Excel 2010 kursushæfte - trin 1 [1. udgave ed.] 9788778439604, 8778439604

Citation preview

EXCEL 2010 KURSUSHÆFTE TRIN 1 Hvis du gerne vil lære at arbejde med regneark i programmet Excel 2010, kan du tage de første skridt med dette hæfte. Hæftet indeholder syv kursuslektioner med øvelser, som du kan lave på din egen computer eller som led i et undervisningsforløb. Gennem hæftets øvelser bliver du hurtigt fortrolig med de grundlæggende funktioner i programmet. Du lærer brugerfladen godt at kende, og du lærer at indtaste tekst og tal i celler samt oprette simple beregningsformler. Endelig får du træning i at opsætte dit regneark hensigtsmæssigt med henblik på udskrivning. De filer, der bliver brugt i øvelserne, kan du hente på nettet.

EXCEL 2010 KURSUSHÆFTE – TRIN 1

Kom i gang med regneark Velegnet til både selvstudie og undervisning Hent øvelsesfilerne på nettet

EXCEL 2010 KURSUSHÆFTE – TRIN 1

• • •

EXCEL 2010

KURSUSHÆFTE TRIN 1

• Excel 2010 for begyndere – første trin • Baseret på små overskuelige øvelser • Mange store illustrationer i farver

DEN HURTIGSTE VEJ TIL VIDEN

KURSUSHÆFTE TRIN 1

Excel 2010 kursushæfte – trin 1 1. udgave, 1. oplag 2011 Open Learning Guide, CiA Training, Ltd. Copyright © 2010. All rights reserved.

Copyright © 2011 Libris Media A/S Originaltitel: Microsoft Excel 2010 Introductory Forfatter: Open Learning Oversættelse: Lene Sekjær Versionering: Libris Media Forlagsredaktion: Kirsten Bæk Omslag: Per-Ole Lind DTP: Libris Media Korrektur: Jens Lyng Tryk: AKA-PRINT A/S

ISBN: 978-87-7843-960-4 Om Libris Media Libris er sat i verden for at gøre vanskeligt stof tilgængeligt og anvendeligt for både professionelle og almindelige brugere. Siden 1994 har vi gjort det inden for: • • • •

Computer og it Digitalfoto Job, karriere og erhverv Sundhed og sygdom

Alene i Danmark er hæfterne solgt i over otte millioner eksemplarer, og vores titler udgives i 14 europæiske lande. Besøg libris.dk Besøg os på libris.dk, hvor du finder alle vores udgivelser. Her kan du også give os kommentarer og tilmelde dig vores gratis nyhedsservice. På www.libris.dk/bilag kan du hente eventuelle øvelsesfiler, smagsprøver og opdateringer. Fås overalt Vores udgivelser kan købes i alle boghandler. It-hæfterne fås tillige i større computerforretninger, og flere større kiosker fører et udvalg af vores hæfter.

Indholdsfortegnelse Indledning ................................................... 4

Lektion 4. Formler .................................... 37

Om hæftet................................................................... 4 Læsevejledning .......................................................... 4 Øvelsesfiler og ekstra lektioner ............................... 4

Øvelse 28 – Anvend formler .................................. 37 Øvelse 29 – Regnearter ........................................... 38 Øvelse 30 – Parenteser............................................ 39 Øvelse 31 – Procentregning ................................... 42 Øvelse 32 – Celleområder ...................................... 43 Øvelse 33 – Autosum.............................................. 45 Øvelse 34 – Kontrol af formler .............................. 46 Øvelse 35 – Repetition: Formler ............................ 47

Lektion 1. Det grundlæggende.................. 5 Øvelse 1 – Principperne i regneark ......................... 5 Øvelse 2 – Start programmet ................................... 5 Øvelse 3 – Skærmbilledet i Excel ............................ 6 Øvelse 4 – Båndet ...................................................... 8 Øvelse 5 – Værktøjslinjen Hurtig adgang ............ 10 Øvelse 6 – Regnearkets skærmbillede .................. 11 Øvelse 7 – Proceslinjen ........................................... 12 Øvelse 8 – Hjælp ..................................................... 13 Øvelse 9 – Indstillinger........................................... 15 Øvelse 10 – Luk Excel ............................................. 17 Øvelse 11 – Repetition: Grundlæggende principper ................................................................. 18

Lektion 5. Celleredigering ....................... 48 Øvelse 36 – Rediger celler ...................................... 48 Øvelse 37 – Rediger i formellinjen ........................ 49 Øvelse 38 – Rediger inde i en celle ....................... 50 Øvelse 39 – Slet celleindhold ................................. 51 Øvelse 40 – Fortryd og Annuller fortryd ............. 52 Øvelse 41 – Repetition: Rediger celler .................. 53

Lektion 6. Kopiere og flytte ..................... 54

Lektion 2. Åbne og lukke projektmapper........................................... 19

Øvelse 42 – Kopier celleindhold ........................... 54 Øvelse 43 – Flyt celleindhold ................................ 56 Øvelse 44 – Kopier et celleområde........................ 58 Øvelse 45 – Fyldhåndtaget (Autofyld) ................. 59 Øvelse 46 – Kopier formler .................................... 60 Øvelse 47 – Kopier og flyt ved at trække ............. 61 Øvelse 48 – Genvejsmenuer................................... 63 Øvelse 49 – Repetition: Kopier og flyt.................. 64

Øvelse 12 – Åbn en projektmappe ........................ 19 Øvelse 13 – Naviger ved hjælp af tastaturet ........ 21 Øvelse 14 – Naviger ved hjælp af musen ............. 23 Øvelse 15 – Luk en projektmappe......................... 24 Øvelse 16 – Åbn flere projektmapper ................... 25 Øvelse 17 – Repetition: Åbn og luk projektmapper ......................................................... 26

Lektion 7. Udskrivning ............................. 65

Lektion 3. Oprette og gemme projektmapper........................................... 27

Øvelse 50 – Introduktion til udskrivning ............ 65 Øvelse 51 – Udskriftsvisning ................................. 66 Øvelse 52 – Udskrivningsindstillinger ................. 67 Øvelse 53 – Udskriv regneark ............................... 69 Øvelse 54 – Margener ............................................. 70 Øvelse 55 – Sidehoveder og sidefødder ............... 71 Øvelse 56 – Gitterlinjer og overskrifter ................ 73 Øvelse 57 – Udskriv formler.................................. 74 Øvelse 58 – Repetition: Udskrivning .................... 75

Øvelse 18 – Strukturen i regneark......................... 27 Øvelse 19 – Indtastning i et regneark ................... 28 Øvelse 20 – Opret en ny projektmappe ................ 29 Øvelse 21 – Indtast etiketter................................... 30 Øvelse 22 – Indtast tal............................................. 31 Øvelse 23 – Gem en ny projektmappe .................. 31 Øvelse 24 – Gem en navngivet projektmappe..... 32 Øvelse 25 – Gem i forskellige formater ................ 34 Øvelse 26 – Gem som webside .............................. 35 Øvelse 27 – Repetition: Opret og gem projektmapper ......................................................... 36

Svar ............................................................ 76 Ordforklaringer ......................................... 77 Stikordsregister ........................................ 78

3

libris.dk

Indledning Om hæftet Dette kursushæfte fra Libris er det første trin i et Excel 2010-kursus, der primært henvender sig til begyndere. Hvis du allerede kender Excel, men ikke er fortrolig med brugerfladen i Excel 2010, kan du også have glæde af dette kursus. Hæftet består af en samling strukturerede øvelser, der lærer dig at bruge regnearksprogrammet Excel 2010. De enkelte lektioner og øvelser er tilrettelagt, så du bliver ført igennem Excels grundlæggende funktioner og faciliteter i en rækkefølge, der giver dig større og større fortrolighed med programmet. Der forudsættes derfor kun et grundlæggende kendskab til brugen af en computer.

Læsevejledning Hæftet er skrevet til styresystemet Windows 7. Hvis du har Windows Vista eller en endnu ældre version af Windows på din computer, vil visse dialogbokse se lidt anderledes ud på dit system end her i hæftet, men indholdet er det samme. Alle taster på tastaturet er gengivet på denne måde: .

Øvelsesfiler og ekstra lektioner Der hører en samling øvelsesfiler til dette hæfte. Filerne skal du selv hente på forlaget Libris’ hjemmeside. Sådan henter og installerer du øvelsesfilerne: 1. Gå ind på internetadressen: www.libris.dk/bilag. 2. Find dette hæftes titel under bogstavfanen c-d-e. 3. Klik på titlen Excel 2010 kursushæfte – trin 1 i listen. 4. Klik på linket Øvelsesfiler. 5. Gem og udpak filen i mappen (biblioteket) Dokumenter på din computer. 6. Når du har pakket øvelsesfilerne ud, vil de ligge i mappen: Dokumenter\Libris-filer\Eksempler\Excel 2010. Libris Januar 2011

libris.dk

4

Lektion 1. Det grundlæggende Øvelse 1 – Principperne i regneark Vejledning: Et regneark er et computerprogram, som er specielt beregnet til at fremstille tabeller, der typisk består af tal. Informationerne lagres i rækker (vandret, på tværs af skærmen) og i kolonner (lodret). Tilsammen udgør de selve regnearket. Du kan knytte flere regneark sammen i en såkaldt projektmappe, som er Excels betegnelse for et gemt dokument. Regneark bruges hyppigst til at behandle tal. Det kan være på områder som: Bogholderi Pengestrømsanalyser Budgetlægning Prognoser og lignende Alle opgaver, der indebærer bearbejdning af tal, kan udføres i et regneark. Den største fordel ved et regneark, sammenlignet med andre metoder til at bearbejde data, er muligheden for at arbejde med konstant opdaterede talværdier, uden at du selv skal foretage beregninger. Er regnearket korrekt opstillet, vil alle beregninger altid være korrekte, og alle data blive justeret automatisk. Desuden kan et regneark præsentere ”tørre tal” på indbydende måder i form af formaterede tabeller og diagrammer.

Øvelse 2 – Start programmet Vejledning: For at opstille et regneark skal du først starte programmet. Det kan gøres på flere måder, men den følgende metode anbefales dog for nybegyndere. Prøv selv: 1. Når computeren tændes, dukker Windows’ skrivebord automatisk frem på skærmen.

5

libris.dk

Lektion 1 2. Klik én gang på Start-knappen (i venstre side af skærmens bund, på proceslinjen). Herefter vises en liste over alle startmuligheder (Startmenuen), hvorfra alle Windows-programmer kan aktiveres. 3. Placér musemarkøren på punktet Alle programmer nederst i menuen. 4. Klik på mappen Microsoft Office for at se hele dens indhold:

L Listen med Alle programmer varierer, alt efter hvilke programmer der er installeret på pc’en. 5. Klik på

, og programmet Excel 2010 starter.

L Så snart programmet har været i brug en enkelt gang, vil du efterfølgende kunne starte det direkte fra Start-menuen.

Øvelse 3 – Skærmbilledet i Excel Vejledning: Når programmet startes, ser du en tom projektmappe (se næste side) med navnet Mappe1. Navnet fremgår af programmets titellinje. En projektmappe er et dokument, der kan indeholde adskillige regneark, men som typisk består af tre.

libris.dk

6

Lektion 1 Prøv selv: 1. Excel-skærmen vil ligne billedet nedenfor. Læg mærke til elementnavnene og skærmens forskellige dele. Ark1 bliver vist. Fanen Filer

Værktøjslinjen Hurtig adgang

Titellinjen

Båndet

Faner

Selve regnearket

Ark-faner Statuslinjen

2. Titellinjen er den øverste linje i Excels skærmbillede. Den viser programmets navn og navnet på den mappe, du aktuelt arbejder med. Find titellinjen. 3. Det aktuelle regneark hedder Mappe1. Find navnet i titellinjen. 4. Til venstre i titellinjen finder du værktøjslinjen Hurtig adgang. Som standard indeholder denne tre knapper, Gem, Fortryd Indtastning og Gentag Indtastning eller Annuller fortryd Indtastning. Flere knapper kan føjes til denne værktøjslinje. 5. Neden for titellinjen finder du området, der kaldes Båndet. Dette består af et antal faner, som hver indeholder et udvalg af knapper, der er fordelt i navngivne grupper. Knapperne repræsenterer programmets mange forskellige kommandoer og funktioner. Læs mere om Båndet i øvelse 4. 6. Den særlige, farvede fane, kaldet Filer, åbner en menu, når du klikker på den. Menuen giver adgang til en række grundlæggende funktioner som fx Åbn, Gem, Udskriv og Luk. 7

libris.dk

Lektion 1 7. Klik på fanen Startside, hvis den ikke allerede bliver vist. Prøv at pege med musemarkøren på en knap på båndet, og aflæs så knappens funktion i den lille boks, der dukker op. Her er det knappen Kursiv i gruppen Skrifttype, der bliver vist. 8. Statuslinjen er den bjælke, der findes neden for selve regnearket. Her dukker beskeder op i forbindelse med, at opgaver bliver udført. Tjek lige, at den aktuelle besked er Klar. 9. I højre side af statuslinjen ser du de forskellige muligheder for arkvisninger samt en Zoom-skyder. 10. Langs bunden af skærmen finder du Windows’ Proceslinje med bl.a. Startknappen til venstre, et antal programknapper og et klokkeslæt helt ude til højre.

Øvelse 4 – Båndet Vejledning: Båndet løber på tværs af Excel-vinduet oven for selve regnearket. Båndet består af knapper og rullelister, hvorfra du kan vælge de ønskede funktioner. Båndet er forsynet med faner, som hver indeholder værktøjer med tilknytning til en bestemt funktion eller proces. På hver fane er disse værktøjer desuden opdelt i Grupper af beslægtede funktioner. Nogle af fanerne er altid tilgængelige, mens andre kun viser sig, når du foretager bestemte handlinger. Prøv selv: 1. Kig på båndet. Her er fanen Startside nu aktivt, mens de øvrige, Indsæt, Sidelayout, Formler, Data, Gennemse og Vis kan aktiveres med et klik:

libris.dk

8

Lektion 1

L De knapper, der evt. bliver vist som blege skyggebilleder, kan ikke aktiveres på nuværende tidspunkt. 2. Læg mærke til, at knapperne på båndet er opdelt i grupper (Udklipsholder, Skrifttype, Justering mv.).

