60分でわかる！ 電帳法＆経理DX　超入門 4297135795, 9784297135799

Table of contents :
表紙
Ⅰ.電子帳簿保存法早わかりQ&A
Ⅱ.電子帳簿の3つの区分
Ⅲ.電子帳簿保存法「対応」判定シート
Ⅳ.本書の構成
目次
Part 1 何から始めればいい？ 電子帳簿保存法のポイントを理解しよう
001 電子帳簿保存法は全事業者に共通するルール
002 取引先のDXによって個人も小規模事業者も対応は不可避
003 電帳法の定める3つの保存方法とは？
004 準備が必要なデバイス・ソフト・環境は？
005 真実性を確保してデータの改ざんを防止する
006 インボイス制度との保存要件の違いに注意する
007 電帳法への対応は社内全体のDXを念頭に進める
008 2024年1月からスタートする新ルールのポイント
Column IT導入補助金を活用しよう
Part 2 全事業者が対応必須！ PDFの請求書や領収書など電子取引データ保存のルール
009 電子取引データ保存への対応は全事業者に必須
010 電子データでやり取りした書類は“電子取引”として保存の対象になる
011 2024年1月から電子取引データの検索機能の確保の不要対象者が拡大
画面でわかる！電子取引データ保存対応ソフト
012 タイムスタンプやクラウドストレージの代わりに事務処理規程での対応も可能
013 メールへの添付による電子取引の注意点① ファイル形式とメールの本文の取り扱いについて
014 メールへの添付による電子取引の注意点② PDFと紙の両方を受け取ったときの処理
015 メールへの添付による電子取引の注意点③ スキャナ保存した電子データとは区別する
Column 請求書に押印は必要か？
Part 3 対応する会計ソフトで作成するだけ！ 帳簿･書類など電子帳簿等保存のルール
016 会計ソフトで作成した帳簿等の保存は紙・電子データ・COMから選択
017 電子帳簿等保存を行うのに必要な3つの要件
018 優良な電子帳簿には2つの優遇措置がある
019 会計ソフトの選択ポイント① 電子化の目的によってJIIMA認証の種類を確認する
020 会計ソフトの選択ポイント② 連携できる機能やスキャナ保存への対応もチェック
画面でわかる！電子帳簿等保存対応ソフト
021 会計ソフトの選択ポイント③ 銀行口座やクレジットカードなど金融サービスとの連携をチェック
022 会計ソフトの選択ポイント④ 最低でも7年間は継続利用することを前提にする
Column インターネットバンキングはゆうちょ銀行がおすすめ
Part 4 入力期間の制限に注意！ 紙で授受した請求書・領収書などのスキャナ保存のルール
023 紙で発行・受領した書類はスキャンもしくは写真データで保存する
画面でわかる！スキャナ保存対応ソフト
024 スキャナ保存のルール① スキャナ保存はいつまでに行う？
025 スキャナ保存のルール② 真実性の確保の方法は？
026 スキャナ保存のルール③ 解像度やカラー、大きさなどの規定は？
027 スキャナ保存のルール④ 入力者等の情報の確認とは？
028 スキャナ保存のルール⑤ 帳簿との関連付けの方法は？
029 スキャナ保存のルール⑥ スキャナ保存後の原本（紙）の処理は？
030 スキャナ保存のルール⑦ 不正が行われた場合の罰則は？
031 過去分の紙の書類のスキャナ保存も認められている
Column 小規模事業者は法人カードで現金取引を最小限に
Part 5 電子取引データ保存に基づく 電子契約のしくみ&利用と管理のポイント
032 紙と印鑑による契約に代わる電子契約のしくみと流れ
033 電子署名、電子印鑑、タイムスタンプの違いを理解する
034 電子署名の認証を受けるなら電子契約サービスの利用が現実的
035 電子契約サービスを選ぶときの3つのポイント
画面でわかる！電子契約サービス
036 電子契約書を受け取る側の契約書管理のポイント
Column 電子署名やタイムスタンプに有効期限はある？
Part 6 Q&Aでわかる 実務の現場で役立つ電帳法の実践アドバイス
037 ペーパーレスファクスで受領の注文書に口頭で訂正が入った場合の処理は？
038 メールへの添付で授受した見積書は取引が実現しなくても保存が必要？
039 パスワード付きの請求書はパスワードを外して保存してもいい？
040 合算請求書のファイル名や取り扱いについての注意点は？
041 スキャナ保存への移行時の注意点は？万が一のときは紙の保存に戻せる？
042 スキャナ保存により不要となった紙の領収書の不正利用防止策は？
043 スキャナ保存と電子取引データ保存は同一の文書管理システムに保存可能？
044 検索要件の取引金額は「税抜」と「税込」のどちらで入力？
045 電子データのバックアップや保存先の移動に制限はある？
046 個人事業者が電帳法への対応で発注元から求められそうなことは？
047 海外との取引において電子帳簿保存法で注意すべき点は？
048 電帳法関連の記事などで目にするEDI取引とは？
［巻末特典］5つのステップでわかる電帳法への対応プロセス
索引
奥付

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60 分でわかる！

THEBEGINNER'SGUIDETO e-BOOKSPRESERVATIONACT& DX

1 月 1日から 子取引デー が義務

L電子帳簿保存法早わかり 〇

G l & o

電子帳簿保存法とは？

国税関係の帳簿・書類を「電子データ」で保存するためのルールで す。帳簿や書類は「紙」による保存が原則でしたが、 改ざんできない ような措置をとるなど、一定の要件 を満たしたうえで、電子データ による保存を認めるものです。経理のペーパーレス化や DX（デジタ ルトランスフォーメーション）を後押しするのが目的です。

〇

電子データとは？

パソコンなどで作成した 帳簿や決算•取引関係書類のオリジナル

データ (PDFなどに変換したものも含む） は、すべて電子データに 該当します。領収書などをスキャンした画像データも同様です。こ れらのファイルを メールヘの添付やクラウドサービスを通じて授受 した場合も電子データに該当します。

0 ニ こ オリジナル データ

メール・クラウド

口』 郵 送 ・ 手 渡 し

さ スキャナ

゜

2

疇 〇

9り

どんな帳簿や書類が対象になる？

一つは、各事業者内でやり取りが完結する 仕訳帳、総勘定元帳、 現金出納帳、売掛金台帳 などの帳簿や、 貸惜対照表、損益計算書な どの決算関係書類。 一つは、自己が発行した、または相手（取引先）から受け取った 契 約書、納品書、請求書、領収書、見積書、注文書 などです（自己が 発行したものについてはその控え）。

gスタートはいつから？ 同法の初めての施行は 1998年。その後、何度か見直され、 2022 年 1月に大幅な改正がありました。ただし、改正の一部については ゆうじょ

2年間の宥恕（許容）措置が設けられていて、まもなくリミットを迎

えます。 2024年 1月 1日から新ルールが本格的にスタート します。

〇

小規模事業者や個人事業主にも関係がある？

法人・個人を問わず、すべての事業者に適用 されます。電子デー タをまった（取り扱わず、紙だけで完結できれば無関与でいられま すが、現実的には難しいでしょう。取引先が電子化を進めれば、そ

：

れに合わせて対応せざるを得ないからです。

間違った対応は、取引先や税務調査で問題に！

］ 3

1．電子帳簿の 3つ の 区 分

L -

電子帳簿保存法はもともと帳簿の電子データ保存についての法 律でしたが、現在は帳簿以外の書類にも対象を拡大しています 。 よ って、 実質的に 3つの法律（保存方法） で構成されています。

