ist, haben die Länder in ihren Vergabegesetzenden inhaltlichen Fokus vor allem auf die Bereiche Tariftreue, Mindestlohn und die Sicherung von Sozialstandards gelegt. Das Thema elektronische Vergabe wurde recht konsequent komplett außen vor gelassen, immerhin fünf Landesgesetze nehmen wenigstens kurz Bezug auf elektronische Medien: So erlegt das Brandenburgische Vergabegesetz (BbgVergG) in § 12 Abs. 1 den Auftraggebern auf, vor Entscheidungen über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen bei der Informationsstelle abzufragen, inwieweit Eintragungen in der Sperrliste zu Bietern mit einem für den Zuschlag in Betracht kommenden Angebot vorliegen und eine Eintragung bei der Beurteilung der Zuverlässigkeit des Bewerbers oder Bieters zu berücksichtigen. Zudem sollen Auftraggeber die Abfragen auch auf bereits benannte Nachunternehmer erstrecken. § 12 Abs. 4 BbgVergG modifiziert diese Regelung dahingehend, dass es einer Abfrage nicht bedarf, wenn die Informationsstelle in einem elektronischen Medium, das eine tägliche Erneuerung der Information zulässt, für die Leistung, die mit der Auftragsvergabe nachgefragt werden soll, allgemein bekannt macht, dass zurzeit keine Eintragungen vorliegen. Die Einrichtung eines elektronischen Mediums hat das Land Brandenburg dadurch verwirklicht, indem es im Internet eine Sperrliste veröffentlicht und darin anzeigt, ob und in welchem Bereich (Angabe des CPV-Codes, der Bezeichnung der zu vergebenden Leistung und der Anzahl der Eintragungen) es bereits Sperren gibt26. Sollte ein öffentlicher Auftraggeber eine Listenauskunft benötigen, so kann er sich an das Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten des Landes Brandenburg, Referat 36 als Informationsstelle, per E-Mail ([email protected]) wenden. Darin ist die vollständige Bezeichnung der Unternehmen,  für die die Auskunft benötigt wird,  mit Anschrift der Niederlassung und, wenn vorhanden, einer Registernummer mitzuteilen. Die Informationsstelle gibt jedoch keine telefonischen Auskünfte. Das Hessische Vergabegesetz (HVgG) wählt einen anderen Einsatzort für die Verwendung elektronischer Medien: So gibt § 5 Abs. 1 Satz 1 des Gesetzes der ausschreibenden Stelle auf, dass alle durchzuführenden Ausschreibungen und andere Bekanntmachungen im Rahmen öffentlicher Auftragsverfahren in der hessischen Ausschreibungsdatenbank (HAD) der Auftragsberatungsstelle Hessen e.V. (www.

26 Vgl. http://vergabe.brandenburg.de/cms/detail.php/bb1.c.265251.de, Abruf am 21.03.2014.

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had.de) zu veröffentlichen sind (Pflichtbekanntmachung). Eine weitere Bekanntmachung in anderen Medien bleibt davon aber unberührt (vgl. § 5 Abs. 1 Satz 2 HVgG). Die HAD soll nach eigenen Angaben auf der Homepage ständig praxisnah weiterentwickelt werden. Es wird betont, dass die HAD nicht nur Bekanntmachungsplattform, sondern auch kostenloser Ansprechpartner für alle technischen, inhaltlichen und rechtlichen Fragen zum Vergabeverfahren sei. Interessant am Rande ist, dass die HAD bereits Ende 1990er Jahre schon von der Auftragsberatungsstelle Hessen e.V. aus einer Beteiligung an dem EG-Projekt „Simap-Vergabeplattform“ entwickelt wurde. Die momentan existierende HAD ist seit 2007 eine kostenlose Serviceleistung für alle Beteiligten im Vergabeverfahren; auch sollen alle hessischen Bekanntmachungen vollständig auf der HAD zu finden sein, ebenso wichtige Vergaberegelungen (Richtlinien, Gesetze, Erlasse, Rundschreiben zum Vergaberecht). Nordrhein-Westfalen hat in § 3 Abs. 3 Nr. 1 Satz 1 seines Vergabegesetzes (TVgG NRW) festgelegt, dass eine Veröffentlichung der Beschaffung in einem geeigneten Medium, insbesondere dem Vergabeprotal des Landes (www.vergabe.nrw.de) zu erfolgen hat27. Eine Ausnahme hiervon besteht nach § 3 Abs. 3 Nr. 1 Satz 2 TVgG NRW, sofern wegen der besonderen Umstände wie einer sehr geringfügigen wirtschaftlichen Bedeutung, der Art des Auftragsgegenstandes, der Besonderheit des betreffenden Sektors oder der geographischen Lage des Orts der Leistungserbringung der Auftrag für Wirtschaftsteilnehmer aus anderen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union nicht von Interesse ist. Konkret soll (i.e.S.: muss) demnach im Regelfall eine z.B. Beschränkte Ausschreibung (ohne förmlichen Teilnahmewettbewerb) vorab bekanntgemacht werden. Jedoch ignoriert diese Anforderung eine breite Praxis – zumindest auf der kommunalen Ebene. Nur wenige Städte und Gemeinden in Nordrhein-Westfalen führen diese Bekanntmachungen tatsächlich durch. Weiterhin sollen gemäß § 3 Abs. 8 TVgG NRW öffentliche Auftraggeber die Ausschreibung eines öffentlichen Auftrages zusätzlich in elektronischer Form auf der zentralen Vergabeplattform des Landes bekannt machen, um auch kleinen und mittleren Unternehmen eine verstärkte Teilhabe am Wettbewerb zu ermöglichen. Eine unbedingte Verpflichtung leitet sich daraus nicht ab. § 3 Abs. 3 Satz 1 des Landesvergabegesetzes Sachsen-Anhalt (LVG LSA) verpflichtet die staatlichen Auftraggeber, die Ausschreibung eines öffentlichen Auftrages in

27 „Die öffentlichen Auftraggeber haben das gesamte Vergabeverfahren nach dem Grundsatz der Transparenz auszugestalten. Soweit nicht eine öffentliche Aufforderung zur Abgabe von Angeboten oder zur Teilnahme erfolgt, bedeutet dies, dass (…) eine Veröffentlichung der Beschaffungsabsicht in deutscher Sprache unter Angabe der wesentlichen Punkte des Auftrages und des Vergabeverfahrens in einem geeigneten Medium, insbesondere dem Vergabeportal des Landes (www.vergabe.nrw.de), mit einer angemessenen Frist vor Absendung der Vergabeunterlagen zu erfolgen hat. Diese soll auch einem Bewerber aus einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union ermöglichen, eine Entscheidung zu treffen, ob er Interesse an dem Auftrag bekunden möchte, und dieses dem öffentlichen Auftraggeber mitteilen möchte.“

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elektronischer Form auf der zentralen Veröffentlichungs-und Vergabeplattform des Landes (www.vergabe-sachsen-anhalt.de) bekannt zu machen. Darüber hinaus wird das zuständige Ministerium ermächtigt, durch Verordnung Vorgaben für das elektronische Verfahren zur Bekanntmachung öffentlicher Aufträge sowie die elektronische Abwicklung der Vergabeverfahren festzulegen. Denselben Weg geht auch Thüringen mit seinem Landesvergabegesetz. In §  3 145 Abs. 3 Satz 1 ThürVgG geben sie den staatlichen Auftraggebern auf, Ausschreibungen eines öffentlichen Auftrages in elektronischer Form auf der zentralen Landesvergabeplattform bekannt zu machen. Zudem können nach Satz 2 sonstige Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts im Sinne des § 2  Abs. 2 und juristische Personen im Sinne des § 2 Abs. 3 ThürVgG die zentrale Landesvergabeplattform für ihre Bekanntmachungen von öffentlichen Aufträgen nutzen.

III. Vergabeplattformen auf Landesebene 1. Baden-Württemberg In Baden-Württemberg existiert bislang kein eigenes Vergabeportal oder eine 146 Vergabeplattform, auf der vollelektronisch Ausschreibungen abgewickelt werden könnten. Unter www.service-bw.de enthält die Rubrik „Öffentliche Ausschreibungen“ leidglich Vergabebekanntmachungen zu aktuellen öffentlichen Ausschreibungen der Landesverwaltung Baden-Württemberg, der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung, der Straßenbauverwaltung und des Logistikzentrums Baden-Württemberg.

2. Bayern Der Freistaat Bayern unterhält ein Vergabeportal unter www.vergabe.bayern.de. Mit 147 dieser Vergabeplattform können die Wasserwirtschaft und die Bauverwaltung des Freistaates sowie andere öffentliche Auftraggeber Vergaben vollelektronisch nach VOL und VOB abwickeln.

3. Berlin Das Land Berlin unterhält unter www.berlin.de/vergabeplattform/ eine vollelektro- 148 nische Vergabeplattform. Nach einer Registrierung als Vergabestelle oder als Firma ist es möglich, auf der Plattform Angebote abzugeben, Unterlagen herunter zu laden oder Bekanntmachungen zu abonnieren. Für die Abgabe elektronischer Angebote ist es allerdings erforderlich, dass eine Person im Unternehmen über eine Signaturkarte für die qualifizierte elektronische Signatur beziehungsweise über ein Softwarezertifikat für eine fortgeschrittene elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz verfügt. Brunner

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4. Brandenburg

149 Unter www.vergabe.brandenburg.de bietet das Land Brandenburg den Zugang zu

Informationen zum öffentlichen Auftragswesen und zum Vergabemarktplatz Brandenburg, der sich direkt im Internet unter www.vergabemarktplatz.brandenburg. de findet. Mit dem Begriff des Vergabemarktplatzes erfasst Brandenburg die elek­ tronische Plattform zur einheitlichen Abwicklung von Vergaben für alle öffentlichen Auftraggeber in Brandenburg. Interessierte Unternehmen erhalten nach einer kostenlosen Registrierung Zugriff auf die Veröffentlichungen. Vergabestellen des Landes können einen entsprechenden Zugang ebenfalls online beantragen. Der Vergabemarktplatz gilt als landesweiter Standard für die elektronische Vergabe. Auf dieser vollelektronischen Plattform werden Vergaben nach sämtlichen Vergabeordnungen abgewickelt.

5. Bremen 150 Die Hansestadt Bremen unterhält ebenfalls eine eigene Vergabeplattform unter www. vergabe.bremen.de. Auf dieser können Vergaben nach sämtlichen Vergabeordnungen abgewickelt werden. Interessierte Unternehmen können hier Bekanntmachungstexte des Landes und der Region Nordwest finden und einsehen. Nach einer kostenlosen Registrierung können für eine Vielzahl von öffentlichen Ausschreibungen und offenen Verfahren die Vergabeunterlagen heruntergeladen werden. Auch der Versand von Vergabeunterlagen erfolgt über die Plattform. Registrierten Nutzern wird eine eigene Software zur Verfügung gestellt, mittels derer Angebote für die veröffentlichten Ausschreibungen elektronisch erstellt werden können. Die elektronische Angebotsabgabe ist teilweise mit einer qualifizierten Signatur nach dem Signaturgesetz möglich.

6. Hamburg

151 Das Vergabeportal der Hansestadt Hamburg findet sich im Internet unter www.

gateway.hamburg.de. Für den ersten Zugang müssen sich interessierte Unternehmen registrieren lassen; sodann steht ihnen der Online-Dienst Ausschreibungen zur Verfügung. Die Plattform enthält die aktuellen Ausschreibungen der Behörden der Hansestadt und stellt Antworten auf Fragen zur eVergabe bereit. Die vollständigen Ausschreibungsdokumente können online eingesehen und heruntergeladen werden. Eine spezielle Vergabesoftware muss hierbei nicht installiert werden, da das Verfahren in einem Rechenzentrum betrieben wird. Die Angebotsabgabe kann vollelektronisch, in konventioneller Papierform oder in einer Mischform erfolgen.

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7. Hessen Das Land Hessen hält unter www.vergabe.hessen.de im Internet eine eigene Verga- 152 beplattform vor. Nach einer Registrierung können die Vergabeunterlagen auf elek­ tronischem Weg über die Vergabeplattform kostenfrei bezogen werden. Die Plattform enthält ausgewählte Ausschreibungen und Teilnahmewettbewerbe des hessischen Competence Centers für Neue Verwaltungssteuerung/Zentrale Beschaffung, der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung, des Präsidiums für Technik, Logistik und Verwaltung, des hessischen Baumanagements sowie von Hessen Mobil – Straßenund Verkehrsmanagement nach allen Vergabeordnungen. Somit werden nicht alle Ausschreibungen des Landes Hessen auf dieser Plattform veröffentlicht. Mittels einer kostenfrei zur Verfügung gestellten Software ist es möglich, Angebote elektronisch zu erstellen. Eine Angebotsabgabe und damit vollelektronische Abwicklung der Ausschreibung ist hingegen nicht möglich.

8. Mecklenburg-Vorpommern Das vollelektronische Vergabeportal des Landes Mecklenburg-Vorpommern ist 153 im Internet unter www.vergabe-mecklenburg-vorpommern.de zu finden. Auf dieser Plattform schreiben die Kommunen des Landes ihre Aufträge nach sämtlichen Vergabeordnungen aus. In technischer Hinsicht wird dabei auf die komplett webbasierte Ausschreibungs- und Vergabelösung der Deutschen eVergabe, einem privaten Anbieter, zurückgegriffen.

9. Niedersachsen Unter www.niedersachsen-vergabe.de unterhält das Land Niedersachsen ebenfalls 154 ein vollelektronisches Vergabeportal, das auf das System der Deutschen eVergabe zurückgreift. Auch hier können Vergaben nach sämtlichen Vergabeordnungen abgewickelt werden.

10. Nordrhein-Westfalen Das Land Nordrhein-Westfalen unterhält eine Vergabeplattform, die im Internet 155 unter www.vergabe.nrw.de zu finden ist. Die gesamte Landesverwaltung und einige andere öffentliche Auftraggeber, darunter auch Kommunen, veröffentlichen auf dieser Plattform ihre Ausschreibungen in einer Datenbank. Interessierten Bietern wird der kostenlose Zugang hierzu nach einer Registrierung ermöglicht; zudem werden Informationen um das Vergaberecht, den öffentlichen Einkauf in NordrheinWestfalen sowie ein Newsletter angeboten. Neben der Verpflichtung, alle Ausschreibungen und Vergaben mit Teilnahmewettbewerb auf dem sog. „Vergabemarktplatz“ zu veröffentlichen besteht die Verpflichtung für alle Behörden des Landes, dort auch die Verdingungsunterlagen elektronisch zur Verfügung zu stellen. Bei einigen VergaBrunner

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beverfahren wird sogar nur mehr die Abgabe eines elektronischen Angebotes akzeptiert.

11. Rheinland-Pfalz

156 Unter der Bezeichnung „Vergabemarktplatz Rheinland-Pfalz“ unterhält das Land

eine Vergabeplattform (www.vergabe.rlp.de). Eine kostenlose Registrierung ist Voraussetzung dafür, dass Unternehmen nach Bekanntmachungen und Ausschreibungen der Landesverwaltung und von Hochschulen suchen können. Außerdem ist es möglich, auf der Plattform Vergabeunterlagen herunterzuladen, mit der Vergabestelle zu kommunizieren und ggf. elektronische Angebote abzugeben. Es ist auch möglich, einen individuellen „Benachrichtigungsdienst“ einzurichten. Für die elektronische Abgabe von Angeboten ist jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

12. Saarland

157 Ausschreibungsbekanntmachungen und die dazugehörigen Vergabeunterlagen des

LZD Amtes für Bau und Liegenschaften sowie anderer Auftraggeber stellt das Saarland unter www.saarland.de/ausschreibungen.htm zur Verfügung. Bieter können sich an Vergaben zu sämtlichen Vergabeordnungen beteiligen.

13. Sachsen

158 Seine Vergabeplattform stellt das Land Sachsen im Internet unter www.sachsen-

vergabe.de zur Verfügung. Auf der Plattform finden sich europaweite und nationale Ausschreibungen (Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen) nach der VOB. In digitaler Form bereitgestellte Vergabeunterlagen können kostenlos heruntergeladen werden. Auch können die Unterlagen anschließend in einem kostenlos zur Verfügung gestellten Bieterprogramm, einem sog. Bietercockpit, ausgefüllt werden. Teilweise können nach Verschlüsselung und mit einer Signatur versehene Angebote elektronisch abgegeben werden.

14. Sachsen-Anhalt 159 Der Ausschreibungsdienst des Landes Sachsen-Anhalt findet sich im Internet unter www.vergabe-sachsen-anhalt.de. Gemeinsam mit Vergabe24 als Partner veröffentlicht das Land Informationen zu öffentlichen Ausschreibungen, Offenen Verfahren, Teilnahmewettbewerben, beabsichtigten Beschränkten Ausschreibungen und vergebenen Aufträgen nach sämtlichen Vergabeordnungen. Bei den Auftraggebern kann es sich um staatliche Auftraggeber, kommunale Auftraggeber oder Sektorenauftraggeber handeln. Durch Herunterladen des Vergabe24 Bieterassistenten können Brunner



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Ausschreibungen elektronisch bearbeitet und – sofern vorgesehen – elektronisch abgegeben werden. Die Inanspruchnahme der Dienste ist kostenpflichtig.

15. Schleswig-Holstein Die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH) ist der zentrale Dienst- 160 leister des Landes für Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen. Unter www.gmsh.de/ ausschreibungen/ gelangt man auf das vollelektronische Vergabeportal, das Vergabeverfahren nach der VOB, der VOL und der VOF über das Internet abwickelt. Nach einer einmaligen Registrierungsgebühr in Höhe von 36,– Euro (netto) entfallen die Gebühren für Unterlagen. Die Recherche ist noch ohne Registrierung möglich. Nach erfolgter Registrierung erhalten die Bieter per E-Mail die Bietersoftware übersandt. Mithilfe der Software können Vergabeunterlagen elektronisch geöffnet, bearbeite, zwischengespeichert und mit der gesondert zu beschaffenden elektronischen Signatur abgegeben werden.

16. Thüringen Das Serviceportal des Landes Thüringen und damit die Ausschreibungen findet 161 sich im Internet unter www.portal.thueringen.de. Die Plattform ist für Vergabestellen der Landesverwaltung kostenfrei, für Stellen außerhalb der Landesverwaltung, also z.B. Kommunen, hingegen kostenpflichtig. Die elektronischen Ausschreibungen der Vergabestellen erfolgen auf Grundlage der VOB, der VOL sowie der VOF. Die Bekanntmachungstexte sind für Interessenten frei auf der Plattform abrufbar. Zum Herunterladen der Vergabeunterlagen – sofern vorgesehen – ist eine kostenfreie Onlineregistrierung auf der Vergabeplattform des Bundes notwendig. Die Vergabeunterlagen sind dann unter www.evergabe-online.de abrufbar; allerdings sind für das Herunterladen eine elektronische Signatur und die Installation einer spezifischen Software erforderlich. Eine elektronische Angebotsabgabe ist nicht vorgesehen.

E. Projekt „Papierloses Büro“ I. Die Vision vom papierlosen Büro Ist die Vision vom papierlosen Büro tatsächliche eine greifbare Option oder ist es der 162 Kampf des Sisyphos gegen eine nicht enden wollende Lawine aus Papier? Vor allem in den Jahren 2000–2008 ließ sich ein regelrechter „Hype“ um das Thema „Papierloses Büro“ feststellen. Es waren unzählige Konzepte zu Dokumenten-Cloud und Dokumentationsmanagement (inkl. Scansoftware und Kompatibilitätsprogrammen zur Rechtssicherheit) wie Knospen aus der Erde geschossen. Im Jahre 2014 haben bereits viele aufgegeben oder ihr Konzept schon wieder verändert. Brunner

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Was sind die Ansätze, die eine Verwaltung oder auch Unternehmen dazu bewegen, der Vision vom papierlosen Büro zu folgen? Einerseits mag der Hauptbeweggrund –  gerade primär bei Verwaltungen  – darin liegen, einem Umweltschutzgedanken zu folgen. Man möchte von der Papierflut wegkommen, Ausgaben sparen, sich ein modernes und vorbildliches Image geben, nachdem man als Verwaltung generell eher den Makel des Althergebrachten und Verstaubten anheften hat. Man möchte den „Rohstoff“ Papier schonen und zugleich Keller und Stauräume, in denen unzählige Tonnen bereits bearbeitetes Papier lagern, entlasten, auch unter dem Kostenaspekt der aufwendigen Einlagerung. Erste Ansätze zum Umweltschutz kamen in Verwaltungen dergestalt auf, als man zunehmend auf die Verwendung von Altpapier zurückgriff, vielleicht auch mangels Vorliegens besserer, geeigneter technischer Alternativen. Doch ist das zu kurz gesprungen. Eine weitere Stufe muss nun das zumindest teilweise papierlose Büro, in dem Anträge und Korrespondenzen soweit wie möglich auf elektronischem Wege, also online oder per E-Mail erledigt werden sollen, sein. Der Ausdruck von E-Mails oder Anträgen soll verpönt und überflüssig sein. In Unternehmen ist der Ansatz oftmals viel weniger von einem Umweltschutzge164 danken getragen, außer es würde dort ein sog. Öko-Audit durchgeführt werden und man bräuchte das papierlose Büro, um dem Unternehmen in der Öffentlichkeit ein sauberes Image zu verleihen und so diese Unternehmensphilosophie erfolgreich für das Marketing einzusetzen zu können. Ketzerisch sei daher an dieser Stelle die Frage erlaubt, ob ein papierloses Büro von der Ökobilanz aus gesehen tatsächlich umweltverträglicher oder umweltschonender ist, als die bislang praktizierte Papiervariante. Unternehmen geht es vielmehr in diesem Bereich darum, eine wirksame Mög165 lichkeit zur Kostenreduzierung zu entwickeln. Rechnungen und Belege aller Art müssen oft über Jahre archiviert werden, im Laufe der Jahre sammeln sich so ungeheure Papiermengen an. Die Bereitstellung von Lagerflächen wie auch das Zusammentragen derselben oder Auffinden des gerade gesuchten Dokuments sind mittlerweile veritable Kostenfaktoren geworden. Außerdem möchte man an einer schnellen Informationsbereitstellung, -übermittlung und -verbreitung partizipieren. Die Kosten für die Lagerung schnell wachsender Aktenberge sollen reduziert wenn nicht gar vorzugsweise eliminiert werden. Woran liegt es aber dann vor allem, wenn ein papierloses Büro trotz eifrigster 166 Bemühungen im operativen Betrieb nicht oder nur teilweise funktioniert? Oftmals schlicht an der alten Weisheit „nur Gedrucktes ist Wahres“ oder frei nach Goethe: „Denn was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen“. Wenn man ehrlich ist neigt man trotz Vorhandenseins der schönsten und neuesten Technik doch immer wieder dazu, zum Lesen oder Bearbeiten Dokumente auszudrucken. Dadurch konterkariert man sein eigenes System, getrieben auch von der Angst, in Papierform existierende Dokumente zu vernichten. Erst dann, wenn man keinen anderen Ausweg aus der Papierflut mehr weiß, wagt man es und beschreitet neue Wege. 163

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Daneben besteht eine hohe Unsicherheit, weil man oft nicht sicher weiß, wie 167 lange man welche Unterlagen aufzubewahren hat. Welche Belege muss man dennoch im Original vorhalten, falls sie zur Vorlage beim Finanzamt benötigt werden? Da erscheint es am einfachsten, schlicht alles möglichst lange aufzubewahren. Doch lassen wir uns davon nicht entmutigen und blicken lieber hoffnungs- 168 voll nach vorne in die Zukunft, in der uns vielleicht doch noch das papierlose Büro beschert wird?

II. Umsetzungsmöglichkeiten Auf dem Weg zum papierlosen Büro gibt es verschiedene Ansätze und Umsetzungs- 169 möglichkeiten. Eine einzige, rechtssichere Lösung gibt es hier – zumindest für den privaten Sektor  – bis dato nicht. Für Behörden besteht dahingehend der Vorteil, dass sie aufgrund des neuen E-Government-Gesetzes bereits Vorgaben erhalten, vgl. hierzu z.B. die neuen Vorgaben zum „ersetzenden Scannen“28. Für Unternehmen gibt es diese Vorgaben (noch) nicht. Existent ist jedoch eine Richtlinie für ersetzendes Scannen, die sog. Richtlinie TR-03138 (Resiscan), des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik. Diese liefert Aussagen dazu, wie Papierdokumente rechtssicher und gerichtsverwertbar digitalisiert werden können29. Absolute Rechtssicherheit gewährt diese Richtlinie dem geplagten Unternehmer aber nicht. Als erster Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro muss eine neue Form der 170 Ablage erfolgen, die hier nur mehr digital vorhanden sein kann. Im Zuge einer digitalen Ablage müssen die Dokumente – sofern nicht von vorneherein digital vorhanden – eingescannt werden. Scan und anschließende Speicherung müssen revisionssicher sein und nachträgliche Veränderungen am Dokument ausschließen können. Das Original und der Scan müssen übereinstimmen. Die Richtlinie TR-03138 liefert hierzu nähere Angaben, so z.B., dass der Scanprozess protokolliert werden muss. Unternehmer stehen aufgrund dieser Vorgaben vor der Entscheidung, ob sie das Scannen inhouse erledigen, oder lieber den Vorgang outsourcen, indem sie es beispielsweise dem Steuerberater übertragen. Der beauftragte Dienstleister sollte jedoch über eine Zertifizierung in dem Bereich verfügen, der Unternehmer, der das Scannen selbst durchführen möchte, sollte sich dringend mit der zuständigen Finanzbehörde absprechen, um Anerkennungsprobleme im Nachhinein zu vermeiden. Unabdingbare Ausstattung für die Archivierung ist ein Dokumentenmana- 171 gementsystem. Auch hier gilt es, verschiedene Anforderungen bei der Auswahl der richtigen Software zu beachten. Doch das Dokumentenmanagementsystem ist

28 Vgl. hierzu oben Rn. 42. 29 Vgl. hierzu https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03138/index_ htm.html, Abruf am 12.05.2014.

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nicht nur zur Archivierung gedacht. Gerade bei Behörden kann es innerbehördlich den Aktentransport obsolet machen, weil die Weitergabe der Vorgänge elektronisch und nicht mehr in Form einer ausgedruckten Papierakte vollzogen wird. Auch verschiedene innerbehördliche Abstimmungs- oder Zustimmungserfordernisse können elektronisch abgebildet werden, ohne den Vorgang ausdrucken und unterschreiben zu müssen. Wie bereits in diesem Kapitel oben unter D. I. dargestellt, existieren bereits viele 172 Projekte auf Bundes-, Landes- und vor allem auf kommunaler Ebene die versuchen, mithilfe elektronischer Systeme eine erleichterte Antragsabwicklung zu erreichen, nicht nur um der Bürger- oder Kundenfreundlichkeit wegen, sondern auch um Verwaltungsabläufe innerhalb einer Behörde oder aber auch im Verkehr zwischen den Behörden zu erleichtern und damit Durchlaufzeiten zu verkürzen. Probleme bereiten hier aber immer noch diverse gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Schriftform, die bestenfalls durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden könnte, die wiederum aber quasi in Deutschland nicht verbreitet ist, folglich also auch nicht genutzt wird. Medienbrüche sind also die Folge, deren Beseitigung nicht immer nur mit technischem Aufwand möglich ist. Wozu dient ein Dokumentenmanagementsystem noch? Es kann dem Nutzer die 173 Suche nach Dokumenten erheblich erleichtern. Oft ist es schon schwer genug, auf dem eigenen Rechner eine Datei erfolgreich wiederzufinden. Müssen Vorgänge oder Aktenstücke dann in Regalen und Ordnern gesucht werden, ist es bisweilen noch deutlich zeitraubender. Beispiel Als Praxisbeispiel kann hier der steirische Landtag angeführt werden, der seit dem 25.10.2005 ein komplett papierloses Büro betreibt, indem der Schriftverkehr ausschließlich in elektronischer Form abgewickelt wird30. Der gesamte Prozess der Gesetzgebung einschließlich der Protokollierung der Sitzungen wurde mithilfe einer elektronischen Signatur durchgängig elektronisch abgebildet. Das online zu bedienende System stellt den Abgeordneten sämtliche parlamentarischen Materialien mittels E-Mail zur Verfügung. Der Präsident/die Präsidentin des Landtages nimmt sämtliche einlaufenden Dokumente elektronisch entgegen, Anträge werden mittels elektronischer Signatur unterzeichnet, Verkündungen erfolgen elektronisch im Internet. Öffentliche Geschäftsstücke des Landtages sind auf der Homepage desselben einsehbar, Landtagssitzungen können live im Internet verfolgt werden. In einem Archiv stehen stenografische Berichte und Audio- sowie Videodokumente zur Verfügung.31

30 Vgl. hierzu www.landtag.steiermark.at/cms/beitrag/10256628/9151669/, Abruf am 14.05.2014. 31 Weitere Beispiele finden sich oben unter Kapitel 2 D.I.

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III. Elektronische Rechnung Mit der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.201432 hat die EU Regelungen zum elek­ 174 tronischen Rechnungsaustausch erlassen. Damit wird sozusagen der letzte Schritt öffentlicher Vergaben auch digitalisiert. Die Richtlinie ist auf diejenigen Rechnungen anzuwenden, die Leistungen betreffen, die im Rahmen eines Vergabeverfahrens entsprechend einer der drei neuen Vergaberichtlinien zu beschaffen gewesen waren. Bislang haben alle Mitgliedsstaaten teilweise sehr unterschiedliche nationale 175 Vorschriften über die Ausgestaltung elektronischer Rechnungen. Erinnert sei dabei nur an die unglückliche (und inzwischen erfreulicherweise aufgehobene) Bestimmung des Umsatzsteuergesetzes, dass elektronische Rechnungen signiert werden mussten, obwohl Papier-Rechnungen keiner Unterschrift bedurft hatten. Die Vielzahl nationaler Vorschriften und deren mangelnde Interoperabilität erschweren, ja verunmöglichen derzeit noch einen elektronischen Rechnungsaustausch über die Ländergrenzen hinweg. Die EU befürchtet, dass dieser nationale Wildwuchs an unterschiedlichen 176 Normen weiter zunehmen könnte33, wenn im Zuge der verpflichtenden Einführung der elektronischen Vergabeverfahren die Mitgliedsstaaten unkoordiniert dafür weitere nationale Voraussetzungen schaffen. Um dem entgegenzuwirken, werden mit der Richtlinie die Grundlagen für eine Vereinheitlichung geschaffen. „Aus dem Nebeneinander einer Vielzahl nicht interoperabler Normen ergeben sich Handelshemmnisse für die Teilnahme an grenzüberschreitenden Ausschreibungen, da Wirtschaftsteilnehmer gezwungen sind, bei der Ausstellung einer elektronischen Rechnung die jeweils maßgebende nationale Norm einzuhalten. Die Richtlinie zielt auf den Abbau dieser Hemmnisse ab. Dabei soll nicht eine einheitliche Norm geschaffen werden, die die nationalen Normen vollständig ablöst. Vielmehr soll zur Förderung der Interoperabilität eine Norm entwickelt werden, welche die Kernelemente enthält, welche eine elektronische Rechnung stets enthalten muss, um auf diese Weise den Versand und den Empfang von Rechnungen zwischen Systemen zu ermöglichen, die auf unterschiedlichen technischen Normen beruhen.“34 Die Erarbeitung dieser Norm ist grundlegend dafür, auch im Anschluss an die Vergabe 177 die Auftragsabwicklung papierlos durchführen zu können. Ihre Ausgestaltung wird durch eine europäische Normungsorganisation erfolgen – dazu gehören sowohl die Grundlagen der digitalen Datenstruktur („semantische Datenmodell“) als auch

32 ABl. 2014 L 133, S. 1. 33 Erwägungsgrund 2 der RL 2014/55/EU. 34 Fischer: „Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen angenommen“ in: VS 6/2014.

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die wesentlichen Inhalte, die eine solche Rechnung aufweisen muss, damit sie allen nationalen rechtlichen Anforderungen gerecht wird. Die solchermaßen genormte elektronische Rechnung soll letzten Endes in den verschiedenen nationalen Datenbanksystemen und Abrechnungsprogrammen verarbeitet werden können. 178 Die wesentlichen Inhalte („Kernelemente“) sind:35 a) Prozess- und Rechnungskennungen b) Rechnungszeitraum, c) Informationen über den Verkäufer, d) Informationen über den Käufer, e) Informationen über den Zahlungsempfänger, f) Informationen über den Steuervertreter des Verkäufers, g) Auftragsreferenz, h) Lieferungsdetails, i) Anweisungen zur Ausführung der Zahlung, j) Informationen über Zu- oder Abschläge k) Informationen zu den einzelnen Rechnungszeilenposten l) Rechnungsgesamtbeträge, m) MwSt.-Aufschlüsselung. 179 Das „semantische Datenmodell“ ist eine strukturierte und logisch verknüpfte Reihe

von Begriffen und ihren Bedeutungen, die die Kernelemente einer elektronischen Rechnung wiedergibt.

„Die zu erarbeitende europäische Norm muss als Mindestanforderung eine Reihe von Kriterien genügen wie der Anforderung, dass sie technologieneutral ist, den internationalen Normen für die elektronische Rechnungsstellung entspricht, den Standard des europäischen Datenschutzes einhält, benutzerfreundlich ist, die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen berücksichtigt und auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verwendbar ist. Um die Anwendung der europäischen Norm zu erleichtern, beauftragt die Kommission die zuständige Normungsorganisation, eine Liste mit einer begrenzten Anzahl von Syntaxen vorzulegen. Unter einer „Syntax“ ist die maschinenlesbare Sprache zu verstehen, die für die Darstellung der in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Datenelemente verwendet wird. Es sollen die Syntaxen in die Liste aufgenommen werden, die von Unternehmen und Auftraggebern bereits erfolgreich und in großem Umfang verwendet wurden.

35 Art. 6 der RL 2014/55/EU.

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E. Projekt „Papierloses Büro“  

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Die von der Normungsorganisation entwickelte europäische Norm wird unter Aufsicht der Kommission auf ihre praktische Anwendbarkeit für den Endnutzer getestet. Die Kommission hat das Europäische Parlament und den Rat über das Testergebnis zu informieren. Sie veröffentlicht den Wortlaut der Norm sowie die Liste der begrenzten Anzahl von Syntaxenspätestens bis zum 27. Mai 2017 im Amtsblatt der Europäischen Union. Gegen die veröffentliche Norm und die Liste der Syntaxen können jeder Mitgliedstaat und das Europäische Parlament Einwände erheben, die zu einer Überarbeitung dieser Unterlagen führen können. Die Kommission kann die Norm und die Liste jederzeit überarbeiten und aktualisieren.“36 Die Richtlinie verpflichtet die öffentlichen Auftraggeber, elektronische Rechnungen, 180 die der neu zu schaffenden Norm entsprechen, zu akzeptieren. Sie richtet sich nicht an die Unternehmen. Allerdings besteht die Möglichkeit, dass die Mitgliedsstaaten in nationalem Recht den Unternehmen die Pflicht auferlegen, die nur entsprechende genormte elektronische Rechnung auszustellen. Inwieweit also das papierlose Büro Wirklichkeit wird, hängt also noch von der 181 Umsetzung dieser Richtlinie in deutsches Recht ab. Diese Umsetzung muss bis zum 27. November 2018 abgeschlossen sein. Jedoch bereits 18 Monate nach Veröffentlichung der Norm müssen die Mitgliedsstaaten die Vorschriften anwenden, die erforderlich sind, um der Verpflichtung für die Rechnungsempfänger nachzukommen.

36 Fischer, a.a.O.

Noch

Kapitel 3  Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens A. Prozesse aus dem Blickwinkel der ausschreibenden Stelle I. eBekanntmachung Der Prozess der elektronischen Bekanntmachung aus Sicht der ausschreibenden öffentlichen und Sektorenauftraggeber stellt sich wie folgt dar. Im Grundsatz laufen die Prozessschritte bei einem elektronischen Verfahren gleich ab wie auch bisher bei einem papiergebundenen Verfahren. Diese Aussage mag zunächst verwundern. Jedoch gilt: Die –  insbesondere rechtliche  – Struktur des öffentlichen Vergabeverfahrens kann nicht und darf nicht verändert werden. Insbesondere die Bekanntmachung stellt dabei einen sehr förmlichen Schritt dar, der das Gelingen der Ausschreibung entscheidend prägt, weil die Bekanntmachungsinhalte mehr denn je rechtliche Bindungswirkungen für das gesamte Vergabeverfahren entfalten.1 Hinzu kommt, dass die Angaben in den Bekanntmachungstexten immer ausführlicher werden müssen, um den erhöhten Transparenzanforderungen bei Ausschreibungen oberhalb wie unterhalb2 der EU-Schwellenwerte zu genügen. Die ausschreibenden Stellen haben dabei die Möglichkeit, auf die bereits bestehenden Vergabeportale, von denen einige in Kapital 7 dargestellt werden, zurückzugreifen. Hier kann davon ausgegangen werden, dass die notwendigen Standardformulare bereits hinterlegt bzw. verfügbar sind. Je nach Anbieter besteht auch die Möglichkeit, diese Formulare offline zu bearbeiten und dann später online zu stellen. Während die Vergabestelle bisher händisch eine Vergabeakte anlegen musste, erfolgt das Anlegen der Vergabeakte im elektronischen Verfahren automatisch, dabei wird im Regelfall automatisch eine Vergabenummer erzeugt, sollte die ausschreibenden Stelle nicht selbst eine händisch bereits zugeordnet haben. Die laufende Aktualisierung der Akte (mit den Vermerken als Dateien in jeweils neuer, nicht überschriebener, sondern geändert bezeichneter Dateiversion) wird durch das System sichergestellt.3

1  Vgl. nur: OLG Düsseldorf, Beschl. v. 23.06.2010, VII-Verg18/10. 2  OLG Hamm, Urt. v. 12.09.2012 (I-12 U 50/12), LS IBR: „Die Transparenz gebietet es auch im Falle von Unterschwellen-Vergaben, die erforderlichen Nachweise in der Bekanntmachung anzugeben“. 3  Adams, Service-Guide eVergabe Ausgabe 01/2014, S. 9: „Kein Dokument wird überschrieben oder gelöscht! Änderungen werden als neue Dokumentenversion gespeichert!“.

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 Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens

Wie auch bei papiergebundenen Verfahren, muss zunächst auch bei elektronischen Verfahren das passende Vergabeverfahren ausgewählt werden. Während man im papiergebundenen Verfahren dann händisch die passenden Formulare zusammensuchen musste, werden im elektronischen Verfahren alle zu Verfügung stehenden Vergabeverfahren samt Vorinformation, falls gewünscht, angeboten und dann die passenden Formulare zur Verfügung gestellt.