L Visningen af knapper på båndet kan variere, afhængigt af hvor meget plads der er til rådighed. 3. Placer markøren over knappen i gruppen Skrifttype. Du får nu beskrevet værktøjet og en tastaturgenvej til kommandoen, hvis en sådan findes. Her . 4. Visse knapper tilføjer effekter med det samme. Det gælder f.eks. knapperne Fed, Kursiv og Understregning i gruppen Skrifttype. 5. Hvis en knap er forsynet med en lille, trekantet pil, betyder det, at her er flere valgmuligheder. Klik fx på knappen Søg og vælg, som findes i gruppen Redigering. En liste med en række valgmuligheder dukker så frem. 6. Visse valg åbner en dialogboks, hvor du skal indtaste oplysninger af forskellig slags. Klik på den første valgmulighed Søg …, og dialogboksen Søg og erstat dukker op. Klik på Luk-knappen i dialogboksen for at fjerne den. 7. Nogle grupper har en dialogboksstarter i nederste højre hjørne. Det gælder f.eks. gruppen Skrifttype. 8. Hvis du klikker på dialogboksstarteren for Skrifttype, dukker dialogboksen Formater celler op på skærmen:

9

libris.dk

Lektion 1 9. Dialogboksen har faner, der ligner, hvad du måske kender fra ældre versioner af Excel. Klik på Annuller for at lukke boksen igen. 10. Prøv at aktivere Excel-vinduets øvrige overordnede faner én ad gangen: Indsæt, Sidelayout, Formler, Data, Gennemse og Vis, og få en idé om, hvilke mange andre kommandoer der findes. 11. Vælg fanen Startside igen.

Øvelse 5 – Værktøjslinjen Hurtig adgang Vejledning: Fra båndet har du adgang til samtlige Excel-funktioner. I venstre side oven for båndet finder du værktøjslinjen Hurtig adgang med nogle få, hyppigt anvendte kommandoknapper. Værktøjslinjen indeholder som standard tre knapper: Gem, Fortryd og Gentag eller Annuller fortryd, men den kan udvides med flere knapper. Prøv selv: 1. Find værktøjslinjen Hurtig adgang. 2. Peg på hver af knapperne, og læs beskrivelsen af værktøjerne. Da der endnu intet er indtastet, fremstår de sidste to knapper som skyggebilleder, men du kan stadig læse beskrivelserne. 3. Den tredje knap er knappen Annuller fortryd, som bliver aktiv, når Fortrydknappen har været brugt. 4. Til højre for Annuller fortryd-knappen finder du knappen Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang. Klik på knappen for at få denne menu frem:

libris.dk

10

Lektion 1 5. Ønsker du kommandoer, som ikke fremgår af listen, klikker du på punktet Flere kommandoer. I så fald får du en ny dialogboks, Excel indstillinger, hvor funktionen Tilpas er valgt. Dette vindue behandles senere i øvelse 9. 6. Klik på Annuller for at lukke vinduet igen.

Øvelse 6 – Regnearkets skærmbillede Vejledning: Regneark er et program til behandling af tal. Informationerne lagres i rækker (vandret, på tværs af skærmen) og kolonner (lodret). En celle er det felt, hvor en række og en kolonne mødes. Tilsammen former alle celler hele regnearket. Flere regneark, der er forbundne, kaldes en projektmappe. Prøv selv: 1. Hver celle identificeres ved kolonnens bogstav og rækkens nummer. F.eks. kaldes den celle, hvor kolonne D og række 8 mødes, for celle D8. Flyt markøren til celle B3, og klik. Den aktuelle og aktive celle hedder nu B3 og er omkranset af en sort ramme. Den aktive celles adresse

Formellinjen

Kolonneoverskrift (kolonnebogstav)

Den aktive celle

Rækkeoverskrift (rækkenummer)

Arkets navn

Selve regnearket

Rullepaneler

11

libris.dk

Lektion 1 2. Find den Aktive celles adresse i navnefeltet foroven til venstre for formellinjen. Adressen er B3. 3. Klik på celle C6. Adressen på den aktive celle er nu C6. Hvert bogstav og tal bliver samtidig fremhævet i regnearkets række- og kolonneoverskrifter. I øjeblikket er C6 altså den aktive celle. 4. Du kan nu vælge at gøre en anden celle aktiv ved at bruge forskellige taster. Prøv f.eks. at taste pil til højre ( ). Nu er cellen umiddelbart til højre, D6, den aktive celle. 5. Tast herefter pil ned ( ) for i stedet at markere celle D7. Tast pil til venstre (), og cellen C7 bliver aktiv. 6. Tast pil op ( ), og celle C6 er atter aktiv.

Øvelse 7 – Proceslinjen Vejledning: Knapperne i Windows’ proceslinje viser alle åbne projektmapper, så det er nemt at skifte mellem dem. Prøv selv: 1. I proceslinjen kan du se, hvilken projektmappe der i øjeblikket er i brug. I dette tilfælde er det Mappe1. 2. Klik på fanen Filer, vælg punktet Nyt i menuen og klik dernæst på knappen Opret helt ude til højre. Du opretter nu en ny, tom projektmappe. 3. Læg nu mærke til proceslinjen. Når du peger på Excel-knappen (den med det grønne X-symbol), ser du den nye ved at pege på Excelknappen. 4. Knappen med den nye mappe er mørkere i farven. 5. Aktiver Mappe1 ved at klikke på dens knap. Farven på Mappe2-knappen skifter nu, fordi den ikke længere er aktiv. 6. Lad begge projektmapper være åbne til brug for den næste øvelse.

L I øvelse 10 vil de to projektmapper blive lukket ned sammen med Excel. Lukning af mapper enkeltvis vil blive omtalt i en senere øvelse.

libris.dk

12

Lektion 1

Øvelse 8 – Hjælp Vejledning: Der er masser af Hjælp at hente i Excel. Indbygget i programmet ligger svar på stort set alle problemer, du måtte støde på. Du kan hente hjælp fra såvel Office.com på internettet som fra hjælpefilen, der er installeret på computeren (Offline). Principperne i at bruge Hjælp ligner hinanden, men indholdet kan variere lidt og være en anelse fyldigere online. I denne vejledning forudsættes, at hjælpen hentes online. Prøv selv: 1. Klik på knappen Hjælp i det øverste højre hjørne af Excel-vinduet for at åbne vinduet Excel Hjælp.

L Ved at taste får du samme Hjælp-vindue frem. Vinduet kan flyttes, justeres i størrelse eller maksimeres efter behov.

2. Hvis panelet med indholdsfortegnelsen ikke bliver vist i den venstre side af vinduet Excel Hjælp, skal du klikke på knappen med bogsymbolet i værktøjslinjen foroven.

Søgefelt

Indholdsfortegnelse

Knappen Tilslut

13

libris.dk

Lektion 1 3. Knappen Tilslut forneden til højre i vinduet angiver, om du har forbindelse til Office.com eller ej (offline). Klik på knappen for at se de valgmuligheder, du har, og sørg for at vælge Vis indhold fra Office.com.

L Udseendet af den information, der bliver tilbudt online, vil ændre sig over tid, og kan derfor se lidt anderledes ud, end den gør på billedet i dette hæfte.

4. Du kan bruge hjælpen på to måder. Du kan enten klikke på de viste emner, eller du kan indtaste nøgleord i søgefeltet. 5. Du får vist et mindre antal hovedemner i den store rude til højre. Klik på det emne, der interesserer dig for at åbne en liste med links til relevante emner. 6. Undersøg listen, og klik på det eller de emner, du mener, opfylder dit behov for hjælp.

L Den samme information kan findes, ved at bruge panelet med indholdsfortegnelsen i venstre side. 7. Klik på knappen Tilbage i værktøjslinjen for at komme tilbage til en tidligere vist hjælpeside, hvorfra du kan klikke på et andet af de viste emner.

L Du kan bruge knappen Udskriv, hvis du ønsker at udskrive specifikke hjælpeinformationer. 8. Klik på knappen Startside i værktøjslinjen, hvis du ønsker at komme helt tilbage til startskærmbilledet i hjælpen. 9. En anden måde at søge hjælp på er at benytte søgefeltet. Prøv f.eks. at skrive ordet ”genveje” i søgefeltet, og klik så på knappen Søg.

L Din søgning kan resultere i mange fundne emner, så derfor må du selv vurdere, hvilket af dem der er det bedste.

10. Klik på knappen Startside for at vende tilbage til hjælpens forside.

L Du kan skjule indholdsfortegnelsen ved at klippe på ”den åbne bog” i værktøjslinjen. 11. Luk vinduet Excel Hjælp ved at klikke på knappen Luk.

libris.dk

14

Lektion 1

Øvelse 9 – Indstillinger Vejledning: Du kan selv lave om på Excels standardopsætning (Indstillinger) – for eksempel brugernavnet, som knyttes til visse skabeloner. Som standard åbnes nye projektmapper fra, og lagres i, mappen Dokumenter. Den lokalitet kan du også ændre. Prøv selv: 1. Klik på fanen Filer og derefter på punktet Indstillinger forneden i menuen højre. Fra den dialogboks, der nu åbnes, styrer du brugerindstillingerne. 2. Skift mellem de forskellige indstillingskategorier i det venstre panel, og læg mærke til de tilgængelige indstillinger under hver enkelt. Foretag ingen rettelser! 3. Vælg kategorien Generelt:

4. Her kan du indtaste dit eget navn i feltet Brugernavn forneden. 5. Vælg herefter kategorien Gem i listen til venstre.

15

libris.dk

Lektion 1 6. Læg mærke til, at filer som standard vil blive lagret i mappen med stien C:\Users\Brugernavn\Documents. Dette er det samme som biblioteket Dokumenter i Windows 7. 7. Denne destination kan ændres til en hvilken som helst mappe på din computer ved at indtaste dens sti og navn i feltet Standardfilplacering. Stien til mappen med øvelsesfilerne til dette hæfte ser fx således ud: Dokumenter\Libris-filer\Eksempler\Excel 2010 Så hvis du fx ønsker denne mappe, som din standardfilplacering, skal du ændre stien i feltet Standardfilplacering til dette: C:\Users\Brugernavn\Documents\Libris-filer\Eksempler\Excel 2010. 8. Undlad dog at ændre feltindholdet, og klik på knappen Annuller forneden i dialogboksen for at lukke den. 9. Klik på fanen Filer, og vil punktet Oplysninger i menuen. I ruden yderst til højre klikker du nu på knappen (linket) Egenskaber, som åbner en lille menu, hvor du vælger punktet Vis dokumentpanel. Panelet Dokumentegenskaber viser sig nu lige under båndet i Excel-vinduet:

10. Til hver projektmappe er knyttet nogle dokumentegenskaber. Forfatterens navn er hentet fra feltet Brugernavn under Indstillinger. Fremover vil dit eget navn figurere som Forfatter-navn for hver ny projektmappe, der åbnes. Du kan selv udfylde et eller flere af de øvrige felter i dokumentpanelet. 11. Informationer gemmes sammen med selve projektmappen, når du gemmer den. Luk Dokumentegenskaber ved at klikke på Luk-knappen i øverste højre hjørne af panelet. 12. Du kan til enhver tid genåbne panelet og ændre felternes indhold.

libris.dk

16

Lektion 1

Øvelse 10 – Luk Excel Vejledning: Hvis en projektmappe stadig er åben, når du vil lukke Excel, bliver du forinden mindet om at gemme eventuelle ændringer i den forinden. Du kan i lektion 2 læse meget mere om at gemme og lukke projektmapper. Prøv selv: 1. Klik på fanen Filer for at åbne menuen (og den såkaldte Backstage-visning):

Fanen Filer

Knappen Afslut

2. Klik på knappen Afslut forneden til højre i menuen, og Excel lukker. 3. Hvis der er foretaget ændringer i en åben mappe, vil du forinden blive spurgt, om du vil gemme dem. Hvis du ikke ønsker at gemme, klikker du på knappen Nej i den pågældende dialogboks.

L Excel kan også lukkes ved at klikke på Luk-knappen i skærmbilledets øverste højre hjørne.

17

libris.dk

Lektion 1

Øvelse 11 – Repetition: Grundlæggende principper 1. Start Excel. 2. Udpeg følgende elementer i og under Excel-vinduet: titellinjen, regnearket, statuslinjen, båndet, værktøjslinjen Hurtig adgang og Windows’ proceslinje. 3. Kig efter faner på båndet. Hvad hedder de? 4. Find fanen Indsæt på båndet. 5. Hvor mange grupper findes der under fanen Indsæt, og hvad hedder de? 6. En celles navn afgøres af dens kolonne- og rækkebeliggenhed. Hvad er navnet på den første celle i et regneark? 7. Proceslinjen viser åbne programmer og mapper som ikoner. Hvad er navnet på den åbne projektmappe? 8. Svarer dette navn til navnet i titellinjen? 9. Hvor mange regneark findes der som standard i én projektmappe? 10. Prøv med musemarkøren at hente beskrivelsen af følgende værktøjer på fanen Startside: a)

b)

c)

d)

11. Der er to måder at åbne vinduet Excel Hjælp på. Den ene måde er at klikke på knappen Microsoft Excel Hjælp (spørgsmålstegnet), men hvad er den anden? 12. Åbn vinduet Excel Hjælp, og foretag en søgning efter ordene ”vis udskrift”. Find herefter et emne om at se en udskrift på skærmen. 13. Vend tilbage til hjælpevinduets forside. Hvilken knap skal du bruge? 14. Åbn indholdsfortegnelsen i hjælpevinduet, hvis den ikke allerede er åben. Find nu den samme information om at se en udskrift på skærmen ved at bruge indholdsfortegnelsen. Hvilket hovedemne er emnet gemt under? 15. Luk Excel Hjælp. 16. Luk Excel ved at bruge fanen Filer. Hvad hedder det menupunkt (den knap), som reelt lukker programmet?

L Svarene på denne øvelse findes i kapitlet Svar i slutningen af dette hæfte.

libris.dk

18

Lektion 2. Åbne og lukke projektmapper Øvelse 12 – Åbn en projektmappe Vejledning: Du kan åbne og arbejde videre i projektmapper, som du har gemt på din harddisk eller en anden disk. Prøv selv: 1. Åbn Excel. 2. Klik på fanen Filer for at åbne en eksisterende projektmappe, og klik derefter på menupunktet Åbn. Dialogboksen Åbn dukker op og vil som standard lede efter projektmappen i biblioteket Dokumenter.

3. Dobbeltklik nu på mappen Libris-filer. Dobbeltklik derefter på Eksempler, og dobbeltklik til på Excel 2010 for at få adgang til de øvelsesfiler, der hører til dette hæfte.

19

libris.dk

Lektion 2 4. Ved at bruge knappen Skift visning kan du her evt. ændre til formatet Oversigt.

