Der Vordruck: Anleitung zum Entwurf und zur Zeit-, Kraft- und Geldsparenden Verwendung im Betrieb 9783486764383, 9783486764376

Table of contents :
Inhaltsverzeichnis
Vorwort Zur Deutschen Ausgabe
Zur Einführung: Die technische Herstellung des Vordrucks
I. Zweck der Vordrucke
II. Arbeitsvereinfachung
III. Das Entwerfen des Vordrucks
IV. Die Genehmigung des abgeänderten Verfahrens
V. Lagervordrucke
VI. Instandhaltung, Reparatur und Qualitätsprüfung
VII. Vordrucke der Vertriebs-Abteilung
VIII. Vordrucke einer Kalkulationsabteilung
IX. Einkaufs-Vordrucke
X. Formblatt-Verwaltung
XI. Schaffung einer Formblattstelle
XII. Der Vordruck als Hilfsmittel der Leistungskontrolle

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DER VORDRUCK ANLEITUNG ZUM ENTWURF UND ZUR ZEIT-, KRAFTUND GELDSPARENDEN VERWENDUNG IM B E T R I E B VON

WALL ACE CLARK BERECHTIGTE DEUTSCHE BEARBEITUNG VON I . M . W I T T E U. RUD. L E L L E K

UNTER BERÜCKSICHTIGUNG DER VOM AUSSCHUSS FÜR WIRTSCHAFTLICHE VERWALTUNG BEIM

REICHSKURATORIUM FÜR WIRTSCHAFTLICHKEIT HERAUSGEGEBENEN RICHTLINIEN „DAS FORMBLATT- ODER VORDRUCKWESEN"

MIT 25 ABBILDUNGEN

MÜNCHEN UND B E R L I N 1932 V E R L A G VON R. O L D E N B O U R G

Alle Rechte vorbehalten.

Druck R. Oldenbonrg, München und Berlin.

INHALTSVERZEICHNIS. Seite

Vorwort zur deutschen Ausgabe Zur E i n f ü h r u n g : Die technische Herstellung des Vordrucks . . Form Drucktechnik I. Zweck der V o r d r u c k e Unnötige Vordrucke II. A r b e i t s v e r e i n f a c h u n g Arbeitsanweisungen Die Benutzung schriftlicher Anweisungen III. D a s E n t w e r f e n des V o r d r u c k s Sortieren und Ablegen Eintragung der erforderlichen Angaben Herausziehen der gewünschten Angaben IV. Die G e n e h m i g u n g des a b g e ä n d e r t e n V e r f a h r e n s . . . Übersichtliche und klare Darstellungsweise V. L a g e r v o r d r u c k e Aufgaben eines Lagerverwalters Eiserner Bestand Höhe der nachzubestellenden Menge Laufzettel Materialausgabe Lagerbestandskartei VI. V o r d r u c k e f ü r I n s t a n d h a l t u n g , R e p a r a t u r und Qualitätsprüfung Reparaturaufträge Maschinen-Inventarkarte Qualitätsprüfung Drei Stufen der Prüfung Prüfbericht Bericht über fehlerhaftes Material VII. V o r d r u c k e der V e r t r i e b s a b t e i l u n g Verschiedene Arten von Aufträgen Kompetenzen Anweisungen für den Entwurf eines Auftragsformulars . . Entwurf der Vertreteraufträge Gang der Aufträge Auftragsbewegung Durchlauf der Arbeit 1*

V 1 1 6 8 9 11 12 18 19 19 19 20 20 22 23 23 24 25 26 27 28 31 31 33 34 35 36 37 38 39 41 42 44 45 46 47

INHALTSVERZEICHNIS. Seite

Vorwort zur deutschen Ausgabe Z u r E i n f ü h r u n g : Die technische Herstellung des Vordrucks . . Form Drucktechnik I. Z w e c k d e r V o r d r u c k e Unnötige Vordrucke II. A r b e i t s v e r e i n f a c h u n g Arbeitsanweisungen Die Benutzung schriftlicher Anweisungen III. D a s E n t w e r f e n des V o r d r u c k s Sortieren u n d Ablegen Eintragung der erforderlichen Angaben Herausziehen der gewünschten Angaben

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IV. D i e G e n e h m i g u n g d e s a b g e ä n d e r t e n V e r f a h r e n s . . . Übersichtliche und klare Darstellungsweise V. L a g e r v o r d r u c k e Aufgaben eines Lagerverwalters Eiserner Bestand Höhe der nachzubestellenden Menge Laufzettel Materialausgabe Lagerbestandskartei VI. V o r d r u c k e f ü r I n s t a n d h a l t u n g , R e p a r a t u r u n d Q u a litätsprüfung Reparaturaufträge Maschinen-Inventarkarte Qualitätsprüfung Drei Stufen der P r ü f u n g Prüfbericht Bericht über fehlerhaftes Material

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VII. V o r d r u c k e d e r V e r t r i e b s a b t e i l u n g Verschiedene Arten von Aufträgen Kompetenzen Anweisungen f ü r den Entwurf eines Auftragsformulars . . Entwurf der Vertreteraufträge Gang der Aufträge Auftragsbewegung Durchlauf der Arbeit

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VORWORT ZUR DEUTSCHEN AUSGABE. J e d e Arbeit und auch jeder Betrieb haben ihre eigenen Probleme, die ihre jeweils besondere Lösung und dementsprechend auch ihr eigenes Verfahren verlangen. Vordrucke machen noch lange kein System aus und es ist ein Trugschluß zu glauben, daß ein Satz Formulare, der sich in einem Betrieb bewährte, nun in einem anderen, wenngleich ähnlichen Betriebe, die gleichen Erfolge zeitigen soll. Wenn diese beiden Behauptungen jeder Arbeit über Vordruckwesen voranzustellen sind, so kann man gleichzeitig ebenso klar u n d eindringlich betonen, daß kein noch so gut durchgearbeitetes System ohne das Hilfsmittel des Vordrucks auskommen k a n n — wohl verstanden d e s Vordrucks, der diesem System angepaßt ist, j a , besser noch, der zwangläufig als Ergebnis eines richtig ermittelten und durchgeführten Systems sich entwickeln muß. Das ist der Kern, auf den es ankommt, und das ist auch die Grundlage, auf der sich diese Arbeit von Wallace Clark a u f b a u t . Wenn auch die in den folgenden Seiten abgebildeten Vordrucke als Erläuterung eines zweckmäßig ausgearbeiteten Formblattwesens an sich recht interessant und anregend sind, so sind sie im Grunde doch nicht viel mehr als Beispiele, w i e man die Arbeit in einem Betrieb oder in einer Abteilung erfolgreich durchleuchten, unnötige Wege, Vorgänge, auch Vordrucke ausmerzen und, wo erforderlich, ein dem jeweiligen Zweck am meisten entsprechendes Formular schaffen kann. Ein solches Formular nach bestimmten, erprobten Grundsätzen auszuarbeiten, damit es seine Aufgabe auf einfachste Weise erfüllt, ist richtig und lohnend. Ebenso lohnend ist es, dieses Formular rechtzeitig und preiswürdig einzukaufen, nach bestimmten erprobten Lagerverfahren aufzubewahren und zur richtigen Zeit auszugeben, um es seiner Verwendung zuzuführen. Wallace Clark beschreibt diese verschiedenen Punkte auf einfache, klare und stets praktische Weise.

