Применение информационных технологий в образовательном процессе: табличный процессор MS Excel

Citation preview

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Министерство просвещения Российской Федерации федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» (ФГБОУ ВО «ОГПУ») Кафедра информатики, физики и методики преподавания информатики и физики

Баширова Юлия Николаевна

Применение информационных технологий в образовательном процессе: табличный процессор MS Excel Учебно-методическое пособие

Оренбург, 2020

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

УДК 004 (075.8) ББК 32.97 я73 Б 33

Баширова Ю.Н. Применение информационных технологий в образовательном процессе: табличный процессор MS Excel: Б 33 учебно-методическое пособие /Ю.Н. Баширова ФГБОУ ВПО «ОГПУ». – Оренбург, 2020

УДК 004 (075.8) ББК 32.97 я73 Учебно-методическое пособие предназначено для студентов, изучающих следующие дисциплины: «Информатика», «Информационные технологии в образовании»,

«Информационные

технологии

в

профессиональной

деятельности», «ИКТ и медиаинформационная грамотность» и др., а также для всех тех, кто интересуется применением информационных технологий в профессиональной деятельности и повседневной жизни.

® Баширова Ю.Н., 2020 ® ФГБОУ ВПО «ОГПУ», 2020

2

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Оглавление Предисловие ......................................................................................................... 4 Раздел 1: Основные понятия, автозаполнение, вычисления в ячейках и встроенные функции программы MS Excel ........................................................ 5 1. Основные понятия ......................................................................................... 5 2. Формулы и встроенные функции ................................................................. 8 3. Формулы с логическими выражениями ..................................................... 12 Раздел 2. Дополнительные функции электронных таблиц: создание списков, шаблонов, диаграмм, графики. .......................................................................... 14 1. Работа со списками ..................................................................................... 14 2. Создание шаблонов ..................................................................................... 16 3. Создание диаграмм ..................................................................................... 18 4. Создание графики в документе .................................................................. 21 Тренировочные задания ..................................................................................... 24 Приложение 1. Виды курсоров .......................................................................... 33 Приложение 2. Операции в формулах .............................................................. 34 Приложение 3. Назначение функциональных клавиш .................................... 35 Приложение 4. Сообщение об ошибках............................................................ 37

3

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Предисловие Основным критерием современного образовательного учреждения является создание условий для перехода к новому уровню образования на основе информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) посредством формирования компетентностной информационной образовательной среды. Применение современных образовательных технологий в практике обучения является неотъемлемым условием развития обучающихся. В настоящее время ИКТ востребованы не только школьниками, но и учителями,

педагогами-психологами,

руководством

образовательных

учреждений любого типа. Современное развитие средств вычислительной техники, средств связи и программных технологий, в совокупности с их постепенным удешевлением, способствуют массовому применению их не только в образовательном процессе, но и в управлении им. Программа Microsoft Office Excel позволяет вводить базовые данные об учебном заведении, создавать банки данных по кадровому составу и контингенту обучающихся, обрабатывать информацию для получения выходных документов, вести электронные варианты книг приказов и многое другое. Microsoft Excel на сегодняшний день является самой популярной программой для работы с электронными таблицами. Она имеет продуманную архитектуру, широкие возможности и относительно легка в освоении. Этим, а также тем, что она подходит как для выполнения простых расчетов, так и для решения сложнейших задач, связанных с анализом данных, можно объяснить столь большую популярность программы.

4

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Раздел 1: Основные понятия, автозаполнение, вычисления в ячейках и встроенные функции программы MS Excel 1. Основные понятия Электронная таблица

- специальная

модель структурирования,

представления и обработки произвольной информации, тесно связанная и с текстовыми документами, и с базами данных. Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор. Для запуска Excel необходимо щелкнуть кнопку Пуск на панели задач в группе меню Программы выбрать пункт Microsoft Excel. При запуске Excel на экране появляется окно с пустой таблицей. При первом запуске этот документ имеет стандартное имя Книга1, которое указывается в строке заголовка. Использование справочной системы В любой момент времени вы можете получить помощь от справочной системы. Для работы с ней предназначен пункт меню со знаком вопроса. Так же можно воспользоваться горячей клавишей F1. Главное мгновенного

достоинство пересчета

электронной всех

таблицы

данных,

-

это

связанных

возможность формульными

зависимостями при изменении значения любого операнда. Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк - это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается

максимальным

числом,

установленным

для

данной

программы. Имена столбцов - это буквы латинского алфавита сначала от А до Z, затем от АА до AZ, ВА до BZ и т. д.

5

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4). Ячейка - область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы.

Адрес ячейки - определяется названием (номером) столбца и номером строки (например, А2 или С4). Ссылка

-

способ

(формат)

указания

адреса

ячейки.

Блок ячеек - группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей). Документом (т.е. объектом) обработки Excel является файл с произвольным именем и расширением *.xlsx. В терминах Excel этот файл называется рабочей книгой. Книга в Microsoft Excel - представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Листы - служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы. Вкладки листов - имена листов отображаются на вкладках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку.

