Financial Accounting For Managers [3 ed.] 9789352868339, 9789353067809

Table of contents :
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Citation preview

History

FINANCIAL ACCOUNTING

Topics

FOR MANAGERS

  Tutorials  

Offers & Deals

 

Highlights

Settings

THIRD EDITION

  Support

 

Sign Out

  Sanjay Dhamija  Professor Finance and Accounting Department International Management Institute, New Delhi

  Topics

Editor—Acquisitions: Varun Goenka Editor—Development: Jubi Borkakoti

Tutorials

Sr. Editor—Production: Vipin Kumar

Offers & Deals

The aim of this publication is to supply information taken from sources believed to be valid and reliable. This is not an attempt to render any type of professional advice or

Highlights

analysis, nor is it to be treated as such. While much care has been taken to ensure the veracity and currency of the information presented within, neither the publisher nor its

Settings

authors bear any responsibility for any damage arising from inadvertent omis­sions, negligence or inaccuracies (typographical or factual) that may have found their way into

Support

this book.

Sign Out

Copyright © 2018 Pearson India Education Services Pvt. Ltd This book is sold subject to the condition that it shall not, by way of trade or otherwise, be lent, resold, hired out, or otherwise circulated without the publisher’s prior written consent in any form of binding or cover other than that in which it is published and without a similar condition including this condition being imposed on the subsequent purchaser and without limiting the rights under copyright reserved above, no part of this publication may be reproduced, stored in or introduced into a retrieval system, or transmitted in any form or by any means (electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise), without the prior written permission of both the copyright owner and the publisher of this book. ISBN 978­93­528­6833­9 e­ISBN 9789353067809 First Impression Published by Pearson India Education Services Pvt. Ltd, CIN: U72200TN2005PTC057128.

Head Office: 15th Floor, Tower­B, World Trade Tower, Plot No. 1, Block­C, Sector­16, Noida 201 301, Uttar Pradesh, India. Registered Office: 4th Floor, Software Block, Elnet Software City, TS­140, Block 2 & 9, Rajiv Gandhi Salai, Taramani, Chennai 600 113, Tamil Nadu, India. Fax: 080­30461003, Phone: 080­30461060 Website: in.pearson.com, Email: [email protected] Compositor: Saksham Printographics, Delhi Printed in India at

1

History

Topics

Introduction to Accounting

Tutorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: Highlights Settings Support

Understand the meaning and nature of accounting.

Differentiate between financial accounting and management accounting. Identify various users of accounting information.

Sign Out

Appreciate the need for generally accepted accounting principles (GAAP) and accounting standards (AS). Understand the accounting environment and role of various regulatory institutions in India.

Get an overview of accounting cycle. Identify the three basic financial statements and their purposes.

1.1 WHAT IS ACCOUNTING?

Accounting is the language of business; it is the medium through which business organizations communicate information about their financial performance and financial position to the outside world. Financial accounting involves identifying and recording business transactions and summarizing them in rupee terms. The financial information is presented in three basic financial statements—the balance sheet, the profit and loss statement and the cash flow statement. These statements are used to communicate the financial status of the organization to various stakeholders of the business to enable them to take economic decisions. The American Accounting

Association defines ‘Accounting as the process of identifying, measuring and communicating economic information, to permit informed judgments and decisions by a user of the information’. It is important to note that financial accounting deals only with those business events and transactions that can be expressed in rupee terms, other events howsoever important are not the subject matter of financial accounting. 1.2 USERS OF FINANCIAL ACCOUNTING INFORMATION

The accounting information is used both by internal and external stakeholders. These stakeholders have financial interest in the business, and therefore are keen to know about the financial performance and health of the organization. Financial statements essentially attempt to meet the information needs of these stakeholders.  

Accounting information is used both by external users as well as internal users.

The most predominant group of external stakeholders includes the suppliers of capital. This group consists of shareholders, lending banks and financial institutions, bond holders and other lenders—both existing and prospective. This group has a direct stake in the financial health of the organization. They use the financial information to assess the risk­return profile of the organization. The information contained in the financial statements helps them to judge the return they can expect from their investment as well as the risk they are exposed to, by investing or lending to the organization. They assess the capacity and ability of the organization to pay interest and repay the principal using financial information. Other entities that facilitate raising of capital, for example, credit rating agencies also rely on the information contained in financial statements to form a view about the financial health of the organization. ‘The objective of general purpose financial reporting is to provide financial information about the reporting entity that is useful to existing and potential investors, lenders, and other creditors in making decisions about providing resources to the entity. Those decisions involve buying, selling, or holding equity and debt instruments and providing or settling loans and other forms of credit.’

1

Likewise, suppliers of goods or services to the organization especially on credit are concerned about the ability of the enterprise to pay their dues. Customers also actively watch the financial information especially when they have long­term contracts

with the enterprise. The information is useful is judging the continuance of the enterprise. Tax authorities are also interested in the accounting information. As business units are liable to pay tax on their taxable income, accounting information is used to ascertain the same. However, it must be noted that taxable income is computed in accordance with the provisions of applicable tax laws and these provisions do differ from financial accounting principles. It forces companies to maintain separate accounting records for tax purposes.  

Tax accounting is a separate branch of accounting as records are kept to meet the requirements of income tax laws.

Regulatory bodies are the other set of external users of financial information. For example, the Central Bank (Reserve Bank of India) oversees the banks as to profitability, maintenance of capital, credit concentration, asset liability mismatch, etc., using key information derived from financial statements of banks. Likewise, Insurance Regulatory and Development Authority (IRDA) uses the information contained in financial statements of insurance companies for various regulatory purposes. Even employees and trade unions actively watch the financial performance of the company to judge the soundness of the enterprise and that they are being properly rewarded. The information may also be used for wage negotiations by the trade unions. In addition academicians and researchers use financial accounting information to carry out research about the financial performance and policies of various organizations. In addition to the external stakeholders, managers also use the financial information. In fact, managers have a dual role—they have the responsibility to prepare financial statements and also they are one of the users of the information for performing their roles. Organizational goals are often set in financial terms and managerial performance is assessed against these financial targets. Managers use financial information to ensure that the actual performance is aligned to the set targets. Ability to understand and use financial information is therefore a key skill that each manager must possess. Managers, as users of financial information, may not be proficient in accounting process and preparation of financial statements (that is the role of accountants) but

they must understand what these figures actually mean and how their meaning may change under different circumstances. 1.3 FINANCIAL ACCOUNTING VERSUS MANAGEMENT ACCOUNTING

At this stage, it is important to draw a distinction between financial accounting and management accounting. As observed earlier, financial accounting primarily aims at meeting the informational needs of external users though insiders also make use of the information. The management accounting aims at assisting managers in their decision making functions. The primary focus of management accounting is internal planning, control and decision making. The management accounting information is privileged one and is not available to the external users. As the financial accounting information is used by external users, the information is presented in standardized formats to ensure easy comparability. The information is prepared using accounting concepts often called generally accepted accounting principles (GAAP). Information is presented on an aggregate basis for the entity as a whole.  

Financial accounting is primarily used by external users. Management accounting is exclusively for the internal users.

Management accounting follows no such formats or accounting rules. The information is broken down product­wise, segment­wise and geographically to help managers in efficient decision making. The information is prepared more frequently—almost on a concurrent basis. In addition to financial information, management accountants also use non­financial data, for example, product demand, quantities of material used, labour hours, capacity utilization, etc. Management accounting is more forward looking and uses financial estimates. The information is less precise though compared to financial accounting information. Though financial accounting and management accounting are two distinct branches of accounting, they do use common inputs. An integrated accounting system would support both financial accounting and management accounting requirements. 1.4 NEED FOR ACCOUNTING PRINCIPLES—GAAP AND ACCOUNTING STANDARDS

Accounting is a management discipline and not an exact science. The same accounting event is capable of being recorded on different basis by different accountants. How do

we ensure the comparability of accounting information as reflected in financial statements? For example, an investor wants to make an investment in equity shares of either Infosys or Wipro. He would like to compare the performance of two companies. If these companies are preparing their financial statements using different accounting policies, performance comparison would not be possible. The need for comparability led to the evolution of GAAP. GAAP are good accounting practices evolved by the accounting profession over a period of time. Financial statements prepared using GAAP are more readily comparable. GAAP do not cover specific accounting situations, but provide broad principles that govern the choice of specific accounting policies. The management, as a preparer of financial statements, always has some latitude in applying these principles in the given situation. It must also be understood that as the business environment is getting more and more complex, accounting principles are also evolving to keep pace with the changing environment.  

Accounting principles and standards make financial statements prepared by various entities comparable by reducing management’s discretion in choice of accounting treatment.

The GAAP are further elaborated by means of accounting standards (AS). Accounting standards are mandatory requirements to be followed while preparing financial statements. In India, the Institute of Chartered Accountants (ICAI) is empowered to prescribe accounting standards. Each AS covers a specific accounting area and provides detailed guidelines to be followed for accounting and disclosure. The GAAP and accounting standards have been discussed in Chapter 2. 1.5 ACCOUNTING CYCLE

The American Institute of Certified Public Accountants provided a functional definition of accounting. ‘Accounting is the art of recording, classifying and summarizing in a significant manner and in terms of money, transactions and events which are, in part at least, of a financial character and interpreting the results thereof ’. Viewed as a process, financial accounting is shown in Figure 1.1. The accounting cycle begins with a business transaction that can be expressed in terms of money. Every business transaction is supported by a document called ‘voucher’. Vouchers are supporting documents to prove that an accounting transaction has taken place and also for quantifying the monetary value of the transaction. For example,

purchase of goods is evidenced by way of a purchase invoice, clearly indicating the value of goods purchased. On the basis of the relevant voucher, an accounting transaction is recorded in the accounting system by was of a journal entry. Journal entries are recorded in a chronological order. Transactions recorded by way of journal entries are then classified under various heads called ledger accounts. This process of classification is called ledger posting. At the end of the accounting period, these ledgers accounts are balanced to find the balancing figures. The balancing figure in each ledger is summarized by way of a trial balance. The trial balance forms the basis of preparation of the three basic financial statements, viz., the statement of profit and loss, the balance sheet and the cash flow statement. The information presented in these financial statements can be analyzed using various tools like trend analysis, common size statements and ratio analysis. Business managers need to have the skill to understand and analyze the information contained in financial statements. However, to fully appreciate financial statements, they must understand the accounting process as well. The accounting cycle has been covered in detail in Chapter 3 whereas financial analysis has been dealt with in Chapter 14. Chapter 15 deals with limitation of accounting information and earnings management.  

Figure 1.1 Accounting Process

1.6 FINANCIAL STATEMENTS

Financial statements aim to answer three basic questions about a business entity: 1.  How much profit was earned by the business during a particular time period? 2.  What are the assets and liabilities of the business at the end of the period? 3.  What were the sources and uses of cash during a particular period?

The answers to the above questions can be found in three financial statements, namely the statement of profit and loss, the balance sheet and the cash flow statement, respectively. Statement of profit and loss also called income statement or profit and loss accounts is a summary of incomes and expenses of the business during a period of time (called accounting period). Excess of income over expenses is called profit whereas, if expenses during the accounting period exceeds the income, the same is termed as a loss. All incomes earned and expenses incurred during the accounting period are aggregated and the difference is either profit or loss.  

‘The objective of financial statements is to provide information about the financial position, performance and cash flows of an enterprise that is useful to a wide range of users in making economic decisions’ ICAI—Framework for the preparation and presentation of financial statements

Balance sheet, on the other hand, is a statement of assets and liabilities on a particular day—the last day of the accounting period. It gives a snapshot of what the business owns (assets) and what it owes (liabilities) on a particular date. Assets may be further classified into non­current and current. Liabilities of business are classified into liability to the owners (called capital or equity) and liabilities to the external parties. External liabilities can again be classified as non­current and current based upon their maturity. The statement of profit and loss, the balance sheet and related disclosures have been discussed in detail in Chapters 4 to 10. Cash flow statement provides detail about the sources and uses of cash during an accounting period. The balance sheet shows the cash balance on a particular date but it does not explain the change in the cash position since the last balance sheet date. The cash flow statement aims to explain the variation in cash position between two balance sheets by showing the sources and uses of cash. The cash flows are broken under three heads: (i) Cash flow from operating activities—sources and uses of cash arising directly from the main revenue generating activities of the organization.

(ii) Cash flow from investing activities—sources and uses of cash related to investing in long­term assets including long­term investments. This also includes the income generated from these long­term investments. (iii) Cash flow from financing activities—sources and uses of cash related to funds raising activities including repayment of loans, payment of interest on borrowed funds and payments of dividends on shares. Cash flow statement helps the users in understanding the cash generating ability of the business organization. Cash flow statement has been covered in detail in Chapter 11. As it may not be possible to provide all the requisite details in the main body of these statements, a lot of details is provided by way of notes to accounts. The users of financial statements will do well to go through these notes for better understanding of the financial statements. Financial statements are standardized to meet the requirements of a diverse set of external users. Users, therefore, should not expect tailor made solutions to meet their informational requirements rather understand the formats and contents and reclassify the information to suit their requirements. In addition to these financial statements, many progressive companies do provide additional information purely on voluntary basis. Some such practices are discussed in Chapter 13. 1.7 ACCOUNTING ENVIRONMENT

The accounting and disclosure practices are greatly influenced by the regulatory requirements prescribed by various statutes. As discussed earlier, financial statements essentially are used by the external users. To ensure comparability of information provided in financial statements suitable provisions are made in applicable acts. Some of the institutions and statutes, having bearing on the accounting and disclosure practices in India, are discussed below:

1.7.1 Ministry of Corporate Affairs The Ministry of Corporate Affairs (MCA) is primarily responsible with the administration of the Companies Act, 2013. In addition, it also supervises three professional accounting bodies, namely the Institute of Chartered Accountants of India, the Institute of Cost Accountants of India and the Institute of Company Secretaries of India. The Companies Act, 2013, governs the creation, continuation and winding up of companies. The Act also has specific provisions regarding the books of accounts to be

kept by companies, format of financial statements and authentication of financial statements. It also prescribes the mechanism for notifying accounting standards formulated by the ICAI for compliance by the companies. Some of the important provisions of the act in this regards are given below.

Books of Accounts to be Kept Every company is required to keep proper books of accounts to give a true and fair view of the state of affairs of the company. The books of accounts have to be kept on accrual basis and according to double entry book­keeping system. The accounts must be kept for all receipts and expenditure, sale and purchase of goods and assets and liabilities. The books of accounts need to be preserved for a period of eight years.  

The books of accounts of a company must be kept on accrual basis following double entry book­keeping system.

Financial Statements Every company is required to prepare a balance sheet, a statement of profit and loss and a cash flow statement for each accounting year. The accounts are kept on a financial year basis, i.e., from 1st April to 31st March. These financial statements are required to be laid before the shareholders in the annual general meeting for approval within six months of the end of the accounting year. To ensure that the information provided in financial statements by various companies is readily comparable by users, formats of the balance sheet and statement of profit and loss have been prescribed by the Companies Act, 2013. The balance sheet of the company at the end of the financial year should be in the format set out in Part I of Schedule III of the Act. The format of the statement of profit and loss is prescribed in Part II of Schedule III. However, Schedule III does not apply to any insurance or banking company or a company engaged in the generation or supply of electricity.  

The format of financial statements has been prescribed in Schedule III of Companies Act, 2013.

Financial statements must give a true and fair view of the state of affairs of the company. They must be approved by the board of directors and signed on behalf by the Board. The signed financial statements are then submitted to auditors for their report.

Compliance with Accounting Standards Financial statements of the company shall comply with the applicable accounting standards. In case of non­compliance, the company must report the deviation from the accounting standards, the reasons for such deviations and also the financial effect arising due to such deviations.

1.7.2 Reserve Bank of India The Reserve Bank of India (RBI) is the central bank of the country. It was set up in the year 1934 to regulate the business of banking in India. The Banking Regulations Act, 1949, prescribes requirements relating to financial statements of banking companies. Accordingly, every banking company incorporated in India is required to prepare a balance sheet and a profit and loss account for each accounting period. Banking companies incorporated outside India are also required to prepare similar statements in respect of business transacted through their branches in India. The format for financial statements has been prescribed in the Third Schedule to the Act. Financial statements need to be signed by the prescribed officers of the banking company.  

Financial statements of banking companies must be prepared in the for​  mat prescribed in the Third Schedule of Banking Regulations Act, 1949.

RBI, as a supervisor of banking companies has, from time to time, issued circulars relating to disclosures in the notes to accounts to the financial statements. These circulars were consolidated and a master circular was issued by RBI prescribing matters to be covered in the notes to accounts.

2

 The disclosure requirements cover

key areas, like investments, quality of assets, non­performing assets, assets liability management, exposure to sensitive sectors, etc.

1.7.3 Insurance Regulatory and Development Authority (IRDA)

IRDA was established in the year 1999 ‘to protect the interests of holders of insurance policies, to regulate, promote and ensure orderly growth of the insurance industry’ in India.

3

 The Insurance Act, 1938 authorises the IRDA to make regulations on various

matters including the preparation of balance­sheet, profit and loss account and a separate account of receipts and payments and revenue account. In exercise of its powers, IRDA came out with regulations

4

 and has prescribed the format for revenue

account, profit and loss account (shareholders’ account) and the balance sheet. the regulations also require that separate revenue account shall be prepared for fire, marine, and miscellaneous insurance business.  

The financial statements of insurance companies must be prepared in the format prescribed by IRDA Regulations—Schedule A for Life Insurers and Schedule B for General Insurers.

In addition, a receipts and payments account is also required to be prepared. The regulations also prescribe the format (Schedule C) for auditors’ report on financial statements.

1.7.4 Securities and Exchange Board of India (SEBI) SEBI was established by an act of parliament in the year 1992 to ‘protect the interests of investors in securities and to promote the development of, and to regulate, the securities market.’

5

 The Act gives SEBI powers to specify the requirements for listing

of securities. Accordingly, SEBI has prescribed the contents of listing agreement to be signed between the issuer of securities and the stock exchange where the securities are proposed to be listed. The purpose of the listing agreement is to protect the interest of investors in publically­traded securities. Some of the important provisions in the listing agreement relating to disclosures of financial information are:  

Listing agreement is signed between an issuer of securities and stock exchange where the securities are traded.

A requirement to prepare and file quarterly results has been prescribed. Quarterly results are required to be filed with the stock exchange and also published in newspapers in the prescribed format. Quarterly results shall either be audited or be subjected to a limited review by the auditor. If the auditor has expressed any qualification or other reservation, such qualification or other reservation and impact of the same on the profit or loss, should also be submitted.

1.7.5 Income Tax Act, 1961 As discussed earlier, financial accounting and tax accounting are two distinct branches of accounting. The taxable income is computed as per the provisions of Income Tax Act, 1961, whereas reported profit for financial accounting is determined based upon the applicable accounting standards and requirements of the Companies Act, 2013. The income tax is computed on a financial year basis (1st April to 31st March). The Companies Act, 2013 requires the companies to keep financial accounts on financial year basis, bringing uniformity in tax accounting and financial accounting.

Summary

1.  Financial accounting aims at meeting the informational requirements of both external and internal stakeholders. 2.  External stakeholders include shareholders, prospective investors, bond holders, banks, financial institutions and other lenders, suppliers of goods and services, credit rating agencies, tax authorities and other regulators. 3.  Managers also use financial accounting information for decision making and to align organizational performance with the targets. 4.  To ensure comparability of financial information provided by different organization, they must conform to the applicable GAAP and accounting standards. 5.  Three financial statements—statement of profits and loss, balance sheet and cash flow statement help the users in understanding the financial results and health of the organization. 6.  The statement of profit and loss contains information about revenue and expenses during an accounting period, difference being called either profit or

loss. 7.  Balance sheet is a summary of assets and liabilities of the organization on the last day of the accounting period. 8.  Cash flow statement reports sources and uses of cash during the accounting period and helps in explaining the change in cash position between two balance sheets dates. 9.  Balance sheet and statement of profit and loss of a company must be prepared in the format prescribed in Schedule III of the Companies Act, 2013. 10.  Format of financial statements for banking companies has been prescribed in Third Schedule of the Banking Regulations Act, 1949. Likewise, format of financial statements for insurance companies has been laid down by IRDA Regulations, 2002. 11.  Companies whose securities are traded on stock exchanges are subject to additional disclosure requirements as per the listing agreement. They also need to prepare and publish quarterly results in the prescribed format. 12.  Functional managers must develop the basic skills in understanding and analysis of these financial statements to be better able to use the information available.

Assignment Questions 1.  ‘Financial accounting information is primarily used by the external users whereas management accounting information is exclusively used by internal users’. Explain. 2.  What are the key differences between financial accounting and management accounting? 3.  Identify three primary financial statements and state their purposes. 4.  The accounting and disclosure requirements are greatly influenced by the regulations. Briefly explain the accounting environment in India.

Cases Case 1.1: Bharti Airtel Limited Bharti Airtel Limited was promoted by Mr. Sunil Mittal in the year 1995. With the opening of telecom sector in India, the company launched its mobile services under the brand name ‘Airtel’ in Delhi and Himachal Pardesh. The company now has a presence

in all the 22 telecom circles in India. After having established itself as the leading telecom service provider in India, in 2009 the Company made foray in Sri Lanka through its wholly owned subsidiary Bharti Airtel Lanka (Pvt.) Ltd and is recognized as Sri Lanka’s fastest growing wireless service provider. The Company acquired 70% stake in Warid Telecom, Bangladesh (Warid) in January 2010. Warid is a leading mobile services provider across all 64 districts of Bangladesh. In March 2010, the Company acquired Zain Africa B.V. (Zain). The company is currently ranked number 3 globally in terms of the subscriber base and has presence in 20 countries with a customer base exceeding 342 million. The Company went public in the year 2002 with its maiden public issue of 18.53 crore equity shares. The issue was priced at ₹ 45 per share and the company mobilized ₹ 834 crore. The shares of the Company are listed on the Stock Exchange, Mumbai and the National Stock Exchange. As on 31st March 2016, the company has 225,685 shareholders. The shareholding pattern of the Company is given below:

The shares of the Company are actively traded. The company provides adequate disclosures to the shareholders and prospective investors through quarterly reports and also through its website. Frequent and transparent communication with investors keeps the Company closer and accessible to the investors. The Company is in constant touch with majority of analysts and research desks by providing right information to enable them to form their own informed opinion. As a responsible corporate, interaction with opinion makers is equally important as they serve the interest of investors. The Company enjoys outstanding rating from rating agencies—both domestic and international. It is rated as AA+ by CRISIL and ICRA for long­term borrowings. For short­term borrowings, it enjoys A1+ ratings from CRISIL and ICRA, respectively. The Company was rated ‘Investment Grade’ with a ‘Stable’ outlook by three international credit rating agencies—Fitch, Moody’s and S&P. The aggregate borrowings of the company, as on 31st March 2016, from banks and other lenders amounted to ₹ 424,001 million.

As on 31st March, 2016, the Company has 24,940 employees on its payroll. In a high tech sector like telecom service, Bharti Airtel treats its people as the most valuable asset. The Company has a robust Employees Stock Option Plan (ESOP) and till 31st March 2016, the Company has approved 18,734,552 options under ESOP Scheme, 2005 and 31,680,000 options under ESOP Scheme, 2001. ‘Besides attraction of new talent, the policies also help in retention of well performing employees, who are contributing to the growth of the Company.’ The Company has adopted a business model which uses outsourcing as a strategic tool. It has partnered with global leaders for managing its IT systems and networks, thus focusing on its core competence, i.e., customer acquisition. Accordingly, the entire IT management has been outsourced to IBM whereas network management is done by Ericsson, Nokia Siemens Networks and Huawei (for Sri Lanka). Even the transmission towers are managed by Indus Towers and Bharti Infratel. Telecom sector in India is regulated by the Department of Telecom, Government of India. The Telecom Regulatory Authority of India (TRAI) has been set up by the Government of India as the nodal authority for this purpose. TRAI regulates the telecom services including fixation/revision of tariffs. With effect from 1st August, 1999, the Company pays a variable licence fee to the government, computed at the prescribed rates of revenue share. Revenue for this purpose is computed as per the respective license agreements. The cumulative contribution of the company to the exchequer in India in the last 5 years amounts to ₹ 995.8 billion. The company undertook various initiatives towards corporate social responsibility (CSR) in the areas of promotion of education, rural sanitation programme, higher and technical education, child welfare programmes, disaster relief initiatives, community development programmes, environmental initiatives and awareness and employability and entrepreneurship. The Company spent over ₹ 534.69 million towards the CSR activities during 2015–16. The brief financials of the company for the years 2014–15 and 2015–16 are set out below:  

Source: Annual Report of Bharti Airtel Limited for the year 2015–16 and official website of the company, www.airtel.in

Questions for Discussion 1.  Identify various users—both internal and external—who are interested in the financial information about Bharti Airtel Limited? 2.  What kind of financial information do you think these users would need? 3.  What is your assessment of the financial health of Bharti Airtel Limited?

Endnotes 1.  Financial Accounting Standard Board—Statement of Financial Accounting Concept No.8: Conceptual Framework for Financial Reporting; September 2010 2.  Master Circular RBI/2015–16/99 DBR.BP.BC No. 23/21.04.018/2015–16 dated 1st July, 2015 3.  The Insurance Regulatory and Development Authority Act, 1999 4.  The IRDA (Preparation of Financial Statements and Auditor’s Report of Insurance Companies) Regulations, 2000 5.  The Securities and Exchange Board of India Act, 1992

Playlists

2

History

Topics

Generally Accepted Accounting Principles and Accounting Standards Tutorials Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

Highlights

This chapter will help the readers to: Settings

Understand the nature and purpose of GAAP. Support Sign Out

Visualize the impact of important accounting principles on financial reporting. Develop familiarity with key accounting principles. Apply accounting principles to accounting events. Appreciate requirements of Ind AS 8 relating to accounting policies.

Understand the role of the Institute of Chartered Accountants of India (ICAI) in setting of accounting standards. Appreciate the need for having uniform global accounting standards.

2.1 NATURE OF GENERALLY ACCEPTED ACCOUNTING PRINCIPLES

Accounting principles or GAAP are general rules guiding recording of accounting transactions. As accounting is not an exact science, accounting practices may differ significantly from one firm to another. Accounting principles are nothing but good accounting practices evolved over a period of time. As accounting information is used by a number of users, it is important that the accounting information is relevant for making economic decisions and is objective. Often the users have conflicting objectives; accounting information must be fair to all of them without any bias. GAAP lends

objectivity and relevance to accounting information. It must however be noted that

GAAP do not deal with specific accounting events. To decide how a particular transaction will be recorded, the management still has a lot of latitude. Some of the key accounting principles used in preparation of accounting information have been discussed below:

2.1.1 Separate Entity To begin with, the accountant has to clearly define the business unit for which accounting is being done. The concept states that accounts are kept for the business entity which is distinct from the owner. The accounts must reflect the effect of a transaction on the accounting entity and not on the persons who own the entity. Therefore, the personal affairs of the owners must not be mixed with business activities. Payment of rent by a proprietorship firm for the personal residence of its proprietor will not be recorded as business expense to ascertain profit or loss of the firm, rather will be recorded as a reduction of capital.  

Separate entity concept ensures that the personal affairs of the proprietor are not mixed with business transactions resulting in correct ascertainment of business results and financial position.

Secondly, it must be recognized that any transaction between the accounting entity, on the one hand, and any other entity on the other, is the subject matter of accounting. This helps the users in understanding the scope of financial statements clearly. Accordingly, a cash transfer from one branch of a bank to another branch must be recorded as an accounting transaction when branch accounts are being prepared. However, while preparing the financial statements of the bank as an accounting entity, such inter­branch transactions are ignored. ■ Illustration 2.1

Star International UK set up a captive BPO unit in India called StarTrek India. It invested £50 million as capital in the Indian subsidiary. Should it be recorded as an accounting transaction? Yes, Star International UK (owner) and StarTrek India are two different entities. It will appear as an investment in the books of former and as capital in the books of later.

Suppose StarTrek India provided some back office services to Star International UK. Should this be recorded as an accounting transaction in the books of StarTrek India? Yes, the monetary value of services provided by Indian entity to UK entity is an accounting transaction. ■ Illustration 2.2

Ram Manohar & Sons is a proprietorship firm owned by Mr. Ram Manohar. During the year 2017, the firm bought goods worth ₹ 1,000,000. Goods costing ₹ 100,000 were consumed by Mr. Ram Manohar for personal purposes. The remaining goods were sold for ₹ 9,60,000. What is the profit or loss for the year? Though the total purchases are for ₹ 1,000,000, goods costing ₹ 100,000 have been consumed by the proprietor. As such goods costing ₹ 900,000 ( ₹ 1,000,000 – ₹ 100,000) have been sold for ₹ 960,000 resulting in profit of ₹ 60,000 ( ₹ 960,000 – ₹ 900,000) for the year.

2.1.2 Accounting Period Stakeholders want accounting information on a regular basis, therefore, financial statements are prepared periodically. The period covered by such financial statements is called the accounting period. As a matter of convention, the accounting period is a period of twelve months. In absence of a uniform accounting period, comparing results of different entities will not be possible. A period of 12 months covers all the seasonal variations. In India, financial year, i.e., from 1st April to 31st March is more popular accounting period, whereas internationally, calendar year is the preferred choice as accounting period. In certain circumstances, it may be possible to have an accounting period which is longer or shorter than 12 months. For example, the first accounting period after the commencement of business may be shorter than 12 months.  

Accounting period is usually a period of 12 months. Additionally, interim reports are prepared to meet the requirement of users for more concurrent information.

The Companies Act, 2013 makes it mandatory for all companies to keep their accounts on financial year basis. Those companies that were keeping their accounts on any other

basis were given a period of two years from the commencement of the Act to switch over to financial year. In addition to annual results, the users may need more frequent information. This requirement is met through interim reporting. The listed companies in India are required to report quarterly results as well, to meet the informational needs of investors. ■ Illustration 2.3

Hindustan Boiler Limited, an India subsidiary of a US company, prepares its accounts using financial year as the accounting period. The US parent company prepares its accounts on calendar year basis. What kind of problem the US Company would face to present consolidated results? As the holding and subsidiary company are following different accounting periods, it may not be possible to directly consolidate the accounts by the holding company. The Indian subsidiary will have to prepare two set of accounts—on financial year basis for local reporting and calendar year basis for reporting to the holding company. ■ Illustration 2.4

ABC Limited was keeping its books of accounts on a calendar year basis. After preparing its accounts for the year 2014, it decided to change its accounting period to financial year basis. How would the switch over happen in terms of accounting period? The accounts for the year 2015–16 will be for fifteen months i.e. from 1st January 2015 to 31st March 2016. Thereafter, regular financial year will be followed.

2.1.3 Money Measurement Money is a common unit of measurement. Only those events and transactions which can be converted or expressed in money terms are subject matter of accounting. If a business unit buys 5,000 kg of raw material @ ₹ 100 per kg, only the monetary value, i.e., ₹500,000 will be entered in the books of accounts and not the quantity purchased. The necessity of this concept is obvious. For example, Progress Technologies Limited owns 20 computers ₹ 5 million in cash, a piece of land with an office building thereon and few more assets. How do we state the total assets of the company as on date unless we are able to express each of these assets into a common denominator? Fortunately, money provides the common denomination.  

Money measurement concept makes it possible to aggregate different types of assets, liabilities, revenues and expenses by expressing them in a common unit of reporting.

This concept has other implications too. What if a business unit earns its revenue in multiple currencies? How would the total revenue of the business be ascertained? The financial statements are prepared using a uniform currency called the reporting currency. All companies in India use Indian rupee as the reporting currency. Any revenue earned or expenses incurred in any other currency is converted into the reporting currency by using the then prevailing exchange rate. This concept, though essential, has its limitations too. Firstly, we assume that money has a constant value. Change in the purchasing power of money is therefore not incorporated in the account books. A piece of land bought in the year 1990 at ₹ 10 million will continue to appear in the books of accounts at the same value though the value of rupee might have declined substantially in the last 20 years. This may have significant implications on the financials of the business especially in countries with high inflation rate. Secondly, events that cannot be expressed in terms of money, howsoever important, are not reflected in accounts. A major labour unrest, leading to strike in the factory or change in government regulation having adverse impact on the business, are major events but are not subject matter of accounting ■ Illustration 2.5

Progressive InfoTech Limited earned revenue of $1.5 million from exports and also ₹ 320 million in the domestic market during the month of July. Assuming the exchange rate of 1 $ equals to ₹ 65, what is the total revenue for the month of July? To ascertain the total revenue, the export income must be converted into the reporting currency by using appropriate exchange rate. The revenue from export will be recorded at ₹ 97.5 million ($1.5 million multiplied by ₹ 65) resulting in total revenue of ₹ 417.5 million. ■ Illustration 2.6

After the death of the promoter of E­Sport Limited, there is fierce battle between his two sons for succession. How will this be reflected in the books of accounts of the company?

The above event, though very important, cannot be expressed in money terms. As such, it will not be reflected in the book of accounts of E­Sports Limited.

2.1.4 Going Concern For the purposes of accounting, it is assumed that the business is a going concern and would continue to operate indefinitely. There is neither the need nor the intent to discontinue operations. This concept has strong implication on the valuation of assets of the business. Assets should be valued on the basis of their intrinsic value to the entity as an ongoing business rather that at their realizable value. Accounting policies and estimates must reflect the financials of the business as a going concern rather being influenced by short­term considerations.  

Going concern concept requires a longer term view to be taken for recording business transactions as if the business will continue to operate for an indefinite period of time.

However, the basis of valuation will change if the going concern assumption is violated. If there is evidence that the accounting entity or a part thereof is likely to be liquidated shortly, the assets value would reflect the liquidation value. ■ Illustration 2.7

Healthcare Pharmaceutical Limited has 3 plants located at Delhi, Mumbai and Pune. The company has decided to shut down the Pune plant and sell its assets either as a running unit or in a piecemeal manner. What is the implication of such a decision in the books of accounts of the company? In respect of Pune plant, the going concern assumption has been violated as such the assets should be shown at their liquidation value. For the other two plants, going concern continues to hold good.

2.1.5 Cost Concept Cost concepts states that the long­term assets are shown in the financial statements at their historical cost irrespective of the current realizable or liquidation value. This concept is an extension of going concern principle as discussed above. A temporary decline in the market value of an asset should be ignored as the business will continue

to view the asset at its intrinsic value as a going concern. Due to the same reason, any appreciation in the liquidation value will also be ignored. However, if the going concern assumption is violated, e.g., in case of discontinuation of operations, cost principle will also not apply. Likewise, if decline in value of the asset is non­temporary, the asset would be shown at its liquidation value.  

Cost concept lends objectivity to the financial statements as a long­term asset will continue to be shown at its historical cost irrespective of fluctuation in the market price. However a permanent fall in value is recognized.

The main advantage of cost concept is objectivity. The historical cost can be objectively measured, whereas determining the current realizable value suffers from subjectivity. It will also require lot of efforts in keeping a track of change in the liquidation value of the asset. It, however, must be noted that the cost of a long­term asset is systematically apportioned over its useful life. Such an apportionment of cost of a permanent asset over its useful life is called depreciation. ■ Illustration 2.8

Industrial Lab Limited bought a piece of land for ₹ 5 million in the year 1970. The company has used the land to set up an industrial unit. The current market price of the land is ₹ 20 million. At what value this asset should be shown in the financial statements of the company? The land will continue to appear at its historical cost, i.e., ₹ 5 million irrespective of its current market price following cost concept.

2.1.6 Conservatism or Prudence The conservatism or prudence principle states that it is better to understate the financial position of the business rather that overstate. In more specific terms, gains should be recognized when they are reasonably certain, however, losses should be recognized even if they are reasonably probable. Prudence is an important guiding principle while choosing accounting policies. When in doubt, choose an accounting policy that understate the profits rather than overstate it.

 

Conservatism concept prefers accounting policies that understate rather than overstate profits; ignore probable gains but account for probable losses.

■ Illustration 2.9

Reliable Limited sells goods on credit basis. At the end of the year, it has a total outstanding of ₹ 120 million from its customers. The past experience shows that about 5% of the customers invariably default. How do we account for this anticipated loss? As based upon past experience 5% loss is reasonably probable, the company will make a provision for anticipated losses at ₹ 6 million. This will appear in the statement of profit and loss for the year as an expense. In the balance sheet, receivables will be shown at ₹ 114 million, i.e., net of the provisions. ■ Illustration 2.10

Pee Ltd. bought 1,000 shares of RIL at ₹ 1,200 per share during the year for trading. The market price per share at the end of the year is ₹ 1,100. At what value will the short­term investment appear in the Balance Sheet of Pee Ltd? How do we treat ₹ 100 fall in value per share? What would be your answer if the market price per share at the end of the year is ₹ 1,500? As the current market price ( ₹ 1,100) is lower than the cost price ( ₹ 1,200); there is a reasonable probability of loss of ₹ 100 per share. The short­term investment will appear at ₹ 1,100, i.e., lower of the two. At the same time, the anticipated loss of ₹ 100 per share will appear in the statement of profit and loss for the year. If the current market price is ₹ 1,500, the appreciation will be ignored as it is not certain. The short­ term investment will appear at the cost price being lower of the two.

2.1.7 Materiality or Relevance The materiality principle guides the level of details required to be disclosed in financial statements. In general, any information that is relevant to the user of financial statements should be disclosed. At the same time, unnecessary details should be avoided. If all details are provided in financial statements, they will become too long and cumbersome to understand. On the other hand, if lot of information is clubbed together, some vital information may be lost. In case of doubt, it is better to over­ disclose rather than under­disclose.

 

Materiality concept provide all information that is relevant to the users but avoid unnecessary details.

■ Illustration 2.11

In the statement of profit and loss of Tee Ltd. about 60% of the expenses have been clubbed under the heading ‘miscellaneous expenses’, whereas Cee Ltd. has reported all heads of expenses separately including about 100 different types of expenses which together constitute only 10% of the total expenses in rupee terms. What are your views? In case of Tee Ltd. vital details are being lost as 60% of the expenses are being clubbed as ‘miscellaneous expenses’. The company should analyze its expenses under relevant heads and disclose accordingly. Cee Ltd., on the other hand, is over disclosing. It can club a number of expense heads as miscellaneous and make financial statements simpler.

2.1.8 Consistency The consistency principle requires that accounting policies once chosen must be applied consistently period after period. When a user is trying to establish a trend by comparing financial statements of an entity over a period of time, say, last 10 years, it is important that these statements have been prepared using the same accounting policies.  

Consistency concept facilitates inter­period comparison by requiring that same accounting policies are followed period after period. Change in accounting policies, if any, must be adequately disclosed.

Consistency does not, however, mean that accounting policies cannot be changed. If there is a strong reason to change, accounting policies may be altered. For example, a change in government regulation may necessitate change in accounting policies. However in such an event, the change in accounting policy must be disclosed and the impact of the change in accounting policy must be quantified and reported separately.

■ Illustration 2.12

Red Swan Auto Limited is proposing to change its accounting policy for the valuation of inventories as the management feels that it would lead to better estimation of cost of inventories. Can they do so? Yes, Red Swan Auto can change its accounting policy for better estimation of cost. However, the company needs to disclose the change in accounting policy. The impact of change also must be quantified and disclosed.

2.1.9 Matching The matching principle requires that the expenses incurred must be matched against the revenue earned to ascertain the profit or loss for the business. If the expenses are incurred in one period, whereas revenues are earned in the next period, the expenses need to be carried forward to the next period to ascertain the profit. To apply matching principle, first the revenues are identified to a particular period. Once revenue has been recognized, expenses incurred to earn that revenue is matched to ascertain profit or loss.  

Matching concept for correct ascertainment of profits, expenses incurred to earn revenue are matched against the revenue earned. Both revenue and related expenses must be accounted for in the same accounting period.

■ Illustration 2.13

During the year, Smart Trading Limited bought goods worth ₹ 1,350,000. It also had goods worth ₹ 200,000 in stock which were bought during the previous year. At the end of the year, goods costing ₹ 450,000 are still unsold. Remaining goods have been sold during the year for ₹ 1,400,000. Ascertain the cost of goods sold during the year and profit or loss for the year. The total cost of goods available for sale is made up of the goods from the previous year (opening stock) amounting to ₹ 200,000 and goods bought during the year amounting to ₹ 1,350,000. Out of this, goods costing ₹ 450,000 are still unsold (closing stock). The cost of goods sold can be calculated as:  

Opening stock + Purchases – Closing stock = ₹ 1,100,000. The company has earned ₹ 1,400,000 from sales of goods. By matching the cost of goods sold against this income, the profit for the year comes to ₹ 300,000.

2.1.10 Accrual Basis of Accounting There are two different methods of recording accounting transactions—cash and accrual. In cash basis of accounting, transactions are recognized only when cash is paid or received. The timing of recognizing an accounting event and the quantum depends upon exchange of cash. For example, Delhi Auto Limited made a sale of ₹ 500,000 on 28th February 2018 allowing three months to its customer to make the payment. The payment was finally received on due date, i.e., 31st May 2018. Assuming further that the company maintains its accounts on financial year basis, the transaction will be entered in account books only on 31st May 2018 when the cash is actually received. On 28th February, i.e., date of sale no accounting transaction was recorded. Cash basis of accounting is very simple and objective as recording of accounting transaction coincide with receipt or payment of cash.  

Cash basis—transactions are recorded on receipt and payment of cash. Accrual basis—revenue are recorded when earned while expense are recorded when incurred irrespective of when received or paid.

On the other hand, in accrual basis of accounting transactions are recorded when a legally binding obligation to pay or receipt is created. Revenue is recorded in financial statements when goods have been sold or a service has been performed, resulting in creation of a right to receive payment. Likewise, expenses are recorded when goods or services have been purchased and a legally binding payment obligation has been created. In the above example, the sale has been completed on 28th February 2018 creating a right to receive payment for Delhi Auto Limited. Accordingly, sales was recorded on 28th February 2018 notwithstanding the fact that the payment is actually received later. ■ Illustration 2.14

ABC Diagnostic Limited has the practice of paying the monthly salary on the 7th of next month. Accordingly, salary for the month of March 2018 was paid on 7th April 2018. If

the company follows cash basis of accounting, when would the expenses be recognized? What if the company follows accrual basis of accounting? In cash basis of accounting, expenses are recorded upon payment only. Accordingly, the salary paid will be recorded as an expense on 7th April 2018 and will appear as an expense for the year 2018–19. If ABC Diagnostic Limited follows accrual basis of accounting, expenses will be recorded when incurred, i.e., when a legally binding obligation to pay has occurred. As the company has used the services of its employees, it has an obligation to pay. As such, salary for the month of March has already accrued by 31st March 2018. Accordingly, it will be recorded as an expense for the year 2017–18, though paid in 2018–19.

2.1.11 Dual Aspect The modern day accounting is based upon what is called double entry book keeping system. It states that the basic accounting equation, i.e., Assets = Owners’ Capital + Liabilities, will always be true. Each accounting transaction affects at least two accounts in such a way that the accounting equation will always be in balance. In fact, because of double entry book keeping system assets and liabilities side of balance sheet will always tally. The equation, Assets = Capital + Liabilities, is the foundation of modern days accounting. In this equation, assets signify what a business own, e.g., land, building, plant, machinery, cash, inventories, accounts receivables, etc. Capital means business’s obligations towards the owners. It includes not only the original contribution of the owner but also retained earnings, i.e., profit made but not with­drawn by the owners. Revenue earned results in an increase of capital, whereas expenses results in decrease in capital. Liabilities mean what the business owes to non­owners, e.g., bank loans, accounts payables, creditors for goods and services, etc. At any point of time, the equation will always be true.  

Double entry bookkeeping – every transaction affects at least two accounts in such a way that Assets = Capital + Liabilities.

■ Illustration 2.15

Mr. Ramesh Jha started a new business on 1st April 2017 contributing ₹ 1,000,000 in cash as capital. The firm bought some furniture for ₹ 200,000 in cash and bought machinery from XYZ Limited for ₹ 700,000 on credit. How would these transactions affect the accounting equation? When Mr. Ramesh Jha introduced ₹ 1,000,000 as capital, it has a dual effect on the business. The business has acquired an asset (Cash) and also an obligation towards Mr. Jha. At this stage:

Assets Cash

= Capital

+ Liabilities

₹ 1,000,000 = ₹ 1,000,000

0

When furniture is bought for ₹ 200,000 and paid for in cash, one type of asset (cash) is replaced by another (furniture). The accounting equation now is:

Assets Cash

= Capital ₹ 800,000 = ₹ 1,000,000

+ Liabilities 0

Furniture ₹ 200,000

When the firm bought machinery on credit, it results in increase in assets (machinery) and at the same time it has incurred a liability towards XYZ Limited.

Assets

= Capital

Cash

₹ 800,000 = ₹ 1,000,000

Furniture

₹ 200,000

+ Liabilities XYZ Limited    ₹ 700,000

Machinery ₹ 700,000

All accounting transactions and procedure are based upon the above fundamental accounting equation.

2.1.12 Substance Over Form

Accountants often face situations where the real intent of a transaction is totally different from the form in which the transaction is entered into. Should the accountant merely be guided by the legal form in which the transaction has been entered into or go by the substance of the transaction? As a principle, the substance of the transaction takes precedence over its legal form. The real intent behind the transaction should be explored and given effect to in accounting. ■ Illustration 2.16

On 1st May 2017, Moneywise Bank sold some securities to KM Bank for ₹ 100 million with an agreement to buy them back at ₹ 101 million after a month. The securities were delivered to KM Bank on 1st May 2017. On 1st June, Moneywise Bank paid ₹ 101 million and bought back the securities. How should the transactions be recorded in the books of Moneywise Bank? Prima facie the transaction appears as a sale and purchase of securities. In substance, however, Moneywise Bank has borrowed ₹ 100 million from KM Bank against collateral of securities in question. The loan has been repaid on 1st June 2017 with interest of ₹ 1 million. Looking at the substance of the transaction, it will be recorded as a borrowing and ₹ 1 million will be recorded as an interest expense in the books of Moneywise Bank. Ind AS 8 (Accounting policies, change in accounting estimates and errors), issued by the Institute of Chartered Accountants of India (ICAI) states that accounting policies are specific principles, bases, conventions, rules and practices applied by an entity in preparing and presenting financial statements. Any transaction or event or condition that is specifically covered by an Ind AS, accounting policy shall be determined by applying the relevant Ind AS. If there is no specific Ind AS covering a particular transaction or event or condition, the management shall use its judgement in developing an accounting policy. Selection of accounting policy shall be governed by principles of relevance and reliability. The information must be relevant to the economic decision making needs of the users. The accounting policies are considered to be reliable if the financial statements: 1.  represent the financial position, financial performance and cash flows of the entity in a faithful manner; 2.  reflect the economic substance of transactions, other events and conditions and not merely the legal form; 3.  are neutral, i.e., free from bias; 4.  are prudent;

5.  are complete in all material respects. An entity shall select and apply its accounting policies consistently for similar transactions, other events and conditions, unless an Ind AS specifically requires or permits categorization of items for which different policies may be appropriate. Accounting policies once chosen shall be applied consistently periodically. However, an entity may change its accounting policy if the change is required by an Ind AS; or the change results in the financial statements providing reliable and more relevant information about the effects of transactions, other events or conditions on the entity’s financial position, financial performance or cash flows. In case of a change in accounting policy, the entity shall disclose the nature of change in it and how the new accounting policy provid will reliable and more relevant information. The impact of the change in accounting policy for the current period and each prior period presented shall also be quantified and presented. 2.2 NEED FOR ACCOUNTING STANDARDS

As discussed earlier, accounting principles have evolved over a period of time as general rules for recording accounting transactions. They do not cover specific situations. Accounting standards, on the other hands, are prescribed by a designated authority and often have backing of law. They cover specific type of accounting events and transactions. To illustrate, conservatism principle states that probable losses should be provided for, but probable gains should be ignored. Ind AS 2 applies this principle to inventory valuation by laying down specific rule that inventories should be valued at ‘lower of cost or net realizable value’. Accounting standards thus converts general accounting principles to specific rules. To that extent, they reduce management’s discretion in choosing accounting policies. Further, they also lay down disclosure requirements for better understanding of financial statements. As they have backing of law, they acquire a mandatory status.  

Accounting standards translate general accounting principles to specific accounting rules and are mandatory to be followed.

Accounting standards are formulated with a view to harmonise different accounting policies and practices in use in a country. The objective of accounting standards is,

therefore, to reduce the accounting alternatives in the preparation of financial statements within the bounds of rationality, thereby ensuring comparability of financial statements of different enterprises with a view to provide meaningful information to various users of financial statements to enable them to make informed economic decisions.

1

However, it must be noted that accounting standards do not completely eliminate management’s latitude in choosing accounting policies. To the extent permitted by accounting standards, management has some discretion in choosing accounting policies. For example, Ind AS 2 permits business enterprises to either use First­In­ First­Out (FIFO) or weighted average method to ascertain cost of inventories. Please note that firstly, the choice of management is restricted but not eliminated as there are many more methods for inventory valuation like NIFO, HIFO, and simple average, etc. Secondly, Ind AS 2 requires disclosure to be made about the method used by the management. 2.3 ACCOUNTING STANDARDS IN INDIA

2

The Institute of Chartered Accountants of India (ICAI) was set up as a statutory body in the year 1949 by an act of parliament, chartered accountants Act, 1949, with the objective of the regulation of the profession of Chartered Accountants in India. The ICAI set up the Accounting Standards Board (ASB) in 1977 and entrusted it with the role of preparation of accounting standards. The objectives of the ASB are:  

ICAI currently has over 160,000 members and is the second largest accounting body in the whole world.

To conceive and suggest areas in which accounting standards need to be developed. To formulate accounting standards with a view of assisting the Council of the ICAI in evolving and establishing accounting standards in India. To examine how far the relevant international accounting standards can be adapted while formulating the accounting standards, and adapt the same. To review, at regular intervals, the accounting standards from the point of view of acceptance or changed conditions and if necessary revise the same.

To provide from time to time, interpretation and guidance on accounting standards. To ensure a wider participation by various interest groups, the ASB has a broad­based structure. It has representations form government (Ministry of Corporate Affairs, Comptroller and Auditors General of India), regulators (RBI, SEBI, IRDA, PFRDA), industry bodies (ASSOCHAM, FICCI, CII), tax authorities (CBDT, CBEC), other professional bodies (ICWAI, ICSI), academicians and member of the ICAI.

2.3.1 Process The process adopted for laying down a new accounting standard is set out below: Identification of the broad areas by the ASB for formulating the accounting standards. Constitution of the study groups by the ASB for preparing the preliminary drafts of the proposed Accounting Standards. Consideration of the preliminary draft prepared by the study group by the ASB and revision, if any, of the draft on the basis of deliberations at the ASB. Circulation of the draft, so revised, among the Council members of the ICAI and specified outside bodies such as Standing Conference of Public Enterprises (SCOPE), Indian Banks Association, Confederation of Indian Industry (CII), Securities and Exchange Board of India (SEBI), Comptroller and Auditor General of India (C & AG), and Department of Company Affairs, for comments. Meeting with the representatives of specified outside bodies to ascertain their views on the draft of the proposed accounting standard. Finalization of the exposure draft of the proposed accounting standard on the basis of comments received and discussion with the representatives of specified outside bodies. Issuance of the exposure draft inviting public comments. Consideration of the comments received on the exposure draft and finalization of the draft accounting standard by the ASB for submission to the Council of the ICAI for its consideration and approval for issuance. Consideration of the draft accounting standard by the Council of the Institute, and if found necessary, modification of the draft in consultation with the ASB. The accounting standard, so finalized, is issued under the authority of the Council.

The new accounting standards are recommendatory in nature for an initial period. The ICAI has issued 32 accounting standards. The list of accounting standards issued by ICAI is given in Table 2.1.   Table 2.1 List of Accounting Standards

2.4 GLOBALIZATION OF ACCOUNTING STANDARDS

With the increased globalization of business, cross­border flow of capital has become increasingly common. A number of Indian companies have raised capital abroad by issuing instruments like american depository receipts (ADR), global depository receipts (GDR) and foreign currency convertible bonds. Indian companies have set up and acquired businesses overseas and foreign companies have their presence in India through subsidiaries or joint ventures. In a globalized environment, it is imperative that the Indian accounting standards are harmonized with international accounting standards. The Ministry of Corporate Affairs (MCA) decided to converge Indian accounting standards with iternational financial reporting standards (IFRS) issued by the International Accounting Standard Board (IASB). Such a move is necessary ‘to enable accessibility of financial information to global investors since the need for restatement of accounts would be obviated for Indian companies seeking to tap international financial market’

3

. It is expected that IFRS convergence will result in improved

disclosure by Indian companies in line with global best practices. The financial reports will enjoy better credibility enabling Indian companies to raise capital in overseas markets with ease.  

IFRS Foundation is an independent, non­profit organization with the primary objective of developing a single set of high quality, understandable, enforceable and globally accepted international financial reporting standards (IFRSs) through its standard­setting body, the IASB.

Instead of adopting the IFRS, whereby Indian accounting standards would have ceased to exist, India has opted for convergence route for transition. In this route, a new set of accounting standards are issued, which are substantially in line with IFRS. However, the IFRS are modified in light of usage and business environment prevailing in the country. The MCA issued a new series of 40 Indian accounting standards (Ind AS) which are substantially in line with IFRS. 'While finalizing the Ind AS, the Indian standard setters have examined individual IFRS and modified the requirements wherever necessary, to suit Indian conditions. These modifications are routinely termed as ‘carve outs’.  

4

 The list of 40 Ind AS is given in Table 2.2.

Table 2.2 List of converged Ind AS

The Ministry of Corporate Affairs has notified a phased roadmap for transition to Ind AS commencing from 1st April, 2016. It was made compulsory for the listed companies

and certain other class of companies to follows Ind AS with effect from 1st April, 2016, whereas other companies would be required to transit to Ind AS for the accounting periods beginning on or after 1st April, 2017.

5

In the first phase, it was mandatory for the companies specified below to follow Ind AS for the accounting periods beginning on or after 1 April, 2016, with comparatives for the periods ending 31 March, 2016. 1.  Companies whose equity and/or debt securities are listed or are in the process of listing on any stock exchange in India or outside India and having net worth of ₹ 500 crore or more. 2.  Companies other than those covered above, having net worth of ₹ 500 crore or more. 3.  Holding, subsidiary, joint venture or associate companies of companies covered above. In the second phase, Ind AS is mandatory for specified companies for the accounting periods beginning on or after 1 April, 2017, with comparatives for the periods ending 31 March, 2017 or thereafter. The companies specified for the second phase are: 1.  Companies whose equity and/or debt securities are listed or are in the process of being listed on any stock exchange in India or outside India and having net worth of less than ₹ 500 crore. 2.  Unlisted companies having net worth of ₹ 250 crore or more but less than ₹ 500 crore. 3.  Holding, subsidiary, joint venture or associate companies of companies covered above. Once a company starts follow Ind AS, voluntarily or mandatorily, it shall be required to follow the same for all the subsequent financial statements. Companies listed or getting listed on the Small and Medium Enterprises (SME) exchanges are exempted from adoption of Ind AS. Companies not covered by the revised road map could continue to apply the existing accounting standards. In respect of insurance companies, banking companies and NBFCs, the transition to Ind AS is proposed to begin for the accounting period beginning from 1 April, 2018. As the transition to Ind AS has already begun, the subsequent discussion in this book is based upon Ind AS issued by the MCA.

Summary Accounting principle provides generalized guidelines for accounting to ensure comparability of financial information provided by various enterprises. Separate Entity: Business and the owner are distinct entities. Accounts are kept for business quite distinct from the owner. Accounting Period: The entire life of the business is divided into smaller periods for accounting and reporting purposes. An accounting period is usually a period of 12 months. Money Measurement: Only those transactions that can be expressed in terms of money are the subject matter of accounting. Financial information is presented in a reporting currency. Going Concern: The business will continue to operate for an infinite period of time; there is neither the need nor the intention to discontinue operations. Cost: Assets meant for long­term usage are normally shown at their historical cost; fluctuation in their market price is not considered. Conservatism: Ignore gains unless reasonably certain but record losses even if reasonably probable. Materiality: Information relevant to the users for making economic decisions must be provided but unnecessary details may be avoided. Consistency: Accounting policies once adopted must be followed period after period unless there is a strong reason to change them; makes inter period comparison possible. Matching: Both revenue and expenses incurred to earn those revenue must be recorded in the same period. Accrual: Income is recognized when earned, expenses are recognized when incurred irrespective of when received or paid. Dual Aspect: Every accounting transaction affects at­least two accounts in such a way that Assets = Capital + Liabilities. This basis accounting equation forms the basis of double entry book keeping system. Substance Over Form: Accounting must give effect to the real intent behind the transaction and not be guided merely by the form.

As per Ind AS 8, the choice of accounting policies is guided by the relevant Ind AS and considerations of relevance and reliability. Accounting standards are more specific than GAAP and have backing of law. Accounting Standard Board of ICAI is responsible for developing accounting standards. ICAI issued 32 accounting standards covering different aspects of accounting. AS are recommendatory in initial period before they are made mandatory. While formulating new AS, ASB gives due consideration to International Financial Reporting Standards (IFRS) and International Accounting Standards (IAS) in addition to conditions and practices prevailing in India. MCA has issued 40 new Accounting Standards (Ind AS) which are substantially in line with IFRS. Transition to Ind AS has commenced in a phased manner.

Assignment Questions 1.  Explain the following accounting principles with suitable examples: 1.  Accounting period 2.  Separate entity 3.  Money measurement 4.  Substance over form 5.  Historical cost 6.  Dual aspect 2.  ‘Gains are recorded if reasonably certain, whereas losses are recorded even if reasonably probable’. Explain the statement and identity the accounting principle. 3.  As per consistency principle, accounting policies once chosen cannot be changed. Do you agree? 4.  What is the need for accounting standards? 5.  Describe the process followed by the Accounting Standard Board for laying down new accounting standards. 6.  Briefly discuss the requirements of Ind AS 8 relating to accounting policies. 7.  What is the rationale of convergence of Indian accounting standards with IFRS?

Problems 1.  Identifying relevant accounting principle: Curewell Pharmaceutical

Limited is facing a law suit wherein it may be liable to pay a fine of ₹ 10 million. The lawyer of the company has advised that there is a high probability of the company losing the law suit. How should the company record this transaction in the books of accounts? What accounting principle is involved? 2.  Identifying relevant accounting principle: Shivam Limited borrowed a sum of ₹ 50 million from the State Bank of India on 1st August 2016 for a period of one year. The loan matured on 30th July 2017 and was duly repaid on due date with interest amounting to ₹ 5 million. The company maintains its books on financial year basis. In which accounting year the interest expenses should be recorded? Why? 3.  Money measurement: Which of the following transactions are subject matter of accounting: 1.  Purchase of 200 kg of goods by the firm on credit for ₹ 100,000. 2.  Resignation of one of the key salesman of the firm. 3.  A pharmaceutical company has filed application for patent of a new drug. 4.  A construction company has won a major contract from the government. 5.  A telecom company has paid ₹ 200 million as a security deposit to the government. 4.  Identifying relevant accounting principle: Free Flow Oil Limited, an Indian company set up an office in Sri Lanka for executing a specific contract. Due to some reasons, the Sri Lankan government put a ban on the company to operate in the country. How will it impact the valuation of assets of the Sri Lankan operations of the company?

Solutions to Problems 1.  Curewell Pharmaceutical is advised to make appropriate provision for the loss as there is a reasonable probability of company losing the case. It is based upon the principle of conservatism. 2.  The interest of ₹ 5 million is for a period of 12 months from 1st August 2016 to 30th July 2017. Interest accrues on a day to day basis. Interest from 1st August 2016 to 31st March 2017 should be accounted for in the year 2016–17, whereas interest for the period 1st April 2017 to 30th July 2017 will be treated as an expense for the year 2017–18. Accordingly, interest of ₹ 5 million will be split 2/3rd: 1/3rd between the two accounting years. 3.  1.  Yes: ₹ 100,000 will be recorded as purchase but not the quantity 2.  No: Cannot be expressed in money terms 3.  No: Filing an application cannot be expressed in terms of money 4.  No: Winning a contract cannot be expressed in monetary terms

5.  Yes: Amount of security deposit is an accounting transaction 4.  As there is evidence to believe that Sri Lankan operation of the company are no longer viable, these operations can no longer be viewed as going concern. Accordingly, valuation of assets of Sri Lankan operations should reflect their realizable value.

Try It Yourself 1.  Cash basis vs. accrual basis of accounting: A business enterprise recorded cash sales of ₹ 15.5 million and credit sales of ₹ 7.8 million during the year 2016– 17. The cash purchases during the year were ₹ 13 million whereas credit purchases amounted to ₹ 4 million. The enterprise also paid ₹ 3 million towards various expenses including an advance payment ₹ 1 million to one of the vendors. Ascertain the profit for the year using : 1.  Cash basis of accounting 2.  Accrual basis of accounting. 2.  Identify the accounting principle: Alto Limited bought a building for ₹ 30 million in the year 2014–15 which is being used for office purposes. Due to fall in the real estate prices in the area, the company ascertains that the current market price of the same has fallen to ₹ 23 million. At what value the building should be shown in the books of accounts of the company? Also state the accounting principle involved. 3.  Dual aspect: Complete the table:  

4.  Identify the accounting principle: P T Jewelers bought 1 kg of gold during the year at the rate of ₹ 18,000 per ten grams. At the end of the year, half of the gold is still unsold. The current market price of the gold is ₹ 21,000 per ten grams. At what value the gold inventory should be shown in the financial statements of P T Jewelers? What will be your answer if the current market price of gold is ₹ 17,000 per ten grams? State the principle involved. 5.  Application of accounting principles: Straight Bank of India invests in debt securities issues by the Government of India. Some of these investments are long­

term in nature and are expected to be ‘held till maturity’ whereas some of the investments are short­term in nature and are ‘held for trading’. The details of the investments as on 31st March 2018 are given below:  

1.  At what value the investments should be shown in the Balance Sheet as on 31st March 2018? 2.  What will be the impact on the Profit & Loss Statement for the year ended 31st March 2018? 3.  What are the accounting principles involved? 6.  Application of accounting principle: Pee Tee Limited so far has been following the Last­in­First­Out (LIFO) method for valuation of inventory. The management would like to change the method of valuation of inventory and adopt First­In­First­Out (FIFO) as this better represent the flow of inventory. Is it possible to change the method of valuation of inventory? If yes what are the requirements? 7.  Change of accounting period: Sit­Sat Limited followed the calendar year as the accounting period till December 2015 and changed to financial year thereafter. During the switch over period, it prepared the accounts for fifteen months from 1st January 2016 to 31st March 2017 and thereafter on financial year basis. It reported a profit after tax of ₹ 350 million for the financial year ended 31st March 2018 compared to ₹ 370 million for the period ended on 31st March 2017. The management is concerned about the decline in profit. How do you respond to the concern of the management?

Cases Case 2.1: Exotica Trading Company Mr. Smart Lal commenced his trading business in the name of Exotica Trading Company on 1st April 2017 with a capital of ₹ 1,000,000 and a loan from the State Bank of India amounting to ₹ 500,000. At the end of the first year, the summary of his business transactions recorded on cash basis are set out below:

(Amount in ₹) Loan from State Bank at 10%

— 500,000

Deposit with the land lord for the shop taken on rent — 200,000 Furniture purchased

— 500,000

Rent paid for the shop

— 90,000

Salary paid to salesman

— 225,000

Cash paid to the supplier for goods purchased

— 2,250,000

Other expenses paid

— 100,000

Cash Sales

— 2,500,000

At the end of the year, he prepared the profit and loss statement and a balance sheet as given as follows:   Profit and Loss Statement for the Year ended on 31st March 2018

 

Balance Sheet as on 31st March 2018

Smart Lal is very upset about the results as in the first year of operations itself, the business has incurred a loss of ₹ 865,000. He is concerned about the prospects of this business going forward. While reviewing the accounts, he also come across some more information kept by his accountant: Rent for a quarter is still to be paid at ₹ 10,000 per month. Salary paid includes an advance given to the salesman amounting to ₹ 45,000. Interest on bank loan for the whole year is yet to be paid. Suppliers of goods are yet to be paid for the supplies made ₹ 150,000. Goods purchased for ₹ 50,000 were consumed at the household of Smart Lal. Goods costing ₹ 215,000 are still unsold and lying in the stock. Sales amounting to ₹ 325,000 are yet to be collected from the customers. One of the customer from whom ₹ 45,000 is due is feared to be insolvent. It is expected that furniture would have a useful life of five years. The current market value of similar furniture is ₹ 600,000. Mr. Smart Lal is not too sure as to how to incorporate the above information in the financial results. Please help him by preparing the revised statement of profit and loss and balance sheet highlighting the accounting principle involved. Case 2.2 Change of Accounting Period of Hindustan Unilever Limited

6

Hindustan Unilever Limited (HUL), incorporated in 1933, is a part of the Unilever Group. The company is present in various segments including home and personal care, food and beverages, and water. The Company used to prepare and present its financial

statements on a calendar year (January–December) basis. After presenting its accounts for the calendar year 2007, the company decided to change its accounting period to financial year (April–March). The change in accounting year was done ‘to avoid duplication in preparation and audit of accounts under the companies and Income Tax Acts. This change simplifies the process, thereby saving cost and time.’ As a result, the first annual accounts of the company after the change of accounting period were presented for a period of 15 months, from 1st January 2008 to 31st March 2009. The summarized profit and loss account for the two accounting period is given below:  

Source: Annual Report of Hindustan Unilever Limited for the year 2008–09

Questions for Discussion 1.  How do you justify the change in accounting period by HUL? 2.  The company has an exceptional year with total income increasing by 48% and PAT (before exceptional items) increasing by 43% over the previous year. Do you agree? 3.  How would you make the results of current accounting year comparable with the previous accounting year? Case 2.3: Change of accounting year for ACC Limited ACC Limited has prepared its financial statements using the calendar year as its accounting period. The last financial statements were prepared for the year ended 31st

December 2013. The Companies Act 2013, has now made it mandatory for the Indian companies to keep their accounts using financial year (i.e., 1st April to 31st March) as the accounting period. Companies are allowed a period of two years to switch over to the financial year. To meet the requirement of the law, ACC Limited would need to adopt the financial year for its accounts.

Questions for Discussion 1.  The change in accounting period is a violation of consistency principle. Comment. 2.  What should ACC Limited do to change the accounting period? 3.  What accounting periods would you suggest during the transition period?

Endnotes 1.  ICAI—Indian Accounting Standards: A perspective. 2.  Discussion in this portion is based upon ICAI publication—Indian Accounting Standards: A Perspective. 3.  Ministry of Corporate Affairs: Vision on Convergence. 4.  ‘Final step towards IFRS convergence—CII IFRS Summit 2011’, KPMG, 5.  Companies (Indian Accounting Standards) Rules, 2015.

Playlists

3

History

Topics

Accounting Cycle

Tutorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: Highlights Settings

Understand the accounting process leading to the preparation of the profit and loss account, and the balance sheet.

Support Sign Out

Differentiate between real accounts, personal accounts and nominal accounts. Apply the rules for debiting or crediting different types of accounts. Understand the process of ledger posting, balancing of accounts and preparation of trial balance. Prepare the profit and loss account, and the balance sheet from a given trial balance and year­end adjustment entries.

3.1 INTRODUCTION

Financial statements—the profit and loss account and the balance sheet—convey useful information about the financial health of a business enterprise. Every manager is expected to have the necessary skills to be able to read, understand and analyze the information contained in these statements. These statements are the end result of a well­structured accounting process, which is the responsibility of the accounts department of the enterprise. However, to fully appreciate the information contents of these financial statements, it is important for other functional managers also to have a

d , . . basic understanding of accounting cycle. In this chapter we will discuss the process of . accounting that culminates into preparation of financial statements.

As discussed in Chapter 2, the modern day accounting is based upon the dual aspect concept, i.e., each transaction affects at least two accounts in such a way that the basic accounting equation,   Assets = Capital + Liabilities is always true. The accounting system based upon the dual aspect concept is called double­entry book keeping system. 3.2 ACCOUNTING PROCESS

Various steps in the accounting process are depicted in Figure 3.1:  

Figure 3.1 Accounting Cycle Recording: At this stage, the accounting transactions are identified on the basis of the supporting documents called vouchers. A voucher is an evidence of an accounting transaction having taken place. The transaction is analysed to decide which of the accounts are to be affected and the amounts involved. The transaction is then recorded by way of a journal entry. Journal entries are recorded in a chronological order. Classification: The accounting entries recorded at the first stage are then grouped under different heads called ledger accounts. The purpose of this stage is to ensure that all entries of similar nature are grouped together. It may be noted that no new accounting entry is passed at this stage; rather the journal entries recorded earlier only are classified by way of ledger posting. Summarization: When the enterprise wants to ascertain the results for an accounting period, it needs to first find the balance in each ledger account. Once the balance in each account has been ascertained, it is put in a statement called trial balance to ensure that the equality of debits and credits has been observed. Financial statements: At this stage, balances in various accounts are arranged to

prepare the profit and loss account, and the balance sheet. All accounts relating to income or gains and losses or expenses are transferred to the profit and loss account, whereas accounts representing assets, capital and liabilities are arranged in the Balance Sheet. The various steps in the accounting cycle have been discussed in detail in the following sections. 3.3 JOURNAL ENTRY

Accounting entries are recorded by a system of debits and credits. As a rule, every accounting transaction affects atleast two accounts, one or more of which are debited and the others credited in such a way that sum of amounts debited is equal to amounts credited. This process of recording is called the journal entry.  

Journal entry—all accounting transactions are originally recorded by way of journal entries in a chronological order.

3.3.1 Types of Accounts For this purpose, accounts are classified under three heads: 1.  Real accounts: Accounts relating to assets owned by the enterprise. For example—cash, machinery, land and building, furniture and fixture, etc. 2.  Personal accounts: Accounts relating to the persons—both natural as well as legal—with whom the enterprise has business transactions. They represent the amount receivable or payable by the enterprise. For example, capital account, loan from banks, receivables for goods sold on credit, payables for goods and services bought on credit, expenses outstanding, etc. 3.  Nominal accounts: Accounts relating to incomes or gains and losses or expenses. For example, sales, purchase of goods, rent earned, interest earned, wages and salaries, power and electricity charges, and audit fees, etc.

3.3.2 Rules for Debits and Credits To determine whether an account has to be debited or credited, we follow certain rules for each category of accounts. Rules for the same are described in Table 3.1.

  Table 3.1 Rules for Debits and Credits

The expressions ‘debit’ or ‘credit’ have no definitive meaning—it is just a way of recording accounting transactions.

3.3.3 Transaction Analysis Once an accounting transaction has taken place, the same is analysed to pass the necessary journal entry. The following questions need to be answered by the accountant: 1.  Which accounts are getting affected?—two or more accounts will need to be identified. 2.  What is the nature of these accounts—real, personal or nominal? 3.  Which account or accounts are to be debited or credited and by how much—in such a way that the total of debits is equal to the total of credits? To illustrate: On 1st April 2017, an amount of ₹ 5,000 was paid to the watchman in cash towards his salary. The transaction will be analysed and journalized as follows: 1.  Accounts affected—Cash Account and Salary Account. 2.  Type of accounts—Cash is an asset therefore the Cash Account is a real account whereas Salary is an expenses and therefore the Salary Account is a nominal account. 3.  Debit or Credit—As cash is going out (real account) it will be credited, salary is an expense (nominal account) it will get debited. Both the accounts will be recorded at ₹ 5,000. After having analysed the transaction, the following journal entry will be passed:

 

As a convention, account to be debited is shown first and a prefix ‘To’ is added before the account head to be credited. A brief narration is added along with the journal entry about the nature of the transaction. ■ Illustration 3.1

Analyse the following transactions and pass the necessary journal entries: 1.  Paid rent to the landlord by cash:   ₹ 60,000 2.  Sold goods to Ramesh on credit:   ₹ 100,000 3.  Cash withdrawn from the bank:    ₹ 35,000 The transactions will be analysed as follows: 1.  Rent Account and Cash Account are two accounts getting affected. Rent is an expense (nominal account); Cash account (real account) has decreased. Expenses are always debited whereas real accounts are credited when decreased. The journal entry accordingly will be:

Rent A/c To Cash A/c

Dr. ₹60,000 ₹60,000

2.  Sales account (income) and Ramesh Account (personal) will be affected. As income is increasing, Sales Account will be credited whereas Ramesh is a receiver (he has received goods) without paying for them so he will be debited. The journal entry will be:

Ramesh A/c Dr. ₹ 100,000 To Sales A/c

₹ 100,000

3.  Accounts affected are Cash Account (real) and Bank Account (personal). Cash has come in, therefore will be debited whereas bank is a giver so will be credited. The journal entry will be:

Cash A/c To Bank A/c

Dr. ₹ 35,000 ₹ 35,000

3.4 CLASSIFICATION

Journal entries as aforesaid are recorded in a chronological order, i.e., as and when they occur. In an accounting period, a number of transactions affecting the same head of account might take place. On the basis of journal entries alone, it is not readily possible to know all the transactions that might have affected a particular account during an accounting period. Therefore, we need to classify these transactions under suitable heads called ‘ledger accounts’ or simply ‘accounts’. An account is a T­shaped statement in which the left­hand side is called the debit side and the right­hand side is called the credit side. For example, all the journal entries where Cash Account has been debited will be shown on the left­hand (Debit) side of the Cash Account and wherever cash has been credited will be shown on the right­hand (Credit) side of Cash Account. So by looking at the Cash Account, one can easily ascertain all the transactions affecting cash that have taken place in an accounting period. The process of classification is called ‘ledger posting’. It may be noted that no new entries are recorded at this stage. Transaction recorded earlier by way of journal entries only are posted in the accounts.  

Ledger posting—is a process by which a journal entry is transferred to a ledger.

■ Illustration 3.2

Classify the transactions in Illustration 3.1 under relevant accounts. There are five different accounts to be opened—Rent Account, Cash Account, Sales Account, Ramesh’s Account and Bank Account. The entries will be posted as follows:  

The first journal entry has been posted in two accounts—debit side of Rent Account and credit side of Cash Account. While posting in the rent account, cross reference to other account affected (i.e. Cash Account) is made. Likewise, while posting in the Cash Account, cross reference to Rent Account is made. As a convention, while posting on the debit side of the account, a prefix ‘To’ is added whereas on the credit side posting, a prefix ‘By’ is added. It may also be noted that both the entries affecting cash have been posted in the same Cash Account. By looking at the Cash Account, one can observe all the transactions affecting cash and by comparing the two sides, it is also possible to ascertain the cash balance at any point of time. The classification or ledger posting is a mechanical process requiring no analysis at all. In computerized accounts this mapping is done by the accounting software using the codification system used to identify various accounts. 3.5 SUMMARIZATION

Steps described above—recording and classification—are followed for all accounting transactions throughout the accounting period. At the end of the accounting period, each of these ledger accounts are summarized by ascertaining the balance in each account and putting balance in a statement called the Trial Balance.

3.5.1 Balancing of Accounts As discussed earlier, each account has a debit side and a credit side and may have entries posted on both sides. At the end of the accounting period, these accounts are required to be balanced. For balancing an account, the totals of debit side and credit side are ascertained. If the sum of the entries on the debit side is greater than the credit side, the difference is posted on the credit side as the balancing figure. Such a balance representing excess of debit side over credit side is called a ‘debit balance’ though posted on the credit side of the account. If the sum of the entries on the credit side is greater than the debit side, the difference is posted on the debit side as the balancing figure. Such a balance representing excess of credit side over debit side is called a ‘credit balance’ though posted on the debit side of the account. This process is repeated for all the accounts.  

Debit balance—excess of the total of debit side of an account over credit side. Credit balance—excess of the total of credit side of an account over debit side.

■ Illustration 3.3

The Cash Account of Strong Bull Limited for the month of December 2017 is given below. You are required to ascertain the balance is cash account as on 31st December 2017.  

The total of the debit side of the Cash Account ( ₹ 261,000) is more than the total of the credit side ( ₹ 128,000) by ₹ 133,000 so the Cash Account has a debit balance (excess of debit over credit) of ₹ 133,000. The closing balance will be shown as follows:  

The balancing figure in the Cash Account (₹ 133,000) is also called the closing balance. In the next accounting period, the same balance will appear on the debit side as the Opening Balance or Balance brought down.

3.5.2 Trial Balance Once balances of all accounts have been ascertained, they are placed in a Trial Balance. The Trial Balance is again a T­shaped statement with the left­hand side called the Debit side and the right­hand side being called the Credit side. All accounts with debit balances are placed on the debit side of the Trial Balance with the closing balance amount. Accounts with credit balances are placed on the credit side of the Trial Balance. The total of the debit side of the Trial Balance and the total of credit side must tally, reflecting the nature of the double entry book keeping system. Because of the accounting rules discussed earlier, all real accounts (assets) and expenses and losses will necessarily have debit balances, whereas income and gains will always have credit balances. The personal accounts may have either a debit or credit balance. A personal account with debit balance represents a receivable and a personal account with credit balance represents a payable. The format of Trial Balance is given in Table 3.2.  

Trial balance—T­shaped statement separately showing all the debit and credit balances at the end of the accounting period.

The Trial Balance serves three basic purposes. 1.  It ensures that the dual aspects concept has been properly followed, i.e., for every debit there is an equal and corresponding credit. 2.  It gives an overview of balances in various ledger accounts. 3.  It forms the basis for the next step, i.e., preparation of financial statements.   Table 3.2 Format of Trial Balance

■ Illustration 3.4

Satya Paul started a new business on 1st April 2017. For the first quarter, his transactions are listed below. 1.  Started business with ₹ 1,000,000 capital in cash. 2.  Opened a bank account and deposited ₹ 990,000 in the bank. 3.  Paid towards rent ₹ 60,000 by cheque. 4.  Bought stationary for ₹ 7,000 paid in cash. 5.  Invested ₹ 100,000 in government bonds through bank account.

6.  Bought machinery for ₹ 250,000 paid through bank account. 7.  Bought furniture for ₹ 150,000 from M/s Furniture Mart on credit. 8.  Bought goods for ₹ 400,000 paid by cheque. 9.  Bought goods for ₹ 200,000 from X Limited on credit. 10.  Sold goods for cash ₹ 550,000. 11.  Made part payment to X in cash ₹ 150,000. 12.  Sold goods to Y on credit for ₹ 250,000. 13.  Received part payment from Y by cheque for ₹ 175,000, allowed him discount of ₹ 5,000 for prompt payment. 14.  Received interest on investment ₹ 1,000 by cheque. 15.  Paid salary to employees by cheque ₹ 110,000. You are required to do the following: 1.  Analyze the above transactions and pass necessary journal entries. 2.  Post the transactions in the Ledger Accounts. 3.  Prepare a Trial Balance as on 30th June 2017. 1.  Analysis and Journal Entries 

2.  Ledger Posting and Balancing of Accounts

3.  Trial Balance   Trial Balance as on 30th June 2017

3.6 ADJUSTMENT ENTRIES

Journal entries as discussed above are recorded on a continuous basis throughout the accounting period. The trial balance prepared reflects the effect of all those accounting transactions. At the end of the accounting period, some adjustment entries may be required to be made to give effect to accrual principle and matching principle. These adjustments entries are again recorded by way of journal entries. As a result of these adjustments, balances appearing in the trial balance get altered. Some of the common adjustments that are made at the end of accounting periods are discussed below.  

Adjustment entries are passed at the end of accounting period to give effect to accrual and matching principles and for rectifying errors that might have happened earlier.

3.6.1 Outstanding Expenses Expenses paid during the year under various heads get recorded during the year and are reflected in the Trial Balance. If however some expense incurred during the year remains outstanding at the end of the period, the same need to be adjusted. The adjustment will lead to an increase in the expense account and recoding the outstanding amount as a liability. For example, Salary Expenses as per trial balance is ₹ 1,250,000. At the year­end, it is realized that salaries amounting to ₹ 150,000 are still to be paid. We need to increase salary expenses by the outstanding amount and also record the same as a liability. The adjustment entry to be made is:

Salary A/c To Salary Outstanding A/c

Dr. ₹ 150,000 ₹ 150,000

As a result of the above adjustment, the Salary A/c will go up by ₹ 150,000 to ₹ 1,400,000 and at the same time a liability of ₹ 150,000 towards outstanding salary will appear in the books. Similar adjustments may be made for other heads of expenses which have been incurred but remain outstanding at the end of the accounting period.

3.6.2 Pre-paid Expenses

In case a part of the expenses paid during the year actually pertain to the next accounting period, a suitable adjustment needs to be made. For example, insurance on machinery paid during the year amounted to ₹ 600,000. It covers a period of 12 months including three months of the next year. Accordingly, one fourth of the amount paid will be treated as pre­paid expense and the expense for the year will be reduced by the same amount. The adjustment entry will be:

Pre­paid Insurance A/c Insurance Expenses A/c

Dr. ₹ 150,000 ₹ 150,000

As a result of this entry, the insurance expense for the year will get reduced by ₹ 150,000 to ₹ 450,000 and the Pre­paid Insurance will be recorded as a receivable in the books of the company. Similar adjustment may be made for any other head of expenses which has been paid in advance.

3.6.3 Income Earned But Not Received It may be possible that an income has been earned but not received by the enterprise during the accounting period. As a result, no entry has been passed in respect of such income. To give effect to the accrual principle, such income needs to be recorded. For example, interest amounting to ₹ 60,000 on investments have accrued but has not been received during the accounting period. The adjustment entry for the same will be:

Interest Receivable A/c Dr. ₹ 60,000 To Interest Earned A/c

₹ 60,000

As a result of this entry, the Interest Earned will get recorded as an income in accounts and the Interest Receivable will get recorded as a receivable by ₹ 60,000. Similar adjustments may have to be made for other heads of incomes which have accrued but not record.

3.6.4 Income Received in Advance An enterprise might have received some income in advance, i.e., which pertains to the next accounting period. Due to accrual principle, only the income for the current year should be accounted for in the current accounting period and the advance portion will appear as a liability. For example, an enterprise received an annual fee of ₹ 1,200,000

towards annual maintenance contract which was credited to AMC Fees A/c as an income. The AMC covers a period of 12 months out of which 9 months fall in the next year. The following adjustment entry will be made:

AMC Fees A/c

Dr. ₹ 900,000

To AMC Fees Received in Advance A/c

₹ 90,000

As a result of this entry, the income from AMC Fees to be recognized during the period will get reduced by ₹ 900,000 to ₹ 300,000. At the same time, the advance received amounting to ₹ 900,000 will get recorded as a liability for which services are yet to be rendered.

3.6.5 Depreciation Fixed assets of an enterprise need to be written off over their useful life by charging depreciation. Depreciation is nothing but the process of appropriating the cost of a fixed asset over its useful life. Depreciation is recorded at the end of the accounting period by suitable adjustment entry. It has two ways affect—firstly, depreciation amount gets recorded as an expense and secondly, the book value of the asset gets reduced to that extent. Accordingly, the adjustment entry for depreciation is passed as follows:

Depreciation Account Dr. To Asset Account

Alternatively, an enterprise may like to disclose the asset at its gross value (or cost of acquisition) showing depreciation written off separately as a deduction. In that a case, we open another account as ‘Accumulated Depreciation’ or ‘Provision for Depreciation’. The adjustment entry for depreciation accordingly will be:

Depreciation Account To Accumulated Depreciation A/c

Dr.

The ‘Accumulated Depreciation A/c’ is a contra­asset account. While presenting the information about the asset in financial statements, the balance in this account will be shown as a deduction from the gross value of the asset as follows:

Assets—Cost of Acquisition Less: Accumulated Depreciation Book Value of Asset

3.6.6 Provisions for Doubtful Debts Following conservatism principle, the enterprise may decide to create a provision for anticipated losses due to non­recovery from its customers to whom goods or services have been provided on credit. The adjustment entry for such a provision is done on the same basis as discussed above for accumulated depreciation. The following entry is passed:

Bad Debts Expenses A/c

Dr.

To Provision for Bad and Doubtful Debts A/c

The Bad Debts Expenses A/c will be treated as an expense in the profit and loss account of the enterprise and the provision for bad and doubtful debts account will be shown as a deduction from the gross value of debtors or trade receivables in the Balance Sheet as follows:

Sundry Debtors/Accounts Receivables Less: Provision for Bad and Doubtful Debts

3.6.7 Provision for Expenses At the end of the accounting period, the enterprise may estimate that certain cost or expenses might have to be incurred in the future as a result of past events and it would like to provide for such expenses. The effect of such provisioning will be to record the same as an expense and at the same time create a liability based upon the estimated

amount of the expense. For example, the enterprise may like to make a provision for warranty cost in respect of goods sold during the year. The adjustment entry will be:

Warranty Cost A/c

Dr.

To Provision for Warranty Cost A/c

The Warranty Cost account will be included with other costs in the profit and loss account, whereas provision for warranty cost will be taken as a liability.

3.6.8 Closing Stock When goods are purchased, the entire cost is recorded as an expense in the purchase account. If at the end of the period some of these goods are remaining unsold, the cost of inventories need to be adjusted. The closing stock (or ending inventory) will have two affects—firstly, the cost of material consumed will go down to that extent and secondly, the inventory will be treated as an asset to be consumed in the next accounting period. The adjustment inventory for the same will be:

Closing Stock A/c Dr. To Purchases A/c

As a result, the Closing Stock will get recorded as an asset to be shown in the Balance Sheet and the Purchase account has been adjusted downwards to reflect cost of goods sold. After making the necessary adjustment entries, the ledger balances get adjusted and a revised trial balance is prepared. The final trial balance will form basis of financial statements. 3.7 FINANCIAL STATEMENTS

The updated trial balance after passing the necessary adjustments entries forms the basis of preparing the financial statements. All nominal accounts, i.e., those pertaining to expenses, losses, income and gains are temporary accounts. They are closed out at the end of the accounting period by transferring their respective balances to the profit and loss account. In the next accounting period, these accounts will start with zero balances. Real accounts, i.e., those pertaining to assets and personal accounts are

permanent accounts. Balances in these accounts are shown in the Balance Sheet and are carried forward to the next accounting period. In the next accounting period, these accounts will show the Opening Balance, i.e., the balance carried from the earlier period.  

Nominal accounts are temporary accounts whereas Real accounts and personal accounts are permanent accounts.

3.7.1 Transfer Entries Journal entries at the end of the accounting period for transferring the balances in nominal accounts to the profit and loss account are called transfer entries. As they result in closing the nominal accounts by reducing their balance to zero, they are also referred to as closing entries.

Closing Income and Gain Accounts An income or a gain account necessarily has a credit balance. The account balance can be brought to zero by debiting it by equivalent amount and crediting the same to the profit and loss account. This way an income account is ‘closed’ and the balance gets ‘transferred’ to the credit of the profit and loss account. All accounts pertaining to income and gains are closed by debiting them and crediting the same to the profit and loss account at the end of the accounting period.

Closing Expenses Accounts An expense account by nature will have a debit balance. The account can be closed by crediting it by the balance amount and simultaneously debiting the profit and loss account. All the accounts relating to expenses and losses will get closed by these entries. ■ Illustration 3.5

As per the Trial Balance of Bright Shine Limited, the Sales Account has a credit balance of ₹ 232.45 million and the Purchase Account has a debit balance of ₹ 163.02 million. Pass the necessary closing entries. The sales account will be closed by debiting it by ₹ 232.45 million and crediting the same amount to the profit and loss account. The purchase account will be closed by

crediting it by ₹ 163.02 million and debiting profit and loss account by the same amount. The necessary entries will be as follows:

Sales A/c To Profit and Loss A/c Profit and Loss A/c To Purchases A/c

Dr. ₹ 232.45 million ₹ 232.45 million Dr. ₹ 163.02 million ₹ 163.02 million

3.7.2 Profit and Loss Account By means of the transfer entries as discussed above, all nominal accounts have been closed and their respective balances transferred to the profit and loss account. The credit side of the profit and loss account will have balances of all accounts pertaining to incomes and gains. The balances of expenses and losses will appear on the debit side of the profit and loss account. If the sum of credit side (incomes) is greater than the debit side (expenses), the balancing figure is profit and is shown on the debit side of the profit and loss account. On the other hand, if the sum of debit side exceeds the credit side, the balancing figure will be shown on the credit side representing the loss for the period.  

Profit and loss account is a summary of all the nominal accounts for a particular period. Income and gains are shown on one side and expenses and losses on the other.

The profit and loss account is also a temporary account and is closed down by transferring the balance to the Capital Account. The transfer entries are given below: In case of a profit:

Profit and Loss A/c

Dr.