法律名 は 「帳簿」だが、現在は帳簿以外も 対象 にな っているので 、 誤 解 しないよ うに注意 ！

電子帳簿等保存

ここで の「 等」 は 「書類」のこと

全令

自己が最初からパ‘ノコンなどで作成した帳 簿や書類を 、電子デ ー タのまま保存するときのルール。 【 対象となる主な書類】 国税関係の

国税関係の

自己が発行した

帳簿

決算関係書類

取引関係書類

［ 例 ］仕 訳帳、総勘定 元 帳、売上台帳な ど

［ 例 ］貸借 対照表、損益 計算書、棚卸表な ど

［例 ］契約書、請求書 、 領収書、見積書など

・対応は任意（紙に出力して保存しても OK) 電子帳簿等保存に対応する会計ソフ トを利用すれば、簡単に 対応できる

ム

必須} ~

電子取引データ保存

メールヘの 添付 や ク ラ ウ ド な ど ウ ェ ブで授 受した請求書や 領 収 書 を、電子データのまま保存するときのルール。 【 対象となる主な書類】 自己が発行した or相手方から 電子 データ で受け取った

取引関係書類 ［ 例］ ・ 電子メールヘの添付な どで授受し た請求書や領収書な どの PDFやエク セル ファイル ・クラ ウドサービスからダウン ロー ドした 請求書や領収書な どの PDFやJPG Cカー ドの利用明細 を電子データで受領 ・ クレジットカー ドや交通系 I

・2024年 1月 1日から対応が必須！ ・授受した電子データは電子データでの保存が必須 •各種要件に注意

スキャナ保存

全全

紙で発行・受領した書類（発 行 の 場 合 は そ の 控 え ）を、 スキャンし て画像データで保存するときのルール。 【 対象となる主な書類】 自己が発行した or相手方から 紙で受け取った

取引関係書類 ［ 例］ 紙 の契約書、請求書、 領収書、見積書など

・対応は任意（紙のま ま保存しても OK) ・全従業員が関係す るため、社内のルー ルづくりが重要

5

◎0

皿電子帳簿保存法 「対応」判定シート

2024年 1月 1日からの新ルールのスタートに合わせて、 全事業者 が必ず取り組まなければならないのは、電子取引データ保存です。 電子帳簿等保存とスキャナ保存についても要件が緩和されますが、 電子データでの保存に移行するかどうかは各事業者の任意です。 ただし、電子帳簿保存法の目的は経理の DXの推進です。法律で 定められたから取り組むのではなく、下の表を参考にどの業務につ いて効率化したいかを考え、対応を検討しましょう。 ► 2024年 1 月 18 からの対応の必要性と難易度 対応の 難易度

［

対応の必要性

］ ＇［ I

必須

任意

I I

声

求書、経費精算 での保存をやめ

・請 求書等の発行を紙ではなく、 PDFなどで行っている ・ メ ールヘの添付など PDFなどで受け 取っている請求書や領収書がある

低

・仕訳帳や総勘定元帳、決算書類な どの紙による保存をやめたい

］

6

I V．本書の構成 新ルールで義務化 されるのが電子取引データ保存であることを 踏まえ、本書では、 P a r t 1で電子帳簿保存法の全体像を俯諏したあ と 、 P a r t 2で先に「電子取引データ保存」について説明しています。 続く P a r t 3では 導 入 が容 易な「電子帳簿等保存」、 Par t 4では難度 の高い「スキャナ保存」を取り上げ、 P a r t 5では電子取引データ保存 の中でも、急速に普及が拡大している「電子契約」について紹介しま す。 P a r t 6では、対応に迷いがちなケースを整理します。 本書の流れは、電子帳簿保存法への対応プロセスとほぼイコール です。段階を踏んで無理なく電子化への移行を図りましょう。 ► 本書の構成と対応プロセス

［

電子帳簿保存法の全体像 ► Part1

｀ 4

マ 対応必須

会計ソフ トを 導 入 済 みの場合 は電子帳簿 等 保 存 に最 小 限の労 カで対応が可能。優 良な電子帳簿 ( P. 28 参照）に対応するに P .56 は 、 JIIMA認 証 ( 参照）取得のソフトへ 乗り換え

導入の予定がなく ても、取引先が利 用しているケース も。基礎的な知識 を押さえておく

マ

ス に ？ 戸

1

ハード ル が高い ので、社内のル ールづくりなど あわてずに準備

対 応 に迷うケース を紹介

7

Contents 【巻頭］

I . 電子帳簿保存法早わかり Q&A......... . . . . . . . .... .. . . . . . . .. . .. . . . . . . . . .. . .. .. . . . . . . .. . . . . . . .. 2 I I . 電子帳簿の 3つの区分 ・・・ ・・． ． ． ．．． ． ．．． ． ． ． ． ． ．．．． ． ． ． ． ． ． ．． ．．．． ．．． ． ． ．． ．．． ． ． ． ． ．． ．． ．．． ．．． ．． ． ． ． ．． ．． ． ．. . 4

^ -

皿．電子帳簿保存法「対応」判定シート・． ． ．．．． ． ．． ． ． ． ． ． ． ． ．． ．．． ．． ．． ． ．． ． ． ．． ． ． ． ．． ． ． ． ．． ．．． ． ．． ．．． ． ．・ ・ 6

N．本書の構成 ・・・ ・ ・・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ . . . . .. . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. . . . . . . . . . .. .. . . . .. . . . . .7

何から始めればいい？ 電子帳簿保存法の

ポイントを理解しよう . . . . .… •·· ··· · · ···· ·••··· ·· ·· ·· · · ···· • ·· ·· · ·· •·· · … 13 001 電子帳簿保存法は全事業者に共通するルール ・ ・・ ・ ・・ ・ ・ り … …. . . . .. . .. . .. . . 1 4 002 取引先の DX によって個人も小規模事業者も対応は不可避 •.... . ． .. 16

003 電帳法の定める 3つの保存方法とは？ ••…•••・ ・ ・• • • …• ・・・・..…• ……… • •...... . . . . ...18 004 準備が必要なデ／ゞイス・ソフト・環境は？ ． ． ． ． ． ． ． ．．．． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ．． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ．．． ．． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ． . .20 005 真実性を確保してデータの改ざんを防止する ・ ・ ・・・ ・・ 9 .. . .. . ,… , ． ．．． ． ．． … ,, ． ． ． ． ． 2 2 006

インボイス制度との保存要件の違しヽに注意する•• •• ……• •..…… •9 •• …• • , .. ... 2 4

007 電帳法への対応は社内全体の DX を念頭に進める••… • • 9• • …… • •• …• • • … ••26

^ -

008 2024 年 1 月からスタートする新ルールのポイント・ ・・ ・・・ • •…• •..... .. . ... . . .. . .... ... 28

Column IT 導入補助金を活用しよう

・ • .． ． ． ． ． ．．．．．．．.． ．． . ． ． ． ． .． ． ． ． . ... ． . . ． ． ．． ．.． . ． . ．．．． ．.. .．． . . . ． • • 30

全事業者が対応必須！

PDFの請求書や領収書など

電子取弓 l データ保存のルール ...……• • • ••…•……… • 31 009 電子取弓 l データ保存への対応は全事業者に必須 ・ ・・ ・ ………………••…… •32 010 電子データでやり取りした書類は“電子取引’'として保存の対象になる… • 34

8

011 2024年 1月から電子取引データの 検索機能の確保の不要対象者が拡大 ・，． ， ．．．．， ． ．.. .. ... ..... … • • • ,．,．, ．． , . . .. . ,． ,..,.. •36

（画面でわかる！） 霞t 子取弓［データ保存対応ソフト

・ . .. . . . . . . . . . .. . . . . . .. . . . . . . . .. . . . .. . . .. .. . . .. . .. . . . 3 a