Screenshot: Deutsche eVergabe

6 Wie im Screenshot ersichtlich ist, ist auch das Hochladen des Verfahrens mittels einer

Datei (hier PDF) bzw. durch Verweis auf einen Link, an dem das Verfahren veröffentlicht ist, möglich. Andrä



A. Prozesse aus dem Blickwinkel der ausschreibenden Stelle 

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Screenshot: eNotice

Die Wahl des jeweiligen Vergabeportals ist natürlich auch immer davon abhängig, 7 ob man ober oder unterhalb des Schwellenwertes ausschreibt. Auch bei e-Vergabeverfahren kann man natürlich weiterhin freiwillig EU-weit ausschreiben, auch wenn man unterhalb des Schwellenwertes bleibt. Während bisher im papiergebundenen Verfahren die gesamten Vergabeunterla- 8 gen manuell zusammengestellt werden mussten, d.h. erstellen und ausdrucken des Leistungsverzeichnisses sowie der Formularblätter, kann man sich im elektronischen Verfahren die Vergabeunterlagen durch die elektronische Erstellung bzw. Import des Leistungsverzeichnisses, sowie den Import sonstiger Daten automatisch erstellen lassen. Die dabei zum Teil automatisch erstellte Bekanntmachung wird direkt an das Vergabeportal übermittelt. Eine Einsendung der Bekanntmachung wie bisher per Fax oder gar Brief ist nicht mehr nötig. Das jeweilige Vergabeportal veröffentlicht diese Bekanntmachung innerhalb kürzester Zeit. Hier ist ein Zeitgewinn für die Vergabestelle gegeben. Man kann aber grundsätzlich festhalten, dass es keine Änderungen in der Vor- 9 gehensweise bei der ausschreibenden Stelle gibt – allerdings wird dadurch, dass die Bekanntmachung nun elektronisch erstellt wird, Papier und Zeit eingespart. Des Weiteren ist durch das elektronische Erstellen der Bekanntmachung dafür gesorgt, dass zumindest mal keine Angaben vergessen werden können oder zu kurze Fristen eingetragen werden. Die Prüfung des Inhalts der Angaben müssen natürlich weiterhin von der ausschreibenden Stelle selbst vorgenommen werden. Hier wird nochmals auf das Vier-Augen-Prinzip hingewiesen.

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 Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens

II. eVergabe 10 Im Falle des elektronischen Verfahrens, wird dem Bieter regelmäßig eine automa-

tische Empfangsbestätigung inklusive Zeitstempel nach der Einreichung seiner Unterlagen übermittelt. Dies war bislang im papiergebundenen Verfahren meist nicht der Fall, da die Unterlagen einfach in der Poststelle sicher verwahrt wurden. Im elektronischen Verfahren werden die eingereichten Unterlagen in einem verschlüsselten mit Zeitschloss gesicherten elektronischen Postfach, oft Produktsafe genannt, verwahrt. Während dieser Phase kann von der ausschreibende Stelle allerdings gewisse Statistiken abgerufen werden, zum Beispiel Zugriffshäufigkeit auf die Bekanntmachung, sowie Anzahl der Abrufe der Vergabeunterlagen und wie hier aufgeführt auch aus welchem Bundesland die Abrufe kommen. Sowie kumuliert die Anzahl der Abrufe für die Dauer der Bewerbungsphase.

Screenshot: Deutsche eVergabe

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A. Prozesse aus dem Blickwinkel der ausschreibenden Stelle 

Zugriffsentwicklung seit Publikation

Anzahl

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–10

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–8

–7

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–4

–3

–2

–1

Tage Zugriffe

0 Frist

0 –23

0

5

7

12 12 13 13 13 13 13 13

10 10 10 10 10

Bewerberaktivierungen

Lesezugriff nach Regionen

Anonym Baden-Württemberg

Schleswig-Holstein Nordrhein-Westfalen Brandenburg

Bayern Berlin

Screenshot: Deutsche eVergabe

Zum Zeitpunkt der Submission, müssen die Unterlagen nicht mehr händisch in der 11 Poststelle abgeholt werden, sondern können automatisch elektronisch abgerufen werden. Anschließend kann eine elektronische Submission am Bildschirm stattfin- 12 den. Während bisher bei einem papiergebundenen Verfahren, sowohl die formale als auch die inhaltliche Prüfung händisch vorgenommen wurde, ebenso wie die Angebotsbewertung, kann im elektronischen Verfahren die formelle Prüfung automatisch elektronisch stattfinden, die Software kann bereits auswerten, ob alle notwendigen Angaben gemacht wurden, bzw. alle Erklärungen beigefügt wurden.

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 Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens

Hinweis Die sachliche Richtigkeit muss aber auch in dem Fall wieder von dem jeweiligen Bearbeiter geprüft werden, ob der Inhalt den geforderten Angaben entspricht. 13 Auch an eine teilautomatisierte Erzeugung eines Preisspiegels oder ähnlichem

ist hier zu denken. Die Wertung von sog. „weichen Kriterien“ (z.B.: Ästhetik, Funktionalität), müssen auch in diesem Fall vom jeweiligen Nutzer vorgenommen werden. Sobald diese ggf. aufgetretenen weichen Kriterien ausgewertet und die Punktzahl händisch dem elektronischen Verfahren hinzugefügt worden sind, kann ein Vergabevorschlag automatisch erstellt werden. Dieser elektronische Vergabevorschlag kann sodann, wenn er von der ausschrei14 benden Stelle genehmigt wurde, dazu benutzt werden, dass sowohl der Zuschlag, als auch die Absageschreiben vollautomatisch erzeugt und verschickt werden können. Auch kann hier dafür gesorgt werden, dass die jeweiligen Fristen beachtet werden, sprich man kann dem e-Vergabeprogramm sagen, an welchem Tag es frühestens den Zuschlagsschreiben verschicken darf – eine manuelles Verschicken vor dem Stichtag wird dann vom System verhindert. Dies bietet neben dem Komfort, dass man selbst nicht mehr an die Zuschlagserteilung denken muss, auch die Rechtssicherheit, dass der Zuschlag nicht zu früh erteilt wird. Man darf nur im Falle einer Rüge bzw. der Initiierung eines förmlichen Nachprüfungsverfahrens nicht vergessen, den Versand händisch zu unterbrechen. Eine händische Führung eines Vergabemerks ist nicht mehr nötig. Dieser wird 15 voll automatisch mit dem jeweiligen Zeitstempel und Nutzerkennung erstellt. So ist zu jedem Zeitpunkt für alle Berechtigten sichtbar, wer welchen Vorgang innerhalb des Vergabeverfahrens vorgenommen hat. Auch auf die Archivierungen jedes einzelnen Schritts in Papierform kann hier verzichtet werden. Der automatisch erzeugte Vergabemerk kann jederzeit exportiert werden, sollte man ihn z.B. für ein Vergabenachprüfungsverfahren benötigen. Hierdurch wird ein hoher Grad an Transparenz im Vergabeverfahren erzeugt. Auch die häufig diskutierte Manipulation als etwaige Vorstufe von Korruption kann hier eingedämmt werden. Da alle Unterlagen digital (meist signiert) vorliegen, gewinnt dieses Procedere eine besondere Rechtsförmigkeit und rechtliche Bestandskräftigkeit.

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B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters 

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B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters I. Kenntniserlangung von Ausschreibungen Der Bieter erhält Kenntnis über die ausgeschriebenen Verfahren, in dem er entweder 16 selbst aktiv auf die Seiten der jeweiligen Vergabeportale schaut, auf denen die elektronischen Verfahren veröffentlicht werden.

Screenshot: Deutsche eVergabe

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 Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens

Screenshot: Deutsche eVergabe

17 Bequemer ist es für ihn natürlich, wenn er den Dienst der Anbieter nutzt, bei dem

er nach seiner Registrierung und den Angabe seiner Präferenzen (CPV-Klassifizierung4 und ggf. NUTS-Klassifizierung5) jeweils eine E-Mail erhält, wenn eine in seine Präferenzen fallende Ausschreibung veröffentlicht wird.

4  Das CPV = Common Procurement Vocabulary (Gemeinsames Beschaffungsvokabular) beinhaltet eine europaweite, einheitliche Klassifizierung von Leistungen aller Art, mit dem Ziel einer eindeutigen Identifizierbarkeit, gerade auch über Sprachgrenzen hinweg. 5  NUTS bedeutet: Nomenclature des unités territoriales statistiques. Die Nomenklatur bezeichnet die im Jahre 1980 vom Europäischen Statistikamt entwickelte hierarchische Systematik zur eindeutigen Identifizierung und Klassifizierung der räumlichen Bezugseinheiten in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union.

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B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters 

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Screenshot: Deutsche eVergabe

Bezeichnet der CPV-Code demnach genau die vom Unternehmer angebotene Leis- 18 tung, so ermöglicht der NUTS-Code die räumliche Eingrenzung auf die vom Bieter favorisierten Ausschreibungen entsprechend den jeweiligen Verwaltungsgliederungen der einzelnen Staaten. In dieser e-Mail, aber auch auf den Seiten der Anbieter, sind regelmäßig kurze 19 Beschreibung der ausgeschriebenen Sache angeben, sowie die ausschreibende Stelle benannt.

II. Prüfung des Ausschreibungsinhaltes Daran kann der Bieter meist schon prüfen, ob die jeweilige Ausschreibung tatsächlich 20 in sein Tätigkeitsfeld passt und diese für ihn interessant ist. Natürlich sollte er weiterhin neben den e-Mails auch proaktiv tätig werden und 21 auf den Seiten anhand von weiteren CPV-Klassifizierungen oder Freitextsuchen nach weiteren relevanten und interessanten Vergaben durchsuchen. In einem ersten Schritt kann er bereits in den Suchergebissen bzw. im Text 22 der E-mail in der prüfen, ob die Ausschreibung dem Inhalt nach wirklich in sein

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 Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens

Screenshot: Deutsche eVergabe

Geschäftsfeld passt. So kann es zum Beispiel Überschneidungen bei den CPVNummern geben oder die betreffende, favorisierte Tätigkeit, für die sich der Unternehmer interessiert, bildet nur einen untergeordneten Teil des Auftrags ab. Deswegen ist in den Bekanntmachungsformularen auch eine Unterteilung in Hauptund Nebentätigkeiten bei den zugeordneten CPV-Nummern anzugeben. Nicht immer wird dies freilich gänzlich korrekt von den Vergabestellen gehandhabt.

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B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters 

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Die ersten relevanten Daten sind regelmäßig in der Bekanntmachung bereits 23 veröffentlicht. Er erhält hier, im Gegensatz zum bisherigen papiergebundenen Vergabeverfahren, je nach Anbieter bereits eine kostenlose Vorschau auf die Vergabeunterlagen.

III. Download von Unterlagen Sollte sich der Bieter entscheiden, an dem Verfahren teilnehmen zu wollen, muss er selbst aktiv werden und der Vergabestelle gegenüber, meist per Buttondruck „Am Verfahren teilnehmen“ bzw. „Anfordern“ o.ä., kund tun, dass er ernsthaftes Interesse an der Ausschreibung bekundet und er die gesamten Unterlagen erhalten möchte. Er muss in diesem Fall die Vergabeunterlagen von dem jeweiligen Vergabeportal herunterladen, um sie dann offline bearbeiten zu können bzw. das zur Verfügung gestellte Formular online auszufüllen. Im Falle, dass die Daten offline zu bearbeiten sind, handelt es sich regelmäßig um Dateien, die entweder Office und Open Office kompatibel sind bzw. ergänzbare PDF Dateien. Gerade bei der elektronischen Verfahren sind die Vergabeunterlagen sofort verfügbar, der Bieter muss nicht wie im bisherigen papiergebundenen Verfahren darauf warten, dass ihm die Vergabeunterlage einige Tage später postalisch zukommen. Hierdurch wird dem Bieter mehr Zeit gegeben, sich faktisch mit den Vergabeunterlagen beschäftigen zu können. Der Abruf der Vergabeunterlagen erfolgt je nach Vergabeportal für den Bieter kostenfrei oder kostenpflichtig. Die Vergabestelle legt den jeweiligen Kostenträger fest. Dies war ja beim papiergebunden Verfahren früher auch der Fall, dass einige ausschreibenden Stellen eine Gebühr für den Abruf der Unterlagen erhoben haben. Grenzen der Belastung der Bieter mit Aufwand und Kosten werden zum Teil allerdings dann gesehen, wenn nur unter großen Umständen und vermittels eines komplizierten Abrufverfahrens Zugang zu den Dateien mit den Vergabeunterlagen gewährt wird6. In jedem Fall ist allerdings eine Registrierung bei dem entsprechenden Vergabeportal nötig, um die jeweiligen Vergabeunterlagen erhalten zu können. Wie hoch die Hürde liegt, um die Vergabeunterlagen herunterladen/bearbeiten zu dürfen, legt die jeweils ausschreibende Stelle fest. Das bedeutet, es kann eine einfache Registrierung genügen, es kann aber sein, dass die Vergabestelle bereits hier den Abruf nur unter Nachweis einer digitalen Signatur, auch hier kann ja noch differenziert werden welcher, zulässt. Die Vergabestelle kann dann allerdings Bewerber/Bieter die über die jeweilige Legitimation (Registrierung/Signatur) verfügen, nicht mehr grundsätzlich von vorneherein von

6  VK Sachsen-Anhalt, Beschl. v. 15.02.2013, 2 VK LSA 42/12.

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 Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens

Screenshot: Deutsche eVergabe

der Teilnahme am Verfahren ausschließen, was bisher unter strengen Auflagen im papiergebundenen Verfahren ggf. möglich war, wenn von vorneherein die Erfüllung der Leistung verneint werden konnte. Hier konnte die Vergabestelle bereits vor dem Versand der Unterlagen ggf. eine Vorprüfung vornehmen. So konnten – und wurden Andrä



B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters 

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Screenshot: evergabe-online.de

auch – in der Praxis Nachfragen gestellt, ob die betreffende anfordernde Person oder Institution den Nachweis zu erbringen vermochte, dass er oder sie sich gewerbsmäßig mit der ausgeschriebenen Leistung befasst. Probleme und Auseinandersetzzungen gab es insbesondere auch dann, wenn ein Dienstleister als Vertreter angab, die Unterlagen vertretungsweise anzufordern. Hier wurden dann zum Beispiel entsprechende Vollmachten des dahinterstehenden anbietenden Wirtschaftsteilnehmers verlangt, bevor die Zusendung der Vergabeunterlagen erfolgte. Hinter dieser zum Teil restriktiven Haltung stand u.a. die Befürchtung, dass sich Ingenieurbüros knowhow in Form von Vergabeunterlagen aneignen könnten. Deshalb finden sich auch heute noch –  etwas verlegen wirkende  – Copyright-Bemerkungen in manchen Vergabeunterlagen. Einschränkend muss man aber anmerken, dass es in der Tat einen Beschluss der VK Sachsen7 gibt, die sogar dem als –  aus eigenen negativen Erfahrungen heraus – für nicht geeignet befundenen Bieter ein Recht zusprach, die Unterlagen zu erhalten und getreu dem Einzelfallprüfungsprinzip im Vergaberecht

7  VK Sachsen, Beschl. v. 25.06.2003, 1 VK 51/03.

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 Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens

Screenshot: evergabe-online.de

immer wieder neu auf seine Eignung geprüft zu werden (es könnte sich ja theoretisch zwischenzeitlich und ganz aktuell etwas geändert haben)8. Praxistipp Diese theoretische Möglichkeit ist im e-Vergabeverfahren natürlich auch weiterhin möglich – die richtiggehende Handhabung in der Praxis hat allerdings aufgezeigt, dass sich die ausschreibenden Stellen meist nicht die Mühe machen, hier noch jemanden zu beschäftigen, der den Bieter/Bewerber vor die Unterlagenabforderung nochmals überprüft, sondern das im Regelfall die Vergabeunterlagen automatisch freigegeben werden und damit sofort zur Verfügung stehen. 32 Anders ist es z.B. der Fall bei einigen spezifischen Portalen (siehe e-Vergabe Telekom

Kapitel 7), die die Zulassung als Bieter/Bewerber für ihr Vergabeportal bereits streng bei dessen Registrierung überprüfen und in dem Fall sogar die Motivation abfragen, warum man überhaupt Bieter werden will und zusätzlich durch die Bisnode D&B Deutschland GmbH fernmündlich prüfen lassen, ob sich hinter der bewerbenden Stellen auch tatsächlich ein Mensch befindet und dessen Leistungen nochmals

8  Aus neuerer Zeit zu dieser Diskussion: VK Lüneburg, Beschl. v. 07.03.2011, VgK 73-2010.

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B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters 

 121

abfragt, sowie weitere Daten, die bei der Anforderung D-U-N-S® Nummer, noch nicht erfasst worden sind.

IV. Anfertigung der geforderten Unterlagen Während bei konventionellen Verfahren bisher immer die Papierformulare händisch 33 auszufüllen waren, ebenso das Leistungsverzeichnis und anschließend die Angebotsunterlagen zusammengestellt werden musste, kann man nun im elektronischen Verfahren die Angebotsunterlagen, gegebenenfalls auch mithilfe einer Bietersoftware (wird vereinzelt kostenlos zur Verfügung gestellt, wenn das Vergabeportal auf Dateiformate zurückgreifen will, die nicht standardmäßig verfügbar sind), elektronisch erstellen, auch ein Export des Leistungsverzeichnisses in ein Kalkulationsprogramm ist mittels standardisierter Rahmenbedingungen realisierbar, im Rückschluss muss dann aber auch ein späterer Reimport der Kalkulationsdaten in die Vergabeunterlagen/in das Online-Portal selbstverständlich sein. Dadurch kann eine teilautomatisierte Zusammenstellung Angebots erreicht werden. Gerade wenn alle Formulare von der Vergabestelle vorgegeben werden oder exakt angegeben wird, welche und wie viele Eigenerklärungen beizufügen sind, kann das System die Vergabeunterlagen auf Bieterseite auf Vollständigkeit prüfen. Hinweis Der Inhalt der Eigenerklärungen kann selbstverständlich nicht geprüft werden, hier wird nur die Anzahl geprüft. Geprüft werden kann aber, ob die vorgegeben Vorlage vollständig ausgefüllt werden sind. Sollte dies nicht der Fall sein kann das System dem Bieter den jeweiligen Fehler/die fehlenden Angaben anzeigen und einen Abschluss der Bearbeitung verhindern.

V. Upload der Unterlagen Die vom Bieter ausgefüllten und verschlüsselt hochgeladenen Daten/Unterlagen 34 werden regelmäßig in einem nochmals verschlüsselten und mit einem für die ausschreibende Stelle geltenden Zeitschloss versehenen Postfach, oft auch als Produktsafe o.ä. bezeichnet, gelagert. Der Zugriff auf diese eingereichten Daten darf, wie in Kapitel 3 A II erwähnt, von 35 der Vergabestelle erst am Submissionstermin erfolgen. Die vom Bieter eingestellten Unterlagen können bis zum Zeitpunkt der Submission vom Bieter selbst jederzeit eingesehen und geändert werden. Es gilt hierbei regelmäßig das letzte hochgeladene Dokument. Etwaige Selbsterklärungen (Eigenerklärungen) müssen in digitaler Form eben- 36 falls erstellt und gegebenenfalls digital signiert werden. Grundsätzlich sollte eine Redundanz von eingereichten Daten vermieden werden, d.h. man sollte darauf

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 Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens

Screenshot: evergabe-online.de

achten, dass man jedes Dokument auch nur einmal hochlädt bzw. sorgfältig die alten Daten entfernen, die dann nicht mehr zu den Vergabeunterlagen gehören. Der Upload läuft für den Bieter in der Weise, wie er es von jeder e-Mail o.ä. kennt. 37 Die entsprechende Datei, die offline erstellt und digital signiert wurde, wird einfach auf das Vergabeportal bzw. unter Zuhilfenahme der AnA (Angebotsassistenz) hochgeladen bzw. importiert. Sollte die ausschreibende Stelle auf eine digitale Signatur, egal ob nun elektro38 nische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur oder qualifizierte elektronische Signatur bestehen, so kann diese angeben, welche Art der digitalen Signatur als Mindeststandard gefordert ist. Eine höherwertige Signatur muss grundsätzlich möglich sein. Sollte man als Bieter die Anforderungen an digitale Signaturen unterschreiten oder vergessen, so führt dies zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Ebenso führen falsch gemachte Angaben zum Ausschluss aus dem Verfahren. 39 Dies gilt auch dann, wenn die falschen Unterlagen eingereicht werden. Praxistipp Die digitale Signatur kann direkt im PDF-Programm oder unter zur Hilfenahme von weiterer Software (im Beispiel AnA) erzeugt werden. 40 In manchen Fällen wird noch auf das sogenannte Mantelbogenverfahren zurück-

gegriffen: Dabei werden die Daten unsigniert in ein solches verschlüsseltes Postfach hochgeladen und sodann der Mantelbogen mit dem vom Vergabeportal erstellten

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B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters 

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Screenshot: evergabe-online.de

Hashwert des Angebotes ausgedruckt, unterschrieben und schließlich an die Vergabestelle geschickt. Da das elektronische Verfahren bereits langfristig von Bund und Ländern 41 angekündigt wurde, kann sich der Bieter nicht darauf berufen, dass es ihm nicht möglich ist, innerhalb einer gegebenen Frist die digitale Signatur zu leisten. Solange der Bieter nicht über eine Möglichkeit zur digitalen Signatur verfügt, kann er nicht am Verfahren teilnehmen. Praxistipp Der guten Ordnung halber sei hier darauf verwiesen, dass zum Zeitpunkt der Registratur bis zu endgültigen Erteilung einer solchen digitalen Signatur, die ab dann auch tatsächlich nutzbar ist, derzeit eine Zeitdauer von 3–4 Wochen eingeplant werden muss.

Viele von privaten Firmen betriebene Vergabeportale, welche die Vergabe für aus- 42 schreibende Stellen anbieten, verzichten derzeit noch auf die verpflichtende digitale Signatur bei den einzureichenden Angeboten und bieten parallel häufig noch das Mantelbogenverfahren mit an. Es kann aber davon ausgegangen werden, dass diese Mantelbogenverfahren zahlenmäßig immer weniger werden und die reine elektronische Signatur Einzug halten wird.

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 Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens

VI. Beachtung der gesetzten Fristen 43 Zu beachten ist, dass bei der elektronischen Vergabe verkürzte Fristen sowohl für

die Ausschreibung als auf einen späteren Zuschlag gelten. Gerade mit dem digitalen Zeitstempel lässt sich exakt ermitteln, zu welchem Zeitpunkt welches Dokument hochgeladen wurde. Ein Verstoß gegen die Fristen, sprich eine zu spät eingereichte Unterlage, ist im 44 elektronischen Verfahren nicht mehr möglich. Sollte die von der Vergabestelle angegeben Frist überschritten sein, ist ein 45 Upload der Unterlagen schlichtweg nicht mehr möglich. Für die Fälle, in denen auf den Mantelbogen mit entsprechendem Hashwert zurückgegriffen wird – diese stellen ja keine vollständige elektronische Vergabe dar  – führt ein verspätet eingehender Mantelbogen regelmäßig zum Ausschluss aus dem Verfahren. Um dies mit einem Beispiel zu untermauern, sei hier das offene Verfahren 46 betrachtet. Für das klassische Verfahren gilt auf Grundlage der noch aktuell anwendbaren Vergabekoordinierungsrichtlinie 2004/18/EG eine Angebotsfrist von 52 Tagen. Für den Fall, dass die Bekanntmachung elektronisch erstellt und übermittelt wurde, kann die ausschreibende Stelle die Frist um 7 Tage verkürzen – auf 45 Tage. Gibt sie, wie im elektronischen Verfahren vorgesehen, dem Bieter die Möglichkeit, die Unterlagen vollständig elektronisch abzurufen und auch wieder einzureichen, so kann die Frist um weitere 5 Tage auf 40 Tage gekürzt werden. Im Falle, dass es eine Vorinformation zu dem offenen Verfahren gab, kann somit die Frist von 36 auf 22 Kalendertage verkürzt werden. Dies sind Kann-Vorschriften von denen die ausschreibende Stelle, sollten die etwaigen Voraussetzungen vorliegen, im Grundsatz jederzeit Gebrauch machen kann. Fettnapf Allerdings: Es sollte mit realistischen Daten bzw. Annahmen kalkuliert werden, denn eine effektive Bewerbungsmöglichkeit muss gemäß der Rechtsfindung auch dann gegeben sein, wenn formal die Mindestfristen gewahrt werden9. 47 Speziell darf gemäß der Rechtsprechung der bisherige Dienstleister infolge sehr

kurzer Anbietungsfristen nicht bessergestellt werden, was grundsätzlich ein Diskriminierungsproblem aufwirft10. Daher gilt: Insbesondere im Falle von Ausschreibungen mit Leistungsanforderungen, die konzeptioneller Natur sind, und die erhebliche geistige Arbeit des Bieters abfordern, kann in Bezug auf die Ausschöpfung der Möglichkeiten zur Fristenverkürzung Vorsicht geboten sein. Das gilt auch im Zeit-

9  OLG Düsseldorf, Beschl. v. 19.06.2013, VII-Verg 4/13; VK Sachsen, Beschl. v. 09.12.2002, 1 VK 102/02; VK Sachsen, Beschl. v. 02.10.2001, 1 VK 88/01. 10  OLG Düsseldorf, Beschl. v. 19.06.2013, VII-Verg 4/13.

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B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters 

 125

alter der elektronischen Vergabe, die besonders gut bei schematisch zu erstellenden Angeboten wirken kann, deren beschleunigende Wirkungsweise jedoch Grenzen bei konzeptionell geprägten Ausschreibungen finden kann, zumindest was die Anbietungsphase auf Seiten des Bieters und das inhaltliche Auswerten nachher auf Auftraggeberseite anbelangt. Außerdem verkürzt sich die Stillhaltepflicht bis zur endgültigen Zuschlagsertei- 48 lung an den erfolgreichen Bieter nach erfolgter (interner) Vergabeentscheidung, wenn die Information an die unterlegenen Bieter elektronisch (hier auch Fax möglich) versandt worden ist. Gesondert ist in diesem Zusammenhang auf das Erfordernis der Fristen­ 49 berechnung in Kalendertagen hinzuweisen, die eben beispielsweise im Vorfeld der Zuschlagserteilung in einer EU-weiten Ausschreibung gilt (Information nach § 101a GWB). Danach kann die Frist auch an einem Samstag, Sonntag oder an einem gesetzlichen Feiertag enden, weswegen der Zuschlag bereits direkt am ersten Arbeitstag nach zwei langen Wochenenden enden kann11. Weitere Vorgaben zur Fristenberechnung in Kalendertagen finden sich in der 50 VOB/A, bezogen auf die Nachreichung von fehlenden Unterlagen mit dem Ziel der formalen Vervollständigung der Angebote. Praxistipp Es empfiehlt sich, die Frist genau mit Datum anzugeben, weil vielen Bietern dieser Fristenberechnungsmodus in Kalendertagen nicht bekannt oder bewusst ist, und es nicht selten zu (unnötigen) Nachfragen bzw. Rückfragen kommt.

Im Rahmen der § 101a-GWB-Information ist die Angabe des frühesten Zuschlagster- 51 mins ohnehin Pflicht. Es empfiehlt sich ferner, rechnerisch einen Tag zuzuschlagen, damit ein – ohnehin nicht sehr sinnfälliges – Fristende an einem Sonn- oder Feiertag vermieden wird.

11  Vgl. bereits: OLG Düsseldorf, Beschl. v. 14.05.2008, VII-Verg 11/08; VK Bund, Beschl. v. 28.01.2008, VK-2-162/07.

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bei freiem, direkten und voll­ ständigem Zugang zu allen Verdingungsunterlagen

bei elektronischer Erstellung und Übermittlung der Bekannt­ machung

Verkürzung der Angebotsfrist

Frist für die Vorabinformation

Im Falle erfolgter Vorabinformation

bei Dringlichkeit

regulär

Angebotsfrist

offenes Verfahren

mindestens 36 Kalendertage (>22) Tag nach der Absendung der Bekanntmachung

Fristlänge Fristbeginn

§ 10 EG Abs. 1 Nr. 3 um 5 Kalendertage

Quelle Umfang

um 7 Kalendertage

Umfang

§ 12 EG Abs. 6 Satz 2

§ 12 EG Abs. 6 Satz 1

vor dem Tag der Absendung der Bekanntmachung

Fristberechnung

§ 10 EG Abs. 1 Nr. 3

mind. 52 Kalendertage, max. 12 Monate

Fristlänge

Quelle

§ 10 EG Abs. 1 Nr. 2 Satz 2

Quelle

§ 12 EG Abs- 3 lit. a)

§ 10 EG Abs. 1 Nr. 2

§ 12 EG Abs. 3 lit. b)

§ 12 EG Abs. 2

VOL/A (2009)

Quelle

Fristlänge

nicht vorgesehen

mindestens 52 Kalendertage

Fristlänge Quelle

§ 10 EG Abs. 1 Nr. 1

Quelle

VOB/A (2012)

entfällt

mind. 35 Tage, max. 12 Mon

Art. 27 Abs. 2 lit. b)

Tag der Absendung…

mindestens 15 Tage

Art. 27 Abs. 2 Satz 1

mindestens 15 Tage

Art. 27 Abs. 3

mindestens 35 Tage

Art. 27 Abs. 1 Satz 2

RL 2014/24/EU

126   Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens

Frist zur Auskunftserteilung

Frist zur Zusendung der Unterlagen

§ 12 EG Abs. 7 S. 1 6 Kalendertage vor dem Ablauf der Angebotsfrist

Fristlänge Fristberechnung

§ 12 EG Abs. 8, 1. Alt.

Tag nach Eingang des Antrags auf Teilnahme

Fristbeginn

Quelle

6 Kalendertage

Fristlänge

§ 12 EG Abs. 7

§ 12 EG Abs. 4 Nr. 1

nicht vorgesehen

nicht vorgesehen

Quelle

Wenn die Vergabeunterlagen Quelle nicht elektronische bereit gestellt Umfang werden

Verlängerung der Angebtosfrist

wenn die elektronische Übermitt- Quelle lung der Angebote akzeptiert wird Umfang

6 Tage, beschleunigt 4

Art. 53 Abs. 2

nicht vorgesehen

um 5 Tage

Art. 53 Abs. 1 Satz 3 ff

um 5 Tage

Art. 27 Abs. 4

 B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters   127

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bei Dringlichkeit

für subzentrale Auftraggeber

regulär

Angebotsfrist

bei elektronischer Erstellung und Übermittlung der Bekannt­ machung

Verkürzung der Bewerbungssfrist

bei Dringlichkeit

regulär

Bewerbungsfrist

nicht-offenes Verfahren

Fristlänge

Quelle

Fristlänge

mindestens 10 Kalendermindestens 10 Tage tage

bei elektron. Bekanntmachung mind. 10 Kalendertage, sonst 15

Art 28 Abs. 6 lit. b)

mindestens 10 Tage

Art. 28 Abs. 4

mindestens 30 Tage

Art. 28 Abs. 2 Satz 2

entfällt

§ 12 EG Abs. 5 Satz 2

§ 12 EG Abs. 5 Satz 1

§ 12 EG Abs. 6 Satz 1

Tag der Absendung…

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 6 lit. b)

nicht vorgesehen

mindestens 40 Kalendertage

Fristlänge Quelle

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 3

um 7 Kalendertage

Umfang

Quelle

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 2

Tag nach der Absendung der Bekanntmachung

Quelle

Art 28 Abs. 4 lit. a)

mindestens 30 Tage

Art. 28 Abs. 1 Satz 2

RL 2014/24/EU

bei elektron. Bekannt­ machung mind. 10 Kalen- mindestens 15 Tage dertage, sonst 15

§ 12 EG Abs. 4 Satz 2

Fristbeginn

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 6 lit a)

Quelle mindestens 15 Kalendertage

mindestens 37 Kalendertage

Fristlänge

§ 12 EG Abs. 4 Satz 1

VOL/A (2009)

Fristlänge

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 1

Quelle

VOB/A (2012)

128   Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens

Tag nach Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe

Fristbeginn

Frist zur Auskunftserteilung § 12 EG Abs. 7 Satz 2 4 Kalendertage vor dem Ablauf der Angebotsfrist

Fristlänge Fristberechnung

nicht vorgesehen

Quelle

Wenn die Vergabeunterlagen Quelle nicht elektronische bereit gestellt Umfang werden

Verlängerung der Angebtosfrist

nicht vorgesehen

um 5 Kalendertage

Umfang

§ 12 EG Abs. 8, 2. Alt.

§ 12 EG Abs. 6 Satz 2

vor dem Tag der Absendung der Bekanntmachung

Fristberechnung

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 5

mind. 52 Kalendertage, max. 12 Monate

Fristlänge

Quelle

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 4 Satz 2

Quelle

§ 12 EG Abs. 3 lit. a)

mindestens 36 Kalendertage (>22)

Fristlänge

§ 12 EG Abs. 5 Satz 3

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 4 Satz 1

Quelle

wenn die elektronische Übermitt­ Quelle lung der Angebote akzeptiert wird Umfang

bei freiem, direkten und voll­­ständigem Zugang zu allen Verdingungsunterlagen

Verkürzung der Angebotsfrist

Frist für die Vorabinformation

Im Falle erfolgter Vorab­information

6 Tage, beschleunigt 4

Art 53 Abs. 2

um 5 Tage

Art. 53 Abs. 1 Satz 3 ff

um 5 Tage

Art. 28 Abs. 5

entfällt

mind. 35 Tage, max. 12 Mon

Art. 28 Abs. 3 lit. b)

Tag der Absendung …

nicht vorgesehen

 B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters   129

Andrä

Andrä

Frist zur Auskunftserteilung

in Fällen des Verhandlungs­verfahrens ohne vorherige öffentliche Bekanntmachung

regulär

Angebotsfrist

bei elektronischer Erstellung und Übermittlung der Bekanntmachung

Verkürzung der Bewerbungssfrist

bei Dringlichkeit

regulär

Bewerbungsfrist

Verhandlungsverfahren

Fristberechnung

Fristlänge

Quelle

vor dem Ablauf der Angebotsfrist

nicht vorgesehen

mindestens 10 Kalendertage

Fristlänge Umfang

§ 10 EG Abs. 3 Nr. 2 Satz 1

Quelle

Fristlänge

nicht vorgesehen

um 7 Kalendertage

Umfang Quelle

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 2

Quelle

6 Kalendertage, beschleunigt 4

§ 12 EG Abs. 8

nicht vorgesehen

§ 12 EG Abs. 6 Satz 1

Tag nach der Absendung der Bekanntmachung

bei elektron. Bekanntmachung mind. 10 Kalendertage, sonst 15

§ 12 EG Abs. 4 Satz 2

Fristbeginn

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 6 lit a)

Quelle mindestens 15 Kalendertage

mindestens 37 Kalendertage

Fristlänge

§ 12 EG Abs. 4 Satz 1

VOL/A (2009)

Fristlänge

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 1

Quelle

VOB/A (2012)

6 Tage, beschleunigt 4

Art 53 Abs. 2

um 5 Tage

mindestens 30 Tage

Art. 29 Abs. 1 Satz 6

entfällt

Tag der Absendung …

nicht vorgesehen

mindestens 30 Tage

Art. 29 Abs. 1 Satz 5

RL 2014/24/EU

130   Kapitel 3 Ablauf des elektronischen Vergabeverfahrens

Bewerbungsfrist

Innovationspartnerschaft

bei elektronischer Erstellung und Übermittlung der Bekanntmachung

Verkürzung der Bewerbungssfrist

Bewerbungsfrist

Wettbewerblicher Dialog

Fristbeginn

Fristlänge

Quelle nicht vorgesehen

VOB/A (2012)

um 7 Kalendertage

Umfang

VOL/A (2009)

nicht vorgesehen

Tag nach der Absendung der Bekanntmachung

Fristbeginn

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 2

mindestens 37 Kalendertage

Fristlänge

Quelle

§ 10 EG Abs. 2 Nr. 1 nicht vorgesehen

VOL/A (2009)

Quelle

VOB/A (2012)

Tag der Absendung …

mindestens 30 Tage

Art. 31 Abs. 1 Satz 6

RL 2014/24/EU

entfällt

Tag der Absendung …

mindestens 30 Tage

Art. 30 Abs. 1 Satz 2

RL 2014/24/EU

 B. Prozesse aus dem Blickwinkel des Bieters   131

Andrä

Kapitel 4  Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen I. Booz & Co Studie „Zum Entwicklungstand des öffentlichen Einkaufs – eine empirische Analyse in 16 Entwicklungsfeldern“ 1. Ausgangspunkt Bezug nehmend auf die Studie aus dem Jahr 2011 werden jährlich für die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen Ausgaben in einer Höhe von über 200 Milliarden Euro durch öffentliche Auftraggeber getätigt.1 Die entspricht rund 10 % des deutschen Bruttoinlandprodukts. In Frage gestellt wird hier regelmäßig die Wirtschaftlichkeit der Mittelverwendungen. Es werden regelmäßig Vorwürfe laut, dass bestehende Einsparpotenziale nicht genutzt werden.2 Ursache könnten die dezentrale Beschaffung, mangelnde Einkaufssynergien, hohe einzelne Prozesskosten, hohe rechtliche Anforderungen an den (Vergabe-)Prozess und unstrukturierte Einkaufpraxis sein. Die hier benannte Studie untersucht den Zustand der öffentlichen Auftraggeber aus einkaufstechnischer Sicht um Empfehlungen aufzeigen zu können, welche Einsparpotentiale vorhanden und welche konkreten Maßnahmen tatsächlich geeignet sind. Als Grundlage wurden von Booz & co. eine 62 Fragen umfassende Erhebung entwickelt, mit der 687 öffentliche Organisationen angesprochen wurden. Hier gilt es anzumerken, das lediglich 184 Rückläufer der Online- und Telefonumfrage zu verzeichnen waren. Auf dieser Basis wurden 16 Handlungsfelder ermittelt – diese Handlungsfelder als Reformmodell für den öffentlichen Einkauf stützen sich auf bereits vorhanden Analysen aus der Privatwirtschaft. Besonders wurde hierbei darauf geachtet, wie der vielfach in der Privatwirtschaft bewährte Best-Practice Ansatz, auf die sektoralen und institutionellen Besonderheiten öffentliche Auftraggeber umgesetzt werden kann. Dabei wurde der in der Praxis und Literatur häufig erwähnte Zweifel zur Übertragbarkeit privatwirtschaftlicher Ansätze auf den öffentlichen Einkauf gewürdigt. Kernkonzepte strategischer Einkaufsmodelle, zum Beispiel Bedarfsmanagement, Personalentwicklung, IT und Steuerungen wurden hier genauso berücksichtigt und lassen sich überwiegend ohne tiefgreifendende Einschränkungen in den öffentlichen Sektor übertragen. Im Ergebnis erhält man ein Referenzmodell, in das sich alle wesentlichen Elemente eines

1 In der Literatur werden ja nach Zurechnung z.T. Summen bis zu 350 Milliarden Euro beziffert. 2 Vgl. z.B. Eßig/Jahns/Blome (2007).

Andrä

1

2

3

4

134 

 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

strategischen Einkaufs, unter Berücksichtigung der speziellen vergaberechtlichen und sonstigen Notwendigkeiten öffentlicher Auftraggeber, einzufügen lassen.

2. Elemente eines modernen öffentlichen Einkaufs a) Übertragbarkeit privatwirtschaftlicher Ansätze 5 Der Einkauf im öffentlichen Sektor weist eine Reihe von Unterschieden zur Privatwirtschaft auf. Zunächst muss hier beachtet werden, dass Auftragsvergaben durch besondere Rechtsmaterialen, wie das Vergabe- und Preisrecht reguliert werden. Ebenso muss beachtet werden, dass für eine Reihe der nachgefragten Güter und Dienstleistungen keinen (bzw. eine sehr geringen) privatwirtschaftlichen Markt gibt und daher kein echter Markt besteht. Hier sind vor allem Rüstungsgüter zu benennen. Des Weiteren ist zu beachten, dass der größte Teil von Produkten, die durch öffentliche Auftraggeber beschafft werden, keine Güter im gegenständlichen Sinn, sondern Dienstleistungen darstellen.3 Obwohl diese grundlegenden Unterschiede existieren, gibt es eine Vielzahl von 6 Gütern und Dienstleistungen, die sowohl von öffentlichen, als auch von privaten Stellen beschafft werden. Für diese Güter existiert ein Markt, hier sein u.a. Infrastruktur, IT und Logistik benannt. Die Frage die sich hier stellt ist, ob die in der Privatwirtschaft angewandten Einkaufpraktiken sich hier auch auf den öffentlichen Dienst übertragen lassen. Dies kann bejaht werden, solange es sich auf Themen bezieht, die Einkaufsprozess öffentlicher Auftraggeber Gestaltungsbereich des Vergaberechts i. e. S.