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Vorwort zur deutschen Ausgabe.

Arbeit und die Verfahren zu ihrer Erledigung können h e u t e durchaus als international angesehen werden. Deshalb treffen die von Clark gegebenen Ausführungen auch durchaus auf deutsche u n d europäische industrielle u n d Verwaltungsarbeit zu — u n d sie schließen sich auch außerordentlich gut den vom Ausschuß f ü r wirtschaftliche Verwaltung beim Reichskuratorium f ü r Wirtschaftlichkeit in einer Gemeinschaftsarbeit maßgebender deutscher Firmen u n d Behörden ausgearbeiteten „Richtlinien f ü r F o r m b l a t t u n d Vordruckwesen" an. Der A W V gestattete in bereitwilligster Weise, gewisse Teile dieser Richtlinien in die Clarksche Arbeit aufzunehmen, so d a ß die grundsätzlichen Ausführungen des A W V zusammen mit den ins einzelne gehenden praktischen Ausführungsbestimmungen von Clark eine Einheit schaffen, die es j e d e m interessierten Angestellten g e s t a t t e t , Vordrucke einwandfrei, richtig und unter steter Berücksichtigung der organisatorischen Grundbedingungen auszuarbeiten. Die zweckmäßige Behandlung des gesamten Vordruckwesens bedeutet gerade in der heutigen Zeit, wo Kostensenkung lebensnotwendiges Gebot ist, etwas, an dem m a n einfach nicht vorbeigehen darf. U m den zur Verfügung stehenden R a u m nicht zu überschreit e n , wurden in der deutschen Bearbeitung zwei Abschnitte über Produktions- u n d Kostenformulare fortgelassen in der Annahme, d a ß die in den a n d e r n Abschnitten gegebenen praktischen Beispiele es dem Leser bereits gestatten würden, jedes Problem, gleichgültig in welcher Abteilung, den gegebenen Richtlinien entsprechend anzupacken u n d zu lösen. Das A n g r i f f s v e r f a h r e n ist das Wesentliche, die praktischen Beispiele dienen lediglich zur Erläuterung1). Berlin-Wilmersdorf.

I. M. Witte.

I n diesem Zusammenhang sei auf zwei Schriften hingewiesen, die gleichzeitig mit dieser Arbeit im Verlag R . Oldenbourg, München, erschien e n : die durchgesehene und erweiterte 2. Auflage von Clark „Leistungsund Materialkontrolle nach dem Gantt-Verfahren" und eine kleine Schrift von I. M. Witte, „Was Jeder vom Organisieren wissen muß!", in der besonders auf die Technik derartiger Angriffsverfahren hingewiesen und darüber hinausgehend das Grundsätzliche jeder organisatorischen Durchdringung einer Arbeit behandelt wird.

ZUR EINFÜHRUNG. Die technische Herstellung des Vordrucks.

Form- und Drucktechnik. Unabhängig von den organisatorischen Voraussetzungen zweckmäßiger Formblattgestaltung gibt es zu dieser Frage gewisse technische Richtlinien, deren Kenntnis f ü r den Formblattbearbeiter einfach unerläßlich ist. In knapper, übersichtlicher Und erschöpfender Weise sind diese vom Ausschuß f ü r wirtschaftliche Verwaltung in der RKW-Veröffentlichung Nr. 37 „Das Formblatt- oder Vordruckwesen" zusammengefaßt. 1 ) Auszugsweise soll im folgenden das Wesentlichste der Vordruckgestaltung, soweit es sich auf „Form- u n d Drucktechnik" bezieht, wiedergegeben werden als Einleitung u n d auch als Ergänzung der Clarkschen Ausführungen über eine zeit-, kraft- u n d geldsparende Verwendung des zweckmäßig entworfenen Vordrucks im Betriebe. Über den folgenden Auszug hinaus soll der Leser auf die gesamten Veröffentlichungen des AWV über diese und verwandte Fragen als Grundlage f ü r eine Weiterarbeit auf diesem Gebiet verwiesen werden. FORM. 1. N o r m f o r m a t e . Nur Normformate der Reihe A (Abb. 1) sind zu Formblättern zu benutzen. Abweichungen lassen sich bei besonderen Formblättern (z. B. f ü r Buchungsmaschinen, Lochkartenmaschinen usw.) mitunter nicht vermeiden, dann sind aber die Formblätter zur Vermeidung unnötigen Papierabfalls möglichst so einzurichten, daß der Bogen, aus dem sie geschnitten werden, in der Normenreihe liegt. 2. P a p i e r s o r t e . Wichtig ist die Frage der zu wählenden Papiersorte. Jede zu hohe oder zu geringe Papiergüte bedeutet Verschwendung. Zu beachten ist, daß für Titelblätter oft stärkeres Papier nötig ist als für Einlageblätter. RKW-Veröffentlichung Nr. 37, Verlagsbuchhandlung G. A. Gloeckner in Leipzig.

A-Reihe Kurzzeichen

4 A 0 2A 0 A 0 A 1 A 2 A 3 A 4 A 5 A 6 A 7 A 8 A 9 A 10

mm

1682X2378 1189X1682 841 X I 1 8 9 594 X 841 420 X 594 297 X 420 210 X 297 148 X 210 105X148 74 X 105 52X74 37X52 26X37

Die Formate der A-Reihe gelten als Fertigformate für alle unabhängigen Papiergrößen, wie Geschäftsbriefe, Betriebsvordrucke, Zeichnungen,Werbsachen, Zeitschriften. Einzelheiten sind den nnten aufgeführten Normblättern zu entnehmen. Soweit für einzelne Verwendungszwecke besondere Normblätter noch nicht bestehen, gibt DIN 198 Anleitung zur Formatwahl. Normformat A 4 ist die Einheitsgröße für Briefbogen an Stelle der bisherigen Folio- undQuartformate. (Als neues Reichsformat von allen Behörden vorgeschrieben.) Normformat A 6 ist internationale Postkartengröße. (Beschluß des Weltpostvereins 1925.) Normformate im Ausland. Die Dinfonnate stimmen überein mit den genormten Formaten folgender Länder: Belgien. Finnland, Holland. Norwegen, Polen, Österreich, Rußland, Schweiz, Tschechoslowakei and Ungarn.

