Excel 2016 Grunder 9789175311142, 9175311143

Citation preview

Excel är ett kalkylprogram som används av många, både privatpersoner och företag. Du kan skapa både enkla kalkyler och avancerade beräkningar med hjälp av Excel. I den här boken kommer du att få lära dig de viktigaste funktionerna i Excel. I Excel 2016 är det ännu enklare att skapa snygga och professionella kalkyler. Väljer du att använda de färdiga dokumentteman som finns i hela Office 2016 får du en enhetlig och professionell utformning på alla dokument som du skapar i Office. Med hjälp av verktyget för snabbanalys kan du låta Excel analysera dina data och hjälpa dig att formatera informationen på ett bra och tydligt sätt. Detta läromedel är producerat för att passa alla typer av grundläggande utbildningar i Excel. I boken har vi använt svensk version av Windows 10 och Excel 2016. Om du använder andra versioner kan det se lite annorlunda ut hos dig, men vi hoppas att du ändå snabbt ska hitta rätt med hjälp av anvisningarna i texten. De övningsfiler som används i boken kan du ladda ner från vår webbplats enligt instruktioner i boken. Där finns även lösningsförslag till övningarna i pdf-format. Lycka till! Eva Ansell

Copyright © Docendo AB Det är förbjudet att kopiera bilder och text i denna bok genom att skriva ut, ta bilder av skärmen eller på annat sätt mångfaldiga enligt upphovsrättslagen. Våra böcker och tillhörande produkter är noggrant kontrollerade, men det är ändå möjligt att fel kan förekomma. Förlaget tar inget ansvar för de skador dessa fel kan orsaka för konsumenten. Vi tar gärna emot förbättringsförslag. Produkt- och producentnamnen som används i boken är ägarens varumärken eller registrerade varumärken. ISBN: 978-91-7531-114-2 Artikelnummer: 1355E Författare: Eva Ansell Omslag: Docendo Bild på omslaget: © Adobe Stock Redaktionell bearbetning och layout: Eva Ansell

3 FORMLER OCH FORMAT

Mål och förkunskaper.............................5 Pedagogiken...........................................5 Hämta övningsfiler..................................6

Skapa formler.......................................43 Enkel formel.......................................43 Autosumma........................................44 Verktyget Snabbanalys.........................46 Kopiera formler..................................47 Absoluta och relativa cellreferenser.....48 Formatera tal........................................50 Formatera via fliken............................50 Formatera via dialogrutan....................52 Formatera tecken.................................53 Formatera via fliken............................53 Formatera via formateringsverktygsfältet.......................................54 Formatera via dialogrutan....................54 Textjustering.........................................55 Formatera via fliken............................55 Formatera via dialogrutan....................56 Kopiera format.....................................57 Formatera celler...................................58 Kolumnbredd.....................................58 Radhöjd.............................................59 Kantlinjer............................................60 Fyllningsfärg........................................61 Teman...................................................62 Cellformat..........................................62 Teman................................................63 Rader och kolumner.............................64 Infoga rader och kolumner..................64 Formelfel............................................64 Flytta och kopiera rader och kolumner...........................................65 Ta bort rader och kolumner................65 Dölja/ta fram rader och kolumner.......66 Låsa/låsa upp rader och kolumner.......66 Utskriftsformat.....................................67 Formatera via fliken............................67 Formatera via dialogrutan....................68 Sidhuvud och sidfot............................70 Sidbrytningar........................................73 Förhandsgranska sidbrytning................73 Infoga sidbrytning................................74 Skydda celler........................................75 Ta bort bladets skydd..........................76 Extra övningar......................................77

1 INTRODUKTION TILL EXCEL Starta programmet.................................7 Avsluta programmet...............................7 Programfönstret.....................................8 Menyfliksområdet.................................9 Alternativknappar.................................11 Inställningar...........................................12 Berätta vad du vill göra.........................13 Välja kommando/åtgärd......................13 Få hjälp...............................................14

2 HANTERA ARBETSBÖCKER Backstage-vyn.......................................15 Skapa ny arbetsbok..............................16 Markera celler......................................17 Flytta markören och markera celler.....17 Markera cellområden..........................18 Skriva text och tal.................................19 Spara arbetsbok....................................20 Spara en arbetsbok.............................20 Spara med nytt namn/på annan plats...22 Skapa ny mapp...................................22 Spara i annat filformat.........................23 Stänga arbetsbok..................................23 Öppna arbetsbok.................................24 Återskapa arbetsbok............................27 Återskapa arbetsbok...........................27 Återställa arbetsbok............................28 Redigera kalkyl......................................29 Redigera cellinnehåll...........................29 Radera cellinnehåll..............................30 Ångra.................................................30 Skapa serie med Autofyll ....................31 Kopiera och flytta celler .....................33 Urklipp...............................................35 Arbetsboksvyer....................................36 Sidlayoutvyn.......................................36 Förhandsgranska arbetsbok .................37 Skriva ut arbetsbok...............................38 Sök och ersätt ......................................39 Sök....................................................39 Ersätt..................................................40 Extra övningar......................................41

Microsoft Excel 2016 Grunder

INLEDNING

4 ARBETA MED FLERA BLAD

6 FUNKTIONER

Infoga blad............................................80 Bladflikar...............................................80 Bläddra mellan bladflikar.....................80 Byta namn på blad..............................81 Ändra färg på bladflik...........................81 Gruppera blad....................................82 Ta bort blad..........................................83 Flytta och kopiera blad.........................84 Flytta och kopiera blad i en arbetsbok...........................................84 Flytta och kopiera blad mellan arbetsböcker......................................85 Flytta och kopiera mellan blad..............86 Dra och släpp-metoden......................86 Klipp och klistra..................................86 Formler i tredimensionell kalkyl...........88 Länkformel.........................................88 Summera värden från flera blad..........89 Extra övningar......................................91

Beräkna automatiskt...........................109 Verktyget Snabbanalys........................109 Infoga funktion....................................110 Infoga via dialogrutan........................110 Infoga via fliken.................................112 Formelfältet......................................112 Skriva funktioner...............................113 Redigera funktion..............................113 Statistiska funktioner..........................114 Logiska funktioner..............................115 Extra övningar....................................117

5 DIAGRAM Vad är ett diagram?...............................93 Välja diagramtyp.................................93 Skapa diagram.......................................94 Verktyget Snabbanalys.........................94 Fliken Infoga ......................................95 Rekommenderade diagram.................95 Redigera diagram..................................96 Diagrammets placering.......................97 Flytta, kopiera och ta bort diagram......97 Diagramelement...................................98 Lägga till diagramelement....................98 Flytta diagramelement.........................99 Ändra storlek på diagramelement........99 Ta bort diagramelement......................99 Snabblayout........................................99 Ändra data........................................100 Ändra diagramtyp.............................101 Formatera diagram.............................102 Diagramformat.................................102 Formatera enstaka diagramelement...103 Skriva ut diagram................................105 Miniatyrdiagram..................................106 Extra övningar....................................107

7 TABELLER Skapa tabell.........................................119 Verktyget Snabbanalys.......................119 Fliken Infoga.....................................120 Redigera tabell....................................121 Infoga data i tabell.............................121 Formatera tabell...............................122 Ta bort tabellområde........................122 Sortera data........................................123 Sortera efter en kolumn....................123 Sortera efter flera kolumner..............124 Sortera efter anpassad sorteringsordning..............................125 Filtrera data........................................126 Filtrera tabell.....................................126 Anpassa filter....................................127 Verifiera data......................................131 Ringa in ogiltiga data..........................132 Extra övningar....................................133

8 PRAKTISKA ÖVNINGAR SAKREGISTER TANGENTBORDSGENVÄGAR

Inledning MÅL OCH FÖRKUNSKAPER

Mål och förkunskaper

Efter att ha gått igenom detta läromedel ska du behärska programmets mest grundläggande funktioner. Du ska kunna skapa arbetsböcker med olika typer av kalkyler, kunna beräkna data på olika sätt, och även skapa diagram av en kalkyl. I det här läromedlet utgår vi från att du inte har några förkunskaper i Excel, däremot förutsätter vi att du har grundläggande kunskaper när det gäller att arbeta med Windowsprogram i pc-miljö.

PEDAGOGIKEN Inspira är läromedlet som inte bara lär ut ett antal funktioner, utan verk­ ligen lär användaren att hantera det aktuella programmet. Åratal av utveckling, med feedback från utbildare och lärare, ger dig ett läromedel som gör det enklare att undervisa och mer stimulerande att lära.

5

Pedagogiken 5 Hämta övningsfiler

6

Docendos läromedel för Excel täcker marknadens flesta krav och utbildnings­ behov för programmet. Vi har både grund­material för ny­börjaren och fördjup­ ningsmaterial för den som redan kan grunderna väl. Besök gärna vår webbshop på docendo.se för mer information om vilka titlar som finns.

Upplägg, pedagogik och layout är optimerat för lärarledd undervisning och självstudier. Böckerna bygger på en aktiv inlärningsmetod där teori varvas med övningar. Lösningsförslag till övningarna finns i en separat pdf-fil som du hämtar tillsammans med övningsfilerna.

Läs Varje avsnitt inleds med en teoridel där vi beskriver hur en viss funktion, eller ett visst kommando fungerar och används, när det används och varför det används. Bredvid texten kan det finnas textrutor som förklarar något ytterligare, eller som innehåller tips eller speciellt viktig information. • Kommandon du ska välja visas med fetstil. Programmet förekommer i både svensk och engelsk version. Kommandon visas först med sitt svenska namn, följt av det engelska inom parentes. • Mapp- och filnamn samt tangenter du ska trycka på visas med fetstil. För att underlätta inlärningen är texten kompletterad med skärmbilder som visar hur det ser ut i programmet. Skärmbilderna i detta läromedel är svenska. Tillsammans med bild­erna finns hänvisningar med samma nummer som i den numeriska listan som beskriver funktionen. Bredvid texten kan det även finnas en bild på den knapp eller muspekare som beskrivs i texten.

5

Exempel Visa fliken Start och klicka på Kopiera (Home, Copy) i gruppen Urklipp (Clip­ board).

Excel 2016 Grunder

Inledning

Öva Efter teoridelen följer oftast en övning för att du ska lära dig den funktion du precis läst om. Kapitlet avslutas med extra övningar som omfattar flera moment av det som du har lärt dig i boken. Övningarnas svårighetsgrad visas till höger om övningsnamnet, de delas in i Lätt, Medel och Svår. I slutet av läromedlet finns ett eget kapitel med övningar som är praktiskt inriktade. Dessa övningar omfattar flera moment av det som du har lärt dig under kursen. Till dessa övningar finns det inte lösningsförslag.

Rätta Tillsammans med övningsfilerna finns en pdf-fil som innehåller lösningsförslag till övningar och extra övningar. Dessa presenteras steg för steg i numrerade listor. Ofta finns det flera sätt att lösa en övning, i lösnings­ förslaget beskriver vi ett av de sätt som du kan välja för att nå resultatet.

De flesta övningar bygger på det fiktiva företaget Violas Handelsträdgård, som har sin huvudbutik i Stockholm och två mindre butiker belägna i Södertälje respektive Uppsala (Syd och Nord). Företaget grundades av Anna Andersson och har cirka 30 anställda fördelat på de tre butikerna. Före­ taget säljer det mesta som behövs för både små och stora trädgårdar.

Efter kursen Sist i boken finns ett sakregister som du kan använda när du efter kursen vill söka efter information om någon specifik funktion. Därefter finns en lista med användbara tangentbordsgenvägar som du kan ha framför dig när du arbetar i programmet.

HÄMTA ÖVNINGSFILER Till detta läromedel finns ett antal övningsfiler som du kommer att ­använda under kursen. Gör så här för att hämta dem: 1 Starta din webbläsare och skriv docendo.se i adressfältet, tryck på Retur. 2 Skriv artikelnumret, 1355, i sökrutan och klicka på Sök. 3 Klicka på titeln Excel 2016 Grunder. 4 Klicka på filen 1355.zip under rubriken. 5 Klicka på Spara (Save) i meddelandefältet längst ner. 6 Nu sparas filen i mappen Hämtade filer (Downloads). Klicka på Öppna (Open) för att öppna filen. 7 Visa fliken Extrahera och klicka på Extrahera alla (Extract, Extract all). 8 Ange en lämplig mapp på din hårddisk som filerna ska extraheras till och klicka på Extrahera (Extract). När extraheringen är klar öppnas mappen och filerna visas. 6

Övnings­filerna till detta läromedel finns tillgängliga för nedladdning från vår webbplats docendo.se.

1

Introduktion till Excel

Microsoft Excel är ett kalkylprogram där du bland annat kan skapa olika typer av kalkyler. Du arbetar med arbetsböcker som innehåller ett eller flera kalkylblad. På kalkylbladet infogar du dina kalkyler och diagram.

Starta programmet

7

Avsluta programmet

7

På ett kalkylblad kan du göra beräkningar, allt från enkla additioner till mycket avancerade beräkningar. Excel innehåller många specialfunktioner. Du kan exempelvis hantera datum och tid, beräkna värden från olika blad, visa de 10 högsta värdena i en tabell och räkna ut medelvärdet.

Alternativknappar 11

En kalkyl blir lätt tråkig, men med hjälp av ett diagram kan du göra kalkyl­ en mer intressant, och i många fall även mer lättläst.

STARTA PROGRAMMET Du kan starta program på flera olika sätt i Windows 10: • Öppna Start-menyn och klicka på panelen eller programnamnet Excel 2016. • Öppna Start-menyn, bläddra nedåt i listan med alla appar och klicka på Excel 2016. • Klicka på programikonen Excel 2016 i aktivitetsfältet eller på ­skrivbordet. • Klicka på knappen Sök (Search) till höger om knappen Start, skriv Excel i sökrutan och klicka på Excel 2016.

AVSLUTA PROGRAMMET För att avsluta Excel kan du göra på något av följande sätt: • Klicka på knappen Stäng (Close) i högra hörnet på namnlisten för Excel. Finns det flera öppna fönster stängs endast aktuellt fönster. • Tryck på Alt+F4. Om du har gjort några ändringar som du inte har sparat, visas en fråga om du vill spara ändringarna i arbetsboken.

7

Programfönstret 8 Inställningar 12 Berätta vad du vill göra 13

Excel 2016 Grunder

1 Introduktion till Excel

PROGRAMFÖNSTRET När Excel har startats visas startskärmen där du har möjlighet att skapa nya arbetsböcker eller öppna någon av de senast använda arbetsböckerna. Väljer du att skapa en tom arbetsbok visas den i programfönstret. Beroende på dina inställningar kan fönstret se lite annorlunda ut. Fliken Arkiv Verktygsfältet Snabbåtkomst

Markör

Namnlist

Menyfliksområde

Fönsterknappar

Formelfält

Rullningslister

Bladflikar och Nytt blad Flikbläddringsknappar

Arbetsbok

Statusfält

Fliken Arkiv (File) – på Backstage-vyn hittar du kommandon för att hantera filerna, till exempel spara och skriva ut arbetsboken. Verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access) – innehåller endast några vanliga knappar. Du kan anpassa verktygsfältet så att det innehåller de kommandon du använder ofta. Namnlist – visar arbetsbokens namn och programmets namn.

8

Vyväljaren

Zoomreglage

Excel 2016 Grunder

1 Introduktion till Excel

Menyfliksområde – innehåller flera flikar med kommandon som är ­anpassade för olika aktiviteter. Fönsterknappar – knapparna Minimera, Maximera/Återställ nedåt och Stäng används för att dölja, förstora/minska och stänga fönstret. Markör – visas som en ram runt den aktiva cellen. Formelfält – visar innehållet i markerad cell. Till vänster finns namn­rutan som visar cellreferensen till markerad cell. Flikbläddringsknappar och bladflikar – bläddrar mellan arbetsbokens blad. Arbetsboken innehåller från början ett blad, men du kan enkelt lägga till fler. Arbetsbok – större delen av programfönstret utnyttjas för arbetsboken. Rutnätet du ser är själva kalkylbladet. Rullningslister – används för att flytta inom kalkylbladet. Statusfält – visar bland annat aktuellt arbetsläge och innehåller en beräknings­funktion. Längst till höger finns vyväljaren där du väljer ­arbetsboksvy samt ett zoomreglage.

Menyfliksområdet Menyfliksområdet innehåller ett antal flikar som är anpassade för olika aktiviteter. För att välja ett kommando visar du först aktuell flik och klickar sedan på önskat kommando. Kommandona är organiserade i logiska grupp­er på respektive flik. I många grupper finns en dialogruteikon längst ner till höger, genom att klicka på den öppnar du en dialogruta eller ett åtgärdsfönster där du kan göra ytterligare inställningar.

Vissa kommandon behövs endast när du arbetar med en viss typ av objekt, till exempel diagram eller tabeller. När ett sådant objekt är markerat visas en sammanhangsberoende flik som är anpassad för just den typen av objekt. Med hjälp av dessa flikar får du snabbt tillgång till rätt kommandon just då du behöver dem, samtidigt som programfönstret inte fylls med flikar som inte kan användas för andra objekt.

9

Peka på ett kommando för att visa en ruta med namnet, en beskrivning samt eventuellt kortkom­ mando.

Excel 2016 Grunder

1 Introduktion till Excel

Komprimerade grupper Flikarna kan se olika ut beroende på vilken skärmupplösning du arbetar med. Om du har en lägre upplösning, eller inte arbetar med ett maximerat fönster, komprimeras grupperna på fliken. Fliken anpassas så att den hela tiden visar så många av de vanligaste kommandona som möjligt. Kommandona i en grupp kan visas på flera olika sätt. När gruppen är helt komprimerad klickar du på gruppnamnet så visas hela gruppen nedanför.

I de två övre bilderna ser du hur gruppen förändras när fönstrets storlek minskas. De två nedre bilderna visar hur det ser ut när gruppen är helt komprimerad. När du klickar på grupp­namnet visas hela gruppen.

Minimera menyfliksområdet Du kan inte ta bort menyfliksområdet, men om du vill ha en större ­arbetsyta kan du minimera det. Klicka på Dölj menyflikar (Collapse the Ribbon) till höger i menyfliksområdet. Du kan även dubbelklicka på en flik för att minimera dem.

För att arbeta med en flik när menyfliksområdet är minimerat klickar du bara på fliken. När du har valt önskat kommando minimeras fliken igen. För att återställa klickar du på en flik för att visa den. Klicka sedan på ikonen igen som nu har ändrat namn till Fäst menyfliksområdet (Pin the ribbon). Du kan även dubbelklicka på fliken igen för att visa hela menyfliksområdet. Genom att klicka på knappen Visningsalternativ för menyfliksområdet (Ribbon Display Options) högst upp till höger i fönstret kan du välja att dölja menyfliksområdet helt, bara visa flikarnas namn eller att visa både flikar och kommandon i menyfliks­området.

10

I det här läromedlet har vi valt upplösningen 1600 x 900 pixlar.

Excel 2016 Grunder

1 Introduktion till Excel

ALTERNATIVKNAPPAR Beroende på vad du gör i programmet kan olika kalkylbladsikoner visas. Genom att klicka på dessa kan du få hjälp med det du gör och lätt välja bland olika alternativ.

Snabbanalys När du markerar ett cellområde med innehåll visas knappen Snabbanalys (Quick Analysis). Klicka på knappen om du vill ha hjälp med att analysera data och enkelt kunna använda vanliga verktyg som exempelvis formatering, diagram och tabeller.

Inklistringsalternativ Knappen Inklistringsalternativ (Paste Options) ger dig hjälp när du klistrar in något på kalkylbladet. Knappen visas intill den inklistrade informationen. Klicka på knappen för att visa en meny med olika alternativ för hur inklistringen ska ske. Vilka alternativ som visas varierar, beroende på vad du har klistrat in.

Alternativ för autokorrigering Programmet kontrollerar vad du skriver för typ av texter. Skriver du till exempel en webb- eller e-postadress görs den automatiskt om till en hyperlänk. När du pekar på texten visas en linje som uppmärksammar dig på att innehållet har korrigerats. Om du pekar på linjen visas knappen Alternativ för autokorrigering (AutoCorrect Options). Du kan klicka på knappen för att visa de olika alternativen som finns för autokorrigeringsfunktionen.

Alternativ för Infoga Har du infogat rader eller kolumner visas knappen Alternativ för Infoga (Insert Options). När du klickar på knappen visas en lista med olika formaterings­alternativ så att du kan ge de infogade raderna/kolumnerna rätt format.

Alternativ för Autofyll När du använder funktionen Autofyll visas knappen Alternativ för Autofyll (Auto Fill Options) vid de markerade cellerna. Klicka på knappen för att bestämma hur informationen ska fyllas i eller om den ska kopieras. 11

När du använder vissa funktioner visas automa­ tiskt en knapp där du kan välja bland några olika alternativ.

Excel 2016 Grunder

1 Introduktion till Excel

Alternativ för felkontroll Har du skrivit en formel fel visas en grön triangel i cellens övre vänstra hörn. Denna triangel kallas för triangelindikator. När du markerar cellen visas knappen Alternativ för felkontroll (Error Checking Options). Klicka på knappen för att visa en lista med olika alternativ för hur formeln kan ändras.

INSTÄLLNINGAR De flesta inställningar för programmet gör du i dialogrutan Excelalterna­tiv (Excel Options) som visas när du klickar på fliken Arkiv och sedan på Alternativ (File, Options). Till vänster i dialogrutan finns ett antal kategorier som du väljer mellan.

Under kategorin Allmänt (General) hittar du de vanligaste alternativen i Excel. Här kan du bland annat välja om formateringsverktygsfältet och alternativ för snabbanalys ska visas för markerad text, om dynamisk ­förhandsvisning ska vara aktiverad, ange format för nya arbetsböcker samt ange personlig information och välja tema för dina Office-program. I kategorin Formler (Formulas) kan du ändra inställningar för formler och beräkningar samt för felkontroll. Under kategorin Språkkontroll (Proofing) kan du bestämma hur ­programmet ska korrigera texten med hjälp av autokorrigering och stavnings­kontroll. 12

För att programmet ska fungera som du vill kan du behöva ändra vissa inställningar.

Excel 2016 Grunder

1 Introduktion till Excel

Under Spara (Save) anger du i vilket format arbetsboken ska sparas i som standard, hur ofta information för återskapning ska sparas med mera. Under Språk (Language) anger du önskat redigeringsspråk för arbetsbok­ en, vilket språk gränssnitt och hjälp ska visas med samt skärmtipsspråk. Under Avancerat (Advanced) hittar du övriga inställningar som du kan göra i programmet, till exempel för redigering och vad som visas i programfönstret, för arbetsboken samt för kalkylbladet. För att visa alla ­alternativ använder du rullningslisten till höger i dialogrutan. Under kategorin Anpassa menyfliksområdet (Customize Ribbon) kan du anpassa de olika menyflikarna och välja vilka kommandon de ska innehålla. Du kan även skapa egna flikar och välja hur de olika kommandona ska grupperas. Under kategorin Verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar) väljer du vilka kommandon som ska visas i verktygsfältet. Under Tillägg (Add-ins) kan du se och hantera olika tilläggsprogram i Office. Under Säkerhetscenter (Trust Center) hittar du inställningar för dokument- och datorsäkerhet.

BERÄTTA VAD DU VILL GÖRA I Excel 2016 kan du snabbt komma åt funktioner eller få hjälp om en ­funktion via rutan Berätta (Tell Me) som finns i menyfliksområdet. När du vill få hjälp om något hämtas den senaste informationen från webbplatsen Office.com, datorn behöver därför vara ansluten till internet.

Välja kommando/åtgärd Om du vet vad du vill göra men inte vet var kommandot finns, kan du använda rutan Berätta (Tell Me) för att snabbt komma åt rätt funktion. 1 Markera eventuellt cellområde som åtgärden gäller. 2 Skriv vad du vill göra i rutan Berätta vad du vill göra (Tell me what you want to do). 3 Nu visas alla relaterade kommandon. Klicka på önskat ­kommando för att välja det. 4 Gör eventuella inställningar som behövs för kommandot.

13

2

3

För att få information om ett kommando kan du peka på det i program­ fönstret, då visas en kort beskrivning av kommandot.

Excel 2016 Grunder

1 Introduktion till Excel

Få hjälp

För att få hjälp med något i Excel gör du så här: 1 Skriv vad du söker efter i rutan Berätta vad du vill göra (Tell me what you want to do). 2 Peka på Få hjälp om (Get Help on) och klicka på önskat alter­nativ för att öppna hjälpfönstret. 3 Klicka eventuellt på någon länk för att läsa mer.

1

2

Väljer du detta alternativ visas hjälpens startsida.

3

Hittar du inte rätt kan du söka vidare direkt i hjälpfönstret. Klicka på ­knappen ... och välj Startsida (Home) för att visa hjälpfönstrets startsida.

Du kan även trycka på F1 för att öppna hjälpfönstret.

Du kan söka efter valfritt ord i hjälpen genom att skriva det i sökrutan och klicka på sökikonen till höger i rutan.

