การเขียนเชิงธุรกิจ (Writing for business) [1 ed.] 9744141778, 9789744141774

Table of contents :
Writing for business สารบัญ
Writing for business บทนำ
Writing for business ส่วนที่ 1 บทที่ 1
Writing for business บทที่ 2
Writing for business บทที่ 3
Writing for business บทที่ 4
Writing for business บทที่ 5
Writing for business บทที่ 6
Writing for business บทที่ 7
Writing for business บทที่ 8
Writing for business บทที่ 9
Writing for business บทที่ 10
Writing for business บทที่ 11
Writing for business แหล่งความรู้เพิ่มเติม
Writing for business แหล่งข้อมูลอ้างอิง
Writing for business เกี่ยวกับผู้เขียน

Citation preview

WRITING FOR BUSINESS



POCKET MENTOR S E R I E S การเขียนเชิงธุรกิจ แปลและเรียบเรียงจาก Pocket Mentor Series Writing for Business โดย : Deborah Dumaine ผู้แปล : สินิทธิ์ อิศรเสนา Original work Copyright ©2006 Harvard Business School Publishing Corporation Published by arrangement with Harvard Business Review Press Unauthorized duplication or distribution of this work constitutes Copyright infringement. Thai translation rights ©2019 Expernet Co., Ltd. All rights reserved.

จ�ำนวน 128 หน้า ราคา 130 บาท ISBN (E-Book) 978-974-414-466-9 สงวนลิขสิทธิ์โดย : บริษัท เอ็กซเปอร์เน็ท จ�ำกัด จัดท�ำโดย : บริษัท เอ็กซเปอร์เน็ท จ�ำกัด 2387 อาคารรวมทุนพัฒนา ถนนเพชรบุรีตัดใหม่ แขวงบางกะปิ เขตห้วยขวาง กรุงเทพฯ 10310 โทร. 0-2718-1821 (10 คู่สาย) e-mail: [email protected] http://www.expernetbooks.com

“คู่มือพัฒนาทักษะผู้น�ำ” จากมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด

(The Pocket Mentor Series) คู ่ มื อ ฉบั บ กะทั ด รั ด เนื้ อ หากระชั บ เข้ ม ข้ น เล่ ม นี้ เ ป็ น ชุ ด คู ่ มื อ ที่ ท าง Harvard Business School ได้พัฒนาขึ้นมา เพื่อเป็นที่พึ่งพาแก่คนท� ำ งาน และนักบริหารในทุกสถานการณ์ และทุกสถานที่ ด้ ว ยเครื่ อ งมื อ ที่ ค รบถ้ ว นสมบู ร ณ์ ซึ่ ง สามารถน� ำ ไปใช้ ใ นการปฏิ บั ติ งานจริ ง ได้ โ ดยง่ า ยและได้ ผ ล พร้ อ มแบบทดสอบตนเองและตั ว อย่ า งจาก ชีวิตจริงที่จะเอื้อต่อการฝึกฝนและการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ทั้งที่โต๊ะท�ำงาน โต๊ะประชุม หรือแม้กระทั่งระหว่างการเดินทาง ส�ำหรับบุคคลที่จะก้าวเข้าสู่โลกของการบริหารจัดการและโลกธุรกิจ ยุคใหม่นั้น จ�ำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีคู่มือพัฒนาทักษะผู้น�ำจากฮาร์วาร์ดใน ชุดนี้ไว้เป็นคู่ใจ



สารบั ญ หน้า

ค�ำน�ำส�ำนักพิมพ์



บทน�ำ : การเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิผล

11

ส่ ว นที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้ น ฐาน

13

บทที่ 1 การเขียนที่มีประสิทธิผล

15



หลักเกณฑ์พื้นฐานที่จะท�ำให้การเขียนของคุณ บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ



อธิบายวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน

16

ยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง

18



เน้นข้อความส�ำคัญอย่างชัดเจน





20

พยายามเขียนให้สั้นและเรียบง่าย

20

ทบทวนกลยุทธ์ในการส่งสาร

22

บทที่ 2 ก�ำหนดขอบเขตงานเขียนของคุณ



3

27

การก�ำหนดความกว้างและความลึกของหัวข้อ เพื่อให้คุณ และผู้อ่านประหยัดทั้งเวลาและแรงงานที่ไม่จ�ำเป็น ขอบเขตที่กว้างและขอบเขตที่แคบ

28

สารบัญ 5

หน้า

บทที่ 3 กลยุทธ์เพื่อเริ่มต้นการเขียน

กลยุทธ์ที่คุณสามารถน�ำไปใช้เพื่อเริ่มต้นการเขียน ได้อย่างมีประสิทธิผล การตั้งค�ำถาม





โครงร่างแบบธรรมเนียมนิยม



33 35

การเขียนแบบอิสระ

37

บทที่ 4 การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ

39

การน�ำเสนอข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อให้บรรลุ วัตถุประสงค์ในการเขียน



หลักการจัดเรียงตามล�ำดับความส�ำคัญ



หลักการจัดเรียงตามล�ำดับเหตุการณ์



หลักการเขียนแบบขั้นตอนและกระบวนการ





32

โครงร่างแบบระดมความคิด





31

หลักการสร้างแผนที่ความคิด หลักการเปรียบเทียบความเหมือน และความแตกต่าง

41 41 42 43 44

6 การเขียนเชิงธุรกิจ

หน้า

หลักการเขียนจากหัวข้อเจาะจงไปสู่หัวข้อ ทั่วไป หรือจากหัวข้อทั่วไปสู่หัวข้อเจาะจง



หลักการวิเคราะห์

บทที่ 5 การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก

53

เริ่มต้นด้วยความผ่อนคลาย

55

เริ่มเขียนในแต่ละส่วน

55



ข้อแนะน�ำส�ำหรับการเขียนเอกสารด้านเทคนิค

บทที่ 6 การจัดโครงสร้างย่อหน้า

58

61

การเขียนย่อหน้าที่ดี เพื่อน�ำไปสู่หัวข้อและใจความที่ส�ำคัญ





47

รวบรวมประเด็นส�ำคัญและความคิดหลักที่จะน�ำเสนอทั้งหมด





45

จ�ำกัดจ�ำนวนหัวข้อในแต่ละย่อหน้า เชื่อมโยงย่อหน้าอย่างสอดคล้อง

62 63

สารบัญ 7

หน้า

บทที่ 7 ปรับปรุงแก้ ไขเนื้อหา

วิธีการปรับปรุงเนื้อหา โครงสร้าง ตรรกะ และข้อความ เพื่อให้งานเขียนมีประสิทธิผล



ควบคุมข้อความให้ตรงประเด็น

68

ทบทวนเพื่อความชัดเจน

69



ล�ำดับข้อความส�ำคัญอย่างมีกลยุทธ์



ลองตอบค�ำถามของผู้อ่านด้วยการตั้งค�ำถาม กับตัวเองว่า “ท�ำไม ”

บทที่ 8 แก้ ไขอย่างมีสไตล์

ปรับงานเขียนให้โดดเด่น และมีเอกลักษณ์



การออกแบบเพื่อให้ส่งผลต่อการอ่าน



ปรับโทนของคุณเพื่อให้เหมาะสมกับผู้อ่าน



70 70

73

74 78

ตรวจสอบให้สั้นกระชับ

79

ให้ใช้ประโยคเชิงรุก

79





67

ตรวจแก้ไขเพื่อความถูกต้อง

80

8 การเขียนเชิงธุรกิจ

หน้า

บทที่ 9 การเขียนอีเมล

วิธีการเขียนอีเมลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด



ปัญหาที่พบบ่อย



พยายามให้มีเพียงหนึ่งหัวข้อต่ออีเมลหนึ่งฉบับ



86 87 88

ท�ำให้วัตถุประสงค์ของข้อความมีความชัดเจน

90

เขียนอีเมลให้กระชับ และใช้การแนบ เอกสารเพิ่มเติม

90

ตระหนักว่าผู้อ่านเป็นใคร

91







เริ่มจากหัวข้ออีเมล



คงรูปแบบอีเมลให้เรียบง่าย

91

อ่านทบทวนนโยบายการรับ-ส่งอีเมลของบริษัท 91 รู้ว่าเมื่อไรไม่สมควรใช้อีเมล

92

ส่ ว นที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับ การเขี ย นเชิ ง ธุ ร กิ จ

95

บทที่ 10 เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

97





85

ตารางเชิงปฏิบัติการที่จะช่วยคุณในการเขียนเชิงธุรกิจ ได้อย่างมีประสิทธิผล

สารบัญ 9

หน้า

บทที่ 11 แบบทดสอบความเข้าใจเกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 111

นี่คือการทบทวนหลักการที่เป็นประโยชน์ที่ได้ถูกน�ำเสนอ ในหนังสือเล่มนี้ ให้คุณท�ำแบบทดสอบนี้ก่อนและหลัง การอ่านหนังสือเพื่อดูว่าคุณได้เรียนรู้มากเพียงใด ค�ำตอบส�ำหรับแบบทดสอบ

แหล่งความรู้เพิ่มเติม

127

รายชื่อผู้เชี่ยวชาญที่ให้ความรู้ในการพัฒนาหนังสือเล่มนี้

เกี่ยวกับผู้เขียน



121

รายชื่อบทความและหนังสืออ่านเพิ่มเติม หากคุณต้องการศึกษาบางหัวข้ออย่างลึกซึ้งมากยิ่งขึ้น

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

117

128



WRITING FOR BUSINESS บทน�ำ การเขียนเชิงธุรกิจที่มีป ระสิ ท ธิ ผ ล

นั ก ธุ ร กิ จ จ� ำ เป็ น จะต้ อ งใช้ ก ลยุ ท ธ์ ที่ ใ หม่ ที่ สุ ด และดี ที่ สุ ด เพื่ อ ให้ ธุ ร กิ จ ประสบความส� ำ เร็ จ หนั ง สื อ เล่ ม นี้ จ ะช่ ว ยให้ คุ ณ พั ฒ นากระบวนการเขี ย นใน เชิงธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิผล เพื่อให้คุณสามารถเขียนได้ ตั้งแต่บันทึกง่ายๆ ไปจนการเขียนข้อเสนอโครงการธุรกิจ และช่วยท�ำให้งานเขียนของคุณมีความ ชั ด เจน ซึ่ ง ทั ก ษะทางด้ า นการเขี ย นนี้ ก็ จ ะช่ ว ยพั ฒ นาขี ด ความสามารถของ คุ ณ ในฐานะผู ้ จั ด การได้ เ ป็ น อย่ า งดี โดยหนั ง สื อ เล่ ม นี้ ป ระกอบด้ ว ยขั้ น ตอน ที่ปฏิบัติตามได้ง่ายเพื่อให้คุณสามารถ





 การเขียนเชิงธุรกิจ



โน้มน้าวและจูงใจผู้อ่านได้เป็นอย่างดี

เขียนเอกสารได้อย่ างชัด เจน และตรงตามความต้อ งการ ของผู้อ่ า น

สื่อสารข้อความได้อย่างมีประสิทธิผล

เมื่อคุณน�ำกลยุทธ์ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วนี้มาใช้ คุณก็จะเห็นผลอย่าง แตกต่างในงานเขียนของคุณทั้งทางด้านปริมาณและคุณภาพ ซึ่งจะท�ำให้คุณ สามารถรับมือกับเอกสารงานเขียนทางธุรกิจรูปแบบต่างๆ ได้เป็นอย่างดี



WRITING

FOR

BUSINESS

ส่ ว น ที่

1

การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

POCKET MENTOR 



1

WRITING FOR BUSINESS การเขียนที่มีประสิทธิผล หลักเกณฑ์พื้นฐานที่จะท�ำให้การเขียนของคุณ บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

15



16 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRITING FOR BUSINESS “ส่วนที่ยากของงานเขียนก็คือ

ไม่ ใช่เพียงเพื่อส่งผลกับผู้อ่านเท่านั้น

แต่ควรเป็นผลตรงตามที่ผู้เขียนต้องการอีกด้วย”

โรเบิร์ต หลุยส์ สตีเวนสัน (Robert Louis Stevenson)

ก

ารเขียนเชิงธุรกิจ (business writing) อย่างมีประสิทธิผลนั้น อาศั ย หลั ก พื้ น ฐานเพี ย งไม่ กี่ ป ระการ ซึ่ ง หากคุ ณ สามารถน� ำ มาปฏิบัติ คุณก็จะสามารถจัดการกับงานเขียนรูปแบบต่างๆ ที่ผ่านเข้ามาได้

อธิบายวัตถุประสงค์ ให้ชัดเจน ในการตั้ ง ต้ น เขี ย นเอกสารเชิ ง ธุ ร กิ จ สิ่ ง แรกที่ คุ ณ ควรท� ำ คื อ ถาม ตั ว เองว่ า “เราเขี ย นเอกสารนี้ ขึ้ น มาท� ำ ไม ?” โดยงานเขี ย นเชิ ง ธุ ร กิ จ นั้ น เกิดขึ้นก็เพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์หลายประการ ดังนี้



บทที่ 1 : การเขียนที่มีประสิทธิผล 17

เพื่ออธิบายหรือให้เหตุผล “เนื่องจากราคาประมูลทุก รายการที่ผู้ขายปัจจุบันของเราเสนอมาล้วนสูงเกินไป เราจึงไม่เลือกใครและสรรหาผู้ประมูลรายใหม่แทน” น�ำเสนอข่าวสาร “ฝ่ายบริหารต้องการแจ้งให้พนักงานทุก ท่านทราบว่า ยอดขายผลิตภัณฑ์ใหม่ของเราในไตรมาสนี้ ท�ำได้เกินเป้า” มีอิทธิพลต่อผู้อ่าน “ฝ่ายวิศวกรรมท�ำงานได้เสร็จตาม ก�ำหนด” น�ำเสนอข่าวสารทั้งด้านดีและร้าย “โชคไม่ดีที่ว่าเหตุ เพลิงไหม้เครื่องยนต์ที่ท่านรายงานเกิดขึ้นหนึ่งวัน หลังจากวันหมดอายุประกัน” เพื่อให้เกิดการกระท�ำ “ฝ่ายออกแบบควรท�ำงานให้เสร็จ และส่งมอบข้อก�ำหนดสินค้าทุกรายการ ภายในวันที่ 1 พฤษภาคม” ดั ง นั้ น ให้ คุ ณ ตั้ ง เป้ า หมายงานเขี ย นไว้ ใ นใจเสมอขณะเริ่ ม เขี ย น มี นั ก เขี ย นหลายคนที่ มั ว แต่ วุ ่ น วายกั บ การเตรี ย มเอกสาร จนลื ม ว่ า ตนเองตั้ ง ใจจะเขี ย นอะไร โดยวิ ธี ห นึ่ ง ที่ จ ะหลี ก เลี่ ย งปั ญ หาดั ง กล่ า วก็ คื อ ให้ เ ขี ย น วั ต ถุ ป ระสงค์ ข องการเขี ย นไว้ แ ต่ แ รก และกลั บ ไปเที ย บดู เ สมอเวลาท� ำ งาน เมื่ อ คุ ณ เขี ย นร่ า งงานเขี ย นเสร็ จ แล้ ว ก็ ใ ห้ ท บทวนเพื่ อ ให้ แ น่ ใ จว่ า เป็ น ไปตาม วัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้แต่แรกอย่างแท้จริง



18 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง บริ ษั ท ต่ า งๆ คงไม่ ส ามารถผู ก สั ม พั น ธ์ กั บ ลู ก ค้ า ได้ ห ากไม่ เ ข้ า ใจ ความต้ อ งการและมุ ม มองของลู ก ค้ า ของตน คุ ณ เองก็ ค งไม่ ส ามารถสื่ อ ถึ ง ผู ้ อ ่ า นได้ ห ากไม่เข้าใจในตัวผู้อ่าน ความปรารถนา และวิธีการที่พวกเขา เลือกรับข้อมูลข่าวสาร การคิ ด การวางร่ า ง การจั ด การและแก้ ไ ขงานเขี ย นในมุ ม มองของ ผู ้ อ ่ า น จะช่ ว ยให้ เ กิ ด ความชั ด เจนและส่ ง ผลให้ เ กิ ด การกระท� ำ หากผู ้ อ ่ า น เข้ า ใจข้ อ ความที่ คุ ณ ต้ อ งการจะสื่ อ และคิ ด ตามได้ ว ่ า ขั้ น ตอนต่ อ ไปจะเป็ น อย่ า งไร งานของพวกเขาก็จะง่ายขึ้นมาก แล้ ว ท� ำ ไมการให้ ผู ้ อ ่ า นเป็ น ศู น ย์ ก ลางจึ ง ส� ำ คั ญ ? ลองคิ ด ถึ ง เหตุ การณ์ จ ริ ง ของบริษัทแห่งหนึ่งซึ่งล้มเหลวในการวิเคราะห์กลุ่มผู้รับสาร เมื่อ บริ ษั ท จั ด พิ ม พ์ ไ ปรษณี ย บั ต รง่ า ยๆ เพื่ อ แจ้ ง เปลี่ ย นแปลงที่ อ ยู ่ ส� ำ นั ก งาน โดยลื ม คิ ด ในมุ ม มองของคนอ่ า น บริ ษั ท ลื ม ให้ ข ้ อ มู ล ส� ำ คั ญ ที่ สุ ด อย่ า งหนึ่ ง ในประกาศนี้ นั่ น คื อ วั น ที่ ที่ บ ริ ษั ท จะเริ่ ม เปลี่ ย นใช้ ที่ อ ยู ่ ใ หม่ แม้ ลู ก ค้ า จะ รู ้ ที่ ติ ด ต่ อใหม่ แต่ก็ ไม่ทราบว่า เมื่อไรจึงจะควรติดต่อมาตามที่อยู่ใหม่นี้



?

บทที่ 1 : การเขียนที่มีประสิทธิผล 19

ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? กรณีศึกษา : ท� ำ อย่างไรให้ ค นสนใจอ่ า น

โรเจอร์ จ ะต้ อ งส่ ง บั น ทึ ก ไปให้ ฝ ่ า ยขายภาคสนามเพื่ อ อธิ บ าย ถึ ง แผนการที่ ท างแผนกจะออกแค็ ต ตาล็ อ กประจ� ำ ฤดู ใ บไม้ ผ ลิ ซึ่ ง จะ ประกอบด้วยรายละเอียดสินค้าใหม่และสินค้าปัจจุบัน เขาอยากเตือน พนั ก งานถึ ง วั น ที่ แ ค็ ต ตาล็ อ กจะจั ด พิ ม พ์ เ สร็ จ และวั น ที่ จั ด ส่ ง โรเจอร์ อยากเตื อ นให้ฝ่ายขายส่งรายชื่อ ที่อยู่ของลูกค้าที่สมควรได้รับแค็ต ตาล็อกมาให้ แต่ตอนนี้เขาก�ำลังติดขัดเกี่ยวกับโครงร่างของบันทึกที่ จะเขียน เขาควรจะเริ่ ม ต้ น ด้ ว ยย่ อ หน้ า แสดงวั ต ถุ ป ระสงค์ ข องการจั ด ท� ำ แค็ ต ตาล็ อ กนี้ อธิ บ ายจุ ด ส� ำ คั ญ ๆ คุ ณ ลั ก ษณะเด่ น และสุ ด ท้ า ย เขาอยากเตื อ นพนั ก งานขายซึ่ ง เป็ น ผู ้ อ ่ า นบั น ทึ ก นี้ ให้ ส ่ ง รายการ ที่อยู่ของลูกค้าทั้งหมดภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ “คงต้องเขียนสัก ครึ่งหน้าหรือราวๆ นั้นเพื่อจะเล่าเรื่องทั้งหมดนี้” เขาคิด “สงสัยจัง ว่าคนอ่านจะอ่านจริงๆ สักกี่บรรทัด ?” ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? คุณสามารถหาค�ำตอบได้ ใน หัวข้อ “สิ่งที่คุณสามารถท�ำได้”



20 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

เน้นข้อความส�ำคัญอย่างชัดเจน เมื่อคุณสามารถระบุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการเขียน รวมทั้ง พิจารณาถึงผู้อ่านอย่างถ่องแท้แล้ว ขั้นต่อไปก็ให้แยกข้อความส�ำคัญที่อยาก ให้ ผู ้ อ ่ า นจดจ� ำ ออกมาต่ า งหาก โดยข้ อ ความหลั ก ควรจะชั ด เจนและกระชั บ เพียงหนึ่งถึงสองประโยคเท่านั้น ตัวอย่างเช่น “เพื่อให้ทันก�ำหนดส่งมอบกับ ลูกค้า เราต้องออกแบบผลิตภัณฑ์ให้เสร็จภายในวันที่ 1 พฤษภาคม” ในหลายๆ กรณี ข้ อ ความหลั ก จะจั ด ไว้ ต อนต้ น ของเอกสาร ส่ ว นที่ เหลือจะเป็นรายละเอียด และตอบค�ำถามว่า “อะไรคือความหมายที่เราก�ำลัง พยายามน�ำเสนอ” และเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจชัดเจนมากที่สุด ให้คุณก�ำหนดเพียงหนึ่งหัว ข้ อ ส� ำ คั ญ ในเอกสารหนึ่ ง ฉบั บ ถ้ า คุ ณ เห็ น ว่ า มี ข ้ อ ความส� ำ คั ญ 2 ข้ อ ความที่ ไม่เกี่ยวข้องกันในเอกสารชิ้นเดียวกัน ขอให้แยกเขียนเป็นสองเรื่องจะดีกว่า