To Capital A/c (By the amount of profit)

In case of a loss:

Capital A/c

Dr.

To Profit and Loss A/c (By the amount of loss)

By this transfer entry, the owner’s capital gets adjusted by the profit or loss for the period and the profit and loss account balance is reduced to zero.

3.7.3 Balance Sheet This is the last stage in the accounting cycle. By this time, all nominal or temporary accounts have been closed and we are left with only real accounts and personal accounts. Real accounts pertain to assets and by nature have debit balances. A Personal account may have a debit balance or a credit balance. A personal account with credit balance represents liability or payable whereas a personal account with debit balance represents receivable. Accordingly, permanent accounts with credit balances (capital and payables) will be shown on the Liability side of the Balance Sheet whereas accounts with debit balances (assets and receivables) will appear on the Assets side of the Balance Sheet. Because of the double­entry book keeping system, the total of both the sides of the Balance Sheet will be equal.  

Balance sheet is a summary of real accounts (assets) and personal accounts (receivables and payables) at the end of the accounting period.

The relationship between the different types of accounts and the financial statements is depicted in Figure 3.2.

 

Figure 3.2 Type of Accounts and Financial Statements

■ Illustration 3.6

Please refer to the Trial Balance in illustration 3.4. After preparing the Trial Balance, Satya Paul identified the following additional information: Salary for one month amounting to ₹ 55,000 is yet to be paid. Interest on investment accrued to the extent of ₹ 1,500 is yet to be received. Rent paid is for a period of six months. Goods costing ₹ 80,000 are unsold at the end of the quarter. Depreciation to be provided @ 10% per annum on Furniture and @ 7.5% per annum on Machinery. You are required to do the following: Pass necessary adjustment entries. Prepare the revised Trial Balance incorporating the above adjustments. Pass the necessary transfer entries. Prepare the profit and loss account for the quarter ended 30th June 2017 and the Balance Sheet as on that date. Adjustment Entries

As rent has been paid for six months amounting to ₹ 60,000, half of it will be treated as prepaid. Depreciation on Plant and Machinery ( ₹ 4,687) and Furniture ( ₹ 3,750) has been charged. After passing the above entries, the revised Trial Balance as on 30th June 2017 will appear as follows:   Trial Balance as on 30th June 2017 (₹)

 

Transfer Entries for Incomes

  Transfer Entries for Expenses

Financial Statements   Profit and Loss Account for the Quarter Ended 30th June 2017 (₹)

Transfer Entry for Profit

Profit and Loss A/c Dr. ₹ 67,063 To Capital A/c

₹ 67,063

Balance Sheet as on 30th June 2017

Summary Understanding of accounting process helps is developing a better appreciation of the financial statements which are the end product of the accounting cycle. Accounting process begins with the vouchers. Vouchers are the supporting documents providing evidence that an accounting transaction has taken place and also the amounts involved. Accounting process is made up of recording, classification and summarization. All the transactions recoded at the first stage are later classified and summarized to prepare the financial statements.

A chart of accounts shows the list of all accounts in which the accounting transactions are recorded. Accounts are of three types—real, personal and nominal. Real accounts pertain to assets, personal accounts pertain to receivables and payables and nominal accounts pertain to incomes and expenses. Accounting transactions are recorded by way of journal entries. While recording an accounting transaction, one or more accounts are debited and others are credited in such a way that the sums of debits and credits in a transaction are the same. In respect of real accounts the recording rule states ‘debit what comes in and credit what goes out’. For personal account we ‘debit the receiver and credit the giver’. For nominal accounts ‘incomes and gains are credited whereas losses and expenses are debited’. Journal entries are passed in a chronological order, i.e., in the order in which they take place. Accounting transactions recorded by way of journal entries are classified under different accounts. An account is a T­shaped statement with the left­hand side called Debit Side (Dr.) and the right­hand side being Credit Side (Cr.). The process of classification is called ledger posting. At the end of the accounting period, all accounts are balanced to find the closing balances. An account where the sum of debit side is greater than the sum of credit side is said to be having a debit balance whereas an account having higher credits than debits will have a credit balance. The balance in each account are put in a T­shaped statement called the Trial Balance. The debit side of the Trial Balance will have all accounts with debit balances whereas accounts with credit balances are placed on the credit side of the Trial Balance. Because of double­entry bookkeeping system, both the sides of the Trial Balance will be equal. At the end of the accounting period, some adjustment entries may have to be passed to give effect to the accrual and matching principles, e.g., outstanding expenses, prepaid expenses, income accrued but not received, income received in advance, depreciation, closing stock, etc. After passing necessary adjustment entries, a revised trial balance is prepared which forms the basis of the preparation of financial statements. Nominal accounts are temporary accounts. They are closed at the end of the

accounting period by transferring their balances to the profit and loss account by passing transfer entries or closing entries. Nominal accounts representing incomes or gains are closed by transferring them to the credit side of the profit and loss account. Accounts relating to expenses and losses are closed by transferring their balances to the debit side of the profit and loss account. If the credit side of the profit and loss account is greater than the debit side, the difference is called profit. The profit is transferred to the Capital account of the owner by debiting profit and loss account and crediting Capital account. In case the debit side is greater, the resultant loss is transferred to the Capital account by crediting profit and loss account and debiting Capital account. Permanent accounts—real and personal—are arranged in the Balance Sheet of the enterprise at the end of the accounting period. The Liability side of the Balance Sheet will have all personal accounts with credit balances— representing either capital or liabilities. The Asset side of the Balance Sheet will have real accounts (assets) and personal accounts with debit balances representing receivables. Because of the double entry bookkeeping system, the sum of the two sides will be equal. The closing balances of real accounts and personal accounts will be carried forward to the next accounting period as opening balances.

Assignment Questions 1.  Describe various stages in accounting process. 2.  Identify different categories of accounts and the rules for debits and credits. 3.  What is the purpose of preparing Trial Balance? Explain its structure. 4.  Nominal accounts are closed out at the end of the accounting period whereas personal accounts and real accounts are carried forward to the next accounting period. Why?

Problems 1.  Types of accounts: Classify the following accounts as real, personal or nominal: 1.  Bank Account

2.  Furniture Account 3.  Salary Account 4.  Cash Account 5.  Rent Outstanding 6.  Bank Overdraft 7.  Capital Account 8.  Sales 9.  Accounts Receivables 10.  Sundry Creditors 2.  Transaction analysis and journal entries: Analyze the following transactions and pass necessary journal entries: 1.  1st October 2016: Goods sold on credit to SM & Sons for ₹ 1,250,000. 2.  1st December 2016: Payment received from SM & Sons by cheque ₹ 500,000. 3.  15th January 2017: It was decided to write off the amount due from SM & Sons. 4.  1st June 2017: Payment received from SM & Sons towards full and final settlement ₹ 300,000. 3.  Preparation of trial balance: The followings balances were extracted from the books of Snow White & Co on 31st December 2017. You are required to arrange them in a Trial Balance. 

4.  Adjustment entries and adjusted trial balance: After preparing the above trial balance, the following adjustments were identified. You are required to pass the necessary adjustment entries, prepare a revised Trial Balance and close the accounts. 1.  Make provision for depreciation @ 7.5% on machinery on the original cost.

2.  Stock in hand on 31st December 2017 amounted to ₹ 2,875,000. 3.  3% of the trade receivables are to be provided as doubtful. 4.  Salaries amounting to ₹ 175,000 are outstanding. 5.  Preparation of profit and loss account and balance sheet: Based upon the revised Trial Balance, prepare the profit and loss account of Snow White & Co for the year ended 31st December 2017 and the Balance Sheet as on that date.

Solutions to Problems 1.  1.  Personal A/c (Receivable or payable) 2.  Real A/c (Asset) 3.  Nominal A/c (Expense) 4.  Real A/c (Asset) 5.  Personal A/c (Payable) 6.  Personal A/c (Payable) 7.  Personal A/c (Payable to the Owner) 8.  Nominal A/c (Income) 9.  Personal A/c (Receivable) 10.  Personal A/c (Payable) 2.   

3.  Trial Balance of Snow White & Co as on 31st December 2017 

4.  Adjustment Entries 

Revised Trial Balance  

Trial Balance of Snow White & Co as on 31st December 2017

Transfer Entries Only nominal accounts will be closed by transferring to profit and loss account as follows:   Transferring Nominal Accounts with Credit Balances

  Transferring Nominal Accounts with Debit Balances

5.  Profit and Loss Account of Snow White & Co for the Year Ended 31st December 2017

The profit for the year amount to ₹ 2,326,875 will be transferred to the Capital A/c by the following journal entry:

Profit and Loss A/c Dr. ₹ 2,326,875 To Capital A/c

 

₹ 2,326,875

Balance Sheet of Snow White as on 31st December 2017

Try It Yourself 1.  Transaction analysis and journal entries: Analyze the following transactions and pass necessary journal entries: 1.  Goods sold to RS & Company for ₹ 450,000 on credit on 10th April 2017. 50% of goods returned by them on 18th April 2017 being defective. 2.  SR & Company from whom an amount of ₹ 925,500 was due made a payment of ₹ 900,000 as full and final settlement. 3.  An asset with a book value of ₹ 225,000 was destroyed by fire. 4.  Made investment of ₹ 400,000 in government securities on 28th February 2017. The market value of these investments has fallen to ₹ 320,000 on the date of the Balance Sheet. 5.  Make provision towards warranty cost at ₹ 850,000. 2.  Impact on financial for statements: Kong Fuser Ltd prepares its financial statements on financial year basis. How would the following transactions during the year 2017–18 affect the Profit and Loss Account and Balance Sheet of the company: 1.  Purchased computer on 1st April 2017 to be used in the office for ₹ 100,000. The useful life of the computer is estimated to be 3 years with zero residual value. 2.  Purchased stationary items for ₹ 20,000 during the year. At the end of the

year inventory in hand amounted to ₹ 1,800. 3.  Purchased land for ₹ 3,000,000 on 31st October 2017 for setting up office building. 4.  Paid annual fire insurance premium amounting to ₹ 22,000 on the office car on 1st October 2017. 5.  Received an advance payment of ₹ 1,500,000 from a customer on 28th February 2017, the goods were not yet delivered to him by 31st March 2017. 6.  Salary paid during the year amounted to ₹ 2,400,000 including an advance of ₹ 100,000 paid to one of the employee. Salaries for the month of March 2017 amounting to ₹ 185,000 were paid in April 2017. 3.  Preparation of financial statements: Dare Devil & Co is a small scale manufacturing unit. It procures semi­finished goods and sells them after further processing. The trial balance and additional information as on 31st March 2017 are given below. You are required to prepare the Profit and loss A/c for the year and the Balance Sheet as on that date.   Trial Balance of Dare Devil & Co as on 31st March 2017

Additional Information

1.  Commission accrued to be received: ₹ 24,500 2.  Insurance expenses include premium paid amounting to ₹ 15,000 on a machine covering the period from 1st October 2016 to 30th September 2017. 3.  Loan from the bank attracts interest @ 10%. 4.  Write off ₹ 15,000 as bad debts and make a provision for doubtful debts @ 3%. 5.  The stock in hand at the end of the year is valued at ₹ 1,387,250. 6.  Depreciate machinery @ 15% and computer @ 25%. 7.  Expenses outstanding at the year­end amounted to ₹ 32,150. 4.  Correcting the given trial balance: Roney, a fresh management graduate has recently joined Seven Wonders & Company. He was asked by the Chief Accountant of the firm to prepare the Trial Balance for the year ended 31st March 2017. Roney extracted the balances from the ledger accounts of the company and put them in the Trial Balance. He is pleased with himself that the total of both the sides of the Trial Balance has almost tallied. The Chief Accountant however is not satisfied because the Trial Balance has to exactly match due to double­entry bookkeeping system being followed. You are requested to help Roney in recasting the Trial Balance. The Trial Balance prepared by Roney is given below:   Trial Balance of Seven Wonders & Company as on 31st March 2017

5.  Adjustment entries and financial statements: Thanks to your help Roney is able to present the re­casted and duly tallied Trial Balance to the Chief Accountant. The Chief Accountant informed him some additional transactions that need to be recorded. 1.  Stock in hand as on 31st March 2017: ₹ 988,500. 2.  Depreciation to be provided at the following rates:

Machinery 7.5% Furniture

12.5%

Building

2.5%

3.  Loan from the bank attracts interest at 10%. The loan was outstanding for the whole year. 4.  There is a pending court case against the firm. It is decided to make a provision towards possible claim for ₹ 100,000. Please help Roney in making the necessary adjustment entries and also in preparation of the profit and loss account for the year ended 31st March 2017 and the Balance Sheet on that date. 6.  Financial statements from a trial balance: Eighth Wonder & Co is engaged in cosmetics business. The trial balance and additional information as on 31st March 2017 are given below. You are required to prepare the profit and loss account for the year and the Balance Sheet as on that date.   Trial Balance of Eighth Wonder & Company as on 31st March 2017

Additional Information: 1.  Closing stock in hand as on 31st March 2017 is ₹ 625,000. 2.  Goods costing ₹ 90,000 have been sold on approval basis for ₹ 120,000 and included in sales. The approval from the customer is yet to be received. 3.  Provision for doubtful debts to be created at 2%. 1.  7. Financial Statement from a Trial Balance: From the following Trial Balance of SSS Limited, prepare the profit and loss account for the year ended 31st March 2017 and a Balance Sheet on that date:   Trial Balance of SSS Limited as on 31st March 2017

 

Additional Information: 1.  Goods costing ₹ 5,000 were distributed as free samples during the year. Goods costing ₹ 45,000 were destroyed by accident and the insurance company has admitted a claim for ₹ 35,000. These transactions were not recorded in the accounts. 2.  Closing stock as physically verified on 31st March 2017 amounted to ₹ 50,000. 3.  Provide depreciation on land and building @ 2%, plant and machinery @ 20% and on furniture and fixtures @ 10% p.a. 4.  Make a provision for doubtful debtors @ 5%.

Playlists

4

History

Topics

Financial Statements of Companies

Tutorials

CHAPTER OBJECTIVES

Offers & Deals

This chapter will help the readers to: Highlights Settings Support Sign Out

Get an overview of financial statements of companies.

Develop understanding of Ind AS 1 relating to presentation of information in financial statements. Appreciate objectives and interrelationship between various financial statements.

4.1 INTRODUCTION

The accounting cycle, leading to the preparation of financial statements as discussed in Chapter 3, is followed by all accounting entities. However, companies are subject to much higher requirements of disclosure. Obviously, they use vast societal resources, and therefore, many stakeholders are interested in their financial performance and health. Disclosures in financial statements of companies are guided by the requirements of the Companies Act, 2013 and the relevant accounting standards. To ensure standardized presentation for easy comparability, the format of the balance sheet and the statement of profit and loss has been prescribed in the Schedule III of the Companies Act, 2013. Additionally, Ind AS 1 lays down the basic requirements for the presentation of financial statements to ensure comparability, both with the entity’s financial statements of previous periods and with the financial statements of other entities.

4.1.1 Purpose of Financial Statements

Financial statements provide information about the financial position, financial performance and cash flows of an entity which is useful to users in making economic decisions. In particular, financial statements provide information about an entity: 1.  assets; 2.  liabilities; 3.  equity; 4.  income and expenses, including gains and losses; 5.  contributions by and distributions to owners in their capacity as owners; and 6.  cash flows. This information is useful for forecasting the entity’s future cash flows especially, their timing and certainty.

4.1.2 Key Requirements for Presentation Ind AS 1 also lays down some of the key requirements to be followed for presenting information in financial statements. (i) Going Concern—Financial statements are prepared on a going concern basis. Management has to assess the entity’s ability to continue as a going concern. If financial statements are not based upon going concern basis, the reasons are to be disclosed. (ii) Accrual Basis of Accounting—Financial statements, except cash flow statement, are required to be prepared using accrual basis of accounting. (iii) Materiality—Each material class of similar items must be presented separately and same has to be followed for the items of dissimilar nature or function. If a line item is not individually material, it is aggregated with other items either in those statements or in the notes. An item, that is not sufficiently material to warrant separate presentation in those statements, may warrant separate presentation in the notes. (iv) Offsetting—Assets and liabilities or income and expenses are required to be shown on gross basis without offsetting against each other, unless required or permitted by an Ind AS. (v) Frequency of Reporting—Financial statements must be presented annually. If the entity changes, its accounting period and financial statements are prepared for a period longer or shorter than one year. The reason for using a longer or shorter period shall be disclosed with a statement that financial statements are not entirely comparable.

(vi) Comparative Information—Comparative information in respect of the preceding accounting period for all amounts presented in the currents year’s financial statements shall be given for better analysis. (vii) Consistency—Presentation and classification of items in the financial statements from period to period shall be consistently followed. However, if an Ind AS requires a change in presentation or another presentation or classification is considered to be more appropriate, the classification and presentation may be changed. (viii) True and Fair—Financial statements shall present information which is relevant, reliable, comparable and understandable. It is presumed that financial statements that are compliant with the Ind AS present a true and fair view of the financial position, performance and cash flow of the entity. Any deviation from compliance with Ind AS shall be explicitly disclosed. 4.2 FINANCIAL STATEMENTS

As per Ind AS 1, a complete set of financial statements comprises: 1.  A statement of profit and loss for the period. 2.  A balance sheet at the end of the period. 3.  Statement of changes in equity for the period. 4.  A statement of cash flows for the period. 5.  Notes—comprising a summary of significant accounting policies and other explanatory information. To ensure uniformity in the presentation of financial statements, the formats for the statement of profit and loss and the balance sheet have been prescribed in the Schedule III of the Companies Act, 2013. The Schedule III also includes general instructions for the preparation of financial statements. Accordingly, it is mandatory to present current year figures and the comparative figures of the previous year. The figures in financial statements may be rounded off depending upon the turnover of the company. If the turnover is less than ₹ 100 crore, the figures may be rounded off to the nearest hundreds, thousands, lakh or millions. If, however, it is ₹ 100 crore or more, rounding off is permitted in the nearest lakh, millions or crore. Each entry in the balance sheet, statement of changes in equity and statement of profit and loss is required to be cross­referenced with the related information in the notes. All material items—information that individually or collectively could be relevant for decision making by users—shall be disclosed. At the same time, excessive disclosures

shall be avoided. Materiality of an item should be judged in the particular circumstances considering the size or nature of the item or a combination of both. In addition, disclosures required by any law or regulation shall also be made. 4.3 STATEMENT OF PROFIT AND LOSS

The statement of profit and loss (also called profit and loss account) is the primary financial statement to understand the financial performance of an enterprise during a given period. It summarizes incomes earned and expenses incurred by an enterprise during a given period. If the aggregate income earned exceeds the expenses incurred, the difference is called net income or simply net profit. If, however, the income fails to cover the expenses, the enterprise is said to have incurred a loss. The purpose of the statement of profit and loss is to provide information about different sources of income and gains and also expenses and losses incurred during an accounting period. Incomes and expenses may be arranged one after the other and such a presentation is called vertical format. The same information may also be presented in a T­shaped format wherein incomes are presented on the right­hand side and expenses are on the left­hand side, such a presentation is called horizontal format. The Schedule III prescribes the vertical format to be followed showing income first followed by expenses. The statement of profit and loss is presented in two sections: 1.  Profit or loss for the period. 2.  Other comprehensive income (OCI) for the period. The sum of (i) and (ii) above is called total comprehensive income. It may be noted that these are not two different statements rather two sections of the same statement. Profit or loss is defined as ‘the total of income less expenses, excluding the components of other comprehensive income’. Other comprehensive income is defined as ‘comprising items of income and expense (including reclassification adjustments) that are not recognized in profit or loss as required or permitted by other Ind ASs. It may be noted that the classification of income and expense between profit or loss and OCI is not principle­based but is rule­based. Whether an item of income or expense is to be presented in profit or loss or in OCI is based upon the requirements of the relevant Ind AS. The format and contents of the statement of profit and loss have been discussed in detail in Chapter 5. Income represents increase in economic benefits during the accounting period. The increase in economic benefits may be in the form of inflows or enhancement of assets or decrease in liabilities. An entity may earn income by sale of goods, provision of

services, or by letting others use its assets, e.g., rent, interest, royalty, etc. Income earned from its main revenue generating activities (from core operations) is called revenue from operations. Income from incidental activities is presented as other income. The sum total of revenue from operations and other income is called total income for the period. Expenses represent decrease in economic benefits during the accounting period. The decrease is evidenced by outflow or depletion of assets or increase in liabilities. Expenses are presented under various heads depending upon their nature. For example, material consumed, employee benefits, finance cost, depreciation, etc. Income and expense are recorded using accrual basis of accounting. Income is recognized if it is probable that the future benefits will flow to the enterprise and that same can be measured reliably. Expense is recognized if it is probable that the future benefits will flow from the entity and that the cost can be measured reliably. 4.4 BALANCE SHEET

The balance sheet in simple terms is a statement of assets and liabilities of a business enterprise on a particular day. It is prepared on the last day of the accounting period. Unlike the statement of profit and loss which summarizes the incomes earned and expenses incurred during an accounting period, balance sheet depicts what the business own (assets) and what is owes (liabilities) on a particular day, i.e., at the end of the accounting period. Accordingly, statement of profit and loss is a flow statement, whereas balance sheet is a position statement. The format of the balance sheet has been prescribed in the Schedule III of the Companies Act, 2013. The balance sheet represents the basic accounting equation, i.e., Assets = Equity + Liabilities. The information may be presented one after the other in a vertical format. The same information may also be given in a T­shaped format. Assets are presented on the right­hand side and equity and liabilities are shown on the left­hand side. Such a presentation is called horizontal format. The Schedule III prescribes the vertical format to be followed in which details of assets are followed by equity and liabilities. An asset is a resource controlled by an entity as a result of past events from which future economic benefits are expected to flow to the entity. The future benefits may be in the form of increase in cash flow or reduction in the cash outflow. Assets are classified as current assets and non­current assets. Current assets include cash and cash equivalents and those assets that are expected to be consumed or converted into cash within 12 months or in the normal operating cycle of the business. For example

cash, bank balance, inventories, trade receivables, short­term loans and advances, short­term investments, etc. Assets other than current assets, for example, land, building, plant, equipment, vehicles, long­term investments, long­term loans and advances are classified as non­current assets or fixed assets. As per the format prescribed in the Schedule III, non­current assets are presented first, followed by current assets. A liability is a present obligation of an enterprise arising from past events. The settlement of the obligation would require outflow of resources in future. Equity represents the contribution of the owner to the enterprise. It is the residual interest in the assets of the enterprise after deducting all liabilities. Liabilities are further classified as current and non­current or fixed liabilities. Current liabilities are expected to be settled within 12 months or in the normal operating cycle of the business. For example, short­term loans, trade payables for goods and services, outstanding expenses, advances from customers, short­term provisions, etc. All other liabilities are classified as non­current liabilities. Non­current liabilities are expected to be settled after 12 months or beyond the normal operating cycle of the enterprise. For example, term loans from banks, long­term provisions, etc. As per the format prescribed in the Schedule III, non­current liabilities are presented first, followed by current liabilities. 4.5 STATEMENT OF CHANGE IN EQUITY

Schedule III requires a separate ‘statement of change in equity’ to be presented comprising equity share capital and other equity. Other equity includes all items other than equity shares that are attributable to the holders of equity instruments of an entity. The statement of change in equity represents a reconciliation of equity, shows balances in the beginning of the year, changes occurred during the year, and balances at the end of the year. Ind AS 1 requires such reconciliation for each component of equity showing separately changes resulting from: 1.  profit or loss; 2.  other comprehensive income; 3.  transactions with owners in their capacity as owners, showing separately contributions by, and distributions to owners and changes in the ownership interests in subsidiaries that do not result in a loss of control; and 4.  any item recognized directly in equity. The balance sheet depicts the equity balance at the end of the accounting period. The statement of change in equity identifies the reasons for change in the various components of equity during the year. The primary reasons for change in equity are profit or loss for the year, other comprehensive income for the year, distribution of

dividend to the shareholders, issue of fresh shares, buy­back of shares and any direct adjustment in the equity balances. 4.6 CASH FLOW STATEMENT

Cash flow statement provides detail about the sources and uses of cash during an accounting period. The balance sheet shows the cash balance on a particular date but it does not explain the change in the cash position since the last balance sheet date. The cash flow statement aims to explain the variation in cash position between two balance sheets by showing the sources and uses of cash. The cash flows are broken under three heads: (i) Cash Flow from Operating Activities—sources and uses of cash arising directly from the main revenue generating activities of the organization. (ii) Cash Flow from Investing Activities—sources and uses of cash related to investing in long­term assets including long­term investments. This also includes the income generated from these long­term investments. (iii) Cash Flow from Financing Activities—sources and uses of cash related to funds raising activities including repayment of loans, payment of interest on borrowed funds and payments of dividends on shares. Cash flow statement helps the users in understanding the cash generating ability of the business organization and the needs of the entity to utilize these cash flows. Ind AS 7 deals with the presentation and disclosure of cash flow statement. 4.7 NOTES TO ACCOUNTS

Notes to accounts are used to present information about the basis of preparation of the financial statements and the specific accounting policies used. It also provides information as may be required by various Ind ASs those are not presented elsewhere in the financial statements. Additional information, relevant for understanding the financial statements, is also provided in the notes to accounts. Notes to accounts shall be presented in a systematic manner. Each item in the balance sheet, the statement of profit and loss, the statements of changes in equity and cash flows statement is cross­referenced to any related information in the notes to accounts. The notes to accounts also include a statement that the relevant accounting standards have been complied with.

The purpose and inter­relationship between various financial statements is depicted in Figure 4.1.  

Figure 4.1 Financial Statements of a Company

Summary

Financial statements of companies are more structured and detailed as these are used by a large number of stakeholders. Financial statements of companies consist of the statement of profit and loss, the balance sheet, the statement of change in equity, the cash flow statement and notes to accounts. To ensure uniformity in presentation, formats of the statement of profit and loss and the balance sheet have been prescribed in the Schedule III of the Companies Act, 2013. Cash flow statement is required to be prepared in accordance with the requirements of Ind AS 7. Ind AS 1 lays down the key requirements for presenting financial statements— going concern, accrual basis of accounting, materiality, consistency and accounting period are some of the basic accounting principles emphasized. Financial statements must comply with the applicable AS to give a true and fair view of the financial performance, financial health and cash flows. The statement of profit and loss provides a summary of income earned and

expenses incurred during the year. It is presented in two sections—profit or loss and other comprehensive income. The sum total of the two is called other comprehensive income. The balance sheet is a statement of assets on the one side and equity and liabilities on the other. Assets and liabilities are split as current and non­ current. The statement of change in equity provides reconciliation between opening balances and closing balances under the heading equity. The cash flow statement presents inflows and outflows of cash during the year. It explains the changes in cash balance during the year. It helps in assessing the cash generating ability of the enterprise and also uses of cash. Notes to accounts give an overview of significant accounting policies followed in the preparation of financial statements. It also provides details as required by Ind AS and other details that may be necessary for better understanding of information presented in the financial statements. Information presented in financial statements are cross­referenced with the relevant notes to accounts.

Assignment Questions 1.  Financial statements of companies are much more detailed and structured. Why? 2.  Explain the key requirements as laid down by Ind AS 1 relating to the presentation of financial statements. 3.  Write a short note on various financial statements which are required to be prepared by a company. 4.  The statement of profit and loss is a flow­based statement whereas the balance sheet is a static statement. Explain. 5.  For better understanding of financial statements, it is important to go through the notes to accounts. Do you agree?

Problems 1.  Ramesh, a fresh graduate, has recently joined his first job in a bank. His supervisor has asked him to find certain information from financial statements of a company. Please help him by suggesting which financial statement will contain the following information: 1.  Inventory in hand at the end of the year

2.  Employee cost during the year 3.  Cash and bank balance 4.  Cash outflow on account of purchase of investments 5.  Operating income during the year 6.  Accounting policies 7.  Reasons for change in equity during the year 8.  Intangible assets 9.  Material consumed during the year 10.  Details regarding non­current investments

Solution to Problem 1.  1.  Balance sheet 2.  Statement of profit and loss 3.  Balance sheet 4.  Cash flow statement 5.  Statement of profit and loss 6.  Notes to accounts 7.  Statement of change in equity 8.  Balance sheet 9.  Statement of profit and loss 10.  Notes to accounts

Try It Yourself 1.  Identify financial statements which include the following information: 1.  Shares issued during the year 2.  Other income earned during the year 3.  Trade receivables at the end of the year 4.  Depreciation on assets charged during the year 5.  Accumulated depreciation on assets 6.  Dividend received during the year 7.  Interest earned during the year 8.  Loan outstanding 9.  Loan repaid during the year 10.  Interest expenses during the year

5

History

Topics

Statement of Profit and Loss

Tutorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: Highlights Settings Support

Understand the contents of statement of profit and loss in depth.

Appreciate the issues involved with accrual of expenses. Prepare the statement of profit and loss as per the requirements of the

Sign Out

Companies Act, 2013. Differentiate various measures of profits—gross profit, operating profit, pre­tax profit and net profit.

Calculate and interpret basic earnings and diluted earnings per share. Appreciate the requirements of applicable accounting standards—Ind AS 12 (income taxes), Ind AS 19 (employees benefits), Ind AS 23 (borrowing costs), Ind AS 33 (earnings per share), Ind AS 102 (share based payment) and Ind AS 105 (discontinuing operations).

5.1 INTRODUCTION

To ensure the uniformity in the presentation of the statement of profit and loss, the format for the same has been prescribed in the Schedule III of the Companies Act, 2013. The information is presented in a vertical format—income followed by expenses. As discussed in the Chapter 4, the statement of profit and loss is divided into two sections:

1.  Profit or loss for the period; 2.  Other Comprehensive Income for the period. The sum of (1) and (2) above is called total comprehensive income. Profit or loss is defined as ‘the total of income less expenses, excluding the components of other comprehensive income’. Other comprehensive income is defined as ‘comprising items of income and expense (including reclassification adjustments) that are not recognized in profit or loss as required or permitted by other Ind ASs. Other comprehensive income shall further be presented as: 1.  Items that will not be reclassified to profit or loss and its related income tax effects. 2.  Items that will be reclassified to profit or loss and its related income tax effects. Reclassification adjustments are amount reclassified to profit or loss in the current period that were recognized in other comprehensive income in the current or previous periods. Total comprehensive income comprises all components of profit or loss and of ‘other comprehensive income’. The statement of profit and loss is a single statement which presents profit or loss and other comprehensive income in two sections.

5.1.1 GAAP Revisited Let us recall some of the relevant accounting principles having a direct bearing on the information presented in the statement of profit and loss. 1.  Accounting period: The statement of profit and loss concerns only the income and expenses incurred during the given accounting period. Income and expenses pertaining to earlier or subsequent accounting period are not considered. 2.  Separate entity principle: The statement of profit and loss shows the income and expenses of the business entity as a unit. Any transaction between the business entity and others—including owner—will be recorded as an accounting transaction. 3.  Money measurement principle: The income, gains, expense and losses that can be expressed in terms of money only are shown in the statement of profit and loss. Income earned and expenses incurred in a currency other than the reporting currency are converted in the reporting currency for incorporating in the statement of profit and loss. 4.  Accrual principle: The income is recorded when earned and expenses are recorded when incurred. The statement of profit and loss is not based on cash

basis but on accrual basis. 5.  Matching principle: Income is matched against the expenses incurred to earn that income to ascertain profit. 6.  Conservatism principle: It is better to understate the profit rather that overstate. Accordingly, incomes and gains are recorded when reasonably certain but expenses and losses are recorded even when reasonably probable. 7.  Materiality principle: In deciding the level of details to be given in the statement of profit and loss, we are guided by materiality principle. Any information relevant for the user, must be disclosed but, at the same time, irrelevant details can be avoided. 5.2 FORMAT OF STATEMENT OF PROFIT AND LOSS

The Schedule III prescribes the vertical format to be followed. The format of the statement of profit and loss is shown in Table 5.1 and related instructions for preparation of the statement are given in Appendix I to this chapter.   Table 5.1 Format for the Profit and Loss Statement for the Year Ended

It may be noted that the Schedule II sets out the minimum requirements for disclosure in financial statements. If any act or regulation requires specific disclosures to be made, such disclosure are required to be made in addition to the requirements of the schedule and it must be ensured that such additional disclosures are made in the notes or as

additional statements. Financial Statements shall disclose all material items. Each item mentioned in statement of profit and loss is cross­referenced to any information in the notes. 5.3 REVENUE

The revenue represents income earned by an enterprise by sales of goods, provision of services or by permitting others to use sources owned by the enterprise. The terms revenue or income are often used interchangeably. The revenue earned is split into two subheads—operating revenue and other income. The definition of income encompasses both revenue and gains. Revenue arises in the course of the ordinary activities of an entity and is referred to by a variety of different names including sales, fees, interest, dividends, royalties and rent. Gains represent other items that meet the definition of income, and may or may not arise in the course of the ordinary activities of an entity, 1

for example, those arising on the disposal of non­current assets .

5.3.1 Revenue from Operations This heading includes the income earned by the enterprise from its main operating activities. The revenue from operations must be disclosed separately under the following headings: 1.  Sale of products 2.  Sale of services 3.  Other operating revenues Companies engaged in manufacturing and trading activities derive majority of their income from sales of products. The revenue from sales of products is recognized using accrual basis of accounting when the sale is complete and the ownership of goods have been transferred to the buyer. On the other hand, companies in the service sector earn their income by providing services. The revenue in such cases is recognized upon a proportionate basis. Besides income from sales of goods and provisions of services, the enterprise may earn ‘other operating revenue’. For example, income from sale of scraps by a manufacturing organization is shown as ‘other operating income’. For entities engaged in financing activities, interest earned will be a part of operating revenue. Likewise for an investment company, trading gains are part of operating revenue. Again the revenue is recognized using accrual basis of accounting irrespective of timing of receipt.

Revenue includes the gross inflow of benefits to the entity on its own account. Amount collected, if any, on behalf of third parties are therefore excluded from revenue. For example, most of the indirect taxes, e.g., Goods and Services Tax (GST). Value Added Tax (VAT), sales tax, service tax, etc., are collected from the customer on behalf of the government. The business enterprise is merely collecting the tax as an agent and passing on the same to the government, and therefore, the same should not be recorded as revenue. However, if the indirect tax is collected by the enterprise on its own account as a principal and it pays the tax to the government on its own account, the revenue will be taken on gross basis. For example, an entity pays excise duty to the government on production of goods and built in the same in the sale price. In such a case, the revenue will be shown on gross basis (inclusive of excise duty) and excise duty paid will be shown separately under expenses.

5.3.2 Other Income In addition to earning revenue from its main operating activity, a business enterprise may also earn revenue from other sources—sources incidental to its operations. Income derived from other such activities is classified as other income. The purpose of separating other income from operating income is to convey the users as to what extent the revenue is being earned from main operations of the enterprise. Other income is classified as: 1.  Interest income 2.  Dividend income 3.  Other non­operating income (net of expenses directly attributable to such income) Whether an income should be classified as ‘other operating income’ or ‘other income’ depends upon the source of income and to what extent it is related to the main revenue generating activity of the business. To illustrate rental income for a pharmaceutical company from letting out a part of its premises is classified as ‘other income’ whereas rental income for a real estate company engaged in construction and sale of real estate is classified as ‘other operating income’. Similarly, gain on sale of assets is better classified as ‘other income’ whereas sale of manufacturing scrap is classified as ‘other operating income’. The break­up of income earned by Maruti Suzuki India Limited for the years 2016 and 2017 is given in Table 5.2.

 

Table 5.2 Income break­up of Maruti Suzuki India Limited

2

It may be observed that the major portion of the total income of Maruti Suzuki India Limited is derived from sale of products and other operating income. The contribution of other income in the total income is proportionately small. The timing and quantum of revenue to be recognized is one of the most critical aspects in accounting. The issues relating to revenue recognition have been covered in detail in Chapter 7. Income received during an accounting period is adjusted to arrive at income to be recognized in the statement of profit and loss in the following manner:  

Income received during the year Add: Income earned during the year but not received Add: Income received in earlier years but pertains to the current year Less: Income received in advance in the current year Less: Income earned in earlier years but received in the current year. ■ Illustration 5.1

Diamond Real Estate Limited has two office premises which are given on rent. During the year 2016–17, it received rent of ₹ 4,300,000 in respect of these two premises. The following additional information is available: Premises 1 Amount of ₹ 200,000 towards rent was outstanding to be received as on 31st March 2016, the same was duly received in the year 2016–17. As on 31st March 2017 rent amounting to ₹ 300,000 is yet to be received. Premises 2 It was let out on 1st July 2016 at an annual rent of ₹ 2,400,000. The entire rent was paid by the tenant in advance for the period 1st July 2016 to 30th June 2017.

How much will be recognized as rent income for the year 2016–17?

( ₹)

Rent received during the year

4,300,000

Less: Outstanding rent of premises 1 for 2015–16 received during 2016–17

200,000

Less: Rent received in advance for premises 2 (April–June 2017)

600,000

Add: Rent receivable for premises 1 for 2016–17

300,000

Rent income in the statement of profit and loss

3,800,000

The sum total of revenue from operations and other income is the total income of the entity for the accounting period. 5.4 EXPENSES

Expense represents the cost of inputs consumed for the purpose of generating revenue. Expenses result in either an outflow of cash or decline in asset or increase in liability. Expenses considered in the statement of profit and loss are called operating expenses or revenue expenses as distinguished from capital expenditure. Applying accrual basis of accounting, expenses are recorded when incurred and not necessarily when paid. The expenses paid during a year are adjusted for expenses incurred but not paid and expenses paid in advance. The following adjustments are required to be made:   Expenses paid during the year Add: Expenses outstanding (incurred but not paid) Less: Paid in advance (paid but not incurred) Add: Paid in earlier years but pertain to the current year Less: Expenses of earlier years (outstanding) paid in the current year ■ Illustration 5.2

On the basis of the following information, find the expenses to be recognized in the statement of profit and loss for the year 2016–17. Salary paid during the year: ₹ 5,300,000. Salary for the month of March 2017 is outstanding amounting to ₹ 450,000. Insurance premium paid during the year: ₹ 350,000. The company bought a new machine on 1st December 2016 which was insured on the same date by paying an annual premium of ₹ 60,000. Interest paid during the year: ₹ 1,000,000. The company had borrowed a sum of ₹ 10,000,000 from SBI on 1st October 2015 @ 10% per annum. The loan amount with interest was repaid on 30th September 2016. The expenses will be recognized as follows: The salary will be recorded at ₹ 5,750,000 including salary outstanding.

Insurance premium will be recorded at ₹ 310,000. The premium paid on the new machine covers a period of 12 months including eight months of 2016–17. Accordingly, the proportionate premium paid is advance in deducted from the premium paid. Interest expense will be shown at ₹ 500,000. Though the interest paid is ₹ 1,000,000, on time proportionate basis interest for six months will be recognized in the year 2016–17. Expenses are classified under various heads based on the nature of expense. Expenses encompasses losses as well expenses that arise in the ordinary activities of the company. The level of details is decided keeping in mind the materiality of the disclosures. It is necessary to strike a balance between too much aggregation and providing too much details. The classification of expenses as given is Part II of Schedule III is discussed below.

5.4.1 Cost of Material Consumed In case of manufacturing companies, this may constitute the biggest share of expenses. For the purpose of disclosure under this heading, the followings points must be noted: Materials consumed would consist of raw materials and other materials, such as purchased intermediates and components which are ‘consumed’ in the manufacturing activities of the company. These materials physically enter into the composition of the finished product. Materials, such as stores, fuel and spare parts for machinery are not shown under this heading as they do not form part of the finished product. Packing material may or may not be taken as a part of this heading. If the packing is of essential nature, it may be included under this heading whereas packing material for publicity purposes may not be so included. The amount to be disclosed relates to material consumed and not material purchased. This is consistent with the matching principle. The actual consumption of material may be compiled from the internal records of the company. Alternatively, the material consumed is derived by making suitable adjustments with respect to the opening stock and closing stock of raw material using Equation 5.1.

5.4.2 Purchase of Stock-in-Trade This heading deals with purchase of goods with the intention to resell without further processing. An enterprise which is engaged in trading activity, i.e., buying and selling of goods will disclose the goods purchased under this heading. Likewise, a manufacturing company may also be buying certain goods for reselling without further processing. Such purchases need to be distinguished from the material purchased for processing which are reported under the previous heading. If the enterprise is buying semi­ finished goods to be processed further before selling, they should not be included under this heading rather treated as material consumed in the previous heading.

5.4.3 Change in Inventories of Finished Goods, Work-in-progress and Stock-intrade At the year­end, the business may have some finished goods and stock­in­trade which are remaining unsold. The business may also have inventory of semi­finished goods at various stages of completion. Similarly, inventory of finished goods, stock­in­trade, and work in progress may be available in the beginning of the year. To give proper effect to the matching principle, suitable adjustment in respect of change in inventories is required to be made. As observed from Equation 5.1, opening stock is added and the closing stock in subtracted. If the closing stock is more that the opening stock (i.e., there is an increase in inventory of finished goods, stock­in­trade, and work­in­progress compared to the opening stock), the increase will be shown as a negative adjustment. However, if the closing stock is less than the opening stock (i.e., there is a decrease in inventory of finished goods, stock­in­trade, and work­in­progress compared to the opening stock), the decrease will be shown as a positive adjustment. Apportioning the cost of inventory available for sale between closing stock and cost of goods sold requires well thought out accounting policy and can have significant impact on the reported profits. The accounting and valuation of inventories have been covered in detail in Chapter 8. ■ Illustration 5.3

How will you show the following information relating to inventories in the statement of profit and loss for the year 2016–17. Material purchased during the year: ₹ 6,450,000.

Stock in trade purchased during the year: ₹ 1,780,000.  

The information will be disclosed in the statement of profit and loss as follows: 1.  Cost of material consumed: ₹ 7,068,000 (₹ 2,455,000 + ₹ 6,450,000 – ₹ 1,837,000 = ₹ 7,068,000) 2.  Purchase of stock in trade: ₹ 1,780,000 3.  Change in inventories of work in progress Stock in trade and finished goods: ₹ 297,800 Opening stock =        ₹ 2,032,000 Closing stock =         ₹ 1,734,200 Decrease in stock =   ₹ 297,800

5.4.4 Employee Benefits Expenses This head covers cost associated with salaries and wages of the employees and other expenses incurred on employees’ welfare. For service organization, this is usually the largest head of expense. As per Ind AS 19, employees’ benefits include: 1.  Short­term employee benefits—wages, salaries, social security contributions, paid annual leave, paid sick leave, profit sharing and bonuses, and non­monetary

benefits for current employees; 2.  Post­employment benefits—retirement benefits, e.g., pensions and lump­sum payment on retirement and other post­employment benefits, e.g., medical care and life insurance; 3.  Other long­term employee benefits—long­term paid absences, jubilee or other long­service benefits and long­term disability benefits; 4.  Termination benefits Payments made as consultancy fees or advisory fees to consultants and advisors should not be included under this head and there is no employer­employee relationship with such persons. Likewise sitting fees paid to directors for attending the board meeting is also not included under this head. Recurring and regular payments, like salary, allowances, benefits in kind, etc., are expensed in the profit and loss statement as and when incurred. In addition to regular payroll, an employer may also contribute a fixed sum to certain funds maintained for the benefits of the employees. The employer’s contribution to defined contribution plans for the benefits of employees, like provident fund, superannuation fund, employees state insurance, labour welfare fund, etc., are also recognized on accrual basis.  

As per Schedule III of Companies Act, 2013, the following components of employees benefits to be disclosed separately (i) salaries and wages, (ii) contribution to provident and other funds, (iii) share­based payment to employees and (iv) staff welfare expenses.

The enterprise may also provide some deferred benefits to the employee at the time of retirement or post retirement, e.g., gratuity, leave encashment, post­retirement medical facility, etc. In respect of such long­term defined benefits plans, liability is estimated using actuarial valuation considering the age of employee, remuneration, average increment, iteration rate and other such variables. The cost so arrived at, using actuarial valuation is charged to the statement of profit and loss in the current period to ensure matching of cost and benefits. Share­based payment to employees: In the knowledge economy, employees are the most valuable asset for any business enterprise. A number of companies are

offering stock options to their employees as a part of compensation benefits. This also serves as a retention strategy since the options generally are exercisable after a deferment period. As these benefits are being given to the employees in lieu of the services rendered, the value attached to such options shall be treated as another form of employee compensation in the financial statements of the company. The option value is ascertained as the fair value using option pricing method. The option value is normally amortized over the vesting period. (Ind AS 102: Share­based Payment) ■ Illustration 5.4

On 1st April 2015, Nav Bharat Hitech Limited granted 100,000 stock options to its employees. The employees have a right to exercise the options after three years at an exercise price of ₹ 100 each. The market price per share at the time of granting the option is ₹ 160 each. The fair value of each option is ascertained to be ₹ 90. The company estimates that 80% of the employees will remain with the company and will exercise the options. Show the effect of ESOPs on employee cost. The fair value of each option at the time of grant is ₹ 90. The total value of the options granted therefore is ₹ 9,000,000. 80% of ₹ 9,000,000 will be amortized over the vesting period of three years on a straight line basis. Accordingly, each year ₹ 2,400,000 will be included in employees benefits expenses in the statement of profit and loss for the year 2015­16 to 2017–18.

5.4.5 Finance Cost A business enterprise may meet a part of its funding requirements from borrowings. The amount may be borrowed from a bank or other financial institution. Alternatively, the firm may issue instruments like debentures to raise funds. The cost associated with such borrowings is classified under this heading. The interest cost is charged in the accounts using accrual principle even if the interest has not been paid. In addition to interest cost, other costs that are associated with borrowing include: 1.  Interest component of assets taken under a finance lease. 2.  Commitment fees on bank loan. 3.  Amortization of cost incurred in connection with the arrangement of borrowings. 4.  Amortization of discount on issue of debentures. 5.  Net gain/loss on foreign currency transactions and translation on foreign currency borrowings to the extent they are regarded as an adjustment to interest cost. Dividend on redeemable preference shares will also be classified as finance cost if the company has no discretion over the payment of dividend. Dividend as well as dividend

distribution tax in such a case will be classified as finance cost. However, if the entity has discretion over the payment of dividend, the dividend and tax on distribution will be treated as a distribution of profit and presented in the Statement of Change in Equity. As per Ind AS 23, borrowing costs should be recognized as expenses in the period it is incurred. However, borrowing costs directly attributable to acquisition, construction or production of an asset shall be capitalized. Obviously companies that are relying more on borrowed funds for financing will have higher finance cost whereas companies with lower level of borrowed funds will incur less under this heading.

5.4.6 Depreciation and Amortization In addition to revenue expenses, a business enterprise also incurs capital expenditure that is expected to benefit the enterprise over a long period of time. Such an expenditure results in recognition of a noncurrent asset. Since a non­current asset is expected to be used and benefit the enterprise over a period of time, the matching principle requires that the cost of such an asset should be appropriated over its useful life. The process of apportioning the cost of a non­current asset over its useful life is called depreciation. The term depreciation is associated with tangible assets, e.g., plant and machinery, furniture, building, vehicles, etc. When the cost of an intangible asset, e.g., patent rights, software license, copy rights, etc., is apportioned over its useful life the same is called amortization. Depreciation on property plant and equipment, investment property and amortization of intangible assets is shown under this heading. Depreciation may be calculated under various assumptions. If the asset is depreciated equally over its useful life it is called a straight line method of depreciation. On the other hand, if higher depreciation is charged in the initial years and lower depreciation in the later years, this is called an accelerated method of depreciation. Ascertaining the amount of deprecation to be charged to the statement of profit and loss requires assumptions about the useful life of the asset and the residual value of asset after its useful life is over. These estimates coupled with the choice of method of depreciation can have significant effect on the reported profit as well as the book value of the asset. The basic principles relating to depreciation are the subject matter of Ind AS 16, whereas amortization of intangible assets is provided in Ind AS 38. The same have been discussed in detail in Chapter 9.

It may be noted that depreciation, unlike other expenses, is a non­cash expense. It does not involve an outflow of cash. It merely represents an accounting adjustment whereby the cost of a non­current asset is written off over its useful life. Business enterprises engaged in highly capital intensive operations and therefore with large investments in non­current assets, e.g., manufacturing sector, are likely to have higher depreciation expenses. On the other hand, companies in service sector, e.g., information technology, consulting etc., are likely to have lower depreciation expense.

5.4.7 Other Expenses This heading includes a large number of operating expenses not covered in the earlier headings. Many companies break this heading into ‘Manufacturing Expenses’ ‘General and Administration Expenses’ and ‘Selling and Marketing Expenses’ to differentiate based upon the nature of expenses incurred. Any item of expenditure which exceeds one percent of the revenue from operations or ₹ 10,00,000, whichever is higher is required to be disclosed separately. Payments to auditors for taxation matters, for company law matters, for other services and for reimbursement of expenses are required to be disclosed separately. Amount of expenditure incurred on corporate social responsibility activities, in pursuant of Section 135 of the Companies Act 2013, is also required to be disclosed separately. Research and Development Expenses: Business enterprises engaged in R&D activities (for example pharmaceutical companies) may be spending substantial amounts under this head. As the amount involved may be significant, R&D cost may be reported separately. As a principle, cost incurred on research (searching a new product or new application of an existing product) is expensed out by charging to the statement of profit and loss of the year when such a cost is incurred. However development cost (cost incurred on developing the outcome of research for commercial exploitation) can be capitalized. Development cost so capitalized is amortized in a systematic manner. Expenses incurred on research which are recognized in the statement of profit and loss are included in the other expenses. Provisions: A provision may be created in respect of a liability where the timing or amount is uncertain. If the entity recognizes that there is a present obligation as a result of a past event and it will require an outflow of economic benefits to settle the obligation, a provision is required to be made based upon the estimated amount. ■ Illustration 5.5

Pee Tee Heavy Engineering Limited sells customized machines to its customers. These machines are covered by one year manufacturer warranty. The company estimates that

cost of repair would be ₹ 1,00,000 if a minor defect is detected and it would cost ₹ 5,00,000 to repair in case of major defect. At the year­end, there are 200 machines sold which are covered by the warranty. The company estimates that 80% of the machines would need no repair, 15% would need minor repair and only 5% would need major repairs. Ascertain the amount of provision to be made. As there a present obligation as a result of past event, it would need outflow of economic benefits and reliable estimates can be made, the company needs to make provision towards the same. The amount of provisions would be 80% × 200 × 0 + 15% × 200 × ₹ 100,000 + 5% × 200 × ₹ 500,000 = ₹ 80,00,000 Ind AS 37 further provides that where the effect of the time value of money is significant, the amount of provision shall be arrived at by finding the present value of the expected expenditure. ■ Illustration 5.6

XYZ Limited is expected to incur some expenses after 2 years in pursuant of a past agreement. The expenses are estimated to be ₹ 20,00,000. The appropriate discount rate is 8% per annum. Determine the amount of provision to be made in the current year’s financial statements. As the effect of time value of money is significant, the amount of provision will be equivalent to the present value of expected expenditure.

Where K = discount rate (8%) and n = time when expenditure is expected to be incurred (2 years) Accordingly the provision would be made at ₹ 17,14,677 The break­up of expenses of Maruti Suzuki India Limited for the year 2016 and 2017 is given in Table 5.3:  

Table 5.3 Expense break­up of Maruti Suzuki India Limited

Maruti Suzuki India Limited has classified expenses in the nature of manufacturing, selling and general administration as other expenses with break­up being provided in the relevant notes to accounts. The company, engaged in manufacturing of cars, has significant cost of material consumed. It has also undertaken trading in a small way as evidenced by purchase of stock in trade. The business being capital intensive, depreciation and amortization is significantly high. Finance costs are relatively less indicating that the company is not using high amount of borrowed funds. It may be noted that the company has disclosed excise duty as a separate line item, though the same is not prescribed in the format of the statement of profit and loss. As the amount of excise duty is significant, the company has disclosed that separately in pursuant of the materiality principle. The company has used some of the vehicles and dies internally, therefore, the cost of such vehicles and dies has been deducted from the total expenses for the period. The total of all the expenses recognized under the above headings are deducted from the total income, to arrive at the profit before exceptional items and tax. 5.5 EXCEPTIONAL ITEMS

This heading, as the term suggest, deals with those incomes and expenses which do not arise in the normal course of the business activities of the enterprise and may be non­ recurring in nature. Such items need to be disclosed separately. Such a disclosure enables the readers of the financial statements to identify the impact of activities which are not likely to repeat in future.

After the adjustment made for the exceptional items, we arrive at the Profit Before Tax or (PBT). 5.6 TAX EXPENSES

The profit earned by an enterprise is subject to income tax in accordance with the income tax laws. Tax is calculated on the taxable income calculated as per the provisions of the Income Tax Act. The tax expense is comprised of current tax and deferred tax. The current income tax is calculated as the tax payable in respect of the taxable profit for a period. Any excess or short payment relating to the earlier years need to be disclosed separately. Due to various provisions in the tax laws, a company may be able to reduce tax in the current year but the same will result in higher tax liability in future years. Such a temporary difference is recognized as deferred tax liability. On the other hand, an enterprise may have paid higher tax in the current year but the same may get reversed in future years and reduce tax liability in the future year. The temporary difference in such a case is called deferred tax asset. Deferred tax assets may also be recognized due to carry forward of unused tax losses and unused tax credits. There is an underlying assumption that these temporary differences will get reversed in future. Deferred tax assets and liabilities are reviewed at every balance sheet date. Such an accounting of deferred tax is mandated by Ind AS 12. The accounting entries for tax aspects are discussed below: 1.  Advance payment of tax: Companies are required to pay advance tax on their estimated income. The tax is payable in four instalments as given in Table 5.4 below:  

Table 5.4 Due Dates for Advance Payment of Tax

3

At the end of the year, the company will estimate its taxable income and make the appropriate provision for tax—both current and deferred. At the time of making payment of the advanced tax, the following journal entry is passed:

Advance Payment of Tax Account Dr. To Bank Account

The amount of advance tax paid during the year will appear in the trial balance as a debit balance. When the provision for tax is made, the following entries are made: 2.  To make provision for the current year tax expenses:

Current Tax Account

Dr.

To Provision for Tax Account

3.  To recognize deferred tax liability:

Deferred Tax Account

Dr.

To Deferred Tax Liability Account

4.  To recognize deferred tax assets:

Deferred Tax Assets Account Dr. To Deferred Tax Account

The current tax account and deferred tax account will appear in the statement of profit and loss as a deduction from the profit before tax. The provision for tax account, advance payment of tax account, deferred tax assets account and deferred tax liabilities account are carried to the balance sheet.

Profit before tax minus tax expenses (current tax and deferred tax) is presented as the profit or loss for the period from continuing operations. 5.7 PROFIT/LOSS FROM DISCONTINUED OPERATIONS

Ind AS 105 requires that the profit or loss from discontinued operations should be disclosed separately in the statement of profit and loss. Discontinued operations includes non­current assets that have been disposed of or are being held for sale. Profit or loss from discontinued operation include profit or loss of discontinued operations and gain or loss recognized on the measurement of fair value less cost to sell or on the disposal of assets constituting the discontinued operations. Profit/Loss from discontinued operations is adjusted for the tax expenses or tax credits in respect of such operations to arrive at the post­tax profit/loss from discontinued operations. 5.8 PROFIT/LOSS FOR THE PERIOD

Post­tax profit/loss from continuing operations plus post­tax profit/loss from discontinued operations are added to arrive at the profit/loss for the period. 5.9 OTHER COMPREHENSIVE INCOME (OCI)

This heading presents items of incomes and expenses (including reclassification adjustments) that are not recognized in profit or loss as required or permitted by other Ind ASs. It may be noted that classification of items between profit or loss and OCI is rule based rather than principle based. Whether an item of income or expense would be classified in profit and loss or in OCI is provided in the relevant Ind AS. If an item is required to be recognized in OCI, it should be so classified. Generally, items in OCI arise out of revaluation or re­measurement of various assets or liabilities especially financial assets and liabilities. Some of the items of OCI are subsequently reclassified to profit or loss as per the relevant Ind AS. Accordingly, OCI is classified into (a) items that will not be reclassified to profit or loss and its related income tax effects; and (b) items that will be reclassified to profit or loss and its related income tax effects. The classification is rules based rather that principles based and is dictated by the relevant Ind ASs.

5.9.1 Items that will Not be Reclassified to Profit or Loss and Its Related Income Tax Effects This heading includes:

1.  Changes in revaluation surplus. 2.  Re­measurements of the defined benefit plans. 3.  Fair value changes on equity instruments through other comprehensive income. 4.  Fair value changes relating to own credit risk of financial liabilities designated at fair value through profit or loss. 5.  Share of other comprehensive income in associates and joint ventures, to the extent not to be classified into profit or loss. 6.  Gains and losses on hedging instruments that hedge investments in equity instruments measured through OCI. 7.  Others (specify nature).

5.9.2 Items that will be Reclassified to Profit or Loss and Its Related Income Tax Effects This heading includes: 1.  Exchange differences in translating the financial statements of a foreign operation. 2.  Fair value changes in debt instruments through other comprehensive income. 3.  The effective portion of gain and loss on hedging instruments in a cash flow hedge. 4.  Share of other comprehensive income in associates and joint ventures, to the extent to be classified into profit or loss. 5.  Changes in time value of options when separating the intrinsic value and time value of an option contract and designating only intrinsic value changes as the hedging instrument. 6.  Changes in the value of the forward elements of forward contracts when separating the forward element and spot element of a forward contract and designating only spot element changes as hedging instrument. 7.  Changes in the value of the foreign currency basis spread of a financial instrument when excluding it from the designation of that financial instrument as the hedging instrument. 8.  Others (specify nature). The aggregate of the profit/loss for the period and other comprehensive income is presented as the Total Comprehensive Income for the Period. 5.10 EARNINGS PER SHARE

Earnings Per Share (EPS) is one of the most widely used indicators of profitability of a business enterprise from shareholders’ perspective. As per Ind AS 33, an enterprise is required to present both basic and diluted earnings per share on the face of the statement of profit and loss. Such a disclosure will ‘improve performance comparison between different entities for the same reporting period and between different accounting periods for the same entity.’

4

5.10.1 Basic EPS The basic EPS is calculated by dividing the profits attributable to ordinary equity shareholders by the number of equity shares outstanding. Basic EPS may be calculated by using Eq. 5.2.  

If the number of equity share has undergone a change during the year; for example, because of fresh issue of capital, buy­back of shares, conversion of debenture into equity, etc., the denominator will be taken as weighted average number of equity shares outstanding during the year. For the purpose of calculating the weighted average, the number of days for which the shares have been outstanding will be considered. However, if the number of shares have increased due to issue of bonus shares or due to stock split (i.e., where no new resources are availed by the enterprise), the denominator will be number of shares outstanding at the year­end irrespective of the timing of bonus issue or stock split.

5.10.2 Diluted EPS In addition to basic EPS, companies are also required to report diluted EPS. An enterprise might have issued financial instruments that may get converted into equity shares in future. For example, an enterprise may have an employee stock option plan (ESOP) which entitles the holders of stock option to get certain number of equity shares in future. Likewise, convertible debentures may get converted into equity in future. In such cases, the EPS needs to be adjusted for the effects of all dilutive potential equity shares. For calculation, both the numerator and denominator may need to be adjusted. The difference between the basic EPS and diluted EPS will indicate the presence of potential equity shares that may arise on conversion of existing instruments in future. ■ Illustration 5.7

High Profile Software Limited reported a profit after tax of ₹ 56 million for the year 2016–17. The capital structure of the company as on 31st March 2017 is given as follows:

(Amount in ₹) 5,000,000 equity shares of ₹ 10 each

50,000,000

1,000,000, 10 per cent preference shares 10,000,000

The company also has 50,000 stock options outstanding. Assume dividends attract a distribution tax at the rate of 15 per cent of dividends paid. 1.  Calculate the basic and diluted EPS for the company. 2.  Assuming that out of the above, 2,000,000 equity shares were issued on 1st January 2017 for cash. Calculate the basic EPS. 3.  What will be the basic EPS if 2,000,000 equity shares were issued as bonus shares on 1st January 2017 rather than for cash? Solution: 1.  Basic EPS= ( ₹ 56,000,000 − ₹ 1,000,000 − ₹ 150,000)/5,000,000 = ₹ 10.97 Diluted EPS = ( ₹ 56,000,000 − ₹ 1,000,000 − ₹ 150,000)/5,050,000 = ₹ 10.86 2.  Weighted average number of shares: As the number of shares outstanding stood at 3,000,000 for nine months and 5,000,000 for the next three months, the weighted average will be calculated as follows: = 3,000,000 × 9/12 + 5,000,000 × 3/12 = 3,500,000 Basic EPS = ₹ 54,850,000/3,500,000 = ₹ 15.67 3.  As the change in equity is because of bonus shares, the year end equity will be considered in denominator. The basic EPS will still be ₹ 10.97 per share. The basic and diluted EPS for Bicon Limited is given in Table 5.5.  

Table 5.5 EPS Calculations for Biocon Limited

5

Schedule III requires earnings per equity share to be reported separately in respect of continuing operations, for discontinued operations and combined for continuing and discontinued operations. 5.11 VARIOUS MEASURES OF PROFIT

After heaving discussed different heads of income and expenses, we can now look at the concept of profit as well. Some of commonly used expressions are discussed below: Gross Profit: The excess of operating income over cost of goods sold or services provided is called gross profit. This represents the inherent profitability of an enterprise before charging other operating and non­operating expenses. Cash Operating Profit: Earnings before interest, tax, depreciation and amortization (EBITDA) is often called the cash operating profit. As depreciation and amortization are non­cash expenses and tax and interest are non­operating expenses, profit before charging these four heads of expenses is called cash operating profit. Operating Profit: Earnings before interest and tax (EBIT) is a measure of operating profit. Depreciation and amortization (non­cash expenses) are deducted from EBITDA to arrive at EBIT or operating profit. Pre­Tax Profit: This is also called profit before tax (PBT) and is arrived at by deducting Interest and finance expenses from EBIT. This indicates the profitability of the enterprise after charging all cost and expenses other than tax.

Net Profit: The net profit or profit after tax (PAT) is the most popular measure of profit of a business enterprise. From PBT we deduct the net tax expenses to arrive at the PAT. It is popularly called the bottom line. A business enterprise may or may not disclose all of the above measures on the face the profit and loss statement. However, it is possible to arrive at these measures of profitability by working backwards in the following manner:

■ Illustration 5.8

The summary of the profit and loss statement of Rishabh Limited for the year ended 31st March is given below:

Please calculate the gross profit, cash operating profit (EBITDA), operating profit (EBIT) and pre­tax profit for Rishabh Limited. Solution: Pre­tax profit = PAT + Tax expense = ₹ 68.52 + ₹ 19.84 = ₹ 88.36 crore Operating profit (EBIT) = Pre­tax profit + Finance and interest cost = ₹ 88.36 + ₹ 42.20 = ₹ 130.56 crore Cash operating profit (EBITDA) = EBIT + Depreciation and amortization = ₹ 130.56 + ₹ 53.25 = ₹ 183.81 crore

Gross profit = EBITDA + Other operating expenses = ₹ 183.81 + ₹ 60.26 = ₹ 244.07 crore 5.12 APPROPRIATION OF PROFIT

After determining the PAT of the enterprise the same needs to be appropriated. The balance carried forward from the earlier year is added to the current year profit to ascertain the profit available for appropriation. The appropriation is usually done under the following heads:

5.12.1 Dividend A part of the profit available for distribution is given out to the shareholders as dividend. Dividend represents a fraction of profit of the enterprise that is paid to the shareholders. Dividend may be paid on the preference capital or equity capital. A company might have paid an interim dividend, i.e., dividend declared and paid during the year. The final dividend is proposed by the directors and paid to the shareholders after obtaining their approval in the general meeting of the shareholders. Both interim and final dividend represents appropriation of profit. The accounting entries in respect of dividends are discussed below: Payment of interim dividend:

Interim Dividend Account Dr. To Bank Account

The interim dividend account appears in the trial balance as a debit balance and is transferred to the profit and loss appropriation at the end of the year. Proposed dividend:

Dividend Account

Dr.

To Proposed Dividend Account

The dividend account is closed by transferring it to the statement of profit and loss. The proposed dividend account is in the nature of a provision and is carried to the balance sheet as a current liability.

5.12.2 Dividend Distribution Tax The payment of dividend attracts a tax called corporate dividend tax or dividend distribution tax at the prescribed rate. It may be noted that this tax is in addition to the tax paid by the company on its income. Since the distribution tax is incidental to the payment of dividend, this is also treated as an appropriation of profit. As interim dividend has already been paid during the year, no provision is required to be made in respect thereof. Whereas at the time of preparing profit and loss statement, the proposed dividend is in the nature of a liability for which appropriate provision is required to be made. It may be noted that as per Ind AS 10 if the dividends are declared after the reporting period but before the financial statements are approved, then the dividends are not recognized as a liability. In such a case, dividends are only disclosed in the notes as no obligation exists at the date of the financial statements.

5.12.3 Transfer to Reserves A part of the profits may be transferred to various reserves, e.g., general reserve. Transfer to reserve is also an appropriation of profit. The amount transferred to reserves is added to the shareholders’ funds in the balance sheet. The journal entry for transfer to reserve is given below:

Profit and Loss Appropriation Dr. To General Reserve Account

Here, it is pertinent to make a distinction between reserve and provision. A provision is a charge on profit, and for all practical purposes is treated as a part of operating expenses. A provision is created for meeting an anticipated fall in the value of asset or for an uncertain but probable liability. For example, a business enterprise selling goods on credit may decide to create a provision for doubtful debts to meet likely defaults in collection. Likewise, provision may be created for fall in the market value of investments. Such provisions are included in other expenses. Reserves, on the other hand, are general purpose retention of profits and are created after ascertaining profits. Any balance left in the profit and loss statement after all the appropriations is also taken to the shareholders’ funds in the balance sheet. In case of a loss the same is

carried to the balance sheet and adjusted from reserves and surplus from the earlier years. As per the Schedule III of the Companies Act, 2013, the appropriation of profit is not shown in the statement of profit and loss rather the total comprehensive income for the period is taken to the statement of change in equity and added to the carried forward balance of the profit from earlier years. Necessary appropriations are disclosed in the statement of change in equity alongwith other items that have an impact of equity.

Summary The statement of profit and loss or the income statement is the primary statement for knowing about the profitability of an enterprise. It provides a summary of revenue earned from different sources and expenses incurred on various heads. Statement of profit and loss is based on various accounting principles notably accounting period, separate entity, money measurement, accrual, matching, conservatism and materiality. To ensure uniformity and comparability, the format of the statement of profit and loss has been prescribed by Schedule III of the Companies Act, 2013. It is mandatory to disclose previous year’s figures against current number figures as well. The statement of profit and loss is presented in two sections—profit or loss and other comprehensive income. The total of profit or loss and other comprehensive income is called the total comprehensive income. Revenue earned during a year is broken in operating income and other income. The former represent income earned from the main operating activities of the business enterprise. The later includes incomes earned from sources incidental to the main business. The income is accounted for using accrual basis of accounting. Expenses incurred during an accounting period are broken into various heads using materiality principle. Material consumed, stock­in­trade purchased, change in inventory, employee cost, finance expenses, depreciation and amortization and other expenses are the prescribed classification. Cost of material consumed shows the cost of raw material and components consumed in the manufacturing process. Material purchased during the year is

adjusted for the change in inventory. Purchase of stock­in­trade represents the goods purchased for the purpose of reselling without further processing. Change in inventory is the adjustment required due to increase or decrease in inventories of work in progress, stock­in­trade or finished goods compared to the beginning of the year. If the closing inventory of work in progress, stock­in­ trade or finished goods is greater than the opening, the increase is deducted and vise versa. Employee cost includes the regular payments to employees towards salaries and allowances, company’s contribution to defined contribution plans and also cost towards defined benefits plans. The cost of defined benefits plan is ascertained using actuarial valuation. Interest and finance cost represents the cost of borrowed funds. The cost is ascertained using accrual basis of accounting considering the amount of borrowing, period of use and the rate of interest. Interest incurred on borrowing for acquisition or construction of a fixed asset is capitalized till the asset is ready for its intended use. Depreciation and amortization are non­cash expenses. The cost of tangible asset when appropriated over its useful life, the same is called depreciation. Amortization refers to apportionment of cost of an intangible asset like software license, patents, etc. Other expenses includes a number of expenses incurred for day to day running of the business. Expenses are accounted for using accrual basis of accounting and using matching principle. The expenses under this head may be further classified as manufacturing, selling, general and administration expenses. Business enterprises engaged in research and development activities may disclose these costs separately. The research costs are expensed as and when incurred, whereas development costs are capitalized and amortized systematically. The profit earned by a business enterprise is subject to income tax. The income tax is broken in current tax and deferred tax. The current tax is the tax on current year’s taxable income as per the provisions of the income tax act. Deferred tax represents the impact of timing difference between taxable income and reported profit. The tax expenses are deducted from the PBT to arrive at the net profit or net income or simply the profit after tax (PAT). This is also referred to as the bottom line.

Other comprehensive income for the period is added to the profit or loss to arrive at the total comprehensive income Whether an item of income or expenses shall be classified as profit and loss or OCI is as required by the relevant Ind AS. The PAT along with any balance of profit carried from the previous year is available for appropriation. A part of it gets distributed to the shareholders as dividends and another is transferred to various reserves. The balance available after appropriations is carried to the Balance Sheet under the heading reserves and surplus. Earnings Per Share (EPS) is an important measure of profitability for equity shareholders. On the face of the statement of profit and loss, basic EPS and diluted EPS are reported. Basic EPS is calculated by dividing profits available for equity shareholders by number of equity shares outstanding. Whereas diluted EPS takes into account the effect of potential equity shares that may be issued against financial instruments already issued by the company, e.g., convertible bonds, ESOP, etc. EPS is reported separately in respect of continuing operations, discontinued operations and combined for continuing and discontinued operations.

Assignment Questions 1.  Identify the main accounting principles having a bearing on the preparation of the statement of profit and loss. 2.  ‘Interest paid is an expense whereas dividend paid is an appropriation of profit’. Explain. 3.  Explain the accounting for different types of employees’ cost. 4.  Differentiate between basic earnings per share and diluted earnings per share. 5.  ‘Deferred tax assets and deferred tax liabilities arise due to timing difference between taxable income and reported income’. Explain the statement with suitable examples. 6.  Explain the different measures of profit. 7.  What is the basic principle behind accounting for research and development expenses?

Problems 1.  Accrual of Expenses: In each of the following cases ascertain the amount to be

charged as expenses in the statement of profit and loss for the year 2016–17: 1.  Premises taken on rent on 1st August 2016 by paying a deposit of ₹ 10 million. Quarterly rent of ₹ 300,000 paid on 1st August and 1st November each. Rent due on 1st February not paid till 31st March 2017. 2.  Paid towards salaries to employees ₹ 60.30 million. It includes a sum of ₹ 4.85 million as advance to employees against salary. 3.  Debtors outstanding as on 31st March 2017 amounted to ₹ 305 million. Based upon the past trend the company estimates that 2% of the debtors will default on payment. 4.  Goods bought during the year 2015–16 amounting to ₹ 12.23 million were actually paid for in the year 2016–17. 5.  Special goods were ordered on 15th December 2015 with advance payment of ₹ 3 million. The same were received and consumed during 2016–17. 2.  Preparation of statement of profit and loss: The details of income and expenses of SDTV Limited for the year 2017 is given below: 

You are required to prepare the statement of profit and loss for the company using suitable heads for income and expenses. Also, indicate the cash operating profit, operating profit and pre­tax profit separately. 3.  Preparation of statement of profit and loss from a given trial balance: Based upon the given Trial Balance and the additional information, prepare the statement of profit and loss of Shivam Industries Limited for the year ended 31st March 2017:

  Trial Balance of Shivam Industries Limited as on 31st March 2017

Additional Information 1.  Stock in hand on 31st March 2017 ₹ 297,360 2.  Provide depreciation on the fixed assets at original cost at the following

rates:

Plant and machinery 10% Motor vehicles

20%

Furniture

10%

Buildings

2%

3.  Interest accrued on investments ₹ 5,500 4.  Provision for doubtful debts to be made 2% 5.  Provision for tax for the current year to be made ₹ 120,000 6.  Salary for the month of March 2017 is outstanding ₹ 4,800 7.  General expenses include insurance paid amounting to ₹ 8,000 for the period from 1st January 2017 to 31st December 2017. 4.  Calculation of basic and diluted EPS: Mahaveer Limited earned a PAT of ₹ 33.80 million for the year 2017. The share capital of the company is made up of eight million equity shares of ₹ 2 each and one million preference shares of ₹ 100 each carrying dividend at the rate of 10%. The company had six million equity shares outstanding in the beginning of the year and issued three million additional shares on 1st April 2017. It bought back one million shares on 1st December 2017 from the market for cancellation. 1.  Calculate the weighted average number of equity shares outstanding. 2.  What is the basic EPS of the company for the year? 3.  Assuming that each preference share is convertible into two equity shares in the future, calculate the diluted EPS?

Solutions to Problems

1.  1.  The deposit of ₹ 10 million is not an expense and hence will not appear in the profit and loss account. The rent for the period of eight months (from August 2016 to 31st March 2017) amounting to ₹ 800,000 will be shown in the profit and loss statement on accrual basis. 2.  Advance salaries are not to be expensed during the year 2016–17. Accordingly, an amount of ₹ 55.45 million (₹ 60.30 less ₹ 4.85 million) will appear in the profit and loss statement. 3.  Provision for doubtful debts will be created at ₹ 6.10 million (2% of ₹ 305 million) and the same will appear in the profit and loss account as an expense. 4.  Purchases of ₹ 12.23 million will be included in the profit and loss statement of 2015–16 even if paid in the next year using the accrual basis of accounting. 5.  Purchase of ₹ 3 million will be included in the profit and loss statement of 2016–17 even if paid in advance in the previous year. 2.  The profit and loss account of SDTV Limited for the year ended 31st December 2017 

3.  The profit and loss statement of Shivam Industries Limited for the year ended 31st March 2017 

4.  1.  Weighted average number of equity shares 

Weighted average = 98/12 = 8.17 million shares 2.  Basic EPS = (PAT − Dividend on preference shares)/Weighted average number of equity shares outstanding   = (₹ 33.80 − ₹ 10)/8.17 = ₹ 2.91 per share 3.  Diluted EPS: The preference shares outstanding are convertible into two million equity shares in the future. Upon conversion, they will not be entitled to get dividend at the fixed rate of 10%. Accordingly, both the denominator and numerator need to be adjusted to calculate the diluted EPS as follows:   Diluted EPS = PAT/(Number of equity shares outstanding + Dilutive shares) (₹ 33.80)/(8.17 + 2) = ₹ 3.32 per share

Try It Yourself 1.  Expense recognition in the statement of profit and loss: Ascertain the impact of the following transaction on the profit and loss statement for the financial year 2016–17: 1.  The company borrowed ₹ 100 crore from the State Bank of India the rate of 12% per annum on 1st July 2016. The interest is payable quarterly on the first day of October, January, April and July respectively. The interest due on 1st October 2016 was duly paid but the interest due on 1st January 2017 has not been paid till date of the balance sheet. 2.  During the year, the company spent ₹ 13 million towards buying various stationary items. As on 31st March 2017, the store department still has stationary items costing ₹ 1.8 million with it whereas stationary items in hand on 1st April 2016 amounted to ₹ 2.3 million. 3.  The company paid employee cost of ₹ 134.75 million during the year including an advance of ₹ 2 million to one of the employees. Salaries for the month of March 2017 amounting to ₹ 15.35 million were paid on 5th April 2017. The company would also like to create a provision of ₹ 2.35 million towards retirement benefits for the employees. 2.  Nature of income: Classify the following incomes into operating income, other income, exceptional income or extra­ordinary income: 1.  Interest earned by a bank. 2.  Interest earned by a manufacturing company on the fixed deposits it kept with the bank. 3.  Sale of scrap arising out of manufacturing process. 4.  Fees earned by the manufacturer of computer by providing annual maintenance services to its customers. 5.  Profit on sale of machine. 6.  Profit on sale of shares in a subsidiary company. 7.  Premium received on the issue of new shares. 8.  Amount received on one time settlement of a court case. 9.  Provisions no longer required written back. 10.  Rent received by a trading company by letting out its premises. 3.  Classification of expenses: Classify the following expenses under various heads of statement of profit and loss as per Schedule III of the Companies Act, 2013: 1.  Staff welfare expenses 2.  Interest paid 3.  Payment to contract labour

4.  Goods purchased for trading 5.  Auditors’ fees 6.  Depreciation on property, plant and equipment 7.  Bank charges in relation to obtaining loan 8.  Contribution to provident fund 9.  Raw material purchased 10.  Directors’ fees 11.  Income tax 12.  Consumable stores purchased 4.  Various measures of profits: Tech Mahindra Limited made a profit of ₹ 743 crore for the year 2009–10 after making a provision of ₹ 131 crore towards taxes and ₹ 130 crore towards depreciation and amortization. The company also incurred ₹ 160 crore as interest and finance charges. Calculate the pre­tax profit, operating profit and cash operating profit for the company. 5.  Preparation of the profit and loss account: On the basis of the following information, prepare the profit and loss account for the Jack Paints Limited for the year 2016–17. Show EBITDA, EBIT and PBT separately. 

6.  Computing earnings per share: The share capital of the Jack Paints Limited consists of 96 million equity shares of the face value ₹ 10 each. In addition, the company also has given stock options to its employees which can be converted into 5.80 million equity shares on exercise. Based upon the profits arrived in Problem 5 above, calculate the basic earnings per share and diluted earnings per share for the company. 7.  Preparing of statement of profit and loss from a trial balance: From the following balance extracted from the books of accounts of Solid Steels Limited as on 31st March 2017, prepare the statement of profit and loss. 

The closing stock as on 31st March 2017:

– Raw material

662

– Work­in­progress 432 – Finished goods

156

8.  Preparation of the profit and loss statement from a trial balance: Star Limited has an authorized capital of ₹ 600 million divided into 60 million equity shares of ₹ 10 each. The trial balance of the company for the year ended 31st March 2017 is as follows:  

Trial Balance of Star Limited as on 31st March 2017

Additional Information

( ₹ in Million) a. Outstanding wages:

2.59

b. Outstanding salaries:

1.64

c. Interest accrued on investments:

3.43

d. Closing stock:

171.03

e. Provide depreciation at original cost on:    i. Premises

2%

   ii. Machinery

7.5%

   iii. Furniture

10%

f. Make provision for income tax at

30%

g. The board of directors of companies has proposed a dividend of 7.5% after transferring 5% of the profits to general reserves. The dividend attracts a distribution tax at 15% of the dividends.

You are required to prepare the profit and loss statement for the year ended 31st March 2017. Hint: Not all the balances appearing in the trial balance are relevant for the purposes of the profit and loss statement.

Cases Case 5.1: Preparation of the Statement of Profit and Loss for Asian Paints Limited

6

Asian Paints was set up in the year 1942 and is India’s leading paint company with a group turnover of ₹ 170.85 billion. The group has an enviable reputation in the corporate world for professionalism, fast track growth, and building shareholder equity. Asian Paints operates in 16 countries and has 24 paint manufacturing facilities in the world servicing consumers in over 65 countries. Besides Asian Paints, the group operates around the world through its subsidiaries Berger International Limited, Apco Coatings, SCIB Paints, Taubmans and Kadisco. Asian Paints manufactures wide range of paints for decorative and industrial use.

Based upon the following particulars prepare the statement of profit and loss of the company for the year 2016–17.

Case 5.2: Preparation of the Statement of Profit and Loss for HCL Tech Limited

7

HCL Technologies Limited is a leading IT solution provider company with operations is 32 countries and 116,000 employees. The global revenue of the company exceeded USD

7.2 billion. HCL Technologies provides solutions built around digital, IoT, cloud, automation, cybersecurity, analytics, infrastructure management and engineering services. Using the following particulars, prepare the statement of profit and loss of the company for the year 2016–17.

Case 5.3: Preparation of the Statement of Profit and Loss for Cipla Limited 8

 from the Trial Balance

Cipla is a leading global pharmaceutical company, dedicated to high­quality, branded and generic medicines. We are trusted by healthcare professionals and patients across geographies. Cipla was founded in the year 1935 and has presence in 80 countries. The company has over 23,000 employees and a global revenue exceeding USD 2.2 billion. From the following trial balance and the additional information for the company, you are required to prepare the statement of profit and loss for the company for the year ended 31st March 2017.

Additional Information 1.  Closing inventories as on 31st March 2017 consists of:

( ₹ in Crore) a. Raw material and packing material 1,112 b. Work in progress

545

c. Finished goods

680

d. Stock­in­trade

282

e. Consumable Stores

34

2.  Provide depreciation on property, plant and equipment: ₹ 465 crore 3.  Amortise intangible assets: ₹ 35 crore. 4.  Make provision for doubtful trade receivables : ₹ 33 crore

Case 5.4: Preparation of the Statement of Profit and Loss for Hindustan Unilever Limited

9

 from the Trial Balance

Hindustan Unilever Limited (HUL) is India’s largest Fast Moving Consumer Goods company. HUL has over 35 brands spanning 20 distinct categories such as soaps, detergents, shampoos, skin care, toothpastes, deodorants, cosmetics, tea, coffee, packaged foods, ice cream, and water purifiers. The Company has about 18,000 employees. From the following Trial Balance of the company and additional information, you are required to prepare the Statement Profit and Loss for the company for the year ended 31st March 2017.

Additional Information 1.  Closing inventories as on 31st March 2017 consists of:

( ₹ in Crore) a. Raw material and packing material 879 b. Work in progress

205

c. Finished goods and stock­in­trade

1,214

d. Stores and spares

64

2.  Provide depreciation on property, plant and equipment: ₹ 384 crore. 3.  Amortise intangible assets: ₹ 12 crore. Case 5.5: Comparison of the Statement of Profit and Loss of Hero Honda Motors Limited and Tech Mahindra Limited for the year 2016–17 Hero MotoCorp Ltd. (Formerly Hero Honda Motors Ltd.) is the world’s largest manufacturer of two­wheelers, based in India. In 2001, the company had achieved the coveted position of being the largest two­wheeler manufacturing company in India and also, the ‘World No.1’ two­wheeler company in terms of unit volume sales in a calendar year. Hero MotoCorp Ltd. continues to maintain this position till date.It derives its income from manufacturing and sale of motorcycles. Tech Mahindra Limited is engaged in the IT solutions and services, business process services and IT platforms. The company is present in 90 countries with over 115,000 associates. The statements of profit and loss of two companies for the year ended 31st March 2017 are reproduced below:

Questions for Discussion 1.  Comment upon the key differences in the composition of expenses for the two companies. 2.  Hero Motocop has reported excise duty as a separate line item. Likewise, Tech

Mahindra reported subcontracting expense as a separate line item rather than clubbing them with other expenses. What accounting principle in involved? Appendix I: General Instructions for the Preparation of the Statement of Profit and Loss 1.  The provisions of this part shall apply to the income and expenditure account, in like manner as they apply to a statement of profit and loss. 2.  The statement of profit and loss shall include: 1.  Profit or loss for the period 2.  Other comprehensive income for the period The sum of (a) and (b) above is total comprehensive income. 3.  Revenue from operations shall disclose separately in the notes 1.  sale of products (including excise duty) 2.  sale of services 3.  other operating revenues. 4.  Finance costs: finance costs shall be classified as 1.  interest 2.  dividend on redeemable preference shares 3.  exchange differences regarded as an adjustment to borrowing costs; and 4.  other borrowing costs (specify nature). 5.  Other income: other income shall be classified as 1.  interest Income 2.  dividend Income 3.  other non­operating income (net of expenses directly attributable to such income). 6.  Other comprehensive income shall be classified into 1.  Items that will not be reclassified to profit or loss 1.  Changes in revaluation surplus 2.  Remeasurements of the defined benefit plans 3.  Equity instruments through other comprehensive income 4.  Fair value changes relating to own credit risk of financial liabilities designated at fair value through profit or loss 5.  Share of other comprehensive income in associates and joint ventures, to the extent not to be classified into profit or loss 6.  Others (specify nature). 2.  Items that will be reclassified to profit or loss 1.  Exchange differences in translating the financial statements of a

foreign operation 2.  Debt instruments through other comprehensive income 3.  The effective portion of gains and loss on hedging instruments in a cash flow hedge 4.  Share of other comprehensive income in associates and joint ventures, to the extent to be classified into profit or loss 5.  Others (specify nature). 7.  Additional information: A Company shall disclose by way of notes, additional information regarding aggregate expenditure and income on the following items: 1.  employee Benefits expense [showing separately (i) salaries and wages, (ii) contribution to provident and other funds, (iii) share based payments to employees, (iv) staff welfare expenses] 2.  depreciation and amortisation expense 3.  any item of income or expenditure which exceeds one per cent of the revenue from operations or ₹ 10,00,000, whichever is higher, in addition to the consideration of ‘materiality’ 4.  interest Income 5.  interest Expense 6.  dividend income 7.  net gain or loss on sale of investments 8.  net gain or loss on foreign currency transaction and translation (other than considered as finance cost) 9.  payments to the auditor as (a) auditor, (b) for taxation matters, (c) for company law matters, for other services, (e) for reimbursement of expenses 10.  in case of companies covered under section 135, amount of expenditure incurred on corporate social responsibility activities 11.  details of items of exceptional nature. 8.  Changes in regulatory deferral account balances shall be presented in the statement of profit and loss in accordance with the relevant indian accounting standards.

Endnotes 1.  ICAI: Exposure Draft—Framework for the Preparation and Presentation of Financial Statements, 2010. 2.  Annual Report of Maruti Suzuki India Limited for the year 2017. 3.  Section 209 of Income Tax Act 1961. 4.  ICAI: Ind AS 33 ‘Earnings Per Share’ 5.  Annual Report of Biocon Limited for 2016–17 6.  Annual Report of Asian Paints Limited for the year 2016–17 and the official

website of the company https://www.asianpaints.com/more/about­us.html 7.  Annual Report of HCL Technologies Limited for the year 2016–17 and the official website of the company https://www.hcltech.com/about­us 8.  Annual Report of Cipla Limited for the year 2016–17 and the official website of the company http://www.cipla.com/en/corporate­information/at­a­glance.html 9.  Annual Report of Hindustan Unilever Limited for the year 2016–17 and the official website of the company https://www.hul.co.in/about/who­we­ are/introduction­to­hindustan­unilever/ 10.  Annual Reports of Hero Motocop Limited and Tech Mahindra Limited for the year 2016–17; the official websites of the companies; http://www.heromotocorp.com/en­in/about­us.php; and https://www.techmahindra.com/company/default.aspx

6

History

opics

Balance Sheet

utorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: Highlights ettings Support Sign Out

Understand the contents of balance sheet in depth.

Differentiate between equity and liabilities, current liabilities and non­current liabilities, current assets and non­current assets. Appreciate the issues involved in valuation of assets and liabilities in the balance sheet. Appreciate the impact of relevant accounting standards on the balance sheet— Ind AS 40 (Investment Property), Ind AS 2 (Inventories), Ind AS 109 (Financial Instruments) Ind AS 7 (Statement of Cash Flow) and Ind AS 113 (Fair Value Measurement).

6.1 INTRODUCTION

To ensure uniformity in the presentation of the balance sheet, the format for the same has been prescribed in the Schedule III of the Companies Act, 2013. The information is presented in a vertical format—assets followed by equities and liabilities. The balance sheet, in simple terms, is a statement of assets and liabilities of a business enterprise on the last day of the accounting period. The balance sheet may also be viewed as a statement of sources and uses of funds. A business enterprise raises funds either from the owners (called capital) or from creditors or lenders (called liabilities). These funds are then used to acquire various types of assets to be used in the business. The total funds raised by the business (capital + liabilities) therefore are always equal to the

assets. To that extent the balance sheet represents the financial position of the business enterprise at the end of the accounting period.  

Balance sheet depicts the financial position of the enterprise on a particular day.