14

2

Hantera arbetsböcker

BACKSTAGE-VYN

Backstage-vyn 15

I Office 2016 använder du Backstage-vyn när du gör något med dina filer, till exempel skapar nya arbetsböcker eller skriver ut en arbetsbok. Klicka på fliken Arkiv (File) för att visa Backstage-vyn. Vad som visas i vyn beror på om du har någon arbetsbok öppen eller inte.

För att visa en lista över de senast använda arbetsböckerna klickar du på Öppna (Open). Om du inte har någon arbetsbok öppen visas denna sida automatiskt när du visar fliken Arkiv (File). Om någon arbetsbok är öppen visas i stället Info (Info) med ­information om aktuell arbetsbok. Här kan du bland annat se var arbetsboken är sparad, vilka som har behörigheter till den och arbetsbokens egenskaper som storlek och författare.

För att stänga Backstage-vyn och återgå till föregående flik trycker du på Esc-tangenten eller klickar på vänsterpilen högst upp.

15

Skapa ny arbetsbok

16

Markera celler

17

Skriva text och tal

19

Spara arbetsbok

20

Stänga arbetsbok

23

Öppna arbetsbok

24

Återskapa arbetsbok

27

Redigera kalkyl

29

Arbetsboksvyer 36 Förhandsgranska arbetsbok

37

Skriva ut arbetsbok

38

Sök och ersätt

39

Extra övningar

41

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

SKAPA NY ARBETSBOK För att du ska kunna hålla ordning på dina kalkyler med beräkningar och de diagram som du skapar, finns det något som kallas för arbetsböcker i Excel. Varje arbetsbok är en fil och den kan innehålla ett eller flera kalkyloch/eller diagramblad. När du skapar en ny tom arbetsbok innehåller den ett tomt kalkylblad. De olika bladen i arbetsboken representeras av var sin bladflik och heter Blad1, Blad2 och så vidare (Sheet1, Sheet2). För att skapa en ny tom arbetsbok gör du så här: 1 Klicka på fliken Arkiv (File) i menyfliksområdet. 2 Välj Nytt (New) på menyn till vänster i fönstret. 3 Klicka på Tom arbetsbok (Blank workbook).

1 2

3

Den nya arbetsboken kommer att få de standardinställningar som finns i alla tomma arbetsböcker som skapas. Alla nya arbetsböcker innehåller exempelvis en bladflik och som standard används teckensnittet Calibri. För att snabbt skapa en ny tom arbetsbok kan du trycka på Ctrl+N.

16

Du kan även skapa nya arbetsböcker baserade på mallar som finns på din dator eller på Office.­com (om du har tillgång till internet).

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

MARKERA CELLER Kalkylbladet är indelat i horisontella rader och vertikala kolumner. När kolumnerna och raderna möts bildas en cell. Varje kolumn och rad har en rubrik. Radrubrikerna är numrerade 1, 2, 3 etcetera och kolumnrubrikerna heter A, B, C etcetera. Kalkylbladet kan innehålla 1 048 576 rader och 16 384 kolumner. Du refererar till cellerna genom att använda rad- och kolumn­rubrikerna. Den första cellen heter till exempel A1, cellen under cell A1 heter A2 och den bredvid A1 heter B1.

Flytta markören och markera celler Ett kalkylblad innehåller en mängd celler. För att kunna skriva uppgifter i olika celler måste du veta hur du markerar och flyttar markören i kalkylbladet. När du har flyttat markören till en cell är den cellen markerad. • För att flytta till en cell som syns, klickar du i önskad cell. Muspekaren ändrar utseende till ett stort vitt plustecken när du börjar flytta den. • För att flytta till en cell på något annat ställe, använder du först rullningslisten för att visa önskad del av bladet. Klicka därefter i cellen. • Flytta en cell åt höger/vänster genom att trycka på Högerpil/Vänsterpil eller Tabb/Skift+Tabb. • Flytta en cell nedåt/uppåt genom att trycka på Nedpil/Uppil. För att flytta nedåt kan du även trycka på Retur. • Flytta en skärmbild nedåt/uppåt genom att trycka på PageDown/ PageUp. • Flytta till cell A1 genom att trycka på Ctrl+Home. • Flytta till kolumn A genom att trycka på Home.

17

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Markera cellområden Ibland behöver du redigera eller formatera en eller flera celler och då måste du veta hur du markerar cellområden. Det markerade området visas med grå bakgrund, med undantag av den första cellen i markeringen som har vit bakgrund. För att markera ett sammanhängande cellområde klickar du i den cell som ska vara det övre, vänstra hörnet i markeringen. Håll ner musknappen och dra sedan till det nedre, högra hörnet. På rad- och kolumnrubrikerna ser du vilka celler som är markerade då de visas med en avvikande färg.

Splittrade markeringar Du kan också markera flera cellområden utan att de angränsar till varandra. Markera den första cellen/cellerna enligt beskrivningen ovan. Håll sedan ner Ctrl-tangenten och markera nästa cell/cellområde. Fortsätt och markera områden på kalkylbladet tills önskade celler och cellområden är markerade.

Markera rader För att markera en hel rad klickar du på radrubriken. För att markera flera rader håller du musknappen nertryckt och drar över radrubrikerna. En liten textruta visar hur många rader och kolumner som markeras.

Markera kolumner För att markera en hel kolumn klickar du på kolumnrubriken. För att markera flera kolumner håller du musknappen nertryckt och drar över kolumnrubrikerna. En liten textruta visar hur många rader och kolumner som markeras.

Markera allt För att markera hela kalkylbladet klickar du på knappen Markera allt (Select All) i skärningspunkt­en mellan rad- och kolumnrubrik­erna. 18

För att ta bort en marke­ ring, klickar du någonstans på arbetsytan. När du markerar ett område med innehåll visas knappen Snabbanalys (Quick Analysis) intill mar­ keringen. Du kan läsa mer om verktyget längre fram i boken.

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Markera med tangentbordet Om du ska markera stora områden, som kanske till och med är större än arbetsytan, kan du använda tangentbordet. Markera först den cell som ska utgöra det övre, vänstra hörnet i markeringen. Håll ner Skift och markera området med piltangenterna. Om du trycker på Skift+Ctrl+piltangent utökas markeringen till den sista/första cellen med innehåll i aktuell rad eller kolumn.

SKRIVA TEXT OCH TAL Du infogar data i en cell genom att markera den och börja skriva. När du har skrivit de tecken som ska finnas i aktuell cell måste detta bekräftas. Du kan välja något av följande alternativ: • Tryck på Retur. Som standard flyttas markeringen nedåt en cell när du trycker på Retur. • Tryck på Tabb. Markeringen flyttas en cell åt höger. • Tryck på en piltangent (och bestäm hur markeringen ska flyttas). • Klicka på Skriv (Enter) i formelfältet. • Klicka i en annan cell. När du skriver något i en cell kommer text som standard att vänsterjusteras i cellen, medan tal kommer att högerjusteras. Text som inte ryms inom en cell visas i cellen till höger, såvida inte den cellen innehåller något. I sådana fall syns enbart den första delen av texten. • För att avbryta en inmatning kan du klicka på Avbryt (Cancel) i formel­fältet. Vill du skriva uppgifter i flera sammanhängande celler kan du först markera området där du ska skriva data. Du avslutar då varje inmatning med att trycka på Retur eller Tabb så flyttas markören till nästa cell i markeringen.

Fylla i cellvärden automatiskt I Excel finns det en funktion som automatiskt fyller i cellvärden och som är mycket användbar då du ska infoga samma data i flera celler. 1 Skriv något i en cell. 2 För att infoga samma uppgift i celler under den första cellen räcker det med att skriva det eller de första tecknen. Excel fyller automatiskt i de resterande tecknen. 3 Avsluta med att trycka på Retur. Cellerna måste ligga i anslutning till varandra för att det ska fungera. Det får inte finnas tomma celler mellan din nya inmatning och de tidigare. 19

Funktionen hanterar bara poster som innehåller text. Tal, datum och klockslag kan inte fyllas i automatiskt. Kontrollera att ­funktionen är aktiv genom att visa fliken Arkiv och välja Alternativ (File, Options). Under kategorin Avance­ rat (Advanced) ska Fyll i cellvärden automatiskt (Enable AutoComplete for cell values) vara markerad.

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Övning 1 – Skriva text och tal Skriv följande uppgifter i en tom arbetsbok (eventuella fel som du gör får du tillfälle att rätta till senare). Låt arbetsboken vara öppen.

SPARA ARBETSBOK Vänj dig vid att spara dina arbetsböcker direkt när du skapar dem. Spara därefter arbetsboken med jämna mellanrum. Skulle oturen vara framme och det till exempel blir strömavbrott, förlorar du i så fall bara det arbete som du har gjort sedan den senaste gången du sparade.

Om funktionen för åter­ skapning är aktiverad har du dock oftast möjlighet att återskapa en del av ditt arbete.

Spara en arbetsbok För att spara ditt arbete första gången, innan arbetsboken har fått ett namn, gör du så här: 1 Klicka på fliken Arkiv och välj Spara som (File, Save As).

Du kan även klicka på knappen Spara (Save) i verktygsfältet Snabbåt­ komst (Quick Access).

Väljer du Spara (Save) visas ändå fönstret Spara som (Save As), e­ ftersom filen inte har fått något namn ännu. 2 Markera Den här datorn (This PC), nu visas den personliga mappen Dokument (Documents). 3 För att öppna en undermapp klickar du på mappens namn. Vill du i stället gå upp ett steg i mapphierarkin klickar du på pilen framför aktuell mapp.

1 3

2

20

Är du inloggad med ett Microsoft-konto kan du spara filen på OneDrive. Du kan då komma åt den från vilken dator som helst via internet.

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

4 Fortsätt att bläddra mellan mapparna tills önskad mapp visas. 5 Skriv önskat filnamn och klicka på Spara (Save).

?[]/\”:*|

5

4

Du kan inte använda följ­ ande tecken i filnamnet: Excel lägger automatiskt till filnamnstillägget xlsx. I fillistor med detaljerad visning anges filtypen i klartext, Microsoft Excelkalkylblad (Microsoft Excel Worksheet).

Du kan även spara arbetsboken via dialogrutan Spara som (Save As). 1 Klicka på fliken Arkiv och välj Spara som (File, Save As). 2 Vill du spara i en mapp som du använt tidigare markerar du Senaste (Recent) och klickar på önskad mapp i listan till höger. Om mappen inte visas klickar du på Bläddra (Browse) för att öppna dialogrutan. 3 Skriv önskat filnamn i rutan ­Filnamn (File name). 4 Om rätt mapp inte visas i adressfältet väljer du i vilken mapp, ­och/ eller på vilken enhet (till exempel hårddisk, nätverksenhet eller usbminne), som arbetsboken ska sparas.

I rutan Filnamn (File name) är ett standardnamn mar­ kerat som ersätts när du skriver ett nytt.

5 Klicka på Spara (Save).

1

2

4

3

5

När du har sparat arbetsboken och gett den ett namn, räcker det att klicka på Spara (Save) i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access) för att spara den på nytt. Du kan även välja Spara (Save) på fliken Arkiv (File). 21

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

När arbetsboken är sparad kan du avsluta programmet och stänga av datorn om du vill. Nästa gång du vill arbeta med samma arbetsbok kan du öppna den och fortsätta där du slutade.

OneDrive Genom att logga in med ditt Microsoft-konto i Office får du tillgång till OneDrive, där du kan spara och arbeta med dina dokument direkt i molnet. Via OneDrive kan du komma åt dina dokument var du än befinner dig och kan enkelt dela dem med andra personer. För att hantera filer på OneDrive visar du fliken Arkiv, väljer Öppna eller Spara som (File, Open/ Save As) och markerar OneDrive.

Spara med nytt namn/på annan plats När du väljer kommandot Spara (Save) sparas arbetsboken med samma namn som tidigare. Detta innebär att den tidigare versionen skrivs över. Vill du spara en arbetsbok med nytt namn, eller på annan plats, klickar du på fliken Arkiv och väljer Spara som (File, Save As). Visa önskad mapp på Den här datorn (This PC) eller i dialogrutan Spara som (Save As), ange sedan ett nytt filnamn och/eller en annan plats innan du klickar på Spara (Save). Du skapar då en kopia av arbetsboken. Har du öppnat en arbetsbok som är skapad i en tidigare version väljer du detta kommando för att spara den i det nya formatet.

Skapa ny mapp Som standard visas mappen Dokument (Document) när du ska spara dina arbetsböcker. Om du skapar många olika filer bör du skapa egna mappar för olika kategorier av filer för att lättare hitta dem. Du kan skapa nya mappar i Windows, men det går även att göra det direkt från dialog­rutan Spara som (Save As) i Excel. Klicka på Ny mapp (New folder) högst upp i dialogrutan. Nu skapas direkt en ny mapp med namnet Ny mapp (New folder). Ersätt namnet med önskat namn, när du bekräftar med Retur öppnas den nya mappen.

22

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Spara i annat filformat När du sparar en arbetsbok sparas den som standard i Excel-format. Det finns dock tillfällen då en fil måste sparas om i ett annat format. Exempel på en sådan situation är om arbetsboken ska användas i en äldre version av Excel eller i något annat program. Via listrutan för filformat kan du spara arbetsboken så att den går att öppna i en tidigare Excel-version. Öppna listrutan och välj Excel 97-2003-arbetsbok (Excel 97-2003 Workbook). För att spara arbetsboken i ett annat filformat väljer du önskat format i ­listrutan för filformat.

När du sparar en fil i formatet 97-2003 görs en kontroll av att du inte har använt funktioner som inte stöds. Har du använt sådana funktioner får du ett meddelande om detta och kan då välja hur du vill hantera dem. Sparar du arbetsboken i ett annat filformat, finns det risk för att vissa formate­ ringar försvinner.

Filformat Filerna i Excel 2016 sparas i filformatet Microsoft Office Open XML och får filnamnstillägget .xlsx. Med Office XML-formatet komprimeras filerna med hjälp av zip-teknik vilket gör dem mindre, i vissa fall kan de bli så mycket som 75 % mindre. Detta sparar utrymme och underlättar när du ska skicka filer via e-post eller över nätverk eller internet. När du öppnar en fil packas den automatiskt upp, och när du sparar den så komprimeras den igen. Så länge filerna sparas med filnamnstillägget x kan de inte innehålla Visual Basic for Applications-makron eller ActiveX-kontroller. Om filen innehåller makron eller ActiveX-kontroller måste du spara den på ett speciellt sätt, och den får då filnamnstillägget .xlsm.

STÄNGA ARBETSBOK När du har arbetat färdigt med en arbetsbok är det lämpligt att stänga den. Detta gör du genom att visa fliken Arkiv och klicka på Stäng (File, Close). Om du har glömt att spara tidigare gjorda ändringar, får du en fråga om du vill spara eller inte. Du kan också stänga arbetsboken genom att klicka på Stäng (Close) till höger på namnlisten. Finns det bara en arbetsbok öppen stängs programfönstret och Excel avslutas.

Övning 2 – Spara och stänga arbetsbok Spara arbetsboken som du har arbetat med i tidigare övning. Ge den namnet Sålda bärbuskar och placera den i övningsmappen. Stäng den eller de arbetsböcker som är öppna.

23

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

ÖPPNA ARBETSBOK Du kan öppna en av de senast använda arbetsböckerna genom att klicka på fliken Arkiv och välja Öppna (File, Open). Kontrollera att Senaste (Recent) är markerad och klicka sedan på önskad fil i listan till höger.

Du kan även dubbelklicka på en Excel-fil direkt i Utforskaren för att öppna den i Excel.

Om du vill öppna en annan arbetsbok, gör du så här: 1 Klicka på fliken Arkiv och välj Öppna (File, Open). 2 Markera Den här datorn (This PC) för att öppna en arbetsbok som är sparad på din dator eller på någon annan enhet. 3 Till höger visas innehållet i den senast använda mappen. Klicka på någon av arbetsböckerna för att öppna den.

Är du inloggad med ett Microsoft-konto kan du öppna filer som finns på OneDrive.

1

2

3

24

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

4 För att visa innehållet i en undermapp klickar du på mappens namn. Vill du i stället gå upp ett steg i mapphierarkin klickar du på pilen framför aktuell mapp. 5 Fortsätt att bläddra mellan mapparna tills önskad fil visas. 6 Klicka sedan på den arbetsbok som du vill öppna.

4

5

6

Konvertera arbetsbok Öppnar du en fil som är skapad i en tidigare version står det [Kompatibilitets­ läge] ([Compatibility Mode]) i namnlisten. För att konvertera arbetsboken till senaste version­en visar du fliken Arkiv och väljer Konvertera (File, Convert). Nu visas en meddelanderuta som talar om vad som kommer att hända vid ­konverteringen. Klicka på OK om du vill konvertera och ersätta arbetsboken med den konverterade versionen. Klicka på Ja (Yes) för att stänga och öppna arbetsboken på nytt.

25

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Dialogrutan Öppna Vill du inte söka efter filen direkt på fliken Arkiv (File) kan du öppna arbetsboken via dialogrutan Öppna (Open). När du använder dialogrutan kan du samtidigt öppna flera filer. 1 Klicka på fliken Arkiv och välj Öppna (File, Open). 2 Klicka på Bläddra (Browse) för att visa dialogrutan Öppna (Open). 3 Om rätt plats inte visas i dialogrutan, öppnar du mappen via navigerings­fönstret, fillistan eller adressfältet. 4 Markera önskad arbetsbok i fillistan.

Om du dubbelklickar på önskat filnamn behöver du inte klicka på Öppna (Open). Om du vill öppna flera filer samtidigt markerar du dem med Ctrl nertryckt och avslutar med att klicka på Öppna (Open).

5 Klicka på Öppna (Open).

1

3

2

4

5

26

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

ÅTERSKAPA ARBETSBOK Om det skulle bli strömavbrott eller hända något annat så att du inte kan spara arbetsboken, finns det en funktion i Excel som gör att delar av arbetsboken kan återskapas. Som standard sparas information för åter­ skapning var tionde minut, men detta kan du själv påverka. Det finns även en funktion som hjälper dig att återställa en arbetsbok som du stängt utan att spara. Visa fliken Arkiv och klicka på Alternativ (File, Options). Under kategorin Spara (Save) ser du till att Spara information för återskapning var (Save AutoRecover information every) är markerad och anger ett tidsintervall. Markera alternativet Behåll den senaste versionen som har sparats automatiskt om jag stänger utan att spara (Keep the last autosaved version if I close without saving) om du vill ha möjlighet att återställa en arbetsbok som inte har de allra senaste ändringarna sparade. Informationen om den senaste versionen finns kvar i en vecka.

Återskapa arbetsbok Om det blir strömavbrott eller om programmet hänger sig återställer Excel de öppna filerna och du kan välja att visa dem när du startar Excel igen. Klicka på Visa återskapade filer (Show Recovered Files) så visas åtgärdsfönstret Återskapa dokument (Document Recovery) där du har ­möjlighet att öppna och spara den återskapade arbetsboken. Klickar du på Stäng (Close) får du välja om du vill behålla de återskapade filerna eller ta bort dem. 27

Viktigt! Det bästa sättet att undvika förluster är att spara arbetsboken på ”riktigt”, med komman­ dot Spara (Save).

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Återställa arbetsbok Har du stängt en arbetsbok utan att spara den kan du återskapa den, under förutsättning att arbetsboken har varit öppen så länge att information för återskapning har sparats. Öppna arbetsboken som vanligt, till exempel via fliken Arkiv och Öppna (File, Open). Visa sedan fliken Arkiv på nytt och klicka på Info (File, Info). Finns det flera versioner av filen visas dessa under Hantera arbetsbok (Manage Workbook). Klicka på en version för att öppna den. Vill du spara den återställda filen klickar du på Återställ (Restore) i meddelandefältet. Bekräfta sedan att du vill skriva över den senast sparade versionen med den version som du valt.

Återställa ej sparad arbetsbok Om arbetsboken aldrig har sparats visar du fliken Arkiv och klickar på Öppna (File, Open). Klicka på Återställ ej spar­ade arbetsböcker (Recover Un­saved Workbooks) längst ner i fönstret Senaste (Recent). Du kan även välja samma kommando via sidan Info (Info) och alternativet Hantera arbetsbok (Manage Workbook). Nu visas en dialogruta med de osparade filer som du kan återställa.

28

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

REDIGERA KALKYL Redigera cellinnehåll När du markerar en cell för att skriva eller redigera uppgifter visas innehållet dels i aktuell cell, dels i formelfältet. När du ska ­redigera innehållet kan du göra det på båda ställena.

Kan du inte ändra direkt i cellerna öppnar du dia­ logrutan Excel-alternativ (Excel Options). I kategorin Avancerat (Advanced) markerar du Tillåt redige­ ring direkt i celler (Allow editing directly in cells).

På samma sätt som när du har skrivit något i en cell måste du bekräfta redigeringen. Enklast är att använda tangenten Retur eller knappen Skriv (Enter) i formelfältet.

Redigera före bekräftning För att redigera innan du bekräftat inmatningen gör du på följande sätt: • För att tömma hela inmatningen trycker du på Esc. • För att radera det sist skrivna tecknet, trycker du på Backsteg. • För att radera tecken på annan plats klickar du framför eller bakom tecknet och använder Delete för att radera tecknet till höger om insättnings­punkten, eller Backsteg för att radera tecknet till vänster om insättningspunkten. • För att radera flera tecken som ligger intill varandra markerar du ­tecknen genom att dra med muspekaren över dem och trycker sedan på Delete. • För att infoga tecken i en inmatning klickar du där det nya tecknet ska infogas och skriver sedan önskat tecken. Nya tecken som skrivs kommer som standard att infogas i den befintliga texten.

Redigera efter bekräftning För att redigera en inmatning som du redan har bekräftat, gör du så här: • Markera aktuell cell och gör om inmatningen. Den gamla inmatningen ersätts. • Dubbelklicka i aktuell cell och följ anvisningarna ovan. • Markera aktuell cell, tryck på F2 och följ anvisningarna ovan.

29

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Radera cellinnehåll För att radera innehåll (men inte format eller kommentarer) i markerad cell eller markerat område/områden trycker du på Delete. För att själv bestämma vad som ska raderas i cellen/ cellerna markerar du först cellområdet/områdena. Visa därefter fliken Start och klicka på Radera (Home, Clear) i gruppen Redigering (Editing). På menyn som visas väljer du vad som ska raderas i det markerade området.

Exempel

Om du skriver tiden 10:30 (kolon mellan timmar och minuter) förstår Excel att detta är ett klockslag och formaterar cellen automatiskt till tidformat, 10:30. Nu har den aktuella cellen både ett innehåll och ett format. Om du sedan raderar det aktuella cellinnehållet med Delete och skriver decimaltalet 0,5 (kommatecken mellan heltal och tiondelar) visas tiden 12:00. Om du därefter raderar cellformatet genom att klicka på Radera i gruppen Redigering (Clear, Editing) och väljer Radera format (Clear Formats) visas talet 0,5 i cellen.

En cell kan innehålla: Innehåll – i form av bok­ stäver, siffror eller andra tecken. Format – bestämmer hur innehållet ska visas, till exempel tidformat och fetstil. Kommentar – en dold text, som kan visas vid behov. Hyperlänk - kan vara en färgad text som leder till exempelvis en annan arbetsbok.

Övning 3 – Öppna och redigera arbetsbok Öppna arbetsboken Sålda bärbuskar (eller arbetsboken Sålda bärbuskar 1 om du inte har gjort tidigare övningar). Ändra texten i cell A1 till Sålda bärbuskar, ändra värdet i cell B5 till 14 och i cell C7 till 35. Spara arbetsboken och låt den vara öppen.

Ångra Ibland händer det att du av misstag gör något som du skulle vilja ha ogjort. För att ångra den senaste åtgärden, klickar du på Ångra (Undo) i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access). Kalkylbladet ­återställs till det utseende det hade innan den senaste åtgärden. Om du vill ångra flera åtgärder klickar du på pilen vid Ångra (Undo) i verktygsfältet. En lista över de senaste åtgärd­erna visas, du kan ångra upp till 100 åtgärder. Klicka på den åtgärd som du vill ångra. Även de åtgärder som är gjorda efter denna åtgärd återställs. För att återställa det du senast ångrade klickar du på Gör om (Redo) i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access). Även här kan du öppna en lista och visa de 100 senaste åtgärderna.

Övning 4 – Radera och ångra Fortsätt med arbetsboken Sålda bärbuskar från föregående övning. Simulera misstaget att radera sifferuppgifterna i kalkylen, återställ kalkylen med hjälp av ångra­funktionen.

30

Du kan även trycka på Ctrl+Z för att ångra senaste åtgärden.

Du kan även trycka på Ctrl+Y för att göra om senaste åtgärden.

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Skapa serie med Autofyll Om du ska skriva samma information i många celler eller vill skapa en serie av något slag, använder du funktionen Autofyll (Auto Fill). Du drar i det så kallade fyllningshandtaget som finns i det nedre högra hörnet på varje markering. Här visar vi hur du använder funktionen Autofyll för att kopiera cellinnehåll och för att skapa serier.