Normblätter für Anwendungen der A-Reihe DIN DIN DIN DIN DIN DIN DIN DIN DIN DIN

198 Papierfonnate - Anwendungen der A-Reihe 676 Geschäftsbrief - Format A 4 677 Geschäftsbriefe, Halbbriefe . Format A 5 679 Geschlftapostkarte - Format A 6 681 Ceschäftskarte (Warenkarte) • Format A 6 683 Plakatformate 823 Zeichnungen - Formate, Maßstäbe 826 Zeitschriften - Format A 4, Satzspiegel, Druckstockbreite 827 Papier (Normalpapier) • Stoff, Festigkeit, Verwendung 4544 Karteikästen • kartenformate

Abb. 1. Papierformate. Auszug aus dem Normblatt DIN 476 über „Papierfomate und Format•) Mit freundlicher Genehmigung des AWV. Ordnung»').

Form- und Drucktechnik.

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Bei Auswahl des Papiers sind maßgebend: Ausfüllung durch Hand- oder Maschinenschrift, Anzahl der Durchschriften oder Durchschläge, Beanspruchung des Formblattes im Arbeitsgang, Lebensdauer, Höhe der Auflage, Aussehen des Formblatts, Unterscheidung durch Farben. Dag Normblatt DIN 827 (Abb. 2) enthält Vorschriften aber Stoff, Festigkeit und Verwendung von Papieren. Für Behörden gibt das auf Grund dieses Normblattes aufgestellte Musterbuch der Reichsdruckerei „Papier für Behörden" den nötigen Anhalt; das Buch ist auch für Privatbetriebe nützlich. Eine Prüfung der Papiergüte ist an Hand des Normblatts DIN 1831 (einfache Werkstoffprüfung, Papier) möglich, wenn keine großen Anforderungen an die Genauigkeit der Ergebnisse gestellt werden.

3. G r ö ß e . K e i n F o r m b l a t t darf g r ö ß e r sein, a l s es d e r Z w e c k e r f o r d e r t . Bei der Massenauflage mancher Formblätter bringt eine Verkleinerung oft beträchtliche Ersparnisse. 1 ) Vor jeder N e u a u f l a g e — wenn nicht schon früher Anlaß vorliegt — ist zu prüfen, ob sich das Format verkleinern oder das Formblatt auf Postkarte bringen läßt und ob das Normformat (1) sowie die Papiersorte (2) richtig gewählt sind. 4. Z e i l e n - u n d B u c h s t a b e n a b s t a n d . I n Formblättern mit Textaufdruck wird der Z e i l e n a b s t a n d durch den Schriftgrad bestimmt. S c h r e i b z e i l e n a b s t ä n d e sollen im allgemeinen 4,25 m m oder ein Vielfaches davon betragen (Schreibmaschinennorm). F ü r handschriftliche Eintragungen reichen 8,5 mm (das Doppelte des Abstandes der Schreibmaschinenzeilen) aus. Bei Wahl der Spaltenbreiten (Feldspalten) muß berücksichtigt werden, daß die B u c h s t a b e n a b s t ä n d e für Schreibmaschinen (von Typenmitte zu Typenmitte) auf 2,6 mm (für die Picaschrift) genormt sind. Für eine zehnstellige Zahl würden danach 26 mm ausreichen. Da aber eine längere Zahl möglichst so geschrieben sein soll, daß je 3 Ziffern ') Hier sei auf die seit einigen Jahren verkleinerte Dollarnote hingewiesen. Das neue Format ist weit handlicher als das bisherige. Die Papierersparnis brachte der amerikanischen Regierung jährlich Hunderttausende von Dollars ein. D. Bearb.

Zur Einführung.

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A b b . 16. Zweiter, dritter und vierter Durchschlag des Verlcanfs-Auftrages Abb. 15.

Kompetenzen. Einer der ersten Schritte bei Einführung oder Umstellung eines derartigen Systems besteht in einem klaren Trennungsstrich zwischen der Vertriebsabteilung auf der einen und der Fabrikations- oder Einkaufsabteilung auf der andern Seite. So lange dieser Trennungsstrich nicht gezogen und die Verantwortlichkeit dieser Abteilungen nicht eindeutig und klar festgelegt ist, wird es unmöglich sein, bei Einführung eines richtig

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Vordrucke der Vertriebs-Abteilung.

arbeitenden Auftragssystems irgendwelche Fortschritte zu erzielen. Bei einer ganzen Reihe von Unternehmungen, die ihre eigenen Erzeugnisse verkaufen, hat es sich als vorteilhaft erwiesen, die Verantwortlichkeit bezüglich der Bearbeitung von Aufträgen wie folgt festzulegen: Die V e r t r i e b s a b t e i l u n g hat die Aufträge erst weiterzugeben, nachdem sie vollständig sind und die vom Fabrikationsbetrieb angenommenen Fachausdrücke sowie einwandfrei klare Liefertermine enthalten. Die F a b r i k a t i o n s a b t e i l u n g hat ihrerseits die Aufgabe, die mit dem Auftrag der Vertriebsabteilung bestellte Ware v o r oder an dem festgelegten Termin zu liefern bzw. der Vertriebsabteilung gleich nach Eingang des Auftrages die Unmöglichkeit der Einhaltung des vorgeschriebenen Liefertermins mitzuteilen unter Hinzufügung der möglichen Lieferfrist.

Erst nachdem diese Abgrenzung zwischen beiden Abteilungen durchgeführt worden ist, wird es möglich sein, die nächste Arbeit in Angriff zu nehmen, nämlich ein Entwerfen der erforderlichen Vordrucke und die Ausarbeitung des zweckmäßigsten Verfahrens für den Auftragsdurchlauf. Der wichtigste Vordruck ist hierbei der A u f t r a g der V e r t r i e b s a b t e i l u n g . A n w e i s u n g f ü r den E n t w u r f e i n e s A u f t r a g f o r m u l a r s der V e r t r i e b s a b t e i l u n g . Zwecks größerer Übersichtlichkeit soll ein Auftrag der Vertriebsabteilung, der sogenannte „Verkaufs-Auftrag", in folgende Teile zerlegt werden (Abb. 15 u. 16): 1. Kennzeichen des Auftrages, 2. der eigentliche Auftrag, 3. Versandanweisung. Das Datum, mit dem jeder Auftrag versehen ist, befindet sich am oberen rechten Ende und wird von jeder Abteilung, die mit dem Auftrag zu tun hat, berücksichtigt. Aus dem Hauptteil des Vordrucks, nämlich aus der eigentlichen Bestellung, ziehen die Fabrikationsabteilungen bzw. die Lagerverwaltung die für sie notwendigen Angaben heraus; die Versandinstruktion interessiert sie nicht. Die Expedition erhält aus dem dritten Teil des Auftrags, der am Schlüsse der Bestellung an markanter Stelle steht und daher sofort erkennbar ist, die für sie notwendigen Anweisungen.