6.1.1 GAAP Revisited The relevant accounting principles, discussed earlier in Chapter 2, having a direct bearing on the balance sheets are summarized as follows: 1.  Separate entity principle: For the purpose of the balance sheet, owner and business are treated separately. Owners’ contribution to the business is called capital, and is shown on the liabilities side or sources side of the balance sheet. 2.  Money measurement principle: All the assets and liabilities are shown in the reporting currency as a common unit of measurement. Assets held or obligations in a currency other than the reporting currency are converted in the reporting currency for incorporating in the balance sheet. 3.  Going concern principle: It is assumed than the business will continue to operate indefinitely. There is neither the need nor the intent to liquidate the assets in the near future. 4.  Cost concepts: The non­current assets are usually shown at their cost of acquisition less accumulated depreciation. However, if there is a fall in the value of the assets which is non­temporary, the assets value is impaired. 5.  Conservatism: It is preferable to understate the assets rather that overstating them. Likewise in case of doubt, it is better to overstate the obligations rather than understate them. 6.  Dual aspect: Every accounting transaction affects atleast two accounts in such a way that the fundamental accounting equation, i.e., Assets = Owners’ Capital + Liabilities, is always true. The equation suggests that the funds for acquiring assets have either been raised from the owners (called capital) or from creditors (called liabilities). Thus, at any point of time the total of what an enterprise owns will be equal to the claims of various suppliers of funds, i.e., owners and creditors. Due to the dual aspect concept, both sides of the balance sheet will always be equal.

6.1.2 Fair Value Measurement An asset or liability may be recognized either at its historical cost or at its fair value. Ind AS 113 states that ‘fair value is the price that would be received to sell an asset or paid to transfer a liability in an orderly transaction between market participants at the measurement value.’ The fair value may be determined by using: 1.  Market approach—using prices and other relevant information from market transactions involving comparable assets or liabilities. 2.  Cost approach—amount that would be needed to replace an asset. 3.  Income approach—finding the present value of future cash flows of income and expenses. When an asset or liability is measured at its fair value, the difference between the carrying amount and its fair value is recorded in profit or loss, or other comprehensive income. Ind AS 113 does not stipulate when fair value should be used. It addresses how to measure the fair value and requires the following disclosures to be made: 1.  The extent of usage of fair value in valuation of assets and liabilities. 2.  Valuation techniques, inputs and assumptions used in measuring fair value. 3.  The impact of fair value measurements on profit and loss or other comprehensive income. 6.2 FORMAT OF BALANCE SHEET

The format for the balance sheet has been prescribed in the schedule III of the Companies Act, 2013. The format of the balance sheet is reproduced in Table 6.1 and related disclosures have been given in Appendix­I to the chapter.  

Format of the Balance Sheet has been prescribed in Schedule III of the Companies Act, 2013 to ensure comparability.

Table 6.1 Format of Balance Sheet

A brief snapshot of the information given in the balance sheet of Biocon Limited as on 31st March 2017 is given below in Table 6.2:   Table 6.2 Balance Sheet of Biocon Limited as on 31st March 2017

Source: Based upon Annual Report of Biocon Limited for the year 2016–17. Before the contents of the balance sheet are discussed in detail, some quick observations can be made. The above balance sheet represents the financial position of

Biocon Limited, the reporting entity at the end of the accounting period, i.e., 31st March 2017 compared with the previous year. This represents the cumulative assets and liabilities on that particular date since inception of the company. The reporting currency is Indian Rupee and the figures have been presented in rupees million. The balance sheet has two sides—on one side, all the assets (uses of funds) are presented and, on the other side, the equity and liabilities (sources of funds) are shown. Because of the dual aspect concept, the totals of both the sides are equal. The assets side represents the resources owned by the enterprise, whereas the equities and liabilities represent the funds supplied by owners and creditors, respectively and their respective claims on the assets of the business. The asset side represents resources owned by the enterprise at the end of the accounting period. The assets owned are classified into current and non­current based upon their intended use. Cash and assets which are intended to be converted into cash shortly, i.e., usually within 12 months are classified as current assets. The current assets include cash in hand, bank balance, inventories, debtors, short–term loans and advances and current investments. On the other hand, assets intended to be used over a long period of time are called non­current assets (or fixed assets). This category includes assets like plant and machinery, land and building, furniture, computer system, etc. Non­current assets without any physical substance are also included in this category. Such assets are called intangible assets and include copyrights, patents, software licenses and similar rights controlled by the enterprise. Investments which are meant to be held over a long period of time are also classified as non­current. The liabilities side has three major headings—shareholders’ funds, non­current liabilities and current liabilities. The shareholders’ funds (also called equity) represent the funds supplied by the owners of the business. Liabilities, on the other hand, represent the obligation of the enterprise to external parties, i.e., amount it owes to supplier of goods and services, banks and financial institutions, debenture holders, employees, etc. Liabilities which are expected to be met shortly (usually within 12 months) are called current liabilities whereas other obligations (maturing after 12 months) are classified as non­current liabilities. A quick look at the balance sheet of Biocon Limited reveals that as on 31st March 2017, the company owns total assets amounting to ₹ 74,689 million out of which ₹ 23,785 million are current assets and the balance ₹ 50,904 million are non­current assets. On the liabilities sides, the equity (shareholders’ funds) amount to ₹ 65,411 million whereas claims of external parties amounted to ₹ 9,278 million out of which ₹ 7,052 million is expected to mature shortly (current liabilities) and liabilities amounting to ₹

2,226 million are of long–term nature (non­current liabilities). Both sides of the balance sheet, of course are, equal as per double entry book keeping system. Various components of the balance sheet are depicted in Figure 6.1.  

Figure 6.1. Components of the Balance Sheet

6.3 ASSETS

The expression ‘asset’ generally denotes something which the enterprise own. The funds raised by an enterprise through shareholders’ funds and borrowed funds are used to acquire various assets needed for the operations of the business. Though ownership is often viewed as a criterion for recognizing an asset, it may not always be a necessary condition. The expression asset may be defined as ‘a resource controlled by the entity as a result of past events and from which future economic benefits are expected to flow to 1

the entity.’  Accordingly, for an asset to be recognized the following conditions must be satisfied:  

Assets—resources controlled by an enterprise as a result of past events from which future economic benefits are expected to the entity

1.  It must represent a resource from which future economic benefits are expected— The future benefit from an asset may be derived in a number of possible ways. For example, it may be used in production of goods and services by the enterprise or

for settling a liability or for simply acquiring any other asset. The asset may be in the form of cash or cash equivalent or has the potential to contribute to the cash flow of the enterprise in future. 2.  It must be controlled by the enterprise—The control normally is associated with the ownership but it may not always be true. For example, a machine obtained on a finance lease basis where the lease period covers almost the entire useful life of the machine will be recognized as an asset in the books of the lessee. Though the legal ownership of the asset is with the lessor, the lessee has the control over it. 3.  The control is because of past event—The assets are acquired as a result of transaction that has already taken place. Assets which are expected to be controlled in future are not recognized. An asset may or may not have a physical form or existence. Assets in physical form, e.g., machinery, furniture, vehicle, etc., are called tangible assets. Assets representing certain rights from which future economic benefits can be derived but not having a physical form, e.g., patent rights, copyrights, software licenses, etc., are called intangible assets. Assets controlled by an entity are classified as current assets and non­current assets based upon their liquidity. Assets which are intended to be converted into cash in short period of time, usually 12 months or in the normal operating cycle of the business are classified as current assets. Cash and cash equivalents, inventories held by the enterprise, trade receivables, etc., are examples of current assets. Current assets are short­term assets, i.e., assets which are in the form of cash or are intended to be converted into cash in the normal operating cycle of the business. The Schedule III of the Companies Act, 2013, provides that ‘an asset shall be classified as current when it satisfies any of the following criteria: 1.  It is expected to be realized in, or is intended for sale or consumption in, the company’s normal operating cycle. 2.  It is held primarily for the purpose of being traded. 3.  It is expected to be realized within twelve months after the reporting date; or 4.  It is cash or cash equivalent unless it is restricted from being exchanged or used to settle a liability for at least twelve months after the reporting date. Usually a cut­off of 12 months is used to distinguish current assets from non­current assets, however, in businesses where operating cycle is longer than 12 months a current asset may have conversion period exceeding 12 months. For example, for an enterprise

engaged in construction business, the operating cycle may well exceed 12 months due to long time period needed to complete the project. The operating cycle of an entity is the time between the acquisition of assets for processing and their realization in cash or cash equivalents. The operating cycle of a business is presented in Figure 6.2.

Figure 6.2 Operating Cycle of a Business A business enterprise needs to maintain sufficient cash and bank balance to fund its day­to­day operations. These funds are used to procure raw material, components and other consumable stores to be used for producing goods and services. It must keep sufficient quantities of these items to ensure continuous and uninterrupted supply for the production purposes. Raw material and other supplies are injected in the production cycle where other expenses are incurred at the work­in­progress stage. Once the production cycle is over, the enterprise obtains finished goods. To meet the requirements of its customers, sufficient quantities of finished goods are kept in the store to be sold in the ordinary course of business. These finished goods when sold on credit get converted into debtors or receivables. Upon collection the operating cycle is complete and the enterprise again has access to cash. When the entity’s normal operating cycle is not clearly identifiable, it is assumed to be twelve months. When an entity is engaged in multiple businesses with different operating cycles, the classification of assets into current and non­current would be done depending upon the operating cycles of respective businesses.  

Non­current assets are intended to be held for long period in the business and not for the purpose of consumption or sale tion of assets into current and non­ current would be done depending upon the operating cycles of respective businesses.

All other assets (other than current assets) will be classified as non­current. Assets intended to be used within the business over a long period of time, exceeding 12 months, are classified as non­current assets. Plant and machinery, furniture, vehicles, patent rights are some of the examples of non­current assets. 6.4 NON-CURRENT ASSETS

Any asset that is intended to be used in the business over a long period of time (exceeding 12 months or the normal operating cycle of the business) is classified as a non­current asset. Such assets have been acquired by the enterprise to be used for production of goods and services and not for the purpose of resale in the ordinary course of its business. It is not the nature of asset but its intended use that determine whether it is a current asset or a non­current asset. For example, furniture purchased for the purpose of resale and lying in inventory is a current asset, but the same furniture if purchased for the purpose of use in the office will be shown as a non­ current asset. The non­current asset are required to be classified into the following sub­ headings 1.  Property, plant and equipment 2.  Capital work­in­progress 3.  Investment property 4.  Goodwill 5.  Other intangible assets 6.  Intangible assets under development 7.  Biological assets other than bearer plants 8.  Financial assets 1.  Investments 2.  Trade receivables 3.  Loans 4.  Other 9.  Deferred tax assets (net) 10.  Other non­current assets

6.4.1 Property, Plant and Equipment These are the assets acquired or controlled by an enterprise to be used for the production of goods and services over a long period of time. As these assets are expected to benefit the entity over a long period of time, the cost of acquisition of these assets is appropriated over their useful life by charging depreciation. The depreciated value of property, plant and equipment (PPE) is depicted in the balance sheet. Schedule III of the companies act requires these assets to be classified as: 1.  Land 2.  Buildings 3.  Plant and equipment 4.  Furniture and fixtures 5.  Vehicles 6.  Office equipment 7.  Bearer plants 8.  Others (specify nature) Assets under lease are required to be disclosed separately under each category. Assets given on an operating lease (short­term lease) are shown in the balance sheet of the lessor, whereas assets taken on a finance lease (long­term lease) are shown in the balance sheet of the lessee. In either case, these assets are required to be shown separately. A reconciliation of the gross and net carrying amounts of each class of assets—at the beginning and end of the reporting period—showing additions, disposals, acquisitions through business combinations and other adjustments and the related depreciation and impairment losses/reversals are required to be disclosed separately. PPE are disclosed in the balance sheet at their depreciated value. The reconciliation as aforesaid is given in the notes to accounts. PPE are initially recognized at cost. Subsequently, an entity may present the PPE as cost less accumulated depreciation and impairment losses or alternatively at revalued amount less the accumulated depreciation and accumulated impairment loss. Accounting, depreciation and valuation of PPE have been discussed in detail in Chapter 9. The details of property, plant and equipment as appearing in the balance sheet of Biocon Limited are given in Table 6.3. The balance sheet shows the PPE at ₹ 8,649

million. The reconciliation for the same is provided in the notes to account. The break­up amount property, plant and equipment of ₹ 8,649 million as on 31 March 2017 is presented below:

(₹ in Million) Gross carrying amount

20,116

Accumulated depreciation 11,467 Net carrying amount

8,649

From Table 6.3, it can be observed that the gross carrying amount of PPE has gone up from ₹ 18,674 million to ₹ 20,116 million. Major portion of the PPE is blocked in plant and equipment followed by building. The accumulated depreciation accounts for about 55% of the gross carrying amount implying that 55% of the cost of the assets being used has already been depreciated.   Table 6.3 Property, Plant and Equipment (PPE) of Biocon Limited as on 31st March 2017

6.4.2 Capital Work-in-Progress The capital work­in­progress represents the expenditure incurred on acquiring or constructing tangible assets which are not yet ready for intended use. It may be noted that advances given to the supplier for acquisition of fixed assets are not included under this heading. Once the asset is ready for its intended use, the amount accumulated under this head is transferred to the carrying amount of the PPE.

6.4.3 Investment Property Ind AS 40 defines investment property as land or building or both which is held to earn rentals or capital appreciation or both. If the property is being held for use in production or supply of goods or services or for administrative purposes or for sale in the ordinary course of business, it will not be classified as investment property. Initial recognition of investment property is at cost, i.e., purchase price plus transaction cost and any other directly attributable expenditure. Investment property is carried in the balance sheet at cost less accumulated depreciation and any impairment losses. A reconciliation of the gross and net carrying amounts of each class of property needs to be presented at the beginning and end of the reporting period showing additions, disposals, acquisitions through business combinations and other adjustments and the related depreciation and impairment losses or reversals.

6.4.4 Goodwill Goodwill is required to be presented as a separate line item on the face of the balance sheet apart from ‘Other Intangible Assets’. Like PPE, a reconciliation of the gross and net carrying amount of goodwill at the beginning and end of the reporting period showing additions, impairments, disposals and other adjustments is also required to be given in the notes to accounts.

6.4.5 Other Intangible Assets Intangible assets are generally in the nature of rights. The following break up of intangible assets is required to be disclosed: 1.  Brands /trademarks 2.  Computer software 3.  Mastheads and publishing titles 4.  Mining rights 5.  Copyrights, patents and other intellectual property rights, services and operating rights

6.  Recipes, formulae, models, designs and prototypes 7.  Licenses and franchise 8.  Others (specify nature) As these intangible assets are expected to generate economic benefits over a period of time, the cost of acquiring or developing these assets is apportioned over their useful lives. Apportioning the cost of an intangible asset over its useful life is called amrotization. Intangible assets are initially recognized at cost. They are carried in the balance sheet at cost less accumulated amortization and any impairment losses. Alternatively, they may be carried in the balance sheet at the revalued amount less accumulated amortization and subsequent accumulated impairment losses. A reconciliation of the gross and net carrying amounts of each class of asset needs to be presented at the beginning and end of the reporting period showing additions, disposals, acquisitions through business combinations and other adjustments and the related amortization and impairment losses or reversals.

6.4.6 Intangible Assets Under Development Expenditure incurred on development of intangible assets which are yet to be finished are accumulated and reported separately under this heading. Once the development of an intangible asset is completed, the amount accumulated under this head is transferred to gross carrying amount of the relevant intangible asset. The details of intangible assets as appearing in the balance sheet of Biocon Limited are given in Table 6.4.  

Table 6.4: Intangible Assets of Biocon Limited as on 31st March 2017

The recognition and valuation of tangible assets (plant, property and equipment) and intangible assets can have a significant impact on the financial position of the enterprise depicted in the balance sheet. The principles governing initial recognition of these assets, their depreciation and amortization and subsequent revaluation has been covered in detail in Chapter 9.

6.4.7 Biological Assets Other than Bearer Plants A biological asset is defined in Ind AS 41 as a living animal or plant. Examples of biological assets, as given in Ind AS 41, include sheep, trees in a timber plantation, dairy cattle, cotton plants, sugar cane, tea bushes, oil palms, fruit trees, rubber trees, etc. Some plants, for example, cotton plants, tea bushes, oil palms, fruit trees, grape vines, usually meet the definition of a bearer plant, and therefore, are excluded from this heading. However, the produce growing on bearer plants, viz., cotton, tea leaves, oil palm fruit, fruits, grapes, etc., are biological assets. A reconciliation of changes in the carrying amount of biological assets between the beginning and the end of the current period is required to be presented in the notes to accounts.

6.4.8 Financial Assets Financial assets generally mean cash, financial instruments of another entity (equity instruments, debt instruments) and a contractual right to receive cash or other financial assets. Accordingly, this heading includes: 1.  Non­current investments 2.  Non­current trade receivables 3.  Non­current loans 4.  Other non­current financial assets

Non-current Investments A business enterprise may invest its resources in acquiring the securities issued by another enterprise. Such an investment may be made either for controlling the other enterprise or simply for making a return either as periodical returns or by capital gains. Where the intention is to hold such investments for a long period of time (usually exceeding 12 months), they are classified as non­current investments. Investments are required to be classified as: 1.  Investments in equity instruments 2.  Investment in preference shares 3.  Investments in government or trust securities 4.  Investments in debentures or bonds 5.  Investments in mutual funds 6.  Investments in partnership firms 7.  Other investments (specify nature) Under each classification, names of the bodies corporate that are subsidiaries, associates, joint ventures, or structured entities, in which investments have been made are required to be disclosed. The nature and extent of the investment so made in each such body corporate showing separately investments which are partly­paid is also required to be disclosed in the notes to accounts. Investments in partnership firms showing names of the firms, their partners, total capital and the shares of each partner is required to be disclosed separately. In addition, aggregate amount of quoted investments and market value thereof, aggregate amount of unquoted investments and aggregate amount of impairment in value of investments is required to be disclosed.

The details of non­current investments of Biocon Limited as on 31st March 2017 are given in Table 6.5.   Table 6.5: Long­term Investments of Biocon Limited as on 31st March 2017

The non­current investments of the company have increased from ₹ 32,106 million to ₹ 33,635 million as on 31st March 2017. Majority of these investments are strategic in nature—in joint ventures, associate and subsidiary companies. The company has recognized impairment loss to the extent of ₹ 359 towards decline in the value of these investments which is non­temporary in nature. The quoted investments have been recognized in the books at ₹ 27,591 million as against the market value of these investments is ₹ 75,622 million. Investments are initially recognized at cost. The cost includes acquisition charges, like brokerage and fees & taxes duties. The subsequent measurement may be either at historical cost (amortized cost) or at fair value. The impact of fair value measurement may be recognized either through profit or loss (fair value through profit or loss) or through other comprehensive income (fair value through other comprehensive income). The requirements of Ind AS 109 in this regards have been discussed in detail in Chapter 10.

Non-current Trade Receivables Amount outstanding to be received from the customers on the balance sheet date towards goods sold or services rendered is classified as trade receivables. Trade receivables which are expected to be realized after 12 months from the balance sheet date are classifies as non­current. It needs to be classified as: 1.  Secured—considered good 2.  Unsecured—considered good 3.  Doubtful

Provision made towards bad and doubtful debts shall be disclosed under the relevant heads separately. Amounts due by directors or other officers of the company or any of them either severally or jointly with any other person or debts due by firms or private companies respectively in which any director is a partner or a director or a member is separately stated.

Non-current Loans Loans represent the money extended by an enterprise to another as loan which is repayable in future. Loans expected to be realized after 12 months are classified as non­ current loans. This also includes security deposits given by the enterprise for various purposes during the ordinary course of business. Loans to related parties are required to be disclosed separately. Loans are accordingly classified as: 1.  Security deposits 2.  Loans to related parties (giving details thereof) 3.  Other loans (specify nature) Likewise a loan or an advance may be secured against some collateral given by the borrower or unsecured. Accordingly the aggregate value of loans and advances is broken down in three sub­headings: 1.  Secured—considered good 2.  Unsecured—considered good 3.  Doubtful The loans and advances are shown at their gross value less provision for bad and doubtful loans made. The above breakup is provided in the relevant notes to the balance sheet.

Other Non-current Financial Assets Non­current financial assets other than investments, trade receivables and loans are classified under this heading. Any financial asset which is non­current is nature and has not been classified in the earlier sub­headings will get disclosed under this heading. For example, amounts due under contractual rights, dues in respect of insurance claims, receivables on account of sale of property, plant and equipment, contractually reimbursable expenses, etc. are classified as other non­current financial assets if they are realizable after 12 months. Likewise, bank deposits with more than 12 months maturity and non­current portion of finance lease receivables are also classified under this heading.

6.4.9 Deferred Tax Assets Deferred tax assets are recognized due to timing differences between the taxable income and the reported income. If due to such timing difference an enterprise has paid higher taxes in the current accounting period which will get reversed and result in lowering of tax liability in the future accounting period, the same is recognized as deferred tax asset. If the aggregate of deferred tax asset on the balance sheet date exceeds the aggregate of deferred tax liabilities, the net amount is shown under non­ current assets as deferred tax asset (net). The deferred tax asset usually arises when certain expenses or provisions are recognized for the purpose of reported profit on accrual basis but for tax computation, the same are permitted as deduction on payment basis. For example, provision for doubtful debts reduces the reported profit for the period when the provision is made but the same is allowable for tax computation only when the bad debts are actually written off.

6.4.10 Other Non-current Assets This is the residual category for non­current asset. Any asset which is non­current and non­finance is nature and has not been classified in the above sub­headings will get disclosed under this heading. Capital advances and other advances which are not in the nature of loans are classified here. Other non­current assets are classified as: 1.  Capital advances 2.  Advances other than capital advances 3.  Others (specify nature) Advances other than capital advances are further classified as 1.  Security deposits 2.  Advances to related parties (giving details thereof) 3.  Other advances (specify nature). Advances to directors or other officers of the company or any of them either severally or jointly with any other persons or advances to firms or private companies respectively in which any director is a partner or a director or a member are separately stated. 6.5 CURRENT ASSETS

As discussed earlier, current assets include cash, cash equivalents, assets intended for sale or consumption or expected to be realized in cash within 12 months or in the company’s normal operating cycle and held primarily for the purpose of being traded.

Current assets are more liquid than the non­current assets. Current asset are required to be classified into the following sub­headings: 1.  Inventories 2.  Financial assets 1.  Investments 2.  Trade receivables 3.  Cash and cash equivalents 4.  Bank balances other than (iii) above 5.  Loans 6.  Others (to be specified) 3.  Current tax assets (net) 4.  Other current assets

Current assets are intended to be converted into cash within 12 months or normal operating cycle of the company.

6.5.1 Inventories The expression ‘inventories’ include goods held by an enterprise for the purpose of consumption in the production process or which are currently in the production cycle or are being held for sale in the ordinary course of business. Inventories are classified as: 1.  Raw materials 2.  Work­in­progress 3.  Finished goods 4.  Stock­in­trade 5.  Stores and spares 6.  Loose tools 7.  Others (specify nature) Goods in transit are disclosed under the relevant heading of inventories. Inventories are initially recognized at cost. The cost for this purpose includes the cost of acquiring the inventory and appropriate conversion cost.

After initial recognition at cost, inventories are carried in the balance sheet at ‘the lower of cost or net realizable value’ following conservatism principle. The valuation of inventories can have a significant impact on the balance sheet as well as the statement of profit and loss. The inventory valuation is the subject matter of Ind AS 2 and has been covered in detail in Chapter 8. Appropriate disclosure regarding the mode of valuation used should be made. The details of inventories held by Biocon Limited are depicted in Table 6.6.   Table 6.6: Inventories held by Biocon Limited as on 31st March 2017

As on 31st March 2017, total inventories held by Biocon Limited were ₹ 5,396 million (previous year ₹ 5,046 million). Major portion of inventories is represented by work­in­ progress followed by finished goods. The inventories have been valued at ‘lower of cost and net realizable value’ and the resultant loss has been charged to the statement of profit and loss.

6.5.2 Current Financial Assets As discussed earlier, financial assets generally mean cash, financial instruments of another entity (equity instruments, debt instruments) and a contractual right to receive cash or other financial assets. Financial assets of current nature are included under this heading. Accordingly, this heading includes: 1.  Current investments 2.  Current trade receivables 3.  Current loans 4.  Other current financial assets

Current Investments An enterprise instead of keeping its short­term cash surpluses in bank accounts may invest the same in financial instruments to generate higher returns. Such investments are usually made in instruments which are highly liquid and convertible into cash quickly. Current investments are intended by the company to be sold within twelve months or within the company’s operating cycle. They also include investments which have a remaining maturity of less than twelve months or within the company’s operating cycle. Current Investments are required to be classified as: 1.  Investments in equity instruments 2.  Investment in preference shares 3.  Investments in government or trust securities 4.  Investments in debentures or bonds 5.  Investments in mutual Funds 6.  Investments in partnership firms; or 7.  Other investments (specify nature) Under each classification, names of the bodies corporate that are subsidiaries, associates, joint ventures, or structured entities, in which investments have been made are required to be disclosed. The nature and extent of the investment so made in each such body corporate, showing separately investments which are partly­paid, is also required to be disclosed in the notes to accounts. Investments in partnership firms, showing names of the firms, their partners, total capital and the shares of each partner, are required to be disclosed separately. In addition, aggregate amount of quoted investments and market value thereof, aggregate amount of unquoted investments and aggregate amount of impairment in value of investments is required to be disclosed. Investments are initially recognized at cost. The cost includes acquisition charges, like brokerage and fees taxes and duties. The subsequent measurement may be either at historical cost (amortized cost) or at fair value. The impact of fair value measurement may be recognized either through profit or loss (fair value through profit or loss) or through other comprehensive income (fair value through other comprehensive income). The requirements of Ind AS 109 in this regards have been discussed in detail in Chapter 10. The details of current investments of Biocon Limited as on 31st March 2017 are given in Table 6.7.

  Table 6.7: Current Investments of Biocon Limited as on 31st March 2017

The current investments of Biocon Limited have declined from ₹ 5,983 million in the previous year to ₹ 5,247 million as on 31st March 2017. The company is keeping its short­term surplus cash in mutual funds and inter­corporate deposits, which are highly liquid and have low risk.

Current Trade Receivables Trade receivables which are expected to be realized within 12 months from the balance sheet date or within the normal operating cycle are classifies as current trade receivables. The amount of receivables needs to be classified as: 1.  Secured—considered good 2.  Unsecured—considered good

3.  Doubtful Provision made towards bad and doubtful debts shall be disclosed under the relevant heads separately. Amounts due by directors or other officers of the company or any of them either severally or jointly with any other person or debts due by firms or private companies respectively in which any director is a partner or a director or a member is separately stated. The accounting for receivables and doubtful debts has been discussed at length in Chapter 7. The details of trade receivables of Biocon Limited as on 31st March 2017 are given in Table 6.8.   Table 6.8: Current Trade Receivables of Biocon Limited as on 31st March 2017

The trade receivables for Biocon Limited has gone up to ₹ 7,982 million as on 31st March 2017 compared to ₹ 5,038 million in the previous year. The company has a provision of ₹ 58 million (previous year ₹ 42 million) towards credit loss expected on account of non­recovery of receivables.

Cash and Bank Balances Cash and bank balances are classified into two sub­heading: 1.  Cash and cash equivalents 2.  Bank balances other than cash and cash equivalents As per Ind AS­7, cash and cash equivalents include cash in hand and demand deposits with banks. Cash equivalents are defined as short­term, highly liquid investments that are readily convertible into known amounts of cash and which are subject to an insignificant risk of changes in value. An investment would normally qualify as a cash

equivalent only when it has a short maturity of three months or less from the date of acquisition. This would include term deposits with banks that have an original maturity of three months or less. Cash and equivalents are further classified as: 1.  Balances with banks (of the nature of cash and cash equivalents) 2.  Cheques and drafts on hand 3.  Cash on hand 4.  Others (specify nature) Bank balances, other than cash and cash equivalents as above, are required to be disclosed below cash and cash equivalents on the face of the balance sheet. The following additional disclosures are required to be made with regard to cash and bank balances: 1.  Earmarked balances with banks (for example, for unpaid dividend). 2.  Balances with banks to the extent held as margin money or security against the borrowings, guarantees, other commitments, etc. 3.  Repatriation restrictions, if any, in respect of cash and bank balances. It may be noted that deposits with maturity period exceeding twelve months should not be shown under this heading rather is should be shown under other non­current financial assets. The cash and bank balances of Biocon Limited as on 31st March 2017 is shown in Table 6.9:  

Table 6.9: Cash and Bank Balances of Biocon Limited as on 31st March 2017

As on 31st March 2017, total cash and bank balance of the company stood at ₹ 3,829 million (previous year ₹ 6,430 million). The major portion (₹ 3,416 million) is represented by cash and cash equivalents. It may be noted that bank deposits exceeding 12 months maturity are not included under this heading.

Current Loans Loans expected to be realized within 12 months of the date of the balance sheet are classified as current loans. This also includes security deposits given by the enterprise for various purposes during the ordinary course of business. Loans to related parties are required to be disclosed separately. Accordingly, loans are classified as: 1.  Security deposits 2.  Loans to related parties (giving details thereof) 3.  Other loans (specify nature) Likewise, a loan or an advance may be secured against some collateral given by the borrower or unsecured. Accordingly, the aggregate value of loans and advances is broken down in three sub­headings: 1.  Secured; considered good 2.  Unsecured; considered good 3.  Doubtful

The loans and advances are shown at their gross value less provision for bad and doubtful loans made. The above breakup is provided in the relevant notes to the balance sheet. 6.6 CURRENT TAX ASSETS (NET)

Companies are required to pay advance tax on the estimated taxable income for the year. It may happen that the amount of tax already paid in respect of current and prior periods exceeds the amount of tax due for those periods. The excess tax so paid is recognized as an asset. The excess tax paid is computed for each assessment period separately. 6.7 OTHER CURRENT ASSETS

This is the residual category for the current asset. Any asset which is current is nature and has not been classified in the above sub­headings will get disclosed under this heading. Other current assets are further classified as advances other than capital advances and others. Advances other than capital advances are further broken into security deposits, advances to related parties (giving details thereof) and other advances. Advances to directors or other officers of the company or any of them either severally or jointly with any other persons or advances to firms or private companies respectively in which any director is a partner or a director or a member should be separately stated. Other current assets will also include prepaid expenses and income received in advance.

6.7.1 Pre-paid Expenses An enterprise may incur certain expenses in one accounting period a portion of which pertains to the next accounting period. The unexpired portion of expenses incurred in an accounting period is referred to as prepaid expense and is shown as a current asset. To illustrate annual maintenance charges paid amounting to ₹ 600,000 for a period covering 12 months out of which say 3 months fall in the next accounting period. Three­ fourth of the expenses incurred (for 9 months) will be expensed in the current accounting period whereas the unexpired portion (for three months) amounting to ₹ 150,000 will be shown in the balance sheet as prepaid expenses. Similarly, other expenses incurred are analysed to ensure proper matching of expenses.

6.7.2 Income Earned but not Received

An enterprise might earn certain income in one accounting period which is actually received in the subsequent accounting period. The income is recognized following accrual principle in the period when earned and at the same time it is recorded as a current asset. To illustrate, an enterprise placed a fixed deposit of ₹ 10 million for one year on 1st December 2016. The deposit earns interest @ 12% per annum and will mature on 30th November 2017. Interest for the period of 4 months (from 1st December 2016 to 31st March 2017) amounting to ₹ 400,000 will be recognized as an income in the statement of profit and loss for the period ended 31st March 2017. At the same time, interest earned but not received for the same amount will be recorded in the Balance Sheet as on 31st March 2017 as other current asset. 6.8 EQUITY AND LIABILITIES

The second part of the balance sheet—Equity and Liabilities—reflects what the company owes to the providers of capital. Liabilities are the present obligations of the entity arising from the past events which is expected to result in outflow on settlement. Equity represents the claim of the owners i.e. the residual interest in the assets of the entity after settlement of all liabilities. 6.9 EQUITY

Equity represents the claim of the shareholders over the assets owned by the company. As the shareholders are the owner of the business their ‘claim’ is not of the same nature as that of external suppliers of funds. They are perpetual in nature and are not expected to be repaid except in case of liquidation of the company and that too after paying all other obligations. Equity, therefore, ‘is the residual interest in the assets of the entity after deducting all its liabilities’. To that extent, the accounting equation may be represented as Equity = Assets – Liabilities. The equity is further broken down in two sub­headings—share capital and other equity. Schedule III requires a separate ‘statement of change in equity’ to be presented comprising equity share capital and other equity. Other equity includes all items other than equity shares that are attributable to the holders of equity instruments of an entity. The statement of change in equity provides a reconciliation of equity, showing balances in the beginning of the year, changes during the year and balances at the end of the year.

6.9.1 Share Capital The total capital of a company is divided into small units called shares. Each share has a ‘face value’ or ‘par value’. The share capital represents the amount raised by the company by issuance of shares at the stated face value. A company being an artificial person is managed in accordance with its constitution called memorandum of association. The memorandum of association amongst other things also define the

maximum amount that the company is authorized to raise by way of issue of shares. The upper limit so defined is called the authorized share capital. Each share represents a part ownership of the company. The shares issued by the company may be either preference shares or equity shares. As the rights associated with the preference shares capital and equity shares capital are different, they are shown separately in the balance sheet.

Preference Shares Preference shares carry a fixed rate of dividend and have a preference over equity in the payment of dividend as well as repayment of principle in case of liquidation of the company. Preference shares have a face value and a stated rate of dividend. For example, 10% preference share of ₹ 100 each means that the face value per share is ₹ 100 on which dividend at a fixed rate of 10% will be paid. Though they are entitled to a fixed rate of dividend, it is payable only if the company has adequate profits. In case the company is unable to pay dividend on the preference shares due to inadequacy of profit, the same gets accumulated and has to be paid once the company starts making profits provided that the preference shares were cumulative in nature. In case of non­ cumulative preference shares, the dividend once skipped does not accumulate. They normally do not have any voting rights. However, in case of non­payment of dividend they do get limited voting rights.  

Preference shares are entitled to a fixed rate of dividend and have preference over equity in payment of dividend and repayment of capital in case of winding up of the company.

Preference shares further may be redeemable or irredeemable. Redeemable preference shares are issued for a fixed maturity. On maturity the shares are redeemed, that is, the principal amount is repaid to the holders. Irredeemable preference shares, on the other hand, are perpetual in nature. The Companies Act, 2013, permits issuance of only redeemable preference shares with maturity not exceeding 20 years.

2

 The preference shares may also be convertible into equity shares.

Preference shares with convertibility clause are called convertible preference shares.

Equity Shares

Equity shares also called common shares or ordinary shares represent the ownership of the company. They have the last preference in getting dividend and repayment of principle. The dividend in not fixed—it is declared at the discretion of the board of directors of the company. Dividend, if any, on equity shares is paid only after paying the dividend on preference shares. Similarly, in case of liquidation of the company they have the last claim over the assets of the company. Equity shares are issued with a par value also called the face value per share.  

Equity shares represent the ownership of a company as they enjoy voting rights.

When a company raises funds by issue of equity shares its bank balance increases and at the same time the share capital representing claim of the owners also goes up. The following entry is passed:

Bank Account

Dr.

To Equity Share Capital Account

Share Premium An existing and profit­making company may issue its equity shares to new shareholders at a price higher than the face value of the shares. The excess of the issue price over and above the face value of share is called premium. The amount of securities premium is not included in the share capital but is shown separately as securities premium account. It may be noted that securities premium is in the nature of a capital profit and therefore not taken to the profit and loss statement. It is credited to the securities premium account which is an example of capital reserve and is included in other equity. Securities premium account cannot be used to pay dividends to the shareholders but is permitted to be used for issuing fully paid up bonus shares.

4

■ Illustration 6.1

Blue Bell Limited issued 20 million equity shares of the face value of ₹ 10 each at an issue price of ₹ 50 each for cash. How will this transaction be recorded?

The issue price of ₹ 50 per share is made up of two components—₹ 10 towards face value and ₹ 40 towards premium. Accordingly, the transaction will be recorded as follows:

Bank Account

Dr.

₹ 1,000 million

To Equity Share Capital Account

To Securities Premium Account

(20 million × ₹ 50 per share) ₹ 200 million (20 million × ₹ 10 per share) ₹ 800 million (20 million × ₹ 40 per share)

Only the amount of ₹ 200 million will be shown as share capital. The securities premium account at ₹ 800 million will appear as a separate heading under other equity.

Issued, Subscribed and Paid-up Capital The authorized share capital is the maximum amount that the company may raise by the issue of shares. This is also called the nominal capital because this amount has not actually been raised by the company. A part of the authorized capital that is actually offered by the company for subscription to investors is called the issued capital. The issued capital cannot exceed the authorized capital. The part of issued capital that is actually taken up and allotted to the investors is called the subscribed capital. The subscribed capital cannot exceed the issued capital. The issuing company may not call the entire face value per share in one go rather decide to call the amount in instalments. The part of subscribed capital in respect of which calls have been made on the shareholders by the company for payment is known as the called­up capital. If the shareholders fail to pay a part of the amount called up, the same is termed as calls in arrear. The calls in arrear amount is deducted from the called up capital to arrive at the paid up capital. The paid up capital is the real capital of the company which is taken in the amount column in the balance sheet.  

Share Application Money is shown separately as a part of shareholders’ funds till allotment is made

■ Illustration 6.2

Kay Kay Limited has an authorized capital of 60 million equity shares of the face value ₹ 10 each and one million preference shares of the face value ₹ 100 each carrying dividend at 10%. The company offered 20 million equity shares at par for subscription and on which ₹ 8 has been called up. All shareholders paid the amount called except holder of 500,000 shares who failed to pay call amount of ₹ 4 each. How will this information appear in the balance sheet of the company? The information will be shown as follows: Balance Sheet of Kay Kay Limited as on………….

The paid up capital of ₹ 158 million will be shown in the balance sheet as the share capital. All other details are provided in the schedule to the balance sheet. Usually the issued, subscribed, called up and paid up capital is the same for most of the companies.

Share Application Money The issue of share capital may be a three step process—the company invites the prospective investors to apply for the shares of the company, the investors apply for the shares paying application money with the application and the company accepts the application by way of making an allotment. It may be noted that the share capital comes into existence only when the company accepts the application by way of making the allotment. Accordingly, money received on application is shown separately till the

allotment is made. Upon allotment, the application money is transferred to share capital. ■ Illustration 6.3

Readwell Book Store Limited, with an authorized share capital of ₹ 40 million (four million equity shares of ₹ 10 each), has a paid up capital of ₹ 10 million (one million shares of ₹ 10 each). It further offered two million equity shares of ₹ 10 each at par for subscription on 28th February 2017. The company received applications for three million equity shares with application money amounted to ₹ 30 million. The company made allotment of two million shares and refunded the excess application money on 25th April 2017. How will the necessary entries be passed? How will it appear in the balance sheet as on 31st March 2017? The necessary journal entries will be as follows: On receiving the application money:

Bank Account To Share Application Money Account

Dr. ₹ 30 million ₹ 30 million

At the time of allotment:

Share Application Money Account Dr. ₹ 20 million To Equity Share Capital Account

₹ 20 million

For making the refund:

Share Application Money Account Dr. ₹ 10 million To Bank Account

₹ 10 million

As on 31st March 2017, the allotment is yet to be made, the application money received will not be included in the equity share capital. The application money in respect of the two million shares will be shown funds separately. The excess

application money to be refunded shortly will be shown in the current liabilities. The share capital in the balance sheet as on 31st March 2017 will appear as follows:   Balance Sheet of Readwell Book Stores Limited as on 31st March 2017

Share Forfeiture Account If the shareholder to whom the shares have been allotted fails to pay the amount due on call, the company by giving due notice to the defaulting shareholder has a right to forfeit the shares issued. The forfeiture involves forfeiting the amount already paid, writing­off the calls in arrear and reducing the paid up capital to that extent. The amount forfeited is shown separately in the balance sheet. The shares forfeited for non­ payment can be subsequently reissued by the company. At that stage, the balance available in the share forfeiture account is transferred to capital reserves and shown in the reserves and surplus. ■ Illustration 6.4

Assume that Kay Kay Limited (Illustration 6.2) decides to forfeit the 500,000 equity shares on which the call money has not been paid after giving due notice to the defaulting shareholders. What will be the accounting entry for the forfeiture? How will it be shown in the balance sheet?

In respect of 500,000 equity shares, ₹ 8 per share has been called up. Out of which, ₹ 4 per share has been paid up and the balance ₹ 4 is call in arrears. The following entry will be passed to record the forfeiture:

Equity Share Capital

₹

Account

4,000,000

To Share Forfeited Account

To Calls in Arrear Account

(500,000 shares at ₹ 8 each called up) ₹ 2,000,000 (500,000 shares at ₹ 4 each paid) ₹ 2,000,000 (500,000 shares at ₹ 4 each in arrear)

After forfeiture the paid up capital will be shown in the balance sheet as follows:

( ₹ in Million) 19.5 million equity shares of ₹ 10 each, ₹ 8 called up 156 Add: Share Forfeited Account

2 158

Issue of Warrants A warrant is an instrument that gives the holder a right to buy the specified number of shares at a predetermined price. It may be noted that issue of warrants by a company does not lead to an increase in the share capital. The warrant holder has a right to apply for and purchase equity shares of the company at a predetermined price some time in future. At the time when the warrant is exercised, the holder will pay the agreed price and the company will issue the new shares. The necessary entries for issue of share capital will be passed when the warrant is exercised. If the company has received some amount from the warrant holders as a precondition for issue of warrant, the same will be shown separately in the balance sheet and will be adjusted when shares are issued in lieu of the warrants.  

Warrant gives the holders a right to apply for a fixed number of shares of the company at a predetermined price in future

Stock Splits A company may decide to split its shares into share of lower face value. Stock split essentially involves substituting equity shares with larger face value by equity shares of smaller face value in such a way that the total paid up capital of the company and the proportionate ownership of the company remain unaltered. As a result of stock split, the number of shares goes up but with proportionately lowers face value. Consequently, the share capital of the company remains unaffected. ■ Illustration 6.5

The paid up capital of the company consists of 25 million equity shares of ₹ 10 each and the management decides to split each share into five shares of face value ₹ 2 each. How will the share capital appear before and after the split? Before the split the share capital of the company will appear as follows: Equity share capital (25 million shares of ₹ 10 each) ₹ 250 million After split of five for one the share capital will be shown as follows: Equity share capital (125 million shares of ₹ 2 each) ₹ 250 million It may be observed that the paid up capital of the company has remained unaltered though the number of equity shares outstanding have gone up five times due to five for one split.

Bonus Share Bonus refers to the issue of new shares to the existing shareholders in proportion of their existing shareholding without consideration. A company may decide to issue new shares to its existing shareholders without any consideration. Such an issue of shares is called bonus shares or stock dividend. As the shares are issued without consideration there is no change in the cash position of the company. The paid up share capital of the company though go up by the face value of the new shares, there is no change in the shareholders’ funds. The bonus shares are issued by capitalization of reserves. The reserves and surplus of the company is reduced to the extent of the face value of the

new shares issued. Consequent upon the issue of bonus shares, the paid up capital of the company increases proportionately though the shareholders’ funds remain unaltered. ■ Illustration 6.6

The shareholders’ funds of Dee Jay Limited as on 31st March 2017 are given as follows:

(₹ in Million) Equity Share Capital (30 million shares of ₹ 10 each) 300 General Reserves Account

900

Securities Premium Account

450

Total

1,650

The company decided to issue bonus shares to its shareholders in the ratio of 2:1 (i.e., two new equity shares for each share held). For this purpose, it decided to capitalize securities premium account and general reserves account. Pass the necessary accounting entries and show how the equity will be shown in the balance sheet after the bonus issue. Journal Entry

Securities Premium Account

Dr. ₹ 450 million

General Reserves Account

Dr. ₹ 150 million

To Equity Share Capital Account

₹ 600 million

Equity after the Bonus Issue:

( ₹ in Million) Equity Share Capital (90 million shares of ₹ 10 each) 900 General Reserves Account

750

Total

1,650

Share Buy-back Share buy­back in Indian context essentially means buying the shares from the market and cancelling them. If the management feels that the company is overcapitalized and has surplus cash, it may decide to buy­back the shares for the purpose of cancellation. This is also called share repurchase. The Companies Act, 2013, lays down the necessary conditions for the buy­back of shares.

3

Share buy­back is exactly opposite of issue of shares. In case of buy­back, the paid up share capital of the company goes down due to cancellation of shares repurchased. At the same time, the surplus cash of the company gets utilized towards payment to the shareholders. If the shares are bought back at a price higher than the face value of the share, the excess is adjusted from the accumulated reserves of the company. ■ Illustration 6.7

The current share capital of the company is 50 million equity shares of ₹ 5 each and the company has reserves and surplus of ₹ 800 million. The company decides to repurchase five million shares from the existing shareholders for cancellation at ₹ 60 each. The excess will be adjusted from the general reserve of the company. Pass the necessary journal entry. How will the transaction affect the balance sheet of the company? The following journal entry will be passed:

Equity Share Capital Account Dr. ₹ 25 million General Reserves Account To Bank Account

(5 million × ₹ 5 face value)

Dr. ₹ 275 million (5 million × ( ₹ 60 – ₹ 5)) ₹ 300 million (5 million × ₹ 60)

As a consequence of the buy­back, the number of shares outstanding will go down by five million. The paid up capital post buy­back will stand at ₹ 225 million with reserves and surplus at ₹ 525 million. At the same time, the cash balance will also be reduced by ₹ 300 million.

Employee Stock Option Plan (ESOP) As discussed in Chapter 5, a number of companies are offering stock options to their employees. An option is like a warrant that gives the holder a right to buy a certain number of shares at a predetermined price (called the strike price) after a defined

period of time (vesting period). The shares are issued only when the option is exercised and therefore share capital does not increase at the time when the options are issued. The value attached to such options is treated as another form of employee compensation in the financial statements of the company. The option value is taken as the fair value using option pricing method. The option value is amortized over the vesting period. ■ Illustration 6.8

On 1st April 2015, Nav Bharat Hitech Limited granted 100,000 stock options to its employees. The employees have a right to exercise the options after three years at an exercise price of ₹ 100 each. The fair value per option at the time of granting the option is ₹ 60. On 31st March 2018, all the options are exercised by the employees. Pass the necessary journal entries and show the impact on the balance sheet. The total fair value of the options granted is ₹ 6,000,000. The fair value will be treated as a deferred expense with simultaneous credit to employee stock option account. The deferred expenses will be amortized over the vesting period of three years on a straight line basis. Accordingly, each year ₹ 2,000,000 will be included in employees cost in the statement of profit and loss. The amount standing to the credit of employee stock option account will be adjusted at the time of exercise of the option. The following entries will be passed: 1st April 2015

ESOP Deferred Expenses Account

Dr. ₹ 6,000,000

To Employee Stock Option Outstanding Account

₹ 6,000,000

31st March 2016

Employee Cost Account To ESOP Deferred Expenses Account

Dr. ₹ 2,000,000 (1/3rd of ₹ 6,000,000) ₹ 2,000,000

The same entry will be repeated on 31st March 2017 and 31st March 2018 as well. The option value of ₹ 6,000,000 will get amortized over the vesting period. 31st March 2018

At the time of exercise the employee have to make payment for the shares @ ₹ 100 per share, i.e., the exercise price, and they will be allotted shares. The allotment price will be taken at ₹ 160 per share. The following entry will be passed

Bank Account

Dr. ₹ 10,000,000

Employee Stock Option Outstanding Account Dr. ₹ 6,000,000 To Equity Share Capital Account

₹ 1,000,000

To Equity Share Premium Account

₹ 15,000,000

In the balance sheet of the company, the employee stock option account − ESOP deferred expenses account will be shown separately under reserves and surplus.

Disclosure as per Schedule III The following disclosures are required to be made relating to the share capital of the company. As noted earlier, in the main body of the balance sheet only the paid up capital is shown, the related disclosures are made in the relevant schedule to the balance sheet which constitutes an integral part of the same. A company shall disclose the following in the notes to accounts for each class of share capital (different classes of preference shares to be treated separately): The number and amount of shares authorized. The number of shares issued, subscribed and fully paid, and subscribed but not fully paid. Per value per share. A reconciliation of the number of shares outstanding at the beginning and at the end of the reporting period. The rights, preferences and restrictions attached to each class of shares including restrictions on the distribution of dividends and the repayment of capital. Shares in respect of each class in the company held by its holding company or its ultimate holding company including shares held by or by subsidiaries or associates of the holding company or the ultimate holding company in aggregate. Shares in the company held by each shareholder holding more than 5% shares specifying the number of shares held.

Shares reserved for issue under options and contracts/commitments for the sale of shares/disinvestment, including the terms and amounts. For the period of five years immediately preceding the date as at which the balance sheet is prepared: Aggregate number and class of shares allotted as fully paid up pursuant to contract(s) without payment being received in cash. Aggregate number and class of shares allotted as fully paid up by way of bonus shares. Aggregate number and class of shares bought back. Terms of any securities convertible into equity/preference shares issued along with the earliest date of conversion in descending order starting from the farthest such date. Calls unpaid (showing aggregate value of calls unpaid by directors and officers) The information as required by the Schedule III is given in the notes to the balance sheet and is useful in understanding the composition and changes in the share capital of the company during the year. The details of share capital of Biocon Limited are given in Table 6.10. The paid up capital of the Biocon Limited has remained unchanged at ₹ 1,000 million against authorized capital of ₹ 1,100 million signifying the fact that no new shares have been issued during the year. The face value per share is ₹ 5 each.   Table 6.10 Share Capital of Biocon Limited as on 31st March 2017

The paid up capital of the Biocon Limited has remained unchanged at ₹ 1,000 million against authorized capital of ₹ 1,100 million signifying the fact that no new shares have been issued during the year. The face value per share is ₹ 5 each. The company further stated that it has only one class of equity shares having a par value of ₹ 5 per share. Each holder of equity shares is entitled to one vote per share. The company declares and pays dividends in Indian rupees. The dividend proposed by the board of directors is subject to the approval of the shareholders in the ensuing annual general meeting. In the event of liquidation of the company, the holders of equity shares will be entitled to receive remaining assets of the company, after distribution of all preferential amounts, if any. The distribution will be in proportion to the number of equity shares held by the shareholders. There were two shareholders with holding in excess of 5% each. Kiran Mazumdar­Shaw held 79,287,564 equity shares (39.64%) and Glentec International Limited held 39,535,194 equity shares (19.77%)

6.9.2 Other Equity Other equity includes all items other than equity shares that are attributable to the holders of equity instruments of an entity. The followings are disclosed as other equity: Share application money pending allotment Equity component of compound financial instrument Reserves and surplus Debt instruments through other comprehensive income Equity instruments through other comprehensive income Effective portion of cash flow hedges Revaluation surplus Exchange difference on translating the financial statements of a foreign corporation Other items of other comprehensive income Money received against share warrants

Share Application Money Pending Allotment Application money received from the applicants is a part of other equity as a separate line item. It may be noted that only share application money, to the extent of not refundable, shall be shown in this line item. Share application money, to the extent of refundable, is separately shown under ‘other financial liabilities’.

Equity Component of Compound Financial Instruments An entity might have issued instruments that have both, equity as well as liability component. Such compound instruments are required to be split into two components —debt and equity. The ‘equity component of compound financial instrument’ is required to be presented as a part of ‘other equity’. The ‘liability component of compound financial instrument’ is required to be presented as a part of ‘borrowings’. For example, convertible debentures issued by the company would be split as ‘other equity’ and borrowings.

Reserves and Surplus Reserves and surplus is an important component of shareholders’ funds. In respect of profit making companies with long existence, this heading may be much larger than the share capital. These shall be further bifurcated as: Capital reserves Securities premium reserve Other reserves (specify nature) Retained earnings Capital Reserves: A capital reserve is defined as a reserve of an enterprise which is not available for distribution as dividend. These reserves are not created out of the profits earned in the usual course of business. For example, profit on reissue of forfeited shares is in the nature of capital reserve and therefore is required to be disclosed separately. Securities Premium Reserve: As discussed in the earlier paragraphs, the Securities premium reserve representing excess of issues price over the face value of the securities issues is shown separately as a part of reserves and surplus. Other Reserves: Any other reserve not covered above is shown under this heading. Nature, purpose and amount of each of such reserve are required to be stated separately.

Retained Earnings As discussed earlier, dividend on equity shares is a discretionary payment—based upon the profits made and future funds requirements of the enterprise, the board of directors recommends the dividend to be paid. Conversely, part of profit is retained within the business and ploughed back in the business. The retained earnings of the business since

inception, i.e., profits made since beginning less the dividends paid both of preference shares and equity shares are accumulated in the reserves and surplus. After providing for dividend and transferring profits to specific reserves, any balance left in the profit and loss statement is called ‘surplus’ and is a part of retained earnings. As retained earnings keep on accumulating year after year, companies with long track record of profitability will have large amounts in reserves and surplus. The retained earnings are also dependent upon the dividend policy being pursued by the company. A company distributing large part of its profits as dividends will be adding lower amounts to retained earnings, whereas a company with lower dividend payments will be retaining more and therefore will have larger reserves and surplus. The credit balance of retained earnings is shown separately under the heading reserves and surplus. If the net balance in the statement of profit and loss is a loss (or a debit balance), the same is shown as a negative balance. A company with huge accumulated losses may have a negative figure in retained earnings.

Debt Instruments through Other Comprehensive Income Any fair value gain or loss on debt instruments which are measured at fair value through other comprehensive income (FVOCI) is presented as a part of other equity. Ind AS 109 requires subsequent measurement of investments at FVOCI based on the company’s business model for managing the portfolio of debt instruments and contractual cash flow characteristics.

Equity Instruments through Other Comprehensive Income As per Ind AS 109, companies have an option to designate investments in equity instruments to be measured at FVOCI. For such instruments, the cumulative fair value gain or loss is presented as a part of other equity under this heading.

Effective Portion of Cash Flow Hedges For all qualifying cash flow hedges, this component of other equity associated with the hedged item (i.e., cash flow hedge reserve) is adjusted to the lower of the cumulative change in the fair value of the hedging instrument and the cumulative change in the fair value of the hedged item attributable to the hedged risk. The portion of the gain or loss on the hedging instrument that is determined to be an effective hedge (i.e., the portion that is offset by the change in the cash flow hedge reserve) is recognized in other comprehensive income. Also, Ind AS 109 requires that exchange differences on monetary items that qualify as hedging instruments in a cash flow hedge are recognized initially in other comprehensive income to the extent that the hedge is effective.

Revaluation Surplus An enterprise may decide to revalue its assets to show them at their current realizable value. Reserves created out of the gain on revaluation of assets are called revaluation reserves. When the carrying amount of an asset is increased, the increase is recognized in the other comprehensive income and is accumulated as revaluation surplus under ‘Other Equity’.

Exchange Differences on Translating the Financial Statements of a Foreign Operation An entity with foreign operations is required to translate the financial statements of foreign operations to the presentation currency. As per Ind AS 21 ‘The effects of changes in foreign exchange rates requires that the exchange differences arising on translation of the financial statements of foreign operation from functional currency to presentation currency should be recognized in the OCI. The accumulated amount of the exchange difference is presented in other equity.

Other Items of Other Comprehensive Income (specify nature) Any other items that need to be presented in OCI as per the relevant Ind AS shall be included under other equity.

Money Received Against Share Warrants An entity may issue warrants which give the holders a right to acquire equity shares of the entity sometime in future. The holder of the warrant is required to pay money as a consideration. The money paid against warrants would be finally adjusted when the shares are issued against warrants in future. Since shares are yet to be allotted against the same, these are not reflected as part of share capital but as a separate line item— money received against share warrants. It may be noted that a balance in the reserves and surplus does not mean that the amount is lying with the company in cash. However, if the amount standing to the credit of a reserve is represented by specific earmarked investments, it should be separately disclosed. For example, an entity may decide to create a reserve for the repayment of a loan by transferring a certain amount from the statement of profit and loss annually. The amount transferred to the reserve account is simultaneously invested in identified investments to generate sufficient cash for the repayment of loan on maturity. The fact that the reserve is backed by earmarked investments shall be disclosed.

The addition and deduction since last balance sheet is also required to be disclosed under each of the specified heads. The details of other equity of Biocon Limited are given in Table 6.11.   Table 6.11 Other Equity of Biocon Limited as on 31st March 2017

On 31st March 2017, the other equity of the company stood at ₹ 64,411 million which is largely made up of balance in the retained earnings at ₹ 58,244 million, securities premium of ₹ 2,908 million and general reserves of ₹ 3,458 million. 6.10 STATEMENT OF CHANGE IN EQUITY

In addition to the presentation of balance sheet at the end of the accounting period, an entity is also required to separately present a statement of change in equity. The statement of change in equity essentially provides a reconciliation of equity share capital and all items of other equity. The statement is broken into two parts. The part of equity share capital provides details regarding balance at the beginning of the period, changes in equity shares capital during the year and balance at the end of the reporting period. Likewise, the part for Other Equity provides a reconciliation during a particular reporting period, as a part of one single statement, of all items other than equity share capital, that are attributable to the holders of equity instruments of an entity. The statement is prepared in columnar form with the following details: Share application money pending allotment Equity component of compound financial instruments Reserves and surplus

Capital reserve Securities premium reserve Other reserves (specify nature) Retained earnings Debt instruments at fair value through other comprehensive income Equity instruments at fair value through other comprehensive income Effective portion of cash flow hedges Revaluation surplus Exchange differences on translating the financial statements of a foreign operation Other items of other comprehensive income (specify nature) Money received against share warrants The statement of change in equity provides a comprehensive view of changes in equity during the accounting period. The statement of change in Equity of Biocon Limited for the year ended 31st March 2017 is given in Table 6.12  

Table 6.12 Statement of Change in Equity of Biocon Limited as on 31st March 2017

6.11 LIABILITIES

The equity represent the obligation of the business to the owner of the business. The expression liability, on the other hand, refers to the obligation to external parties. ‘A liability is a present obligation of the entity arising from past events, the settlement of which is expected to result in an outflow from the entity of resources embodying economic benefits’.

4

 The obligation to an external party arising due to past event may

be in the form of making payment or transfer some other assets or perform certain services. For example, the obligation to maintain the goods sold consequent upon a warranty given by the seller also gives rise to a liability.  

Liabilities represent present obligations of the enterprise to external parties due to past events.

A liability is measured as the amount that will be needed to satisfy the obligation to a third party. In certain cases, the amount of liability may not be readily ascertainable and have to be estimated. Such liabilities are referred to as provisions. A provision satisfies the other conditions, for example, present obligation due to past event but the amount needs to be estimated. For example, an enterprise has an obligation to pay certain retirement benefits to its employees. There is an obligation due to past events but the amount of obligation needs to be estimated. The enterprise will have to make a provision towards retirement benefits. The liabilities are classified and reported as non­current and current liabilities. Non­ current liabilities are long­term in nature usually maturing after 12 months whereas current liabilities are short­term in nature. Schedule III of the Companies Act, 2013 provides that ‘a liability shall be classified as current when it satisfies any of the following criteria:  

Figure 6.3 Classification of Liabilities It is expected to be settled in the company’s normal operating cycle.

It is held primarily for the purpose of being traded. It is due to be settled within 12 months after the reporting date. The company does not have an unconditional right to defer settlement of the liability for at least 12 months after the reporting date. Terms of a liability that could, at the option of the counterparty, result in its settlement by the issue of equity instruments do not affect its classification.’ Liabilities or obligations that are not classified as current are called non­current liabilities or long­term debts. The classification of liabilities in the balance sheet have been depicted in Figure 6.3. 6.12 NON-CURRENT LIABILITIES

As already discussed, liabilities other than the current liabilities are classified as non­ current liabilities. These liabilities are expected to be settled after 12 months from the date of the balance sheet. Noncurrent liabilities are classified under the following headings: 1.  Non­current financial liabilities 2.  Non­current provisions 3.  Deferred tax liabilities 4.  Other non­current liabilities

6.12.1 Non-current Financial Liabilities As per Ind AS 32, the expression financial liabilities include: Contractual obligation to deliver cash or another financial asset to an entity. Exchange of assets or financial liabilities with another entity under conditions that are potentially unfavourable to the entity. A contract which will be settled with entity’s own equity instruments and is a derivative that will or may be settled other than by exchange of a fixed amount of cash or another financial asset for a fixed number of the entity’s own equity instruments; or a non­derivative for which the entity is or may be obliged to receive a variable number of its own equity instruments. In general, financial liabilities would include contractual obligations to pay, e.g., loans, deposits, borrowings, trade payables and finance lease obligations, etc. Payables which

are not in the nature of contractual obligations—statutory dues, tax payable—are not included in the financial liabilities. Non­current financial liabilities are further classified as: Borrowings Trade Payables Other Financial Liabilities

Non-current Borrowings A business enterprise may borrow from banks and financial institutions for acquiring long­term assets or for financing its day­to­day operations. Borrowings usually means taking money from someone which is repaid in future with interest. The non­current borrowings are further sub­classified as: Bonds or debentures Term loans from banks from other parties Deferred payment liabilities Deposits Loans from related parties Long­term maturities of finance lease obligations Liability component of compound financial instruments Other loans (specify nature)

Bonds or Debentures A debenture or a bond is a financial instrument which carries a fixed rate of interest, a fix maturity and a promise by the issuer to repay the principle on maturity. A company, instead of taking a loan from a bank or financial institution, may decide to issue debentures in the market. The amount borrowed is represented by smaller units, each unit being called a debenture. The debentures have a face value, carry a fixed rate of interest called coupon rate and have a fixed maturity. Such debentures are called coupon bearing bonds or debentures. On the other hand, an enterprise may decide to issue bonds carrying no coupon rate of interest. In such cases, the instrument is

issued at a discount to the face value and is redeemed at par. The return for the holder (therefore the cost for the issuer) is implicit in the difference between issue price and the redemption price. Such bonds are called zero­coupon bond. The debentures may be issued with convertibility clause, i.e., they are issued as debentures but have an inbuilt option to convert them into equity at a predetermined price and time. If the debentures can be partially converted into equity, it is called a partially convertible debenture. If, however, the entire face value of the debenture can be converted into equity, it is called a fully convertible debenture. In India, the terms bonds and debentures are used interchangeably. Debentures may be secured or unsecured depending upon the creation or otherwise of collateral in favour of debenture holders. As such instruments are usually repayable over a long period of time; they are classified as long­term borrowings. At the time of issuance of the debentures, the debenture account is credited by the face value of the debentures issued. The debenture account will appear in the balance sheet as a borrowing till redemption. On redemption, the debenture account is debited to extinguish the liability. ■ Illustration 6.9

Ultra Securities Limited issued one million debentures with a face value of ₹ 100 each carrying interest at 10%. The debentures will be redeemed after seven years. Show the necessary journal entries for the issue and redemption of debentures. At the time of issue:

Bank Account

₹ 100 million

To 10% Debentures Account ₹ 100 million

At the time of redemption:

10% Debentures Account ₹ 100 million To Bank Account

₹ 100 million

The debentures will continue to appear on the liability side under long­term borrowings. However, when the time to maturity comes down to less than 12 months,

they will be shown under current liabilities. Bonds/debentures (along with the rate of interest and particulars of redemption or conversion, as the case may be) shall be stated in descending order of maturity or conversion, starting from farthest redemption or conversion date, as the case may be. Where bonds/debentures are redeemable by installments, the date of maturity for this purpose must be reckoned as the date on which the first installment becomes due.

Term Loans Loans taken for the purpose of acquiring long­term assets are referred to as term loans and are classified as non­current borrowings. The term loans are repayable over a period of time as per the schedule agreed upon with the lender. Terms of repayment of term loans and other loans is also required to be stated. Term loans are from banks and from other parties are required to be disclosed separately.

Deferred Payment Liability An enterprise may acquire certain capital assets from its vendor where the consideration is payable on a deferred basis, i.e., over a period of time exceeding more than a year. For example, an airline may buy aircrafts for which the purchase consideration is to be paid over say next 3–4 years’ time. Deferred payment liabilities of such nature are also part of the non­current liabilities of the enterprise. The liability initially shall be recorded at the fair value of the asset being acquired rather than the invoice value. The difference between invoice value and fair value shall be recognized as interest expense over the payment period in a systematic manner.

Deposits A company may accept deposits from public or from its employees or other entities to meet its funds requirements. Such deposits are for a fixed duration and carry a fixed rate of interest. The duration may be short (less than 12 months) or long. The difference between a debenture and deposit is that the former is a transferrable instrument, whereas the latter is not. Such deposits are generally unsecured. They may be classified as long­term borrowing or short­term borrowing depending upon the maturity.

Loans from Related Parties Loans from related parties are required to be disclosed separately with all the relevant disclosures.

Long-term Maturities of Finance Lease obligation

As discussed in Chapter 5, in a finance lease the lease period covers substantially the entire useful life of the asset taken on lease. The periodical lease rental is towards the principal (cost of the asset) and interest thereupon. Though the lessor is the legal owner, the asset is capitalized in the books of the lessee as the beneficial owner. A finance lease transfers substantially all the risks and rewards incidental to ownership of an asset to the lessee. At the commencement of lease period, the asset is capitalized in the books of the lessee at the fair value of the asset or at the present value of the lease installments over the lease period. At the same time, an equivalent amount is recorded as the lease obligation.  

Finance Leases are capitalized in the balance sheet of the lessee though the legal ownership is with the lessor.

The payments made towards lease installment are broken into two parts—interest and principal. The interest component is treated as an expense for the period and is taken to the profit and loss statement. The principal component is deducted from the lease obligation recognized at the commencement. The lease obligation outstanding after adjusting the principal repayment is taken to the balance sheet under long­term borrowings. ■ Illustration 6.10

Critical Chemicals Company Limited obtained a machine on a finance lease basis from a non­banking finance company (NBFC). The cash down list price of the machine is ₹ 50 million. The company will pay three annual instalments of ₹ 20.82 million each at the end of the next three years. The breakup of the instalments between principal and interest is given as follows:

( ₹ in Million) Instalment No. Instalment Amount Principal Interest 1.

20.82

14.82

6.00

2.

20.82

16.60

4.22

3.

20.82

18.58

2.24

Pass the necessary journal entries for the above transaction. At the time of taking the asset of lease:

Machinery on Lease Account

Dr. ₹ 50 million

To Finance Lease Obligation Account

₹ 50 million

At the end of the first year:

Interest on Finance Lease Account Dr. ₹ 6.00 million Finance Lease Obligation Account Dr. ₹ 14.82 million To NBFC Account NBFC Account To Bank Account

₹ 20.82 million Dr. ₹ 20.82 million ₹ 20.82 million

At the end of the second year:

Interest on Finance Lease Account Dr. ₹ 4.22 million Finance Lease Obligation Account Dr. ₹ 16.60 million To NBFC Account NBFC Account To Bank Account

At the end of the third year:

₹ 20.82 million Dr. ₹ 20.82 million ₹ 20.82 million

Interest on Finance Lease Account Dr. ₹ 2.24 million Finance Lease Obligation Account Dr. ₹ 18.58 million To NBFC Account NBFC Account To Bank Account

₹ 20.82 million Dr. ₹ 20.82 million ₹ 20.82 million

The finance lease obligation account will be initially recorded at the fair value of the asset at the inception of the lease. With each instalment, the liability will get reduced.

Liability Component of Compound Financial Instruments As discussed earlier, compound instruments issued by an entity are required to be split into two components—debt and equity. The liability component of compound financial instrument is disclosed as a part of borrowings. For example, convertible debentures issued by the company would be split as other equity and borrowings. All the borrowings are further classified as secured or unsecured and the nature of security shall be specified separately in each case. If the loan is backed up by some specified assets of the borrower as collateral, the loan will be classified as secured loan. If no such collateral has been created to secure the loan amount, it will be called an unsecured loan. Term loans are usually secured by creating mortgage on the immoveable assets of the company, e.g., land, building, plant and machinery. Working capital loans are usually secured by way of hypothecation or pledge of moveable assets. In case of hypothecation, the asset in question remains in the possession of the borrower whereas in case of pledge, the possession of the assets being offered as collateral is given to the lender. The nature of security should also cover the type of asset given as security, e.g., inventories, plant and machinery, land and building, etc. When promoters, other shareholders or any third party have given any personal security for any borrowing, such as shares or other assets held by them, disclosure should be made thereof, though such security does not result in the classification of such borrowing as secured. Disclosure is also required to be made regarding the repayment terms including the period of maturity with respect to the balance sheet date, number and amount of instalments due, the applicable rate of interest and other significant relevant terms, if any.

Non-current Trade Payables Trade payables are dues in respect of goods and services purchased in the normal course of business. An enterprise buying goods and services from its vendors often gets a specified period for making the payment. The amount outstanding to the suppliers of goods and services is referred to as trade payables or accounts payable or sundry creditors. Following accrual basis of accounting, the liability is recognized when the goods are supplied or services are rendered by the vendor. For example, at the time of buying goods on credit the following entry will be passed:

Purchases Account Dr. To Vendor Account

It may be noted that amounts due to vendors of goods and services only are included under this heading. Payables of any other nature (statutory dues, payables for purchase of capital goods, etc.) are not included under this heading. Trade payables which are non­current in nature are disclosed under this heading.

Non-current Other Financial Liabilities Any other non­current liability which is in the nature of a financial liability is required to be disclosed under this heading.

6.12.2 Non-current Provisions A provision is the books of accounts is made whenever there is an existing obligation due to past events but the amount of liability is uncertain and has to be estimated. For example, warranty extended by a seller of certain equipment to the buyer give rise to a contractual obligation, however, the quantum of obligation needs to be estimated. The seller will make a provision towards warranty cost based upon his past experience. The provision again may be short­term (current) or long­term (non­current) and need to be classified accordingly. Non­current provisions are further classified into ‘provision for employee benefits’ and ‘others’ specifying the nature. Provision for employee benefits, mainly unfunded, are defined as post­employment benefits. All non­current provisions, other than those related to employee benefits, are disclosed separately based on their nature.

6.12.3 Deferred Tax Liabilities

As discussed in the Chapter 5, deferred tax liabilities and assets are recognized due to timing difference between the taxable income and reported income. A timing difference is one that is likely to be reversed in future. If due to timing difference an enterprise has paid lower taxes in the current year which will result in increased tax liability in the future years, the same is recorded as deferred tax liability. On the other hand, if higher taxes have been paid in the current year which will get reversed in future resulting in lowering of taxes, the same is recorded as deferred tax asset. The deferred tax assets and liabilities are ascertained on each balance sheet date in respect of timing differences. If the deferred tax liabilities exceed the deferred tax assets, the net amount is reported on the liabilities side of the balance sheet as a non­current liability. On the other hand, if the deferred tax assets are more than the deferred tax liabilities, the excess will be shown on the asset side of the balance sheet as a non–current asset.

6.12.4 Other non-current Liabilities This is the residual category of non­current liabilities. Other non­current liabilities are further classified as ‘advances’ and ‘others’, specifying the nature. Amounts received against goods to be sold or services to be provided, security deposits from customers or vendors, statutory dues payable, legal claims outstanding, interest payable on unpaid amount to supplier, etc., are classified under this heading. The details of non­current liabilities of Biocon Limited as on 31st March 2017 are given in Table 6.13.  

Table 6.13 Non­current liabilities of Biocon Limited as on 31st March 2017

From the above­mentioned details, it can be observed that Biocon Limited does not have much noncurrent liabilities especially borrowed funds. The total non­current liabilities as on 31st March 2017 stood at ₹ 2,226 million (previous year ₹ 2,389 million). These in comparison to equity at ₹ 65,411 million (previous year ₹ 59,966 million) are relatively small. The company is relying more on shareholders’ funds (equity) to meet its long­term financing requirements rather than borrowings. 6.13 CURRENT LIABILITIES

As already discussed, current liabilities are expected to be paid within 12 months from the date of the balance sheet or within the normal operating cycle of the entity. Current liabilities are classified under the following headings: 1.  Current financial liabilities 2.  Other current liabilities 3.  Current provisions 4.  Current tax liabilities

It may be noted that current liabilities have almost similar classification as non­current liabilities.

6.13.1 Current Financial Liabilities Current financial liabilities are further classified into: Current borrowings Current trade payables Other current financial liabilities

Current Borrowings Current borrowings are further classified into: Loans repayable on demand from banks from other parties Loans from related parties Deposits Other loans (specify nature) Borrowings are further sub­classified as secured and unsecured specifying the nature of security in each case. Where loans have been guaranteed by directors or others, the aggregate amount of such loans under each head is required to be disclosed. If the entity has defaulted in repayment of borrowings and interest, the period and amount of default as on the balance sheet date is required to be specified separately in each case. Current borrowings will include all loans payable within a period of 12 months from the date of the loan. Loans payable on demand should be treated as part of current borrowings.

Current Trade Payables Trade payable due for payment within 12 months from the date of the balance sheet or within the normal operating cycle of the entity are classified here. As discussed earlier, trade payables are towards goods and services purchased by the enterprise on credit terms.

Other Current Financial Liabilities The amounts shall be classified as: Current maturities of long­term debt Current maturities of finance lease obligations Interest accrued Unpaid dividends Application money received for allotment of securities to the extent of refundable and interest accrued thereon Unpaid matured deposits and interest accrued thereon Unpaid matured debentures and interest accrued thereon Others (specify nature) The portion of non­current borrowings/lease obligations, which is due for payments within twelve months of the reporting date is required to be classified under other current financial liabilities, while the balance amount should be classified under non­ current borrowings. Likewise, current maturities of long­term debt are also classified as other financial liabilities. Interest accrued on financial liabilities shall form a part of its carrying amount whether it is at amortized cost (i.e., as per effective interest method) or at fair value. Accordingly, an entity may not present interest accrued separately from the related financial liability. Unpaid dividend on shares—equity as well as preference is also classified as other current financial liabilities. Application money received for allotment of securities to the extent of refundable and interest accrued thereon is classified as other current financial liabilities. It may be noted that application money received for allotment of shares, which would be adjusted on allotment, would be classified as other equity. Unpaid matured deposits and debentures, and interest accrued thereon would also be classified under this heading.

6.13.2 Other Current Liabilities The amounts shall be classified as: Revenue received in advance

Other advances (specify nature) Others (specify nature) Others should include items, like statutory dues payable, legal claims outstanding, security deposits, etc., are classified under this heading.

6.13.3 Current Provisions The amounts shall be classified as: Provision for employee benefits Others (specify nature) Others would include all provisions other than provisions for employee benefits such as provision for warranties, provision for decommissioning liabilities, etc.

6.13.4 Current Tax Liabilities Current tax liabilities are towards expected tax payable on the taxable income for the year using applicable tax rates at the balance sheet date. This also includes any adjustment to taxes in respect of previous years. Interest income/expenses and penalties, if any, related to income tax. Current tax assets (advance tax paid) may be off set against the current tax liabilities to present either as current tax asset or current tax liabilities. The details of current liabilities of Biocon Limited as on 31st March 2017 are given in Table 6.14 below:  

Table 6.14 Current liabilities of Biocon Limited as on 31st March 2017

From the above details, it can be observed that the total current liabilities as on 31st March 2017 stood at ₹ 7,052 million (previous year ₹ 8,626 million). The biggest component of current liabilities for Biocon Limited is trade payable (₹ 4,505 million) followed by payable for capital goods (₹ 646 million). In the previous year, the company had ₹ 2,255 million as short­term borrowings, which had been completely repaid during the year. 6.14 CONTINGENT LIABILITIES AND COMMITMENTS

A liability which is contingent upon happening or non­happening of certain future event is called a contingent liability. A distinction need to be drawn between a liability, provision and contingent liability. A present obligation of an enterprise which has already been crystallized due to past events and the amount is readily ascertainable is called a liability. On the other hand, an existing liability in respect of which amount is not readily ascertainable but is required to be estimated is called a provision. A contingent liability is a possible future obligation due to past events which may or may

not arise contingent upon certain future events not in the control of the enterprise. A present obligation may also be treated as a contingent liability if its occurrence is not probable or a reliable estimate of amount of obligation cannot be made.  

Contingent liability is often referred to as off­balance sheet exposure as the same does not appear in the balance sheet but is reported in notes to accounts

All liabilities and provisions as aforesaid are recognized in the balance sheet; however, contingent liabilities are disclosed in notes to accounts. The expression commitment has not been defined. Commitment generally means contractual obligations in respect of capital expenditure or in respect of contracts for purchase of raw material, employee contracts, etc. ■ Illustration 6.11

Moon Limited, a subsidiary of Sun Limited, took a loan of ₹ 500 million from Sound and Safe Bank Limited. The bank insisted for a guarantee from Sun Limited as a security. How will this transaction appear in the books of Moon Limited and Sun Limited? In the books of Moon Limited, the transaction will appear in the balance sheet as borrowed funds because it is primarily responsible for repayment of the amount borrowed. The liability of Sun Limited is secondary; it may be required to pay if Moon Limited fails to meet its obligation. As such, it has a contingent liability. This probable obligation will be disclosed in the ‘otes to accounts’ of Sun Limited. The contingent liabilities are generally categorized as: Claims against the company not acknowledged as debt, For example, disputed amounts of income tax or sales tax claims against the company. Guarantees: Where the company has stood as a guarantor on behalf of another entity. The liability of the company is contingent upon the default by the other entity. Other money for which the company is contingently liable. Likewise, commitments shall be classified as follows:

Estimated amount of contracts remaining to be executed on capital account and not provided for. Uncalled liability on shares and other investments partly paid. Other commitments. The above disclosures are made in notes to accounts. The contingent liabilities reported by Biocon Limited in its annual report for the year 2016–17 are shown in Table 6.15.   Table 6.15 Contingent Liabilities reported by Biocon Limited as on 31st March 2017

The contingent liabilities of Biocon Limited largely relate to the guarantees given by the company in respect of obligations of subsidiary/associate companies. There are contingent liabilities in respect of taxation matters which are under appeal and certain other claims against the company which are not considered probable and hence not acknowledged as debts. These liabilities may or may not arise but it does give

information to the readers about the potential liability, however remote, that the company has on the date of the balance sheet.

Summary The balance sheet is a statement of financial position of a business enterprise at the end of the accounting period. It summarizes the assets and liabilities of the enterprise at the end of the accounting period. Due to dual aspect principle and basic accounting equation, that is, Assets = Capital + Liabilities, both sides of the balance sheet are always equal. Some of the key accounting principles having a direct bearing on the balance sheet are separate entity principle, money measurement, going concern, historical cost principle and conservatism. Assets are resources controlled by an enterprise due to past events from which future economic benefits are expected. Liabilities are the claims of the external parties over the resources owned by the enterprise. Equity is the residual interest in the assets of the enterprise after the claims of external parties have been met. Balance sheet is divided into two sides: equities and liabilities (sources of funds) and assets (uses of funds). The sources side of balance sheet is broken into three broad headings: equity, non­current liabilities and current liabilities. Equity represent the owners’ contribution to the business. They are further subdivided into share capital and other equity. The amount actually paid up by the equity towards the face value of shares is called the paid up capital and represents the share capital of the company. Other equity is made up of share premium account, retained earnings and capital reserves. Non­current liabilities are obligations towards external parties maturing after 12 months. This category includes long­term borrowings, deferred tax liabilities, deferred credits payments, finance lease obligations, long­term provisions and other non­current liabilities. Portion of long­term borrowings maturing within the next 12 months is deducted from non­current liabilities and classified as current liabilities. Current liabilities are obligations which are expected to be paid within the next 12 months. This includes short­term borrowings, trade creditors, current

provisions and other short­term liabilities. The assets of the enterprise are divided into non­current assets and current assets. Assets which are intended to be converted into cash in the normal operating cycle of the business usually within the next 12 months are called current assets. Assets other than current assets are classified as non­current assets. Non­current assets include property, plant and equipment, deferred tax assets, non­current investments and long­term loans and advances given. They are held for the purpose of using in the normal business operations of the enterprise over a long period of time or for generating return either as regular income or capital appreciation. Non­current assets are usually shown at their historical cost less accumulated depreciation unless there is a permanent diminution in the value of the asset. In such a case, suitable provision towards diminution in value is made. Current assets include cash and bank balance, inventories, trade receivables, short­term loans and advances given and other current assets. Current assets are shown at the ‘lower of cost or realizable value’. Accordingly, suitable provisions towards doubtful debtors and loans and advances are made. In addition to balance sheet liabilities and provisions, suitable disclosures are made towards contingent liabilities and commitments. A contingent liability is a future obligation that is contingent upon happening or non­happening of future uncertain events which are not in the control of the enterprise. It may also arise where the liability is not probable or the amount cannot be estimated. Contingent liabilities are disclosed in notes to accounts.

Assignment Questions 1.  ‘The balance sheet represents the financial position of an enterprise on a particular date’. Explain. 2.  Define the terms asset, liability and equity. 3.  How do you differentiate current liabilities from non­current liabilities? 4.  How does the valuation of current assets differ from that of non­current assets? 5.  Differentiate between a liability, provision and contingent liability.

Problems 1.  Issue of shares at a premium: The authorized share capital of Super Growth

Limited consisted of 10 million equity shares of the face value ₹ 10 each and one million 10% preference shares of the face value ₹ 100 each. Out of this, the company allotted one million equity shares at par to the promoters for cash. The company also issued five million equity shares to other investors for cash at a premium of ₹ 10 each. Pass the necessary journal entries for the above. How will the equity appear in the balance sheet of the company? 2.  Call in arrears and forfeiture of shares: Pee Ess Limited with an authorized share capital of ₹ 50 million divided into five million equity shares of ₹ 10 each made a public issue of two million equity shares at par. The company called the full face value of the shares in three instalments. All the shareholders paid the amount due except the holders of 200,000 shares who failed to pay ₹ 3 per share. 1.  Show the share capital in the balance sheet of the company. 2.  The company decided to forfeit the shares on which the calls are unpaid. How will the forfeiture affect the balance sheet of the company? 3.  Issue of bonus shares: In the balance sheet of High Tech Tools Limited on 31st March 2017, the equity appeared as follows:  

The company decided to issue bonus shares to the existing shareholders in the ratio of 5:1 by capitalizing the securities premium account and a part of the general reserves. For this purpose, it was also decided to increase the authorized share capital to ₹ 150 crore divided into 15 crore equity share of ₹ 10 each. 1.  Pass necessary journal entries for the issuance of bonus shares. 2.  Show the equity after the bonus issue. 4.  Non­current loans: As on 31st December 2011, All Stars Limited has a loan outstanding from the State Bank of India amounted to ₹ 250 million. The loan is secured against mortgage of the land, building, plant and machinery owned by

the company. The loan attracts interest at 12% per annum payable half yearly on 1st April and 1st October, respectively. The company paid the interest due on 1st April 2011 but is in default towards interest due on 1st October 2011. Out of the principle outstanding, an amount of ₹ 25 million is due for repayment within next 12 months. How will the loan and interest outstanding appear in the balance sheet of the company as at 31st December 2011? 5.  Current assets and liabilities: In each of the following cases how will the transaction affect the balance sheet as on 31st March 2017: 1.  Premises taken on rent on 1st August 2016 by paying a deposit of ₹ 10 million. Quarterly rent of ₹ 300,000 paid on 1st August and 1st November each. Rent due on 1st February not paid till 31st March 2017. 2.  Salaries paid to employees during the year amounted to ₹ 60.30 million. It includes a sum of ₹ 4.85 million as advance to employees against salary. 3.  Debtors outstanding as on 31st March 2017 amounted to ₹ 305 million. Based upon the past trend, the company estimates that 2% of the debtors will default on payment. 4.  Goods bought during the year 2016–17 amounting to ₹ 12.23 million were actually paid for in the year 2017–18. 5.  Special goods were ordered on 15th December 2016 with advance payment of ₹ 3 million. The same were received and consumed during 2017–18. 6.  Preparation of balance sheet: From the followings balances extracted from the books of SDTV Limited and additional information prepare the balance sheet of the company for the year ended 31st March 2017:  

Additional Information 1.  All the investments are long­term in nature. The management estimates that there is a diminution in the value of investments to the extent of ₹ 395.65 lakh which is permanent in nature. 2.  Loans and advances are long­term. Loans amounting to ₹ 400 lakh are doubtful and need to be provided for. 3.  Out of secured term, loans outstanding an amount of ₹ 794.15 lakh is falling due for repayment within the next 12 months. 4.  Make a provision of ₹ 755.71 lakh towards doubtful debts on sundry debtors. The above adjustments are to be considered only for the balance sheet and the affect to the profit & loss statement has already been taken. 7.  Preparation of balance sheet: Based upon the trial balance given in Problem 3 of Chapter 5 (profit and loss statement) prepare the balance sheet of Shivam Industries Limited as on 31st March 2017.

Solutions to Problems 1.  Journal Entries

Allotment of shares to the promoters:

Bank Account

Dr.

₹ 10,000,000

To Equity Share Capital Account ₹ 10,000,000

Allotment of shares to investors:

Bank Account

Dr.

₹ 100,000,000

To Equity Share Capital Account ₹ 50,000,00 To Securities Premium Account

₹ 50,000,000

  Balance Sheet of Super Growth Limited as at………

2.  1.  The balance sheet of Pee Ess Limited will appear as follows: Pee Ess Limited  

Balance Sheet as on …..

2.  The forfeiture will result in cancellation of 600,000 shares on which calls are in arrears. The call in arrears will be cancelled (200,000 × ₹ 3 per shares) and the amount already paid in respect of these shares (200,000 × ₹ 7 per share) will be forfeited. The balance sheet after forfeiture will appear as follows:  

3.  1.  The bonus issue in the ratio of 5:1 (5 new shares for 1 existing) will result in issuance of 10 crore new shares with a combined face value of ₹ 100 crore. For this purpose, the securities premium account (₹ 80 crore) and general reserves (₹ 20 crore) will be capitalized. The necessary journal entry will be as follows:

Securities Premium Account Dr. ₹ 80 crore General Reserves To Equity Share Capital

Dr. ₹ 20 crore ₹ 100 crore

2.  The equity after the bonus issue will appear as follows:  

4.  The loan outstanding from the State Bank of India amounting to ₹ 250 million is a secured loan and will be classified under non­current liabilities. However, the principle becoming due for repayment within the next 12 months amounting to ₹ 25 will be deducted and shown in the current liabilities. The company has paid interest for three months but has failed to pay interest at 12% per annum for the next six months. Interest accrued and due for six months for the period 1st April 2011 to 30th September amounting to ₹ 15 million will be shown under current liabilities. In addition, interest for the period 1st October to 31st December has also accrued though not due. Interest accrued but not due amounting to ₹ 7.5 million will also be shown separately under current liabilities. 5.  1.  The deposits in respect of premises taken on rent on amounting to ₹ 10 million will be classified as long­term loans and advances under non­ current asset. Rent outstanding for five months for the period 1st November 2016 to 31st March 2017 amounting to ₹ 500,000 will be shown under current liabilities. 2.  Advance of salaries paid amounting to ₹ 4.85 million will be shown as short­term loan and advances under current assets. 3.  Trade Receiveables outstanding as on 31st March 2017 amounted to ₹ 305 million will be shown under current assets deducting ₹ 6.10 million towards provisions for doubtful debts. 4.  The liability towards goods bought amounting to ₹ 12.23 million will be shown as trades payables under current liabilities.

5.  The advance payment of ₹ 3 million will be shown as short­term loans and advances under current assets. 6.  The balance sheet of SDTV Limited as on 31st March 2017 is given as follows:  

 

 

7.  The balance sheet of Shivam Industries Limited as on 31st March 2017 is given as follows:  

Balance Sheet of Shivam Industries Limited as at 31st March 2017

Notes: 1.  Gross block, accumulated depreciation and depreciation for the current year consist of machinery, building, motor vehicles and furniture. 2.  Investments are assumed to be long­term.

