Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8 9785967730580

Table of contents :
Обложка
Выходные данные
Авторские права
Содержание
Введение
Глава 1. Начало работы с подсистемой
Первый шаг: войдем в программу
Что такое меню программы и другие используемые термины
Познакомимся с интерфейсами программы
Настроим дополнительные права для работы с программой
Заполним справочники-классификаторы
Адресный классификатор
Классификатор стран мира
Заполним основные сведения о предприятии и организации
Настроим учетную политику
Сформируем структуру предприятия и организаций
Заполним календарь и графики работы
Регламентированный производственный календарь
Создадим графики работы
Глава 2. Подбор персонала
Определим потребность в персонале
Должности организации и предприятия
Откроем новую вакансию
Запланируем оплату труда персонала
Планирование затрат на оплату труда
Настроим начисления и удержания
Определим предполагаемую схему мотивации персонала
Запишем заявки кандидатов
Заявка кандидата
Проведем анкетирование кандидатов
Переписка с кандидатами
Пригласим выбранных кандидатовна собеседование
Оформим прием кандидатов на работу
Заполним сведения о физическом лице
Контактная информация
Сотрудники организаций
Прием на работу на предприятие
Сколько стоит найти сотрудника
Проверим состояние кадрового плана
Изменение в состоянии кадрового плана
Закрытие вакансии
Глава 3. Учет персоналаи кадровый учет организаций
Определим отличия учета персоналаи кадрового учета организаций
Оформим штатное расписание организации
Настройка штатного расписания
Сведения о штатных единицах организации
Унифицированная форма Т-3
Примем сотрудников на работу в организацию
Оформим прием в организацию на основании приема на предприятие
Оформим прием в организацию по данным справочника «сотрудники»
Примем сотрудников на работу на предприятие по данным регламентированного учета
Настроим список ответственных лиц организации
Начнем вести учет отпусков
Запланируем отпуска работников предприятия
Введем информацию о состоявшемся отпуске
Отчеты по отпускам
Начнем вести учет отпусков работников организации
Зададим график отпусков организации
Учтем фактический отпуск организации
Проверим исполнение графика отпусков
Внесем отпуск по уходу за ребенком
Оформим командировку работников организации
Учтем прочие невыходы работников организации
Неявки и болезни работников организации
Возврат на работу
Посмотрим запланированные кадровые перестановки
Сформируем отчет«Табель учета рабочего времени»
Оформим обучение работников
Составим заявку на обучение
Отметим фактическое прохождение обучения
Отчеты по обучению
Проведем аттестацию работников
Оформим перевод работника на другую должность
Кадровое перемещение предприятия
Кадровое перемещение организаций
Уволим работника по распоряжению администрации
Увольнение предприятия
Увольнение из организации
Сформируем отчеты по управлению персоналом
Списки работников
Штатная расстановка
Статистика кадров
Заполним личную карточку работника Т-2
Сформируем отчеты по численности и штатной расстановке работников организации
Глава 4. Воинский учет работников организаций
Заполним данные по воинскому учету
Сформируем извещения в военкоматы
Заполним форму № 6
Глава 5. Расчет зарплаты в организации
Первичная настройка
Выполнение текущих операций
Настроим виды расчета
Основные начисления организаций
Дополнительные начисления организаций
Удержания организаций
Настроим базу расчета среднего заработка
Укажем плановые начисленияи удержания работников
Учет плановых начислений работников организации
Учет плановых удержаний работников организации
Создадим договор на выполнение работ
Учтем исполнительный лист
Оформим договор займа с работником организации
Произведем расчет одного расчетного периода
Оплатим командировку работника
Введем начальные данные для расчета среднего заработка
Оформим больничный лист по беременности и родам
Учтем невыходы работника
Оплатим работу в праздничные дни
Оплатим сверхурочные часы
Зарегистрируем простои в организациях
Внесем индивидуальные графики работы
Заполним табель отработанного времени
Оплатим работы по сдельному наряду
Начислим зарплату работникам организаций
Оформим материальную помощь работнику
Оформим разовое удержание с работника
Оформим выплату дивидендов
Проверим необходимость перерасчета документов
Выплатим зарплату работникам организации через кассу
Произведем депонирование невыплаченных сумм
Произведем расчет следующего расчетного периода
Воспользуемся обработкой «Анализ неявок» для отслеживания невыходов работников
Оплатим отпуск работника организации
Начислим пособие за счет ФСС при рождении ребенка
Оплатим отпуск по уходу за ребенком
Оплатим больничный лист за прошлый период
Произведем расчет и выплату аванса
Рассчитаем премии работников организации
Рассчитаем уволенного работника
Сторнируем документ расчета сверхурочных часов
Перечислим сумму отпускных на карточку сотрудника
Посмотрим результаты расчетов
Выдадим расчетные листки
Сформируем расчетную ведомость
Сформируем свод начислений
Проверим структуру задолженности перед работниками
Проведем анализ начислений работникам
Взаимодействие специалистов по кадровому учету
и расчету заработной платы
Глава 6. Исчисление налогас доходов физических лиц
Внесем имущественный налоговый вычет
Проверим настройку видов расчета
Ввод данных для НДФЛ по физическому лицу
Рассмотрим дополнительные возможностиучета НДФЛ
Оформим возврат НДФЛ
Перерасчет НДФЛ
Сформируем налоговую карточку 1-НДФЛ
Выдадим сотруднику форму 2-НДФЛ
Глава 7. Исчисление единогосоциального налога и взносов в ПФР
Проверим настройку видов расчета
Посмотрим ставки ЕСН и ПФР
Особенности расчета ЕСН и взносов в ПФРдля организаций-плательщиков ЕНВД
Произведем расчет ЕСН
Сформируем индивидуальную карточку по ЕСН
Сформируем индивидуальную карточку по ОПС
Заполним регламентированную отчетность
Подготовим отчет по авансовым платежам по ЕСН
Подготовим отчет по авансовым платежам в ПФР
Сформируем форму 4-ФСС
Глава 8. Персонифицированный учет
Сформируем пачку АДВ-1
Сформируем пачку АДВ-2
Сформируем сведения для представления в ПФР по вышедшему на пенсию сотруднику
Глава 9. Формирование проводок по бухгалтерскому и налоговому учету начисленной зарплаты
Составим схему отражения зарплаты в учете
Зададим способы отражения зарплаты в учете
Настроим отражение видов расчета в учете
Внесем сведения об учете заработка работников
Внесем сведения об учете заработка сотрудников подразделения
Сформируем проводки
Проверим обороты счета 70
Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия
Рассчитаем зарплату работника
Перенесем сведения о начисленияхпо регламентированному учету
Сформируем расчетную ведомость по предприятию
Выплатим заработную плату работнику
Заключение

Citation preview

Караулова А. А., Савченко Е. М.

Управление персоналом и расчет зарплаты в «1С:Управление производственным предприятием 8» Электронная книга в формате pdf; fpBN 978-5-9S77-3M58-M. Электронный аналог печатного издания «Управление персоналом и расчет зарплаты в "NС:Управление производственным предприятием 8"» (fpBN 978-5-9S77-M9SO-3) М.: ООО «NС-Паблишинг»I OMM8. артикул печатной книги по прайс-листу фирмы «NС»: 4SMN54SM54M3S; по вопросам приобретения печатных изданий издательства «NС-Паблишинг» обращайтесь к партнеру «NС»I обслуживающему вашу организациюI или к другим партнерам фирмы «NС»I в магазины «NС Интерес»I а также в книжные и интернет-магазины).

Книга посвящена вопросам практической работы с подсистемой расчета зарплаты и кадрового учета решения «1С:Управление производственным предприятием 8». Цель книги – обучить пользователей применять функционал подсистемы, связанный с управлением персоналом, вести кадровый учет и рассчитывать регламентированную зарплату, а также формировать регламентированную отчетность в «1С:Управление производственным предприятием 8». Приведен сквозной пример в виде доступного пошагового описания действий, необходимых для решения той или иной задачи в рамках подсистемы. Материал предназначен для пользователей, обладающих знаниями в области кадрового учета и расчета заработной платы, но не имеющих навыка работы с соответствующей подсистемой «1С:Управления производственным предприятием 8».

Содержание Введение.......................................................................................... 8 Глава 1. Начало работы с подсистемой .................................. 10 Первый шаг: войдем в программу .....................................................10 Что такое меню программы и другие используемые термины ........11 Познакомимся с интерфейсами программы .....................................19 Настроим дополнительные права для работы с программой .........21 Заполним справочники-классификаторы ..........................................31 Адресный классификатор ......................................................................... 31 Классификатор стран мира....................................................................... 35

Заполним основные сведения о предприятии и организации .........38 Настроим учетную политику ..................................................................... 44 Сформируем структуру предприятия и организаций.............................. 53

Заполним календарь и графики работы............................................60 Регламентированный производственный календарь ............................. 60 Создадим графики работы ....................................................................... 64

Глава 2. Подбор персонала........................................................ 73 Определим потребность в персонале ...............................................73 Должности организации и предприятия................................................... 74 Откроем новую вакансию.......................................................................... 82

Запланируем оплату труда персонала..............................................87 Планирование затрат на оплату труда .................................................... 87 Настроим начисления и удержания ......................................................... 89 Определим предполагаемую схему мотивации персонала ................. 102

Запишем заявки кандидатов ............................................................106 Заявка кандидата..................................................................................... 108

Проведем анкетирование кандидатов.............................................117 Переписка с кандидатами ................................................................137 Пригласим выбранных кандидатов на собеседование ..................152 Оформим прием кандидатов на работу ..........................................161 Заполним сведения о физическом лице................................................ 162 Контактная информация ......................................................................... 164 Сотрудники организаций......................................................................... 170 Прием на работу на предприятие .......................................................... 173

Сколько стоит найти сотрудника......................................................177 Проверим состояние кадрового плана ............................................183 Изменение в состоянии кадрового плана.............................................. 183 Закрытие вакансии .................................................................................. 184

3

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций................................................................................. 188 Определим отличия учета персонала и кадрового учета организаций ...................................................................................... 188 Оформим штатное расписание организации ................................. 189 Настройка штатного расписания............................................................ 189 Сведения о штатных единицах организации ........................................ 193 Унифицированная форма Т-3 ................................................................ 195

Примем сотрудников на работу в организацию ............................. 196 Оформим прием в организацию на основании приема на предприятие........................................................................................ 196 Оформим прием в организацию по данным справочника «сотрудники» ........................................................................................... 203

Примем сотрудников на работу на предприятие по данным регламентированного учета ............................................................ 219 Настроим список ответственных лиц организации........................ 222 Начнем вести учет отпусков ............................................................ 226 Запланируем отпуска работников предприятия ................................... 227 Введем информацию о состоявшемся отпуске .................................... 235 Отчеты по отпускам................................................................................. 238

Начнем вести учет отпусков работников организации .................. 241 Зададим график отпусков организации ................................................. 241 Учтем фактический отпуск организации................................................ 244 Проверим исполнение графика отпусков .............................................. 247

Внесем отпуск по уходу за ребенком.............................................. 249 Оформим командировку работников организации ........................ 252 Учтем прочие невыходы работников организации ........................ 255 Неявки и болезни работников организации .......................................... 255 Возврат на работу ................................................................................... 257

Посмотрим запланированные кадровые перестановки ................ 259 Сформируем отчет «Табель учета рабочего времени» ................ 260 Оформим обучение работников...................................................... 262 Составим заявку на обучение ................................................................ 262 Отметим фактическое прохождение обучения..................................... 267 Отчеты по обучению ............................................................................... 269

Проведем аттестацию работников.................................................. 270 Оформим перевод работника на другую должность ..................... 281 Кадровое перемещение предприятия ................................................... 281 Кадровое перемещение организаций.................................................... 282

Уволим работника по распоряжению администрации................... 286 Увольнение предприятия........................................................................ 286 Увольнение из организации ................................................................... 288

4

Содержание

Сформируем отчеты по управлению персоналом..........................290 Списки работников .................................................................................. 290 Штатная расстановка .............................................................................. 294 Статистика кадров ................................................................................... 296

Заполним личную карточку работника Т-2 ......................................297 Сформируем отчеты по численности и штатной расстановке работников организации...................................................................298

Глава 4. Воинский учет работников организаций ............... 300 Заполним данные по воинскому учету ............................................300 Сформируем извещения в военкоматы ..........................................303 Заполним форму № 6 .......................................................................305

Глава 5. Расчет зарплаты в организации .............................. 308 Первичная настройка........................................................................308 Выполнение текущих операций .......................................................309 Настроим виды расчета....................................................................310 Основные начисления организаций....................................................... 310 Дополнительные начисления организаций ........................................... 326 Удержания организаций.......................................................................... 333

Настроим базу расчета среднего заработка...................................335 Укажем плановые начисления и удержания работников ...............339 Учет плановых начислений работников организации .......................... 339 Учет плановых удержаний работников организации............................ 343

Создадим договор на выполнение работ........................................349 Учтем исполнительный лист ............................................................355 Оформим договор займа с работником организации.....................361 Произведем расчет одного расчетного периода ............................364 Оплатим командировку работника ......................................................... 364 Введем начальные данные для расчета среднего заработка ............. 369 Оформим больничный лист по беременности и родам ....................... 372 Учтем невыходы работника .................................................................... 375 Оплатим работу в праздничные дни ...................................................... 378 Оплатим сверхурочные часы.................................................................. 380 Зарегистрируем простои в организациях .............................................. 382 Внесем индивидуальные графики работы ............................................ 384 Заполним табель отработанного времени ............................................ 387 Оплатим работы по сдельному наряду ................................................. 389 Начислим зарплату работникам организаций....................................... 398 Оформим материальную помощь работнику........................................ 402 Оформим разовое удержание с работника ........................................... 405 Оформим выплату дивидендов.............................................................. 409 Проверим необходимость перерасчета документов ............................ 411 Выплатим зарплату работникам организации через кассу .................. 413 Произведем депонирование невыплаченных сумм.............................. 422

5

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Произведем расчет следующего расчетного периода .................. 424 Воспользуемся обработкой «Анализ неявок» для отслеживания невыходов работников ............................................................................ 424 Оплатим отпуск работника организации ............................................... 428 Начислим пособие за счет ФСС при рождении ребенка...................... 430 Оплатим отпуск по уходу за ребенком .................................................. 433 Оплатим больничный лист за прошлый период ................................... 436 Произведем расчет и выплату аванса................................................... 443 Рассчитаем премии работников организации....................................... 451 Рассчитаем уволенного работника ........................................................ 456 Сторнируем документ расчета сверхурочных часов............................ 461 Перечислим сумму отпускных на карточку сотрудника........................ 463

Посмотрим результаты расчетов.................................................... 471 Выдадим расчетные листки.................................................................... 471 Сформируем расчетную ведомость ...................................................... 476 Сформируем свод начислений .............................................................. 477 Проверим структуру задолженности перед работниками.................... 479 Проведем анализ начислений работникам ........................................... 481

Взаимодействие специалистов по кадровому учету и расчету заработной платы............................................................................. 482

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц ... 484 Внесем имущественный налоговый вычет..................................... 484 Проверим настройку видов расчета ............................................... 487 Ввод данных для НДФЛ по физическому лицу .............................. 490 Рассмотрим дополнительные возможности учета НДФЛ ............. 493 Оформим возврат НДФЛ ................................................................. 497 Перерасчет НДФЛ ............................................................................ 499 Сформируем налоговую карточку 1-НДФЛ..................................... 501 Выдадим сотруднику форму 2-НДФЛ ............................................. 503

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР ......................................................................... 508 Проверим настройку видов расчета ............................................... 508 Посмотрим ставки ЕСН и ПФР ........................................................ 511 Особенности расчета ЕСН и взносов в ПФР для организаций-плательщиков ЕНВД ........................................... 512 Произведем расчет ЕСН.................................................................. 517 Сформируем индивидуальную карточку по ЕСН........................... 522 Сформируем индивидуальную карточку по ОПС .......................... 525 Заполним регламентированную отчетность .................................. 528 Подготовим отчет по авансовым платежам по ЕСН ............................ 529 Подготовим отчет по авансовым платежам в ПФР .............................. 535 Сформируем форму 4-ФСС.................................................................... 537

6

Содержание

Глава 8. Персонифицированный учет ................................... 539 Сформируем пачку АДВ-1 ................................................................539 Сформируем пачку АДВ-2 ................................................................545 Сформируем сведения для представления в ПФР по вышедшему на пенсию сотруднику ............................................548

Глава 9. Формирование проводок по бухгалтерскому и налоговому учету начисленной зарплаты......................... 554 Составим схему отражения зарплаты в учете................................554 Зададим способы отражения зарплаты в учете .............................555 Настроим отражение видов расчета в учете ..................................566 Внесем сведения об учете заработка работников .........................571 Внесем сведения об учете заработка сотрудников подразделения ..................................................................................574 Сформируем проводки .....................................................................577 Проверим обороты счета 70 ............................................................580

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия ................................................................................ 582 Рассчитаем зарплату работника......................................................582 Перенесем сведения о начислениях по регламентированному учету...................................................................................................586 Сформируем расчетную ведомость по предприятию ....................589 Выплатим заработную плату работнику..........................................590

Заключение ................................................................................. 595

7

Введение Область деятельности менеджмента, связанная с управлением персоналом, является одной из основополагающих для успеха современного бизнеса. Для любого предприятия – от крупного холдинга до небольшой компании эффективное управление персоналом может являться гарантией стабильной работы и динамичного поступательного развития бизнеса. По сути, задачи управления персоналом во многом связаны с оперативным получением определенной информации, необходимой для принятия управленческих решений, осуществлением учетных функций при подборе, аттестации персонала, ведении учета кадровой документации, проч. Очевидно, что для эффективной работы HR менеджеров, а также специалистов, связанных с ведением кадрового учета и расчетом заработной платы необходим инструментарий, который обеспечил бы гибкую автоматизацию функций управления персоналом и систем оплаты труда, принятых на предприятии. При этом для задач комплексной автоматизации предприятия логичным является интеграция этого функционала в единую систему учета и управления предприятием. Использование специализированного программного обеспечения является в этом случае очевидным выбором компаний, реализующих политику комплексной автоматизации предприятия. Программный продукт «1C:Управление производственным предприятием 8» является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на современном производственном предприятии. Данное решение может служить плацдармом для создания единого информационного пространства для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы, в том числе и связанные с управлением персоналом, кадровым делопроизводством, функциями расчета заработной платы. В рамках данной книги будут рассмотрены механизмы «1C:Управление производственным предприятием 8» необходимые и достаточные для автоматизации бизнес – процессов работы с сотрудниками организации: начиная с момента обращения потенциального соискателя в компанию, анкетирования, тестирования и отбора кандидатов, и заканчивая расчетом заработной платы сотрудников, расчетом налогов и получения необходимой отчетности. Цель данной книги – обучить читателя работе с объектами программы «1C:Управление производственным предприятием 8», используемыми при автоматизации функций управления персоналом, ведения кадрового учета и

8

Введение

расчета заработной платы организаций, разъяснить последовательность действий при работе с программой. В рамках материала книги рассматривается сквозной пример в виде доступного пошагового описания действий, необходимых для решения той или иной задачи. Структура построения материала книги направлена на легкость нахождения по содержанию главы, соответствующей задаче, стоящей перед пользователем. В соответствующем разделе пользователь сможет получить подробную информацию о способах решения этой задачи. Таким образом, после прочтения книги и изучения сквозного примера читатель будет уметь использовать функционал программы, связанный с управлением персоналом, вести кадровый учет и рассчитывать регламентированную зарплату, а также формировать регламентированную отчетность в «1C:Управление производственным предприятием 8». Авторами книги являются практикующие консультанты компании «1С:Автоматизация». За годы работы в компании «1С:Автоматизация» создан профессиональный коллектив, что является ключевым фактором стабильного развития предприятия, входящего в число ведущих партнеров фирмы «1С» («1С:Франчайзи») по внедрению программных продуктов на платформе «1С:Предприятие». Накопленный уникальный опыт специалистов «1С:Автоматизация» основан на реализованных компанией проектах автоматизации ведущих российских предприятий и представительств иностранных компаний из самых разных сфер деятельности: производственные и торговые предприятия, фирмы, предоставляющие разнообразные услуги, образовательные учреждения, многочисленные научные и общественные организации, ряд крупных государственных структур. Работая на проектах автоматизации на базе программного комплекса «1С:Предприятие», специалисты «1С:Автоматизация» сталкиваются с реальными вопросами пользователей, возникающими при начале работы в программах. Авторы книги также преподают в центре сертифицированного обучения (ЦСО) компании «1С:Автоматизация», обеспечивающим высокое качество Ваших знаний и предоставляющем широкий спектр сертифицированных учебных курсов по изучению программ системы «1С:Предприятие 8» – как для начинающих пользователей, так и для специалистов по внедрению и сопровождению. В данной книге обобщен практический опыт работы консультантов компании и даны ответы на основные вопросы, которые помогут читателям начать работать в программе с минимумом затрат времени на ее изучение.

9

1.

Глава 1. Начало работы с подсистемой Первый шаг: войдем в программу

Для того чтобы вы смогли использовать программу «1C:Управление производственным предприятием 8», специалисты компании – поставщика программного обеспечения должны установить ее на вашем компьютере и создать новую информационную базу. Под информационной базой понимается совокупность файлов, хранящихся в определенном каталоге, которые будут использоваться при функционировании программы. Если программа уже установлена, можно приступать к работе с ней. Итак, для того чтобы начать работать с программой, необходимо войти в нее. Для этого необходимо сначала запустить 1С:Предприятие 8, например, используя пункт «1С:Предприятие» меню «Пуск – Программы – 1С:Предприятие 8.1» или используя ярлык «1С:Предприятие» (см. Рисунок 1.1) на рабочем столе вашего компьютера.

Рисунок 1.1 Ярлык «1С:Предприятие 8.1»

На экран будет выведено окно запуска 1С:Предприятие подобное представленному на рисунке 1.2. Для открытия информационной базы необходимо выделить ее в списке и нажать кнопку «1С:Предприятие» - на экране появится окно программы, с которым мы сейчас познакомимся более подробно.

10

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Примечание: подробную информацию о порядке установки программы и о запуске программы в различных режимах можно получить из книги «1С:Предприятие 8.1. Руководство по установке и запуску», входящей в комплект поставки программных продуктов фирмы ЗАО «1С».

Рисунок 1.2 Запуск 1С:Предприятие

Что такое меню программы и другие используемые термины В верхней части окна программы располагаются средства управления, к которым мы часто будем обращаться в дальнейшем. В самой верхней строке располагается так называемое главное меню программы (см. Рисунок 1.3) – иерархически сгруппированный текстовый список, позволяющий получать доступ к информации, хранящейся в базе данных и выполнять действия над объектами базы данных.

11

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.3 Меню программы

Главное меню программы состоит из опций: «Файл», «Правка» и других, которые мы будем называть просто «меню», например, меню «Файл» или меню «Документы». Под главным меню программы располагаются панели инструментов с быстрыми кнопками. Кнопки панелей инструментов позволяют быстрее выбрать команду, так как для их использования не надо открывать многоступенчатые меню. Чтобы увидеть название кнопки на панели инструментов, задержите указатель мыши на нужной кнопке, пока не отобразится ее название. Некоторые кнопки панели инструментов содержат свои подменю, как, например, кнопка «Переключить интерфейс».

12

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.4 Панели инструментов

Если мы раскроем меню, например, меню «Справочники» щелчком мыши по соответствующей опции меню программы, то откроется список, состоящий из пунктов меню и подменю. Пункты меню – это позиции списка меню, позволяющие нам перейти непосредственно к выполнению действий или просмотру информации. Подменю – это позиции списка меню, содержащие список других подменю или пунктов меню. Например, на рисунке выделен пункт меню «Организации» подменю «Организации» меню «Справочники».

13

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.5 Вид меню «Справочники»

Если мы выберем пункт меню «Организации», то на экран будет выведен список организаций, внесенных в базу. В нашем примере этот список пока пуст, мы заполним его немного позже, а сейчас давайте познакомимся с элементами управления открывшегося окна (см. Рисунок 1.6).

14

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.6 Список организаций

В верхней части окна располагается название открытой формы. Так как мы выбрали из меню пункт «Организации», то перед нами открылся список организаций, и название окна соответствует его содержанию. Под названием располагается панель инструментов, на которой располагаются кнопки управления открытой формой, среди которых часто присутствует кнопка «Действия». Нажав на кнопку «Действия» можно раскрыть список возможных действий с элементами формы. Среди таких действий в нашем примере есть действие «Добавить», выполнение которого позволяет создать новый элемент списка, иначе говоря – ввести сведения об организации в список. Если мы выполним добавление элемента, то на экран будет выведена форма для внесения информации о новой организации. Подробно с этой формой мы познакомимся, когда будем заполнять список организаций, а сейчас рассмотрим, из каких элементов состоит форма (см. Рисунок 1.7).

15

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Кнопка выбора

даты

Рисунок 1.7 Форма редактирования сведений об организации

Пустые области на форме предназначены для ввода информации и называются полями. Чтобы отличать одно поле от другого, мы будем именовать их согласно подписи рядом с соответствующим полем, например, на рисунке выделено поле «Префикс». Сразу же за полем «Юр./физ. лицо» располагается кнопка с изображенным на ней многоточием. Такие кнопки мы будем называть кнопками выбора, так как они предназначены для заполнения полей путем выбора значений из определенного списка, который открывается при нажатии на кнопку. Некоторые из полей предназначены для ввода и хранения даты, например, поле «Дата гос. регистрации». Кнопка выбора такого поля называется кнопка выбора даты, она позволяет вызвать на экран форму календаря, из которого может быть выбрана нужная дата.

16

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Часто на формах размещаются «закладки» - переключатели, позволяющие получать доступ к скрытым страницам окна: выбирая закладку, мы как будто перелистываем страницы с различными полями. В нижней части формы размещаются кнопки «ОК», «Записать» и «Закрыть». Кнопка «ОК» позволяет выполнить запись внесенной в форму информации и закрыть ее. Кнопка «Записать» выполнит только запись внесенной информации, положение формы на экране при этом не изменится. Кнопка «Закрыть» выполняет закрытие формы без сохранения внесенных изменений. Далее мы будем знакомиться с возможностями «1С:Управление производственным предприятием 8» на примере ведения учета персонала и расчета зарплаты в группе компаний «Автоматизация», которая специализируется на поставках готовых программных продуктов и разработке заказного программного обеспечения для автоматизации учета и управления на предприятиях клиентов. В эту группу компаний входит 2 юридических лица: ЗАО «Автоматизация» и ЗАО «Консалтинг-Автоматизация».

Рисунок 1.8 Пример заполнения полей

17

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Кадровый учет и расчет заработной платы ведется отдельно по каждому юридическому лицу, это необходимо для составления регламентированной отчетности и расчета налогов. А вот собственнику должна предоставляться сводная управленческая отчетность группы компаний. В нашей книге мы увидим, каким образом решается эта задача в УПП. Укажем в поле «Наименование» название организации ЗАО «Автоматизация и закрыть окно редактирования сведений об организации с сохранением данных нажатием на кнопку «ОК». Таким образом, мы создали новый элемент справочника «Организации». Справочником мы будем называть объект хранения списков однородных элементов данных, представляющих собой нормативно-справочную информацию. Информация, записываемая в справочники, описывает объекты учета. Например, информация о физическом лице (имя, адрес, телефон, дата рождения) – это справочная информация. Документом программы называется объект информационной базы, предназначенный для ввода информации о совершаемых операциях в системе. Иными словами при помощи документов вносятся и регистрируются в системе произошедшие события области учета. Например, событие оформления сотрудника на работу регистрируется в системе документом «Прием на работу».

Рисунок 1.9 Форма документа "Прием на работу"

Документы, создаваемые в программе, можно записывать и проводить. Запись документа означает сохранение в программе данных, введенных в документ. Записанный, но не проведенный документ не изменяет учетную информацию. Например, запись без проведения документа «Прием на работу» не отобразит факт приема сотрудника на работу и численность сотрудни18

Глава 1. Начало работы с подсистемой

ков предприятия не изменится. Проведение этого же документа зафиксирует в программе информацию о том, что сотрудник принят на работу и изменит численность сотрудников предприятия. В общем случае, проводя аналогию с бумажными документами, можно сказать, что записанный документ представляет собой аналог подготовленного к подписи бумажного документа. Для обобщения, формирования и вывода информации в удобном для пользователя виде предназначены отчеты. Таким образом, отчеты позволяют просматривать имеющуюся в системе информацию, но не создают новых данных в информационной базе. Теперь, когда мы знаем основные определения и элементы управления, используемые в программе, можно переходить к знакомству с особыми настройками меню программы – интерфейсами.

Познакомимся с интерфейсами программы «1C:Управление производственным предприятием 8» (УПП) – это комплексная информационная система, предназначенная для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Таким образом, задачи автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы – это всего лишь малая часть решаемых УПП задач. В этом мы можем убедиться, раскрыв меню «Документы» и просмотрев список видов документов программы. Пользователи программы, как правило, специализируются на одной области деятельности предприятия, а, следовательно, и работают не со всеми объектами программы, а с каким-то узким перечнем документов, например, с документами, позволяющими вести кадровый учет или расчет заработной платы. Для того чтобы пользователям не приходилось каждый раз искать в меню нужные им документы, справочники, отчеты среди множества совершенно не интересующих их пунктов, в УПП созданы так называемые «интерфейсы» под которыми подразумевается особая настройка меню программы. Чтобы посмотреть, чем отличаются друг от друга разные интерфейсы нужно нажать на кнопку «Переключить интерфейс» или выбрать пункт меню «Сервис – Переключить интерфейс» и в открывшемся списке выбрать интерфейс, отличный от полного. Например, выберем интерфейс «Кадровый учет организаций» как показано на рисунке 1.10. Выполненная процедура называется «переключение интерфейсов» и еще не один раз понадобится нам в работе.

19

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.10 Переключение интерфейсов

После переключения интерфейса изменилось содержание главного меню: меню программы содержит только те пункты, которые позволяют открыть объекты программы, связанные с кадровым учетом. Например, из меню «Кадровый учет» мы можем открыть документы приема на работу, просмотреть штатное расписание и т.д. и не найдем не нужных в кадровом учете документов планирования производства. Далее в нашей книге мы будем рассматривать работу со следующими интерфейсами: • «Управление персоналом» - интерфейс, предназначенный для ведения управленческого кадрового учета, например, в рамках группы компаний в целом; • «Кадровый учет организаций» - предназначен для ведения регламентированного кадрового учета в разрезе юридических лиц; • «Расчеты с персоналом» - предназначен для расчета заработной платы и отражения ее в управленческом учете; • «Расчет зарплаты работников организаций» - интерфейс, предназначенный для расчета заработной платы работников организаций, а также расчета налогов и отчислений с фонда оплаты труда. А пока вернемся к полному интерфейсу, то есть выберем пункт меню «Полный» из меню кнопки «Переключить интерфейс», и продолжим изучение настроек программы. 20

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Настроим дополнительные права для работы с программой Как правило, ведением учета в организации занимается несколько сотрудников, каждый из которых имеет свои полномочия и обязанности. Для разделения полномочий сотрудников при работе с программой и учета работы каждого из сотрудников в «1C:Управление производственным предприятием 8» используется список «пользователей». Пользователь - конкретное лицо, которое работает с программой. Он может быть как сотрудником предприятия, так и не являться таковым (например, внешний аудитор). Поэтому список пользователей в «1C:Управление производственным предприятием 8» выделен отдельно от списков сотрудников организации.

Рисунок 1.11 Интерфейс Полный. Список пользователей

В нашем случае с программой работают 3 сотрудника: один из них - администратор программы, второй сотрудник выполняет обязанности менед21

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

жера по персоналу, а третий занимается расчетом заработной платы. Чтобы настроить правила работы с программой для каждого их этих пользователей откроем список пользователей, воспользовавшись пунктом меню «Пользователи» подменю «Настройки доступа пользователей» меню «Сервис» (см. Рисунок 1.11) Нам необходимо создать новых пользователей для входа в систему: администратора, менеджера по персоналу и бухгалтера по расчету зарплаты. Для этого воспользуемся пунктом «Добавить» кнопки «Действия» на панели инструментов окна со списком пользователей (см. Рисунок 1.12).

Рисунок 1.12 Добавление нового пользователя

На экране появится новое окно редактирования элемента списка пользователей. Зададим имя пользователя Администратор в поле «Краткое имя» и нажмем кнопку редактирования настроек пользователя, как показано на рисунке 1.13.

22

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.13 Окно редактирования элемента списка пользователей

Так как мы еще не выполнили запись внесенных изменений (кнопка «Записать»), программа предложит записать внесенные изменения, прежде чем переходить к редактированию прав пользователя, а также будет выдано предложение создать пользователя ИБ – для продолжения работы нужно нажать кнопку «Да» в обоих случаях. Открывшееся окно позволяет задать права пользователя по работе с объектами программы и его основной интерфейс – т.е. тот интерфейс, который будет открываться при входе в программу именно этим пользователем. Для администратора в качестве основного интерфейса мы выберем «Полный» интерфейс. Настройка прав пользователей осуществляется назначением каждому пользователю списка ролей. Роль – термин программы, обозначающий определенную настройку прав по работе с объектами программы. Пользователь, которому назначена определенная роль, получает тот набор прав и ограничений, который описан для назначенной ему роли. Например, пользователь, которому назначена роль 23

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

«Менеджер по набору персонала» получает права на работу с объектами системы (документами, справочниками, отчетами) предназначенными для учета набора персонала. Права для роли настраиваются администратором, и мы не будем рассматривать технологию их настройки. Одному пользователю может быть назначено несколько ролей, тогда права пользователя будут определяться по совокупности прав всех назначенных ему ролей. Если одна из ролей пользователя не дает права на работу с каким-то объектом системы, а другая предоставляет это право, то пользователь будет обладать правом на работу с этим объектом. У администратора базы данных не должно быть ограничения прав доступа, поэтому ему назначим роль «Полные права», для чего ее нужно найти в списке ролей и отметить галочкой, как показано на рисунке ниже.

Рисунок 1.14 Настройка прав пользователя "Администратор"

После выполнения этих настроек форму редактирования прав пользователя можно закрыть с сохранением выполненных изменений (по кнопке «ОК»). Создадим аналогичным образом еще двух пользователей: менеджера по персоналу и бухгалтера по расчету зарплаты. Формы редактирования прав каждого из пользователей приведены ниже на рисунках.

24

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.15 Настройка прав пользователя "Менеджер по персоналу"

Менеджеру по персоналу назначаются следующие роли (см. Рисунок 1.15): • «Кадровик регламентированных данных» - пользователь с данной ролью имеет право на создание, изменение и проведение всех документов кадрового учета организаций (Прием на работу в организацию, Кадровое перемещение организации, Увольнение из организации, Невыходы в организации и др. документы). Пользователь имеет право на просмотр и изменение данных о сотрудниках организации, штатном расписании, персонифицированном и воинском учете. Обычно данная роль назначается сотруднику, ответственному за кадровый учет в организации. • «Кадровик управленческих данных» - пользователь с данной ролью имеет право на создание, изменение и проведение документов по

25

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

• •

учету персонала предприятия. Роль предназначена для сотрудника, ответственного за учет персонала на предприятии. «Менеджер по набору персонала» - пользователь с данной ролью имеет доступ к объектам, позволяющим вести работу с кандидатами. «Пользователь» - служебная роль, которая должна быть назначена всем пользователям программы, если они не обладают полными правами.

Рисунок 1.16 Настройка прав пользователя "Бухгалтер по расчету зарплаты"

Роли бухгалтера по расчету зарплаты (см. Рисунок 1.16) позволяют ему осуществлять регламентированный расчет заработной платы сотрудников организации и управленческий учет расчетов с сотрудниками предприятия. Примечание: В примере для наглядности имена пользователей отражают должность сотрудников. На практике с информационной базой могут работать несколько специалистов по кадровому учету или расчету зарплаты, выполняющие одинаковые обязанности. Поэтому уместно в качестве имен пользователей использовать имена (фамилии) сотрудников, которые будут работать в программе. Например, если в компании два расчетчика зарплаты: Иванова и Петрова, то нужно ввести двух пользователей с наименованием "Иванова", "Петрова", назначив им обеим роли «Расчетчик регламентированной зарплаты» и «Пользователь», а в качестве основного интерфейса выбрать «Расчет зарплаты организаций». При работе с программой пользователям часто приходится заполнять одни и те же поля документов, справочников и пр. значениями, необходимыми для правильного отражения данных, например, нужно указывать организа26

Глава 1. Начало работы с подсистемой

цию или месяц расчета. В списке пользователей для некоторых таких полей можно указать значения, которые будут подставляться в них при открытии документа (эти значения пользователь сможет изменить в самом документе). Откроем из списка пользователей окно редактирования элемента списка двойным щелчком мыши по строке «Бухгалтер по расчету зарплаты». В открывшемся окне на закладке «Настройки» найдем пункт «Основные значения для подстановки в документы и справочники» и откроем его содержимое нажатием кнопки мыши на знак «+» слева от названия пункта – мы увидим список всех возможных настроек значений по умолчанию.

Рисунок 1.17 Основные значения для подстановки в документы и справочники

Наш бухгалтер по расчету зарплаты будет создавать документы, которые должны отражаться в управленческом, бухгалтерском и налоговом учете.

27

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Примечание: «1C:Управление производственным предприятием 8» поддерживает возможность ведения бухгалтерского учета, налогового учета и управленческого учета. Бухгалтерский и налоговый учет операций ведется в соответствии с законодательством РФ. Данные управленческого учета могут отличаться от данных бухгалтерского учета. Например, в программе может вестись учет только с целью составления управленческой отчетности. Или, напротив, организация не нуждается в ведении управленческого учета так как и внутренняя, и внешняя отчетность организации производится по одним и тем же правилам. Таким образом, события, регистрируемые документами, могут отражаться или не отражаться в том или ином учете. Некоторые документы программы отражают события только в определенном учете. Другие документы предоставляют пользователю право указывать, в каких видах учета должно быть отражено регистрируемое событие. Например, в документе «Расходный кассовый ордер» можно указать необходимые виды учета при помощи флагов (см. Рисунок 1.18).

Рисунок 1.18 Форма документа "Расходный кассовый ордер"

Чтобы пользователю не пришлось каждый раз в документах выставлять все три флага по видам учета, выполним настройку значений по умолчанию, как показано на рисунке ниже. 28

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.19 Настройка значений по умолчанию

Запишем внесенные изменения и закроем форму с помощью кнопки «ОК». Все основные настройки прав пользователей выполняются в тех окнах, с которыми мы уже познакомились в этой главе. Помимо описанных настроек в программе существует возможность выполнить настройку дополнительных прав пользователей. Менеджеру по персоналу и бухгалтеру по расчету зарплаты в процессе работы с программой требуется формировать печатные формы непроведенных документов и редактировать печатные формы, не выходя из программы. Примечание: Под редактированием печатных форм подразумевается изменение ширины столбцов таблиц печатных форм, корректировка данных и прочие операции над сформированной печатной формой.

29

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Для обеспечения таких возможностей откроем окно редактирования дополнительных прав пользователя, выбрав пункт меню «Настройка дополнительных прав пользователей» из подменю «Настройки доступа пользователей» меню «Сервис». В окне редактирования прав в поле «Пользователь/Группа» выберем пользователя «Менеджер по персоналу» и раскроем список возможных настроек прав пункта «Документы» нажав на знак «+» слева от этого пункта.

Рисунок 1.20 Настройка дополнительных прав пользователей

Установим флаги для прав «Печать непроведенных документов» и «Редактирование таблиц» (см. Рисунок 1.20) и сохраним настройку дополнительных прав нажатием на кнопку «Записать». После этого такие же права нужно настроить для пользователя «Бухгалтер по расчету зарплаты».

30

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Заполним справочники-классификаторы В ходе ведения кадрового учета и расчета заработной платы часто приходится обращаться к унифицированной справочной информации, такой, например, как адресный классификатор для ввода адресов сотрудников организаций или классификатор документов, удостоверяющих личность. Эти классификаторы утверждаются на государственном уровне и предназначены для универсального применения. В рамках отдельно взятой организации вся информация может быть излишней, поэтому в УПП созданы справочникиклассификаторы – они могут заполняться списком данных из унифицированных классификаторов, но содержать в себе только ту часть списка, которая нужна пользователям программы. Рассмотрим подробнее два справочникаклассификатора.

Адресный классификатор Большое значение для правильного и быстрого заполнения адресов в программе имеет адресный классификатор, который позволяет работать с данными Классификатора адресных данных России. При работе с системой мы будем сталкиваться с ним, заполняя контактную информацию физических и юридических лиц, а также при формировании отчетности в ПФР. Исходные файлы с классификаторами адресов можно скопировать на жесткий диск своего компьютера либо с диска ИТС (на диске ИТС нас будет интересовать каталог KLADR), либо с сайта ФГУП ГНИВЦ МНС России (http://www.gnivc.ru). Примечание: Диск ИТС - ежемесячное издание «ИнформационноТехнологическое Сопровождение "1С:Предприятие"», которое фирма «1С» предлагает пользователям с целью дальнейшего повышения качества сопровождения своих экономических программ. Полученные тем или другим способом файлы представляют собой самораспаковывающийся архив. Распакуем полученные архивные файлы и вернемся в режим работы с УПП. Находясь в интерфейсе «Полный» для начала работы с классификатором выберем пункт меню «Адресный классификатор» подменю «Классификаторы» меню «Справочники» (см. Рисунок 1.21).

31

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.21 Интерфейс «Полный». Адресный классификатор

Перед нами будет открыто окно адресного классификатора, но данных в окне мы пока не видим. Для начала загрузки данных в программу из полученных нами файлов нажмем кнопку «Загрузить классификатор» на панели инструментов окна.

Рисунок 1.22 Окно адресного классификатора 32

Глава 1. Начало работы с подсистемой

В открывшемся окне нам потребуется указать файлы, содержащие предназначенную для загрузки информацию. Сначала нажатием на кнопку выбора поля «Файл с адресным классификатором» вызовем форму выбора файлов и найдем каталог, который содержит распакованные файлы. Выделим в списке найденных файлов «KLADR.DBF» и нажмем кнопку «Открыть» (см. Рисунок 1.23).

Рисунок 1.23 Выбор файла КЛАДР

Аналогичным образом заполним все остальные поля формы так, чтобы форма выглядела, как указано на рисунке ниже.

Рисунок 1.24 Окно загрузки адресного классификатора 33

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

В дальнейшем в нашем примере будет использоваться адресная информация города Москвы и Московской области, поэтому мы не будем загружать весь классификатор адресов, а выберем нужные нам регионы. Прежде чем осуществлять выбор тех регионов, адресная информация которых будет загружена в нашу базу, нам нужно загрузить наименования самих регионов. Для этого мы воспользуемся кнопкой «Загрузить регионы». После загрузки регионов перейдем на закладку «Фильтр по регионам», выделим в списке регионов Москву и Московскую область и нажмем кнопку «Загрузить» - будет произведена загрузка адресной информации по указанным регионам.

Рисунок 1.25 Загрузка адресной информации по выбранным регионам

После выполнения загрузки данных классификатора в окне адресного классификатора можно увидеть загруженные данные.

34

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.26 Адресный классификатор с загруженными данными

В следующих главах нашей книги мы познакомимся с тем, как в программе используется загруженная адресная информация.

Классификатор стран мира Среди сотрудников организации могут быть граждане, как Российской Федерации, так и других стран мира, поэтому при ведении учета в программе используется список стран, который формируется и хранится в классификаторе стран мира. Открыть этот классификатор можно выбрав в интерфейсе «Полный» (который мы уже открыли, когда настраивали дополнительные права пользователей) пункт «Классификатор стран мира» подменю «Классификаторы» меню «Справочники» как показано на рисунке 1.27.

35

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.27 Интерфейс «Полный». Классификатор стран мира

В открывшейся форме отражается список тех стран, которые могут быть использованы при вводе информации в программу. Список стран может быть дополнен на любом этапе работы с программой. Так как данные о гражданстве сотрудника используются при формировании регламентированных законодательством отчетов, таких, например, как форма 2-НДФЛ, то информация о стране должна соответствовать Общероссийскому классификатору стран мира. Для того чтобы избежать ошибок в названии и коде страны рекомендуется при добавлении новой страны в список нажать на кнопку «Подбор из ОКСМ» (см. Рисунок 1.28) для открытия формы Общероссийского классификатора стран мира.

36

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.28 Классификатор стран мира. Подбор из ОКСМ

Из появившегося списка двойным щелчком мыши нужно выбрать добавляемую страну.

Рисунок 1.29 Подбор страны из ОКСМ

После выбора страны из списка на экран будет выведена форма редактирования сведений о стране. В этой форме нужно нажать на кнопку «ОК» для завершения процедуры добавления страны в список классификатора стран мира.

37

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.30 Форма редактирования сведений о стране

Использование классификатора стран мира будет более подробно рассмотрено в главе «Учет персонала и кадровый учет организаций»

Заполним основные сведения о предприятии и организации Для ввода информации об организации «Автоматизация» откроем список организаций из пункта меню «Организации» подменю «Организации» меню «Справочники». Найдем в списке организацию «Автоматизация» и перейдем к редактированию информации об организации. Для этого установим курсор на организацию и выберем пункт «Изменить» из меню кнопки «Действия».

Рисунок 1.31 Добавление новой организации в справочник организаций

38

Глава 1. Начало работы с подсистемой

В окне редактирования в поле «Префикс» указывается краткий текстовый идентификатор, который будет автоматически добавляться в номера всех документов программы, введенных по организации Автоматизация. Т.е. номера документов будут начинаться с префикса «1СА». Запишем введенную информацию кнопкой «Записать».

Рисунок 1.32 Организация. Начало заполнения

Для формирования унифицированных форм кадровых документов и отчетности нам понадобятся данные об основных реквизитах организации – мы можем внести их в поля на закладке «Основные».

39

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.33 Организация. Ввод основных реквизитов

Кроме уже внесенных данных, необходимо записать информацию о юридическом адресе и телефоне организации. Для этого нужно переключиться на закладку «Контактная информация». Чтобы начать ввод юридического адреса, найдем в таблице контактной информации строку, в столбце «Вид» в которой указано «Юридический адрес организации», и двойным щелчком по этой строке начнем ее редактирование.

40

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.34 Организация. Редактирование контактной информации

Перед нами появится окошко редактирования адресной информации (см. Рисунок 1.35). Юридический адрес нашей организации: 111395, г. Москва, аллея 1 Маевки, д.1

41

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.35 Форма редактирования адресной информации

Внесем его с использованием адресного классификатора, загрузку которого в программу мы разбирали в начале первой главы. Для этого, воспользовавшись кнопкой выбора, откроем список регионов, содержащихся в адресном классификаторе, и выберем там г. Москва. Аналогичным образом выберем улицу в поле «Улица». Номер дома укажем в поле «Дом». Примечание: индекс определятся программой автоматически после заполнения основной адресной информации. Номер телефона по юридическому адресу организации вносится в соответствующую строку списка контактной информации. Форма редактирования информации о телефоне представлена на рисунке ниже. В поле «Номер» указывается номер телефона, помимо этого может быть указан код страны, города и внутренний номер. В комментарии можно указать дополнительную 42

Глава 1. Начало работы с подсистемой

информацию, например, часы, в которые можно звонить по данному телефону.

Рисунок 1.36 Форма редактирования информации о телефоне

Так как при формировании отчетности в ПФР требуется указывать регистрационный номер организации в ПФР, то эту информацию тоже удобно хранить в программе. Для ввода номера ПФР нужно перейти на закладку «Расчет зарплаты» и указать необходимую информацию в поле «Регистрационный номер в ПФР». Введенные нами данные об организации отразили основную постоянную информацию о ней, но не дают представления о параметрах учета, принятых в организации. Далее мы рассмотрим, как в программе хранятся сведения об учетной политике организаций. Примечание: В нашем примере также будет обращение к организации ЗАО «Консалтинг-Автоматизация». Она создается в списке организаций отдельным элементом, в окне редактирования сведений об организации достаточно указать ее наименование.

43

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.37 Данные для расчета зарплаты

Настроим учетную политику В нашей группе компаний расчеты с персоналом в программе ведутся в разрезе каждого сотрудника, основной валютой консолидированной отчетности группы компаний является рубль. Эти параметры необходимо отобразить в программе, для чего нужно открыть настройку параметров учета из подменю «Настройка учета» меню «Сервис» полного интерфейса. В левой части открывшегося окна настройки параметров учета необходимо найти пункт «Расчеты с персоналом» и выделить его щелчком мыши или перемещением курсора с клавиатуры. В правой части окна отобразятся варианты настройки параметров учета расчетов с персонала, выберем способ ведения расчетов «По каждому работнику» и перейдем к дальнейшему редактированию настроек.

44

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.38 Интерфейс Полный. Настройка параметров учета

Рисунок 1.39 Настройка параметров учета расчетов с персоналом 45

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Для выбора валюты управленческого учета необходимо в левой части окна выбрать пункт «Валюты» - в окне отразятся поля настройки валют (см. Рисунок 1.40). Воспользовавшись кнопкой выбора в поле «Валюта управленческого учета, необходимо выбрать из предоставляемого программой списка «рубль».

Рисунок 1.40 Установка валюты управленческого учета

После этого можно сохранить настройки параметров учета и закрыть окно редактирования при помощи кнопки «ОК». Примечание: обратите внимание, что настройка валют учета возможна лишь тогда, когда в программе не введен ни один документ. Т.е. ее нужно делать до начала ведения учета с помощью УПП. Для правильного расчета налогов с фонда оплаты труда и взносов в пенсионный фонд, необходимо знать какова система налогообложения организации. Например, организация может являться плательщиком единого налога на вмененный доход или вести учет по упрощенной системе налогообложения. Этот параметр, также как точность расчета ЕСН и взносов в ПФР индивидуален для каждой организации. Описание этих настроек учета производится в отдельной форме, которая называется «Учетная политика (бухгалтерский и налоговый учет)». Организация «Автоматизация» является плательщиком налога на прибыль, ЕСН и взносы в ПФР рассчитываются бухгалтером по расчету зарплаты с максимальной точностью (до пятого знака после запятой), без округления до целого рубля. Чтобы внести эти параметры в программу откроем список учетных политик организаций из пункта «Учетная политика (бухгалтер46

Глава 1. Начало работы с подсистемой

ский и налоговый учет) подменю «Настройка учета» меню «Сервис» полного интерфейса. В открывшемся списке добавим новый элемент. Сделать это » на панели инструментов (Рисунок 1.41). можно с помощью кнопки « Можно также воспользоваться пунктом «Добавить» меню «Действия», или нажать на кнопку «ins» клавиатуры.

Рисунок 1.41 Добавление новой учетной политики

В окне редактирования новой записи учетной политики выберем организацию «Автоматизация» и укажем, что данная запись действует с первого января 2007 года. Переключатель раздела «Система налогообложения» должен быть установлен в положение «Общая» (см. Рисунок 1.42).

Рисунок 1.42 Заполнение общих параметров учетной политики организации 47

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

После заполнения общих параметров перейдем к заполнению параметров расчета ЕСН, для чего в левой части окна выделим пункт «ЕСН». Убедимся, что в полях «Точность расчета ЕСН» и «Точность расчета взносов в ПФР» установлено значение «С максимальной точностью», и, при необходимости, выберем это значение в указанных полях. Теперь мы можем закрыть окно редактирования учетной политики организации, сохранив внесенные изменения, воспользовавшись кнопкой «ОК».

Рисунок 1.43 Настройка параметров расчета ЕСН

В организации «Автоматизация» предоставление стандартных налоговых вычетов по НДФЛ осуществляется согласно положениям письма Минфина РФ от 7 октября 2004 г. №03-05-01-04/41. Эту информацию также необходимо внести в программу для корректного расчета НДФЛ. Вызовем список организаций, выбрав пункт «Организации» подменю «Организации» меню «Справочники», и найдем в списке организацию «Автоматизация». Откроем подменю кнопки «Перейти» панели инструментов и выберем пункт «Учетная политика по НДФЛ» (см. Рисунок 1.44).

48

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.44 Интерфейс Полный. Открытие учетной политики по НДФЛ

В поле «Особенности исчисления налога» установим значение «Стандартные вычеты применяются в пределах месячного дохода налогоплательщика» после чего сохраним изменения и закроем форму.