L I dette eksempel ligger øvelsesfilerne altså i Dokumenter\Libris-filer\Eksempler\Excel 2010 på harddisken. Er det ikke tilfældet hos dig, vælger du relevant disk og mappe.

5. Nu kan du se Excel-filerne. Vil du se andre typer end Excel-filer, klikker du i feltet (”Alle Excel-filer”) til højre for feltet Filnavn. 6. Klik på projektmappen Hotellet, og klik derefter på knappen Åbn.

L Filen kan også åbnes ved at dobbeltklikke på dens navn. L Windows 7 kan også finde en fil, hvis du begynder at skrive dens navn i feltet Filnavn. Når den dukker op i listen, klikker du på Åbn. Denne metode er hurtigere, hvis mappen indeholder en lang liste over filer, du ellers skulle bladre igennem.

7. Lad projektmappen Hotellet være åben til den næste øvelse.

libris.dk

20

Lektion 2

Øvelse 13 – Naviger ved hjælp af tastaturet Vejledning: Dette hæfte koncentrerer sig om musen som redskab for adgang til funktioner og manøvrering rundt på skærmen. Men tastaturet er et glimrende alternativ. Den aktive celles adresse

Den aktive celle

Den aktuelle eller aktive celle er omkranset af en sort ramme. Adressen på den aktive celle kan aflæses til venstre for formellinjen. Du kan nu aktivere skiftende celler i regnearket ved at bruge tastaturet. Følgende taster kan benyttes: Rykker en celle til højre. 

Rykker en celle til venstre. Rykker en celle ned. Rykker en celle op.

Rykker et skærmbillede ned.

Rykker et skærmbillede op.

Rykker et skærmbillede mod højre.

Rykker et skærmbillede mod venstre.

Rykker direkte til celle A1.

Rykker ned til den næste fyldte celle, til kanten af en udfyldt blok, eller til bunden af regnearket.

Rykker op til den næste fyldte celle, til kanten af en udfyldt blok, eller til toppen af regnearket.

Rykker til den næste fyldte celle til højre, til kanten af en udfyldt blok, eller til slutningen af den aktuelle række.



Rykker til den næste fyldte celle til venstre, til kanten af en udfyldt blok, eller til starten af den aktuelle række.



Rykker til det nederste, højre hjørne i regnearket, hvis det indeholder tal.

Med Gå til kan du rykke direkte til en specifik celle.

L Nogle af flyttetasterne kan opføre sig anderledes, når regnearket ikke indeholder nogen datablokke. I de tilfælde vil den aktive celle rykke ud til kanten af arket.

21

libris.dk

Lektion 2 Prøv selv: 1. Projektmappen Hotellet burde være åben, ellers åbn den. 2. Den aktive celle bør være A1. Hvis det ikke er tilfældet, så klik på den for at gøre den aktiv.

3. Tast nu på skift følgende: , , , , og læg mærke til den aktive celles opførsel og til cellens adresse til venstre for formellinjen. 4. Tast for at rykke et skærmbillede til højre. Læg mærke til kolonneoverskriften. 5. Tast nu for at rykke et skærmbillede til venstre. 6. For at rykke et skærmbillede ned tastes . Læg mærke til rækkenummeret. 7. Brug for at rykke et skærmbillede til højre, så den aktive celle ligger i midten af regnearket. For at rykke direkte tilbage til A1 fra en hvilken som helst celle i regnearket skal du taste . 8. Vil du springe hen over tomme celler eller til slutningen af en udfyldt blok, bruger du -tasten efterfulgt af en af piletasterne. Tast efterfulgt af , og den aktive celle hedder nu A3 (den tomme celle blev sprunget over). 9. Celle A3 er første celle i en blok. Tast og derefter endnu en gang rykke til sidste udfyldte celle i blokken, i dette tilfælde A32. 10. Tast nu efterfulgt af nearket: A1048576.

for at

en gang til for at rykke til den sidste række i reg-

11. Tast efterfulgt af for at rykke til sidste kolonne: XFD. Denne celle, XFD1048576, er den absolut sidste celle i regnearket og findes i det allernederste højre hjørne. 12. For at rykke tilbage til kolonne A skal du taste . 13. Vil du rykke til en bestemt celle, taster du . Derefter skriver du f.eks. J21, taster , og den aktive celle er nu J21. 14. Tast for at komme retur til celle A1. 15. Lad projektmappen Hotellet forblive åben til næste øvelse.

libris.dk

22

Lektion 2

Øvelse 14 – Naviger ved hjælp af musen Vejledning: Kortere bevægelser mellem celler i nærheden af hinanden er nemmest med piletasterne. Men vil du rykke til et helt andet område af regnearket, anvender du musen og rullepanelerne. Prøv selv: 1. Projektmappen Hotellet er stadig på skærmen efter sidste øvelse. Hvis ikke, skal den åbnes. Klik herefter på celle C3 for at gøre den aktiv. 2. På skærmen ser du et vandret og et lodret rullepanel, der bruges til at rulle regnearket i forskellige retninger. 3. Klik på ned-rullepilen i det lodrette rullepanel for at rulle regnearket én række ned. Fortsæt på denne måde, indtil række 6 er øverst på skærmen. Ruller du for langt, klikker du i stedet på op-pilen. 4. Klik nu på højre-pilen i det vandrette rullepanel for at rulle regnearket én kolonne til højre. Fortsæt sådan, indtil kolonne D er yderst til venstre på skærmen.

Rullepanel-pile

Lodret rullepanel Rulleknapper Vandret rullepanel

5. Læg mærke til, at adressen på den aktive celle hedder C3. Selv om den ikke kan ses på skærmen, er C3 stadig den aktive celle. 6. Klik en enkelt gang i det lodrette rullepanel mellem rulleknappen og den nederste pil, og regnearket rykker sig et helt skærmbillede. 7. Vil du rulle et helt skærmbillede til højre, klikker du én gang i det vandrette rullepanel mellem rulleknappen og den højre pil. 8. Klik herefter på den lodrette rulleknap, og træk den opad. Regnearket ruller nu løbende opad, indtil musetasten slippes. 9. Træk den vandrette rulleknap mod venstre. Regnearket rykker sig nu sidelæns. 10. Find ved hjælp af rulleknapperne celle A1, klik derefter på B3 for at vælge den. 11. Prøv med rulleknapperne at rulle til højre og nedad så hurtigt som muligt. Tast nu , og regnearket gendanner sig, så celle B3 atter er i øverste venstre hjørne, og den aktive celle er B4. 12. Lad fortsat mappen Hotellet være åben. 23

libris.dk

Lektion 2

Øvelse 15 – Luk en projektmappe Vejledning: Når du er færdig med at arbejde med en projektmappe, skal den lukkes. Prøv selv: 1. Projektmappen Hotellet er fortsat på skærmen fra de tidligere øvelser. Hvis ikke, skal den åbnes. 2. Klik på fanen Filer, og derefter på punktet Luk for at lukke mappen. Hvis der er foretaget ændringer i indholdet, vil nedenstående dialogboks dukke op for at forebygge, at du mister dine indtastninger. I dette tilfælde er der ikke sket ændringer, så projektmappen vil blive lukket, uden at dialogboksen viser sig (hvis den alligevel gør det, klikker du Gem ikke, så filen lukkes uden at blive gemt).

L Hvis du vil lukke en projektmappe, som er oprettet i en version af Excel, der er ældre end Excel 2007, ser denne dialogboks en anelse anderledes ud.

L Projektmappen kan også lukkes med knappen Luk vindue i regnearkets øverste højre hjørne af projektmappen. Pas på ikke at lukke Excel ved at klikke på Luk-knappen. Luk Excel Luk vindue

3. Der bør nu ikke være nogen projektmapper åbne. Hvis der er, skal du klikke på fanen Filer og vælge Luk, indtil skærmen ser anderledes ud: området i midten er tomt, og de fleste knapper er blege.

libris.dk

24

Lektion 2

Øvelse 16 – Åbn flere projektmapper Vejledning: Du kan sagtens have flere projektmapper åbne på én gang. Når en mappe åbnes, får du den frem i det aktive vindue. Hvis det aktive vindue maksimeres, er de øvrige mapper skjult. Men du kan også se flere projektmapper ad gangen, selv om kun én af dem kan være aktiv. Prøv selv: 1. Find mappen med øvelsesfiler, åbn projektmappen Afdelingsregnskaber og dernæst projektmappen It-udstyr. 2. Læg mærke til, at den sidst åbnede projektmappe nu bliver vist. Klik på Excel-ikonet i proceslinjen for at få vist alle åbne projektmapper:

3. Den nyligt åbnede projektmappe, It-udstyr, bliver vist i Excel-vinduet, og dens knap er fremhævet i listen over åbne projektmapper. Klik på knappen Afdelingsregnskaber for at gøre denne projektmappe aktiv. 4. Åbn derefter projektmappen Klima og til sidst projektmappen Firma. For nu at se alle projektmapperne samtidig, klikker du på fanen Vis og derefter på knappen Arranger alle i gruppen Vindue. 5. Side om side er standardvalget. Klik OK for at se alle projektmapper side om side. Nu kan du arbejde med dem alle i hvert deres vindue. Prøv evt. de andre Arranger-valgmuligheder én efter én, men vælg til sidst Side om side:

25

libris.dk

Lektion 2

L Overlappet bruges kun sjældent, da det er nemmere at skifte mellem mapperne via proceslinjen. 6. Klik på It-udstyr for at gøre denne projektmappe aktiv. 7. Klik derefter på Maksimer-knappen i vinduet It-udstyr for at fjerne de andre vinduer og se skærmen som normalt. 8. Luk nu vinduet It-udstyr. Den næste projektmappe kommer til syne. 9. Luk de resterende projektmapper én efter én.

Øvelse 17 – Repetition: Åbn og luk projektmapper 1. Åbn projektmappen Budget. 2. Klik med musen på den sidste, udfyldte celle. Hvad er dens adresse? 3. Gå tilbage til celle A1 ved hjælp af tastaturet. Hvad tastede du? 4. Åbn projektmappen Lønninger. 5. Åbn projektmappen Karakterer. 6. Vis de tre åbne mapper vandret. 7. Klik på en celle i projektmappen Budget, og maksimer mappen, så den fylder hele skærmen. 8. Gør projektmappen Lønninger aktiv. Hvordan bærer du dig ad? 9. Luk projektmappen Lønninger uden at gemme den. Gå via fanen Filer. Hvilket punkt vælger du i menuen? 10. Gør projektmappen Karakterer aktiv, og luk den ved hjælp af knappen Luk vindue. (Pas på ikke at lukke Excel). 11. Luk projektmappen Budget efter valgfri metode. Nu skulle der ikke være flere åbne projektmapper.

L Svarene på denne øvelse findes i kapitlet Svar i slutningen af dette hæfte.

libris.dk

26

Lektion 3. Oprette og gemme projektmapper Øvelse 18 – Strukturen i regneark Vejledning: En regnearksmodel er en blok af udfyldte celler. Cellerne i et Excel-regneark kan indeholde enten etiketter (tekst), tal (værdier) eller formler (beregninger baseret af talceller). Etiketter bruges mest til at beskrive indholdet i et regneark, f.eks. kolonne- eller rækkeoverskrifter, mens værdier bruges til beregninger. En typisk model indeholder ingen tomme rækker eller kolonner. Nedenfor ses forholdet mellem Tekst, Tal og Formler. (NB: Cellers indhold kan arrangeres helt, som du ønsker det, så denne model er blot et typisk eksempel).

Regnearkets form er vigtig, hvis det skal udskrives. Opbyg regneark, så de er enten høje og smalle eller lave og brede og dermed sideinddeles i én retning:

27

libris.dk

Lektion 3

Øvelse 19 – Indtastning i et regneark Vejledning: Hver projektmappe kan indeholde mange regneark. For at udfærdige en regnearksmodel starter du med Ark1 (som er standardudgangspunktet) i øverste venstre hjørne. Som regel vil du skrive en titel i celle A1 og derefter påbegynde den egentlige blok i enten celle A2 eller A3. Indtastning af information i en celle Klik i en celle, eller brug piletasterne til at aktivere den celle, du vil skrive i. Mens du indtaster informationerne, vises teksten både i selve cellen og i formellinjen. Når indtastningen er færdig, kan du enten taste , bruge piletasterne, klikke i en anden celle eller klikke på Indtast-knappen i formellinjen:

Hvis du trykker på , vil den aktive celle automatisk skifte til cellen umiddelbart under, mens piletasterne gør det muligt at flytte i alle retninger og gøre en hvilken som helst celle klar til ny indtastning. Du kan både bruge mus og tastatur til at navigere med, mens kun tastaturet kan bruges til indtastningen af data. Etiketter Etiketter er tilhørende tekst, der som regel placeres lodret i kolonne A og vandret i række 2 eller 3 fra og med kolonne B. Tekster er som standard venstrestillede (altså op mod cellens venstre kant). Hvis den indtastede tekst ikke kan være i cellen, kan du enten ændre skriftstørrelsen eller størrelsen på cellen. Tal Vælg en celle, indtast et tal, og afslut indtastningen med én af førnævnte metoder. Som standard er tal højrestillede (altså ”limet” til cellens højre kant).

L For at skrive tal, der starter med et 0 (nul), taster du først apostrof – f.eks. ’0786. Programmet opfatter herefter indtastningen som tekst, men den kan stadig bruges i visse beregninger – dog ikke i f.eks. sum-formler. Formatering sørger for visningen af afsluttende 0’er i decimaltal.

libris.dk

28

Lektion 3

Øvelse 20 – Opret en ny projektmappe Vejledning: Som udgangspunkt for et nyt regneark bruger du en tom projektmappe eller skabelon. Prøv selv: 1. Åbn en ny mappe ved at klikke på fanen Filer og derefter vælge Nyt i menuen:

2. I Backstage-visningen ser du nu øverst listen med Tilgængelige skabeloner, hvor du har valgte mellem bl.a. at oprette en Tom projektmappe, en ny ud fra en eksisterende projektmappe eller at benytte en anden type skabelon. 3. Tom projektmappe er som standard valgt, så klik blot på knappen Opret helt ude til højre for at oprette ny, tom projektmappe.

L Du kan også nøjes med blot at dobbeltklikke på Tom projektmappe for at åbne en ny, tom projektmappe.

