Die Assistenz in der digitalen Transformation [1. Aufl.] 9783658299668, 9783658299675

Die Arbeitswelt 4.0 ist vor allem durch die zunehmende Digitalisierung geprägt. Viele Prozesse werden immer stärker digi

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German Pages XI, 130 [141] Year 2020

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Die Assistenz in der digitalen Transformation [1. Aufl.]
 9783658299668, 9783658299675

Table of contents :
Front Matter ....Pages I-XI
Einleitung (Diana Brandl)....Pages 1-2
Die Arbeitswelt 4.0 (Diana Brandl)....Pages 3-19
Die Rolle der digitalen Assistenten (Diana Brandl)....Pages 21-48
KI – Einblicke in die künstliche Intelligenz (Diana Brandl)....Pages 49-62
The Future Assistant (Diana Brandl)....Pages 63-92
The Future Boss (Diana Brandl)....Pages 93-104
Neue Berufsbilder für die Assistenz von morgen (Diana Brandl)....Pages 105-128
Fazit (Diana Brandl)....Pages 129-130

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Fit for Future

Diana Brandl

Die Assistenz in der digitalen Transformation

Fit for Future

Reihe herausgegeben von Peter Buchenau The Right Way GmbH Waldbrunn, Deutschland

Die Zukunft wird massive Veränderungen im Arbeitsund Privatleben mit sich bringen. Tendenzen gehen sogar dahin, dass die klassische Teilung zwischen Arbeitszeit und Freizeit nicht mehr gelingen wird. Eine neue Zeit – die sogenannte „Lebenszeit“ – beginnt. Laut Bundesregierung werden in den nächsten Jahren viele Berufe einen tiefgreifenden Wandel erleben und in ihrer derzeitigen Form nicht mehr existieren. Im Gegenzug wird es neue Berufe geben, von denen wir heute noch nicht wissen, wie diese aussehen oder welche Tätigkeiten diese beinhalten werden. Betriebsökonomen schildern mögliche Szenarien, dass eine stetig steigende Anzahl an Arbeitsplätzen durch Digitalisierung und Robotisierung gefährdet sind. Die Reihe „Fit for future“ beschäftigt sich eingehend mit dieser Thematik und bringt zum Ausdruck, wie wichtig es ist, sich diesen neuen Rahmenbedingungen am Markt anzupassen, flexibel zu sein, seine Kompetenzen zu stärken und „Fit for future“ zu werden. Der Initiator der Buchreihe Peter Buchenau lädt hierzu namhafte Experten ein, ihren Erfahrungsschatz auf Papier zu bringen und zu schildern, welche Kompetenzen es brauchen wird, um auch künftig erfolgreich am Markt zu agieren. Ein Buch von der Praxis für die Praxis, von Profis für Profis. Leser und Leserinnen erhalten „einen Blick in die Zukunft“ und die Möglichkeit, ihre berufliche Entwicklung rechtzeitig mitzugestalten. Weitere Bände in der Reihe http://www.springer.com/ series/16161

Diana Brandl

Die Assistenz in der digitalen Transformation

Diana Brandl The Socialista Projects Hohen Neuendorf, Deutschland

Fit for Future ISBN 978-3-658-29966-8 ISBN ­978-3-658-29967-5  (eBook) https://doi.org/10.1007/978-3-658-29967-5 Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http:// dnb.d-nb.de abrufbar. © Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von allgemein beschreibenden Bezeichnungen, Marken, Unternehmensnamen etc. in diesem Werk bedeutet nicht, dass diese frei durch jedermann benutzt werden dürfen. Die Berechtigung zur Benutzung unterliegt, auch ohne gesonderten Hinweis hierzu, den Regeln des Markenrechts. Die Rechte des jeweiligen Zeicheninhabers sind zu beachten. Der Verlag, die Autoren und die Herausgeber gehen davon aus, dass die Angaben und Informationen in diesem Werk zum Zeitpunkt der Veröffentlichung vollständig und korrekt sind. Weder der Verlag, noch die Autoren oder die Herausgeber übernehmen, ausdrücklich oder implizit, Gewähr für den Inhalt des Werkes, etwaige Fehler oder Äußerungen. Der Verlag bleibt im Hinblick auf geografische Zuordnungen und Gebietsbezeichnungen in veröffentlichten Karten und Institutionsadressen neutral. Planung/Lektorat: Isabella Hanser Springer Gabler ist ein Imprint der eingetragenen Gesellschaft Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH und ist ein Teil von Springer Nature. Die Anschrift der Gesellschaft ist: Abraham-Lincoln-Str. 46, 65189 Wiesbaden, Germany

Vorwort

Fit for future ist im Springer Gabler Verlag bereits eine etablierte Buchserie und nun darf auch ich meinen Beitrag dazu beisteuern. Mein Dank gilt an dieser Stelle Peter Buchenau, der mich zu diesem Projekt motiviert hat und als Herausgeber mit dieser Buchserie in der Tat einen Riecher für das Thema „Fit for future“ hatte. Dieses Buch ist für all diejenigen gedacht, die sich mit dem Thema „Zukunft der Arbeit“ auseinandersetzen wollen. Es richtet insbesondere einen wichtigen Blick auf die Assistenzrolle der Zukunft. Denn da tut sich wahrlich einiges und dies gilt es, gemeinsam zu ergründen. Ich bin zwar seit einigen Jahren als Fachautorin und Bloggerin für diverse Verlage und Magazine tätig, aber ein eigenes Buchprojekt gab es bisher noch nie, auch wenn ich in 2018 bereits erste Erfahrungen als Co-Autorin für diesen Verlag gesammelt habe. Und das war so interessant, dass ich zum Wiederholungstäter wurde.

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VI     Vorwort

Seien Sie also gespannt, was Sie auf den nächsten Seiten alles erwarten wird – ich freue mich schon jetzt auf Ihr Feedback. Ich habe dieses Projekt im Juli 2018 begonnen und im November 2019 beendet. Das Manuskript ist in Deutschland, Österreich, Kroatien, der Schweiz, Sri Lanka und in den USA entstanden, überall dort, wo ich in dieser Zeit tätig war, meistens auf Flügen, in der Bahn und in diversen Hotelzimmern. Somit ist es wahrlich ein globales Produkt geworden, auf das ich sehr stolz bin. Diana Brandl

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung 1 2 Die Arbeitswelt 4.0 3 2.1 Digitalisierung – Stecken Sie auch schon mitten drin? 7 2.2 Sind Sie ein Techie? 9 Literatur 19 3 Die Rolle der digitalen Assistenten 21 3.1 Siri (Apple) 24 3.2 Duplex (Google) 28 3.3 Cortana (Microsoft) 30 3.4 Alexa (Amazon) 35 3.5 Google Assistant (Google) 39 3.6 Bixby (Samsung) 41 3.7 Datensicherheit 42 3.8 Kollege oder Konkurrent? 43 Literatur 48 VII

VIII     Inhaltsverzeichnis

4 KI – Einblicke in die künstliche Intelligenz 49 4.1 Capacity 50 4.2 Verwendung von KI im Büro von morgen 52 4.3 Mensch versus künstliche Intelligenz – Wer gewinnt? 59 Literatur 62 5 The Future Assistant 63 5.1 Die Assistenz im Wandel 67 5.2 Weiterbildungen und Trainings 69 5.3 Der Netzwerkfaktor 71 5.3.1 Interne Assistenznetzwerke 71 5.3.2 Berufsverbände 80 5.3.3 Mentoring 86 5.3.4 Die Kraft von Social Media 87 5.3.5 Leseratten profitieren schneller 89 Literatur 92 6 The Future Boss 93 6.1 Der Millennial-Manager – Respekt oder Angst? 101 6.2 Storytelling als Türöffner 103 Literatur 104 7 Neue Berufsbilder für die Assistenz von morgen 105 7.1 Ein Ausblick auf den Markt 105 7.2 Die virtuelle Assistenz (VA) 112 7.3 Interim-Assistenz 124 Literatur 128 8 Fazit 129

Über die Autorin

Diana Brandl  blickt auf eine fast 20-jährige erfolgreiche Karriere als Senior Executive Assistant auf ­Topmanagement-Ebene in Unternehmen wie ratiopharm, Sony und Mister Spex zurück. Sie engagiert sich intensiv für das Berufsbild der Office Professionals und war im Vorstand wie auch als Regionalgruppenleitung bei IMA (International Management Assistants) Deutschland tätig. Frau Brandl ist freiberufliche Fachautorin für diverse Verlage und Fachmagazine, betreibt ihren eigenen Blog („The Socialista Projects“), gibt Seminare und Workshops und spricht auf nationalen wie internationalen IX

X     Über die Autorin

Konferenzen. Dabei setzt sie sich maßgeblich für die Themen New Work, Digitalisierung, Leadership und Social Media ein. Diana Brandl bezeichnet sich selbst als Digital Native und hat zuletzt in der Start-up-Welt gearbeitet. Sie lehrt aus erster Hand, was es bedeutet, mit ­Millennial-Managern zusammenzuarbeiten und welche Wichtigkeit das eigene Storytelling in der Profilschärfung hat. Frau Brandl wurde als Delegierte auserwählt und nahm im Oktober 2018 am internationalen World Administrators Summit in Frankfurt teil. Dort hat sie mit zwei weiteren Repräsentantinnen Deutschland vertreten und sich in diversen Arbeitsgruppen intensiv mit dem Berufsbild der Assistenz der Zukunft auseinandergesetzt. Frau Brandl ist viel gefragte Office-Expertin, Gesprächs- und Interviewpartnerin im In- und Ausland und hat zuletzt die internationale ­Office-ManagementIndustrie mit der Initiative #WeAreInThisTogether inspiriert. Ihr erstes Buchprojekt „Chefsache Assistenz“ ist im Oktober 2018 ebenfalls im Springer Gabler Verlag erschienen. Im

Über die Autorin     XI

Januar 2020 hat sie den weltweit ersten deutschsprachigen Podcast für die Assistenz auf den Markt gebracht: The Future Assistant. Diana Brandl wurde 2019 für den Digital Female Leader Award nominiert und als Woman of the Week von den Global Digital Women gekürt.

1 Einleitung

Die ersten Worte für ein Buch sind meist schwer zu finden. Da ist sie, diese extrem große Portion an Respekt vor solch einem Projekt, sodass es manchmal schwer greifbar ist, was da gerade vor einem liegt. Zumindest geht es mir so. Vielleicht sagt Ihnen der Begriff Imposter Syndrome ja etwas. Nein? Mir hat er lange auch nichts gesagt. Das Betrügersyndrom (auch bekannt als Betrugsphänomen, Hochstaplersyndrom, Betrugssyndrom oder die Betrügererfahrung) ist ein psychologisches Muster, bei dem man an seinen Leistungen zweifelt und eine anhaltende verinnerlichte Angst hat, als „Betrüger“ entlarvt zu werden. Trotz externer Beweise ihrer Kompetenz bleiben die Betroffenen dieses Phänomens überzeugt, dass sie Betrüger sind und nicht alles verdienen, was sie erreicht haben. Personen mit Betrugssyndrom schreiben ihren Erfolg fälschlicherweise dem Glück zu oder interpretieren ihn © Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 D. Brandl, Die Assistenz in der digitalen Transformation, Fit for Future, https://doi.org/10.1007/978-3-658-29967-5_1

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als Ergebnis der Täuschung anderer, die sie demnach für intelligenter halten würden, als sie seien. Während sich die frühe Forschung auf die Prävalenz bei hochbegabten Frauen konzentrierte, wurde erkannt, dass das Betrugssyndrom Männer und Frauen gleichermaßen betrifft. Die Erfahrung des „Betrügers“ kann von Angst, Stress oder Depressionen begleitet sein. Nun stelle ich mich mit diesem Buchprojekt meinem Imposter Syndrome und gerade Assistenzen kennen die Angst vor dem Perfektionismus oftmals sehr gut. Gehen wir es an. Ich freue mich, dass Sie Interesse an diesem Thema finden. Um was also geht es in diesem Buch? Nun, es geht um die Zukunft, oder besser gesagt: um eine Komponente der Zukunft. Wie werden wir miteinander arbeiten? Welche Rollen gibt es? Welche Bedeutung haben die Digitalisierung und die künstliche Intelligenz? Und was steckt hinter der Assistenz 4.0? Es wartet also einiges an Lesefutter auf Sie, daher tauchen wir doch direkt ein in das erste Kapitel: Die Arbeitswelt 4.0. Sind Sie fit for future?

2 Die Arbeitswelt 4.0

Wie geht es Ihnen mit dem Begriff „Arbeitswelt 4.0“? An der 4.0 kommen wir heute ja gar nicht mehr vorbei, wenn es um Zukunftsthemen und die Digitalisierung geht. Der eine kann die 4.0 schon nicht mehr sehen und scharrt schon gespannt mit den Hufen nach der 5.0, der nächste jedoch fragt sich, wann die großen Neuerungen endlich im eigenen Unternehmen beginnen. Zu welcher Kategorie gehören Sie? Was heißt eigentlich Arbeit 4.0? Der Begriff Arbeit 4.0 beschreibt die Veränderungen der Arbeitsformen und Arbeitsbedingungen, die die vierte industrielle Revolution (Industrie 4.0) mit sich bringt. Jetzt, in den ersten Jahrzehnten des 21. Jahrhunderts, ist diese Revolution in vollem Gange. Die Arbeitswelt 4.0 ist vor allem durch die Digitalisierung geprägt. Prozesse werden digital unterstützt oder vollständig automatisiert, Menschen können © Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 D. Brandl, Die Assistenz in der digitalen Transformation, Fit for Future, https://doi.org/10.1007/978-3-658-29967-5_2

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­ berall und jederzeit arbeiten und die gesamte Wirtschaft ü ist global vernetzt. Gab es auch Stufen vor der 4.0? Natürlich, und im Nachgang gehe ich darauf ein. Von Arbeit 1.0 zur Arbeit 4.0 Die ersten drei industriellen Revolutionen brachten drastische Veränderungen für die Arbeitswelt und die Arbeitnehmer mit sich. Die Entwicklungen wurden durch neue und verbesserte Technologien vorangetrieben. • Arbeit 1.0 – 18. Jahrhundert Mitte des 18. Jahrhunderts begann die industrielle Revolution von England und Westeuropa aus. Es wurden mit Dampf- und Wasserkraft betriebene Maschinen eingesetzt. Zum ersten Mal wurden Waren mechanisch und in großen Stückzahlen hergestellt. Es entstand eine neue Klasse von Lohnarbeitern, die unter härtesten Bedingungen arbeiteten und praktisch keine Rechte hatten. Es entstanden die ersten Arbeiterorganisationen. • Arbeit 2.0 – 19. Jahrhunderts Die zweite industrielle Revolution war durch Elektrifizierung, weiteren technischen Fortschritt und Massenproduktion gekennzeichnet. Die erste Fließbandproduktion in den Ford-Automobilwerken war ein Meilenstein in dieser Phase. Die Arbeit wurde in immer kleinere Prozessschritte (Arbeitsteilung) zerlegt. Die Unternehmen verbesserten schrittweise die Arbeitsbedingungen. Die Arbeiter konnten ein gewisses Wohlstandsniveau erreichen und in der Gesellschaft zur Mittelschicht aufsteigen. • Arbeit 3.0 – Mitte des 20. Jahrhunderts Die dritte industrielle Revolution begann um die 1970er-Jahre. Computer und Industrieroboter wurden

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kommerziell genutzt und unterstützen die menschliche Arbeit. Völlig neue Formen der Automatisierung wurden möglich. Die neue Technologie erforderte eine breite Qualifikation der Arbeitskräfte, während viele einfache Arbeiten von Maschinen erledigt werden konnten – der Anteil der „Wissensarbeiter“ nahm deutlich zu. Die soziale Marktwirtschaft wurde eingeführt, und der Wohlstand der Arbeiter nahm zu. • Arbeit 4.0 – Ende des 20. Jahrhunderts Die rasche Verbreitung von Computern und Internetverbindungen läutete in den 1990er-Jahren die vierte industrielle Revolution ein. Sie dauert bis heute an. Die Globalisierung und Vernetzung erreichte eine neue Stufe. Anwendungen mit „künstlicher Intelligenz“ sind praxistauglich geworden und können nun immer mehr Aufgaben übernehmen, die früher von den Menschen erledigt wurden. Über die Definition des Begriffs „Arbeiten 4.0“ könnte man sich noch unendlich lange austauschen. Viel spannender ist aber die Frage, was Arbeit 4.0 und die Digitalisierung für das Berufsbild der Assistenz bedeuten. Assistenzen? Warum Assistenzen, fragen Sie sich eventuell gerade, warum keine Manager? Das sind doch die Treiber dieser höchst strategischen Themen innerhalb der digitalen Transformation? Falsch gedacht, liebe Leserinnen und Leser. Eine ganz andere Macht spielt hier ebenfalls mit, auch wenn sie sich oftmals bewusst im Hintergrund aufhält: die Managementassistenz. Nun ist es raus. Ich sage nicht, dass Assistenzen die eigentlichen Chefs sind, aber auch ohne hierarchischen Grad besitzen diese klugen Strateginnen und Strategen eine Menge Macht und Einfluss und dies braucht es in Zeiten der Transformation insbesondere.

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An dieser Stelle sei voller Stolz erwähnt, dass ich eine große Leidenschaft für das Berufsbild der Assistenzen besitze, und zwar mit all ihren Stereotypen, Klischees und vor allem dem wahnsinnigen Wandel, der seit Jahren immer wieder diese Branche beeinflusst. Ich selbst habe fast 20 Jahre als Assistentin gearbeitet. Und das Gen steckte mir anscheinend schon irgendwie im Blut, denn bereits als junges Mädchen habe ich mit großer Freude auf der alten Schreibmaschine meiner Großeltern herumgetippt und Büro gespielt. Die Tasten faszinierten mich sehr und dann kam auch noch wie von Wunderhand ein Wort auf dem weißen Papier dabei heraus. Pure Zauberei! Ich wurde also Assistentin, ich bin sogar eine gelernte Assistentin, denn ich habe nach meiner Rückkehr von meinem Au-Pair-Jahr in den USA an einer Akademie in Stuttgart die Ausbildung zur Europakorrespondentin und fremdsprachlichen Sekretärin absolviert. Eine gelernte Tippse, gute Fee des Hauses, Officeperle, der Vorstandsdrachen, Mädchen für alles – wir haben unendlich viele Spitznamen. Und schwupps, da sind sie wieder, die Klischees. Bediene ich sie in diesem Buch? Nein, natürlich nicht. Das Buch wird hoffentlich an der einen oder anderen Stelle für Aufklärung sorgen, so zumindest der Plan. Ich habe damals wie auch heute schon immer die Fahne hochgehalten für diesen Berufsstand, der seit eh und je gerne einmal vergessen wird, wenn es um Hierarchieebenen, Organigramme, Trainings und vieles mehr geht. Daher ist es mir ein besonderes Anliegen, in diesem Buch diese wunderbare Profession näher zu beleuchten. Ich bin mir sicher, es wird einige Überraschungen geben, gerade für die Leserinnen und Leser, die bisher dachten, die Rolle der Assistenz zu kennen. Fakt ist, dass die Arbeitswelt 4.0 unglaublich spannend ist und sich gerade die Assistenz daran wunderbar

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bedienen kann. Denn das Büro der Zukunft bringt ­zahlreiche Möglichkeiten, sich und seine Fähigkeiten zu zeigen und einmal mehr zu beweisen, dass die Assistenz nicht nur ein Organisationstalent, Reiseplaner und Terminkünstler ist, sondern vielmehr ein wichtiger strategischer Businesspartner innerhalb der gesamten Organisation, der einmal mehr aus dem goldenen Vorzimmerkäfig gelassen werden sollte.

2.1 Digitalisierung – Stecken Sie auch schon mitten drin? Schauen Sie sich doch einmal bewusst in Ihrem privaten Umfeld um. Wie digital sind Sie bereits? Thermomix, Staubsauger- und Rasenroboter sowie eine Alexa? Gibt es diese kleinen Helfer bereits in Ihrem Haushalt? Wie sieht es mit Netflix und Spotify aus? Selbst die Art des ­TV-Schauens und Musikhörens hat sich in den letzten Jahren gewandelt. Vielleicht haben Sie sogar einen dieser hypermodernen Kühlschränke, der die Milch, sobald sie aufgebraucht ist, direkt auf die digitale Einkaufsliste setzt. Ihr Dienstleister des Vertrauens kommt dann einmal oder mehrmals die Woche vorbei und liefert die gewünschten Lebensmittel nach Hause. Smart Home wird in vielen Haushalten gelebt und zugleich geliebt. Hat sich all dies auch bei Ihnen bereits eingeschlichen? Falls ja, bin ich sicher, dass Sie es auch nicht mehr missen möchten. Spannend wird es natürlich, wenn wir uns das digitale Umfeld in unseren Unternehmen anschauen: „77 % der Assistenzkräfte blicken der zunehmenden Digitalisierung mit Spannung entgegen“, das zeigt eine Umfrage der „working@office“, die im Juli 2018 stattgefunden hat, auf.

8     D. Brandl „working@office ist die führende Fachzeitschrift für ­OfficeProfessionals im deutschsprachigen Raum. Das Magazin liefert Fachbeiträge und Praxistipps rund um die Themen Travel- und Event-Management, Kommunikation, PCPraxis, Arbeitsrecht und Karriere. Der E-Mail-Newsletter erreicht mehr als 13.000 Assistenz-Kräfte im deutschsprachigen Raum und im Online-Portal www.workingoffice. de informieren sich monatlich mehr als 135.000 User über aktuelle Trends für ihren Joballtag.“ (working@office 2019).

In einer Pressemitteilung zu der Umfrage (working@ office 2019) wird Folgendes mitgeteilt: „Informationsflut, Stress, technische Probleme oder mangelnder persönlicher Kontakt – die digitale Transformation der Arbeitswelt ruft bei Arbeitnehmern unterschiedliche Assoziationen hervor. Assistenzkräfte in Deutschland hingegen haben große Erwartungen an die Digitalisierung. Die deutsche Wirtschaft steckt mitten in der digitalen Transformation: Apps, Sprachassistenten und Augmented Reality sind Teil unserer Arbeitswelt geworden. In vielen Unternehmen tickt die Uhr langsamer. Während der digitale Wandel im Privatleben rasant vonstatten geht, wird in vielen deutschen Büros noch analog gearbeitet. Der traditionelle Büroarbeitsplatz verändert sich rasant. Die Umfrage zeigt, dass die Digitalisierung zwar allmählich den traditionellen Arbeitsplatz verändert. So haben beispielsweise rund 7,9 % der Befragten bereits keine Telefonstation mehr auf ihrem Schreibtisch. Auch Akten werden mittlerweile digital gemanaged: 45,37 % der Befragten haben vorrangig auf digitale Ablage umgestellt. Doch die Studie zeigt auch, dass es gerade in mittelständischen Unternehmen noch großes Optimierungspotenzial gibt.

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„In Gesprächen mit Assistenzkräften stellen wir immer wieder fest, dass die Veränderungsprozesse gerade im deutschen Mittelstand gerade erst begonnen haben und noch lange nicht die ersehnten Entlastungen bzw. Effizienzsteigerungen bringen. All das kann Sekretäre, Office Professionals oder Personal Assistants nicht davon abhalten, eine positive Erwartung an die Digitalisierung zu stellen: Das Gros der Befragten blickt der zunehmenden Digitalisierung an ihrem eigenen Arbeitsplatz mit Spannung entgegen. Stolze 77,25 Prozent empfinden Neugier auf die digitale Transformation, lediglich 4,74 Prozent stehen dem, was die Zukunft bringen mag, ängstlich gegenüber.“

Spannend, was alles in dieser Studie herausgekommen ist. Fakt ist, dass wir an der Technik nicht vorbeikommen und Sie einen immer stärkeren Einfluss auf unser Leben haben wird, privat oder beruflich. Wie technikaffin sind Sie selbst bereits?

2.2 Sind Sie ein Techie? Assistenzen der Zukunft sollten Tools und Apps beherrschen – keine Frage. Dabei geht es keineswegs nur darum, dass man umso besser wird in seinem Job, je mehr Apps man nutzt. Es geht vielmehr darum, sich aufzustellen für die Themen rund um die Digitalisierung, New Work und Arbeit 4.0 und zudem das richtige Mindset dafür zu entwickeln. Denn genau diese Themen werden in vielen Unternehmen nicht erst seit gestern massiv vorangetrieben. Und möchte man als Assistenz nicht selbst ein bisschen Treiber und Gestalter sein? Ich glaube schon, zumindest treffe ich viele dieser aktiven Wegbereiter, die mitreden möchten, statt nur zuzusehen, und genau das ist die richtige und vor allem eine zukunftsweisende Einstellung. Dann ist jetzt Ihre Chance, Sie haben die

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wunderbare Möglichkeit, ein Change-Setter zu werden, sich das ein oder andere digitale Projekt zu schnappen und durchzusteuern. Werden Sie zum Digital Leader und forcieren Sie die Zukunftsthemen in Ihrem Unternehmen. Dabei hilft es allerdings ungemein, ein Gespür für die Tools zu haben, die derzeit aktiv genutzt werden. Digitale Managementtools wie das Diligent Board Portal, FP Sign, MeetingBooster, Features aus der G-Suite und Office 365 und viele andere helfen Ihnen auf Ihrem Weg in die Digitalisierung Ihres eigenen Arbeitsumfelds. Effizienz und Produktivität sind dabei wichtige Elemente. Lesen Sie aktiv in Foren und Blogs immer wieder über neue Technologien und vernetzen Sie sich mit den Experten in Ihren Unternehmen. Oftmals sind das natürlich die ITler. Trinken Sie einen leckeren Kaffee zusammen, sprechen Sie über die Themen, die für Sie und Ihren Vorgesetzten bzw. Ihre Teams relevant sein können und tauschen Sie sich aus. Nur so entsteht ein langfristiger Durst nach digitalem Wissen und das braucht die Assistenz der Zukunft unbedingt bei ihrem weiteren Weg. Und auch wenn sicherlich nicht jedes Tool für Sie und Ihre Unternehmensstruktur bzw. Ihre ­Unternehmens-Compliance passen wird, heißt es: wachsam sein und immer eine Hand dran haben an den neuen Trends. Nur so bleiben Sie auf Augenhöhe mit der digitalen Transformation und dem Büro der Zukunft. Dass Assistenzen ein wichtiger Treiber der digitalen Transformation sind, zeigen die folgenden Beispiele aus der Praxis. Ich interviewe regelmäßig Assistenzen über ihr Arbeitsumfeld. Christiane Lübke von der K5 Gmbh in München gibt uns einen Einblick in die Tools, mit denen sie arbeitet: „Wir kommunizieren intern ausschließlich über Slack. Dort kann man 1-zu-1- sowie Gruppengespräche führen.