49

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.45 Редактирование учетной политики по НДФЛ

В организации могут быть свои особенности ведения кадрового учета: сквозная нумерация кадровых документов, начисления в валюте, наличие или отсутствие внутренних совместителей и так далее. Для описания таких особенностей учета предназначена форма учетной политики по персоналу организации. В организации «Автоматизация» предполагается возможность работы некоторых сотрудников по внутреннему совместительству. Кадровые документы организации ведутся со сквозной нумерацией, сотрудникам присваиваются табельные номера. Расчет заработной платы всех сотрудников организации производит один бухгалтер по расчету заработной платы. Выплата заработной платы производится в установленные договором сроки, поэтому считается, что сумма исчисленного при начислении заработной платы НДФЛ может приниматься к учету как сумма удержанного НДФЛ. Чтобы отразить все эти особенности учета в программе, откроем список учетных политик по персоналу организаций. Работая в полном интерфейсе, перейдем к списку организаций, воспользовавшись подменю «Организации» меню «Справочники». Из подменю кнопки «Перейти» панели инструментов списка организаций выберем пункт «Учетная политика по персоналу организаций» (см. Рисунок 1.46).

50

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.46 Выбор списка учетных политик по персоналу организаций

В открывшемся окне создадим новый элемент списка, воспользовавшись кнопкой «

» на панели инструментов.

51

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.47 Окно редактирования учетной политики по персоналу организаций

В открывшемся окне редактирования нужно выбрать организацию «Автоматизация». Наша организация, возможно, будет работать с внутренними совместителями. Отразим это в программе, проставив флаг «Поддержка внутреннего совместительства». Так как в организации «Автоматизация» при кадровых движениях не выполняется проверка на наличие свободных единиц по штатному расписанию, флаг «Проверка штатного расписания» оставим неактивным. Пункт «Единый нумератор кадровых документов» описывает необходимость ведения сквозной нумерации по документам приема на работу, кадровым перемещениям и увольнениям – в нашем случае флаг должен быть проставлен. Заполним остальные флаги как указано на рисунке, закроем форму с сохранением внесенных изменений.

52

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Сформируем структуру предприятия и организаций В структуре организаций ЗАО «Автоматизация» и ЗАО «КонсалтингАвтоматизация» выделены несколько подразделений, в разрезе которых ведется кадровый учет организаций. Чтобы внести список подразделений организаций в программу нам необходимо открыть список подразделений из пункта меню «Подразделения организаций» подменю «Организации» меню «Справочники» полного интерфейса.

Рисунок 1.48 Интерфейс Полный. Подразделения организаций

Открывшееся окно предназначено для ввода и отображения данных о подразделениях организаций. Для того чтобы различать структуру подразделений какой из организаций мы видим в окне, в поле «Подразделения организации» отображается наименование рассматриваемой организации. В организации «Автоматизация» выделены следующие подразделения: «Администрация», «Отдел по работе с клиентами» и «Отдел проектов». В подразделении «Администрация», в свою очередь, выделен отдел «Бухгалтерия». Начнем формирование структуры организации «Автоматизация» с описания подразделения «Администрация». Для создания этого подразделения в списке подразделений организаций правой клавишей мыши вызовем контекстное меню элемента «Подразделения организации» и выберем пункт «Добавить» (см. Рисунок 1.49). В открывшемся окне редактирования подразделения организации укажем наименование (Администрация) и вид подразделения: Прочее. 53

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.49 Добавление нового подразделения

Рисунок 1.50 Окно редактирования подразделения организации

54

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Примечание: Закладка «Обособленное подразделение» заполняется в том случае, если описывается обособленное подразделение организации. Необходимо установить флаг обособленного подразделения, внести код по ОКАТО и КПП для правильного заполнения реквизитов подразделения при заполнении регламентированных отчетов. Для обособленного подразделения могут быть указаны районные коэффициенты и территориальные условия ПФР отличные от аналогичных параметров организации. Закладка «Бухучет зарплаты» предназначена для установки правил бухучета заработной платы сотрудников подразделения отличных от правил бухучета организации.

Рисунок 1.51 Окно редактирования подразделений организации, настройка правил бухучета

Закроем окно редактирования подразделения «Администрация» с сохранением внесенных изменений. По аналогии с выполненными действиями могут быть созданы подразделения «Отдел по работе с клиентами» и «Отдел проектов». Для того чтобы создать отдел «Бухгалтерия» подразделения «Администрация» нужно, установив курсор на подразделение «Администрация» в списке подразделений организации, правой клавишей мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Добавить» - новый элемент списка подразделений будет создан как элемент подразделения «Администрация». После соз-

55

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

дания всех подразделений ЗАО «Автоматизация», их структура будет выглядеть, как показано на рисунке 1.52.

Рисунок 1.52 Структура подразделений организации "Автоматизация"

Аналогичным образом может быть заполнена структура подразделений организации «Консалтинг-Автоматизация», представленная на рисунке ниже.

Рисунок 1.53 Структура подразделений ЗАО "Консалтинг-Автоматизация"

В структуре группы компаний, в которую входят юридические лица «Автоматизация» и «Консалтинг-Автоматизация», для целей ведения консолидированного учета также создана структура подразделений. Всего выделено 3 подразделения: администрация, отдел по работе с клиентами и отдел проектов. В подразделении «Администрация» группы компаний числятся те сотрудники, которые работают в подразделениях администрация и бухгалтерия ЗАО «Автоматизация» и в подразделении администрация ЗАО «Консалтинг56

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Автоматизация». Отдел по работе с клиентами группы компаний включает в себя работников отделов по работе с клиентами организации «Автоматизация» и «Консалтинг–Автоматизация», а также работников подразделения «Горячая линия» ЗАО «Консалтинг-Автоматизация». К сотрудникам отдела проектов группы компаний относят работников аналогичного подразделения ЗАО «Автоматизация». Внести в программу описанные сведения позволяет форма просмотра и редактирования структуры предприятия, которую можно открыть, выбрав пункт меню «Подразделения» подменю «Предприятие» меню «Справочники» (см. Рисунок 1.54).

Рисунок 1.54 Интерфейс Полный. Структура предприятия

В правой части данной формы отображаются структуры подразделений каждой из организаций, а в левой - структура группы компаний (предприятия). Так как мы пока внесли данные только о структуре подразделений организаций, то в правой части окна будет представлена созданная нами структура подразделений организаций, а в левой части окна никаких данных отображено не будет. Для описания нового подразделения в структуре группы компаний создадим новый элемент как показано на рисунке ниже.

57

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.55 Создание нового подразделения предприятия

Рисунок 1.56 Окно редактирования подразделения предприятия 58

Глава 1. Начало работы с подсистемой

В открывшемся окне помимо названия нашего подразделения мы можем указать, сотрудники каких подразделений организаций включаются в описываемое подразделение предприятия. Для этого в таблице «Соответствие подразделениям организации» необходимо создать новую строку (например, используя клавишу Insert), выбрать в столбце «Организация» организацию, соответствие с подразделением которой необходимо описать, а в колонке «Подразделение организации» - само подразделение. Для одного подразделения предприятия может быть установлено соответствие нескольким подразделениям организаций. Примечание: соответствие подразделения предприятия подразделениям организаций может изменяться в процессе работы с программой. Установленное соответствие позволяет выполнять автоматическое заполнение некоторых документов и обработок конфигурации. Например, документ «Прием на работу» может быть заполнен по данным документа «Прием на работу организаций». Подразделение предприятия в документе «Прием на работу» будет заполнено согласно соответствию, записанному в структуре предприятия и подразделению организации указанному в документе «прием на работу организаций» После записи всех параметров подразделений предприятия структура предприятия будет иметь вид, представленный на рисунке 1.57.

Рисунок 1.57 Структура предприятия Автоматизация

59

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Заполним календарь и графики работы Регламентированный производственный календарь В процессе ведения кадрового учета и расчета заработной платы мы постоянно сталкиваемся с необходимостью использовать календарь: указываем даты кадровых перемещений сотрудников, рассчитываем количество рабочих дней, пришедшихся на периоды невыходов сотрудников на работу, составляем графики работы сотрудников с учетом праздничных дней и так далее. Для того, чтобы многие из этих задач решались программой автоматически, необходимо заполнить производственный календарь, который содержит сведения о рабочих, предпраздничных и выходных днях по календарю пятидневной рабочей недели, а также сведения о праздничных днях. Откроем производственный календарь из одноименного пункта меню подменю «Предприятие» меню «Справочники».

Рисунок 1.58 Интерфейс Полный. Производственный календарь

В окне сообщений при открытии ранее не корректировавшегося производственного календаря выводится перечень всех государственных праздни60

Глава 1. Начало работы с подсистемой

ков, совпавших с выходными днями (субботой или воскресеньем). Необходимо будет выполнить перенос таких выходных дней на следующие после праздника рабочие дни.

Рисунок 1.59 Окно редактирования производственного календаря

Для выполнения переноса нужно правой клавишей мыши выбрать переносимый день, например, субботу 5 января и выбрать пункт «Перенести выходной день» (см. Рисунок 1.60). 61

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.60 Перенос выходного дня

На экран будет выведено окно с календарем, в котором необходимо указать день, на который переносится выходной. Укажем 8 января, так как это первый рабочий день после праздничного дня 5 января, и нажмем кнопку «ОК».

62

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.61 Выбор дня переноса

Аналогичным образом переносятся и рабочие дни в случае такой необходимости (например, согласно приказу о переносе выходных и рабочих дней для оптимизации рабочего времени). Например, производственный календарь на 2008 год с учетом переносов всех выходных дней выглядит, как показано на рисунке 1.62.

Рисунок 1.62 Заполненный за 2008 год производственный календарь

63

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

После заполнения производственного календаря можно переходить к настройке и заполнению графиков работы сотрудников.

Создадим графики работы В организации «Автоматизация» используется два графика работы: большинство сотрудников работают по графику обычной пятидневки, а охранники работают одни сутки через трое выходных дней. Для создания этих графиков в программе откроем список графиков работы из пункта меню «Графики работы» подменю «Предприятие» меню «Справочники» и созда» на панели инструдим новый график, воспользовавшись кнопкой « ментов. Опишем сначала график пятидневной рабочей недели, который так и назовем «Пятидневка», задав название в поле «Наименование». Тип графика и количество часов в неделе при создании нового графика автоматически установились в нужные нам значения, поэтому никаких корректировок вносить не будем. Нам остается только определить длительность каждого рабочего дня. Рабочий день сотрудников ЗАО «Автоматизация» начинается в 9:00, с 13:00 до 14:00 обеденный перерыв, окончание рабочего дня в 18:00. Сведения о часах работы хранятся в поле «Расписание работы», для создания новой строки нужно вызвать правой клавишей мыши контекстное меню поля и выбрать пункт «Добавить» (см. Рисунок 1.63).

64

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.63 Редактирование графика работы. Ввод расписания работы

В новой строке нужно выбрать из списка дней недели тот день, расписание работы по которому вносятся в программу, указать время начала и время окончания работы. Для того чтобы отобразить обеденный перерыв, в расписании нужно внести последовательно две строки по одному и тому же дню недели. В первой строке в колонке «Окончание» указать время начала перерыва, во второй строке в колонке «Начало» нужно указать время начала работы после перерыва (см. Рисунок 1.64).

65

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.64 Ввод расписания работы с учетом перерыва

Так как мы описываем график пятидневной рабочей недели, то нам нужно внести расписание работы с понедельника по пятницу. После того, как расписание работы полностью описано, можно записать график и нажать кнопку «Заполнить» для заполнения графика согласно данным производственного календаря и выполненных нами настроек графика.

66

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.65 График пятидневки, готовый к заполнению

Перед заполнением графика будет выведено окно для ввода значения года, за который заполняется график – укажем 2008 год и нажмем кнопку «ОК». После заполнения графика можем записать изменения и посмотреть, как изменилось поле «Календарь» в окне редактирования графика: оно будет заполнено календарными датами, для каждой рабочей даты будет указано количество рабочих часов (см. Рисунок 1.66).

67

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 1.66 Заполненная форма графика

Закроем окно редактирования графика пятидневки и перейдем к созданию сменного графика «сутки через трое», для чего создадим еще один график в списке графиков. Внесем наименование нашего графика «Сутки через трое с 01.01.08» и выберем тип графика «Сменный». Так как по условиям работы для охранника не может быть соблюдена установленная еженедель68

Глава 1. Начало работы с подсистемой

ная продолжительность рабочего времени (40 часов), нами будет использоваться ведение суммированного учета рабочего времени, для этого взведем флаг «Суммированный учет времени» (см. Рисунок 1.67).

Рисунок 1.67 Окно редактирования сменного графика

После выбора типа графика «Сменный» таблица расписания работы в форме была заменена на таблицу «Смены». В этой таблице необходимо отобразить последовательность рабочих смен и выходных дней данного графика. 69

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Согласно графику организации 01.01.08 является рабочим днем с началом работы в 8:00 и окончанием в 8:00 02.01.08. Со 2 января по 4 января – выходные дни, 5 января снова рабочий день. Таким образом, последовательность рабочих смен и выходных дней повторяется каждые 4 дня, из которых первому дню соответствует рабочая смена, а последующим трем – выходные. Так как отсчет порядка рабочих смен и выходных начинается с 01.01.08, то именно эту дату нам нужно указать в поле «Дата отсчета». Начнем отображение порядка следования смен и выходных дней в табличной части «Смены» с ввода новой строки. В колонке «Номер дня» укажем «1» и перейдем к выбору смены по кнопке выбора колонки «Смена». Перед нами откроется пустой список смен, в котором мы создадим новую смену. Назовем созданную смену «Рабочая смена», в табличной части определим время начала и окончания смены, а также время начала и окончания перерывов так же, как мы это делали в расписании работы графика «Пятидневка». Перерывы предусмотрены с 12:00 до 12:30 и с 18:00 до 18:30.

Рисунок 1.68 Описание рабочей смены графика сутки через трое

Сохраним созданную смену и выберем ее из списка для завершения редактирования первого дня графика. Для того, чтобы отобразить выходные дни по графику введем еще три строки в табличную часть «Смены», оставив колонку «Смена» незаполненной. В результате наше окно редактирования сменного графика будет выглядеть так, как показано на рисунке 1.69.

70

Глава 1. Начало работы с подсистемой

Рисунок 1.69 Заполнение сменного графика

Теперь можно записать и заполнить наш сменный график так же, как мы заполняли график пятидневки. Поле «Календарь» заполнится календарными датами и длительностью рабочего времени в те даты, на которые приходится начало рабочей смены по графику.

71

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Заполнение графиков работы было последним этапом в подготовке программы к ведению кадрового учета и расчета заработной платы. Далее мы рассмотрим полный цикл управления персоналом и расчета заработной платы на примере решения задач, стоящих перед менеджером по персоналу и бухгалтером по расчету зарплаты группы компаний «Автоматизация». Начнем мы с подбора персонала предприятия, выполняемого менеджером по персоналу.

72

2.

Глава 2. Подбор персонала

Для любого предприятия в процессе его деятельности актуальным остается вопрос подбора персонала на вакантные должности, планирование развития предприятия с учетом необходимости набора новых специалистов. Процесс подбора персонала включает в себя такие основные этапы как: планирование содержания деятельности и мотивационных схем, систем оплаты труда для работников на новых вакансиях, тщательный анализ данных потенциальных кандидатов на вакантные должности, их отбор, организация и проведение собеседований, оценку эффективности средств привлечения персонала. В рамках данной книги мы рассмотрим, как программа может помочь нам сделать процесс подбора персонала более эффективным и прозрачным, каким образом с помощью программы менеджер по работе с персоналом может осуществлять свои основные функции более продуктивно. Рассмотрим на нашем примере, как компания «Автоматизация» решает вопрос с подбором дополнительного персонала в январе 2008 года. Так как процессом подбора персонала занимается специалист по персоналу, то откроем нашу информационную базу, выбрав в качестве пользователя «Менеджер по персоналу».

Определим потребность в персонале Под потребностью компании в персонале мы будем подразумевать свободные вакансии, которые могут создаваться на любом этапе деятельности компании. Так как вакансия всегда открывается на какую-то конкретную должность компании, до начала работы с вакансиями компании нужно определить список используемых должностей. Список должностей, используемых при наборе персонала, может отличаться от фактических должностей организации и предприятия в целом, например, в компании могут использоваться должности программист 1 категории, программист 2 категории и т.д., но в объявлении о наборе персонала мы пишем просто «требуются программисты». Поэтому в программе предусмотрена возможность создания отдельного списка должностей для набора персонала и должностей организаций, используемых при кадровом учете сотрудников. Рассмотрим особенности работы с этими сведениями.

73

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Должности организации и предприятия Специалист по персоналу группы компаний Автоматизация» составил список актуальных должностей, используемых при наборе персонала и кадровом учете в организации «Автоматизация», а также установил соответствия этих должностей. Итоговая таблица должностей выглядит следующим образом: Должности кадрового учета (организаций)

Соответствующая должности организации должность для набора персонала

Директор

Генеральный директор

Бухгалтер

Бухгалтер

Главный бухгалтер

Гл бухгалтер

Менеджер

Менеджер

Начальник отдела

Начальник отдела

Охранник

Охранник

Программист

Программист

Сервис-инженер

Сервис-инженер

Так как мы вошли в программу под пользователем «Менеджер по персоналу», перед нами открылся интерфейс «Кадровый учет организаций», указанный в качестве основного интерфейса для этого пользователя (см. раздел «Настроим дополнительные права для работы с программой»). Чтобы переключить интерфейс, нужно воспользоваться меню кнопки «Переключить интерфейс» и выбрать пункт «Управление персоналом (см. Рисунок 2.1).

74

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.1 Переключение интерфейса

Чтобы внести список должностей, используемых при наборе персонала, в программу, менеджер по персоналу должен, находясь в интерфейсе «Управление персоналом», открыть окно редактирования списка из пункта меню «Должности» меню «Предприятия»

75

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.2 Интерфейс Учет персонала. Должности предприятия

В открывшемся списке должностей создадим новый элемент списка для описания первой должности предприятия. На экран будет выведено окно редактирования должности. В этом окне помимо названия должности можно описать требования к сотрудникам, работающим на данной должности, их обязанности и условия работы. Все сведения вносятся в виде произвольного описания. Так как задачей менеджера по персоналу в настоящий момент является только создание списка должностей, введем название должности – «Генеральный директор», - и закроем окно редактирования должности с сохранением изменений.

76

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.3 Окно редактирования должности предприятия

Создавая должность «Бухгалтер» в списке должностей предприятия в поле «Требования», укажем требования к сотрудникам, работающим на данной должности:

77

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.4 Должность "Бухгалтер" со списком требований

После завершения ввода должностей предприятия список должностей должен выглядеть, как показано на рисунке ниже.

78

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.5 список должностей группы компаний "Автоматизация"

Для ввода списка должностей, используемых в кадровом учете, и настройки соответствия должностей управленческого и регламентированного учетов, менеджеру по персоналу нужно вернуться к работе в интерфейсе «Кадровый учет организаций». Форма редактирования списка должностей организаций вызывается пунктом меню «Должности» меню «Предприятие». Новая должность в списке должностей организаций может быть создана подбором соответствующей должности из общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) или добавлена без использования этого классификатора. Должность «Бухгалтер» менеджер по персоналу решил подобрать из ОКПДТР, для этого на панели инструментов окна «Должности организаций» нужно нажать кнопку «Подбор из ОКПДТР» и выбрать пункт меню «Должности служащих» (см. Рисунок 2.6), так как бухгалтер относится с категории служащих, а не рабочих.

Рисунок 2.6 Вызов ОКПДТР для создания должности 79

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Наименования профессий (должностей) в открывшейся форме классификатора сгруппированы по первой букве названия, поэтому чтобы найти требующееся нам наименование должности «Бухгалтер» в классификаторе нужно раскрыть список должностей на букву «Б», для чего необходимо левой клавишей мыши щелкнуть на знаке «+» слева от строки со значением «Б» в колонке «Наименование».

Рисунок 2.7 Выбор должности из ОКПДТР

Найдя должность «Бухгалтер» в списке наименований, установим на нее курсор, и клавишей «Enter» подберем ее для дальнейшей обработки. На экран будет выведена форма редактирования должности организаций, с заполненными значениями из классификатора полями «Наименование» и «Код по ОКПДТР». Примечание: Для создания новой должности без использования ОКПДТР нужно в форме списка должностей организаций создать новый элемент одним из стандартных способов, например, используя пункт «Добавить» меню кнопки «Действия» - на экран будет сразу выведено окно редактирования должности с пустыми полями. Так как затраты на оплату труда бухгалтера относятся к затратам на оплату труда административно-управленческого персонала, установим флаг «Административно-управленческий персонал» в форме редактирования должности организаций (см. Рисунок 2.8). В целях получения статистической отчетности определим категорию должности в поле «Статистический учет»: 80

Глава 2. Подбор персонала

так как сотрудник, исполняющий обязанности бухгалтера, занимается экономическими работами в организации, то категорию рассматриваемой должности определим как «Специалист». Поле «Воинский учет» заполняется в целях формирования формы №6 воинского учета. Оставим это поле незаполненным, более подробно возможности ведения воинского учета в программе мы рассмотрим в главе 4. Поля раздела «Персонифицированный учет ПФР» заполняются в том случае, если работа по этой должности дает право на досрочное получение пенсии. Так как должность «Бухгалтер» не дает такого права, оставим поля этого раздела незаполненными. Поле «Должность» раздела «Описание должности, используемое при наборе персонала», предназначено для выбора должности предприятия, которой соответствует должность организаций. Согласно таблице, составленной менеджером по персоналу, в это поле нужно подобрать должность «Бухгалтер» из списка должностей предприятия. Соответствие, указанное в этом поле, будет в дальнейшем использоваться при создании документов кадрового учета.

Рисунок 2.8 Окно редактирования должности "Бухгалтер"

81

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Примечание: закладка «Ежегодные отпуска» позволяет указывать список видов отпусков и их длительность, положенных сотрудникам работающих на соответствующей должности. Закладку следует заполнять в том случае, если список или длительность отпуска сотрудника отлична от обычного ежегодного отпуска с длительностью 28 календарных дней. Аналогичным образом менеджер по персоналу может дополнить список должностей организации всеми актуальными должностями.

Откроем новую вакансию В связи с планируемым уходом в декрет одного из бухгалтеров группы компаний «Автоматизация», возникла необходимость приема на работу еще одного бухгалтера. Было принято решение с января 2008 года начать поиск кандидата на эту должность, по планам руководства компании к 1 февраля менеджер по персоналу должен найти подходящего кандидата на должность «Бухгалтера» и предложить ему работать в компании. На момент открытия новой вакансии не было принято решения о том, в какую именно организацию группы компаний будет оформлен сотрудник на работу. Для отражения в программе факта открытия вакансии в программе есть специальная форма «Кадровое планирование». Работая в интерфейсе «Учет персонала» (как переходить в этот интерфейс мы рассматривали в разделе Должности организации и предприятия) эту форму можно открыть из меню «Кадровое планирование». Вакансии организации могут планироваться как с указанием конкретной организации, к которой относится вакансия, так и без привязки к организации. В форме «Кадровое планирование», в зависимости от того, какой подход к кадровому планированию использует компания, нужно выбрать режим кадрового планирования. Так как наша организация формирует вакансии без привязки к конкретной организации, выберем режим - «По центрам ответственности» при помощи меню кнопки «Режим кадрового планирования» панели инструментов (см. Рисунок 2.9). Если бы мы планировали потребность в персонале в разрезе организаций, то режим планирования нужно было бы установить в значение «По структуре юридических лиц».

82

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.9 Выбор режима кадрового планирования

Для создания новой вакансии нужно нажать кнопку «Добавить» на панели инструментов раздела «Вакансии» или выбрать пункт «Добавить» из меню кнопки «Вакансии». В открывшемся окне редактирования необходимо указать должность, по которой открыта вакансия, и подразделение предприятия, в котором будет работать сотрудник (см. Рисунок 2.10). Поле «Наименование» заполнится автоматически после ввода сведений о должности и подразделении вакансии и может быть изменено работающим с вакансией пользователем. В поле «Ответственный» автоматически при создании новой вакансии подставляется тот пользователь, который создал вакансию, это поле также может быть изменено. В поле «Заявитель» можно выбрать того сотрудника, который инициировал открытие вакансии. Заполнение этого поля важно, если несколько сотрудников предприятия имеют право подавать заявки на открытие вакансии. Так как подбор кандидатов начинается с января 2008 года, то дату открытия заявки укажем равной 01.01.08. Плановая дата закрытия вакансии по условиям нашего примера – 01.02.08.

83

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

В разделе «Описание вакансии» переключатель по умолчанию установлен в положение «Соответствует описанию должности», оставим его в этом положении, так как никаких дополнений в описание вакансии мы вносить не будем. Поле «Требование» будет заполнено требованиями, определенными для должности «Бухгалтер.

Рисунок 2.10 Окно редактирования вакансии

84

Глава 2. Подбор персонала

Примечание: переключатель «Произвольное» группы «Описание вакансии» позволяет указать описание вакансии, отличное от описания должности, на которую открыта вакансия. После заполнения формы редактирования вакансии, закроем ее с сохранением внесенных изменений. Созданная вакансия отразится в форме «Кадровое планирование» в табличном поле раздела «Вакансии». Так как мы отражаем факт планирования вакансии за прошлый период, данные введенной вакансии будут отображаться красным цветом, сигнализируя о том, что вакансия просрочена (не закрыта до плановой даты закрытия, 01.02.08).

Рисунок 2.11 Форма кадрового планирования с заполненным списком вакансий

Примечание. После создания новой вакансии, изменения произошли не только в разделе «Вакансии», но и в разделе кадрового плана: вакансия дополнила кадровый план недостающей штатной единицей. Так как мы не вводили информацию о кадровом плане компании, то по данным программы количество вакантных мест по должности «Бухгалтер» подразделения «Администрация» до ввода новой вакансии было равно нулю. Ввод новой вакансии автоматически дополнил кадровый план компании. Если бы согласно кадровому плану компании, в наличии было вакантное место по должности «Бухгалтер» в подразделении «Администрация», то 85

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

количество вакантных мест не изменилось бы при вводе новой вакансии. То есть вакансии дополняют кадровый план только в том случае, если количество открытых вакансий больше, чем количество вакантных мест по кадровому плану. Создадим кадровый план по центрам ответственности. Для этого в форме «Кадровое планирование» нажмем на кнопку «Изменить кадровый план» - на экран будет выведен документ изменения кадрового плана. Документ может быть заполнен так, как приведено на рисунке ниже.

Рисунок 2.12 Заполнение документа "Изменение кадрового плана"

В документе укажем, что количество ставок по должности «Бухгалтер» в подразделении «Администратор» равно 2. После заполнения документа проведем его, используя кнопку «ОК». В форме «Кадровое планирование» отобразятся внесенные в кадровый план изменения. Теперь мы можем убедиться, что открытая вакансия не изменяет количество вакантных ставок в том случае, если их достаточно для обеспечения открытых вакансий.

86

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.13 Результат кадрового планирования

Запланируем оплату труда персонала Принимая решение об открытии новой вакансии, руководство группы компаний «Автоматизация» планировало и затраты на оплату труда нового сотрудника. Предполагается, что новый сотрудник будет получать оплату по окладу по ставке 80000 руб. и премию в размере 10% от оклада. Для того чтобы еще до приема сотрудника на работу внести в программу сведения о планируемой схеме оплаты труда сотрудника, необходимо настроить планируемые начисления и заполнить так называемую «схему мотивации». Как это сделать мы рассмотрим в следующих разделах.

Планирование затрат на оплату труда Процесс планирования набора персонала и затрат на оплату труда является одним из звеньев общей цепочки планирования затрат организации. В программе «1C:Управление производственным предприятием 8» планирование затрат осуществляется с помощью объектов подсистемы «Бюджетирование», подробное рассмотрение которой находится вне рамок нашей книги. Кратко остановимся на основных принципах отражения затрат на оплату труда в этой подсистеме. 87

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Как правило, финансовые службы разрабатывают структуру бюджетов предприятия, выявляют необходимые аналитические разрезы, которые позволили бы планировать и анализировать помимо прочего затраты на оплату труда, подбор персонала, повышение квалификации и прочие. На этом этапе определяются статьи, которые являются составляющими того или иного бюджета. В том числе, например, в составе статей затрат могут присутствовать такие затраты как: «Затраты на подбор персонала», «Затраты на оплату труда», «Стимулирующие выплаты», «Единый социальный налог», проч. Для определения фактических результатов деятельности и возможности сравнения их с запланированными показателями по статьям бюджетов, указываются источники получения фактических данных в соответствующих аналитических разрезах. Например, в качестве источника получения фактических данных для бюджетной статьи «Затраты на оплату труда» можно указать обороты по 70 счету «Расчеты с персоналом по оплате труда» плана счетов бухгалтерского учета. Разработанная структура бюджетов, аналитические признаки, статьи, относящиеся к тому или иному бюджету, источники получения фактических данных для статей бюджетов и другие необходимые настройки вносятся в программу с помощью объектов подсистемы бюджетирования. После осуществления настроек в программе производится непосредственно процесс планирования, указываются плановые показатели по статьям бюджетов. По завершении отчетного периода инициируется процедура получения фактических данных по статьям бюджетов, с помощью специализированной отчетности подсистемы бюджетирования проводится анализ полученных результатов выполнения бюджетов. При этом мы имеем возможность оценить выполнение плановых показателей за истекший период и увидеть отклонения от плана в абсолютном и относительном выражении. В течение отчетного периода в программе имеется возможность осуществления процедур контроллинга для ограничения расходов или мониторинга достижения целевых показателей. Поскольку в книге мы не рассматриваем работу объектов подсистемы бюджетирования, в следующих разделах будут подробно рассмотрены только правила настройки начислений и удержаний сотрудников, расчета заработной платы, которая для подсистемы бюджетирования будет являться источником фактических данных.

88

Глава 2. Подбор персонала

Настроим начисления и удержания По результатам работы сотрудникам предприятия производится начисление вознаграждения за труд, сумма которого может уменьшаться на величину штрафов, отчислений по исполнительным листам и т.д. Составляющие вознаграждения за труд мы будем называть «начисления», а виды расчетов, уменьшающие величину выплачиваемого вознаграждения – «удержания». Работая в интерфейсе «Управление персоналом», список начислений, используемых при расчете заработной платы работников организации, можно открыть, выбрав пункт «Управленческие начисления» из подменю «Мотивация работников» меню «Персонал». В списке управленческих начислений мы видим уже созданные, наиболее часто используемые виды начислений. Те начисления, которые снабжены картинкой, выделенной на рисунке 2.11, называются предопределенными. Они определяются на этапе создания программы и не могут быть изменены пользователями. Остальные начисления могут быть изменены по желанию пользователя.

Рисунок 2.14 Список начислений предприятия

Нам необходимо, чтобы в списке присутствовали как минимум 2 вида начислений: оклад и премия процентом от оклада. Начисление «Оклад» в списке начислений предприятия присутствует, поэтому нам нужно описать только одно новое начисление – премию процентом от оклада.

89

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Новое начисление создадим, воспользовавшись пунктом «Добавить» меню кнопки «Действия». На экране откроется форма редактирования начисления предприятия (см. Рисунок 2.15).

Рисунок 2.15 Форма редактирования начисления предприятия

В поле «Наименование» введем название создаваемого начисления: «Премия процентом». Переключатели раздела «Последовательность учета» позволяют определить последовательность расчета нескольких начислений одного и того же сотрудника. Первичным начислением называют такое начисление, результат работы которого не зависит от результатов расчета других начислений (например, оплата по окладу). К зависимым начислениям относятся те, результат расчетов которых зависит от результатов расчета других начислений. Для таких начислений определяют очередность расчета выбором уровня зависимости. Начисление считается зависимым первого уровня в том случае, если результат его расчета зависит от результата расчета только первичных начислений. Начисление считается зависимым второго уровня, если результат его 90

Глава 2. Подбор персонала

расчета зависит от результатов расчета хотя бы одного начисления, с очередностью расчета «зависимое первого уровня». Все остальные зависимые начисления относятся к зависимым начислениям третьего уровня. Таким образом, чтобы выбрать последовательность расчета, нам нужно рассмотреть способ расчета нашего начисления. Премия рассчитывается как процент от суммы, начисленной работнику по окладу. Значит, премия зависит только от результата расчета первичного начисления «Оклад» и, следовательно, является зависимым начислением первого уровня.

Рисунок 2.16 Последовательность расчета

Для автоматического расчета создаваемой премии необходимо указать формулу, по которой должен происходить расчет начисления. Для этого нужно активировать ссылку (используя левую кнопку мыши) «Редактировать формулу расчета» на форме редактирования начисления. Для ввода формулы расчета откроется окно редактора формулы расчета, показанное на рисунке 2.17. Редактор формул расчета позволяет вводить математические формулы расчета начислений или удержаний, по которым будет производиться расчет зарплаты. Входными значениями для расчета являются показатели расчета. Манипулируя показателями при помощи арифметических действий и/или 91

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

набора функций, можно получить результат расчета. Список показателей, которые можно использовать в формуле расчета, приведен в поле «Показатели». Для того чтобы рассчитать премию процентом, нужно расчетную базу умножить на процент премии в долевом выражении (10% = 0.1). Начнем ввод этой формулы с выбора первого показателя – расчетной базы. Для этого найдем среди списка показателей показатель «РасчетнаяБаза» и поместим его в поле формулы либо «перетащив» мышкой, либо выбрав в контекстном меню пункт «Вставить показатель в формулу».

Рисунок 2.17 Редактор формулы расчета

92

Глава 2. Подбор персонала

После первого показателя в поле формулы укажем знак умножения – «*». Нам осталось добавить в формулу второй показатель, представляющий собой процент премии. Найдем в списке показателей показатель «Процент» и откроем его, чтобы убедиться, что этот показатель подходит для формирования нашей формулы. Открыть показатель можно выбрав из контекстного меню пункт «Открыть показатель».

Рисунок 2.18 Просмотр показателя

93

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Значения полей группы «Основное» открывшейся формы редактирования показателя позволяют сделать следующие выводы: • так как вид показателя процентный, то при расчете результата значение этого показателя будет считаться значением в процентах и автоматически делиться на 100; • так как в назначении показателя указано «для сотрудника», то значение показателя «процент» задается для каждого сотрудника индивидуально; • так как в поле «Порядок ввода показателя» выбрано значение «Вводится только при кадровых изменениях», то значение показателя «Процент» задается в кадровых документах и не может быть изменено в документах расчета зарплаты.

Рисунок 2.19 Окно редактирования показателя

94

Глава 2. Подбор персонала

Мы видим, что показатель «Процент» подходит для описания значения процента премии, поэтому закроем окно редактирования показателя, и поместим показатель в поле формулы. Формула нашей премии должна выглядеть, как показано на рисунке 2.17. Теперь можно закрыть окно редактора формул нажатием на кнопку «ОК» и продолжить описание начисления «Премия процентом».

Рисунок 2.20 Формула расчета премии процентом

В форме редактирования начисления в поле «Описание формулы расчета» появится созданная нами формула. Так как один из показателей («Процент») вводится только при кадровых изменениях, то под полем «Описание 95

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

формулы расчета» будет выведена таблица «При вводе кадровых изменений». В рассматриваемой таблице отображаются те показатели формулы расчета, которые должны запрашиваться при кадровых изменениях (см. Рисунок 2.21). Примечание. В табличной части «При вводе кадровых изменений» можно указать, что показатель не нужно запрашивать в кадровых документах. Для этого нужно изменить значение «Запрашивать» (см. рисунок 2,21) на «Не запрашивать». В этом случае при назначении данного начисления в виде планового посредством кадровых документов, пользователь не будет иметь возможности задавать значение параметра расчета. Это значение пользователь должен будет задать непосредственно в документе расчета начисления.

Рисунок 2.21 Окно редактирования премии процентом после ввода формулы расчета

96

Глава 2. Подбор персонала

Мы закончили настройку показателей закладки «Расчеты» и перейдем к следующим закладкам. Поле на закладке «Время» подлежит заполнению только в том случае, если факт расчета редактируемого начисления должен отражаться в табеле отработанного времени сотрудника. Например, факт начисления оклада за определенный период должен отразиться как отработанное время, а расчет начисления «Больничный» должен отразиться в табеле как время болезни. Расчет премии процентом за определенные период не корректирует отработанное время сотрудника, поэтому мы оставляем поле «Вид времени по классификатору использования рабочего времени» незаполненным (см. Рисунок 2.22).

Рисунок 2.22 Форма редактирования начисления. Закладка "Время"

Примечание: поле «Вид времени по классификатору использования рабочего времени» заполняется из классификатора использования рабочего времени, вид которого приведен на рисунке. 97

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.23 Классификатор использования рабочего времени

На закладке «Упр. учет» можно определить способ отражения начисления в управленческом учете, т.е. определить вариант отражения затрат на оплату труда в части редактируемого начисления. Затраты предприятия в сумме начисленной сотрудникам премии процентом отражаются в учете также, как и все основные затраты на оплату труда, поэтому поставим переключатель в положение «по данным о работнике и его плановых начислениях» (см. Рисунок 2.24).

98

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.24 Выбор варианта отражения начисления в учете

На закладке «Прочее» зададим базу расчета премии процентом (см. Рисунок 2.25). В формуле расчета мы в качестве первого множителя выбрали показатель «РасчетнаяБаза». В таблице «Базовые начисления» необходимо указать, результаты расчета каких именно начислений будут включены в значение показателя «РасчетнаяБаза». Для этого кнопкой «Подбор» табличной части «Базовые начисления» откроем список начислений предприятия.

99

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.25 Настройка базы расчета

В открывшемся списке найдем начисление «Оклад» и подберем его в таблицу базовых начислений двойным щелчком мыши. Так как описываемая премия рассчитывается только от оплаты по окладу, то никаких других начислений в список базовых начислений мы подбирать не будем.

100

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.26 Заполнение базовых расчетов

Закроем окно подбора начислений предприятия. Настройка премии процентом завершена, закроем окно редактирования начисления нажатием на кнопку «ОК». Теперь, когда в списке начислений предприятия есть и оклад и премия процентом, можно переходить к описанию плановых размеров начислений бухгалтера.

101

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Определим предполагаемую схему мотивации персонала Для описания планируемых начислений персоналу служит форма «Мотивация персонала», которую можно открыть из подменю «Мотивация работников» меню «Персонал».

Рисунок 2.27 Интерфейс Управление персоналом. Мотивация персонала

В открывшейся форме отражены подразделения предприятия в форме дерева. Так как нам нужно внести информацию о плановых начислениях бухгалтера в подразделении «Администрация», то установим курсор в дереве подразделений на пункте «Администрация» (см. Рисунок 2.28).

102

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.28 Форма Мотивация персонала

В правой части формы расположено поле для ввода плановых начислений. Пока оно пустое. Создадим в нем новую строку, щелкнув правой клавишей мыши по полю и выбрав из открывшегося контекстного меню пункт «Добавить вид расчета».

Рисунок 2.29 Добавление новой строки в список мотиваций 103

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Теперь нужно заполнить создавшуюся строку. В столбце «Должность» из списка должностей предприятия выберем элемент «Бухгалтер». При нажатии на кнопку выбора в столбце «Начисление» будет выведен список начислений предприятия. Найдем в списке начисление «Оклад» и выберем его для подстановки в редактируемую строку.

Рисунок 2.30 Выбор вида начисления

В поле «Показатели для расчета начисления» нам будет предложено ввести размер оклада – укажем значение 80000. Аналогичным образом создадим строку для планирования начисления бухгалтеру премии в размере 10%.

Рисунок 2.31 Заполненная схема мотивации 104

Глава 2. Подбор персонала

Убедимся, что мы запланировали оплату бухгалтера (схему мотивации) так, как планировалось руководством компании. Для этого воспользуемся кнопкой «Печать всех начислений» на панели инструментов формы и выведем схему мотивации в виде отчета с расшифровкой основных параметров:

Рисунок 2.32 Отчет по схеме мотивации

Итак, мы внесли необходимые начальные данные по открытой вакансии, и готовы учитывать обращения кандидатов.

105

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Запишем заявки кандидатов Информацию об открытой в компании вакансии, как правило, размещают во внешних источниках (специализированные интернет – сайты, объявления в печатных изданиях, проч.) По открытой нами вакансии в компанию начинают обращаться соискатели. Как правило, обращения осуществляются в виде телефонных звонков или присланных по электронной почте резюме кандидатов. Такие контакты целесообразно регистрировать, чтобы иметь оперативную информацию о потенциальных кандидатах для обратной связи, вести учет – кто на какую вакансию претендовал. Рассмотрим ситуацию, когда менеджеру по персоналу позвонила Васильева Инна Федоровна и поинтересовалась, свободна ли еще вакансия бухгалтера на предприятии. Чтобы оперативно получить информацию о свободных вакансиях в компании, в программе есть специальная форма «Набор персонала». Работая в интерфейсе «Управление персоналом» (который мы с вами установили, когда знакомились с интерфейсами программы), открыть эту форму можно войдя в меню программы «Подбор персонала».

Рисунок 2.33 Интерфейс Учет персонала. Набор персонала

В открытой форме нужно нажать на кнопку «Вакансии».

106

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.34 Форма "Набор персонала". Вызов списка вакансий

На экран будет выведены все открытые на текущую дату вакансии компании.

107

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.35 Список открытых вакансий

Как видим, вакансия бухгалтера еще свободна, поэтому мы продолжаем беседу с кандидатом, уточняем сведения о нем.

Заявка кандидата В ходе телефонного разговора с соискателем менеджер, как правило, в первую очередь интересуется, на какую вакансию он претендует. Эту информацию тоже нужно регистрировать, ведь если появится новая вакансия и новые кандидаты будет сложно вспомнить, кто из них к какой вакансии относится. Для записи подробной информации о кандидате служит справочник «Заявки кандидатов». Находясь в интерфейсе «Управление персоналом» можно открыть справочник из меню «Подбор персонала» или работать с ним в форме «Набор персонала». Последний вариант более удобный и далее мы рассмотрим именно его. 108

Глава 2. Подбор персонала

Для того, чтобы создать новую заявку кандидата нужно в форме «Набор персонала» открыть меню «Заявки» и выбрать в нем пункт «Добавить заявку» (см. Рисунок 2.36).

Рисунок 2.36 Создание заявки кандидата

На экран будет выведена форма заявки с заполненными значениями по умолчанию полями «Важность», «Дата поступления заявки» и «Ответственный». Поле «Важность» позволяет выстроить иерархию поступающих заявок по важности (срочности) их рассмотрения. По умолчанию поле «Важность» заполняется значением «Средняя». Поле «Дата поступления заявки» позволяет сохранить в программе сведения о том, когда была принята данная заявка. Так как обычно процесс подбора персонала ведется по мере поступления заявок, дата поступления заявки по умолчанию считается равной текущей дате. Заполнение поля «Ответственный» зависит от пользователя, создавшего заявку. Наименование заявки может быть любым, но практичнее отражать в наименовании основное содержание заявки. 109

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.37 Форма редактирования заявки кандидата

В нашем примере Васильева претендовала на позицию бухгалтера. Поэтому, регистрируя ее заявку, назовем ее как показано на рисунке: «Бухгалтер, Васильева И.Ф.», совместив в названии должность и ФИО кандидата.

Рисунок 2.38 Ввод названия заявки 110

Глава 2. Подбор персонала

Дата поступления заявки обычно соответствует дате первого контакта с кандидатом. Укажем дату первого общения с Васильевой И.Ф. по телефону – 15 января. В поле «Физическое лицо» указывается элемент справочника «Физические лица», в котором содержится основная информация о человеке, к которому относится заявка. Это поле может заполняться, если кандидат ранее работал в нашей компании и его личные данные уже внесены в справочник «Физические лица». В нашем примере, когда соискатель обращается в компанию впервые, нажмем на ссылку «Ввести резюме кандидата» для ввода основной информации о кандидате.

Рисунок 2.39 Редактирование данных кандидата

На экран будет выведена типовая анкета. Далее мы подробно рассмотрим как создавать новые анкеты, а пока заполним созданный документ данными сотрудника, например, так, как показано на рисунке ниже.

111

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.40 Заполнение типового резюме кандидата

Запишем и закроем документ при помощи кнопки «ОК». В качестве дополнительной информации в заявке кандидата можно указать источник информации, из которого кандидат узнал о вакансии, либо источник, из которого вы узнали о кандидате. Поле «Группа заявок» позволяет разграничить доступ к заявкам кандидатов. В этом поле может указываться группа, к которой относится заявка, а доступ к самой группе может быть настроен пользователями. Если группа заявок не выбрана, то данную заявку могут увидеть все пользователи, имеющие доступ к справочнику заявок кандидатов. Для отражения информации о том, на какую должность или вакансию претендует кандидат, служит раздел «позиционирование». 112

Глава 2. Подбор персонала

Если в поле «Вакансия» при помощи кнопки подбора выбрать открытую вакансию из списка открытых вакансий, то поля «Должность», «Подразделение» и «Ответственный» заполнятся автоматически и не будут подлежать изменению.

Рисунок 2.41 Заполненные поля раздела "Позиционирование"

В поле «Состояние» указывается, в какой стадии находится заявка кандидата. Например, состояние заявки может принимать такие значения, как: кандидат принят к рассмотрению, принят на работу, отклонен. Состояние заявки заполняется из справочника «Состояние заявок кандидатов», вид которого приведен на рисунке. Для заполнения справочника нужно добавить новый элемент в список (например, кнопкой «Добавить» панели инструментов формы) и ввести в поле «Наименование» название состояния.

113

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.42 Выбор состояния заявки

В нашем примере позвонивший кандидат принят к рассмотрению, поэтому в заявке установим статус «Принят к рассмотрению». Примечание: Статус заявки может меняться со временем. Например, сначала кандидат принят к рассмотрению, а после собеседования с ним – отклонен. В этом случае нужно вернуться к форме заявки и изменить статус заявки на актуальный.

114

Глава 2. Подбор персонала

После ввода необходимых данных по заявке, форму редактирования можно закрыть с сохранением внесенных изменений (кнопка «ОК»). В форме «Набор персонала» отразится введенная заявка. Для быстрого просмотра информации, содержащейся в заявке нужно установить курсор на имени заявки - в поле «Описание заявки» будут отражены необходимые данные.

Рисунок 2.43 Описание заявки

115

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Как видно из формы заявки, приведенной на рисунке 2.44, 17 января позвонила еще одна соискательница на должность бухгалтера, Босякова Л.А.

Рисунок 2.44 Заявка кандидата

Теперь менеджеру по персоналу необходимо определить, кто из двух кандидатов наиболее соответствует заявленной вакансии.

116

Глава 2. Подбор персонала

Проведем анкетирование кандидатов Для определения того, какой из кандидатов наиболее соответствует заявленной вакансии, необходимо выявить критерии отбора. Для открытой вакансии бухгалтера, по мнению менеджера по персоналу, определяющими критериями являются наличие опыта работы с «1C:Управление производственным предприятием 8» и совокупный опыт работы кандидата на должности бухгалтера. Кроме того, желательно чтобы специалист имел профильное образование. Список всех критериев отбора можно сохранить в виде анкетного листа. Такой способ хранения данных удобен тем, что используя его, можно организовать опрос кандидатов или сотрудников для получения информации по списку критериев. Чтобы создать новую анкету, откроем список типовых анкет из меню «Анкетирование» интерфейса «Управление персоналом» и добавим новый элемент в список.

Рисунок 2.45 Интерфейс Управление персоналом. Типовые анкеты

В открывшемся окне редактирования анкеты производится настройка анкетного листа. 117

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Примечание: Анкета может быть оформлена в виде опроса или тестирования сотрудников. Данные из заполненной анкеты могут загружаться в справочники системы.

Рисунок 2.46 Форма редактирования анкеты

Укажем название анкеты «Резюме бухгалтера». Текст заголовка печатной формы анкеты следующий: Анкета кандидата на должность «Бухгалтер» компании «Автоматизация». Этот текст нужно разместить в поле «Заголовок». Так как анкета предназначена для сбора информации и не предполагает оценки знаний, выберем вид анкеты – опрос (см. Рисунок 2.47). 118

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.47 Заполнение параметров типовой анкеты

Список вопросов анкеты задается на закладке «Состав вопросов». Вопросы могут быть сгруппированы по разделам. В печатной форме анкеты вопросы отображаются с учетом группировки по разделам. В нашей анкете будет два раздела: общая информация по сотруднику и вопросы по его трудовой деятельности. Создадим первый раздел анкеты, нажав кнопку «Добавить» панели инструментов таблицы «Разделы» (см. Рисунок 2.48).

119

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.48 Добавление раздела анкеты

После создания раздела, который мы назвали «Основные сведения», перейдем к созданию вопросов по этому разделу. Раздел «Основные сведения» будет включать вопросы о фамилии, имени и отчестве опрашиваемого. Для создания нового вопроса нажмем кнопку «Добавить» на панели инструментов таблицы «Вопросы».

120

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.49 Добавление вопросов анкеты

Вопросы анкеты выбираются из списка вопросов для анкетирования, который открывается кнопкой выбора поля «Вопрос» (см. рисунок 2.49). Часть вопросов в этом списке предопределенные (созданы разработчиком программы и не подлежат редактированию). Список вопросов может расширяться пользователем. Фамилия, имя и отчество принадлежат к предопределенным вопросам. Их можно найти, открыв группу «Общие вопросы», как показано на рисунке 2.50.

121

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.50 Подбор вопроса в анкету

Выберем вопрос «Фамилия» двойным щелчком мыши – он попадет в список вопросов редактируемой анкеты. Поле «Обязательный» предназначен для определения обязательности заполнения вопроса. Если вопрос обязателен к заполнению, то программа не позволит сохранить результаты опроса по анкете до тех пор, пока ответ на такой вопрос не будет заполнен. Нам необходимо знать фамилию человека, заполняющего опрос, поэтому в форме настройки обязательности ответа на вопрос, которая появляется при начале редактирования поля «Обязательный», установим переключатель в положение «Всегда обязателен к заполнению» (см. Рисунок 2.51).

122

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.51 Настройка обязательности ответа на вопрос

Таким же образом добавим в раздел основных сведений вопросы «Имя» и «Отчество», ответ на которые так же является обязательным. Вопросы по образованию, специальности опрашиваемого, навыку работы с УПП и опыту работы по должности отнесем к разделу «Трудовая деятельность». Для этого создадим новый раздел «Трудовая деятельность» в таблице «Разделы», установим на него курсор и перейдем к подбору вопросов по новому разделу. Вопросы по образованию и специальности также относятся к перечню предопределенных. Они располагаются в подгруппе «Образование» группы «Физическое лицо». 123

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.52 Выбор вопроса "Образование"

Ответ на вопрос «Образование» должен быть обязательно указан. Ответ на вопрос «Специальность» обязательного ответа не требует. Вопрос по навыку работы с УПП в списке вопросов для анкетирования отсутствует, поэтому нам необходимо создать такой вопрос самостоятельно. Для этого в форме списка вопросов для анкетирования нажмем кнопку «Добавить» на панели инструментов формы (см. Рисунок 2.53).

124

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.53 Добавление вопроса в список вопросов для анкетирования

В окне редактирования вопроса для анкеты описываются основные параметры вопроса. Зададим имя нашего вопроса: «Опыт работы с УПП». В поле «Формулировка» может быть указана развернутая формулировка вопроса, которая будет использоваться в печатных формах анкет. Ответ на данный вопрос предполагается получать в виде выбора варианта ответа из предложенного списка, поэтому в поле «Ответ в виде» выберем пункт «одного из вариантов». Варианты возможных ответов добавляем в соответствующее табличное поле. Новый вариант создается при помощи кнопки «Добавить» панели инструментов табличной части (см. Рисунок 2.54). 125

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.54 Создание вариантов ответов

Рисунок 2.55 Заполнение вариантов ответов

126

Глава 2. Подбор персонала

Укажем три варианта ответов на вопрос «Опыт работы в УПП» как показано на рисунке 2.55. Каждому ответу зададим оценку для того, чтобы упростить анализ анкет в дальнейшем. Наименее предпочтительному ответу сопоставим оценку 1, наиболее предпочтительному – 5. Сохраним внесенные данные и закроем окно редактирования вопроса для анкеты. Подберем созданный вопрос в список вопросов резюме бухгалтера. Для того чтобы в отчетах по результатам опросов, выводилось значение ответа на вопрос «Опыт работы с УПП», укажем в таблице «Вопросы» в соответствующей строке вес вопроса отличный от нуля. Вес позволяет регулировать степень влияния ответа на каждый из вопросов на итоговый результат анкетирования. В нашей анкете всего один вопрос подразумевает ответы, оцениваемые в абсолютных показателях, поэтому вес установим равным 1.