Strategische Festlegungen ∙ Leistungstiefe („Make or buy“) ∙ Warengruppenstrategien ∙ Lieferantenstrategien ∙ Festlegung funktionaler Standards für Güter und Dienstleistungen

Bedarfsfeststellung ∙ Bedarfsmanagement ∙ Budgetfreigabe ∙ Feststellung konkreter Bedarfe

Gestaltungsbereich des strategischen Einkaufs i. e. S.

Vertragsschluss

Vergabe ∙ Leistungsverzeichnis ∙ Eignungs- und Wertungskriterien ∙ Verfahrenswahl ∙ Submission ∙ Wertung und Zuschlag

Gestaltungsbereich des operativen Einkaufs

Abbildung 1: Einkaufsprozess öffentlicher Auftraggeber3

3 Stark vereinfachte Darstellung vgl. Eßig et al. (2009).

Andrä

∙ Ausschreibungskonforme Umsetzung der Ergebnisses des Vergabeverfahrens

Abwicklung und Lieferantenmanagement ∙ Bestellabwicklung ∙ Monitoring der Leistungserbringung ∙ Beheben von Leistungsstörungen ∙ Lieferantenmanagement



A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen  

 135

bei öffentlichen Auftraggebern in gleicher Weise relevant sind und keinen institutionellen und rechtlichen Hindernissen entgegenstehen. Besonders ist hier das Vergaberecht zu Transferhindernis zu beachten, gerade in diesem unterscheiden sich private und öffentliche Beschaffungen. In welcher Weise das Einkaufvorhaben dem öffentlichen Markt zugänglich gemacht wird, ergibt sich aus den Regulierungen des Vergaberechts – dieses schränkt auch, im Gegensatz zur Privatwirtschaft einige Möglichkeiten beim Einkauf, z.B. bei Verhandlungen, sehr stark ein. In wieweit vergabefremde Kriterien  – z.B. „mittelstandsfreundliche“ Ausschreibung den Markt deregulieren bzw. verzerren ist bislang empirisch nicht belegt, ebenso wenig ist empirisch belegt, dass diese Maßnahmen den Mittelstand über Proporz fördern würden. Auffallend ist, dass gerade privatwirtschaftliche Interessenverbände versuchen, für die öffentliche Hand die vergaberechtlichen Bestimmungen aufrecht zu erhalten. Das Vergaberecht stellt per se keine Einschränkung dar, privatwirtschaftliche Einkaufmanagementtools auch auf öffentliche Aufträge zu übertragen, bei denen ja gerade der Wirtschaftlichkeitsaspekt, auch gegenüber dem Steuerzahler, im Vordergrund stehen sollte. Allerdings sollte man, um die Effizienzpotentiale umfassend nutzen zu können, das Primat des Vergaberechts als Organisationsprinzip aufgeben. Hierbei darf aber und soll in keinster Weise die Rechtreue des öffentlichen Auftraggebers beeinträchtigt werden, vielmehr reift die Erkenntnis, dass das Vergaberecht kein Einkaufs- und Wertschöpfungsmanagement vorsieht – sprich das bloße anwenden vom Vergaberecht reicht noch nicht aus um ein modernes öffentliches Einkaufmanagement zu erreichen. Die bisher praktizierte regelzentriete Vergabepraxis muss einem strategischen Beschaffungsmanagement weichen.4 Da die strategischen Elemente dem eigentlichen Vergabeprozess vorgelagert sind, können hier keine unüberwindbaren Hindernisse für öffentliche Auftraggeber vorherrschend sein. In wieweit die konkreten Anpassungen im Einzelfall möglich sind, kann hier pauschal, wie gleichfalls in der Studie, nicht dargestellt werden. Zu einzelnen Aspekten können aber Hinweise gegeben werden. Gerade das Diskriminierungsverbot bei öffentlichen Ausschreibungen stellt ein gewisses Übertragungshindernis privater Einkäufe bzgl. Lieferantenentwicklung dar. Im Privatrecht kann ich mir den Partner selbst aussuchen und auf bewährte Partner zurückgreifen – bei einer öffentlichen Ausschreibung ist dies grundsätzlich nicht möglich. Es ist nach gängiger Rechtsprechung nur möglich einen Bieter auszuschließen, wenn er die erforderlichen Eignungskriterien nicht erfüllt – hier können auch leistungsschwache Bieter ausgeschlossen werden.5

4 Vgl. Eißig et al. (2009). 5 Vgl. OLG Brandenburg, Beschluss vom 14.09.2010 – Verg. W 8/10 oder OLG Düsseldorf, Beschluss vom 09.06.2010 – VII-Verg. 14/10.

Andrä

7

8

9

10

136 

 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

Übertragbarkeit privatwirtschaftlicher Reformelemente Reformelement

Übertragbarkeit Hemmnisse

Lieferantenmanagement

Keine Einschränkungen in der Phase der operativen Vertragsabwicklung

Lieferantenentwicklung

Diskriminierungsverbot muss beachtet werden

2

Optimierung der Logistik

Keine wesentlichen Einschränkungen

3

Global Sourcing

Faktische Einschränkung durch die lokale bzw. regionale Dislozierung öffentlicher Auftraggeber Industrie- oder sicherheitspolitische Einschränkungen Erhöhter Aufwand, um ausländische Bieter zu erreichen

4

e-Procurement

Keine Einschränkungen bei digitaler Bestellabwicklung Ausschreibungspflichten erschweren Lieferantenbindung

5

Integrierter strategischer Einkauf

Als organisatorische Ausprägung ohne Einschränkung in Aufbau- und Ablauforganisation umsetzbar

6

Shared Services

Als organisatorische Ausprägung ohne Einschränkung in Aufbau- und Ablauforganisation umsetzbar

1

Ohne wesentliche Einschränkungen übertragbar Mit Einschränkungen übertragbar

Abbildung 2: Übertragbarkeit privatwirtschaftlicher Entwicklungen 11 Am Beispiel der Logistik ist schön aufzuzeigen, dass hier eine Übertragbarkeit unpro-

blematisch möglich ist. Es ist ja gerade im Interesse der Wirtschaftlichkeit des öffentlichen Auftraggebers, eben auch die eigene Leistungstiefe, durch analytische Verfahren zu bestimmen. Der guten Ordnung halber sei das in der Privatwirtschaft gängig Global Sour12 cing erwähnt, das mit einigen Einschränkungen auch von der öffentlichen Hand übernommen werden kann. Es sei hier aber auf die aufwändigen Verfahren hingewiesen, die gegeben Falls, gerade bei der Aufklärung über die Leistungsfähigkeit ausländischer Bieter, entstehen können. Auch können vergabefremde politische Ziele dem Global Sourcing entgegenstehen.6

6 Vgl. BMWi (2007).

Andrä



A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen  

 137

Der Bereich e-Procurement, der in privatwirtschaftlichem Segment für erhebliche 13 Effizienz gesorgt hat, ist ohne große Modifikationen auch im öffentlichen Segment einzusetzen. Ziel muss es sein, ein langfristiges auf Wertschöpfung angelegtes Beschaffungs- 14 management zu implementieren. Dies erfordert allerdings die Schaffung von zentralen Beschaffungsstellen im Land/Bund, die mit geeignetem, gut geschultem Personal, das Fachwissen bündeln und Redundanz vermeiden, dadurch ihrerseits öffentliche Einkäufer darstellen, die zum einen auf Einhaltung der gesetzlichen Regelungen und der mit Verfassungsrang ausgestatten Wirtschaftlichkeitsprinzip7 achten – andererseits aber auch mit den privatwirtschaftlichen Vorgehensweisen vertraut sind und diese in den öffentliche Beschaffung einbinden.

b) Maßstäbe für den Entwicklungsstand öffentlicher Einkaufsorganisationen In der Studie von Booz  &  co wird eine Beschaffungspyramide dargestellt, die in 15 16 Handlungsfelder gegliedert ist. Beschaffungspyramide Vision

1. Leitbild Übergeordnete Strategie

Strategische Zielbildung

2. WarengruppenStrategien

Datenstrategien & Spezifikationen

4. Erfassung der Beschaffungsdaten

Lieferantenbeziehungen & Beschaffungsmarkt Organisatorische Ansiedlung & Personal Instrumente & Prozesse

6. Vergabe- und Verhandlungsmanagement 10. Personalentwicklung

13. Standardprozesse

7. Lieferantenmanagement u. -entwicklung

3. Bedarfsmanagement 5. Management technischer Spezifikationen/ Standardisierung 8. Vertragsmanagement

11. Organisatorische Ansiedlung und Zuständigkeiten 14. Unterstützung durch IT-Infrastruktur (e-procurement)

9. Aktivierung Beschaffungsmarkt 12. Schnittstellen zum Haushalt bzw. zur Budgetsteuerung 15. Korruptionsprävention, Verhandlungsstrategien; Rahmenverträge

Abbildung 3: Booz&Company-Beschaffungspyramide

7 Vgl. Art 114 GG, § 7 BHO/LHO.

Andrä

138 

 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

In diesem Grundelement für ein Reformmodell sind die Übertragbarkeitsschranken bereits erfasst. Für jedes dieser hier aufgeführten Merkmale lässt sich im Einzelnen bestimmen, 17 welche Maßnahmen für den öffentlichen Einkauf nötig wäre und welche Effizienzsteigerung und Wertschöpfung daraus erwachsen würde. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Maßnahmen immer am Vorbild des privaten Sektors angelehnt werden.

16

3. Ergebnisse der empirischen Erhebung zum Reifegrad öffentlicher Einkaufsorganisationen a) Aufbau der Umfrage 18 Mit der online- und telefonbasierten Umfrage wurden 184 Bundes- und Landesministerien, Landesbetriebe, Oberbehörden, Kommunen und Anstalten des öffentlichen Rechts erfasst. Neben dem komplexen Fragebogen, in dem typisierte Angaben zum Entwicklungsstand gemacht werden konnten, war es auch möglich zusätzliche qua-

Darstellung der Studienergebnisse im Überblick Reifegrad des Einkaufs in 16 Handlungsfeldern 1) Steuerung und Überwachung Korruptionsprävention, Verhandlungsstrategien & Rahmenverträge Unterstützung durch IT-Infrastruktur

Vision: Leitbild und übergeordnete Strategie 5

Warengruppenstrategie

4

Bedarfsmanagement

3 Erfassung der Beschaffungsdaten

2 1

Standardprozesse

Management technischer Spezifikationen/ Standardisierung

0

Schnittstellen zum Haushalt bzw. zur Budgetsteuerung Organisatorische Ansiedlung und Zuständigkeiten der Beschaffung Personalentwicklung

Vergabe- und Verhandlungsmanagement Lieferantenmanagement und -entwicklung Vertragsmanagement Aktivierung Beschaffungsmarkt

Aktueller Status/Ergebnis der Studie Optimierungspotenzial 1)

Basierend auf den durchschnittlichen Modalwert in den einzelnen Kategorien

Abbildung 4: Gesamtübersicht der Studienergebnisse

Andrä



A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen  

 139

litative Kommentare abzugeben um einen tieferen Einblick in die jeweiligen Strukturen zu geben.

b) Analyseergebnisse Die öffentlichen Auftraggeber sehen die in der Beschaffungspyramide aufgeführten 19 16 Gestaltungsfelder zwar als bedeutsam an, jedoch ist die konkrete Umsetzung bisher nur rudimentär ausgeführt worden. Hier wird die Prognose angeführt, dass durch Optimierungs- und Kostensenkungsprojekte bereits kurzfristig Einsparungen mit zweistelligen Prozentwerten möglich wären.

Vision: Leitbild und übergeordnete Strategie Gestaltungsfeld 9 — Aktivierung des Beschaffungsmarkts Verteilung der befragten Auftraggeber in %*

50%

39%

33%

17% 22%

50%

17%

Sehr hohes Optimierungspotenzial

28%

Hohes Optimierungspotenzial

33%

Verbesserungspotenzial

6% 6%

0%

Gute/hohe Qualität

Informationsfluss Marktsichtung Markterkundungen *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

Abbildung 5: Ergebnisse Gestaltungsfeld 1

Nach der Studie von Booz & Co verfügen nur rund 11 % über ein ausformuliertes 20 Leitbild im Einkauf, das die strategische Ausrichtung der Beschaffungsorganisation benennt und übergeordnete strategische Beschaffungsziele benennt. Demgegenüber haben ca. 78 % angegeben keine oder nur Leitbilder mit schwache Bezügen zur täglichen Arbeit des Einkaufs zu haben, obwohl sich rund 66 % der Befragten bewusst sind, dass diese strategischen und operativen Instrumente zukünftig eine immer größere Rollen spielen werden. Lediglich 7 % der Befragten gaben an, ihre Visionen auch systematisch und nachhaltig umzusetzen.

Andrä

140 

 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

Warengruppenstrategie Gestaltungsfeld 2 — Warengruppenstrategie Verteilung der befragten Auftraggeber in %* 30% 19% 33% 30% 37% 41%

7% 0% 11%

22%

37% 11%

33%

4% 7%

56%

Sehr hohes Optimierungspotenzial

Hohes Optimierungspotenzial

7% 26% 33% 48% 48% 59% 56% 22%

Verbesserungspotenzial

15% 4% 11%

22% 44%

11% 11% 4%

Gute/hohe Qualität

Dokumentation der Warengruppenstrategien Entscheidungskompetenzen über verbindliche Warengruppenstrategien Balance zwischen Strategien für einzelne Bedarfsfelder und übergeordnete Beschaffungsfelder Zielbildung Bedarfsbezogene Fachkenntnisse für Warengruppenstrategien Marktverständnis in den Bedarfsfeldern Identifizierung von „Best Practice“-Trends in der Beschaffung Kategorisierung und Priorisierung des Beschaffungsvolumens *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

Abbildung 6: Ergebnisse Gestaltungsfeld 2 21 Als bewährtes Instrument zur Erarbeitung einer Warengruppenstrategie sind die

Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen und nicht nur der reine Beschaffungspreis heran zu ziehen. Lebenszyklus und eigene Leistungstiefe sind hier ebenfalls zu erfassen. Etwa 70 % der Auftraggeber gaben an, kein durchgehendes Warengruppen22 management zu haben, d.h. sie kategorisieren das Beschaffungsvolumen oder priorisieren gewisse Warengruppen nicht. Ebenfalls rd. 70 % dokumentieren ihre Warengruppenstrategie nur unzurei23 chend, was die Einhaltung der darin gemachten Vorgaben ineffektiv macht. Bei 41 % fehlt die Dokumentation vollständig. Es konnte nicht abschließend ermittelt werden, ob und wenn ja auch wirksam eine solche Strategie innerhalb der Organisation verbreitet wurde. Hier ist ein vordringlicher Handlungsbedarf gegeben.

Bedarfsmanagement

24 Lediglich 32 % der befragten Auftraggeber verfügen über eine zentrale Bedarfspla-

nung, wovon allerdings nur rund ein Drittel diese Daten nutzt um eine fortlaufende Optimierung der Bestands- und Bestellmengen zu erreichen. Die restlichen 68 % handeln weitgehend dezentrale und dadurch kann es nicht zu einer Analyse des Andrä



A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen  

 141

Gestaltungsfeld 3 — Bedarfsmanagement Verteilung der befragten Auftraggeber in %* 32%

48% 40% 20%

24% 20%

40%

4% 12%

36%

16%

8%

Sehr hohes Optimierungspotenzial

Hohes Optimierungspotenzial

Verbesserungspotenzial

Gute/hohe Qualität

Kennzahlen Bedarfsplanung Erfassung der Bestandsdaten *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

Bedarfs/Bestands kommen. Hier ist ein großes Potential für zukünftige Optimierungen – zum Teil hat es die öffentliche Hand auch bereits erkannt, allerdings mangelt es an der konkreten Umsetzung. Auch die Einführung von Kennzahlanalyse würde die Effizienz steigern.

Erfassung von Beschaffungsdaten Hier ergibt die Umfrage, dass ein Drittel der Befragten Ihre Bestandkosten lediglich 25 in der Finanzbuchhaltung oder einem Kassensystem erfassen. Nur ein Drittel erfasst

Gestaltungsfeld 4 – Erfassung der Beschaffungsdaten Verteilung der befragten Auftraggeber in %* 22% 68%

39%

39% 18% 30%

26% 14%

0% 4%

Sehr hohes Hohes VerbesserungsOptimierungspotenzial Optimierungspotenzial potenzial

13% 26% Gute/hohe Qualität

Kostenhistorie und -prognose Tiefe der Kostenanalyse Erfassung der Beschaffungskosten *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

Andrä

142 

 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

zusätzlich auch die weiteren Bestelldaten auf Artikelbasis um diese für ein Warenwirtschaftssystem zu nutzen. Das letzte Drittel verfügt bereits über ein zentrales System, allerdings, wird die Möglichkeit, diese Daten zu analysieren nur von rund 15 % genutzt. Die Daten werden meist für Bestell-, nicht für die weitergehende Steuerungszwecke erfasst. Auch werden historische Daten zur Preis- und Mengenanalysen von zwei Drittel der Befragen nicht aufgearbeitet um zum Beispiel konkrete Ausschreibung vorzubereiten.

Standardisierung von (technischen) Produktspezifikationen Gestaltungsfeld 5 — Standardisierung von (technischen) Produktspezifikationen Verteilung der befragten Auftraggeber in %*

55% 18%

39%

43%

9% 4%

Sehr hohes Optimierungspotenzial

18% 13%

Hohes Optimierungspotenzial

Verbesserungspotenzial

Gute/hohe Qualität

Technische Spezifikationen Standardisierung *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

26 Erfreulicherweise geben bereits 96 % an Maßnahmen zur Standardisierung von

Produkten zu treffen, allerdings in wie weit dies auch bereits genutzt werden, konnte nicht belegt werden. Durch diese Standardisierungen können erhebliche Einsparungen vorgenommen 27 werden, allerdings ist zu prüfen, auf welcher Basis diese vorgenommen werden – legt diese ein internen Bedarfsträger lediglich (willkürlich) fest oder sind diese tatsächlich funktionell notwendig – hier gilt es zu prüfen, ob die Produkte oder Dienstleistungen zukünftig effizient durch Rahmenverträge oder Lagerbestände gedeckt werden können.

Vergabe- und Verhandlungsmanagement 28 Immerhin geben bereits 59 % der Befragten an, die Gestaltungsmöglichkeiten die das Vergaberecht der ausschreibenden Stelle einräumt intensiv zu nutzen und nicht nur ein standardisiertes Vorgehen darin zu sehen. Andrä



A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen  

 143

Gestaltungsfeld 6 – Vergabe- und Verhandlungsmanagement Verteilung der befragten Auftraggeber in %* 11% 39% 24%

44%

0%

24%

57%

27% 19% 14%

27%

38% 41%

6%

24%

14% 32%

45%

0%

14%

Sehr hohes Hohes VerbesserungsOptimierungspotenzial Optimierungspotenzial potenzial

Gute/hohe Qualität

Einbindung der Rechtsabteilung Vergabemanagement Vorbereitung von Ausschreibungen (Öffentliche Auftragsvergabe) Verhandlungen/Gespräche mit Lieferanten (soweit vergaberechtlich zulässig) Anwendung des Vergaberechts *) Die Prozentzahlen addieren sich pro fablich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

Lieferantenmanagement und -entwicklung Gestaltungsfeld 7 — Lieferantenmanagement und –Entwicklung Verteilung der befragten Auftraggeber in %* 41% 24%

45%

33%

38%

33%

73%

38%

29%

19%

29% 9%

18%

Sehr hohes Optimierungspotenzial

14% 33%

Hohes Optimierungspotenzial

Verbesserungspotenzial

0%

5% 19%

0% 0%

Gute/hohe Qualität

Mitarbeiterschulung Lieferantenentwicklung Interne Zuständigkeit von Schlüssellieferanten Offene Kommunikation mit Lieferanten Klassifizierung der Lieferanten *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

Hier muss festgestellt werden, dass ein institutionalisiertes Lieferantenmanagement 29 bei öffentlichen Auftraggebern regelmäßig fehlt, lediglich 19 % kommunizieren – neben der formalen Vergabe – ihre Erwartungen offen an den Lieferanten und überAndrä

144 

 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

wachen regelmäßig die Erfüllung. 29 % der Befragten verfügen laut eigenen Angaben gar nicht über die Struktur zu überwachen, in welchem Maße ihre Erwartungen erfüllt werden. Das dies regelmäßig zu einer Ineffizienz führt liegt dabei klar auf der Hand. Immerhin bemühen sich 38 % darum ein Lieferantengespräch durchzuführen.

Vertragsmanagement Gestaltungsfeld 8 – Vertragsmanagement Verteilung der befragten Auftraggeber in %* 29% 0% 60%

10%

19%

0%

35% 20%

45%

Sehr hohes Hohes VerbesserungsOptimierungspotenzial Optimierungspotenzial potenzial

52% 5% 25% Gute/hohe Qualität

Allgemenine Geschäftsbedingungen Einbindung der Rechtsabteilung Vertragsmanagement *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

30 70 % gaben an, Standardverträge zu nutzen, diese bedürfen aber bei besonderen Situ-

ationen der jeweiligen Anpassung. Nur 5 % der Befragten gaben an, Ihre Rechtsabteilung in die Vertragsgestaltung einzubinden, um individuelle Klauseln für bestimmte Beschaffungen zu kreieren.

Aktivierung des Beschaffungsmarktes 31 Hier ist noch potential um dem Beschaffungsmarkt zu aktivieren. 50 % nutzen die Markterkundung und Marktsichtung noch nicht systematisch. 40 % gaben an, die Erfahrungen anderer Beschaffungsorganisationen zu nutzen. Hier gilt es regelmäßig den Markt (auch selbst) zu erkunden und nicht nur auf bestehenden/bekannte Lieferanten zu achten, sondern auch neue Anbieter zu sichten. Nur so kann nachhaltig ein eine effiziente Beschaffung am Markt gewährleistet werden.

Andrä



A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen  

 145

Gestaltungsfeld 9 — Aktivierung des Beschaffungsmarkts Verteilung der befragten Auftraggeber in %*

50%

39%

28% 33%

17% 22%

50%

17%

Sehr hohes Optimierungspotenzial

Hohes Optimierungspotenzial

33%

6% 6%

Verbesserungspotenzial

0%

Gute/hohe Qualität

Informationsfluss Marktsichtung Markterkundungen *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

Personalentwicklung Gestaltungsfeld 10 – Personalentwicklung Verteilung der befragten Auftraggeber in %* 6%

22% 53%

67% 11%

5%

18% 42%

12% 32%

21% 15%

32% 10%

65%

Sehr hohes Optimierungspotenzial

Hohes Optimierungspotenzial

32% 65% 26% 42% 25% 30%

Verbesserungspotenzial

6% 6% 50%

5% 0% 5% 0%

Gute/hohe Qualität

Anreizsysteme Analysefähigkeiten Einkaufsexpertise Training Personalentwicklung Stellenbeschreibung Stellenbesetzung *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100% .

Bislang hat sich noch kein Berufsbild eines strategischen öffentlichen Einkäufers her- 32 ausgebildet, was hier auf einen Handlungsbedarf hinweist. Derzeit haben 53 % der Befragten kein Mitarbeiterbewertungssystem im Einsatz bzw. es wird nicht nachhaltig eingesetzt. Andrä

146 

 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

Organisatorische Ansiedlung und Zuständigkeit des Einkaufs Gestaltungsfeld 11 – Organisatorische Ansiedlung und Zuständigkeiten der Beschaffung Verteilung der befragten Auftraggeber in %* 61% 47% 22% 21% 15%

32% 5%

30%

11% 21% 32% 20%

Sehr hohes Hohes VerbesserungsOptimierungspotenzial Optimierungspotenzial potenzial

6% 11% 32% 35% Gute/hohe Qualität

Ansiedlung Bereichsübergreifende Teams Wahrnehmung durch andere Organisationseinheiten Zuständigkeiten *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

33 Vor allem aufgrund der Budgetverantwortlichkeit und aber auch, um mit den

Bedarfsträgern gleichwertig verhandeln zu können, ist der Einkauf in den obersten Führungsebenen der Organisation anzusiedeln. Dies ist derzeit nur bei 17 % der Befragten der Fall. Wichtig ist es, dass innerhalb der Einkaufsorganisation eine klare Hierarchie festgelegt wird und Zuständigkeiten klar definiert sind, dies ist, auch verbunden mit Sanktionsmöglichkeiten, immerhin schon bei 55 % der Fall, fehlen diese, ist das Risiko, dass der festgelegte Einkaufsprozess nicht eingehalten wird hoch.

Schnittstelle zur Haushalts- bzw. Budgetsteuerung

34 Bisher ist bei über zwei Drittel der Befragten der institutionelle Einkauf nicht Teil der

Haushalts-/Budgetplanung. Daher bleibt die Sicht der Einkäufer zur Budgeteinsparung u.ä. unberücksichtigt. Oftmals wird dadurch kein Anreiz gesetzt Einsparziele zu erreichen, da Einkauf und Budgetsteuerung nicht synchron laufen.

Andrä



A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen  

 147

Gestaltungsfeld 12 — Schnittstellen zum Haushalt bzw. zur Budgetsteuerung Verteilung der befragten Auftraggeber in %*

50% 15%

47%

47%

25% 5%

Sehr hohes Optimierungspotenzial

Hohes Optimierungspotenzial

Verbesserungspotenzial

10%

0%

Gute/hohe Qualität

Einbindung der Beschaffung bei Haushaltsplanungen Rolle der Beschaffung bei Auslagerungsentscheidungen *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

Standardprozesse Gestaltungsfeld 13 – Standardprozesse Verteilung der befragten Auftaggeber in %* 21%

21%

26%

32% 37%

32%

11% Sehr hohes Hohes VerbesserungsOptimierungspotenzial Optimierungspotenzial potenzial

21% Gute/hohe Qualität

Umfang der Prozesse Prozessdefinition *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

53 % der Befragten nutzen bereits standardisierten Prozesse in der Beschaffung, hier 35 sind Ablauf und Zuständigkeiten genau geregelt, auch werden damit effiziente und rechtkonforme Beschaffungen erreicht –  auch Meinungsverschiedenheiten zwischen Einkäufer und Bedarfsträger können hier geregelt sein. Sie führen zur organisationsweiten Vereinheitlichung – darin sollte eine deutliches Verbesserungspotential gesehen werden.

Andrä

148 

 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

Unterstützung durch IT-Infrastruktur Gestaltungsfeld 14 — Unterstützung Durch IT-Infrastruktur Verteilung der befragten Auftraggeber in %* 42%

26%

17% 67%

16% 11%

42%

32%

41%

24% 11%

28%

Sehr hohes Optimierungspotenzial

6%

Hohes Optimierungspotenzial

16%

26%

6% 0%

29%

39%

22%

Verbesserungspotenzial

Gute/hohe Qualität

E-Procurement Analysewerkzeuge Warenwirtschaftssystem Einheitliche Daten und Systeme Infrastruktur *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

36 Die IT ist das Rückgrat einer modernen Beschaffung – allerdings nutzen bisher nur

rund ein viertel der Befragten ein IT-gestütztes Warenwirtschaftssystem, 67 % führen die Analysen noch händisch aus statt auf integrierte Systeme zurückzugreifen. Hier ist ein erhebliches Effizienzpotential vorhanden. 37

Korruptionsprävention, Verhandlungsstrategien und Rahmenverträge Gestaltungsfeld 15 – Korruptionsprävention, Verhandlungsstrategien und Rahmenverträge Verteilung der befragten Auftraggeber in %* 56% 17% 44% 22% 12%

6% 0%

47% 11%

50% 41% 37%

Sehr hohes Hohes VerbesserungsOptimierungspotenzial Optimierungspotenzial potenzial Nutzung von Rahmenvertägen Verthandlungsstrategien (soweit vergaberechtlich anwendbar) Vorbereitung von Verhandlungen Richtlinien *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

Andrä

6% 0%

0% 53% Gute/hohe Qualität



A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen  

 149

90 % geben an, entsprechenden Richtlinie zur Korruption zu haben und dass die Ein- 38 haltung dieser intern, aber auch organisationsübergreifend geprüft wird. Anders sieht es hingegen bei den Verhandlungsgesprächen mit Lieferanten aus, 39 deren Ziel ein „Win-Win“-Situation sein sollte. Hier ist festzustellen, dass nur ein geringer Anteil sich dezidiert auf das Gespräch vorbereitet, 12 % gehen sogar unvorbereitet in die Verhandlungen. Bei Rahmenverträgen zeigt sich, dass rund 60 dieses Instrument für sich entdeckt 40 haben, um auf die individuellen Bedürfnisse bei Eintritt befriedigen zu können und auch Möglichkeiten zur Nachverhandlung oder Preisänderung darin schon festzuschreiben.

Steuerung und Überwachung Gestaltungsfeld 16 — Steuerung und Überwachung Verteilung der befragten Auftraggeber in %*

82%

53% 44%

12% 11%

37% 58%

21%

Sehr hohes Optimierungspotenzial

6%

44%

Hohes Optimierungspotenzial

11% 21%

Verbesserungspotenzial

0% 0%

0% 0%

Gute/hohe Qualität

Maϐnahmen bei Zielverfehlung Berichterstattung Messung der Zielerreichung Zielvorgaben *) Die Prozentzahlen addieren sich pro farblich gekennzeichneter Kategorie, d. h. pro Frage, zu 100%.

Nur durch konkrete Ziele und deren Überwachung können die Einkaufsprozesse 41 gesteuert werden und dadurch Effizienz erreicht werden. Erschreckend ist, dass 80 % keine Maßnahmen festgelegt haben, was passiert, 42 wenn das Ziel verfehlt wird, welche Handlungsalternativen es gibt. Hier ist noch Optimierungsbedarf gegeben –  lediglich 58 % definieren überhaupt ein Ziel, 44 % erfassen dann aber die Erreichung selbst nicht mehr, immerhin bei 53 % werden sporadisch noch Berichte über erreichte Ziele erstellt.

Andrä

150 

 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

4. Schlussfolgerungen und Handlungsempfehlungen

43 Es gibt in nahezu allen Bereichen des öffentlichen Einkaufs erhebliche Optimierungs44 45 46

47

48

potenziale. Dabei steht die Standardisierung und Zentralisierung, unterstützt durch eine gute IT, im Vordergrund. Die organisatorischen Fähigkeiten zur Beeinflussung der Wirtschaftlichkeit und Qualität müssen verbessert werden (Infrastrukturell und Personell) Booz stellt die These auf, schon bei dieser oberflächlichen Betrachtung des öffentlichen Einkaufs davon auszugehen ist, dass die in der Privatwirtschaft erreichten Einsparungen prozentual auch hier erreichbar sind. Es wird eine Einsparquote zwischen 5 % und 30 % benannt. Bei sicherer Betrachtung veranschlagt Booz rund 10 % des Beschaffungsvolumens. Hier wird von einem jährlichen Volumen zwischen 200 und 350 Milliarden Euro für Deutschland ausgegangen – dabei wird bei noch vorsichtiger Schätzung mit Einsparungen zwischen 10 und 20 Milliarden jährlich gerechnet. Da es sich um eine jährliche Einsparung handelt liegt der positive Barwert natürlich höher. Laut Booz könnte der Bund ohne große Veränderung in der Aufbau und Ablauforganisation bereits jetzt rund 10 % einsparen, wenn er verstärkt auf Einkaufsbündelung und Standardisierung achten würde. Handlungsempfehlung:

49 Um die prognostizierten Einsparungen, in Höhe von 10–20 Milliarden Euro pro Jahr

erzielen zu können, sind zwei Maßnahmenbündel definiert worden. Einen soll die institutionelle und instrumentelle Weiterentwicklung der öffentli50 chen Beschaffung hin zu einem strategischen Einkauf erreicht und vorangetrieben werden, zum anderen die die Anpassung bzw. Umgestaltung des Ordnungsrahmen öffentlicher Auftraggeber, so dass sich das Konzept eines strategischen Einkaufs entfalten kann. Dazu ist eine Vereinfachung bzw. Entschlackung des Vergaberechts zweckmäßig aber keine Vorbedingung um diese Ziele zu erreichen.

II. Ramboll-Studie 51 Die Firma Ramboll Management Consulting ist der letzten Jahren durch mehrere

Studien immer wieder europaweit ins Gespräch gekommen. Die Ergebnisse der letzten beiden Studien, zum einen der Studie „CROSS-BORDERPROCUREMENT ABOVE EU THRESHOLDS“ und zum anderen der Studie „REVIEW OF THE FUNCTIONING OF THE CPV CODES/SYSTEM“ sollen hier kurz dargestellt werden. CROSS-BORDER PROCUREMENT ABOVE EU THRESHOLDS

52 laut der Studie von Ramboll wurden zwischen 2007 und 2009 nur 1,6 % aller öffent-

lichen Aufträge direkt grenzüberschreitend vergeben. Damit scheint das Ziel der Andrä



A. Überblick über die bisherigen Untersuchungen  

 151

damals neuen EU-Vergaberichtlinie deutlich verfehlt, deren Ziel es war unter anderem grenzüberschreitende Vergaben stärker zu fördern. Erfasst wurden in dieser Studie nur Vergaben oberhalb des EU Schwellenwertes. 53 Immerhin wurden 11,4 % in direkt grenzüberschreitend vergeben, das bedeutet an ausländische Unternehmen, die im ausschreibenden Land ohnehin eine Niederlassung unterhalten. Dabei führt Ramboll weiter aus, dass dieser niedrige Wert auf die Bau- und Dienst- 54 leistungsvergaben zurückzuführen ist. Bei Lieferleistungen ist ein größerer Anteil von grenzüberschreitenden Vergaben feststellbar. Als große Barriere wurden von den Wirtschaftsteilnehmern Sprachprobleme 55 aufgeführt. Daher ist es nicht überraschend, dass eine geographische Nähe und gleicher Sprache mehr grenzüberschreitende Vergaben stattfinden. Beispiel So führt Ramboll aus, dass von den Vergaben, die Deutschland direkt grenzüberschreitend vergeben hat, 51 % nach Österreich vergeben wurden. Im Gegenzug haben österreichischen Auftraggeber sogar 84 % ihrer öffentlichen Aufträge an deutsche Firmen vergeben.

Speziell kleinflächige Staaten vergeben eher grenzüberschreitend als Großflächen- 56 staaten. Dieses sei auf zwei Faktoren zurückzuführen: –– Zum einen verfügen kleinen Flächenstaaten gegebenenfalls nicht über die vollständige Leistungsbreite und müssen daher aus dem Ausland sowohl Bau-, Dienst- als auch Lieferleistungen in Anspruch nehmen, –– zum anderen sind, wie zum Beispiel im Falle der BeNeLux-Staaten die Sprachbarrieren zu den Nachbarstaaten sehr gering. Die Exportstärke Deutschlands zeigt sich auch bei den grenzüberschreitenden öffentlichen Aufträgen. 5,3 % der öffentlichen Aufträge deutsche Auftragsnehmer stammen aus dem Ausland. Immer noch ein großes Hindernis für grenzüberschreitende Vergabeverfahren sind neben der fehlenden Erfahrungn auch die Haltung nationaler Vergabestellen gegenüber nichteinheimischen Bietern, bzw. Bevorzugung nationaler, heimischer Unternehmen. Auch die große Menge an Vergabeverfahren, die bereits im eigenen Land stattfinden, hält viele davon ab, sich auch grenzüberschreitend zu bewerben. Ramboll führt weiter aus, dass es wesentlich mehr grenzüberschreitende Sektorenvergaben gibt als Vergaben nach den klassischen Vergaberichtlinien. Nicht verwunderlich dürfte es erscheinen, dass der Anteil grenzüberschreitender offener und nicht offene Verfahren niedriger ist als im Verhandlungsverfahren. Ebenso wenig überraschend ist, dass Aufträge mit höherem Auftragsvolumen eher Gegenstand grenzüberschreitender Vergabe sind. Fraglich ist hier, ob die Einführung der europaweiten e-Vergabe, etwas an diesem Zahlen und Erkenntnissen ändern wird. Die in TED/SIMAP eingestellten VergabeAndrä

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 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

verfahren sind allen Wirtschaftsteilnehmern im Regelfall in ihrer Landessprache zugänglich. Da aber in vielen Fällen wiederum die Landessprache der ausschreibenden Stelle Voraussetzung für das Vergabeverfahren ist, wird dieses Sprachhindernis bleiben. Es kann davon ausgegangen werden, dass es auch in den nächsten Jahren, zu 61 keiner signifikanten Änderung, Steigerung des grenzüberschreitenden Auftragsvolumens kommen wird. Auch die EU Vergaberichtlinie, dass bis Mitte 2016 alle Vergaben elektrisch vorgenommen werden müssen, wird an diesem Befund zumindest nichts Signifikantes ändern.

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REVIEW OF THE FUNCTIONING OF THE CPV CODES/SYSTEM Die Firma Ramboll Management Consulting hat in Zusammenarbeit dem Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) im Dezember 2012 die Studie zur Optimierung des Commen Procurement Vocabulary (CPV) veröffentlicht. Ausgangspunkt der Studie war zu untersuchen ob das CPV, das bei Ausschreibung der Studie über 9454 verschiedene Codes verfügte, als einheitliches Klassifi­ zierungsmodell für das öffentliche Beschaffungswesen funktional, effizient, zweckmäßig ist, seiner Zielsetzung gerecht wird und darüber hinaus einen konkreten Mehrwert bringt. Das CPV soll einen produkt- und dienstleistungbezogenen Zahlencode darstellen, der zur Überwindung von Sprachbarrieren innerhalb der EU herangezogen werden kann. Dazu wurden sowohl die inneren Strukturen als auch die Anwendung durch die Nutzer untersucht. Aus den über 12.000 Antworten die im Rahmen einer online Befragung, sowohl von Vergabestellen, als auch Bietern über deren bisherige Erfahrung bei der Anwendung der CPV-Codes eingegangen sind wurden Handlungsempfehlungen und für Zukunftsszenarien erstellt. Diese schlagen folgendes vor: Grundsätzlich soll das Klassifizierungsmodell, welches über den CPV-Schlüssel dargestellt wird, beibehalten werden. Allerdings soll der Detaillierungsgrad verringert werden, d.h. künftig soll es weniger CPV-Schlüssel geben. Dazu sollen selten verwendete Codes wegfallen und in der nächst­ höheren Kategorisierung aufgehen. Insgesamt sollten alle CPV-Codes überprüft und überarbeitet werden, dies gilt insbesondere im Baubereich. Aufgrund der Vielzahl von CPV-Codes ist es sowohl für die ausschreibende Stelle, als auch für den Bieter oft schwer, den passenden Code zu finden. Daher sollte die Strukturierung zum einen verbessert werden zum anderen aber auch die Anleitung sowie die Suchfunktion, den passenden CPV-Schlüssel zu finden. Dabei fordern Ramboll und BME insbesondere das Portal TED/SIMAP dahingehend auf, zum einen ihr Onlineportal anwenderfreundlicher zu gestalten, und zum anderen interaktive Elemente einzubinden. Diese könnten P2P-Funktion zu den üblichen Geschäftszeiten, online Seminare oder einfach auch nur Wikis sein. Eine regelmäßige Kontrolle aller CPV-Schlüssel ist unumgänglich. Des Weiteren sollte den Nutzern die Möglichkeit gegeben sein, weitere CPV-Schlüssel vorzuschlaAndrä

B. Projekterfahrungen 

 153

gen. Dies darf natürlich nicht darin enden, dass innerhalb von kürzester Zeit wieder eine Fülle von nahezu ungenutzten CPV-Schlüsseln existent ist, die wieder eine Unübersichtlichkeit darstellen würden. Auch sollte fortan klar geregelt sein, dass europaweit diese CPV-Codes einheitlicher, verbindlicher Standard sind. Eine weitere Forderung von Ramboll und BME ist die Einbindung der CPV- 68 Schlüssel in alle e-Vergabesysteme. Zum Zeitpunkt der Studie war lediglich im bieVergabe-System das CPV standardgemäß eingebunden. Grundsätzlich kann hierzu ausgeführt werden, dass die von Ramboll und BME 69 aufgestellten Forderungen und Handlungsempfehlungen mit gewissen Vorsichtsmaßnahmen, gerade was das Vorschlagsrecht von CPV-Codes für Nutzer anbelangt, gefolgt werden sollte. Gerade ein einheitliches europaweites Vokabular bei Vergabe/ e-Vergabeverfahren ist für alle Beteiligten sinnvoll und vorteilhaft und kann dazu beitragen, dass auch über die Grenzen hinweg Aufträge vergeben werden.