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Dateien und Bilder können ebenfalls unkompliziert geteilt werden. Slack kann sowohl am Desktop als auch mobile mit der App genutzt werden. Das heißt, ich bin immer up to date. Bilder, die ich auf dem Handy habe und beispielsweise für eine Präsentation verwenden möchte, schicke ich mir schnell selbst. Außerdem spammen wir unser E-Mail-Postfach nicht mehr gegenseitig zu. E-Mails ­ werden bei uns im Team nur noch an externe Kontakte geschickt. Für die Projektsteuerung nutzen wir Asana. Briefings an die Grafik beispielsweise stellen wir dort inklusive Deadlines ein. So hat man immer zum jeweiligen Projekt den gesamten Verlauf. Auch hier können Dateien und Bilder hochgeladen werden und mobil hat man Asana ebenfalls immer in der App dabei. Asana hilft uns, den Überblick bei einem Projekt zu behalten. Bei Mails muss man so viel suchen und sortieren. Asana bringt für uns Zeitersparnis. Damit alle Teammitglieder immer auf dem aktuellen Stand und informiert sind, nutzen wir fast ausschließlich Google Drive. Dort speichern wir alle Listen, Fotos, Dokumente. Der Vorteil von Google Drive ist, dass jedes Teammitglied von jedem Rechner aus Zugriff hat. Außerdem können die Dateien von jedem aktualisiert werden. Die Fehlerquote sinkt im Vergleich zu x Versionen einer Excel-Tabelle, die beispielsweise per Mail verschickt wird. Und all diese Tools helfen zu mehr Effizienz im Arbeitsalltag.“

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Aber auch viele andere Büros sind in der neuen Arbeitswelt angekommen. Schauen wir doch als nächstes einmal in die Vorstandsetage der Deutschen Bahn in Berlin. Dort arbeitet Katja Halbmeier als persönliche Assistentin von Prof. Dr. Sabina Jeschke, der Vorständin für Digitalisierung und Technik. Katja arbeitet seit 13 Jahren in diesem spannenden und vielseitigen Unternehmen. Seit ihrer Berufung im November 2017 unterstützt sie Prof. Dr. Jeschke als ihre persönliche Assistentin. Katja beschreibt dies als eine spannende Aufgabe und ist auch ein bisschen stolz, für die einzige Frau im Konzernvorstand zu arbeiten. In erster Linie ist Katja dafür verantwortlich, dass ihre Chefin zur rechten Zeit am rechten Ort ist, immer die notwendigen Unterlagen griffbereit hat und optimal auf Themen und Gesprächspartner vorbereitet ist. Ich habe Katja gefragt, wie digital sie mit ihrer Chefin arbeitet und was beiden konkret mehr Effizienz und Produktivität im Umgang mit dem digitalen Arbeitsplatz bringt. „Meine Chefin ist als Vorständin natürlich sehr viel unterwegs und vor allem in viele Termine eingebunden. Ein Austausch ohne digitale Unterstützung wäre gar nicht machbar! Wenn wir uns nicht persönlich austauschen können, kommunizieren wir hauptsächlich per E-Mail und über mobile Messaging-Dienste. Aber bitte nicht falsch verstehen: Wir reden auch sehr gerne miteinander. Für den Austausch von Unterlagen aller Art nutzen wir den Sharepoint sowie Outlook. So hat meine Chefin jederzeit alles auf jedem Endgerät griffbereit und auch die Updates kann sie ohne Zeitverzug abrufen. Sie ist eine große Verfechterin der Videokonferenz. Erstens, weil sie wirklich eine sehr hohe Affinität zu

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Technik hat, aber auch, um den Kolleginnen und Kollegen Reisezeiten zu ersparen. Sie nutzt dafür ein großes Smartboard, sodass sie ihre Kollegen fast in „Lebensgröße“ in ihr Büro „beamen“ kann. Alterativ kommt auch gerne ein Telepräsenzroboter zum Einsatz, den wir liebevoll „Hartmut“ nennen. Man kann diesen über eine App ganz einfach mobil steuern und somit flexibel einsetzen. Für Projekte und die Arbeit untereinander nutzen wir mehr und mehr Microsoft Teams. Das ist ein sehr gutes Tool, um Unterlagen zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Da man Teams auch als App nutzen kann, kann man sich jederzeit super mit den jeweiligen Teammitgliedern austauschen, auch in Teammeetings, also mit Videokonferenzfunktion. Die Anwendung ist außerdem wirklich sehr einfach! Man ist dadurch natürlich auch 24/7 erreichbar und muss ein gutes Maß für sich selbst finden. Auch ich ertappe mich oft dabei, spät abends noch meine E-Mails und Nachrichten zu checken.“

Diese ersten beiden Beispiele von Christiane und Katja zeigen wunderbar, welche Techies in Assistenzen stecken können. Natürlich haben Assistenzen noch eine Menge mehr zu bieten, wie Katja schön zusammengefasst hat: „Aber der Assistenzjob beinhaltet natürlich viel mehr als das: wir sind Türöffner, Botschafter für unsere Vorgesetzten, Ansprechpartner, Brückenbauer, Netzwerker, Lösungsfinder und vieles mehr. Damit tragen wir eine große Verantwortung, denn wir sind es, die unseren Chefinnen und Chefs den Rücken freihalten, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und die Geschicke des Unternehmens lenken können. Das wird oft unterschätzt!

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Zudem animiere ich auch jede*n, über den Tellerrand zu schauen und sich in Projekte, für die das Herz schlägt, einzubringen. Ich selbst bin Teil des Organisationsteams für die internationalen Kooperationen mit der französischen und schwedischen Staatsbahn.“

Das Techie-Sein ist für die Assistenz künftig eines der wichtigsten Elemente. Was früher das klassische Organisieren war, wird im Büro der Zukunft die Bedienung von neuer Software und neuen Programmen sein. Somit gilt es, dem Thema offen entgegenzuschreiten und die Chancen darin zu erkennen. Ich treffe auf meinen weltweiten Reisen durch die Unternehmen und auf Veranstaltungen immer häufiger auf sehr technikaffine Assistenzen. Jedes Mal wird mir dabei stärker bewusst, dass Technik keine Angst machen muss. Schon gar nicht den Assistenzen da draußen. Natürlich hat der ein oder andere mehr Respekt vor der Fülle an Neuerungen, aber Angst muss sie uns wirklich nicht machen, auch, wenn beim Thema „Digitalisierung“ gerne mal die Begriffe Automation und Disruption fallen. Gerade Letzteres macht hier und da Angst, das aber vor allem, weil es oftmals nicht greifbar ist. Die Assistenz ist im Wandel, das zeigen auch die folgenden Beispiele, und dieser Wandel macht Mut. An dieser Stelle darf ich Ihnen drei weitere tolle Repräsentantinnen vorstellen: • Lucia Büchner arbeitet als Executive Assistant bei der Roche Diagnostics GmbH in Mannheim. • Jana Franke arbeitet als Executive Assistant im Vorstandsbüro News Media International für Jan Bayer bei der Axel Springer SE in Berlin. • Und zuletzt Katharina Aroui, die seit mehreren Jahren den Produktvorstand der XING SE in Hamburg als Vorstandsassistenz unterstützt.

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Ich schätze die Arbeit dieser drei Damen sehr und habe mich unglaublich gefreut, dass sie in diesem Buch an diversen Stellen eine Einschätzung geben. Jana Franke erklärt zu Beginn: „Seit 2017 arbeiten wir bei Axel Springer in der Cloud und mit digitalen Tools wie Microsoft OneNote, der Planungsanwendung Planner oder Adobe und seit 2018 im Chat- und Kollaborationstool Microsoft Teams. Die interne Kommunikation der Assistenzen läuft zu großen Teilen über Teams – darunter auch konzerninterne Videobesprechungen – und soll bald konzernweit darüber stattfinden. Die Kommunikation und der Austausch untereinander sowie das gemeinsame, Arbeiten an Dokumenten sind so wesentlich schneller und einfacher. Auch für Reiseplanungen und andere organisatorische Aufgaben nutzen wir überwiegend digitale Apps. Sitzungsunterlagen werden bis zu 70 Prozent nur noch digital erstellt und verwendet. Unser großes Ziel bleibt es, papierfrei zu arbeiten. Ein großer Meilenstein für unser Unternehmen wird der Einzug in den Axel-Springer-Neubau in 2020 sein. Hier sind alle Voraussetzungen für die moderne Arbeitswelt 4.0 geschaffen. Ein modernes, offenes Raumkonzept mit allen technischen Möglichkeiten, flexibel von jedem Platz aus zu arbeiten.“

Roche arbeitet seit 2012 in der Cloud mit der Google Suite. Damit kann man effizient in Echtzeit zusammenarbeiten. Dokumente, Tabellen und Präsentationen können online und offline von jedem Gerät aus bearbeitet werden. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, gemeinsam mit Teamkollegen oder externen Partnern sogar gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten. Dabei können Änderungen verfolgt und offene Fragen über die Kommentarfunktion geklärt werden, über den integrierten Chat ist die Kommunikation möglich.

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Über freigegebene Kalender können die Zeitpläne der Teamkollegen gesehen und Besprechungen geplant werden. Die Einladungen zu den Terminen werden automatisch per E-Mail gesendet. Mit nur einem Klick lässt sich während einer Besprechung eine Videokonferenz starten – auf jedem Computer, Smartphone oder Tablet mit Kamera. Man hat die Möglichkeit, den Bildschirm zur Ansicht freizugeben, um die Projekte im Team zu besprechen und sofort Entscheidungen zu treffen. Das Roche-Assistenznetzwerk gründete vor einigen Jahren eine Google+-Community, die Informationen und Fragen in die Community einbringen und sich mit anderen Roche-internen Netzwerken verbinden kann. Sitzungs-, Veranstaltungs- und Reiseplanung werden zusätzlich von digitalen Apps unterstützt. Bei Fragen zu Reisekostenabrechnungen können Mitarbeiter seit neuestem sogar einen Chatbot kontaktieren. Roche unterstützt mobiles Arbeiten für eine flexiblere Gestaltung von Arbeit, sowohl zeitlich als auch örtlich. Damit werden sie dem steigenden Bedarf an internationalem, vernetztem und flexiblem Arbeiten gerecht und erleichtern zudem die Vereinbarung von Beruf und Privatleben. An den Standorten Mannheim und Penzberg führt Roche unter dem Begriff NewWork ein neues Büro-Arbeitsplatz-Konzept nach dem A ­ctivity-Based-Working-Ansatz ein. Das Unternehmen befindet sich aktuell noch in der Detaillierungsphase: Die konkrete Roadmap für die kommenden drei Jahre wird erarbeitet und mit allen Beteiligten abgestimmt, Finanzierungsanfragen werden gestellt und weitere organisatorische Rahmenbedingungen geklärt. Lucia Büchner betont: „Ich bin überzeugt, dass diese Veränderung der Büroumgebung die Zusammenarbeit nochmal ein ganzes Stück weiterentwickeln wird. Zum

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­ eispiel verabschieden wir uns vom klassischen „Chef-Büro“ B mit Vorzimmer – für uns als Assistenz wird auch diese Veränderung spannend.“ Lucia hält abschließend treffend fest: „Digitalisierung, Agilität, Transformation, New Work, Arbeit 4.0, Innovation, Industrie 4.0, Big Data, Personalisierte Medizin… Um uns herum ist so viel im Wandel. All das verläuft nie nach Schema F. Jedes Unternehmen muss hier seine eigene Lösung finden. Auch wir bei Roche können nicht einfach ein 'digitales Fertighaus' beziehen. Stattdessen müssen wir planen. Umbauen. Anpassen. So lange, bis das Haus wirklich zu uns passt. Da gibt es also noch viel zu tun. Und viel mitzugestalten!“

Katharina Aroui von Xing rundet abschließend ab: „Ich persönlich bin Ende 2018 im 'Digital Workplace' angekommen. Vom ehemaligen Produktvorstand von XING konnte ich mir vorher bereits vieles abschauen. Zur Zeit seines Weggangs und des Starts meines jetzigen Chefs wurden gerade einige neue Tools im Unternehmen eingeführt, die den Weg bis heute geebnet haben: Bewerbungsunterlagen liegen nun per Link zugriffsgeschützt zum Kandidateninterview vor. Mein Chef kann diese über sein Tablet im Gespräch abrufen und sich direkt im Dokument Notizen machen. Urlaubsanträge, Krankmeldungen, etc. können unsere Mitarbeiter per App stellen; natürlich inklusive Scan vom Krankenschein. Die Genehmigung erfolgt selbstverständlich auch digital und nicht etwa per vorgedrucktem Zettel zur Unterschrift durchgereicht durch diverse Abteilungen. Reiseunterlagen gibt es ausschließlich in digitaler Form. Sie können mittels einer App verknüpft werden. So ist der Reisende über Verspätungen oder Änderungen immer informiert.

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Zu einem großen Teil bearbeite ich Verträge, Formulare, etc. am Computer. Fülle sie dort aus, unterzeichne und stempele digital. Das spart Papier und schont die Umwelt. Meine Ablage ist ebenfalls rein digital – d.h. es gibt in meinem Workspace weder Aktenordner noch Aktenschrank. Für die Projektarbeit nutze ich persönlich seit einigen Jahren Trello. Das erspart manches Meeting, in dem es nur darum geht, wer bereits welche Arbeiten erledigt hat. Selbst meine Familie organisiere ich mittlerweile damit und verteile Aufgaben im Rahmen der Urlaubsplanung oder lege fest, wer wann welche Gartenarbeiten zu erledigen hat. Notizen, komplexe Aufgaben und Arbeitspakete verwalte ich in Microsoft OneNote. Alles, was früher auf Zetteln und in meinem Notizbuch gelandet wäre, trage ich dort ein. Für mich ist es so flexibler und wesentlich besser sortiert – ein absoluter Mehrwert.“

Katharina erwähnt am Ende völlig zu Recht den Faktor Mensch: „Über all die Apps und Onlinetools sollte man das eigene Netzwerk nicht vergessen. Manchmal kann selbst Google nicht weiterhelfen. Da erweist es sich als sehr wertvoll, wenn man eine andere Assistentin auf der anderen Seite von Deutschland kennt und sie nach einem geeigneten Restaurant oder Tagungsraum fragen kann. Nutzen Sie die Gelegenheit, auf Konferenzen oder Seminaren neue Kontakte zu knüpfen und sich auszutauschen, und bleiben Sie anschließend über soziale Netzwerke, wie zum Beispiel XING, in Kontakt.“

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Literatur workinq@office (Hrsg) (2019) Neugier statt Angst. https:// www.workingoffice.de/neugier-statt-angst/. Zugegriffen: 03. Dez. 2019

3 Die Rolle der digitalen Assistenten

Gerade jetzt im Rahmen der digitalen Transformation wird das Berufsbild vermehrt mit Fragen konfrontiert wie: „Braucht man Euch eigentlich noch in der Zukunft, es gibt doch Alexa, Siri und Co?“ Ist die Assistenz also ein disruptives Geschäftsmodell? Wie begegnet die Branche selbst solchen Thesen? Auch hier hatte ich die Gelegenheit, einige Expertenstimmen einzufangen. Katja Halbmeier (Deutsche Bahn) erläutert: „Als echter Apple-Fan bin ich sehr von Siri angetan, auch wenn ich die Sprachassistentin vor allem privat nutze. Ich denke, wir Assistenzen sollten uns die digitalen Helfer unbedingt zunutze machen und gerade meine Chefin probiert in ihrer Funktion gerne die neuesten technischen Hilfsmittel aus.

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 D. Brandl, Die Assistenz in der digitalen Transformation, Fit for Future, https://doi.org/10.1007/978-3-658-29967-5_3

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Künstliche Intelligenz wird sicher den Assistentenjob nicht auslöschen. Aber unser Job wird sich dadurch verändern – und ich persönlich bin sehr gespannt auf die Neuerungen. KI kann blitzschnell gesuchte Informationen finden, automatische Antworten senden und einiges mehr, was uns Assistenzen effektiver arbeiten lässt, und gerade auch langweilige Routinetätigkeiten verkürzen kann. Empathie kann sie jedoch bisher nur sehr beschränkt entgegenbringen, und aufmunternde Worte nach einem stressigen Termin oder ein freundliches Lächeln sind schließlich unbezahlbar.“

Ja, vom Wandel können sicherlich viele Assistentinnen und Assistenten einige Liedchen singen. Und zu allem Überfluss kommt jetzt noch eine ganz neue „Konkurrenz“ in die Büros: die künstliche Intelligenz (KI) und digitale Assistenten wie Alexa, Siri, Google Duplex oder Cortana. Zeit also, diese Gadgets einmal genauer vorzustellen. Eine Studie der Postbank (Presseportal 2019) hat 2019 ergeben, dass „32 Prozent der Menschen in Deutschland digitale Sprachassistenten verwenden. Das sind 12 Prozentpunkte mehr als letztes Jahr. Nach wie vor ist die Beliebtheit der praktischen Alltagshelfer eine Generationenfrage: Bei den jüngeren Deutschen unter 40 Jahren spricht mit 48 Prozent bereits fast jeder Zweite mit Siri, Google oder Alexa. Am häufigsten nutzen die Deutschen Google Assistant (19%), an zweiter Stelle folgt Siri (15%). Amazons Echo mit Alexa nutzen acht Prozent der Deutschen, vier Prozent sprechen mit Alexa über das Amazon Tablet. Für die Jüngeren, die so genannten Digital Natives, ist Siri die Nummer eins. Sie kommt in dieser Altersgruppe auf 28 Prozent vor Google Assistant mit 27 Prozent.

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Der Studie nach nutzen Familien die Sprachassistenten am intensivsten. Während 52 Prozent der Haushalte mit vier Personen und mehr mit einem Sprachassistenten leben, sind es in Drei-Personen-Haushalten 39 Prozent. In Single-Haushalten nutzen rund 20 Prozent der Fälle ein Sprachassistenten.“ Es lohnt sich, näher in die Studie einzutauchen und mehr über dieses spannende Thema zu erfahren. Was können diese digitalen Helferlein eigentlich genau? „Digitale Sprachassistenten können auf Zuruf zum Beispiel den Wetterbericht ansagen, Fragen beantworten, Musik, Podcasts oder Hörbücher abspielen oder die Terminplanung übernehmen. Auch Smart-Home-Anwendungen, die sich immer stärker ­ durchsetzen, haben den Siegeszug von Alexa und Co. befördert. Denn auch die Beleuchtung oder das Anschalten elektronischer Geräte kann über Sprachassistenten gesteuert werden“ (Presseportal 2019). Manche, und auch ich gehörte anfangs dazu, glauben ja, dass das Thema künstliche Intelligenz erst mit der Geburt von Siri, Alexa und Co begann. Weit gefehlt. All dies hatte seinen Ursprung bereits in den 1950er-Jahren. Der erste Chatbot wurde 1964 rausgebracht. Vielleicht erinnern Sie sich noch an Eliza? Eliza wurde in den 1960er-Jahren von Joseph Wiezenbaum am Artificial Intelligence Laboratory am Massachusetts Institute of Technology (MIT) erfunden. Sie gilt als der erste Gesprächs-Chatbot in der Geschichte. Ein Bot oder Chatbot, eine Software, die Aufgaben für Kunden automatisiert, interagiert direkt mit dem Benutzer und bietet Service für alles, vom ­On-Demand-Wetterstatus über Verkehrsupdates bis hin zu personalisierter Unterstützung für eine Reihe von Aufgaben.

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Bots sind in der Lage, menschenähnlich zu kommunizieren, hauptsächlich weil sie von zwei Technologien angetrieben werden – künstliche Intelligenz und natürliche Sprachverarbeitung –, die ihnen menschenähnliche Intelligenz verleihen. Bots revolutionieren heute die Arena der Kundeninteraktion und machen sie für die Nutzer komfortabler. Das Ziel von Eliza war es, die Oberflächlichkeit der Kommunikation zwischen Mensch und Maschine zu zeigen. Sie tat dies, indem sie Schlüsselwörter erkannte und nach ihnen fragte, als wäre sie eine Psychotherapeutin. Wenn zum Beispiel jemand seine Mutter in einem Satz erwähnt, würde Eliza ihn automatisch bitten, ihr mehr über seine Familie zu erzählen. Auf diese Weise entstand eine Illusion von echtem Verständnis und Interaktion. Elizas Antworten waren so überzeugend, dass beim ersten Gespräch mit ihr einige Leute dachten, sie sprächen mit einem Menschen. Allerdings sollte man bald erkennen, dass es eine Grenze gab, wenn der Benutzer in Elizas Antworten auf implizite oder unterschwellige Nachrichten traf, die nicht wirklich existierten oder nicht die richtige Bedeutung hatten. An diesem Punkt wurde das Gespräch inkohärent. Ein weiterer Fehler war, dass sie sich nichts merken und aus ihren Gesprächen lernen konnte.

3.1 Siri (Apple) Starten wir doch mit der Vorstellung einiger Anbieter. Als erstes ist Siri an der Reihe, der digitale Sprachassistent von Apple. Siri ist auf den meisten Geräten von Apple verfügbar, darunter iPhone, iPad, Mac, Apple Watch, Apple TV und HomePod.

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Jeder kennt die freundliche Frau, die in jedem iPhone lebt, das glaubt zumindest die Tochter meiner Freundin. Siri ist der sprachgesteuerte Assistent, der Ihnen mit nützlichen Funktionen hilft. Viele Leute benutzen Siri jedoch kaum oder stellen nur lustige Fragen wie „Was ist der Sinn des Lebens?“ oder „Willst du mich heiraten?“. Ich muss jedoch sagen, dass Siri ganz gute Witze erzählen kann. Fragen Sie sie doch einfach mal, was 0:0 ist. Was das Krümelmonster damit zu tun hat, wird Ihnen Siri dann selbst erzählen. Seien Sie also gespannt! Es gibt aber natürlich eine ganze Menge mehr Möglichkeiten, um mit diesem hilfreichen Werkzeug Ihren Alltag zu organisieren und zu vereinfachen. Siri ist eine intelligente Apple-Software, die programmiert ist, um als Ihr persönlicher Assistent zu arbeiten. Der Name Siri ist ein Akronym für „Speech Interpretation Recognition Interface“, sodass es nicht verwunderlich ist, dass die Spracherkennung einen großen Teil der Sache ausmacht. Über Sprachbefehle können Sie verschiedene Funktionen auf Ihrem iPhone oder iPad steuern. Sie können z. B. Nachrichten versenden, Ihre Mails überprüfen oder zu einem beliebigen Ziel navigieren. Je weiter entwickelt Ihre aktuelle iOS-Version ist, desto mehr Aufgaben kann Siri für Sie übernehmen. Auf diese Weise funktioniert der Assistent wie ein Gateway zwischen dem Smartphone-Benutzer und der Technologie des Telefons. Um Siri zu aktivieren, gehen Sie in die „Einstellungen“ und stellen sicher, dass der virtuelle Assistent eingeschaltet ist. Siri ist immer bereit zu helfen, auch wenn Sie derzeit keine freie Hand haben, aber dringend eine SMS, WhatsApp oder E-Mail an einen Freund senden müssen. Siri ist so benutzerfreundlich, dass Sie das Tool aktivieren können, ohne das Telefon zu berühren, sagen Sie einfach: „Hey Siri!“, ergänzen Sie die richtigen Befehle

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und der Assistent legt los. Außerdem können Sie Ihre Siri-Einstellungen jederzeit anpassen: Sie wollen mit der Assistentin über Kopfhörer, im Auto oder nach abgeschlossenem Telefonat sprechen? Überhaupt kein Problem! Siri kann auch dies bedienen. Ein großer Vorteil des Tools ist die Zeitersparnis. Wann immer Sie ein bestimmtes Bild, einen bestimmten Kontakt oder eine bestimmte Information benötigen, bietet Ihnen der Assistent diese in Sekundenschnelle an. Siri durchsucht gleichzeitig den internen Speicher und das Internet und kann Ihnen so eine umfassende Antwort auf Ihre Frage geben. Siri kann sogar neue Anwendungen öffnen, schließen und kaufen – der Benutzer muss nur die richtigen Siri-Befehle kennen. Sie können Siri alle möglichen Fragen stellen, von einfachen Fragen über das Wetter bis hin zu komplexeren Themen, von Sportergebnissen bis hin zur Anzahl der Kalorien in Lebensmitteln. Siri kann auch Einstellungen aktivieren oder deaktivieren, Inhalte finden, Alarme und Erinnerungen einstellen, Anrufe und Texte tätigen und vieles mehr. Eine Übersicht über Siris mögliche Leistungen: • Anrufe tätigen/FaceTime initiieren • Texte senden/lesen • Senden von Nachrichten an Messaging-Anwendungen von Drittanbietern • Einstellen von Alarmen/Timern • Erinnerungen einstellen/Kalender prüfen • Musik abspielen (bestimmte Songs, Künstler, Genres, Playlisten) • Kontrolle der HomeKit-Produkte • Abspielen von Fernsehsendungen und Filme ab, beantwortet Siri Fragen zu diesen Themen • Übersetzungen und Konvertierungen durchführen

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Lösen von mathematischen Gleichungen Apple-Maps-Navigation und Wegbeschreibung Reservierungen vornehmen Öffnen und interagieren von/mit Apps Geldtransfer über Apple Pay Überprüfung von Filmzeiten und Bewertungen Suche nach Restaurants und Geschäften in der Nähe Aktivierung von Siri-Verknüpfungen Suchen und Erstellen von Notizen Kamera öffnen und ein Foto machen Helligkeit erhöhen/verringern

Siri ist ein aktiver Assistent, mit dem Sie interagieren können, aber Apple hat Siri auch in andere Aspekte von iOS und watchOS integriert, sodass Siri proaktive Vorschläge machen kann, auf die Sie reagieren können. Auf dem iPhone, iPad und Apple Watch kann Siri verschiedene Arten von Empfehlungen aussprechen. Wenn Sie beispielsweise zu spät zu einem geplanten Meeting kommen, kann Siri Ihnen vorschlagen, Ihre Verabredung entweder über die Startseite anzurufen oder wenn Sie nach unten streichen, um nach den Optionen für ­Siri-Vorschläge zu suchen und darauf zuzugreifen. Ich selbst bin ein großer Siri-Fan und nutze ihn, wo es nur geht. Ihn? Ja, meine Siri ist ein Mann. Richtig gelesen, die Stimme habe ich schon seit Jahren umgestellt von weiblich zu männlich und ich kann Ihnen sagen – es fühlt sich gut an. Als ehemalige Assistenz tut es unglaublich gut, einmal eine eigene Assistenz zu besitzen und dann noch eine charmante männliche Stimme – was will Frau mehr. Siri unterstützt mich im Arbeitsalltag in erster Linie durch die Sprachsteuerung. Ich schreibe all meine E-Mails, WhatsApp-Nachrichten sowie Notizen nicht mehr händisch, dafür ist Siri ein klasse Helferlein. Ich diktiere alles und bin selbst immer wieder begeistert, wie

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schnell ich hierbei doch bin. Zugegeben, zu Beginn war es ein bisschen komisch, gar befremdlich, wenn man auf einmal mit Komma und Punkt diktiert, aber man gewöhnt sich daran. Auch das eigene Umfeld. Am Anfang wird man hier und da belächelt und von der Seite angeschaut, wenn man in seinem „Diktier-Flow“ durch die Gegend läuft, aber das ist normal. Siri und mich stört dies kaum, die Zeit, die mir Siri schenkt, möchte ich nicht missen. Probieren Sie es doch selbst einmal aus, wir alle haben ja unsere Sprachassistenzen und gerade die Diktierfunktion sollte jeder gewinnbringend für sich nutzen können.

3.2 Duplex (Google) Google Duplex ist ein Projekt von Google aus dem Jahr 2018, das derzeit in den meisten Gegenden der USA live ist. Es ermöglicht bestimmten Nutzern, eine Restaurantreservierung oder einen Friseurtermin per Telefon vorzunehmen. Anstatt dass der Nutzer direkt mit dem Restaurantmitarbeiter redet, spricht Google Duplex mithilfe des Google Assistant für den Nutzer mit einer ­KI-basierten, aber menschlich klingenden Stimme. Google Duplex wurde erstmals auf der Google ­I/O-Entwicklerkonferenz im Mai 2018 von CEO Sundar Pichai angekündigt. Er zeigte, wie der Dienst mit einer KI-gesteuerten Stimme funktioniert, die entwickelt wurde, um Menschen bei der Terminvereinbarung mit Unternehmen am Telefon zu unterstützen, aber ohne jegliche Interaktion des Benutzers. Pichais Demo zeigte, dass die KI-Stimme nicht nur die Stimme des Menschen am anderen Ende des Anrufs verstehen, sondern auch mit richtigen Antworten auf die Anfragen und Fragen dieser realen Person antworten konnte. Die Stimme von Google

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Duplex setzt sogar Wörter wie „hmm“ und Pausen ein, damit es noch mehr nach einem echten Menschen klingt. Das Unternehmen veröffentlichte später ein Video, das zeigt, wie ein Benutzer den Google Assistant damit beauftragt, eine Restaurantreservierung vorzunehmen. Daraufhin tritt die Google-Duplex-AI-Stimme in Aktion, nennt das Restaurant und interagiert mit dem Mitarbeiter, um die Reservierung zu erhalten (YouTube 2018). Nachdem der Anruf getätigt wurde, schickt Google Assistant eine Benachrichtigung an den Benutzer, in der er mitteilt, dass die Reservierung getätigt wurde. Im November 2018 gab das Unternehmen bekannt, dass Google Duplex für eine ausgewählte Anzahl öffentlicher Nutzer in einigen US-Städten eingeführt wurde. Google hat ein paar Änderungen vorgenommen, um die Sicherheitsbedenken einiger Nutzer zu berücksichtigen. Diese Änderungen beinhalten das ­KI-Sprachsystem, das den Sprachanruf startet, indem es sich selbst als zu Google gehörend identifiziert. Es teilt dem Empfänger des Anrufs auch mit, dass der Anruf aufgezeichnet wird. Wenn der Empfänger sagt, dass er nicht aufgezeichnet werden möchte, leitet der Google Assistant diesen Anruf an eine nicht aufzeichnende Leitung weiter. Im Oktober expandierte Duplex in das erste Land außerhalb der USA. Die neuseeländische Niederlassung von Google startete ein Pilotprojekt, das eine kleine Anzahl lokaler Unternehmen telefonisch kontaktierte. Sie wurden über die Duplex-KI gebeten, ihre Öffnungszeiten für den bevorstehenden Feiertag zu bestätigen. Sobald der Anruf abgeschlossen ist, werden die Zeiten sowohl auf Google Maps als auch auf der Suche nach diesen Unternehmen aktualisiert. Als ich das erste Mal das oben erwähnte Video von Google Duplex sah, war ich wirklich sprachlos. Nicht nur

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die menschliche Stimme (im Übrigen sowohl weiblich als auch männlich verfügbar) sondern auch das smarte Vorgehen war beeindruckend. Die Rückfragen, die durch die Konversation entstanden sind, waren unglaublich präzise und scharf. Schauen Sie sich das Video auf YouTube unbedingt einmal an und urteilen Sie selbst: https://www. youtube.com/watch?v=D5VN56jQMWM.