4. Lad den tomme projektmappe være åben til næste øvelse.

29

libris.dk

Lektion 3

Øvelse 21 – Indtast etiketter Vejledning: Etiketter bruges hovedsageligt til at beskrive regnearkets indhold, for eksempel i form af kolonne- eller rækkeoverskrifter. Prøv selv: 1. En etiket oprettes ved at skrive tekst i en specifik celle. Gå til celle A1, og skriv Salg af computerudstyr (læg mærke til, at den indtastede tekst både vises i selve cellen og i formellinjen).

Formellinje

2. Når teksten er klar, taster du . Den aktive celle rykker herefter ned til celle A2. Teksten ser nu ud, som om den også fylder celle B1 og C1, men den vises udelukkende i disse celler, fordi de i forvejen er uden indhold. 3. Når du taster , flyttes markeringen automatisk en celle ned. Klik på fanen Filer, og vælg så menupunktet Indstillinger i den nederste del af menuen. Vælg Avanceret i listen til venstre, og kontroller, at der står Ned i feltet Retning under Efter tryk på Enter flyttes markeringen. Klik på OK. 4. Skriv Salg i celle A3. Placér teksten i cellen ved blot at trykke på den højre pilstast ( ) på tastaturet. Nu er teksten lagret i celle A3, mens markøren rykker til højre og er klar til næste indtastning. 5. Færdiggør tabellen ved at indtaste de etiketter, du ser på billedet. 6. Lad projektmappen være åben. Den bliver gemt i en senere øvelse.

libris.dk

30

Lektion 3

Øvelse 22 – Indtast tal Vejledning: Tal skal altid starte med ét af følgende tegn; 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, komma,+, - eller en valutabetegnelse (kr.). Det er vigtigt, at tal indtastes helt korrekt. Ved den mindste fejl risikerer du et forkert resultat. Prøv selv: 1. Projektmappen er stadig åben fra den foregående øvelse. 2. Ryk til celle B4, og skriv tallet 9. Udfyld resten af skemaet med de øvrige data, som du ser på billedet her:

3. Undlad at lukke projektmappen, som skal bruges i næste øvelse.

L Husk, at alle tal automatisk placeres i højre side af en kolonne og tekstetiketter i venstre. Øvelse 23 – Gem en ny projektmappe Vejledning: Når du har oprettet et regneark, skal det gemmes som en projektmappe, som du kan hente frem igen. I Gem-processen skal du også vælge den destination, hvor projektmappen skal lagres, samt give den et navn. Prøv selv: 1. Efter den sidste øvelse burde projektmappen stadig være åben. Hvis ikke, så færdiggør øvelse 22, før du går videre. 2. Klik på fanen Filer og derefter på menupunktet Gem som for at få Gem somdialogboksen frem. 31

libris.dk

Lektion 3 3. I feltet Filnavn overskriver du standardnavnet med navnet Computersalg. (Efter at mappen Excel 2010 tidligere blev valgt, husker Excel på denne destination, indtil du lukker programmet eller vælger en ny destination. Når Excel genstartes, vil standarddestinationen atter være Dokumenter).

4. Klik på Gem-knappen for at gemme filen. 5. Projektmappen er nu gemt som Computersalg (fil-efternavnet .xlsx føjes automatisk til, men er ikke nødvendigvis synligt). I titellinjen vises nu filnavnet Computersalg. 6. Lad projektmappen forblive åben.

Øvelse 24 – Gem en navngivet projektmappe Vejledning: Du kan bruge to forskellige kommandoer til at gemme en projektmappe. Kommandoen Gem gemmer filen under det samme navn og på samme sted, som tidligere er valgt – og overskriver derfor samtidig den tidligere version.

libris.dk

32

Lektion 3 Gem som gør det muligt at foretage ændringer i det tidligere valg af sted, filnavn og -type og dermed gemme en ny version af originalen. Eller du kan overskrive originalen efter først at have bekræftet det. På denne måde kan du f.eks. gemme en sikkerhedskopi af en fil et andet sted på disken. Prøv selv: 1. Projektmappen Computersalg er stadig på skærmen fra sidste øvelse. Vælg celle A1, skriv dit navn, og afslut indtastningen. 2. Denne projektmappe skal nu gemmes som Computersalg2. Klik på fanen Filer, og vælg derefter Gem som for at få dialogboksen frem. 3. Overskriv det gamle navn i Filnavn-feltet med navnet Computersalg2. Tjek i toppen af dialogboksen, at den korrekte mappe er valgt som destination. 4. Klik på knappen Gem.

L Hvis du vil gemme en fil under samme navn, kan du også anvende Gem-knappen i værktøjslinjen Hurtig adgang.

5. En projektmappe kan gemmes ved at overskrive en allerede gemt fil. Klik på fanen Filer, vælg derefter Gem som, bevar filnavnet Computersalg2, klik derefter på Gem-knappen for at gemme (selv om filen ikke har været ændret).

6. Klik på Ja for at erstatte den eksisterende fil. Projektmappen er nu gemt igen. 7. Luk projektmappen Computersalg2. 8. Klik på fanen Filer, og klik på menupunktet Seneste, hvis det ikke allerede er valgt. Excel viser de senest åbnede projektmapper i Backstage-visningen til højre for menuen. Åbn projektmappen Computersalg ved at klikke på den i listen Seneste projektmapper. Nu skulle filen gerne være helt identisk med den oprindelige fil – altså uden dit eget navn. 9. Luk projektmappen Computersalg.

33

libris.dk

Lektion 3

Øvelse 25 – Gem i forskellige formater Vejledning: Du kan gemme projektmapper i forskellige formater, så de kan bruges i andre programmer: Som tekstfiler, som websider eller i formater, der kan åbnes at ældre versioner af Excel og lignende produkter. Prøv selv: 1. Åbn projektmappen Karakterer. 2. Denne fil kan ikke umiddelbart åbnes i ældre versioner af Excel og andre regnearksprogrammer uden først at blive gemt i det rigtige format. For at gemme projektmappen i et andet format klikker du først på fanen Filer og vælger så Gem som. 3. I feltet Filnavn taster du nu Test format. 4. Klik på rullemenuen Filtype.

5. I listen ser du alle de formater, Excel kan bruge. Vælg Excel 97-2003-projektmappe (*.xls), som er fællesformatet for en række tidligere Excel-versioner. Klik på Gem.

libris.dk

34

Lektion 3

L Hvis en projektmappe indeholder funktioner, som ikke understøttes af det valgte filformat, får du en advarsel om, at formateringen risikerer at gå tabt.

6. For at gemme en projektmappe med filtypen Tekst skal Gem som-dialogboksen åbnes igen. 7. I Filtype-menuen klikker du på Tekst (tabulatorsepareret) (*.txt) og derefter på Gem. 8. Klik på knappen Ja i den dialogboks, der dukker op. Projektmappen er nu gemt som Test-format.txt og kan åbnes i tekstprogrammer som Notesblok, WordPad eller Word. 9. Luk tekstfilen, og klik Gem ikke til at gemme ændringerne.

L Du kan gemme en projektmappe som en skabelon ved hjælp af menuen i feltet Filtype. En skabelon er en basisprojektmappe, som gemmes sammen med andre skabeloner. Disse filer har efternavnet .xltx og vises med dette ikon:

Øvelse 26 – Gem som webside Vejledning: Et Excel-regneark kan gemmes som Webside i HTML-format, så det kan læses af alle internetbrowsere. HTML står for Hypertext Markup Language. Prøv selv: 1. Åbn projektmappen Verdensbefolkning. 2. For at gemme i web-format klikker du på fanen Filer og vælger derefter Gem som. 3. Vælg herefter Webside (*.htm, *.html) i Filtype-menuen. Skriv Test i feltet Filnavn, og klik så på Gem for at gemme projektmappen som en Webside. Bekræft webformatet ved at klikke på Ja.

L Websiden gemmes samme sted som de øvrige projektmapper og med navnet Test.htm. 4. Filen kan nu ses i webside-layout. Klik på Start-knappen yderst til venstre i proceslinjen, og vælg mappen Dokumenter i højre side af startmenuen. Find øvelsesmappen Excel 2010, og dobbeltklik på filen Test.htm. 5. Browseren åbnes og viser websiden:

35

libris.dk

Lektion 3

6. Luk browseren igen ved at klikke på dens Luk-knap i øverste, højre hjørne. 7. Luk vinduet Dokumenter, og luk så projektmappen Test i Excel-vinduet.

Øvelse 27 – Repetition: Opret og gem projektmapper 1. Opret en ny projektmappe. 2. Lav følgende regneark:

3. Gem projektmappen under navnet Lektion 6. 4. Luk projektmappen. libris.dk

36

Lektion 4. Formler Øvelse 28 – Anvend formler Vejledning: En beregning i Excel kaldes en Formel. Formler bruges til at løse regneopgaver ud fra de tal, der er indtastet i arket, f.eks. beregning af samlet årsomsætning eller nettofortjeneste på en måned, m.v. Formler foretager beregninger automatisk – hovedsageligt ved hjælp af referencer til enkeltceller, f.eks. B4, frem for faktiske værdier (konstanter). Det betyder, at hvis indholdet af en celle ændres, foretager formlen automatisk en ny beregning baseret på cellens nye værdi. På den måde kan du beregne resultater ud fra forskellige data, uden at hele formlen skal laves om. Alle formler starter med et lighedstegn (=), fulgt af beregningen. Prøv selv: 1. Åbn projektmappen Regnestykke. 2. Gør celle B6 aktiv ved at klikke på den. 3. For at udfylde den med summen af B4 og B5 taster du =b4+b5 (brug et af tastaturets +-symboler, og mellemrum er unødvendige).

L Når det numeriske tastatur bruges til indtastning af tal, skal Num Lock-lampen være tændt. Hvis ikke, tryk da én gang på -tasten.

4. Tryk for at oprette formlen. 5. Klik igen på celle B6, og læg mærke til, at cellen nu viser resultatet af beregningen: 9, og at formellinjen viser =B4+B5, som er selve formlen. Excel laver selv alle henvisninger til celleindhold om til store bogstaver, uanset hvordan de er indtastet.

37

libris.dk

Lektion 4

6. Gem projektmappen ved hjælp af Gem som, og giv den navnet Regnestykke2. Lad den være åben til næste øvelse.

Øvelse 29 – Regnearter Vejledning: De grundlæggende regnearter er at lægge til, trække fra, gange og dividere. På tastaturet ser symbolerne således ud: +

Lægger sammen

-

Trækker fra

*

Ganger

/

Dividerer

Disse symboler optræder to gange på tastaturet – det ene sæt på selve ”hovedtastaturet” og det andet på det numeriske tastatur til højre. Det numeriske tastatur er det nemmeste at bruge, fordi tasterne sidder tættere, og du undgår brug af -tasten. Prøv selv: 1. Projektmappen Regnestykke2 er stadig åben fra den tidligere øvelse. Hvis ikke, så åbn den. 2. Klik på celle C6 for at trække de to tal ovenover fra hinanden: =c4-c5. Afslut indtastningen ved at trykke på tastaturets højrepil. Nu vises facit, som er 3. 3. I celle D6 indtaster du formlen for at gange de to tal ovenover med hinanden: =d4*d5. Afslut indtastningen med endnu en gang at trykke på højrepilen. Herefter vises facit, som er 15. 4. I celle E6 indtaster du formlen for at dividere de to tal ovenover: =e4/e5. Atter en gang trykker du på højrepilen for at afslutte indtastningen, og facit afsløres som 3:

libris.dk

38

Lektion 4

5. Gem projektmappen under det nuværende navn. 6. Lad mappen være åben til næste øvelse.

Øvelse 30 – Parenteser Vejledning: Hvis du vil have flere regnearter i samme formel, f.eks. D2+E7/E9, er rækkefølgen vigtig. Excel udfører sine beregninger i pagt med ”regnearternes hierarki”: Dividerer Ganger Lægger til Trækker fra Så i det førnævnte eksempel vil E7 først blive divideret med E9 og derefter lagt sammen med D2. Du tilføjer parenteser for at tvinge Excel til at udføre beregningerne i en anden rækkefølge, eftersom indholdet af parenteser altid beregnes først. Prøv selv: 1. Projektmappen Regnestykke2 er stadig åben. 2. Klik på celle C10, og indtast følgende data under de eksisterende:

39

libris.dk

Lektion 4 3. For at beregne overskuddet skal købsprisen trækkes fra salgsprisen og derefter ganges med det solgte antal. Klik på celle C14, og indtast formlen =c11-c12*c13. 4. Tast derefter for at afslutte formlen. Facit siger nu -8, fordi Excel i henhold til regnearternes hierarki udregner gangestykket, før det trækker fra. 5. Klik igen på celle C14, og tryk på -tasten. Placer derefter parenteser rundt om fratrækningen. Tast =(c11-c12)*c13 . 6. Nu skulle facit gerne være 12. Overskuddet pr. enhed er 10-6 lig med 4, som ganges med det solgte antal, 3, og derved giver et samlet overskud på 12. Det svar er naturligvis mere korrekt. 7. Klik på Ark2’s fane i bunden af skærmbilledet for at åbne et tomt regneark i samme projektmappe.

8. Opret nedenstående regneark med udgangspunkt i celle B2.

9. I celle C6 vil den samlede indtægt kunne beregnes ved at gange Pris med Antal. Altså: 20 gange 2, og 30 gange 5. De to beløb lægges sammen og divideres derefter med 100 for at omregne beløbet til kroner. Indtast formlen:=b3*c3+b4*c4/100.

10. Det giver en total på kr. 41,50, som ikke er korrekt. Her må sættes parenteser, så Excel kan udføre beregningerne i den rigtige rækkefølge: Først gange, derefter lægge sammen og så dividere til sidst. 11. Klik på celle C6, og tast . libris.dk

40

Lektion 4 12. Indtast nu den korrekte formel, som er =((b3*b3))+(b4*c4))/100. Tryk til sidst på for at fuldende formlen.

L Når parenteser optræder inde i andre parenteser, vil de inderste altid blive udregnet først. I dette tilfælde er det altså de to gangestykker, der udregnes først, hvorefter de lægges sammen, mens divisionen først sker til sidst.

13. Klik på Ark1-fanen. 14. Ryk til celle D10, og tilføj etiketten Enhed 2. 15. I celle D11 indtaster du en ny Salgspris på 8. 16. I D12 indtaster du en Købspris på 5. 17. I D13 skriver du antallet 10 ud for Solgt. 18. I D14 taster du =( som start på formlen, og i stedet for at skrive d11 skal du klikke på celle D11.