Try It Yourself 1.  Issue of shares: Easy Going Financial Services Limited with an authorized share capital of ₹ 100 million (10 million equity shares of ₹ 10 each) issued seven million equity shares for subscription at par. Applications were received for 6.9 million shares with application at the rate of ₹ 5 each and the company made allotment in full. The company asked for the balance money at the time of allotment. All the shareholders duly paid the allotment money except holders of 50,000 shares. 1.  How will the share capital of the company appear in the balance sheet at this stage? 2.  The management decided to forfeit the shares on which amounts are in arrears. How will the share capital appear after the forfeiture? 2.  Classification in the balance sheet: How will you classify the following items in the balance sheet of a company: 1.  Goodwill 2.  Sundry creditors 3.  Provisions for doubtful debts 4.  Instalments of long­term loans due for repayment within the next 12 months 5.  Securities premium account 6.  Deferred tax assets (Net) 7.  Current investments 8.  Revaluation reserves 9.  Profit and loss account (Dr. Balance) 10.  Investment property 11.  Provisions for gratuity and employees benefits (long­term) 12.  Contingent liabilities 3.  Disclosures in the Balance Sheet: How would the following transactions be disclosed in the balance sheet:: 1.  The company has incurred ₹ 320 Crore on the construction of a building that is yet to be completed. 2.  An advance of ₹ 10 Crore has been given to the material supplier for which

the goods are yet to be received. 3.  The Company has acquired a brand by paying a consideration of ₹ 150 Crore. 4.  A deposit of ₹ 280 Crore has been placed with the Super Bank for a period of five years. 5.  The company has a foreign currency loan of $300 million repayable after five year. The exchange rate of the date of taking the loan was ₹ 52 whereas on the date of balance sheet, the exchange rate prevailing is ₹ 55. 6.  The company issued 10 million equity shares of the face value ₹ 10 each at an issue price of ₹ 50 each. 7.  The total fixed assets of the company as on the date of the balance sheet amounted to ₹ 2520 Crore. The accumulated depreciation amounted to ₹ 980 Crore. 8.  The company has paid ₹ 200 Crore to a film star for endorsement of its products covering a period of five years. 4.  Composition of shareholders’ funds: The equity of Sooper Staar Limited as per the last two balance sheets are given as follows:  

Based upon the above information identify the reasons for changes in the share capital and reserves and surplus of the company during the year 2016–17. 5.  Classification of borrowed funds: As on 31st March 2017, the break­up of

borrowed funds of Sabse Taza Retails Limited is as follows:  

The term loan is secured against the mortgage of company’s fixed assets, whereas the working capital loan is secured by way of hypothecation of its current assets. Public deposits are unsecured and are repayable on demand. The first instalment for repayment of term loan amounting to ₹ 25 crore is due within the next 12 months. Interest on term loan and working capital loan has accrued (but not due) for one quarter. Interest on public deposits amounting to ₹ 6 crore is due but not paid. How will the above information appear in the balance sheet of the company on 31st March 2017? 6.  Valuation of investments: The details of investments of High Power Electricity Limited as on 31st March 2017 are given as follows:  

The Regular Electrical Supply Limited is a subsidiary of the company. All other investments are current is nature. The current repurchase price of the mutual funds units is ₹ 122 million. How will you show the investments in the balance sheet of High Power Electricity Limited as on 31st March 2017? 7.  Current asset/Current liabilities: Muscle Power Builder Limited is engaged in the construction business. It follows proportionate completion method for booking revenue and accordingly revenue is booked according to the stage of completion. The details of the payments received from customer and the revenue

booked based upon proportionate completion method in respect of two of its projects for the year 2016–17 are given as follows:  

In respect of Project XX, though the revenue has been booked for ₹ 120 million invoice has been raised only for ₹ 110 million. How will the above transaction appear in the balance sheet of the company as on 31st March 2017? 8.  Preparation of balance sheet: The extracts from the books of account of Victoria Limited as on 31st March 2017 are given as follows. Prepare the balance sheet of the company as on 31st March 2017. Make suitable assumptions as required.  

What are your key observations based upon the balance sheet relating to compositions of the equity and liabilities and assets of the company. 9.  Preparation of balance sheet from the trial balance and additional information: Based upon the trial balance of Star Limited as given in the problem 8 of Chapter 5, prepare the balance sheet of the company as on 31st March 2017. Make suitable assumptions as necessary. 10.  Preparation of Balance Sheet: High Growth Fertilizers Limited is engaged in the manufacture and distribution of fertilizers in India. During the year 2016–17, the company made a profit of ₹ 693.27 Crore. The Board proposed a dividend @ 300% on the Equity Shares. The dividend attracts distribution tax @ 15% of the amount distributed. The Board also proposed transfer of ₹ 400 Crore to general reserves. Other balances as extracted from the books of accounts of the company are given below:  

You are required to prepare the balance sheet of High Growth Fertilizer Limited as on 31st March 2017.

Cases Case 6.1: Preparation of Balance Sheet of Asian Paints Limited In continuation of Case 5.1 given in Chapter 5, you are required to prepare the balance sheet of Asian Paints Limited for the year ended 31st March 2017. The relevant information extracted from the books of accounts of the company are stated below:  

Source: Annual Report of Asian Paints Limited for the year 2016–17 Case 6.2: Preparation of Balance Sheet of HCL Technology Limited In continuation of Case 5.2 given in Chapter 5, you are required to prepare the balance sheet of HCL Technologies Limited for the year ended 31st March 2017. The relevant information extracted from the books of accounts of the company are stated below:  

Case 6.3: Preparation of Balance Sheet of Cipla Limited Based Upon the Trial Balance and Additional Information Use the trial balance and additional information given in Case 5.3 in Chapter 5, and prepare the balance sheet of Cipla Limited as on 31st March 2017. Case 6.4: Preparation of Balance Sheet of HUL Limited Based Upon the Trial Balance and Additional Information Use the trial balance and additional information given in Case 5.4 in Chapter 5 and prepare the balance sheet of HUL Limited as on 31st March 2017.

Case 6.5: Comparison of the Balance Sheets of Hero Honda Motors Limited and Tech Mahindra Limited as on 31st March 20178 In continuation of Case 5.5 given in Chapter 5, the summarized balance sheets of Hero Honda Motors Limited and Tech Mahindra Limited for the year ended 31st March 2017 are given below:

https://avxhm.se/blogs/hill0

Source: Annual reports of Hero Honda Motors Limited and Tech Mahindra Limited for the year 2016–17

Questions for Discussion 1.  Compare the composition of assets and liabilities of the two companies and identify the key differences. 2.  Which of the two companies have higher level of liquidity? 3.  Which of the two companies is likely to have higher level of depreciation? Why? 4.  Tech Mahindra Limited has large non­current investments whereas Hero Honda Motors Limited has large current investments. What does it indicate? 5.  Justify the difference between the level of trade receivables and inventories of the two companies. Case 6.6: Engineers India Limited: Impact of Bonus Shares and Stock Split on the Shareholders’ Funds in the Balance Sheet9 Engineers India Limited (EIL) was set up in 1965 to provide engineering and related technical services for petroleum refineries and other industrial projects. Its range of services include project management consultancy (PMC), project implementation services (PMS), engineering, procurement and construction (EPC) and lump sum turnkey (LSTK) contracts. The company has an enviable track record of profitability. For the year 2009–10, EIL posted a profit after tax of ₹ 43,557 lakh on a total income of ₹ 217,747 lakh. EIL does not have any borrowed funds on its balance sheet and has been rewarding its shareholders with regular cash dividends. After paying dividends any surplus in the profit and loss account is transferred to the general reserves. The share capital and reserves and surplus of EIL as on 31st March 2010 are given as follows:

 

Source: Annual reports of Engineers India Limited for the year 2009–10 and 2010–11 During the year 2010–11, EIL decided to make a bonus issue to the existing shareholders in the ration of 2:1 (2 new shares for 1 held). For this purpose, it decided to utilize the entire balance available in the share premium account and the necessary amounts from the general reserves as well. At the same time it was also decided to split the shares in the ratio of 2 for 1. Accordingly, each share of face value of ₹ 10 was split into two shares of face value ₹ 5 each. The company increased the authorized share capital to ₹ 30,000 lakh divided in 6,000 lakh equity share of ₹ 5 each. During the year 2010–11, EIL earned a profit after tax of ₹ 52,251.94 lakh and paid an interim dividend of ₹ 3,367.37 lakh. The board of directors of the company also proposed a final dividend of ₹ 13,477.46 lakh. The dividend distribution tax of ₹ 2,663.72 lakh was also paid. After these appropriations the balance amount was transferred to the general reserve account. Required 1.  How will the shareholders’ funds appear in the balance sheet of Engineers India Limited as on 31st March 2011? 2.  What is the impact of bonus issue and stock split on share capital, shareholders’ funds and promoters’ stake in the company? 3.  How do stock split and bonus issue affect the assets of the company?

Appendix I: General Instructions for Preparation of Balance Sheet 1.  An entity shall classify an asset as current when: 1.  It expects to realize the asset, or intends to sell or consume it, in its normal operating cycle. 2.  It holds the asset primarily for the purpose of trading. 3.  It expects to realize the asset within 12 months after the reporting period. 4.  The asset is cash or a cash equivalent unless the asset is restricted from being exchanged or used to settle a liability for at least twelve months after the reporting period. An entity shall classify all other assets as non­current. 2.  The operating cycle of an entity is the time between the acquisition of assets for processing and their realization in cash or cash equivalents. When the entity’s normal operating cycle is not clearly identifiable, it is assumed to be twelve months. 3.  An entity shall classify a liability as current when: 1.  It expects to settle the liability in its normal operating cycle. 2.  It holds the liability primarily for the purpose of trading. 3.  The liability is due to be settled within 12 months after the reporting period. 4.  It does not have an unconditional right to defer settlement of the liability for at least 12 months after the reporting period. Terms of a liability that could, at the option of the counterparty, result in its settlement by the issue of equity instruments do not affect its classification. An entity shall classify all other liabilities as non­current. 4.  A receivable shall be classified as a ‘trade receivable’ if it is in respect of the amount due on account of goods sold or services rendered in the normal course of business. 5.  A payable shall be classified as a ‘trade payable’ if it is in respect of the amount due on account of goods purchased or services received in the normal course of business. 6.  A company shall disclose the following in the notes to accounts 1.  Non­Current Assets 1.  Property, plant and equipment: 1.  Classification shall be given as: 1.  Land 2.  Buildings

3.  Plant and equipment 4.  Furniture and fixtures 5.  Vehicles 6.  Office equipment 7.  Bearer Plants 8.  Others (specify nature) 2.  Assets under lease shall be separately specified under each class of assets. 3.  A reconciliation of the gross and net carrying amounts of each class of assets at the beginning and end of the reporting period showing additions, disposals, acquisitions through business combinations and other adjustments and the related depreciation and impairment losses or reversals shall be disclosed separately. 2.  Investment property: A reconciliation of the gross and net carrying amounts of each class of property at the beginning and end of the reporting period showing additions, disposals, acquisitions through business combinations and other adjustments and the related depreciation and impairment losses or reversals shall be disclosed separately. 3.  Goodwill: A reconciliation of the gross and net carrying amount of goodwill at the beginning and end of the reporting period showing additions, impairments, disposals and other adjustments. 4.  Other intangible assets: 1.  Classification shall be given as: 1.  Brands or trademarks 2.  Computer software 3.  Mastheads and publishing titles 4.  Mining rights 5.  Copyrights, patents, other intellectual property rights, services and operating rights 6.  Recipes, formulae, models, designs and prototypes 7.  Licenses and franchises 8.  Others (specify nature) 2.  A reconciliation of the gross and net carrying amounts of each class of assets at the beginning and end of the reporting period showing additions, disposals, acquisitions through business combinations and

other adjustments and the related amortization and impairment losses or reversals shall be disclosed separately. 5.  Biological assets other than bearer plants: A reconciliation of the carrying amounts of each class of assets at the beginning and end of the reporting period showing additions, disposals, acquisitions through business combinations and other adjustments shall be disclosed separately. 6.  Investments: 1.  Investments shall be classified as: 1.  Investments in equity instruments 2.  Investments in preference shares 3.  Investments in government or trust securities 4.  Investments in debentures or bonds 5.  Investments in mutual funds 6.  Investments in partnership firms 7.  Other investments (specify nature) Under each classification, details shall be given of names of the bodies corporate that are: 1.  Subsidiaries 2.  Associates 3.  Joint ventures 4.  Structured entities In whom investments have been made and the nature and extent of the investment so made in each such body corporate (showing separately investments which are partly­paid). Investments in partnership firms alongwith names of the firms, their partners, total capital and the shares of each partner shall be disclosed separately. 2.  The following shall also be disclosed: 1.  Aggregate amount of quoted investments and market value thereof 2.  Aggregate amount of unquoted investments 3.  Aggregate amount of impairment in value of investments 7.  Trade Receivables: 1.  Trade receivables shall be sub­classified as: 1.  Secured, considered good

2.  Unsecured considered good 3.  Doubtful 2.  Allowance for bad and doubtful debts shall be disclosed under the relevant heads separately. 3.  Debts due by directors or other officers of the company or any of them either severally or jointly with any other person or debts due by firms or private companies, respectively, in which any director is a partner or a director or a member should be separately stated. 8.  Loans: 1.  Loans shall be classified as: 1.  Security deposits 2.  Loans to related parties (giving details thereof) 3.  Other loans (specify nature) 2.  The above shall also be separately sub­classified as: 1.  Secured, considered good 2.  Unsecured, considered good 3.  Doubtful 3.  Allowance for bad and doubtful loans shall be disclosed under the relevant heads separately. 4.  Loans due by directors or other officers of the company or any of them either severally or jointly with any other persons or amounts due by firms or private companies, respectively, in which any director is a partner or a director or a member should be separately stated. 9.  Bank deposits with more than 12 months maturity shall be disclosed under other financial assets 10.  Other non­current assets: Other non­current assets shall be classified as: 1.  Capital advances 2.  Advances other than capital advances: 1.  Advances other than capital advances shall be classified as: 1.  Security Deposits 2.  Advances to related parties (giving details thereof) 3.  Other advances (specify nature) 2.  Advances to directors or other officers of the company or any of them either severally or jointly with any other persons or advances to firms or private companies, respectively, in which any director is a partner or a director or a member should be separately stated. In case advances are of the nature of a financial asset as per relevant Ind AS, these are to be disclosed under other financial assets separately.

3.  Others (specify nature). 2.  Current Assets 1.  Inventories: 1.  Inventories shall be classified as: 1.  Raw materials 2.  Work­in­progress 3.  Finished goods 4.  Stock­in­trade (in respect of goods acquired for trading) 5.  Stores and spares 6.  Loose tools 7.  Others (specify nature) 2.  Goods­in­transit shall be disclosed under the relevant sub­head of inventories. 3.  Mode of valuation shall be stated. 2.  Investments: 1.  Investments shall be classified as: 1.  Investments in equity instruments 2.  Investment in preference shares 3.  Investments in government or trust securities 4.  Investments in debentures or bonds 5.  Investments in mutual funds 6.  Investments in partnership firms 7.  Other investments (specify nature) Under each classification, details shall be given of ames of the bodies corporate that are: 1.  Subsidiaries 2.  Associates 3.  Joint ventures 4.  Structured entities In whom investments have been made and the nature and extent of the investment so made in each such body corporate (showing separately investments which are partly­paid). 2.  The following shall also be disclosed: 1.  Aggregate amount of quoted investments and market value

thereof 2.  Aggregate amount of unquoted investments 3.  Aggregate amount of impairment in value of investments 3.  Trade Receivables: 1.  Trade receivables shall be sub­classified as: 1.  Secured, considered good 2.  Unsecured considered good 3.  Doubtful 2.  Allowance for bad and doubtful debts shall be disclosed under the relevant heads separately. 3.  Debts due by directors or other officers of the company or any of them either severally or jointly with any other person or debts due by firms or private companies, respectively, in which any director is a partner or a director or a member should be separately stated. 4.  Cash and cash equivalents: Cash and cash equivalents shall be classified as: 1.  Balances with banks (of the nature of cash and cash equivalents) 2.  Cheques, drafts on hand 3.  Cash on hand Others (specify nature) 5.  Loans: 1.  Loans shall be classified as: 1.  Security deposits 2.  Loans to related parties (giving details thereof) 3.  Others (specify nature) 2.  The above shall also be sub­classified as: 1.  Secured, considered good 2.  Unsecured, considered good 3.  Doubtful 3.  Allowance for bad and doubtful loans shall be disclosed under the relevant heads separately. 4.  Loans due by directors or other officers of the company or any of them either severally or jointly with any other person or amounts due by firms or private companies, respectively, in which any director is a partner or a director or a member shall be separately stated. 6.  Other current assets (specify nature): This is an all­inclusive heading, which incorporates current assets that do not fit into any other asset categories.

Other current assets shall be classified as­ 1.  Advances other than capital advances 1.  Advances other than capital advances shall be classified as: 1.  Security deposits 2.  Advances to related parties (giving details thereof) 3.  Other advances (specify nature) 2.  Advances to directors or other officers of the company or any of them either severally or jointly with any other persons or advances to firms or private companies, respectively, in which any director is a partner or a director or a member should be separately stated. 3.  Others (specify nature) 3.  Cash and Bank Balances The following disclosures with regard to cash and bank balances shall be made: 1.  Earmarked balances with banks (for example, for unpaid dividend) shall be separately stated. 2.  Balances with banks to the extent held as margin money or security against the borrowings, guarantees, other commitments shall be disclosed separately. 3.  Repatriation restrictions, if any, in respect of cash and bank balances shall be separately stated. 4.  Equity 1.  Equity Share Capital: For each class of equity share capital: 1.  The number and amount of shares authorized. 2.  The number of shares issued, subscribed and fully paid, and subscribed but not fully paid. 3.  Par value per share. 4.  A reconciliation of the number of shares outstanding at the beginning and at the end of the period. 5.  The rights, preferences and restrictions attaching to each class of shares including restrictions on the distribution of dividends and the repayment of capital. 6.  Shares in respect of each class in the company held by its holding company or its ultimate holding company including shares held by subsidiaries or associates of the holding company or the ultimate

holding company in aggregate. 7.  Shares in the company held by each shareholder holding more than five per cent shares specifying the number of shares held. 8.  Shares reserved for issue under options and contracts or commitments for the sale of shares or disinvestment, including the terms and amounts. 9.  For the period of five years immediately preceding the date at which the Balance Sheet is prepared: 1.  Aggregate number and class of shares allotted as fully paid up pursuant to contract without payment being received in cash. 2.  Aggregate number and class of shares allotted as fully paid up by way of bonus shares. 3.  Aggregate number and class of shares bought back. 10.  Terms of any securities convertible into equity shares issued along with the earliest date of conversion in descending order starting from the farthest such date. 11.  Calls unpaid (showing aggregate value of calls unpaid by directors and officers). 12.  Forfeited shares (amount originally paid up). 2.  Other equity: 1.  Other reserves shall be classified in the notes as: 1.  Capital redemption reserve 2.  Debenture redemption reserve 3.  Share options outstanding account 4.  Others—(specify the nature and purpose of each reserve and the amount in respect thereof) (Additions and deductions since last balance sheet to be shown under each of the specified heads) 2.  Retained earnings represents surplus, i.e., balance of the relevant column in the statement of changes in equity. 3.  A reserve specifically represented by earmarked investments shall disclose the fact that it is so represented. 4.  Debit balance of statement of profit and loss shall be shown as a negative figure under the head retained earnings. Similarly, the balance of other equity, after adjusting negative balance of retained earnings, if any, shall be shown under the head other equity even if the resulting figure is in the negative. 5.  Under the sub­head other equity, disclosure shall be made for the nature and amount of each item.

5.  Non­Current Liabilities 1.  Borrowings: 1.  borrowings shall be classified as: 1.  Bonds or debentures 2.  Term loans 1.  from banks 2.  from other parties 3.  Deferred payment liabilities 4.  Deposits 5.  Loans from related parties 6.  Long­term maturities of finance lease obligations 7.  Liability component of compound financial instruments 8.  Other loans (specify nature) 2.  Borrowings shall further be sub­classified as secured and unsecured. Nature of security shall be specified separately in each case. 3.  Where loans have been guaranteed by directors or others, the aggregate amount of such loans under each head shall be disclosed. 4.  Bonds or debentures (along with the rate of interest, and particulars of redemption or conversion, as the case may be) shall be stated in descending order of maturity or conversion, starting from the farthest redemption or conversion date, as the case may be. Where bonds/debentures are redeemable by installments, the date of maturity for this purpose must be reckoned as the date on which the first installment becomes due. 5.  Particulars of any redeemed bonds or debentures which the company has power to reissue shall be disclosed. 6.  Terms of repayment of term loans and other loans shall be stated. 7.  Period and amount of default as on the balance sheet date in repayment of borrowings and interest shall be specified separately in each case. 1.  3. Provisions: The amounts shall be classified as: 1.  Provision for employee benefits 2.  Others (specify nature). 2.  4. Other non­current liabilities: 1.  Advances 2.  Others (specify nature).

6.  Current Liabilities 1.  Borrowings: 1.  Borrowings shall be classified as: 1.  Loans repayable on demand 1.  from banks 2.  from other parties 2.  Loans from related parties 3.  Deposits 4.  Other loans (specify nature); 2.  Borrowings shall further be sub­classified as secured and unsecured. Nature of security shall be specified separately in each case. 3.  Where loans have been guaranteed by directors or others, the aggregate amount of such loans under each head shall be disclosed. 4.  Period and amount of default as on the balance sheet date in repayment of borrowings and interest, shall be specified separately in each case. 2.  Other financial liabilities: Other financial liabilities shall be classified as: 1.  Current maturities of long­term debt. 2.  Current maturities of finance lease obligations. 3.  Interest accrued. 4.  Unpaid dividends. 5.  Application money received for allotment of securities to the extent refundable and interest accrued thereon. 6.  Unpaid matured deposits and interest accrued thereon. 7.  Unpaid matured debentures and interest accrued thereon. 8.  Others (specify nature). Long­term debt is a borrowing having a period of more than twelve months at the time of origination. 3.  Other current liabilities: The amounts shall be classified as: 1.  Revenue received in advance. 2.  Other advances (specify nature). 3.  Others (specify nature). 4.  Provisions: The amounts shall be classified as: 1.  Provision for employee benefits. 2.  Others (specify nature)

7.  The presentation of liabilities associated with group of assets classified as held for sale and noncurrent assets classified as held for sale shall be in accordance with the relevant Indian accounting standards (Ind ASs). 8.  Contingent Liabilities and Commitments (to the extent not provided for) 1.  Contingent liabilities shall be classified as: 1.  Claims against the company not acknowledged as debt. 2.  Guarantees excluding financial guarantees. 3.  Other money for which the company is contingently liable. 2.  Commitments shall be classified as: 1.  Estimated amount of contracts remaining to be executed on capital account and not provided for. 2.  Uncalled liability on shares and other investments partly paid. 3.  Other commitments (specify nature). 9.  The amount of dividends proposed to be distributed to equity and preference shareholders for the period and the related amount per share shall be disclosed separately. Arrears of fixed cumulative dividends on irredeemable preference shares shall also be disclosed separately. 10.  Where in respect of an issue of securities made for a specific purpose the whole or part of amount has not been used for the specific purpose at the balance sheet date, there shall be indicated by way of note how such unutilized amounts have been used or invested. 1.  7. When a company applies an accounting policy retrospectively or makes a restatement of items in the financial statements or when it reclassifies items in its financial statements, the company shall attach to the balance sheet, a balance sheet as at the beginning of the earliest comparative period presented. 2.  8. Share application money pending allotment shall be classified into equity or liability in accordance with relevant Indian accounting standards. Share application money to the extent of not refundable shall be shown under the head equity and share application money to the extent of refundable shall be separately shown under other financial liabilities. 3.  9. Preference shares including premium received on issue, shall be classified and presented as equity or liability in accordance with the requirements of the relevant Indian accounting standards. Accordingly, the disclosure and presentation requirements in this regard applicable to the relevant class of equity or liability shall be applicable mutatis mutandis to the preference shares. For

instance, redeemable preference shares shall be classified and presented under non­current liabilities as borrowings and the disclosure requirements in this regard applicable to such borrowings shall be applicable mutatis mutandis to redeemable preference shares. 4.  10. Compound financial instruments such as convertible debentures, where split into equity and liability components as per the requirements of the relevant Indian accounting standards, shall be classified and presented under the relevant heads in equity and liabilities. 5.  11. Regulatory deferral account balances shall be presented in the balance sheet in accordance with the relevant Indian accounting standards.

Endnotes 1.  Framework for, preparation and presentation of financial statements, 2011, ICAI 2.  Section 55, Companies Act, 2013 3.  Section 68 of the Companies Act 2013 4.  Exposure draft ‘Framework for the preparation and presentation of financial statements’, ICAI, 2011 5.  Ind AS 37 provisions, contingent liabilities and contingent assets

7

History

Topics

Accounting for Revenue

Tutorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: Highlights Settings

Identify issues involved in revenue recognition from sales of goods, provisions of services and also long­term contracts.

Support Sign Out

Apply accrual principle on revenue recognition. Analyze the impact of uncertainty on revenue recognition. Get familiarity with the key requirement of Ind AS 18 ‘Revenue’, Ind AS 11 ‘Construction Contracts’, and Ind AS 21 ‘The effects of changes in Foreign Exchange Rates’ as applicable to revenue recognition.

7.1 REVENUE

The expression ‘revenue’ means the consideration earned by an enterprise by sale of goods or provision of services in the ordinary course of business. Revenue may also be earned by an enterprise by letting others use resources owned by it. For example, interest is earned on moneys lent by an enterprise. Revenue earned by an entity is known by a variety of different terms including sales, fees, interest, dividends and royalties. Accounting for revenue requires answer to two related questions, firstly, how much revenue to be recognized and secondly, when should it be recognized. Revenue is recognized when it is probable that future economic benefits will flow to the entity and these benefits can be measured reliably. As per Ind AS 18, ‘Revenue is the gross inflow of economic benefits during the period arising in the course of ordinary activities of an entity when those inflows result in

increases in equity, other than increases relating to contributions from equity participants’. Ind AS 18 deals with revenue recognition from: Sales of goods. Rendering of services. The use by others of entity’s assets yielding interest, royalities and dividends. Revenue recognition from construction contracts is the subject matter of Ind AS 11. 7.2 QUANTUM OF REVENUE

Revenue is measured at the fair value of the consideration received or receivable. Fair value is the amount for which an asset could be exchanged or a liability settled, between knowledgeable and willing parties in an arm’s length transaction. The amount of revenue earned is usually determined with reference to the agreement with the customer. In most cases, the consideration is in the form of cash or cash equivalents and the amount of revenue is in the form of cash or cash equivalents received or receivable.

7.2.1 Discount An enterprise may offer quantity discount or a trade discount to its customers. The quantity discount is often offered to customers for buying in bulk, whereas a trade discount may be offered to certain categories of customers. In both the cases, the amount of discount is known at the time of sale. In such cases, revenue should be recorded at the net sales value, that is, after deducting trade discount and quantity discount. In case of credit sale, an enterprise may also offer a cash discount. Cash discount is offered for inducing prompt payment from the customer. For example, an enterprise may sell goods on terms 1/15 net 60. This expression indicate that the customers is being allowed a credit period of 60 days but if he pays within 15 days he will be given a cash discount of 1% of the invoice value. As at the time of sale there is no certainty as to whether the customer will avail the cash discount or not, it is better to record revenue at the gross value without deducting the cash discount. Subsequently, if the customer pays early and earns cash discount, the same will be recognized as an expense.  

Trade discount and quantity discount are not shown separately but are taken as reduction of revenue. Cash discount is shown separately as an expense.

This may cause a problem where sales is recorded in one accounting period but the cash discount is availed in the next accounting period. Recording sale in one accounting period and cash discount in the next goes against the matching principle. If the incidence of cash discount is large, an enterprise may make provisions for cash discount and record estimated cash discount as an expense of the period. If cash discount is not availed by the customer, the same will get reversed in the next accounting period. ■ Illustration 7.1

Quick Fox Trading Limited usually sells its goods at the invoice value. In case of bulk orders (exceeding 1,000 units), it offers a quantity discount of 2% on the invoice value. The customers are allowed 45 days credit period however, if the payment is made within 15 days, an additional discount of 1% is given. The company received an order for supply of 1,500 units at an invoice price of ₹2,000 per unit. The customer paid on the 15th day and availed cash discount. How will the transaction be recorded? The amount expected to be realized at the time of sale is ₹3,000,000 less 2% quantity discount. The sale will be recorded accordingly at ₹2,940,000. The following entry will be passed:

Customer (Trade Receivables) Account Dr. ₹2,940,000 To Sales

₹2,940,000

As the customer has availed cash discount of 1% by paying on the 15th day, the net receipt from the customer is ₹2,910,600. At the time of receipt will be:

Bank Account

Dr. ₹2,910,600

Cash Discount

Dr. ₹29,400

To Customer Account

₹2,940,000

If a customer is not satisfied about the quality of goods bought by him, he may be permitted by the enterprise to return the goods. As a consequence of the return, the revenue earlier recorded declines with a corresponding reduction in the receivables from the customer. In the profit and loss statement, the revenue from sales will appear net of sales return. On sales return, the following accounting entry will be passed:

Sales Return A/c

Dr.

To Customer Account

7.2.2 Agency Relationship In an agency relationship, the agent collects the economic benefits on behalf of the principal. The agent is merely entitled to receive commission for the services rendered. The amount, collected on behalf of the principal, does not result in increase in equity for the agent. Only the amount of commission will be treated as revenue. Entity engaged in agency business, e.g., real estate agents, insurance brokers, stock brokers, etc., would record amount of commission as revenue and not the entire amount of the transaction. ■ Illustration 7.2

Small Bull Brokers Limited is a stock broking firm. It bought shares on behalf of one of his clients for ₹50 million charging 1% brokerage. It paid ₹50 million to the stock exchange and collected ₹50.5 million (including brokerage) from its client. What amount should be recorded as revenue? As Small Bull Brokers Limited is acting in the capacity of a broker, only the amount of commission, i.e., ₹0.50 million will be recognized as revenue representing the increase in equity.

7.2.3 Indirect Taxes Indirect taxes, by nature, are paid to the government by one entity, but it is collected from the consumer as part of the price of a good or service. For example, sales tax, value­added tax, goods and services tax, etc., are levied on an entity but are borne by someone else. Revenue should include only the gross inflows of economic benefits received and receivable by the entity on its own account. As indirect taxes are collected on behalf of government, they are excluded from the definition of revenue. However, if the indirect tax is collected by the enterprise on its own account as a principal and it

pays the tax to the government on its own account, the revenue will be taken on gross basis.  

Indirect taxes–Excise duty, service tax, sales tax and value added tax are called indirect taxes as the incidence of tax is shifted to the customer.

7.2.4 Deferred Revenue Revenue is generally recognized as the amount of cash or cash equivalent received or receivable. However, where good are sold or services provided on a deferred credit basis, i.e., revenue is receivable after the lapse of significant time period, the fair value of the consideration may be less than the nominal amount of cash received or receivable. In such a case, the fair value of the consideration is determined by discounting all future receipts using an imputed rate of interest. The difference between the fair value and the nominal amount of the consideration is recognized as interest revenue. ■ Illustration 7.3

HH Engineering Limited sold some machinery to a client on a deferred credit basis. The sale price of ₹20 million is receivable after 2 years. What amount should be recorded as revenue in the following circumstances? 1.  HHEL sells similar machinery to its clients for ₹16 million if the payment is made immediately; or 2.  HHEL sells machinery only on deferred credit basis and the prevalent rate of interest is 10%. As HHEL is permitting its client 2 years to make the payment, the nominal value cannot be taken as the fair value of the goods sold. In case (1) above, the fair value of goods sold would be taken as ₹16 million and ₹4 million would be recognized as interest revenue over 2 years. In case (2), the fair value would be determined by discounting the amount of consideration by 10% per annum.

Revenue from sale of machinery would be recognized at ₹16.53 million and the balance ₹3.47 million would be recognized as interest income spread over the period of 2 years.

7.2.5 Barter Transactions In case of barter transactions, good or services are exchanged or swapped. Either the entire value of transaction is settled by swap or a part of the consideration is paid in cash. If goods or services being swapped are of similar nature, no revenue would be recognized. For example, two suppliers of commodities like oil or milk agree to exchange inventories in various locations to fulfil demand on a timely basis in a particular location. On the other hand, exchange of goods or services which are dissimilar in nature is regarded as a transaction which generates revenue. In such a case, revenue is measured at the fair value of the goods or services received. When the fair value of the goods or services received cannot be measured reliably, the revenue is measured at the fair value of the goods or services given up. The revenue recognized would be adjusted with the amount of cash or cash equivalent transferred.

7.2.6 Revenue Earned in Foreign Currency Revenue earned by an enterprise in foreign currency is converted into the reporting currency by applying the appropriate exchange rate between the foreign currency and the reporting currency on the date of the transaction. An enterprise may instead of using the actual rate decide to use an approximate rate.

1

 For example, an average rate

for a week may be used for all transactions in foreign currency during the week. However, where exchange rate fluctuations are heavy, it is preferable not to use average rate. Once revenue has been recorded, any subsequent change in foreign exchange rate will not alter the amount of revenue recognized, but will be recorded either as a gain or loss on account of foreign exchange difference. ■ Illustration 7.4

XYZ Limited exported goods invoiced at $700,000. On the date of the sale the prevailing exchange rate was $1 = ₹64. The customer was allowed 30 days to make the payment. The payment was duly received from the customer on due date. The exchange rate on the date of receipt was $1 = ₹63.50. What will be the impact of the above sale in the profit and loss account of the company?

On the date of sale, the invoice value will be converted into Indian rupee by applying the then prevailing exchange rate, i.e., ₹64. Accordingly, sale will be recorded at ₹44,800,000 by passing the following entry:

Customer (Debtor) Account Dr. ₹30,800,000 To Sales Account

₹30,800,000

As the amount realized is at ₹63.50, there is an exchange loss of ₹0.50 per dollar. The following entry will be passed upon receipt of money from the customer:

Bank Account

Dr. ₹44,450,000

Exchange Loss Account Dr. ₹350,000 To Customer Account

₹44,800,000

In the profit and loss statement revenue from sales will appear at ₹44,800,000. Loss on account of exchange difference will appear along with other expenses. 7.3 TIMING OF REVENUE RECOGNITION

In cash basis of accounting, revenue is recognized only upon receipt of consideration from the customer. No accounting entries are passed at the time of sale of goods or provision of services. In accrual basis of accounting, revenue is recognized when earned and not when cash is received. In the following section, we discuss the revenue recognition from sales of goods, rendering of services and from execution of construction contracts.

7.3.1 Sale of Goods In case of sales of goods, the revenue normally will be recognized when the seller has performed his part of obligation as per the agreement with the buyer. Goods include goods produced by the entity for the purpose of sale and goods purchased for resale, such as merchandise purchased by a retailer or land and other property held for resale. Ind AS 18 lays down the following conditions to ascertain that the performance has been achieved:

2

The entity has transferred the significant risks and rewards of ownership of the

goods to the buyer. The entity retains neither continuing managerial involvement to the degree usually associated with ownership nor effective control over the goods sold. The amount of revenue can be measured reliably. It is probable that the economic benefits associated with the transaction will flow to the entity. The costs incurred or to be incurred in respect of the transaction can be measured reliably. The transfer of the legal title or passing of possession to the buyer is often taken as an evidence of the transfer of the risks and rewards of ownership. In some cases, however, the transfer of risks and rewards of ownership may occur at a different time from the transfer of legal title or the passing of possession. If significant risk of ownership is retained by the entity, revenue is not recognized. Examples of situations in which the entity may retain the significant risks and rewards of ownership are: When the entity retains an obligation for unsatisfactory performance not covered by normal warranty provisions. When the receipt of the revenue from a particular sale is contingent on the derivation of revenue by the buyer from its sale of the goods. When the goods are shipped subject to installation and the installation is a significant part of the contract which has not yet been completed by the entity. When the buyer has the right to rescind the purchase for a reason specified in the sales contract and the entity is uncertain about the probability of return. If, however, the risk of ownership retained by the entity is insignificant, the transaction is a sale and revenue is recognized. For example, an entity may be offering refund if the customer is not satisfied. The entity would recognize revenue at the time of sale. The seller would estimate future returns based on previous experience and other relevant factors and recognizes a liability for returns. Revenue is recognized only when it is probable that the economic benefits associated with the transaction will flow to the entity. If there is uncertainty existing at the time of sale regarding receipt of consideration, revenue should not be recognized until the consideration is received or the uncertainty is removed. In some cases, an uncertainty may arise subsequent to revenue recognition about the collectability of the amount. In such cases, the amount of revenue already booked is not

reversed rather suitable provision for probable loss on account of non­recovery would be made. When the expenses cannot be measured reliably, revenue cannot be recognized. The matching principle requires matching of cost with revenue. Therefore, when it is not possible to measure expenses reliably, any consideration already received for the sale of the goods is recognized as a liability. Once a sales transaction meets the above conditions, revenue is deemed to have been earned. The timing of receipt has no bearing on revenue recognition. The above describes the general rules for revenue recognition. Some specific situations regarding timing of revenue recognition are discussed below: Installation and inspection: Revenue is normally recognized when the buyer accepts delivery, and installation and inspection are complete. Consignment sales: Goods are sent by the consignor to the consignee and the later undertakes to sell the goods on behalf of the consignor. Revenue will be recognized only when goods are sold by the consignee to a third party. Cash on delivery Sales: Sale is deemed to be completed only upon receipt of cash from the customer. As such revenue will be recognized only when cash is received.

Box 7.1 Accounting Policies Relating to Revenue Recognition from Sale of Goods

Asian Paints Limited Revenue is recognized when it is probable that economic benefits associated with a transaction flows to the company in the ordinary course of its activities and the amount of revenue can be measured reliably. Revenue is measured at the fair value of the consideration received or receivable, net of returns, trade discounts and volume rebates allowed by the company. Revenue includes only the gross inflows of economic benefits, including excise duty, received and receivable by the company, on its own account. Amounts collected on behalf of third parties, such as sales tax and value added tax are excluded from revenue. Revenue from sale of products is recognized when the company transfers all significant risks and rewards of ownership to the buyer, while the company

retains neither continuing managerial involvement nor effective control over the products sold. ITC Limited Revenue is measured at the fair value of the consideration received or receivable for goods supplied and services rendered, net of returns and discounts to customers. Revenue from the sale of goods includes excise and other duties which the company pays as a principal but excludes amounts collected on behalf of third parties, such as sales tax and value added tax. Revenue from the sale of goods is recognized when significant risks and rewards of ownership have been transferred to the customer, which is mainly upon delivery, the amount of revenue can be measured reliably and recovery of the consideration is probable. Source: Annual report of Asian Paints Limited and ITC Limited for the year 2016– 17 Sale on approval basis: The seller gives the buyer an option to return the goods within a specified period of time. Sale is considered to be complete when goods are explicitly approved by the buyer or on lapse of the time allowed. Installment Sales: In case the sales consideration is payable in installments, revenue is recognized on the date of sale by the normal selling price of the goods. Interest component in installments is recognized separately. Delivery delayed at the request of the buyer: If the goods are identified and ready for delivery but delivery is delayed at buyer’s request, revenue is recognized immediately so long there is expectation that delivery will be made. Internal sale: Goods sold by one unit of the enterprise to another is not recognized as revenue. As there is no transfer of ownership, no sale can be recorded. Accounting policies of some companies relating to revenue recognition from sales are given in Box 7.1.

7.3.2 Revenue from Services Revenue from rendering of services is recognized when the agreed services have been rendered. If the service consists of a single act, revenue can be easily recognized upon performance of that act. However, when service consists of a series of acts, revenue is recognized with reference to the stage of completion of the transaction. Recognizing revenue with reference to the stage of completion is called percentage of

completion method. Revenue from service is recognized if it is possible to estimate the outcome of the transaction reliably. The following conditions need to be satisfied for revenue recognition: The amount of revenue can be measured reliably. It is probable that the economic benefits associated with the transaction will flow to the entity. The stage of completion of the transaction at the end of the reporting period can be measured reliably. The costs incurred for the transaction and the costs to complete the transaction can be measured reliably. It is possible to make reliable estimates of revenue to be earned based upon the agreement with the customer. The agreement usually provides for enforceable rights of each party to the transaction, the consideration to be exchanged and the manner and terms of settlement. In addition, internal budgeting and reporting system is helpful in making the estimates. To ascertain the stage of completion, an entity may use a variety of methods. Some of the methods that could be used for this purpose include surveys of work performed, service performed as a percentage of total services to be performed, cost incurred as a percentage of the total estimated cost. It may be noted that progress payments and advances received from customers may not be indicative of the stage of completion. In cases where services consist of an indeterminate number of acts over a specified period of time, revenue is recognized on a straight­line basis over the specified period. For example, in case of annual maintenance contract, the revenue may be recognized over the period of the AMC. However, when a specific act is much more significant than any other acts, the recognition of revenue is postponed until the significant act is executed. When the outcome of the transaction involving the rendering of services cannot be estimated reliably, it would not be correct to recognize any profit. In such a case, revenue is recognized only to the extent of the expenses that are recoverable. Likewise, when the transaction is at early stage of execution, and therefore, it is not possible to estimate the outcome of the transaction reliably, revenue would be recognized only to the extent of cost incurred. When the outcome of a transaction cannot be estimated reliably and it is not probable that the costs incurred will be recovered, no revenue is recognized and the cost incurred

is recorded as an expense. The accounting policy of Infosys Limited relating to revenue recognition from services is given in Box 7.2.

Box 7.2 Accounting Policy Relating to Revenue Recognition from Services Infosys Limited Revenue Recognition The company uses the percentage­of­completion method in accounting for its fixed­price contracts. The use of the percentage­of­completion methods require the company to estimate the efforts or costs expensed to date as a proportion of the total efforts or costs to be expended. Efforts or costs expended have been used to measure progress towards completion as there is a direct relationship between input and productivity. Provisions for estimated losses, if any, on uncompleted contracts are recorded in the period in which such losses become probable based upon the expected contract estimates at the reporting date. Source: Annual report of Infosys Limited, 2016–17

7.3.3 Income from Construction Contracts

2

Revenue recognition in case of construction contracts poses a peculiar problem. A construction contract may take a long time for execution; as a result the construction activity may commence in one accounting period and is completed in another accounting period. Revenue from contracts in such cases will have to be recognized in a systematic manner over the period of time taken for execution. Revenue and expenses associated with the contract are recognized with reference to the stage of completion of the contract activity in a particular accounting period. However, no revenue is recognized unless some reasonable progress has been made in the contract. Contract revenue shall comprise initial amount of revenue agreed in the contract as well as the variations in contract work, claims and incentive payments. However, the latter is recognized only to the extent that it is probable that they will result in revenue and they are capable of being reliably measured.

A construction contract may be negotiated either on a fixed price basis or on a cost plus basis. In a fixed price contract, the contractor agrees to a fixed contract price, or a fixed rate per unit of output. The price or rate may be subject to cost escalation clauses. In case of a cost plus contract, the contractor is reimbursed for allowable or otherwise defined costs, plus a percentage of these costs or a fixed fee. In case of a fixed price contract, it is possible to reliably estimate the outcome of a construction contract when the following conditions are satisfied: Total contract revenue can be measured reliably. It is probable that the economic benefits associated with the contract will flow to the entity. Both the contract costs to complete the contract and the stage of contract completion at the end of the reporting period can be measured reliably. The contract costs attributable to the contract can be clearly identified and measured reliably so that actual contract costs incurred can be compared with prior estimates. In the case of a cost plus contract, the following conditions must be satisfied to recognize revenue: It is probable that the economic benefits associated with the contract will flow to the entity. The contract costs attributable to the contract, whether or not specifically reimbursable, can be clearly identified and measured reliably. Accounting policies of Punj Lloyd Limited relating to revenue recognition are given in Box 7.3.

Box 7.3 Accounting Policy Relating to Revenue Recognition from Construction Contracts Punj Lloyd Limited Contract revenue associated with long­term construction contracts is recognized as revenue by reference to the stage of completion of the contract at the balance sheet date. The stage of completion of project is determined by the proportion that contracts costs incurred for the work performed up to the balance sheet date

bear to the estimated total contract costs. However, profit is not recognized unless there is reasonable progress on the contract. If total cost of a contract, based on technical and other estimates, is estimated to exceed the total contract revenue, the foreseeable loss is provided for. The effect of any adjustment arising from revisions to estimates is included in the statement of profit and loss of the year in which revisions are made. Contract revenue earned in excess of billing is classified as ‘unbilled revenue (work­in­progress)’ and billing in excess of contract revenue is classified under ‘other liabilities’ in the financial statements. Claims on construction contracts are included based on management’s estimate of the probability that they will result in additional revenue, they are capable of being reliably measured, there is a reasonable basis to support the claim and that such claims would be admitted either wholly or in part. The company assesses the carrying value of various claims periodically, and makes adjustments for any unrecoverable amount arising from the legal and arbitration proceedings that they may be involved in from time­to­time. Insurance claims are accounted for on acceptance/settlement with insurers. Source: Annual report of Punj Lloyd Limited for the year 2016–17 In case, the cost already incurred plus the estimated cost to completion is likely to exceed the contract revenue, appropriate provision for the resultant expected loss is made in the accounts. ■ Illustration 7.5

A construction contractor has a fixed price contract for ₹9,000 million to build a bridge. The contractor’s initial estimate of contract costs is ₹8,000 million. It will take three years to build the bridge. By the end of year one, the contractor’s estimate of contract costs has increased to ₹8,050 million. The contractor determines the stage of completion of the contract by calculating the proportion that contract costs incurred for work performed upto the reporting date bear to the latest estimated total contract costs. A summary of the financial data during the construction period is as follows:

(₹in Million) Year 1 Year 2

Year 3

9,000 9,000

9,000

II) Contract costs incurred upto the reporting date 2,093 5,957

8,050

III) Contract costs to complete

5,957 2,093

——

IV) Total estimated contract costs (II+III)

8,050 8,050

8,050

V) Estimated profit (I–IV)

950

950

950

VI) Stage of completion (II/IV)

26%

74%

100%

I) Amount of revenue agreed in contract

The amounts of revenue, expenses and profit recognized in the statement of profit and loss in the three years are as follows:

Note: Based upon the illustration provided in Ind AS 11

7.3.4 Revenue from Use of Entity’s Assets by Others In addition to revenue from sales of goods and rendering of services, an enterprise may earn income by letting others use some of its assets. Revenue is recognized when it is probable that the economic benefits associated with the transaction will flow to the entity and the amount of the revenue can be measured reliably.

Interest Interest accrues on a day­to­day basis on the amount outstanding at the effective rate of interest. The effective interest rate is the rate that exactly discounts estimated future cash payments or receipts through the expected life of the financial instrument. To calculate the effective interest rate, future cash flows are estimated considering the contractual terms. Cash flows would consider all fees, transaction costs and premium or discounts. The discount rate that equates the discounted value of inflows and outflows is called effective rate of interest. Interest is accrued using the effective rate of interest so computed. ■ Illustration 7.6

XYZ Limited invested ₹75 million in zero coupon bonds with a maturity period of 3 years. The company paid ₹1 million to the broker. The maturity value of the bond is ₹100 million. Calculate the effective interest rate. How would the interest accrue over next 3 years. The company has incurred ₹76 million (including brokerage) and would receive ₹100 million after 3 years. The effective interest rate would be calculated as the discount rate that equates the discounted value of ₹100 million (inflow) with ₹76 million (outflow).

Solving for k as the discount rate, k = 9.58%. Interest would accrue using the effective interest rate.

Royalty Royalties accrue in accordance with the terms of the relevant agreement and are usually recognized on that basis unless, having regard to the substance of the transactions, it is more appropriate to recognize revenue on some other systematic and rational basis.

Dividend Dividend on shares is recorded, when the right to receive dividend is established. Dividend is recommended by the board of directors of the company and after approval of the shareholders is paid to those shareholders whose name appears in the register of members of the company on the record date. It may be noted that unlike interest, dividend does not accrue on time basis and hence cannot be recognized on time proportionate basis.  

Record date is the date fixed by a company to ascertain the eligibility to receive dividend or any other such benefit.

7.4 IMPACT OF UNCERTAINTY

For recognition of revenue the enterprise must be reasonably certain about its ultimate collection. If this condition is not met, revenue recognition may have to be postponed till the uncertainty is resolved. Such an uncertainty may be present at the time of raising a claim for sales of goods or rendering of services or may arise subsequently.

Uncertainty Prevailing at the Time of Raising Claim In such a case, recognition of revenue is postponed till the uncertainty is removed and the enterprise is reasonably certain that the collection will be made. For example, extra billing to the customer due to escalation clause may be recorded only when confirmed by the customer rather that at the time of raising the invoice. Likewise, if income earned from foreign countries is subject to permission from authorities under foreign exchange regulations which makes remittance uncertain, revenue recognition may be postponed. Thus, the revenue may get recognized in the period when the uncertainty is removed.

Uncertainty Arising Subsequently In such a case, the revenue recognized earlier is not altered but the impact of uncertainty is accounted for separately by making a provision for doubtful recoveries. As a result, the revenue may get recorded in one accounting period but the loss due to non­recovery may be recognized in a subsequent period. ■ Illustration 7.7

IMI Limited sold goods at an invoice price of ₹50 million on 28th February 2017 giving 90 days credit to the customer. On the due date of payment, i.e., 28th May 2017, the customer was declared insolvent and the amount due had to be written­off. How will this transaction affect the profit and loss statement for the year 2016–17 and 2017–18 assuming the financial year as the accounting period? 2016–17 As there is no uncertainty regarding collection, the revenue of ₹50 million will be recorded on accrual basis on 28th February 2017 by passing the following entry:

Customer Account Dr. ₹50 million To Sales Account

₹50 million

The same will reflect in the profit and loss statement for the year 2016–17. 2017–18 Once the customer is declared insolvent, loss due to non­recovery will be recorded by passing the following entry:

Bad Debts Account (Loss) Dr. ₹50 million To Customer Account

₹50 million

The loss on account of bad debts will appear in the profit and loss statement for the year 2017–18 7.5 DISCLOSURES

The following disclosures are required to be made in the annual report: 1.  The accounting policies adopted for the recognition of revenue including the methods adopted to determine the stage of completion of transactions involving the rendering of services. 2.  The amount of each significant category of revenue recognized during the period, including revenue arising from: 1.  The sale of goods

2.  The rendering of services 3.  Interest 4.  Royalties 5.  Dividends 3.  The amount of revenue arising from exchanges of goods or services included in each significant category of revenue. 7.6 ACCOUNTING FOR RECEIVABLES

Whenever goods are sold or services are provided on credit basis, the income gets recognized based upon the principles discussed earlier. The amount outstanding is debited to the customer’s account by passing the following entry:

Customer Account

Dr.

To Sales/Income from Services Account

On due date when the payment is received, the following entry is passed:

Bank Account

Dr.

To Customer Account

Amount Outstanding at the End of the Cccounting Period The amount outstanding to be received at the year­end is shown in the balance sheet as a current asset under the heading ‘Trade Receivables’.

Provision for Doubtful Debts At the end of the accounting period an enterprise anticipates that some of the customers may not pay up the amount due from them. In such a case following conservatism principle, it may decide to create a provision for such an anticipated loss by passing the following entry:

Bad Debt Expenses Account To Provision for Doubtful Debts

Dr.

At the year end, the bad debt expenses account will be transferred to the statement of profit and loss and accordingly the profit for the period will get reduced. In the balance sheet, the provision for doubtful debts is shown as a deduction from the trade receivables. ■ Illustration 7.8

Strong Plastics Limited usually provides a credit period of 90 days to its customers. During the year 2017–18, the total sales of the company amounted to ₹325 million. Out of this, amounts aggregating to ₹220 million were collected from the customers. Based upon the past experience, the company estimates that about 5% of the amount outstanding will not be recovered and may have to be writtenoff. How will this information appear in the profit and loss statement for the year ending on 31st March 2018 and the balance sheet as on that date? Statement of Profit and Loss

( ₹in Million) Income Sales

325.00

Expenses Provision for Doubtful Debts

5.25 (5% of ₹105 million)

Balance Sheet Current Assets Trade Receivables

105.00 ( ₹325 million less ₹220 million)

Less: Provision for Doubtful Debts 5.25 Net

99.75

Summary Revenue recognition requires answers to two interrelated questions—quantum (how much) and timing (when) to recognize revenue. Amount of revenue is usually determined with reference to the agreement with

the customer and is net of quantity discount, trade discount, sales return and indirect taxes (sales tax, VAT, etc.). Revenue from sales of goods is recorded when the ownership in goods has been transferred to the buyer and there is no significant uncertainty about the amount of consideration or its ultimate collection. Revenue from services can be recorded either on completed contract method or proportion completion method. Completed contract method is most suitable when the contract consists of a single act or the final act is so critical that without it the contract cannot be deemed to have been completed. Revenue from construction contract is recognized with reference to stage of completion of the contract. Interest income is recognized taking into account the amount lent, rate of interest and time period. Interest accrues on day­to­day basis. Income for royalties is recognized based upon the relevant contract with the user. Dividend income is recorded when the right to receive dividend is established. If at the time of sales of goods or provision of services there is uncertainty regarding ultimate collection of revenue, revenue recognition is postponed till the uncertainty is resolved. If uncertainty arises subsequently, a separate provision for loss is made.

Assignment Questions 1.  ‘Revenue is recognized when earned and not necessarily when received’. Explain. 2.  Discuss the principles of revenue recognition from sales of goods. 3.  How is the treatment of cash discount different from that of trade discount or quantity discount? 4.  How are the indirect taxes (excise duty, sales tax, value added tax, service tax) treated while recording revenue? 5.  Explain method of revenue recognition from services using proportionate completion method. 6.  What is the impact of uncertainty on revenue recognition?

Problems 1.  Amount of sales to be recorded: During the year 2017–18, the invoice value of goods sold by Avon Corporation amounted to ₹325 million. The company

offered trade discount aggregating to ₹10 million. In addition, Goods and Services Tax (GST) @ 18% of the invoice price was collected by the company and paid to the government. The company normally sells goods on credit of 60 days and offers a cash discount of 1% if payment is made by the customer within 10 days of sales. How will the revenue from sales be shown in the statement of profit and loss for the year 2017–18? 2.  Revenue earned in foreign exchange: Fair White Limited is a FMCG company largely catering to domestic markets. During the year 2016–17, it received its maiden export order for $ 2 million for supply of fairness cream to USA. The order was duly executed on 1st November 2016. The supplier was allowed a credit period of 90 days for making payment. The rate of exchange on 1st November 2016 was ₹65, whereas by the payments was received on 30th January 2017 at ₹65.30. How will the above transaction appear in the statement of profit and loss for the year 2016–17? 3.  Revenue from construction contract: Strong Structure Limited was awarded a contract for construction of a fly­over by the Government of Delhi on 1st October 2014. The contact consideration was fixed at ₹280 crore. The fly­over was competed on 31st December 2016 with the following details: 

The company uses the percentage of completion method for recording revenue. The stage of completion of project is determined by the proportion that contracts costs incurred for work performed up to the balance sheet date bear to the estimated total contract costs. Show the revenue, cost and profit to be recorded from this contract. 4.  Provision for doubtful debts: Ram Bharose Limited, a steel trader follows a very liberal credit policy of allowing 120 days to its customer to pay against their purchases. This policy has helped the company in attracting new customers but at the same time results in a high incidence of bad debts. As on 31st March 2017, the company has total debtors of ₹15 million. The company classifies its customers in three categories A, B and C based upon their credit worthiness. The break­up of ₹15 million of sundry debtors is given as follows: 

Based upon the past experience, it is estimated that 2% of Category A, 3% of Category B and 5% of Category C may not pay when due and have to be provided for. What will be the impact of the above in the profit and loss statement for the year and balance sheet as on 31st March 2017. 5.  Sales on instalment basis: Satyam Machines Limited is a manufacturer of high tech fabrication machines. Each machine is sold on cash down price of ₹3 million. The company also offers the same machine on instalment payment basis. The customers buying on instalment basis can pay the amount in three equated annual instalments of ₹1.3 million each at the end of next three years. The company sold a machine on 1st April 2017. 1.  When will the revenue from sales be recorded and by how much? 2.  How will you treat the difference between the cash down price ( ₹3 million) and instalment price ( ₹3.9 million) 6.  Accounting for accrued interest: RS Finance Limited is a non­banking finance company in the business of providing loans. On 1st October 2016, it gave a loan of ₹1,000,000 to Mr. Ram at 10% per annum to be repaid after three years. Interest is to be paid quarterly. Mr. Ram duly paid interest on 31st December 2016. However, it failed to pay interest due for the next two quarters. On 1st July 2017, the company classified the account as delinquent and decided to create a provision for the same. How will this transaction appear in the profit and loss statement for the year 2016–17 and 2017–18 and balance sheet on 31st March 2017 and 31st March 2018?

Solutions to Problems 1.  Revenue to be recorded:

(₹in Million) Sales at Invoice Price 325 Less: Trade Discount 10 315

GST collected by the company @18% will not be a part of revenue as this is collected by the company for onward payment to the government. Cash discount if and when availed by the customer by making prompt payment will be shown separately as an expense. 2.  Profit and loss statement for the year 2016–17

(₹in Million) Sales ($2 million at ₹65)

130.00

Gain on account of foreign exchange difference 0.60 ($2 million × (₹65.30 – ₹65.00)

Sales will be recorded using the exchange rate prevailing at the time of sales. Subsequent exchange fluctuation will be recorded as a gain or loss without altering the revenue recorded earlier. 3.   

4.  Provision for doubtful debts to be made   2% of ₹8 million + 3% of ₹5.5 million + 5% of ₹1.5 million = ₹0.40 million The necessary journal entry will be:

Bad Debts Expenses A/c To Provision for Doubtful Debts

Dr. ₹0.40 million ₹0.40 million

In the profit and loss statement for the year, bad debts expenses account will appear with other expenses at ₹0.40 million. In the balance sheet the trade receivables will appear as follows:

(₹ in Million) Trade Receivables

15.00

Less: Provision for Doubtful Debts 0.40 14.60

5.  The revenue for Satyam Machines Limited is arising from two different sources— sale of machine and interest earned on instalment sales. The sale of machine will

be recorded on 1st April 2017 at the normal cash down price of ₹3 million. The difference between cash down price ( ₹3 million) and instalment price ( ₹3.9 million) is the interest earned. As the instalments are being paid annually, interest earned ( ₹0.9 million) can be apportioned over three years in the ratio of 3:2:1. Accordingly, interest income will be recognized at ₹0.45 million, ₹0.30 million and ₹0.15 million, respectively in 2017–18, 2018–19 and 2019–20, respectively. 6.  In profit and loss statement for the year 2016–17, interest income for two quarters will be recorded as income based upon accrual basis of accounting. Accordingly, ₹50,000 will appear as interest income. In the balance sheet the loan amount of ₹1,000,000 plus accrued interest for the quarter ended on 31st March 2017 will appear on the assets side as loans and advances as follows:

(Amount in ₹) Loan amount

1,000,000

Add: Interest accrued but not received 25,000 1,025,000

The interest for quarter ended 30th June 2017 will accrue in the normal course and will be recognized as income. On 1st July 2017 once the company has decided to treat the account as doubtful, further accrual of interest will cease and a provision for doubtful debts will be created in respect of loan amount and the interest accrued till 30th June 2017.

Profit and loss statement for the year 2017–18 (Amount in ₹) Income Interest

25,000

Expense Provision for bad loans

1,050,000

Balance Sheet as on 31st March 2018 Assets Loan to customer

1,050,000

Less: Provision for bad loans

1,050,000 NIL

Try It Yourself 1.  Internal revenue: Mahalaxmi Industries Limited is engaged in the business of industrial chemicals. It has two divisions. The products of Division A are entirely sold to Division B on a cost plus basis. Division B further processes the goods procured from Division A and sells them in the market. During the year, Division A incurred a total expenditure of ₹380 million and the goods were sold to Division B for ₹437 million. Division B incurred further costs of ₹235 million and sold the goods in the market for ₹930 million. While preparing the profit and loss statement of the company for the year, the accountant aggregated the results of both the divisions as follows:  

Accordingly, the company reported sales of ₹1,367 million and profit of ₹315 million. You are requested to comment upon the accounting policy of Mahalaxmi Industries Limited and if necessary redraw the profit and loss statement of the company. 2.  Quantum of sales: Desire Limited is in the business of manufacturing high fashion accessories. The company sold certain goods with an invoice price of ₹25 million to one of its customer offering him a discount of 2% on the invoice price. The customer is allowed three months credit; however; a discount of 1% is offered if payment is made within 30 days. The customer in this case made the payment within the discount period and availed cash discount. How will the above transaction appear in the profit and loss statement of the company? 3.  Timing of revenue recognition: In which financial year, will revenue be recognized in each of the following cases: 1.  Advance received from a customer on 31st December 2016. The goods are manufactured and invoiced on 1st April 2017. 2.  Goods sent to a commission agent on 15th January 2017. Goods sold by the commission agent on 28th April 2017. 3.  Loan of ₹ 10 million given to another company at 10% per annum on 1st March 2017 for a period of one year. The interest amount of ₹1 million deducted upfront from the loan amount. The loan is repaid in full on 1st March 2018. 4.  A Limited sold some of its investments to B Limited for ₹15 Million on 30th November 2016 with an agreement to buy them back on 31st May 2017 at ₹16 million. 4.  Revenue from services: Shine Info Limited is engaged in software development business. It received a contract for developing and implementing software for credit risk management for a leading bank on 1st January 2016. The contact consideration was fixed at ₹130 million. The work was completed on 15th February 2018 with the following details:  

The company uses the percentage of completion method for recording revenue. The stage of completion of project is determined by the proportion that contracts costs incurred for work performed upto the balance sheet date bear to the estimated total contract costs. Show the revenue, cost and profit to be recorded from this contract in the financial year 2016, 2017 and 2018, respectively. 5.  Uncertainty in revenue: Reliable Construction Limited is a real estate sub­ contractor. It completed some work for a large construction company for a consideration of ₹8 million. In addition to the work scope defined in the beginning, the company also did some extra work at the request of the client. The cost of the extra work came to ₹400,000. The company wants to add a margin of 25% on cost and invoice the client accordingly. However, the consideration for the extra work was never discussed with the client. The company is debating between the following accounting treatments: 1.  Recognize revenue now at ₹8.5 million (including ₹500,000 towards extra work). If the client does not accept the invoice for the extra work the same can be recorded as bad debts subsequently. 2.  Recognize revenue now at ₹8 million, that is, the agreed consideration. Revenue of ₹500,000 for extra work will be recognized once the client accepts the claim for the extra work. 3.  Postpone the entire revenue recognition of ₹8.5 million to a future date till a confirmation from the client is received. Please advice.

Cases Case 7.1: Asian Computer Limited—Accounting Policy for Revenue Recognition Asia Computers Limited is a newly established company in the information technology sector. The company has plans to gradually enter BPO and software development activities. In the initial phases, the company plans to concentrate on the following revenue generating activities: 1.  Sale of computers: The company buys computers of reputed brands and sells them for personal and office uses. To retail customers, computers are sold on cash basis, whereas commercial customers are given 60 days credit. 2.  Maintenance services: The company provides maintenance services for computers either on call basis or by entering annual maintenance contracts with

its customers. In the former case, the customer pays every time maintenance service is provided. The cost of spares in such cases is also charged to the customer. In case of AMC, fee is charged yearly in advance. The AMC fee covers the service charges as well as the cost of parts that may have to be replaced. 3.  The surplus funds are kept either in fixed deposits with banks or invested in units of mutual funds. Please help the company is framing suitable accounting policies for revenue recognition for the above mentioned activities. Case 7.2: Internet Railway Ticketing Company Limited—Revenue from Sales versus Commission

4

Super Fast Internet Railway Ticketing Company Limited provides service of booking railway tickets through the Internet. The company made investment for setting up of infrastructure for providing such services including computers, servers, printers, manpower, etc. The company has been given access to the ‘Passenger Reservation System’ (PRS) of railways for advance reservation. Any customer requiring booking of a railway ticket is required to register himself/herself with the company at its web site and thereafter the customer can send his request for booking of the ticket through the Internet. The company collects cost of the tickets and its service charges from the customer through credit card or direct debit to the customer’s bank account through its payment gateways. Tickets issued to the customers are either hand­delivered from its office or sent by courier at the address given by the customer. The company maintains an advance deposit with the Railways. Payment to Indian Railways for the tickets booked by the company is made by way of adjustment against the amount being maintained as ‘Advance Deposit’ with the Railways. Statement for the cost of the tickets booked by the company is generated every day and the amount against those tickets is charged by the Railways from the deposit maintained with it. The company levies service charges on its customers and the same is recovered in addition to the cost of the tickets. No fees or other remuneration is paid by the railways. The quantum of the service charge is exclusively decided by the company. Indian Railways does not interfere in any manner to decide the service charges made by the company from the customers. In case of default, repudiation of transaction or non­recovery of cost of ticket, etc., the company is responsible for the same and not the Railways. In case of cancellation of tickets also, refund is allowed only by the company. Refund on the cancelled ticket is

received by the customer from the company by way of direct credit into his credit card account/bank account. In short, while the company is responsible to Indian Railways for payment of the cost of tickets, it has to recover the cost of the tickets from the customers and also to pay refunds to the customers. The accounting policy of the company for revenue recognition and expenses is given as follows: Income from Internet­ticketing: Income from Internet­ticketing is recognized on the basis of value of the tickets sold through the corporation’s web­enabled payment gateway including service charges. Expenditure on Internet­ticketing: The cost of tickets booked through the Passenger Reservation System of Indian Railways is recognized as expenditure on accrual basis.

Questions for Discussion 1.  Based upon the facts given, suggest appropriate accounting policy for the company for revenue and expenses recognition? Case 7.3: Asian Paints Limited—Change in Accounting Policy Relating to Captive Consumption Asian Paints is India’s largest and Asia’s third largest paint company. It manufactures a wide range of paints for decorative and industrial use. For the year 2003–04, the company reported a total income of ₹17,641.39 million and a net profit of ₹1,477.87 million. The breakup of the income as reported in the profit and loss account is given as follows:

The sales and operating income includes a sum of ₹539.01 million as inter­division transfers. The accounting policy of the company states that ‘Inter­division transfers of finished goods for captive consumption are valued at market price. The value of such

inter­division transfers is included in the materials consumption of the consuming divisions. The year­end stock of such transferred goods is valued at cost.’ The next year (2004–05) the company decided to change its accounting policy. The revised accounting policy of the company stated that ‘sale of products is recognized when the risks and rewards of ownership are passed on to the customers, which is on dispatch of goods. Sales are stated exclusive of sales tax. Processing income is recognized upon rendition of the services.’ The company further states that ‘Hitherto, the company has been recognizing inter­ division transfers of Phthalic Anhydride and Pentaerythritol to paint plants for captive consumption as revenue and the same was disclosed separately in “Sales & Operating Income”. The value of such inter­division transfers was included in material consumption of the consuming divisions. With effect from the financial year ended 31st March 2005, the company has discontinued the method of recognizing interdivision transfers as sales as well as material consumption. The previous year’s figures have been restated accordingly. The above change in the method of revenue recognition has resulted in a reduction in net sales and operating income by ₹600.28 million (previous year ₹458.16 million) with a corresponding reduction in material consumption and has no impact on the profits of the company’. As a consequence of the change, the company recasted the figures for the year 2003–04 as well. The recasted income details are given as follows:

Though the company reported a lower total income there was no impact on the profit after tax.

Questions for Discussion 1.  Sales and operating Income are shown net of discounts and excise duty. Why? 2.  Is inclusion of inter­division transfers in the income consistent with the requirements of AS 18? 3.  What is the impact of such inclusion on the total income and net profit of the

company? Case 7.4: MMTC Limited: Revenue Recognition for back­to­back Transactions MMTC Limited was established in the year 1963. It is a leading international trading company in India. It was awarded the status of ‘five star export house’ by the government of India for its contribution to exports. For the year 2004–05, the auditors of the company issued a qualified report raising questions about the accounting policy regarding purchase and sale. The audit qualification in this regards is stated below: ‘In terms of Accounting Policy No. 1(b) regarding accounting of certain transactions as sales/purchases where letters of credit in the name of the company are assigned in favour of Business Associates and Accounting Policy No. 1(f) where purchases of some commodities are booked based on sales value less service charges, the company has treated sales of ₹27,896,466 thousand and purchases of ₹27,246,587 thousand (to the extent details made available and including canalized items) during the year as its own, as per past practice. On examination of the facts, circumstances and the manner of effecting these transactions, we are of the opinion that the sales and purchases booked by the company are not its own and as such, the above, accounting policy is not in conformity with Accounting Standard 9 “Revenue Recognition” issued by the Institute of Chartered Accountants of India and the guidelines issued by the Department of Public Enterprises. As a result of this policy, sales and purchases have been overstated by ₹27,896,466 thousand and ₹27,246,587 thousand, respectively. However, this policy has no effect on the profit of the company for the year. (Refer Note No.7.1 & 7.2)’. The accounting policies and notes to account referred to by the auditors as aforesaid are reproduced as follows: Accounting Policies: 1.  Purchase and sales 1.  b) Purchase/Sales include transactions/shipments where L/C (Letter of Credit) in the name of MMTC, are assigned in favour of the business associates. 2.  f) In respect of some commodities, purchases are booked based on sale value less service charges.

Notes to Accounts 7.1 Purchases and sales include ₹2,924,538 thousand (P.Y. ₹945,000 thousand) and ₹2,932,176 thousand (P.Y. ₹952,730 thousand), respectively, transactions/shipments where LCs in the name of MMTC has been assigned in favour of associates. The above includes canalized sales amounting to ₹1629,115 thousand (P.Y. ₹583,500 thousand and corresponding purchase of ₹622,824 thousand (P.Y. ₹576,300 thousand). 7.2 Sales amounting to ₹24,964,290 thousand (P.Y. ₹13,848,820 thousand) and corresponding purchases of ₹24,322,049 thousand (P.Y. ₹13,463,360 thousand) have been booked on the basis of invoice value reduced by the amount of service charges. The above includes canalized sales amounting to ₹15,894,621 thousand (P.Y. ₹6,203,680 thousand) and corresponding purchase of ₹5,488,915 thousand (P.Y. ₹6,048,070 thousand). The company reported a total sale of ₹151,237,206 thousand for the year 2004–05 (P.Y. ₹90,991,892 thousand).

Questions for Discussion 1.  Critically evaluate the accounting policy of MMTC Limited regarding booking of purchases and sales? 2.  What is the impact of the above accounting policy on the financial performance of the company? 3.  How will you justify the accounting policy of MMTC Limited to the auditors in view of the qualification made by them?

Endnotes 1.  ICAI: Ind AS 21, ‘The effects of changes in foreign exchange rates’. 2.  ICAI: Ind AS 18 ‘Revenue’ 3.  ICAI: Ind AS 11, ‘Construction Contracts’ 4.  Based upon the query 10 in Compendium of Opinions of ICAI, Volume 24

8

History

Topics

Accounting and Valuation of Inventory

Tutorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: Highlights Settings

Understand the meaning of the term ‘inventory’ and identify various components of inventory.

Support Sign Out

Quantify the impact of inventory on the statement of profit and loss and on the balance sheet. Differentiate between periodic inventory system and perpetual inventory system. Compute the cost of goods sold and ending inventory using different methods of inventory, viz., FIFO, LIFO, weighted average and specific identification. Appreciate the application of conservatism principles while valuing inventory using ₹lower of cost or net realizable value’.

Appreciate the requirements of Ind AS 2 on accounting and valuation of inventory.

8.1 MEANING OF INVENTORY

In the ordinary course of business an enterprise buys various types of raw materials, consumables and components to be used in production or simply for the purpose of resale. To ensure continuous availability of such items, sufficient quantities are maintained in the store. These materials and components are then put to the production line for processing. Once the production process is over they are stored in the finished form before they are finally sold out. Thus ‘inventory’ is made up of

material in various forms as discussed above. Based upon the state of completion, inventories may be classified as under: 1.  Raw material: Goods which are meant to be consumed in the course of production or for rendering of services. They ultimately form part of the finished goods. For example, rubber used for production of tyres, steel used for producing machines or limestone used in manufacturing cement. Components and parts that would be finally used in the finished product are also treated as raw material. 2.  Consumable stores: They are also used in the production process but do not form part of the finished products. For example, lubricating oil or spare parts to be used for maintenance of machines. 3.  Work­in­progress: Goods on the production line. They have been injected in the production process but are yet to be finished. In addition to the cost of material and consumables, other manufacturing expenses are also incurred at this stage and hence constitute the cost of workin­progress inventory. 4.  Finished goods: Goods kept for sale in the ordinary course of business. The manufacturing process is complete; goods are ready for sale but are yet to be sold. 5.  Stock­in­trade: Inventory of goods bought by the firm for the purpose of resale without further processing is classified as stock­in­trade. Ind AS 2, defines the expression ‘inventories’ as assets: Held for sale in the ordinary course of business. In the process of production for such sale. In the form of materials or supplies to be consumed in the production process or in the rendering of services. The composition of inventories will vary from business to business. A trading organization engaged in buying and selling will not have raw material or WIP inventory, whereas a manufacturing organization’s inventory will have all the above components. An enterprise with long production cycle will have higher work in progress inventory, whereas an enterprise with seasonal availability of raw material may have higher amount blocked at that stage. A service organization may not have any inventory at all. 8.2 INVENTORIES AND THE FINANCIAL STATEMENTS

Let us recall the matching principle discussed in Chapter 2 earlier. As per the matching principle, revenue earned by an enterprise is matched against the cost incurred to generate that revenue to ascertain profit. How does matching principle affect

accounting for inventory? It may be possible that an enterprise purchases or produces goods in one accounting period which ultimately get sold in the next accounting period, or goods from the previous accounting period get sold in the current accounting period. In these situations inventory cost has been incurred in one accounting period but the revenue is generated in another. The proper matching of revenue and cost is essential to correctly ascertain profit and to depict assets in the balance sheet. Let us consider an example of Superior Electronics Limited—a dealer in television sets. As on 1st April 2017, it had 100 sets costing ₹ 2,800,000 in the showroom which were purchased in the previous year. During the year 2017–18, it purchased 1,500 sets for ₹ 45,000,000 and it was able to sell 1,300 sets for ₹ 45,500,000. As on 31st March 2018, it has 300 sets still unsold costing ₹ 8,700,000. How will these details be shown in the profit and loss statement for the year 2017–18 and balance sheet as at 31st March 2018? As the company has sold 1,300 sets during the year, and revenue of ₹ 45,500,000 has been recognized, cost of only 1,300 sets should be matched against this revenue to ascertain profit. The company has a total of 1,600 (100 from previous year and 1,500 purchased during the year) sets available for sale costing ₹ 47,800,000 (₹ 2,800,000 + ₹ 45,000,000). Out of these, 300 sets costing ₹ 8,700,000 are still unsold. Accordingly cost of 1,300 sets sold during the year is ₹ 39,100,000 (₹ 47,800,000 − ₹ 8,700,000). The sets unsold will appear as current asset in the balance sheet at ₹ 8,700,000. The information will be shown in the profit and loss account and balance sheet as follows:

Profit and Loss Statement

(Amount in ₹)

Sales

45,500,000

Less: Cost of goods sold Opening stock

2,800,000

Add: Purchases

45,000,000

Less: Closing stock

8,700,000

Gross profit

39,100,000 6,400,000

Balance Sheet Current assets Closing stock of inventory

8,700,000

From the above example, we can generalize a simple relationship for cost of goods sold as given in Equation 8.1.

It is obvious that the apportionment of the cost of goods available for sale over closing stock and cost of goods sold can have significant impact on both the financial statements. In the above example, if the sets unsold at the close are valued at say ₹ 9,000,000 instead of ₹ 8,700,000, the cost of goods sold will come down to ₹ 38,900,000 resulting in a higher reported profit of ₹ 86,700,000. Similarly, if the closing stock is undervalued, it will result in higher reported cost of goods sold and therefore lower reported profit. One of the key challenges in inventory accounting is determining the value of closing stock which in turn impacts the cost of goods sold and reported profits. The relationship between inventory and financial statements in case of a trading organization is depicted in Figure 8.1. In case of a manufacturing organization inventory will pass through various stages. The inventory flow for such an organization is depicted in Figure 8.2. As discussed earlier, the cost of goods sold will appear in the profit and loss statement whereas closing stock of raw material, work­in­progress and finished goods will form part of the balance sheet. It may also be noted that cost of raw material inventory is at

the purchase price whereas cost of WIP and finished goods include appropriate conversion cost as well.  

Figure 8.1 Trading Organization—Inventory and Financial Statements

Figure 8.2 Manufacturing Organization—Inventory Flow

8.3 METHODS OF INVENTORY ACCOUNTING

Inventory records may be kept on a periodic basis or perpetual basis. In periodic inventory system, detailed records are kept for the goods purchased. At the end of the accounting period, physical count of the goods unsold is taken and value of goods at hand is ascertained. The value of the closing stock so computed is deducted from the value of inventory available for sale, (i.e., opening stock + purchases during the period) to arrive at the cost of goods sold. No separate record is kept every time goods are sold or consumed. On the other hand in perpetual inventory system, detailed records of not only goods purchased but also of goods sold or issued to production are kept. At any point of

time, the enterprise will be aware of the goods purchased and goods sold to ascertain the goods in hand. At the end of the period, physical count of inventory is compared with the balance as per books. Difference, if any, is analysed and accounted for separately. Periodic inventory system though simple to operate has its limitations. Firstly, every time the enterprise wants to prepare its financial statements (say monthly or quarterly) physical count of inventory has to be taken, which for a large enterprise is an enormous task. Whereas in perpetual inventory system, financial statements can be prepared on the basis of inventory records without taking a physical count. Secondly, no control over loss of goods due to normal reasons, (e.g., shrinkage, leakage, etc.) or abnormal reasons, (e.g., theft, accidents, etc.) can be exercised in periodic inventory system as the difference between goods available and closing stock is assumed to have been consumed. 8.4 VALUATION OF INVENTORY

One of the main challenges in inventory accounting relates to the valuation of ending inventory or closing stock. Ending inventory so ascertained is deducted from the inventory available for sale to find the cost of goods consumed or goods sold. Following conservatism principle, Ind AS 2, requires inventories to be measured at the lower of cost and net realizable value. Accordingly, following steps are taken for inventory valuation: 1.  Ascertain the quantity of ending inventory: This is often done by a physical count of the inventory at the end of the accounting period which is reconciled with the perpetual inventory records. 2.  Ascertain the stage of completion and cost to be included in inventory cost: Depending upon the stage of completion, inventory cost comprises costs of purchase, costs of conversion and other costs incurred in bringing the inventories to their present location and condition is ascertained. 3.  Allocate the cost of inventory available between ending inventory and cost of goods sold: Out of the total inventory available for sale (opening inventory + purchased/produced during the year) sometimes it may be possible to specifically identify the item remaining unsold and forming part of ending inventory. Alternatively, such an apportionment is made using methods like LIFO, FIFO, and average cost, etc., which are discussed in the subsequent section. 4.  Compare the cost of ending inventory with its net realizable value: The ending inventory will be valued at the lower of the cost as ascertained in Step 3 above and the net realizable value of ending inventory.

8.4.1 Cost of Purchase The costs of purchase of inventories includes the purchase price, import duties and other taxes, transport, handling and other costs directly attributable to the acquisition. Taxes and duties which are subsequently recoverable from the tax authorities are excluded from the cost. Any trade discount, quantity discount and rebate given by the supplier of the goods are deducted from the cost of purchase.

8.4.2 Cost of Conversion The cost of conversion of inventories includes both direct cost and overheads. Costs directly related to production, e.g., direct labour and direct production expenses are included. Fixed and variable production overheads that are incurred in converting materials into finished goods are also systematically allocated to arrive at the cost of inventories.

8.4.3 Other Costs Other costs, incurred in bringing the inventories to their present location and condition, are also included in the cost of inventories. However, costs like abnormal amounts of wasted materials, labour, storage costs, administrative overheads and selling costs are excluded from the cost of inventories as they do not contribute to bringing inventories to their present location and condition.

8.4.4 Borrowing Cost If an inventory item necessarily takes a substantial period of time to get ready for its sale, borrowing costs that are directly attributable are also included in the cost of inventories. If, however, inventories are purchased on a deferred credit basis, the difference between the purchase price for normal credit terms and the amount paid is recognized as interest expense over the period of deferred credit. 8.5 COSTING METHODS

As discussed in the previous section, inventory available needs to be divided between closing stock and cost of goods sold. There are various methods for such an apportionment. The enterprise may choose any of the permitted method for the valuation of closing inventory. Inventory method once chosen must be followed consistently period after period. Some of the methods used for this purpose are: Specific Identification First In First Out (FIFO)

Last in First Out (LIFO) Average Cost  

Ind AS 2: The cost of inventories of items that are not ordinarily interchangeable and goods or services produced and segregated for specific projects should be assigned by specific identification of their individual costs.

Specific identification method: In this method an attempt is made to ascertain the actual cost of the items in the inventory. Application of this method will require tracking actual movement of various inventory items to identify items that have been sold and that are still in inventory. Some of the situation where this method can be used are: Inventory items segregated for a specific project Goods in transit High value items like jewelry which are not interchangeable and hence can be specifically identified However, where the enterprise deals with a large number of items which are interchangeable, this method may not be feasible. In such cases, other methods involving approximation can be used. First­in­first­out (FIFO) method: In this method, we assume that inventory items purchased first are sold or consumed first. With this assumption, the ending inventory will be made up of the most recent purchases whereas the oldest purchases will be appropriated towards cost of goods sold. Last­in­first­out (LIFO) method: In LIFO, as the name suggests, the most recent purchases are assumed to have been consumed first. Accordingly, the cost of goods sold will be made up of cost of most recent acquisition whereas the ending inventory will be valued at the price applicable to the oldest purchase. It may be noted that FIFO and LIFO are merely assumptions for the purpose of ending inventory valuation; the actual flow of material may or may not follow the same flow as suggested by the methods’ names. Weighted average cost method: In this method, the ending inventory as well as

goods sold is valued at the weighted average cost of goods available. Unlike FIFO and LIFO, where valuation of ending inventory and units sold is at different price, in this method same average price is applied. The above methods can be used both with periodic inventory system as well as perpetual inventory system. In the former, the assumptions of LIFO, FIFO or average will be applied only at the end of the period. However in perpetual inventory system, the assumption (LIFO, FIFO, etc.) will be applied every time goods are sold or consumed. Likewise in average cost method, new average cost will be computed whenever fresh acquisitions are made and the new average cost is applied to all the units sold till further acquisition.

Comparison of the Methods In case of an inflationary economy, FIFO will result is higher ending inventory and therefore lower cost of goods sold and higher profits compared to LIFO. The numbers as per average cost method will be somewhere in between FIFO and LIFO. Ind AS 2 does not permit use of LIFO and accordingly ‘the cost of inventories should be assigned 1

by using the first­in­first­out (FIFO), or weighted average cost formula’.  An entity shall use the same cost formula for all inventories which have similar nature and use to the entity. However, it is permitted to use different cost formulas for inventories which are of different nature or use to the entity.  

Ind AS 2: The cost of inventories should be assigned by using the first­in, first out (FIFO), or weighted average cost formula.

■ Illustration 8.1

Based upon the following information ascertain the value of ending inventory using FIFO, LIFO and average cost method:

Number of Units Unit Cost (₹) Total Cost (₹) Opening stock

700

Purchases during the year 3,300 Available for sale

4,000

Sold during the year

2,900

Closing stock

1,100

1,200

840,000

1,300

4,290,000 5,130,000

FIFO Method: Assuming that the ending inventory is made up of most recent purchases.

Number of Units Unit Cost ( ₹) Total Cost ( ₹) Cost of goods sold From opening stock 700

1,200

840,000

From purchases

2,200

1,300

2,860,000

Total

2,900

3,700,000

Ending inventory From purchases

1,100

1,300

1,430,000

LIFO Method: Assuming that the most recent purchases have been sold first.

Number of Units Unit Cost ( ₹) Total Cost ( ₹) Cost of goods sold From purchases

2,900

Total

2,900

1,300

3,770,000 3,770.000

Ending inventory From opening stock 700

1,200

840,000

From purchases

400

1,300

520,000

Total

1,100

1,360,000

Average Cost Method: Average cost per unit is found by diving the total cost of inventory available for sale (opening stock + purchases) by the total number of units. The closing stock and cost of goods sold is ascertained by applying the average cost per unit.   Average Cost Per Unit = ₹ 5,130,000/4,000 = ₹ 1282.50

Number of Units Unit Cost ( ₹) Total Cost ( ₹) Cost of goods sold 2,900

1,282.50

3,719,250

Ending inventory 1,100

1,282.50

1,410,750

Comparison

FIFO ( ₹)

LIFO ( ₹)

Average cost ( ₹)

Cost of goods sold 3,700,000 3,770,000 3,719,250 Ending inventory 1,430,000 1,360,000 1,410,750

8.5.1 Net Realizable Value

The methods described above help in measuring the cost of ending inventory. Normally inventory is stated in the balance sheet at its cost. However, there may be situations where the realizable value of the ending inventory may be lower than the cost so calculated. For example, an inventory item is damaged or has become obsolete or the market price of finished goods has declined substantially. If there is any evidence to suggest that the realizable value of an inventory item has fallen, e.g., due to damage, obsolescence or a sharp decline in the market price of raw material or finished goods, the carrying amount of the inventory in the balance sheet may have to be written down. The conservatism principle states that inventory should be shown in the balance sheet at the lower of the cost or realizable value of ending inventory.  

Ind AS 2: Inventories should be valued at the lower of the cost and net realizable value

According to Ind AS 2, the net realizable value is ascertained on item by item basis rather than as a group. Such an exercise is required to be done at each balance sheet date. To ascertain the net realizable value, we start by looking at the amount that the inventory is expected to be sold in the ordinary course of business. From the estimated selling price, costs estimated to be incurred towards selling expenses and towards completion of the inventory are deducted to arrive at the net realizable value (NRV). Accordingly, the NRV can be expressed as follows:

The NRV so computed is compared with the cost of inventory and the lower of the two is taken as the carrying amount in the balance sheet. Materials and other supplies to be used in production are not written down below cost if the finished good in which they will be incorporated are expected to be sold at or above cost. However, when there has been a decline in the price of materials and it is estimated that the cost of the finished products will exceed net realizable value, the materials are written down to net realizable value. In such circumstances, the replacement cost of the materials is taken as their net realizable value. ■ Illustration 8.2

Based upon the following information for the inventory items, ascertain the value at which ending inventory should be shown:

Item 1: Net realizable value = ₹ 9,000 − ₹ 800 = ₹ 8,200. As NRV is greater than the cost incurred, it will be shown at the cost price. Item 2: Net realizable value = ₹ 6,000 − ₹ 700 = ₹ 5,300. As NRV is less than the cost incurred, it will be shown at the NRV. Item 3: Net realizable value = ₹ 10,500 − ₹ 2,000 = ₹ 8,500. As NRV is less than the cost incurred, it will be shown at the NRV. The inventory accounting policy of some companies is given in Box 8.1

Box 8.1 Inventory Accounting Policy of Indian Companies

Ultratech Cements Limited Inventories are valued as follows: Raw materials, fuel, stores and spare parts and packing materials: Valued at lower of cost and net realisable value (NRV). However, these items are considered to be realisable at cost, if the finished products, in which they will be used, are expected to be sold at or above cost. Cost is determined on weighted average basis. Work­in­progress (WIP), finished goods, stock­in­trade and trial run inventories: Valued at lower of cost and NRV. Cost of Finished goods and WIP includes cost of raw materials, cost of conversion and other costs incurred in bringing the inventories to their present location and condition. Cost of inventories is computed on weighted average basis. Waste/Scrap: Waste/Scrap inventory is valued at NRV. Net realisable value is the estimated selling price in the ordinary course of business, less the

estimated costs of completion and the estimated costs necessary to make the sale. Bajaj Auto Limited Cost of inventories have been computed to include all costs of purchases (including materials), cost of conversion and other costs incurred, as the case may be, in bringing the inventories to their present location and condition. Finished stocks of vehicles and auto spare parts and stocks of work­in­progress are valued at cost of manufacturing or net realisable value whichever is lower. Cost is calculated on a weighted average basis. Cost of finished stocks of vehicles lying in the factory premises, branches, depots are valued inclusive of excise duty. Stores, packing material and tools are valued at cost arrived at on weighted average basis or net realisable value, whichever is lower. Raw materials and components are valued at cost arrived at on weighted average basis or net realisable value, whichever is lower, as circumstances demand. However, obsolete and slow moving items are valued at cost or estimated realisable value whichever is lower. Inventory of machinery spares and maintenance materials not being material are expensed in the year of purchase. However, machinery spares forming key components specific to a machinery and held as insurance spares are capitalised along with the cost of the asset. Goods in transit are stated at actual cost incurred up to the date of Balance Sheet. Source: Annual Reports of Ultratech Cements Limited and Bajaj Auto Limited for the year 2016–17

8.6 DISCLOSURES

The following disclosures are required to be made in financial statements: The accounting policies adopted in measuring inventories, including the cost formula used. The total carrying amount of inventories and the carrying amount in classifications appropriate to the entity. The carrying amount of inventories carried at fair value less costs to sell.