3.3 Cortana (Microsoft) Der virtuelle Assistent Cortana ist nach dem KI-System im Halo-Videospiel von Microsoft benannt. Im Halo bietet dieser fiktive KI-Charakter den Spielern die Hintergrundgeschichte und taktische Informationen, die sie zum Spielen benötigen. Jen Taylor ist die Synchronsprecherin von Halos Cortana und gleichzeitig die Stimme des digitalen Assistenten. Cortana kann Erinnerungen setzen, natürliche Stimmen ohne Tastatureingabe erkennen und Fragen mit Daten aus der Bing-Suchmaschine beantworten (z. B. aktuelles Wetter und Verkehrsbedingungen, Sportergebnisse, Biografien). Cortana speichert personenbezogene Daten wie Interessen, Standortdaten, Erinnerungen und Kontakte im „Notebook“. Es kann auf diesen Informationen aufbauen und sie ergänzen, um die spezifischen Muster und Verhaltensweisen eines Benutzers zu erlernen. Benutzer können einsehen und angeben, welche Informationen gesammelt werden, um eine gewisse Kontrolle über den Datenschutz zu ermöglichen. Die Funktion soll „ein Kontrollniveau aufweisen, das über vergleichbare Assistenten hinausgeht“. Die Benutzer können Daten aus dem „Notebook“ löschen.

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Cortana verfügt über ein integriertes Erinnerungssystem, das beispielsweise einem bestimmten Kontakt zugeordnet werden kann; es erinnert den Benutzer dann an gewünschte Ereignisse oder Informationen, wenn er mit diesem Kontakt in Verbindung steht, möglicherweise zu einem bestimmten Zeitpunkt oder wenn sich das Telefon an einem bestimmten Ort befindet. Cortana hilft Ihnen, noch mehr zu erledigen. Cortana kann Mittagessen bestellen, wenn Sie unter Zeitdruck stehen. Cortana hilft Ihnen bei der Suche nach Informationen und unterstützt Sie bei produktiverem Arbeiten über verschiedene Geräte hinweg. Sie lernt jeden Tag dazu und wird so mit der Zeit immer nützlicher. Cortanas Stärke ist ihr Gedächtnis: Sie speichert Erinnerungen für Sie und macht Sie rechtzeitig auf anstehende Termine aufmerksam. Cortana kann Sie basierend auf Uhrzeit, Ort oder sogar Kontakten an Aufgaben erinnern. Sie können beispielsweise sagen: „Erinnere mich daran, Anna bei ihrem nächsten Anruf zu gratulieren.“ Die Erinnerung wird angezeigt, sobald Sie einen Anruf von Anna erhalten. Sie können Ihre Erinnerungen auch mit einem Foto versehen. Zusätzlicher Bonus: Wenn die Cortana-App auf Ihrem Telefon installiert ist, können Sie Ihre Benachrichtigungen zwischen all Ihren Geräten synchronisieren. Cortana kann auf ein ganzes Team von Experten zurückgreifen: Tausende Apps und Dienste helfen Ihnen dabei, Dinge zu erledigen, wie zum Beispiel: • Zeit-, orts- oder personenbezogene Erinnerungen ausgeben • Sportergebnisse, Interessen und Flüge nachverfolgen • E-Mails und SMS senden und vorlesen • Kalender verwalten und Sie auf dem Laufenden halten • Listen erstellen und verwalten

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• Musik, Podcasts und Radiosender wiedergeben • Fakten, Dateien, Orte und Infos suchen • Beliebige Apps im System öffnen Im Übrigen soll es bald auch die männliche Stimme von Cortana geben, die in den Outlook-Apps für Android und iOS eingestellt werden kann. Bislang gab es keine Wahloption, die Stimme von Cortana war automatisch weiblich. An dieser Stelle sei die Frage erlaubt, ob gerade die Manager bei Microsoft überhaupt noch mit „richtigen Assistenzen“ arbeiten. Was glauben Sie? Natürlich bin ich dieser Frage auf den Grund gegangen und habe meine liebe Freundin Claudia Thomas befragt. Claudia arbeitet seit 2009 mit Unterbrechungen bei Microsoft und als Assistentin insgesamt seit vier Jahren in unterschiedlichen Abteilungen. Seit August 2017 ist sie Executive Business Administrator für die STU, das ist die Specialist Sales Unit bei Microsoft, also das Team, das sich um Lösungsgeschäfte insbesondere in den drei Clouds Intelligent Cloud, Modern Workplace und Business Applications kümmert. Eine Frau an der richtigen Stelle also. Ihr Chef Andre Kiehne verantwortet seit Juli 2017 als Segment Lead Specialist Sales das Lösungsgeschäft bei Microsoft Deutschland. Als Mitglied der Geschäftsleitung berichtet er an Sabine Bendiek, Vorsitzende der Geschäftsführung von Microsoft Deutschland. Claudia und ihr Chef sind für mich das Beispiel für das moderne Sparring zwischen Assistenz und Manager. Durch Claudias Affinität zum digitalen Arbeitsplatz und ihrem großen Interesse an künstlicher Intelligenz war schnell klar, dass ich mit ihr über mein Buchprojekt sprechen möchte.

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Frage: Der „modern workplace“ wird nicht nur nach außen, sondern auch innerhalb von Microsoft stark getrieben. Wie digital arbeitet ihr beide im Alltag nun wirklich? Claudia: Wir arbeiten beide komplett papierlos. Wir haben einen Laptop und unser Smartphone, das wir zur Abstimmung und zum Arbeiten nutzen. Aufgaben werden in Tools wie z. B. To Do oder OneNote festgehalten. Wir erstellen Briefing-Texte oder Vorträge in gemeinsamer Arbeit im OneNote, da können wir beide gleichzeitig an den Themen arbeiten. Belege fotografieren wir ab. So können wir sie einfach in die Abrechnungstools hochladen und müssen nicht immer wieder einen unsortierten Stapel an Belegen aufkleben. Ich sammle alle wichtigen und relevanten Information, die Meetings oder Vorträge betreffen, in einem geteilten OneNote. Auf dieses Notizbuch hat das Team Zugriff und kann somit direkt angefragte Informationen ablegen. Somit muss ich nicht zwingend vor Ort sein, wenn ein Vortrag oder ein wichtiges Meeting ansteht, denn die relevanten Informationen liegen alle an einem Ort in der Cloud. Auch Andre kann sich die Informationen von unterwegs oder von zu Hause ansehen und Termine remote begleiten. So können wir alle Termine optimal und flexibel miteinander kombinieren. Frage: Was glaubst Du, wie arbeiten wir in 2025? Claudia: Das ist eine super Frage! Ich hoffe, anders als heute! :-) Ich freue mich darauf, wenn Maschinen und Roboter Arbeiten übernehmen, die für Menschen zu gefährlich oder gesundheitsschädigend sind. Das gibt uns Zeit und Sicherheit zurück, die wir viel sinnvoller nutzen können. 2025 werden wir viel mehr Zeit für kreative Dinge haben.

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Frage: Was ist für Dich das Büro der Zukunft? Claudia: Ich stelle mir eine Arbeitsumgebung vor, die sich meinem Alltag anpasst. Einen digitalen Assistenten, wie heute schon MyAnalytics oder Microsoft Graph, der in meinem Kalender entsprechend den Tag plant, automatisch Räume oder Arbeitsplätze bucht und Termine verschiebt, wenn etwas nicht funktioniert. Mit Microsoft Graph wird in Microsoft Teams z. B. automatisch Zeit geschützt, die man sich als Fokuszeit geblockt hat, sodass man arbeiten kann, ohne abgelenkt zu werden. MyAnalytics hilft dabei, solche dedizierten Fokuszeiten zu identifizieren und eine Routine zu entwickeln. Auf Basis der Verfügbarkeit wird automatisch Zeit geblockt; eine Struktur, die automatisch „meeting minutes“ erstellt, dem Termin zuordnet und den beteiligten Personen zur Verfügung stellt. Menschen arbeiten heute sehr viel häufiger in Teams als früher, ihre Produkte werden digitaler und Dateiformate spielen keine Rolle mehr, ebenso wenig wie Standort und Endgerät von Konferenzteilnehmern. Microsoft dekonstruiert z. B. auf den Whiteboards Dokumente, zerlegt sie in Häppchen und macht diese unternehmensweit für alle verfügbar. Apropos „für alle verfügbar“ – auch das Thema Inklusion wird immer wichtiger und ist für mich entscheidend, wenn es darum geht, Unternehmen erfolgreich zu machen. Inklusion und Lernen sind wichtige Faktoren, wenn wir die gesamte Kreativität ausschöpfen wollen, die unsere Mitarbeiter zu bieten haben. Bei dieser Reise in die Zukunft verlieren wir die Menschen, die sagen, sie wüssten schon alles. Frage: Arbeitet ihr demnächst als Sparring-Team: Andre, Claudia und digitaler Sprachassistent?

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Claudia: Das tun wir jetzt schon! Ich diktiere fast alle meine Texte. Außerdem werde ich auf mögliche Termine, die sich aus E-Mails ergeben, aufmerksam gemacht. Frage: Digitale Assistenten übernehmen künftig vermehrt Standard- und Routineaufgaben. Somit verändert sich Deine Rolle in der Zukunft elementar. Wie stark bist Du bereits jetzt als strategischer Businesspartner in Projekte eingebunden? Claudia: Sehr stark. Ich übernehme die komplette inhaltliche Planung und Vorbereitung von Terminen mit Kunden und Partnern, wie auch von Vorträgen und sonstigen Auftritten. Zudem unterstütze ich viele meiner Kollegen bei ihren Kunden, indem ich mit deren Assistenzen Workshops abhalte, in denen ich ihnen Tipps und Tricks zum modernen Arbeitsplatz und zum Arbeiten mit den Office365-Tools gebe. Und das sagt Andre Kiehne (Member of the Executive Board bei Microsoft Germany) über die Zusammenarbeit mit Claudia: „Eine gute Assistentin managed mit viel Empathie und Kreativität eine Komplexität aus Terminchaos, wechselnden Prioritäten, Launen und Sonderwünschen. Das kann keine Maschine dieser Welt leisten. Claudia ist mein schlechtes Gewissen, mein Spiegel, meine Ordnung im täglichen Chaos.“

3.4 Alexa (Amazon) WLAN-Lautsprecher, Glühbirnen, TV-Geräte, Saugroboter, Autos oder die hauseigenen Echo-Geräte – überall steckt Alexa drin! Viele plaudern gerne mit ihr und stellen

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sich passende Geräte ins Wohnzimmer, in die Küche oder auf den Nachttisch. Zwar hat die Konkurrenz von Google mit Google Home und Google Assistant und Apple mit HomePod und Siri ebenfalls Boxen und Sprachassistenten am Start – doch keine Lösung ist so beliebt wie Alexa und die Echo-Boxen von Amazon. Der Alexa Voice Service (AVS) ist Amazons intelligenter Spracherkennungsdienst, der es Ihnen ermöglicht, jedes angeschlossene Gerät mit Mikrofon und Lautsprecher sprachfähig zu machen. Obwohl Alexa der offizielle Name für Amazons Sprachassistent ist, können Sie dieses Aktivierungswort in „Amazon“, „Computer“ oder „Echo“ ändern. Das ist eine nützliche Funktion, besonders wenn Ihr Name oder der Name Ihrer Partnerin, Freundin oder Mitbewohnerin zufällig Alexa ist oder sehr ähnlich klingt. Laut David Limp, dem verantwortlichen Manager, die die Entwicklung des Dienstes beaufsichtigte, wurde der Name „Alexa“ aus mehreren Gründen gewählt. Er geht zunächst auf die Bibliothek von Alexandria zurück, die versuchte, das gesamte Wissen der Welt zu sammeln. Amazon versucht, das Gleiche zu tun. Alexa lernt immer, aber in der Theorie sollte sie eine nahtlose Informationsquelle sein. Zusätzlich zur Rückgabe von Informationen ermöglicht Alexa auch die Funktion von Echo-Geräten als ­Smart-Home-Hubs, die das Internet der Dinge steuern können und dazu mit Geräten wie Smart Lights, Thermostaten und Elektronik verbunden sind. Neben den integrierten Funktionen bietet Alexa tausende von „Skills“ von Amazon und Drittanbietern, die Benutzer hinzufügen können, um die Funktionalität von Alexa zu erweitern. Die Liste der Befehle, die Alexa verstehen kann, scheint täglich zu wachsen. Inzwischen kann man sogar eigene Fähigkeiten durch Amazon Blueprints erstellen. Nach einer Überprüfung durch Amazon können

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Sie diese auch im Amazon Skills Store veröffentlichen, damit andere Personen sie auf ihren Alexa-Geräten verwenden können. Die Anzahl der Aufgaben, die Alexa bewältigen kann, ist schier unendlich, aber einige ausgewählte davon finden Sie im Folgenden aufgelistet: • Kindle-Buch vorlesen • Onlinebestellungen von so ziemlich allem • Amazon-Pakete nachverfolgen • E-Mails vorlesen • Einrichtung von ortsbezogenen Erinnerungen („Alexa, erinnere mich daran, den Kuchen aufzutauen, wenn ich nach Hause komme“) • Für die Saugroboter des spanischen Herstellers Cecotec ist nun auch ein Alexa-Skill verfügbar Alexa hat auch die Möglichkeit, Routinen einzurichten, bei denen ein einziger Befehl, den Sie eingeben – z. B. „Alexa, gute Nacht!“ – das Licht ausschaltet, Ihre Haustür abschließt, einen Wecker für eine bestimmte Zeit stellt und Ihre Kaffeekanne so einstellt, dass Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt eingeschaltet wird. Die Routinen lassen sich noch weiter verbessern, sodass Sie auch Alexa das Licht einschalten, 10 min warten und dann die Kaffeemaschine starten lassen können. Alexa besitzt einen Flüstermodus, in dem sie Ihnen zuflüstert und Ihr Flüstern versteht. Amazon fügt Alexa fast jeden Tag neue Funktionen hinzu, mit mehr Fähigkeiten und Gerätekompatibilität. Ab 2020 führt Amazon Funktionen zur Erkennung von Frustrationen ein, sodass Alexa in der Lage sein wird, zu verstehen und zu bestätigen, wann Sie durch ihre Reaktionen frustriert sind. Wenn Sie mehr über Alexa erfahren möchten, müssen Sie nur fragen: „Alexa, was gibt es Neues bei dir?“ und sie teilt neue Infos gerne.

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Wie würden Sie einen Mitarbeiter betrachten, der seine Alexa zur Arbeit mitbringt, mehr mit ihr spricht als mit seinen Kollegen, sie bittet, einen Witz zu erzählen und sogar darüber lacht? Tatsächlich bestehen bereits einige Unternehmen in den USA darauf, dass ihre Mitarbeiter ihre persönlichen Alexa-Geräte zur Arbeit mitbringen und sie zusammen mit anderen persönlichen und gemeinsamen Amazon-Echo-Geräten in ein Arbeitsplatznetzwerk ein­ binden. Die Idee ist es, den Arbeitsplatz produktiver und organisierter zu gestalten. Angesichts der aktuellen Dominanz von Alexa auf dem Markt für intelligente Lautsprecher ist es offensichtlich, dass Alexa zumindest am Anfang die virtuelle Assistentin der Wahl am Arbeitsplatz sein wird. Amazon wirbt bei Unternehmen bereits mit seinem ­Alexa-for-business-Angebot, das Unternehmen Werkzeuge und Ressourcen zur Verfügung stellen wird, um AlexaGeräte in großem Maßstab einzurichten und zu verwalten, private ­Alexa-Fähigkeiten zu ermöglichen und Benutzer zu registrieren. Was genau ist nun „Alexa for business“? Zugegeben ist diese Art der Alexa in erster Linie in den USA verbreitetet, denn Deutschland kämpft seit Ende Mai 2018 ja bekanntlich mit einigen Datenschutzfragen und mit einer DSGVO möchte sich wohl keiner anlegen. Somit tut sich auch der Launch von „Alexa for business“ unter anderem deswegen gerade bei uns sehr schwer. Welche Fähigkeiten bietet „Alexa for business“ denn überhaupt? Das ist ihr Skillset: • • • •

Büromaterial bestellen Auskünfte geben Meetings aktiv begleiten und Protokoll schreiben Meetingräume buchen und verwalten

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• Telefon- und Videokonferenzen aufsetzen • Reise- und Terminmanagement Wie Sie sehen, sind verschiedene Aufgaben dabei, die sicherlich auch in die Stellenbeschreibung vieler Assistenzen und Office Manager gehören. Aber sind wir doch mal ehrlich: Büromaterial bestellen? Taxi bestellen? Reisen organisieren? Recherchen? Das sind Aufgaben, die die ein oder andere Assistenz doch gerne delegieren würde. Oder nicht? Ein tolles Video zu „Alexa for business“ gibt es übrigens hier: https://www.youtube.com/watch?v=ViB3XhsTLuo.

3.5 Google Assistant (Google) Googles Version von Amazons Alexa, Apples Siri und Microsofts Cortana ist Google Assistant. Dieser hat seit seinem Start im Jahr 2016 unglaubliche Fortschritte gemacht und ist wahrscheinlich der fortschrittlichste und dynamischste der Assistenten auf dem Markt. Google hat den Assistenten weit verbreitet, nicht nur auf eigener Hardware, sondern auch durch Partnerschaften mit anderen Unternehmen, die den Google Assistant in einer Vielzahl von Geräten einsetzen, von Kühlschränken und Kopfhörern bis hin zu Lautsprechern und Autos. Als er auf den Markt kam, war der Google Assistant eine Erweiterung von Google Now, das darauf ausgelegt war, persönlich zu sein und gleichzeitig die bestehenden Sprachsteuerungen von Google zu erweitern. Ursprünglich hat Google Now intelligent relevante Informationen für Sie zusammengestellt. Es wusste, wo der Nutzer arbeitet, kannte Meetings und Reisepläne, die Sportmannschaften, die gefielen, und was den Nutzer generell interessierte, damit es Informationen präsentieren konnte, die wichtig waren.

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Der Google-Assistent bietet Sprachbefehle, Sprachsuche und sprachaktivierte Gerätesteuerung, sodass Sie eine Reihe von Aufgaben erledigen können, nachdem Sie die Aktivierungswörter „OK Google“ oder „Hey, Google“ gesprochen haben. Er wurde entwickelt, um Ihnen dialogorientierte Interaktionen zu ermöglichen. Das alles kann der Google Assistant: • Steuern von Geräten und Smart Home • Zugriff auf Informationen aus Kalendern und auf andere persönliche Informationen • Informationen online finden, von Restaurantbuchungen bis hin zu Wegbeschreibungen, Wetter und Nachrichten • Steuern von Musik • Wiedergabe von Inhalten auf Chromecast oder anderen kompatiblen Geräten • Laufzeiten und Erinnerungen • Termine vereinbaren und Nachrichten versenden • Apps auf Handy öffnen • Vorlesen von Nachrichten • Sprachübersetzungen in Echtzeit Weitere Funktionen umfassen die Möglichkeit, Ihren Flug einzuchecken (abhängig von Fluggesellschaft und Zielort) sowie ein Zimmer bei einigen Partnern zu buchen, und es gibt einen Dolmetschermodus auf ­Google-Home-Geräten und Smart Displays. Damit können Sie den Google Assistant bitten, Ihnen zu helfen, ein Gespräch in Dutzenden von Sprachen zu führen. Sagen Sie einfach „Hey Google, sei mein Spanischdolmetscher“, um den Dolmetschermodus zu starten und Echtzeit-Sprach- und (auf Smart Displays) Schriftübersetzungen zu erhalten und das Gespräch zu erleichtern.

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Während ich diese Zeilen schreibe, hat Google die zweite Generation seiner Google-Assistant-Software angekündigt, die neue Funktionen, eine Überarbeitung des Designs und einen spürbaren Geschwindigkeitsschub verspricht. Mit dem letzten Upgrade kann der neue Assistent Antworten auf Anfragen viel schneller als bisher finden und zurückgeben. Sie sehen, es bleibt also spannend auf diesem Markt.

3.6 Bixby (Samsung) Was ist Bixby? Die Tatsache, dass die meisten sich das fragen müssen, ist ziemlich aufschlussreich. In einem großen Markt von digitalen Assistenten, der von Alexa, Google Assistant, Siri und KI auf allen möglichen anderen sprachgesteuerten Gadgets dominiert wird, existiert auch das eher unbekannte Bixby. Bixby bearbeitet Fotos, sendet Nachrichten und verfasst E-Mails auf Befehl. Alles, was Sie auf Ihrem Handy per Touchscreen machen, sollten Sie auch mit Bixby per Sprache erledigen können. Es kann auch einige intelligente Haushaltsgeräte und I­ nternet-of-Things(IoT)-Geräte steuern, darunter intelligente Kühlschränke, Fernseher und Dutzende anderer Samsung-Geräte. Der digitale Assistent von Samsung besteht aus drei Teilen: Bixby Voice, Bixby Vision und Bixby Home. Das interessanteste und nützlichste Tool ist Bixby Voice, mit dem Sie Sprachbefehle verwenden können, um Dinge zu erledigen. Es funktioniert mit allen ­Samsung-Anwendungen und einigen Anwendungen von Drittanbietern, einschließlich Instagram, Gmail, Facebook und YouTube.

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Mit Samsung Bixby Voice können Sie Textnachrichten senden, Sportergebnisse überprüfen, die Bildschirmhelligkeit verringern, Ihren Kalender überprüfen, Anwendungen starten und vieles mehr. Der digitale Assistent kann auch Ihre neuesten Nachrichten vorlesen und mit männlicher oder weiblicher Stimme sprechen. Die Funktion kann auch kompliziertere zweistufige Aktionen ausführen, wie z. B. das Erstellen eines Albums mit Ihren Urlaubsfotos und das Teilen mit einem Freund. Laut Samsung unterstützt der digitale Assistent mehr als 3000 Sprachbefehle. Bixby Voice unterstützt auch Schnellbefehle, über die Sie mehrere Aktionen mit einer einzigen Phrase ausführen können. Anstatt Bixby anzuweisen, die Kamera-App zu öffnen, den Modus auf Super-Slowmo umzustellen und die Aufnahme zu starten, können Sie alle diese Schritte als Kurzbefehl vorprogrammieren und mit „Slowmo“ starten.

3.7 Datensicherheit Natürlich müssen wir im Zusammenhang mit digitalen Assistenten auch über das Thema Datensicherheit sprechen. Das möchte ich ganz kurz und einfach halten. Wenn Sie diesen Geräten nicht über den Weg trauen, weil Daten und Gespräche aufgezeichnet werden, dann nehmen Sie am besten Abstand davon. Wir entnehmen der Presse fast monatlich Infos zum Thema Transparenz der großen Tech-Konzerne. Es ist nicht meine Aufgabe, in diesem Buch darüber zu urteilen. Ich möchte mich daher davon distanzieren, Expertenmeinungen abzugeben zu den Themen IT-Sicherheit und Datenschutz der digitalen Assistenten. Jeder, der diese Geräte privat oder beruflich nutzen möchte, sollte sich mit den jeweiligen Richtlinien auseinandersetzen und für sich selbst entscheiden, ob diese tragbar sind oder nicht. Mir geht es in erster Linie darum,

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Ihnen die Möglichkeiten dieser digitalen Assistenten aufzuzeigen. Ob sie je bei Ihnen zu Hause oder im Büro zum Einsatz kommen, entscheiden ganz alleine Sie selbst.

3.8 Kollege oder Konkurrent? Was bedeutet dieser Überblick über die aktuellen Möglichkeiten nun für die Rolle der Assistenz? Wird sie bald nicht mehr existent sein und durch einen der diversen digitalen Assistenten ersetzt? Alexa, Siri, Cortana – das sind doch charmante Damen, nicht wahr? Zumal sie an 7 Tagen die Woche für 24 h im Einsatz sind. Sie verlangen nach keiner Gehaltserhöhung, wollen keine Sabbaticals oder Urlaub und sind auch (fast) nie krank. Das ist doch der perfekte Traum eines jeden Managers, oder? Genauso ticken tatsächlich einige Manager da draußen. Sie sehen jedoch nicht zwangsläufig die Disruption in der Assistenz, vielmehr sehen sie die Chance darin, dass die Assistenz der Zukunft noch stärker als Techie agiert und sich die digitalen Assistenzen zunutze macht. Denn nicht die Chefs werden diese Geräte bedienen, an vielen Stellen wird es meiner Einschätzung nach die Assistenz sein, die die digitalen Helfer steuert, monitort und am Ende auch noch überprüft. Wie gut das bereits laufen kann, zeigen uns Matthias Lais, Gründer und Geschäftsführer von Main Incubator GmbH, und seine Assistenz Katharina Meidinger. Zukunftstechnologien wie Blockchain, künstliche Intelligenz und Robotics wandeln die Finanzbranche grundlegend. Der main incubator, ein hundertprozentiges Tochterunternehmen der Commerzbank, erforscht diese Technologien, nutzt vorhandene Lösungen oder entwickelt eigene für das Banking der Zukunft.