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Vordrucke der Vertriebs-Abteilung.

1. Kennzeichnung des Auftrages: Der Auftragsbogen soll oben genügend Platz haben für jene Angaben, die erforderlich sind, um die Aufträge voneinander zu unterscheiden: Name des Kunden, Adresse des Kunden, laufende Auftragsnummer, Nummer des Anforderungszettels oder Vertreterauftrages, D a t u m des Auftrages.

2. Die eigentliche Warenbestellung. Der Hauptteil des Auftrags sieht R a u m vor für die Beschreibung der Ware, die bestellte Menge, den vereinbarten Preis und Liefertermin. Da Aufträge gewöhnlich aus einer Reihe von Artikeln bestehen, ist es wichtig, Spalten für die gewünschten Mengen und Preise vorzusehen. Wenn die Beschreibung der bestellten Ware in mehrere Spalt e n zerfällt, ist es stets empfehlenswert, allgemeine Angaben auf der linken Seite und besondere Erfordernisse auf der rechten Seite festzulegen, z. B. Art der Ware, Preis, Nummer des Kataloges oder der Kartei, Größe und Ausführungsart. Diese Reihenfolge wird i m allgemeinen mit der Anordnung im Lager übereinstimmen. Die Mengenspalte soll sich rechts von der Beschreibung befinden (weil es wichtig ist, daß der Lagerverwalter den Artikel kennt, ehe er die Menge herausgeben kann) und in der Nähe der Preisspalte. Beide Spalten müssen möglichst nahe zusammenstehen, um zum Schluß die Menge mal Preise ausrechnen zu können; dadurch werden unnötige Fehler vermieden. Bei Ware, die in verschiedenen Einheiten verkauft wird, wie in Dutzenden, Groß, Pfund, Tausenden usw., m u ß sich eine weitere Spalte rechts neben der Mengenspalte befinden, in die die Bezeichnung der Einheiten aufgenommen wird. Zwischen der Mengen- und Einheitsspalte sowie der Preisspalte sollten schmale Spalten vorgesehen sein, um bei einer Nachkontrolle des Lagerverwalters bzw. des Karteiführers deren Zeichen eintragen zu können 1 ). Auf der äußersten rechten Seite des Formulars sind zwei Spalten für Preise und Betrag vorzusehen, die erste f ü r den Einheitspreis, die zweite für die entsprechende Ausrechnung bzw. Gesamtsumme. Stehen die Einheiten an sich fest, so wird m a n der *) I n den abgebildeten Vordrucken mußten der erforderlichen Verkleinerung wegen diese Zwischenspalten fortgelassen werden. D . Bearb. W i t t e , Vordruck.

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Vordrucke der Vertriebs-Abteilung.

ersten Preisspalte die Benennung „Stück" geben können; handelt es sich um verschiedene Einheiten, so ist es besser, die Bezeichnung „per" oder „ ä " zu verwenden. Zum Schluß dieses zweiten oder Hauptteils des Auftrags ist eine Zeile für den Liefertermin vorzusehen, wobei man stets darauf achten sollte, bestimmte Termine anzuführen. Die Bezeichnung „Sofort" oder „Äußerst eilig" verliert ihren Wert, wenn mehrere Aufträge diesen gleichen Liefertermin tragen. 3. Versandinstruktion. Am unteren Teil des Vordrucks ist genügend Raum zu lassen für genaue Anweisungen, wie die Ware zu verpacken, zu versenden und zu berechnen ist, z. B . : Unter dem Aufdruck „Sende an" ist Raum zu lassen für Namen und Adresse jener Person oder Firma, die die Ware erhalten soll, da die Empfangsadresse mitunter nicht die gleiche ist wie die des Auftraggebers. Hinter der Bezeichnung „Versandweg" ist anzugeben, ob die Ware durch Post, per Expreß oder Fracht usw. versandt werden soll. Schließlich sind Zeilen vorzusehen, in die Mengen und Art der Pakete, sowie Gewicht und Umfang eingetragen werden können. Verschiedene Angaben. In der unteren rechten Ecke ist noch ein gewisser Raum zu berücksichtigen für besondere Eintragungen wie: Nachnahme, Konto usw. Ferner ist Platz zu lassen für die Buchstaben der verschiedenen Bearbeiter der Sendung, d. h. für den Auftragserlediger, Paketkontrolleur, Packer und Expedienten, Fakturisten und evtl. auch andere statistische Beamte, für Versand- und Fakturendatum, ob Teil- oder Gesamtlieferung usw. E n t w u r f der V e r t r e t e r - A u f t r ä g e . Wird die in Frage kommende Ware vorwiegend durch Vertreter verkauft, so müssen diese mit einem Vordruck versehen sein, der mindestens drei Durchschläge besitzt, von denen der eine die Unterschrift des Kunden trägt und für die Verkaufsabteilung bestimmt ist; der zweite bleibt im Besitz des Kunden und den dritten behält der Vertreter. Ehe der vom Vertreter eingehende Auftrag der Herstellungsoder Einkaufsabteilung übermittelt wird, empfiehlt es sich oft,

Vordrucke der Vertriebs-Abteilung.

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ihn auf einen „Verkaufsauftrag" zu übertragen, der, wie bereits beschrieben, alle für die Herstellung oder den Einkauf erforderlichen technischen Angaben enthält. Schon deshalb ist an die Gestaltung des Vertreterauftrages von Anfang an die Forderung zu stellen, ihn nach Möglichkeit ähnlich wie den schließlichen Verkaufsauftrag darzustellen. Abb. 17 zeigt einen solchen Vertreterauftrag, der dem Verkaufsauftrag in Abb. 15 sehr ähnlich sieht. Der einzige Unterschied besteht in einer ZusammenZu Ö4Jasftn ¥ertr-Auffr. Mr. Beiirk Stadt Datum: drängung des ForStrasse Vertreter: BedwQunqen mulars, um Raum lenge awr Artikel u. Beschreibung "sr für die Unterschrift des Kunden zu gewinnen. Gang der A u f träge. Sobald das Auftragsformular entworfen wurde, ist es wichtig, den Gang der Aufträge durch Betrag Verlangter Uefertermin die VerwaltungsabAuftfOftfr. Zu senden an: Mee&tritton ivt: teilungen festzuleKredit: WfSondwtp: Genehmigt: gen. Hierbei ist herFirmenname vorzuheben, daß Bitte obigen Auftrag wie angeführt tu liefern. Namen draKuftdrn diese beiden AufB2M0M-tt-2t VERTRETER-AUFTRAG gaben eigentlich Abb. 17. Vertreter-Auftrag. nicht voneinander getrennt werden können, denn die Ausführung des Auftrags hängt mitunter sehr eng mit dieser Bewegung durch die verschiedenen Abteilungen zusammen. Trotzdem muß aber das Formular zumindest im Entwurf vorliegen, ehe man die erforderliche Routinearbeit festlegen kann. Zu diesem Zweck ist zunächst eine Liste der Tätigkeiten aufzustellen, die der Vordruck beim Durchlauf durch den Betrieb 4«