19. Tryk på minus-tasten, og klik derefter på celle D12. Tast ) og så * fulgt af et klik på celle D13. Tast for at fuldføre formlen (se de i formellinjen). Nu skulle cellen gerne vise facit 30:

20. Gem projektmappen, og luk den.

41

libris.dk

Lektion 4

Øvelse 31 – Procentregning Vejledning: Procenttal vises med procentsymbolet, såsom 25 %. En procentdel er en brøkdel eller decimal, der vises på en anden måde. Procent betyder ”pr. hundrede”. 20 % er altså som brøk 20/100 eller som decimaltal 0,2. Der findes en procenttypografi-knap, som kan ændre et decimaltal til et procenttal. Prøv selv: 1. Åbn en ny projektmappe, og opret følgende regneark:

2. For at beregne det første tals procentdel af det andet og vise det i D3 skal formlen =b3/c3 indtastes. 3. For at få facit frem som procenttal klikker du på knappen Procenttypografi på fanen Startside (den viser procenter i hele tal). 4. Prøv at ændre det andet tal fra 25 til 27, og tryk på . Bemærk, at procenten samtidig ændres automatisk. 5. For at vise procenter med to decimaler skal du klikke på celle D3 og derefter på menuen Talformat. Vælg Procent på listen. I cellen står der nu 55,56 % – som procenttal med to decimaler. 6. Tilføj nedenstående data med udgangspunkt i celle B5:

L For at skrive 50 % i celle C6 taster du 50 efterfulgt af +5. 7. For at beregne 50 procent af 20 indtaster du formlen =b6*c6 i celle D6. Svaret er 10 (eftersom halvdelen af 20 er 10). libris.dk

42

Lektion 4 8. Lav værdien i B6 om til 86 og C6 om til 45 %. Tryk på for at se det nye resultat: 38,7. 9. Gem projektmappen under navnet Procentregning, og luk den.

Øvelse 32 – Celleområder Vejledning: Et celleområde er en rektangulær markering af celler. Ligesom en enkelt celle kan identificeres på sin adresse, identificeres celleområder på deres ydre celler. F.eks. betegnes de fire celler B2, B3, C2 og C3 som celleområde B2:C3. Celleområder markeres ved at klikke med musen og trække hen over et område af celler (også kaldet klik og træk). Hele rækker, kolonner, flere rækker, flere kolonner – ja, hele regnearket – kan vælges ved brug af denne teknik. Markeringer foretager du, når du vil arbejde med bestemte celler, f.eks. formatere, kopiere, flytte, slette eller lignende. Prøv selv: 1. Klik på celle B2 i et tomt regneark. Klik og træk ned og til højre, så i alt seks celler er fremhævet som vist her:

Aktiv celle Valgt celleområde

2. Slip museknappen, og læg mærke til, at første celle i området forbliver hvid, mens de øvrige er fremhævet med en mørkere farve. 3. Et valgt celleområde kan forstørres og formindskes med udgangspunkt i områdets første celle. Tryk og hold -tasten nede, og vælg celle E7. Celleområdet bliver større. Vælg nu celle C2, mens -tasten holdes nede, og området formindskes. 4. Klik et tilfældigt sted i regnearket for at fjerne det markerede område. 5. Vælg området B2:C3. Tryk på -tasten, og hold den nede. Klik og træk hen over området C5:D6. Slip -tasten. Nu er to forskellige områder fremhævet. 43

libris.dk

Lektion 4 6. Klik et tilfældigt sted i regnearket for at fjerne de markerede områder. 7. Klik på B i kolonneoverskrifterne. Nu er hele kolonne B fremhævet. 8. Klik på en tilfældig celle for at fjerne markeringen. 9. For at vælge flere nabokolonner klikker du på kolonneoverskrifterne og trækker til siden for at markere de ønskede kolonner. Prøv at vælge kolonnerne C til E. 10. For at vælge flere naborækker klikker du og trækker hen over rækkeoverskrifterne. Klik og træk fra række 3 til 5, og flere rækker fremhæves. 11. Klik et tilfældigt sted for at fjerne markeringen. 12. Du kan markere usammenhængende rækker og kolonner efter samme princip som for celleområder: Hold -tasten nede for at vælge nummer to udsnit. Prøv at vælge rækkerne 2 til 5 og 8 til 10. 13. Prøv at vælge kolonnerne B, C og E. 14. For at vælge hele regnearket klikker du på knappen Marker alt (til venstre for A og lige over 1). Knappen Marker alt

15. Klik på en tilfældig celle for at fjerne markeringen. 16. Luk projektmappen uden at gemme den.

libris.dk

44

Lektion 4

Øvelse 33 – Autosum Vejledning: Den mest brugte formel er sammenlægning. Den form for regning er blevet forenklet med en funktion kaldet Autosum. Funktioner er foruddefinerede formler. Knappen Autosum, der er placeret på båndets fane Startside, udfører en automatisk Sum-beregning. Prøv selv: 1. Åbn projektmappen Computersalg (som du oprettede i øvelse 23). 2. Klik på celle B9. De fem celler ovenover skal lægges sammen for at finde en total. Indtast formlen =b4+b5+b6+b7+b8 (brug musen til at vælge cellerne én ad gangen frem for at skrive deres navne). Facit skal være 34. 3. Jo flere tal, der skal lægges sammen, desto mere besværlig bliver denne metode imidlertid. Der findes funktionen Autosum, som lægger en rad af celler sammen. Denne funktion anvendes så ofte, at der er en knap til den. Klik på celle C9. 4. Klik på knappen Autosum i gruppen Redigering på fanen Startside.

5. Programmet leder nu efter en række tal, der skal lægges sammen. Som standard vil Autosum vælge talkolonnen lige ovenover (C4:C8). Tryk på for at acceptere og vise facit 18 i celle C9. 6. Klik på celle E4, og klik på Autosum. Da der ikke er nogen tal oven over E4, leder Autosum til venstre og lægger tallene fra celle B4:D4 sammen. Tryk på for at bekræfte facit. Svaret er 14.

45

libris.dk

Lektion 4

L Autosum virker kun automatisk, når der i forvejen er indtastet tal i cellerne. Hvis Autosum finder tal i begge retninger, vil funktionen som standard lægge sammen opad. Sum-funktionen kan også indtastes direkte uden brug af knappen Autosum.

7. Gem projektmappen som Computersalg3, og luk den.

Øvelse 34 – Kontrol af formler Vejledning: Et regneark er ikke meget værd, hvis dets formler indeholder fejl. Du bør derfor tjekke alle formler og sikre dig, at de er rigtige. Det handler ikke om at kontrollere, at Excel regner rigtigt, men om at tjekke celleadresserne.

Prøv selv: 1. Åbn projektmappen It-udstyr. 2. For at kontrollere formlen i celle B9 skal du klikke på cellen og tjekke formlen i formellinjen. Der bør stå: =SUM(B4:B8). 3. En endnu lettere måde at aflæse formlen på er at dobbeltklikke på den pågældende celle. Dobbeltklik på celle C9. 4. I cellen vises formlen nu farvelagt med angivelse af, hvilke celler der er medregnet. Efter kontrollen taster du eller for at afslutte redigeringen.

L I D9 anbringer Excel herefter en lille grøn trekant for at gøre opmærksom på, at denne formel kan afvige fra naboformlerne og derfor bør tjekkes.

5. Dobbeltklik på celle D9. Her afsløres en fejl, idet ikke alle kolonnens celler er indeholdt i totalen. Formlen kan nu rettes. Redigering af celler behandles i de følgende øvelser. 6. Luk It-udstyr uden at gemme projektmappen.

libris.dk

46

Lektion 4

Øvelse 35 – Repetition: Formler 1. Åbn projektmappen Formler. Regnearket viser det antal frugtkasser, en gadehandler har solgt i årets første tre måneder.

2. Gå til celle B7, og brug Autosum-knappen til at beregne det totale salg af kasser med æbler. 3. Beregn det samlede januarsalg i celle E4. 4. Beregn indtjeningen på Æbler i celle B9 (det totale salg ganget med detailprisen). 5. Beregn overskuddet på Æbler i celle B11 (brug parenteser rundt om beregningen af én kasse, før der ganges med det samlede antal solgte kasser). 6. Hvad er værdierne i cellerne B7, E4, B9 og B11?

L Hvis denne øvelse forekommer vanskelig, kan hjælp hentes ved at åbne projektmappen Frugtsalg og klikke i den relevante celle for at se formlen i formellinjen.

7. Luk projektmappen uden at gemme den.

L Svarene på denne øvelse findes i kapitlet Svar i slutningen af dette hæfte.

47

libris.dk

Lektion 5. Celleredigering Øvelse 36 – Rediger celler Vejledning: Du kan foretage ændringer af cellers indhold på flere måder. Det nemmeste er at overskrive et eksisterende indhold med et nyt. Hvis en celles indhold er meget langt eller meget komplekst, kan du foretage mindre ændringer enten i formellinjen eller i selve cellen. Prøv selv: 1. Påbegynd en ny projektmappe, og skriv abcd i celle B7. Tryk derefter på tasten . 2. Klik på celle B7. Skriv dit fornavn, og tryk på for at erstatte abcd med dit navn. Alt celleindhold kan overskrives på denne måde. 3. Klik på celle B7. Skriv HALLO, men FØR du taster , skal du trykke på Escape-tasten . Denne handling annullerer den nye indtastning, og cellen forbliver uforandret.

L Du kan også bruge knappen Annuller i formellinjen i stedet for for at ophæve den nye indtastning.

4. Luk projektmappen uden at gemme den, og åbn CD Salg. 5. Klik på den celle, der skal ændres – i dette tilfælde B5, Kvartal. 6. Skriv en ny etiket, Måned, som erstatning for Kvartal. 7. Tryk på for at afslutte indtastningen. Den nye etiket har nu erstattet den gamle.

libris.dk

48

Lektion 5 8. Klik på celle C6, og skriv 800. Denne værdi erstatter nu den oprindelige, og de beregnede værdier i cellerne C7 og C8 ændres automatisk. 9. Luk projektmappen CD Salg uden at gemme den.

Øvelse 37 – Rediger i formellinjen Vejledning: Hvis indholdet af en celle er langt eller kompliceret, og der kun skal foretages mindre ændringer, kan det gøres i formellinjen eller i selve cellen (beskrives i næste øvelse). De nedenstående taster bruges til at navigere rundt og ændre cellers indhold:

bruges til at skifte mellem tilstandene indsæt og overskriv. Når er valgt, flytter teksten mod højre, når den nye tekst skrives. Er ikke valgt, vil den nye indtastning overskrive den gamle.

Slette-tasten fjerner det tegn, som står umiddelbart efter markøren.

Tilbage-tasten sletter det tegn, som står umiddelbart før markøren.

Hjem-tasten flytter markøren til det første tegn i den nye indtastning.

Slut-tasten flytter markøren til det sidste tegn i den nye indtastning.



Venstrepil flytter markøren ét tegn til venstre. Højrepil flytter markøren ét tegn til højre.

Enter-tasten afslutter indtastningen.

Prøv selv: 1. Åbn projektmappen It-udstyr. 2. Klik på celle A1. Læg mærke til cellens indhold i formellinjen. Klik i formellinjen (indikatoren i statuslinjen ændres nu fra Klar til Rediger).

3. Lav nu ordet computerudstyr om til ordet komponenter ved at bruge ovenstående funktioner.

L Tryk på efter redigeringen for at bekræfte ændringen. 49

libris.dk

Lektion 5 4. Klik på celle D9. Formlen er forkert. Celleområdet i sum-funktionen burde være D4:D8. 5. Klik i formellinjen, og flyt markøren hen foran 5-tallet. 6. Tryk på , og skriv 4. 7. Tryk på for at bekræfte ændringen. Formlen er ændret, og den beregnede værdi i D9 ændres tilsvarende. 8. Luk projektmappen uden at gemme den.

Øvelse 38 – Rediger inde i en celle Vejledning: Ud over at redigere i formellinjen kan du redigere indholdet i en celle direkte. Markøren er placeret i cellen, og herfra ligner processen redigering i formellinjen. De samme flyttetaster kan bruges til celleredigering. Prøv selv: 1. Åbn en tom projektmappe, og skriv dit fornavn i celle D6. Afslut indtastningen. 2. Dobbeltklik på celle D6. Markøren er nu placeret i cellen. Hvis markøren ikke er vist i slutningen af dit navn, skal du bruge -tasten til at flytte den derhen. Indsæt et mellemrum, og skriv dit efternavn. Afslut indtastningen ved at trykke på . 3. Gør D6 til den aktive celle, og tryk på . Markøren er nu placeret i cellen, som er klar til redigering. Dette er et alternativ til at dobbeltklikke på cellen. 4. Klik og træk for at markere dit fornavn. Tryk på for at fjerne det. Tryk på for at afslutte indtastningen.

L Hver del af en celles indhold kan formateres ved at klikke og trække under redigeringsprocessen. Formatering behandles i en senere øvelse.

5. Luk projektmappen uden at gemme den. 6. Åbn mappen It-udstyr. 7. Dobbeltklik på celle D9. Formlen vises nu i cellen, og statuslinjen siger Rediger. 8. Lav D5 om til D4 i selve formlen, og tryk på . Formlen er ændret, og den beregnede værdi i D9 er tilsvarende korrigeret. 9. Luk projektmappen It-udstyr uden at gemme den. libris.dk

50

Lektion 5

Øvelse 39 – Slet celleindhold Vejledning: Indholdet af en celle kan slettes enten ved at bruge tastaturet eller via båndet. Prøv selv: 1. Åbn en ny projektmappe. 2. Skriv et tal ind i celle B4, og slet det ved at klikke på cellen og trykke på -tasten. 3. Skriv to tal ind i cellerne B2 og B3. 4. Klik på celle B2. 5. Klik på knappen Ryd i gruppen Redigering på fanen Startside, og vælg Ryd indhold.

L Hvis du vælger Ryd alle, slettes både indhold, formatering og kommentarer fra cellen. 6. Cellen er nu tom, og indholdet er fjernet. Prøv at slette indholdet i celle B3. 7. Luk projektmappen uden at gemme.

51

libris.dk

Lektion 5

Øvelse 40 – Fortryd og Annuller fortryd Vejledning: Da det er så nemt at slette indholdet i en celle, er Excel udstyret med en Fortrydfunktion, som kan rette en eventuel fejltagelse. Vil du fortryde en ”fortryd-handling” skal du bruge funktionen Annuller fortryd. Prøv selv: 1. Åbn projektmappen CD Salg. 2. Klik på celle E6, og tryk på for at fjerne celleindholdet. 3. Slet derefter indholdet i celle F6. 4. Klik på knappen Fortryd i værktøjslinjen Hurtig adgang for at fortryde den sidste handling og genetablere indholdet i F6.