012 タイムスタンプやクラウドストレージの 代わりに事務処理規程での対応も可能・・ ・ ・••...．．．, . ...． ． ．． ． ． •9 ・ ・ ・ ・ ••…• • •・ ・ ・・・・・・••• •40

013 メールヘの添付による電子取引の注意点① ファイル形式とメールの本文の取り扱 l, ヽにつ l, ヽて．． ． ．．． ． ． ．． ． ． ． ． ． い • • • •• •… … … •42

014 メールヘの添付による電子取引の注意点②

︾ ＾

PDF と紙の両方を受け取ったときの処理 ・ ・ ・ ・ , .. . . .. . …•• •• …… . . . . . . . . . ., . .. . .. . ....44

015 メールヘの添付による電子取引の注意点③ スキャナ保存した電子データとは区別する ・・・ ・・・ ・・ ・ ・ ・ ・・ ·… … • • • •…… • • … . . .. ..． ． ． • 46

Column 請求書に押印は必要か？．．．． ． ．． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ．． ． ． ． ．． ． ．． ． ． ．．． ． ．． ． ． ． ．． ．． ． ． ． ． ．． ・ •48

対応する会計ソフトで作成するだけ！

帳簿・書類など 電子帳簿等保存のルール .. ..…… • • 9. . .. .. ....... . .... . … .. . . . .. 49

016 会計ソフトで作成した帳簿等の保存は紙・電子データ・ COMから選択．

50

017 電子帳簿等保存を行うのに必要な 3 つの要件 ・ ・ ・ ・・ ・・ ・ ・ ..…… …••……… • • •• • ••52 018 優良な電子帳簿には 2 つの優遇措置がある・ ・ ・・・・・ ・・ ・..••… · …•• …• • ••• …, ．． ． ．． ． ,•54

019 会計ソフトの選択ポイント① 電子化の目的によって」 I IMA認証の種類を確認する ． ・． ． ． ． ． ．．．．． ． ． ． ．．． ．．．．． . .56

020 会計ソフトの選択ポイント② 連携できる機能やスキャナ保存への対応もチェック ・"… , .........………… • 58 ［画面でわかる！） 貫t 子帳簿等保存対応‘ノフト・ •....... .. .. .......... .. ... . . .. .. ....... ........... ..... .. 6 0

021 会計‘ ノフトの選択ポイント③ 銀行口座やクレジットカードなど金融サービスとの連携をチェック・ •• • •62

022 会計‘ノフトの選択ポイント④ 最低でも 7 年間は継続利用することを前提にする ・・・・..…,．．．．．．,•• … … • •,. . .64

Column インターネットバンキングはゆうちょ銀行がおすすめ• ……..… • •• •••• • •• 66

，

^ -

入力期間の制限に注意！

紙で授受した請求書・領収書などの スキャナ保存のルール. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67

023 紙で発行・受領した書類はスキャンもしくは写真データで保存する · … • 68 （画面でわかる！） スキャナ保存対応ソフト ・ ・ ・ • . ． ． ． ．． ． ．． ．．．．． ．． ． ． ． ． ． ． ．． ． ． ． ． ． ． ． ．． ． ．．． ． ．．．．．．． ． ． ． ． ． ． ．． ． ． ． ．． ． .. 7 0

024 ス キャナ保存のルール① スキャナ保存はしヽつまでに行う？ •••• ••…, .. ..... ,•…•• .. .. 72 025

スキ ャ ナ保存のルール② 真；実性1 の確保の方法は？ ． ．． ． ．． 9 ． ． ． ． ．． ． ．． ．, … … … • • •• … •• • •.. 7 4

026 スキ ャ ナ保存のルール③ 解H象度べやカラー、大きさなどの規定は？ ．． ． ．． ．． ． ．.. . … • •76 027 スキ ャナ 保存のルール④ 入力者音与の情報の確認とは？．． ．……………· 會 . . .. . .. . . . , •78

028 ス キャナ保存のルール⑤ 帳け奪との関連付けの方法は？ ••…..………………,..... ,•80 スキ ャ ナ保存のルール⑥ スキャナ保存後の原本（紙）の処理は？ ． ． ．．．．．．．． 9 • … • 82

030

スキ ャ ナ保存のル ー ル⑦ 才＜正が行われた場合の罰則は？ ． ． 9 • • • … ,．． ． ． ． ． ． 9 • ……… 84

031

過去分の紙の書類のスキャナ保存も認められている ••… •• • •• • …••… • 86

︾ ＾

029

Column 小規模事業者は法人カードで現金取引を最小限に ……• • ••… • •… •• 88

電子取引データ保存に基づく

電子契約のしくみ＆ 利用と管理のポイント ・・・・・・・・・...…•......．．．．．．．．...... . ．． ．．．． ．． ．． .．．． 89

032 紙と印鑑による契約に代わる電子契約のしくみと流れ ・・・ ・・・ ・・・ … • … •• 90

033 電子署名、電子印鑑、タイムスタンプの違いを理解する ・ ・ ・ ・・・・・・…… •• 92

034 電子署名の認証を受けるなら電子契約サービスの利用が現実的 … • 94

035 電子契約サービスを選ぶときの 3 つのポイント ・・・・・・・ ・ ・・・・ ・ ………………… • • • •• 96 （画面でわかる！ ］ 電子契約サービス• ••....... ..... ....................... ... .. ... ..... ....... ........ ... .... .· 98 036 電子契約書を受け取る側の契約書管理のポイント ・ ・ ….. . . . .. . .. . . .. . ... . .100 Column 電子署名やタイムスタンプに有効期限はある？・ ・ ・ •9 • …, ． ． ． ． ．． . . . . . . .. 102

10

︾ ＾ Q&Aでわかる

実務の現場で役立つ . .. . . … ... . . . . . ... . . . . . … .103 電帳法の実践アド Jゞ イ ス ・…...... 037 ペーパーレスファクスで受領の注文書に ．．． ． ． ．． ． ． ． ． ． ． ． ． ． ．． ． ．． ． ． ． ．．． ．． ． ． ． ． ． ．．． ． ． ． ． ． ． ． ． ． . .104 口頭で訂正が入った場合の処理は？ ． 038 メールヘの添付で授受した見積書は 取弓 l が実現しなくても保存が必要？ ・・・・・・・・ •. ． ． ． ．．．． ． ．． ． ． ． ．．． ．． ．． ． ．． ． ． ．．． ． ． ．． ．．．． ． ．．．．．．． .106

039 パスワード付きの請求書はパスワードを外して保存してもいい？ ・ . .. . . 108

040 合算請求書のファイル名や取り扱いについての注意点は？．．．．． ． 110 041 スキャナ保存への移行時の注意点は？ ． ．． ．．． ． ． ． ． ．．． ． ．． ．． ．． ．． ． ．．．． ．．． ． ． ． ．．．． ．． ． ．． ． 112 万が＿のときは紙の保存に戻せる？ ．．．

042 スキャナ保存により不要となった紙の領収書の不正利用防止策は？ ． 114 043 スキャナ保存と電子取引データ保存は 同一の文書管理システムに保存可能？・・・ ・ ・ ・・・・・•"… • • ••• ……• •9 ・ ・ ・・・・ ・ ・•"… ••. . 116

044 検索要件の取引金額は「税抜」と「税込」のどちらで入力？ ． ． ． ． ． ． 118 045 電子データのバy クアップや保存先の移動に制限はある？ ・ ・ ・ ・ • … , . .. ..120

046 個人事業者が電帳法への対応で発注元から求められそうなことは？

・122

047 海外との取引において電子帳簿保存法で注意すぺき点は？ ••…… .. .. 124 048 電帳法関連の記事などで目にする EDI取弓 l とは？．． ． " ……… , . .. . .. . . . . . . . . 1 2 6

【巻末特典】 • 5 つのステップでわかる電帳法への対応プロセス ・ ・• • … .. .. .... . . ... .. . . .. . .. . .. . … • • 128

• 索弓 I. . . . . . . . . ... ......... . . . .. .... . ... . . . .. .. . . . .. ..... . .. ..... . . .. . . .. . .. .. ... .. . . . .... . . . . . . . . .. . . . .... . ... . . .. ......