พยายามเขียนให้สั้นและเรียบง่าย ผู ้ อ ่ า นที่ ง านยุ ่ ง จะชอบอ่ า นข้ อ ความที่ ก ระชั บ อั น ที่ จ ริ ง ยิ่ ง สั้ น ก็ ยิ่ ง ดี ตราบเท่ า ที่ เ อกสารนั้ น ยั ง คงให้ ข ้ อ มู ล ที่ จ� ำ เป็ น ครบถ้ ว น การคงเอกสารให้ สั้นจะช่วยท�ำให้ข้อความส�ำคัญโดดเด่น และการประหยัดใช้ถ้อยค� ำก็ช่วยให้ ผู้อ่านไม่ต้องเสียเวลาท�ำความเข้าใจ ลองดูตัวอย่างต่อไปนี้



บทที่ 1 : การเขียนที่มีประสิทธิผล 21

ตามที่หัวหน้าแนะน�ำ และด้วยความช่วยเหลือจากทีมที่ปรึกษา ของบริ ษั ท โจนได้ เ ขี ย นจดหมายขอโทษลู ก ค้ า 5 ท่ า นที่ ไ ม่ พอใจและขู่จะฟ้องร้องบริษัท ในฐานะผู้เขียนเอกสารธุรกิจ ความท้าทายของคุณก็คือรู้ว่าเมื่อไร ประโยคที่ เ ขี ย นจะมาถึ ง จุ ด ที่ ก� ำ ลั ง ดี แ ละได้ ผ ลดี ที่ สุ ด จากตั ว อย่ า งที่ ก ล่ า ว มา ความรู้เกี่ยวกับผู้อ่านนับว่ามีประโยชน์ แต่คนอ่านจ�ำเป็นต้องทราบไหม ว่ า เจ้ า นายของโจนแนะน� ำ ให้ จั ด ท� ำ จดหมายฉบั บ นี้ ขึ้ น หรื อ ที ม ที่ ป รึ ก ษาของ บริษัทที่เข้ามาเกี่ยวด้วย ผู้อ่านจ�ำเป็นจะต้องรู้หรือเปล่าว่ามีลูกค้าที่ไม่พอใจ จ�ำนวน 5 คน หรือที่ว่าพวกเขาขู่จะฟ้อง ถ้าหากข้อมูลพวกนี้ไม่จ�ำเป็นลอง พิจารณาดูว่าจะตัดออกได้บ้างไหม คราวนี้ประโยคที่คุณแต่งก็จะอ่านว่า “โจนเขียนจดหมายขอโทษลูกค้าที่ไม่พอใจ”

เคล็ด ลับ ไม่ว่าพวกเขาก�ำลังอ่าน ก�ำลังมองคุณอยู่ หรือก�ำลังฟังคุณพูดก็ตาม ผู้อ่านหรือคนฟังอาจไม่ได้ก�ำลังสนใจคุณทั้ง 100 เปอร์เซ็นต์ก็ได้ เพราะฉะนั้นอย่าเพิ่มภาระให้พวกเขาด้วยข้อความเดิมๆ ที่แตกต่าง กันเพียงเล็กน้อย หรือรายละเอียดอื่นๆ ที่แย่งความสนใจจาก เนื้อหาหลัก จ�ำไว้ว่า ข้อความหลักจะต้องโดดเด่นกว่าส่วนอื่นเสมอ



22 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ทบทวนกลยุทธ์ ในการส่งสาร แม้ แ ต่ ข ้ อ ความที่ ผ ่ า นการเรี ย บเรี ย งมาอย่ า งดี ก็ อ าจไม่ ไ ด้ ผ ลเท่ า ที่ ควร หากไม่ ไ ด้ ม าจากคนที่ ถู ก ต้ อ ง ณ เวลาที่ ถู ก ต้ อ ง และอยู ่ ใ นรู ป แบบที่ เหมาะสม ดั ง นั้ น ก่ อ นลงมื อ เขี ย น ลองคิ ด ดู ว ่ า ใครควรเป็ น คนเริ่ ม ต้ น การ สื่ อ สารกั น แน่ ข้ อ ความนั้ น ควรมาจากคุ ณ จากหั ว หน้ า ของคุ ณ หรื อ จาก ที ม งานทั้ ง หมด ข้ อ แตกต่ า งเหล่ า นี้ ล ้ ว นส่ ง ผลกระทบกั บ ผู ้ อ ่ า นในระดั บ ที่ แตกต่ า งกั น สิ่ ง อื่ น ที่ ค วรพิ จ ารณาก็ คื อ คุ ณ เขี ย นเอกสารธุ ร กิ จ นี้ เ ร็ วหรื อช้ า เกิ น ไป ด้ ว ยหรื อ เปล่ า หากเร็ ว เกิ น ไป คนรั บ ก็ อ าจไม่ พ ร้ อ มจะให้ ค วามสนใจกั บ หั ว ข้อที่คุณหยิบยกขึ้นมา หรือถ้าช้าเกินไป คุณก็จะเสียโอกาสที่จะให้ค�ำแนะน�ำ หรือป้องกันปัญหาได้ สุ ด ท้ า ยรู ป แบบงานเขี ย นของคุ ณ ก็ ส ่ ง ผลกระทบที่ แ ตกต่ า งเช่ น กั น ดั ง นั้ น เมื่ อ ไรที่ คุ ณ เลื อ กรู ป แบบ ขอให้ คิ ด ถึ ง วั ต ถุ ป ระสงค์ กลุ ่ ม ผู ้ ฟ ั ง และ ข้อความที่คุณต้องการสื่อเสมอ

ขั้นตอนในการวางแผนงานเขี ย น





แสดงวัตถุประสงค์งานเขียนให้กระจ่าง



วิเคราะห์ผู้อ่าน



แยกแยะและกลั่นกรองประเด็นที่ส�ำคัญ



วางแผนกลยุทธ์การเขียน

บทที่ 1 : การเขียนที่มีประสิทธิผล 23

ตั ว อย่ า งเช่ น เพื่ อ เผยแพร่ ผ ลการส� ำ รวจความพึ ง พอใจของผู ้ บ ริ โ ภค คุ ณ อาจส่ ง อี เ มลสรุ ป รายงานนี้ ไ ปให้ กั บ ทุ ก คนในบริ ษั ท และให้ ร ายละเอี ย ด วิ ธี ก ารเข้ า ถึ ง รายงานฉบั บ เต็ ม หากต้ อ งการ คุ ณ อาจเชิ ญ ฝ่ า ยบริ ห ารและ บุคคลที่มีบทบาทส�ำคัญเข้าร่วมชมการน�ำเสนอผลการส�ำรวจด้วย การที่ จ ะให้ ไ ด้ รู ป แบบการสื่ อ สารในอุ ด มคติ นั้ น คุ ณ ต้ อ งคิ ด ให้ ร อบ ด้าน แม้ว่าคุณจะมีรูปแบบงานเขียนที่ดีอยู่แล้ว คุณก็อาจพบว่าถ้าคุณใช้การ เจรจาเพื่อสนับสนุนงานเขียนเอกสารด้วย ก็จะน�ำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีเยี่ยมได้ คุ ณ สามารถใช้ แ บบฟอร์ ม “สรุ ป หลั ก เกณฑ์ ใ นการเขี ย น” เพื่ อ ช่ ว ย ให้งานเขียนเป็นไปตามหลักเกณฑ์ได้

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มสรุปหลักเกณฑ์ ในการเขียน ก่อนเริ่มลงมือเขียนกรุณาตอบค�ำถามต่อไปนี้

วัตถุประสงค์ ท�ำไมเราจึงเขียนเอกสารชิ้นนี้ ? เราอยากให้ผู้อ่านท�ำอะไรต่อไป ? ยังมีต่อ



24 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ผู้อ่าน ใครคือผู้อ่านของเรากันแน่ มีมากกว่าหนึ่งรายหรือไม่ ? ผู้อ่านมีบทบาทอย่างไร เป็นผู้ตัดสินใจโดยตรง ผู้ที่มีอิทธิพล ผู้ปฏิบัติการ หรืออื่นๆ ? ผู้อ่านทราบอะไรบ้างเกี่ยวกับหัวข้อที่เรากล่าวถึง ? คิดว่าผู้อ่านมีปฏิกิริยาอย่างไรกับข้อความหลักของเรา ยอมรับ เฉยๆ หรือต่อต้าน ? เราเตรียมเนื้อหาอะไรในงานเขียนให้กับผู้อ่านบ้าง ? ท�ำไมเขาจะต้อง อ่านหรือเห็นด้วยกับเรา ? ผู้อ่านจะน�ำเอกสารนี้ไปใช้ ได้อย่างไร ? คนอื่นๆ ควรได้รับเอกสารนี้ด้วยหรือไม่ ?

เนื้อหาหลัก หากผู้อ่านจะลืมทุกอย่างที่ได้อ่านจนหมด อย่างน้อยอะไรคือข้อความหลัก ที่เขาควรจะจ�ำได้ ? อะไรคือผลกระทบของข้อความหลัก ? ยังมีต่อ



บทที่ 1 : การเขียนที่มีประสิทธิผล 25

กลยุทธ์ ควรส่งข้อความในรูปแบบเอกสาร หรือโทรศัพท์จึงจะได้ผลมากกว่า ? ช่วงเวลาที่เหมาะสม : เราส่งเอกสารเร็วไป หรือสายเกินไปเสียแล้ว ที่จะส่งเอกสาร ? รายนามผู้ที่เราจะน�ำส่งข้อมูล : ควรจ�ำกัดวงให้เหลือน้อยที่สุดไหม ? ถ้าหากมีคนอื่นสื่อสารข้อมูลเดียวกัน เราควรตรวจสอบหรือไม่ ?

เลือกวิธีส่งข่าวสาร อีเมล

การน�ำเสนอ

โทรสาร

การประชุมทางวิดีโอ

เมลภายใน

ส่งทางไปรษณีย์

อินทราเน็ต (เว็บไซต์ หรือแฟ้มใช้งานร่วม)

พนักงานส่งเอกสาร

อินเทอร์เน็ต

อื่นๆ

การประชุม © 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



26 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

?

สิ่งที่คุณสามารถท�ำได้ คุณยังจ�ำปัญหายุ่งยากของโรเจอร์ ได้ ใช่ ไหม ?

นี่ คื อ สิ่ ง ที่ ผู้ฝึกสอนแนะน�ำ : น� ำ เสนอข่า วสาร หากคุ ณ เป็ น โรเจอร์ คุ ณ คงไม่ พ ลาดที่ จ ะใช้ ย ่ อ หน้ า แรกของ บทความเพื่ อ เน้ น เรื่ อ งส� ำ คั ญ หรื อ หั ว ข้ อ ที่ ต ้ อ งการ โดยกั น ส่ ว นที่ เ ป็ น รายละเอี ย ดอื่ น ๆ ไว้ ในย่ อ หน้ า ถั ด ไป ตั ว อย่ า งเช่ น คุ ณ อาจเริ่ ม ต้ น ดังนี้ นี่ คื อ รายการแค็ ต ตาล็ อ กขายฉบั บ ล่ า สุ ด ของฤดู ใ บไม้ ผ ลิ เรามี แ ผนที่ จ ะส่ ง แค็ ต ตาล็ อ กฉบั บ พิ ม พ์ ล ่ ว งหน้ า (จ� ำ นวน 25 ชุ ด ) ไปให้ คุ ณ ภายในวั น ที่ 17 มี น าคม และลู ก ค้ า ควรจะได้ รั บ ฉบั บ ปกติ ประมาณวั น ที่ 30 มี น าคม แค็ ต ตาล็ อ กนี้ จ ะเป็ น เครื่องมือขายที่ทรงพลัง ทางเราจึงอยากให้แน่ ใจว่า คุณมีราย ชื่ อ ลู ก ค้ า ในการน� ำ ส่ ง ของทางไปรษณี ย ์ เ ป็ น ที่ เ รี ย บร้ อ ย ขอให้ ส่งรายชื่อทั้งหมดภายในวันที่ 1 มีนาคมด้วย เนื่ อ งจากผู ้ อ ่ า นแทบทุ ก คนจะอ่ า นย่ อ หน้ า แรกเสมอ ดั ง นั้ น จึงควรจัดวางข้อความหลักไว้ที่ย่อหน้าแรกนี้



2

WRITING FOR BUSINESS ก�ำหนดขอบเขตงานเขียนของคุณ การก�ำหนดความกว้างและความลึกของหัวข้อ เพื่อให้คุณและผู้อ่านประหยัดทั้งเวลาและแรงงานที่ไม่จ�ำเป็น

27



28 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRITING FOR BUSINESS

ก่

อนการลงมื อ เขี ย นเอกสารทางธุ ร กิ จ ใดๆ คุ ณ ควร “ก� ำ หนด ขอบเขต” ของงานเขียนเสียก่อน การก� ำหนดขอบเขตเรื่องที่ จะเขียน หมายถึงพิจารณาว่าคุณจะเขียนถึงหัวข้อนั้นๆ กว้างและลึกเพียงใด หากคุณก�ำหนดขอบเขตเรื่องที่จะเขียนได้ดีแล้วละก็ จะช่วยทุ่นเวลาและการ ท�ำงานของทั้งคุณและผู้อ่านของคุณได้เป็นอย่างดี

ขอบเขตที่กว้างและขอบเขตที่แคบ ในการก� ำ หนดขอบเขตของงานเขี ย น คุ ณ สามารถพิ จ ารณาหั ว ข้ อ ที่ จะเขียนได้ทั้งอย่างกว้างๆ หรืออย่างแคบๆ ตัวอย่างเช่นการก�ำหนดขอบเขต ที่กว้างเกี่ยวกับจุดอ่อนในแผนกการตลาดของบริษัทอาจรวมถึง 

บทที่ 2 : ก�ำหนดขอบเขตงานเขียนของคุณ 29

ดูว่าฝ่ายการตลาดจะสามารถช่วยให้เป้าหมายของบริษัท บรรลุผลได้อย่างไร

ประวัติพัฒนาการของฝ่ายการตลาด



ทรัพยากรบุคคลของฝ่ายการตลาด



ปัญหาเฉพาะด้านในเรื่องผลการด�ำเนินงาน



ปัญหาที่มีแนวโน้มว่าจะเกิดขึ้น

ส่ ว นการก�ำหนดขอบเขตที่แคบจะเน้นเพียง 1-2 เรื่อง เช่น ทีมงานสองทีมที่ท� ำงานได้ต�่ ำ กว่ามาตรฐานที่ควรจะเป็น ก็คือ ฝ่ายสนับสนุนตัวแทนขายและฝ่ายโปรโมชั่น

ค�ำแนะน� ำ เพื่อการปรับปรุงแก้ไข

ในฐานะผู ้ เ ขี ย น คุ ณ จะต้ อ งประเมิ น ว่ า เอกสารที่ เ ขี ย นควรจะกว้ า ง หรือแคบเพียงใด ตามแต่วัตถุประสงค์และผู้อ่านของคุณ ในกรณีที่เป็นราย งานด้ า นการตลาด คุ ณ อาจเลื อ กวิ ธี ก� ำ หนดขอบเขตอย่ า งกว้ า งมากๆ เพื่ อ ให้ข้อมูลกับพนักงานที่ได้รับมอบหมายน�ำไปปรับปรุงและเพิ่มความเข้มแข็ง ให้ กั บ แผนก ผู ้ อ ่ า นเหล่ า นั้ น คงต้ อ งการรั บ ทราบรายละเอี ย ดเกี่ ย วกั บ แผนก การตลาดให้ได้มากที่สุด



30 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

แต่ ใ นทางกลั บ กั น คุ ณ อาจเลื อ กการก� ำ หนดขอบเขตที่ แ คบในการ สื่ อ สารกั บ ผู ้ บ ริหารอาวุโสด้านข้อเท็จจริงเกี่ยวกับพนักงานที่ได้ค้นพบ กรณี นี้ ผู ้ อ ่ า นของคุ ณ คงจะสนใจในหั ว ข้ อ ที่ เ จาะจงมากขึ้ น กั บ ปั ญ หาที่ คุ ณ ระบุ แ ละ ค�ำแนะน�ำต่างๆ จากคุณ และทั้งหมดนี้ก็คือการก�ำหนดขอบเขตนั่นเอง !



3

WRITING FOR BUSINESS กลยุทธ์เพื่อเริ่มต้นการเขียน กลยุทธ์ที่คุณสามารถน�ำไปใช้เพื่อเริ่มต้นการเขียน ได้อย่างมีประสิทธิผล

31



32 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRITING FOR BUSINESS

สํ

าหรับหลายๆ คนแล้ว ส่วนหนึ่งที่ยากที่สุดส�ำหรับการเขียนก็ คือการเริ่มต้น ซึ่งก็มีหลายกลยุทธ์เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าวเช่น

การตั้งค�ำถาม วิ ธี ห นึ่ ง ในการเริ่ ม ต้ น ก็ คื อ ให้ เ ขี ย นค� ำ ถามที่ ผู ้ อ ่ า นอาจมี ขึ้ น เกี่ ย วกั บ ประเด็ น หรื อ หั ว ข้ อ ของคุ ณ วิ ธี นี้ จ ะช่ ว ยให้ คุ ณ แน่ ใ จได้ ว ่ า งานเขี ย นได้ บ อก เรื่ อ งราวที่ ผู ้ อ ่ านต้องการทราบ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณคาดเดาถึง ปฏิกิริยาของผู้อ่านกับงานเขียนของคุณได้



บทที่ 3 : กลยุทธ์เพื่อเริ่มต้นการเขียน 33

ตัวอย่างเช่น เจนจะต้องเขียนบันทึกแนะน�ำการประชุมระหว่างแผนก ของพนักงานผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการออกผลิตภัณฑ์ใหม่ เธอได้ลองตั้งค�ำถาม ต่อไปนี้ เพื่อคาดเดาว่าผู้อ่านสนใจเรื่องอะไร

ท�ำไมเราจึงจัดการประชุมครั้งใหญ่นี้ขึ้น ?



ควรบรรจุหัวข้อใดไว้ในวาระการประชุม ?



เราจะต้องเตรียมอะไรบ้างส�ำหรับการประชุม ?

เมื่อเปลี่ยนค�ำถามเหล่านี้กลับมาเป็นข้อความยืนยัน เจนก็สามารถ ก� ำ หนดรายการหั ว ข้ อ ที่ เ ธอต้ อ งการจะกล่ า วถึ ง ในบั น ทึ ก ตั ว อย่ า งเช่ น “ใน การประชุมครั้งแรกนี้ ช่วยกรุณาเตรียมแผนการด�ำเนินการของหน่วยที่ท่าน สังกัดมาด้วย” หากคุ ณใช้วิธีนี้ให้ลองพิจารณาด้วยว่า คุณมี ความรู้เกี่ยวกับความ สนใจของผู ้ อ ่ า นและสิ่ ง ที่ พ วกเขากั ง วลเพี ย งใด หากคุ ณ ไม่ คุ ้ น เคยกั บ ผู ้ อ ่ า น ก็ให้ลองร่างรายชื่อคนที่มีความคุ้นเคยกับพวกเขา เพื่อช่วยเพิ่มเติมรายการ ค�ำถามที่คาดว่าจะมีขึ้น

โครงร่างแบบธรรมเนียมนิยม วิธีหนึ่งในการเริ่มต้น ได้แก่การใช้โครงร่างตามแบบธรรมเนียมนิยม วิธีนี้ดูจะได้ผลส�ำหรับคนที่สามารถจัดโครงสร้างเอกสารอย่างเป็นระบบ และ ยิ่ง มี ประโยชน์ มากขึ้นกับผู้เขียนที่ไม่มีประสบการณ์ หรือผู้เขียนที่ต้องการ เขียนครอบคลุมหัวข้อที่ซับซ้อน 

34 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

โครงสร้างตามแบบธรรมเนียมนิยมมักใช้ตัวอักษร เลขโรมันกับเลข อารบิก เพื่อแสดงล�ำดับชั้นของข้อความ I.



1. ใช้ ตั ว พิ ม พ์ ใ หญ่ ด ้ ว ยเลขโรมั น แล้ ว จุ ด



2.

อักษรตัวพิมพ์ใหญ่แล้วจุด

A.



3.

ตัวเลขอารบิกแล้วจุด

1.



4.

อักษรตัวพิมพ์เล็กแล้วจุด

a.



5.

ตัวเลขอารบิกในวงเล็บ

(1)



6.