Kopiera celler med Autofyll Om du vill kopiera data som du har skrivit i en cell till intilliggande celler gör du så här: 1 Markera den cell där du har skrivit informationen som ska kopieras. 2 Peka med musen på fyllningshandtaget i cellen och dra över de celler dit informationen ska kopieras.

Alternativ för Autofyll När du använder funktionen Autofyll enligt ovan kopieras informationen och knappen Alternativ för Autofyll (Auto Fill Options) visas. När du klickar på knappen visas en meny med olika alternativ där du kan välja hur du vill hantera funktionen. Vilka alternativ som visas beror på vad cellen du kopierat innehåller.

Skapa serie med Autofyll Det händer ofta att man skapar olika typer av serier i Excel. Ett vanligt exempel på en serie är ”januari, februari, mars” och så vidare. För att underlätta inmatningen av serier kan du använda funktionen Autofyll. Nedan ser du en lista med några exempel på inbyggda serier i Excel: Startvärde

Serievärden som skapas

25

25, 25, 25

Jan

Feb, Mar, Apr

Kv 1

Kv 2, Kv 3, Kv 4, Kv 1, Kv 2

Avd 1

Avd 2, Avd 3, Avd 4, Avd 5

2016-04-05

2016-04-06, 2016-04-07, 2016-04-08

15:30

16:30, 17:30, 18:30

När du vill infoga en av Excels fördefinierade serier, skriver du det värde som du vill att serien ska börja med. Du måste inte börja med exempelvis Januari. Om serien ska börja med April skriver du det i cellen.

31

1 2

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Peka med musen på fyllningshandtaget. Håll ner musknappen och dra över de celler som du vill att serien ska infogas i. En liten textruta visar vilken text eller värde som infogas i den sista cellen. Excel skapar automatiskt en serie, men om du vill kopiera innehållet i cellen i stället för att skapa en serie, klickar du på knappen Alternativ för Autofyll (Auto Fill Options). Beroende på vad du skrivit i den första cellen visas olika alternativ på menyn. För vissa serier kan du här bestämma hur de ska fyllas.

Skapa en egen serie Du kan också skapa helt egna serier. Vilka serier som skapas beror på vad du skriver i de två första cellerna. Du kan till exempel skapa serier som: Startvärde 1

Startvärde 2

Serievärden som skapas

25

50

75, 100, 125, 150

Jan

Mar

Maj, Jul, Sep, Nov

Avd 1

Avd 3

Avd 5, Avd 7, Avd 9, Avd 11

2016-04-05

2016-05-05

2016-06-05, 2016-07-05, 2016-08-05

15:30

15:31

15:32, 15:33, 15:34, 15:35

Övning 5 – Skapa serie Fortsätt med arbetsboken Sålda bärbuskar från föregående övning. Skapa följande serie på rad 3: april, maj, juni

Spara arbetsboken och låt den vara öppen.

32

För att kopiera innehållet kan du hålla ner Ctrltangenten när du drar i fyllningshandtaget.

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Kopiera och flytta celler När du flyttar och kopierar celler kan du välja vad du vill flytta eller kopiera från cellen, till exempel innehåll eller format. Vi har tidigare tittat på hur du kan använda Autofyll för att kopiera celler, här beskrivs ytterligare ett par metoder för att flytta och kopiera celler.

Kommandon För att flytta eller kopiera både cellinnehåll och format använder du ­grupp­en Urklipp på fliken Start (Clipboard, Home): 1 Markera det cellområde som ska flyttas eller kopieras. 2 För att flytta cellerna visar du fliken Start och klickar på Klipp ut (Home, Cut) i gruppen Urklipp (Clipboard).

4

2

För att kopiera cellerna klickar du på Kopiera (Copy) i samma grupp. 3 Placera markören där du vill infoga cellområdet. 4 Visa fliken Start och klicka på Klistra in (Home, Paste) i gruppen Urklipp (Clipboard). Genom att klicka på pilen vid Klistra in (Paste) kan du ange hur informationen ska klistras in. På menyn som visas väljer du önskat alternativ för den inklistrade informationen. Du kan även högerklicka på det cellområde som ska ­flyttas eller kopieras och välja motsvarande kommando på snabbmenyn.

Inklistringsalternativ När du klistrar in information i Excel, oavsett om du har kopierat eller klippt ut informationen, kan du bestämma hur den ska formateras. När du klistrar in något visas knappen Inklistringsalternativ (Paste Options) intill den infogade informationen. När du klickar på knappen Inklistringsalternativ (Paste Options) visas en meny där du väljer hur inklistringen ska ske. Vilka alternativ som visas på menyn varierar beroende på vad du klistrar in. Du kan till exempel välja hur formateringen ska vara, om enbart formaten ska klistras in, om kolumnbredderna ska behållas eller om informationen ska länkas.

33

Väljer du till exempel Transponera (Transpose) ändrar du så att rader klistras in som kolumner och tvärt om.

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Dra och släpp-metoden För att flytta eller kopiera både cellinnehåll och format med hjälp av musen, gör du så här: 1 Markera det cellområde som ska flyttas eller kopieras. 2 Placera muspekaren på kanten av det markerade området.

1

3 Håll ner vänster musknapp och dra cellerna till rätt ställe. 2

För att i stället kopiera cellerna håller du ner Ctrl när du drar, ett plustecken visas ­tillsammans med muspekaren. För att välja vad du vill flytta eller kopiera använder du höger musknapp när du drar och väljer önskat alternativ på snabbmenyn som då visas. ­Markera först det cellområde som ska flyttas eller kopieras. Peka sedan på kanten av det markerade området och håll ner höger musknapp samtidigt som du drar ­cell­erna till det nya stället. När du släpper upp musknappen visas en snabbmeny där du väljer önskat alternativ.

Övning 6 – Kopiera celler Fortsätt med arbetsboken Sålda bärbuskar från föregående övning. Kopiera innehållet i cell A8 och placera kopian i cell E3. Spara och stäng arbetsboken.

34

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Urklipp När du kopierar eller klipper ut något placeras det i Urklipp (Clipboard). Kopierar du något nytt ersätts innehållet i Urklipp.

Som standard sparas bara flera objekt i Urklipp när åtgärdsfönstret visas.

Vill du samla flera urklipp kan du visa åtgärdsfönstret Urklipp (Clipboard) genom att klicka på dialogruteikonen Urklipp (Clipboard) längst ner till höger i gruppen Urklipp (Clipboard). Du kan då spara upp till 24 olika urklipp. Om du alltid vill spara flera objekt i Urklipp, klickar du på Alternativ (Options) längst ner i åtgärdsfönstret och väljer Samla in utan att visa Office Urklipp (Collect With­out ­Showing Office Clipboard). Genom att aktivera Visa Office Urklipp automatiskt (Show Office Clipboard Automatically) visas åtgärdsfönstret automatiskt när du kopierar flera objekt. Objekten sparas då i Urklipp. • Markera önskad cell på kalkylbladet och klicka på det urklipp som du vill klistra in. • Peka på ett urklipp och öppna menyn genom att klicka på pilen som visas. Välj Ta bort (Delete) för att ta bort urklippet från åtgärdsfönstret. • Klicka på Klistra in allt (Paste All) om du vill infoga alla urklipp som finns i åtgärdsfönstret. • Klicka på Radera allt (Clear All) för att ta bort alla urklipp i åtgärdsfönstret. • Klicka på knappen Stäng (Close) för att stänga åtgärdsfönstret.

35

Om Urklipp innehåller objekt, som bilder och diagram, kan du inte klistra in alla urklipp på en gång.

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

ARBETSBOKSVYER Vill du zooma in eller zooma ut arbetsboken använder du enklast zoomreglaget längst till höger på statusfältet. Klicka på minus- eller plus-­ knappen för att förminska eller förstora visningen, eller dra reglaget till önskad zoomning. I Excel kan du arbeta i tre olika arbetsboksvyer. Till höger i statusfältet, bredvid zoomreglaget, finns vyväljaren med knapparna Normal, Sidlayout och Förhandsgranska sidbrytning (Normal, Page Layout, Page Break Preview) som du klickar på för att byta vy. Samma vyer hittar du också på fliken Visa i gruppen Arbetsboksvyer (View, Workbook Views), där du även hittar Vyhanteraren (Custom Views). I gruppen Visa (Show) kan du välja vad som ska visas eller inte i fönstret, och i gruppen Zooma (Zoom) kan du snabbt zooma in/ut arbetsboken till önskad storlek.

Sidlayoutvyn Sidlayoutvyn använder du för att se hur sidan kommer att se ut vid utskrift samt för att se och arbeta med sidhuvud och sidfot. Du kan skapa och formatera din kalkyl i sidlayoutvyn på samma sätt som i normal vy.

36

När du arbetar med större kalkyler kan du behöva ändra vy eller zooma ut arbetsboken för att få bättre överblick.

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

FÖRHANDSGRANSKA ARBETSBOK Innan du skriver ut arbetsboken kan du förhandsgranska den på skärmen. 1 Klicka på fliken Arkiv och välj Skriv ut (File, Print). 2 Klicka på Nästa sida respektive Föregående sida (Next Page/Previous Page) för att bläddra mellan sidorna. 3 Klicka på Zooma till sida (Zoom to Page) för att zooma in/ut kalkylen. 4 I detta läge kan du ändra utskriftsformat som sidorientering och ­marginaler via listrutorna under Inställningar (Settings).

När du förhandsgranskar arbetsboken ser du hur aktuellt blad kommer att se ut på papper, och du kan bläddra mellan de olika sidorna om det finns flera. Vid förhandsgransk­ ningen ser du hur många sidor som behövs för att skriva ut all data.

5 Tryck på Esc eller klicka på pilen högst upp till vänster för att återgå till kalkylen. Du kan även klicka på Skriv ut (Print) om du vill skriva ut arbetsboken. 5

1

4

Klicka på denna knapp om du vill visa marginalerna.

2 Via denna meny kan du anpassa utskriften så att den får plats på en sida.

3

Visas förhandsgranskningen i svartvitt trots att kalkylbladet innehåller färg, beror det på att den valda skrivaren inte kan skriva ut i färg.

Övning 7 – Förhandsgranska arbetsbok Öppna arbetsboken Intäkter varugrupper. Förhandsgranska arbetsboken. Bläddra till nästa sida och sedan tillbaka till första sidan. Pröva olika skalningsinställningar och se hur de påverkar kalkylen. Stäng arbetsboken utan att spara några ändringar.

37

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

SKRIVA UT ARBETSBOK Innan du skriver ut din kalkyl är det viktigt att du kontrollerar att den visar det den ska. Kontrollera att beräkningar är gjorda på rätt sätt, så att värdena är korrekta. När du ska skriva ut en arbetsbok visas samtidigt en förhandsgranskning. Genom att bläddra igenom sidorna kan du kontrollera hur utskriften kommer att se ut, innan du skriver ut.

En utskrift är ofta den avslutande fasen i arbetet. Du har stora möjligheter att påverka hur utskriften ska se ut.

För att kunna påverka utskriften gör du följande: 1 Klicka på fliken Arkiv och välj Skriv ut (File, Print). 2 I rutan Kopior (Copies) anger du hur många kopior du vill skriva ut. 3 För att skriva ut på en annan skrivare än standardskrivaren, öppnar du listrutan under Skrivare (Printer) och väljer önskad skrivare. 4 Som standard skrivs all information på aktiva blad ut. Hur många sidor det blir ser du längst ner i fönstret. Genom att öppna första listrutan under Inställningar (Settings) kan du välja att skriva ut hela arbetsboken eller bara ett markerat område. Vill du bara skriva ut vissa sidor anger du önskat sidintervall i rutorna Sidor och till (Pages, to).

Om du vill göra mer avan­ cerade inställningar för den valda skrivaren klickar du på Skrivaregenskaper (Print­er Properties). Vilka alternativ som visas på menyn beror på din skrivare. För vissa skrivare kan du välja att skriva ut på båda sidor av ett ark.

5 Klicka på Skriv ut (Print) för att starta utskriften.

2 5

1

3

4

Vill du bara skriva ut en del av bladet markerar du först aktuellt cellområde och väljer sedan Skriv ut markering (Print Selection).

38

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

SÖK OCH ERSÄTT Med hjälp av funktionen Sök (Find) kan du söka efter text eller tal som du vet förekommer i kalkylen. Du kan även ersätta de data som du hittar med annan text.

Sök

Om du arbetar med en stor kalkyl kan det vara svårt att hitta rätt, men du kan ta hjälp av Excel för att hitta en viss text eller ett tal.

För att söka efter ett visst innehåll gör du så här: 1 Visa fliken Start och klicka på Sök och mar­kera (Home, Find & Select) i gruppen Redi­gering (­Editing). Välj Sök (Find) på menyn. 2 Skriv den text eller de tal som du vill söka efter i rutan Sök efter (Find what).

1

3 Vill du göra fler inställningar för sökningen klickar du på Alternativ (Options) och fortsätter enligt nedan, gå annars direkt till punkt 8. 4 Välj om du vill söka igenom aktuellt blad eller hela arbetsboken i rutan I (Within). 5 Välj hur sökningen ska ske i rutan Sök (Search). 6 I rutan Sök i (Look in) kan du välja om sökningen ska gå igenom formler, värden eller kommentarer. 7 Markera rutorna om du vill att programmet ska ta hänsyn till gemener, versaler och/eller hela cellinnehållet. 8 Klicka på Sök nästa (Find Next) för att starta sökningen. Klicka eventuellt på Sök nästa (Find Next) igen för att hitta nästa förekomst. Klickar du på Sök alla (Find All) visas en lista med alla förekomster av sökordet. 9 Klicka på Stäng (Close) för att stänga dialogrutan när du är klar.

3

2

4

Vill du söka efter celler som är formaterade med ett visst format klickar du på pilen vid Format (Format) i dialogrutan. Välj Välj format från cell (Choose Format From Cell) för att visa en pipett. Klicka sedan på cellen som har formatet du vill söka efter.

5

6

7

8

9

39

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Ersätt För att söka efter och ersätta viss text eller vissa tal gör du så här: 1 Visa fliken Start och klicka på Sök och markera (Home, Find & Select) i gruppen Redigering (Editing). Välj Ersätt (Replace) på menyn. 2 Skriv den text eller de tal som du vill söka efter i rutan Sök efter (Find what). 3 Skriv ersättningstecknen i rutan Ersätt med (Replace with). 4 Klicka eventuellt på Alternativ (Options) och gör övriga inställningar på samma sätt som för sökning. 5 Klicka på Sök nästa (Find Next) för att starta sökningen. 6 Om du vill ersätta den markerade förekomsten av de tecken som hittas, klickar du på Ersätt (Replace). Om du vill ersätta alla förekomster klickar du på Ersätt alla (­Replace All). Om du inte vill ersätta den markerade förekomsten utan söka efter nästa, klickar du på Sök nästa (Find Next). 7 Klicka på Stäng (Close) för att stänga dialogrutan. 2

3

1

4

6

5

7

Gå till I stora kalkyler kan du även använda funktionen Gå till (Go To) för att direkt flytta till en viss cell. När du klickar på Sök och markera väljer du i stället Gå till (Find & Select, Go To). I rutan Referens (Reference) skriver du namnet på den cell du vill gå till och bekräftar genom att klicka på OK.

40

Är dialogrutan Sök och ersätt (Find and Replace) redan öppen kan du visa fliken Ersätt (Replace).

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

EXTRA ÖVNINGAR Övning 8 – Skapa arbetsbok

Lätt

Skapa en ny arbetsbok. Skapa följande telefonlista med namn och internnummer. Spara arbetsboken i övningsmappen med namnet Telefonnummer och låt den vara öppen till nästa övning.

Övning 9 – Redigera och förhandsgranska arbetsbok

Lätt

Fortsätt med arbetsboken Telefonnummer som du skapade i föregående övning. Kopiera namnen och klistra in dem nedanför internlistan. Komplettera texten enligt bilden. Förhandsgranska arbetsboken och återgå sedan till kalkylen. Sök efter telefonnumret till Birgitta. Spara arbetsboken med namnet Telefonnummer internt och mobil och stäng den sedan.

Övning 10 – Skapa och skriva ut arbetsbok

Lätt

Skapa en ny arbetsbok och skriv följande uppgifter i den.

Spara arbetsboken i övningsmappen med namnet Försäljning varugrupper. Förhands­granska kalkylen och skriv ut den. Stäng sedan arbetsboken.

41

Excel 2016 Grunder

2 Hantera arbetsböcker

Övning 11 – Komplettera uppgifter i arbetsbok

Medel

Öppna arbetsboken Arbetsschema v1 som finns i övningsmappen. Använd de automatiska funktionerna för att komplettera uppgifterna. Spara arbetsboken.

Övning 12 – Ersätta uppgifter i arbetsbok

Svår

Fortsätt med arbetsboken Arbetsschema v1 från föregående övning. Ändra schemat så att det gäller för vecka 2. Använd funktionen Ersätt för att söka och ersätta namnen i arbetsboken. Tänk på vad som händer när du har ersatt det första namnet med det andra, och sedan ska ersätta det andra namnet med det första. Hur kan du göra för att det inte ska bli fel? • Helena och Kaj ska byta arbetspass. • Jenny och Magnus ska byta arbetspass. • Johanna och Lena ska byta arbetspass. • Maria och Per ska byta arbetspass. Spara arbetsboken som en tabbavgränsad textfil med namnet Arbets­schema v2 och stäng den sedan.

42

3

Formler och format

SKAPA FORMLER Med hjälp av sifferuppgifter i ett kalkylblad kan du göra mycket kraftfulla beräkningar med olika formler. Om sifferuppgifterna ändras kommer beräkningarna automatiskt att uppdateras och visa de rätta värdena.

Enkel formel När du ska skriva en formel inleder du den alltid med ett likhetstecken, =. Därefter anger du de cellreferenser som ska ingå i formeln. En cellreferens är uppbyggd av kalkylbladets kolumn- och radrubriker (kolumnbokstav tillsammans med radsiffra). En enkel formel kan se ut enligt följande: =B1+B2. Om du ska beräkna ett cellområde, det vill säga en serie intillliggande celler, skriver du cellreferensen enligt följande: =B1:B7.

Skapa formler

43

Formatera tal

50

Formatera tecken

53

Textjustering 55 Kopiera format

57

Formatera celler

58

Teman 62 Rader och kolumner 64 Utskriftsformat 67 Sidbrytningar 73 Skydda celler

75

Extra övningar

77

Du kan också använda den så kallade pekmetoden för att få rätt celladresser i formeln. Då gör du så här: 1 Markera den cell som ska innehålla formeln och som ska visa svaret på beräkningen. 2 Tryck på tangenten =. 3 Klicka på första cellen som ska ingå i beräkningen. 4 Ange önskat räknesätt med tangentbordet genom att trycka på den tangent som representerar operatorn (till exempel + för addition, - för subtraktion, * för multiplikation eller / för division). 5 Markera nästa cell och så vidare tills formeln är komplett i formel­ fältet. Om du adderar eller subtraherar bör du tänka på att även ­markera eventuella tomma celler som kan komma att innehålla värden senare. 6 Tryck på Retur för att bekräfta formeln och visa resultatet. 3 1 2 5 6

4

43

Nu visas färgmarkeringar och streckade linjer runt de celler som ingår i formeln. När du har bekräftat formeln visas resultatet av beräkningen i den aktuella cellen, medan själva for­ meln visas i formelfältet.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Nollvärden Om du inte har ett värde i en cell som kan komma att beräknas bör du infoga siffran 0 för att undvika eventuella problem. Vill du inte visa nollorna på kalkylbladet öppnar du dialogrutan Excelalternativ (Excel Options), visar kategorin Avancerat (Advanced) och avmarkerar Visa en nolla i celler som har ett nollvärde (Show a zero in cells that have zero value).

Övning 13 – Summera värden Öppna arbetsboken Antal bärbuskar som finns i övningsmappen. Summera värdena i området B4:B7 och B4:D4 med hjälp av pekmetoden. Spara arbetsboken.

Autosumma Det enklaste sättet att summera tal är att använda funktionen Autosumma (AutoSum). Excel kommer då att ”gissa” vad du vill summera och infogar en summafunktion i aktuell cell. 1 Markera den cell som ska ta emot summafunktionen. 2 Visa fliken Start och klicka på Autosumma (Home, AutoSum) i gruppen Redigering (Editing). Excel infogar en formel i den markerade cellen och markerar samtidigt det cellområde som verkar troligast att du vill summera. Har Excel föreslagit fel område markerar du själv det område som du vill beräkna. 3 Tryck på Retur.

2 1

44

När du infogar en funk­ tion visas en liten ruta som anger funktionens argument. Klicka på funk­ tionens namn i rutan om du vill läsa det hjälpavsnitt som handlar om funk­ tion­en.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Övning 14 – Summera med Autosumma Fortsätt med arbetsboken Antal bärbuskar från föregående övning. Summera värdena i kolumn C och värdena på rad 5 med hjälp av A ­ utosumma. Spara arbetsboken.

Summera flera celler samtidigt För att i ett enda moment skapa summaformler under och/eller till höger om ett område med värden, gör du på följande sätt: 1 Markera området som ska summeras och den tomma rad och/eller kolumn under respektive till höger som ska ta emot summorna. 2 Visa fliken Start och klicka på Autosumma (Home, AutoSum) i grupp­en Redigering (Editing), eller klicka på pilen vid knappen och välj önskad funktion på menyn. Excel infogar funktionerna i de markerade cellerna som var tomma. Här ”gissar” inte Excel längre, utan det är du som gör markeringen som anger vad som ska beräknas. 2 1

Övning 15 – Summera flera celler med Autosumma Fortsätt med arbetsboken Antal bärbuskar. Radera summaformlerna i cellerna B8:C8 och E4:E5. Summera samtliga värden i kalkylen med hjälp av funktionen Autosumma. Undersök hur formlerna ser ut i de olika cellerna genom att markera dessa i tur och ordning och studera formeln i formelfältet. Spara arbetsboken.

45

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Verktyget Snabbanalys Vill du summera ett område kan du även använda verktyget Snabb­analys (Quick Analysis). När du markerar ett cellområde med innehåll visas knappen Snabbanalys (Quick Analysis) direkt nedanför och till höger om markeringen. 1 Markera det område som du vill summera. 2 Klicka på knappen Snabbanalys (Quick Analysis). 3 Klicka på Summor (Totals). 4 När du pekar på en formel ser du direkt hur resultatet kommer att bli. Klicka på Summa (Sum) för att infoga en summaformel nedanför det markerade området.

3

1

Klicka på pilen för att visa fler alternativ.

2 4

Klicka på detta alternativ för att infoga en summa till höger om markerat område.

Övning 16 – Summera med Snabbanalys Fortsätt med arbetsboken Antal bärbuskar. Radera åter igen alla summaformler. Summera sedan samtliga värden i kalkylen, denna gång med hjälp av verktyget Snabb­ analys. Undersök hur formlerna ser ut i de olika cellerna. Spara och stäng arbetsboken.

46

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Kopiera formler Dra och släpp-metoden Med dra och släpp-metoden kan du kopiera en formel till en annan cell: 1 M arkera cellen som innehåller formeln. Peka på cellkanten så att ­muspekaren ändrar utseende till en pil. 2 H åll ner musknappen och Ctrl-tangenten och dra kopian till önskad plats. 3 Släpp först upp musknappen och sedan Ctrl-tangenten.

När du håller ner Ctrl visas ett plustecken intill muspekaren, vilket innebär att cellen kopieras. En liten textruta visas som anger till vilken cell formeln håller på att kopieras. Håller du ner höger mus­ knapp när du drar visas en snabbmeny där du kan välja om innehållet ska flyttas eller kopieras.

1 2

Autofyll Med funktionen Autofyll (Auto Fill) kan du kopiera en formel till flera intilliggande celler: 1 Markera cellen som innehåller formeln. 2 Peka på fyllningshandtaget i nedre högra hörnet, muspekaren ändrar utseende till ett svart plustecken. 3 Håll ner musknappen och dra över de celler som ska få kopior av ­formeln. När du släpper musknappen visas knappen Alternativ för Autofyll (Auto Fill Options) intill cellerna. 4 Klicka på knappen så visas en meny med olika alternativ. Välj Kopiera celler (Copy Cells) om du vill kopiera formeln till cellerna och dessutom applicera det format som ursprungscellen hade. Du kan också välja att endast kopiera ursprungscellens formatering eller att kopiera formeln utan att kopiera formatet. 1

2

4 3

47

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Klistra in Genom att använda Klistra in i gruppen Urklipp (Paste, Clipboard) på fliken Start (Home), kan du välja vad det är som ska klistras in. Markera först cellen som innehåller det du vill kopiera, till exempel en formel och kopiera den. Markera sedan den cell där kopian ska infogas och klicka på pilen vid Klistra in (Paste). På menyn som visas väljer du vad du vill klistra in. För att kopiera formeln i cellen väljer du alltså Formler (Formulas).