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Vordrucke der Vertriebs-Abteilung.

erfordert: eine solche Aufstellung k a n n e t w a f o l g e n d e r m a ß e n ausschauen: Posteingangsstelle: Die einlaufenden Kunden- oder Vertreteraufträge mit Eingangsdatum stempeln. Kreditorenabteilung: Zahlungsbedingungen einsetzen. Verkaufsabteilung: Vollständigkeitskontrolle vornehmen, falls nötig, die richtigen technischen Ausdrücke einsetzen, Einheitspreise einsetzen. A uftragsabteilung: Kunden- bzw. Vertreterauftrag auf neues Formular „VerkaufsA u f t r a g " übertragen, Durchschläge an Lager- und Versandabteilungen weitergeben. Lagervertcalter: Auftrag erledigen. Expedition: Ware auf den Weg bringen. Lagerbuchhalter: Menge in die Lagerstatistik und Kosten in die Verkaufsaufträge eintragen. A uftragsabteilung: Preise einsetzen und ausrechnen. Rechnungsabteilung: F a k t u r e n ausschreiben und weitergeben. Buchhaltung: Kundenkonto belasten. Auftragsabteilung: Kontrolle ausüben, daß alle Aufträge ausgeführt und fakturiert wurden. Zum Schluß des Monats Umsätze und Selbstkosten zusammenstellen. Auftragsbewegung. W e n n die w i c h t i g s t e n Arbeitsgänge auf solche Weise kurz f e s t g e h a l t e n sind, gilt es als nächstes, alle S t u f e n jedes Arbeitsganges auszuarbeiten. U m j e d e rückläufige B e w e g u n g i m Durchlauf der Aufträge zu v e r m e i d e n , ist es stets v o n Vorteil, den Gang des Vordrucks v o n einer A b t e i l u n g oder einer Person zur andern, i n ähnlicher Weise wie das i n A b b . 3 gegebene Beispiel, aufzuzeichnen. A u f solche Weise wird es möglich sein, sich den g e n a u e n W e g , d e n das A u f t r a g s f o r m u l a r durch den Betrieb n i m m t , in allen Einzelh e i t e n zu v e r g e g e n w ä r t i g e n .

Vordrucke der Vertriebs-Abteilung.

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Wer mit den Arbeiten einer Abteilung nicht vertraut ist, wird den mitunter auf solche Weise schriftlich niedergelegten Arbeitsgang als kompliziert und langwierig bezeichnen. So mag der bisher geschilderte Gang des Auftrages durch die Abteilungen dem Laien als zu umständlich erscheinen, der Kenner aber wird die Arbeit in der geschilderten Form bedeutend einfacher als allgemein üblich empfinden. Wichtig ist es hierbei vor allem, den Durchlauf der Aufträge so zu gestalten, daß einmal alle erforderlichen Angaben auf dem Formular erscheinen und dieses die einzelnen Abteilungen des Hauses mit größter Geschwindigkeit durchläuft. Der Weg muß deshalb stets ein direkter und die Aufgaben der einzelnen Bearbeiter müssen deutlich festgelegt sein. In ähnlicher Weise wie das zu Beginn dieser Arbeit in Abschnitt I I geschildert wurde, müßte es jetzt an der Zeit sein, schriftliche Arbeitsanweisungen für jeden Bearbeiter bzw. für jede Arbeitsfunktion zu schaffen. D u r c h l a u f der A r b e i t . Sobald die Arbeitsanweisungen für alle Stellen, die mit den Routinearbeiten der Auftragserledigung beschäftigt sind, fertiggestellt wurden, können die Formularentwürfe nach nochmaliger Durchsicht zum Satz gegeben werden. Mit der in Vorschlag gebrachten graphischen Darstellung des „Auftragsganges" ist es möglich, die Arbeitsplätze in Übereinstimmung mit dem Arbeitsdurchlauf zu bestimmen. Oft liegt die Versuchung nahe, diese beiden Aufgaben in ihrer Reihenfolge umzustellen und den Lauf der Arbeit dem augenblicklichen Stande der Arbeitstische anzupassen, obgleich eine Umstellung der Tische nie mit Schwierigkeiten verknüpft sein dürfte, anderseits aber viele Verzögerungen und unnötige Bewegungen ersparen könnte. Gerade für den Entwurf von Auftragsformularen einer Vertriebsabteilung stellt eine solche Verfolgung des Arbeitsablaufs mit die wichtigste Erwägung dar, die wiederum von der Verantwortung der verschiedenen Teile der Organisation abhängt. Wenn der Arbeitsdurchlauf durchdacht und festgelegt, alle unnötigen Formulare ausgemerzt sind und der Vordruck so entworfen ist, daß er die Eintragungen so leicht als möglich macht, wenn die Aufgaben der einzelnen Bearbeiter klar festgelegt sind, wenn ferner die Angestellten zur Erfüllung dieser Aufgaben erzogen

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Vordrucke einer Kalkulationsabteilung.

und mit dem notwendigen Handwerkszeug versehen sind — dann ist fast jede Gewähr gegeben, daß die Aufträge reibungslos und schnell den Betrieb durchwandern, daß die Kundschaft mit der ihr gewährten Dienstleistung zufrieden ist — kurzum, daß der gesamte Verwaltungsapparat reibungsloser und zufriedenstellender als je zuvor arbeiten wird.