L Værktøjsbeskrivelsen efter Fortryd varierer efter, hvilken handling der er gået forud. 5. Klik på knappen Fortryd igen for at fortryde den første af de to sletninger. 6. Du kan straks fortryde en fortrudt handling ved at klikke på knappen Annuller Fortryd. Det annullerer den sidste handling, nemlig din Fortryd-handling. 7. Brug Fortryd til at komme tilbage til original-versionen. 8. Slet indholdet af cellerne B5, C5, D5, E5 og F5 én ad gangen. Alle handlinger, som kan fortrydes, ligger gemt i Fortryd-historikken. 9. For at se denne klikker du på rullemenuen ved siden af Fortryd-knappen. Klik og træk hen over Ryd og Fortryd 5 handlinger. De fem sletninger bliver nu annulleret.

10. Luk projektmappen CD Salg uden at gemme ændringerne.

libris.dk

52

Lektion 5

Øvelse 41 – Repetition: Rediger celler 1. Åbn projektmappen Lønninger. Heri beregnes de ugentlige lønudbetalinger i et mindre firma. Selv om regnskabet ser kompliceret nok ud, er regnearket blevet forenklet og er dermed ikke helt naturtro. 2. Klik på celle B6, og læg mærke til formlen B2*B3 i formellinjen. 3. Kolonne K hedder Reserve. Klik på celle K1, og slet dens indhold. 4. Indtast dit Efternavn i celle K1. 5. Klik på celle K2, indtast 5 som timeløn. 6. I celle K3 indtaster du 35 (timer) som normal arbejdstid, og i K4 indtaster du 40 som faktiske arbejdstimer (fem timers overtid i din første uge … godt gået!). 7. Dobbeltklik på celle K5, erstat Skattekode i cellen med 350L. Nettolønnen i celle K11 skulle nu gerne være kr. 161,58. 8. I celle F1 er navnet Steffensen ikke stavet korrekt. Gør F1 aktiv, og skriv i stedet Stephensen hen over det oprindelige. 9. Slet indholdet i celle F8. 10. Indholdet i celle F8 blev slettet ved en fejl. Fortryd den handling. 11. Klik på celle F10 for at se formlen for beregning af indkomstskat. Formlen ses nu i formellinjen. Heldigvis er denne ret komplicerede formel korrekt, så den skal ikke redigeres. 12. Skat er nu blevet nedsat fra 25 % til 22 %. Lav tallet i celle B14 om fra 25 til 22, og læg mærke til, at alles nettoløn nu stiger. 13. Luk projektmappen uden at gemme.

53

libris.dk

Lektion 6. Kopiere og flytte Øvelse 42 – Kopier celleindhold Vejledning: I stedet for at skrive samme informationer ind i flere celler kan du bruge Kopierkommandoen til at duplikere etiketter, værdier og formler. De valgte celler placeres i et område af Windows, der kaldes Udklipsholder, hvorfra de kan hentes og indsættes andre steder. Prøv selv: 1. Åbn en ny projektmappe. 2. Klik på celle B3, skriv HALLO, og tryk derefter på . 3. For at kopiere denne celle klikker du på celle B3 og derefter på knappen Kopier, som sidder i gruppen Udklipsholder på fanen Startside.

L Excel indrammer den/de valgte celler med en animeret, stiplet kant, som viser, hvilke celler der vil blive kopieret.

4. Læg mærke til, at meddelelsen Marker destinationsområde, og tryk på Enter nu optræder i statuslinjen. 5. Ryk til celle B7, og tryk på . Indholdet i B3 sættes nu ind i B7, mens indholdet i B3 forbliver uforandret. Bemærk, at der nu ikke længere er en stiplet ramme om B3. 6. Skriv 65 i celle C6, og klik på Kopier-knappen, mens cellen er aktiv.

L Klik ikke på Kopier, før indtastningen er afsluttet. 7. Ryk til B9, og klik på knappen Sæt ind. Værdien sættes nu ind i den nye celle, og der vises en såkaldt smart tag. Klik på dette ikon, og frem kommer en liste over forskellige valgmuligheder. Undlad at foretage et valg, så tryk blot på for at fjerne ikonet. 8. Bemærk, at C6 stadig er omgivet af en stiplet ramme, hvilket angiver, at du kan sætte indholdet ind et andet sted. Ryk til B10, og sæt ind igen. Tryk på for at afslutte processen og fjerne den stiplede ramme rundt om C6.

L Sæt ind-kommandoen bruges til gentagne kopieringer, mens -tasten kun kopierer en enkelt gang og derefter afslutter processen.

libris.dk

54

Lektion 6 9. Klik på pilen i nederste, højre hjørne af gruppen Udklipsholder for at åbne opgaveruden Udklipsholder (også kaldet udklipsholderen).

L Da udklipsholderen er fælles for alle Microsoft Office-programmer, kan der ligge udklip i den i forvejen. Klik på knappen Ryd alt foroven i udklipsholderen for at fjerne eventuelle gamle udklip.

10. Marker celleområdet B7:B10, og klik på knappen Kopier. Værdierne optræder nu i udklipsholderen, som vist på billedet her: 11. Ud over at bruge knappen Sæt ind eller tasten kan du kopiere værdier direkte fra udklipsholderen. Klik på celle H5, som vil udgøre den øverste celle i det indsatte celleområde, og klik derefter på indholdet i udklipsholderen for at sætte det ind. 12. Celler kan kopieres til flere ark i samme projektmappe og flere gange fra udklipsholderen. 13. Klik på fanen Ark3 nederst i regnearket for at få arket frem på skærmen. 14. Klik på celle A2 og derefter på indholdet i udklipsholderen for at indsætte celleområdet. De fire celler fra Ark1 er nu kopieret til Ark3. 15. Klik tilbage på Ark1 for at kontrollere, at det oprindelige celleområde stadig er intakt. Gem derefter projektmappen som Øvelse, men undlad at lukke den. 16. Du kan også kopiere data fra projektmappe til projektmappe. Åbn projektmappen Vækst. 17. Marker celleområdet A3:D12, og klik derefter på knappen Kopier. 18. Klik på mappenavnet Øvelse i proceslinjen for at åbne projektmappen Øvelse. 19. Klik på fanen Ark3. 20. Klik på celle C5 (den celle, der skal kopieres til), og tryk derefter på . Celleområdet kopieres nu fra Vækst til Ark3 i projektmappen Øvelse.

L Enkeltceller kopieres fra ark til ark og mappe til mappe på helt samme måde som celleområder. 21. Gør projektmappen Vækst aktiv, og luk den. 22. Lad mappen Øvelse være åben til næste lektion.

L Udklipsholderen kan også bruges til at kopiere mellem forskellige Microsoft Office-programmer.

55

libris.dk

Lektion 6

Øvelse 43 – Flyt celleindhold Vejledning: Med Klip- og Sæt ind-kommandoerne kan du flytte indholdet af en celle eller et celleområde til en anden del af regnearket, eller til andre regneark eller projektmapper. Prøv selv: 1. Mappen Øvelse er stadig åben. 2. Klik på fanen Ark2. Indtast to tal i henholdsvis E5 og E6. I E7 indtaster du en formel for at lægge de to tal sammen. 3. Vælg celleområde E5:E6. Klik på knappen Klip for at fjerne de valgte celler fra projektmappen (de vedbliver med at være der, indtil de sættes ind et andet sted). 4. Flyt markøren til G7, og klik på Sæt ind-knappen. Værdierne optræder nu på den nye destination og forsvinder fra de oprindelige celler – de er altså flyttet. 5. Tjek, at sammentællingen i E7 stadig er korrekt. Klik på celle E7, og bemærk, at beregningen nu henviser til de nye destinationer. 6. Indtast formlen =C6+C7 i celle C8. Cellen skal vise nul. 7. Marker cellerne G7 og G8, klik med højre museknap, og vælg Klip fra genvejsmenuen. 8. Ryk til celle C6, højreklik, og vælg Sæt ind. Udregningen viser nu fejlmeddelelsen #REF!.

L Vær varsom med at kopiere til celler, der indeholder data, eftersom de oprindelige informationer i så fald overskrives. Hvis formler henviser til cellerne, vil de pågældende celler vise fejlmeddelelser.

9. Klik på knappen Fortryd for at fortryde den sidste indsættelse. Tryk på for at fjerne den stiplede ramme. 10. Ryk til celle G9, og brug Autosum til at lægge de to tal sammen. Disse tre celler kan nu klippes, kopieres eller indsættes i samme ark. 11. Fremhæv celleområdet G7:G9, og klik Klip. 12. Klik på celle B3, og brug Sæt ind til at placere de tre celler. Klik på celle B5, og bemærk, at formlen henviser til de to celler lige ovenover.

L Celler, der klippes, optræder også i udklipsholderen ligesom i kopierings-processen. Men hvis de indsættes et nyt sted derfra, bliver de oprindelige indtastninger ikke fjernet.

libris.dk

56

Lektion 6 13. Ud over at flytte celler rundt på samme ark kan du flytte dem mellem forskellige ark i samme projektmappe. Marker celleområdet B3:B5, og klik på Klip. 14. Klik på fanen Ark3, klik på celle H4, og klik på Sæt ind. Celleindholdet flyttes fra Ark2 og over til Ark3. Tjek nu både Ark2 og Ark3. 15. Luk udklipsholderen ved at klikke på Luk-knappen. 16. Slet indholdet af cellerne C8 og E7 på Ark2. Arket bør nu være tomt. 17. Men celler kan ikke blot flyttes eller kopieres mellem ark, de kan også flyttes rundt mellem projektmapper. Åbn projektmappen Karakterer. 18. Marker celleområdet A2:K22. Klik på Klip. 19. Vælg projektmappen Øvelse i proceslinjen. 20. Gør B3 på Ark2 til den aktive celle, og Sæt cellerne ind. Læg mærke til, at kolonne B ikke er bred nok til at rumme hele teksten. Udvidelse af kolonner behandles senere. 21. Tjek projektmappen Karakterer for at se, om informationerne er fjernet. 22. Skift til projektmappen Øvelse, og skriv dit fornavn i celle A1. 23. Klip celleindholdet, og flyt det til celle G1 ved at klikke på Sæt ind. 24. Klip indholdet fra G1, og klik på fanen Ark3. Placer det klippede celleindhold i B4 med knappen Sæt ind. 25. Klip indholdet fra B4. Skift til projektmappen Karakterer. 26. Sæt det klippede celleindhold ind i A2. Nu befinder celleindholdet sig i en helt anden projektmappe. 27. Luk alle åbne projektmapper uden at gemme.

57

libris.dk

Lektion 6

Øvelse 44 – Kopier et celleområde Vejledning: Du kan både kopiere fra en enkelt celle til et celleområde eller fra celleområde til celleområde. For at indsætte et kopieret celleområde i et andet er det kun nødvendigt at markere cellen i det øverste venstre hjørne. Celleområdet tildeler så sig selv den plads, det behøver. Prøv selv: 1. Åbn projektmappen Privatbudget – et tomt regneark, der er klart til indtastning af data. 2. Klik på celle B2, og skriv 1000. 3. Klik på celle B2 og derefter på knappen Kopier. 4. Klik og træk for at markere celleområdet C2:M2. Fyld cellerne ved at trykke på . 5. Prøv tilsvarende i B3 at indtaste tallet 200. Kopier, og sæt det ind i celleområdet C3:M3. 6. Klik på celle B4, der indeholder en formel. Klik på Kopier, og indsæt i celleområde C4:M4.

L Kopiering af formler behandles mere indgående i øvelse 46. 7. Marker celleområdet A1:G14, de første seks måneder. Kopier data. 8. Fremhæv celleområde A16:G32. Indsæt cellerne i dette celleområde ved at bruge . Området indsættes med udgangspunkt i celle A16 og ligner det oprindelige celleområde.

L At markere hele området var i virkeligheden overflødigt. Nøjagtig samme resultat ville være opnået ved kun at klikke på områdets startcelle (A16) og trykke på .

L Denne metode kan med fordel bruges til kopiering af et celleområde for at afprøve en handling i en kopi af de pågældende data frem for de originale.

9. Klik på knappen Fortryd i værktøjslinjen Hurtig adgang for at fjerne informationerne, og klik på en tilfældig celle for at neutralisere det nye celleområde. 10. Tast for at fjerne den stiplede kopieringsramme, og klik på celle A1. 11. Luk udklipsholderen, hvis den er åben. 12. Gem projektmappen som Privatbudget2, og luk den. libris.dk

58

Lektion 6

Øvelse 45 – Fyldhåndtaget (Autofyld) Vejledning: Fyldhåndtaget er et hurtigt redskab til at kopiere eller autoudfylde et celleområde. Hvis data består af ugedage, datoer, klokkeslæt, måneder eller tekst med tal i, vil fyldhåndtaget kunne bruges til at udfylde med såkaldte serier, hvor data ellers blot ville blive kopieret.

Fyldhåndtag

L Man kan kun trække i én retning ad gangen – vandret ad en række eller lodret ned ad en kolonne. Prøv selv: 1. Skriv dit fornavn i celle B2 i et tomt regneark. 2. Vælg B2, og peg med markøren på B2’s fyldhåndtag. Klik og træk cellen mod højre til og med G2. 3. Nu kopieres dit navn i hver af cellerne, og der vises en smart tag. Klik på den lille mærkat for at se valgmulighederne under denne handling, men undlad at vælge. 4. Skriv Januar i celle C4. Klik og træk fyldhåndtaget hen til og med G4. 5. Indtast datoen i dag i formatet dd/mm/yyyy i celle B6. 6. Klik og træk fyldhåndtaget nedad til og med celle B12. Nu fylder Excel som standard automatisk med næstfølgende datoer, én for én. Klik på smart tagknappen, og vælg Fyld år. Hver dato forøges nu trinvis med et år. 7. Prøv at eksperimentere med følgende eksempler: Mandag 1-Jan

kl. 9:00 1. Kvartal

Ordre nr. 999 Hallo

8. Klik på fanen Ark2, og skriv 123 i celle C3. Klik og træk fyldhåndtaget til celle F3. Indtastningen 123 kopieres. Klik så i stedet på smart tag’en, og vælg Fyld serier. Værdierne øges trinvis. 9. Vælg celle C3, hold -tasten nede, og klik og træk fyldhåndtaget til celle C11. Nu forøges værdierne automatisk.