134

1 1

■r こ注意 」 ご購入・ご利用の前に必ずお読みください 本書記載の情報は、 2023年 5月 31日現在のものになり ますので、ご利用時には変更されている場合があります。 本書に記載された内容は、情報の提供のみを目的としてい ます 。 したがって、本書を参考にした運用は、必ずご自身 の責任と判断において行ってください。 本書の情報に甚づ いた運用の結果、想定した通りの成果が得られなかったり、 損害が発生しても弊社および著者、監修者はいかなる責任 も負いません。 本書は 、著作権法上の保護を受けています。 本書の一部 あるいは全部について、いかなる方法においても無断で複 写、複製することは禁じられています。 本文中に記戟されている会社名 、 製品名などは、すべて 関係各社の商標または登録商標、商品名です 。 なお、本 文中には

1 2

TM

マーク、 R マークは記載しておりません。

ー 001

THE BEGINNER'S GUIDE TO e-BOOKSPRESERVATIONACT&DX

電子帳簿保存法は 全事業者に共通するルール

[ O経 理 の DXで 紙 ベ ー ス か ら 電 子 デ ー タ ヘ 移 行

‘

電子帳簿保存法 （ 以下 、 電帳法）は、仕訳帳、総勘定元帳、貸借 対照表、損益計算書 などの 国税関係帳簿や決算関係書類を、電子デー タ（電磁的記録）で保存するときのルール を定めた法律です。 そのほか、 紙で発行・受領した契約書や請求書、領収書などの書 類を電子データ化して保存する場合や、同じくこれらの取引関係書 類をメ ールヘの添付やクラウドを通じて 電子データとして発行・受 領した場合の保存のル ールについて規定してい ます。 電帳法は、正式名称を「電子計算機を使用 して作成する国税関係 帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」 といい、 1 9 9 8年 7月に 施行され、その後、何度か改正が行われてき まし た。近年、 この電 帳法が注目を集めている理由は、 2024年 1月 1日から新ルール がスタートし、「電子データで保存するときの要件緩和」「電子取引 データ保存の義務化」 が行われるためです。 これまで税法では、帳簿や経理関係の 書類は 紙 による保存が原則 とされてき ま した。 しかし 、テ レワー クの普及や DX （デジタ ル ト ランスフォ ーメー ション）の波を受け、法律の面でも経理 ・会計の

DXを後押 しするのが新ル ール のねらいです。 一方で、紙から電子への移行期であるため、実際にどの ように法 律に従えば OK なのか、税務関係者の中でも解釈を間違えたり、 具 体的な対応について は不透明であったりする部分もあり ます。電嗅 法は法人、個人にかかわらず適用 されます。基本的な考え方を よく 理解 して、慎重に対応するこ とが求められ ます。 14

I I

0 電帳法のねらい 経理の

電子帳簿保存法

咄， を

►

電子帳簿保存法のポイントを理解しよう

税法の原則 電子データ

電子データ

0 電帳法の対象となる書類

自己が 発行した 書類

・ 貸借対照表 ・損益計算書

: ； 這 ・ 契約書

・買掛金台帳

e t c.

・棚卸表

et c .

翌：后

・ 検収書 ・入庫報告書

翌：后

・ 検収書 ・入鹿報告書

・EDI取引

電子データに よ

e t c .

e t c .

・ 領収書

・ 電子メ ール ・ インターネット ・ クラウドサービス

e t c .

り取引情報の授 受を行う取引

電子データ で保存

発行 ／ 受領が 電子

書書書書 約品求収 契納請領

相手方 から 受 領書類

．． ．．

自己発行 書類の 写し

・ 売上／仕入台帳 ・現金出納帳 ・売掛金台帳

紙または 電子データ で保存

・ 仕訳帳 ・ 総勘定元帳 ・ 補助元根

誓

自己が 発行した 帳簿

2023年 12月31日まで は、紙 のみの保存でも OK。 2024年 1月1B以降も、 相 当の理 由 が あれば、 紙 での保存が認めら れる が、併せて 電子データ の保存も必要 I

｀

「相当の理由」の詳細については、 2023年5月 時点では未公表のため、最新情報に注意！

口 帳簿書類は紙で保存が原則だが、電子データ保存が可能に 口 電帳法は、法人も個人事業主も対象とする共通ルール 1 5

ー 002

THE BEGIN NER S GUIDE TO e-BOOKSPRESERVATIONACT&DX

取引先の DXによって 個人も小規模事業者も対応は不可避

[ O紙 の 請 求 書 が 受 け 取 っ て も ら え な く な る 可 能 性 も

‘

小規模事業者や個人事業主、フリ ー ランスなどの中には、帳簿は 手書きで記帳、請求書や領収書は紙を手渡し または郵送でやり取り している人もいるかもしれません。 しかし、 取引先の DXが進めば、システムの都合上、紙の請求書 などを受け取ってもらえなくなる可能性が出てきます。電子デー タ の比重が高まる中、 一部の書類だけ紙で受け取ると、分けて保存・ 管理を行わなければならないため、負担になるからです。 紙で受け取ってもスキャンして電子デー タにすることはできます

P a r t 4参照）、スキャンについてもル ー ルが設けられていて、や が ( はり大きな手間となります。 このように取引先との関係もあることから、どんな事業者であっ ても、電帳法への対応は不可避と考えるべきです。 では、万が一、電帳法のルールに違反していた場合はどうなるの でしょうか。 まず、電帳法に従って保存されていない国税関係の帳簿や書類に ついては、正式なものとは認められません。 そのため、 青色申告の 承認を取り消される可能性があります。 また、税務調査において仮装隠蔽による不正が発覚した場合には、

5％の重加算税が課されますが、スキャナ保存や電子取引デー 通常 3 タの改ざん等による不正については、 重加算税 35％にさらに 10% が加重 される罰則規定が設けられています ( P . 8 4参照） 。 電帳法は複雑なため、ポイントを押さえた対策が必要です。 1 6

電子帳簿保存法のポイントを理解しよう

出力して紙で保存する場合も、 発行側・受領側とも 電子データの保存が必要

I I

PDF、Word、Excel な ど で 作 成 して 送 信 した 請 求 書 な ども 電 子 データ

二了昌

曰←己

0 メールに添付した請求書や領収書なども電子データ

0 電子帳簿保存法関連の罰則規定

国税関係帳簿書類及び電子取引データについて、 電帳法の要件に従った保存がされていない場合 ► 税法上保存義務がある帳簿書類と し て取り扱われず、 青色申告

の承認の取消対象になり得る スキャナ保存、電子取引データの改ざんなどにより 不正があった場合 ► 税務調査で仮装隠 蔽 による 、 電子デー タの記録 に かかわる法人税