อักษรตัวพิมพ์เล็กในวงเล็บ

(a)



7.

เลขโรมันตัวพิมพ์เล็กในวงเล็บ

(i)

โดยทั่ ว ไปแล้ ว หั ว ข้ อ หลั ก ๆ 3 ระดั บ (ตั ว เลขโรมั น อั ก ษรตั ว พิ ม พ์ ใหญ่ และตัวเลขอารบิก) ก็เพียงพอแล้วส�ำหรับการแสดงล�ำดับขั้นในเอกสาร ธุรกิจส่วนใหญ่ เมื่อคุณมีโครงร่างแล้ว ให้ลองถามตัวเองว่า เราได้ลงรายการหัวข้อและหัวข้อย่อยที่ต้องการพูดถึง หมดหรือยัง ?



เอกสารได้มีการจัดเรียงอย่างเหมาะสมหรือไม่ ?

บทที่ 3 : กลยุทธ์เพื่อเริ่มต้นการเขียน 35

มีท่อนขึ้นต้น ท่อนกลาง และการลงท้ายอย่างชัดเจน หรือไม่ ? เมื่ อ คุ ณ พอใจกั บหลั ก เกณฑ์ ตรรกะ และความลื่นไหลของโครงร่ าง แล้ว ก็ให้เริ่มเขียนเนื้อหาของแต่ละบรรทัดเพื่อสร้างเอกสารของคุณ

โครงร่างแบบระดมความคิด โครงร่ า งแบบระดมความคิ ด เป็ น เทคนิ ค ที่ ไ ม่ มี รู ป แบบตายตั ว ใน การจดบั น ทึ ก ทุ ก สิ่ ง ที่ ผ ่ า นเข้ า มาในสมองอย่ า งรวดเร็ ว การเชื่ อ มโยงทุ ก สิ่ ง เข้ า ด้ ว ยกั น อย่ า งอิ ส ระนี้ จ ะช่ ว ยให้ คุ ณ เกิ ด ความคิ ด สร้ า งสรรค์ เ พิ่ ม ขึ้ น และ จะมี ป ระโยชน์ ม ากเป็ น พิ เ ศษเวลาคุ ณ ท� ำ งานร่ ว มกั บ กลุ ่ ม เพราะวิ ธี นี้ จ ะ ท� ำ ให้ เ ราได้ เ ห็ น ความคิ ด ของทุ ก คนที่ เ ข้ า ร่ ว มระดมความคิ ด ตั้ ง แต่ เ ริ่ ม ต้ น กระบวนการ ให้ลองท�ำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อรวบรวมความคิด

1.

วาดวงกลมลงกลางกระดาษ

2. ให้ เ ขี ย นวั ต ถุ ป ระสงค์ ล งในวงกลม วั ต ถุ ป ระสงค์ ก็ คื อ สาเหตุ ที่ คุ ณ เขี ย นงานชิ้ น นี้ พยายามรั ก ษาวั ต ถุ ป ระสงค์ ไ ว้ ใ ห้ เ รี ย บ ง่ า ย เริ่ ม ต้ น ด้ ว ยค� ำ ว่ า เพื่ อ และให้ ใ ช้ ค� ำ กริ ย าอย่ า งเช่ น ชั ก ชวน 3. เมื่ อ มี ค วามคิ ด ใหม่ ๆ เพิ่ ม เติ ม ที่ เ กี่ ย วข้ อ งกั บ วั ต ถุ ป ระสงค์ ให้ เ ขี ย นเส้ น ตรงออกมาจากวงกลม ลั ก ษณะเหมื อ นซี่ ล ้ อ รถ และเขียนความคิดก�ำกับเส้นไว้ 

36 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

4. ถ้าหากความคิดหนึ่งก่อให้เกิดอีกความคิดหนึ่งต่อไปอีก ให้ ลากเส้ น ย่ อ ยต่ อ จากเส้ น หลั ก และเขี ย นค� ำ อธิ บ ายความคิ ด ก�ำกับเส้นเพิ่มเติม 5. ถ้าหากความคิดใหม่แตกต่างจากหัวข้อเก่าอย่างสิ้นเชิง ก็ให้ ลากเส้นใหม่ออกจากวงกลมตรงกลางโดยตรง 6.

ให้ พ ยายามคิ ด แตกกิ่ ง ก้ า นออกไปเรื่ อ ยๆ ทั้ ง จากตรงกลาง วงกลม และจากเส้นกิ่งที่ลากออกมา

กา รวิเ คร าะ ค�ำ ข ตล จ�ำก นาดต าด ัดค ลา เป้ วา ด าห มข มา อง ย

ต้นทุน

าพ ยภ

ณะ

ทา

งกา

้า

าด

ลัก ษ

ตล

์

การ

ิบ



ถุด

ุ้ย

แผนภาพการระดมความคิดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ใหม่

วัต

โสห

สิน ค

เพื่อสื่อสารเกี่ยวกับ ผลิตภัณฑ์ ใหม่ ค่า

ตรา

่าง

ัณฑ

ขัน

กต

จุภ

ข่ง

แต

บรร

รแ

ด

าม

ลา

คว

ารต

กา

ห์ก ค�ำอธิบาย

วามงขัน ค ์ ห ่ ราะ การแข ค เ ิ ว น การ ารถใ สาม

บทที่ 3 : กลยุทธ์เพื่อเริ่มต้นการเขียน 37

เคล็ด ลับ การระดมความคิดนั้นเป็นเทคนิคที่ก่อให้เกิดความคิด และช่วยแก้ปัญหา ซึ่งอาจน�ำไปใช้ โดยบุคคลหรือกลุ่มก็ได้ ให้ ค วามสนใจกั บ การก� ำ หนดประเภทความคิ ด หลั ก ที่ อ อกมาจาก วงกลมเป็ น พิ เ ศษ เมื่ อ คุ ณ ได้ จั ด การความคิ ด ให้ เ ป็ น ระบบแล้ ว ความคิ ด เหล่านี้ก็จะกลายเป็นหัวข้อที่คุณต้องการกล่าวถึง

การเขียนแบบอิสระ การเขี ย นแบบอิ ส ระ เป็ น วิ ธี ก ารที่ ใ ช้ จั ด การกั บ การติ ด ขั ด ในงาน เขี ย นได้ เ ป็ น อย่ า งดี เช่ น เดี ย วกั บ โครงร่ า งแบบระดมความคิ ด การเขี ย น แบบอิ ส ระนี้ ก็ ช ่ ว ยให้ จิ น ตนาการของคุ ณ โลดแล่ น เอื้ อ ต่ อ การแสดงความ คิ ด เยี่ ย มๆ ไม่ ว ่ า จะเป็ น การเขี ย นบนกระดาษหรื อ การน� ำ เสนอบนจอ กฎ ส� ำ คั ญ ที่ สุ ด ที่ ค วรจดจ� ำ เกี่ ย วกั บ การเขี ย นแบบอิ ส ระก็ คื อ “ไม่ มี ก ฎเกณฑ์ ” ให้ ล องท�ำ ตามขั้นตอนต่อไปนี้ในการเขียนแบบอิสระดู 1. เตรียมดินสอจรดกับกระดาษ หรือเตรียมนิ้วรอไว้ที่แป้น พิมพ์แล้วปล่อยใจให้โลดแล่นไป 2. จดบันทึกทุกอย่างที่เข้ามาในสมอง แม้ว่าหัวข้อนั้นจะไม่ เกี่ยวกับเรื่องที่คุณก�ำลังจะเขียนก็ตาม



38 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

3. ให้เขียนอย่างอิสระอย่างน้อย 10 นาทีเพื่อให้ความคิด ลื่นไหล 4. เมื่อไรที่ติดขัดก็ให้เขียนถึงการติดขัดนั้นลงไปด้วย อย่า หยุดเขียน 5. อย่าเพิ่งแก้ไขงานเขียน หากคุณท�ำงานอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ ก็ ใ ห้ ล ดแสงหน้ า จอเสี ย เพื่ อ ป้ อ งกั น ไม่ ใ ห้ คุ ณ แก้ ไ ขงานก่ อ น เวลาอันควร เมื่ อ คุ ณ เขี ย นอย่ า งอิ ส ระเรี ย บร้ อ ยแล้ ว ให้ ล องอ่ า นสิ่ ง ที่ เ ขี ย นลงไป เน้ น ประเด็ น และความคิ ด ส� ำ คั ญ และจั ด ระเบี ย บหั ว ข้ อ เหล่ า นั้ น ให้ เ หมาะ เช่นเดียวกับที่คุณจะท�ำในงานเขียนตามแบบธรรมเนียมนิยม หรือแบบระดม ความคิด

วิ ธี ก ารเขียนแบบ “นามธรรม” (abstract approach) นั ก เขี ย นมื ออาชีพท่านหนึ่ง กล่า วถึงวิธีเริ่มต้นงานเขียนของเธอว่า เมื่อฉันลงมือเขียนบทความ ระเบียบการ หรือรายงานเพิ่ม เติ ม ฉั น มั ก จะเริ่ ม ต้ น ด้ ว ยการเขี ย นร่ า งประมาณ 1 หน้ า กระดาษ ร่ า งนี้ จ ะต้ อ งย่ อ สาระบทความหรื อ หั ว ข้ อ วิ จั ย โดยกล่ า วถึ ง การค้ น คว้ า หรื อ ตั ว อย่ า งที่ ฉั น จะใช้ เ พื่ อ สนั บ สนุ น งานเขี ย น และกล่ า วถึ ง ล� ำ ดั บ ขั้ น ตอนของผลงานให้ กั บ ผู ้ อ ่ า น จากนั้ น ฉั น ก็ จ ะขั ด เกลาให้ ทุกอย่างปะติดปะต่อรวมกัน และเชิญชวนให้ผู้อ่านพูดว่า “นั่นเป็น อะไรที่ น ่ า อ่ า นมากเลยนะ” ร่ า งงานเขี ย นนี้ ใ นอี ก ทางหนึ่ ง ก็ จ ะเป็ น เหมื อ นเข็ ม ทิ ศ ที่ ชี้ ถึ ง การพั ฒ นารายละเอี ย ดของชิ้ น งานต่ อ ไปให้ กั บ ฉั น 

4

WRITING FOR BUSINESS การจัดโครงสร้างการเขียน อย่างเป็นระบบ การน�ำเสนอข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ในการเขียน





 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRITING FOR BUSINESS

ไ

ม่ ว ่ า คุ ณ จะเขี ย นอะไร สิ่ ง ที่ คุ ณ เขี ย นควรได้ รั บ การจั ด โครง สร้ า งอย่ า งมี ห ลั ก เกณฑ์ ไม่ เ ช่ น นั้ น คุ ณ ก็ อ าจไม่ บ รรลุ วั ต ถุ ประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยการเลือกวิธีจัดโครงสร้างงานเขียนอย่างเหมาะสม คุณ จะสามารถท�ำให้ข้อความที่อยากจะสื่อชัดเจนยิ่งขึ้น ขั้ น แรกให้ ล องนึ ก ถึ ง ความต้ อ งการและสิ่ ง ที่ ผู ้ อ ่ า นคาดหวั ง เลื อ กวิ ธี การน�ำเสนอโดยการตั้งค�ำถามและตอบค�ำถามนั้นอย่างเช่น





อะไรคือข้อความที่เป็นหัวใจของงานเขียน ?



ผู้อ่านของเรามีท่าทียอมรับหรือต่อต้าน ?



ผู้อ่านอยากรู้เรื่องอะไรโดยเร็วที่สุด ?

บทที่ 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 

หลักการจัดเรียงตามล�ำดับความส�ำคัญ ผู ้ เ ขี ย นบางคนอาจใช้ วิ ธี “วางใจความเรื่ อ งไว้ ต อนต้ น งานเขี ย น” ส�ำหรับเอกสารภายในองค์กรหลายประเภท หากคุณวางข้อความที่ส�ำคัญไว้ ตอนต้ น เอกสาร ผู้อ่า นก็จะสังเกตเห็นได้เร็วกว่า

เคล็ดลับในการจัดเรียงตามล�ำ ดั บ ความส�ำคั ญ เมื่อคุณเขียนให้ผู้อ่านมากกว่าสองคนขึ้นไปได้อ่าน ให้ลองคาดเดา ปฏิ กิ ริ ย าของผู ้ อ ่ า นคนที่ ส� ำ คั ญ ที่ สุ ด ซึ่ ง มั ก จะเป็ น ผู ้ ที่ มี อ� ำ นาจตั ด สิ น ใจ แล้วจัดรูปแบบงานเขียนให้เหมาะกับประเภทของผู้อ่าน ส�ำหรับผู้อ่านที่มีท่าทียอมรับ ให้วางใจความส�ำคัญไว้ด้านบน ส�ำหรับผู้มีท่าทีไม่ยอมรับหรือต่อต้าน ให้เขียนถึงความเป็นมาก่อน จะลงไปที่ข้อความหลัก ให้ ใช้ช่วงต้นของงานเขียนจูงใจผู้อ่านว่า ค�ำแนะน�ำของคุณนั้นเป็นสิ่งที่ดี

หลักการจัดเรียงตามล�ำดับเหตุการณ์ วิธีจัดเรียงตามล�ำดับเหตุการณ์นั้นเป็นขั้นตอนในการพัฒนางานเขียน โดยอธิบายหัวข้อต่างๆ ตามล�ำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น



 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

วิธีนี้เหมาะสมกับเนื้อหาอย่างเช่น ประวัติการพัฒนาผลิตภัณฑ์ โดย เมื่อคุณเลือกใช้วิธีนี้พึงระลึกไว้ว่า

ให้ยึดกับข้อเท็จจริง ล�ำดับขั้นตอน

ให้ใช้วิธีออกแบบสื่อเพื่อเน้นข้อความส�ำคัญ อย่างเช่น ข้อความหลัก ที่หากไม่เน้นก็จะถูกกลืนหายไปกับขั้นตอน การพัฒนางานเขียน

หลักการเขียนแบบขั้นตอนและกระบวนการ วิ ธี ก ารเขี ย นแบบขั้ น ตอนและกระบวนการจะเหมาะอย่ า งยิ่ ง กั บ การ ให้ค�ำแนะน�ำและใช้ในหนังสือคู่มือ ขั้นตอน อธิบายว่าใครท�ำอะไรและเกิดอะไรขึ้น (หรือจะเกิดอะไร ขึ้ น ) ตามล� ำ ดั บ ขั้ น ให้ คุ ณ ใช้ ส รรพนามบุ ค คลที่ 3 เพื่ อ กล่ า วถึ ง ตั ว อย่ า ง เช่ น “ใบก� ำ กั บ สิ น ค้ า จะเวี ย นไปที่ แ ผนกซึ่ ง ก่ อ ให้ เ กิ ด รายได้ ก ่ อ น เมื่ อ ได้ รั บ อนุ มั ติ แ ล้ ว ก็ จ ะส่งต่อไปยังผู้มีหน้าที่สั่งจ่าย” กระบวนการ อธิ บ ายถึ ง ขั้ น ตอนการกระท�ำ ที่ ผู ้ อ ่ า นสามารถท� ำ ได้ จริ ง ตามล� ำ ดั บ เพื่ อ ไปให้ ถึ ง เป้ า หมาย กระบวนการก็ คื อ ชุ ด ของขั้ น ตอนที่ จั ด ล� ำ ดั บ มานั่ น เอง ส่ ว นการเขี ย นก็ เ ช่ น เดี ย วกั บ เวลาที่ คุ ณ เขี ย นต� ำ รากั บ ข้ า ว หรือค�ำแนะน�ำในการติดตั้งซอฟต์แวร์ คือให้ใช้ประโยครูปค� ำสั่ง (ท� ำนี่ ท�ำ



บทที่ 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 

นั่ น ) เพื่ อ อธิ บ ายแต่ ล ะขั้ น ตอน โดยใช้ ก ริ ย า action (มุ ่ ง เน้ น การกระท� ำ ) เช่น “จงประทับวันที่ลงบนใบก�ำกับสินค้า” หรือ “ให้ฉีกส�ำเนาชุดสีชมพูมา เก็บไว้เป็นหลักฐาน” เมื่ อ คุ ณใช้หลักการเหล่านี้ ขอให้ค� ำนึงถึ งเคล็ดลับว่า ให้เขียนกระบวนการอย่างเป็นทางการลงในตาราง และก�ำหนดหมายเลขแต่ละขั้นตอน ให้น�ำเสนอขั้นตอนตามล�ำดับการเกิดเหตุการณ์อย่าง แม่นย�ำ

หลักการสร้างแผนที่ความคิด หลั ก การสร้ า งแผนที่ ค วามคิ ด นั้ น จะเป็ น ประโยชน์ อ ย่ า งยิ่ ง ส� ำ หรั บ การท�ำรายงานเกี่ยวกับการเดินทาง ค�ำอธิบายเรื่องเครื่องจักรกล หรือการ ท�ำรายงานการขาย ให้ลองวาดภาพเป็นแผนที่ 2-3 มิติ ที่ช่วยให้ผู้อ่านเข้า ใจหัวข้อของคุณเสมือนการพาพวกเขาท่องเที่ยวไปด้วยกัน ตัวอย่างเช่น ในการอธิบายถึงแผนก�ำหนดพื้นที่ขายของบริษัท คุณ ควรจะอธิบายถึงโอกาสทางการขายในลอสแองเจลิส ต่อมาด้วยลูกค้าใหม่ที่ นิวยอร์ก และความคาดหวังของเจ้าหน้าที่รัฐในกรุงวอชิงตัน ดี.ซี.



 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

เมื่อคุณใช้หลักการดังกล่าว กรุณาค�ำนึงถึงเคล็ดลับดังต่อไปนี้ สร้างความเชื่อมโยงและชัดเจน ง่ายต่อการติดตาม เช่น จากซ้ายไปขวา จากบนลงล่าง จากนอกสู่ใน ใช้รายละเอียดเพื่อสร้างภาพการมองเห็นกับผู้อ่าน เมื่อคุณ เคลื่อนย้ายพวกเขาจากเรื่องหนึ่งไปสู่อีกเรื่องหนึ่ง

พยายามให้มีรูปประโยคที่หลากหลาย

หลักการเปรียบเทียบความเหมือน และความแตกต่าง หลักการเปรียบเทียบความเหมือนและความแตกต่างอธิบายถึงแนว คิดต่างๆ ว่าเหมือนหรือต่างกันอย่างไร วิธีนี้เหมาะกับการศึกษาความเป็น ไปได้ ผลงานวิจัยและการวางแผนรายงาน ซึ่งวิธีนี้จะได้ผลดียิ่งขึ้นหากคุณมี เป้ า หมายที่ จ ะประเมิ น ข้ อ ดี ข ้ อ เสี ย ของสองทางเลื อ ก ตั ว อย่ า งเช่ น เพื่ อ สื่ อ สารถึงข้อดีข้อเสียของท� ำเลที่มีศักยภาพ 2 ท�ำเล ซึ่งอาจเป็นที่ตั้งของส� ำนัก งานในเมือง โดยคุณอาจท�ำตามล�ำดับดังนี้





ท�ำรายการข้อดี ท�ำเล A และท�ำเล B



ท�ำรายการข้อเสีย ท�ำเล A และท�ำเล B

บทที่ 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 

เคล็ ด ลับในการเปรียบเทียบความเหมื อ นและความแตกต่ า ง ถ้าหากคุณใช้หลักการนี้ ให้ค�ำนึงถึงเคล็ดลับดังต่อไปนี้ เมื่อคุณเปรียบเทียบของสองสิ่ง ให้ระบุถึงสิ่งที่คุณคุ้นเคยมากกว่า ก่อน ใช้กราฟและตารางเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลทางเทคนิค อย่าปะปนข้อดีและข้อเสียไว้ ในส่วนเดียวกัน พยายามเชื่อมโยงการเปรียบเทียบของคุณโดยใช้วลีเช่น “ทางด้าน หนึ่ง” “ในอีกทางหนึ่ง”

หลักการเขียนจากหัวข้อเจาะจง ไปสู่หัวข้อทั่วไป หรือจากหัวข้อทั่วไป สู่หัวข้อเจาะจง วิธีเขียนจากหัวข้อเจาะจงไปสู่หัวข้อทั่วไป หรือวิธีเขียนจากหัวข้อทั่ว ไปสู่หัวข้อเจาะจง จะเป็นประโยชน์กับการล�ำดับงาน การจัดการวัสดุอุปกรณ์ อบรม และการท� ำ จดหมายบริ ก ารลู ก ค้ า ค� ำ ถามหลั ก ที่ คุ ณ ควรถามตั ว เอง ก็ คื อ “ผู ้ อ ่ า นของเรามี ค วามรู ้ เ กี่ ย วกั บ เรื่ อ งเหล่ า นี้ แ ล้ ว แค่ ไ หน” เมื่ อ คุ ณ ได้ ค� ำ ตอบแล้ ว ก็ให้เริ่มต้นจัดท� ำเอกสารด้วยข้อมูลที่ผู้อ่านมีความคุ้นเคย