6

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Элементы экрана - строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь установлена кнопка Файл, которая предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого доступа.

Строка меню - под строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

Перемещение и прокрутка внутри листа - для перехода между ячейками листа используется мышь или клавиши со стрелками. При переходе на ячейку она становится активной. Для перехода в другую область листа используются полосы прокрутки. Полоса прокрутки - полосы вдоль правой и нижней сторон окна. Чтобы прокрутить содержимое окна, перетаскивайте бегунок или нажимайте кнопки со стрелками. Переход на другой лист книги - укажите ярлычок листа, содержащего нужные данные. Если ярлычок нужного листа не виден, то для его отображения используйте

кнопки прокрутки листов. Затем

укажите

необходимый ярлычок.

Создание книги - 1. Нажимаем кнопку Файл и выбираем Создать. 2. Чтобы создать новую пустую книгу, выберите Новая книга. 7

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Открытие книги - Нажимаем кнопку Файл и нажимаем Открыть или просто нажимаем кнопку Открыть на панели быстрого доступа. В поле Папка укажите путь, где находится книга, которую требуется открыть. Также для удобства, при нажатии на кнопку Файл появляется вкладка Последние, где показаны последние ранее открывавшиеся документы. Нажмите кнопку Открыть. Сохранение книги - при первом сохранении книги указывается имя файла и место, куда он будет помещен. Во время каждого последующего сохранения книга будет обновляться в соответствии с внесенными в нее изменениями. Для этого можно просто нажать кнопку Сохранить. 2. Формулы и встроенные функции Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке,

определяемом синтаксисом. Функции MS Excel

позволяют выполнять как простые, так и сложные вычисления, связанные с решением

определенных задач.

Некоторые

вычисления

могут

быть

выполнены как с помощью формул, так и с помощью аналогичных им функций. Например: Формула =C7+D7+E7 складывает содержимое ячеек C7, D7 и E7. Функция =СУММ(C7:E7), в которой указывается диапазон ячеек или =СУММ(C7;D7;E7), в которой перечисляются ячейки — выполняет то же самое. Функции, используемые в программе MS Excel, имеют следующий синтаксис: =ФУНКЦИЯ (аргумент1, аргумент2,...). Задание 1. Создайте предложенную таблицу с данными и формулами, производящими вычисления. Значения ячеек в столбце стоимость должны вычисляться как произведение цены и количества, значение итого вычисляется, как сумма значений ячеек, расположенных выше. Важно, что при изменении значений 8

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ячеек в столбцах цена и количество значения в ячеек в столбце стоимость изменяются автоматически. В Microsoft Excel можно использовать формулы, которые интегрированы в систему. Для этого достаточно выполнить следующую команду Формулы/Библиотека функций и выбрать нужную вам функцию. Также можно вставлять функцию вручную.

Ввод формулы: щёлкните дважды левой кнопкой мыши на ячейку E4. Нажмите знак равенства (=), затем нажмите левой кнопки мыши на ячейку C4, потом по ставьте знак «звездочку»(*), а после левой кнопкой нажмите на ячейку D4. Нажмите ENTER.

Автозаполнение остальных ячеек формулами: выделите ячейку E4, далее нажмите на черный квадратик, находящийся в правом нижнем углу ячейки, затем, не отпуская, кнопку мыши перетащите курсор до ячейки E7.

9

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Подсчет итогового значения: выделите ячейку E8. Далее выполняем команду Формулы / Библиотека функций / Автосумма / Сумма. Нажмите ENTER.

Задание 2. Подготовьте таблицу для расчета ваших еженедельных трат на поездки в городском транспорте.

Автозаполнение данными: В ячейку B1 введите "понедельник" и зафиксируйте ввод нажатием клавиши ENTER и поставьте курсор снова на ячейку B1. В выделенной ячейке B1 в правом нижнем углу можно заметить маленький черный квадрат - Маркер заполнения. Если поместить курсор на маркер

заполнения,

курсор

принимает

форму

черного

крестика.

Перетаскивание маркера заполнения приводит к копированию содержимого в соседние ячейки. Подведите курсор мыши к маркеру заполнения, поймайте момент, когда курсор примет вид тонкого черного креста. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите указатель на 6 ячеек вправо: вы получите список: "вторник", "среда" и т.д. Если получается, то в этом случае необходимо удерживать клавишу Ctrl. Помимо копирования данных, функция автозаполнения позволяет создавать списки. 10