B. Projekterfahrungen Zu bisherigen Projekten mit elektronischen Vergabeverfahren und daraus resultierenden Einsparpotenzial sei folgendes vermerkt. Aktuell werden immer mehr elektronische Vergaben vorgenommen. Die auszuschreiben Stellen passen sich der Vorgabe der Europäischen Union an. Es ist allerdings aus der Praxis anzumerken, dass selbst bei elektronischen Verfahren, sowohl auf Bieterseite, als auch auf Seite der ausschreibenden Stelle, die Unterlagen meist noch ausgedruckt und zunächst in Papierform, gerade auf Bieterseite, bearbeitet werden. Erst wenn die Unterlagen vollständig in Papierform ausgefüllt vorliegen, werden diese dann das elektronische Formular übertragen. Natürlich gibt es auch schon Einzelfälle, bei denen das elektronische Formular direkt ausgefüllt wird. Momentan ist allerdings noch ein großer Vorbehalt vor dem elektronischen Formular gegeben. Diese, die direkt nur noch digital arbeiten, sind allerdings momentan noch die Minderheit. Nachhaltige Einsparungseffekte, wie zum Beispiel beim Papier oder Toner sind hiermit noch nicht gegeben. Auch Einsparungseffekte auf Seiten des Personals können hier noch keine erkannt werden. Eine rein elektronische Prüfung der Unterlagen erfolgt selten – entweder weil die Mitarbeiter der ausschreibenden Stelle, die Funktionen ihrer Standartsoftware nicht kennen oder aber, weil sie noch vorbehalte haben und die Prüfung doch lieber händisch vornehmen wollen. Dass die z.T. elektronisch ermittelten Ergebnisse weiterhin auf Plausibilität und Richtigkeit geprüft werden müssen, steht außer Frage. Grundsätzlich muss man sagen, dass das Projekt e-Vergabe bei vielen Kommunen noch in den Kinderschuhen steckt. Momentan sind in vielen Fällen weder die Bieter, noch die ausschreibende Stelle mit den gängigen e-Vergabeverfahren die von verschiedenen Vergabeplattformen

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 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

angeboten werden, umfassend betraut. Daher finden diese e-Vergabeverfahren noch nicht flächendeckend statt. Auch entdeckt man immer noch regelmäßig Ausschreibungen, in denen die Einreichung der Vergabeunterlagen parallel per e-Vergabeverfahren (elektronisch signiert oder Mantelbogen) oder klassisch per Post zulässig ist. Dies führt dazu, dass viele Bieter aus alter Gewohnheit weiterhin zum klassischen Verfahren greifen, da sie mit dem über Jahre hinweg vertraut sind – gleichzeitig führt es aber auch dazu, dass auf Seiten der ausschreibenden Stelle keine Einheitlichkeit und Routine eintritt – man kann es sogar kritisch betrachten, wenn ein Teil der Unterlagen am Bildschirm bewertet werden soll, der andere Teil muss dann händisch von den Mitarbeitern in die elektronische Vergabeakte nachgepflegt werden. Dies führt gerade zu einer ungewollten Erhöhung des Arbeitsaufwands. Wie oben bereits mehrfach erwähnt, kann durch die Bündelung in einer zentralen Vergabestelle, in der geschultes, ausgebildetes Personal, die Ausschreibung sowohl erstellen, als auch auswertet, dann auch in elektronischer Form, hier ein nachhaltig Vergabeverfahren erreicht werden. Es bleibt spannend zu beobachten, wie von der ausscheidenden Stelle und auf Seiten der Bieter die Vertrautheit mit dem Thema e-Vergabe wächst. Mit jedem weiteren e-Vergabeverfahren besteht die Chance, dass die Nachhaltigkeit erhöht werden kann. Ein konkretes Beispiel kann aufgrund der Geheimhaltung der Vergabeverfahren hier nicht benannt werden. Grundsätzlich sei jedoch gesagt, dass die Vergabestellen sich immer mehr auf das e-Verfahren einrichten. Erfahrungsberichte insbesondere von großen Vergabestellen großer Städte lassen sich nachweisen (z.B. Stadt Köln)8. Sie reichen bis hin zu deutlich ausgesprochenen Plädoyers zugunsten der eVergabe. Allerdings ist zu konstatieren, dass es sehr häufig darum geht, individuelle Lösungen für die Kommunen zu finden, weil die Organisationsstrukturen sehr unterschiedlich sind und vielfach auch Widerstände existieren, vorhandene Strukturen zu ändern. Manche Kommunen sind von sehr großer Dezentralität gekennzeichnet, andere hingegen haben in den vergangenen Jahren verstärkt auf zentrale Strukturen umgestellt (Einrichtung Zentraler Vergabestellen). Auch von Ausschreibungen zur Auffindung einer Vergabeplattform ist immer häufiger zu hören. Diese sind naturgemäß relativ aufwendig, weil viele, insbesondere technische, Faktoren berücksichtigt werden müssen9:

8 Adams, „Einstieg in die eVergabe – so schnell wie möglich!“, Service-Guide eVergabe Ausgabe 01/2014, S. 5ff. 9 Wichmann/Schlesener, „Anforderungen an eVergabe-Systeme aus der Sicht eines Sektorenauftraggebers“, Service-Guide eVergabe Ausgabe 01/2014, S. 25, 27.

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B. Projekterfahrungen 

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„Hierzu können vom Auftraggeber erhebliche Vorarbeiten zu leisten sein, um eine eindeutige und erschöpfende Leistungsbeschreibung hinsichtlich der Schnittstellenanbindung sowie eventueller weiterer erforderlicher Funktionalitäten erstellen zu können. Nachträgliche Ergänzungs- und Änderungswünsche sind erfahrungsgemäß unabhängig vom konkreten Beschaffungsgegenstand kostenträchtig. Ebenso dürften diese regelmäßig mit der aufwendigen Prüfung verbunden sein, ob eine wesentliche Vertragsänderung oder ein sog. Ausnahmetatbestand vorliegen könnte, wenn diese „Nachträge“ nicht durch entsprechende Vertragsregelungen abgedeckt sind. In finanzieller Hinsicht ist zu beachten, dass die Pflege von maßgeschneiderten Anpassungslösungen deutlich teurer sein wird, als bei einem standardisierten Produkt. Ungeachtet des Kostenfaktors sollte auch aus Komplexitätsgründen im Vorfeld hinterfragt werden, welche internen Prozesse sinnvoll bzw. notwendig sind und ob diese an das elektronische Beschaffungssystem angebunden werden sollen. Gegebenenfalls lassen sich im Rahmen dieser Vorüberlegungen alte Zöpfe abschneiden.“ In einem Fall einer solchen Ausschreibung hat es in jüngerer Zeit auch ein Vergabe- 83 nachprüfungsverfahren gegeben, welches zum wesentlichen Ergebnis hatte, –– dass die Auswertung der 79 technischen Kriterien nicht ordnungsgemäß erfolgt war (weil u.a. nur von einem einzigen Mitarbeiter mit im Einzelnen nicht mehr aufklärbarer „assistierender Unterstützung“ eines Beraters durchgeführt), –– und dass kein Testprogramm für die Durchführung der Testläufe des Systems vorgegeben wurde und die angeblichen Tests nicht zeitnah dokumentiert worden waren. Der entscheidende Vergabesenat setzte das Vergabeverfahren zurück und ordnete 84 eine Neubewertung der Angebote an.10 Auch diesem Vergabeverfahren einer größeren Verwaltungseinheit in Baden-Württemberg lag die Suche nach einem (im Ergebnis) individuell zuzuschneidenden System zugrunde. In der Entscheidung lassen sich Rückschlüsse auf die Leistungsbeschreibung nachweisen, wonach es in dem Verfahren um die Entwicklung bzw. Fortentwicklung eines bestehenden eVergabeSystems ging, und die neuen Konzeptvorschläge einen gewissen „Reifegrad“ haben sollten, was dann in dem Verfahren als Grundlage der Bewertung streitig war.

10 OLG Karlsruhe, Beschl. v. 31.01.2014, 15 Verg 10/13. Dazu auch ausführlich: Noch. „Der Test im Test“, VergabeNavigator 03/2014, S. 28.

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 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

Praxistipp Wichmann/Schlesener11 benennen aus der Sicht der Sektorenauftraggeber einige Anforderungen, die an elektronische Auftragsvergabeplattformen zu stellen sind, und die in entsprechenden Ausschreibungsverfahren berücksichtigt werden sollten: –– Fristen- und Resourcenmanagement –– Systemlösungen bzw. -störfälle –– Vordrucke und Veröffentlichungen –– Wege der Informationsübermittlung –– Formvorgaben (Beachtung des „Vier-Augen-Prinzips“, Zweites Einloggen bei Notwendigkeiten der Mitentscheidung verschiedener Stellen) –– Schriftform und elektronische Signatur –– Dokumentenmanagement 85 Von Seiten der Bieter, die zu großen Teilen aus der freien Wirtschaft kommen, ist die

Akzeptanz des Vergabeverfahrens im Grundsatz gegeben, auch wenn hier wie oben bereits erwähnt, der interne Kontrollmechanismus „Papier“ immer noch zum Einsatz kommt. Viele der Bieter greifen im privatwirtschaftlichen Sektor bereits auf elektronische Warenhäuser, Schwarze Bretter und ähnlichem zurück. Hier haben sich im privatwirtschaftlichen Sektor bereits standardisierte Lösungen etabliert. Durch eine fortlaufende Standardisierung der e-Vergabeverfahren kann auch eine nachhaltige Effizienzsteigerung erreicht werden, sowohl für die Bieter, als auch für die ausschreibende Stelle. Die von verschiedenen Stellen prognostizierten Einsparungen von ca. 5–20 % je nach umfang des Verfahrens können auf lange Frist sicherlich erreicht werden. Wie ein standardisiertes Vergabeverfahren ablaufen soll, ist an anderer Stelle 86 bereits dargestellt. Die zum Teil neuen Begrifflichkeit die im Rahmen eines e-Vergabeverfahrens auf87 kommen, müssen sowohl auf Bieterseite, als auch auf Seiten der ausschreibenden Stelle in den allgemeinen Sprachgebrauch übergehen. Eine Vereinheitlichung des Vokabulars und der Unterlagen führt ebenso zur Effizienzsteigerung bzw. Kosteneinsparungen.

C. Allgemeine Schlussfolgerungen I. Kosten-Nutzen-Rechnung bei der erstmaligen Einführung (ROI) 88 Oftmals kommt die Frage auf, wie es mit der Kosten-Nutzen-Rechnung bei der erst-

maligen Einführung der Vergabe, sprich dem Return on Investment (ROI), aussieht

11 Wichmann/Schlesener, „Anforderungen an eVergabe-Systeme aus der Sicht eines Sektorenauftraggebers“, Service-Guide eVergabe Ausgabe 01/2014, S. 25, 27ff.

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C. Allgemeine Schlussfolgerungen 

 157

und wie sich im dauerhaften Einsatz die Grenzkosten zwischen klassischer Vergabe und eVergabe zueinander verhalten. Hier stellt sich zunächst die Frage, welche Kosten bei der erstmaligen Einfüh- 89 rung der e-Vergabe entstehen. Wenn man auf die bestehenden Portale (siehe Kapitel sieben) zurückgreift, ent- 90 stehen keine Entwicklungs- und Programmierungskosten für die ausschreibende Stelle. Eine Kostenschätzung für die Erstellung einer eigenen e-Vergabeplattform wurde 91 von einem Softwarehouse mit Minimum 30.000 Euro Entwicklungskosten angesetzt, die gleiche Summe wurde für die zusätzlich anzuschaffenden Hardware ebenfalls als Minimum benannt, hinzu wurden rund 15 % jährliche Betriebs- und Wartungskosten veranschlagt – was auf 5 Jahre (ohne Inflation) eine Kostenaufwand von rund 100.000 Euro bedeuten würde. Beispiel Wenn man z.B. die Gebühren von 60 Euro zu Grunde legt, die eine ausschreibende Stelle pro Verfahren bei vollem Leistungsumfang beim Vergabeportal „Deutsche eVergabe“ zu zahlen hat, entsprechen die Anschaffungskosten rund 1650 Verfahren auf 5 Jahre – sprich rund 330 Verfahren im Jahr – also müsste man jeden Werktag mehr als eine Ausschreibung veröffentlichen um eine positiven ROI zu erreichen, wenn man alle andern Kosten zu diesem Zeitpunkt außer acht lassen würden (z.B. Personalkosten, Strom).

Daher ist es nicht als zweckmäßig anzusehen, dass jede einzelne ausschreibende 92 Stelle ihr eigenes Vergabeportal/-system vorhält. Dies würde zu horrenden Kosten führen, die im Regelfall nicht amortisiert werden können. Daher soll der Aspekt der Programmierung eines eigenen Vergabesystems hier nicht weiter thematisiert werden. Die Kosten die für den Rückgriff auf ein bestehendes Portal entstehen, sind je nach Anbieter unterschiedlich. Wer die Kosten beim Rückgriff auf ein gebührenpflichtiges Portal trägt, liegt in der Entscheidung der ausschreibenden Stelle – hier sind beide Varianten möglich – sprich man kann analog zu den Versandkosten im klassischen Verfahren, den Bieter die Kosten tragen lassen, man kann aber auch eine Kostenübernahmen als ausschreibende Stelle vornehmen. Diese Kosten sind als fortlaufende Prozesskosten anzusehen und sind daher weder auf Bieterseite, noch auf Seiten der ausschreibenden Stelle für eine ROI-Berechnung heranzuziehen. Auch bei der Betrachtung der Grenzkosten, spielen die Gebühren, die für den Abruf der Unterlagen ggf. getragen werden müssen, werde für die ausschreibende Stelle, noch für den Bewerber eine Rolle. Hier ergibt sich kein Unterschied zwischen klassischer und eVergabe. Davon ausgehend, dass in einer modernen Verwaltung, die Arbeitsplätze mit 93 leistungsfähigen Rechnern ausgestattet sind, dürfen die Kosten für die Beschaffung von Hardware ebenso nicht in die Kosten für die erstmalige Einführung der e-Vergabe aufgeführt werden. Auch für die Grenzkostenberechnung ist dieser Faktor nicht

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 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

erheblich. Die für die e-Vergabe benötigte Software wird im Regelfall, sollte sie nicht bereits auf den Arbeitsplätzen vorhanden sein, kostenlos zur Verfügung gestellt. Daher sind hier keine Investitionen zu betrachten – auch ist eine Kostenabgrenzung zwischen klassischer Vergabe und eVergabe hier nicht statthaft. Gleiches gilt auch für die Bieterseite – auch hier muss davon ausgegangen werden, dass die technische Ausstattung vorhanden ist. Gegebenenfalls müssen für die einzelnen Arbeitsplätze, sowohl auf Bieterseite, 94 als auch auf Seiten der ausschreibenden Stelle, noch Kartenlesegeräte und digitale Signaturkarten angeschafft werden. Die Kosten pro Arbeitsplatz können derzeit mit ca. 200 € beziffert werden. Es sollte darauf geachtet werden, dass nur die Entscheidungsträger/Berechtigten über eine solche Signaturkarte verfügen. Mit dieser digitalen Signatur kann sowohl der Bieter, als auch die ausschreibenden Stelle, rechtverbindliche Dokumente erstellen und damit bindend nach außen handeln. Es liegt klar auf der Hand, dass nicht jeder Mitarbeiter einer Vergabestelle bzw. des Bieters über eine solche digitale Signatur verfügen muss. Die Unterlagen können in der Regel auch offline erstellt und später digital signiert und hochgeladen werden. Praxistipp Analog ist darauf zu achten, dass bei Portalen, die nicht auf eine digitale Signatur bestehen, nur der Entscheidungsträger/Berechtigte über die Zugangsdaten verfügen dürfen, da auch sonst ggf. Willenserklärungen abgegeben werden können die nicht im Interesse der ausschreibenden Stelle bzw. des Bieters sind. 95 Die zur Erteilung der digitalen Signatur anfallenden Kosten können, wenn über-

haupt, gegen die Kosten für Papier, Toner und Porto gegen gerechnet werden, wenn man davon ausgeht, dass die Unterlagen nun nur noch elektronisch bearbeitet und verschickt werden. Hierdurch können nachhaltig Umweltressourcen wie Papier eingespart werden. Hier kann davon ausgegangen werden, dass die Amortisierung der Kosten auf Seiten der ausschreibenden Stelle schneller erreicht ist, als auf Seiten des Bieters.

II. Grenzkosten eVergabe vs. normale Vergabe 96 Hier sei bespielhaft beleuchtet, welche Kosteneinsparungen sich durch den oben

genannten Faktor ergeben können. Basierend auf der Mischkalkulation bei Ausdruck schwarz-weiß und farbig, wo derzeit von einem Seitenpreis von ~0,08 Euro ausgegangen wird, liegt die Break-Even hier bei rund 2500 Blatt, wenn diese nicht mehr ausgedruckt werden müssen. Des Weiteren muss hier in die Kalkulation aufgenommen werden, dass mit der Einführung der e-Vergabe, gerade auch das e-Vergabeportal des Bundes, die Vergabeunterlagen kostenfrei zur Verfügung stellt – hier müssen die Bieter keine Portokosten oder Schutzgebühr mehr bezahlen. Auch diese Ersparnis

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C. Allgemeine Schlussfolgerungen 

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muss hier mit einberechnet werden – das heißt, der Bieter spart sich beim Abruf der Unterlagen und bei der Einsendung der Unterlagen die Gebühren für Porto und ggf. erhobene Bearbeitungs-/Schutzgebühr. Daraus kann abgeleitet werden, dass bereits ab der ersten e-Vergabe ein weniger an Kosten für den Verfahrensablauf, sowohl auf der Bieterseite, als auch auf Seiten der ausschreibenden Stelle verbucht werden kann. Auch soll der Faktor Personal(kosten) zwischen klassischer und e-Vergabe verglichen werden. Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass egal ob es sich um ein klassisches oder elektronisches Vergabeverfahren handelt, die Vergabeschritte, die auf beiden Seiten ausgeführt werden müssen sind jeweils die gleichen, lediglich auf Seiten der ausschreibenden Stelle werden die Mitarbeiter dadurch entlastet, dass die Vergabeakte automatisch vom Vergabesystem erstellt wird. Hier kann man direkte Kosteneinsparungen ab der ersten e-Vergabe ausweisen – es spart zum einen die Arbeitszeit des einzelnen Mitarbeiters, zum kann dies als nachhaltig angesehen werden, da die Vergabeakte elektronisch geführt wird und damit zunächst papierlos, was weitere Kosten und Ressource einspart. Die Personalkosten, die auf Seiten des Bieters für im Vergabeverfahren anfallen unterscheiden sich nicht, egal ob man nun elektronisch oder klassische ausschreibt. Der Bieter braucht in der Regel die gleiche Zeit, ob der Unterlage händisch oder elektronisch ausfüllt, auf die Nachhaltigkeit bei eVergabe wurde ja bereits mehrfach hingewiesen. Ob für die jeweils handelnden Mitarbeiter die nun statt klassischer Vergabeverfahren elektronische Verfahren betreuen eine extra Schulung nötig ist, kann nicht pauschal beantwortet werden, allerdings können Mitarbeiter, die über das nötige Know-How sowohl im klassischen, als auch im e-Vergabeverfahren verfügen effektiver arbeiten, was in der Regel zu Zeit- und Kosteneinsparungen führt, und darüber hinaus ggf. in der eigenen Behörde bzw. dem Betrieb als Multiplikator für weitere Mitarbeiter und Verfahren dienen. Es muss aber klar gestellt werden, dass die Einsparung hier nicht auf die e-Vergabe zurückzuführen ist. Allerdings kann man hier, unabhängig von der erstmaligen Einführung der e-Vergabe, sicherlich eine ROI ermitteln, wenn man einen Mitarbeiter, auch durch Fortbildungen/Schulungen so fit macht, dass er als Multiplikator später dienen kann und damit die Effizienz steigert und fortlaufend Kosten einspart. Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass der Umstieg von klassischer Vergabe hin zur e-Vergabe mit kleinsten finanzielle Aufwendungen verbunden ist. Die finanziellen Einsparungen und nachhaltigen Schritten für die Umwelt, die damit aber sehr schnell erreicht werden können sprechen für sich. Ein reiner ROI aus der erstmaligen Einführung der e-Vergabe kann wohl weder auf Bieterseite, noch auf Seiten der ausschreibenden Stelle klar definiert und dokumentiert werden.

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 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

D. Besondere Schlussfolgerungen I. Größe der Vergabestellen 101 Die Frage nach der Größe der Vergabestelle ist im Einzelfall zu betrachten. Eine pau-

schale Aussage, wie groß eine Vergabestelle einer einzelnen Behörde, ohne oder ähnlichem sein sollte ist nicht möglich. Grundsätzlich muss die Größe der Vergabestelle an die Anforderungen angepasst sein. Die Frage, inwieweit Einsparungspotenziale durch elektronische Vergabe im Zusammenhang mit der Größe der Vergabestelle stehen kann nicht abschließend beantwortet werden. Grundsätzlich muss festgestellt werden, dass es für kleine Gemeinden sicher102 lich nicht zweckführend ist, egal ob „normale“ Vergaben oder elektronische Vergaben vorgenommen werden, die Vergabestelle mit extrem hohen Anzahl an Personal zu besetzen, die wenige kleine Ausschreibungen bearbeiten. Hier sind in vielen Fällen, die Ausschreibungen nur „Nebenobjekte“ zur eigentlichen Arbeit, was häufig dazu führt, dass der/die Mitarbeiten nicht vollständig in der Materie Vergaberecht drin sind, was häufig zu Verfahrensfehler führt. Hier kann nur darauf hingewiesen werden, dass es fachkundige Beratungsstellen gibt, die einem hier zu Hilfe sein können. Eine Faustformel, wie groß eine Vergabestelle sein muss, gemessen am Auf103 tragswert, kann nicht gegeben werden. Es ist unerheblich ob eine Vergabe über 250.000 € oder 2 Millionen € vorgenommen wird. Der Aufwand, der bei dem Verfahren anfällt, ist grundsätzlich derselbe12, gerade auch was die Dokumentationspflichten anbelangt, die ja im e-Vergabeverfahren großteils vom System übernommen wird. Hierbei muss maßgeblich betrachtet werden, wo die einzelne Vergabestelle angesiedelt ist. In kleineren Gemeinden und Kommunen sind diese zumeist in der Kämmerei oder dem Bauamt angesiedelt. Große Städte und Behörden verfügen oft über eine eigenständige Vergabestelle (Zentrale Vergabestelle). Es muss im Einzelfall betrachtet werden, wie viele Verfahren ein einzelner Mit104 arbeiter in eine Vergabestelle gleichzeitig betreuen kann, wenn er wie bisher üblich eine normale Vergabe vornimmt im Gegensatz zu einem elektronischen Vergabeverfahren. Erst wenn wir eine signifikante Abweichung zwischen den bisherigen Zahlen und den neu ermittelten Zahl auftritt, kann die Vergabestelle im Einzelfall verkleinert werden. Durch diese Verkleinerung können Personalkosten gespart werden. Es ist

12 Man betrachte diesbezüglich auch die kritischen Würdigungen seitens des Bundesrechnungshofes, was die Wirkungen des „Konjunkturpaketes  II“ mit den Verfahrenserleichterungen in Form der Erweiterung der Zulassung von Beschränkten Ausschreibungen anbelangt. Auch diesbezüglich wurde festgestellt, dass der meiste Aufwand in der Entscheidung über die Vergabe (Gremien, vorhergehende Budget-Abklärungen), der Zusammenstellung der Vergabeunterlagen inklusive Leistungsbeschreibung, Bewerbungsfristen der Bieter, formale und inhaltliche Auswertungen, sowie Anfertigung der Dokumentation, besteht. Die Verfahrenswahl und das Volumen des Auftrags sind sekundär.

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davon auszugehen, dass solche Einsparpotenziale regelmäßig bei größeren Vergabestellen auftreten. In kleinen Vergabestellen, in denen bisher sehr wenige (eins bis drei) Mitarbei- 105 ter für die Vergaben zuständig waren, wird wohl eine Einsparung eines Mitarbeiters nicht statthaft sein. Hier können keine Personalkosten primär eingespart werden. Allerdings ist es denkbar, durch die eingesparte Zeit, dem Mitarbeiter andere Aufgaben aus der Verwaltung, die mit in sein Ressort fallen, übertragen und damit die Kostenstelle Vergabe zu entlasten und eine andere Kostenstelle in der Verwaltung zu belasten. Gegebenenfalls kann auf die Einstellung eines weiteren Mitarbeiters in der Verwaltung verzichtet werden. Daher kann auch bei kleinen Vergabestellen eine Effizienzsteigerungen im Rahmen der gesamten Verwaltung erreicht werden. Bei großen Vergabestellen kann tatsächlich ein Effekt auftreten, das zu einem 106 Personalüberschuss führt. Inwieweit dieser sozial verträglich umgeschichtet wird, muss die einzelne Vergabestelle selbst regulieren. Hinweis Es gilt zu beachten, dass die Anzahl der Vergabeverfahren jährlich steigt, damit könnte auf lange Frist, wenn man den bisherigen Personalbestand festhält, zunächst auf Neueinstellung weitere Mitarbeiter in größeren Vergabestellen verzichtet werden, da noch Ressourcen vorhanden sind. Dadurch würde ein sozialverträgliches Gesundschrumpfen möglich.

II. Häufigkeit und Art der Vergabeverfahren Inwieweit Häufigkeit und Art der Vergabeverfahren Einsparungspotenziale durch elektronische Vergaben erzeugen können, muss getrennt betrachtet werden. Grundsätzlich kann festgestellt werden, dass durch häufige Vergabeverfahren, die nun elektronisch vorgenommen werden, ein Einsparpotenzial, gerade auch was die Arbeitszeit und Materialkosten in der Verwaltung und bei den Bietern anbelangt, erreicht werden kann. Gerade wenn die Vergabeverfahren nun vollständig elektronisch abgewickelt werden, ist eine Effizienzsteigerung möglich, die Vergabestelle kann auf den Vergabeportalen auf eine Vielzahl standardisierter Vorlagen für die jeweilige Vergabeart zurückgreifen. Diese müssen nicht erst auf einer Vielzahl von Vorlagen händisch gesucht und dann ggf. für den Einzelfall noch explizit angepasst, im schlimmsten Fall sogar eigens erstellt werden – Weitere Dokumente, wie z.B. geforderte Eigenerklärungen, werden wie bisher auch von der Vergabestelle erstellt, nun aber ebenso elektronisch (meist im PDF-Format) zur Verfügung gestellt. Für die Bieter ergeben sich daraus, neben den Zeitersparnissen, bis er auf die vollständigen Vergabeunterlagen zugreifen kann, auch Effizienz- und Komfortsteigerungen. Zum einen kann er die Unterlage nun direkt elektronisch ausfüllen, zum

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 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

anderen überwacht das Vergabesystem im Regelfall, dass alle Unterlagen vollständig ausgefüllt sind. Daher kann der Bieter im Normalfall keine Unterlage vergessen. Hinweis Für den Inhalt der Erklärung ist weiterhin der Bieter verantwortlich. Das System kann grundsätzlich die Plausibilität bzw. den Wahrheitsgehalt der Angaben nicht prüfen. 111 Gerade wenn die Eingabemasken, die der Bieter bei einer solchen e-Vergabe ausfüllen

muss, regelmäßig dem gleichen Standard/Format/Schema entsprechen, ist es für ihn auf Dauer gesehen einfacher, diese Unterlagen auszufüllen, was wiederum zu einer Zeitersparnis führt. Gleiches gilt auch für die ausschreibenden Stelle bei der Konzipierung einer 112 solchen Ausschreibung. Natürlich gibt es in der Praxis bei jeder Vergabe, egal ob klassisch oder elektronisch, immer wieder Erklärungen/Unterlagen/Dokumente, die nicht standardisiert erfasst werden können – allerdings ergibt sich hier ja kein Nachteil zwischen klassischer und elektronischer Vergabe – weder für die ausschreibenden Stelle beim Konzipieren und Auswerten, noch beim Bieter, wenn er diese Unterlage ausfüllen muss. Sprich: Im schlechtesten Fall sinkt das Einsparpotential auf Null – von einem höheren Aufwand, gerade auch wenn häufig Ausschreibungen vorgenommen werden, kann grundsätzlich nicht ausgegangen werden. Je vertrauter die beiden Seiten mit dem e-Vergabeverfahren werden, umso mehr können sich die prognostizierten Einsparpotentiale von bis zu 20 % erreichen lassen. Fraglich ist, ob auch die Art des Vergabeverfahrens einen Einfluss auf das mögli113 che Einsparpotential hat. Grundsätzlich kann festgestellt werden, dass unabhängig vom gewählten Ver114 fahren in allen Vergabeverfahren, unabhängig ob klassisch oder elektronisch, immer Einsparpotentiale gegeben sind. Es kann aber festgehalten werden, dass je höher der automatisierte Grad im Verfahren ist, desto höher auch die möglichen Einsparmöglichkeiten sind. Beispiel Wenn man zum Beispiel ein Verhandlungsverfahren nimmt, so ist dies regelmäßig mit hohem personellem Aufwand bei den Verhandlungsrunden, unabhängig ob nun klassisch oder elektronisch ausgeschrieben wurde, verbunden. Der Aufwand für Bieter und ausschreibende Stelle ist im Rahmen der Verhandlungen nahezu derselbe, ausgenommen, dass die Angebote statt per Brief nun elektronisch hochgeladen werden können. Sprich: Hier können lediglich Portokosten gespart werden. 115 Allerdings können auch im Verhandlungsverfahren in den vor- und nachgelagerten

Vergabeschritten zu den Verhandlungsrunden im Rahmen der e-Vergabe Einsparungen vorgenommen werden. Andere Vergabearten können vollständig elektronisch abgewickelt werden – gerade wenn nur harte Kriterien abgefragt werden, sprich beim Zuschlag Faktoren wie Preis, technische Messwerte oder im Teilnahmewettbe-

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D. Besondere Schlussfolgerungen 

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werb die Größe des Unternehmens. Dann kann das System ohne humanen Eingriff bereits eine Vergabeempfehlung bzw. interne Rangliste erstellen. Je mehr weiche Kriterien dann von Menschen (in der Regel einer Bewertungskommission) bewertet werden müssen, umso geringer wird das Einsparpotential. Ein großes Einsparpotential ist sicherlich in allen Vergabearten die automatisch 116 erstellte und jederzeit exportierbare Vergabeakte, die auch Rechtsicherheit für beide Seiten schafft und damit auch dazu beiträgt, dass Korruption und Manipulation, was bei elektronisch signierten Unterlagen nahezu unmöglich ist, Einhalt geboten wird. Bei aller Euphorie für die technischen Möglichkeiten, muss aber immer klar sein, 117 dass unabhängig von Häufigkeit und Art der Vergabe, eine regelmäßige Kontrolle des Systems unerlässlich ist. Nur ein falsch gesetzter Haken oder ein falsch programmierter Algorithmus im Auswertungstool reicht aus – und schon liefert das Vergabesystem die falschen Daten zurück.

III. Dezentrale und zentrale Beschaffung Zur Frage, wie sich dezentrale und zentrale Beschaffungen als Einsparpotenziale durch elektronische Vergabe auswirken, kann folgendes vermerkt werden. Grundsätzlich sollte man sich zunächst die Frage stellen, für welche Beschaffungen dezentrale und für welche zentrale Vergabestellen sinnvoll sind. Für den Fall, dass standardisierte Beschaffungen vorgenommen werden sollen, bei denen das Einzukaufende entweder selbst auch standardisiert oder in großen Mengen für verschiedene Stellen beschafft werden kann, ist eine zentrale Beschaffung möglich und bringt Einsparpotenziale (Einkaufsynergien). Für Beschaffungen, die individuell spezifiziert sind und einen vollkommen eigenständigen Charakter haben, und die im Einzelfall nicht zentral verwaltet und überprüft werden müssen (z.B. Dienstleistungen mit besonderem persönlichem Einschlag), ist eine zentrale Beschaffung sicherlich nicht zweckmäßig und bringt auch kein Einsparpotenzial, weil hier die Koordinationskosten bei einer zentralen e-Vergabe im Regelfall die eingesparten Summen wieder auffressen. Beispiel Als Beispiel für geeignete zentrale Beschaffungen seien zum Beispiel Kontingentflüge für die Bundesministerien zwischen Berlin und Bonn genannt. Diese können zentral von einer Stelle für alle Bundesministerien beschafft werden. Hier können Einsparpotenziale sowohl beim Preis als auch bei den Ausschreibungskosten erreicht werden, damit einer Ausschreibung die benötigte Anzahl an Flügen abgefordert werden kann. Diese können dann nach Bedarf an die einzelnen Stellen weiter verteilt werden.

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 Kapitel 4 Einsparungspotentiale durch elektronische Vergabe

122 Ein großes Problem der zentralen Beschaffungen, egal ob normale Vergabe oder e-Ver-

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gabe, sind die einzelnen verwaltungsinternen Vorschriften. Eine zentrale Beschaffungsstelle kann nur mit sehr großem finanziellem und personellem Aufwand alle verwaltungsinternen Vorschriften der jeweiligen am Verfahren beteiligten Stellen berücksichtigen, um dann eine große für alle gültige Beschaffung zu tätigen. Hier wäre sicherlich kein Einsparpotenzial durch eine dezentrale Beschaffung gegeben, gerade auch weil sich diesen Anforderungen und Einschränkungen für jedes Verfahren neu ergeben würden, da sich die Zusammensetzung der jeweiligen Stellen in jedem Verfahren erfahrungsgemäß ändern würde. Es stellt sich auch die Frage was letztendlich unter dem Begriff zentrale Beschaffung zu verstehen ist. Ist eine Beschaffungsstelle in einem Landratsamt schon eine zentrale Beschaffung für die einzelnen Gemeinden? Diese wiederum könnten noch auf die Bedürfnisse der in Ihrem Landkreis liegenden Gemeinden und Städte aus räumlicher Nähe eingehen. Eine zentrale Beschaffung durch Bund und Länder wäre hier in vielen Fällen sicherlich nicht mehr denkbar. Letztendlich hängt es von dem zu beschaffenden Gegenstand ab, ob eine zentrale Beschaffung sinnvoll möglich ist und dadurch ein Einsparpotenzial gegeben ist. Grundsätzlich sollten regionale und überregionale Vergabestellen eingerichtet werden, die gut geschultem Personal die Beschaffungen vornehmen. Wie oben bereits erwähnt, ist die erstmalige Einrichtung einer solchen Stelle kostenintensiv. Letztendlich kann hieraus nur ein Einsparpotenzial erreicht werden, wenn diese regionalen und überregionalen Vergabestellen von den einzelnen „Kunden“ genutzt werden. Diese regionalen und überregionalen Vergabestellen können zur finanziellen und personellen Entlastung der einzelnen „Kunden“ beitragen. Beim Aufbau dieser regional überregionalen Vergabestellen, kann von Anfang an, auf die Einführung von e-Vergabesystemen geachtet werden. Wenn diese von Anfang an kontinuierlich betrieben werden, ist hier ein Einsparpotenzial möglich. Diese benannten Vergabestellen sind dann geschult auf e-Vergaben durch die Anzahl der Häufigkeit (siehe oben) können bei nahezu alle Arten der Vergabe (siehe oben) Einsparung erreicht werden. Im Falle einer zentralen Vergabe fallen für die ausschreibende Stelle selbstverständlich ebenso Kosten an. Die zentrale Vergabestelle legt die Kosten für ihre Dienstleistung auf ihre „Kunden“ um. Diese Kosten müssen unabhängig von normaler oder e-Vergabe für die ausschreibende Stelle natürlich geringer sein als eine eigene dezentrale Ausschreibung. Sollte dies nicht der Fall sein ist hier kein Einsparpotenzial durch die zentrale Vergabe gegeben

IV. Auftraggebergemeinschaften 127 Konkrete Einsparpotenziale durch elektronische Vergaben bei Auftraggebergemein-

schaften können im Regelfall erreicht werden. Gerade hier kommt das bereits mehrAndrä



D. Besondere Schlussfolgerungen 

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fach Erwähnte zum Tragen. Durch die Bündelung von Know-how, sowohl was das einzelne Vergabeverfahren betrifft, als auch was die Beschaffung betrifft, kann durch die systematische Nutzung von e-Vergabeverfahren gepaart mit dem erhöhten Auftragsvolumen ein Einsparpotenzial für die einzelnen Mitglieder der Auftraggebergemeinschaft erreicht werden. Beispiel Beispielhaft sollen hier die häufig in der Literatur aufgeführten Entsorgungsdienstleistungen mehrerer Kommunen innerhalb eines bzw. benachbarter Landkreise benannt werden. Die ausschreibende Stelle kann hier verglichen werden mit einer regionalen oder überregionalen Ausschreibungsstelle (siehe III) die hier zentral für mehrere Auftraggeber den Auftrag ausschreibt.

Es muss allerdings darauf geachtet werden, dass die Koordinationskosten zwischen 128 den einzelnen Auftraggebern und den Einsparungen durch die Auftraggebergemeinschaft sich nicht gegenseitig ausgleichen, sprich die Koordinationskosten müssen geringer sein als Einsparungen. Des Weiteren muss sichergestellt werden, dass allen Auftraggebern bewusst ist, dass jeder anteilig die Kosten für das Vergabeverfahren zu tragen hat. Wie oben bereits erwähnt, sollten die Kosten durch Bildung einer Auftraggebergemeinschaft nicht höher liegen als die Kosten wenn man alleine ausschreibt. Es dürfen hier allerdings nicht nur die reinen monetären Kosten betrachtet werden, auch der Know-how-Gewinn und die gleichzeitige Freisetzung eigenen Humankapitals müssen in die Kostenrechnung eingehen. Ein weiterer Punkt, der hier sicherlich auch beachtet werden muss, ist, ob dies 129 eine fortdauernde Auftraggebergemeinschaft ist, die mehrere „Projekte“, auch über Jahre hinweg zusammen realisieren will oder ob diese Auftraggebergemeinschaft nur ein einzelnes Projekt durchführen will. Je mehr Projekte eine solche Gemeinschaft zusammen realisieren will, um zu höher werden die Einsparpotentiale, weil die Koordinationskosten zwischen den einzelnen Beteiligten durch die gemeinsame Erfahrung von Projekt zu Projekt regelmäßig sinken werden. Auch können dadurch, dass durch die Auftraggebergemeinschaften regelmäßig größere Mengen abgefordert werden, über den Preis Einsparungen erzielt werden. Dieser Effekt macht sich bereits bei dem ersten gemeinsamen Projekt signifikant bemerkbar – daher kann es ggf. doch bereits für alle Beteiligten sinnvoll sein, bereits für ein Projekt eine Auftraggebergemeinschaft zu bilden. Hinweis Bislang sind Projekte solcher Auftraggebergemeinschaften meist nicht sehr oft zu beobachten. Im kommunalen Bereich stehen erfahrungsgemäß nicht selten lokale Befindlichkeiten entgegen. Im Landesbereich funktioniert es zum Teil besser, insbesondere z.B. bei IT-Beschaffungen.