Рисунок 2.56 Заполнение анкеты

Вопроса о стаже работы по должности также нет в списке вопросов для анкетирования. Создадим его аналогично вопросу «Опыт работы с УПП». 127

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Так как в качестве ответа на вопрос «Стаж по должности» мы предполагаем получить информацию о количестве лет работы, то выберем в поле «Ответ в виде» значение «числа».

Рисунок 2.57 Редактирование вопроса "Стаж по должности"

Ограничение по длине ответа составляет 5 символов – для того, чтобы отвечающий мог указать дробное количество лет.

Рисунок 2.58 Вопрос "Стаж по должности" 128

Глава 2. Подбор персонала

После того, как мы завершили формирование списка вопросов нашей анкеты, можно посмотреть, как будет выглядеть опросный лист, если вывести его на печать. Для этого нажмем кнопку «Печать» окна редактирования типовой анкеты.

Рисунок 2.59 Печатная форма анкеты "Резюме бухгалтера"

Сохраним анкету и закроем форму редактирования. Так как созданная нами анкета была разработана для кандидатов на должность «Бухгалтер», зададим ее в качестве основного резюме кандидата на эту должность. Откроем список должностей предприятия, воспользовавшись пунктом «Должности» меню «Предприятие». В открывшемся списке найдем должность «Бухгалтер» и откроем ее для редактирования.

129

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.60 Ввод информации о резюме кандидата

В поле «Анкета резюме кандидата» при помощи кнопки выбора откроем список типовых анкет и выберем созданное резюме бухгалтера (см. Рисунок 2.60). Сохраним изменения и закроем окно. После того как анкета создана, менеджер по персоналу может обзвонить кандидатов на должность бухгалтера и попросить их ответить на вопросы анкеты. Примечание: На практике анкета для опроса кандидатов обычно создается на этапе открытия вакансии. Уже при первом контакте с кандидатом специалист по набору персонала может попросить его ответить на вопросы анкеты. Также опросный лист анкеты может быть выслан кандидату по электронной почте или может быть предложен для заполнения во время собеседования с кандидатом. Для быстрого ввода результатов опроса в карточке заявки кандидата нужно активировать ссылку «Изменить резюме кандидата» (см. Рисунок 130

Глава 2. Подбор персонала

2.61) – на экран будет выведен документ «Опрос», заполненный вопросами анкеты резюме кандидата. Примечание: Документ опроса, в котором фиксируются результаты анкетирования, также можно создать, воспользовавшись пунктом меню «Опрос» меню «Анкетирование».

Рисунок 2.61 Изменение резюме кандидата из заявки

Для того, чтобы внести результаты опроса кандидата Босяковой Л.А., который производился 23 января, откроем документ «Опрос» из заявки кандидата «Бухгалтер, Босякова Л.А.» переходом по гиперссылке «Изменить резюме кандидата». В поле «Анкетируемый» документа будет указана заявка кандидата, из которой был создан документ. Типовая анкета автоматически подберется из поля «Анкета резюме кандидата» должности, на которую претендует кандидат. Список вопросов будет заполнен согласно настройкам типовой анкеты. Ответы на вопросы Фамилия, Имя, Отчество заполняются в произвольной форме. Ответ на вопрос «Образование» выбирается из справочника «Виды образования физических лиц» (см. Рисунок 2.62). 131

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.62 Выбор ответа на вопрос анкеты с использованием справочника

Укажем, что у Босяковой Л.А. высшее образование, и перейдем к ответу на вопрос «Специальность». Босякова сообщила, что она получила диплом о высшем образовании по специальности экономист. При начале ввода ответа в документ «Опрос» на экран будет выведен пустой классификатор специальностей по образованию. Его можно заполнить произвольными значениями или выполнить подбор специальностей из ОКСО (см. Рисунок 2.63) аналогично тому, как уже выполнялось заполнение классификатора стран мира. Ответ на вопрос «Опыт работы с УПП» осуществляется выбором из трех заданных вариантов ответа. Босякова не имеет опыта работы с УПП, поэтому выберем ответ как указано на рисунке 2.64.

132

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.63 Классификатор специальностей по образованию

Рисунок 2.64 Выбор ответа на вопрос из предложенных вариантов 133

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Общий стаж Босяковой по должности «Бухгалтер» составляет 4 года, эту информацию указываем в ответе на последний вопрос.

Рисунок 2.65 Заполненный опросный лист

Опрос Васильевой также был проведен 23 января, его результаты представлены на рисунке ниже.

134

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.66 Заполненный опросный лист кандидата Васильевой 135

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

После того, как в программу внесены сведения о результатах анкетирования сотрудников, можно произвести сравнение информации. Выберем пункт меню «Результаты анкетирования» из меню «Анкетирование». В открывшейся форме отчета нажмем кнопку «Сформировать» для вывода данных о проведенном анкетировании. В отчет будут выведены ответы на вопросы анкеты каждого из кандидатов (см. Рисунок 2.67). Абсолютная оценка указывается для ответа на вопрос «Опыт работы в УПП». Судя по этой оценке, а также по опыту работы по должности, нам следует выбрать из имеющихся кандидатов на открытую вакансию Васильеву И.Ф.

Рисунок 2.67 Отчет "Результаты анкетирования"

Разумеется, в процессе подбора кандидатов часто используются возможности, предоставляемые электронной почтой. В следующем разделе мы рассмотрим как менеджер по персоналу в программе может вести переписку с кандидатами по электронной почте.

136

Глава 2. Подбор персонала

Переписка с кандидатами Форма «Набор персонала» предоставляет пользователю удобный инструмент для обработки переписки с кандидатами по электронной почте. Для того чтобы обеспечить возможность работы с электронной почтой средствами «1С:Управление производственным предприятием 8» необходимо произвести настройку учетной записи. В случае, если такая настройка еще не произведена, новую учетную запись можно создать прямо из формы «Набор персонала». Для этого нужно перейти по ссылке «создать новую учетную запись», находящейся в тексте справки формы (см. Рисунок 2.68).

Рисунок 2.68 Создание новой учетной записи

На экране отобразится окно настройки учетной записи. В поле «E-mail» нужно указать адрес электронной почты, которая будет использоваться встроенным почтовым клиентом. В поле «Назначение» автоматически будет выбрано значение «Переписка с кандидатами» - это значение означает, что письма, относящиеся к данной учетной записи, должны отображаться в форме «Набор персонала». На закладке «Подключение» нужно указать необходимые параметры для отправки и получения почты встроенным почтовым клиентом. 137

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.69 Настройка параметров подключения учетной записи

На закладке «Письма» можно произвести настройку параметров автоматического получения и отправки писем, указать необходимость создания копий писем на сервере. Также можно установить параметры присвоения письму статуса «Рассмотрено».

138

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.70 Закладка "Письма" формы настройки учетной записи

На закладке «Доступ» настраивается доступ пользователей программы к редактируемой учетной записи: • Администрирование. Изменение параметров учетной записи и распределение прав доступа. • Чтение. Доступно только чтение писем. • Редактирование. Доступна полноценная работа с письмами.

139

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.71 Настройка доступа работы с учетной записью

На закладке «Подпись» можно указать подпись, которая будет автоматически формироваться в исходящих письмах. Можно настроить автоматическое формирование подписей только к новым исходящим письмам или ко всем исходящим (включая ответы и переадресации).

140

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.72 Настройка подписи

После настройки учетной записи мы можем начинать вести переписку с кандидатами. Предположим, менеджер по персоналу компании «Автоматизация» хочет получить от кандидата Васильевой резюме, заполненное по определенной форме. Он может послать кандидату письмо с вложенной формой резюме и просьбой заполнить анкету и переслать ее обратно. Для того чтобы написать кандидату письмо, воспользуемся формой «Набор персонала». Найдем в списке заявок заявку «Бухгалтер, Васильева И.Ф.», т.е. заявку того кандидата, кому будет предназначено наше письмо, и установим на ней курсор. Правой клавишей мыши вызовем контекстное меню табличной части «Переписка по заявке» и выберем пункт «Новое письмо» (см. рисунок ниже).

141

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.73 Создание нового письма

На экране отобразится форма редактирования письма. Поле «От кого» автоматически заполнится представлением учетной записи. В поле «Тема» автоматически указывается название заявки кандидата, значение может быть изменено пользователем.

142

Глава 2. Подбор персонала

В теле письма будет сформирована подпись в соответствии с настройками нашей учетной записи (см. Рисунок 2.74).

Рисунок 2.74 Форма редактирования письма

В поле «Кому» укажем адрес электронной почты кандидата, например, «[email protected]». На закладке «Письмо» введем текст письма. Теперь нам осталось только вложить в письмо требуемую форму резюме в виде отдельного файла. Для этого перейдем на закладку «Вложения».

143

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.75 Редактирование исходящего письма

Для того чтобы прикрепить новое вложение к высылаемому письму, воспользуемся кнопкой «Добавить» панели инструментов на закладке «Вложения». В открывшемся окне выбора файлов найдем нужный нам файл и двойным щелчком подберем его в форму. Теперь мы можем отправить письмо кандидату, воспользовавшись кнопкой «Отправить» панели инструментов формы.

144

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.76 Закладка "Вложения"

Отправленное нами письмо отобразится в табличной части «Переписка по заявке» формы «Набор персонала». Если мы установим курсор на письме, то в поле под табличной частью «Переписка по заявке» отобразится текст выбранного письма. При настройке учетной записи мы указали необходимость производить автоматическое получение писем через каждые 15 минут. Иногда возникает необходимость проверить наличие входящих писем, не дожидаясь автоматического получения. В этом случае нужно воспользоваться кнопкой «Принять почту», которая инициирует прием входящих сообщений.

145

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.77 Результат отправки письма кандидату

Предположим, на нашу электронную почту было направлено 2 письма: одно из них от кандидата Васильевой, а второе письмо было отправлено с неизвестного нам ранее почтового адреса. В этом случае письмо, отправленное с электронной почты кандидата Васильевой, автоматически будет размещено в табличной части «Переписка по заявке». Второе письмо отобразится в списке не разобранных писем (см. рисунок ниже).

146

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.78 Результат получения писем

В табличной части «Переписка по заявке» при помощи специального значка отображается наличие в письме вложенных файлов. Для того чтобы посмотреть эти файлы, нужно открыть письмо двойным щелчком мыши. На закладке «Вложения» как входящих, так и исходящих писем, отображаются вложенные файлы. Открыть их для просмотра можно с использованием кнопки «Открыть». На панели инструментов формы полученного письма располагаются кнопки, позволяющие создавать письмо в ответ на текущее, организовывать пересылку письма, а также его сохранение.

147

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.79 Форма просмотра полученного письма

Таким образом, мы познакомились с тем, как можно организовать переписку с уже известным нам кандидатом. Помимо этого программа позволяет создавать новые заявки кандидатов на основании поступивших писем. Вернемся к списку не разобранных писем в форме «Набор персонала». Если мы установим курсор на письме, пришедшем с неизвестного нам адреса, то программа выведет информацию о том, что переписка с таким отправителем еще не велась. В поле чтения отобразится текст письма. Письмо можно перенести в нежелательную почту или включить его в переписку по определенной заявке кандидата. Если письмо поступило от кандидата, заявка которого еще не зарегистрирована в программе, то мы можем создать заявку на основании письма. Для этого нужно вызвать контекстное меню письма и выбрать пункт «Принять как заявка кандидата» (см. рисунок ниже).

148

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.80 Создание заявки кандидата на основании письма

Наименование создавшейся заявки будет по умолчанию соответствовать теме письма. После записи заявки в табличной части «Электронные письма, события и опросы», отобразится письмо, которое послужило причиной создания заявки.

149

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.81 Форма заявки кандидата, созданная на основании письма

После того, как письмо будет принято как заявка кандидата, оно перемещается из списка не разобранной почты в переписку с соответствующим кандидатом.

150

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.82 Результат работы с не разобранной почтой

Итак, мы рассмотрели основные возможности «1С:Управление производственным предприятием 8», обеспечивающие ведение переписки с кандидатами. Разумеется, перед тем как принять окончательное решение о приеме кандидата на работу, необходимо провести с ним собеседование. В следующем разделе мы рассмотрим как в программе можно вести учет планируемых встреч с кандидатами.

151

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Пригласим выбранных кандидатов на собеседование 25 января менеджер по персоналу, проанализировав результаты анкетирования, решил пригласить Васильеву И.Ф. на собеседование. Для того, чтобы отразить в программе планируемую встречу с кандидатом, нужно в форме «Набор персонала» из контекстного меню заявки кандидата выбрать пункт «Запланировать встречу». Как открыть форму «Набор персонала» мы рассматривали в разделе «Запишем заявки кандидатов».

Рисунок 2.83 Открытие формы планирования встречи с кандидатом

В открывшемся окне планирования встречи тип события будет определен как «Личная встреча».

152

Глава 2. Подбор персонала

Примечание: в качестве события, которое можно запланировать, помимо встречи может выступать телефонный разговор, письмо, или прочий тип события. В поле «Вид объекта» будет выбрано значение «Заявка кандидата», что определяет это событие как событие, связанное с кандидатами.

Рисунок 2.84 Окно редактирования события

В поле «Контак. лицо» укажем, что встреча запланирована с Васильевой И.Ф. При начале редактирования поля на экран будет выведено окно для выбора типа данных поля. Так как сведения о Васильевой И.Ф. пока не хранятся ни в одном из указанных справочников, то выберем тип «Строка».

153

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.85 Выбор типа данных

После выбора типа данных в поле «Контак. лицо» можно будет ввести с клавиатуры произвольное описание контактного лица. Собеседование решено проводить 29 января с 14 часов. Планируется, что собеседование продлится около одного часа. Эту информацию нужно указать в поля «Начало» и «Окончание». Нажмем на кнопку выбора даты и выберем в календаре 29 января 2008 года как показано на рисунке 2.78. Также можно ввести эту дату в поле «Начало» с клавиатуры.

154

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.86 Выбор даты начала встречи

Время начала встречи указывается в поле «Начало» после даты встречи. Поле «Окончание» заполняется аналогично. Чтобы не пропустить планируемую встречу укажем необходимость напомнить о событии за 1 час до ее начала (см. Рисунок 2.87).

155

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.87 Настройка напоминания о событии

Тема нашей встречи – «Собеседование с кандидатом». Ее нужно указать в поле «Тема». Поле «Содержание» предназначено для произвольного описания содержания планируемой встречи. Мы оставим его незаполненным и попробуем сохранить информацию о встрече. На экран будет выдано сообщение о том, что пользователю «Менеджер по персоналу» необходимо установить флажок использования напоминаний. Информация о планируемом событии не запишется в систему. Для того, чтобы все-таки сохранить информацию о встрече и обеспечить возможность менеджера по персоналу работать с напоминаниями о событиях, нужно произвести настройку прав пользователей.

156

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.88 Сообщение о попытке работать с системой напоминаний

Откроем форму редактирования прав пользователя «Менеджер по персоналу» из пункта меню «Настройки пользователя» меню «Сервис» (см. Рисунок 2.89).

157

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.89 Интерфейс Управление персоналом. Настройки пользователя

В открывшемся окне на закладке «Настройки» нужно найти пункт «Использовать напоминания», который располагается в подгруппе «Календарь пользователя, События, Напоминания» группы «Менеджер контактов». Активизируем этот пункт установкой флага в колонке «Значение» и закроем окно редактирования прав пользователя с сохранением изменений (кнопка «ОК»).

158

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.90 Настройка прав пользователя

Теперь мы можем сохранить созданную планируемую встречу с кандидатом. После записи информации о планируемой встрече с кандидатом информация о событии отразится в заявке кандидата в таблице «Электронные письма, события и опросы».

159

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.91 Отражение планируемого события в заявке кандидата

Работа с кандидатами по свободной вакансии подходит к концу. Если собеседование пройдет успешно, то сотруднику предложат работу на предприятии. Как оформляется прием сотрудника на работу, мы рассмотрим в следующем разделе.

160

Глава 2. Подбор персонала

Оформим прием кандидатов на работу Итогом собеседования с Васильевой И.Ф. было решение о приеме соискателя на работу. Трудовой договор с Васильевой И.Ф. будет заключен 1 февраля 2008 года, этот же день является днем выхода сотрудницы на работу. В заявке кандидата статус заявки нужно изменить на «Принят на работу», чтобы информация, представленная в программе, была полной и актуальной.

Рисунок 2.92 Изменение состояния заявки

161

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Заполним сведения о физическом лице Для хранения личной информации сотрудников предназначен справочник «Физические лица». Работая в интерфейсе «Учет персонала» открыть справочник можно из меню программы «Персонал».

Рисунок 2.93 Интерфейс Учет персонала. Физические лица

Работая в форме «Набор персонала» создать элемент справочника «Физические лица» можно на основании заявки кандидата. Для этого нужно правой клавишей мыши вызвать контекстное меню заявки соответствующего кандидата и выбрать пункт «Занести кандидата в список физических лиц» (см. рисунок ниже).

162

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.94 Внесение кандидата в список физических лиц

На экран будет выведена форма редактирования личных данных физического лица (см. рисунок ниже). Информацию о данных физического лица вводим в соответствующие поля открытой формы, наименование которых говорит об их назначении (например, имя, дату рождения, пол). В первую очередь в поле «Имя» необходимо внести полностью фамилию, имя и отчество (ФИО) человека, информацию по которому нужно сохранить. В нашем случае эта информация уже будет заполнена из резюме кандидата.

163

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.95 Заполнение поля "Имя"

Контактная информация Чтобы иметь возможность позже связаться с кандидатом на вакансию, нам нужно зафиксировать его контактные данные (сведения об адресе, телефоне домашнем или мобильном, адресе эл. почты и другое). В программе контактную информацию соискателя можно сохранить в таблице «Адреса и телефоны», на закладке «Общее» открытой нами формы. В нашем примере менеджеру необходимо зафиксировать телефон Васильевой. Для ввода контактного телефона кандидата нужно выделить в таблице «Адреса и телефоны» строку «Контактный телефон кандидата» и открыть ее для редактирования двойным щелчком мыши. После этого откроется форма ввода телефона, показанная на рисунке 2.96.

164

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.96 Редактирование сведений о контактном телефоне кандидата

В открывшейся форме нужно заполнить поля и завершить редактирование нажатием кнопки «ОК». Примечание: Для различных типов контактной информации внешний вид формы будет отличаться. Например, при определении типа «Адрес» открывается форма для записи адреса, при определении типа «Телефон» открывается форма для записи телефона. В этой форме происходит заполнение контактной информации.

165

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.97 Форма редактирования информации типа "Телефон"

В таблице «Адреса и телефоны» появится внесенный телефон.

Рисунок 2.98 Отображение внесенной информации о контактном телефоне физического лица 166

Глава 2. Подбор персонала

При заполнении данных об адресе физического лица можно воспользоваться возможностью выбора данных адреса из адресного классификатора. Но можно ввести адрес и вручную. Примечание: При вводе адреса по прописке стоит обратить особое внимание на сокращения названий улиц и населенных пунктов, поскольку адрес по прописке является информацией, передаваемой в налоговые органы, и должен быть заполнен в соответствии с заданными форматами, т.е. взят из адресного классификатора. Для ввода адреса проживания нужно открыть форму редактирования адреса двойным щелчком мыши по соответствующей строке таблицы «Адреса и телефоны». В открывшейся форме вручную, или выбором из классификаторов, нужно указать адрес. При вводе адреса с использованием классификатора индекс подбирается автоматически. Для того чтобы открыть классификатор, необходимо нажать кнопку выбора в соответствующем поле ввода. Например, для открытия списков региона нужно воспользоваться кнопкой, выделенной на рисунке 2.99.

Рисунок 2.99 Кнопка выбора региона 167

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

На экран будет выведен список регионов, среди которых нужно найти требуемый. Подобрать найденный регион в форму редактирования адреса можно, установив курсор на строку с названием региона, и нажав кнопку «Выбрать». Заполнение полей «Район», «Город», «Нас. пункт», «Улица» выполняется аналогичным образом.

Рисунок 2.100 Выбор региона

168

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.101 Заполненная форма редактирования адреса

После ввода контактной информации завершим редактирование личных данных физического лица. В процессе работы можно будет возвращаться к справочнику физических лиц для его редактирования.

169

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Сотрудники организаций Кандидаты на работу по результатам анкетирования, собеседования и других мероприятий могут быть приняты на работу или их заявки могут быть отклонены. Те кандидаты, которые принимаются на работу в компанию, вносятся в справочник сотрудников. Примечание: Один и тот же человек может после некоторого времени работы на предприятии уволиться, а затем снова устроиться на работу в ту же организацию. Для целей кадрового учета это два разных сотрудника (события увольнения и повторного выхода на работу можно рассматривать как не связанные друг с другом), но фактически речь идет об одном и том же физическом лице. Для учета подобных случаев в «1C:Управление производственным предприятием 8» введен дополнительный справочник «Сотрудники». Он использует данные справочника «Физические лица» и отражает факт работы физического лица в организации и/или на предприятии. Для быстрого создания элемента справочника «Сотрудники организаций» по данным кандидата нужно выбрать пункт «Создать сотрудника по заявке» из контекстного меню заявки кандидата.

Рисунок 2.102 Создания сотрудника по данным заявки кандидата

170

Глава 2. Подбор персонала

На экране появится окно редактирования информации о сотруднике (см. Рисунок 2.103). Поле «Имя» заполнено значением аналогичного поля справочника «Физические лица». Элемент справочника «Физические лица», из которого берутся данные для заполнения, определяется по тому физическому лицу, которое указано в заявке кандидата. Так как мы принимаем сотрудницу на работу по трудовому договору, то в поле «Вид договора» должно быть выбрано значение «Трудовой договор». В случае оформления отношений с работником по договору подряда в этом поле нужно выбрать «Договор подряда».

Рисунок 2.103 Окно редактирования нового элемента справочника "Сотрудники"

В регламентированном учете сотрудница будет зачислена в штат организации «Автоматизация» - выберем ее в поле «Организация» из списка организаций.

171

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.104 Выбор организации сотрудника

Введенной информации достаточно для оформления приема сотрудника на работу по управленческому учету. Завершим редактирование элемента справочника «Сотрудники» нажатием на кнопку «ОК».

172

Глава 2. Подбор персонала

Прием на работу на предприятие Отражение факта приема сотрудника на работу в компанию производится при помощи специального документа «Прием на работу». Примечание. Документ может быть оформлен вводом на основании элемента справочника «Сотрудники организаций», как показано на рисунке ниже. В данном разделе будет рассмотрен способ создания документа без использования ввода на основании, что подробно познакомить читателя с заполнением полей документа.

Рисунок 2.105 Ввод документа "Прием на работу" на основании данных о сотруднике

Работая в интерфейсе «Учет персонала» открыть список документов «Прием на работу» можно из подменю «Кадровые перестановки» меню «Персонал» (см. Рисунок 2.106).

173

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.106 Интерфейс Учет персонала. Прием на работу

Создадим из формы списка документов новый документ, воспользовавшись пунктом «Добавить» меню кнопки «Действия». Прием на работу Васильевой И.Ф. оформляется 1 февраля, поэтому в поле «от» нужно установить дату 01.02.2008 (см. Рисунок 2.107). Значение, установленное в поле «от» называется датой документа. Таблица «Работники» предназначена для отображения сотрудников, принимаемых на работу. Строки таблицы могут быть заполнены принимаемыми на работу сотрудниками простым подбором из справочника «Сотрудники» или при помощи кнопки «Заполнить». Нам необходимо оформить документ по кандидату, которому было предложено работать. Выберем пункт «Кандидатами» из меню кнопки «Заполнить» для автоматического заполнения таблицы «Работники». Примечание: При выборе пункта заполнить кандидатами производится автоматическое заполнение таблицы «Работники» всеми элементами справочника «Сотрудники», которые были созданы на основании заявки кандидата и не приняты на работу на дату документа.

174

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.107 Заполнение таблицы "Работники" по данным о кандидатах

В результате автозаполнения в таблицу «Работники» попадет только один сотрудник – Васильева Инна Федоровна. В пустых полях укажем подразделение, должность, дату приема и график работы сотрудника. В поле «Ставка» отразим прием сотрудника на целую ставку. Примечание: поле «по» применяется для отражения планируемого завершения действия срочного трудового договора с сотрудником.

Рисунок 2.108 Заполненная таблица "Работники" документа "Прием на работу" 175

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

После заполнения сведений о месте работы сотрудника таблица плановых начислений сотрудника на закладке «Начисления» заполняется согласно данным схемы мотивации. В разделе «Запланируем оплату труда персонала» мы сформировали схему мотивации сотрудника, работающего на должности «Бухгалтер» в подразделении «Администрация». Так как должность и подразделение принимаемой на работу сотрудницы совпали с этими параметрами, то в таблице на закладке «Начисления» автоматически были отображены данные схемы мотивации (см. Рисунок 2.109). Примечание: При необходимости данные таблица плановых начислений могут быть изменены пользователем в документе приема на работу. Эти изменения не вызовут изменения схемы мотивации и будут действовать только для того сотрудника, который указан в поле «Работник» измененной строки.

Рисунок 2.109 Таблица плановых начислений

Нам не нужно вносить никаких изменений в назначенные сотруднику начисления. Проведем документ нажатием на кнопку «ОК».

176

Глава 2. Подбор персонала

Сколько стоит найти сотрудника Для того чтобы найти кандидатов на открытую вакансию, компания «Автоматизация» давала объявления в специализированных печатных изданиях. После закрытия вакансии компания решила проанализировать, какой из источников информации привлек больше кандидатов, а также среднюю стоимость привлечения одного сотрудника. Издания, в которых были размещены рекламные модули о свободной вакансии, представляют собой источники информации кандидатов. Список этих источников можно просмотреть и отредактировать из формы «Набор персонала» нажав на кнопку «Источники информации» (см. Рисунок 2.110). Примечание: Список источников информации также можно открыть, воспользовавшись пунктом «Источники информации о персонале» меню «Подбор персонала».

Рисунок 2.110 Переход к списку источников информации

Список источников информации содержит информацию только о коде элемента списка и названии источника. Добавим в список источников два печатных издания: 177

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

• •

газета «Работа»; газета «Подбор персонала».

Рисунок 2.111 Заполнение списка источников информации

Предположим, что еще во время первого контакта с кандидатом мы задавали вопрос о том, откуда соискатель узнал о свободной вакансии, и фиксировали данные об источниках информации в заявках кандидатов:

Рисунок 2.112 Запись сведений об источнике информации кандидата

178

Глава 2. Подбор персонала

Оказалось, что оба кандидата узнали о вакансии из газеты «Подбор персонала». Оплата размещения рекламного модуля в газете «Подбор персонала» была произведена 12 января на сумму 1000 рублей. 15 января было оплачено размещение рекламного модуля в газете «Работа» стоимостью 2500 рублей. Информация о затратах на размещение рекламных модулей записывается документом «Учет затрат на источники персонала», который можно открыть из меню «Подбор персонала».

Рисунок 2.113 Интерфейс Учет персонала. Учет затрат по подбор персонала

В документе нужно указать дату произведенных расходов, источник информации и сумму затрат. Сумма расходов может быть указана в любой валюте, кроме того может быть указан курс пересчета валюты затрат в валюту регламентированного учета.

179

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.114 Документ "Учет затрат на источники персонала"

Внесем в документ необходимую информацию и проведем его нажатием на кнопку «ОК». После того, как в программу внесена информация о затратах на источники информации и о том, из каких источников кандидаты узнали о вакансии можно рассчитывать стоимость привлечения кандидатов. Важно! Если мы хотим рассчитать стоимость привлечения сотрудников предприятия, нам необходимо оформить приказ о приеме на работу до формирования отчета о стоимости привлечения. Отчет, позволяющий оценить эффективность затрат на привлечение персонала можно открыть из меню «Подбор персонала» (пункт «Эффективность затрат на привлечение»). В отчете нужно установить период затрат и период результата, по которому оценивается эффективность затрат. В нашем случае период затрат - январь 2008 года. Период результата должен захватывать 1 февраля 2008 года, 180

Глава 2. Подбор персонала

если мы хотим сформировать отчет по эффективности привлечения работников предприятия, так как приказ о приеме кандидата на работу оформлен 1 февраля.

Рисунок 2.115 Отчет по эффективности затрат на привлечение персонала

Для вывода/обновления результатов отчета предназначена кнопка «Сформировать» панели инструментов. В форме отчета рассчитывается средняя стоимость привлечения работников. В табличном виде выводится информация о том, какое количество работников было привлечено каждым из источников информации, затраты по каждому из источников и стоимость привлечения работника в среднем по каждому источнику. Примечание: Разумеется, информация по двум привлеченным кандидатам не позволяет сделать обоснованный вывод об эффективности затрат не набор персонала. Ниже приведен отчет, сформированный на основании более полных исходных данных. Отчет отражает стоимость привлечения сотрудников, принятых на работу в феврале 2008 года. Затраты на привлечение персонала были произведены во второй половине января.

181

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.116 Эффективность привлечения персонала

182

Глава 2. Подбор персонала

Проверим состояние кадрового плана Изменение в состоянии кадрового плана Когда мы отразили в программе наличие в компании новой вакансии, в форме кадрового планирования отобразилось наличие свободной ставки. Проверим, как изменилось состояние кадрового плана после приема сотрудника на работу. Откроем форму «кадровое планирование» из меню «Кадровое планирование».

Рисунок 2.117 Форма кадрового планирования

В форме видно, что ставка бухгалтера занята и вакантных ставок больше нет. Но в поле «Вакансия» до сих пор отображается вакансия бухгалтера (см. Рисунок 2.117).

183

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Закрытие вакансии Чтобы вакансия перестала отображаться в списке открытых вакансий, необходимо отметить ее как закрытую. Для этого нужно открыть форму редактирования вакансии, например, двойным щелчком мыши на соответствующей строке в таблице «Вакансии». В форме установить флаг «Вакансия закрыта» и указать дату закрытия вакансии. Так как мы приняли сотрудника на работу 1 февраля, то эту дату и укажем в качестве даты закрытия вакансии.

Рисунок 2.118 Закрытие вакансии 184

Глава 2. Подбор персонала

Закроем окно редактирования вакансии с сохранением изменений. В форме кадрового планирования закрытая вакансия перестанет отображаться в списке вакансий.

Рисунок 2.119 Форма Кадровое планирование. Изменение списка вакансий

Для того чтобы в программе хранилась актуальная информация, завершим работу с заявками кандидатов. Для этого откроем форму «Подбор персонала» (например, из меню «подбор персонала интерфейса «Учет персонала). В форме отображаются 2 заявки кандидатов, одна из которых (заявка кандидата Босяковой) была отклонена, и дальнейшей работы с ней вестись не будет. По второй заявке был создан прием на работу, и далее никакой работы по заявке также вестись не будет. Отразим окончание работы с заявками в программе. Откроем на редактирование заявку Босяквой Л.А., например, двойным щелчком мыши по названию заявки. В форме редактирования заявки установим состояние заявки «Отклонен» и поставим флаг «Работа по заявке завершена».

185

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 2.120 Закрытие заявки кандидата

Закроем окно редактирования заявки с сохранением изменений – заявка исчезнет из списка заявок формы «Подбор персонала». В заявке кандидата Васильевой тоже укажем, что работа по заявке завершена и сохраним изменения. В форме «Подбор персонала» не будет отражаться ни одной заявки.

186

Глава 2. Подбор персонала

Рисунок 2.121 Вид формы "Подбор персонала" после закрытия заявок

187

3.

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций Определим отличия учета персонала и кадрового учета организаций

Одной из задач управленческого учета предприятия является задача управления данными о работниках предприятия с целью наиболее полного использования потенциала каждого работника. Разумеется, управление персоналом предприятия не ограничивается ведением личных дел работников. Необходимо применять грамотный подход к отбору персонала, использовать гибкие системы мотивации, выполнять оценку компетенций работников. «1C:Управление производственным предприятием 8» включает в себя подсистему учета персонала, являющуюся автоматизированным инструментом кадровой политики предприятия. Подсистема автоматизирует следующие направления деятельности по управлению персоналом: • планирование потребностей в персонале; • планирование занятости и графика отпусков работников; • решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка; • кадровый учет и анализ кадрового состава; • анализ уровня и причин текучести кадров; • ведение регламентированного документооборота. Помимо решения задачи управления данными о работниках в интересах управленческого учета предприятия «1C:Управление производственным предприятием 8» обеспечивает ведение регламентированного кадрового учета в полном соответствии с требованиями текущего законодательства. В программе регистрируется все изменения для каждого работника в регламентированном кадровом учете: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки, вплоть до увольнения. Кроме того, решены задачи ведения штатного расписания, воинского учета, учета отпусков, больничных и прочих невыходов сотрудников на работу. Обеспечена возможность составления персонифицированной отчетности, предоставляемой в Пенсионный фонд РФ. Регламентированный кадровый учет ведется в разрезе юридических лиц предприятия независимо от учета персонала предприятия. Физическое лицо может быть принято на работу в несколько организаций предприятия или в несколько подразделений одной организации. Но повторный ввод одних и 188

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

тех же сведений о физическом лице при этом не потребуется. А вот регистрация событий приема на работу на предприятие и приема на работу в организацию будет производиться разными документами: документами управленческого и регламентированного учета соответственно. Таким образом обеспечивается независимость учета персонала от кадрового учета. Как правило, в названиях документов регламентированного кадрового учета присутствует слово «организация». Например, документ «Прием на работу организаций» регистрирует оформление сотрудника на работу по данным регламентированного учета, а документ «Прием на работу» - аналогичное событие управленческого учета. В следующих разделах мы познакомимся с возможностями обеих подсистем учета.

Оформим штатное расписание организации Настройка штатного расписания Штатное расписание - внутренний документ предприятия, в котором отражаются вся его структура и штатная численность, а также указываются должностные оклады работников. Этот документ дает право на укомплектование предприятия и его структурных подразделений. В подсистеме регламентированного кадрового учета предусмотрен механизм составления штатного расписания и формирования по нему отчетов. В организации «Автоматизация» с 1 января 2008 года вступило в силу новое штатное расписание, оно представлено в таблице ниже. Внесем информацию о новом штатном расписании в программу. Структурное подразделение 1 Бухгалтерия Администрация Отдел проектов Отдел по работе с клиентами

Должность 2 Бухгалтер Главный бухгалтер Директор Охранник Программист Начальник отдела Менеджер Начальник отдела Сервис-инженер

189

Количество штатных единиц 3 2 1 1 4 10 1 8 1 10

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Работая в интерфейсе «Кадровый учет организации» войдем в пункт меню «Кадровый учет» и откроем подпункт «Штатное расписание».

Открылось окно «Штатное расписание» (см. рисунок ниже), в которое мы и занесем данные о составе штатного расписания. Так как мы планируем описывать штатное расписание организации «Автоматизация», то в поле «Организация» выберем это юридическое лицо. После выбора организации в левой части окна отобразится иерархическая структура ЗАО «Автоматизация» согласно данным справочника «Подразделения организаций». Этот справочник мы заполняли в главе 1.

Рисунок 3.1 Штатное расписание организации 190

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Штатное расписание организации представляет собой совокупность штатных единиц с указанием количества ставок по каждой из штатных единиц. Штатная единица – эта какая-либо должность в одном из подразделений организации. Добавим и опишем новую штатную единицу «Бухгалтер» подразделения «Бухгалтерия». Для этого установим курсор на подразделении «Бухгалтерия» в списке подразделений и добавим в табличную часть «Штатные единицы» » панели инструментов. На новую строку, воспользовавшись кнопкой « экран будет выведено окно редактирования штатной единицы организации, представленное на рисунке ниже.

Рисунок 3.2 Форма редактирования штатной единицы

В поле «Должность» выбираем должность «Бухгалтер», используя для вызова списка должностей организации кнопку подбора. Планируемая численность бухгалтеров в подразделении «Бухгалтерия» - 2 человека, поэтому в поле «Количество ставок» указываем значение «2». Определим вид ставки, минимальный и максимальный размер и валюту тарифной ставки: планируется оплачивать отработанное время по месячной тарифной ставке от 25 до 45 тысяч рублей,- для последующего определения 191

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

размера фонда оплаты труда. Дополнительно укажем что бухгалтеры, принятые в соответствии с нашим штатным расписанием, будут работать по графику пятидневки выбрав соответствующий вариант графика в поле «График» (см. Рисунок 3.3).

Рисунок 3.3 Заполнение основных параметров штатной единицы

Примечание: Для каждой штатной единицы можно задать надбавки по штатному расписанию, которые, например, могут быть предусмотрены коллективным договором. Надбавки, указанные в таблице «надбавки», будут автоматически подставляться в плановые начисления сотрудника при приеме его на работу на соответствующую штатную единицу. Большое значение имеет дата действия введенной информации указанная в поле «строка штатного расписания действует с». В нашем случае строка штатного расписания действует с 01.01.08 (см. Рисунок 3.3). При необходимости внесения изменений в штатное расписание в поле «строка штатного расписания действует с» указывают дату вступления в силу изменений. Таким образом сохраняется история изменения штатного расписания и при помощи отчетов по штатному расписанию мы сможем увидеть какое штатное расписание действовало на любую произвольную дату. Мы описали все основные параметры новой штатной единицы. Закончим ее редактирование с сохранением внесенных данных, используя кнопку 192

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

«ОК». Аналогичным образом могут быть созданы остальные единицы штатного расписания организации «Автоматизация».

Сведения о штатных единицах организации Для каждой штатной единицы организации могут быть составлены должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации сотрудников, занимающих данную штатную единицу. Эти данные также могут храниться в системе. В предыдущем разделе мы описали каждую штатную единицу, работая с закладкой «Штатная единица». Дополнительную информацию можно разместить на закладке «Дополнительно» в окне редактирования единицы штатного расписания. Для штатной единицы менеджер отдела по работе с клиентами определены следующие должностные обязанности: • продажа программных продуктов; • поддержка клиентов на всех этапах работы с продуктами Для записи списка должностных обязанностей откроем окно редактирования штатной единицы, например, установив курсор на строке соответствующей штатной единицы и нажав кнопку начала редактирования панели инструментов (см. Рисунок 3.4).

Рисунок 3.4 Редактирование параметров штатной единицы

В окне редактирования штатной единицы выберем закладку «Дополнительно» и в поле «Должностные обязанности» укажем список обязанностей менеджера.

193

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.5 Дополнительные сведения о штатной единице

Сохраним введенные данные нажатием на кнопку «ОК».

194

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Унифицированная форма Т-3 После того как составлено штатное расписание, программа имеет необходимые данные для формирования унифицированного отчета Т-3 «Штатное расписание». Работая в интерфейсе «Кадровый учет», зайдем в пункт меню «Кадровый учет» и выберем подпункт «Унифицированная форма Т-3». На экран будет выведено незаполненное данными окно. В поле «Организация» выберем организацию «Автоматизация», а в качестве даты отчета укажем любую дату, начиная от 01.01.2008. Если дата отчета будет меньше 1 января 2008 года, то отчет не выведет никакой информации, так как при формировании штатного расписания мы указывали, что дата начала действия строк штатного расписания 1 января 2008 года. Заполним основные данные отчета (Рисунок 3.6) и сформируем его нажатием кнопки «Сформировать».

Рисунок 3.6 Унифицированная форма Т-3

В поле вывода данных отчета отобразится заполненная форма Т-3.

195

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Примем сотрудников на работу в организацию В предыдущих разделах был рассмотрен документ «Прием на работу», регистрирующий событие приема сотрудника на работу по данным управленческого учета. Ниже мы познакомимся с порядком действий, необходимых для регистрации факта приема сотрудника на работу в регламентированном кадровом учете.

Оформим прием в организацию на основании приема на предприятие Сотрудница Васильева была зарегистрирована как сотрудница предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует документальное оформление трудовых отношений с работником. Необходимо заключить трудовой договор с работником организации и издать приказ о приеме на работу в организацию. Для удобства и оперативности ввода данных мы можем создавать документы в программе на основании друг друга. Это позволит нам избежать рутинной работы по оформлению приказов о приеме в организацию, в то время когда часть персонала уже числится по управленческому учету. Работая в интерфейсе «Полный» откроем пункт меню «Документы», выберем последовательно подпункты «Управление персоналом» и «Прием на работу».

196

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.7 Интерфейс Полный. Прием на работу

На экране появится список приказов о приеме на работу на предприятие. Выделим приказ по интересующему нас сотруднику, то есть по Васильевой И.Ф. на командной панели верхней части окна нажмем на кнопку «Ввод на основании», как показано на рисунке ниже.

Рисунок 3.8 Ввод документа "Прием на работу в организацию" на основании

197

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Из открывшихся подменю кнопки выбираем «Прием на работу в организацию». Следующее открывшееся окно проинформирует о создании в программе кадрового документа по конкретной организации.

Рисунок 3.9 Окно ввода на основании

Нажмем кнопку «Выполнить», расположенную в нижней части окна - откроется документ «Прием на работу в организацию» с заполненными данными (Рисунок 3.10).

Рисунок 3.10 Прием на работу в организацию

198

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Данные для заполнения полей «Работник», «Ставка», «Дата приема» и «График» были взяты из приказа по предприятию, который мы создавали ранее. Подразделение работы сотрудника организации определяется из данных приказа о приеме на предприятие и структуры предприятия. Должность сотрудника организации находится по данным приказа о приеме на предприятие и полю соответствия должности предприятия должности организации в справочнике должностей организаций. В документе «Прием на работу в организацию» кроме места работы сотрудника можно указать ставку его оклада и размеры других начислений, которые планируется рассчитывать сотруднику каждый месяц. Оклад Васильевой в регламентированном учете будет составлять 20000 рублей. Для ввода этой информации перейдем на закладку «Начисления» документа приема на работу в организацию. Добавим в таблицу «Начисления» новую строку, используя кнопку «Добавить» панели инструментов таблицы «Работники» (см. Рисунок 3.11).

Рисунок 3.11 Добавление новой строки в таблицу начислений

В поле «Работник» выберем Васильеву, а в поле «Вид расчета» оклад по дням (см. Рисунок 3.12).

199

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.12 Выбор планового начисления

Размер оклада – 20000 введем в соответствующее поле таблицы.

Рисунок 3.13 Проведение документа

Теперь документ содержит все необходимые данные. Мы можем провести его кнопкой «провести» на панели инструментов документа (Рисунок 3.13).

200

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

После этого выведем на экран для просмотра печатную форму кадрового приказа. Нажмем на кнопку «Печать» для вызова списка возможных печатных форм. В открывшемся окне установим курсор на пункте «Форма Т-1» и нажмем на кнопку «Печать» окна выбора вариантов печатных форм.

Рисунок 3.14 Выбор печатной формы документа

На экран будет выведена готовая к печати форма приказа о приеме на работу. Поля формы Т-1 (дата приема, структурное подразделение, должность) заполняются данными, указанными в документе «Прием на работу в организацию». Так как на закладке «Начисления» мы указали размер оклада по дням, то в приказе будет отображен размер тарифной ставки.

201

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.15 Печатная форма приказа Т-1

Таким образом мы зарегистрировали прием сотрудника на работу в регламентированном кадровом учете организации на основании данных управленческого учета. В следующих разделах мы рассмотрим обратную ситуацию – когда первичным является регламентированный учет, а документы управленческого учета оформляются, базируясь на его данных.

202

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Оформим прием в организацию по данным справочника «сотрудники» Организация «Автоматизация» давно ведет свою деятельность на рынке программного обеспечения для автоматизации учета и управления на предприятиях клиентов. Далее мы будем знакомиться с возможностями подсистем учета персонала и расчета заработной платы программы «1С:Управление производственным предприятием 8» на примере части задач, встающих перед специалистами компании. Менеджеру по персоналу до начала ведения учета в программе необходимо внести начальные данные по сотрудникам компании. Так как в процессе ежедневной работы ему не обойтись без личных данных физических лиц. Введем недостающую кадровую информацию Сорокина Д.П.. Работая в интерфейсе «Кадровый учет организаций» откроем список физических лиц из меню «Предприятие».

Рисунок 3.16 Интерфейс Кадровый учет организаций. Физические лица

Открылся уже знакомый нам список физических лиц. Создадим новый элемент справочника, чтобы описать личные данные работника Сорокина Дмитрия Петровича. В первую очередь внесем информацию о фамилии, имени, отчестве работника и дате его рождения (02.03.1958). 203

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Для ввода информации о месте рождения сотрудника откроем форму ввода данных при помощи кнопки выбора поля «Место рождения» (см. Рисунок 3.17)

Рисунок 3.17 Редактирование личных данных физического лица

Перед нами открывается окно редактирования места рождения. Укажем город рождения Сорокина – Москва, - и страну рождения – Россия.

Рисунок 3.18 Форма редактирования места рождения

204

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Для сохранения данных нажимаем кнопку «ОК» и продолжаем заполнение личных данных работника. Паспортные данные введем в поле «Удостоверение». Кнопка выбора этого поля вызывает форму «Паспортные данные физического лица», предназначенную для редактирования информации документе удостоверяющем личность. В поле «Вид документа» нужно указать данные какого вида документа редактируются. В качестве документа, удостоверяющего личность Сорокина Д.П., выступает паспорт гражданина РФ. Реквизиты документа вносятся в соответствующие поля формы редактирования (см. Рисунок 3.19).

Рисунок 3.19 форма редактирования документа, удостоверяющего личность

ИНН сотрудника и страховой номер ПФР также указываются в форме редактирования.

205

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.20 Личные данные физического лица

Для каждого физического лица можно ввести номера телефонов, адреса и прочую контактную информацию. С особенностями ввода контактной информации мы уже познакомились в главе 2 в разделе «Заполним сведения о физическом лице». Для продолжения ввода личных данных физического лица перейдем на закладку «Персональные данные». В компании могут работать не только граждане России, но и граждане других государств. Для ввода сведений о гражданстве физического лица предназначено поле «Гражданство». Это поле можно оставлять незаполненным в том случае, если сотрудник является гражданином России.

206

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.21 Редактирование данных на закладке "персональные данные"

Для ведения воинского учета и последующего составления отчетности существует возможность ввода в программу данных об отношении лица к воинской обязанности. Информация отображается в поле «Воинский учет», а вводится и редактируется в специальной форме, которая вызывается кнопкой выбора поля «Воинский учет».

207

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.22 Форма редактирования сведений о воинском учете

Подробно ввод сведений о воинском учете рассматривается в четвертой главе книги. На рисунке 3.22 представлена заполненная форма воинского учета Сорокина. Сорокин является военнообязанным, имеет звание ефрейтора. Номер его военно-учетной специальности: 242342. Данные, введенные в форму редактирования сведений о воинском учете, сохраняются как обычно, нажатием на кнопку «ОК». На закладке персональных данных есть возможность хранения информации о родственниках физического лица. Внесем информацию о сыне Сорокина, Василии, 1999 года рождения. В таблицу «Семья» добавим новую строку, например, используя клавишу «Ins». Начнем ввод данных с поля «Степень родства» - откроется пустое окно справочника «Степени родства физических лиц». Подберем новый элемент справочника с использованием ОКИН, для чего нажмем кнопу панели инструментов «Подбор из ОКИН» (см. Рисунок 3.23).

208

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.23 Подбор вариантов степени родства из ОКИН

Открывшийся общероссийский классификатор информации о населении содержит стандартные наименования степеней родства.

Рисунок 3.24 Форма Общероссийского классификатора информации о населении

В списке классификатора найдем элемент «сын» и подберем его в справочник двойным щелчком мыши. В справочник «Степени родства физических лиц» будет добавлен новый элемент.

209

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.25 Новый элемент справочника "Степени родства физических лиц"

Двойным щелчком выбираем этот новый элемент для подстановки значения в поле «Степень родства» таблицы «Семья». В поле «Родственник» указывается имя родственника, например, Сорокин Василий Дмитриевич. В поле «Год рождения» вводится год рождения родственника (1999). Данные таблицы «Семья» в дальнейшем могут быть использованы для вывода в отчеты различной информации. Например, можно будет сформировать отчет, выводящий сотрудников, у которых есть дети младше 18 лет. Все необходимые личные данные Сорокина мы заполнили и теперь можем просмотреть их, нажав на кнопку «Данные физического лица» нижней части окна. Вся личная информация физического лица в отчете для наглядности разделена на группы. Сведения, относящиеся к каждой из групп, можно просмотреть, нажав на знак плюс в левой части экрана возле имени соответствующей группы (см. Рисунок 3.26).

210

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.26 Печатная форма карточки физического лица

Примечание: Далее в нашем повествовании будут использоваться следующие физические лица, кроме уже описанных: • Кузнецова Галина Ивановна, дата рождения 10.02.1975 • Фролова Ирина Михайловна, 03.03.1965 • Серов Игорь Валентинович, 15.06.1980 • Сергеев Игорь Андреевич, 24.12.1982 • Дмитриев Алексей Иванович, 30.07.1976 • Игнатьев Сергей Николаевич, 22.08.1978 • Воронин Иван Егорович, 24.05.1978 Во второй главе мы уже познакомились со справочником «Сотрудники организаций». Напомним, что справочник необходим для отражения той особенности учета персонала, что один и тот же человек (иначе физическое лицо) может рассматриваться как несколько объектов учета. Например, некое физическое лицо может поработать на предприятии и уволиться, а затем по прошествии некоторого времени снова быть принятым на работу. В этом случае два сотрудника, принятые в разное время и в общем случае на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу. В справочнике «Физические лица» мы отобразим личные данные такого человека только один раз. В справочнике «Сотрудники организаций» будет создано два элемента: для фиксации первого периода работы физического лица в организации и повторного приема. 211

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Опишем заполнение параметров элемента справочника «Сотрудники организаций» на примере Сорокина Д.П. С этим сотрудником 1 января 2007 года был заключен трудовой договор. Согласно этому договору Сорокин Д.П. с 01.01.2007 г. Исполняет обязанности директора в подразделении «Администрация» организации «Автоматизация». Вознаграждение за труд Сорокину Д.П. начисляется в виде оклада размером 110 тыс. рублей. Откроем справочник «Сотрудники организаций» из меню «Предприятие» интерфейса «Кадровый учет организаций».

Рисунок 3.27 Интерфейс Кадровый учет организаций. Сотрудники организаций

На экране откроется окно со списком сотрудников. Добавим в него новую строку и в открывшемся окне редактирования опишем нового сотрудника. Укажем, что данные о соответствующем физическом лице в программе уже есть, и переставим переключатель в верхней части окна на вариант «Соз212

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

дать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц». Активизируем ссылку «Открыть справочник физических лиц для выбора» и выберем из открывшегося списка физических лиц Сорокина Д.П.

Рисунок 3.28 Редактирование элемента справочника "Сотрудники организаций"

Программа автоматически подставит имеющиеся данные поля формы, отражающие личные данные сотрудника, используя введенную ранее информацию о физическом лице. Таким образом, нам не нужно водить личные сведения физического лица повторно. В поле «Организация» выберем ЗАО «Автоматизация», так как сотрудник оформлен на работу именно в этой организации.

213

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.29 Переход к вводу данных трудового договора

Для ввода сведений о трудовом договоре, заключенном с сотрудником, перейдем на закладку «Трудовой договор». Проставим дату оформления договорных отношений и дату начала работы сотрудника по договору. Для ввода информации о структурном подразделении, в котором работает сотрудник согласно трудовому договору, нужно воспользоваться кнопкой выбора поля «Подразделение» (см. Рисунок 3.30).

214

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.30 Начало ввода данных трудового договора

Согласно условиям описанного договора, в поле подразделение нужно выбрать «Администрация».

Рисунок 3.31 Выбор подразделения

215

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Должность, на которую принимаем сотрудника, выберем аналогично, только из списка должностей организации. График работы сотрудника (пятидневка) устанавливается в поле «График». После заполнения всех полей трудового договора карточка сотрудника будет выглядеть следующим образом:

Рисунок 3.32 Данные трудового договора

Посмотреть печатную форму оформленного трудового договора можно нажав на кнопку «Трудовой договор».

216

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.33 Печатная форма трудового договора

Примечание: Далее в нашем повествовании будут использоваться следующие сотрудники ЗАО «Автоматизация»: • Кузнецова Галина Ивановна: в подразделение отдел по работе с клиентами, на должность сервис-инженера по основному графику, оплата по сдельным нарядам. • Игнатьев Сергей Николаевич: в подразделение Администрация, на должность охранника по графику сутки через двое, оплата по часовому тарифу 250 руб.