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Ввод исходных значений: В ячейки А2, А3, А4 введите "Автобус", "Троллейбус", "Трамвай". В ячейку С5 введите "Стоимость одной поездки", а в ячейку G5 введите "Всего за неделю". Введите значение стоимости одной поездки. Затем введите число поездок на каждом виде транспорта в определенный день недели. Форматирование ячеек таблицы: Выделите ячейки C5 и G5. Для этого выделите сначала ячейку С5, затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделите ячейку G5. На панели инструментов Главная в группе меню (Выравнивание) нажмите кнопку По правому краю, или во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек в выпадающем списке по горизонтали выбрать по правому краю. Аналогично выровняйте содержимое других ячеек (как показано в образце). Для того чтобы отформатировать содержимое ячеек, необходимо выделить нужную (нужные) ячейку, затем в диалоговом окне Главная / (Формат) Формат ячеек выбрать вкладку Шрифт и отформатировать содержимое ячеек так, как показано на образце. Вычисления в таблице: Выделите ячейку, в которую собираетесь поместить итоговый результат и нажмите кнопку Сумма на панели инструментов Главная / (Редактирование). Перетащите курсор по всем ячейкам,

подлежащим

суммированию.

Примерный

вид

формулы:

"=СУММ(В2:Н4)" (двоеточие между адресами ячеек определяет интервал: все ячейки от В2 до Н4). Установите курсор в строку формул и наберите оставшуюся часть формулы, например, "=СУММ(В2:Н4)*D5". Нажмите Enter.

11

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Оформление готовой таблицы: Выполните команду Главная /Формат ячейки /Выравнивание /Автоподбор ширины столбца. В этом случае ширина столбца будет соответствовать содержимому активной (выделенной) ячейки, или в случае, когда столбец предварительно был выделен, ширина столбца будет подобрана в соответствии с содержимым ячейки, содержащей самую длинную цепочку символов. Для обрамления таблицы (создания границ) выделите сначала таблицу без последней строки и выполните команду Главная /Формат ячеек /Граница. Установите все границы (внешние и внутренние) выделенных ячеек. Затем выделите отдельные ячейки в последней строке: выделите первую ячейку, затем, удерживая нажатой кнопку Ctrl левой кнопкой мыши, выделите вторую ячейку. Установите все границы. 3. Формулы с логическими выражениями Задание 3. Создайте программу для проверки знания умножения на 2 следующего вида.

Ввод исходных данных: Введите числа от 1 до 10 в ячейки от A2:A11, используя маркер заполнения. В В1 введите число 2. В ячейку C1 введем слово «проверка», в D1 - слово «ошибка», в E1 - слово «оценка». В ячейку В2 запишите результаты умножения по памяти.

12

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Ввод формул: В ячейку C2 введем формулу: =ЕСЛИ(B2=B1*A2; "молодец";"подумай"), таким же образом в ячейки C3:C11 с помощью маркера заполнения. Это формула проверяет правильность введенного ответа. Не забудьте, что ссылки на ячейки в формулах пишутся на английской раскладке клавиатуры, в формулах пробелов нет!

В ячейку D2 введем формулу: =если(C2="подумай";1;0). Так же для ячеек D3:D11 нужно написать подобную формулу. Воспользуйся маркером заполнения. Если в проверке было слово “подумай”, то в ошибке будет стоять единица. Это удобно чтобы подсчитать общее количество ошибок. В ячейку D12 введем формулу, которое вычисляет общее количество ошибок: =сумм(D2:D11). В ячейку E2 введем формулу, которая будет оценивать ваше знание:

=еcли(D12>3;"плохо";если(D12=0;"отлично";"хорошо")).

Это

формула для выставления оценки: если количество ошибок больше трех, то оценка “плохо”, если ошибок нет то “отлично”, в других случаях “хорошо”. Оформление готовой таблицы. Выделите таблицу, правой кнопкой мыши выберите Формат ячеек /Граница (внешние и внутренние), настройте 13

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

тип линии и цвет. Выделяем первую строку, правой кнопкой мыши выбираем Формат ячеек. Во вкладке Заливка выбираем нужный цвет, таким же образом выделяем те ячейки, которые считаете, что должны быть одного цвета. Раздел 2. Дополнительные функции электронных таблиц: создание списков, шаблонов, диаграмм, графики. 1. Работа со списками MS Excel позволяет создавать базы данных непосредственно на рабочем листе. Такая база данных представляет собой обычную таблицу, называемую списком. В MS Excel имеется набор средств, облегчающих обработку и анализ данных, содержащихся в списке. Например, для получения упорядоченной информации мы можем отсортировать список по 1, 2 или 3 столбцам. В случае необходимости, можно скрыть не интересующую часть информации, используя фильтрацию. Для подсчета итогов по группам информации

удобно

воспользоваться

возможностью

подведения

промежуточных итогов. Организация списка: чтобы успешно использовать все перечисленные выше возможности работы со списочной информацией, данные должны быть введены в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями: 1. Избегайте создания более чем одного списка на листе. 2. Спроектируйте список так, чтобы каждый столбец содержал подобные (однотипные) данные. 3. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. 4. Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены. 5. Создайте подписи столбцов в первой строке списка. Оформление заголовков столбцов списка должно отличаться от оформления строк данных. 14

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

6. В списке не должно быть полностью пустых строк и столбцов. 7. В начале и конце ячейки не должно быть пробелов (они влияют на поиск и сортировку). В Microsoft Excel под списками подразумеваются таблицы со связанными между собой данными. Имеется набор функций облегчающих обработку и анализ данных: сортировка, поиск информации, фильтрация данных и т.д. Списком может быть, например, справочник или ведомость. Для того чтобы таблица была списком необходимо, чтобы ее столбцы имели имена и содержали однотипные данные. Задание 4. Создайте предложенную таблицу.