Övning 17 – Kopiera formler Öppna arbetsboken Bärbuskar Procent. Kopiera formeln i cell B8 till området C8:D8 och formeln i cell E4 till området E5:E8. Klicka på de nya summorna i tur och ordning och kontrollera formlerna i formelfältet. Spara arbetsboken.

Absoluta och relativa cellreferenser Cellreferenserna i en formel bygger alltid på kolumnbokstäverna och radsiffrorna (kolumn- och radrubrikerna) i kalkylbladet. När du kopierar formler nedåt förändras radnumret i kopian och när du kopierar formler åt höger förändras kolumnbokstaven. Detta inträffar när cellreferenserna i originalformeln utgörs av så kallade relativa cellreferenser. I Excel används relativa cellreferenser som standard. När du kopierar en formel med relativ cellreferens anpassas den efter den nya placeringen. En formel med relativ cellreferens som kopieras innehåller alltså andra cellreferenser än vad originalformeln innehåller. Om du däremot använder absoluta cellreferenser i formeln när du kopierar, kommer den nya formeln att innehålla exakt samma cellreferenser som originalformeln. Om du inte vill att en cellreferens ska ändras i en formel måste du låsa den. Det gör du genom att omvandla cellreferensen till en absolut cellreferens. Infoga ett dollartecken ($) framför den del av referensen som ska vara konstant, det vill säga framför kolumnbokstaven och/eller radnumret. Det kallas för absolut cellreferens om du låser både bokstaven och numret och blandad cellreferens om du bara låser den ena av dem.

48

Exempel Så här kan formler med relativa cellreferenser se ut: =B1+B2+B3+B4 =SUMMA(B1:B4) (=SUM(B1:B4))

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Ändra referenstyp För att på ett enkelt sätt växla mellan relativ, absolut och blandad cell­ referens kan du använda funktionstangenten F4. 1 Dubbelklicka i den cell där du ska ändra referenstyp. 2 Dubbelklicka på den celladress som du vill ändra så att den blir ­markerad. 3 Tryck på F4 tills formelfältet visar önskad referenstyp. En tryckning ger $E$8 (absolut cellreferens, både kolumnbokstaven och radnumret är låst). En tryckning till ger E$8 (blandad cellreferens, radnumret är låst). En tryckning till ger $E8 (blandad cellreferens, kolumnbokstaven är låst). En tryckning till ger E8 (åter relativ cellreferens). 4 Tryck på Retur när du är nöjd.

Övning 18 – Använda blandad cellreferens Fortsätt med arbetsboken Bärbuskar Procent. Skriv rubriken Procent i cell F3. I cell F4 infogar du formeln =E4/E$8 (blandad cellreferens). ­Kopiera den till området F5:F8. Spara arbetsboken.

Felmeddelanden Om du i övningen ovan glömmer att låsa radnumret innan du kopierar procentformeln kommer Excel att visa ett felmeddelande. Du ser också en liten grön triang­el i det övre vänstra hörnet på de celler som Excel anser kan innehålla felaktigheter. Orsaken till felmeddelandet är i detta fall att procentformeln i cell F4 endast innehåller relativa celladresser, formlerna som kopierats ser ut som på den högra bilden. Formlerna i området F5:F8 refererar då felaktigt till bland annat tomma celler (som inte har något värde). Det här rättar du enkelt till genom att göra om cellreferensen till en blandad referens. Om du markerar en cell som har en triangelindikator längst upp till vänster, visas knappen Alternativ för felkontroll (Error Checking Options). Klickar du på den visas en meny där du får hjälp med att åtgärda felet. 49

1

2

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Vad som visas på menyn varierar beroende på vilket fel som har uppstått. Längst upp på menyn visas en beskrivning av vad det är för fel som har uppstått. • Klicka på ett alternativ för att exempelvis få en beskrivning över det fel som har uppstått eller välj att redigera felet i formelfältet. • Klicka på Ignorera fel (Ignore Error) om det inte är ett fel som Excel har hittat.

FORMATERA TAL I en kalkyl får alla tal ett standardformat. Excel försöker använda rätt format på talen. Om du till exempel skriver % efter ett tal får det procentformat, och om du skriver 16-05-24 formateras talet som ett datum. Om du redan vid inskrift vill formatera ett tal som text kan du skriva ett ’-tecken (apostrof) framför talet.

Formatera via fliken Du kan själv ändra format med hjälp av fliken Start och kommandona i gruppen Tal (Home, Number). 1 Markera cellområdet som du ska ändra format på. 2 Visa fliken Start och se till att du ser gruppen Tal (Home, Number). 3 För att ändra antalet decimaler klickar du på Öka decimal eller Minska decimal (Increase Decimal, Decrease Decimal) tills du har önskat antal decimaler. 4 För att använda tusentalsavgränsning klickar du på Tusentalsavgränsning med decimaler (Comma Style). Funktionen infogar blanksteg vid varje tusental samt ett kommatecken och två decimaler. 5 För att ändra cellformatet till procent klickar du på Procentformat (Percent Style). 2 5

1 3

4

50

För att göra värdena i kalkylen tydligare kan du formatera talen på olika sätt.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

6 För att ändra till valutaformat klickar du på Talformat för redo­ visning (Accounting Number Format). Funktionen lägger till två decimal­er och texten ”kr” efter värdet. Klickar du på pilen vid knappen visas en meny med några vanliga valutaformat. Vill du använda något annat format väljer du Fler redovisningsformat (More Accounting ­Formats) för att visa dialog­rutan Formatera celler (Format Cells). 7 Du kan snabbt välja bland ett flertal färdiga talformat genom att öppna listrutan Talformat (Number Format) och välja önskat format. 6

7

Övning 19 – Ändra antal decimaler Fortsätt med arbetsboken Bärbuskar Procent (eller öppna Bärbuskar Procent 1 om du inte har gjort tidigare övningar). Ändra decimaltalen så att de visas med tre decimaler. Spara arbetsboken.

Övning 20 – Använda procentformat Fortsätt med arbetsboken Bärbuskar Procent (eller ­Bärbuskar Procent 1). Formatera om talen i området F4:F8 så att de visar procent utan decimaler. Spara och stäng arbetsboken.

Radera innehåll/format För att styra vad som ska raderas i cellen/cellerna markerar du först området/områdena. Visa sedan fliken Start och klicka på Radera (Home, Clear) i gruppen Redigering (Editing). Välj önskat alternativ på menyn som visas.

51

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Formatera via dialogrutan Du kan även formatera markerade tal med hjälp av dialogrutan Formatera celler (Format Cells) och då välja flera format samtidigt. 1 Visa fliken Start (Home) och klicka på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen Tal (Number). 2 Fliken Tal (Number) visas. Markera önskad format­ kategori i listan Kategori (Category).

1

3 Gör önskade inställningar till höger i dialogrutan.

Tal (Number) Här gör du inställningar för allmänna tal. Du kan bland annat ange antal decimaler och bestämma om du vill ha en avgränsare mellan tusental. Valuta (Currency) Här kan du till exempel välja en symbol för valuta­ formatet.

4 Klicka på OK.

2

Du kan bland annat välja mellan följande kategorier:

3

Datum (Date) Här väljer du mellan olika datumformat. Tid (Time) Här finns ett antal olika tidformat att välja mellan. Procent (Percentage) Välj detta format om du vill ha procentformat och ange antal decimaler.

4

Applicera datumformat När du skriver något som Excel kan tolka som ett datum appliceras automatiskt datumformat på cellen. Du kan också formatera tal manuellt och på så sätt applicera olika datumformat. Excel omvandlar tvåsiffriga årtal till fyrsiffriga. Skriver du ett tvåsiffrigt årtal mellan 00 och 29 tolkas det som åren 2000–2029, årtal mellan 30 och 99 tolkas som åren 1930–1999. Du kan snabbt välja att använda ett kort eller långt datumformat via fliken Start och listrutan Talformat (Home, Number Format) i gruppen Tal (Number). För att välja mellan ytterligare format använder du dialog­rutan Formatera celler (Format Cells) och kategorin Datum (Date).

52

Text (Text) Välj detta format om du vill att talen ska behandlas som text.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

FORMATERA TECKEN Du kan formatera text på olika sätt, till exempel ändra teckensnitt, storlek och teckenfärg. Det enklaste sättet att formatera tecken är via fliken Start och gruppen Tecken (Home, Font). Du kan även använda dialogrutan Formatera celler (Format Cells) om du till exempel vill ändra flera format samtidigt.

Formatera via fliken För att öka läsbarheten kan du ändra teckensnitt, storlek och stil på texten. 1 Markera cellområdet som ska ändras, eller dubbelklicka på cellen och markera endast den text som ska ändras. 2 Visa fliken Start och se till att du ser gruppen Tecken (Home, Font). 3 Öppna listrutan Teckensnitt (Font) och välj önskat teckensnitt. När du pekar på ett teckensnitt ser du direkt hur det kommer att se ut. Klicka på det teckensnitt som du vill använda. 4 Öppna listrutan Teckenstorlek (Font Size) och välj storlek. Även här ser du hur det kommer att se ut innan du bekräftar genom att klicka. Klicka på Öka teckenstorlek eller Minska teckenstorlek (Increase Font Size, Decrease Font Size) för att öka/minska storleken ett steg. 5 Klicka på Fet, Kursiv eller Understruken (Bold, Italic, Underline) om du vill ändra stil på texten. Klickar du på pilen vid Understruken (Underline) kan du även välja dubbel understrykning. 6 Klicka på pilen vid Teckenfärg (Font Color) och välj önskad färg för innehållet i cellen. Högst upp på menyn visas de färger som ingår i aktuellt tema. 2 4

3

6

5

53

När du ändrar färg på texten är det viktigt att tänka på att texten måste vara tydlig och lättläst. Du kan därför behöva ändra även cellens fyllningsfärg för att få ett bra resultat. Läs mer i avsnittet Fyllningsfärg på sidan 61.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Övning 21 – Ändra teckenformat Öppna arbetsboken Bärbuskar Teckenformat. Rubriken ska ha teckenstorleken 16 punkter. Rubrikerna på rad 3 och i kolumn A ska ha fet stil. Spara arbetsboken.

Formatera via formateringsverktygsfältet Med hjälp av formateringsverktygsfältet kan du formatera markerad text utan att flytta muspekaren upp till menyfliksområdet. 1 Dubbelklicka på cellen och markera den text som ska ändras. Nu visas ett litet verktygsfält intill den markerade texten. 2 Peka på verktygsfältet och klicka på önskad knapp för att formatera texten. 2

1

Formatera via dialogrutan Du kan även ändra ytterligare teckenformat via dialogrutan Formatera celler (Format Cells). Dialogrutan är även lämplig att använda om du ska ändra flera format för markerade celler. Visa fliken Start (Home) och klicka på dialogruteikonen längst ner till höger i ­gruppen Tecken (Font). Listrutorna Teckensnitt, Stil, Storlek, Understrykning och Färg (Font, Font style, Size, Underline, Color) motsvarar alternativen som finns på fliken. Du väljer önskat format genom att markera det i listan. I rutan Effekter (Effects) kan du skapa genomstruken, upphöjd eller nedsänkt text. Bekräfta dina inställningar genom att klicka på OK.

54

Om verktygsfältet inte visas öppnar du dialogrutan Excel-alternativ (Excel Options). I kategorin Allmänt (General) ser du till att Visa formaterings­ verktygsfältet vid markering (Show Mini Toolbar on selection) är markerad.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

TEXTJUSTERING När du skriver text i en cell kommer den som standard att vänsterställas i cellen, medan tal kommer att högerställas.

Du kan justera innehållet i cellerna precis som du vill, både vågrätt och lodrätt.

Formatera via fliken Du ändrar justering via fliken Start och gruppen Justering (Home, Alignment). 1 Markera cellområdet som ska ändras. 2 Visa fliken Start och se till att du ser gruppen Justering (Home, Alignment). 3 Klicka på Vänsterjustera, Centrera eller Högerjustera (Align Left, Center, Align Right) för att justera texten vågrätt. 4 Klicka på Justera mot överkant, Justera mot mitten eller Justera mot nederkant (Top Align, Middle Align, Bottom Align) för att ­justera texten lodrätt. Lodrät justering är användbart om du har ändrat radhöjden eller tillåter radbyte i cellen. 5 Vill du ändra textens orientering klickar du på Orientering (Orientation) och väljer önskad orientering på menyn. 6 Om du vill att texten ska kunna visas på flera rader i cellen klickar du på Radbryt text (Wrap Text).

5 6

4

3

2

55

För att manuellt radbryta text i en cell trycker du Alt+Retur.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Centrera över kolumner Text kan även centreras över flera kolumner. Det är användbart när du vill ha en rubrik centrerad över en kalkyl. För att centreringen ska bli korrekt, måste texten som ska centreras placeras i den kolumn som ligger längst till vänster. 1 Skriv texten i cellen längst till vänster. Markera textcellen och så många celler till höger som texten ska centreras över. 2 Visa fliken Start och klicka på Centrera över kolumner (Home, Merge & Center) i gruppen Justering (Alignment). Vill du slå ihop cellerna, men inte centrera texten, klickar du på pilen vid Centrera över kolumner och väljer Sammanfoga i bredd (Merge & Center, Merge Across).

1 2

Formatera via dialogrutan Via dialogrutan Formatera celler (Format Cells) kan du påverka flera inställningar ­samtidigt. Visa fliken Start (Home) och klicka på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen Justering (Alignment). De flesta alternativ i dialogrutan finns även tillgängliga direkt på fliken. I dialogrutan kan du markera Förminska under Textkontroll (Shrink to fit, Text control) om du vill att ­textens storlek ska anpassas så att den får plats i cellen. För att vrida texten i cellen kan du dra textlinjen i rutan under Orientering (Orienta­ tion) till önskat läge, eller ange antalet grader i rutan grader (Degrees). Bekräfta dina inställningar genom att klicka på OK.

56

Att centrera text över kolumner innebär egent­ ligen att de markerade cellerna sammanfogas och texten i den samman­ fogade cellen centreras. För att återställa centre­ ringen markerar du cellen och klickar på Centrera över kolumner (Merge & Center) igen.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Övning 22 – Justera text Fortsätt med arbetsboken Bärbuskar Teckenformat. Högerjustera rubrikerna i området B3:F3. Centrera rubriken i cell A1 över ­cell­erna A1:F1. Spara och stäng arbetsboken.

KOPIERA FORMAT När du har formaterat cellerna kan du använda samma format på flera celler genom att kopiera formatet: 1 Markera cellen som har det format du vill använda. 2 Visa fliken Start och klicka på Hämta format (Home, Format Painter) i gruppen Urklipp (Clipboard). 3 Markera den eller de celler som ska ha samma format. 1 2 3

Om du vill kopiera samma format till flera olika celler kan du dubbelklicka på Hämta format (Format Painter). Markera därefter de celler som ska ha samma format. När du är klar klickar du på Hämta format (Format ­Paint­er) igen för att stänga av funktionen. Ett annat sätt att kopiera endast formateringen är att kopiera cellen, till exempel med Kopiera (Copy) i samma grupp. Markera den cell som ska ha samma format, klicka på pilen vid Klistra in (Paste) och välj Formatering (Formatting) på menyn. Klickar du direkt på knappen Klistra in (Paste) visas knappen Inklistringsalternativ (Paste Options) intill cellen, genom att klicka på den visas samma meny som på bilden till höger.

57

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

FORMATERA CELLER Kolumnbredd Som standard är kolumnbredden i ett kalkylblad 8,43 tecken. Det innebär att drygt åtta tecken av standardstorlek får plats i en cell. När du skriver tal visas dock upp till elva siffror, då kolumnbredden anpassas automatiskt. Exakt hur kolumnbredden anpassas skiljer sig beroende på vad för typ av data du infogar i cellerna. När du infogar datum eller väljer exempel­vis valutaformat anpassas också kolumnbredden.

För att göra kalkylen lätt­ läst behöver du ofta justera bredden på kolumnerna.

• Text visas med endast så många tecken som får plats i cellen om cellen till höger inte är tom. • Är cellen till höger däremot tom visas innehållet över den cellen. • Om ett tal består av så många tecken att det inte får plats att visas i cellen, visas talet i exponentialform. Det innebär till exempel att talet 1 000 000 000 000 visas som 1E+12, vilket betyder 1 multiplicerat med talet 10 upphöjt till 12. Du kan dock se vilket tal som är inskrivet i cellen om du tittar i formelfältet när cellen är markerad.

• Formelsvar visas som ######## om inte ett exponentiellt tal får plats. Dessa tecken används också om talet är formaterat exempelvis med datumformat, tidformat eller valutaformat.

Om du pekar på en cell som innehåller tecknen ###, visas cellens inne­ håll i en textruta.

Ändra kolumnbredd för en enstaka kolumn För att se hela innehållet i cellerna måste du ibland ändra kolumn­bredden. 1 Peka på kolumngränsen till höger om kolumnrubriken, så att mus­ pekaren ändrar utseende till en dubbelpil. 2 Dra till önskad kolumnbredd. Samtidigt som du drar visas aktuell bredd i en ruta. Du ser också en tunn linje som visar var kolumn­ gränsen hamnar. 1 2

58

Via fliken Start (Home) kan du använda en exakt bredd; klicka på Format i gruppen Celler (Format, Cells) och välj Kolumn­ bredd (Column Width).

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

För att överlåta åt Excel att bestämma bästa möjliga kolumnbredd, dubbel­ klickar du på kolumngränsen till höger om kolumnrubriken. Kolumn­ bredden kommer då att anpassas till det längsta cellinnehållet i kolumnen.

Ändra kolumnbredd på flera kolumner För att ändra kolumnbredden på flera kolumner markerar du dem först. Sedan pekar du med musen på en av kolumngränserna och drar tills kolumnerna har fått önskad bredd. Alla kolumner blir lika breda.

Övning 23 – Ändra kolumnbredd Öppna arbetsboken Försäljning sommarplantor. Öka bredden i kolumn A så att samtliga rubriker i kolumnen får ordentligt med plats. Anpassa kolumnbredden för kolumnerna B–F till deras innehåll.

Gör därefter kolumnerna B–F lika breda. Spara arbetsboken.

Radhöjd Ibland behöver du kanske även ändra radhöjden för att din kalkyl ska få det önskade utseendet. Radhöjden ändras på i princip samma sätt som kolumnbredden, men med den skillnaden att du ska dra i radgränsen under den aktuella raden. Samtidigt när du drar visas radhöjden i en ruta omedelbart ovanför. Om du ändrar teckenstorleken i en cell, kommer radhöjden att automatiskt anpassas så att den ­formaterade texten får plats.

59

Även här kan du dubbelklicka på någon av kolumn­ gränserna för att anpassa alla kolumner till deras respektive innehåll. Varje kolumn blir då så bred som den behöver vara för att all information ska visas.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Övning 24 – Ändra radhöjd Fortsätt med arbetsboken Försäljning sommarplantor. Ändra radhöjden på rad 2 till 6,0. Spara arbetsboken.

Kantlinjer För att ytterligare öka läsbarheten i en kalkyl kan du lägga in ramar och linjer, som framhäver vissa delar av kalkylen, eller som delar upp kalkylen. 1 Markera cellområdet som ska förses med kant­linjer. 2 Visa fliken Start och klicka på pilen vid Kant­ linjer (Home, ­Borders) i gruppen Tecken (Font).

2

3

3 Klicka på önskad linje på menyn som visas. Menyn stängs automatiskt när du valt linje och det senast valda alternativet visas på knappen Kantlinjer (Borders). För att välja samma typ av linje igen räcker det att klicka på knappen. För att ta bort ramar och linjer, markerar du cellområdet, klickar på pilen vid Kantlinjer och väljer Ingen kantlinje (Borders, No Border).

Övning 25 – Infoga linje Fortsätt med arbetsboken Försäljning sommarplantor. Infoga en tjock linje under rubrikerna på rad 3 och ovanför summaraden. Spara och stäng arbetsboken.

60

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Fler kantlinjer Du kan även rita linjer direkt på bladet. Välj Rita kantlinje (Draw Border) på menyn ­Kantlinjer (Borders). Under Rita kant­linjer (Draw Borders) på menyn kan du välja linje­ format och färg, men även radera kantlinjer. Vill du skapa kantlinjer via en dialogruta väljer du Fler kantlinjer (More Borders) på menyn Kantlinjer (Borders).

Fyllningsfärg För att fylla en cell eller ett markerat område med färg, visar du fliken Start, klickar på pilen vid Fyllningsfärg (Home, Fill Color) i gruppen Tecken (Font) och väljer önskad färg. Högst upp visas de färger som ingår i det ­aktuella temat. När du ändrar bakgrundsfärg (fyllningsfärg) är det viktigt att tänka på att texten måste vara tydlig. Du kan därför behöva ändra även teckenfärgen för att få ett bra och lättläst resultat.

61

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

TEMAN Vi har nu gått igenom hur du lägger på olika format i din kalkyl. Med hjälp av cellformat och teman kan du snabbt formatera kalkylen. Genom att prova olika teman kan du snabbt förändra utseendet på hela kalkylen. För att formatet i cellerna ska förändras när du väljer ett tema måste cellerna vara formaterade med hjälp av cellformat.

Med teman kan du få en enhetlig utformning på alla dokument som du skapar i Excel, Word och Power­ Point.

Cellformat I Excel finns det ett antal färdiga formatmallar som du kan använda på de olika cellerna för att markera dem. På menyn kan du även välja några ­vanliga talformat. Cellformatmallarna är baserade på dokumenttemat, så om du ändrar tema ändras också utseendet på cellformaten. 1 Börja med att markera cellerna som ska formateras. 2 Visa fliken Start och grupp­en Format (Home, Styles). 3 Bläddra genom cellformaten med hjälp av pilarna till höger i gruppen, eller klicka på knappen Mer (More) för att visa hela galleriet. 4 Peka på något av formaten så ser du direkt på kalkylbladet hur det kommer att se ut. Klicka på det format som du vill använda. 2

3

1

4

Rubriken i cell A1 har formatet Rubrik (Title), raden Totalt har ­formatet Summa (Sum) och värdena i kolumnen Totalt har ett cellformat med temafärg.

62

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Övning 26 – Använda cellformat Öppna arbetsboken Bärbuskar Cellformat. Använd cellformaten Rubrik, Rubrik 2, 20% - Dekorfärg1 och Summa (Title, Heading 2, 20% - Accent1, Total) så att kalkylen ser ut som på bilden. Spara arbetsboken.

Teman Med hjälp av teman kan du snabbt ändra utseendet på hela arbetsboken. Ett dokumenttema innehåller en uppsättning temafärger, tema­teckensnitt (rubriker och brödtext) samt tema­effekter (linjer och fyllning).

1 2

1 Visa fliken Sidlayout och klicka på Teman (Page Layout, Themes) i gruppen Teman (Themes). 2 Peka på de olika formaten för att se hur de påverkar kalkyl­en. Klicka på det tema som du vill använda.

Ändra dokumenttema Du kan enkelt ändra färger, teckensnitt och effekt­er i ett dokumenttema. Klicka på motsvarande kommando i gruppen Teman (Themes) och välj önskad uppsättning. Ändringen påverkar hela arbetsboken.

Övning 27 – Använda teman Fortsätt med arbetsboken Bärbuskar Cellformat. Använd temat Återblick (Retrospect) för arbetsboken. Spara och stäng arbetsboken.

63

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

RADER OCH KOLUMNER Infoga rader och kolumner Om du i efterhand upptäcker att du behöver lägga till ytterligare information i din kalkyl är det bra att veta hur du infogar rader och kolumner. Inga data går förlorade när du infogar rader eller kolumner, men däremot kan det hända att vissa formler blir fel. De nya raderna/kolumnerna skjuts in bland de befintliga och dessa flyttas nedåt och åt höger. 1 Markera önskat nytt rad- eller kolumnområde bland rad- eller kolumnrubrikerna.

2

2 Visa fliken Start och klicka på Infoga (Home, Insert) i gruppen Celler (Cells). Klickar du på pilen kan du välja vad som ska infogas. Vilka alternativ som är valbara på menyn beror på hur du har markerat. När du har infogat rader eller kolumner visas knappen Alternativ för Infoga (Insert Options) intill det infogade området. Klickar du på den kan du välja hur du vill formatera det ­inklistrade området.

Formelfel När du infogar nya rader och kolumner kan det hända att befintliga ­formler inte beräknas på rätt sätt. Om Excel upptäcker ett formelfel visas en grön triangelindikator högst upp till vänster i cellen. När du markerar en cell med formelfel visas knappen Alternativ för felkontroll (Error Checking Options), klickar du på den visas en meny. Högst upp på menyn ser du vad för typ av fel Excel har hittat och kommandot därefter korrigerar felet. Vill du ha mer information om felet väljer du Hjälp om det här felet (Help on this error), och tycker du inte att det är ett fel väljer du Ignorera fel (Ignore Error). Menyn visar olika kommandon beroende på vad för fel som har upptäckts.

Nollvärden Om det finns tomma celler i ett område som beräknas får du oftare felmeddelanden. Genom att infoga siffran 0 i dessa celler, kan Excel i de flesta fall uppdatera formeln på rätt sätt och du kan då undvika många felmeddelanden.