The amount of inventories recognised as an expense during the period. The amount of any write­down of inventories recognised as an expense in the period. The amount of any reversal of any write­down that is recognised as a reduction in the amount of inventories recognized as expense in the period. The circumstances or events that led to the reversal of a write­down of inventories. The carrying amount of inventories pledged as security for liabilities.

Summary Inventory constitutes a big component in the balance sheet as well as in profit and loss account. As such valuation of ending inventory is a key issue in accounting. Inventory includes material to be used in production (raw material), on the production line (work in progress) and goods held for sale in the ordinary course of business (finished goods). Beginning inventory plus inventory acquired during the period makes the total inventory available for sale. Cost of goods sold is ascertained by deducting ending inventory from this. Accordingly, COGS = Beginning inventory + Purchases during the year − Ending inventory. In periodic inventory system details records of goods consumed or sold are not kept. The ending inventory is ascertained by taking a physical count and value of the same is deducted from the inventory available to arrive at the cost of goods sold. In perpetual inventory system, detailed records are kept in respect of inventory consumed or sold as well. The ending inventory as per the records is matched against the physical count. The carrying amount of ending inventory is taken at the lower of cost or net realizable value. As per Ind AS 2, the cost of ending inventory can be ascertained either by using specific identification method or FIFO or weighted average method. The net realizable value of an inventory item is equal to the estimated selling price in the ordinary course of business less cost to complete the product and

cost of making sale. The NRV is compared with the cost and the lower of the two is taken as the value of ending inventory.

Assignment Questions 1.  What are the different types of inventories? 2.  ‘Valuation of closing stock affects both the Balance Sheet and the Profit and Loss Statement’. Do you agree with the above statement? 3.  Differentiate between periodic and perpetual method of keeping inventory records? 4.  How is conservatism principle applied while valuing closing stock? 5.  Explain different steps in inventory valuation? 6.  Compare the impact on LIFO, FIFO and average cost method on the financial statements in case of an inflationary economy.

Problems 1.  Finding the missing numbers: Please complete the income statement for the year 2016–17 based upon the information given: 

2.  Error in inventory valuation: The profit and loss account of Innovative Products Limited for the years 2016 and 2017 is given below: 

The management was surprised to note that though the sales have increased by 9%, the profit before tax has actually declined almost by 35%. While reviewing the numbers it was revealed that the closing stock for the year 2016 was overstated by ₹ 1,000,000. You are required to restate the Profit and loss statement for both the years. 3.  Periodic inventory system: Sharda Limited uses periodic inventory system for accounting. The following data pertains to quarter ended 30th June 2017: 

The sales of the company during the quarter amounted to ₹ 2,700,000. The physical verification at the quarter end revealed 1,200 units in hands. Using LIFO, FIFO and average cost method calculate: 1.  Cost of goods available for sale 2.  Value of closing inventory 3.  Cost of goods sold 4.  Gross profits 4.  Perpetual inventory system: Assuming that Sharda Limited uses a perpetual inventory system and keeps detailed record of purchase and sales. The datewise break up of purchase and sales during the quarter is given below: 

Using LIFO, FIFO and average cost method, calculate: 1.  Value of closing inventory 2.  Cost of goods sold 3.  Gross profits 5.  Lower of cost or net realizable value: Precision Limited deals in highly sophisticated engineering items. It imports these items in semi finished form. These items are processed further to meet the precise requirement of the customers. There has been a substantial decline in the selling price of some of the finished items as well the import price of these items. As on 31st March, the details of inventory is given below:

1.  For each inventory item, ascertain the value at which it should be included in the ending inventory, assuming each inventory item is treated separately? 2.  What will be the impact of applying ‘lower of cost or net realizable value’ principle on the profit of the company in the current year? 3.  What will be the impact in the next year? 4.  If all the above items are taken together for inventory valuation, what will be the inventory valuation and impact on profit?

Solutions to Problems 1.   

2.  Corrected profit and loss statement 

3.  1.  Cost of goods available for sale = Opening stock + Purchases = ₹ 840,000 + ₹ 2,520,000 = ₹ 3,360,000 2.  Closing inventory FIFO − 1,200 units at ₹ 1,260 = ₹ 1,512,000 LIFO − 700 units at ₹ 1,200 + 500 units at ₹ 1,260 = ₹ 1,470,000 Average cost method − 1,200 units at ₹ 1,244.44 = ₹ 1,493,333 3.  Cost of goods sold = Goods available for sale − Closing stock FIFO = ₹ 3,360,000 − ₹ 1,512,000 = ₹ 1,848,000 LIFO = ₹ 3,360,000 − ₹ 1,470,000 = ₹ 1,890,000 Average cost = ₹ 3,360,000 − ₹ 1,493,333 = ₹ 1,866,667 4.  Gross profit = Sales − Cost of goods sold FIFO = ₹ 2,700,000 − ₹ 1,848,000 = ₹ 852,000

LIFO = ₹ 3,360,000 − ₹ 1,890,000 = ₹ 810,000 Average Cost = ₹ 3,360,000 − ₹ 1,866,667 = ₹ 833,333 4.  FIFO method 

Goods available for sale: ₹ 3,360,000 Cost of goods sold: ₹ 1,832,000 Closing inventory: ₹ 1,528,000 Gross profit: ₹ 868,000 LIFO method

Goods available for sale: ₹ 3,360,000 Cost of goods sold: ₹ 1,849,000 Closing inventory: ₹ 1,511,000 Gross profit: ₹ 851,000 Average cost method

Goods available for sale: ₹ 3,360,000 Cost of goods sold: ₹ 1,839,187.50 Closing inventory: ₹ 1,520,812.50

Gross profit: ₹ 860,812.50 5.   

1.  Ending inventory 101 – ₹ 720,000 102 – ₹ 480,000 103 – ₹ 335,000 104 – ₹ 570,000 105 – ₹ 360,000 2.  The application of ‘lower of cost or net realizable value’ will result in the closing inventory values at ₹ 2,465,000 as against ₹ 2,600,300 cost incurred. As a result, the cost of goods sold will be higher by ₹ 135,300 and profit lower by the same amount. 3.  In the next year due to lower opening stock, the cost of goods sold will be lower by ₹ 135,300 and therefore the profit will be higher by the amount. 4.  If all the above items are taken together rather than item by item, the NRV comes to ₹ 2,750,000 which is higher than the cost incurred at ₹ 2,600,300. The inventory accordingly will be valued at the lower of the two, i.e. ₹ 2,600,300.

Try It Yourself 1.  Finding the missing numbers: Please complete the income statement for the year 2016–17 based upon the information given: 

2.  Impact of inventory costing method: Super Star Trading Limited is evaluating the effect of various inventory costing methods (FIFO, LIFO, Average Cost) on the financial statements of the company. The company expects moderate to high inflation in the coming years in respect of its inventory items. Which of the method will: 1.  result in highest closing inventory. 2.  result in highest cost of goods sold. 3.  result in highest profit. 4.  result in most stable profit over a period of time. 3.  Error in inventory valuation: The profit and loss statement of Ace Trading Limited for the years 2016 and 2017 is given below: 

While reviewing the numbers, it was revealed that the closing stock for the year 2016 was understated by ₹ 2,300,000. You are required to restate the profit and loss statement for both the years incorporating the revised value of closing stock. 4.  Periodic inventory system: STU Electronics Limited is a trader in electronic items and maintains its inventory using periodic inventory system. The following data pertains to quarter ended 31st December 2017 for one of its high selling products: 

The sales of the company during the quarter amounted to ₹ 14,400,000. The physical verification at the quarter end revealed 170 units in hands. Using LIFO, FIFO and average cost method, calculate: 1.  Cost of goods available for sale 2.  Value of closing inventory 3.  Cost of goods sold 4.  Gross profits 5.  Lower of cost or net realizable value: Due to the introduction of the new model, STU Limited estimates that the remaining 170 units could be sold only at ₹ 12,200 per unit. The company also estimates that it will have to pay ₹ 500 per unit as salesman commission. Based upon this additional information, work out the value of closing inventory, cost of goods sold and the gross profit for the quarter ended on 31st December 2017. 6.  Lower of cost or net realizable value: Using the following information, determine the closing inventory to be shown in the financial statements: 

7.  FIFO with Perpetual Inventory System: High Power Instruments Limited uses FIFO method for issue of components from its stores department. The details of purchases and issues in respect of a component HT­1 during the quarter ended 31st December 2017 are given below. Based upon the information available calculate the cost of material consumed and value of closing stock. 

8.  LIFO and Weighted Average with Perpetual Inventory System: If High Power Instruments Limited uses LIFO or Weighted Average Method for valuation of inventory what will be the impact on the cost of material consumed and value of closing stock.

Cases Case 8.1: Drink Well Beer Limited—Accounting for Empty Bottles The Drink Well Beer Limited runs a number of outlets for selling beer. Some of the bottles sold at these outlets are carried by the customers and are consumed later. In other cases, the beer is consumed by the customer in the bar operated by the company near the beer outlets. In such cases the empty bottles are left behind by the customers and the company takes the possession of the empty bottles. The company keeps proper records of these bottles and sells them by inviting tenders. While preparing the accounts for the year 2016–17, the company estimated that the stock of empty bottles in hand has a realizable value of about ₹ 12 million. The accounts team is debating about the possible treatment of these empty bottles in the accounts for the year 2016–17. The following options were discussed: 1.  Mention the realizable value by way of notes to accounts only. The stock will not be brought into accounts at all. As the company is not the legal owner of these bottles (having been sold to the customers) it cannot be shown as an asset in the balance sheet. 2.  Include the stock of empty bottles in the balance sheet under current assets under a separate heading at the current realizable value of ₹ 12 million. 3.  Include the stock of empty bottles in the balance sheet under current assets as inventory. Inventory is required to be valued at lower of the cost of net realizable value. As the cost of these empty bottles in NIL, the stock may be included in the balance sheet at a nominal value (say ₹1).

Questions for Discussion 1.  Which of the above three alternatives will you prefer? 2.  What will be the impact of the above alternatives on the profit and loss account of the company? Case 8.2: The Bombay Dyeing and Manufacturing Company Limited— Valuation of Inventories on Lower of Cost or Realizable Value The Bombay Dyeing and Manufacturing Company Limited was established in the year 1879. It is a leading player offering products like stylish linens, towels, home furnishings, leisure clothing and kids wear, etc. As per the accounting policy of the company, the inventories are valued at lower of cost and net realizable value. During the month of March 2003, the company entered into a firm purchase contract for import of raw material viz. paraxylene at an aggregate cost of ₹ 27.82 crore. Paraxylene is an important input for manufacturing dimethyl terephthalate (DMT), one of the main products of the company. The company ‘expected that the net realizable value, estimated at ₹ 14.96 crore, will be substantially lower than the cost, compared with reference to the estimated selling price of DMT’

2

. Accordingly a provision for this

loss, estimated at ₹ 12.86 crore was made in the accounts for the year 2002–03. However, the company decided to reverse this provision during the year 2003–04. Accordingly, the provision for the loss was reversed during the year 2003–04 by adjusting the same from the cost of raw material consumed. The cost of inventory consumed as shown in the schedule to accounts is shown below:

The profit before tax for the company for the year 2002–03 and 2003–04 stood at ₹ 33.53 crore and ₹ 72.56 crore respectively.

Questions for Discussion 1.  How to ascertain the realizable value of the raw material? Should the company have considered the replacement cost of the raw material? 2.  What is the impact of above provisioning and reversal on the profit of the company? What would have been the profit before tax for the two years in question if no provisioning was done for the contingent loss? 3.  What is the impact of the above transaction on the balance sheet of the company for the two years in question?

Endnotes 1.  Ibid., 1. 2.  Annual Report of Bombay Dyeing and Manufacturing Company Limited for the year 2002–03.

9

History

Topics

Accounting for Fixed Assets and Depreciation

Tutorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: Highlights Settings Support

Differentiate between operating expenses and capital expenditure.

Indentify tangible assets and intangible assets. Understand the principles involved in ascertaining the cost of acquired assets

Sign Out

and selfgenerated assets. Appreciate the treatment of expenditure on improvement, repair and maintenance. Understand the concept of depreciation, depletion and amortization.

Apply different methods for calculating depreciation. Understand the accounting of sale, exchange and discarding of fixed assets. Understand the impact of change in method of depreciation and impairment of assets on the financial statements of a company. Identify the issues involved in accounting of intangible assets particularly brands, goodwill, research and development cost.

Apply the key requirements of Ind AS 16, Ind AS 17, Ind AS 20, Ind AS 23, Ind AS 36, Ind AS 38 and Ind AS 40 on accounting for non­current assets.

9.1 INTRODUCTION

As discussed in Chapter 6, assets of an entity are required to be classified as current assets and noncurrent assets. Non­current assets are intended to be used by the entity over a long period of time, whereas current assets are intended to be used or converted into cash within the next 12 months or normal operating cycle of the entity. In this chapter, the initial recognition and subsequent measurement of tangible non­current assets (property, plant and equipment and investment property) and intangible non­ current assets (goodwill and other intangible assets) have been discussed.

9.1.1 Operating Expenses versus Capital Expenses Expenses incurred for day­to­day running of the business are often called operating expenses (or OPEX in short) or revenue expenses. As these expenses benefit a particular accounting period, they are charged to the profit and loss statement of that period using accrual basis of accounting. On the other hand, expenses that are expected to provide benefit over a long period of time are called capital expenditure (or simply CAPEX). Capital expenditure results in creation or acquisition of non­current assets or fixed assets as they are popularly called. As these assets are expected to generate benefits over more than one accounting period, it is fair to match the cost of these assets against the benefits. Accordingly, capital expenditure is appropriated over the useful lives of these assets. It may be noted that it is not the nature of asset but its intended use that determine whether to treat the same as operating expenses or capitalize the same. If the intention is to use it over a long period of time, it is capitalized. ■ Illustration 9.1

Fast­track Limited is a dealer of commercial vehicles and spare parts. It bought 10 trucks at a cost of ₹ 1.5 million each. Seven of these trucks are intended to be sold in the ordinary course of business, whereas other three are meant to be used within the business for carrying goods from one godown to another. How should the consideration amount of ₹ 15 million be accounted for? As seven trucks are intended to be resold, their cost will be treated as operating expense. Accordingly, ₹ 10.50 million will be charged to profit and loss statement of the year. The other three trucks are intended to be used over a period of time; hence their cost will be capitalized. Accordingly, ₹ 4.50 million will be capitalized and will be amortized over the useful life of these trucks.

9.1.2 Type of Fixed Assets

Fixed assets may be classified as tangible and intangible. Tangible assets have physical existence and one can see, touch and feel the same. Examples will include plant and machinery, furniture and fixtures, land and building, and vehicles. Intangible assets, on the other hand, have no physical existence but they do represent some valuable rights. For example, patents right acquired by a pharmaceutical company to manufacture a drug is a valuable right and hence an intangible asset. Intangible assets may not have physical substance but they are not worthless. In fact, in a knowledge economy they often are more valuable than tangible assets. Examples include patent rights, copyrights, software license, etc. In this chapter, firstly the accounting of tangible assets is covered and in the later part intangible assets are covered.  

Tangible assets have physical substance. Intangible assets are without physical substance.

Assets may further be classified as acquired assets and self­constructed assets. In case of acquired assets, identifying the cost of acquisition of the asset may be relatively straight forward, whereas for self­constructed assets identifying relevant costs attributable to the asset may require extra efforts. Further, an entity may be holding land or building or both, not for use in the production or supply of goods or services or for administrative purposes or sale in the ordinary course of business but to earn rentals or for capital appreciation or both. Such assets are called investment property. 9.2 PROPERTY, PLANT AND EQUIPMENT

Property, plant and equipment are tangible items because they are used in the production or supply of goods or services, for rental to others, or for administrative purposes. These assets are expected to be used during more than one accounting period. Property, plant and equipment (PPE) includes a wide variety of tangible assets, viz., land, building, plant and machinery, furniture and fixtures, vehicles, computers, etc. These assets are tangible in nature and have been acquired by the entity with the intention to use during more than one period. An item of property, plant and equipment shall be recognized as an asset only if it is probable that future economic benefits associated with the item will flow to the entity and the cost of the item can be measured reliably. Recognition criteria are depicted in Figure 9.1.

 

Ind AS 16 defines property, plant and equipment as tangible items held for use in the production or supply of goods or services, for rental to others or for administrative purpose and to be used during more than one period.

Figure 9.1 Recognition Criteria for PPE

9.2.1 Initial Cost An item of property, plant and equipment is initially recognized at its cost. When an asset is acquired, besides the purchase price, a number of other expenses may be incurred before the asset is ready for its intended use. As a guiding principle, all costs that are necessary to be incurred to bring the assets to its intended use are capitalized. Besides the purchase price, other costs include import duties, freight to bring the asset to the site, installation cost, professional cost of architects etc,. Classification of expenses incurred as capital expenditure or operating expense will have significant impact on the value of the asset in the balance sheet as well as profit or loss as shown in the statement of profit and loss. The initial cost of an asset will include the purchase price paid after adjusting for trade discounts and rebates. Taxes and import duties are also included in the initial cost, however, if any of the taxes paid is refundable the same is excluded. In addition, costs directly attributable for bringing the asset to the location and condition necessary for it to be capable of operating in the manner intended by management are also included. Costs incurred on site preparation, initial delivery, installation and assembly, costs of testing, professional fees and employee benefits are also capitalized. If any item produced during the testing or trial run is sold, the net proceeds from sale are deducted from the cost.

An entity may have obligations to dismantle, remove and restore the site on which the asset is located. Such obligation may arise when the item is acquired or as a consequence of having used the item during a particular period for purposes other than to produce inventories during that period. Estimated cost of dismantling and removing the items and restoring of site are also included in the initial cost of PPE. ■ Illustration 9.2

During 2016–17, New Age Fashion Limited bought a machine at a cost of ₹ 6.5 million. Additionally it paid ₹ 80,000 towards freight charges and ₹ 25,000 towards insurance during transportation. Cost of installation and test run came to ₹ 120,000. Inventories costing ₹ 30,000 were consumed during the trial run. Items produced during the test run were sold for ₹ 45,000. At what value the machine will be capitalized? All expenses (purchase price, freight, insurance and installation, test run and inventories used) are necessary to bring the machine to its intended use and will be capitalized. Proceeds from sale of products will be deducted. As such, the initial cost will be recorded at ₹6,710,000 million.

Assets Acquired in Exchange A new fixed asset may be acquired in exchange of an existing asset. In such a case, the cost of acquisition will be the fair market value of either the asset given up or the fair market value of the asset acquired, whichever is more evident. As an alternative, the asset may be recorded at the book value of the asset given up, especially when the assets being exchanged are similar. If a part consideration is met in cash, the same also is adjusted to arrive at the cost of acquisition. Similarly, the consideration of an asset may be paid by issue of securities. In such a case, again the asset will be recorded either at the fair market value of the asset being acquired or at the fair market value of the securities being issued whichever is more evident. ■ Illustration 9.3

Peerless Chemical Limited is acquiring a new machine in exchange of an old one. The book value of the old machine is ₹ 200,000. The consideration for the new machine will be met by a cash payment of ₹ 2.7 million and the old machine. At what value the new machine should be recorded in each of the following situations: 1.  The fair market price of old machine is difficult to determine but the fair price of the new machine is ₹ 3 million. 2.  The fair market price of the old machine is ₹ 400,000.

3.  As the machines are highly specialized ascertaining the fair market value of either of them is difficult. 1.  As the fair value of the new machine is evident at ₹ 3 million, it will be recorded at the same. It will be assumed that the old machine is being taken over at ₹ 300,000, i.e., ₹ 3 million less ₹ 2.7 million. 2.  The new machine will be recorded at ₹ 3.1 million, i.e., cash payment of ₹ 2.7 million plus fair value of old machine at ₹ 400,000. 3.  As the fair market value of either machine is difficult to determine, the new machine will be recorded at the cash consideration plus the book value of old machine. Accordingly, the cost of acquisition will be taken at ₹ 2.9 million.

Self-constructed Asset The principles applicable for acquired assets also apply to self­constructed assets. In addition to cost of construction directly incurred for the specific asset, a fair share of cost incurred on construction activity in general will also form part of the cost of the asset. If similar assets are made by the entity for sale in the normal course of business, internal profits, if any, shall be eliminated to arrive at the cost.Accordingly, the cost of the self­constructed assets would be same as cost of constructing an asset for sale. Cost of abnormal wastages—material, labour or other resources—is also excluded from cost. ■ Illustration 9.4

Bharat Construction Material Limited is engaged in trading of construction material. It constructed a new warehouse building during 2016–17. The cost incurred specifically on this building came to ₹ 6.8 million. This include construction material consumed from own stock valued at ₹ 2.8 million at selling price. The cost of this material to the company was ₹ 2.2 million only. The company also has a project division which supervised the construction of building besides other projects. The annual cost of the project division during 2016–17 was ₹ 20 million. It is estimated that the project division spent about 10% of its time on supervising the building in question. What is the cost of construction of this building? The capitalized vale of the building will be calculated as follows:

(₹ in Million) Specific cost of construction:

6.8

Less: Internal profit eliminated:

0.6

Add: 10% allocated cost of project division 2.0 Total cost of construction

8.2

Asset Acquired on Deferred Payment An asset may be acquired by an entity on deferred credit terms, i.e., the purchase price is paid beyond the normal credit terms of the vendor. In such a case, the asset will be capitalized at the cash price equivalent on the recognition date. The difference between the cash price equivalent and the total payment will be recognized as interest over the period of credit.

Capitalization of Interest The principle that expenses incurred to bring the asset to its intended use are capitalized is extended to interest on borrowed funds as well. Borrowing costs are normally treated as expenses in the period in which they are incurred, however, if the funds have been borrowed for the acquisition, construction or production of an asset, the same will be capitalized as part of that asset. If the borrowed funds have been temporarily invested pending their deployment, the income earned should be deducted from the borrowing costs. Once the asset is ready for its intended use, interest in the subsequent period will be charged to the statement of profit and loss as an expense.  

Ind AS 23: To the extent that funds are borrowed specifically for the purposeof obtaining a qualifying asset, the amount of borrowing costs eligible for capitalization on that asset should be determined as the actualborrowing costs incurred on that borrowing during the period less any­income on the temporary investment of those borrowings.

Subsequent Expenditure

Once the asset has been capitalized and put to use, any subsequent expenditure incurred for day­to­day servicing of an asset are in the nature of repair and maintenance. Such costs are treated as operating expenses and are transferred to the statement of profit and loss for the period and not included in the carrying amount of the asset. However, cost of replacements is capitalized if it meets the recognition criteria, i.e., future economic benefits associated with the item will flow to the entity and the cost of the item can be measured reliably. Once the new parts are recognized, the old parts are derecognized and removed from the balance sheet. If an item of PPE is subject to major periodical inspection and overhaul, the cost of inspection and overhauling expenses are also capitalized and added to the carrying amount of the asset. The treatment of subsequent expenditure is depicted in Figure 9.2.

Figure 9.2 Treatment of Subsequent Expenditure

9.2.2 Subsequent Measurement After initial recognition at cost, an entity has a choice between cost model and revaluation model for subsequent measurement. The accounting policy in this regard shall apply to the entire class of plant, property and equipment. In the cost model, the asset is carried in the books at its costs less accumulated depreciation and impairment losses, if any. Whereas in revaluation model, the asset is revalued at sufficient frequency at its fair value and it is carried at the revalued amount less accumulated depreciation and impairment losses, post revaluation. A class of property, plant and equipment is a grouping of assets of a similar nature and use in an entity’s operations. For example, the following may be treated as separate classes:

1.  Land 2.  Land and buildings 3.  Machinery 4.  Ships 5.  Aircraft 6.  Motor vehicles 7.  Furniture and fixtures 8.  Office equipment 9.  Bearer plants

Revaluation Model Revaluation model can be used only where the fair value of an asset is reliably measurable. In such a case, revaluations shall be made with sufficient regularity to ensure that the carrying amount of the assets is close to the fair value at the end of the reporting period. The frequency of revaluation is determined keeping in the mind the fluctuation in the fair value of the item of property, plant and equipment. An annual revaluation may be needed in case of items which experience volatile changes in the fair value. For other items, revaluation once every three to five years may be sufficient. However, if an item of property, plant and equipment is revalued, the entire class of property, plant and equipment to which that asset belongs shall be revalued An increase in an asset’s carrying amount, as a result of a revaluation, is recognized in other comprehensive income and accumulated in equity under the heading of revaluation surplus.There may be a situation where the carrying amount of an asset decreases in one accounting period and increases subsequently. In such a situation, the increase is recognized in the profit or loss to the extent is reverses a revaluation decrease of the same asset which was previously recognized in profit or loss. Any decrease in the carrying amount, as a result of revaluation, is recognized in profit and loss. However, the decrease is recognized in other comprehensive income to the extent of any credit balance existing in the revaluation surplus in respect of that asset. The decrease reduces the amount accumulated in equity under the heading of revaluation surplus.Upon de­recognition of an item of property, plant and equipment, the revaluation surplus may be transferred directly to retained earnings. ■ Illustration 9.5

As per the accounting policy of XXX Limited, items of property, plant and equipment (PPE) are carried at their revalued amount. Each item of PPE is annually revalued. What would be the impact of the following revaluation on the financial statements of the company?

Item A In 1st year, the increase in carrying amount will be recognized in the other comprehensive income at ₹ 2,00,000 and the same would appear as revaluation surplus under other equity in the balance sheet. In 2nd year, further increase in the carrying amount will be recognized in the other comprehensive income at ₹ 1,00,000 and the same would be added to the revaluation surplus. In 3rd year, the decrease in the carrying amount will be recognized in the other comprehensive income and adjusted against the balance in the revaluation surplus. As a result, the revaluation surplus will be reduced by ₹ 150,000. Item B In 1st year, the decrease in carrying amount will be recognized in the profit and loss at ₹ 3,00,000. In 2nd year, increase in the carrying amount (₹ 2,00,000) will be recognized in the profit and loss as it represents a reversal of revaluation decrease. In 3rd year, the decrease in the carrying amount will be recognized in the profit and loss.

Figure 9.3 Measurement of Property, Plant and Equipment

Cost Model In the cost model, assets are carried in the books at its costs less accumulated depreciation and impairment losses, if any. If an entity choses cost model for a class of property, plant and equipment, the assets of that particular class will be carried in the books at their initial cost less depreciation and impairment loss. It would obviate the need for periodic revaluation of assets. The measurement principle for items of property, plant and equipment as per Ind AS 16 are depicted in Figure 9.3.

9.2.3 Depreciation The concept of depreciation is based upon matching concept. An asset that is expected to benefit more than one accounting period, the cost of such asset should be apportioned over its useful life in a systematic manner to match cost against the benefits derived. Apportioning the cost of an asset over its useful life in a systematic manner is called depreciation. By charging depreciation, a part of the capitalized cost of an asset is converted in operating expense and charged to the statement of profit and loss of each of the period in which the asset has been used. As the asset is likely to have some residual value after its useful life, the depreciable value of an asset is determined after deducting its estimated value. Please note that the depreciation amount merely represents apportionment of the cost of the asset over its useful life, it has no relation with the change in market value of the asset.  

Ind AS­16: The depreciable amount of an asset should be allocated on a systematic basis over its useful life.

In fact there are various terms being used in this regard. Depreciation is generally associated with tangible assets, like plant and machinery, furniture and vehicles, etc. These assets have a limited useful life, are expected to be used during more than one accounting period and are not intended for resale. As land does not have a limited useful life, no depreciation is charged on land. However, if the land has been taken on leasehold basis for a defined period of time, it will also be subject to depreciation. Apportionment of the cost of intangible assets, like software licenses, goodwill, etc., is called amortization. Whereas when a non­current asset consists of natural resources, the apportionment of cost is referred to as depletion.  

Tangible assets are depreciated, intangible assets are amortized and natural resources are depleted. Land is a non­depreciable asset.

Ind AS 16 requires that each part of an item of property, plant and equipment with a cost that is significant in relation to the total cost of the item shall be depreciated separately. For example, the airframe and engines of an aircraft may be depreciated separately as they may have different useful lives. However, various parts having same useful life and depreciation method may be grouped together for calculating depreciation. The depreciation amount is recognized in profit or loss in each year over the useful life of the asset. Depreciation of an asset begins when it is available for use. It ceases when the asset is derecognized or is classified as held for sale, whichever is earlier. Depreciation does not cease even if the asset is idle or is retired from active use till it is derecognized, classified as held for sale or is fully depreciated. To assess the amount of depreciation, the following estimates need to be made: Cost of the asset Expected useful life of the asset Estimated residual value of the asset at the end of the useful life

Method of depreciation The depreciation amount to be charged can be determined by the following formula:  

Cost of the asset has been covered in the earlier part. The other three variables have been discussed below:

Useful Life of the Asset Estimation of expected useful life is a matter of managerial judgment. It is often shorter than the physical life of the asset as the enterprise may like to dispose of the asset before it becomes obsolete. The past experience with similar type of assets is often useful. The expected usage of the asset and related wear and tear would have an impact on the useful life. Likewise, technological changes resulting in the asset becoming obsolete need to be factored in. If there are significant contractual restrictions, for example, assets taken on lease basis for a fixed period, the useful life of the asset will get adjusted accordingly. If the asset in question is based upon a new technology about which the management has no past experience, the estimation becomes that much more difficult to make. In case of natural resources, the assessment of the embedded quantity of resources and the rate of extraction will guide the estimate about the useful life of the asset.

Residual Value Residual value of a depreciable asset means its realizable value after the useful life. As the useful life is often shorter than the physical life, the asset is expected to have some disposal value. As a guide, the past experience with similar type of assets may be used. Generally, the residual value is expected to be insignificant, and is therefore immaterial in calculation of depreciation. However, if the residual value is expected to be significant, it needs to be estimated. The residual value should be taken net of cost of disposal of the asset.

Methods of Depreciation Given the above estimates, the depreciation charge may be computed in a variety of ways called methods of depreciation. The most popular methods being straight line

method, diminishing balance method and unit­of­production method, though other methods like sum­of­digits method can also be used. The depreciation method used shall reflect the pattern in which the asset’s future economic benefits are expected to be consumed by the entity. Method of depreciation, once chosen, is applied consistently period after period. If there is a change in the expected pattern of consumption of future economic benefits, depreciation method may be changed.

Straight Line Method (SLM) As the name suggests, this method assumes that the asset provides similar economic benefits period after period over its useful life, and hence, the same amount of depreciation is charged to each period. For example, depreciation for a machine costing ₹ 10 million,with an estimated residual value of ₹ 1 million and a useful life of 10 years will be calculated as follows:  

Thus, depreciation for the first year will be ₹ 900,000. The depreciation amount will remain same period after year. The reciprocal of useful life (1/10th or 10% in this case) provides the depreciation rate on a SLM basis. Thus, the 10% of the depreciable amount (Cost − residual value) will be charged as depreciation every year.

Diminishing Balance Method Depreciation rate in reducing balance method is always higher that the straight line method

The underlying assumption under diminishing balance method (also called reducing balance method) is that the asset provides higher economic benefits in the initial years and therefore should be subjected to higher depreciation. In the later years, asset’s operational efficiency goes down and so should the depreciation charged. Lower depreciation in later years also compensate for higher repair and maintenance costs that are incurred. This method is also called Written Down Value Method (WDV method). Assuming that a machine costing ₹ 10 million is depreciated at 20% on reducing balance method over its useful life of seven years. The depreciation for the first year will be 20% of cost or ₹ 2 million. The carrying amount of the asset after the

first year comes down to ₹ 8 million. The depreciation for the second year will be calculated at the given rate (20%) on the carrying amount (₹ 8 million). Accordingly, the depreciation expense for the second year comes to ₹ 1.6 million. This process will continue over the useful life of the asset. The depreciation schedule over the useful life of the asset is given below:  

Similar effect can also be achieved by following sum­of­year digits method. Let us assume an asset costing ₹ 10 million with useful life of seven years. First, we find the sum of number 1, 2, 3, 4, 5, 6 and 7. The sum comes to 28. The sum can also be found by the following formula for an asset with useful life on n years:  

The depreciation for the first year will be 7/28 of cost where the numerator is n. For the second year numerator will be n–1; for the third year n–2 and so on. The denominator in each case will be SOYD. Depreciation for the first year comes to 7/28 of ₹ 10 million, reducing to 6/28 of ₹ 10 million for the second year and so on. The depreciation schedule as per SOYD method is given below:

Reducing balance method and sum­of­year digits method are called accelerated methods as higher depreciation is charged in the initial years. The accelerated methods are more conservative as higher depreciation is written­off in the initial years.

Unit-of-Production Method In this method, the life of an asset is defined not in terms of number of years but in terms of number of units it is expected to produce over its useful life. Depreciation per unit is then calculated by dividing the cost of the asset by number of units. The total depreciation for a period is calculated by number of units produced during the period multiplied by the depreciation expense per unit. For example, a machine costing ₹ 10 million is expected to produce 200,000 units before it will become obsolete. In the first year, 30,000 units were produced. The depreciation expense per unit comes to ₹ 50 (₹ 10 million divided by 200,000 units). Depreciation charges for the year comes to ₹ 1.5 million (30,000 units multiplied by ₹ 50). Similarly, depreciation charges for other years will be calculated based upon the number of units produced using this machine in each of the years.

■ Illustration 9.6 Curewell Hospitals Limited bought a MRI machine at a cost of ₹ 60 million. Though the physical life of the machine is 10 years, the company feels that due to technological changes it will have to replace the machine after five years. At the end of fifth year, the machine is expected to be taken back by the manufacturer at a value of ₹ 20 million. Calculate the depreciation expenses for the first two years in each of the following cases 1.  Company follows SLM for charging depreciation. 2.  Company decides to charge depreciation at the rate of 30% on reducing balance method. 3.  Company follows sum­of­years­digits method for calculating depreciation. 4.  Company estimates that the machine is good for 20,000 scans. In the first two years, 4,500 and 3,700 scans were performed, respectively.

1.  Depreciation = ( ₹ 60 million − ₹ 20 million)/5 = ₹ 8 million. Depreciation will be charged at ₹ 8 million every year. 2.  Depreciation for the first year will be 30% of ₹ 60 million = ₹ 18 million. The book value after the first year will be ₹ 60 million less ₹ 18 million or ₹ 42 million. Depreciation for the second year will be 30% of ₹ 42 million = ₹ 12.6 million. 3.  SOYD = 5 (5 + 1)/2 = 15 Depreciation for the first year = 5/15 of ₹ 40 million = ₹ 13.33 million Depreciation for the second year = 4/15 × ₹ 40 million = ₹ 10.67 million 4.  Depreciation expense per scan = ₹ 40 million/20,000 = ₹ 2,000 Depreciation for the first year = 4,500 × 2,000 = ₹ 9 million Depreciation for the first year = 3,700 × 2,000 = ₹ 7.4 million

Depreciation as per Companies Act, 2013 Schedule II of the Companies Act, 2013 prescribes the useful lives for various categories of assets and residual value for calculating depreciation. The useful life of an asset shall not be longer than the useful life as prescribed in the schedule. The residual value shall not be more than 5% of the original cost of the asset. If a company uses a useful life or residual value of an asset different from what is prescribed, justification for the difference needs to be provided in the financial statements. The useful lives prescribed by Schedule II of Companies Act, 2013 for certain categories of assets are given in Table 9.1.

  Table 9.1 Useful lives of Assets as per Schedule II of Companies Act, 2013

In respect of assets added or discarded during the year, depreciation is to be calculated on a proportionate basis for the period for which the asset was used. The useful life as mentioned above is based upon single shift working. If the asset is used for double shift, the depreciation would increase by 50% and in case of triple shift working depreciation would increase by 100% for the period for which the asset was so used.

Depreciation as per Income Tax Act, 1961 For computation of tax liability under Income Tax Act, 1961, depreciation is allowed to be charged at the prescribed rates on the written­down value of the asset. For this purpose, assets are classified in various blocks based upon the depreciation rate that they are subjected to. Assets used for less than 180 days in a year are entitled to half the normal depreciation allowance. As the Income Tax Act, 1961, permits use of WDV method for computing depreciation, enterprises are able to postpone their tax liability by charging higher depreciation in the earlier years. Rates of depreciation on certain categories of assets as per Income Tax Act, 1961, are given in Table 9.2.  

For financial accounting, companies usually charge depreciation on SLM basis at the rates prescribed in the Companies Act. For tax accounting, depreciation is charged on WDV basis at the rates prescribed under Income Tax Act.

  Table 9.2 Depreciation Rates as per Income Tax Act, 1961

As depreciation method and rates used for financial reporting and tax accounting are different, it is a major source of difference between reported profit as per profit and loss statement and taxable income.

9.2.4 Special Situations Small Value Items By definition, any expenditure that is likely to benefit an enterprise over a long period of time and results in creation of a fixed asset is capitalized and is depreciated over its useful life. However, an enterprise may be incurring expenditure on small value items which by definition are capital assets but have insignificant value. In such cases, an enterprise may decide to treat such capital expenditure as revenue expense by charging 100% depreciation. This treatment is based upon the concept of materiality. For example, a calculator purchased for ₹ 1,000 with a useful life of three years; if capitalized will be depreciated at the rate of ₹ 333 per annum. As the amount involved is insignificant, the enterprise may decide to treat the cost of the calculator as a revenue expense, and thus saving on efforts in maintaining detailed records of asset and depreciation over the next three years. The accounting policy of some Indian companies in this regard is given in Box 9.1.

Assets Taken on Lease

An enterprise may acquire an asset on a lease basis rather than on outright purchase basis. In a lease agreement, the acquirer (lessee) agrees to make a periodic payment (lease rent) to the vendor (lessor) to obtain a right to use the asset. A lease agreement may be in the nature of operating lease or finance lease. In a finance lease, the lease period covers substantially the entire useful life of the asset, and risk and rewards relating to the asset are transferred to the lessee. Operating leases are generally for a shorter period compared to the useful life of the asset.  

Ind AS 17–A finance lease is a lease that transfers substantially all the risks and rewards incident to the ownership of an asset. A lease other than finance lease is operating lease.

If the agreement is in the nature of operating lease the asset is capitalized in the books of the lessor. However in case of a finance lease, the asset is recorded in the books of the lessee. The asset should normally be recorded at the fair value of the asset at the inception of the lease. However, if the fair value of the asset exceeds the present value of the minimum lease rentals, then the asset will be recorded at the present value of the lease rentals. The discount rate to be used for calculating the present value is the interest rate implicit in the lease or the incremental borrowing rate of the lessee if the former is difficult to determine. Once the asset has been capitalized in the books of the lessee, it will be depreciated over its useful life. Therefore, the asset given out on a finance lease can’t be capitalized and depreciated in the books of the lessor.

Box 9.1 Accounting for Small Value Items Assets individually costing less than or equal to 10,000 are fully depreciated in the year of purchase. Ultra Tech Cements Limited. Assets costing ₹ 5,000 or less are fully depreciated in the year of purchase— Hindustan Unilever Limited. Source: Annual Reports of the Companies for the year 2016–17

Government Grants An asset may be entirely or partially funded out of government grants. Grants related to assets are government grants whose primary condition is that an entity qualifying for them should purchase, construct or otherwise acquire long­term assets. Subsidiary conditions may also be attached restricting the type or location of the assets or the periods during which they are to be acquired or held. In such a situation, what value the asset will be capitalized? Ind AS 20 requires that government grants related to assets, including non­monetary grants at fair value, shall be presented in the balance sheet by setting up the grant as deferred income. Accordingly, the asset is initially recognized at its normal cost of acquisition and the grant is treated as deferred income. The asset will be depreciated over its useful life and at the same time the grant would be apportioned from the deferred income account to the statement of profit and loss. The asset will appear on the asset side of the balance sheet at the depreciated value and at the same time, the balance left in the deferred income account will appear on the liabilities side of the balance sheet as a separate heading. The net impact on the statement of profit and loss will be equal to the deprecation charge less the amount transferred from the deferred income account.

Asset Acquired in Foreign Exchange An enterprise may acquire an asset where the payment is settled in foreign currency. In such a case, the acquisition cost is recorded in the functional currency by applying to the foreign currency amount the spot exchange rate between the functional currency and the foreign currency at the date of the transaction.

Revising Estimated Useful Life and Residual Value Ind AS 16 requires that the residual value and the useful life of an asset shall be reviewed at least at the end of each financial year. For example, due to a major overhaul the useful life of an asset may get extended. Likewise, due to new technological developments or due to wear and tear the estimated useful life may have to be shortened. In either case, the change in carried out prospectively. The carrying amount of the related asset is adjusted in the period of the change. The effect of change is applied prospectively by including it in the profit or loss in the period of change and future periods.

1

■ Illustration 9.7

A machine was purchased at a cost of ₹ 10,00,000 with an estimated useful life of 8 years and residual value of ₹ 2,00,000. The company uses straight line method of depreciation. After using the machine for 3 years, the company revised the remaining useful life to be three years and the residual value at ₹ 1,00,000. How would the change in estimate be reflected in the financial statements? Initially, the annual depreciation works out to be ₹ 1,00,000. After three years, the carrying amount of the asset is ₹ 7,00,000. With the revised estimated residual value of ₹ 1,00,000, the depreciable value comes to ₹ 6,00,000, which would be depreciated over the remaining useful life of three years. The annual depreciation from fourth to sixth year accordingly comes to ₹ 2,00,000.

Change in the Method of Depreciation Normally depreciation method once chosen is applied over the useful life of the asset. This is based on the fundamental accounting assumption of consistency. Ind AS 16 requires that the depreciation method applied to an asset shall be reviewed at least at the end of each financial year. In case there has been a significant change in the expected pattern of consumption of the future economic benefits, the method shall be changed to reflect the changed pattern. Any change in the depreciation method is treated as a change in an accounting estimate and is recognized prospectively.  

AS 16–Change in the method of depreciation is treated as a change in an accounting estimate.

The nature and amount of a change in accounting estimates (useful life, residual value, method of depreciation etc.), its impact on the current period and future periods need to be disclosed in the financial statements.

9.2.5 De-recognition of Assets An asset is derecognized either on disposal or when no further economic benefits are expected from its use or disposal. Once an asset is derecognized, its carrying amount is eliminated from the financial statements. Any gain or loss arising on de­recognition of an item of property, plant and equipment is recognized in the profit or loss when the item is derecognized. The gain or loss is computed as a difference between the net disposal proceeds and the carrying amount of the item.

Accounting policy of Colgate Palmolive (India) Limited related to depreciation is given in Box 9.2.

Box 9.2: Depreciation Accounting Policy of Colgate Palmolive (India) Limited The useful lives of the assets are based on technical estimates approved by the management, and are lower than or same as the useful lives prescribed under schedule II to the companies Act, 2013 in order to reflect the period over which depreciable assets are expected to be used by the company. Depreciation is calculated on a pro­rata basis as per the straight line method so as to writedown the cost of property, plant and equipment to its residual value systematically over its estimated useful life based on useful life of the assets as prescribed under Part C of Schedule II to the Companies Act, 2013 except in case of following assets, wherein based on internal assessment and independent technical evaluation, a different useful life has been determined.

Assets class

Useful Lives

Residential and office building 40 Years Factory building

20 Years

Plant and machinery

7 Years to 15 Years

Dies and moulds

3 Years

Furniture and fixtures

5 Years

Office equipment

5 Years

Estimated useful lives, residual values and depreciation methods are reviewed annually, taking into account commercial and technological obsolescence as well as normal wear and tear and adjusted prospectively, if appropriate. Source: Annual Report of Colgate Palmolive (India) Limited for the year 2016–17

9.2.6 Accounting for Depreciation

Items of property, plant and equipment are initially recognized at their cost of acquisition. In subsequent periods, they are presented in the balance sheet at their carrying cost (initial cost less accumulated depreciation). Depreciation expense for the year is charged to the statement of profit and loss of the respective year. The following entries will be passed: At the time of buying the asset

Asset Account

Dr.

To Bank Account

If the asset is bought on credit, instead of crediting bank account, the vendor account will be credited. At the end of the year, depreciation amount is ascertained and the following entries are passed: For charging depreciation:

Depreciation Account

Dr.

To Accumulated Depreciation/Provision for Depreciation Account

The asset account is maintained at its gross value. Instead of reducing the balance in the asset account, the amount of depreciation is credited to a contra­asset account, namely, accumulated depreciation account or provision for depreciation account. For transferring depreciation to statement of profit and loss

Statement of Profit and Loss Dr. To Depreciation Account

As a result of this entry, the depreciation expense for the year is transferred to the profit and loss statement. This entry is repeated each year end over the life of the asset. The balance sheet of each year will show the asset account at its gross value less accumulated depreciation account to arrive at the net book value. At the time of de­recognition of the asset:

Once the useful life of the asset is over and the asset is derecognized, the asset account and accumulated depreciation account are closed. The gain or loss on disposal of the asset is ascertained and transferred to the statement of profit and loss of the year. The following entries are passed:

Bank Account

Dr. (by the amount of consideration)

Accumulated Depreciation Account Loss on Disposal of Asset

Dr. (by the balance amount in the account) Dr. (by the loss amount)

To Asset Account (by the cost of the asset)

If the asset is sold for a consideration higher than the net book value, the resultant gain will be credited to gain on disposal of asset account. The loss or gain on disposal will be transferred to the profit and loss statement. ■ Illustration 9.8

On 1st April 2014, Super Technologies Limited bought three computers at a total cost of ₹ 300,000. The estimated useful life of computers is three years with a residual value of ₹ 60,000. The company follows SLM for charging depreciation. On 31st March 2017, these were sold for ₹ 70,000. Pass the necessary journal entries in the books of Super Technologies Limited. How will the asset and depreciation appear in the financial statements of the company? 1st April 2014: For buying the computers

Computer Account Dr. ₹ 300,000 To Bank Account

₹ 300,000

31st March 2015/2016 and 2017: As the company is following SLM, same depreciation will be charged every year and the following entries will be passed at the end of each year:

Depreciation Account

Dr. ₹ 80,000

To Accumulated Depreciation Account Profit and Loss Statement

₹ 80,000 Dr. ₹ 80,000

31st March 2017: For disposal of asset

Bank Account

Dr. ₹ 70,000

Accumulated Depreciation Account Dr. ₹ 240,000 To Computers Account

₹ 300,000

To Gain on Sale of Assets

₹ 10,000

Gain on Sale of Assets Account

Dr. ₹ 10,000

To Profit and Loss Statement

₹ 10,000

The statement of profit and loss will show the following information

The balance sheet will appear as follows:

9.2.7 Disclosures For each class of property, plant and equipment, the following disclosures are required to be made in the financial statements:

The measurement bases used for determining the gross carrying amount. The depreciation methods used. The useful lives or the depreciation rates used. The gross carrying amount and the accumulated depreciation (aggregated with accumulated impairment losses) at the beginning and end of the period. A reconciliation of the carrying amount at the beginning and end of the period showing: Additions. Assets classified as held for sale or included in a disposal group classified as held for sale and other disposals. Acquisitions through business combinations. Increase or decrease resulting from revaluations and from impairment losses recognized or reversed in other comprehensive income. Impairment losses recognized in profit or loss. Impairment losses reversed in profit or loss. Depreciation. The net exchange differences arising on the translation of the financial statements from the functional currency into a different presentation currency, including the translation of a foreign operation into the presentation currency of the reporting entity. Other changes. The financial statements shall also disclose: The existence and amounts of restrictions on title, and property, plant and equipment pledged as security for liabilities. The amount of expenditures recognized in the carrying amount of an item of property, plant and equipment in the course of its construction. The amount of contractual commitments for the acquisition of property, plant and equipment. If it is not disclosed separately in the statement of profit and loss, the amount of compensation from third parties for items of property, plant and equipment that were impaired, lost or given up that is included in profit or loss.

9.3 INVESTMENT PROPERTY

As discussed, Ind AS 40 defines investment property as property (land or a building— or part of a building—or both) held to earn rentals or for capital appreciation or both, rather than for use in the production or supply of goods or services or for administrative purposes or sale in the ordinary course of business. Investment property is initially measured at cost. Transactions costs, if any, are also included in the cost. Subsequently, investment property is measured using the cost model as discussed in para 9.2.2 above.

Box 9.3: Accounting Policy of Colgate Palmolive (India) Limited Relating to Investment Property Property that is held for long­term rental yields or for capital appreciation or both, and that is not occupied by the company, is classified as investment property. Investment property is measured initially at its cost, including related transaction costs and where applicable borrowing costs. Subsequent expenditure is capitalized to the asset’s carrying amount only when it is probable that future economic benefits associated with the expenditure will flow to the company and the cost of the item can be measured reliably. All other repairs and maintenance costs are expensed when incurred. Investment properties are depreciated using the straight line method over their estimated useful lives, which is 40 years.

Upon de­recognition, an investment property is eliminated from the balance sheet. De­ recognition of an investment property happens on disposal or when the investment property is permanently withdrawn from use and no future economic benefits are expected from its disposal. Gain or loss from the retirement or disposal of investment property is determined as the difference between the net disposal proceeds and the carrying amount of the asset. Gain or loss upon de­recognition is taken to the profit or loss. Accounting policy of Colgate Palmolive (India) Limited relating to investment property has been mentioned in Box 9.3. 9.4 INTANGIBLE ASSETS

Ind AS 38 defines an intangible asset as ‘an identifiable non­monetary asset, without physical substance’. An entity may spend considerable amount of resources to acquire or internally develop intangible assets, like computer software, patents, copyrights, mortgage servicing rights, licences, etc. An intangible asset should be recognized only if it is identifiable, the entity has control over it, the entity would derive future economic benefits and cost of the asset can be measured reliably. An asset is considered to be identifiable if it can be separated or is capable of being separated or divided from the identity and can be sold or licenced or rented or exchanged. It may also arise from contractual or legal rights, whether transferable or separable or not. The entity also needs to have power to obtain future benefits from the asset to the exclusion of others. The control over the future economic benefits is normally derived from legal rights that are enforceable in a court of law, e.g., patent rights, copyrights, etc. The future economic benefits may flow to the entity by way of revenue from the sale of products or services or cost savings or other benefits.

9.4.1 Initial Measurement Intangible assets are measured initially at cost. Cost for this purpose includes purchase price, including import duties and non­refundable purchase taxes, after deducting trade discounts and rebates and all expenses necessary to make the asset ready for its intended use. For example, professional fees for legal services are also capitalized. In respect of the asset acquired in business combination (e.g., merger and amalgamation), initial measurement shall be at the fair value on the acquisition date.

9.4.2 Subsequent Measurement For subsequent measurement, an entity may choose either cost model or revaluation model. In the cost model, an intangible asset is carried at its cost less accumulated amortization and accumulated impairment loss, if any. In revaluation model, an intangible asset is carried at a revalued amount (fair value) less amortization and impairment loss subsequent to revaluation. If an intangible asset is accounted for using revaluation model, all other assets in the same class are also required to be accounted for using the same model. If the carrying amount of an intangible asset increases as a result of revaluation, the same is recognized in other comprehensive income and accumulated under other equity as revaluation surplus. If, however, the increase is reversing an earlier revaluation decrease, it would be recognized in the profit or loss.

If the carrying amount of an intangible asset decreases as a result of revaluation, the same is recognized in profit or loss. If however, the decrease is reversing an earlier revaluation increase, it would be recognized in the other comprehensive income and adjusted against the revaluation surplus in other equity.

9.4.3 Amortization of Intangible Assets The depreciable amount of an intangible asset should be systematically amortized over its estimated useful life. The depreciable amount is the cost of an asset less its estimated residual value.

Estimated Useful Life An intangible asset may have a finite life or an infinite life. If it is assessed that there is no foreseeable limit to the period over which the asset is expected to generate net cash inflow for the entity, the useful life of the asset will be taken as infinite. An intangible asset with infinite life will not be amortized. However, it would be tested for impairment annually and whenever there is an indication that the asset has been impaired. While arriving at the estimated useful life, various factors like expected usage of the asset, product cycle, technological and commercial obsolescence, expected actions by competitors, level of maintenance expenditure, stability of the industry, period of control over the asset, legal restriction, etc., must be considered.

Residual Value The residual value of an intangible asset is normally assumed to be zero. However, if the enterprise already has a commitment from a third party to buy the asset at the end of the useful life or if there is an active market for the asset and the residual value can be reasonably estimated, in such cases the estimated residual value can be taken.

Amortization Method Amortization method should reflect the pattern in which the economic benefits from the assets are expected to be derived by the entity. If, however, such pattern cannot be determined reliably, the assets will be amortized using straight line method. The amortization period and method shall be reviewed at least at the end of each financial year. The principles for measurement of intangible assets as per Ind AS 38 are depicted in Figure 9.4.

Figure 9.4 Measurement of Intangible Assets

9.4.4 Brand Brands, if acquired, by an enterprise can be recognized as an intangible asset at the acquisition price and all related expenses. However, internally generated brands can’t be recognized. As the cost of developing a brand is not distinguishable from the cost of doing business in general, it should not be recognized as an intangible asset. As per Ind AS 38, ‘Internally generated brands, mastheads, publishing titles, customer lists and items similar in substance should not be recognized as intangible assets’. Expenditure on internally generated brands, mastheads, publishing titles, customer lists and items similar in substance cannot be distinguished from the cost of developing the business as a whole. Therefore, such items are not recognized as intangible assets. For example, advertising expenses incurred may lead to improved brand image of the company, however, it may not be possible to distinguish the same from the normal cost of doing business. As such these expenses are not to be capitalized.

9.4.5 Goodwill Internally generated goodwill is not allowed to be recognized. It is not considered to be an identifiable resource controlled by the enterprise that can be measured reliably at cost. However, acquired value of the goodwill is recognized at cost. As it is not possible to separately acquire goodwill, it gets recognized only at the time of acquisition of a business. Goodwill is measured as the excess of the consideration paid over net assets acquired. Consideration paid and net assets acquired are measured at their fair value. Net assets for this purpose are taken as the assets less liabilities taken over. Goodwill is

not amortized rather tested for impairment annually even if there is no indication for impairment. ■ Illustration 9.9

Wolf Limited acquired Lamb Limited for a purchase consideration of ₹ 1,200,000. The fair value of assets and liabilities of Lamb Limited were ₹ 1,800,000 and ₹ 700,000, respectively. What is the value of goodwill to be recorded in the books of Wolf Limited? Acquisition cost of goodwill will be calculated as follows:

Fair value of assets taken over

₹ 1,800,000

Less: Fair value of liabilities taken over ₹ 700,000 Net Assets taken over

₹ 1,100,000

Excess of purchase consideration ( ₹ 1,200,000) over the net assets ( ₹ 1,100,000) will be taken as the acquisition cost of goodwill ( ₹ 100,000). Goodwill so recognized will be tested for impairment annually, even if there is no indication of impairment.

9.4.6 Research and Development Expenses In the knowledge economy of today, business enterprises spend significant sum of money on research and development. Such activities are expected to result in development of new products, designs, processes or newer application of exiting products, etc., and are expected to bring substantial economic benefits to the enterprise. The strategic advantage of a pharmaceutical business may be dependent on the new drugs it is able to develop and commercially launch. These efforts, if successful, will be a source of significant economic benefits to the enterprise in future, however at the time when these expenses are incurred it is difficult to assess whether they will generate probable future benefits. The key question that arises is whether these expenses can be capitalized as assets or should they be expensed away by charging to the statement of profit and loss. To answer this question, R&D activities are divided into two parts: 1.  Research Phase: Activities are directed towards acquiring new knowledge but it is still not possible to demonstrate that an intangible asset exists capable of providing probable future benefits. 2.  Development Phase: Activities are directed towards commercial development of findings of research phase; it is now possible to identity an economic asset with

probable future economic benefits. Expenditure incurred on research phase should not be capitalized but expensed as period costs, as and when incurred. The development costs can be capitalized as Intangible assets if the following conditions are met

2

:

It is technically feasible to complete the asset. There is intention to complete the asset for the purpose of sale or use. The enterprise has the ability to use or sell the asset. The asset will generate probable economic benefits. The enterprise has adequate technical, financial and other resources to compete the development and to use or sell the asset. Expenditure during development phase attributable to the asset can be measured reliably.

Box 9.4 Research and Developments Costs Management monitors progress of internal research and development projects by using a project management system. Significant judgement is required in distinguishing research from the development phase. Development costs are recognised as an asset when all the criteria are met, whereas research costs are expensed as incurred. Management also monitors whether the recognition requirements for development costs continue to be met. This is necessary due to inherent uncertainty in the economic success of any product development. Source: Annual report of Cipla Limited (2016–17) The asset so recognized will be capitalized by the expenditure incurred from the time when the asset first met the recognition criteria. Costs that have already been expenses in the past should not be added to the cost of the asset. Accounting policies being followed by CIPLA Limited relating to research and development costs are given in Box 9.4.

9.4.7 Web Site Costs

Similar consideration also applies to costs incurred for developing own web site. Expenses incurred at panning stage—undertaking feasibility studies, defining objectives and specifications, evaluating alternatives and selecting preferences—are treated as research expenses and are charged to the statement of profit and loss. At this stage, it is not possible for an enterprise to identify an asset with probable economic benefits. Expenses incurred at the development stage can be capitalized as internally generated asset provided it meets the recognition criteria. 9.5 IMPAIRMENT OF ASSET

Non­current assets are normally carried in the financial statements at cost less depreciation and amortization following the cost principle. If the carrying amount of the asset exceeds its recoverable amount, it is said to be impaired. Ind AS 36 requires an entity to assess whether there is any indication that an asset may be impaired. Such an assessment must be made at the end of each reporting period. If any such indication exists, the entity shall estimate the recoverable amount of the asset and provide for the impairment loss. The recoverable amount of an asset is determined with reference to its net selling price or its value in use. The carrying amount of the asset is such a case should be reduced to its recoverable amount.The impairment loss is charged as an expense in the profit and loss statement. However, if the asset has been revalued earlier, the impairment loss will be adjusted against the revaluation reserve so created. The following procedure should be followed to account for impairment of assets: On every balance sheet date, look for indication that an asset may be impaired. Indications of impairment may be external (e.g., fall in the market value of the asset, adverse technical, economic or legal developments, change in interest rate) or internal (obsolescence or physical damage to the asset, decline in physical performance of asset, plans to discontinue or restructure the operation). If there are indications that an asset may be impaired, measure the recoverable amount. The recoverable amount is measured with reference to its fair value less cost to sell or its value in use. Fair value, less costs of disposal, is the amount obtainable from the sale of an asset or cashgenerating unit in an arm’s length transaction between knowledgeable and willing parties, less the costs of disposal. The value in use is the present (discounted) value of the future cash flow that the asset is expected to generate both during its useful active life and on disposal.

If the recoverable amount is lower than the carrying amount of the asset, the difference is recognized as impairment loss in the statement of profit and loss. After the recognition of an impairment loss, the depreciation (amortization) charge for the asset shall be adjusted in future periods to allocate the asset’s revised carrying amount, less its residual value (if any), on a systematic basis over its remaining useful life. The impairment loss is reviewed on every subsequent balance sheet date. An impairment loss is reversed if there is an increase in the recoverable amount of the asset. In such a case, the carrying amount of the asset shall be increased to its recoverable amount. The increase is also the reversal of earlier impairment loss. However, the increased carrying amount cannot exceed the carrying amount that would have been determined had no impairment loss been recognized for the asset in prior years. The key features for impairment accounting are depicted in Figure 9.5.

Figure 9.5 Impairment of Asset

Summary Expenses incurred for day­to­day operations are called operating expenses and are charged to the profit and loss statement, whereas expenses which are expected to benefit the enterprise over more than one accounting period are capitalized. Fixed assets are expected to provide benefit over long period of time. Assets having physical substance are called tangible assets; assets without

physical substance are called intangible assets. Fixed assets may either be acquired or self­constructed. Acquired assets are capitalized at the sum of all costs that are necessary to be incurred to bring the asset to its intended use. Even the interest on borrowed funds upto the date of putting the asset to its intended use is capitalized. Self­constructed assets are capitalized at the cost directly attributable to the specific asset plus a fair share of construction activities in general. Internal profits are eliminated. Cost of a fixed asset is systematically apportioned over its useful life. Such an apportionment is called depreciation for tangible assets, amortization for intangible assets and depletion for natural resources. Depreciation charges depend upon cost of a fixed asset, estimated useful life, estimated residual value and method of depreciation. In the straight line method, depreciation charges remain same period after period, whereas in accelerated methods higher depreciation is charged in the initial years. Written down value method and sum­of­years­digits method are accelerated methods. Companies Act, 2013, prescribes the maximum useful life and residual value for different categories os assets. For tax computation only WDV method is permitted at prescribed rates for different blocks of assets. Small value items are charged off to profit and loss statement in the year of purchase. Any change in method of depreciation is treated as change in accounting policy. The impact of the change needs to be quantified and disclosed separately. The change is affected prospectively Impairment in the value of the asset, that is, recoverable amount falling below the carrying amount is charged as an impairment loss in the profit and loss statement, and the carrying amount of the asset is reduced. Depreciation charges are transferred to the profit and loss statement. In the balance sheet the gross book value, accumulated depreciation and net book value are disclosed. Assets without physical substance are recorded as intangible assets if the cost can be measured reliably and the enterprise will enjoy the future economic benefits.

Self­generated goodwill and brands are not recognized. However, acquired goodwill and brands are recorded at their cost of acquisition. Intangible assets are amortized over their useful life. Intangible assets with infinite life are not amortized but are tested for impairment annually. Goodwill is recorded only in amalgamation as the excess of purchase consideration over the net assets taken over. Expenses incurred during research phase are charged to the statement of profit and loss, whereas expense during development phase can be capitalized. If it is not possible to distinguish research phase from the development phase, expenses incurred will be treated as having incurred on research and charged to the statement of profit and loss. Similar treatment is given to website cost as well.

Assignment Questions 1.  ‘All expenses necessary to be incurred to bring the asset to its intended use are capitalized’. Explain with suitable examples. 2.  Differentiate between: 1.  Operating expenses and capital expenses 2.  Tangible and intangible assets 3.  Depreciation, depletion and amortization 4.  Repair and improvement 5.  Finance lease and operating lease 3.  Do you agree with the following statements? Give reasons. 1.  A company may follow different methods and rates of depreciation for financial accounting and tax accounting. 2.  Fixed assets are normally shown at their historical cost less accumulated depreciation. 3.  Depreciation is a source of cash for replacement of assets. 4.  How is straight line method different from written down value method? 5.  How is the cost model different from revaluation model for the subsequent measurement of PPE? 6.  Briefly explain the accounting for revaluation of an item of PPE. 7.  How is impairment different from depreciation? 8.  ‘Depreciation is a non­cash expense’. Explain. 9.  How are self­generated intangible assets—brand and goodwill—accounted for? 10.  What is the treatment of expenditure incurred on property, plant and equipment

subsequent to its initial capitalization?

Problems 1.  Ascertaining the cost of an asset and capital work­in­progress: High Fashions Limited is a recognized export house. In the month of January 2017, it imported a highly sophisticated embroidery machine from US at a cost of $ 200,000. At the time of import, the prevailing exchange rate was $ = ₹ 65. The company incurred an amount of ₹ 100,000 towards freight and insurance during transit. The import attracted import duty at the rate of 20%. The machine was transported to the factory building at an additional cost of ₹ 20,000 towards local transportation. Expenses towards installation came to ₹ 30,000. The installation was completed on 31st March 2017. The test runs were conducted during April 2017. During the test run company spent a further sum of ₹ 25,000. After successful test run the machine was put to commercial use. 1.  How would the amounts spent upto 31st March 2017 impact the balance sheet as on that date and the statement of profit and loss for the year ended on that date? 2.  When and at what value the machine should be capitalized? 2.  Straight line method of depreciation: Satluj Cements Limited purchased a machine costing ₹ 15 million. As per suppliers warranty, the physical life of the machine is estimated to be eight years. However, the management would like to replace the machine after five years. At that time, the machine is expected to fetch a residual value of ₹ 5 million. 1.  What will be the annual depreciation if the company follows the straight line method of charging depreciation? 2.  How will the asset and depreciation appear in the second year’s balance sheet and profit and loss statement of Satluj Cements Limited after acquisition of the machine? 3.  Written down value method: Assume that Satluj Cements Limited charges depreciation on the written down value method basis and the rate of depreciation being 20% per annum. 1.  Prepare the depreciation schedule for the above machine over its useful life. 2.  Pass the necessary journal entries in the books of Satluj Cements Limited. 3.  How will the machine appear in the balance sheet after three years of acquisition? 4.  SOYD method: Prepare the depreciation schedule for Satluj Limited using SOYD method. 1.  Compare the depreciation schedule of SOYD with WDV and SLM.

2.  Why are WDV and SOYD methods called accelerated methods of depreciation? 5.  Exchange of assets: Fast Track Limited is a provider of cab services in New Delhi. The company purchased a new car with a list price of ₹ 800,000 in exchange of an old car and cash consideration of ₹ 680,000. The old car was purchased four years back at a cost of ₹ 500,000 and the accumulated depreciation of the same is ₹ 400,000. The company recently received a bid for the old car at ₹ 90,000. At what value should the new car be capitalized? 6.  Financial accounting versus tax accounting: Aar Dee Limited bought a machine for ₹ 600,000. The management estimates a useful life of 10 years for the machine after which it can be sold for ₹ 30,000. For accounting purposes, the company charges depreciation on SLM basis. Whereas for tax purposes the machine is eligible for depreciation at 25% on WDV basis. 1.  Prepare the depreciation schedule for financial accounting as well as tax accounting? 2.  How would the depreciation charge cause difference between taxable income and reported profit in each of these years? 7.  Disposal of assets: A­One Industries follows financial year as its accounting period. On 1st December 2013, the company bought five computers for a total consideration of ₹ 500,000. The company estimates the useful life of the computers to be four years with negligible residual value. The company charges depreciation on a SLM basis. In the year of acquisition and disposal proportionate depreciation is charged. On 15th January 2015, the hard disk of one of the computer became corrupted beyond repairs and accordingly the computer was disposed of for ₹ 30,000. The company sold two of the computers on 31st July 2016 for ₹ 80,000. The other two computers are still in working condition. 1.  Prepare the depreciation schedule for the years 2013–14 to 2016–17 2.  Pass the necessary journal entries in the books of A­One Industries. 3.  How would the remaining two computers appear in the balance sheet of the company on 31st March 2017? 8.  Asset partially funded by government grant: Pure Copper Limited bought pollution control equipments costing ₹ 30 million. As per the scheme of the government, to promote use of pollution control devices, 40% of the cost of the equipment is given as a grant. The equipment is estimated to have a useful life of three years will nil residual value. The company follows straight line method of charging depreciation. 1.  How will the acquisition be initially recorded?

2.  How will the equipment and grant appear in the first balance sheet after acquiring the equipment? 3.  What will be the impact of government grant in the profit and loss account? 9.  Revision of estimated useful life: Clarity Printers Limited bought a printing press on 1st April 2008 at a cost of ₹ 3 million. The management estimated the useful life of the press to be 10 years with a residual value of ₹ 200,000. The machine was depreciated using SLM till 2016–17. On 1st April 2017, based upon a technical review of the press, the management incurred a cost of ₹ 500,000 for overhauling the press. It is estimated that after overhauling, the press, will be useful for another five years and will have a residual value of ₹ 100,000. 1.  How will the cost of overhauling be treated? 2.  What will be the revised annual depreciation? 10.  Change in method of depreciation: Please refer to the Problem 2 above. After depreciating the machine for three years using SLM, in the fourth year Satluj Cements decided to change the method of depreciation to WDV at 20% per annum. How will the change affect the profit and loss statement and balance sheet of the company? 11.  Recognition of goodwill on amalgamation: Italian Ceramics Limited acquired Sonia Tiles Limited for a purchase consideration of ₹ 20 million. The fair value of assets and liabilities taken over are as follows: 

1.  Ascertain the value of goodwill to be recorded in the above transaction. 2.  How will the goodwill amount be treated in the books of Italian Ceramics Limited?

Solutions to Problems 1.  1.  As the machine is not ready for use by 31st March 2017, the amount spent will be shown as capital work­in­progress in the balance sheet under the heading fixed assets. There will be no impact in the profit and loss statement for the year ended 31st March 2017, as depreciation will commence only after the machine is ready for its intended use. 2.  As all the expenses incurred were necessary to be incurred to bring the

machine to its intended use, all of them will be added to find the capitalized value of the machine. Accordingly, the machine will be capitalized at ₹ 14,975,000 as follows:

2.   

Cost of the machine (Cost)

₹ 15 million

Estimated useful life (Life)

5 years

Estimated residual value (RV)

₹ 5 million

Annual depreciation

₹ 2 million

In the second year profit and loss account, depreciation of ₹ 5 million will appear as an expense. In the balance sheet the machine will appear on the asset side as follows:

3.  1.   

Cost

₹ 15 million

Rate of depreciation 20%

Depreciation Schedule

c. In the third year profit and loss statement, depreciation of ₹ 1.92 million will appear as an expense. In the balance sheet, the machine will appear on the asset side as follows: 

4.   

SOYD

N × (N + 1)/2 15

Depreciable Amount Cost − RV

₹ 10 million

Depreciation Schedule Using SOYD

5.  The capitalized value of the new car will be as follows:

Cash consideration

₹ 680,000

Fair market value of old car given up ₹ 90,000 Total

₹ 770,000

6.  The new car will be capitalized at ₹ 770,000

Cost of the machine

₹ 600,000

Residual value

₹ 30,000

Useful life

10 years

Depreciation for income tax 25% WDV

In the first four years, depreciation for income tax purposes on WDV is higher as compared to depreciation for financial accounting purposes on SLM. Accordingly, the taxable income in the first four years will be lower than the reported profit. In subsequent years, the taxable income will be higher than the reported profit. 7.  1.   

Cost

₹ 500,000

Useful life

4 years

Annual depreciation per machine ₹ 25,000

Sale price

30,000

Book value at the time of disposal 71,875 Gain/(Loss) on disposal

80,000 66,667

(41,875) 13,333

In the balance sheet as on 31st March 2017, only the remaining two computers will appear on the asset side with a gross value of ₹ 200,000 and accumulated depreciation of ₹ 166,667 as follows:

Tangible Assets

(Amount in ₹)

Property, plant and equipment

200,000

Less: Accumulated depreciation 166,667 Net block

33,333

8.  1.  The equipment will be capitalized at ₹ 30 million and at the same time the grant of ₹ 12 million will be recorded as a deferred income to be apportioned over the life of the asset. 2.  Property, plant and equipment

Pollution control equipment

₹ 30 million

Less: Accumulated depreciation ₹ 10 million Net Block

₹ 20 million

Liabilities side

Government grant

₹ 12 million

Less: Transferred to profit and loss statement ₹ 4 million ₹ 8 million

3.  Statement of Profit and loss

Depreciation (1/3rd of ₹ 30 million)

₹ 10 million

Less: Transferred from deferred income ₹ 4 million ₹ 6 million

9.  1.  The cost of overhauling is resulting in extending the useful life of the asset and hence will be capitalized by adding to the net book value. 2.  Annual depreciation from 2008–09 till 2016–17 = (₹ 3,000,000 ­ ₹ 200,000)/10 = ₹ 280,000 Accumulated depreciation as on 31st March 2017 = ₹ 280,000 × 9 = ₹ 2,520,000 Net book value of the press on 31st March 2017 = ₹ 3,000,000 ­ ₹ 2,520,000 = ₹ 480,000 Add: Overhauling cost capitalized = ₹ 500,000 Revised book value = ₹ 980,000 Revised estimated remaining life = five years Revised annual depreciation = (₹ 980,000 ­ ₹ 100,000)/5 = ₹ 176,000 10.  The change in method of depreciation would be recognized prospectively. The carried amount of the machinery will be depreciated as per the new method. At

the end of the third year, the carried amount of the machine is ₹ 9 million (₹ 15 million less depreciation for three years @ ₹ 2 million per annum on straight line basis). From the fourth year onwards, the machine will be depreciated @ 20% on WDV basis. In the fourth year, the statement of profit and loss will be charged by ₹ 1.8 million being 20% of ₹ 9 million. In the balance sheet at the end of the fourth year, the machinery will be included in the property, plant and equipment at ₹ 7.2 million (Gross amount ₹ 15 million less accumulated depreciation ₹ 7.8 million). 11.  1.   

Fair value of assets

₹ 22.4 million

Fair value of liabilities ₹ 4.5 million Net assets

₹ 17.9 million

Goodwill = Purchase consideration ­ Net assets Goodwill = ₹ 20 million ­ ₹ 17.9 million = ₹ 2.1 million 2.  The goodwill amount will appear in the balance sheet under the heading non­current assets.It will be annually tested for impairment.

Try It Yourself 1.  Capital expenses versus operating expenses: Sam Limited incurred the following expenditure during the year 2016–17. Please state whether each of them should be treated as operating expenses for the year or capitalized as an asset. 1.  A calculator was purchased for office use for ₹ 400. 2.  Incurred ₹ 50,000 towards repair of a machine which had a major breakdown. 3.  Incurred ₹ 675,000 for overhauling a second hand machine recently purchased. 4.  A FMCG company sponsored a cricket series incurring ₹ 50 million towards the sponsorship fees. It is expected that it will enhance the brand value of the company. 5.  Paid ₹ 1 million to an author for buying the copyrights of his new book. 6.  Paid ₹ 100,000 towards insurance of a new machine while it was being

transported to the factory premises for installation. 7.  Incurred ₹ 700,000 for replacing a major part that has become faulty. It is expected that the new part will also result in increasing the capacity of the machine by 20%. 8.  Expenses incurred by a pharmaceutical company on research activities. 2.  Acquisition cost of an asset: King Kong Limited acquired a piece of land for setting up a factory for ₹ 50 million on 1st October 2016. It took a loan of ₹ 30 million from the State Bank of India at 10% for this purpose, the balance being met from internal resources. It also incurred 1% of the cost of land towards commission to the real estate agent and 5% towards the registration fees. The earlier owner has defaulted on payment of property tax and the same was also paid by the company amounting to ₹ 50,000. It incurred ₹ 1 million towards clearing and fencing of the land. The construction of factory premises commenced on 1st January 2017 and completed on 31st December 2017. The company repaid the loan to the State Bank of India on 31st March 2018. You are required to determine the cost at which the land will be capitalized in the books of King Kong Limited. 3.  Different methods of depreciation: M P Precision Limited bought equipment for ₹ 14.50 million. The company estimates that the useful life of the equipment is 10 years with a residual value of ₹ 2.5 million. 1.  Prepare the depreciation schedule of the equipment using straight line method (SLM) of depreciation. 2.  Assuming that the equipment is eligible for claiming depreciation at 40% per annum on written down value (WDV) basis. Calculate depreciation for tax accounting purposes. 3.  What will be the impact of reported profit vis­à­vis taxable income? 4.  Change in estimated useful life: Hind Alloy Limited follows straight line method of depreciation for plant and machinery. The company charges proportionate depreciation in the year of acquisition. It bought a machine for ₹ 5 million on 1st October 2015. The machine was expected to have a useful life of eight years with residual value of ₹ 500,000. Due to the technological changes, on 1st April 2017 the company decided to revise the remaining useful life to four years. You are required to compute depreciation charges for the financial years 2016, 2017 and 2018. 5.  Goodwill on acquisition: Sona Software Limited acquired Mona Hardware Limited for a cash consideration of ₹ 300 million. The fair value of assets and liabilities taken over are as follows: 

1.  Ascertain the value of goodwill to be recorded in the above transaction. 2.  How will the goodwill amount be treated in the books of Sona Software Limited?

Cases Case 9.1: HCL Technologies Limited—Accounting Policy relating to Property, Plant and Equipment HCL Technologies Limited is a leading IT solution provider company with operations is 32 countries and 116,000 employees. The global revenue of the company exceeded USD 7.2 billion. HCL Technologies provides solutions built around digital, IoT, cloud, automation, cybersecurity, analytics, infrastructure management and engineering services. The carrying amount of property, plant and equipment (PPE) increased from ₹ 2,762.90 crore as on 31st March 2016 to ₹ 3,126.45 crore as on 31st March 2017. During the same period, the capital work­in­progress declined from ₹ 582.12 crore to ₹ 410.53 crore. Details of the PPE as provided in Note 3 to the balance sheet are reproduced below:

Some of key accounting policies relating to accounting for property, plant and equipment of the company are: Property, plant and equipment are stated at cost less accumulated depreciation and impairment losses, if any. Cost comprises the purchase price and directly attributable cost of bringing the asset to its working condition for its intended use. Any trade discounts and rebates are deducted in arriving at the purchase price. The company identifies and determines separate useful lives for each major component of the property, plant and equipment if they have a useful life that is materially different from that of the asset as a whole. Subsequent expenditure related to an item of property, plant and equipment is added to its book value only if it increases the future benefits from the existing asset beyond its previously assessed standard or period of performance. All other expenses on existing property, plant and equipment, including day­to­day repairs, maintenance expenditure and cost of replacing parts, are charged to the statement of profit and loss for the year during which such expenses are incurred. Gains or losses arising from de­recognition of assets are measured as the difference between the net disposal proceeds and the carrying amount of the asset and are recognized in the statement of profit and loss when the asset is derecognized. Property, plant and equipment under construction and cost of assets not ready for

use at the year­end are disclosed as capital work­in­progress. Depreciation on property, plant and equipment is provided on the straight line method over their estimated useful lives, as determined by the management. Depreciation is charged on a pro­rata basis for assets purchased/sold during the year. The management’s estimates of the useful lives of various assets for computing depreciation are as follows:

Asset description

Asset life (in years)

Buildings

20

Plant and equipment (including air conditioners and

10

electrical installations) Office equipment’s

5

Computers

4–5

Furniture and fixtures

7

Vehicles—owned

5

Vehicles–leased

Leasehold–improvements

Over the period of lease or 5 years, whichever is lower. Over the lease period or useful life of the asset, whichever is lower.

The useful lives as given above best represent the period over which the management expects to use these assets, based on technical assessment. The estimated useful lives for these assets are therefore different from the useful lives prescribed under Part C of Schedule II of the Companies Act, 2013. The residual values, useful lives and methods of depreciation of property, plant and equipment are reviewed at the end of each financial year and adjusted prospectively, if appropriate. Borrowing costs directly attributable to the acquisition, construction or production of an asset that necessarily takes a substantial period of time to get ready for its intended use or sale are capitalized as part of the cost of the asset.

Intangible assets and property, plant and equipment are evaluated for recoverability whenever events or changes in circumstances indicate that their carrying amounts may not be recoverable. If such assets are considered to be impaired, the impairment to be recognized in the statement of profit and loss is measured by the amount by which the carrying value of the asset exceeds the estimated recoverable amount of the asset.

Questions for Discussion 1.  Explain the expression capital work­in­progress. Why is there a decline in the carrying amount of the same? 2.  The company is using cost model for the subsequent measurement of PPE. How is it different from the revaluation model? 3.  State the principle for the initial measurement of PPE. What costs are included in the initial measurement? 4.  What is the treatment of subsequent expenditure on property, plant and equipment? 5.  How is depreciation different from impairment? 6.  Why are the borrowing costs capitalized? Case 9.2: Biocon Limited—Accounting Policy relating to Intangible Assets Biocon Limited is India’s largest and fully­integrated biopharmaceutical company that develops, manufactures and supplies advanced, life­saving biopharmaceuticals for diabetes, cancer and autoimmune conditions at price points that make them affordable and thus accessible. The company has built world­class R&D competence and capability on the back of robust infrastructure and a talent pool that has extensive global product development experience. R&D’s core strategy is based on integrated discovery, stage­gated approach to development, core disease area expertise (autoimmune and inflammation, oncology and diabetes), and a first­rate scientific advisory board.

3

Research and Development Expenditure on research activities is recognized in statement of profit and loss as incurred. Development expenditure is capitalized as part of the cost of the resulting intangible asset only if the expenditure can be measured reliably, the product or process is

technically and commercially feasible, future economic benefits are probable, and the company intends to and have sufficient resources to complete development and to use or sell the asset. Otherwise, it is recognized in statement of profit and loss as incurred. Subsequent to initial recognition, the asset is measured at cost less accumulated amortization and any accumulated impairment losses. Others Other intangible assets are initially measured at cost. Subsequently, such intangible assets are measured at cost less accumulated amortization and any accumulated impairment losses. Subsequent Expenditure Subsequent expenditure is capitalized only when it increases the future economic benefits embodied in the specific asset to which it relates. All other expenditure, including expenditure on internally generated goodwill and brands, is recognized in statement of profit and loss as incurred. Amortisation Goodwill is not amortized and is tested for impairment annually. Other intangible assets are amortized on a straight line basis over the estimated useful life as follows: Computer software 3–5 years Marketing and manufacturing rights 5–10 years Customer related intangibles 5 years Amortization method, useful lives and residual values are reviewed at the end of each financial year and adjusted, if appropriate.

Questions for Discussion 1.  Biocon Limited is not capitalizing expenditure on research but development expenditure is capitalized. Explain the reasons. 2.  Briefly explain the accounting policy of Biocon relating to the initial and subsequent measurement of intangible assets. 3.  How is the amortization of goodwill by Biocon Limited different from amortization of other intangible assets?

4

Case 9.3: GE Shipping Limited—Accounting for Impairment

4

GE Shipping is the largest shipping company in private sector in India. As on 31st March 2009, it had 39 ships in its fleet with a total tonnage of 2,881,624. The company reviews the carrying amounts of tangible and intangible assets each balance sheet date to determine whether there is any indication of impairment. If any such indication exists, the assets’ recoverable amounts are estimated in order to determine the extent of impairment loss, if any. An impairment loss is recognized whenever the carrying amount of an asset exceeds its recoverable amount. The impairment loss, if any, is recognized in the statement of profit and loss in the period in which impairment takes place. Where an impairment loss subsequently reverses, the carrying amount of the asset is increased to the revised estimate of its recoverable amount, however, subject to the increased carrying amount not exceeding the carrying amount that would have been determined (net of amortization of depreciation) had no impairment loss been recognized for the asset in prior accounting periods. During the year 2008–09, the company recognized an impairment of ₹ 70 crore in respect of one dry bulk carrier in accordance with Accounting Standard (AS) 28 consequent to a sharp fall in the recoverable value of the said asset. In the opinion of the management, the book value of this asset, after correcting for the impairment recognized is aligned closer to the current market price and also broadly reflected the earnings expectations from it. For the year 2008–09, the company charged depreciation of ₹ 348.48 crore and in addition impairment loss of ₹ 70 crore as aforesaid was provided for.

Questions for Discussion 1.  What is the purpose behind impairment of assets? How is impairment different from depreciation? 2.  What are factors GE Shipping Limited might have considered to arrive at the figure of impairment loss? 3.  What is the impact of impairment loss on the profit and loss statement and balance sheet of the company? 4.  Assume that on the next balance sheet date the management estimates that the carrying amount of the vessel in question has increased by ₹ 60 crore. What will be the impact of such reassessment?

Case 9.4: Patni Computers Limited—Goodwill on Acquisition Patni Computers Limited, a leading company in IT sector in India, is engaged in consulting, software development and business process outsourcing. It has grown organically and also through acquisition route. It acquired business and assets of LOI, a European telecommunications consulting services company on 2nd July 2007. The company believes that through this acquisition it will strengthen its presence in communication and media practice through consultancy services on IT initiatives. The purchase price of ₹ 349,099 (including direct expenses of ₹ 34,419) was paid in cash. The company allocated the purchase price to the acquired assets as per management’s estimates and independent valuation of fair values as follows:

(₹ in Thousands) Intangible assets Customer contracts and non­contractual customer relationships

55,625

Intellectual property rights

32,075

Total

87,700

Goodwill

261,399

Total purchase price

349,099

The company made another acquisition on 23rd July 2007. Patni USA acquired 100% equity in Tatatec Development Corporation. Tatatec is a leading consulting company in the life sciences industry providing integrated business, information technology and regulatory compliance products and services. The acquisition is expected to enhance Patni’s market specific services and provide additional capability to support the growing and diverse requirements of the life sciences market. The purchase price of ₹ 638,342 (including direct acquisition related expenses of ₹ 17,331), was paid in cash. The company allocated the purchase price net of cash acquired of ₹ 115,770 to the acquired assets and assumed liabilities as follows:

(₹ in Thousands) Net current assets

102,953

Deferred tax asset

37,478

Property, plant and equipment 3,442 Goodwill

378,699

Total purchase price

522,572

Questions for Discussion 1.  Can a company capitalize self­generated goodwill? 2.  What does ‘goodwill’ represent on acquisition? 3.  A large part of the purchase consideration in the above cases has been allocated towards ‘goodwill’. How do you ensure that these allocations are objectively done? 4.  What will be the impact of these transactions in the financial statements of Patni Computers Limited? Case 9.5: Pantaloon Retail (India) Limited—Self­generated Brand Pantaloon Retail (India) Limited is the leading retailer of India operating through multiple retail formats. The company was incorporated in the year 1987 and went public during 1992 through its maiden initial public offer (IPO). Over a period of time, the company has established itself in Indian retail market both in value segment and in lifestyle segment. The company closes its accounts on 30th June every year. During the year 1999–2000, the company carried out an exercise for valuation of its brand. In the notes to accounts the company stated that ‘the company based on the valuation report by an independent valuer has valued its brands at ₹ 11,770.0 lakh as at 30th June 2000. Accordingly, the brands have been shown in the fixed assets and credited the capital reserve. Since the expenditure in the earlier year and current year has been incurred towards brand building shown under the head deferred revenue expenditure, the balance amount of ₹ 11,71.25 lakh has been adjusted against capital reserve account.’ The summarized balance sheets as on 30th June 1999 and 2000 are given as follows:

The ICAI issued AS 26 ‘Intangible Assets’ with effect from 1st April 2003. AS 26 inter­ alia provided that ‘Internally generated brands, mastheads, publishing titles, customer lists and items similar in substance should not be recognized as intangible assets’. Ind AS 38 also prohibits capitalization of internally generated brands, etc. The company it its accounts for the year 2003–04 stated that ‘in terms of AS­26 “Accounting for Intangible Assets” issued by the Institute of Chartered Accountants of India, self­generated brands cannot be capitalized. Accordingly, in compliance with AS­ 26 the brands of ₹ 11,770.00 lakh have been eliminated with a corresponding debit of ₹ 10,598.75 lakh to the capital reserves and ₹ 11,71.25 lakh to the balance of Revenue Reserves’. The impact of the above on the summarized balance sheets as on 30th June 2003 and 2004 is given as follows:

Questions for Discussion 1.  Identify the impact of recognizing the brand value on the balance sheet as on 30th June 2000. 2.  Identify the impact of writing­off the brand value on the balance sheet as on 30th June 2004. 3.  How do you justify the AS 26 and Ind AS 38 prohibiting recognition of internally generated brands? 4.  How is accounting for internally generated brands different from acquired brand?

Endnotes 1.  Ind AS 8, ‘Accounting Policies, Accounting Estimates and Errors’. 2.  ICAI: Ind AS 38—Intangible Assets 3.  Official website of the company www.biocon.com 4.  Annual Report of GE Shipping Limited for the year 2008–09

10

History

Topics

Accounting for Investments

Tutorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: Highlights Settings Support

Understand issues involved in accounting and reporting of investments.

Classify investments into different categories. Account for fair value changes in different categories of investments.

Sign Out

Understand the impact of investment accounting on financial statements of an entity. Appreciate the requirements of Ind AS 109 and Ind AS 28 relating to investments.

10.1 INTRODUCTION

An entity may invest in the financial instruments (e.g., shares and debentures) issued by another entity. These investments are not made for the purpose of manufacturing, administrative or marketing activities of the investors. Investment may be made with the intention to earn periodic income (dividend or interest) and/or to benefit from the appreciation in the value of these investments. Alternatively, these investments are for further business objectives, for example, investment made in a subsidiary or in joint venture. As we would discuss, the initial and subsequent measurement of investment is dependent upon the intended purpose for which it has been made. 10.2.CLASSIFICATION OF INVESTMENTS

As discussed in the Chapter 6, investments are classified as current and non­current based upon the intended time horizon. Current investments are intended by the company to be sold within twelve months or within the company’s operating cycle. This also includes investments which have a remaining maturity of less than twelve months or within the company’s operating cycle. All other investments are classified as non­ current. Investments (both current and non­current) are required to be further classified as: Investments in equity instruments Investment in preference shares Investments in government or trust securities Investments in debentures or bonds Investments in mutual funds Investments in partnership firms Other investments (specify nature) Under each of the above­mentioned category, investments made in subsidiaries, associates, joint ventures, or structured entities are separately identified. The aggregate amount of quoted investments (with market value) and unquoted investments are also required to be disclosed. For subsequent measurement, investments are required to be classified based upon the entity’s business model for managing the investment and the contractual cash flow characteristics of the investment. As per Ind AS 109, investments are classified as: Subsequently measured at amortized cost (AC). Subsequently measured at fair value through other comprehensive income (FVTOCI). Subsequently measured at fair value through profit or loss (FVTPL). The business model test considers the intention behind the investment—to collect contractual cash flows till maturity or to sell prior to maturity or both. The cash flow characteristics test considers the type of the instrument—certain interest and repayment of principal or not. The above classification does not apply to the interest in associates and joint ventures that are accounted for using the equity method discussed later in this chapter.