217

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

•

Фролова Ирина Михайловна: в подразделение администрация, на должность главного бухгалтера по основному графику, оклад 58000 руб. • Серов Игорь Валентинович: в подразделение отдел проектов, на должность программиста по основному графику, оклад 60 000 руб. договор срочный и действителен до 14 февраля 2008г. • Сергеев Игорь Андреевич: отдел проектов, на должность начальника отдела по основному графику, оклад 70000 руб • Дмитриев Алексей Иванович: отдел по работе с клиентами, на должность менеджера по основному графику, оплата по дневному тарифу 500 руб. Все сотрудники приняты с 1 января 2007г. на основное место работы на полную ставку. В предыдущем разделе мы рассматривали прием на работу в организацию Васильевой, которая уже числилась как работник предприятия, на основании другого документа. Существует еще один вариант приема на работу сотрудников на основании введенных в справочник «Сотрудники организаций» данных трудового договора. Итак, мы работаем в интерфейсе «Кадровый учет», зайдем в пункт меню «Кадровый учет», выберем подпункт «Кадровый учет» и «Прием на работу в организацию». Откроется список кадровых приказов о приеме на работу, в котором мы создадим новый документ, например, используя пункт «Добавить» меню кнопки «Действия». В открывшемся окне укажем дату создания документа (01.01.08) и организацию – ЗАО «Автоматизация». Затем нажмем кнопку «Заполнить» и выберем вариант «Сотрудниками»: автоматически будет заполнен список принимаемых на работу в организацию сотрудников. В список попадут сотрудники, внесенные в справочник «Сотрудники организации», удовлетворяющие следующим условиям: • в поле «Вид договора» выбран «Трудовой договор»; • в поле «Организация» выбрана та же организация, что и в заполняемом документе; • сотрудник еще не оформлен на работу.

218

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.34 Заполнение документа "Прием на работу в организацию"

Нажатием на кнопку «Форма Т-1а» выведем на экран аналог бумажного приказа. Сохраним введенную в документ информацию и проведем документ, нажав на кнопку «ОК».

Примем сотрудников на работу на предприятие по данным регламентированного учета Мы выполнили регистрацию факта приема на работу сотрудников только в регламентированном учете. Оформим прием этих сотрудников в компанию на основании данных документа «Прием на работу в организацию», оформленного нами ранее. Находясь в интерфейсе «Учет персонала», зайдем в пункт меню «Персонал», и выберем из подменю «Кадровые перестановки» пункт «Прием на работу». Перед нами будет открыт список приказов о приеме на работу управленческого учета. Создадим новый документ, например, при помощи кнопки «Добавить» панели инструментов. В поле «от» нужно указать дату документа, которая может не совпадать с датой приема сотрудников на работу. Поле «Организация» в документе отсутствует, так как это документ управленческого учета. 219

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Для того чтобы автоматически заполнить таблицу работников теми сотрудниками, которые оформлены на работу только по данным регламентированного учета, необходимо выбрать пункт «Работниками, принятыми в организацию» меню кнопки «Заполнить».

Рисунок 3.35 Заполнение документа "Прием на работу" по данным регламентированного учета

Табличная часть «Работники» будет заполнена по данным регламентированного учета. Размер оплаты труда принимаемых сотрудников в управленческом учете должен быть равным сумме, начисленной работникам по данным регламентированного учета. «1С:Управление производственным предприятием 8» предоставляет возможность учитывать зарплату, начисленную в регламентированном учете, в качестве начислений по управленческому учету. Настройка параметров учета регламентированной зарплаты в управленческом учете осуществляется при приеме сотрудника на работу при помощи одного из полей таблицы «Работники». Это поле отображается в табличной части «Работники» только после дополнительной настройки списка полей. Для того, чтобы отразить нужное нам поле в табличной части «Работники», правой клавишей мыши вызовем контекстное меню табличной части. Из открывшегося меню выберем пункт «Настройка списка» (см. Рисунок 3.36).

220

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.36 Вызов формы настройки списка

В открывшейся форме настройки списка найдем пункт «Учитывать начисления по организации» и взведем флаг этого пункта.

Рисунок 3.37 Настройка списка полей 221

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Нажатием кнопки «ОК» сохраним внесенные изменения настройки списка. В табличной части «Работники» отобразится ранее скрытое поле «Учитывать начисления по организации». Отметим необходимость учитывать начисления по организации во всех строках табличной части (см. Рисунок 3.38).

Рисунок 3.38 Заполненный документ "Прием на работу"

Сохраним данные и проведем документ командой «ОК».

Настроим список ответственных лиц организации Для каждого кадрового документа в программе предусмотрено формирование так называемой печатной формы документа. Печатная форма - это электронный вид документа, предназначенный для распечатки на принтер. Поскольку бумажные формы кадровых приказов и отчетов по заработной плате часто требуют подписи ответственных лиц (главного бухгалтера, руководителя организации и др.), то существует потребность в автоматической подстановке информации (должности и ФИО) об этих лицах в печатные формы. В «1С:Управление производственным предприятием 8» такая возможность реализована при помощи списка ответственных лиц организаций.

222

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Заполним список «Ответственные лица организации», который можно открыть, воспользовавшись меню программы «Предприятие» из интерфейса «Кадровый учет организации» и выбрав пункт «Ответственные лица».

Рисунок 3.39 Интерфейс Кадровый учет организаций. Список ответственных лиц

В организации «Автоматизация» право подписи приказов имеют два лица: директор и главный бухгалтер, поэтому список ответственных лиц будет выглядеть следующим образом:

Рисунок 3.40 Список ответственных лиц ЗАО "Автоматизация"

223

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Для того чтобы заполнить список как показано на рисунке, мы создадим новые строки в списке и укажем даты, с которых действуют введенные данные. В поле структурная единица нужно нажать на кнопку выбора типа значения поля.

Рисунок 3.41 Начало выбора типа структурной единицы

В открывшемся списке выберем тип данных «Организация», так как мы хотим внести информацию об ответственных лицах организации, а не об ответственном лице какого-то отдельного подразделения организации.

Рисунок 3.42 Выбор типа данных 224

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

В поле «Ответственное лицо» необходимо указать, в качестве какого ответственного лица выступает физическое лицо, назначаемое ответственным по организации. В поле «Должность» после выбора физического лица указывается должность организации, которая будет отображаться в печатных формах. Это предусмотрено для обеспечения независимости права на подпись документов от должности работника.

Рисунок 3.43 Выбор типа ответственного лица

Теперь, когда список ответственных лиц сформирован, при распечатке документов, созданных после указанной нами даты назначения ответственного лица, автоматически будет заполняться должность и ФИО ответственных лиц. Убедиться в этом мы можем ,сформировав печатную форму Т-1 документа «Приказ о приеме в организацию». Для этого откроем соответствующий документ, которым мы оформляли прием на работу в организацию Васильевой И.Ф.. Выведем на экран печатную форму Т-1 (кнопка «Печать») таким же образом, как мы это делали в разделе «Оформим прием в организацию на основании приема на предприятие». В строке «Руководитель организации» Автоматически будет заполнена должность ответственного лица и расшифровка подписи (см. Рисунок 3.44).

225

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.44 Заполнение сведений об ответственном лице в форме Т-1

Начнем вести учет отпусков В перечень задач учета персонала, безусловно, входит задача планирования и учета отпусков работников предприятия. Эта задача в «1C:Управление производственным предприятием 8» решается при помощи удобного в работе инструмента планирования отпусков. Он поддерживает механизм принятия решений руководителем при утверждении отпусков работников. Кроме того, инструмент позволяет организовать процесс разработки графика отпусков для большого количества работников, распределив его между несколькими ответственными лицами. При помощи отчетов системы руководитель может выяснить, имеет ли работник право на запрашиваемый отпуск, не противоречит ли отпуск наме226

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

ченным мероприятиям, не пересекается ли планируемый отпуск сотрудника с отпуском других сотрудников. При помощи визуальных средств можно увидеть распределение отпусков во времени, а также проверить соответствие планируемых и фактических отпусков.

Запланируем отпуска работников предприятия В группе компаний «Автоматизация» на февраль 2008 года запланирован отпуск двух сотрудников: Игнатьева С.Н. с 20.02.08 по 10.03.08 и Сорокина Д.П. с 01.02.08 по 15.02.08. Отразим информацию о планируемых отпусках в программе. Планирование отпусков работников предприятия удобно выполнять при помощи инструмента «График отпусков». Чтобы начать работу с этим инструментом в интерфейсе Учета персонала нужно открыть подменю «Отпуска» меню «Персонал» и выбрать пункт «График отпусков».

Рисунок 3.45 Интерфейс Учет персонала. График отпусков 227

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

На экране будет открыто окно инструмента планирования отпусков. Так как в настоящий момент в нашей информационной базе нет данных об отпусках работников предприятия, то поле вывода информации инструмента не будет содержать никакой информации. Как правило, при планировании отпусков работников предприятия руководителю требуется информация о том, какое количество дней отпуска положено работнику на дату начала планирования отпуска. Остатки отпусков работников предприятия на начало текущего календарного года можно просмотреть нажав на кнопку «Остатки отпусков» панели инструментов формы (см. Рисунок 3.46).

Рисунок 3.46 Вызов информации об остатках отпусков

Для того, чтобы проверить, имеет ли Игнатьев С.Н. право на очередной отпуск, установим курсор в списке сотрудников на соответствующей строке. В правой части формы будет выведена информация об остатках дней отпуска Игнатьева за периоды работы, предшествующие 2008 году. Количество дней – 20 – выводится в рабочих днях. Примечание: Информация об остатках отпусков за предшествующие года может быть сохранена в справочнике «Остатки отпусков», например, при помощи кнопки «Зафиксировать остатки отпусков». Сохраненные в справочнике данные об остатках отпусков позволяют ускорить расчет текущих остатков, при их отсутствии программа будет производить расчет остатков с даты приема сотрудника, что может приводить к некоторому замедлению работы.

228

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.47 Остатки отпусков

Аналогичным образом мы можем убедиться в том, что Сорокин Д.П. еще с прошлого года имеет право на 20 дней отпуска. Для того чтобы запланировать отпуска работников предприятия, воспользуемся кнопкой «Запланировать отпуск» панели инструментов формы «График отпусков».

Рисунок 3.48 Вызов документа планирования отпусков

Кнопка «Запланировать отпуск» предназначена для создания нового документа «Планирование отпуска». Этот документ позволяет зарегистрировать в системе планирование и утверждение отпусков работников предприятия. 229

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Создадим в табличной части «Работники» строки с описанием планируемых отпусков. Строки можно создать с использованием кнопки «Добавить» панели инструментов табличной части или при помощи кнопки «Подбор» этой же панели инструментов. В поле «Начало» указывается первый день, а в поле «Окончание» - последний день планируемого отпуска. В поле «Примечание» программа выведет информацию о количестве рабочих дней, приходящихся на указанный период планируемого отпуска, а также о том, за счет отпусков каких лет предоставляется отпуск. Поле «Состояние» позволяет вести процесс утверждения отпусков. Документ «Планирование отпуска» может составляться одним пользователем системы, а утверждение запланированных в нем отпусков может выполнять другой пользователь. Например, менеджер по персоналу может составить отдельными документами графики отпусков работников различных подразделений предприятия. После этого руководители подразделений произведут утверждение запланированных отпусков работников своих подразделений, изменив значение в поле «состояние» на «Утвержден». Утвержденные и не утвержденные отпуска отражаются на диаграмме Ганта инструмента планирования отпусков разными цветами, позволяя специалисту, ведущему учет отпусков, видеть, утвержден ли отпуск сотрудника и принимать решение о подтверждении отпуска сотрудника.

Рисунок 3.49 Документ планирования отпусков 230

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Если все планируемые отпуска, отраженные в документе, не вызывают возражений со стороны утверждающего график отпусков, то кнопкой «Утвердить все отпуска» можно изменить состояние отпуска на «Утвержден» сразу по всем строкам табличной части «Работники». Утвердим оба планируемых отпуска и проведем документ (пункт «провести» меню кнопки «Действия»). В нижней части документа будет выведена информация о том, что все отпуска документа утверждены.

Рисунок 3.50 Утвержденные отпуска

Если мы вернемся к инструменту «График отпусков» то увидим, что в поле вывода информации отобразились периоды утвержденных планируемых отпусков. Информация представлена в виде диаграммы Ганта. В левой части окна отображается иерархическая структура юридических лиц. Для того чтобы планируемые отпуска отображались в разрезе структуры предприятия, необходимо изменить значение поля «Сгруппировать».

231

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.51 Запланированные отпуска в разрезе юридических лиц компании

Выберем способ группировки «По центрам ответственности» - в поле вывода информации отображаемые данные будут перегруппированы в соответствии со структурой предприятия.

Рисунок 3.52 Запланированные отпуска в разрезе структуры предприятия

Запланированные отпуска отображаются в планируемой занятости работников. Отчет о планируемой занятости работников можно открыть из 232

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

подменю «Отпуска» меню «Персонал» интерфейса «Управление персоналом».

Рисунок 3.53 Интерфейс "Учет персонала". Планируемая занятость работников

В параметрах отчета необходимо указать период, за которые необходимо вывести информацию о занятости работников предприятия и нажать кнопку «Сформировать». В поле вывода информации отобразится информация о периодах планируемой занятости работников Игнатьева и Сорокина.

233

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.54 Отчет "Планируемая занятость работников"

Данный отчет позволяет увидеть планируемую занятость работников и избежать таких ситуаций, как, например, планирование командировки на то время, когда сотрудник должен находиться в отпуске.

234

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Введем информацию о состоявшемся отпуске На практике периоды отпусков сотрудников могут не совпадать с запланированными датами. Фактические периоды отпусков работников предприятия регистрируются в системе документом «Отсутствия на рабочем месте». Фактический период отпуска сотрудника Сорокин Д.П. совпал с планируемым отпуском. Отобразим это событие в программе. Работая в интерфейсе «Учет персонала» список документов «Отсутствия на рабочем месте» можно открыть из подменю «Занятость персонала» меню программы «Персонал».

Рисунок 3.55 Интерфейс Учет персонала. Отсутствие на рабочем месте

В открывшемся списке документов создадим новый документ воспользовавшись кнопкой «Добавить» панели инструментов. Также можно создать 235

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

новый документ используя пункт «Добавить» меню кнопки «Действия» или клавишу «Ins».

Рисунок 3.56 Добавление документа "Отсутствие на рабочем месте"

В форме документа необходимо выбрать сотрудника, факт отсутствия которого регистрируется документом. Поля «С» и «По» заполняются датами начала и окончания периода отсутствия сотрудника на рабочем месте. В поле «причина» указывается причина отсутствия работника. Причина отсутствия выбирается из списка возможных причин отсутствия на работе. Список открывается при помощи кнопки выбора.

Рисунок 3.57 Форма документа «Отсутствие на рабочем месте" 236

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

В этом списке присутствует один предопределенный элемент «Ежегодный отпуск». Если в документе отсутствия на рабочем месте в качестве причины выбран ежегодный отпуск, то период отсутствия по данному документу будет отображаться в отчетах системы как период фактического отпуска работника предприятия.

Рисунок 3.58 Выбор причины отсутствия

Выберем в качестве причины отсутствия ежегодный отпуск, проведем и закроем документ при помощи кнопки «ОК». Мы ввели информацию о планируемых отпусках и о фактически состоявшемся отпуске. Посмотрим, как эта информация отображается в отчетах системы и инструменте «График отпусков».

237

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Отчеты по отпускам Откроем инструмент «График отпусков», чтобы увидеть, как на диаграмме Ганта отображается период фактического отпуска сотрудника. Инструмент в удобной визуальной форме позволяет увидеть как происходит исполнение графика отпусков.

Рисунок 3.59 Отражение планируемых и фактических отпусков

Инструмент «График отпусков» позволяет не только выводить на просмотр информацию по отпускам работников предприятия, но и изменять ее. Возможно, что среди пользователей системы будут такие, которым необходимо видеть информацию об исполнении графика отпусков, на которые при этом не имеют права изменять информацию о планируемых и фактических отпусках. Таким пользователям право на использование инструмента «График отпусков» будет отключено. Просмотреть информацию об исполнении графика отпусков они могут в специализированном отчете, который можно открыть из подменю «Отпуска» меню «Персонал» работая в интерфейсе «Учет персонала».

238

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.60 Интерфейс Учет персонала. Исполнение графика отпусков

Отчет позволяет выводить информацию о запланированных и фактически произошедших отпусках за произвольный период времени. Кроме того, отчет может выводиться не по всему предприятию, а только по выбранным подразделениям или сотрудникам. Для того чтобы открыть панель настройки отбора нужно воспользоваться быстрой кнопкой панели инструментов отчета (см. рисунок ниже). Повторное нажатие на эту кнопку скроет панель отбора. Примечание: Панель отбора – специальная область формы объекта, в которой располагаются поля для настройки отбора выводимой информации. В рассматриваемом отчете панель отбора позволяет выполнить отбор выводимой информации по подразделениям предприятия и/или по работникам предприятия. 239

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.61 Отчет "Исполнение графика отпусков"

Если нам нужно вывести информацию о выполнении графика отпусков только по сотруднику Сорокин Д.П., то в поле отбора работника необходимо установить вид сравнения «Равно» и выбрать соответствующего сотрудника. Выбор сотрудника будет производиться из справочника «Сотрудники организаций», так как отпуска планируются в разрезе сотрудников, а не физических лиц. Нажав кнопку «Сформировать» выведем результаты отчета – мы сможем увидеть, что периоды планового и фактического отпусков сотрудника совпадают. Мы рассмотрели, какие возможности предоставляет «1C:Управление производственным предприятием 8» для ведения планирования и учета отпусков работников предприятия. В следующем разделе будут показаны инструменты системы, позволяющие производить регламентированный учет отпусков работников организаций.

240

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Начнем вести учет отпусков работников организации Зададим график отпусков организации Не позднее, чем за две недели до наступления следующего календарного года работодатель обязан составить график отпусков сотрудников организации. «1С:Управление производственным предприятием 8» предоставляет возможность составлять и хранить в системе графики отпусков, а также выполнять сравнение планируемых и фактических периодов отпусков сотрудников организации. В предыдущем разделе мы планировали отпуска в управленческом учете. Ниже мы рассмотрим, как выполняется аналогичная задача в регламентированном кадровом учете. Откроем в интерфейсе «Кадровый учет» пункт меню «Кадровый учет», затем «Учет невыходов» и «Ввод графиков отпусков».

Рисунок 3.62 Интерфейс Кадровый учет организаций. Ввод графика отпусков

Программа выведет пустой список документов. Добавим новую строку, и перед нами откроется новый документ «Ввод графика отпусков организации». Проставим дату создания документа, 31 января 2008 года, в поле «от». 241

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Ввести график отпусков можно добавляя по каждому сотруднику отдельную строку в табличную часть «Работники организации». Но мы уже вносили информацию о планируемых отпусках в управленческий учет и хотели бы избежать повторного ввода сведений. Нажмем кнопку «Заполнить» и выберем вариант «По управленческому графику отпусков» как показано на рисунке 3.62.

Рисунок 3.63 Заполнение документа данными управленческого учета

Табличная часть заполнится сведениями из управленческого графика отпусков. Таким образом, мы избежим необходимости повторно вносить данные, уже занесенных в программу ранее. Примечание: В табличную часть при рассматриваемом способе заполнении документа из управленческого графика отпусков попадают только те сотрудники, которые числятся в организации, указанной в соответствующем поле заполняемого документа. Нажмем на кнопку «Печать» и выберем из списка печатных форм пункт «Форма Т-7 ». На экран будет выведена заполненная форма Т-7, которую можно распечатать для дальнейшего ознакомления всех сотрудников с утвержденным графиком отпусков.

242

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.64 Печатная форма графика отпусков (Т-7)

Теперь сохраним данные о запланированных отпусках работников нажатием на кнопку «ОК».

243

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Учтем фактический отпуск организации График отпусков организации – это только план предоставления отпусков, который фактически может измениться по согласованию работника и работодателя. Поэтому помимо графика отпусков в организации обязательно нужно вести учет фактически состоявшихся отпусков. В нашей организации оба сотрудника написали заявления на отпуск в полном соответствии с теми периодами, которые были зафиксированы графиком отпусков. Чтобы внести информацию о фактических отпусках сотрудников зайдем в пункт меню «Кадровый учет», выберем «Учет невыходов» и «Отпуска».

Рисунок 3.65 Интерфейс Кадровый учет организаций. Отпуска

Перед нами откроется пока пустой список документов, в котором мы добавим новый приказ на отпуск. В новом документе «Отпуска организации» укажем дату оформления приказа и организацию. Заполнить в автоматическом режиме таблицу списком работников и данными по ним поможет кнопка «Заполнить». Нажмем на нее и выберем вариант «Заполнить по графику отпусков».

244

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.66 Заполнение документа "Отпуска организаций"

Табличная часть документа будет заполнена согласно данным графика отпусков организаций. Примечание: Документ «Отпуска организаций» может быть заполнен данными, не совпадающими с графиком отпусков. Для этого пользователь должен самостоятельно подобрать сотрудника в таблицу документа и указать периоды фактического отпуска. Проставив галочку «Освобождать ставку», мы зафиксируем тот факт, что на период отпуска Игнатьева ставка по штатному расписанию, которую он занимает, свободна. Как правило, ставку освобождают в случае необходимости принять на работу сотрудника, замещающего работника в период отпуска.

245

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.67 Заполненный документ "Отпуска организаций"

Нажмем на кнопку «Форма Т-6а» и посмотрим заполненный бланк приказа на отпуска.

Рисунок 3.68 Форма Т-6а 246

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Проверим исполнение графика отпусков Проверим соответствие фактических отпусков работников утвержденному графику отпусков организации. В этом нам поможет отчет «Исполнение графиков отпусков организации». Работая в интерфейсе «Кадровый учет» зайдем в пункт меню «Кадровый учет», выберем подпункты «Учет невыходов» и «Исполнение графиков отпусков».

Рисунок 3.69 Интерфейс Кадровый учет организаций. Исполнение графика отпусков

На экране открылось пустое окно, чтобы его заполнить зададим период в соответствующих полях в верхнем правом углу отчета. В качестве периода выберем текущий календарный год. Теперь осталось только нажатием на кнопку «Сформировать» вывести на экран сравнительные данные и проанализировать их.

247

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.70 Исполнение графика отпусков

Запланированные и фактические данные показаны в отчете для наглядности в виде двух шкал разных цветов по каждому работнику (см. Рисунок 3.70). В отчете хорошо видно, что фактический отпуск Сорокина в точности совпадает с графиком отпусков организации. Данный отчет удобно использовать для отслеживания исполнения графика отпусков. Отчет формируется в разрезе сотрудников организации. Если сотрудник организации одновременно работает и по внутреннему совместительству, то мы должны запланировать отпуск и отметить его фактическое исполнение по каждому месту работы сотрудника.

248

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Внесем отпуск по уходу за ребенком В феврале 2008 года сотрудница организации «Автоматизация» Фролова И.М. написала заявление о предоставлении ей отпуска по уходу за ребенком с 18 февраля 2008 года до 10 января 2001 года. В заявлении сотрудница просит назначить ей выплату ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет и выплату пособия по уходу за ребенком до 3-х лет за счет работодателя. Для отражения условий по начислению работнице ежемесячного пособия по уходу за ребенком, в интерфейсе «Кадровый учет» воспользуемся пунктом «Кадровый учет», выберем подпункт «Учет невыходов» и «Отпуска по уходу за ребенком».

Рисунок 3.71 Интерфейс Кадровый учет организаций. Отпуска по уходу за ребенком

Добавим новую строку в открывшемся окне и приступим к заполнению документа «Отпуск по уходу за ребенком». Документ был создан 13 февраля 2008 года – укажем эту дату в поле «от». В полях «Организация» и «Работник» выберем соответственно организацию, в которой числится Фролова, и саму сотрудницу из списка сотрудников организации (см. Рисунок 3.72). На закладке «Пособия» расположены поля для ввода данных о выплачиваемых пособиях. Установим флаги «Выплачивать по» в верхнем и нижнем поле окна, указав даты достижения ребенком возраста полутора и трех лет, как показано на рисунке 3.72.

249

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.72 Отпуск по уходу за ребенком

Обязательно укажем, что родившийся ребенок – первенец для правильного определения минимального размера пособия. Нажмем кнопку «Форма Т-6» и посмотрим, как заполнится печатная форма документа.

250

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.73 Форма Т-6

Запишем документ (кнопка «Записать») и закроем его. Далее Бухгалтер по расчету зарплаты рассчитает размер среднедневного заработка для расчета пособия до 1,5 лет и проведет документ. Более подробно эти операции будут рассмотрены в пятой главе.

251

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Оформим командировку работников организации 11 января руководитель организации «Автоматизация» издал приказ о направлении начальника отдела проектов, Сергеева И.А., в командировку в г. Красноярск для заключения договора с Заказчиком. Период командировки – с 21 по 25 января 2008 года. Для оформления и распечатки приказа о направлении работника в командировку, формирования служебного задания и командировочного удостоверения обратимся к меню «Кадровый учет», «Учет невыходов» и выберем пункт «Командировки».

Рисунок 3.74 Интерфейс Кадровый учет организаций. Командировки

В открывшемся списке документов нужно создать новый документ. Для этого можно использовать пункт «Добавить» меню кнопки «Действия». В открывшейся форме редактирования нужно внести параметры командировки. Образец заполнения документа представлен на рисунке ниже.

252

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.75 Документ "Командировки организаций"

Указав дату создания документа в программе, внесем в соответствующие поля данные о стране, городе и организации, в которые командирован работник. Ниже укажем, что основанием для командировки является Приказ №К-1. В пустую таблицу добавим новую строку, и нажатием на кнопку выбора выберем из списка сотрудников командируемое лицо, то есть Сергеева. Укажем период командировки, а поскольку дата окончания условна, и мы не можем с высокой степенью вероятности говорить о ее завершении именно 25 января, то поставим галочку «Напомнить». В последний столбец внесем в произвольной форме данные о цели командировки и источниках финансирования. Кнопка «Форма Т-9а» позволяет просмотреть печатную форму приказа о направлении работника в командировку, выведем ее на экран.

253

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.76 Форма Т-9а

Для того чтобы вывести заполненную форму командировочного удостоверения, нажмем на кнопку «Печать». Откроется список печатных форм, возможных для просмотра.

Выведем на экран командировочное удостоверение, выбрав пункт «Форма Т-10» двойным щелчком мыши. Для завершения работы с документом «Командировки организаций» воспользуемся кнопкой «ОК». 254

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Учтем прочие невыходы работников организации Неявки и болезни работников организации В конце месяца начальник отдела проектов передал менеджеру по персоналу сведения о том, что Серов И.В. отсутствовал 22.01.08 на рабочем месте без объяснения причины. Известно также, что Кузнецова Г.И. отсутствует на рабочем месте с 28 января. Со слов сотрудницы она находится на больничном. Для регистрации отсутствия работника на рабочем месте в организации мы используем документ «Неявки и болезни». Работая в интерфейсе «Кадровый учет организаций» откроем пункт меню «Кадровый учет», «Учет невыходов», выберем подпункт «Неявки и болезни».

Рисунок 3.77 Интерфейс Кадровый учет организаций. Неявки и болезни

Создадим новый документ и заполним его информацией о невыходах сотрудников. Для каждого работника укажем дату отсутствия и соответствующую причину. Результат заполнения формы документа данными – на рисунке ниже. По Серову в табличную часть документа внесены две строки. Первая регистрирует начало периода прогулов, вторая строка регистрирует факт возвращения на работу (см. колонку «состояние» на рисунке 3.78).

255

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.78 Пример заполнения документа

После этого зафиксируем данные в программе командой «ОК».

256

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Возврат на работу Чтобы зарегистрировать факт возврата работника на его рабочее место после отсутствия по какой-либо причине мы будем использовать специальный документ системы «Возврат на работу организации». Его откроем через пункт меню «Кадровый учет», подпункт «Учет невыходов», «Возврат на работу».

Рисунок 3.79 интерфейс Кадровый учет организаций. Возврат на работу

Отразим тот факт, что 8 февраля Кузнецова Г.И. вышла на работу. Создадим в списке документов новый документ, который необходимо заполнить, как показано на рисунке ниже.

257

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.80 Документ "Возврат на работу"

Сохраним информацию нажатием на кнопку «ОК». Проведение документа «Возврат на работу» регистрирует тот факт, что сотрудник приступил к выполнению своих должностных обязанностей с даты возврата, указанной в табличной части «Работники организации» документа.

258

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Посмотрим запланированные кадровые перестановки В процессе работы менеджеру по персоналу необходимо помнить о ранее намеченных событиях и подтверждать их. В этом менеджеру может помочь механизм «Запланированные кадровые перестановки». Рассмотрим его действие на примере задач кадрового учета в организации «Автоматизация». Работая в интерфейсе «Кадровый учет организаций», нужно в подменю «Кадровый учет» меню программы «Кадровый учет» выбрать пункт «Намеченные события по персоналу».

Рисунок 3.81 Интерфейс Кадровый учет организаций. Намеченные события по персоналу

В нашем примере по регламентированному учету было два намеченных события: возврат сотрудника из командировки (проставили галочку «Напомнить») и завершение действия трудового договора (при описании условий трудового договора, заключаемого с Серовым И.В., заполнили строку «По»). Для того, чтобы увидеть эти события необходимо указать период, в который они попадают: с 01.01.08 по 29.02.08, и организацию. Окно отображает запланированные кадровые перестановки и другие намеченные события по персоналу как по регламентированному, так и по управленческому учету за выбранный период. Теперь нажимаем кнопку «Заполнить» - в табличной части формы отобразятся запланированные на указанный период события.

259

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.82 Запланированные кадровые перестановки

Подтверждение планируемого события, т.е. ввод необходимых подтверждающих событие документов, может быть выполнено прямо в окне «Запланированные кадровые перестановки». Нам необходимо подтвердить, что Сергеев И.А. вернулся из командировки в планируемый срок, для этого проставим галочку в первой строке. Подтверждение увольнения Серова И.В. как по регламентированному, так и по управленческому учету не выполняется. Затем нажимаем на кнопку «Создать», тем самым программа зафиксирует факт возврата Сергеева на работу и создаст уже рассмотренный нами в предыдущих разделах документ «Возврат на работу». После создания документа закроем окно нажатием на кнопку «Закрыть».

Сформируем отчет «Табель учета рабочего времени» До дня начала расчета заработной платы менеджер по персоналу должен убедиться, что все необходимые невыходы сотрудников зафиксированы кадровыми документами. Информацию о внесенных невыходах удобно выводить в виде унифицированного отчета «Табель учета рабочего времени». Для этого выберем пункт меню «Кадровый учет», подпункт «Табель учета рабочего времени по форме Т-13».

260

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.83 Интерфейс Кадровый учет организаций. Табель использования рабочего времени

Откроется пустое окно, где зададим период – январь 2008г., нажмем кнопку «Сформировать», сформировав табель рабочего времени.

Нажатием на кнопку «На принтер» можно распечатать отчет. 261

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Оформим обучение работников Для того чтобы обеспечить необходимую квалификацию персонала, компания может организовывать обучение своих сотрудников. Обучение может проводиться как силами компании, так и с привлечением внешних исполнителей. В любом случае процесс учета обучения сотрудников будет проходить следующие стадии: • планирование обучения • учет фактического прохождения курсов • оценка результативности обучения. Познакомимся как в «1С:Управление производственным предприятием 8» автоматизирована работа специалиста по учету персонала по каждой из этих стадий. Планирование обучения может начинаться с заявки на обучение сотрудников, в которой указывается тема обучения и список обучаемых. Разработка курса обучения производится по требованиям заявки на обучение. Возможен также вариант, когда в списке курсов обучения компании уже есть разработанный курс, и планируется только состав обучаемых и время обучения по подготовленному курсу. Мы рассмотрим первый вариант процесса организации обучения

Составим заявку на обучение Руководитель отдела по работе с клиентами компании “Автоматизация» обратился к менеджеру по учету персонала с просьбой организовать для двух сотрудников отдела тренинг. Целью запрашиваемого обучения являлось получение сотрудниками навыков работы в команде. В программу еще не вносились сведения о подобном курсе обучения, менеджер по персоналу решил внести необходимую информацию о планируемом обучении в процессе оформлении заявки на обучение. Для создания нового документа «Заявка на обучение» нужно, работая в интерфейсе «Управление персоналом», открыть подменю «Обучение» меню программы «Персонал» и выбрать пункт «Заявка на обучение».

262

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.84 Интерфейс Управление персоналом. Заявка на обучение

В открывшемся окне нужно создать новый документ. На экране появится форма редактирования документа. Укажем дату создания заявки (12 февраля 2008 г) и при помощи кнопки выбора откроем список курсов обучения.

Рисунок 3.85 Начало выбора курса обучения 263

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Так как информации о нужном курсе обучения в системе еще нет, создадим новый элемент справочника «Курсы обучения». В открывшейся форме редактирования в первую очередь укажем наименование курса – «Работа в команде». В поле «Объем курса, часов» нужно указать планируемую длительность курса обучения, например, 4 часа. В поле «Затраты на одного обучающегося» указывают примерную стоимость обучения в расчете на одного обучаемого. В случае «внешнего» обучения в этом поле может быть указана стоимость курса обучения. Если после прохождения курса обучаемый получает свидетельство или иной документ о прохождении обучения, то вид получаемого документа указывается в соответствующем поле формы редактирования (см. Рисунок 3.86). Таблица «Состав курса» предназначена для детализации курса обучения по занятиям. Например, курс «Работа в команде» состоит из двух частей – теоретической в форме лекции и практической в форме тренинга. Чтобы начать ввод информации об этом в программу создадим новую строку таблицы «Состав курса» воспользовавшись кнопкой панели инструментов.

Рисунок 3.86 Форма редактирования курса обучения

264

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

В открывшемся списке занятий создадим новый элемент и заполним сведения о первом, теоретическом занятии курса. В окне редактирования занятия можно указать длительность занятия, форму его проведения. Также можно в поле «Описание» ввести описание занятия в произвольной форме. Таблица «Компетенции» предназначена для ввода списка изучаемых компетенций. Данная информация используется для последующего формирования отчетов.

Рисунок 3.87 Форма редактирования сведений о занятии

Аналогично можно ввести описание второго занятия, тренинга, длительность которого составляет 2,5 часа.

265

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.88 Заполненная форма курса обучения

Рисунок 3.89 Завершение редактирования заявки на обучение 266

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

После того, как состав курса заполнен, можно сохранить созданный нами курс обучения и подобрать его в документ «Заявка на обучение». В качестве даты завершения курса указывают ту дату, к которой должно быть завершено обучение. Это особенно важно для курсов, которые длятся несколько дней. В таблицу «Обучающиеся» подбираются сотрудники предприятия, которых планируется обучать по курсу, указанному в документе. После заполнения документа его можно провести и закрыть, используя кнопку «ОК».

Отметим фактическое прохождение обучения Для того чтобы отразить в системе факт прохождения обучения сотрудниками предназначен документ «Прохождение курса обучения». Его можно создавать на основании документа «Заявка на обучение», что особенно удобно в случае, если все сотрудники, заявленные на прохождение обучения, его прошли. В компании «Автоматизация» Кузнецова Г.И. и Дмитриев А.И. прошли курс обучения «Работа в команде» 22 февраля 2008 года. Введем документ «прохождение курса обучения» на основании документа «Заявка на обучение» как показано на рисунке ниже.

Рисунок 3.90 Ввод документа "Прохождение курса обучения" на основании заявки на обучение

Табличная часть документа автоматически заполнится на основании данных заявки на обучение. В поле «Курс пройден» будет отображаться дата планируемого завершения обучения согласно заявке на обучение. Поставим флаг, сигнализирующий о том, что курс был действительно пройден, и проведем документ.

267

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.91 Документ "Прохождение курса обучения"

268

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Отчеты по обучению Менеджер по персоналу может сформировать отчеты, отображающие информацию о планируемых обучениях сотрудников, а также об исполнении этих планов. Например, отчет «Учебный план», располагающийся в подменю «Обучение» меню «Персонал» интерфейса «Управление персоналом».

Рисунок 3.92 Интерфейс Управление персоналом. Учебный план

В отчете отображается информация о планируемых и пройденных курсах обучения, а также о затратах на обучения согласно стоимости обучения на одного сотрудника и количеству обучаемых.

269

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.93 Отчет "Учебный план"

Проведем аттестацию работников В компании «Автоматизация» регулярно производится аттестация сотрудников для выявления уровня компетенции работников. На 1 февраля 2008 года назначено проведение аттестации программистов компании по компетенциям (области знаний) «Бухгалтерский учет в хозрасчетных организациях» и «Знание типовой конфигурации УПП». В связи с тем, что сотрудника Кузнецову Г.И. планируется перевести на должность программиста, она также включена в программу аттестации. Рассмотрим, как ведется работа с аттестациями сотрудников в подсистеме управления персоналом «1С:Управление производственным предприятием 8». В первую очередь внесем компетенции, по которым планируется проводить аттестацию сотрудников в систему. Для этого откроем список компетенций, воспользовавшись пунктом меню «Компетенции работников» подменю «Аттестации» меню «Персонал». Работа по аттестациям работников ведется в интерфейсе «Управление персоналом».

270

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.94 Интерфейс Управление персоналом. Компетенции работников

Добавим в список компетенций новый элемент и в открывшемся окне укажем название компетенции (Бухгалтерский учет в хозрасчетных организациях). В поле на закладке «Описание компетенции» можно изложить подробное описание компетенции (см. Рисунок 3.95).

271

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.95 Форма редактирования компетенции

На закладке «Оценка компетенции» выберем шкалу оценки компетенции – трехбалльную. Шкала оценки будет использоваться в документе, регистрирующем итог аттестации сотрудника для определения возможных вариантов оценок. В таблице «Система оценок» в поле «Описание оценки» можно пояснить, какой уровень знаний подразумевает под собой каждая из оценок.

Рисунок 3.96 Описание шкалы оценки компетенции 272

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Вторую компетенцию – «Знание типовой конфигурации УПП» можно внести в список компетенций аналогичным образом. Она оценивается также по трех бальной шкале. Отслеживать проводимые аттестации сотрудников удобно в специальном инструменте «Аттестация работников», который можно открыть из подменю «Аттестации» меню «Персонал».

Рисунок 3.97 Интерфейс Управление персоналом. Аттестации работников

Для начала работы в форме ее следует заполнить списком работников. Для этого нужно воспользоваться кнопкой «Заполнить» панели инструментов на закладке «Работники». На экран будет выведено стандартная форма формирования списка сотрудников. При помощи полей формы можно заполнить список работников согласно произвольным условиям отбора. Мы заполним список всеми работниками компании по состоянию на 1 января 2008 года, установив нужную дату в соответствующем поле и нажав кнопку «Выполнить» формы.

273

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.98 Заполнение инструмента "Аттестации работников" списком сотрудников

В отобразившемся списке работников найдем Кузнецову Г.И. и установим курсор на этом элементе списка. На панели инструментов формы нажмем кнопку ввода документа аттестации, как показано на рисунке 3.99.

274

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.99 Создание документа, регистрирующего аттестацию сотрудника

В документе нужно указать дату его создания и заполнить табличную часть «Список оцениваемых компетенций». Для заполнения списка компетенций можно воспользоваться кнопкой панели инструментов (см. Рисунок 3.100).

Рисунок 3.100 Заполнение документа аттестации работников

Отразим в документе итог проведенной аттестации сотрудника, как показано на рисунке ниже: 275

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.101 Заполненный документ аттестации сотрудника

Оценка будет выбираться из предлагаемого программой списка, который зависит от того, какая шкала оценки была назначена компетенции. Кнопка «Оценочный лист» позволяет сформировать бланк оценочного листа для проведения аттестации. Этот бланк может быть распечатан и выдан специалистам, проводящим аттестацию. Примечание: Документ «Аттестация работников» может быть создан при планировании аттестации работника. На этом этапе заполняется только список компетенций, по которым проводится аттестация, без выставления оценок и даты оценки. После ввода списка компетенции из документа может быть сформирован оценочный лист. Результаты проведенной аттестации отмечаются экспертом, проводящим оценку, в бумажной форме оценочного листа. Потом эти данные вносятся в документ «Аттестация работников» для регистрации факта завершения аттестации и фиксации ее итогов.

276

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.102 Оценочный лист для проведения аттестации

Проведем и закроем документ. Прежде чем вводить результаты аттестации по Серову И.В. укажем, что рассматриваемые компетенции включены в список компетенций должности «программист». Для этого откроем список должностей предприятия (воспользуемся меню «Предприятие» работая в интерфейсе «Управление персоналом») и найдем в нем нужную должность. Двойным щелчком мыши откроем форму редактирования должности «Программист». На закладке «Компетенции» подберем в табличную часть обе компетенции работников.

277

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.103 Компетенции должности

Сохраним внесенные изменения и закроем форму редактирования должности предприятия. После этого создадим новый документ «Аттестация работников» из формы инструмента «Аттестация работников». Табличную часть документа автоматически заполним списком компетенций. Для этого нужно выбрать пункт «Текущая должность» из меню кнопки «Заполнить».

278

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.104 Заполнение документа компетенциями должности

В табличной части документа отразим сведения о том, что оценки Серова по обеим компетенциям – «Выше ожидаемого уровня». Проведем и закроем документ. Информация о проведенных аттестациях отображается в форме инструмента «Аттестации работников». Нужно установить курсор на интересующем элементе списка работников – в правой части формы будет выведена информация об аттестации сотрудника.

Рисунок 3.105 Отображение информации о проведенных аттестациях сотрудников 279

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

На закладке «Аттестации» представлен список созданных документов «Аттестация работников. На закладке «Анализ оценок по итогам проведенных аттестаций формируется диаграмма распределения оценок по выбранной компетенции.

Рисунок 3.106 Анализ оценок

Результат проведенных аттестаций можно просмотреть в отчете «Оценки компетенций работников». Отчет можно вызвать из подменю «Аттестации» меню «Персонал» интерфейса «Управление персоналом».

Рисунок 3.107 Отчет "Оценки компетенций работников"

280

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Оформим перевод работника на другую должность Практически любой специалист по кадровому учету на предприятии сталкивается с необходимостью оформлять факт изменения подразделения работы сотрудника, его должности и прочих параметров. Иначе говоря, оформлять кадровые перемещения работников. В следующих разделах мы рассмотрим как в «1С:Управление производственным предприятием 8» регистрируются такие события.

Кадровое перемещение предприятия Аттестация сотрудницы компании Кузнецовой Г.И. подтвердила ее достаточную компетентность для работы на должности программиста в отделе проектов. Было принято решение с 1 февраля перевести Кузнецову Г.И. с должности сервис-инженера отдела по работе с клиентами в отдел проектов на должность программиста. Чтобы оформить кадровое перемещение сотрудницы по данным управленческого учета откроем список документов из меню «Персонал», подменю «Кадровые перемещения» интерфейса «Управление персоналом».

Рисунок 3.108 Интерфейс Управление персоналом. Кадровые перемещения

281

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

В списке документов создадим новый документ, например, воспользовавшись кнопкой «Добавить» панели инструментов. В форме документа необходимо указать дату создания документа (она может не совпадать с датой перевода сотрудника). В табличную часть «Работники» с использованием кнопки «Подбор» добавим новую строку по сотруднице Кузнецовой. В поле «С» нужно указать дату перевода сотрудницы. Поля «Подразделение» и «Должность» состоят из двух строк. Верхняя заполняется автоматически, отображая подразделение и должность сотрудника ДО даты перевода. Нижняя строка заполняется пользователем и предназначена для ввода информации о подразделении и должности сотрудника, начиная с даты перевода. Укажем необходимые параметры кадрового перемещения сотрудника (см. Рисунок 3.109) и проведем документ (кнопка «ОК»).

Рисунок 3.109 Документ "Кадровое перемещение"

Кадровое перемещение организаций Факт перевода Кузнецовой Г.И. с 01.02.08 на должность программиста отдела проектов необходимо отразить и в регламентированном учете. Кроме того, в регламентированном учете нужно зарегистрировать факт изменения оплаты труда сотрудницы: с 01.02.2008 ей назначается выплата оклада по ставке 60000 руб. Отразим такое перемещение в программе, сформировав и распечатав соответствующий приказ по организации. 282

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Перейдем в интерфейс «Кадровый учет организаций», зайдем в пункт меню «Кадровый учет», выберем подпункты «Кадровый учет» и «Кадровое перемещение».

Рисунок 3.110 Интерфейс Кадровый учет организаций. Кадровое перемещение организаций

Добавим новый приказ о перемещении Кузнецовой. В полях документа укажем дату формирования приказа и выберем организацию, в которой работает сотрудник. Нажмем кнопку «Подбор» и из появившегося списка сотрудников выберем Кузнецову. Закроем список сотрудников и обратим внимание, что в таблице «Работники» появилась новая строка, заполненная данными выбранного работника. Колонки «Подразделение», «Должность» и «Ставка» разбиты на 2 подстроки, верхняя из которых недоступна для редактирования. Это сделано для того, чтобы в строке отображалось и старое место работы сотрудника и то, на которое его переводят. В поле «С» укажем дату, с которой работник перемещен. Нижние строки полей «Подразделение» и «Должность» заполним соответствующими значениями.

283

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.111 Кадровое перемещение организаций

Изменим условия оплаты труда для Кузнецовой, для чего перейдем на закладку «Начисления» и изменим значение поля «Вид расчета». Из списка «Основные начисления» выберем «Оклад по дням».

Рисунок 3.112 Выбор вида начисления

Изменим значение, отображаемое в поле «Действие» на вариант «Изменить». В графе «Показатели для расчета начисления» проставим размер оклада, соответствующий новой должности Кузнецовой – 60 тысяч рублей (см. Рисунок 3.113). Примечание: Для того чтобы прекратить действие начисления «Оплата по производственным нарядам», не нужно вводить две строки, и одно начисление прекращать, а другое начинать. Достаточно в уже добавленной ранее строке указать новое начисление, задать действие «Изменить»

284

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

и размер нового начисления в столбце «Показатели для расчета начисления».

Рисунок 3.113 Закладка "Начисления" документа "Кадровое перемещение организаций"

Запишем документ и сформируем печатную форму приказа о переводе работника, нажав на кнопку «Форма Т-5а».

Рисунок 3.114 Форма Т-5а

285

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Уволим работника по распоряжению администрации Срок срочного трудового договора с сотрудником Серова истекает 14 февраля. Рассмотрим, как выполняется регистрация увольнения сотрудника в управленческом и регламентированном учете.

Увольнение предприятия Увольнение сотрудников в предприятия регистрируется документом «Увольнение». Открыть его можно из подменю «Кадровые перестановки» меню «Персонал» интерфейса «Управление персоналом».

Рисунок 3.115 Интерфейс Управление персоналом. Увольнение

В документе указывается дата формирования приказа. В табличной части документа указываются увольняемые сотрудники, дата их увольнения и причина увольнения. Причина увольнения выбирается из справочника причин увольнения из компании (см. Рисунок 3.116).

286

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.116 Выбор причины увольнения из компании

Рисунок 3.117 Документ "Увольнение" 287

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Мы можем добавить в список причин увольнения новую причину «Окончание срока трудового договора» и указать ее в качестве причины увольнения в табличной части документа. После заполнения документ нужно провести – в системе будет зарегистрировано увольнение сотрудника по данным управленческого учета.

Увольнение из организации Рассмотрим регистрацию факта увольнения Серова из организации ЗАО «Автоматизация» 14 февраля в регламентированном учете. Зайдем из интерфейса «Кадровый учет» в пункт меню «Кадровый учет», подпункт «Кадровый учет» и выберем «Увольнение из организации».

Рисунок 3.118 Интерфейс Кадровый учет организаций. Увольнение из организаций

Добавим в открывшемся окне новую строку для создания документа, и на экран выведется незаполненный документ «Увольнение из организации». Проставим дату формирования приказа и укажем юридическое лицо, из которого увольняется сотрудник (см. Рисунок 3.119). В табличную часть «Работники организации» добавим новую строку при помощи кнопки «Подбор».

288

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.119 Документ "Увольнение из организаций"

Укажем дату увольнения в соответствующем поле табличной части. Статью увольнения по ТК РФ выберем из списка оснований увольнения из организации. Для вызова этого списка воспользуемся кнопкой выбора поля «статья ТК РФ». Выберем вариант «Истечение срока трудового договора» двойным нажатием.

Рисунок 3.120 Список статей увольнения из организации

В столбце «Прекращать стандартные вычеты» установим галочку – это нужно для того, чтобы прекратить действие стандартных вычетов по НДФЛ. Теперь можно провести документ и просмотреть печатную форму приказа нажатием на кнопку «Форма Т-8а».

289

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Сформируем отчеты по управлению персоналом Списки работников Для формирования списков работников, содержащих различные личные данные физических лиц, мы можем воспользоваться специальным отчетом «Списки работников организации». Работая в интерфейсе «Кадровый учет организаций» откроем его через меню «Кадровый учет», подпункт «Списки работников организации».

Рисунок 3.121 Интерфейс Кадровый учет организаций. Списки работников организации

В правой части окна располагается панель пользователя (область формы, позволяющая пользователю производить «быстрые» настройки параметров отчета). Укажем в поле «Дата» панели пользователя дату, по состоянию на которую мы хотим сформировать отчет, например, 29.02.2008 (см.Рисунок 3.122). В верхней части окна располагается панель вариантов – область формы, состоящая из кнопок, обеспечивающих быстрый переход к типовым вариантам настроек отчета. Например, «списки работников организаций» - типовой вариант настроек отчета, позволяющий отобразить список работающих в организациях компании. Убедимся, что в панели вариантов выбран именно этот отчет и нажмем кнопку «Сформировать» в поле отображения данных будет

290

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

отображен список работающих сотрудников, сгруппированных по подразделениям юридических лиц.

Рисунок 3.122 Форма отчета "Списки работников организаций"

Типовые настройки отчета могут служить основой для построения пользователями произвольных отчетов по личным данным работников. Предположим, менеджеру по персоналу компании необходимо получить список именинников февраля с информацией о возрасте сотрудников и дате их рождения. Для этого он может воспользоваться отчетом «Списки работников организаций». Так как среди типовых вариантов отчета нет отчета по именинникам, то необходимо произвести настройку структуры выводимых данных. Для этого нужно выбрать пункт «Настройка структуры» меню кнопки «Настройка вариантов отчета» (см. Рисунок 3.122). Открывшееся окно настройки структуры разбито на две части. В левой части располагается список доступных для формирования полей отчета, а в правой – инструменты настройки отчета. Найдем в списке доступных полей поле «Возраст» и правой клавишей мыши вызовем контекстное меню. В открывшемся меню выберем пункт «Добавить поле в колонки отчета» (см. Рисунок 3.123) для того, чтобы включить в список полей, выводимых в отчете, информацию о возрасте сотрудника.

291

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.123 Добавление полей отчета

Аналогичный образом можно добавить в список полей отчета поле «Дата рождения». После того, как настроен список полей нужно указать параметры отбора сотрудников в отчет. Настройка отбора выполняется на закладке «Отбор и сортировка» в табличном поле «Отбор». Найдем в таблице «Отбор» пункт «Показать только именинников текущего месяца» и взведем флаг в строке с найденным вариантом отбора (см. рисунок ниже).

292

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.124 Настройка отбора

Настройка параметров закончена, и мы можем сформировать отчет, завершив процесс настройки структуры отчета нажатием на кнопку «Сформировать». В поле вывода данных будут выведены сотрудники, родившиеся в феврале. Отчет будет содержать поля «Возраст» и «Дата рождения».

293

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.125 Результат формирования отчета по именинникам

Штатная расстановка Для наглядного просмотра списка занятых штатных единиц нашей организации в разрезе подразделений воспользуемся отчетом «Штатная расстановка». Зайдем в пункт меню «Кадровый учет» и выберем подпункт «Штатная расстановка».

Рисунок 3.126 Интерфейс Кадровый учет организаций. Штатная расстановка 294

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Нажмем кнопку «Сформировать» и программа выведет на экран количество занятых штатных единиц, а также фамилии, имена и отчества работников, занимающих эти штатные единицы. Сотрудники сгруппированы по подразделениям организации. В поле «Количество временно освобожденных ставок» отражается факт освобождения ставок на периоды невыходов сотрудников. Например, в документе отпуска Игнатьева С.Н. мы указывали необходимость освобождать ставку на период его отпуска. Этот факт отображается в отчете.

Рисунок 3.127 Отчет "Штатная расстановка организаций"

В отчете предусмотрена возможность настройки параметров отбора по организации, подразделению организации и работнику. Под работников в данном случае понимается элемент справочника «Сотрудники организаций», так как штатная расстановка определяется не личными сведениями физического лица, а кадровыми данными.

295

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Статистика кадров Специалисту организации «автоматизация» необходимо выяснить количество работающих в организации сотрудников по состояния на 1 марта 2008 года. Для этого можно сформировать отчет «Статистика кадров организации». Выполним команду «Кадровый учет», затем «Статистика кадров организации». В открывшемся окне отчета укажем дату формирования в поле «период» и сформируем отчет. В поле вывода данных будет отражена информация о количестве работающих сотрудников организаций (см. рисунок ниже). Поля, отражаемые в отчете, могут быть настроены пользователем в форме настройки структуры отчета. Для вызова этой формы предназначена кнопка «Настройки».