64

Om du högerklickar på markeringen kan du välja samma kommando på snabbmenyn.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Övning 28 – Infoga rad och kolumn Öppna arbetsboken Sålda sommarplantor. Infoga en ny rad under Krysantemum och en ny kolumn till höger om jun. ­Uppdatera kalkylen enligt bilden med Lejongap och jul. Kontrollera och rätta eventuella formler som är fel. Spara arbetsboken.

Kommentar: Om det hade stått 0 i de tomma cellerna hade Excel kunnat justera formlerna i kolumn F så att de hade blivit korrekta på en gång.

Flytta och kopiera rader och kolumner Du kan även flytta och kopiera en hel rad eller kolumn: 1 Markera den rad eller kolumn som ska flyttas eller kopieras. 2 Visa fliken Start och gruppen Urklipp (Home, Clipboard). Klicka på Klipp ut (Cut) för att flytta, eller på Kopiera (Copy) för att kopiera.

2

3 Markera den rad eller kolumn som ska vara under respektive till höger om den rad/kolumn som ska infogas. 4 Visa fliken Start och klicka på Infoga (Home, Insert) i gruppen Celler (Cells).

4

Klickar du på pilen kan du välja Infoga kopierade/urklippta celler (Insert Copied/ Cut Cells) på menyn.

Ta bort rader och kolumner För att ta bort rader respektive kolumner gör du på samma sätt som när du infogar rader och kolumner, men klickar i stället på Ta bort i gruppen Celler (Delete, Cells).

Övning 29 – Ta bort rad Fortsätt med arbetsboken Sålda sommarplantor. Ta bort raden Pelargon från kalkylen och kontrollera formlerna. Spara och stäng arbetsboken.

65

Du kan även välja samma kommandon på snabb­ menyn.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Dölja/ta fram rader och kolumner Ibland kanske du inte vill se alla rader/kolumner i en kalkyl. Du kan då dölja önskade rader och kolumner, för att få bättre överblick över kalkylen. Observera att de värden som göms fortfarande är tillgängliga för Excel. 1 Markera de rader/kolumner som ska döljas. 2 Visa fliken Start och klicka på Format (Home, Format) i gruppen Celler (Cells).

2

Du kan även högerklicka på markeringen och välja Dölj (Hide) på snabbmenyn.

3 Välj Dölj och ta fram följt av Dölj rader/kolumner (Hide & Unhide, Hide Rows/Columns). För att ta fram dolda rader och kolumner, markerar du rader/kolumner på båda sidor om markeringen. Klicka därefter på Format och välj Dölj och ta fram följt av Ta fram rader/kolumner (Format, Hide & Unhide, Unhide Rows/Columns).

Låsa/låsa upp rader och kolumner Om du arbetar med en stor kalkyl kan det vara bra att se rubrikerna hela tiden. Du kan då låsa de rader och kolumner som innehåller rubrikerna: 1 Markera cellen direkt under och till höger om de rader respektive kolumner som innehåller de rubriker som du vill låsa. 2 Visa fliken Visa och klicka på Lås fönsterrutor (View, Freeze Panes) i gruppen Fönster (Window). 3 Välj om du vill låsa de rader och kolumner som ligger ovanför och till vänster om markerad cell, eller om du vill låsa översta raden respektive första kolumnen. 1

2

3

En linje visas under och till höger om de rader respektive kolumner som är låsta. När du bläddrar i kalkylen kommer dessa rader och kolumner alltid att visas. För att låsa upp raderna och kolumnerna igen klickar du på Lås fönster­ rutor igen och väljer Lås upp fönsterrutor (Freeze Panes, Unfreeze Panes).

66

3 En markering visas där det finns dolda rader/ kolumner. På bilden är kolumn C dold.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

UTSKRIFTSFORMAT Om du startar en utskrift utan att göra några inställningar är det stor risk att utskriften inte ser ut som du önskar. För att skapa snyggare utskrifter kan du till exempel ändra marginaler och pappersorientering.

Formatera via fliken Genom att arbeta i sidlayoutvy och göra ändringarna på fliken Sidlayout (Page Layout) ser du direkt hur sidan kommer att se ut. 1 Visa fliken Sidlayout och se till att du ser gruppen Utskriftsformat (Page Layout, Page Setup).

När du gör utskriftsinställ­ ningar är det lämpligt att arbeta i sidlayoutvy där du direkt ser hur sidan kommer att se ut. För att visa arbetsboken i sidlayoutvy klickar du på Sidlayout (Page Layout) i vyväljaren eller i gruppen Arbetsboksvyer (Workbook Views) på fliken Visa (View).

2 Klicka på Marginaler (Margins) och välj någon av de för­definierade marginalerna. Välj Anpassade marginaler (Custom ­Margins) om du vill skapa egna marginalinställ­ningar i dialog­ rutan Utskriftsformat (Page Setup). 3 Klicka på Orientering (Orientation) om du vill växla mellan ­stående och liggande format. 4 Klicka på Storlek (Size) och välj någon av de fördefinierade ­sidstorlekarna. Välj Fler pappersstorlekar (More Paper Sizes) om du vill använda någon annan storlek. Då visas dialogrutan Utskriftsformat (Page Setup). 5 Om utskriften inte får plats på en sida kan du upprepa rubrik­erna från första sidan på resterande sidor. Klicka på Utskriftsrubriker (Print Titles) och gör inställningarna i dialogrutan Utskriftsformat (Page Setup). 6 De två översta alternativen i gruppen Anpassa (Scale to Fit) ­använder du för att förminska en kalkyl så att den får plats på ett bestämt antal sidor. Ange hur många sidor du vill ha i bredd och i höjd, för att ­kal­kyl­en ska få plats på en sida väljer du 1 sida (1 page) i båda rutorna. I rutan Skala (Scale) i samma grupp kan du förstora/förminska kalkyl­ en. Skriv önskat värde, från 10 upp till 400. Tal under 100 förminskar och tal över 100 förstorar sidan. 7 Vill du att stödlinjerna eller rubrikerna ska skrivas ut markerar du Skriv ut (Print) under respektive rubrik i gruppen Alternativ (Sheet Options). 1 7 2

3

4

6

5

67

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Formatera via dialogrutan Vill du göra många ändringar på en gång kan du arbeta via dialogrutan Utskriftsformat (Page Setup). De flesta kommandona i dialogrutan fungerar på samma sätt som via menyfliken. 1 Visa fliken Sidlayout (Page Layout) och klicka på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen Utskriftsformat (Page Setup). Om du förhandsgranskar arbetsboken kan du klicka på Utskrifts­ format (Page Setup) i förhandsgranskningsfönstret.

Dialogrutan visas även när du väljer vissa kommandon på menyfliken.

2 På fliken Sida (Page) bestämmer du sidans orientering, önskad skalning, det vill säga förstoring/förminskning eller anpassning till ett bestämt antal sidor, pappersstorlek, utskriftskvalitet samt vad ­sidnumreringen ska börja med. 3 På fliken Marginaler (Margins) anger du kalkylens marginaler (i centi­meter) och hur stort utrymme sidhuvud respektive sidfot ska ha. 4 Under Centrera (Center on page) kan du välja om utskriften ska centre­ras vågrätt och/eller lodrätt på sidan. 5 På fliken Sidhuvud/sidfot (Header/Footer) kan du klicka på listpilen vid Sidhuvud eller Sidfot (Header, Footer) och välja önskat alternativ för hur sidhuvudet respektive sidfoten ska se ut.

Läs mer om sidhuvud och sidfot i avsnittet Sidhuvud och sidfot på sidan 70.

3

2

4

5

68

Mitt på fliken kan du se hur utskriften ändras allt eftersom du gör olika inställningar.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

6 På fliken Blad (Sheet) kan du välja att upprepa rubrikerna från första sidan på resterande sidor. För att skriva ut rader överst på varje sida eller kolumner till vänster på varje sida klickar du på knappen till höger i motsvarande ruta under Utskriftsrubriker (Print titles). ­Markera sedan den eller de rader/kolumner på kalkylbladet som du vill använda som rubriker. Klicka på knappen igen för att visa dialogrutan. 7 Under Skriv ut (Print) anger du om stödlinjer och/eller rad- och kolumnrubriker ska skrivas ut. 6

Om du har en svartvit skrivare och har använt färger i din arbetsbok, får du i regel bättre utskriftskvalitet om du markerar Svartvitt (Black and white).

7

Markerar du Snabbutskrift (Draft quality) skrivs inte stöd­linjerna och eventuell grafik ut. 8 Klicka på OK för att stänga dialog­rutan, på Förhandsgranska eller Skriv ut (Print Preview, Print) för att visa fliken Arkiv och alternativet Skriv ut (File, Print) där du kan förhandsgranska och skriva ut arbetsboken.

Utskriftsområde Som standard skrivs allt på kalkylbladet ut, men du kan även ange ett utskriftsområde för att bara skriva ut en del av kalkylbladet. Markera området som ska skrivas ut. Visa fliken Sidlayout och klicka på Utskriftsområde (Page Layout, Print Area) i gruppen Utskrifts­ format (Page Setup). Välj Ange utskriftsområde (Set Print Area) på menyn. När du avmarkerar området visas en tunn linje runt utskriftsområdet. Du kan nu ändra utskriftsformat och skriva ut som vanligt. Vill du lägga till fler områden klickar du på Utskriftsområde och väljer Lägg till i utskriftsområde (Print Area, Add to Print Area). Utskriftsområdet finns kvar tills du tar bort det genom att klicka på Utskriftsområde och välja Ta bort utskriftsområde (Print Area, Clear Print Area).

69

8

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Sidhuvud och sidfot När du skapar ett sidhuvud och/eller en sidfot arbetar du i sidlayoutvyn.

1

1 Visa fliken Infoga och klicka på Sidhuvud/ sidfot (Insert, Header & Footer) i gruppen Text (Text). Nu infogas ett tomt sidhuvud och en tom sidfot, kalkylbladet visas i sid­ layoutvyn så att du direkt ser hur det kommer att se ut. Samtidigt visas fliken Design under Verktyg för sidhuvud och sidfot (Design, Header & Footer Tools) där du gör dina inställningar för sidhuvudet och sidfoten. 2 Genom att klicka på Sidhuvud eller Sidfot (Header, Footer) i gruppen Sidhuvud/sidfot (Header & Footer) kan du välja bland en mängd fördefinierade format för sidhuvudet/sidfoten. Du kan även klicka i det fält där du vill infoga en text och skriva en egen text. Du kan anpassa sidhuvudet och sidfoten med hjälp av de element som finns i gruppen Element för sidhuvud och sidfot (Header & Footer Elements). Läs mer om hur du anpassar sidhuvud/sidfot i blå rutan på nästa sida. 3 Via gruppen Navigering (Navigation) kan du växla mellan att visa ­sidhuvudet och sidfoten. 3

2

70

Om du arbetar i sidlayout­ vyn kan du klicka i rutan Lägg till sidhuvud/sidfot (Add header/footer) för att infoga sidhuvud eller sidfot. Sidhuvudet och sidfoten är indelade i tre fält; ett vänster­justerat, ett centre­ rat och ett högerjusterat.

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

4 Vill du att sidhuvudet/sidfoten ska se olika ut på udda och jämna sidor, eller på första sidan, markerar du önskade alternativ i gruppen ­Alternativ (Options). Bläddra sedan i arbetsboken och gör önskade inställningar på samma sätt som ovan. Vill du att sidhvudet/sidfoten ska anpassas efter dokumentet markerar du Samma skala som dokument (Scale with Document), och om marginalerna för sidhuvud/sidfot ska vara desamma som för sidan markerar du Justera mot sidmarginal (Align with Page Margins). Dessa alternativ är markerade som standard.

Anpassa sidhuvud/sidfot via fliken Vill du inte använda något av de fördefinierade formaten kan du enkelt skapa ett eget sidhuvud/sidfot via fliken Design (Design). Visa ­sid­huvudet eller sidfoten och placera insättningspunkten i det fält där du vill infoga en egen text eller något element. Skriv en valfri text och formatera den som vanligt, eller klicka på något av elementen i gruppen Element för sidhuvud och sidfot (Header & Footer Elements) för att infoga motsvarande element. När du infogar sidnummer, antal sidor, datum och tid uppdateras dessa automatiskt. Klickar du på Bild (Picture) kan du infoga en valfri bild som du sedan kan formatera via Formatera bild (Format Picture).

71

4

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Övning 30 – Ändra utskriftsformat Öppna arbetsboken Sommarplantor Utskrift. Visa arbetsboken i sidlayoutvyn. Ändra utskriftsformatet till liggande orientering. Förstora kalkylen så mycket det går på sidan, kontrollera att den får plats på en sida. Centrera utskriften både vågrätt och lodrätt. Kontrollera att stödlinjerna inte skrivs ut.

Skriv sedan ut kalkylen. Spara och stäng arbetsboken.

Anpassa sidhuvud/sidfot via dialogrutan Du kan även anpassa sidhuvudet/sidfoten via dialogrutan Utskrifts­ format (Page Setup). Visa fliken Sidhuvud/sidfot (Header/Footer) och klicka på Anpassa sidhuvud eller Anpassa sidfot (Custom Header, Custom Footer). I dialogrutan placerar du insättningspunkten i det fält där du vill infoga en text eller något element, skriv sedan önskad text eller klicka på någon av knapparna för att infoga motsvarande element.

72

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

SIDBRYTNINGAR När du arbetar med en kalkyl som sträcker sig över flera sidor, bör du kontrollera sidbrytningarna innan du skriver ut. Excel infogar automatiskt sidbrytningar när en sida är full, men det är inte alltid dessa blir så bra. Arbetar du i sidlayoutvy ser du direkt hur sidorna kommer att se ut.

Förhandsgranska sidbrytning Genom att förhandgranska sidbrytningarna kan du lätt justera sidbrytningarna så att de hamnar där du vill att de ska vara. 1 Klicka på Förhandsgranska sidbrytning (Page Break Preview) i vyväljaren längst ner till höger i statusfältet,

1

eller visa fliken Visa (View) och klicka på motsvarande ­kommando i gruppen Arbetsboksvyer (Workbook Views). Kalkylen visas i sin helhet, inramad i blått. Sidorna är numrerade och de automatiska sidbrytningarna visas som streckade blå linjer. Om du har infogat fasta sidbrytningar i kalkylen visas de med heldragna blå linjer. 2 Peka på den blå streckade linjen (muspekaren ändras till en dubbelpil) och dra sidbrytningen till önskad plats, som nu visas som en heldragen linje. 3 Förhandsgranska eventuellt arbetsboken för att kontrollera att sidbrytningarna blir bra. 4 För att återgå till normal vy igen klickar du på Normal (Normal) i vyväljaren, eller på fliken Visa (View).

2

4

Övning 31 – Förhandsgranska sidbrytningar Öppna arbetsboken Intäkter varugrupper. Förhandsgranska arbetsboken och kontrollera de automatiska sidbrytningarna. Ändra sedan sidbrytningen så att i­ntäkterna för trädgårdsredskap placeras på andra sidan. Återgå till normal vy och förhands­granska resultatet. Spara arbetsboken.

73

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Infoga sidbrytning När de automatiska sidbrytningarna inte passar kan du infoga manuella sidbrytningar i stället. Manuella sidbrytningar anpassar sig inte efter ­innehållet, vilket ibland kan vara en nackdel. Om du lägger till ny data eller tar bort data från kalkylen är det stor risk att sidbrytningen inte längre ligger på rätt ställe. Var därför alltid extra noga med att kontrollera sidbrytningarna innan du skriver ut.

Om kalkylen nästan får plats på en sida kan du i stället anpassa den till en sida via fliken Sidlayout (Page Layout). I gruppen Anpassa finns rutorna Bredd och Höjd (Scale to Fit, Width och Height) där du väljer 1 sida (1 page).

1 För att lättare se hur sidorna ser ut vid en utskrift kan du visa arbetsboken i sidlayoutvy; klicka på Sidlayout (Page Layout) i vyväljaren eller i gruppen Arbetsboksvyer (Workbook Views) på fliken Visa (View). 2 Klicka i den cell där du vill infoga en manuell sidbrytning. 3 Visa fliken Sidlayout och klicka på Brytningar (Page Layout, Breaks) i gruppen Utskriftsformat (Page Setup). Välj Infoga ­sidbrytning (Insert Page Break). Du tar bort sidbrytningen genom att markera cellen direkt under/till höger om sidbrytningen, klicka sedan på Brytningar och välj Ta bort sidbrytning (Breaks, Remove Page Break). Välj Återställ alla sidbrytningar (Reset All Page Breaks) om du vill ta bort alla fasta sidbrytningar.

Övning 32 – Infoga sidbrytningar Fortsätt med arbetsboken Intäkter varugrupper. Arbeta i sidlayoutvy och infoga sidbrytningar ovanför varje ny varugrupp. Förhandsgranska resultatet och spara arbetsboken.

Övning 33 – Anpassa kalkyl till en sida Fortsätt med arbetsboken Intäkter varugrupper. Ta bort samtliga sidbrytningar och kontrollera resultatet. Anpassa kalkylen så att den får plats på en sida. Förhandsgranska resultatet och återgå sedan till normal vy. Spara och stäng arbetsboken.

74

3

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

SKYDDA CELLER Cellerna i kalkylbladet är som standard låsta. När du applicerar skyddet blir det därför omöjligt att redigera cellerna i kalkylbladet. Därför måste du börja med att låsa upp de celler som ska kunna ändras, innan du aktiverar skyddet. 1 Markera det eller de cellområden som ska kunna ändras.

Det är lätt att ändra inne­ hållet i kalkylbladens celler av misstag. Därför kan det vara bra att skydda inne­ hållet så att det inte kan ändras.

2 Visa fliken Start och klicka på Format (Home, Format) i gruppen Celler (Cells). Välj Lås cell (Lock Cell) för att avaktivera kommandot. 3 Avmarkera cellerna. Nästa steg är att koppla på skyddet på kalkylbladet. 4 Klicka på Format i gruppen Celler (Format, Cells) igen. Välj Skydda blad (Protect Sheet). 5 Skriv eventuellt ett lösenord för att skydda bladet i rutan Lösenord för att ta bort skydd från blad (Password to unprotect sheet). Lösenordet är skiftlägeskänsligt, så tänk på om du skriver versaler eller gemener. 6 I listan Tillåt alla användare av kalkylbladet att (Allow all users of this worksheet to) kan du markera vad användarna ska få göra för typ av ändringar på kalkylbladet. 7 Klicka på OK. Har du angett ett lösenord får du bekräfta det och där­ efter klicka på OK.

5 6

7

2

Du kan även skydda bladet via fliken Granska (Review).

4

Om någon försöker ändra innehållet i en låst cell, visas ett meddel­ande om att bladet är skyddat.

75

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Ta bort bladets skydd Det enda sättet att ändra de skyddade delarna av kalkylbladet är att ta bort bladets skydd. 1 Växla till det kalkylblad som är skyddat. 2 Visa fliken Start och klicka på Format (Home, Format) i gruppen Celler (Cells). Välj Ta bort bladets skydd (Unprotect Sheet). Du kan även visa fliken Granska och klicka på Ta bort bladets skydd (Review, Unprotect Sheet) i gruppen Ändringar (Changes). 3 Skriv eventuellt lösenord i rutan Lösenord (Password), klicka på OK.

3

2

Nu är skyddet borttaget och alla användare kan redigera kalkylbladet precis som vanligt.

Övning 34 – Skydda celler Öppna arbetsboken Bärbuskar Skydda. Koppla på ett skydd för hela kalkylbladet, med undantag av området B4:D7. Skriv inget lösenord. Testa att skyddet fungerar. Spara och stäng arbetsboken.

76

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

EXTRA ÖVNINGAR Övning 35 – Använda cellformat och teman

Lätt

Öppna arbetsboken Nord Omsättning Format som finns i övningsmappen. Formatera kalkylen med hjälp av cellformat så att den ser ut som nedan. Använd formaten Rubrik, Rubrik 3, Rubrik 4, Summa, Tusental [0] och Procent samt 40% - Dekorfärg4 och 20% - Dekorfärg4 (Title, Heading 3, Heading 4, Total, Comma [0], Percent, 40% - Accent4, 20% - Accent4). Anpassa kolumnbredderna så att all information syns. Byt sedan tema till Integral (Integral). Spara och stäng arbetsboken.

Övning 36 – Formatera kalkyl

Lätt

Öppna arbetsboken Försäljning trädgårdsredskap. Formatera kalkylen så att den ser ut som på bilden. Använd Rubrik 4 (Heading 4) för alla rubriker, öka storleken på huvudrubriken till 16 punkter. Infoga summaformler i kolumn E och på rad 11, summorna ska ha röd teckenfärg. Formatera alla värden med valuta­format, utan decimaler. Anpassa kolumnbredderna. Spara arbetsboken.

Övning 37 – Beräkna procentuell fördelning Fortsätt med arbetsboken Försäljning trädgårdsredskap. Beräkna den procentuella fördelningen för april–juni. Spara arbetsboken.

77

Lätt

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Övning 38 – Redigera kalkyl

Medel

Fortsätt med arbetsboken Försäljning trädgårdsredskap (eller öppna Försäljning trädgårdsredskap 1 om du inte har gjort tidigare övningar). Infoga en kolumn för juli, ändra ordet Lövkorg till Övrigt och flytta raden sist i kalkylen (före Summa-raden). Kontrollera och rätta formlerna.

Spara arbetsboken.

Övning 39 – Koppla på skydd

Medel

Fortsätt med arbetsboken Försäljning trädgårdsredskap (eller Försäljning trädgårds­redskap 1). Skydda hela kalkylen med undantag för området B4:E10. Pröva att skyddet fungerar, ångra eventuell förändring. Spara arbetsboken.

Övning 40 – Ändra utskriftsformat

Medel

Fortsätt med arbetsboken Försäljning trädgårdsredskap (eller öppna Försäljning trädgårdsredskap 2 om du inte har gjort tidigare övningar). Visa arbetsboken i sidlayoutvyn. Ändra utskriftsformatet till liggande orientering och ändra storleken på kalkylen så att den precis får plats på en sida. Infoga ett sidhuvud högst upp till höger med dagens datum. Centrera kalkylen på sidan. Förhandsgranska arbetsboken. Återgå till normal vy.

Spara och stäng arbetsboken.

78

Excel 2016 Grunder

3 Formler och format

Övning 41 – Beräkna intäkter

Medel

Öppna arbetsboken Intäkter bärbuskar. Skapa ett underlag för beräkning av intäkter till höger om kalkylen enligt bilden nedan. Skapa sedan formler i området I4:L8 som beräknar intäkterna av antal sålda bärbuskar.

Spara arbetsboken.

Övning 42 – Infoga sidbrytning

Medel

Fortsätt med arbetsboken Intäkter bärbuskar. Infoga en sidbrytning i kalkylbladet så att den första sidan visar antal bärbuskar och den andra sidan visar intäkter för bärbuskar. Förhandsgranska arbetsboken. Spara och stäng den sedan.

Övning 43 – Rita kantlinjer

Svår

Öppna arbetsboken Försäljning trädgårdsredskap 2. Rita kantlinjer enligt bilden nedan. Rita ett tjockare kantlinjerutnät runt G3:G11. Radera kantlinjen ovanför cell G3 samt nedanför cell G11.

Spara och stäng arbetsboken.

79

4

Arbeta med flera blad

När du startar Excel skapas automatiskt en ny arbetsbok med namnet Bok1 (Book1). Varje ny arbetsbok innehåller som standard ett blad. Du kan ha obegränsat antal blad i en arbetsbok och kan själv lägga till och ta bort blad efter behov. I nederkanten av arbetsboken syns de olika bladflikarna: Blad1, Blad2 ... (Sheet1, Sheet2 ...). Genom att klicka på bladflikarna kan du förflytta dig mellan de olika bladen i arbetsboken. Texten på aktuell bladflik visas i ­fetstil och med en annan färg än på de övriga bladflikarna.

Infoga blad

80

Bladflikar 80 Ta bort blad

83

Flytta och kopiera blad 84 Flytta och kopiera mellan blad

86

Formler i tredimensionell kalkyl

88

Extra övningar

91

INFOGA BLAD När du behöver flera blad i en arbetsbok infogar du enkelt nya blad i den: • Klicka på Nytt blad (New sheet) till höger om bladflikarna så infogas ett blad efter aktuellt blad. • Visa fliken Start och klicka på pilen vid Infoga (Home, Insert) i grupp­en Celler (Cells). Välj Infoga blad (Insert Sheet) så infogas ett blad före aktuellt blad.