VIII. Vordrucke einer Kalkulationsabteilung. In jedem Betrieb, der auf Bestellung arbeitet, d. h. Ware in Übereinstimmung mit den Wünschen oder Entwürfen der Kunden erzeugt, muß es bestimmte Angestellte geben, deren Aufgabe es ist, vor Auftragserteilung in Form einer Offerte die Kosten und Arbeitsgänge der betreffenden Anfrage festzulegen. Der Grad der Genauigkeit, mit der die Kostenberechnung erfolgt, sowie die Preispolitik einer Firma sind in häufigen Fällen die entscheidenden Faktoren, von denen Erfolg oder Mißerfolg abhängt. In Zeiten großer Nachfrage ist es möglich, die durch schlecht kalkulierte Aufträge entstandenen Verluste wieder auszugleichen, indem andere Bestellungen um so genauer kalkuliert werden. In normalen oder Krisenzeiten kann ein gewisses Schätzen statt genauer Kalkulation für den Betrieb indessen oft verhängnisvoll werden. Voraussetzung für die Aufstellung eines Kostenanschlages ist, daß der Kalkulator die erforderlichen Material- und Arbeitskosten genau kennt. Es gibt gerade auf diesem Gebiet äußerst geschickte Kalkulatoren, die es aber ausnahmslos für wichtig halten, ihre Offerten in allen Einzelheiten schriftlich festzulegen, und zwar: 1. um die Genauigkeit ihres Voranschlages mit den tatsächlichen Zahlen der Nachkalkulation vergleichen zu können, und 2. um bei Eingang des Auftrages nicht noch einmal die gesamte Arbeit durchdenken zu müssen.

Sind alle erforderlichen Materialien und Arbeitsgänge auf dem Kalkulationsformular in der richtigen Reihenfolge aufgeführt, so stellt der schließliche Werkstattsauftrag lediglich eine Abschrift der Vorkalkulation dar — also eine mehr oder minder mechanische Arbeit. Genau wie in andern Abteilungen kann der geeignetste Entwurf für ein solches Vorkalkulationsformular nur nach Untersuchung des Arbeitsganges festgelegt werden. Der Arbeitsgang

Vordrucke einer Kalkulationsabteilung.

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im Betriebe einer gerade für solche Extrabestellungen typischen Unternehmung soll in folgendem kurz geschildert werden. D u r c h l a u f des K a l k u l a t i o n s f o r m u l a r s . Auf Grund der Anfrage eines mutmaßlichen Kunden erfolgt eine Vorprüfung in der Vertriebsabteilung, ob das Geschäft überhaupt möglich ist, sowie in der Finanzabteilung, ob der Kunde kreditfähig ist. Glaubt man der . Auftrugst*. . Ibg d An/trdefwg:. Anfrage nähertreten EinAdufrr . Abgabe-Tag. zu sollen, so füllt die Menge* ßexflreibung _ Vertriebsabteilung einen Anforderungszettel für die Ausar- Papierart u. Menge beitung einer Kalkulation aus (Abb. 18), Bilder u. ßraphadies der eine volle Beschreibung des ge- Setzarbeit wünschten Erzeug- Atzungen. Sa/vams, Onjd&öde nisses enthält mit genauen Einzelheiten KomXtvrwt über Entwurf und Qualität unter An- Bjo-jrw-z« K A L K U L A T I O N S - A N F O R D E R U N G gabe der Mengen und A b b . 18. K a l k t i l a t i o D i ' A i i f o r d e i n i i g . des Liefertermins. Wird ein Muster gewünscht, ist auch das zu vermerken. Die Anforderung gelangt jetzt zu jener Abteilung, die die Arbeitsgänge festlegt, also zur Technischen, Entwurfs- oder Produktionsabteilung. Ist hier eine Entscheidung getroffen, wie die fragliche Ware herzustellen ist, so erfolgt die entsprechende Eintragung in das „Vorkalkulations-Formular" (Abb. 19), und zwar mit allen Einzelheiten, wie aus dem abgebildeten Vordruck ersichtlich ist. Die Eintragung dieser Angaben stellt wohl die schwierigste Aufgabe des ganzen Voranschlages dar und verlangt erstklassige technische Kenntnisse. Von der Produktionsabteilung wandert das Formular nun zum Kostenbüro, wo die Festsetzung der Materialkosten, der stündlichen Maschinensätze für alle Arbeitsgänge und die Zusammenfassung der Werkstattkosten erfolgt. Die Verwaltungs-

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Vordrucke einer Kalkulationsabteilung.

und Vertriebskosten werden dann, in eine „Übersicht der veranschlagten und tatsächlichen K o s t e n " eingesetzt. Der endgültige Preis wird von der Geschäftsleitung des Betriebes entsprechend der von ihr verfolgten Geschäftspolitik bestimmt. Nachdem die Kosten berechnet sind, aber ehe der endgültige Preis bestimmt wird, wandert der Voranschlag zum „Terminbüro", das einen überschlägigen Arbeitsplan festlegt, um nach Möglichkeit bestimmte Zusagen hinsichtlich . forkatkutation t/r. . Datum d Vortmtkutation _ des Liefertermins . Verlangter Lrefertermin _ machen zu können. Menge Beschreibung Anforderungszettel und Voranschlag werden jetzt dem Vertriebsbüro Große uArt Längsschnitt _ zurückgesandt, das Gewicht: Brutto _ dem Kunden die ffjgflW*.^ Kosten Offerte einreicht. Wird diese angenommen und der Auftrag erteilt, so schreibt die Vertriebsabteilung ein A b b . 19. Vorkalkulation. Auftragsformular aus und gibt es mit dem angehefteten Voranschlag an die Produktionsabteilung weiter, wo an Hand des Voranschlages der Werkstattauftrag ausgeschrieben wird. Es ist klar, daß ein solches Verfahren viel Doppelarbeit erspart, da die vielen Zwischeninstanzen nur einmal durch die Anfrage und nicht auch noch nach Eingang des Auftrages behelligt werden. Nach Fertigstellung und Lieferung der Ware erfolgt die Eintragung der tatsächlich entstandenen Kosten durch die Kostenabteilung in die schon erwähnte „Übersicht der veranschlagten und tatsächlichen Kosten". Wo die tatsächlichen Kosten den Voranschlag übersteigen, werden die erforderlichen Schritte unternommen, um derartige Überschreitungen für die Zukunft zu vermeiden. Ergibt sich jedoch, daß die tatsächlichen Kosten durchaus normal sind, die im Voranschlag angesetzten also zu gering bemessen waren, so fällt die Verantwortung der Kalkulations-

Einkaufs-Vordrucke.