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Kapitel 5  Die Vorteile Die politische Förderung der elektronischen Vergabe soll ja vor allem eine Moder- 1 nisierung der Verwaltung bewirken: Abläufe sollen gestrafft, Fehler vermieden und Kosten gesenkt werden – sowohl auf Seiten der Beschaffer als auch auf der der Lieferanten. Damit ist der Rahmen vorgegeben, den es zu untersuchen gilt: Welche Vorteile durch die elektronische Vergabe lassen sich nun tatsächlich ausfindig machen?

A. Vorteile für die ausschreibende Stelle Auf der Seite der Vergabestellen zeichnen sich vor allem zwei Komplexe ab, in denen 2 die elektronische Vergabe Vorteile für die öffentliche Hand verwirklichen kann. Zum einen sind es die direkten Beschaffungskosten: Wenn die eVergabe tatsächlich den Wettbewerb stärkt, so ist damit zu rechnen, dass die Auftraggeber preisgünstigere Angebote erhalten als zuvor. Hinzu tritt, dass die weitgehend standardisierten und automatisierten Verfahren weniger Angriffspunkte für korruptes Handeln bieten, Korruptionsschäden also tendenziell verringert werden. Hinzu treten die indirekten Wirkungen in der Einsparung von Verwatungskosten durch automatisierte Abläufe und Dokumentation, die ebenfalls nicht zu unterschätzen sind. In diese Kategorie fallen schließlich auch Umweltaspekte, die neben ökologischen auch positive monetäre Effekte zeigen dürften. I. Einsparungen durch besseren Wettbewerb 1. Mehr Wettbewerbsteilnehmer Eine wichtige Grundannahme für die Förderung der elektronischen Vergabe ist die 3 weitere Verbreitung der Ausschreibungen auf elektronischem als auf papierhaftem Wege – und damit eine steigende Anzahl potentieller Lieferanten, die vom Beschaffungsbedarf Kenntnis erlangen. Im Ihren Grünbuch zur elektronischen Beschaffung schreibt die EU-Kommission im Jahre 2010: „In einem papiergestützten Umfeld haben der Mangel an Wissen und Bedenken in Bezug auf die Einreichung von Angeboten für Aufträge in einiger Entfernung von der Niederlassung des Unternehmens Anbieter möglicherweise dabei behindert oder davon abgehalten, sich am Wettbewerb um bestimmte Aufträge zu beteiligen. Die e-Beschaffung kann diese als Hindernisse wirkenden Entfernungen verkürzen und Informationslücken schließen, so zu größerer Beteiligung ermutigen und damit den Kreis der möglichen Anbieter sowie die Märkte erweitern.“1

1 Grünbuch zum Ausbau der e-Beschaffung in der EU, KOM(2010) 571 endgültig, S. 5.

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 Kapitel 5 Die Vorteile

Die Vermutung, dass jedenfalls die elektronische Veröffentlichung höhere Teilnehmerzahlen bei den Ausschreibungen nach sich zieht, ist empirisch durchaus belegt. Beispiel So berichtete die Stadt Sundern, dass bereits bei der ersten elektronischen Veröffentlichung einer Ausschreibung die Zahl der gewöhnlich teilnehmenden Bieter stark überschritten wurde. Es hätten sich darunter auch ausländische Bieter befunden, die über klassische Presseveröffentlichungen wohl nie von der Ausschreibung erfahren hätten. Die Preisspanne habe schließlich bei 60 % bis 133 % der Preisschätzung gelegen, die Stadt habe alleine an diesem ersten Auftrag rund 23.000 € gegenüber der Schätzung einsparen können.2

5 Ebenso deutlich wie derartig eindrückliche Einzelberichte sind auch die statisti-

schen Erhebungen aus verschiedenen EU-Staaten, die die EU-Kommission in ihrem Grünbuch zitiert. Demnach haben sich bei den Beschaffungen der Österreichischen Bundesbeschaffungsagentur im Jahre 2008 bei einem Beschaffungsvolumen von 830  Mio  € Minderausgaben durch die elektronische Beschaffung von 178  Mio  €, mithin von rund 21 % erzielen lassen. Aus Portugal vermeldet eine Studie Einsparungen von rund 18 %, aus Großbritannien von rund 15 %.3 Diesen deutlichen Einsparungen stehen vergleichsweise geringe Kosten für die 6 Bereithaltung der elektronischen Systeme gegenüber. Die österreichische Bundesbeschaffungsagentur musste z.B. nur 3 % der Preisersparnisse für die Systemwartung aufwenden.

2. Weniger Wettbewerbsbeschränkungen

7 Mindestens genauso wichtig wie die Erweiterung des Bieterfeldes ist die Korrup-

tionsverhinderung durch die Einführung elektronischer Vergabesysteme. Zwei Mechanismen erklären diesen Effekt. Einerseits wirkt eine Vergrößerung der Zahl möglicher Auftragnehmer per se der 8 Bildung von Kartellen entgegen. Je mehr Bieter auf dem Markt sind, desto schwieriger wird es, alle in wettbewerbsbehindernde Absprachen einzubinden.

2 Vortrag der Stadt Sundern, Kom Com Nord Messe, Hannover 2010. 3 Grünbuch, a.a.O.

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Beispiel Das Eisenbahnschienenkartell in Deutschland ist zum Beispiel auf diese Weise zerbrochen und aufgedeckt worden: Durch Hinzutreten eines weiteren kartellunabhängigen Bieters (damals das polnische Stahlwerk Huta Katowice nach Übernahme durch die Luxemburgische Arcelor Mittal) in die Vergabewettbewerbe der Deutschen Bahn konnte das Kartell seine um rund 50 % überhöhten Preise nicht mehr durchsetzen.4

Andererseits wirken die elektronischen standardisierten Abläufe korruptem Verhal- 9 ten sowohl auf Auftraggeber- als auch auf Auftragnehmerseite entgegen. So muss eine zulässige eVergabe-Software sicherstellen, dass die elektronisch verschlüsselt eingehenden Angebote nicht unbemerkt vor Ablauf der Angebotsfrist geöffnet werden können. Diese maschinelle Absicherung verunmöglicht weit besser als jede verschlossene Aufbewahrung den unbefugten Zugriff auf die Angebotsdaten durch Mitarbeiter der Vergabestellen. Jedenfalls würde jeder Versuch, die Angebote vorzeitig einzusehen dokumentiert und würde im Falle einer daraus resultierenden tatsächlichen Wettbewerbsverfälschung Ansprüche gegen den Täter nach sich ziehen – ein Risiko, das sicherlich kein Mitarbeiter eingehen wollte. Ebenso verunmöglicht wird die Veränderung in den bereits geöffneten Angeboten. Während es auf Papier noch relativ einfach ist, mit einem geeigneten Stift aus einer Null eine Neun zu machen, sind derartige Angebotsmanipulationen im elektronischen Verfahren schlechterdings unmöglich. Über die Ausschaltung des menschlichen Korruptionsfaktors auf Auftraggeberseite wird so auch auf der Bieterseite der wettbewerbsverfälschenden Manipulation der Boden entzogen. Ganz ähnlich verhält es sich auch bei der Angebotswertung. Denn vollelektro- 10 nisch übermittelte Angebote – also solche, bei denen Einheitspreise, Mengenvorsätze und ggf. Qualitätsangaben als Zahlen (und nicht etwa als pdf-Dokument eines handschriftlich ausgefüllten Formulars) vorliegen – können automatisiert ausgewertet werden. Moderne Softwarelösungen erfordern hier, dass die Auswertungsformeln vor Angebotseröffnung definiert werden müssen. So wird auch der manipulativen Veränderung von Wertungsmustern entgegengewirkt.

II. Einsparung bei verwaltungsinternen Kosten Neben der Vereinfachung und Standardisierung der Verwaltungsvorgänge und dem 11 damit verbundenen zeitlichen Einsparpotential (dazu mehr unter 5.A.III.) senkt die eVergabe vor allem auch die Sachkosten der Verwaltung. Umfangreiche Vergabeverfahren produzieren leicht Vergabeunterlagen, die mehrere Aktenordner füllen. Die

4 David Schraven in: http://www.derwesten-recherche.org/2011/06/das-schienenkartell-oder-daslachen-von-hannibal-lecter/ (WAZ Mediengruppe), abgerufen am 03.04.2014.

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 Kapitel 5 Die Vorteile

Kosten für einen Ordner + Verpackung + Porto liegen schnell bei 10 EUR, ohne dass die Kosten für die Anfertigung des Inhalts darin schon enthalten wären. Der elektronische Versand erfolgt völlig kostenfrei. Selbst vermeintlich einfache Verfahren können bei Beteiligung informationshungriger Bieter schnell mit Hunderten von Bieterfragen konfrontiert werden, deren Antworten im papiergebundenen Verfahren allesamt versendet werden müssen. Allein in diesem Bereich sind die Ersparnisse greifbar. Was aus Papier versendet werden muss, muss natürlich zuvor vervielfältigt 12 werden. Im Falle von normalen DIN-A-4-Blättern mag dieser Aufwand noch überschaubar sein. Aber spätestens, wenn der Ausschreibungsunterlagen Bauzeichnungen oder Pläne hinzuzufügen sind, wird der Aufwand ungleich größer. Große Planzeichnungen können schon einmal pro Stück bis zu 20 EUR Herstellungskosten verursachen. Neben den Kosten für die Bieterkommunikation sinken aber auch die Kosten 13 der Aktenführung, wobei hier erneut unter Verweis auf den folgenden Abschnitt zunächst nur die Sachkosten in den Blick genommen werden sollen. Die Vergabedokumentation und die Aufbewahrung von papiergebundenen Angeboten füllt in den Amtsstuben viele Dutzende Regalmeter, für die Aktenschränke und deren Aufstellflächen vorgehalten werden müssen. Die gleiche Datenmenge elektronisch zu speichern, hat einen Raumverbrauch für den Festplattenplatz im Rechenzentrum vom Umfang eines Schuhkartons.

III. Verwaltungsvereinfachung für die Mitarbeiter 14 Neben der Einsparung an Sachmitteln ist aber auch die Straffung von Verwaltungs-

vorgängen und die Arbeitsentlastung der Bediensteten ein nicht zu unterschätzender, wenn nicht gar der wichtigste positive Faktor einer Umstellung auf elektronische Vergabesysteme. Schließlich ist bei der Einführung automatisierter Systeme zunächst eine klare Strukturierung der Abläufe erforderlich. Das bietet eine gute Gelegenheit, überkommene Abläufe zu hinterfragen und von unnötigem Ballast zu befreien. Nein, es bietet nicht nur die Gelegenheit, es ist sogar zwingend erforderlich, um das Funktionieren der Automatisierung sicherzustellen. In den allermeisten Fällen wird schon allein durch diese Vorbereitung eine deutliche Vereinfachung der Arbeitsstrukturen erzielt. Sehen wir aber die Abläufe im Einzelnen an: 15

1. Handlungssicherheit in Bezug auf rechtliche Vorgaben 16 Im Vergabeverfahren sind eine ganze Reihe rechtlicher Rahmenbedingungen einzuhalten. Dies beginnt mit der Beurteilung verschiedener haushaltsrechtlicher oder europarechtlicher Schwellenwerte, der sich daraus ergebenden VeröffentlichungsNoch



A. Vorteile für die ausschreibende Stelle 

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pflichten und einzuhaltender Fristen und endet zuletzt bei der Angebotswertung und dem Zuschlag. Alle diese rechtlichen Rahmenbedingungen werden von geeigneten Softwarelösungen für die eVergabe in Standard-Prozessen hinterlegt und ermöglichen es dem Vergabesachbearbeiter, dass er sich durch das richtige Verfahren führen lässt und dabei alle Anforderungen einhält. Dabei können Nachlässigkeiten vermieden werden, die später zu Problemen bei der Abwicklung des Vergabeverfahrens führen. Beispiel Missverständliche oder unterschiedliche Formulierungen eines Wertungskriteriums in der Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen können leicht dazu führen, dass das ganze Verfahren bis zur Aufforderung zur Angebotsabgabe zurückversetzt wird5, was den Auftraggeber viel Geld und vor allem viel Zeit kostet.

Die Anbieter derartiger Softwareprodukte sind bemüht, ihre Software stets auf 17 dem neuesten Rechtsstand zu halten – sowohl was die Rechtssetzung als auch die Rechtsfindung angeht. Damit entfällt für die Vergabestellen ein nicht zu unterschätzender Aufwand in der ständigen Anpassung des Verfahrensablaufes an sich ändernde rechtliche Rahmenbedingungen. Gerade für kleinere Vergabestellen, die nur wenige Verfahren im Jahr betreuen müssen, ist dieser Service hilfreich. Die rechtssichere Durchführung dehnt sich auf alle Stadien des Verfahrens aus. 18 Sie betrifft die Fristüberwachung ebenso wie die Überwachung der Bieterkommunikation und die der Angebotswertung.

2. Bieterkommunikation Die Kommunikation mit den Bietern beginnt im Grunde bereits bei der Bekanntma- 19 chung der Ausschreibung. Im elektronischen Verfahren wird von diesem Moment an jede kommunikative Handlung, die über eine elektronische Plattform verläuft, dokumentiert: Wann hat der Bieter das erste Mal die Unterlagen angefordert, wann wurden sie ihm zugestellt bzw. wann hat er sie von der Kommunikationsplattform heruntergeladen? Jede Bieterfrage wird nach Eingangsdatum und nach Antwortdatum protokolliert. Es wird sichergestellt, dass wirklich alle Bieter stets auf dem gleichen Kenntnisstand sind. Fehler wie z.B. das versehentliche Auslassen eines Bieters bei Nachsendungen sind in der eVergabe technisch ausgeschlossen. Vor allem aber findet auch die Eingangsüberwachung automatisch statt. Eine Einrede eines Bieters, er habe irgendwelche Unterlagen nicht bekommen, lässt sich mit geeigneten Systemen vollständig ausschließen (bzw. zweifelsfrei als wahr nachvollziehen).

5 Vgl. VK Nordbayern, Beschl. v. 19.02.2014, Az.: 21. VK – 3194 – 58/13.

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 Kapitel 5 Die Vorteile

Eine Entscheidung der Vergabekammer des Bundes6 zeigt ganz eindrücklich, wie wichtig es ist, nicht nur Absendung, sondern auch Empfang von Bieterinformationen sicherzustellen. Beispiel Eine Vergabestelle hatte händisch die E-Mail-Adressen der Bieter in einen E-Mail-Verteiler eingepflegt. Dabei wurde irrtümlich nicht etwa diejenige Adresse übernommen, die auf dem Bewerbungsformular durch den Bieter angegeben worden war, sondern eine andere, die auf dem Briefkopf des Anschreibens vorgedruckt war. Letztere allerdings hatte technische Probleme: Nicht alle E-Mails, die an diese Adresse gesandt wurden, kamen an. Dies bemerkte die Vergabestelle erst bei der Aussendung der dritten Bieterinformation.

21 Daraus ergab sich ein ganz konkretes Problem: Weil in einer der vorangegangenen

Informationsschreiben eine Veränderung des Auftragsgegenstandes vorgenommen wurde, passte das Angebot dieses Bieters, der davon keine Kenntnis erhalten hatte, nicht mehr zur Nachfrage des Auftraggebers. Dennoch ließ die Vergabekammer den Ausschluss dieses Angebotes nicht zu: Der Fehler lag auf Seite der Vergabestelle, die den Eingang der E-Mail nicht z.B. durch Anforderung einer Eingangsbestätigung überwacht hatte. Derartige Probleme scheiden in einem voll automatisierten Verfahren aus, in dem der Bieter seine Kontaktdaten selbst einträgt und in dem jeder Download der Unterlagen protokolliert wird.

Hinweis Eine ältere Entscheidung des OLG Karlsruhe7, die – ähnlich wie bei einem Telefax – die Sendebestätigung eines E-Mail-Servers als Beweis für die Zustellung der E-Mail angesehen hatte, ist hingegen nicht zielführend. Diese Entscheidung verkennt nämlich den technischen Unterschied zwischen Fax und Mail: Im Gegensatz zum Fax gibt es bei der Übertragung einer E-Mail keinen lückenlosen Rückkanal, über den Informationen zum Zustellungsstatus der Sendung zurückgemeldet werden. Deswegen kann die Abgangsbestätigung eines E-Mail-Servers keinen Beweis (auch keinen Anscheinsbeweis) für die tatsächliche Zustellung erbringen. 22 Sie kann höchstens den Anscheinsbeweis erbringen, dass der jeweils nächste Server

erreicht worden war. Zwischen dem Abgangs- und dem Empfängerserver können aber eine Vielzahl anderer Server auf der ganzen Welt liegen, die demnach alle auf die erfolgreiche Weiterleitung der E-Mail überprüft werden müssten.

3. Angebotswertung

23 In der Angebotswertung werden alle Wertungstabellen zuvor festgelegt. Damit

scheiden alle Fehler durch nachträgliche Veränderung an den Maßstäben für die

6 VK Bund, Beschl. v. 03.02.2014, Az.: VK 2-1/14. 7 OLG Karlsruhe, Beschl. v. 02.10.2009, Az.: 15 Verg 4/09.

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A. Vorteile für die ausschreibende Stelle 

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Wertung von Bieterangaben im Ansatz aus. Was der Bieter elektronisch übermittelt hat, fließt ohne menschlichen Eingriff unmittelbar in die Wertung ein. Ein händisches Errechnen von Wertungspunkten entfällt vollständig, was bei umfangreichen Leistungsverzeichnissen eine enorme Minderung an Arbeitsaufwand bedeutet. Die Wertungstabellen werden dabei von der Software direkt zur Verfügung gestellt und müssen nur noch auf Stimmigkeit überprüft werden. (Schließlich ist es noch immer die Vergabestelle und nicht ein Computer, die die Letztverantwortlichkeit für die Vergabeentscheidung trägt.) Fälle, wie der vor der Vergabekammer Mecklenburg-Vorpommern verhandelte8, 24 lassen sich mit entsprechender eVergabe-Software vermeiden. Beispiel Hier war eine Verwirrung zwischen Vergabestelle und Bauamt aufgetreten, wer denn nun tatsächlich die Preisbewertung vornehmen sollte. Die Vergabestelle errechnete einen Durchschnittsstundensatz, das Bauamt vermutete hinter dieser Zahl allerdings schon das Ergebnis der Anwendung einer recht komplexen Bewertungsformel. Durch diesen Irrtum wurde versehentlich nicht der preiswerteste Bieter bezuschlagt. Und dieser Zuschlag hatte trotz Irrtums auch Bestand, weil der Fehler erst viel später bemerkt wurde.

Die Fehlerquellen bei der Angebotswertung sind vielfältig und zu meist wohl eher 25 auf Irrtümer als auf beabsichtigte Manipulation zurückzuführen. Dazu dürfe auch gehören, dass versehentlich die Summe aller maximalen Wertungspunkte einen Additionsfehler enthält. Statt auf 10.000 Punkte summierten sich die Punkte der Einzelkriterien auf 10.800. Über die Frage, wie denn nun – unter Berücksichtigung des angegebenen prozentualen Gewichtes der einzelnen Kriterien – die Punktvergabe zu korrigieren sei, stritten sich Bieter und Auftraggeber schließlich vor der Vergabekammer9. Es war der Fehler klein, der Aufwand hoch. E-Vergabesoftware lässt solche Pannen gar nicht erst aufkommen. Trotz aller Automatisierung kann die Vergabeentscheidung aber nicht von der 26 Maschine getroffen werden. Sie bedarf einer allerletzten Überprüfung durch einen echten Sachbearbeiter aus Fleisch und Blut, der sich mit seiner Unterschrift schließlich das Rechenergebnis der Software zu eigen macht. Deswegen muss dieses Ergebnis immer einer kritischen Würdigung unterzogen werden: Ist es plausibel? Können Fehleingaben ausgeschlossen werden? Wenn der Sachbearbeiter schließlich zu dem Ergebnis kommt, dass er der maschinellen Auswertung trauen kann, kann diese Letztverantwortlichkeit ggf. auch nur durch Ankreuzen eines entsprechenden Formularfeldes dokumentiert werden.10

8 VK Mecklenburg-Vorpommern, Beschl. v. 15.01.2013, Az.:2 VK 7/12. 9 VK Südbayern, Beschl. v. 22.04.2013, Az.: Z3-3-3194-1-13-04/13. 10 VK Nordbayern, Beschl. v. 17.11.2009, Az.: VK 21.VK-3194-50/09.

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 Kapitel 5 Die Vorteile

4. Zuschlag

27 Was für die Wertungsentscheidung und die Bieterkommunikation gilt, greift auch für

den Zuschlag. Bieterinformation, Zuschlagstermine, Zuschlagsschreiben: Alle diese Vorgänge können mit geeigneten System automatisiert werden. Insbesondere die kritische Einhaltung der 15-tägigen Wartefrist (10 Kalender28 tage bei Übersendung per Telefax bzw. elektronischer Übermittlung) zwischen der Information der unterlegenen Bieter und dem Vertragsschluss bei Verfahren über dem Schwellenwert kann bei der e-Vergabe automatisiert überwacht werden, weil die Absendung dieser Information und auch deren tatsächlicher Eingang entsprechend protokolliert werden. Die Besonderheit dieser Regelung liegt allerdings darin, dass diese Frist atypisch 29 nicht etwa mit dem Eingang, sondern bereits mit der Absendung der Information beginnt. In der Rechtsprechung noch nicht entschieden ist die Frage, wann diese Information als abgesendet gilt, wenn das eigentliche Dokument nach § 101a GWB von der eVergabesoftware auf einem Dokumentenserver zum Download bereit gestellt wird. Ist die Absendung mit der Benachrichtigung über den möglichen Download oder erst mit dem tatsächlichen Start des Downloads erfolgt? Praxistipp Wegen dieser rechtlichen Unsicherheit empfiehlt es sich, den tatsächlichen Eingang bzw. Download der Vorabinformationsschreiben zu überwachen. Denn eines ist immer sicher: Spätestens wenn das Schreiben tatsächlich eingegangen ist, war es auch abgesandt. 30 Alternativ kann auch der Mindestinhalt der Information nach § 101a GWB unmittel-

bar per E-Mail an die unterlegenen Bieter versandt werden. Die Einwände gegen den oben erwähnten Beschluss des OLG Karlsruhe11 greifen hier nicht durch, denn im Gegensatz zu dem dort verhandelten Falle geht es hier ja gerade nicht um den Nachweis des Zuganges, sondern nur um den der Absendung. Die Absendung allerdings lässt sich durch die Protokolle des E-Mail-Servers belegen.12 Die Gefahr des Verlustes der Nachricht trägt im Sinne der Bestimmung des § 101a GWB hier nämlich der Bieter und nicht der Auftraggeber.

5. Dokumentation

31 Nicht zuletzt die lückenlose Dokumentation des Vergabeverfahrens, die von den

Nachprüfungsstellen regelmäßig eingefordert wird, stellt im papiergebundenen Verfahren einen erheblichen Aufwand dar. Die elektronische Abfassung und Archivierung der Vergabevermerke und ebenso aller Kommunikation mit den Bietern hinter-

11 OLG Karlsruhe, Beschl. v. 02.10.2009, Az.: 15 Verg 4/09. 12 Vgl.: Poppitz, „E-Mail: Probleme beim Nachweis des Zuganges“, VS 2012, 95.

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B. Vorteile für die Bieter 

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lässt als Nebenprodukt eine fehlerfreie Dokumentation, die auch im Nachgang nicht mehr manipulierbar ist. Mit den Methoden der elektronischen Vergabe wird der zusätzlichen rechtli- 32 chen Anforderung optimal genügt, dass die Dokumentation auch zeitnah erfolgen muss. Häufige Praxisprobleme mit Vergabevermerken in herkömmlicher schriftlicher Form, die entweder erst Wochen bzw. Monate später erstellt werden, und deren Authentizität oftmals höchst fraglich ist, oder die gar erst auf eine Anforderung der Vergabekammer im GWB-Nachprüfungsverfahren hin geschehen13, entfallen bei der elektronischen Vergabe bereits im Ansatz komplett. Dies betrifft daher nicht nur den Bieterrechtsschutz, sondern auch die interne Rechnungsprüfung oder Prüfungen des Zuwendungsgebers. Die Gefahr nachträglich „frisierter Vergabeakten“ ist weitgehend gebannt.

B. Vorteile für die Bieter Ebenso wie für die Vergabestellen bietet die voll automatisierte eVergabe auch Vor- 33 teile für die Bieter. Sie profitieren ebenso von unmittelbaren Kosteneinsparungen wie von Vereinfachungen im Arbeitsablauf. Das sei an einigen Beispielen aufgezeigt. Generell aber gilt: Alles, was ein Verfahren sicherer macht und Fehler der Vergabestelle ausschließt, ist letztlich auch für den Bieter von Nutzen. Denn jede Verzögerung, jeder Fehler im Verfahren belastet ja nicht nur den Auftraggeber. Er hat auch immer nachteilige Auswirkungen auf die Leistungserbringung durch den Auftragnehmer.

I. Leichtere Fristeinhaltung Ein besonderes Problem stellt in allen Vergabeverfahren die Einhaltung der Sub- 34 missionsfrist dar. Denn nach einhelliger Meinung aller Nachprüfungsorgane trägt der Bieter das Versandrisiko. Er muss dafür sorgen, dass sein Angebot so rechtzeitig auf den Weg gebracht wird, dass der mit der Zustellung Beauftragte es vor dem Angebotsschluss in den Verfügungsbereich des Auftraggebers übergeben hat. Aus ganz naheliegenden Gründen ist das mit großen Risiken behaftet. Die Postzustellung könnte durch technische Pannen gehemmt sein. Oder der 35 Briefträger ist schlicht krank. Und schon braucht das Einschreiben einen Tag länger als geplant und das Angebot kommt zu spät. Die ganze Arbeit umsonst. Mit dem eigenen Kurier kann es genau so gehen: Ein Stau, ein Unfall und schon ist alles zu spät.

13 OLG Karlsruhe, Beschl. v. 31.01.2014, 15 Verg 10/13.

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 Kapitel 5 Die Vorteile

Beispiel Dass selbst öffentliche Infrastrukturleistungen wegen Krankheit zum Erliegen kommen können, hatte ja im Sommer 2013 die Einstellung des Eisenbahnbetriebes am Hauptbahnhof Mainz gezeigt: Es waren einfach zu viele Mitarbeiter gleichzeitig krank geworden. 36 E-Vergabe-Lösungen, die auf die Übergabe der Angebote durch Hochladen auf

einen Dokumentenserver setzten, machen es dem Bieter da einfacher. Absendungsund Empfangszeitpunkt fallen fast zusammen. Beim Dateiupload gibt es zudem (im Gegensatz zur E-Mail – vgl. 5.A.III.2.) einen Rückkanal, mit dem der empfangende Server die vollständige Übertragung des Dokumentes zurückmeldet. Der Bieter kann also sicher sein, dass sein Angebot tatsächlich angekommen ist, wenn er eine entsprechende Bestätigung erhält. Beispiel Dass das durchaus von Bedeutung ist, zeigen Fälle, in denen es z.B. Streit über die Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen gab: War das Preisblatt nun im Umschlag oder nicht?14 Letztlich konnte der Sachverhalt nicht aufgeklärt werden. In der Vergabeakte war kein Preisblatt – und das Angebot war ausgeschlossen.

37 Das kann bei der elektronischen Vergabe nicht passieren. Durch die Verschlüs-

selungstechnologie ist immer sichergestellt, dass das Dokument in dem gleichen Zustand ankommt, wie es abgesendet wurde. Denn aus dem Dateninhalt des Dokumentes bildet die Verschlüsselungssoftware eine Prüfsumme. Die würde nicht mehr passen, wenn Teile des Angebotes nicht übertragen worden wären. Die Rückmeldung des eVergabe-Systems sollte in diesem Falle eine Fehlermeldung erzeugen, sodass die Übertragung wiederholt werden kann. Das Risiko einer versehentlichen Verfristung ist also auf dem elektronischen Übertragungsweg deutlich gemindert. Praxistipp Dennoch sollte ein Bieter nicht bis zur letzten Minute warten, denn wenn alle ganz zum Schluss gleichzeitig einreichen, kann auch der leistungsstärkste Server u.U. den Eingang nur noch sukzessive annehmen.

38 Der Ehrlichkeit halber muss auch erwähnt werden, dass es noch keine Rechtsfindung

zu der Frage gibt, wie denn im Falle eines Übertragungsfehlers festgestellt werden soll, ob der Fehler im Machtbereich des Bieters oder der Vergabestelle lag. Das ist deswegen von Bedeutung, weil verspätete Angebote dann noch zugelassen werden müssen, wenn die Verspätung nicht vom Bieter zu vertreten ist, das Angebot aber die Einflusssphäre des Bieters rechtzeitig verlassen hatte, also eine Manipulation durch

14 VK Baden-Württemberg, Beschl. v. 13.11.2013, Az.: 1 VK 38/13.

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B. Vorteile für die Bieter 

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den Bieter nach Angebotsschluss nicht mehr möglich war (§ 14 Abs. 6 VOB/A). Hier wird man wohl im Einzelfall versuchen müssen, den Übertragungsweg nachzuvollziehen. Praxistipp Für den Bieter dürfte es ratsam sein, das Übertragungsprotokoll aufzubewahren.

Diese Frage ist durchaus von Interesse, denn bei einer Verspätung des Angebotsein- 39 ganges kommt es nämlich darauf an, wer diese Verspätung zu verantworten hat.

II. Zeitersparnis Leistungsverzeichnis ausdrucken? Eintragungen per Hand? Addition mit dem Tisch- 40 rechner? Das muss nicht mehr sein, wenn vom Auftraggeber elektronisch die Vergabeunterlagen und ein bepreisbares Leistungsverzeichnis zur Verfügung gestellt werden. Insbesondere die Prüfung auf rechnerische Richtigkeit kann weitgehend entfallen. Denn wenn im LV wirklich eine falsche Additionsformel hinterlegt wäre, so würde sie zumindest alle Bieter gleichermaßen treffen. Nicht zu unterschätzen ist auch der ersparte Aufwand für den Ausdruck und 41 den Versand von Angebotsunterlagen auf Papier. Schließlich muss das ganze ausgedruckte Angebot vor dem Versand auf Vollständigkeit geprüft werden. Das kann – wie oben beschrieben – entfallen, wenn nur die vom Auftraggeber vorgegebenen Unterlagen ausgefüllt werden müssen. Moderne Softwareprogramme für die eVergabe übernehmen die Vollständigkeitsprüfung und warnen, wenn nicht alle Felder ausgefüllt oder nicht alle Erklärungen abgegeben worden sind. Die Entwicklung der Vergabeverfahren geht dahin, dass die meisten Nachweise zunächst durch Bietererklärungen ersetzt werden und nur bei Bedarf angefordert werden. Eben diese Bieterklärungen kann die Software ebenfalls automatisiert vorgeben. Allein Nachweise, die ggf. eingescannt werden müssen, kann eine eVergabe-Software nicht auf Richtigkeit oder Vollständigkeit überprüfen. Das wäre im automatisierten Verfahren der einzige Punkt, an dem eine nochmalige Vollständigkeitskontrolle vor Absendung erfolgen müsste.

III. Kostenersparnis beim Versand Die Erleichterung bei der Fristeinhaltung geht einher mit einer deutlichen Kostenmin- 42 derung. Einen Aktenordner innerhalb Deutschlands mit vertraglich zugesicherter Zustellfrist zu versenden, kostet allein für den Kurierdienst rund 40 EUR. Noch komplizierter wird die Zustellung ins europäische Ausland. Das Münchener Unternehmen, das auf eine Salzburger Ausschreibung bieten will, muss dafür schon minNoch

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 Kapitel 5 Die Vorteile

destens 70 EUR aufwenden und dabei noch mit einer mehrtägigen Zustellungsdauer rechnen. Für einen Auftrag in Zagreb (was von München nicht weiter entfernt ist als Köln) liegen die Versandkosten schon bei 100 EUR. Natürlich geht es auch kostengünstiger, allerdings dann unter Verzicht auf die 43 Sicherheit, dass die Unterlagen rechtzeitig ankommen. In Anbetracht der Tatsache, dass der Bieter das Risiko des Versandes trägt, ist ein einfacher Postversand in der Regel nicht sinnvoll. Erwähnt werden soll in diesem Zusammenhang auch, dass die Zusendung der 44 Unterlagen auf Papier ja nicht nur die reinen Transportkosten umfasst, sondern auch die Herstellung der Angebotsunterlagen. Dazu gehört die Vorhaltung der Infrastruktur, Verbrauch von Papier und Toner und auch die Verpackungsmaterialien. Pläne, die als Plot statt als Datei übergeben werden, verursachen je nach Größe bis zu 20 EUR Herstellungskosten pro Planblatt.

IV. Entlastung durch Standardisierungen 45 Ein wesentliches Ziel auch für den Bieter ist es, sicher durch ein Vergabeverfahren

geführt zu werden. Fortschrittliche Softwarelösungen für die eVergabe helfen dabei. Für den Bieter ist es vor allem von Vorteil, immer wieder durch eine einheitliche bekannte Benutzeroberfläche geführt zu werden. Das macht die Angebotsbearbeitung deutlich übersichtlicher als wenn man sich jedes mal von neuem mit völlig unterschiedlich aufgebauten Vergabeunterlagen der verschiedenen Auftraggeber auseinandersetzen muss.

Praxistipp Zu dem Standardisierungsnutzen gehört auch die Möglichkeit, auf nationale Präqualifizierungsdaten zurückzugreifen – und auf das durch das EU-Richtlinienpaket 2014 eingeführte eCertis-System, das ebenfalls immer neue einzeln anzufordernde Eignungsnachweise ersetzen kann.

V. Reduzierung oder Wegfall von Abonnementkosten – Einfachere Kenntnis von neuen Ausschreibungen 46 Die Suche nach geeigneten Ausschreibungen war im herkömmlichen Weg ein zeit-

raubendes Unterfangen, wenn es darum ging, Presseveröffentlichungen, Staatsanzeiger und Ausschreibungsblätter durchzusehen. Kostenintensiv ist es obendrein. Wer alle Staatsanzeiger und Ausschreibungsblätter im Abonnement hält, muss dafür im Jahr rund 2.000 EUR ausgeben. Hier hat in den vergangenen Jahren allerdings bereits zu einem großen Teil ein 47 Umdenken der öffentlichen Verwaltungen eingesetzt: Ein großer Teil aller Ausschreibungen wird heute bereits auch im Internet bekannt gemacht. Für die europaNoch



B. Vorteile für die Bieter 

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weiten Ausschreibungen besteht bereits die Pflicht zur Ausschreibung im Internet. Das hat den Vorteil, dass bereits jetzt die Datenbanken nach Stichworten durchsucht werden können, was im Vergleich zum Lesen von Staatsanzeigern schon einen erheblichen Vorteil darstellt. Ausgereift wird das System allerdings erst sein, wenn die bundeseinheitliche 48 Schnittstelle für alle Vergabebekanntmachungen, die X-Vergabe, auch tatsächlich funktioniert. Dann soll es möglich sein, alle öffentlichen Ausschreibungen mit einer einheitlichen Datenbankabfrage zu finden. Hinweis Derzeit (Stand: Frühjahr 2014) besteht allerdings nur eine jeweils eindimensionale Kompatibilität mit 2 Plattformanbietern. Von dem eigentlichen Ziel der X-Vergabe, der Multi-Kompatibilität mit den verschiedenen Plattformsystemen, ist man noch einiges entfernt.

Innerhalb der europäischen Union wird dieses Projekt mit großer Aufmerksamkeit 49 verfolgt. Schließlich könnte es die Blaupause darstellen für die geplante und erhoffte Vereinheitlichung der Ausschreibungsdatenbanken auch über die nationalen Grenzen hinweg.

VI. Belebung des Wettbewerbs Die Belebung des Wettbewerbs mag zunächst einmal ein Nachteil für den Bieter 50 sein, der am liebsten öffentliche Aufträge freihändig ohne Teilnahme an einem aufwändigen Ausschreibungsverfahren erlangen möchte. Der durch den elektronisch unterstützten Vergabewettbewerb erhöhte Konkurrenzdruck kann aber mittelfristig auch zu einem Vorteil werden, weil der Innovationsdruck, und der damit ggf. auch verbundenen Druck, bestimmte Marktnischen besser abzudecken, steigt. Die Vergangenheit der schriftlichen Anbietungsverfahren im Öffentlichen Aus- 51 schreibungswesen hat in verschiedenen Bereichen gezeigt, dass es Unternehmen mit veralteten Produktpaletten oder Geschäftsmodellen keineswegs geholfen hat, wenn sie sich als „klinisch tote“ Marktteilnehmer noch eine Weile am Markt gehalten haben, sie jedoch im Kern nicht mehr konkurrenzfähig waren. Weder ist es die Aufgabe der öffentlichen Hand, Unternehmen mit überholten Produkten oder Geschäftsmodellen vermittels öffentlicher Aufträge quasi zu subventionieren, noch ist es die Bestimmung der Wirtschaft – auch und gerade im europaweiten und globalen Wettbewerb –, sich durch Unternehmen mit verblassender Leistungsfähigkeit aus vergangenen Tagen zu profilieren. Schließlich ist darauf zu verweisen, dass es einen allgemeinen Professionalisie- 52 rungsdruck nicht nur beim eigentlichen Produktangebot selber, sondern auch und gerade bei der Art und Weise des Anbietungsprozesses spätestens seit der Einführung

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 Kapitel 5 Die Vorteile

der GWB-Nachprüfungsverfahren Ende der 1990er Jahre gegeben hat. Auch dies fällt hier in den Kontext. Ein nicht zu übersehender Aspekt ist außerdem, dass die Bieter durch die vor53 gesehenen Fristverkürzungen an mehr Ausschreibungsverfahren teilnehmen können und dadurch die Chance auf den Zuschlag zu erhöhen vermögen. In diesem Zusammenhang wird in den Erwägungsgründen bspw. der Vergabekoordinierungsrichtlinie 2014/24/EU auch erwähnt, dass kürzere Fristen ein Mittel der Förderung von kleinen und mittleren Unternehmen (kmU) darstellen. Nicht selten haben sich lange Bindefristen als insbesondere für den Mittelstand nachteilig erwiesen, weil die Kapazitäten dieser Unternehmen nicht so lang blockiert werden können. Man ist an schnelleren Entscheidungen im öffentlichen Vergabewesen höchst interessiert, so dass ausschließlich in herkömmlichem Wege abgewickelte Verfahren sich als Wettbewerbshindernis erweisen. Sie sollen jedenfalls bei Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte künftig entfallen. Einschränkungen – mit dann wiederum längeren Fristen kann es dann geben, wenn z.B. bestimmte Dateiformate aus technischen Gründen nicht elektronisch übermittelt werden können. Werden sie auf herkömmlichem Wege z.B. per Post übermittelt, müssen die Bearbeitungsfristen logischerweise wieder länger gewählt werden.