Ввод данных: Наберите в ячейках А1-Е1 названия полей: фамилия, имя, отчество, адрес, телефон. В ячейки А2-Е7 введите предложенные данные. Оформление таблицы: Выделите ячейки А1-Е1 и установите нужный вам шрифт, а затем выровняйте по центру. Установите внутренние и внешние границы для таблицы. Для этого выделите таблицу и выберите команду Главная /(ячейки) Формат /Формат ячеек. Затем выберите вкладку Граница и щелкните на кнопки: Внешние и Внутренние. Отрегулируйте ширину столбцов по содержимому. Для этого выделите таблицу и выполните команду Главная /(ячейки) Формат /Автоподбор ширины столбца. Таким образом, строки списка становятся записями, а заголовки столбцов – именами полей списка. Имена полей должны располагаться в верхней части списка и находиться в отдельных ячейках. Нужно помнить, 15

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

что пустая строка указывает на окончание списка, поэтому не следует оставлять пустых строк между заголовками столбцов. Сортировка - при вводе записей можно не обращать внимание на их порядок, т.к. в дальнейшем есть возможность сортировать списки. Допустим, отсортируем созданный только что список по полю Фамилия в порядке возрастания. Для того чтобы программа Microsoft Excel обнаружила список нужно щелкнуть по любой ячейке, относящейся к списку. Сортировка

данных

в

таблице:

Выполните

команду

Данные

/(сортировка и фильтр) Сортировка. После чего программа сама выделит таблицу. В окне Сортировка выберите следующие значения: сортировать по Фамилия, затем Сортировка - значения, в последнюю очередь Порядок - от А до Я. Нажмите кнопку ОК. 2. Создание шаблонов Шаблоны

предназначены для

подготовки документов,

имеющих

типовые формы. Шаблон – это пустой бланк, в котором пользователь в соответствии со своими задачами заполняет нужные графы собственной информацией. Шаблон может предварительно включать некоторые заполненные графы, которые являются общим для всех документов данного типа. Пользователь может использовать готовые шаблоны приложения. Для этого нужно открыть вкладку Файл, выбрать команду Создать и в разделе Доступные шаблоны выбрать нужный шаблон.

16

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Также пользователь имеет возможность создавать свои собственные шаблоны. Шаблон может быть создан как на основе другого шаблона так и на основе обычной книги Excel. Для того, чтобы создать шаблон, достаточно при сохранении файла присвоить ему тип Шаблон документа и сохранить его в стандартной папке Шаблоны. Задание 5. Создайте шаблон товарного счета следующего вида:

Настройка

шаблона:

Создайте

новую

книгу

Файл/Создать.

Установите одинаковые со всех сторон поля размером 2 см, используя команду Разметка страницы/Параметры страницы. Заполнение шаблона данными: Введите в ячейку А1: Грузоотправитель и адрес подчеркнутым

шрифтом,

в А3: Грузополучатель и адрес

подчеркнутым шрифтом, в А5: К реестру №…, в А7: Счет № от… полужирным шрифтом. Введите в ячейку А9-А11: Поставщик, Адрес, Расчетный счет №, в А13: Дополнения. Заполните имена столбцов, а также введите ИТОГО в ячейку D20 полужирным шрифтом. Введите в ячейки А22 и А24 Руководитель предприятия и Главный бухгалтер соответственно полужирным шрифтом. Оформление таблицы: Установите внутренние и внешние границы для таблицы с координатами: А15:Е20. Установите ширину столбцов A-E: 23,20; 12,70; 9,50; 13,70; 20,00 соответственно.

17

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Для ячеек А1, А3, А11, А13 проделайте следующие операции. Объедините строку в которой содержится данная ячейка со следующей строкой до столбца F. Для этого выделите нужные ячейки, затем выполните команду Главная /Формат ячейки /Выравнивание/Объединить ячейки. Затем в этой же вкладке Главная/Формат ячейки /Выравнивание установите

галочку

Переносить

по

словам,

затем

установите

Выравнивание по горизонтали: по левому краю, по вертикали: по верхнему краю. Нажмите OK. Объедините ячейки А7-Е7 и установите верхние и нижние границы. Объедините ячейки А5-Е5, А9-Е9, А10-Е10 и установите выравнивание по левому

краю.