 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ตั ว อย่ า งเช่ น สมมติ ว ่ า คุ ณ ก� ำ ลั ง ขอร้ อ งให้ หั ว หน้ า แผนกทุ ก คนทบ ทวนแก้ ไ ขงบประมาณรายเดื อ น ในส่ ว นบั น ทึ ก ที่ คุ ณ จะส่ ง ไปให้ แ ผนกบั ญ ชี คุ ณ อาจเลื อ กใช้ วิ ธี ก ารเขี ย นจากหั ว ข้ อ เจาะจงถึ ง หั ว ข้ อ ทั่ ว ไป เพราะที ม งาน ฝ่ า ยบั ญ ชี เ ป็ น ผู ้ เ รี ย กร้ อ งให้ มี ก ารปรั บ ปรุ ง งบประมาณ ดั ง นั้ น เริ่ ม จากกล่ า ว ย�้ ำ ถึ ง รายละเอี ย ดของการปรั บ ปรุ ง แก้ ไ ข จากนั้ น ให้ ก ล่ า วถึ ง ผลกระทบของ การปรั บ ปรุ ง งบประมาณนี้ ทั่ ว ทั้ ง ทุ ก ฝ่ า ยของบริ ษั ท ส่ ว นแผนกอื่ น ๆ ให้ ร ่ า ง บันทึกส่วนตัวโดยเปลี่ยนจากที่มีค�ำอธิบายมากๆ กว้างๆ มาเป็นระบุเฉพาะ การเปลี่ ย นแปลงที่ แ ต่ ล ะกลุ ่ ม จะต้ อ งท� ำ ในการปรั บ ปรุ ง งบประมาณนี้ ควร ตรวจสอบให้ แ น่ ใ จว่ า คุ ณ ได้ อ ธิ บ ายค� ำ ศั พ ท์ ห ลั ก ๆ ที่ ผู ้ อ ่ า นอาจจะไม่ คุ ้ น เคย ด้วย เมื่อคุณใช้วิธีนี้ให้ค�ำนึงถึงหลักที่ว่า ให้ ป ระเมิ น ว่ า ผู ้ อ ่ า นมี ค วามรู ้ เ กี่ ย วกั บ หั ว ข้ อ ที่ เ ราอ้ า งถึ ง มาก น้อยเพียงใด

ให้ขึ้นต้นเอกสารด้วยข้อมูลที่ผู้อ่านคุ้นเคย

ใช้เทคนิคจากหัวข้อเจาะจงไปสู่หัวข้อทั่วไปกับผู้อ่านที่มี ความคุ้นเคยกับหัวข้อดีอยู่แล้ว ใช้เทคนิคจากหัวข้อทั่วไปสู่หัวข้อเจาะจง ส� ำหรับ ผู้อ่านที่ไม่ คุ้นเคยกับหัวข้อที่น�ำเสนอ



จัดวางข้อความหลักไว้ตอนต้นบทความทุกครั้งหากเป็นไปได้

บทที่ 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 

หลักการวิเคราะห์ ในการใช้ ห ลั ก การวิ เ คราะห์ ใ ห้ เ ริ่ ม จากตั้ ง สมมติ ฐ านและใช้ วิ ธี ก าร ทดสอบอย่ า งเข้ ม งวดเพื่ อ พิ สู จ น์ ค วามจริ ง โดยกระบวนการตั้ ง ค� ำ ถาม วิ ธี นี้ เหมาะอย่ า งยิ่ ง กั บ การท� ำ รายงานด้ า นเทคนิ ค รายงานประจ� ำ ปี และการ วิเคราะห์ทางการเงิน เมื่อคุณใช้วิธีนี้ให้ค�ำนึงถึงสิ่งเหล่านี้เสมอ ควรดูให้แน่ใจว่าได้รวบรวมทุกด้าน ทุกมุมมอง ไว้ในสมมติ ฐานเรียบร้อยแล้ว เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียความน่าเชื่อถือ หรืออย่างร้ายแรงที่สุดคือ การตัดสินใจผิดพลาดทางธุรกิจ วิ เ คราะห์ ข ้ อ มู ล หาความเหมื อ น ความต่ า ง ความเชื่ อ มโยง ทางตรรกะ สิ่งที่เกี่ยวข้องและข้อแนะน�ำในการปฏิบัติ ปรับภาษาทางเทคนิคให้ง่ายขึ้น เพื่อผู้อ่านที่ไม่ใช่นักเทคนิค โดยเฉพาะอย่ า งยิ่ ง เมื่ อ คุ ณ เขี ย นรายงานของบริ ษั ท ที่ ค าด หมายให้บุคคลทั่วไปอ่าน แบบฟอร์ม “ค�ำแนะน�ำในการจัดโครงสร้างเอกสาร” จะช่วยอธิบาย ว่า การจัดระเบียบแบบใดจึงจะเหมาะสมที่สุดส�ำหรับการสื่อสารงานเขียนที่ หลากหลาย



 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มค�ำแนะน�ำในการจัดโครงสร้างเอกสาร ให้ ใช้ค�ำแนะน�ำนี้เพื่อจัดโครงสร้างการเขียนในเอกสารของคุณ

หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร

ล�ำดับ ล�ำดับ ขั้นตอน แผนที่ การ ความ เหตุ- และ ความ เปรียบ ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ความ การ เหมือน และ ความ แตกต่าง

รายงานอุบัติเหตุ

เจาะจง การ ไปสู่ วิเคราะห์ ทั่วไป และ ทั่วไป ไปสู่ เจาะจง

x

การวิเคราะห์ แนวโน้ม

x

รายงานประจ�ำปี

x

x

การตรวจสอบ

x

x

จดหมายบริการ ลูกค้า

x

การศึกษา ประชากร

x

x

x ยังมีต่อ



บทที่ 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 

หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร

ล�ำดับ ล�ำดับ ขั้นตอน แผนที่ การ ความ เหตุ- และ ความ เปรียบ ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ความ การ เหมือน และ ความ แตกต่าง

ค�ำอธิบาย พยากรณ์ เศรษฐกิจ

x

เจาะจง การ ไปสู่ วิเคราะห์ ทั่วไป และ ทั่วไป ไปสู่ เจาะจง

x

x

x

การศึกษาความ เป็นไปได้

x

x

x

วิเคราะห์การเงิน

x

x

x

การค้นพบ

x x

x

สถิติการเติบโต

คู่มือ

x

x

ค�ำแนะน�ำ

x

x

รายงานจาก ห้องทดลอง

x

x

x

x

x ยังมีต่อ



 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร

ล�ำดับ ล�ำดับ ขั้นตอน แผนที่ การ ความ เหตุ- และ ความ เปรียบ ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ความ การ เหมือน และ ความ แตกต่าง

เจาะจง การ ไปสู่ วิเคราะห์ ทั่วไป และ ทั่วไป ไปสู่ เจาะจง

รายงาน การประชุม

x

บันทึกการ แก้ปัญหา

x

กระบวนการ รายงานการผลิต x

x

x

x

x

x

รายงาน ความคืบหน้า

x

ข้อเสนอ

x

x

ผลการท�ำวิจัย

x

x

รายงาน วิจัยการขาย

x

x x

x ยังมีต่อ



บทที่ 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ 

หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร

ล�ำดับ ล�ำดับ ขั้นตอน แผนที่ การ ความ เหตุ- และ ความ เปรียบ ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ความ การ เหมือน และ ความ แตกต่าง

รายงาน ด้านเทคนิค

x

x

x

x

กระบวนการ ทดสอบ

x

การฝึกอบรม

x

รายงาน การเดินทาง

x

x

รายงานปัญหา

x

x

คู่มือผู้ใช้

x

x

x

x x

x

ล�ำดับงาน

x

x

ทบทวนประจ�ำปี

x

x

x

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



เจาะจง การ ไปสู่ วิเคราะห์ ทั่วไป และ ทั่วไป ไปสู่ เจาะจง



5

WRITING FOR BUSINESS การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก รวบรวมประเด็นส�ำคัญและความคิดหลักที่จะน�ำเสนอทั้งหมด

53



54 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRITING FOR BUSINESS

ใ

นขณะที่คุณเขียนร่างครั้งแรก ให้ระลึกไว้ว่า การเริ่มต้นเขียน นั้นจ�ำเป็นกว่าการใส่รายละเอียดทุกอย่างอย่างถูกต้อง เพราะ ร่างครั้งแรกอาจเป็นเพียงโครงสร้างหยาบๆ ของประโยค ตัวสะกด ไวยากรณ์ เครื่องหมาย เพราะร่างนี้มีไว้ให้คุณอ่านเพียงคนเดียว เมื่อคุณเขียนร่างคร่าวๆ เสร็จ คุณจะได้ประโยชน์สองประการ หนึ่ง คื อ คุ ณ สามารถตั้ ง ใจจดจ่ อ กั บ ความคิ ด หลั ก ที่ คุ ณ ต้ อ งการจะรวบรวมเอาไว้ ข้อสองก็คือว่าคุณไม่มีอะไรจะเสียจากการร่างครั้งแรก คุณจะรู้สึกสบายใจ มากขึ้นในการเปลี่ยนแปลงล�ำดับของข้อมูล หรือจะทิ้งมันไปทั้งหมดก็ยังได้



บทที่ 5 : การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก 55

เริ่มต้นด้วยความผ่อนคลาย ไม่ มี ก ฎเกณฑ์ ต ายตั ว ว่ า คุ ณ จะต้ อ งเริ่ ม ต้ น เขี ย นจากจุ ด ไหนจึ ง จะ กลายเป็นส่วนเริ่มต้นของเอกสารได้ ให้วางแผนโครงร่างไว้ตรงหน้าคุณ ใช้ มั น ประกอบการตั ด สิ น ใจว่ า คุ ณ สบายใจที่ จ ะเริ่ ม เขี ย นจากจุ ด ไหน นั ก เขี ย น ผู้มีประสบการณ์หลายคนจะเก็บส่วนค�ำน�ำเอกสารไว้เขียนทีหลังสุด เพราะ มั น ง่ า ยกว่ า ที่ จ ะเริ่มต้นย่อหน้าแรกเมื่อคุณทราบข้อสรุปทุกอย่างแล้ว ตั ว อย่ า งเช่ น ให้ เ ลื อ กหั ว ข้ อ จากนั้ น ให้ เ ขี ย นย่ อ หน้ า ภายใต้ หั ว ข้ อ นั้ น เมื่ อ เขี ย นเสร็ จ ให้ เ ลื อ กหั ว ข้ อ ต่ อ ไปที่ คุ ณ รู ้ สึ ก สบายใจที่ จ ะเขี ย นและท� ำ ต่อไป หยุดพักเป็นระยะๆ เพื่อเปรียบเทียบร่างกับแผนที่คุณวางไว้

เริ่มเขียนในแต่ละส่วน การเขี ย นจดหมายส� ำ คั ญ ดู จ ะน่ า หวาดหวั่ น หากคุ ณ ไม่ รู ้ วิ ธี แ ตกหั ว ข้อใหญ่ออกเป็นส่วนย่อยๆ ให้จัดการได้ง่าย อย่างไรก็ตามงานเขียนของ คุ ณ จะพั ฒ นาขึ้ น ถ้าคุ ณมองมันเป็นชุดล� ำดับของงานย่อยๆ หลายๆ ส่วน โดยหัวข้อต่อไปนี้มักปรากฏในจดหมายธุรกิจ บันทึก และอีเมล





ประกาศแจ้งการเปลี่ยนแปลง



ข้อมูลพื้นฐาน



แผนปฏิบัติ

56 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน



วันหมดเขต



อธิบายกระบวนการ



ผลลัพธ์



ผลสรุป



ค�ำแนะน�ำ



สังเกตการณ์



ข้อเสนอเพื่อปฏิบัติ



ค�ำขอให้ปฏิบัติ



ประเมิน

โดยแผนโครงการที่เป็นทางการจะต้องมีส่วนต่างๆ ดังนี้





หน้าแสดงหัวข้อ



ตารางเนื้อหา



บทสรุปส�ำหรับผู้บริหาร



บทน�ำ



ข้อความแสดงความต้องการของผู้บริโภค

บทที่ 5 : การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก 57



กระบวนการ (หรือแผนทางด้านเทคนิค)



ประโยชน์ของแผน



ผลกระทบของแผน



การน�ำแผนไปปฏิบัติ



คุณสมบัติ



วิเคราะห์ต้นทุน (หรือการลงทุนของคุณ)



ข้อความแสดงความเห็นสอดคล้อง



ภาคผนวกท้ายเล่ม

เคล็ดลับในการเขียนข้ อ เสนอ ก่อ นที่จะเริ่มต้น ให้พยายามจัดการประชุมเพื่อวางแผนโครงการ กั บ ผู ้ รั บสาร เพื่อจะได้เรียนรู้มากขึ้นว่า บริษัทต้องการอะไร

ให้ ลู ก ค้ า เป็ น ศู น ย์ ก ลางของการเขี ย นแผนโครงการ โดยบอกให้ ผู ้ อ่ า นทราบว่ า สิ น ค้ า หรื อ บริ ก ารของคุ ณ จะตอบสนองความต้ อ งการ ของผู้บริโภคอย่างไร ไม่จ�ำเป็นต้องลงรายละเอียดทุกๆ คุณสมบัติ ของสิ น ค้ า หรื อ บริ ก าร แต่ ใ ห้ จั บ คู ่ ค วามต้ อ งการของลู ก ค้ า กั บ ข้ อ ดี ของผลิตภัณฑ์และผลกระทบกับธุรกิจของลูกค้า ยังมีต่อ



58 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

เคล็ดลับในการเขียนข้อ เสนอ

(ต่ อ )

ตอบค�ำถามว่า “ท�ำไม”

ยิ่งเขียนให้เจาะจง ย�้ำข้อมูลของคุณให้ชัดเจน วิธีการของคุณก็จะ ดู เ ป็ น จริงและน� ำ ไปปฏิบัติได้มากขึ้นเท่านั้น

ออกแบบสื่อการน�ำเสนอเพื่อให้ผู้รับสารมองเห็น ภาพ

ข้อแนะน�ำส�ำหรับการเขียนเอกสารด้านเทคนิค เมื่อคุณเขียนเอกสารทางด้านเทคนิคเพื่อให้ผู้อ่านที่ไม่มีความรู้ด้าน นี้ ก็ขอให้ใช้เวลามากขึ้นเพื่อวิเคราะห์ผู้อ่าน โดยลองถามตัวเองว่า “ผู้อ่าน เข้าใจเรื่องนี้แค่ไหน” ผู้เขียนหลายคนใช้วิธีแบ่งข้อความเป็น 2 คอลัมน์ ใน คอลัมน์หนึ่งให้เขียนข้อมูลส�ำหรับผู้อ่านที่เป็นนักเทคนิค ในอีกคอลัมน์หนึ่ง ก็ปรับข้อความให้ง่ายเข้าและกระชับข้อมูลส�ำหรับผู้อ่านทั่วไป

เคล็ดลับในการเขียนบันทึ ก ทางธุ ร กิ จ

ครอบคลุมเพียงหัวข้อเดียวต่อหนึ่งบันทึก



เขียนหัวข้ออย่างเจาะจง ยังมีต่อ



บทที่ 5 : การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก 59

เคล็ดลับในการเขียนบันทึกทางธุ ร กิ จ

(ต่ อ )

ให้ ใช้ หั ว ข้ อ ที่ ชั ด เจนและเจาะจงเพื่ อ เน้ น วั น สิ้ น สุ ด และการลงมื อ ปฏิ บัติ

จัดกลุ่มความคิดที่เกี่ยวข้องกันเป็นหัวข้อเดียวกัน



ออกแบบบันทึกเพื่อให้ผู้อ่านมองเห็น ภาพ



ให้ ใช้ข้อความที่ก่อให้เกิดการกระท�ำ

ถ้ า คุ ณ รู ้ จั ก ผู ้ อ ่ า น โทนข้ อ ความของคุ ณ ควรจะเป็ น มิ ต รขึ้ น และ ไม่ เป็ นทางการเท่าที่เขียนในจดหมายเชิงธุรกิจทั่วไป





6

WRITING FOR BUSINESS การจัดโครงสร้างย่อหน้า การเขียนย่อหน้าที่ดี เพื่อน�ำไปสู่หัวข้อและใจความที่ส�ำคัญ

61



62 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRITING FOR BUSINESS

ย่

อหน้ า เป็ น ส่ ว นประกอบส� ำ คั ญ ในการเขี ย นเอกสาร โดยย่ อ หน้าจะน� ำมาซึ่งหัวข้อ และในบางกรณี ก็เป็นตัวให้สัญญาณ ผู้อ่านว่าข้อโต้แย้งต่อไปได้เริ่มขึ้นแล้ว ด้วยวิธีนี้ย่อหน้าจะช่วยน�ำทางผู้อ่าน ทั้ ง ยั ง จะช่ ว ยให้ ผู ้ เ ขี ย นรั ก ษาความคิ ด ไว้ ใ ห้ ก ระจ่ า ง และเน้ น อยู ่ กั บ ใจความ ส�ำคัญได้

จ�ำกัดจ�ำนวนหัวข้อในแต่ละย่อหน้า การควบคุ ม หั ว ข้ อ ในย่ อ หน้ า เป็ น หั ว ใจที่ จ ะท�ำ ให้ ผู ้ อ ่ า นรู ้ สึ ก ถึ ง ความ ต่ อ เนื่ อ งและอ่ า นง่ า ย ปกติ แ ล้ ว ย่ อ หน้ า หนึ่ ง ๆ จะประกอบด้ ว ยประโยคตั้ ง แต่ 3-12 ประโยค



บทที่ 6 : การจัดโครงสร้างย่อหน้า 63

ให้ระวังจ�ำกัดจ�ำนวนหัวข้อในหนึ่งย่อหน้า เช่นการมีมากกว่า 3-4 หัวข้อในหนึ่งย่อหน้าอาจท�ำให้ผู้อ่านสับสนได้

เชื่อมโยงย่อหน้าอย่างสอดคล้อง ในขณะที่ คุ ณ ก� ำ หนดโครงสร้ า งของย่ อ หน้ า ให้ คิ ด ว่ า แต่ ล ะย่ อ หน้ า จะรวมกั น เป็ น เอกสารชิ้ น ใหญ่ ขึ้ น ได้ อ ย่ า งไร การค่ อ ยๆ เชื่ อ มโยงระหว่ า ง แต่ละย่อหน้า และระหว่างบรรทัดภายในย่อหน้า จะช่วยให้ผู้อ่านเห็นความ เชื่อมโยงระหว่างความคิดและพัฒนาการของข้อโต้แย้งได้ ลองพิจารณาประโยคที่เชื่อมโยงข้อความ (ตัวหนา) ดังต่อไปนี้ ผู ้ ที่ เ สนอให้ ข ยายจ� ำ นวนที่ นั่ ง ในภั ต ตาคาร ไม่ ป ระสบความ ส� ำ เร็ จ ในการประเมิ น ค่ า ก่ อ สร้ า ง ค่ า ใช้ จ ่ า ยในการด� ำ เนิ น การและ ภาษี หากไม่ มี ก ารประมาณการงบประมาณ การประเมิ น ข้ อ เสนอ ของพวกเขาก็ จ ะเป็ น การเสี ย เวลาเปล่ า แม้ว่าค่าใช้จ่ายในการก่อสร้างจะสมเหตุสมผลและควบคุม ได้ระหว่างการปฏิบัติการ เรายังคงต้องเผชิญกับความไม่แน่นอน ของรายได้ เ ป็ น อย่ า งมาก ไม่ มี ใ ครรู ้ ว ่ า หากเพิ่ ม จ�ำ นวนที่ นั่ ง เป็ น 2 เท่ า จะกระทบกั บ รายรั บ ต่ อ ปี แ ค่ ไ หน จะสมเหตุ ส มผลหรื อ ไม่ หาก จะสรุ ป เหมาว่ า รายรั บ จะเพิ่ ม ขึ้ น เท่ า ตั ว หรื อ เพิ่ ม ขึ้ น สั ก 75%