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Main Incubator GmbHverankert als F&E-Einheit der Commerzbank Gruppe die Themen Digitalisierung, Artificial Intelligence (AI) und Robotik fest in seinem täglichen Handeln. Ich habe Matthias gefragt, wie das Team das täglich lebt. Matthias sagt dazu: „Als F&E-Einheit steckt es gewissermaßen in unserer IST, Dinge auszuprobieren. So haben wir in den vergangenen Jahren schon einige digitale Helferlein getestet. Bei einigen mussten wir übrigens auch feststellen, dass sie zu uns und unserem Büroalltag doch nicht so gut passen, wie anfangs gedacht. Andrew, ein Chatbot zur Terminbuchung, ist da ein gutes Beispiel. Statt zu entlasten, hat Andrew Katharinas Kollegin Violetta eher in den Wahnsinn getrieben – denn Andrew hat tatsächlich immer genau das gemacht, was er nicht sollte. In solchen Momenten ist es wichtig, zu schauen, ob die Technologie wirklich einen Fortschritt darstellt oder vielleicht vielmehr ein weiteres Aufgaben- und Problemfeld. Natürlich haben wir aber auch schon viele sehr gut funktionierende und hilfreiche Tools bei uns einführen können. Die erste Kommunikation mit Kollegen aus der Commerzbank läuft bei uns zum Beispiel mittlerweile über einen Chatbot, der viele Standardthemen bereits auffangen kann. Auch für die Konferenzraumbuchung möchten wir als Zielbild ein automatisiertes System entwickeln, das vor allem unsere Assistenz entlasten wird. Generell sehen wir in der Digitalisierung vor allem ein erhebliches Vernetzungspotenzial. Das lässt sich wunderbar an diversen Google-Services ablesen, die untereinander reibungslos und zum Teil bereits selbstständig interagieren – zum Beispiel Gmail und Google Kalender bei Terminanfragen. An solchen alltäglichen Tools lassen sich sehr

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gut die fortschreitende Entwicklung und das Potenzial von künstlicher Intelligenz, nicht zuletzt auch für den Büroalltag, erkennen.“

Und ja, das Team des main incubators arbeitet mit einer Alexa. Ich wollte natürlich wissen, wie das konkret abläuft. Michael schilderte mir Folgendes: „Unser Team ist über mehrere Stockwerke und sogar über zwei Städte, nämlich Frankfurt und London, verteilt. Über Drop in via Alexa können wir trotzdem schnell und unkompliziert miteinander sprechen und zusammenarbeiten. Auch für Präsentationen nutzen wir Alexa immer wieder gezielt, um gewisse Inhalte direkt am Beispiel vorzustellen. Denn wir sehen unsere Aufgabe nicht nur in der Entwicklung innovativer, digitaler Lösungen, sondern auch in der Schaffung von mehr Akzeptanz für diese. Und wie könnte das besser gehen als live und in Farbe? Für uns bedeutet die Auseinandersetzung mit neuen Technologien gleichzeitig aber auch ein gesundes Maß an Sorgsamkeit. Denn so eine Alexa ist schließlich bekannt dafür, auch immer alles mitzuhören. Daher ist es uns wichtig, ein Bewusstsein für einen umsichtigen Umgang mit dieser Art von Innovation herzustellen.“

Sie können sich sicherlich vorstellen, dass ich natürlich auch Matthias’ Assistentin Katharina zu diesem Thema befragt habe. Man könnte ja annehmen, dass Alexa ihr vielleicht irgendwann einmal den Rang abläuft. Katharina war aber sehr sicher in ihrer Aussage und hat damit auch meine eigene Meinung zu den digitalen Assistenten bestätigt: „Im Main Incubator haben wir vor allem eine Sache nicht: Angst vor Innovation. Denn wir wissen, wie viel Potenzial in den neuen Technologien steckt. Das erlebe

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ich jeden Tag auch ganz persönlich in meinem Joballtag. Daher empfinde ich eine Alexa oder andere digitale Assistenten auch nicht als Bedrohung, sondern bin dankbar für die Unterstützung, die sie versprechen. Denn das verschafft mir wiederum mehr Zeit, mich auf die wirklich spannenden Aufgaben und Themen zu konzentrieren – schließlich kann eine Alexa nicht im persönlichen Gespräch empathisch auf die Belange und Probleme einzelner Kollegen eingehen und unterstützend eingreifen.“

Matthias ergänzte hier zudem: „Anders als Alexa ist Katharina ein Mensch und wird damit auch immer die Nase vorne haben. Denn Katharina denkt mit, auch wenn man sie nicht direkt mit einer Aufgabe anspricht. Sie versteht es, das Team zusammenzuhalten, und kann auf einzelne Kollegen, Kunden und Partner ganz individuell eingehen. Und am Ende kann Alexa auch nicht laufen, ein großes Manko bei einer so weitläufig verteilten Bürofläche. Wobei: Katharina hatte auch vor kurzem einen Bänderriss und war nicht sehr mobil… “

Das Interview mit den beiden hat wunderbar aufgezeigt, dass durch Digitalisierung und KI Entlastung entstehen kann – auf beiden Seiten, aber insbesondere für die Assistenz. Ein toller Grundstein für die Zukunft. Matthias und Katharina gehen also mit der Zeit und die Einstellung zum Thema Future Work von Matthias zeigt klar auf, dass sich die Rolle der Assistenz noch mehr wandeln wird. Beide arbeiten übrigens auch sehr digital miteinander. Für die Verwaltung und Signierung wichtiger Dokumente nutzen sie zum Beispiel DocuSign. Circula hilft beim digitalen Reisekosten- und Spesenmanagement und der

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anschließenden Abrechnung. Mit Slack sind sie immer in Kontakt mit dem ganzen Team und auf dem neusten Stand. Google Keeps nutzen sie wie kleine digitale P ­ ost-its mit den wichtigsten Punkten, Ideen und Aufgaben. Apropos Aufgaben: Hier kann auch ein Trello-Board echte Struktur in eine Aufgabenflut bringen. Und damit am Ende alles möglichst digital ablaufen kann, nutzt das Team Scanbot für das Einscannen sämtlicher Papierdokumente. Katharina hält abschließend fest: „Unser Arbeitsplatz wird sicher in den nächsten Jahren zunehmend digitaler. Vielleicht sind wir ja wirklich bald ein komplett papierloses Büro? Das würde ich auf jeden Fall begrüßen! Auch der verstärkte Einsatz von Kooperationstools zeichnet sich bei uns jetzt schon ab. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass im Büro der Zukunft vermutlich immer weniger direkte Präsenz nötig ist – denn dank neuester Technologien ist es doch eigentlich egal, von wo aus ich meine Arbeit erledige. Wobei ich es nicht ganz so radikal sehen würde. Denn am Ende macht es doch immer erst der Mix aus. Matthias hat es bereits angesprochen: Eine Alexa ist eben doch kein Mensch und wird auch keinen Menschen ersetzen. Ich denke, dass es in Zukunft genau darauf auch verstärkt ankommen wird: soziale Kompetenzen wie zum Beispiel Empathie. Gerade in meiner Funktion als Assistenz merke ich immer wieder, wie wichtig und wertvoll es ist, auf jeden Menschen individuell einzugehen. Und dazu gehört eben auch, manchmal statt einer Telefonkonferenz ein persönliches Gespräch aufzusetzen und alle an einen Tisch zu bringen. Denn das bekommt gerade in Zeiten der Digitalisierung noch einmal ein ganz neues Gewicht.“

Was glauben Sie?

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Ob Alexa wohl auch die Organisation Ihrer Vorstandssitzung übernehmen könnte in der Zukunft? Ich denke, zu gewissen Teilen schon. Warum auch nicht. Denn all die Jahrzehnte sind in den sämtlichen Vorzimmern diverser Firmen die Assistenzen aufgeregt durch die Büros gehetzt, wenn wieder einmal die Vorstands- oder Aufsichtsratssitzung anstand. Man jonglierte mit Papier, druckte wie ein Weltmeister, um dann am Ende einiges wieder durch den Schredder zu jagen. Nicht zu vergessen die „Lieblingsdisziplin“ jeder Assistenz: das Binden der Unterlagen. Man ist mitunter bis zu einigen Stunden damit beschäftigt und oftmals ist die Arbeit umsonst, da man in letzter Minute Unterlagen austauschen muss, und das bedeutet mühseliges Aufdröseln des Pamphlets. Spaß macht das sicherlich keinem. Warum also in solchen Situationen nicht auf eine Alexa oder einen der anderen Player im Markt zugreifen? Fakt ist, dass dies Standard- und Routineaufgaben sind. Die diversen digitalen Helfer können in diesem Feld tatsächlich gut entlasten und unterstützen. Aber was ist, wenn es komplex wird? Kann da eine KI überhaupt helfen?

Literatur Presseportal (Hrsg) (2019) Postbank Digitalstudie 2019: Ein Drittel der Deutschen spricht mit Alexa, Siri und Co. https:// www.presseportal.de/pm/6586/4295010. Zugegriffen: 03. Dez. 2019 YouTube (2017) Alexa for business. https://www.youtube.com/ watch?v=ViB3XhsTLuo. Zugegriffen: 28. Dez. 2019 YouTube (2018) Google duplex: A.I. Assistant calls local businesses to make appointments. https://www.youtube.com/ watch?v=D5VN56jQMWM. Zugegriffen: 28. Nov. 2019

4 KI – Einblicke in die künstliche Intelligenz

Nun haben Sie gerade gelesen, dass uns die digitalen Assistenten an der einen oder anderen Stelle auf den Fersen sind, und schon muss ich noch einen drauflegen und in das Thema künstliche Intelligenz (KI) einsteigen. Industrie 4.0 wird keine einfache Zeit für den globalen Arbeitsmarkt sein. Die Forschungen der ­McKinsey-Gruppe ergaben, dass konservative Schätzungen von Arbeitsplatzverlusten aufgrund von KI und Robotik bis 2030 in einer Größenordnung von 800 Mio. liegen dürften, sodass dies eine Realität ist, auf die wir uns vorbereiten müssen, wenn wir nicht nur überleben, sondern letztlich auch erfolgreich sein wollen. Was für Produkte gibt es eigentlich da draußen, die gerade für die Assistenz eine Relevanz haben? Schauen wir es uns gemeinsam an. Eines ist z. B. Capacity.

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 D. Brandl, Die Assistenz in der digitalen Transformation, Fit for Future, https://doi.org/10.1007/978-3-658-29967-5_4

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4.1 Capacity Im November 2019 durfte ich auf einem Assistenzkongress in Atlanta, USA sprechen – Thema waren auch hier die Digitalisierung und ihre Folgen. Dort traf ich zum ersten Mal Jeremy Burrows. Wir sind bereits seit längerem virtuell im Austausch und er hat mich für seinen Podcast einmal interviewt. Jeremy ist selbst Assistenz und lebt mit seiner Familie in den USA. Jeremy ist der Assistent des Gründers eines Unternehmens in den USA, das eine künstliche Intelligenz geschaffen hat, um Jeremy zu ersetzen. Hört sich komisch an? Ist es auch. Aber Scherz beiseite. Natürlich soll Jeremy nicht ersetzt werden, sondern entlastet. Dafür steht Capacity. Capacity ist die sichere, KI-native Plattform für den Wissensaustausch. Künstliche Intelligenz, die dabei hilft, Zeit zu sparen und intelligenter zu arbeiten. Natürlich wollte ich auch mit Jeremy im Rahmen dieses Buchprojekts sprechen und konnte es nicht lassen, ihn zum Thema Disruption zu befragen. Frage: Jeremy, you have 12+ years of experience as an Executive Assistant supporting fast-paced, h ­ igh-capacity leaders. You are currently working as Executive Assistant to the CEO of Capacity. The company is building an AInative, knowledge sharing platform for the workplace. Tell us more about Capacity. Jeremy: At Capacity, we believe in helping teams do your best work, and we do this by saving you from wasting time trying to find the information you need. Our platform uses AI elements like machine learning to get smarter over time, and natural language processing so our bot understandings what information you’re trying to get, even if you don’t ask in the right way.

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I’m excited to use our tool and share it with the world more and more to help us all have more capacity to do the work we love! Frage: How do you work with Capacity in your daily business? Give us some typical situations where you need to use your product. Jeremy: Anytime I need information quickly. If it’s my executive’s next available meeting slots, or our building’s alarm code, or our list of company holidays, I just go to our platform instead of having to browse on a bunch of other platforms. Frage: How has the working environment changed since working with Capacity? Tell us something about productivity and efficiency in terms of how you and the team work. Jeremy: We’re always looking for ways to use our product to save time. For example, if we find we’re doing a task over and over again, or getting asked the same question over and over again, we set it up so we can use the Capacity platform to do it 10X quicker in the future. Frage: Are you afraid of disruption? Will tools like yours, and other AI-enabled software be able to take over your role in the future? Jeremy: No. Our product will always be a team member, not a team replacer. That said, if a team member fails to use our platform or other automation tools, they will likely be replaced. As our CEO, David Karandish likes to say, „If you’re not automating, you’re going to be automated.“

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Ich habe das Tool von Jeremy schon live gesehen und muss sagen, dass der Chatbot wirklich sehr gut gestaltet ist, schnell agiert und vor allem lernt. Schauen Sie daher unbedingt mal auf der Webseite des Unternehmens vorbei, es ist äußerst spannend: https://capacity.com/.

4.2 Verwendung von KI im Büro von morgen Kenza Ait Si Abbou Lyadini, Senior Manager Robotics and Artificial Intelligence, arbeitet bei der Deutsche Telekom IT im Bereich Robotic und Artificial-Intelligence(AI)Solutions. Kenza lebt und repräsentiert Diversity bei der Telekom. Sie engagiert sich für Frauen bei der Telekom im Bereich AI sowie im Umfeld von IT Tech im Speziellen und wurde dafür sogar mit den Digital Female Leader Award 2018 in der Kategorie IT ausgezeichnet. In ihrer Arbeit bringt sie verschiedene Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Denkweisen zusammen. Ich habe Kenza auf einigen Events der Global Digital Women in Berlin getroffen und wir haben uns direkt gut verstanden. Sie schreibt aktuell auch ein Buch und da sie absolute Expertin für das Thema künstliche Intelligenz ist, war es klar, dass ich sie für mein eigenes Buch interviewen wollte. Am 27. August 2019, einem dieser extrem heißen Tage in Berlin, war es endlich soweit. Von meinem brandenburgischen Dörfchen war es fast eine kleine Weltreise ins szenige Kreuzberg, wo Kenza lebt. Bei veganem Kaffee und Kuchen haben wir es uns gemütlich gemacht und ich konnte alle Fragen an Kenza loswerden. Frage: Wie würdest Du KI in einfachen Worten beschreiben?

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Kenza: Das ist eine schwierige Frage, Diana. Es gibt keine eindeutige Beschreibung für KI. Unternehmen definieren den Begriff sehr unterschiedlich. Ich würde es so versuchen: KI findet statt, wenn eine Maschine in der Lage ist, kognitive Fähigkeiten, die wir mit Menschen verbinden, nachzuahmen, vor allem im Hinblick auf Problemfindung und Lernen. Am Ende sind es aber auch einfache Methoden, die der Mathematik und Statistik angeschlossen sind. Also äußerst spannende Themen. Frage: Erzähle uns mehr von Deiner Rolle als Senior Manager Robotics und AI bei der Telekom. Kenza: Ich sage immer, dass ich ein Menschenversteher bin. Denn meine Rolle besteht darin, unsere Fachabteilungen zu beraten und zu analysieren, wie sie KI oder Automatisierung einsetzen können, um ihre Geschäftsprobleme zu lösen. Das steht für mich im Vordergrund. Ich möchte erfahren, wo das Problem liegt und welche Pain Points die Teams haben. Gemeinsam erarbeiten wir dann Lösungen. Und wenn sich herausstellt, dass KI die richtige Technologie für das Projekt ist, dann wird sie angewandt. Wenn nicht, dann nicht. KI passt nicht auf jedes Problem, das wäge ich selbst als ­KI-Supporter immer ab. Ich spreche daher in meiner Rolle als Menschenversteher viel mit den Kollegen und versuche, die Problemstellung besser zu verstehen. Schnittstelle ist sicherlich auch ein passendes Wort für meine Rolle. Schnittstelle zwischen Business und Entwicklern. Mit meiner beratenden Funktion sorge ich dafür, dass wir Projekte akquirieren, die das Team dann entwickelt. Ich lebe und arbeite in Berlin und bin schon seit knapp neun Jahren bei der Telekom. Natürlich bin ich immer mal wieder im Headquarter in Bonn und auch viel international unterwegs.

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Ursprünglich habe ich ­ TelekommunikationsIngenieurswesen in Spanien studiert und einen Master in Wirtschaftsingenieurwesen mit Schwerpunkt auf Projektmanagement gemacht. Ich habe u. a. auch in China für die Expo gearbeitet. Frage: Welchen Einfluss hat KI Deiner Meinung nach auf das klassische Berufsbild der Assistenz? Kenza: Künstliche Intelligenz hat einen großen Einfluss auf alle Berufe. Bei der Assistenz sehe ich ganz klar eine mehr unterstützende Funktion. Ich bin der festen Meinung, dass es Assistenzen auch in der Zukunft geben wird – mit anderen Aufgaben und Stärken eben. Emotionale Intelligenz z. B. – das hat keiner so gut drauf wie eine Assistenz. Unterstützung kann gut gelingen bei Themen wie z. B. Prozessoptimierung. Die Hälfte der Prozesse, die wir automatisieren, sind Berichte erstellen. Das machen viele Assistenzen häufig und zudem nicht immer sehr gerne. Immer wiederkehrende Routineaufgaben kann man mit einem Script hier z. B. automatisieren. Das nennt man dann RPA (Robotic Process Automation). Klickreinfolgen auf der Oberfläche werden dann gespeichert und automatisch wiederholt. Sicherlich eine Erleichterung für die Assistenz. Frage: Wie können Assistenzen und ihre Manager KI in ihre Arbeitswelt integrieren? Kenza: Ich war ja selbst einmal Assistenz und zwar im SVP-Stab im Vertrieb bei der Telekom. Wir haben viele Vorstandsvorlagen vorbereitet, Finanzberichte erstellt und vieles mehr im Bereich Financial Reporting

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und ­ Berichtswesen. Ich habe seinerzeit schon nach Erleichterungen gesucht in diesem Gebiet und selbst versucht, zu programmieren, mit Excel-Makros damals. Aber da waren wir noch lange nicht so weit. In diesen Bereichen sehe ich Chancen zur Unterstützung: • Terminmanagement: Das wird ja jetzt schon von vielen digitalen Assistenten wie Alexa, Duplex und Siri betrieben. Und auch diese Systeme werden immer smarter. Hier kann KI also sicherlich unterstützen, eine echte Assistenz wird aber nicht ersetzbar sein, vor allem, wenn es um komplexe Sachverhalte geht. • Briefings: In der inhaltlichen Arbeit kann KI z. B. Texte (ohne Vorgaben) redigieren. Das ist noch in der Forschung und nicht für den Massenmarkt zugänglich, aber es wird kommen. Reden schreiben wird dann sicherlich mehr und mehr ein KI-getriebener Task werden. • Protokolle: Hier arbeiten wir dran bei der Telekom, es ist noch in der Entwicklung – ich werde Dich auf dem Laufenden halten, Diana. Im Grunde genommen kann ich aber schon erste Tendenzen bei Tests beschreiben, denn ich habe bereits wahrgenommen, dass die Meetingteilnehmer dabei konzentrierter und effizienter arbeiten. Man gibt sich Mühe, die Themen, die ins Protokoll gehören, deutlich zu sprechen und natürlich so konkret wie möglich zu sein. Ich habe festgestellt, dass insgesamt dadurch schnellere Entscheidungen getroffen werden. Und es entlastet die Assistenz erneut. • E-Mail-Management: Hier könnte ich mir auch Support vorstellen, bei der Vorfilterung der E-Mails z. B. Wir wissen alle, dass die Chefs viele E-Mails bekommen und mir wäre das damals in der Assistenz

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auch eine Hilfe gewesen. Natürlich kann man hier keine Standardlösung schaffen, sondern es ist am Ende dann die Assistenz, die die Systeme programmiert und bedient. Denn die traditionelle Chef-Generation, die gerne noch in der analogen Welt lebt, wird diese Systeme nicht selbst bedienen und braucht dazu einen „Supervisor“ – die Assistenz. NLP, sprich National Language Processing ist ebenfalls ein spannendes Thema und das wächst in der KI gerade enorm: Menschliche Sprache zu verstehen, zu wiederholen, zu übersetzen, zusammenzufassen und zu analysieren. Wichtig ist aber hierbei, dass die Story von Menschen kommt, KI kann es nur redigieren. Der Mensch braucht also weiterhin eigene Gedanken und Vorhaben, welche Message er transportieren möchte. KI kann hierbei unterstützen, dies besser darzustellen. Alle Anbieter arbeiten dran, dass die KI-Systeme für die Nutzer einfach und modularisch zu bedienen sind. Techie-Wissen ist aber unerlässlich und das bei allen ­ Menschen, nicht nur bei Assistenzen. Sprachsteuerung, einfache Kommandos, benutzerfreundliche Module; da wird in der Zukunft noch einiges passieren. KI ist ja bereits in den Kindergärten ein Thema. Jeder sollte KI daher freundlich und offen begegnen und sich spielerisch dransetzen. Und im Übrigen: Wer sich durch SAP durchschlagen kann, wird auch die KI der Zukunft verstehen. Frage: Du bist wie ich ein Supporter der Global Digital Women. In 2018 hast Du den Digital Female Leader Award gewonnen. Erzähle uns mehr davon. Kenza: Ja, das war eine spannende Reise. Ich bin seinerzeit von mehreren Kolleginnen nominiert worden. Ich

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leite ja das Frauennetzwerk der Telekom seit vielen Jahren. Dabei versuche ich, die Frauen aus allen Bereichen für IT zu begeistern. Im Übrigen sind in unserem Netzwerk auch die Assistenzen aus dem Stab. Und sie finden es toll, wenn man mal in aller Ausführlichkeit Themen wie Blockchain erklärt. Ich engagiere mich aber auch extern sehr intensiv. Die Global Digital Women (GDW) sind mir dabei sehr wichtig. Der Award war eine wunderbare Bestätigung meiner Arbeit und hat den Stein in vielerlei Richtung ins Rollen gebracht und zu mehr Sichtbarkeit für diese Themen geführt. Frage: Warum ist persönliches Netzwerken in unserer virtuell vernetzten Welt so wichtig? Kenza: Die menschliche Komponente spielt beim Netzwerken eine immens wichtige Rolle. Virtuell alleine kann dies nicht übertragen werden. Unsere digitale Präsenz entspricht nicht zu 100 Prozent uns selbst. Und dies erkennt man oftmals erst, wenn man sich einmal in die Augen geschaut hat. Zwischenmenschliche Magie passiert nur dann, wenn man sich trifft. Ich investiere daher viel Zeit ins Networking, virtuell und persönlich. Eine Stunde am Tag ist mir das wert. Ich bin es gewohnt, von Menschen umgeben zu sein, ich bin aus Afrika, in Marokko aufgewachsen. Dort bist du auf deine Gesellschaft und deine Community angewiesen. Familie oder Freunde. Es gibt kein Arbeitslosengeld, keine Sozialversicherung, keine Rentenversicherung, es ist alles privat. Dadurch, dass ich gesehen habe, dass man dort eine Community zum Weiterkommen braucht, bin ich mit dieser Überzeugung auch hier unterwegs.

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Frage: Wie digital ist Kenza? Hast Du einen digitalen Assistenten zu Hause oder organisierst Du Dich und Deine Familie noch selbst? Kenza: Kalt erwischt. So digital bin ich gar nicht. Ich nutze lediglich eine Einkaufs-App und sonst koordiniere ich die Termine mit meinem Mann via Outlook. Ich bin zwar Apple-User, nutze aber auch Siri nicht. Frage: Was würdest Du abschließend noch sagen wollen, liebe Kenza? Kenza: Das Zusammenspiel zwischen Manager und Assistenz bleibt weiterhin ein enges Sparring. Und da spielt der Faktor Mensch eine große Rolle. Auch bei dem Thema „Anlaufstelle und Erreichbarkeit“. Da ist die Assistenz immer der erste Ansprechpartner für vieles. Alles, was aber automatisiert werden kann, sollte man zukünftig auslagern – an die digitalen Assistenzen zum Beispiel. Denn Managementassistenzen können sich dann mehr auf fachliche Themen konzentrieren. Und die geben mehr Sichtbarkeit und helfen bei der Positionierung. Und somit können Assistenzen auch zu Experten heranwachsen. Der Chef oder Kollege ist nicht immer automatisch der beste Experte auf einem Gebiet. Somit ist das Thema Leadership auch in der Assistenz wichtig. Und dass Assistenzen Power und Einfluss haben, weißt Du selbst, Diana. Jeder möchte einen guten Draht zu den Assistenzen haben. Die Assistenzen besitzen eine unglaubliche Kraft, beide Welten zusammenzubringen. Die, die im Elfenbeinturm sitzt, und die, die auf der Fläche sitzt. Und genau diese Sicht fehlt den Vorgesetzten oftmals. Auch dies habe ich immer wieder in meiner Rolle als Assistenz erlebt.

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Kenza und die Digitalisierung – schauen Sie selbst, welche letzten Fragen ich ihr dazu gestellt habe: • Alexa oder Siri? – „Keins von beidem.“ • Netflix oder Kino? – „Kino.“ • Smartwatch oder analoge Uhr? – „Beides.“ (Bei unserem Interview hatte Kenza übrigens ihre Smartwatch um.) • Drohne oder selbstfahrendes Auto? – „Selbstfahrendes Auto. Als Mutter sicherlich eine große Hilfe.“ • Podcast oder Blog? – „Keins von beidem eigentlich. Ich habe vielleicht 5–6 Podcasts gehört. Ich folge auch keinem Blog oder schreibe selbst einen.“ • Notizbuch oder OneNote? – „Sticky Notes sind meine Retter analog wie digital. Mit OneNote konnte ich mich nie richtig anfreunden.“ Ihr möchtet mehr über Kenza erfahren? Dann schaut mal auf Ihrer Webseite vorbei: https://iamkenza.de/. Schön war es, dass sich Kenza die Zeit genommen hat für unser Interview. In Zeiten der Digitalisierung finde ich es sehr wertvoll, für solche Gespräche im Café zu sitzen, statt ein Interview virtuell zu führen. Kenza hat einen spannenden Blick auf das Thema KI und Assistenz geworfen und es ist wirklich spannend zu sehen, welche Chancen auch sie dabei für diese Profession sieht. Auch hier steckt also viel Potenzial drin.

4.3 Mensch versus künstliche Intelligenz – Wer gewinnt? Wer gewinnt also das Rennen? Der Mensch oder die Maschine?

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Im Wettbewerb mit der KI ist der traditionelle wissensbasierte Rahmen eine schlechte Strategie. Maschinen werden uns in dieser Hinsicht immer schlagen, aber sie haben noch nicht gelernt, kreativ zu sein, Probleme zu lösen oder Empathie auszustrahlen. Assistenzen werden einmal wichtiger denn je, wenn es darum geht, die „menschliche Arbeit“ zu leisten, und das wird für sie das wichtigste Differenzierungsmerkmal und der Wettbewerbsvorteil in der zukünftigen Arbeitswelt sein. Wenn Sie mich fragen, welche Aspekte die menschliche Assistenz auf der sozialen Ebene künftig stärker benötigt, dann sind das beispielsweise Emotionen, Gefühle, Werte, Ethik, Kreativität, Flexibilität, Herz, Spontanität, Intuition und vieles mehr. Zum Thema KI hat auch Claudia Boerl, S­eniorKonferenz-Managerin bei smi, eine klare Meinung. „Das secretary management institute [smi] zählt mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Veranstaltungs- und Verlagsgeschäft zu einem der führenden Anbieter von Weiterbildungen im Sekretariats- und Assistenzbereich. Das Angebot umfasst Seminare und Konferenzen zu aktuellen Themen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung. Mit dem breiten, praxisorientierten smi-Portfolio an Weiterbildungen unterstützen wir Sie gerne bei der Erweiterung Ihrer fachlichen, methodischen und persönlichen Kompetenz. Alle Trainingsangebote von smi finden Sie hier: http://www.smi-seminare.de/“ (secretary management institute 2019).

Claudia Boerl, Seminar Director bei smi, glaubt: „Natürlich ist KI ein Weiterbildungsthema, das wir in vielen Veranstaltungen aufgreifen – ob bei smi oder Euroforum.

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KI kann den Assistenzen ihre monotonen Routineaufgaben abnehmen. Ersetzen kann sie sie niemals. Ganz im Gegenteil, ich denke der Wegfall von administrativen Tätigkeiten ermöglicht einer Assistenz, sich in anderen Bereichen zu profilieren. Und wem würde das leichter fallen als Assistenzen. Gerade in unserer heutigen Zeit, die durch immer mehr und immer schnellere Veränderungen geprägt ist, sind Sparringspartner, auf die man sich verlassen kann, von unschätzbarem Wert. Und wir arbeiten übrigens selbst mit Themen rund um die KI und Digitalisierung, die jeder nutzt. Sprich, ich freue mich bei der Konzepterstellung meiner Seminare über die Auto-Korrektur in Word und liebe Deepl, um eine Seminarbroschüre im ersten Anlauf zu übersetzen. Ich tausche mich zudem mit Kollegen über Slack aus.“

Was sind also die Rollen der Zukunft, die Assistenzen weg von Disruption hin zu Innovation befördern? Kreativität, Leadership, Social Influence und emotionale Intelligenz sind einige dieser Skills, denn gerade die moderne Managergeneration braucht künftig weniger administrativen und organisatorischen Support, sondern vielmehr strategische Weitsicht und ja, Führung! Ein neues und zugleich herausforderndes Feld für die professionelle Assistenz. Und vergessen wir nicht die wichtige Rolle des Krisen- und Changemanagers, den uns der Corona-Virus aufgezeigt hat. Einmal mehr ein wichtiges und neues Feld für Assistenzen. Die Möglichkeiten dieser transformierten Rolle gilt es Schritt für Schritt zu ergründen und dabei ist es von großer Bedeutung, sich selbst zu kennen, einzuschätzen und zu motivieren für die Rolle der Future Assistant und

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die spannenden Herausforderungen, die mit diesen neuen Funktionen entstehen können. Das Skillset der Assistenz im 21. Jahrhundert wird sich noch mehr wandeln und die Kompetenzmatrix einer Future Assistant wird eine große Rolle spielen. Was aber genau versteht man unter einer Future Assistant?