Объедините

ячейки

А22-Е22,

А2-Е24

и

установите

горизонтальное выравнивание в ячейках по левому краю. Введите в ячейку Е16 формулу: =С16*D16. Скопируйте содержимое ячейки Е16 в ячейки Е17Е19 с помощью маркера заполнения (растяните крестик вниз). Введите в ячейку Е20 формулу: =СУММ(Е16:Е19). Сохранение шаблона: Чтобы сохранить книгу как шаблон, выполните команду Файл/Сохранить как. Затем установите Тип Файла: Шаблон, а Имя файла: Товарный счет. Нажмите ОК. Шаблон товарного счета готов. Чтобы убедиться, что шаблон был создан правильно выполните вкладку Файл/Создать и в наборе Мои шаблоны вы увидите шаблон Товарный счет. Теперь на основе этого шаблона можно создавать товарные счета, заполняя лишь некоторые поля. 3. Создание диаграмм MS Excel предоставляет удобные средства для построения диаграмм, с помощью которых вы можете превратить "сухие" табличные данные рабочего листа в привлекательные, профессиональные, хорошо оформленные диаграммы. Диаграмма может размещаться на листе, содержащем исходные данные,

либо

на

отдельном

листе.

Диаграмма

представляет

собой

графический способ представления табличных данных, то есть диаграмма 18

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

всегда создается только на основе готовой таблицы и данные берутся из нее. Данные в таблице и диаграмме связаны, поэтому изменяя что-то в таблице, в диаграмме эти изменения появятся автоматически. Легенда – набор всех имен серий данной таблицы. Категория – группа значений, расположенных в одном столбце таблицы. Для осознанной работы с диаграммами необходимо знать название и назначение ее основных элементов. Область диаграммы – область размещения диаграммы и всех ее элементов. Область построения диаграммы – ограниченная осями область, содержащая все ряды данных. На объемных диаграммах – ограниченная осями область, содержащая все ряды данных, имена категорий, подписи делений и названия осей. Точки данных для ряда данных – отдельные значения, отображаемые на диаграмме в виде полос, столбцов, линий, секторов, точек или других объектов, называемых маркерами данных. Маркеры данных одного цвета образуют ряд данных. Ряд данных – набор связанных между собой элементов данных, отображаемых на диаграмме. Каждому ряду данных на диаграмме соответствует отдельный цвет или способ обозначения, указанный на легенде диаграммы. Диаграммы всех типов, кроме круговой, могут содержать несколько рядов данных. Ось категорий – это горизонтальная ось, вдоль нее строятся категории. Ось значений – это вертикальная ось, вдоль нее строятся данные. Легенда диаграммы. Рамка, в которой определяются узоры или цвета рядов или категорий данных на диаграмме. Название диаграммы – это описательный текст, располагающийся вдоль осей или по центру в верхней части диаграммы. 19

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Подписи данных – это дополнительные сведения о маркере данных, предоставляющем одну точку данных или значение ячейки листа.

Задание 3. Создайте предложенную таблицу данных и диаграмму к ней. Ввод данных: Введите в А1 заголовок таблицы, выделите в первой строке ячейки A1-F1 и выполните команду Главная / (выравнивание) Объединить и поместить в центре. Напечатайте и отформатируйте заголовки столбцов в таблице – выравнивание в ячейках По правому краю, тип шрифта Полужирный. Аналогично напечатайте и отформатируйте заголовки строк. Введите значения ячеек таблицы. Оформление таблицы: Задайте необходимую ширину столбцов, выделив ячейки A-F и выполнив команду Главная /(ячейки) Формат /Ширина столбца. Задайте ширину столбца 12 см и нажмите кнопку ОК. Создание диаграммы: На основе готовой таблицы создайте диаграмму. Для этого выделите таблицу, выберите Вставка /(диаграмма) Гистограмма /Цилиндрическая и выберите нужный вид диаграммы. Щелкните правой кнопкой мыши на диаграмме и выберите команду Выбрать данные. Далее поменяйте местами все значения. Для этого в данном окне нажмите кнопку Строка /Столбец и ОК. Установите на столбцах значения данных и введите название диаграммы. С помощью мышки растяните границы диаграммы до нужных размеров и поместите ее в нужное место.

20

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

4. Создание графики в документе MS Excel предоставляет возможность создания следующих графических объектов: • линий и простых геометрических фигур; • автофигур; • объектов WordArt; • рисунков; • диаграмм. Самыми простыми графическими объектами являются прямые линии и стандартные геометрические фигуры. Вы можете добавить в документ MS Excel любую фигуру, используя значки фигур на вкладке Вставка в группе Иллюстрации.

Задание 4. Создайте предложенный домик.

Для этого выберите нужную фигуру в галерее фигур. Переместитесь на лист MS Excel и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, нарисуйте объект. Если вы будете рисовать объекты, удерживая нажатой клавишу SHIFT, вы 21

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

получите правильные фигуры: квадрат, круг. По завершении рисования, отпустите сначала левую кнопку мыши, потом SHIFT. После создания фигуры, в момент, когда она выделена, на ленте добавится новая вкладка Средства рисования и Работа с рисунками. С помощью кнопок на этой вкладке вы можете отредактировать графический объект: повернуть под желаемым углом (группа Упорядочить), задать цвет заливки, тип и цвет линии, тень, объем (группа Стили фигур), размер (группа Размер). Для этого его следует выделить.