64 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ย่อหน้าตัวอย่าง มีหัวข้อที่แตกต่างกัน 2 รายการ คือค่าใช้จ่ายใน การขยายภัตตาคารในปัจจุบัน และอ้างถึงว่ารายรับจะเพิ่มขึ้นอย่างไรหากมี การขยายเกิดขึ้น ประโยคที่เชื่อมโยงความคิดช่วยให้ผู้อ่านสามารถเชื่อมโยง เรื่ อ งค่ า ใช้ จ ่ า ยการก่อสร้างและรายรับอย่างราบรื่น ในระหว่ า งประโยค ค� ำ พู ด หรื อ วลี อ าจท� ำ ให้ เ กิ ด ความเชื่ อ มโยงเช่ น เดียวกับประโยคก่อนหน้านี้ ให้ลองดูตัวอย่างการเชื่อมโยง (ตัวหนา) ดังนี้ ผู ้ จั ด การฝ่า ยคลังสินค้าจั ดการดูแลสต๊อกสินค้า ที่ผลิตเรี ยบร้อย แล้ ว อย่ า งเข้ ม งวด ผลก็ คื อ ต้ น ทุ น ค่ า ใช้ จ ่ า ยลดลง 8% ในกรณี นี้ ค� ำ ว่ า “ผลก็ คื อ ” ช่ ว ยให้ เ กิ ด การเชื่ อ มโยงระหว่ า ง 2 ประโยคอย่างไม่เป็นทางการและเป็นธรรมชาติ ค�ำเชื่อมโยงที่เป็นประโยชน์ ที่ คุ ณ สามารถน� ำ ไปใช้ ไ ด้ ได้ แ ก่ ผลก็ คื อ , เพิ่ ม เติ ม จากนี้ , อนึ่ ง , ในขณะที่ , ยกตั ว อย่ า งเช่ น , ท้ า ยสุ ด นี้ , ในอี ก ด้ า นหนึ่ ง , นอกจากนี้ , และ แม้กระนั้น ก็ตาม



บทที่ 6 : การจัดโครงสร้างย่อหน้า 65

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายธุ ร กิ จ

เริ่มจากบันทึกส่วนตัว

ให้พยายามดึงดูดความสนใจของผู้อ่านด้วยข้อความหลัก ในประโยคแรก

ให้ประโยคมีความยาวประมาณ 20 ค�ำหรือน้อยกว่านั้น

เว้ น วรรคเพื่อให้ผู้อ่านกวาดสายตาได้ง่าย จ� ำกัดให้ย่อหน้าหนึ่ง มี ป ระมาณ 5-6 บรรทัด

ใช้ประโยคเชิงรุก

ปรับโทนเสียงให้เป็นด้านบวก เช่น ใช้ค�ำว่า “การลงทุนของคุ ณ ” แทนที่ จะใช้ค� ำ ว่า “ค่า ใช้จ่าย หรือรายจ่าย”

จัดรูปแบบจดหมายธุรกิจเพื่อให้อ่านได้ง่าย

ตอนใกล้จบข้อความให้สรุปหัวข้อส�ำคัญ หรือชี้แนะขั้นตอนต่อไปให้ ผู ้ อ ่ า น อย่ า พู ด ถึ ง เอกสารที่ แ นบมาด้ ว ยตั้ ง แต่ ป ระโยคแรกๆ หากคุ ณ มี เอกสารแนบมากับจดหมาย ก็ให้อ้างถึงภายหลังในเนื้อหาจะดีกว่า

หลีกเลี่ยงรูปแบบที่เป็นทางการจนเกินไป

หากคิ ด ว่ า เหมาะสม ให้ เ พิ่ ม ข้ อ ความสั้ น ๆ ที่ แ สดงความเป็ น มิ ต ร หรือไมตรีจิตในตอนจบจดหมาย





7

WRITING FOR BUSINESS ปรับปรุงแก้ ไขเนื้อหา วิธีการปรับปรุงเนื้อหา โครงสร้าง ตรรกะ และข้อความ เพื่อให้งานเขียนมีประสิทธิผล

67



68 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRITING FOR BUSINESS “ข้าพเจ้าได้เขียนใหม่- ก็หลายครั้ง-ทุกๆ ค�ำที่ข้าพเจ้า ได้เขียนนั้นดินสอของข้าพเจ้ายาวกว่า ยางลบที่ปลายของมันเสมอ”

วลาดิเมียร์ นาโบคอฟ (Vladimir Nabokov)

เ

ป้ า หมายในการเขี ย นร่ า งครั้ ง แรกก็ คื อ เพื่ อ แสดงถึ ง ความคิ ด หลั ก ๆ ในแบบที่ เ ป็ น เหตุ เ ป็ น ผล เมื่ อ คุ ณ ร่ า งเสร็ จ งานต่ อ ไปก็ คื อ ปรั บ ปรุ ง แก้ ไ ขเนื้ อ หา หากการปรั บ ปรุ ง ครั้ ง แรกผ่ า น คุ ณ ก็ จ ะแก้ ไ ข ขั้นสุดท้ายด้านโครงสร้าง ตรรกะ และข้อความในงานเขียนของคุณ

ควบคุมข้อความให้ตรงประเด็น ผู้เขียนหลายคนสูญเสียการควบคุมประเด็นเพราะพวกเขาไม่มีความ ชั ด เจนกั บ เรื่ อ งที่ อ ยากจะบอก หากคุ ณ เองก็ ยั ง สั บ สนไม่ แ น่ ใ จ แล้ ว จะให้ ผู ้ อ ่ า นมาเข้ า ใจงานของคุ ณ ได้ อ ย่ า งไร ความผิ ด พลาดที่ พ บบ่ อ ยอี ก ประการ



บทที่ 7 : ปรับปรุงแก้ ไขเนื้อหา 69

หนึ่ ง ของนั ก เขี ย นก็ คื อ ไปให้ ค วามส� ำ คั ญ กั บ เป้ า หมายของตั ว เองโดยที่ ไ ม่ สนใจความต้องการของผู้อ่าน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว ให้ลองทบทวน ร่างแรกๆ ของคุณ และให้ถามตัวเองด้วยค�ำถามดังนี้

เราได้ระบุข้อความหลักของเราอย่างชัดเจนหรือไม่ ?

เราได้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่ผู้อ่านจะต้องเข้าใจ และควรจะต้องท�ำ ไว้แ ล้วหรือยัง ? หากค�ำตอบทั้งหมดคือไม่ ให้ลองกลับไปดูวัตถุประสงค์ ผู้อ่าน และ หัวข้อหลักที่เคยตั้งไว้ ลองแก้ไขงานเขียนเพื่อระบุถึงความต้องการของผู้อ่าน และเน้นข้อความหลักของคุณให้ชัดเจนขึ้น

ทบทวนเพื่อความชัดเจน เมื่ อ คุ ณ อ่ า นร่ า งชุ ด แรกแล้ ว ให้ พิ จ ารณาว่ า วั ต ถุ ป ระสงค์ ข องคุ ณ สามารถมองเห็ น และเข้ า ใจได้ ง ่ า ยหรื อ เปล่ า ตรวจดู ค วามแม่ น ย� ำ และขอบ ข่ายของเนื้อหา เมื่อคุณตรวจแก้เพื่อความชัดเจนแล้ว ก็ให้ลองถามตัวเองดังนี้





ข้อมูลของเราถูกต้องหรือเปล่า ?



ข้อมูลของเราครบถ้วนไหม ?

70 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

เราได้เน้นจุดที่ต้องการให้เกิดการกระท�ำ และระยะเวลา สิ้นสุดให้ผู้อ่านเห็นได้ชัดเจนหรือเปล่า ?

เราได้ใส่หัวเรื่องถัดไปแล้วหรือยัง ?

ล�ำดับข้อความส�ำคัญอย่างมีกลยุทธ์ อี ก เรื่ อ งหนึ่ ง ที่ ค วรใส่ ใ จเป็ น พิ เ ศษก็ คื อ ต� ำ แหน่ ง ของข้ อ ความส� ำ คั ญ ของคุ ณ ข้ อ ความหนึ่ ง เดี ย วที่ คุ ณ อยากให้ ผู ้ อ ่ า นได้ จ ดจ� ำ โดยมากแล้ ว คุ ณ ควรวางต� ำ แหน่ ง ของประเด็ น ส� ำ คั ญ นี้ ใ นตอนต้ น ของเอกสาร เพราะหาก ข้อความส�ำคัญถูกฝังกลบปนไปกับเนื้อหาอื่น ผู้อ่านก็อาจจะอ่านลวกๆ ข้าม ไปโดยไม่ ไ ด้ สั งเกตก็เป็นได้ หากคุ ณ คาดการณ์ ว ่ า ผู ้ อ ่ า นอาจไม่ ใ ช่ ค นที่ จ ะยอมรั บ ความคิ ด ของ คุ ณ ได้ ให้ ล องวางข้ อ ความหลั ก อย่ า งมี ก ลยุ ท ธ์ ณ จุ ด ที่ มี โ อกาสดี ที่ สุ ด ที่ ข้ อ ความนั้ น จะถู ก อ่ า นหรื อ พิ จ ารณา หรื อ การสร้ า งค� ำ อธิ บ ายแวดล้ อ มก่ อ น ที่ จ ะน� ำ เสนอข้ อความหลักของคุณก็เป็นวิธีที่ดีเช่นกัน

ลองตอบค�ำถามของผู้อ่าน ด้วยการตั้งค�ำถามกับตัวเองว่า “ท�ำไม” งานเขียนของคุณไม่เพียงต้องย�้ำข้อความหลักเท่านั้น แต่ควรอธิบาย ด้วยว่าท�ำไมข้อความนั้นจึงส�ำคัญ ตัวอย่างเช่นหากข้อความหลักของคุณคือ



บทที่ 7 : ปรับปรุงแก้ ไขเนื้อหา 71

คุ ณ ต้ อ งการเวลามากขึ้ น เพื่ อ ท� ำ งานในโครงการให้ เ สร็ จ อย่ า เพิ่ ง หยุ ด เขี ย น หลังจากที่ได้อธิบายถึงจุดหมายของคุณไปแล้ว แต่ให้ตอบค�ำถามว่า “ท�ำไม” โดยพิจารณาถึงข้อคิดดังต่อไปนี้

จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่ได้รับการขยายเวลา ?



หากขยายเวลาแล้วจะส่งผลกระทบกับใครบ้างหรือเปล่า ?

การขยายเวลาจะส่ ง ผลกระทบกั บ โครงการอื่ น ที่ คุ ณ ท� ำ งาน อยู่หรือไม่ อย่างไร ?

แล้วผู้อ่านของคุณจะได้รับผลกระทบอย่างไร ?

จงอย่ า มองข้ า มค� ำ ถามว่ า “ท� ำ ไม” เพราะมั น เป็ น หั ว ใจของความ น่ า เชื่ อ ถื อ ของคุ ณ ดู ใ ห้ แ น่ ใ จว่ า งานเขี ย นของคุ ณ ได้ อ ธิ บ ายชั ด เจนว่ า ท� ำ ไม ข้ อ ความหลั ก ที่คุณต้องการสื่อจึงส� ำคัญ ด้วยศัพท์แสงที่ผู้อ่านเข้าใจได้ ตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณได้รวมประโยคหลักที่จะบอกถึงผลกระทบของ ข้ อ ความส� ำ คั ญ ที่ เ กี่ ย วกั บ ผู ้ อ ่ า นเอาไว้ แ ล้ ว ตั ว อย่ า งเช่ น แทนที่ จ ะบอกว่ า “ทางเลื อ ก A ดี ก ว่ า ทางเลื อ ก B” ก็ ใ ห้ เ ขี ย นว่ า “ทางเลื อ ก A ดี ก ว่ า ทาง เลือก B เพราะว่าทางเลือก A จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติการต่อปีลง ถึง 30%”



72 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ขั้นตอนในการแก้ ไขเนื้ อ หา





ดูให้แน่ ใจว่าข้อความของคุณมุ่งความส�ำคัญที่ผู้อ่าน



อ่านทบทวนเพื่อความชัดเจน



จัดล�ำดับข้อความอย่างมีกลยุทธ์



ให้แน่ ใจว่าคุณได้ตอบข้อความว่า “ท�ำไมเรื่องนี้จึงส�ำคัญ” แล้ว

8

WRITING FOR BUSINESS แก้ ไขอย่างมีสไตล์ ปรับงานเขียนให้โดดเด่น และมีเอกลักษณ์

73



74 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRITING FOR BUSINESS “การเขียนให้เรียบง่าย

นั้นยากเช่นเดียวกับการเขียนให้ ได้ดี”

ดับเบิลยู. ซอมเมอร์เซต มอห์ม (W. Somerset Maugham)

ใ

นขั้ น ที่ ส องของการตรวจแก้ ง านของคุ ณ ก็ คื อ การท�ำ ให้ ง าน เขี ย นโดดเด่ น โดยการจั ด วางภาพ ใช้ โ ทนเสี ย งที่ ถู ก ต้ อ ง และแม่นย�ำ งานเขียนที่มีคุณลักษณะเช่นนี้จะมีอิทธิพลกับผู้อ่านอย่างมาก

การออกแบบเพื่อให้ส่งผลต่อการอ่าน เพี ย งแค่ ข ้ อ ความที่ ชั ด เจนและต่ อ เนื่ อ งคงไม่ เ พี ย งพอที่ จ ะส่ ง ผลต่ อ ผู ้ อ ่ า น พวกเขาควรจะสามารถกวาดตามองและสั ง เกตเห็ น ความคิ ด หลั ก ใน ข้อความได้ โดยที่ไม่ต้องไปค้นหาท่ามกลางตัวอักษรหนาทึบ โดยคุณจะต้อง ออกแบบให้เอกสารนั้นอ่านง่ายและเห็นประเด็นส�ำคัญโดดเด่นขึ้นมา



บทที่ 8 : แก้ ไขอย่างมีสไตล์ 75

การออกแบบโครงสร้างเอกสารจะท�ำให้ข้อความนั้นเด่นชัดขึ้น โดย ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นการจัดวางที่จะช่วยให้งานเขียนของคุณดูดีมากขึ้น

หัวเรื่องที่เน้นข้อความส�ำคัญที่สุดที่คุณอยากแสดง



ประโยคที่มีความยาวไม่เกิน 20 ค�ำ

ย่อหน้าสั้นๆ และกลุ่มของประโยค ย่อหน้าหนึ่งควรไม่เกิน 5-6 บรรทัด

มีพื้นที่ว่างสีขาวอย่างเพียงพอ



ตัวอักษรเข้มและตัวเอียงจะท�ำให้ข้อความส�ำคัญดูเด่นขึ้น



ใส่สัญลักษณ์หรือตัวเลขหน้ารายการ



ตารางเพื่อจัดระเบียบข้อมูลที่ซับซ้อน

ข้ อ ควรระวั ง อย่ า งหนึ่ ง ก็ คื อ ให้ ร ะวั ง เมื่ อ ใช้ อี เ มลหรื อ สื่ อ อิ เ ล็ ก ทรอนิ ก ส์ อื่ น ๆ เพราะผู ้ อ ่ า นอาจไม่ มี โ ปรแกรมส� ำ หรั บ เปิ ด เอกสารในรู ป แบบดั ง กล่าว คุ ณ อาจจะใช้ แ บบฟอร์ ม “การออกแบบเพื่ อ ให้ ส ่ ง ผลต่ อ การอ่ า น” เข้าช่วยในการออกแบบเอกสารให้ได้ผลลัพธ์สูงสุด



76 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มการออกแบบเพื่อให้ส่งผลต่อการอ่าน ให้ ใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อช่วยเตือนตัวเองอย่ างรวดเร็วถึงวิ ธีการออกแบบ เอกสารให้อ่านง่าย

คุ ณ สามารถใช้ ...

เพื่อ ...

หั ว เรื่ อ ง

น�ำเข้ าสู่ย่อหน้ า ส่วนใหญ่



ช่วยให้ผู้อ่านเน้นความสนใจไปที่ประเด็นหลัก

พื้ น ที่ ด ้ า นข้ า ง

เพิ่มการเน้นย�้ำเป็นพิเศษ



ช่วยเพิ่มแรงจูงใจ

ชุ ด ตั ว อั ก ษร

ให้อ่ า นออกง่ าย



ให้เป็นรูปแบบเดียวกัน

ย่ อ หน้ า สั้ น ๆ

หลีกเลี่ยงไม่ ให้ผู้อ่ านต้อ งอ่ านมากเกิ นไป



จูงใจคนที่อ่ า นเร็วๆ

น�ำ เสนอเป็ น สองคอลัมน์

แสดงถึงข้อมูลสองชุดอย่ า งต่อเนื่อง



กระตุ้นให้อ่ านเร็วขึ้น ยังมีต่อ



บทที่ 8 : แก้ ไขอย่างมีสไตล์ 77

คุ ณ สามารถใช้ ...

เพื่อ ...

ใช้ เ ครื่ อ งหมาย

ล�ำดับรายการในประโยค

ใช้ ตั ว เลขแสดง

บอกล�ำดับข้อความ



บอกขั้นตอนกระบวนการ



ช่วยให้อ้ างอิ งรายการได้ง่ า ย



จัดการกับปริม าณข้อมูล

เว้ น พื้ น ที่ สี ข าว เว้น ระยะ

จัดกรอบความคิด



ช่วยให้อ่ านง่ าย

แสดงจ�ำนวน หน่วยเงินตรา และข้อมูล กราฟ ชาร์ ต และตาราง เทคนิค สี (ใช้ ให้เหมาะสม)

ขีดเน้นข้อความ (จ�ำกัดที่สองสี)



เพิ่มสุนทรียศาสตร์

การขี ด เส้ น ใต้ ตัวหนา ตั ว อั ก ษรที่ แ ตกต่าง ตั ว พิ ม พ์ ใหญ่ ตัวเอน

เน้นวันสิ้นสุดและรายการปฏิ บัติ

ขนาดที่ แ ตกต่างของ ตั ว อั ก ษร

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



78 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ปรับโทนของคุณเพื่อให้เหมาะสมกับผู้อ่าน โทนที่ คุณ เขี ย นก็ มี อิ ท ธิ พ ลต่ อการรับรู ้ ข องผู ้ อ่ าน ตัวอย่ างเช่ น โทน ที่เป็นกันเองอาจจะเหมาะกับผู้ร่วมงานที่คุณรู้จักดี แต่กับลูกค้าหรือผู้บังคับ บัญชา เราก็ควรหลีกเลี่ยงที่จะใช้รูปแบบดังกล่าว ระดั บ ภาษาที่ ใ ช้ นั้ น จะส่ ง ผลกระทบต่ อ ความเข้ า ใจของผู ้ อ ่ า น มี นั ก เขี ย นหลายคนเลื อ กใช้ ข ้ อ ความที่ ค ลุ ม เครื อ หรื อ ภาษาที่ ล ้ า สมั ย เพราะเขา เชื่ อ ว่ า ท�ำอย่ า งนั้นจะท�ำให้ดู ฉลาด หรือบางคนเลือกใช้ค�ำที่ยาวแทนที่จะใช้ ค�ำสั้นๆ เข้าใจง่ายด้วยเหตุผลเดียวกัน ที่ จ ริ ง ก็ ไ ม่ ใ ช่ เ รื่ อ งผิ ด หรอกหากคุ ณ อยากให้ ง านเขี ย นดู ฉ ลาด แต่ ความชั ด เจนและความเรี ย บง่ า ยไม่ โ อ้ อ วดจนเกิ น ไปนั้ น จะท� ำ ให้ คุ ณ บรรลุ วัตถุประสงค์ได้ง่ายกว่า ตัวอย่างเช่น ลองดูประโยคต่อไปนี้ เราจะมารวมตัวกันในการประชุมวางแผนล่วงหน้า ใช้เวลา ไม่ น าน เพื่ อ จะรวบรวมงานที่ ค ณะกรรมการได้ รั บ มอบหมายก่ อ นที่ เราจะด� ำ เนิ น การไปข้ า งหน้ า ต่ อ ไป

ส่วนนี่คือรูปแบบที่ตรงไปตรงมามากกว่า

เราจะประชุ ม กั น สั้ น ๆ ถึ ง วิ ธี ผ สานรวมงานด้ า นต่ า งๆ ของ คณะกรรมการ ก่อนที่กลุ่มจะด� ำ เนินการต่อไป



บทที่ 8 : แก้ ไขอย่างมีสไตล์ 79

ตรวจสอบให้สั้นกระชับ เมื่ อ ปรั บ โทนในงานเขี ย นแล้ ว โครงสร้ า งของประโยคและย่ อ หน้ า ก็ ควรจะกระชับด้วยเช่นกัน ในขณะที่คุณทบทวนความกระชับให้ลองตอบค�ำถามต่อไปนี้ เราจ� ำ กั ด ย่ อ หน้ า ของเรา ให้ ป ระกอบด้ ว ยประโยคเพี ย ง 6 ประโยคหรือเปล่า ?

เราได้จ�ำกัดให้หนึ่งย่อหน้ามีเพียงหนึ่งประเด็นหรือไม่ ?



เราได้จ�ำกัดให้ประโยคหนึ่งมีไม่เกิน 15-20 ค�ำใช่ไหม ?



เราได้พยายามลดค�ำที่ไม่จ�ำเป็นเท่าที่จะท�ำได้หรือเปล่า ?