10.2.1 Measured at Amortized Cost For an investment to be classified in this category, the following conditions need to be satisfied: 1.  Investment are held within a business model whose objective is to collect contractual cash flows. 2.  Contractual terms of the financial asset give rise on (specified dates) to cash flows that are solely payments of principal and interest on the principal amount outstanding. Investment in debt instruments which give rise to certain cash flows on specified dates, with the intention to hold them till maturity, will be classified in this category.

10.2.2 Measured at Fair Value Through Other Comprehensive Income For an investment to be classified as FVTOCI, the following conditions need to be satisfied: 1.  Investment are held within a business model whose objective is to collect contractual cash flows and sell financial assets. 2.  Contractual terms of the financial asset give rise, on specified dates, to cash flows that are solely payments of principal and interest on the principal amount outstanding. Investment in debt instruments which give rise to certain cash flows on specified dates with the intention to collect contractual cash flows and sell them before maturity to meet certain cash flow requirements will be classified as FVTOCI.

10.2.3 Measured at Fair Value ThroughProfit or Loss (FVTPL) An investments which is neither classified as AC nor FVTOCI as aforesaid will be classified as measured at fair value through profit or loss (FVTPL). Investment in equity instruments will get classified under this category as it fails to meet the cash flow characteristics test.  

Figure 10.1 Classification of Debt Instruments An entity may make an irrevocable election at initial recognition for particular investments in equity instruments that would otherwise be measured at fair value through profit or loss to present subsequent changes in fair value in other comprehensive income. Likewise, an entity may make an irrevocable election at initial recognition to designate a particular investment as ‘measured at fair value through profit or loss.’ Such option is irrevocable and can be made if doing so eliminates or significantly reduces a measurement or recognition inconsistency. The classification of debt instruments based upon the above discussion is presented in Figure 10.1. In general, debt instruments that are intended to be held till maturity to collect contractual cash flows will be classified as ‘to be measured at amortized cost’. Debt instruments that are held for collecting contractual cash flows and by selling them before maturity will be classified as ‘to be measured at fair value through other comprehensive income’. Other debt instruments (which are held for trading or are irrevocably designated as such) will be classified as ‘to be measured through profit or loss’. The classification of equity instruments is presented in Figure 10.2.  

Figure 10.2 Classification of Equity Instruments Equity does not generate contractual cash flows, and hence, fail the cash flow characteristics test. Therefore, equity instruments are classified as ‘to be measured through profit or loss’. However, at the time of the initial recognition, an entity may decide irrevocably to designate such investments as FVTOCI. Once the option to treat equity investments as FVTOCI is taken, it cannot be subsequently changed. Equity investment held for trading are not allowed to be designated as FVTOCI, and therefore, they would always be treated as FVTPL. ■ Illustration 10.1

Classify the following investments as ‘to be measured at amortized cost’, ‘to be measured at fair value through OCI’ or ‘to be measured at fair value through profit or loss’. 1.  Investment made in 1,000 equity shares of an unlisted company. 2.  Investment made in government securities with the intention to collect contractual cash flows. 3.  Investment made in the equity shares of a listed company. The shares are regularly traded, but the company has no intention of trading. 4.  Investment made in corporate debentures which are unlisted. 5.  Investments made in a 10 years bond. The company intends to sell these bonds after three years to raise money for replacement of a machine. 6.  Investments made in a 10 years bond to be held till maturity. However, the company may sell them if there is a significant decline in the market interest rate. 7.  Investment made in listed corporate debentures with the intention to trade. Solution: 1.  To be measured at fair value through profit or loss, unless the company makes an

irrevocable election to classify them as at fair value through OCI. 2.  To be measured at the amortized cost as the intention is to collect contractual cash flows. 3.  To be measured at fair value through profit or loss, unless the company makes an irrevocable election to classify them as at fair value through OCI. 4.  To be measured at the amortized cost as the intention is to collect contractual cash flows. 5.  To be measured at the fair value through OCI as the intention is to collect the contractual cash flows and selling the debentures. 6.  To be measured at the amortized cost as the intention is to collect contractual cash flows. 7.  To be measured at the fair value through profit or loss as the objective is trading. 10.3 MEASUREMENT

In this section, we will discuss the initial and subsequent measurement of investments classified as above.

10.3.1 Initial Measurement Investments are initially measured at their fair value plus direct acquisition costs. Transactions costs that are directly attributable to the acquisition of investments are included. For example, registration and other regulatory fees, advisory fees to legal, accounting and other professionals, printing costs and stamp duties. Transaction costs are, however, not considered in the case of FVTPL investments.

10.3.2 Subsequent Measurement Investments, after initial recognition, are measured based upon their classification. Investments that are classified as ‘measured at amortized cost’ are tested for impairment. The gain or loss on fair value measurement is recognized either in OCI or profit and loss, depending upon its classification. Table 10.1 summarizes rules for subsequent measurement.  

Table 10.1 Subsequent Measurement of Investments

10.3.3 Reclassification An entity may subsequently reclassify investments from one category to another. Such a reclassification is permitted only if there is a change in the business model for managing its investments. For example, a portfolio which was earlier intended to be held till maturity (and hence measured at amortized cost) may be converted to trading portfolio (and hence measured at fair value through profit or loss). If there is a change in the business model, all the affected investments shall be reclassified. Reclassification will apply prospectively from the reclassification date, and therefore, previously recognized gains or losses (including impairment) will not be restated. Table 10.2 summarizes the impact of reclassification.   Table 10.2 Impact of Reclassification of Investments

■ Illustration 10.2

How would you treat the following reclassification of investments consequent upon change in the business model of an entity? 1.  Investment at amortized cost (₹30 million) to be reclassified as FVTPL. The fair value on the date of reclassification is ₹32 million. 2.  Investment at FVTPL (₹35 million) to be reclassified as amortized cost. 3.  Investment at amortized cost (₹30 million) to be reclassified as FVTOCI. The fair value on the date of reclassification is ₹28 million. 4.  Investment at FVTOCI (₹35 million) to be reclassified as amortized cost. Accumulated gain, previously recognized in OCI as a part of other equity, amounts to ₹4 million. 5.  Investment at FVTPL (₹35 million) to be reclassified as FVTOCI. 6.  Investment at FVTOCI (₹35 million) to be reclassified as FVTPL. Accumulated loss, previously recognized in OCI as a part of other equity, amounts to ₹6 million Solution 1.  Investment will be shown at ₹32 million, i.e., the fair value on the date of reclassification. The gain of ₹2 million will be recognized in profit or loss. 2.  The fair value on the reclassification date, i.e., ₹35 million will be the new carrying amount of the investment. 3.  Investment will be shown at ₹28 million, i.e., the fair value on the date of reclassification. The loss of ₹2 million will be recognized in OCI. 4.  The fair value on the reclassification date, i.e., ₹35 million will be the new carrying amount of the investment. Accumulated gain in other equity (₹4 million) will be adjusted from the fair value, as a result, the investment will be measured at there classification date at ₹31 million, as if it had always been measured at amortized cost.

5.  No change. The investment will continue to appear at the fair value, i.e., ₹35 million. 6.  No change. The investment will continue to appear at the fair value, i.e., ₹35 million. Accumulated loss of ₹6 million will be reclassified from other equity to profit or loss as a reclassification adjustment.

10.3.4 Derecognition An investment is derecognized when the contractual rights to the cash flows from the investment expire or the rights to receive the contractual cash flows are transferred. On derecognition of an investment, the difference between the carrying amount and consideration received will be recognized in profit or loss. When an investment measured at FVTOCI is derecognized, the cumulative gain or loss previously recognized in OCI is reclassified from other equity to profit or loss as a reclassification adjustment. 10.4 INVESTMENT IN SUBSIDIARIES, ASSOCIATES AND JOINT VENTURE

Ind AS 28 defines an associate as an entity over which the investor has significant influence. The power to participate in the financial and operating policy decisions of the investee is indication of significant influence. Control or joint control over these policies is not a requisite condition for being an associate. In case of a joint venture, parties have joint control over the investee. Decisions about the relevant activities require the unanimous consent of the parties sharing control. The parties having joint control also have rights to the net assets of the arrangement. Subsidiary is an entity that is controlled by another entity due to voting rights, contractual rights, etc. (see Chapter 13 for details). In the separate financial statements, Ind AS, 27 permits investments in subsidiaries, joint ventures and associates to be either accounted for at cost or in accordance with the classification prescribed under Ind AS, 109. The entity shall apply the same accounting for each category of investments.

Summary Investments are classified in the balance sheet as current and non­current. Ind AS 109 requires investments to be classified as ‘measured at cost’, ‘measured at fair value through other comprehensive income’ or ‘measured at fair value through profit or loss’. The classification is based upon the business model and cash flow

characteristics of the investment. Investments are initially recognized at their fair value plus transaction cost. In case of FVTPL transactions costs are not considered. Investments measured at amortized cost are tested for impairment if there are indications for the same. Investments may be reclassified from one class to another only if there is a change in the business model. Upon derecognition, the difference between the carrying amount and consideration received will be recognized in profit or loss. In the separate financial statements, investment in subsidiaries, associates and joint ventures is either accounted at cost or as per Ind AS 109.

Assignment Questions 1.  Briefly explain the classification of investments as per Ind AS, 109. 2.  What is the impact of subsequent measurement of investments on the financial statements of a company. 3.  Is it possible to reclassify an investment from one class to another? What would be the impact of such reclassification on carrying amount and profit or loss.

Problems 1.  Investment classification: PQR Limited invested ₹10 million in government bonds with coupon rate of 8% and maturity of 10 years. After one year, the fair value of the bonds has increased to ₹10.5 million. How would you classify the bonds and treat the increase in fair value if: 1.  The bonds are intended to be held for trading. 2.  The bond will be held till maturity. 3.  The company intends to sell the bonds only if the bond price significantly appreciates. 4.  The company intends to sell the bonds after three years to raise cash for replacement of a machine. 2.  Treatment of fair value changes: ABC Limited invested ₹2 million in the equity shares of another company. The current market price of the investment is ₹1.7 million due to a fall in market. What are the options available to ABC Limited to classify these investments? How would you treat the fall in the market price

under these alternatives. 3.  Reclassification: Finvest Limited investments in corporate bonds amounting to ₹12 million. These investments were classified as FVTOCI in line with the business model of the company. With the change in the business model, the company would like to reclassify these investments. The carrying amount of this investment is ₹11 million and accumulated loss previously recognized in OCI as a part of other equity amounts to ₹1 million. What would be the impact of such reclassification in the following cases: 1.  Reclassify to ‘measured at amortized cost’. 2.  Reclassify to FVTPL.

Solutions to Problems 1.  The classification of investments and treatment of fair value gain will be decided by the business model test and cash flow characteristics test as provided in Ind AS 109. Accordingly: 1.  Investment would be classified as FVTPL. The fair value gain would be recognized in profit or loss. 2.  Investments would be classified as ‘measured at amortized cost’. The fair value gain would be ignored. 3.  Investments would be classified as ‘measured at amortized cost’. The fair value gain would be ignored. 4.  Investment would be classified as FVTOCI. The fair value gain would be recognized in OCI. 2.  ABL Limited has two alternatives to classify equity investments: 1.  FVTPL 2.  FVTOCI—For this option, the company has to irrevocably designate these investments in this category. If the investment is for trading, this option is not available. If ABC Limited irrevocably decides to classify these investments as FVTOCI, the fair value loss of ₹0.3 million will be recognized in OCI and accumulate in other equity. If ABC Limited does not use this option, investment will be classified as FVTPL and the fair value loss of ₹0.3 million will be recognized in profit or loss. 3.  The reclassification is permitted if there is a change in the business model. The impact of the reclassification would be: 1.  The accumulated loss of ₹1 million will be adjusted against the carrying amount of the investment and the carrying amount will increase to 12 million, as if these investments had always been measured at amortized

cost. 2.  No change. The investment will continue to appear at the fair value, i.e., ₹11 million. Accumulated loss of ₹1 million will be reclassified from other equity to profit or loss as a reclassification adjustment.

Try It Yourself 1.  Investment classification: Super Invest Limited invested ₹15 million in government bonds with coupon rate of 8% and maturity of five years. After one year, the fair value of the bonds has declined to ₹1 million. How would you classify the bonds and treat the increase in fair value if: 1.  The bonds are intended to be held for trading. 2.  The bond will be held till maturity. 3.  The company intends to sell the bonds only if the bond price significantly appreciates. 4.  The company intends to sell the bonds after three years to raise cash for expansion project. 2.  Classification of equity investment: Starfin Limited invested ₹1 million in the equity shares in the stock market. The management wants this investment to be measured at amortized cost as this is intended to be held for long­term. Please advise options available to the company for classification. 3.  Reclassification: XXX Investment Limited invested ₹10 million in corporate bonds. These investments were classified as FVTPL in line with the business model of the company. With the change in the business model, the company would like to reclassify these investments. The carrying amount of these bonds currently is ₹11 million. What would be the impact of such reclassification in the following cases: 1.  Reclassify to ‘measured at amortized cost’. 2.  Reclassify to FVTOCI. 4.  Reclassification of investments: YYY Investment Limited invested ₹6 million in corporate bonds. These investments were initially classified as ‘measured at the amortized cost’ in line with the business model of the company. With the change in the business model, the company would like to reclassify these investments. The fair value these bonds is ₹6.4 million. What would be the impact of such reclassification in the following cases: 1.  Reclassify to FVTPL. 2.  Reclassify to FVTOCI. 5.  Derecognition of investments: Pee Cee Limited sold some of its investments for a consideration of ₹40,00,000. These investments were purchased at

₹32,00,000 and initially were classified as FVTOCI. The carrying amount of this investment is ₹38,00,000 million and the cumulative gain previously recognized in the OCI amounted to ₹6,00,000. What would be the impact of this sale on financial statements of the company?

Cases Case 10.1: Investment Classification by Hero Moto Corp Limited Hero Moto Corp Ltd. (Formerly Hero Honda Motors Ltd.) is the world’s largest manufacturer of two­wheelers, based in India. In 2001, the company had achieved the coveted position of being the largest two­wheeler manufacturing company in India and also the ‘World No.1’ two­wheeler company in terms of unit volume sales in a calendar year. Hero Moto Corp Ltd. continues to maintain this position till date. It derives its income from manufacturing and sale of motorcycles. The company invests its surplus cash primarily in mutual funds and bonds & debentures. The company has invested in subsidiaries and associate companies for business purposes. As on 31st March 2017, the carrying amounts of current and non­ current investments was reported at 4,540.85 crore and 1,349.00 crore, respectively. The break­up of these investments is given below:  

During the year 2016–17, the other income relating to investments, recognized by the company in the statement of profit and loss, included:  

Questions for Discussion 1.  How are current investments different from non­current investments? 2.  Hero Motocorp Limited has classified its investments in bonds and debentures as ‘measured at amortized cost’, whereas investment in mutual funds is classified as ‘measured at fair value through profit or loss’. What are the conditions to be met for such classification? 3.  Why is the investment in subsidiaries and associates carried at cost? How would you treat impairment in their value, if any? 4.  The company has carried its equity investment at fair value through profit or loss. Is it possible to classify equity investments as FVTOCI? 5.  Is it possible for the company to reclassify its investment in bonds/debentures to FVTPL? If yes, how would it impact the financial statements of the company?

11

istory

opics

Cash Flow Statement

utorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: ighlights ettings Support Sign Out

Appreciate the need and objectives for cash flow statement.

Differentiate between cash flow from operating activities, financing activities and investing activities. Prepare cash flow statement from the given information. Analyze the information conveyed by the cash flow statement of companies. Identify and apply key requirements of Ind AS 7 relating to cash flow statements.

11.1 INTRODUCTION

The balance sheet and the profit and loss statement provide useful information about the financial health of a business enterprise. The former provides us information about the sources (liabilities) and application (assets) of funds at the end of the accounting year, whereas the latter is a summary of income earned and expenses incurred during the accounting year. As the profit and loss statement is based upon the accrual principle and matching principle, it does not tell us about the cash generated by the enterprise during the year. Likewise, the balance sheet is a summary of assets and liabilities at the end of the year. It does not inform the user about the sources and uses of cash during the accounting year. Cash is generated and used by an enterprise through operating activities, investing activities as well as financing activities. The purpose of cash flow

statement is to provide information about inflows and outflows of cash from operating activities, investing activities and financing activities during the year at one place. Cash flow statement, when read with the other two financial statements, helps the users in better assessment of financial health of an organization by highlighting the ability of the enterprise to generate cash. ‘Historical cash flow information is often used as an 1

indicator of the amount, timing and certainty of future cash flows.’  As cash flows are not dependent upon the accounting methods and estimates used, the position depicted by cash flow statement is often seen as more objective. As a number of economic decisions like lending and investing are taken on the basis of cash flow estimates, cash flow statement provides a better basis to estimate the future cash flows of an enterprise.  

Ind AS 7: Objective of Cash Flow Statement: Information about the cash flow of an enterprise is useful in providing users of financial statements with a basis to assess the ability of the enterprise to generate cash and cash equivalents and the needs of the enterprise to utilize those cash flows.

11.1.1 What is Cash? For the purpose of preparing cash flow statement the expression, cash, is used in a wider sense. Cash flows are inflows and outflows of cash and equivalents. Cash includes cash in hand and demand deposits. Cash equivalents are short­term investments that can be quickly converted into cash without any significant risk of change in value. Cash equivalents are held as a substitute to cash and not as investments. For example, deposits held with banks for short duration, investment in money market instruments, like treasury bills, debt mutual funds, etc., will qualify as cash equivalents. However, investment in equity shares or equity mutual fund though highly liquid is not considered as cash equivalents since there is significant risk of change in value even in short­term. Investment in preference shares which are maturing shortly (generally within the next three months) for a known amount of cash would qualify as cash equivalents. Bank over drafts which are repayable on demand form integral part of an entity’s cash management, bank over drafts are included as a component of cash and cash equivalents.  

Ind AS 7: Cash Equivalents are shortterm, highly liquid investments that are readily convertible into known amount of cash and which are subject to an insignificant risk of change in value.

It is important to note that short­term investments that are classified as cash equivalents are excluded from cash flows. Therefore, investment of surplus cash in long­term investments will be shown as a cash flow on account of investing activities, however investment in short­term instruments (considered as cash equivalents) will be treated as an integral part of cash management rather that as an investing activity. ■ Illustration 11.1

Which of the following will be treated as cash and cash equivalents? 1.  Balance in the current account with State Bank of India. 2.  Investment in the shares of a subsidiary company. 3.  Investment in 10 year government bonds maturing after two months. 4.  Investment in equity mutual funds. 5.  Fixed deposits with Canara Bank maturing after one year. Out of the above only (a) and (c) will be classified as cash and cash equivalents as they are readily convertible into cash without any significant risk of change in value. Investment in shares of a subsidiary company (b) and fixed deposit (e) above are long­term investments and hence are not treated as cash equivalents. Whereas investment in equity mutual fund (d) above though can readily be converted into cash, but it carries significant risk of change in value and hence is not treated as cash equivalents. 11.2 CASH FLOW STATEMENT

The balance sheet contains a summary of the assets and liabilities held by a business enterprise at the end of the accounting period. Cash and cash equivalents are also shown as a part of the assets. By comparing the cash and cash equivalents as shown in the current year’s balance sheet with the immediately previous year’s balance sheet, we can ascertain the net increase or decrease in cash. The increase or decrease in cash between two balance sheets is the combined result of various activities carried on by the enterprise during the year. The cash flow statement aims at explaining the reasons for increase or decrease in the cash and cash equivalents between two Balance Sheet dates. For a better understanding of the sources and uses of cash, they are classified into three headings as follows:

1.  Cash flow from operating activities: Sources and uses of cash from the main revenue generating activities of the business. Conversely, any cash flow that is not occurring on account of investing activities or financing activities will be shown under this head. 2.  Cash flow from investing activities: Sources and uses of cash for acquiring or disposing off long­term assets and investments. This will also include the reward generated from financial investments like dividend or interest received. 3.  Cash flow from financing activities: Sources and uses of cash relating to means of financing. Cash flows arising from raising funds as well as repayments are included in this heading. Cash flow towards servicing of various sources of funds; for example, interest or dividend paid are also considered financing cash flows. The net cash flows from (1) to (3) above is equal to the change in cash or cash equivalents between the two balance sheets. The relationship is depicted in Figure 11.1. Thus, while preparing the cash flow statement, we start by comparing the cash and cash equivalents in the two successive balance sheets to obtain the net increase or decrease. The net increase or decrease is then explained under the three categories of activities as described earlier. To illustrate, the summary of cash flows in respect of Torrent Power Limited in given in Table 11.1. The net increase or decrease in cash between the two balance sheet dates is fully explained with reference to the cash flows under the three categories. During the year 2015–16, Torrent Power Limited generated ₹ 2,501.60 crore from its operating activities but used ₹ 913.15 crore in the investing activities. It also used a net amount of ₹ 2,125.76 crore in financing activities resulting in a net decrease in cash balance by ₹ 537.31 crore. Similarly, during 2016–17, the company generated cash flow of ₹ 2,370.37 crore from its operating activities and utilized ₹ 1,941.11 crore in investing activities and ₹ 642.45 crore in financing activities resulting in a net decline in cash balance by ₹213.19crore.  

Figure 11.1 Relationship Between Cash Flow and Cash Balance in the Balance Sheet   Table 11.1 Summarized Cash Flow Statement of Torrent Power Limited

Source: Annual report of Torrent Power Limited for the year 2016–17 ■ Illustration 11.2

As on 31st March 2017, the cash and cash equivalents of Muscles Power Limited stood at ₹ 945 million as compared to ₹ 1,014 million in the previous year’s balance sheet. During the year, the company generated a net cash flow of ₹ 844 million from its operating activities and used a net amount of ₹ 1,235 million towards investing activities. What are the net cash flows from financing activities?

Change in cash and cash equivalents

( ₹ in Million)

Balance at the end of the year

945

Less: Balance in the beginning of the year

1014

Net decrease in cash and cash equivalents

(69)

The sum of cash flow under three heading should be equal to ₹ 69 million.

Cash flow from (Operating activities + Investing activities + Financing activities) = Net change in cash and cash equivalents ₹ 844 − ₹ 1235 + Financing activities = −₹ 69 million −₹ 391 + Financing activities = −₹ 69 million; solving the equation Cash flow from financing activities = ₹ 322 million. The company raised a net cash flow of ₹ 322 million from financing activities during the year. The three categories of cash flows are discussed in detail in the subsequent paragraphs. 11.3 CASH FLOW FROM OPERATING ACTIVITIES

Operating activities are the main revenue generating activities of a business. The cash generated by a business enterprise from operating activities is a key indicator of its ability to meet its cash requirements for various purposes. If the enterprise generates strong cash flows under this head, it will have sufficient resources to pay dividend, acquire assets and reduce dependence on external sources of finance. This category includes receipts arising from cash sales, collection from customers and also payments to the suppliers of goods and services, payment of various expenses like salaries to employee, rent and other operating expenses. Cash receipts and payments towards premiums and claims, annuities and other policy benefits by an insurance company and cash receipts and payments from contracts held for dealing or trading purposes would also be treated as cash flow from operating activities.  

Ind AS 7: Operating activities are the principal revenue­producing activities of the enterprise and other activities that are not investing or financing activities.

Primarily this information is derived from the profit and loss statement. However, as the profit and loss statement is based upon accrual basis, suitable adjustments are made to convert those numbers to cash flows. For example, if sales during the year amounted to ₹ 150 million out of which ₹ 30 million are yet to be collected from the customers, the profit and loss statement will show ₹ 150 million as income using accrual principle, whereas in cash flow statement, we will show only ₹ 120 million as cash flow. As the profit and loss statement also relates to operation of the enterprise during an accounting period, the key information regarding cash flow from operating activities can be obtained from the profit and loss statement for the year. However, there are key differences between the two as detailed below: Profit and loss statement is prepared using accrual principle, both for revenue as well as expenses. Hence, revenue or expenses once accrued are recorded irrespective whether received or paid or not. In cash flow statement actual inflow or outflow is recorded. Due to matching concept followed in preparing profit and loss statement a number of non­cash expenses are recorded. For example, depreciation and amortization of assets, provisions for retirement benefits, etc. As there is no cash outflow involved, these non­cash expenses are not considered while arriving at cash flow from operating activities. Likewise, in the profit and loss statement we consider material consumed as a part of the expense, after adjusting for change in stock, whereas for cash flow from operating activities material purchased may be more relevant. Profit and loss statement also includes income and expenses which are not of operating nature but are either result of financing activities or investing activities. For example, interest or dividends received on investments are included in the profit and loss statement as other income but the same being in the nature of investing activities are not included in the cash flow from operating activities. Likewise, interest paid on loans though included in the profit and loss statement as an expense, is not considered in cash flow from operating activities being related to financing activities.

There are two alternative methods for ascertaining cash flow from operating activities— direct method and indirect method. In the direct method, major classes of gross cash receipts and gross cash payments are disclosed. In the indirect method, profit or loss is adjusted for the effects of transactions of a non­cash nature, any deferrals or accruals of past or future operating cash receipts or payments, and items of income or expense associated with investing or financing cash flows. Ind AS 7 permits use of either of the methods. However, enterprises are encouraged to use direct method as it provides information which may be useful in estimating future cash flows and which is not available under the indirect method.   Table 11.2 Cash Flow from Operating Activities—Direct Method

11.3.1 Direct Method In this approach, gross receipts and payments on account of operating activities are presented. The difference between receipts and payments is taken as the net cash from operating activities. Under this method, the cash flow from operating activities may be presented as given in Table 11.2. The direct method excludes non­cash expenses, non­operating expenses (interest paid) and non­operating income (interest or dividends received, profit on sale of assets or investments). It also removes the effect of accrual basis of accounting by only considering actual receipts and payments rather that income accrued and expenses incurred. The direct method is easier to understand for the reader but may require more efforts for the business enterprise to prepare it. ■ Illustration 11.3

From the given profit and loss statement and additional information from the balance sheet, ascertain the cash flow from operating activities for Samurai Toys Limited for the year 2016–17 using the direct method.   Profit and Loss Statement for the Year Ended 31st March 2017

Additional Information The company paid ₹ 8 crore towards taxes during the year. The following details were extracted from the balance sheet of the company.  

Solution  

Notes 1.  Interest earned and interest & finance charges are ignored as they are non­ operating income and non­operating expense, respectively. 2.  Depreciation and amrortization has been ignored being non­cash expense. 3.  Sale revenue has been adjusted for trade receivables (₹ 168.75 – ₹ 30.43 + ₹ 39.77). 4.  Material consumed has been adjusted for inventory and trade payables (₹ 67.47 + ₹ 55.15 + ₹ 43.24 – ₹ 20.45 + ₹ 26.89). 5.  Administrative and marketing expenses has been adjusted for outstanding expenses (₹ 37.89 – ₹ 11.34 + ₹ 7.75) assuming that other current liabilities are towards outstanding expenses. 6.  Tax paid during the year has been taken as the outflow.

11.3.2 Indirect Method In this method, we start with the profit or loss figure from the profit and loss statement and make suitable adjustments to arrive at the cash flow from operating activities. The adjustments are made to remove the effect of: Non­cash expenses: Depreciation, amortization and provisions. Non­operating income and expenses: Interest expenses, profit or loss on sale of assets or investments, interest or dividend earned. Accrual basis of accounting: Increase or decrease in trade receivables, prepaid expenses, inventories, trade payables, outstanding expenses, etc. To illustrate the cash flow from operating activities for Maruti Suzuki Limited year 2016–17 and 2015–16 is presented in Table 11.3.  

2

 for the

Table 11.3 Cash Flow from Operating Activities for Maruti Suzuki Limited

The above adjustments have been discussed in detail as follows:

Non-cash Expenses and Incomes

Non­cash expenses like depreciation and amortization, provisions for doubtful debts, provisions for retirement benefits, unrealized foreign exchange losses are added back to the profits. As they do not involve cash outflow. Likewise, incomes and gains included in the profit and loss statement which are not earned in cash, for example, provisions no longer required, unrealized gains on foreign exchange are deducted from the profit to arrive at the cash flow from operating activities. Since they have been considered while arriving at the profits, their effect is removed by deducting them from the profit figures.  

Non­cash expenses and losses are added back to profit whereas non­cash incomes and gains are subtracted to arrive at cash flow from operating activities.

Non-operating Income or Expenses Any income and gain or expense and loss considered in profit or loss statement arising from activities which are either financing or investing in nature need to be eliminated. Accordingly, non­operating incomes, for example, interest earned, dividend income, profit on sale of assets or investments are deducted from profits to arrive at cash flow from operating activities. Likewise, non­operating expenses or losses, for example, interest expense, loss on sale of assets or investments are added back to profit to ascertain cash flow from operating activities.  

Non­operating expenses and losses are added back to profit whereas non­ operating incomes and gains are subtracted to arrive at cash flow from operating activities.

Increase or Decrease in Trade Receivables In the profit and loss statement revenue is recorded on accrual basis irrespective whether received or not, whereas in cash flow statement the focus is on actual cash received from customers. The cash received from customers during a year may also

include collection in respect of credit sales of the previous year. Similarly collection in respect of current year’s sale may actually take place in the next period. Accordingly, cash collected from customers during an accounting period may be given by Equation 11.1:  

By rearranging Equation 11.1, we can arrive at Equation 11.2:  

Any increase in trade receivables represents blockage of funds and the same in deducted from profits to arrive at cash flows, whereas decease in trade receivables results in release of funds and hence in added to profits to arrive at cash flow from operating activities. To illustrate, the sales of a business enterprise for the year is ₹ 230 million. The trade receivables in the beginning of the year (last year’s balance sheet) were ₹ 83 million, whereas trade receivables outstanding at the end of the year (current year’s balance sheet) are ₹ 97 million. There is an increase in Trade receivables by ₹ 14 million. Though in the profit and loss statement, sales has been taken at ₹ 230 million the actual collection from customers is only ₹ 216 million ( ₹ 83 million + ₹ 230 million − ₹ 97 million). While arriving at cash flow from operating activities, an amount of ₹ 14 million will be deducted as increase in trade receivables. However, if the trade receivables at the end of the year amounted to ₹ 60 million only, that is, a decrease in trade receivables by ₹ 23 million, the actual collection from customers is ₹ 253 million ( ₹ 83 million + ₹ 230 million – ₹ 60 million). While arriving at cash flow from operating activities an amount of ₹ 23 million will be added as decrease in trade receivables.

Increase or Decrease in Inventories As discussed in the Chapter 8, the cost of goods sold is arrived at by using Equation 11.3:  

This may also be represented in Equation 11.4.  

In the profit and loss statement, we consider the cost of goods sold by making adjustments for change in inventories. However for cash flow purposes, the effect of inventory adjustment needs to be eliminated. Accordingly, any increase in inventories between two balance sheets (representing additional blockage of cash) is deducted, whereas any decrease in inventories is added to profits to arrive at cash flow from operating activities.  

Increase in inventories is deducted whereas decrease in inventories is added to profit to arrive at cash flow from operating activities.

To illustrate, the goods purchased during the year amounted to ₹ 430 million, out of which goods costing ₹ 138 million are unsold at the end of the year (current year balance sheet) compared to ₹ 89 million of opening stock (last year’s balance sheet). Though the company has spent ₹ 430 towards purchases, the profit and loss statement will show only ₹ 381 million ( ₹ 89 million + ₹ 430 million – ₹ 138 million) as cost of goods sold. To negate the effect of increase in inventory, an amount of ₹ 49 million will be deducted from profit to arrive at cash flow from operating activities. However, if the ending inventory amounted to ₹ 53 million (i.e., a decrease of ₹ 36 million compared to the beginning inventory) the decrease will be added to profits to arrive at cash flow from operating activities.

Increase or Decrease in Current Liabilities While accounting for expenses in the profit and loss statement, we follow accrual principle, that is, expenses are recorded when incurred irrespective when paid. Whereas for cash flow statement we are concerned about actual cash flow. Accordingly, the effect of accrual on expense accounting needs to be eliminated.

To illustrate, the profit and loss statement shows employee cost of ₹ 879 million. In the beginning of the year (last year’s balance sheet) ₹ 34 million was outstanding towards salaries and at the end of the current year (current year’s balance sheet) salaries of ₹ 45 million are yet to be paid. The actual payment during the year towards employee cost amounts to ₹ 868 million ( ₹ 34 + ₹ 879 − ₹ 45). Accordingly, while arriving at cash flow from operating activities, a sum of ₹ 11 million ( ₹ 45 million − ₹ 34 million) will be added towards increase in current liabilities. Assuming if the current outstanding is only ₹ 15 million, the actual outflow towards employee cost is ₹ 898 million ( ₹ 34 + ₹ 879 − ₹ 15). In such a case, ₹ 19 million will be deducted from profits towards decrease in current liabilities.  

Increase in current liabilities is added whereas decrease in current liabilities isdeducted from profit to arrive at cash flow from operating activities.

Taxes on Income Any cash flow towards taxes on income is usually considered as operating cash flow and is required to be disclosed separately as operating activities. However, if the cash flow can be specifically identified with investing or financing activities, it needs to be classified under suitable head. By default, tax on income is considered as a part of operating activities. Based upon the above discussion cash flow from operating activities using indirect method may be presented as given in Table 11.4.  

Table 11.4 Cash Flow from Operating Activities—Indirect Method

■ Illustration 11.4

From the information given in Illustration 11.3, ascertain the cash flow from operating activities for Samurai Toys Limited for the year 2016–17 using indirect method.  

Cash Flow from Operating Activities of Samurai Limited for 2016–17

11.4 CASH FLOW FROM INVESTING ACTIVITIES

This category includes cash inflows and outflows relating to acquisition and disposal of fixed assets and investments. As discussed earlier, short­term investments which are included in cash equivalents are not considered as a part of investing activities. While reporting cash flow under this head focus is on cash inflows and outflows. Thus, assets acquired for non­cash considerations are not included in the cash flows. In respect of assets or investments disposed off, it is the gross consideration received that is included in the cash inflow rather that gain or loss on disposal of the asset. By comparing the gross fixed assets, capital work in progress and investments (other than cash equivalents) in the current year’s balance sheet with the previous year, basic information about investing activities can be obtained.  

Ind AS 7: Investing activities are the acquisition and disposal of longterm assets and other investments not included in cash equivalents.

The following cash flows are usually reported under this category: Outflows: Payments for acquiring fixed assets—tangible and intangible, payments for acquiring shares, debentures and other financial instruments (excluding those

classified as cash equivalents), loans and advances given to third parties, capitalized development costs and self­constructed property, plant and equipment. Inflows: Receipts from disposal of fixed assets and sale of share, bonds, debentures and other financial instruments and receipts on account of repayment of loans and advances. Interest and dividends received are also reported as cash inflows from investing activities. It may, however, be noted that an entity which is primarily engaged in purchase and sale or otherwise dealing in securities, these cash flows constitute its operating activities. In such a case, cash flows from such transactions will be reported as cash flow from operating activities. Likewise, a finance company engaged in the business of giving loans and advances and other form of lending will classify such cash outflows as operating activities and not as investing activities. Cash flow from Investing Activities for Maruti Suzuki Limited for the year 2016–17 and 2015–16 is given in Table 11.5.   Table 11.5 Cash flow from Investing Activities for Maruti Suzuki Limited

Source: Annual Report of Maruti Suzuki Limited for the year 2016–17 ■ Illustration 11.5

How will the following transactions be recorded while presenting cash flow from investing activities?

1.  Asset with an original cost of ₹ 12 million and accumulated depreciation of ₹ 9.5 million is sold for ₹ 1 million in cash. 2.  Amount spent on construction of a factory building during the year is ₹ 30 million. 3.  Machinery bought for ₹ 10 million. Consideration paid by issuing one million equity shares of ₹ 10 each. 4.  Investment made in short­term investments (considered as cash equivalents) amounting to ₹ 2 million. 5.  Loans given by ABC Finance Limited engaged in the business of lending amounting to ₹ 120 million. Interest received on these loans amounted to ₹ 13.5 million. Solution: 1.  Sale consideration of ₹ 1 million will be included as a cash inflow from investing activities. 2.  Amount spent on construction of a factory building during the year amounting to ₹ 30 million will be shown as an outflow towards investing activities. 3.  As no cash flow in involved, it will not appear in the cash flow from investing activities. It will appear elsewhere as a footnote. 4.  As the investment made has been included in cash equivalents, it will not be shown in the cash flow from investing activities. 5.  As giving loans is the principal revenue generating activity of ABC Finance Limited, cash flows towards giving loans and interest received on such loans will be shown under operating activities and not under investing activities. 11.5 CASH FLOWS FROM FINANCING ACTIVITIES

Financing activities relate to the sources of financing used by a business enterprise, both share capital as well as borrowings. The sources of funds raised also need to be serviced by payment of interest, dividends and also by repayment of principal. By comparing the shareholders’ funds and borrowed funds in the current year’s balance sheet with the previous year, basic idea about the movement in sources of funds can be obtained. However, if the change has happened without involving cash, the same will not be a subject matter of cash flow statement. For example, if some assets have been acquired by issue of shares, increase in capital will not be reported as a financing activity. Likewise, conversion of convertible debentures into equity will change the composition of sources of funds in the balance sheet but will have no cash flow effect.  

Ind AS 7: Financing activities are the activities that result in the change in size and composition of owners’ capital (Including preference share capital in case of a company) and borrowings of the enterprise.

The following cash flows are usually reported under this category: Inflows: Proceeds from issue of shares (equity as well as preference), bonds, debentures and other similar instruments and long­ and short­term borrowings. If these instruments have been issued at a premium, the premium received is also a part of the cash inflows. Outflows: Repayment of loans, payment towards redemption of bonds, debentures, preference shares and other similar instruments. Payments made towards interest on loans and debentures, dividends paid (both equity and preference shares) as well as dividend distribution tax paid during the year will also be reported as cash outflow from financing activities. However, in case of a financial enterprise (e.g., bank) interest paid will be classified as an operating activity. Cash payments by a lessee for the reduction of the outstanding liability relating to a finance lease will also be classified under this head. The financing activities are often supplementary to the operating and investing activities. If the enterprise on a net basis has used cash for operating activities and investing activities, i.e., net cash flow from operating and investing activities is negative, it may have to raise funds either through equity or borrowings. In such a case, net cash flow from financing activities will be positive (net inflow). If, however, cash flow from operating activities is positive and is large enough to meet the funds requirements for investing activities, there is no need to resort to financing and in such a cash flow from financing activities will be negative representing servicing of sources of funds. Cash flow from financing activities for Maruti Suzuki Limited for the year 2016–17 and 2015–16 is given in Table 11.6.  

Table 11.6 Cash Flow from Financing Activities for Maruti Suzuki Limited

Source: Annual report of Maruti Suzuki Limited for the year 2016–17 ■ Illustration 11.6

How will the following transactions be recorded while presenting cash flow from financing activities? 1.  Issue of 10 million equity shares of the face value ₹ 10 each at a premium of ₹ 40 each. Issue expenses amounted to ₹ 10 million. 2.  Debentures issued five years back with a face value of ₹ 100 crore are converted into one crore equity shares of the face value ₹ 10 each at a conversion price of ₹ 100 each during the year. 3.  Fresh loan taken during the year from SBI amounting to ₹ 430 million. Earlier loan of ₹ 280 million repaid during the year. The net increase in loan from SBI amounts to ₹ 150 million. 4.  Debentures of face value ₹ 50 crore redeemed during the year at a premium of 10%. 5.  Company bought back two million shares from the market at ₹ 120 per share. 6.  10 million equity shares of ₹ 10 each issued as bonus shares to existing shareholders. Solution: 1.  The issue proceeds of ₹ 500 million (including premium) will be shown as cash inflows, whereas issue expenses of ₹ 10 million will be cash outflow under financing activities. 2.  Conversion of debentures into equity has no cash flow implications. It will not

appear in the cash flow statement rather will be mentioned as notes to accounts. 3.  Fresh loan taken during the year from SBI amounting to ₹ 430 million will be shown as a cash inflow and repayment of earlier loan of ₹ 280 million as an outflow under cash flow from financing activities. The inflows and outflows are shown on gross basis rather than on net basis. 4.  Redemption amount paid ( ₹ 50 crore plus premium ₹ 5 crore) will appear as cash outflow from financing activities. 5.  Amount paid towards buy­back of shares aggregating to ₹ 240 million is cash outflow from financing activities. 6.  As bonus shares are issued without consideration, it will not appear in the cash flow statement. 11.6 SPECIAL POINTS

In this section, we will discuss certain special situations with reference to cash flow statement.

11.6.1 Non-cash Transactions A number of investing and financing activities may not involve any cash inflow or outflow. Such transactions do have an impact on the composition and values of assets and liabilities in the balance sheet but do not have any cash effect. As no cash flow in involved they are not included in cash flow statement. However, such non­cash transactions are reported separately in the annual report. Some of the non­cash transactions are stated as follows: 1.  Conversion of debentures or preference shares into equity 2.  Issue of bonus shares 3.  Splitting shares of higher face value to lower face value 4.  Acquisition of assets by issuing debentures 5.  Acquisition of another enterprise by issue of shares

11.6.2 Foreign Currency Cash Flows Cash flows in foreign currency are reported by converting the same in the reporting currency by applying the appropriate exchange rate prevailing on the date of the transaction. Cash and cash equivalents held in foreign currency are also converted in the reporting currency. Any unrealized gain or loss due to changes in the foreign exchange rates do not involve any cash flow and hence not reported in the cash flow statement. However, the effect of changes in exchange rates on cash and cash

equivalents held in a foreign currency is reported separately in order to reconcile cash and cash equivalents at the beginning and end of the period.

11.6.3 Change In Ownership Interest Cash flows arising from obtaining or losing control of subsidiaries or other businesses shall be presented separately and classified a sinvesting activities.

11.6.4 Reporting Cash Flows On Net Basis Major classes of cash receipts and cash payments arising from investing and financing activities are generally reported on gross basis. For example, an entity might have taken a fresh long­term loan of ₹ 100 million and repaid another long­term loan of ₹ 60 million during the year with a net addition of ₹ 40 million to long­term loan. This will be presented as inflow of ₹ 100 million and outflow of ₹ 60 million under cash flow from financing activities rather than a net cash inflow of ₹ 40 million. However, certain cash flows arising from operating, investing or financing activities may be reported on a net basis. For example, cash receipts and payments on behalf of customers when the cash flows reflect the activities of the customer rather than those of the entity and cash receipts and payments for items in which the turnover is quick, the amounts are large and the maturities are short. In case of a financial institution, the following cash flows may be reported on a net basis: 1.  Cash receipts and payments for the acceptance and repayment of deposits with a fixed maturity date. 2.  The placement of deposits with and withdrawal of deposits from other financial in stitutions. 3.  Cash advances and loans made to customers and the repayment of those advances and loans. 11.7 CASH FLOWS AT DIFFERENT STAGES OF LIFE CYCLE

The composition of cash flow for enterprises at different stages of life cycle may differ significantly. Start­up and initial stage: A start­up will have negative or low cash flow from operating activities as the operations have just commenced. As the enterprise is in the process of creating or acquiring non­current assets and facilities, cash flow from investing activities is likely to be significantly negative. To meet the cash needs of

operating and investing activities, the enterprise has to resort to raising funds and resultant positive cash flows from financing activities. After some time once operations stabilize, cash flow from operating activities may turn positive, requirement of funds for investing activities also slows down and therefore financing activities will also come down significantly. Maturity stage: Once operating activities of the enterprise start generating significant cash flows, it will use these positive cash flows to meet its limited requirements for investing activities. The enterprise will use the surplus cash flow to pay interest on borrowed funds, dividend on equity and also for repayment of principal. At this stage, cash flow from financing activities will be negative. Expansion stage: If the enterprise decides to undertake a major expansion (by expanding capacities, modernization of facilities or by acquisition), cash flow from investing activities will turn negative. Cash flow from operating activities though positive may not be sufficient to meet the cash needed for investing activities. The enterprise has to go for another round of funding either by borrowings or issuance of shares, bonds, debentures or similar instrument resulting is a positive cash flow from financing activities. Cash rich: In case cash flows from operating activities far exceed the cash needed for investing activities, the enterprise may decide to use the excess cash for rewarding the shareholders by paying special dividends, repaying its loans to acquire zero debt status and also for buy­back of shares. The cash flow from financing activities in such a case will be significantly negative. ■ Illustration 11.7

On the basis of information given fill the missing entries:  

The completed table is shown as follows.  

Summary

1.  Cash flow statement depicts the inflows and outflows of cash during an accounting period. It reconciles the opening balance of cash and cash equivalents with closing balance of cash and cash equivalents. 2.  Cash and cash equivalents include cash in hand, cash in banks and short­ term investments that are readily convertible into cash without any significant risk of change in value. Ind AS 7 requires bank overdraft to be shown as a part of cash and cash equivalents.

3.  Cash flows are required to be broken into three categories: cash flow from operating activities, cash flow from investing activities and cash flow from financing activities. 4.  Operating activities are the primary revenue generating activities of the business enterprise. Cash flow from operating activities may be ascertained either by following direct method or indirect method. 5.  In direct method, gross inflow and outflows are ascertained by eliminating the affect of accrual and matching principles. In indirect method, the profit figure is adjusted for non­cash expenses, non­operating expenses and incomes and also by changes in current assets and current liabilities. 6.  Taxes on income are usually considered as outflow from operating activities. However, if it could be identified with either financing or investing activities, it will be so classified. 7.  Non­cash transactions—not involving any inflow or outflow—are excluded from the cash flow statement. 8.  Cash flow statement is a useful tool is explaining the reasons for change in cash position as well as predicting the ability of a business enterprise to generate cash in future.

Assignment Questions 1.  What is the purpose of preparing cash flow statement? 2.  ‘The expression ‘‘cash’’ is used in a wider sense to include ‘‘cash equivalents’’ as well while preparing the cash flow statement’. What kinds of items are included in ‘cash equivalents’? 3.  Explain the three broad headings under which cash inflows and cash outflows are reported while preparing cash flow statement? 4.  Identify the main reasons for difference between cash flow from operating activities and reported profit for the year. 5.  Differentiate between direct and indirect method of calculating cash flow from operating activities. 6.  How do we treat the income tax paid in the cash flow statement? 7.  What are non­cash transactions? Give three examples.

Problems 1.  Cash flow from operating activities: Calculate the cash flow from operating activities on the basis of the following information using direct method and

indirect method:   Profit and Loss Statement for the Year Ended 31st December 2017

2.  Finding out the figure of loan taken and repaid: The balance sheet of Axon Limited for the year 2017 and 2016 showed the following amounts under the heading borrowed funds:  

The company took fresh long­term loans during the year amounting to ₹ 250 million. Working capital loans repaid during the year amounted to ₹ 300 million. 1.  Based upon the above information, ascertain the amount repaid towards long­term loans and fresh working capital loans taken during the year. 2.  How will you show the above cash flows under cash flow from financing activities?

3.  Finding the figure of property, plant and equipment purchased: The balance sheet of Axon Limited for the year 2017 and 2016 showed the following amounts under the heading property, plant and equipment:  

During the year, the company sold an item of PPE with original cost of ₹ 87 million and accumulated depreciation of ₹ 69.45 million for ₹ 21.50 million. 1.  Based upon the above information, ascertain the depreciation charged for the current year and also profit or loss on sale of PPE. 2.  Ascertain the cost of PPE purchased during the year. 3.  How will the depreciation and profit/loss on sale of PPE be treated while calculating cash flow from operating activities (using indirect method)? 4.  How will you show the above transactions under cash flow from investing activities? 4.  Inferring balance sheet changes from cash flow statement: The cash flow from operating activities (indirect method) in respect of A­One Batteries for the year 2017 is give as follows:  

On the basis of the information in the cash flow statement as above, please ascertain the changes that have taken place in inventories, trade receivables, trade payables and other liabilities between the last year’s balance sheet and current year’s balance sheet. 5.  Based upon the following balance sheets, prepare the cash flow statement for the year 2016–17:  

6.  Preparing cash flow statement: On the basis of the profit and loss statement for the year ended 31st March 2017, balance sheets as on 31st March 2017 and 2016 respectively, and the additional information, prepare the cash flow statement for the year 2016–17.  

Additional Information: 1.  Dividend paid during the year amounted to ₹ 60,000. 2.  Fresh loans taken during the year: ₹ 12,500. 3.  During the year a machine with an original cost of ₹ 4,000 and accumulated depreciation of ₹ 1,500 was sold for ₹ 500.

Solutions to Problems 1.    Cash Flow from Operating Activities—Direct Method

  Cash Flow from Operating Activities—Indirect Method

2.  1.  By using the relation; opening balance of loans + fresh loan taken – loan repaid = closing balance of loan; we can ascertain the fresh loan taken or repaid during the year.  

2.  Cash Flow from financing activities

 

3.  1.  Depreciation charged during the year can be calculated by using the following relationship: Opening balance of provision + Provision for depreciation for the year— provision on the PPE sold during the year = Closing balance of provision for depreciation ₹ 189.34 + Current year depreciation – ₹ 69.45 = ₹ 261.32 million Current year depreciation = ₹ 261.32 – ₹ 119.89 = ₹ 141.43 million Book value of the PPE sold = Original cost – Accumulated depreciation ₹ 87.00 – ₹ 69.45 = ₹ 17.55 million Profit on sale of PPE = Sale price – Book value ₹ 21.50 – ₹ 17.55 = ₹ 3.95 million 2.  PPE acquired during the year can be ascertained by using the following relationship; Gross Block in the beginning + PPE acquired during the year – Cost price of PPE sold = Gross Block at the end of the year. Accordingly, ₹ 734.15 + PPE acquired – ₹ 87 = ₹ 872.24 PPE acquired during the year = ₹ 872.24 – ₹ 674.15 = ₹ 225.09 3.  While calculating cash flow from operating activities (using indirect method) current year’s depreciation will be added back to profits being a non­cash expenses and profit on sales of PPE will be subtracted being a non­operating activity as follows:  

Cash flow from operating activities

4.    Cash flow from investing activities

4.  Trade receivables have decreased by ₹ 48.23 million whereas inventories have increased by ₹ 14.67 million between the two balance sheet dates. Trade payables have shown a decline of ₹ 23.44 million whereas outstanding expenses have gone up by ₹ 7.09 million in the same period. 5.  Cash Flow Statement for the year 2016–17  

It is assumed that the current investments are short­term in nature and are part of cash equivalents. 6.  Cash Flow Statement for the Year Ended 31st March 2017  

 

Working notes

Try It Yourself 1.  On the basis of information given fill the missing entries:  

Comment upon the cash flows of the respective companies. 2.  Finding the amount of tax paid: Avon Limited made a provision of ₹ 103 million towards income tax for the year 2016–17. The provision for income tax in the current year balance sheet is ₹ 108 million compared to ₹ 97 million in the last year balance sheet. Ascertain the income tax paid during the year. 3.  Cash flow from operating activities: Calculate the cash flow from operating activities on the basis of the following information using indirect method:   Profit and loss account for the year ended 31st December 2017

4.  From the following balance sheets of XYZ Limited, prepare the cash flow statement for the year ended 31st March 2018 and explain the reasons for the decline in the cash and cash equivalents:  

5.  From the following Balance Sheets and Profit and Loss Statement prepare the Cash Flow Statement for the year 2016–17  

 

 

https://avxhm.se/blogs/hill0

6.  The profit and loss statement for the year ended 31st March 2017 and the balance sheets as on 31st March 2016 and 2017 are given below. You are required to prepare the cash flow statement for the year ended 31st March 2017 and explain the main reasons for the decline in cash and cash equivalents.  

Other Information: 1.  The board of directors of the company has proposed dividend @ 20% amounting to ₹ 926 crore on which dividend distribution tax of ₹ 207 crore is payable. 2.  During the year similar dividend and distribution tax pertaining to the previous year was actually paid. 3.  Income tax actually paid during the year amounted to ₹ 889 crore. 7.  Preparation of cash flow statement: On the basis of the following information, prepare the cash flow statement for Seven Wonders Limited for the year 2016–17.

 

Additional Information: 1.  Short­term investments represent investment of short­term cash surplus in highly liquid and risk free instruments. 2.  The company issued bonus shares during the year with face value of ₹435 million to the existing shareholders. 3.  During the year the company acquired PPE for ₹4250 million. 4.  Long­term loan repaid during the year amounted to ₹1750 million. 5.  Fresh long­term investment made during the year amounted to ₹765 million. 6.  A dividend of ₹ 435 million was proposed during the year on which dividend distribution tax of ₹ 65 million is payable.

Cases Case 11.1: ‘Where has the Cash Gone’?: Cash Flow Statement of New Age Limited Mr. Know­It­All is the chairman and managing director (CMD) for New Age Limited that completed its first year of operations on 31st March 2018. Mr. Kuber is the chief financial officer (CFO) of the company. They are reviewing the financial results of the

company (balance sheet and profit and loss statement attached). The following conversation took place between them: CMD: I am happy to note that the company has made a profit of over ₹ 8 lakh in its first year of operations. Let us consider declaring a maiden dividend at 10% on equity shares. CFO: Yes sir. It had been a good first year but I am afraid that it may not be possible to declare any dividend. CMD: Why not? A 10% dividend on the equity capital of ₹ 4,400,000 would require only ₹ 440,000. We can easily afford to pay this amount out of the PAT of ₹ 875,262. CFO: Sir, I agree that we have adequate profits to pay the dividend but there is not enough cash to pay this dividend. Our cash balance is just ₹ 37,850. CMD: I do not understand your accounting jargons. If the profits earned is ₹ 875,262 then Where has the cash gone? Mr. Kuber wants your help in explaining the cash position to the CMD with the help of a cash flow statement clearly indicating cash flow from operating activities, investing activities and financing activities.  

Profit and loss statement of New Age Limited for the year ended 31st March 2018

 

Case 11.2: Analysis of Cash Flow Statement—Container Corporation of India Limited Container Corporation of India Ltd. (CONCOR) commenced operation from November 1989. It is now an undisputed market leader having the largest network of 68 inland containers depots (ICDs). In addition to providing inland transport by rail for containers, it has also expanded to cover management of ports, air cargo complexes and establishing cold­chain. Out of total 68 terminals, 13 are exportimport container depots and 17 exclusive domestic container depots and as many as 37 terminals perform the combined role of domestic as well as international terminals. The company reported profit before tax (PBT) of ₹ 1,180.61 crore and ₹ 1,307.95 crore for the year 2016–17 and 2015–16, respectively. However, the cash and cash equivalents have declined from ₹ 2,587.93 crore as on 1st April 2015 to ₹ 4,14.45 crore as on 31st March 2017. The statement of cash flow of the company for the year 2016–17 with comparative figures for the previous year is presented below:

  Statement of Cash Flow for the Year Ended 31st March 31 2017

Questions for Discussion 1.  Identify the main reasons for the decline in cash and cash equivalents in the last two years despite strong profit before tax. 2.  For the year 2015–16, the company reported profit before tax (PBT) of ₹ 1,307.95 crore. However, cash flow from operating activities was (₹ 1,045.32) crore. Identify the main reasons for the negative cash flow from operating activities during the year. 3.  In 2016–17, the company deducted interest income while calculating cash flow from operating activities and added interest received in cash flow from investing activities. Explain the reason for this treatment. 4.  For 2016–17, the company had positive adjustment in respect of trade receivables and trade payables and negative adjustment in respect of inventories in the cash flow from operating activities. Explain reasons for the same. 5.  The company has negative net cash flow from investing activities in both the years. What does it indicate? 6.  There is no cash flows (inflows or outflows) relating to borrowings or equity in the cash flow from financing activities. What does it indicate? Case 11.3: Analysis of Cash Flow Statement: Suzlon Energy Limited

Suzlon Energy Limited, founded in the year 1995, is a leading wind power company. It has presence in 21 countries in the continents of America, Asia, Australia and Europe. It has emerged as the third largest wind power supplier. The year 2009–10 proved to be a disappointing year for Suzlon as it suffered its first full year loss. The economic downturn had a significant impact on lowering demand—and therefore the relative price—of energy. During these difficult times, the company’s management of cash is depicted in the cash flow statements for the year 2008–09 and 2009–10 as follows.   Cash Flow Statement for the Year Ended 31st March

Questions for Discussion 1.  For the year 2009, the company earned a profit before tax of ₹ 432.96 crore but its cash flow from operating activities was negative (−₹ 391.17 crore). In the next year, the company suffered a loss (−₹ 799.67 crore) but the cash flow from operating activities was positive ( ₹ 2,423.62 crore). Identify the main reasons for the same. 2.  What has happened to debtors’ position in the year 2009 and 2010? 3.  Indentify and analyse major uses of cash towards investing activities. 4.  Analyse the major financing activities of Suzlon during 2009 and 2010.

Endnotes 1.  ICAI : Ind AS 7, statement of cash flows. 2.  Annual report of Maruti Suzuki Limited for the year 2016­17

Playlists

12

History

Topics

Consolidated Financial Statements

Tutorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: Highlights Settings

Appreciate the rationale behind preparation of consolidated financial statements.

Support Sign Out

Understand the basic principles and procedures in preparation of consolidated financial statements. Understand the concept of ‘minority interest’ in consolidated financial statements. Prepare consolidated financial statements. Get familiarity with the accounting and disclosure requirements under Ind AS 110 ‘Consolidated Financial Statements’ and Ind AS 28 ‘Investments in Associates and Joint Ventures’.

12.1 INTRODUCTION

A company having one or more subsidiaries is required to prepare a consolidated financial statement as per the provisions of the companies act 2013. For such companies, the annual report will have two sets of financial statements—one on a ‘standalone’ basis and the other on ‘consolidated’ basis. The need to present two set of accounts arises from the fact that these enterprises carry out a number of activities through their subsidiary companies. As the enterprise and its subsidiaries are separate entities, each of them prepares and presentsits financial statements on a standalone basis. Such financial statements reflect the results and financial position of each such

entity individually. If one wants to understand the financial results of the group (consisting of the parent enterprise and its subsidiaries) or the assets and liabilities of the group, these individual statements are not very helpful. To better appreciate the financial performance of the group as a whole for the period and its assets and liabilities at the end of the accounting period, there is a need to consolidate all these standalone financial statements. Such consolidated financial statements will show the profit or loss of the group as a single entity, assets owned by the group as well as the liabilities it owes as a group. Ind AS 110 lays down principles and procedures for preparation and presentation of consolidated financial statements.  

Ind AS 110: These (consolidated) statements are prepared by combining the financial statements of all the group entities, with a view to determine the financial status of the group as if it was one single entity.

12.1.1 Scope of Consolidation The users of financial statements are interested not only in the financial results of an enterprise but also of the group. The group for this purpose includes a parent company and its subsidiaries. The enterprise, being the parent company, needs to present its own financial statements on a standalone basis and also the financial statements of the group as a whole, aggregating the financials of the parent and its subsidiaries. The consolidated statements are in addition and not a substitute to the separate financial statements of the parent.  

Ind AS 110: Group is a parent with all its subsidiaries. Parent is an entity that controls one or more subsidiaries. Subsidiary is an entity that is controlled by another entity.

For the purpose of consolidation, a parent is an enterprise that has one or more subsidiaries. All subsidiaries—both domestic and foreign—need to be consolidated with the parent to arrive at the group’s financial performance and position.

12.2 CONCEPT OF CONTROL

The parent–subsidiary relationship exists when the latter is controlled by the former. The obligation is upon the investor to determine whether it is a parent by assessing whether it controls the investee. An investor (parent) controls an investee (subsidiary) if all the following conditions are met: Investor has power over the investee. Investor is exposed to or has right to variable returns from the investee. Investor has the ability to use its power over the investee to affect the amount of the investor’s returns. The conditions to be met to determine control of investor over investee are presented in Figure 12.1.  

Figure 12.1 Concept of Control

12.2.1 Power Power arises from rights—voting rights, contractual right, etc. An investor has power over an investee when the investor has existing rights that give it the current ability to direct the relevant activities. Relevant activities are activities that significantly affect the investee’s returns. Power arising from voting rights from shareholdings may be straightforward. Assessing power from other sources, e.g., contractual rights may be more complex.

12.2.2 Returns If the returns to the investor have the potential to vary as a result of the investee’s performance, the investor is said to be exposed to variable returns from its involvement

with the investee. The investor’s returns can be only positive, only negative or both positive and negative.

12.2.3 Link between Powers and Returns An investor controls an investee if it also has the ability to use its power to affect the investor’s returns from its involvement with the investee. 12.3 CONSOLIDATED FINANCIAL STATEMENTS

As discussed earlier, the parent company in addition to its separate financial statements also needs to provide consolidated financial statements. The consolidated statements include: Consolidated statement of profit and loss Consolidated balance sheet Consolidated cash flow statement Explanatory notes and statements forming integral part of the above statements These statements must be presented to the extent possible in the same format as used by the parent company for its separate statements. Consolidated financial statements are prepared using uniform accounting policies. If accounting policies followed by the different entities in the group are different from those used in the consolidated statements, suitable adjustments are required to be made in the financial statements while they are used for consolidation. Likewise, financial periods of the parent and subsidiaries used in the consolidated financial statements shall be the same. If the accounting period used by the subsidiary and parent is different, suitable adjustments need to be made for the effects of significant transactions and events that occur between the reporting dates of subsidiary and parent. The difference in reporting dates cannot be more than three months. If the gap is more than three months, the subsidiary has to prepare full financial statements at the parent’s year­end date. The consolidation of parent and subsidiary companies is done on a line to line basis. The similar items of income, expenses, assets and liabilities are added together to arrive at the consolidated figures. However, intra­group transactions and intra­groups balances need to be eliminated during consolidation so that the consolidated numbers represent the group as a single economic entity. 12.4 CONSOLIDATED STATEMENT OF PROFIT AND LOSS

The consolidated statement of profit and loss depicts the performance of the group as a single economic entity. It is prepared by aggregating various incomes and expenses on a line to line basis. Similar items of incomes and expenses are added together. However, two important adjustments need to be made while consolidating—firstly, intra­group transactions like sales, expenses and dividends are eliminated and secondly, the share of non­controlling shareholders in the profit of the subsidiary needs to be deducted from the consolidated profit or loss to arrive at parent’s share in subsidiary’s profit.

12.4.1 Intra-group Transactions It may be possible, some transactions affecting the income or expenses have taken place between different members of a group. An item of income of one group member will become an expense for the other. While consolidating these incomes and expenses, such intra­group transactions need to be eliminated. After this adjustment, incomes and expenses will represent only transactions that have taken place between the ‘group’ on the one hand and external entities (non­group) on the other. ■ Illustration 12.1

The interest income and interest expenses of Fast Track Motors Limited and its subsidiary company Fast Track Components Limited for the year 2016–17 are given as follows:  

During the year Fast Track Component paid a sum of ₹ 45 million to Fast Track Motors Limited towards interest on the amount borrowed from the parent company. How will interest earned and interest expenses be shown in the consolidated profit and loss statement? While preparing consolidated profit and loss statement, intra­day transaction will be eliminated as follows:  

12.4.2 Non-Controlling Interest In case of a wholly owned subsidiary (where 100% ownership is held by the parent), the entire consolidated profit belongs to the group. In such a case, the profit figure of parent and subsidiary company will be added together. However, if part ownership of the subsidiary which is being consolidated is with external shareholders (called non­ controlling interest), the entire profit or loss of the subsidiary does not belong to the group. In such cases, non­controlling interest (NCI) in the profit or loss of the subsidiary company needs to be quantified and adjusted from the consolidated profit to arrive at the profit belonging to the group. ■ Illustration 12.2

Let us assume that the Fast Track Motors Limited has 60% ownership of Fast Track Components Limited, the balance 40% being held by minority shareholders. The net profit earned by the two companies for the year amounted to ₹ 408.44 million and ₹ 132.65 million, respectively. Ascertain the consolidated profit. The profit figures of the two companies will be added together and then adjusted for the minority interest as follows:

(₹ in Million) Consolidated Profit ( ₹ 408.44 + ₹ 132.65) 541.09 Less: Minority Interest (40% of ₹ 132.65)

53.06

Profit after Minority Interest

448.03

The net profit of ₹ 448.03 million represents the profit attributable to the owners of the parent company. 12.5 CONSOLIDATED BALANCE SHEET

While preparing the consolidated balance sheet, various items of assets and liabilities are added on a line to line basis. The consolidated balance sheet so prepared, shows the economic resources controlled by the group and the obligations of the group. However, certain adjustments relating to intra­group balances and non­controlling interest in the net assets of the consolidated subsidiaries need to be made. These adjustments are discussed in detail.

12.5.1 Cost of Investment By investing in the shares of a subsidiary, the parent acquires a proportionate share in the equity of the subsidiary. The amount invested by the parent, appears as an investment on the assets side in its separate balance sheet. In the subsidiary’s balance sheet, the amount of equity appears on the liability side of the balance sheet. Equity for this purpose means the net assets of the subsidiary after deducting all its liabilities. The following situations are possible: The cost of investment made by the parent is exactly equal to parent’s portion in the equity of the subsidiary at the time of making the investments. In this case, in the consolidated balance sheet, the investment made and parent’s portion in the equity of the subsidiary will exactly offset each other and will be eliminated. The cost of investment made by the parent is more than parent’s portion in the equity of the subsidiary at the time of making the investments. In this case, in the consolidated balance sheet, the investment made and parent’s portion in the equity of the subsidiary will be eliminated and the excess will be recorded as goodwill on the asset side.  

Goodwill: Excess of the cost of investment made by the parent over the parent’s share in the equity of the subsidiary at the time of making the investment.

The cost of investment made by the parent is less than parent’s portion in the equity of the subsidiary at the time of making the investments. In this case, in the consolidated balance sheet, the investment made and parent’s portion in the equity of the subsidiary will be eliminated and the difference will be recorded as capital reserve on the liabilities side.  

Capital Reserve: Excess of the parent’s share in the equity of the subsidiary at the time of making the investment over the cost of investment made by the parent.

■ Illustration 12.3

Bright Gold Limited has three subsidiary companies. Based upon the information given in the following, ascertain how will the cost of investment be treated in the consolidated balance sheet.  

The amount of goodwill or capital reserve will be calculated as follows:  

The cost of investment made by Bright Gold Limited and its proportionate share in the equity (net asset) of the subsidiary companies will be eliminated from the consolidated balance sheet. In respect of its investment in the Hira Limited ₹ 18.98 million will be recognized as capital reserve in the consolidated balance sheet,

whereas in respect of Sona Limited goodwill amounting to ₹ 34.34 million will be recorded in the consolidated balance sheet. No goodwill or capital reserve will be recognized in respect of investments made in Panna Limited as the cost of investments is exactly offsetting the parent’s share in the net assets of the subsidiary.

12.5.2 Non-Controlling Interest In case of a wholly owned subsidiary (where 100% ownership is held by the parent) the entire equity of the subsidiary belongs to the group. In such a case, the equity of parent and subsidiary company can be added together on a line to line basis for the purposes of consolidation. However, if part ownership of the subsidiary which is being consolidated is with external shareholders (non­controlling interest), the entire equity of the subsidiary does not belong to the group. In such cases, non­controlling interest in the equity of subsidiary company needs to be quantified and shown in consolidated balance sheet separately from liabilities and the equity of the parent’s shareholders.  

IND AS 110: Non­Controlling Interest—Equity in a subsidiary not attributable, directly or indirectly, to a parent.

While consolidating the balance sheet, the equity of the subsidiary is broken onto three parts: 1.  Non­controlling interest 2.  Parent’s share in the equity of the subsidiary at the time of making the investment 3.  Parent’s share in the equity of the subsidiary after the date of investment The non­controlling interest (1 above) is shown separately in the consolidated balance sheet. Parent’s share in the equity of the subsidiary at the time of making the investment (2 above) is offset against the cost of investment and is eliminated from the consolidated balance sheet. The parent’s share in the equity of the subsidiary after the date of investment (3 above) is aggregated in the consolidated balance sheet.

12.5.3 Intra-group Balances While preparing the consolidated balance sheet, intra­group balances are identified and eliminated. For example, if the parent company has lent money to the subsidiary

company, the same will be appearing on the asset side of parent company as loans and advances and on the liability side of the balance sheet of the subsidiary company as borrowed funds. In the consolidated balance sheet, both these balances will be eliminated to present the group as one economic unit. ■ Illustration 12.4

On the basis of the separate balance sheets of H Limited and S Limited and additional information, prepare the consolidated balance sheet as on 31st December 2017:  

Additional Information 1.  H Limited acquired 70% equity share of S Limited on 1st April 2016. 2.  At the time of making the investments, the other equity balance in the books of S Limited stood at ₹ 250 million. Working Capital Reserves

Non­Controlling Interest 30% of equity as on 31st March 2017 = 30% of ₹ 630 million = ₹ 189 million

Other Equity Addition to other equity of S Limited since acquisition = ₹ 430 million – ₹ 250 million = ₹ 180 million 70% of increase in other equity H’s share = ₹ 180 million × 70% = ₹ 126 million. Consolidated other equity = ₹ 1,890 million + ₹ 126 million = ₹ 2,016 million. Intra­group Balances Loan to S Limited in H Limited balance sheet will be offset against the borrowed funds in the balance sheet of S Limited. Borrowed funds in the consolidated balance sheet will be equal to ₹ 3,250 + ₹ 640 – ₹ 420 = ₹ 3,470 million. Loan to S Limited will not appear in the consolidated balance sheet.   Consolidated Balance Sheet as on 31st March 2017

12.5.4 Unrealized Profit on Intra-group Transactions As discussed in the earlier paragraphs, intra­group transactions and balances are eliminated in full. Some of these intra­group transactions may result in unrealized gain or losses which are included in the balance amount of assets, e.g., inventory or fixed asset. Such unrealized profits or losses are identified and eliminated from the consolidated profit and loss statement as well as balance sheet. ■ Illustration 12.5

S Limited is a subsidiary of H Limited which own 60% of the equity shares of S Limited. During the year 2016–17, S Limited sold goods costing ₹ 120 million to H Limited for ₹ 180 million. Out of these, 1/3 of goods are still in stock of H Limited on the date of the balance sheet. How will the above transaction be consolidated? Sale of ₹ 180 million by S Limited has been recorded as purchase by H Limited for the same amount. Both these transactions will be eliminated from the consolidated profit and loss statement. S Limited sold these goods a margin of 50% on cost recognizing a profit of ₹ 60 million. As 1/3rd of the goods are still in stock of H Limited, 1/3rd of these profits, i.e., ₹ 20 million, are unrealized. Out of these unrealized profits, 60%, i.e., ₹ 12 million, belongs to the group and needs to be eliminated. In the consolidated profit and loss statement, a deduction of ₹ 12 million will be made towards unrealized profit. The amount of inventories in the consolidated balance sheet will also be reduced by the same amount. 12.6 INVESTMENTS IN ASSOCIATES AND JOINT VENTURES

Ind AS 28 defines an associate as an entity over which the investor has significant influence. The power to participate in the financial and operating policy decisions of the investee is indication of significant influence. Control or joint control over these policies is not a requisite condition for being an associate. In case of a joint venture, parties have joint control over the investee. Decisions about the relevant activities require the unanimous consent of the parties sharing control. The parties having joint control also have rights to the net assets of the arrangement.

12.6.1 Initial Measurement Investment in an associate or a joint venture should be accounted using the equity method. Investment is initially recognized at cost, i.e., purchase price and any directly attributable expenditures necessary to acquire that investment. The difference between the cost of investment and entity’s share of the net fair value of the investee’s identifiable assets and liabilities is accounted either as goodwill or capital reserve. If the cost of investment is greater than the entity’s shares of net fair value of the investee’s identifiable assets and liabilities, the difference in recorded as goodwill. If, however, the entity’s share of net fair value of the investee’s identifiable assets and liabilities is greater than the cost of investment, the difference is recorded as capital reserve.

12.6.2 Subsequent Measurement

The investment in an associate or joint venture is to be tested for impairment as single asset by comparing its recoverable amount with its carrying amount, if there are impairment indicators. Goodwill so recognized is not eligible for amortization and is not tested for impairment separately. The consolidated statement of profit and loss would include the Group’s share of profit or loss and other comprehensive income.  

Box 12.1 Accounting policy of Biocon Limited Regarding Basis of Consolidation.

Subsidiaries Subsidiaries are entities controlled by the Group. The Group controls an entity when it is exposed to, or has rights to, variable returns from its involvement with the entity and has the ability to affect those returns through its power over the entity. The financial statements of subsidiaries are included in the consolidated financial statements from the date on which control commences until the date on which control ceases. The financial statements of the Group are consolidated on line­by­line basis. Intra­ group transactions, balances and any unrealized gains arising from intra­group transactions are eliminated. Unrealised losses are eliminated, but only to the extent that there is no evidence of impairment. All temporary differences that arise from the elimination of profits and losses resulting from intragroup transactions are recognized as per Ind AS 12, Income Taxes. For the purpose of preparing these consolidated financial statements, the accounting policies of subsidiaries have been changed where necessary to align them with the policies adopted by the Company. Annual report of Biocon Limited for the year 2016–17

Biocon Limited presented consolidated financial statements in its annual report for the year 2016–17 by consolidating the financials of 10 subsidiary companies and one joint venture. The accounting policy of the company relating to consolidation principles is given in Box 12.1.

Non-controlling Interests (NCI) NCI are measured at their proportionate share of the acquiree’s net identifiable assets at the date of acquisition. Changes in the Group’s equity interest in a subsidiary that do not result in a loss of control are accounted for as equity transactions.

Loss of Control When the Group loses control over a subsidiary, it derecognizes the assets and liabilities of the subsidiary, and any related NCI and other components of equity. Any interest retained in the former subsidiary is measured at fair value at the date the control is lost. Any resulting gain or loss is recognized in statement of profit and loss.

Associates and Joint Arrangements (Equity Accounted Investees) An associate is an entity in which the Group has significant influence, but not control or joint control, over the financial and operating policies. A joint venture is an arrangement in which the Group has joint control and has rights to the net assets of the arrangement rather than rights to its assets and obligations for its liabilities. Interests in associates and joint ventures are accounted for using the equity method. They are initially recognized at cost which includes transaction costs. Subsequent to initial recognition, the consolidated financial statements include the Group’s share of profit or loss and OCI of equity­accounted investees until the date on which significant influence or joint control ceases.  

Summary Consolidated financial statements are needed to understand the financial performance and position of a group. A group consists of a parent and its subsidiaries. An enterprise in which more than 50% voting power is held by another or its composition of board of directors is controlled by the other entity is called the subsidiary of the other enterprise (called parent). The parent needs to present consolidated financial statements in addition to its

own separate financial statements. To the extent practical, while preparing the consolidated statements, the accounting policies used should be uniform and the financial statements used should be drawn up to the same reporting date. Consolidation is done by adding the financial statements of the parent and subsidiaries on a line­by­line basis. Intra­group transactions and intra­group balances are eliminated. The cost of investment made by the parent is set off against its proportionate share in the equity of the subsidiary. The difference between cost of investment and its share in equity, if positive, is recorded as goodwill and, if negative, is recorded as capital reserve in the consolidated balance sheet. Non­controlling interest in the net income of the subsidiaries is quantified and deducted from the combined profits. NCI in the net assets of the subsidiaries is identified and reported separately in the consolidated balance sheet. Interest in jointly controlled entities is reported in the consolidated financial statements using proportionate consolidation. In addition to subsidiary companies and joint ventures, financial statements of associates also need to be consolidated. An associate is an enterprise in which the investor has a significant influence and which is not a subsidiary or a joint venture of the investor.

Assignment Questions 1.  What is the purpose behind preparation of consolidated financial statements? 2.  How do we define the expression ‘group’ for the purpose of consolidation? 3.  ‘Intra­group transactions and intra­group transactions need be eliminated while consolidating’. Explain the statement with suitable examples. 4.  How is the cost of investment in the subsidiary company treated? 5.  Define the expression ‘minority interest’. How is minority interest disclosed in the consolidated financial statements?

Problems 1.  Goodwill or capital reserve on consolidation: Big Bull Limited acquired 70% of equity shares of Small Cow Limited for a total consideration of ₹ 435.45 million. At the time of acquisition the equity share capital of Small Cow Limited

stood at 20 million equity shares of ₹ 10 each and the other equity balance at ₹ 320 million. 1.  Compute the amount at which the goodwill or capital reserve will be recognized in the consolidated balance sheet. 2.  What will be the goodwill or capital reserve if the consideration was ₹ 235.45 million? 3.  How will the investment appear in the consolidated balance sheet in the above two situations? 2.  Intra­group transactions: S Limited, a 100% subsidiary company of H Limited, sold goods costing ₹ 120 million to H Limited for ₹ 160 million during the year. Out of these, 40% of the goods are still unsold and are included in the balance sheet of H Limited at cost to it. How will the above transaction be treated in the consolidated financial statements? 3.  Preparing consolidated balance sheet: From the following balance sheets of H Limited and S Limited and additional information prepare the consolidated balance sheet of H Limited.  

Additional Information 1.  The face value of shares of both companies is ₹ 10. 2.  H Limited holds 60% share in S Limited at a cost of ₹ 78.52 million. 3.  At the time of acquisition, the other equity of S Limited stood at ₹ 9.60 million. 4.  Trade payables of S Limited includes a sum of ₹ 7.5 million due to H Limited. 4.  Preparing consolidated balance sheet: Hero Limited acquired the entire equity share capital of Zero Limited on 1st January 2017 for a consideration of ₹ 600 million. At the time of acquisition the share capital of Zero Limited consisted

on 20 million equity shares of ₹ 10 each. The company had other equity amounting to ₹ 560 million. The balance sheets of the two companies as on 31st March 2017, are given below:  

Additional Information 1.  Zero Limited borrowed ₹ 1,000 million from Hero Limited on 1st January 2011 at 10% per annum. The loan amount and interest thereon is due to be paid. 2.  Hero Limited bought goods from Zero Limited for ₹ 200 million during the year. Zero Limited charged a margin of 25% on cost. Out of these goods, 1/4th are still unsold. 3.  The debtors for Zero Limited include an amount of ₹ 140 million receivable from Hero Limited.

Solutions to Problems 1.  1.   

2.  As the consideration of ₹ 235.45 million is less than the Big Bull Limited’s share in the equity of the Small Cow Limited, the difference, ₹ 128.55 million, will be recognized as capital reserve. 3.  In either case, the investment amount will not appear in the consolidated balance sheet. 2.  Elimination for intra­group transactions: The transaction is appearing as ‘sale’ in the books of S Limited and as ‘purchase’ in the books of H Limited at ₹ 160 million. While consolidating, both the legs of the transaction will be eliminated. Consequently, both income and expenses will come down by the same amount with no impact on profit. Elimination of unrealized profit: The goods were sold by S Limited to H Limited at a profit of ₹ 40 million. Out of these goods 40% are still unsold resulting in an unrealized profit of ₹ 16 million (40% of ₹ 40 million). The carrying cost of inventory in the consolidated balance sheet will be reduced by ₹ 16 million and at the same time the consolidated profit will be reduced by the same amount. 3.  Capital reserve  

Minority interest

Other equity

Intra­group balances

Consolidated balance sheet

4.  The consolidated balance sheet as on 31st March 2017 is given as

follows:  

Working

Try It Yourself 1.  Goodwill or capital reserve on acquisition: The equity share capital of Black Pearl Limited as on 31st December 2017 stood at ₹ 250 million. The company has been in losses for the last few years and the accumulated losses in the balance sheet stood at ₹ 165 million. The promoters holding 60% stake in the company are not very hopeful about the future prospects of the company and decided to sell their entire stake to White Gold Limited for ₹ 45 million. 1.  Ascertain the amount at which goodwill or capital reserve will be recognized

on consolidation. 2.  What will be the goodwill or capital reserve if the consideration is at ₹ 60 million? 2.  Intra­group transactions: HR Limited holds 100% equity of SR Limited. At the year end, in addition to presenting their separate financial statements, HR Limited presents consolidated financial statements as well. During the year the following transaction took place between these two companies: 1.  HR Limited sold goods to SR Limited at an invoice price of ₹ 40 million. The cost of these goods to HR Limited was ₹ 25 million. At the end of the year goods with invoice price of ₹ 15 million are still unsold. 2.  The entire invoice price of ₹ 40 million is outstanding to be received on the date of the balance sheet. 3.  HR Limited gave a short term loan of ₹ 80 million to SR Limited. The loan was repaid by SR Limited during the year with interest amounting to ₹ 4 million. How will the above transactions be treated in the consolidated financial statements? 3.  Preparation of consolidated balance sheet: Satya Limited acquired 80% of equity capital of Sundra Limited on 1st April 2016 for ₹ 575 million in an all­cash deal. The balance sheets of the two companies immediately before the transaction are given in the following:  

You are required to prepare the consolidated balance sheet of Satya Limited immediately after acquisition. 4.  Preparation of consolidated financial statements: After one year of acquisition both the companies presented their respective balance sheets as on 31st March 2017 as follows:  

Additional Information 1.  During the year Sundra Limited sold goods costing ₹ 660 million to Satya Limited for ₹ 800 million which in turn sold it to its customers for ₹ 920 million. 2.  The trade receivables of Sundra Limited include a sum of ₹ 430 million receivable from Satya Limited. 3.  Satya Limited gave a loan of ₹ 1,000 million to Sundra Limited on 1st October 2016 at 10%. The principal and interest thereon is outstanding on the date of the balance sheet. You are required to prepare the consolidated balance sheet on 31st March 2017.

Cases Case 12.1: Preparation of Consolidated Financial Statement: GlaxoSmithKline Pharmaceuticals Limited

1

Glaxo has a wholly owned subsidiary—Biddie Sawyer Limited (Biddie). Both the companies follow financial year as their accounting year. The summary of separate balance sheets of both the companies as on 31st December 2017 and the statement of profit and loss statement for the year ended on that date are given below:   Standalone Balance Sheet as on 31st March 2017

  Standalone Statement of Profit and Loss for the Year Ended 31st March 2017

Additional Information 1.  The entire share capital of Biddie Sawyer Limited is held by GlaxoSmithKline Limited which was acquired at a cost of ₹ 4,761 lakh. The pre­acquisition reserves and surplus of Biddie stood at ₹ 4,665 lakh. 2.  The net receivables by Biddie from Glaxo from on the date of the balance sheet stood at ₹73 lakhs included in trade receivables of Biddie and other current financial liabilities of Glaxo. 3.  The revenue from operations of Glaxo include ₹24 lakhs earned from Biddie. The same amount has been included in other expenses of Biddie. Based upon the above information, you are required to prepare the consolidated balance sheet for Glaxo Smith Kline Limited as on 31st December 2017 and the consolidated statement of profit and loss for the year ended 31st December 2017. Case 12.2: Consolidated performance of Sun Pharmaceutical Limited

2

Sun Pharmaceutical Limited is a leading pharmaceutical company of India engaged in research and manufacturing of drugs. It has over over 40 state­of­the­art manufacturing sites spanning 6 continents. These manufacturing units are located in

India, the US, Brazil, Canada, Egypt, Hungary, Israel, Bangladesh, Mexico, Romania, Ireland, Morocco, Nigeria, South Africa and Malaysia. The company has around 2000 research scientists working in multiple R&D centres equipped with cutting­edge enabling technologies for research. The company presents its financials both on standalone basis and on a consolidated basis. The consolidated financial statements for the year ended 31st March 2017 have been prepared taking into account the financials of the parent company and 134 subsidiary companies, partnership firms, joint venture and associate companies. The summarized financial statements of the company for the year ended 31st March 2017 are given below, both on standalone basis and on consolidated basis. 1.  Balance Sheet as on 31st March 2017:  

2.  Statement of Profit and Loss for the Year Ended 31st March 2017  

3.  Cash Flow Statement for the year ended 31st March 2017  

Questions for Discussion 1.  To understand the financial performance and status of the Sun Pharmaceutical Limited, which of financial statements would you prefer? 2.  The company has reported a loss on standalone basis and profit on consolidated basis. What does it indicate? 3.  The expression ‘non­controlling interest’ is appearing in the profit and loss statement as well as in the balance sheet. What does it indicate? 4.  Why is goodwill appearing in the consolidated balance sheet but not in standalone balance sheet? 5.  ‘Investment in the nature of equity in subsidiaries’ is appearing the standalone balance sheet but not in the consolidated balance sheet. Why? 6.  Comment upon the cash flow under various activities on standalone basis as compared to consolidated basis.

Endnotes 1.  Based upon the Annual Report of Glaxo SmithKline Limited for the year 2017. 2.  Annual Report of Sun Pharmaceutical Limited for the year 2016–17.

Playlists

13

History

Topics

Disclosures in Annual Reports

Tutorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: Highlights Settings

Develop understanding about the disclosure requirements under the Companies Act.

Support Sign Out

Differentiate between a qualified audit report and a clean report. Appreciate the disclosure requirements as per the listing agreement. Get familiar with the disclosure requirements under accounting standards relating to segment reporting (Ind AS 108), related party transactions (Ind AS 24), interest in other entities (Ind AS 112) and financial instruments disclosures (Ind AS 107). Understand the voluntary disclosure practices relating to value added statement, economic value added, human resource accounting and brand valuation.

13.1 INTRODUCTION

In addition to the financial statements discussed in the earlier chapters, the annual report of a company contains a number of other useful reports. These reports give further insight into the financial performance and position of the company. Some of these reports are mandatory in nature, whereas some are purely voluntary. Management of progressive companies uses their annual reports to communicate with various stakeholders on voluntary basis. The information contained in the annual report may be classified under four categories:

1.  Disclosure required under the Companies Act, 2013: The companies registered in India are regulated in terms of the provisions of the Companies Act, 2013. The Act requires a number of disclosures to be incorporated in the annual report of the company. These disclosures are applicable to all companies and are mandatory in nature. 2.  Disclosure required under the listing agreement: A company that has raised money by inviting public to subscribe for its shares is required to sign a listing agreement with the stock exchange where it wants its shares to be traded. The listing agreement imposes a number of disclosure requirements on such publicly held companies. As these requirements are originating from the listing agreement, they apply only to listed companies.   Table 13.1 Other Disclosures in Annual Reports

3.  Disclosures required under the relevant accounting standards: Most of the accounting standards, in addition to providing guidance for accounting, also impose certain disclosure requirements. These disclosures are in addition to the requirements under the provisions of the Companies Act, 2013. 4.  Voluntary disclosures: To ensure transparency, companies are making additional disclosures in their annual reports which go beyond the mandatory requirements as aforesaid. As these disclosures are voluntary in nature, there is no uniformity in the type of reports or content of reports across various companies. A brief overview of the above disclosure is given in Table 13.1. 13.2 DISCLOSURES UNDER THE COMPANIES ACT, 2013

13.2.1 Auditor’s Report

The accounts of the company are required to be audited by an external auditor. Such an audit is called a statutory audit or an independent audit or an external audit. The statutory audit is performed by a Chartered Account holding a certificate of practice issued by the Institute of Chartered Accountants of India. Based upon their audit, the auditors are required to make a report to the shareholders of the company. In accordance with the provisions of Section 143 (2) of the Companies Act, the auditors are required to state in their report their opinion on the accounts audited by them. The auditors’ report states the following:  

Auditor Report is addressed to the members (shareholders) of the company and is required to be read out the Annual General Meeting of the shareholders.