BLADFLIKAR Bläddra mellan bladflikar Till vänster om bladflikarna finns flikbläddringsknapparna. Om du har fler bladflikar än vad som syns längst ner i arbets­ boken, kan du flytta fram och tillbaka bland bladflikarna med dessa knappar. Observera att aktuell bladflik inte ändras när du använder flikbläddringsknapparna. För att aktivera en annan bladflik måste du klicka på den. Genom att hålla ner Ctrl-tangenten och klicka på någon av pilarna visas den första respektive den sista blad­fliken i vald riktning. Högerklickar du på flikbläddringsknapparna visas en dialogruta där du kan välja vilket blad i arbetsboken som du vill aktivera. Till höger om bladflikarna finns rullningslisten. Mellan bladflikarna och rullningslisten finns en delningsruta som styr hur lång rullningslist respektive hur många bladflikar som kan visas. Genom att dra i denna (muspekaren ändrar utseende till en dubbelpil) kan du ­fördela om områdena för bladflikarna och rullningslisten. 80

När du pekar på pilarna visas en ruta med olika alternativ.

Excel 2016 Grunder

4 Arbeta med flera blad

Byta namn på blad Du kan lätt byta ut standardnamnen på bladflikarna, Blad1, Blad2 ... (Sheet1, Sheet2 ...), mot mer passande namn. 1 Visa fliken Start och klicka på Format (Home, Format) i gruppen Celler (Cells). Välj Byt namn på blad (Rename Sheet). 2 Namnet blir markerat. Skriv ett nytt namn på bladet och tryck på Retur. Använd max 31 tecken inklusive blanksteg. Använd inte följande tecken: [ ] : / \ ? *

2

1

Du kan även dubbelklicka på önskad bladflik, och ersätta det markerade namnet med ett nytt.

Övning 44 – Infoga och namnge blad Skapa en ny arbetsbok. Infoga två nya blad. Ge första bladet namnet Syd och det andra Nord. Spara arbetsboken i övningsmappen med namnet Omsättning Syd och Nord.

Ändra färg på bladflik Du har också en annan möjlighet som hjälper dig att hålla isär olika blad. Du kan nämligen ge de olika bladflikarna olika färger. 1 Visa fliken Start och klicka på Format (Home, Format) i gruppen Celler (Cells). 2 Välj Flikfärg (Tab Color) följt av önskad färg på paletten som visas. Högst upp visas de färger som ingår i aktuellt tema.

2

Du kan även högerklicka på en bladflik och välja samma kommando på snabbmenyn.

Antal blad i ny arbetsbok Om du vill bestämma hur många blad en ny arbetsbok ska ha, eller om du inte ser några bladflikar, öppnar du dialogrutan Excel-alternativ (Excel Options). 1 Visa kategorin Allmänt och ange önskat värde i rutan Inkludera så här många blad (General, Include this many sheets). 2 Visa kategorin Avancerat och markera Visa bladflikar (Advanced, Show sheet tabs) under Visa alternativ för den här arbets­ boken (­Display options for this workbook). 3 Klicka på OK. 81

1 2

Excel 2016 Grunder

4 Arbeta med flera blad

Gruppera blad Om du skapar en grupp av blad (markerar flera blad), kan du skriva uppgifter på ett av bladen och dessa uppgifter kommer att infogas på alla blad i gruppen. Du kan också redigera och formatera alla blad i gruppen från ett av bladen. På så sätt kan du enkelt skapa flera kalkyler med enhetligt innehåll och utseende. För att markera en grupp av blad som ligger intill varandra, gör du på ­följ­ande sätt: 1 Klicka på första bladfliken som ska ingå i markeringen. 2 Håll ner Skift-tangenten och klicka på den sista bladfliken som ska ingå i markeringen. Om bladen inte ligger intill varandra håller du i stället ner Ctrl och klickar på övriga bladflikar som ska markeras. 1

2

För att ta bort grupperingen håller du ner Skift och klickar på den första fliken i gruppen (fliknamnet i grön färg). Du kan också klicka på en bladflik som ligger utanför den markerade gruppen. Om du har markerat ­samtliga blad i en bok, kan du klicka på en valfri bladflik, men inte den första (som visas i grön färg) för att avbryta grupperingen.

Övning 45 – Gruppera blad Fortsätt med arbetsboken Omsättning Syd och Nord. Skapa en grupp av de två första bladen, Syd och Nord. Skriv nedanstående uppgifter på bladet Syd. Använd funktionen Autosumma för att lägga in summa­ formlerna och formatera kalkylen enligt bilden. Kontrollera att samma uppgifter även finns på det andra bladet.

Radera en av summaformlerna på bladet Nord och kontrollera vad det har för effekt på bladet Syd. Ångra åtgärden och spara arbetsboken.

82

Bladflikarna markeras med en grön linje och namnen visas med fetstil. Du ser även i namnlisten att bladen ingår i en grupp, det står [Grupp] ([Group]) efter arbetsbokens namn. För att markera alla blad kan du högerklicka på ett blad och välja Markera alla blad (Select All Sheets) på snabbmenyn.

Excel 2016 Grunder

4 Arbeta med flera blad

Övning 46 – Ta bort gruppering av blad Fortsätt med arbetsboken Omsättning Syd och Nord från föregående övning (eller öppna Omsättning Syd och Nord 1 om du inte har gjort föregående övningar). Ta bort gruppmarkeringen och redigera bladet Nord enligt bilden. Kontrollera att ändringen endast har genomförts på bladet Nord.

Spara arbetsboken.

TA BORT BLAD Blad som du inte längre vill ha kvar i en arbetsbok kan lätt tas bort: 1 Markera det eller de blad som ska tas bort (håll ner Skift eller Ctrl om du vill markera flera blad). 2 Visa fliken Start och klicka på pilen vid Ta bort (Home, Delete) i gruppen Celler (Cells). Välj Ta bort blad (Delete Sheet) på menyn. Du kan även högerklicka på bladfliken och välja Ta bort (Delete) på snabbmenyn. 3 Klicka på Ta bort (Delete) i varningsrutan som visas om bladet innehåller data.

Övning 47 – Ta bort blad Fortsätt med arbetsboken Omsättning Syd och Nord. Ta bort det tomma bladet i arbetsboken så att du bara har bladen Syd och Nord kvar. Spara arbetsboken.

83

2

Excel 2016 Grunder

4 Arbeta med flera blad

FLYTTA OCH KOPIERA BLAD Det är inga problem att ändra ordningen på bladen i en arbetsbok. Du kanske har gjort en sammanfattning av tre kalkylblad och vill placera samman­fattningen som det första kalkylbladet, i stället för det sista. Du kan också snabbt kopiera ett helt blad, vilket är smidigt då du ska infoga snarlik information på ett nytt blad i arbetsboken.

Viktigt! Du kan inte använda funktionen Urklipp för att flytta och kopiera hela blad.

Flytta och kopiera blad i en arbetsbok Gör så här för att flytta eller kopiera ett eller flera blad i en arbetsbok: 1 Markera det eller de blad som ska flyttas respektive kopieras (håll ner Skift eller Ctrl om du vill markera flera blad). 2 Dra den eller de markerade bladflikarna (muspekaren ändrar utseende till ett blad och en liten svart triangel) längs raden av flikar. Den svarta triangeln visar var bladet/bladen kommer att infogas. För att kopiera håller du ner Ctrl samtidigt som du drar. 1

2

Markerade blad som inte ligger intill varandra infogas tillsammans i den position dit du drar dem.

När du kopierar ett blad visas ett plustecken vid muspekaren.

Om du skapar en kopia av ett blad får det nya bladets flik samma namn som originalbladet, men med kopians nummer inom parentes, till exempel Blad1 (2) (Sheet1 (2)).

Övning 48 – Kopiera och flytta blad Fortsätt med arbetsboken Omsättning Syd och Nord. Skapa en kopia av bladet Syd och placera kopian längst till höger. Flytta sedan bladet Syd (2) så att det ligger längst till vänster. Spara arbetsboken.

84

Excel 2016 Grunder

4 Arbeta med flera blad

Flytta och kopiera blad mellan arbetsböcker Ibland behöver du kanske flytta eller kopiera blad till en annan arbetsbok. Det går till på följande sätt: 1 Markera det eller de blad som ska flyttas respektive kopieras (håll ner Skift eller Ctrl om du vill markera flera blad). 2 Visa fliken Start och klicka på Format (Home, Format) i gruppen Celler (Cells). Välj Flytta eller kopiera blad (Move or Copy Sheet), eller välj motsvarande kommando på snabbmenyn för bladflikar.

Du kan bläddra mellan öppna arbetsböcker via fliken Visa och Växla föns­ ter (View, Switch Windows), genom att trycka på Ctrl+F6 eller via program­ knappen i aktivitetsfältet.

3 Välj den arbetsbok som bladet/bladen ska flyttas eller kopieras till i listan Till bok (To book). Arbetsboken måste vara öppen. Som ­standard är den aktiva arbetsboken vald. 4 Markera det blad som ska ligga efter det/de blad som flyttas i listan Före blad (Before sheet). 5 För att kopiera bladet markerar du Skapa en kopia (Create a copy). 6 Klicka på OK.

3 4

För att skapa en ny bok som bara innehåller det markerade bladet väljer du (ny bok) ((new book)) i listrutan Till bok (To book).

2 6

5

Övning 49 – Flytta blad till ny arbetsbok Fortsätt med arbetsboken Omsättning Syd och Nord. Flytta bladet Syd (2) till en ny arbetsbok. Spara den nya arbetsboken med namnet Omsättning Syd och stäng den sedan.

Övning 50 – Infoga kalkylblad Fortsätt med arbetsboken Omsättning Syd och Nord. Infoga ett tomt kalkylblad som du placerar längst fram i arbetsboken. Ge bladet namnet Total omsättning. Spara arbetsboken.

85

Excel 2016 Grunder

4 Arbeta med flera blad

FLYTTA OCH KOPIERA MELLAN BLAD Du kan enkelt flytta och kopiera celler mellan olika blad med hjälp av dra och släpp-metoden eller via gruppen Urklipp (Clipboard). Du kan sam­ tidigt välja vad du vill flytta eller kopiera, till exempel innehåll eller format.

Dra och släpp-metoden För att flytta eller kopiera både cellinnehåll och format med hjälp av musen, gör du så här:

Håller du ner Alt-tangent­ en och drar med höger musknapp visas en snabb­ meny där du kan välja om du vill flytta eller kopiera, samt vad som ska kopieras.

1 Markera det cellområde som ska flyttas eller kopieras. 2 Placera muspekaren på kanten av det markerade området. 3 Håll ner Alt-tangenten samtidigt som du drar cellerna till önskat blad och till önskad position.

Har du flera arbetsböcker öppna kan du använda samma metod för att flytta och kopiera celler mellan böckerna. Men du måste då se båda böckerna sam­ tidigt, läs mer i blåa rutan på nästa sida.

För att kopiera cellerna håller du även ner Ctrl samtidigt som du drar området. 4 När du har nått önskad position släpper du upp musknappen. 1

Du kan se var området kommer att placeras i textrutan som visas intill markeringen.

3 2

Klipp och klistra Även via Urklipp (Clipboard) kan du flytta och kopiera mellan öppna arbetsböcker. Med denna metod behöver du inte visa båda arbetsböckerna samtidigt. 1 Markera det cellområde som ska flyttas eller kopieras. 2 Visa fliken Start och klicka på Klipp ut eller Kopiera (Home, Cut/Copy) i gruppen Urklipp (Clipboard). 3 Visa det blad där informationen ska infogas. 4 Markera det övre vänstra hörnet där området ska infogas. 5 Klicka på Klistra in (Paste) i samma grupp, eller högerklicka på ­markeringen och välj motsvarande kommando på snabbmenyn.

86

5

2

Excel 2016 Grunder

4 Arbeta med flera blad

När du har klistrat in något visas knappen Inklistringsalternativ (Paste Options). Genom att klicka på den visas en meny där du kan välja hur du vill klistra in det kopierade området. Du kan bland annat välja mellan att bara klistra in formateringen, värdena eller att behålla kolumnbredden från det kopierade området.

Övning 51 – Kopiera mellan blad Fortsätt med arbetsboken Omsättning Syd och Nord. Kopiera rubrikerna från bladet Syd till bladet Total omsättning enligt bilden. Skriv text­erna Syd och Nord. Spara och stäng arbetsboken.

Arrangera fönster Att visa flera fönster av en arbetsbok, eller flera arbetsböcker samtidigt, kan underlätta när du ska flytta och kopiera inom en arbetsbok eller mellan arbetsböcker. För att skapa flera fönster för en öppen arbetsbok visar du fliken Visa och klickar på Nytt fönster (View, New Window) i gruppen Fönster (Window). De två fönstren får tilläggen :1 och :2, vilket syns i namnlisten och även under Växla fönster (Switch Windows). För att återgå till att bara ha ett fönster för arbetsboken stänger du något av de öppna fönstren. För att visa flera fönster samtidigt på skärmen klickar du på Ordna alla (Arrange All) i gruppen Fönster (Window). Markera önskat alternativ i dialogrutan. Genom att markera Fönster för aktiv arbetsbok (­Windows of active workbook) påverkas bara fönstren för den aktiva arbetsboken. Klicka på OK. För att återgå till att visa endast en arbetsbok i programfönstret klickar du på knappen Maximera (Maximize) i något av de öppna fönstren.

87

Excel 2016 Grunder

4 Arbeta med flera blad

FORMLER I TREDIMENSIONELL KALKYL Att arbeta med tredimensionella kalkyler fungerar ungefär på samma sätt som när du arbetar med formler på enstaka blad. Den stora skillnaden är att bladets namn måste finnas med i cellreferensen för att det ska framgå vilket område det gäller, till exempel Blad1!A1 eller ’Utgifter 2016’!A1.

När du arbetar med beräkningar som hämtar värden från flera kalkyl­ blad, kallas det för tre­ dimensionella kalkyler.

Bladnamnet utgör alltid en absolut referens, medan celladressen kan vara relativ, absolut eller blandad.

Viktigt! Bladnamnet och celladressen åtskiljs med ett utropstecken. Om bladnamnet innehåller ett blanksteg omges namnet med apostrofer.

Länkformel Du kan länka information mellan kalkylblad i din arbetsbok. Om värden ändras i originalcellen kommer värdena automatiskt att uppdateras i de celler som är länkade till den aktuella cellen. För att länka ett värde från en cell till en cell på ett annat blad, gör du på följande sätt: 1 Markera den cell som innehåller formeln eller värdet du vill visa på ett annat blad. 2 Peka på kanten av cellmarkeringen, håll ner Alt och höger musknapp samtidigt som du drar muspekaren till önskat blad och önskad cell, släpp först upp tangenten och sedan musknappen.

3

3 Välj Länka hit (Link Here) på snabbmenyn.

I formelfältet visas vilket blad och vilken cell som är länkad.

2

1

I cellen visas nu till exempel formeln =Blad2!$A$10 (=Sheet2!$A$10). Om du ändrar cellreferensen i formeln till en relativ cellreferens kan du kopiera formeln som vanligt. Dubbelklicka på cellen som innehåller formeln, markera celladressen som ska ändras och tryck på F4 tills dollartecknen försvinner. På samma sätt som du länkar ett värde från en cell till en annan, kan du markera ett cellområde och länka detta till ett nytt område på ett annat blad. Om du till exempel kopierar området A10:B10 från Blad2 visas formler­na =Blad2!A10 respektive =Blad2!B10 i de mottagande cellerna.

88

När du länkar kan du även använda Urklipp (Clipboard) på fliken Start (Home). ­Kopiera först formeln eller värdet och markera cellen där du vill visa värdet. Klicka sedan på pilen vid Klistra in och välj Klistra in länk (Paste, Paste Link).

Excel 2016 Grunder

4 Arbeta med flera blad

Övning 52 – Länka formler Öppna arbetsboken Omsättning Totalt. Länka summorna på rad 9 i de båda bladen Syd och Nord till bladet Total omsättning enligt bilden:

Kontrollera hur länkformlerna ser ut och spara arbetsboken.

Summera värden från flera blad I samband med att du länkar uppgifter från ett ställe till ett annat, kan du också utföra beräkningar med originalvärdena. När du vill summera värden som finns på olika blad, kan värdena antingen finnas i samma cell på de olika bladen eller i olika celler. Vi börjar med att visa hur du summerar värden på flera blad, då de är placerade i samma celler på de olika bladen. Därefter visar vi hur du kan göra om värdena inte är placerade i samma celler.

I samma cell För att summera värden från flera blad där värdena finns i samma cell på de olika bladen, gör du på följande sätt: 1 Klicka i den cell som ska innehålla formeln. 2 Visa fliken Start och klicka på Autosumma (Home, AutoSum) i gruppen Redigering (Editing). 3 Klicka på det första bladet som ska ingå i summeringen. 4 Håll ner Skift och klicka på det sista bladet som ska ingå i summeringen.

Om funktionen Autosum­ ma infogar cellreferenser automatiskt ersätts dessa när du väljer en ny cell. Du kan även radera dem med Delete.

5 Markera den eller de celler som ska summeras och tryck på Retur. I formelfältet visas vilka blad och vilken cell som är länkad. Notera kolonet mellan bladnamnen.

1

2

89

3

4

Excel 2016 Grunder

4 Arbeta med flera blad

I den mottagande cellen visas nu till exempel formeln =SUMMA(Blad1:Blad2!A1) (=SUM(Sheet1:Sheet2!A1)). Om bladflikarna är namngivna ser du i stället bladnamnet i formeln. Den här metoden är mycket användbar när de värden som ska summeras finns på samma ställe på de olika bladen, och du har många blad som ska summeras.

I olika celler För att summera värden från flera blad där värdena finns i olika celler på de olika bladen, kan du göra på två olika sätt. Du kan antingen använda pekmetoden och skapa en formel enligt typen =Blad1!A1+Blad2!A2 (=Sheet1!A1+Sheet2!A2), men då kan du bara ­summera enstaka cellvärden. Du kan också använda funktionen Infoga funktion (Insert Function), då kan du summera både enstaka cellvärden och hela cellområden. Gör så här om du väljer att använda pekmetoden: 1 Markera cellen som ska innehålla formeln. 2 Tryck på =. 3 Klicka på första bladfliken och det värde som ska ingå i summeringen. Tryck på +. 4 Klicka på den andra bladfliken och det värde som ska ingå i summeringen. Tryck på Retur.

Övning 53 – Summera värden från olika blad Fortsätt med arbetsboken Omsättning Totalt. Kopiera in rubriker och summera värdena på bladet Total omsättning enligt bilden. Formatera och undersök hur summaformlerna ser ut.

Spara och stäng arbetsboken.

90

Excel 2016 Grunder

4 Arbeta med flera blad

EXTRA ÖVNINGAR Övning 54 – Skapa en ny arbetsbok

Lätt

Skapa en ny arbetsbok med tre blad: Huvudbutik, Syd och Nord. Skapa följande ­kalkyler på de tre första bladen. Infoga ett blad längst fram i boken som du döper till Prislista och infoga uppgifterna enligt nedan. Spara arbetsboken i övningsmappen med namnet Intäkter sommar­plantor.

Övning 55 – Beräkna med värden från annat blad Fortsätt med arbetsboken Intäkter sommarplantor (eller öppna arbetsboken Intäkter sommarplantor 1 om du inte har gjort tidigare övning). Beräkna intäkterna på bladen Huvudbutik, Syd och Nord med hjälp av bladet Prislista. Börja med att kopiera stommen och placera intäktsinformationen till höger om informationen om antalet sålda plantor. Spara arbetsboken.

91

Medel

Excel 2016 Grunder

4 Arbeta med flera blad

Övning 56 – Infoga kalkylblad

Medel

Fortsätt med arbetsboken Intäkter sommarplantor. Infoga ett blad med namnet Totalt, mellan bladen Prislista och Huvud­ butik. Beräkna totalt antal sålda plantor för de tre butikerna och den p­ rocentuella fördelningen. Spara arbetsboken.

Övning 57 – Kopiera blad till ny arbetsbok

Medel

Fortsätt med arbetsboken Intäkter sommarplantor. Kopiera bladfliken Prislista till en ny arbetsbok. Spara den nya arbetsboken med namnet Prislista sommarplantor. Stäng båda arbetsböckerna.

Övning 58 – Beräkna intäkter från flera blad Öppna arbetsboken Intäkter fruktträd. Beräkna intäkterna på bladen Huvudbutik, Syd och Nord med hjälp av bladet Prislista. Börja med att kopiera stommen och placera intäktsinformationen nedanför informationen om antalet sålda plantor.

Infoga ett blad med namnet Totalt, mellan bladet Prislista och Huvudbutik. Beräkna totalt antal sålda plantor för de tre butikerna och den ­procentuella fördelningen. Spara och stäng arbetsboken.

92

Svår

5

Diagram

VAD ÄR ETT DIAGRAM?

Vad är ett diagram? 93

Diagram presenterar data i kalkylen på ett visuellt sätt, vilket oftast gör det lättare att förstå informationen och kunna jämföra olika värden.

Skapa diagram

94

Redigera diagram

96

Välja diagramtyp Excel stödjer en mängd olika diagramtyper vilket gör att du kan presentera olika typer av data på det sätt som tydligast åskådliggör vad de f­ öreställer. Excel analyserar datauppgifterna och ger förslag på passande diagram­ typer som du kan välja mellan. När du väljer någon annan diagramtyp är det viktigt att tänka på att diagrammet inte bara ska vara snyggt att titta på, användaren måste också förstå diagrammets betydelse. Nedan går vi igenom de tre vanligaste diagramtyperna.

Stapeldiagram Den vanligaste typen av diagram är förmodligen stapeldiagram. Stapeldiagram är lämpliga för beräkningsbar data. Varje stapelfärg representerar en serie. En serie består av datapunkter vilka representeras av staplar. Om du är osäker på vilken diagramtyp du ska välja kan du testa stapeldiagram. Stapeldiagram passar till många olika typer av data.

Cirkeldiagram En annan vanlig typ av diagram är cirkeldiagram. Grundtanken med cirkeldiagram är att de olika cirkelsektorer som delar upp diagrammet svarar mot en series del av en helhet. Varje cirkelsektor visar en datapunkt. Tänk på att det kan vara svårt att representera flera tidpunkter i ett cirkeldiagram. Om du vill jämföra data över en tidsperiod med cirkeldiagram kan du representera varje tidpunkt med ett eget cirkeldiagram.

Linjediagram När du ska illustrera data över en tidsserie kan du använda linjediagram. Linjediagram illustrerar tydligt datans förändring över en tidsaxel och är lämpligt att använda för att visa till exempel aktiekurser, valuta­ kurser eller, som i bilden, temperaturer.

93

Diagramelement 98 Formatera diagram

102

Skriva ut diagram

105

Miniatyrdiagram 106 Extra övningar

107

Med hjälp av diagram kan du presentera informationen i kalkylen på ett överskådligt sätt.

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

SKAPA DIAGRAM När du skapar ett diagram börjar du med att markera det som ska visas i diagrammet, det vill säga siffervärden, texter för x-axel (kategoriaxel) och teckenförklaringar för dataserierna. Sedan kan du skapa diagrammet med verktyget Snabbanalys (Quick Analysis) eller via fliken Infoga (Insert).

I Excel kan du visa rekom­ menderade diagramtyper som passar med den information som du har markerat.

Verktyget Snabbanalys När du markerar ett cellområde med innehåll visas knappen Snabbanalys (Quick Analysis) direkt nedanför och till höger om markeringen. 1 Markera det som ska visas i diagrammet. 2 Klicka på knappen Snabbanalys (Quick Analysis). 3 Klicka på Diagram (Charts) för att visa rekommenderade diagram. 4 När du pekar på ett format ser du direkt hur resultatet kommer att bli. Klicka på det format som du vill använda. Vill du välja diagramtyp från en dialogruta väljer du Fler diagram (More). 3 1 4

2

Nu skapas ett diagram på samma blad, dessutom visas fliken Design under Diagramverktyg (Design, Chart Tools) där du kan redigera diagrammet samt välja ett fördefinierat diagramformat.

94

Till höger om diagrammet visas tre knappar som du använder för att hantera diagramelement, diagram­ format och diagramfilter. Vi kommer att titta på ett par av dem längre fram i kapitlet.

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

Fliken Infoga Via fliken Infoga (Insert) kan du välja bland många olika diagramtyper. Även här kan du välja något av de rekommenderade diagramformaten. 1 Markera det som ska visas i diagrammet. 2 Visa fliken Infoga och klicka på den knapp i gruppen Diagram (Insert, Charts) som motsvarar den typ av diagram som du vill skapa.

3

3 När du pekar på något av formaten ser du direkt hur resultatet kommer att bli. Klicka på det format som du vill använda. Vill du välja diagramtyp från en dialogruta väljer du Fler diagram (More Charts). 2

Nu skapas ett diagram på samma blad, dessutom visas fliken Design under Diagramverktyg (Design, Chart Tools).

Rekommenderade diagram På fliken Infoga (Insert) finns alternativet Rekommenderade diagram (Recommended Charts). Genom att välja det visas dialogrutan Infoga diagram (Insert Chart). Excel analyserar informationen som du har markerat och visar några rekommenderade diagram som ­presenterar datan på ett bra sätt. I dialogrutan kan du förhandsgranska de olika rekommenderade diagramtyperna för att se hur den markerade informationen kan presenteras. Markera det diagram som du vill infoga och klicka på OK.