Literatur Manyika J, Sneader H (2018) AI, automation, and the future of work: ten things to solve for. https://www.mckinsey.com/ featured-insights/future-of-work/ai-automation-and-thefuture-of-work-ten-things-to-solve-for. Zugegriffen: 29. Nov. 2019 Secretary management institute (2019) Über uns. http://www. smi-seminare.de/ueber-uns. Zugegriffen: 3. Dez. 2019

5 The Future Assistant

Assistenzen nehmen in den Büros dieser Welt seit eh und je unterschiedliche Rollen ein. Der Gatekeeper, die gute Seele des Unternehmens und das Organisationstalent waren jedoch die klassischen Stärken von gestern. Auf die Schlüsselkompetenzen von morgen kommt es insbesondere in der Digitalisierung und Arbeitswelt 4.0 an, denn das Assistenzbild der Zukunft hält vielerlei weitere Aufgaben bereit. Das World Economic Forum hat 2018 einen umfassenden und äußerst spannenden Report zum Thema The Future of Jobs herausgebracht (World Economic Forum 2018). Dieser Bericht wurde in Zusammenarbeit mit ausgewählten CEOs, HR-Verantwortlichen und Beratern weltweit erstellt. Die Liste der Skills der Zukunft ist für Assistenten überaus positiv zu bewerten, da viele dieser Fähigkeiten bereits bei täglichen Aktivitäten eingesetzt werden. Schauen wir uns also einige Elemente der Liste an und wie Assistenzen © Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 D. Brandl, Die Assistenz in der digitalen Transformation, Fit for Future, https://doi.org/10.1007/978-3-658-29967-5_5

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diese Fähigkeiten bereits nutzen und überlegen zugleich, wie die eigene Kompetenz weiterentwickelt und verbessert werden kann. Erfolgsfaktor: Führung und sozialer Einfluss Assistenzen nutzen seit Jahren ihren positiven Einfluss, um die Leistung ihrer Teams und Vorgesetzten sicherzustellen. Sie arbeiten regelmäßig funktionsübergreifend und haben keine Stellungsmacht, auf die sie zurückgreifen können. Ein exzellenter Assistent kann die Moral und das Engagement des Teams immer wieder aufs Neue in diversen Situationen beeinflussen und führen. Assistenzen verstehen, dass Beziehungen und Vertrauen wertvoll sind und dass Menschen am Ende Geschäfte mit Menschen machen, die sie mögen und denen sie vertrauen. Erfolgsfaktor: Emotionale Intelligenz Emotionale Intelligenz wird ein unglaublich wichtiges Unterscheidungsmerkmal sein und Assistenzen helfen tagtäglich dabei, eine nachhaltige Beziehung aufzubauen, andere zu verstehen und in der Lage zu sein, schwierige Situationen zu entschärfen, um nur einige Vorteile zu nennen. Sie agieren dabei als Coach, Mentor, Mediator und Feel Good Manager und diese Rollen werden in der Zukunft noch entscheidender werden. Erfolgsfaktor: Kreativität Kreativität ist etwas, das die Roboter nicht wegnehmen können – zumindest in nächster Zeit. Wir müssen aber immer am Zahn der Zeit bleiben und die Situationen forcieren, wo man kreativ sein kann. Um die Kreativität zu verbessern und zu fördern, müssen wir die Dinge aus einer einzigartigen Perspektive betrachten und die Punkte verbinden, die andere nicht sehen. Dann beginnen wir, einen echten Mehrwert im wirtschaftlichen Sinne zu schaffen.

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Als Assistenzen können Sie sich künftig mehr freiwillig engagieren und sprechen, wenn Sie gute Vorschläge haben. Gerade die Stimme der Assistenz ist oftmals unterschätzt und sollte künftig mehr gehört werden. Im Zeitalter von New Work und der Arbeitswelt 4.0 werden die Strukturen flacher und weniger hierarchisch und somit können sich Stimmen freier entfalten. Erfolgsfaktor: Lösen komplexer Probleme Dies ist der Bereich, in dem sich die Top-Assistenten wirklich auszeichnen. Sie sind Meister der Problemlösung und nutzen diese Fähigkeit täglich. Sie befassen sich mit Themen von unterschiedlicher Komplexität und sind unglaublich einfallsreich. Sie haben auch große Netzwerke, die sie nutzen können, um Probleme zu lösen. Sie zeigen gesunden Menschenverstand, können entsprechende Recherchen anstellen und wissen, wie man die Experten erreicht. Erfolgsfaktor: Technologie und Innovation Die Technologie gestaltet die Zukunft der Arbeit. Die neue Managergeneration besteht aus Techies, die die gleiche Erwartungshaltungen an ihre Assistenzen haben. Es ist also an der Zeit, dass sich jede Assistenz diesen Themen nicht verschließt, sondern ihnen mit offenen Armen und offenem Mindset gegenübertritt. Das heißt nicht, dass Assistenzen demnächst programmieren müssen. Sie müssen aber die Trends der Technologie verstehen, Themen wie den „modern workplace“, sprich: den digitalen Arbeitsplatz fördern und zugleich immer ­pro-aktiv nach effizienten digitalen Prozessen suchen, die die Zusammenarbeit mit Management und Teams auf eine neue Ebene bringen. Ein tolles Beispiel eines meiner Kunden aus der Praxis: Dort entstand aus der Initiative einer Assistenz heraus

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die Idee, einen Chatbot für das Reisemanagement aufzusetzen. Viele Assistenzen kennen das übliche Hin- und Her, bis eine Reise für die Chefs oder die Kollegen getätigt ist. Mit Chatbots kann man das E-Mail-Ping-Pong vereinfachen und genau daran forscht mein Kunde aktuell. Ich bin selbst gespannt, was am Ende daraus entsteht. Wir sehen also, dass hier eine unglaublich gute Nachricht drinsteckt: Die Skills der Zukunft werden heute bereits in der ein oder anderen Form von Assistenzen ausgeübt, einige intensiver, einiger weniger intensiv. Es sind aber alles keine neuen Schuhe und somit haben Assistenzen gar die Nase vorn, wenn es darum geht, diese neuen Skills zu übernehmen und zu intensivieren. Es liegt somit an Ihnen alleine, jetzt aktiv die Zukunft anzugehen und mitzugestalten. Sichern Sie sich daher schon jetzt Ihren Platz am Tisch und diskutieren Sie mit. In der Future Assistant steckt aber noch viel mehr. Olivia Wilson aus Australien hat dies 2019 wunderbar in einer Grafik dargestellt, die viral wurde und durch alle Foren und Gruppen in der internationalen Assistenzwelt ging: „Die Anatomie einer Executive-Assistenz“. Liv Wilson hat die Darstellung in Vorbereitung auf ein Interview gebastelt, das sie mit LinkedIn in Sydney hatte. Sie hat mehr als überzeugt und den Job bekommen. Die kreative Art, wie sie diese Grafik über ihr Profil geschaffen hat, hat maßgeblich dazu beigetragen. Gerne lasse ich sie selbst nochmals zu Wort kommen: „My inspiration for the Anatomy of an EA graphic came as I was preparing for my second interview. I had so many thoughts running through my head as I was trying to anticipate what they would ask me and how I could convey to them how passionate I am about being an EA. So I asked myself, ‘What makes a great EA?’. It is not ‘just’ a job that anyone can do, it really takes a very particular

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set of skills and personality traits and I really wanted to illustrate that, so I sat down and put my thoughts into PowerPoint and the graphic was created.“

„Man kann Liv nur gratulieren. Sie hat seither eine Menge Assistenzen da draußen mit dieser Darstellung inspiriert.“ (siehe Abb. 5.1).

5.1 Die Assistenz im Wandel Die Digitalisierung hält nicht nur Manager, sondern auch Assistenzen auf Trab. Doch wie hält man mit all den Herausforderungen mit? In diesem Kapitel stelle ich Ihnen ein paar wichtige Elemente vor, um für die Zukunft gewappnet zu sein, und das bedeutet nicht immer, ein IT-Experte sein zu müssen, denn 4.0 bedeutet viel mehr für das Berufsbild der Assistenz. Nichts ist so beständig wie der Wandel. Sind wir mal ehrlich. Das Berufsbild ist seit eh und je im Wandel. Die Angst war groß damals, als aus der Schreibmaschine und dem Fax auf einmal der Computer wurde. Dennoch ging die Reise für die Assistenz weiter. Neue Bereiche haben sich aufgetan, sie konnte sich auf neuen Ebenen einarbeiten und die Arbeit wurde gar erleichtert mit der immer voranschreitenden Technologie. Und keiner fragt, wie man da als Assistenz mithalten soll. Sicherlich nicht immer einfach, sich erneut auf neue Gegebenheiten einzustellen. Aber das gehört in der Philosophie rund um 4.0 leider dazu und auch die Berufsgruppe der Managementassistenzen kommt nicht drum herum.

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Abb. 5.1  Anatomy of a great Executive Assistant. (Quelle: Olivia Wilson, Australien)

Dass ein Wandel nicht für alle positiv gesehen wird, wissen wir, dennoch ist es an der Zeit, mit großer Neugier an die Anforderungen des Büros der Zukunft

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­ eranzutreten. Und dazu gehört neben einer Portion Mut h auch ordentlich Fleiß, denn „fit for future“ gelingt nur, wenn man den Willen hat, den neuen Anforderungen auf den Grund zu gehen, sie zu erforschen und sich diejenigen Aspekte herauszusuchen, die für den Arbeitsplatz von Bedeutung sind.

5.2 Weiterbildungen und Trainings So oft es geht, sollten Sie die Möglichkeit nutzen, sich weiterzubilden. Dies gilt für interne Schulungsmöglichkeiten wie auch für externe Trainings. Machen Sie sich ein Bild vom Angebot und fordern Sie aktiv ein, dass Sie z. B. eine Office-365-Schulung benötigen. Haben Sie dabei immer auf dem Schirm, welches Training Ihrem Chef und Ihnen dient. OneNote aus dem Hause Microsoft ist so ein klassisches Beispiel, da es die virtuelle Zusammenarbeit zwischen Manager und Assistenz auf eine neue Ebene gehoben hat und bereits in vielen Büros im Einsatz ist. Argumentieren Sie dabei immer mit Effizienz und Produktivität, denn jeder Chef hört gerne, wie das gemeinsame Arbeiten noch besser optimiert werden kann und da ist OneNote sicherlich ein guter Begleiter. Auf dem Markt gibt es zudem zahlreiche Trainings für zukunftsorientierte Themen wie New Work, agile Arbeitsmethoden und vieles mehr. Die Firma smi z. B. bietet ein weitreichendes Trainingsprogramm für den Bereich Sekretariat und Assistenz an. Welche Trainings und Schulungen sind wohl essenziell, damit sich die Assistenz weg von der administrativen Kraft hin zum strategischen Businesspartner entwickelt? Claudia Boerl, Senior-Konferenzmanagerin bei smi, kommentiert:

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„Natürlich braucht jede Assistenz fachliches Know-how und muss ihr Handwerkszeug beherrschen. Gleichzeitig muss sie up to date bleiben. Zudem ist es aber auch so, dass die Assistenz von sich aus neue Impulse setzen kann. So erzählte eine Kongressteilnehmerin, sie habe ihrem Chef gesagt, er müsse nun endlich auf Xing und LinkedIn erscheinen. Daher bieten wir sehr erfolgreich Seminare rund um die Digitalisierung und das Thema Assistenz 4.0 an, damit man dem Chef bestenfalls auf Augenhöhe begegnen kann. Daneben merken wir aber auch, dass immer noch oder immer mehr Wert auf soziale Kompetenzen gelegt wird. Psychologisches Know-how, Resilienz und die Fähigkeit zur Gelassenheit sind sehr gefragte Themen. Im besten Fall weiß der oder die Vorgesetzte, dass eine Assistenz nur als Fels in der Brandung fungieren kann, wenn sie auch innerlich solide aufgestellt ist.“

Was aber, wenn kein Budget da ist? Oh ja, das kennen einige von Ihnen. Ich habe viele Assistenzen in meinen Seminaren und Webinaren sitzen, die genau davon ein Liedchen singen können und teilweise sogar die Veranstaltungen privat bezahlen. Mehr denn je kämpfen Assistenzen derzeit um ein Budget für Weiterbildungen. Auch hier kann ich nur raten, immer den Fokus auf die Strategie des Unternehmens zu lenken und Themen auszusuchen, die auch relevant sind. Und das ist aktuell bei Start-ups, Mittelständlern wie auch Global Playern die Digitalisierung. Wer heute seine Assistenzen nicht mit auf die digitale Reise schickt, hat den letzten Zug selbst verpasst, denn als Influencer und Multiplikatoren agieren Managementassistenzen intensiv im Rahmen der Transformation und können wertvolle Sparringspartner und Trendscouts sein.

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5.3 Der Netzwerkfaktor 5.3.1 Interne Assistenznetzwerke Ein gutes Netzwerk ist seit eh und je Gold wert, denn gerade für Assistenzen ist es wichtig, die richtigen Leute und Kontakte zu kennen und gewinnbringend zu nutzen. Damit meine ich nicht nur gute Verbindungen innerhalb der Organisation, sondern vielmehr auch außerhalb. Einen guten Draht zu den Dienstleistern, Hotels und Cateringunternehmen zu haben ist immer nützlich und hat sicherlich das eine oder andere Mal auch den eigenen Kopf und Kragen gerettet. Meinen sogar mehrmals. Wie stark aber sind Sie mit anderen Assistenzen vernetzt? Gibt es bei Ihnen ein internes Assistenznetzwerk, von dem Sie profitieren und in dem Sie sich aktiv engagieren können? Viele Großunternehmen wie Microsoft, Roche, Axel Springer, Merck, KPMG, Siemens und die Deutsche Bahn haben solche Netzwerke und profitieren seit Jahren vom Wissenstransfer. Und auch hier steht das Thema Assistenz 4.0 groß auf der Agenda und man inspiriert sich gegenseitig. An dieser Stelle möchte ich wertvolle Einblicke in die Arbeit von Axel Springer und Roche teilen. Lucia, Jana und ihre Teams haben hier in den letzten Jahren viel Arbeit und Zeit investiert. Dabei ist viel Gutes entstanden und davon haben mir beide berichtet. Jana Franke (Axel Springer) erzählt: „Ansätze für ein Axel-Springer-Assistenznetzwerk gab es schon seit vielen Jahren. Wir haben in 2019 bereits unseren fünften Axel-SpringerAssistenztag veranstaltet. Doch seit ungefähr zwei Jahren gibt es eine andere, neue Qualität in unseren Bemühungen.

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Ich würde es einer Art der Bewusstwerdung zuschreiben, einer Erkenntnis, die uns noch stärker zusammenführt, uns verbindet und uns teilweise förmlich „zwingt“, gemeinsam aktiv zu werden. Es ist die Erkenntnis, dass Digitalisierung immer mehr Lebens- und Berufsbereiche verbindet und auch verändert. Neue Technologien entwickeln sich immer rasanter und wir stellen uns Fragen wie: Welche Auswirkungen werden neue Technologien auf das Berufsbild der Assistenz haben? Wird die klassische Assistenz dann noch gebraucht oder wird sie vielleicht sogar durch künstliche Intelligenz abgelöst? Zum Teil sind das wirklich existenzielle Fragen, die wir Assistenzen uns berechtigterweise stellen. Wir haben schnell gemerkt, dass wir ohne Weiteres und aus dem Bauch heraus diese komplexen Fragen überhaupt nicht beantworten können. Wir haben sie deshalb heruntergebrochen und uns damit befasst, wie wir Lösungen und Antworten finden können. Welche digitalen Tools für die Assistenz gibt es bereits? Welche davon können für uns hilfreich sein? Welche Tätigkeiten einer Assistenz können diese digitalen Tools effizienter ausführen und uns dadurch Zeit für andere Aufgaben schaffen? Und, wenn dem so ist: Wie gestalten wir die zusätzlichen Freiräume? Wo können wir selbst digitale Veränderungen aktiv angehen? Und schließlich auch die Frage: Wo liegen unsere individuellen Stärken, die keine Technologie ersetzen kann? Mit diesen Fragen, disruptiv in die Zukunft schauend, gehen wir auch ganz offen auf unsere Chefs zu. Wir holen sie ins Boot, bitten sie um Unterstützung, informieren sie über unsere Vorhaben und berichten von unseren Erfolgen. Unsere Vision, einen Pool aus Businesspartnern zu etablieren, der nicht nur agil, sondern vermehrt auch inhalts- und projektbezogen arbeitet, begeistert auch unsere Chefs.

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Für mich ist eine ganz wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Netzwerk, dass man Sichtbarkeit schafft. Nicht nur für das Netzwerk mit seiner Arbeit an sich, sondern auch für jede Assistentin im Einzelnen. Dazu gehört, sich darüber klar zu werden, welche Relevanz die Assistenz schon heute für ein Unternehmen hat und auch welche bedeutende Rolle sie in Zukunft einnehmen kann. Wichtig ist aber auch zu zeigen, welche Stärken sich in einem Netzwerk vereinen können und dadurch konkret dem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten. Das Axel Springer Office Network sieht die Assistenz als wichtige Schnittstelle und Multiplikator für viele Themen und Vorhaben im Unternehmen. Wir verbinden die Bereiche. Unsere Mission und Vision haben wir unter anderem so formuliert: 'Wir sind das Netzwerk, das Menschen und Wissen verbindet. Wir überwinden Grenzen und bauen Brücken.' Das tun wir, indem wir die grundlegende DNA der Assistenzen – strategisch, umsichtig, achtsam, vorausschauend planend und handelnd – nutzen, um herauszufinden, an welcher Stelle es Unterstützung bedarf, uns aktiv und mutig zeigen und Leistungen anbieten. Und indem wir die neue Qualität 'Individuell stark – gemeinschaftlich stärker' anwenden.“

Lucia Büchner (Roche) berichtet: „Bei uns fing alles damit an, dass wir eine Wissensplattform für die Assistenz entwickelt haben und dabei die Idee zu einer Veranstaltung für Assistentinnen und Assistenten entstand. Mit den Vorbereitungen zu unserem ersten Assistants‘ Day sind wir 2012 mit einem kleinen Team gestartet und haben dann in einem World Café am Assistants‘ Day im Februar 2013 unsere Assistenzkolleginnen und -kollegen aus Mannheim und Penzberg ins Boot geholt. Ihr Input machte schnell deutlich, dass wir die Vielzahl an Themen in Bezug auf unser Berufsbild nicht einfach so adressieren und stemmen können.

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Das hat auch mein damaliger Chef und Sprecher der Geschäftsführung so gesehen und uns das Go für unser Projekt 'FutureOfficeNetwork' (FON) gegeben. Nach anderthalbjähriger erfolgreicher Projekttätigkeit wurde FON vom Senior Management quasi als etabliertes Netzwerk bestätigt. Angefangen haben wir mit einer klassischen Organisationsstruktur und befinden uns seit 2018 in der Transformation zu einer agilen Organisation. Wir beschäftigen uns seit Beginn schwerpunktmäßig mit dem Thema Veränderung: Wie verändert sich unser Berufsbild der Assistenz und wie können wir das proaktiv mitgestalten? Darüber hinaus liegt uns von Anfang an die standort-, divisions-, firmen- und branchenübergreifende Kollaboration sehr am Herzen. Nur so können wir alle von- und miteinander lernen und profitieren! Wir erarbeiten gemeinsam zahlreiche Weiterbildungsangebote, Netzwerkveranstaltungen, Möglichkeiten zum Lernen von der Assistenz für die Assistenz, zum Beispiel für agile Methoden – um nur einige zu nennen. Überzeugt haben wir unsere Chefs durch unsere Leidenschaft und Offenheit, unser unermüdliches Engagement und unsere konstanten Erfolge. Wir haben die Führungskräfte, den Betriebsrat, die Geschäftsführung und viele andere Stakeholder immer wieder über unsere Aktivitäten, Erfolge und auch Misserfolge informiert. 'Klinken putzen' war in den ersten Jahren an der Tagesordnung. Das hat nebenbei unser Selbstverständnis und Selbstbewusstsein gestärkt und geprägt. Aber noch viel wichtiger als Taten, Zahlen, Daten und Fakten ist: Die Chefs haben unsere permanente Weiterentwicklung hautnah erlebt, den Mehrwert, der unsere Netzwerkarbeit generiert, erkannt und das hat sie (sicher nicht alle, aber auf jeden Fall die meisten) restlos begeistert und überzeugt.

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Wir haben aufgrund der Bedeutung des Themas Networking Anfang 2018 in unserem Assistenznetzwerk die Funktion 'Network Liaison Management' (NLM) ins Leben gerufen. Die Aufgabe von NLM besteht unter anderem darin, das bereits etablierte FON-Netzwerk und die bestehenden Verbindungen (intern und extern) zu stärken und gezielt weiter auszubauen sowie neue, gewinnbringende Kontakte zu knüpfen. Ein wichtiges Ziel dabei ist eine noch intensivere Zusammenarbeit mit den Netzwerkpartnern. Gerne möchte ich unsere neue FON-Vision mit den Lesern des Buchs teilen: Wir wollen gemeinsam die Veränderung sein 'with assistants, for assistants'. Wir stärken proaktiv unser zukunftsorientiertes Mindset, um Motivation, Veränderung und Leistung zu steigern. Wir sind zukunftssicher, indem wir uns mit fachlicher und sozialer Kompetenz, die wir selbstständig neu bewerten und ausbauen, einzigartig machen. Glücklich und engagiert brennen wir für neue kreative und mutige Wege, die wir gemeinsam gestalten und prägen. Wir sind proaktiv. Durch unsere administrative und strategische Unterstützung sind wir der Führungskraft ein Partner auf Augenhöhe, indem wir beraten, Mehrwert schaffen und Impulse setzen. Wir treiben Innovation proaktiv voran und sind Botschafter für Projekte, Tools und Arbeitsweisen in der neuen, sich ständig verändernden Arbeitswelt.

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Wir arbeiten zusammen in flexiblen, lösungsorientierten und themenbezogenen Netzwerken und Organisationen. Welche Tipps würde ich Kolleginnen, die ein Assistenznetzwerk aufbauen möchten, mit auf den Weg geben wollen? Seid mutig und offen. Lasst euch nicht beirren. Macht euer Ding – ihr seid die Experten! Probiert Neues aus, seid flexibel, geht neue Wege, vertraut auf euch und euer Können. Teilt euer Wissen und lernt voneinander. Seid proaktiv, gestaltet eure Zukunft und zeigt, welchen Nutzen bzw. Mehrwert eure Netzwerkarbeit für das Unternehmen, eure Führungskräfte und Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen und euch selbst hat! Ich kann mich Jana Franke abschließend nur anschließen: Eine Vision, einen Pool von Businesspartnern, der agil, mehr und mehr inhalts- und projektbezogen arbeitet, zu verfolgen ist die Zukunft und begeistert sowohl uns als auch unsere Chefs!“

Inspirierend, nicht wahr? Ich bin immer wieder beeindruckt davon, was diese Powerfrauen bewältigen. Man darf dabei nicht vergessen, dass dies alles neben dem normalen Arbeitspensum läuft. Und wir alle wissen, welcher Trubel gerade auf den Vorstandsetagen herrscht. Auch Katja Halbmeier hat bei der Deutschen Bahn 2019 einiges bewegt: „Ich habe das 'DB Assistenz 4.0 Summit' ins Leben gerufen, was am 06. November 2019 das erste Mal stattfand. Dieses hat viel Anklang gefunden und zur Vernetzung der Assistenzen beigetragen. Es ist in jedem Fall essenziell, dass wir Assistenzen zusammenarbeiten, uns gegenseitig empowern, denn #weareinthistogether!“

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Auch Lucia Büchner und Jana Franke kommen hier wieder ins Spiel. Beide wissen sehr genau, was die Vernetzung auch außerhalb der eigenen Firma bedeutet. Lucia berichtet: „Es ist unglaublich bereichernd, sich mit anderen auszutauschen und Wissen zu teilen. Man beschenkt andere und vor allem sich selbst, wenn man etwas gibt und teilt. Es öffnet sozusagen Tür und Tor und die Herzen der Menschen. Ich bin sehr dankbar für all die wert- und vertrauensvollen Kontakte, die wir im Laufe der letzten Jahre sowohl intern als auch extern aufbauen konnten. Ich denke, die erhöhte Bereitschaft, sich zu öffnen und vorbehaltlos Wissen zu teilen, ist glücklicherweise im Zuge der allgemeinen Veränderung der Arbeitswelt 'passiert'. Für unsere Zukunft ist das unerlässlich. Wir können stolz darauf sein, dass unsere Assistenznetzwerke maßgeblich dazu beitragen, indem wir das so beispielhaft vorleben. Unser erstes Telefonat mit den Kolleginnen von Axel Springer war unglaublich offen, inspirierend, motivierend und zukunftsweisend. Uns hat die spontane Einladung der 'Springer-Mädels' zu ihrem Assistenztag total überrascht und gefreut. Sie haben damit Geschichte geschrieben. Wo es früher viele Hürden zu überwinden gab, bevor und wenn überhaupt es zu solchen Verbindungen kam, ist es heute, wie Jana schon beschrieben hat, zum Beispiel per Kontaktanfrage via Social Media innerhalb weniger Minuten möglich. Wir haben seit einigen Jahren Kontakt zu anderen Assistenznetzwerken und profitieren enorm davon. Eine weitere Bereicherung ist sicher die Verbindung mit mehreren Netzwerkpartnern im Rahmen einer gemeinsamen Zusammenarbeit an relevanten Assistenzthemen. So werden Kolleginnen von Siemens, Axel Springer und Roche die Themen 'Stellenbeschreibungen/Anforderungsprofile' in einem gemeinsamen Workshop beleuchten.“

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Jana Franke ergänzt: „Eine der wichtigsten positiven Erfahrungen, die wir beim Aufbau unseres Netzwerks gemacht haben, war: Erzähle von Ideen so früh wie möglich, so vielen Menschen wie möglich und teile Deine Erfahrungen mit anderen. Diese Empfehlung haben wir ganz am Anfang von Kollegen von Axel Springer Ideas Engineering – unserem Softwareentwickler und Innovationshub bei Axel Springer – mit auf den Weg bekommen. Dieser Empfehlung sind wir gefolgt, indem wir uns aktiv umgehört und nachgefragt haben, welche Unternehmen bereits über Assistenznetzwerke verfügen und welche Erfahrungen sie beim Aufbau gemacht haben. Wir waren begeistert von unserem allerersten Kontakt mit anderen Unternehmensnetzwerken dieser Art: Ein Telefonat mit dem Future Office Network von Roche. Lucia und ich haben uns am Telefon kennengelernt und zunächst darüber gesprochen, welche Vorstellungen und Ideen wir haben. Im Gespräch mit Lucia und ihren Kolleginnen vom Assistenznetzwerk der Otto Group kam uns spontan die Idee, das Roche- und das Otto-Netzwerk zu unserem fünften Assistenztag bei Axel Springer einzuladen. Gesagt, getan. Beim Treffen und einer gemeinsamen Podiumsdiskussion haben wir unsere Erfahrungen über die Rolle der Assistenz im Kontext der Digitalisierung ausgetauscht. Das war ein tolles Erlebnis für uns alle. Ein sehr intensiver und bereichernder Kontakt ist außerdem zu Microsoft entstanden, da wir 2017 die Software Office 365 bei Axel Springer ausgerollt haben. Im letzten Jahr wurde verstärkt die Chat-Anwendung 'Teams' in unseren beruflichen Alltag integriert. Mich hat interessiert, wie die Assistenzen bei Microsoft selbst mit ihren Tools tagtäglich arbeiten. Also habe ich Claudia Meyer, die Assistentin von Sabine Bendiek – Geschäftsführerin Microsoft Deutschland – über LinkedIn

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angeschrieben und um einen Austausch gebeten. Wir haben uns erst in Berlin und zwei Monate später in München bei Microsoft getroffen. Dieser Besuch öffnete mir die Augen. Nicht nur, dass ich erlebt habe, wie ein moderner Arbeitsplatz aussehen kann, sondern auch die Offenheit und der Wissensaustausch ganz ohne Vorbehalte haben mich tief beeindruckt. Das Ergebnis dieser Treffen war die Gründung einer firmenübergreifenden Best-Practice-Gruppe per Teams, in der wir unsere Erfahrungen digital austauschen können. Zu dieser Gruppe kamen neben Microsoft im Laufe der Zeit nicht nur viele Assistenzen von Axel Springer und den zu uns gehörenden Unternehmen wie StepStone und idealo dazu, sondern auch aus anderen Unternehmen wie Otto Group, Deutsche Bahn, Cornelsen Verlag, Conti, Siemens oder McKinsey.“

Ich bin mir sicher, es wird dem einen oder anderen Leser in den Händen kribbeln, ähnliches zu bewegen. Vielleicht fühlen Sie sich ja angespornt, auch solch eine Initiative zu gründen. Dann los! Solch ein Netzwerk zu schaffen kann schon bei einer Größe von fünf Assistenzen gestartet werden. Erste Schritte sind hierbei wichtig, insbesondere klare Ziele und Visionen. Sie brauchen dazu Unterstützer auf vielen Ebenen und einen klar definierten Sponsor, der als Schirmherrin bzw. Schirmherr hinter diesem Projekt steht. Denn neben Zeit verlangt dies auch ein Budget, und da beginnt der Kampf in den meisten Fällen in der Personalabteilung. Vielleicht diskutieren Sie einmal intern, ob dies eine Motivation sein könnte, die Officekräfte näher zusammenzubringen. Impulse dieser Art bekommt man meistens, wenn man einmal rausgeht, sich extern vernetzt und neue Perspektiven gewinnt.