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abteilung zu, die genauer zu kalkulieren h a t . Zeigt der Voranschlag höhere Kosten als die tatsächlich entstandenen, so gelangt auch das zur Kenntnis des Kalkulators, da zu hohe Preise den Umsatz gefährden. Preisgestaltung. Eine der wichtigsten Kalkulationsaufgaben ist die Bestimmung des Kundenpreises. Trotzdem die Kosten vor der Preisbestimmung berechnet werden müssen, ist durchaus nicht gesagt, daß sie stets in gleicher Beziehung zueinander stehen werden. Die Kosten können an sich ziemlich gleich sein, aber auch, je nach dem Material und Arbeitslohn, schwanken. Die Preise dagegen werden sich s t e t s nach den tatsächlichen Marktverhältnissen richten müssen. Die sicherste Preispolitik für ein Unternehmen, das nach Auftrag arbeitet, besteht darin, seine Angebote auf den vorliegenden Auftragsbestand zu stützen. Liegen wenig Aufträge vor, werden sich die Preise oft unter den Selbstkosten bewegen, um Verluste, die auf Leerlauf oder Stillstand der Anlage und Einrichtung zurückzuführen sind, möglichst zu vermeiden. Liegt dagegen ein großer Auftragsbestand vor, so werden Preise festgelegt, die eine bedeutend größere Gewinnspanne enthalten. Zusammenfassung. Der Entwurf von zweckentsprechenden Vordrucken f ü r eine Kalkulationsabteilung und ein ebensolches Verfahren f ü r die Benutzung sind wichtig nicht nur aus dem Grunde, weil sie Verlustquellen vermindern und die schriftlichen Verwaltungsarbeiten vereinfachen, sondern auch, weil sie so eng mit der Geschäftspolitik des gesamten Betriebes zusammenhängen. Die eingehenden Anfragen, die offerierten Preise und die eingegangenen oder verlorenen Aufträge sind ein Barometer sowohl für die Geschäftslage im allgemeinen als auch für die des einzelnen Unternehmens im besonderen.

IX. Einkaufs-Vordrucke. In einem großen Betriebe ist die Aufgabe des Einkäufers eine außerordentlich schwierige; denn er steht in eigentlichem Sinne einer Dienstabteilung vor und m u ß die Bedürfnisse der verschiedensten Abteilungen des Betriebes befriedigen, gleichzeitig

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aber den erforderlichen Einkauf auf wirtschaftlichste Weise durchführen. Diese Aufgabe kann etwa folgendermaßen zusammengefaßt werden: 1. Einkauf des erforderlichen Materials, 2. Verantwortung für rechtzeitige Lieferung, 3. Einkauf zu niedrigsten Marktpreisen unter Berücksichtigung von Qualität und Liefertermin. Es kann nicht Aufgabe der Einkaufsabteilung sein, eine Entscheidung darüber zu treffen, ob eine bestimmte Ware eingekauft werden soll oder nicht. Die Verantwortung für die erforderlichen Angaben liegt stets bei dem Abteilungsleiter, der die Ware anfordert. Der Materialeinkäufer sollte daher bezüglich der Qualität eines bisher bezogenen Artikels von sich aus niemals eine Änderung treffen, ohne den Anforderer zu fragen. Gelangt er z. B. zu der Überzeugung, daß ein vielleicht billigeres Material den gleichen Zweck als ein bisher verwandtes erfüllen könnte, so muß er hierzu die Zustimmung des Verbrauchers einholen. Gerade nach dieser Richtung hin wird der Einkäufer im Interesse seines Betriebes mitunter sehr erfolgreich tätig sein können. Ein genaues und laufendes Studium der Marktverhältnisse, auch in bezug auf neue Erzeugnisse, wird ihm ermöglichen, oft recht wertvolle Vorschläge zu machen. Beispielsweise wird für einen Vordruck, der nur einmal benutzt wird, ein ganz minderwertiges Papier verwendet werden können, dagegen f ü r solche, die von H a n d zu Hand wandern, wie der Scheck bei der Bank, die auch in gewissem Sinne repräsentieren müssen, ein Qualitätspapier am Platze sein. Gefahrlich ist es, hier gedankenlos eine Mittellinie zu ziehen. Keinem wird damit geholfen und Vorteile werden sich auch nicht ergeben. Die zu bestellenden Mengen sind von jener Abteilung zu bestimmen, die die Ware schließlich benutzt. Glaubt der Einkäufer, durch den Einkauf einer größeren Menge billigere Preise zu erzielen, so liegt die Entscheidung hier wiederum beim Anforderer, denn dieser wird am besten wissen, ob das Material längere Zeit im Gebrauch sein wird. Auch die Frage der Aufbewahrung großer Mengen darf in diesem Zusammenhang nicht übersehen werden. Eine Ausnahme bildet hier lediglich der Einkauf von Rohmaterial wie Kohle, Eisen, Baumwolle, Gummi usw., f ü r die Aufbewahrungsmöglichkeiten gegeben sind und wo der Einkauf mehr oder minder spekulativen Charakter hat.

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Einkaufs-Vordrucke.

Einkaufs anforderung. Die H a u p t f u n k t i o n der Einkaufsabteilung besteht darin, Material einzukaufen, und zwar auf Grund einer schriftlichen Materialanforderung. Wo eine mündliche Anforderung aus besonderen Gründen erfolgt, ist eine schriftliche Bestätigung stets nachzuholen. Einkaufs-Abteilung

J/uW«.

Folgendes Materialist einzukaufen: fZ*

AtA/jf*

ri,h»lnxt»n

Menge

Besd)reibuna (vollständige Bmelheiten)

Gekauft mn «*•Zugesagte* Einkaufo-On B32-2M-H-2»

UnfrnatinH /ffnfJumtg^

Preis

Ahtlg /lahim

KAUF-ANFORDERUf JG A b b . 20. K a u f - A n f o r d e r u n g .

Die Einkaufsanforderung (Abb. 20) sollte stets folgende Angaben enthalten: Fortlaufende Nummer, Datum, Erwünschter Liefertermin, Empfangsstelle, Konto, A r t des geforderten Materials mit allen Einzelheiten, Erforderliche Menge, Unterschrift des Anforderers und, wo nötig, eine Gegenzeichnung.