Skapa diagram på eget blad Om du snabbt vill skapa ett diagram på ett eget blad kan du skapa något som kallas för standarddiagram. Du gör inte några inställningar, utan diagrammet som skapas är ett enkelt stapeldiagram. •

Markera diagramunderlaget och tryck på tangenten F11. 95

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

Övning 59 – Skapa ett stapeldiagram Öppna arbetsboken Bärbuskar Diagram som finns i övningsmappen. Skapa ett stapeldiagram enligt nedan av uppgifterna i området A3:D7. Spara arbetsboken.

REDIGERA DIAGRAM Diagrammet skapas automatiskt som ett inbäddat diagram på samma blad som kalkylen finns på, men du kan även välja att visa det på ett eget blad. När diagrammet är markerat (visas med en ram som innehåller små markerings­handtag) eller när ett diagramblad visas, får du tillgång till flikarna Design och Format under Diagramverktyg (Design, Format under Chart Tools). Dessa kan du använda för att redigera diagrammet.

Diagram på eget blad

Inbäddat diagram

96

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

Diagrammets placering Vill du att diagrammet ska visas på ett eget blad eller flyttas till annat blad gör du så här: 1 Visa fliken Design och klicka på Flytta diagram (Design, Move Chart) i gruppen Plats (Location). 2 Markera Nytt blad (New sheet) för att flytta diagrammet till ett eget blad och skriv namnet på det nya bladet, eller markera Objekt i (Object in) för att låta diagrammet vara inbädd­ at. Öppna listan och välj vilket blad som diagrammet ska ligga på. 3 Klicka på OK. 1 2 3

Flytta, kopiera och ta bort diagram När diagrammet är markerat kan du bland annat flytta det, ändra storlek på det och radera det. • För att flytta det markerade diagrammet, pekar du på diagramområdet (den vita bakgrunden) och drar, muspekaren ändrar utseende till en korspil, till önskad position. • För att ändra storlek på det markerade diagrammet pekar du på något av markeringshandtagen, muspekaren ändrar utseende till en dubbelriktad pil, och drar ut diagramytan till önskad storlek. • För att flytta eller kopiera ett markerat diagram visar du fliken Start och klickar på Klipp ut eller Kopiera (Home, Cut/Copy) i grupp­en Urklipp (Clipboard). Visa sedan det blad/den arbetsbok som du vill infoga diagrammet i, och klicka på Klistra in (Paste) i samma grupp. • För att radera ett markerat diagram trycker du på Delete.

Övning 60 – Flytta och ändra storlek på diagram Fortsätt med arbetsboken Bärbuskar Diagram (eller öppna Diagram bärbuskar om du inte gjorde föregående övning). Markera det inbäddade diagrammet och flytta det så att det ligger direkt nedanför kalkylen. Öka storleken på diagrammet så att det blir tydligare. Spara arbetsboken.

97

För att flytta, kopiera eller ta bort diagrambladet, gör du på samma sätt som när du hanterar vanliga kalkylblad.

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

DIAGRAMELEMENT Du kan enkelt se namnen på de olika elementen (delarna) i ett diagram genom att peka på dem. Efter någon sekund visas en liten textruta med elementets namn. För att markera elementet klickar du på det, för att avmarkera det trycker du på Esc.

Lägga till diagramelement Vill du lägga till, ta bort eller ändra element i diagrammet kan du enkelt göra det via knappen Diagramelement (Chart Elements) som visas intill diagrammet. 1 Klicka på knappen Diagramelement (Chart Elements). 2 Markera rutan framför de element som du vill lägga till och avmarkera de som du vill ta bort från diagrammet. 3 När du pekar på ett av alternativen visas en pil till höger om namnet, klicka på pilen för att visa en meny med ytterligare alternativ. Du kan till exempel välja var diagramrubriken eller förklaringen ska placeras, eller om du vill visa en vågrät och/eller en lodrät axelrubrik. 4 Lägger du till någon typ av rubrik i diagrammet klickar du på dess platshållare och skriver önskad text. 1 2

3

Klicka på Fler alternativ (More Options) på undermenyn om du vill visa ett åtgärds­fönster där du kan göra ytterligare inställningar och formatera elementet.

4

98

De vanligaste diagramele­ menten är diagramrubrik och förklaring. Förklaringen talar om vad serierna visar för data. I ett diagram visas i de flesta fall även vågräta och lodräta axlar samt stödlinjer. Genom att infoga data­ etiketter visas värdet intill serierna.

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

Flytta diagramelement Du kan flytta på de flesta element i diagrammet, både i det inbäddade diagrammet och på diagrambladet. Du kan till exempel flytta ritytan, förklaringsrutan och rubriken. När du ska flytta ett element markerar du först elementet som ska flyttas. Det markeras då med små handtag. Peka, med muspekaren i form av en korspil, på markeringen eller dess ram och dra till önskad placering.

Ändra storlek på diagramelement Du kan även ändra storlek på de olika elementen, både i det inbäddade diagrammet och på diagrambladet. Markera först elementet som du ska ändra storlek på, peka sedan, med muspekaren i form av en dubbelpil, på ett markeringshandtag och dra till önskad storlek.

Ta bort diagramelement För att ta bort ett diagramelement markerar du det element du vill ta bort och trycker på Delete.

Övning 61 – Disponera om diagram Fortsätt med arbetsboken Bärbuskar Diagram (eller öppna arbetsboken Diagram bärbuskar om du inte har gjort tidigare övningar). Lägg till rubrikerna Antal bärbuskar, Antal samt Bärbuskar och disponera om diagrammet så att det ser ut som på bilden. Spara arbetsboken.

Snabblayout För att snabbt förändra diagrammets övergripande layout kan du använda någon av de fördefinierade snabb­layouter­ na. På fliken Design finns gruppen Snabblayout (Design, Chart Layouts) där du kan välja mellan några olika ­färdiga layouter och enkelt lägga till olika diagramelement. Klicka på Snabblayout (Quick Layout) för att visa de olika layouterna. Klicka på den layout som du vill använda. Fyll sedan i information i platshållare för exempelvis rubriker. 99

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

Lägga till diagramelement Via gruppen Snabblayout (Chart Layouts) kan du även lägga till, flytta eller ta bort element i diagrammet. Klicka på Lägg till diagramelement (Add Chart Element) och välj först önskad typ av element, till exempel Diagram­rubrik (Chart Title). På menyn som visas väljer du sedan önskat alternativ, till exempel önskad placering av elementet. Har du valt att infoga en rubrik skriver du därefter rubrik­en som infogas i platshållaren. Vill du senare ändra rubriken markerar du texten och gör önskade ändringar. Genom att välja Fler... (More...) längst ner på menyn visas ett åtgärds­ fönster där du kan göra ytterligare inställningar och formatera elementet.

Övning 62 – Byta snabblayout Fortsätt med arbetsboken Bärbuskar Diagram (eller Diagram bärbuskar). Byt till layout 9. Spara arbets­boken.

Ändra data Om du vill visa datan i diagrammet på ett annat sätt kan du enkelt göra det via fliken Design och gruppen Data (Design, Data). • Klicka på Växla rad/kolumn (Switch Row/Column) om du vill att informationen på kategori- respektive värdeaxeln byter plats. • Vill du ändra dataområdet som ligger till grund för diagrammet klickar du på Markera data (Select Data). Flytta eventuellt dialogrutan och markera det nya dataområdet på kalkylbladet, bekräfta med OK. Klicka på knappen till höger i rutan om du vill förminska dialogrutan så att du ser mer av kalkylbladet. Klicka på knappen igen eller tryck på Retur för att återställa dialogrutan när du har markerat önskat område.

100

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

Ändra diagramtyp Det är viktigt att du väljer rätt diagramtyp när du vill visa ett siffermaterial i diagramform. För att byta diagramtyp gör du så här: 1 Markera det inbäddade diagrammet eller öppna diagrambladet. 2 Visa fliken Design och klicka på Ändra diagramtyp (Design, Change Chart Type) i gruppen Typ (Type). 3 Välj kategori i listan till vänster. 4 Markera önskad diagramtyp högst upp till höger. 5 Klicka eventuellt på något av exemplen om du vill växla data mellan axlarna. Pekar du på bilden ser du en större förhandsvisning av ­resultatet. 6 Klicka på OK. 2 4 3

5

6

Övning 63 – Ändra diagramtyp Fortsätt med arbetsboken Bärbuskar Diagram (eller Diagram bärbuskar). Ändra diagrammet så att det blir ett tredimensionellt stapel­diagram. Spara arbetsboken.

101

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

FORMATERA DIAGRAM När du ska förändra utseendet på diagrammet använder du knappen Diagram­format (Chart Styles) och flikarna under Diagramverktyg (Chart Tools). Du har tillgång till olika färgscheman och färdiga format som påverkar utseendet på hela diagrammet eller på de olika elementen.

Diagram- och figurformat­ en är baserade på det tema som du har valt för hela arbetsboken.

Diagramformat Med hjälp av de fördefinierade diagramformaten kan du snabbt formatera dina diagram på ett enhetligt sätt. Du kan enkelt formatera diagrammet via knappen Diagramformat (Chart Styles) som visas intill diagrammet. 1 Klicka på knappen Diagramformat (Chart Styles). 2 Markera Formatmall (Style) och bläddra genom formaten med rullnings­listen. 3 När du pekar på något av formaten ser du direkt hur resultatet kommer att bli. Klicka på det format som du vill använda. 4 Markera Färg (Color) och klicka på det färgschema du vill använda. 2 1

4

3

102

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

På fliken Design (Design) hittar du färgscheman och diagramformat i gruppen Diagram­ format (Chart Styles). Även här kan du bläddra mellan formaten och peka på ett format för att se hur resultatet blir.

Formatera enstaka diagramelement Du kan ändra färger och använda mönster för de olika elementen i ­diagrammet, som exempelvis dataserier (staplar, linjer, sektorer) och ­bakgrunden (ritytan). Med hjälp av fördefinierade figurformat kan du snabbt formatera delar av diagrammet på ett enhetligt sätt. 1 Markera det element som du vill ändra format på. 2 Visa fliken Format och gruppen Figurformat (Format, Shape Styles). 3 Bläddra genom formaten med hjälp av pilarna till höger i gruppen, eller klicka på knappen Mer (More) för att visa hela galleriet. 4 När du pekar på ett format ser du direkt hur resultatet kommer att bli. Klicka på det format som du vill använda. 5 Vill du göra fler inställningar för det markerade elementet kan du klicka på Figurfyllning, Kontur eller Figureffekter (Shape Fill, Shape Outline, Shape Effects) och välja önskat alternativ på menyn som visas.

1

3 5

2

4

Vill du ändra teckenformat, det vill säga teckensnitt, storlek och stil, på texten gör du detta via fliken Start (Home).

103

Har du svårt att markera ett element kan du öppna listrutan i gruppen Aktuell markering (Current Selec­ tion) på fliken Format (Format) och välja önskat element. Vill du återställa det markerade elementet till formatmallens format, klickar du på Återställ/ matcha format i gruppen Aktuell markering (Reset to Match Style, Current Selection).

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

Övning 64 – Formatera diagram Fortsätt med arbetsboken Bärbuskar Diagram (eller Diagram bärbuskar). Välj ett annat diagramformat (till exempel format 5) och formatera även ­förklaringen, rubriken och stödlinjerna med hjälp av figurformat.

Spara arbetsboken.

Åtgärdsfönstret Format När du har markerar ett enstaka element kan du även använda åtgärdsfönstret Formatera (Format) för att formatera det. Visa fliken Format och klicka på Formatera markering (Format, Format Selection) i grupp­en Aktuell markering (­Current Selection). Klicka på någon av knapparna högst upp och gör sedan önskade inställningar i fönstret. När åtgärdsfönstret är öppet behöver du inte stänga det om du vill formatera något annat element. Klicka bara på det elementet i diagrammet och innehållet i fönstret förändras. Klicka på Stäng (Close) för att stänga fönstret.

104

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

SKRIVA UT DIAGRAM Vill du bara skriva ut diagrammet visar du diagrambladet eller markerar diagrammet på kalkylbladet. Kalkylbladet med det inbäddade diagrammet skrivs ut som vanligt.

Diagram kan skrivas ut separat eller tillsammans med kalkylen som den baseras på.

Om du vill förhandsgranska en kalkyl tillsammans med ett inbäddat ­diagram, ska diagrammet inte vara markerat. Vill du däremot bara förhandsgranska det inbäddade diagrammet ska det vara markerat. Om du ska förhandsgranska diagrambladet måste det vara aktivt. Klicka på fliken Arkiv och välj Skriv ut (File, Print) för att förhandsgranska. Det inbäddade diagrammet centreras på sidan.

Som standard skrivs ett diagramblad ut på en liggande sida, centrerat och på hela sidan. Du ändrar utskriftsformatet på samma sätt som för ett vanligt kalkylblad. När du förhandsgranskar diagrammet kan du klicka på Utskriftsformat (Page Setup) för att visa dialogrutan Utskriftsformat (Page Setup).

Övning 65 – Förhandsgranska diagram Fortsätt med arbetsboken Bärbuskar Diagram (eller öppna Diagram bärbuskar om du inte gjort tidigare övningar). Förhandsgranska enbart diagrammet. Spara och stäng arbetsboken.

105

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

MINIATYRDIAGRAM En annan typ av diagram som du kan infoga i din kalkyl är så kallade miniatyr­diagram. Dessa små diagram infogas i en enda cell, och gör det lättare att se exempelvis trenden för försäljning över en tidsperiod. 1 Markera det område som du vill visa i form av ett miniatyrdiagram.

Du kan kopiera celler med miniatyrdiagram på samma sätt som andra celler.

2 Klicka på knappen Snabbanalys (Quick Analysis). 3 Klicka på Miniatyrdiagram (Sparklines). 4 När du pekar på ett format ser du direkt hur resultatet kommer att bli. Klicka på det format som du vill använda.

3

4

1

2

Du kan även infoga miniatyrdiagram via fliken Infoga och gruppen Miniatyrdiagram (Insert, Sparklines). I dialogrutan anger du dataområde och/eller plats­ intervall beroende på vad du markerat på bladet. Här får du själv bestämma var diagrammen ska infogas.

I cellerna till höger infogas små diagram som grafiskt visar aktuella värden.

När du har infogat miniatyrdiagram visas fliken Design under Verktyg för miniatyrdiagram (Design, Sparkline Tools).

Med hjälp av alternativen på denna flik kan du ändra typ för diagrammet och välja mellan olika formatmallar. I gruppen Visa (Show) kan du välja mellan olika alternativ för att markera olika punkter i diagrammet.

Här har vi ändrat till kolumndiagram och markerat höga punkter i staplarna.

106

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

EXTRA ÖVNINGAR Övning 66 – Skapa stapeldiagram

Lätt

Öppna arbetsboken Prydnadsbuskar som finns i övningsmappen. Visa blad­fliken Intäkter och skapa ett stapeldiagram av uppgifterna. Ändra utseendet enligt bilden (diagramformat 4, färg 3 och snabb­layout 1). Spara arbetsboken.

Övning 67 – Skapa liggande diagram

Medel

Fortsätt med arbetsboken Prydnadsbuskar. Skapa följande tredimensionella ligg­ande diagram och flytta det till ett eget blad som du döper till Liggande diagram. Ändra utseendet enligt bilden (diagramformat 3, färg 3, ta bort diagram­rubriken, lägg till data­ etiketter och flytta förklaringen). Spara arbetsboken.

Övning 68 – Byta diagramtyp till linjediagram Fortsätt med arbetsboken Prydnadsbuskar. Visa bladfliken Prislista och skapa först ett stapel­diagram av uppgifterna. Ändra sedan diagrammet till ett linjediagram och ändra utseendet enligt bilden. Spara och stäng arbetsboken.

107

Medel

Excel 2016 Grunder

5 Diagram

Övning 69 – Skapa miniatyrdiagram

Medel

Öppna arbetsboken Fördelning äppelsorter. Skapa ett miniatyrdiagram för cellområdet B4:C9 enligt bilden. Spara arbetsboken.

Övning 70 – Skapa cirkeldiagram

Medel

Fortsätt med arbetsboken Fördelning äppelsorter. Skapa ett cirkeldiagram över årets fördelning på ett eget blad med namnet Cirkeldiagram. Välj layout och format enligt bilden. Teckenstorleken är 14 punkter, utom rubriken som är 24 punkter. Spara arbetsboken.

Övning 71 – Skapa ringdiagram

Svår

Fortsätt med arbetsboken Fördelning äppelsorter. Kopiera bladet Cirkel­diagram och ändra diagramtyp till ringdiagram. Döp bladet till Ringdiagram. Ändra dataområde så att ­diagrammet visar fördelningen för föregående år. Formatera etiketterna enligt bilden, använd svart teckenfärg och 12 punkter. Ändra till en ­ljusare nyans på samtliga sektorer, så att etiketterna syns tydligt. Spara och stäng arbetsboken.

108

6

Funktioner

BERÄKNA AUTOMATISKT

Beräkna automatiskt 109

När du har en kalkyl öppen kan du snabbt få fram vissa statistiska upp­ gifter för kalkylen som visas i statusfältet. De statistiska funktionerna som du har tillgång till på det här sättet är summa, medelvärde, antal (fyllda celler), numeriskt antal (siffervärden), minimum- och maximumvärde. Som standard visas medelvärdet, antalet och summan. 1 Markera önskade sifferuppgifter i kalkylen. 2 Kontrollera statistikvärdena till höger i statusfältet. Om du markerar ett annat område kommer informationen i statusfältet att uppdateras.

Verktyget Snabbanalys 109 Infoga funktion

110

Statistiska funktioner 114 Logiska funktioner

115

Extra övningar

117

Den här funktionen låter dig bara se informationen. Du kan inte infoga den i kalkylen.

1

2

Vill du visa andra uppgifter i status­ fältet högerklickar du på det och ­markerar önskade funktioner på ­menyn. Avmarkera de funktioner som du inte vill visa i statusfältet.

VERKTYGET SNABBANALYS Med hjälp av verktyget Snabbanalys (Quick Analysis) kan du snabbt infoga summan, medelvärdet och antalet för det markerade området. 1 Markera det som ska beräknas och klicka på knappen Snabb­analys (Quick Analysis). 2 Klicka på Summor (Totals) och välj önskad funktion. När du pekar på en funktion ser du en förhandsvisning av resultatet. 2 1

109

Excel 2016 Grunder

6 Funktioner

Övning 72 – Infoga medelvärde Öppna arbetsboken Blomma som finns i övningsmappen. Infoga medelvärdet för kolumnen Höjd och kolumnen Pris/påse. Infoga antal värden för kolumnen Antal/påse. Stäng arbetsboken utan att spara.

INFOGA FUNKTION När du vill använda en inbyggd funktion i Excel arbetar du via fliken Formler (Formulas) eller dialogrutan Infoga funktion (Insert Function). Du kan även infoga en funktion via formelfältet eller skriva den med hjälp av funktionen Komplettera automatiskt för formel (Formula AutoComplete).

Infoga via dialogrutan

När du vill göra beräkning­ ar finns det många funk­ tioner i Excel, bland annat inom matematik, statistik, ekonomi, datum och tid. Vissa funktioner kräver dock att du har djupare kunska­ per inom ämnet för att du ska kunna använda dem.

Genom att arbeta med dialogrutan Infoga funktion (Insert Function) får du tillgång till samtliga funktioner i Excel. 1 Markera den cell där funktionen ska infogas. 2 Visa fliken Formler och klicka på Infoga funktion (Formulas, Insert Function) i gruppen Funktionsbibliotek (Function Library).

Du kan även klicka på Infoga funktion (Insert ­Function) vid formelfältet.

3 Välj önskad kategori i listan Eller välj en kategori (Or select a category). 4 Markera önskad funktion i listan Välj en funktion (Select a function). 5 Klicka på OK.

2

1

Här kan du skriva en kort beskrivning av vad du vill göra för att söka efter lämplig funktion.

3 4

Under listan med funk­­tion­er visas en kort beskrivning av markerad funktion.

110

5

Excel 2016 Grunder

6 Funktioner

Nu visas dialogrutan Funktionsargument (Function Arguments) med ytterligare information om funktionen. Här får du ange vilka celler som ska beräknas. 6 Klicka på knappen Dölj dialogruta till höger i rutan, för det första argumentet om du behöver ändra det föreslagna området. 7 Markera aktuellt cellområde för det första argumentet (områdesadressen infogas i den förminskade dialogrutan). 8 Klicka på knappen till höger eller tryck på Retur för att återställa dialog­rutan. 9 Tryck på Tabb om du vill utnyttja fler argument. Excel visar ytterligare rutor för nya argument om det behövs. 10 Markera område på samma sätt som ovan. Upprepa proceduren tills samtliga argument är ifyllda.

När en funktion infogas i en cell inleds den med ett likhetstecken framför funk­ tionsnamnet. Inom paren­ tesen visas argumenten, till exempel tal1 (number1) som anger ett ­cellområde. Vill du inkludera andra områden utnyttjar du nästa argument tal2 (number2) och så vidare. För vissa funktioner föreslår Excel ett område som ska beräknas, detta infogas då som första argument.

11 Klicka på OK eller tryck på Retur för att infoga funktionen i kalkylen. 6 9

8

7

11

111

Excel 2016 Grunder

6 Funktioner

Infoga via fliken Du kan även välja en funktion direkt på fliken Formler via gruppen Funktions­bibliotek (Formulas, Function Library).

Klicka först på det kommando som motsvarar den typ av funktion du vill infoga. På menyn visas de funktioner du kan välja mellan. När du väljer en funktion visas dialogrutan Funktionsargument (Function ­Arguments) på samma sätt som när du arbetar via dialogrutan. Väljer du Fler funktioner eller Infoga funktion (More Functions, Insert Function) på menyn öppnas dialogrutan Infoga funktion (Insert Function) som beskrivs ovan. Klickar du på Autosumma (AutoSum), som även finns på fliken Start (Home) i gruppen Redigering (Editing), infogas en summa-formel i aktuell cell. Klickar du på pilen kan du välja bland några statistik-funktioner som infogas direkt i cellen tillsammans med ett föreslaget cellområde. Har Excel föreslagit fel område kan du markera det område som du vill beräkna. Bekräfta genom att trycka på Retur.

Formelfältet Vill du använda någon av de funktioner som du senast har använt kan du infoga funktionen via formelfältet. Markera den cell där funktionen ska infogas och tryck på tangenten =. Öppna sedan listan Funktioner (Functions) som finns längst till vänster i formelfältet och välj önskad funktion i listan. När du har valt en funktion visas dialogrutan Funktions­ argument (Function Arguments) på samma sätt som när du arbetar via dialogrutan. Klickar du på Fler funktion­er (More Functions) längst ner i listan visas dialogrutan Infoga funktion (Insert Function).

Övning 73 – Infoga funktioner Öppna arbetsboken Summera sommarplantor. Skapa summaformler på rad 11 och i kolumn F. Använd fliken för rad 11 och formelfältet för kolumn F. Spara arbetsboken.

112

Excel 2016 Grunder

6 Funktioner

Skriva funktioner Känner du till funktionens namn kan du skriva formeln manuellt, du får då hjälp av Komplettera automatiskt för formel (Formula AutoComplete). 1 Infoga ett likhetstecken (=-tangenten) i den cell där funktionen ska infogas. 2 Skriv den eller de första tecknen i funktionsnamnet så visas en lista med de funktioner som börjar på aktuella bokstäver. 3 Dubbelklicka på den funktion som du vill använda. 4 Infoga de argument som krävs, till exempel cellområde. 5 Bekräfta funktionen med Retur.

1

4 2 3

Redigera funktion För att redigera en funktion markerar du cellen med funktionen och ­klickar på Infoga funktion (Insert Function) i formelfältet eller på fliken Formler (Formulas). Gör önskade ändringar i dialogrutan Funktions­ argument (Function Arguments) och klicka på OK.

Övning 74 – Redigera summaformel Fortsätt med arbetsboken Summera sommarplantor. Infoga en tom kolumn och kopiera Summa-kolumnen enligt nedan, ändra rubrikerna. Ändra formeln i cell G4 så att den bara summerar apr–maj och i cell H4 så att den summerar jun–jul. Kopiera formlerna till resten av kolumnerna. (Ignorera de formelfel som visas.)

Spara och stäng arbetsboken.

113

Om du markerar en funktion i listan visas en beskrivning av funktionen. När du har infogat en funktion visas en textruta med argumenten. Klicka i textrutan för att visa funk­ tionens hjälpavsnitt.

Excel 2016 Grunder

6 Funktioner

STATISTISKA FUNKTIONER De vanligaste statistiska funktionerna hittar du under Autosumma (AutoSum) på fliken Formler (Formulas). Vill du använda någon annan statistisk funktion kan du klicka på Fler funktioner och välja Statistik (More Functions, Statistical) följt av önskad funktion. Nu visas dialogrutan Funktionsargument (Functional Arguments).

I Excel finns det ett flertal statistiska funktioner som är lätta att använda om du vill få fram statistik som medelvärde, högsta och lägsta värde med mera.