C. Umweltaspekte 54 Mit einer vollständigen elektronischen Aktenführung gehen auch erhebliche Ent-

lastungen für die Umwelt einher. Der Papierverbrauch kann massiv eingeschränkt werden (vorausgesetzt, das Verfahren wird tatsächlich ohne Medienbrüche durchgeführt), Transportaufwendungen für Vergabeunterlagen, Angebote und Bieterinformationen entfallen nahezu vollständig. Bei aller Kritik am Stromverbrauch des Internet: Es ist energetisch noch immer 55 günstiger, einige Elektronen von A nach B zu schicken als kiloweise Papier hin und her zu transportieren. Vor allem ist dabei zu bedenken, dass das gesamte, im konventionellen Verfah56 ren versandte Papier nur von einem einzigen Bieter später archiviert wird. Für alle anderen wird es in demjenigen Moment wertlos, in dem der Zuschlag einem andren erteilt wird. Dieser gigantische Berg von Papierabfall kann vollständig eingespart werden. In diesem Zusammenhang sind gleichermaßen die Kosten der Archivierung 57 zu erwähnen. Nicht wenige öffentliche Auftraggeber sind gezwungen, Hallen oder zumindest Räume anzumieten, weil sie die Akten, das heißt im Prinzip alle Vergabeakten mit allen schriftlichen Angeboten, in der Regel mindestens 5 Jahre aufbewahren müssen. Im Falle von geförderten Maßnahmen sind dies mindestens 10 Jahre. Neben den durch die elektronische Vergabe entfallenden Archivierungskosten ist auch wiederum der Umweltgesichtspunkt zu beleuchten, dass Akten im Falle von Noch

C. Umweltaspekte 

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Überprüfungsmaßnahmen nicht mit Fahrzeugen hin- und hertransportiert werden müssen. Nicht selten sind die Archive von den Auftraggebern kilometermäßig weit entfernt, zumal wenn diese ohnehin z.B. über ein ganzes Bundesland verstreut sind.

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Kapitel 6  Die Nachteile Wie alles im Leben hat auch die elektronische Vergabe Vor- und Nachteile. Letztere 1 dürfen in einer Gesamtbetrachtung dieser technischen Entwicklung nicht unerwähnt bleiben. Denn mit jedem weiteren Schritt zunehmender Technisierung des Lebens wächst auch die Abhängigkeit von dieser Technik und der Aufwand, um den Umgang mit immer komplexeren Systemen zu erlernen. Das folgende Kapitel soll also nicht ein Manifest wider den Siegeszug der Technik sein, sondern vielmehr den Blick des Lesers dafür schärfen, auf welche Hindernisse und Stolpersteine er sich einstellen muss.

A. Absolute Abhängigkeit von der Technik und deren Funktionieren Was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen. Das wusste 2 Goethe noch, doch im Zeitalter der elektronischen Kommunikation stimmt es nicht mehr. Wer je einen Rechner abstürzen sah, weiß wie schnell vermeintlich sichere Daten auf einmal unwiederbringlich verloren oder nur mit großer Mühe rekonstruierbar sind. Die völlige Abhängigkeit vom Funktionieren der eingesetzten Informationstech- 3 nologien trägt Risiken in sich, die im Auge behalten werden müssen. Dazu sei eine kleine Auswahl an störenden Einwirkungen aufgelistet, die alle 4 in der Lage sind, die elektronische Kommunikation mit den Bietern oder die fristgerechte Bearbeitung der Vergabeunterlagen zu verhindern. Alle Beispiele sind nicht aus der Luft gegriffen, sondern entstammen den Erfahrungen des Autors und seiner Mitarbeiter. Erfreulicherweise kommen derartige Ereignisse nicht gehäuft vor, aber alle sind allein durch redundante Systeme ebenso wenig beherrschbar wie die Entrauchung am Flughafen Berlin. Beispiel Die beste Internet-Anbindung ist wertlos, wenn ein Bagger auf den letzten Metern zwischen dem Dienstgebäude des Auftraggebers und dem nächsten Internet-Knoten das Kabel im Boden herausreißt. Eigentlich galt der Einsatz ja der geborstenen Abwasserleitung. Das Internetkabel wurde nicht gesehen. Die Verwaltung war sage und schreibe drei Tage von gesamten Internet abgeschnitten.

Daraus lernen wir: Es ist immer gut, wenn es irgendeine Möglichkeit gibt, von einem 5 geographisch anderswo gelegenen Rechner aus, auf die eVergabe-System zugreifen zu können. Das gleiche Problem kann übrigens auch dann auftreten, wenn der Müllwagen falsch rangiert und einen Schaltkasten des Internet-Providers umfährt.

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 Kapitel 6 Die Nachteile

Auch das Vertauschen zweier Patch-Kabel im Schaltschrank des Hausnetzwerkes kann unangenehme Folgen haben: Wenn der Sachbearbeiter zwar einen Rechner auf seinem Schreibtisch hat, der sich aber standhaft weigert, eine Netzwerk-Verbindung aufzubauen, weil er auf einmal an einer falschen Buchse angeschlossen ist. Solch eine Fehlersuche kann schon mal einen ganzen Tag in Anspruch nehmen. Ihr Internet-Provider garantiert Ihnen eine 99,9 %ige Sicherheit, dass die Server 7 richtig funktionieren. Ist Ihnen bewusst, dass das bedeutet, dass die Server 8 Stunden und 45 Minuten pro Jahr Ihren Dienst eben nicht tun? Das ist ganz normal und richtig, denn schließlich müssen auch Server ab und zu gewartet werden. Wenn Sie aber mit Ihrer Mitteilung genau solch ein Wartungsfenster treffen, kann es Ihnen passieren, dass die Rückmeldung zu Ihrer Aktion nicht die übliche Bestätigung ist, dass alles funktioniert hat.

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Fettnapf Es ist also zwingend erforderlich, bei allem, was man mit seinem eVergabe-System tut, genau beobachtet, ob die geplante Aktion wirklich erfolgreich war. Das schnelle Wegklicken von Meldungen auf dem Bildschirm („Steht doch ohnehin immer drauf: Aktion erfolgreich“) ist gerade nicht ratsam. 8 Und zu guter letzt kann – betreffend grundlegende Störungen – auch der ganz banale

Stromausfall Ihren Zeitplan gehörig durcheinanderbringen. Es muss nur der Kollege am Nachbarschreibtisch vor der Mittagspause vergessen haben die Kaffeemaschine auszuschalten. Schon ist die Sicherung raus, ihr Bildschirm ist dunkel und ein Teil Ihrer Arbeit ist verloren. Ein Teilproblem der Abhängigkeit von der Technik bildet auch das Vorhanden9 sein sowie die Kapazität der Technik. Die Frage der Verfügbarkeit des Internets ist auf der politischen Agenda mittler10 weile als veritabler Standortfaktor erkannt worden. Der Breitbandausbau wurde im Ressort für Verkehr und Infrastruktur zu einem wesentlichen politischen Vorhaben gemacht. Die Leistungsfähigkeit (Kapazität) des Internets ist ein weiteres Thema, das sogar 11 in der aktuellen Vergabekoordinierungsrichtlinie 2004/24/EU Berücksichtigung gefunden hat. Probleme kann es immer wieder mit großen Dateien geben, sei es aus generellen Gründen nicht vorhandener Kapazitäten, sei es, dass temporär über den Internet-Knoten zu bestimmten Zeiten gewisse Kapazitäten nicht zur Verfügung stehen. Dies kann Bieter gleichermaßen wie die ausschreibenden Verwaltungen tangieren. Der Erwägungsgrund Nr. 53 sieht dazu vor, dass maximale Dateigrößen von den öffentlichen Auftraggebern festgelegt werden können – insbesondere natürlich, wenn es um die Festlegung maximaler Größer der von den Bietern einzureichenden Dateien geht.1

1 Siehe nur den Erwägungsgrund Nr. 53 zur aktuellen Vergabekoordinierungsrichtlinie betr. die klas-

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B. Elektronik und die damit einhergehenden Probleme 

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B. Elektronik und die damit einhergehenden Probleme Die praktischen Probleme, welche die Abhängigkeit von der Technik auslösen kann, 12 sind jetzt zur genüge beschrieben. Aber sie ziehen rechtliche Fragestellungen nach sich, die teils noch gar nicht geklärt sind. Um das zu beurteilen, müssen die Probleme in zwei mal zwei Klassen unterteilt 13 werden: Zum einen kommt es darauf an, wo der Fehler lag. Das wird oftmals schwer nachzuvollziehen sein. Deswegen wird oft ausschlaggebend sein, wer beweisbelastet ist für die erfolgreiche Übertragung der Daten. Prinzipiell gilt natürlich: Es ist derjenige verantwortlich, in dessen Machtbereich 14 der Fehler liegt, der die Datenkommunikation behindert hat. Dass die Praxis ganz anders aussehen kann, zeigen wiederum einige Beispiele. Beispiel Sie kennen sicherlich das typische Gespräch mit der technischen Hotline: Anrufer: „Ich kann die Daten nicht herunterladen!“ Hotline: „Aber mein Monitor sagt, dass unser System fehlerfrei arbeitet.“ Anrufer: „Ich kann die Daten trotzdem nicht herunterladen“ Hotline: „Mit welchem Browser und welchem Betriebssystem arbeiten Sie?“ Anrufer: „Opera auf Linux“ Hotline: „Bei mir klappt‘s – mit Firefox auf Win 7“

Die für die eVergabe eingesetzte Technik muss allgemein verfügbar sein, bestim- 15 men die einschlägigen EU-Richtlinien2, sowie die deutschen Umsetzungsvorschriften. Wie weit darf also die technische Einschränkung gehen? Wie genau darf eine Vergabestelle vorgeben, welche technischen Voraussetzungen ein Bieter mitbringen muss, um sich an einer Ausschreibung zu beteiligen? Wer ist für das Scheitern einer Datenübertragung verantwortlich, wenn die Probleme von inkompatibler Programmierung herrühren, die von einigen Browsern oder bestimmten Betriebssystemen nicht verstanden wird? Insbesondere die Anzahl der allgemein verfügbaren Browser und ihrer Varianten sind heute so vielfältig, dass kaum ein Softwareentwickler mehr alle Kombinationen aus Browser und Betriebssystem auf Lauffähigkeit überprüfen kann, zumal durch laufende Updates immer neue Inkompatibilitäten entstehen können. Theoretisch sollen ja alle Browser alle Webanwendungen identisch interpre-

sischen öffentlichen Auftraggeber (RL/2014/24): „Es ist angezeigt klarzustellen, dass — sofern dies aus technischen Gründen erforderlich ist — die öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein sollten, eine maximale Größe der einzureichenden Dateien festzulegen.“ 2 Siehe nur den Erwägungsgrund Nr. 53 zur aktuellen Vergabekoordinierungsrichtlinie betr. die klassischen öffentlichen Auftraggeber (RL/2014/24): „Die öffentlichen Auftraggeber sollten, von spezifischen Sonderfällen abgesehen, elektronische Kommunikationsmittel nutzen, die nichtdiskriminierend, allgemein verfügbar sowie mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der IKT kompatibel sind und den Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren nicht einschränken.“

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 Kapitel 6 Die Nachteile

tieren. In der Praxis schaffen es die beiden gängigsten Firefox und Internet Explorer nicht einmal, Tabellen identisch aufzubauen. Schwierig wird es auch, wenn die hauseigene IT-Abteilung das Update der an den Arbeitsplätzen installierten Browser nicht vornimmt, weil die neue Generation mit Sicherheitseinstellungen des Hausnetzwerkes kollidiert, die eVergabe-Software aber genau auf diese neueste BrowserGeneration setzt, um eine andere Sicherheitslücke zu schließen… Das Problem der Software-Inkompatibilität ist bislang von den Vergabe16 nachprüfungsinstanzen noch nicht entschieden worden. Es erheben sich in diesem Zusammenhang aber noch eine Menge offener Fragen, welche die Bieter und die Verwaltung, und damit alle User gleichermaßen betreffen: –– Betriebssysteme: Obwohl von Microsoft der Support für Windows XP endgültig am 08.04.2014 eingestellt wurde, arbeiten weltweit noch mehr als 30 % mit diesem Betriebssystem. Dies betrifft Warenwirtschaftssysteme und Registrierkassen, Buchungssysteme genauso wie normal eingesetzte Betriebssysteme in Unternehmen oder Verwaltungen. Mit jedem Monat ohne Support steigt aber das Risiko von Sicherheitslücken. Welche Anforderungen dürfen Verwaltungen an Bieter stellen und was dürfen Bieter ebenso wie Vergabeplattformbetreiber von Verwaltungen an (Sicherheits-)Standards verlangen? –– Ein weiteres Beispiel sind Adobe-Acrobat pdf-Dateien in den unterschiedlichsten Versionen. Hier kann es sein, dass User nicht über die neueste Version verfügen und bestimmte neuere Versionen nicht öffnen können. Nun kann man zwar den (eigentlich allgemein bekannten) Hinweis tätigen, dass man sich zwar den Acrobat Reader kostenfrei herunterladen kann, doch kann es für den einzelnen Bieter damit eben nicht getan sein, weil er die nicht updatefähige Voll-Version (Acrobat Distiller bzw. Acrobat Professional) gekauft hat, die die neuesten pdfDateien nicht öffnen kann. Er ist gewzungen, sich den Destillier für ca. 400,00 EUR oder den Professional für ca. 2.000,00 EUR neu zu kaufen, damit auf seinem Rechner kein softwaretechnisches Chaos zwischen neuerer Acrobat Reader Version und älterer Acrobat Destillier Version eintritt. Kann man das als Verwaltung zumuten, dass er sich die neueste (Voll-)Version kaufen muss? –– Ein anderes Beispiel bilden die MS Word-Versionen. Viele Verwaltungen und auch so mancher private Bieter überspringen gerne neue Zwischenversionen, um Kosten und Umstellungsaufwand zu sparen. Kann man dem Bieter zumuten, sich die neueste Word-Version zu kaufen bzw. am besten sofort nach Erscheinen vorzuhalten? Hat der Bieter, der eine docx-Datei nicht öffnen kann, weil er noch über Word 97/2003 verfügt (.doc-Dateien) ein Recht darauf, dass er von der Vergabestelle mit einer auf Word 97/2003 abgewerteten Dateiversion nachbeliefert wird (inklusive dem Risiko, dass sich darstellungsmäßig etwas an der Vergabe­ unterlage ändert, was dann ggf. auch kalkulationsrelevant ist)? Oder muss er sich mit einer rechtmäßigen Weigerung der Vergabestelle konfrontiert sehen, mit dem Hinweis, dass man von ihm den Umgang mit den neuesten Word-Versionen verlangen kann? Die gleiche Problematik betrifft auch Excel-Versionen. Noch



B. Elektronik und die damit einhergehenden Probleme 

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–– Eine andere Sachlage wird bei Spezial-Software anzunehmen sein. So kommt es zum einen sicher darauf an, wie gebräuchlich die Software in der jeweiligen Branche ist. Von Planungsbüros wird man den Umgang mit GAEB-Dateien verlangen können. Wiederum aber nicht von einer Verwaltung, die, wie vorgekommen, bei einer ganz anderen Art von Ausschreibung (Lieferung von Möbeln) mit solcherlei Spezial-Software konfrontiert wurde, ohne dass für sie die Möglichkeit bestand, die Dateien zu öffnen, und die anvisierte elektronische Auswertung durchzuführen. –– In wiederum anderen Bereichen wird man daran denken müssen, ggf. auch Dateien unterschiedlicher Software zur Verfügung zu stellen. So gibt es bei Hochwasser-Berechnungssoftware Büros, die mit entweder der Software A oder mit der Software B arbeiten, und zwar auch jeweils ausschließlich. In solchen Fällen wird man verlangen können, dass unter Verwendung beider Softwares angeboten werden kann. Spiegelbildlich wurden in diesem Segment sogar Ausschreibungen durchgeführt, bei denen sich die Büros schon im Teilnahmewettbewerb des VOF-Verfahrens festlegen mussten, auf Basis welcher Software sie arbeiten und nachweisen mussten, mit welcher Software sie Erfahrung haben. Es nutzt nämlich nichts, sich Software zu kaufen, aber sie sodann nicht bedienen zu können. Im Bereich Software ist mithin einiges unentschieden. Im Zweifel wird man bei gän- 17 giger Software das Vorhandensein und das Umgehenkönnen mit einer neuesten oder zumindest neueren Version unterstellen und verlangen müssen. Bei weniger verbreiteter Software oder einer Situation, wo der Markt mit Software A oder B arbeitet und sehr stark aufgeteilt ist, wird man sich überlegen müssen, im Interesse maximalen Wettbewerbes beides zuzulassen. Die EU-Richtlinie wird hier schon im Erwägungsgrund Nr. 53 ungewöhnlich präzise: 18 „Es sollte klargestellt werden, dass die Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Mittel in allen Phasen des Verfahrens zur Vergabe öffentlicher Aufträge nicht angemessen wäre, wenn die Nutzung elektronischer Mittel besondere Instrumente oder Dateiformate erfordern würde, die nicht allgemein verfügbar sind, oder wenn die betreffende Kommunikation nur mit speziellen Bürogeräten bearbeitet werden könnte. Öffentliche Auftraggeber sollten daher nicht verpflichtet werden, in bestimmten Fällen die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel im Einreichungsverfahren zu verlangen; diese Fälle sollten erschöpfend aufgelistet werden. In der Richtlinie wird festgelegt, dass hierzu Fälle gehören, in denen die Nutzung spezieller Bürogeräte erforderlich wäre, die öffentlichen Auftraggebern nicht generell zur Verfügung stehen, wie beispielsweise Großformatdrucker. In einigen Vergabeverfahren kann in den Auftragsunterlagen die Einreichung eines physischen oder maßstabsgetreuen Modells verlangt werden, das den öffentlichen Auftraggebern nicht auf elektronischem Wege vorgelegt werden kann. In solchen Fällen sollte das Noch

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 Kapitel 6 Die Nachteile

Modell den öffentlichen Auftraggebern auf dem Postweg oder einem anderen geeigneten Weg zugesandt werden.“ 19 Eine derart dezidierte Einzelregelung ist eher untypisch für eine EU-Richtlinie, die

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eben nur eine Richtlinie ist, verbunden mit Umsetzungsspielräumen für die nationalen Gesetzgeber, und nicht direkt alles detailliert regeln soll. Im Falle der neuen, 2014er Vergaberichtlinien-Generation ist jedoch zu konstatieren, dass diese in weiten Teilen EU-Verordnungsqualität besitzt mit kaum noch Umsetzungsspielräumen für die nationalen Gesetzgeber. Es ist jedoch zu hoffen, dass der deutsche (Umsetzungs-) Gesetzgeber Gebrauch machen wird von den wenigen Spielräumen, die verbleiben. Die Anwendung der vorgenannten Grundregel zum verpflichtenden Einsatz der Technik kann nämlich auch wiederum vom individuellen Bieterkreis abhängen. Wird bspw. mit der konkreten Ausschreibung ein Bieterkreis angesprochen, der nur sehr selten an ebenfalls sehr seltenen Ausschreibungen für den sie betreffenden Leistungsgegenstand teilnimmt, und bei dem vielleicht gerade nicht die Büroarbeit inklusive dem vertieften Umgang mit Computern im Vordergrund steht, so wird man in Ausübung pflichtgemäßen Ermessens die Anforderungen rein technischer Art an die Durchführung und Teilnahme an der Ausschreibung und getreu dem Rücksichtnahmegebot des BGH prüfen müssen. Auf die berechtigten Interessen sowie EDV-Kenntnisse des angesprochenen Bieterkreises wird Rücksicht zu nehmen sein, insbesondere und gerade auch unter dem Gebot der Veranstaltung eines maximalen Wettbewerbs auf Seiten der Vergabestelle. Anders dürfte es sich mit Problemen im Datennetz verhalten. Denn dafür kann man analog auf die althergebrachte Rechtsprechung zum Briefverkehr zurückgreifen. Hier sind die meisten Netzabschnitte ja einem der Partner konkret zuzuordnen. Der Weg zwischen dem Absender eines Datenpaketes und dem Eingangsserver des Empfängers liegt im Risiko des Absenders. Der Weg zwischen dem Eingangsserver des Empfängers und dem Arbeitsplatz des Sachbearbeiters in der Sphäre des Empfängers. Hier gilt im Prinzip genau das gleiche wie bei jeder Briefpost: Solange der Postbote die Sendung noch in der Hand hat, liegt das Transportrisiko beim Absender. In dem Moment, wo er die Sendung im Postfach des Empfängers loslässt, ist sie in dessen Machtbereich angekommen und der Empfänger ist verantwortlich für die interne Übermittlung auf den richtigen Schreibtisch. Die Problematik besteht hier eher darin, klar zu definieren, welches denn nun der Eingangsserver des Empfängers ist. Wenn z.B. beide Kommunikationspartner ihre E-Mail-Server beim gleichen Provider im gleichen Rechenzentrum haben, ist diese Unterscheidung nicht mehr so klar. Bei der E-Mail-Kommunikation tritt die Problematik hinzu, dass eine Sendungsüberwachung durch den Absender nicht möglich ist.3 Deswegen ist es dem Absen-

3 Vgl.: Poppitz, „E-Mail: Probleme beim Nachweis des Zuganges“, VS 2012,95.

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B. Elektronik und die damit einhergehenden Probleme 

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der technisch verwehrt, den Zugang einer E-Mail beim Empfänger nachzuweisen. Das Protokoll des Ausgangsservers taugt nicht einmal als Anscheinsbeweis, weil zwischen diesem und dem Empfänger eine für den Absender völlig unbekannte Anzahl verschiedenster weiterer E-Mail-Server liegen, die alle Übertragungsfehler verursachen könnten. Und weil eine E-Mail in lauter kleinen Schnipseln versendet wird, können auf dem Weg jedes einzelnen Schnipsels unterschiedliche Zwischenstationen liegen. Hier kann nur das Eingangs-Logbuch des Empfängers Aufschluss geben, ob eine E-Mail angekommen ist – sofern der Empfänger diese Daten archiviert. Ist dies nicht der Fall, scheitert regelmäßig der Zustellungsnachweis. Denn – wie die Vergabekammer des Bundes richtig feststelle –, wenn der Verbleib der E-Mail nicht aufgeklärt werden kann, kommt die materielle Beweislast zum Tragen: Den Nachteil hat dann derjenige zu Tragen, der seine Rechtsposition auf der erfolgreichen Zustellung der E-Mail aufbauen wollte. Soll heißen: Kann der Eingang nicht bewiesen werden, steht der Absender da, als hätte er die E-Mail gar nicht versandt.4 Sehen wir uns die Probleme mit dem Nachweis der erfolgreichen Datenübertra- 24 gung in den einzelnen Schritten des Vergabeverfahrens also im Detail an: Tritt die Störung bei der Übertragung der Vergabebekanntmachung ein, kann 25 dies zum Konflikt mit der Angebotsfrist führen. Die Verantwortlichkeit liegt hier ausschließlich beim Auftraggeber. Hat sich die Veröffentlichung seines Angebotes deswegen deutlich verzögert, wird er nicht umhin kommen, die Angebotsfrist anzupassen. Ebenso verhält es sich beim Ausreichen der Vergabeunterlagen. Werden sie 26 per E-Mail übersandt oder wird per E-Mail ein (öffentlich nicht bekannter) Link zum Download verschickt, so geht eine Verzögerung der E-Mail-Übertragung wohl in den meisten Fällen zu Lasten des Auftraggebers. Denn der Empfänger einer E-Mail kann durch seine Server-Protokolle immer nachweisen, wann eine E-Mail tatsächlich eingegangen ist. Wird seitens des Interessenten der Eingang vollständig bestritten, wird es dem Auftraggeber schwer fallen, gegenteiliges zu beweisen. Prinzipiell sollte auch hier analog das gelten, was für den Postversand gilt: Wenn die Vergabeunterlagen zu spät beim Bieter ankommen, muss ggf. die Angebotsfrist verlängert5 oder gar die Ausschreibung aufgehoben6 werden. Praxistipp Dieses Problem lässt sich allerdings umgehen, wenn bereits in der Vergabebekantmachung ein allgemein zugänglicher Link zum Download benannt wird. Denn hier hat der Bieter mit der Veröffentlichung bereits die Möglichkeit, sich die Unterlagen zu verschaffen.

4 VK Bund, Beschl. v. 03.02.2014, Az.: VK 2-1/14. 5 OLG Düsseldorf, Beschl. v. 21.12.2005, Az.: VII-Verg 75/05. 6 OLG Naumburg, Beschl. v. 13.10.2006, Az.: 1 Verg 11/06.

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 Kapitel 6 Die Nachteile

27 Sofern der Downloadserver nachweislich keine Betriebsstörung hatte, liegt damit das

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Übertragungsrisiko allein beim Bieter, denn nun ist es der Bieter, der die Leitung zwischen seiner IT-Infrastruktur und dem Downloadserver aufbaut und betreibt und der feststellen kann, ob der Download erfolgreich war. Andernfalls wäre er gehalten, den Auftraggeber von dem Problem in Kenntnis zu setzen. Auf diese Weise erhält der Auftraggeber die Sicherheit, dass zumindest kein Interessent nachträglich das Verfahren mit dem Argument anfechten kann, er habe die Vergabeunterlagen zu spät erhalten. Die Überlegungen zum Versand der Vergabeunterlagen lassen sich prinzipiell auf die gesamte Bieterkommunikation während des Vergabeverfahrens übertragen. Alle Mitteilungen, die der Auftraggeber an die Bieter macht, werden ja direkt (bei Änderungen der Vergabeunterlagen) oder indirekt (im Wege der Auslegung bei Antworten auf Bieterfragen) nach dem Zuschlag Bestandteil des Vertrages. Es ist also für den Auftraggeber zwingend erforderlich, dass er nachweisen kann, dass alle seine Aussendungen auch die Bieter erreicht haben. Hat ein Bieter ein nicht vergleichbares Angebot abgegeben, weil er eine der Aussendungen nicht erhalten hat, kann er dennoch nicht vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden7. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, sollte sich der Auftraggeber den Erhalt jeder ausgesandten E-Mail ausdrücklich bestätigen lassen. Dabei ist zu bedenken, dass der Empfänger durch Einstellung in seinem E-Mail-Server automatische Empfangsbestätigungen blockieren kann. Gerade in großen Firmennetzwerken ist diese Blockierung häufig anzutreffen, weil damit die Belastung der Server durch unzählige Lesebestätigungen vermieden werden soll. Der Auftraggeber kann sich also alleine auf die technische Anforderung einer automatischen Lesebestätigung nicht verlassen. Er muss vielmehr im Text seiner E-Mail ausdrücklich eine Eingangsbestätigung anfordern. Was für den Auftraggeber gilt, gilt gleichermaßen auch für den Bieter. Auf die Nichtbeantwortung einer Bieterfrage oder gar die Nichtabhilfe einer Rüge kann er sich nur stützen, wenn seine Nachricht den Auftraggeber wirklich erreicht hat. Kommunikationsplattformen für die elektronische Vergabe, die es ermöglichen, Nachrichten der Bieter durch Upload zu übermitteln, geben den Bietern eine recht große Zustellungssicherheit, denn dann erhalten sie eine Bestätigung über die erfolgreiche Übermittlung. Daher ist eine solche Form der Kommunikation über einen Plattformbetreiber unbedingt vorzugswürdig. Anders – und in diesem vorgenannten Sinne deutlich nachteiliger – sieht es aus, wenn die Kommunikation im Vergabeverfahren über E-Mail läuft. Auch hier bleibt dem Bieter nichts anderes übrig, als eine Eingangsbestätigung des Auftraggebers einzufordern.

7 VK Bund, Beschl. v. 03.02.2014, Az.: VK 2-1/14.

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B. Elektronik und die damit einhergehenden Probleme 

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Praxistipp Für eine formale Rüge allerdings sollte man den Kommunikationsweg E-Mail vollständig meiden. Wie bereits dargelegt, taugt die Absendung einer E-Mail nicht einmal als Anscheinsbeweis für deren Eingang. Wenn also der Auftraggeber den Empfang einer Rüge-E-Mail nicht bestätigt, wird die Zeit für eine zweite Aussendung sehr knapp, denn die Rüge soll ja unverzüglich erhoben werden. Deswegen ist es bei aller Förderung der elektronischen Vergabe an dieser Schnittstelle zwischen dem eigentlichen Vergabeverfahren und einem möglichen Nachprüfungsverfahren empfehlenswert, neben der E-Mail auch den althergebrachten Weg der Telefax-Übermittlung zu wählen. Denn die Sendebestätigung des Fax-Gerätes ist als Indiz geeignet und kann ins Feld geführt werden, wenn der Auftraggeber die Unverzüglichkeit der Rüge anzweifelt.

Am Schluss des Vergabeverfahrens steht die (im EU-weiten Verfahren zunächst vorläufige) Zuschlagsentscheidung und damit die Information der Bieter hierüber. In EU-weiten Vergabeverfahren muss der Auftraggeber eine Wartefrist von 15 Kalendertagen ab Absendung der Information an die unterlegenen Bieter einhalten (10 Kalendertage bei Versendung per Telefax oder auf sonstigem elektronischem Wege). Wir haben an dieser Stelle die Besonderheit, dass die Frist nicht mit dem Eingang der Information, sondern mit der tatsächlich erfolgten Absendung beginnt. Das macht auch die elektronische Kommunikation einfacher. Denn eine E-Mail ist technisch abgesandt, sobald sie vollständig den E-Mail-Server des Auftraggebers verlassen und beim (irgendeinem) nächsten Server eingegangen ist. Diese erfolgreiche Absendung lässt sich (im Gegensatz zur erfolgreichen Zustellung) durch die Serverprotokolle des Absenders nachweisen. Einer Eingangsbestätigung bedarf es demnach nicht. Sie kann nur ratsam sein, falls es technisch aufwändig wäre, einen Nachweis anhand der Serverprotokolle zu führen. Das allerdings lässt sich nicht verallgemeinern. Es hängt von der individuellen IT-Struktur des Auftraggebers ab. Wird diese Bieterinformation zu einem nachweislich bereits früher angekündigten Zeitpunkt pünktlich zum Download bereit gestellt (natürlich inklusive einer automatischen Information darüber, dass auf dem Server etwas bereitgestellt wird), dürfte dieser bekannte Bereitstellungszeitpunkt als Absendedatum der Bieterinformation gelten unabhängig davon, wann der Bieter den Downlaod tatsächlich gestartet hat. Für letzteren Fall ist dem Autor allerdings noch keine Rechtsfindung bekannt. Auch die Zuschlagsmitteilung an den ausgewählten Bieter ist empfangsbedürftig. Schließlich kommt der Vertrag durch Angebot und Annahme zu Stande. Also muss der Auftraggeber in der Lage sein, den Zugang des Zuschlagsschreibens im Streitfalle zu beweisen. Dabei ist es in der Regel zwar nicht zu erwarten, dass ein Bieter sich eines Auftrages entledigen will, in dem er den Zugang vollständig bestreitet. (Was dennoch in seltenen Fällen vorkommt.) Viel wichtiger ist das Datum des Zuganges, denn daran knüpfen unter Umständen Ausführungsfristen an. Deswegen gilt auch hier das über die Bieterkommunikation gesagte: Die Eingangsbestätigung ist unerlässlich. Nachdem jetzt das gesamte Verfahren von der Vergabebekanntmachung bis zum Zuschlag analysiert wurde, ist feststellen: In der elektronischen Kommunikation sind Noch

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 Kapitel 6 Die Nachteile

die Anforderungen an jeden einzelnen Kommunikationsschritt unterschiedlich, je nach dem Übertragungsweg und Übertragungsrichtung. In der papierhaften Kommunikation gab es für alles das universal einsetzbare Mittel: Das Einschreiben, das stets Absendungs- und Zugangsdatum auf einem einzigen einfachen Beleg nachgewiesen hat.

C. Technik als zu große Hürde für einzelne Bieter 38 Eine gewisse Sorge verbindet sich mit jeder technischen Neuerung: Werden alle

Adressaten die technische Umstellung mitmachen? Seit vielen Jahren wird diskutiert, ob die Einführung der eVergabe nicht den unerwünschten Nebeneffekt haben könnte, dass sich manch ein Anbieter aus dem Wettbewerb um öffentliche Aufträge zurück zieht, weil ihm die technischen Anforderungen an die Teilnahme zu hoch erscheinen. Nun, diese Diskussion wird in der Tat bei jeder technischen Neuerung geführt. 39 Schon die Erfindung des Telefons schien seinerzeit nur etwas zu sein, mit der nur eine kleine Oberschicht von gut betuchten, technikaffinen Bürgern etwas anfangen konnte. Die Kritik an zu hohen technischen Hürden wird also mit zunehmender Durchdringung des öffentlichen Auftragswesens mit elektronischen Vergabesystemen zwangsläufig abnehmen. Dennoch sollte man die Bedenken der Kritiker nicht von der Hand weisen. 40 Schließlich beschreiben sie Probleme, die es für eine Ausweitung der elektronischen Vergabe zu lösen gilt. „Ebenfalls als problematisch werteten die Teilnehmer der Veranstaltung die immer 41 noch anhaltende Zersplitterung zwischen Bund, Ländern und Gemeinden. Die gegenwärtige Zurückhaltung der kleinen und mittleren Unternehmen diese Angebote der Öffentlichen Verwaltungen wahrzunehmen, erkläre sich auch daraus, dass gegenwärtig zahlreiche Plattformen sowie Systeme existierten und einheitliche technische Standards immer noch fehlten. ‚Muss ein potenzieller Bieter auf einer Vielzahl von Plattformen suchen, womöglich unterschiedliche Signaturkarten bereithalten, wird er diese Technologie kaum nutzen‘, so das nahezu einmütige Statement.8“ Diese Analyse stammt aus einer Tagung aus dem Jahre 2004. Leider hat sie sich seitdem nicht entscheidend verbessert. Seit mehreren Jahren ist die X-Vergabe als einheitliche Vergabeplattform für Deutschland im Gespräch, nur eben nicht flächendeckend in Betrieb und nicht multikompatibel mit allen Plattformen. Unter www.bund.de werden zwar viele öffentliche Ausschreibungen bekannt gemacht, verpflichtend ist dieses Portal unterhalb der europarechtlichen Schwellenwerte aber nur für Ausschreibungen von bundeseigenen Auftraggebern. Die Zersplitterung der Vergabeportale ist also bis heute

8 Government Computing, Heft 03/2004, S. 4.

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C. Technik als zu große Hürde für einzelne Bieter 

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nicht behoben. Auf europäischer Ebene beginnt jetzt erst der Prozess der Suche nach einheitlichen Standards für unterschwellige Vergaben. Große Hoffnungen werden auf die deutsche X-Vergabe-Lösung gesetzt, sie möge sich als geeignet erweisen, Vorbildfunktion für eine europaweit einheitliche Plattform zu schaffen. So muss der kleine oder mittelständische Bieter also auch heute noch seien Aufträge in einer ganzen Reihe verschiedenen Vergabeplattformen suchen. Erleichtert wird das allerdings durch automatische Benachrichtigungen der meisten Plattformen beim Eingang von Ausschreibungen, die bestimmten voreingestellten Suchkriterien entsprechen. Neben der Handhabung unterschiedlichster eVergabe-Systeme verlangt die elektronische Vergabe dem Bieter auch die Anpassung an die Verschlüsselungs- und Signaturtechnologie der Vergabeverfahren ab. Der Aufwand dafür ist nicht zu unterschätzen. Alleine für die Beantragung der Signaturkarten fallen Kosten von mindestens 99 EUR an, wobei für jeden zeichnungsberechtigten Mitarbeiter eine eigene personalisierte Karte zu beantragen ist. Für jeden Rechner, an dem mit einer Signaturkarte gearbeitet werden soll, muss die passende Software installiert werden, die (jedenfalls, wenn Support gewünscht ist) jeweils um 100 EUR kostet. Dazu wird für jeden Arbeitsplatz ein Lesegerät für 50 bis 80 EUR benötigt. Beides muss installiert werden, was je nach verwendetem Betriebssystem, Firewall und Virenprüfer mehr oder weniger problematisch ist. Hinzu kommt ein nicht unerheblicher bürokratischer Aufwand. Für jede Signaturkarte muss der künftige Besitzer bei der IHK, HWK oder einer anderen Beantragungsstelle persönlich vorsprechen, damit seine Daten mit denen seines Personalausweises verglichen werden können. Der Geschäftsführer eines Unternehmens muss seine Zeichnungsberechtigung durch Vorlage eines aktuellen Handelsregisterauszuges nachweisen. Zu allem Überfluss werden für die Arbeit mit der Vergabeplattform des Bundes andere9 Signaturkarten benötigt als bei den meisten anderen Auftraggebern, so dass die Prozedur ggf. sogar doppelt durchlaufen werden muss. Diesen Aufwand werden Unternehmen nur dann betreiben, wenn sie sich regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen wollen. „Spontane“ Bewerbungen um einen Auftrag wird es wohl im elektronischen Zeitalter seltener geben. Das so ausgestattete Unternehmen muss nun auch spezifische Vorkehrungen gegen den Missbrauch der Signaturkarte treffen, denn alles, was mit der Karte signiert wird, hat die gleiche Gültigkeit, als wäre es vom Karteninhaber unterschrieben. Unbedingt verhindert werden muss deswegen, dass PIN und Karte irgendwie gemeinsam einem Dritten bekannt werden.

9 Nämlich welche der eigentlich bereits veralteten Generation 2.4 an Stelle von 3.0 (Stand Mai 2014).

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 Kapitel 6 Die Nachteile

Fettnapf Wie schwer das für einzelne Katennutzer ist, erkennt man daran, dass immer wieder von Menschen berichtet wird, die ihre PIN auf ihrer Kreditkarte notieren. Bei einer Kreditkarte ist der Verfügungsrahmen allerdings in der Regel begrenzt, der Missbrauchsschaden damit auch. Eine Haftungsbegrenzung bei Missbrauch einer Signaturkarte gibt es nicht. 47 Bisher gibt es als Vereinfachung in vielen Vergabeverfahren das Mantelbogenver-

fahren als Dritten weg zwischen papiergebundenen und elektronischen Verfahren. Bekannt ist diese Methode durch die Einkommenssteuererklärung: Die Daten werden elektronisch übermittelt. Sie erhalten aber nicht durch elektronische Signatur ihre Gültigkeit, sondern durch ein zusammenfassendes schriftliches Dokument, das unterschreiben an den Auftraggeber einzureichen ist. Das erspart gerade Kleinunternehmen die möglicherweise unrentable Investition in die ganze zuvor dargestellte technische Ausstattung. Doch mit der neuen EU-Richtliniengeneration des Jahres 2014 scheinen die Tage des Mantelbogenverfahrens gezählt – jedenfalls oberhalb der europäischen Schwellenwerte. Denn das Mantelbogenverfahren stellt eine Sonderform des schriftlichen Vergabeverfahrens dar. Dabei wird die Zusammenfassende Darstellung als das eigentliche Angebot aufgefasst, die elektronisch übermittelten Daten als dessen Anlage. Schriftliche Verfahren werden für europäische Vergaben ab 2018 nicht mehr zulässig sein.10 Die Zielsetzungen in den sog. Erwägungsgründen bspw. der aktuellen Vergabekoordinierungsrichtlinie 2014/24/EU sind eindeutig.11 Die sog. Erwägungsgründe bilden dabei – im Unterschied zu den rechtlich nicht sehr bedeutsamen gesetzgeberischen Motiven im deutschen Recht – gemäß der gefestigten Rechtsprechung des EuGH eine verbindliche Auslegungsdirektive.