Рисунок 3.128 Отчет "Статистика кадров организации"

Таким образом, отчет позволяет формировать статистические данные по личным данным физических лиц и по кадровому учету. В отчет могут быть выведены как абсолютные, так и относительные показатели. Настройка выводимых полей, отборов и группировок отчета выполняется в форме, вызываемой по кнопке «Настройка».

296

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Заполним личную карточку работника Т-2 Ранее мы ввели кадровые данные по физическому лицу Сорокину. Для составления и печати личной карточки сформируем регламентированную форму Т-2. Работая в интерфейсе «Кадровый учет организаций» в пункте меню «Кадровый учет» выберем «Личная карточка работника Т-2».

Рисунок 3.129 Интерфейс Кадровый учет организаций. Личная карточка Т-2

Этими действиями мы вывели на экран пустое окно, для заполнения которого введем дату формирования отчета в правом верхнем углу – 1 января. Далее кнопкой выбора укажем Сорокина из открывшегося списка «Работники организации». Теперь для формирования личной карточки нам достаточно нажать на кнопку «Сформировать».

297

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 3.130 Заполненная форма Т-2

Для вывода личной карточки на печать нажимаем на кнопку «На принтер» на верхней панели окна. Как мы увидели, отчет позволяет формировать форму Т-2 на основании данных, внесенных в программу. Так как карточка должна вестись по каждому месту работы сотрудника, то в поле «Работник» выбирается элемент справочника «Сотрудники организаций», а не физическое лицо.

Сформируем отчеты по численности и штатной расстановке работников организации Менеджерам нашей организации необходимо анализировать показатели среднесписочной численности работников организации в конце каждого месяца. В этом им поможет отчет «Средняя численность работников организации». Сформируем такой отчет в программе. Для этого выберем из пункта меню «Кадровый учет» интерфейса «Кадровый учет организаций» подпункт «Средняя численность работников».

298

Глава 3. Учет персонала и кадровый учет организаций

Рисунок 3.131 Интерфейс Кадровый учет организаций. Средняя численность работников

Открывшееся пустое окно заполним, указав период с 1 по 31 января и нажав кнопку «Сформировать».

Рисунок 3.132 Заполнение параметров отчета

В поле вывода данных отразятся различные показатели по численности работников.

Рисунок 3.133 Отчет "Средняя численность работников" 299

4.

Глава 4. Воинский учет работников организаций

Подсистема кадрового учета программы «1С:Управление производственным предприятие 8» позволяет хранить информацию, необходимую для формирования отчетов, которые представляются организациями либо по запросам военкоматов, либо на регулярной основе. Кроме того, подсистема предоставляет пользователю возможность формировать указанные отчеты. Все объекты ведения воинского учета могут быть открыты из интерфейса «Кадровый учет организаций».

Заполним данные по воинскому учету Сотрудник Игнатьев при приеме на работу в организацию предоставил военный билет. Сведения, содержащиеся в нем, перенесем в программу. Работая в интерфейсе «Кадровый учет организаций» откроем пункт меню «Предприятие» и выберем подпункт «Физические лица».

Рисунок 4.1 Интерфейс Кадровый учет организаций. Физические лица 300

Глава 4. Воинский учет работников организаций

На экран будет выведен список физических лиц. Найдем в списке сотрудника Игнатьева и перейдем к редактированию его личных данных, например, двойным щелчком мыши на соответствующем элементе списка.

Рисунок 4.2 Список физических лиц

Перед нами открылось окно с личными данными выбранного сотрудника на закладке «Общее». Для редактирования сведений о воинском учете сотрудника перейдем на закладку «Персональные данные».

Рисунок 4.3 Закладка "Персональные данные". Поле "Воинский учет" 301

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Данные по воинскому учету начнем заполнять нажатием на кнопку выбора поля «Воинский учет». В открывшемся окне отредактируем поле «Отношение к воинской обязанности»: нажмем на кнопку выбора и из предложенных вариантов выберем «Военнообязанный». Таким же образом вводим и другие данные: категория запаса Игнатьева – первая, воинское звание - ефрейтор. Номер военно-учетной специальности: 321654, - указывается в поле «ВУС». Пример заполнения сведений о воинском учете приведен на рисунке ниже.

Рисунок 4.4 Форма редактирования сведений о воинском учете

Сохраним данные командой «ОК». Теперь мы можем переходить к формированию отчетов по воинскому учету.

302

Глава 4. Воинский учет работников организаций

Сформируем извещения в военкоматы После оформления приказа о приеме на работу в организацию сотрудника Игнатьева может быть сформировано извещение в военкомат о принятом на работу военнообязанном лице, подлежащем призыву. Для формирования таких данных воспользуемся отчетом «Извещение в военкоматы». Зайдем в пункт меню «Воинский учет» и выберем «Извещения в военкоматы».

Рисунок 4.5 Интерфейс Кадровый учет организаций. Извещения в военкоматы

На экране появилось пустое окно. Зададим период, соответствующий дате оформления приема на работу в программе – январь 2007 года, как показано на рисунке ниже, и нажмем на кнопку «Сформировать».

Рисунок 4.6 Настройка периода отчета "Извещения в военкоматы"

303

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

В поле вывода данных будет сформирована печатная форма извещения в военкоматы.

Рисунок 4.7 Отчет "Извещение в военкоматы"

Для распечатки документа нажмем кнопку «Печать» на верхней панели окна.

304

Глава 4. Воинский учет работников организаций

Заполним форму № 6 Для того чтобы автоматически заполнить отчет «Численность работающих и забронированных граждан запаса» необходимо указать для каждой должности категорию воинского запаса. В качестве примера зададим категорию для должности «Директор». Для этого зайдем в пункт меню «Предприятие» и выберем подпункт «Должности».

Рисунок 4.8 Интерфейс Кадровый учет организаций. Должности

Откроется список «Должности организаций», который мы уже заполнили ранее. Выберем в нем элемент «Директор»: откроется окно с описанием выбранной должности.

305

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 4.9 Настройка категории должности для целей воинского учета

В строке «Воинский учет» нажмем на кнопку выбора и выберем категорию «Руководители». Сохраним информацию нажатием кнопки «ОК». Теперь для заполнения формы № 6 откроем пункт меню «Воинский учет» и выберем подпункт «Численность работающих и забронированных граждан запаса».

Рисунок 4.10 Интерфейс Кадровый учет организаций. Численность работающих и забронированных граждан запаса

306

Глава 4. Воинский учет работников организаций

На экране появится пустое окно, в котором по кнопке выбора укажем нашу организацию и дату отчета – 31 января.

Рисунок 4.11 Форма № 6

Теперь можно нажать кнопку «Сформировать» и вывести заполненный отчет на печать по кнопке «На принтер».

307

5. Глава 5. Расчет зарплаты в организации «1С:Управление производственным предприятием 8» позволяет производить расчет заработной платы как в целях регламентированного учета, так и в целях управленческого учета предприятия. В этой главе подробно будут рассмотрены операции расчета заработной платы работников организаций, отражаемые в регламентированном учете. В компании «Автоматизация» кадровый учет ведет менеджер по персоналу, а расчет заработной платы работников выполняет другой сотрудник – бухгалтер по расчету зарплаты. В этой главе мы часто будем использовать введенную кадровую информацию для выполнения расчетов заработной платы. В предыдущих главах мы подразумевали, что с программой работает пользователь «Менеджер по учету персонала». Но этот пользователь не имеет достаточных прав для расчета заработной платы, поэтому войдем в нашу информационную базу, указав в качестве пользователя бухгалтера по расчету зарплаты. Рассмотрим последовательность расчета заработной платы В процессе расчета заработной платы в «1С:Управление производственным предприятием 8» необходимо соблюдать определенную последовательность действий. Ведь, в самом деле, нельзя рассчитать оплату по окладу сотрудника, не зная ставки оклада или выполнить расчет ЕСН до завершения расчетов начислений сотрудников. Процесс работы с системой в целях расчета заработной платы можно разделить на два этапа: первичная настройка и выполнение текущих операций.

Первичная настройка Перед тем, как приступить к выполнению расчетов, необходимо ввести первоначальную информацию, то есть выполнить необходимые настройки и задать начальные параметры для механизмов расчета. Нужно заполнить параметры учетной политики организаций, оформить прием сотрудников организаций на работу, ввести в программу сведения о назначении ставок окладов и прочих постоянных начислениях и удержаниях работников. Также на этапе первичной настройки могут быть определены размеры плановых авансов сотрудников. Необходимо внести первичную информацию о документах или событиях, требующих отражения в расчетах с сотрудниками. Например, условия заключения с физическим лицом договора гражданско-правового характера или исполнительного листа. 308

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Выполнение текущих операций Второй этап - это выполнение ежемесячной работы с программой. В течение месяца до начала расчета заработной платы выполняются следующие операции: • ввод кадровых документов организации (приказы о приеме, кадровом перемещении и увольнении сотрудников); • назначение и изменение плановых начислений и удержаний сотрудников; • ввод сведений о периоде больничного и расчет оплаты периода временной нетрудоспособности; • ввод сведений об отпуске и расчет отпускных выплат; • ввод сведений о прочих невыходах сотрудников; • регистрация факта необходимости начисления единовременных пособий за счет ФСС; • ввод данных о новых договорах подряда, исполнительных листах и т.п.; • регистрация межрасчетных выплат (авансы, отпуска, пр.). Расчет с уволенными сотрудниками производится после того, как введена вся необходимая информация по увольняемому сотруднику из вышеприведенного списка. К началу расчета зарплаты останется отразить результаты труда, то есть информацию о выработке тех работников, которые трудятся по производственным нарядам. Таким образом, к моменту расчета зарплаты в программе отразятся все данные для расчета начислений и удержаний. По итогам работы за месяц директор компании может подписать приказ о премировании работников, который мы также сможем отразить в программе до выполнения окончательного расчета зарплаты. После начисления и выплаты зарплаты производится расчет ЕСН, взносов в ПФР и формирование проводок для отражения расчетов по оплате труда в бухгалтерском учете. Итак, перейдем в интерфейс «Расчет зарплаты работников организации» для дальнейшего знакомства с возможностями «1С:Управление производственным предприятием 8».

309

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Настроим виды расчета В «1С:Управление производственным предприятием 8» существуют специальные объекты, объединяющие в себе описание правил расчета начисления или удержания и описание правил учета результатов этого начисления или удержания в целях расчета ЕСН, НФДЛ, бухгалтерского учета. Такие объекты называются видами расчета. В программе виды расчета разбиты на три подгруппы: основные начисления, дополнительные начисления и удержания. Какие-то виды начислений и удержаний описываются разработчиками на этапе создания программы, но есть и такие, которые присущи только нашей организации, пользователю необходимо самостоятельно их добавить. Для того чтобы правильно задать параметры для уже существующих начислений и удержаний и грамотно описать вновь созданные, мы должны понять, в чем их отличие и в какой последовательности нам следует организовать установку алгоритмов расчетов. Рассмотрим все группы видов расчетов.

Основные начисления организаций К группе основных начислений организаций относятся те начисления, результат расчета которых зависит от периода действия (длительности) расчета. Например, результат расчета отпуска зависит от периода отпуска, оплата по окладу будет рассчитываться исходя из отработанных сотрудником дней и так далее. Кроме того, к группе основных начислений организации относят те виды расчета, которые длительно начисляются сотруднику. Например, если в организации ежемесячно выплачивается надбавка фиксированной суммой какой-либо группе сотрудников, то такую надбавку следует отнести к основным начислениям организаций. При создании новой информационной базы список основных начислений организаций заполняется так называемыми предопределенными видами расчетов. Предопределенные виды расчетов – это элементы, которые были определены разработчиками на этапе создания системы. Некоторые параметры предопределенных видов расчетов не могут быть изменены пользователями, так как участвуют во внутренних алгоритмах программы. Список основных начислений организаций может дополняться пользователем. Открыть список основных начислений организаций можно, войдя в пункт меню «Предприятие», подменю «Настройка расчета зарплаты» и выбрав пункт «Основные начисления».

310

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.1 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Основные начисления

Перед нами откроется окно со списком всех предопределенных начислений. Как видим, в этот список включены такие начисления, как «Оклад по дням», «Оплата больничных листов» и прочее. Начисление, отмеченное знаком, выделенным на рисунке 5.2, является предопределенным видом расчета. Не предопределенные виды расчета отмечаются также значком в виде ромба, но без изображения шара возле него.

311

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.2 Список основных начислений организации

Рассмотрим ситуацию, сложившуюся в ЗАО «Автоматизация». Один из работников организации использует личный автомобиль в служебных целях. В соответствии с российским законодательством ему полагается особая денежная компенсация. Так как такое начислении не относится к предопределенным, то мы его добавим в список видов расчетов, опишем особенности его учета в целях расчета ЕСН и НДФЛ и порядок расчета начисления в программе. Но для начала нужно определить к какой группе начислений относится такая надбавка. Понятно, что работник собирается эксплуатировать личный транспорт долговременно, то есть не один месяц, а несколько. Следовательно, мы будем считать эту компенсацию долговременным начислением и отнесем к основным начислениям. Компенсация будет начисляться по фиксированной ставке. За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, невыхода его на работу (т.е. за периоды, когда личный транспорт в служебных целях не используется) компенсация не выплачивается.

312

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Откроем окно со списком основных начислений и опишем новое начисление. Нажатием на кнопку «Добавить» панели инструментов (см. Рисунок 5.3) мы одновременно добавляем новую строку списка и открываем окно описания начисления.

Рисунок 5.3 Добавление нового элемента основных начислений

В открывшемся незаполненном окне в поле «Наименование» укажем название создаваемого вида расчета: «Компенсация личный транспорт». Переключатели раздела «Последовательность учета» на закладке «Расчеты» позволяют определить последовательность расчета нескольких начислений одного и того же сотрудника. Первичным начислением называют такое начисление, результат работы которого не зависит от результатов расчета других начислений (например, оплата по окладу). К зависимым начислениям относятся те, результат расчетов которых зависит от результатов расчета других начислений. Для таких начислений определяют очередность расчета выбором уровня зависимости. Начисление считается зависимым первого уровня в том случае, если результат его расчета зависит от результата расчета только первичных начислений. Начисление считается зависимым второго уровня, если результат его расчета зависит от результатов расчета хотя бы одного начисления с очередностью расчета «зависимое первого уровня». Все остальные зависимые начисления относятся к зависимым начислениям третьего уровня. Таким образом, чтобы выбрать последовательность расчета нам нужно рассмотреть способ расчета нашего начисления. Компенсация за использование личного транспорта рассчитывается пропорционально отработанному времени от фиксированной ставки. Значит, результат не зависит от результата расчета других начислений и, следовательно, является первичным начис313

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

лением. Укажем это, установив переключатель последовательности расчета, как показано на рисунке 5.4. Способ расчета начисления может быть как выбранным из списка стандартных, так и заданным произвольной формулой для того чтобы пользователь мог самостоятельно определить алгоритм расчета описываемого начисления. Если мы выберем регламентированный вариант расчета «Фиксированной суммой» (см. Рисунок 5.4), то наше начисление не будет зависеть от отработанного времени. Для того чтобы результат компенсации рассчитывался пропорционально отработанному времени, воспользуемся возможностью создания произвольных формул.

Рисунок 5.4 Настройка основного начисления. Закладка "Расчеты"

Установим переключатель способа расчета в положение «Произвольная формула расчета» и перейдем к редактированию формулы по ссылке «Редактировать формулу расчета» (см. Рисунок 5.5).

314

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.5 Переход к описанию формулы расчета

Открывшуюся форму редактирования формулы расчета мы уже подробно рассматривали в разделе «Настроим начисления и удержания» второй главы. Опишем формулу расчета нашей компенсации, используя показатели расчета. Вставим показатель «Фиксированная сумма» в формулу используя пункт «Вставить показатель в формулу» контекстного меню показателя (см. Рисунок 5.6) или просто перетащив его мышкой в поле формулы.

315

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.6 Вставка показателя в формулу

Аналогичным образом разместим в поле формулы показатели «Отработано времени в днях» и «Норма времени в днях». В результате формула расчета компенсации должна выглядеть следующим образом:

316

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.7 Формула расчета компенсации за использование личного транспорта

Завершим редактирование формулы нажатием на кнопку «ОК» и перейдем на закладку «Время» формы редактирования начисления. На закладке «Время» зададим параметры, которые повлияют на формирование табеля учета рабочего времени. Описываемая нами компенсация является обычной доплатой, поэтому переключатель «Вид времени» установим в выбранном положении «Дополнительное начисление за уже оплаченное время».

317

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Примечание: Начислениям, отражающим отработанное время сотрудника (таким, как оклад по дням, оплата по дневному тарифу и прочим), сопоставляется вид времени «Начисление за работу полную смену в пределах нормы времени». Отпуска, больничные и прочие начисления за неотработанное время, а также командировки должны настраиваться с видом времени «Неотработанные полные смены, а также командировки». На закладке «Использование» переключатели установлены в стандартных положениях, изменять которые нам придется при тонких настройках в описании особых начислений. Например, переключатель «Является пособием» группы «Пособия по социальному страхованию» используется для определения начисления как пособия ФСС. Его значение принимается к учету при расчете ЕСН. Переключатель «Является отпуском» группы «Ежегодные отпуска» устанавливается для начислений, описывающих оплату ежегодных отпусков сотрудников. В случае, когда переключатель начисления установлен в положение «Является отпуском», дни, оплаченные данным начислением, будут уменьшать количество неотгуленных дней отпуска сотрудника. Эта информация отражается в специализированном отчете.

318

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Переключатели группы «Вид стажа для целей персонифицированного учета ПФР» позволяют задать особый способ отражения данного начисления при формировании пачек СЗВ-4.

Рисунок 5.8 Форма редактирования основного начисления. Закладка Использование

В нашем случае все переключатели устанавливаем в положениях «Не является…» и «Не отражается…». Примечание: В окне-описании предопределенного основного начисления «Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» необходимо изменить положение переключателя «Пособия по социальному страхованию» на значение «Является пособием». Затем, по кнопке выбора, указать вид пособия «По уходу за ребенком до полутора лет». Эта информации потребуется программе при последующем расчете ЕСН и составлении регламентированной отчетности.

319

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.9 Изменение параметров использования предопределенного начисления "Пособие по уходу за ребенком до 1.5 лет"

Для определения особенностей отражения описываемой компенсации в бухгалтерском и налоговом учете перейдем на закладку «Бухучет и ЕНВД». Флаг «Является доходом в натуральной форме» не устанавливаем, так как наша компенсация будет выплачиваться в денежной форме. Группа реквизитов «Отражение в бухгалтерском и налоговом учете определяется» предназначена для определения варианта отражения результатов начисления в бухгалтерском и налоговом учете. Установим переключатель в положение «по данным о работнике и его плановых начислениях», что означает отсутствие необходимости особого отражения учета результатов начисления. Подробно способы отражения результатов начислений в бухгалтерском и налогов учете будут рассмотрены в главе 9 «Формирование проводок по бухгалтерскому и налоговому учету начисленной зарплаты». 320

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Поле «Учет по видам деятельности, облагаемым ЕНВД» позволяет указать возможность отнесения результата данного начисления на деятельность, облагаемую ЕНВД. Заполнение данного поля имеет значение только для организаций, уплачивающих ЕНВД.

Рисунок 5.10 Форма редактирования начисления. Закладка Бухучет и ЕНВД

Особенности налогообложения опишем на следующей закладке «Налоги» (см. Рисунок 5.11). В соответствии с российским законодательством компенсация за использование личного транспорта в служебных целях – это денежная выплата, не считающаяся доходом работника, если ее размер в пределах нормы установленной законом, т.е. НДФЛ не облагается. Поэтому установим переключатель «Не облагается». С помощью кнопки выбора укажем в поле «Вид дохода» раздела «ЕСН, взносы в ПФР», что начисление не является объектом налогообложения ЕСН, и не облагается взносами в ПФР в соответствии с Налоговым Кодексом что означает отсутствие необходимости особого отражения учета результатов начисления Переключатель, влияющий 321

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

на расчет базы по налогу на прибыль установим на верхнее значение «Не включается в расходы на оплату труда».

Рисунок 5.11 Настройка параметров учета начисления

На закладке «Упр. учет» для отражения начисления в управленческом учете мы проверим, что переключатель установлен в положение «по данным о работнике и его плановых начислениях» (см. Рисунок 5.12). Таким образом, мы указываем, что способ отражения данного начисления в управленческом учете не отличается от способа отражения других начислений сотрудника.

322

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.12 Настройка способа отражения начисления в управленческом учете

На закладке «Прочее» в таблице «Вытесняющие начисления» заполним список вытесняющих начислений, т.е. те начисления, за период действия которых не должна начисляться описываемая компенсация. Например, за то время когда сотрудник находится в отпуске он не получает компенсацию за использование личного транспорта. Такое начисление – отпуск – будет являться «вытесняющим» для начисления «Компенсация личный транспорт». Нажатием на кнопку «Подбор» откроем список существующих начислений организаций.

323

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.13 Начало редактирования таблицы вытесняющих начислений

Из списка основных начислений мы можем выбрать нужное нам начисление – «Оплата отпуска по календарным дням».

Рисунок 5.14 Выбор начисления

Список вытесняющих начислений пополнится, а мы, так как компенсация не начисляется еще за время болезни, за время командировки и прочих невыходов сотрудника, добавим еще несколько вытесняющих начислений 324

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

описанным выше способом. К вытесняющим начислениям мы отнесем оплату больничных листов, прогул, больничный лист по травме в быту и прочие начисления, показанные на рисунке ниже.

Рисунок 5.15 Заполненный список вытесняющих начислений

С особенностями заполнения списков базовых и ведущих начислений мы познакомимся немного позже, пока оставляем эти поля пустыми. При нажатии на кнопку «ОК» программа сохранит добавленное начисление и закроет окно описания нашего начисления по компенсации за личный транспорт.

325

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Дополнительные начисления организаций К дополнительным начислениям организаций относят те разовые начисления, которые не зависят от продолжительности периода начисления. Например, если сотрудникам организации каждый месяц выплачивается премия фиксированной суммой, но размер премии каждый месяц определяется отдельным приказом руководства, то такая премия будет относиться к дополнительным начислениям. ЗАО «Автоматизация» решило выплачивать сотрудницам, находящимся на больничном по беременности и родам, разовую материальную помощь. Поскольку эта выплата не зависит от отработанного времени сотрудника и является единовременной, мы отнесем ее к дополнительным начислениям. Добавим и опишем новое начисление в списке дополнительных начислений организаций. Находясь в интерфейсе «Расчет зарплаты работников организации», откроем пункт меню «Предприятие», выберем подпункты «Настройка расчета зарплаты» и «Дополнительные начисления».

Рисунок 5.16 Интерфейс Расчет зарплаты работников организации. Дополнительные начисления.

Откроется список предопределенных дополнительных начислений.

326

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.17 Список дополнительных начислений организаций

Добавим новое начисление, используя меню Действия, подменю «Добавить» или с помощью кнопки ins на клавиатуре. Откроется окно нового дополнительного начисления, которое нам нужно заполнить. Укажем наименование начисления в соответствующем поле формы и кнопкой выбора зададим способ расчета, выбрав вариант «Фиксированной суммой». Так как результат расчета материальной помощи не зависит от результата расчета прочих начислений, установим переключатель «Последовательность расчета» в положение «Первичное начисление».

327

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.18 Настройка параметров закладки "Расчеты"

На закладке «Использование» зафиксируем переключатель на строке «Не является премией» так как материальная помощь не относится к списку премий организации. Примечание: Если для начисления установить переключатель «премии» в положение отличное от «Не является премией», то расчет такого начисления может быть произведен в специализированном документе «Премии организаций». Этот документ более подробно будет рассмотрен в следующих разделах книги. Кроме того, значение переключателя влияет на способ учета результата начисления (премия или основной заработок) при расчете среднего заработка (в том случае, если результат начисления включен в базу расчета среднего заработка). Так как материальная помощь выплачивается за счет средств предприятия, а не Фонда социального страхования, укажем, что начисление не является пособием.

328

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Наша материальная помощь не относится к видам расчетов, оплачивающим компенсацию отпуска, отразим это установив переключатель компенсации ежегодных отпусков в соответствующее положение.

Рисунок 5.19 Настройка параметров использования вида расчета

329

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Особенность налогообложения начисления по материальной помощи отразим на закладке «Налоги».

Рисунок 5.20 Настройка параметров учета на закладке "Налоги"

330

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Нажмем на кнопку выбора в строке кода дохода НДФЛ и выберем вид дохода, соответствующий описываемому начислению (см. Рисунок 5.21).

Рисунок 5.21 Выбор вида дохода в целях расчета НДФЛ

Описываемая материальная помощь не входит в перечень начислений, не подлежащих налогообложение ЕСН согласно статье 238 НК РФ, поэтому в поле «Вид дохода» укажем, что выплата облагается ЕСН и взносами в ПФР целиком. Наше начисление также входит в базу расчета взносов в ФСС на обязательное социальное страхование от несчастных случаев. Закладку «Прочее» оставляем незаполненной, так как материальная помощь относится к дополнительным начислениям, характеризуется единственной датой принятия решения о начислении и не может быть «вытеснена» другим начислением. Именно поэтому в окне описания дополнительных начислений отсутствует список вытесняющих начислений. В связи с тем, что материальная помощь начисляется фиксированной суммой, таблицы базовых и ведущих начислений не заполняются. Примечание: К базовым начислениям относят те начисления, результат расчета которых входит в базу расчета начисления. Например, если работнику начисляется премия процентом от начисленной оплаты по окладу и надбавки, то в список базовых начислений войдут «Оплата по окладу по дням» и «Надбавка». Ведущие начисления – те начисления, изме331

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

нение результатов которых требует перерасчета рассматриваемого начисления. Например, если рассматривать ту же премию процентом, то очевидно, что изменение результата расчета оклада потребует перерасчета премии, так как изменилась база расчета премии. Ведущие начисления могут не совпадать с базовыми. Например, если Надбавка, входящая в базу расчета премии, в свою очередь рассчитывается от некой Доплаты, то изменение результата Доплаты будет вызывать необходимость перерасчета Надбавки и, как следствие, Премии процентом. Т.е. в списке базовых начислений будет присутствовать только Оплата по окладу по дням и Надбавка, а в списке ведущих начислений Оплата по окладу по дням, Надбавка и Доплата. Более подробно роль ведущих начислений будет рассмотрена в разделе «Проверим необходимость перерасчета документов».

Рисунок 5.22 Форма редактирования дополнительного начисления. Закладка Прочее

По кнопке «ОК» сохраним информацию об описанном начислении.

332

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Удержания организаций Компания предоставляет своим сотрудникам талоны для питания в столовой. Со всех сотрудников нашей организации, питающихся по талонам столовой, необходимо удерживать каждый месяц фиксированную сумму. Для того чтобы добавить такое удержание откроем пункт меню «Предприятие», выберем подпункты «Настройка расчета зарплаты» и «Удержания».

Рисунок 5.23 Интерфейс Расчет зарплаты сотрудников организации. Удержания

Открывшееся окно выведет на экран список предопределенных удержаний, имеющихся в программе.

333

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.24 Список удержаний организаций

Добавим новое удержание, используя кнопку «Добавить» панели инструментов или клавишу «Ins» клавиатуры. В появившемся окне настройки нового удержания укажем наименование – За питание – и заполним закладку «Расчеты». Так как удержание производится фиксированной суммой и не зависит от результатов расчета других удержаний, то переключатель последовательности расчета установим в положение «Первичное удержание». Укажем способ расчета «Удержание фиксированной суммой» в соответствующем поле, используя кнопку выбора.

334

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.25 Форма редактирования удержания организаций

Сохраним введенные данные командой «ОК».

Настроим базу расчета среднего заработка Для того чтобы начислить некоторые виды начислений необходимо определить размер среднего заработка. Программа «1C:Управление производственным предприятием 8» предусматривает автоматический расчет среднего заработка и предварительную настройку видов заработка, учитываемых при его исчислении. При описании вновь созданных начислений важно определить входит ли новое начисление в базу по расчету среднего заработка. В том случае, если добавленное начисление должно войти в расчетную базу среднего заработка больничных листков или отпуска и прочей оплаты по среднему в соответствии с законодательством РФ, то нам необходимо произвести в программе соответствующие настройки. Настроим базу по расчету среднего заработка для определения размера пособий по социальному страхованию. Зайдем в пункт меню «Предприятие», выберем подпункт «Настройка расчета зарплаты», а затем «Средний заработок».

335

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.26 Интерфейс Расчет зарплаты работников организации. Средний заработок

Откроется окно со списком вариантов баз для расчета по среднему заработку. Среди этих вариантов база среднего заработка для расчета пособий по социальному страхованию, база среднего заработка для расчета оплаты отпусков, командировок и сохраняемого в других случаях среднего заработка и другие варианты настройки баз среднего заработка. База среднего заработка складывается из существующих видов расчета. Начисления, входящие в каждый вариант базы расчета среднего, могут быть сгруппированы по видам заработка. Например, начисления, входящие в базу расчета среднего для расчета пособий по социальному страхованию, группируются по виду заработка в две группы: «Основной заработок» и «Премии» (см. Рисунок 5.27). Список видов заработка, выделяемых в каждом из вариантов баз, задается разработчиками на этапе создания программы исходя из требований законодательства РФ. Чтобы настроить базу для расчета пособия по социальному страхованию установим курсор на группе с видом заработка «Основной заработок» базы 336

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

расчета среднего «Для расчета пособий по социальному страхованию (по больничным листам и по уходу за ребенком)». Для настройки базы среднего заработка необходимо нажать на кнопку «Изменить» (см. Рисунок 5.27).

Рисунок 5.27 Виды заработка, учитываемые при расчете среднего заработка

Откроется форма редактирования базы среднего заработка, в котором располагаются две таблицы: «Базовые расчеты» и «Ведущие расчеты». В список базовых расчетов должны быть внесены все начисления, которые должны войти в базу расчета среднего в составе редактируемого вида заработка. Т.е. в нашем случае в таблице «Базовые расчеты» должны быть указаны все начисления, входящие в базу расчета среднего для расчета пособий по социальному страхованию и относящиеся к группе «Основной заработок». Заполним список базовых расчетов, используя кнопку «Подбор» панели инструментов соответствующей табличной части.

337

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.28 Начало подбора начислений в базу расчета среднего заработка

При подборе выбираем вариант «Основные начисления организаций» и из открывшегося списка выбираем строки с теми начислениями, которые войдут в состав расчетной базы. Точно также подберем начисления из списка дополнительных начислений, в результате чего список базовых начислений должен выглядеть так, как показано на рисунке ниже.

Рисунок 5.29 Список базовых начислений 338

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

В таблицу «Ведущие расчеты» внесем таким же образом те виды расчета, которые при использовании механизма перерасчета окажут влияние на результат расчета. В нашем случае это список совпадет со списком базовых начислений. Дополним табличную часть «Ведущие расчеты» видами расчетов по кнопке «Дополнить».

Сохраним данные кнопкой «ОК».

Укажем плановые начисления и удержания работников Учет плановых начислений работников организации Сотруднику Дмитриеву А.И. при заключении трудового договора мы назначили вид начисления – оплата по дневному тарифу, который будет постоянным при ежемесячном начислении зарплаты. Начиная с февраля, работник будет эксплуатировать личный автомобиль в служебных целях, и помимо постоянно начисляемой оплаты по тарифу ему положено теперь выплачивать еще и надбавку за использование личного транспорта. Следовательно, нам необходимо внести в программу такие настройки, которые позволили бы ежемесячно при расчете заработной платы автоматически рассчитывать компенсацию за транспорт. Воспользуемся специальным документом «Ввод све339

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

дений о плановых начислениях». Зайдем в пункт меню «Работники», и выберем подпункт «Ввод сведений о плановых начислениях и удержаниях». Зайдем в пункт меню «Работники» и выберем подпункт «Ввод сведений о плановых начислениях».

Рисунок 5.30 Интерфейс Расчет зарплаты работников организации. Ввод сведений о плановых начислениях

Открылся пустой список документов. Добавим в этот список новый документ (например, используя клавишу “Ins” клавиатуры) и назначим сотруднику новое плановое начисление. Примечание: Плановым начислением называется начисление, которое назначено для ежемесячной выплаты сотруднику на протяжении некоторого периода времени. Плановое начисление может быть назначено и/или изменено документами «Прием на работу в организацию», «Кадровое перемещение организации», «Ввод сведений о плановых начислениях». Кадровые документы мы уже рассматривали ранее, плановые начисления в этих документах задаются на закладке «Начисления». Форма редактирования документа «Ввод сведений о плановых начислениях» содержит две табличные части.

340

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.31 Форма редактирования документа "Ввод сведений о плановых начислениях"

Таблица «Работники» содержит список работников, плановые начисления которых изменяются в данном документе. Изменим эту таблицу нажатием на кнопку «Подбор» (см. Рисунок 5.31): выберем из списка сотрудников организации Дмитриева А.И.

Рисунок 5.32 Подбор работника из списка

В таблице «Работники» появилась строка с выбранным работником, а в таблице «Плановые начисления» заполнились уже назначенные ему ранее другими кадровыми документами начисления (Оплата по дневному тарифу). Так как нам не нужно вносить корректировок в ставку дневного тарифа, то в колонке «Действие» должно быть указано значение «Не изменять».

341

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Добавим еще одну строку в таблицу «Плановые начисления» нажатием кнопки «Добавить».

Рисунок 5.33 Начало ввода нового планового начисления сотрудника

Заполним новую строку: используя кнопку выбора в колонке «Начисление» редактируемой строки подберем описанную ранее компенсацию за использование личного транспорта из списка начислений.

Рисунок 5.34 Выбор вида расчета

Кнопкой выбора в колонке «Действие» укажем вариант «Начать», так как мы описываем необходимость начала выплаты данного планового начисления. В поле «Период» необходимо указать дату начала действия выплаты –

342

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

01.2.2008 (см. Рисунок 5.35) Поле «Показатели для расчета» заполним размером компенсации – 1200 рублей.

Рисунок 5.35 Пример заполнения документа "Ввод сведений о плановых начислениях"

Нажатием на кнопку «ОК» закроем окно и сохраним данные в программе. Созданным документом мы описали необходимость ежемесячного начисления сотруднику компенсации за использование личного транспорта. Необходимость расчета ежемесячных (плановых) удержаний описывается похожим образом. Более подробно мы рассмотрим учет плановых удержаний работников в следующем разделе.

Учет плановых удержаний работников организации Со всех сотрудников нашей организации, питающихся по талонам столовой, необходимо удерживать с февраля каждый месяц сумму размером в 1 тысячу рублей. Опишем необходимость производить это ежемесячное удержание с сотрудников в системе или, иными словами, назначим такое плановое удержание в программе всем сотрудникам ЗАО «Автоматизация». Для этого создадим документ «Ввод сведений о плановых удержаниях». Зайдем в пункт меню «Работники» и выберем подпункт «Ввод сведений о плановых удержаниях».

343

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.36 Интерфейс Расчет зарплаты работников организации. Ввод сведений о плановых удержаниях

На экране появится пустое окно, так как ни одного подобного документа мы пока не создали. Добавим новую строку в этом окне, например, используя клавишу «Ins». Откроется новый документ «Ввод сведений о плановых удержаниях». Работать с этим документом будем аналогично описанному выше документу «Ввод сведений о плановых начислениях» только теперь мы назначим удержания всем работникам организации. В поле «Организация» выберем соответствующее юридическое лицо. Для того чтобы подобрать в таблицу «Работники» всех сотрудников организации «Автоматизация», нажмем на кнопку «Заполнить» и укажем «Списком работников».

344

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.37 Заполнение документа списком работников

На экран будет выведено окно для формирования списка работников, которые должны попасть в заполняемый документ. Так как нам нужно заполнить документ всеми сотрудниками организации, то никаких дополнительных отборов мы производить не будем, а просто нажмем на кнопку «Выполнить». Таблица «Работники» документа будет заполнена, и мы вернемся к редактированию документа «Ввод сведений о плановых удержаниях».

Рисунок 5.38 Окно формирования списка работников 345

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Табличная часть «Удержания» пока пуста, так как ни одному сотруднику ранее планового удержания назначено не было. Установим курсор на первую строку в табличной части «Работники» (Васильева Инна Федоровна) и нажмем кнопку «Добавить» панели инструментов таблицы «Удержания» (см. Рисунок 5.39). В табличной части «Удержания» появится строка, в которой будут уже заполнены колонки «Работник» и дата, совпадающая с датой создания документа (поле «от»).

Рисунок 5.39 Назначение нового планового удержания

Заполним оставшиеся колонки таблицы, выбрав в соответствующей колонке в качестве удержания удержание «За питание». Выбор удержания производится из списка «Удержания организаций».

346

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.40 Список "Удержания организаций"

В колонке «Действие» укажем значение «Начать» и проставим размер удержания в столбце «Показатели для расчета удержания» - тысяча рублей (см. Рисунок 5.41).

Рисунок 5.41 Пример заполнения таблицы "Удержания"

Таким образом, мы назначили Васильевой удержание за питание как плановое, но нашей целью было назначить такое удержания всем сотрудникам организации. Для этого заполним табличную часть «Удержания» всеми 347

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

оставшимися работниками аналогичным добавлением и заполнением строк (см. Рисунок 5.42).

Рисунок 5.42 Заполненный документ "Ввод сведений о плановых удержаниях"

После того как список сформирован, нажимаем кнопку «ОК» для сохранения данных в программе.

348

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Создадим договор на выполнение работ ЗАО «Автоматизация» заключила с сотрудником Игнатьевым гражданско-правовой договор на выполнение работ по очистке территории, прилегающей к офису компании, от снега. Работы должны быть произведены в период с 14.01.08 по 25.01.08, оплата по договору подряда составляет 5000 рублей. Оформим в программе такой вид договора для последующего автоматического начисления вознаграждения за выполненную работу. Для этого воспользуемся документом «Договор на выполнение работ». Выберем соответствующий подпункт из пункта меню «Работники».

Рисунок 5.43 Интерфейс Расчет зарплаты работников организации. Договоры на выполнение работ.

В открывшемся списке документов пока нет договоров такого рода, добавим новую строку в список, например, при помощи клавиши «Ins». Откроется незаполненная форма редактирования документа «Договор на выполнение работ с физ.лицом» (см. Рисунок 5.44).

349

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.44 Форма редактирования документа "Договор на выполнение работ с физ. лицом"

Укажем дату составления договора – 14 января. По кнопке выбора в строке «Сотрудник» откроем список сотрудников, заключивших договоры гражданско-правового характера с организацией. Режим отбора сотрудников по типу договора задается в поле формы списка сотрудников как показано на рисунке ниже.

Рисунок 5.45 Настройка отбора списка сотрудников организаций по видам договоров 350

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Пока таких сотрудников нет и список пуст. Для того чтобы в системе Игнатьев С.Н. отражался и как основной сотрудник, и как исполнитель договора подряда, добавим новый элемент справочника «Сотрудники организаций». Новый элемент может быть добавлен, например, при помощи кнопки «Добавить» панели инструментов формы списка сотрудников. Откроется уже знакомое нам окно для заполнения данных о сотруднике. Установим переключатель в режим «Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц» и для выбора нажмем на ссылку «Открыть справочник физических лиц для выбора» (см. Рисунок 5.46).

Рисунок 5.46 Начало создания нового сотрудника

Выберем из открывшегося списка физических лиц Игнатьева С.Н..

Рисунок 5.47 Выбор физического лица

351

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Поля формы описания сотрудника автоматически заполнятся личными данными физического лица, и мы нажмем кнопку «ОК», чтобы сохранить данные о новом сотруднике

Рисунок 5.48 Заполненная форма редактирования сотрудника

Теперь выберем появившуюся строку с фамилией Игнатьев из списка «Сотрудники организации» и продолжим ввод данных в документ «Договор на выполнение работ с физ. лицом». Укажем срок действия договора с 14 по 25 января в полях «Сроки, с» и «по». Используя кнопку выбора поля «Оплата» укажем, что оплата по договору подряда производится однократно в конце срока действия договора.

352

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.49 Выбор способа оплаты договора подряда

В поле «Стоимость» укажем размер вознаграждения, оговоренный условиями договора – 5 тысяч рублей. Для отнесения оплаты по договору подряда к затратам подразделения «Администрация» выберем соответствующее значение в поле «Подразделение».

353

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.50 Заполненная форма редактирования документа

Закладка «Отражение в учете» предназначена для настройки способа отражения начислений по договору подряда в бухгалтерском и налоговом учете. Мы оставим эту закладку незаполненной и вернемся к ней в 9 главе, когда будем формировать проводки по выполненным расчетам с сотрудниками организации. Нажмем на кнопку «ОК» и сохраним введенные данные по договору подряда. Документом «Договор на выполнение работ с физ. лицом» мы только зафиксировали необходимость произвести оплату по договору подряда и основные параметры этого начисления. Само начисление будет рассчитано и выплачено сотруднику другими документами, о которых пойдет речь в следующих разделах книги.

354

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Учтем исполнительный лист В организацию был направлен исполнительный лист на имя Серова И.В. Алименты в размере 25% необходимо удерживать с 1 февраля 2008 года по 31 января 2009 года в пользу Серовой Инны Сергеевны. Оплата больничных листов не входит в базу расчета алиментов. Отразим необходимость расчета алиментов в программе при помощи документа «Исполнительный лист». Зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем последовательно подпункты «Первичные документы», «Исполнительные листы».

Рисунок 5.51 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Исполнительные листы

В открывшемся списке документов создадим новый документ, например, используя клавишу «Ins». На экран будет выведена форма редактирования документа. В поле «от» укажем дату заполнения документа 1 февраля 2008 года, а в поле «Организация» - нашу организацию (см. Рисунок 5.52).

355

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.52 Форма редактирования документа "Исполнительный лист"

По кнопке выбора поля «Работник» откроем список сотрудников организации и выберем сотрудника Серова И.В.

Рисунок 5.53 Выбор сотрудника из списка

По данным исполнительного листа удержания будут производиться в течение года, начиная с февраля 2008г., поэтому период исполнительного листа 356

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

зададим как с 1 февраля текущего года по 31 января 2009 года. Дата начала удержания совпадет с датой указанной в поле «Удерживать с». Примечание: Если на работу принимается сотрудник, у которого есть обязательства по исполнительному листу, начинающемуся ранее даты приема на работу, то в поле «Период с» будет указана дата начала действия исполнительного листа, а в поле «Удерживать с» - дата приема сотрудника. Способ удержания установим переключателем в положение «Процентом от заработка». Размеры удержания и почтового сбора проставим в соответствующих полях документа.

Рисунок 5.54 Заполнение параметров удержания по исполнительному листу

В поле «Получатель» необходимо указать получателя выплат по исполнительному листу. Используя кнопку выбора поля откроем окно со списком контрагентов. Пока список контрагентов пуст, создадим нового нажатием на кнопку «Добавить» панели инструментов формы. 357

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.55 Добавление нового контрагента

В открывшейся форме редактирования контрагента нам достаточно ввести наименование – Серова Инна Сергеевна – и в поле «Юр./физ. лицо» установить значение «Физ. лицо». Нажатием на кнопку «ОК» сохраним данные о новом контрагенте. Примечание: На закладке «Контакты» может быть задан адрес получателя алиментов.

Рисунок 5.56 Заполнение данных контрагента для описания исполнительного листа

Теперь в списке контрагентов появилась строка с фамилией Серова. Выберем ее и вернемся к заполнению документа «Исполнительный лист». 358

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Все основные параметры документа «Исполнительный лист» заполнены. Кнопка «Карточка учета» нижней части окна поможет нам просмотреть печатную форму карточки учета исполнительных документов.

Рисунок 5.57 Формирование карточки учета исполнительных листов

Форма карточки учета исполнительных листов приведена на рисунке ниже.

Рисунок 5.58 Печатная форма Карточки учета исполнительных листов 359

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

После просмотра печатной формы мы можем вывести карточку на принтер для распечатки. Для этого можно воспользоваться кнопкой «Печать» основной панели инструментов. Сохраним введенные данные командой «ОК».

Рисунок 5.59 Заполненная форма документа "Исполнительный лист"

Заполнив и проведя документ «Исполнительный лист» мы отразили в системе необходимость расчета отчислений по исполнительному листу. Непосредственный расчет суммы отчисления за каждый месяц будет производиться документом «Начисление зарплаты работников организаций», который будет рассмотрен в следующих разделах книги.

360

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Оформим договор займа с работником организации В марте 2008 года ЗАО «Автоматизация» предоставила работнику Сергееву И.А. заем на сумму 30000 руб., под 10% годовых. Договор был заключен 1 февраля, срок погашения займа – 10 месяцев. Нам необходимо отразить условия договора займа в программе, для чего используем соответствующий документ. Работая в интерфейсе «Расчет зарплаты работников организаций» зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем подпункты «Займы работникам» и «Договоры займа с работником».

Рисунок 5.60 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Договоры займа с работниками

Добавим новый документ в форме списка документов (например, используя клавишу «Ins») и приступим к вводу данных в программу. В «шапке» документа укажем дату составления документа. В нашем случае она совпадет с датой заключения договора - 1 февраля 2008 года (см. Рисунок 5.61). В поле «Работник» выберем сотрудника Сергеева. Переключатель «Учет» нужно установить в положение «Бухгалтерский, так как факт предоставления и погашения займа необходимо отражать в регламентированном учете.

361

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Примечание: Если переключатель «Учет» установить в положение «Управленческий», то удержания из зарплаты сотрудника в целях погашения займа будут отражаться в управленческом учете. Далее в соответствующем поле укажем сумму займа, которая равна 30 тысячам рублей. По условиям договора процентная ставка равна 10%, укажем этот размер в поле «Проценты». Будем удерживать с Сергеева суммы в счет погашения займа, начиная с марта 2008 года, отразим этот факт в поле «Погашать с». Выбрать нужный месяц можно при помощи стрелок, направленных вверх и вниз. Установим переключатель в положение «Ежемесячно», чтобы при начислении зарплаты суммы удерживались с работника каждый месяц. Срок погашения займа укажем в поле, расположенном после переключателей, определяющих вариант погашения ссуды (см. Рисунок 5.61). В поле «Организация» необходимо указать юридическое лица, выдавшее займ. Кнопкой выбора поля «Счет учета» откроем план счетов бухгалтерского учета и выберем счет учета процентов по займам, в нашем случае это счет 91.01.

Рисунок 5.61 Документ "Договор займа с работником"

362

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Используя кнопку «Отчет о погашении займа» можно вывести на экран отчет, показывающий, как производится погашение займа. Так как на текущий момент мы не производили расчет зарплаты сотрудника за март 2008 года, начиная с которого производится погашение займа, то этот отчет не будет содержать сведений. Посмотрим и распечатаем договор займа, для чего нажмем кнопку «Печать» и из появившегося списка вариантов печатных форм выберем пункт «Договор займа» (см. Рисунок 5.62).

Рисунок 5.62 Формирование печатной формы договора займа

На экран будет выведена типовая форма договора займа. Реквизиты договора будут заполнены согласно данным, указанным в документе. Пример такого договора приведен на рисунке ниже.

363

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.63 Печатная форма договора займа с работником

Проведем документ при помощи кнопки «ОК». Итак, мы ввели в программу все необходимые сведения для расчета сумм удержаний в пользу погашения займа. Непосредственный расчет суммы к погашению будет производиться в документе «Начисление зарплаты работников организаций», с которым мы познакомимся в одном из следующих разделов книги.

Произведем расчет одного расчетного периода Мы выполнили основные операции этапа ввода начальных данных и переходим к выполнению тех операций, которые входят в состав ежемесячной работы с программой. Расчет заработной платы всегда выполняется с некоторой периодичностью, как правило, с периодичностью в один календарный месяц. Мы будем длительность одного цикла называть расчетным периодом. Итак, рассмотрим, какие операции в программе выполнял специалист по расчету заработной платы ЗАО «Автоматизация» на протяжении одного расчетного периода (января 2008 года).

Оплатим командировку работника В соответствии с приказом по организации начальник отдела проектов ЗАО «Автоматизация» направлен в командировку с целью заключения договора с заказчиком. В главе 3 мы ввели кадровый документ, описывающий параметры командировки сотрудника с точки зрения кадрового учета. На 364

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

период командировки сотрудника в соответствии с законодательством за сотрудником сохраняется оплата в размере среднего заработка. Чтобы рассчитать размер этой оплаты воспользуемся универсальным документом «Оплата по среднему заработку». Открыв пункт меню «Расчет зарплаты», выберем подпункт «Неявки», «Оплата по среднему заработку».

Рисунок 5.64 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Оплата по среднему заработку

В списке пока нет документов, добавим новый, используя кнопку «Добавить» панели инструментов или иным способом. Откроется форма документа для ввода данных и расчета начисленных сумм (см. рисунок ниже). В поле «Организация» должна быть выбрана организация «Автоматизация». Поле «Месяц начисления» позволяет указать, в каком расчетном периоде производится расчет оплаты по среднему. Укажем в этом поле наш рабочий период – январь 2008 года. В поле «Работник», используя кнопку выбора поля, подберем сотрудника Сергеева из списка сотрудников.

365

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.65 Форма документа "Оплата по среднему заработку"

Так как командировка подразумевает отсутствие сотрудника на рабочем месте на протяжении целого дня, то переключатель «Отклонение» установим в положение «Целодневное (целосменное)». Поля «Период с», «по» предназначены для указания периода оплаты по среднему заработку. Укажем в этих полях период командировки: с 21 по 25 января 2008 года. В поле «Вид расчета» выберем предопределенное начисление «Оплата по среднему заработку». Теперь рассчитаем суммы к начислению, нажав кнопку «Рассчитать» и выбрав вариант «Рассчитать». Программа выведет сообщение о том, что данных для расчета среднего заработка нет и в таблице «Начисления» будет сформирована строка расчета оплаты по среднему заработку с незаполненным результатом расчета. Действительно, мы еще не вводили никаких данных о заработке сотрудников за предыдущие расчетные периоды, следовательно, программе неоткуда взять данные для расчета среднего заработка. Примечание: Такие сообщения могут возникать при отсутствии нужных данных и в других документах по расчету среднего заработка. Расчет среднего заработка осуществляется на основании данных за 12 месяцев, предшествующих периоду наступления случая оплаты по среднему заработку. Поэтому при начале работы с системой рекомендуется перенести начальные данные о заработной плате работников и отработанном времени за 12 месяцев, предшествующих расчетному периоду, с которого начинается работа в программе. 366

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.66 Сообщение об отсутствии данных для расчета среднего

Недостающие данные для расчета среднего заработка могут быть введены непосредственно в документ. Для этого перейдем на закладку «Расчет среднего заработка» и удалим все строки, имеющиеся в этой таблице. Добавим новую строку в очищенную таблицу, используя кнопку «Добавить» панели инструментов на закладке «Расчет среднего заработка». Используя кнопку выбора в колонке «Вид заработка» укажем, что мы заполняем данные по основному индексируемому заработку. Примечание: Виды заработка определяются разработчиками программы. Более подробно о видах заработка рассказывалось в разделе «Настроим базу расчета среднего заработка». Вид заработка «Основной заработок: индексируемый» описывает группу начислений, размеры которых при расчете среднего должны индексироваться в установленных законодательством случаях и размерах. Одной строкой мы внесем информацию о данных для расчета среднего заработка за 2007 год, поэтому в полях «Дней отработано» и «Часов отработано» укажем количество отработанных дней и часов в прошлом году. В поле «Сумма» внесем информацию о сумме начислений сотрудника за 2007 год, учитываемых при расчете среднего заработка.

367

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Поля «Дата начала» и «Дата окончания» заполняются значениями 01.01.2008 и 31.12.2008 соответственно.

Рисунок 5.67 Заполнение таблицы среднего заработка.