などの過少申告が見 つかったときは、通常の重 加算税の税率 35% に1 0％ が 加 重 され、計45％ の 重 加 算 税 が課される (P .84 参照）

最低限、電子取引については 電子データの保存が必要

口取引先が DXで紙の請求書を受け付けなくなる可能性がある 口 電帳法には罰則規定があり、青色申告承認取り消しも 17

ー 003

THE BEGIN NER S GUIDE TO e-BOOKSPRESERVATIONACT&DX

電帳法の定める 3つの保存方法とは？

[ O電 子 デ ー タ の 保 存 に は 要 件 を 満 た す 必 要 が あ る

‘

帳簿や書類 の種類によ って、電帳法が規定する電子デー タの保存 方法は異なります。右図のとおり、保存方法には 「 ①電子帳簿等保存」 「 ② スキャナ保存」「③電子取引データ保存」の 3つがあります。 各保存方法の詳細については後ほど説明し ますが、 共通する保存 のポイント があります。 一つは、 内容が改さんされていないことを示す「真実性」 を確保

P . 2 2参照） 。一 つ ば 誰でも視認・確認ができるように「可 すること ( P . 52参照）です。 視性」 を確保すること ( 電子デー タの記録を訂正したり、削除を行ったりする場合には履 歴が残る保存方法 を採用しておかなければなりません。そうしなけ ればデータの改ざんなどにつながり、不正が横行してしまいます。 これが 「 真実性の確保」です。 また、電子データの状態では視認できないため、内容を確認でき るようにデイスプレイなどを用意して可視化する方法を備えておく ことなどが定められています。 これが「可視性の確保」です。 真実性の確保、可視性の確保とも、税務調査などが入ったときに、 きちんと説明できる状態にしておくための要件といえます。 注意したいのは、 2024年 1月 1日以前と以降で要件が変更に

023年 1 2月 3 1日まではスキャナ保存では、 なる ことです。たとえば、 2 スキャン時の解像度や階調 、大きさなどの情報を保存しておき、あ

024年 1月 とで確認できるようにしておかなければなりませんが、 2

1日以降は保存しておく必要がなくなり ます。 1 8

I I

0 電 帳 法 の 3つ の 保 存 方 法

電子帳簿保存法のポイントを理解しよう

電子帳簿等保存 自己が最初からパ‘ノコンなどで作 類 を 電 子 データのまま保存 ※紙だけの保存も可 自己が 発行した

書類

2

スキャナ保存

自己発行

紙で発行（控え）・受領した書類を データとして保存 ※紙だけの保存も可

書類の 写し

相手方 から 受領書類

3

ーノ

電子取引データ保存 メールやウェブでやり取りした請 電子データのまま保存 ※紙での保存も可 （ 電子データの保存力

いずれも「真実性の確保」「可視性の確保」が必要！ ただし・・・ ● 3つの保存方法ごとに確保の要件は異なる ● 2024年 1月1日以前と以降で要件が変わる

~ 基本的には、

真実性の確保 作成日や修正履歴が 確認できる

可視性の確保

税務調査時に必要な書類を すぐ提示できる ことがポイント！

口 電 帳 法 が 定 め る 保 存 方 法 は 3種 類

ロ 「真実性の確保」と「可視性の確保」がポイントになる 19

ー 004

THE BEGIN NER S GUIDE TO e-BOOKSPRESERVATIONACT&DX

準備が必要な デバイス・ソフト・環境は？

[ O小 規 模 事 業 者 は ク ラ ウ ド 型 が お す す め

‘

電帳法に対応するために何が必要かは、事業規模や扱う書類の量、 経理作業の電子化をどこまで進めるかによって異なります。 まず最低限必要なデバイス（機器）は、デー タを可視化するとき に必要なモニタ ー （ディスプレイ）付きのパソコンです。 スキャナ保存はオフィスの複合機や家庭用のプリンター のスキャ ナ機能で OK 。スマートフォン で撮影した画像デ ー タもスキャナ保 存として認められます。保存するデー タ形式については、 PDFや

JPEG (JPG) が一般的です。スマ ート フォンで撮影した画像デー タは通常 ] PG形式になってい ます。

PDFはデータを画像化したようなものです。 ワー ドやエクセルで 作成した請求書等はそのままの形式で電子データとして保存してお くことも認められていますが、 PDF化することで改ざんが しにくく なります。 ワードやエクセルをはじめ多くのビジネス用ソフ トには、 保存時に PDFデー タヘ変換できる機能が付いています。 また PDF を読み取るだけなら無料ソフトをネットから入手できます。 会計ソフトはインストール（オンプレミス）型とクラウド型の 2 タイプがあります。インス トール型はパソコンにソフトをインス トー ルして、オフライン（当該のパソコンだけ）で利用するもの。 クラ ウド型はネット上にあるサービスをオンラインで利用するものです。 いまから導入するのであれば、クラウド会計サ ー ビスがおすすめで す。電帳法やインポイス制度に対応し、小規模事業者や個人事業主 でも安価で利用できるサーピスが増えています。 20

I I

0 電帳法への対応に必要なデバイス・ソフト

デバイス

ソフト

電子帳簿保存法のポイントを理解しよう

必要なもの

用途

ディスプレイ付きパソコン

可視化の確保

複合機／プリンター

書類などのスキャン（スキャナ保存）

スマ ートフォン

書類などの撮影（スキャナ保存）

PDFの作成や読み取りが行える ソフト

【 作成】Wo rd、E x c e lをはじめピジネス用 途のソフトの多くに標準装備 robatReaderなど 【 読み取 り 】 AdobeAc （無料でダウン ロード可能）

0 インストール型とクラウド型の会計‘ノフトの違い 種別

インストール型

クラウド型

ネット環境

不要

必要

デバイス

パソコン (Mac未対応のソフトあり）

パソコン ・ タブレッ ト ・ ス マホ

初期費用

ソフト本体の代金

なし

継続費用

税制改正などに対応するための バージョンアップ費用

月額／年額で利用料金が発生

サポート 費用

年額で必要になるケ ースが多い

継続費用に含まれている

• 安 iilli に導入できる

メリット

デメリット

・オフラインで利用可能 ・システム障害が起き にくい

・メンテ ナンスが必要 ・ソフトをインストールしたパソコンで しか利用できない ・Mac未対応のソフトがある

・ ネッ ト環境があればどこからでも利用可能 ・銀行口座やク レジット カード 、キャッシュ レス決済などと連携可能 ・法改正への対応や新機能が自動的 に追加 ・税理土との連携が容易

•月額の費用が発生する

・オンライン環境でなければ使えない

口 特別なデバイスの用意は必要ない 口 会計ソフトはクラウド型が主流になる可能性が高い

2 1

ー 005

THE BEGIN NER'S GUIDE TO e-BOOKSPRESERVA TIONACT&DX

真実性 を確保して データの改さんを防止する

[ Oタイムスタンプでデータの改ざんを排除

‘

電子デー タだけを保存する場合、真実性の確保 ( P . 1 8参照）が特 に重要です。真 実性の確保の方法には、「① タイムスタンプを付与 する 」 「② 電磁的記録の訂正削除履歴が残るまたは訂正削除ができ ないシステムでデータの授受・保存の双方を行う 」「③各事業者が 決めた訂正削除についての事務処理規程を備え付ける 」の 3つがあ ります。詳細は後述するので、ここでは概略のみ簡単に取り上げます。 ① のタイムスタンプは、電子データの作成日時を記録（存在証明） するとともに、その日時以降に改ざんされていないことを証明（非 改ざん証明）するものです

タイムスタ‘ノ

の付与は「 時刻認証業

務認定事業者 (TSA) と契約する 」、 「認定スタンプの付与が可能な 会計システムを利用する 」のいずれかで行います。 前者は事業者がタイムスタンプ付与の認証手続きを TSAと直接 行うもの。後者はクラウドなどの会計システム側が TSAと契約を 結んでいて、事業者が電子データを作成すると自動的にタイムスタ ンプが付与されるものです。対応している会計ソフトかどうかは、 公 益 社 団 法 人 日 本 文 書 情報マネジメン ト協会による JIIMA認証 ( P. 56参照）の有無でわかります。