D. Notwendigkeit kostenintensiver Schulungen und Vorarbeiten für alle Beteiligten 48 Jede Einführung einer neuen Technik bringt es mit sich, dass alle, die damit arbeiten

sollen, in deren Funktionsweise eingeführt werden müssen. Da die elektronische

10 Vgl. Poppitz: „Der dritte Weg – Das Mantelbogenverfahren“ , VS 2014, 30. 11 Siehe Erwägungsgrund Nr. 52: „Elektronische Informations- und Kommunikationsmittel können die Bekanntmachung von Aufträgen erheblich vereinfachen und Effizienz und Transparenz der Vergabeverfahren steigern. Sie sollten zum Standard für Kommunikation und Informationsaustausch im Rahmen von Vergabeverfahren werden, da sie die Möglichkeiten von Wirtschaftsteilnehmern zur Teilnahme an Vergabeverfahren im gesamten Binnenmarkt stark verbessern. Zu diesem Zweck sollten die Übermittlung von Bekanntmachungen in elektronischer Form, die elektronische Verfügbarkeit der Auftragsunterlagen sowie — nach einem Übergangszeitraum von 30 Monaten — eine ausschließliche elektronische Kommunikation, das heißt eine Kommunikation durch elektronische Mittel, in allen Verfahrensstufen, einschließlich der Übermittlung von Teilnahmeanträgen und insbesondere der Übermittlung der Angebote („elektronische Übermittlung“), verbindlich vorgeschrieben werden.“.

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D. Notwendigkeit kostenintensiver Schulungen und Vorarbeiten für alle Beteiligten  

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Vergabe von den Auftraggebern eingeführt wird, ist zumindest auf deren Seite sichergestellt, dass deren Mitarbeiter die erforderlichen Unterweisungen erhalten. Je nach verwendetem System kann dieser Schulungs- und Einarbeitungsauf- 49 wand sehr unterschiedlich hoch sein. Auf jeden Fall sollte eine Vergabestelle bei der Einführung der elektronischen Vergabe nicht den zweiten Schritt vor dem ersten machen, weil sonst die Dauer der Umstellung und die Kosten der Einführung zu explodieren drohen. Praxistipp Deswegen ist vor der Umstellung eine differenzierte Aufgaben- und Workflow-Analyse dringend angeraten. Dabei muss der Auftraggeber klären, ob er das geplante e-Vergabe-System selbst betreiben will oder ob er sich ganz auf die Hilfe eines externen Dienstleisters verlassen möchte. Ersteres hat den Vorteil, spezifischer auf die Anforderungen zugeschnitten zu werden, und den Nachteil deutlich höherer Implementierungskosten. Der Eigenbetrieb des Systems rechnet sich also nur, wenn diese höheren Kosten durch Vorteile einer entsprechenden Workflow-Optimierung ausgeglichen werden können. Das wird meist nur bei sehr großen Verwaltungen der Fall sein.

Die zweite Frage, die in Abhängigkeit der zur Verfügung stehenden IT-Infrastruktur der Auftraggebers geklärt werden muss, ist die nach einer rein webbasierten oder einer lokal installierten Lösung. Gerade in großen Hausnetzwerken ist die lokale Softwareinstallation oft sehr aufwändig. Das gilt nicht nur für die Erstinstallation, sondern auch für jedes Update, das in hoch gesicherten Netzwerken nicht automatisch installiert werden kann. Dadurch kann der administrative Aufwand um die Software immer aktuell zu halten sehr groß werden. Webbasierte Lösungen umgehen dieses Problem, verursachen aber eine stärkere Abhängigkeit des Auftraggebers von seinem Dienstleister. Zuvor zu klären ist auch, ob bereits im Hause Softwarelösungen eingesetzt werden, die mit dem e-Vergabe-System zusammenarbeiten sollen, wie etwa für die Warenwirtschaft, das Dokumentenmanagement, Unified Messaging, Haushaltskon­ trolle u.s.w. Hier müssen die Schnittstellenanforderungen vor der Entscheidung für ein e-Vergabe-System geklärt werden. Sinnvollerweise werden auch die internen Prozesse vorab analysiert, dabei vor allem die Genehmigungswege und die Wege der Angebotsauswertung. Je klarer die interne Struktur definiert ist, umso einfacher ist auch die Umsetzung eines e-Vergabe-Systems. Diese Vorab-Analyse wird unklare Zuständigkeiten und ineffektive Verwaltungswege aufdecken und trägt so ganz nebenbei im Zuge der eVergabe-Einführung dazu bei, die Effizienz der Verwaltung zu steigern. Alle diese Vorarbeiten benötigen Zeit und binden die Arbeitskraft der Mitarbeiter. Oder sie erfordern die Mitarbeit externer Berater. Beides ist nicht zum Nulltarif zu haben. Die Kosten sind abhängig von der Größe der Verwaltung und von der Komplexität der Verwaltungswege. Auf der Bieterseite ist der Umstellungsaufwand nicht ganz so groß. Denn die Arbeitsstrukturen für die Angebotserstellung müssen bei der Einführung der elektNoch

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 Kapitel 6 Die Nachteile

ronischen Vergabe im Grunde nicht geändert werden. Hier ändert sich vor allem nur das Ausgabeformat der Angebotsdaten. Dafür ist es aber nötig, dass der Bieter die verschiedenen Vergabeplattformen kennt, auf denen er Angebote abgeben will. Wie schon oben beschrieben, besteht noch immer eine recht unübersichtliche Anzahl verschiedener Plattformen. Für jede dieser Plattformen werden Schulungen angeboten: Von den Plattformbetreibern über die Kammern bis hin zu privaten Computerschulen, die alle das Ziel haben, dem unerfahrenen Bieter den Umgang mit einer oder mehreren Plattformen nahe zu bringen. Die Kosten variieren dabei im Bereich von 250 EUR pro Person und Plattform. (Einige Plattformbetreiber bieten auch kostenlose Online-Schulungen für Bieter an.) Ein Unternehmen, das auf verschiedenen Plattformen anbieten will, steht deswegen oftmals vor dem Problem, seine Mitarbeiter gleich auf mehrere Schulungen schicken zu müssen, damit sie die notwendigen Kenntnisse aller in Frage kommenden Plattformen erlangen. Für die Auftraggeber ernüchternd ist die Erkenntnis, dass die Bieter aber kaum bereit sind, in diese Schulungen zu investieren, wie eine Umfrage aus dem Jahr 2006 gezeigt hat.12 Gerade einmal knapp 13 % aller befragten Unternehmen können sich Ausgaben von über 200 EUR für die Schulung vorstellen. Betragen die Schulungskosten für einen Mitarbeiter und eine Plattform in der Regel schon mehr als 200 EUR, so kann man konstatieren, dass mehr als 87 % aller Unternehmen gar keine Seminare für Ihre Mitarbeiter finanzieren werden. 40 % schließen es sogar ausdrücklich aus, für Schulungen Geld aufzuwenden. Die Zahlen mögen sich in den letzten Jahren verändert haben. Aber sie zeigen, dass die Bieterakzeptanz das größte Problem der eVergabe ist. Deswegen gilt es für jeden Auftraggeber, seine Bieter in den Prozess der Umstellung einzubeziehen. Praxistipp Gerade für lokale Auftraggeber wie die Kommunen kann es hilfreich sein, Auftraggeberseitig BieterSeminare im Zuge der Umstellung durchzuführen, damit der Markt dabei nicht unnötig verengt wird, weil sich lokale Kleinbetriebe der Umstellung verweigern.

E. Gesteigerter IT-Bedarf bei allen Beteiligten 59 Mit der zunehmenden Abkehr vom Papier als Trägermedium verändert sich auch

die Büroorganisation immer weiter. Aktenschränke werden überflüssig. Statt dessen steigt der Bedarf an leistungsstarken und schnellen elektronischen Speicherme-

12 Dippel/Herborn-Lauff: „Studie zu den Ausgangsbedingungen der eVergabe“, Vergabe Navigator 3/2006, 30.

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E. Gesteigerter IT-Bedarf bei allen Beteiligten 

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dien für die immer größer werdende Datenflut. Und weil Speicher und Datenübertragung ja keine unmittelbar sichtbaren Kosten verursachen, denkt auch kaum jemand daran, systematisch die Größe der verwendeten Dateien zu komprimieren. Beispiel Ein modernes Handy macht Fotos mit einer Datengröße von 5 bis 10 MB. Doch um das Bild sauber auf einer DIN-A-4-Seite darzustellen reichen oftmals 50 kB, also gerade einmal 1 % der Datenmenge aus.

Im Zuge der Einführung der eVergabe werden also zusätzliche technische Einrichtun- 60 gen nötig werden. Dazu gehört auf der Seite der Vergabestelle ein Server, der hinreichend gegen unbefugtes Eindringen von außen gesichert ist, um eingehende Angebote zu speichern. Der Server muss außerdem automatisiert eine Datensicherung auf einem gleichartigen Spiegelserver betreiben, damit die Daten im Schadensfalle nicht verloren gehen können. Die Arbeit der Vergabesachbearbeiter verlagert sich ebenfalls immer mehr vom 61 Papier zum Rechner. Möglicherweise werden auch hier zusätzliche oder modernere Geräte erforderlich. Auf jeden Fall werden für die Erstellung digitaler Signaturen Signaturkartenleser benötigt. Letzteres gilt ebenso für die Bieterseite. Hier kommt gerade für kleine und mitt- 62 lere Unternehmen ein weiteres Problem hinzu. Während die Verwaltungen in der Regel an hinreichend dimensionierte Internet-Leitungen angeschlossen sind, kann das bei einem Bieter im ländlichen Raum schon anders aussehen. Im Laufe des Jahres 2014 will das Bundesministerium für digitale Infrastruktur für 75 % der Haushalte ein Breitband-Internet mit mindestens 50 Mbit Übertragungsrate möglich machen. (Zum Vergleich: Das entspricht etwa einem Handy-Foto pro Sekunde) Für kleine und mittlere Betriebe dürfte die Netzversorgung nicht besser sein: Ein Viertel aller dieser Betriebe verfügt Ende 2014 wohl noch nicht über solch einen schnellen Netzanschluss. Sollen aber große Datenmengen übertragen werden, sind derartige Breitbandnetze erforderlich. Andernfalls wäre die Datenübertragung zwar nicht unmöglich, jedoch unter Umständen unerträglich langsam. Bis zum Jahr 2018 – also wenn die Übergangsfrist für die europarechtlich verpflichtende rein elektronische Vergabe abläuft, will die Bundesregierung eine flächendeckende Breitbandversorgung erreicht haben13.

13 Dritter Monitoringbericht zur Breitbandstrategie der Bundesregierung, BMWi, April 2013.

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Kapitel 7  Muster A. Deutsche eVergabe Hier sind die Eingabemasken aus der Sicht der ausschreibenden Stelle beispielhaft 1 dargestellt. Wahl der Vergabeart:

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 Kapitel 7 Muster

3 Wahl des Kostenmodells

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A. Deutsche eVergabe 

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Festlegung der Fristen und Zeitpunkt der Publikation

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 Kapitel 7 Muster

5 Beschreibung der Leistung

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A. Deutsche eVergabe 

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CPV-Klassifizierung

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 Kapitel 7 Muster

7 Hochladen der Vergabeunterlagen in den Vergabesafe

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A. Deutsche eVergabe 

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Wahl der möglichen Signatur

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 Kapitel 7 Muster

9 Kosten für die Abfordung postalischer Unterlagen (im e-Vergabeverfahren irrelavant)

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A. Deutsche eVergabe 

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Vergabesafe

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 Kapitel 7 Muster

11 Elektronische Angebotsabgabe

B. eVergabe, Vergabeplattform des Bundes 12 Muster Angebots-Assistent (AnA)

Mit Hilfe desAnAs können die Vergabeunterlagen angefordert und eingereicht werden

Andrä



B. eVergabe, Vergabeplattform des Bundes 

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Ablauf Bewerbung auf einen Ausschreibung mit AnA

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Neu bei der e-Vergabe? JA

NEIN

1. Zertifikat beantragen 2. Software installieren AnA starten

AnA starten

3. Registrieren

4. Anmelden mit Zertifikat

5. Verfahren suchen

Einmalig

6. Unterlagen anfordern

AnA (AngebotsAssistent)

7. Replizieren

8. Unterlagen exportieren

9. Unterlagen ausfüllen

Lokal

10. Dokumente signieren

11. Unterlagen importieren

12. Angebot versenden

13. Replizieren

AnA (AngebotsAssistent)

Auswahl des Nutzers

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 Kapitel 7 Muster

15 Einlesen der Vergabeunterlagen insAnA

16 Übersicht Vergabeunterlagen AnA Online (Eingang und Ausgang)

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B. eVergabe, Vergabeplattform des Bundes 

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Ausschreibungssuche im AnA

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 Kapitel 7 Muster

18 Suchergebiss im AnA (Suchbegriff hier: Fenster)

19 Digitales/elektronische Signaturfenster in Vergabeunterlagen (ohne Signatur)

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B. eVergabe, Vergabeplattform des Bundes 

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Digitales/elektronische Signaturfenster in Vergabeunterlagen (nach Signatur mit 20 AnA)

Andrä

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 Kapitel 7 Muster

C. eVergabe-Portal Sachsen-Anhalt 21 Hier kann auch ohne Anmeldung nach Vergabeverfahren in Sachsen-Anhalt gesucht

werden. Sollte man sich für ein Verfahren interessieren, wird man auf die Homepage e-Vergabe, der Vergabeplattform des Bundes umgeleitet und kann dann mit Hilfe des oben aufgezeigten AnA die Vergabeunterlagen anfordern bzw. ausfüllen.

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D. Vergabemarktplatz Nordrhein-Westfalen 

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D. Vergabemarktplatz Nordrhein-Westfalen Registrierung

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Persönliche/Firmenangaben

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 Kapitel 7 Muster

24 Festlegung der eigenen Präferenzen bei der Registrierung

25 Suchfunktion

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D. Vergabemarktplatz Nordrhein-Westfalen 

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Suchprofil

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 Kapitel 7 Muster

E. eVergabe Telekom I. Überblick über das e-Vergabeportal Telekom 27 Branchenspezifisches e-Vergabeportal – daher deutlich weniger Bekanntmachungen

als in branchenunspezifischen Portalen

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E. eVergabe Telekom 

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Voraussetzungen zur Registrierung als Bieter

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II. Exkurs: Dun & Bradstreet Eine D-U-N-S® Nummer für Ihr Unternehmen muss vor der Registrierung auf den 29 Seiten der Telekom vorliegen.

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 Kapitel 7 Muster



E. eVergabe Telekom 

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III. Registrationsformular Verifikation der Angaben und Abfrage weiterer Angaben erfolgt telefonisch

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 Kapitel 7 Muster

IV. Registrationsformular Telekom 31 Zu Beachten: es wird die Motivation zur Registrierung abgefragt

32 Nach der Registrierung und bereits erteilten Verifizierung durch Dun & Bradstreet

wird von der Telekom eine weitere Prüfung vorgenommen, ob man ein Bieter geeignet ist.

Andrä



E. eVergabe Telekom 

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V. Erstmalige Anmeldung Nachdem man von der Telekom geprüft wurde und diese die Freigabe erteilt haben, 33 erhält man seine Zugangsdaten in zwei separaten e-Mails an die in der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse. Direkt bei der ersten Anmeldung ist das Passwort zu ändern.

VI. Nutzungsbedingungen Um die Dienste der Lieferantenplattform der Deutschen Telekom nutzen zu können, 34 muss man hier den Bestimmungen des Datenschutzes und den speziellen Nutzungsbedingungen (NB e-commerce) der Deutschen Telekom Gruppe für von ihr bereitgestellten elektronischen Kommunikationsverfahren zustimmen.

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 Kapitel 7 Muster

VII. Aufbau des Supplier Management Portals 35 Innerhalb des Portals stehen den Nutzer verschieden Funktionen zur Verfügung –

unter anderen werden dem Nutzer hier auch die Vorteile aufgeführt, die sich für ihn als potentiellen Lieferanten ergeben, wenn er mit dem Supplier Management Portal arbeitet. Die Benutzung der einzelnen Funktionen, die sich hinter den verschiedenen Reitern verbergen, ist intuitiv erfassbar – nicht nur daraus ergibt sich eine hohe Transparenz innerhalb des gesamten Prozesses.

Andrä

Kapitel 8  Ausblick Die Einführung der elektronischen Vergabe schreitet immer weiter voran. Verga- 1 ben des Bundes werden schon heute nahezu vollständig elektronisch abgewickelt. Auch für alle anderen öffentlichen Auftraggeber wird es mit der Umsetzung der 2014er Vergaberichtlinien zur Pflicht werden, alle europaweiten Ausschreibungen spätestens ab 2018 nur noch elektronisch abzuwicklen. Ob bzw. wie weit der nationale Gesetzgeber darüber hinaus gehen wird – mit kürzeren Umsetzungsfristen oder mit verpflichtender eVergabe auch unterhalb der Europa-Schwelle – konnte bei Redaktionsschluss dieses Buches noch nicht beantwortet werden. Aber das Europarecht zwingt alle öffentlichen Auftraggeber, bis spätestens Herbst 2018 die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die vollständige elektronische Vergabe zu schaffen. Im Rahmen dieses unausweichlichen Prozesses sind weder Hektik noch Muße angezeigt, wie Adams1 treffend ausführt: „Digitale Angebote sind in allen marktgängigen Verfahren möglich, obwohl sie derzeit nicht zwingend erforderlich sind. Dennoch: Ab 2016 (plus Nachfrist bis spätestens Herbst 2018) werden zumindest alle EU-Verfahren vollelektronisch abgewickelt werden müssen. Aus den bisherigen Erfahrungen empfiehlt es sich, dieses Datum nicht erst abzuwarten, keinen Hürdenlauf ins Jahr 2016 zu starten, sondern die Prozesse – nicht hektisch, aber möglichst bald – auf die elektronische Angebotsabgabe umzustellen. Dies sollte nicht nur für die großen und komplexen Verfahren gelten, auch wenn sich die Kostenreduzierung dort am deutlichsten zeigt.“ Es darf also erwartet werden, dass diese Möglichkeiten dann auch für die Mehrzahl 2 der Auftragsvergaben genutzt werden.

A. Handlungsalternativen Papiergebundene Verfahren zusätzlich weiterhin zuzulassen (jedenfalls dort, wo 3 die eVergabe nicht verbindlich vorgeschrieben ist), ist keine wirkliche Alternative. Schließlich müssen sich alle Verwaltungen und alle Bieter in den nächsten Jahren ohnehin auf die Anwendung der eVergabe umstellen. Das Weiterführen des bisherigen Systems würde dazu führen, dass zwei parallele Strukturen entstehen: Ein Ablaufschema für papiergebundene Angebote, ein zweites für elektronische. Desgleichen gilt für die alle Verwaltungsabläufe in der Planung der Ausschreibung.

1 Adams, Service-Guide eVergabe Ausgabe 01/2014, S. 9.

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 Kapitel 8 Ausblick

Derartige Doppelstrukturen mögen in der Umstellungsphase noch sinnvoll sein, solange sich nicht alle Marktteilnehmer an die neue eVergabe gewöhnt haben. Aber die bisherigen Bemühungen zur Einführung der eVergabe zeigen: Wird nicht irgendwann ein Endpunkt für das alte Verfahren angekündigt, sind die Beharrungskräfte so groß, dass die Einführung nicht voran kommt. Das Mantelbogenverfahren hat sich in den letzten Jahren als Kombination aus elektronischem und papiergestützten Verfahren bewährt und vor allem kleinen und mittleren Bietern die Arbeit mit Signaturkarten erspart. Die nationale Rechtsfindung hat dieses Verfahren als einen Spezialfall des schriftlichen Verfahrens eingeordnet. Wenn sich diese Auffassung verfestigt, wird das Mantelbogenverfahren für binnenmarktrelevante Vergabeverfahren demnächst nicht mehr möglich sein.2 Auch für nationale Vergabeverfahren kann das Mantelbogenverfahren in einer Übergangszeit vielleicht noch eine höhere Bieteranzahl ermöglichen. Doch es hat den Nachteil, dass damit nicht die volle Rationalisierung erreicht werden kann, weil es noch immer einen Medienbruch enthält: Die Mantelbögen bedürfen weiterhin der physischen Aufbewahrung. Eine archivarische Doppelstruktur von elektronischer und physischer Aktenführung bleibt erhalten. Die Anstrengungen der EU weisen aber noch über das Ende des Vergabeverfahrens hinaus. So soll auch die gesamte Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung demnächst voll elektronisch möglich sein. Einzelne papiergebundene Arbeitsschritte, wie der Mantelbogen, würde in einer ansonsten durchgängige digitalen Prozesskette zum Sand im Getriebe. Die Zielsetzung, auch den letzten Medienbruch zu vermeiden, ist also richtig. Um das zu erreichen und eine weiterhin hohe Bieteranzahl auch bei kleinen und typischerweise von lokalen Auftragnehmern ausgeführten Aufträgen zu erhalten, wird erst aber nötig sein, den kleinen und mittleren Unternehmen ausreichende Hilfestellungen zu gewähren, damit sie sich auf diese Herausforderung einstellen können.

B. Koordinationsbedarf 9 Die Einführung der eVergabe ist nicht das einzige Projekt der Verwaltungsmoderni-

sierung. eGovernment soll, wenn es nach dem Willen der Bundesregierung geht, in alle Bereich der Verwaltung Einzug halten. Das bedeutet aber auch, dass die nun entstehenden Insel-Lösungen für verschiedene Verwaltungsvorgänge intelligent miteinander verknüpft werden. So ist es an den Gerichten längst üblich, elektronische Akten zu führen. Aber 10 wird es auch möglich sein, die Vergabeakte aus einem elektronischen Vergabeverfahren rechtssicher elektronisch an die Vergabenachprüfungsinstanzen zu übergeben?

2 Vgl. Poppitz: „Der dritte Weg – Das Mantelbogenverfahren“ , VS 2014, 30.

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C. Führt eVergabe zu mehr Ausschreibungen und mehr Bewerbungen? 

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Gleiches gilt für die Dokumentenmanagementsysteme, die nach und nach in 11 den Verwaltungen Einzug halten. Die schönste medienbruchfreie eVergabe stößt dort an ihre Grenzen, wo nicht Medienbrüche, sondern fehlende Schnittstellen dazu führen, dass Unterlagen nicht elektronisch übergeben werden können. Interessant wird auch der Umgang mit der Einsicht in die Vergabeakte im Nach- 12 prüfungsverfahren. Das eGovernmentgesetz regelt zwar in § 8: Soweit ein Recht auf Akteneinsicht besteht, können die Behörden des Bundes, die Akten elektronisch führen, Akteneinsicht dadurch gewähren, dass sie 1. einen Aktenausdruck zur Verfügung stellen, 2. die elektronischen Dokumente auf einem Bildschirm wiedergeben, 3. elektronische Dokumente übermitteln oder 4. den elektronischen Zugriff auf den Inhalt der Akten gestatten. Wer hier Medienbrüche vermeiden will, kann eigentlich nur die Varianten 3 oder 4 13 nutzen, was allerdings voraussetzt, dass die Vergabekammern in die Lage versetzt werden, Aktenauszüge zur Einsichtnahme zu fertigen, um die Geschäftsgeheimnisse der Mitbewerber zu schützen. Dies alles umzusetzen, erfordert noch einen hohen Aufwand an Koordinie- 14 rung der eingesetzten Systeme. Die kommunale Ebene ist heute noch vielfach damit überfordert, überhaupt ganze Verwaltungsvorgänge elektronisch abzubilden. Zumeist beschränken sich die eGovernment-Angebote lediglich auf die elektronische Kommunikation mit dem Bürger3. Der Bund bindet zwar mit dem eGovernmentgesetz seine eigenen Dienststellen 15 und die Behörden der Länder und Kommunen, soweit sie Bundesrecht ausführen (wie z.B. bei der Ausstellung von Personalausweisen). Auch hat der Bunde im Verwaltungsverfahrensgesetz für sein Handeln die Voraussetzungen für die elektronische Kommunikation geschaffen. In vielen Landesverwaltungsverfahrensgesetzen sieht das (z.B. für die Verwendung der De-Mail) noch anders aus. Hier müssen noch Lücken geschlossen werden – und die gesetzlichen Regeln einheitlich ausfallen.

C. Führt eVergabe zu mehr Ausschreibungen und mehr Bewerbungen? Die Anzahl der Studien über die tatsächliche Wirkung der elektronischen Vergabe 16 ist überschaubar. Europaweit hat die EU-Kommission in ihrem Grünbuch zur elektronischen Beschaffung im Jahr 2010 einige Erhebungen zusammengetragen, die

3 Klinger: „Gesetz gibt neue Impulse“, der gemeinderat 2/14 S. 14f.

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 Kapitel 8 Ausblick

passend zur Zielsetzung der Kommission, die elektronische Vergabe zu fördern, Einsparungserfolge in verschiedenen Mitgliedsstaaten aufzeigen: –– Die Agentur Intercent ER der italienischen Region Emilia Romagna bietet eine Reihe von e-Procurement-Diensten, darunter Internet-Marktplätze (e-Marketplace), elektronische Kataloge (e-Catalogues) und elektronische Versteigerungen (e-Auctions) und ist nun Referenz für 539 Verwaltungen (90  % der lokalen Behörden). Im Jahr 2008 hat die Agentur Transaktionen im Volumen von ca. 419 Mio. € abgewickelt und dabei Effizienzgewinne im Wert von 67,5 Mio. € und Zeiteinsparungen im Umfang von 45 Mannjahren realisiert. –– Die österreichische Bundesbeschaffungsagentur zentralisiert Einkäufe für Bundesbehörden mittels e-Procurement-Funktionen. 2008 verbuchte sie Einsparungen in Höhe von 178 Mio. € bei einem Beschaffungsvolumen von 830 Mio. €. Die Vorteile scheinen die jährlichen Instandhaltungskosten in Höhe von 5 Mio. €, die weniger als 3 % der Einsparungen ausmachen, deutlich zu überwiegen. –– Seit 1. Februar 2005, dürfen alle öffentlichen Auftraggeber in Dänemark nur nochelektronische Rechnungen akzeptieren. Diese Reform betrifft ca. 15 Millionen Rechnungen jährlich und gilt für den gesamten öffentlichen Sektor von Ministerien bis zu Kindergärten. Die elektronische Fakturierung (e-Invoicing) wird der Öffentlichkeit voraussichtlich 100 Mio. € jährlich einsparen – zusätzlich zu den Einsparungen bei der internen Verwaltung. –– In Norwegen ermöglicht die Plattform Ehandel den Behörden Zeiteinsparungen bei der Bearbeitung von Bestellungen, Entgegennahme von Gütern und Rechnungsstellung von 20 bis 40  % sowie Kosteneinsparungen bei der Auslieferung von 2 bis 10 %. –– Im Vereinigten Königreich führt die Webseite Buying Solutions in ihrem Jahresbericht 2008/09 an, dass sie Transaktionen im Wert von über 5 Mrd. £ unterstützt und dabei Einsparungen in Höhe von 732 Mio. £ ermöglicht hat. Daneben berichtet das Vereinigte Königreich, dass die mit elektronischen Versteigerungen (e-Auctions) erzielten Einsparungen häufig 10  % überschreiten (und manchmal bis zu 45  % betragen), und hat kürzlich angekündigt, dass der beabsichtigte Einsatz von e-Auctions den Steuerzahlern bis Ende 2011 Einsparungen von bis zu 270 Mio. £ bringen soll. –– In einer portugiesischen Studie wurden die besten Angebote für öffentliche Arbeiten verglichen, die von 50 staatlichen portugiesischen Krankenhäusern 2009 (mit einem papiergestützten System) und 2010 (per e-Procurement) vergeben wurden. Die Studie gelangte zu dem Ergebnis, dass 2010 infolge des durch e-Procurement intensivierten Wettbewerbs Einsparungen von 18  % erreicht worden sind.4

4 Grünbuch zum Ausbau der e-Beschaffung in der EU, KOM(2010) 571 endgültig, S. 5.

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C. Führt eVergabe zu mehr Ausschreibungen und mehr Bewerbungen? 

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Allerdings sind solche Erfolge auch abhängig vom jeweils zu betrachtenden Markt. 17 Erfolge hinsichtlich einer Verbreiterung der Angebotsbasis sind nur dort zu erwarten, wo im konventionellen, papiergestützen Verfahren noch nicht alle Marktteilnehmer erreicht werden. Je spezialisierter das Beschaffungsgut, je kleiner europaweit die Anzahl theoretisch in Frage kommender Lieferanten ist, desto geringer werden die Einsparungs- und Marktöffnungserfolge der eVergabe sein. Beispiel Eine Studie der Universität Kassel zur Beschaffung von Polizeiausrüstung hat dies gezeigt. Es hat sich herausgestellt, dass in diesem hoch spezialisierten Markt die Angebotsvielfalt nicht erhöht werden konnte, weil auch über die eVergabe nicht mehr Marktteilnehmer erreicht worden sind, also zuvor.5

Alleine eine eVergabe-Software anzuschaffen, führt nicht automatisch zu mehr Ange- 18 boten. Insbesondere ist schon bei der Konzeption der Beschaffung zu beachten, dass eine signifikante Angebotsausweitung nur dann eintreten wird, wenn die Bieteranzahl nicht durch die Definition des Beschaffungsgegenstandes zu stark eingeschränkt ist. So sieht das auch das OLG Karlsruhe: „Auch bei der Festlegung des Beschaffungsbedarfs ist grundsätzlich der Zweck des Vergaberechts, einen möglichst breiten Wettbewerb zu ermöglichen, zu beachten.“6 Hinweis Anders ausgedrückt: Die elektronische Vergabe ersetzt nicht die Pflicht zur umfassenden Markterkundung.

Für standardisierte Produkte, die von einer Vielzahl von Anbietern hergestellt 19 werden, oder Bauleistungen, die von unzähligen Unternehmen in ganz Europa erbracht werden können, sollte aber aus rein logischen Erwägungen die Anzahl der Angebote durch die elektronische Vergabe zunehmen. Denn es darf als sicher unterstellt werden, dass auf dem elektronischen Verbreitungsweg mehr Unternehmen die Gelegenheit erhalten, vom Beschaffungsbedarf des Auftraggebers zu erfahren. Diese breitere Streuung kann nur den Effekt haben, dass entweder gleich viele oder mehr Unternehmen von der Ausschreibung Kenntnis erhalten und sich bewerben können. Ein möglicher gegenläufiger Effekt, dass Unternehmen, die allein weiterhin konventionell in Presseveröffentlichungen oder dergleichen nach Aufträgen suchen, nicht mehr erreicht werden, kann ja vom Auftraggeber ausgeglichen werden. Es bleibt ihm ja unbenommen, auf seine elektronische Ausschreibung auch auf konventionellem

5 Laux: „Wirksamkeit der Nutzung von E-Vergabe im Beschaffungsmanagement der öffentlichen Verwaltung“, Kassel, 2010. Zugleich Dissertation zur Erlangung des akademischen Grades eines Doktors der Wirtschafts- und Sozialwissenschaften. 6 OLG Karlsruhe, Beschl. v. 15.11.2013, Az.: 15 Verg 5/13 (2. Leitsatz).

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 Kapitel 8 Ausblick

Wege hinzuweisen. Letzteres dürfte aber nur in einer gewissen Übergangszeit sinnvoll sein, bis sich die neue Technik der eVergabe auch in Bieterkreisen vollständig durchgesetzt hat. Die zweite Frage in diesem Zusammenhang wäre, ob denn auch die öffentlichen 20 Auftraggeber durch die elektronische Vergabe motiviert werden, mehr Aufträge zu veröffentlichen anstatt sie freihändig zu vergeben. Die weit überwiegende Zahl der Auftragsvergaben – sowohl was die absolute Zahl, als auch was das Auftragvolumen angeht – wird nämlich freihändig getätigt. Beispiel Der Freistaat Sachsen veröffentlicht regelmäßig einen Bericht über alle Auftragsvergaben der Landesbehörden. Dessen Zahlen aus dem Jahr 2012 seien hier exemplarisch zitiert: Danach wurden 96 % aller Aufträge freihändig vergeben, was 61 % des gesamten Auftragsvolumens entsprach.7 Der Vergleich mit den Vorjahren zeigt dabei keine Tendenz, dass die Zahl der freihändigen Vergaben rückläufig wäre, obwohl unterstellt werden darf, dass auch in Sachsen die Einführung der eVergabe immer weiter fortschreitet. 21 Dies zeigt, dass in den Verwaltungen ein gewisses Beharrungspotential besteht:

Es bedarf eines Impulses von außen, um alte Prozesse aufzubrechen und durch neue zu ersetzen. Gerade bei der ad-hoc-Vergabe von Kleinaufträgen ist es oftmals einfacher, drei Anbieter anzurufen und um ein Angebot zu bitten, als ein Formular am Rechner auszufüllen und auf unbestimmte Antworten zu warten. Hier gilt es, den Blick in den Vergabestellen dafür zu schärfen, welche bisherigen freihändigen Vergaben sich für die eVergabe eignen. Aus dem Vergabebericht des Freistaates Sachsen sei dazu ein weiteres Beispiel zitiert. Beispiel So wird der freihändige Einkauf eines Kraftfahrzeugs im Jahr 2012 damit begründet, dass aufgrund eines Totalschadens sofortiger Ersatz erforderlich war. Dabei sind alle Fahrzeughersteller bereits seit Juli 2009 zur elektronischen Angebotsabgabe jedenfalls für Aufträge des Bundes verpflichtet. Ein beschleunigtes offenes elektronisches Verfahren wäre also an Stelle einer freihändigen Beschaffung durchaus denkbar.

22 Aber selbst freihändige Verfahren lassen sich ja elektronisch abbilden. Allerdings:

„Den Anwendern zu zeigen, dass auch hier die E-Vergabe nutzbringend sein kann, ist eine sehr anspruchsvolle Herausforderung, die noch gemeistert werden muss.8“ Denn durch die kleine Anzahl von Bietern in freihändigen Verfahren fielen manche Vorteile der elektronischen Abwicklung nicht mehr so ins Gewicht. Aber es bleibt auch

7 Vergabebericht 2012 des Freistaates Sachsen. 8 Schinzer: „Kein Widerspruch – Freihändige Vergabe als Herausforderung für die eVergabe“, Behörden Spiegel 10/2012.

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D. Verwirklicht eVergabe den virtuellen EU-weiten Marktplatz?  

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hier bei einer Entlastung der Verwaltung durch die Möglichkeit der automatisierten Angebotsauswertung und Dokumentation.

D. Verwirklicht eVergabe den virtuellen EU-weiten Marktplatz? Die Verwirklichung eines einheitlichen europäischen Marktplatzes ist wünschenswert, gestaltet sich aber in der Praxis schwierig. Während zumindest für binnenmarktrelevante Aufträge eine einheitliche Veröffentlichungsplattform existiert, seitdem das Supplement zum EU-Amtsblatt nur noch elektronisch erscheint, sind alle anderen Vergaben und alle weiteren Schritte der elektronischen Vergabeverfahren auf europäischer Ebene mindestens genauso zersplittert wie national. In Deutschland wurde viele Jahren über eine gemeinsame Schnittstellendefinition zwischen Softwareherstellern, Bietern und Vergabestellen beraten. Im Jahr 2013 wurde auf der CeBIT dann erstmals die X-Vergabe als Ergebnis dieser langjährigen Bemühungen live vorgestellt. Es ist jetzt also bekannt, dass sie zumindest prinzipiell funktioniert. Allerdings ist es noch lange nicht so, dass die X-Vergabe nun auch überall genutzt würde. „Der erste Tag der XVergabe am 19. September 2013 im Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern zeigte eines ganz deutlich: XVergabe tut not – und zwar sowohl bei den Bietern als auch bei Vergabestellen und Lösungsanbietern“, heißt es in einer Pressemitteilung des Amtes, in der dann aber auch darauf hingewiesen wird, dass deren Einführung noch sowohl für die Vergabestellen als auch für die Bieter eine Herausforderung darstelle. Derweil besteht die Hoffnung, dass sich der jetzt etablierte XVergabe-Standard auch europaweit durchsetzt. Denn grenzüberschreitend müssen die gleichen Probleme gelöst werden, wie innerhalb Deutschlands: Die unterschiedlichsten Vergabesysteme sollen mit einem einzigen Bieterclient bedient werden können. Die verbindliche Einführung der elektronischen Vergabe in ganz Europa ist also nur der erste Schritt hin zum einheitlichen virtuellen Vergabemarktplatz. Erst wenn es gelingt, dass die Unternehmen sich nicht mehr mit dutzenden unterschiedlicher Softwarelösungen für die verschiedenen Auftraggeber herumschlagen müssen, ist dieser einheitliche Marktplatz auch in der Praxis angekommen. Ein vergleichsweise kleines Problem übrigens wird wohl die Sprachbarriere darstellen. Denn schon heute können die Auftragsgegenstände mittels der CPV-Nomenklatur in alle EU-Sprachen übertragen werden. Neben dem einheitlichen Bieterclient arbeitet europaweit ein zweites Gremium, das Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL)-Konsortium, an der Vereinheitlichung des gesamten elektronischen Procurements – also nicht nur für die Vergabe, sondern auch für die gesamt Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung und Zahlung. Die hier gesetzten Standards betreffen vor allem den europaweiten elektronischen Dokumentenaustausch. Noch

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 Kapitel 8 Ausblick

Das PEPPOL-Konsortium beschreibt die Zielsetzung dieser Standardisierung wie folgt9: „A Danish small manufacturer of specialised microscopes could easily bid in a tender issued by a French hospital. PEPPOL standards would ensure that the manufacturer’s corporate attestations and product offers are securely submitted to the hospital in a legally and technically appropriate manner. And, if this Danish small enterprise is successful in its bid, the French hospital would be able to send orders and receive invoices in terms of a common set of defined business rules and processes.“10

30 Das PEPPOL-Projekt ist erfolgreich im August 2012 beendet worden. Die dabei defi-

nierten Standards werden nunmehr von der OpenPEPPOL AISBL – das ist eine NonProfit-Organisation belgischen Rechtes mit Sitz in Brüssel – weiterentwickelt und allen interessierten Softweareentwicklern zur Verfügung gestellt.

E. Kann durch eVergabe ein (Wirtschafts-) Wachstum erzielt werden? 31 Es wäre vermessen, im letzten Kapitel dieses Werkes noch die gesamte ökonomische

Wachstumstheorie zu referieren. Wodurch wirklich Wirtschaftswachstum stimuliert werden kann, ist zwischen den verschiedenen volkswirtschaftlichen Schulen im höchsten Maße umstritten. Zwei Zusammenhänge aber sind klar: Bleibt den Unternehmen ein höherer Gewinn, haben sie eher die Möglichkeit, zu 32 investieren und zu forschen, um technischen Fortschritt zu ermöglichen. Wenn der Staatshaushalt durch preisgünstigere Beschaffung entlastet wird, 33 bleiben mehr Spielräume – für die Senkung der Belastung von Unternehmen ebenso wie für zusätzliche staatliche Investitionen. Allein, niemand weiß, wie sich Staaten und Unternehmen tatsächlich verhal34 ten werden. Aber genau davon wird es anhängen, ob zusätzliches Wachstum möglich sein wird.