Все данные для расчета среднего заработка теперь у нас есть, поэтому нажимаем кнопку «Рассчитать», выбираем вариант «Рассчитать начисление». Примечание: В документах, предназначенных для расчета начислений по среднему заработку, кнопка «Рассчитать» всегда содержит подменю из трех пунктов: «Рассчитать», «Рассчитать средний заработок» и «Рассчитать начисления». Пункт «Рассчитать» предназначен для последовательного расчета среднедневного заработка (результат расчета отображается на закладке «Расчет среднего заработка») и непосредственно расчета начисления (оплаты по среднему заработку, больничного, отпуска). Пункт «Рассчитать средний заработок» позволяет выполнить только заполнение данных для расчета среднего заработка сотрудника. Пункт «Рассчитать начисления» выполняет расчет начисления, оплачиваемого по среднему заработку, используя в качестве данных для расчета сведения, отраженные на закладке «Расчет среднего заработка». Для просмотра результата расчета оплаты по среднему перейдем на закладку «Начисления». 368

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.68 Результат расчета оплаты по среднему заработку

Программа автоматически рассчитала количество оплачиваемых дней и результат начисления. Нажмем на кнопку «ОК» для сохранения данных в программе. Итак, документ «Оплата по среднему заработку» позволяет рассчитать оплату за период сохранения среднего заработка сотрудника. В документе указывается, к какому расчетному периоду относится данное начисление.

Введем начальные данные для расчета среднего заработка Очень часто начало использования программы для расчета заработной платы не совпадает с началом деятельности организации, поэтому к моменту начала работы с программой в организации могут быть накоплены данные о расчетах с сотрудниками за прошлые периоды. Эти данные следует внести в программу расчета зарплаты, так как они необходимы для расчета оплаты по среднему заработку (как мы уже видели в предыдущем разделе) и расчета налогов в случае, если работа с программой начинается не с начала года. Начальные данные могут быть введены документом «Начисление заработной платы», в котором следует указать результаты начислений сотрудников и периоды невыходов, учитываемые при расчете среднего заработка. В нашей книге мы будем рассчитывать начисления, оплачиваемые по среднему заработку, для сотрудников Кузнецовой и Фроловой. Для того, 369

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

чтобы не прибегать к ручному вводу данных среднего заработка, как мы это делали оплачивая командировку Сергеева, нам необходимо внести сведения о начислениях за прошлый период по этим сотрудницам. Для примера мы будем использовать данные августа 2007 года. Этот месяц обе сотрудницы отработали полностью, сумма начислений Кузнецовой составила 45 тысяч рублей, Фроловой – 30 тысяч рублей. Для ввода данных откроем документ «Начисление заработной платы». Зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем из открывшегося подменю «Начисление зарплаты». Откроется список документов, добавим новую строку, и на экране появится пустой документ «Начисление зарплаты». Примечание: Этот документ будет подробно рассмотрен в разделе «Начислим зарплату работникам организаций». Отразим факт ввода начальных сведений в декабре 2007 года, указав дату 28.12.07 в поле «от». В строке «Месяц начисления» стрелками укажем – август 2007 года. Для формирования таблицы нажмем кнопку «Заполнить» с вариантом «Подбором работников».

Рисунок 5.69 Начальное заполнение документа "Начисление зарплаты работникам организаций"

Из открывшегося списка двойным щелчком мыши выберем строки с фамилиями Кузнецова и Фролова.

370

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.70 Подбор сотрудников организации

Вернемся в документ «Начисление зарплаты» и вручную заполним колонку «Результат» по обеим сотрудницам, как показано на рисунке ниже.

Рисунок 5.71 Заполненный документ

После этого нажимаем на кнопку «ОК» для сохранения данных о начисленных суммах в программе. Примечание: На практике необходимо вносить начальные данные за 12 месяцев, предшествующих началу работы в программе (разумеется, в том случае, если эти данные существуют). Мы ввели начальные данные только за 1 месяц, так как нашей целью было продемонстрировать, каким образом могут быть введены начальные данные. 371

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Оформим больничный лист по беременности и родам Сотрудница нашей организации Фролова 1 октября 2007 года предоставила больничный лист по беременности и родам. Срок окончания больничного листа – 17.02.2008. Для отражения в программе такой ситуации и начисления оплаты по среднему заработку воспользуемся документом «Начисление по больничному листу». Зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем пункт меню «Неявки», а затем «Больничные листы».

Рисунок 5.72 Интерфейс Расчет зарплаты работников организации. Больничные листы

В появившемся списке документов «Начисления по больничным листам» пока подобных документов нет. Создадим новый документ «Начисление по больничному листу», добавив новую строку в пустой список документов. Перед нами откроется незаполненное окно. Укажем дату создания документа 1 октября в поле «от» и месяц начисления – октябрь 2007 года в строке «Месяц начисления». Примечание: Мы вводим документ «задним числом», в обычном режиме работы этот документ был бы действительно введен в октябре 2008 года.

372

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.73 Заполнение документа "Больничный лист"

Для выбора сотрудника воспользуемся кнопкой подбора в поле «Работник». В открывшемся окне выберем строку с фамилией Фролова из списка сотрудников.

Рисунок 5.74 Выбор сотрудника организаций

Теперь на закладке «Условия» заполним поля, внеся данные из больничного листа. Укажем, используя кнопку выбора поля «Причина», причину нетрудоспособности - «Отпуск по беременности и родам». В полях «Период с», «по» проставим даты освобождения Фроловой от работы – с 1 октября 2007 и до 17 февраля 2008 г. Программа автоматически рассчитает оплачиваемое количество дней больничного листа. 373

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.75 Расчет документа «Больничный лист»

Основные параметры больничного листа введены. Для расчета среднего заработка и размера оплаты больничного нажмем на кнопку «Рассчитать» и выберем вариант «Рассчитать». Результаты расчетов в программе посмотрим, перейдя на закладку «Оплата».

Рисунок 5.76 Результат расчета документа "Больничный лист" 374

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Весь период больничного листа автоматически построчно разбит на месяцы. В колонке «Результат» отразятся начисленные суммы по соответствующим периодам. Для сохранения данных в программе нажмем на кнопку «ОК». Итак, для расчета начислений за период временной нетрудоспособности предназначен специализированный документ «Больничный лист». На первой закладке документа указываются основные параметры больничного листа, Закладка «Оплата» предназначена для отображения рассчитанных сумм оплаты. Закладка «Расчет среднего заработка» содержит сведения для расчета среднего заработка, аналогична одноименной закладке документа «Оплата по среднему заработку». Закладка «Отражение пособия в учете» позволяет сформировать проводки по больничному листу и выполнить разбиение суммы больничного по источникам финансирования. Более подробно эта закладка будет рассмотрена в главе 9.

Учтем невыходы работника 22 января наш сотрудник Серов отсутствовал на работе целый день, причина нам неизвестна. Как отразить это в программе? Существует специальный документ «Невыходы в организациях». Откроем пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем подпункты «Неявки» и «Невыходы».

Рисунок 5.77 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Невыходы

На экране откроется форма списка документов «Невыходы», но поскольку невыходов на работу еще не было, то этот перечень пока пуст. Добавим 375

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

новый документ, и перед ними откроется окно, которое нам нужно заполнить. Сначала укажем, что работник отсутствовал весь день, для чего переключатель «Невыходы» установим на строке «Целодневные (целосменные)». Дата создания документа – 22 января, месяц начисления, т.е. расчетный период, в котором должны отображаться невыходы – январь 2008 года. Теперь заполним таблицу. Для этого воспользуемся кнопкой «Подбор».

Рисунок 5.78 Заполнение основных параметров документа "Невыходы в организациях"

Откроется список сотрудников организации, и мы выберем строку с фамилией Серов.

Рисунок 5.79 Выбор сотрудника организации

376

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Вернемся к заполнению документа. В поле «Невыход» нажмем на кнопку выбора и укажем причину невыхода - «По невыясненной причине». Примечание: В качестве причин невыхода также могут выступать «Прогул, простой по вине работника», «Дополнительный учебный отпуск без оплаты» и «Отпуск без оплаты согласно ТК РФ». Дату начала и окончания укажем одним днем – 22 января. Затем нажмем кнопку «Рассчитать».

Рисунок 5.80 Результат расчета документа "Невыходы в организациях"

Отсутствие по невыясненной причине не оплачивается, поэтому поле «Результат» в таблице «Начисления» отсутствует. Но для дальнейших расчетов, например, для расчета среднего заработка, важно знать, сколько дней или часов длился невыход сотрудника. Именно эти показатели и рассчитываются при нажатии на кнопку «Рассчитать» (см. Рисунок 5.80). Сохраним данные в программе нажатием на кнопку «ОК». Итак, документ «Невыходы в организациях» предназначен для регистрации факта невыхода сотрудников по неизвестным причинам, в случае прогула, отпуска за свой счет или дополнительного учебного отпуска без оплаты. Данные, введенные указанным документом, отражаются в табеле использования рабочего времени и влияют на расчет таких начислений сотрудников, как оплата по окладу или оплата по дневному тарифу.

377

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Оплатим работу в праздничные дни Для срочного выполнения работ по заявке Заказчика работник Дмитриев по распоряжению руководства вышел на работу в праздничный день 7 января 2008 года. Отгул взамен отработанного праздничного дня не предоставлялся, отработал сотрудник 5 часов. Нам надо учесть это при расчете зарплаты, для чего отразим это событие документом «Оплата работы в праздники». Для этого выберем пункт меню «Расчет зарплаты», «Первичные документы» и «Оплата работы в праздники».

Рисунок 5.81 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Оплата работы в праздники

В открывшийся список добавим новый документ «Оплата праздничных и выходных дней организации» и приступим к его заполнению. Дата создания документа – 10 января 2008 года. В поле «Месяц начисления» укажем период расчета оплаты – январь 2008 года. В таблицу документа по кнопке «Добавить» панели инструментов таблицы внесем работника Дмитриева из списка сотрудников. В создавшейся строке укажем, что начислять будем оплату за работу в праздники (поле «Начисление»). Проставим дату выхода на работу – 7 января. Для этого нажмем на кнопку выбора из списка, показанную на рисунке ниже, и выберем дату работы из предложенного списка праздничных дней. В поле «Отработано часов» укажем количество отработанных часов – 5.

378

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.82 Выбор даты выхода работника из списка праздничных дней

После ввода количества отработанных часов автоматически будет рассчитан результат оплаты за работу в праздничные и выходные дни. Так как работнику не предоставлялся отгул за отработанное время в выходной день, то по трудовому законодательству нам необходимо начислить еще и доплату за отработанные часы. Поэтому добавим еще одну строку в таблицу «Начисления» нажатием на кнопку «Добавить копированием» (см. Рисунок 5.83). Появится вторая строка в таблице с теми же данными, что и в первой. Нам нужно поменять начисление на доплату за работу в праздники и выходные дни, нажав на кнопку выбора из списка в соответствующей колонке.

Рисунок 5.83 Добавление строки копированием 379

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Программа автоматически рассчитает результат начисления, который сохраним командой «ОК». Таким образом, факт работы в выходные или праздничные дни и оплата за эту работу производится документом «Оплата праздничных и выходных дней организации».

Оплатим сверхурочные часы 25 января сотрудник Дмитриев отработал сверхурочно 3 часа. Рассчитать сверхурочные часы поможет документ «Оплата сверхурочных часов». Зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем подпункт «Первичные документы», затем «Оплата сверхурочных часов».

рисунок 5.84 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Оплата сверхурочных часов

Добавим новый документ, укажем дату его создания – 28 января, укажем месяц начисления (январь 2008 года) и заполним данные об отработанном времени в таблицу документа. При нажатии кнопки «Подбор» панели инструментов табличной части откроется список сотрудников. Выберем из него Дмитриева.

380

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.85 Выбор сотрудника организации

В создавшейся строке в поле «Дата» укажем день, когда сотрудник работал сверхурочно. В соответствии с российским законодательством, первые 2 часа сверхурочных работ оплачиваются в полуторном размере, остальные - в двойном. Проставим 2 часа и 1 час в соответствующие колонки табличной части (см. рисунок ниже).

Рисунок 5.86 Заполненный документ "Оплата сверхурочных часов"

После этого появится рассчитанная программой сумма в колонке «Результат». Сохраним введенную информацию нажатием на кнопку «ОК».

381

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Зарегистрируем простои в организациях 22 января сотрудник Серов И.В. не мог выполнять свою работу по причинам, не зависящим ни от него, ни от работодателя. Серов ездил к Заказчику для демонстрации подготовленного программного продукта, но по прибытию в офис Заказчика ему сообщили, что встречу придется перенести. Когда же сотрудник добрался до своего рабочего места, начались перебои с подачей электричества. Для отражения такой ситуации и расчета начисления, которое действовало в момент простоя, воспользуемся документом «Регистрация простоев работников организаций». Откроем его через пункт меню «Расчет зарплаты», выберем подпункты «Первичные документы» и «Регистрация простоев».

Рисунок 5.87 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Регистрация простоев

В открывшийся список документов добавим новую строку, и откроется новый незаполненный документ. Укажем дату создания документа – 25 января. В поле «Месяц начисления» отразим факт принадлежности начисления к расчетному периоду «январь 2008». В поле «Работник» подберем работника Серова из списка сотрудников организаций. Поле «Вид простоя» заполняется одним из вариантов простоя сотрудника, в нашем случае – «По причинам, не зависящим от работодателя и работника». Так как простой сотрудника длился целый рабочий день, установим переключатель «Период простоя» в положение «Целодневный (целосменный)» и зададим период описываемого простоя - 22 января (см. Рисунок 5.88). 382

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.88 Заполнение основных параметров документа " Регистрация простоев работников организаций "

Необходимые для расчета данные мы ввели, теперь нажмем на кнопку «Рассчитать» и выберем пункт «Рассчитать начисления». Таблица «Начисления» автоматически заполнится сведениями о рассчитанном начислении. В колонке «Результат» отразится сумма, начисленная Серову И.В. за время простоя (см. рисунок ниже). Результат был рассчитан следующим образом: оклад сотрудника был разделен на количество рабочих дней в январе 2008 года и умножен на количество дней простоя. Сохраним данные о расчетах в программе нажатием на кнопку «ОК».

Рисунок 5.89 Результат расчета документа 383

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Внесем индивидуальные графики работы На январь 2008 года охраннику Игнатьеву был утвержден особый график рабочего времени, отличающийся от графика «Сутки через трое»: 2 и 3 января по новому графику являются для Игнатьева рабочими днями. Для ввода этого индивидуального графика воспользуемся специальным документом «Ввод индивидуальных графиков работы». Обратимся к пункту меню «Расчет зарплаты» и выберем подпункт «Ввод индивидуальных графиков работы».

Рисунок 5.90 Интерфейс Расчет зарплаты работников организации. Ввод индивидуальных графиков работы

Перед нами – список документов, добавим строку, и откроется окно нового документа.

384

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.91 Форма документа "Ввод индивидуальных графиков работы"

По кнопке «Подбор» выберем из списка сотрудников Игнатьева. В строке его индивидуального графика появится количество часов по графику, определенному для работника при приеме на работу. В строке также появились вечерние и ночные часы, входящие в 23-хчасовую смену. Размер тарифной ставки Игнатьева устанавливался с расчетом на то, что отдельной надбавки за вечерние и ночные часы назначаться не будет (это отражено в коллективном договоре организации). Удалим ночные и вечерние часы из графика сотрудника, для чего нажмем на кнопку «Вечерние» и «Ночные» на панели над таблицей (см. Рисунок 5.92).

385

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.92 Удаление строк с вечерними и ночными часами из графика сотрудника

После этого в табличной части останется только подстрока со значениями «Часов за день». Игнатьев должен отработать 23 часа 2 и 3 января. Поставим эти данные в колонках «2» и «3», как показано на рисунке ниже.

Рисунок 5.93 Ввод сведений в индивидуальный график сотрудника

Сохраним введенную информацию кнопкой «ОК». 386

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Документ «Ввод индивидуальных графиков работы организации» позволяет отражать индивидуальные графики сотрудников организации в том случае, когда по каким-либо причинам это не может быть сделано назначением сотруднику графика из справочника графиков предприятия. В случае ввода сотруднику документа «Ввод индивидуальных графиков работы организации» норма его рабочего времени будет определяться по данным этого документа.

Заполним табель отработанного времени Сотрудник Игнатьев, работающий по индивидуальному графику работы, вышел на работу только 17, 21 и 25 января. Это можно отразить уже знакомым нам документом «Невыходы в организациях». Мы поступим другим способом: заполним для него электронный вариант табеля учета рабочего времени и скорректируем его в соответствии с фактическими данными о работе сотрудника. Для этого откроем пункт меню «Расчет зарплаты» и откроем список документов по команде «Ввод табелей учета рабочего времени».

Рисунок 5.94 Интерфейс Расчет зарплаты работников организации. Ввод табелей учета рабочего времени

В незаполненном окне списка документов добавим новый документ. Откроется новое окно. Укажем переключателем, что мы вводим данные за весь январь месяц. Так как мы собираемся указать какие именно дни сотрудник 387

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

отработал и какие – не отработал, то выберем способ ввода времени «По дням периода» (см. Рисунок 5.95).

Рисунок 5.95 Документ "Ввод табелей учета рабочего времени"

По кнопке «Подбор» панели инструментов табличной части документа выберем из списка сотрудников Игнатьева. В документе заполнится таблица «Работники организации». В столбец, соответствующий первой дате невыхода – 2 января, проставим значение «НН 23», как продемонстрировано на рисунке ниже. «НН» - это буквенное обозначение неявки по невыясненным причинам согласно классификатору использования рабочего времени. «23» - количество часов. Аналогичным образом отметим невыход сотрудника 3, 9, 13, 17 и 29 января.

Рисунок 5.96 Корректировка табеля учета рабочего времени

Сохраним документ нажатием на кнопку «ОК». 388

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Оплатим работы по сдельному наряду В подразделении компании "Отдел по работе с клиентами" выделено два направления работы: направление по продажам программного обеспечения и направление сервисного обслуживания клиентов. В рамках сервисного обслуживания клиентов компания оказывает услуги по установке купленного клиентами программного обеспечения и обновлению установленных у клиентов программных продуктов при выходе новых релизов. Выполнением таких работ занимаются сервис-инженеры компании, работа которых оплачивается по сдельной форме оплаты труда исходя из установленных сдельных расценок организации "Автоматизация" и фактически выполненных сотрудником работ. Одним из сотрудников, занимающих в компании должность сервис – инженера является Кузнецова Г.И. Перечень выполненных работ Кузнецовой Г.И. за январь 2008 года и сдельные расценки на эти работы представлены в таблице. Вид работ

Выполнено за месяц

Сдельная расценка

Установка программного обеспечения

20

600 руб. за установку

Обновления типовой конфигурации УПП

27

700 руб. за обновление

Для расчета размера оплаты за выполненные работы зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем подпункт «Первичные документы» и «Сдельные наряды».

389

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.97 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Сдельные наряды

В списке документов пока еще нет ни одного сдельного наряда на выполненную работу. Добавим строку в список, откроется новый документ «Сдельный наряд на выполненные работы» (см. Рисунок 5.98). Заполним открывшийся документ. Введем дату документа – 31.01.2008. Убедимся, что стоят флаги отражения документа во всех трех видах учета и выбрана организация «Автоматизация». Так как наш документ будет фиксировать сведения о работах, произведенных Кузнецовой за целый месяц, то установим переключатель «Период наряда» в положение «По результатам работы за месяц» и укажем месяц январь 2008 г. После настройки основных параметров документа можно переходить к заполнению табличных частей.

390

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.98 Форма документа "Сдельный наряд"

В таблицу на закладке «Выполненные работы» добавим новую строку, используя кнопку «Добавить» панели инструментов. По кнопке выбора в ячейке «Технологическая операция» войдем в перечень таких операций. Будет открыт пустой список технологических операций (см. рисунок ниже).

Рисунок 5.99 Пустой список технологических операций

Добавим новую строку в этом списке, например, используя клавишу «Ins». Откроется окно для описания новой технологической операции. В строке «Наименование» укажем «Установка программного обеспечения». 391

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.100 Форма редактирования технологической операции

По кнопке выбора поля «Базовая единица измерения» откроем список единиц измерения и укажем, что услуги, оказываемые нашими сотрудниками, будут измеряться в штуках.

Рисунок 5.101 Выбор базовой единицы измерения технологической операции

Проставим расценку операции в соответствующее поле – 600 рублей, норму времени зададим как 1 (см. рисунок ниже). Примечание. Норма времени указывается в секундах. В примере норма времени не настраивается, так как не участвует в расчете заработной платы.

392

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.102 Заполнение параметров технологической операции

По кнопке «ОК» сохраним введенную информацию об операции и выберем ее из списка «Технологические операции». Таблица документа «Сдельный наряд» частично заполнилась. Теперь нажмем кнопку выбора в ячейке «Статья затрат».

Рисунок 5.103 Начало выбора статьи затрат 393

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Откроется список различных статей затрат, пока он заполнен только предопределенными статьями.

Рисунок 5.104 Предопределенные статьи затрат

Интересующей нас статьи затрат в этом списке нет. Добавим и опишем новую статью затрат «Оплата труда по сдельным расценкам», как показано на рисунке 5.105.

Рисунок 5.105 Описание статьи затрат

Сохраним введенную информацию командой «ОК». В списке «Статьи затрат» появилась добавленная нами строка.

Рисунок 5.106 Обновленный список статей затрат 394

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Выберем ее и продолжим заполнение таблицы в документе «Сдельный наряд». Осталось заполнить количество выполненных операций. Таких операций, по данным предоставленным Кузнецовой в бухгалтерию, 20 штук. Внесем эту информацию в ячейку «Количество» и программа автоматически подсчитает общую сумму за выполненные работы. Но Кузнецова помимо установки программного обеспечения в январе еще и выполняла работы по обновлению типовых конфигураций «УПП» в связи с выходом новых релизов. Поэтому введем еще одну строку на закладке «Выполненные работы» и опять зайдем в список «Технологические операции». Добавим новую технологическую операцию, описав ее, как показано на рисунке ниже.

Рисунок 5.107 Технологическая операция "Обновление типовой конфигурации УПП"

Сохраним введенные данные кнопкой «ОК», выберем созданную операцию и вернемся в документ «Сдельный наряд». Укажем статью затрат по кнопке выбора из соответствующего списка и проставим количество выполненных операций за месяц- 27.

395

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.108 пример заполнения табличной части "Выполненные работы"

Программа автоматически рассчитала и заполнила таблицу данными по общей стоимости выполненных работ. Теоретически описанные выше технологические операции могли быть выполнены несколькими работниками. Для регистрации сведений о том, кто выполнял работы сдельного наряда, в документе предусмотрена закладка «Исполнители». Перейдем на эту закладку и заполним ее табличную часть. В нашем случае работы выполняла одна Кузнецова. Добавим новую строку в таблицу «Работники» нажатием на кнопку «Подбор» и выбором сотрудницы Кузнецовой из открывшегося списка.

Рисунок 5.109 Подбор сотрудника организации

396

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Для наглядного просмотра данных по отработанному времени установим галочку «Учитывать отработанное время», причем переключатель поставим в положение «Сводный ввод времени за период». Нажмем кнопку «Рассчитать» и таблица «Работники» документа «Сдельный наряд» заполнится рассчитанными суммами к начислению.

Рисунок 5.110 Расчет документа "Сдельный наряд"

Так как Кузнецова является единственным исполнителем всех работ, то сумма к начислению Кузнецовой равна стоимости всех выполненных работ, указанных на закладке «Выполненные работы». Таким образом, мы внесли в программу данные о невыходах сотрудников, работе сверх графика и о выработке сотрудников за определенный период. Теперь есть все необходимые данные для начисления зарплаты за январь.

397

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Начислим зарплату работникам организаций 31 января всем работникам ЗАО «Автоматизация» выполняется расчет зарплаты за январь месяц. Для автоматического расчета в программе воспользуемся документом «Начисление зарплаты». Откроем его из пункта меню «Расчет зарплаты» подпункт «Начисление зарплаты».

Рисунок 5.111 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Начисление зарплаты

В списке начислений пока нет подобных документов за предыдущие периоды. Добавим новую строку и откроем новый документ «Начисление зарплаты». Укажем дату документа – 31.01.2008, организацию, расчет зарплаты работников которой будет производиться – ЗАО «Автоматизация. Выберем в качестве месяца начисления январь 2008 года и в поле «Режим начисления» укажем «Текущий месяц». Примечание: Поле «Режим начисления» помимо значения «Текущий месяц» может принимать значения «Первая половина текущего месяца» и «Прошлый месяц». Первое из этих значений используется для расчета аванса сотрудников организации, и этот вариант будет подробно рассмотрен в разделе «Произведем расчет и выплату аванса». «Прошлый месяц» позволяет выполнить расчет заработной платы сотрудников за 398

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

месяц, предшествующий периоду, указанному в поле «Месяц начисления». При этом факт начисления зарплаты будет отражен в месяце начисления. Проверим правильность заполнения «шапки» документа и нажмем на кнопку «Заполнить», выбрав вариант «По всем работникам».

Рисунок 5.112 Заполнение документа "Начисление зарплаты работникам организаций"

Табличные части документа заполнятся всеми работниками и данными по ним для расчетов. Заполнение документа выполняется согласно введенным ранее плановым начислениям и удержаниям сотрудников, а также по данным документов «Исполнительный лист», «Договор на выполнение работ», «Договор займа». Теперь нажатием на кнопку «Рассчитать» произведем непосредственный расчет начислений, выберем вариант «Рассчитать (полный расчет)», как показано на рисунке ниже. Примечание: пункт «Рассчитать (полный расчет)» меню кнопки «Рассчитать» позволяет выполнить расчет всех табличных частей документа.

399

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.113 Расчет документа "Начисление зарплаты работникам организаций"

Колонка «Результат» табличных частей документа заполнится суммами, полученными в результате расчета соответствующих видов расчета. На закладке «Основные начисления» отображаются результаты расчета основных начислений работников организаций. Расчет этих начислений производится с учетом отработанного времени. Например, у сотрудника Воронин И. Е. в январе 2008 года не было зафиксировано невыходов, поэтому результат расчета оплаты по окладу равен ставке оклада – 55000. Примечание: Тарифная ставка начисления отображается в поле «Показатели для расчета начисления». Сотрудник Сергеев, находившийся с 21 по 25 января в командировке, получит неполный оклад. Результат его оплаты по окладу рассчитан по формуле ‘Ставка оклада’ * ‘Отработанное количество дней’ / ’Норма рабочих 400

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

дней’, т.е. 70000*12/17 = 49411,76 руб. Как мы помним, оплата за период нахождения Сергеева в командировке производилась отдельным документом «Оплата по среднему заработку».

Рисунок 5.114 Результат расчета основных начислений

На закладке «Договоры (подряда)» отображаются расчеты по договорам подряда. Так как ранее мы внесли в программу информацию о заключенном с Игнатьевым договоре подряда, который должен быть оплачен в январе 2008 года, то табличная часть на этой закладке будет содержать данные по соответствующему договору (см. Рисунок 5.115). Результат расчета оплаты по договору подряда зависит от настроек, выполненных в документе «Договор на выполнение работ».

401

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.115 Результат расчета оплаты по договору подряда

На закладке «НДФЛ» отображаются суммы рассчитанного НДФЛ, которые должны быть удержаны с сотрудников. Таким образом, расчет НДФЛ выполняется документом «Начисление зарплаты работников организаций». При этом в базе расчета НДФЛ учитываются начисления, внесенные в систему другими документами (например, «Больничный лист» или «Оплата по среднему заработку»). Более подробно о расчете НДФЛ будет рассказано в главе шестой.

Оформим материальную помощь работнику Одина из сотрудниц организации «Автоматизация» (Фролова) обратилась с письменным заявлением о предоставлении материальной помощи. Так как начисление материальной помощи носит разовый характер, то и в программе регистрироваться оно будет документом «Регистрация разовых начислений работников организации». Заходим в пункт меню «Расчет зарплаты» и выбираем пункты «Первичные документы» «Разовые начисления».

402

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.116 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Разовые начисления

В открывшийся список добавляем строку, и открывается новый документ. Так как материальная помощь – дополнительное начисление, то мы заполним таблицу на закладке «Доп. начисление».

Рисунок 5.117 Форма документа "Регистрация разовых начислений работников организации"

По кнопке «Подбор» откроем список сотрудников и выберем строку с фамилией Фролова. В поле «Начисление» новой строки нажмем кнопку выбора, откроется список «Дополнительные начисления». Из него выбираем 403

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

описанное нами ранее начисление «Материальная помощь» (см. Рисунок 5.118) и возвратимся к заполнению документа.

Рисунок 5.118 Выбор вида начисления

В колонке «Показатели для расчета начисления» укажем сумму материальной помощи – 5000 руб. Нажмем кнопку «Рассчитать» для того, чтобы рассчитался результат начисления и положенный налоговый вычет.

Рисунок 5.119 Расчет документа "Регистрация разовых начислений работников организации"

После завершения расчета документа в поле «Результат» отобразится сумма материальной помощи – 5000. В поле «Сумма вычета» будет выведен размер налогового вычета – 4000. Вычет рассчитался в соответствии с кодом дохода НДФЛ, который мы установили начислению «Материальная помощь»

404

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

на этапе настройки этого вида расчета (см. раздел «Дополнительные начисления организации»).

Рисунок 5.120 Результат расчета документа "Регистрация разовых начислений работников организации"

Сохраним документ нажатием на кнопку «ОК». Таким образом, мы отразили разовое начисление одному из работников организации. Отметим, что мы выполнили регистрацию этого начисления после того, как рассчитали и провели документ «Начисление зарплаты работникам организаций». Возможно, отражение разового начисления потребует перерасчета НДФЛ. Как проверить корректность выполненных расчетов мы рассмотрим ниже, в разделе «Проверим необходимость перерасчета документов».

Оформим разовое удержание с работника ЗАО «Автоматизация» предоставляет своим сотрудникам корпоративный тарифный план на пользование мобильной связью и оплачивает услуги мобильной связи своих сотрудников. Суммы, превышающие установленный лимит, удерживаются из заработной платы сотрудников. В январе программист Воронин «наговорил» на 500 рублей больше установленной суммы. Оформим разовое удержание в программе , воспользовавшись документом «Разовое удержание» Зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты», выберем подпункт «Первичные документы», «Разовые удержания».

405

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.121 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Разовые удержания

В открывшемся списке добавим новую строку, и на экран выведется документ «Регистрация разовых удержаний работников организации». Работа с этим документом аналогична рассмотренному в предыдущем разделе документу «Разовое начисление». Для регистрации взыскания с работника заполним таблицу документа.

Рисунок 5.122 Форма документа "Регистрация разовых удержаний работников организации" 406

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Нажмем на кнопку «Подбор» и выберем из списка сотрудников Воронина. Продолжим заполнение новой строки документа: по кнопке выбора в поле «Удержание» откроем список удержаний организаций.

Рисунок 5.123 Список удержаний организаций

Потому как нужного нам удержания пока в перечне нет, нам придется добавить новую строку, например, кнопкой «Добавить» панели инструментов, открыв тем самым форму для описания нового удержания за опоздание. В строке наименование укажем «Превышение лимита мобильной связи». По кнопке выбора в строке регламентированного способа расчета укажем вариант «Удержание фиксированной суммой» (см. Рисунок 5.124). После этого сохраним новое удержание по кнопке «ОК». Выберем его из списка «Удержания организаций». Вернемся к заполнению таблицы в документе «Регистрация разовых удержаний работников организаций». Даты начала и окончания начисления будут совпадать, мы укажем 28 января. В поле «Показатели для расчета начисления» укажем сумму удержания (500 руб). Для расчета результата удержания в программе нажимаем кнопку «Рассчитать», после чего в колонке «Результат» отразится сумма к удержанию.

407

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.124 Описание нового удержания

Рисунок 5.125 Расчет документа"Регистрация разовых удержаний работников организации"

Сохраним информацию кнопкой «ОК».

408

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Оформим выплату дивидендов Начисление дивидендов в ЗАО «Автоматизация» директору Сорокину происходит ежемесячно общей суммой. Для отражения такого начисления в программе воспользуемся специальным документом «Начисление дивидендов организации». Зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты», выберем подпункты «Первичные документы» и «Начисление дивидендов организации».

Рисунок 5.126 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Начисление дивидендов организаций

В список открывшихся документов добавим новую строку, откроется новый документ. Укажем дату формирования документа – 31 января 2008 года, и месяц начисления – Январь 2008. В поле «Организация» необходимо указать ЗАО «Автоматизация». В поле «Общая сумма» проставим 300 тысяч 654 рубля.

409

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.127 Заполнение параметров документа "Начисление дивидендов организаций"

По кнопке «Подбор работника» выберем директора, Сорокина Д.П., из списка сотрудников организации. В таблице «Начисления» появится новая строка с заполненным полем «Акционер». Укажем в строке количество акций - 100 и нажмем кнопку «Рассчитать», вариант «Рассчитать все» (см. рисунок ниже).

Рисунок 5.128 Расчет документа

Ячейка «Начислено» заполнится начисленной суммой. Так как в таблице выбран только один акционер, то результат начисления будет совпадать с общей суммой дивидендов к распределению. В поле «НДФЛ» отобразится сумма НДФЛ, рассчитанная с общей суммы начисленных дивидендов. Сохраним введенную информацию в программе. 410

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Проверим необходимость перерасчета документов В организации ЗАО «Автоматизация» после начисления зарплаты в программе были внесены документы о начислениях разового характера. Аналогичные ситуации возникают на практике довольно часто, и вызывают необходимость в перерасчете начисленных сумм. Так, например, после начисления нами зарплаты за январь у работницы Фроловой сумма рассчитанного НДФЛ составила 7 тысяч 540 рублей.

Рисунок 5.129 Рассчитанный документом "Начисление зарплаты работникам организаций" НДФЛ

Но в связи со сложившимися обстоятельствами ей начислена облагаемая НДФЛ материальная помощь уже после формирования документа «Начисление зарплаты работникам организации». Документом, отражающим факт начисления материальной помощи, расчет НДФЛ не производится. Очевидно, что все начисления, входящие в базу расчета НДФЛ и не отражающиеся в документе «Начисление зарплаты работникам организаций», должны быть введены до окончательного расчета последнего документа. То есть, в нашем случае нарушена последовательность расчетов в программе. Для отслеживания подобных ситуаций в программе предусмотрен механизм «Перерасчет зарплаты», который позволяет учесть и обработать подобные случаи. Войдем в пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем подпункт «Перерасчет зарплаты». Открылась форма «Перерасчет зарплаты организации». В поле «Текущий период регистрации документов» установим «Февраль 2008». 411

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Настройка этого поля подразумевает, что мы хотим проанализировать необходимость перерасчета документов, введенных за периоды, предшествующие тому, который указан в поле «Текущий период регистрации документов».

Рисунок 5.130 Форма "Перерасчет зарплаты организации"

В табличной части формы будут отображены документы, требующие перерасчета. В нашем случае такой документ только один - «Начисление зарплаты работникам организаций» от 31 января. Проставим галочку в этой строке и нажмем на кнопку «Выполнить перерасчет документов» на верхней панели окна (см. Рисунок 5.130). Проверить результат перерасчета можно, зайдя в документ «Начисление зарплаты работникам организаций» за январь и переключившись на закладку «НДФЛ». Убедимся, что программа автоматически изменила сумму налога: в строке расчета НДФЛ по сотруднице Фроловой сумма налога равна 7 тысячам 670 рублям.

Рисунок 5.131 Результат выполнения перерасчета 412

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Закроем документ «Начисление зарплаты работникам организаций» и окно «Перерасчет зарплаты» нажатием на кнопки «Закрыть» в обоих документах».

Выплатим зарплату работникам организации через кассу После того как зарплата работникам начислена и завершено проведение перерасчетов, оформим выплату через кассу положенных к выплате сумм всем сотрудникам. Для этого подготовим список сумм выплачиваемой зарплаты, иначе говоря, ведомость к выплате, специальным документом «Зарплата к выплате организаций». Зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты», выберем пункт «Касса и банк», а затем «Зарплата к выплате».

Рисунок 5.132 Интерфейс Расчет зарплаты работников организации. Зарплата к выплате

Откроется пустое окно, в котором мы добавим новую строку. На экране появится документ «Зарплата к выплате организаций». Обратим внимание на дату создания документа – она должна быть равной 5 февраля 2008 года. В поле «Выплачивать» должно быть установлено значение «Зарплата» (см. Рисунок 5.133). Примечание: Настройка поля «Выплачивать» позволяет документом «Зарплата к выплате» подготавливать ведомости к выплате зарплаты, аванса, отпуска и других видов выплат.

413

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Проверим и поле «Месяц начисления» - должно быть выбрано значение январь 2008 года. В поле «Способ выплаты» нужно выбрать вариант «Через кассу». Этот вариант означает, что данная ведомость на выдачу зарплату может быть оплачена только документом «Расходный кассовый ордер». Возможность перечисления зарплаты на карточку мы рассмотрим в следующих разделах книги. Для автоматического заполнения таблицы документа суммами к выплате нажмем кнопку «Заполнить» и выберем вариант «По характеру выплаты», так как особой настройки списка сотрудников нам производить не надо.

Рисунок 5.133 Форма документа "Зарплата к выплате организаций"

Теперь в таблице «Зарплата к выплате» отобразился список сотрудников организации по состоянию на 5 февраля 2008 года. Рассчитаем сумму к выплате для каждого работника нажатием на кнопку «Рассчитать», выберем вариант «К выплате за месяц». В табличной части «Зарплата к выплате» заполнится колонка «Сумма» (см. Рисунок 5.134).

414

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.134 Результат расчета документа

Результат, отраженный в графе «Сумма», рассчитывается как сумма всех начислений сотрудника за месяц, уменьшенная на сумму всех удержаний сотрудника (включая НДФЛ) за тот же период, а также на сумму всех произведенных выплат сотруднику за месяц начисления. Графа «Отметка» табличной части «Зарплата к выплате» предназначена для указания состояния выплаты рассчитанной суммы сотруднику. «Не выплачено» означает, что сумма сотруднику еще не выплачена, но еще и не ушла на депонент. Отметка «Выплачено» сигнализирует о фактическом получении сотрудником указанной суммы. Отметка «Задепонировано» регистрирует необходимость отражения данной суммы в составе задепонированных сумм. Таким образом, документ «Зарплата к выплате организаций» не регистрирует факт выплаты заработной платы сотрудникам, а только фиксирует список сумм, подлежащих выплате или депонированию. Все сотрудники нашей организации, кроме Кузнецовой, находящейся на больничном листе, зарплату получили. Заменим отметки «Не выплачено» на «Выплачено» в табличной части «Зарплата к выплате». Для ускорения работы воспользуемся кнопкой «Заменить отметку на …» - выберем пункт «Выплачено» из меню этой кнопки и во всех строках табличной части отметка измениться на «Выплачено». 415

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.135 Замена отметки в табличной части документа

По кнопке выбора в ячейке «Отметка» напротив фамилии Кузнецова заменим «Выплачено» на вариант «Задепонировано», как показано на рисунке ниже.

Рисунок 5.136 Изменение отметки для выплаты сотруднице Кузнецовой

416

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

По кнопке «Форма Т-53» посмотрим, как сформируется платежная ведомость.

Рисунок 5.137 Заполненная форма Т-53

Сохраним введенную информацию в программе нажатием кнопки «ОК», список документов «Зарплата к выплате организаций» пока закрывать не будем. Теперь у нас подготовлены сведения о том, выплата каких сумм должна быть оформлена расходным кассовым ордером и мы можем зарегистрировать выплату зарплаты работникам организации. Удобнее всего создать документ «Расходный кассовый ордер» на выплату зарплаты, используя известный нам способ ввода на основании другого документа. 417

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Нажмем кнопку ввода на основании на панели инструментов формы списка документов и выберем «Расходный кассовый ордер» из открывшегося подменю.

Рисунок 5.138 Ввод Расходного кассового ордера на основании ведомости к выплате

Откроется новый документ, частично уже заполненный по данным ведомости к выплате.

Рисунок 5.139 Форма документа "Расходный кассовый ордер"

Нажмем кнопку выбора в поле «Касса» - откроется список касс. Так как мы пока не вносили сведения о кассах организации, этот список пустой.

418

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.140 Форма списка касс организации

Добавим новую кассу и опишем, как показано на рисунке ниже.

Рисунок 5.141 Форма редактирования параметров кассы организации

Сохраним информацию и выберем из списка «Кассы» появившуюся строку. Вернемся к документу «Расходный кассовый ордер» (РКО). Программа автоматически заполнила строку «Сумма», с учетом помеченной на депонирование суммы к выплате Кузнецовой.

419

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.142 Заполненный документ "Расходный кассовый ордер"

Примечание: Одним документом РКО может быть оплачено несколько ведомостей. Для этого в табличную часть «Выплата заработной платы» нужно подобрать несколько документов «Зарплата к выплате организаций». РКО могут оформляться и другие операции расходования наличных денежных средств, для этого необходимо выбрать нужный тип операции из подменю кнопки «Операция» панели инструментов формы документа. По кнопке «Расходный кассовый ордер» посмотрим печатную форму документа.

420

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.143 Печатная форма РКО

Сохраним данные в программе нажатием на кнопку «ОК». При проведении документа РКО в программе изменяется остаток денежных средств в соответствующей кассе организации, а также изменяется сумма задолженности предприятия перед работниками, которые указаны в соответствующем документе «Зарплата к выплате».

421

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Произведем депонирование невыплаченных сумм Так как Кузнецова не смогла в течение трех дней с начала выплаты зарплаты получить зарплату за январь, то невыплаченную сумму следует задепонировать. Для того чтобы зарегистрировать такие неполученные суммы заработной платы воспользуемся документом «Депонирование организации». Зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем подпункты «Касса и банк» и «Депонирование организаций».

Рисунок 5.144 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Депонирование организаций

В открывшееся окно с незаполненным списком документов добавляем новую строку. Откроется новый документ. Нажатием на кнопку «Заполнить», выбираем вариант «Платежными ведомостями». В табличной части «Неполученная зарплата» появится строка с названием составленной нами ранее ведомости, а также сумма, подлежащая депонированию согласно этой ведомости.

422

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.145 Депонирование зарплаты сотрудника Кузнецовой по платежной ведомости.

По кнопке «Карточка депонента» посмотрим карточку депонента.

Рисунок 5.146Карточка депонента

423

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Закроем карточку депонента и сохраним данные кнопкой «ОК». Таким образом, мы зарегистрировали в программе факт депонирования определенной суммы.

Произведем расчет следующего расчетного периода Выше мы рассмотрели как происходил расчет одного расчетного периода в организации «Автоматизация» (разумеется, в примере рассматривался расчет зарплаты только части сотрудников организации). Мы ввели информацию о невыходах сотрудников, оплатили работу в праздники и сверхурочную работу, начислили материальную помощь и произвели взыскание с сотрудника. Наконец, мы произвели расчет заработной платы за месяц и оформили ее выплату. Следуя последовательности работы с программой, далее мы должны выполнить расчет ЕСН и сформировать проводки, которые отразили бы расчеты с работниками организации в бухгалтерском и налоговом учете. Но в целях систематизации информации сведения о порядке работы при расчете ЕСН и формировании проводок вынесены в отдельные главы. Предположим, что эти операции мы выполнили и перейдем к следующему расчетному периоду, в котором нам предстоит увидеть, как начисляется отпуск работников, рассчитывает аванс, производится увольнение работника организации, а также познакомиться с другими операциями, составляющими процесс расчета заработной платы работников организаций.

Воспользуемся обработкой «Анализ неявок» для отслеживания невыходов работников В данный момент мы работаем в программе от имени бухгалтерарасчетчика. Это значит, что мы ограничены в правах для просмотра и редактирования кадровых документов, но для расчетов эта информация полезна и даже необходима. Для согласования в программе кадровых и расчетных документов используется специальный механизм «Анализ неявок». Как мы помним, в кадровом учете мы вносили информацию об отпусках сотрудников Серова и Игнатьева, используя кадровый документ «Отпуска организаций». Просмотрим данные этого документа, создадим на их основе расчетные документы и автоматически произведем начисления. Зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты», из открывшегося подменю выбираем «Неявки» и «Анализ неявок».

424

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.147 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Анализ неявок

В открывшемся окне зададим период – февраль и нажмем кнопку «Заполнить». В табличной части «Неявки» будут отображены невыходы сотрудников, начинающиеся в феврале месяце.

Рисунок 5.148 Заполнение табличной части формы «Анализ неявок»

В графе «Работник» отображается ФИО работников, сведения о неявках которых отображены в строке. Графы «Дата начала» и «Дата окончания» 425

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

служат для отображения периода невыхода. Графа «Неявка» содержит название типа неявки согласно кадровым документам, в нашем случае: «В ежегодном отпуске» (см. Рисунок 5.148). Следующая графа – «Кадровый документ» – содержит описание кадрового документа, которым в кадровом учете была внесена данная неявка. Просмотреть кадровый документ можно. установив курсор на соответствующей строке и нажав кнопку «Открыть кадровый». Обработка позволяет не только просматривать информацию о невыходах, введенную кадровыми и расчетными документами, но и создавать расчетные документы на основании кадровых. Посмотрим, как программа автоматически создаст расчетный документ оплаты отпуска Сорокина на основании кадрового документа. Уберем галочку со строки с фамилией «Игнатьев», так как мы воспользуемся обработкой «Анализ неявок» для создания только одного документа оплаты отпуска – по Сорокину. Нажатием кнопки «Создать документы» будет автоматически создан расчетный документ, описание которого отобразится в графе «Расчетный документ» соответствующей строки. В этой же строке в самой первой графе появится значок документа (см. Рисунок 5.149), сигнализирующий о том, что в подсистеме расчета зарплаты работников организации создан документ оплаты отпуска.

Рисунок 5.149 Создание расчетного документа

Для того чтобы просмотреть созданный расчетный документ, установим курсор на соответствующей строке и нажмем на кнопку «Открыть расчетный».

426

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.150 Расчетный документ, созданный Анализом неявок

Как мы видим, поля документа заполнены в соответствии с кадровым документом. Указаны сведения о работнике, которому начисляется отпуск, и о периоде отпуска. Просмотрев закладку «Оплата» мы можем убедиться, что сами расчеты и начисления в документе отсутствуют. Вернемся к форме «Анализ неявок», из которой можно не только создать расчетные документы, но и рассчитать, а также провести их.

Рисунок 5.151 Расчет и проведение документов из анализа неявок 427

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Для этого нажмем последовательно на кнопки «Рассчитать» и «Провести» в форме «Анализ неявок». После этого значок документа в самой первой изменится, как показано на рисунке 5.151, этот значок означает, что расчетный документ рассчитан и проведен. Итак, мы рассмотрели возможность создания расчетных документов на основании данных кадровых документов. Закроем окно «Анализ неявок» по команде «Закрыть» и оплатим отпуск работника Игнатьева, создав документ «Начисление отпуска работникам организации» самостоятельно, без использования описанного механизма.

Оплатим отпуск работника организации Игнатьев написал заявление на предоставление очередного ежегодного отпуска. Рассчитаем и начислим отпускные суммы сотруднику. Зайдем пункт меню «Расчет зарплаты», выберем из подменю «Неявки» и «Отпуска».

Рисунок 5.152 Интерфейс Расчет зарплаты работникам организации. Отпуска

В открывшемся окне добавим к уже созданному нами документу новый, например, используя клавишу «Ins». Откроется окно с незаполненными пока данными. Укажем дату создания документа – 19.02.2008, выберем организацию и в поле «Работник» выберем сотрудника Игнатьева из списка сотрудников организации. 428

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.153 Форма документа "Начисление отпуска работникам организации"

В поле «Месяц начисления» укажем февраль 2008. Период отпуска зададим в полях «С» и «по». Программа автоматически заполнит поля документа, рассчитав количество дней отпуска, период работы в организации, за который Игнатьеву предоставлен отдых, и подобрав вариант порядка расчета.

Рисунок 5.154 Заполнение параметров предоставляемого ежегодного отпуска 429

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Для расчета отпускных сумм нажмем на кнопку «Рассчитать» и выберем вариант из подменю «Рассчитать» (см. Рисунок 5.154). Перейдем на закладку «Оплата». Программа разбила весь отпуск на два периода и рассчитала суммы по соответствующим месяцам. В программе «1С:Управление производственным предприятием 8» для всех начислений дата начала и дата окончания должны находиться в пределах одного календарного месяца. В случае «переходящих» с месяца на месяц расчетов, информация об оплате (удержании) по переходящему расчету вводится несколькими строками как, например, показано на рисунке ниже.

Рисунок 5.155 Результат расчета документа "Начисление отпуска работникам организации"

Итоговая сумма отпуска отображается в итоговой строке табличной части «Оплата» (см. Рисунок 5.155). Нажмем на кнопку «ОК» для сохранения данных.

Начислим пособие за счет ФСС при рождении ребенка Сотрудница нашей организации Фролова 9 декабря 2007 родила своего первого ребенка. По законодательству работница имеет право на получение единовременного пособия при рождении ребенка. Документы для начисления такой выплаты сотрудница предоставила 13 февраля 2008 г. Оформим Выплату пособия с помощью документа «Начисление единовременных пособий за счет ФСС». Зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты», выберем подпункт «Первичные документы» и «Начисление пособий за счет ФСС». 430

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.156 Интерфейс Расчет зарплаты работникам организации. Начисление пособий за счет ФСС

Откроется список документов, которыми регистрируются начисления единовременных пособий за счет ФСС. Создадим новый документ, и на экране появится незаполненная форма документа. Укажем дату создания документа – 13 февраля. Месяц начисления – февраль 2008 года.

Рисунок 5.157 Форма документа "Начисление единовременных пособий за счет ФСС"

431

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Нажатием на кнопку «Подбор» откроем список сотрудников организации и выберем строку с фамилией Фролова.

Рисунок 5.158 Выбор сотрудника из списка

Вернемся к документу «Начисление единовременных пособий за счет ФСС». Укажем вид пособия по кнопке выбора поля «Вид пособия» - «При рождении ребенка».

Рисунок 5.159 Заполнение документа

В колонке «Дата события» укажем 13 февраля – дату непосредственного начисления пособия. Нажмем кнопку «Рассчитать», и колонка «Сумма» заполнится размером рассчитанного пособия. Начисленная сумма пособия будет отражена в системе после нажатия на кнопку «ОК».

432

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.160 Расчет документа

Оплатим отпуск по уходу за ребенком Сотрудница Фролова 13 февраля обратилась в бухгалтерию с заявлением о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет и о выплате пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет за счет ФСС и по уходу за ребенком до 3 лет за счет работодателя. Данные о предоставляемом отпуске уже были нами введены в программу с помощью документа «Отпуска по уходу за ребенком», однако расчет среднего заработка для выплаты пособия пока не производился. Дополним данные документа необходимыми расчетными сведениями. Для этого зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем подпункты «Неявки» и «Отпуска по уходу за ребенком».

Рисунок 5.161 Интерфейс Расчет зарплаты работников организации. Отпуска по уходу за ребенком 433

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

В списке документов уже есть документ, созданный менеджером по персоналу 13 февраля. Откроем его и продолжим работу для расчета среднего заработка. Нажмем на кнопку «Заполнить» и выберем вариант «Данные для расчета среднего заработка».

Рисунок 5.162 Заполнение документа данными для расчета среднего заработка

На закладке «Расчет среднего заработка» сформируется таблица с данными о начисленных суммах, входящих в базу расчета среднего, по видам доходов, начиная с февраля 2007 года. Ранее мы ввели в программу данные для расчета среднего заработка, начислив Фроловой зарплату за август 2007 года. Поэтому в ячейке соответствующей этому периоду отразится сумма начисленного заработка.

434

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.163 Заполнение таблицы «Расчет среднего заработка»

Теперь вернемся на закладку «Пособия» и рассчитаем среднедневной заработок по команде «Рассчитать». Поле «Среднедневной заработок» заполнится результатом расчета по данным, приведенным в таблице «Расчет среднего заработка».

Проведем документ по кнопке «ОК».

435

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Таким образом, мы завершили ввод данных, необходимых для начисления сотруднице пособий до 1,5 и до 3 лет. Размеры этих пособий будут рассчитываться в документе «Начисление зарплаты работникам организаций». Для расчета пособия до 1,5 лет программа будет использовать размер среднедневного заработка, указанный в документе «Отпуск по уходу за ребенком».

Оплатим больничный лист за прошлый период Сотрудница Кузнецова 8 февраля вышла на работу и предоставила в бухгалтерию больничный лист. Зарегистрируем этот больничный лист в программе, рассчитаем и начислим оплату в размере среднего заработка на период временной нетрудоспособности. Зайдем в пункт меню «Расчет зарплаты», выберем подпункт «Неявки» и «Больничные листы».

Рисунок 5.164 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Больничные листы

В появившийся список больничных листов сотрудников добавим новую строку. Откроется пустой документ. Укажем дату документа в поле «от» - 11 февраля 2008 года. В поле «Месяц начисления» необходимо выбрать февраль 2008 (см. Рисунок 5.165).

436

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.165 Форма документа "Начисление по больничному листу"

По кнопке выбора откроем список сотрудников и выберем Кузнецову двойным щелчком мыши.