② の訂正削除履歴が残るシステムには、 O neDriveなど一般的な クラウドストレージが該当 します。ただ し、同一のクラウドストレー ジ内で電子データの授受と保存を行う 必要があるため、メ ールに添 付された PDFの請求書 をクラウ ドにアップした場合は要件を満た しません。③の事務処理規程の備え付けが必要です ( P . 4 0参照） 。 2 2

I I

0 電子取引の場合

電子帳簿保存法のポイントを理解しよう

① タイムスタンプ付与の流れ

► TSA と契約している場合 ~ 基本契約料などが発生するため、小規模事業者には不向き I タイムスタンプの対象書類をスキャン・撮影 (Part4参照） ※請求書などの発行時だけでなく、 受領した書類にタイ ム スタンプが付与されていないときも、タイ ムスタンプの付与が必要

画像をアップロード

ヽノ

／ヽ

TSAのタイムスタンプシステムに

TSAから タイムスタンプが付与

TSAの 認 定 業 者 (2023年 5月現在） アマノ株式会 社 ／ セイコーソリューションズ株式会社 ／ 株式会社 TKC／株式会社サイ パーリンクス／ 三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社

► 認定スタンプが付与される会計システムを利用する場合 作業をして保存するだけで、自動的にタイムスタンプを付与

---------------------------------------

① 授受した電子データをクラウドストレージに保存した場合

X

【訂正及び削除の防止に関する事務処理規程の備え付けがないケ ース】

修 正 履 歴 の 残 る ク ラ ウ ドA

修正履歴の残るクラ

X 電子メ ー ル ヘ の 添 付 で

からダウンロー ドま た は 確

ウド Aか ら ダ ウ ン ロ ー

受け取った PDF（請求

認し、本データはクラウド A

ドし、別のクラウド Bに

書など）を修正履歴の

にそのまま保存されている

保存

残るクラウド Aに保存

電磁的記録の訂正削除履歴が残るシス テムを利用している 場合 は3つとも OK

0 紙で保存する場合 ・ 電子データの保存方法は問わない ・税務調査 時 に求めに応じてダウンロードできれば OK(P.36参 照 ）

昌

□タイムスタンプは認定事業者から付与されたものが必要 ロ クラウド会計サービスの利用で「真実性の確保」が可能 23

ー 006

THE BEGIN NER'S GUIDE TO e-BOOKSPRESERVA TIONACT&DX

インポイス制度との 保存要件の違いに注意する

[ Oインボイス制度では 0kで も 、 電 帳 法 で は 不 可 の 要 件 も

‘

2023年 1 0月にインボイス制度がスタ ー トします。電帳法は所得 税や法人税など国税についてのル ールなのに対して、 インポイス制 度は事業者が納める消費税 （国税＋地方税）についてのル ールです。 消費税の納税額の計算は「売上時に預かった消費税 ー仕入れや経 費で支払った消費税」で行うのが原則（仕入税額控除）ですが、イ ンボイス制度の開始以降は 請求書や領収書がインポイス（＝適格請 求書、適格簡易請求書）でなければ、仕入税額控除を受けられなく なります。インボイス発行事業者になるためには、税務署への事前 申請が必要で、発行・受領するインボイスには、登録番号や適用税 率など必要な記載項目を満たしている必要があります。 電帳法もインボイスも税金に関するルールですが、 同一書類でも 保存方法の規定に違いがあります。 たとえば、電帳法では電子データで受領した領収書は電子データ のまま保存するのが原則ですが、消費税法では電子データのままで も、紙に出力 しての保存も認められています 。 そのため、インボイス制度では、メ ールの添付などで受け取った 電子インボイスを紙に出力 して保存し、電子インボイスは破棄して しまっても消費税の仕入税額控除を行え ます。 ただし、電帳法の対 象である所得税や法人税の申告では問題になります。つまり、 いず れにしても電子データで受け取った請求書や領収書は電子データの まま保存 しておく必要があるということです。ほほ同時期に新たに

2つの制度がスタ ー トするため、注意しましょう 。 24

I I

0 電帳法とインボイス制度の違い インボイス制度

］

電 子帳 簿 保存法の ポ イントを理解しよう

［

電帳法 ► 経理業務への影響

► 経理業務への影響

：；芦、 ： i ぷ喜贔 凸二： ： : 1 ユ贔 ；霊： ; 1 J 及 ；； 立 ；？ 保存方法の眉友杓｝ィヒ

控 除の場合）

璽

電子データで受信した 国税関係書類

塁

電子データで受信した 国税関係書類

電子帳簿保存法 と同等の 要件 を 満たした 場合

昌

プリントアウ ト

喜 ロ ー 二 データでの 保存も可 能

紙での保存も可だが、

電子データの 保 存が必須

● インボイス制度では、紙だ けでの保存が認められ ていても、電帳法では認めら れていな い ●インボイス制度では、領収書などから登録事業者か否かの確認業務が発生する ため、ス キャンをしてクラウド会計 による自動仕訳などを利用するのが現実的 ●帳簿も電子データで保存するほうがスペースを取 らない

インボイス制度の要件を満たしていても、 電子データ等の取り扱いの理解は必須！

ロ インボイス制度は消費税、電帳法は所得税と法人税に関係 ロ インボイス制度と電帳法の双方の要件を満たすことが必要 25

ー 007

THE BEGIN NER'S GUIDE TO e-BOOKSPRESERVA TIONACT&DX

電帳法への対応は 社内全体の DXを念頭に進める

[ O他 部 門 や 一 般 社 員 、 取 引 先 と の 連 携 も 考 慮

‘

経理では、経費精算や帳簿作成などで複数のソフ トやサ ー ビスを 使い分けているケ ースがあります。給与計算ソフ トや契約書管理シ ステムを利用しているところもあるでしょう 。電帳法への対応を考 えて 新たなソフトやサーピスに移行する場合、これらのソフト間の 連携 を考える必要があります。 とりあえず試して、うまくいかなければまた新たなシステムに移 行できるといいのですが、そう単純な話ではありません。真実性の 確保の要件が絡むため、 過去に作成したデータを新しいシステムに 移行できず、電子データの保存義務のある 7年間は移行前のシステ ムも並行して維持しなければならない といったことも起こり得ます。 当然、サービスの利用料も支払い続けなければなりません。 また、他部門や一般社員、さらには取引先も扱いやすいシステム かどうかも重要です。経理の DXは電帳法への対応や、部門内のペー パーレス 化 で完結するわけではありません。販売管理システムとの 連携なども必要です し、他部門の各担当者から送られてくる請求書 や一般経費の領収書 なども、ペーパ ー レスであることが望ましいの は言 うまでもありません。電子と紙の両方に対応しなければならな いと 、かえって業務が煩雑になりかねません。 経理部門は受発注や決済などの商取引だけでなく、社員の給与支 払いなど多くの部門と関係しています。単に電帳法に対応するだけ でなく、会社全体の業務フロ ー を見直して、ソフトやサービスを選 択することが、結果的に経理部門の負担も軽くします。 26