59

libris.dk

Lektion 6 10. Skriv 10 i celle B14 og 15 i celle C14. Klik og træk for at fremhæve celleområdet B14:C14. Brug fyldhåndtaget for hele celleområdet til at klikke og trække til celle H14. Værdierne autofyldes med det oprindelige interval (5). 11. Luk projektmappen uden at gemme.

Øvelse 46 – Kopier formler Vejledning: Du kan kopiere formler efter samme model, som du kopierer etiketter. Hvis en formel skal bruges i tilsvarende udgave et andet sted, f.eks. til at sammenlægge den næste kolonne tal, kræver det en justering af kolonnernes henvisning/adresse i selve formlen. Excel er indrettet til at udføre en sådan justering automatisk. Det er fordi cellernes adresser behandles som såkaldt relative adresser (beskrives i en senere øvelse). Prøv selv: 1. Åbn projektmappen Computersalg3, som blev gemt i øvelse 33.

L I en typisk regnearksmodel vil kun formlerne til højre for den første række og i bunden af den første kolonne være beskrevet. Fyldhåndtaget anvendes så til at kopiere hver af formlerne til de tilstødende celler (den samlede total nederst til højre kan enten være en sammentælling af rækker eller af kolonner).

2. Marker celle C9. Læg mærke til, at formellinjen nu viser, at beregningen er foretaget på grundlag af =SUM(C4:C8). Denne formel skal nu kopieres til celle D9. 3. Klik og træk i celle C9’s fyldhåndtag til D9.

libris.dk

60

Lektion 6

4. Læg mærke til formlen i D9. Den viser nu =SUM(D4:D8).

L Kopihandlingens smart tag ses nu til højre for celle D9. 5. Formlen i E4 skal herefter kopieres efter samme metode til cellerne E5, E6, E7, E8 og E9. Klik og træk i E4’s fyldhåndtag til E9. Det færdige regneark skulle nu gerne se ud som her:

6. Gem projektmappen under navnet Resultater, og luk den.

Øvelse 47 – Kopier og flyt ved at trække Vejledning: Et celleområde kan flyttes eller kopieres ved hjælp af musen. Hvis du skal flytte eller kopiere et mindre antal celler – en enkelt celle eller et lille område – er det nemmest at bruge musen til at trække området til den ønskede destination.

61

libris.dk

Lektion 6 Prøv selv: 1. Skriv to tal i henholdsvis B2 og B3. I B4 indtaster du så en formel for at lægge de to tal sammen. 2. Marker celleområdet B2:B4. 3. Flyt musemarkøren hen til rammen om de valgte celler (enten midt på rammens top eller midt på rammens bund, rør ikke ved fyldhåndtaget), og markøren skifter til en pil med et sort kors. 4. Klik og træk (markøren er nu kun en pil) hen til område C4:C6. Du kan nu se et smart tag, hvor området skal placeres. 5. Lav om på tallet i C4. Totalen justeres samtidig i celle C6. 6. Fremhæv området C4:C5, og flyt det til B2:B3. Lav om på tallet i B3. Formlen virker stadig i celle C6.

L Det er god praksis ikke at adskille tal fra formler. 7. Marker en kolonne på 5 celler i D5. 8. Træk celleområdet D5:D9 til området F8-F12. 9. Du kan også kopiere et celleområde med følgende fremgangsmåde: Med F8:F12 markeret holder du nede, mens du samtidig placerer musemarkøren på områdets ramme. Markøren skifter så til en pil med et lille bitte kryds. 10. Klik og træk området til F3, slip museknappen først og derefter . Området er nu kopieret til den nye destination med det oprindelige område uforandret. Vælg cellen F4, og kopier den ved at trække den til D3. 11. Luk projektmappen uden at gemme.

libris.dk

62

Lektion 6

Øvelse 48 – Genvejsmenuer Vejledning: Hvis du klikker med højre museknap i et regneark, får du adgang til en genvejsmenu, som kun viser kommandoer, der er knyttet til den/de valgte celler. Prøv selv: 1. Åbn en ny projektmappe, og indtast tre tilfældige tal i område A3:A5. 2. Marker området A3:A5. Klik så med højre museknap (kaldes højreklik) inde i det valgte område for at fremkalde genvejsmenuen og en formateringsværktøjslinje:

Formateringsværktøjslinje

Genvejsmenu

3. Vælg Kopier i genvejsmenuen. 4. Ryk til celle C4, klik med højre museknap for at fremkalde genvejsmenuen, og klik så på knappen Sæt ind i menuen. 5. Klik på celle C9, og tryk på for at indsætte igen og afslutte kopieringsprocessen. 6. Marker celleområde A3:A5. 7. Flyt musemarkøren til rammen af området, og klik og træk derefter med højre museknap til celle G2. 8. Slip museknappen for at få vist valgmulighederne for at sætte ind. Du indsætter celleindholdet ved at vælge Kopier hertil. 63

libris.dk

Lektion 6 9. Luk projektmappen uden at gemme.

Øvelse 49 – Repetition: Kopier og flyt 1. Åbn projektmappen Fraværsliste. 2. Alle ansatte i serviceafdelingen skal nu kopieres til et andet område, der starter i A25. Marker område A1:D1 (etiketterne), og kopier det til et område, der starter i A25. 3. Vælg område A3:D3, og kopier det til et område, der starter i A26. 4. Kopier nu de andre medlemmer af Serviceafdelingen, og placer dem under hinanden. 5. Åbn udklipsholderen, og ryd den. 6. Opstil en ny liste over ansatte i regnskabsafdelingen umiddelbart under serviceafdelingen. Kopier først alle områderne ét efter ét til udklipsholderen. 7. Indsæt dem på én gang under serviceafdelingens liste. 8. Brug nu udelukkende musen til at kopiere hele celleområdet A1:D19 og indsætte en kopi, der starter i celle A40. 9. Luk projektmappen uden at gemme. 10. Åbn mappen Computersalg. 11. Indtast en formel i celle B9 for udregning af det totale pc-salg. 12. Indtast en formel i celle E4 for at beregne Peters samlede salg. 13. Kopier formlen i B9 til C9 og D9 ved at anvende knappen Kopier og tasten til at indsætte. 14. Kopier ved hjælp af fyldhåndtaget formlen i celle E4 ned i celle E9. 15. Aflæs det samlede antal enheder, solgt af alle medarbejdere. 16. Lav C5 om til 4, C6 om til 6 og D7 til 2. Aflæs den nye total. 17. Kopier området A3:E9 til et område, der starter i celle A10. 18. Flyt området A3:E9 til G3:K9. 19. Luk udklipsholderen. 20. Luk projektmappen uden at gemme.

L Svarene på denne øvelse findes i kapitlet Svar i slutningen af dette hæfte. libris.dk

64

Lektion 7. Udskrivning Øvelse 50 – Introduktion til udskrivning Vejledning: Udskrivning af regneark frembringer en papirudgave af dit ark. Du kan sagtens selv bestemme, hvad og hvor mange eksemplarer du vil udskrive. Du skal dog altid sørge for at få vist din udskrift på skærmen, før du rent faktisk sætter udskrivningen i gang, da du kan risikere, at det, du har valgt at udskrive, ikke passer til den plads, du har på papirarket. Prøv selv: 1. Åbn projektmappen Fraværsliste. Her er ansattes fravær registreret.

L Kontroller, at den rigtige printer er forbundet med pc’en, og at printeren er tændt. 2. Fræværslisten er et regneark i en størrelse, så det kan være på et enkelt ark papir. For at udskrive det med standardindstillingerne klikker du på fanen Filer og klikker så på punktet Udskrivning i menuen til venstre:

65

libris.dk

Lektion 7

L Genvejen til udskrivning er . Det giver samme resultat som at klikke på fanen Filer og vælge Udskrivning.

3. Klik nu blot på knappen Udskriv foroven i det midterste panel. Dette vil automatisk starte udskrivningen af regnearket med de aktuelle indstillinger. Der udskrives som standard et enkelt eksemplar af dit regneark. 4. Luk projektmappen.

Øvelse 51 – Udskriftsvisning Vejledning: Det er vigtigt, at du ser, hvordan dit regneark tager sig ud på papir, før du udskriver det. I Backstage-visningens højre side (se forrige øvelse) bliver dit regneark vist i ”papirudgave” (udskriftsvisning). Du kan bladre gennem alle siderne i udskriften, hvis den består af mere end én side. Kig f.eks. efter, at ingen data står for tæt på papirets kanter, da nogle printere har svært ved at udskrive helt til kant. Prøv selv: 1. Åbn projektmappen Eksamensres, klik på fanen Filer og klik på Udskrivning i menuen. I højre side ser du udskriften og forneden kan du aflæse, at det udskrevne regneark vil bestå af fem sider (papirark): Forrige side

Næste side

2. Klik på knapperne Forrige side og Næste side for at bladre frem og tilbage i udskriften. 3. Find de to små knapper forneden i det højre hjørne. Det er knapperne Vis margener og Zoom til side. 4.

Klik på Vis margener. Nu får du vist sidens margener. Klik igen på Vis margener for at skjule margenerne.

5. Klik på Zoom til side for at zoome ind på siden og se regnearket i detaljer. Der dukker nu rullepaneler op til højre og forneden, da hele siden ikke længere kan vises på skærmen. 6. Klik igen på Zoom til side for at få vist hele siden. 7. Lad projektmappen forblive åben til næste øvelse.

libris.dk

66

Lektion 7

Øvelse 52 – Udskrivningsindstillinger Vejledning: Med udskrivningsindstillinger kan du mere detaljeret styre udseendet af regnearket på papiret. Du kan foretage indstillingerne på fanen Sidelayout i gruppen Sideopsætning eller direkte under Indstillinger i udskrivningsskærmbilledet (fanen Filer Udskrivning). Vælger du sidstnævnte, får du, som tidligere omtalt, mulighed for samtidig at se din udskrift på skærmen. Prøv selv: 1. Fortsæt med projektmappen Eksamensres. 2. Klik på fanen Filer og vælg Udskrivning i menuen. Udskrivningsindstillingerne styrer du via punkterne i listen Indstillinger i det midterste panel:

3. Her kan du bl.a. ændre på papirretning, papirstørrelse, margener og skalering. 4. Som standard vil regnearket blive udskrevet i højformat (papiret er smalt og højt). Klik på valgmuligheden Stående papirretning:

67

libris.dk

Lektion 7

5. Vælg nu Liggende papirretning, og læg mærke til, at papiret nu er bredt og lavt (bredformat). 6. Undersøg antallet af sider. Lige før var udskriften på 5 sider, og nu er den reduceret til 3 sider. Brug knapperne Næste side og Forrige side til at bladre i frem og tilbage i skærmudskriften. 7. Papirstørrelsen er som standard sat til A4, men dette kan du let ændre, hvis du arbejder med andre papirstørrelser. Klik på pilen i feltet A4:

L De papirstørrelser, du nu kan vælge imellem, afhænger af hvilken printermodel du benytter. 8. Undersøg listen over papirstørrelser, og vælg til sidst A5 ved at klikke på den. Nu kan du se, at dit regneark bliver på 10 sider, når det bliver udskrevet. 9. Klik på pilen i feltet A5, og vælg A4 i listen, så du får standardindstillingen tilbage. 10. Klik på fanen Sidelayout. De ændringer i udskrivningsindstillingerne, du lige har gennemgået, kan du også foretage i gruppen Sideopsætning på fanen Sidelayout:

11. Lad projektmappen forblive åben til næste øvelse.

libris.dk

68

Lektion 7

Øvelse 53 – Udskriv regneark Vejledning: Kommandoen Udskriv styrer, hvad der udskrives, hvor det udskrives, hvordan det udskrives, antal eksemplarer osv. Prøv selv: 1. Projektmappen Eksamensres er stadig åben fra forrige øvelse, og hvis ikke, så åbn den nu. 2. Klik på fanen Filer, og vælg Udskrivning i menuen til venstre. 3. Foroven i det midterste panel finder du en række relevante knapper, felter og links til at styre selve printeren og udskrivningsprocessen. 4. I feltet under Printer vælger du den printer, du vil udskrive fra. På listen vises alle tilgængelige printere. Brug din standardprinter til denne øvelse.

L Klik på linket Printeregenskaber, hvis du ønsker at foretage yderligere indstillinger af den valgte printer.

5. Angiv i feltet Kopier, hvor mange eksemplarer du ønsker udskrevet af det aktuelle regneark. Du kan skrive antallet direkte i feltet, eller du kan øge antallet ved at klikke på opad-pilen i feltet. Sæt tallet i feltet til 2. 6. Længere nede i panelet, i feltet lige under Indstillinger, kan du vælge, om du ønsker at udskrive hele projektmappen, kun det aktive ark (det du har fremme i vinduet) eller et markeret område af det aktuelle regneark. Sørg for, at muligheden Udskriv aktive ark er valgt. 7. I felterne Sider kan du angive, hvilke sider i et flersidet dokument du ønsker udskrevet på printeren. Som standard bliver alle siderne i regnearket udskrevet, men det kan du selv ændre på ved at angive specifikke sider. Vælg indstillingen Sider 1 til 1, så du kun får udskrevet den første side. 8. Klik på knappen Udskriv for at udskrive to eksemplarer af den første side i det aktive regneark. Skærmbilledet skifter herefter tilbage til det normale Excelvindue med fanen Startside fremme. 9. Lad projektmappen forblive åben til næste øvelse. 69

libris.dk

Lektion 7

Øvelse 54 – Margener Vejledning: Du kan gøre margener bredere og smallere for at placere mere eller mindre luft rundt om regnearket. Normalt vil du dog have behov for at reducere margener for at give regnearket mere plads på papiret. Prøv selv: 1. Arbejd videre med projektmappen Eksamensres. 2. Klik på fanen Filer og derefter på Udskrivning. Klik på Brugerdefinerede margener i det midterste panel for at åbne en menu med valgmuligheder. Vælg til sidst det allernederste punkt i menuen, nemlig punktet Brugerdefinerede margener. Dette åbner dialogboksen Sideopsætning, hvor fanen Margener allerede er valgt.

3. For at ændre indstillingerne for margener (værdierne angives i centimeter) kan du enten indtaste værdierne eller bruge pilknapperne til at forhøje eller formindske værdierne i felterne Top, Bund, Venstre og Højre. Regnearket er Liggende og fylder tre sider. Formindsk den Venstre margen til værdien 0,4 ved at klikke i feltet og ændre den eksisterende. 4. Nedsæt tilsvarende Højre margen til 0,4 ved at klikke tre gange på pil-ned. libris.dk

70

Lektion 7 5. Klik på knappen OK for at se ændringerne. Regnearket fylder nu kun to sider. Klik på tekstlinket Sideopsætning neden for listen Indstillinger. 6. Vælg fanen Margener. Ved at klikke i ét af felterne under Centrer på siden kan du centrere regnearket vandret og/eller lodret. Vælg Lodret. Klik på OK for at vende tilbage til udskriftsvisningen og se ændringen. 7. Luk projektmappen Eksamensres uden at gemme.