Рисунок 5.166 Выбор сотрудника из списка

Укажем в полях документа период болезни: с 28.01.2008 по 07.02.2008. В поле «Оплачивать» автоматически рассчитается количество оплачиваемых дней. Используя кнопку выбора поля «Причина» выберем причину нетрудоспособности сотрудницы в соответствии с больничным листом – заболевание или травма (кроме травмы на производстве).

437

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Примечание: В случае, если в листке нетрудоспособности указана дата нарушения режима, ее нужно отразить в соответствующем поле документа. В поле «Оплачивать» нужно указать число дней, подлежащих оплате (с начала больничного листа до даты нарушения режима).

Рисунок 5.167 Расчет документа "Начисление по больничному листу"

После ввода даты начала периода нетрудоспособности программа рассчитывает процент оплаты больничного листа и отражает его в поле «Процент среднего заработка». Процент рассчитывается на основании личных данных сотрудника. Программа позволяет указать стаж работы сотрудника в целях расчета пособий по временной нетрудоспособности. Для этого нужно открыть справочник физических лиц, выбрав пункт «Физические лица» меню «Работники» и открыть форму для редактирования личных данных работника. Откроем форму редактирования личных данных сотрудницы Кузнецовой, например, двойным щелчком мыши по фамилии сотрудницы в списке физических лиц. В открывшемся окне нажмем кнопку «Труд» для открытия формы редактирования сведений о трудовой деятельности сотрудника.

438

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.168 Вызов формы редактирования сведений о трудовой деятельности сотрудника

Таблица «Стажи общего характера» открывшейся формы предназначена для ввода и хранения данных о стажах сотрудника (см. Рисунок 5.169). Мы видим, что таблица не заполнена, следовательно, в программе не введены данные о стаже сотрудника для расчета больничного листа. В таких случаях программа считает, что стаж работника нужно отсчитывать с даты его приема на работу в организацию. Добавим в эту таблицу новую строку используя клавишу «Ins».

Рисунок 5.169 Форма редактирования сведений о трудовой деятельности сотрудника 439

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Воспользуемся кнопкой выбора графы «Вид стажа» новой строки для вызова списка видов стажа. Данный список содержит 4 предопределенных вида стажа и может быть дополнен пользователем. Так как стаж для расчета пособий по временной нетрудоспособности определяется особым образом, он вынесен в отдельный вид стажа – «Страховой стаж для оплаты больничных листов». Выберем этот стаж, установив на него курсор и нажав кнопку «Выбрать» панели инструментов формы списка.

Рисунок 5.170 Выбор вида стажа

В поле «Дата отсчета» укажем день, на который специалистами организации был рассчитан стаж сотрудника. Предположим, что стаж сотрудника подсчитали на дату приема Кузнецовой на работу, т.е. на 01.01.2007. По состоянию на 01.01.2007 стаж сотрудницы составлял 3 года, 5 месяцев и 12 дней. Отразим эти сведения в строке стажа: в графе «Месяцев» отобразим количество целых месяцев стажа (3*12+5 = 41 месяц), а в графе «Дней» - количество дней стажа сверх полных месяцев (см. Рисунок 5.171).

440

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.171 Заполнение информации о стаже

Сохраним введенные сведения о стаже нажатием на кнопку «ОК». Теперь при вводе даты начала периода нетрудоспособности в документе «Начисление по больничному листу» программа будет определять стаж следующим образом: i. по данным таблицы стажей общего характера определяется стаж на дату отсчета; ii. к стажу на дату отсчета прибавляется длительность периода с даты отсчета по дату наступления периода временной нетрудоспособности. Вернемся к нашему документу начисления по больничному листу. Для расчета начисленных сумм нажмем на кнопку «Рассчитать» и выберем вариант «Рассчитать» (см. Рисунок 5.167). После этого на закладке «Оплата» будут сформированы строки, отображающие размер оплаты больничного листа Кузнецовой. Так как больничный начался в январе 2008 г, а закончился в феврале, то период болезни Кузнецовой будет разбит программой на две строки и в столбце «Результат» появятся рассчитанные суммы, приходящиеся на каждый из календарных месяцев.

441

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.172 Результат расчета документа и комментарии к расчету

При этом в правой части экрана появится окно с сообщением о том, что отсутствуют данные для отражения пособия в учете. Такое сообщение появляется в случае, когда не произведена настройка правил формирования проводок по больничным листам в части, оплачиваемой работодателем. Как задать такую бухгалтерскую проводку для отражения пособия по временной нетрудоспособности мы рассмотрим в Главе 9. Также выдается предупреждение в связи с тем, что в январе не были введены невыходы Кузнецовой. Красной строкой программа сигнализирует о том, что часть начисленной за январь зарплаты должна быть сторнирована, так как сотрудник не может одновременно получать оплату за отработанное время по производственным нарядам и оплату по больничному листу. Так как мы учли в сдельном наряде фактическую выработку сотрудницы за месяц в целом, не с разбивкой по дням, то программа не может определить, нужно ли сторнировать оплату по производственным нарядам и в каком размере. Мы знаем, что размер оплаты по производственным нарядам за январь рассчитан верно, и сторнировать его размер не нужно. Но для верного отражения факта болезни сотрудника в табеле отработанного времени нужно выполнить сторнирование периода действия начисления «сдельные наряды». Убедимся, что в сторнируемой строке результат равен нулю, а дата начала и дата окончания соответствуют приходящемуся на январь периоду больничного. Сохраним данные по команде «ОК». 442

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Произведем расчет и выплату аванса Некоторые организации выплачивают аванс в виде фиксированной суммы, другие считают, что сумма выплачиваемого аванса должна зависеть от отработанного за первую половину месяца времени сотрудника. «1С:Управление производственным предприятием 8» поддерживает оба этих варианта выплаты аванса. Рассмотрим сначала какие операции необходимо произвести для выплаты аванса пропорционально отработанному времени за первую половину месяца. Итак, работникам организации «Автоматизация» ежемесячно выплачивается аванс. Размер аванса зависит от размера плановых начислений сотрудника и его отработанного времени за период с 1 по 14 число месяца, за который выплачивается аванс. Т.е. фактически аванс представляет собой заработную плату работников за первую половину месяца. Всем работникам организации «Автоматизация» произведем расчет и начисление за отработанное время за первую половину февраля. Для отражения такой операции в программе используется универсальный документ «Начисление зарплаты», уже рассмотренный нами в разделе «Начислим зарплату работникам организаций». Напомним, что открыть его можно из меню программы «Расчет зарплаты». Укажем дату документа – 15.02.2008, и в поле «Месяц начисления» выберем февраль 2008 года. В поле «Режим начисления» установим вариант «Первая половина текущего месяца» и заполним таблицу документа всеми работниками в автоматическом режиме по кнопке «Заполнить» (см. Рисунок 5.173). Документ будет заполнен по данным о плановых начислениях сотрудников.

443

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.173 Заполненный документ начисления зарплаты за первую половину месяца

Обратим внимание на столбец «Показатели для расчета начисления». В нем отображаются размеры показателей, которые будут использоваться для расчета результата начислений. Размеры показателей заполняются системой согласно сведениям о плановых начислениях сотрудников. Также обратим внимание на то, что графа «Дата окончания» табличной части «Основные начисления» автоматически заполнилась не последним днем месяца, а 14 числом. Для расчета результатов нажимаем на кнопку «Рассчитать», «Рассчитать (полный расчет)» (см. Рисунок 5.174).

444

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.174 Расчет документа "Начисление зарплаты работникам организаций"

В результате таблица документа примет вид, представленный на рисунке ниже. Будут заполнены графы, отображающие результат и количество отработанных дней, часов. Как можно увидеть из представленной формы рассчитанного документа, начисление по окладу Кузнецовой составило всего 15000 руб. при размере оклада равном 60000 руб. Рассмотрим, как происходил этот расчет. Как мы помним, сотрудница Кузнецова болела с января 2008 года и на работу вышла только 8 февраля. Следовательно, за период с 1 по 7 февраля включительно оплата по окладу начисляться не должна (этот период оплачивается документом «Начисление по больничному листу»). А оплата за период с 8 по 14 февраля составляет действительно 15 000 руб.: 60 000 руб*5 рабочих дней / 20 рабочих дней (норма рабочих дней февраля). Таким образом, мы убедились, что расчет начислений производится пропорционально отработанному времени сотрудника. Примечание: На закладке «НДФЛ» отразятся суммы НДФЛ, исчисленного по данным результатов начислений документа. Таким образом, сумма к выплате при выдаче аванса будет равна сумме начислений по рассматриваемому документу за вычетом суммы удержаний и НДФЛ.

445

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.175 Результат расчета документа

Проведем документ с рассчитанными данными для выплаты аванса и перейдем к подготовке ведомости на выплату аванса. Примечание: Проведение документа «Начисление зарплаты работникам организаций» с режимом начисления «Первая половина текущего месяца» не вызовет изменения задолженности предприятия перед работниками. Если мы попробуем сформировать расчетный лист по сотруднику, то также не увидим произведенных начислений. Это происходит потому, что документ с таким режимом начисления создается с единственной целью – произвести расчет сумм аванса. В конце месяца будет сформирован документ «Начисление зарплаты работникам организаций» с режимом начисления «За текущий месяц», который рассчитает размер всех начислений и удержаний сотрудника за целый месяц.

446

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Мы уже рассматривали в разделе «Выплатим зарплату работникам организации через кассу» подготовку ведомости на выплату начисленной зарплаты работникам организации с использованием документа «Зарплата к выплате организаций» и знакомы с особенностями работы с ним. Теперь подготовим выплату аванса через кассу организации. Для этого создадим новый документ «Зарплата к выплате организаций» на дату 14.02.2008 г. Зададим месяц начисления «Февраль 2008» и укажем соответствующий характер выплаты в поле «Выплачивать» (см. Рисунок 5.176). Автоматически сформируем по кнопке «Заполнить» список работников по характеру выплаты.

Рисунок 5.176 Заполнение полей документа "Зарплата к выплате организаций"

Для автоматического расчета сумм к выплате воспользуемся командой «Рассчитать». Документ будет рассчитан на основании данных документа «Начисление зарплаты работникам организаций» с режимом начисления «Первая половина текущего месяца». 447

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.177 Работа с документом «Зарплата к выплате организаций»

Заменим отметки в таблице на значения «Выплачено» и сохраним данные по кнопке «ОК». Примечание: Для регистрации факта выдачи зарплаты через кассу организации можно воспользоваться рассмотренным нами ранее документом «Расходный кассовый ордер». Описание работы с ним представлено в главе «Выплатим зарплату работникам организации через кассу». Далее мы рассмотрим вариант выплаты аванса в виде фиксированной суммы. Руководством компании принято решение о том, что работникам ЗАО «Автоматизация» ежемесячно будет выплачиваться плановый аванс в размере половины ставки оклада, начиная с марта 2008 года. Для того чтобы в дальнейшем автоматически рассчитывать размер такой межрасчетной выплаты, зададим для каждого сотрудника отдельно фиксированную сумму аванса. 448

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Для этого зайдем в пункт меню «Работники», выбираем подпункт «Плановые авансы работникам».

Рисунок 5.178 Интерфейс Расчет зарплаты работников организации. Плановые авансы работникам

В открывшемся окне создадим список работников, которым предполагается с марта выплачивать плановый аванс, и для каждого укажем размер выплаты в рублях. Кнопкой «Добавить» введем новую строку.

Рисунок 5.179 Добавление новой строки в список плановых авансов

По кнопке выбора поля «Работник» выведем на экран список физических лиц. 449

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.180 Выбор физического лица из списка

Выбрав из этого списка Васильеву, закроем окно и вернемся к окну «Авансы работникам организации». Напротив появившейся фамилии проставим сумму планового аванса, рассчитанного для Васильевой. Введем строки для всех сотрудников организации, указав для каждого полагающуюся сумму аванса. Таким образом, список «Авансы работникам организации» в окончательном варианте будет иметь вид, представленный на рисунке 5.181:

Рисунок 5.181 Подготовленный список плановых авансов

450

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Закроем сформированный список и теперь подготовим выплату планового аванса с помощью уже знакомого нам документа «Зарплата к выплате организаций». Примечание. Для выплаты планового аванса необходимо в документе «Зарплата к выплате организаций» установить характер выплаты «Плановый аванс». Остальные действия по работе с документом не отличаются от описанных выше.

Рассчитаем премии работников организации В феврале по распоряжению руководства сотрудники отдела проектов премированы в размере 10 процентов от оплаты по окладу, начисленной в январе. Регистрировать премии работников организации будем используя документ «Премии работников организации».

Рисунок 5.182 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Премии

В открывшийся список приказов добавим новую строку. На экране появится новый документ «Премии работников организаций». Введем дату документа (29.02.08), установим месяц начисления - Февраль 2008 года.

451

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.183 Форма документа "Премии работников организации"

В поле «Вид премии» используя кнопку выбора укажем начисление. Так как под премиями подразумеваются единовременные вознаграждения, то перед нами откроется список дополнительных начислений. Выберем строку с видом «Месячная премия».

Рисунок 5.184 Список дополнительных начислений организации, относящихся к премиям

Вернемся к заполнению документа и укажем начало и окончание отбора базы начисления в строках «С» и «по» (с 01.01.08 по 31.01.08). В таблице документа сформируем список премируемых работников в соответствии с приказом: нажмем кнопку «Заполнить», и выберем вариант «Списком работников».

452

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.185 Заполнение документа "Премии работников организаций"

Откроется окно «Формирование списка работников». Для того чтобы настроить отбор списка работников конкретного подразделения установим галочку напротив строки «Подразделение».

Рисунок 5.186 Начало выбора подразделения для отбора списка сотрудников 453

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

При нажатии на кнопку выбора, показанную на рисунке 5.186, откроется окно со структурой нашей организации.

Рисунок 5.187 Структура ЗАО "Автоматизация"

Выберем отдел проектов двойным щелчком мыши и вернемся к окну «Формирование списка работников». Для того чтобы размер премии автоматически был указан для каждого сотрудника, в поле «Размер премии» укажем процент рассчитываемой премии (см. рисунок ниже).

Рисунок 5.188 Размер премии

454

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

После нажатия кнопки «Выполнить» вернемся к заполнению документа. Таблица документа заполнилась всеми работниками организации и соответствующими для каждого работника показателями для расчета начисления. По кнопке «Рассчитать» выполним полный расчет документа.

Рисунок 5.189 Расчет документа «Премии работников организации»

Нажатием на кнопку «Форма Т-11а» посмотрим печатную форму приказа о поощрении работников. По команде «ОК» сохраним информацию в системе.

455

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.190 Печатная форма приказа о поощрении работников организации

Рассчитаем уволенного работника При увольнении работников из организаций существует необходимость начислить уволенному сотруднику выходное пособие, рассчитать сохраняемый средний заработок на время трудоустройства, а также начислить компенсацию за отпуск либо удержать за неотработанный отпуск. Все эти расчеты при увольнении Серова позволит выполнить документ «Расчет при увольнении» в автоматическом режиме. Войдем в пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем из открывшегося подменю подпункт «Первичные документы» и «Расчет при увольнении».

456

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.191 Интерфейс Расчет зарплаты работников организации. Расчет при увольнении работника

В открывшемся списке пока не было с начала года ни одного документарасчета. Добавим новый документ и в открывшемся окне заполним строки для расчета. Укажем дату документа, созданного 14 февраля, и месяц начисления (февраль).

Рисунок 5.192Форма документа "Расчет при увольнении работника организаций" 457

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

По кнопке выбора поля «Работник» зайдем в список сотрудников организации и выберем строку с фамилией уволенного Серова. Вернемся к заполнению закладки «Условия» документа-расчета. Укажем дату увольнения – 14 февраля.

Рисунок 5.193 Заполнение документа

По кнопке выбора в поле «Основание» откроем список кадровых приказов на увольнение и выберем приказ на увольнение Серова от 14.02.2008.

Рисунок 5.194 Выбор документа-основания из списка приказов на увольнение

Вернемся к заполнению документа. Сотрудник Серов работал в организации ЗАО «Автоматизация» с начала 2007 года, при этом ни разу не использовал право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В правой части окна программа учитывает неиспользованные дни отпуска, отражая их количество в строке «дней». Автоматически заполняются даты, соответствующие рабочему году сотрудника. В случае необходимости начисления компенсации за 458

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

отпуск переключатель встанет в положение «Компенсировать за не использованный» (см. рисунок ниже).

Рисунок 5.195 Сведения о компенсации / удержании отпуска при увольнении

Для окончательного расчета суммы компенсации за неиспользованный отпуск нажмем на кнопку «Рассчитать» и перейдем на закладку «Начисления».

Рисунок 5.196 Результат расчета документа

459

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Таблица отразит результаты расчетов по начислениям или удержаниям. В нашем случае, в колонке «Результат» рассчитается сумма к начислению за 30 дней неиспользованного Серовым ежегодного отпуска. По кнопке «Форма Т-61» посмотрим печатную форму записки-расчета.

Рисунок 5.197 Печатная форма Т-61

По команде «ОК» сохраним введенную информацию и проведем документ.

460

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Сторнируем документ расчета сверхурочных часов Иногда возникают ситуации, когда требуется отменить влияние на учет каких-либо хозяйственных операций, зарегистрированных ранее. Для выхода из подобных ситуаций в «1С:Управление производственным предприятием 8» предусмотрен механизм сторнирования. Это значит, что в программе на дату сторнирования произойдут процессы аналогичные тем, что произошли ранее при проведении сторнируемого документа, только с отрицательными значениями. Отменим ранее введенный в программу документ «Оплата сверхурочных часов», созданный 28 января. Воспользуемся механизмом «Сторнирование», для этого войдем в пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем подпункт «Сторнирование».

Рисунок 5.198 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Сторнирование

Откроется окно пока пустым списком сторнируемых документов. Добавим новую строку, и на экране появится незаполненная форма документа. Укажем дату сторнирования документа – 28 февраля.

461

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.199 Форма документа "Сторнирование"

Рассматриваемый нами механизм можно применить только к определенному списку документов. Откроем этот список по кнопке выбора из списка в поле «Вид документа». Выберем из открывшегося подменю вариант «Оплата сверхурочных часов».

Рисунок 5.200 Начало выбора документа для сторнирования

Теперь, когда вид документа определен, в поле «Документ» по кнопке выбора откроется список документов выбранного нами вида, а именно «Оплаты сверхурочных часов».

462

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.201 Выбор документа из списка

Выберем строку с интересующим нас документом и вернемся к окну «Сторнирование». В нижней части заполнится строка с данными сторнируемого документа.

Рисунок 5.202 Заполненный документ сторнирования

Для подтверждения проведения операции по сторнированию нажмем кнопку «ОК».

Перечислим сумму отпускных на карточку сотрудника Во многих организация действует система перечисления зарплаты на пластиковые карты работников. Для этого у каждого сотрудника должен быть открыт лицевой счет в банке, а данные о номере лицевого счета необходимо занести в программу. Директор организации с 1 по 15 февраля находится в отпуске, и мы должны перечислить начисленную сумму отпускных 31 января на его пластиковую карточку в банке. Для этого сначала необходимо внести сведения о лицевом счете сотрудника с помощью документа «Заявка 463

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

на открытие счетов». Войдем в пункт меню «Расчет зарплаты» и выберем подпункт «Касса и банк» и «Заявка на открытие счетов».

Рисунок 5.203 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Заявка на открытие счетов

В открывшемся окне должен появиться перечень заявок. Добавлением новой строки открываем новый документ «Заявка на открытие счетов».

Рисунок 5.204 Форма документа «Заявка на открытие счетов» 464

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Сначала укажем данные контрагента, то есть сведения о банке, в котором обслуживается карточка Сорокина, и расчетный счет банка. В строке «Контрагент» нажимаем на кнопку выбора, откроется список «Контрагенты», в котором пока нет нашего банка. Добавим кнопкой «Добавить» новую строку.

Рисунок 5.205 Добавление нового контрагента

На экране откроется окно описания нового контрагента. Нам достаточно указать в строке «Наименование» название банка «ЮниКредит Банк» и сохранить данные кнопкой «ОК». В списке контрагентов появилась строка с названием банка. Выберем эту строчку и вернемся к заполнению заявки. Поскольку у Сорокина карта для перечисления зарплаты была оформлена ранее, и мы просто хотим внести сведения об этом в систему, то нам необходимо поставить галочку «Ввод начальных сведений».

Рисунок 5.206 Заполнение параметров документа 465

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Таблица «Работники» позволяет сформировать список физических лиц, для которых необходимо ввести номера лицевых счетов. Добавим новую строку и в колонке «Физическое лицо» нажмем на кнопку выбора. Откроется список «Физические лица», из которого выберем строку с фамилией Сорокин.

Рисунок 5.207 Выбор физического лица из списка

Вернемся к заполнению документа. В столбце «Номер лицевого счета» укажем 23-значный номер лицевого счета из представленной работником выписки с банковского счета.

Сохраним заявку нажатием на кнопку «ОК».

466

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Сведения о лицевом счете сотрудника внесены в систему. Теперь подготовим перечисление в банк отпускных сумм. Расчет отпуска мы выполнили ранее документом «Начисление отпуска работникам организаций» от 31 января. Создадим документ «Зарплата к выплате организаций», с которым мы уже познакомились в разделе «Выплатим зарплату работникам организации через кассу». Укажем вид выплаты - отпускные, и способ выплаты – через банк. В поле «Месяц начисления» выберем февраль, так как документ отпуска относился к февральским начислениям. А так как дата документа была 31.01, в полях «за период с», «по» укажем январские даты.

Рисунок 5.208 Заполнение полей документа

Появилась строка «Банк», которую заполним по кнопке выбора. В открывшемся списке контрагентов выбираем наш банк.

Рисунок 5.209 Выбор банка из списка

467

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Вернувшись к документу, заполняем таблицу по характеру выплаты, используя кнопку «Заполнить», и рассчитываем начисленные суммы по кнопке «Рассчитать».

рисунок 5.210 Результат расчета документа

Сохраним документ командой «ОК».

Рисунок 5.211 Ввод документа на основании зарплаты к выплате

Введем на основании документа «Зарплата к выплате организаций» из списка подобных документов платежное поручение исходящее для отражения перечисления отпускных сумм. Для этого в списке документов установим курсор на тот документ, который формировал сумму отпускных к выплате, и нажмем кнопку ввода на основании панели инструментов формы. Выберем из подменю кнопки пункт «Платежное поручение исходящее». В открывшемся документе укажем получателя из списка контрагентов. Проставим галочку «Оплачено» для отражения погашения задолженности в отчетах. По кнопке выбора поля «Банковский счет» необходимо выбрать из соответствующего списка банковский счет организации, с которого будут перечисляться денежные средства (см. рисунок ниже). 468

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.212 Начало выбора банковского счета

Список банковских счетов пока пуст: добавим новый счет, используя клавишу «Ins». Откроется окно «Элемент Банковские счета». Укажем номер счета и банковский индивидуальный код как показано на рисунке ниже. По команде «ОК» сохраним сведения.

Рисунок 5.213 Заполнение параметров банковского счета организации 469

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Из списка «Банковские счета» выбираем созданный расчетный счет.

Рисунок 5.214 Выбор банковского счета организации

Возвращаемся к документу «Платежное поручение исходящее» и сохраняем данные нажатием на кнопку «ОК».

Рисунок 5.215 Пример заполнения документа "Платежное поручение исходящее"

После проведения документа в системе изменится остаток денежных средств на расчетном счете организации.

470

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Посмотрим результаты расчетов Выдадим расчетные листки Каждому сотруднику ЗАО «Автоматизация» при выплате зарплаты выдается расчетный листок. Для того чтобы просмотреть печатную форму в программе и вывести расчетный листок на принтер воспользуемся специальным отчетом в программе «Расчетные листки». Сформируем расчетный листок за январь по работнику Кузнецовой. Зайдем в пункт меню «Отчеты» и выберем подпункт «Расчетные листки».

Рисунок 5.216 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Расчетные листки

В пустом окне зададим период, за который необходимо сформировать расчетные листки, то есть январь 2008 года. Для того чтобы отчет показал только данные Кузнецовой нажмем на кнопку «Быстрые отборы» (см. Рисунок 5.217), она позволит отобрать нужного сотрудника или сотрудников в разрезе одного подразделения.

Рисунок 5.217 Настройка формирования отчета

471

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Поставим для отбора по сотруднику галочку в строке «Сотрудник».

Рисунок 5.218 Отбор данных по работнику

По кнопке выбора откроем список сотрудников организации.

Рисунок 5.219 Выбор сотрудника организации

Выберем строку с фамилией Кузнецова и вернемся к отчету. Нажмем кнопку «Сформировать». В поле вывода данных будет представлена печатная форма расчетного листка сотрудника за январь 2008 года. Отчет формируется на основании данных о расчетах, произведенных документами подсистемы расчета заработной платы, с которыми мы познакомились ранее.

472

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.220 Формирование печатной формы расчетного листка

По кнопке «Печать» выведем на принтер расчетный лист по Кузнецовой. Расчетный листок сотрудников организаций может формироваться в двух режимах: кратко и подробно. Выше мы формировали расчетный листок по Кузнецовой в режиме «Кратко». Изменим режим формирования на «Подробно» в соответствующем поле на панели инструментов формы отчета (см. рисунок ниже). Снова сформируем отчет и рассмотрим произошедшие изменения. В таблице, отображающей информацию о начислениях и удержаниях сотрудников, теперь указывается период действия начислений и удержаний. Для каждого начисления указываются исходные показатели расчета. В описании НДФЛ добавилось указание расчетной ставки налога. Такой вариант отчета удобно использовать для анализа начислений, сотрудникам на руки можно выдавать расчетные листки, сформированные в режиме «Кратко».

473

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.221 Формирование отчета в режиме "Подробно"

Установим в форме отчета режим формирования «Кратко», а в поле отбора работника выберем сотрудника организации Игнатьева С.Н. по основному месту работы. Сформируем отчет и рассмотрим представленный результат (см. рисунок 5.222). Мы увидим, что в расчетном листке представлены и оплата по часовому тарифу, и оплата по договорам подряда. Расчетные листки организаций формируются в разрезе физических лиц, а не сотрудников организаций!

474

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.222 Расчетный листок по сотруднику Игнатьеву

В разделе удержаний расчетного листка отображается сумма НДФЛ. Так как расчет НДФЛ ведется в разрезе физических лиц, то сумма выводимого в расчетном листке НДФЛ будет отражать налог и с дохода Игнатьева по договору подряда, и с доходов, начисленных ему в виде заработной платы по основному месту работы. Если бы программа предоставила возможность сформировать расчетный листок по элементу справочника «Сотрудники организаций» Игнатьеву с видом договора «Договор подряда (выполнение работ, оказание услуг)», то НДФЛ отразился бы в обоих листках, что искажает информацию. Поэтому, в случае, если сотрудник работает в организации по основному месту работы и дополнительно получает доход по договору подряда, или по внутреннему совместительству, то расчетный листок формируется только по основному месту работы. Это важно учитывать в тех организациях, где сотрудники работают по внутреннему совместительству или с сотрудниками которых заключаются договоры подряда.

475

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Сформируем расчетную ведомость В соответствии с российским законодательством организация ЗАО «Автоматизация» составляет расчетную ведомость по унифицированной форме Т-51 за определенный временной интервал. Для формирования такого отчета войдем в пункт меню «Отчеты» и выберем подпункт «Расчетная ведомость по форме Т-51».

Рисунок 5.223 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Расчетная ведомость по форме Т-51

В открывшемся окне укажем период ведомости (январь 2008 года) и нажмем кнопку «Сформировать».

476

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Рисунок 5.224 Формирование печатной формы расчетной ведомости

Распечатать ведомость можно нажатием кнопки «На принтер».

Сформируем свод начислений Для просмотра начислений и удержаний по организации за январь сформируем специальный отчет «Свод начислений» по организации «Автоматизация». Для этого зайдем в пункт меню «Отчеты» и выберем пункт меню «Свод начислений».

Рисунок 5.225 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Свод начислений 477

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Откроется незаполненный отчет «Свод начислений и удержаний по организации». Зададим период – январь 2008 года. Заполним отчет по кнопке «Сформировать».

Рисунок 5.226 Формирование свода начислений и удержаний

При необходимости распечатки отчета нажмем на кнопку «Отправить форму на принтер». Отчет «Свод начислений и удержаний по организации» отражает начисленные и удержанные у работников суммы в целом по организации за любой указанный период. При помощи формы настройки отчета можно изменять группировку представления данных отчета и список выводимых полей.

478

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Проверим структуру задолженности перед работниками Проведем анализ задолженности организации ЗАО «Автоматизация» перед работниками за январь. Зайдем в пункт меню «Отчеты», из подменю выберем «Структура задолженности перед работниками».

Рисунок 5.227 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Структура задолженности перед работниками

В открывшемся окне зададим период – январь 2008 года. Нажатием на кнопку «Сформировать» на экран выведется таблица со списком сотрудников в разрезе подразделений и суммами начального и конечного сальдо начисленных и выплаченных сумм.

479

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 5.228 Формирование структуры задолженности организации

Распечатать отчет «Структура задолженности организаций» можно нажатием на кнопку «Печать». Обратим внимание на то, что вывод информации в отчет производится в разрезе физических лиц, по тем же причинам, что и расчетные листки организаций. Отчет отображает структуру задолженности предприятия перед работниками в разрезе периодов возникновении задолженности. что может быть удобным при анализе необходимых выплат работникам.

480

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

Проведем анализ начислений работникам Для анализа начислений за определенный период удобней воспользоваться отчетом «Анализ начислений работникам». Зайдем в пункт меню «Отчеты» и выберем подпункт «Анализ начислений работникам».

Hисунок 5.229 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Анализ начислений работникам

Сформируем такой отчет по организации ЗАО «Автоматизация» нажатием на кнопку «Сформировать», указав период январь 2008 года. Таблица с данными сформировалась в разрезе организаций и подразделений. В отдельных колонках отобразились суммы, учтенные при расчете ЕСН, и суммы, учтенные при формировании проводок. Как видно из отчета, при расчете ЕСН и формировании проводок были учтены далеко не все данные. В следующих главах мы рассмотрим, какие действия необходимо произвести для того, чтобы все рассчитанные суммы были учтены в расчете ЕСН, а также при отображении этих сумм в бухгалтерском учете. Распечатаем отчет по кнопке «Печать». Данный отчет удобно использовать при завершении расчета заработной платы за очередной расчетный месяц для отслеживания того, все ли начисления сотрудников были учтены при расчете ЕСН и формировании проводок.

481

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Hисунок 5.230 Формирование данных для анализа начислений работникам

Взаимодействие специалистов по кадровому учету и расчету заработной платы Как правило, кадровым учетом и расчетом заработной платы в организациях занимаются разные сотрудники. Именно такая ситуация рассматривается в нашей книге. Мы уже знаем, что для специалистов по кадровому учету и для специалистов по расчету зарплаты в программе «1С:Управление производственным предприятием 8» созданы разные интерфейсы. В то же время, часть справочников (такие, как «Сотрудники организаций», «Подразделения организаций» и проч.) и документов (например, «Отпуска по уходу за ребенком») доступны из обоих интерфейсов. Каким же образом в программе орга482

Глава 5. Расчет зарплаты в организации

низовано взаимодействие специалистов по кадровому учету и расчету заработной платы? Создавая и проводя документы «Прием на работу в организацию» и «Кадровое перемещение организаций», специалист по кадровому учету вносит в систему информацию о кадровых данных сотрудника (о подразделении и должности, ставке сотрудника, о графике его работы). Эти данные впоследствии используются специалистом по расчету заработной платы при выполнении расчетов (используются данные о графике) и формировании проводок. Разумеется, если сотрудник не будет оформлен на работу кадровыми документами, то специалист по расчету зарплаты не сможет начислить вознаграждение за труд работника. Поэтому сведения о кадровых изменениях должны вноситься специалистов по кадровому учету до начала расчетов по сотруднику. Документами «Прием на работу в организацию» и «Кадровое перемещение организаций» могут быть внесены сведения о плановых начислениях и удержаниях работников. Если, согласно разграничению полномочий сотрудников, специалист по кадровому учету не имеет права вносить изменения в плановые начисления работников, тогда плановые начисления и удержания сотрудников назначаются специалистом по расчету зарплаты. Для этого могут использоваться специализированные документы: «Ввод сведений о плановых начислениях» и «Ввод сведений о плановых удержаниях». Специалист по кадровому учету посредством кадровых документов может вносить информацию о невыходах сотрудников на работу по различным причинам. Документы, которыми фиксируется эта информация, не позволяют выполнить расчет оплаты за неотработанное время. В то же время, специалист по расчету зарплаты, используя обработку «Анализ неявок», может на основании кадровой информации о невыходах создать расчетные документы для фиксации периода невыхода и расчета оплаты за неотработанное время. В случае, если такие документы не будут созданы, кадровая информация о невыходах никак не повлияет на расчет заработной платы сотрудников! Специалист по расчету зарплаты может вносить документы по расчету оплаты за неотработанное время и не опираясь на кадровую информацию. Расчет уволенных сотрудников производится после создания и проведения документа «Увольнение из организаций» специалистом по кадровому учету. Таким образом, и в этом случае кадровый учет является первичным по отношению к производимым расчетам.

483

6 Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц В предыдущей главе мы познакомились с возможностями выполнения расчета заработной платы сотрудников организаций в «1С:Управление производственным предприятием 8». Безусловно, процесс расчета зарплаты работников включает в себя и операции по расчету НДФЛ. Мы уже знаем, что при обычном режиме работы НДФЛ рассчитывается в документе «Начисление зарплаты работникам организаций», сведения об исчисленном НДФЛ отображаются на отдельной закладке в этом документе. В текущей главе мы более подробно рассмотрим возможности системы «1С:Управление производственным предприятием 8» в части учет налогов с доходов физических лиц.

Внесем имущественный налоговый вычет Программист Воронин в феврале обратился с письменным заявлением на предоставление имущественного вычета в 2008 году в связи с приобретением доли квартиры. К заявлению он приложил уведомление, выданное налоговыми органами. Для предоставления имущественного вычета Воронину в программе необходимо зарегистрировать право на вычет. Для этого воспользуемся специальным документом «Подтверждение права на имущественный вычет». Зайдем в пункт меню «Налоги» и выберем подпункт «Подтверждение права на имущественный вычет».

484

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц

Рисунок 6.1 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Подтверждение права на имущественный вычет

Примечание. Документ также может быть создан из карточки сотрудника. Для этого нужно нажать на кнопку выбора поля «Имущественные», располагающегося на закладке «Общие». В открывшийся список документов добавим новую строку, откроется новый документ.

485

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 6.2 Заполнение документа «Подтверждение права на имущественный вычет»

Нажмем на кнопку «Подбор» для выбора сотрудника Воронина из соответствующего списка.

Рисунок 6.3 Подбор работника из списка

Вернемся к заполнению документа. В таблице появится строка с фамилией Воронина, в колонке «Дата» проставим дату события, которое явилось основанием для применения налогового вычета,- 22 февраля. В столбце «Расходы» укажем размер фактически произведенных расходов на приобретение доли квартиры согласно уведомлению (100 000 руб).

486

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц

Рисунок 6.4 Заполненный документ «Подтверждение права на имущественный вычет»

Сохраним данные в программе по кнопке «ОК». Документом «Подтверждение права на имущественный вычет» мы отразили в системе необходимость учитывать данный вычет при расчете НДФЛ. Так как заявление на вычет было предоставлено не в начале года, то при расчете НДФЛ за февраль будет произведен перерасчет исчисленного НДФЛ с начала года.

Проверим настройку видов расчета Для правильного формирования налоговой базы по НДФЛ и сумм исчисленного налога в программе необходимо проверить настройку видов расчета, а именно описанных нами ранее начислений материальной помощи и компенсации за использование личного транспорта. Зайдем в окно описания начисления материальной помощи на закладку «Налоги» (напомним, что список дополнительных начислений организаций, к которым относится материальная помощь, можно открыть из подменю «Настройка расчета зарплаты» меню программы «Предприятие»). В разделе «НДФЛ» переключателем определяется, учитывается ли результат описываемого начисления при определении налоговой базы НДФЛ. Примечание: Для основного начисления «Компенсация личный транспорт» на этапе создания начисления мы установили этот переключатель в положение «Не облагается».

487

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 6.5 Настройка параметров учета начисления для НДФЛ

В нашем случае материальная помощь облагается НДФЛ. Код дохода в целях исчисления НДФЛ мы указали на этапе настройки начисления. Воспользуемся кнопкой выбора поля «код дохода», чтобы открыть список видов доходов на просмотр.

488

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц

Рисунок 6.6 Список доходов НДФЛ

Для каждого вида дохода, как видно на рисунке 6.6., указывается код, наименование и ставка, по которой будет облагаться соответствующий доход. Коды доходов соответствуют действующему Налоговому кодексу и классификатору, утвержденному налоговыми органами. Описываемое нами начисление облагается налогом по ставке 13% и имеет код 2760. Таким образом, для каждого облагаемого НДФЛ начисления организации должен быть определен код дохода. На основании именно этих данных в дальнейшем программа определяет базу расчета НДФЛ.

489

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Ввод данных для НДФЛ по физическому лицу Для правильного расчета НДФЛ и составления налоговой отчетности в программу необходимо ввести данные о налоговых вычетах, а также о суммах дохода на предыдущих местах работы. Введем такую информацию по Васильевой. Откроем список физических лиц и выберем Васильеву. Откроется окно для ввода личных данных физического лица.

Рисунок 6.7 Личные данные физического лица

Нажатием на кнопку «НДФЛ» откроем окно «Ввод данных для НДФЛ по физ. лицу». На закладке «Вычеты» введем информацию о праве Васильевой на стандартный вычет с начала календарного года. Нажмем кнопку «Добавить» панели инструментов таблицы «Право на стандартные вычеты» и укажем дату 1 января 2008 года. Поля раздела «Вычеты личные (код)» должны быть заполнены так, как показано на рисунке ниже. В таблицу «Применение вычетов» введем строку с данными, описывающими с какого момента вычеты, указанные в таблице «Право на стандартные вычеты», начинают применяться (учитываться) в организации «Автоматизация». Так как работает Васильева с февраля, то и применяться вычеты будут с февраля. По кнопке выбора укажем организацию, в которой применяются вычеты – ЗАО «Автоматизация». 490

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц

Рисунок 6.8 Ввод данных о стандартных вычетах для НДФЛ

Переходим на закладку «Доходы на предыдущих местах работы». Укажем сумму дохода сотрудницы на предыдущем месте работы. В строке «Январь» проставим 18 тысяч рублей. Примечание: Данные на указанной закладке заполняются на основании сведений, отраженных в предоставленных сотрудниками карточках 2-НДФЛ.

Рисунок 6.9 Ввод данных о доходах на предыдущих местах работы

491

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Для сохранения введенной информации нажмем кнопку «ОК». Таким образом, мы отразили необходимость применения личного вычета при расчете НДФЛ сотрудницы Васильевой, а также внесли в систему информацию о доходе на предыдущем месте работы. Эта информация будет использоваться при расчете размера исчисленного НДФЛ. При описании личных данных физического лица мы упоминали о том, что система позволяет учитывать гражданство физического лица. Для ввода и изменения данных о гражданстве физического лица служит специальная форма, вызываемая при нажатии на кнопку выбора поля «Гражданство» (см. рисунок ниже).

Рисунок 6.10 Кнопка выбора поля "Гражданство"

В этой форме можно выбрать страну, гражданином которой является сотрудник, или указать тот факт, что физическое лицо не имеет гражданства. Поле «Запись о гражданстве действует с» предназначено для ввода информации о том, с какого числа была изменена запись о гражданстве физического лица. Корректное заполнение этого поля позволяет хранить в системе историю изменения сведений о гражданстве, что особенно актуально для учета сведений по физическим лицам, не являющимся гражданами РФ.

492

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц

Рисунок 6.11 Форма редактирования сведений о гражданстве физического лица

Флаг «Не имеет право на пенсию» устанавливается только при описании сведений о гражданстве лиц, прибывших в РФ на основании визы или в порядке, не требующем получения визы, и получивших миграционную карту, но не имеющих вида на жительство или разрешения на временное проживание. Если этот флаг установлен, то при расчете ЕСН не будут начисляться взносы на обязательное пенсионное страхование с выплат в пользу данного физического лица. Флаг «Не является налоговым резидентом РФ» определяет статус физического лица для целей исчисления налога на доходы физических лиц. Если флаг установлен, то физическое лицо считается не резидентом и доходы такого физического лица облагаются по единой ставке налога - 30%, налоговые вычеты не резидентам не предоставляются.

Рассмотрим дополнительные возможности учета НДФЛ В большинстве случаев для расчета НДФЛ используется уже рассмотренный нами документ «Начисление зарплаты работникам организаций». В программе также существует возможность ведения ручного учета НДФЛ с помощью специального документа «НДФЛ и ЕСН – доходы и налоги». Эта возможность может быть полезной при вводе начальных данных в систему или для отражения специфических ситуаций в учете НДФЛ. Познакомимся с возможностями этого документа, открыв его из меню программы «Налоги». Документ позволяет зарегистрировать доходы работников, облагаемых НДФЛ. При этом для каждого дохода должна быть указана ставка налогообложения, например, может быть указано, что доход облагается по ставке 35%. Кроме того, документ позволяет выполнить расчет НДФЛ по ставке

493

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

13% на основании данных о доходах, введенных в тот же документ, и зафиксировать суммы удержанного НДФЛ.

Рисунок 6.12 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Доходы и удержания НДФЛ и ЕСН

Рисунок 6.13 Закладки документа «НДФЛ и ЕСН – доходы и налоги»

494

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц

Итак, в части НДФЛ документ состоит из трех закладок. На закладке «НДФЛ: доходы и налоги» указывается работник, дата регистрации дохода, код дохода и сумма дохода. При регистрации дохода, облагаемого по ставке 13%, мы будем использовать отдельную закладку «НДФЛ по ставке 13%». Суммы удержанного налога исчисляются в автоматическом режиме на закладке «НДФЛ: удержанный» на основании заполненных данных двух других закладок или вводятся вручную при необходимости. Мы не будем использовать документ «НДФЛ и ЕСН – доходы и налоги» для расчета НДФЛ сотрудников организации «Автоматизация». Для исчисления НДФЛ в феврале воспользуемся документом «Начисление зарплаты работникам организаций».

Рисунок 6.14 Исчисленные суммы НДФЛ 495

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Создадим новый документ от 29 февраля. В поле «Месяц начисления» выберем февраль 2008 года, режим начисления должен иметь значение «Текущий месяц». Заполним документ всеми сотрудниками организации и нажатием на кнопку «Рассчитать» выполним полный расчет зарплаты сотрудников организации «Автоматизация» за февраль. Перейдем на закладку «НДФЛ» и рассмотрим результат расчета налога. Обратим внимание на вторую строку таблицы, отображающую расчет НДФЛ по сотруднику Воронину: сумма налога указана с минусом. Это произошло вследствие того, что мы зарегистрировали в феврале право на имущественный вычет и теперь программа фиксирует излишне удержанную в январе сумму налога с Воронина. Проверим правильность произведенных программой расчетов. За два месяца 2008 года общая сумма начислений Воронина составила 115 500 руб., при этом все начисления попадают в базу расчета НДФЛ. Размер имущественного вычета составляет 100 000 руб., других налоговых вычетов сотруднику не предоставлялось. Следовательно, налоговая база с учетом вычета составляет 15 500 руб. Общая сумма налога с начала года должна составить 2015 рублей. В января 2008 года с сотрудника был удержан налог в размере 7150 руб., следовательно, по данным на февраль 2008 года, излишне удержанный налог составил 7150 – 2015 = 5135 рублей. Именно этот размер излишне удержанного НДФЛ и отразился в результате автоматического расчета НДФЛ в документе «Начисление зарплаты работникам организаций». Вследствие использования механизма сторнирования по документу «Оплата сверхурочных часов» долг организации перед Дмитриевым в части излишне удержанного НДФЛ составляет 41 рубль, сумма также отразится с минусом. И в последней строке по сотруднице Фроловой строка останется пустой, так как февральские начисления работницы (отпуск по уходу за ребенком, пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет) НДФЛ не облагаются. Программа также учла, что общая сумма дохода сотрудницы Васильевой с учетом доходов с предыдущего места работы превысила 20 тысяч рублей. Следовательно, физическое лицо уже утратило право на личный вычет в феврале и налоговая база по НДФЛ не уменьшится.

496

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц

Оформим возврат НДФЛ Воронин обратился с заявлением о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ в январе. Для того чтобы факт возврата НДФЛ с сотрудника воспользуемся документом «НДФЛ: возврат налога». Для этого зайдем в пункт меню «Налоги» и выберем «Возврат НДФЛ».

Рисунок 6.15 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Возврат НДФЛ

Так как зарплата за февраль уже начислена, создадим новый документ на дату 3 марта. В строке «Возврат за»: укажем период в котором был выявлен факт излишнего удержания налога (в нашем случае, это февраль 2008 г).

497

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 6.16 Выбор периода регистрации возврата

По команде «Заполнить» появится список тех работников, которые имеют переплату по НДФЛ.

Рисунок 6.17 Автоматическое заполнение таблицы «Работники организации»

Зафиксируем факт возврата налога нажатием на кнопку «ОК». Таким образом в программе будет отражен факт возврата налога сотруднику.

498

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц

Перерасчет НДФЛ В начале нового года может возникнуть необходимость для отражения в программе сальдо по НДФЛ на начало периода. С помощью документа «Перерасчет НДФЛ» можно зарегистрировать фактический перерасчет НДФЛ. Список таких документов можно открыть из пункта меню «Налоги», выбрав подпункт «Перерасчет НДФЛ».

Рисунок 6.18 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Перерасчет НДФЛ

При заполнении документа необходимо указать год, по доходам которого пересчитываются данные, и месяц регистрации результатов.

499

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 6.19 Заполнение документа «Перерасчет НДФЛ»

Далее нужно заполнить таблицу документа работниками и по кнопке «Рассчитать» произвести перерасчет сумм НДФЛ. В том случае, если в году перерасчета были допущены ошибки в расчете НФДЛ: перерассчитанная сумма налога за год отличается от итоговой суммы налога, накопленной с начала года по данным учета, были неверно предоставлены вычеты и т.п., в таблице «Работники организации» в соответствующих графах отразятся необходимые корректировки существующих данных.

500

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц

Сформируем налоговую карточку 1-НДФЛ Для составления налоговой карточки по учету доходов и НДФЛ для работников, а также других получателей дохода в организации воспользуемся отчетом «Налоговая карточка 1-НДФЛ». Например, сформируем налоговую карточку в программе по сотруднику Воронину. Для этого откроем пункт меню «Налоги» и выберем подпункт «Налоговая карточка 1-НДФЛ».

Рисунок 6.20 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Налоговая карточка 1-НДФЛ

Перед нами открылось окно с незаполненной формой 1-НДФЛ. По кнопке выбора в поле «Работник» откроем список сотрудников и выберем строку с фамилией Воронина; вернемся к заполнению отчета. Нажмем кнопку «Сформировать» панели инструментов формы отчета. В поле вывода данных отобразится заполненная карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Отчет заполняется на основании данных о доходах сотрудника, данных об исчисленном НДФЛ, данных о вычетах физического лица.

501

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 6.21 Заполнение параметров отчета

Рисунок 6.22 Налоговая карточка сотрудника 1-НДФЛ

Таким образом, в окне отчета «Форма 1-НДФЛ» мы сформировали налоговую каточку по сотруднику Воронину. Следует обратить внимание на то, что карточка 1-НДФЛ формируется в разрезе физических лиц, а не сотрудников организации. Это важно помнить в том случае, если в организации получают доход сотрудники, работающие по внутреннему совместительству. 502

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц

Выдадим сотруднику форму 2-НДФЛ Сотрудник Сорокин обратился в бухгалтерию для получения справки о доходах за 2008 год. Сформировать в программе такую справку в автоматическом режиме поможет документ «Сведения о доходах физ.лиц». Откроем пункт меню «Налоги» и выберем подпункт «Сведения о доходах физлиц 2НДФЛ».

Рисунок 6.23 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Сведения о доходах физлиц 2-НДФЛ

В открывшемся списке справок добавим новую строку, откроется новый документ.

503

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 6.24 Заполнение параметров документа «Сведения о доходах физлиц»

В соответствии с требованиями по предоставлению справки о доходах необходимо указать занимаемую должность ответственного лица, сформировавшего и выдавшего такой документ. По кнопке выбора в строке «Должность» откроем уже заполненный нами ранее список должностей организации.

Рисунок 6.25 Подбор должности из списка

504

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц

Выберем строку с должностью бухгалтера и вернемся к заполнению документа «Сведения о доходах физ.лиц». Так как документ предназначен для выдачи справки на руки сотруднику и формирования сведений для предоставления их в налоговую инспекцию, то нам нужно правильно выбрать положение переключателя.

Рисунок 6.26 Формирование перечня справок

Нажмем на кнопку «Подбор» для выбора сотрудника из соответствующего справочника.

Рисунок 6.27 Подбор работника из списка

505

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Вернемся к заполнению документа. В таблице на закладке «Справки о доходах» появилась строка с фамилией сотрудника. Для учета количества выданных справок по каждому сотруднику нажмем кнопку «Пронумеровать».

Рисунок 6.28 Нумерация справок

В колонке «№ справки» заполнится порядковый номер справки. По команде «Печать» на экран выведется печатная форма справки.

506

Глава 6. Исчисление налога с доходов физических лиц

Рисунок 6.29 Сведения о доходах физического лица

Примечание: При вводе сведений для предоставления в налоговые органы вышеописанным документом существует возможность сформировать файл для передачи в ИФНС по кнопке «Получить файл».

507

7.

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Согласно законодательству РФ по итогам каждого календарного месяца налогоплательщики производят исчисление ежемесячных авансовых платежей по налогу исходя из ставки налога и величины налоговой базы с начала года по дату окончания соответствующего расчетного периода. В текущей главе мы рассмотрим, какие сведения влияют на сумму рассчитываемых авансовых платежей, каким образом производится сам расчет ЕСН и взносов в ПФР, а также узнаем, каким образом формируются отчеты, отражающие расчет авансовых платежей, по установленной законодательством форме.

Проверим настройку видов расчета Каждому начислению организации, отраженному в списках основных или дополнительных начислений организации, в форме редактирования начисления присваивается вид дохода в целях исчисления ЕСН. Данная настройка производится на закладке «Налоги». Для корректной классификации начисленных сумм в целях расчета ЕСН проверим правильность заполнения этой закладки в форме редактирования основного начисления «Компенсация личный транспорт». Для этого откроем список основных начислений организации (напомним, что вызов данного списка производится из подменю «Настройка расчета зарплаты» меню «Предприятие») и двойным щелчком мыши откроем для редактирования форму соответствующего начисления. Перейдем на закладку «Налоги».

508

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Рисунок 7.1 Настройка параметров учета начисления для ЕСН и взносов в ПФР

Для определения вида дохода воспользуемся кнопкой выбора в поле «Вид дохода». Из открывшегося перечня выберем тот вид дохода, к которому отнесем компенсацию в соответствии с налоговым законодательством – «Не является объектом налогообложения ЕСН, взносами в ПФР согласно п. 1 ст. 236 НК РФ». Примечание: Перечень видов дохода определяется на этапе создания системы и не может быть отредактирован пользователем.

509

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 7.2 Список видов дохода для ЕСН и взносов в ПФР

Таким образом, мы задали способ отражения в учете начисления для целей исчисления ЕСН в соответствии с главой 24 НК РФ. Сохраним данные нажатием на кнопку «ОК». Указанные данные будут использоваться при расчете ЕСН. Например, сумма оплаты по виду расчета «Компенсация личный транспорт» не будет включена в базу расчета ЕСН.

510

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Посмотрим ставки ЕСН и ПФР В соответствии с законодательством всем организациям-плательщикам ЕСН необходимо применять шкалу ставок в зависимость от того является ли она производителем сельскохозяйственной продукции или нет. ЗАО «Автоматизация», как и большинство организаций, такую деятельность не осуществляет, и мы указали это при описании особенностей расчета зарплаты для нашего юридического лица в главе «Заполним основные сведения о предприятии и организации». Прежде чем приступить к расчету ЕСН проверим размеры ставок по данному налогу. Зайдем в пункт меню «Налоги» и выберем подпункт «Ставки ЕСН и ПФР».

Рисунок 7.3 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Ставки ЕСН и ПФР

Перед нами открылось окно «Сведения о ставках ЕСН и ПФР по шкале для не сельскохозяйственных производителей на 2008 год». Здесь хранятся ставки в размере налогового периода, но можно посмотреть налоговые ставки прошлых лет. Для этого предназначен переключатель со стрелками «На год».