I I

0 各種サービスとの連携が必須

電子帳簿保存法のポイントを理解しよう

0/え］ム/ O

POINT

・社内で連携が必要 なサービスを抽出 ・連携が可能力‘否か の確認

0 全社の業務フローから経理の DXを捉える 取引先・顧客 見直し ポイント

一一 一

紙の書類

電子データ 電子データと紙が混在すると、 業務が複雑化 ~

外部や他部門も含めた DXが必要

□DXの目的は業務の効率化を図ること 口 全社的な視点で経理の DX を捉える 27

ー 008

THE BEGINNERS GUIDE TO e-BOOKSPRESERVATIONACT&DX

2024年 1月からスタートする 新ルールのポイント [ O2024年 1月1日 以 前 と 以 後 の 要 件 の 違 い に 注 意

‘

すでにお話ししたとおり、電帳法はこれまでも何度か改正されて きましたが、 2024年 1月 1日からさらに要件の緩和や廃止、対象者 拡大などの見直しが行われます。 具体的には、電帳法の 3つの保存法 ( P . 1 8参照）のうち 、電子取 引データ保存が全事業者に義務化 されます。 メールヘの添付やクラ ウドなどウェブ経由で授受した請求書や領収書は電子データのまま 保 存 しておかなければならなくなります。 ただし、これまでファイ ル名に「日付」 「取引金額」 「 取引先」の 3つを検索条件と して設定し、 このうち 2つ以上の項目を組み合わせて検索できる ようにしておく 必要がありましたが、こちらについては売上規模などによって検索 条件の設定が不要になり ます。 また、 電子帳簿等保存では、優良な電子帳簿の範囲の見直し が行 われます。優良な電子帳簿とは 一定 の要件を満たすことで、税務調 壺などで過少申告が判明した場合に加算税の軽減措置を受 けられる ものです。 ただし 、優良の基準が不明瞭で した。新ル ール では範囲 が限定されて明確化されるため、対応しやすくなります。 スキャナ保存では、各種要件が緩和 されます。対象となる 書類 が 限定されたほか、解像度やスキャナの読み取りを行った人の情報な どについての要件が一部不要または廃止になります ( P. 69参照） 。 各詳細については後述しますが、このようにルールが大きく変わ るため、いまから DXに取り組む場合は、 2024年 1月に照準を合わ せたほうがいいかもしれません。 28

I I

0 2024年 1月から変更になる主な要件

電子帳簿保存法のポイントを理解しよう

訂正、削除、追加の事実や内容が確認できるシステムで作 成された帳簿のこと。過少申告加算税などが優遇される

電子データ による ・保存義務化の猶予 ・保存要件の緩和

0 2024年 1月からルールに変更がある範囲

一 優良な 電子帳簿の 範囲

スキャナ 保存制度の 要件

電子取引の 保存要件の 見直し

2024年 1月1日以降

すべての帳簿を対象

一部の帳簿に限定（仕訳帳、総勘定元 帳、｝員益計算書の記載科目に関わるすべ ての補助簿、貸借対照表の記載科目のう ち必要性の高い科目に関わる補助簿）

スキャナ読み取り時の解像度や入力 者など に関する情報についての要件 あり

一部不要または廃止

重要書類（契約書や領収書、請求書な ど）のほかに、一般書類（見積書や注 文書など）も必要に応じて対象

対象を資金やモノの移動に直結する契 約書、領収書、納品書、請求書などに限定

電子記録の保存者に関する情報が必要

廃止

,000万 円以下 の 基準期間の売上高1 事業者は検索機能の確保を免除

検索機能の確保が免除される事業者の , 000万 円 条件が、基準期間の売上高 5 以下に拡大

□2024年 1月1日からの新ルールでは、大幅に要件が緩和 □これから DXに取り組むなら新ルールの開始に合わせる 2 9

O Column

I T導入補助金を活用しよう 電帳法やインボイス制度への対応のために、新たなソフトやシ ステムを導入するのは、小規模事業者や個人事業主にとってはコ ストの面から頭の痛い問題です。

T そこで活用したいのが、経済産業省中小企業庁が管轄する「 I 導入補助金」です 。 中小企業や小規模事業者が生産性向上のため にI Tツールを導入する 際 に か か る 費 用 の 一 部 を 補 助 す る も の で す。 業務効率化や売上アップをサポートするための通常枠のほか、 セキュリティ対策推進枠などいく つか枠があり、企業間取引のデ ジタル化推進を目的としたデジタル化基盤導入枠では 、会計ソフ トや受発注‘ノフト 、決済 ソフ トなどのほか、パ ‘ノコン・タブレ ッ トなどの購入費も補助の対象となります。

0万円以下の部分の 3 / 4以 補助率はソフトウェアについては 、5 内、 5 0万円超∼ 350万円部分の 2 / 3以内 。 ハードウ ェアに ついて はパソコンやタブレット、プリンターなどの場合、補助率 1 / 2以 内で、補助上限額は 1 0万円です 。 また、クラウドの利用料につ いても最大 2年分が補助されます。

T導 ただし、補助対象となるのは、事務局に登録されている I Tツ ー ル に 限 ら れ ま す ( h t t p s : / / 入支援事業者の認定を受けた I www.i t h o jo . jp / app l i c an t / v e ndor l i s t .htmlから検索できます） 。

Tツールを決めたら交付 申請を行い、 交 付 決 定 の 導入したい I 知らせを受けたうえで導入します。 交付申請期間は年に 3、 4回 に分かれていて 、 申請の締め切り日から 4 0日ほどで交付の可否 が決まります 。

30

2

ー 009

THE BEGIN NER S GUIDE TO e-BOOKSPRESERVATIONACT&DX

電子取引データ保存への対応は 全事業者に必須

[ O電 子 取 引 デ ー タ 保 存 の 対 応 か ら 着 手 す る

‘

P a r t lで、電帳法の 3つ の 保 存 方 法 を 紹 介 し ま し た 。誤 解 し て は いけないのは、 必 ず し も す べ て に 対 応 す る 必 要 は な い ことです 。 そ もそも電帳法は紙ではなく、帳簿や 書類 を 電 子 デ ー タのまま保存す ることを認め、そのための要件を定めたものです 。 帳簿、見積書 や 領収書、契約書など対象とする範囲が広いため、実質的に 3つの法

3つの保存方法）に分かれています。 律 (

3つのうち、 2024年 1月から全事業者が必ず対応しなければな らないのが、「電子取引データ保存」 です。着手すべき優先順位の 1 番目となります。 残 り の 2つ は い わ ば 努 力 目 標 で す。 取りかかりやすさでいうと、 会計ソフ トを使って帳簿をつけていれば、ほぽクリアできる 「電子 帳簿等保存」が 2番目 。 ややハードルの高い 「スキャナ保存」が 3 番目 となります。 最優先の電子取引データ保存の対象になるのは、電子データで発 行 ・受領した請求書、領収書、契約書、見積書などです。 メールに

PDFなどで添付された書類や、 Amazonなどのネット通販の利用 時にサイトからダウンロードする領収書 などが該当します。

P a r t 2では、この電子取引デ ー タ保存について解説します。 なお 、 現状、 3つの保存法のすべてに対応している会計ソフトは少数です。 電子取引データ保存では、必ずしも会計ソフトを必要としませんが、 導入する場合は同保存法に対応しているソフ トの中から、将来的に どこまで電子化 を進めるかを考えて選ぶのがいいで しょう 。 32