Øvelse 55 – Sidehoveder og sidefødder Vejledning: Sidehoveder og sidefødder er tekstlinjer i toppen hhv. bunden af hver udskrevet side. De kan indeholde tekst eller elementer, der er placeret i tre områder: venstre, midterog højre sektion. Prøv selv: 1. Åbn projektmappen Ishockey, der indeholder en oversigt over resultater i international ishockey. 2. Klik på fanen Indsæt og derefter på knappen Sidehoved og sidefod. Nu kan du se regnearkets sidehoved, og du får samtidig en Design-fane under værktøjerne Sidehoved og sidefod. Visningen af regnearket er Sidelayout.

3. På fanen Design kan du se de disponible værktøjer til funktionen Sidehoved og sidefod. 4. Som standard er markøren placeret i midtersektionen. Skriv teksten Liga-resultater, ishockey. Du kan indtaste tekst efter ønske i hver af de tre sektioner: Venstre, midt og højre. 71

libris.dk

Lektion 7

L Der findes flere knapper på Design-fanen, som du kan bruge til at indsætte Sidehoved og sidefodelementer. De bliver gennemgået, når vi tilføjer en sidefod.

5. Klik på regnearket, og rul mod højre for at se begge siders sidehoved. Titlen i række 1 af regnearket er nu gentaget i sidehovedet, og på side to ses samme sidehoved.

L Når du giver regnearket en titel, bør du vælge mellem at bruge en celle eller et sidehoved. 6. Titlen i række 1 er nu overflødig. Klik på celle A1 for at fjerne dens indhold. 7. Klik på sidehovedet. Klik derefter på knappen Gå til sidefod på Design-fanen. Feltet er tomt. 8. Klik i venstre sektion og derefter på knappen Aktuel dato. I feltet står der nu &[Dato], som repræsenterer den nuværende dato. 9. Indsæt et mellemrum, og klik derefter på knappen Aktuelt klokkeslæt for at føje tidspunktet til. Koderne vises nu således:

10. Klik i midtersektionen. I venstre sektion er koderne nu omdannet til tekst:

11. Skriv Side, tast , og klik på knappen Sidetal. Excel skriver nu &[Side] i feltet. 12. Klik i højre sektion og derefter på knappen Arknavn. 13. Tast /, og klik så på knappen Filnavn. Koderne hedder nu &[Fane] og &[Fil]. Herefter fremgår arkets navn og navnet på projektmappen. 14. Rul nedad i regnearket, og tjek sidefoden på begge sider. 15. Regnearket består nu af to stående sider. Klik på fanen Sidelayout, derefter på Retning, og vælg Liggende. Regnearket fylder nu kun én side. 16. For at vende tilbage til det normale skærmbillede klikker du først på fanen Vis og så på knappen Normal.

L Du kan nu klikke på knappen Sidelayout på Vis-fanen og se regnearkets sidehoved og sidefod. 17. Gem projektmappen som Ishockey2, og luk den.

L Du kan også tilføje sidehoveder og sidefødder ved at klikke på fanen Sidehoved/sidefod i dialogboksen Sideopsætning.

libris.dk

72

Lektion 7

Øvelse 56 – Gitterlinjer og overskrifter Vejledning: På skærmen bliver et regneark som standard vist med overskrifter (kolonnebogstaver foroven og rækkenumre til venstre) og gitterlinjer mellem cellerne. Disse indstillinger kan før udskrivning slås til eller fra, som man ønsker. Prøv selv: 1. Åbn projektmappen Familieregnskab. 2. Klik på fanen Filer, og vælg Udskrivning for at se, hvordan regnearket vil se ud, når det bliver udskrevet på papir. Her vises som standard hverken gitterlinjer, rækkenumre og kolonnebogstaver.

L Kanter, der er tilføjet manuelt, vil altid blive udskrevet. 3. Klik på fanen Sidelayout. 4. I gruppen Arkindstillinger skal du vælge Udskriv under såvel Gitterlinjer som Overskrifter. 5. Vælg igen at få vist en udskrift af regnearket. Nu kommer både overskrifter og gitterlinjer med i udskriften:

6. Luk projektmappen uden at gemme.

73

libris.dk

Lektion 7

Øvelse 57 – Udskriv formler Vejledning: Til tider vil du få brug for at udskrive et regneark, hvor formlerne snarere end værdierne kan aflæses. Måske vil du gerne kunne se, hvor der er brugt formler, og om de er anvendt konsekvent. Skærmbilledet kan i så fald ændres til i stedet at vise formler og udskrive disse. Prøv selv: 1. Åbn projektmappen Formeltjek. 2. Klik på fanen Formler og derefter på knappen Vis formler for at se de indeholdte formler. 3. Alle formler er nu synlige (kolonnerne er gjort bredere for at gøre plads til dem, og knappen er orange som tegn på, at den er aktiv).

4. Af skærmbilledet fremgår et problem med celle D6, som indeholder tallet 10 frem for en udregning. Indtast formlen for at gange de to tal: =D4*D5. 5. Luk formelvinduet ved at klikke på Vis formler igen.

L Du kan også slå formelvinduet til og fra med tastekombinationen : Hold og nede, og tryk samtidig på `-tasten til venstre for og til højre for ?-tasten.

6. Gentag for at hente formlerne frem. 7. Regnearket kan udskrives i denne form, hvor det imidlertid kan være svært at kontrollere, om rækker og kolonner står rigtigt. Her kan det være en hjælp også at udskrive overskrifter og gitterlinjer. Slå Udskriv til under Overskrifter (Gitterlinjer er i forvejen aktiv).

libris.dk

74

Lektion 7 8. Åbn udskriftsvisningen (fanen Filer Udskrivning) for at se formlerne sammen med de tilhørende overskrifter og gitterlinjer. Klik på Udskriv-knappen for at udskrive regnearket inklusive formler. 9. Luk projektmappen uden at gemme.

Øvelse 58 – Repetition: Udskrivning 1. Åbn projektmappen Detail. 2. Se regnearket i udskriftsvisning. Det er på to sider. 3. Kig på begge sider i regnearket. 4. Lav retningen om til Liggende. 5. Se atter på regnearket (det fylder stadig to sider). 6. Formindsk både venstre og højre margen til 1 centimeter. Nu skulle regnearket gerne kunne være på én side. 7. Centrer regnearket både lodret og vandret på siden. 8. Udskriv et enkelt eksemplar af regnearket. 9. Vis formler, gitterlinjer og overskrifter. 10. Åbn udskriftsvisningen. Hvor mange sider fylder regnearket? 11. Luk projektmappen uden at gemme.

L Svarene på denne øvelse findes i kapitlet Svar på næste side.

75

libris.dk

Svar Øvelse 11 Opgave 3

Fanerne er: Filer, Startside, Indsæt, Sidelayout, Formler, Data, Gennemse og Vis. Desuden kan en Udvikler-fane være synlig, men det er ikke standard.

Opgave 5

Otte grupper: Tabeller, Illustrationer, Diagrammer, Minidiagrammer, Filter, Kæder, Tekst og Symboler.

Opgave 6

Celle A1.

Opgave 7

Mappe1 (eller et højere nummer, hvis der er flere åbne projektmapper).

Opgave 8

Ja.

Opgave 9

Tre ark.

Opgave 10

a) Forøg skriftstørrelse d) Udfyldningsfarve.

Opgave 11

Tryk på tasten .

Opgave 13

Knappen Startside

Opgave 14

Hovedemnet hedder Udskrive.

Opgave 16

Menupunktet/knappen hedder Afslut.

b) Flet og centrer

c) Formatpensel

.

Øvelse 17 Opgave 2

Celle N14.

Opgave 3

Tastekombinationen .

Opgave 8

Klikker på Excel-ikonet i proceslinjen og vælger Lønninger.

Opgave 9

Menuvalget er Luk.

Øvelse 35 Opgave 6

Celleværdierne er: B7=129, E4=100, B9=1935 og B11=645.

Øvelse 49 Opgave 15

66.

Opgave 16

71.

Øvelse 58 Opgave 10 libris.dk

To eller tre sider (afhængigt af den tilsluttede printer). 76

Ordforklaringer Aktiv celle: Den celle, som er valgt og ses med en tykkere, sort ramme.

Justering: Placering af tal eller tekst i en celle.

Autosum: En automatisk metode til udførelse af en SUM-beregning.

Kant: Rammen om en celle. Kolonneoverskrifter: Kanten i toppen af kolonnerne med alfabetets bogstaver.

Boksen Navn: Feltet til venstre for formellinjen, som viser referencen til, eller navnet på, den aktive celle.

Projektmappe: Et dokument med et eller flere regneark.

Båndet: Et område med knapper til udførelse af en lang række funktioner, og som skifter udseende i takt med de aktuelle handlinger.

Regneark: Det enkelte ark i en projektmappe.

Celle: Det rektangulære område, hvor en række og en kolonne skærer hinanden.

Regnearternes hierarki: Parenteser udregnes først. Derefter deles tallene, så ganges de, lægges sammen og trækkes fra. Excel arbejder efter samme metode.

Celleområde: En gruppe celler, der hænger sammen.

Retning: Afgør, om en side skrives ud lodret (Stående) eller vandret (Liggende).

Etiket: Tekst i en celle. Formatere: At ændre informationernes udseende.

Rækkeoverskrifter: Den lodrette kant til venstre for rækkerne med deres nummerering.

Formatpensel: Kopierer et format fra én celle til en eller flere andre celler.

Sidefod: Ekstra information i bunden af en side.

Formel: En beregning internt i en celle, som kan være baseret på værdier og/eller cellereferencer.

Sidehoved: Ekstra information i toppen af en side. Skalering: En indstilling under Sideopsætning, som styrer formatet på et regneark, der skrives ud på én eller flere sider.

Formellinjen: Et område under værktøjslinjerne/båndet, hvori man kan aflæse det reelle indhold af en aktiv celle og eventuelt redigere i det.

Skrifttype: Navnet på en skrift – f.eks. Arial.

Fyldhåndtag: En markør til kopiering af data.

SUM: En funktion, der lægger tallene i et celleområde sammen.

Gitterlinjer: De linjer, som markerer cellernes ydergrænser.

Udklipsholder: Et ”lager” til enheder, der er kopieret.

HTML: HyperText Markup Language – kodesproget bag alle websider.

Zoom: Forstørrer eller formindsker det, der bliver vist på skærmen. 77

libris.dk

Stikordsregister A Annuller fortryd 10, 52 Autosum 45, 77

G Gemme I andre formater 34 Navngivet projektmappe 32 Ny projektmappe 31 Som webside 35 Genvejsmenuer 63 Gitterlinjer 77 Gitterlinjer og overskrifter 73 Grundlæggende principper 18

B Backstage-visningen 17, 29, 33, 66 Beregninger 27 Boksen Navn 77 Båndet 8, 77 C Celleområde 43, 77 Celler Flytte indhold 56 Formatere 9 Kopiere indhold 54 Redigere 48 Slette indhold 51

H Hjælp 13 I Indstillinger 15 Indsætte Sidehoveder og sidefødder 71 Indtaste Tal 31 Tekst 30

E Etiketter 27, 28, 30, 77 F Filer, fanen 7, 12 Flytte celleindhold 56 Formatere celler 9 Formatpensel 77 Formel, definition 77 Formellinjen 77 Formler 27, 37, 45 Anvende 37 Autosum 77 Fanen 8 Kontrollere 46 Parenteser 39 Procenttal 42 Regnearter 38 Fortryd 10, 52 Funktioner 45 Sum 45 Fyldhåndtag 59, 77

libris.dk

J Justering 77 K Kanter 73 Kontrol af formler 46 Kopiere celleindhold 54 L Lukke projektmappe 24 M Margener 70 Margener, knappen 70 P Parenteser 39 Procenttal 42 Proceslinje 8, 12

78

Stikordsregister Projektmappe 5, 11, 77 Projektmapper Gemme en navngivet 32 Gemme en ny 31 Gemme i andet format 34 Lukke 24 Oprette nye 29 Vise flere 25 Åbne 19 Åbne flere 25

S Sidehoveder og sidefødder 71 Sideopsætning 67, 70 Skalering 77 Slette celleindhold 51 Starte Excel 5 SUM 77 T Tal 27, 28, 31

R Redigere Celler 48 Data i formellinjen 49 Regneark 11 Oprette 28 Principper 5 Struktur 27 Udskrive 69 Regnearternes hierarki 77 Repetition Formler 47 Grundlæggende principper 18 Kopiere og flytte 64 Oprette og gemme projektmapper 36 Redigere celler 53 Udskrivning 75 Åbne og lukke projektmapper 26 Retning 30, 77

U Udklipsholder 77 Udskriftsvisning 66 Udskrive formler 74 Udskrivning 65 Introduktion 65 Regneark 69 Vis udskrift på skærmen 66 V Værdier Se Tal Værktøjslinjen Hurtig adgang 10 Å Åbne projektmappe 19

79

libris.dk

EXCEL 2010 KURSUSHÆFTE TRIN 1 Hvis du gerne vil lære at arbejde med regneark i programmet Excel 2010, kan du tage de første skridt med dette hæfte. Hæftet indeholder syv kursuslektioner med øvelser, som du kan lave på din egen computer eller som led i et undervisningsforløb. Gennem hæftets øvelser bliver du hurtigt fortrolig med de grundlæggende funktioner i programmet. Du lærer brugerfladen godt at kende, og du lærer at indtaste tekst og tal i celler samt oprette simple beregningsformler. Endelig får du træning i at opsætte dit regneark hensigtsmæssigt med henblik på udskrivning. De filer, der bliver brugt i øvelserne, kan du hente på nettet.

EXCEL 2010 KURSUSHÆFTE – TRIN 1

Kom i gang med regneark Velegnet til både selvstudie og undervisning Hent øvelsesfilerne på nettet

EXCEL 2010 KURSUSHÆFTE – TRIN 1

• • •

EXCEL 2010

KURSUSHÆFTE TRIN 1

• Excel 2010 for begyndere – første trin • Baseret på små overskuelige øvelser • Mange store illustrationer i farver

DEN HURTIGSTE VEJ TIL VIDEN