9 http://project.peppol.eu/about_peppol, abgerufen am 16.04.2014. Die Website gibt es nur in englischer Sprache. 10 Ein kleiner dänischer Hersteller spezialisierter Mikroskope kann einfacher auf eine Ausschreibung eines französischen Krankenhauses bieten. PEPPOL-Stadards stellen dabei sicher, dass die Bescheinigungen des Herstellers und sein Angebot sicher in einer rechtlich und technisch einwandfreien Weise an das Krankenhaus übertragen werden. Und wenn das dänische Kleinunternehmen mit seinem Angebot erfolgreich war, kann das französische Krankenhaus seinen Auftrag im Rahmen wohl definierter Geschäftsregeln und -abläufe senden und ebenso die Rechnung empfangen.

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E. Kann durch eVergabe ein (Wirtschafts-) Wachstum erzielt werden?  

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Die Europäische Kommission geht in ihren Analysen davon aus, dass die Umstel- 35 lung auf eVergabe das Wirtschaftswachstum fördern wird. Dazu trägt sie im Wesentlichen drei Argumente vor. Erstens werde die eVergabe dazu führen, dass sich mehr kleine und mittlere 36 Unternehmen an Ausschreibungen beteiligen können: „Darüber hinaus kann die elektronische Auftragsvergabe dazu beitragen, neue Quellen für Wirtschaftswachstum und Beschäftigung zu erschließen. Die e-Vergabe kann Unternehmen, insbesondere KMU, das Leben erheblich erleichtern, indem sie bei Ausschreibungen für mehr Transparenz und einen besseren Zugang sorgt und die Kosten der Teilnahme an Ausschreibungen (etwa für die Übermittlung oder den Ausdruck von Unterlagen) reduziert. Die innerhalb und außerhalb der EU gemachten Erfahrungen zeigen, dass sich bei Nutzung elektronischer Vergabeverfahren die Teilnahme von KMU an öffentlichen Ausschreibungsverfahren erhöht.“11 Schleierhaft bleibt in dieser Argumentation aber, wieso dies zu einem Wirtschaftswachstum, also zu einer Steigerung der Bruttoinlandsproduktes führen sollte. Schließlich stiegt das Auftragsvolumen ja nicht dadurch, dass sich mehr Bieter um ein und denselben Auftrag bewerben. Im Gegenteil: nominal fällt es sogar, weil die Leistungen ja durch die steigenden Konkurrenz zu einem geringeren Preis beschafft werden können. Zweitens soll die eVergabe erhebliche Einsparungen bei den öffentlichen 37 Ausgaben ermöglichen. „Die öffentlichen Ausgaben für Waren, Bauleistungen und Dienstleistungen machen 19  % des BIP der EU aus. Eine effizientere Verwaltung der öffentlichen Ausgaben kann daher einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung ihrer Gesamteffizienz leisten. Die derzeitige Krise bietet den Mitgliedstaaten die Möglichkeit, die Umsetzung struktureller Änderungen in ihrer Verwaltung voranzutreiben, um den Anteil der öffentlichen Ausgaben am BIP zu verringern und die eingesparten Mittel für Investitionen in wachstumsfördernde Maßnahmen einzusetzen. […] Die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung zählt zu den fünf Prioritäten, die die Kommission in ihren Jahreswachstumsberichten 2012 und 2013 gesetzt hat. Die Reform der öffentlichen Auftragsvergabe, die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung, die Verringerung des Verwaltungsaufwands und die Steigerung der Transparenz sind Faktoren, die das Wachstum begünstigen.“12. Aber bereits in der Argumentation der Kommission ist hier schon der Zweifel an der Wirksamkeit angelegt. Es ist eben nicht die eVergabe selbst, die das Wachstum fördert, sondern sie senkt nur die bisherigen Kosten. Wie diese frei werdenden Mittel schließlich eingesetzt werden, ist Ergebnis politischer Entscheidungen. Ebenso wird auf politischer Ebene entschieden werden, welche „wachtumsfördernden Maßnahmen“ denn nun unternommen werden sollen, und ob diese Maßnahmen wirksam sein werden. Kurz: Die eVergabe schafft Spielräume für

11 Pressemitteilung der EU-Kommission IP 12/389 vom 20.04.2012. 12 „Durchgängig elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge zur Modernisierung der öffentlichen Verwaltung“ Mitteilung der EU-Kommission COM (2013) 453 endg.

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 Kapitel 8 Ausblick

Wachstum, die dann richtig genutzt werden müssen, um das Wachstum auch tatsächlich zu erzielen. Drittens, entlastet die eVergabe die Unternehmen von Verwaltungsaufwand, 38 jedenfalls dann, wenn die Umstellung erst einmal vollzogen ist. „Die Umstellung auf eine durchgängig elektronische Vergabe kann erhebliche Einsparungen bewirken und das Überdenken der Struktur bestimmter Bereiche der öffentlichen Verwaltung begünstigen. Sie bildet einen Wachstumsfaktor, da sie den Binnenmarkt öffnet und Innovation und Vereinfachung fördert. Darüber hinaus kann die durchgängig elektronische Vergabe auch KMU die Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren erleichtern, da sie eine Verringerung des Verwaltungsaufwands, eine Steigerung der Transparenz in Bezug auf Geschäftsmöglichkeiten und eine Senkung der Teilnahmekosten bewirkt.“13Dies schein noch das stärkste der drei Argumente für die wachstumsfördernde Wirkung der eVergabe zu sein. Ein Bürokratieabbau und die Senkung unternehmensbezogenen Verwaltungsaufwandes hat zumeist eine stimulierende Wirkung auf die Wirtschaft, weil in den Unternehmen noch am ehesten frei werdende Mittel für Innovation und Investitionen genutzt werden. Fazit: ein Wirtschaftswachstum durch die Einführung der eVergabe scheint 39 möglich, setzt aber die richtigen Weichenstellungen bei der nationalen Umsetzung der Vergaberichtlinien voraus, damit die wachstumsfördernden Effekte auch tatsächlich in der Wirtschaft ankommen.

13 Ebenda.

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Stichwortverzeichnis Die Zahlen in Fettdruck beziehen sich auf die Kapitel des Werkes, die Ziffern beziehen sich auf die Randnummern innerhalb der Kapitel. A Akteneinsicht 8 12 Akteneinsichtsrecht 2 43 Aktenführungskosten 5 13 Aktionsplan der EU 1 74 –– Beschleunigung der Einführung von E-Vergaben 1 86 –– Einsparungsmöglichkeiten 1 75 –– elektronisches System von Bekanntmachungen 1 79 –– IDA-Funktionsanforderungsprojekt 1 80 –– Inhalt 1 77 –– Klassifizierung 1 84 –– Normungsaktivitäten 1 81 –– Online-Befragung der Unternehmen 1 85 –– Online-Bereitstellung von Schulungsmaterial 1 78 –– Systeme für statistische Vergabedaten 1 82 –– Überprüfung der Rechtskonformität 1 80 –– Verordnung über Standardformulare 1 78 Angebots-Assistent (AnA) 7 12 Angebotsmanipulationen 5 9 Angebotsöffnung 1 136 –– Öffnungsvorgang 1 138 –– Vertraulichkeitsanforderungen 1 140 –– Vier-Augen-Prinzip 1 138 –– VOB/A 2012 1 160 –– Zeitstempel 1 136 Angebotswertung 5 23 Arbeitsentlastung 5 14 B Baden-Württemberg –– E-Government 2 72 ff. –– Vergabeportal 2 146 Bayern –– E-Government 2 86 ff. –– Vergabeportal 2 147 Bedarfsmanagement 4 24 Behördenrufnummer, einheitliche –– Berlin 2 92 –– Rheinland-Pfalz 2 122 –– Schleswig-Holstein 2 131

Bekanntmachung 1 207 –– dynamische elektronische Verfahren 1 195 –– Einzelauftrag 1 199 –– elektronische Ausschreibung 1 208 –– Prozessschritte 3 2 –– Vergabeportal siehe dort –– VOB/A 2012 1 157 –– VOL/A 2009 1 125 f. Berlin –– E-Government 2 91 ff. –– Vergabeportal 2 148 Beschaffung siehe öffentlicher Einkauf Beschaffungsamt 1 8 –– Projekt X-Vergabe 2 54 Beschaffungspyramide 4 15 Beschaffungssysteme –– Beitritt 1 54 –– dynamische 1 52 –– eVergabe 1 46 Beweislast –– Ausreichen der Vergabeunterlagen 6 26 –– Bieterkommunikation 6 28 –– Datenübertragung 6 23 –– Download 6 27 Bieter –– Abonnementkosten 5 46 –– Ausschreibungsinhalt 3 20 –– CPV-Klassifizierung 3 17 –– einheitliche Benutzeroberfläche 5 45 –– Kenntniserlangung 3 16 –– Konkurrenzdruck 5 50 –– NUTS-Klassifizierung 3 17 –– Prüfsumme 5 37 –– Prüfung 3 32 –– Prüfung auf rechnerische Richtigkeit 5 40 –– Selbsterklärungen 3 36 –– Submissionsfrist 5 34 –– Übertragungsfehler 5 38 –– Unterlagen-Download 3 24 ff. –– Unterlagen-Upload 3 34 –– Versandkosten 5 42 ff. –– Versandrisiko 5 34 –– vollständige Übertragung 5 36

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 Stichwortverzeichnis

–– Vollständigkeitsprüfung 5 41 –– Zeitersparnis 5 40 ff. –– Zulassung 3 32 Bieterclient, einheitlicher 8 28 Brandenburg –– E-Government 2 98 ff. –– Vergabegesetz 2 137 –– Vergabeportal 2 149 Bremen –– E-Government 2 102 ff. –– Vergabeportal 2 150 Budgetverantwortlichkeit 4 33 Bund Online 2005 1 3 C Common Procurement Vocabulary (CPV) 1 50 CPV-Klassifizierung –– Detaillierungsgrad 4 65 –– Einbindung in alle e-Vergabesysteme 4 68 –– Einsparungspotentiale 4 63 –– Muster 7 6 –– Onlineportal 4 66 –– regelmäßige Kontrolle 4 67 –– Vergabeverfahren 3 17 CROSS-BORDER PROCUREMENT 4 52 D Datensicherheit 1 11 Datenübertragung –– Absendung 6 34 –– Angebotsfrist 6 25 –– Ausreichen der Vergabeunterlagen 6 26 –– Bieterkommunikation 6 28 –– Download 6 27 –– Information der Bieter 6 33 f. –– Lesebestätigung 6 29 –– materielle Beweislast 6 23 –– Sendungsüberwachung 6 23 –– Übertragungsfehler 6 23 –– Upload 6 31 –– Zuschlagsmitteilung 6 36 De-Mail 2 33 Deutsche eVergabe siehe Muster Deutschland-Online-Infrastruktur 2 32 Digitale Agenda für Europa 1 95 Diskriminierungsverbot 4 10 Dokumentation 5 31 –– Vergabeakte 1 150 –– Vergabevermerke 1 151



–– VOB/A 2012 1 166 –– VOL/A 2009 1 150 Dokumentenmanagementsystem 8 11 –– Aktentransport 2 171 –– Durchlaufzeiten 2 172 –– Suche nach Dokumenten 2 173 Download –– Beispiel 1 214 –– Bieterantworten 1 217 –– Bieterfragen 1 216 –– Kostenpflichtigkeit 1 215 –– Registrierung des Bieters 1 213 –– Vergabeunterlagen 1 212 dynamische elektronische Verfahren 1 141, 170 ff. –– angemessene Frist 1 200 –– Bearbeitungsgebühr 1 203 –– Bekanntmachung 1 195 –– Durchführungsmodifikationen 1 171 –– Eignungskriterien 1 186 –– elektronische Mittel 1 178 –– endgültige Angebote 1 200 –– Laufzeit 1 142, 176 –– marktübliche Leistungen 1 184 –– marktübliche Liefer- und Dienstleistungen 1 191 –– Nachbesserung 1 194 –– offenes Vergabeverfahren 1 183 –– Prüffrist 1 188, 198 –– Signatur 1 179 ff. –– Stufen 1 193 –– Unterschwellenbereich 1 174 –– Unversehrtheit der Angebote 1 182 –– Vergabestelle 1 141 –– Vergabeunterlagen 1 196 –– Verschlüsselung 1 182 –– VOB/A 2012 1 163 –– Zugang zu den Dokumenten 1 197 –– Zulassung 1 143 –– Zuschlag 1 202 E E-CERTIS 1 110, 218 –– grenzüberschreitende Teilnahme 1 219 E-Commerce-Richtlinie 1 18, 31 E-Government 2.0 2 13 –– bedarfsgerechte Lösungen 2 26 –– De-Mail 2 33 –– der Länder 2 70 ff.

Stichwortverzeichnis 

–– Deutschland-Online-Infrastruktur 2 32 –– durchgängige Onlinedienstleitungen 2 18 –– E-Identity-Konzepte 2 22 –– E-Inklusion 2 26 –– E-Partizipation 2 26 –– eID-Funktionalität 2 31, 35 –– Einsparpotenzial 2 17 –– Erhöhung der Transaktionstiefe 2 18 –– Erreichbarkeit 2 20 –– Hochsicherheitsdokument 2 31 –– Integration von Geschäftsabläufen 2 29 –– IT-Staatsvertrag 2 15 –– Nutzen 2 21 –– Onlinekonsultationsverfahren 2 27 –– Priorisierung von E-GovernmentPotenzialen 2 30 –– Prozessketten 2 30 –– Qualitätsbewertung 2 26 –– Reduzierung der Bürokratiekosten 2 24 –– Verlässlichkeit 2 22 –– Vertrauen 2 23 –– Ziele 2 19 E-Government Baden-Württemberg 2 72 ff. –– Arbeitskreis Informationstechnik 2 75 –– einheitliche Infrastruktur 2 78 –– jährliche Fortschreibung 2 83 –– KfZ-Zulassungsprozesse 2 85 –– Kommunalverwaltung 2 80 –– Landessystemausschuss 2 74 –– Ressortplan 2 77 –– Verwaltungsdiensteportal 2 82 E-Government Bayern 2 86 ff. –– Dienstleistungen 2 87 –– einheitlicher Ansprechpartner 2 90 –– Kommunalverwaltung 2 90 –– Rechtsportal 2 88 E-Government Berlin 2 91 ff. –– E-Recruiting 2 97 –– einheitliche Behördenrufnummer 2 92 –– ELSTER 2 94 –– Gewerbeservice 2 93 –– Service-Portal 2 92 –– Terminvergabe 2 95 E-Government Brandenburg 2 98 ff. –– Baugenehmigungsverfahren 2 99 –– Beteiligung der Fachbehörden 2 99 –– Dachstrategie 2 98 –– Projekt Maerker Brandenburg 2 100 E-Government Bremen 2 102 ff.

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–– Ideen- und BeschwerdeApp 2 103 –– Terminvergabesystem 2 104 E-Government Bund –– E-Government 2.0 2 13, siehe auch dort –– E-Government-Gesetz siehe dort –– nicht medienbruchfreie Lösungen 2 11 –– qualifizierte elektronische Signatur 2 11 E-Government Hamburg 2 105 ff. –– Kfz-Ummeldung 2 107 –– OPEN DATA HAMBURG 2 105 –– Social Media 2 106 E-Government Hessen 2 108 ff. –– Antragsmanagementplattform 2 109 –– eGovernment-Baukasten 2 108 –– Online-Beteiligungsverfahren 2 110 –– XFall 2 109 E-Government Mecklenburg-Vorpommern  2 111 ff. –– interaktives Verwaltungsportal 2 112 –– Kita-Verwaltung-Online 2 113 –– Raumordnungsverfahren 2 111 E-Government Niedersachsen 2 114 ff. –– Aktenführung 2 114 –– Bürgerkonto 2 115 –– Fundbüro Online 2 116 E-Government Nordrhein-Westfalen 2 117 ff. –– BaföG-Online 2 117 –– Elterngeld online 2 119 –– Open311-Standard 2 118 E-Government Rheinland-Pfalz 2 120 ff. –– einheitliche Behördenrufnummer 2 122 –– Kommunalverwaltung 2 122 –– Open-Government-Data-Portal 2 121 –– Plattform-Antrag 2 120 E-Government Saarland 2 123 ff. –– Bürgerdienste Saar 2 124 –– eBriefwahlantrag 2 125 –– eGo-MAIL 2 123 –– Kommunalverwaltung 2 123 –– virtuelle Poststelle 2 123 E-Government Sachsen 2 126 ff. –– E-Government-Plattform 2.0 2 127 –– Geodaten 2 126 –– Kommunalverwaltung 2 128 E-Government Sachsen-Anhalt 2 129 f. –– Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung 2 130 –– Sachsen-Anhalt App 2 129 E-Government Schleswig-Holstein 2 131 f.



238 

 Stichwortverzeichnis

–– Bauleitplanung 2 132 –– einheitliche Behördenrufnummer 2 131 –– Wissensmanagementsystem 2 131 E-Government Thüringen 2 133 f. –– Antragssystem für Verwaltungsleistungen 2 133 –– Baustelleninformationssystem 2 134 E-Government-Aktionsplan 2 3 E-Government-Gesetz 2 36 –– Adressaten 2 37 –– Akteneinsichtsrecht 2 43 –– Aktenführung 2 42 –– Ausgabe 2 47 –– barrierefreie Ausgestaltung 2 48 –– Behörden des Bundes 2 37 –– Bezahlmöglichkeiten 2 40 –– elektronischer Zugang 2 38 –– Erreichbarkeit 2 39 –– Formulare 2 46 –– Identitätsnachweis 2 38 –– maschinenlesbare Formate 2 45 –– Nachweise 2 41 –– Öffnungs-/Sprechzeiten 2 51 –– Verwaltungsabläufe 2 44 –– Verwaltungsmodernisierung 2 50 –– Ziele 2 49 E-Identity-Konzepte 2 22 E-Inklusion 2 26 E-Partizipation 2 26 E-Recruiting 2 97 e-SENS-Projekt 2 67 Echtheitsprüfung 1 38 eEurope 2002 1 2 eID-Funktionalität 2 31, 35 Eignungskriterien 1 186 Einkaufsstrategie 1 9 Einsparungspotentiale siehe auch öffentlicher Einkauf –– Art der Vergabeverfahren 4 113 ff. –– Auftraggebergemeinschaften 4 127 –– Ausdruck der Unterlagen 4 71 –– Beschaffungsvolumen 4 1 –– Best-Practice Ansatz 4 4 –– Bevorzugung heimischer Unternehmen 4 57 –– Booz-Studie 4 1 ff. –– CPV 4 63 –– CPV-Klassifizierung 4 63 –– CROSS-BORDER PROCUREMENT 4 52 –– dezentrale Beschaffung 4 120



–– Grenzkosten 4 92, 96 –– Häufigkeit der Vergabeverfahren 4 108 ff. –– Koordinationskosten 4 128 –– Kosten der erstmaligen Einführung 4 89 –– Personalkosten 4 98 –– Prüfung der Unterlagen 4 73 –– Ramboll-Studie 4 51 ff. –– Return on Investment 4 88 –– Schulung 4 99 –– Sprachprobleme 4 55, 60 –– Standardisierung 4 85 –– Studie-Entwicklungstand des öffentlichen Einkaufs 4 1 ff. –– Vergabeplattform 4 82 –– Vergabestelle 4 101 ff., 125 –– zentrale Beschaffung 4 121 –– zentrale Vergabestelle 4 77 elektronische Auktion 1 55, 204 –– Annäherungsschritte 1 146 –– Einhaltung der Mindestbedingungen 1 146 –– Invers-Auktionsverfahren 1 204 –– Verfahrensmodalität 1 205 –– VOB/A 2012 1 163 –– VOL/A 2009 1 145 –– Zuschlag 1 147 elektronische Kataloge 1 111 elektronische Mittel 1 178 elektronische Rechnung 2 174 ff. –– europäische Normungsorganisation 2 177 –– genormte 2 177 –– Interoperabilität 2 175 –– Kernelemente 2 178 –– RL 2014/55/EU 2 174 –– semantisches Datenmodell 2 179 –– Vereinheitlichung 2 176 elektronische Signatur siehe Signatur eProcurement 1 6 –– EU-Richtlinienpaket 2014 1 112 –– käufer- und verkäuferseitige Systeme 1 7 EU-Recht –– E-Government-Aktionsplan 2 3 –– eVergabe 2 2 –– Leitaktionen 2 4 f. –– Option der Mitgliedsstaaten 2 2 –– Pflicht zur Einführung 2 6 –– Umsetzungsfristen 2 6 ff. EU-Richtlinienpaket 2014 1 95 ff. –– Digitale Agenda für Europa 1 95 –– E-Certis 1 110

Stichwortverzeichnis 

–– e-Procurement 1 112 –– elektronische Kataloge 1 111 –– Grünbuch 1 95, 100 –– klassische Vergaberichtlinie 1 101 –– Konzessionsrichtlinie 1 119 –– Register vertrauenswürdiger Zertifikatsanbieter 1 108 –– Sektorenrichtlinie 1 117 –– System von Anreizen und Zwang 1 98 –– Verpflichtung zur elektronischen Kommunikation –– Ausnahmen 1 104 –– Verschlüsselungstechnologie 1 107 –– Zeitplan 1 115 –– zulässige Kommunikationsmittel 1 106 Europa 2020 1 65 Europäische Kommission 1 2, 8 35 ff. europäische Vergabeplattform TED 1 59 eVergabe 1 6, 2 1 –– Aktenführungskosten 5 13 –– Aktionsplan der EU 1 74 –– Angebotsmanipulationen 5 9 –– Angebotswertung 5 23 –– Arbeitsentlastung 5 14 –– Archivierungskosten 5 57 –– Beschaffungssysteme 1 46 –– Bieterkommunikation 5 19 –– Breitbandversorgung 6 62 –– bürokratischer Aufwand 6 45 –– Datenübertragung siehe dort –– Dokumentation 5 31 –– Doppelstrukturen 8 4 –– E-Commerce-Richtlinie 1 18 –– Einführungsfrist 8 1 –– Eingangsüberwachung 5 19 –– Einsparungspotentiale siehe dort –– elektronische Kommunikation 1 48 –– EU-Recht 2 2 –– EU-Richtlinienpaket 2014 1 95 ff. –– freihändige Verfahren 8 22 –– GAEB-Dateien 6 16 –– GWB-Modernisierungsgesetz 2009 1 90 –– Handlungssicherheit bzgl. rechtlicher Vorgaben 5 16 –– hoch spezialisierte Leistungen 1 8 –– inkompatible Programmierung 6 15 –– IT-Bedarf 6 59 ff. –– Kartelle 5 8 –– KOM(2011) 896/2 1 64

 239

–– Korruptionsverhinderung 5 7 –– Kosten der erstmaligen Einführung 4 89 –– manipulative Veränderung von Wertungsmustern 5 10 –– Mantelbogenverfahren 6 47 –– maschinelle Absicherung 5 9 –– Medienbruch 8 6 ff. –– MS Word 6 16 –– Muster siehe dort –– Nachteile 6 1 ff. –– Papierverbrauch 5 54 –– pdf-Dateien 6 16 –– potentielle Lieferanten 5 3 –– RL 2004/17/EG 1 46 ff. –– RL 97/52/EG 1 16 –– RL 98/4/EG 1 16 –– Sachkosten der Verwaltung 5 11 –– Schnittstellenanforderungen 6 51 –– Schulungen/Einarbeitung 6 49 ff. –– Signaturkosten 6 44 –– Signaturrichtlinie 1 18 –– Software-Inkompatibilität 6 16 –– sonstige elektronische Übertragungs­wege 1 17 –– Spiegelserver 6 60 –– standardisierte Produkte 8 19 –– Stromausfall 6 8 –– Teilnehmerzahlen 5 4 –– Transportrisiko 6 21 –– Umsetzungsstand 2 2 –– Verbrauchsgüter 1 8 –– Verbreitung der Ausschreibungen 5 3 –– Vergabeverordnung 1 18 –– Verkürzung der Verfahren 1 49 –– Versandkosten 5 11 f. –– VOB/A 2012 1 155 ff. –– VOL/A 2009 1 121 ff. –– Vorteile 5 1 ff. –– Wartungsfenster 6 7 –– Wettbewerbsteilnehmer 5 3 –– Wettbewerbsverfälschung 5 9 –– Windows XP 6 16 –– Wirtschaftswachstum 8 35 ff. –– WTO-Übereinkommen 1 15 –– Zersplitterung der Vergabeportale 6 41 –– Zuschlag 5 28 eVergabeTelekom siehe Muster



240 

 Stichwortverzeichnis

F Federal Acquisition Streamlining Act 1 13 FormAnpG 1 41 freihändige Verfahren 8 22 frühester Zuschlagstermin 3 51

–– E-Government Sachsen 2 128 Korruptionsverhinderung 5 7

G GAEB-Dateien 6 16 Global Sourcing 4 12 Grünbuch zum Ausbau der e-Beschaffung 2 4 GWB-Modernisierungsgesetz 2009 1 90

M Mantelbogenverfahren 1 34, 6 47 –– Vergabeunterlagen 3 40 –– Verspätung 3 45 Mecklenburg-Vorpommern –– E-Government 2 111 ff. –– Vergabeportal 2 153 MS Word 6 16 Multiplattform-Bieterclientanwendungen 2 59 Muster –– Deutsche eVergabe 7 1 ff. –– Beschreibung der Leistung 7 5 –– CPV-Klassifizierung 7 6 –– elektronische Angebotsabgabe 7 11 –– Festlegung der Fristen/Zeitpunkt der Publikation 7 4 –– Hochladen in den Vergabesafe 7 7 –– Kosten für postalische Unterlagen 7 9 –– Vergabesafe 7 10 –– Wahl der Signatur 7 8 –– Wahl der Vergabeart 7 2 –– Wahl des Kostenmodells 7 3 –– eVergabe-Portal Sachsen-Anhalt 7 21 –– eVergabeTelekom 7 27 –– D-U-N-S® Nummer 7 29 –– Dun & Bradstreet 7 29 –– erstmalige Anmeldung 7 32 –– Nutzungsbedingungen 7 33 –– Registrationsformular 7 29 f. –– Registrierung 7 28 –– Supplier Management Portal 7 34 –– Vergabemarktplatz Nordrhein-Westfalen –– Festlegung eigener Präferenzen 7 24 –– Persönliche/Firmenangaben 7 23 –– Registrierung 7 22 –– Suchfunktion 7 25 –– Suchprofil 7 26 –– Vergabeplattform des Bundes –– Ablaufdiagramm 7 13 –– Angebots-Assistent (AnA) 7 12 –– Ausschreibungssuche 7 17 –– Einlesen der Vergabeunterlagen 7 15 –– Nutzerauswahl 7 14

H Hamburg –– E-Government 2 105 ff. –– Vergabeportal 2 151 Hessen –– E-Government 2 108 ff. –– Vergabegesetz 2 139 –– Vergabeportal 2 152 Hochsicherheitsdokument 2 31 I IDA-Funktionsanforderungsprojekt 1 80 Informationsübermittlung –– VOB/A 2012 1 156 –– VOL/A 2009 1 121 Invers-Auktionsverfahren 1 204 ISO/IEC 27001 1 11 ITU-T X-509-Standard 1 38 K Kartelle 5 8 Kaufhaus des Bundes 1 8 Kettenmodell 1 39 KOM(2011) 896/2 1 64 –– elektronische Auftragsvergabe 1 70 –– Europa 2020 1 65 –– gemeinsame gesellschaftliche Ziele 1 66 –– Inhalt 1 69 –– Nachweispflichten 1 72 –– Steigerung der Effizienz 1 66 –– vergabefremde Kriterien 1 73 –– Verkürzung der Fristen 1 71 Kommunalverwaltung –– E-Government Baden-Württemberg 2 80 –– E-Government Bayern 2 90 –– E-Government Rheinland-Pfalz 2 122 –– E-Government Saarland 2 123



L Lieferantenmanagement 4 29

Stichwortverzeichnis 

–– Signaturfenster 7 19 f. –– Suchergebiss 7 18 –– Übersicht Vergabeunterlagen 7 16 N Niedersachsen –– E-Government 2 114 ff. –– Vergabeportal 2 154 Nordrhein-Westfalen –– E-Government 2 117 ff. –– Vergabegesetz 2 142 ff. –– Vergabeportal 2 142, 155 NUTS-Klassifizierung 3 17 O öffentlicher Einkauf 4 5 ff. –– Bedarfsmanagement 4 24 –– Beschaffungspyramide 4 15 –– Beschaffungsvolumen 4 1 –– Budgetverantwortlichkeit 4 33 –– Diskriminierungsverbot 4 10 –– Einkaufsprozess 4 6 –– Erfassung von Beschaffungsdaten 4 25 –– Global Sourcing 4 12 –– Haushalts-/Budgetplanung 4 34 –– IT-Warenwirtschaftssystem 4 36 –– kein echter Markt 4 5 –– Leitbild 4 20 –– Lieferantenmanagement 4 29 –– Markterkundung 4 31 –– Optimierungspotenziale 4 43 ff. –– Personalentwicklung 4 32 –– Primat des Vergaberechts 4 8 –– Rahmenverträge 4 40 –– Regulierung 4 5 –– Standardisierung von Produktspezifikationen 4 25 ff. –– Standardprozesse 4 35 –– Steuerung/Überwachung 4 41 –– strategisches Beschaffungsmanagement 4 8 –– Übertragbarkeit privatwirtschaftlicher Reformelemente 4 10 –– Vergabe-/Verhandlungsmanagement 4 28 –– vergabefremde Kriterien 4 7 –– Verhandlungsstrategie 4 39 –– Vertragsmanagement 4 30 –– Warengruppenmanagement 4 22 –– Warenwirtschaftssystem 4 25 –– Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen 4 21

 241

–– zentrale Beschaffungsstellen 4 14 Onlinekonsultationsverfahren 2 27 Open311-Standard 2 118 P papierloses Büro 2 162 ff. –– Anerkennungsprobleme 2 170 –– Dokumentenmanagementsystem siehe dort –– Einlagerung 2 163 –– elektronische Rechnung siehe dort –– ersetzendes Scannen 2 169 –– Image 2 163 –– Informationsbereitstellung 2 165 –– Kostenreduzierung 2 165 –– rechtssichere Lösung 2 169 –– Umsetzungsmöglichkeiten 2 169 ff. –– Unternehmen 2 164 –– Verwaltung 2 163 pdf-Dateien 6 16 PEPPOL-Konsortium 8 28 ff. Preisspiegel 3 13 Produktsafe 3 11, 34 –– Muster 7 10 Prozessketten 2 30 Prüffrist 1 188, 198 Prüfsumme 5 37 R Rahmenlieferverträge 1 10 Rheinland-Pfalz –– E-Government 2 120 ff. –– Vergabeportal 2 156 RL 2004/17/EG 1 46 ff. RL 97/52/EG 1 16 RL 98/4/EG 1 16 S Saarland –– E-Government 2 123 ff. –– Vergabeportal 2 157 Sachsen –– E-Government 2 126 ff. –– Vergabeportal 2 158 Sachsen-Anhalt –– E-Government 2 129 f. –– Vergabegesetz 2 144 –– Vergabeportal 2 144, 159 Scannen, ersetzendes 2 169 Schalenmodell 1 38



242 

 Stichwortverzeichnis

Schleswig-Holstein –– E-Government 2 131 f. –– Vergabeportal 2 160 Schwellenwert 3 7 semantisches Datenmodell 2 179 Signatur 1 5 –– dynamische elektronische Verfahren 1 179 ff. –– einfache 1 32 –– elektronischer Dokumentenaustausch 1 43 –– Erteilungsdauer 3 41 –– FormAnpG 1 41 –– fortgeschrittene 1 28, 180 –– Funktionen 1 44 –– natürliche Person 1 35 –– prozessuale Beweiskraft 1 45 –– qualifizierte 1 21, 33 ff., 181 –– Signaturerstellungseinheit 1 33 –– Signaturkarte 1 35 –– Vergabeunterlagen 3 31, 38 –– VOL/A 2009 1 124, 133 –– Zuschlag 1 149 Signaturgesetz 1 23 –– Ausstellung von Signatur-Zertifikaten 1 24 –– behördlich ausgestelltes Zertifikat 1 27 –– drei Stufen der Sicherheit 1 32 –– fortgeschrittene Signatur 1 28 –– Utah Digital Signature Act 1 23 –– von 1997 1 23 –– von 2001 1 32 Signaturrichtlinie 1 18, 26 –– Vereinheitlichung 1 26 Software-Inkompatibilität 6 16 Spiegelserver 6 60 Submission 3 11 T TED 1 59 Thüringen –– E-Government 2 133 f. –– Vergabegesetz 2 145 –– Vergabeportal 2 145, 161 Transaktionstiefe 2 18 U Unterschwellenbereich 1 174 Utah Digital Signature Act 1 23 V Vergabe 1 12



–– eVergabe siehe dort –– Federal Acquisition Streamlining Act 1 13 –– Industrielle Revolution 1 12 –– Weimarer Republik 1 12 Vergabeakte 3 4 Vergabegesetze der Länder 2 135 –– Brandenburg 2 137 –– Sperrliste 2 137 f. –– Hessen 2 139 –– Ausschreibungsdatenbank 2 139 ff. –– Nordrhein-Westfalen 2 142 ff. –– Vergabeportal 2 142 –– Sachsen-Anhalt 2 144 –– Vergabeportal 2 144 –– Thüringen 2 145 Vergabemarktplatz Nordrhein-Westfalen siehe Muster Vergabemerk 3 15 –– Vergabenachprüfungsverfahren 3 15 Vergabeplattform des Bundes siehe Muster Vergabeportal –– Baden-Württemberg 2 146 –– Bayern 2 147 –– Beispiele siehe Muster –– Berlin 2 148 –– Brandenburg 2 149 –– Bremen 2 150 –– Hamburg 2 151 –– Hessen 2 152 –– Mecklenburg-Vorpommern 2 153 –– Niedersachsen 2 154 –– Nordrhein-Westfalen 2 142, 155 –– Rheinland-Pfalz 2 156 –– Saarland 2 157 –– Sachsen 2 158 –– Sachsen-Anhalt 2 144, 159 –– Schleswig-Holstein 2 160 –– Schwellenwert 3 7 –– Thüringen 2 145, 161 –– Wahl 3 7 Vergabeportal Sachsen-Anhalt siehe Muster Vergabestelle –– Beratungsstelle 4 102 –– Größe 4 101 ff. –– regionale/überregionale 4 125 Vergabeunterlagen –– Abrufgebühr 3 27 –– Bietersoftware 3 33 –– Copyright-Bemerkungen 3 31

Stichwortverzeichnis 

–– Download 1 212, 3 24 ff., siehe auch dort –– dynamische elektronische Verfahren 1 196 –– elektronische Erstellung 3 8 –– Export des Leistungsverzeichnisses 3 33 –– Kosten 3 27 –– kostenlose Vorschau 3 23 –– Mantelbogenverfahren 3 40 –– Registrierung 3 29 –– Registrierung des Bieters 1 213 –– Reimport der Kalkulationsdaten 3 33 –– Signatur 3 31, 38 –– Upload 3 34 –– Verfügbarkeit 3 26 –– Vergabeverfahren 3 8 –– Vier-Augen-Prinzip 3 9 –– VOL/A 2009 1 122 –– Vorprüfung der Vergabestelle 3 31 Vergabeverfahren 3 1 ff. –– Abruf der Unterlagen 3 11 –– Anzahl der Abrufe 3 10 –– Archivierungen 3 15 –– Auswahl des passenden 3 5 –– automatische Empfangsbestätigung 3 10 –– CPV-Klassifizierung 3 17 –– formelle Prüfung 3 12 –– Kenntniserlangung des Bieters 3 16 –– NUTS-Klassifizierung 3 17 –– Preisspiegel 3 13 –– Produktsafe 3 11 –– Statistiken 3 10 –– Submission 3 11 –– Vergabeakte 3 4 –– Vergabemerk 3 15 –– Vergabeunterlagen 3 8 –– Vergabevorschlag 3 13 f. –– verkürzte Fristen siehe dort –– verschlüsseltes Postfach 3 10 –– Verspätung 3 44 f. –– Zugriffshäufigkeit 3 10 Vergabeverordnung 1 18 Vergabevorschlag 3 13 f. verkürzte Fristen 3 43 –– Beispiel 3 46 –– Fristenberechnung 3 49 –– konzeptionell geprägte Ausschreibungen 3 47 –– Stillhaltepflicht 3 48 –– Übersicht 3 51

 243

Versandkosten –– Bieter 5 42 f. –– Vergabestelle 5 11 f. Verschlüsselung 1 182 Vertragsmanagement –– öffentlicher 4 30 Verwaltungsdiensteportal B-W 2 82 Vier-Augen-Prinzip 3 9 VOB/A –– elektronische Vergabebekanntmachung 1 21 –– qualifizierte digitale Signatur 1 21 VOB/A 2012 1 155 ff. –– Angebotseingang 1 162 –– Angebotsform/-inhalt 1 159 –– Angebotsöffnung 1 160 –– Bekanntmachung 1 157 –– Dokumentation 1 166 –– dynamische elektronische Verfahren 1 163 –– elektronische Auktionen 1 163 –– Informationsübermittlung 1 156 –– Zuschlag 1 164 VOL/A 2009 1 121 ff. –– Angebot per Fax 1 134 –– Angebotsform/-inhalt 1 132 –– Angebotsöffnung 1 136 –– Bekanntmachung 1 125 –– europaweite 1 129 –– nationale 1 126 –– Dateiformate 1 123 –– Dokumentation 1 150 –– dynamische elektronische Verfahren 1 141 –– elektronische Auktionen 1 145 –– Informationsübermittlung 1 121 –– Signatur 1 124, 133 –– ungehinderter Zugang zu Vergabeunterlagen 1 122 –– vertrauliche Behandlung der Angebote 1 135 –– Wahlfreiheit der Übermittlungswege 1 121 –– Zuschlag 1 148 Vollständigkeitsprüfung 5 41 W Warengruppenmanagement 4 22 Wettbewerbsteilnehmer 5 3 Wettbewerbsverfälschung 5 9 Windows XP 6 16 X X-Vergabe 2 52 ff., 5 48



244 

 Stichwortverzeichnis

–– Arbeitsgruppen 2 63 –– Ausblick 2 68 –– Bereiche 2 60 –– Beschaffungsamt 2 54 –– betroffene Schnittstellen 2 59 –– Datenaustauschformat 2 61 –– e-SENS-Projekt 2 67 –– einheitlicher Bieterzugang 2 53 –– Einsparpotemzial 2 56 –– Entwicklung 2 65 –– Funktionsweise 2 59 –– Kommunikationsschnittstelle 2 52, 62 –– Multiplattform-Bieterclientanwendungen  2 59 –– unterschiedliche Vergabeplattformen 2 53 –– unterstützende Teilnehmer 2 55 –– Ziel 2 58



Z Zeitstempel 1 136 Zertifikat –– Ausstellung eines 1 24 –– dreistufiger Aufbau 1 37 –– Echtheitsprüfung 1 38 –– ITU-T X-509-Standard 1 38 –– Kettenmodell 1 39 –– qualifiziertes 1 29 –– Schalenmodell 1 38 Zuschlag –– dynamische elektronische Verfahren 1 202 –– elektronische Auktion 1 147 –– Signatur 1 149 –– VOB/A 2012 1 164 –– VOL/A 2009 1 148 –– Wartefrist 5 28