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Genauso ist es auch bei den o.g. Unternehmen gewesen und schauen Sie sich das Ergebnis an. All meine Interviewpartner in diesem Buch finden Sie auch in den sozialen Medien wie Xing und LinkedIn. Sprechen Sie Ihre Favoritin an und sammeln Sie neues Wissen. Jeder hat einmal mit einer Idee begonnen, nun gilt es, diese zu manifestieren.

5.3.2 Berufsverbände Apropos externe Vernetzung – auch hier gibt es Abhilfe. Wir haben zwei großartige Verbände in Deutschland, die für die Profession der Assistenz brennen. IMA (International Management Assistants)

Ich bin 2009 in den IMA-Verband eingestiegen. Eine damalige Kollegin in Stuttgart hat mich mitgenommen und ich war sofort begeistert. So sehr, dass ich sogar viele Jahre lang als Regionalleitung in Berlin tätig war und auch im Vorstand ausgeholfen habe. Eine tolle Erfahrung war das für mich, wenn es auch viel Zeit und Kraft gekostet hat. Übersicht IMA ist ein globales und qualitätsvolles Netzwerk für Managementassistentinnen und -assistenten. Zwei unserer Hauptziele sind die persönliche und fachliche Weiterbildung unserer Mitglieder und die kontinuierliche Entwicklung des Berufsstands der Managementassistenz.

5  The Future Assistant     81 Der Verband wurde 1974 gegründet als „European Association for Professional Secretaries (EAPS)“ von Sonia Vanular. 1999 entschieden die Mitglieder die Umbenennung in „European Management Assistants (EUMA)“ und 2016 mit zunehmender Internationalisierung schließlich in „IMA – International Management Assistants“. IMA hat den Anspruch, ein führendes Netzwerk für die hochklassige Assistenz zu sein mittels: • qualitätsvollen Fortbildungsveranstaltungen, • Wissenstransfer, • Netzwerken, • Beobachten der Entwicklung unseres Berufszweigs, • Ein- und Auftreten für den Beruf der Managementassistentin. Stetiges, lebenslanges Lernen ist wesentlich für jede Berufslaufbahn. Dabei geht es nicht nur darum, Wissen zu erweitern, sondern den Willen, sich selbst weiterzuentwickeln und in einer modernen und schnelllebigen Zeit mithalten und mitgestalten zu können. IMA bietet internationale Fortbildungen an, die entwickelt werden, um der Assistenz genau das zu ermöglichen. Ein internationaler Fortbildungstag im Frühling und eine Konferenz im Herbst bilden die vielen unterschiedlichen Facetten ab, die dazu nötig sind. Die Themen sind auf die jeweils aktuellen und zukunftsweisenden Themen abgestimmt und sind mehr als bloße Wissenserlangung. Es geht ebenfalls um die Erweiterung des Blickfelds und Denkens. Nach den Themen „Change“ in 2015 folgte „Self Development“ in 2016, viele verschiedene Bereiche wurden rund um „Business Ethics“ in 2017 bearbeitet und natürlich durfte „Digitisation“ in 2018 nicht fehlen. 2019 stand unter dem großen Thema „The Future is Now“ und beinhaltet emotionale Intelligenz ebenso wie Führung, Kommunikation, Innovationsfähigkeit, Kreativität und mehr. 2020 hat der Verband das Thema „Sustainability“ auf der Agenda. Viele verschiedene Faktoren spielen eine Rolle für den Erfolg eines Unternehmens und dabei kommt es nicht auf die Größe, den Standort oder die Organisationskultur allein

82     D. Brandl an, sondern auf die Menschen, die den Unternehmenserfolg ausmachen. Managementassistenzen spielen eine wichtige Rolle in diesem Umfeld und IMA ist das international aufgestellte Netzwerk, das zu der professionellen Erfüllung in hoher Qualität beiträgt. IMA ist eine eigenständige Organisation ohne jegliche politische Zwecke. Die Verbandssprache ist Englisch. Das Thema Mentoring spielt eine besondere Rolle für unseren Verband. Gerade in beruflich schwierigen Situationen kann es sinnvoll sein, sich auf einen Mentor einzulassen. Dieser ist mit dem Berufsbild und den damit zusammenhängenden oder auftretenden Problemsituationen aus eigener Berufs- und Lebenserfahrung bestens vertraut. Er hört aufmerksam zu, bewertet die Fragestellungen objektiv, gibt Hilfestellungen und zeigt Möglichkeiten für den Mentee auf, an Lösungen zu arbeiten und diese dann auch umzusetzen. Die Erfahrung zeigt, dass es gemeinsam mit einem Mentor meist schneller und zielgerichteter gelingt, zu einem konstruktiven Ergebnis zu gelangen. Ein Beispiel: Eine jüngere Kollegin konnte bei ihrem beruflichen Veränderungswunsch und dem nächsten Karriereschritt unterstützt werden. Gemeinsam überarbeitete das Mentor-/Mentee-Team den Lebenslauf, die passenden Portale wurden identifiziert. Mit der Schärfung des Bewerbungsprofils in sozialen Medien wie XING oder LinkedIn konnte die Mentorin ihre Erfahrungen an die Mentee weitergeben, was schließlich zum Erfolg führte. Heute ist die Kollegin in einer Position tätig, die sie sich zunächst gar nicht zugetraut hatte; noch dazu in einem zukunftsorientierten Unternehmen, das weitere berufliche Förderung ermöglicht. Das IMA-Mentoring verläuft nach einem bewährten Muster, wie es in vielen Mentoringprogrammen umgesetzt wird. Nach einem ersten Kennenlernen und dem Austausch der Biografien wird die Erwartungshaltung des Mentee besprochen. Gemeinsam werden Ziele gesetzt, aber auch Grenzen definiert. Gesprächstermine werden fest vereinbart, bei Bedarf auch telefonische. Zwischen den Terminen kann es notwendig werden, die gesetzten Ziele immer wieder einmal zu überprüfen und g ­ egebenenfalls

5  The Future Assistant     83 an geänderte Rahmenbedingungen anzupassen. Eine laufende Selbstreflexion beider Seiten über den Verlauf des Mentoring ist ebenso notwendig wie gegenseitiges Feedback für regelmäßiges Zwischenbilanzieren. Manchmal genügt aber auch schon ein längeres, vertrauensvolles und offenes Gespräch. Natürlich werden alle Informationen, die Mentorin und Mentee austauschen, vertraulich behandelt. IMA-Mitglieder können das Mentoring kostenfrei in Anspruch nehmen. Für das Mentoring bei IMA Deutschland ist Ulrike Dirkes zusammen mit Angela Parker verantwortlich. Ulrike Dirkes ist seit über 20 Jahren in der Persönlichkeitsentwicklung, der Beratung und Platzierung von Office-Professionals in Festanstellungen sowie in der Mediation tätig. Weitere Informationen zum ­IMA-Mentoring-Programm unter https://de.ima-network.org. (Informationen vom Vorstand sowie aus IMA Germany e. V. 2019).

Natürlich habe ich es nicht versäumt, dem aktuellen deutschen IMA-Vorstand, Nicole Stigler, National Chairman sowie Franziska Deutsch, National Treasurer, noch ein paar Fragen zum Verband zu stellen. Frage: Was macht IMA konkret, um die Rolle der Assistenz in der Arbeitswelt 4.0 zu positionieren? IMA: Zunächst gilt es einmal zu klären, was mit dem Begriff Assistenz 4.0 gemeint ist. Es geht dabei in erster Linie darum, den Wandel in eine zukünftig digitale Arbeitswelt zu meistern. Beim Beruf der Assistentin oder vormals Sekretärin ist ein stetiger Wandel sehr gut sichtbar, das Arbeitsfeld und die Aufgaben haben sich ständig verändert. Dies wird auch in Zukunft so sein. Wir, IMA Germany e. V., sind ein Netzwerk für Managementassistentinnen und -assistenten, die diesen Wandel und den Anspruch der stetigen Veränderung kennen und auch für sich nutzen, um ihren Beruf auch in der Zukunft ausüben zu können.

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IMA Germany wird weiterhin den regen Austausch unter den Assistentinnen und Assistenten fördern und mit nationalen und internationalen Trainings und Konferenzen zu ausgewählten Themen, die die Erweiterung von Hard- und Softskills gleichermaßen betreffen, den Wandel durch Weiterqualifizierung der Assistentinnen und Assistenten sicherstellen. Frage: Wie stellt sich IMA auf den Wandel des Berufsbilds ein? IMA: IMA Germany e. V. und deren Mitglieder sind sich bewusst, dass Flexibilität seit jeher oberste Priorität im Beruf der Assistenz ist. Diese Flexibilität in Verbindung mit einem starken Netzwerk zum Austausch sowie dem Bewusstsein für lebenslanges Lernen ist der Schlüssel, um die Herausforderungen des stetigen Wandels anzugehen. Durch regen Austausch untereinander sehen wir, welche Themen gehäuft vorkommen und greifen diese für Trainings und Konferenzen, kurz: die Weiterqualifizierung, auf. Frage: Welche Themen werden für Assistenzen immer wichtiger werden? IMA: Der Assistenzberuf hat sich vom „Vorzimmer“ zum Teamplayer und Gesprächspartner auf Augenhöhe mit dem Management entwickelt. Wichtig ist und bleibt es, offen zu sein, sich technischen Entwicklungen nicht zu verschließen und vor allem alle Themen, die der Manager bearbeitet, zu verfolgen und sich entsprechend weiterzubilden. Projektmanagement, schon lange auf dem Themenplan, wird immer wichtiger. Daneben aber sind es vor allem unbedingte Loyalität, herausragende Kommunikationsfähigkeit und ein ausgezeichnetes Gespür für Situationen, die die Assistenz auch in Zeiten von Alexa, Google Duplex & Co unabdingbar und wichtig macht.

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Frage: Wie bewertet ihr konkret den Einfluss von digitalen Assistenzen wie Alexa und Co und künstlicher Intelligenz auf die Aufgaben einer Assistenz? IMA: Digitale Assistenzen können – und werden – den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern und so den Fokus auf Fach- oder Projektthemen verschieben. Hier entstehen  die  Chancen für die Assistentinnen und Assistenten, ihr Wissen in anderen Fachbereichen auszubauen und einzusetzen, um als echte Assistenz die Managerin/den Manager zu entlasten. Bei Fragen rund um das Netzwerk IMA wenden Sie sich jederzeit gerne an den deutschen Vorstand, Nicole Stigler (National Chairman) oder Franziska Deutsch (National Treasurer). Beide freuen sich über eine Kontaktaufnahme unter [email protected]. Der Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e. V.

Übersicht „Der bSb [Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e. V.] ist ein Berufsverband für Office Professionals und einer der größten Berufsverbände in Europa. Unter dem Dach des bSb organisieren sich • Mitglieder (Einzelmitglieder, Unternehmensmitglieder, Selbständige) • bSb-Unternehmenspartner • bSb-Bildungspartner

86     D. Brandl Wir prägen das Bild eines modernen und zukunftsorientierten Officemanagements und fördern die bedarfsorientierte zertifizierte Weiterbildung durch unsere Bildungspartner. Der bSb trägt – auch durch seine Fachtagungen – maßgeblich zur Optimierung fachlicher und persönlicher Kompetenzen der Office Professionals bei.“ (Informationen zum Verband vom Vorstand).

Interessiert? Dann sprechen Sie die Bundesgeschäftsstelle in Bremen per E-Mail an: [email protected]. Weitere Infos gibt es auf der Webseite des Verbands: https:// bsboffice.de/.

5.3.3 Mentoring Das Thema Mentoring gewinnt nicht nur in der Verbandsarbeit eine immer größere Bedeutung. Dort wird es allerdings seit Jahren schon aktiv gelebt, bei IMA und dem bSb. Eine versierte Expertin möchte ich Ihnen hierzu gerne vorstellen: Ulrike Dirkes, Geschäftsführerin bei O.PEN, einer auf Assistenzen spezialisierte Personalberatungsboutique in Frankfurt. Nach einer Ausbildung im juristischen Bereich und Stationen bei namhaften Kanzleien wechselte Ulrike Dirkes als Geschäftsführungsassistentin in den heutigen Thyssen-Krupp-Konzern und später zur Nachrichtenagentur Reuters, wo sie zuletzt im Vorstandsbereich arbeitete. Gerade deshalb findet sie in der persönlichen Beratung und Betreuung von Office Professionals ihre Berufung und Leidenschaft. Zusammen mit ihrer Geschäftspartnerin Helga Lauw gründete sie 1990 O.PEN. Sie unterstützen Office Professionals, von der Teamsekretärin bis zur Executive Assistant, sowohl bei der Karrieregestaltung wie beim Finden der passenden Festanstellung. Um stets am

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Puls der Zeit zu bleiben, engagiert sich Ulrike Dirkes ehrenamtlich bei IMA (International Management Assistants e. V.), verantwortet dort das Mentoring und packt in dieses Thema sowie ihre Leidenschaft für das Networking viel Herzblut mit hinein: „Es wird endlich verstanden, dass Netzwerken eine große Unterstützung und Bereicherung darstellt. Wer über ein gutes, stabiles und funktionsfähiges Netzwerk verfügt, kann in den unterschiedlichsten Situationen schnell und unkompliziert reagieren und eine Lösung finden. Auch sind Assistenznetzwerke innerhalb der Unternehmen im Vormarsch, in denen man sich gegenseitig trägt und austauscht. Das Rad muss nicht jeder neu erfinden – lernen von Gleichgesinnten – das ist auch das Thema bei den Berufsverbänden wie dem bSb und – international geprägt – IMA. Darüber hinaus nimmt das Thema 'Mentoring' zukünftig einen größer werdenden Stellenwert ein. Ein erfahrener Mentor (langjährige Assistenz) coacht den Mentée in seiner Persönlichkeitsentwicklung und Karriereplanung, um qualifizierte Nachwuchskräfte zu unterstützen. Aber auch das 'Reverse Mentoring' setzt auf den Dialog zwischen den Generationen. Hier hilft der Junior dem Senior bei der beruflichen Expertise – zum Beispiel in Sachen neue Medien und Technologien. Für beide Seiten eine Win-win-Situation.“

5.3.4 Die Kraft von Social Media Haben Sie ein Xing- oder LinkedIn-Profil? Ist dieses Profil gepflegt? Unterschätzen Sie den Einfluss der sozialen Medien nicht, denn ein Onlineprofil ist wie eine digitale Visitenkarte. Einmal angelegt, sollte es sauber gepflegt sein.

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Denn hier entstehen wunderbare Möglichkeiten, sich mit Gleichgesinnten zu vernetzen und dies ist in der Arbeitswelt 4.0 von großer Bedeutung. Denn vor allem im Netz spielen sich in diversen Foren für Assistenzen spannende Diskussionen ab, von denen sie profitieren können. Der eine sucht nach einer Agenturempfehlung, die nächste braucht Impulse für das Jahresgespräch mit dem Chef. Saugen Sie diese Informationen ein und seien Sie zugleich Ratgeber für die Kolleginnen und Kollegen, denn genau das macht ein Onlinenetzwerk aus. Auf Xing gibt es unglaublich spannenden Foren und Gruppen für Assistenzen. Die Gruppen der IMA, des bSb, sekretaria, career@office sowie das Assistenznetzwerk in Deutschland (ANID) sind nur einige davon. Auf LinkedIn gibt es weitere Möglichkeiten der Vernetzung, wenn auch internationaler ausgerichtet und demzufolge oft auf Englisch. Reinschauen lohnt sich, denn fit for future ist die Assistenz, die den Blick über den Tellerrand wirft und somit auch global agiert. „Ich bin seit 10 Jahren als Premium-Mitglied bei XING und moderiere seit einigen Jahren die Gruppe 'IMA International Management Assistants' mit mehr als 1200 Mitgliedern. Meine Rolle als Moderatorin gibt mir eine zusätzliche Sichtbarkeit, was für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung hilfreich ist. Mir ist es wichtig, auf XING aktiv zu sein, weil ich so neue Kontakte knüpfen und mein Netzwerk erweitern kann und mit Menschen, die ich auf Veranstaltungen getroffen habe, problemlos in Kontakt bleiben kann. Es gibt diverse Gruppen für Assistenzen, in denen immer wieder interessante Stellen ausgeschrieben werden und in denen sich Kolleginnen und Kollegen austauschen und ihr Wissen teilen. Es gibt regionale Gruppen mit spannenden Veranstaltungen und wichtigen Informationen. Ich lese

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auch gerne die speziell für mich zusammengestellten Nachrichten zu Beruf, Karriere und Wirtschaft. XING hilft mir, als Assistenz immer up to date zu sein.“

(Angela Parker, Assistentin der Bereichsleitung Facility Management bei Studierendenwerk Heidelberg AöR).

5.3.5 Leseratten profitieren schneller Haben Sie bereits eine Fachzeitschrift abonniert? Lesen Sie Fachartikel online? Wenn dies nicht der Fall ist, dann sollten Sie schleunigst damit starten, denn auch wenn der eine oder andere Newsletter mal nerven kann, ist dort immer ordentlich Futter zu finden, wie man sich weiterbilden kann. Gerade auf der technologischen Seite ist dies von großer Bedeutung, denn ein Grundverständnis über Apps und Tools sollte jede Assistenz 4.0 besitzen. Auch hier helfen einschlägige Foren und Gruppen in den sozialen Medien, wo sich Assistenzen und Office Manager zu Themen wie digitale Managementtools, effiziente Gremienarbeit, papierloses Büro oder digitales Sitzungsmanagement austauschen. Mir wurde von einer Dozentin in meiner Ausbildung seinerzeit schon die „working@office“-Zeitschrift ans Herz gelegt und die lese ich bis heute noch. Ich bin stolz zu sagen, dass ich mittlerweile für das Magazin als freie Autorin schreibe. Ich durfte schon Interviews mit den ehemaligen Assistenzen von Nelson Mandela, Bill Clinton und Oprah Winfrey führen, das war eine tolle Erfahrung. Und neben der einen oder anderen VIP-Geschichte gibt es noch eine ganze Menge mehr in der „working@office“ zu lesen. Vor allem die Portraits gefallen mir persönlich

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sehr gut. In jeder Ausgabe werden eine Assistenz und ihr Unternehmen vorgestellt. Das kann von einem kleinen Unternehmen bis hin zu einem Global Player reichen. Man bekommt einen Einblick hinter die Kulissen und das ist äußerst spannend. Auch das „sekretaria“-Magazin (zum WEKA Verlag gehörend) kann ich wärmstens empfehlen. „Sekretaria ist ein monatliches Fachmagazin für Sekretärinnen, Assistentinnen und Office-Managerinnen. Zusätzlich zu den 12 Monatsausgaben gibt es 4 Sonderausgaben. Alles, was Sie über Büroorganisation wissen sollten, finden Sie genau dort. Neben dem Magazin und der äußerst informativen Webseite von sekretaria hat der Verlag aber noch eine Menge mehr für die Assistenz zu bieten. Mit den Seminaren, Fernkursen und Online-Workshops der Akademie bilden Sie sich zusammen mit Kolleginnen weiter – ebenso wie auf dem jährlichen Kongress, dem Deutschen Assistentinnen-Tag“ (sekretaria 2019).

Ich war in 2019 das erste Mal selbst als Referentin beim Deutschen Assistentinnen-Tag dabei und war restlos begeistert, was das Orgateam alles auf die Beine gestellt hat. Auch für sekretaria schreibe ich regelmäßig Fachartikel und führe Interviews durch. Und zum Schluss sei noch die „Miss Moneypenny“ aus der Schweiz erwähnt. Auch eine wichtige Ressource für Assistenzen, bei der ich ebenfalls als freie Autorin tätig bin. „ALMA Medien AG ist das führende Schweizer Medienunternehmen im Bereich Human Resource Management und Office Management. Das Portfolio umfasst u. a. die Fachzeitschrift für Office Management Miss Moneypenny, die sich an Assistentinnen und Office Managerinnen

5  The Future Assistant     91 richtet. Das Fachmagazin Miss Moneypenny ist das einzige Medium in der Deutschschweiz, mit dem Sie diese spannende Zielgruppe so direkt erreichen können. Miss Moneypenny erscheint alle 2 Monate und wird an 5000 Office Managerinnen und Assistentinnen in der Deutschschweiz verschickt“ (Miss Moneypenny 2019).

„Miss Moneypenny“ organisiert zudem den jährlichen Assistants‘ Day, der seit zwei Jahren großen Anklang beim deutschsprachigen Schweizer Publikum genießt. Lassen Sie sich von allen Anbietern ein Probeexemplar zuschicken und machen Sie sich selbst ein Bild. Vielleicht lohnt sich ja ein Abonnement für Ihre Firma? Darüber hinaus kann ich von allen drei Anbietern die Newsletter sehr empfehlen. Denken Sie beim Lesen aber nicht nur an die eigene spannende Lektüre. Entwickeln Sie zusätzlich ein Gefühl dafür, was Ihr Vorgesetzter liest. Schauen Sie genau in die Newsletter, die in seiner Inbox landen oder die Zeitungen, die aufgeschlagen auf seinem Schreibtisch liegen. Das hilft dabei, ein noch engeres Sparringsteam zu werden. Ann Hiatt, die ehemalige Assistentin von Jeff Bezos, hat einmal in einem Interview erzählt, dass sie den Anspruch hat, jede Zeitung zu lesen, die auch ihr Chef liest, und das war eine ganze Menge. Sicherlich ein großer Zeitfaktor, aber definitiv die richtige Vorgehensweise, um von einer sehr guten Assistenz in eine Business-Partner-Rolle zu wechseln. Assistenz 4.0 heißt also nicht nur fit im digitalen Arbeiten zu sein, denn nicht jeder findet in seinem Unternehmen bereits eine moderne Infrastruktur und innovative Tools und Softwares vor. Daher steckt für mich in der 4.0 noch eine ganze Menge mehr an Potenzialen, sich fit für die Zukunft zu machen und auf diversen

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Ebenen zu schauen, wie man noch mehr aus seiner Rolle herausholen kann und somit von der Assistenz in die Rolle des strategischen Partners wachsen kann. Und das Netzwerken spielt dabei eine besonders große Rolle.

Literatur IMA Germany e. V. (2019) Homepage. https://de.ima-network. org/ Zugegriffen: 03. Dez. 2019 Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e. V. (2019) https://bsboffice.de/. Zugegriffen: 03. Dez. 2019 sekretaria Magazin (2019) https://www.sekretaria.de/. Zugegriffen: 03. Dez. 2019 Miss Moneypenny (2019) Über uns. https://www. missmoneypenny.ch/about. Zugegriffen: 03. Dez. 2019 World Economic Forum (2018) The future of jobs report 2018. https://www.weforum.org/reports/the-future-of-jobsreport-2018. Zugegriffen: 29. Nov. 2019

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Immer wieder spricht man ja von dem sich stets wandelnden Rollenbild der Assistenz. Seit eh und je hat sie mit Herausforderungen zu kämpfen. Erst wurde aus der Schreibmaschine der Computer, aktuell fürchtet man sich hin und wieder vor der Disruption, da die Themen rund um die Arbeitswelt 4.0 gepaart mit künstlicher Intelligenz, digitalen Assistenten und Robotik allgegenwärtig sind. Die moderne Assistenz hat jedoch längst gelernt, sich auf das Skillset der Zukunft einzustellen, sich neues Wissen anzueignen und das nötige Profil und Portfolio zu schärfen. Eine Komponente darf man auf dieser Reise jedoch nicht vergessen: den Chef. Denn auch der hat sich mit der Zeit gewandelt und aus manch verstaubtem Vorstand ist ein dynamischer und smarter Manager geworden, der eine klare Vorstellung vom Bild der Assistenz 4.0 hat. So hat vor einer ganzen Weile Tesla-Gründer und Geschäftsmann Elon Musk sehr deutlich festgestellt, © Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 D. Brandl, Die Assistenz in der digitalen Transformation, Fit for Future, https://doi.org/10.1007/978-3-658-29967-5_6

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welche Anforderungen er an seine Assistenz hat. Als die Frage nach einer Gehaltserhöhung von seiner langjährigen Assistentin kam, schickte er sie zwei Wochen auf Zwangsurlaub, nur um herauszufinden, ob er ihren Job nicht selbst erledigen kann und ob ihre Rolle kritisch für den Unternehmenserfolg ist. Ein Schlag ins Gesicht, wenn man so etwas zum ersten Mal liest, aber andererseits eine klare Aussage und Botschaft, wenn auch nicht sehr ­taktvoll. Aber schauen wir doch mal genauer hin. Was genau erwartet der Future Boss eigentlich von seiner Assistenz? Auf dem internen Assistenztag eines großen Berliner Unternehmens im April 2019 haben wir genau diese Frage am Ende des Events behandelt. Ich hatte die Aufgabe, zwei Podiumsdiskussionen zu moderieren, eine davon beinhaltete vier Teams, jeweils einen Chef mit seiner Assistenz. Am Ende befragte ich die vier Chefs der Runde, allesamt in gehobenen Positionen tätig, welche Eigenschaften sie sich von der Assistenz der Zukunft denn wünschen. Die Antworten kamen schnell und klar: Feedbackgeber, Digitalexperte und Feel Good Manager. Genannt wurden zugleich Begriffe wie Vertrauen, Proaktivität und Prozessoptimierung. Was genau meinten sie damit? Hier ein paar weitere Details. Feel Good Management Wenn Sie glauben, dass dahintersteckt, dass jeder Mitarbeiter seinen Namen tanzen muss und jeden Tag einen Apfel bekommt, dann liegen Sie völlig falsch. Die Rolle des Feel Good Managers wird immer wichtiger in den Unternehmen, gerade, wenn es um die Arbeitswelt 4.0 geht und der Faktor Mensch gerne mal an der einen oder anderen Stelle verloren geht.