511

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 7.4 Сведения о ставках ЕСН и ПФР

При периодических обновлениях программы в случаях внесения изменений в законодательство (касательно размеров ставок по ЕСН) эти размеры изменятся автоматически. Но у пользователей есть возможность внести изменения и самостоятельно, изменив числовые значения соответствующих ячеек. Сохранить эти изменения можно нажатием на кнопку «ОК».

Особенности расчета ЕСН и взносов в ПФР для организаций-плательщиков ЕНВД Организации, переведенные по одному или нескольким видам деятельности на уплату единого налога на вмененный доход, должны соблюдать определенную последовательность действий в программе для корректного расчета налогов. Первое, с чего надо начать, это задать параметры учетной политики, установив флажок «Организация является плательщиком ЕНВД» в разделе «Общие». Порядок ввода данных по учетной политике мы рассматривали в подразделе главы 1 «Настроим учетную политику». При настройке расчета зарплаты для каждого вида расчета необходимо определить распределяются ли расходы для учета по видам деятельности, облагаемым ЕНВД, в соответствующем поле на закладке «Бухучет и ЕНВД».

512

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Рисунок 7.5 Учетная политика организации

Рисунок 7.6 Настройка параметров учета начислений 513

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Далее необходимо определить, какая процентная часть расходов на оплату труда каждого сотрудника относится к деятельности, облагаемой ЕНВД. Для этого в программе создается специальный документ «Ввод процента деятельности ЕНВД». Его можно открыть из меню «Налоги».

Рисунок 7.7 Заполнение документа «Ввод процента деятельности ЕНВД»

Таблица документа заполняется списком сотрудников организации. Для каждого из них указывается процент заработка, относящийся к видам деятельности, облагаемым ЕНВД, и счет дебета, на который будут отнесены затраты по такому виду деятельности при формировании проводок для отражения расчетов с персоналом в бухгалтерском и налоговом учетах. Этот документ обязательно должен быть внесен до начала расчета ЕСН за соответствующий период. Теперь при расчете ЕСН соответствующим документом суммы начислений будут автоматически делиться на облагаемые и не облагаемые в соответствии с тем процентным соотношением, которое мы ввели документом «Ввод процента деятельности по ЕНВД».

514

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Рисунок 7.8 Автоматическое заполнение списка основных начислений

А при непосредственном расчете ЕСН на закладке «Расчет ЕСН» отразятся исчисленные суммы ЕСН и взносов ОПС по каждому сотруднику.

Рисунок 7.9 Расчет ЕСН и взносов в ПФР

Последний момент, на который обратим внимание, - это формирование проводок в регламентированном учете. В результате автоматического заполнения табличной части документа начисления по видам деятельности, облагаемым и не облагаемым ЕНВД, отразятся разными проводками и по разным статьям затрат. 515

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 7.10 Автоматическое формирование проводок

В результате мы можем сделать вывод, что в программе «1C:Управление производственным предприятием 8» возможно ведение раздельного учета по видам деятельности, облагаемым и не облагаемым ЕНВД.

516

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Произведем расчет ЕСН После того как в программе отражены все начисления в пользу физических лиц мы можем исчислить и зарегистрировать суммы ЕСН и страховых взносов в ПФР. Для учета начисленных доходов и пособий, а также автоматического расчета авансовых платежей за январь воспользуемся документом «Расчет ЕСН». Зайдем в пункт меню «Налоги» и выберем подпункт «Расчет ЕСН».

Рисунок 7.11Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Расчет ЕСН

Откроем новый документ добавлением новой строки в список документов. На экране появится новый документ. Проверим месяц начисления в «шапке» документа и нажмем на кнопку «Заполнить и рассчитать».

517

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 7.12 Заполнение документа «Расчет ЕСН»

Закладки «Основные начисления», «Дополнительные начисления», «Пособия по социальному страхованию» и «Пособия по уходу за ребенком» заполнятся сведениями о соответствующих начислениях сотрудников организации. Например, на закладке «Основные начисления» отобразятся результаты расчетов всех основных начислений сотрудников организации, за исключением пособий по социальному страхованию и по уходу за ребенком. Эти результаты расчетов представлены в таблице в разрезе сотрудников и видов начислений (см. Рисунок 7.12). Таблица на закладке «Расчет ЕСН» автоматически заполнилась результатами на основании данных о доходах, отраженных на других закладках расчета сумм авансовых платежей по ЕСН и взносами в ПФР.

518

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Рисунок 7.13 Результат расчета ЕСН

Программа рассчитывает авансовые платежи в разрезе фондов и размещает результаты расчетов в соответствующие графы таблицы. Как мы уже сказали, в нашем случае заполнение закладок произошло автоматически. Суммы рассчитались на основании данных о доходах сотрудников, начисленных в январе. То есть для расчета были использованы данные о начислениях, отраженные на закладках «Основные начисления» и «Дополнительные начисления». Примечание: Существует возможность ручного учета доходов работников на закладках «Основные начисления» и «Дополнительные начисления». Для этого необходимо построчно заполнить закладки, указав работников, дату регистрации начисления, его код и сумму. Если по каким-либо причинам на закладки документа «Основные начисления» или «Дополнительные начисления» были внесены ручные корректировки, то расчет ЕСН и взносов в ПФР должен быть изменен. Для этого на закладке «Расчет ЕСН» нужно нажать кнопку «Рассчитать ЕСН». Сохраним данные нажатием на кнопку «ОК».

519

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Теперь проделаем аналогичные действия для расчета ЕСН и взносов в ПФР за февраль. Создадим еще один документ «Расчет ЕСН», заполним закладки и рассчитаем суммы. Обратим внимание на закладку «Основные начисления»: красная строка отражает использование механизма сторнирования в феврале, действительно, мы отменяли влияние на учет данных документа «Оплата сверхурочных часов», созданного в январе.

Рисунок 7.14 Отражение сторнированных сумм при расчете ЕСН

Рисунок 7.15 Автоматическое заполнение закладки «Пособия по социальному страхованию»

520

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Сотруднице Фроловой в феврале было начислено единовременное пособие за счет ФСС «При рождении ребенка» - его сумма отобразится на закладке «Пособия по социальному страхованию». При описании начисления «Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» в разделе «Настроим виды расчета» мы заполнили закладку «Использование», указав, что данное пособие относится к ежемесячным и начисляется за счет ФСС. Поэтому этот доход сотрудницы Фроловой не попадет в таблицу на закладке «Основные начисления», а отразится на отдельной закладке «Пособие по уходу за ребенком».

Рисунок 7.16 Автоматическое заполнение закладки «Пособия по социальному страхованию»

По команде «ОК» сохраним результаты расчетов. Таким образом, мы провели обязательную ежемесячную процедуру по расчету ЕСН и взносов в ПФР с помощью специального документа «Расчет ЕСН». Результаты этих расчетов будут использованы при составлении регламентированной отчетности, с которой мы познакомимся в следующих разделах.

521

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Сформируем индивидуальную карточку по ЕСН Для составления индивидуальной карточки учета начисленных сумм и других вознаграждений работникам организации, сумм начисленного единого социального налога, а также сумм налогового вычета по работнику Дмитриеву воспользуемся отчетом «Индивидуальная карточка ЕСН». Войдем в пункт меню «Налоги» и выберем подпункт «Индивидуальная карточка по ЕСН».

Рисунок 7.17 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Индивидуальная карточка по ЕСН

В открывшемся окне укажем работника нажатием на кнопку выбора.

522

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Рисунок 7.18 Заполнение параметров отчета

Из списка сотрудников выбираем строку с фамилией Дмитриева.

Рисунок 7.19 Подбор работника из списка

Вернувшись к формированию отчета, нажмем на кнопку «Сформировать».

523

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 7.20 Индивидуальная карточка по ЕСН

В отчете отобразятся сведения о базе для расчета ЕСН и суммах рассчитанных авансовых платежей. Эти данные формируются на основании ранее созданного, рассчитанного и проведенного документа «Расчет ЕСН». Выведем на печать индивидуальную карточку нажатием на кнопку «На принтер».

524

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Сформируем индивидуальную карточку по ОПС Для составления индивидуальной карточки учета начисленных сумм и других вознаграждений работникам организации, сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по Дмитриеву воспользуемся отчетом «Индивидуальная карточка ЕСН». Войдем в пункт меню «Налоги» и выберем подпункт «Индивидуальная карточка по ОПС».

Рисунок 7.21 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Индивидуальная карточка по ОПС

В открывшемся окне необходимо заполнить строку «Работник».

525

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 7.22 Заполнение параметров отчета

Нажмем на кнопку выбора в строке «Работник», после чего откроется список сотрудников.

Рисунок 7.23 Подбор работника из списка

Выберем из списка сотрудников строку с фамилией Дмитриева. Теперь нажатием на кнопку «Сформировать» выведем отчет на экран.

526

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Рисунок 7.24 Индивидуальная карточка по ЕСН

Распечатаем индивидуальную карточку по команде «На принтер». Таким образом, мы сформировали индивидуальные карточки по ЕСН и ОПС с использованием зарегистрированных ранее в информационной базе сведений о начисленных работникам суммах.

527

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Заполним регламентированную отчетность Как и все организации ЗАО «Автоматизация» с определенной периодичностью составляет регламентированную отчетность, по установленным законодательством правилам. С использованием программы «1C:Управление производственным предприятием 8» эта задача становится очень простой. Разумеется, регламентированные формы отчетности могут меняться внесением изменений в законодательство, но фирма «1С» учитывает эти изменения. Мы можем в этих случаях обновлять программу, использую специальные механизмы обновления. При этом существует возможность хранить, просматривать и выгружать формы, действовавшие ранее. Познакомимся с механизмом формирования регламентированной отчетности в программе «1C:Управление производственным предприятием 8». Зайдем в пункт меню отчеты и выберем из подменю строку «Регламентированные отчеты».

Рисунок 7.25 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Регламентированные отчеты

Примечание: Так как расчет и выплата зарплаты были рассмотрены нами на примере двух расчетных месяцев, то данные в регламентированную отчетность попадут только за это период.

528

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Подготовим отчет по авансовым платежам по ЕСН Итак, перед нами программа открыла окно, разделенное на две части. В левой – весь список регламентированных отчетов (так называемое древо вариантов отчетов), которые возможно сформировать в системе «1C:Управление производственным предприятием 8». Древо имеет двухуровневую иерархию: на первом уровне – группы отчетов, на втором сами формы отчетности. В правой части находятся две закладки: журнал отчетов, который хранит сформированные пользователем отчеты, и журнал выгрузки, который отображает выгруженные в файл отчеты.

Рисунок 7.26 Регламентированная и финансовая отчетность

Отметим, что некоторые отчеты, сформированные из древа отчетов нельзя сохранить, к ним относятся, например, сводные карточки по учету сумм ЕСН и страховых взносов ОПС. Пока в списке отчетов на закладке «Журнал отчетов» нет ни одного документа. Сформируем и сохраним новый отчет по авансовым платежам по ЕСН за 1 квартал 2008 года. Используя значок «+» в древе вариантов отчетов откроем группу «Налоговая отчетность» (см. Рисунок 7.27). Выделим строку с видом «Авансы по ЕСН» и нажмем на кнопку «Создать новый отчет».

529

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 7.27 Создание нового отчета

Теперь появилось окно для выбора параметров составления нового отчета: организация выбирается с использованием кнопки выбора, период составления отчета – нажатием на стрелки.

Рисунок 7.28 Выбор параметров составления отчета

Нажмем на кнопку «ОК» и программа выведет на экран форму отчета. Электронный бланк формы отчета соответствует утвержденной законодательством форме.

530

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

В верхней части формы отчета располагаются поля для настройки параметров заполнения отчета: можно настроить валюту отчета, отображаемую точность рассчитанных сумм и указать дату подписи.

Рисунок 7.29 Формирование отчета «Авансы по ЕСН»

Если отчет содержит многостраничные разделы, то он сформируется с разбивкой по закладкам. Перемещаться по ним можно переходя с одной закладки на другую. Для непосредственного формирования отчета, т.е. заполнения полей отчета данными, нажмем кнопку «Заполнить». 531

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 7.30 Работа с заполненным отчетом

Расчеты выполняются программой автоматически с использованием зарегистрированных в информационной базе сведений о начисленных работникам суммах. Результаты расчета ЕСН и взносов в ПФР отражаются в сформированном отчете на основании данных документа «Расчет ЕСН», рассмотренного нами выше. Посмотрим заполненные показатели и рассчитанные суммы, перейдя на другую закладку формы. Сохраним отчет по кнопке «ОК». В журнале отчетов появилась новая строка. При необходимости мы можем просмотреть данные сохраненного отчета двойным нажатием на соответствующую строку. 532

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Рисунок 7.31 Сохранение сформированного отчета

Примечание: Если в журнале отчета имеются сохраненные отчеты, то при попытке создания нового отчета того же вида, что и сохраненный, будет выведено окно, показанное на рисунке ниже. В табличной части окна размещаются все сохраненные отчеты выбранного вида – их можно открыть для просмотра или редактирования двойным щелчком мыши по соответствующей строке. Если нам необходимо создать новый отчет, то в форме выбора нужно нажать кнопку «Новый» и на экране появится уже знакомое нам окно настройки параметров нового отчета. По кнопке «Печать» можно вывести сформированный отчет на печать. При нажатии на кнопку «Выгрузка» будет открыто меню, позволяющее либо сформировать файл выгрузки отчета, либо проверить правильность файла к выгрузке.

533

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 7.32 Форма выбора отчета

Рисунок 7.33 Выгрузка и печать сформированного отчета

534

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Подготовим отчет по авансовым платежам в ПФР Для подготовки отчета по авансовым платежам в ПФР мы будем использовать похожий алгоритм работы со списком форм отчетности. Итак, сформируем новый отчет, выбрав нужную форму из древа отчета – «Авансы в ПФР».

Рисунок 7.34 Создание нового отчета

Нажмем на кнопку создания нового отчета, и на экране появится окно для задания параметров формирования отчета. Установим в качестве периода составления отчета 1 квартал 2008 года, а в поле «организация» выберем значение ЗАО «Автоматизация».

Рисунок 7.35 Выбор параметров составления отчета 535

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Нажмем на кнопку «ОК» и на экране появится пока не заполненная форма отчета «Авансы в ПФР». Нажатием на кнопку «Заполнить» заполним электронный бланк суммами на основании расчетов документов «Расчет ЕСН». Значения подставятся в соответствующие поля таблиц отчета. Автоматическое заполнение отчета «Авансы в ПФР» производится на основании данных, внесенных в систему проведенными документами «Расчет ЕСН» и «НДФЛ и ЕСН доходы и налоги»

Рисунок 7.36 Формирование отчета «Авансы в ПФР»

По кнопке «ОК» сохраним сформированный отчет в программе. Также мы можем распечатать сформированный отчет и выгрузить в файл.

536

Глава 7. Исчисление единого социального налога и взносов в ПФР

Сформируем форму 4-ФСС Для формирования отчетности по форме 4-ФСС выберем вид отчетов «4ФСС» из группы «Отчетность в фонды» древа вариантов отчетов.

Рисунок 7.37 Создание нового отчета

В окне формирования отчета проверим правильность настройки, нажмем на кнопку «ОК».

Рисунок 7.38 Выбор параметров составления отчета

Откроется незаполненная расчетная ведомость по средствам ФСС РФ. Нажмем кнопку «Заполнить» для формирования отчета. 537

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 7.39 Формирование отчета «4-ФСС»

Отчет будет заполнен на основании сведений о расчетах с сотрудниками организаций, введенных в программу расчетными документами (Начисление по больничному листу, Начисление зарплаты работникам организаций и др). Программа определит принадлежность начислений сотрудников к группе пособий в соответствии с тем описанием вида расчета, которое мы задавали на закладке «Налоги» и «Использование». Напомним, что эти настройки видов расчетов мы рассматривали в разделе «Настроим виды расчета» пятой главы. Рассчитанные суммы подставятся в соответствующие ячейки таблицы отчета. Сохраним сформированную форму отчета. При необходимости выгрузим в файл и распечатаем расчетную ведомость. Мы рассмотрели основные приемы работы с регламентированными отчетами. Теперь Вам не составит труда сформировать и заполнить любой регламентированный отчет, доступный в дереве регламентированных отчетов. 538

8.

Глава 8. Персонифицированный учет

В программе «1C:Управление производственным предприятием 8» можно вести персонифицированный учет по сотрудникам, застрахованным в системе ПФР. Занесем данные персонифицированного учета для передачи в ПФР.

Сформируем пачку АДВ-1 Подготовим и передадим в Пенсионный фонд пачку, содержащую анкетные данные сотрудницы Васильевой, которая не имеет пока свидетельства государственного пенсионного страхования. Для этого заполним анкету застрахованного лица с помощью документа «Анкета застрахованного лица АДВ-1». Данные, необходимые для заполнения для такой анкеты, вводятся в форме редактирования личных данных физического лица. Примечание: К перечню таких сведений относятся: адрес по прописке физического лица, пол и дата рождения физического лица. Внесем в личные данные сотрудника информацию об адресе по прописке физического лица. Этот адрес совпадает с адресом фактического проживания, который мы вводили ранее (см. вторую главу, раздел «Заполним сведения о физическом лице»). Создадим новый документ «Анкета застрахованного лица АДВ-1». Для этого работая в интерфейсе «Расчет зарплаты работников организаций» обратимся к пункту меню «Работники» и выберем из открывшегося подменю «Персонифицированный учет» и «Пачка АДВ-1 (Анкета застрахованного лица)».

539

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 8.1 Форма редактирования личных данных физического лица

Рисунок 8.2 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Пачка АДВ-1 (Анкета застрахованного лица) 540

Глава 8. Персонифицированный учет

В открывшемся списке документов добавим новую строку. На экране появится незаполненная форма документа. Предположим, что мы составляем анкету 22 февраля.

Рисунок 8.3 Форма документа "Анкета застрахованного лица (АДВ-1)"

По кнопке «Подбор» панели инструментов табличной части «Работники организации» откроем список сотрудников организации.

Рисунок 8.4 Выбор сотрудника организации

Выберем строку с фамилией Васильевой и вернемся к заполнению документа. В таблице документа заполнится строка по сотруднице с теми данными, которые уже были введены на более раннем этапе формирования данных.

541

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 8.5 Заполненная анкета застрахованного лица

По кнопке «Получить файл» можно сформировать файл для передачи в отделение пенсионного фонда, а по кнопке «Получить файл на диск» - записать его на магнитный носитель. По кнопке «АДВ-1» посмотрим печатную форму описи документов, передаваемых в ПФР, а также заполненную анкету АДВ-1.

Рисунок 8.6 Печатная форма описи документов

542

Глава 8. Персонифицированный учет

Рисунок 8.7 Форма АДВ-1

По кнопке «Печать» можно распечатать обе печатные формы.

543

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 8.8 Печать документа

544

Глава 8. Персонифицированный учет

Сформируем пачку АДВ-2 Для того чтобы сформировать пачки АДВ-2 и АДВ-3 в случае утраты или изменения анкетных данных работника используется документ «Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства». Сотрудник Сорокин обратился с заявлением об выдачи дубликата страхового свидетельства по причине утери своего свидетельства. Сформируем в программе документ «Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства» для передачи в ПФР сведений о необходимости выдачи дубликата страхового свидетельства.

Рисунок 8.9 Интерфейс Расчет зарплаты работникам организаций. Пачка АДВ-2, АДВ-3 (Обмен страхового свидетельства)

На экране появился список подобных документов. Создадим новый документ. Сначала укажем вид заявления соответствующим положением переключателя, а затем заполним закладки. На закладке работники подберем Сорокина нажатием на кнопку «Подбор» (см. рисунок ниже).

545

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 8.10 Форма документа "Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства"

Рисунок 8.11 Заполнение списка заявлений

Из открывшегося списка выберем интересующего нас сотрудника, после чего в таблице на закладке «Работники» появится новая строка. В ячейке «Дата получения свидетельства» этой строки указывается дата последнего получения свидетельства. Сорокин получал потерянное свидетельство в ЗАО 546

Глава 8. Персонифицированный учет

«Автоматизация» 23 марта 2007 года, укажем эту дату в соответствующем поле. В графе «Отметка о предоставлении сведений» должен быть выбран вариант «Представлялись». По кнопке «Заполнить» заполним остальные закладки и поля таблицы. Данные на закладке «Изменившиеся данные» автоматически заполняются только для тех работников, для которых была указана дата получения свидетельства, и в информационной базе присутствует передававшаяся ранее документами «Анкета застрахованного лица» или «Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства» информация на этих работников. Информация на этой закладке должна быть указана в случае изменения личных данных сотрудника с момента получения предыдущего страхового свидетельства. По кнопке «АДВ 2,3» можно сформировать печатную форму заявления и описи документов, передаваемых в ПФР. Выбор формируемой формы (АДВ2 или АДВ-3) будет осуществляться программой исходя из положения переключателя «Вид заявлений».

Рисунок 8.12 Форма АДВ-3 547

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 8.13 Печатная форма описи документа

Проведением документа можно фиксировать факт передачи данных в отделение ПФР.

Сформируем сведения для представления в ПФР по вышедшему на пенсию сотруднику Сотрудник Сорокин в марте достиг пенсионного возраста. По этому сотруднику необходимо передать сведения в ПФР. Для этого в программе воспользуемся документом «Передача СЗВ-4 в ПФР». В пункте меню «Работники» выберем подпункты «Персонифицированный учет» и «Передача СЗВ-4 в ПФР». 548

Глава 8. Персонифицированный учет

Рисунок 8.14 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Передача пачек СЗВ-4 в ПФР

Добавим в открывшийся список документов новый элемент. Сначала укажем тип сведений, установив соответствующий переключатель на значение «ПЕНС» (см. рисунок ниже).

Рисунок 8.15 Формирование пачек СЗВ-4 549

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Затем необходимо сформировать пачки для передачи нажатием на кнопку «Сформировать». В поле «Пачки СЗВ-4» сформируется таблица с перечнем пачек для передачи. В нашем случае этот перечень включает только одну строку. Список входящих лиц в пачку можно просмотреть в поле «Состав пачки». Наша подготовленная пачка включает только Сорокина, так как только у этого сотрудника в личных данных указан номер страхового свидетельства. Теперь пачки необходимо провести нажатием на кнопку «Провести пачки».

Рисунок 8.16 Проведение пачек

Рисунок 8.17 Заполнение закладки "Расчеты с ПФР"

550

Глава 8. Персонифицированный учет

Закладка «Расчеты с ПФР» предназначена для ввода данных для заполнения формы АДВ-11. Заполним таблицу на этой закладке, используя кнопку «Заполнить» - будет сформирована строка, содержащая информацию о сумме начисленных взносов в ПФР с начала года по данным документов «Расчет ЕСН». Эта строка имеет тип «Начислено». Ниже в таблице сформируется аналогичная строка, тип которой – «Уплачено», т.е. подразумевается, что сумма перечисления в ПФР соответствует сумме исчисленных взносов. Все данные таблицы на закладке «Расчеты с ПФР» могут быть изменены или внесены Пользователем без использования механизма заполнения. Посмотрим печатную форму ведомости уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, нажав на кнопку «АДВ-11».

Рисунок 8.18 Форма АДВ-11

В печатной форме отобразятся сведения, заполненные нами на закладке «Расчеты с ПФР». 551

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Помимо формы АДВ-11 можно сформировать печатную форму пачки СЗВ-4 с прилагающейся к ней описью документов и списком застрахованных лиц. Для этого нужно нажать на кнопку «Печать» и в списке печатных форм документа выбрать «СЗВ-4».

Рисунок 8.19 Вывод на печать формы СЗВ-4

В результате будут сформированы три печатные формы. В форме СЗВ-42 или СЗВ-4-1, в зависимости от параметров стажа сотрудников, будут отражены начисленные по каждому вошедшему в пачку сотруднику взносы на страховую и накопительную часть пенсии.

552

Глава 8. Персонифицированный учет

Рисунок 8.20 Форма СЗВ-4-2

Проведение документа означает, что сформированные данные переданы в отделение ПФР. Примечание: Этот же документ предназначен для формирования данных, передаваемых в ПФР по итогам отчетного года. При этом переключатель «Тип сведений» должен быть установлен в положение «ИСХД». Итак, мы познакомились с основными возможностями ведения персонифицированного учета в «1С:Управление производственным предприятием 8». В следующей главе мы рассмотрим каким образом расчеты с работниками организации отображаются в бухгалтерском и налоговом учетах.

553

9.

Глава 9. Формирование проводок по бухгалтерскому и налоговому учету начисленной зарплаты Составим схему отражения зарплаты в учете

Мы посмотрели все возможности программы «1C:Управление производственным предприятием 8» по ведению кадрового учета и расчета заработной платы, познакомились с тем, как рассчитывается заработная плата работников организаций, а также налоги и взносы с фонда оплаты труда. Но ни один из расчетных документов, кроме сдельного наряда, не содержал никаких полей, позволяющих отразить расходы на оплату труда и рассчитанные налоги на счетах бухгалтерского и налогового учета. Иначе говоря, произведенные нами расчеты по оплате труда никак не отразились по бухгалтерскому и налоговому учету. Исключения составляют документ «Сдельный наряд» и платежные документы (РКО и Платежное поручение исходящее) – последние формируют бухгалтерские проводки, отражающие списание денежных средств. Отражение результатов расчетов по оплате труда в бухгалтерском и налоговом учетах производится специализированным документом после завершения всех расчетов за отражаемый период (календарный месяц). Конечно, прежде всего, необходимо выполнить некоторые настройки и задать определенные правила формирования проводок, а также распределения начислений и удержаний работников по счетам. Самым первым шагом на пути к формированию проводок является составление общей схемы отражения зарплаты в учете организации. В ЗАО «Автоматизация» расходы по оплате труда работников администрации относятся на общехозяйственные расходы, расходы, произведенные на оплату труда охранников относятся к общепроизводственным расходам, а расходы по оплате труда остальных сотрудников – на затраты основного производства. В следующих разделах мы познакомимся с тем, как выполнить необходимые настройки для формирования проводок по указанной схеме. Сначала мы создадим список проводок для нашей организации. Затем выполним уточняющую настройку способов отражения зарплаты в регламентированном учете для конкретного начисления и удержания, для основного заработка некоторых работников, а также для отражения заработка работников отдельных подразделений. После этого можно будет сформировать проводки по бухгалтерскому и налоговому учету и составить отчетность. 554

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Зададим способы отражения зарплаты в учете Для того чтобы задать необходимые способы для отражения в учете результатов рассчитанных начислений и удержаний необходимо описать возможные шаблоны проводок, внеся их в справочник «Способы отражения зарплаты в учете». Добавим новые варианты проводок (способов отражения зарплаты в учете) в соответствии со схемой отражения заплаты в организации ЗАО «Автоматизация». Зайдем в пункт меню «Учет зарплаты» и выберем строку «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете».

Рисунок 9.1 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Способы отражения зарплаты в учете

Перед нами открылся перечень уже созданных шаблонов проводок. Каждая строка – это корреспонденция счетов с указанием аналитических признаков по некоторым из них. В открывшемся списке есть несколько шаблонов, которые являются предопределенными в программе.

Рисунок 9.2 Способы отражения зарплаты в регламентированном учете 555

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Например, если нам не нужно отражать расчеты в регламентированном учете, то мы воспользуемся шаблоном «Не отражать в бухучете». Способ «Отражение начислений по умолчанию» содержит корреспонденцию: дебет 26.01, кредит 70. Это означает, что виды начислений, которым не задан шаблон проводки, будут отражаться в соответствии с такой корреспонденцией. Так как расходы на оплату труда только лишь одного подразделения администрации относятся на 26 счет, а всех остальных подразделений – на 20, то целесообразнее изменить способ «Отражение начислений по умолчанию», поменяв в проводке счет дебета. Выделим строку с изменяемым способом и нажмем на верхней панели быстрого доступа кнопку «Изменить текущий элемент». На экране откроется окно редактирования способа отражения.

Рисунок 9.3 Форма редактирования способа отражения зарплаты в учете

Для изменения счета дебета нажмем на кнопку выбора в соответствующем поле раздела «Бухгалтерский учет». Перед нами откроется окно с перечнем счетов бухгалтерского учета. Найдем в списке 20 счет и выберем строку с кодом 20.01.1 и наименованием «Основное производство (по деятельности, не облагаемой ЕНВД)».

556

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Рисунок 9.4 План счетов бухгалтерского учета

Примечание: «1С:Управление производственным предприятием 8» поставляется с типовым вариантом плана счетов. В описании примеров нашей книге используется именно эта типовая настройка плана счетов бухгалтерского учета. Вернемся к описанию способа отражения начисления по умолчанию. Обратим внимание на раздел «Налоговый учет»: счет дебета налогового учета подставился автоматически в поле «Счет дебета». Это соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета задано в программе изначально. При необходимости пользователь может изменить счет налогового учета. Нам осталось указать статью затрат по которой будут списываться расходы по умолчанию. Нажмем на кнопку выбора поля «Статьи затрат» для вывода на экран списка статей затрат.

Рисунок 9.5 Создание статьи затрат

В списке создадим новый элемент, например, используя кнопку «Добавить» панели инструментов формы. В открывшемся окне укажем наименование создаваемой статьи затрат – «Заработная плата (производство)». В поле «Характер затрат» выберем «Производственные расходы», а в полях «Вид

557

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

затрат» и «Вид расходов (НУ)» отразим, что данные расходы относятся к оплате труда (см. рисунок 9.6).

Рисунок 9.6 Заполнение параметров статьи затрат

Сохраним описанную статью затрат и подберем ее из списка в форму редактирования проводки по умолчанию. Под полем «Статьи затрат» появится еще одно поле, в котором необходимо определить способ распределения затрат – выберем вариант «по оплате труда».

Рисунок 9.7 Заполнение параметров отражения начислений по умолчанию 558

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Мы не будем указывать конкретное подразделение в соответствующем поле, так как данный способ отражения будет задаваться для начисления заработка всем производственным подразделениям. При формировании проводок значение подразделения будет подбираться автоматически по кадровым данным сотрудника. Сохраним заданную корреспонденцию по кнопке «ОК». В перечне шаблонов проводок добавим теперь новую строку, создав шаблон, описывающий способ отражения заработка работников подразделения «Администрация». Воспользуемся кнопкой «Добавить» на панели инструментов формы списка и перед нами откроется форма редактирования способа отражения в учете

Рисунок 9.8 Создание способа отражения зарплаты в регламентированном учете

Укажем наименование в соответствующей строке и по кнопке выбора откроем план счетов бухгалтерского учета. Выберем строку с наименованием «Общехозяйственные расходы».

559

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 9.9 План счетов бухгалтерского учета

Программа вернет нас к окну редактирования способа. Так как шаблон задается для отражения заработка работников конкретного подразделения, то по кнопке выбора в строке «Подразделения» зададим аналитический признак для описываемого способа.

Рисунок 9.10 Настройка аналитических признаков

560

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Откроется уже заполненный нами ранее список подразделений ЗАО «Автоматизация».

Рисунок 9.11 Список подразделений организации

Выберем подразделение «Администрация» и вернемся к окну редактирования способа отражения.

Рисунок 9.12 Настройка аналитических признаков 561

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Теперь осталось указать статью затрат: по кнопке выбора откроем список статей затрат. Зададим новую статью затрат нажатием на кнопку «Добавить», и заполним поля как показано на рисунке.

Рисунок 9.13 Форма описания статьи затрат

По команде «ОК» сохраним новую статью и вернемся к списку «Статьи затрат».

Рисунок 9.14 Список статей затрат

Выберем строку со статьей «Заработная плата».

562

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Рисунок 9.15 Соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета

Обратим внимание на соответствие счетов и аналитических признаков бухгалтерского и налогового учета. Заполним счет кредита, указав в соответствующем поле счет 70. Сохраним способ отражения в учете заработка административно-управленческого персонала. Также для правильного формирования проводки отражения доли пособия по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя откорректируем предопределенный способ отражения в учете нажатием на кнопку «Изменить».

Рисунок 9.16 Создание нового способа отражения зарплаты копированием

563

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

В открывшемся окне редактирования способа заполним дебет и кредит счетов бухгалтерского учета, как показано на рисунке.

Рисунок 9.17 Форма редактирования способа отражения зарплаты в учете

Сохраним настройку нажатием на кнопку «ОК». Примечание: Мы можем сразу же описать способы отражения зарплаты в учете для всех используемых в нашем примере разовых и плановых начислений и удержаний. Создадим их в списке «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете» со следующей корреспонденцией: – заработок административно-управленческого персонала Дт 26 Кт 70; – удержание за превышение лимита мобильной связи - Дт 70 Кт 73.03; – компенсацию за использование личного транспорта - Дт 26 Кт 73; – удержание за питание - Дт 70 Кт 76.09. Правильность заполнения описанных способов отражения можно проверить, используя рисунок.

564

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Рисунок 9.18 Список способов отражения зарплаты в учете

Необходимые способы отражения зарплаты в учете также могут создаваться в процессе настройки правил отражения в учете отдельных видов расчетов, сведений об учете заработка отдельного работника или всех работников подразделения. Таким образом, мы добавили в справочник «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете» несколько вариантов проводок. Впоследствии эти способы отражения в учете можно назначать при описании отдельных видов начислений видов начислений и удержаний, а также для отражения в учете основного заработка работников или работников отдельных подразделений. Как именно это настроить в программе мы рассмотрим в последующих разделах.

565

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Настроим отражение видов расчета в учете В программе есть возможность задать способ отражения в учете отдельного планового или разового начисления и удержания. Рассмотрим, как задать способ для отражения начисления материальной помощи. Эти расходы работодатель относит на 26 счет по статье затрат «Мат. помощь в отпуске по беременности и родам». Откроем форму редактирования начисления «Материальная помощь» (напомним, что список дополнительных начислений можно вызвать из подменю «Настройка расчета зарплаты» меню «Предприятие») и перейдем на закладку «Бухучет и ЕНВД». Установим переключатель «Отражение в бухгалтерском и налоговом учете» на вариант «способом отражения» и нажмем на кнопку выбора.

Рисунок 9.19 Форма редактирования дополнительного начисления организаций 566

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

На экране откроется список способов отражения начислений. Добавим новый способ по кнопке «Добавить».

Рисунок 9.20 Список способов отражения зарплаты в учете

Откроется окно редактирования способа. Заполним поля следующим образом:

Рисунок 9.21 Заполнение параметров способа отражения зарплаты в учете 567

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Сохраним новый способ отражения в учете, добавив новую статью затрат и вернемся к перечню шаблонов проводок. Выберем строку с наименованием «Мат. помощь в отпуске по беременности и родам».

Рисунок 9.22 Выбор способа отражения

Программа вернет нас к описанию начисления «Материальная помощь». Под полем, в котором вы выбрали способ отражения результатов данного начисления в учете, будет выведена подробная информация о действующем способе отражения.

568

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Рисунок 9.23 Заполнение варианта отражения начисления в учете

Таким образом, по результатам начисленной работникам материальной помощи, программа будет формировать проводку в соответствии с заданным шаблоном. Сохраним информацию нажатием на кнопку «ОК». Примечание: Для отражения вознаграждения в учете по виду заработка «Оплата по договору подряда» необходимо создать соответствующий шаблон проводки, например, 26.01 / 70. Шаблон проводки для отражения в учете подобного вознаграждения «привязывается» к документу «Договор на выполнение работ с физическим лицом», на закладке «Отражение в бухучете» (см. рисунок ниже).

569

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 9.24 Ввод проводки для отражения расходов по оплате договора подряда

570

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Внесем сведения об учете заработка работников В программе можно назначить способ отражения в учете заработка конкретного сотрудника. Назначим охраннику Игнатьеву шаблон проводки с такой корреспонденцией, чтобы затраты по оплате его труда относились на общепроизводственные расходы. Для этого предусмотрен специальный документ «Учет основного заработка работников организации в регламентированном учете». Создадим такой документ, выбрав из пункта меню «Учет зарплаты» подпункт «Ввод сведений об учете заработка работников».

Рисунок 9.25 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Ввод сведений об учете заработка работников

Добавим в список подобных документов новую строку. На экране появится окно нового документа. Добавим новую строку в таблицу кнопкой «Подбор».

571

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 9.26 Заполнение документа «Учет основного заработка работников организации в регламентированном учете»

Из открывшегося списка работников организации выбираем строку с фамилией Игнатьева.

Рисунок 9.27 Подбор работника из списка

Вернувшись к заполняемому документу, в появившейся строке укажем дату, с которой будут действовать водимые изменения – 15 января. В колонке «Бух. учет» нажимаем кнопку выбора. По этой команде откроется знакомый нам список шаблонов проводок. Опять зададим новый способ отражения заработка работника, как показано на рисунке.

572

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Рисунок 9.28 Выбор способа отражения зарплаты

Выбрав вновь созданный шаблон из перечня, продолжим заполнение документа «Учет основного заработка работников организации в регламентированном учете».

Рисунок 9.29 Заполнение документа «Учет основного заработка работников организации в регламентированном учете»

Сохраним введенные данные командой «ОК». Теперь затраты на оплату труда Игнатьева при формировании проводок будут отражаться в соответствии с той корреспонденцией счетов, которую мы назначили работнику документом «Учет основного заработка работников организации в регламентированном учете».

573

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Внесем сведения об учете заработка сотрудников подразделения В разделе «Зададим способы отражения зарплаты в учете» мы описали способ отражения в учете заработка административно-управленческого персонала. Теперь нам необходимо назначить этот шаблон для подразделения администрации. Для этого зайдем в список подразделений организации и выберем строку с нужным подразделением (напомним, что список подразделений организации можно открыть из меню «Предприятие»).

Рисунок 9.30 Настройка отражения заработка работников отдельного подразделения

В окне описания подразделения «Администрация» перейдем на закладку «Бухучет зарплаты» и, используя ссылку «Задать бухучет зарплаты сотрудников подразделения», перейдем в окно для ввода информации о способе отражения в бухучете заработка сотрудников администрации.

574

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Рисунок 9.31 Описание бухгалтерского учета заработка работников подразделения

Нажмем на кнопку «Добавить» и по кнопке выбора поля «Способ отражения зарплаты сотрудников» в появившейся строке откроем список вариантов проводок.

Рисунок 9.32 Выбор способа отражения зарплаты

Выберем строку с наименованием «Заработок АУП». Вернемся к окну «Бухучет зарплаты сотрудников подразделения Администрация». Если мы не определим способ отражения доли больничного листа за счет работодателя работникам администрации, то программа при проведении документов будет формировать проводки, соответствующие шаблону «Отражение начисления по умолчанию». Поэтому нажмем в соответствующем столбце кнопку выбора и выведем на экран перечень шаблонов проводок.

575

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 9.33 Описание бухгалтерского учета заработка работников подразделения

Поскольку нужного способа отражения в учете список не включает, то мы добавим новый шаблон, открыв окно для описания нужной корреспонденции. Создадим новый шаблон, как показано на рисунке.

Рисунок 9.34 Выбор способа отражения зарплаты

Выберем строку с нужным способом отражения и вернемся к окну «Бухучет зарплаты сотрудников подразделения Администрация» и укажем дату, с которой действует введенная информация: 1 января 2008 года.

576

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Рисунок 9.35 Описание бухгалтерского учета заработка работников подразделения

Таким образом, мы задали правила формирования проводок для отражения начислений работников определенного подразделения.

Сформируем проводки Мы задали в программе различные способы для отражения начислений и удержаний в бухгалтерском учете заработка сотрудников организации. Для того чтобы отразить результаты наших расчетов в бухгалтерском и налоговом учете по заданным правилам в автоматическом режиме воспользуемся документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете».

Рисунок 9.36 Интерфейс Расчет зарплаты работников организаций. Отражение зарплаты в регламентированном учете

577

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

В списке документов пока нет ни одной строки. Добавим новую строку в список, и программа откроет новый документ. В качестве месяца начисления укажем январь 2008 года. По команде «Заполнить» происходит автоматическое заполнение таблиц на закладках документа. Исходя из тех правил, которые мы задали для автоматического формирования бухгалтерских проводок на закладке «Основные начисления» отразятся начисления работников из списка «Основные начисления» и соответствующие им проводки. Закладку «Дополнительные начисления» программа заполнит начислениями из списка «Дополнительные начисления» и соответствующими им способами отражения.

Рисунок 9.37 Автоматическое заполнение табличной части закладки «Основные начисления»

Закладка «Проводки» заполнится проводками по начислению основных и дополнительных начислений, отраженных на соответствующих закладках, а также по начислению налогов с оплаты труда и удержаниям из начисленных доходов.

578

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Рисунок 9.38 Автоматическое формирование бухгалтерских проводок

Счета затрат для отнесения расходов по ЕСН и взносов в ПФР формируются согласно правилам отражения базовых начислений. Проводки по начислениям сотрудников формируются исходя из данных, указанных на закладках «Основные начисления» и «Дополнительные начисления». Для сохранения информации в программе нажмем кнопку «ОК».

579

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Проверим обороты счета 70 Результаты сформированных проводок мы можем просмотреть используя типовые отчеты бухгалтерского учета, например, сформируем оборотносальдовую ведомость по 70 счету. Для этого перейдем в интерфейс «Бухгалтерский и налоговый учет». Зайдем в пункт меню «Бухгалтерия» и выберем строку «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (ОСВ по счету).

Рисунок 9.39 Интерфейс Бухгалтерский и налоговый учет. Оборотно-сальдовая ведомость по счету

В открывшемся отчете заполним стандартные параметры для формирования отчета в программе «1C:Управление производственным предприятием 8».

580

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Рисунок 9.40 Настройка параметров отчета

В полях отчета укажем период – январь 2008 года, а также по кнопке выбора откроем план счетов бухгалтерского учета и выберем счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Рисунок 9.41 Результат формирования отчета

По кнопке «Сформировать» заполним отчет в соответствии с заданными параметрами. Итак, мы убедились, что данные расчетов по оплате труда действительно отобразились на счетах бухгалтерского плана счетов. Помимо ОСВ по счету мы можем просматривать любые другие отчеты, вызов которых осуществляется из меню программы «Бухгалтерия».

581

10.

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

В программе «1C:Управление производственным предприятием 8» существует возможность вести не только регламентированную зарплату работников предприятия, но и начислять управленческую зарплату. В нашем примере рассмотрим два варианта. Сначала управленческую зарплату начислим работнице Васильевой независимо от расчетов в регламентированном учете. А затем перенесем сведения о начислениях из регламентированного в управленческий учет.

Рассчитаем зарплату работника Для начисления управленческой заработной платы сотруднице Васильевой за февраль перейдем в интерфейс «Расчеты с персоналом». Зайдя в пункт меню «Расчеты с персоналом», выберем подпункт «Начисление зарплаты работникам».

Рисунок 10.1 Интерфейс Расчеты с персоналом. Начисление зарплаты работникам 582

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Откроем новый документ «Начисление зарплаты» и заполним таблицу в автоматическом режиме. Для этого нажмем на кнопку «Заполнить» и выберем вариант «Списком работников».

Рисунок 10.2 Заполнение табличной части документа «Начисление зарплаты»

Так как нам необходимо заполнить документ только по одному сотруднику, то в открывшемся окне «Формирование списка работников» сформируем отбор по полю «Работник». Для этого нажмем на кнопку выбора соответствующего поля.

Рисунок 10.3 Формирование списка работников

583

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

После чего откроется окно «Редактирования значения списка», в котором нужно сформировать список сотрудников для подстановки в таблицу документа. Нажмем на кнопку «Подбор».

Рисунок 10.4 Редактирование списка значений

Из списка сотрудников выберем в нашем случае строку с фамилией Васильева. Вернемся к редактированию списка значений, в который мы внесли интересующую нас сотрудницу.

Рисунок 10.5 Редактирование списка значений

Нажатием на кнопку «ОК», подтвердим отбор по конкретному сотруднику. В окне «Формирование списка работников» нажмем на кнопку «Выполнить».

584

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Рисунок 10.6 Подтверждение параметров формирования списка

Табличная часть документа заполнится с учетом указанных отборов по конкретному сотруднику. Рассматриваемый документ «Начисление зарплаты» схож с документом регламентированного учета «Начисление зарплаты работникам организации». Так же как и документ в регламентированном учете, он заполняется исходя из назначенных сотрудникам плановых начислений (см. раздел Оформим прием кандидатов на работу главы 2).

Рисунок 10.7 Расчет начисленных сумм

585

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Произведем полный расчет начисленных сумм нажатием на кнопку «Рассчитать». В результате произойдет расчет начислений сотрудницы. После проведения документа сведения о начисленных суммах отразятся в подсистеме управленческого расчета зарплаты. Взаиморасчеты с сотрудницей, отражаемые в регламентированном расчете заработной платы, при этом не изменятся. Примечание: Мы не рассматриваем полный цикл расчета управленческой зарплаты, с использованием сложных вариантов расчета, так как нам важно просто продемонстрировать возможности документа «Начисление зарплаты».

Перенесем сведения о начислениях по регламентированному учету Второй вариант начисления зарплаты работникам, рассматриваемый в нашем примере, заключается в регистрации регламентированной зарплаты одновременно, как и выплаты управленческой зарплаты. Для автоматического отражения в управленческом учете данных о начисленной в регламентированном учете зарплате воспользуемся специальным документом «Отражение в учете бухгалтерских расчетов с персоналом». Выберем пункт меню «Учет зарплаты» и «Отражение в учете бухгалтерских расчетов с персоналом».

Рисунок 10.8 Интерфейс Расчеты с персоналом. Отражение в учете бухгалтерских расчетов с персоналом

Создадим новый документ «Отражение в учете бухгалтерских расчетов с персоналом», убедившись, что месяц начисления – январь. Этот документ при проведении отражает в управленческом учете выплаты сотрудникам, а 586

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

также сумму начислений и удержаний сотрудников по регламентированному учету в том случае, если необходимо учитывать начисления организации.

Рисунок 10.9 Перенос сведений в управленческий учет

Выполним перенос данных по команде «ОК». Примечание: При оформлении приказов о приеме на работу мы указали, что следует принимать начисленную регламентированную зарплату работника в качестве управленческой и проставили галочку «Учитывать начисления организации». Это дало нам возможность перенести сведения в автоматическом режиме. Для того чтобы увидеть, что произошло после проведения рассмотренного документа, сформируем расчетный листок по сотруднику Сорокину за январь и февраль 2008 года.

587

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 10.10 Расчетный листок

Мы видим, что начисленные в регламентированном учете суммы отразились в управленческом учете сводно, одной строкой с наименованием «Начислено по бухгалтерии». А удержания сотрудника переносятся сводно и отражаются как «Удержано по бухгалтерии». Кроме того, в расчетных листках видно, что задолженность предприятия перед сотрудником на конец февраля 2008 г. осталась. Но ведь мы в регламентированном учете произвели выплату январской зарплаты документом от 5 февраля! Дело в том, что для того чтобы в управленческом учете автоматически отразилась выплата зарплаты , необходимо, чтобы дата проведения документа «Отражение в учете бухгалтерских расчетов с персоналом» была более поздней, чем дата выплаты зарплаты. Откроем документ еще раз и исправим дату создания документа на более позднюю - 6 февраля.

588

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Рисунок 10.11 Перенос сведений в управленческий учет

Снова проведем документ. Для того чтобы увидеть результат переноса данных сформируем более удобный вариант отчета для просмотра сведений по всем сотрудникам – расчетную ведомость.

Сформируем расчетную ведомость по предприятию Воспользуемся отчетом «Расчетная ведомость» для формирования расчетной ведомости по различным отборам и критериям. Выберем пункт меню «Расчеты с персоналом» и подпункт «Расчетная ведомость».

Рисунок 10.12 Интерфейс Расчеты с персоналом. Расчетная ведомость 589

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

На экране появится незаполненный отчет «Расчетная ведомость». Для автоматического заполнения таблицы отчета укажем период формирования данных – январь - февраль 2008 года и нажмем на кнопку «Сформировать». После того как мы оформили перенос сведений из регламентированного учета более поздней датой, выплата зарплаты действительно перенеслась. В колонке «Всего выплачено» расчетной ведомости выводятся суммы этой выплаты. Таким образом, мы отразили в управленческом учете выплату зарплаты, произведенную в регламентированном учете, что позволит избежать повторной выплаты одних и тех же сумм работникам.

Рисунок 10.10.13 Отчет «Расчетная ведомость»

Данные в отчете формируются в разрезе подразделений предприятия с отображением итоговых сумм по каждому подразделению. По кнопке «Отправить форму на принтер» можно распечатать отчет.

Выплатим заработную плату работнику Данные о регламентированных начислениях перенесены в подсистему управленческого учета. Теперь можно подготовить к выплате через кассу зарплату работников с помощью документа «Зарплата к выплате». Для этого обратимся к пункту меню «Расчеты с персоналом» и выберем подпункты «Выплата зарплаты» и «Платежные ведомости». Документ аналогичен документу «Зарплата к выплате организации», механизм работы с которым мы рассмотрели в разделе «Выплатим зарплату работникам организации через кассу». Создадим новый документ «Зарплата к выплате» и заполним по характеру выплаты «Зарплата». Таблица документа заполнится фамилиями работников и по кнопке «Рассчитать» появятся суммы к выплате.

590

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

Рисунок 10.14 Интерфейс Расчеты с персоналом. Платежные ведомости

Рисунок 10.15 Подготовка выплаты управленческой зарплаты

Сотруднице Васильевой рассчитывается зарплата в управленческом учете отдельно, поэтому сумма к выплате отразилась в документе автоматически. Строку по Кузнецовой программа заполнила, так как ее зарплата в рег591

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

ламентированном учете была задепонирована, а не выплачена. Поскольку в управленческом учете мы эту сумму не учитываем, то строчку мы удалим. По команде «Взаиморасчеты с работниками» посмотрим печатную форму сформированного документа.

Рисунок 10.16 Формирование отчета «Взаиморасчеты с работниками»

Отразить факт непосредственной выплаты суммы из кассы можно с помощью механизма ввода документа «Расходный кассовый ордер» на основании рассмотренного выше документа «Зарплата к выплате» (см. рисунок ниже).

Рисунок 10.17 Ввод на основании

592

Глава 10. Расчет заработной платы работников предприятия

В открывшемся документе «Расходный кассовый ордер» часть полей уже заполнена по данным документа «Зарплата к выплате».

Рисунок 10.18 Заполнение документа «Расходный кассовый ордер»

По кнопке выбора поля «Касса» укажем кассу, из которой будет производиться выплата наличных денежных средств. Для этого в списке «Кассы» добавим новую строку с наименованием «Касса предприятия».

Рисунок 10.19 Список касс

Выберем строку с наименованием «Касса предприятия» и вернемся к заполнению документа «Расходный кассовый ордер».

593

Управление персоналом и расчет зарплаты в 1С:Управление производственным предприятием 8

Рисунок 10.20 Проведение документа «Расходный кассовый ордер»

Проведем документ по команде «ОК». Таким образом, мы отразим факт выдачи денежных средств сотрудникам, указанным в ведомости и изменим остаток денежных средств в кассе предприятия.

594

Заключение Мы рассмотрели основные механизмы работы программы «1C:Управление производственным предприятием 8», необходимые и достаточные для автоматизации бизнес – процессов управления персоналом, ведения кадрового учета и расчета заработной платы сотрудникам предприятия: начиная с момента обращения потенциального соискателя в компанию, анкетирования, тестирования и отбора кандидатов, и заканчивая расчетом заработной платы, налогов и получения необходимой отчетности. Мы надеемся, что после прочтения этой книги Вы уже приступили к осуществлению функций управления персоналом, ведению кадрового учета и расчету заработной платы сотрудникам своего предприятия с помощью программы «1C:Управление производственным предприятием 8».

595

« ООО «1С-Паблишинг», OMM8, OMOM « Оформление. ООО «1С-Паблишинг», OMM8, OMOM Все права защищены. Материалы предназначены для личного индивидуального использования приобретателем. Запрещено тиражирование, распространение материалов, предоставление доступа по сети к материалам без письменного разрешения правообладателей. Разрешено копирование фрагментов программного кода для использования в разрабатываемых прикладных решениях. Фирма «1С» 1OPM56, Москва, а/я 64, Селезневская ул., O1. Тел.: (495) TPT-9O-5T, факс: (495) 681-44-MT. [email protected], http://www.1c.ru/ Издательство ООО «1С-Паблишинг» 1OT4P4, Москва, Дмитровское ш., д. 9. Тел.: (495) 681-MO-O1, факс: (495) 681-44-MT. [email protected], http://books.1c.ru Об опечатках просьба сообщать по адресу [email protected].