Выделение объектов – для большинства операций работы с объектом его требуется выделить. Для этого, нужно подвести указатель к объекту и щелкнуть левой кнопкой мыши. Вокруг объекта появятся белые маркеры. Для того, чтобы отказаться от выделения, щелкните левой кнопкой мыши на любой ячейке. Объект WordArt — это красиво оформленный текст. Задание 5. Создайте предложенный текст с помощью объекта WordArt.

На вкладке Вставка/группа Текст/WordArt. выберите стиль вашей будущей надписи из предложенных вариантов. Введите текст, который вы 22

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

хотите

оформить.

Перейдите

на

любую

ячейку.

Для

дальнейшего

редактирования либо выделите объект/Формат фигуры, либо используйте кнопки появившейся вкладки Средства рисования /Формат.

Коллекция клипов – это большой набор рисунков, фильмов, фотографий позволяющих оформить документ профессионально сделанными изображениями. Коллекция содержит разнообразные по стилю рисунки: от живописного фона до карикатур. Все объекты разделены по категориям и описываются с помощью набора ключевых слов, что значительно облегчает их поиск. Задание 6. Используя коллекцию Клип, создайте предложенный вариант офиса.

Для создания картинки зайдите на вкладку Вставка /Иллюстрации /Клип.

Для

поиска

нужной

картинки

воспользуйтесь

областью

Искать/введите ключевое слово/нажмите кнопку Начать. Выберите требуемую картинку и нажмите на нее. Используйте кнопку списка рядом с 23

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

картинкой для настройки параметров рисунка и управления содержанием коллекций. Переместите картинку в то место, куда вы хотите ее поместить. При необходимости уменьшите и выполните разворот с помощью зеленого маркера, появляющегося при выделении объекта. Тренировочные задания Задание 1. Создайте таблицу, отсортируйте данные в столбце «Специальность» по алфавиту и на ее основе постройте диаграмму произвольного вида.

Задание 2. Создайте документ следующего вида. Сделайте сортировку по столбцу «Общий балл» и установите на него фильтр >250.

24

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Задание 3. Создайте документ со списком своей группы, заполнив реальными данными таблицу следующего вида: Используя Фильтр оставьте только иногородних студентов.

Задание 4. Создайте список с формулами следующего вида.

Задание 5.

Постройте таблицу абитуриентов, используя логические

формулы. Если сумма баллов за три экзамена не меньше проходного балла, то абитуриент годен, если нет, то остается в резерве. Затем нужно посчитать количество рекомендованных абитуриентов.

25

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Задание 6. Создайте документ следующего вида. Отсортируйте данные в таблице продаж по количеству проданных автомобилей в порядке убывания и посмотрите, как изменится диаграмма.

Задание 7. В ходе аттестации студентов специальности «Финансы и Кредит» получены следующие результаты. Предусмотреть заливку красным цветом непустых ячеек, в которых количество баллов находится в пределах от 0 до 50. 2. Ввести в диапазоне А1:А15 числа 1,2,…,15. Используя условное форматирование, выделить красным курсивом на голубом фоне числа от 2 до 4, синим курсивом – числа от 6 до 8, зеленым курсивом – числа от 12 до 15.

Задание 8. Создайте предложенную таблицу. Объедините ячейки А3 и А4 с помощью кнопки

в панели Форматирование. Направление текста

устанавливается с помощью команды Формат Ячейки /Выравнивание. В 26

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

столбец Всего ввести функцию =СУММ(С5:Е5) (Кнопка Автосумма



в

панели Стандартная). С помощью маркера заполнения растяните эту функцию на остальные ячейки.

Задание 9. Создайте предложенную таблицу. Введите данные в таблицу и подсчитайте Результат с помощью формулы суммы. Вычислите средние значения с помощью функции =СРЗНАЧ(С4:С10), выводимой Мастером функций, и растяните вправо маркером заполнения. После запятой оставьте 1 знак. Отсортируйте список по убыванию результатов, выделив блок B4:F10 и выбрав команду Данные /Сортировка /Результат по убыванию.

27

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Задание 10. Обработайте данные метеостанции. Просчитайте итоговые функции: суммирование осадков, максимум и минимум выпавших осадков, среднемесячное значение осадков ежегодно и за три года с помощью функций: СУММ(), МАКС(), МИН(), СРЗНАЧ(). Количество осадков (в мм) январь февраль март апрель май июнь июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь

1992 37,2 11,4 16,5 19,5 11,7 129,1 57,1 43,8 85,7 86 12,5 21,2

1993 34,5 51,3 20,5 26,9 45,5 71,5 152,9 96,6 74,8 14,5 21 22,3

1994 8 1,2 3,8 11,9 66,3 60 50,6 145,2 79,9 74,9 56,6 9,4 за три года

суммарно максимум минимум среднемесячно

Задание 11. Имеется список персонала и окладов. Каждому нужно начислить премию в

размере 20% оклада (процент премии указан в

отдельной ячейке). Используйте в формулах абсолютную ссылку на ячейку С1: $C$1. Введите в D4: = С4*$C$1, растяните маркером заполнения эту формулу вниз. Отсортируйте таблицу по алфавитному порядку фамилий и вычислите общую сумму премии.