ให้ใช้ประโยคเชิงรุก เมื่ อ ประธานเป็ น ผู ้ ก ระท� ำ ประโยคนี้ จ ะเป็ น เชิ ง รุ ก (active) แต่ เมื่ อ ประธานเป็ น ผู ้ ถู ก กระท� ำ ประโยคนี้ จ ะเป็ น เชิ ง รั บ (passive) โดย ประโยคเชิงรุกนั้นจะมีอ�ำนาจมากกว่า ให้คุณลองดูตัวอย่างประโยคต่อไปนี้ ประโยคเชิงรุก เราส่งจดหมายไปให้ลูกค้า ประโยคเชิงรับ จดหมายถึงลูกค้าถูกส่งจากเรา



80 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

จากตั ว อย่ า งนี้ ข้ อ ความเชิ ง รุ ก จะให้ ผ ลมากกว่ า ให้ สั ง เกตเช่ น กั น ว่ า ประโยคเชิ ง รุ ก นั้ น มี จ� ำ นวนค� ำ น้ อ ยกว่ า ประโยคเชิ ง รั บ แม้ ว ่ า ทั้ ง สองต่ า ง ก็ มี ค วามหมายเช่ น เดี ย วกั น แต่ ข ้ อ ความเชิ ง รุ ก ดู จ ะไม่ เ ป็ น ทางการและไม่ อื ด อาดยื ด ยาดเท่า ประโยคเชิ ง รั บ ก็ ใ ช่ ว ่ า จะไม่ ดี เ สมอไป บางครั้ ง ก็ เ หมาะกว่ า ที่ จ ะใช้ ประโยคเช่ น นี้ กั บ งานเขี ย นทางเทคนิ ค แต่ เ มื่ อ ไรก็ ต ามที่ คุ ณ อยากได้ ง าน เขี ย นที่ มี พ ลั ง และมี ผ ลรุ ก เร้ า สร้ า งความกระฉั บ กระเฉง ก็ ใ ห้ เ ขี ย นประโยค เหล่านี้ในเชิงรุกจะดีกว่า

ตรวจแก้ไขเพื่อความถูกต้อง เอกสารที่ ถู ก ต้ อ งนั้ น ประกอบด้ ว ยรู ป ประโยค ค� ำ เครื่ อ งหมาย วรรคตอน ตั ว สะกดที่ ถู ก ต้ อ ง ส� ำ หรั บ ค� ำ และตั ว สะกดนั้ น แม้ ว ่ า โปรแกรม เวิ ร ์ ด โปรเซสเซอร์ อ าจช่ ว ยแก้ ไ ขได้ ก็ จ ริ ง อยู ่ แต่ ก็ อ ย่ า เชื่ อ ถื อ มั น มากเกิ น ไป เพราะมันไม่สามารถตรวจจับข้อผิดพลาดบางประการได้ วิธีหนึ่งที่เหมาะสม เพื่อตรวจหาข้อผิดพลาดก็คือ หาเพื่อนร่วมงานที่มีความสามารถพอมาช่วย ตรวจร่างเอกสารส�ำคัญ เพราะแม้แต่นักเขียนที่เก่งๆ ก็ยังต้องพึ่งผู้ช่วยตรวจ แก้ ไ ขงานเขี ย นเช่นเดียวกัน



บทที่ 8 : แก้ ไขอย่างมีสไตล์ 81

ขั้นตอนการตรวจแก้ ไขอย่ า งมี ส ไตล์

ออกแบบเพื่อให้ส่งผลต่อการอ่ า น



ปรั บ โทนให้เข้า กับผู ้อ่ าน

ตรวจสอบความกระชับ เน้นข้อความของคุณอย่ างกระชับ แต่ มีใ จความสมบูรณ์

ใช้ ป ระโยคเชิงรุก

ตรวจแก้ ไขเพื่อความถูกต้องเรียบร้อย อ่านตรวจทานอย่างรอบคอบ เพื่อให้แน่ใจว่าค�ำศัพท์ รูปประโยค เครื่องหมายวรรคตอน และตัว สะกดจะไม่ท�ำให้คุณต้องขายหน้ า

แบบฟอร์ม “รายการตรวจสอบงานเขียน” ต่อไปนี้ จะเป็นประโยชน์ ในการแก้ไขงานของคุณ



82 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มรายการตรวจสอบงานเขียน ค�ำถามต่อไปนี้จะช่วยสะท้อนสิ่งที่อาจถูกมองข้ามในการแก้ ไขงานเขียน ของคุณ โดยก่อนจะส่งงานออกไป ให้ลองตรวจสอบหัวข้อดังนี้เสียก่อน

เนื้อหา วัตถุประสงค์ ระบุชัดเจน ? เจาะจงพิเศษเพื่อการกระท�ำ หรือเพื่อสื่อสารข้อมูล ? ถูกต้องสมบูรณ์ ?

มีปริมาณเหมาะสม ?

ใจความหลัก

ส่วนบน ?

จัดวางอย่างมีกลยุทธ์ ?

การจัดโครงสร้าง

การจัดความคิดสอดคล้อง ?

ข้อมูล

ล�ำดับ

การออกแบบ รูปแบบ

มีหัวข้อ เส้นข้าง และรายการ ? มีการเน้นข้อความแสดงวันสิ้นสุด และรายการปฏิบัติ ? ใช้พื้นที่ว่างจัดกรอบความคิด ?

การน�ำเสนอ จะมีประสิทธิผลกว่าไหมหากใช้ตาราง กราฟ หรือชาร์ต ? ยังมีต่อ 

บทที่ 8 : แก้ ไขอย่างมีสไตล์ 83

โครงสร้าง ย่อหน้า

เริ่มด้วยหัวข้อหลัก ? เชื่อมโยงในและระหว่างประโยค ? เน้นกับหัวข้อเดียว ? จ�ำกัดที่ 5-6 บรรทัด ?

ประโยค

ความสั้นยาวหลากหลายตามโครงสร้าง ? จ�ำกัดที่ 15 ค�ำถึง 20 ค�ำ ?

โทน/สไตล์ ค�ำ สไตล์



เรียบง่าย เจาะจง หรือตรงไปตรงมา ? ผู้อ่านคุ้นเคยกับศัพท์ที่ใช้ ? ไม่มีภาษาเสแสร้ง น่าอึดอัด ล้าสมัย ? ออกแบบหัวเรื่องให้มีผลกระทบกับผู้อ่าน ? อธิบายค�ำย่อ ? มีความเป็นส่วนตัว โดดเด่น ตรงไปตรงมา ? ประโยคเชิงรุก ? เหมาะสมกับผู้อ่าน ? ใช้วิธีเชิงบวก ? ยังมีต่อ



84 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

อ่านตรวจทาน ค�ำศัพท์ ประโยค ตัวสะกด เครื่องหมายวรรคตอน ถูกต้อง ?

แก้ ไขการพิมพ์ผิด ?



ควรมีใครมาร่วมตรวจทานด้วยไหม ?



หากส่งเมลซ�้ำมีการขีดเส้นเน้นข้อมูลใหม่หรือไม่ ?

อื่นๆ : ให้เขียนสิ่งที่คุณตรวจพบ “จุดที่เป็นปัญหา” ในการแก้ ไขงานเขียน

ของตัวเอง เพื่อตรวจสอบและป้องกันความผิดพลาดในอนาคต

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



9

WRITING FOR BUSINESS การเขียนอีเมล วิธีการเขียนอีเมลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด

85



86 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

WRITING FOR BUSINESS

เ

พราะอี เ มลนั้ น ส่ ง ง่ า ยมากจนบางที มั น ดู ไ ม่ เ หมื อ นงานเขี ย น แต่ อ ย่ า งใด ถึ ง อย่ า งไรก็ ต ามคุ ณ ก็ ค วรจะให้ ค วามสนใจต่ อ การเขี ย นอี เ มลไปถึ ง ผู ้ รั บ เช่ น เดี ย วกั บ การเขี ย นจดหมายธุ ร กิ จ การเขี ย น บั น ทึ ก และรายงาน ณ ที่ นี้ เ ราจะพิ จ ารณาถึ ง ปั ญ หาที่ พ บบ่ อ ย และสิ่ ง ที่ คุ ณ จะท�ำได้เพื่อช่วยให้การเขียนอีเมลมีประสิทธิผลมากขึ้น

ปัญหาที่พบบ่อย อี เ มลกลายเป็ น วิ ธี ก ารสื่ อ สารหลั ก ในหลายๆ บริ ษั ท ก็ เ พราะความ รวดเร็ว ใช้ง่ายและประหยัด โชคไม่ดีที่ความรวดเร็วและการใช้งานง่ายของ อี เ มลอาจก่ อ ให้ เ กิ ด ปั ญ หากั บ ผู ้ เ ขี ย นจดหมายทางธุ ร กิ จ หรื อ ก่ อ ปั ญ หาให้ กับบริษัท ยกตัวอย่างเช่น



บทที่ 9 : การเขียนอีเมล 87



พนักงานมักใช้อีเมลส่งและรับข้อความที่ไม่จ�ำเป็นกับงาน

ผู ้ เ ขี ย นบางคนส่ ง ข้ อ ความด้ ว ยอารมณ์ หรื อ มี ข ้ อ ความที่ ไ ม่ เหมาะสมกับงานเขียนเชิงธุรกิจ ข้อความอาจถูกส่งผิดเป็นครั้งคราว หรืออาจถูกส่งต่อไปยัง ผู้รับอื่นโดยที่ไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งบางทีก็ก่อให้เกิดผลทางลบตาม มา อีเมลบางฉบับถูกอ่านอย่างรวดเร็ว จนผู้อ่านพลาดข้อความ ส�ำคัญในนั้นไป คุ ณ สามารถหลี ก เลี่ ย งปั ญ หาเหล่ า นี้ ไ ด้ ห ากใช้ ห ลั ก การในการเขี ย น อีเมล ดังต่อไปนี้

เริ่มจากหัวข้ออีเมล หั ว ข้ อ ของอี เ มลเป็ น หั ว ข้ อ ของเนื้ อ หาที่ คุ ณ จะส่ ง เป็ น ประโยคที่ ช ่ ว ย ดึ ง ความสนใจและการมี ส ่ ว นร่ ว มของผู ้ อ ่ า น ให้ ล องใช้ เ วลาเขี ย นหั ว ข้ อ โดย ยึดหลัก 4 ประการ ดังนี้ ใส่ ข ้ อ ความส� ำ คั ญ ในหั ว ข้ อ อี เ มล (เช่ น การประชุ ม ฝ่ า ยขาย ปรับก�ำหนดการใหม่เป็นบ่าย 3 โมง วันศุกร์) ให้ ร วมถึ ง แนวทางปฏิ บั ติ หรื อ ปฏิ กิ ริ ย าตอบกลั บ ที่ คุ ณ ต้ อ ง การ (อยากให้มีการส่งค�ำติชม ภายใน 4 โมงเย็นวันนี้)



88 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

หั ว ข้ อ อี เ มลควรเจาะจง แต่ ไ ม่ ย าวเกิ น ไป (กิ น ข้ า วเที่ ย งกั น พรุ่งนี้ ?) ยอมให้ผู้อ่านเก็บเอกสารหรือเรียกดูข้อความของคุณอย่าง สะดวก หากหัวข้ออีเมลของคุณดูคลุมเครือหรือดูธรรมดาเกินไป ผู้อ่านอาจ ข้ า มข้ อ ความของคุ ณ ยิ่ ง หากไม่ มี หั ว ข้ อ ผู ้ อ ่ า นอาจลบอี เ มลทิ้ ง ให้ จ� ำ ไว้ ว ่ า คนที่ ง านยุ ่ ง ๆ มั ก จะได้ รั บ อี เ มลเฉลี่ ย 50-100 ฉบั บ ต่ อ วั น เพื่ อ ให้ แ น่ ใ จ ว่ า เมลของคุ ณ ได้ถูกเปิดและถูกอ่าน คุณก็ควรเขียนเมลให้โดดเด่นเอาไว้

พยายามให้มีเพียงหนึ่งหัวข้อต่ออีเมลหนึ่งฉบับ ให้ คิ ด ว่ า อี เ มลแต่ ล ะฉบั บ เป็ น ชุ ด ของข้ อ มู ล ที่ เ กี่ ย วข้ อ งเชื่ อ มโยงกั น เพื่อสื่อถึงความคิดเห็นหรือรายงานข่าวและอื่นๆ

?

ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? กรณีศึกษา : จุดบอดในอีเมล

เพื่ อ นร่ ว มงานของซิ น ดี้ มั ก สนั บ สนุ น งานของเธอ แต่ ใ นระยะ หลังนี้พวกเขาไม่ค่อยท�ำตามที่เธอขอร้อง เธอก็ไม่ค่อยเข้าใจเหมือนกัน ว่าท�ำไม เมื่อสองสัปดาห์ก่อน ซินดี้ได้อีเมลข้อสรุปการประชุมให้กับ ยังมีต่อ



?

บทที่ 9 : การเขียนอีเมล 89

ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? (ต่อ) ที ม เธอได้ แ นบบั น ทึ ก ก�ำ หนดนั ด หมายประชุ ม อี ก ครั้ ง ช่ ว งเช้ า วั น ศุ ก ร์ แต่เมื่อถึงวันนั้น กลับมีผู้เข้าร่วมประชุมเพียง 2 คน อีกสัปดาห์ต่อ มา ซินดี้ส่งอีเมลถึงทุกคนอีกครั้งหนึ่ง คราวนี้เกี่ยวกับรายงานประจ�ำ เดือน ในอีเมลเธอแจ้งว่าจะมีผู้บริหารมาเข้าเยี่ยมฟังการประชุมของ พนักงานด้วย แต่สมาชิกในทีมกลับดูตกใจเมื่อเห็นรองประธานบริษัท ได้มาเข้าร่วมประชุมด้วยในการประชุมครั้งถัดมา นี่แปลว่าเพื่อนร่วม งานของซินดี้ไม่สนใจเธอ หรือว่าซินดี้ไม่สามารถสื่อสารกับพวกเขาได้ กันแน่ ?

ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? คุณสามารถหาค�ำตอบได้ ใน หั ว ข้ อ “สิ่ งที่คุณสามารถท� ำได้” โดยเพื่ อ ให้ มี ค วามเชื่ อ มโยงกั น อี เ มลของคุ ณ ควรมี ข ้ อ ความส� ำ คั ญ เพียงข้อความเดียว วิธีนี้มีประโยชน์อย่างน้อยสองด้านคือ

ผู้รับสามารถวิเคราะห์และตอบกลับข้อความนั้นๆ ได้ง่ายขึ้น

ผู้รับอาจส่งต่อข้อความโดยที่ไม่ต้องพ่วงข้อความที่ไม่เหมาะ กับผู้อ่านที่จะรับคนต่อไป



90 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

ท�ำให้วัตถุประสงค์ของข้อความมีความชัดเจน น� ำ เสนอวั ต ถุ ป ระสงค์ ไ ปสู ่ ผู ้ อ ่ า นทั น ที ใ นหั ว ข้ อ เรื่ อ งและตอนเริ่ ม ต้ น ข้ อ ความ ให้ ผู ้ อ ่ า นทราบว่ า อี เ มลนั้ น มี ขึ้ น เพื่ อ เรี ย กร้ อ งให้ เ กิ ด การกระท� ำ ขอข้อมูลเพิ่ม ร่วมแชร์ข้อมูลหรือเป็นการให้ค�ำแนะน�ำ

เขียนอีเมลให้กระชับ และใช้การแนบเอกสารเพิ่มเติม อี เ มลยาวๆ ท� ำ ให้ ผู ้ อ ่ า นต้ อ งคอยร� ำ คาญเลื่ อ นหน้ า จอคอมพิ ว เตอร์ เพื่ อ ที่ จ ะอ่ า น ดั ง นั้ น เพื่ อ ช่ ว ยให้ อี เ มลสั้ น ลง หากคุ ณ มี ข ้ อ ความยาวๆ ก็ ให้ ส ่ ง ในรู ป แบบเอกสารแนบ แทนที่ จ ะเขี ย นเป็ น เนื้ อ หาในอี เ มลทั้ ง หมด ให้ ใ ช้ ข ้ อ ความในอี เ มลเป็ น ตั ว บอกผู ้ อ ่ า นว่ า เอกสารที่ แ นบมาคื อ อะไร และ อยากให้ผู้อ่านท�ำอะไรกับมัน อย่างเช่นตัวอย่างต่อไปนี้ สวั ส ดี ค รั บ ชาร์ ลี น ผมแนบร่ า งรายงานการส� ำ รวจข้ อ มู ล ลู ก ค้ า มาให้ น ะ ครับ ช่วยทบทวนและส่งกลับพร้อมข้อแนะน�ำภายในวันพฤหัส นี้ ด ้ ว ย



ขอบคุ ณ ครั บ โฮเวิ ร ์ ด

บทที่ 9 : การเขียนอีเมล 91

ตระหนักว่าผู้อ่านเป็นใคร เมื่ อ คุ ณ เขี ย นอี เ มลถึ ง ผู ้ ร ่ ว มงานหรื อ เพื่ อ นๆ คุ ณ สามารถใช้ ค� ำ พู ด อย่างไม่เป็นทางการอย่างไรก็ได้ แต่เมื่อคุณเขียนถึงผู้บังคับบัญชาหรือลูกค้า คุ ณ ก็ ค วรท� ำ ให้อีเ มลของคุณเป็นบันทึ ก ที่ มีความกระชับ และเป็นมื ออาชีพ ให้ปรับโทนเสียงของคุณและภาษาที่ใช้ให้เหมาะสม

คงรูปแบบอีเมลให้เรียบง่าย ด้ ว ยข้ อ จ� ำ กั ด ของอี เ มล คุ ณ คงไม่ ส ามารถควบคุ ม ได้ ว ่ า ข้ อ ความ ของคุ ณ จะปรากฏบนจอของผู ้ รั บ ในลั ก ษณะใด ดั ง นั้ น อย่ า หวั ง ว่ า รู ป แบบที่ วิ จิ ต รพิ ส ดารจะยั ง คงอยู ่ เ หมื อนเดิม เมื่ อผ่า นกระบวนการส่ ง ออกไป ส� ำ หรับ หั ว ข้ อ หรื อ สิ่ ง ที่ ต ้ อ งการเน้ น ก็ ใ ห้ ใ ช้ ตั ว พิ ม พ์ ใ หญ่ ทุ ก ตั ว อั ก ษร (แต่ ถึ ง อย่ า ง นั้ น ก็ ห ้ า มใช้ ตั ว พิ ม พ์ ใ หญ่ กั บ ข้ อ ความทั้ ง หมด เพราะจะท� ำ ให้ ผู ้ อ ่ า นรู ้ สึ ก เหมือนคุณก�ำลังตะโกนใส่) ให้ออกแบบการจัดวาง ท�ำให้ผู้อ่านกวาดสายตา ได้ อ ย่ า งรวดเร็ ว เพราะมั น คงเป็ น การยากส� ำ หรั บ พวกเขาหากต้ อ งอ่ า นตั ว อักษรมากมายติดๆ กัน

อ่านทบทวนนโยบายการรับ-ส่งอีเมลของบริษัท แม้ ว ่ า การใช้ อี เ มลจะสะดวกอย่ า งมากในการท� ำ ธุ ร กิ จ แต่ อี เ มลก็ ท� ำ ให้ บ ริ ษั ท เพิ่ ม ความเสี่ ย งต่ อ การถู ก ฟ้ อ งร้ อ งทางกฎหมายในแง่ ข องการ คุ ก คามและการหมิ่นประมาทได้ ดังนั้ นหลายๆ บริษั ทจึงมีนโยบายก�ำ หนด กรอบการใช้ ง านอี เ มลในที่ ท� ำ งานอย่ า งชั ด เจน ให้ ล องตรวจสอบดู ว ่ า บริ ษั ท ของคุณมีนโยบายท�ำนองนี้บ้างไหม 

92 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

รู้ว่าเมื่อไรไม่สมควรใช้อีเมล การใช้ อี เ มลอาจเป็ น ทางเลื อ กรู ป แบบการสื่ อ สารที่ เ ป็ น ที่ ต ้ อ งการ ในหลายๆ บริ ษั ท แต่ มั น คงไม่ ใ ช่ วิ ธี ก ารที่ มี ป ระสิ ท ธิ ภ าพที่ สุ ด หรื อ เหมาะ สมที่ สุ ด เสมอไป นอกจากการท� ำ ตามนโยบายด้ า นการใช้ อี เ มลของบริ ษั ท แล้ว ให้ลองพิจารณาตามค�ำแนะน�ำต่อไปนี้ หลี ก เลี่ ย งการส่ ง ข้ อ ความส่ ว นตั ว ทางอี เ มลของบริ ษั ท หาก มี เ รื่ อ งส่ ว นตั ว หรื อ ต้ อ งการแลกเปลี่ ย นข้ อ มู ล ที่ เ ป็ น ความลั บ ก็ ค วรใช้ โ ทรศั พ ท์ หรื อ พบปะเป็ น การส่ ว นตั ว กั บ บุ ค คลนั้ น ไปเลย