They have sought and obtained all the information and explanation necessary for the audit work. Proper books of accounts as required by law have been kept by the company. Financial statements are in compliance with the applicable accounting standards. The balance sheet gives a true and fair view of the state of affairs of the company at the end of the financial year and the profit and loss statement gives a true and fair view of the profit or loss of its financial year. Report on the accounts of branch office of the company audited by a person other than the company’s auditor has been sent to him. Observations or comments on financial transactions or matters having any adverse effect on the functioning of the company. Any qualification, reservation or adverse remarks relating to maintenance of accounts and other matters connected thereto. Adequacy of internal financial control system and operating effectiveness of such controls. Any other specified matter. If auditors’ opinion on all of the above is affirmative, the auditors’ report is said to be a clean report. In an extreme case, if on the basis of the information available the auditors are not able to form an opinion, they may issue a disclaimer. However, such instances are rare. If the auditors are of the opinion that the financial statements do not

represent a ‘true & fair view’, they may issue an adverse opinion. Again such instances are really rare. If the auditors have any reservation but such reservations do not warrant a disclaimer or an adverse opinion being given, a qualified report may be given by the auditor. In a qualified report the auditors state that the financial statements present a true and fair view but subject to certain reservations or qualifications stated in the audit report. It may be noted that auditors’ report is merely an opinion and not a certificate. For forming their opinion the auditors perform such audit test as may be appropriate with the size and complexity of the business. The audit is usually based upon sample testing and therefore a clean report does not ensure that the accounts are error free. However, while analyzing the financial statements of a company, qualifications in the audit report must be considered. Repeated qualified reports by the auditors also diminish the reliability of the numbers presented in the financial statements. Some examples of qualification in the auditors’ report are given in Box 13.1.  

Box 13.1 Auditors’ Qualifications

‘No provision has been made for interest relating to earlier years aggregating to ₹ 74.71 million on the outstanding inter­corporate deposit of ₹ 50.0 million. Had the impact of same been considered, the net profit (after tax) for the year ended 31st March 2011 would have been ₹ 951.73 million instead of the reported profit of ₹ 1,011.55 million and the accumulated losses as at 31st March 2011 would have been ₹ 7,272.02 million instead of the reported accumulated loss of ₹ 7,212.20 million. The audit report of the preceding auditors for the year ended 31st March 2010 was also qualified in respect of the above matter’.

*

—Spicejet Limited ‘During the year, the company received a demand notice for income tax and interest thereon aggregating ₹ 405,614,101 in relation to an earlier year. The matter pertains to short deduction of tax at source on certain payments and interest thereon for delayed period. The Company has disputed the above­said demand and has filed an appeal against the same with the tax authorities. The Company, based on a legal view obtained in the matter, has not made any provision in the financial statements and has not assessed the impact of the above position on the

subsequent years. Pending final conclusion, we are unable to comment on the matter and its consequent impact on the Profit and Loss Account for the year and **

debit balance in the Profit and Loss Account at the end of the year’. —Dish TV Limited *

Source:  Audit Report of Spicejet Limited for the year 2010–11 **

             Audit Report of Dish TV India Limited for the year 2010–11

13.2.2 Directors’ Report In pursuant of Section 134 of the Companies Act, 2013, every year a report by the Board of Directors of the company is required to be attached to the financial statements. It is the formal communication from the board of directors to the shareholders. The board’s report carries out a review of the company’s affairs for the year gone by and also covers any significant developments that might have happened between the end of the financial year and the date of the report. Some of the important particulars to be included in the Directors’ Report are stated below: Directors’ Responsibility Statement stating that they had laid down internal financial controls to be followed by the Company and that such internal financial controls are adequate and were operating effectively. The statement also confirms that the proper systems to ensure compliance with the provisions of all applicable laws are in place and are adequate and operating effectively. A statement on declaration given by independent directors that they meet the criteria of independence. Company’s policy on directors’ appointment and remuneration including criteria for determining qualifications, positive attributes, independence of a director, etc. Explanations or comments by the board on every qualification, reservation or adverse remark or disclaimer made— By the auditor in his report. By the company secretary in practice in his secretarial audit report. Particulars of contracts or arrangements with related parties. The state of the company’s affairs highlighting business performance and financial overview. The amounts which it proposes to carry to any reserves.

The amount which it recommends should be paid by way of dividend. Material changes and commitments affecting the financial position of the company which have occurred between the end of the financial year of the company to which the financial statements relate and the date of the report. The conservation of energy, technology absorption and foreign exchange earnings and outgo. A statement indicating development and implementation of a risk management policy for the company including identification therein of elements of risk which in the opinion of the Board may threaten the existence of the company. The details about the policy developed and implemented by the company on corporate social responsibility initiatives taken during the year. A statement indicating the manner in which formal annual evaluation has been made by the Board of its own performance and that of its committees and individual directors.

13.2.3 Details Regarding Subsidiary Companies As per Section 129 of the Companies Act, 2013, a statement containing the salient features of the financial statements of subsidiary or subsidiaries is required to be attached with the financial statements of the folding company. This is, in addition, to the requirement of preparing and presenting consolidated financial statements. 13.3 DISCLOSURES UNDER LISTING AGREEMENT

The key disclosures under this category are discussed below. These disclosure requirements are applicable only to listed companies.

13.3.1 Management Discussion and Analysis Clause 34 of the Listing Agreement requires that a management discussion and analysis report should form part of the annual report to the shareholders. This report may either be given separately or may be included in the directors’ report as discussed earlier. In this segment, the management (Board of Directors) discusses the following: Industry structure and developments Opportunities and threats Segment­wise or product­wise performance Outlook

Risks and concerns Internal control systems and their adequacy Financial performance with respect to operational performance Material developments in human resources/industrial relations front, including number of people employed. MDA and directors’ report are useful to get an insider’s view on the performance of the company.

13.3.2 Corporate Governance Report The listing agreement prescribes certain mandatory and non­mandatory requirements under Clause 34. A separate report in the annual report of the company covering the mandatory requirements is required to be included. The corporate governance report dwells upon matters relating to composition of board of directors, functioning of various committees of the board of directors like remuneration committee, audit committee, etc. The company is also required to obtain a certificate regarding compliance with the corporate governance requirements from a chartered accountant or a company secretary. Some of the mandatory requirements for corporate governance report are discussed below: A brief statement on company’s philosophy on code of governance Details of the board of directors and committees thereof Specific disclosures Disclosures on materially–significant related party transactions that may have potential conflict with the interests of company at large. Details of non­compliance by the company, penalties and strictures imposed on the company by Stock Exchange or SEBI or any statutory authority, on any matter related to capital markets, during the last three years. Whistle­blower policy and affirmation that no personnel has been denied access to the audit committee. Market price data: High, low during each month in last financial year, performance in comparison to broad­based indices such as BSE Sensex, CRISIL index, etc. Distribution of shareholding.

Outstanding GDRs/ADRs/warrants or any convertible instruments, conversion date and likely impact on equity.   Table 13.2 Shareholding Pattern of Mahindra & Mahindra Limited

Source: Annual Reports of Mahindra & Mahindra Limited for the year 2016–17. These details coupled with financial data as disclosed in the financial statements can help an analyst in forming a view about the company. Composition of board of directors, their qualification and experience, frequency of meetings of board and its subcommittees are important qualitative variables that cannot be ignored. Likewise, an increase or decrease in the promoters’ holding in the company as disclosed in the shareholding distribution may indicate promoters’ confidence in the company. In case the promoters have pledged their shares for raising loans, in a declining market there is a real possibility of the lender selling these shares to recover their loans. An investors needs to look at these aspects closely to understand the motives behind increase or decrease in promoters’ holding. The shareholding pattern of Mahindra & Mahindra Limited is given in Table 13.2. It could be seen from the above that there is a marginal decline in the percentage shareholding of promoters, institutional investors and custodians for GDRs and ADRs. The shareholding of noninstitutional investors has increased by 1.30% during the year.

13.3.3 Business Responsibility Report Large corporations use a vast amount of societal resources, and therefore, they are accountable not merely to their shareholders but also to the larger society which is also its stakeholder. To fulfil their obligations to the larger body of stakeholders, they must adopt responsible business practices. The Ministry of Corporate Affairs, Government of

India, laid down the ‘national voluntary guidelines on social, environmental and economic responsibilities of business’. These guidelines contain comprehensive principles to be adopted by companies as part of their business practices. In order to ensure a structured Business Responsibility Reporting (BRR), the listing agreement was amended by SEBI. Listed companies accordingly are required to disclose a structured BRR in their annual reports. The report demonstrates the steps taken by the company to implement the nine principles enumerated in the guidelines. The principles are:   P1 Businesses should conduct and govern themselves with ethics, transparency and accountability. P2 Businesses should provide goods and services that are safe and contribute to sustainability throughout their life cycle. P3 Businesses should promote the well­being of all employees. P4 Businesses should respect the interests of, and be responsive towards all stakeholders, especially those who are disadvantaged, vulnerable and marginalized. P5 Businesses should respect and promote human rights. P6 Businesses should respect, protect, and make efforts to restore the environment. P7 Businesses, when engaged in influencing public and regulatory policy, should do so in a responsible manner. P8 Businesses should support inclusive growth and equitable development. P9 Businesses should engage with and provide value to their customers and consumers in a responsible manner. 13.4 DISCLOSURES UNDER ACCOUNTING STANDARDS

In addition to the disclosures discussed in the earlier chapters which directly relate to specific area of accounting, there are certain other disclosures mandated by accounting standards. These disclosures are usually included in the notes to accounts.

13.4.1 Segment Reporting (Ind AS 108)

The financial statements are prepared using entity concept, and accordingly they represent the results and financial position of the enterprise as a whole. A large enterprise usually operates in multiple business segments and in various geographies. The statement of profit and loss does not reveal the performance of different business or geographical segments. Likewise, the balance sheet also does not provide the detail of funds deployed in different segments. To better appreciate the performance of the business enterprise and the risk associated, information about segment­wise performance is essential. Information about significant components of an entity in contrast to its financial statements for the entity as a whole is very important to the users of financial statements, specifically, where an entity is engaged in different business activities or operates in different economic environments.  

Ind AS 108: An entity shall disclose information to enable users of its financial statements to evaluate the nature and financial effects of the business activities in which it engages and the economic environments in which it operates

An operating segment is defined as a component of an entity: That engages in business activities from which it may earn revenues and incur expenses (including revenues and expenses relating to transactions with other components of the same entity). Whose operating results are reviewed regularly by the entity’s chief operating decision maker to make decisions about resources to be allocated to the segment and assess its performance. For which discrete financial information is available. Ind AS 108 lays down the basic principles for reporting financial information about various operating segments. The approach under Ind AS 108 is to align business reporting with internal reporting. Accordingly, the segments identified for reporting purposes are based on the structure of an entity’s internal organization and segment­ wise reports are prepared on the same basis as are reported for internal purposes. Reportable segments are identified based upon the business activities in which it engages and economic environments in which it operates. The factors to be considered for business activities may include the nature of product and services, nature of customers, method of distribution, regulatory environment, etc. Economic

environment consist of a number of factors that may have an impact on the working of any business, for example, geography, political and economic macro­systems, trade cycles, economic resources, statutory environment, income levels, currency risk and industrial growth rates, etc. An operating segment is identified on the basis or revenue, profit or assets. Accordingly, separate information about an operating segment needs to be provided if any of following quantitative criteria is met: 1.  It contributes more than 10% of the combined revenue (both external and internal) of the enterprise. 2.  Its profit or loss constitutes more then 10% of the combined reported profit of all operating segments that did not report loss or 10% of the combined reported loss of all operating segments that reported a loss. 3.  It deploys assets exceeding 10% of the total assets of all operating segments identified as a reportable segment. An operating segment that does not meet any of the quantitative thresholds may still be reportable and separately disclosed if management believes that information about the segment would be useful to users of financial statement. Two segments can be combined to produce operating segments only if the operating segments have similar economic characteristics and share a majority of the aggregation criteria listed above. If the total external revenue reported by operating segments constitutes less than 75 per cent of the entity’s revenue, additional operating segments need to be identified as reportable segments until at least 75 per cent of the entity’s revenue is included in reportable segments. Information about other business activities and operating segments, that are not reportable, is combined and disclosed in ‘all other segments’category. An enterprise should disclose the following for each reportable segment: General information about factors used to identify reportable segments and the types of products and services from which each reportable segment derives its revenues. Information about The reported segment profit or loss, including specified revenues and expenses included in reported segment profit or loss reviewed by the chief operating decision maker or otherwise regularly provided to chief operating decision

maker even if not included in segment profit or loss. Segment assets and segment liabilities, if such amounts are regularly reported or provided to the chief operating decision maker. The basis of measurement. Reconciliations of the totals of segment revenues, reported segment profit or loss, segment assets, segment liabilities and any other material items to corresponding items in the entity’s financial statements.  

Table 13.3 Segment Reporting by TCS Limited

Annual Report of TCS Limited for the year 2016–17  

If a financial report contains both the consolidated financial statements of a parent, that is, within the scope of this Indian Accounting Standard as well as the parent’s separate financial statements, segment information is required only in the consolidated financial statements. Excerpts from segment reporting by Tata Consultancy Services Limited (TCS) for the year 2016–17 are given in Table 13.3. One can observe that banking, financial services and insurance is the largest business segment for TCS contributing over 40% of the total revenue and profits. Geographically, TCS generates the largest shares from America followed by Europe. Obviously, such kinds of observations are not possible by simply looking at the statement of profit and loss.

13.4.2 Related Party Disclosure (Ind AS 24) A business enterprise may enter into commercial transactions with its related parties. For example, an enterprise may sell or purchase goods to or from a subsidiary company or lend money to a joint venture, etc. In normal business transactions, there is a presumption that commercial transactions are entered on an arm’s length basis and the terms and conditions have been determined on commercial considerations. In a related party transaction, such a presumption is violated. Related party disclosure aims at identifying and reporting such transactions. Armed with such details, the user of the financial statement is in a better position to understand and sometime question the genuineness of such transactions and also their impact on the financial results and financial position of an enterprise.  

The objective of Ind AS 24 is to ensure that an entity’s financial statements contain the disclosures necessary to draw attention to the possibility that its financial position and profit or loss may have been affected by the existence of related parties and by transactions and outstanding balances, including commitments, with such parties.

Ind AS 24 requires that an enterprise must identify and disclose its related parties. The definition of related parties is quite wide and includes key managerial personnel

and their relatives, holding company, subsidiary company, joint ventures, associate company, fellow subsidiary company, etc. If any transaction has taken place between the related parties during the reporting period, appropriate disclosure need to be made in the annual report. Such a disclosure is usually made in the ‘notes to accounts’ segment of the annual report. The following disclosure regarding related party transactions is required to be made under Ind AS 24 1

: The name of the transacting related party and a description of the relationship between the parties. A description of the nature of transactions. The amount of transactions. The amount of outstanding balances including commitments; their terms and conditions, including whether they are secured, and the nature of the consideration to be provided in settlement and details of any guarantees given or received. The amount of provisions for doubtful debts due from such parties at that date and amounts written off or written back in the period in respect of debts due from or to related parties. Any other elements of the related party transactions necessary for an understanding of the financial statements.

13.4.3 Interest in Other Entities Ind AS 112 requires an entity to disclose information that enables users of its financial statements to evaluate the nature of, and risks associated with, its interests in other entities; and also the effects of those interests on its financial position, financial performance and cash flows. The prescribed information is required to be disclosed regarding subsidiaries, joint arrangements, associates and structured entities that are not controlled by the entity.

13.4.4 Disclosure Regarding Financial Instrument Ind AS 107 requires an entity to make adequate disclosures in their financial statements that enable users to evaluate the significance of financial instruments for the entity’s financial position and performance and the nature and extent of risks arising from financial instruments to which the entity is exposed during the period and at the end of the reporting period, and how the entity manages those risks.

Disclosures relating to the nature and extent of risks arising from financial instruments include: 1.  Qualitative Disclosures—relating to each type of risk arising from financial instruments: 1.  The exposures to risk and how they arise. 2.  Its objectives, policies and processes for managing the risk and the methods used to measure the risk. 3.  Any changes in (a) or (b) from the previous period. 2.  Quantitative Disclosures—relating to each type of risk arising from financial instruments: 1.  Summary quantitative data about its exposure to that risk at the end of the reporting period. 2.  Disclosures about credit risk, liquidity risk and market risk. 3.  Concentration of risk, if not apparent from the disclosures made in accordance with (a) and (b). 3.  Credit Risk 1.  Maximum exposure to credit risk at the end of the reporting period without taking account of any collateral held or other credit enhancements. 2.  A description of collateral held as security and other credit enhancements and their financial effect. 3.  Information about the credit quality of financial assets that are neither past due nor impaired. 4.  An analysis of the age of financial assets that are past due as at the end of the reporting period but not impaired. 5.  An analysis of financial assets that are individually determined to be impaired as at the end of the reporting period, including the factors the entity considered in determining that they are impaired. 6.  When an entity obtains financial or non­financial assets during the period by taking possession of collateral it holds as security or calling on other credit enhancements, disclosures regarding the nature and carrying amount of the assets and when the assets are not readily convertible into cash, its policies for disposing of such assets or for using them in its operations. 4.  Liquidity Risk 1.  Maturity analysis for financial liabilities that shows the remaining contractual maturities. 2.  A description of how it manages the liquidity risk. 5.  Market Risk 1.  Sensitivity analysis for each type of market risk to which the entity is

exposed at the end of the reporting period, showing how profit or loss and equity would have been affected by changes in the relevant risk variable that were reasonably possible at that date. 2.  The methods and assumptions used in preparing the sensitivity analysis. 3.  Changes from the previous period in the methods and assumptions used, and the reasons for such changes. 13.5 VOLUNTARY DISCLOSURES

13.5.1 Value Added Statement The profit and loss statement essentially has a shareholders’ focus. The profit after tax (PAT) or net profit depicts the reward for the shareholders after all other stakeholders have been paid out. The value added statement, on the other hand, has a stakeholders’ focus. Value added is defined as the value of output produced minus cost of inputs. After ascertaining the value added, the distribution of the value added to various stakeholders is disclosed. By observing the value added statement over a period of time the reader can see the trends in value added as well as how the value added is being distributed amongst the various stakeholders. The value added statement of Steel Authority of India Limited (SAIL) is given in the Table 13.4.   Table 13.4 Value Added Statement of Steel Authority of India Limited

Source: Annual Report of Steel Authority of India Limited for the year 2016–17 It could be observed that the total value added by SAIL during the year 2016–17 amounted to ₹ 9,305 crore which was almost entirely consumed by the establishment cost (₹ 8,948 crore). After meeting financing cost, there was nothing left to be given as tax to government or dividends to shareholders.

13.5.2 Human Resource Accounting In the knowledge economy, one of the most valuable assets of any enterprise is its human resources. However, human resources do not appear in the conventional financial statements prepared using cost principle. Assets are usually recognized in the balance sheet based upon the ownership criteria—assets owned by an enterprise through purchase or grant are recognized at the cost of acquisition. Accordingly, human resources are not recorded as assets as being not owned by the enterprise. To overcome this limitation, many companies are providing information about their human resources in the annual report. The information may include number of employees, age profile, revenue, profit or value added per employee, etc. Many companies try to put value to their human resources by using various models. The valuation of human resources is usually done at the present value of future earnings of the employees. Though there is no uniformity in the valuation or disclosure about human resources, such information does give an insight about the employee cost and productivity. Human resources accounting reported by Hindustan Petroleum Corporation Limited (HPCL) in their annual report is given in Box 13.2.

13.5.3 Economic Value Added While arriving at the profit after tax all costs including cost of borrowed funds is deducted. However, no cost is imputed towards cost of shareholders’ funds. It may be possible that the cost of shareholders’ funds may far exceed the profits earned by the

enterprise in an accounting period. Economic value added or EVA

® 2

 is a measure of

the profitability of an enterprise after meeting the cost of capital employed. The EVA may be represented by the following equations:  

Box 13.2 Human Resource Accounting by HPCL

HPCL considers human dimension as the key to organization’s success. Several initiatives for deployment of human resources to meet new challenges in the competitive business environment have gained momentum. HPCL recognizes the value of its human assets who are committed to achieve excellence in all spheres. The Human resource profile given below shows that HPCL has a mix of energetic youth and experienced seniors who harmonize the efforts to achieve the Corporation’s goals.  

Accounting for Human Resource Assets The Lev & Schwartz model is being used by our company to compute the value of human resource assets. The evaluation as on 31st March 2017 is based on the present value of future earnings of the employees on the following assumptions. Employees’ compensation represented by direct and indirect benefits earned by them on cost to company basis. Earnings up to the age of superannuation are considered on incremental basis taking the corporation’s policies into consideration. Such future earnings are discounted at 7.26%.  

Source: Annual Report of HPCL for the year 2016–17

 

Thus, if the NOPAT for an enterprise is greater that the COCE, it is said to have created economic value and if the COCE is more that the NOPAT the enterprise has destroyed value. It is possible that a business enterprise has declared positive profits but the EVA is still negative because the COCE is higher than the profits earned. EVA to that extent reflects the efficiency in capital utilization. Capital employed for this purpose includes both borrowed funds and shareholders’ funds. Additionally many companies report another measure called market value added or MVA. MVA is the excess of market capitalization of the company over the shareholders’ funds and can be calculated as follows:  

or

The EVA statement of Marico Limited is given in Table 13.5 From the above description, it is clear that an enterprise may enhance its EVA by improving NOPAT or bringing down WACC or by reducing the average capital employed by more efficient utilization of resources. In case of Marico, the EVA has improved from ₹ 174.8 crore in 2010–11 to ₹551.7 crore in 2016–17. The NOPAT of the company has increased from ₹ 300.9 crore to ₹ 810.3 crore during the same period. The company has been able to increase its NOPAT with less than proportionate increase in capital employed, resulting in substantial improvement in EVA. However, the weighted average cost of capital from the company has increased from 8.90% to 10.40%.   Table 13.5 Economic Value Added reporting by Marico Limited

Source: Annual Report of Marico Limited for the year 2016–17  

Box 13.3 Brand Valuation by Infosys Limited

The methodology followed by Infosys Limited to value their corporate brand ‘Infosys’ is as follows: Determine brand profits by eliminating the non­brand profits from the total profits Restate the historical profits at present­day values Provide for the remuneration of capital to be used for purposes other than promotion of the brand Adjust for taxes Determine the brand strength or brand­earnings multiple Brand Valuation

Ratios

Source: Annual Report of Infosys Limited for the year 2010–11

13.5.4 Brand Valuation A business enterprise over a period of time develops a brand equity whereby it is recognized by its customers, employees, suppliers and other stakeholders. The brand equity so developed indeed is a valuable asset for the company in question. Brand names like Amul, Bata, Microsoft, Apple, Infosys, Tata, etc., are household names. However, the relevant accounting standard (Ind AS 38) does not permit recognition of self­generated brands in the accounting records. A strong brand does help the business enterprise in getting a better price for its goods and services and thereby in generating ‘super profit’ or excess profit compared to the peer group without such brand equity. As the formal financial statements do not recognize self­generated brands, many companies value and report their brands and report the same in the annual reports. The brand valuation is based upon the existence of ‘excess profit’, that is, profit over and above the remuneration for capital and the brand strength. The brand strength is denoted by a multiple–stronger the brand, higher the multiple to be used. The brand valuation reported by Infosys Limited is set out in Box 13.3  

Summary Besides the financial statements—balance sheet, profit and loss statement and cash flow statement—the annual report of a company includes a number of other reports which are useful for analysing the affairs of the company. Additional disclosures may be grouped under four headings—mandatory under Companies Act, 2013, required under listing agreement for publicly traded companies, required under the relevant accounting standards and voluntary disclosures. Auditor’s report expresses the opinion of the ‘independent auditors’ on the financial statements audited by them. Any reservations or observations that the auditors may have are stated as ‘qualifications’ in the audit report. Directors’ report gives an analysis of the affairs of the business and also includes the proposal by the board for amounts to be transferred to reserves and to be distributed as profits. Explanation to any reservations in the audit report is also provided in the directors’ report. In respect of listed companies, directors’ report is further supplemented by

management discussion and analysis which contains a detailed SWOT analysis of the company. The listing agreement also mandates a separate corporate governance report detaining the corporate governance philosophy and governance structure of the company including functioning of various committees of the board. The business responsibility report demonstrates the steps taken by the company to implement the nine principles laid down by the ‘national voluntary guidelines on social, environmental and economic responsibilities of business’. Ind AS 108 requires segment reporting based the business activities in which the company engages and economic environments in which it operates. Ind AS 24 mandate related party disclosures to be made in the annual reports. Likewise, Ind AS 112 prescribes information to be disclosed regarding subsidiaries, joint arrangements, associates and structured entities that are not controlled by the entity. Ind AS 107 disclosures regarding the nature and extent of risks arising from financial instruments to which the entity is exposed and how the entity manages those risks. In addition to the mandatory disclosures, many companies are making additional disclosures on voluntary basis. These disclosures enhance transparency and are being used by management to communicate with their stakeholders. Some of the popular voluntary disclosures include value added statement, economic value added, human resources accounting and brand valuation.

Assignment Questions 1.  What are the different sources of disclosures in the annual reports of companies? 2.  What are the different types of audit reports? 3.  How is ‘segment reporting’ helpful in understanding the financial performance of a company? 4.  How is Economic Value Added different from the reported profit? 5.  ‘Value added statement has a stakeholders’ focus rather than stock holders’ focus’. Do you agree? 6.  Human resources are the most valuable assets for a knowledge based business, still they are not treated as assets in the balance sheet. Why?

Problems 1.  Ascertaining EVA and MVA: Based upon the following information calculate the economic value added (EVA) and market value added (MVA) for Hot & Spice Limited.

Profit and loss statement for the year ended 31st March 2017 (₹ in Crore) Earnings before interest and tax (EBIT)

465.23

Less: Interest expenses

120.20

Profit before tax (PBT)

345.03

Less: Provision for tax

103.51

Profit after tax (PAT)

241.52

The detail of capital employed by the company in the last two years is given as follows:

(₹ in Crore) 2016

2017

Shareholders’ funds 680.55 470.65 Borrowed funds

902.68 786.44

The company estimates that the pre­tax cost of borrowed funds is 10%, whereas cost of equity is estimated to be 14%. Tax rate applicable to the company is 30%. The current market capitalization of the company is ₹ 2,304.80 crore.

Solutions to Problems  

Market value added = Market capitalization – Shareholders’ funds  = ₹ (2304.80 – 680.55) crore = ₹ 1624.25 crore Notes: 1.  NOPAT can be calculated as NOPAT = PAT + Interest × (1 – Tax rate) or NOPAT = EBIT × (1 – Tax rate) 2.  Post tax cost of borrowed funds = Interest rate × (1 – Tax rate)

Try It Yourself 1.  EVA Comparison: On the basis of the following information and assumption, determine which of the two companies have a higher economic value added: 

The applicable tax rate is 30%.

Cases Case 13.1: Segment Reporting of Engineers India Limited

3

Engineers India Limited was set up in 1965 to provide engineering and related technical services for petroleum refineries and other industrial projects. Its range of services includes project management consultancy (PMC), project implementation services (PMS), engineering, procurement and construction (EPC) and lump sum turnkey (LSTK) contracts. The company has experienced a decline in revenue as well as profits in the last 5 years. For the purpose of ‘segment reporting’ under Ind AS, the company has segmented its activities into two segments—consultancy and engineering projects and lump sum turnkey projects—taking into account the organizational structure and internal reporting system as well as different risk and rewards of these segment. Segment revenue and results are set out below:  

Questions for Discussion 1.  Which segment is more profitable? 2.  Using the segment information, comment upon the decline in the revenue and profit of EIL. To what extent the segment reporting is helpful in analyzing the past performance of EIL? 3.  How will the segment reporting be useful is making projections about the future?

Case 13.2: EVA Reporting by Hindustan Unilever Limited

4

What is EVA? Traditional approaches to measuring ‘Shareholder’s Value Creation’ have used parameters such as earnings capitalization, market capitalization and present value of estimated future cash flows. Extensive equity research has established that it is not earnings per se, but value that is important. A measure called ‘Economic Value Added’ (EVA) is increasingly being applied to understand and evaluate financial performance. *

EVA = Net Operating Profit after taxes (NOPAT) − Cost of Capital Employed (COCE),

where, NOPAT = Profits after depreciation and taxes but before interest costs. NOPAT thus represents the total pool of profits available on an ungeared basis to provide a return to lenders and shareholders, and COCE = Weighted Average Cost of Capital (WACC) × Average Capital Employed

*

*

Cost of debt is taken at the effective rate of interest applicable to an ‘AAA’ rated

company like HUL for a short­term debt, net of taxes. We have considered a pre tax rate of 7.42% for 2016–17 (8.22% for 2015–16). *

Cost of equity is the return expected by the investors to compensate them for the

variability in returns caused by fluctuating earnings and share prices. Cost of Equity = Risk free return equivalent to yield on long­term government bonds (taken at 6.68% for 2016–17) (+) Market risk premium (taken at 8.69%) (x) Beta variant for the company, (taken at 0.710) where Beta is a relative measure of risk associated with the company’s shares as against the market as a whole. Thus HUL’s cost of equity = 6.68% + 8.69% (x) 0.710 = 12.85% What does EVA show? EVA is residual income after charging the company for the cost of capital provided by lenders and shareholders. It represents the value added to the shareholders by generating operating profits in excess of the cost of capital employed in the business. When will EVA increase? EVA will increase if: 1.  Operating profits are made to grow without employing more capital, that is, greater efficiency. 2.  Additional capital is invested in projects that return more than the cost of obtaining new capital, that is, profitable growth. 3.  Capital is curtailed in activities that do not cover the cost of capital, that is, liquidate unproductive capital. EVA in practice at Hindustan Unilever Limited In Hindustan Unilever Limited, the goal of sustainable long­term value creation for our shareholders is well understood by all the business groups. Measures to evaluate business performance and to set targets take into account this concept of value creation.

EVA Tends: 2007–2017 (Unaudited)

Economic Value Added (EVA) ( ₹ in Crore)

Questions for Discussion

1.  How is EVA different from the conventional profit after tax (PAT)? 2.  HUL’s EVA has increased over the years. Identify the main contributory factors towards improvement in EVA of the company? 3.  How do you relate profitability, asset turnover and financial leverage with EVA?

Endnotes 1.  Ind AS 24, Related Party Disclosures. 2.  EVA is the registered trade mark of Stern Stewarts & Co. 3.  Annual Reports of Engineers India Limited for the year 2012–13 to 2016–17. 4.  Annual Report of Hindustan Unilever Limited for the year 2016–17.

14

History

Topics

Analysis of Financial Statements

Tutorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: Highlights Settings Support

Understand the nature and limitations of financial analysis.

Differentiate between inter­period and inter­firm comparison. Prepare and analyse common size financial statements and indexed financial

Sign Out

statements. Compute and interpret various financial ratios. Understand applications of ratio analysis using DuPont analysis and Z score.

Carry out detailed analysis of financial statements of companies.

14.1 INTRODUCTION

The focus of the book so far, has been on understanding the accounting process and contents of the financial statements—the balance sheet, the profit and loss statement, and the cash flow statement. This chapter will focus on the tools to analyse the information conveyed by these statements. By a meaningful analysis, the performance and financial health of an enterprise can be dissected. The information conveyed can also be used for making estimates about the future. Before discussing the tools and techniques of financial statement analysis, let us understand some of the basic caveats. Firstly, the focus of analysis will depend upon the purpose for which analysis is being carried out. For example, a supplier of goods on credit will be more concerned about the ability of the firm to pay his dues. His focus of analysis will be on short­term liquidity position of the enterprise. A lender of term loans will focus more on the ability

of the firm to honour its obligation over a long­term, therefore, focusing on the composition of enterprise’s sources of funds. A prospective investor in the equity shares of the enterprise will be keener to analyse the profitability and growth aspects of the enterprise. Secondly, the depth of analysis will depend upon the data availability. An outsider will rely solely on the information contained in the financial statements, whereas insiders (managers) will have access to more information. The latter will be able to carry more detailed analysis compared to the former. The depth and complexity of the analysis increases as more and more data becomes available. Obviously, the quality of the analysis will also depend upon the quality of the financial statements. Whatever limitations the financial statement have (errors or frauds), the same will get into the analysis as well. Thirdly, analysing the financial statements of an entity for a particular period may not be sufficient. The changes that might have occurred in the financials of the enterprise over a period of time will be particularly useful. Analysing the financials of an enterprise over a period of time to identify and understand the trends is called inter­period comparison. Likewise, comparing the financials of the enterprise with other similar firms in the industry or comparing with industry aggregates will also be useful. While attempting an inter­firm comparison, it must be ensured that the other enterprises chosen for comparison are similar to the enterprise being analysed to the extent possible.  

Inter­period comparison—comparing balance sheet and profit and loss account numbers over a period of time. Inter­firm comparison—comparing balance sheet and profit and loss account numbers of one an enterprise with other similar enterprises.

Lastly, analysis as a management tool is very flexible. The financial statements are prepared using fixed formats (prescribed by the law) and rigid principles (contained in accounting standards). There are no such formats or rules as far as analysis is concerned. Anything that helps in better understanding of the financials, as depicted by the financial statements, is acceptable.  

Table 14.1 Profit and Loss Statement of Excel Industries Limited for the Year Ended 31st March

In the following paragraphs, some of the tools for the financial analysis are discussed. The financial statements of Excel Industries Limited for the years 2014–2017 given in Tables 14.1 and 14.2, respectively will be analysed using these tools.  

Table 14.2 Balance Sheet of Excel Industries Limited as on 31st December

14.2 COMMON SIZE STATEMENTS

For the purpose of analysis, preparing a common size statements is often a good starting point. In a common size statement, all the figures are expressed as a percentage of a base value. For example, in common size profit and loss statement, each item in the profit and loss statement can be expressed as a percentage of total sales. Likewise, in common size balance sheet, the total of the balance sheet may be taken as a common denominator. These common size statements give the relative importance of various items and help to establish a broad trend. The common size profit and loss statement for Excel Industries Limited is given in Table 14.3.

 

Common size statements—expressing various components of the balance sheet as a percentage of total of balance sheet and various components of profit and loss account as a percentage of sales.

  Table 14.3 Common Size Profit and Loss Statement of Excel Industries Limited

By looking at Table 14.3, one can observe the broad trends in various items in the profit and loss statement. The profit after tax as a percentage of sales has fluctuated from 10.1% to 14.5% in the last four years. The interest earned and interest expenses have increased in the year 2017. Cost of goods sold constitutes about 60% of sales. Any fluctuation is the cost of goods sold directly impacts the bottom line. Similarly common size balance sheet can be prepared and analyzed taking the total of the balance sheet as 100 and expressing every other item as a percentage thereof. The common size balance sheet of Excel Industries Limited is given in Table 14.4.  

Table 14.4 Common Size Balance Sheet of Excel Industries Limited

By observing Table 14.4, one can identify some broad trends in the compositions and assets and liabilities of Excel Industries Limited. The proportion of equity has come down from 50.6% to 49.6%, at the same Long­term borrowings have gone up from17.6% to 24.9% signifying greater reliance on the borrowed funds. On the assets side, the PPE have declined from 55.6% to 44.4%, whereas noncurrent investments have increased from 9.4% to 19.2%. It may be due to investments is subsidiary companies or joint ventures. 14.3 INDEXED FINANCIAL STATEMENTS

Similar observations can be made by preparing the indexed financial statements. In this technique, the base year figures are taken as 100 and subsequent years are expressed as

a percentage thereof. The computation is done for each item in the balance sheet and the profit and loss statement. The indexed profit and loss account of Excel Industries Limited is given in Table 14.5.  

Indexed statements—expressing various components of the balance sheet and profit and loss account as a percentage of the bases year.

The sales of product and services for Excel Industries Limited have increased to 130.5% whereas the profit after tax has gone to 167.9% between 2014 and 2017. It clearly indicates that the costs have increased less than proportionately. Major savings have been witnessed in cost of goods sold (at 116%) and administrative expenses (115.9%). On the other hand, marketing expenses (137.0%) have outstripped the growth in income.   Table 14.5 Indexed Profit and Loss Statement of Excel Industries Limited

Similarly, indexed balance sheet taking the base year as 100 can be prepared and interpreted. The indexed balance sheet for Excel Industries Limited is given in Table 14.6.   Table 14.6 Indexed Balance Sheet of Excel Industries Limited

For Excel Industries Limited, the size of the balance sheet has almost doubled in the last four year (from 100% to 210.1%). On the liabilities side, the shareholders funds have gone up by 206.3% but the long­term debts have increased to 297.3% signifying greater reliance on borrowed funds. On the assets side, the PPE have increased only by 167.9% whereas current assets have gone up to 218.6% indicating greater blockage of

funds in current assets. Long­term investments have increased to 427.5% indicating more business being carried out through subsidiary companies and joint ventures. 14.4 RATIO ANALYSIS

After having made broad observations using common size and indexed statements, the numbers can be probed further by using specific ratios. In the ratio analysis, we express one item in relation to another in a meaningful way and draw inferences from that. The ratios can be divided into various categories depending upon the focus of analysis— profitability, growth, dividend policy, efficiency, liquidity, capital structure, return and market related.

14.4.1 Profitability Ratios In Chapter 5, we defined various measures of profits—gross profit, operating profit, net profit, etc. Gross profit represents the excess of sales over cost of goods sold. From gross profit, other operating expenses are deducted to arrive at earnings before interest, tax, depreciation and amortization (EBIDTA). EBITDA is often referred to as cash operating profit as non­cash expenses (depreciation and amortization) and non­ operating expenses (interest and tax) are yet to be deducted. From EBITDA non­cash expenses, that is, depreciation and amortization are deducted to get another measure called EBIT or operating profit. Once we subtract interest and finance charges from EBIT, we arrive at profit before tax (PBT) or pre­tax profit. After meeting the tax expenses, the bottom line or the profit after tax is ascertained. These measures of profits for Excel Industries are given as below:  

Profitability ratios—expressing various measures of profits in relation to the sales or income for the accounting period.

 

The expression ‘profit’ is a rupee term whereas profitability is a relative term, that is, profit earned in relation to the sales or operating income. Profitability ratios are always expressed in percentage terms. Accordingly, we can define various ratios measuring profitability of an enterprise.

Gross Profit Ratio Gross profit ratio, also called gross margin, is the ratio of gross profit made by the enterprise during an accounting period to the sales. It is an indicator of the inherent profitability of the enterprise and pricing power that the enterprise enjoys in the market before considering other expenses and income. The ratio may be calculated as:  

A decrease in gross profit margin indicates that the cost of producing goods for the enterprise has increased but it is not in a position to pass on the increased cost to the customer due to competitive pressure. Or as a strategy, the enterprise has decided to absorb the increased cost resulting in lower margin. It may also indicate that the firm has cut down the margin to capture increased market share. Trend of gross margin ratio over a period of time as well as a comparison with other similar firms may throw more light on the same.

Operating Profit Ratio The operating profit ratio or operating margin is the ratio of operating profit to sales. Operating profit is commonly defined either as EBITDA or EBIT. Cash operating

margin is the ratio of EBITDA to sales. It captures the profitability of the enterprise before charging depreciation and amortization and non­operating expenses of interest and tax, whereas operating margin, that is, the ratio of EBIT to sales, indicate the performance of the enterprise at the operating level. The operational efficiency of an enterprise can be measured at various levels. Cash operating margin:  

Operating margin:  

Net Profit Ratio or Net Margin The net margin is the final measure of profitability. It is the margin left for the shareholders after all the expenses—operating and non­operating, depreciation and tax has been provided for.  

The profitability ratios of Excel Manufacturing Limited for the last four years are given as follows:  

The gross margin of 41.8% for the year 2017 indicates that the cost of goods sold for Excel Industries is 58.2% of sales. The difference between gross margin (41.8%) and cash operating margin (30.7%) is due to other operating expenses. The depreciation effect is captured by the difference between cash operating margin and operating margin (27.0%). For capital­intensive industries like manufacturing, the gap between cash operating margin and operating margin is likely to be higher compared to say trading and service organization. The difference between operating margin and pre­tax margin (21.8%) is due to the presence of interest and finance charges. For a zero debt company, the operating margin and pre­tax margin will be almost the same due to absence of interest charges. For an enterprise relying heavily on borrowed funds, the gap will be larger. The gap between pre­tax margin and net margin is due to presence of tax. Enterprises enjoying tax­free income (export­oriented units or in special economic zones) will suffer relatively lower incidence of tax. For Excel Industries Limited, the gross margin has improved substantially, whereas the net margin has not gone up in the same proportion. It indicates that the indirect expenses (administrative, marketing, depreciation, interest and tax) have increased at a faster pace than the gross profit. A high gross margin with a low net margin is indicative of higher operating expenses, interest, depreciation or tax. This stepped approach to analysis helps us to identify the major contributors to the profitability of the enterprise.

Operating Expenses Ratio The profitability analysis, as discussed earlier, can be further supplemented by working out the ratio of various operating expenses to sales. The operating expense ratio may be calculated as follows:  

The expenses ratio for various heads of expenses for Excel Industries is given as follows:

Expense ratio helps us to identify the reasons for improvement or decline in profitability. For example, the net margin of Excel Industries Limited fell sharply during the year 2016. The expense ratio indicates that it was largely due to substantial increase in the cost of material consumed (from 49.6% in the previous year to 55.3% during 2016). During 2017, there is substantial decline in cost of material consumed (from 55.3% to 46.3%) but it has been partially offset by increase in interest cost (from 5.4% to 8.3%). There has been a gradual decline in the ‘other manufacturing expenses’ over the years. Interest and tax expenses though have increased over a period of time, and as a result, the gap between operating margin and net margin has gone wider.

Earnings Per Share (EPS) EPS is the most widely tracked indicator of profitability from shareholders point of view. It represents the profit made by the enterprise during an accounting period for each share. The EPS is calculated as follows:  

If the company has preference shares in its capital structure, the EPS may be calculated as follows:  

In the denominator, we usually take the number of equity shares outstanding at the end of the accounting period. If, however, the number of shares outstanding have changed

during the accounting period, a weighted average of number of shares outstanding is more appropriate. If there is no change in the denominator over a period of time, EPS will mirror change in the net profit. If the number of shares has changed, the combined effect of change in profit and change in number of shares will be reflected in the EPS. The EPS of Excel Industries Limited is given as follows:  

The EPS of the company has increased from ₹ 16.0 to ₹ 20.2 in the last four years. During the year 2017, the increase in EPS is less than proportionate to increase in PAT. As the company has issued fresh capital during the year, the number of equity shares has increased. The weighted average number of shares outstanding has been computed assuming that the fresh shares were issued in the beginning of the year.

14.4.2 Growth Ratios One of the basic purposes of financial analysis is to be able to predict the future performance. For that, understanding the growth achieved by the enterprise on the key variables is helpful. The growth rate achieved in the past can then be used to extrapolate the future.

Compound Annual Growth Rate (CAGR) One popular measure of growth is the CAGR achieved over a period of time in respect of key financial indicators. The CAGR indicates the average annual growth rate achieved by the enterprise over a defined period of time (usually four to five years). The CAGR is calculated by using the compounding formula 14.8:  

Where A is the current year value of the variable for which the growth rate is to be measured, P is the value in the base year and n is the number of years between the current year and the base year. Solving Equation 14.8 for ‘g’, the CAGR of the variable in question can be ascertained. Excel Industries Limited achieved a sale of ₹10,643 million during the year 2014 which grew to ₹13,888 million during the year 2017. The CAGR of sales can be calculated by solving equation 14.8 as follows:  

Solving for g, the CAGR of sales comes to 9.3%. Similarly, the CAGR of net profit comes to 18.9%. As the profits have grown at a rate higher than the sales, it is an indication that the expenses have grown less than proportionately. It could be due to economies of scale or operational efficiencies. On the other hand, if the growth rate of profit is less than the sales growth, it indicates that the expenses have grown faster than the sales. A word of caution, as CAGR just considers the base year and current year, the choice of base year may have significant impact on the computed value of CAGR. The base year chosen must be a normal year of operations and profitability.

Year-on-Year (Y-o-Y) Growth The CAGR gives the long­term average rate of growth of the key financial variable. It must be supplemented by short­term trend of growth to get a better picture of the growth prospects. The Y­o­Y growth is computed by comparing the current value of variables with the immediately preceding period. The following equation can be used for computing Y­o­Y growth of sales:  

Similarly, the Y­o­Y growth of other key variables like operating profits, net profit, etc., can be computed. Y­o­Y growth is more helpful in finding the current trend in the growth rate.

The Y­o­Y growth of sales and net profits for Excel Industries Limited is given as follows:  

The declining growth rate of sales is a cause of concern. The profit growth is also volatile with wide fluctuations. The management needs to analyse the same and take steps to arrest the declining trend in sales growth. Also, the reasons for volatile profit growth need to be identified for taking appropriate corrective actions.

14.4.3 Dividend Policy Ratios A part of the profit earned during the year is distributed to shareholders as cash dividend, whereas the balance is retained within business for funding the future needs for funds for expansion. Dividend on equity shares is a discretionary payment, that is, the board of directors recommends the dividend to be paid and the same is approved by the shareholders in the annual general meeting. By looking at the information in the financial statements, dividend policy of the enterprise can be inferred.  

Dividend ratios: help in understanding company’s policy relating to rewarding the shareholders by way of cash dividends and also of retention of profit.

Dividend Rate The rate at which the dividend is paid to the equity shareholders is called the dividend rate. It is always applied to the paid up capital of the company. The dividend per share (DPS) can be calculated as follows:  

Alternatively DPS can be calculated as:  

The dividend rate can also be ascertained as follows:  

Dividend Pay-out Ratio The dividend pay­out ratio indicates the proportion of the profit after tax that has been used to pay cash dividends to the shareholders. As dividends in India attract a distribution tax, the total pay­out on account of dividends will also include the corporate tax on dividends. The ratio can be expressed as follows:  

If there is no tax on dividend distribution, this ratio may also be computed as follows:  

A supplementary ratio to the pay­out ratio is Retention Ratio. The retention ratio indicates the proportion of the net profit retained and ploughed back in the business. It can simply be calculated as:  

The growing companies with aggressive expansion plans usually have a lower pay­out ratio and conversely a high retention ratio. The management of such enterprises will be keen to conserve resources rather than distributing as dividends. On the other hand, cash­rich companies without any immediate need of cash for investments will adopt a more liberal dividend pay­out and lower retention. Likewise, companies with high borrowed funds will keep the pay­out ratio low and use the cash so conserved to repay the borrowings. The relevant ratios for Excel Industries Limited are given as follows:  

The company is following a conservative dividend policy with a pay­out ratio of less than 10% and a retention ratio of over 90%. As the company is growing by investing in fixed assets and long­term investments, such a dividend policy is justified.

Dividend Yield The return for an investor in equity shares is made up of two components—dividend and capital appreciation. The return by way of dividends is measured by dividend yield. Dividend yield measures the return to the investor on his investment by way of dividend. The ratio is calculated as:  

In the denominator, we take the current market price rather than the price actually paid by the investor. The current market price is the opportunity cost of investing in the shares of the enterprise—the money that could be invested elsewhere. At the current market price per share of Excel Industries Limited at ₹ 280, the dividend yield works out to be 0.54%. It clearly indicates that primarily the investors in shares of the company are expecting most of the return by way of capital appreciation.

14.4.4 Short-term Liquidity Ratios The suppliers of short­term credit to an enterprise are interested in assessing the ability of the enterprise to repay their dues. The central question that they seek to find an answer is, whether the enterprise has sufficient liquidity to pay them off. Obviously, the enterprise will pay its current obligations out of its liquid assets. The current ratio and quick ratios described below, are used to assess the short­term solvency of the enterprise.  

Short­term liquidity ratios—indicate measure adequacy of company’s current assets to meet its current obligations

Current Ratio The current ratio measures the adequacy of short­term assets to meet the short­term obligation ofthe enterprise. By definition the current assets are expected to be converted into cash shortly—within a period of twelve months. Likewise, current liabilities are expected to be paid within a short time. The current ratio is the ratio of current assets to current liabilities and is computed as:  

Current assets includes cash in hand, balance with banks, inventories, trade receivables and other current assets. Short­term investments often called marketable securities are also classified as current assets. Current liabilities include all short­term obligations, for example, trade payables, outstanding expenses, provisions and short­term loans. The

instalments for repayment of long­term loans falling due within next 12 months, should also be included in the current liabilities. A high current ratio, though, may be desirable from liquidity point of view but also indicates inefficient use of resources. So, a balance needs to be achieved—the current ratio should neither be too high nor too low. The implementation of modern inventory management techniques, for example, just­in­time inventory management system and supply chain management have resulted in decline in current ratio.

Quick Ratio Quick ratio is often used as a supplementary measure of short­term liquidity. Out of the current assets, inventories are not considered to be liquid enough. Somewhat more strict measure of liquidity called quick ratio or acid test ratio is often used. For the purpose of quick ratio, we exclude inventories from the current assets to arrive at liquid assets and compare the same with current liabilities. The quick ratio can be calculated as follows:  

For enterprises in the service sector, the current ratio and quick ratio will almost be identical due to negligible inventory, whereas enterprises engaged in construction, manufacturing or trading activities, these ratios will significantly differ depending upon the level of inventories they carry. The current ratio and quick ratio of Excel Industries Limited is given as follows:

Both the current ratio and quick ratio for Excel Industries Limited have improved over a period of time. In the year 2017, the current ratio is at 1.64 times and the quick ratio is

at 1.39 times indicating that the company has sufficient liquidity to meet its short­term obligations.

14.4.5 Capital Structure Ratios An enterprise may finance its operations either by using owners’ capital (shareholders’ funds) or borrowed funds. The composition of funds raised, is referred to as the capital structure. On shareholders’ funds, there is neither any obligation to pay any fixed return nor to repay the principal. On the other hand, the providers of loan funds are entitled to get a fixed return and also repayment of capital upon maturity. The capital structure, therefore, has significant implication upon the ability of the firm to meet its long­term obligations. The focus of analysis is on the proportions of long­term funds— debt and equity and adequacy of enterprise’s profit to meet its obligations associated with debt funds.  

Capital structure refers to the proportion of borrowed funds and shareholders’ funds in the total capital employed.

Debt-Equity Ratio It is the ratio of long­term borrowings to shareholders’ funds. An enterprise relying more on borrowed funds is more prone to defaults in debt servicing compared to an enterprise with higher shareholders’ funds. The debt­equity ratio is calculated as follows:  

While arriving at shareholders’ funds any fictitious assets, e.g., miscellaneous expenditure to the extent not written off or adjusted and accumulated losses should be deducted. From Long­term debts, if the information is available, the loan repayment falling due within next one year should be deducted. A high debt equity ratio signifies a higher obligation to pay interest and repay the principal. The firms operating in volatile environment often rely less on borrowed funds whereas firms confident of stable operating results can afford to take more debts. There is no ideal debt­equity ratio

though a ratio in excess of 2:1 usually is considered aggressive. On the other hand, a firm operating with no debt or low debt is not taking benefits of financial leverage which has a positive effect on the return on equity. This aspect has been considered later in the chapter. The debt­equity ratio of Excel Industries Limited is given as follows:

From the above, it is clear that the Excel Industries Limited is taking advantage of borrowed funds but at the same time, is not very comfortable with a large debt­equity ratio. The debt­equity ratio for the firm has gradually increased to 0.50 times signifying that for financing its expansion plans the firm has relied more on borrowed funds in the recent past.

Fixed Assets to Long-term Debts This is ratio which is often calculated for the safety of the long­term lenders. As the term loans are often secured against security of fixed assets, it is an indication of the cushion available to the debt providers. Higher the ratio, more secured the lenders will feel. As the ratio approaches one (or below) the degree of safety for lenders goes down. The ratio can be calculated as follows:  

The fixed assets to long­term debts for Excel Industries Limited are shown as follows:

The ratio for the company at 1.78 times indicates that the fixed assets are 1.78 times the long­term loans. Though the ratio has declined over the years, but still the fixed assets are adequately covering the long­term loans. A word of caution though—the ratio is being calculated using the book value of the fixed assets, which may be significantly higher or lower than the realizable value of the assets. Likewise, certain assets included in fixed assets may be worthless on a stand­alone basis, for example, goodwill and therefore may have to be excluded from the fixed assets. The lenders will do better to keep this aspect in mind while interpreting this ratio. If the liquidation value of the fixed assets is used in the numerator, it will give a better idea as to the adequacy of security available to the lenders of long­term loans.

Interest Coverage Ratio As discussed earlier, borrowed funds have a fixed obligation attached to them in the form of paying interest at a fixed rate. The lender will be concerned about the borrower’s ability to pay interest on the borrowings. One of the most commonly used measures for the same is interest coverage ratio. It measures the adequacy of enterprise’s profits to cover its interest obligations. As interest is a tax deductible expense and is paid before payment of tax, EBIT is used as an appropriate measure of profit. The ratio is calculated as follows:  

Higher the ratio, better is the ability of the enterprise to meet its interest obligation. If the ratio falls towards one, it is clearly an indication that the enterprise is not earning enough at the operating level to meet its interest obligations and may need to bring its level of debt down. The Interest Coverage Ratio (ICR) for the Excel Industries Limited is given as follows:

The ICR is always expressed as ‘number of times’. Excel Industries Limited’s EBIT covers the interest expenses 3.24 times which is a healthy sign. It can also be interpreted as that even if EBIT of Excel Industries Limited falls to one­third, it still will be able to meet its interest obligation out of EBIT. An alternate way to compute ICR is to use EBITDA as a numerator. The argument in favour of this treatment is that depreciation and amortization are non­cash expenses and to the extent the cash is available to meet the interest obligation.

Debt Service Coverage Ratio (DSCR) In addition to payment of interest, there is an obligation to repay the principal on borrowed funds as well. The interest coverage ratio described above does not consider the latter. To incorporate both the obligations for debt servicing—interest and principal repayment—an alternate measure may be needed. The debt service coverage ratio (DSCR) assesses the adequacy of cash flow generated by the enterprise to meet its debt obligations. The DSCR is computed as follows:  

DSCR—ability of the enterprise to meet its obligation relating to borrowed funds —both interest and principal

 

In the numerator, we have operating cash profit, i.e., EBITDA. In the denominator, both interest as well as repayment of loan has been considered. As loan repayment is not a tax deductible, it needs to be grossed up by dividing by (1–Tax Rate). For example, an enterprise has an obligation to pay interest amounting to ₹100 million and principal repayment of ₹140 million. The applicable tax rate for the enterprise is 30%. To repay principal of ₹140 million, the enterprise need to earn ₹200 million as EBITDA, i.e., ₹140 million/(1–0.3). Accordingly the denominator for DSCR will be ₹300 million.

As the information for principal repayment is not directly available in the financial statements, it often is difficult to compute DSCR from the published financial statements. But an insider or someone having access to this information, e.g., bank or other lenders can use this ratio to assess the debt servicing capacity of the enterprise.

14.4.6 Assets Utilization Ratios By a careful analysis of the financial statements, it is possible to comment upon the efficiency in assets utilization. If an enterprise is able to generate higher revenue with the same amount of assets, or same revenue with lower amount of assets, it is an indication of efficiency in assets utilization. This set of ratios relates the output (usually sales) with the assets base. These ratios are called assets utilization ratios or efficiency ratios or simply turnover ratios and are expressed as ‘number of times’. The analysis generally starts with the total assets turnover and gradually breaks it down to various components of the total assets. This set of ratios is called turnover ratios or activity ratios as well.  

Assets Utilization Ratios—relate the sales or income generated in a given period to the funds deployed in various types of assets.

In these ratios the sales figure is for the period whereas the asset base is on a particular day. If there has been a substantial change in the assets base, it is possible to take average assets {(opening balance of assets + closing balance of assets)/2} in the denominator. If, however, only year­end statements are available, it is possible to work with those numbers as well.

Total Assets Turnover Ratio This ratio relates the sales achieved by an enterprise during a period to the total assets deployed. A higher ratio indicates that the enterprise is able to generate more sales relative to the total assets deployed in the business. The ratio may be calculated as follow:  

As the total assets of an enterprise may also include investments and loans and advances given which are not directly deployed in the business, they should be excluded while computing this ratio. Various sub­ratios that will be useful are shown in the Figure 14.1.

Fixed Assets Turnover Ratio This is the ratio of sales achieved during an accounting period to fixed assets deployed. A higher ratio indicates better utilization of the long­term assets, whereas a lower ratio is an indication of inefficiencies in the utilization of fixed assets. The fixed assets turnover ratio may be calculated as follows:  

 

Figure 14.1 Constituents of Total Assets Turnover Ratio The fixed assets turnover ratio can be improved by an enterprise in a variety of ways. For example, a manufacturing entity operating on a double shift basis or reducing the down time for scheduled maintenance of plant, improvement is room occupancy in a hotel or bed utilization in a hospital are some of the measures that will result in improved fixed assets’ utilization. Outsourcing some of the non­core activities to third party vendors may also improve this ratio. A word of caution—a higher ratio than the

industry norms may also indicates that the enterprise in not investing enough in capacity expansion and modernization. As there is a time lag between the investment and the resultant sales, underinvestment in the current period will adversely affect the growth of the enterprise in future. A lower or declining ratio may be an indication of wastages in the utilization of fixed assets. It may be due to excess capacity or underutilization of certain facilities due to slack demand. The same needs to be investigated to take corrective steps to either improve utilization or dispose­off the assets not needed. A recent large scale capacity expansion or large amounts incurred towards capital work­inprogress are also possible reasons for a decline in fixed assets turnover ratio.

Current Assets Turnover Ratio In addition to the fixed assets, large amounts are blocked in current assets particularly inventories and debtors. An enterprise may be highly efficient in utilizing its fixed assets but due to poor working capital management, it may be experiencing undue blockage of funds. The current assets turnover ratio aim at assessing the management of short­term assets by the enterprise. The ratio is calculated as follows:  

A decline in the ratio will indicate proportionately large amounts blocked in inventories or debtors or large cash and cash equivalents being kept. On the other hand, an improvement in the ratio is an indication of more efficient working capital management. As a part of the current assets is often financed by current liabilities, the net current assets may be compared with sales. The excess of current assets over current liabilities is often referred to as net current assets, or simply, the working capital. The working capital turnover ratio may be calculated as follows:  

The turnover ratios for Excel Industries Limited as given as follows:

It can be observed that the total asset turnover ratio for Excel Industries Limited has declined from a high of 0.93 times to 0.58 times in the year 2017. It is an indication that the asset base of the company has grown more than proportionately compared to its sales. A break up of the ratio between fixed assets and current assets indicates that both fixed assets turnover ratio as well as current assets turnover ratio has declined though the decline in the latter has been sharper. The current assets turnover ratio can be further investigated by computing inventory turnover ratio and receivable turnover ratio.

Inventory Turnover Ratio and Average Holding Period In certain businesses inventory constitutes a major portion of the assets. Inventories, for this purpose, include raw material, consumable stores, work in progress and finished goods. Ability to rotate the inventory faster helps the enterprise in keeping blockage of funds low. How well the inventory is being managed can be ascertained by using the inventory turnover ratio. The ratio is calculated as follows:  

 

Inventory turnover indicates—ability of the enterprise to rotate its inventories faster.

In the numerator, instead of using sales, it is preferable to use cost of goods sold to ensure that both the numerator and denominator are at cost. The above ratio indicates the efficiency of inventory management on an overall basis. Similar ratio can be computed for each component of inventory. Higher the ratio, more efficient the inventory management is considered to be. Higher turnover ensures lower blockage of funds as well as reduced probability of obsolescence. However, a higher turnover may also indicate that the enterprise is not maintaining sufficient stock of raw material, or finished goods leading to possible production stoppage or loss of potential sale. The inventory turnover ratio is presented as the ‘number of times’, that is, how many times inventory got rotated during the year. This ratio can be converted into ‘number of days’ to arrive at average holding period as follows:  

Higher the inventory turnover ratio, lower will be the average holding period. The average holding period may also be calculated as:  

The inventory turnover ratio and average holding period for Excel Industries Limited is given as follows:

During 2017, the inventory turnover ratio is 6.22 times and consequently the average holding period is at 59 days. Business units are using inventory management techniques like just­in­time (JIT) inventory and supply chain management to improve their inventory turnover and consequent reduction in average holding period.

Trade Receivable Turnover Ratio and Days’ Sales Outstanding In today’s competitive environment, most of the enterprises are forced to sell goods on credit basis. They allow a certain number of days called the ‘credit period’ to their customers to pay the amounts due. Sundry debtors or trade receivable represent the amount due from the customers in respect of sales made. How efficiently the enterprise is able to collect its receivables can be measured by receivable turnover ratio. The ratio relates the sales made during a particular period with the trade receivables outstanding at the end of the period. As these receivables arise out of credit sales, it is preferable to use the credit sales figure for the computation of this ratio. If, however, the break­up of the sales is not available, total sales figure can be used. The ratio is calculated as follows:  

The numerator should be net of sales returns and trade discount but inclusive of excise duty and any other amount recoverable from the customer as a part of the invoice value. Obviously higher the turnover, faster is the collection of receivables. The ratio is expressed as ‘number of times’ and can be converted into an alternate measure called days’ sales outstanding or average collection period. The Days’ Sales Outstanding is calculated as follows:  

The DSO is expressed in number of days. It expresses the number of days’ sales that is outstanding to be collected at the end of the accounting period. The DSO so computed, can be compared over a period of time to analyze the trend and with the DSO of other competing enterprises. It can also be compared with the credit period actually granted to the customers. For example, if the computed DSO is say 69 days whereas the firm only allows 45 days to its customers to pay, it is an indication of slackness in collection. Any such delay has opportunity cost of funds blocked and may also indicate some dispute with the customer resulting in delayed payments. The receivable turnover ratio and days’ sales outstanding for Excel Industries Limited are given as follows:

 

The turnover ratio has declined substantially in the last four years resulting in the DSO going up from 61 days to 132 days. It may be due to deliberate policy of the management to give extended credit period to meet competition and to acquire new customers. On the other hand, it may also reflect poor collection efforts on the part of the company.

Average Payment Period As the enterprise sells goods on credit, the same way it also may be enjoying credit terms on its purchases. To that extent, the blockage of its own funds by the enterprise goes down. By relating the purchases made by the enterprise during a given accounting period with the trade payables for purchases, it is possible to ascertain the average credit period enjoyed by the enterprise. The average payment period can be calculated as follows:  

If the amount of purchase is not directly observable, we may use material consumed as a substitute. A higher ratio may indicate favourable credit terms enjoyed by the enterprise and to that extent lower blockage of its own funds in the current assets. On the negative side, a higher and increasing ratio also may mean that the firm is delaying payments to its suppliers. It may not be availing the cash discount being offered by its suppliers for prompt payment. It will eventually lead to higher price being demanded by the suppliers or decline of credit terms to the enterprise. The average payment period taken by the Excel Industries Limited is given as follows:  

It can be observed that the company is consistent in making payments to its suppliers. In the year 2017, the payment period has gone up which needs to be analysed further as to the reasons thereof.

Length of Cash Cycle By comparing the average holding period of inventories, average collection period for receivables and average payment period for payables, the length of cash cycle for the enterprise may be ascertained. The length of cash cycle indicates the average time taken by the enterprise to convert the cash to cash again. The cash cycle may be calculated by using the following equation:  

For Excel Industries Limited the length of the cash cycle is summarized as follows:  

The cash cycle for the company has gone up from 34 days to 100 days in the last four years largely due to an increase in the average collection period. It signifies that the company is taking a longer period for cash conversion, and therefore, higher blockage of funds. This will necessitate arrangement of additional financing, either by using long­term or short­term sources of funds.

14.4.7 Return Ratios

In addition to comparing the profit earned during an accounting period with the revenue earned (profitability ratios), an analyst may also like to compare the profit with the funds deployed to earn that profit. More specifically, computation of profits earned as a percentage of funds deployed, is a useful way to understand efficiency in funds utilization. It is possible to define funds deployed in a variety of ways. It may mean the total assets used or the long­term capital employed in the business. Alternatively, it is possible to look at the return from shareholders’ funds point of view. As these ratios compare profit for the year (a profit and loss statement number) with funds deployed (a balance sheet number), it is possible to take average for the latter {(Opening Balance + Closing Balance)/2}. If, however, only year­end statements are available, it is possible to work with those numbers as well.  

Return Ratios express profit earned as a percentage to funds deployed to earn that profit.

Return on Assets (ROA) ROA is the ratio of profits to the assets deployed in the business. As in the denominator we are using the total assets, the corresponding figure of profit taken is, therefore, before interest. The following formula may be used for computing the ratio:  

The expression EBIT (1–Tax rate) may be referred to as net operating profit after tax (NOPAT) and can also be calculated as:  

NOPAT is the after tax profit attributable to the assets deployed in the business. The ratio may be compared over a period of time, with competitors and with industry

aggregates, to understand the relative efficiency in use of assets for generating returns. Assuming a tax rate of 33%, the ROA for Excel Industries is depicted as follows:  

The ratio improves if the increase in NOPAT is more that proportionate than the increase in assets deployed.

Return on Capital Employed (ROCE) ROCE is the ratio of profits to the capital employed or funds invested in the business. The funds invested here means the long­term sources—both debt and equity used in the business. The following formula may be used for computing the ratio:  

The ROCE for Excel Industries is depicted as follows:

The ratio improves if the increase in NOPAT is more that proportionate than the increase in capital employed. A declining ROCE is an indication of inefficient use of capital.

Return on Equity (ROE)

ROE is the most important ratio from shareholders’ perspective. It indicates the profits earned as a percentage of shareholders’ funds. The ratio may be expressed as follows:  

The ROE for Excel Industries Limited has been given as follows:  

The ROE for the company declined from 20.8% to 16.1% during the year 2016 due to decline in PAT and increase in shareholders’ funds. During the year 2017, both PAT and shareholders’ funds have gone up, though the increase in PAT is more than the increase in shareholders’ funds. As a result, ROE improved from 16.1% to 16.9%. It may also be noted that PAT for the year 2017 is higher than that of 2014, but due to much sharper increase in equity i.e. shareholders’ funds, the ROE for the year 2017 is much lower than that of 2014.

DuPont Analysis DuPont Analysis is a useful technique to break down the ROE into its constituent elements. It helps to understand the reasons for an increase or decrease in ROE by identifying the underlying variables. The ROE as defined in Equation (14.37) may be broken down as follows:  

Equation 14­38 indicates that the ROE is a function of three important ratios—net margin ratio (PAT/Sales), total assets turnover ratio (Sales/Total Assets) and Financial

Leverage (Total Assets/Shareholders’ Funds). The third component depends upon the presence of debt in the capital structure of an enterprise. For a zero debt company, the financial leverage will be one as all the assets have been funded by shareholders’ funds, and therefore, the numerator and denominator for the third component will be the same. ROE can be increased by increasing the net margin by controlling costs and offering high margin value added products and services to the customers. The assets turnover can be improved by using the assets more efficiently, faster collection of trade receivables, efficient turnover of inventories etc. The benefit of financial leverage can be taken by a judicious mix of debt (borrowed funds) and equity (shareholders’ funds) in the capital structure of the enterprise. The three components discussed above multiply with each other to generate ROE. For example, an enterprise in a low margin business,say with a net margin of 4%, asset turnover of two times and financial leverage of three times will return a ROE of 24% (4% × 2 × 3). The break­up of ROE for Excel Industries Limited using DuPont Analysis is given below:  

From the above analysis, it is clear that the ROE of the company has declined between 2014 and 2017 largely due to decline in the assets turnover ratio. The net margin has marginally improved and financially leverage has marginally declined but the assets turnover ratio has significantly declined from 0.93 times to 0.58 times. This can be analyzed further by using the other turnover ratios as discussed before. It may be noted that all the above return ratios have been calculated using the assets, capital employed and shareholders’ funds at the end of the year. It is also possible to use average assets, average capital employed and average shareholders’ funds in the denominator in place of year end numbers.

14.4.8 Market Ratios As the equity shares of a company are traded in the stock market, the investors both existing and prospective would be interested in assessing the performance of the stock in the market. For this purpose, the market price of the share may be combined with some variables from the financial statements in a meaningful manner.

Market Capitalization The market capitalization of a company represents the total market value of all the shares of the company. It can be calculated as follows:  

As the current market price of a company keeps on fluctuating, the market capitalization also fluctuates many times a day. A higher market capitalization is an effective defense mechanism against any type of takeover bid, as the acquirer will be required to pay a larger sum to acquire the controlling stake.

Price to Book Value Ratio The book value of a company can be calculated by dividing the shareholders’ funds by the number of equity shares. The book value per share can be compared with the market price per share to calculate price to book value ratio:  

Where Book value per share is calculated as:  

A higher ratio indicates that the market is paying a higher premium for the shares over the book value. It may be due to higher profitability or better future prospects. A high ratio may also be taken as an indicator of overpricing of the stock.

Price Earnings Ratio The price earnings ratio or P/E multiple is one of the most widely used indicator of the relative pricing of a stock. The current market price of the stock is compared with the earning per share to arrive at the ratio. The ratio indicates prevailing market price of the stock as a multiple of the earning per share. The ratio is calculated as follows:  

The P/E ratio is expressed as number of times. A higher ratio means that the investors are willing to pay a higher price in relation to the earnings of the company. It may be due to better future prospects of the company.

Price Earnings to Growth (PEG) Ratio The PEG ratio is an attempt to relate the P/E ratio of a company with its growth. Often firms with higher growth ratio enjoy higher P/E multiple and vice versa. The variation in the P/E ratio may be justified by different growth rates. The ratio may be calculated as follows:  

A PEG ratio of one is an indication of fair pricing. A ratio higher than one is an indication that the stock is overvalued, whereas a ratio less than one indicates that the growth prospects of the firm have not been fully factored in the current market price and consequently the stock is undervalued. The market ratios for Excel Industries Limited for the year 2017 are given as follows:

The company has market capitalization of ₹ 28,000 million with a price to book value ratio of 2.3 times. It indicates that the market capitalization of the company is 2.3 times the shareholders’ funds. The company’s shares are trading at a P/E multiple of 13.9 times. The price to book value ratio and P/E multiple of the company can be compared with other companies in the same industry to assess the extent of overvaluation or undervaluation. 14.5 RATIOS TO PREDICT FINANCIAL INSOLVENCY

A number of studies have attempted to predict financial distress using ratios. In first 1

such study of William Beaver  identified five ratios which could discriminate between failed and non­failed firms. These ratios are: (i) Cash flow to total debt, (ii) Net income to total assets, (iii) Total debt to total assets, (iv) Working capital to total assets, (v) Current ratio. Z score as a tool for predicting corporate bankruptcy using ratio analysis was developed by Edward I Altman.

2

 Altman studied the financial ratios of a number of bankrupt

companies and non­bankrupt companies. Using multiple discriminant analysis, five financial ratios were identified that were able to discriminate between bankrupt and non­bankrupt companies. The Z score was defined as follows:  

Where X1 = Working capital to total assets

X2 = Retained earnings to total assets X3 = Earnings before interest and taxes to total assets X4 = Market value of equity to book value of total liabilities X5 = Sales to total assets Altman also provided the interpretation of the Z score as an overall index of the financial health of the enterprise. Companies with Z score less than 1.8 have a very high probability of going bankrupt, whereas Z score in excess of 2.99 indicates a healthy firm. Companies with Z score in between 1.8 and 2.99 are in a grey area. In Indian context, L C Gupta

3

 in a study suggested five profit and loss statement ratios

and two balance sheet ratios to study the financial health of a firm. The profit and loss statement ratios identified by Gupta are as follows: 1.  Earnings before depreciation, interest and taxes (EBDIT) to sales 2.  Operating cash flow (OCF) to sales 3.  EBDIT/Total assets including accumulated depreciation 4.  OCF/Total assets including accumulated depreciation 5.  EBDIT/(Interest + 0.25 Debt) The following two balance sheet ratios were identified as having power of predicting possible sickness: 1.  Net worth/debt, including both short­ and long­term debt 2.  All outside liabilities/tangible assets The above studies prove that ratios can be used not only to dissect the past performance of the companies but also to predict the future performance.

Summary Information contained in the financial statements can be suitably analysed to dissect the financial performance and financial health of an enterprise. The analysis can also be used to make prediction about the future. Common size financial statements express all the numbers in a financial

statement to a common base. In case of balance sheet, all the numbers are expressed as a percentage of total of the balance sheet whereas in case of profit and loss account, sales is often used as the common denominator. In case of indexed financial statements, numbers are expressed with reference to the base year’s financial statements. Common size and indexed financial statements help in understanding the relative importance of various items in the financial statements and also in understanding the broad trends. The financial information may be further analysed using ratios. Ratio analysis consists of expressing one number in relation to another. Profitability ratios express the profit earned during a period to the sales or other measure of income. An increase in ratio indicates either cost efficiency or moving into high margin products and services. Growth achieved by an enterprise may be expressed either on a compound basis or on a year­on­year basis. The compound annual growth rate (CAGR) of various variables may be computed between a base year and the current year. Y­ o­Y growth compares current year’s number with the previous year number. Dividend pay­out ratio is the ratio of dividend paid to profit after tax. It indicates what percentage of profits is being distributed as cash dividends and what proportion is being ploughed back. One minus pay­out ratio is called the retention ratio. The ability of the firm to meet its short­term obligation can be measured by comparing its current or short­term assets with current liabilities. Accordingly, the current ratio measures the adequacy of a firm’s current assets to meet it current liabilities. Excluding inventories from the current assets and comparing the same with current liabilities is called quick ratio or liquid ratio. The capital structure of an enterprise may be analysed by comparing the long­ term borrowed funds to the shareholders funds. The ratio is called debt­equity ratio. Fixed assets to longterm debts ratio is an indication of the adequacy of long­term assets as collateral to support long­term debts. Ability of the firm to service its debt obligation is indicated by the interest coverage ratio (ICR) and debt service coverage ratio (DSCR). The former compares the EBIT with the interest obligation, whereas in the latter the EBITDA is compared with the interest obligation as well as the principal repayment. The assets utilization or efficiency or turnover ratios indicate the ability of the enterprise to generate income from a given amount of assets. These ratios

compare the sales generated by an enterprise during an accounting period to the amount invested in various types of assets. Accordingly, total assets turnover ratio, fixed assets turnover ratio, current assets turnover ratio, inventory turnover ratio and debtor turnover ratio may be calculated. Return ratios relate the profit earned with the amount invested. Amount invested may have different meanings, accordingly return on assets, return on capital employed and return on equity may be computed. ROE is the most commonly tracked measures from the point of view of return generated on shareholders’ funds. ROE may be expressed as a multiplier of profitability, assets turnover and financial leverage. P/E ratio, PEG ratio and price to book value ratio are indication of relative under pricing or over pricing of a stock in the market. Various studies have shown the predictive power of the ratios to predict insolvency of financial distress. Altman’s Z score is one such model.

A summary of the key ratios is given in Table 14.7.   Table 14.7 Summary of Key Financial Ratios

Assignment Questions 1.  ‘The quality of analysis is dependent upon the quality of information depicted by the financial statements’. Do you agree? 2.  How do common size financial statement useful in analysis? 3.  How does short­term solvency analysis differ from long­term solvency analysis? 4.  Financial information can be used to ascertain efficiency or otherwise in utilization of assets. Which ratios can be used to measure efficiency in assets utilization? 5.  High current ratio may also indicate lower efficiency in assets utilization. Do you agree? 6.  Differentiate between interest coverage ratio and debt service coverage ratio. Which one do you think is a better indicator of the debt servicing capacity of an enterprise? 7.  Which key ratios would an investor in the equity market track? 8.  Business enterprises try to maximize their return on equity. What are the key drivers of ROE? Explain by using Dupont Analysis. 9.  What is Z score?

Problems 1.  Profitability analysis: The followings are the excerpts from the profit and loss account and the balance sheet of PL Limited for the year ended 31stMarch 2016 and 2017. 

1.  Compute the net margin ratio, earnings per share and return on equity of the company for the two years. 2.  Has the performance of the company improved or declined? 2.  Dividend policy and market ratios: Rising Stars Limited reported a profit after tax of ₹ 38 million for the year 2017. The company’s share capital consists of 2.5 million shares of face value ₹ 10 each. The company declared a dividend at 50% for the year. The current market price of the company is ₹ 210. You are required to calculate: 1.  Earnings per share 2.  Dividends per share 3.  Price earnings ratio 4.  Dividend pay­out ratio 5.  Retention ratio 6.  Dividend yield 7.  Market capitalization. 3.  Receivable and inventory turnover: You are given the following information in respect of Surya Limited and Chand Limited in similar business for the year ended 31st March 2017.  

1.  Which company is managing its trade receivables better?

2.  Which company is turning its inventories faster? 4.  Missing information: Complete the following balance sheet and profit and loss statement based on the information given as follows:  

Profit and Loss Statement

a. Current Ratio

: 1.40 times

b. Debt–Equity Ratio

: 0.55 times

c. Total Assets Turnover Ratio : 0.5 times d. Inventory Turnover Ratio

: 7.5 times

e. Receivables Turnover Ratio : 5 times f. Gross Margin Ratio

: 25%

g. Net Margin Ratio

: 10%

5.  Liquidity ratios: Zing Limited has current assets of ₹ 4,650,000 and current liabilities of ₹ 1,850,000. The current assets include inventories amount to ₹ 1,100,000.

1.  Calculate the current ratio and liquid ratio for the company. 2.  What will be the impact of the following transactions on the current ratio: 1.  Goods costing ₹ 800,000 are purchased on credit. 2.  Machine purchased for ₹ 1,000,000 and is paid for in cash. 3.  Cash collected from trade receivables ₹ 500,000. 4.  Goods are sold for cash for ₹ 750,000. 6.  Analysis of growth: The excerpts from the profit and loss account of MG Retails Limited for the last two years are given as follows: 

You are required to: 1.  Calculate the year­on­year growth of sales and net profit. 2.  The growth of profits has exceeded the growth sales. Identify the reasons by using suitable profitability and expense ratios. 7.  Analysis of capital structure: Based upon the following information, comment on the capital structure of Swift Transport Limited using suitable ratios:

8.  Return on investments: The financial information about two competing firms Black Limited and White Limited is given as follows:  

1.  Based upon the above information, compute the return on capital employed and return on equity for both the firms. 2.  Both the firms have same ROCE but they differ on ROE. Why? 9.  Comprehensive analysis: The balance sheets and the profit and loss accounts of Maharaja Synthetics Limited for the last two years are given as follows:   Statement Profit and Loss Account for the Year Ended 31st March

 

Balance Sheet as on 31st March

On the basis of the information above compute and interpret: 1.  Profitability Ratios 2.  Dividend Pay Out Ratio 3.  Current Ratio and Liquid Ratio 4.  Receivable Turnover Ratio and Days’ Sales Outstanding 5.  Inventory Turnover Ratio and Average Holding Period 6.  Debt Equity Ratio, Total Debt to Equity Ratio, Interest Coverage Ratio 7.  Return on Capital Employed 8.  Return on Equity 9.  Break up of ROE as per Dupont Analysis 10.  Z score: The balance sheet of Suvarana Textiles Limited as on 31st March 2018 and the profit and loss statement for the year ended on that date is given as follows.  

Balance Sheet

  Profit and Loss Statement

Additional Information

Face value per share (₹)

10

Market price per share (₹) 210

Based on the aforesaid information, you are required to calculate the Z score. What does the Z score indicate?

Solutions to Problems 1.  1.   

2.  Though the net margin ratio of the company has marginally declined from 12.9% to 12.0% in the year 2017, other parameters of profitability, that is, EPS and ROE have improved. The EPS has gone up from ₹ 72 to ₹ 80.4 and ROE has improved from 40.7% to 42.5%. Overall the company has shown improved performance during 2017 compared to 2016. 2.   

3.   

1.  Surya Limited has a receivable turnover ratio of 6.32 times compared to 5.67 times of Chand Limited. The DSO of the two companies stands at 57.77 days and 64.41 days, respectively. It is clear from this that Surya Limited is collecting its receivables faster by about seven days compared to Chand Limited. 2.  Surya Limited’s inventory turnover ratio of 7.53 times is lower than 8.59 times of Chand Limited. The average holdings period of the two companies stands at 48.48 days and 42.47 days, respectively. It is clear from this that Chand Limited is able to manage with lower inventories compared to Surya Limited. 4.  The completed balance sheet and profit and loss statement are given as follows:

  Profit and Loss Statement

Working 1.  Other Equity = Shareholders’ funds − Equity capital = ₹ 100,000 − ₹ 60,000 = ₹ 40,000 2.  Debt equity ratio = Long­term debts ÷ Shareholders’ funds = 0.55 Long­term debt ÷ ₹ 100,000 = 0.55, ∴ Long­term debts = 0.55 × ₹ 100,000 = ₹ 55,000 3.  Total assets turnover ratio = Sale ÷ Total assets = 2 Times ₹ 100,000 ÷ Total assets = 0.5 times. ∴ Total assets = ₹ 200,000. Total liabilities = Total assets = ₹ 200,000 4.  Current liabilities = Total liabilities − Shareholders funds − Long­term liabilities = ₹ 200,000 − ₹ 100,000 − ₹ 55,000 = ₹ 45,000 5.  Current ratio = Current assets ÷ Current liabilities = 1.40 times Current assets ÷ ₹ 45,000 = 1.40 times Current assets = ₹ 45,000 × 1.40 = ₹ 63,000 6.  Gross margin ratio = Gross profit ÷ Sales × 100 = 25% Gross profit ÷ ₹ 100,000 = 25% Gross profit = ₹ 25,000 Cost of goods sold = Sales − Gross profit = ₹ 75,000 7.  Net margin ratio = Net profit ÷ Sales × 100 = 10% Net profit ÷ ₹ 100,000 = 10% Net profit = ₹ 10,000 Selling and administrative expenses = Gross profit − Net profit = ₹ 15,000 8.  Inventory turnover ratio = Cost of goods sold ÷ Inventory = 7.5 times ₹ 75,000 ÷ Inventory = 7.5 times Inventory = ₹ 10,000

9.  Receivable turnover ratio = Sales ÷ Trade receivables = 5 times ₹ 100,000 ÷ Trade receivables = 5 times Trade receivables = ₹ 20,000 10.  Cash = Current assets − Inventory − Debtors Cash = ₹ 63,000 − ₹ 10,000 − ₹ 20,000 = ₹ 33,000. 5.  1.   

2.  1.  Both current assets and current liabilities will increase by ₹ 800,000. The new current ratio will be (₹ 4,650,000 + ₹ 800,000) ÷ (₹ 1,850,000 + ₹ 800,000) = 2.06 times. 2.  Current assets will go down by ₹ 1,000,000 due to use of cash and bank balance to pay for the purchase of machine. The new current ratio will be (₹ 4,650,000 − ₹ 1,000,000) ÷ ₹ 1,850,000 = 1.97 times. 3.  No impact as one current asset (receivables) is declining and the other current asset (cash and bank balance) is increasing. 4.  No impact as one current asset (goods/inventories) is declining and the other current asset (cash and bank balance) is increasing. 6.  1.  The year­on­year growth of sales and profits can be calculated as follows:  

Y­o­Y growth of sales = (₹ 440 − ₹ 230) ÷ ₹ 230 = 91% Y­o­Y growth of net profits = (₹ 45 − 20) ÷ ₹ 20 = 125% The net profit of the company has grown faster than the growth in sales. It means that the expenses of the company have grown at a rate lower than the sales.

2.  To analyse the reason for faster growth of profit we calculate the gross margin and net margin of the company for the two years as follows:

2016

2017

(₹230 – ₹135) ÷

(₹440 – ₹280) ÷

₹230

₹440

= 41.3%

= 36.4%

₹ 20 ÷ ₹ 230

₹ 45 ÷ ₹ 440

= 8.7%

= 10.2%

By comparing the gross margin and net margin as above it is clear that though the gross margin ratio has declined, the net margin has improved compared to the previous year. It indicates that the cost of goods sold has proportionately gone up but the company has achieved significant cost savings of other costs. The various heads of expenses as a percentage of sales are given as follows:  

The cost of goods sold as a percentage of sales has gone up but all other expenses in percentage terms have declined. As a result, the profit after tax has increased at a faster rate than the sales. 7.  The capital structure may be analysed using debt equity ratio and interest coverage ratio as follows:

2016

2017

₹ 530 million ÷ ₹ 370

₹ 310 million ÷ ₹ 290

million

million

= 1.43 times

= 1.07 times

₹ 120 million ÷ ₹ 50

₹ 90 million ÷ ₹ 30

million

million

= 2.40 times

= 3.00 times

The debt equity ratio of the company has gone up from 1.07 times to 1.43 times compared to the previous year. The company has met its funding requirement using more debt than shareholders’ funds. At the same time, the interest coverage ratio has declined from 3.00 times in the year 2010 to 2.40 times in 2017. Any further increase in borrowed funds may make debt servicing difficult. 8.  1.  The ROCE and ROE of the two firms can be calculated as follows:

Black Limited

White Limited

₹ 120 × (1 − 0.30) ÷ ₹

₹ 120 × (1 − 0.30) ÷

1000

₹ 1000

= 8.4%

= 8.4%

(₹120 − ₹50) × (1 − 0.30) ÷ 500

(₹120 − ₹75) × (1 − 0.30) ÷ ₹250

= 9.8%

= 12.6%

2.  Though both the firms are earnings the same ROCE at 8.4%, the ROE of White Limited is higher than the Black Limited. The reason is due to financial leverage. As White Limited is having a higher debt equity ratio it is able to take advantage of financial leverage resulting in higher ROE. 9.  The relevant ratios and interpretation is given as follows: 1.  Profitability ratios

2017

2016

₹ 267,650 ÷ ₹

₹ 198,750 ÷ ₹

788,110

672,040

= 33.96%

= 29.57%

₹ 67,150 ÷ ₹

₹ 37,842 ÷ ₹

803,480

690,060

= 8.36%

= 5.48%

Both the gross margin and net margin have shown improvement. It may be due to cost reduction achieved by the company or pricing power resulting in higher margins. 2.  Dividend pay­out ratio

₹ 16,788 ÷ ₹

₹ 9,460 ÷ ₹

67,150

37,842

= 25%

= 25%

The company has followed a constant pay­out policy of 25%. When profit goes up the dividend also increases in the same proportion. 75% of the

profits are being retained in the business to fund future growth. 3.  Current ratio and liquid ratio

₹ 245,572 ÷ ₹

₹ 201,400 ÷ ₹

98,290

89,040

= 2.50: 1

= 2.26: 1

₹ 115,362 ÷ ₹

₹ 90,100 ÷ ₹

98,290

89,040

= 1.17: 1

= 1.01: 1

Both the current ratio and liquid ratio have improved compared to the previous year. The company does not have any solvency problem in the short­term. It will be able to meet its obligations as and when they fall due. The difference between current ratio and liquid ratio indicates the presence of substantial investment in inventories. 4.  Receivable turnover ratio and days’ sales outstanding

2017

2016

₹ 788,110 ÷ ₹

₹ 672,040 ÷ ₹

91,160

68,900

= 8.65 times

= 9.75 times

365 ÷ 8.65

365 ÷ 9.75

= 42 days

= 37 days

The receivable turnover ratio of the company has declined from 9.75 times to 8.65 times, resulting in an increase in DSO from 37 days to 42 days. On an average, the company is taking five extra days to collect its receivables resulting in higher blockage of funds. The management needs to analyse as to whether this is due to inefficiency in collection or the company is extending longer credit period to its customers. 5.  Inventory turnover ratio and average holding period

₹ 520,460 ÷ ₹

₹ 473,290 ÷ ₹

130,210

111,300

= 4.00 times

= 4.25 times

365 ÷ 4.00

365 ÷ 4.25

= 91 days

= 86 days

The inventory turnover ratio of the company has declined from 4.25 times to 4.00 times, resulting in an increase in AHP from 86 days to 91 days. On an average, the company is keeping five extra days of inventory. The management needs to analyse the reasons for keeping 91 days of inventory by breaking it into various components, viz., raw material, work­inprogress and finished goods. 6.  Debt equity ratio, total debt to equity ratio and interest coverage ratio

₹ 137,800 ÷ ₹

₹ 195,040 ÷ ₹

232,682

182,320

= 0.59: 1

= 0.58:1

₹ 236,090 ÷ ₹

₹ 6,000 ÷ ₹

232,682

182,320

= 1.01: 1

= 1.07:1

₹ 128,790 ÷ ₹

₹ 78,440 ÷ ₹

32,860

24,380

= 3.92 times

= 3.22 times

The company has a debt equity ratio of 0.59: 1 and total debt to equity ratio of 1.01: 1. The company is taking advantage of borrowed funds but is not too aggressive in borrowings and is keeping the financial risk in a manageable limit. The company has a healthy ICR of 3.92 times in 2017 which has improved from 3.22 times in 2016 signifying greater ability of the company to pay interest out of its earnings. 7.  Return on capital employed (ROCE)

2017

2016

EBIT = Profit before tax +

= ₹ 95,930 + ₹

₹ 54,060 + ₹

Interest

32860

24,380

= ₹ 128,790

= ₹ 78,440

Capital employed = Shareholders funds + Long­term debts  

ROCE

₹ 128,790 × (1 − 0.3) ÷ ₹

₹ 78,440 × (1 − 0.3) ÷ ₹

=

370,482

288,320

= 24.3%

= 19.0%

The ROCE has increased from 19.0% to 24.3% signifying greater efficiency in utilization of capital. 8.  Return on equity (ROE)

₹ 67,150 ÷ ₹ 232,682 ₹ 37,842 ÷ ₹ 182,320

= 28.9%

= 20.8%

The ROE has increased from 20.8% to 28.9% signifying greater ability of the company to generate return on shareholders’ money. 9.  DuPont analysis 

2017

2016

From the above break­up, it is clear that the ROE of the company has improved due to substantial improvement in the net margin ratio (from 5.48% to 8.35%). The assets turnover ratio has actually declined from 1.83 times to 1.71 times. The financial leverage has also shown a marginal decline from 2.07 times to 2.01 times. The combined effect is an improvement in the ROE. 10.  Z = 1.2 X1 + 1.4 X2 + 3.3 X3 + 0.6 X4 + 1.0 X5 X1 = Working capital to total assets = (₹ 38,210 − ₹ 22,690) ÷ ₹ 50,040 = 0.31 X2 = Retained earnings to total assets = ₹ 12,150 ÷ ₹ 50,040 = 0.24 X3 = Earnings before interest and taxes to total assets = ₹ 3,500 ÷ ₹ 50,040 = 0.07 X4 = Market value of equity to book value of total liabilities =     (110 × ₹ 210) ÷ (₹ 14,100 + ₹ 22,690) = 0.63 X5 = Sales to total assets = ₹ 59,150 ÷ ₹ 50,040 = 1.18 Z = 1.2 × 0.31 + 1.4 × 0.24 + 3.3 × 0.07 + 0.6 × 0.63 + 1.0 × 1.18 = 2.50 As the Z score is less than 3.00 but above 1.8 (grey area), it indicates some degree of concern. However as the score is closer to three rather than 1.8, the company can take appropriate actions to improve its financial condition.