28

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Задание 12. Заполните предложенную таблицу и рассчитайте, сколько было продано мороженого всего и сколько это составило в процентах. В формуле подсчета процентов используйте правило составления пропорции и абсолютную ссылку на значение «Всего», взяв его за 100 %. Продажа мороженого по округам города Июнь 140 85 120 110

Центральный Западный Северный Южный Всего

Июль 160 80 135 115

Всего

Август 120 100 140 105

В проц.

Задание 13. Заполните и отформатируйте таблицу. Подсчитайте только 3 значения с помощью функций: МАКС() и СРЗНАЧ(). Крупнейшие озера мира Площадь (тыс.кв.м.) 31,5 24 68 59,6 51,1 58

Название озера Байкал Таньганьика Виктория Гурон Аральское море Мичиган Максим.глубина Максим.площадь Средн.высота

Высота над уровнем моря (м) 456 773 1134 177 53 177

Глубина (м) 1520 1470 80 288 61 281

Задание 14. Создайте две таблицы: с исходными данными и результатами. В таблице с исходными данными должны быть поля: «№», «Наименование», «Поставщик», «Количество, л», «Цена», «Стоимость». Заполните таблицу исходными данными: A

B

1 № Наименование

C

D

Поставщик

E

Количество, л Цена Стоимость

2 1 Молоко

Поставщик № 1

76

43,00р.

3 2 Кефир

Поставщик № 2

40

26,00р.

29

F

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

4 3 Варенец

Поставщик № 3

86

34,00р.

5 4 Молоко

Поставщик № 3

45

26,00р.

6 5 Молоко

Поставщик № 4

87

24,00р.

7 6 Варенец

Поставщик № 4

34

41,00р.

8 7 Кефир

Поставщик № 4

67

32,00р.

9 8 Кефир

Поставщик № 3

45

39,00р.

10 9 Молоко

Поставщик № 2

43

35,00р.

11 10 Молоко

Поставщик № 5

32

33,00р.

Во второй таблице в столбце «Наименование» названия молочных продуктов из первой таблицы должны встречаться один раз: A

B

C

D

E

14 № Наименование Кол-во поставок Суммарная стоимость Средняя цена 15 1 Молоко 16 2 Кефир 17 3 Варенец

Выполнение расчетов в таблицах. В первой таблице формула вводится только в поле «Стоимость»: для определения стоимости нужно количество умножить на цену F2: =D2*E2. Растяните маркером заполнения вниз. A

B

1 № Наименование

C

D

Поставщик

E

F

Количество, л Цена Стоимость

2 1 Молоко

Поставщик № 1

76

43,00р.

3 268,00р.

3 2 Кефир

Поставщик № 2

40

26,00р.

1 040,00р.

4 3 Варенец

Поставщик № 3

86

34,00р.

2 924,00р.

5 4 Молоко

Поставщик № 3

45

26,00р.

1 170,00р.

6 5 Молоко

Поставщик № 4

87

24,00р.

2 088,00р.

7 6 Варенец

Поставщик № 4

34

41,00р.

1 394,00р.

8 7 Кефир

Поставщик № 4

67

32,00р.

2 144,00р.

9 8 Кефир

Поставщик № 3

45

39,00р.

1 755,00р.

10 9 Молоко

Поставщик № 2

43

35,00р.

1 505,00р.

11 10 Молоко

Поставщик № 5

32

33,00р.

1 056,00р.

Во второй таблице формулы вводятся в поля «Количество поставок», «Суммарная стоимость», Средняя цена». Для определения количества поставок нужно определить, сколько раз за день в магазин завозили, например, молоко. Для этого нужно использовать функцию СЧЁТЕСЛИ, 30

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

которая определяет количество данных в диапазоне, равных критерию. Примерный вид формулы в ячейке С15: =СЧЁТЕСЛИ(B$2:B$11;B15), где B2:B11 – диапазон наименований молочных продуктов из первой таблицы, а B15 – ячейка второй таблицы, содержащая наименование продукта (для данного примера – «Молоко»). Для определения суммарной стоимости всех продуктов одного названия нужно выбрать из первой таблицы и сложить стоимость всего, например, молока в магазине. Для этого используйте функцию СУММЕСЛИ, которая суммирует данные, отобранные по заданному критерию в данном диапазоне. Примерный

вид

формулы

в

ячейке

D15:

=СУММЕСЛИ(B$2:B$11;B15;F$2:F$11), где F2:F11 — диапазон стоимости продукта из первой таблицы. Для определения средней цены нужно сложить все цены на один вид продукта в первой таблице, а затем разделить на количество поставок (таблица

2).