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Eine Feel Good Managerin, die zugleich auch in der Assistenz tätig ist, möchte ich nun gerne vorstellen. Anja kenne ich seit 2018, sie arbeitet auch bei der Axel Springer SE in Berlin. Ich schätze insbesondere, wie aktiv und innovativ dort mit den Assistenzen gearbeitet wird. Lassen wir also Anja Mangler-Kadoke zu Wort kommen. Frage: Anja, Du arbeitest als Feel Good Managerin bei Axel Springer Ideas Engineering GmbH in Berlin. Was genau steckt hinter Deiner Rolle? Anja: Als Feel Good Managerin gestalte ich bei AS Ideas Engineering die positive Firmenkultur. Man nennt mich auch die „gute Seele der Firma“. Ich unterstütze meinen Chef, COO Michael Alber, als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und meinen Kollegen. Dabei sind Empathie, Vertrauen, Kommunikation, Flexibilität und Organisation meine Hauptwerkzeuge für die täglichen, vielseitigen Aufgaben. Ich bin quasi nicht nur Feel Good Managerin, sondern auch Kommunikations-, Office- und Personalmanagerin. Ein Job, der mir richtig Spaß macht. Um ein besseres Bild meiner wichtigsten Aufgaben zu malen: Ich helfe meinen Kollegen bei ihrer Weiterentwicklung von Selbstorganisation, schaffe für sie Mitgestaltungsmöglichkeiten. Beispielsweise initiiere und treibe ich derzeit mit einem kleinen Team auf vielfachen Wunsch das Thema „Nachhaltigkeit“ voran. Wir wollen Vorbild für andere sein und haben gemeinsam ein Projekt gestartet mit dem Ziel, als erste Axel-Springer-Firma CO2-neutral zu werden. Als Kommunikationsmanagerin bin ich nicht nur das interne Sprachrohr für wichtige Informationen, sondern steuere auch unsere Feedbackkultur. Dazu gehören anonyme Kudo-Dankeskarten und unsere anonyme

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Team-Klima-Befragung „TeamMood“. Alle 2 Wochen werden in unserem Firmenmeeting (wir nennen es liebevoll „Huddle“) öffentlich die Kudos vorgelesen, was allseits für ein Lächeln und gute Stimmung sorgt. Positive Wertschätzung wirkt immer. Ebenso gibt es von mir eine Auswertung von „TeamMood“. Stimmungskiller werden aufgenommen und gemeinsam in unserem Diskussionsformat „Ideas Forum“ aufgelöst. Generell muss ich mir aber keine Sorgen machen – das Stimmungsbarometer liegt immer zwischen 7,8–9,5 Punkten von 10. Ein weiteres großes Anliegen ist die Willkommenskultur in der Ideas. Ich steuere gemeinsam mit einem kleinen Recruiting-Team alle unsere Personaleinstellungen, das heißt ich koordiniere die Interviewtermine bis hin zur Einstellung. Und vom 1. Tag bis hin zum Ende der Probezeit begleite ich die neuen Kollegen in ihrem Onboarding, sodass sie sich gut im Team, in der Ideas und in der ­Axel-Springer-Gruppe einarbeiten und wohlfühlen können. Was auch für das Onboarding wichtig ist: ein Culture Book oder Mitarbeiterhandbuch, welches ich geschrieben habe. Ich hatte nie eins und es hilft ungemein beim Ankommen. Frage: Du bist weiterhin auch als Assistenz tätig. Wie hat sich der Bereich Feel Good Management zusätzlich bei Dir ergeben? Schaffst Du den Spagat zwischen beiden Rollen? Anja: Durch meine vorherige Berufserfahrung in der gehobenen Hotellerie sind mir Empathie, Menschenkenntnis und ein fröhliches Lächeln ins Blut übergegangen. Als Assistenz (Officemanagerin) lag mir schon immer das Wohlbefinden meiner Kollegen am Herzen. Zusätzlich ergeben hat sich das Feel Good Management also nicht – ich war dort eigentlich schon – nur fehlte die richtige Betitelung.

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Ich schaffe den Spagat zwischen beiden Rollen, indem ich den Fokus mehr auf Personalthemen verschoben habe. Zum Beispiel fallen klassische Terminkoordinationen für meinen Chef mittlerweile nahezu weg, denn er arbeitet selbstorganisiert. Frage: Siehst Du im Feel Good Management eine neue Nische für die Assistenz? Anja: Zu 100 %. Feel Good Manager sind die Assistenzen der Zukunft. Die Arbeitswelt ist durch neue Geschäftsmodelle im Umbruch. Die Arbeitskultur wandelt sich dementsprechend mit. Selbstorganisation macht auch vor der Geschäftsführung nicht Halt – daher wird es die klassische Assistenz bald nicht mehr geben. Vielmehr werden Assistenzen als Vertrauenspersonen, Kommunikations- sowie Organisationstalente die Geschäftsführung unterstützen, mit ausgeprägter sozialer und interkultureller Kompetenz. Der Grund dafür? Unternehmenserfolg beruht zu einem großen Teil auf der eigenen Unternehmenskultur. Frage: Glaubst Du, dass ein Feel Good Manager je von einer künstlichen Intelligenz ersetzt werden könnte? Anja: Nein. Digitalisierung hat zwar Einzug in alle Lebens- und Arbeitsbereiche genommen, aber künstliche Intelligenz kann niemals ein echtes Lächeln, menschliche Empathie, Kommunikation und Vertrauen ersetzen. Es gibt immer mehr Seminare und Weiterbildungen zum Feel Good Manager in Deutschland, die ich sehr empfehlen kann. Schauen Sie unbedingt einmal in das Angebot rein, wenn Sie das interessieren könnte. Die Haufe-Akademie und OFFICE Seminare sind hierbei führende Anbieter.

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Das sind tolle Einblicke, die uns Anja hier gegeben hat. Aber auch weitere Kompetenzen sind für die Assistenz von großer Bedeutung: Digitalexperte Eine Officemanagerin des o.g. Unternehmens, die frisch in den Bereich Legal gewechselt hat, hat dort ihr ganzes Team digital fit gemacht. Sie können sich gut vorstellen, welche Massen an Papier gerade in Rechtsabteilungen lauern und dafür war sie genau die richtige Person. Sie hat sich Prozesse angeschaut, analysiert und effizient umgestellt. Und ihr Chef hat sie laufen lassen, denn er wusste, sie bringt die nötige Expertise mit. Genau solche Prozesse erwarten die Chefs von morgen. Dies berichtete mir schon vor einer ganzen Weile ein Chief Digital Officer eines Mittelständlers in Berlin. Laut seiner Aussage sind Assistenzen wichtige Trendscouts und können Organisationen dabei helfen, digitaler zu arbeiten und Themen rund um den digitalen Arbeitsplatz zu platzieren. Sie bekommen in ihrem Netzwerk so viel mit und können wichtige Impulse in das eigene Unternehmen einbringen. Feedbackgeber Feedback und Stimmungen weitergegeben haben Assistenzen schon immer, die eine mehr, die andere weniger. Der richtige Filter ist hier sicherlich Gold wert. Auch hier bekam ich wertvollen Input des oben erwähnten CDOs. Er kommentierte: „Wir Manager sind oftmals zu weit weg von den Themen, die die Organisation beschäftigt, sodass die Assistenz eine wichtige Rolle einnehmen muss. Abzuschätzen, was wichtig ist und was nicht, bleibt die hohe Kunst der Diplomatie und emotionalen Intelligenz, die kein anderer so gut beherrscht wie die Manager der Vorzimmer.“

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Somit wird man gerade in der Zukunft noch stärker auf die Meinung einer Assistenz angewiesen sein, denn sie weiß, wie der Hase läuft und was gerade los ist im Unternehmen. Wertepionier und Kulturbotschafter Gerade in Zeiten von wertebasierter ethischer Führung spielt die Assistenz eine bedeutende Rolle. Manager schaffen ständig neue Strukturen, die nicht immer gut angenommen werden in der Organisation. Oftmals räumen die Assistenzen das Feld von hinten auf, indem sie über die Kulturebene gehen und die Dinge, die das Management versucht hat zu vermitteln, auf menschlicher Ebene nochmals geradeziehen. Jede Assistenz hat diese Rolle schon einmal angenommen und den Changemanager gespielt. Ein schönes Beispiel ist ein großes Touristikunternehmen, welches ich aktuell beim Rollout von Office 365 in der Organisation begleiten darf. Assistenzen werden hier ebenfalls intensiv geschult, da sie nicht nur technisch, sondern auch kulturell fit sein müssen, wenn Kollegen oder Vorgesetzte Fragen haben. Sie werden als „Office 365 Guides“ in einem aufwendigen ­Train-the-Trainer-Programm ausgebildet, eine sehr schöne Initiative. Sparringspartner und Co-Manager Insbesondere die jüngere Chefgeneration braucht ein enges Sparring und wer bietet sich da besser an als der engste und vertrauteste Mitarbeiter schlechthin: die Assistenz? E-Mails im Auftrag des Chefs zu versenden gehört schon lange in das Aufgabenfeld einer Assistenz. Oftmals steht zwar der Name des Chefs drunter, aufgesetzt und ausformuliert hat jedoch die Assistenz den Text. Sie ist

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es auch, die mehr und mehr in eine Vertretungsrolle des Chefs gleitet. Ich kenne Assistenzen, die Meetings für ihre Chefs übernehmen, Projekte autark durchsteuern und über große Budgets verfügen. Auch ohne hierarchischen Grad wird hier großartiges Leadership betrieben. All dies wird in der Zukunft noch mehr abverlangt werden, denn die Manager haben immer weniger Zeit und stützen sich daher auf das Team drumherum, und dazu gehört auf inhaltlicher Ebene auch immer mehr die Assistenz. Change- und Krisenmanager Diese Rolle wird Assistenzen seit der Corona-Krise noch enger begleiten: Pandemiepläne mitgestalten, Krisenszenarien vorbereiten, Mitarbeiterkommunikationen vorbereiten. Auf einmal sind hier ganz neue Herausforderungen an der Tagesordnung und der Sparring mit HR, IT und dem Führungsteam wird noch enger. Abschließend möchten Sie sicherlich noch wissen, wie die Geschichte mit Elon Musk und seiner Assistenz ausgegangen ist, stimmt‘s? Sie kam nicht mehr an ihren Arbeitsplatz zurück, da er festgestellt hat, dass er ein neues Profil an Assistenz benötigt. Genau genommen hat er dies gesagt: „Mary Beth was an amazing assistant for over 10 years, but as company complexity grew, the role required several specialists vs one generalist“ (Twitter 2017). Der Generalist ist passé. Hoch lebe der Spezialist bzw. der Experte! Und gerade an den neuen Rollen der Assistenz 4.0 sieht man sehr schön, dass genau dies gebraucht wird. Nicht nur die Rolle der Assistenz wird sich kontinuierlich wandeln, sondern auch die Rolle des Vorgesetzten. Bleiben Sie daher wachsam, was die Anforderungen der Zukunft anbelangt und seien Sie offen für die neue

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Generation an Chefs. Sie ist voller Überraschungen und manchmal sicherlich nicht gleich zu verstehen. Verstanden haben die neuen Manager aber definitiv, dass Assistenzen als strategische und operative Businesspartner immer wichtigere Rollen in den Organisationen übernehmen, und dies gilt es jetzt pro-aktiv anzugehen.

6.1 Der Millennial-Manager – Respekt oder Angst? Die Arbeitswelt 4.0 bringt neue Chancen, keine Frage. Aber nicht alle freuen sich über die Veränderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt. Denn es heißt einmal mehr: wachsam und wissbegierig sein für neue Themen! Und die strömen in großen Massen auf uns zu. Tools, Apps, Softwares und kollaboratives Arbeiten. Und überall muss man mithalten können. Ist dem so? Keineswegs. Klar setzt dies unter Druck, andererseits ist es aber auch eine schöne Gelegenheit, einmal mehr in sein Profil und Portfolio einzuzahlen und den Vorgesetzten zu zeigen, was eine wahre Managementassistenz alles kann. Und wir alle wissen, dass da weitaus mehr schlummert, als uns manchmal zugetraut wird. Ich kenne diese Angst selbst. Einer meiner vergangenen Chefs bat mich einmal, Produktivitätsapps zu recherchieren, die uns als Team effizienter werden lassen würden. Das war eine große Herausforderung für mich, zudem er mir diesen Auftrag an meinem ersten Tag gab. Am Ende stellte sich heraus: Es war ein Test von ihm und zwar ganz bewusst. Er wollte meine Reaktion testen, wie ich vorgehe, welche Verbündeten ich mir suche und welche Lösung ich am Ende präsentiere. So sind sie die Chefs – voller Überraschungen. Insbesondere die neue Generation, ich nenne sie immer die Millennial-Chefs.

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Was steckt eigentlich hinter der M ­illennialFührungskraft? Sie sind schon eine besondere Spezies, die Millennials. Zwischen 1980 und 2000 sind sie geboren und mancher Babyboomer tut sich nicht leicht mit ihnen. Wie verhält sich ein Millennial als Chef? Vielleicht haben auch Sie einen dieser smarten jungen Manager bei sich im Unternehmen, der statt E-Mails lieber per Slack kommuniziert oder mit den neusten Apps jongliert. Spätestens dann ist Aufwachen angesagt, denn die Erwartungshaltung der analogen Chefs gegenüber den digitalen Chefs ist genauso unterschiedlich wie Zucker und Salz. Die Millennial-Chefgeneration wird keine Assistenz zum Protokollschreiben mehr benötigen und auch das Sitzungsmanagement und die Gremienbetreuung laufen anders. Oftmals braucht man die Assistenz auch nicht mehr für den generellen Schriftverkehr und Reiseplanungen. Entweder übernimmt dies die Technologie, sprich: all die Tools und Apps, die immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, oder sie machen es einfach selbst. Denn autarkes Arbeiten wird immer mehr zur Tagungsordnung dieser Generation von Self-Management-Managern. Und damit wird sich die Berufsgruppe Assistenz über kurz oder lang intensiver auseinandersetzen müssen. Eigentlich ist das ja auch alles gut so. Diese Entwicklung hilft den Managementassistenzen nämlich unglaublich bei der Wahrnehmung und Findung neuer Fähigkeiten. Denn diese gilt es kontinuierlich zu entdecken. Und solch eine Reise in sich selbst macht unglaublich Spaß. Wann haben Sie das zum letzten Mal getan?

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6.2 Storytelling als Türöffner Leider liegt hier aber noch einiges an Arbeit vor uns, denn es gilt vermehrt Aufklärungsarbeit zu leisten und die wunderbaren Facetten einer hochkarätigen Assistenz aufzuzeigen. Während jahrzehntelang Terminplanungen, Reiseplanungen und Reiseabrechnungen, Schriftverkehr sowie organisatorische wie auch administrative Dinge fester Anker einer jeden Stellenbeschreibung waren, sehen wir heute andere Begrifflichkeiten auftauchen. Projektmanagement, Leadership wie auch Personalthemen sind immer häufiger im Profil einer Managementassistenz zu finden. Leadership? Dafür hat es doch den Chef, mag der ein oder andere Leser jetzt vielleicht beunruhigt mit gerunzelter Stirn denken. Zu Recht sind Assistenzen aber das Back Office ihrer Chefs und daher oftmals mehr damit beschäftigt, dass es den Vorgesetzten und Teams gut geht, bevor sie sich mit ihrer eigenen Rolle einmal auseinandersetzen können. Fakt ist jedoch, dass gerade die neue Generation an Managern eine andere Erwartungshaltung an die Assistenz hat und somit führt eine moderne Assistenz hier und da eigene Teams, verwaltet Budgets und ist eng in Personalfragen eingebunden. Ich selbst habe dies erleben dürfen, als ich vor einigen Jahren von einem mittelständigen Unternehmen in die Start-up-Branche gewechselt bin. Dort wartete nämlich ein Officeteam auf mich, das ich führen durfte, und schwupps war ich in meiner ersten Führungsrolle. Überfordert hat es mich nicht, herausgefordert schon und ich konnte viel dabei lernen.

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Daran sieht man, dass das Skillset der Assistenz der Zukunft ein ganz anders sein wird als das, was man all die Jahre kannte. Miss Moneypenny in allen Ehren, aber die heutige und vor allem zukünftige Assistenz ist ein operativer und strategischer Businesspartner und spielt mit auf dem Spielfeld, statt vom Rand aus zuzuschauen. Ich bin der festen Meinung, dass Assistenzen künftig als Teil des mittleren Managements wahrgenommen werden.

Literatur Twitter (2019) Elon Musk. https://twitter.com/elonmusk/status/ 895836885427335168?lang=de. Zugegriffen: 02. Dez. 2019

7 Neue Berufsbilder für die Assistenz von morgen

7.1 Ein Ausblick auf den Markt Wie wird aber die Rolle der Assistenz draußen wahrund vor allem angenommen? Dazu ist es immer wieder schön, mit relevanten Experten zu sprechen. Ich hatte die Möglichkeit, Ulrike Dirkes, die wir an anderer Stelle in diesem Buch bereits kennenlernen durften, ein paar knackige Fragen zu stellen. Frage: Wie bewertest Du den Markt für Managementassistenzen? Ulrike Dirkes: Entgegen den Verlautbarungen der letzten Jahre sind Managementassistenzen heute gefragter denn je! Die Assistenz war schon immer enger Sparringspartner der Vorgesetzten, zuverlässige Koordinationsstelle und agiert, statt zu reagieren. Außerdem hat sie © Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 D. Brandl, Die Assistenz in der digitalen Transformation, Fit for Future, https://doi.org/10.1007/978-3-658-29967-5_7

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einen großen Anteil an der Wertschöpfung des Unternehmens und sorgt dafür, dass das Management sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann. Sie ist heutzutage Wissens- bzw. Informationsmanager und gleichzeitig „Chief Trust Officer“. Denn wie der Titel schon besagt ist die Managementassistenz ein Teil des Managements und in der Zukunft wird dies noch von größerer Bedeutung sein. Die Tätigkeit als Office Professional, egal ob als Team oder Executive Assistant, ist geprägt durch die enge Zusammenarbeit mit den Führungskräften und den Kollegen. Assistenzen bringen sehr viel ein; sie sind Gedankenleser, Frühwarnsystem, Lebenshilfecoach, lebende Database und Universal-Chaosbeseitiger. Aber auch hier ändert sich gerade vieles! Hier geht es zum einen um das Sich-Einbringen im Tagesgeschäft, aber auch um das Verschwinden des hierarchischen Denkens in Unternehmen. Führungskräfte setzen auf Vertrauen und Verständigung bzw. sehen ihre Assistenzen „auf Augenhöhe“; das hat sich zunehmend im Bewusstsein der Unternehmen etabliert und macht sich nicht zuletzt an den gestiegenen Gehältern in den letzten Jahren bemerkbar. Eine weitere erfreuliche Tatsache ist auch, dass es endlich den männlichen Kollegen gelungen ist, in diese Frauendomäne „vorzudringen“. Während es bis vor Kurzem noch als exotisch galt, eine männliche Assistenz an seiner Seite zu haben, wird es mehr und mehr zur Selbstverständlichkeit. Auch treten die Generationen X, Y, Z selbstbewusster auf und verändern das Außenbild maßgeblich. Voraussetzung für den Beruf ist allerdings immer noch eine gute Ausbildung, wobei die Möglichkeiten hier vielfältiger sind, als in jedem anderen Metier. Es führen viele Wege zum Ziel; ob über den Weg einer Fremdsprachenschule oder einer soliden kaufmännischen Ausbildung mit Fortbildungen an einem Institut für Managementassistenzthemen; aber auch über einen Quereinstieg, z. B.

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aus dem Hotelfach – bei unserem Berufsbild ist alles möglich. Auch haben durch das immer breiter werdende Aufgabenspektrum und die Verantwortungsübernahme mehr und mehr Assistenzen heutzutage einen akademischen Hintergrund. Da der Service- und Dienstleistungsgedanke im Assistenzbereich ganz stark ausgeprägt sein muss, kommt es vor allen Dingen auch auf die Persönlichkeit an. Sie muss nicht nur kompatibel mit dem Unternehmen, sondern vor allen Dingen auch mit dem/der Vorgesetzten sein. Dann ist alles möglich! Frage: Wie wird sich die Rolle künftig verändern in Bezug auf Digitalisierung, Automation und künstliche Intelligenz? Wird eine Assistenz bald Hand in Hand mit einem digitalen Assistenten wie Alexa arbeiten? Ulrike Dirkes: Die Arbeitswelt im Assistenzbereich befindet sich wie viele andere Berufsbilder im Umbruch und wird sich in den nächsten Jahren verändern. Sehen wir es als Chance, dass wir diesen Wandel mitgestalten können; mit Selbstvertrauen, Lernbereitschaft und vor allen Dingen dem Willen zur Veränderung. Digitalisierung, künstliche Intelligenz, New Work, Vergrößerung des Aufgabenspektrums – dies sind Themen, denen sich der Assistenzberuf stellen muss, aber ich finde, es besteht kein Grund zur Panik! Wer sich auf das besinnt, was den Assistenzberuf im Grunde ausmacht, nämlich Organisationsstärke, Detailgenauigkeit, sicheres Wissen über Abläufe im Unternehmen und eine gute Vernetzung, der muss ganz sicher keine Angst vor der Zukunft im Job haben. Denken wir nur an die letzten 40 Jahre – so viele Neuerungen haben sich rund um den Sekretariats-/Assistenzberuf ergeben – so sind die Schreibmaschine und andere technische Einrichtungen längst Historie. Nach einer Studie der TU Darmstadt werden

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Maschinen zwar bis 2022 in der Suche berufsbezogener Informationen und deren Datenverarbeitung ein erhebliches Maß zulegen, aber wir Menschen besitzen Fähigkeiten (z. B. emotionale Intelligenz), mit denen wir auf lange Zeit überlegen sind. Künstliche Intelligenz wird den Assistenzberuf in Zukunft zwar entlasten, insbesondere bei automatisierbaren Prozessen, wie z. B. dem Aufsetzen einer Telefonkonferenz, aber Kompetenzen wie Diskretion, Delegieren und Vorausdenken im Auftrag der Führungskraft, Kompromissbereitschaft und Loyalität sowie soziale Kompetenz können nicht digital ersetzt werden. Wer soll die Budgets planen, Personal führen, Projekte steuern und nebenbei noch die Power-PointPräsentationen und Reden für das Management schreiben? Das Wissen über z. B. fünf ansteuerbare Flughäfen in London mit unterschiedlichen Terminen und Notwendigkeiten im Blick zu haben oder beim Anstehen eines großen Events nicht nur die Transport- und Parkplatzproblematik zu beachten, sondern auch die individuelle Passgenauigkeit des Hotels zu garantieren – das wird KI nie übernehmen können. Die künstliche Intelligenz wird/kann den Menschen mit klugen Vorschlägen unterstützen, digitale Gadgets wie Alexa und Siri können bestenfalls Routineaufgaben übernehmen. So höre ich, dass Terminanfragen aus Fernost schon von digitalen Assistenzen kommen, die erst bei komplizierten Fragestellungen als solche identifiziert werden. Da Assistenzen jedoch zunehmend strategische Partner sind, werden sie letztendlich unersetzlich bleiben. Sie müssen allerdings auch lernen, die richtigen Fragen zu stellen und aus den Antworten die richtigen Schlüsse zu ziehen. Dies müssen wir professionalisieren; mit offenem Blick die Möglichkeiten digitaler Anwendungen betrachten und bewerten und uns vor allem über die Notwendigkeit des vernetzten Arbeitens bewusst sein.

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Wenn man sich die heutige Informationsgeschwindigkeit und die Zunahme der weltweiten Datenmengen anschaut, wird klar: Gemütlicher wird es im Job nicht mehr werden. Wir werden diesem Tempo in Zukunft nur dann standhalten, wenn wir uns darauf besinnen, besser und nicht noch schneller zu arbeiten. Das bedeutet vor allem, bewährte – oft auch noch papiergestützte – Abläufe und Arbeitsroutinen infrage zu stellen, mithilfe der Möglichkeiten digitaler Arbeitsweisen neu zu denken und dann auch zu verändern. Das müssen wir dringend trainieren, für uns, für das Team, für das gesamte Unternehmen! Da wir es zunehmend mit „Digital Natives“ als Vorgesetzten zu tun haben, muss hier oft erst das Bedürfnis einer Unterstützung durch die Assistenz geweckt bzw. der Arbeitgeber an die Hand genommen werden. Es geht darum, z. B. Zeitfresser und Outsource-Möglichkeiten festzustellen, um durch das Skillset der Assistenz die eigene Effizienz zu steigern. Ob digital oder analog – der Mix zwischen virtueller und persönlicher Kommunikation muss hier ganz besonders stimmen. Das ist der eigentliche Wandel, der uns herausfordert – und die Assistenz kann und sollte da eine wichtige Schlüsselrolle übernehmen. Es gibt keinen Grund, Angst vor neuen technischen Möglichkeiten zu haben – die Assistenz im Digitalisierungszeitalter ist eine annehmbare und bewältigbare Herausforderung! Hier geht es vor allem darum, digitale Tools und Anwendungen, die uns im Arbeitsumfeld zur Verfügung stehen, im richtigen Rahmen einzusetzen. Das bedeutet aber im Umkehrschluss nicht, dass man zur Erfüllung einer Aufgabe das achte tolle Tool benötigt, sondern es kommt auf die abgestimmte und sinnvoll entwickelte Gestaltung der vorhandenen Möglichkeiten an. Der Einsatz eines analogen Notizbuches ist hierbei genauso machbar wie eine komplette digitale Organisation, auf die nicht

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nur der Vorgesetzte, sondern das gesamte Team zurückgreifen kann. Das Stichwort lautet hier: effizient mit digitalen Hilfsmitteln arbeiten. Auf alle Fälle aber immer: dedicated to the job! Frage: In welche Skills sollte eine Assistenz für die Zukunft investieren? Ulrike Dirkes: Institutionalisiertes Lernen auf Vorrat hat in Zeiten von stetigem Wandel und Digitalisierung ausgedient. Lernen wird ein natürlicher Prozess, das heißt ganz selbstverständlich einen wichtigen Teil unserer täglichen Schaffenszeit ausmachen. Es wird deshalb zum großen Teil am Arbeitsplatz, just in time, on demand und mit Zugang zu Netzwerken stattfinden, in denen komplexe Probleme ohne hierarchische Befindlichkeiten gelöst werden. Trainerinnen und Trainer werden Assistenzen vornehmlich dabei unterstützen, ihre Lern- und Veränderungskompetenzen zu entwickeln. Sie werden Wissen teilen und Lernwelten aufzeigen, in denen konkrete, praktische Problemstellungen im Austausch mit anderen und durch Ausprobieren in der Simulation gelöst werden. Das für unser heutiges schnelles und vernetztes Arbeiten notwendige Wissen über den Einsatz und den sinnvollen Gebrauch digitaler Tools kann man lernen. Die zur Gestaltung der Veränderung aber so notwendigen vorgenannten Eigenschaften füllt unsere Berufsgruppe als eine der wenigen sowieso schon aus. Das müssen andere erst mühsam lernen. Von daher sehe ich einen klaren Vorteil der Assistenz bei der Einführung neuer, nicht nur digitaler, Arbeitsweisen. Wir können Vorreiter im digitalen Wandel sein; zumindest, wenn wir uns das nötige fachliche, methodische und kommunikative Rüstzeug zulegen,

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um z. B. Projekte flexibel, effizient und kompetent zu begleiten und zu steuern. Bei den Skills wird der Fokus auf Digitalisierungs(z.  B. digitale Ordnung und digitale Hygiene im papierlosen Büro) und Softwarethemen liegen. Bei den digitalen Anwendungen wird das Thema „Professional Webconferencing“ in Zukunft immer wichtiger werden. Dabei geht es in erster Linie nicht nur um die heute bereits immer einfacher zu bedienenden Tools wie WebEx oder MS Teams als Nachfolger von Skype. Meetings werden in Zukunft immer öfter digital stattfinden und dies nicht nur, da man währenddessen so gut seine E-Mails bearbeiten kann. Wir müssen lernen, trotz virtueller Distanz effizient zu arbeiten. Dafür gibt es Methoden, die man lernen kann; es kommt auf mehr als einen Laptop und Onlinetools an. Auch hier sehe ich übrigens für das zukünftige Berufsprofil der Assistenz eine große Chance, solche neuen Arbeitsund Denkweisen im Team und im ganzen Unternehmen zu etablieren. Aber auch (internationale) Kommunikation, Organisation, Persönlichkeitsentwicklung sowie Projektmanagement sind wichtig. Mehr Verantwortung für eigene Projekte bedeutet auch mehr Führungs- und Moderationskompetenz sowie konsequentes Prioritätenmanagement und Selbstführungsstrategien, wie z. B. Zeitmanagement. Hier bietet sich z. B. die ALPEN-Methode an. Sie stellt in fünf Schritten ein gutes Zeitmanagement sicher. Rhetorik, Verhandlungs- sowie Fragetechniken und nicht zuletzt auch Umgangsformen bzw. Dress Codes sind immer mehr gefragt. Der gute alte „Knigge“ lässt grüßen! Auch eine Ausbildung zur Feel Good Managerin oder im Gesundheitsmanagement kann für die Mitarbeitermotivation und -bindung wichtig sein und stellt gerade im Zeitalter des „War of Talents“ ein Alleinstellungsmerkmal für ein Unternehmen dar.