Die fortlaufende Nummer wird am zweckmäßigsten bereits beim Druck eingesetzt, wenn es mitunter auch angängig sein wird, sie erst nachträglich zu stempeln oder vom Anforderer selber ausfüllen zu lassen. Der Termin, zu dem die Ware gewünscht wird, ist stets von der anfordernden Abteilung einzusetzen, da es j a gerade eine der H a u p t a u f g a b e n des Einkäufers ist, die Ware zu dem Zeitpunkt

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Einkaufs-Vordrucke.

geliefert zu erhalten, zu dem sie tatsächlich gebraucht wird. Es erübrigt sich wohl, mehr als darauf hinzuweisen, daß Bestellungen so rechtzeitig erfolgen müssen, daß Sonderzuschläge für Eilanfertigungen vermieden werden. Jede Anforderung sollte das Konto tragen, das schließlich mit den Herstellungskosten zu belasten ist. Das wird in allen Fällen auch ohne weiteres möglich sein, da ja die Bestimmung der Ware bei ihrer Bestellung bekannt ist. Ist das Konto nicht eingesetzt, besteht die Gefahr, ein falsches Konto zu belasten, da die Rechnung nicht mehr an den Anforderer gelangt, sondern Einkaufsbüro oder Hauptkasse von sich aus das ihrer Meinung nach richtige Konto einsetzen. Der Hauptteil der Einkaufsanforderung sollte eine möglichst genaue Beschreibung der gewünschten Ware enthalten. Eine Mengen- und Preisspalte ist vorzusehen, wenngleich diese Preisspalte nur gelegentlich vom Anforderer ausgefüllt werden kann. Der Vordruck sollte in der unteren rechten Ecke Raum lassen für Unterschriften, die die Anforderung genehmigen. Wünschenswert ist, daß die Einkaufsabteilung dem Anforderer mitteilt, was mit seinem Auftrag geschieht.Die hierfür in der unteren linken Ecke vorgesehenen Spalten werden vom Einkaufsraum nach Vergebung des Auftrages ausgefüllt und enthalten Namen des Lieferanten, Nummer des Einkaufsauftrages sowie Datum des versprochenen Liefertermins. In die Preisspalte sollte von der Einkaufsabteilung der gezahlte Preis eingetragen werden, um später angeben zu können, was die Ware gekostet hat. Wo Abteilungsbudgets bestehen, ist eine Mitteilung der entstehenden Kosten unbedingt erforderlich. Die Einkaufsanforderung wird in drei Exemplaren ausgeschrieben; zwei wandern zum Einkaufsraum, die dritte bleibt beim Anforderer zurück. Nach Vergebung des Auftrages durch die Einkaufsabteilung werden beide Durchschläge in einer Mappe „Unerledigte Anforderungen" aufbewahrt. Bei Erhalt der Zusage eines Liefertermins wird dieser in beide Formulare eingesetzt, von denen eins dann an die anfordernde Abteilung zurückgeht. Die von dieser Abteilung zurückerhaltene dritte Kopie wird jetzt vernichtet, und die vom Einkaufsraum zurückgekommene nun ihrerseits in der Mappe „Unerledigte Aufträge" abgelegt.

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Einkaufs-Vordrucke.

Auch in Fällen einer Nichtausführung muß das zweite Exemplar mit dem entsprechenden Vermerk an die Abteilung zurückgehen. Lieferanten. Jede Einkaufsabteilung sollte einen genauen Nachweis ihrer Lieferanten führen, der aus Katalogen, Prospekten, in einem losen Blattbuch oder in einer Kartei bestehen kann. Eine solche Kartei wird oft branchenmäßig geführt, indem für jeden Artikel eine

Datum• Bnefk

°P f

- W - ^

Menge

Für folgende Antike/ erbitten wir Offerte und beste Lieferzeit Beschreibuno

BJJ-an-«-i»

OFFERTEN-ANFORDERUNG

Fmlreiiifer

Abb. 21. Offerten-Anforderung.

Karte ausgeschrieben wird, die die Erfahrungen der betreffenden Abteilungen mit diesem Artikel enthalten. Folgende Einteilung hat 6ich als vorteilhaft erwiesen: N a m e des Lieferanten, Auftragsnummer, D a t u m des Auftrags, Bestellte Mengen, Nettopreis per . . . Versandbedingungen, N a m e des Anforderers, Kundendienst des Lieferanten.

In diese Auskunftskartei sind vor allen Dingen jene Artikel ausführlich aufzunehmen, die als Normalartikel zu bezeichnen sind, da sie stets nachbestellt werden und bereits gründlich ausprobiert wurden.

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Einkaufs-Vordrucke. Offerteneinholung.

Die dritte Aufgabe der Einkaufsabteilung ist, wie bereits erwähnt, ein Einkauf zu niedrigsten Marktpreisen unter Berücksichtigung der Qualität und des Liefertermins. Es ist daher erklärlich, wenn von dem Einkäufer gefordert wird, daß er seinen Auftrag nicht dem ersten besten Vertreter gibt, der ihn zufällig aufsucht, sondern genaue Offerten von mehreren Lieferanten einholt, um dann auf das beste Angebot zurückzugreifen. Anforderung^ - Nr.

Artikel

Name des Lieferanten

B31-2M-8-Z4

Abweidtunq den Angebote

Netto-Preis

Frei Haus

Lieferung

V E R 6 L E I C H DER O F F E R T E N

Abb. 22. Vergleichsübersicht der eingelaufenen Offerten.

Ist auf Grund ausführlicher Offerteneinholung die beste Einkaufsmöglichkeit für einen immer wieder nachbestellten Artikel ermittelt, kann von diesem Wege auch abgewichen und ohne Offerteneinholung der Auftrag vergeben werden; in Zeiten schwankender Preise wird man jedoch auf das beschriebene Verfahren zurückkommen müssen. Für den Einkauf von gedrucktem Material wird es sich im allgemeinen als zweckmäßig erweisen, einen Drucker ausfindig zu machen, der bezüglich Qualität und Leistungsfähigkeit den Anforderungen des betreffenden Unternehmens voll entspricht und mit dem ein fixer, sozusagen ein bestimmter Berechnungstarif zu vereinbaren wäre. Eine OfFertenanforderung (Abb. 21) besteht im Grunde lediglich aus einem vorgedruckten Brief, der an eine Reihe von Lieferanten gerichtet wird mit der Aufforderung, für eine bestimmte,

Einkaufs-Vordrucke.

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näherbezeichnete Ware ihre äußersten Preise und Liefertermine aufzugeben. J e nach der Zahl der aufzufordernden Lieferanten wird es sich zur Vereinfachung empfehlen, diese Briefe durchzuschlagen und nachträglich nur die Firmen einzusetzen. Der letzte Durchschlag für die Registratur des Einkaufsraumes sollte aus starkem Papier bestehen und auf der Rückseite die Vergleichsübersicht (Abb. 22) der eingegangenen Offerte zeigen. Auf Grund dieser Eintragungen entscheidet der EinkäuEinkaufs Ortier Nr. _ fer, welcher Lieferant Briefkopf den Auftrag erhalten soll. Das AusschreiUnten aufgeführtes Matena/ist zu senden an: ben des Auftrages ist dann lediglich eine yensandweg:mechanische Arbeit. Zube/asten: Konditionen: __ Oft wird eine Menge Beschreibung telephonische Anfrage bei den einzelnen Lieferanten genügen, um deren Angebote dann sofort in die Vergleichs Übersicht eintragen zu können. Für den Einkäufer stellt diese Übersicht ein äußerst Auftragsbedinaungen: Bitte Auftrag bestätigen u. Lieferttrmü Name