Примерный

вид

формулы

в

ячейке

Е15:

=СУММЕСЛИ(B$2:B$11;B15;E$2:E$11)/C15, где E2:E11 — диапазон с ценами из таблицы 1, а C15 — ячейка, содержащая количество поставок данного продукта. A

B

C

D

E

14 № Наименование Кол-во поставок Суммарная стоимость Средняя цена 15 1

Молоко

5

9 087,00р.

32,20р.

16 2

Кефир

3

4 939,00р.

32,33р.

17 3

Варенец

2

4 318,00р.

37,50р.

Задание 15. Составить таблицу экзаменационных оценок студентов и на ее основе определить средний балл и размер стипендии для каждого студента. Стипендия не назначается, если среди оценок есть хотя бы одна двойка, если средний балл от 3,0 до 3,5 — 1000р., от 3,5 до 4,0 — 1200р., от 4,0 до 4,5 — 1500р., от 4,5 до 5,0 — 1800р., = 5,0 — 2000р. Для определения количества двоек использовать функцию СЧЁТЕСЛИ. Можно вставить еще один столбец для определения количества двоек, а 31

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

можно вложить функцию СЧЁТЕСЛИ в функцию ЕСЛИ, которая будет использована для определения размера стипендии: =ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(C3:G3;2)>0;0;ЕСЛИ(H3

Позволяет вводить, редактировать и удалять примечание к активной ячейке

< Ctrl+F2>

Выводит окно, в котором представлена информация об активной ячейке

< Alt+F2>

Открывает диалоговое окно Сохранение документа

< Alt+Shift+F2>

Сохраняет активный документ

< Alt+Ctrl+F2>

Открывает диалоговое окно Открытие документа

< Alt+Ctrl+Shift+F2>

Открывает диалоговое окно Печать Открывает диалоговое окно Вставка имени

< Shift+F3>

Открывает диалоговое окно Мастер функций

< Ctrl+F3>

Открывает диалоговое окно Присвоить имя

< Ctrl+Shift+F3>

Открывает диалоговое окно Создать имена

Повторяет последнее действие или изменяет ссылки на ячейки (абсолютная/относительная)

< Ctrl+F4>

Закрывает окно активного документа

< Alt+F4>

Закрывает окно приложения

Открывает диалоговое окно Переход

< Shift+F5>

Открывает диалоговое окно Найти

< Ctrl+F5>

Восстанавливает предыдущие размеры окна документа

Переходит на следующее подокно в раздельном окне

< Shift +F6>

Переходит на предыдущее подокно в раздельном окне

< Ctrl+F6> < Ctrl+Shift +F6>

< Ctrl+F7>

< Shift +F8> < Ctrl+F8>

Активизирует следующее открытое окно рабочей книги Активизирует предыдущее окно рабочей книги Запускает программу проверки орфографии Преремещает текущее окно Расширяет выделение в таблище Выделяет еще один участок таблицы Разрешает изменение размеров текущего окна с помощью клавиш управления курсором

< Shift +F9> < Ctrl+F9>

Пересчитывает всю рабочую книгу Пересчитывает только лист текущей рабочей таблицы Минимизирует текущее окно

35

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

< Shift +F10> < Ctrl+F10>

< Shift +F11> < Ctrl+F11>

< Shift +F12> < Ctrl+F12> < Ctrl+ Shift +F12>

Активизирует строку меню Активизирует контекстное меню Максимизирует текущее окно Создает диаграмму на новом листе Вставляет новый лист Вставляет лист макрокоманды MS Excel 4.0 Открывает диалоговое окно Сохранение документа Сохраняет активный документ Открывает диалоговое окно Открытие докумена Открывает диалоговое окно Печать

36

Copyright ООО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Приложение 4. Сообщение об ошибках Сообщение #####

Значение Колонка слишком узка для того, чтобы отобразить вычисленное выражение

#DIV\0!, #ДЕЛ\0!

В формуле сделана попытка деления на ноль 0

#N\A!, #H\Д!

Значение не доступно. Это значение можно ввести в ячейку для запрета вычислений с использованием этой ячейки, пока данные для нее не готовы

#Name?, #ИМЯ?

Было использовано имя, которое Excel не распознала, например, ссылка на ячейку русскими буквами

#NULL!, #Имя!

Было задано пересечение двух областей, которые в таблице не пересекаются. Был применен неверный оператор задания области или неправильно указан адрес

#NUM!, #ЧИСЛО!

Проблема с числом. В функции был применен неверный аргумент, например SQRT – 1, или результат формулы является слишком большим или слишком маленьким для Excel

#REF!, #ССЫЛКА!

Задана некорректная ссылка на поле

#VALUE!, #ЗНАЧ!

Был использован неверный тип аргумента или оператора, например, текст стоит там, где должно быть число

37