醒

0 電帳法対応の優先順位

1

度＊ 先＊

優＊

PDFの 請 求 書 や 領 収 書 な と 電 子 取 引 デ ー タ 保 存 の ル ー ル

位

優先度

i t

位

電子帳簿等保存

3

2024年 1月から すべ ての 事業者 に義洛各

度

優

電子取引データ保存

位

災＊

2

会計ソフトで帳簿をく［；；日日

作成して いる場合は 対 象 となる

□ 努力目 標

スキャナ保存 改 ざん防止の ために 求められる要件が多 い

O ｀ノフトを組み合わせて電帳法に対応 ［ クラウドストレージに保存 ］

それぞれを 連携できるかが ポイント

・ 電子取引 データ保存に対応

・ 帳簿を電子化 ・ 請求書を電子化

こ

一

≫

どこまで電子化するか？

ヽ

一

どのソフトを使うか？ ・ 自社の業務フロ ーに合うか ・コスト はどのくらいか

口 電帳法の3つの保存法、すべてに対応する必要はない

□2024年 1月から義務化される電子取引データ保存への対応が優先 33

ー 010

THE BEGIN NER S GUIDE TO e-BOOKSPRESERVATIONACT&DX

電子データでやり取りした書類は “電子取引’'として保存の対象になる

[ O取 引 関 係 書 類 の 多 く は 、 電 子 取 引 の デ ー タ 保 存 対 象

‘

前述のとおり、電子取引デー タとは、 相手先と紙ではなく、電子 データで発行・受領した請求書、領収書、契約書、見積書、納品書 などを指します。 最近はこれらの 書類をエクセルや PDFにしてメールに添付した り、クラウドサ ー ビスにアップロ ー ド・ダウンロ ー ドしたりして授 受することが増えてきました。 こうした場合に電子取引デー タ保存 の対象となります。 電 子 取 引 デ ー タ の フ ァ イ ル 形 式 に つ い て の 定 め は あ り ま せ ん。 ショッピングサイ トなどで備品を購人した ようなときは、画面を

htmlファイルで保存したり、スマホのスク リーンショットを保存し たりしてもかまいません。 電子取引データ保存で大切なのは、 ファイル名以外は変更せず、 そのまま保存 しなければならないことです。元のデータを印刷して 紙で保存している場合でも、法人、個人（青色申告の場合）ともに 確定申告書の提出期限翌日より最低 7年間は電子取引デー タを破棄 できません。 ゅうじょ

ただし、 2 0 2 3年 1 2月 3 1日まで宥恕措置があり、紙による保存も 認められています。 また 、 2 024年 1月 1日以降も税務署が「相当な 理由」があると判断した場合は紙による保存が認められますが、税 務署の匙加減によるところもあるため 、電子取引デ ータ保存への対 応は不可避です。 とはいえ、 電帳法の 3つの保存方法の中でも、対 応のハードルは低く、覚えることはわずかです。 34

醒

0 電子取引データの保存方法 電子メールに 添付された書類

インターネットのサイトから ダウンロードした書類

PDF化して保存

ダウンロードした ファイルを保存

ダウンロードした ファイルを保存

｀

゜ ノ

クラウドサービスを 経由して受領した書類

ダウンロードした ファイルを保存

DVDなどの記録媒体を

EDIシステムを 利用している場合

介して授受された書類

データをサーバーなどに 取り込んでファイルを保存

Cカード・スマホアプリから クレジット・ I クラウドサービスなどを通じて受領した 請求書や領収書

PDFの 請 求 書 や 領 収 書 なと電子取引データ保存のルール

メールの本文に 記載された書類のデータ

システム上でデータ保存、 もしくはダウンロードした ファイルを保存

ペーパーレス機能付きの コピー機 を 利用した FA Xデータ

ダウンロードした ファイルを保存

0 電子取引テータ保存の要件

一

•相手からタイムスタンプが付されたデータをもらう

B付、金額は範囲 を指定して検索 できる必要も

・スキャナ保存と同様に、入力期間内にタイムスタン プを付与する ・データの訂正や削除を行うことができないシステ ムで保存。もしくは訂正や削除を行った場 合にそ の事実が確認できるシステムの利用 ・訂正や削除に関する事務処理規程を定めて運用する

2023年12月3 1日 までは付与した者 を特定できる情報 が必要 (2024年1 月1日以降は廃止）

改ざん防止のため、以下のいずれかの措置をとる

・ B付、金額、取引先のうち 2つ以上を組み合わせ て検索できるようにする ・ディスプレイやプリン ターなどを備え付ける ・ 市販のソフトを利用す る場合はシステム概要 書を備え付ける

~

ロ データでやり取りした取引関係書類は保存の対象 口 画面コピーやスマホのスクリーンショットでも OK

35

ー 011

THE BEGINN ER S GUIDE TO e-BOOKSPRESERVATIONACT&DX

2024年 1 月から電子取引データの 検索機能の確保の不要対象者が拡大

[ O売 上 高 5,000万 円 以 下 は 検 索 要 件 が 不 要 に

:

電帳法では、電子取引デー タ保存に関しては原則と して、可視性 の確保のために日付、金額、取引先の 3点で検索できるようにして おかなければなりません。 しかし、このために新たなシステムを導 入するには費用がかかり、 また検索項目の入力に相当な時間と手間 がかかることから、小規模事業者にとっては重い負担となります。 そこで、基準期間（通常、 2課税年度前）の売上高などにより、 検 索 機 能 の 確 保 の 要 件 が 不 要 に な る 制 度 が 設 け ら れ て い ま す。

2023年 12月 31 日までは、基準期間の売上高が 1,000万円以 下 の事業者で、「税務職員の求めに応じて電子取引デ ー タを提出で きる」こと、 2024年 1月 1日以降は、同売上高が 5,000万円 以下の事業者で、税務調査などの際に日付や取引先ごとに整理され たデータのプリン トアウ トの提示や提出の求めに応じることができ れば、検索機能の確保が不要になります。 なお、 売上高 5, 000万円超の事業者 でも、所轄税務署長に「相 当の理由がある 」と認められ、「税務調査時に電子デー タのダウンロ ー ド及び出力した紙の提示または提出に応じるこ とができる」場合に は、検索機能の確保は不要になります。 このように事業者によっては検索機能の確保が不要になります が、税務署員の求めに応じて電子取引データ及び紙に出力 したもの を提示できなければなりません。 メールで受信したまま放っておい て探し出せなくなってしまったというようなことが起こらないよう に、実務的には、検索できる ように しておく必要があります。 36

醒

0 検索機能の確保が不要になる売上高判定期間 1/1電子取引データの保存開始 2021年

2022年

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2023年

PDFの 請 求 書 や 領 収 書 なと電子取引データ保存のルール

f

検索要件不要

判定期問

売上高 1, 000万円以下

2課税年度前の売上高で判定 1/1電子取引データの保存 開始 2023年

2022年

マ

2024年

検索要件不要

令J

判定期間

売上高 5,000万円以下

2課税年度前の売上高で判定

POINT ● 「課税売上高」ではなく「売上高」（営業外収入や雑収入は含まない）が基準 ● 基 準 期 間 が 1年 に 満 た な い 事 業 者 は 、 「 基 準 期 間 の 売 上 高 +基 準 期 間 に 含 ま れ る 課 税 期 間 の

月数 x12カ月 」で 1, 000万円以下かを判定

0 表計算｀ノフトでテータを整理する ①索引簿を作成する 連番

I

1

日付

I

金額

②検索 できるファイル名をつける 取引先

110, 000￨ （躙霞商店 ②

20230210

③

20230228

備考

_ _ jt 青求書

330,000 国 税 工 務 店（ 扮 330,000 国 税工務店（扮

注文書 領収書

日

④

20230131_（ 株 ） 霞商店＿1 10000

⑤

日付＿取引先名＿金 額

⑥ ⑦ ⑧ 出典：国税庁「電子帳簿保存法関係参考資料」より作成

口 基準期間の売上高によって検索機能の確保が不要に 口 検索機能の確保が不要でも、書類を探し出せるようにしておく 37

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□ 三 ト

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2023 /04/30

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PDFの 請 求 書 や 領 収 書 など 電 子取引データ保存のルール

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