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Zusammengefasst ist die kontinuierliche Weiterbildung der Office Professionals äußerst wichtig, wobei es völlig unerheblich ist, ob die Weiterbildung auf Kongressen und Messen, auf externen/internen Seminaren oder durch das Lesen von Fachzeitschriften bzw. dem Hören von Podcasts oder der Teilnahme an Webinaren erfolgt. Wichtig ist allein die thematische Vielfalt! Da ist viel Gedankenfutter drin in den Antworten von Ulrike Dirkes. Sie ist eine Expertin durch und durch. Wenn Sie sich zu relevanten Fragen zum Berufsbild Assistenz austauschen möchten, dann sprechen Sie Ulrike gerne an: https://o-pen.de/.

7.2 Die virtuelle Assistenz (VA) Wie wichtig Veränderungsbereitschaft ist, haben wir gerade in den Worten von Ulrike Dirkes vernommen. Und dies kann auch bedeuten, stärker virtuell zu arbeiten. Sind Assistenzen in der Arbeitswelt 4.0 nicht sogar schon virtuelle Assistenzen? Ein bisschen sicherlich, aber wie genau gestaltet sich diese Rolle eigentlich konkret? Katharina Aroui gibt dazu noch Einblicke in die virtuelle Chefentlastung und wie sie im Homeoffice arbeitet: „In den letzten Jahren haben sich die technischen Möglichkeiten in der Arbeitswelt stetig verbessert. Die Tatsache, dass ich auch von zu Hause aus über das Netzwerk Zugriff auf meine Dokumente habe, vervollständigt mein virtuelles Büro. Heute ist es eine Selbstverständlichkeit für uns, per Videokonferenz an einem Meeting teilzunehmen. Das ist eine enorme Verbesserung gegenüber der Einwahl per Telefon früher. Dabei achte ich persönlich darauf, eine ruhige Umgebung zu schaffen und rechtzeitig vorher dafür Sorge zu tragen, dass die Technik auch zu Hause einwandfrei funktioniert.

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Die Kombination, zweifache Mutter zu sein und einen Vollzeitjob zu haben, ist eine echte Herausforderung. Seit 2011 habe ich die Möglichkeit, einen Tag pro Woche aus dem Homeoffice zu arbeiten. Ich bin immer noch jedes Mal aufs Neue dankbar dafür. Die Firma „schenkt“ mir so zwei Stunden Fahrzeit pro Woche, und ich kann mir meine Arbeitsstunden an diesem Tag so einteilen, wie es am besten in meinen Ablauf passt. Das erleichtert mir die Organisation meines Familienlebens ungemein. Eine ausschließlich „virtuelle Assistenz“ kann ich mir für mich jedoch nicht vorstellen. Mir würde der persönliche Kontakt im Büro fehlen. Jeder arbeitet anders, aber es ist nachgewiesen, dass Menschen im Homeoffice dazu tendieren, mehr als acht Stunden zu arbeiten. Ging mir auch so: Man kommt gut in den Workflow, man wird nicht von Kollegen unterbrochen, man ist ganz auf das Projekt konzentriert. Übrigens bewegen sich u.a. deshalb viele Menschen im Homeoffice auch viel weniger. Hier empfiehlt es sich, seinen Tagesablauf zu planen. Denken Sie quer und vom normalen Arbeitstag weg. Wie wäre es mit zwei Stunden Arbeit schon ganz früh morgens, dann etwas Bewegung – z.B. ein Spaziergang zum Supermarkt, um Brötchen für das Frühstück zu holen –, dann wieder ein paar Stunden Arbeit, unterbrochen von einer Stunde Mittagessen. Da kann man sich während dieser kreativen Schaffenspause selbst was kochen und frisch gestärkt an den Arbeitsplatz zurückkehren. Am späten Nachmittag habe ich die Möglichkeit, mit den Kindern Hausaufgaben zu machen und zu spielen. Man könnte auch eine Runde gärtnern oder joggen gehen. Abends laufe ich oft nochmal zur

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Hochform auf und kann prima arbeiten, wenn die Kinder schon im Bett sind. Wenn man seinen Homeoffice-Tag gut plant, ist es ein Mehrwert für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.“

Wie ist es aber, wenn man komplett als virtuelle Assistenz agiert, sprich: selbständig ist und mehrere Kunden bedient? Dazu habe ich mit Diana Haagen eine versierte Expertin befragen können. Frage: Diana, Du arbeitest aktuell als virtuelle Assistentin (VA). Was steckt genau hinter dem Berufsbild? Diana: Genau genommen umfasst das Aufgabenfeld einer virtuellen Assistentin ähnliche Aufgabenbereiche wie man es von der Assistentin kennt, die vor Ort im Büro eines Unternehmens tätig ist. Virtuelle persönliche Assistenten unterstützen in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Aufgaben werden outgesourct und man arbeitet ortsunabhängig zusammen. Die Aufgabenbereiche sind uns allen bestens bekannt: z. B. E-Mail-Management, Korrespondenz Deutsch/Englisch, Terminmanagement, Präsentationserstellung, Recherche, Customer-ServiceKommunikation, Management von Social-Media- und ­Business-Onlineprofilen, Travelmanagement, Bewerbermanagement, Veranstaltungsmanagement, Meetingorganisation. VAs unterstützen dabei, dass die Auftraggeber ihre Zeit wirkungsvoll gestalten, ihren Fokus auf das Wesentliche richten und so neue Freiräume gewinnen können. Als selbstständige Assistentin biete ich dem Auftraggeber jedoch maximale Flexibilität, da ich auch auf Stunden,Tages- oder Projektbasis für ihn tätig bin.

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Frage: Was hat Dich an der neuen Art der Managementunterstützung gereizt und welche Potenziale siehst Du darin für die Zukunft? Diana: Nachdem ich bereits mehr als sieben Jahre erfolgreich als selbstständige Assistentin vor Ort in Hamburg bei namenhaften Unternehmen in den Führungsetagen tätig gewesen bin, haben mich private Umstände wieder in meine Heimatstadt Husum geführt, sodass ich mich neu aufstellen, mein Dienstleistungsportfolio mit einzelnen kaufmännischen Servicekomponenten für Unternehmer anpassen musste. Dank der heutigen Informations- und Kommunikationstechnologien ist das Arbeiten „remote“ auch abseits der Großstädte überhaupt kein Problem mehr, sodass ich behaupten kann, dass die Betreuung und Organisation des individuellen modernen Backoffices 4.0 nach den Bedürfnissen des Auftraggebers die Zukunft ist. Dass sich VAs nicht dort einsetzen lassen, wo eine Assistentin benötigt wird, die für frischen Kaffee und eine Papier-Wiedervorlage sorgt, ist selbstredend. Die Auftraggeber müssen aufgeschlossen sein für Arbeiten 4.0 oder New Work. Frage: Im Vergleich zur Interimsassistenz arbeitet die virtuelle Assistenz rein virtuell. Vermisst Du die Kollegen nicht manchmal ein bisschen? Diana: Natürlich ist man auch virtuell zumeist Teil eines Teams, nur ersetzen Videokonferenzen und Ähnliches keinen Teamspirit. Aber auch hier kann man sich der heutigen Arbeitswelt gegenüber öffnen und zeitweise in CoWorking-Spaces arbeiten, sodass man in den Genuss einer Gemeinschaft kommt. Zudem ist man als Selbstständige auch viel im Austausch mit anderen selbstständigen Assistenten und auf Netzwerkveranstaltungen

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unterwegs, so trifft man sich von Zeit zu Zeit auch in einer kollegialen Community. Und ehrlich gesagt: In Vorstandsetagen arbeitet man zumeist auch 1:1, sodass aufgrund der Verschwiegenheitspflicht in den Führungsetagen auch selten ein kollegialer Austausch stattfinden kann. Frage: Welche Tipps kannst Du Lesern mit auf den Weg geben, die sich auch gerne als virtuelle Assistenz selbstständig machen möchten? Diana: Seit einiger Zeit gibt es sehr viele Gründungen als nebenberufliche VA, die sich ein zweites Standbein aufbauen wollen. Dieses Konzept sollte wohldurchdacht sein, um das Berufsbild nicht zu schädigen. Einfach mal „nebenbei ein paar Reisen planen und Recherchen betreiben“, um die Einkünfte aufzubessern – das ist es nicht! Wie bei jeder Gründung sind eine ausgiebige Marktrecherche dieser Geschäftsidee und eine Liquiditätsplanung erforderlich, um sich gut aufzustellen. Ratsam ist es in jedem Fall, dass man einige Jahre berufliche Erfahrung „vor Ort“ im Büro gesammelt hat und dies auch als Referenz vorweisen kann. Denn auch bei den virtuellen Assistenten gibt es eine Qualifikationspanne. Es gibt VAs, die einfache Sachbearbeitung oder Datenpflege betreiben, bis hin zu VAs für Führungs- und Unternehmerpersönlichkeiten. Hier sollte man in jedem Fall seine Nische finden. Unternehmen suchen zumeist bei den VAs nach einer längerfristigen und dauerhaften Entlastung, auf die man sich jederzeit verlassen kann. Berufliche Erfahrung, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit und unternehmerisches Denken sind für die Auftraggeber oft Kriterien, wonach sie ihre virtuelle persönliche Assistenz auswählen.

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Und: Die Chemie muss stimmen, auch wenn man nicht ein Büro teilt. Mir ist es sehr wichtig, den Kunden mindestens einmal persönlich getroffen zu haben, gerne sogar wiederkehrend in regelmäßigen Abständen. Für all diejenigen, die die Dienste von Diana Haagen gerne in Anspruch nehmen möchten, füge ich hiermit gerne ihre Homepage an: https://www.ihrerechtehand.de/. Ich kenne aktuell einige Assistenzen aus meinem Netzwerk, die sich ernsthaft mit dem Berufsbild der virtuellen Assistenz beschäftigen. Das Interesse scheint größer zu werden und auch hier gibt es wunderbare Potenziale, seine Nische zu finden. Und wie gut die Arbeit mit einer virtuellen Assistenz wirklich funktioniert, kann ich selbst nur bestätigen: Mina Dhifali lebt in Paris und ist meine virtuelle Assistenz. Ja, auch ich greife hin und wieder auf virtuelle Unterstützung zurück, anders würde ich all meine Arbeit derzeit nicht schaffen. Wann immer ich also ihre Hilfe brauche, wende ich mich an Mina und unsere Zusammenarbeit klappt einfach großartig. Sie ist Französin, ich Deutsche und wir arbeiten auf Englisch – es lebe die internationale Kooperation. Mina habe ich selbstverständlich auch zum Thema virtuelle Assistenz befragt. Sie gibt Ihnen tolle Impulse mit auf den Weg und ist sicherlich auch inspirierend für diejenigen, die Lust auf die Selbstständigkeit haben und sich mit dem Tätigkeitsfeld einer virtuellen Assistenz auseinandersetzen möchten. Frage: Mina, you work as a VA in Paris. What made you become a VA? Mina: I became a VA by a combination of circumstances, far, far away from the admin industry. Life is not a long

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and quiet river and we often experience hardships that we do not always understand. After 4 years of battle against cancer cells, 5 operations and a lot of stress, I found myself fighting a monster who had already taken a huge space in my body! On November 25th, 2015, my life fell into a phone call. The monster was real. A treatment, and one more operation, it looked like it was impossible to kill him, although I did everything to prove that he will not get me. I was still working, and I did not want to stop. I really love my profession, but after the operation, the news that scared me so much fell: new treatment of 3 months and non-negotiable sick leave! It was a terrible shock and all my hopes were crumbling. I was scared, I was weak, and everything seemed to me to be an incredible injustice. As a divorced woman, single mother of a 4-year-old girl, and without any financial support or family support, I hired a nanny in September 2015. During my sick leave, I relied a lot on her, especially the days I was really down. The days when I felt good, I boiled with boredom and impatience. One of my best friends has created a branding and lifestyle agency in Paris. She was incredibly emotionally and physically supportive. Every weekend she welcomed me to her home, so that I could breathe in terms of daily management with my daughter. Indeed, I did not have to worry about meals, baths and games anymore. My daughter could play with her daughters, and I could rest without feeling guilty for not controlling the side effects of sickness, but most of all I did not feel isolated anymore. One evening, my friend told me how much she was overwhelmed by all the management of her business. Et voilà! Excitement in my head, my heart and my guts! I told her immediately that I would like to help her, without waiting for any remuneration. I was not looking for work but something to keep my brain busy, being able

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to serve and do my job saved me from depression. She did not want to take advantage of this situation, but my arguments of well-being and psychological balance convinced her. I joined her at her office, on days when I felt physically strong. And here I am, reliving again: activity reports; time management; expense reports …! Happiness. Who could have imagined that the admin could fill me up so much? Her offices were in a co-working space, and the other entrepreneurs working there became new office colleagues, in spite of myself. Nobody knew what I was going through, because I refused to stand the look of pity that would be thrown at me for sure. Except for a forced cohabitation with the monster, I was always the same on the good days, smiling, a boundless energy and a huge spread to laugh. Few weeks before the end of my sick leave, my friend’s co-workers asked me if I could work for them. I was flattered, but out of question to quit my job. I was happy in my official workplace before the arrival of the monster, I had a nice package that I did not intend to leave at all. And my friend without knowing it, or myself, had planted the seed of entrepreneurship in my mind. It was without counting a sad misfortune than this monster, a misfortune which arrived insidiously and in a nameless violence. On August 31st, 2016: I went back home with a friend who supported me to build an Ikea furniture. Nothing exceptional, a small Kallax of 4 boxes as a TV stand (Ikea fans will recognize). My daughter was in her room with the nanny, trying all her shoes. She had just celebrated her 5th birthday and when the school year was just around the corner, I had asked the nanny to check out those who did not go to her anymore. During the assembly of the furniture, a deafening noise rang out and made my friend and me jump. We looked around and we thought

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that a board had fallen on the floor. But no! I faced the bedroom of my daughter and I discovered my daughter, sitting cross-legged on the floor, who was holding the whole right side of her face with 2 hands, deformed by the pain, mouth wide open: a dull scream came out at hardly, she was barely breathing, and still I did not understand what was going on. I looked at the nanny, both hands each recessed on both sides in a pair of sneakers of my daughter, who was shaking with her whole body and kept repeating in tears: sorry, the hand has gone alone, sorry the hand has gone alone! The horror: the nanny slammed my daughter’s face with a hand in a sneaker. The picture was terrible and sickening. My daughter suffered daily physical and psychological abuse, since the arrival of the nanny, it means a full year. The nanny was tried, forbidden to work with children and sentenced to pay compensation (which she will never pay because she is not solvent). She will leave scars for my daughter forever, a feeling of emotional insecurity and a lack of self-confidence. Without a nanny, I could no longer honor my regular working hours, but it was out of the question for me to take back anybody to take care of my daughter. Physically, morally and financially I was down. Being on long-term sick leave, I was not paid any more for 2 months, the health care supposed to compensate my income with my employer, had a delay in the treatment of my file. With legal fees incurred to sue the nanny, I had no choice but to return to work on September 5th, 2016. I created My French PA in September 2017, named by my beloved friend running the branding agency. My company propose virtual and on-site admin services to English-speaking people living in Paris. Working at my own pace, I could take care of my daughter, take care of

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myself and continue to live my dream career as a strategic business partner to passionate and genuine leaders. I could never repair the harm that was done to my daughter, but now I’m here. Entrepreneurship is an emotional roller coaster ride, incredible business meetings and quality time with my daughter. But above all, I am my own boss and I am free to take my time to heal, to grow and to forgive. I am in total remission since June 2019: this monster was actually for me, and I insist, for my personal story, a blessing, because it has forever changed my life, my business lifestyle and my vision of my profession: I am now a Virtual Assistant. Frage: Tell us about the work of a VA. Mina: If I try to define the work of a VA, in a basic point of view, it’s an assistant working remotely for clients. I will not name all the tasks of VAs, as there are more or less the same as another admin, whatever the title, the job description or the industry. The foundations remain the same: confidentiality, admin and soft skills, speak the same language as the client. There are as many ways of work as a VA as there are VAs. There will be always a VA who could match with a client expectation. That’s the magic word of this profession: MATCH. It’s the same in the PAs and EAs Industry: it’s a match between a manager and an assistant. The huge difference is that most of VAs started their business because they were looking for a work-life balance: who, when and why! • Thanks to my business mentor, I am trained when to wear the right hat at the right time: – Do’er hat: executing services for clients

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• Ex: I will work on a list of tasks for a client, and I will deliver as expected. – Shareholder hat: investing time and money • Ex: As a shareholder, I will invest money to build a website for my company and increase the visibility of My French PA. – CEO hat: being a business owner Ex: I will manage all the current admin that any company face: expenses, taxes, invoices, quotations, prospections, events, travel, … The English-speaking VA Industry is growing very fast but being a VA requires patience, faith and appetence to learn how to run a business whereas a VA is s­ elf-employed or a business owner. In France, the title of VA as a profession is unknown or not understood; devices are more defined as virtual assistants than real human being. Tab. 7.1 shows exhaustive parallels between VAs and PAs/ EAs.

Tab. 7.1  Parallel between VAs and PAs/EAs Vas

PAs/EAs

Services Expertise Niche Remotely/Onsite Referrals Website/Social Media/Blog/CV Invoice Client Hourly-Daily Rate/ Monthly Package Prospection/Networking Consultant agencies

Job Description Skills Industry Workplace/Remotely References CV Payslip Manager Fixed-term or Long-term Contract Job seeking Recruiters

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Frage: Would you say that a VA is a future model for management assistants? Will we all work as VAs one time? Mina: A virtual assistant is a title. The revolution of new ways to communicate has changed the perimeter of work in terms of spaces but not the profession. Me as a VA, my expertise is to support remotely or onsite ­English-speaking head corporates working in Paris whereas they are contractors in a mission, entrepreneurs, expatriates or in business relations with French companies. I have some exceptions just like you, because I am thrilled to serve passionate and genuine leaders and influencers. Actually, I’ve been contracted by a Danish IT consultants’ agency, itself contracted by a Danish businessman, himself contracted by an UK IT company, itself contracted by an American IT company, and the end client is a French Company located in Paris. Welcome in the digital world! The way of connections has evolved into time spent on social media all around the world. The ways of communication have changed too, face time/skype for business meetings, DMs (direct message) on social media to confirm appointments, the famous “#” to follow posts or discussions, just to name a few. Since the dawn of time, there are executives and assistants, whatever the titles. If we ask any management assistant if they have worked remotely for their executives, I mean outside business hours, the answer will be a big YES, especially during holidays. Consequently, we have all worked as VA one time. It’s not a future model, it is a current and modern model to work for management assistants. The VA industry is huge in the countries where English is the business language. It’s a personal choice to be a VA. It’s not for everyone. There is no need for motivation when there

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is passion, but without regular training, a good expertise and a lot of networking, it is very hard to maintain a financial balance. The good news is that the admin industry will never shut down! As long as there are executives, there will be an industry of admin experts to watch their back. Devices will ease our daily flow of work, but they will never replace us. The workplace is changing, likewise business relations, and VAs are the great winners of the digital revolution. There are not many professions that could adapt their expertise to our modern world the way we are doing it. I am always amazed how creative our industry is. Can you imagine having an appointment with your dentist via Skype? But there is more chance that you will be able to reach the dentist’s VA to book an appointment. My French PA, my VA company, is a new chapter in my career, but not a new profession. Sie brauchen internationale virtuelle Unterstützung? Minas Webseite finden Sie hier: https://myfrenchpa.com/. Mina habe ich übrigens über meinen ­IMA-Berufsverband kennengelernt. Auch hier zeigt es sich, wie nützlich Netzwerke sind.

7.3 Interim-Assistenz Nicht nur die virtuelle Assistenz ist ein spannendes und zugleich herausfordendes Gebiet, auch die ­Interim-Assistenz kann dies bieten. Interim? Also Zeitarbeit? Ja, wobei ich das eher projektbezogen wahrnehme. Auch ich habe einmal für knapp drei Monate in einem Unternehmen als Interim-Assistenz gearbeitet. Oftmals brauchen diese Organisationen Hilfe bei Auftragsspitzen, Engpässen und Vertretungen in anspruchsvollen Sekretariaten.

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Und wer weiß, warum nicht auch mal als Springer arbeiten und Zugang zu den unterschiedlichsten Unternehmen, Abteilungen und Chefs haben? Das spricht einige Assistenzen da draußen an und daher gibt es gute Agenturen, mit denen man solche Möglichkeiten ergründen kann; die PLU zum Beispiel. Gründerin Christine Walker war selbst früher Assistenz und kennt die Bedürfnisse der Manager bis ins kleinste Detail. „PLU ist Marktführer für Top-Assistenzdienstleistungen. Ein hochspezialisiertes, dynamisches und innovatives Unternehmen, das im Jahr 2004 von Christine Walker gegründet wurde. Aus der Gründungsidee 'Entlastung für Führungskräfte' hat sich ein ganzheitliches Geschäftskonzept entwickelt für 'Effizienz im Business'. Spezialisiertes Know-how der modernsten Tools und Techniken macht die PLU zu einem Trendsetter und Experten für Top-Assistenz, Top-Chefs und Highspeed Offices. Die PLU Top Assistant GmbH stellt für Unternehmer und Top-Manager zertifizierte Top-Assistenzen zur Verfügung und übernimmt in einem strukturierten Prozess für Unternehmen die Suche, Bewertung und Einstellung von Top-Assistenzkräften. Die PLU Campus GmbH bietet individuelles Office Coaching, Seminare (offen und in-house) sowie Vorträge und Webinare zur Realisierung von Zeitgewinnen für Manager, Assistenzen und Projektteams. Die PLU-Experten kommen aus unserer unternehmenseigenen Talentschmiede für Top-Assistenzen. In der eigenen Kaderschmiede werden Talente entdeckt und gefördert, zum

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Manager vom Manager entwickelt und für die modernen Sekretariate fit gemacht. In jeder Top-Assistenz steckt auch ein Manager – Christine Walker und ihr Team leben das“ (PLU Top Assistant GmbH 2019).

Neugierig geworden? Dann schauen Sie bei Christine und ihrem Team gerne mal vorbei, denn sie bieten noch ein weitaus umfangreicheres Portfolio als die Interimassistenz an: www.plu.de. Durch die neue Managergeneration braucht es keinen klassischen Vorzimmer-Support mehr. Assistenzen werden immer stärker virtuell und flexibler agieren und arbeiten, daher werden sich gerade Funktionen wie die virtuelle Assistenz sicherlich stark durchsetzen. Ob virtuelle Assistenz, Interimassistenz oder Feel Good Manager – da warten wahnsinnig spannende neue Rollen auf Sie, greifen Sie zu, nehmen Sie Ihre Entwicklung selbst in die Hand und warten Sie nicht darauf, dass es andere tun! Katharina Aroui fasst es abschließend nochmals wunderschön zusammen, wie ich finde: „Im Querschnitt durch die Unternehmensbranchen in Deutschland zeigt sich für mich, dass einige Firmen sich sehr aktiv mit neuen Ansätzen des Zusammenarbeitens auseinandersetzen, andere gerade ihre ersten Schritte gehen, und wieder andere erstmal abwarten, was da so vor sich geht. So sehe ich Assistentinen und Assistenten, die in Branchen der 'alten Welt' arbeiten und dort tagtäglich gegen das Bild der kaffeekochenden Miss Moneypenny ankämpfen oder sich dem bereits ergeben haben. Von New Work keine Spur, und auch die Möglichkeiten der Digitalisierung sind nicht ausgeschöpft.

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In naher Zukunft kann sich die Assistenz der Digitalisierung und der Zusammenarbeit mit der 'künstlichen Intelligenz' jedoch nicht mehr entziehen. Wir sollten es uns deshalb nicht nehmen lassen, aktiv das Arbeitsumfeld von morgen mitzugestalten. Jeder hat die Möglichkeit, mit kleinen Schritten New Work ins Unternehmen zu bringen. Es müssen ja nicht von heute auf morgen flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit von Homeoffice und Gehaltstransparenz sein. Als Assistenz können Sie Vorreiterin im Unternehmen sein. Ergreifen Sie die Chance: Nutzen Sie für sich die Möglichkeiten der digitalen Welt und Sie können zuschauen, wie Sie auch Ihrem Chef in der täglichen Arbeit dadurch einen Vorteil verschaffen können. Um ein kleines Beispiel zu nennen: In Zeiten des Fachkräftemangels freut sich manch Geschäftsführer/in über den Hinweis, dass eine Zeitungsannonce zur Personalsuche heute nicht mehr ausreichend ist, es digitale Wege zur aktiven Ansprache von Talenten gibt und ein professionelles Employer Branding ein erster Schritt in diese Richtung ist.“

Ich werde immer wieder in meinen Seminaren und Vorträgen von Assistenzen gefragt, welche Kompetenz in der Zukunft von großer Bedeutung sein wird und ich sage vermehrt: Leadership. Ja, Führung. Auch, wenn dies für die ein oder andere Person noch eine weit entfernte Begrifflichkeit ist, sehe ich sie bereits sehr präsent. Dazu muss in den Köpfen der Vorgesetzten, der Personaler und vor allem der Assistenzen selbst aber noch eine Menge passieren. Denn als Leader hat man ja bekanntlich bisher immer seine Chefs bezeichnet. Aber weit gefehlt. Assistenzen, vor allem, wenn sie in der Zukunft als strategische Businesspartner agieren, müssen Leader sein und noch mehr Entscheidungen treffen, auch ohne Managertitel. Hoffent-

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lich sehen wir dort in der Zukunft noch mehr davon. Assistenzen haben ihren Platz am Tisch verdient  – am Leadership- und Managementtisch. Dort, wo einst nur der Fokus auf Protokollen lag, liegt nun eine viel größere Kraft, die es gewinnbringend zu nutzen gilt. Liebe Managerinnen und Manager da draußen – nutzen Sie Ihre wunderbaren Sparringspartner, binden Sie sie ein in neue Projekte, Initiativen und Strategien – Sie werden begeistert sein, was in dem Profil Ihrer Assistenz noch alles steckt!

Literatur PLU Top Assistant GmbH (2019) Effizienz im Business. https://www.plu.de/Unternehmensinformation/Ueber-PLU. Zugegriffen: 3. Dez. 2019

8 Fazit

Müssen wir also Respekt oder gar Angst vor der Zukunft haben? Werden die digitalen Sprachassistenten die Rolle der Assistenz ersetzen? Was resümieren Sie für sich nach den Zeilen, die Sie nun gelesen haben? Chance oder Gefahr? Fluch oder Segen? In der Digitalisierung steckt vieles drin. Eines ist jedoch sicher: Die Manager hinter den Managern wird es immer brauchen. In welcher Rolle auch immer, der Wandel wird stets voller Überraschungen bleiben, das zeigen uns die jüngsten Entwicklungen leider immer härter auf. Ich hoffe, der Blick in die Zukunft hat Ihnen Spaß gemacht. Mir auf jeden Fall, denn einmal mehr ist mir bewusst geworden, welches Potenzial diese wunderbare Profession doch hat. In diesem Buch steckt eine Menge an Informationen und bis es auf dem Markt erscheint, wird es sicherlich noch viel mehr an Wissen rund um das Thema Digitalisierung, künstliche Intelligenz und New Work © Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 D. Brandl, Die Assistenz in der digitalen Transformation, Fit for Future, https://doi.org/10.1007/978-3-658-29967-5_8

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geben. Und das ist auch gut so, denn das Karussell dreht sich kontinuierlich weiter und wird uns einiges abverlangen. Mal dreht es sich so schnell, dass wir kaum noch Halt finden, aber manchmal dreht es sich genau in der Geschwindigkeit, die wir benötigen, um fit for future zu werden. Bleiben Sie dran, seien Sie wissbegierig für die Themen der Zukunft und seien Sie vor allem eines: ein Gestalter der Zukunft. Es liegt an Ihnen allein, die Hebel zu bewegen, die bewegt werden müssen. Und dabei wünsche ich Ihnen eine ordentliche Portion an Erfolg.