จั ด ให้ มี ก ารประชุ ม แบบตั ว ต่ อ ตั ว เมื่ อ การส่ ง อี เ มลไม่ ไ ด้ ผ ล เช่ น คุ ณ คอยแต่ จ ะส่ ง อี เ มลกลั บ ไปกลั บ มาระหว่ า งกั น กั บ ผู ้ รั บ โดยที่ ไ ม่ เ กิ ด ผลใดๆ ให้ ล องยกหู โ ทรศั พ ท์ และนั ด พบ กั บ คู ่ ส นทนากั น ตั ว ต่ อ ตั ว จะดี ก ว่ า ข้ อ แนะน� ำ ก็ คื อ ให้ จ� ำ กั ด การแลกเปลี่ยนอีเมลไปกลับไม่เกิน 4 เที่ยว ให้ลบอีเมลขยะ อย่าส่งต่อ

จงระมัดระวังเป็นพิเศษในการแสดงอารมณ์ผ่านทางอีเมล อารมณ์ ขั น อาจถู ก ตี ค วามผิ ด พลาด ค� ำ วิ จ ารณ์ อ าจถู ก แปลความผิ ด และอารมณ์ โกรธอาจยิ่ ง ลุ กลามไปใหญ่ หากไม่แน่ใจว่า จุดมุ่งหมายของอีเมลของคุณจะ ได้ รั บ การเข้ าใจอย่างถูกต้อง ก็จงอย่าส่งอีเมลนั้น การเจอกันตัวต่อตัวหรือ โทรคุยกันทางโทรศัพท์อาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า 

บทที่ 9 : การเขียนอีเมล 93

เคล็ดลับในการเขียนข้อความทางอี เ มล ให้วางข้อความส� ำคัญไว้ ในช่องหัวข้อเรื่อง เพื่อให้แน่ ใจว่าคนอ่าน จะไม่ ลบอีเมลของคุณทิ้ง พยายามให้อีเมลไม่ยาวจนเกินไป ควรพยายามจัดข้อความที่เป็น เนื้ อหาหลักทั้งหมดให้อยู่ ในหน้าจอแรก

อี เ มลหนึ่งฉบับควรมีหัวข้อหลักเพียงหัวข้อเดียว



ตรวจสอบแก้ ไขตัวสะกดก่อนส่งข้อความออกไป

จงอย่ า ส่ ง อี เ มลออกไปเวลาคุ ณ รู ้ สึ ก โกรธ บททดสอบที่ ดี ก็ คื อ ให้ ลองถามตั ว เองว่ า เราจะกล้ า พู ด ประโยคเดี ย วกั น นี้ ต ่ อ หน้ า ผู ้ รั บ ตรงๆ หรือไม่ ถ้าไม่ก็จงอย่าส่งอีเมลออกไป เวลาส่งต่อข้อความให้ตรวจหัวข้อเดิมด้วยว่า คนอ่านคนใหม่จะเข้า ใจหั ว ข้อนี้หรือไม่ ถ้าไม่ก็ให้ทบทวนแก้ ไขหากจ�ำ เป็น

ใช้ ค�ำ ลงท้ายอีเมลอย่างเหมาะสม

พิมพ์อีเมลแอดเดรสของผู้รับทีหลังสุด ก่อนคลิกที่ปุ่มส่งอีเมล เพื่อ หลี ก เลี่ ย งโอกาสที่ คุ ณ จะเผลอส่ ง ข้ อ ความที่ ยั ง ไม่ ส มบู ร ณ์ หรื อ ส่ ง ไปถึง ผู้รับผิดคน



ให้ ส ่ ง อีเมลถึงเฉพาะคนที่สมควรจะได้รับเท่านั้น

94 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

?

สิ่งที่คุณสามารถท�ำได้ คุณยังจ�ำปัญหายุ่งยากของซินดี้ได้ ใช่ ไหม ?

นี่คือสิ่งที่ผู้ฝึกสอนแนะน�ำ : เน้นข้อความที่ต้องการสื่อ

ซินดี้อาจไม่สามารถเชื่อมโยงกับทีมงานของเธอได้ เพราะเธอ พยายามใส่ข้อมูลมากเกินไปในอีเมลหนึ่งฉบับ ตามกฎของเราที่ว่าไม่ ควรมี ม ากกว่ า หนึ่ ง หั ว ข้ อ หากอี เ มลนั้ น ครอบคลุ ม หลายๆ หั ว ข้ อ ใน ฉบับเดียวแถมยังยาวอีกต่างหาก ผู้อ่านอาจหลงประเด็น และไม่ยอม อ่ า นอี เ มลจนจบ ซิ น ดี้ ค วรแจ้ ง วั ต ถุ ป ระสงค์ ข องการส่ ง อี เ มลครั้ ง นี้ ให้ ชั ด เจน โดยแสดงทั้ ง ในหั ว ข้ อ อี เ มลและในตอนต้ น ของข้ อ ความ ถ้าเธออยากให้ทีมงานเข้าร่วมประชุม ซินดี้ก็ควรท� ำให้ผู้อ่านสนใจใน ทันทีให้ ได้ เธอควรท�ำให้อีเมลมีความกระชับ เพราะขนาดข้อความที่ กะทั ด รั ด มักดึงดูดความสนใจของทุกคนได้ดีกว่า



WRITING

FOR

BUSINESS

ส่ ว น ที่

2

เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับ การเขียนเชิงธุรกิจ

POCKET MENTOR 



10

WRITING FOR BUSINESS เครื่องมือส�ำหรับ การเขียนเชิงธุรกิจ ตารางเชิงปฏิบัติการที่จะช่วยคุณในการเขียนเชิงธุรกิจ ได้อย่างมีประสิทธิผล



98 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มสรุปหลักเกณฑ์ ในการเขียน ก่อนเริ่มลงมือเขียนกรุณาตอบค�ำถามต่อไปนี้

วัตถุประสงค์ ท�ำไมเราจึงเขียนเอกสารชิ้นนี้ ? เราอยากให้ผู้อ่านท�ำอะไรต่อไป ?

ผู้อ่าน ใครคือผู้อ่านของเรากันแน่ มีมากกว่าหนึ่งรายหรือไม่ ? ผู้อ่านมีบทบาทอย่างไร เป็นผู้ตัดสินใจโดยตรง ผู้ที่มีอิทธิพล ผู้ปฏิบัติการ หรืออื่นๆ ? ผู้อ่านทราบอะไรบ้างเกี่ยวกับหัวข้อที่เรากล่าวถึง ? คิดว่าผู้อ่านมีปฏิกิริยาอย่างไรกับข้อความหลักของเรา ยอมรับ เฉยๆ หรือต่อต้าน ? ยังมีต่อ



บทที่ 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 99

ผู้อ่าน (ต่อ) เราเตรียมเนื้อหาอะไรในงานเขียนให้กับผู้อ่านบ้าง ? ท�ำไมเขาจะต้อง อ่านหรือเห็นด้วยกับเรา ? ผู้อ่านจะน�ำเอกสารนี้ไปใช้ ได้อย่างไร ? คนอื่นๆ ควรได้รับเอกสารนี้ด้วยหรือไม่ ?

เนื้อหาหลัก หากผู้อ่านจะลืมทุกอย่างที่ได้อ่านจนหมด อย่างน้อยอะไรคือข้อความหลัก ที่เขาควรจะจ�ำได้ ? อะไรคือผลกระทบของข้อความหลัก ?

กลยุทธ์ ควรส่งข้อความในรูปแบบเอกสาร หรือโทรศัพท์จึงจะได้ผลมากกว่า ? ช่วงเวลาที่เหมาะสม : เราส่งเอกสารเร็วไป หรือสายเกินไปเสียแล้ว ที่จะส่งเอกสาร ? รายนามผู้ที่เราจะน�ำส่งข้อมูล : ควรจ�ำกัดวงให้เหลือน้อยที่สุดไหม ? ถ้าหากมีคนอื่นสื่อสารข้อมูลเดียวกัน เราควรตรวจสอบหรือไม่ ? ยังมีต่อ



100 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

เลือกวิธีส่งข่าวสาร อีเมล

การน�ำเสนอ

โทรสาร

การประชุมทางวิดีโอ

เมลภายใน

ส่งทางไปรษณีย์

อินทราเน็ต (เว็บไซต์ หรือแฟ้มใช้งานร่วม)

พนักงานส่งเอกสาร

อินเทอร์เน็ต

อื่นๆ

การประชุม © 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



บทที่ 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 101

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มค�ำแนะน�ำในการจัดโครงสร้างเอกสาร ให้ ใช้ค�ำแนะน�ำนี้เพื่อจัดโครงสร้างการเขียนในเอกสารของคุณ

หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร

ล�ำดับ ล�ำดับ ขั้นตอน แผนที่ การ ความ เหตุ- และ ความ เปรียบ ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ความ การ เหมือน และ ความ แตกต่าง

รายงานอุบัติเหตุ

เจาะจง การ ไปสู่ วิเคราะห์ ทั่วไป และ ทั่วไป ไปสู่ เจาะจง

x

การวิเคราะห์ แนวโน้ม

x

รายงานประจ�ำปี

x

x

การตรวจสอบ

x

x

จดหมายบริการ ลูกค้า

x

การศึกษา ประชากร

x

x

x ยังมีต่อ



102 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร

ล�ำดับ ล�ำดับ ขั้นตอน แผนที่ การ ความ เหตุ- และ ความ เปรียบ ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ความ การ เหมือน และ ความ แตกต่าง

ค�ำอธิบาย พยากรณ์ เศรษฐกิจ

x

เจาะจง การ ไปสู่ วิเคราะห์ ทั่วไป และ ทั่วไป ไปสู่ เจาะจง

x

x

x

การศึกษาความ เป็นไปได้

x

x

x

วิเคราะห์การเงิน

x

x

x

การค้นพบ

x x

x

สถิติการเติบโต

คู่มือ

x

x

ค�ำแนะน�ำ

x

x

รายงานจาก ห้องทดลอง

x

x

x

x

x ยังมีต่อ



บทที่ 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 103

หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร

ล�ำดับ ล�ำดับ ขั้นตอน แผนที่ การ ความ เหตุ- และ ความ เปรียบ ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ความ การ เหมือน และ ความ แตกต่าง

เจาะจง การ ไปสู่ วิเคราะห์ ทั่วไป และ ทั่วไป ไปสู่ เจาะจง

รายงาน การประชุม

x

บันทึกการ แก้ปัญหา

x

กระบวนการ รายงานการผลิต x

x

x

x

x

x

รายงาน ความคืบหน้า

x

ข้อเสนอ

x

x

ผลการท�ำวิจัย

x

x

รายงาน วิจัยการขาย

x

x x

x ยังมีต่อ



104 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร

ล�ำดับ ล�ำดับ ขั้นตอน แผนที่ การ ความ เหตุ- และ ความ เปรียบ ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ความ การ เหมือน และ ความ แตกต่าง

รายงาน ด้านเทคนิค

x

x

x

x

กระบวนการ ทดสอบ

x

การฝึกอบรม

x

รายงาน การเดินทาง

x

x

รายงานปัญหา

x

x

คู่มือผู้ใช้

x

x

x

x x

x

ล�ำดับงาน

x

x

ทบทวนประจ�ำปี

x

x

x

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



เจาะจง การ ไปสู่ วิเคราะห์ ทั่วไป และ ทั่วไป ไปสู่ เจาะจง

บทที่ 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 105

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มการออกแบบเพื่อให้ส่งผลต่อการอ่าน ให้ ใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อช่วยเตือนตัวเองอย่ างรวดเร็วถึงวิ ธีการออกแบบ เอกสารให้อ่านง่าย

คุ ณ สามารถใช้ ...

เพื่อ ...

หั ว เรื่ อ ง

น�ำเข้ า สู่ย่อหน้ า ส่วนใหญ่



ช่วยให้ผู้อ่านเน้นความสนใจไปที่ประเด็นหลัก

พื้ น ที่ ด ้ า นข้ า ง

เพิ่มการเน้นย�้ำเป็นพิเศษ



ช่วยเพิ่มแรงจูงใจ

ชุ ดตั ว อั ก ษร

ให้อ่ า นออกง่ าย



ให้เป็นรูปแบบเดียวกัน

ย่ อหน้ า สั้ น ๆ

หลีกเลี่ยงไม่ ให้ผู้อ่ า นต้องอ่ านมากเกิ นไป



จูงใจคนที่อ่ า นเร็วๆ

น�ำ เสนอเป็ น สองคอลัมน์

แสดงถึงข้อมูลสองชุดอย่ างต่อ เนื่อง



กระตุ้นให้อ่ านเร็วขึ้น ยังมีต่อ



106 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน

คุ ณ สามารถใช้ ...

เพื่อ ...

ใช้ เ ครื่ อ งหมาย

ล�ำดับรายการในประโยค

ใช้ ตั ว เลขแสดง

บอกล�ำดับข้อความ



บอกขั้นตอนกระบวนการ



ช่วยให้อ้ างอิงรายการได้ง่า ย



จัดการกับปริมาณข้อ มูล

เว้ น พื้ น ที่ สี ข าว เว้นระยะ

จัดกรอบความคิด



ช่วยให้อ่ านง่าย

กราฟ ชาร์ ต และตาราง แสดงจ�ำนวน หน่วยเงินตรา และข้อมูล เทคนิค สี (ใช้ ให้เหมาะสม)

ขีดเน้นข้อความ (จ�ำกัดที่สองสี)



เพิ่มสุนทรียศาสตร์

การขี ด เส้ น ใต้ ตัวหนา ตั ว อั ก ษรที่ แ ตกต่าง ตั ว พิ ม พ์ ใหญ่ ตัวเอน

เน้นวันสิ้นสุดและรายการปฏิ บัติ

ขนาดที่ แ ตกต่างของ ตั ว อั ก ษร

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.



บทที่ 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 107

เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มรายการตรวจสอบงานเขียน ค�ำถามต่อไปนี้จะช่วยสะท้อนสิ่งที่อาจถูกมองข้ามในการแก้ ไขงานเขียน ของคุณ โดยก่อนจะส่งงานออกไป ให้ลองตรวจสอบหัวข้อดังนี้เสียก่อน

เนื้อหา วัตถุประสงค์ ระบุชัดเจน ? เจาะจงพิเศษเพื่อการกระท�ำ หรือเพื่อสื่อสารข้อมูล ? ข้อมูล

ถูกต้องสมบูรณ์ ?

มีปริมาณเหมาะสม ?

ใจความหลัก

ส่วนบน ?

จัดวางอย่างมีกลยุทธ์ ?

การจัดโครงสร้าง

การจัดความคิดสอดคล้อง ?

ล�ำดับ

การออกแบบ รูปแบบ

มีหัวข้อ เส้นข้าง และรายการ ? มีการเน้นข้อความแสดงวันสิ้นสุด และรายการปฏิบัติ ? ใช้พื้นที่ว่างจัดกรอบความคิด ?

การน�ำเสนอ จะมีประสิทธิผลกว่าไหมหากใช้ตาราง กราฟ หรือชาร์ต ? ยังมีต่อ 

108 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

โครงสร้าง ย่อหน้า

เริ่มด้วยหัวข้อหลัก ? เชื่อมโยงในและระหว่างประโยค ? เน้นกับหัวข้อเดียว ? จ�ำกัดที่ 5-6 บรรทัด ?

ประโยค

ความสั้นยาวหลากหลายตามโครงสร้าง ? จ�ำกัดที่ 15 ค�ำถึง 20 ค�ำ ?

โทน/สไตล์ ค�ำ สไตล์



เรียบง่าย เจาะจง หรือตรงไปตรงมา ? ผู้อ่านคุ้นเคยกับศัพท์ที่ใช้ ? ไม่มีภาษาเสแสร้ง น่าอึดอัด ล้าสมัย ? ออกแบบหัวเรื่องให้มีผลกระทบกับผู้อ่าน ? อธิบายค�ำย่อ ? มีความเป็นส่วนตัว โดดเด่น ตรงไปตรงมา ? ประโยคเชิงรุก ? เหมาะสมกับผู้อ่าน ? ใช้วิธีเชิงบวก ? ยังมีต่อ



บทที่ 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 109

อ่านตรวจทาน ค�ำศัพท์ ประโยค ตัวสะกด เครื่องหมายวรรคตอน ถูกต้อง ?

แก้ ไขการพิมพ์ผิด ? ควรมีใครมาร่วมตรวจทานด้วยไหม ?



หากส่งเมลซ�้ำมีการขีดเส้นเน้นข้อมูลใหม่หรือไม่ ?

อื่นๆ : ให้เขียนสิ่งที่คุณตรวจพบ “จุดที่เป็นปัญหา” ในการแก้ ไขงานเขียน

ของตัวเอง เพื่อตรวจสอบและป้องกันความผิดพลาดในอนาคต

© 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved.





11

WRITING FOR BUSINESS แบบทดสอบความเข้าใจเกี่ยวกับ การเขียนเชิงธุรกิจ นี่ คื อ การทบทวนหลักการที่เป็นประโยชน์ ที่ ไ ด้ ถู ก น�ำ เสนอ ในหนังสือเล่มนี้ ให้คุณท�ำ แบบทดสอบนี้ ก ่ อ นและหลั ง การอ่านหนังสือเพื่อดูว่าคุณได้ เ รี ย นรู ้ ม ากเพี ย งใด

111



112 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

แ

บบทดสอบตนเองนี้จะประกอบไปด้วยค�ำถามจ�ำนวน 10 ข้อ เพื่ อ ช่ ว ยในการวั ด ความรู ้ พื้ น ฐานเกี่ ย วกั บ การเขี ย นเชิ ง ธุ ร กิ จ ของคุณ (ดูเฉลยที่ท้ายแบบทดสอบ)





1.



ก. การสื่อสารสิ่งที่ทีมงานค้นพบเกี่ยวกับการก�ำหนดราคาไปยัง ผู้บริหารระดับสูงของบริษัท



ข. ให้ข้อมูลทีมงานกลุ่มใหม่เกี่ยวกับการก�ำหนดราคาที่บริษัท ก�ำลังด�ำเนินการอยู่



ค. โน้มน้าวทีมขายเกี่ยวกับความต้องการจัดตั้งทีมก�ำหนดราคา ในบริษัทของคุณ



2.



ก. “การยึ ด ผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายถึงการเขียนถึงผู้อ่ าน ให้เหมือนกับว่าได้พูดคุยกันซึ่งๆ หน้า



ข. “การยึ ด ผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายถึงพิจารณาความต้อง การของผู้อ่านเป็นหลัก ในทุกขั้นตอนกระบวนการเขียน



ค. “การยึ ด ผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายถึงย�้ำถึงวัตถุประสงค์ ของงานเขียนตลอดทั้งเอกสาร เพื่อตอกย�้ำสาระในใจผู้อ่าน

หัวข้อใดต่อไปนี้จัดอยู่ในจ�ำพวกรายงานแบบกว้างๆ

“การยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายความว่าอย่างไร ?

บทที่ 11 : แบบทดสอบความเข้าใจเกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 113



3.

ข้อใดคือกลยุทธ์ที่แนะน�ำในการร่างงานเขียนครั้งแรก ?

ก. เริ่มจากตอนต้นของเอกสาร และเขียนอย่างเป็นระบบตาม โครงร่างที่เขียน ข. แบ่ ง เอกสารของคุ ณ ออกเป็ น หั ว ข้ อ ย่ อ ย และเขี ย นแต่ ล ะหั ว ข้อตามต้องการ ค. แบ่งเอกสารออกเป็นส่วนๆ และเขียนแต่ละส่วนให้สมบูรณ์ เสียก่อนจึงจะเริ่มเรื่องใหม่ ตัวอย่างประโยคใดต่อไปนี้ เป็นตัวแทนของปัญหาที่นักเขียนมัก พบบ่อยๆ ?



4.

ก. “กลยุทธ์การเน้นที่ผู้บริโภคนี้ จะช่วยให้เราเป็นผู้น�ำในการ แข่งขัน” ข. “การพั ฒ นาศู น ย์ ก ระจายสิ น ค้ า แทนที่ จ ะใช้ ศู น ย์ ก ลางการ จัดส่งซึ่งมีอยู่แล้ว จะช่วยให้เราประหยัดค่าใช้จ่ายประจ� ำปี ได้ 30%” ค. “เป็ น เรื่ อ งส� ำ คั ญ มากที่ คุ ณ จะต้ อ งระลึ ก ไว้ ใ นใจว่ า วิ ธี นี้ ไ ด้ ถูกออกแบบและพัฒนาโดยหัวหน้าวิศวกร”



114 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

ประโยคที่ยาวเกินไปอาจท�ำให้เกิดความยุ่งยาก หรือท�ำให้ผู้อ่าน หลุดไปจากประเด็นหลักได้ อะไรคือข้อแนะน�ำที่ดีในเรื่องความ ยาวของประโยค ?



5.

ก. ประกอบด้วยจ�ำนวนค�ำไม่เกิน 20 ค�ำ ข. ประกอบด้วยจ�ำนวนค�ำไม่เกิน 25-30 ค�ำ ค. ประกอบด้วย 15 ค�ำหรือน้อยกว่านั้น

6.

กลยุทธ์ใดต่อไปนี้ ไม่แนะน�ำให้ใช้ในการเริ่มต้นงานเขียน ?