Try It Yourself 1.  Analysis of Profitability: The management of ABC Limited is happy to note that the profit for the year 2017 has improved compared to the previous year. You are required to critically review the profitability for the two years using appropriate ratios for the two years.  

2.  Analysis of trade receivables: The management of Ram Sham Limited is concerned about the increasing level of sundry receivables. The company has the policy of giving 60 days credit to its customers. All the sales are on credit basis. The information about the yearly sales and year end receivables for the last three year is given as follows:  

Please prepare a report for the management indicating whether the receivables’ collection has improved or deteriorated over last three years? 3.  Change in Current Ratio: The current assets and current liabilities of PTI Limited amounted to ₹ 230 million and ₹ 100 million, respectively. The current assets include inventories amounting to ₹ 80 million. Compute the current ratio and liquid ratio for the company and comment. What will be the impact of the following transactions on these ratios: 1.  Sold goods for ₹ 30 million on credit. 2.  Paid ₹ 10 million to the supplier in respect of earlier purchases. 3.  Bought a machine for ₹ 60 million paid by cheque. 4.  Issued shares amounting to ₹ 100 million. 5.  Repaid a long­term bank loan amounting to ₹ 40 million. 4.  Missing Inventory and Receivable Figures: Steel Scrap Trader sells its product at a gross margin of 25% on sales. Its annual sales are estimated to be ₹ 360 million. The inventory turnover ratio for the business is 4 times whereas the receivable turnover ratio is 3 times. Using this information, estimate the amount of inventory in hand and trade receivable outstanding at the end of the year. 5.  Missing Figure: The current ratio and liquid ratio of the company are 2.5:1 and 1.5:1. If the current assets amounted to ₹ 500 million, f ind the amount of inventories held by the company. 6.  Impact of Improved Inventory Management: Chit­Chat Limited funds its inventories by taking short­term loan from a bank @ 12% p.a. The estimated sale of the company for the coming year is ₹ 800 million with a gross margin of 25% on sales. In the past, the inventory turnover ratio was three times. The company is implementing a new inventory management system that would improve the inventory turnover ratio to four times. Compute the saving in interest cost that it would achieve by the new inventory management system. 7.  Dividend policy: CSR Infotech Limited is engaged in software development and BPO services. The company is paying dividends since its inception. The relevant details from its financial statements are reproduced as follows:  

Comment upon the dividend policy of the company using appropriate ratios. 8.  Capital Structure Ratios: On the basis of the following information compute the debt equity ratio and the interest coverage ratio.  

9.  Market ratios: Saral and Sulabh Limited earned a profit after tax of ₹ 724 million for the year 2016–17. The capital of the company consists of 20 million preference shares of the face value ₹ 100 each carrying dividend at 10% and 50 million equity shares of the face value ₹ 10 each. The other equity amounted to ₹ 2,860 million. The company has declared an equity dividend of ₹ 5 per share. The equity shares of the company are trading in the market at ₹ 180 per share. Calculate: 1.  Earnings Per Share 2.  Price Earnings Ratio 3.  Dividend Yield 4.  Market Capitalization 5.  Price to Book Value Ratio 10.  DuPont analysis: The management of Holly Polly Printers Limited is concerned about the decline in the return on equity of the company over the last three years notwithstanding significant improvement in profits over the same period of time. You are required to calculate the ROE of the company and identify

the key reason for the declining trend on the basis of the following information:  

On the basis of your analysis, make suggestions to the management for improvement. 11.  Working capital management: On the basis of the following, financial information relating to Zeta Limited comments upon the working capital management of the company. Use suitable ratios in support of your analysis.  

12.  Profitability analysis: The year 2017 had been a great year for Blue Sea Enterprises Limited. The net profit of the company has increased by almost 70% compared to the previous year. The management has declared an increased dividend on its equity shares. The comparative financials of the company for the years 2016 and 2017 are given as follows:  

You are required to: 1.  Calculate cash operating margin, operating margin, pre­tax margin and net margin for the years 2016 and 2017. 2.  Has the performance of the company really improved? Analyse the financial performance using the above ratios and expense ratios. 3.  Calculate the dividend pay­out ratio for the two years. Is the higher divided justified for the year 2017? 13.  Common size profit and loss statement : The summarized profit and loss statement of Vroom Auto Limited, manufacturer of motor cycles is given as follows: 

You are required to: 1.  Prepare the common size profit and loss statement taking the net sales as 100. What inferences can you draw from the same? 2.  Prepare an indexed profit and loss statement taking figures for the year 2015 as the base. Summarize your observations from the same. 14.  Comparative analysis: The summarized profit and loss statement and the balance sheets for Beta Limited and Theta Limited are given as follows.   Profit and Loss Statement for the Year ended 31st March 2017

 

Balance Sheet as on 31st March 2017

You are required to: 1.  Compute the following ratios: 1.  Gross Margin and Net Margin Ratio 2.  Current Ratio 3.  Total Assets Turnover Ratio, Fixed Assets Turnover Ratio and Current Assets Turnover Ratio 4.  Return on Capital Employed 5.  Return on Equity 6.  Interest Coverage Ratio 2.  Using the above ratios, analyse the financial position of both the companies in respect of profitability, liquidity, assets utilization, capital structure and return on investments.

Cases Case 14.1: Financial Analysis of Apollo Tyres Limited

4

Established in 1976, Apollo Tyres Ltdis India’s leading tyre manufacturer, with operations in three continents, and headquartered in Gurgaon, outside India’s capital city of New Delhi. The equity shares of the company are widely held and with 61% of shares are held by the public, government entities, banks and financial institutions. The company manufactures the entire range of passenger car, SUV, MUV, light truck, truck­ bus, agriculture, industrial and off­the­road tyres; retreading material, retreaded tyres and alloy wheels the company operates through a vast network of branded, exclusive and multi­product outlets. For the year ended 31st March 2017, the company achieved

total revenue of ₹100,590 million and profit after tax of ₹8,028 million compared to ₹99,639 million and ₹10,021 million respectively in the previous year. The statement of profit and loss and the balance sheets of the company for the years 2016–17 and 2015– 16 are summarized below:   Balance Sheet as on 31st March 2017

 

Statement of profit and loss for the year ended 31st March

Market price per share (31st March)

5

: ₹ 209

₹ 175

The face value per share is ₹ 1. Dividend Paid

₹ 1018.05 ₹ 1018.05

Dividend Distribution Tax

₹ 207.25

₹ 207.25

Questions for Discussion

1.  Calculate profitability ratios for the two years. What are the key reasons for the fall in the profits of the company? 2.  Comment upon the dividend policy being followed by the company. 3.  Analyze the capital structure of the company with appropriate ratios. Is the company in a good position to service its debts? 4.  Critically analyze the working capital management by Apollo Tyres Limited. 5.  Calculate the return on equity for the company for the last two years and analyze the same using DuPont Analysis. 6.  Using the information above determine earnings per share, market capitalization, market value to book value ratio, dividend yield and price earnings ratio. Case 14.2: Inter­firm Comparison—Steel Authority of India Limited (SAIL) and Tata Steel Limited Steel Authority of India Limited (SAIL) and Tata Steel Limited are the two largest steel producers in India. The former is a public sector giant set up in the year 1973 with over 85% of the capital currently owned by the government of India, the latter is the premier company of TATA Group, set up in the year 1907. Both the companies follow financial year as the accounting period. The comparative profit and loss statements for Tata Steel and SAIL for the year ended 31st March 2017 are given as follows:  

6

Questions for Discussion Both the companies have almost similar revenue from operations. However, TISCO has reported a profit whereas SAIL has reported a loss for the year 2016–17. Using appropriate profitability and expense ratios identify the reasons for the same. Case 14.3: Common Size Financial Statements of Bharti Airtel Limited

7

Bharti Airtel Limited is the largest provider of mobile telephone services in India. It also offers fixed lines, broad band and subscription television services. The total income of the income grew from ₹ 79,442 million during 2004–05 to ₹ 381,287 million during 2010–11 with a CAGR of 30%. The profit after tax in the same period increased from ₹ 12,107 million to ₹ 77,169 with even a better CAGR of 36%. However due to increased competition, the PAT during 2010–11 actually declined from ₹ 94,262 million in the previous year. The common size balance sheet of the company taking total as the base and common size profit and loss account taking service revenue as the base is given as follows:  

Common Size Balance Sheet as on 31st March

  Common Size Profit and Loss Account for the Year Ended 31st March

Questions for Discussion 1.  Based upon the aforesaid information comment on the following: 1.  Change in the capital structure of the company. 2.  Composition of assets. 3.  Composition of revenue and expenses. 2.  Analyse the profitability of the company based upon the above and identify the reasons for decline in profitability in the year 2010–11. Case 14.4: Financial Analysis of J K Cements Limited J K Cements Limited is a leading manufacturer of cement in India with installed grey cement capacity of 10.5 million tonne per annum. It is the second largest manufacturer of white cement with an annual capacity of 600,000 tonnes and is also the second largest manufacture of wall putty with an annual installed capacity of 700,000 tonnes. The company has captive power generation capacity of over 140 MWs including 23 MW of waste heat recovery power plant. The company’s growth is backed by access to best quality raw material and highly skilled manpower.

8

The financial statements of the company for the year 2015–16 and 2016–17 are given below:

9

1.  Balance Sheet as on 31st March  

2.  Statement of Profit & Loss for the Year Ended 31st March  

10

Market price per share (31st March) : ₹ 935

₹ 672

The face value per share is ₹ 10. Dividend Paid

₹ 2,797 ₹ 2,797

Dividend Distribution Tax

₹ 570

₹ 570

Questions for Discussion 1.  The profit of the company has more than doubled in 2016–17. Identify the

reasons with the help of suitable ratios. 2.  Though the profit has increased during 2016–17, the company has maintained the dividend at the same level. What is the impact on the dividend payout ratio? 3.  The company has significant amount in deferred tax liability. What are probable reasons for the same? 4.  Calculate the debt equity ratio and interest coverage ratio, and comment upon the capital structure of the company. 5.  Comment upon the liquidity position of the company with the help of appropriate ratios. 6.  Trade payable and trade receivables have declined whereas inventories have increased in 2016–17 as compared to the previous year. Compute receivable turnover ratio, inventory turnover ratio, average collection period, average holding period, average payment period, and cash cycle of the company. Has working capital efficiency improved? 7.  Analyse the year­on­year growth of income and profit. 8.  Calculate the return on equity for the company for the last two years and analyze the same using DuPont analysis. 9.  Using the above information, determine earnings per share, market capitalization, market value to book value ratio, dividend yield and price­earnings ratio. Case 14.5: Working Capital Management at Bharat Electronics Limited

11

Set up in 1954, Bharat Electronics Limited (BEL) is India’s foremost defense electronics company, a Navratna PSU under the Ministry of Defence. PQR is a multi­products, multi­technology, multi­Unit conglomerate boasting of over 350 products in the areas of military communication, radars, naval systems, telecom & broadcast, electronic warfare, tank electronics, electro optics, professional electronic components and solar photovoltaic systems. The range includes small components costing a few rupees to huge systems costing up to ₹60 crore. BEL’s customers include the army, navy, air force, paramilitary, coast guard, police, doordarshan, all India radio, department of telecommunications and consumers of professional electronic components. The company’s turnover has been on a steady rise. During 2010–11, BEL achieved a record turnover of ₹55,297 million. The order book of the company on 1st April 2011 was ₹236,000 million. BEL has been making profits continuously for more than four decades and rewarding its shareholders with cash dividends. The company has declared a dividend of 216 per cent for the year 2010–11 with a payout ratio of around 23%. The summarized balance sheet of the company for the last three years is given below:

  Balance Sheet as on 31st March

The information regarding income and profit of the company for the last three years is given below:  

Required: 1.  Critically evaluate the working capital management of Bharat Electronics Limited. 2.  Compute the return on equity for the company for the last three years. Using

DuPont analysis identify the reasons for the decline in the ROE. 3.  How does increase in current assets impact the ROE of the company? 4.  Suggest ways to BEL for improving its ROE.

Endnotes 1.  William H. Beaver, ‘Financial Ratios as Predictors of Failure’, Empirical Research in Accounting: Selected Studies, Supplement to Journal of Accounting Research (1966). 2.  Edward I. Altman, ‘Financial Ratios, Discriminate Analysis and the Prediction of Corporate Bankruptcy’, Journal of Finance, September 1968. 3.  Gupta L. C., Financial Ratios as Forewarning Indicators of Corporate Sickness, ICICI, 1979. 4.  Annual Reports of Apollo Tyres Limited for the year 2016–17. 5.  http://www.bseindia.com/markets/equity/EQReports/StockPrcHistori.aspx? expandable=7&flag=0 6.  Author’s calculations based upon the annual reports of Tata Steel Limited and Steel Authority of India Limited for the year 2016–17. 7.  Author’s calculations based upon annual reports of Bharti Airtel Limited for the years 2005–06 to 2010–11. 8.  http://www.jkcement.com/the_company 9.  Annual report of J K Cements Limited for the year 2016–17. 10.  http://www.bseindia.com/markets/equity/EQReports/StockPrcHistori.aspx? expandable=7&flag=0 11.  Annual reports of Bharat Electronics Limited for the years 2008–09 to 20010–11.

15

History

Topics

Financial Shenanigans

Tutorials

Offers & Deals

CHAPTER OBJECTIVES

This chapter will help the readers to: Highlights Settings

Understand the regulatory framework in place to ensure that the financial statements are reliable.

Support Sign Out

Appreciate the accounting areas where managerial discretion is available. Develop familiarity with the common areas of creative accounting. Dissect some of the infamous accounting scams of recent times. Apply techniques to detect financial shenanigans.

Appreciate the need for ethics in accounting.

15.1 INTRODUCTION

As discussed in Chapter 1, the accounting information is prepared by the management and used by a large number of stakeholders for taking economic decisions. The end result of the accounting cycle, i.e., the three key financial statements—balance sheet, the statement of profit and loss and cash flow statement—convey useful information about the financial health and performance of the enterprise and in turn can be used to make estimates about the future. By using common size & trend analysis and ratios, one can infer about the profitability, liquidity, solvency and efficiency of the enterprise as well as its cash generating ability. However, the quality of such analysis is dependent upon the quality of the information contained in financial statements. To be really useful, the information provided in financial statements must be reliable. Reliability is one of the key qualitative attribute desirable in financial statements to enhance their

usefulness. ‘Information has the quality of reliability when it is free from material errors and bias, and can be depended upon by users to represent faithfully that which it either purports to represent or could reasonably be expected to represent.’

1

 

Reliability–financial statements to be reliable must be free from material errors and bias and can be depended upon by stakeholders for taking economic decisions.

To be considered reliable, financial statements must be free from bias and must faithfully represent the transactions and events that they are purporting to represent. All the material information that may have an influence over the decisions by the stakeholder must be disclosed (relevance principle). The information given must be guided by the substance of the transaction rather than the legal form (substance over form). Additionally, wherever in doubt, it is better to under­report the assets and incomes in the financial statements rather than overstate them. Likewise, while reporting expenses and liabilities, in case of doubt, overstatement is preferable than understatement (conservatism). To ensure that the financial statements of a company have the attributes of reliability and they do give a ‘true and fair view’ of the state of affair of the enterprise, the following regulatory framework has been prescribed: 1.  Standardized formats and disclosure requirement: The formats of the balance sheet and the profit and loss statement have been prescribed under Schedule III of the Companies Act, 2013 with the relevant details to be provided in the notes to accounts. This ensures that at least a certain minimum level of disclosure is provided to the users. 2.  Accounting standards: The financial statements must comply with the applicable accounting standards issued by the ICAI

2

. In case of non­compliance

the reasons for non­compliance and the financial effect arising due to such deviation need to be disclosed

3

. The board of directors in their report to the

shareholders needs to confirm that the applicable accounting standards had been followed in the preparation of the financial statements giving proper explanation in case of material departures

4

. The accounting standards to some extent reduce

the management’s choice of accounting alternatives and also enforce a certain degree of disclosure. 3.  Independent audit: Financial statements are required to be audited by a Chartered Accountant who is not an officer or employee of the company or in any other way associated with the company. Such an audit is called ‘external audit’ or ‘independent audit’ or ‘statutory audit’. The audit report is addressed to the shareholders of the company

5

. In case of any observations or audit

qualifications, comments of the board of directors on each observation or qualification is also required to be given in the directors’ report to the shareholders. To ensure independence of the auditors, the Companies Act, 2013 provides for compulsory rotation of the auditor. Further, the auditor is also prohibited from providing specified services to the same firm. 4.  Listing agreement: Section 177 of the Companies Act, 2013 requires every listed company to constitute an audit committee of the board of directors. As per the listing agreement, such a committee shall have a minimum three directors out of which at least two­thirds must be independent. The audit committee is chaired by an independent director and all members of the committee need to be financially literate. The audit committee is responsible for oversight of the company’s financial reporting process and the disclosure of its financial information to ensure that the financial statements are correct, sufficient and credible. Financial statements need to be reviewed and certified by the CEO and CFO of the company as to their reliability. The format of the CEO/CFO certificate is provided in the listing agreement.The purpose of CEO/CFO certification is to ensure accountability of the top management for financial disclosures. The CEO/CFO certificate in case of Grasim Industries Limited is given in Box 15.1 The above framework consisting of accounting standards, standardized format and disclosure requirements, independent audit, approval of accounts by audit committee with independent directors and CEO/CFO certification has been put in place to enhance the reliability of the financial statements.  

Box 15.1 CEO/CFO Certification of Grasim Industries Limited

CEO/CFO Certification The Board of Directors Grasim Industries Limited We certify that: We have reviewed the financial statements and the cash flow statement of Grasim Industries Limited for the year 31st March 2017, and that to the best of our knowledge and belief: These statements do not contain any materially untrue statement or omit any material fact or contain statements that might be misleading. These statements together present a true and fair view of the company’s affairs and are in compliance with the existing accounting standards, applicable laws and regulations. There are, to the best of our knowledge and belief, no transactions entered into by the company during the year which are fraudulent, illegal or violative of the company’s code of conduct. We accept responsibility for establishing and maintaining internal controls for financial reporting and that we have evaluated the effectiveness of the internal control systems of the company pertaining to financial reporting. We have disclosed to the auditors and the audit committee, deficiencies in the design or operation of internal controls, if any, of which we are aware and the steps taken or proposed to be taken to rectify the deficiencies. We have indicated to the auditors and the audit committee: Significant changes in the internal control over financial reporting during the year. Significant changes in the accounting policies during the year and that the same have been disclosed in the notes to the financial statements. Instances of significant fraud, of which we have become aware and the involvement therein, if any, of the management or an employee having a significant role in the company’s internal control system over financial reporting. For Grasim Industries Limited

Dilip Gaur

Sushil Agarwal

Managing Director Whole­time Director & CFO [DIN : 02071393 ] [DIN: 00060017].

Source: Annual report of Grasim Industries Limited for the year 2016–17

15.2 FINANCIAL SHENANIGANS

Notwithstanding all the regulatory safeguards discussed above, there have been an increasing number of cases of creative accounting and accounting frauds leading to massive losses to the investors and other stakeholders. Financial shenanigan refers to all actions of the management which attempt to depict financial performance of an enterprise different from what it really is. It may be in the form of creative accounting or aggressive accounting, or active manipulation of accounting records to falsify the information disclosed in financial statements. Various actions that constitutes financial shenanigan include creative accounting, window dressing, earnings management and accounting frauds. Whatever the name and form, there is an intent and action on the part of the preparer of financial statements (management) to manipulate the financial information to depict financial performance and financial position different from what the real performance and position are.  

https://avxhm.se/blogs/hill0

Figure 15.1 Financial Shenanigans—Motivations and Opportunities Some of the financial shenanigan may well be within the boundaries of law and hence not illegal, whereas some other may involve active concealment of relevant information, falsification of accounts and furnishing incorrect information with an intent to cheat. For example, change in method of accounting or using estimates which are aggressive with full disclosure in the annual report is not fraudulent. On the other extreme, falsifying accounts by recording fictitious revenue or omitting expenses are clearly fraudulent misrepresentations of the financial information to the stakeholders. Financial shenanigan is a combined result of motivation and opportunity to manipulate. As discussed earlier, the reported financial numbers are used by external stakeholders for taking various economic decisions. The management may be motivated to manipulate financial statements to further its own objectives. At the same time there are opportunities also for financial statement manipulation. The reasons behind financial shenanigans (motivations) and the contributory factors (opportunities) are depicted in Figure 15.1. 15.3 MOTIVATIONS FOR FINANCIAL SHENANIGANS

15.3.1 Performance-based Compensation Performance measurement system used by companies often starts with setting up of performance targets and concludes by comparing the actual performance against these targets. In order to motivate managers, monetary and non­monetary rewards are offered for meeting and exceeding these targets. Missing the target may meet with

unfavorable consequences which may include loss of job. Such performance­based compensation does motivate the managers to work towards the organizational goals, but also has an undesirable side effect of earnings manipulation. For example, a CEO holding a large number of ESOP may be tempted to manipulate financial statements to increase the market price of the company’s shares so that the value of his own holding is maintained or improved upon.

15.3.2 Earnings Expectations In case of listed companies, there is a requirement of disclosing quarterly results. These results are closely watched by a number of stakeholder including investors, prospective investors and market analysts. The management, on its part, gives earning guidance for the quarter ahead. Failure to meet earnings expectations so created often leads to sell off and plummeting of the share price of the company. As a result, the management may resort to financial shenanigans to meet the market expectations.

15.3.3 Conceal Deteriorating Financial Condition Financial shenanigans may be put into practice by management when the enterprise is facing deterioration in its financial conditions. A sudden decline in the profitability due to internal or external reasons may prompt the management to resort to accounting actions to falsify the earnings.

15.3.4 Tax Evasion One of the reasons often cited for financial shenanigans is a desire to lower the tax liability. The accounting policies and actions may be so arranged so as to either reduce tax liability of postpone tax liability.

15.3.5 Raising Funds An enterprise may be planning to come up with a public offering of shares to finance its expansion plans. At this stage, it is critical to present financial numbers that will enable the enterprise to obtain a good pricing for its securities. Likewise, an enterprise planning to take a large loan or coming to the market for a debenture issue may also resort to window dressing to get a favourable credit rating or simply, to meet the lender’s covenants to be able to get the loan.

15.3.6 Diversion of Funds Financial shenanigans may also be used to cover up diversion of funds by unscrupulous management. If funds or other assets of the enterprise have been diverted or otherwise

misappropriated by the management, there may be attempts to cover up the hole so created by accounting manipulations. An e­survey of over 1,000 Indian organizationsby a leading audit firm revealed that 81% of the respondents perceive financial statement frauds as a major issue in India. The survey also indicate pursuit of meeting market expectations (63%) and performance­based remuneration (61%) as the main reasons for financial statement frauds besides tax evasion (37%), raising finance or meeting debt covenants (35%), diversion of funds (25%) and continuation of employment (22%).

6

15.4 OPPORTUNITIES FOR FINANCIAL SHENANIGANS

15.4.1 Accounting Flexibilities Accounting statements are based upon the applicable GAAP and accounting standards. The accounting standards do limit the managerial choices of accounting policies but do not completely eliminate them. Furthermore, accounting information is based upon a number of estimates. For example, depreciation of fixed assets is based upon the estimate about their useful lives and also the residual value. The management may use these accounting choices and estimates to further their own purpose rather than choosing the most appropriate accounting policy. Some of the areas where significant managerial latitude existsand in which different accounting policies may be adopted by different enterprises are: Methods of depreciation, depletion and amortization Treatment of expenditure during construction Conversion or translation of foreign currency items Valuation of inventories Treatment of goodwill Valuation of investments Treatment of retirement benefits Recognition of profit on long­term contracts Valuation of fixed assets Treatment of contingent liabilities

15.4.2 Weak Internal Controls

Presence of internal controls including internal checks and internal audit acts a deterrent to financial shenanigans. However where internal controls are not strong or the senior management has the flexibility to by­pass the inter controls, the chances of accounting manipulations are severe. Not having a well drafted whistle­blower policy as an integral part of internal controls may also contribute to financial shenanigans.

15.4.3 Lack of Auditors’ Independence Financial statements of a company are required to be audited by external auditors. These auditors are expected to be ‘independent’ as they are not on the pay roll of the company which is the subject of the audit. However the auditors’ independence may be compromised in real practice. For example, the auditor of a company may also be providing other consulting services to the same company. In such a case, it is difficult to maintain their objectivity in audit as any disagreement with the management may lead to loss of the consulting income as well. Such a conflict of interest may lead to compromising auditors’ independence, Likewise, the same audit firm continue to audit the financial statement of an enterprise year after year. In such a situation, there is always a possibility of a personal relationship getting developed between the auditors and the management of the company.

15.4.4 Poor Governance Structure The financial statementsand the audit report are reviewed by the board of directors and the audit committee thereof. The board and the audit committee also have independent directors. It is expected that the presence of independent directors will serve as a deterrent to financial shenanigans. However, the board may be either dominated by the family members or friends of the promoters, or the board members may lack the necessary expertise to perform the duties assigned to them. Likewise, the independent directors receiving significant fees or commission or other benefits from the company may not perform their role objectively. The board of directors that either lacks competence or independence may not be effective in monitoring financial shenanigans. The Fraud Survey 2010 by KPMG identifies management override of controls (66%), inadequate whistle blower mechanism and inadequate internal controls (56%), inadequate monitoring by the Board/audit committee (48%) and Lack of independent audit functions (40%) as the major factors facilitating financial statement frauds. It may be noted that financial shenanigans are often perpetrated by the senior management and usually more than one person is involved. It may also have either active involvement or tacit understanding with the auditors as well. As a result, detection of such shenanigans is quite difficult.

15.5 FINANCIAL SHENANIGANS TECHNIQUES

After having discussed the reasons for financial shenanigans and the factors that facilitate such practices, in the following section we discuss some of the commonly used financial shenanigan techniques. Normally these techniques are used to show a rosy picture of the earnings and financial position of the company but they may also be used to depict lower earnings than actual.

15.5.1 Revenue Recognition Revenue recognition—both timing and quantum—is one of the most vulnerable areas for financial shenanigans. As per a study of 347 alleged cases of fraudulent financial reporting by US companies between1998 and 2007, over 60% of the companies covered were found to have overstated revenues.

7

 Financial shenanigan relating to revenue

may involve advancing or postponing revenue recognition as well as recording sham revenue. Some of the techniques affecting revenue recognition are discussed below:

Consignment Sales Revenue in respect of goods sent on consignment basis to a consignee (agent) for onwards sale to the customer is recognized only when the goods are actually sold by the consignee. The risk and rewards related to the goods gets transferred only when the goods are sold by the consignee. The financial shenanigan involves recording revenue in respect of goods sent on consignments as final sale even before the risk and rewards associated with the goods have been transferred to the buyer. The accounting practice deployed by Lucent Technologies in this regards has been described in Box 15.2.  

Consignment sales—recognizing revenue before actual sale by the consignee while ownership is still with the consignor.

 

Box 15.2 Lucent Technologies—Accounting for Consignment Sales

Lucent Technologies, a fortune 500 company, was investigated and fined by the Securities Exchange Commission (SEC) for improperly recognizing approximately $1.148 billion of revenue and $470 million in pre­tax income during fiscal year 2000. Besides other violations Lucent recorded more than $350 million in equipment sales to two distributors with a promise that the equipment could be returned if no buyers could be found. Ultimately, the equipment was returned to Lucent, but only after the fourth quarter closed. This way Lucent was able to report higher revenue in violation of GAAP.   Source: www.sec.gov/news/press/2004­67.htm

Round Tripping A ‘round­trip’ trade aims at artificially boosting the revenue by selling some goods, assets or securities to another entity with an understanding to buy it back at the same or almost the same price. The transaction lacks any economic justification other that increasing the revenue. As both the legs of the transaction are done at almost the same price, it may not have any impact on the bottom line of the company. A company which is likely to miss its revenue guidance may resort to this financial shenanigan to artificially recognize revenue. Round tripping practiced by Dynegy Inc. has been described in Box 15.3  

Round tripping—selling goods or other assets with a tacit agreement to buy it back later at almost the same price resulting in artificial boost to revenue.

Channel Stuffing Channel Stuffing is the name given to the deceptive business practice used by a company to inflate its sales and earnings figures by deliberately sending retailers along its distribution channel more products than they are able to sell.The channel partners are given the flexibility to return the goods later, incentives in the form of discounts and extended credit period. The channel partners may also be assured an agreed return on

their investments in inventory by way of a side agreement.Channel stuffing as practiced by Bristol­Myers Squibb Company is described in Table 15.4.  

Channel stuffing—shipping goods to the dealers in excess of the genuine demand from the end users by extending lucrative incentives.

Box 15.3 Dynegy Inc.: ‘Round Tripping’ to Enhance Revenue

Dynegy Inc. a fortune 500 company was investigated and fined by SEC for ‘overstatement of its energy­trading activity resulting from ‘‘round­trip’’ or ‘‘wash’’ trades—simultaneous, pre­arranged buy­sell trades of energy with the same counter­party, at the same price and volume, and over the same term, resulting in neither profit nor loss to either transacting party.’ Through these ‘round trip’ or ‘sham trades’ the company misled its investors about the volume of its energy trading activity. Round tripping may also take the form of a barter trade of similar goods or services. For example, an agreement whereby two TV channels or websites agree to advertise on each other with the sole purpose of increasing revenue without any economic justification may help both the parties to the transaction to boost the reported revenue figure.   Source:www.sec.gov/news/press/202­140.htm  

Box 15.4 Bristol-Myers Squibb Company—Channel Stuffing

Bristol­Myers Squibb Company (a fortune 500 company) was investigated and fined by SEC. The complaint alleged among other things that:

From the first quarter of 2000 through the fourth quarter of 2001, Bristol­ Myers engaged in a fraudulent scheme to inflate its sales and earnings in order to create the false appearance that the company had met or exceeded its internal sales and earnings targets and Wall Street analysts’ earnings estimates. Bristol­Myers inflated its results primarily by (1) stuffing its distribution channels with excess inventory near the end of every quarter in amounts sufficient to meet its targets by making pharmaceutical sales to its wholesalers ahead of demand; and (2) improperly recognizing $1.5 billion in revenue from such pharmaceutical sales to its two biggest wholesalers. In connection with the $1.5 billion in revenue, Bristol­Myers covered these wholesalers’ carrying costs and guaranteed them a return on investment until they sold the products. Source:www.sec.gov/news/press/2004­105.htm

Booking Future Income as Current Income As the GAAP the revenue is recognized when earned using accrual principle of accounting. Revenue is deemed to have been earned when the goods have been sold or the services have been performed. The financial shenanigan involved here is booking the future income (which is not yet earned) as current income. By advancement of income by improper accounting the current period’s revenue as well as earnings gets inflated. It however will have a negative impact on the reported earnings in the future periods. Xerox Corporation deployed this accounting shenanigan as described in Box 15.5.  

Box 15.5 Xerox Corporation—Advancement of Revenue Recognition

Xerox Corporation (a fortune 500 company) was imposed a penalty of $10 million by the SEC. The company also agreed to restate its financial results and set up a committee to review its accounting controls. The SEC alleged that ‘from at least 1997 through 2000, Xerox used a variety of what it called ‘‘accounting actions’’ and ‘‘accounting opportunities’’ to meet or exceed Wall Street expectations and disguise its true operating performance from investors. These actions, most of which violated generally accepted accounting principles (GAAP), accelerated the company’s recognition of equipment revenue by over $3 billion and increased its pre­tax earnings by approximately $1.5 billion.’

The accounting practice in question revolved around company’s leasing arrangements. The revenue of Xerox under leasing arrangement was made up of three components—the value of the equipment, revenue from servicing of the equipment over the lease period and interest earned on lease. Revenue from the sale of the equipment is recognized upfront at the time of commencement of lease whereas revenue from the servicing and financing is earned and recognized over the life of the lease. Between the year 1997 to 2000 Xerox used accounting policies (called return on equity and margin normalization) to shift revenue from financing and servicing to the equipment and booked it upfront rather than over the lease period. By not disclosing this change in accounting policy and estimate, the company created an impression that it was earning more from the sale of equipment than in reality it was.   Source: www.sec.gov/news/headlines/xeroxsettles.htm

Reporting Cost Over Runs as Revenue One of the conditions for booking revenue is the certainty that it will be realized. In case any uncertainty exists regarding realization, revenue recognition is postponed till the uncertainty is resolved. In case of construction projects cost over runs are not recorded as revenue unless the same has been accepted by the customer. The financial shenanigan involved here is booking of the revenue in case of cost over runs even before the same has been accepted by the customer. The financial shenanigan as used by Halliburton is described in Box 15.6.

Percentage Completion Method As discussed in Chapter 7, revenue from services and construction contracts is often recognized using percentage completion method. In this method of revenue recognition, revenue gets recognized well before the completion of the project based upon the degree of completion and even before raising invoice to the customer. The difference between the revenue recognized and invoice raised is recorded as ‘unbilled revenue’ which is disclosed in the Balance Sheet as a current asset. Revenue recognition in this method is based upon the estimate about the percentage of completion. By manipulating the estimated percentage of completion, revenue may be over or under recognized.  

Unbilled Revenue—excess of revenue recognized on the basis of % completion over revenue invoiced to the customer.

 

Box 15.6 Halliburton—Booking Cost Over Runs as Revenue

SEC investigated the change in accounting policy by Halliburton (a fortune 500 company). Halliburton’s construction projects, which made up the bulk of the company’s business, often, went over budget. The company used to account for the revenue it received from these projects after agreeing with its clients. But after 1998, it adopted a more aggressive accounting policy and started booking revenues in respect of cost overruns assuming that the customers would eventually pay. Halliburton added $89 million in revenues to its books in 1998, helping the company beat its earnings target by 2 cents a share for the year and increasing its stock value. If the accounting change hadn’t been employed, the company would have missed its earnings target by 11 cents a share

8

.

Sales versus Commission An enterprise may be engaged in the business of trading in goods or financial securities for other entities. In such transactions, the enterprise may pay a certain price to the seller, adds its service charges or commission on it and receives the purchase price plus service charges from the buyer. In such backto­back transaction, the enterprise should recognize only the service charge or commission as revenue. However to inflate its revenue, management may decide to book revenue at the amount charged from the buyer (purchase price plus service charge) at the same time including the purchase price in the cost. This financial shenanigan is bottom­line neutral but has the effect of enhancing the top­line. For example, a stock broker bought shares worth ₹10 million for its client charging 1% as commission. It paid ₹10 million to the seller and collected ₹10.1 million from the buyer inclusive of commission. The broker should record only ₹0.1 million, i.e., the commission earned as revenue. To inflate revenue it may show ₹10.1 million as revenue and at the same time ₹10 million as expenses.

The audit report of MMTC Limited, a public sector company, was qualified by its auditors for improper revenue recognition as described in Box 15.7.

Backdating of Transactions In order to increase revenue to meet the targets—internal or external—an enterprise may keep its accounts open for extended period of time. Sales of subsequent period may than can be backdated and included in the previous accounting period. For example, the accounts for the quarter ended 31st March 2017 may be kept open till say 15th of April 2017. Any sales order received till theextended date may be backdated and recognized as revenue for the quarter ended 31st March 2017 at the same time recording accounts receivable for the equivalent amount.

Fictitious Revenue Revenue from sales of goods or services may be recognized by falsifying accounting records, raising false invoices, manipulating inventory records and booking non­ existent receivables. This is the extreme form of financial shenanigans which involves active fraud by the management of the company. The modus operandi used by Satyam Computer Services Ltd (Satyam) for booking fictitious revenue is described in Box 15.8.  

Box 15.7 MMTC Limited—Overstatement of Revenue

The auditors of MMTC Limited, a public sector company, qualified the audit report on the accounts for the year 2004–05 stating that ‘In terms of Accounting Policy No. 1(b) regarding accounting of certain transactions as sales/purchasesw here Letters of Credit in the name of the Company are assigned in favour of Business Associates and Accounting Policy No. 1(f) where purchases of some commodities are booked based on sales value less service charges, the Company has treated sales of 27,246,587 thousand (to the extent details made available and including canalized items) during the year as its own, as per past practice. On examination of the facts, circumstances and the manner of effecting these transactions, we are of the opinion that the sales and purchases booked by the Company are not its own and as such, the above, accounting policy is not in conformity with Accounting Standard 9 ‘‘revenue recognition’’ issued by the Institute of Chartered Accountants of India and the guidelines issued by the Department of Public Enterprises. As a result of this policy, sales and purchases have been overstated by ₹27,896,466

thousand and ₹27,246,587 thousand respectively. However, this policy has no effect on the profit of the Company for the year.’   Source: Annual report of MMTC Limited for the year 2004–05  

Box 15.8 Satyam Computer Services Limited—Recording Fictitious Revenue

Satyam had a regular application flow for generation of invoices. It consisted of five interrelated applications: 1.  Operational real­time management (OPTIMA) for creating and maintaining the projects. 2.  Satyam project repository (SRP) for generating the project ID. 3.  On time application, to key­in the man hours put in by the employees. 4.  Project bill management system (PBMS) for generating the billing advises from the data received from the on time and from the rates agreed upon with the customer. 5.  Invoice management system (IMS) to generate invoices based on the billing advice generated by the PBMS. Apart from the regular application flow, Satyam had another method of generating invoices through Excel Porting, wherein the invoices can be generated directly in IMS by­passing the regular application flow by porting the data into the IMS. This application was expected to be used sparingly for emergency requirements only. In order to perpetrate this fraud, Satyam created a new user ID called Super User which had the power to hide/unhide the invoices generated in IMS. By logging in as a Super User, it was possible to hide invoices that were generated through Excel Porting. The hidden invoices are not visible to the other divisions within the company but only to the Sales Team in Finance Division of Satyam. These invoices were not despatched to the customers. All the invoices that were hidden using the Super User ID in the IMS server were false and fabricated.

These false and fabricated invoices were generated for the purpose of inflating the sales and the amounts pertaining to these false and fabricated invoices were shown as receivables in the books of accounts of Satyam thereby dishonestly inflating the revenues and receivables of the company. There were 7,561 invoices hidden in the IMS amounting to ₹5,117 crore. The accused entered 6,603 out of these false and fabricated invoices amounting to ₹4,746 crore into their books of accounts thereby inflating the revenues of the company to that extent.   Source: Press Release, Government of India dated 27th April 2009

15.5.2 Treating Operating Expenses as Capital Expenditure As discussed in Chapter 9, expenses incurred for day to day normal operations of the enterprise are charged off to the profit and loss statement of the period when incurred whereas expenditure likely to benefit the enterprise over a long period of time are capitalized. The capital expenditure so capitalized are depreciated or amortized over the useful life of the asset so created. The management may use its discretion to treat normal operating expenses as capital expenditure. This shenanigan impacts both the reported profit as well as assets in the balance sheet. By treating operating expenses as capital expenditure, the incidence in the profit and loss statement is deferred resulting is higher reported profits. At the same time by capitalizing the same, the assets as shown in the balance sheet are inflated. As these assets will be depreciated over their useful lives, the future profits will be adversely affected. The financial shenanigan as used by WorldCom is described in Box 15.9.  

Box 15.9 WorldCom—Treating Operating Expenses as Capital Expenditure

WorldCom, the second largest long distance telecommunications company of the USA admitted that it had overstated its earnings in 2001 and first quarter of 2002 by a whopping $3.8 billion. The financial shenanigan deployed here was classification of $3.8 billion payments towards line cost as capital expenditure. Routine payments made by WorldCom to other companies for using their communication network were called line cost. Instead of treating these payments as operating expenses the same were capitalized in the books of the company. As a

result, both the profits as well as the assets of the company were overstated. Such an accounting practice results in higher current income (by understatement of operating expenses) but lower future profits (due to higher depreciation of expenditure capitalized).   Source: WorldCom: The Accounting Scandal, CRS Report for Congress, 2002, downloaded from www.fpc.state.gov/documents/organization/13384.pdf Similar effect can be achieved by postponing the date of completion of the project. As discussed in Chapter 9, expenses incurred, including interest during construction, till the asset is ready for its intended use can be capitalized. By postponing the cut­off date, it may be possible to book more expenses as capital expenditure thereby inflating both current profits and assets. However, future profits will be lower due to higher incidence of depreciation.

15.5.3 Under-provisioning of Expenses, Losses or Liabilities Besides day­to­day expenses which are recognized on accrual basis, there are a number of expenses and losses which are required to be estimated and provided for. The management inflates earnings by under providing for these expenses, losses and liabilities. At the same time, in the balance sheet the assets get overstated and/or liabilities get understated. Some of the possible shenanigans in this category are:

Depreciation and Amortization The amount of depreciation to be charged in the profit and loss statement is dependent upon the method of depreciation (WDV vs. SLM) and estimates about the useful life and residual value of the asset. It is expected that managerial estimates about these variables are guided by the pattern of benefits that the asset is likely to generate over its useful life. However the choice of depreciation methods, etc., may be used to manipulate earnings and assets. By stretching the estimate regarding the useful life of the asset, the company can boost its earnings (because of lower depreciation charge) as well overstate its assets.

Provisions for Doubtful Debts Trade receivables in respect of goods sold or services provided are disclosed in the balance sheet at their realizable value. Suitable provision is made towards doubtful debts based upon the past experience. The amount of provision is charged as an

expense in the profit and loss statement and trade receivables are shown in the balance sheet net of the provisions for doubtful debts. Such an accounting is warranted by conservatism principle and matching principle. Management may skip making appropriate provisions resulting in overstatement both of profits and assets. This may be of special significance in case of banks and other lending institutions, if they fail to provide for non­performing assets.  

Box 15.10 ITI Limited—Under Provisioning Towards Doubtful Debts Auditors’ Report to the Members of ITI Limited ‘Sundry debtors includes a sum of ₹260.02 crore outstanding for three years and more. As against this, provision has been made only to the extent of ₹9.63 crore. In view of the uncertainty regarding the collectability and realisability of some of these debts, the adequacy of the provision is not ascertainable. Other recoverable such as claims (Inland and Foreign), loans and advances, and other outstanding for more than three years amount to ₹64.04 crore. As against this, provision has been made only to the extent of ₹13.28 crore. In view of the uncertainty regarding the collectability and realisability of some of these recoverable, the adequacy of the provision is not ascertainable.’   Source: Annual report of ITI Limited for the year 2008–09 The auditors of ITI Limited issued a qualified report on the accounts for the year 2008­ 09 for under provision of doubtful debts as stated in Box 15.10.

Provisions for Warranties Manufacturers and suppliers of machinery and equipment provide performance warranties to their customers. As the revenue in respect of such sales is booked in the current period, it is appropriate that costs expected towards those warranties are also recognized in the current period. For that purpose, suitable provisions towards cost of warranties are made in the books of accounts to ensure proper matching of revenue and costs. To inflate profits, the management may decide to not to make appropriate provision towards warranty, thereby resulting in higher reported profits and understatement of liabilities.

Provisions for Employees’ Costs Companies in terms of the condition of employment provide certain retirement benefits to its employees. These defined benefit plans include pension, leave encashment, post­ retirement medical benefits, etc. Suitable provisions are required to be made towards these obligations as they are being provided in lieu of the services rendered by the employees in the current period. Non­provision of employees’ cost results in overstatement of profits and understatement of liabilities. Further, as these provisions are based upon actuarial assumptions relating to return on investment, annual increments, employee iteration, etc., the management may under­provide towards these costs by making unrealistic assumptions.

15.5.4 Cookie Jar Accounting This financial shenanigan essentially aims at income smoothening. This is based upon the assumption that companies reporting smooth profits are viewed to be less risky by the investors than the companies with fluctuating profits. For example, a company with quarterly profits of ₹400 million, ₹120 million, ₹360 million and ₹180 million will be considered volatile compared to another company with quarterly profits of ₹280 million, ₹240 million, ₹300 million and ₹240. In both the cases, the aggregate annual profit though is the same. As the second income stream is perceived to be more stable, the company will enjoy better valuations in the market. This perception leads the management to resort to ‘cookie­jar’ accounting. The management may shift profits from relatively ‘good periods’ to relatively ‘bad periods’. This can be achieved by creating secret reserves or over­provisioning of expenses in one accounting period and reversing the same in another accounting period when needed to support lower profits. The ‘cookie­jar’ accounting practiced by Dell Inc. is described in Box 15.11.  

Cookie Jar accounting—practice of income smoothening by creating reserves during good periods and utilizing the same during not so good periods.

 

Box 15.11 Dell Inc.—Cookie Jar Accounting

The SEC investigated and fined Dell Inc. and its senior executive for ‘failing to disclose material information to investors and using fraudulent accounting to make it falsely appear that the company was consistently meeting Wall Street earnings targets and reducing its operating expenses’. *  In a complaint in the U. S. District Court, the SEC alleged that between 2002 and 2005, Dell maintained a number of ‘cookie­jar’ reserves to manage its financial results. Dell maintained excess accruals in multiple reserve accounts and used the same to offset the financial statement effect of future expenses. The ‘cookie­jars’ were maintained in the name of strategic funds, corporate contingencies, restructuring reserve, and reserve for bonus and profit sharing. During good periods excess amounts were credited to these reserves and the same were used in future periods to misstate its operating expenses as a percentage of revenue (OpEx Ratio). Dell attributed the reduction in OpEX ratio ‘to “cost reduction initiatives” or a “focus on cost controls.” In fact, Dell’s reported OpEx ratio during this period was impacted by accounting manipulations’.**   Source: * http://www.sec.gov/news/press/2010/2010­131.htm              ** http://www.sec.gov/litigation/complaints/2010/comp21599.pdf

15.5.5 Big Bath Accounting ‘Big bath’ refers to massive one time writing off of assets or expenses. It actually involves advanced recognition of expenses and losses and is justified by unscrupulous management as a ‘cleaning up’ exercise or as a ‘conservative approach’. The company takes a big hit in the current period by accruing higher expenses, writing off assets and recording liabilities, but it will surely have a positive effect on the future earnings. ‘Big bath’ is often practiced in the face of expected poor results. As the company in any case is likely to disappoint the market by missing the earnings expectations, the management decides to take a ‘big bath’ by writing off higher expenses and assets. By advance accruals of future expenses and losses the company is ensuring that the future profits will show an increasing trend. ‘Big bath’ is also associated with a change in management or CEO. The new management may decide to write­off assets and investments or make large provisions towards anticipated losses or expenses. This way the blame for the poor reported earnings is shifted to the previous management and the new management is assured of

better performance in the future. A ‘big­bath’ may also help the company is evading taxes by declaring lower taxable income due to excessive write­offs.

15.5.6 Direct Write-off from Reserves In order to show higher earnings an enterprise may decide to write off certain expenses and losses directly from reserves rather than routing them through the profit and loss statement. Such an accounting policy overstates the reported profits having no other effect on the financial statements.The auditors of Dish TV India Limited qualified the audit report on the consolidated financial statements for the year 2010–11 as stated in Box 15.12.  

Box 15.12 Dish TV—Writing-off Impairment Loss from General Reserves

During the year 2010, the company transferred its non­DTH business along with assets and liabilities as on 31st March 2010 to one of its subsidiary companies. The excess of book value of net assets over the consideration received was directly adjusted in the general reserves instead of accounting for impairment of fixed assets as required by AS 28. The auditors opined that ‘had the company followed the above standard in the previous year, the loss on impairment of the above fixed assets would have been adjusted in the consolidated profit and loss account and loss for the previous year and debit balance in the consolidated profit and loss account as on 31st March 2010 would have been higher by ₹ 1,743,523,943’.   Source: Annual report of Dish India TV Limited for the year 2010–11  

Box 15.13 Reliance Communications Limited—Accounting Policy

Issue Expenses and Premium on Foreign Currency Convertible Bonds (FCCBs):

‘The premium payable on redemption of foreign currency convertible bonds (FCCBs) is charged to securities premium account over the period of the issue. Issue expenses are debited to securities premium account at the time of the issue’. In the same year, the company bought back and cancelled some of the FCCB at a discount to the face value. The saving of ₹ 24.49 crore was included in other income for the year.   Source: Annual report of Reliance Communications Limited for the year 2009–10 Similarly, a number of companies which have issued debenture redeemable at a premium directly adjust the premium on redemption from the Securities Premium Account instead of treating the same as a financial cost. This shenanigan again has the effect of understating financial expenses and overstating reported profits. Companies can inflate their profits by offering higher redemption premium and thereby keeping the interest rate on debentures low.The accounting policy of Reliance Communications Limited in this regards is stated in Box 15.13.

15.5.7 Deferred Tax Assets As discussed in Chapter 5, deferred tax assets are recognized in case the company has paid higher taxes in the current period which will be reversed in the future periods due to timing difference between the reported income and taxable income. The accounting for deferred tax asset involves taking a deferred tax credit in the profit and loss statement and at the same time recording it as an asset which will benefit the future periods. The deferred tax credit in the profit and loss statement has the effect of increasing reported profit after tax (or reducing the loss after tax). The carrying amount of deferred tax assets need to be reviewed at each balance sheet date. If it is no longer reasonably certain or virtually certain that sufficient future taxable income will be available against which direct tax assets can be realized, the carrying amount of deferred tax assets should be written down.  

Box 15.14 Kingfisher Airlines Limited—Accounting for Deferred Tax Assets

Kingfisher Airlines Limited reported a loss before tax of ₹ 152,078.29 lacs for the year 2010–11. On this loss, the company recognized a deferred tax credit of ₹

49,341.80 lacs and accordingly loss after tax came down to ₹ 102,739.80 lacs. The cumulative losses as on 31st March 2011 amounted to ₹ 534,847.43 lacs. The company has deferred tax assets of ₹ 328,690.40 lacs on that date. The company is in losses since its inception. The auditors in their report stated ‘Attention of the members is invited to note 16 of schedule 19 regarding recognition of deferred tax credit during the year aggregating to ₹ 49,341.80 lacs (year ended 31st March 2010 ₹ 76,463.31 lacs) (Total amount recognized up to 31st March 2011 ₹ 292,778.31 lacs) by virtue of which its loss for the year and debit balance in profit and loss account stand reduced by ₹ 493,41.80 lacs (year ended 31st March 2010 ₹ 76,463.31 lacs) and ₹ 292,778.31 lacs (as at 31st March 2010 ₹ 243,436.51 lacs), respectively. In view of explanation 1 to clause 17 of Accounting Standard 22, we cannot express any independent opinion in the matter’.   Source: Annual report of Kingfisher Airlines Limited for the year 2010–11 Such an assessment is usually left to the discretion of the management. By not writing down the deferred tax assets both profits and assets get overstated. The accounts of Kingfisher Airlines Limited were given a qualified audit report for similar accounting practice as stated in Box 15.14.

15.5.8 Change in Accounting Policies The consistency principle requires that the accounting policies once adopted must be used consistently year after year. Consistency is an essential attribute for inter­period comparison and is prescribed as one of the fundamental attributes of accounting. Any change in accounting policy is justified either by a change in the requirements of law or accounting standards or for better disclosure. Accounting policies may be changed by management in some cases to inflate profits as well. The impact of change in accounting policy in respect of exchange rate fluctuation by Asahi India Glass Limited is described in Box 15.15.

15.5.9 Improper Classification An enterprise may ‘window dress’ its financial statements by improper classification of incomes, expenses, assets, liabilities or cash flows in its financial statements. For example, extra­ordinary incomes may be clubbed with the operating income to create a wrong impression about the revenue growth of the company. Likewise,cash flows may

be misclassified from say financing to operating or vice versa. The financial shenanigan here is not about wrong accounting but improper disclosure.  

Box 15.15 Asahi India Glass Limited—Change in Accounting Policy

Asahi India Glass Limited reported a profit after tax of ₹ 1,367 lacs for the year 2007–08. In the notes to accounts the company stated that ‘Pursuant to Accounting Standard (AS)11 notified as part of Companies (Accounting Standard) Rules, 2006, exchange rate fluctuations arising on loans/liabilities incurred for acquisition of fixed assets (other than capital projects under progress) are recognized in the profit and loss account which were hitherto capitalized. Due to the above change, the profit of the year is higher by ₹ 3,908 lacs’. It is obvious that but for the above change in the accounting treatment, the company would have reported a loss rather than a profit for the year.   Source: Annual report of Asahi India Glass Limited for the year 2007–08  

Box 15.16 International Business Machine Corporation—Linked Transactions

In 1999, IBM entered into an agreement with one of its customers (Dollar General) to supply electronic cash registers to replace the old ones. Dollar General in such case would be required to write­off the book value of old registers. This would have lead to a negative impact on its reporting earnings. IBM and Dollar General devised a scheme to overcome this ‘book­loss’ problem. IBM agreed to buy the old cash registers from Dollar General for approximately $11 million resulting in Dollar General avoiding booking the loss. This purchase was a sham as the old equipments were worthless and IBM never took possession thereof. The amount paid by IBM was repaid by Dollar General by way of increase in price of the new equipment. Through these linked transactions, IBM was able to increase its sales and Dollar General was able to avoid recognizing the book loss due to write off.

  Source: www.sec.gov/litigation/complaints/2007/comp20166.pdf

15.5.10 Linked Transactions An enterprise may enter into a set of linked transactions with its customer or vendor to create a false impression in the books of account of both. These transactions when seen in isolation may appear to be genuine business transactions but the underlying intent may be to falsify the accounts. The financial shenanigan used by International Business Machine Corporation (IBM) with its customer is described in Box 15.16.

15.5.11 Related Party Transactions One of the basic assumptions in commercials transactions that lends objectively is that parties to the transaction are at arm’s length relationship. Therefore, the price and other terms negotiated between such parties to the agreement are assumed to be genuine and form the basis of recording the transaction. However, if this essential condition is violated, the management gets an opportunity for financial shenanigan. Related party transaction may be used for recording fictitious revenues and also for hiding liabilities and unproductive assets. For example, an enterprise holding an asset at a book value of ₹10 million can sell the same to another enterprise (a related party) for say ₹15 million, thereby recording a fictitious gain of ₹5 million. This shenanigan may be adopted, especially in those cases where accounts of related entities are not required to be consolidated. Enron Corporation used the related party transactions to boost its profits as described below in Box 15.17. The above list of financial shenanigans is only illustrative and not comprehensive. The Fraud Survey 2010 by KPMG identified Advance revenue recognition from a future financial period (42%). Unrecorded/concealed expenses (42%). Deferring expenses to a future financial period (32%). Creating fictitious revenue (29%). Capitalizing operating expenses (26%) as the most common forms of financial statement frauds.

Box 15.17 Enron Corporation-related Party Transactions

Enron Corporation was falling short of its earnings estimates in 1999. To artificially generate earnings it entered into related party transactions with a partnership firm (LJM1) controlled by its CFO. Enron held about 65% interest in a power project in Cuiaba, Brazil, to generate and sell electricity. Enron sold its interest in the Cuiaba project to LJM1 and improperly recognized earnings of approximately $84 million between the third quarters of 1999–2001. Enron was able to take the Cuiaba project off its balance sheet and recognize related earnings. However, it was not a genuine sale as Enron by an oral side agreement assured that LJM1 will not lose money on the deal. As such there was no transfer of risks and rewards of ownership. In 2001, Enron bought back the interest in the Cuiaba project from LJM1. As per the terms of the buy­back, LJM1 made a profit of $3.202 million on its investments. The earnings booked by Enron and later by LJM1 were fictitious as there was no transfer of risk and rewards associated with the ownership of Cuiaba assets. This transaction helped Enron in inflating its earnings during the period under question.   Source: www.sec.gov/litigation/complaints/2007/comp20058.pdf

15.6 REGULATORY REACTIONS

A large number of accounting frauds were reported in the Unites States in late nineties (Enron, WorldCom, Xerox, etc.) which lead to enactment of a new statute namely Sarbanes­Oxley Act, 2002 with an aim to ₹protect investors by improving the accuracy and reliability of corporate disclosures made pursuant to the securities laws and for other purposes’

9

. Some of the key focus areas of the act are described below:

Auditors’ Independence To ensure independence of external auditors, the Act prohibits the auditors to provide any other service (like book keeping, internal audit, corporate advisory, etc.) to the enterprise being audited. This is necessary to avoid any conflict of interest. The Act also provides for rotation of the audit partners (with primary responsibility for the audit) as well as partner responsible for reviewing the audit every five year.

Corporate Responsibility for Financial Reports

The Act puts the responsibility of review of financial statements on the principal executive officer and the principal financial officer to ensure that they are free from any material error or fraud and for instituting necessary internal controls to that affect. Accordingly, all the filings with SEC need to accompany with a certificate signed by the CEO and CFO of the company to that affect. Such a provision is needed to ensure greater involvement of the top management in ensuring reliability of financial disclosures. The Act also provides for strengthening of Audit Committee of the Board of Directors for appointment, remuneration and oversight of external auditors.

Enhanced Financial Disclosures The Act provides for enhanced disclosures in accordance with the generally accepted accounting principles. All material off balance sheet transactions, arrangements and obligations are required to be disclosed in the annual and quarterly reports.

Increased Criminal Penalties Any willful certification of the statements as prescribed knowing they do not conform to all the requirements will attract a penalty up to $5,000,000 and/or imprisonment not exceeding 20 years. The Companies Act, 2013 incorporates significant provisions in the regard. It provides for compulsory auditors’ rotation, prohibition of specified non­audit services by the auditors, establishment of a vigil mechanism with protection to the whistleblower, and enhanced criminal penalties. As per Section 448 of the Act any person making a statement which is false, knowing it to be false in any return, report, certificate, financial statement, prospectus, statement or other document required by, or for, the purposes of any of the provisions of this Act will be punishable with imprisonment for a term which shall not be less than six months but which may extend to ten years and shall also be liable to fine which shall not be less than the amount involved in the fraud, but which may extend to three times the amount involved in the fraud. The Act also imposes similar punishment to other persons involved in covering up the frauds as well. Section 447 of the Act defines ‘fraud in relation to affairs of a company includes any act, omission, concealment of any fact or abuse of position committed by any person or any other person with the connivance in any manner, with intent to deceive, to gain undue advantage from, or to injure the interests of, the company or its shareholders or its creditors or any other person, whether or not there is any wrongful gain or wrongful loss.’ Accordingly, even the auditors of the company and audit firms also may be implicated and penalized under the provisions of the proposed Act.

The listing agreement also prescribe a requirement to have a whistle­blower policy to establish a mechanism for employees to report to the management concerns about unethical behaviour, actual or suspected fraud or violation of the company’s code of conduct or ethics policy. Adequate safeguards against victimization of whistle blowers also need to be provided. 15.7 HOW TO DETECT FINANCIAL SHENANIGANS?

Notwithstanding all the regulatory provisions, financial shenanigans are here to stay. Unscrupulous management will continue to use accounting gimmicks to portray a picture different than the real financial health of the organization. The users of the financial statements will need to guard against such practices by being vigilant. As discussed earlier, such practices are perpetrated often by the top management working as a group and may be in connivance with the auditors making it difficult to detect the same. Some of the warning signs a user may look for are discussed below:

Governance Structure Look at the board of director and audit committee composition. The presence of independent directors­persons of eminence with accounting/finance background—may act a deterrent to financial shenanigans. On the other hand, a board dominated by family members or friends of the promoters may not be conducive to check financial frauds.

Accounting Policies Go through the accounting policies of the company closely. Aggressive and unusual accounting policies may indicate the management’s willingness for reporting better numbers than reality. Compare, for example, the depreciation rate used by a company with accounting policy being followed by other companies in the same industry. This may give an indication about the adequacy or otherwise of depreciation charged.

Change in Accounting Policies Frequent changes in accounting policies without any reasonable justification with an object to overstate/understate earnings is again an indicator of financial shenanigans.

Auditors’ Report The frequency and nature of audit qualification is another area to look for. An audit qualification signifies the auditors’ opinion is subject to the observations stated in the

audit report. Not only audit qualifications, even the reference drawn by the auditors to specific comments in ‘notes to accounts’ also warrants a close scrutiny.

Notes to Accounts Don’t ignore the details given in schedules and notes to accounts. A company may fulfill the disclosure requirements by giving the requisite details in small prints in the notes to accounts. For example, the break­up of other income as given in schedule/notes to accounts may reveal the presence of nonrecurring income. That will be useful while estimating the future revenues.

Ratio Analysis Compare the key financial ratios of the enterprise in the current period with the earlier periods to identify any major deviation. The deviation may be genuine or may indicate the presence of financial shenanigans. For example, if the cost of goods sold as a percentage of sales has declined substantially compared to the previous trend, it may indicate under­booking of expenses or shenanigan involving inventory valuation. Similarly, comparing the ratios of an enterprise with other companies in the same industry may also be helpful. Companies in the same industry are expected to follow the same trend. For example, a sudden increase in the average collection period compared to the previous periods or compared to other companies in the industry may indicate the presence of sham transaction without intentto collect. A company with super normal growth or continually beating expectations or outperforming industry aggregates or which is in significant deviation from the industry trends may be taken as leading indicators of financial shenanigans.

Related Party Disclosures Related partytransactions are often used for financial shenanigans. The presence of a large number of subsidiary companies, a large percentage of total sales coming from related parties, transfer of assets or securities between related parties need to be looked closely for economic justifications.

Cash Flow Statement The profit and loss statement and the balance sheet are based upon accrual principle, whereas the cash flow statement is not. A large deviation between cash flow from operation and EBITDA may be an indication of the presence of large non­cash transactions. For example, improper recognition of revenue (sale or return,

consignment sale, etc.) will lead to larger blockage of funds in trade receivables which is reported separately in the cash flow statement.

Contingent Liabilities An enterprise may try to hide real liabilities by stating the same as contingent liabilities. As discussed earlier, liabilities are on balance sheet items whereas contingent liabilities are disclosed in notes to account, and are off­balance sheet items. Contingent obligations like disputed tax demands are often classified as contingent liabilities. Likewise, a financial strong parent company may stand as a guarantor to a weak subsidiary. In the books of the parent company such a guarantee will appear only in notes to accounts. 15.8 PREVENTION OF FINANCIAL SHENANIGANS

The accounting gimmicks and frauds as discussed in the earlier paragraphs do have a positive impact on the reported financial results at least in the short run. A desire to meet internal and external expectations acts as a strong motivation for the managers to adopt deceptive and fraudulent accounting and disclosure practices. However, such gains are only short term. As the financial statements are continually under scrutiny by auditors, bankers, investors, analysts, rating agencies and other stakeholders, sooner or later such shenanigans will get detected. In such a situation, not only the company in question is liable to civil and criminal actions but also loss of credibility. Often it leads to even more serious consequences including liquidation of the company. The conflict between short term gains from financial shenanigans and long term consequences there of creates an ethical dilemma for the management and they need to make the choice. ‘The primary responsibility for the prevention and detection of fraud 10

is on the board of directors and managers of the company.’  Though the auditors are also expected to be more vigilant but they are not responsible for prevention of fraud and errors. To effectively discharge this responsibility, the followings steps need to be taken by the management: 1.  Create and maintain high standards of moral values, honesty and ethics throughout the organization. In long run ethical behavior lends credibility to the organization. Strong emphasis on compliances with the applicable laws in the letter and spirit need to be reinforced by the management. 2.  Set realistic targets—both for external reporting as well for internal performance measurement. The pressure to meet unrealistically high targets often leads to financial shenanigans. Performance management system to focus not only on achievement of results but also achieving them in the right way.

3.  Establish and maintain a strong internal control environment reducing the opportunity to manipulate. The internal controls to have adequate internal checks and balances including internal audit commensurate with the size and complexities of the business. No single person, howsoever high in hierarchy, can have complete control over a transaction. Deviations from established controls and procedures, e.g., ability to supersede the laid down procedure to be kept minimum and also be well documented. 4.  Emphasis on regular reconciliations and confirmation of outstanding balances— large and long­standing entries in suspense account, un­reconciled inter­branch balances, gap between inventory records and physical inventory, non­ confirmation of balances outstanding with the debtors, etc., provide opportunities for financial shenanigans. 5.  Encourage an environment of openness and transparency where in employees and managers are encouraged to bring any dishonest practices being used in the organization to the attention of the top management without any fear of reprisal. Lay down a detailed ‘whistle­blower’ policy with adequate protection to the whistle blower. 6.  Lay down a strong governance structure with presence of independent directors of high integrity and expertise on the Board of Directors and Audit Committee. Oversight by the audit committee on the accounts and audit functions—both internal and external will also be helpful in prevention and detection of financial shenanigans. 7.  Proper corporate communication with the stakeholders so that the potential damage caused by below par financial results can be minimized. In short the management needs to reduce the motivations as well as opportunities for financial shenanigans.  

Summary Reliability is an important attribute to make the information conveyed by the financial statements useful to the stakeholders. Financial statements are said to be reliable when they are free from any material errors or frauds and correctly depict the performance and financial position of the enterprise. Standardized format of financial statements, compliance with accounting

standards, audit by external auditors, oversight by audit committee and certification of financial statements by the CEO/CFO are meant to ensure that the financial statements are reliable. Reliability of financial statements gets eroded by the presence of financial shenanigans. Financial shenanigans include all actions by the management to create a wrong impression about the financial performance and position of the enterprise. It includes aggressive accounting policies, non­compliance with GAAP as well as improper disclosure, non­disclosure and accounts manipulation with an intent to cheat. Financial shenanigans are the combined result of motivation and opportunity. Managers are motivated for financial shenanigans to earn higher performance­ based compensation, to protect their jobs, to meet external expectations, to conceal deterioration in the performance of the company and to facilitate fund raising by the company. Flexibility in accounting standards, poor internal controls, lack of auditors’ independence and poor governance structures provide the necessary opportunities for financial shenanigans. The major forms of financial shenanigans include advance recognition of revenue, recording fictitious revenue, omission to record expenses, under­ provisioning of depreciation, doubtful debts, warranty costs and employees cost, treating operating expenses as capital expenditure, related part transactions, change in accounting policies and improper disclosures in financial statements. The users of financial statements need to be vigilant to be able to suspect financial shenanigans. Close watch on auditors’ report, notes to accounts, related party disclosures, and contingent liabilities is helpful in identifying financial shenanigans. Comparing the key ratios of the enterprise with the industry aggregates also can be useful for detection. Financial shenanigans may give some short­term advantage but the credibility of the enterprise gets compromised besides attracting civil and criminal actions. The primary responsibility for prevention and detection of financial shenanigans is on the Board of Directors and management of the company. Financial shenanigans can be prevented by creating an environment of honesty and ethics. Opportunity for financial shenanigans may be reduced by putting in place strong system of internal controls with minimum exceptions. Encouraging the employees to report any unethical behavior to the senior

management also helps. The motivations for financial shenanigans can be reduced by setting realistic expectations—both internal and external—and emphasizing not only on achieving the targets but also on the achieving them in the right way. The management must also be forthcoming in communicating below par financial results to the market.

Assignment Questions 1.  Reliability is one of the key attributes of financial statements. Do you agree with the statement? 2.  Briefly describe the regulatory environment to ensure that the financial statements are reliable. 3.  Define the term ‘financial shenanigans’. Is it necessarily illegal? 4.  Revenue recognition is one of the most vulnerable accounting areas. Describe some of the methods of manipulating revenue recognition. 5.  Explain the following financial shenanigan techniques: 1.  ‘Big bath’ accounting 2.  ‘Cookie­jar’ accounting 3.  Channel­stuffing 4.  Round­tripping 6.  What steps would you suggest for the management to take to prevent financial shenanigans? 7.  How will you detect presence of financial shenanigans in the financial statements? 8.  ‘Financial shenanigans are short­term measures’. Comment.

Cases 11

Case 15.1: Reliance Industries Limited:  Impact of Abnormal Item in the Profit and Loss Account Reliance Industries Limited (RIL) is a fortune 500 company, and is the largest private sector company in India. It is the flagship company of Reliance Group founded by Mr. Dhirubhai Ambani. The company reported consolidated net profit after tax of ₹ 24,423 crore for the year 2009–10 compared to ₹ 14,950 crore during 2008–09. The excerpts from the consolidated profit and loss account of the company for the year ended 31st March 2010 and the previous year are given as follows:  

Consolidated Profit and Loss Account for the Year Ended

Questions for Discussion 1.  The PAT of the company has grown from ₹ 14,950 crore in 2008–09 to ₹ 24,423 crore in 2009–10. How do you rate the performance of the company? 2.  What are the main contributors for increase in the profit of the company? 3.  The schedule of ‘Other Income’ of RIL discloses an exceptional item amounting to ₹ 8,605.57 crore as ‘income from sale of Reliance Industries Limited shares by Petroleum Trust’. No other details regarding this gain have been provided in the annual report. Is it correct to include exceptional item in the Other Income category? 4.  How should RIL have disclosed the exceptional items? 5.  How do you rate the performance of the company excluding exceptional item? 12

Case 15.2: State Bank of India—Impact of Provisioning

State Bank of India (SBI) is the oldest bank in India holding premier position in terms of balance sheet size, number of branches and market capitalization. It was adjudged as the best bank by the Business India in August 2009. The Government of India holds over 59% of the share capital of the bank with the balance 41% held by institutional investors (29%) and retail investors (12%).

‘State Bank of India surprised the market by posting a 99% decline in net profit to ₹ 21 crore for the fourth quarter ended 31st March 2011 against ₹ 1,867 Crore during the corresponding period last year. Profits were dragged down by higher provisioning towards pension and gratuity and loan loss and standard assets provision on special 13

home loan schemes.’  Though the income grew by 18% to ₹ 26,536 crore from ₹ 22,474 crore in the corresponding quarter in the past year, the net profit fell by 99%. The audited financial results as declared by the bank are reproduced below.  

Audited Financial Results for the Year Ended 31st March 2011

While announcing the result, Mr. Pratip Chaudhuri—newly appointed chairman of the bank—said that ‘whether it is pension, provision coverage ratio or standard assets provisioning we have done a considerable clean­up act. In the interest of transparency, we have taken the hit this year itself so that, going forward, we have no legacy issues. For gratuity too, we could have amortized this expense over five years, we decided to load it upfront, so that the impact over the next 16 quarters will only be ₹ 25 crore’.

The ‘clean up act’ of SBI did not go too well with all concerned. ‘We have decided to send a letter to SBI to enquire about the reasons, which led to an increase in provisions, to explain a rise in provisions in the March quarter over that in December (2010) quarter. We would like to know the factual position about such high provisioning’. said the Institute of Chartered Accountants president to the Indian Express. RBI Deputy Governor, K C Chakrabarty, also commented ‘Reporting has to be credible. You see our banks, when the chairman retires profits decline. If we don’t make the system credible and create a standard, people will report anything. Reporting should not be according to chairman but according to books. So we need to improve the standard of reporting and examination’. However, the outgoing RBI Deputy Governor, Shyamala Gopinath, who is also on the board of SBI argued that ‘If a bank chooses to make a one­time provision, it is their choice and there is nothing wrong with it. The provisions toward gratuity, pensions and other annuities that SBI made in Q4 could have been staggered’. The stock market reacted on the expected line after the result announcement. The SBI stock fell by almost 8%, from ₹ 2,617 on 16th May to ₹ 2,413 on the next day. The stock continued to fall and closed at ₹ 2,175 on 25th May 2011, a fall of over 17% in seven trading sessions. In the same period, the sensitive index (SENSEX) of the Bombay Stock Exchange fell by about 3% and the stock index of banking companies (BANKEX) fell by about 5%.

Questions for Discussion 1.  Why do companies make provisions? Which accounting principle supports this? 2.  What is the impact of over­provisioning on the reported profits of the company? 3.  The principle of conservatism or prudence is against over­reporting of profits. Does it justify under­reporting of profits? 4.  What is the impact if in the subsequent year some of the provisions made in the current period are found to be excessive? 5.  Can these provisions be used by companies for earnings management? Case 15.3: Revenue Recognition by Real Estate Companies—DLF Limited As per a report published in the Economic Times dated 23rd June 2011 titled ‘No standards, so real estate numbers remain a riddle’ in absence of any regulations in this regards, revenue recognition by real estate companies places question marks over the accuracy of reported revenue numbers and makes any

comparison across peer group redundant. The report doubts the way ‘percentage completion’ method of revenue calculation is used by builders. As per the report, DLF has reported a total revenue of ₹ 9,560 crore for the year 2010–11. As against this, the company has ‘unbilled receivables’ of ₹ 7,200 crore, that is, over 75% of the total revenue. Similarly for the year 2009–10, the company reported consolidated revenue of ₹ 7,423 crore and unbilled receivables under ‘other current assets’ at ₹ 4,367 crore. Revenue from constructed properties is generally recognized on the percentage of completion method. Total sale consideration as per the duly executed agreement to sell/application (containing salient terms of agreement to sell), is recognized as revenue based on the percentage of actual project costs incurred thereon to total estimated project cost, subject to such actual cost incurred being 30% or more of the total estimated project cost. Project cost includes cost of land, cost of development rights, estimated construction and development cost, and borrowing cost of such properties. The estimates of the saleable area and costs are reviewed periodically and effect of any changes in such estimates is recognized in the period such changes are determined. However, when the total project cost is estimated to exceed total revenues from the project, the loss is recognized immediately. The difference between the revenue recognized on the basis of percentage of completion method and payment plan agreed with the customers is recorded as ‘unbilled receivables’ and the same are shown under ‘other current assets’. The use of percentage completion method avoids spiking of revenue when the project gets completed as the revenue recognition is spread over the construction period. There is no merit in deferring income to the end of the project. It is better to show income and profit periodically as they come. It also facilitates quarterly reporting says the group chief financial officer of DLF. The revenue recognition using percentage completion method will depend upon some key questions. What constitutes cost to determine percentage completion? For example, DLF includes cost of land in the project cost, whereas other builder may exclude the same. As a result, DLF will be able to book more revenue upfront. Secondly, at what stage of project completion revenue can begin to be recognized. DLF starts revenue recognition once 30% of the estimated project cost has been incurred. Other builders may use a higher of lower percentage. Thirdly, who will certify as to how much of a project has been completed. In the current environment where significant costs and time overruns in the construction projects are being witnessed, the accounting for revenue becomes even more complex.

Questions for Discussion 1.  Why do real estate companies use percentage completion method? 2.  What is unbilled revenue? 3.  What will be the impact on the financial results of these companies if revenue is allowed to be booked only upon completion of the project? 4.  List out your comments on the issues raised regarding use of percentage completion method. Case 15.4: Satyam Computer Systems Limited—Riding a Tiger The Indian business and investor community received a shock on 7th January 2009 when Mr. Ramalinga Raju, CEO of Satyam Computer Limited (Satyam), by a letter to the board of directors admitted falsification of account to the tune of over ₹ 70,000 million. Satyam at that time was the fourth largest IT Company in India with over $2 billion in turnover and employing over 50,000 employees. Just three months back, it declared its half yearly results for the six months ended 30th September 2008 with total income of ₹ 53,405 million and a net profit of ₹ 11,733 million. The company has been showing impressive results year after year. The excerpts from the balance sheet and profit and loss account of the company for five years up to 2007–08 are given in Annexure­I and Annexure­II, respectively. The immediate trigger for this confession was provided by the aborted attempt by Satyam to acquire 51% stake in Maytas Infra and 100% stake in Maytas Properties— both companies promoted by Mr. Raju’s sons. On 16th December 2008, the company informed the stock exchanges that board of directors of the company has approved the proposals to acquire Maytas Infra Limited with controlling stake and Maytas Properties Limited as a wholly owned subsidiary. The company said that the acquisition of Maytas’ two companies will cost it $ 1.6 billion. The company justified the acquisition by saying that the move is driven by a need to adopt diversification strategy. It will de­risk the core business of the company as a new vertical—mitigated risk in developed markets. The two companies offer significant upside in the future. The move to acquire these companies invoked strong reactions from the stock market, institutional investors and the brokerage houses. It was taken as a major corporate governance issue and loss of credibility. The very next day, the company announced that it is not going ahead with its proposed acquisition in light of the feedback received from the investor community. Commenting on this decision, Mr. Raju said, ‘We have been surprised by the market reaction to this decision even though we were quite positive about the merits of the

acquisition. However, in deference to the views expressed by many investors, we have decided to call off these acquisitions’. The next two days witnessed resignations of non­executives directors including Krishna Palepu, Mangalam Srinivasan Vinod Dham and M. Rammohan Rao. Mr. Rao was the Dean of the prestigious Indian School of Business (ISB) Hyderabad and had chaired the meetings of the board of directors on 16th December 2008 where the controversial acquisitions were approved. He also stepped down as a Dean of ISB a few months advance of his term to save any kind of embarrassment to ISB. However, another independent director Mr. T. R. Prabhu stated that ‘I am of the view that resigning from the board now is like deserting a troubled ship. We should remember Satyam is a major player in global IT space, employing well over 50,000 of the best and the brightest of professionals, with vendor commitments to several global corporates and entities’. Finally on 7th January 2009, Mr. Raju tendered his resignation by a letter addressed to the board of directors and admitting the massive fraud perpetuated over a period of time. The letter of resignation of Mr. Raju is given in Annexure­III.

Modus Operandi It appears that Satyam inflated its revenue by booking fictitious invoices (refer Box 15.8) as a result false receivables were also recognized. Fictitious entries were passed to record the receipts from these non­existent debtors. These ‘cash balances’ were converted into bank deposits and interest was also accrued on these fictitious bank deposits. To create the necessary supporting documents fake invoices were created, banks’ statements were falsified and fake bank deposit receipts were created. The chain of sequence is depicted in Figure 15.2. These fictitious debtors, bank balances and bank deposit should have been detected by the auditors as a part of standards audit procedures involving verification of bank deposits and receivables. That did not happen due to connivance with the auditors. Cash and cash equivalents (including bank deposits) constituted over 50% of the total assets of the company. The management attempted to bridge the hole so created by announcing acquisition of controlling stake in two related entities.  

Figure 15.2 Creating a False Trail

Auditors The accounts of Satyam were audited by Price Waterhouse Coopers (PwC) from June 2000 until September 2008. Mr. Subramani Gopalakrishnan, partner at the PwC, has signed all the audit reports except one which was signed by Mr. Talluri Srinivas, another partner at PwC, during this period. After the outbreak of the scandal, both the partners were arrested. The firm is also being investigated by a committee set up by the Institute of Chartered Accountants of India (ICAI) for their role in the Satyam scam. On 13th January 2009, PwC wrote to the board of Satyam stating that ‘we planned and performed the required audit and examined the books and records of the company produced before us by the company management. We placed reliance on management’s control over financial reporting and the information and explanation provided by the management as also the verbal and written representations made during the course of audit’. In February 2009, PwC resigned as statutory auditors of Satyam with a commitment to cooperate with the ongoing investigations.

Government’s Response To ensure that there is no negative impact on India as an IT and BPO destination, the government moved swiftly and reconstituted the board of directors of the company on 11th January 2009. The newly constituted board said that the first priority of the board will be to ensure business continuity and to make sure that India continues to be a safe, secure and reliable destination for IT. The board decided to induct a strategic investor to buy Satyam by inviting bids. Expression of interest was received from bidders including Larsen & Toubro, Tech Mahindra, iGate and B K Modi’s Spice Corp. On 13th April 2009, Tech Mahindra won the bid for Satyam. The company was renamed as Mahindra Satyam in June 2009. The government also moved Serious Fraud Investigation Office (SFIO) to look into the entire gamut of irregularities and other related anomalies in books of accounts and other acts of commission and omission including the role of directors, promoters and auditors.

Stock Market Reaction The stock market reacted swiftly and severally. On 16th December 2008, over 500,000 shares were traded on the BSE and the shares closed at ₹ 226.50. The very next day when the deal for acquiring Maytas Properties and Maytas Infra was announced, the stock fell by over 30% and closed at ₹ 158.05 with over 33 million shares traded on the BSE alone. Again on 7th January 2009, after Mr. Raju’s confession, the stock closed at ₹ 39.95 on the BSE with a loss of 78% over the previous close. Over 143 million shares were traded on the BSE on that day. In 15 trading days between 17th December 2008 and 7th January 2009, the stock lost over 82% in value. The stock movement between 1st December 2008 and 31st March 2009 on the BSE is shown in Chart 15.1.   Annexure I: Excerpts from the Balance Sheet

 

Chart 15.1 Closing Price of Satyam Computer on BSE   Annexure II: Excerpts from the Profit and Loss Account

Source: Newspaper reports, financial data from www.mahindrasatyam.com Annexure III: Resignation Letter of Mr. Ramalinga Raju to the Board Members Dear Board Members, It is with deep regret, at tremendous burden that I am carrying on my conscience, that I would like to bring the following facts to your notice: 1.  The Balance Sheet carries as of 30th September 2008

1.  Inflated (non­existent) cash and bank balances of ₹ 5,040 crore (as against ₹ 5,361 crore reflected in the books) 2.  An accrued interest of ₹ 376 crore which is non­existent 3.  An understated liability of ₹ 1,230 crore on account of funds arranged by me 4.  An over stated debtors position of ₹ 490 crore (as against ₹ 2,651 crore reflected in the books) 2.  For the September quarter (02) we reported a revenue of ₹ 2,700 crore and an operating margin of ₹ 649 crore (24% of revenues) as against the actual revenues of ₹ 2,112 crore and an actual operating margin of ₹ 61 crore (3% of revenues). This has resulted in artificial, cash and bank balances going up by ₹ 588 crore in Q2 alone. The gap in the balance sheet has arisen purely on account of inflated profits over a period of last several years (limited only to Satyam standalone, books of subsidiaries reflecting true performance). What started as a marginal gap between actual operating profit and the one reflected in the books of accounts continued to grow over the years. It has attained unmanageable proportions as the size of company operations grew significantly (annualized revenue run rate of ₹ 11,276 crore in the September quarter, 2008 and official reserves of ₹ 8,392 crore). The differential in the real profits and the one reflected in the books was further accentuated by the fact that the company had to carry additional resources and assets to justify higher level of operations—thereby significantly increasing the costs. Every attempt made to eliminate the gap failed. As the promoters held a small percentage of equity, the concern was that poor performance would result in a take­ over; thereby exposing the gap. It was like riding a tiger, not knowing how to get off without being eaten. The aborted Maytas acquisition deal was the last attempt to fill the fictitious assets with real ones. Maytas’ investors were convinced that this is a good divestment opportunity and a strategic fit. Once Satyam’s problem was solved, it was hoped that Maytas’ payments can be delayed. But that was not to be. What followed in the last several days is common knowledge. I would like the board to know: 1.  That neither myself, nor the managing director (including our spouses) sold any shares in the last eight years—excepting for a small proportion declared and sold

for philanthropic purposes. 2.  That in the last two years, a net amount of ₹ 1,230 crore was arranged to Satyam (not reflected in the books of Satyam) to keep the operations going by resorting to pledging all the promoter shares and raising funds from known sources by giving all kinds of assurances (Statement enclosed, only to the members of the board). Significant dividend payments, acquisitions, capital expenditure to provide for growth did not help matters. Every attempt was made to keep the wheel moving and to ensure prompt payment of salaries to the associates. The last straw was the selling of most of the pledged share[s] by the lenders on account of margin triggers. 3.  That neither me, nor the managing director took even one rupee/dollar from the company and have not benefited in financial terms on account of the inflated results. 4.  None of the board members, past or present, had any knowledge of the situation in which the company is placed. Even business leaders and senior executives in the company such as Ram Mynampati, Subu D, T.R. Anand, Keshab Panda, Virender Agarwal, A.S. Murthy, Han T, S.V. Krishnan, Vijay Prasad, Manish Mehta, Murali V. Sriram Papani, Kavale, Joe Lagioia, Ravindra Penumetsa, Jayaraman and Prabhakar Gupta are unaware of the real situation as against the books of accounts. None of my or the managing director’s immediate or extended family members have any idea about these issues. Having put these facts before you, I leave it to the wisdom of the board to take the matters forward. However, I am also taking the liberty to recommend the following steps: 1.  A task force has been formed in the last few days to address the situation arising but of the failed Maytas acquisition attempt. This consists of some of the most accomplished leaders of Satyam; Subu D, T.R. Anand, Keshab Panda and Virender Agarwal, representing business functions; and A.S. Murthy, Han T and Murali V representing support functions. I suggest that Ram Mynampàti be made the Chairman of this task force to immediately address some of the operational matters on hand. Ram can also act as an interim CEO reporting to the board. 2.  Merrill Lynch can be entrusted with the task of quickly exploring some merger opportunities. 3.  You may have a restatement of accounts’ prepared by the auditors in light of the facts that I have placed before you.

I have promoted and have been associated with Satyam for well over 20 years now I have seen it grow from few people to 53,000 people, with 185 Fortune 500 companies as customers and operations in 66 countries. Satyam has established an excellent leadership and competency base at all levels. I sincerely apologize to all Satyamites and stakeholders, who have made Satyam a special organization, for the current situation. I am confident they will stand by the company in this hour of crisis. In light of the above, I fervently appeal to the board to hold together to take some important steps Mr. T.R. Prasad is well placed to mobilize support from the government at this crucial time. With the hope that members of the task force arid the financial advisor, Merrill Lynch (now Bank of America) will stand by the company at this crucial hour, I am marking copies of this statement to them as well. Under the circumstances, I am tendering my resignation as the chairman of Satyam and shall continue in this position only till such time the current board is expanded. My continuance is just to ensure enhancement of the board over the next several days or as early as possible. I am now prepared to subject myself to the laws of the land and face consequences thereof. (B. Ramalinga Raju) Copies marked to: 1.  Chairman SEBI 2.  Stock Exchanges

Questions for Discussion 1.  Mr. Raju in his letter stated that ‘It was like riding a tiger, not knowing how to get off without being eaten’. What does ‘riding a tiger’ mean in this context? 2.  Identify the financial shenanigans deployed by the management of Satyam and discuss the same within the framework of ‘motivations’ and ‘opportunities’. 3.  Critically evaluate the role of independent directors and auditors of Satyam. 4.  In his resignation letter Mr. Raju stated that none of the directors, senior executives or family members had any knowledge of the situation. Do you think such a massive fraud is possible without collusion?

Endnotes

1.  Exposure draft on ‘Framework for the Preparation and Presentation of Financial Statements’, ICAI, 2011. 2.  Section 129(1) of the Companies Act, 2013. 3.  Section 129 (5) of the Companies Act, 2013. 4.  Section 134 of the Companies Act, 2013. 5.  Section 143 of the Companies Act, 2013. 6.  India Fraud Survey Report 2010, KPMG. 7.  Fraudulent Financial Reporting:1998–2007, An Analysis of US public companies, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, May 2010, downloaded from www.coso.org. 8.  www.corpwatch.org. 9.  Preamble to Sarbanes­Oxley Act, 2002. 10.  SA240 (AAS 4), ‘The auditor’s responsibility to consider fraud and error in an audit of financial statements’, ICAI. 11.  Annual Report of Reliance Industries Limited for the year 2009–10. 12.  Based upon reports in Economic Times, Business Standard and Financial Express. 13.  Business Line, 17th May 2011