Du kan även använda dialogrutan Infoga funktion (Insert Function) där du hittar funktionerna i kategorin Statistik (Statistical). Här beskrivs några av de vanligaste statistiska funktionerna: Medelvärdet

=MEDEL(tal1;tal2;...) Beräknar medelvärdet av de angivna cell­områdena. (=AVERAGE(number1,number2,...))

Maximala värdet

=MAX(tal1;tal2;...) (=MAX(number1,number2,...))

Visar det största värdet i en lista av angivna cell­ områden.

Minsta värdet

=MIN(tal1;tal2;...) (=MIN(number1,number2,...))

Visar det minsta värdet i en lista av angivna cell­ områden.

Räknar celler som =ANTAL(värde1;värde2;...) inne­håller tal (=COUNT(value1,value2,...))

Räknar hur många tal som finns i angivna cell­ områden.

Räknar celler som =ANTALV(värde1;värde2;...) inte är tomma (=COUNTA(value1,value2,...))

Räknar hur många värden som finns i angivna ­cell­områden, det vill säga hur många celler som ­inne­håller någon information, både text och tal.

Räknar celler som =ANTAL.OM(område;villkor) upp­fyller villkor (=COUNTIF(range,criteria))

Här kombineras funktionen ANTAL med villkorsfunktionen OM. Räknar hur många celler som upp­fyller angivet villkor och som finns i angivet cellområde.

Funktionerna MEDEL, MAX och MIN (AVERAGE, MAX och MIN) tar inte med tomma celler eller celler som innehåller text, även om dessa ingår i argumentet. Celler som innehåller värdet 0 (noll) tas däremot med.

Övning 75 – Ta fram statistikuppgifter Öppna arbetsboken Statistik blommor. Fullborda statistiken i kolumn G.

Spara och stäng arbetsboken.

114

Excel 2016 Grunder

6 Funktioner

LOGISKA FUNKTIONER Villkorsfunktion När du vill att speciella beräkningar eller resultat ska utföras/visas när olika värden uppfyller vissa villkor, använder du funktionen =OM() (=IF()). Funktionen beskrivs på följande sätt: =OM(logisk_test;värde_om_sant;värde_om_falskt) (=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false))

De logiska funktionerna finns på fliken Formler under Logik (Formulas, Logical), och i dialogrutan Infoga funktion (Insert Function) i kategorin Logisk (Logical).

Det första argumentet, Logisk_test (Logical_test), ska utgöras av ett ­villkor, till exempel A1>5 eller B3=

Större än

=

Större än eller lika med



Skilt från

Det tredje argumentet, Värde_om_falskt (Value_if_false), anger vad som ska gälla om villkoret inte är uppfyllt.

Om du vill att en text ska skrivas som svar på det logiska testet omger du texten med citattecken, till exempel ”OK”. Tal, formler och celladresser skrivs på vanligt sätt.

Kapslad villkorsfunktion Att lägga in en villkorsfunktion inuti en befintlig villkorsfunktion, kallas för att man skapar en kapslad villkorsfunktion. Detta används om du vill testa flera värden och visa olika resultat beroende på vad värdet är.

115

Excel 2016 Grunder

6 Funktioner

ELLER =ELLER(logisk1;logisk2;...) (=OR(logical1,logical2,...)) Denna funktion kontrollerar om något av argumenten är sant, då returneras SANT. Om alla argument är falska returneras FALSKT.

OCH =OCH(logisk1;logisk2;...) (=AND(logical1,logical2,...)) Denna funktion kontrollerar om alla argumenten är sanna, då returneras SANT.

Övning 76 – Skapa kampanj med villkor Öppna arbetsboken Kampanjvillkor. Visa bladfliken Villkorstest, skriv ett värde i cell A5 och kontrollera svaren i kolumn C. Undersök sedan funktionerna i kolumn C.

Visa bladfliken 10% rabatt och infoga en villkorsfunktion i cell B5 som visar ­rabatten om kunden handlar för mer än 500 kronor. Testa funktionen.

Visa bladfliken 10 eller 20% rabatt och infoga en villkorsfunktion i cell B5 som visar rabatten om kunden handlar för mer än 500 kronor eller om kunden ­handlar för mer än 1 000 kronor. Testa funktionen.

Spara och stäng arbetsboken.

116

Excel 2016 Grunder

6 Funktioner

EXTRA ÖVNINGAR Övning 77 – Beräkna automatiskt

Lätt

Öppna arbetsboken Antal sommarplantor som finns i övningsmappen. Använd statusfältet och visa summan för de olika månaderna. Kontrollera medel­ värdet för den månad med flest antal, kontrollera sedan medel för samtliga ­månader. Kontrollera hur många celler som innehåller ett värde. Stäng arbetsboken utan att spara.

Övning 78 – Beräkna statistikuppgifter

Lätt

Öppna arbetsboken Statistik temperatur. Beräkna följande uppgifter med hjälp av lämpliga statistik­funktioner. Spara och stäng arbetsboken.

Övning 79 – Ta fram statistikuppgifter

Medel

Öppna arbetsboken Rosor Statistik. Fullborda statistiken i kolumn G.

Spara och stäng arbetsboken.

Övning 80 – Beräkna medelförsäljning

Medel

Öppna arbetsboken Medelförsäljning. Använd verktyget Snabbanalys och infoga medelvärdet av försäljningssiffrorna i cell C19. Infoga sedan en funktion i kolumn E som visar om aktuellt försäljningsvärde är över eller under medel.

Spara och stäng arbetsboken.

117

Excel 2016 Grunder

6 Funktioner

Övning 81 – Använda logiska funktioner

Svår

Öppna arbetsboken Kick-off. Årets resultat kommer att avgöra vart personalen åker på kick-off, följande gäller: Resultat Resmål 0–499 999 Uppsala 500 000–999 999 Visby 1 000 000–1 499 999 Köpenhamn 1 500 000–2 999 999 Amsterdam 3 000 000–4 999 999 New York 5 000 000–? Hawaii För att få åka med på kick-offen måste man ha fast anställning och ha jobbat minst 6 månader föregående år. Testa funktionen genom att fylla i olika värden. Så här kan det se ut:

Spara och stäng arbetsboken.

118

7

Tabeller

SKAPA TABELL Genom att skapa en tabell av ett område på ett kalkylblad är det lätt att hantera och analysera informationen, oberoende av data som finns utanför området. Du kan snabbt sortera informationen eller filtrera den och bara visa det som du är intresserad av för tillfället. När du skapar en tabell får du automatiskt tillgång till funktionen Autofilter. För att kunna hantera tabellen på ett bra sätt bör den innehålla rubriker. Dessa visas alltid högst upp i fönstret när du bläddrar igenom tabellen. När du ska arbeta med en tabell kan du välja att skriva informationen först, för att därefter skapa en tabell av den. Men du kan även skapa en tom tabell och skriva informationen direkt i tabellen.

Skapa tabell

119

Redigera tabell

121

Sortera data

123

Filtrera data

126

Verifiera data

131

Extra övningar

133

En tabell kan uppfattas som ett register, eller en enkel databas, där raderna motsvarar poster och kolumnerna motsvarar fält.

När du skriver data i tabellen fungerar det på samma sätt som när du ­skriver i ett vanligt cellområde.

Verktyget Snabbanalys Med verktyget Snabbanalys (Quick Analysis) kan du enkelt skapa en tabell av det markerade området. 1 Markera det cellområde som du vill definiera som en tabell. 2 Klicka på knappen Snabb­analys (Quick Analysis). 3 Klicka på Tabeller och välj Tabell (Tables, Table). 1 3

2

119

Du kan skapa flera ­tabeller på samma kalkylblad men ändå hålla isär dem, ­eftersom varje tabell har ett begränsat område.

Excel 2016 Grunder

7 Tabeller

När du har skapat en tabell får den automatiskt ett standardtabellformat. I tabellen visas filtreringsknappar och du får tillgång till fliken Design under Tabellverktyg (Design, Table Tools).

Läs mer om format i avsnittet Formatera tabell på sidan 122.

Fliken Infoga Du kan även infoga en tabell via fliken Infoga (Insert). På detta sätt kan du skapa en tom tabell som du sedan fyller med information. 1 Markera det cellområde som du vill definiera som en tabell, eller placera insättningspunkten någonstans i cellområdet för tabellen. 2 Visa fliken Infoga och klicka på Tabell (Insert, Table) i gruppen Tabeller (Tables). 3 Kontrollera att området är rätt eller markera ett nytt på kalkylbladet. Bekräfta genom att klicka på OK.

1

2

Avmarkera denna ruta om tabellen inte har några rubriker. Då skapar Excel en rubrikrad i tabellen där du kan infoga egna rubriker.

3

Tabellen får automatiskt standardtabellformat och fliken Design under Tabellverktyg (Design, Table Tools) visas.

Övning 82 – Skapa tabell Öppna arbetsboken Fruktträd som finns i övningsmappen. Skapa en tabell av området A1:F13. Spara arbetsboken.

120

För att skapa en tabell kan du även visa fliken Start och klicka på Formatera som tabell (Home, Format as Table) i gruppen Format (Styles). Du får då välja önskat tabellformat sam­ tidigt som tabellen skapas.

Excel 2016 Grunder

7 Tabeller

REDIGERA TABELL Infoga data i tabell Vill du lägga till mer data i tabellen kan du göra på flera olika sätt: • Markera sista cellen i tabellen och tryck på Tabb. • Skriv informationen på raden nedanför tabellen. När du bekräftar första cellen utökas tabellen och knappen Alternativ för autokorrigering (Auto­ Correct Options) visas. Vill du inte utöka tabell­en klickar du på knappen och väljer Ångra automatisk utökning av tabell (Undo Table AutoExpansion). • Infoga en rad eller en kolumn mitt i tabellen genom att visa fliken Start och klicka på Infoga (Home, Insert) i gruppen Celler (Cells).

Ändra storlek på tabell Om du vill ändra tabellens storlek kan du göra på ett par olika sätt. Genom att dra i storlekshandtaget som finns längst ner till höger i tabellens område kan du öka eller minska antal kolumner och/eller rader som ingår i tabellområdet. På fliken Design kan du klicka på Ändra storlek på tabell (Design, Resize Table) i gruppen Egenskaper (Properties). I dialogrutan Ändra storlek på tabell (Resize Table) kan du ange ett nytt område eller markera ett område på kalkylbladet.

Övning 83 – Infoga data i tabell Fortsätt med arbetsboken Fruktträd. Infoga raden Filippa enligt bilden nedan. Spara arbetsboken.

121

Excel 2016 Grunder

7 Tabeller

Formatera tabell Via fliken Design (Design) kan du formatera tabellen på olika sätt. Du har tillgång till ett antal färdiga tabellformat som är baserade på aktuellt tema. 1 Markera en cell i tabellen. 2 Visa fliken Design och gruppen Tabellformat (Design, Table Styles). 3 Bläddra genom formaten med hjälp av pilarna till höger i gruppen, eller klicka på knappen Mer (More) för att visa hela galleriet. 4 När du pekar på de olika tabellformaten ser du direkt på kalkylbladet hur tabellen kommer att se ut. Klicka på det format som du vill använda. 5 I gruppen Tabellformatsalternativ (Table Style Options) kan du bestämma vilka delar av tabellen som formateringen ska aktiveras på. 3

5

2

4

Övning 84 – Formatera tabell Fortsätt med arbetsboken Fruktträd. Ändra tabellformatet till Mellanmörkt tabellformat 7 (Table Style Medium 7). Spara arbetsboken.

Ta bort tabellområde Vill du inte längre hantera informationen som en tabell visar du fliken Design och klickar på Konvertera till område (Design, Convert to Range) i gruppen Verktyg (Tools). Klicka på Ja (Yes) för att bekräfta att du vill ta bort tabellområdet och konvertera tabellen till ett normalt område. Tabellområdet tas bort, men formateringen behålls. För att även ta bort formateringen visar du fliken Start och klickar på Radera (Home, Clear) i gruppen Redigering (Editing). Välj Radera format (Clear Formats) på menyn. 122

För att tabellformatet ska användas fullt ut i tabellen bör cellerna vara formate­ rade med cellformatet Normal.

Excel 2016 Grunder

7 Tabeller

SORTERA DATA För att underlätta när du har stora mängder data i en tabell kan du ­sortera den på olika sätt, det vanligaste är att sortera den i nummer- eller bokstavsordning. Sorteringen utförs alltid på cellvärdet, det vill säga resultatet av en formel, och inte på formeln. Om du sorterar efter en kolumn som innehåller en eller flera tomma celler, placeras de tomma cellerna sist i den sorterade tabellen. Du kan sortera både efter en kolumn och efter flera kolumner. Har du skapat en anpassad lista kan du även sortera efter den. När du sorterar i stigande ordning sorteras cellerna på följande sätt: tal, text och text med tal, logiska värden, felvärden samt slutligen tomma celler.

För att kunna återställa en tabell som kommer att sorteras flera gånger kan du infoga en kolumn och numrera raderna (använd funktionen Autofyll) innan du sorterar första gången. Även om du inte arbetar med en tabell kan du sortera data i Excel. Visa fliken Start och klicka på Sortera och filtrera (Home, Sort & Filter) i gruppen Redigering (Editing).

Sortera efter en kolumn Det lättaste sättet att sortera en kolumn i en tabell är att klicka på filtreringsknappen i den kolumnen och välja hur du vill sortera kolumnen. Beroende på vad kolumnen innehåller (text, siffror eller datum) visas olika kommandon för sorteringen; Sortera från A till Ö/Ö till A (Sort A to Z/ Z to A), Sortera från minsta till största/största till minsta (Sort Smallest to Largest/Largest to Smallest) respektive Sortera från äldsta till nyaste/nyaste till äldsta (Sort Oldest to Newest/Newest to Oldest).

När du har sorterat en kolumn visas en liten pil vid filtreringsknappen. Tack vare pilen ser du snabbt vilken kolumn tabellen är sorterad efter, dessutom ser du om kolumnen är sorterad i stigande eller ­fallande ordning.

Stigande ordning.

Övning 85 – Sortera kolumner Fortsätt med arbetsboken Fruktträd (eller öppna arbetsboken Fruktträd Tabell om du inte har gjort föregående övningar). Pröva att sortera på olika kolumner.

123

Viktigt! Markerar du flera celler eller en hel kolumn sorteras bara markerat område. Övriga upp­ gifter i kalkyl­en hänger inte med. I regel innebär detta en katastrof!

Fallande ordning.

Excel 2016 Grunder

7 Tabeller

Sortera efter flera kolumner För att sortera efter flera kolumner, det vill säga använda flera sorterings­ nivåer, gör du så här: 1 Markera valfri cell i tabellen. 2 Visa fliken Data och klicka på Sortera (Data, Sort) i gruppen Sortera och filtrera (Sort & Filter). 3 Öppna listrutan Sortera efter (Sort by) och välj den kolumn som tabellen ska sorteras på i första hand. 4 I listrutan Ordna (Order) väljer du om du vill sortera i stigande eller fallande ordning. Beroende på vad kolumnen innehåller visas olika alternativ, till exempel A till Ö och Ö till A (A to Z, Z to A).

I listrutan under Sortera efter (Sort On) väljer du vad du vill sortera på, som standard är Värden (Values) valt, vilket innebär att sorteringen sker på innehållet i cellen.

5 Klicka på Lägg till nivå (Add Level) för att lägga till en sorteringsnivå. Ska du använda ungefär samma inställningar som den senaste nivån kan du kopiera nivån genom att klicka på Kopiera nivå (Copy Level). 6 Upprepa punkt 3–4 för att ange hur nästa nivå ska sorteras. Lägg ­eventuellt till ytterligare nivåer på samma sätt. 7 Klicka på OK. 5 2 Vill du ta bort en sorteringsnivå klickar du på Ta bort nivå (Delete Level).

4

3 Du kan enkelt ändra sorteringsordningen genom att markera en nivå och klicka på pilarna Flytta upp eller Flytta ned (Move Up, Move Down).

6

7

Övning 86 – Sortera efter flera kolumner Fortsätt med arbetsboken Fruktträd (eller Fruktträd Tabell). Sortera listan efter sort i första hand och när de mognar i andra hand.

124

Excel 2016 Grunder

7 Tabeller

Sortera efter anpassad sorteringsordning Det finns även andra sorteringsmöjligheter i Excel, du kanske vill använda följande anpassade sorteringsordning: Måndag, Tisdag, Onsdag, eller Låg, Medel, Hög. Om du vill sortera en tabell efter veckodagar kan du använda den inbyggda listan som redan finns i Excel. Det är samma lista som du kan använda om du skapar en serie av veckodagar med hjälp av fyllningshandtaget. När det gäller det andra exemplet ovan, måste du själv skapa en anpassad lista.

Viktigt! När du använder anpassad sortering måste du göra det på första sorteringsnivån.

För att sortera en tabell efter en anpassad sorteringsordning, gör du så här: 1 Markera valfri cell i tabellen, visa fliken Data och klicka på Sortera (Data, Sort) i gruppen Sortera och filtrera (Sort & Filter). 2 Välj den kolumn som ska sorteras i listrutan Sortera efter (Sort by). 3 I listrutan Ordna väljer du Anpassad lista (Order, Custom List). 4 Markera önskat alternativ i listan Anpassade listor (Custom lists).

Du kan lägga till en egen lista via dialogrutan. ­Markera NY LISTA (NEW LIST), lägg till de ord som ska ingå i sorteringslistan och klicka på Lägg till (Add).

5 Klicka på OK i de båda dialogrutorna.

4

2 3

5

Övning 87 – Använda anpassad sortering Öppna arbetsboken Äppelträd. Sortera fältet Mognar efter månaderna. Stäng arbetsboken utan att spara.

Importera anpassad lista Har du en anpassad lista på kalkylbladet kan du importera den. Markera listan och öppna dialogrutan Excel-alternativ (Excel Options). Visa kategorin Avancerat (Advanced), klicka på Redi­gera anpassade listor (Edit Custom Lists) och därefter på Importera (Import).

125

Excel 2016 Grunder

7 Tabeller

FILTRERA DATA Har du definierat ett område som en tabell aktiveras funktionen Auto­filter för alla kolumner i tabellen. Till höger om varje rubrik i tabellen visas en pil och när du klickar på den visas en meny. På menyn finns ett antal ­filtreringskommandon som du använder för att snabbt visa utvalda delar av en tabell.

När en tabell innehåller stora mängder information kan du filtrera den, och bara visa det som du är intresserad av för tillfället.

Du kan även aktivera filtreringen genom att markera en cell i ett område. Visa sedan fliken Data och klicka på Filtrera (Data, Filter) i ­grupp­en ­Sortera och filtrera (Sort & Filter). Gör på samma sätt om du vill avaktivera autofilterpilarna.

Filtrera tabell För att utföra en enkel filtrering i tabellen gör du på följande sätt: 1 Klicka på listpilen i önskad kolumn. 2 Avmarkera de värden du inte vill visa genom att klicka i rutan framför. Markera de värden du vill visa på samma sätt. Finns det många värden i listan kan du klicka på (Markera allt) ((Select All)) för att avmarkera alla värden. Därefter kan du markera det värde du vill visa i tabellen.

När du har filtrerat en tabell visas aktuella rad­ nummer och listpilar med filtervillkor i blått. Dess­ utom visar statusfältet hur många rader som uppfyller aktuellt/aktuella villkor.

3 Klicka på OK. Öppna eventuellt menyn för en annan kolumn för att ange fler filtervillkor på samma sätt. 1 Innehåller listan många olika alternativ kan du söka efter specifika ord via sökrutan. Ju mer du skriver desto färre förslag visas. När du klickar på OK filtreras tabellen och markerade sökresultat visas. När en kolumn är filtrerad visas en filtersymbol på listpilen. Pekar du på listpilen ser du hur kolumnen är filtrerad.

2

3

Visas ett +-tecken framför ett a­ lternativ kan du klicka på det för att expandera alternativet och visa fler val. I bilden har vi expanderat 2015.

126

Excel 2016 Grunder

7 Tabeller

Visa alla För att åter visa alla poster i en kolumn klickar du på listpilen i den kolumnen och väljer (Markera allt) ((Select All)). Du kan även välja Radera filter i ... (Clear Filter From ”...”) på samma meny. Vill du ta bort alla filter visar du fliken Data och klickar på Ta bort (Data, Clear) i gruppen Sortera och filtrera (Sort & Filter).

Övning 88 – Filtrera tabell Fortsätt med arbetsboken Fruktträd (eller öppna Fruktträd Tabell om du inte har gjort tidigare övningar). Filtrera fram alla päronträd som passar i växtzon 1–4. Återställ sedan tabellen så att samtliga uppgifter visas.

Anpassa filter Genom att anpassa filtret kan du enkelt få fram poster som är lika med något eller inte lika med något, större än eller mindre än något. Om du vill kunna ange filter som gäller för ett visst intervall och/eller som utnyttjar de logiska funktionerna OCH/ELLER, använder du också ­anpassade autofilter. När du filtrerar information kan du använda jokertecken i villkoret. ? (frågetecken) ersätter ett tecken och * (asterisk) ersätter ett eller flera tecken.

Exempel r?s

hittar till exempel Ros, ris

*eg*

hittar till exempel Begonia, segelbåt

127

Excel 2016 Grunder

7 Tabeller

Talfilter Om du till exempel vill visa värden som är större eller mindre än något, eller de högsta eller lägsta värdena i listan använder du talfilter. 1 Klicka på listpilen vid aktuell kolumn och välj Talfilter (Number ­Filters). 2 Välj Lika med eller Är inte lika med (Equals, Does Not Equal) om du vill att värdet ska vara lika med något eller inte lika med något. Välj Större än, Större än eller lika med, Mindre än eller Mindre än eller lika med (Greater Than, Greater Than Or Equal To, Less Than, Less Than Or Equal To) om du vill att värdet ska vara större eller mindre än ett visst värde. Välj Mellan (Between) om värdet ska vara mellan två angivna värden. Välj 10 högsta (Top 10) om du vill visa de högsta eller lägsta värdena. Välj Över medel eller Under medel (Above Average, Below Average) om du vill att värdet ska vara över eller under medelvärdet. Då visas de värden som är högre eller lägre än medelvärdet direkt i tabellen. 3 I dialogrutan anger du det värde som du vill filtrera efter. Du kan även välja ett befintligt värde i listrutan. Har du valt talfiltret 10 högsta (Top 10) får du ange om du vill visa de högsta eller lägsta värdena, samt hur många värden du vill visa.

Använder du filtret 10 högsta kan fler poster visas än vad du har angett. Detta beror på att post­ erna har samma värde.

4 Markera eventuellt och eller eller (And, Or). I den första listrutan väljer du önskad typ av filter och i den andra listrutan anger du önskat värde. 5 Klicka på OK.

3 4

1

2

128

5

Excel 2016 Grunder

7 Tabeller

Datumfilter Om kolumnen innehåller datum visas en meny med speciella datumfilter när du klickar på listpilen. Du kan bland annat välja att filtrera fram dagens datum, datum för den här veckan, förra månaden, nästa kvartal eller för aktuellt år.

Textfilter Om du till exempel vill visa de värden som innehåller en viss text använder du textfilter. 1 Klicka på listpilen vid aktuell kolumn och välj Textfilter (Text Filters). 2 Välj Lika med eller Är inte lika med (Equals, Does Not Equal) om du vill att värdet ska vara lika med något eller inte lika med något. Välj Börjar med eller Slutar med (Begins With, Ends With) om du vill att värdet ska börja eller sluta på något speciellt. Välj Innehåller eller Innehåller inte (Contains, Does Not Contain) om du vill att värdet ska innehålla en viss text eller inte. 3 I dialogrutan anger du den text som du vill filtrera efter. Du kan även välja ett befintligt värde i listrutan. 4 Markera eventuellt och eller eller (And, Or). I den första listrutan väljer du önskad typ av filter och i den andra listrutan anger du önskat värde. 5 Klicka på OK. 2 3 4 5

Övning 89 – Visa de tre dyraste Fortsätt med arbetsboken Fruktträd (eller Fruktträd Tabell). Visa de tre dyraste träden i tabellen. Återställ sedan tabellen så att samtliga uppgifter visas.

129

Samma dialogruta visas om du väljer Anpassat filter (Custom Filter) på menyn. Om du vill filtrera på något annat sätt kan du ändra typ av filter i första listrutan.

Excel 2016 Grunder

7 Tabeller

Övning 90 – Anpassa filter Fortsätt med arbetsboken Fruktträd (eller Fruktträd Tabell). Filtrera fram alla frukter som mognar i aug och som kostar mellan 290 och 310 kronor. Återställ därefter tabellen och stäng arbetsboken utan att spara.

Avancerat filter Du kan skapa ett mer avancerat filter om du till exempel vill specificera ett villkor för två eller flera kolumner som väljer ut poster genom att använda operatorn ELLER (OR). Du kanske har en kolumn som heter Förnamn och en annan som heter Efternamn och vill hitta alla poster som antingen har förnamnet Åsa eller efternamnet Jansson. Du kan använda följande jäm­förelseoperatorer i filtret: = >
=