ก. เขียนโครงร่างแบบระดมความคิด ข. เขียนประโยคเริ่มต้นอย่างดีเยี่ยม ค. เขียนตามโครงร่างแบบธรรมเนียมนิยม

7.







เพราะว่าการเขียนอีเมลมีการใช้งานอย่างกว้างขวางและสะดวก จึงมีความเป็นไปได้ที่คุณจะตกไปอยู่ในกับดักของการรับส่งอีเมล อย่างไม่รู้จบระหว่างสมาชิกในทีม ดังนั้น ณ จุดใดที่คุณควรจะ หยุ ด ส่ ง อี เ มล และเริ่ ม สื่ อ สารตั ว ต่ อ ตั ว หรื อ อย่ า งน้ อ ยก็ พู ด คุ ย ทางโทรศัพท์ ?

ก. การส่งอีเมลไปกลับมากกว่า 4 เที่ยว ข. หลังจากแลกเปลี่ยนอีเมล 2 เที่ยว ค. หากสถานการณ์ยังไม่ได้รับการแก้ไขใน 3 วันท�ำการ



บทที่ 11 : แบบทดสอบความเข้าใจเกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 115

8. คุ ณ ก� ำ ลั ง เตรี ย มจะเขี ย นย่ อ หน้ า ด้ ว ยความยาวปกติ คุ ณ ควรจะ ให้มีกี่หัวข้อในย่อหน้านั้น ? ก. หัวข้อเดียว ข. มากกว่า 4 หัวข้อ ค. ระหว่าง 2-4 หัวข้อ คุ ณ ได้ รั บ การขอร้ อ งให้ เ ขี ย นบั น ทึ ก อธิ บ ายถึ ง ล� ำ ดั บ การส่ ง ผ่ า น ข้ อ มู ล ในระหว่ า งรอบการทบทวนโครงการที่ จ ะมี ขึ้ น ในเร็ ว ๆ นี้ วิ ธี ก ารจั ด โครงสร้ า งแบบใดจึ ง จะเหมาะกั บ วั ต ถุ ป ระสงค์ หลั ก การเขียนแบบขั้นตอน หรือกระบวนการ ?



9.

ก. หลักการเขียนแบบขั้นตอน เพื่ออธิบายว่าใครท�ำอะไร และจะเกิดอะไรขึ้น ข. หลักการเขียนแบบกระบวนการ โดยใช้ประโยคในรูป ค�ำสั่ง ค. ใช้ได้ทั้งสองแบบ



116 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

10.

เจนก� ำ ลั ง วางแผนการเขี ย นบั น ทึ ก เพื่ อ ขอให้ ผู ้ อ ่ า นอยู ่ ต ่ อ หลั ง เลิกงานเพื่อประชุมในสัปดาห์หน้า เธอรู้ว่าคนส่วนใหญ่ที่ได้รับ บั น ทึ ก นี้ จ ะต้ อ งมี ค วามรู ้ สึ ก ต่ อ ต้ า นกั บ ค� ำ ขอร้ อ งของเธอ เจน ควรจะวางข้อความส�ำคัญนี้ไว้ตรงส่วนใดของงานเขียน ? ก. เริ่มตั้งแต่ต้นเรื่องเพื่อชี้ประเด็น ข. บางแห่งตรงกลางเอกสาร ให้ใช้ส่วนต้นของงานเขียน เพื่อ สนับสนุนหัวข้อดังกล่าว ค. ในประโยคที่แสดงหัวข้อเท่านั้น จากนั้นให้ใช้เนื้อหา ในบันทึกเพื่อจูงใจผู้อ่าน



บทที่ 11 : แบบทดสอบความเข้าใจเกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 117

ค�ำตอบส�ำหรับแบบทดสอบ 1. ข. ให้ข้อมูลทีมงานใหม่เกี่ยวกับการก�ำหนดราคาที่บริษัทก�ำลัง ด�ำเนินการอยู่ ในกรณีนี้ จุดประสงค์ของคุณคือเพื่อให้ผู้อ่านเร่งด�ำเนินการ ผู้อ่านต้องการทราบให้ได้มากที่สุดในรายละเอียดหัวข้อดังกล่าว และเนื่องจากทีมงานจะทบทวนหัวข้อนี้ในรายละเอียด ในฐานะ ผู ้ เ ขี ย น คุ ณ จะต้ อ งประเมิ น ขอบเขตของการเขี ย นว่ า จะเขี ย น กว้ า งๆ หรื อ เจาะจงตามวั ต ถุ ป ระสงค์ แ ละตามประเภทของผู ้ อ่าน ในที่นี้การเขียนแบบกว้างๆ จะช่วยให้ผู้อ่านได้เข้าใจเบื้อง หลังเหตุก ารณ์ที่ พวกเขาต้องการทราบ





2.







ข. “การยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายถึง ค�ำนึงถึงความต้อง การของผู้อ่านในทุกๆ ขั้นตอนกระบวนการเขียน หรือพูดอีกอย่าง หนึ่ ง ก็ คื อ การเขี ย นในมุ ม มองของคนอ่า น ให้ ล องสมมติ ว ่า คุ ณ เป็ น คนอ่ า นที่ จ ะตั้ ง ค� ำ ถามกั บ ผู ้ เ ขี ย น การคิ ด จากมุ ม มองของ ผู ้ อ ่ า นจะช่ ว ยให้ คุ ณ หลี ก เลี่ ย งค� ำ ต� ำ หนิ จ ากผู ้ อ ่ า นเอกสารธุ ร กิ จ ที่ ไม่ทราบว่า ผู้เขี ยนต้องการอะไรจากพวกเขา

118 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

ข. แบ่งเอกสารของคุณออกเป็นหัวข้อย่อย และเขียนแต่ละหัวข้อ ตามต้องการ

3.







งานเขี ย นเอกสารที่ ส� ำ คั ญ อาจจะดู น ่ า กลั ว หากคุ ณ ไม่ รู ้ วิ ธี ที่ จะแบ่งงานออกเป็นหัวข้อย่อยให้จัดการได้ในแต่ละส่วน การ เขียนของคุณจะก้าวหน้าขึ้นถ้าคุณจะฝึกมองงานเขียนให้เป็นชุด ของกลุ ่ ม งานย่ อ ยๆ และท� ำ งานแต่ ล ะชุ ด ให้ เ สร็ จ ตามแต่ คุ ณ จะ เลือกท�ำที่ตรงไหนก่อน

ค. “เป็นเรื่องส�ำคัญมากที่คุณจะต้องระลึกไว้ในใจว่า วิธีนี้ได้ถูก ออกแบบและพัฒนาโดยหัวหน้าวิศวกร”



4.

ประโยคนี้ ใ ช้ รู ป แบบเชิ ง รั บ (ถู ก กระท� ำ ) และเต็ ม ไปด้ ว ย ค� ำ ที่ ไ ม่ จ� ำ เป็ น มั น คงจะมี ผ ลมากกว่ า นี้ ห ากเราจะเขี ย นง่ า ยๆ ว่ า “ช่ ว ยบั น ทึ ก ไว้ ว ่ า หั ว หน้ า ฝ่ า ยวิ ศ วกรเป็ น ผู ้ อ อกแบบพั ฒ นา วิธีนี้”





5.

ก. ประกอบด้วยจ�ำนวนค�ำไม่เกิน 20 ค�ำ





เป็นความคิดที่ดีที่จะจ�ำกัดจ�ำนวนค�ำในแต่ละประโยคให้ไม่ เกิน 20 ค�ำ และประกอบขึ้นเป็นย่อหน้ าด้วยประโยคประมาณ 6 ประโยค จ�ำนวนนี้อาจดูเ หมือนน้อยแต่ก็ไม่ยากที่คุณจะแบ่ง ประโยคยาวๆ 1 ประโยคออกเป็ น 2 ประโยค และเพิ่ ม พื้ น ที่ สีขาวเพื่อพักสายตาทุกๆ 5-6 บรรทัด



บทที่ 11 : แบบทดสอบความเข้าใจเกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 119



6.

ข. การเขียนประโยคเริ่มต้นอย่างดีเยี่ยม

การใช้เวลาเขียนประโยคแรกอย่างยอดเยี่ยมไม่ใช่กลยุทธ์ที่ แนะน�ำในการเริ่ มต้นงานเขี ยน โดยกลยุทธ์ที่แนะน�ำ 4 แบบ ได้แก่ 1) การเขียนโครงร่างแบบธรรมเนียมนิยม 2) การเขียนโครงร่างแบบระดมความคิด 3) การตั้งค�ำถาม 4) การเขียนแบบอิสระ

7.

ก. เมื่อมีการส่งอีเมลไปกลับมากกว่า 4 เที่ยว





หากคุณพบว่าคุณได้ส่งอีเมลไปกลับกับเพื่อนร่วมงาน หรือ สมาชิ ก ที ม หลายครั้ ง แล้ ว มั น อาจเป็ น สั ญ ญาณบอกว่ า คุ ณ ได้ หลีกเลี่ยงการไปสู่ข้อสรุปหรือการตัดสินใจ ให้พูดคุยโต้แย้งเรื่อง ดังกล่าวเป็นการส่วนตัวหรือทางโทรศัพท์จะดีกว่า

8.

ค. ระหว่าง 2-4





งานเขี ย นอย่ า งมี ป ระสิ ท ธิ ผ ลควรมี 2-4 หั ว ข้ อ ในย่ อ หน้ า ความยาวปกติ อย่ า พยายามใส่ หั ว ข้ อ เข้ า ไปมากกว่ า 4 เรื่ อ ง เพราะอาจท�ำให้ผู้อ่านสับสนได้



120 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ



9.

ก. ใช้หลักการเขียนแบบขั้นตอน





วิ ธี นี้ จ ะเหมาะสมหากค� ำ ขอร้ อ งนั้ น มี ขึ้ น เพื่ อ อธิ บ ายล� ำ ดั บ การส่งผ่านข้อมูลแทนที่จะอธิบายถึงวิธีที่จะท�ำงานให้เสร็จ ส่วน หลักการเขียนแบบกระบวนการจะเหมาะสม เมื่อคุณต้องการจะ เขี ย นล� ำ ดั บ ขั้ น หรื อ ขั้ น ตอนที่ จ ะอธิ บ ายวิ ธี ก ารท� ำ งานใดๆ โดย เจาะจงเพื่อให้ส่งผลส�ำเร็จตามต้องการ



ข. บางแห่งตรงกลางเอกสาร และให้ใช้ตอนต้นของข้อความ เพื่อสนับสนุนหัวข้อส�ำคัญดังกล่าว 10.









เมื่อคุณทราบว่าผู้อ่านอาจรู้สึกต่อต้าน ค�ำแนะน�ำก็คือตอน แรกให้สร้างชุดข้อความเนื้อหาส�ำหรับสิ่งที่อยากให้ผู้อ่านกระท�ำ กรณี นี้ เ จนควรใช้ ข ้ อ ความช่ ว งต้ น ของบั น ทึ ก เพื่ อ อธิ บ ายสถานการณ์ หลังจากจูงใจผู้อ่านได้แล้วเกี่ยวกับความจ�ำเป็นที่จะต้อง มีการประชุมในสัปดาห์ถัดไป และก�ำหนดการประชุมในช่วงเวลา ท�ำงานปกตินั้นท�ำไม่ได้ เธอควรขอร้องให้ผู้มีร ายชื่อเข้าร่วมมา ประชุมจริงๆ

WRITING FOR BUSINESS แหล่งความรู้เพิ่มเติม รายชื่อบทความและหนังสื อ อ่ า นเพิ่ ม เติ ม หากคุ ณต้องการศึกษาบางหัวข้อ อย่ า งลึ ก ซึ้ ง มากยิ่ ง ขึ้ น

บทความ Clayton, John. “Five Quick Ways to Trim Your Writing” Harvard Management Communication Letter, April 2003. คุณอาจจะต้องแก้ไขรายงานส�ำคัญให้สั้นลง 30% อย่างเร่ง ด่วน แล้วคุณจะท�ำเช่นนั้นอย่างรวดเร็วได้อย่างไร เคล็ดลับ 5 ข้อนี้ จะช่ ว ยให้ คุ ณ ลดทอนความยาวของรายงานลงได้ โ ดยไม่ สู ญ เสี ย ความ หมายของบทความ

121



122 การเขียนเชิงธุรกิจ

Donahue, Kristen B. “Misused Words and Other Writing Gaffes: A Manager’s Primer.” Harvard Management Communication Letter, November 2001. ถึ ง แม้ ว ่ า ผู ้ จั ด การนั้ น จะเป็ น ผู ้ ที่ ถู ก ยกย่ อ งในความเป็ น ผู ้ น� ำ ความสามารถในการบริหาร วิสัยทัศน์ ไม่ใช่จากการที่พวกเขายึดติด กั บ กฎเกณฑ์ ค� ำ ศั พ ท์ แ ละเครื่ อ งหมายวรรคตอนก็ ต าม แต่ ค วาม สามารถในการสื่ อ สารผ่ า นทางงานเขี ย นก็ ส� ำ คั ญ อย่ า งยิ่ ง การใช้ ค� ำ ผิดๆ ใช้วลีที่รุ่มร่าม และการขาดความใส่ใจ อาจท�ำให้ข้อมูลยุ่งเหยิง และลดทอนความน่ า เชื่ อ ถื อ ของคุ ณ ลงไป การเรี ย นรู ้ ค วามผิ ด พลาด ในการเขี ย นที่ เ กิ ด ขึ้ น บ่ อ ยและวิ ธี ที่ จ ะหลี ก เลี่ ย งข้ อ ผิ ด พลาดนั้ น จะ ช่วยให้คุณพัฒนางานเขียนของคุณและทักษะในการสื่อสารได้ Harvard Business School Publishing. “The Ten Commandments of Writing” Harvard Management Communication Letter, November 2000. เพิ่มความทรงพลัง และความน่าสนใจให้แก่ข้อความของคุณ ด้วยกฎที่ปฏิบัติได้จริง 10 ประการ Henning, Kathy. “Brevity Isn’t Enough – You Need to Write Tight.” Harvard Management Communication Letter, February 2003. การลดจ�ำนวนค�ำในการเขียนอย่างผิดๆ อาจท�ำให้งานเขียน นั้ น ไม่ ชั ด เจน สิ่ ง ที่ คุ ณ ควรท� ำ คื อ ตั ด ค� ำ ฟุ ่ ม เฟื อ ยออกจากงานเขี ย น



แหล่งความรู้เพิ่มเติม 123

แต่ ห ากคุ ณ ไม่ เ ข้ า ใจความแตกต่ า งของค� ำ ฟุ ่ ม เฟื อ ยและค� ำ ทั่ ว ไป ให้ ลองอ่ า นค� ำ แนะน� ำ ของผู ้ เ ชี่ ย วชาญเกี่ ย วกั บ การเขี ย นให้ ก ระชั บ คุ ณ ต้ อ งการความชั ด เจน ความถู ก ต้ อ ง ความเชื่ อ มโยง ความจริ ง ใจ ความกะทัดรัด โปร่งใส และความต่อเนื่อง เพื่อช่วยกระชับงานเขียน ให้ มี คุ ณ ภาพมากขึ้น Kinni, Theodore. “Ayn Rand on Writing.” Harvard Management Communication Letter, January 2003 แม้ ว ่ า Ayn Rand จะสร้ า งชื่ อ เสี ย งจากงานเขี ย นนิ ย าย 2 เรื่องก็ตาม แต่เธอก็ได้อุทิศชีวิตช่วงปลายส่วนใหญ่เพื่องานเขียนที่ไม่ ใช่นวนิยาย เธอเชื่อว่าส่วนประกอบที่ส� ำคัญที่สุดของการเขียนเรื่องที่ ไม่ใช่นวนิยายก็คือ “ความชัดเจน ความชัดเจน และก็ความชัดเจน” ในบทความที่ ล ้ ว งลึ ก นี้ แ นะน� ำ ให้ อ ่ า นเคล็ ด ลั บ 5 ประการของการ เขี ย นที่ ชั ด เจนและทรงพลังเช่นเดียวกับที่ Rand ได้เ ขียนเอง Morgan, Nick. “Writing Well When Time Is Tight.” Harvard Management Communication Letter, May 2002. การรวบรวมความคิ ด อย่ า งชั ด เจนและการน�ำ เสนอความคิ ด ดั ง กล่ า วอาจจะท�ำ ได้ ง ่ า ยกว่ า ที่ คิ ด แม้ ว ่ า คุ ณ จะไม่ ใ ช่ ผู ้ เ ชี่ ย วชาญด้ า น ภาษาศาสตร์ และก� ำ ลั ง ใกล้ จ ะถึ ง ก� ำ หนดส่ ง งาน บทความนี้ จ ะช่ ว ย อธิบายว่า หลักการจัดการเบื้องต้นจะช่วยให้คุณได้น�ำเสนอความคิด ถ่ายทอดลงบนกระดาษอย่างมีประสิทธิผล และจูงใจผู้อ่านได้



124 การเขียนเชิงธุรกิจ

หนังสือ Dumaine, Deborah. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997. หนั ง สื อ คู ่ มื อ A-Z ขนาดพกพา เต็ ม เปี ่ ย มไปด้ ว ยตั ว อย่ า ง จากประสบการณ์จริงในการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ หนังสือเล่มนี้ครอบคลุมทุกเรื่องตั้งแต่การก�ำหนดรูปแบบเอกสาร ไป จนถึงการเขียนข้อความเสนอขายที่ได้ผล โดยผู้อ่านจะได้รับประโยชน์ จากประสบการณ์ 20 ปี ข อง Dumaine ในการฝึ ก สอนนั ก ธุ ร กิ จ ทั่ ว โลก Harvard Business School Publishing. The Manager’s Guide to Effective Business Writing. Harvard Management Communication Letter Collection. Boston: Harvard Business School Publishing, 2000. ชุ ด หนั ง สื อ ที่ ค รอบคลุ ม ทุ ก ด้ า นจาก Harvard Management Communication Letter ประกอบด้ ว ยบทความ 8 เรื่ อ ง เกี่ ย วกั บ การเขียนจดหมายธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ



แหล่งความรู้เพิ่มเติม 125

Houp, Kenneth W., Thomas E. Pearsall, Elizabeth Tebeaux, and Sam Dragga. Reporting Technical Information. 10th ed. New York: Oxford University Press, 2002. หั ว ข้ อ ในหนั ง สื อ รวมถึ ง การติ ด ต่ อ ทางจดหมาย การสมั ค ร งาน การเขี ย นรายงาน ค� ำ แนะน� ำ ข้ อ เสนอ รายงานความคื บ หน้ า และการน�ำเสนอปากเปล่า ด้วยรูปแบบที่ปฏิบัติตามและอ่านได้ง่าย University of Chicago Press Staff. The Chicago Manual of Style: The Essential Guide for Writers, Editors, and Publishers. 15th ed. Chicago: University of Chicago Press, 2003. ข้ อ มู ล อ้ า งอิ ง แบบคลาสสิ ก นั้ น เป็ น เครื่ อ งมื อ อั น หาค่ า มิ ไ ด้ ของนั ก เขี ย น หนั ง สื อ เล่ ม นี้ น� ำ เสนอแนวทางที่ ค รอบคลุ ม ทุ ก ด้ า นและ ข้อแนะน�ำที่มีประโยชน์ รวมทั้งตัวอย่างเรื่องการใช้ไวยากรณ์อย่างถูก ต้องอีกมากมาย





WRITING FOR BUSINESS แหล่งข้อมูลอ้างอิง รายชื่ อ ผู้เชี่ยวชาญที่ให้ความรู้ ในการพั ฒ นาหนั ง สื อ เล่ ม นี้ เราต้ อ งขอขอบคุ ณ ผู ้ เ ชี่ ย วชาญทุ ก ท่ า นที่ เ ป็ น แหล่ ง ความรู ้ ใ นการ พัฒนาหนังสือ “การเขียนเชิงธุรกิจ” เล่มนี้ Buzan, Tony และ Barry Buzan. ผู้เขียน “The Mind Map: How to Use Radiant Thinking to Maximize Your Brain’s Untapped Potential.” Paris: Plume, 1996. Dumaine, Deborah. ผู้เขียน “Vest-Pocket Guide to Busi ness Writing.” Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997. และ “Write to the Top: Writing for Corporate Success.” New York: Random House, 1989. Harvard Business School Publishing. “Business Com munication.” Boston: Harvard Business School Press, 2004. 127



WRITING FOR BUSINESS เกี่ยวกับผู้เขียน Deborah Dumaine เป็ น ประธานและผู ้ ก ่ อ ตั้ ง บริ ษั ท Betterway Communication บริ ษั ท แห่ ง การเรี ย นรู ้ ที่ น� ำ เสนอการอบรมเชิ ง ปฏิ บั ติ ก าร ทางด้ า นธุ ร กิ จ ความเป็ น ผู ้ น� ำ ด้ า นเทคนิ ค การเงิ น และการเขี ย นเพื่ อ งาน ขายระดับโลก

